Maestría en Gerencia de Proyectos · 2023
Formulación de una propuesta para desarrollar un plan de continuidad de negocio en los procesos clave del Instituto Caro y Cuervo
El presente documento tiene como propósito formular una propuesta para el desarrollo de un plan de continuidad del negocio (PCN) al Instituto Caro y Cuervo (ICC) a partir de la problemática de los cambios en la planta de personal y los eventos que puedan generar una interrupción a las actividades y procesos misionales. Este estudio inicia con una descripción detalla del problema, y la necesidad de la preparación y consolidación clave para la continuidad de los procesos en el momento que se presente el evento; Asimismo se abordó el marco institucional del ICC, su trayectoria, la estructura orgánica, el plan estratégico, la misión, la visión, los procesos y proyectos de inversión. Posteriormente, se realizó un trabajo de investigación del estado de arte del conocimiento de las temáticas más relevantes como son el plan de continuidad de negocio, gestión del conocimiento, gestión de continuidad, normas aplicables, gestión de crisis e incidentes, planes de recuperación del negocio, planes de contingencia, tiempos de recuperación, el ciclo PHVA, gestión de riesgos, operación del PCN, análisis impactos del negocio (BIA), entre otros. Se realizó un análisis metodológico que permitió una selección de variables y diseño de una encuesta con enfoque cuantitativo, para recolectar información sobre fortalezas y debilidades del ICC. Por otro lado, se realizó un diagnóstico externo mediante la metodología PESTEL, lo que permitió identificar las oportunidades y amenazas. Finalmente se estructuró un PCN que atienda a las necesidades no solo por el cambio de personal de planta sino también por otras variables que requieren ser atendidas por el ICC, mediante la priorización de recursos para alcanzar resultados de alto impacto en la continuidad y de acuerdo con el análisis de impacto de negocio (BIA) identificando el nivel de criticidad de los procesos: “Formación, Investigación, y Apropiación social del conocimiento y del patrimonio”.
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Contenido
- Introducciónp. 16
- 1. Planteamiento del problemap. 17
- 1.1 Antecedentesp. 17
- 1.2 Objeto del diagnósticop. 18
- 1.3 Descripción del problemap. 18
- 1.4 Pregunta de investigaciónp. 18
- 2. Objetivosp. 19
- 2.1 Objetivo generalp. 19
- 2.2 Objetivos específicosp. 19
- 3. Justificaciónp. 20
- 4. Marco Institucionalp. 21
- 4.1 Fundación del ICCp. 21
- 4.2 Trayectoria del ICCp. 21
- 4.3 Estructura funcional del ICCp. 21
- 4.4 Plan estratégico del ICCp. 22
- 4.4.1 Misiónp. 23
- 4.4.2 Visiónp. 23
- 4.4.3 Objetivos estratégicosp. 23
- 4.5 Procesos del ICCp. 24
- 5. Marco de Referenciap. 27
- 5.1 Contexto generalp. 27
- 5.2 Antecedentesp. 17
- 5.3 Conceptos generalesp. 30
- 5.3.1 El sistema de gestión del conocimientop. 30
- 5.3.2 Gestión de continuidad del negocio (GCN)p. 30
- 5.3.3 Plan de continuidad del negocio (PCN)p. 31
- 5.4 Elementos de la gestión de continuidad de negociop. 31
- 5.4.1 Gestión de riesgosp. 32
- 5.4.2 Gestión de Crisisp. 32
- 5.4.3 Gestión de emergenciasp. 32
- 5.4.4 Gestión de Incidentesp. 33
- 5.4.5 Gestión de Recuperación de Negociop. 33
- 5.5 Propósito e importancia del PCNp. 33
- 5.6 Desafíos del PCNp. 34
- 5.7 Estructura de un PCNp. 36
- 5.8 Implementación de un PCNp. 37
- 5.9 Normatividad asociada a la Implementación del PCNp. 38
- 5.9.1 Norma ISO 22301-2019p. 38
- 5.9.2 Beneficios del PCNp. 38
- 5.9.3 Principios de la implementación de un PCNp. 39
- 5.9.4 Ciclo PHVAp. 40
- 5.9.5 Control y seguimiento del plan del PCNp. 41
- 5.10 Requisitos para la implementación del PCNp. 42
- 5.10.1 Revisión del estado actual de la organizaciónp. 43
- 5.10.2 Revisión de roles y responsabilidadesp. 44
- 5.10.3 Planeación del Sistema de gestiónp. 44
- 5.10.4 Evaluación de recursosp. 44
- 5.10.5 Operación del plan de continuidad del negociop. 45
- 5.10.6 Análisis de impacto de negocio (BIA)p. 46
- 5.10.7 Evaluación de riesgosp. 43
- 5.10.8 Evaluación del desempeñop. 49
- 5.10.9 Planes de mejora y acciones correctivasp. 49
- 5.11 Contexto general de implementaciónp. 49
- 6. Diseño Metodológicop. 51
- 6.1 Método y límites de la investigaciónp. 51
- 6.2 Fases para alcanzar los objetivos planteadosp. 51
- 6.3 Metodología de medición, estructura e indicadoresp. 52
- 6.3.1 Elección de las variablesp. 52
