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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

1-1-2014

La incidencia de los archivos en la corrupción de la La incidencia de los archivos en la corrupción de la administración pública : estudio comparativo entre Colombia, administración pública : estudio comparativo entre Colombia, México y Chile México y Chile Yeimmy Andrea Velandia Melo Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Velandia Melo, Y. A. (2014). La incidencia de los archivos en la corrupción de la administración pública : estudio comparativo entre Colombia, México y Chile. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/41 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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LA INCIDENCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA CORRUPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA: ESTUDIO COMPARATIVO ENTRE COLOMBIA, MÉXICO Y CHILE

YEIMMY ANDREA VELANDIA MELO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ,

2014

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LA INCIDENCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA CORRUPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA: ESTUDIO COMPARATIVO ENTRE COLOMBIA, MÉXICO Y CHILE

YEIMMY ANDREA VELANDIA MELO

TUTOR:

MARÍA YANETH ÁLVAREZ

Bibliotecóloga y Archivista Magister en Docencia

Trabajo de grado para optar por el título: Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ,

2014

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NOTAS DE ACEPTACIÓN

____________________________________ Director Programa Sistemas de Información y Documentación

___________________________________ Tutor trabajo de grado

___________________________________ Jurado

Bogotá, Noviembre de 2014

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AGRADECIMIENTOS

A Dios por cada día de vida que me brinda y la oportunidad de poder contar con salud, trabajo, con mi familia, con todas y cada una de las partes de mi cuerpo y poder tener la oportunidad de contar con personas que cada día aportan cosas importantes en mi vida. A mi mamá, porque solo ella con su amor y paciencia me enseño el verdadero esfuerzo que se debe hacer para cumplir los logros propuestos y con su dedicación y apoyo constante me enseño que no estaba sola y que podía contar con ella hasta en los momentos más críticos.

A mi tutora de trabajo de grado María Yaneth Álvarez, ya que con su apoyo y dedicación se logro el desarrollo de este trabajo de grado y con sus conocimientos y enseñanzas aporto siempre a mi formación como profesional.

Al ingeniero Carlos Rojas, quien ha sido mi jefe por más de ocho años, me brindo todo su apoyo y comprensión en el transcurso de la carrera, él me enseño que lo único que le queda al ser humano en la vida es el estudio.

A mis profesores y compañeros de universidad ya que con cada persona, se aprenden cosas nuevas y se construyen nuevas experiencias para lograr el título profesional. A las personas que contribuyeron al desarrollo de las entrevistas por parte de Colombia, México y Chile, que aunque no se puedan decir sus nombres, son personas con todo el conocimiento y profesionalismo para aportar al buen desarrollo de este trabajo de grado. A mis Amigos de la universidad en especial a María Fernanda González, Diego Carreño, Amanda Sánchez y Fredy Castillo que con sus conocimientos y apoyo me brindaron el respaldo necesario para lograr mis metas propuestas y me enseñaron que los amigos están en las buenas y en las malas.

A todas las personas que se preocupan cada día por mi bienestar y sin juzgarme me quieren y me aceptan como soy, con sus consejos me hacen ver mis errores y ser mejor persona cada día.

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DEDICATORIA

Dedico este gran logro en especial a Dios, porque definitivamente es él quien nos da permiso de vivir y de hacer todas nuestras cosas diariamente y finalmente es por él que estoy aquí terminando esta etapa de mi vida dejando lo mejor de mí. A mi madre Ana Alicia Melo, porque definitivamente es con ella con quien aprendí las cosas buenas y malas de la vida pero lo más apreciable es sentir que siempre se tiene porque luchar en la vida y personas importantes con quien compartir los triunfos y las derrotas.

A mi padre que está en el cielo, porque sé que desde allí me acompaña todos los días de mi vida, porque sé que está orgulloso de tener una hija que ha sacado adelante todos los proyectos que se ha propuesto.

A mi jefe Carlos Rojas, a quien aprecio de manera especial, ya que al brindarme la oportunidad de trabajar por tantos años pude pagar mis estudios y salir adelante con mi carrera y con la compra de mi casa, es una persona que ha estado incondicionalmente conmigo.

