Ciencias Administrativas · 2026

Estrategias para mejorar la eficiencia en la elaboración documentos administrativos en el área de Talento Humano de la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge (CVS)mediante el uso de Word y Excel

Resumen

El documento presenta una propuesta de mejoramiento desarrollada durante las prácticas profesionales en el área de Talento Humano de la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge (CVS). El problema identificado fue la elaboración manual de documentos administrativos, como oficios, certificados laborales, resoluciones y comunicaciones externas, lo que generaba demoras, reprocesos y una mayor probabilidad de errores debido a la búsqueda constante de información en diferentes fuentes. Para solucionar esta situación, se diseñó e implementó una estrategia basada en Microsoft Excel y Microsoft Word. Primero, se consolidó la información de los 71 trabajadores de la entidad en una base de datos de Excel. Posteriormente, esta base se integró con los formatos de Word mediante la herramienta de correspondencia combinada, permitiendo automatizar la inserción de datos en los documentos administrativos. La metodología utilizada incluyó observación directa, entrevistas informales, análisis documental y medición de tiempos antes y después de la implementación. Los resultados demostraron una reducción significativa en los tiempos de elaboración de documentos: la búsqueda de información pasó de 5–10 minutos a menos de 1 minuto, los oficios disminuyeron de 30–45 minutos a 20–35 minutos, los certificados laborales de aproximadamente una hora a 45–50 minutos, las resoluciones de 30 a 20 minutos y las comunicaciones externas de 45 a 30–35 minutos. Se concluye que la automatización mediante herramientas ofimáticas permitió optimizar la gestión documental, reducir la carga operativa, minimizar errores y mejorar la eficiencia administrativa del área de Talento Humano, sentando además las bases para futuras iniciativas de transformación digital.