Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información
2012
Panorama histórico de los centros de documentación Panorama histórico de los centros de documentación especializados en el área de ciencias sociales en la ciudad de especializados en el área de ciencias sociales en la ciudad de Bogotá. Conceptualización y caracterización entre los años 2000 Bogotá. Conceptualización y caracterización entre los años 2000 a 2011 a 2011 Adriana Forero Romero Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Library and Information Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Forero Romero. A. (2012). Panorama histórico de los centros de documentación especializados en el área de ciencias sociales en la ciudad de Bogotá. Conceptualización y caracterización entre los años 2000 a 2011. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/27 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.
PANORAMA HISTÓRICO DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
ESPECIALIZADOS EN EL ÁREA DE CIENCIAS SOCIALES EN LA CIUDAD
DE BOGOTÁ: CONCEPTUALIZACIÓN Y CARACTERIZACIÓN ENTRE LOS
AÑOS 2000 A 2011
ADRIANA FORERO ROMERO
Trabajo presentado como requisito parcial para optar el título de profesional en Sistemas de Información y Documentación
Director
EDWIN ALONSO SOSSA
Bibliotecólogo y Archivista
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ
2012
Nota de aceptación ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________
Firma del Director de la Tesis __________________________________
Firma del jurado __________________________________
Firma del jurado __________________________________
Bogotá, D.C., Octubre de 2013
DEDICATORIA
A Dios por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, por brindarme los medios necesarios para continuar mi formación profesional , a mi hijo por ser el motor de mi vida, a mis padres y a mis amistades por su apoyo incondicional.
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Dios, por haberme permitido llegar al final de mi carrera y no desistir en los momentos difíciles.
Agradezco a todas las personas que me proporcionaron información y a las personas que me apoyaron en el transcurso de toda esta Investigación, a mi director de tesis Edwin Alonso Sossa, por su tiempo y acompañamiento y a los jurados Luis Ernesto Pardo y Juan Carlos Sierra por el tiempo dedicado a la lectura y comentarios del documento final.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1. TEMA DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 12
1.1.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.................................................... 12
1.2.
JUSTIFICACIÓN ................................................................................ 14
1.3.
OBJETIVOS ....................................................................................... 16
1.3.1.
Objetivo General .......................................................................... 16
1.3.2.
Objetivos Específicos ................................................................... 16
1.4.
DELIMITACIÓN Y ALCANCE ............................................................ 17
2. MARCO TEÓRICO ................................................................................... 18
2.1.
ORIGEN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN ....................... 18
2.2.
IMPORTANCIA DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN ............ 23
2.3.
CARACTERÍSTICAS Y DIFERENCIACIÓN ENTRE BIBLIOTECA
ESPECIALIZADA Y CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ................................ 26
2.4.
CENTROS
DE
DOCUMENTACIÓN
ESPECIALIZADOS
EN CIENCIAS SOCIALES .................................................................................. 31
2.5.
FUNCIONES DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ........................ 34
2.5.1.
Selección ..................................................................................... 37
2.5.2.
Análisis Documental ..................................................................... 39
2.5.3.
Catalogación ................................................................................ 41
2.5.4.
Almacenamiento .......................................................................... 42
2.5.5.
Difusión ........................................................................................ 43
2.6.
FORMAS DE ADQUISICIÓN .............................................................. 44
2.6.1.
Compra ........................................................................................ 45
2.6.2.
Donación ...................................................................................... 46
2.6.3.
Canje............................................................................................ 47
2.7.
ESTRUCTURA INTERNA ................................................................... 49
2.7.1.
Dirección ...................................................................................... 49
2.7.2.
Planificación ................................................................................. 50
2.7.3.
Organización ................................................................................ 50
2.8.
RECURSOS ....................................................................................... 50
2.8.1.
Recursos materiales ..................................................................... 51
2.8.2.
Recursos financieros .................................................................... 51
2.8.3.
Recursos humanos ...................................................................... 51
2.9.
SERVICIOS ........................................................................................ 51
2.9.1.
Servicios Tradicionales ................................................................ 52
2.9.2.
Servicios Especializados .............................................................. 55 2.10. TIPOS DE COLECCIONES ................................................................ 58
2.10.1.
Colección General .................................................................... 58
2.10.2.
Colección Institucional .............................................................. 58
2.10.3.
Colección de Publicaciones Periódicas ..................................... 59
2.10.4.
Colección Audiovisual ............................................................... 59
2.10.5.
Colección de Imágenes ............................................................. 59
2.10.6.
Colección de monografías e informes ....................................... 59 2.11. USUARIOS ......................................................................................... 60
2.11.1.
Investigadores ........................................................................... 60
2.11.2.
Profesionales ............................................................................ 61
3.
DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................... 62
3.1.1.
Etapas del diseño metodológico ................................................... 63
4.
TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 69
4.1.1.
Enfoque Epistemológico ............................................................... 70
5. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 73
5.1. Matrices de análisis ................................................................................... 74
5.1.1.
Trascripción de la información que se escucho en los audios al realizar las entrevistas ............................................................................... 75
5.1.2.
Sistematización y codificación de la información más relevante en la matriz de análisis .............................................................................. 75
5.1.3.
Elaboración y consolidación de las categorías y palabras clave ... 76
5.1.4.
Elaboración de la Red Semántica ................................................ 80
6.1.
Definición de Centro de Documentación ............................................. 81
6.2.
Función del Centro de Documentación ............................................... 86
6.3.
Diferencia entre Biblioteca Especializada y Centro de Documentación91
6.4.
Principales características de un Centro de Documentación .............. 97
6.5.
Tendencia de los Centros de Documentación ................................... 101
6.6.
El Centro de Documentación como Unidad de Información independiente ............................................................................................. 106
6.7.
El Centro de Documentación como pionero de las Unidades de Información especializadas ........................................................................ 108
6.8.
Proceso de selección ........................................................................ 111
6.9.
Diferenciación del proceso de selección que realiza un Centro de Documentación frente al que realiza una Biblioteca Especializada............. 113 6.10. Proceso de Adquisición .................................................................... 115
6.11. Soportes y almacenamiento de materiales ....................................... 118
6.12. Proceso de Descarte ........................................................................ 120 6.13. Análisis Documental ......................................................................... 122 6.14. Proceso de Catalogación .................................................................. 124 6.15. Vocabularios controlados .................................................................. 127 6.16. Proceso de Difusión .......................................................................... 129 6.17. Servicios ........................................................................................... 131
6.18. Catálogos en Línea ........................................................................... 137 6.19. Medios informativos .......................................................................... 137 6.20. Convenios......................................................................................... 139 6.21. Perfil de Usuarios ............................................................................. 141
6.22. Estadísticas de uso del Centro de Documentación ........................... 143
6.23. Perfil profesional de los administradores de los Centros de
Documentación .......................................................................................... 144
7. CONCLUSIONES ................................................................................... 147
8. RECOMENDACIONES ........................................................................... 150
LISTA DE ANEXOS ...................................................................................... 153 ANEXO 1. ...................................................................................................... 153 ANEXO 2. ...................................................................................................... 157 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 181
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Diferencias fundamentales entre una biblioteca especializada y un Centro de Documentación.
Gráfico 2. Centros de Documentación Especializados en Ciencias Sociales específicamente en Derechos Humanos
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Formato Entrevistas Anexo 2. Codificación entrevistas
INTRODUCCIÓN
La falta de información sobre la conceptualización de un Centro de Documentación independiente de su especialización, hace que sea relevante construir un marco epistemológico que reúna todos los elementos que lo conforman, lo definen y le dan su identidad, con el fin de diferenciarlo de las otras unidades de información.
Con la investigación se pretende dar a conocer el estado actual, la evolución y las características de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, pertenecientes a las Instituciones Universitarias y a las Entidades Privadas.
Teniendo en cuenta la poca información que se encuentra sobre Centros de Documentación especializados y el desconocimiento de este tipo de unidad de información, por parte de los estudiantes de la carrera de Sistema de Información, Bibliotecología y Archivística, se identificó la necesidad de realizar una investigación que sirva para conceptualizarlo y caracterizarlo respecto a otras unidades de información.
De acuerdo con lo anterior, es importante conseguir que esta unidad de información logre conceptualizarse y caracterizarse para diferenciarla de las demás, así como darla a conocer como elemento vital dentro de las organizaciones que tienen objeto social, dentro de las Instituciones Universitarias que tienen dentro de sus programas Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, así como de los estudiantes de esta profesión.
Por tal motivo esta investigación, a partir del análisis de las entrevistas realizadas a encargados de los Centros de Documentación especializados en ciencias sociales, se proporciona información que evidencia el estado del arte de este tipo de unidad de información, así como su evolución y estado actual desde el año 2000 hasta el año 2011.
La primera parte del desarrollo de la investigación expone la fundamentación teórica, a partir del origen de los centros de documentación, la importancia de estas unidades de información, las características diferenciadoras respecto a otras unidades de información especializadas, las funciones, las formas de adquisición, la estructura interna, los recursos y los servicios con lo que cuentan, así como los usuarios que las frecuentan.
Seguido de esto, se encuentra la justificación, planteamiento del problema y definición de los objetivos de la investigación, luego el diseño metodológico y tipo de investigación seleccionada, así como el instrumento de recolección de información.
Posteriormente se realiza un análisis de la información recolectada, en donde se desarrolla un análisis de discurso, el cual evidencia conceptos fundamentales que permiten tener claridad sobre el tipo de unidad de información seleccionada como objeto de estudio.
Finalmente se encuentran las conclusiones y recomendaciones de la investigación con el fin de tener una argumentación en forma resumida de los resultados del análisis desarrollado durante la investigación y las sugerencias a la luz de los resultados para futuras investigaciones.
1. TEMA DE INVESTIGACIÓN
PANORAMA HISTÓRICO DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
ESPECIALIZADOS EN EL ÁREA DE CIENCIAS SOCIALES EN LA CIUDAD
DE BOGOTÁ: CONCEPTUALIZACIÓN Y CARACTERIZACIÓN ENTRE LOS
AÑOS 2000 A 2011.
1.1.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
A lo largo del tiempo han surgido distintas unidades de información que han tratado de conservar las ideas, pensamientos, historias, creaciones, descubrimientos y actuaciones de los seres humanos. Entre este tipo de unidades de información se encuentran algunas como: las bibliotecas, los archivos y los Centros de Documentación, siendo esta última, no muy reconocida, aunque aparentemente hay similitudes en los objetos que trata o interviene, estas tienen claramente definido su objeto de intervención, su contexto, su alcance y su delimitación.
Los centros de documentación han estado en el olvido de los programas y estudiantes de la profesión Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, por eso se hace necesario darle la importancia como otra unidad de información que contribuye tanto a la investigación, así como al desarrollo social y económico de las sociedades.
En la actualidad se evidencia que los Centros de Documentación, han estado un poco relegados del tratamiento profesional, razón por la cual es necesario retomar su construcción e identidad como espacios de desarrollo social, económico, científico e histórico cultural de un país, sociedad, región o comunidad.
Los Centros de Documentación son Unidades de Información especializadas que no tienen la relevancia que tienen otras, esto se evidenció puesto que es poca la información que se encuentra sobre esta, algunos autores escriben sobre el concepto de Centro de Documentación como tal, pero no existe una definición clara de esta unidad de información que la diferencie de las demás.
Es por esto que con esta investigación se pretende identificar el proceso evolutivo que han tenido y el estado actual en el que se encuentran los Centros de Documentación.
La pregunta que sustenta el problema de investigación es:
¿Cuál ha sido el proceso evolutivo que han tenido los Centros de Documentación especializados en el área de ciencias sociales en la ciudad de Bogotá entre los años 2000 a 2011?
1.2.
JUSTIFICACIÓN
La investigación sobre la evolución de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales de la ciudad de Bogotá, pretende identificar y tener una caracterización y conceptualización clara de este tipo de unidad de información, estudiando elementos como: administración, funciones, estructura, usuarios y servicios, por medio de estos elementos se pretende conocer cuál es el panorama actual de estos Centros de Documentación entre los años 2000 a 2011.
Los Centros de Documentación objeto de este estudio, como organismos productores de conocimiento, requieren caracterizarse y diferenciarse de otras unidades de información, con el fin de reconocer la importancia, fines y alcance que estas unidades poseen.
Es así como desde una perspectiva exploratoria, se requiere analizar los Centros de Documentación seleccionados de entidades privadas e instituciones universitarias, de acuerdo a determinados criterios y teniendo en cuenta el gran valor que tienen para las entidades bajo las cuales dependen y para el público especializado que las frecuenta.
Se puede afirmar que esta investigación sobre los Centros de Documentación especializados, contribuirá a la investigación y por lo tanto al desarrollo científico, social y cultural, puesto que son unidades de información que colaboran en la formación del ser humano, y de la sociedad a la que sirven, la cual se encuentra dispuesta a investigar, saber más para dar a conocer a sus semejantes nuevas ideas o enfoques más profundos sobre ramas específicas de conocimiento.
En consecuencia, es necesario lograr a través de esta investigación un concepto más preciso y diferenciador de lo que es el Centro de Documentación como unidad de información especializada, que permita
construir un marco epistemológico que reúna todos los elementos que lo conforman, lo definen y le dan su identidad frente a otros objetos de estudio similares, logrando así un concepto epistémico claro para que pueda servir como herramienta para investigaciones futuras.
1.3.
OBJETIVOS
1.3.1. Objetivo General
Conocer la evolución y el estado actual en el que se encuentran los Centros de Documentación especializados en el área de ciencias sociales en la ciudad de Bogotá entre los años 2000 a 2011.
1.3.2. Objetivos Específicos
Identificar los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales para poder ver su evolución y estado actual.
Reconocer la importancia, fines y alcance de los Centros de Documentación Especializados en el área de Ciencias Sociales.
Diferenciar esta unidad de información respecto a las demás, desde el punto de vista epistemológico.
Conceptualizar y caracterizar los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales.
1.4.
DELIMITACIÓN Y ALCANCE
El trabajo se desarrollará haciendo énfasis en el tipo de investigación cualitativa, con lo cual se pretende determinar la evolución y el estado actual en el que se encuentran los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, específicamente los que tratan el tema de Derechos Humanos en la ciudad de Bogotá entre los años 2000 a 2011.
2. MARCO TEÓRICO
En esta investigación se presentan temáticas relacionadas con los Centros de Documentación especializados en ciencias sociales, a partir de postulados teóricos de diferentes autores que han aportado desde sus experiencias y conocimientos fundamentos sobre este tema.
Inicialmente se habla sobre el origen de los centros de documentación, el cual hace parte del proceso evolutivo de esta unidad de información, también se muestra la importancia que estos tienen, como instrumentos de gestión del conocimiento especializado, las características y diferencias frente a otras unidades de información especializadas, que sirven para conceptualizarlo y tener más clara su identidad.
Las funciones que estas unidades tienen, como elemento de transmisión de conocimiento, las formas de adquisición, los recursos, servicios y colecciones que permiten cumplir con su función social dando a conocer nuevos tópicos que son difundidos dentro de la comunidad y hacia las demás comunidades, generando cambios y transformaciones sociales.
2.1.
ORIGEN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
En este apartado se muestra el origen, el proceso evolutivo que han tenido los Centros de Documentación a partir de los estudios de Ros García y López Yepes, así como los postulados de Guzmán Cabrales, finalmente Torres Georgina describe la evolución del acceso a la información que han tenido estas unidades de información.
En España, el estudio de la historia de los centros de documentación españoles ha sido abordado desde el punto de vista del desarrollo de la Ciencia Documental en ese país. Los precedentes de la situación actual del
Sistema de Centros de Documentación son abordados por Ros García y López Yepes en Políticas de información y documentación1.
Desde sus más remotos inicios a la información se le ha considerado un instrumento social, esta información a través del tiempo ha sido preservada en las instituciones, específicamente en las unidades de información, para la sociedad, el mantenimiento del Estado, la conservación, la comunicación y transmisión de la cultura, la práctica del comercio, la educación, entre otras funciones. La historia la hace la sociedad y las unidades de información en general han representado un papel primordial en la recuperación y difusión de la información.
A través del tiempo han aparecido diferentes unidades de información, pero es el Centro de Documentación el que presenta poca investigación puesto que su historia y creación es relativamente reciente, lo cual hace difícil documentarse en este tema; los investigadores en documentación han estudiado la historia de esta ciencia pero no la historia de esta institución documental como unidad de información.
Es así como aparece el primer Centro de Documentación Repertorio Bibliográfico Universal, denominado la Oficina Internacional de Bibliografía, la cual fue creada por P. Otlet y la Fontaine a finales del siglo XIX, luego pasó a ser Instituto Internacional de Documentación hasta la actual Federación Internacional de Documentación (F.I.D).
En la ponencia realizada por Paul Otlet y Henry La Fontaine en 1895, se planteó la formación de un Repertorio Bibliográfico Universal (R.B.U.), en una
1 GARCÍA, Cuadrado Amparo. La investigación en historia de las instituciones documentales: estado de la investigación y propuesta metodológica. Anales de Documentación, Norteamérica. 1998. Disponible en: http://revistas.um.es/analesdoc/article/view/3091/3061
conferencia celebrada el mismo año, donde se aprobó la creación del Instituto Internacional de Bibliografía (I.I.B.).2
Es así como se funda en Bruselas el primer Centro de Documentación y se institucionaliza la actividad documental, siendo este centro el primero en brindar servicios de búsqueda con información útil y actualizada.
En 1898 en el Moniteur belge se publicó el Reglamento Interno de la OIB. Pero las dos guerras mundiales dificultaron el desarrollo de estos proyectos, razón por la cual al finalizar la Segunda Guerra Mundial la OIB incrementó sus trabajos para desarrollar y organizar la Bibliografía, la constitución de las tablas de Clasificación Decimal, el Palais Mundial y el Mundaneum.3
La primera agrupación de bibliotecarios especializados se formo en 1908 en Estados Unidos llamada American Library Association (ALA). Asociación Americana de Bibliotecas, luego los ingleses en 1924 fundaron la primera asociación llamada Association of Special Libraries aux Bureaux ASLIB, institución que se encargaba de realizar el análisis de las publicaciones y ofrecer estos análisis por medio de servicios de resúmenes.
En 1921 se crea Nederlans Institud Voor Documentatie NIDER, quien se encargaba de atender lo que correspondía a los problemas que tenían que ver con la documentación nacional, diez años después se creó Unión Francaise des Offices de Documentation UFOD.
En 1931 paso a ser nombrado el Instituto Internacional de Bibliografía IIB y tres años después Instituto Internacional de Documentación IID, en 1934 se publica el Tratado de Documentación de Paul Otlet, obra clave en el
2 GUZMÁN CABRALES Hernández y RADAMÉS LINARES, Columbié. Origen y Formación de la Ciencia de la Información (1895-1962). En: Biblios Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología. N° 21-22 (enero-agosto, 2005). Pág. 85. Disponible en: http://eprints.rclis.org/6730/1/2005_14.pdf 3 TORRES VARGAS, Georgina Araceli. El acceso universal a la información, del modelo librario al digital. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2010. ISBN: 978-607-02-1422-6 Disponible en: http://es.scribd.com/doc/53034676/2/Instituto-Internacional-de-Bibliografia
desarrollo de la Documentación, luego en 1937 el ADI (American Documentation Institute), encargado de la reproducción de documentos.
Un año después, en 1938 el Instituto Internacional de Bibliografía paso a ser la Federación internacional de Documentación FID, fundada con el objetivo de iniciar el acceso universal al conocimiento almacenado en diferentes soportes, en este año La FID se dedicó a mejorar el Sistema de clasificación Decimal Universal CDU, cuyo objeto principal fue promover la investigación y el desarrollo de la documentación en todas las ramas del saber.
En 1941, la asociación berlinesa DGD (Deutsche Gesellschaft für Dokumentation), en su revista Nachrichten für Dokumentation, Enrich Pietsch define la Documentación como “una disciplina que se ocupa de la sistematización, interpretación y preparación para el uso de los documentos”.4
A partir de la Conferencia Internacional sobre Información Científica realizada en Washington en 1958 por la FID, la ADI y el NAS National Council Research, se amplía la visión de la documentación dando inicio a la indización y traducción automatizada, dando la transición de la documentación a la ciencia de la información.5
Después de la década de los 50 surge la Bibliotecología y la Ciencia de la Información y en 1990 aparecen las semejanzas y diferencias entre estas dos disciplinas, siendo la Ciencia de la Información más amplia que la Bibliotecología.
Uno de los más antiguos Centros de Documentación a nivel Latinoamérica es el Centro de Documentación Jaime Torres Bodet, el cual fue creado en 1959 por un acuerdo entre el Gobierno de la República de Cuba y la Unesco. Este
4
Porque y para qué documentarse.
El valor de la documentación.
Disponible en:
http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/15240/6/UNIDAD-1-Documentaci%C3%B3nInformativa.pdf 5 GUZMÁN CABRALES Hernández y RADAMÉS LINARES, Columbié. Origen y Formación de la Ciencia de la Información (1895-1962). En: Biblios Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología. N° 21-22 (enero-agosto, 2005). Pág. 85. Disponible en: http://eprints.rclis.org/6730/1/2005_14.pdf
es considerado como uno de los más antiguos fuera de la sede de la Organización, se ha mantenido prestando ininterrumpidamente sus servicios desde su inauguración hasta la actualidad.
En sus inicios se especializaría en información pedagógica, fundamentalmente, perfil que se mantendría hasta 1972, fecha en que sus colecciones se ampliarían también en temas culturales, latinoamericanos y caribeños a partir del Centro Regional para que el Hemisferio Occidental se convirtiera en Oficina Regional de Cultura para América Latina y el Caribe.6
6 Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura. Centro de Documentación “Jaime Torres Bodet” Disponible en: http://www.unesco.org/new/es/havana/documentacion-centre/
2.2.
IMPORTANCIA DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Uno de los enfoques conceptuales de esta investigación es la importancia que tienen los centros, para lo cual Cantero afirma que “su finalidad es apoyar a los investigadores, especialistas o profesionales, razón de ser de esta unidad de información, en ellos están almacenados, conservados y difundidos los documentos necesarios para la marcha de un servicio especializado, actividad o empresa”.7
El objetivo principal de un centro de documentación es facilitar al investigador información completa sobre el tema o los temas de su interés, mantener esa información al día y en lo posible entregar esta información de calidad, que les proporcione valores agregados como ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo en las búsquedas a los usuarios, estas unidades por lo general están adscritas a una institución universitaria o entidad privada.
En este sentido López afirma que “el centro de documentación es una unidad de información especializada adscrita a un organismo de investigación, enseñanza o empresarial”.8
Mientras que Cardona expresa que los Centros de Documentación se caracterizan por estar adscritos a “organismos de investigación, enseñanza o empresarial”9, por eso se hace importante que se conozcan, se les dé la relevancia que necesitan y así las entidades puedan apoyarlos e impulsarlos como motores de desarrollo social.
Un centro de documentación que dispone de un fondo bibliográfico bien seleccionado, es una buena fuente informativa y de mucha utilidad, razón por
7 CANTARERO, Rosa, Las bibliotecas especializadas, centros de documentación y bibliotecas escolares, Disponible en:
http://www.slideshare.net/acalatra/las-bibliotecas-especializadas-centros-de-documentacin-y-bibliotecasescolares.
8 LOPEZ YEPES, J. Fundamentos de Información y Documentación. Madrid: Eudema, 1989. p. 210-215 9 CARDONA, Bertha Nelly, et. al., Después de la reingeniería. nuevos modelos de servicios de información. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. N°2 (Medellín. Jul-Dic- 2001, Vol. 24). P. 14-16. Disponible en: http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/RIB/article/viewFile/3207/2970
la cual es necesario que la información que llega al centro, sea sometida a un proceso de análisis que permita su mejor utilización, para esto es indispensable que los diferentes tipos de documentos, sean analizados, evaluados, indizados y difundidos, los cuales requieren de un profesional capacitado y que conozca los temas que se administran en la unidad de información.
La especialización temática de las unidades de información nace de la necesidad de especializar el conocimiento y la investigación, esto las convierte en unidades que deben plantear y aplicar sus políticas desde este campo, teniendo en cuenta dos factores la especialidad por parte del bibliotecario y los recursos con los que se cuenta.10
Es indudable que el mayor o menor conocimiento sobre documentación, así como el interés por el establecimiento de un centro de documentación vaya en proporción directa con la importancia que se le conceda11.
En una cultura o sociedad, los Centros de Documentación especializados, en cualquier área y de cualquier tipo conforman instrumentos documentales que facilitan la formación de redes cuyo propósito es integrarse al sistema total de la comunicación social en temas específicos, estos tienen dentro de sus objetivos principales organizar y difundir el conocimiento en cualquier tipo de soporte, con el fin de incurrir en la creación de nuevos conocimientos, su papel trasciende en el contexto económico y social de cualquier país.
Parece evidente que fue el mundo de la empresa el primero interesado en crear Centros de Documentación. Así surgen los Centros de Documentación de las Cajas de Ahorro, que no sólo procesan información económica, sino
10 AYLLÓN, Virginia y BRINATI, Rossana. Guía para la organización de Centros de Documentación: guía para la organización de unidades informativas especializadas en ciencias sociales. La Paz. Fundación PIEB, 2001.ISBN:
99905-817-7-0
11 MIRANDA A., Alice. Los Centros de Documentación en la Universidad Nacional. En: Bibliotecas. N° 1 (Vol. IV. Enero-Junio, 1983) pp.1-24 Disponible en: www.revistas.una.ac.cr/index.php/bibliotecas/article/download/.../716
que conciben la información, de todo tipo, como elemento fundamental para la dirección y los componentes de la organización.12
Las organizaciones funcionan bien si cuentan con un Centro de Documentación que sea gestor de la información, que le ahorre costos y le de oportunamente información precisa, para que sea así dinamizador de la empresa, que apoye sus procesos con un profesional competente en manejo de información, análisis de contenidos, habilidad en relaciones humanas y manejo de nuevas tecnologías.
Los centros de documentación trabajan en una disciplina científica muy concreta a nivel nacional o internacional, pero de manera profunda, teniendo en cuenta las necesidades de sus propios usuarios, la especialización les permite ofrecer gran pertinencia y calidad de información documental.13
La selección de documentos, diseminación, análisis, sistematización y recuperación de los mismos, como actividades de los centros de documentación para un público especializado, constituyen tareas que apoyan de manera importante a los sistemas educativos y a los sistemas de investigación científica, estos aspectos son los que convierten a estas unidades de información en común denominador que marca la diferencia de todas las disciplinas.
12 ROS García, Juan. El Centro de Documentación como Dinamizador de la Empresa. En: Revista General de Información y
Documentación.
N°
2
(Vol.
8,
-1998)
p.
165-171.
Disponible en:
http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/download/RGID9898220165A/10699. 13 NOGUERA, Amat, Documentación Científica y Nuevas Tecnologías de la información, Madrid: Pirámide, 1989: p., 527 y 25.
2.3.
CARACTERÍSTICAS Y DIFERENCIACIÓN ENTRE BIBLIOTECA
ESPECIALIZADA Y CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Se puede decir que las unidades de información se diferencian por las actividades, servicios, recursos humanos, usuarios y productos propios, los Centros de Documentación se distinguen entre ellos por los objetivos que persiguen, su especialidad, sus servicios y su campo de acción, a partir de estos conceptos García Alberto, Martínez de Sousa, Vellosino González, Litton Gastón y Jaramillo Leidy se desarrollan estas características y diferencias que poseen estas unidades entre sí.
La UNESCO, define las bibliotecas especializadas, “Como aquellas bibliotecas que dependen de una asociación, servicio oficial, departamento, centro de investigación, sociedad erudita, asociación profesional, museo, empresa o cualquier otro tipo de organismo y cuyos acervos pertenezcan en su mayoría a una rama en particular.14”
En Europa, específicamente en España, varios autores que han escrito sobre el Centro de Documentación y la biblioteca especializada, hacen referencia a los dos como uno solo. En Colombia, existe una clara diferencia, entre estas dos unidades de información. La Biblioteca Especializada está conformada por obras de un área determinada; a diferencia del Centro de Documentación que está conformado por materiales producto de la gestión de una institución, como informes técnicos, informes anuales, entre otros, llamados literatura gris. Cabe mencionar que la afinidad de estos dos tipos de unidades de información, se basa en el alto nivel académico de sus usuarios y la especialidad temática.
La actividad que realizan estas unidades de información son las que les dan el nivel de especialidad y aplicación por la estructura de su información, los
14GARCÍA AYLUARDO, Alberto. Bibliotecas especializadas. En: Memorias de la Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (17:1986: Puebla): México. 1988. p.423
temas que tratan y la pertinencia de la información en el área determinada que trabajan.
Martínez de Sousa, se refiere a la biblioteca especializa, como una biblioteca formada por obras propias a una sola disciplina del conocimiento: ciencias médicas, derecho, ingeniería, etc., lo cual permite un alto grado de especificidad en una rama del conocimiento, no permite divagar en cuanto al material bibliográfico que posee, disemina y distribuye a sus usuarios15.
Según Inmaculada Vellosino, la biblioteca especializada, los centros de documentación o de información “son instituciones indistintas, que aglutinan, tratan y difunden información relativa a un tema o a un grupo de temas afines, es decir, que la biblioteca especializada y el centro de documentación cumplen la misma función, pero la información que suministran no es la misma, es lo que las hace diferentes”. 16
La función del centro de documentación y de la biblioteca especializa, está de acuerdo a su temática, en cuanto a soportar las investigaciones de carácter social, cultural, económico de impacto y desarrollo en los países, estas unidades de información están diseñados para responder a necesidades profesionales concretas de los usuarios, por su alto grado de especialidad y diseminación de la información.
Las bibliotecas especializadas constituyen el tipo de institución menos familiar al público general se distinguen fácilmente de las otras según Edward G. Strable, quien afirma que “éstas tienen algunas diferencias dependiendo del lugar donde se hallan, por limitarse a un solo asunto, por la clase de usuarios, el tamaño y el suministro de información que debe ser inmediato e utilitario de acuerdo a los intereses específicos de sus usuarios”.17
15 MARTINEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. 3 ed. Girón, Asturias: Trea, Pág.112 16 VELLOSILLO GONZÁLEZ, Inmaculada. Las bibliotecas especializadas. En: Luisa Orera Orera, Luisa (ed.). Manual de biblioteconomía. Madrid: Síntesis, 1996. P. 380 17 LITTON; Gastón. La Biblioteca Especializada, Bowker Editores, Argentina, 1974. 208. p.
De acuerdo a las afirmaciones de los autores anteriores, se puede decir que la biblioteca especializada es aquella unidad de información que reúne información en distintos soportes en un área específica del conocimiento y para usuarios determinados que tienen un fin de investigación concreto, por lo tanto la posibilidad de encontrar este tipo de información en otros tipos de bibliotecas es casi imposible.
Una de las razones de ser de los Centros de Documentación es proporcionar a sus usuarios especializados científicos o técnicos, documentación altamente especializada y actualizada sobre temas concretos, otra, es la de servir de apoyo a los empleados de una institución, puesto que la información que poseen es el producto de las actividades del personal que labora en dicho centro de documentación, la cual sirve como soporte para la toma de decisiones de la entidad.
Según Ros García, el centro de información y documentación es aquella “unidad de información que se dedica al análisis o descripción del contenido de los documentos y la difusión de la información. La importancia del centro de documentación gira en torno al análisis y descripción de sus documentos, por alto nivel de especificidad de la información que contienen”.18
Inmaculada Vellosillo, afirma que se encuentra una marcada diferencia entre la el Centro de documentación y la Biblioteca Especializadas, “el centro difunde información producto de sus actividades y para sus actividades; la biblioteca tiene material bibliográfico de una disciplina, pero no hace énfasis en procesos de difusión”.19
De acuerdo a las definiciones anteriores, se puede afirmar que para el centro de Documentación, una de sus funciones principales, es el servicio a los
18 ABAD GARCÍA, María Francisca, Manual de ciencias de la documentación. Madrid, España: Ediciones Pirámide: Grupo Anaya, 2002. ISBN: 8436816455. P. 208 19BERNAL, Eloísa y Quiroga, Alexandra. Estudio de caracterización ocupacional en el subsector de Bibliotecas especializadas y centros de documentación de La ciudad de Bogotá del sector ciencias médicas y ciencias Naturales. Bogotá, 2009, 133 p. Trabajo de Grado. (Sistema de Información). Universidad de la Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Disponible en: http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/10185/12587/2/T33.09%20B456e.pdf
empleados de la institución, servir de apoyo investigativo, mediante el análisis y difusión de la información seleccionada, la documentación que éste contiene, son resultados de estudios realizados, informes, documentos oficiales, documentos técnicos, entre otros. Información producto de las actividades de la entidad y soporte de las mismas.
