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DISEÑO DEL PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES PARA LA EMPRESA

JA&T CONSTRUCTORES S.AS.

Mayely Faustina Franco Martínez

000443849

Greicy Yuranny García Perea

000166605

Diana Beatriz González Chagin

000444553

Director(a) Orlando Federico González Casallas

Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga Escuela de Ingenierías Facultad de Ingeniería Industrial Especialización en Gestión de Proyectos

2021

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Tabla de Contenidos

Introducción

1.1 Generalidades de la empresa

1.2 Organigrama de la empresa

1.3 Delimitación del problema

1.4 Antecedentes

1.5 Justificación

1.6 Objetivos

1.6.1 Objetivo general

1.6.2 Objetivos específicos

2. Marco teórico

2.1 Plan de adquisiciones

2.2 Categorización de proveedores

2.3 Identificación de los riesgos

2.4 Criterio de selección de proveedores

2.5 Métodos de selección de proveedores

2.5.1 Métodos de preselección

2.5.1.1 Métodos Categóricos

2.5.1.2 Métodos Difusos

2.5.1.3 Análisis Envolvente de Datos (DEA)

2.5.1.4 Razonamiento Basados en Casos

2.5.1.5 Método Analytical Hierarchy Process (Técnicas multicriterio y multiobjetivo) 28

2.5.2 Métodos de selección final

2.5.2.1 Modelos de programación matemática lineal y no lineal

2.5.2.2 Modelos de programación entera mixta (MILP)

2.5.2.3 Modelos de programación meta

2.5.2.4 Modelos de programación multiobjetivo

2.5.2.5 Método de selección optimización multiobjetivo por análisis de radio proporción

(Moora)

2.5.3 Escala Likert

3. Metodología

3.1 Diagnóstico del proceso de adquisiciones que tiene actualmente la empresa ja&t

Constructores S.A.S.

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3.2 Identificar los riesgos que se generan en el proceso de adquisiciones de los proyectos de la empresa ja&t Constructores S.A.S.

3.3 Definir los criterios y métodos de selección de proveedores que mejor se adapten a la

empresa ja&t Constructores S.A.S.

3.4 Aplicar los criterios y métodos de selección de proveedores en el proceso de compras de a la empresa ja&t Constructores S.A.S.

4. Diagnóstico de la empresa

5. Identificación de los riesgos

6. Criterios y métodos de selección de proveedor

7. Aplicación de los criterios y métodos de selección de proveedores en el proceso de compras 56

7.1 Construcción de la matriz de información

7.2 Normalización de la información

7.3 Ponderación de los criterios normalizados

7.4 Índice de valoración de proveedores

8. Descripción del proceso de la logística de las adquisiciones para la empresa ja&t

Constructores S.A.S.

9. Conclusiones y recomendaciones

10. Lista de referencias

11. Anexos

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Lista de tablas

Tabla 1 Criterios de Dickson 1964. .............................................................................................. 24 Tabla 2 Matriz del plan de la gestión del riesgo de las adquisiciones. ......................................... 41 Tabla 3 Matriz del plan del control del riesgo de las adquisiciones. ............................................ 44 Tabla 4 Clasificación de proveedores ........................................................................................... 50 Tabla 5 Grado de importancia de los proveedores........................................................................ 51 Tabla 6 Criterios para el grado primario. ...................................................................................... 52 Tabla 7 Criterios para el grado secundario (transporte- logística). ............................................... 53 Tabla 8 Escala de valoración Likert.............................................................................................. 54 Tabla 9 Escala de valoración en años. .......................................................................................... 54 Tabla 10 Escala de valoración en porcentaje. .............................................................................. 55 Tabla 11 Matriz de información para materiales e insumos. ........................................................ 57 Tabla 12 Matriz de información normalizada. .............................................................................. 59 Tabla 13 Matriz de ponderación para cada criterio. ..................................................................... 60 Tabla 14 Valoración de los criterios de evaluación de proveedores. ............................................ 60 Tabla 15 Ranking Moora. ............................................................................................................. 62 Tabla 16 Plantilla excel algoritmo Moora. .................................................................................. 63 Tabla 17 Indicadores de selección de proveedor evaluado. .......................................................... 63

Lista de figuras

Figura 1 Mapa jerárquico ja&t constructores S.A.S. ......................................................................... 10 Figura 2 Descripción del proceso de gestión de las adquisiciones .................................................... 18 Figura 3 Definición de la escala de riesgo ....................................................................................... 22 Figura 4 Matriz de probabilidad e impacto. ...................................................................................... 22 Figura 5 Proceso de aprovisionamiento de la empresa ja&t Constructores S.A.S .............................. 37 Figura 6 Matrices de probabilidad e impacto definidas para la empresa. .................................... 40 Figura 7 Taxonomía documental de las adquisiciones ..................................................................... 47 Figura 8 Flujograma de logística de las adquisiciones...................................................................... 67

Lista de ecuaciones Ecuación 1 Fórmula de la criticidad ............................................................................................ 21 Ecuación 2 Matriz de información ............................................................................................... 57 Ecuación 3 Ecuación euclidiana .................................................................................................. 58 Ecuación 4 Ecuación de normalización ....................................................................................... 58 Ecuación 5 Ponderación de los criterios normalizados ................................................................ 59 Ecuación 6 Índice de valoración .................................................................................................. 61

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RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO

TITULO:

Diseño del plan de gestión de las adquisiciones para la empresa ja&t constructores S.A.S

AUTOR(ES):

Mayely Faustina Franco Martínez Greicy Yuranny García Perea Diana Beatriz González Chagin

PROGRAMA:

Esp. en Gestión de Proyectos

DIRECTOR(A):

Orlando Federico Gonzalez Casallas

RESUMEN

En este trabajo se presenta la propuesta del plan de gestión de las adquisiciones para la empresa ja&t constructores S.A.S, Apoyándonos en la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) y en la revisión bibliográfica referente a los criterios, métodos de evaluación y selección de proveedores. Como la clusterización de estos y la identificación de los riesgos que existen para el proceso de las adquisiciones. A partir de esto, se hace la identificación de los riesgos explicando la descripción de los riesgos, las causas, los efectos, matriz de probabilidad e impacto, su nivel de criticidad, descripción del control, tipo del control y su documentación. Luego se procede a la selección de los criterios de los proveedores, de acuerdo a su categorización para ser evaluados con el método de selección Moora. Finalmente, se hace la propuesta evaluando a dos tipos de proveedores que existen en la empresa incluyendo el flujograma con el paso a paso que deberá llevar la empresa y documentación anexa para el seguimiento y control de este.

PALABRAS

CLAVE:

Plan de adquisiciones, Método Moora, Matriz de riesgo, Criterios, Clusterización, Evaluación y selección.

V° B° DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

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GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE

TITLE:

Design of the procurement management plan for the company ja&t constructores S.A.S

AUTHOR(S):

Mayely Faustina Franco Martínez Greicy Yuranny García Perea Diana Beatriz González Chagin

FACULTY:

Esp. en Gestión de Proyectos

DIRECTOR:

Orlando Federico Gonzalez Casallas

ABSTRACT

In this work, the proposal of the procurement management plan for the company ja & t constructores SAS is presented, based on the guide of the fundamentals for project management (PMBOK Guide) and on the bibliographic review regarding the criteria, methods of Evaluation and selection of suppliers. Such as the clustering of these and the identification of the risks that exist for the procurement process. Based on this, the risks are identified, explaining the description of the risks, the causes, the effects, the probability and impact matrix, their level of criticality, the description of the control, the type of control and its documentation. Then we proceed to the selection of the criteria of the suppliers, according to their categorization to be evaluated with the Moora selection method. Finally, the proposal is made evaluating two types of suppliers that exist in the company, including the flow chart with the step by step that the company must carry out and attached documentation for the monitoring and control of this.

KEYWORDS:

Procurement plan, Moora Method, Risk Matrix, Criteria, Clusterizati on, Evaluation and Selection.

V° B° DIRECTOR OF GRADUATE WORK

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Introducción

En este trabajo, se presenta el diseño de un plan de adquisiciones realizado para la empresa ja&t Constructores S.A.S con el fin de que sea utilizado en el proceso de compras. Inicialmente, se exponen las generalidades de la empresa y las problemáticas relacionadas con la falta de un plan de adquisiciones para la misma, a partir del diagnóstico realizado. Además, se revisan las diferentes metodologías para la selección y evaluación de proveedores y los criterios, en contraste con el PMBOK y de acuerdo con la revisión literaria, con el fin de revisar cuáles aplican a dicha empresa.

Posteriormente, se implementó un plan de riesgos para evidenciar los riesgos asociados, la causa, el control y la estrategia necesaria para mitigarlos o eliminarlos, así como, la taxonomía de la documentación para el registro de estos.

Finalmente, se construyó el flujograma del proceso de compras y se seleccionaron los criterios y metodología adecuada para el plan de adquisiciones, el cual incluye, la caracterización de proveedores, el tipo de servicio que ofrecen, grado de importancia y las categorías. Se presenta a modo de ejemplo, la aplicación del método Moora para dos tipos de proveedores y se propone la documentación referente al plan de adquisiciones para que la empresa pueda hacer su posterior implementación.

