Ingeniería Industrial · 2025
Mejoramiento de los procesos inscritos en el sistema único de información de trámites (SUIT) de la Universidad Industrial de Santander
La Universidad Industrial de Santander (UIS), reconocida por su excelencia académica e investigativa, enfrenta desafíos en la eficiencia y calidad de sus procesos administrativos algunos como – Admisiones y Registro Académico, Financiero, Relaciones Exteriores e Instituto de Lenguas – que afectan la experiencia del usuario y el cumplimiento institucional. Estos procesos, inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), no poseen un método estandarizado para su mejora continua. Desde 2008, la UIS implementó un modelo de gestión basado en procesos, clasificándolos en Misionales, Estratégicos, de Evaluación y de Apoyo. Entre 2016-2020, se identificaron y registraron 20 procesos en el SUIT, en cumplimiento con las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y la Ley 30 de 1992. De estos procesos, se han observado oportunidades de mejora en tiempos de respuesta, reducción de desperdicios y disponibilidad de información actualizada y clara. Este proyecto busca analizar, identificar y optimizar el funcionamiento de estos procesos, proponiendo mejoras que garanticen su eficacia y consolidando una metodología para su mejora continua establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Para ello, se adoptará un enfoque mixto que combinará: diagnosticar los procesos, identificar oportunidades de mejora, diseñar e implementar un plan de acción, socializar las mejoras implementadas y establecer un sistema de indicadores para evaluar el plan periódicamente. Los resultados obtenidos permitirán plantear estrategias alineadas con la gestión por procesos, fortaleciendo la calidad del servicio, la transparencia administrativa y el bienestar de la comunidad universitaria.
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Contenido
- Introducciónp. 18
- Objetivosp. 20
- 1.1 Objetivo Generalp. 20
- 1.2 Objetivos Específicosp. 20
- 1.3 Cumplimiento de los objetivosp. 20
- Generalidades del proyectop. 22
- 2.1 Descripción de la entidadp. 22
- 2.1.1 Información generalp. 22
- 2.1.2 Localizaciónp. 23
- 2.1.3 Misiónp. 23
- 2.1.4 Visiónp. 24
- 2.1.5 Mapa de procesosp. 24
- 2.2 Planteamiento del problemap. 25
- Marco de referenciap. 26
- 3.1 Marco de antecedentesp. 26
- 3.1.1 Proyecto 1p. 26
- 3.1.2 Proyecto 2p. 27
- 3.1.3 Proyecto 3p. 28
- 3.2 Marco Teóricop. 28
- 3.2.1 Diagrama de flujo de procesos por responsablesp. 28
- 3.2.2 Gráficas de Paretop. 29
- 3.2.3 Kaizenp. 29
- 3.2.4 Sistema Único de Información de Trámites (SUIT)p. 30
- Metodologíap. 32
- 4.1 Fase 1: Diagnosticarp. 32
- 4.2 Fase 2: Medirp. 33
- 4.3 Fase 3: Analizarp. 33
- 4.4 Fase 4: Mejorarp. 34
- Descripción de la situación actualp. 34
- 5.1 Pre-diagnóstico:p. 34
- 5.2 Fases del diagnósticop. 34
- 5.2.1 Revisión de documentosp. 34
- 5.2.2 Entrevistas a profesionalesp. 35
- 5.2.3 Hallazgosp. 38
- 5.2.4 Construcción de flujogramasp. 41
- 5.2.5 Identificación de actividades críticasp. 21
- 5.2.6 Priorización de procesosp. 44
- 5.2.7 Medición de las actividades críticasp. 47
- 5.3 Conclusión del diagnósticop. 47
- Presentación de propuestas del plan de mejoramientop. 48
- Plan de mejoramiento de procesos inscritos en el suitp. 50
- 7.1 Control de paz y salvo en la cancelación de la matrículap. 50
