PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL LICEO

FRANCÉS DE PEREIRA

MARCELA CRUZ SUAREZ

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADEMICAS

PEREIRA

2011

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL

LICEO FRANCÉS DE PEREIRA

LINA MARCELA CRUZ SUAREZ

INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA

TUTOR

PABLO CÉSAR FRANCO VÁSQUEZ

docente

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS PRÁCTICAS ACADEMICAS

PEREIRA

2011

AGRADECIMIENTOS

Agradezco, principalmente al colegio Liceo Francés por permitir la ejecución de

mi práctica académica en administración empresas en sus instalaciones; por la compañía, el apoyo, y la orientación dada por la institución. Además, la disposición del docente encargado del seguimiento a este proceso

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

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4

LISTA DE ILUSTRACIONES

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SINTENSIS

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DESCRIPTORES

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INTRODUCCIÓN

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1.PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA

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1.1 RESEÑA HISTORICA:

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1.2 MISIÓN

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1.3 VISIÓN

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1.4 SERVICIO QUE PRESTA:

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1.5 NÚMERO DE EMPLEADOS: 92

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1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: no ha sido aprobada

......................................................

12

1.7 AREA O DEPARTAMENTO EN LA QUE SE UBICA LA PRÁCTICA:

..........................................

12

2.DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES.

..............

13

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES:

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2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

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3.EJE DE INTERVENCION

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4.JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION:

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5. OBJETIVOS:

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5.1 OBJETIVO GENERAL:

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5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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6. REFERENTE CONCEPTUAL

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6.1 MARCO TEORICO

..................................................................................................................

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

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8.PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

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25

8.1 CONCLUSIONES

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25

RECOMENDACIONES

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REFERENCIAS

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LISTA DE ILUSTRACIONES

ILUSTRACION 1: La labor de la administración en una organización de la mano con como un proceso de carácter sistemático pág. 24

SINTENSIS

SINTESIS ABSTRACT Uno de los principales inconvenientes en las empresas actuales es que sus integrantes elaboran actividades sin seguir una metodología única y uniforme; sin definiciones claras de hasta donde llegan sus responsabilidades y en que momento inician las de los demás. En la solución de este inconveniente. En el Liceo Francés se ha implementado un proceso de certificación de calidad. Inicialmente con la correspondiente documentación de todos los procesos administrativos a fin de prestar el mejor de los servicios educativos.

One of the main problems in today's enterprise is that its members develop activities without following a unique methodology and uniform, without clear definitions of how far reaching their responsibilities and that the start time of others. In solving this problem. In the French School has implemented a quality certification process. Initially with the corresponding documentation of all administrative processes in order to provide the best educational services.

Palabras Claves: Keywords:

RESPONSABILIDAD DISCLAIMER

EFICIENCIA EFFICIENCY

ACTIVIDADES ACTIVITIES

SERVICIO DE CALIDAD SERVICE QUALITY

PROCESO PROCESS

DOCUMENTACIÓN DOCUMENTATION

DESCRIPTORES

RESPONSABILIDAD: cumplimiento de las obligaciones o cuidado al hacer o decidir algo DISCLAIMER: Fulfilment of the obligations or care to do or decide something EFICIENCIA: operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada (Oliveira, R., 2002).

EFFICIENCY: operations so that resources are used more appropriately (Oliveira, R., 2002).

ACTIVIDADES: Estado en que se encuentra cualquier persona, animal o cosa que se mueve, trabaja o ejecuta una acción, en el momento en que lo está haciendo.

ACTIVITIES: State in which it finds any person, animal or thing that moves, work or performs an action, at the time you're doing SERVICIO DE CALIDAD: Satisfacer, de conformidad con los requerimientos de cada cliente, las distintas necesidades que tienen y por la que se nos contrato. (Bolaños, R., 2005) SERVICE QUALITY: Meeting, in accordance with the requirements of each customer, the different needs they have and which we contract. (Bolaños, R.,

2005)

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA DEL LICEO FRANCÉS DE

PEREIRA

INTRODUCCIÓN

Actualmente; en el Liceo Francés de Pereira se establece un mecanismo de

control; documentando los Procedimientos e instaurando registros en el área

administrativa, esto va a permitir a la dirección evaluar con que eficiencia se

ejecutan cada uno de los procesos en esta área; además, vincular nuevos

procesos tales como: de calidad, de mejora continua, responsabilidad ambiental etc.

