Ingeniería Industrial · 2024
Mejoramiento de los procesos académico-administrativos de asuntos de profesores en la Vicerrectoría Académica en la Universidad Industrial de Santander
La Vicerrectoría Académica de la Universidad Industrial de Santander representa una de las unidades administrativas de nivel directivo y asesor más importantes dentro de la institución, siendo responsable de la ejecución de procesos cuyo impacto involucra facultades, escuelas, departamentos y a la totalidad de los profesores de la Universidad. Teniendo en cuenta el crecimiento institucional, y el aumento en la planta profesoral de los últimos años, surge la necesidad de un mejoramiento de procesos académico-administrativos de asuntos de profesores que realiza la dependencia. Como primera etapa, se realizó un diagnóstico con el objetivo caracterizar cada proceso e identificar situaciones susceptibles de mejora. Con base al diagnóstico, se consultaron herramientas ofimáticas, instruccionales, de inteligencia artificial, y diferentes tipos de software, que permitieron atender las necesidades críticas identificadas. A través de estas herramientas y entregables, se lograron formular y desarrollar propuestas de mejora de impacto significativo para cada proceso seleccionado, abordando aspectos fundamentales como el tiempo y costo de ejecución. Por último, se realizó una socialización de todas las propuestas de mejora desarrolladas con el personal de la Vicerrectoría Académica, dando a conocer el impacto general del proyecto. Dentro de este trabajo de grado se destaca el acompañamiento continuo y proactivo con el personal de la Unidad, quien fue fundamental para el desempeño favorable del mismo.
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Contenido
- Introducciónp. 12
- Objetivosp. 13
- 1. Generalidades del proyectop. 14
- 1.1 Títulop. 14
- 1.2 Objetivosp. 13
- 1.2.1 Objetivo Generalp. 14
- 1.2.2 Objetivos Específicosp. 14
- 1.3 Planteamiento del problemap. 15
- 2. Marco de referenciap. 16
- 2.1 Marco de antecedentesp. 16
- 2.2 Marco Teóricop. 18
- 2.2.1 Procesop. 18
- 2.2.2 Mejoramiento del procesop. 18
- 2.2.3 Ciclo PHVAp. 18
- 2.2.4 Matriz de criterios ponderadosp. 19
- 2.2.5 Herramienta instruccionalp. 19
- 2.2.6 Diseño instruccionalp. 19
- 2.2.7 Modelos de Diseño instruccionalp. 19
- 2.2.8 Tecnologías de Información y Comunicaciónp. 21
- 2.2.9 Lean Officep. 21
- 2.2.10 Seguimiento de correo electrónicop. 22
- 3. Metodologíap. 23
- 4. Diagnósticop. 23
- 4.1 Metodología del diagnósticop. 25
- 4.1.1 Revisión de documentación formal:p. 26
- 4.1.2 Entrevista a profesionales de la Vicerrectoría Académicap. 23
- Microsoft Outlookp. 27
- 4.1.4 Reunión con profesional de la División de Servicios de Informaciónp. 28
- profesores que desempeña en la Vicerrectoría Académicap. 28
- 4.2 Desarrollo del diagnósticop. 28
- 4.2.1 Desarrollo de la revisión de documentación formalp. 28
- 4.2.2 Entrevista a profesionales de la Vicerrectoría Académicap. 23
- 4.2.4 Reunión con profesional de la División de Servicios de Informaciónp. 28
- profesores que son competencia de la Vicerrectoría Académicap. 13
- 4.2.6 Conclusiones del diagnósticop. 52
- 5. Formulación de propuestas de mejorap. 27
- 5.1 Selección de procesos a intervenirp. 53
- 5.1.1 Escala de calificaciónp. 54
- 5.1.2 Criterios para la selección de los procesos a intervenirp. 54
- 5.1.3 Resultados de la ponderaciónp. 61
