Ingeniería Industrial · 2021
Mejoramiento de procesos de la secretaria de planeación e infraestructura de la alcaldía del municipio de San Vicente de Chucuri, Santander
El presente documento es un proyecto de grado enfocado en el diseño y la implementación de un plan de mejoramiento para los procesos de la Secretaría de Planeación e Infraestructura en el Municipio de San Vicente de Chucurí. El proyecto se compone de cinco etapas que abarcan, diagnóstico, plan de implementación, implementación, indicadores y socialización. Para esto, se realiza el estudio mediante fuentes primarias y secundarias, se inicia con la revisión preliminar de la Secretaría, revisión conceptual de temas relacionados con el funcionamiento de los procesos en los que la Secretaría interviene, revisión documental, entrevistas y diagnóstico cuantitativo, lo que permite determinar el estado actual de los procesos y generar propuestas de mejora, que incluyen dentro de estas, la reestructuración del modelo de operación basado en procesos, dos herramientas ofimáticas de precios de obra y correspondencia, actualización de procedimientos, caracterización de procesos, reformulación del manual del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal y la Por otro lado, se formulan los indicadores que permiten controlar, evaluar y retroalimentar los procesos. Además de realizar las socializaciones y capacitaciones, se finaliza con la evaluación del impacto de las mejoras implementadas con el fin de determinar los cambios positivos obtenidos mediante la realización de este proyecto. 1
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Contenido
- 1. Generalidades del proyectop. 17
- 1.1 Objetivosp. 17
- 1.1.1 Objetivo Generalp. 17
- 1.1.2 Objetivos específicosp. 17
- 1.2 Planteamiento del problema y justificaciónp. 17
- 1.3 Metodología del proyectop. 19
- 2. Generalidades de la Alcaldíap. 21
- 2.1 Descripción de la Alcaldíap. 21
- 2.1.1 Información general de la Alcaldíap. 21
- 2.1.2 Localización del municipiop. 22
- 2.1.3 Misiónp. 22
- 2.1.4 Visiónp. 22
- 2.1.5 Organigramap. 23
- 2.1.6 Mapa de procesosp. 24
- 3. Generalidades de la Secretaría de Planeación e Infraestructurap. 24
- 3.1.1 Estructura general de la Secretaríap. 24
- 3.1.2 Procesos Secretaría de Planeación e Infraestructurap. 25
- 4. Marco de referenciasp. 26
- 4.1 Marco de antecedentesp. 26
- 4.2 Marco teóricop. 27
- 4.2.1 Proceso y mejoramiento de procesosp. 27
- 4.2.2 Indicadoresp. 20
- 4.2.3 Manual de procesos y procedimientosp. 31
- 4.2.4 Caracterización de un procesop. 31
- 4.2.5 Estructura documentalp. 32
- 4.2.6 Diagrama de precedenciap. 33
- 4.2.7 Matriz GUTp. 33
- Gestión (MIPG)p. 33
- 4.2.9 Metodología 5S´sp. 34
- 4.2.10 Normatividadp. 35
- 4.2.11 Metodología General Ajustada (MGA)p. 37
- 5. Diagnósticop. 17
- 5.1 Análisis preliminar de la Secretaría de Planeación e Infraestructurap. 38
- 5.2 Revisión conceptualp. 39
- 5.2.1 Gestión Gerencialp. 25
- 5.2.2 Gestión Planificación Municipalp. 41
- 5.2.3 Gestión de Infraestructurap. 44
- 5.2.4 Gestión Jurídica y Contractualp. 45
- 5.3 Revisión documentalp. 47
- 5.3.1 Procedimientos Gestión Gerencialp. 47
- 5.3.2 Procedimientos Gestión Planificación Municipalp. 48
- 5.3.3 Procedimientos Gestión Infraestructurap. 52