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1.1 Generalidades de la empresa

La empresa ja&t Constructores S.A.S fue creada en el año 2009, con sede principal en la ciudad de Barranquilla, ejerciendo también labores en otras ciudades como Cartagena y Santa Marta. Cuenta con doce años de experiencia activa trabajando en los Estados Unidos y quince años en Colombia. Hoy por hoy, cuenta con un personal de 15 empleados fijos y está orientada en el área de la construcción en obras civiles, acabados arquitectónicos en fachadas e interiores y así mismo la instalación de sistema Drywall. Se trabaja bajo los criterios de calidad, seguridad y precios, para cumplir con la satisfacción de sus clientes antes, durante y después de terminado el proyecto. Actualmente la empresa trabaja con más de 150 contratistas en Colombia. Tiene una base de datos de 77 proveedores que les suministran servicios, materiales y productos. La escogencia del proveedor se basa en los criterios de precio y calidad. Están en la tarea de crear una página web donde se visualice quienes son y que ofrecen. Buscan ser una de las empresas constructores que lidera a nivel nacional con los servicios que ofrecen, comprometida con su trabajo y su alta capacidad para crear innovación y valor, permitiendo construir obras más confortables para sus clientes cumpliendo bajo los estándares de calidad, responsabilidad, eficiencia, precio, garantía y personal idóneo para el trabajo.

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1.2 Organigrama de la empresa

Figura 1 Mapa jerárquico ja&t constructores S.A.S.

Nota. Tomada de la empresa ja&t constructores S.A.S.

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1.3 Delimitación del problema

Las empresas desde su quehacer tienen asociados diferentes procesos, en los que interactúan actores tales como clientes, proveedores, empleados, entre otros. Sin embargo, en muchas ocasiones dichos procesos no se optimizan o se realizan durante años de forma repetitiva y empírica. Este es el caso detectado en la compañía ja&t Constructores S.A.S, en la cual específicamente se evidencian problemas en el área de adquisiciones lo que repercute en otros procesos al interior de la organización.

Es importante resaltar que las decisiones empresariales de hoy deben centrarse en los datos (Lapo et al., 2020) y no simplemente en la improvisación del día a día, pues esto genera riesgos financieros a corto y mediano plazo. Con la adecuada elaboración de perfiles o clasificación de proveedores, es posible adicionar métricas de adquisiciones las cuales contemplan la selección y evaluación de proveedores.

Por parte de la compañía, manifiestan que por no tener establecido un plan de adquisiciones, se vienen presentando problemas en los pedidos, en la calidad, tiempo de respuesta y entrega de las cantidades pactadas por parte de los proveedores. Además, el hecho de no tener organizado el plan de adquisiciones genera inconsistencias y no permite la trazabilidad de las compras, tampoco se realiza evaluación de los proveedores.

Hoy en día la empresa ja&t Constructores S.A.S se ha concientizado de la importancia de tener estructurado un plan de adquisiciones dentro de su organización, debido a que el hecho de no tener dicho plan ha generado diversos riesgos operativos. Ante esta situación, la empresa requiere introducir herramientas que permitan implementar un plan de calidad para sus compras y establecer un plan de gestión de adquisiciones, que no solo les permite organizar todo el proceso de adquisiciones en su organización, sino que, además, les ayude a incrementar la eficiencia del proceso de contratación y aprovisionamiento de bienes.

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1.4 Antecedentes

Según la empresa Achilles quienes gestionan las evaluaciones de proveedores bajo estándares corporativos de contratación dicen en su artículo titulado: La evolución de las compras con el paso de los años. “El concepto de «compras» siempre ha existido. Quizá no de la misma manera regulada que existe actualmente; pero personas y empresas siempre han tenido que comprar productos, adquirir materiales y contratar mano de obra para ejecutar proyectos”. Las compras siempre han sido y serán una tarea fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa ya que en ella se integran otras áreas de la empresa (almacén, producción, contabilidad, directivos), hoy en día se le da mucha más importancia a esta función. Una adecuada formulación para la adquisición puede ayudar a manejar mejor el dinero de la empresa eficientemente, encargándose de buscar los mejores precios en el mercado y mejorar la calidad de las adquisiciones para tener un continuo abastecimiento de los materiales y equipos, pero teniendo en cuenta los objetivos del proyecto.

La empresa ja&t Constructores S.A.S cuenta con 12 años de experiencia en el área de la arquitectura y acabados, trabaja con 77 proveedores de insumos de materiales, productos y servicios. Actualmente esta empresa opera en lugares como Cartagena, Barranquilla y Santa Marta. Respecto a la identificación de proveedores, lo vienen haciendo informalmente utilizando medios como whatsApp y llamadas telefónicas por lo cual no cuentan con un plan de gestión de las adquisiciones, al no contar con este plan se generan problemas a la hora de ejecutar los proyectos como: tiempo de entrega de los insumos a la obra, costó, prestigio de la empresa, paro de la obra por incumpliendo de los proveedores entre otros.

Según Barrios-Rodríguez y Méndez-Castañeda (2012) en su trabajo titulado “Propuesta de mejoramiento del proceso de compras, teniendo en cuenta su integración con los procesos

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comercial y planeación para la empresa ARTPRINT LTDA” realizaron un análisis o diagnóstico a la empresa y encontraron oportunidades para mejorar el área de compras, mediante herramientas que permitieron la planificación de adquisiciones para la empresa. Según sus conclusiones, con la mejora que se le dio al proceso de compras de la empresa se mejoraron los tiempos de respuesta y las no conformidades de los pedidos por causa de terceros, así como la relación a largo plazo con los proveedores.

En el estudio de Restrepo y Villegas (2019) los resultados muestran que los proveedores que trabajan bajo un sistema justo a tiempo logran un desempeño superior con respecto a otros proveedores. Por otra parte, en el trabajo de Gahona-Flores (2021), el autor concluyó que, para el caso de la selección de proveedores de bienes, se valoran más preferentemente criterios económicos, tales como: calidad, entrega a tiempo, precio, desempeño histórico y ventas previas; mientras que en lo que respecta a los prestadores de servicios, se valoran con mayor relevancia los criterios ambientales y sociales, como: la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y la gestión ambiental.

Diferentes estudios que se han realizado sobre selección y evaluación de proveedores definen múltiples criterios de evaluación y normas de selección para la selección de proveedores. Uno de los estudios más referenciados es el de Dickson (1964) realizado en Norte América; en el que se realizó una encuesta a 273 gerentes de compras con el fin de identificar los factores a considerar en la ejecución contractual (Alfonso, 2014). De la encuesta se determinaron 23 factores, en los cuales se destacan la calidad, la entrega y el historial de rendimiento como los criterios más importantes.

Finalmente, en la búsqueda del estado de la cuestión, muchos autores coinciden en que la selección de proveedores se puede analizar en cuatro etapas que comprenden la definición del problema, la

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determinación de los parámetros o atributos a evaluar, evaluación del proveedor a partir de una técnica determinada y la selección final del proveedor idóneo para la empresa (Ortiz-Torres et.al,

2018).

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1.5 Justificación

Actualmente, las empresas deben estar en capacidad de agilizar los procesos que llevan a cabo con el fin de facilitar el desarrollo de sus actividades. El plan de adquisiciones en una empresa se ha convertido en una herramienta fundamental que facilita identificar, registrar, programar y divulgar las necesidades de bienes y servicios que requiere la empresa para el desarrollo de sus actividades. Con base en lo anterior se permite el mejoramiento de tiempos y costos en cada uno de los procesos de adquisiciones dentro de los lineamientos de calidad; como una forma estructurada e integral de apoyar a los otros departamentos que dependen de la gestión de compras y fortalecer el posicionamiento que hoy tienen.

Aplicar este concepto a la empresa ja&t constructores S.AS, tiene como objetivo la implementación de un plan en el que se ejecute un proceso de calidad y el plan de las adquisiciones de la empresa; teniendo en cuenta lo establecido en el PMBOK 6ta edición y además literatura científica relevante, con los cuales se establecerán métricas de adquisiciones que contemplan la selección y evaluación de proveedores. También, se identifican los riesgos relacionados con estas adquisiciones con el fin de poder mitigar o eliminar.

Con ello no solo se estructuró el proceso, sino que se involucró a los stakeholders que hacen parte del plan logístico de las adquisiciones para que se ejecuten de una manera eficiente y organizada.

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1.6 Objetivos

1.6.1 Objetivo general

● Diseñar un plan de adquisiciones a la empresa ja&t Constructores S.A.S para ser utilizado

en el proceso de compras.

1.6.2 Objetivos específicos

• Diagnosticar el proceso de adquisiciones que tiene actualmente la empresa ja&t

Constructores S.A.S, para establecer una clasificación de productos y tipos de proveedores que maneja la empresa.

• Identificar los riesgos que se generan en el proceso de adquisiciones de los proyectos de la

empresa ja&t Constructores S.A.S, para la identificación de criterios y procedimientos adecuados en la propuesta de plan adquisición, selección y evaluación de proveedores.

• Definir los criterios y métodos de selección de proveedores, según la clasificación de

productos y tipos de proveedores, que contribuya en los procesos de gestión logística de las adquisiciones de la empresa ja&t Constructores S.A.S.

• Proponer un Plan de gestión de las adquisiciones para que contribuya en la dinámica interna

de la gestión de proyectos de la empresa ja&t Constructores S.A.S.

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2. Marco teórico

2.1 Plan de adquisiciones

Un plan de adquisiciones es una herramienta que sirve para definir las necesidades de insumos (bienes, servicios y obras) de una organización en un período de tiempo determinado. Mediante este proceso se determina: qué necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo necesita y los recursos con los que cuenta para adquirirlo. El PMBOK (2017) afirma que los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos que describen la relación entre dos partes un comprador y un vendedor. Los acuerdos pueden ser tan simples como la compra de una cantidad determinada de horas de trabajo a un costo de mano de obra especificado, o pueden ser tan complejos como los contratos internacionales de construcción plurianuales. En esa misma guía del PMBOK se muestra la descripción general de los procesos de Gestión de las adquisiciones del proyecto. Los cuales se presentan como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos, en la figura 2 se ilustra dicha descripción.

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Figura 2 Descripción del proceso de gestión de las adquisiciones

Nota. Tomado del PMBOK (2016). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos. Project Management Institute. Sexta edición.