A mis amigos de la universidad ya que con ellos aprendí que siempre debe haber tiempo para uno mismo y para las personas que se quieren y siempre han estado conmigo en las buenas y en las malas.

A todas aquellas personas que siempre están pendientes de mis cosas y de compartir mis logros, a todos infinitas gracias y muchas bendiciones.

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CONTENIDO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................. 15 1.1 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................................... 17 1.2 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ................................................................................. 18 1.3 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 21 1.3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 21 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................... 21

MARCO TEÓRICO ................................................................................................................ 22 2.1 DOCUMENTO .......................................................................................................................... 22 2.1.1 Definición de Documento ............................................................................................ 22 2.1.2 Documento de Archivo ............................................................................................... 28 2.1.3 Valor del documento .................................................................................................... 32

DELITOS ..................................................................................................................................... 35 3.1 DELITOS RELACIONADOS CON LOS DOCUMENTOS ................................................. 35 3.2 Clases de documentos según la naturaleza jurídica ......................................................... 42 3.3 Delitos Documentales ............................................................................................................. 43

4. CORRUPCIÓN, TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN .......................... 45

4.1 Corrupción en Archivos .......................................................................................................... 45 4.2 Concepto de Corrupción ......................................................................................................... 47 4.3 Relación Corrupción y Archivos ............................................................................................ 52 4.4 Transparencia .......................................................................................................................... 54 4.5 Acceso a la Información ......................................................................................................... 55

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4.6 Corrupción en Colombia ......................................................................................................... 57 4.7 Corrupción en México ............................................................................................................. 61 4.8 Corrupción en Chile ................................................................................................................. 63

5. NORMATIVIDAD ....................................................................................................................... 66

5.1 Normatividad ............................................................................................................................ 66 5.1.1 Consejo Internacional de Archivos ............................................................................ 66 5.1.2 Normas Contra la Corrupción en Archivos en Colombia ....................................... 67 5.1.3 Normas contra la corrupción en Archivos en México ............................................. 76 5.1.4 Normas contra la Corrupción en Archivos en Chile ................................................ 82

6. METODOLOGÍA ....................................................................................................................... 85

6.1 TIPO DE ESTUDIO ................................................................................................................. 86 6.2 FASES DEL TRABAJO .......................................................................................................... 87 6.2.1 FASE 1. Recuperación de la Información ............................................................... 87

6.2.2 FASE 2. Elaboración y aplicación de instrumentos de recolección de datos ..... 88

6.2.3 FASE 3. Análisis de los resultados de las entrevistas por cada uno de los tres

países. ...................................................................................................................................... 89 6.2.4 FASE 4. Triangulación de la información (resultados y análisis final) ................. 90

6.2.5 FASE 5. Elaboración del entregable ....................................................................... 90

7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN .......................................................................................... 92

7.1 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO MÉXICO (E1) ......................... 92

Redes de sentido ................................................................................................................... 94 Análisis ..................................................................................................................................... 94

7.2 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO COLOMBIA (E2) .................. 100

Redes de sentido ................................................................................................................. 102 Análisis ................................................................................................................................... 102

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7.3 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO CHILE (E3) ........................... 109

Redes de sentido ................................................................................................................. 111 Análisis ................................................................................................................................... 111

8. TRIANGULACIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................................................................... 117

8.1 TEMÁTICA 1. CORRUPCIÓN ............................................................................................ 117 8.1.1 Análisis (preguntas 1 a 7) ......................................................................................... 121 8.2 TEMÁTICA 2. CORRUPCIÓN Y ARCHIVOS .................................................................. 125 8.2.1 Análisis (preguntas 8 a 10 ) ...................................................................................... 127 8.3 TEMÁTICA 3. NORMATIVIDAD .......................................................................................... 131 8.3.1 Análisis (preguntas de 11 a 13) ............................................................................... 133 8.4 TEMÁTICA 4. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN ...................................................... 136 8.4.1 Análisis (preguntas 14 a 17) ..................................................................................... 139

9. CUADRO COMPARATIVO DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN ........................... 141

Análisis ........................................................................................................................................... 143

10. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 149

10.1 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 151 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 152