- 5.3.4 Procedimientos Gestión Jurídica y Contractualp. 55
- 5.3.5 Manual de procesos y procedimientos BPPIMp. 55
- 5.4 Entrevistap. 56
- 5.4.1 Despachop. 57
- 5.4.2 Área de Planificación e Infraestructura Físicap. 59
- 5.4.3 Área de Planificación Económica y Socialp. 60
- 5.4.4 Área de Servicios Públicosp. 60
- 5.4.5 Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal (BPPIM)p. 41
- 5.5 Análisis cuantitativop. 62
- 5.5.1 Evaluación de cumplimiento de estudios técnicos de proyectos de infraestructurap. 62
- 5.5.2 Correspondencia vencidap. 64
- 5.5.3 Inventario existentep. 65
- 5.5.4 Evaluación de condiciones inicialesp. 67
- 5.5.5 Priorización de problemasp. 70
- 5.6 Conclusiones del diagnósticop. 72
- 6.Plan de implementaciónp. 75
- 6.1.1 Problema que se pretende resolverp. 75
- 6.1.2 Descripción propuestap. 75
- 6.1.3 Plan de implementaciónp. 75
- 6.2 Propuesta 2: Actualizar manuales de procesos y procedimientosp. 77
- 6.2.1 Problema que se pretende resolverp. 75
- 6.2.2 Descripción de la propuestap. 77
- 6.2.3 Plan de implementaciónp. 75
- Unitariosp. 78
- 6.3.1 Problema que se pretende resolverp. 75
- 6.3.2 Descripción de propuestap. 79
- 6.3.3 Plan de Implementación:p. 80
- y Proyectosp. 80
- 6.4.1 Problema que se pretende resolver:p. 80
- 6.4.2 Descripción de la Propuestap. 77
- 6.4.3 Plan de implementaciónp. 75
- 6.5 Propuesta 5: Herramienta ofimática para controlar la correspondenciap. 82
- 6.5.1 Problema que se pretende resolverp. 75
- 6.5.2 Descripción de la propuestap. 77
- 6.5.3 Plan de Implementación:p. 80
- 6.6 Propuesta 6: Implementación de la metodología de las 5S´s en el archivo del BPPIMp. 83
- 6.6.1 Problemática que se pretende resolverp. 83
- 6.6.2 Descripción de la propuestap. 77
- 6.6.3 Plan de implementaciónp. 75
- 7. Implementaciónp. 20
- 7.1 Propuesta 1: Reestructuración del modelo de operación por procesosp. 75
- 7.1.1 Identificación de actividadesp. 86
- cada proceso en subprocesos si aplicap. 88
- herramienta Diagrama de Precedenciap. 89
- 7.1.4 Diseño de plantilla de caracterización de procesos basada en el ciclo PHVAp. 89
- 7.1.5 Caracterización de los procesos en los que interviene la Secretaríap. 90
- 7.1.6 Actualización de normativap. 91
- 7.2 Propuesta 2: Actualizar manuales de procesos y procedimientosp. 77
- 7.2.1 Diseño de plantillap. 78
- 7.2.2 Actualización de procedimientosp. 94
- Unitariosp. 98
- 7.3.1 Revisión documental de diferentes APU de presupuestos generales de obrap. 98
- equipo y materiales)p. 99
- 7.3.3 Cotización de precios de los recursosp. 99
- 7.3.4 Diseño de la herramienta ofimáticap. 100
- 7.3.5 Alimentación la herramienta con la información recopiladap. 102
- 7.3.6 Pruebas de funcionamiento de la herramientap. 102
- Programas y Proyectosp. 80
- 7.4.1 Revisión documentalp. 47
- 7.4.2 Reestructuración del manualp. 103
- 7.4.3 Documentar las etapas de proyectos de inversión con base a la MGAp. 104
- 7.4.4 Actualizar el funcionamiento del Banco de Programas y Proyectosp. 105
- 7.4.5 Validaciónp. 106
- 7.5 Propuesta 5: Herramienta ofimática para controlar la correspondenciap. 82
- 7.5.1 Recolección de la información básica que debe tener la herramientap. 106
- 7.5.2 Diseñar la herramientap. 83
- 7.5.3 Pruebas de funcionamientop. 109