2.2 Categorización de proveedores

La agrupación de objetos es tan antigua como la necesidad humana de describir características sobresalientes de hombres y objetos e identificarlos con un tipo. Por tanto, abarca diversas disciplinas científicas: desde las matemáticas y desde la estadística hasta la biología y la genética, cada una de las cuales utiliza términos diferentes para describir las topologías formadas utilizando este análisis. Rokach (2005).

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Esta metodología de clasificación o clusterización en nuestro caso específico de proveedores suele implementarse en los planes de gestión de adquisiciones en las empresas para mejorar el proceso de selección de proveedores. La idea es tener un listado de proveedores con los que se ha trabajado para escoger a los que presentan mayor potencial, para así lograr mayor desarrollo en las actividades de la organización, ya que el reconocer la importancia de los proveedores en los resultados de las empresas es fundamental, en especial para aquellas en vías de desarrollo (Shibin, y otros, 2017). Luego de realizar este primer filtro, que básicamente será aplicar unos criterios mínimos para trabajar con la empresa como pueden ser: precio, disponibilidad y número de veces que ha incumplido (en el caso de ser un proveedor antiguo) etc. Se procederá con la agrupación por su especialidad o productos que ofrecen para así aplicar los criterios de selección ya definidos para la selección final de proveedores.

Peña (2013) agrupó a proveedores en familias según el bien que ofrecen donde las características principales fueron: la naturaleza del bien mismo, el tiempo de vida útil, el tipo de uso, la naturaleza de la maquinaria en la cual se utiliza.

2.3 Identificación de los riesgos

En el trabajo de grado de Cuevas Fernández (2017) se definen los riesgos como fenómenos que producen incertidumbre en las organizaciones públicas o privadas, en su proceso de compras y contratación. Los riesgos significan, sucesos que pueden ocurrir los cuales pudieran impactar negativamente el cumplimiento de las metas de la organización, también se puede considerar que si el riesgo produce un efecto positivo se denominará una oportunidad de negocio. Los riesgos se

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asocian con la fijación de objetivos, así es posible identificar factores críticos de éxito, una vez que dichos factores han sido identificados (Estupiñán, 2015).

Mejía (2013) dice: Que la identificación de riesgos es el proceso que permite encontrar, reconocer y describir el riesgo a partir de diferentes elementos, los cuales se deben tener en cuenta para lograr una integra caracterización. Entre los cuales se encuentran: las fuentes (causas) del riesgo y los efectos (consecuencias) que puede acarrear a la organización su realización. también posibilita alistar las diversas amenazas, para prevenirlas, responder ante ellas en forma planeada y/o generar oportunidades de cambio. Después de la identificación, se realiza el análisis o la calificación de los riesgos, donde se conoce el nivel o la magnitud del evento, expresado en términos de la representación de las consecuencias multiplicada por su probabilidad de ocurrencia (ISO 31000, 2009). Cabe resaltar, que, la frecuencia con la cual puede presentarse el riesgo, al considerar su nivel de peligro y posibilidad de que dicho riesgo pueda ocurrir, así como el impacto, comprendido como la consecuencia o el daño que puede resultar de la materialización del riesgo (Green, 2016). Igualmente, se debe aclarar, que dichas valoraciones pueden obtenerse a partir de calificaciones de tipo cualitativo, donde solo intervienen variables que describen la situación; de tipo cuantitativo, donde intervienen modelos matemáticos y estadísticos que facilitan obtener probabilidades e impactos con mayor exactitud (AS/NZS 4360, 2004).

Para Woodhouse (1994) las técnicas que se utilizan en el análisis de criticidad se basan en herramientas que posibilitan identificar y jerarquizar la importancia y las consecuencias de los eventos potenciales de fallos de los sistemas de producción dentro del contexto operacional en el cual se desempeñan. Por su parte Saaty (1980,1990), demostró matemáticamente que el auto vector normalizado calculado a partir de la matriz es la mejor aproximación de evaluación de los criterios

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analizados. En el caso de criterios cuantitativos, es necesario diseñar un método de priorización que permita cuantificar de forma consistente el peso de cada criterio a ser analizado (Wind y Saaty, 1980). En su trabajo de grado titulado: El análisis de criticidad, una metodología para mejorar la confiabilidad operacional. Desde el punto de vista matemático la criticidad se puede expresar según la ecuación 1.

𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑑𝑑=𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓𝑓∗𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐 (1) Ecuación 1 Fórmula de la criticidad Donde la frecuencia está asociada al número de eventos o fallas que presenta el sistema o proceso evaluado y, la consecuencia está referida con: el impacto y flexibilidad operacional, los costos de reparación y los impactos en seguridad y ambiente (Huerta, 2000).

Según Jácome (2019). en el documento titulado Gestión del riesgo. Dice que: Una de las técnicas y herramientas utilizadas a la hora de hacer un análisis cuantitativo de los riesgos, es la técnica de Montecarlo donde las variables de tiempo y costo del modelo se generarán y se calcularán muchas veces a través de números aleatorios. El análisis de Montecarlo simula muchos resultados de un modelo para proporcionar una distribución estadística de los resultados calculados. también define que el análisis cualitativo de los riesgos está basado en la opinión, en la intuición y en la experiencia, para estimar la probabilidad de ocurrencia de potenciales riesgos y medir la intensidad de las pérdidas o ganancias potenciales. es por ello por lo que clasifica los riesgos como: alto, medio o bajo, en términos de su probabilidad de ocurrencia y su impacto si es que ocurriese. Posteriormente en la figura 3 y 4 se muestras las definiciones dadas por dicho autor donde clasifica la probabilidad de que se presente los riesgos.

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Figura 3 Definición de la escala de riesgo

Nota. Tomado de Jacome, R. D. (2019). Gestión de los riesgos. UPV virtual, https://virtual.upb.edu.co/d2l/home/20868. Figura 4 Matriz de probabilidad e impacto.

Nota. Tomado de Jacome, R. D. (2019). Gestión de los riesgos. UPV virtual, https://virtual.upb.edu.co/d2l/home/20868.

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Para evitar o mitigar los riesgos que puedan ocurrir en la gestión logística de las adquisiciones de las empresas, se hace necesario tenerlos identificados y buscar estrategias y soluciones de control para con ello evitarlas o mitigarlas. Para Estupiñán. G. (2015) Los riesgos se pueden controlar de tres formas:

● Detectivos: detectan hechos indeseables

● Preventivos: para prevenir resultados indeseables

● Correctivos: para corregir efectos de hechos indeseables.

Relacionar al propietario del riesgo tiene como fin responsabilizarlo de monitorear el riesgo identificado y gestionar el plan de tratamiento, independiente de que él sea el responsable de implementar las acciones registradas en dicho plan. (Mejia,2013)

2.4 Criterio de selección de proveedores

Para ejecutar un correcto plan de aprovisionamiento se debe seleccionar y evaluar a los proveedores constantemente para poder afianzar la relación cliente- proveedor. En la etapa de selección debemos definir un listado de criterios para elegir a nuestros proveedores que posteriormente tras un método de selección elegiremos a uno o dos de estos. El primero que escribió sobre los criterios de evaluación de proveedores fue Dickson en 1964 donde realizó un estudio y creó un listado de 23 criterios pero que finalmente concluyó que lo más importantes para ese momento eran calidad, entrega a tiempo, rendimiento y garantía y política de demanda. Pero con el pasar de los años y este mundo cambiante estos ya quedan obsoletos además estos criterios como lo indica Medina (2012) son aspectos determinantes y relevantes que se tienen en cuenta en las decisiones de la selección de un proveedor para la empresa, de allí la importancia

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de su adecuada selección. Según el trabajo de Laura Vírseda (2011). Cita los 23 criterios que define Dickson en 1964 para la evaluación de proveedores los cuales se mencionan en la tabla 1. Tabla 1 Criterios de Dickson 1964.

1.Precio 9.Situación 17.Las relaciones laborales 2.Entregar a tiempo 10.Resultados históricos 18.Sistema de comunicación 3.Calidad 11.Servicio de mantenimiento 19.Negociación Mutual 4.Equipos y capacidad 12.Actitud de servicio 20.Imagen Anterior 5.Ubicación geográfica 13.Capacidad de embalaje 21.Relaciones comerciales 6.Capacidad técnica

14. La capacidad de control

de producción 22.Ventas anteriores 7.Gestión y organización 15.Capacidad de formación 23.Garantía y compensación 8.Reputación Industrial 16.Procedimiento legalidad

CRITERIOS DE DICKSON

Nota. Vírseda (2011).

Según (Weber et al. 1991) los autores presentan una clasificación de todos los artículos publicados desde 1996, según los criterios más utilizados. Basado en 74 artículos, observan que el precio, la entrega, la calidad, la capacidad de producción y ubicación son los criterios más utilizados en la literatura. La selección de proveedores debe tener como criterio principal, la capacidad del proveedor para mejorar y trabajar bajo políticas de cofabricación, sin prescindir de las características valoradas tradicionalmente como la calidad, el servicio, el precio y los planes de pago (Sarache., et al ,2009)

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Wilson (1994). Los criterios deben ser utilizados como una herramienta para hacer frente al mercado que apoye a los gerentes en todos los aspectos que involucran las relaciones entre los compradores y los proveedores y de esta forma garantizar una adecuada selección. Los resultados de Kevin (1998), en cuyo estudio se concluyó que la calidad ocupaba el primer lugar, con un 44%; las entregas a tiempo, el segundo lugar, con un 36%; luego el costo, con el 24%; el servicio, con un 19%; la tecnología, con un 6%, y el restante 7% representado por la innovación, solución de problemas, personal capacitado, buen nivel de comunicación y documentación adecuada.