La actividad educativa en Colombia indiscutiblemente debe prestar siempre el

mejor de los servicios. La Gestión basada en Procesos; es la manera de

formalizar todos los procedimientos de la organización, tendiendo en cuenta que

esta secuencia de documentación por áreas va orientada a la generación de valor en la prestación del servicio educativo.

El presente trabajo refleja lo establecido en el convenio entre la universidad Católica de Pereira y el Liceo Francés para la practica académica. El documentar todos los procesos del área administrativa. Siendo estos, Los primeros pasos

hacia la implementación de otros procesos que contribuyan a la mejora continúa

de la institución; se espera inicialmente instaurar un proceso de certificación de calidad.

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA

1.1 RESEÑA HISTORICA:

Un grupo de padres de familia conscientes de todas las ventajas que le podía traer un Liceo Francés a Pereira y a la región cafetera de Colombia, una región con mucho futuro, crearon el 2 de Septiembre de 1980, la corporación Liceo Francés de Pereira, una institución educativa sin ánimo de lucro, cuyos accionistas son los mismos padres de familia.

Se comenzó la enseñanza en una pequeña finca rural alquilada el 9 de febrero de 1981, con tres profesores franceses diplomados de la Educación Nacional Francesa. En Diciembre de 1981, gracias a un préstamo bancario, la corporación adquirió un terreno de 6.5 hectáreas sobre el cual las instalaciones se han ido desarrollando poco a poco. Cada año se abría la clase superior con los alumnos más grandes quienes pasaron su primer examen francés de “Collège” (Básica Secundaria) el DNB Brevet) en 1989 y su examen de estado francés de Bachiller al final de la Secundaria (Baccalauréat) en 1992 al mismo tiempo que presentaban el examen oficial colombiano (ICFES), un doble desafío que ha continuado siendo llevado a feliz término.

Con el objetivo principal de mantener siempre un excelente nivel académico, el Liceo Francés de Pereira ha sido inscrito en un acuerdo de cooperación cultural Colombo-Francesa, firmado por los dos países, según el cual adquiere el compromiso de seguir los programas académicos franceses, inspirándose en un comienzo de la gran experiencia del Liceo Louis Pasteur de Bogotá, establecido en Colombia desde hace muchos años y que aportó una preciada ayuda. Fuente: reseña histórica en http://www.lfrancespei.edu.co/?mn=10&lng=es

1.2 MISIÓN

La misión primordial del Liceo Francés de Pereira es brindar a cada estudiante, una educación bicultural colombo-francesa y trilingüe, una escolarización que le permita adquirir, además de los saberes fundamentales para su formación académica y futura inserción profesional, las referencias indispensables orientadas hacia el ejercicio de una ciudadanía autónoma y responsable.

1.3 VISIÓN

El colegio es un lugar institucional donde se aprende a vivir en sociedad. Preocupándose por la formación del hombre y del ciudadano del futuro, el Liceo Francés inculca en los estudiantes los derechos humanos fundamentales en principios y valores democráticos y republicanos haciéndolos participar de la vida del plantel educativo. En él aprenden a luchar contra las discriminaciones y a asumir los principios de libertad, igualdad, justicia y solidaridad. El objetivo cívico fundamental del Liceo Francés de Pereira es formar hombres y ciudadanos altamente responsables y autónomos que puedan desempeñarse como agentes de cambio en la sociedad del mañana.

1.4 SERVICIO QUE PRESTA:

Prestar un servicio educativo excelente basado en una cultural Colombo- Francesa, según la cual requiere seguir los programas académicos franceses.

1.5 NÚMERO DE EMPLEADOS: 92

1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: no ha sido aprobada

1.7 AREA O DEPARTAMENTO EN LA QUE SE UBICA LA PRÁCTICA:

El área en la que institución que ejecuta de manera organizada sus actividades y operaciones, empleando herramientas que le permitan tomar las adecuadas decisiones para llevar el control de sus activos , obligaciones y derechos que le

Permiten alcanzar un posicionamiento en el mercado educativo; el área administrativa.

2. DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACION DE

LAS NECESIDADES.

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES:

Liceo Francés de Pereira no cuenta con procedimientos documentados que muestren de manera detallada los pasos necesarios para ejecutar una determinada labor.

Dentro de la organización se presentan problemas relacionados con: Documentar todas las actividades que se realizan dentro de la organización herramientas que faciliten la ejecución de las actividades Llevar control de los documentos Implementar un control de registros Mejorar la comunicación interna.

