Ingeniería Industrial · 2024
Mejoramiento de los procesos de control de reservas y asistencia del gimnasio de la Universidad Industrial de Santander
El presente documento es un proyecto de grado enfocado en la creación del proceso de control de reservas y la sistematización del proceso de control de asistencia del gimnasio de la Universidad Industrial de Santander mediante el uso de Microsoft PowerApps y Power BI. El objetivo principal fue facilitar el proceso de registro y reserva de las instalaciones del gimnasio; además de proporcionar al instructor una aplicación para registrar la asistencia de los usuarios y a la persona encargada del mismo, una herramienta para visualizar estadísticas importantes de manera dinámica y concreta, la metodología del proyecto incluyó la recopilación de requisitos mediante entrevistas con los usuarios y el personal del gimnasio, el diseño y desarrollo de las aplicaciones utilizando PowerApps, y la creación del tablero de análisis en Power BI. Las pruebas del sistema se realizaron con un grupo de usuarios para asegurar la funcionalidad de las herramientas desarrolladas. Los resultados obtenidos demostraron una mejora significativa en la gestión del gimnasio, creando un proceso de reserva y una en el tiempo necesario para registrar la asistencia. El tablero de Power BI proporcionó una visión clara y detallada de las estadísticas de uso, permitiendo una mejor planificación y gestión de los recursos del gimnasio. En conclusión, la implementación de estas herramientas digitales no solo optimizó los procesos operativos del gimnasio, sino que también mejoró la experiencia de los usuarios y del personal. Este proyecto demuestra el potencial de las soluciones basadas en PowerApps y Power BI para mejorar la gestión de procesos administrativos y sirve como modelo para futuras iniciativas en otros contextos universitarios.
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Contenido
- Introducciónp. 17
- 1. Planteamiento del problemap. 19
- 2. Objetivosp. 20
- 2.1 Objetivo Generalp. 20
- 2.2 Objetivos Específicosp. 20
- 3. Marco de referenciap. 21
- 3.1. Marco de antecedentesp. 21
- 3.2. Marco teóricop. 23
- 3.2.1. Procesop. 23
- 3.2.2. Mejoramiento de procesosp. 23
- 3.2.3. Método MoSCoWp. 23
- 3.2.4. Matriz de priorizaciónp. 24
- 3.2.5. Entrevista no estructuradap. 24
- FODAp. 25
- 3.2.7. Indicadores de gestiónp. 25
- 3.2.8. Histograma de frecuenciasp. 25
- 3.2.9. Diagrama de Paretop. 25
- 3.2.10. Diagrama Ishikawap. 26
- 3.2.11. Herramienta ofimáticap. 26
- 3.2.12. Power Automatep. 26
- 3.3. Contexto situacionalp. 27
- 4. Metodologíap. 29
- 5. Diagnóstico inicialp. 18
- 5.1 Acercamiento inicialp. 32
- 5.2. Encuestas y entrevistasp. 32
- 5.3. Antecedentesp. 42
- 5.4. Diagrama de flujo actualp. 43
- 5.5. Diagrama Ishikawap. 26
- 5.6. Diagrama de Paretop. 25
- 5.7. Análisis de capacidad del procesop. 46
- 5.7.1. Inventariop. 47
- 5.7.2. Capacidad disponible vs capacidad realp. 47
- 5.7.3. Estadísticas de asistenciap. 48
- 5.8. Matriz FODAp. 25
- 6. Priorización de las mejorasp. 51
- 6.1. Método de MoSCoWp. 52
- 6.2. Matriz de priorización de problemasp. 52
- 7. Plan de implementaciónp. 18
- por el gimnasiop. 53
- 7.1.1. Problema que se pretende resolverp. 54
- 7.1.2. Descripción de la propuestap. 55
- 7.1.3. Plan de implementaciónp. 18
- 7.2. Propuesta 2: Sistematizar el proceso de registrop. 56
- 7.2.1. Problema que se pretende resolverp. 54
- 7.2.2. Descripción de la propuestap. 55
- 7.2.3. Plan de implementaciónp. 18
- 7.3. Propuesta 3: Crear proceso de reservasp. 57
- 7.3.1. Problema que se pretende resolverp. 54
- 7.3.2. Descripción de la propuestap. 55
- 7.3.3. Plan de implementaciónp. 18
- 7.4. Propuesta 4: Estandarizar control de asistenciap. 59
- 7.4.1. Problema que se pretende resolverp. 54
- 7.4.2. Descripción de la propuestap. 55
- 7.4.3. Plan de implementaciónp. 18
- 7.5. Propuesta 5: Crear una diferenciación corporativa para el gimnasiop. 61
- 7.5.1. Problema que se pretende resolverp. 54
- 7.5.2. Descripción de la propuestap. 55
- 7.5.3. Plan de implementaciónp. 18
- 8. Implementaciónp. 18
- por el gimnasiop. 61
- 8.1.1. Presentar la propuesta a las partes interesadasp. 62
- flujop. 63
- 8.1.3. Diseñar el diagrama de flujo con ayuda de la herramienta Microsoft Visiop. 63
- 8.1.4. Crear el documento con el procedimiento operativo estándar diseñadop. 64