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LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1 ...................................................................................................................................... 162 ANEXO 2. ...................................................................................................................................... 164 ANEXO 3 ....................................................................................................................................... 165 ANEXO 4 ....................................................................................................................................... 166 ANEXO 5 ....................................................................................................................................... 167 ANEXO 6 ....................................................................................................................................... 168

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 ............................................................................................................................................. 92 Tabla 2 ........................................................................................................................................... 100 Tabla 3 ........................................................................................................................................... 109 Tabla 4 ........................................................................................................................................... 141

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LISTA DE IMÁGENES

Imagen 1 .......................................................................................................................................... 25 Imagen 2. ......................................................................................................................................... 42 Imagen 3. ......................................................................................................................................... 51 Imagen 4. ......................................................................................................................................... 68 Imagen 5 .......................................................................................................................................... 70 Imagen 6 .......................................................................................................................................... 71 Imagen 7. ......................................................................................................................................... 72 Imagen 8 .............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. Imagen 9 .......................................................................................................................................... 74 Imagen 10 ........................................................................................................................................ 75 Imagen 11. ...................................................................................................................................... 79 Imagen 12. ...................................................................................................................................... 82 Imagen 13. .................................................................................................................................... 117 Imagen 14. .................................................................................................................................... 118 Imagen 15. .................................................................................................................................... 118 Imagen 16. .................................................................................................................................... 119 Imagen 17. .................................................................................................................................... 119 Imagen 18. .................................................................................................................................... 120 Imagen 19. .................................................................................................................................... 120 Imagen 20. .................................................................................................................................... 126 Imagen 21. .................................................................................................................................... 126 Imagen 22 ...................................................................................................................................... 127 Imagen 23. .................................................................................................................................... 131

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Imagen 24. .................................................................................................................................... 132 Imagen 25. .................................................................................................................................... 132 Imagen 26. .................................................................................................................................... 137 Imagen 27. .................................................................................................................................... 137 Imagen 28. .................................................................................................................................... 138 Imagen 29. .................................................................................................................................... 138

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INTRODUCCIÓN

Colombia aumenta su preocupación cada día por crear estrategias para combatir la corrupción de la administración pública, así mismo el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del país, ha implementado una de serie de prácticas y normativas para apoyar las políticas implementadas por el gobierno central. De otra parte diferentes instituciones han iniciado un proceso de apoyo a través de programas y capacitaciones para fortalecer la formación integral en busca de salvaguardar y proteger la información El objetivo fundamental de este trabajo consistió en elaborar un estudio comparativo tomando como referencia a Colombia, México y Chile, quienes han venido trabajando el tema de la corrupción en la administración pública y la incidencia de los archivos, además porque han mostrado una perspectiva diferente con la implementación de estrategias para combatir la corrupción.

Por consiguiente el estudio comparativo nace a partir del IPC (índice de Percepción de Corrupción), donde se muestra que Colombia tiene un índice relativamente bajo frente a otros países, datos tomados del sector público y donde se reconoce que la columna vertebral de toda entidad se encuentra en los archivos, es aquí donde se pude afirmar que si no existen archivos, no se tendría la evidencia suficiente para registrar las actuaciones de las personas, de las instituciones y por tanto de un país. De otra parte el concepto de transparencia en un archivo es fundamental, porque muestra la información en forma confiable, relevante y pertinente.

Por lo anterior queda la preocupación que los archivos y la información contenida en ellos que se originan desde cualquier parte de la administración pública se ven afectados por la problemática de la corrupción en estos, razón por la cual la pregunta de investigación señala ¿Cómo se pude combatir la corrupción en los archivos a partir de una administración pública nacional en Colombia tomando como modelos de apoyo, la aplicación de una política de transparencia en países como México y Chile?, desde este contexto explicativo se realizó una investigación preliminar a partir de fuentes primarias y secundarias, tomando para ello la normatividad archivística aplicable al campo de

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corrupción de los tres países, así como de los estudios que se han realizado frente a esta problemática.