Leidy Jaramillo expone que los Centros de Documentación son unidades de información cuya misión está ligada al fortalecimiento de la investigación y se diferencian de las bibliotecas especializadas en la misión, usuarios, servicios, personal y colecciones20.
Cuando se habla de centro de documentación, se tiende a la utilización de múltiples acepciones de lo que es, o debería ser un Centro de Documentación, su relación con las demás unidades de información y las diferencias que tienen unas de las otras.
Aun cuando ambas unidades de información administran documentos y algunos de sus procesos, instrumentos y técnicas son similares, se pueden encontrar diferencias claves en dichas unidades de información, estas diferencias y similitudes se destacan y son notables en el momento de analizar las actividades, productos propios, servicios y usuarios de ambas unidades, como puede evidenciarse en el gráfico 1:
20 JARAMILLO González., Leidy Johana. Ponencia presentada en el 8°Congreso Nacional de Bibliotecología y Ciencias de la Información:"Bibliotecas y Educación en el Marco de la Globalización". Los Centros de Documentación en Ciencia y Tecnología como portales de conocimiento. ASCOLBI Cartagena de Indias, Mayo 31 a Junio 2 de 2006. Pág. 6. Disponible en:
http://ascolbi.org/eventos/congreso_2006/documentos/Ascolbi_Congreso_2006_Ponencia_Leidy_Johana_Jaramillo.p df
Gráfico 1: Diferencias entre una biblioteca especializada y un Centro de Documentación.
2.4.
CENTROS
DE
DOCUMENTACIÓN
ESPECIALIZADOS
EN
CIENCIAS SOCIALES
Antes de crear un centro de documentación es necesario tener en cuenta, las orientaciones y enfoques del organismo del cual va a depender, la finalidad con que se va a crear y el tipo de unidad de información que va a ser de acuerdo a la especialidad y su marco de actuación para lo cual varios autores como Belén, Sancho y Nuria Amat expresan sus concepciones sobre estas unidades de información.
Existen varios tipos Centros de Documentación pero la investigación se enfocará en Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, puesto que es un área de interés en particular, que posee enfoque social, enmarcado en su objetivo como unidad de información.
Belén Santa-Olalla Sancho afirman que existen cuatro tipos de Centros de Documentación: “los centros nacionales interdisciplinarios, los centros internacionales, los centros especializados y los servicios de documentación”.21
Los primeros dependen de organismos estatales los cuales cubren campos técnicos y científicos de conocimiento nacional e internacional, los segundos están enfocados en un área específica a nivel internacional, también están los Centros Especializados, expertos en un campo en particular, son los que mejor se adaptan a las demandas de información, por su especificidad, pertinencia en los temas solicitados y calidad de la información.
Por último están los servicios de información, los cuáles no poseen una existencia autónoma y dependen de un organismo el cual les brinda los lineamientos a seguir y que no es más que un servicio documental. Estos
21 BELÉN, Santa-Olalla Sancho. Centros de Documentación Generales y Audiovisuales. Disponible en: http://www.calameo.com/books/0005893098c7482908394
Centros suelen estar vinculados a asociaciones profesionales, laboratorios, centros de investigación.
Nuria Amat, en su libro: documentación científica y nuevas tecnologías de la Información nombra tres tipos de Centros de Documentación: los Centros de Documentación Nacionales, cuya principal misión es seleccionar, analizar y difundir la información y documentación del país, dependen de organismos gubernamentales; los Centros de Documentación Internacionales, que integran servicios de análisis y los Centros de Documentación Especializados, que se centran en una disciplina concreta.
Los centros de documentación son un medio, un camino, y gracias a sus funciones de selección, tratamiento y difusión de la información deben actuar de intermediarios entre los conocimientos y el cliente real o potencial que los solicite, pero contando siempre con la presencia y participación directa o indirecta del usuario para facilitar el acceso a la información documental.22
Es necesario que la unidad de información cuente con personal especializado, políticas institucionales para el manejo de la información, colecciones especializadas y recursos económicos suficientes y pertinentes de acuerdo a la especialidad, puesto que la especialidad del Centro de Documentación no la da solo la temática, sino también los tipos de materiales que tienen.
La especialización de los tópicos en los Centros, se crean en base a la necesidad de especializar la investigación y el conocimiento. Para mantener especializada una unidad de información, el personal encargado debe tener conocimiento de los subtemas que conforman la especialidad, las corrientes, especialistas, fuentes, editoriales e instituciones que tratan esa especialidad.23
22 AMAT, Nuria: Documentación científica y nuevas tecnologías de la información. Barcelona, Ediciones Pirámide,
1989. 527 páginas
23 AYLLÓN, y BRINATI. Óp. cit., p. 11
Los centros de documentación en ciencias sociales surgen de la necesidad que tienen las organizaciones privadas e instituciones universitarias de contar con una unidad que disponga de información en esta área, que facilite y apoye la investigación de los usuarios, que en su mayoría son los que laboran para estas instituciones y entidades.
2.5.
FUNCIONES DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Los Centros de Documentación son considerados instrumentos sociales, en cuanto a apoyan los requerimientos de información de las sociedades, contribuyendo de esta manera al enriquecimiento intelectual y cultural, aspectos que están ligados a lo económico y a lo social de cada país, sociedad, región o comunidad, en este sentido Cardona, Meyriat, Moreiro, Atherton, López Yepes, Gavilán, Arevalo, Gasteminza, Féliz del Valle, entre otros autores aportan sus conocimientos y describen sobre estas funciones.
Dentro de las características que poseen los centros de documentación se pueden destacar por la creación o por sus orígenes, puesto que fueron creados por investigadores y especialistas con el fin de apoyar su gestión y necesidades de información de forma rápida.24
Otra característica es por los servicios, los cuales son personalizados y por tal razón responden al perfil de los usuarios, realizan alianzas estratégicas para conseguir información especializada y así poder anticiparse a la demanda, también están por los productos, estos por lo general son de fuentes primarias dentro de las cuales sobresale la literatura gris, de igual forma por los soportes, esencialmente materiales no tradicionales, material audiovisual, material fotográfico, soportes diferentes al papel y documentos digitales.
De acuerdo a lo anterior, la función del centro de documentación es la de reunir con anticipación una documentación útil para todos los fines, de acuerdo a un área específica de la ciencia y que cualquier estudioso de la misma pueda aprovechar para sus necesidades. 25
En este orden de ideas, el centro de documentación es el lugar donde las publicaciones son recibidas, procesadas, preservadas, resumidas e indizadas;
24 CARDONA. Óp. Cit., p. 13
25 MEYRIAT, Jean. Guía para establecer centros de documentación en ciencias sociales en países en vías de desarrollo. México, UNAM, 1973. 128 p.
donde se preparan bibliografías, servicios de diseminación selectiva de información, servicios de alerta; por ello el centro de documentación, debe contar con colecciones de información actualizada, basada en publicaciones periódicas y otros documentos especializados (literatura gris, actas, conferencias, reportes de investigación, etc.) publicados y no publicados formalmente para posteriormente ser difundidos entre sus usuarios especializados.
Según Moreiro26, los centros de documentación son similares a un servicio de información y de referencia ya que remiten al usuario a las fuentes de información, utilizando no sólo las fuentes tradicionales, sino que hace énfasis en una difusión selectiva, por la que da al usuario, de acuerdo con sus perfiles de interés, información adecuada y acorde a la consulta solicitada.
Los centros de documentación están enfocados a la investigación, el desarrollo y difusión de nuevos conocimientos en un área específica, seguido de esto se puede encontrar dentro de ellos una estructura administrativa simple y horizontal, una visión y misión asociadas directamente al objeto social de la entidad de la cual dependen, con el fin de gerenciar el conocimiento que producen y cumplir sus objetivos informacionales en un campo específico.
El concepto de centro caracteriza la idea de sistema, en donde se organiza, se coopera, se relacionan elementos como la integración de los procesos, distribución de recursos, solicitudes de información, canales de comunicación y los servicios creados para satisfacer dichas necesidades, teniendo en cuenta la selección, adquisición y recuperación de información específica.27
Los investigadores, bibliotecólogos y documentalistas, manejan, explotan y trabajan en función de la Información, la cual adquieren, crean, procesan y
26 MOREIRO, José Antonio, Introducción al estudio de la información y la documentación. Medellín Universidad de Antioquia, 1998.
27 ATHERTON, Manual para sistemas y servicios de información. Paris: UNESCO, 1978. 345P. P.118.
diseminan de acuerdo a fines específicos determinados por su campo de acción y/o sus áreas temáticas. Por lo tanto la información en un centro de documentación es reunida, analizada, evaluada, resumida, indizada, reproducida y difundida para satisfacer las necesidades de información de usuarios especializados.
La universidad Málaga define al centro de documentación como un “servicio dirigido a cubrir las necesidades informativas de los usuarios. Son fondos con carácter especializado, difusores de información, seleccionan las referencias documentales según el perfil o necesidad informativa, permitiéndole al usuario conocer los nuevos documentos que correspondan a su perfil28”.
Según López Yepes las funciones más realizadas son: recolección de información, catalogación, clasificación, indización, resumen analítico y organización de colecciones; realización de productos informativos adaptados a las demandas de los usuarios y funciones administrativas de gestión y planificación de nuevos servicios, recursos, publicaciones, etc.29
En este orden de ideas, los centros de documentación cumplen funciones que abarcan sus objetivos como unidad de información, dentro de sus funciones se encuentra la de proporcionar información de manera rápida y eficaz, que sea un insumo, esta información debe tener un tratamiento exhaustivo de la documentación que permita obtener información precisa y adecuada, que sirva como soporte a las investigaciones de las instituciones y requerimientos de los usuarios especializados.
Por lo tanto, las funciones de un centro deben mirarse desde una perspectiva diferente:
De acceso a la información, en vez de un centro de almacenamiento.
28 UNIVERSIDAD DE MÁLAGA. Área de Biblioteconomía y Documentación. Las unidades de información y las
técnicas de organización de la información. 2008. Disponible en: http://es.scribd.com/doc/6192194/Tutorial-sobre-
unidades-de-informacion-y-tecnicas-de-organizacion-de-la-informacion. 29 LÒPEZ YEPES, J. Fundamentos de información y documentación. Madrid: EUDEMA, 1989. P.210-215.
Entrega rápida, oportuna y efectiva de documentos.
Simplicidad y agilidad en vez de complejidad para el acceso.
La transferencia de información por medio de la transmisión electrónica como alternativa para compartir recursos especializados.
Los centros de documentación cumplen su función cuando ofrecen servicios personalizados, respondiendo a la demanda y al perfil del usuario que necesita la información, ofrecen productos especializados que no son comunes y en diferentes soportes, en general hacen más énfasis en la disponibilidad y difusión de la información que no en su conservación o almacenamiento.
2.5.1. Selección
La selección consiste en escoger entre los documentos y materiales que se producen externamente ya sean publicados o inéditos, aquellos que cubran la temática definida por el Centro de Documentación, y que por su pertinencia sea necesario integrarlos a los fondos, esta selección de material, la documentación, su especificidad, es una labor intelectual que desarrolla el bibliotecario y está en relación directa con las políticas e intereses particulares del centro de documentación.
La selección por lo tanto se debe realizar teniendo en cuenta ciertos factores como: el presupuesto, el tipo de Centro de Documentación, el tipo de usuarios también es de vital importancia el estado físico de los materiales, calidad y actualidad de la información.
La selección de material debe realizarse bajo ciertos criterios:
Misión de la institución.
Tipos de usuarios.
Necesidades de información de los usuarios.
Relaciones de cooperación establecidas.
Actualidad y antigüedad: El documento puede tener información de actualidad, pero también puede ser histórico, teniendo en cuenta la especialidad temática y escasez.
Cobertura temática bajo las que opera la unidad de información.
Periodo cronológico, en el cual se tiene en cuenta el año de publicación, es importante, la relevancia de su contenido conforme a la misión, visión y objetivos de la institución.
Área geográfica en la cual se tiene en cuenta el material y obras realizadas en cualquier lugar del mundo, cuyo alcance, calidad, idioma y demás criterios de valoración respondan a las necesidades de información de los usuarios especializados.
Presentación física (calidad, diseño, encuadernación).
Contenido intelectual: prestigio del autor, elementos constitutivos, organización del contenido, actualización, originalidad, etc.
Utilidad para la organización
Valor futuro
La selección deberá hacerse de manera tal que permita el desarrollo de colecciones en formatos impresos así como electrónicos
Para realizar un proceso de selección adecuado el bibliotecario debe conocer bien las necesidades de información de los usuarios para elegir el documento o tipo de material en concreto, lo cual implica valorarlo, estudiarlo físicamente y juzgarlo con criterios objetivos.30
El Centro de Documentación debe seleccionar material específico que esté relacionado con la temática que administra, la documentación que se refiera a otras áreas no debe ubicarse en las colecciones de la unidad de información.
2.5.2. Análisis Documental
Es una actividad propia del Centro de Documentación, consiste en identificar y describir el contenido de todos y cada uno de los documentos y material seleccionado, con el fin de garantizar su oportuna recuperación e intercambio, para lo cual se deben realizar varios procesos previos que permitan suministrar información breve y concisa del documento analizado.
El tratamiento de la información documental será el medio que garantice que la recuperación de esa información sea adecuada y efectiva, condicionando en buena manera el valor del sistema documental. Sin embargo el proceso técnico no debe ser el centro de la labor del documentalista, sino que debe ser una herramienta para llegar a la información.31
Estos nuevos documentos que resultan del proceso de análisis documental, son el producto especializado de los Centros de Documentación, el resultado del análisis asume el conocimiento que se tiene de los documentos, permitiendo la recuperación de información de forma rápida y eficiente.
30 GAVILAN, César Martín. Selección y adquisición de materiales Criterios para la formación, mantenimiento y evaluación de la colección bibliográfica.
Temas de Biblioteconomía.
2008.
Disponible en:
http://eprints.rclis.org/14882/1/selcyadq.pdf 31 ARÉVALO, Julio Alonso, Centros Documentales y nuevas redes de información. Disponible en: http://eprints.rclis.org/5607/1/centros.pdf
Para Félix del Valle, el análisis documental se enmarca en las operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma original: La descripción física y la descripción de su contenido para su ordenación, localización, conocimiento e información, dando lugar a nuevas formas de representación del material analizado”.32
El resultado de este análisis puede ser un resumen informativo o analítico y los conceptos principales contenidos en ellos como palabras clave, vocabularios controlados, descriptores, términos o encabezamientos de materia; este análisis ofrece el mayor repertorio posible y pertinente de temas, conceptos y objetos representados en el documento y una adecuada normalización de la información y de los diferentes tipos de materiales especializados que posea la unidad de información.
La indización tiene como principal objetivo el almacenamiento y la recuperación de la información, tiene por misión el almacenamiento de los documentos una vez que han sido analizados y representados sus conceptos esenciales a través de términos de indización.33
Su componente fundamental son los descriptores, palabras o expresiones corrientes para designar los conceptos representativos del documento, éstos constituyen uno de los ejes centrales de la indización. El fin de este proceso es realizar un sistema que permita la búsqueda y recuperación de los documentos por los temas que tratan convirtiéndose así en la operación central de todo sistema documental.
La Indización se realiza con la ayuda de los Tesauros, utilizando los descriptores normalizados en el mismo. El Tesauro es un instrumento de
32 GASTAMINZA, Félix del Valle. La Cadena de Operaciones Documentales: Centros y servicios de Información y Documentación. Universidad Complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. 2004. Disponible en: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tem4.htm
33 GIL LEIVA, Isidoro. La automatización de la indización, propuesta teórico-metodológica: aplicación al área de biblioteconomía y documentación. Universidad de Murcia. Servicio de Publicaciones. Disponible en:
http://www.tdx.cat/bitstream/handle/10803/10917/GilLeiva.pdf;jsessionid=606CC77FBD1A52A20C872F2301201596.t dx2?sequence=1
control terminológico, por su estructura, es un vocabulario controlado y dinámico de términos que tienen entre ellos relaciones semánticas y genéricas aplicadas a un dominio concreto del conocimiento.34
Se puede deducir que el objetivo del proceso de indización dentro del Centro de Documentación es el almacenamiento de la información para la posterior recuperación del contenido completo del documento, entre mayores términos que representen los conceptos esenciales tratados en los documentos, más ágil será la recuperación de los mismos.
2.5.3. Catalogación
La catalogación consiste en realizar la descripción del documento o material siguiendo unas normas estandarizadas, que permitan identificarlo y recuperar su contenido de forma precisa y rápida, se debe realizar con el objetivo de facilitar el intercambio y la interpretación de los contenidos de los asientos bibliográficos, proporcionando a los usuarios información relevante de cada uno de los materiales que posee el Centro de Documentación.
La catalogación se rige por una serie de instrucciones o normas convencionales universalmente aceptadas para cada tipo de documento. La norma más extendida es la ISBD (International Standard Bibliographic Description), dentro de la cual están la ISBD(M), para monografías, ISBD(S), para publicaciones periódicas o ISBD(ME) para materiales no librarios.35
La catalogación normalmente se realiza con las Reglas de Catalogación Angloamericanas y el Sistema de Clasificación Decimal Universal Dewey, es importante tener una normatividad clara y definida, esto con el fin de evitar organizar la información del Centro de Documentación a criterio personal.
34Tesauros:
concepto, elaboración y mantenimiento.
Disponible en:
http://web.usal.es/~alar/Bibweb/Temario/Tesauro.PDF 35 GASTAMINZA, Óp. cit.
El proceso de catalogación se ve influenciado por varios factores de contenido y de forma de la unidad de información, el contenido está caracterizado por el tema principal que trata el Centro de Documentación y la forma estructura de organización del conocimiento.
2.5.4. Almacenamiento
Esta actividad consiste en organizar el material y los documentos en el depósito o en el acervo bibliográfico dispuesto para esto, el objetivo es garantizar que la información seleccionada y almacenada pueda disponerse, y permita su rápida y fácil recuperación.
La documentación se puede encontrar sobre una gran diversidad de soportes. Siendo la escritura el testimonio sobre el que se ha levantado el conocimiento del pasado, sin embargo, en el presente se encuentran otros tipos de soportes todos documentos que contienen información que por sus cualidades físicas y digitales requieren un diferente almacenamiento.36
El material y la documentación deben disponer de un almacenamiento adecuado para el caso del material físico se debe utilizar anaqueles, estanterías y archivadores de acuerdo al tipo de colecciones que tenga el Centro de Documentación.
Para otros tipos de materiales las condiciones de almacenamiento pueden variar de acuerdo al tipo de soporte en el que se encuentre la información, sin embargo se puede almacenar información en discos externos, CD, DVD, y en lugares adecuados para estos, lo importante es cumplir con las condiciones ambientales que estos soportes exigen, de igual forma contar con dispositivos de protección para la conservación en el caso de contar con documentos inéditos, originales y únicos.
36 DEL RAMO ROMERO, José Juan del, et. al., Introducción a la Investigación Biológica. Universidad de Valencia. Disponible en: http://ocw.uv.es/ciencias/2-1/3_almacenamientoyrecuperacion.pdf
Los Centros de Documentación son sistemas de información documental que tienen como objetivo principal poner a disposición de los usuarios toda la información que almacenan independientemente del formato en el que se encuentre registrada.
2.5.5. Difusión
La difusión corresponde a los procedimientos y métodos para llevar a cabo la transmisión y divulgación de la información que posee el Centro de Documentación. En este proceso se responde a las necesidades informativas de los usuarios especializados en determinado tema, esta difusión se realiza de varias formas que requieren un procedimiento básico, económico pero de mucha especialidad, puesto que es información tratada y elaborada por el especialista que administra la unidad de información.
No existe una forma única de difusión, sino diferentes tipos de productos y servicios capaces de hacer llegar la información a los usuarios: puede ser bajo demanda o bien difusión documental, que es cuando desde un sistema documental se hace llegar a los usuarios interesados la información sobre la documentación de que se tiene de manera periódica.37
La difusión de esta información en los Centros de Documentación se puede realizar por medio de boletines de índices y búsquedas bibliográficas retrospectivas, carteleras informativas, boletines de resúmenes, boletines bibliográficos, analíticas de artículos y boletines virtuales de otras organizaciones que trabajen la misma temática de la unidad de información.
La difusión se puede llevar a cabo de dos maneras: pasivamente, en donde el Centro de Documentación publica documentos en la web y el usuario es quien busca, localiza y accede a la información; o activamente, siendo el Centro de
37 CABRERA MÉNDEZ, Margarita. Cómo documentar la información. Universidad Politécnica de Valencia. Departamento de Comunicación Audiovisual, Documentación e Historia del Arte.
Disponible en:
http://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/7573/como%20documentar%20la%20informacion.pdf
Documentación el que envía al usuario por medio de la dirección electrónica la información que necesita.38
En este último caso, el correo electrónico ha sido una de las grandes maravillas de Internet, al permitir la comunicación directa entre el documentalista y el usuario final, o entre los mismos documentalistas, favoreciendo la colaboración profesional y la reducción del tiempo, espacio y costes en conseguir la información.
La información que se difunde debe ser preparada de acuerdo a los perfiles y a la necesidad de cada usuario o grupo de usuarios, esto permite la comunicación directa entre el especialista en información y el usuario quien es finalmente el beneficiario porque reduce el tiempo y los costos que le ocasionarían conseguir información especializada.
2.6.
FORMAS DE ADQUISICIÓN
Las formas de adquisición en los Centros de Documentación corresponde a los mecanismos mediante los cuales las unidades de información adquieren material para sus colecciones, estas formas de adquisición pueden ser por medio de suscripción, compra, canje y donación, aunque muchas veces no implica obligatoriamente su transferencia física de una institución a otra, sino sencillamente la obtención de la posibilidad de su acceso.
Este proceso por lo general debe tener definidas las políticas de selección del material previo a la adquisición, estas políticas deben estar definidas para normalizar las selecciones del material que va a adquirir el Centro de Documentación.
Varios de los factores a tener en cuenta para las formas de adquisición son el presupuesto, la pertinencia de la información que está relacionado con la
38 ANGÓS ULLATE, José María, et. al., El impacto de www en la evolución y futuro de los Centros de documentación. Disponible en: http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/25.pdf
naturaleza de la unidad de información, sus objetivos y prioridades y la relación con otras unidades que tengan que ver con el objeto social de la institución.
Dado que el volumen de materiales e información que ingresa al Centro de Documentación es creciente, pero también va perdiendo vigencia, se debe realizar una depuración permanente de los mismos. Dependiendo de la relevancia y uso futuro de los materiales.
2.6.1. Compra
Es el proceso por medio del cual el Centro de Documentación adquiere material por el cual debe pagar, esto con el fin de enriquecer y actualizar sus colecciones. Este proceso se puede llevar a cabo según las políticas que haya definido la institución para realizarlo.
Por lo general la compra de material en los Centros de Documentación puede ser eventual y se realiza por recomendación de los usuarios en la medida de las necesidades de información que estos tengan, para lo cual la entidad bajo la cual está adscrito el Centro de Documentación debe contar con editoriales específicas que contengan material de las temáticas que la unidad de información trabaja o bien autores y entidades por medio de las cuales la organización tenga convenio.
Los Centros de Documentación adquieren material en compra teniendo en cuenta las necesidades de información de los usuarios, para lo cual es importante tener en cuenta las sugerencias que los usuarios realicen para adquirir material, esto siempre y cuando el material que se va a comprar sea pertinente para la institución y sea aprobado por la misma.
Para realizar un buen trabajo es imprescindible conocer las fuentes de información sobre editores, distribuidores y libreros, evaluando
periódicamente los costes, descuentos y tiempos de cada proveedor. La compra se puede efectuar directamente al productor del documento (autor, editor) o indirectamente (distribuidor, librero).39
Algunos Centros de Documentación invierten más presupuesto en suscripciones a material en línea, en equipos tecnológicos y bases de datos que suplan necesidades puntuales y ágiles de información a sus usuarios, por lo tanto, es importante que la institución incluya dentro de su presupuesto anual el rubro para las adquisiciones de material tanto físico como digital para el Centro de Documentación.
2.6.2. Donación
Consiste en proporcionar o recibir material bibliográfico que posee el Centro de Documentación y que pueda servir a otra unidad de información que esté interesado en obtenerlo.
El proceso de donación es una forma de adquisición sin coste para las unidades de información, hay que tener en cuenta las necesidades y requerimientos de la academia, investigación y extensión de la institución.
El material que ingresa a la colección del Centro de Documentación en calidad de donación bien sea por organizaciones o por personas con las que la unidad de información entra en contacto, debe ser pertinente y cumplir con los criterios que posea la entidad para realizar este proceso, es decir la unidad de información se reserva el derecho de aceptar o no las donaciones. Por lo general la donación en los Centros de Documentación se da por obsequio de los autores, personas naturales o instituciones de carácter oficial, público o privado, que tratan temas de carácter social que son de interés para las instituciones.
39 GAVILAN. Óp. cit., p. 11
Al aceptar una donación hay que tener en cuenta el uso, es decir la utilización que pueda tener al material donado, el tiempo de procesamiento, el almacenamiento y en especial la difusión que se le va a dar al material que se recibe en donación.
Las donaciones se deben realizar de acuerdo a los criterios previamente establecidos por la dirección del Centro de Documentación y si es necesario con la aprobación de la entidad a la cual pertenece la Unidad de Información, para lo cual es necesario:
Gestionar las actividades de donación con otras Instituciones, recibir la información sobre el material bibliográfico que va a ser donado al Centro de Documentación.
Seleccionar previamente el material que se va a recibir en donación para ser ingresado a las colecciones.
Coordinar con el donante la forma de entrega del material bibliográfico.
Una vez aceptada la donación, el Centro de Documentación se convierte en propietario de la misma, teniendo potestad para decidir su ubicación, uso y destino final en función de sus necesidades.
2.6.3. Canje
Es el intercambio de publicaciones entre entidades o unidades de información. En los Centros de Documentación este proceso se realiza habitualmente con publicaciones oficiales de instituciones, boletines, informes, estadísticas y material propio de las investigaciones que realizan los profesionales e investigadores que trabajan para las entidades.
El canje o también llamado intercambio es un buen método para acceder a fondos de literatura gris, de tan escasa difusión, para adquirir publicaciones agotadas, y sobre todo para adquirir material que satisfaga las necesidades de información de los usuarios especializados que tiene el Centro de Documentación.
Para realizar el intercambio de materiales es importante tener en cuenta las entidades con las cuales se va a realizar este proceso, ya que las temáticas deben corresponder a las que trabaja la unidad de información y a las necesidades de los usuarios.
Constituye la forma más importante de enriquecer las colecciones, el intercambio se establece con base en las necesidades e intereses de los usuarios, por lo general se realiza mediante convenios y consiste básicamente en el intercambio de publicaciones, generalmente propias con otras instituciones con fines similares o complementarios, la selección del material exige especial atención en la obtención de material que sea pertinente y relevante para el Centro de Documentación.
Al igual que con el proceso de donación se deben:
Gestionar las actividades de intercambio con otras Instituciones, recibir la información sobre el material bibliográfico que va a ser canjear con el Centro de Documentación.
Seleccionar previamente el material que se va a enviar en canje
Coordinar con la unidad de información la forma de entrega del material bibliográfico.
2.7.
ESTRUCTURA INTERNA
El centro de documentación puede considerase una unidad administrativa de la institución, puesto que no cuenta con recursos propios o autónomos, la administración en ellos no es un ámbito de mucho desarrollo.
El Centro de Documentación posee funciones, las cuales debe cumplir de la mejor forma posible, para cumplir satisfactoriamente estas actividades debe responder a una estructura organizativa acorde con su naturaleza y su especialidad.
2.7.1. Dirección
El objetivo de la dirección es conseguir el mayor rendimiento con los recursos, siempre limitados, con los que cuenta la unidad. La dirección es el mecanismo por el cual se conduce la unidad de información a la consecución de sus objetivos y metas.
Para esto es necesario un sistema de organización constante en la disposición de todos los recursos con los que cuenta la unidad, el establecimiento de las relaciones, estructuras y sistemas, y una programación o planificación de las acciones a seguir.
Se puede decir que dirigir es decidir, lo cual implica antes, establecer alternativas entre las cuales se va a optar; de ahí que la dirección no sólo deberá pedir juicio y experiencia, sino también creatividad para plantear o inventar posibles soluciones a los problemas que encuentre el Centro de Documentación para la consecución de sus fines.
2.7.2. Planificación
La planificación es una herramienta de gestión encaminada a conseguir los fines deseados, mediante un proceso metódico planteado para obtener un objetivo determinado, significa planear para el mañana de acuerdo a las decisiones que se tomen en el presente. Una vez estén definidos los objetivos, es indispensable proyectar o planificar los pasos que se llevaran a cabo para cumplir las metas deseadas, se debe empezar partiendo del objetivo general a los objetivos específicos, los cuales deben ser verificados y validados para revisar la posibilidad o no de llevarlos a cabo, contando con los recursos tanto materiales como humanos que posea la entidad.
2.7.3. Organización
Lo primero que se hace para establecer la organización de una unidad de información es determinar los fines que persigue la institución. Actualmente la división del trabajo no es sólo uno de los elementos fundamentales en la organización de una institución o unidad de información.
Ésta, debe ir encaminada a la consecución de un fin u objetivo común, de modo tal que los esfuerzos de cada uno de los miembros, ya sea en áreas delimitadas y distintas o por medio de un esfuerzo combinado, contribuyan a lograr las metas propuestas.
2.8.
RECURSOS
Los recursos de un Centro de Documentación comprenden: recursos materiales, financieros, humanos y administrativos.
2.8.1. Recursos materiales
Los recursos materiales están compuestos por el mobiliario, la infraestructura, el equipo y las colecciones (bibliográfica, hemerográfica, digital, materiales especiales, etc.).
2.8.2. Recursos financieros
Pocas veces los Centros de Documentación no cuentan con financiamiento propio y funcionan gracias al aporte que les destina la entidad bajo la cual dependen.
2.8.3. Recursos humanos
Son todos los recursos de personal con los que cuenta el Centro de Documentación, tanto profesionales como empíricos.
En una unidad de información especializada, dependiendo de su tamaño, los recursos humanos deberían contemplar personal directivo (director o gerente), personal técnico (procesamiento técnico, circulación, referencia) y personal de apoyo (mensajería, fotocopias, procesos físicos, etc.).
2.9.
SERVICIOS
El Centro de Documentación se caracteriza respecto a otras unidades de información por el dinamismo, la pertinencia y la calidad de información en la prestación de los servicios que ofrece a sus usuarios.
La diferencia radica en cómo se ofrece la información que posee el Centro de Documentación a los usuarios, mientras la biblioteca ofrece servicios tradicionales, el Centro de Documentación facilita información analizada y elaborada en un campo más específico y utilizando medios tecnológicos.
Esta unidad de información brinda a los usuarios soluciones más concretas y acordes a su necesidad de información, esto se debe a que los Centros de Documentación son especializados en tópicos específicos mientras que las bibliotecas salvo las especializadas no lo son, puesto que las bibliotecas son mas de depósito y los Centro de Documentación mas de referencia, el valor agregado esta en dar la información al usuario anticipándose a sus necesidades informativas.
Existen varios servicios que se pueden denominar como tradicionales, que son los que habitualmente ofrecen las bibliotecas pero que también los tienen los Centros de Documentación, a su vez existen otros servicios que marcan la diferencia entre estas dos unidades de información como lo son los servicios especializados.
2.9.1. Servicios Tradicionales
2.9.1.1. Lectura en sala
Es un espacio abierto a los usuarios para consultar los documentos dentro de la unidad de información y servir de apoyo a la lectura, el estudio o la investigación, los usuarios pueden acceder a la información del Centro de Documentación, en la sala de lectura, para la consulta, lectura, y realización de trabajos de investigación.
La sala de lectura debe poseer un punto de atención, es decir, un punto de recepción donde los lectores pueden dirigirse al bibliotecario para solicitar información o ayuda.
2.9.1.2. Base de Datos
Los avances en tecnología crean nuevos escenarios para el intercambio de ideas y productos basados en la información y el conocimiento, factores decisivos para la incorporación a nuevas tendencias, para lo cual se debe contar con profesionales calificados, con un enorme sentido de cooperación y apoyo en las necesidades de información que los usuarios plantean.40
Las entidades e instituciones que poseen Unidades de Información, por lo general, cuentan con Bases de Datos de acceso local, las cuales pueden ser consultadas por los usuarios propios de las organizaciones, como apoyo a la formación y a la investigación.
