Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos · 2008

Diseño de un programa de gestión para la correspondencia en la alcaldía de Duitama

Resumen

La Propuesta de un programa de gestión de la correspondencia para la Alcaldía de Duitama, presenta resultados positivos y benéficos en aspectos como el entorno, la región, para la administración que es el eje y especialmente la comunidad en el cumplimiento y aplicación de normas para el mejoramiento continuo, y los gestores del proyecto ya que muestra generación de nuevas alternativas de progreso representado en el aumento del valor agregado a la calidad del producto o servicio ofrecido a la población directa e indirecta vinculada a la administración municipal por los cambios tecnológicos. Esta investigación proyecta una solución a los problemas de gestión documental como la recepción, radicación, trámite, distribución y respuesta de las solicitudes que llegan en los diferentes soportes documentales a la Alcaldía de Duitama, así como procesos, procedimientos, localización, estructura física y distribución de la entidad, y la organización empresarial que son de fácil adopción a las necesidades que surgen por la falta de una oficina donde se centralice la correspondencia interna como externa estableciendo las pautas establecidas por el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación; que sirve de soporte para la consulta en las entidades públicas y privadas. Esta investigación se desarrolló en cinco capítulos. El primer capítulo trata el planteamiento, y descripción del problema, que existe al interior de las dependencias del nivel central de la Alcaldía de Duitama por la inexistencia de una oficina que centralice el servicio y la gestión de la correspondencia; mediante el desarrollo de la observación directa, y la aplicación de dos encuestas a nivel interno y externo. El segundo capítulo detalla un diagnóstico donde se evaluó el desarrollo del programa de gestión documental, se establecieron mecanismos como la entrevista, una ficha de observación y una matriz de comparación de las conclusiones y herramientas utilizadas en la información y se manejó una herramienta que nos permite analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, analizando factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan la influencia del ámbito externo de la entidad. En el tercer capítulo, se puntualizó sobre los pasos metodológicos para la recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que recibe y envían las dependencias del nivel central de la Alcaldía de Duitama, se establecieron las responsabilidades y procedimientos sobre las actividades en relación con la distribución, recibo y trámite de la correspondencia. En el cuarto capitulo se establecen los procedimientos metodológicos para dicho programa, requerimientos técnicos, administrativos, de infraestructura y normativos, para la implementación del programa en las dependencias del nivel central de la Alcaldía. En el quinto capitulo, se desarrolla la propuesta de gestión para la correspondencia se realizó un estudio que regule los diferentes procedimientos de gestión documental y asignación presupuestal de acuerdo a las exigibilidades y requerimientos necesarios de acuerdo a las exigibilidades y requerimientos para el desarrollo de este programa y que cumpla con las condiciones mínimas del plan de desarrollo 2008-2011 que contempla la modernización de los procesos de desarrollo organizacional; así como manuales de procesos y procedimientos. Se elaboro un plan de acción diseñado de acuerdo al diagnóstico y relacionado con la actual situación del manejo de la correspondencia interna y externa y los recursos disponibles; así como se determinaron los procesos que están interrelacionados y se deben desarrollar en la oficina de correspondencia, durante las etapas del ciclo vital del documento, (recepción, clasificación, radicación, registro, distribución, tramite y producción documental), y el proceso para el manejo de la correspondencia mediante procesos de flujos. La mejora y el esfuerzo continuo ayuda a perfeccionar la calidad y la forma de medirla se convierte en componentes integrales de las actividades de una organización; por ende, la propuesta es viable y adecuada a las posibilidades y necesidades de la Administración Municipal de Duitama.

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