2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

La herramienta aplicada para la recolección de información se hace por medio de la observación directa de las funciones que se realizan en cada uno de los procesos.

3. EJE DE INTERVENCION

En La búsqueda constante de la organización Liceo Francés por prestar un excelente servicio educativo, se encamina al proceso de certificación en calidad, según la normatividad legal para la certificación; existe el enfoque basado en procesos, el cual busca mejorar la eficacia y eficiencia de la organización con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos definidos.

En los requisitos de la documentación de la norma ISO 9001:2008 numeral D se establece que se debe implementar en la organización los documentos necesarios con el fin de; asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Las funciones delegadas por la instrucción a mi practica académica; es el documentar los procedimientos que se realizan en los procesos administrativos; diseñando formatos que permitan minimizar costos por perdidas de tiempo. “señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo” (Graham Kellog).

4. JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION:

Eje de intervención Novedad :

Utilidad Documentar todas las actividades que se realizan dentro de la organización Se realizaron esfuerzos sin éxito en el año 2009 Muestra los controles necesarios de los documentos internos y externos de la institución herramienta

que facilite la ejecución de las actividades NO Permite a los empleados contar con los Documentos adecuados e idóneos, según sea necesario en el momento requerido. Llevar control de los documentos NO evitando que se manipule información obsoleta o se ejecuten cambios no autorizados en la documentación Implementar

un control de registros NO Identifica, controlar y almacena los registros requeridos en la ejecución de cada proceso en el área administrativa.

5. OBJETIVOS:

5.1 OBJETIVO GENERAL:

Establecer Los cimientos para la adopción de un sistema de gestión de calidad promovido por el enfoque basado en procesos; Minimizando costes provenientes de perdidas de tiempo, mejorando los procesos administrativos.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Instaurar un documento que muestre los controles necesarios en documentos internos y externos que son manejados en la institución. Realizar formatos que sirvan como herramienta que facilite la ejecución de las actividades.

Implementar como método de prueba de la elaboración de cada proceso se irán implementando formatos; como método de prueba.

6. REFERENTE CONCEPTUAL

6.1 MARCO TEORICO

Las empresas en la actualidad ante la exigencia de los desafíos contemporáneos,

se ven en la necesidad de poner en marcha estrategias empresariales; donde se

sugieren nuevos valores que colocan a las personas como el eje central en una organización. En la actualidad existen diferentes tipos de organizaciones educativas; en algunas, los estudiantes tienen la oportunidad de involucrase en procesos bi-culturales; en dichas instituciones es necesario mencionar la palabra

calidad; según Garvin (1.984) y Harvey y Green (1.993) La calidad educativa es

un concepto multidimensional, que va en función a otras variables muy diversas;

las cuales se relacionan de la siguiente manera según los mismos autores: 1. CALIDAD COMO EXCEPCIÓN: hace referencia a la diferenciación que existe entre un centro educativo y otro.

2. CALIDAD COMO PERFECCIÓN O MÉRITO: hace referencia a la calidad que surge como resultado de la excelente ejecución en procesos. 3. CALIDAD COMO ADECUACIÓN A PROPÓSITOS: se parte del concepto de calidad como beneficio para alguien o algunos. 4. CALIDAD COMO PRODUCTO ECONÓMICO: se centra la calidad a la obtención de resultados económicos favorables la institución. 5. CALIDAD COMO TRANSFORMACIÓN Y CAMBIO: se entiende la calidad como mejora continúa tanto a nivel operativo como administrativo; buscando como resultado el mejor de los servicios educativos. “Habrás quizás escuchado hablar de Edward Deming, uno de los gurúes de la calidad. Él es el autor del ciclo denominado PDCA, por las siglas de las palabras Planear, Desarrollar, Chequear, Actuar. Es el ciclo que debe seguirse en el camino hacia la calidad, y mientras este ciclo, o esta rueda, esté girando, la calidad avanza, se generan mejoras, el sistema funciona” (Pizzo, M: 2011); es entonces donde algunas empresas emprenden el camino hacia una ventaja competitiva, la cual se logra a través de un alto grado de diferenciación, ganando de esta manera un posicionamiento de marca frente a los clientes y a la competencia. Vale entonces la pena el resaltar que cuando se pone en marcha un proceso que tenga como fin la certificación en calidad es necesario que sea de manera permanente y no temporal; “Así como un vehículo es totalmente inútil si está todo el día guardado en un garaje, estorba, genera gastos, se oxida, en vez de conducir a las personas a sus destinos, así puede suceder con un sistema de gestión de la calidad, que ha sido cuidadosamente diseñado para cumplir una función

importante, pero si no permanece en movimiento, no llevará a la empresa a ningún lado. Tu sistema de gestión de la calidad no puede quedar detenido, inservible” (Pizzo; M: 2011).