2.9.1.3. Préstamo a Domicilio
En este servicio los usuarios pueden retirar del Centro de Documentación, el material para ser consultado fuera del mismo, el préstamo a domicilio precisa de una reglamentación adecuada, de acuerdo a la normatividad de la unidad de información, así como los usuarios que tienen derecho a este servicio y otras precauciones que aseguren la devolución de los materiales.
El préstamo a domicilio es una de las actividades de difusión más tradicionales para usuarios especializados como investigadores, este es un servicio fundamental puesto que los usuarios pueden llevarse por periodos de tiempo que establezca la unidad de información el material para su consulta e investigación.
2.9.1.4. Préstamo Interbibliotecario
Éste constituye un servicio indispensable en cualquier unidad de información, sobre todo en las que poseen limitaciones presupuestales, que no permiten
40 Embajada de España en Bolivia. Centro de Documentación y Biblioteca. Disponible en: http://www.aecidcf.bo/centro-dedocumentacion- y-biblioteca.html
adquirir todos los materiales demandados, al igual que el préstamo a domicilio, el préstamo Interbibliotecario precisa de reglamentos y convenios interinstitucionales que satisfagan las necesidades de información bibliográfica actualizada en disciplinas afines.
2.9.1.5. Estantería abierta
Es importante indicar que la estantería abierta tiene como base una correcta, ágil y eficaz clasificación del material bibliográfico.41
Muchas unidades no reúnen las condiciones de infraestructura para establecer este servicio, sin embargo se convierte en algo fundamental para la interactuación entre el bibliotecario y el usuario; por lo general se deben tomar precauciones para evitar la sustracción o deterioro de los materiales bibliográficos, es recomendable la prestación de este servicio por lo menos a los investigadores internos y a los externos más asiduos.
2.9.1.6. Internet
Este servicio permite abarcar toda la información de la red y hacerla disponible, es un servicio necesario para el Centro de Documentación especializado y para el documentalista ya que su labor debería enfocarse en lograr obtener fuentes de información fidedignas para posteriormente realizar productos de información elaborados según las necesidades de los usuarios, proporcionándoles así valor agregado a las solicitudes y la elaboración de productos con valor agregado.
Los servicios y productos componen el ciclo final y más importante del trabajo en una unidad de información, éstos son la evidencia de la eficacia y eficiencia de los procesos en el Centro de Documentación.
41 AYLLÓN. Óp. cit. P. 75
2.9.2. Servicios Especializados
2.9.2.1. Alertas Bibliográficas
Proporcionan recopilaciones del material bibliográfico existente en el Centro de Documentación, las alertas constituyen la mejor manera de dar a conocer nuevas adquisiciones, servicios que ofrece la unidad de información y noticias de interés para los usuarios, estas alertas pueden ser electrónicas o impresas, pero siempre especializadas en un tema en particular.
Las alertas son la mejor herramienta para la comunicación entre el bibliotecario y los usuarios, estas pueden ser novedades de adquisición de nuevas publicaciones, información general sobre la unidad de información, los servicios que ofrece, en lo posible deben contener resúmenes o índices de contenido así como descriptores, noticias de interés para los investigadores como eventos, investigaciones en curso, lanzamientos de nuevas publicaciones, invitaciones a foros, conferencias, seminarios y demás actividades que fortalezcan su investigación.
2.9.2.2. Difusión Selectiva de Información
Este servicio proporciona información bibliográfica de los documentos que le interesan al usuario con un perfil de descriptores que describen con la mayor precisión posible el tema que se trata, en este sentido los usuarios obtienen información en función de sus intereses concretos.
Este servicio consiste en mantener permanentemente informado y actualizado al usuario: investigadores y docentes sobre las adquisiciones de su área de especialidad, la labor del bibliotecario reside en informar al usuario de acuerdo al perfil y los intereses de información que requiere.
La prestación de servicios y la diseminación de productos informativos son las funciones más importantes de cualquier unidad de información especializada; de ellas depende la satisfacción de los usuarios, son una herramienta fundamental como apoyo a la gestión del conocimiento.
2.9.2.3. Elaboración de Resúmenes
El resumen analítico, es una breve exposición del contenido de un documento en la cual se indica el carácter del mismo, su contenido y las conclusiones a que llega.
Tiene por objeto mejorar los resultados de la difusión ofreciendo al usuario una visión clara del contenido de un original, llegando en ocasiones a sustituirlo. Los resúmenes que se elaboran son de carácter informativo, esto quiere decir que el resumen de cada libro describe en una forma muy breve el contenido de este.
2.9.2.4. Difusión científica
Para aquellas instituciones que han desarrollado su programa de formación de nuevos investigadores; este espacio se presenta como una herramienta de difusión de los avances a este nivel.42
Este servicio crea un espacio en el portal web para que la comunidad académica publique sus producciones, además facilita la herramienta de foro virtual alrededor de los artículos publicados, y promueve el intercambio de conocimientos y libre circulación de ideas.
42 JARAMILLO. Óp.cit.. p. 14
2.9.2.5. Bibliografía Especializada
Consiste en realizar una búsqueda bibliográfica por temas específicos de acuerdo al interés del usuario. Esta búsqueda se realiza en medio digital y se presta el servicio al usuario que lo solicite, esta búsqueda comprende la realización de una lista completa o selectiva sobre los documentos que se refieren a un tema; que posee el Centro de Documentación y otras instituciones, permitiendo saber lo que existe sobre dicho tema en la propia unidad de información o en otras.
La búsqueda de información se puede realizar en las bases de datos propias del Centro de Documentación, en las que existen gratuitas o por suscripción si la tienen.
2.9.2.6. Boletines
El boletín es una herramienta que informa a los investigadores y usuarios especializados en un área específica, sobre las últimas novedades del sector y ofrece noticias útiles para su actividad. Incluye documentación, lecturas recomendadas, enlaces de interés y en general informan sobre las novedades bibliográficas del Centro de Documentación.
2.9.2.7. Formación de usuarios y orientación en la búsqueda y uso
general de la información especializada
La formación de usuarios es un trabajo primordial en cualquier unidad de información, en la medida que se reconoce la existencia de estas en función de sus usuarios. La formación de usuarios tiene como objetivo el mejor conocimiento y aprovechamiento de los recursos disponibles.
En cuanto a su organización habría que diferenciar entre aquella que tiene un carácter específico (cursos de formación de usuarios), y aquella que se realiza de manera cotidiana y tiene que ver con la tarea de información bibliográfica.43
Los servicios de información que ofrece la unidad de información deben anticiparse a los requerimientos de sus usuarios, adecuarse a ser sensible a ellos. En algunas situaciones, los usuarios pueden conocer o no las fuentes y los servicios de información disponibles, por tal motivo la función que debe realizar el bibliotecario es la de servir de guía hacia las fuentes y servicios pertinentes que satisfagan las necesidades de información de sus usuarios.
2.10. TIPOS DE COLECCIONES
Los centros de documentación por sus colecciones son esenciales en el fortalecimiento de la investigación en un área determinada y especializada, es por esto que debe poseer diferentes colecciones y sobre todo de tipo especializado.
2.10.1.
Colección General
Está conformada por libros y documentos de consulta permanente, producidos por instituciones o entidades externas recibidas en calidad de canje, donación o adquisición mediante compra directa.
2.10.2.
Colección Institucional
El centro de documentación cuenta con documentos oficiales y privados especializados en las áreas que son de interés para la entidad, El Centro de Documentación al pertenecer a una entidad, es el responsable de la memoria institucional; esta colección especial conformada por documentos publicados
43 ARÉVALO, Julio Alonso. Centros documentales y nuevas redes de información. Disponible en: http://web.usal.es/alar/Bibwebrremario/centros.pdf
única y exclusivamente por la entidad al cual pertenece y son producto de los estudios, investigaciones, o como producto final de un convenio o contrato.
2.10.3.
Colección de Publicaciones Periódicas
Esta colección debe estar conformada por revistas, boletines, periódicos, magazines, anuarios, separatas de los cuales se realiza una selección de artículos que contienen información actualizada y especializada.
2.10.4.
Colección Audiovisual
Esta colección consta de una variedad de documentales, series, entrevistas y programas relacionados con temas sociales. Este material en su mayoría es el resultado de proyectos de carácter humanístico que ha realizado la entidad a la cual pertenece el Centro de Documentación.
2.10.5.
Colección de Imágenes
Se trata de una serie de recursos digitales de apoyo a los procesos de investigación, está compuesta por fotografías, diapositivas y en general imágenes que documentan y representan la memoria de la historia, proyectos y eventos que se han realizado y que evidencian un trabajo social de la institución o entidad.
2.10.6.
Colección de monografías e informes
Comprende los trabajos de grado e informes de investigación de temas relacionados con el objeto de la organización a la cual pertenece el Centro de Documentación.
Esta es información de vital importancia por ser difícil de localizar y por el valor informativo que tiene para los usuarios.
2.11. USUARIOS
En la planificación de un centro de documentación lo primero que se debe tener en cuenta es a quien se va a servir. Por esta razón es fundamental que antes de emprender su organización se tenga presente a quienes está dirigido; cuáles son las necesidades de sus usuarios y cómo pueden ser satisfechas esas necesidades, por esta razón el Centro de Documentación posee usuarios internos y externos.
Usuarios Internos: son las personas que tienen vínculo laboral con la organización a la cual pertenece el Centro de Documentación.
Usuarios Externos: son todas las personas que carecen de vínculo contractual directo con la entidad, pero pueden acceder a los servicios del Centro de Documentación, para hacer consultas, barrido de información bibliográfica, lectura en sala y general utilizar los servicios que ofrece la unidad de información.
Dentro de estos usuarios se pueden encontrar investigadores, consultores, docentes y estudiantes.
2.11.1.
Investigadores
Los investigadores de los Centros de Documentación son consumidores y a la vez productores de información, estos usuarios tienen necesidades de información concreta, relacionada a un asunto, tema o temas específicos, estas necesidades por lo general están condicionadas por el carácter de su actividad, por el tipo de investigación que van a realizar y las fuentes de información que van a utilizar.
Dentro de los investigadores se pueden encontrar profesores y estudiantes de la institución de la que depende el Centro o de otras universidades a nivel
nacional o internacional e investigadores pertenecientes a las entidades privadas.
2.11.2.
Profesionales
Los Centros de Documentación especializados por pertenecer a una institución tienen como principales usuarios a los profesionales de la propia institución, quienes para fundamentar y fortalecer su trabajo diario requieren información puntual y rápida, para lo cual el bibliotecario debe poseer el conocimiento de toda la información que posee la unidad de información.
3. DISEÑO METODOLÓGICO
Esta investigación se ocupa de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, concretamente los que incluyen dentro de sus temáticas el tópico de Derechos Humanos.
Existen diversas formas de clasificar las disciplinas que componen las ciencias sociales, pero el más apropiado para esta investigación es este tópico, para lo cual se seleccionaron los Centros de Documentación que dentro de sus temáticas incluyan este tema.
Los Derechos Humanos, son los Derechos inherentes a todas las personas, sin distinción alguna de nacionalidad, lugar de residencia, sexo, origen nacional o étnico, color, religión, lengua, o cualquier otra condición. Todas tienen los mismos derechos, sin discriminación alguna. Estos son interrelacionados, interdependientes e indivisibles.44
Se considera ciencia a un sistema organizado de conocimientos y los métodos requeridos para la obtención de dichos conocimientos. Dentro de las ciencias, se llaman sociales a las que se centran en la actividad del hombre como parte de un colectivo, para conocer las causas y las consecuencias de los comportamientos humanos tanto desde una perspectiva individual como social45.
Teniendo en cuenta el criterio anterior, se empezó a ahondar en este tema, seleccionando las unidades de información que además de tener dentro de sus temáticas especializadas esta materia, tuvieran sus puertas abiertas a todos los posibles usuarios y por tanto su capacidad de influencia en el conocimiento de las ciencias sociales no estuviera restringida a una entidad o
44 Naciones Unidas. Derechos Humanos. Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos. Disponible en: http://www.ohchr.org/SP/AboutUs/Pages/Copyright.aspx 45 Hiru.com Qué son ciencias sociales: Temas de estudio. Disponible en:http://www.hiru.com/ciencias-sociales/queson-las-ciencias-sociales
institución, los demás temas que no estaban enmarcados dentro de este criterio y dentro del tópico seleccionado no fueron objeto de estudio.
3.1.1. Etapas del diseño metodológico
Para realizar el proceso metodológico, en primer lugar se efectuó una inspección bibliográfica que permitió conceptualizar y dar un acercamiento operacional a la definición y características del Centro de Documentación como unidad de información.
Inicialmente se procedió a identificar los Centros de Documentación especializados en el área de ciencias sociales, específicamente los que tenían dentro de sus temáticas el tópico nombrado anteriormente, también que estuvieran ubicados en la ciudad de Bogotá, que estuvieran en funcionamiento y por último que estuvieran abiertos al público.
Para este proceso se contó con una base de datos de entidades públicas y privadas en la cual se encuentra relacionado los tópicos que trabaja cada una de estas entidades, con esta base de datos se procedió a identificar qué organizaciones contaban con Centro de Documentación que tuvieran dentro de sus temas especializadas el tema de Derechos Humanos y así poder filtrar la información de toda la base de datos para seleccionarlos de acuerdo a este criterio.
En segundo lugar, se realizó un acercamiento a los Centros de Documentación a partir del uso de tecnologías como internet, con el fin de identificar cuáles se encontraban referenciados en las páginas Web de las instituciones y posteriormente se construyó una matriz de información que permitió la recuperación de los sitios visitados y los datos de cada uno de los Centros de Documentación encontrados.
A partir de la información seleccionada se procedió a contactar a cada uno de los Centros de Documentación para validar la información recolectada de acuerdo con los criterios previamente establecidos46, con el fin de obtener una clasificación final y así iniciar el proceso de aplicación de las herramientas con cada una de las personas encargadas de la unidad de información.
Como herramienta se utilizó la entrevista estructurada para la recolección de información puesto que por medio de ésta se busca adquirir la información que no se obtiene por medio de la observación, a través de este instrumento se buscó introducirse en el mundo de los Centros de Documentación, con el fin de conocer las políticas, ideas y conocimientos de las personas que administran estas unidades de información. Esta entrevista se realizó por medio de una conversación y con pautas acordadas previamente en función del tema de investigación.
La entrevista tuvo como base un formulario de precisión para controlar las preguntas, la cuales se formularon previamente y fueron las mismas para todas las personas a las que se les realizó.
3.1.1.1. Recolección de información de fuentes primarias
Como se mencionó en el apartado anterior, la información se obtuvo por medio del método de entrevista directa estructurada, la cual se aplicó de forma personal mediante visitas a los Centros de Documentación especializados en ciencias sociales, que cumplieran con el criterio de temática y de selección.
46 Los criterios empleados fueron los siguientes: Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales específicamente en Derechos Humanos, ubicados en la ciudad de Bogotá, que estén en funcionamiento y abiertos al público.
3.1.1.2. Recolección de Información en fuentes secundarias
La información secundaria se obtuvo por medio de fuentes bibliográficas con el fin de complementar la información específica como: tesis, libros, publicaciones periódicas (físicas y en línea) y páginas web de institucionales y Centros de Documentación a nivel nacional e internacional, esta información permitió tener una primera conceptualización de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales con énfasis en la temática seleccionada.
3.1.1.3. Determinación de la Población
Para la determinación de la población se utilizó el directorio de instituciones y organizaciones sociales de la Fundación Social, en el cual se identificaron las instituciones de carácter social; inicialmente se procedió a buscar cada una de las instituciones en internet con el fin de determinar cuales tenían página web, luego se verificó si la institución tenía unidad de información y qué tipo de unidad de información poseía, este resultado y verificación arrojó los Centros de Documentación especializados en ciencias sociales, de los cuales se procedió a realizar un primer sondeo con el fin de validar, cuáles tenían dentro de sus temas el tópico de Derechos Humanos, y dentro de éstos confirmar cuáles están abiertos y prestan servicio al público en general.
Para realizar este primer sondeo se procedió a llamar telefónicamente a las personas encargadas de las unidades de información, el resultado que arrojaron estas validaciones permitió definir el tamaño poblacional y su identificación para poder llevar a cabo el proceso de aplicación de los instrumentos.
La población objeto de estudio está conformada por los encargados de los Centros de Documentación, para el caso de esta investigación el total fue de
5 entrevistados, de los cuales se presenta más información en la siguiente
gráfica:
Entidad Nombre de la Unidad Ubicación Teléfono Página Web Universidad Central Centro de Documentación Especializado en Ciencias Sociales -
IESCO
Carrera 15 N.º 75-14, piso 4
3266820 ext.:
1601
http://www.ucentral.edu.co/index.p hp?option=com_content&view=artic le&id=788&Itemid=1589 Universidad Pedagógica Centro de documentación de Ciencias Sociales
CEDECS
Calle 72 con 11 Edificio A Of. 302 5941894 Ext.
215
http://www.pedagogica.edu.co/bibli oteca/vercontenido.php?id=7657 OIM Organización Internacional para las migraciones Centro de Documentación Carrera 14 N° 93B - 46
6397777 -
1218
http://www.hchr.org.co/ Comisión Colombiana de Juristas Centro de Documentación Dirección: calle 41 N° 20-
25
7 44 93 33
http://www.coljuristas.org/bibliotec a.html Universidad Distrital Centro de Documentación de Ciencias Sociales
CDOSO
Carrera 3 No. 26a - 40 Sede Macarena A 3 Piso
3238400 /
3239300 Ext:
3040
http://www.udistrital.edu.co:8080/ en/web/licenciatura-en-educacionbasica-con-enfasis-en-cienciassociales/centro-dedocumentacion;jsessionid=968954
5490153CDA5B129B8287AC9767
CENTROS DE DOCUMENTACIÓN ESPECIALIZADOS EN CIENCIAS SOCIALES - DERECHOS HUMANOS
Gráfico 2. Centros de Documentación Especializados en Ciencias Sociales que incluyen dentro de sus temas específicos Derechos Humanos.
3.1.1.4. Instrumento de Recolección de información
Se utilizó como instrumento de recolección de información la entrevista estructurada, la entrevista se define como la conversación de dos o más personas en un lugar determinado para tratar un asunto, técnicamente es un método de investigación científica que utiliza la comunicación verbal para recoger informaciones en relación con una determinada finalidad.47
Esta entrevista permitió analizar cada uno de los objetivos propuestos que sirvieron para conceptualizar y caracterizar los Centros de Documentación, para conocer su evolución, estado actual y diferenciarlos de las demás unidades de información, específicamente de la Biblioteca Especializada, esta
47 LÓPEZ ESTRADA, Raúl Eduardo y DESLAURIERS Jean-Pierre. La entrevista cualitativa como técnica para la investigación en Trabajo Social.
En:
margen Nº
61
(junio de
2011).
Disponible en:
http://www.margen.org/suscri/margen61/lopez.pdf
entrevista fue grabada con autorización del entrevistado para garantizar la veracidad de la información.
La entrevista se realiza partiendo de un formulario previamente preparado a través de una lista de preguntas establecidas con anterioridad, se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos y en el cuestionario se anotan las respuestas de forma textual,48 lo anterior con el fin de que estas preguntas y respuestas puedan ser categorizadas y sistematizadas.
Para la entrevista se planificaron previamente las preguntas mediante un guión preestablecido, secuenciado y dirigido, por lo que dejan poca o ninguna posibilidad al entrevistado de réplica o de salirse del guión.
El propósito de la entrevista de investigación cualitativa es obtener descripciones del mundo vivido por las personas entrevistadas, con el fin de lograr interpretaciones fidedignas del significado que tienen los fenómenos descritos. Para ello ofrece una guía con diferentes rasgos que caracterizan la entrevista.49
3.1.1.5. Análisis e interpretación de la información
A partir de la aplicación de los instrumentos, se pretendía conocer la evolución y el estado de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales con énfasis en Derechos Humanos y posteriormente se realizó el análisis utilizando como herramienta de análisis y categorización llamada análisis del discurso.
48 ARISTIZABAL BOTERO, Carlos Andres. Teoría y metodología de investigación. Fundación Universitaria Luis Amigo.
Facultad de ciencias administrativas, económicas y contables.
2008.
Disponible en:
http://www.funlam.edu.co/administracion.modulo/NIVEL-06/TeoriaYMetodologiaDeLaInvestigacion.pdf 49 MARTINEZ M., Miguel. La investigación cualitativa: síntesis conceptual. En: Rev. Investig. Psicol. N°.1 (vol.9. jun.
2006).
P.
123-146.
Disponible en:
http://sisbib.unmsm.edu.pe/BVRevistas/Investigacion_Psicologia/v09_n1/pdf/a09v9n1.pdf
Los discursos constituyen tal vez la herramienta más persuasiva para conseguir modelar actitudes, es decir, formas de pensar, sentir y actuar. Teniendo el poder de darles forma y transmitirlos, se posee también la oportunidad de construir realidad, lo que implica descubrir no sólo sus elementos característicos sino su funcionamiento.50
Analizarlos se ha constituido en un objetivo importante y en una tendencia de las Ciencias Sociales, la técnica de análisis, en tanto, cumple un papel importante, pero complementario. No existe un único modelo de análisis que se pueda aplicar cada vez, el análisis varía según los intereses que motiven la investigación, las hipótesis que se formulen o los objetivos que se planteen.51
En este sentido, se pretende con las entrevistas estructuradas realizadas a los encargados de los Centros de Documentación, realizar un análisis del discurso, con el fin de conocer los elementos característicos de este tipo de unidad de información para conocer la realidad de cada uno de estos, construyendo conceptos y teorías basadas en las relaciones visibles, revelando así otras relaciones que soportan la investigación.
50
MANZANO,
Vicente.
Introducción al análisis del discurso.
2005.
Pág.
2.
Disponible en:
http://www.aloj.us.es/vmanzano/docencia/metodos/discurso.pdf 51 SANTANDER, Pedro. Por qué y cómo hacer análisis de discurso. En Cinta de Moebío. Revista de Epistemología de Ciencias Sociales.
N°
41
(2011).
Pág.
222.
ISSN
0717-554X.
Disponible en:
http://www.uchile.cl/uchile/download....
4. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Para lograr los objetivos propuestos se ha tenido en cuenta la investigación de tipo exploratoria, los estudios exploratorios tienen por propósito examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes. El problema posee ningún o muy pocos antecedentes por lo que se impone comprender su naturaleza, identificar sus características y las modalidades de variación.
Varias de las características de los diseños exploratorios son: identificar los problemas o formularlos, recolectar información en forma flexible, familiarizarse con un problema desconocido, explorar las dimensiones y características de un problema con la finalidad de esbozar un esquema tentativo de ítems para construir un instrumento de recolección de datos.52
Este tipo de estudio se efectúa, cuando es necesario examinar un tema o problema de investigación del cual se tienen muchas dudas. Es decir, hay pocos desarrollos teóricos relacionados con el problema de estudio, no se encuentran investigaciones relacionadas, o si se desea indagar sobre temas y áreas que si han sido investigadas, y se decide darle una nueva perspectiva.53
La investigación se realizó bajo este enfoque, el cual permitió identificar las características fundamentales, elementos esenciales de la evolución y estado en el que se encuentran los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales con énfasis en Derechos Humanos de la ciudad de Bogotá entre los años 2000 a 2011.
52 RODRÍGUEZ, Rubén José. Diseño de la metodología de la investigación. Universidad CAECE. 2010. Pág. 11. Disponible en:
http://www.rubenjoserodriguez.com.ar/wpcontent/uploads/2011/06/Modulo_4_Diseno_de_la_Metodologia_de_la_Investigacion.pdf 53 GÓMEZ, Marcelo M. Introducción a la metodología de la investigación científica 1ª ed. Córdoba: Brujas, 2006. Disponible en:http://books.google.com.co/books?id=9UDXPe4U7aMC&pg=PA65&dq=metodologia+de+investigacion%2Bexplora torhl=es&sa=X&ei=GUA6UZPiDKrQ0wGS- 4H4DQ&ved=0CDYQ6AEwAg#v=onepage&q=metodologia%20de%20investigacion%2Bexploratoria&f=false
En este sentido, Cortés e Iglesias, expresan que es el primer nivel de conocimiento, permiten al investigador familiarizarse con el fenómeno que se investiga. Es el punto de partida para formular otras investigaciones con el mayor nivel de profundidad, de la observación de los hechos o fenómenos concretos y sus posibles relaciones, mediante un proceso inductivo.54
En relación a las afirmaciones anteriores, este tipo de investigación se realiza teniendo en cuenta que el tema elegido ha sido poco explorado y reconocido, por lo cual, es difícil formular hipótesis precisas o de cierta generalidad, en este caso la exploración permite obtener nuevos datos y elementos que pueden conducir a tener una mayor precisión de las respuestas a las preguntas de investigación.
El enfoque de la investigación radica en identificar las características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento, es decir que resalte los aspectos característicos de una población objeto de estudio.55
En conclusión los estudios exploratorios permiten obtener una información para realizar una investigación más completa de un contexto particular, investigar nuevos problemas, identificar conceptos o variables promisorias, establecer prioridades para investigaciones futuras o sugerir afirmaciones y postulados.
4.1.1. Enfoque Epistemológico
La epistemología es la rama de la filosofía que se ocupa de estudiar: qué es el conocimiento, sus límites y posibilidades, (qué se puede saber, cuál es el
54 CORTÉS Cortés, Manuel E., Iglesias León, Miriam. Generalidades sobre metodología de la Investigación. 1ª ed. Universidad Autónoma del Carmen.
México.
2004.
Disponible en:
http://www.unacar.mx/contenido/gaceta/ediciones/metodologia_investigacion.pdf 55 CERDA GUTIERREZ, Hugo. Los elementos de la Investigación. Cómo reconocerlos, diseñarlos y construirlos. 2 ed. Bogotá: Editorial El Búho, 2005.
alcance del saber y si es posible alcanzar la certeza), el objeto del conocimiento, el sujeto del conocimiento y la relación entre el conocimiento y la circunstancia vital del investigador.56
En este sentido, el estudio contiene un supuesto epistemológico de corte dialéctico pues, se parte de una preconcepción (tesis), esta se contrasta con la realidad (antítesis) y se extraen unas conclusiones que constituyen la síntesis del estudio.
Desde el punto de vista de la epistemología, en cuanto enfoque de conocimiento adoptado, se trata de una combinación entre una perspectiva empírica y una racionalista y se avanza hacia una concepción dialéctica.
El empirismo es la tendencia filosófica que considera la experiencia como criterio o norma de verdad en el conocimiento y el racionalismo considera la realidad gobernada por un principio inteligible al que la razón puede acceder y que, en definitiva, identifica la razón con el pensar.57
Se dice que el estudio tiene principios racionalistas ya que se parte de unos pre-conceptos o definiciones de los Centros de Documentación, sus objetivos, el rol que juegan en la sociedad, su importancia en la gestión de conocimiento y la forma en que, en general, están estructurados. Esta primera aproximación a priori (típico de los enfoques racionalistas) plantea un marco interpretativo y de líneas para la investigación.
Pero también se puede decir, que el estudio adopta elementos de un enfoque empírico en cuanto no se queda en los elementos a priori planteados, sino que va a la evidencia empírica a establecer el estado real y concreto de los
56 RASNER, Jorge. Qué es la epistemología. Introducción a las problemáticas epistemológicas. 2009. Pág. 3. Disponible en:
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:EEzO_8gdAdYJ:old.liccom.edu.uy/bedelia/cursos/metodolo giascuali/epistemologia.pdf+&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=co
57
ALCOBERRO,
Ramón.
Filosofía i pensamiento.
Empirismo y Racionalismo.
Disponible en:
http://www.alcoberro.info/planes/empirisme3.htm
Centros de Documentación, cómo existen en realidad, cómo se han constituido, difundido, proyectado y dado a conocer.
Esta evidencia a posteriori (típica de un enfoque epistemológico empírico) será contrastada con las concepciones teóricas, y de esta contrastación y el análisis correspondiente surgirán las conclusiones y recomendaciones del estudio.
5. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Para realizar el análisis del discurso se efectuaron las entrevistas directas estructuradas a los bibliotecólogos y encargados de los Centros de Documentación pertenecientes a Instituciones Universitarias y a Entidades
Privadas. (Véase ítem 3.1.1.3. Determinación de la Población - Gráfico 2).
La información que arrojaron estas entrevistas permitió identificar la evolución y conceptualización de los Centros de Documentación, así como conocer información que los caracteriza y hace diferentes a otras unidades de información especializadas.
La información que se rescató con la aplicación del instrumento, permitió evidenciar el estado actual de estas unidades de información, así como las características propias de cada centro, esta información fue recopilada por medio de la lectura y posterior análisis de las preguntas, seguidamente se identificaron las categorías y subcategorías o palabras clave, las cuales fueron sustentadas teóricamente, así como representadas por medio de una red semántica.
Para el análisis de la información se utilizó el método de triangulación teórica, que Denzin define como el uso de distintas perspectivas teóricas para analizar un mismo grupo de datos. Es evidente que confrontar distintas teorías en un mismo grupo de datos permite una crítica eficiente coherente con el método científico.58
Esta triangulación involucra el uso de perspectivas teóricas en relación con la misma situación o el mismo conjunto de objetos.
58 DENZIN, N. K. (1970): Sociological Methods: a Source Book. Aldine Publishing Company. Chicago. Citado por Rodríguez Ruiz, Oscar. En: La Triangulación como Estrategia de Investigación en Ciencias Sociales. Tribuna de Debate. N° 31-Sep.2005. Disponible en: http://www.madrimasd.org/revista/revista31/tribuna/tribuna2.asp
En este sentido se tomaron las entrevistas de cada informante, se identificaron las palabras clave en cada respuesta, estas palabras clave se argumentaron teóricamente y luego se realizó un análisis propio a partir de las respuestas y el referente teórico.
El siguiente esquema representa el proceso:
5.1.
Matrices de análisis
Este ítem permitió construir las categorías y subcategorías para el análisis de la información, para lo cual se realizaron las siguientes actividades:
Trascripción de la información que se escucho en los audios al realizar las entrevistas.
Sistematización y codificación de la información más relevante en la matriz de análisis.
Elaboración y consolidación de las categorías y palabras clave. Elaboración de la red semántica.
A continuación se describen las actividades y resultados que se fueron obteniendo sucesivamente en el proceso de aplicación de la entrevista.
5.1.1. Trascripción de la información que se escucho en los audios al
realizar las entrevistas
En este proceso se llevaron a cabo los siguientes pasos:
Identificación y marcación de los audios en archivos digitales Transcripción de cada una de las entrevistas proporcionadas por los encargados de los Centros de Documentación en formato Word. Marcación a cada archivo en Word con el mismo código del archivo de audio.
Terminado el proceso de trascripción, se llevo a cabo la lectura de cada una de las entrevistas, con la finalidad de identificar la información y palabras clave que sirvieran para responder a la pregunta de investigación.
5.1.2. Sistematización y codificación de la información más relevante
en la matriz de análisis
Para el proceso de sistematización de la información se elaboró una matriz de análisis para segmentar la información en la cual se tuvieron en cuenta los siguientes campos para el análisis de información.
Ejemplo:
CÓDIGO
CENTRO
CÓDIGO
PREGUNTA
CÓDIGO RESPUESTA
CCJ
P1: ¿Cómo define el Centro de Documentación?
R1-CCJ: “Como un Centro de Información en un tema especializado de acuerdo a la temática a la cual pertenece la entidad”.
CDOSO
R1-CDOSO: “Ha sido concebido como un espacio en donde principalmente se potencia la investigación”…
CEDECS
R1-CEDECS:
“Es una unidad de información especializada, con documentación acerca de algún tema en específico,”….
IESCO
R1-IESCO: “Como una herramienta de gestión del conocimiento que fue creada a partir de las líneas de investigación del IESCO en 1998”….
OIM
R1-OIM: “El Cendoc es en donde se aloja toda la información de la organización”…
5.1.3. Elaboración y consolidación de las categorías y palabras clave
La elaboración y consolidación de las categorías y subcategorías se realizó a partir de la identificación de los textos con sentido.
