Ingeniería Industrial · 2023
Mejoramiento de los preocesos de la Secretaría de Planeación y Política Sectorial del Municipio de Hato Corozal, Casanare
El presente documento corresponde a un proyecto de grado orientado al diseño e implementación de un plan de mejoramiento de procesos dirigido a la Secretaría de Planeación y Política Sectorial de la Alcaldía de Hato Corozal, Casanare. El proyecto se compone por siete etapas, las cuales abarcan: análisis, diagnóstico, plan de mejoramiento, implementación, diseño e implementación de herramientas ofimáticas, diseño de indicadores y socialización de mejoras. Se inicia con una revisión preliminar de la dependencia con el propósito de conocer y comprender su funcionamiento, estructura orgánica, normativa y generalidades; seguido de una revisión conceptual; una revisión documental y entrevistas, obteniendo como resultado diagnósticos cualitativos y cuantitativos completos, lo que permite generar un panorama sobre el estado actual de la Secretaría, el funcionamiento y desarrollo de los diferentes procesos, con el objetivo de generar propuestas de mejora tales como: dos herramientas ofimáticas, una para el manejo de correspondencia y una para la gestión de los archivos de la Secretaría, dejar establecida la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, implementación de la metodología de las 5S´s, caracterización del proceso de Gestión MECI – Calidad y sus procedimientos, actualización del manual de procesos y procedimientos, actualización del normograma de la entidad y matriz de Riesgos. Adicionalmente, se formulan unos indicadores de gestión que permiten medir y controlar los procesos de la Secretaría, mientras que otros indicadores pueden evaluar y controlar el impacto de las mejoras implementadas para identificar cambios positivos provocados por la ejecución del proyecto. Finalmente, se implementó un programa de capacitación para socializar las mejoras y cambios propuestos.
Texto completo 168 páginas con texto
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Contenido
- Introducciónp. 21
- 1. Definición del proyectop. 24
- 1.1. Objetivosp. 24
- 1.1.1 Objetivo generalp. 24
- 1.1.2. Objetivos específicosp. 24
- 1.2. Planteamiento del problema y justificaciónp. 25
- 2. Metodología del Proyectop. 28
- 3. Generalidades de la Alcaldíap. 30
- 3.1. Descripción de la empresap. 30
- 3.1.1. información generalp. 31
- 3.1.2. Misiónp. 32
- 3.1.3 Visiónp. 32
- 3.1.4. Localizaciónp. 32
- 3.1.5. Organigramap. 33
- 3.1.6. Mapa de procesosp. 33
- 4. Generalidades de la Secretaría de Planeación y Política Sectorialp. 34
- 4.1. Procesos de la Secretaría de Planeación y Política Sectorialp. 35
- 5. Marco de referenciap. 36
- 5.1. Marco de antecedentesp. 36
- 5.2. Marco teóricop. 38
- 5.2.1. Procesop. 35
- 5.2.2. Subprocesop. 38
- 5.2.3. Procedimientop. 39
- 5.2.4. Actividadp. 39
- 5.2.5. Mejoramiento de Procesosp. 15
- 5.2.6. Indicadoresp. 30
- 5.2.7. Manual de Procesos y Procedimientosp. 40
- 5.2.8. Caracterización de un procesop. 40
- 5.2.9. Matriz GUTp. 40
- 5.2.10. Mejora continuap. 41
- 5.2.11. Matriz de riesgosp. 42
- 5.2.12. Diagrama de Ishikawap. 42
- 5.2.13. Metodología 5S’sp. 43
- 5.2.14. Normatividadp. 44
- 6. Diagnósticop. 23
- 6.1. Metodología del diagnósticop. 45
- 6.2. Análisis preliminar de la Secretaríap. 45
- 6.3 Revisión Conceptualp. 46
- 6.4. Revisión Documentalp. 50
- 6.4.1. Gestión Planeación Estratégica e Institucionalp. 52
- 6.4.2. Gestión MECI - Calidadp. 55
- 6.4.3. Gestión de Desarrollo Territorial y Ambientalp. 56
- 6.5. Entrevistasp. 62
- 6.6. Análisis Cuantitativop. 64
- 6.6.1. Evaluación Independiente Sistema de Control Internop. 64
- 6.6.2. Correspondencia vencidap. 66
- 6.6.3. Inventario existentep. 67