De acuerdo a Bustos, E. (2003), un proceso es el resultado de pasos necesarios para realizar una actividad, hablar de un proceso simple no es suficiente; en una organización es necesario, integrar un conjunto de actividades que operan con el fin de alcanzar un mismo objetivo; es entonces, cuando es necesario mencionar el proceso administrativo “proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas atreves de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral” (Bustos, E 2003). De una buena administración surge una buena educación ya que, se evalúan diferentes variables que de una u otra manera influyen en la formación educativa; se puede hablar de tres ideologías dentro de este contexto; “la liberal, la igualitarista, y la pluralista. Estas tres ideologías van a coincidir sobre el servicio público de la educación. La ideología liberal propone la incorporación del sistema educativo a las reglas del mercado, esto quiere decir, que los padres de familia deben buscar el mejor servicio educativo para sus hijos, el cual debe satisfacer sus necesidades y aspiraciones ya que esta elección hace que los centros

necesariamente mejoraren substancialmente el funcionamiento de la institución”

(Luque; A: 2009).

Se habla de ciencia cuando en la Administración se lleva un conocimiento de carácter organizado, y se apoya la práctica con técnicas; Estas son Fundamentalmente, herramientas que permiten el know how; métodos para alcanzar en mayor proporción la eficacia y eficiencia. A raíz de esto nace lo que en la actualidad se conoce como el proceso administrativo; múltiples autores dan diferentes denominaciones, por ejemplo: Fayol, quien la define como; Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Resume el núcleo de su teoría en cuatro elementos Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Otra mirada que define el proceso administrativo es Urwick quien afirma que estas precisamente son las funciones que realiza todo administrador, y las resume en 7 elementos: investigación, planificación, coordinación, control, previsión, organización, comando. “Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo” (López, D. 2011).

La labor de la administración en una organización de la mano con como un proceso de carácter sistemático:

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor Chiavenato. La certificación que se otorga a una organización se da como resultado a la una capacidad que tiene para brindar un servicio acorde las necesidades de los

clientes. Al momento de la implementación de un SGC dentro de una empresa

se deben cumplir ciertas etapas para dar orden progresivo que ayude a ejercer sobretodo un control coherente. En el proceso de documentación, se espera cumplir las primeras cinco etapas propuestas a continuación:  Etapa1: la necesidad de la dirección administrativa en documentar los

procesos administrativos; para la obtención de un proceso de certificación de calidad.

 Etapa2: recolección de información: por medio de la observación directa se busca conocer todos los procedimientos de cada proceso administrativo. Esta etapa describe que documentos existen.  Etapa3: Diagnóstico de la situación de la documentación en la institución: Esta etapa describe que documentos deben existir en la

institución, que obtenga como resultado la eficiente ejecución de todos

los procesos.

 Etapa4: iniciar el sistema de documentación. En esta etapa se elabora, revisa y aprueba todos los documentos elaborados y sus respectivos formatos.

 Etapa5: Implementación de toda la documentación. Se pone en marcha los documentos y los formatos para evaluar resultados y examinar si se deben efectuar algún tipo de modificación.

 Etapa6: implementación del SGC. A partir de esta etapa se implementa manual de calidad; y aquellos documentos que son requeridos para el proceso de certificación de calidad.

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

ACT 1

1X 2 X 3X 4 X

1X 2X 3X 4X 1X 2X 3X 4X 1X 2X 3X 4X 1X 2X 3X 4X 1X 2X 3X 4X 1X 2X 3X 4X

ACT. 2

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

ACT. 3

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X X X X

X X X X

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X X X X

X X X X

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ACT. 4

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

ACT. 5

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X X X X

X X X X

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X X X X

ACT6

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Actividad 1: hacer manuales de funciones y establecer la caracterización de los procesos

Actividad 2:

Elaborar un procedimiento documentado que muestre los controles necesarios de los documentos internos y externos que son manejados en el Liceo Francés de Pereira, que permita a los empleados contar con los documentos adecuados e idóneos, según sea necesario en el momento requerido, evitando que se manipule información obsoleta o se ejecuten cambios no autorizados en la documentación.

Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y almacenar los registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento de los requisitos especificados del servicio, o para evidenciar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de calidad. Actividad 3:

Diseñar procedimientos para Suministrar oportunamente, materiales, equipos e insumos para la realización de las labores tanto administrativas como aquellas concernientes a la prestación del servicio educativo establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales de consumo didáctico y material de oficina que es entregado a distintas áreas de la Institución, además de establecer claramente la responsabilidad de quienes integran este procedimiento y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

establecer un instructivo administrativo que permita llevar de la manera más eficiente el procedimiento de registro y control de los inventarios de la sala de materiales, a través de la distribución adecuada de tareas y

responsabilidades; además mantener el registro y documentación

oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el procedimiento.

establecer los mecanismos necesarios del registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo de la institución.

 Documentar los lineamientos para la dotación de uniformes y materiales de seguridad industrial al personal administrativo y técnico del Liceo Francés de Pereira, estableciendo de forma clara y precisa las responsabilidades y actividades de cada una de las unidades y /o personas que intervienen en el mismo Elaboración de plan de practica Cada uno delos procedimientos anteriormente mencionados con sus respectivos formatos.

Actividad 4: instaurar todos los procedimientos de cartera incluyendo un seguimiento a la misma que no existe actualmente en la institución. Actividad 5: instaurar todos los procedimientos para la secretaria académica, para el contador, para la recepcionista. Actividad 6: instaurar todos los procedimientos para el mensajero y para el personal de mantenimiento y aseo.

8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

8.1 CONCLUSIONES

En la documentación de los procedimientos se obtuvieron las siguientes conclusiones:

se obtienen evidencias físicas de la autorización de la compra, se tienen en cuenta todos los convenios hechos con cada proveedor al momento de ejercer un derecho, se jerarquizan las compras dependiendo el monto, así se lleva un control pero además, se ahorra papel.

Se establecen dos responsables en la ejecución los cuales son: Las compras de material didáctico aseo y cafetería son responsabilidad de la secretaria sala de materiales y aquellas compras de equipos de accesorios y equipos de computación son responsabilidad del ingeniero de sistemas. Se tarda el procedimiento de compras aproximadamente 69,52 horas en realizarse, es decir, dos días, veintiún horas, treinta y un minutos en la ejecución, en el procedimiento de compra los momentos que mas se repiten son los de

demora (espera) y transporte, con mayor concentración de tiempo cuando:

Espera:

Los proveedores hacen llegar las cotizaciones a la dirección administrativa

24

Área Responsable Cargo Sala de materiales Victoria Eugenia Castaño Secretaria sala de materiales Sistemas Edgar Alberto Flores Ingeniero de sistemas

Cuando los proveedores llevan la mercancía a la institución. Sin embargo, estos periodos de tiempo extenso no se consideran como un obstáculo para la realización del procedimiento de debido a que; las compras en la institución se hacen de manera anticipada, al presentarse una compra urgente: Se debe comunicar la encargada sala de materiales con el proveedor y llegar a un acuerdo de entrega, el acuerdo más conveniente para la institución. Transporte:

El transporte se repite en gran proporción, sin embargo las distancias a recorrer tampoco se consideran un obstáculo para la realización del procedimiento debido

a que el recorrido en metros no es significativo, veinte metros aproximadamente.

se establecieron los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales de consumo didáctico y material de oficina que es entregado a distintas áreas de la Institución, además se establece claramente la responsabilidad de quienes integran este procedimiento. Se delego el manejo y control de los inventarios de mantenimiento, aseo y cafetería al jefe de mantenimiento, a fin de que sea él quien controle el consumo y uso de los mismos. Es indispensable que cada que se realice la entrega de cualquier suministro el que recibe firme el formato de entrega de suministros GA-RE-01. Se tarda el procedimiento de entrega de suministros aproximadamente diez minutos en realizarse, con recorrido dentro de la institución de siete metros, en este procedimiento las actividades que más se repiten son las de operación, la distancia es un punto estratégico ya que de bachillerato a sala de materiales las distancias son muy altas, sin embargo, se estipulan horarios de entrega para que los docentes de bachillerato no tengan que desplazarse grandes distancias para hacer la solicitud de suministros así:

Tabla de horarios para la reclamación de insumos:

AREA QUE SOLICITA

QUIEN SOLICITA

DIA/ HORA

Primaria Los docentes de primaria Todos los días de 7am a 8am y de 11am a 1pm Bachillerato Los docentes de bachillerato Todos los días 7 am Administrativa Todo personal administrativo Todos los días 10 a 11 Mantenimiento y aseo Jefe de mantenimiento

1 vez al mes

se diseño un instructivo que detallada el registro y control de los inventarios de la sala de materiales, a través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidades. Este procedimiento se tarda aproximadamente un día seis horas con cincuenta y dos minutos en realizarse, sin contar todas las descargas, en este procedimiento las actividades que más se repiten son las de almacenaje, cuando:

 Se registran las compras en el modulo de inventarios en Geminus.  Se organiza el inventario físicamente.