El resultado de este análisis permitió identificar las palabras clave, identificadas con un número consecutivo y las categorías resultantes del proceso como: Definición de Centro de Documentación, Función del Centro de Documentación, Características, Diferencia entre Biblioteca Especializada y Centro de Documentación entre otras que tenías relación con la pregunta de investigación, posteriormente se le asignó el código normalizado para cada palabra clave encontrada durante la lectura de las entrevistas, como se evidencia en la siguiente tabla:
CATEGORÍAS DE ANÁLISIS
SUBCATEGORÍAS – PALABRAS CLAVE
Definición de Centro de Documentación
(1) Centro de información
(2) Tema especializado
(3) Temática
(4) Potencia la Investigación
(5) Unidad de información especializada
(6) Tema específico
(7) Formatos especiales
(8) Gestión del Conocimiento
Función del Centro de Documentación
(9) Brindar información especializada
(10) Potenciar la investigación
(11) Satisfacer necesidades de información especializadas
Diferencia entre Biblioteca Especializada y Centro de Documentación
(12) Información especializada
(13) Informes finales de investigación
(14) Producción intelectual
(15) Carácter investigativo
(16) Colecciones
(17) Soportes de información
(18) Disciplinas o campos de estudio
(19) Información de la organización
Características de un Centro de Documentación
(20) Especialización
(21) Acceso a la información especializada
(22) Tipos de información
(23) Usuarios
(24) Demandas de información
Tendencia de los Centros de Documentación
(25) Servicios en línea
(26) Información en línea
(27) Documentos electrónicos
(28) Unidades de información híbridas
(29) Extensión de los Servicios
Evolución de los Centros de Documentación
(30) Centro de Documentación
(31) Biblioteca Especializada
Proceso de selección
(32) Trabajo intelectual
(33) Especialización científica
(34) Tópicos especializados
(35) Contenidos
(36) Pertinencia de la información
(37) Actualidad
(38) Fuentes y autoridad
Proceso de selección del Centro de Documentación y Biblioteca Especializada
(39) Verificación de fuentes
(40) Autoría
(41) Información no publicada
(42) Áreas disciplinares
(43) Tipo de material
(44) Conocimientos puntuales y profundos
(45) Fuentes de información físicas y digitales especializadas
(46) Campo definido
Proceso de Adquisición
(47) Donaciones e intercambios
(48) Criterios o políticas
(49) Áreas de especialización
(50) Valor intelectual
(51) Documentos no publicados
(52) Informes internos
(53) Informes de labores
(54) Investigaciones finales
(55) Documentos de trabajo
(56) Literatura gris
(57) Documentos accesibles a través de internet
(58) Material multimedia
(59) Suscripción
Proceso de Descarte
(60) Vigencia
(61) Uso y circulación
(62) Estado físico
(63) Áreas temáticas especializadas
Análisis Documental
(64) Indización
(65) Temas
(66) Resumen del contenido
Proceso de Catalogación
(67) Sistema de Clasificación Decimal Dewey
(68) Reglas de Catalogación Angloamericanas
(69) Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas
(70) Unicornio
(71) ARMARC
(72) Catalogación alfanumérica
Vocabularios controlados
(73) Tesauro de la Unesco
(74) Lenguajes propios
Proceso de Difusión
(75) Páginas web
(76) Boletines de novedades bibliográficas
(77) Correo electrónico
(78) Capacitaciones
Servicios
(79) Servicios tradicionales
(80) Servicios especializados
(81) Establecimiento de contacto con autores de textos internos
(82) Cine foros
(83) Consulta en Bases de datos especializadas
(84) Capacitaciones
(85) Búsquedas especializadas de información
(86) Tertulias académicas
(87) Obsequio de publicaciones
(88) Boletín de novedades y eventos
Catálogos en Línea
(89) Catálogos Internos
(90) Catálogos Externos
Medios informativos
(91) Información digital sobre temas de carácter social
(92) Boletines de entidades privadas
(93) Correo electrónico
Convenios
(94) Préstamo interbibliotecario
(95) Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales
(96) Bibliotecas Universitarias
Perfil de Usuarios
(97) Docentes
(98) Investigadores
(99) Empleados
(100)
Estudiantes
(101)
Nivel experto Estadísticas
(102)
Temas más consultados
(103)
Uso de la unidad de información
En la anterior tabla, la información con sentido propio es la que se tiene en cuenta para el análisis y codificación, como se decía anteriormente, las palabras clave se encuentran enumeradas con un número consecutivo. El texto que no posea el suficiente valor informativo no se tiene en cuenta para el proceso de análisis y se evidencia durante el análisis por medio de puntos suspensivos.
En este sentido el análisis de la información sería como lo indica el siguiente ejemplo:
CÓDIGO
CENTRO
CÓDIGO
PREGUNTA
CÓDIGO RESPUESTA
CCJ
P1: ¿Cómo define el Centro de Documentación?
R1-CCJ: “Como un Centro de Información (1) en un tema especializado (2) de acuerdo a la temática (3) a la cual pertenece la entidad”.
CDOSO
R1-CDOSO: “Ha sido concebido como un espacio en donde principalmente se potencia la investigación”… (4).
CEDECS
R1-CEDECS:
“Es una unidad de información especializada (5), con documentación acerca de algún tema en específico (6), en este caso el CEDECS es de información especializada en ciencias sociales, esta documentación tiene unos formatos especiales (7)…”.
IESCO
R1-IESCO: “Como una herramienta de gestión del conocimiento (8) que fue creada a partir de las líneas de investigación del IESCO en 1998”…
OIM
R1-OIM: “El Cendoc es en donde se aloja toda la información de la organización,”….
5.1.4. Elaboración de la Red Semántica
Para realizar un correcto análisis de información y teniendo como insumo el resultado de la categorización y codificación, se hizo necesario dar sentido significativo a los textos de base, para lo cual se utilizó una red semántica.
Las redes semánticas representan el conocimiento a través de gran variedad de técnicas. Los elementos básicos que componen los esquemas de redes son las estructuras de datos en nodos, que representan conceptos, unidas por arcos que representan las relaciones entre los conceptos y un conjunto de procedimientos de inferencia que operan sobre las estructuras de datos.59
La red semántica está representada mediante una gráfica del conocimiento, en este sentido semántica es un término relativo a la significación de las palabras, es el estudio del significado de los signos lingüísticos y de sus combinaciones, desde un punto de vista sincrónico o diacrónico.60
De acuerdo a lo anterior y como parte del análisis de la investigación se utiliza la red semántica, la cual contiene los siguientes elementos:
Rectángulos, que marcan los nodos de los conceptos.
Líneas direccionadas, que marcan los arcos y representan las relaciones entre los conceptos.
59 MORENO Ortiz, Antonio. Diseño e implementación de un lexicón computacional para lexicografía y traducción automática.
Estudios de Lingüística del Español.
Facultad de Filosofía y Letras Universidad de Málaga.
Volumen
9
(2000)
ISSN: 1139-8736. Disponible en: http://elies.rediris.es/elies9/4-3-2.htm
60
Real Academia Española.
Significado de semántica.
2013.
Disponible en:
http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=sem%E1ntica
Ejemplo:
6. Análisis del Discurso
Todo lo anterior permitió realizar el análisis del discurso, por medio del cual se expone el conocimiento a través de descripciones explícitas y sistemáticas, así como las categorías y subcategorías relacionadas a continuación:
6.1.
Definición de Centro de Documentación
Según Visbal61, el Centro de Documentación es el conjunto de documentos procedentes de la actividad de una organización, tienen relación directa con la institución y su enfoque, de ahí la especificidad de la información que transmiten, transforma los documentos primarios o secundarios a terciarios, enfoca los servicios a un grupo selecto de usuarios de un área específica del conocimiento y difunde la información de manera especializada; según la especialización del usuario y dependiendo de la entidad poseedora del centro.
Para varios informantes el Centros de Documentación es definido:
61 VISBAL ROMERO, Nora del Carmen. Analogías y diferencias entre archivos, bibliotecas y centros de documentación. 2011. Disponible en: http://www.slideshare.net/noviro/analogas-y-diferencias-entre-archivosbibliotecas-y-centros-de-informacin
“El Cendoc es en donde se aloja toda la información de la organización, en este momento vamos a publicar publicaciones específicamente, investigaciones, sistematizaciones, imágenes, videos va a ser más especializado… R1-OIM”
“Ha sido concebido como un espacio en donde principalmente se potencia la investigación…. R1-CDOSO”
Los Centros de Documentación son unidades que se dedican al análisis o descripción de contenidos, lo que consiste en describir el documento en sus partes esenciales para su posterior identificación y recuperación, este análisis es la clave para recuperar la información, si un documento no está descrito no es recuperable y por lo tanto no es funcional para la unidad de información ni para realizar procesos de difusión.
En las entidades e instituciones este conjunto de documentos se denomina documentación e información, la cual puede estar en soportes físicos y digitales, así como puede tener otros elementos característicos tanto de forma como de contenido, algunos de estos elementos son: gráficos, lingüísticos e intelectuales.
Dentro de esta documentación también se pueden encontrar documentos primarios, que son aquellos que contienen información original, es decir que no ha sido analizada, en segundo lugar se encuentra la documentación secundaria, la cual refiere a la documentación primaria, esta sirve para referenciar este tipo de documentación, a diferencia de la documentación primaria, ha tenido procesos de análisis, descripción y tiene como objetivo referir a información primaria que sirven como base para incrementar la investigación.
El Centro de documentación es una unidad de información especializada (5) en un tema especializado (2), las temáticas especializadas son aquellas que no forman parte del conocimiento general de los hablantes de una lengua, y
por tanto han sido objeto de un aprendizaje especializado.62 En este sentido otros informantes expresa que el Centro de Documentación:
“Es una unidad de información especializada (5), con documentación acerca de algún tema en específico (6), en este caso el CEDECS es de información especializada en ciencias sociales, esta documentación tiene unos formatos especiales (7)…” R1-CEDECS.
“Como un Centro de Información (1) en un tema especializado (2) de acuerdo a la temática (3) a la cual pertenece la entidad.” R1-CCJ
En este sentido la unidad de información especializada (5) es la que recopila, analiza y difunde información en un campo de especialización, contienen colecciones y servicios especializados en áreas especializadas, este tipo de unidad produce y transmite conocimiento especializado, esencialmente producidas por expertos y dirigidas a un público también experto.
Cuando se habla de temática (3) se está haciendo referencia a uno de los temas que maneja el centro de documentación, en este caso el tema corresponde a Derechos Humanos, puesto que son los Centros de Documentación objeto de estudio de este tipo de unidad de información especializada (5), sin dejar a un lado que son Centros de Documentación que trabajan otras temáticas concernientes a las ciencias sociales y que administran información especializadas en otras temáticas con enfoque social.
En los Centros de Documentación de instituciones universitarias se puede encontrar documentación en formato físico y digital, predominando la información en formatos físicos, esta documentación está agrupada en las colecciones que posee la unidad de información, la documentación que se encuentra en formato digital corresponde a las tesis y trabajos de
62 SANTAMARÍA PÉREZ, Isabel. La terminología: definición, funciones y aplicaciones. p. 24. Disponible en http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/12770/8/La_terminolog%C3%ADa.pdf
investigación de los estudiantes y docentes de las facultades de ciencias sociales.
A diferencia de los Centros de Documentación de las instituciones universitarias, en los Centros de Documentación de entidades privadas predomina la información en formatos digitales, sin dejar a un lado las colecciones en formato físico. Estas entidades invierten parte del presupuesto asignado para digitalizar sus colecciones, obtener bases de datos y suscripciones a revistas digitales.
En estas unidades de información de carácter social los temas son definidos por el objeto social de la organización o institución de la cual dependen los Centros, para el caso de las instituciones Universitarias, las temáticas que posee el Centro de Documentación están estrechamente ligadas a las carreras que poseen las facultades de ciencias sociales y en las organizaciones privadas estas temáticas están definidas por la actividad empresarial a la cual se dedica la entidad.
Esta documentación en temas específicos, no sólo se encuentra en formatos tradicionales como el papel, también se puede encontrar en formatos especiales (7) como medios audiovisuales, fotografías o documentos electrónicos, que con el tiempo es necesario actualizarlos constantemente y transferirlos a formatos más actuales para su conservación y difusión.
De acuerdo con Cervantes63, los formatos especiales (7) son los que se refieren al soporte del documento y presentan algunas características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan es distinto al papel, su formato varia a los que usualmente se encuentran en los archivos.
63 CERVANTES, Gumaro Damián. Los documentos especiales en el contexto de la archivística. México, 2006. Disponible en: http://www.archivistica.net/Los_documentos_especiales_en_el_contexto_de_la_archiv%EDstica.pdf
En cuanto a las entidades privadas, este tipo de información ha ido cobrando más importancia y las entidades están destinando parte de los recursos para transferirla a formatos actuales y unidades de almacenamiento adecuadas, estas organizaciones están empezando a evidenciar la importancia de tener su patrimonio audiovisual sistematizado y para la consulta de sus usuarios, los cuales pueden buscar información especializada en formatos multimedia, en formatos digitales y a su vez en búsquedas avanzadas que les arrojará información relacionada al tópico de investigación que requieren, logrando la entidad una adecuada gestión del conocimiento que integra diferentes formatos y garantiza la existencia de información para sus usuarios.
Con base en lo anterior, el Centro de Documentación es para la organización una herramienta de gestión de conocimiento (8), el cual es un sistema para la administración, recopilación, organización, refinamiento, análisis y diseminación del conocimiento de cualquier tipo dentro de una organización.
Así mismo según Grau “soporta las funciones de la organización y se encarga de satisfacer las necesidades del trabajador de conocimiento”.64 Para uno de los informantes es Centro de Documentación se concibe:
“Como una herramienta de gestión del conocimiento (8) que fue creada a partir de las líneas de investigación del IESCO en 1998, en ese momento se llamaba departamento de investigaciones de la universidad central DIUC y a partir del año 2006 toma el nombre de Centro de documentación especializado en ciencias sociales y sala Virginia Gutiérrez de pineda y Roberto Pineda Giraldo…” R1-IESCO
Por tanto, el Centro de Documentación es un espacio donde se puede encontrar información especializada y no publicada en diferentes formatos, que sirve como apoyo a sus usuarios, es una unidad de información especializada (5) que recopila, analiza y difunde información en un campo de
64 GRAU, América. Fundación Iberoamericana del Conocimiento. Herramientas de gestión del conocimiento. Pág. 3 Disponible en: http://docencia.udea.edu.co/ingenieria/semgestionconocimiento/documentos/Mod7_HerrTec.pdf
especialización, contiene colecciones y servicios especializados en áreas especializadas, este tipo de unidad produce y transmite conocimiento especializado, esencialmente producido por expertos y dirigidos a un público también experto.
La gestión del conocimiento (8) es el activo intangible dentro de las instituciones y entidades, puesto que convierte los activos intelectuales de los trabajadores, estudiantes, docentes e investigadores en productos de información, que apoyan procesos, innovan y generan ventajas competitivas, siendo éste un nuevo marco de transferencia de conocimientos que reduce tiempos, costes y aumenta el uso y la personalización de contenidos para otros usuarios.
En la medida en que la información se encuentre estructurada, seleccionada, organizada, sea pertinente, de calidad y cuente con un análisis adecuado, este capital intelectual que poseen los Centros de Documentación de las instituciones universitarias y las entidades permitirá el reconocimiento ante las demás organizaciones y logrará la sostenibilidad en el tiempo.
6.2.
Función del Centro de Documentación
Los centros de documentación tienen la responsabilidad y la exigencia de volver la mirada a su misión primigenia: el desarrollo y prestación de servicios de información a la medida y personalizados para la investigación; para lo cual habrá que diagnosticar la unidad de información, los usuarios y hacer un inventario de todos los recursos disponibles en todos los ámbitos.65
65 JARAMILLO González., Leidy Johana. Ponencia presentada en el 8°Congreso Nacional de Bibliotecología y Ciencias de la Información:"Bibliotecas y Educación en el Marco de la Globalización". Los Centros de Documentación en Ciencia y Tecnología como portales de conocimiento. ASCOLBI Cartagena de Indias, Mayo 31 a Junio 2 de 2006. Pág.
6.
Disponible en:
http://ascolbi.org/eventos/congreso_2006/documentos/Ascolbi_Congreso_2006_Ponencia_Leidy_Johana_Jaramillo.p df
Una de las funciones de los Centros de Documentación es brindar información especializada (12), proporcionar información, dar al usuario una respuesta a su requerimiento de información, pero esta información debe ser de manera rápida, eficaz, debe poseer un tratamiento exhaustivo de los documentos independientemente del soporte en que se encuentre, esto con el propósito de obtener una mayor Información, esta información en ocasiones no la posee la unidad de información, por lo tanto es necesario recurrir a otras fuentes especializadas, como bases de datos, artículos científicos e investigaciones tanto a nivel nacional como internacional. Esto lo evidencia uno de los informantes:
“Brindar información (12) para los colaboradores de la entidad para poder apoyar a las diferentes áreas y sus investigaciones, en los cuales salen como resultados los reportes que salen al exterior”. R2-CCJ
En consecuencia, los Centros de Documentación son unidades de información cuya misión está basada en el fortalecimiento de la investigación, en potenciar la investigación (10), es decir, debe ser un espacio en el que se impulse, promueva y fortalezca la investigación, esto se logra recopilando y gestionando toda la información existente en el Centro, en el tema o temas especializados y de acuerdo a los perfiles e intereses de los usuarios. En este sentido otro de los informantes dice que la función del Centro de Documentación es:
“Estar articulado a la unidad de extensión, potenciar investigación...” (10).
R2-CDOSO
De acuerdo a lo anterior, es necesario que los bibliotecarios no sólo conozcan las áreas de investigación y los investigadores o usuarios, sino que establezcan con ellos canales de comunicación, apoyo y acompañamiento en los procesos investigativos que faciliten el conocimiento e intereses de los usuarios.
Otra de las funciones pero más puntual y primordial, es satisfacer las necesidades de información especializadas (11), la construcción del término necesidades de información es una construcción abstracta, generalmente usado para responder porque las personas buscan, demandan, encuentran y usan la información, así mismo hay que considerar que la búsqueda, requerimiento, demanda o deseo de información es el reflejo de que existe una necesidad de información en la persona. Uno de los informantes manifiesta que una de las funciones del Centro es:
“Satisfacer las necesidades de información especializadas, en este caso de la facultad de ciencias sociales de la Universidad…”. R2-CEDECS
En los Centros de Documentación de las instituciones universitarias y de entidades privadas seleccionadas para este estudio, esta información especializada está enfocada en un área específica, esta área corresponde a las ciencias sociales, concretamente el tópico Derechos Humanos, esta información especializada tiene un enfoque social, por lo tanto es en estas unidades de información en donde se encontrará información precisa, relevante que cumple los requerimientos de información de unos usuarios específicos.
Para satisfacer las necesidades de información hay dos caminos: la información obtenida de la experiencia que es acumulada en el cerebro del individuo; o la Información que se encuentra registrada (fuera del cerebro) en cualquier soporte que haya inventado el ser humano, puede encontrarse en las unidades de información como centros de documentación.66
En estos Centros de Documentación, esta información es especializada (12), es decir, esta unidad se encarga de recopilar la información de la temática o temáticas en las que se especializa dicho Centro de Documentación para
66 CALVA GONZÁLEZ, Juan José. Las necesidades de información del usuario en la automatización de unidades de información. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México. Disponible en: http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volI1/necinf.html
luego proceder a difundirla, darla a conocer a los usuarios puntuales que requieren de información precisa y altamente especializada.
Es importante identificar antes las necesidades de información de los usuarios con el fin de afrontar la investigación, en esta labor juega un papel clave la búsqueda, para obtener la información y documentos necesarios para resolver cualquier problema de investigación o información, es la respuesta a unas necesidades de información específicas.67
En este orden de ideas, el Centro de Documentación juega un papel fundamental en el proceso de la información especializada, ya que debe responder a estas necesidades específicas, brindando información concisa y especializada, que sirva para fomentar, incrementar y potenciar la investigación (10) en sus usuarios. Para otro de los informantes la función del Centro es:
“… apoyar los procesos… Es recopilar o recoger la información de la temática especializada de ese Cendoc y darlo a conocer a los investigadores y personas especializadas en las temáticas estudiadas para apoyar esos procesos que ellos realizan de investigación”. R2-IESCO
En este sentido, satisfacer las necesidades de información especializadas requiere determinar dichas necesidades, establecer criterios y estrategias de búsqueda a partir de diferentes fuentes, y sobre todo tener la habilidad y competencias para satisfacer estas necesidades. Se deben utilizar métodos de búsquedas apropiados ya que muchas veces se gasta mucho tiempo buscando determinada información, pero las búsquedas no arrojan resultados satisfactorios.
Para realizar una búsqueda especializada se debe definir y tener claro el tema o temas de investigación, seleccionar los términos apropiados que determinen
67 PINTO MOLINA, Maria. Necesidades de información. 2011. Disponible en: http://www.mariapinto.es/ecoms/nece_info.htm
el concepto o tema de investigación, buscar la información y formular estrategias de búsqueda que incluyan diferentes fuentes de información con el objetivo de ir filtrando los resultados para obtener información más precisa del tema a investigar. En este sentido otra de las funciones de acuerdo al siguiente testimonio es:
“Dar a conocer todas las publicaciones que tenemos básicamente, es dar a conocer información especializada (12)…, que una persona si tiene algún término desconocido lo pueda consultar en nuestro nuevo centro de documentación, que pueda investigar acerca de los ejes temáticos”. R2-
OIM
Es importante que el bibliotecario encargado del Centro de Documentación tenga presente las diferentes herramientas y opciones para responder a estas necesidades específicas, ser recursivo y tener conocimiento sobre tecnologías de la información y las comunicaciones que le permitan llegar a los recursos de información eficazmente.
Para lograr búsquedas con resultados exitosos es necesario utilizar por ejemplo los operadores booleanos, los cuales funcionan como herramienta de apoyo para combinar términos y orientar las búsquedas de forma específica. También el bibliotecario o gestor de la información puede llegar a búsquedas puntuales guiándose por referencias y citas en un documento de investigación, estas búsquedas guiarán hacia otra información que puede ayudar a especificar el término o términos deseados, así mismo el bibliotecario puede contactar al autor de los textos o documentos que pueda encaminarlo a resultados definidos.
Otras formas para obtener información específica es consultando diferentes fuentes de información, motores de búsquedas, directorios de sitios, bases de datos que se encuentren agrupados temáticamente y visitar páginas web de instituciones que tengan relación con los requerimientos de información solicitados.
6.3.
Diferencia entre Biblioteca Especializada y Centro de Documentación
Para la persona que está encargada del Centro de Documentación o Biblioteca especializada, la diferencia se evidencia básicamente, en el carácter del material bibliográfico, en los usuarios y en los tipos de servicios que posee, extendiendo esta diferencia a las técnicas necesarias para el uso eficiente de dichos materiales y servicios; se distinguen así mismo por la importancia que en ellas se da al suministro de una información altamente técnica y especializada, que requiere de un personal adecuado y experto para atender dichas necesidades específicas de información. En cuanto a esto uno de los informantes expresa que:
“No basta con tener información especializada (12), sino que este a la disposición de los usuarios y con una clasificación más especializada. La biblioteca tiene temáticas más abiertas. Uno de los elementos importantes son los informes finales de investigación (13), Por lo tanto se diferenciaría en las colecciones (16) básicamente”. R3-CCJ
La información que poseen los Centros de Documentación a diferencia de las bibliotecas especializadas evita la repetición de trabajos, investigaciones y experiencias ya realizadas, procesos que implican tiempo, fuerzo y en ocasiones dinero, este tipo de información especializada (12) es la que se encuentra en los Centros de Documentación.
En las instituciones universitarias y entidades se promueve y fomenta la producción propia o producción intelectual (14) como aporte fundamental al conocimiento y a su vez al desarrollo del país y del mundo, pues la gestión de este tipo de información especializada (12) aporta a la construcción de nuevas investigaciones que responden a problemáticas y necesidades de información puntuales que por lo general no son publicadas o circulan en la web.
En los Centros de Documentación tanto de instituciones universitarias como de entidades privadas estos informes finales de investigación (13) responden a las colecciones (16) más importantes y fundamentales de estas unidades de información, puesto que su contenido solo se consigue en este tipo de unidades, en estos informes los investigadores ordenan, clasifican, presentan los datos y resultados finales fruto de su investigación.
Dentro de estos informes se encuentra la producción intelectual (14), que corresponde a toda creación en el campo científico, académico literario y humanístico, además obras artísticas, inventos, diseños o desarrollos tecnológicos originales que pueda materializarse por cualquier medio y que se realice en función de las necesidades institucionales.68 En este sentido para otro de los informantes:
“La diferencia es un poco sesgada, digamos que se ha logrado detectar alguna diferencia, la diferencia es que el Centro de Documentación no tiene tanta producción como libros, el Centro de Documentación por lo general se caracteriza más que todo por tener una producción intelectual
(14) a partir de investigaciones que salen de universidades, son más
académicos, más de carácter investigativo (15)… en el cual participan investigadores y profesores los cuales hacen producción intelectual para la Universidad, entonces ese tipo de información es la que más se registra en Centros de Documentación y no en Bibliotecas Especializadas”. R3-
CEDECS
Este tipo de información en las instituciones universitarias está representada en las monografías y tesis de grado de los estudiantes de las carreras de ciencias sociales, por su enfoque social pasa a integrar una de las colecciones fundamentales en el Centro de Documentación.
68 CASAHUAMAN LÓPEZ, Alicia. Producción Intelectual. Centro de Información y Documentación de la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote. Disponible en: http://es.scribd.com/doc/15673296/REGISTRO-PRODUCCION-
INTELECTUAL
En los Centros de Documentación especializados en ciencias sociales, pertenecientes a entidades privadas, esta información de carácter investigativo
(15),
corresponde por ejemplo a los resultados de investigaciones, trabajos de campo, conferencias, talleres, seminarios, proyectos, que son agrupados, catalogados, sistematizados y se encuentran disponibles para la consulta de investigadores puntuales que requieran conocer de estos temas y usar la información para continuar con la investigación.
Los documentos finales producto del trabajo de investigación, constituyen una de las colecciones (16) más importantes del Centro de Documentación, según Tardón, “la colección es el conjunto de materiales bibliotecarios que la unidad de información pone a disposición de los usuarios, la formación y desarrollo de la colección es necesaria para ofrecer servicios”, son el soporte para el desarrollo de estudios e investigaciones académicas.69
Los Centros de Documentación seleccionados tanto de instituciones universitarias como de entidades privadas se especializan en el campo de las ciencias sociales y por ende en sus ramas, poseen información en ciencias sociales y de las diferentes disciplinas que esta ciencia tiene, los Centros de Documentación elegidos tienen la característica en común y es que todos trabajan el tópico de Derechos Humanos.
Las colecciones (16) de los Centros de Documentación están conformadas por las disciplinas o campos de estudio (18), una disciplina académica o un campo de estudio es una rama del conocimiento el cual es pensado o investigado en diferentes instituciones académicas.70 De acuerdo a lo anterior para uno de los informantes la diferencia radicaría en que:
69 BERNANDINO Alejandro y HUAMÁN, Marcelo. Evaluación de la colección de la biblioteca de la facultad de ciencias contables de la UNMSM de acuerdo a normas y directrices internacionales para bibliotecas universitarias. Citado por Tardón Pág.
16.
Disponible en:
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/human/Marcelo_HB/enPDF/Cap2.pdf
70
Conocimientos Web.net.
La divisa del nuevo milenio.
Disciplina académica http://www.conocimientosweb.net/portal/article2913.html
“El centro de documentación tiene material más amplio pero en un determinado tema, la biblioteca especializada está enfocada a ciertas disciplinas o campos de estudio” (18). R3-CDOSO
Es por esto que los Centros de Documentación están especializados en las materias de estudio o trabajo de las organizaciones o instituciones de las que dependen, por lo que en ocasiones es difícil diferenciarlos de las bibliotecas especializadas, el servicio que estos prestan es básicamente para los usuarios especializados y es el servicio del que disponen las organizaciones o entidades para la obtención de información necesaria para la actividad esencialmente de dicha institución.
En los Centros de Documentación se encuentra información interna y externa, esta información se encuentra evidenciada en las colecciones (16) que posee la unidad de información, las cuales están conformadas por diferentes tipos de materiales: libros, hemeroteca, material audiovisual en formatos análogos y digitales, trabajos de grado, tesis, documentos de producción intelectual, informes de investigación, tesis de especializaciones, tesis de maestrías, documentos institucionales, manuscritos y documentos digitales.
Estas colecciones (16) están conformadas primero que todo de acuerdo a la especialidad temática de la unidad de información y en segundo lugar del tipo de soporte en el que se encuentra la información, se pueden encontrar físicas y digitales y organizadas de acuerdo al nombre que le da cada bibliotecario a la colección.
En los Centros de Documentación de instituciones universitarias las colecciones (16) que poseen son:
Colección de literatura gris: representada en la producción académica de las facultades relacionadas con las ciencias sociales, monografías, tesis de especializaciones y de maestrías, producción intelectual, informes finales de investigación.
Colección general: conformada por publicaciones relacionadas a temáticas del área de ciencias sociales.
Colección de publicaciones seriadas: en esta colección se encuentran periódicos, revistas, boletines, diarios oficiales, artículos y separatas también de la misma institución y de otras entidades.
Colección de material audiovisual: constituida por formatos análogos: VHS, DVD, CD.
Algunos centros poseen material especial producto de donaciones, este material está constituido por bibliotecas personales de importantes científicos sociales colombianos, bibliotecas personales de maestros del proyecto curricular de ciencias sociales, así como colecciones históricas.
En los Centros de Documentación de instituciones privadas que se especializan en el área de ciencias sociales se encuentran las siguientes colecciones (16):
Información Institucional y literatura gris: Conformada por la Producción intelectual funcionarios e investigadores que trabajan con las instituciones, dentro de esta información institucional también se encuentran los informes finales de investigación, los informes de labores de las organizaciones, las publicaciones como libros, revistas y boletines realizados por las entidades.
Colección general. Constituida por las publicaciones de otras instituciones relacionadas con el tema de ciencias sociales.
Colección de publicaciones seriadas: esta colección conserva material en formato físico y digital de publicaciones periódicas, prensa, revistas científicas, artículos, boletines todos con temáticas sociales.
Colección de material audiovisual: en estas entidades a diferencia de los centros de documentación de las instituciones universitarias, cuentan con este tipo de información en formatos análogos y en formatos digitales, ya que como se mencionaba anteriormente, este tipo de entidades asigna parte del presupuesto para la transferencia a nuevos formatos ya para la preservación y almacenamiento de este tipo de información.
Esta colección está conformada por material audiovisual, material fotográfico, registros sonoros, este material muestra el trabajo social de las instituciones, así como proyectos de carácter humanístico que documentan y representan la memoria, historia, proyectos y en general información propia de las instituciones.
La información de la organización (19) es la parte fundamental de toda empresa o institución para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo, este desarrollo depende de que exista un adecuado flujo de información entre la organización y su entorno, así mismo entre las distintas unidades de la empresa, este es el gran reto del bibliotecario difundir esta información de forma correcta, de acuerdo a los perfiles de los usuarios y al tipo de información que tenga la entidad, ya sea información interna y externa. De acuerdo a esto en un testimonio otra de las diferencias sería:
“El Cendoc tiene más información de la organización (19), en la biblioteca especializada tendrá un buscador especializado para recuperar la información algo más robusta pero concreta en un tema específico (6)”.
R3-OIM
La información y la comunicación constituyen actividades sociales y laborales en las que el bibliotecario desempeña dentro de una institución u organización, es una labor importante, pues facilita el acceso a la información que tiene todo ser humano como derecho natural y fundamental de la persona, a la investigación, a recibir y difundir información, en este sentido el bibliotecario es el gestor de la información ya que tiene la labor de recibirla, analizarla y posteriormente difundirla.
6.4.
Principales características de un Centro de Documentación
Cómo se mencionaba anteriormente, los Centros de Documentación se diferencian en varios aspectos de otras unidades de información, estos poseen además unas características que los hacen notables.
La primera es la especialización (20), que según López es el “proceso por el que un individuo, un colectivo o una institución se centran en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de abarcar la totalidad de las actividades posibles o la totalidad del conocimiento, tales actividades o ámbitos restringidos se denominan especialidades.71
En este sentido uno de los testimonios afirma que dentro de las características estarían:
“Uno la especialización, otra la producción propia y el tipo de usuarios al que está enfocado”. R5-CCJ
La especialización (20) describe el grado de especificad en la información que tiene la organización, esta especificidad se puede evidenciar en las áreas temáticas bajo las cuales opera la entidad y que sirven como apoyo para la toma de decisiones; es la que hace la diferencia de las otras empresas con
71 LÓPEZ, Wilber. Diseño y estructura organizacional. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos94/disenoorganizaacional/diseno-organizaacional.shtml
las que comparte campo científico y hace que sea un factor de diferenciación y especialización (20), la cual se ve reflejada en las temáticas especializadas que posee el Centro de Documentación y se caracterizan porque no forman parte del conocimiento general, por lo tanto son objeto de un aprendizaje especializado.