- 8.2. Propuesta 2: Sistematizar el proceso de registrop. 56
- 8.2.1. Crear la lista de SharePoint que almacena la información de los usuarios registradosp. 64
- 8.2.3. Realizar la conexión de PowerApps con la lista de SharePointp. 65
- 8.2.4. Realizar testeos y corregir los errores presentadosp. 65
- 8.2.5. Crear material instructivo del proceso de registro haciendo uso de la herramientap. 66
- 8.3. Propuesta 3: Crear el proceso de reservasp. 66
- 8.3.1. Crear las listas de SharePoint necesarias para la sección de reservasp. 66
- 8.3.2. Crear las ventanas necesarias en PowerApps para esta secciónp. 66
- 8.3.3. Crear las conexiones de PowerApps con SharePointp. 67
- 8.3.4. Realizar pruebas de funcionamiento y corregir erroresp. 67
- 8.3.5. Crear material instructivo del proceso de reserva haciendo uso de la herramientap. 67
- 8.4. Propuesta 4: Estandarizar control de asistenciap. 59
- 8.4.1. Crear lista de SharePoint que almacena los datos de las asistenciasp. 68
- 8.4.2. Crear la herramienta en PowerApps para el registro de asistenciap. 68
- 8.4.3. Realizar las conexiones de PowerApps con SharePointp. 68
- 8.4.4. Realizar testeo de la herramienta y hacer los ajustes necesariosp. 69
- importantesp. 60
- 8.4.6. Realizar presentación para la capacitación de los instructoresp. 69
- 8.5. Propuesta 5: Crear una diferenciación corporativa para el gimnasiop. 61
- 8.5.1. Diseñar el logotipo diferenciador del gimnasiop. 70
- 8.5.2. Crear la cuenta en la red social Instagramp. 70
- 8.5.3. Planificar las publicaciones inicialesp. 71
- 8.5.4. Crear el contenido inicialp. 71
- 8.5.5. Atraer seguidores y difundir la informaciónp. 71
- 9. Indicadoresp. 18
- 10. Capacitación y socializaciónp. 78
- 10.1 Capacitaciónp. 78
- 10.2 Socializaciónp. 18
- 11. Conclusionesp. 85
- 12. Recomendacionesp. 87
- Referencias bibliográficasp. 87
- Tabla 1. Cumplimiento de objetivosp. 18
- Tabla 2. Metodología del proyecto parte 1p. 30
- Tabla 3. Metodología del proyecto parte 2p. 31
- Tabla 4. Plan de implementación propuesta 1p. 54
- Tabla 5. Plan de implementación propuesta 2p. 56
- Tabla 6. Plan de implementación propuesta 3 parte 1p. 57
- Tabla 7. Plan de implementación propuesta 3 parte 2p. 58
- Tabla 8. Plan de implementación propuesta 4p. 59
- Tabla 9. Plan de implementación propuesta 5p. 61
- Tabla 10. Indicadores Propuesta 2p. 71
- Tabla 11. Indicadores Propuesta 3p. 73
- Tabla 12. Indicadores Propuesta 4 parte 1p. 74
- Tabla 13. Indicadores Propuesta 4 parte 2p. 75
- Tabla 14. Indicador Propuesta 5p. 76
- Tabla 15. Capacitación de las mejoras implementadas parte 1p. 78
- Tabla 16. Capacitación de las mejoras implementadas parte 2p. 79
- Tabla 17. Resultados obtenidos parte 1p. 80
- Tabla 18. Resultados obtenidos parte 2p. 81
- Tabla 19. Resultados obtenidos parte 3p. 82
- Figura 1. Organigrama Universidad Industrial de Santanderp. 28
- Figura 2. Metodología del proyectop. 30
- Figura 3 Acercamiento inicialp. 32
- Figura 4. Tipo de usuario del gimnasio UISp. 34
- Figura 5. Facilidad de inscripción al servicio del gimnasiop. 35
- Figura 6. Cantidad de días que los usuarios usan el gimnasiop. 35
- Figura 7. Días de la semana con mayor afluenciap. 36
- Figura 8. Franjas horarias con mayor afluencia de usuariosp. 37
- Figura 9. Desempeño de la rutina de entrenamientop. 38
- Figura 10. Disponibilidad de las máquinasp. 38
- Figura 11. Disponibilidad de acceso al gimnasiop. 39
- Figura 12. Percepción del serviciop. 40
- Figura 13. Satisfacción de los usuariosp. 41
- Figura 14. Horario del gimnasio UIS 2023p. 42
- Figura 15. Diagrama de flujo actual del proceso de inscripción y asistencia al gimnasiop. 43
- Figura 16. Diagrama de causa y efectop. 44
- Figura 17. Diagrama de Paretop. 45
- Figura 18. Promedio de usuarios durante el semestre 2023-1 Jornada de la mañanap. 48
- Figura 19. Promedio de usuarios durante el semestre 2023-1 Jornada de la tardep. 48
- Figura 20. Promedio de usuarios por día durante el semestre 2023-1p. 49
- Figura 21. Matriz FODA gimnasio UISp. 50
- Figura 22. Método MoSCoW para priorizar mejorasp. 51
- Figura 23. Matriz de priorización de mejorasp. 52
- Figura 24. Diagrama de flujo actualizadop. 62
- Figura 25. Logotipo diferenciador del gimnasiop. 69
- Figura 26. Jornada 1 Capacitaciónp. 77
- Figura 27. Socialización evidencia 1p. 83
- Figura 28. Socialización evidencia 2p. 83