Es importante mencionar que en su investigación, Chen y Li (2005) sintetizaron las propuestas de diferentes autores en relación con la importancia que se les debe dar a los criterios en un proceso de selección. De dicha investigación es interesante citar el aporte de Lewis (1995), quien efectuó un estudio en la compañía fabricante de autos Chrysler, en el cual se evaluaron los proveedores basándose en cuatro factores: calidad, administración de los costos, entregas y tecnología. Resulta interesante en la investigación de Chen y Li (2005) que el costo, sin dejar de ser importante, no ocupó el primer lugar como criterio de decisión.

Entre los criterios de evaluación de los proveedores puede considerarse el cumplimiento de características técnicas de los insumos y suministros, calidad, capacidad de producción, tiempos de entrega, precios y condiciones de pago, servicio postventa, solidez financiera, entre otros. Aquellos proveedores que cumplan adecuadamente con estos criterios establecidos. Se les enviará posteriormente una solicitud de cotización comercial para que estos realicen propuestas técnicoeconómicas que permitan una mejor selección del proveedor. (Ho et al, 2010; Zeydan et al, 2011)

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En el periodo comprendido entre 1966 y 2012 los criterios de evaluación tenidos en cuenta para la selección de proveedores han sido la calidad como el más importante seguido de la entrega, el precio, la reputación de la organización, la capacidad técnica , el servicio post venta, la capacidad financiera pero los recientemente identificados incluyen la tecnología, los términos de pago, la fabricación conceptual, la innovación en los procesos de fabricación, personal capacitado, el factor solución orientado al cliente y el manejo ambiental (Logística Verde). Patil, Amol Nayakappa

(2014).

2.5 Métodos de selección de proveedores

La norma ISO 9001 establece que: “La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Por lo cual establecer un buen método para la evaluación y reevaluación de proveedores es de suma importancia para así garantizar elegir el proveedor indicado para la empresa.

En la evaluación de los proveedores, es imperativo eliminar la subjetividad, por lo cual es importante tener herramientas correctas que permitan tener la tranquilidad en el proceso de toma de decisión. En la literatura se ha encontrado que muchos autores han realizado investigaciones y propuestas para así dar una ayuda efectiva a las empresas, ofreciendo un conjunto de técnicas y métodos capaces de considerar el mejor para los objetivos de la empresa que ayudarán a la toma de decisiones en la selección de proveedores.

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Existen diversos métodos para evaluar a los proveedores. Algunos autores los han clasificados como métodos de preselección o aproximación y luego complementan con un método de selección final u optimización, con el fin de avalar una decisión más idónea para la empresa. En el análisis de la revisión bibliográfica se encontró, que los métodos de preselección que más aplicación tienen son: los métodos categóricos, los métodos difusos, el análisis envolvente de datos, el razonamiento basado en casos y algunas técnicas multicriterio y multiobjetivo (Simpson, Siguaw y White, 2002; Vickery, Calantone y Droge, 1999).

Una síntesis conceptual de cada una de ellas se expone a continuación: Según el artículo Selección de proveedores: Una aproximación al estado del arte de Sarache Castro, Castrillón Gómez y Ortiz Franco (2009) Describen los métodos de preselección de la siguiente forma:

2.5.1 Métodos de preselección

2.5.1.1 Métodos Categóricos

Permiten evaluar y seleccionar a los proveedores a partir del análisis cualitativo de la información histórica y la experiencia previa que haya tenido la empresa u otros compradores con cierto proveedor, la evaluación consiste en categorizar el desempeño de los proveedores en criterios calificados como positivo, neutral o negativo. Después de asignar una calificación a cada uno de los criterios.

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2.5.1.2 Métodos Difusos

Este método es muy utilizado para evaluar proveedores del sector de la ingeniería, es una herramienta que trata datos no exactos de situaciones complejas que no se pueden describir en expresiones convencionales. Por lo regular estas variables pueden ser expresadas como: “muy poco”, “poco”, “medio”, “alto”, etc.

2.5.1.3 Análisis Envolvente de Datos (DEA)

Charnes, Cooper y Rhodes, desarrollaron una técnica de programación matemática que calcula la eficiencia relativa de múltiples unidades en la toma de decisiones, apoyándose en múltiples entradas y múltiples salidas de resultados. Este método permite clasificar los proveedores en categorías iniciales: proveedores eficientes o proveedores ineficientes.

2.5.1.4 Razonamiento Basados en Casos

Es un software administrado por una base de datos que recopila información relevante de procesos de decisión y evaluación de situaciones o casos sucedidos con anterioridad. Toma en cuenta los avances alcanzados en procesos anteriores, evitando que se vuelvan a cometer los mismos errores, ya que reutiliza la información relevante para proponer un modelo combinado.

2.5.1.5 Método Analytical Hierarchy Process (Técnicas multicriterio y multiobjetivo)

Gonzáles y Garza en 2003 aplicaron el método multicriterio donde luego de determinar los criterios, le daban un peso o importancia relativa a cada uno de los criterios a considerar para

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posteriormente categorizarlos (excelente, muy bien, bien, aceptable, etc.) y finalmente obtener un ranking de proveedores.

2.5.2 Métodos de selección final

2.5.2.1 Modelos de programación matemática lineal y no lineal

Según Charles y Hugh (2005), Este modelo está enmarcado dentro de los modelos matemáticos y consiste en una función objetivo y un conjunto de restricciones en la forma de un sistema de ecuaciones o inecuaciones, en donde a través de una función lineal de varias variables, se determinan los valores no negativos para las variables que maximizan o minimizan el valor de la función lineal, sujeta a cierto número de limitaciones.

Para la formulación de este modelo es importante establecer los siguientes pasos:

1. Determinar las variables de decisión y expresarlas algebraicamente.

2. Determinar las restricciones y se expresarlas como ecuaciones o inecuaciones dependientes de

las variables de decisión

3. Expresar todas las condiciones implícitamente establecidas por la naturaleza de las variables:

que no puedan ser negativas, que sean enteras, que solo puedan tomar determinados valores.

4. Determinar la función objetivo.

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2.5.2.2 Modelos de programación entera mixta (MILP)

Según Gaballa (1974). Utilizó la técnica de programación entera mixta, con el objetivo principal de minimizar el descuento total del precio de los artículos otorgados por cada proveedor. Para Ruiz, Mendoza y Ablanedo (2013). La metodología de MILP es una herramienta matemática que evalúa las posibilidades de elegir el mejor precio, optimizando las funciones que están sujetas a restricciones, con el fin de poder identificar los posibles resultados para una mejor toma de decisiones.

2.5.2.3 Modelos de programación meta

Según (Rangoaga, 2009). Este método de la programación por metas es encontrar el conjunto de soluciones que estén lo más cerca posible a las metas definidas para cada uno de los objetivos incluidos en el modelo; Para esto, el decisor debe definir el valor objetivo o meta para cada una de las funciones, luego de realizar el establecimiento de las metas para cada uno de los objetivos, el decisor asigna a estos diferentes niveles de prioridad, es decir, les asigna un peso a cada uno, de modo que le permita ordenarlos atendiendo a las prioridades identificadas. Esta asignación puede ser uno a uno, es decir, en cada nivel un solo objetivo, o pueden aparecer varios compartiendo un mismo nivel; este caso implica una ponderación entre los objetivos que comparten el nivel, de esta forma, la resolución se llevará a cabo atendiendo a las metas impuestas y a los niveles de prioridad establecidos, de forma que se preferirá una solución que mejore al primero, una vez conseguida, se pasa al segundo y así sucesivamente.

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2.5.2.4 Modelos de programación multiobjetivo

Una técnica o método multiobjetivo está diseñada para encontrar un conjunto de soluciones que son igualmente buenas entre sí. Para los problemas multiobjetivo se han desarrollado diferentes enfoques de solución que permiten obtener el conjunto de soluciones «frente de Pareto», entre ellos se pueden encontrar los siguientes métodos de solución: método de las ponderaciones, método de restricciones, método de programación compromiso y el método de programación por metas. Entre todos estos el método de las ponderaciones es el más utilizado (Chen y Shieh. 2000).

2.5.2.5 Método de selección optimización multiobjetivo por análisis de radio proporción

(Moora)

El método Moora es uno de los métodos de preselección multicriterio, el cual constituye una herramienta básica para la toma de decisiones en el mundo global. (Pérez, L et al 2017). El método fue introducido por primera vez en el 2006 por Brauers y Zavadskas. Esta técnica cuantitativa permite clasificar y seleccionar a los proveedores potenciales de una empresa o proyecto de acuerdo a la definición de los criterios de selección y la valoración de priorización de los criterios por parte de los grupos interesados en el proceso. Dicho de otra forma, la idea básica de este procedimiento es calcular el rendimiento global de cada alternativa (proveedor) como la diferencia entre las sumas de sus rendimientos normalizados que pertenecen a los criterios de costo y beneficio. (Pérez Domínguez, Alvarado Iniesta, Rodríguez Borbón, Villegas, & Osslan, 2015). Antes de iniciar a evaluar a los proveedores con este método, es importante tener bien definidos

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todos los criterios y considerar que todos estos deben ser mensurables, es decir, que puedan ser medidos o valorados con respecto a cada uno de los proveedores.

2.5.3 Escala Likert

La escala likert aquí utilizada como escala de medida en la calificación de los criterios se usa para conocer la opinión de una persona frente a un interrogante. Este tipo de escala surgió en 1932, cuando Rensis Likert (1903-1981) publicó un informe en el que exponía cómo usar un tipo de instrumento para la medición de las actitudes (Edmondson,2005).