- 6.6.4. Evaluación de condiciones inicialesp. 68
- 6.6.5. Análisis y priorización de problemasp. 72
- 6.7. Hallazgos del diagnósticop. 76
- 7. Plan de implementación de las propuestas de mejorap. 80
- 7.1. Propuesta 1: Actualizar manuales de procesos y procedimientosp. 83
- 7.1.1 Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.1.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.1.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.1.4. Plantilla de caracterización de procesos basada en el ciclo PHVAp. 85
- 7.1.5. Caracterización del proceso Gestión MECI-Calidadp. 86
- 7.1.6. Diseño de plantilla de procedimientosp. 88
- 7.1.7. Actualización de procedimientosp. 90
- 7.2. Propuesta 2: Actualizar el normogramap. 94
- 7.2.1 Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.2.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.2.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.2.4. Diseño de plantilla del normogramap. 95
- 7.2.5. Actualizar normatividadp. 95
- Política Sectorialp. 97
- 7.3.1. Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.3.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.3.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.3.4. Diseñar y estructurar el organigrama generalp. 98
- 7.3.5. Diseñar y estructurar el organigrama por cargos de la Secretaríap. 99
- 7.3.6. Implementación del organigramap. 99
- 7.4. Propuesta 4: Herramienta ofimática que permita controlar la correspondenciap. 100
- 7.4.1. Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.4.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.4.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.4.4. Recopilar información esencial con la que debe contar la herramientap. 101
- 7.4.5. Diseñar la herramienta ofimáticap. 102
- 7.4.6. Prueba de funcionamientop. 108
- la Secretaríap. 81
- 7.5.1. Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.5.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.5.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.5.4. Recopilar información esencial con la que debe contar la herramientap. 101
- 7.5.5. Diseñar la herramienta ofimáticap. 102
- 7.5.6. Pruebas de funcionamientop. 117
- 7.6. Propuesta 6: Establecer la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papelp. 118
- 7.6.1. Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.6.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.6.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.6.4. Recopilar información sobre la Política Eficiencia Administrativa y Cero Papelp. 121
- 7.6.5. Identificación del consumo de papel en la Secretaríap. 122
- 7.6.6. Capacitar a los funcionarios sobre la política Eficiencia Administrativa y Cero Papelp. 123
- 7.6.7. Seleccionar un líder para le estrategiap. 123
- 7.6.8. Conformar el equipo de trabajop. 124
- 7.6.9. Uso de las 3 “R”p. 125
- 7.6.10. Uso de firma electrónicap. 126
- 7.6.11. Uso de correo electrónicop. 126
- 7.6.12. Corrección y lectura en pantalla de documentosp. 127
- 7.6.13. Impresión doble carap. 127
- 7.6.14. Presentacionesp. 121
- 7.6.15. material de difusiónp. 128
- 7.6.16. Campañas de sensibilizaciónp. 121
- 7.7. Propuesta 7: Implementación de la metodología 5S´s en el archivo de la Secretaríap. 131
- 7.7.1. Problema que se pretende resolverp. 83
- 7.7.2. Descripción de la propuestap. 84
- 7.7.3. Plan de implementaciónp. 84
- 7.7.4. Capacitación a los funcionarios sobre la metodología 5’Sp. 135
- 7.7.5. Seiri (Clasificar)p. 135
- 7.7.6. Seiton (Ordenar)p. 136
- 7.7.7. Seiso (Limpiar)p. 137
- 7.7.8. Seiketsu (Estandarizar)p. 138
- 7.7.9. Shitsuke (Disciplina)p. 139
- 8. Sistema de indicadoresp. 139
- 8.1. Indicadores para evaluar la mejoras implementadasp. 140
- 8.1.1. Indicador de procesos actualizadosp. 140
