Gestión Empresarial · 2021
Mejoramiento de los procesos académicos - administrativos de la oficina de posgrados de la escuela de estudios industriales y empresariales - uis
El presente proyecto de trabajo de grado está enfocado en la revisión de cada uno de los procesos académicos administrativos que se desarrollan en la Oficina de Posgrados de la Escuela de Estudios Industriales y empresariales de la UIS, con el fin de realizar ajustes, mejoras y creación de algunos procedimientos no existente, y de esta forma hacer transferencia de conocimiento para disminuir tiempos de espera, facilitar los procesos de capacitación de personal nuevo y dejar documentados cada uno con ellos con los respectivos formatos que se requieren para el trámite académico y administrativo. Se hizo una revisión de cada uno de ellos identificando los procesos, procedimientos y actividades, mediante el levantamiento de la información, se realiza el ajuste, creación caracterización y análisis de los mismos, mediante diagramas de flujos, de acuerdo con la reglamentación vigente en la institución y con los requerimientos del sistema académico y financiero de la UIS. Se pretende lograr que haya claridad en la forma de realizar cada actividad en la documentación que debe acompañar cada procedimiento con el fin de que oriente al desarrollo de las principales actividades académico – administrativas; para lograr las mejoras en el control y desarrollo de actividades misionales, y, así disminuir errores que se cometen por falta de claridad en los procedimientos, disminuir tiempos de espera en la ejecución de los mismos.
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Contenido
- INTRODUCCIÓNp. 14
- GENERALIDADES DEL PROYECTOp. 16
- OBJETIVOSp. 20
- 1.1.1 Objetivo Generalp. 20
- 1.1.2 Objetivos Específicosp. 20
- 1.2 JUSTIFICACIÓNp. 21
- 1.3 ALCANCEp. 23
- DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESAp. 25
- 2.1 MISIÓNp. 25
- 2.2 VISIÓNp. 26
- 2.3 POLÍTICA DE CALIDADp. 26
- 2.3 1 Estructura Organizacional Oficina de Posgrados de la EEIEp. 27
- 2.3.2 Portafolio de Serviciosp. 29
- MARCO TEÓRICOp. 30
- 3.1 DEFINICIONESp. 30
- 3.1.1 Diagnósticop. 40
- 3.1.2 Procesop. 25
- 3.1.3 Mejoramiento de procesosp. 31
- 3.1.4 La mejora continuap. 32
- 3.1.5 Gestión por procesosp. 32
- 3.1.6 Cadena de valorp. 36
- 3.1.7 Diagramas de flujop. 36
- METODOLOGÍAp. 40
- 4.1 DIAGNÓSTICOp. 40
- 4.2 PROPUESTAS DE MEJORAp. 41
- 4.3 DESARROLLO DE LAS PROPUESTAS DE MEJORAp. 41
- 4.4 DISEÑO DE INDICADORESp. 41
- 5. DIAGNÓSTICOp. 40
- 5.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓNp. 42
- DE LA EEIEp. 61
- 5.2.1 Análisis de los procesosp. 45
- 5.3 OPORTUNIDADES DE MEJORA POR PROCEDIMIENTOp. 47
- 5.3.1 Procesos Académicosp. 47
- 5.3.2 Procedimientos Administrativosp. 59
- 6. PROPUESTA DE MEJORAp. 70
- 6.1 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOSp. 70
- 6.2 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOSp. 71
- 6.3 PLAN DE CAPACITACIÓNp. 72
- 6.4 DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓNp. 73
- 6.4.1 Indicador atención a clientesp. 73
- 6.4.2 Indicador de tasa de retención de clientesp. 74
- 6.4.3 Indicador de Capacitaciónp. 75
- 6.4.4 Indicador de control y seguimientop. 76
- 7 IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORAp. 78
- 7.1 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOp. 78
- 7.1.1 Mapa de procesos de la EEIEp. 78