Se establecen los mecanismos necesarios de control para el activo fijo, teniendo en cuenta la descripción detallada del bien, tanto físicas como técnicas, a fin de mantener una actualización permanente de los activos disponibles para la operación y responsabilizar a quien lo tenga en su poder por daños o perdidas ocasionadas. los préstamos se efectúan para uso exclusivo dentro de la institución; se debe diligenciar el formato de préstamo y devolución de activos GA-RE-03 al momento en que se le entregue el activo y al momento de regresarlo. La encargada de sala de materiales debe verificar estado del bien antes y después del préstamo.

Se tarda el procedimiento de control de activos fijos aproximadamente un día, seis horas y cincuenta y ocho minutos en realizarse; con el mismo recorrido en metros que el procedimiento de entrega de suministros; de siete metros, sin embargo en este no existen horarios establecidos, pero si se requiere que los docentes y el personal administrativo, soliciten con anticipación los activos que requieren para realizar sus funciones.

 se instauraron los parámetros necesarios para la dotación de uniformes y materiales de seguridad industrial al personal administrativo y técnico. Se diseño formato de acta entrega de dotación, para comprometer al trabajador a utilizar y cuidar los materiales entregados por la institución.

Se tarda el procedimiento veintiún días, ocho horas, treinta y seis minutos en realizarse, teniendo en cuenta el tiempo de confección de los uniformes, este procedimiento aplica para dos diseños; uno es el de mantenimiento y aseo, el otro es el administrativo. Con recorrido dentro de la institución de 15 metros para cada persona.

En el procedimiento no solo se compromete el trabajador a cuidar su uniforme sino además soporta todos los reglamentos legales a favor de la institución. La entrega de dotación de uniformes y seguridad varia dependiendo el lugar donde el trabajador ejerza sus funciones, así como se estipula en el código sustantivo de trabajo, 2474 D.R. 686/7 ART 3ro-el calzado y vestidos en el procedimiento de retiro de activos fijos se establecen los pasos necesarios para que estos sean dados de baja por haber sido dañados, obsoletos, perdidos o hurtados no están disponibles para ejercer la actividad para la fueron comprados.

Se establece además que al momento en que se deprecie un activo fijo; en buen

estado, se seguirá usando hasta que ya no sea útil; y se clasificará y controlará

permanentemente en sus respectivas cuentas de orden. En caso, de que se requiera realizar reparación; y no dar de baja al activo se gestionará para que esta labor sea ejecutada por parte del personal disponible de la institución, de ser necesario, se buscará asesoría externa. Se diseño un formato de diagnostico, solicitud de baja de bienes muebles GA-RE-05 a fin de que el diagnostico dado para la baja de un activo fijo se elaborado por personal experto; se tendrá en cuenta la opinión del jefe de mantenimiento y el ingeniero de sistemas si se trata de equipo y accesorios de computación.

Se Establecen los pasos necesarios para actualizar los valores a pagar por los padres de familia con la promoción de año escolar a tiempo oportuno. Se genera además, un Archivo de formato conciliación para pago PSE GA-RE-08 con el fin de archivar cada una de las conciliaciones para controlar la información que cambia entre el archivo plano y pago en línea PSE.

Se tarda el procedimiento de facturación de servicios educativos aproximadamente: 1 semana, 4 días, 5 horas y 5 minutos en realizarse, los momentos que mas se repiten son los de operación con mayor concentración de tiempo en la actualización de datos que tarda 1 semana, ya que la secretaria de cartera debe recibir de diferentes fuentes; información, además el software Geminus promueve a todos los estudiantes de curso sin tener en cuenta: Deserción de estudiantes El no cumplimiento de requisitos de aprobación en un año escolar (perdida de año) Alumnos que se van de intercambio.

