Ingeniería Industrial · 2007
Mejoramiento de los procesos administrativos de Ismocol de Colombia S.A.
El presente trabajo consiste en proporcionar el mejoramiento de dos procesos fundamentales para Ismocol de Colombia S.A., el mejoramiento del proceso de compras y el mejoramiento del proceso de planeación y control de tesorería. Con el objetivo de optimizar y agilizar las actividades y los procedimientos de control de los procesos buscando la satisfacción de sus clientes internos y externos. El desarrollo del proyecto se inició con el diagnostico estratégico de los procesos estudio, además de la recopilación de la información inherente a las actividades realizadas en estos. Luego se procedió a la definición y caracterización integral de los procesos estudio y de los procedimientos involucrados, así mediante una descripción clara y estandarizada analizarlos por medio de una metodología para la calificación de procedimientos propuesta seleccionando finalmente cuales revisten mayor importancia y son mas críticos para la empresa, a los cuales se les realizó un análisis mas complejo mediante diagramas de causa efecto. Posteriormente se identificó las mejores practicas, métodos y herramientas utilizadas por grandes empresas del sector de los Hidrocarburos en Colombia, así como ideas de mejoramiento surgidas a partir del diagnostico realizado en la primera etapa del proyecto, principalmente sobre los procedimientos críticos determinados anteriormente revaluándose los planteamientos actuales de los procesos, fundamentados en el ciclo PHVA (planear – hacer – verificar – actuar), diseñando propuestas de mejora claras y viables. Como resultado final se logro la implementación de mejoras requeridas para la eliminación de reprocesos de información u operaciones innecesarias y optimización de los procedimientos con el fin de dar fluidez a la gestión administrativa realizada incluyendo la capacitación del personal involucrado y la medición de los procesos por medio de indicadores de gestión.
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Contenido
- INTRODUCCIONp. 19
- 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTOp. 20
- 1.1 OBJETIVO GENERALp. 20
- 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOSp. 20
- 1.3 LOGRO DE LOS OBJETIVOSp. 21
- 1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAp. 22
- 1.4.1 Problemática Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 22
- 1.4.2 Problemática Proceso De Comprasp. 23
- 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESAp. 24
- 2.1 RESEÑA HISTÓRICAp. 24
- 2.2 MISIÒNp. 24
- 2.3 VISIÓNp. 25
- 2.4 POLITICAS INSTITUCIONALESp. 25
- 2.4.1 Política De Calidadp. 25
- 2.4.2 Política De Derechos Humanosp. 25
- 2.4.3 Política Seguridad Industrial Y Salud Ocupacionalp. 26
- 2.4.4 Política Ambientalp. 27
- 2.4.5 Política De Seguridad Vialp. 27
- 2.4.6 Política De No Consumo De Drogas Y Alcoholp. 28
- 2.4.7 Política De No Consumo De Tabaco Y Cigarrillop. 29