Los centros de documentación especializados en el área de Ciencias Sociales, específicamente en Derechos Humanos, hacen que sean de un nivel muy delimitado, por lo tanto la información que poseen está enfocada a las áreas que hacen parte de esta especialidad, no tienen información de otras áreas del conocimiento que no estén enmarcadas dentro de las ciencias sociales y por ende los servicios, usuarios, productos y canales están ligados a esta área en concreto.
Otra de las características es el acceso a la información especializada (21), que según Jaramillo consiste en “facilitar la consecución de nueva documentación; suministrar servicios como préstamo interbibliotecario, conmutación bibliográfica, bases de datos, revistas en línea, servicios de patentes, intercambio de información, así como los medios y canales necesarios para la recuperación de información especializada”.72 Esto se evidencia palabras de otro de los informantes:
“…Si uno tiene organizado un Cendoc o cualquier unidad de información acceder a la información (21) es muy fácil…” R5-IESCO
Los canales son los que facilitan el acceso a información (21) precisa, aparte de los servicios ya mencionados, los Centros de Documentación se pueden apoyar para sus búsquedas especializadas en la información que posean otras unidades de información, como informes finales de investigación, producción intelectual y los diferentes tipos de información (22) especializada que poseen las organizaciones, así como lo señala otro de los informantes:
72 JARAMILLO. Óp. cit., P. 4
“ Principalmente es el tipo de información que contiene, yo creo que lo que más diferencia y pues obviamente también el público, la comunidad de usuarios que tiene, ya que es más especializada, con intereses más académicos, mas investigativos, diferentes a los de una biblioteca que tiene el acceso más amplio, es más para una comunidad más amplia, más generalizada, el Centro de Documentación se caracteriza primero por el tipo de documentos que contiene, en este caso producción intelectual de universidades y centros de investigación, y por la comunidad de usuarios especializados que tiene o que asiste”. R5-CEDECS
Por lo general, la propia información necesitada indicará la fuente desde la cual se puede conseguir esa información, ya que, en la mayoría de los casos, lo complicado no es obtener una información, sino conseguir identificar los recursos que sean útiles para satisfacer la demanda informativa.73
Las tecnologías de la información hoy en día han facilitado el acceso a la información y a sus recursos especializados, las búsquedas por medio de la web se han convertido en una necesidad sofisticada para los usuarios, los cuales tienen aplicaciones y herramientas con gran cantidad de datos, pero el acceso a estos por una parte son limitados, es decir tienen costo, por otro lado los usuarios en ocasiones no saben utilizar las herramientas y aplicaciones para realizar búsquedas exitosas y la capacidad para acceder a la información de manera rápida, lo cual resulta difícil e imposibilita el acceso a información especializada y de carácter científico.
Si antes era necesario que el usuario se desplazara a la unidad de información para obtener uno de estos servicios, hoy muchos de ellos se pueden obtener en línea: consultas y respuestas por correo electrónico o de la web; envío de referencias, documentos primarios, novedades, catálogos, índices, resúmenes, servicios de búsqueda, etc.74
73 MERLO. Óp. cit., p.25
74 LAMARCA LAPUENTE, María Jesús. Hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. El nuevo papel de las bibliotecas. Tesis Doctoral: Fundamentos, Metodología y Aplicaciones de las Tecnologías Documentales y Procesamiento de la Información. Universidad Complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la
En este sentido, el bibliotecario es el que debe tener este tipo de conocimientos y estar a la vanguardia de las nuevas tecnologías, para poder apoyar y capacitar a los usuarios en búsquedas de información en bases de datos, recursos en línea y en general información que requieran los usuarios y que por distintos motivos no pueden obtener en el momento preciso.
Por ello el profesional encargado del Centro de Documentación debe ser un buen gestor de información y dar soluciones que mejoren el acceso y difusión de la información, así mismo, tener la capacidad para combinar estas tecnologías para el análisis y presentación de información en nuevas formas dinámicas, que ofrezcan algo novedoso y de calidad a los usuarios, transformando la información que realizan mediante las búsquedas en nuevo conocimiento. De acuerdo a esto otra de las características que posee el Centro según otro testimonio es:
“Informar a la población sobre lo que hace la organización con las comunidades, sistematizaciones, investigaciones”. R5-OIM
La información y contenidos que facilitan los documentos son necesarios para el desarrollo de la función interna de la empresa, se puede denominar un fondo empresarial, puesto que lo constituye la entidad como empresa y se va generando a medida que esta función se cumple, esta documentación de las organizaciones es el insumo del trabajo investigativo de los empleados.75
El Centro de Documentación dentro de la organización, tiene como finalidad principal la atención a las demandas internas y externas que se plantean. Los usuarios (23) por lo general son expertos cualificados pertenecientes con frecuencia a la propia institución en la que se ubica el Centro de Documentación, con demandas exigentes y necesidades complejas. Es
Información.
Dpto.
de Biblioteconomía y Documentación.
2013.
184
p.
Disponible en:
http://www.hipertexto.info/documentos/estructura.htm 75 SÁNCHEZ VIGIL, Juan Miguel y FERNÁNDEZ FUENTES, Belén. Necesidad y Funciones del Centro de Documentación Editorial (CDE). En: Revista General de Información y Documentación. N° 14 (2004). Disponible en: http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID0404120189A/9909
posible que requieran respuestas en el momento o en breve plazo, por necesitar la información para un trabajo en curso esperando de estas consultas una repuesta muy precisa.
Algunas de las demandas de información (24) son: memorias para lograr financiación de trabajos, datos de direcciones de entidades, organismos, siglas, dirección de autores para petición directa de artículos, datos sobre publicaciones primarias, nuevos títulos en un área científica y bibliografía en relación a una materia76.
Para el caso de los Centros de Documentación tanto de instituciones universitarias como de entidades privadas, la información especializada que facilita el bibliotecario como datos bibliográficos es la que utilizan los usuarios de esta unidad de información para ahondar más en los temas de investigación, para llegar a fuentes más específicas que fundamenten y soporten investigaciones y financiación de nuevos proyectos con enfoque social para cada una de las entidades para las que trabajan.
Se puede decir que la respuesta a las demandas de información (24) especializada es otra de las características principales de los Centros de Documentación, pues de esto depende que los usuarios requieran y usen este tipo de unidad de información y no desvíen sus solicitudes a otras instancias de información.
6.5.
Tendencia de los Centros de Documentación
Lo expuesto hasta el momento proporciona un acercamiento para conocer cuál es la tendencia que se percibe para este tipo de unidades de información, el Centro de Documentación como se mencionaba anteriormente se caracteriza respecto a otro tipo de entidades que poseen unidades de
76 Gestión de biblioteca. Bibliotecas Especializadas y Científicas. Citado por Gómez Hernández, J. A. Murcia: DM, 2002. Disponible en: http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibesp/intranet/211especializadas2002.PDF
información, por el dinamismo y tipos de información que poseen, así como por la prestación de los servicios y por el tipo de usuarios.
Estos servicios ya pasan de ser servicios en sitio, a ser servicios en línea (25), en donde los usuarios pueden tener acceso a todo tipo de información en su computador personal, esta información es proporcionada en el momento en que el usuario la demanda, y es aquí donde las tecnologías de la información y la comunicación juegan un papel fundamental superando las barreras y restricciones relativas a espacio geográfico, tiempo, tamaño y extensión que han caracterizado el acceso a los servicios y productos de información operados en los límites físicos de los Centros de Documentación tradicionales, como lo expresa el informante:
“Los centros de documentación estarán dirigidos a personas que estén navegando en internet. Porque física sentimos que no va a tener mayor acogida”. R6-OIM
Es así como por ejemplo, el servicio de consulta y referencia posibilita el acceso a la información en el momento y forma precisa. Es por esto que la realidad de esta unidad de información es Internet, con nuevas formas de organizar, almacenar, recuperar, transmitir y adquirir información, influyendo en las maneras de enseñar, aprender, investigar, generando así nuevos servicios de información.77
Una de las tendencias es el cambio de información en papel a información en línea (26), información en documentos electrónicos (27), donde habrá contacto directo en línea con redes de fuentes de información y con otros usuarios, es aquí donde el bibliotecario debe ser buen gestor de la información, ofreciendo opciones eficientes, atractivas, oportunas, de calidad y actualizadas para responder a las demandas de información de los usuarios.
77 El servicio de referencia virtual en la gestión de información. Ciudad de La Habana. Disponible en Dinorah Sánchez Remón1
De acuerdo a lo anterior, otra de las tendencias que tienen los Centros de Documentación es ser unidades de información híbridas (28), que poco a poco van cambiando su concepción tradicional y en lugar de estar ubicados en un lugar determinado y actuar de recolectores y almacenadores de contenidos sobre todo en formatos físicos, pasan a convertirse en un espacio mixto e incluso en un espacio sin ubicación física y con gran variedad de tipologías documentales y de recursos de información en entornos digitales, de acuerdo a esto otro de los informantes dice que la tendencia es:
“Que sean Centros híbridos (28), que tengan documentación física y electrónica (27), la electrónica no será solo texto, se irán teniendo cada vez como más herramientas de difusión, tendrán que ir saliendo de las paredes y la consulta ya no será en sitio como pasa ahora con la mayoría de los documentos, sino será desde cada equipo personal”. R6-CCJ
Las unidades de información híbridas (28) conjugan las tecnologías electrónica, digital o virtual, los productos impresos, servicios en espacios físicos y funciones, es así como los servicios de información son heterogéneos y se presentan al usuario de forma integral y mediante una sola interfaz.78
Lo esencial e importante de este tipo de unidades de información híbridas (28), es que abren un nuevo camino para nuevos usuarios, para incentivar en ellos otro tipo de soporte y acceso a otros tipos de información, obras y en sí, a unidades de información de lugares distantes por medio de la web, que antes de poder acceder por medio de las tecnologías de la Información y de la comunicación, el investigador estaba muchas veces imposibilitado de consultar.
La antigua forma estática de las unidades de información estaba basada en la recopilación y almacenamiento de documentos, cambia y toma una nueva
78 PRADA MADRID, Ennio. Sistemas y servicios digitales e híbridos de información. Pontificia Universidad Javeriana. Pág.
12.
Disponible en:
http://eprints.rclis.org/10809/1/Sistemas_y_servicios_digitales_e_h%C3%ADbridos_de_informaci%C3%B3n.pdf
dirección orientándose hacia unidades híbridas y virtuales, dinámicas, que permiten almacenar, localizar, organizar, acceder, personalizar contenidos y servicios, desarrollando nuevos sistemas de relación con el usuario.79
Es de este modo como los Centros de Documentación deben expandir y extender los servicios (29), pasar del servicio tradicional al servicio digital, desafiando el obstáculo físico, pensando en la optimización de la búsqueda de recursos en línea con mayor componente interactivo, aprovechando las tecnologías de la información, las cuáles hacen posible la generación de entornos virtuales que actúan como medio y soporte de los procesos de investigación y recolección de información en diferentes formatos. En consideración de otro de los informantes:
“En general, desde mi punto de vista, extender los servicios (29) de información que ofrece a la comunidad y las facilidades que ofrece a la comunidad, más allá de la información que contiene es los servicios que puede ofrecer…Nosotros casi todo lo tenemos a base de donaciones y canje, entonces buscamos ofrecer buenos servicios y apoyarnos en cursos de formación de usuarios para que los usuarios puedan conseguirla acá, por Internet o por medio de otras universidades, tratar de expandir esto y centrarse en los servicios”. R6-CEDECS
La nueva meta del Centro de Documentación es ir atravesando este proceso de transición, con el deseo de poder ofrecer a los usuarios un valor agregado, brindando información actualizada en tiempo real, disponibilidad para el préstamo del material, posibilidad de actualización, con mayor celeridad y evolución en la toma de contacto con la información.80
79 PÉREZ ALARCÓN, Adoración. La gestión de los recursos digitales en una biblioteca virtual: la Biblioteca virtual de la
UOC.
Biblioteca.
2001.
Pág.
2.
Disponible en:
http://openaccess.uoc.edu/webapps/o2/bitstream/10609/317/1/12836.pdf 80 KNOP, Fabiola. El Centro de Documentación como un espacio de investigación, producción y comunicación académica.
Disponible en:
http://fido.palermo.edu/servicios_dyc/publicacionesdc/vista/detalle_articulo.php?id_libro=124&id_articulo=1164
De acuerdo a lo anterior, los Centros de Documentación no sólo deben fundamentar su importancia en la riqueza y el número de sus colecciones, sino que tienen la tarea de evolucionar sus sistemas, colecciones, servicios, procedimientos y abrirse a las exigencias que imponen las nuevas tecnologías, transformando la información en nuevos conocimientos para fortalecer las actividades de investigación, facilitando el acceso al conocimiento especializado y científico en nuevos formatos.
Así, se refuerzan los conceptos de intercambio y cooperación entre los mismos, hasta compartir los propios fondos en un repositorio virtual, utilizando los metadatos que constituyen la descripción completa del documento, incluyendo su localización digital, siendo un gran cambio e importante vía ante la gran cantidad de información que se genera.81
En conclusión, se puede decir que la tendencia de los Centros de Documentación a ser unidades de información híbridas, se ve reflejado en los servicios, en la información actualizada que brindan gracias a las tecnologías de la información, el reto ahora es que el bibliotecario esté preparado para afrontar esta convergencia, para lo cual requiere actualizar conocimientos y aspectos vinculados a la nueva gestión de la información en entornos virtuales.
Por lo tanto el bibliotecario debe estar en la capacidad de afrontar esta tendencia, interpretando, anticipando los cambios, y dando respuestas al usuario utilizando esquemas distintos de nuevos servicios de consulta, producción, almacenamiento, recuperación y difusión de la información en nuevos formatos, que posibiliten a los usuarios el acceso de forma fácil y ágil a documentación pertinente, a contenidos multimedia y toda aquella información que hoy en día tiene la sociedad digital.
81 SADORNIL, Del Río José Luis. Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación. El documentalista en la sociedad de la información. Universidad Complutense de Madrid. 2000. Pág. 542. Disponible en: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jlrio.pdf
6.6.
El Centro de Documentación como Unidad de Información independiente
Las primeras bibliotecas especializadas surgen en el siglo XIX, pero es en el siglo XX, cuando tienen su período de expansión, son las de más reciente creación dentro de la tipología bibliotecaria, siendo su crecimiento más rápido que el de otras, están al servicio de empresas e investigadores y sus fondos se componen en su mayoría por libros y publicaciones periódicas.82
A diferencia de las bibliotecas especializadas, los Centros de Documentación nacieron como respuesta a la explosión documental de contenido científicotécnico, como secciones de bibliotecas especializadas y más tarde se independizaron como organismos, así lo expresa uno de los informantes:
“Es independiente, veo que la biblioteca aunque es especializada, es mas general esta direccionada a un público no tan especializado, mientras el Centro de Documentación tanto las publicaciones como los usuarios son mucho más específicos”. R7-CCJ
Según Acevedo83, la creación de centros de documentación obedece a la preocupación de la academia por dar solución a las necesidades de información especializada. Desde el momento de su creación empezaron a adquirir el carácter de bibliotecas especializadas, en donde la labor investigativa era un propósito de la Universidad en la docencia. Así pues, en la Universidad, los Centros de Documentación tienen mucho de Biblioteca y estas, mucho de Centros de Documentación.
En general, las entidades Universitarias objeto de este estudio poseen bibliotecas universitarias, pero estas también tienen Centros de
82 CANTARERO, Rosa, CONTRERAS, Elena y CALATRAVA, Ana. Bibliotecas Especializadas, Centros de
Documentación y Bibliotecas Escolares. 2010. Disponible en:http://www.slideshare.net/acalatra/las-bibliotecasespecializadas-centros-de-documentacin-y-bibliotecas-escolares 83 ACEVEDO RUIZ, Luis Fernando. Historia del Centro de Documentación del Instituto Universitario de Educación Física de la Universidad de Antioquia. Pág. 2. Disponible en: http://viref.udea.edu.co/contenido/publicaciones/historiainstituto/233-fernando-acevedo.pdf
Documentación, siendo estas unidades de información dependientes de las facultades en temas de administración de recursos y extensión, más no en contenidos, colecciones, servicios y usuarios, éstos se especializan en temas relacionados a la carreras que tienen las facultades con enfoque social, en este sentido “Son diferentes por el tipo de información que tienen, creo que las dos se dirigen a un mismo público, pero el tipo de información es el que marca la diferencia y hace que sean independientes”. R7-CEDECS
En estos Centros además de encontrar libros también se pueden encontrar investigaciones, monografías, informes, revistas y bases de datos, recursos con los cuales los bibliotecarios tratan de satisfacer las necesidades de información del usuario, adelantándose a las necesidades de información en temáticas sociales, estas investigaciones son las que utilizan los usuarios especializados como investigadores, docentes y profesionales para realizar nuevas producciones intelectuales las cuales son de carácter científicotécnico por la especificidad de la información que tratan. En este sentido manifiesta un informante:
“…es independiente de la biblioteca especializada, el centro de documentación hace más énfasis en la investigación, de ahí los investigadores parten para desarrollar sus próximas investigaciones”. R7-
IESCO
De acuerdo a lo anterior se puede decir que los Centros de Documentación son unidades de información que con el tiempo se han ido independizando de otras unidades de información, tomando su propia razón de ser, aunque tienen características similares en sus colecciones y servicios, la diferencia radica en el tipo de información que administran así como los usuarios que asisten a cada una, siendo los usuarios del Centro de Documentación, usuarios con necesidades de información más específicas.
6.7.
El Centro de Documentación como pionero de las Unidades de Información especializadas
En el siglo XVII se inicia el fenómeno de la “explosión de la información”. 84 Finalizando el siglo XIX se produce la institucionalización de la actividad documental, luego aparece la fundación de las asociaciones de bibliotecarios especializados, centros nacionales de documentación, y por último el tratado de documentación de Paul Otlet, el cual permite que muchos autores consideren que para 1934 se había formado la Ciencia de la Documentación, cerca de 1985 se funda, en Bruselas, el primer Centro de Documentación (30) y se institucionaliza la actividad documental.
Desde el punto de vista de varios de los informantes:
“Los centros de documentación (30), fue el antes, a partir de allí dentro del marco histórico. R8-CDOSO “Los centros de documentación (30), la forma básica de tener información”.
R8-OIM
Las bibliotecas especializadas (31) constituyen una de las tipologías bibliotecarias más recientes, ya que su desarrollo está ligado a la explosión documental e informativa iniciada a mediados del siglo XX. Aunque su expansión queda relativamente cerca, cabe recordar que los norteamericanos habían sido ya pioneros en estudiar, reconocer y favorecer la formación de este tipo de bibliotecas desde principios del siglo pasado, gracias a la creación de la SLA (Special Libraries Association).
Actualmente, las bibliotecas especializadas (31) son una pieza clave para el avance de la Sociedad del Conocimiento y han evolucionado tanto que, sin llegar a solaparse, se asemejan cada vez más a los centros de
84 GUZMÁN CABRALES Hernández y RADAMÉS LINARES, Columbié. Origen y Formación de la Ciencia de la Información (1895-1962). En: Biblios Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología. N° 21-22 (enero-agosto, 2005). Pág. 85. Disponible en: http://eprints.rclis.org/6730/1/2005_14.pdf
documentación (30), tanto en su concepto y funciones como en la calidad de sus servicios.85
De acuerdo a lo anterior, se puede decir que la pionera en las unidades de información fueron los Centros de Documentación, ya que por su carácter investigativo y científico evidenciaron las primeras formas básicas de tener información, esta información producto de las investigaciones comúnmente conocida como literatura gris fue la que le dio la base y la diferencia frente a otras unidades de información, también se puede decir que esa explosión de información fue inicialmente información de tipo científico y de un nivel intelectual alto, así lo expresa un testimonio:
“Los Centros de Documentación (30) porque de ahí parten las investigaciones, este Cendoc se creó a partir del desarrollo de investigaciones de la misma institución, se empezaron a producir libros, revistas, entonces se necesitaba un espacio para esto, en primera instancia empezaron a guardar fue creciendo y creciendo hasta que se formó el Cendoc...”R8-IESCO
La explosión de la información, que se dio a raíz de la Segunda Guerra Mundial, aparecieron una gran variedad de documentos que no podían ser comprendidos dentro de las publicaciones tradicionales, por su contenido, en ocasiones dirigido a un sector en particular, o porque no circulaban como publicación comercial por lo cual era de difícil acceso en la mayoría de los casos.
Los informes técnicos de investigación, son los primeros documentos no publicados ni distribuidos y los que empiezan a llamar la atención de los investigadores y científicos; en estos primeros momentos este tipo de
85 Biblioteconomía. Tema 1.1 2002 palabras Concepto De Biblioteca. Tipos y Función. Perspectivas de Futuro. Pág.
42. Disponible en: http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf
literatura fue conocida como literatura de informes, pues el término sólo aludía a los informes técnicos de naturaleza científica, empresarial e institucional.86
Esta literatura pasó a tener diferentes nombres como: literatura gris (60), literatura no convencional, semi-publicada, invisible, con algunas características como: de producción limitada, pocos ejemplares; no siguen normas de las ediciones tradicionales; contenido dirigido a lectores especializados.87
“Pues yo creo que quien tiende a ser más preciso y más importante el Centro de Documentación (30), el cual marco la diferencia por la literatura gris (60) que manejan y la producción intelectual (14) que fue el inicio para dar paso a las publicaciones”. R8-CEDECS
En la actualidad en internet es fácil que los científicos, investigadores y especialistas de la información divulguen sus conocimientos e investigaciones con el fin de que los usuarios disminuyan las dificultades en la localización y acceso a este tipo de información llamada literatura gris (60), la cual tiene un elevado valor informativo para los usuarios ya que es de gran ayuda para el reconocimiento y comprensión de un tema, pues en su estructura se muestra con lenguaje científico y de alta calidad.
En conclusión y de acuerdo a lo expuesto, son los Centros de Documentación
(30) los que abren las puertas a las unidades de información especializadas
(5) , suministran fondos especializados a un colectivo de usuarios específicos,
por lo que hace que sean un recurso fundamental tanto para los usuarios como para las instituciones de las cuales dependen. Éstos han crecido y han experimentado una evolución en la medida de las necesidades de la sociedad, su visibilidad y renovado sus servicios por medio de Internet.
86 TORRES RAMÍREZ, Isabel. La llamada “literatura gris”.... p. 44. Citado por Sosa, Miguel. Soria Ramírez, Verónica. La comunicación científica a través de los e-print.2004. Pág. 1. Disponible en: http://eprints.rclis.org/7851/1/Eprint_2004.pdf
87
La Literatura Gris.
En:
Univ.
N°
6
(vol.4,
2011).
p.
1-2.
ISSN:
0718-5006.
Disponible en:
http://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0718-50062011000600001&lng=en&nrm=iso.
.
http://dx.doi.org/10.4067/S0718-50062011000600001.
6.8.
Proceso de selección
Según Almanza “La selección es el proceso que implica la decisión profesional del bibliotecario para elegir y formar una colección bibliográfica de acuerdo a las necesidades de información de la comunidad a la que sirve y tratar de mantener un equilibrio entre la calidad, cantidad y actualidad en las diferentes áreas del saber humano que la conforma”.88 En este sentido un informante dice:
…se tienen en cuenta que sea información actual, que no sea duplicidad de lo que hay, también la verificación de fuentes, ya que hay muchas fuentes en las que no se hace referencia clara de donde extrae la información por eso se tiene muy en cuenta la veracidad... Se tiene en cuenta también la necesidad de información porque hay materiales que llegan y tratan sobre todo pero finalmente sobre nada, por eso es importante la pertinencia. R13-CCJ
La selección es, por lo tanto, el proceso mediante el cual se decide qué documentos se incorporan a la colección y cuáles no. La selección es ante todo un trabajo intelectual (32) que requiere una sólida formación cultural y, en ciertos casos, una especialización científica: no es posible fijar unos criterios generales y objetivos.89
La selección de material bibliográfico y en otros soportes en los Centros de Documentación es fundamental, también un proceso de cuidado puesto que se trata de satisfacer unas necesidades específicas dentro de unos tópicos especializados (34) para un grupo de usuarios también especializados.
88 ALMANZA MORALES, José Luis. El proceso de selección y adquisición de material bibliográfico. Dirección General de Bibliotecas Universidad Nacional Autónoma de México.
Disponible en:
www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volVI1/seleccion.html 89 MARTÍN GAVILÁN, César. Temas de Biblioteconomía. Selección y adquisición de materiales Criterios para la formación, mantenimiento y evaluación de la colección bibliográfica. 2008. Pág. 5. Disponible en: http://eprints.rclis.org/14882/1/selcyadq.pdf
La selección de los materiales debe ser acorde con la misión de la institución o entidad bajo la cual dependen los Centros de Documentación, debe hacerse de tal forma que incluya tanto formatos impresos como electrónicos, teniendo en cuenta varios criterios como temas, soportes (35), contenidos (36), pertinencia de la información (37), actualidad (38), fuentes y autoridad (39), ya que no toda la información publicada es válida. En este sentido varios informantes expresaron:
…Se realiza… basado en las disciplinas del área de ciencias sociales que maneja el Cendoc. El proceso se realiza por áreas específicas de acuerdo a la carrera, actualidad (38), vigencia (51), temática (3)... R13-CDOSO
… se revisa si es factible la temática (3) y la vigencia (51). R13-IESCO
…se realiza una selección previa de lo que pueda servir para el Centro. Como criterios se tiene en cuenta principalmente el estado físico (66) del material y contenido (36). R13-CEDECS
…Se tiene en cuenta la Temática (3). R13-OIM
En los centros de documentación de instituciones universitarias la información a seleccionar puede variar dependiendo del tipo de institución educativa y las áreas o disciplinas que posean, también de acuerdo a las políticas y procedimientos para realizar este proceso varían, ya que las unidades de información no son dependientes, sino que dependen de las facultades bajo la cual están adscritas y pueden tener o no la autonomía para realizar procesos de selección.
Los Centros de Documentación de instituciones universitarias privadas poseen la autonomía para realizar proceso de selección y además cuentan con el apoyo de la facultad de ciencias sociales, a diferencia de los Centros de Documentación de instituciones públicas que deben direccionar este proceso a la biblioteca. Así mismo, en los centros de documentación de
entidades privadas, el bibliotecario tiene el privilegio de contar con la autoridad de seleccionar los materiales para sus colecciones.
Las ventajas que se obtienen al realizar una selección adecuada son lograr tener colecciones específicas, equilibradas y limitadas a temas en concreto satisfaciendo así a los usuarios que consultan y requieren información especializada.
En general, se debe seleccionar información y documentación que esté direccionada y pensada en los perfiles de interés para cada uno de los usuarios de las unidades de información, ya que los presupuestos para adquirir material e información en compra son reducidos, así como la disponibilidad de espacio y de recursos humanos para analizar la información son limitados, puesto que los bibliotecarios tienen un presupuesto mínimo para adquirir nuevos materiales, razón por la cual deben realizar el proceso de selección con el material que le llegue en donación o por medio de intercambio.
6.9.
Diferenciación del proceso de selección que realiza un Centro de Documentación frente al que realiza una Biblioteca Especializada
La selección en una unidad de información además de las ventajas mencionadas también sirve para determinar el verdadero valor de la información, descubrir nuevos aspectos informativos, contrastar con la información que se posee, entregar a los usuarios información de valor, estructurada y de acuerdo a la petición de cada usuario.
El proceso de selección dentro de las bibliotecas especializadas está más enfocado a adquirir material bibliográfico publicado especializado en temas bajo los cuales trabaja la biblioteca, mientras que en los centros de documentación esta selección de material como se mencionaba
anteriormente, además de la temática (3), la vigencia (51) y la pertinencia (37), está más ligada a la verificación de fuentes (40), a la autoría (41), al tipo de información no publicada y de escasa difusión que poseen otras entidades con el mismo enfoque social y con las mismas áreas disciplinares (43) que tienen en común.
De acuerdo a lo anterior, los testimonios de los informantes expresan lo siguiente:
“En el Centro de Documentación se es mucho más cuidadoso, por su carácter no puede entrar cualquier material, mientras que una biblioteca es más abierta a recibir materiales que pueden ubicar en diferentes áreas de conocimiento dentro de su especialidad”. R14-CCJ
“Es diferente en la biblioteca se diversifica mucho en temas, es amplio el proceso de selección, en cambio en el Cendoc… está más limitada esa selectividad”. R14-CDOSO
…”la diferencia de pronto depende del tipo de material (44) que es apto para el Centro, el proceso de selección sería igual”. R14-CEDECS … “dependería de la temática (3)”…. R14-IESCO
“Es diferente, la biblioteca es más estricta en recibir publicaciones y distribuirlas, el Cendoc es más amplio en el sentido de recibir información, solo que en el tema que maneja la organización”. R14-OIM
En los Centros de Documentación de instituciones universitarias este proceso es similar frente a otras bibliotecas especializadas, ya que el proceso tiene en cuenta las necesidades de información de los docentes, estudiantes y funcionarios de cada uno de los programas con enfoque social, esta información apoya los programas académicos, de investigación y de extensión como pasa en las bibliotecas especializadas la diferencia radicaría en que las bibliotecas especializadas realizan proceso de selección en su mayoría dependiendo del tipo de material, en este caso material publicado,
mientras que los Centros seleccionan todo tipo de material y de fuentes pertinentes y enfocadas a un tema específico.
Por el contrario en los Centros de Documentación de entidades privadas, la diferencia estaría en que el proceso de selección va acorde a los objetivos de la entidad y por ende del Centro, para lo cual el bibliotecario encargado de la selección debe tener conocimientos puntuales y profundos de los objetivos, colecciones y usuarios que van a consultar y adquirir la información, por lo que es fundamental que actualice permanentemente sus conocimientos, por lo tanto tiene que revisar constantemente fuentes de información tanto físicas como digitales especializadas, en donde escoja entre una gran multitud de información y documentos, aquellos que cubran el campo definido por la necesidad informativa, con contenido serio, objetivo y confiable.
6.10. Proceso de Adquisición
La adquisición es el proceso que permite obtener documentos e información necesaria para las colecciones que conforman el Centro de Documentación, teniendo en cuenta las temáticas en función de la especialización, necesidades del usuario y los criterios de selección anteriormente mencionados.
La adquisición es una operación técnica que una vez que se haya determinado el material que se va adquirir y el medio para adquirirlo, consistirá en hacer efectiva esa adquisición, para lo cual es importante tener claro los canales, medios y formatos de la información que va obtener para el centro de documentación.
Se puede decir que la información y documentos que adquieren los centros de documentación son por donaciones e intercambios (48) con otras organizaciones, personas de las mismas instituciones, docentes, investigadores, autores con que los bibliotecarios de los centros entran en
contacto y a partir de la gestión que realizan las instituciones por medio de convenios, proyectos y eventos.
… se tiene en cuenta la vigencia (51), pertinencia (37) y fuentes (39). Se adquieren de todo tipo de soporte…Este proceso se realiza cada vez que se tiene contacto con otras entidades. R15-CCJ
Otro medio para adquirir información es por medio de canje y/o donación con otras instituciones privadas y entre centros de documentación de instituciones universitarias, para lo cual se tienen en cuenta ciertos criterios o políticas, que aunque en su mayoría no están por escrito, es el bibliotecario quien los define.
Dentro de estos criterios se pueden evidenciar: las áreas de especialización
(50) de la unidad de información, la vigencia de la información (51), el valor
intelectual (52), la pertinencia (37), los formatos (7) y en ocasiones la calidad de la información, para lo cual se realiza una selección y evaluación previa para el ingreso a las colecciones.
Hay otra modalidad que también es utilizada por los centros de documentación consiste en la suscripción (61) de bases de datos referenciales, revistas, artículos, documentos y libros especializados en formato físico y digital que son muy demandados por los usuarios especializados e investigadores que usan la unidad de información, en este sentido, el bibliotecario debe identificar aquellas que son realmente importantes, relevantes y especializadas para tener en el Centro de Documentación.
