Maestría en Gerencia de Negocios - MBA · 2020
Implementación de las tic como mejora a los procesos operativos en una empresa de servicios contables
La implementación de las TIC como mejora a los procesos operativos en una empresa de servicios contables forma parte del objetivo gerencial de buscar el crecimiento y desarrollo empresarial. Este trabajo propone el diseño de una nueva estructura de procesos operativos que permiten la implementación de herramientas TIC ajustadas a las necesidades internas de la empresa y que brindan solución para trasmitir de manera oportuna y mejora elaborada la información contable al cliente. A partir del método propuesto por el autor Bernardo Nicoletti en su libro denominado Lean and Digitize: Un enfoque integrado para la mejora de procesos 2013, se logró crear y establecer el diseño de la nueva estructura de procesos para una empresa contable que por su naturaleza de servicios posee un alto nivel de dificultad al momento de proponer la implementación de mejoras orientadas hacia los procesos operativos internos basados en las tecnologías de información (TIC), resaltando que no son las herramientas TIC que se eligen por si solas las que solucionan los problemas que se presentan al interior de la empresa, si no la propuesta y selección que se haga a través del talento humano encargado dentro de la organización, que se plasma en un plan de mejoramiento que finalmente permite construir y configurar la nueva forma de hacer las cosas otorgando beneficios como la optimización en tiempos de entrega y mejora continua.
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Contenido
- Introducciónp. 16
- 1. Planteamiento y justificación del problemap. 17
- 1.1 Causas del problemap. 18
- del desempeño de los procesosp. 18
- contabilidad del cliente en tiempo real y oportunop. 20
- con los clientesp. 21
- 2.2 Árbol del problema de la empresa de servicios contablesp. 21
- 3. Objetivosp. 23
- 3.1 Objetivo Generalp. 23
- 3.2 Objetivos Específicosp. 23
- 4. Marco de Referenciap. 24
- 4.1 Marco de antecedentesp. 27
- 4.1.1 Concepto de las TICp. 24
- 4.1.2 La empresa colombiana y las TICp. 24
- 4.1.3 Trabajos considerados útiles para el desarrollo de este trabajo de aplicaciónp. 26
- 4.2 Marco Teóricop. 37
- 4.2.1 Definición de proceso y su organizaciónp. 38
- 4.2.2 Enfoque en los procesosp. 39
- 4.2.3 Enfoques principales para el mejoramiento de procesosp. 40
- 4.2.4 Metodologías de mejoramiento de procesos con un enfoque en el rediseñop. 41
- 4.2.5 El proceso de la innovación Lean y Digitalización y sus siete etapasp. 42
- 5. Metodología (Plan de Trabajo)p. 47
- 6. Cronograma de Atividadesp. 50
- 6.1 Cronogramas de atividades desde febrero hasta mayo 2019p. 50
- 6.2 Cronogramas de atividades del segundo trimestre de 2019p. 51
- 6.3 Cronogramas de atividades del tercer trimestre de 2019p. 51
- 6.4 Cronograma de actividades de los dos últimos meses de 2019p. 52
- 7. Impactop. 32
- 8. Presupuestop. 53
- 9. Desarrollo de la metodología (Plan de trabajo)p. 53
- 9.1 Procesos de la empresa de servicios contables de acuerdo a la operación actualp. 54
- 9.1.1 Identificación de los procesos de la empresap. 54
- 9.1.1.1 Mapa de procesos actual, febrero 2019p. 55
- 9.1.2 Descripción de las etapas operativas actualesp. 56
- 9.1.2.1 Caracterización de las etapas del servicio contable, financiero y tributariop. 56
- 9.2 Determinación y análisis situacional de las variables críticas de cada etapap. 56
- 9.3 Resultados obtenidos de los criterios de valoración de criticidadp. 60
- Organización de Trabajop. 61
- 9.3.1.1 Análisisp. 62
- Operativap. 49
- 9.3.2.1 Análisisp. 62
- Atención y Servicio al Clientep. 66
- 9.3.3.1 Análisisp. 62
- 9.3.4 Identificación de las variables y actividades con mayor nivel de criticidadp. 69
- 9.3.4.1 Análisisp. 62
- 9.4 Plan de mejoramientop. 48
- 9.5 Plan de acciónp. 73
- la etapa operativap. 82
- 9.6.1 ¿Qué es Microsoft Project?p. 83
- 9.6.2 ¿Qué es un proyecto?p. 84
- 9.6.2.1 Iniciop. 84
- 9.6.2.2 Planificaciónp. 36
- 9.6.2.3 Ejecuciónp. 84
- 9.6.2.4 Seguimiento y Controlp. 88
- 9.6.2.5 Cierrep. 84
- 9.6.2.6 Enfoque internop. 93
- 9.6.2.7 Interacción con el clientep. 94
- 9.7 Implementación de la nueva estructurap. 95
- 9.7.1 Enfoque internop. 93
- 9.7.1.1 Inicio: Acta de constituciónp. 95
- 9.7.1.2 Planificación: Planp. 99
- 9.7.1.2.2 Responsable de la actividadp. 104
- proyecto (cliente)p. 104