- 2.4.8 Política De Seguridad Físicap. 29
- 2.5 OBJETIVOS GENERALES DE ISMOCOL DE COLOMBIA S.Ap. 30
- 2.5.1 Objetivos De Calidad De Ismocol De Colombiap. 30
- 2.5.1.1 Licitacionesp. 30
- 2.5.1.2 Comprasp. 31
- 2.5.1.3 Bodegasp. 31
- 2.5.1.4 Ejecuciónp. 31
- 2.5.1.5 Control Proyectop. 31
- 2.5.1.6 Mantenimientop. 24
- 2.5.1.7 Control de Calidadp. 31
- 2.5.1.8 Equipos de Mediciónp. 32
- 2.5.1.9 Administrativop. 32
- 2.5.1.10 Financierop. 32
- 2.5.1.11 Gestión de Calidadp. 32
- 2.5.1.12 Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambientep. 32
- 2.6 ORGANIGRAMAp. 32
- 2.7 PROYECTOS EN EJECUCION DE ISMOCOL DE COLOMBIA S.Ap. 35
- 2.8 CERTIFICACIONES BVQIp. 36
- 2.8.1 Sistema De Calidad Ismocol De Colombia S.Ap. 36
- 2.8.2 Sistema De Administración Ambiental De Ismocol De Colombia S.Ap. 36
- 2.8.3 Sistema De Seguridad Industrial Y Salud Ocupacionalp. 37
- 2.9 MAPA DE PROCESOS DE ISMOCOL DE COLOMBIA S.Ap. 37
- 2.9.1 Macroproceso Direccionamiento Estratégico De La Empresap. 38
- 2.9.2 Macroproceso Gestión Comercialp. 39
- 2.9.3 Macroproceso Gestión Logísticap. 39
- 2.9.4 Macroproceso Desarrollo De Proyectosp. 39
- 2.9.5 Macroproceso Jurídicop. 40
- 2.9.6 Macroproceso Administrativo Financierop. 40
- 2.9.7 Macroproceso Gestión De La Calidadp. 40
- 2.9.8 Macroproceso Salud Ocupacional Y Seguridad Industrialp. 41
- 2.10 Proveedores Ismocol De Colombiap. 41
- 3. MARCO TEORICOp. 44
- ADMINISTRATIVOSp. 44
- 3.2 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSp. 45
- ADMINISTRATIVOSp. 44
- 3.4 BENCHMARKINGp. 48
- 3.5 INDICADORES DE GESTION O DESEMPEÑOp. 50
- 4. DIAGNOSTICO INICIAL DE LOS PROCESOSp. 53
- 4.1 COMITÉ DE PROYECTOp. 53
- 4.2 ACTIVIDADES IDENTIFICADASp. 54
- 4.2.1 Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 55
- 4.2.2 Proceso De Comprasp. 21
- 4.3 RECOPILACION DE LA INFORMACIONp. 58
- 4.4 CARGOS ENTREVISTADOSp. 59
- 4.4.1 Cargo Analizados En El Departamento De Tesoreríap. 59
- 4.4.2 Cargos Analizados En El Departamento De Materialesp. 60
- 4.4.3 Otros Cargos Analizados En Ismocol De Colombia S.Ap. 61
- 4.4.4 Resultados Del Análisis De Los Cargosp. 62
- 4.5 ANALISIS POR AREAS SOPORTE IDENTIFICADASp. 62
- Tesoreríap. 21
- 4.5.2 Análisis De Las Áreas Soporte Al Proceso De Comprasp. 66
- 4.6 CLIENTES EXTERNOS IDENTIFICADOS EN LOS PROCESOSp. 68
- 4.6.1 Clientes Externos Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 68
- 4.6.2 Clientes Externos Proceso De Comprasp. 69
- MATERIALES Y TESORERIAp. 70
- 4.8 CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO ESTRATEGICOp. 72
- 4.8.1 Conclusiones Del Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 72
- 4.8.2 Conclusiones Del Proceso De Comprasp. 73
- De Planeación Y Control De Tesoreríap. 76
- 5. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOSp. 77
- 5.1 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LA DOCUMENTACIONp. 77
- 5.2 NORMALIZACION DE DOCUMENTOSp. 77
- 5.3 GENERALIDADESp. 77
- 5.4 PRESENTACIONp. 78
- 5.5 TITULOS Y SUBTITULOSp. 80