- 7.1.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.1.2 Descripción de la propuestap. 51
- 7.1.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.1.4 Plan de implementaciónp. 51
- 7.2 Priorización y digitalización de contenidos programáticosp. 52
- 7.2.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.2.2 Descripción de la propuestap. 51
- 7.2.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.2.4 Plan de implementaciónp. 51
- 7.3 Automatización del registro de resultados de pruebas de nivelp. 53
- 7.3.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.3.2 Descripción de la propuestap. 51
- 7.3.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.3.4 Plan de implementaciónp. 51
- movilidad académicap. 46
- 7.4.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.4.2 Descripción de la propuestap. 51
- 7.4.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.4.4 Plan de implementaciónp. 51
- de Información de Trámites (SUIT)p. 57
- 7.5.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.5.2 Descripción de la mejorap. 57
- 7.5.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.5.4 Plan de implementaciónp. 51
- 7.6 Diseño de sistema de indicadores que midan la calidad del serviciop. 59
- 7.6.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.6.2 Descripción de la mejorap. 57
- 7.6.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.6.4 Plan de implementaciónp. 51
- Trámites en la Universidadp. 60
- 7.7.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.7.2 Descripción de la mejorap. 57
- 7.7.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.7.4 Plan de implementaciónp. 51
- trámitesp. 20
- 7.8.1 Problemática que se pretende resolverp. 50
- 7.8.2 Descripción de la mejorap. 57
- 7.8.3 Objetivos de la mejorap. 51
- 7.8.4 Plan de implementaciónp. 51
- Propuestas implementadasp. 63
- 8.1 Priorización y digitalización de contenidos programáticosp. 52
- 8.1.1 Fase 1 – Análisis de diagnóstico y Paretop. 64
- 8.1.2 Fase 2 – Digitalización de contenidos programáticosp. 66
- 8.1.3 Fase 3 - Implementación y socializaciónp. 66
- 8.1.4 Fase 4 - Expansión y mejora continuap. 67
- 8.1.5 Resultadop. 46
- movilidad académicap. 46
- 8.2.1 Fase 1 – Definición de criteriosp. 67
- 8.2.2 Fase 2 – Desarrollo de la herramientap. 68
- 8.2.3 Fase 3 – Pruebas piloto y ajustep. 68
- 8.2.4 Fase 4 – Implementación y capacitaciónp. 69
- 8.2.5 Fase 5 - Seguimiento y mejora continuap. 69
- 8.2.6 Resultadop. 46
- de Información de Trámites (SUIT)p. 57
- 8.3.1 Fase 1 – Diagnóstico y revisión documentalp. 70
- 8.3.2 Fase 2 – Fortalecimiento documentalp. 70
- 8.3.3 Fase 3 – Implementación de la mejorap. 73
- 8.3.4 Fase 4 – Socialización con los interesadosp. 74
- 8.3.5 Fase 5 – Monitoreo y mejora continuap. 75
- 8.3.6 Resultadop. 46
- 8.4 Diseño de sistema de indicadores que midan la calidad del serviciop. 59
- 8.4.1 Fase 1 – Diagnóstico y definición de objetivosp. 77
- 8.4.2 Fase 2 – Diseño de la herramienta y definición de los indicadoresp. 78
- 8.4.3 Fase 3 – Prueba piloto y ajustep. 79
- 8.4.4 Fase 4 – Socializaciónp. 80
- 8.4.5 Fase 5 – Monitoreo y mejora continuap. 75
- 8.4.3 Resultadop. 46
- Trámites de la Universidadp. 81
- 8.5.1 Fase 1 – Diagnóstico y Recopilación de la Informaciónp. 81
- 8.5.3 Fase 3 – Validación y ajustep. 81
- 8.5.4 Fase 4 – Socialización y publicaciónp. 82