De acuerdo con lo anterior se decidió abordar el aspecto de la corrupción en archivos en un ámbito internacional, puesto que existen países como México que a través del Instituto Federal de Acceso a la información se encarga de formular y orientar la política archivística del Gobierno Federal, además de contar con un portal de transparencia, el cual es la base para la creación de la cultura nacional mexicana y de otras herramientas. Chile por su parte cuenta, con un Consejo para la Transparencia, creado por la Ley de Transparencia de la función pública y acceso a la información de la administración del Estado, este país aplica la Ley de Transparencia y Acceso a la información, la cual maneja un índice de transparencia corporativa donde se incluyen todos los organismos públicos, empresas del estado y las organizaciones del mundo privado, esta normativa existe para promover y cooperar en la construcción de la institucionalización de una cultura de transparencia en Chile, garantizando el derecho de acceso a la información pública, a los ciudadanos, es así como estos dos países pueden aportar información relevante y valiosa para el mejoramiento de la transparencia nacional en Colombia. El resultado final de este trabajo es la presentación de una propuesta archivística elemental para el mejoramiento de la transparencia nacional, la cual se verá reflejada a través de una serie de instrucciones para evitar la corrupción en los archivos como medio de normalización de la administración pública nacional, quedando como resultado un trabajo monográfico que servirá como medio de construcción de conocimiento y beneficio para la comunidad archivística.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Una de las más grandes preocupaciones por parte del Estado y de los ciudadanos es el tema de la corrupción y su incidencia en la administración pública del país, desde el punto de vista de los Profesionales en Sistemas de Información y Documentación es preocupante como cada día aumentan los escándalos de corrupción y como son utilizados los documentos desde los archivos para lograr tal fin, al mismo tiempo es evidente que muchos de estos casos se descubren gracias a las evidencias documentales que han estado ocultas por mucho tiempo, es decir, toda actuación del ser humano queda documentada y es así como la comunidad archivística se ha sentido preocupada por la incidencia de los archivos en el combate a la corrupción, por lo cual la pregunta de investigación para el trabajo es ¿Cómo se puede combatir la corrupción en archivos a partir de una administración pública transparente en Colombia, tomando como modelos de apoyo países como México y Chile?.

Existen varias entidades preocupadas en el tema de corrupción existente en los archivos y gracias a esto se origina una reglamentación propia con el fin de fortalecer la administración pública “se entiende por política archivística vigente en Colombia a las determinaciones que el Estado Colombiano ha tomado y valida en la actualidad en materia de archivos y que se expresan en documentos jurídicos, recursos financieros, gestión institucional, mecanismos de racionalización de esfuerzos y programación”1. Los parámetros y las directrices de la UNESCO a través del programa de gestión de documentos para los Sistemas Nacionales de Archivos, el desarrollo de la teoría archivística trabajada por especialistas internacionales de reconocida trayectoria como Theodoro Shellemberg, Aurelio Tanodi, Antonia Heredia, Manuel Vásquez, Artel Ricks, Michael Ducheim, entre otros, la creación del Consejo Internacional de Archivos en 1950 y más tarde la Asociación Latinoamericana de Archivos (Lima 6 de abril de 1973), impulsaron una profunda revisión acerca de los objetivos y funciones de los archivos a partir de los nuevos enfoques teóricos y metodológicos de las ciencias de la información. Mediante la creación del Archivo General de la Nación (ley 80 de 1989) y la ley General

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Normatividad Archivística: Memorias segundo seminario sobre sistema Nacional de Archivos de Colombia/organizado por el AGN. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nacion.1994.19p

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de Archivos (Ley 594 de 2000), el Estado Colombiano fija su preocupación frente a la organización de los archivos.

Para que esta información sirva como testimonio y soporte de la administración deben existir archivos organizados, es decir, documentos con todos los procesos establecidos y de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, además de ser fuente de consulta para los usuarios. “Ya que desde el punto de vista testimonial los archivos hacen posible el mantener la continuidad, la institucionalidad y la integración de los procesos administrativos; son garantía de la evolución jurídico-administrativa de los organismos públicos y privados”2. Todo esto se logró sustentar a partir de un estudio comparativo aplicado a México, Colombia y Chile por medio de entrevistas y el análisis aplicado a las diferentes temáticas planteadas, explicadas en el desarrollo de este trabajo y basado en un marco normativo archivístico.