- 5.6 CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTOp. 80
- 5.7 DEFINICION DE LOS PROCESOSp. 81
- 5.7.1 Definición Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 82
- 5.7.2 Definición Proceso De Comprasp. 82
- 5.8 MATRIZ DE RELACION CARGOS VERSUS PROCESOSp. 82
- 5.9 INTERRELACIONES DE LOS PROCESOS ESTUDIOp. 83
- 5.9.1 Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 55
- 5.9.2 Proceso De Comprasp. 21
- 5.10 DOCUMENTACIÓN FINALp. 87
- 5.11 RESULTADOS DEL CAPITULOp. 87
- 6. ANALISIS DE LOS PROCESOSp. 88
- 6.1 METODOLOGIA DE ANALISIS DE LOS PROCESOSp. 88
- 6.1.1 Selección Y Definición De Grados De Los Factores De Evaluaciónp. 89
- 6.1.2 Definición De Los Factores Seleccionadosp. 89
- 6.1.3 Escala De Factores Y Definición De Los Gradosp. 90
- 6.1.4. Ponderación De Los Factoresp. 91
- 6.2 PROBLEMAS DE LOS PROCESOSp. 93
- Tesoreríap. 21
- 6.2.2 Problemas Encontrados En El Proceso De Comprasp. 94
- 6.3 RESULTADOS DEL ANALISISp. 94
- 6.3.1 Observaciones De Correlación De Factoresp. 96
- Compras Y Planeación Y Control De Tesoreríap. 97
- TRABAJOp. 84
- 7.1 BENCHMARKINGp. 48
- 7.1.1 Pride Colombia Servicesp. 104
- 7.1.2 Termotecnica Coindustrial S.Ap. 105
- 7.2 MEJORAS DISEÑADASp. 106
- 7.2.1 Software Administrativo Para Los Frentes De Trabajop. 106
- 7.2.2 Eliminación De Las Cuentas Bancarias Para Los Frentes De Trabajop. 106
- 7.2.3 Fondo De Caja Menorp. 107
- 7.2.4 Programa De Compras Y La Ejecución Del Mismop. 108
- 7.2.5 Alianzas Estratégicas Con Proveedoresp. 110
- 7.2.7 Manejo De Todos Los Proveedores A Determinada Fechap. 112
- 7.2.8 Rotación Del Administrador De Las Basesp. 112
- 7.2.9 Proyectos De Acercamiento Con Los Proveedoresp. 113
- 7.2.10 Manejo De Las Anticipos Gastos De Viajep. 114
- 8. MEJORAS IMPLEMENTADASp. 116
- FINANCIERO EN LOS FRENTES DE ISMOCOL DE COLOMBIA S.Ap. 116
- 8.1.1 Antecedentesp. 116
- 8.1.2 Acciones Realizadasp. 116
- 8.1.3 Descripción De La Herramientap. 117
- 8.1.3.1 Bancosp. 69
- 8.1.3.2 Registro De Cuentas Bancariasp. 118
- 8.1.3.3 Departamentos Y Ciudadesp. 119
- 8.1.3.4 Tercerosp. 55
- 8.1.3.5 Movimientop. 120
- 8.1.3.6 Informesp. 84
- MACROPROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIEROp. 40
- 8.2.1 Cambio En La Responsabilidad De Las Conciliaciones Bancariasp. 122
- Tesorería A Contabilidadp. 123
- 8.3 CAPACITACION DEL PERSONAL DE COMPRASp. 125
- 8.3.1 Metodología de la capacitaciónp. 125
- COMPRASp. 31
- LA GESTION POR PROCESOSp. 128
- ESTANDARIZARp. 128
- 8.7 INFORMACION ENTRE MATERIALES CONTABILIDAD Y TESORERIAp. 129
- 9. INDICADORES DE GESTIONp. 132
- 9.2 FORMATO PARA INDICADORES DE GESTIONp. 132
- 9.3 INDICADORES PROPUESTOSp. 134
- 9.3.1 Indicadores Para El Proceso De Comprasp. 134
- 9.3.2 Indicadores Para El Proceso De Planeación Y Control De Tesoreríap. 134
- PROPUESTOSp. 134
- 10. DOCUMENTACION FINAL DE LOS PROCEDIMIENTOSp. 135
- 10.1 PROCESO DE COMPRASp. 21
- 10.2 PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE TESORERIAp. 136