Originalmente, este tipo de instrumentos consistía en una colección de ítems, la mitad expresando una posición acorde con la actitud a medir y la otra mitad en contra. Cada ítem iba acompañado de una escala de valoración ordinal. Esta escala incluía un punto medio neutral, así como puntos a izquierda y derecha, originalmente de desacuerdo y de acuerdo, con opciones de respuesta numéricas de 1 a 5. Matas, A. (2018). El número de alternativas de respuestas ha sido motivo de estudios, pero Dawes (2008) no encontró diferencias significativas en medias, varianzas, ni curtosis al comparar tres versiones de un mismo instrumento con escalas de cinco, siete y diez alternativas. En cualquier caso, sigue el debate de que escala será más confiable según el número de opciones para utilizar en esta monografía se implementa una escala de dos opciones donde se busca que el encuestado no tenga una opción intermedia en cuanto a lo preguntado lo que ejerce mayor veracidad en la información.

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3. Metodología

3.1 Diagnóstico del proceso de adquisiciones que tiene

actualmente la empresa ja&t Constructores S.A.S.

Debido a la crisis mundial generado por la pandemia, la forma de trabajo ha cambiado, pasando de realizarse todo de forma presencial a lo virtual. Es debido a esto, que las reuniones para recopilar información con el departamento de compras y el gerente de la empresa ja&t Constructores S.A.S. se realizó a través de reuniones vía Meet. Con el fin de conocer a fondo y poder documentar el proceso que se lleva hasta el momento de las adquisiciones de producto o servicios, conocer cuáles son sus proveedores, los productos que más se rotan y los inconvenientes que actualmente presentan.

3.2 Identificar los riesgos que se generan en el proceso de

adquisiciones de los proyectos de la empresa ja&t Constructores S.A.S.

De igual forma como se plantea en la primera fase (Diagnóstico) por medio de reuniones vía Meet con el gerente y el jefe de compras de la empresa ja&t Constructores S.A.S. Se conocerá por parte de la organización, cuáles son los riesgos o problemas que se han presentado en el proceso de compras. recopilando los datos obtenidos por ellos; con esto quedará claro qué problemas se están enfrentando y cuales otros no son considerados actualmente y que propondremos. Después de haber analizado y hablado cuáles son los riesgos que se presentan o se puedan presentar el área de

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adquisición se procederá con la propuesta de una matriz de estos riesgos con las acciones a tomar, de tal forma que si ocurren se puedan mitigar, así como establecer las causas y los responsables de estas, además se construirá la taxonomía de la documentación, para su proceso de calidad.

3.3 Definir los criterios y métodos de selección de

proveedores que mejor se adapten a la empresa ja&t Constructores S.A.S.

Teniendo en cuenta lo que establece el PMBOK, 6ta edición, Dickson y Nayakappa para el proceso de adquisición de proveedores y referente a los criterios y métodos que existen para la evaluación y selección de proveedores, se tomarán y agruparán los proveedores, de acuerdo con las condiciones o requerimientos de las políticas internas, para poder realizar las actividades dentro la organización. De igual forma se seleccionarán dos tipos de proveedores definiéndoles a estos los criterios a evaluar con la escala en la que serán evaluados y el método elegido. Esta fase se realizará con base en la información obtenida en el diagnóstico del proceso de gestión de compras de la organización.

3.4 Aplicar los criterios y métodos de selección de

proveedores en el proceso de compras de a la empresa ja&t Constructores S.A.S.

Teniendo en cuenta las información obtenida y recopilada en las anteriores fases de la metodología, se diseñará y propondrá un plan de adquisiciones para el desarrollo de las actividades de compras en la empresa ja&t Constructores S.A.S. Como paso del proceso de diseño se analizarán las

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respuestas y/o propuestas obtenidas por los proveedores consultados previamente para realizar la selección y evaluación de este, teniendo en cuenta criterios y métodos de selección ya definidos, monitorear, actualizar y realizar un seguimiento constante al proveedor y la ejecución de la compra efectuando cambios si llegan a ser necesarios, además, se propone el flujograma del plan de compras y, anexos referentes a la gestión de las adquisiciones.

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4. Diagnóstico de la empresa

La empresa ja&t constructores S.A.S fue constituida en 2009 y se encuentra localizada en la ciudad de Barranquilla. Se ha posicionado en el mercado de construcción como especialista en sistema liviano y también ha incursionado como distribuidor de materiales para la construcción. En la actualidad cuenta con 15 empleados fijos y 150 contratistas en el área de producción a los cuales ellos mismos realizan el proceso de selección y contratación. Cuenta con 77 proveedores que surten sus requerimientos de materiales como: pinturas, masillas, láminas de board, cintas, tornillos, perfilería metálica, herramientas, entre otros. Los proveedores se encuentran localizados principalmente en las ciudades de Medellín, Cali, Bogotá y algunos en el exterior para el caso de las herramientas y algunos activos fijos. En el momento la constructora cuenta con los siguientes proveedores: Distribución de materiales, alquiler de andamios, certificados médicos, certificados de trabajo seguro en alturas, suministros de dotación, distribuidora de masilla, distribución de línea de vida, distribuidora de perfilería, distribuidora de listones de madera, servicio de transporte, suministro de elementos de protección personal, suministro de escalera, cursos de altura. El proceso de aprovisionamiento (figura 5) que desarrolla la empresa inicia cuando se identifica la necesidad de compra de un bien o servicio y el departamento de donde se genera envía una solicitud de pedido al área de compra quien genera una solicitud de materiales o servicios a los proveedores que pueden ofrecer el bien o servicio para luego de obtener la respuesta a dicha solicitud hacer el proceso de selección del proveedor, la decisión la toma el encargado de las compras luego de hacer un cuadro comparativo donde compara precio vs calidad ya con esto, el área encargada gestiona la aprobación de la compra con el gerente quien es el encargado de la

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parte financiera de la organización. Finalmente, lo que sigue es la recepción de los productos adquiridos para que posteriormente se autorice el pago según lo pactado al momento de la negociación el cual por lo regular se hace a crédito a 30, 45 o 60 días. A todos los materiales se les hace un control que involucra verificar las especificaciones técnicas establecidas por el cliente.

Figura 5 Proceso de aprovisionamiento de la empresa ja&t Constructores S.A.S. actualmente. Evidencia en Linea Acciones visibles de la Organización Linea de Interaccion Acciones visibles del dpto de compras Linea de visibilidad Acciones Invisibles del dpto de compras Procesos de soportes Correo electronico Solicitud via WhatsApp Solicitud de compra Seleccion de proveedor Autorizacion pra la compra Orden de compra Comprativo de precio y calidad del producto Listado de proveedores Recepcion del pedido Entrega del pedido en la obra Control de calidad

Nota. Elaboración propia.

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5. Identificación de los riesgos

Es de vital importancia que la empresa tenga en cuenta la gestión de los riesgos al momento de seleccionar a un proveedor ya que, de esta forma, y con el historial o reputación de los proveedores, estos riesgos serán más fácil de controlar o eliminar a medida que se van ejecutando las adquisiciones.

La empresa ja&t Constructores S.A.S. reporta en una reunión previa que, basado en la experiencia asociada con las actividades de compras, los riesgos a los que se enfrentan a la hora de la gestión logística de las adquisiciones de los productos, servicios o materiales son:

Tiempos de entrega a la obra

Inflación de los costos

Logística para el transporte de los materiales y/o productos Se les explicó que existen otros riesgos que no están siendo tenidos en cuenta por la empresa, pero que pueden aparecer en el proceso de gestionar las adquisiciones, además, que se deben tener en cuenta la trazabilidad de estos, que le permitirán al jefe de compras evaluar de forma rápida, acertada y documentada las alertas que se presenten mejorando así, la eficacia de este departamento. Todo esto se presenta debido a la falta de un plan de contingencia y/o al no contar con una matriz donde se puedan ver y gestionar el control de los riesgos para su mitigación o seguimiento. Para esto, se propone una matriz de los riesgos en el plan de las adquisiciones de la empresa ja&t Constructores S.A.S.

Para identificar estos riesgos, el grupo de trabajo utilizó la técnica llamada lluvia de ideas para el desarrollo de la matriz de estos en el proceso de compras. Una vez identificados estos riesgos, se

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realizó el análisis cuantitativo y cualitativo de los mismos como los mencionan en (AS/NZS 4360, 2004). Para ello se toman y propone la escala de valoración definida por Jácome, (2019), Huertas (2000), Muñoz (2016). De igual forma, se trabajó en conjunto con el jefe de compras de la empresa ya que, desde su experiencia en el área, se obtuvo información histórica de las adquisiciones para su posterior calificación, esto con el fin de establecer la magnitud del riesgo o su nivel de criticidad. En la siguiente Figura 6 se muestran los niveles de criticidad de los 10 riesgos identificados, tanto cualitativamente como cuantitativo. Dicho anteriormente se trabaja las siguientes matrices con la valoración definida por profesor Jácome (2019), la cual fue decida en conjunto con la empresa.

p. 40

Figura 6 Matrices de probabilidad e impacto definidas para la empresa.

Probabilidad

0.90

0.45

0.63

0.81

Alto Alto Critico

0.70

0.35

0.49

0.63

Alto Alto Alto

0.50

0.25

0.35

Medio Alto

0.30

0.10

0.30

0.50

0.70

0.90

Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto Bajo Muy bajo Impacto Matriz de probabilidad e impacto cualitativa Probabilidad Muy alto Alto Moderado Matriz de probabilidad e impacto cuantitativa Impacto

Nota. Adaptado de Jacome, R. D. (2019). Gestión de los riesgos. UPV virtual, https://virtual.upb.edu.co/d2l/home/20868.

