Maestría en Gestión Industrial · 2018

La gestión digital como herramienta para ganar eficiencia en los procesos de administración de la información del área de investigaciones en la Universidad de Ibagué

En Colombia, el Consejo Nacional de Acreditación CNA ha establecido la investigación como uno de los indicadores claves de calidad de la Educación superior, por lo que las Instituciones de Educación superior (IES) han optado por establecer unidades administrativas para gestionar esta área, que por su naturaleza y ámbito de acción es bastante compleja, ya que en ella interactúan diversos actores académicos-administrativos, tiene una alta demanda de recurso, muy variados periodos de tiempo, con muy diversos resultados. Esto conlleva a que la información generada desde estas unidades administrativas sea compleja, discontinua y requiera sistemas dedicados y complejos que permitan la estandarización, indexación y codificación que faciliten la generación de reportes oportunos que apoyen en la toma de decisiones, asignación más eficiente de recurso y en la proyección de actividades entre otros factores de tipo administrativo y estratégico. El presente estudio se fundamente en la importancia que reviste la investigación para las IES y la información generada por el quehacer investigativo, que se convierte en elemento fundamental en la toma de decisiones en cualquier sistema de administración. Los recursos de estas áreas suelen ser limitados, lo que obliga a hacer uso eficiente de ellos y a implementar herramientas de administración moderna que apoyen su administración de forma eficiente. Este estudio se enfocó en el área de Dirección de Investigaciones (DIRI) de la Universidad de Ibagué, institución de carácter regional, con el objeto ganar eficiencia mediante el diseño del modelo de un sistema de información digital para la gestión de la información resultante de los procesos de investigación. Para esto, con el uso de las herramientas de Visual Story Maps, se consideraron los procesos y necesidades que en materia de sistemas de información requieren los colaboradores del área de investigaciones, se establecieron y analizaron las condiciones de entrada y salida de información de los procesos administrativos centrales del área de investigaciones (Investigadores, proyectos, grupos y productos de investigación) y se establecieron los elementos claves que han de integrarse en la gestión de la información para la mejora en la eficiencia de los procesos. Como resultado se propone un modelo de estructuración de información, se propuso el árbol de contenidos del sistema y una propuesta de estructuración digital del mismo, modelo que se validó con un aplicativo a nivel piloto que permitió comparar los contenidos y tiempos en la generación de informes, llegando a la conclusión de que el modelo propuesto contribuye a la eficiencia de la DIRI en términos de los tiempos de respuesta para el procesamiento y generación de informes. Finalmente, el uso de las herramientas de Visual Story Maps en el análisis de procesos de gestión de información digital, facilitó el desarrollo a nivel piloto, del modelo de gestión de información.

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