Ingeniería Industrial - Tesis · 2020
Propuesta de mejora de procesos administrativos de acuerdo a la directiva de eficiencia administrativa y cero papel.
En este proyecto se presenta una propuesta de mejora de procesos administrativos en un área administrativa especifica de una institución de educación superior de acuerdo a la directiva de eficiencia administrativa y cero papel, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos que generan altos consumos de papel. Se valida la propuesta en la Oficina de Contabilidad de la Universidad Icesi, considerando la identificación de los altos consumos de papel, resultantes de los procesos administrativos. Partiendo de un diagnóstico actual del consumo de papel en la universidad Icesi y posteriormente, analizando los impactos económicos significativos con el uso del papel. se logró diseñar e implementar un conjunto de acciones de mejora, que han permitido un mejoramiento en la reducción del consumo de papel e impresiones en un área piloto.
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Contenido
- RESUMENp. 8
- ABSTRACTp. 9
- INTRODUCCIÓNp. 10
- CAPÍTULO I. Definición del Problemap. 11
- Contexto del Problemap. 11
- Análisis y Justificaciónp. 12
- Formulación del Problema (situación objeto de estudio)p. 14
- CAPITULO II. Objetivosp. 15
- Objetivo del Proyectop. 15
- Objetivos Específicosp. 15
- Entregables:p. 15
- CAPÍTULO III. Marco de Referenciap. 16
- Antecedentes o Estudios Previosp. 16
- Marco Teóricop. 18
- 3.2.1 Gestión documentalp. 18
- 3.2.2 Iniciativa Cero Papelp. 19
- 3.3.3 Mejora de Procesosp. 20
- 3.2.4 Documento electrónicop. 20
- Aporte Criticop. 21
- CAPÍTULO IV. Metodologíap. 22
- 4.1 Análisis Descriptivo de la Informaciónp. 23
- 4.2 Análisis Explicativo de la Informaciónp. 23
- CAPITULO V. Resultados de la investigaciónp. 25
- 5.1.1 Diagnóstico actual del consumo de papel en la universidad Icesip. 15
- relacionado con el uso del Papelp. 40
- 5.1.2.1 Análisis de los impactos económicosp. 40
- de eficiencia administrativa y Cero Papelp. 44
- Objetivos de la propuestap. 44
- Estrategias de implementaciónp. 45
- Metasp. 47
- Indicadoresp. 48
- Reunión inicial con la oficina de contabilidadp. 49
- Caracterización de procesos críticosp. 51
- Propuesta de automatización de procesos críticosp. 55
- CAPITULO VI CONCLUSIONESp. 59
- Conclusiones Generalesp. 59
- Conclusiones especificasp. 59
- CAPITULO VII RECOMENDACIONESp. 61
- ANEXOSp. 63
- BIBLIOGRAFÍAp. 82
- Figura 1. Cargo que desempeñap. 28
- Figura 2. Capacitaciones recibidasp. 28
- documentos de manera electrónicap. 29
- Figura 5. Promedio de impresiones realizadas diariamentep. 31
- Figura 6. Impresiones a doble carap. 33
- Figura 7 Lee y corrige en pantalla antes de imprimirp. 34
- Figura 8 Utilización de herramientas tecnológicas para compartir informaciónp. 35
- Figura 9 Reciclaje de papelp. 35
- Figura 10 Uso de la intranetp. 36
- Figura 11 Comunicaciones internas electrónicasp. 37
- Figura 12. Razones por la cual se imprimen documentosp. 39
- Grafica 13. Materiales con mayor consumop. 41
- Figura 14. Proceso Actual creación de CENCOp. 51
- Figura 15. Proceso automatizado creación de CENCOp. 52
- Figura 16. Proceso actual creación de Facturasp. 53
- Figura 17. Proceso Automatizado creación de Facturasp. 53
- Figura 18. Proceso actual pago de factura y cuentas de cobrop. 54
- Figura 19. Proceso automatizado pago de factura y cuentas de cobrop. 55
- Tabla 1.1 Gastos de papel año 2019 Universidad Icesip. 12
- Tabla 2. Facultad u Oficina a la que pertenecep. 26
- Tabla 3. Cargo que desempeñap. 27
- Tablas 4 Capacitaciones recibidasp. 28
- documentos de manera electrónicap. 29
- Tabla 6 Actividades para las cuales utiliza el papelp. 30
- Tabla 7 Promedio de impresiones realizadas diariamentep. 31
- Tabla 8 Reduce el tamaño de los documentos al imprimirp. 32
- Tabla 9. Impresiones a doble carap. 33
- Tabla 10 Lee y corrige en pantalla antes de imprimirp. 34
- Tabla 11 Utilización de herramientas tecnológicas para compartir informaciónp. 34
- Tabla 12 Reciclaje de papelp. 35
- Tabla 13 Uso de la intranetp. 36
- Tabla 14 Comunicaciones internas electrónicasp. 37
- Tabla 15 Disponibilidad de la información en la página web de la universidadp. 38
- Tabla 16. Razón por la cual se imprimen los documentosp. 38
- Tabla 17. Materiales con mayor consumop. 41
- Tabla 18. Top 10 de centro de costos con más consumos años 2019p. 42
- Tabla 19. Oficinas con más consumo de impresiones 2019p. 43
- Tabla 20. Gastos en consumo de papel oficina de Contabilidad 2019p. 43
- Tabla 21. Tabla de indicadores del área contablep. 48
- Tabla 22 Resumen de implementaciónp. 56
- Tabla 23. Linea de tiempop. 58
- ANEXOSp. 63
- Anexo 1. Ficha técnica de indicadoresp. 63
- Anexo 2. Uso del papel en la entidadp. 66
- Anexo 3. Matriz 5w2h para las recomendaciones definidasp. 79