En la tabla 2 se estructuran los riesgos con su descripción y causas de estos. De igual forma, gracias al análisis y descripción que se les da a las causas de este, se pueden proponer estrategias para mitigarlas evaluando los efectos que puede ocurrir si no existe una trazabilidad o intervención a estas. Esta matriz se construyó teniendo en cuenta la evaluación previa de la criticidad de los riesgos. El definir el nivel de criticidad en esta matriz permitió que el responsable de compras identificara, más fácilmente, que riesgos necesitaron mayor atención para ser analizados y mitigados.

p. 41

Tabla 1 Matriz del plan de la gestión del riesgo de las adquisiciones.

Nota. Elaboración propia

p. 42

Nota. Elaboración propia (continuación)

p. 43

De igual forma en la tabla 3 se propuso la descripción del control para cada uno de los riesgos ya definidos, así como el tipo de control que se les aplicó a estos, todo esto se hizo de igual forma con ayuda de expertos y lluvia de ideas, en la cual participaron las autores de esta monografía donde cada una dio sus opiniones de forma dinámica, tomando nota de cada una de estas y luego se procede a evaluar todas las ideas para así elegir a las que se apliquen al plan de las adquisiciones de la empresa. De esta misma forma se hizo para responder cada uno de los cuestionamientos de la matriz de riesgos.

Adicionalmente, para una buen manejo y filtrado de la información en la gestión de compras se requiere asignar un responsable a los riesgos identificados en la gestión de las adquisiciones.

p. 44

Tabla 2 Matriz del plan del control del riesgo de las adquisiciones.

Nota. Elaboración propia.

p. 45

Nota. Elaboración propia (continuación).

p. 46

De acuerdo con el proceso de gestión de las adquisiciones del PMBOK (2017), este proceso documenta y recopila toda la información disponible relacionada con las compras, como lo son: presupuestos, ordenes de compras, evaluación de los proveedores, cronograma para las actividades, contratos, propuestas de los proveedores, garantías, calidad, formato de devoluciones, entre otras. En consecuencia, se plantea una taxonomía documental de las adquisiciones para organizar, por categorías y subcategoría, los procedimientos documentados que requiere la empresa, tal como se presenta en la figura 7. Es importante implementar dicha taxonomía ya que esta hace parte de la gestión documental que debe llevar la empresa para garantizar una trazabilidad en cada etapa del proceso.

p. 47

Figura 7 Taxonomía documental de las adquisiciones.

Nota. Elaboración propia

p. 48

Nota. Elaboración propia (continuación)

p. 49

6. Criterios y métodos de selección de

proveedor Para definir los criterios de evaluación de proveedores, se tomó la información suministrada por la empresa ja&t Constructores S.A.S que cuenta con una base de datos de 77 proveedores los cuales no se encuentran clasificados de acuerdo con el tipo de servicios o productos ofrecidos. Inicialmente, se clasificaron los proveedores por grupo y tipo de servicio como se muestra en la tabla 4.

p. 50

Tabla 3 Clasificación de proveedores

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

GRUPO DE PROVEEDOR

TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO QUE

PROVEE

CANTIDAD EN LA

BASE DE DATOS

Capacitaciones Cursos de alturas

Examenes medicos y ocupacionales Examen medicos y/o Examen ocupacionales

Materiales e insumos Cintas, tornillos, chazos, productos cemento, madera, consumibles en general, clavos,herramientas de fijacion,lijas, llanas, punta topes, rodillos, brochas, espatulas, polisomabra, fique, ruedas

Dotacion y equipos de seguridad (persona natural y/o jurídica) Equipos de alturas y dotaciones industriales, dotaciones industriales

Perfileria plastica e insumos de fijacion (persona natural y/o jurídica) Perfileria metalica

Equipos y herraminetas (persona natural y/o jurídica) Arriendo de andamios, compra de bambas

Madera (persona natural y/o jurídica) Listones de madera

Recubrimiento Masillas, yesos, estucos, reglas

Residuos Recoleccion de residuos

perfileria plastica

Herramientas menores y escaleras Herramientas escaleras

Transporte (Logistica) Servicio de transporte, transporte de materiales

# GRUPOS

Placas y laminas Laminas de yeso, laminas de fibrocemento,placas de yeso y Frescasa

TOTAL DE PROVEEDORES

Perfileria y laminacion en aluminio Laminas y reglas de alumio

Pintura Pintura

Equipos de elevacion- carga arriendo de equipos y/o maqunaria de montacargas

Perfileria plastica, herrajes y accesorios

Nota. Elaboración propia

p. 51

Los proveedores deben considerarse socios estratégicos, y son piezas clave al momento de tomar decisiones en la logística de adquisiciones, por lo cual, en conjunto con la empresa ja&t Constructores S.A.S. se planteó agrupar a los proveedores en tres grupos de importancia, de acuerdo con el nivel de impacto del objeto contractual de la empresa, como se muestra en la tabla

Tabla 4 Grado de importancia de los proveedores

Nota. Elaboración propia.

p. 52

A continuación, se seleccionan y proponen, en conjunto con la empresa ja&t Constructores, los criterios más apropiados según la clasificación presentada previamente para la selección y evaluación de proveedores. Como soporte de información, se anexa el acta de reunión donde se evidencia que el jefe de compras de la empresa está de acuerdo con los criterios establecidos.

Para el caso del grado primario, se le asignaron criterios que servirán para cada uno de los proveedores (para el caso práctico se aplicará el ejemplo a los proveedores de materiales e insumos) que hacen parte de esta agrupación, tal como se presenta en la tabla 6. Tabla 5 Criterios para el grado primario.

# DE

CRITERIO

Fichas tecnicas (Likert)

CRITERIOS GRADO PRIMARIO

(MATERIALES E INSUMO)

Estar legalmente constituido (Likert) Experiencia en el sector (años) Productos certificados (Likert) Garantía de productos o servicios (Likert) Precio del mercado (Likert) Forma de pago (Likert) LogÍstica (Likert) Tiempo de entrega del producto o servicio (%) Capacidad de suministros de los productos o servicios ofrecidos (%) Asesoria tecnica y seguimiento en Obra (Likert)

Nota. Elaboración propia.

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Por otra parte, para el caso del grupo secundario los criterios varían dependiendo del proveedor a evaluar, (para el caso práctico se aplicará el ejemplo a los proveedores de transporte) como se muestra en la siguiente tabla 7.

Tabla 6 Criterios para el grado secundario (transporte- logística). # DE

CRITERIO

CRITERIOS GRADO SECUNDARIO (TRANSPORTE-

LOGÍSTICA)

Estar legalmente constituido (Likert) Prestigio y Experiencia en el sector (años) Seguros y garantías de la entrega de los productos o servicios (Likert) Equipo necesario para la prestación del servicio ofrecido, acorde a las actividades requeridas. (Likert) Planilla de pago de los aportes al sistema integral de seguridad social de todos sus trabajadores (likert)

Tiempo de entrega del producto o servicio (%) Capacidad vehicular para suplir con las necesidades del cliente (%) Documentación en reglamentaria de los vehículos, acorde a los lineamientos legales colombianos (Likert) Plan estratégico de seguridad vial (Likert) Personal competente (Likert) Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo (likert) Forma de pago de los productos ofrecidos, (crédito superior a 30 días) (Likert)

Nota. Elaboración propia

p. 54

Para evaluar estos criterios se utilizaron las siguientes escalas de calificación:

Escala Likert: Se implementó para la calificación de preguntas con dos únicas respuestas (Tabla

8).

Tabla 7 Escala de valoración Likert. Esta calificación se da, cuando no se cuanta con el minimo requisito que exige el criterio

ESCALA LIKERT

Esta es la maxima calificacion que se da, cuando cumple a acabalidad el criterio.

Nota. Elaboración propia

Escala en años: Se implementó para los criterios que deben ser calificados en años (tabla 9). Tabla 8 Escala de valoración en años.

1 a 3

3 a 8

De 8 en adelante

ESCALA EN AÑOS

Los proveedores que cuenten con estos años de experiencia, se les dara una calificacion de "Poca experiencia" en el sector .

Los proveedores que cuenten con estos años de experiencia, se les dara una calificacion de "Mediana experiencia" en el sector . Los proveedores que cuenten con estos años de experiencia, se les dara una calificacion de "Alta experiencia" en el sector .

Nota. Elaboración propia

p. 55

Escala en porcentaje: Se implementó para los criterios que deben ser calificados en porcentaje. donde solo se tiene tres posibles opciones de calificación (tabla 10). Tabla 9 Escala de valoración en porcentaje.

Nota. Elaboración propia

p. 56

7. Aplicación de los criterios y métodos de

selección de proveedores en el proceso de compras

El método que se utilizó para la evaluación y selección de proveedores es el método Moora el cual presenta ventajas respecto a otros como AHP, TOPSIS las cuales son:

• Menor tiempo de cómputo

• Simplicidad

• Cálculos matemáticos requeridos

• Estabilidad

• Integración de datos cualitativos y cuantitativo (García., et al 2010).

Para una mayor claridad del método aplicado en esta monografía, se procederá con la explicación de la agrupación primaria, conocida como materiales e insumos. Los pasos serán definidos de la siguiente forma: Construcción de la matriz de información, Normalización de la información, Ponderación de los criterios normalizados e Índice de valoración del proveedor.