- 7.1.2 Mapa de procesos de la Oficina de posgrados de la EEIEp. 81
- 7.2 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOSp. 71
- 7.2.1 Definición y estandarización de procesosp. 82
- 7.2.2 Elaboración de Diagramas de Flujop. 86
- 7.2.3 Formatosp. 48
- 7.2.3.1 Procedimiento de generación de liquidaciones de posgradosp. 90
- 7.2.3.2 Procedimiento de Inscripciónp. 91
- 7.2.3.3 Procedimiento de Matrículasp. 91
- 7.2.3.4 Procedimientos Inclusión y cancelación de asignaturasp. 92
- 7.2.3.5 Procedimiento de registro de notasp. 92
- 7.2.3.6 Procedimiento de Homologación de asignaturasp. 100
- 7.2.3.7 Procedimiento Trabajos de gradop. 93
- Procedimiento de elaboración de Ordenes de Prestación de serviciosp. 95
- 7.2.3.9 Procedimiento de Bonificaciones extraordinarias docentesp. 96
- 7.2.3.10 Procedimiento de Nombramiento de auxiliaresp. 97
- 7.2.3.11 Procedimiento de beneficio de contraprestacionesp. 98
- PLAN DE CAPACITACIÓNp. 72
- 7.5 INDICADORES DE GESTIÓNp. 101
- 7.5.1 Indicador de capacitaciónp. 75
- CONCLUSIONESp. 102
- BIBLIOGRAFIAp. 105
- ANEXOSp. 107
- Cuadro 1.- Programas Académico de la EEIE y SNIESp. 29
- Cuadro 2. Análisis de procesos Académicos de posgrados de la EEIEp. 48
- Cuadro 3. Procedimiento de Inscripcionesp. 50
- Cuadro 4. Procedimiento de Matrícula Académicap. 51
- Cuadro 5. Procedimiento de reporte de notasp. 52
- Cuadro 6. Procedimiento de Inclusiones y Cancelacionesp. 53
- Cuadro 7. Procedimiento de Estudio de Homologacionesp. 54
- Cuadro 8. Procedimiento de Trabajos de Gradop. 55
- Cuadro 9. Elaboración de Acuerdos y programaciones Académicasp. 58
- Cuadro 10. Análisis de Procesos Administrativosp. 59
- Cuadro 11. Orden de Prestación de Servicios (OPS)p. 61
- Cuadro 12. Generación de Liquidaciones de Posgradosp. 63
- Cuadro 13. Bonificaciones extraordinarias docentesp. 64
- Cuadro 14. Compra de pasajes aéreosp. 65
- Cuadro 15. Gastos de viaje y viáticos docentesp. 66
- Cuadro 16. Nombramiento de Auxiliaresp. 67
- Cuadro 17. Beneficio de Contraprestacionesp. 68
- Cuadro 18. Significado de la simbología diagramas de flujo UISp. 88
- Cuadro 19. Formatos asignaturas de Trabajo de gradop. 94
- Cuadro 20. Programación de capacitacionesp. 100
- Figura 1.- Estructura Organizacional Posgrados EEIEp. 28
- Figura 2. Símbolos diagramas de flujop. 38
- Figura 3. Metodologíap. 40
- Figura 4. Mapa de procesos de la EEIEp. 80
- Figura 5. Mapa de procesos de la Oficina de Posgradosp. 81
- Figura 6. Plantilla de descripción de procesos UISp. 85
- Figura 7. Simbología de Diagramas de flujop. 87
- Anexo A. Liquidaciones de programas de posgradosp. 108
- Anexo B. Procedimiento de Inscripcionesp. 120
- Anexo C. Procedimiento de Matricula Académicap. 128
- Anexo D. Procedimiento de Inclusiones y Cancelacionesp. 138
- Anexo E. Procedimiento de Homologación de asignaturasp. 148
- Anexo F. Procedimiento de trabajos de grado: Taller Aplicación Ip. 157
- Anexo G. Procedimiento Trabajo de grado: Taller de Aplicación IIp. 170
- Anexo H. Procedimiento Trabajo de grado: Taller de aplicación IIIp. 184
- Anexo I. Procedimiento Trabajo de Grado: Seminario de trabajo de gradop. 195
- Anexo J.- Procedimiento de Elaboración Orden de Prestación de Servicios (OPS)p. 212
- Anexo K. Procedimiento de Bonificaciones Extraordinaria Docentep. 232
- Anexo L. Procedimiento Nombramiento de auxiliaresp. 248
- Anexo M.- Procedimiento Beneficio de contraprestaciónp. 255