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Normatividad Archivística. Op. Cit., p.55.

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1.1 JUSTIFICACIÓN

Los estudios sobre la investigación de la corrupción y su incidencia en la administración pública, tomando como marco referencial el Programa de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de La Salle son escasos, es por esto que la mayoría de trabajos son a nivel nacional, distrital o departamental.

La corrupción es un tema que siempre ha estado vigente en el mundo entero, especialmente en la administración pública, sin embargo, desde la perspectiva de un ciudadano común el Gobierno ni nadie hace nada para solucionar esta problemática que cada día aqueja más los intereses políticos y económicos del país. Por otro lado, se vulnera la confianza de los ciudadanos en sus gobernantes, razón por la cual siempre se han violado los derechos desde las generaciones pasadas.

Desde esta perspectiva, este trabajo aporta un marco normativo con elementos conceptuales y metodológicos que sirven de apoyo al lector en la comprensión de la problemática de la corrupción y la incidencia de los archivos en la administración pública, a partir de las experiencias internacionales.

Por otro lado este trabajo es importante para el Programa de Sistemas de Información y Documentación, porque brinda la oportunidad a otros estudiantes de compartir experiencias y poder ampliar los conocimientos a partir de un estudio comparativo en países como Colombia, México y Chile y ampliar la visión profesional del área. Finalmente se ve la necesidad de crear un trabajo donde priman los archivos y su importancia como herramienta para combatir la corrupción en Colombia, es importante concientizar que el control de la corrupción, hace parte de la responsabilidad social y del estado de derecho del cual todos como ciudadanos somos participes.

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1.2 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS

En esta parte del trabajo se mencionan algunas investigaciones existentes relacionados con la corrupción y la administración pública, el primer trabajo realizado desde el propio Archivo General de la Nación de Colombia, el segundo corresponde a la perspectiva de un abogado de la Universidad del Rosario, especializado en derecho penal y ciencias criminológicas de la Universidad Externado de Colombia y por último un trabajo por Peter Deshazo director del Programa de las Américas del Centro de Estudios Estratégicos e Internacionales (CSIS), además de otros trabajos referenciados durante el proceso investigativo.

Para este contexto es importante mencionar los temas abordados en diferentes áreas de investigación, es así como se presenta la compilación realizada por Sara González Hernández, bajo el título “Archivos Desorganizados fuente de Corrupción Administrativa”3, elaborado desde el Archivo General de la Nación de Colombia, con el apoyo de ADAI (Programa de Apoyo para el Desarrollo de los Archivos Desorganizados) y de la ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos), este texto analiza la relación entre la desorganización de los archivos y la corrupción, especialmente en la esfera de las entidades públicas, abordado de manera interdisciplinaria por archivistas, abogados, administradores, historiadores, economistas, además contiene una segunda parte conformada por el estudio de casos de Foncolpuertos (Fondo de Pasivos de la Empresa de Puertos de Colombia), siendo este uno de los argumentos de corrupción con mayor resonancia en Colombia dado el monto de los recursos asignados, las implicaciones sociales y jurídicas. Este texto es enriquecido con un vocabulario apropiado y visto desde diferentes puntos de investigación, aportando un acercamiento a la historia de la corrupción, los archivos documentales y la corrupción administrativa. El segundo trabajo es una publicación del abogado Carlos Guillermo Castro Cuenca, llamada “Corrupción y Delitos contra la Administración Pública”, especial referencia a los delitos cometidos en la contratación pública, este libro constituye un aporte al estudio

3 GONZALEZ HERNÁNDEZ, Sara. Archivos Desorganizados: fuente de corrupción administrativa. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 2006. 344p

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jurídico y criminológico de la corrupción y de los delitos contra la administración pública en Europa y Latinoamérica, reuniendo para ello una selección de los temas penales más relevantes de la tesis doctoral del profesor Guillermo Castro, denominada “Aproximación a la Corrupción en la Contratación Pública” donde se incluye un estudio realizado en Europa el cual fue adaptado a los temas colombianos, con referencia a un estudio particular de los delitos contra la administración pública y su relación con la corrupción, pues los mismos tienen una incidencia muy especial en el país.4 El tema de corrupción se empezó a abordar en la primera cumbre de las Américas en 1994, donde se subrayó la problemática de la corrupción y sirvió de ímpetu para la negociación y aprobación en 1996 por parte de la Convención Interamericana Contra la Corrupción, a partir de la cual se toman medidas para combatirla, incluyendo el esfuerzo de realizar cambios a las leyes nacionales.