- (Cliente):p. 111
- 9.7.1.2.5 Estimar los costosp. 111
- 9.7.1.3 Ejecuciónp. 84
- 9.7.1.4 Seguimiento y controlp. 124
- 9.7.1.4.1 Indicadoresp. 49
- 9.7.1.5 Cierrep. 84
- 9.7.2 Propuesta de mejoras y modificaciones al Enfoque Internop. 134
- 9.7.3 Interacción con el Clientep. 94
- 9.7.4 Propuesta de mejoras en la Interacción con el Clientep. 139
- 10. Conclusionesp. 27
- 11. Recomendacionesp. 141
- Referencias Bibliográficasp. 143
- Apéndicesp. 146
- Tabla 1. Marco de antecedentes: Jonathan A. Hoyos C. y Alejandro Valencia Ap. 27
- Tabla 2. Marco de antecedentes: Federico A. Arangop. 34
- Tabla 3. Marco de antecedentes: Heycel Y. Guarín y Andrés F. Palominop. 35
- Tabla 4. Etapas que se tendrán en cuentap. 46
- Tabla 5. Plan de trabajop. 47
- Tabla 6. Presupuestop. 53
- Tabla 7. Variable de valoración No 1p. 57
- Tabla 8. Variable de valoración No 2p. 57
- Tabla 9. Variable de valoración No 3p. 57
- Tabla 10. Variable de valoración No 4p. 58
- Tabla 11. Variable de valoración No 5p. 58
- Tabla 12 Variable de valoración No 6p. 58
- Tabla 13 Variable de valoración No 7p. 58
- Tabla 14 Variable de valoración No 8p. 59
- Tabla 15. Variable de valoración No 9p. 59
- Tabla 16. Variable de valoración No 10p. 59
- Tabla 17. Variable de valoración No 11p. 60
- Tabla 18. Variable de valoración No 12p. 60
- Tabla 19. Variable de valoración No 13p. 60
- Tabla 21. Actividades de la etapa: Organización de Trabajop. 62
- Tabla 22. Variables establecidas para valoración de criterios etapa: Operativap. 63
- Tabla 23. Actividades de la etapa Operativap. 64
- Clientep. 59
- Tabla 25. Actividades de la etapa: Atención y Servicio al Clientep. 67
- etapasp. 32
- Tabla 28. Variables y actividades que intervendrán en el Plan de Mejoramientop. 72
- Tabla 29. Plan de Mejoramiento: Etapa Operativap. 73
- Tabla 30. Plan de Mejoramiento: Etapa Atención y Servicio al Clientep. 78
- Tabla 31. Plan de acciónp. 81
- managment Institute) de la empresa Prospectivap. 95
- Monher P.S.E SASp. 100
- Tabla 35. Costos Fijos. Información suministrada por la empresa Grupo Monher SASp. 111
- Tabla 36. Propuesta de Mejora y/o Modificacionesp. 134
- Tabla 37. Propuesta Plan de comunicaciónp. 139
- Figura 1. Comportamiento histórico de los ingresos anuales (años 2011 al 2017)p. 19
- Figura 2. Comportamiento histórico de los gastos anuales (años 2011 al 2017)p. 20
- Figura 3. Árbol del problema de la empresa de servicios contablesp. 22
- Figura 4. Jerarquía de los procesosp. 38
- Figura 5. Ejemplo de proceso de vínculos entre los departamentos en una organizaciónp. 39
- Figura 6. Enfoque para el mejoramiento de procesop. 41
- Figura 7. Proceso de la innovación Lean y Digitalización y sus siete etapasp. 43
- Figura 8. Cronograma de actividades desde febrero hasta principios de mayo 2019p. 50
- Figura 9. Cronograma de actividades desde mayo hasta julio 2019p. 51
- Figura 10. Cronograma de actividades desde agosto hasta octubre 2019p. 51
- Figura 11. Cronograma de actividades de los meses noviembre y diciembre 2019p. 52
- Figura 12. Mapa de procesos actual de la empresa de servicios contablesp. 55
- Figura 13. Etapas de un Proyectop. 84
- Figura 14. Triple restricción del proyectop. 86
- Figura 15. Enfoque interno para la implementación de la prueba pilotop. 93
- Figura 16. Interacción con el cliente en la implementación de la prueba pilotop. 94
- Figura 17. Estimación de tiempos óptimos por cliente, Empresa Grupo Monher SASp. 110
- Figura 18. Cronograma incluyendo costos y recursosp. 117
- de los clientes(subproyectos) con tiempos reales. Empresa Grupo Monher SASp. 121
- cada cliente/subproyecto. Empresa Grupo Monher SASp. 123
- Figura 21. Curvas de Valor Ganado, Valor Planificado y Costos Realesp. 125
- S.A.Sp. 126
- Figura 23. Información del Valor Ganado por empresa en términos de costosp. 127
- proyecto/clientep. 128
- personal y material. Empresa contable Grupo Monher S.A.Sp. 129
- Figura 26. Indicadores de Valor Ganadop. 131
- Monher SASp. 132
- Figura 28. Informe resumen del proyecto arrojado por MsProjectp. 133
- Figura 29. Control de documentos contables enviados por el cliente. Elaboración propiap. 137
- Figura 30. Planilla diligenciada por el personal encargado en la empresa clientep. 138
- Apéndice A. Caracterizaciones de procesos, listado maestro y matriz de requisitos legalesp. 146
- Apéndice B. Criterios de valoraciónp. 158
- Apéndice C. Plantilla Acta Constitutivap. 160