Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos · 2007

Diseño técnico para la organización de las unidades de correspondencia de Enertolima S.A. EPS

Resumen

Como lo estable el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de la entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas (como es el caso de ENERTOLIMA), es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. Este trabajo de grado pretende resolver los problemas y necesidades que actualmente presenta ENERTOLIMA relacionado con su sistema de información documental en especial con las actividades propias de la Unidad de Correspondencia estableciendo para ello las pautas implantadas por las normas y técnicas vigentes en esta materia. En este marco de ideas surge la necesidad de presentar un trabajo de grado desde la perspectiva empresarial de tal forma que soporte el estudio académico y de consulta a las personas interesadas en implementar la Unidad de Correspondencia a la entidad pública o privada a la cual pertenece. Este proyecto consta de siete capítulos, estructurados de tal forma que cada uno provee al lector los elementos necesarios utilizados para los capítulos siguientes. En el primer capítulo trata el planteamiento y la descripción de los problemas que presenta el sistema de información documental en ENERTOLIMA en especial con las actividades propias de la Unidad de Correspondencia. En el segundo capítulo se presentan los pasos metodológicos para la recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que recibe y envía ENERTOLIMA S.A. ESP. Se establecen las responsabilidades, procedimientos y actividades relacionadas con el recibo, distribución y trámite de la correspondencia y documentos externos en ENERTOLIMA S.A. Igualmente se presentan los protocolos de comunicaciones internas y externas. En el tercer capítulo se establecen los lineamientos y controles para hacer eficiente, eficaz y transparente el manejo de la correspondencia de ENERTOLIMA de acuerdo a las directrices de esta Compañía. En el cuarto capitulo se realiza un estudio con el fin de determinar la mejor opción a utilizar en ENERTOLIMA en cuanto a las herramientas tecnológicas existentes para la administración de la información documental (manejo de la correspondencia) en nuestro medio y que están al alcance y disponibilidad económica de ser adquirida. El quinto capitulo se pudo determinar que la Compañía debía esperar para adquirir un software con estas características por estar tercerizada y que en la actualidad están elaborando los términos de referencia para contratar el servicio de PQR y se tendrán en cuenta estos requerimientos para que los oferentes incluyan estas soluciones. Ante la imposibilidad de adquirir esta tecnología de punta los autores del presente trabajo de grado enseñaron a ENERTOLIMA una solución desarrollada en ACCESS MS 2003 que se ajusta a los requerimientos del Acuerdo 060 de 2001 y al procedimiento propuesto. En los dos últimos capítulos se presenta las conclusiones del presente trabajo de grado y el cronograma de actividades.

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