Por lo general en los Centros de Documentación tanto de instituciones universitarias como de entidades privadas la mayoría de los procesos de adquisición se producen bajo la modalidad de canje (48), donación (48), suscripción (61), sin tener en cuenta cada cuanto pueden adquirir material
para sus colecciones, ya que la información se adquiere por los medios anteriormente mencionados, esto fue corroborado por los informantes:
…”solo por donación (48), eventualmente se realiza canje (48) a nivel de revistas. Se realiza cada vez que llega material, no hay fecha estipulada”.
R15-CEDECS
…”Se adquieren últimamente libros…material audiovisual, mapoteca. Esto se hace más o menos cada seis meses”. R15-CDOSO
…”ellos toman la decisión de qué material comprar, cuantas copias, qué títulos, se mide la cantidad de usuarios y el material. Se realiza cada tres meses aproximadamente”. R15-IESCO
…”se adquieren materiales en donación (48) por ahí cada seis meses más o menos cuando salen publicaciones”. R15-OIM
Por medio del canje e intercambio se puede acceder a información de gran utilidad sin costo alguno para el Centro de Documentación, esta información está conformada básicamente por documentos no publicados como: informes internos, informes de labores, investigaciones finales, documentos de trabajo, literatura gris, folletos, documentos accesibles a través de internet, material multimedia y general todo tipo de información que no se consigue por canales habituales de distribución o venta.
En este sentido el bibliotecario debe estar al tanto de fuentes de información actualizadas, de las necesidades de información de los usuarios, de los temas que se están desarrollando en las instituciones y entidades, del mercado editorial, de las páginas web de las organizaciones, de los sitios especializados que pueden brindar información gratuita y de calidad, así como de establecer contacto y convenios entre organizaciones que trabajen los mismos campos de especialidad temática.
6.11. Soportes y almacenamiento de materiales
En general, los centros de documentación tienen todo tipo de soportes y materiales de información especializados, dentro de estos materiales se encuentran textos y versiones finales de informes de investigación, videos en formato físico: cintas de VHS, Cd, DVD, discos compactos, fotografía y diapositiva; en formato digital:
Audio, video y fotografía, también investigaciones académicas que producen Universidades o Centros de Investigación reconocidos, libros, hemeroteca (revistas, periódicos, boletines, artículos, material cartográfico, monografías, producción académica de la carrera, archivo histórico, tesis en papel y en CD, manuscritos, bases de datos por suscripción e información digital, esto se evidencia en la información suministrada en los testimonios:
“En su gran mayoría son textos y versiones finales de informes de investigación (13), videos, discos compactos. Investigaciones académicas que producen Universidades o Centros de Investigación reconocidos. También libros e informes... Se tienen las versiones finales para publicaciones…Los libros están dispuestos en estanterías, los discos en un archivador sin condiciones de almacenamiento apropiadas, al igual que los videos…R16-CCJ
“Libros, videos, hemeroteca, geografía, monografías, producción académica de la carrera, archivo histórico…varias publicaciones son inéditas, colección Antigua, Diarios, Revistas, publicaciones oficiales, material bibliográfico, cartográfico y audiovisual, que sirven, como ejes de futuras investigaciones…El material está en estanterías, por colecciones, la hemeroteca en un cuarto aparte con unas máquinas para el material microfilmado, las monografías en un archivo digital”. R16-CDOSO
“Están libros, hemeroteca, videos, trabajos de grado, tesis y documentos: producción intelectual (13)...En general material de todo tipo, excepto, no se recibe información en soportes que ya no sean legibles como diskettes,
VHS y formatos más antiguos…lo que más se ha recibido son libros y documentos, los cuales están en estanterías”. R16-CEDECS
“Libros, revistas, CDs, DVDs, VHS, tesis en papel y en CD,…Informes de investigación (12), tesis de especialización en comunicación y educación, tesis de la maestría en investigación y problemas sociales contemporáneos,…revistas, manuscritos y colección de referencia. Se almacenan en estantería las colecciones y los manuscritos en bolsas selladas y en cajas”. R16-IESCO
“Libros, las investigaciones que no se publicaban no ingresaban al Cendoc…En una biblioteca están todos los tipos de material. R16-OIM
El almacenamiento del material en la mayoría de Centros de Documentación esta en estanterías por tipo de colección para el material físico, poco material en formato físico como el material audiovisual y fotográfico se encuentran con las condiciones adecuadas de almacenamiento y conservación, esto debido a que las instituciones asignan poco o nada de presupuesto para mobiliario y equipos especializados para almacenar los diferentes soportes de información.
El material digital que poseen estas unidades de información se encuentra en los computadores del bibliotecario del Centro de Documentación, quien los distribuye de acuerdo a la necesidad y el perfil de cada usuario. En los centros de Documentación de las entidades privadas el material digital es almacenado en repositorios institucionales, el material realizado por estas organizaciones sociales es publicado en las páginas web de cada organización, esta información es de acceso gratuito y por lo general puede ser descargada sin restricciones.
6.12. Proceso de Descarte
El descarte es el proceso evaluativo que conlleva a la decisión de retirar de las colecciones los materiales documentales que no reúnen las condiciones mínimas para ser utilizados por los usuarios.90 En este caso un informante expone:
…”Se están descartando publicaciones periódicas por vigencia (51), hay títulos discontinuas, la publicación desapareció o no tiene continuidad, lleva mucho tiempo y nunca se consultaron son motivos para descartar. También por el uso (61), que existan colecciones completas en caso de ser series, disponibilidad en línea por razones de espacio, vigencia, lo que no se usa no se extraña”. R17-CCJ
El proceso de descarte en los Centros de Documentación es tan importante como cualquier otro proceso dentro del desarrollo de colecciones, de no hacerse las colecciones pierden vigencia y por lo tanto llegan fácilmente a ser obsoletas, razón por la cual este proceso debe realizarse frecuentemente y cada vez que el material que conforma las colecciones lo amerite, en este sentido se deben establecer ciertos criterios que definan y ayuden a cumplir de forma efectiva el descarte del material obsoleto que poseen las colecciones.
Los criterios que utilizan en general los Centros de Documentación son: análisis y evaluación de los tipos de material que conforman cada colección, descartar material en su mayoría publicaciones periódicas por vigencia (51), otro de los criterios es el uso y circulación (61) que tiene el material en la unidad de información, si no es consultado se descarta por cuestiones de espacio tanto físico como digital. En otro testimonio dicen lo siguiente:
90 COLOMA SANTIBÁÑEZ, David. El descarte en la biblioteca: elaborando un reporte técnico con sustento legal”. En: Biblios: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información No. 1 (mayo –agosto1999) Pág. 6. Disponible en: http://www.redalyc.org/pdf/161/16100101.pdf
“Se realiza cada año. Se tiene en cuenta las temáticas (3), si el material ha sido prestado o no, la circulación (61)”. R17-IESCO
El material en formato físico también es descartado por estado físico (62), pues no tienen en las unidades de información material en malas condiciones, por ejemplo roto, rayado, que le falten páginas, a excepción de material que por su valor debe ser restaurado y debe permanecer en las colecciones. El descarte de documentación en los centros de documentación se hace de acuerdo a las estadísticas y análisis previo de las colecciones. Otros informantes señalan:
…”El descarte se está realizando continuamente. Se tiene en cuenta el estado físico (62), el contenido (35), la pertinencia (36) y la actualización
(37)”. R17-CEDECS
“No es muy común, es muy esporádico, de pronto se sacan por antigüedad”. R17-OIM
El material que por diferentes motivos llegue al Centro de Documentación y que no cumpla con los criterios de selección también es descartado, dentro de estos criterios se destaca la pertinencia (36), los contenidos (35) y las áreas temáticas especializadas (63) que tiene la unidad de información, estos materiales también los dejan para ser donados a los usuarios y visitantes que utilizan el centro.
Las políticas o criterios de descarte en los Centros de Documentación tienen como objetivo mantener colecciones actualizadas y en temas especializados que permitan a los usuarios hacer uso frecuente y eficiente de dichos materiales que conforman las colecciones, mejorando así la calidad y accesibilidad a la información y por ende estar acorde a las metas de la organización.
6.13. Análisis Documental
El análisis de contenido es aquél que sustrae de un documento las materias y las principales ideas en él representadas. Constituye el análisis intrínseco del documento, el cual puede realizarse dependiendo de la finalidad con que se analice el contenido y del producto que se quiera elaborar:
Dentro de estas operaciones están la Indización (64), cuyo fin es realizar índices de las materias tratadas en el documento, tanto para organizar la colección conforme a los temas (65) estudiados en los documentos, como para una correcta recuperación de la información y el Resumen (66), en el cual se extraen los principales datos e ideas reflejadas en el documento.91 “Se realizan los campos básicos y se realiza lectura de introducciones, prólogos, etc. Normalmente se hacen resúmenes (66)”. R18-CCJ
El análisis documental es la interpretación del material y el contenido a evaluar desde el punto de vista técnico, para situarlo dentro de una estructura de información de tal forma que sea lógico, útil y de fácil entendimiento y acceso para el usuario final, este análisis debe ofrecer información exhausta y clara del material y se puede representar en dos productos claves que son indización y resumen.
Se puede decir, que la información puede tener dos tipos de análisis uno externo y otro interno, en el externo se determinan varios elementos básicos como son: el título, el autor, el lugar de edición, el editor, la fecha de edición y por ultimo una descripción física si es necesario. En el análisis interno se trata de determinar las palabras claves que permitan recuperar y definir el contenido del documento.
La indización (64) es otra herramienta para llegar a la información, esta consiste en seleccionar, analizar y asignar conceptos esenciales e implícitos
91 MERLO. Óp. cit., P. 33
en los documentos, el objetivo es permitir el almacenamiento de los conceptos por medio de términos en lenguaje natural, o su conversión a un lenguaje normalizado y controlado comúnmente llamados vocabularios controlados y por último permitir la recuperación de la información. En este sentido en los Centros de Documentación se evidencia lo siguiente:
…“se revisa el material, se hace una sinopsis, se sube a una plataforma que tiene el proyecto, características bibliográficas”... R18-CDOSO
…”miramos las temáticas (3), descriptores para que sea útil y fácil de encontrar la información. El resultado son los registros en el sistema”. R18-
CEDECS
“Primero se recibe el material, siempre es importante tener el registro de todo el material, se sabe de qué programa es, se sacan categorías y campos básicos de información, el resultado es el material catalogado de acuerdo a los campos que tenemos… ingresamos a base de datos y luego se sube a la página web. El resultado final es la publicación en la página web” (75). R18-OIM
En los centros de documentación de instituciones universitarias, el análisis que se realiza a la información es básicamente la indización, debido al poco tiempo que tiene el bibliotecario para realizar todas las actividades que tienen bajo su responsabilidad, en estas unidades se realizan resúmenes en pocas ocasiones de algunos tipos de material, pero este tipo de análisis no es tan frecuente ni tan exhaustivo.
El análisis del contenido por medio de la indización, es realizado a todos los tipos de material que poseen los Centros de Documentación, dejando ver en este proceso elementos y palabras claves que recuperan y relacionan la información que posee cada unidad de información. Para este proceso el bibliotecario encargado del Centro utiliza como herramientas de apoyo
lenguajes controlados como Tesauros y listas de encabezamientos de materia.
Estas unidades de información también realizan análisis por medio de resúmenes y a todos los tipos de material que poseen, permitiendo que los usuarios estén informados del contenido puntual de tal manera que esta síntesis les dé un acercamiento para consultar el texto o material completo. En este proceso un infórmate señala lo siguiente:
“Nos regimos bajo las reglas de catalogación angloamericanas, también el formato Marc para la descripción y para el análisis de descriptores de materia ARMARC en línea y para asignar el Dewey también lo tenemos en línea, para los resúmenes (66) se toma el resumen que se encuentra en el libro por lo general. El resultado es el material con descriptores y resumen
(66) y la información lista para la búsqueda”.R18-IESCO
Se puede decir que los resultados de estos análisis en los Centros de Documentación están reflejados en las estructuras de información que tiene cada unidad, en las colecciones y en los tipos de materiales que poseen, también se ven reflejados en las páginas web, en donde se pueden consultar por lo general los diferentes tipos de material cada uno con sus resúmenes o análisis externo.
6.14. Proceso de Catalogación
Catalogar es hacer la descripción de cualquier documento, de tal forma que permita identificarlo de manera exacta, sin ambigüedad, con el fin de poder recuperarlo con precisión y rapidez. La catalogación se hace de acuerdo a unas normas con el objeto de facilitar el intercambio de información y la interpretación de los asientos bibliográficos mediante la eliminación de barreras lingüísticas.
Sirve como un medio de identificación de cada uno de los materiales existentes en la colección, ya que a través de ésta, se le proporciona al usuario datos importantes de cada uno de los materiales, como autor, título, año de publicación, etc.92 En los Centros de Documentación se utiliza variedad de herramientas para este proceso, esto lo declaran varios de los informantes:
…se llenan todas las etiquetas para recuperar la información y descripción, en segundo lugar se asigna el número Dewey (67) y por último los encabezamientos. Se realiza bajo Unicornio (70)…también se utilizan las LEMB (69), ARMARC 871) y RCAA (68)”. R19-IESCO
“Lo realiza biblioteca, sinopsis y catalogación básica, se carga en plataforma virtual...”. R19-CDOSO
La catalogación permite recuperar otros campos de los contenidos de la información, que permitan obtener un nivel de exhaustividad más específico, para lo cual se deben utilizar instrumentos normalizados, normas internacionales que permitan y faciliten realizar este proceso para que los materiales puedan ser localizados tanto por el bibliotecario como por los usuarios.
En los Centros de Documentación utilizan varios sistemas e instrumentos de catalogación dentro de los cuales se destacan: el Sistema de Clasificación Decimal Dewey, las Reglas de Catalogación Angloamericanas, las LEMB, Armarc, Unicornio y catalogación alfanumérica.
El Sistema de Clasificación Decimal Dewey (67) es un sistema normalizado que se utiliza para que el material bibliográfico pueda ser localizado por los usuarios. Otro sistema son las Reglas de Catalogación Angloamericanas (68), que hacen referencia a la catalogación descriptiva de los materiales más frecuentes en los acervos de las unidades de información.
92 Zambrano. Óp. cit., P. 37
También son utilizadas las Listas de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas–LEMB (69), herramienta electrónica que agiliza los procesos de catalogación y clasificación de material documental, cubre todas las áreas del conocimiento, permitiendo el control de vocabulario para analizar y recuperar información. De igual forma es usado Unicornio (70), el cual crea registros, dispone de una base de datos a texto completo que permite la catalogación, el almacenamiento de cualquier tipo de material en cualquier formato y realiza búsquedas de forma sencilla en bases de datos remotas.
Otra herramienta utilizada es ARMARC (71) - Archivo de Autoridades de Materia en Formato Marc, posee terminología especializada (término general, término específico, término relacionado), apoya los procesos virtuales de catalogación.
Estos sistemas y herramientas de catalogación facilitan el proceso de los materiales que poseen los Centros de Documentación, en este sentido uno de los entrevistados dijo realizar la catalogación:
“Con el sistema de clasificación decimal Dewey (67), para los documentos se maneja un número consecutivo numérico (72). Se utilizan las RCAA…”
R19-CEDECS
Un sistema importante de catalogación que utilizan todos los Centros de Documentación es la catalogación alfanumérica (72), que consiste en asignar un código que combina letras del alfabeto y números consecutivos. Este sistema lo usan por lo general para los documentos como tesis, informes finales de investigación, e información en soportes no bibliográficos como material audiovisual.
Por lo general, estos sistemas alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo que quiere decir que un índice o código deberá ser consultado para obtener un archivo y normalmente están automatizados. De acuerdo a los testimonios:
“No tenemos, lo hacemos consecutivamente con letras y números (72)”.
R19-OIM
“Hasta el momento se viene manejando por código de barras, existía una herramienta llamada Winisis la cual dificultaba la búsqueda de información y se está trabajando en otra propia”. R19-CCJ
En este proceso, el bibliotecario debe con ayuda de las herramientas mencionadas para identificar, describir y transcribir detalladamente los rasgos característicos de cada uno de los materiales que posee el acervo del Centro de Documentación, rescatando así todo el contenido intelectual de los materiales y los temas que trata, con el objetivo de suministrar la mayor cantidad de información del documento que lo describa de forma única, permitiendo posteriormente la identificación, localización e incorporación a cada uno de los catálogos y colecciones.
Todos estos sistemas y herramientas permiten una comunicación efectiva entre el bibliotecario, el sistema y finalmente el usuario, asignando puntos clave que permiten al usuario la búsqueda y recuperación de la información. El objetivo de catalogar utilizando cualquiera de estos sistemas y herramientas es facilitar el acceso de información al usuario por medio de la normalización, automatización, manejo y transferencia de la información, documentos y materiales, contando así con información objetiva y actualizada.
6.15. Vocabularios controlados
A parte de los sistemas anteriormente nombrados, también están los vocabularios controlados, que son según Torres93 “una lista normalizada de
93 TORRES VERDUGO, María Ángela y ORIOL MUÑOZ, Rosa María. El vocabulario controlado de la base de datos IRESIE: Estrategias para su construcción. Universidad Nacional Autónoma de México. Pág. 585. Disponible en: http://132.248.242.3/~publica/archivos/libros/217/organizacion_del_conocimiento_38_torres_verdugo_maria_angela.p df
descriptores e identificadores, es un lenguaje de indización, su estructura es combinatoria y post-coordinada”.
Estos sirven como un instrumento de trabajo para el bibliotecario en el proceso de análisis e indización y a los usuarios como una herramienta para la identificación de los temas precisos durante la consulta y recuperación de la información.
Uno de los vocabularios utilizado en los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales es el Tesauro de la Unesco, es una lista controlada y estructurada de términos para el análisis temático y la búsqueda de documentos y publicaciones en los campos de la educación, cultura, ciencias naturales, ciencias sociales y humanas, comunicación e información.94 De acuerdo a un testimonio:
…”se utilizan las LEMB y el Tesauro de la Unesco”. R20-CEDECS
En los Centros de Documentación se utilizan con frecuencia estos vocabularios que hacen parte del proceso de indización, consisten básicamente en un listado de términos que identifican la materia de qué trata cada uno de los materiales bibliográficos, digitales o en los diferentes soportes que tienen los Centros. Estos términos sirven como puntos de acceso y están relacionados de alguna forma.
Está formado por términos que guardan relación entre sí, convirtiendo el lenguaje natural en lenguaje controlado, con el fin de servir para la recuperación por temas o términos de la información y en un área particular del conocimiento, también recoge los conceptos, haciendo posible la combinación de términos que no sólo corresponden al título sino que abarcan todo el documento, incorporándolos en una base de datos, sirviendo como puntos de acceso para la recuperación automatizada.
94 Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura. Tesauro de la Unesco. Disponible en: http://databases.unesco.org/thessp/
En los centros de documentación de entidades privadas se puede evidenciar la indización de información utilizando otra herramienta que son los lenguajes propios, estos son listados de palabras claves acordes a las temáticas que trabaja la institución y día a día se van incrementado de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Uno de los informantes indica:
“Se está desarrollando en este caso uno propio que se ajuste más a las necesidades de los usuarios, antes se usaba el Tesauro de la Unesco”.
R20-CCJ
Así como el Tesauro de la Unesco, este lenguaje propio de cada entidad representa conceptos, temas o contenidos de documentos e información dedicada al área específica de Ciencias Sociales, están ordenados de forma alfabética, temática, jerárquica, sinónimos, interrelacionados por equivalencia o asociación y comúnmente conocidos por los usuarios como descriptores o palabras clave.
6.16. Proceso de Difusión
Las formas de difusión de la información utilizadas por los centros de documentación son: notas bibliográficas, Informaciones sobre obras recibidas, resúmenes analíticos y temáticos, informes, conferencias o extractos de conferencias, conclusiones de congresos, etc., filmes, emisiones de radio y televisión, publicaciones, manuales técnicos, traducciones, artículos.95
Todos los Centros de Documentación recogen y procesan información con el propósito de difundirla y darla a conocer, en estas unidades el proceso consiste en transmitir al usuario información especializada y de acuerdo a cada perfil, utilizando diferentes medios y canales, así como productos y servicios para lograr hacer llegar la información de forma satisfactoria.
95 José Juan del Ramo Romero. Óp. cit., P. 3.
Una de las formas de difusión que actualmente utilizan estas unidades de información son las páginas web (75), que gracias al avance de la tecnología admiten publicar diferentes contenidos y formatos, facilitan al usuario información actualizada en un área específica y que pueden consultar desde el lugar en donde se encuentren.
Otra de las formas son envíos de boletines de novedades bibliográficas (76), estos boletines son enviados por lo general por medio de listas masivas de correo electrónico (77), en los cuales el bibliotecario informa a los usuarios sobre las nuevas adquisiciones que posee el Centro de Documentación, en estos boletines se realiza un análisis el cual incluye información básica del material y además un breve resumen del contenido.
De acuerdo a lo anterior, en los Centros de Documentación según testimonio de varios informantes, el proceso de difusión:
“…en este momento se realiza sólo en página web (75)”… R21-CCJ
…”plataforma virtual, el catálogo en línea…se busca una polémica en torno al libro y el resultado se coloca en la página web (75)”…R21-CDOSO
…“nosotros lanzamos un boletín (76) cada vez que publicamos, también tenemos una base de datos específica, para entregar publicaciones, y también para publicarlo en la página web (75)…R21-OIM
…”correo electrónico (77), página web (75) de la Universidad, atención telefónica y difusión entre la comunidad estudiantil…medios publicitarios como carteleras, por correo electrónico en notas comunicantes para toda la comunidad…se envía información de todo tipo”. R21-CEDECS
Los Centros de Documentación de Instituciones universitarias utilizan también como medio de difusión capacitaciones (78), en las cuales se da a conocer y se promociona la unidad de información a otras universidades que tienen
programas con enfoque social, en estas capacitaciones se da a conocer el Centro, la información que posee, los servicios que presta y los horarios de atención, esto se evidencia a través de uno de los testimonios:
…“capacitaciones (78)…tenemos un boletín de novedades que se difunde a toda la comunidad universitaria por medio del correo (77) de la universidad, también se sube el boletín a la página web (75) de la universidad, también se envía a otras instituciones. Tenemos un folleto informativo del Cendoc, se está planeando hacer un afiche para distribuir en las diferentes universidades en Bogotá de igual forma un player para la Universidad”... R21-IESCO
Los mecanismos de difusión en estas unidades de información básicamente están diferenciados en las demás en los tipos de información que difunden, ya que no es información en un área general, sino que es información de un carácter y temas de investigación muy específicos, otra diferencia radicaría al tipo de público que se difunde la información, puesto que es público con necesidades de información concretas.
6.17. Servicios
La razón de ser de toda institución de información es el usuario, es por ello que todas sus funciones se encaminan a la satisfacción de sus necesidades de información. Esta relación usuario/institución se establece a través de los servicios, como actividades identificables e intangibles, que el profesional de la información ofrece al usuario, en todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta.
El servicio es el resultado de un conjunto de actuaciones, un fallo en la cadena lleva al fracaso de todo servicio. Su consumo se realiza en el punto de
contacto con el cliente, por lo que los temas relacionados con el personal de contacto o entorno del servicio son fundamentales.96
Son varios los servicios que ofrecen los Centros de Documentación, dentro de los cuales están los servicios tradicionales (79) como: préstamos (préstamos en sala, préstamo a domicilio y préstamo interbibliotecario), atención telefónica, acceso a catalogo en línea, asesoría en consulta a usuarios, consulta de textos de la entidad en línea, conmutación bibliográfica y servicio de referencia. Para los entrevistados estos servicios tradicionales son:
…”Consulta en sala, consulta de textos de la entidad en línea, atención telefónica”…R22-CCJ
…Tradicionales la consulta en sala, préstamo”… R22-CDOSO …”Consulta, préstamos, consulta en equipos, consulta, préstamo y acceso a internet serían tradicionales”… R22-CEDECS
…”En cuanto a los servicios tradicionales, estos serían los Préstamos, consulta en sala”… R22-IESCO
…”tradicional la consulta telefónica”... R22-OIM
Uno de los objetivos de los Centros de Documentación es ofrecer información específica a los usuarios especializados que requieren de los servicios del Centro, en este sentido, estas unidades de información dan a conocer su razón de ser por medio de los productos, servicios en base a la información que poseen y sin restricciones al público al cual va dirigido.
Están también los servicios especializados (80), estos se caracterizan por el tipo de información que ofrecen, la especialidad y el usuario al que va dirigida, dentro de estos servicios están: establecimiento de contacto con autores de
96
ECURED.
Servicios de Información.
Disponible en:
http://www.ecured.cu/index.php/Servicios_de_informaci%C3%B3n
textos internos, cine foros, consulta en bases de datos especializadas en ciencias sociales, capacitaciones, búsquedas especializadas de información, tertulias académicas, obsequio de publicaciones, boletín de novedades y eventos, según lo que expresan los informantes:
…”especializados el contacto con la fuente primaria o autores de textos (81), también la difusión en la medida de la especialidad…El de la consulta de la producción propia es fundamental, generalmente acuden precisamente porque en otro sitio o fuentes les referenciaron textos propios de la entidad, por ejemplo los informes que salen publicados pueden llegar a otras unidades de información, pero las fuentes de esos informes por lo general se consultan en la propia entidad. La evolución de los centros de documentación hace que sean mucho más específicos”. R22-CCJ
…”el servicio de referencia tiende a cambiar puesto que cambia en el contenido por ser más especializado. Se marca la diferencia en el apoyo de referencia, por su especialidad, va más allá de la forma en el contenido, ya que es muy diferente la información de una publicación de ISBN o ISSN a la información que se pueda encontrar en materia gris (56)”. R22-
CEDECS
…”Especializados: unidad Eliceo Reclús, proyectos que se generan a partir del archivo historia de Bogotá, el cine foro (82)...Marcan la diferencia en el énfasis en lo histórico, el archivo y la prensa antigua por ser donaciones de personajes muy importantes”... R22-CDOSO
…”los especializados podrían ser la conmutación bibliográfica, escaneo de documentos para enviar por correo. Marcaría la diferencia la difusión que realice la unidad de información, el Cendoc realiza difusión para que la gente lo conozca”...cada mes se realiza una tertulia académica (86) con el ánimo de realizar difusión del Cendoc, viene una persona especializada en un tema de las ciencias sociales, lo expone y se realiza una convocatoria para que la gente asista y se abra un debate”….R22-IESCO
…”como servicio especializado sería la difusión por medio del boletín (88)”…La diferencia respecto a otras está en aprovechar espacios para obsequiar publicaciones (87) y el espacio físico”. R22-OIM
Los servicios especializados que ofrecen los Centros de Documentación marcan la diferencia respecto a otras unidades de información, por el tipo de información que trata y, por el perfil de usuarios a quien va dirigida, puesto que es información especializada y de acuerdo a cada necesidad, en este sentido se definen a continuación estos servicios:
Establecimiento de contacto con autores de textos internos (81): consiste básicamente en brindar a usuarios externos al Centro de Documentación, información del autor o autores de los documentos o artículos que realizan los investigadores o profesionales que trabajan para la institución que depende el centro. En esta información el usuario externo puede ponerse en contacto con el autor o autores del documento o artículo de interés para ahondar más en la investigación que se encuentre realizando.
Cine foros (82): este servicio es ofrecido por los Centros de Documentación de instituciones universitarias, enmarcada dentro de su función educativa y social. Consiste en la proyección de un documental o video que tenga relación con el área de ciencias sociales, es proyectado para los docentes, estudiantes y en general interesados en las temáticas ofrecidas, su objetivo reside en proporcionar una mayor comprensión y aprehensión de las problemáticas abordadas en el área de Ciencias Sociales, así como fomentar el diálogo en el que se comenté y se den diferentes puntos de vista sobre los contenidos vistos, es una herramienta pedagógica e innovadora que propicia un ambiente más atractivo y agradable para los usuarios.
Consulta en Bases de datos especializadas en ciencias sociales (83): Permiten recuperar información especializada en ciencias sociales: referencias, documentos textuales, imágenes, datos estadísticos,
bibliografía científica, artículos y revistas en texto completo que apoyan la investigación y docencia analizándola, ofreciendo una serie de servicios actualizados que facilitan mucho la labor de cada usuario que las consulta, en su mayoría son bases de datos gratuitas enlazadas a las páginas web o intranets de las instituciones.
Capacitaciones (84): este servicio es propio de los Centros de Documentación de Instituciones Universitarias, en estas capacitaciones se da a conocer y se promociona la unidad de información, sus servicios y la información que contienen a otras universidades que tienen programas con enfoque social.
Búsquedas especializadas de información (85), también conocido como Difusión Selectiva de Información: El Servicio consiste en generar un listado de referencias bibliográficas del tema de interés del usuario, a partir de los recursos físicos y electrónicos disponibles en el Centro de Documentación. Los listados de estos recursos son enviados al usuario para su revisión y selección de aquellos que desee obtener, después de que el usuario haya realizado la selección del listado, el bibliotecario procede a conseguir la información, realizar el análisis y por último enviarla al usuario que la solicitó.
Tertulias académicas (86): este servicio propio de los Centros de Documentación de Instituciones universitarias, son espacios abiertos al debate y al aporte académico, se constituyen en foros de construcción académica, en donde asiste una persona especializada en un tema referente a las ciencias sociales, lo expone para dar inicio al debate de preguntas y respuestas con los asistentes a la plenaria, al final el especialista invitado da respuesta general al tema debatido.
Obsequio de publicaciones (87): este es un servicio propio de los Centros de Documentación de entidades privadas, en el que la entidad como parte
de su trabajo social ofrece en calidad de obsequio ejemplares de las publicaciones que realizan, en este servicio se ven beneficiados en su mayoría los Centros de Documentación de entidades universitarias, ya que las publicaciones que ofrecen las instituciones privadas son en temas de trabajo en particular y para las que este tipo de unidades de información son de gran utilidad por lo que no tienen coste.
Estas publicaciones además de ser obsequiadas a otras unidades de información, son también entregadas a los usuarios que frecuentan estos centros.
Boletín de novedades y eventos (88): este servicio es ofrecido por todos los Centros de Documentación, se trata de dar a conocer nuevas publicaciones, documentos, artículos y noticias de interés para los usuarios, también se dan a conocer eventos a los cuales pueden asistir o participar; el boletín puede ser con información propia o de otras entidades.
Se puede decir que los Centros de Documentación a diferencia de otras unidades de información, se caracterizan por promover la investigación, por ofrecer información personalizada, información de tipo intelectual que es de poco acceso por canales habituales, de escasa difusión, documentos con información no comercializada que solo se encuentran dentro de estas instituciones en sus unidades de información.
En estas unidades de información también el espacio físico está evolucionando hacia una funcionalidad distinta y adecuada a las nuevas
tecnologías de la información y la comunicación, adecuando sus espacios
físicos a espacios tecnológicos, de acceso abierto, de intercambio de opiniones e información a través de la red por medio de las nuevas tecnologías.
6.18. Catálogos en Línea
La función primordial de un catálogo es facilitar a los usuarios la información bien sea física o digital, proporcionando datos de importancia sobre lo que se está investigando, estos permiten búsquedas simples y avanzadas de los registros bibliográficos y no bibliográficos que tiene la unidad de información.
En los Centros de Documentación los catálogos pueden ser internos (89) o externos (90), en la mayoría de Centros de instituciones universitarias los catálogos están en la página web (75) disponibles para todo público, mientras que en los Centros de entidades privadas los catálogos están disponibles solo para usuarios internos, la información en las páginas web es un nexo con los usuarios remotos, permite difundir recursos de información, llevar a cabo un programa de formación de usuarios, responder consultas, en este sentido los informantes ratifican:
...”Se puede acceder al catálogo pero sólo dentro de la Universidad”...
R23-CEDECS
…”la página web (75) de la universidad”. R23-IESCO
…”En la página web (75) siempre están disponibles las publicaciones”
R23-OIM
Los catálogos en línea están diseñados para interactuar con los usuarios y son parte esencial de los sistemas de automatización de los Centros de Documentación, facilitan la comunicación de forma dinámica y responden de forma rápida a las búsquedas de acuerdo a las preferencias e intereses de los usuarios.
6.19. Medios informativos
El impacto de las tecnologías de la información y la comunicación y la penetración de Internet, ofrece la posibilidad para la creación de nuevos
servicios y productos en red. Los servicios personalizados de información de actualidad son el ejemplo más común de como el usuario pasa a tener un papel relevante en la elección de contenidos informativos de este tipo de productos.