- 7.5.4 Implementación de la herramienta para detectar oportunidades de mejorap. 109
- 7.6 Propuesta 6: Implementación de la metodología de las 5S’s en el archivo del BPPIMp. 110
- 7.6.1 Socialización sobre la metodología 5s’sp. 110
- 7.6.2 Seiri (Seleccionar)p. 110
- 7.6.3 Seiton (Organizar)p. 111
- 7.6.4 Seiso (Limpiar)p. 112
- 7.6.5 Seiketsu (Estandarizar)p. 112
- 7.6.6 Shitsuke (Disciplina)p. 112
- 7.6.7 Diseñar encuesta para valorar la aplicación de la metodología 5S´sp. 113
- 8. Sistema de indicadoresp. 113
- 8.1 Indicadores de gestión de los procesosp. 113
- 8.2 Indicadores para evaluar las mejoras implementadasp. 118
- 8.2.1 Indicador de la implementación de la metodología de las 5S´sp. 118
- 8.2.2 Indicador del impacto a los funcionarios la aplicación de la metodología de las 5S´sp. 119
- 8.2.3 Indicador de la correspondenciap. 120
- 8.2.4 Indicador de medición de procesosp. 120
- 8.2.5 Indicador de precios cotizados y estandarizados para el APUp. 121
- 8.2.6 Indicador de procesos caracterizadosp. 122
- 8.3 Resumen de indicadores de evaluación de las mejoras implementadasp. 122
- 8.4 Evaluación de condiciones inicialesp. 67
- 9. Socialización de las mejoras implementadasp. 126
- 10. Conclusionesp. 128
- 11. Recomendacionesp. 129
- Tabla 1. Cumplimiento de objetivosp. 16
- Tabla 2: Metodología del proyectop. 19
- Tabla 3: Información general de la Entidadp. 21
- Tabla 4: Procesos en los que interviene directamente la Secretaríap. 25
- Tabla 5: Procedimientos Gestión Gerencialp. 48
- Tabla 6: Procedimientos Gestión Planificaciónp. 49
- Tabla 7: Procedimientos Gestión Infraestructurap. 52
- Tabla 8: Procedimientos Gestión Jurídica y Contractualp. 55
- Tabla 9: Contenido del manual de procesos y procedimientos del BPPIMp. 56
- Tabla 10: Resultados revisión de correspondencia de plataforma SIDOGENp. 64
- Tabla 11: Días vencidos de la correspondenciap. 64
- Tabla 12: Evaluación de Condiciones Inicialesp. 67
- Tabla 13: Criterios de valoración Matriz GUTp. 71
- Tabla 14. Plan de implementación reestructuración del modelo de operación por procesosp. 76
- Tabla 15. Plan de implementación actualización de manuales de procesos y procedimientosp. 78
- Tabla 16. Plan de implementación consolidación y estandarización de precios para el APUp. 80
- Tabla 17. Plan de implementación para la reestructuración del manual del BPPIMp. 81
- Tabla 18. Plan de implementación para la herramienta de control de la correspondenciap. 83
- Tabla 19. Plan de implementación de la metodología 5S'sp. 85
- Tabla 20. Actividades ejecutadas en la Secretaríap. 86
- Tabla 21. Procesos, subprocesos y actividades de la Secretaríap. 88
- Tabla 22. Actualización de la normativa de los procesosp. 92
- Tabla 23. Descripción actualización de procedimientosp. 95
- Tabla 24. Descripción de la ventana de inicio a la herramientap. 109
- Tabla 25. Antes y después de la implementación de Seirip. 110
- Tabla 26. Estructura del código BPINp. 111
- Tabla 27. Indicadores de los procesos en los que interviene la Secretaríap. 114
- Tabla 28 Indicador implementación metodología 5S'sp. 118
- Tabla 29. Resultados de la metodología 5S'sp. 118
- Tabla 30 Indicador de impacto de aplicación metodología 5S´sp. 119
- Tabla 31. Resultados del impacto de la metodología 5S'sp. 119
