Ingeniería Industrial · 2014
Diseño de una herramienta de control que permita garantizar las optimas condiciones y disponibilidad de la información con fines de reacreditación de la Facultad de Ingenieria Civil de la Universidad Pontificia Bolivariana - Seccional Bucaramanga
La Facultad de Ingeniería Civil de la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga se encuentra en un proceso de Reacreditación y Autoevaluación Académica que exige de una organización, actualización y valoración de los documentos para la obtención del certificado de calidad en Educación Superior por parte del Consejo Nacional de Acreditación. Dando continuidad al Plan de Trabajo efectuado por el anterior Pasante, Uriel Enrique Hernández Acelas, se realizan entrevistas al personal para conocer las condiciones de los procesos y los elementos que intervienen en el manejo de la información. La Matriz de Autoevaluación, valorada y justificada, es analizada para determinar el tipo de soportes documentales que respaldan la calificación de la Matriz. La información y documentos son el objeto de estudio del proyecto y requieren de una comprensión, caracterización y depuración que permita definir los escenarios que afectan y condicionan la calidad de los registros. La información inicialmente es valorada, numerada y organizada en una Matriz para una interpretación inicial. Este primer elemento, instaura el punto de partida para los diseños y modelos posteriores de las herramientas para el control de los documentos. Los sistemas, flujos, periodos y la solicitud de información son otras variables de estudio considerados claves por que reúnen condiciones que deben ser estandarizadas y controladas al momento de registrar, organizar y actualizar los documentos e información en la base de datos del Programa Académico. Las condiciones de la información y documentación en los puesto de trabajo de la Facultad de Ingeniería Civil se mejoran gracias al diseño e implementación de la versión final de la Herramienta de Control programada en Visual Basic de Microsoft Excel capaz de ejecutar tareas de organización, búsqueda, localización y actualización de los archivos y dependencias involucrados en el proceso de Reacreditación y Autoevaluación Académica.
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Contenido
- INTRODUCCIÓNp. 15
- GENERALIDADES DE LA EMPRESAp. 16
- DIÁGNÓSTICO DE LA EMPRESAp. 20
- DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Y SU ALCANCEp. 21
- ANTECEDENTESp. 22
- ANTECEDENTES EXTERNOSp. 22
- Modelo de las 5 Fuerzas Competitivas de Michael Porterp. 22
- El modelo de la cadena de valor de las empresasp. 23
- Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicacionesp. 24
- Gestión del Conocimientop. 24
- ANTECEDENTES INTERNOSp. 25
- JUSTIFICACIÓNp. 27
- OBJETIVOSp. 29
- OBJETIVO GENERALp. 29
- OBJETIVOS ESPECÍFICOSp. 29
- MARCO TEÓRICOp. 30
- SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI)p. 30
- ENFOQUE SISTÉMICO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓNp. 30
- Pilares fundamentales del SIp. 31
- TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC)p. 31
- Informaciónp. 31
- COMPONENTES NECESARIOS PARA LA EXISTENCIA DE UN SIp. 32
- ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS DE PREGADOp. 33
- Organismo Acreditadorp. 33
- Etapasp. 33
- Autoevaluaciónp. 33
- Evaluación Externa o Evaluación por Paresp. 34
- Evaluación Finalp. 34
- Reconocimiento público de la calidadp. 34
- ACTIVIDADES DESARROLLADASp. 35
- DIAGNÓSTICO INCIAILp. 35
- Estudio de Antecedentes Internosp. 35
- Plan de Trabajo Inicialp. 36
- Reuniones con el equipo de trabajop. 37
- Entrevistas al Personalp. 38
- Análisis de la Información suministradap. 41
- Factores que definen las condiciones de la informaciónp. 44
- Resultados y Solucionesp. 44
- Herramienta de Gestión de Información Docentep. 44
- Herramienta de valoración inicialp. 48
- FLUJO DE INFORMACIÓNp. 51
- Sistema de informaciónp. 51
- Sistema de información de la Universidadp. 52
- Sistema de información de la Facultad de Ingeniería Civilp. 52
- Análisis a los periodos de generación y solicitud de informaciónp. 53
- Programador anualp. 54
- Identificación de las variables en el sistemap. 56
- Mapa mental sobre las variablesp. 56
- Diagrama de flujo de información en la facultad de ingeniería civilp. 58
- Módulosp. 60
- Directorio Digital UPBp. 60