- 5.2 Análisis de herramientas y entregables aplicables al proyectop. 61
- 5.2.1 Análisis de herramientas aplicables al proceso de Actividad Académicap. 62
- 5.2.2 Análisis de herramientas aplicables al proceso de Evaluación Docentep. 65
- 5.2.3 Análisis de herramientas aplicables al proceso de Periodo de Pruebap. 69
- 5.2.4 Análisis de herramientas aplicables al proceso de Renovación de Tenenciasp. 73
- 5.2.5 Análisis de herramientas aplicables al proceso de Política TICp. 76
- 5.3 Selección de herramientas a implementarp. 81
- 5.4 Creación de propuestas de mejorap. 82
- 5.4.1 Creación de propuesta de mejora para el proceso de Evaluación Docentep. 83
- 5.4.2 Creación de propuestas de mejora para el proceso de Renovación de tenenciasp. 86
- 5.4.4 Creación de propuestas de mejora para el proceso de Política TICp. 93
- 5.4.5 Creación de propuestas de mejora para el proceso de Periodo de pruebap. 100
- 6. Selección de propuestas de mejorap. 102
- 6.1 Socialización de propuestas desarrolladasp. 102
- 6.2 Formulación de observaciones y correcciones finalesp. 25
- 6.4 Aprobación finalp. 103
- 7. Implementación de propuestas de mejorap. 103
- 8. Análisis de resultadosp. 25
- 8.1 Formulación de indicadoresp. 105
- 8.2 Eficiencia de los procesos intervenidosp. 107
- 8.2.1 Eficiencia en el proceso de Renovación de tenenciasp. 107
- 8.2.2 Eficiencia en el proceso de Política TICp. 108
- 8.2.3 Eficiencia en el proceso de Evaluación docentep. 110
- 8.2.4 Eficiencia en el proceso de Actividad Académicap. 111
- 8.2.5 Eficiencia en el proceso de Periodo de Pruebap. 112
- 8.3 Socialización de las mejoras implementadasp. 25
- Conclusionesp. 114
- Recomendacionesp. 115
- Referencias Bibliográficasp. 116
- Tabla 1 Cumplimiento de objetivosp. 13
- Tabla 2 Metodología del proyectop. 23
- Tabla 3 Documentación formalp. 29
- Tabla 4 Funciones generales de los procesos de la Vicerrectoría Académicap. 39
- Tabla 5 Información cuantitativa de política.tic@uis.edu.cop. 45
- Tabla 6 Información cuantitativa de académicaprofesores@uis.edu.cop. 46
- Tabla 7 Información cuantitativa de concurso@uis.edu.cop. 48
- Tabla 8 Fragmento del Inventario de procesosp. 50
- Tabla 9 Observaciones y correcciones finalesp. 102
- Tabla 10 Tiempos de implementación por procesop. 104
- Tabla 11 Indicadores del proyectop. 106
- Figura 1 Metodología del diagnósticop. 26
- Figura 2 Plataforma Intranetp. 27
- Figura 3 Información cuantitativa apéndice Lp. 43
- Figura 4 Carpetas de Política TICp. 44
- Figura 5 Archivo de Académica Profesoresp. 46
- Figura 6 Estacionalidad del proceso de Actividad Académicap. 47
- Figura 7 Matriz de criterios ponderados: selección de procesos a intervenirp. 61
- Figura 8 Superposición de Cohortesp. 71
- Figura 9 Actores en la Renovación de tenenciasp. 73
- Figura 10 Campos del formato de resolución de tenenciap. 75
- Figura 11 Difusión del evento TIC 2023p. 78
- Figura 12 Selección de herramientas a implementarp. 82
- Figura 13 Etapas del levantamiento de requisitosp. 83
- Figura 14 Estructura del levantamiento de requisitosp. 85
- Figura 15 Interfaz de la Macro (VBA) para la generación de resoluciones de tenenciap. 88
- Figura 16 Etapas en la creación del Chatbot de Registro de Actividad Académicap. 91
- Figura 17 Interfaz del Chatbotp. 92
- Figura 18 Plantilla de combinación de correspondenciap. 94
- estudiantilp. 97
- Figura 20 Repositorio de comunicaciones electrónicasp. 99
- Figura 21 Acta de socializaciónp. 113