- 8.1.2. Indicador de procesos caracterizadosp. 141
- 8.1.3. Indicador de estructuración y diseño del organigramap. 142
- 8.1.4. Indicador de control de correspondenciap. 143
- 8.1.5. Indicador de entrega de correspondenciap. 144
- 8.1.6. Indicador de control de archivosp. 145
- 8.1.7. Indicadores política de eficiencia administrativa y cero papelp. 147
- 8.1.8. Indicador de implementación de la metodología 5S’sp. 148
- 8.1.9. Indicador Check – Listp. 149
- 8.2. Indicadores de gestión por procesosp. 150
- 8.3. Indicador de medición de procesosp. 153
- 8.4. Resumen de indicadores de evaluación de las mejoras implementadasp. 154
- 8.4. Evaluación de condiciones inicialesp. 68
- 9. Socialización de las mejoras implementadasp. 158
- 10. Conclusionesp. 161
- 11. Recomendacionesp. 164
- Referencias Bibliográficasp. 165
- Tabla 1. Cumplimiento de objetivosp. 23
- Tabla 2. Fases de la metodología del proyectop. 28
- Tabla 3. Información general de la entidadp. 31
- Tabla 4. Procesos en los que interviene la Secretaría de Planeación y Política Sectorialp. 35
- Tabla 5. Procedimientos Gestión Planeación Estratégica e Institucionalp. 52
- Tabla 6. Procedimientos Gestión de Desarrollo Territorial y Ambientalp. 56
- Tabla 7. Revisión de correspondencia presencialp. 66
- Tabla 8. Evaluación de condiciones inicialesp. 69
- Tabla 9. Plan de implementación de las propuestas de mejorap. 80
- Tabla 10. Plan de implementación actualización de manuales de procesos y procedimientosp. 84
- Estratégica e Institucionalp. 96
- Tabla 12. Descripción de la actualización de los procedimientos de Gestión MECI-Calidadp. 91
- Territorial y Ambientalp. 96
- Tabla 14. Plan de implementación actualización del normograma de la entidadp. 94
- Tabla 15. Actualización de la normativa de los procesosp. 96
- Secretaríap. 82
- correspondenciap. 82
- de la Secretaríap. 159
- Tabla 19. Plan de implementación de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papelp. 120
- Tabla 20. Plan propuesto para las campañas de sensibilizaciónp. 129
- Tabla 21. Plan de implementación de la metodología 5S´s en el archivo de la Secretaríap. 133
- Tabla 22. Antes y después de aplicar Seitonp. 136
- Tabla 23. Antes y después de aplicar Seisop. 137
- Tabla 24. Indicador de procedimientos actualizadosp. 140
- Tabla 25. Resultados indicador de procesos actualizadosp. 140
- Tabla 26. Indicador procesos caracterizadosp. 141
- Tabla 27. Resultados indicador de caracterización de procesosp. 142
- Tabla 28. Indicador de estructuración y diseño del organigramap. 142
- Tabla 29. Resultado indicador de la estructuración del organigramap. 143
- Tabla 30. Indicador de correspondenciap. 143
- Tabla 31. Resultados indicador de correspondenciap. 144
- Tabla 32. Indicador eficacia en la entrega de correspondenciap. 144
- Tabla 33. Resultados indicador eficacia en la entrega de correspondenciap. 145
- Tabla 34. Indicador de búsqueda de archivosp. 145
- Tabla 35. Resultados Indicador búsqueda de archivosp. 146
- Tabla 36. Indicadores política de eficiencia administrativa y cero papelp. 147
- Tabla 37. Resultados indicadores política de eficiencia administrativa y cero papelp. 147
- Tabla 38. Indicador de implementación 5’Sp. 148
- Tabla 39. Resultado indicador metodología 5’Sp. 149
- Tabla 40. Indicador Check – Listp. 149
- Tabla 41. Resultados indicador Check Listp. 149
- Tabla 42. Indicadores de gestión por procesosp. 150
- Tabla 43. Indicador de medición de procesosp. 153
- Tabla 44. Resultados indicador medición de procesosp. 153
- Tabla 45. Resumen de indicadores de las mejoras implementadasp. 154
- Tabla 46. Evaluación de Condiciones Iniciales después de implementadas las mejorasp. 155
- Tabla 47. Programa de socializaciónp. 159