- Herramienta de control (Versión no. 1)p. 63
- Ventana de iniciop. 65
- Ventana menú de opcionesp. 65
- Gestor de Archivos (Versión no. 2)p. 65
- Directorio Digital UPBp. 60
- Programador anualp. 54
- GESTIÓN DE INFORMACIÓNp. 71
- Gestión documentalp. 71
- Estandarización de la clasificaciónp. 72
- Reglas de denominación de documentosp. 75
- HERRAMIENTA DE CONTROL FINALp. 78
- Ventana de Ingresop. 81
- Ventana Menú de Opcionesp. 65
- Gestor de Archivos (Versión no. 3) de la Herramienta de Control Finalp. 83
- Base de datosp. 66
- Ventana de Filtrop. 85
- Formulario de Registrop. 66
- Directorio Digital UPB de la Herramienta de Control Finalp. 90
- Programador Anual de la Herramienta de Control Finalp. 92
- Hoja Auxiliarp. 93
- Hoja para listar archivosp. 94
- METAS ALCANZADASp. 95
- 10. CONCLUSIONESp. 96
- 11. RECOMENDACIONESp. 97
- BIBLIOGRAFÍAp. 98
- WEBGRAFÍAp. 98
- Seccional Bucaramanga, año 2009, Floridablanca - Santanderp. 17
- PONTIFICIA BOLIVARIANA SECCIONAL BUCARAMANGAp. 19
- Figura 3. Modelo de las 5 Fuerzas Competitivas de Michael Porterp. 22
- Figura 4. Modelo de la cadena de valor de las empresasp. 23
- Figura 5. Modelo de Gestión del Conocimiento - Hubert Saint-Onge 1996p. 24
- herramienta de controlp. 30
- Figura 7. La Empresa como Sistemap. 31
- Figura 8. Plan de Trabajo inicialp. 37
- Figura 9. Estructura matriz DOFAp. 42
- Figura 10. Eliminar duplicadosp. 43
- Figura 11. Esquema de la herramienta de gestión de información docentep. 45
- Figura 13. Ventana de Ingreso - Herramienta de gestión de información docentep. 47
- Figura 14. Hoja Principal - Herramienta de gestión de información docentep. 47
- Figura 15. Estructura de la herramienta de valoración inicialp. 48
- Figura 16. Lenguaje de programación Visual Basicp. 50
- Figura 17. Estructura general del sistemap. 51
- Figura 18. Estructura del sistema de la Facultadp. 53
- Figura 19. Programador Anualp. 54
- Figura 20. Mapa mentalp. 57
- Figura 21. Diagrama de flujo de informaciónp. 59
- Figura 22. Directorio Digital UPBp. 61
- Figura 23. Configuración inicial de la ventana de búsquedap. 62
- Figura 24. Configuración de la lista desplegable “Sección”p. 62
- Figura 25. Esquema de la Herramienta de Control (Versión no. 1)p. 64
- Figura 26. Ventana de iniciop. 65
- Figura 27. Menú de opcionesp. 65
- Figura 28. Gestor de Archivos Versión no. 2 - Herramienta de Control (Versión no. 1)p. 66
- búsquedap. 66
- Figura 30. Ventana formulario de registrop. 68
- Figura 31. Directorio Digital UPB – Herramienta de Control (Versión no. 1)p. 69
- Figura 32. Programador Anual – Herramienta de Control (Versión no. 1)p. 70
- Figura 33. Diagrama de la Herramienta de Control Finalp. 79
- Figura 34. Proyecto – VBAProject – Herramienta 1.0p. 80
- Figura 35. Ventana de Ingresop. 81
- Figura 36. Pestaña Iniciop. 82
- Figura 37. Pestaña Archivosp. 82
- Figura 38. Pestaña Herramientasp. 83
- Figura 39. Modelo del Gestor de Archivos Versión no. 3 – Herramienta 1.0p. 84
- Figura 40. Ventana de Ayuda del Gestor de Archivosp. 85
- Figura 41. Ventana de Filtrop. 86
- Figura 42. Código Visual Basic de la Lista Desplegable 1 (Alternativa 1)p. 87
- Figura 43. Lenguaje de Programación Visual Basic del proceso de filtrop. 87
- Figura 44. Ventana de Ayuda de la Ventana de Filtrop. 88
- Figura 45. Formulario de Registrop. 89
- Figura 46. Directorio Digital UPB – Herramienta 1.0p. 91
- Figura 47. Ventana de Ayuda – Directorio Digital UPBp. 91
- Figura 48. Programador Anual – Herramienta 1.0p. 92
- Figura 49. Ventana de Ayuda – Programador Anualp. 93
- Figura 50. Hoja para listar archivosp. 94
- Tabla 1. Modelo de la Matriz del Proceso de Autoevaluaciónp. 34
- Tabla 2. Perfil del Director de Facultadp. 38
- Tabla 3. Perfil de la Profesional de Apoyop. 39
- Tabla 4. Perfil de la Secretariap. 39
- Tabla 5. Cuadro comparativop. 40
- Tabla 6. Conteo de Documentosp. 43
- Tabla 7. Conteo de Archivos en la Matrizp. 49
- Tabla 9. Modelo de la tabla de registro de actividades del Programador Anualp. 55
- INTRANETp. 72
- Tabla 11. Codificación de Dependencias para las TRDp. 72
- Tabla 12. Clasificación seccionesp. 73
- Tabla 13. Clasificación secciones y subseccionesp. 73
- Tabla 14. Guía de denominación de los documentosp. 75
- Tabla 15. Modelo de la Tabla Guía de Denominación de los Documentosp. 93
- Auxiliarp. 93
- Tabla 17. Modelo de la Tabla Secciones – Hoja Auxiliarp. 94
- Tabla 18. Balance Finalp. 95