Peter Deshazo, presenta un trabajo llamado “Esfuerzos Contra la Corrupción en América latina”, donde se toma en cuenta la importancia de la lucha contra la corrupción. A partir de lo cual el programa de las Américas de la CSIS celebró una conferencia el 10 de julio de 2007 con el fin de estudiar este tema, revisando para ello los obstáculos y las medidas que se deberían tomar para mejorar el nivel de ética y transparencia gubernamental en Latinoamérica, la conferencia conto con una presentación general por parte de un delegado del Banco Mundial, para discutir los esfuerzos en contra de la corrupción realizados en Chile, Colombia y México5.

No se puede dejar de lado otros autores y sus importantes trabajos como el llevado a cabo por Jorge Cachiotis, consultor y director de proyectos archivísticos e históricos en entidades públicas y privadas, con su interés por los archivos, organización y transparencia; Víctor Manuel Arias Marín, con un trabajo sobre Corrupción y Estado; Rogelio Pérez Perdomo con el libro Corrupción y Control: Una Perspectiva Comparada; Edgar Escobar López con una obra titulada Función Administrativa y Delitos contra la

4 CASTRO CUENCA, Carlos Guillermo. Corrupción y Delitos Contra la Administración Pública. Bogotá: Universidad del Rosario. 2009.618p 5 DESHAZO, Peter. Esfuerzos contra la Corrupción en América Latina. 2007. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 14 de mayo de 2014] disponible en : http://csis.org/files/media/csis/pubs/071127_anticorruptionefforts_spanish.pdf

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Administración Pública; Carlos Ronderos López con su libro Bogotá. Pecado Capital: Corrupción e ineficiencia en el Distrito.

Visto de esta manera este tipo de trabajos tienen como elemento denominador que propenden por la lucha contra la corrupción, así como una visión de diferentes puntos de vista abordados a partir de conceptos, herramientas que pretenden aumentar la transparencia y la ética en la administración pública.

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1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un estudio comparativo frente a la corrupción en archivos en países como Colombia, México y Chile con el fin de fortalecer la transparencia en la administración pública colombiana

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Recopilar y analizar la información existente sobre la corrupción en archivos, extraída de las diferentes fuentes documentales relacionadas con la corrupción en Archivos en Colombia, México y Chile.

 Elaborar un cuadro comparativo sobre la normatividad existente en Colombia, México y Chile.

 Diseñar a través de infografías una serie de instrucciones básicas para la lucha contra la corrupción en los archivos en Colombia.

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2. MARCO TEÓRICO

Para el desarrollo de este estudio comparativo se tomaron en cuenta las fuentes primarias y secundarias, las publicaciones, el material bibliográfico, bases de datos, búsquedas en internet, normatividad, Normas Técnicas Colombianas, revistas, folletos informativos y toda la información encontrada en diferentes soportes, con el fin de complementar los conocimientos que permitieron el desarrollo de este trabajo, para el marco teórico se retomaron algunas definiciones de diferentes autores e investigadores en materia de archivos, de corrupción y transparencia internacional.

2.1 DOCUMENTO

2.1.1 Definición de Documento

A primera vista la trazabilidad del documento en el mundo, siempre se ha evidenciado a partir de los datos, la información y las actividades humanas, además de eventos o sucesos de un grupo de personas o entidades que conforman o pertenecen a una sociedad, convirtiéndose en insumo para dejar una evidencia o una huella de la trascendencia humana según las vivencias de esta.