En el ámbito de la biblioteconomía y la documentación existen diferentes tipos de servicios personalizados desarrollados desde los servicios de bibliotecas, todos ellos mediante la recepción de la información desde el correo electrónico.97, En el caso de los medios informativos que reciben los Centros de Documentación los informantes dijeron:
…”tenemos un sistema de información de prensa donde ingresan 21 periódicos al día solo para usuarios internos. Se reciben solo dos en físico y lo demás es formato digital”…R24-CCJ
…”se recibe información sólo en formato Digital”. R24-IESCO
...”Electrónicos e impresos, Boletines electrónicos de varias entidades (92), prensa”. R24-OIM
…”boletines de otras entidades (92)…la gran mayoría electrónicos, en formato digital”…R24-CDOSO
En los Centros de Documentación esta dinámica es frecuente, la mayoría de estas unidades de información tienden a ser híbridas, reciben y envían información digital sobre temas de carácter social y de acuerdo al requerimiento de un usuario con un perfil específico, esta información puede ser de carácter interactivo, participativo e integrado.
La información que envían es relacionada a adquisiciones, eventos, noticias de interés, seminarios, conferencias, lanzamientos de publicaciones y la
97 FRÍAS CASTILLO, Amparo. Los servicios personalizados de información de actualidad de los medios de comunicación españoles a través de Internet. En: BID: textos universitarios de biblioteconomía y documentación, N°
17. (2006).Disponible en: http://bid.ub.edu/17frias2.htm
información que reciben corresponde boletines de entidades privadas (92), estos boletines son reseñas de artículos en temas sociales, eventos, publicaciones y llegan a las unidades de información por medio de suscripción al correo electrónico.
Al llegar esta información a los Centros de Documentación, el bibliotecario selecciona y analiza de acuerdo al perfil de cada usuario proporciona la información especializada, la cual es enviada también por medio de correo electrónico (93) anticipándose muchas veces a las demandas.
El contexto social de hoy en día, requiere de unidades de información que posibiliten el acceso a información especializada, con contenidos de calidad y acordes a las necesidades de los usuarios, promoviendo así el desarrollo habilidades informacionales para la apropiación social del conocimiento como derecho de todo ciudadano dentro de la sociedad.
Para lograr esto es necesario que el bibliotecario este a la vanguardia de las nuevas tecnologías, relacionado con el desarrollo de servicios de información basados en Internet tales como página web institucional, consulta electrónica, alertas y diseminación selectiva de información web, asistencia en las búsquedas en línea, también debe ofrecer la posibilidad de enviar a los usuarios datos bibliográficos, links o recursos de información en texto completo de una manera sencilla, rápida y sin costo.
6.20. Convenios
La cooperación bibliotecaria tiene beneficios intangibles tanto como para las unidades de información como para los bibliotecarios, resuelve problemas mutuos, realiza metas comunes, amplía las perspectivas personales e
introduce nuevas ideas; el compartir recursos a nivel global significa éxito para todos los integrantes tanto tangibles como intangibles.98
Con respecto a este aspecto, los entrevistados señalaron que tenían los siguientes convenios:
…” la mayoría bibliotecas de universidades (96)”. R25-CCJ.
…” con el Archivo General, se está tramitando con las Bibliotecas Luis Ángel Arango, la Biblioteca del Rosario y Sergio Arboleda”. R25-CDOSO
“con universidades (96) públicas y privadas”. R25-CEDECS
…”convenios para préstamos con todas las universidades (96) o instituciones de Bogotá. R25-IESCO
“En canje con la Biblioteca Distrital, eventualmente hacemos entrega a la biblioteca Luis Ángel Arango y algunas bibliotecas públicas”. R25-OIM
Los convenios interbibliotecarios permiten a los usuarios de los Centros de Documentación poder consultar, solicitar, llevar materiales en préstamo que no tiene dentro de la unidad de información, brindando al usuario otra opción de poder satisfacer su necesidad de información.
El préstamo interbibliotecario (94) es un servicio recíproco entre organismos e instituciones, en el cual mediante la suscripción de un convenio, se acogen libremente las partes, para facilitar en préstamo algunos materiales bibliográficos que poseen las unidades de información en sus respectivas colecciones.
98 ROBERT A., Seal, University Librarian. Los beneficios intangibles del compartir recursos a nivel internacional. En:
INFO
2004
La Habana, Cuba, (Abril de
2004).
Pág.
10.
Disponible en:
http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASHffc8.dir/doc.pdf
Por lo general, la mayoría de Centros de Documentación poseen estos convenios con otros Centros de Documentación también especializados en Ciencias Sociales (95), así como con Bibliotecas Universitarias (96) que tienen en sus facultades programas que tienen que ver con las Ciencias Sociales, ninguno manifestó tener convenio con Bibliotecas Especializadas.
6.21. Perfil de Usuarios
La razón de ser de cualquier entidad dedicada a ofrecer servicios de información es el usuario, él solicita, analiza, evalúa y recrea la información. Por tanto, la creación, organización y evaluación de unidades de información están determinadas por las necesidades de sus usuarios, ya sean estos reales o potenciales.99
Para determinar perfiles de usuarios es necesario tener claro el tipo de unidad de información que posee la entidad o institución como: la estructura epistemológica, la disciplina o disciplinas de interés dentro de las Ciencias Sociales y la actividad principal de los usuarios, esto con el fin de diseñar y ofrecer productos y servicios de información acordes a las necesidades. A los Centros de Documentación asisten los siguientes tipos de usuarios, de acuerdo a lo que expresaron los informantes:
“Generalmente Estudiantes (100) de pregrado abogados, politólogos, sociólogos que trabajan temas de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, Investigadores (98) a nivel nacional e internacional…buscan información específica (12)”... R26-CCJ
“Básicamente estudiantes (100) de licenciatura en ciencias sociales, lengua castellana, investigadores (98), estudiantes de la misma universidad y otras universidades, historiadores”…R26-CDOSO
99 HERNÁNDEZ SALAZAR, Patricia. El perfil del usuario de información. Pág. 1. Disponible en: http://www.ejournal.unam.mx/ibi/vol07-15/IBI000701502.pdf
“Estudiantes (100), docentes (97), investigadores…la temática (3), en la especialidad, en el interés que tenga la investigación del que está consultando…información publicada y la información gris (56)”. R26-
CEDECS
“Estudiantes (100), docentes (97), investigadores (98), internos y externos…R26-IESCO
“Personas especializadas en los temas que tenemos, estudiantes (100), docentes (97), investigadores (98), personas interesadas en nuestras publicaciones”... R26-OIM
Los usuarios que frecuentan, consultan y usan los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales son expertos en su área, por lo general son miembros de la entidad, comúnmente llamados usuarios internos: investigadores y usuarios externos como: docentes, estudiantes, e investigadores, todos con demandas complejas y específicas de información cuyas respuestas no se pueden encontrar en cualquier otra unidad de información que no tenga las características que poseen estas unidades.
Dentro de estos perfiles de usuarios están:
Docentes (97): profesores de universidades que requieren información especializada para apoyar sus programas o investigaciones.
Investigadores (98): profesionales que acuden al centro de documentación en busca de información puntual sobre determinada área del conocimiento.
Empleados (99): personal que trabaja para entidad a la cual pertenece el centro de documentación y que requieren información para realizar y fortalecer las investigaciones como producto de su trabajo y como contribución para la organización.
Estudiantes (100): provenientes de las universidades, cuya consulta es puntual que concierne a la temática o temáticas que posee el centro de documentación.
Estos usuarios a diferencia de otros usuarios de otras unidades de información requieren información de un nivel altamente experto, información que no encuentran en otro tipo de unidad de información, ellos van en busca de información no publicada, literatura gris e investigaciones de tipo intelectual.
6.22. Estadísticas de uso del Centro de Documentación
Los datos cuantitativos y cualitativos sobre los servicios, el uso, los usuarios que ofrece el Centro de Documentación, son esenciales para revelar y confirmar el valor excepcional que estas unidades de información ofrecen.
Estas estadísticas son necesarias para la gestión eficaz, para la orientación de los recursos y a las necesidades de los usuarios…”se lleva con planillas a nivel de consulta de libros, el cual queda registrado por ejemplo por medio del estudiante, también, por tema y en el caso por ejemplo de hemeroteca y archivo se mide los periodos de tiempo”. R27-CDOSO. “Se realizan de forma manual. R27- CEDECS, “Mensualmente se envían a la dirección de la biblioteca, se miden en cuanto a los préstamos de material y las consultas. R27-IESCO. “En la página web se tiene estadísticas de la visita a las publicaciones y la más visitada, de las personas que asisten no porque son muy pocas, no se lleva este tipo de registro. En la página están por programa entonces a partir de ahí sabemos que publicación y que tema es el más visitado”. R27-OIM
En conclusión, en los Centros de Documentación estas estadísticas se llevan a cabo para medir los temas más consultados, el tipo de información solicitada y el uso de la unidad de información. Las estadísticas en estas unidades demuestran cuáles temáticas son más solicitadas, cuales servicios
son los más utilizados, que perfil de usuario es el que más consulta y usa el Centro.
6.23. Perfil profesional de los administradores de los Centros de
Documentación
El perfil bibliotecológico requiere de personas capaces de introducirse en el mercado, tanto para influir en la productividad laboral como para generar empleos, en una sociedad que está en constante cambio y que se caracteriza por el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación (TICs), por la globalización y por el mismo desarrollo disciplinario.100
Actualmente el perfil del profesional de los gestores y expertos de la información y la documentación ha evolucionado en relación con el desarrollo científico-técnico de la sociedad, en donde su nombre toma distintas denominaciones de acuerdo a los perfiles de cargo y al tipo de institución para la cual labora. En este caso los informantes dijeron:
“Contamos con el Coordinador del Centro de Documentación y monitores estudiantes de ciencias sociales que conocen del tema empírico”. R28-
CEDECS
“Personas con experiencia en bibliotecología, estudiantes de ciencias sociales”…R28-CDOSO
“Bibliotecólogo y una auxiliar a la cual se le han realizado capacitaciones y se encarga del terminado final del material”. R28-IESCO
“Bibliotecólogo”. R28-CCJ
“Comunicador social”. R28-OIM
100 ESCALONA Ríos, Lina. Hacia el establecimiento del perfil del bibliotecólogo a nivel Latinoamérica. México:
UNAM,
Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas,
2008.
Disponible en:
http://biblioteca.uprh.edu/ebook/perfil_bibliotecologo_iberoamerica.pdf
En los Centros de Documentación de instituciones universitarias se evidencia un perfil de personal con experiencia en bibliotecología y pocas veces profesional en sistemas de información y documentación, esta persona es la encargada de la unidad de información y de todos sus procesos, como apoyo muy ocasionalmente cuenta con personal auxiliar, que en ocasiones no tiene perfil de bibliotecólogo, labora para estas unidades de información porque la entidad no tiene un cargo definido o porque el cargo en el que estaba antiguamente desapareció y no tienen dónde ubicarlo laboralmente.
A diferencia de los Centros de Documentación de instituciones universitarias, en los centros de entidades privadas el perfil es de bibliotecólogo, además con experiencia en bibliotecología, con las competencias especializadas y conocimientos del área, son los encargados de todos los procesos y la administración en su totalidad de la unidad de información y no cuentan con personal auxiliar que apoye con procesos técnicos y en general con actividades operativas que surjan del trabajo diario en estas unidades de información.
Los profesionales que manejan información especializada deben tener una característica distintiva y es contar con sólidos conocimientos acerca de los contenidos y el tipo de información que se encuentran en los Centros de Documentación, también deben tener la habilidad de cumplir con las altas expectativas requeridas para su análisis y evaluación.
Otro de los conocimientos que debe tener es el manejo avanzado de diversas herramientas informáticas y aplicaciones tecnológicas necesarias para brindar servicios adecuados y con la especificidad necesaria para brindar servicios innovadores, como por ejemplo bases de datos, búsquedas especializadas en web, redes de información y conocimiento, estas habilidades ayudan a responder de forma óptima a las necesidades de información cambiantes que se generan paralelamente al desarrollo de la Sociedad del Conocimiento.
(página sin texto)
7. CONCLUSIONES
Con el desarrollo de la investigación, la elaboración del análisis del discurso y los objetivos de la investigación, se concluye lo siguiente:
La creación de estos Centros de Documentación especializadas en Ciencias Sociales es relativamente reciente, estos oscilan entre los años 1988 a 2008, se pudo evidenciar la evolución y el estado actual en el que se encuentran estas unidades de información tanto de instituciones universitarias como de entidades privadas.
En Bogotá estas unidades de información especializadas son escasas, específicamente las que tienen dentro de sus temáticas Derechos Humanos, en los centros de instituciones universitarias, su identificación y visibilización frente a otras unidades de información aún es de desconocimiento del público en general, esto se constato en la realización de las visitas y entrevistas en las cuales se evidencio la confusión al tratar de ubicarlas dentro de la institución. Los usuarios en general tienden a confundirlo con otra unidad de información como biblioteca o inclusive archivo, a excepción de los usuarios propios y los que la frecuentan seguido.
A diferencia de los Centros de Documentación de las entidades privadas, cuya imagen es clara y los usuarios no lo confunden con otras unidades de información, esto se debe a que la mayoría de sus usuarios son propios, es decir, son empleados de la misma organización de la cual depende el Centro.
También se evidenció con la realización de la investigación que estas unidades de información apoyan en gran medida la investigación de tipo especializado, ayudan al fortalecimiento de la academia y a la construcción de nuevos saberes, que sirven para los mismos usuarios y en general para un público especializado que busca información experta y precisa sobre temas puntuales que no ofrecen otro tipo de unidades de información.
Por medio de la sustentación teórica y el análisis realizado a la información recolectada desde el punto de vista epistemológico, se demostró que estas unidades de información están claramente diferenciadas de otras unidades de información, en cuanto a su función, características, procesos, servicios y usuarios que la frecuentan, lo cual permitió tener claridad sobre su objeto como unidad de información especializada.
En este sentido, se vio evidenciado que el panorama actual de estos Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, ha sido el avance en cuanto a la implementación de nuevas tecnologías para procesar y difundir la información que tienen en sus colecciones físicas y digitales, así como la preocupación de ofrecer servicios más especializados a sus usuarios por medio de la difusión de los recursos con los que cuentan.
También se pudo identificar que los Centros de Documentación de entidades privadas tienen más recursos en cuanto a presupuesto, más no en personal, que apoye los procesos del bibliotecólogo, a diferencia de algunos Centros de Documentación de instituciones universitarias, quienes poseen pocos recursos económicos para avanzar por ejemplo, en adquirir material para actualizar sus colecciones, migrar la información que poseen en formato físico a formato tecnológico, en cuanto al personal, se pudo también observar, que algunas de estas unidades poseen personal que apoya al bibliotecólogo, por lo general, en procesos técnicos y operativos.
Se puede decir, que estas unidades de información, han avanzado en cuanto al uso y dinamismo de la información, han crecido y fortalecido sus servicios para convertirse en el principal referente de estudiantes, investigadores, docentes y empleados del país o incluso de cualquier parte del mundo, ya que la tecnología y la tendencia de estas unidades a ser híbridas o completamente virtuales, no esta tan lejos de la realidad, lo que hace que se rompan las brechas tecnológicas para el acceso a la información.
Esta Investigación propone una alternativa para la generación de nuevas investigaciones relacionadas con el tema tratado, ya que es de vital importancia generar nuevo conocimiento sobre ese tema en particular y que desde la academia se le de la relevancia e importancia como otra unidad de información que aporta al crecimiento intelectual de las personas y en general de la sociedad.
Finalmente, se puede decir que la investigación me aportó gran conocimiento sobre otros Centros de Documentación relacionados a la temática en particular bajo la cual se desarrolló la investigación, me permitió lograr una diferenciación notable frente a las unidades pertenecientes a instituciones universitarias y unidades pertenecientes a entidades privadas.
Esta diferenciación me permitió evaluar y replantear algunos aspectos a tener en cuenta para la mejora en el Centro de Documentación para el cual laboro.
También me permitió conocer más sobre otras experiencias de colegas que administran estas unidades de información y ampliar mi bagaje intelectual respecto a esta unidad de información.
8. RECOMENDACIONES
Para las organizaciones que poseen Centros de Documentación:
A partir del desarrollo de la investigación, se evidencia que el panorama actual de estos Centros de Documentación, sin desmeritar el arduo trabajo para sacarlas del olvido y para diferenciarlas de otras unidades de información, es recomendable que las instituciones universitarias y entidades privadas, presupuesten dentro de sus gastos el apoyo en cuanto a recursos económicos como humanos, que la fortalezcan y le permitan avanzar en sus procesos internos para el beneficio tanto de las entidades como de los usuarios.
También es necesario que estas unidades de información sean más dinámicas en cuanto a procesos como el de difusión, que les permita reconocerse como unidades de información especializadas, esto las hará más dinámicas, lograrán aumentar la cantidad de usuarios que las consulten y usen la información que estas unidades ofrecen.
De acuerdo a lo anterior, es necesario que para algunos de los Centros de Documentación de instituciones universitarias, se tenga en cuenta la asignación de más presupuesto, en la medida en que estas Instituciones Universitarias inviertan más presupuesto, esta asignación monetaria se verá reflejada en la actualización y dinamismo en la información, así mismo la trascendencia, el reconocimiento, el aprovechamiento y uso que los usuarios le proporcionen.
En cuanto a los Centros de Documentación de entidades privadas, es necesario que la entidad asigne parte del presupuesto para la contratación de recurso humano que apoye los procesos técnicos, esto con el fin de que el profesional encargado de la unidad de información pueda tener más tiempo para realizar procesos de análisis de la información, búsquedas
especializadas y por ende mejore la atención a los usuarios, que en su gran mayoría son los empleados de la institución y que requieren información especializada, ágil y de gran nivel de exhaustividad.
Para el Programa
A través de la investigación realizada se pudo evidenciar que en la ciudad de Bogotá, el reconocimiento de los Centros de Documentación especializados en Ciencias Sociales, como unidades de información que brindan información de tipo especializada, intelectual y muchas veces de carácter científico aún no es visible frente a otras unidades de información.
Razón por la cual es importante que el programa Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística incluya o fortalezca dentro de sus materias, el estudio de este tipo de unidad de información, logrando así un avance significativo en cuanto al reconocimiento y la importancia que estas unidades tienen para la sociedad.
Para los estudiantes que realizan su trabajo de grado
Los Centros de Documentación como unidades de información especializadas, son un gran aporte para la investigación y para la generación de nuevo conocimiento, en la medida que el profesional encargado de la administración de estas unidades de información sea idóneo y con los conocimientos profesionales que se requieren, estas unidades prestarán un buen servicio y atenderán de forma adecuada los requerimientos de información especializada que solicitan los usuarios, por lo tanto es recomendable que el personal que se contrate para la dirección y buen funcionamiento de los Centros, sean profesionales con las suficientes capacidades y conocimientos, que les permitan tener apropiación de los contenidos, el tipo de información que estas unidades poseen y los usuarios para quienes van a gestionar los contenidos.
Por lo tanto es importante que los estudiantes que realicen su trabajo de investigación que esté relacionado con la investigación de este tipo de unidad de información ahonden e investiguen más sobre este tipo de unidades de información, las cuales son y están recientemente tomando posicionamiento dentro de las organizaciones tanto privadas como públicas.
Es estudio de este tipo de unidades de información establece un panorama diferente de la disciplina, mas general, mas integral mas holístico, es un método de investigación interesante que permite ampliar los conocimientos, ya que aporta sustancialmente a la disciplina en cuanto a su fortalecimiento, así como permite una contrastación entre el elemento teórico y práctico que permite adquirir mayores cimientos frente a la epistemología profesional, también es un método más innovador para abarcar el objeto de investigación, el cual permite conocerlo no solo desde su parte cuantitativa sino también desde el punto de vista cualitativo.
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1.
FORMATO ENTREVISTAS
Información Básica del Centro de Documentación
Nombre del Centro de Documentación
Área o áreas de especialización del Centro de Documentación
Nombre de la persona encargada
Cargo
Tipo de Entidad a la cual pertenece el Centro de Documentación
Oficial
Privada
Mixta
Fecha de creación del Centro de Documentación
Funciona Actualmente
Dirección:
Teléfono 1:
Teléfono 2
Fax
Correo electrónico 1
Correo electrónico 2
Horario de atención al público
Página web del Centro de Documentación
1. Cómo define el Centro de Documentación
2. ¿Cuál es la función del Centro de Documentación?
3. ¿Qué diferencia existe entre Biblioteca Especializada y Centro de
Documentación?
4. ¿Qué diferencia encuentra en cuanto a las colecciones que tiene un
Centro de Documentación a las colecciones que posee una Biblioteca Especializada?
5. ¿Cuáles son las principales características de un Centro de
Documentación?
6. ¿Cuál es la tendencia que usted percibe de los Centros de
Documentación?
7. ¿Considera que el Centro de Documentación se diferencia de la
Biblioteca Especializada, es independiente o es una extensión? ¿En qué aspectos?
8. ¿Dentro del proceso evolutivo, cuál considera que fue pionera de las
unidades de información, las Bibliotecas Especializadas o los Centros de Documentación?
9. ¿Su Centro de Documentación tiene presupuesto propio?, ¿Cómo se
efectúa e invierte el presupuesto que tienen asignado para el Centro de Documentación?
10. ¿El Centro de Documentación cuenta con políticas propias para la
administración y con un marco normativo bajo el cual se rige?
11. ¿Tiene estructura organizacional?, ¿De qué área depende el Centro de
Documentación?
12. ¿Tiene planeación estratégica?
13. ¿Realiza proceso de Selección de material?, ¿Cómo realiza el Centro de
Documentación el proceso de selección?, ¿Qué criterios tiene para realizar el proceso de selección?
14. ¿Cómo diferenciaría el proceso de selección que realiza un Centro de
Documentación frente al que realiza una Biblioteca Especializada?
15. ¿Realiza proceso de Adquisición?, ¿Qué políticas o criterios posee el
Centro de Documentación para la adquisición de materiales?, ¿Qué tipos de materiales adquieren en donación o canje?, ¿Cada cuánto el Centro de Documentación realiza adquisiciones de material?
16. ¿Qué soportes de materiales tiene el Centro de Documentación?,
¿Cómo realizan el almacenamiento de cada soporte?
17. ¿Realizan proceso de Descarte?, ¿Cada cuánto realizan el proceso de
Descarte?, ¿Qué criterios tienen para efectuar este proceso?
18. ¿Cómo efectúa el análisis documental a la información?, ¿Cuál es el
resultado de éste análisis?
19. ¿Cómo realiza el proceso de catalogación del material?, ¿Bajo qué
normas efectúa el proceso de catalogación?
20. ¿Utiliza vocabularios controlados para la indización de la información?
¿Cuáles?, ¿Qué tipo de vocabularios utiliza?
21. ¿Tiene el Centro de Documentación mecanismos de difusión?, ¿Cómo
realiza el proceso de difusión?, ¿En qué diferencia este proceso de difusión al que realiza otra unidad de información?
22. ¿Ofrece servicios al público?, ¿Qué tipos de servicios ofrece?, ¿De
éstos servicios, Cuáles son tradicionales y cuáles especializados?, ¿Cuáles servicios marcan la diferencia respecto a otras unidades de información?
23. ¿Existe alguna página o catálogo en línea donde se pueda consultar la
información que posee el Centro de Documentación?
24. ¿Recibe medios informativos para permanecer actualizado?, ¿Qué
medios de información recibe?, ¿Estos medios son en formato físico, digital o ambos?
25. ¿Con qué tipos de unidades de información tiene convenios?
26. ¿Cuál es el perfil del público que asiste al Centro de Documentación?,
¿Qué diferencia encuentra entre los usuarios que asisten los Centros de Documentación y los usuarios que asisten a una Biblioteca Especializada?
27. ¿Posee estadísticas de las personas que utilizan el Centro de
Documentación y de los temas que más consultan?
28. ¿Con qué tipo de perfil de personal cuentan?
ANEXO 2.
CODIFICACIÓN ENTREVISTAS
CÓDIGO
CENTRO
CÓDIGO
PREGUNTA
CÓDIGO RESPUESTA
CCJ
P1: ¿Cómo define el Centro de Documentación?
R1-CCJ: Como un Centro de Información en un tema especializado de acuerdo a la temática a la cual pertenece la entidad
CDOSO
R1-CDOSO: Ha sido concebido como un espacio en donde principalmente se potencia la investigación, este espacio se vincula con lo que es denominado extensión en el proyecto curricular, que tiene que ver con formación de docente e investigación, Hay un énfasis principalmente en lo histórico, por ejemplo tenemos el archivo histórico de Bogotá recopilado por el profesor de ciencias sociales Eugenio Gutiérrez, que hizo parte de un proyecto macro el cual paso al Centro de Documentación, una de las líneas del proyecto curricular tiene que ver con la parte histórica.
CEDECS
R1-CEDECS: Es una unidad de información especializada, con documentación acerca de algún tema en específico, en este caso el CEDECS es de información especializada en ciencias sociales, esta documentación tiene unos formatos especiales que son principalmente libros en el área, bibliografía, trabajos de grado del área e investigaciones que se han realizado de otros centros de investigación, de iniciativas distritales y estatales y producción intelectual de la universidad.
IESCO
R1-IESCO: Como una herramienta de gestión del conocimiento que fue creada a partir de las líneas de investigación del IESCO en 1998, en ese momento se llamaba departamento de investigaciones de la universidad central DIUC y a partir del año 2006 toma el nombre de Centro de documentación especializado en ciencias sociales y sala
Virginia Gutiérrez de pineda y Roberto Pineda Giraldo en honor a los dos científicos, quienes hicieron una donación aproximadamente de 4.500 libros.
OIM
R1-OIM: El Cendoc es en donde se aloja toda la información de la organización, en este momento vamos a publicar publicaciones específicamente, investigaciones, sistematizaciones, imágenes, videos va a ser más especializado en el tema migratorio.
CCJ
P2: ¿Cuál es la función del Centro de Documentación?
R2-CCJ: Brindar información para los colaboradores de la entidad para poder apoyar a las diferentes áreas y sus investigaciones, en los cuales salen como resultados los reportes que salen al exterior.
CDOSO
R2-CDOSO: Estar articulado a la unidad de extensión, potenciar investigación, de acuerdo al pensum del proyecto de licenciatura en educación básica con énfasis en ciencias sociales. El pensum está articulado a base de Núcleos problémicos en donde hay un núcleo de investigación, básicamente el Cendoc es como el espacio que posibilita desarrollar precisamente todos los lineamientos que se demarcan en el proyecto, está adscrito al proyecto curricular de ciencias sociales.
CEDECS
R2-CEDECS: Satisfacer las necesidades de información especializadas, en este caso de la facultad de ciencias sociales de la Universidad, así como prestar apoyo en charlas, ayudas para estudiantes de carreras sociales, películas, simposios, foros, y líneas de investigación.
IESCO
R2-IESCO: La función principal es apoyar los procesos de los docentes y de formación de los estudiantes de la Universidad y también de otras instituciones fuera de la Universidad. Es recopilar o recoger la información de la temática especializada de ese Cendoc y darlo a conocer a los investigadores y personas especializadas en las temáticas estudiadas para apoyar esos procesos que ellos realizan de investigación
OIM
R2-OIM: Dar a conocer todas las publicaciones que tenemos básicamente, es dar a conocer información especializada acerca de inmigración, que una persona si tiene algún término desconocido lo pueda consultar en nuestro nuevo centro de documentación, que pueda investigar acerca de los ejes temáticos.
CCJ
P3: ¿Qué diferencia existe entre Biblioteca Especializada y Centro de Documentación?
R3-CCJ: No basta con tener información especializada, sino que este a la disposición de los usuarios y con una clasificación más especializada. La biblioteca tiene temáticas más abiertas. Uno de los elementos importantes son los informes finales de investigación, Por lo tanto se diferenciaría en las colecciones básicamente.
CDOSO
R3-CDOSO: El centro de documentación tiene material más amplio pero en un determinado tema, la biblioteca especializada está enfocada a ciertas disciplinas o campos de estudio.
CEDECS
R3-CEDECS: La diferencia es un poco sesgada, digamos que se ha logrado detectar alguna diferencia, la diferencia es que el Centro de Documentación no tiene tanta producción como libros, el Centro de Documentación por lo general se caracteriza más que todo por tener una producción intelectual a partir de investigaciones que salen de universidades, son más académicos, más de carácter investigativo, en este caso la Universidad Pedagógica tiene un centro de investigación en el cual participan investigadores y profesores los cuales hacen producción intelectual para la Universidad, entonces ese tipo de información es la que más se registra en Centros de Documentación y no en Bibliotecas Especializadas.
IESCO
OIM
R3-OIM: El Cendoc tiene más información de la organización, en la biblioteca especializada tendrá un buscador especializado para recuperar la información algo más robusta pero concreta en un tema específico.
CCJ
P4: ¿Cómo está conformada la estructura interna del Centro de Documentación?
R4-CCJ: En colecciones propias y de otras entidades
CDOSO
R4-CDOSO: Proyecto curricular de ciencias sociales con apoyo de biblioteca en aspecto de ingenieros de sistemas.
CEDECS
R4-CEDECS: Cada uno de los Centros de Documentación dependen de una facultad, en este caso el Centro de Documentación depende de la Facultad de Ciencias Sociales, físicamente la colección es abierta, tanto de libros, revistas, tesis, producción de los profesores y videos.
IESCO
R4-IESCO: Parte de que la Universidad tiene un sistema de bibliotecas y el Cendoc hacen parte de ese sistema.
OIM
R4-OIM: Internamente es catalogado por programa y luego por código
CCJ
P5: ¿Cuáles son las principales características de un Centro de Documentación?
R5-CCJ: Uno la especialización, otra la producción propia y el tipo de usuarios al que está enfocado.
CDOSO
R5-CDOSO: A nivel logístico, hay material microfilmado, hemeroteca, libros de diferentes disciplinas del área de ciencias sociales, basado en núcleos problémicos, se promueve el dialogo entre disciplinas a partir de un problema, el Cendoc, el material está bajo estas disciplinas, es un espacio que promueve el debate y todo lo que se genera a partir del proyecto, busca como ir a la epistemología de las ciencias sociales, junto con los profesores se debate en torno a estas disciplinas. Se hacen electivas a partir del material que hay en el Cendoc. Diálogo que se pueda establecer a partir de las ciencias sociales y el empleo que se le pueda dar al material para aprovechar y potenciar habilidades de los estudiantes.
CEDECS
R5-CEDECS: Principalmente es el tipo de información que contiene, yo creo que lo
que más diferencia y pues obviamente también el público, la comunidad de usuarios que tiene, ya que es más especializada, con intereses más académicos, mas investigativos, diferentes a los de una biblioteca que tiene el acceso más amplio, es más para una comunidad más amplia, más generalizada, el Centro de Documentación se caracteriza primero por el tipo de documentos que contiene, en este caso producción intelectual de universidades y centros de investigación, y por la comunidad de usuarios especializados que tiene o que asiste.
IESCO
R5-IESCO: Darlo a conocer dentro de la institución y fuera de ella, la organización interna para poder acceder a la información, si uno tiene organizado un Cendoc o cualquier unidad de información acceder a la información es muy fácil. Es importante buena infraestructura, recursos tecnológicos, capacitaciones a los usuarios.
OIM
R5-OIM: Informar a la población sobre lo que hace la organización con las comunidades, sistematizaciones, investigaciones.
CCJ
P6:
¿Cuál es la tendencia que usted percibe de los Centros de Documentación?
R6-CCJ: Que sean Centros híbridos, que tengan documentación física y electrónica, la electrónica no será solo texto, se irán teniendo cada vez como más herramientas de difusión, tendrán que ir saliendo de las paredes y la consulta ya no será en sitio como pasa ahora con la mayoría de los documentos, sino será desde cada equipo personal.
CDOSO
R6-CDOSO: Las políticas públicas no están prestando mucha atención a lo que se refiere a la investigación, sobre todo lo que tiene que ver, en el caso específico de la universidad pública, son espacios que cada vez se han ido cerrando, se ven adscritos a otros espacios como bibliotecas de hecho se confunden con esta, es algo general a nivel de universidades se tiende a confundir con otros espacios porque no se tiene esa noción de que puede haber una unidad de investigación como tal, entonces es un espacio que se ha ido deteriorando en ese sentido y pues ligado a otras lógicas como la reducción de presupuestos que son otros motivos que han ido acabando con estos espacios, se le quita la importancia que debería tener, la prioridad que tiene, estos espacios empiezan a
verse relegados por otros.