O se trasladan a otra sede

1. Se elaboró un procedimiento que Comparara el saldo y los movimientos de

dos de las cuentas bancarias registrados por la institución contra los que reporta el

establecimiento bancario, con el propósito de llevar un adecuado control de los recursos a disposición. Para que al final de la elaboración del procedimiento se Cotejara la información del extracto bancario con la del libro auxiliar. Se estableció un procedimiento que contenga los lineamientos para expedir los certificados y constancias tributarias solicitadas ante la Secretaría de cartera. Los certificados de retención no tienen ningún costo y la solicitud debe hacerse de manera escrita. Se expide uno por cada familia. Si, por algún motivo; es necesario expedir más de uno por familia se hace una nota aclaratoria informando cada caso en particular.

Después de la verificación de datos se genera, imprime y entrega el certificado debidamente firmado por la secretaria de cartera. Se pone fecha de entrega del

certificado y la respectiva firma de quien lo recibe; En el formato solicitud y

entrega de certificado de retención GA-RE-07. Formato que aplica para la solicitud y entrega.

Se diseño un procedimiento para Gestionar el recaudo en tiempo oportuno de

las obligaciones de los padres de familia con el fin de que mejore el flujo de caja de la institución.

La secretaria de cartera debe guardar evidencia física (correos electrónicos) de

pre-aviso a los padres de familia de los bloqueos por mora que se llevarán a

cabo a partir de los dos meses de no pago, (mes vencido). Los desbloqueos se realizaran al momento en el que se efectué el pago por parte del deudor. Se debe enviar formato recaudo de cartera, vía correo electrónico Guardando registro del envió; con copia a la dirección administrativa incluir datos respecto a los benéficos que el estudiante perderá por el no pago; los cuales son por concepto de:

 Transporte

 Comedor  Actividades extracurriculares

Se estableció un procedimiento que contiene los lineamientos a seguir, para la elaboración de cheques. El cual inicia con la remisión de información a

cartera, por parte de contabilidad al finalizar el procedimiento de causación de

facturación, y termina con la entrega del cheque a la junta directiva. Fue necesario establecer los pasos necesarios para la realización de pagos. En este procedimiento se establecen dos tipos de aprobadores (aprobador 1) y (aprobador 2), éste solo puede aprobar ciertas cantidades. Se desarrollo el aprobador dos con el fin de efectuar pagos en la ausencia de la directora administrativa. El aprobador 2 es escogido por la directora administrativa.

Se estableció un procedimiento para se efectuar los pagos a tiempo, y en la

forma acordada el pago de nómina de los empleados de la institución que cuentan con tarjeta bancaria de nómina en la entidad bancaria Bancolombia. establecen los lineamientos necesarios para la inscripción y eliminación de proveedores, con el fin de llevar un adecuado control y evitar la creación de

proveedores ficticios. FORMATO DE CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE TERCEROS GA-RE-09

en la elaboración del procedimiento de matricula académica se elaboro un recorrido de formatos mucho mas corto para evitar el paso de el mismo formato por la misma persona en dos oportunidades; además, conserva mucho mas confidencial la información respecto a datos personales de estudiantes.

RECOMENDACIONES

Se recomienda Exponer que la certificación de calidad, controlada paralelamente con criterios y principios de la eficaz planeación, operación y control de la gestión del talento humano minimizando costos administrativos supliendo dos necesidades actúales en el Liceo Francés de Pereira. Esta idea se desarrollo así:

Implementando todos los procedimientos relacionados con la Gestión del Talento Humano partiendo del control en registros que se hacen en el proceso de calidad.

Describiendo las responsabilidades que definen cada puesto laboral en el área administrativa y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.

Definiendo el proceso de visualizacion para la institución.

BENEFICIOS

Partiendo de que se habla de un solo agente encargado de asegurar la eficaz planificación, operación y control de estos dos procesos: beneficios organizativos: los cuales se definen, según la norma como; la sistematización y documentación de todos los procesos en una empresa, además de mayor integración de los recursos humanos en la estructura organizativa, Se establecen así, diferentes beneficios entre los cuales: El establecimiento de responsabilidades y controles. generación de mayor motivación para los empleados.

mejora la comunicación de tipo: formal, informal, Horizontal y vertical dentro de la institución.

La implementación de nuevas técnicas administrativas Beneficios en la prestación del servicio educativo: Aumento de la eficiencia en las actividades, disminuyendo así, la generación de perdidas de tiempo.