Con el fin de abordar los aspectos históricos y relevantes del documento se puede mostrar su importancia para el hombre. Al principio los documentos solo servían para registrar operaciones matemáticas o con características de datos estadísticos y económicos de una población, ya que la escritura surgió por motivos contables, los encargados de esta contabilidad fueron los sacerdotes y el lugar donde se conservaron los primeros registros de información fueron los templos, todos estos documentos antiguos se utilizaron para la redacción de contratos, inventarios, testamentos, sentencias judiciales y en general para todos los actos de los que se podía esperar una repercusión futura, así mismo el documento representaba la producción o distribución de la riqueza. Con el paso del tiempo el hombre empezó a cambiar los distintos soportes de escritura

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presentando una evolución que registraba la información de una manera más verídica y confiable.

Además de la importancia de salvaguardar la información y otorgarle valor probatorio, “en un Estado de derecho, los actos rutinarios de la administración se expresan en documentos, es decir una decisión administrativa solo es válida en el momento en que es ratificada por un documento”6, la administración produce y usa sus documentos con el fin de validar y dejar estos como prueba de la evidencia y del funcionamiento de sus actividades.

De la misma manera, en los procesos, los desarrollos de la ciencia y la investigación, el concepto de documento adquiere otra dimensión y un grado mayor de importancia, por lo tanto, obtiene una dimensión de servir como fuente de información, reflejando así la necesidad de ser consultado y ser apreciado su contenido por la investigación, no solo por conocer su valor sino que “gracias al documento quedan marcadas las trascendencias de un país, de una nación, de unas creencias, culturas, idiomas, cultos, economía, política, etc. Todas aquellas cosas que hacen que un país crezca como comunidad, como grupo. En este punto nace el archivo como elemento integrante del patrimonio cultural de una nación”7.

En Colombia, se ve reflejada la necesidad de darle cada día más importancia al documento y a su valor probatorio para dejar registro de la actividad humana. “Razón por la cual los archivos responden por la información de un país o de una organización, no solo por la información de su pasado, en estos documentos producto de sus funciones se sustenta físicamente la información del presente, que a su vez es la base de la continuidad y coherencia de la información futura.8” “El interés por los archivos y la información se acentuó en el país a partir de los años sesenta, las nuevas políticas culturales y el desarrollo del interés por la investigación, además del creciente valor reconocido a la información y su manejo para el desarrollo

6 GONZALEZ HERNÁNDEZ, Sara. Op.cit., p9.

7 PALACIOS PRECIADO, Jorge. Patrimonio Cultural Documental. Archivo General de la Nación. 8 ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN. Los Documentos y los Archivos Electrónicos. Bogotá: Graficas Europa. Ltda. 2005. p12

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nacional, se impulso una profunda revisión acerca de los objetivos y funciones de los archivos a partir de los nuevos enfoques teóricos y metodológicos de las Ciencias de la Información”9. Nace la importancia de salvaguardar la información de un país bajo el mandato del Presidente Virgilio Barco y con el respaldo de la Ley 80 de 1989 nace el Archivo General de la Nación cuyo objetivo principal es el de ser el ente rector de la política Archivística y Coordinador del Sistema Nacional de Archivos (SNA), a partir de aquí se parte de una concepción renovada del papel que desempeñan los archivos en una sociedad democrática, además de fomentar la investigación para recrear la conciencia histórica y de conservar los testimonios del pasado con el fin de recoger las huellas de los antepasados y así poder reconstruir la historia a partir de la evidencia documental, y finalmente dejarlo para su posterior consulta, todo lo anterior genera conciencia absoluta sobre la importancia de los Archivos dentro de la gestión administrativa de una entidad.

Luego de ahondar un poco el contexto histórico y la evolución del documento, se origina un marco conceptual donde los documentos son insumo de los archivos, convirtiéndose en un concepto que desde la teoría archivística tiene otra dimensión, al igual que desde la parte normativa. A continuación se retoman los diferentes autores que trabajan en la definición de documento.