- 8.5.5 Fase 5 – Monitoreo y actualización masivap. 82
- 8.5.6 Resultadop. 46
- Trámitesp. 20
- 8.6.1 Fase 1 – Diagnóstico y recopilación de informaciónp. 83
- 8.6.2 Fase 2 – Diseño del micrositiop. 84
- 8.6.3 Fase 3 – Revisiones y ajustesp. 84
- 8.6.4 Fase 4 – Implementación y lanzamientop. 85
- 8.6.5 Fase 5 – Monitoreo y actualización masivap. 82
- 8.6.6 Resultadop. 46
- Socialización de las mejoras implementadasp. 88
- Indicadores de seguimiento al plan de mejoramientop. 89
- 10.1 Indicadores de mejoras implementadasp. 90
- Tiempo promedio de emisión de certificados de contenido programáticop. 90
- Tiempo promedio en la selección de aspirantes a movilidad académicap. 91
- Implementación de la Política de Racionalización de Trámitesp. 93
- 10.2 Indicadores de mejoras NO implementadasp. 95
- 10.2.1 Control de paz y salvo en la cancelación de la matrículap. 50
- 10.2.2Automatización del registro de resultados de pruebas de nivelp. 96
- 11. Conclusionesp. 98
- 12. Recomendacionesp. 99
- Referencias bibliográficasp. 100
- Tabla 1 Objetivos cumplidosp. 20
- Tabla 2 Información general de la entidadp. 22
- Tabla 3 Tabla resumen de información del procesop. 37
- Tabla 4 Información de hallazgosp. 38
- Tabla 5 Matriz de priorizaciónp. 44
- Tabla 6 Resultado de priorización de procesosp. 46
- Tabla 7 Resultados de procesos seleccionadosp. 47
- Tabla 8 Propuestas de mejoras aprobadasp. 48
- de matriculap. 51
- contenidos programáticosp. 53
- pruebas de nivelp. 49
- proceso de selección de aspirantes a movilidad académicap. 56
- documental del SGC y SUITp. 58
- serviciop. 59
- Política de Racionalización de Trámites en la Universidadp. 61
- la política de racionalización de trámitesp. 63
- Tabla 17 Tabla de documentos actualizados en el SGCp. 76
- Tabla 18 Tabla de trámites actualizados en el SUITp. 76
- Tabla 19 Indicadores de mejoras implementadasp. 90
- Tabla 20 Indicador certificados de contenido programáticop. 90
- Tabla 21 Comparación de resultados del indicadorp. 91
- Tabla 22 Indicador movilidad académicap. 92
- Tabla 23 Resultados del Indicador movilidad académicap. 92
- Tabla 24 resultados del Indicador actualización SUITp. 93
- Tabla 25 Indicador de cancelación de matriculap. 95
- Tabla 26 Resultados Indicador de cancelación de matriculap. 95
- Tabla 27 Resultados Indicador de cancelación de matriculap. 96
- Tabla 28 Resultados Indicador de cargue de resultadosp. 97
- Figura 1 Ubicación de la Universidad Industrial de Santanderp. 23
- Figura 2 Mapa de procesos de la Universidad Industrial de Santanderp. 24
- Figura 3 Ejemplo de diagrama de Paretop. 29
- Figura 4 Página principal del SUIT formato aplazamiento del semestrep. 31
- Figura 5 Metodología a aplicarp. 32
- Figura 6 Formato cuadro resumen diagnósticop. 43
- Figura 7 Pareto contenido programáticop. 64
- Figura 8 Carpetas para la organización de contenidos programáticosp. 66
- Figura 9 Herramienta selección aspirantes para Movilidad Académicap. 68
- Figura 10 Formato principal SUIT webp. 71
- Figura 11 Circular informativa Admisiones y Registro Académicop. 74
- Figura 12 Dashboard análisis de indicadoresp. 79
- Figura 13 Apartado actual web de la UIS para la política de trámitesp. 83
- Figura 14 Apartado web implementado dentro de la página principal de la UISp. 85
- Figura 15 Socialización del proyectop. 88
- Figura 16 Ranking de resultados (FURAG). después del proyectop. 94