- Tabla 32. Indicador correspondenciap. 120
- Tabla 33. Resultado indicador correspondenciap. 120
- Tabla 34. Indicador de medición de procesosp. 121
- Tabla 35. Resultados indicador medición de procesosp. 121
- Tabla 36. Precios cotizados y estandarizados para el APUp. 121
- Tabla 37. Indicador procesos caracterizadosp. 122
- Tabla 38. Resultados indicador procesos caracterizadosp. 122
- Tabla 39. Resumen indicadores de las mejoras implementadasp. 122
- Tabla 40. Evaluación de condiciones iniciales después de implementadas las mejorasp. 123
- Tabla 41. Programa de socializaciónp. 127
- Figura 1: Importancia económica, Municipio de San Vicente de Chucuríp. 21
- Figura 2: Localización Municipio de San Vicente de Chucuríp. 22
- Figura 3: Organigrama actual de la Alcaldía de San Vicente de Chucuríp. 23
- Figura 4: Mapa de procesos actual de la Alcaldía de San Vicente de Chucuríp. 24
- Figura 5: Estructura general de la Secretaría, adaptado del análisis preliminarp. 25
- Figura 6. Diagrama general de un procesop. 31
- Figura 7. Representación Ciclo PHVAp. 29
- Figura 8. Estructura documenta adaptada a la Alcaldíap. 32
- Figura 9: Metodología del diagnósticop. 38
- Figura 10: Instrumentos de planificaciónp. 40
- Figura 11: Relación Programa de ejecución y el PBOTp. 42
- Figura 12: Entes que operan con el Sisbénp. 44
- Figura 13: Modalidades contratación estatalp. 46
- Figura 14: Resultados de evaluación de estudios técnicos de los proyectos de infraestructurap. 63
- Figura 15: Bienes muebles e inmuebles extraviadosp. 66
- Figura 16: Documentos extraviados del BPPIMp. 67
- Figura 17: Factores de priorización de la Matriz GUTp. 70
- Figura 18: Resultados Matriz GUTp. 72
- Figura 19. Diagrama de precedencia de actividadesp. 75
- Figura 20. Propuesta de la aplicación de la metodología 5S'sp. 84
- Figura 21. Plantilla para la caracterización de procesosp. 90
- Figura 22. Ciclo del procesop. 90
- Figura 23. Diseño de la plantilla para la documentación de procedimientosp. 94
- Figura 24. Plantilla para el APU del presupuesto generalp. 99
- Figura 25. Portada de la herramienta para la estandarización de los APUp. 101
- Figura 26. Plantilla para listar los recursos de cada grupop. 101
- Figura 27. Estructura del Manual del BPPIMp. 103
- Figura 28. Plantilla para controlar la correspondenciap. 107
- Figura 29. Ventana de resumen general de la correspondenciap. 108
- Apéndice A: Licencias Urbanísticasp. 43
- Apéndice B: Entrevista diagnósticop. 56
- Apéndice C: Lista de chequeo estudios técnicosp. 62
- Apéndice D: Nivel de cumplimiento lista de chequeop. 63
- Apéndice E: Correspondenciap. 64
- Apéndice F: Bienes e inmuebles extraviadosp. 65
- Apéndice G: Matriz GUTp. 71
- Apéndice H: Mapeo de interrelaciones de actividadesp. 89
- Apéndice I: Plantilla de caracterización de procesosp. 89
- Apéndice M: Plantilla de procedimientosp. 94
- Apéndice N: Documentación de los procedimientosp. 94
- Apéndice O: Formato APUp. 99
- Apéndice P: Herramienta APUp. 100
- Apéndice Q: Manual del BPPIMp. 103
- Apéndice R: Herramienta de correspondenciap. 107
- Apéndice S: Presentación socialización 5S’sp. 110
- Apéndice T: Lista de chequeo 5S’sp. 112
- Apéndice U: Formato control y salida del archivo de BPPIMp. 112
- Apéndice V: Encuesta de impacto de las 5S´sp. 113