7.1 Construcción de la matriz de información

El método comienza con la definición de criterios y proveedores a evaluar. Luego se construye la matriz de información (ecuación 2) que contiene n filas que representan los proveedores 𝐴𝐴1 … 𝐴𝐴𝑛𝑛 en la evaluación (el superíndice indica un conteo de proveedores, mas no indica una

p. 57

operación de potenciación), y 𝑗𝑗 representa los criterios de evaluación de los proveedores (columnas); finalmente 𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 representa la calificación del proveedor n con respecto al criterio j. Matriz de información = 𝐴𝐴1 ⋮ 𝐴𝐴𝑛𝑛 ⎣ ⎢ ⎢ ⎢ ⎡ 𝑥𝑥1

1 ⋯

𝑥𝑥5

1 ⋯

𝑥𝑥𝑗𝑗

𝑥𝑥1

2 ⋯

𝑥𝑥5

2 ⋯

𝑥𝑥𝑗𝑗

⋮ ⋯⋯⋯ 𝑥𝑥1 𝑛𝑛 … 𝑥𝑥5 𝑛𝑛⋯ 𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 ⎦ ⎥ ⎥ ⎥ ⎤

(2)

Ecuación 2 Matriz de información Para el caso referente al grupo de materiales e insumos, se procedió con la valoración de los once criterios evaluativos a los siete proveedores establecidos para este grupo de productos, (Ver Tabla 11), se puede observar que cada uno de los criterios maneja una escala diferente. Tabla 10 Matriz de información para materiales e insumos.

Unidad de medida Likert Años Likert Likert Likert Likert Likert

Likert Likert

Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 Criterio 5 Criterio 6 Criterio 7 Criterio 8 Criterio 9 Criterio 10 Criterio 11 Proveedor 1

100

Proveedor 2

100 100

Proveedor 3

100

Proveedor 4

Proveedor 5

100

Proveedor 6

100

Proveedor 7

100

Nota. Elaboración propia.

Donde los números resultantes son las valoraciones dadas a cada proveedor según el criterio evaluado.

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7.2 Normalización de la información

Este paso se realiza ya que la calificación obtenida en cada criterio se puede expresar en diferentes escalas de medición; de estar todos los criterios expresados en la misma unidad de medida se omite este paso. Para esto, se considera la ecuación euclidiana (3) al criterio 𝑗𝑗 ห𝑋𝑋𝑗𝑗ห= ඩ෍𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑖𝑖(2) 𝑛𝑛 𝑖𝑖=1

(3)

Ecuación 3 Ecuación euclidiana Por lo tanto, la normalización de cada entrada en la matriz de información se lleva a cabo de acuerdo con la ecuación (4) 𝑁𝑁𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛= 𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 ห𝑋𝑋𝑗𝑗ห (4) Ecuación 4 Ecuación de normalización Los resultados obtenidos usando ecuación (3) son valores adimensionales que carecen de escala, lo que permite que las operaciones entre los criterios sean aditivas. En la tabla 12 se ilustra la matriz de normalización.

p. 59

Tabla 11 Matriz de información normalizada.

Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 Criterio 5 Criterio 6 Criterio 7 Criterio 8 Criterio 9 Criterio 10 Criterio 11 Proveedor 1

0,444

0,425

0,444

0,407

0,563

0,378

0,493

0,459

0,250

0,444

Proveedor 2

0,444

0,364

0,444

0,407

0,113

0,378

0,493

0,459

0,500

0,444

Proveedor 3

0,089

0,182

0,444

0,081

0,113

0,378

0,099

0,229

0,500

0,089

Proveedor 4

0,444

0,243

0,089

0,407

0,563

0,378

0,099

0,229

0,250

0,444

Proveedor 5

0,089

0,243

0,089

0,407

0,563

0,378

0,493

0,459

0,250

0,089

Proveedor 6

0,444

0,486

0,444

0,407

0,113

0,378

0,493

0,229

0,500

0,444

Proveedor 7

0,444

0,547

0,444

0,407

0,113

0,378

0,099

0,459

0,250

0,444

Factor de normalización

11,269

16,462 11,269 12,288

8,888 13,229 10,149

217,945

200,000 11,269 11,269

Nota. Elaboración propia.

7.3 Ponderación de los criterios normalizados

En este paso se asigna el vector de peso de los criterios o vector de priorización (tabla 13). Para esto utilizamos la ecuación (5). Donde se tiene en cuenta las calificaciones ponderadas normalizadas N𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 y se multiplica por el peso de cada criterio (Wi) 𝑊𝑊𝑊𝑊𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛= 𝑤𝑤𝑖𝑖∗𝑁𝑁𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 (5) Ecuación 5 Ponderación de los criterios normalizados

p. 60

Tabla 12 Matriz de ponderación para cada criterio. Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 Criterio 5 Criterio 6 Criterio 7 Criterio 8 Criterio 9 Criterio 10 Criterio 11 Vector de priorización

10%

12%

10% 12%

Nota. Elaboración propia.

En reunión sostenida con el departamento de compras, se estableció que existían criterios que tenían más peso que otros, ya que como se dijo anteriormente en el diagnóstico, para la empresa los criterios de precio y calidad son de suma importancia al momento de elegir a un proveedor y por ello, se estableció un 12% para estos criterios, en cuanto a los otros criterios se estableció de un 10% para los segundos más importantes para la empresa y se dividió el restante entre los otros criterios a evaluar.

La tabla 14 es la resultante al ejecutar la ecuación 5:

Tabla 13 Valoración de los criterios de evaluación de proveedores. Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 Criterio 5 Criterio 6 Criterio 7 Criterio 8 Criterio 9 Criterio 10 Criterio 11 Proveedor 1

0,04 0,043 0,053 0,041 0,07

0,03 0,04 0,04 0,02

0,04

Proveedor 2

0,04 0,036 0,053 0,041 0,01

0,03 0,04 0,04 0,04

0,04

Proveedor 3

0,01 0,018 0,053 0,008 0,01

0,03 0,01 0,02 0,04

0,01

Proveedor 4

0,04 0,024 0,011 0,041 0,07

0,03 0,01 0,02 0,02

0,04

Proveedor 5

0,01 0,024 0,011 0,041 0,07

0,03 0,04 0,04 0,02

0,01

Proveedor 6

0,04 0,049 0,053 0,041 0,01

0,03 0,04 0,02 0,04

0,04

Proveedor 7

0,04 0,055 0,053 0,041 0,01

0,03 0,01 0,04 0,02

0,04

Nota. Elaboración propia

p. 61

A continuación, se definen los criterios, que, según su escala de valoración, permite establecer que a mayor valor es un efecto positivo para la evaluación de proveedores, es decir maximización Xi, los cuales están resaltados en color rojo (Ver Tabla 14); así como establecer los criterios, que, según su escala de valoración, permite establecer que a menor valor es un efecto positivo para la evaluación del proveedor, es decir minimizar Xj, los cuales están resaltados en color verde.

7.4 Índice de valoración de proveedores

Este índice se obtiene utilizando la ecuación (6) 𝑁𝑁𝑦𝑦𝑖𝑖= ∑ 𝑁𝑁𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 𝑔𝑔 𝑖𝑖=1 −∑ 𝑁𝑁𝑥𝑥𝑗𝑗 𝑛𝑛 𝑚𝑚 𝑗𝑗=𝑔𝑔+1

(6)

Ecuación 6 Índice de valoración Donde i = 1, 2, 3, …, g corresponde a los criterios catalogados como máximo; j = g+1, g+2, … m corresponde a los criterios catalogados como mínimo.

Se determina el ranking de preferencias. La mejor alternativa es la que tiene el valor N(yi) más alto (tabla 15).

Tabla 14 Ranking Moora.

p. 62

calificación final Ranking Proveedor 1

30%

Proveedor 2

37%

Proveedor 3

18%

Proveedor 4

19%

Proveedor 5

16%

Proveedor 6

36%

Proveedor 7

34%

Nota. Elaboración propia.

Finalmente, para facilitar el ejercicio del usuario se implementa una plantilla en Excel desarrollada por el ingeniero Orlando Federico González, donde solo se digita la calificación obtenida para cada criterio y luego con solo dar un clic en un botón de autoforma se ejecuta el programa de Visual Basic del Algoritmo Moora.

Para el uso de la plantilla de evaluación de proveedores, se utilizó a los proveedores de grado secundario que ya tienen definido los criterios (Transporte-logística); tal como se presenta en la tabla 16.

p. 63

Tabla 15 Plantilla Excel algoritmo Moora.

Peso Criterio 0,083333 0,083333 0,083333 0,083333 0,083333 0,0833333 0,0833333 0,083333 0,0833333 0,0833333 0,08333 0,08333 Valoracion + + + + + + + + + + + + Matriz Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4 Criterio 5 Criterio 6 Criterio 7 Criterio 8 Criterio 9 Criterio 10Criterio 11Criterio 12 Proveedor 1

100

Proveedor 2

Proveedor 3

Proveedor 4

100

Proveedor 5

100

Proveedor 6 Proveedor 7 Esta plantilla de evaluación y selección de proveedores se puede adaptar a cualquier cantidad de proveedores y criterios de evaluación. Tener en cuenta que la matriz de información se debe empezar en la Celda "C5". Adicionalmente, se debe diligenciar la fila de valoracion con el signo "+", si considera que el criterio es de maximización; o con el signo "-", si considera que el criterio es de minimización. El botón o autoforma que aparece en esta hoja, permite ejecutar el programa de Visual Basic del Algortimo Moora. Por favor, hacer click hasta que esté seguro que ingresó toda la información requerida. Evaluación de Proveedores

Nota. Elaboración propia Tabla 16 Indicadores de selección de proveedor evaluado.

Nota. Elaboración propia.

p. 64

8. Descripción del proceso de la logística de

las adquisiciones para la empresa ja&t Constructores S.A.S.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, a continuación, se presenta la propuesta de la guía del proceso de gestión logística de las adquisiciones para la empresa ja&t constructores S.A.S.

El siguiente flujograma (figura 8) muestra el proceso que debe seguir la empresa para las adquisiciones, desde la etapa de selección de proveedores, pasando por el proceso de compras hasta el recibo a satisfacción del producto, material o servicio, concluyendo con el pago del mismo; para esto es importante contar con la participación de toda la organización y se deberá apoyar todo este proceso en una gestión documental, que permitirá un registro completo y además lograr que el proceso se desarrolle con calidad, asegurando que cada ciclo se cumpla y pueda permitir que este no tenga ningún tipo de retrasos que perjudique a la empresa.