CEDECS
R6-CEDECS: En general, desde mi punto de vista, extender los servicios de información que ofrece a la comunidad y las facilidades que ofrece a la comunidad, más allá de la información que contiene es los servicios que puede ofrecer. La situación de la Universidad Pedagógica es diferente, es particular a otras Universidades Públicas y Privadas, la brecha en la forma en que se prestan los servicios y la información que contiene es muy diferente, económicamente no le dan mucha importancia al Centro de Documentación ya que tienen otras prioridades, y no tienen el suficiente recurso económico para invertir en este tipo de unidades de información. Nosotros casi todo lo tenemos a base de donaciones y canje, entonces buscamos ofrecer buenos servicios y apoyarnos en cursos de formación de usuarios para que los usuarios puedan conseguirla acá, por Internet o por medio de otras universidades, tratar de expandir esto y centrarse en los servicios.
IESCO
R6-IESCO: El centro de documentación lo relacionan en ocasiones con archivo o biblioteca, la tendencia a futuro es el desconocimiento de este tipo de unidad de información.
OIM
R6-OIM: Los centros de documentación estarán dirigidos a personas que estén navegando en internet. Porque física sentimos que no va a tener mayor acogida.
CCJ
P7: ¿Considera que el Centro de Documentación se diferencia de la Biblioteca Especializada, es R7-CCJ: Es independiente, veo que la biblioteca aunque es especializada, es mas general esta direccionada a un público no tan especializado, mientras el Centro de Documentación tanto las publicaciones como los usuarios son mucho más específicos.
CDOSO
R7-CDOSO: En el caso particular de la Universidad se toma como una extensión, en aspectos como promover lo que tiene que ver con extensión pero en el proyecto
independiente o es una extensión? ¿En qué aspectos?
curricular.
CEDECS
R7-CEDECS: Son diferentes por el tipo de información que tienen, creo que las dos se dirigen a un mismo público, pero el tipo de información es el que marca la diferencia y hace que sean independientes.
IESCO
R7-IESCO: Si se diferencia, además es independiente de la biblioteca especializada, el centro de documentación hace más énfasis en la investigación, de ahí los investigadores parten para desarrollar sus próximas investigaciones.
OIM
R7-OIM: No sabría responder.
CCJ
P8: Dentro del proceso evolutivo, ¿cuál considera que fue pionera de las unidades de información, las Bibliotecas Especializadas o los Centros de Documentación?
R8-CCJ: Las bibliotecas especializadas, ya que inicio con colecciones sobre temas específicos y ya viendo las necesidades de los tipos de usuarios de temas más específicos fueron haciendo la transición a Centro de Documentación. Se puede decir que es una evolución de la Biblioteca Especializada. Generalmente los usuarios ven como biblioteca solo libros sin ningún otro tipo de materiales, mientras que en los Centros de Documentación encuentran más documentos físicos, virtuales, multimedia, textos, fotografías, mapas, documentos producidos por la propia entidad.
CDOSO
R8-CDOSO: Los centros de documentación, fue el antes, a partir de allí dentro del marco histórico.
CEDECS
R8-CEDECS: Pues yo creo que quien tiende a ser más preciso y más importante el Centro de Documentación, el cual marco la diferencia por la literatura gris que manejan y la producción intelectual que fue el inicio para dar paso a las publicaciones.
IESCO
R8-IESCO: Los Centros de Documentación porque de ahí parten las investigaciones, este Cendoc se creó a partir del desarrollo de investigaciones de la misma institución, se empezaron a producir libros, revistas, entonces se necesitaba un espacio para esto, en
primera instancia empezaron a guardar fue creciendo y creciendo hasta que se formó el Cendoc. Se inició con canje y donaciones de otras instituciones y se fue creando.
OIM
R8-OIM: Los centros de documentación, la forma básica de tener información
CCJ
P9: ¿Su Centro de Documentación tiene presupuesto propio?, ¿Quién asigna lo asigna?, ¿Cómo se efectúa e invierte el presupuesto que tienen asignado?
R9-CCJ: Hasta hace tres años tenía presupuesto propio, hoy en día no lo tiene por razones económicas. Es asignado por la Gerencia General. Cuando se tenía, estaba dividido en la colección para adquisiciones y en software, ahora no tenemos por dificultades económicas, debido a la crisis financiera, devaluación de la moneda, lo cual redujo aportes a la Comisión por parte de otras entidades, entonces como consecuencia se hicieron recortes presupuestales y dentro de esos los del Centro de Documentación. El material que llega ahora es por medio de canje y donación.
CDOSO
R9-CDOSO: No, el presupuesto que se tiene acá lo administra en el proyecto curricular, ellos son como los que administran para la carrera, ellos destinan algo para el Cendoc. El presupuesto es asignado por el proyecto curricular. Se invierte en material bibliográfico y algunos procesos de tratamiento como mantenimiento preventivo de colecciones (hongos, ácaros).
CEDECS
R9-CEDECS: Si, el presupuesto se lo da la facultad de ciencias sociales. Es asignado por la facultad de ciencias sociales. Se invierte solo en recurso humano.
IESCO
R9-IESCO: Si. El presupuesto sale del departamento de biblioteca, para la compra de material también hay presupuesto, para los proyectos de investigación que es manejado por el IESCO, ellos compran el material para el Cendoc. Para la compra de material también hay presupuesto, para los proyectos de investigación que es manejado por el IESCO, ellos compran el material para el Cendoc.
OIM
R9-OIM: No. Cada programa asigna recursos para realizar las publicaciones. El
programa da recursos para hacer distribución.
CCJ
P10: ¿El Centro de Documentación cuenta con políticas propias para la administración y con un marco normativo bajo el cual se rige?
R10-CCJ: No. Porque se tenía una extensión de un área, hasta ahora se están desarrollando. Y normas tampoco, solo la Ley 11 de 1979 del Consejo Nacional de Bibliotecología.
CDOSO
R10-CDOSO: Sí, pero en este momento están en actualización, estas son definidas por el proyecto curricular.
CEDECS
R10-CEDECS: No, Hay unas políticas de la biblioteca central, las cuales son generales, y que aplican a todos los Centros de Documentación. Las políticas están a cargo de la biblioteca Central. En cuanto a marco normativo tampoco, por ser un sistema satelital de la biblioteca, se aplican las políticas de la biblioteca general, se hacen con conocimiento del tema, los Centros de Documentación las acogen pero no se rige bajo estas.
IESCO
R10-IESCO: No, Nos regimos con las políticas de la biblioteca, dependemos de este departamento. Se definen en un comité con la dirección de biblioteca, los coordinadores de cada biblioteca y se analizan también se van creando, para lo que son préstamos, o atención al usuario se tiene un reglamento con sanciones, normas, procedimientos.
OIM
R10-OIM: No, están implícitas, no están escritas, las define el jefe de unidad de prensa y el jefe de misión. Tampoco existe marco normativo.
CCJ
P11: ¿Tiene estructura R11-CCJ: No. Se encuentra dentro del área de investigación, antes estaba de una subdirección la cual desapareció.
CDOSO
organizacional?, ¿De qué área depende el Centro de Documentación?
R11-CDOSO: Si. Depende de la facultad
CEDECS
R11-CEDECS: Depende de la facultad de ciencias sociales, tiene el coordinador del Centro de Documentación y tres monitores estudiantes de ciencias sociales que conocen y realizan procesos físicos al material. Depende de la facultad de ciencias sociales.
IESCO
R11-IESCO: Si, el departamento de bibliotecas depende de la vicerrectoría académica y a su vez el Cendoc depende del departamento de biblioteca.
OIM
R11-OIM: No, no está dentro de la estructura organizacional, como tal depende de la Unidad de prensa e información pública
CCJ
P12: ¿Tiene planeación estratégica?
R12-CCJ: Si, se realiza anualmente.
CDOSO
R12-CDOSO: Si, se hace básicamente al principio de año, anual es una propuesta que se realiza a decanatura
CEDECS
R12-CEDECS: En este momento la Biblioteca Central la está realizando para todos los Centros, se tiene una al año 2014 y se tienen planes de acción anuales.
IESCO
R12-IESCO: Se presenta un plan de trabajo de lo que se va hacer cada seis meses, esto se realiza con los coordinadores y directora de biblioteca. Bibliocafe que es una actividad para difundir el Cendoc, se realiza con los docentes primero y luego a los docentes se les explica cómo hacerlo con los estudiantes.
OIM
R12-OIM: No
CCJ
P13: ¿Realiza proceso de Selección de material?, ¿Cómo realiza el proceso?, ¿Qué criterios tiene para realizarlo?
R13-CCJ: Si, dentro de la documentación que llega. Teniendo en cuenta la coyuntura del país y los temas que manejan internamente. No están definidas unas políticas por escrito de este proceso, se están desarrollando, para eso se tienen en cuenta que sea información actual, que no sea duplicidad de lo que hay, también la verificación de fuentes, ya que hay muchas fuentes en las que no se hace referencia clara de donde extrae la información por eso se tiene muy en cuenta la veracidad, normalmente se realiza este proceso con ayuda de los abogados del área. Se tiene en cuenta también la necesidad de información porque hay materiales que llegan y tratan sobre todo pero finalmente sobre nada, por eso es importante la pertinencia.
CDOSO
R13-CDOSO: Si. Se realiza es proceso de donaciones que realizan profesores del proyecto, basado en las disciplinas del área de ciencias sociales que maneja el Cendoc. El proceso se realiza por áreas específicas de acuerdo a la carrera, actualidad, vigencia, temática, nos colabora el área de biblioteca.
CEDECS
R13-CEDECS: Si. Pues todo ha llegado a partir de donación, no se hace proceso de adquisiciones, no se hace compra, no se hace un análisis de lo que puede haber en el mercado, porque no se dispone del recurso económico. Pero en el momento en que llegan donaciones o que llega documentación se realiza una selección previa de lo que pueda servir para el Centro. Como criterios se tiene en cuenta principalmente el estado físico del material y contenido.
IESCO
R13-IESCO: Si. Cada vez que llega material al Cendoc de otras instituciones, se revisa si es factible la temática y la vigencia.
OIM
R13-OIM: Si. Se le dice al programa, ellos entregan 20 publicaciones las cuales se distribuyen a nivel regional, otras se quedan en el Cendoc y otras para regalar, otras para hacer intercambio con la biblioteca distrital. Se tiene en cuenta la Temática.
CCJ
P14: ¿Cómo diferenciaría el proceso de selección que realiza un Centro de Documentación frente al que realiza una Biblioteca Especializada?
R14-CCJ: En el Centro de Documentación se es mucho más cuidadoso, por su carácter no puede entrar cualquier material, mientras que una biblioteca es más abierta a recibir materiales que pueden ubicar en diferentes áreas de conocimiento dentro de su especialidad.
CDOSO
R14-CDOSO: Es diferente en la biblioteca se diversifica mucho en temas, es amplio el proceso de selección, en cambio en el Cendoc al estar vinculado con el proyecto está más limitada esa selectividad.
CEDECS
R14-CEDECS: Es el mismo, la diferencia de pronto depende del tipo de material que es apto para el Centro, el proceso de selección sería igual.
IESCO
R14-IESCO: Sería casi lo mismo, dependería la temática, años pero el proceso es el mismo.
OIM
R14-OIM: Es diferente, la biblioteca es más estricta en recibir publicaciones y distribuirlas, el Cendoc es más amplio en el sentido de recibir información, solo que en el tema que maneja la organización.
CCJ
P15: ¿Realiza proceso de Adquisición?, ¿Qué políticas o criterios posee para la adquisición de materiales?, ¿Qué tipos de materiales adquieren en donación o canje?, R15-CCJ: En este momento no. Solo donación y canje, pero compra no. Como políticas del material que llega en donación se tiene en cuenta la vigencia, pertinencia y fuentes. Se adquieren de todo tipo de soporte, por lo general nos llegan en su mayoría libros. Este proceso se realiza cada vez que se tiene contacto con otras entidades.
CDOSO
R15-CDOSO: Si. Las políticas dependen de los convenios que se logran establecer, del presupuesto y de lo que tramita el proyecto curricular. Se adquieren últimamente libros, también hay un proyecto para ampliar el archivo historia de Bogotá que está hasta el siglo 19, esto se va a realizar con los estudiantes. También material audiovisual, mapoteca. Esto se hace más o menos cada seis meses.
CEDECS
¿Cada cuánto el Centro de Documentación realiza adquisiciones de material?
R15-CEDECS: No, solo por donación, eventualmente se realiza canje a nivel de revistas. Se realiza cada vez que llega material, no hay fecha estipulada.
IESCO
R15-IESCO: No lo realiza la biblioteca. Se realiza un comité con la biblioteca y docentes y el vicerrector y ellos toman la decisión de qué material comprar, cuantas copias, qué títulos, se mide la cantidad de usuarios y el material. Se realiza cada tres meses aproximadamente.
OIM
R15-OIM: No. Como no hacemos este proceso, no tenemos políticas, se adquieren materiales en donación por ahí cada seis meses más o menos cuando salen publicaciones. Por presupuesto cada seis meses se hace envío de publicaciones.
CCJ
P16: ¿Qué soportes de materiales tiene el Centro de Documentación?, ¿Cómo realizan el almacenamiento de cada soporte?
R16-CCJ: En su gran mayoría son textos y versiones finales de informes de investigación, videos, discos compactos. Investigaciones académicas que producen Universidades o Centros de Investigación reconocidos. También libros e informes de diferentes organizaciones en temáticas de derecho. Se tienen las versiones finales para publicaciones, los borradores de estas publicaciones hacen parte del archivo. Los libros están dispuestos en estanterías, los discos en un archivador sin condiciones de almacenamiento apropiadas, al igual que los videos.
Tenemos la Colección de la Comisión Colombiana de Juristas, Comité Internacional de la Cruz Roja, Colección de Naciones Unidas, Colección Organización Internacional para el Trabajo, Colección de la Defensoría del Pueblo, Colección de Referencia, Colección General y Publicaciones Periódicas Externas.
CDOSO
R16-CDOSO: Libros, videos, hemeroteca, material cartográfico, liceo reclus: geografía, monografías, producción académica de la carrera, archivo histórico.
Posee un alto volumen en leguas extranjeras, varias publicaciones son inéditas y algunos de ellos difícilmente podrán ser consultados en las grandes bibliotecas del país. También la Colección Antigua, dentro de las publicaciones seriadas se identifican básicamente dos grupos que corresponden a Hemeroteca compuesta por Diarios y Revistas y publicaciones oficiales concerniente a instituciones oficiales o agremiaciones científicas; la Hemeroteca Prensa: conformado por el Diario Oficial panfletos y pasquines está el periódico Le Monde, y los diarios El Espectador y Portafolio. Esta también Hemeroteca Revistas donde hay ejemplares de la revista Semana. Publicaciones oficiales: realizadas por instituciones oficiales, agremiaciones científicoacadémicas, también el fondo de producciones académicas de los estudiantes de la LEBECS, donde están los trabajos realizados de las prácticas académicas y los primeros trabajos entregados sobre el ciclo de innovación, material bibliográfico, cartográfico y audiovisual, que sirven, como ejes de futuras investigaciones. Tenemos la Biblioteca Personal del Maestro Rafael Carrillo, la colección bibliográfica y documental de la Fundación Misión Historia de Colombia, así como también, varias donaciones realizadas por profesores del Proyecto Curricular de Ciencias Sociales. El material está en estanterías, por colecciones, la hemeroteca en un cuarto aparte con unas máquinas para el material microfilmado, las monografías en un archivo digital.
CEDECS
R16-CEDECS: Están libros, hemeroteca, videos, trabajos de grado, tesis y documentos: producción intelectual tanto de la universidad como de centros de investigación. En general material de todo tipo, excepto, no se recibe información en soportes que ya no sean legibles como diskettes, VHS y formatos más antiguos. Umm, pues acá lo que más se ha recibido son libros y documentos, los cuales están en estanterías.
IESCO
R16-IESCO: Libros, revistas, CDs, DVDs, VHS, tesis en papel y en CD, manuscritos de Virginia Gutiérrez sociólogos de la Universidad Nacional que hacían investigación en
antropología cultural, infancia, mujeres, etc. Informes de investigación, tesis de especialización en comunicación y educación, tesis de la maestría en investigación y problemas sociales contemporáneos, colección general, Colección CD y DVD y VHS, material audiovisual, revistas, manuscritos y colección de referencia. Se almacenan en estantería las colecciones y los manuscritos en bolsas selladas y en cajas.
OIM
R16-OIM: Libros, las investigaciones que no se publicaban no ingresaban al Cendoc, ahora se va a publicar investigaciones aunque no se tenga una impresión física. Tenemos tres colecciones que son de la OIM Colombia y una es el cuadernillo azul, vamos en el N° 11 otra que es el cuadernillo rojo, llegamos al N° 3 y los libros que son de todos los programas. Una internacional que es un cuadernillo que todas las misiones tienen y que sacan en un formato específico que nosotros tenemos como ISSN y esa publicación vamos en la N° 2. En una biblioteca están todos los tipos de material.
CCJ
P17: ¿Realizan proceso de Descarte?, ¿Cada cuánto realizan el proceso?, ¿Qué criterios tienen para efectuar este proceso?
R17-CCJ: Hasta ahora lo estamos empezando a realizar. Se están descartando publicaciones periódicas por vigencia, hay títulos discontinuas, la publicación desapareció o no tiene continuidad, lleva mucho tiempo y nunca se consultaron son motivos para descartar. También por el uso, que existan colecciones completas en caso de ser series, disponibilidad en línea por razones de espacio, vigencia, lo que no se usa no se extraña.
CDOSO
R17-CDOSO: No, hemos atravesado por varias coyunturas, entonces depende de la prioridad que tenga el proyecto, en este momento están trabajando acreditación, entonces toca esperar para agendar con la coordinadora para realizar descarte en las colecciones.
CEDECS
R17-CEDECS: Si se realiza proceso de descarte, cada Centro de Documentación
realiza este proceso con apoyo de la biblioteca central.
El descarte se está realizando continuamente. Se tiene en cuenta el estado físico, el contenido, la pertinencia y la actualización.
IESCO
R17-IESCO: Se realiza cada año. Se tiene en cuenta las temáticas, si el material ha sido prestado o no, la circulación.
OIM
R17-OIM: No es muy común, es muy esporádico, de pronto se sacan por antigüedad.
CCJ
P18: ¿Cómo efectúa el análisis documental a la información?, ¿Cuál es el resultado de éste análisis?
R18-CCJ: Se realizan los campos básicos y se realiza lectura de introducciones, prólogos, etc. Normalmente se hacen resúmenes.
CDOSO
R18-CDOSO: Cuando se realiza proceso de catalogación, se revisa el material, se hace una sinopsis, se sube a una plataforma que tiene el proyecto, características bibliográficas y biblioteca termina el proceso.
CEDECS
R18-CEDECS: Nosotros tenemos un grado de catalogación intermedio, miramos las temáticas, descriptores para que sea útil y fácil de encontrar la información. El resultado son los registros en el sistema.
IESCO
R18-IESCO: Nos regimos bajo las reglas de catalogación angloamericanas, también el formato Marc para la descripción y para el análisis de descriptores de materia armarc en línea y para asignar el Dewey también lo tenemos en línea, para los resúmenes se toma el resumen que se encuentra en el libro por lo general. El resultado es el material con descriptores y resumen y la información lista para la búsqueda
OIM
R18-OIM: Primero se recibe el material, siempre es importante tener el registro de todo el material, se sabe de qué programa es, se sacan categorías y campos básicos de información, el resultado es el material catalogado de acuerdo a los campos que
tenemos, utilizamos el código COL, ingresamos a base de datos y luego se sube a la página web. El resultado final es la publicación en la página web.
CCJ
P19: ¿Cómo realiza el proceso de catalogación del material?, ¿Bajo qué normas efectúa el proceso de catalogación?
R19-CCJ: Hasta el momento se viene manejando por código de barras, existía una herramienta llamada Winisis la cual dificultaba la búsqueda de información y se está trabajando en otra propia.
CDOSO
R19-CDOSO: Lo realiza biblioteca, sinopsis y catalogación básica, se carga en plataforma virtual y lo maneja Biblioteca.
CEDECS
R19-CEDECS: Con el sistema de clasificación decimal Dewey, para los documentos se maneja un número consecutivo numérico. Se utilizan las RCAA y el Sistema de Clasificación Decimal Universal Dewey.
IESCO
R19-IESCO: Llega el material y se revisa si está en el catálogo en el Cendoc, si no esta se ingresa, se llenan todas las etiquetas para recuperar la información y descripción, en segundo lugar se asigna el número Dewey y por último los encabezamientos. Se realiza bajo Unicornio para todo el sistema de bibliotecas, también se utilizan las LEMB, Armarc y RCAA.
OIM
R19-OIM: No tenemos, lo hacemos consecutivamente con letras y números.
CCJ
P20: ¿Utiliza vocabularios controlados para la indización de la R20-CCJ: Se están desarrollando en este caso uno propio que se ajuste más a las necesidades de los usuarios, antes se usaba el Tesauro de la Unesco.
CDOSO
R20-CDOSO: Lo maneja biblioteca.
CEDECS
información?
¿Cuáles?
R20-CEDECS: Si, se utilizan las LEMB y el Tesauro de la Unesco.
IESCO
R20-IESCO: Si Armarc y dentro del unicornio están las LEMB digital
OIM
R20-OIM: No. Ninguno.
CCJ
P21: ¿Tiene el Centro de Documentación mecanismos de difusión?, ¿Cómo realiza el proceso de difusión?, ¿En qué diferencia este proceso de difusión al que realiza otra unidad de información?
R21-CCJ: No, porque han estado frenados los procesos por los cambios estructurales y otro porque anteriormente solo se realizaba difusión interna. No había materiales nuevos para hacer difusión por presupuesto. Solo se difundían las pocas adquisiciones que se realizaban a partir de las recomendaciones de abogados y otras por canje y donación. Este proceso en este momento se realiza sólo en página web. Se diferencia en el público al que va dirigido. En una biblioteca es más general, en un Centro de Documentación es más específico y la difusión debe ser más cuidadosa por el perfil de cada uno de los usuarios, anteriormente se hacía indiscriminado sin tener en cuenta las necesidades ni el uso que le iban a dar los usuarios.
CDOSO
R21-CDOSO: Si, la plataforma virtual, el catálogo en línea. Depende de las donaciones en colaboración con los profesores se busca una polémica en torno al libro y el resultado se coloca en la página web. Se diferencia en la particularidad de la información, en este caso el debate de ciencias sociales y la crítica que se pueda generar a partir de ellos, el material que se recomienda va en función de generar debates en torno a diferentes universidades básicamente de la carrera.
CEDECS
R21-CEDECS: Si, el correo electrónico, página web de la Universidad, atención telefónica y difusión entre la comunidad estudiantil. Los medios son muy similares, dentro de la institución con medios publicitarios como carteleras, por correo electrónico en notas comunicantes para toda la comunidad universitaria, administrativos, estudiantes, docentes, se envía información de todo tipo.
IESCO
R21-IESCO: Si, capacitaciones cada que ingresan estudiantes, tenemos un boletín de novedades que se difunde a toda la comunidad universitaria por medio del correo de la universidad, también se sube el boletín a la página web de la universidad, también se envía a otras instituciones. Tenemos un folleto informativo del Cendoc, se está planeando hacer un afiche para distribuir en las diferentes universidades en Bogotá de igual forma un player para la Universidad.
La diferencia sería en que hace mayor difusión un Cendoc que una biblioteca, de pronto por la información que maneja, una biblioteca maneja información general en todas las áreas del conocimiento, mientras que un Cendoc puede servir a usuarios más especializados que de pronto necesiten saber que existe un Cendoc especializado en determinada área.
OIM
R21-OIM: Si, nosotros lanzamos un boletín cada vez que publicamos, también tenemos una base de datos específica, para entregar publicaciones, y también para publicarlo en la página web en donde hay personas inscritas que pueden consultarlo, así mismo tenemos boletín por medio de correo con novedades de la OIM. En cuanto a la diferencia pienso que cada unidad de información tiene su metodología en general.
CCJ
P22: ¿Ofrece servicios al público?, ¿Qué tipos de servicios ofrece?, ¿De éstos Cuáles son tradicionales y cuáles especializados?, R22-CCJ: Si, Consulta en sala, consulta de textos de la entidad en línea, atención telefónica, establecimiento de contacto con autores de textos internos. Tradicionales consulta en sala y especializados el contacto con la fuente primaria o autores de textos, también la difusión en la medida de la especialidad. El de la consulta de la producción propia es fundamental, generalmente acuden precisamente porque en otro sitio o fuentes les referenciaron textos propios de la entidad, por ejemplo los informes que salen publicados pueden llegar a otras unidades de información, pero las fuentes de esos informes por lo general se consultan en la propia
¿Cuáles servicios marcan la diferencia respecto a otras unidades de información?
entidad.
La evolución de los centros de documentación hace que sean mucho más específicos.
CDOSO
R22-CDOSO: Si, Préstamos de material, en sala, consulta de hemeroteca, cine foros, proyectos de investigación, electivas, Sala de Lectura, Acceso a Catalogo en Línea, Hemeroteca, Listado de Publicaciones en Bases de datos, Listado Fondo Académico, Archivo Historia de Bogotá, Préstamo en sala de Fichas descriptivas y material digital referente al Archivo de Bogotá, Préstamo a domicilio, Préstamo en sala, Asesoría en Consulta a usuarios y la Colección Cartográfica.
Tradicionales la consulta en sala, préstamo y Especializados: unidad Eliceo Reclús, proyectos que se generan a partir del archivo historia de Bogotá, el cine foro. La unidad del liceo reclus de geografía, por la manera como está articulado con el proyecto con los estudiantes de una manera didáctica, los estudiantes han elaborado plataformas para promover la enseñanza de la geografía desde esa unidad. Marcan la diferencia en el énfasis en lo histórico, el archivo y la prensa antigua por ser donaciones de personajes muy importantes.
CEDECS
R22-CEDECS: Si, consulta, préstamos, consulta en equipos, consulta, préstamo y acceso a internet serían tradicionales, el servicio de referencia tiende a cambiar puesto que cambia en el contenido por ser más especializado. Se marca la diferencia en el apoyo de referencia, por su especialidad, va más allá de la forma en el contenido, ya que es muy diferente la información de una publicación de ISBN o ISSN a la información que se pueda encontrar en materia gris.
IESCO
R22-IESCO: Si, Consulta en sala, capacitaciones, préstamos interbibliotecario, cada mes se realiza una tertulia académica con el ánimo de realizar difusión del Cendoc, viene una persona especializada en un tema de las ciencias sociales, lo expone y se realiza una convocatoria para que la gente asista y se abra un debate. En cuanto a los servicios tradicionales, estos serían los Préstamos, consulta en sala y los especializados podrían
ser la conmutación bibliográfica, escaneo de documentos para enviar por correo. Marcaría la diferencia la difusión que realice la unidad de información, el Cendoc realiza difusión para que la gente lo conozca.
OIM
R22-OIM: Si, consulta y obsequio de publicaciones, consulta, préstamos, consulta en equipos, como servicio especializado sería la difusión por medio del boletín, tradicional la consulta telefónica. La diferencia respecto a otras está en aprovechar espacios para obsequiar publicaciones y el espacio físico.
CCJ
P23: ¿Existe alguna página o catálogo en línea donde se pueda consultar la información que posee el Centro de Documentación?
R23-CCJ: Si
CDOSO
R23-CDOSO: Si
CEDECS
R23-CEDECS: No. Se puede acceder al catálogo pero sólo dentro de la Universidad.
IESCO
R23-IESCO: Si la página web de la universidad
OIM
R23-OIM: Si. En la página web siempre están disponibles las publicaciones
CCJ
P24: ¿Recibe medios informativos para permanecer actualizado?, ¿Qué medios de información recibe?, ¿Estos R24-CCJ: Prensa, tenemos un sistema de información de prensa donde ingresan 21 periódicos al día solo para usuarios internos. Se reciben solo dos en físico y lo demás es formato digital, revistas de legislación de Legis, ámbito jurídico. En ambos formatos, pero sobre todo digital.
CDOSO
R24-CDOSO: De la facultad, boletines de otras entidades por ejemplo Indepaz, la gran mayoría electrónicos, en formato digital, esta información se clasifica según los núcleos problémicos, se difunde a estudiantes y profesores.
CEDECS
medios son en formato físico, digital o ambos?
R24-CEDECS: No.
IESCO
R24-IESCO: Si, Información sobre congresos, seminarios al cual asistimos con autorización de la biblioteca, información sobre catalogación RDA, FRAD, con esto en la catalogación estamos colocando palabras completas y no abreviaturas, se recibe información sólo en formato Digital.
OIM
R24-OIM: Si, Electrónicos e impresos, Boletines electrónicos de varias entidades, prensa.
CCJ
P25: ¿Con qué tipos de unidades de información tiene convenios?
R25-CCJ: Si, la mayoría bibliotecas de universidades.
CDOSO
R25-CDOSO: Si, con el Archivo General, se está tramitando con las Bibliotecas Luis Ángel Arango, la Biblioteca del Rosario, Sergio Arboleda.
CEDECS
R25-CEDECS: Si con universidades públicas y privadas
IESCO
R25-IESCO: Si, convenios para préstamos con todas las universidades o instituciones de Bogotá.
OIM
R25-OIM: En canje con la Biblioteca Distrital, eventualmente hacemos entrega a la biblioteca Luis Ángel Arango y algunas bibliotecas públicas.
CCJ
P26: ¿Cuál es el perfil del público que asiste al Centro de R26-CCJ: Generalmente Estudiantes de pregrado abogados, politólogos, sociólogos que trabajan temas de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, Investigadores a nivel nacional e internacional. La diferencia es que generalmente buscan información específica, por ejemplo coyuntural, para apoyar conceptos, proyectos, la
Documentación?, ¿Qué diferencia encuentra entre los usuarios que asisten los Centros de Documentación y los usuarios que asisten a una Biblioteca Especializada?
biblioteca especializada no profundiza en temas, no busca fuentes tan fidedignas o puntuales.
CDOSO
R26-CDOSO: Básicamente estudiantes de licenciatura en ciencias sociales, lengua castellana, investigadores, estudiantes de la misma universidad y otras universidades, historiadores. Hay un vínculo más específico de alguna u otra manera, porque como los estudiantes hacen parte de muchos de los proyectos que promueve le Cendoc, hay mayor articulación con el estudiantado, mientras que una biblioteca es para mayores sectores. Es difícil ver estudiantes en el Cendoc usuarios como ancianos, niños que van a otras actividades.
CEDECS
R26-CEDECS: Estudiantes, docentes, investigadores. La diferencia está en la temática, en la especialidad, en el interés que tenga la investigación del que está consultando, se diferencia de la información publicada y la información gris.
IESCO
R26-IESCO: Estudiantes, docentes, investigadores, internos y externos. Se diferencia en los usuarios, los usuarios de un Cendoc son investigadores y el tipo de información que consultan o que realizan.
OIM
R26-OIM: Personas especializadas en los temas que tenemos, estudiantes, docentes, investigadores, personas interesadas en nuestras publicaciones. Se diferencia en que la biblioteca atiende a todo tipo de público pienso que no se sesgaría en este aspecto al Cendoc van usuarios puntuales con necesidades de información específicas.
CCJ
P27: ¿Posee estadísticas de las personas que utilizan el Centro de Documentación y R27-CCJ: No.
CDOSO
R27-CDOSO: Si, se lleva con planillas a nivel de consulta de libros, el cual queda registrado por ejemplo por medio del estudiante, también, por tema y en el caso por ejemplo de hemeroteca y archivo se mide los periodos de tiempo.
CEDECS
de los temas que más consultan?
R27-CEDECS: Si, se realizan de forma manual.
IESCO
R27-IESCO: Si, mensualmente se envían a la dirección de la biblioteca, se miden en cuanto a los préstamos de material y las consultas.
OIM
R27-OIM: Si, en la página web se tiene estadísticas de la visita a las publicaciones y la más visitada, de las personas que asisten no porque son muy pocas, no se lleva este tipo de registro. En la página están por programa entonces a partir de ahí sabemos que publicación y que tema es el más visitado.
CCJ
P28: ¿Con qué tipo de perfil de personal cuentan?
R28-CCJ: Bibliotecólogo.
CDOSO
R28-CDOSO: Personas con experiencia en bibliotecología, estudiantes de ciencias sociales. Adscrito a biblioteca.
CEDECS
R28-CEDECS: Contamos con el Coordinador del Centro de Documentación y monitores estudiantes de ciencias sociales que conocen del tema empírico.
IESCO
R28-IESCO: Bibliotecólogo y una auxiliar a la cual se le han realizado capacitaciones y se encarga del terminado final del material.
OIM
R28-OIM: Comunicador social
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