- 6.3.2 Propuesta y estructura de la encuestap. 53
- 6.3.3 Validación del instrumento de mediciónp. 54
- 6.3.3.1 Por criterio de jueces y/o expertosp. 54
- 6.3.3.2 Validación de prueba piloto – instrumento de mediciónp. 55
- 6.4 Aplicación del instrumento de mediciónp. 56
- 6.4.1 ficha técnicap. 56
- 6.4.2 Poblaciónp. 56
- 6.4.3 Técnicas de análisis de datosp. 57
- 6.4.4 Modelo elegido para hacer el diagnóstico externop. 57
- 7. Diagnóstico Organizacionalp. 59
- 7.1 Etapas para la realización del diagnósticop. 59
- 7.2 Análisis y discusión de la informaciónp. 59
- 7.3 Procesamiento estadístico de datosp. 60
- 7.4 Resultados de la encuestap. 61
- 7.5 Análisis de los resultados para las variables de la encuestap. 67
- 7.6 Identificación de Fortalezas y debilidadesp. 72
- 7.7 Análisis PESTELp. 74
- 7.8 Identificación de oportunidades y amenazasp. 75
- 8. Plan de Intervención para la continuidad del ICCp. 78
- 8.1 Actividades iniciales al desarrollo del PCNp. 78
- 8.1.1 Alcancep. 79
- 8.1.2 Objetivo general del PCN para el ICCp. 80
- 8.1.3 Objetivos específicos del PCN para el ICCp. 80
- 8.1.4 Principios del PCN para el ICCp. 80
- 8.2 Definición de personal y equipo de trabajop. 81
- 8.2.1 Roles y responsabilidadesp. 82
- 8.3 Análisis de impacto de negocio (BIA) en el ICCp. 82
- 8.3.1 Caracterización de tipo de procesos y actividades clave o serviciop. 83
- críticosp. 85
- MTPDp. 88
- críticosp. 85
- 8.3.5 Informe final BIAp. 90
- 8.3.5.1 Calculo del MBCOp. 92
- 8.4 Análisis de riesgosp. 93
- 8.5 Escenarios del PCNp. 101
- 8.6 Documentación del PCN del ICCp. 104
- 8.6.1 Capacitacionesp. 104
- 8.6.2 Elaboración de procedimientosp. 104
- 8.6.2.1 Respuestap. 65
- 8.6.2.2 Recuperaciónp. 101
- 8.6.2.3 Restauraciónp. 101
- 8.7 Pruebas y periodos de actualización del PCNp. 106
- 8.7.1 Mantenimientop. 99
- 8.8 Puesta en marcha del PCNp. 108
- 8.9 Presupuesto y cronograma del PCNp. 108
- 9. Conclusiones y Recomendacionesp. 110
- Conclusionesp. 110
- Recomendacionesp. 98
- Referencias bibliográficasp. 114
- Anexosp. 124
- Valoración de Aiken para elaboración de formulario de encuestap. 124
- Formulario de encuestap. 135
- Figura 1. Estructura orgánica del ICCp. 22
- Figura 2. Interrelaciones de áreas de gestiónp. 35
- Figura 3. Roles y responsabilidades en el PCNp. 36
- Figura 4. Desarrollo de la implementación de un PCNp. 37
- Figura 5. Cláusulas relevantes en el PCNp. 42
- Figura 6. Línea de tiempo de interacción entre el RTO, RPO y MTPDp. 48
- Figura 7. Proceso lógico de la implementación de un PCN del negociop. 50
- Figura 8. Fases de la encuestap. 52
- Figura 9. Etapas para el diagnóstico organizacionalp. 59
- Figura 10. Estructura del PCN para el ICCp. 78
- Figura 11. Procedimiento BIAp. 83
- Figura 12. Etapas de elaboración PCN del ICCp. 105
- Figura 13. Cronograma de elaboración PCN del ICCp. 109
- Tabla 1. Procesos y objetivos estratégicosp. 23
- Tabla 2. Objetivos de los procesos del ICCp. 24
- Tabla 3. Principios de la continuidad de negociop. 39
- Tabla 4. Propuestas de las variables y justificaciónp. 52
- Tabla 5. Ficha técnica para la encuestap. 56
- Tabla 6. Escala identificación nivel de consenso de las respuestas de la encuestap. 60
- Tabla 7. Nivel de consenso de las respuestas de la encuestap. 61
- Tabla 8. Resultados de la encuesta aplicada para las 15 variablesp. 62
- Tabla 9. Resultados de la encuesta aplicada para las 15 variablesp. 67
- Tabla 10. Matriz de evaluación de fortalezas (MEFI)p. 72
- Tabla 11. Matriz de evaluación de debilidades (MEFI)p. 73
- Tabla 12. Análisis PESTELp. 74
- Tabla 13. Matriz de evaluación de oportunidades (MEFE)p. 76
- Tabla 14. Matriz de evaluación de amenazas (MEFE)p. 76
- Tabla 15. Roles y responsabilidades en el PCNp. 82
- Tabla 16. Servicios y actividades clave asociados a cada procesop. 84
- Tabla 17. Escalas de impacto sobre servicios clave vs factores elegidosp. 85
- Tabla 18. Evaluación de nivel de impacto y priorización de procesos del ICCp. 87
- Tabla 19. Cálculo de tiempos de recuperación RPO, RTO y MTPDp. 88
- Tabla 20. Definición de recursos y procesos alternosp. 89
- Tabla 21. Definición y cálculo del MBCO en el ICCp. 92
- Tabla 22. Identificación de riesgos de los servicios y actividades críticosp. 93
- Tabla 23. Análisis de riesgos de los servicios y actividades críticosp. 95
- Tabla 24. Respuesta para control de riesgos de servicios y actividades críticosp. 98