Diminución de quejas y reclamos Mayor beneficio de recursos disponibles Beneficios en la posición competitiva:

Actualmente en la ciudad de Pereira 2 de tres entidades que compiten con el Liceo Francés están certificadas en calidad; por tanto el capturar nuevo mercado depende en gran proporción de la imagen que genere para la institución el adecuado control a este proceso después de que se haga la certificación. Se genera:

Mejoramiento en la satisfacción de los clientes. seguridad para posibles clientes.

incremento de la reputación del servicio. Diferenciación sobre la institución no certificada e igualación de aquellas que ya lo están.

Mejora la imagen de la institución  El colegio adquiere mayor apalancamiento financiero, y así, la libertad para establecer estrategias no reguladas por normas de carácter legal. Beneficios en el desempeño:

Dada la dualidad de culturas, surge encontrar alternativas que conduzcan a la unificación de criterios.

 Se da la Cultura Corporativa o también denominada Cultura Organizacional

 Se Potencian las capacidades para el personal. Se Planeán necesidades futuras para la institución Mediante el desarrollo de los empleados pueden satisfacerse todas las necesidades.

Se tiene un conocimiento real del desempeño de cada uno de los empleados, y las posibles modificaciones que haya de hacerse. Se ejerce un control sobre la efectividad del éxito de la institución. Se elaboraron los siguientes procedimientos: contratación y selección del personal capacitación y desarrollo del personal comunicación interna evaluación del desempeño compensación y salarios a empleados terminación de servicios En la ejecución del procedimiento de selección y contratación de personal GA-PR-

11 una de las partes más importantes es conocer si efectivamente la persona a

contratar no solo cuenta con la actitud, la primera entrevista que se realiza es la no estructurada en esta se valoran cosas como:

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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 Disposición  Personalidad  Entusiasmo  Carisma  Presentación personal etc.

Se hacen preguntas como:

1.

¿Qué cualidad crees que te define mejor?

2.

¿Cuáles son las decisiones más difíciles que has tomado en tu vida?

3.

¿Qué esperas de la vida?

4.

¿Qué grado de desarrollo personal buscas en un empleo como este?

5.

¿Consideras que podrías trabajar con personas que no son de tu agrado? entrevista estructurada Pasado el primer filtro de contratación es importante recoger información sobre el candidato para poder considerar su idoneidad al puesto de trabajo que se está ofertando.

La escala de medición para todas las entrevistas se realizó partiendo de las variables categóricas ordinales, ya que se asigna diferentes valores a las respuestas. Se diseño para cargo una entrevista diferente. Se recomienda evaluar la posibilidad de eliminar en la secretaría académica el formato ficha de familia que se encuentra impreso para darle solo uso magnético ya que contiene datos muy similares al formato FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADMISIÓN NUEVOS CORPORADOS GA-RE-13 y de esta forma se disminuye el uso excesivo de papel.

SE PROPONE IMPLEMENTAR CIRCULOS DE CALIDAD DESPUES DE LA

CERTIFICACION.

Para los empleados de la institución que laboran solo en el área administrativa se

pueden establecer círculos de calidad; consiste en dividirlos de 5 a 10

empleados, que hacen un trabajo similar, relacionado o cuando el cumplimiento

de un determinado procedimiento depende de otro en otra dependencia. Estos círculos se realizan con el fin de, identificar, analizar y sugerir soluciones para los problemas que intervienen.

Estos círculos de calidad se llevan a cabo en la institución con el fin de que los empleados también sean participes de las metas organizacionales, por medio de sugerencias para mejorar la eficiencia de cada dependencia. ¿Cómo se hace?

Inicia cuando los integrantes de cada círculo dan a conocer a la dirección administrativa los problemas y preocupaciones con relación a la realización de sus procedimientos.

Seguido de la generación de posibles soluciones que ofrece la dirección administrativa.

Se presenta el intercambio de ideas Se concluye una sola solución que sea la de mayor beneficio al finalizar es necesario que todos los involucrados estén dispuestos a cumplir lo pactado en la reunión.

REFERENCIAS

 Teorías de la Administración», de Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002..

 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogotá. Mc Graw Hill 1981  CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá. Mc Graw Hill 1981.

NAMAK, Foroosh, metodología de la invetigacion, Limusa noriega editores. SENLLE, Andres- VILLAR, Joann, ISO 9000 en empresas de servicios, editores gestión 2000.

HUETE L.M- RIBERA J, empresas de servicios. Un mundo de posibilidades, IESE universidad de navarra.