Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos · 2006

Guía para la planeación de un programa de capacitación para la aplicación de Tablas de Retención Documental: caso Universidad Nacional de Colombia

Resumen

Cuando una organización decide implementar un nuevo proceso debe pensar si el recurso humano con que se cuenta para el desarrollo de las actividades de ese proceso está en capacidad de hacerlo de manera productiva y eficiente con el fin de que los resultados alcanzados sean satisfactorios y coherentes con las metas fijadas inicialmente. En muchas ocasiones las organizaciones dejan al azar este factor y esto trae como consecuencia la perdida de los recursos que se invierten para la implementación del nuevo proceso. Lo anterior puede suceder por el hecho de que la organización no cuenta con una guía que les permita responder interrogantes como: ¿Cuál es la situación a resolver?, ¿Qué se debe hacer?, ¿Cómo se debe hacer?, ¿Con qué recursos?, ¿Qué Roles y responsabilidades hay?, ¿Qué necesidades se tienen?, etc., y otra serie de dudas que se pretenden resolver con los planteamientos que se desarrollan en este documento. El proceso para el que se planeó esta guía de capacitación es el de la Aplicación de las Tablas de Retención Documental – PCATRD., el cual se encuentra regulado en la Ley 594 de 2000, específicamente en el artículo 24 y obliga a las entidades a adoptar esta herramienta con el fin de organizar y regular la producción documental en la primera fase del documento, de acuerdo con las premisas del ciclo vital de los documentos. Este artículo es desarrollado en el año 2002 a través del Acuerdo 039 del Archivo General de la Nación. En el capítulo 2 de la guía presenta las fases que se utilizan para la planeación de la capacitación, estas son fase de planeación, fase de análisis, fase de diseño, fase de ejecución y fase de evaluación. En el capítulo 3 de la guía se presenta un taller de capacitación en Tablas de Retención Documental.

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