Ciencias Administrativas · 2026
Modelo operativo de mejoramiento para la gestión documental en la Dirección de Talento Humano de la Gobernación de Córdoba
El presente informe de práctica empresarial tuvo como propósito diseñar un modelo operativo de mejoramiento para la gestión documental en la Dirección de Talento Humano de la Gobernación de Córdoba, con el fin de optimizar la organización, control, trazabilidad y acceso a la información institucional. Durante el desarrollo de la práctica se realizó un diagnóstico que permitió identificar diversas problemáticas, entre ellas la acumulación documental, la falta de foliación sistemática, la ausencia de inventarios actualizados, el rezago en las transferencias documentales y el uso limitado de herramientas tecnológicas para la gestión de la información. Como parte de la intervención, se llevaron a cabo actividades de organización, clasificación, revisión, foliación, digitalización e inventario de expedientes, además del apoyo en procesos relacionados con historias laborales, solicitudes de retiro de cesantías, cuentas de cobro y certificaciones electrónicas de tiempos laborados. Estas acciones permitieron mejorar la disponibilidad de la información, fortalecer la trazabilidad documental y contribuir a la descongestión del archivo de gestión. A partir de los hallazgos obtenidos, se formuló una propuesta de mejoramiento basada en la aplicación de criterios archivísticos, la actualización de inventarios documentales, la digitalización progresiva de expedientes y el fortalecimiento del uso del aplicativo Mercurio como herramienta central de gestión documental. Se concluye que la implementación de estas estrategias contribuirá a incrementar la eficiencia administrativa, reducir los tiempos de respuesta, garantizar la conservación de la información y fortalecer el cumplimiento de la normativa archivística vigente en la Gobernación de Córdoba.
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Contenido
- 1. Aprobación de tutoresp. 1
- 2. Dedicatoriasp. 2
- 3. Introducciónp. 9
- 4. Objetivos de la prácticap. 10
- 4.1. Objetivo Generalp. 10
- 4.2. Objetivos Específicosp. 10
- 5. Capítulo I: Aspectos Generales De La Entidadp. 11
- 5.1. Nombre de la entidadp. 11
- 5.2. Presentación de la entidadp. 11
- 5.3. Reseña histórica institucionalp. 12
- 5.4. Misión y visión de la Gobernación de Córdobap. 12
- 5.4.1. Misiónp. 11
- 5.4.2. Visiónp. 12
- 5.5. Estructura organizacionalp. 13
- 5.6. Actividades de la entidadp. 14
- 5.7. Mapa de procesosp. 15
- 6. Capítulo II: Descripción de la Dependencia Donde Realizó la Prácticap. 16
- 6.1. Secretaría de Gestión Administrativa – Dirección de Talento Humanop. 16
- 6.2. Organigramap. 16
- 6.3. Funcionesp. 18
- 7. Capítulo III: Actividades Realizadas Durante la Prácticap. 19
- 7.1. Marco conceptualp. 19
- 7.1.1. La administración pública y el principio de eficienciap. 19
- 7.1.2. Gestión documental y el ciclo vital de los documentosp. 20
- 7.1.3. La historia laboral como expediente administrativo complejop. 20
- 7.1.4. Instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental (TRD)p. 21
- 7.1.5. Transformación digital y gestión de la informaciónp. 21
- 7.1.6. Síntesis integradorap. 22
- 7.2. Planteamiento del problemap. 22
- 7.2.1. Diagnósticop. 22
- 7.2.1.1. Matriz DOFAp. 23
- 7.2.1.2. Análisis estratégico DOFAp. 25
- 7.2.2. Descripción del problemap. 26
- 7.2.3. Formulación del problemap. 27
- 7.3. Plan de trabajop. 27
- 7.3.1. Justificaciónp. 27
- 7.3.2. Descripción sintética del problemap. 28
- 7.3.3. Alcance y enfoquep. 29
- 7.3.4. Objetivo del planp. 29
- 7.3.5. Metodologíap. 29
- 7.3.6. Fases de implementaciónp. 30
- 7.4. Cronograma de actividadesp. 31
- 7.5. Descripción detallada de las actividadesp. 33
- 7.5.1. Inducción y conocimiento del áreap. 33
- 7.5.2. Organización del archivo documentalp. 33
- 7.5.3. Digitalización de documentosp. 32
- 7.5.4. Apoyo en el proceso CETILp. 36
- 7.5.5. Manejo del aplicativo Mercuriop. 32
- 7.5.6. Apoyo en actividades asignadas por el supervisorp. 35
- 8. Propuesta de Mejoramientop. 36
- 8.1. Objetivo de la propuestap. 36
- 8.2. Justificaciónp. 27
- 8.3. Descripción de la propuestap. 37
- 8.4. Estrategias de mejoramientop. 38
- 8.5. Plan de acciónp. 39
- 8.6. Impacto esperadop. 40
- 9. Conclusionesp. 42
- 10. Recomendacionesp. 43
- 11. Referencias Bibliográficasp. 44
- 12. Anexosp. 46
- Tabla 1. Matriz DOFA de la Dirección de Talento Humano …p. 24
- Tabla 2. Estrategias derivadas del análisis DOFA …p. 26
- Tabla 3. Cronograma de actividades de la práctica empresarial …p. 33
- Tabla 4. Plan de acción para el mejoramiento de la gestión documentalp. 39
- Gráfica 1. Estructura organizacional de la Gobernación de Córdobap. 13
- Gráfica 2. Mapa de procesos de la Gobernación de Córdobap. 14
- Gráfica 3. Estructura organizacional de la Dirección de Talento Humanop. 17
- Figura A1. Archivo documental – vista externa de archivadoresp. 46
- Figura A2. Archivo documental – organización interna de expedientesp. 46
- Figura B1. Registro digital de solicitudes de retiro de cesantíasp. 47
- Figura B2. Registro digital de comunicaciones y resoluciones administrativasp. 47
- Figura C1. Registro y control de cuentas de cobro en archivo Excelp. 48
- Figura C2. Organización de expedientes en archivo de gestiónp. 48
- Figura D1. Bandeja de destinatarios y control de solicitudes en Mercuriop. 49
- Figura D2. Bandeja de gestión de documentos en el sistema Mercuriop. 49