De acuerdo con lo planteado anteriormente es importante tener claro las siguientes definiciones antes de proceder a explicar el proceso:

Proveedores: Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas. Contratista: Persona natural o jurídica, que nos brinda un servicio o producto de apoyo para el cumplimiento del objeto contractual de la empresa, esta persona deberá proveer bajo su entera responsabilidad, con sus propios medios (equipos, materiales, personal, etc.) y con autonomía técnica y administrativa. Se contratan por un determinado tiempo, de acuerdo con la necesidad de la obra o proyecto.

p. 65

Selección de proveedor: Proceso mediante el cual se escogen los proveedores de bienes o servicios requeridos por la empresa Evaluación de proveedores: Proceso de verificación y valoración de la información inicial suministrada por el proveedor, teniendo en cuenta un procedimiento determinado que no solo determinara a los mejores proveedores, sino que determinar periódicamente la continuidad de estos.

Requisición de compra: es un documento de uso interno de la empresa, en donde se hace una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.

Solicitud de Cotizaciones: este es un formulario que se envía a los proveedores, donde se detalla el producto o servicio requerido.

Orden de compra: es un documento que se envía a los proveedores, es decir es de uso externo, en él se redacta el servicio, producto o material requerido por la empresa, de acuerdo con las cotizaciones elegidas.

Gerencia: persona encargada de la autorización de compra de bienes, equipos, productos y servicios.

p. 66

Figura 8 Flujograma de logística de las adquisiciones

Nota: Elaboración propia

ADMINSTRATIVO

Inicio Proceso de Logística Adquisición Selección y evaluación de Proveedores Evaluación de proveedores , teniendo en cuenta el criterio de selección (método Moore) Grado de Importancia de proveedores Selección de proveedores Pre -Selección Proveedores Visitas representantes comerciales y Publicaciones especializadas Cartas solicitud de información Cartas solicitud de información

p. 67

Figura 9 Flujograma de logística de las adquisiciones

Nota. Continuación figura 8

COMPRAS

Inicio Proceso de Adquisición Requisición de servicio o producto a coordinador administrativo Gerente Residente de Obras Coordinador

SGSST

Revisión de orden de requisición donde se revise que este bien elaborada.

Se Devuelve NO Se devuelve al solicitante para que la haga nuevamente Registro y clasificación de la requisición Selección del proveedorde acuerdo a la evaluación de proveedores Solicitud de Si no existe presupuesto se devuelve al área administrativa A SI

p. 68

Figura 10 Flujograma de logística de las adquisiciones

Nota. Continuación figura 8 Emisión de la Orden de compra o servicio al proveedor Compra del producto o Adquisición del servicio Recepción del servicio Verificación del la calidad del servicio por parte del solicitante y /O personal idóneo Emisión de factura Se contacta al proveedor y se solicita la garantía NO Se libera factura para el respectiva pago SI

p. 69

Figura 11 Flujograma de logística de las adquisiciones.

Nota. Continuación figura 8

p. 70

Figura 12 Flujograma de logística de las adquisiciones

Nota. Continuación figura 8

BODEGA/OBRA

Recepción del producto Verificación de calidad del producto Devolución al proveedor NO Registro en el Kardex SI Salida de producto para la venta /Obra Liberación de Factura para Pago SI Solicitud de Garantía Se pide a otro proveedor del registro NO SI A

p. 71

Como se observa al inicio del flujograma el área administrativa realiza la pre- selección de proveedores, teniendo en cuenta el grado de importancia de los proveedores, este proceso se hace con el fin de establecer una lista de las empresas que fabrican o distribuyen los productos necesarios para iniciar las actividades, el encargado de compras deberá hacer un procedimiento utilizando herramientas tales como: visitas de representantes comerciales, visitas a las empresas de los proveedores, cartas de solicitud de información (Anexo 2), búsqueda de información (internet, prensa, publicaciones especializadas, exposiciones comerciales, asociaciones empresariales, cámaras de comercio, bases de datos, fuentes internas de la propia empresa), se procede a solicitarles información y luego, elegir la más adecuada a nuestros intereses.

Es importante que antes de decidir incluir a un proveedor en la preselección, se debe estar seguros de que sean los más adecuados y que además los productos o materia prima que ofrece generen en la empresa un impacto positivo en la productividad, calidad y competitividad.

Teniendo los proveedores idóneos (preselección de proveedores), se procederá a realizar la evaluación de proveedores, basándose en los criterios de selección que fueron acordados con el departamento de compras de la empresa y utilizando el método Moora.

Esta monografía realiza un ejercicio práctico aplicado con los datos que la empresa suministra para los proveedores de materiales y servicios dando como resultado una selección a los proveedores que se observan en las tablas 16 y 17. Con lo cual se resume que existen tres con alta calificación: El proveedor 1 con 37% El proveedor 4 con 36% El proveedor 2 con 34%

p. 72

Por lo cual estos serían los tres proveedores que de acuerdo al método Moora, cumplirían con los criterios exigidos por la empresa para suministrar el producto, material o servicio requerido.

Teniendo a los proveedores seleccionados se da inicio al proceso de compras, solicitando a los proveedores 2, 6 y 7, la cotización del producto, material o servicio (anexo 4) para el evaluar las mejor y además con el fin de no tener a un solo proveedor, ya que puede presentarse el riesgo en que si se le pide a un solo proveedor puede llegar a incumplir y con ello la empresa quede sin abastecimiento e incumplir con sus compromisos.

Una vez se requiera por parte de la organización un producto, material o servicio, se procede con la requisición de compra (anexo 3), está la solicitud puede hacerla cualquier área de la organización y debe contener la suficiente información que fundamente su trámite y proceso; además debe estar bien elaborada, si esto no se cumple, se devuelve al solicitante.

El departamento de compras, de acuerdo a la evaluación de proveedores elige a los mejores proveedores, y les solicita la cotización del producto, material o servicio requerido (anexo 4) y elige la mejor o mejores cotizaciones, una vez efectuado este proceso, se procede a la elaboración de la orden de compra (anexo 5), este formulario deberá detallar con exactitud la adquisición y deberá coincidir con la o las cotizaciones escogidas, una vez elaborada y autorizada por la gerencia, se envía al él o los proveedores para dar inicio a la transacción de la adquisición, vale decir que este formato o documento actúa como un contrato entre la empresa y el proveedor por

p. 73

lo que se considera que la adquisición existe. La empresa debe registrar todas las órdenes de compra dentro de su sistema de contabilidad para programación de pagos, futuras consultas y auditorías.

Es importante una vez realizado la orden de compra o servicio, se haga un seguimiento de esta con el fin de evitar un riesgo de demora, garantizando la entrega oportuna del producto o servicio.

Finalmente, emitida la orden de compra al proveedor, se espera a que este cumpla con el despacho del producto o realice el servicio, y con la entrega de la factura se hace la verificación de la calidad del servicio o producto, si este es recibido a satisfacción, se procede a enviar a la obra o el almacén y realizar el pago de acuerdo a lo pactado.

En el caso en que no sea recibido a satisfacción el servicio o producto se procede a solicitar la garantía al proveedor, haciendo la devolución del producto y solicitando la garantía de este, de no dar solución el proveedor se cancela la orden de compra y/o servicio y se procede nuevamente a solicitar cotizaciones a otros proveedores que cumplan la evaluación de proveedores repitiéndose el proceso ya anteriormente descrito.

p. 74

9. Conclusiones y recomendaciones

Tener un buen plan de logística de adquisición permite que la empresa, cree estrategias para asegurar el suministro, gestione mejor los costos, prevea riesgos y optimice los procesos, de tal manera que no solo hace más eficiente el área técnica como la administrativa ya que al establecer procedimientos precisos y contar con herramientas como una buena gestión documental, optimiza los recursos y mejora el control financiero logrando llegar a detectar fraudes dentro de la empresa.

Las compañías que cuentan con plan de riesgos sobre las adquisiciones tienden a estar más preparadas en la toma de decisiones; ya que cuentan con más información a la hora de hacer las compras. Mitigando así el impacto que puedan generarle a la trazabilidad de la empresa y al cumplimiento con sus clientes.

Para una adecuada gestión de las adquisiciones, el jefe de compras deberá definir teniendo en cuenta el cronograma de actividades que requerimientos deben ser gestionados rápida y eficientemente con el fin de mantener un flujo en la cadena de suministros y no perjudicando así la ejecución de los proyectos.

Se recomienda a la empresa ja&t Constructores S.A.S. implementar dentro de su plan de gestión el proceso diseñado en esta monografía para la logística de adquisiciones, a su vez capacitar a sus empleados con el fin de velar por el cumplimiento de cada uno de los procesos y así garantizar que se ejecute eficazmente las adquisiciones. Para mayor facilidad del jefe de compras se recomienda

p. 75

que implemente la plantilla de evaluación del método Moora suministrada por el docente Orlando González Casallas.

p. 76

10. Lista de referencias

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p. 79

11. Anexos

p. 80

Anexo 2. Solicitud de Información

p. 81

Anexo 3. Orden de Requisición de producto, materiales o servicios

p. 82

Anexo 4. Solicitud de cotización de productos, materiales o servicios

p. 83

Anexo 5. Orden de compra

Cita: González Chagin, Diana Beatriz, Franco Martínez, Mayely Faustina, García Perea, Greicy Yuranny (2021), Diseño del plan de gestión de las adquisiciones para la empresa JA&T constructores S.A.S, Universidad Pontificia Bolivariana, p. N. http://hdl.handle.net/20.500.11912/9621