- 11. CONCLUSIONESp. 137
- 12. RECOMENDACIONESp. 141
- BIBLIOGRAFIAp. 142
- ANEXOSp. 143
- Tabla 1. Cumplimiento de los objetivosp. 21
- Tabla 2. Actuales Proyectos En Ejecución De La Compañíap. 35
- Tabla 3. Grupos A Los Que Pertenecen Los Proveedoresp. 42
- Tabla 4. Principales Proveedores Ismocol De Colombia S.A. 2007p. 43
- Tabla 5. Actividades Identificadas Proceso Tesoreríap. 55
- Tabla 6. Actividades Identificadas Comprasp. 57
- Tabla 7. Matriz Relación De Cargos vs. Procesosp. 83
- Tabla 8. Interrelaciones Proceso Planeación Y Control De Tesoreríap. 84
- Tabla 9. Interrelaciones Proceso De Comprasp. 86
- Tabla 10. Ponderación De Los Factoresp. 92
- Tabla 11. Asignación De Puntos A Cada Factorp. 92
- Tesoreríap. 21
- Tabla 13. Calificación Procedimientos Del Proceso De Comprasp. 95
- Control De Tesoreríap. 96
- Tabla 15. Correlaciones De Los Factores Para El Proceso De Comprasp. 96
- Tabla 16. Información General Solicitada A Los Proveedoresp. 129
- Tabla 17. Información Comercial Solicitada A Los Proveedoresp. 130
- Tabla 18. Información Tributaria Solicitada A Los Proveedoresp. 130
- Tabla 19. Procedimientos Codificados Proceso Comprasp. 135
- Figura 1. Organigrama De Ismocol De Colombia S.Ap. 34
- Figura 2. Mapa De Procesos Ismocol De Colombia S.Ap. 38
- Figura 3. Comparación De Benchmarking Con El Ciclo De Demingp. 49
- Figura 4. Organigrama Departamento De Tesoreríap. 60
- Figura 5. Organigrama Departamento De Materialesp. 60
- Figura 6. Áreas Soporte Proceso Planeación Y Control De Tesoreríap. 63
- Figura 7. Áreas Soporte Proceso De Comprasp. 66
- Figura 8. Diagnostico Empresarial En Relación A Tesoreríap. 71
- Figura 9. Diagnostico Empresarial En Relación A Materialesp. 72
- Figura 10. Estructura De La Documentaciónp. 77
- Figura 11. Formato Para Documentación Del Sistemap. 79
- Figura 12. Portada De La Documentación Del Sistemap. 79
- Figura 13. Mapa De Procesos De Ismocol De Colombia S.Ap. 81
- Figura 14. Diagrama Causa Efecto Conciliaciones Bancariasp. 98
- Figura 15. DIAGRAMA CAUSA EFECTO CUENTAS CORRIENTESp. 99
- Figura 16. Diagrama Causa Efecto Cuentas Por Pagar A Proveedoresp. 100
- Figura 17. Diagrama Causa Efecto Manejo Caja Menorp. 101
- Figura 18. Diagrama Causa Efecto Compras Oportunamente Y Con Calidadp. 102
- Figura 19. Conexión Computadores Ismocol De Colombia S.Ap. 109
- Colombia S.Ap. 21
- Figura 21. Software Contable Bases Pantalla Principalp. 116
- Figura 22. Menú Tablas Básicasp. 117
- Figura 23. Registro De Basep. 117
- Figura 24. Registro De Bancosp. 118
- Figura 25. Registro De Cuenta 1 Y Cuenta 2 De La Basep. 118
Palabras clave
Benchmarkingcontinuous improvementDocumentationImprovement of processesmanagement indicators.procedure valuationPurchase processTreasury control and planningBenchmarkingDocumentaciónindicadores de gestión.mejoramiento continúoMejoramiento de procesosProceso de comprasProceso de planeación y control de tesoreríavaloración de procedimientos