Según Antonia Heredia Herrera “etimológicamente la palabra deriva de “documentum” y esta a su vez procede del verbo “Docere” que significa enseñar, por tal motivo documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro de información independiente del soporte físico en que se encuentre, es decir abarca todo lo que puede trasmitir el conocimiento humano como libros, revistas, fotografías, microfilmes, diseño, mapas, cintas grabadas, etc., es decir cualquier soporte que contenga información”10. De una manera más amplia se puede decir que el documento es cualquier soporte que contenga información, es decir no se habla de documento solo cuando se hace relación a un pedazo de papel o de un libro, es todo soporte de contenga datos e información y que por supuesto refleje una actividad humana, dejando así el registro de algo que se ha

9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El Archivo General de la Nación de Colombia: Diseño y Funcionalidad. Bogotá: Editores Gráficos Colombia Ltda.2001. p5 10 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. séptima edición, Sevilla: Camas.1995. p128

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hecho y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo y de este modo ser utilizado como evidencia.

El concepto de documento es visto desde diferentes perspectivas, para ello se trata de dar un significado desde las diferentes ciencias auxiliares de la archivística. A continuación se muestra la extensión decreciente del concepto de documento en las ciencias.

Imagen 1. Amplitud del concepto en diversas profesiones”11 imagen trabajada a partir del material de Antonia Heredia

Por otro lado se tiene el concepto del Diccionario de Terminología Archivística, donde “documento, es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión grafica”12, lo que representa la combinación de un soporte y de la información registrada en el, que puede ser utilizado como prueba o consulta, de tal manera que está conformado por unos elementos que lo caracterizan, así:

11 VÁSQUEZ. Manuel. Introducción a la Archivología: Guía de estudio. Bogotá: El Archivo General de la Nación, 1997. p15 12 MINISTERIO DE CULTURA. Diccionario de Terminología Archivística.1995. [en línea], 2012[fecha de consulta el 12 de marzo de 2012]disponible en: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html#documento

p. 27

 El soporte o material que le confiere corporeidad física, si se habla de un soporte antiguo como el papiro y las piedras, si es relacionado con los soportes tradicionales, se menciona el papel, pero si se analiza los nuevos soportes se encuentra los soportes digitales, magnéticos y electrónicos.  El medio, es decir el lenguaje que se utiliza para que la información llegue con el debido mensaje, se encuentra entre estos el lenguaje técnico, la escritura y las imágenes.

 El contenido, cuenta con los mismos datos o la información registrada en cualquier soporte.

Es importante tener en cuenta el control de la producción documental y de conocer los diferentes soportes que van naciendo a medida que cambia la tecnología, si no es así, se correría el riesgo de perder información y al mismo tiempo no se podría difundir a las personas, a los usuarios, en si a la comunidad, aquella información que es de su interés, ya que si esta información no fuera para ser consultada o no se difunde, se volvería inútil, por tal motivo existe la necesidad de manejar la información y darle un uso adecuado. José Ramón Cruz Mundet en su libro, Manual de Archivística, incluye al documento con un nuevo sentido, que se determina como elemento diferenciador13 a partir del archivo:  El carácter seriado: en este, los documentos se producen uno a uno y con un orden especifico, con el paso del tiempo se constituyen en documentos con contenidos similares, en algunas ocasiones formaran las Series Documentales como por ejemplo (Contratos, actas.)

 La génesis: estas nacen a partir de una actividad y denotan un proceso natural y surgen como producto y reflejo de las tareas de la persona que está creando el documento.

 La exclusividad: el contenido de los documentos rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, la información de un documento original es exclusiva.

13 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez. 1994. 99p

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 La interrelación: cuando se generan los documentos se crean muchas veces, como piezas aisladas dentro de una actividad es decir los documentos sueltos y muchas veces no tienen sentido unos con otros, sin embargo la pertinencias de cada documento está dada por su pertenencia a un conjunto de documentos con un contenido similar y por las relaciones que se puedan establecer entre sí. No hay que olvidar que los archivos son el resultado de la gestión administrativa dentro de una entidad y por tal motivo la administración necesita de la información y de los documentos para la toma adecuada de decisiones, sin embargo de acuerdo con el ámbito en que son creados dichos documentos nacen bajo un nombre que los identifica como documento público o documento privado, según el Código de Procedimiento Civil, “Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención, cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público y documento privado es aquel documento que no reúne los requisitos para ser documento público, los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades”14. El documento por su parte adquiere una serie de características que se definen a partir del soporte, es decir la parte externa y la parte interna vista como el contenido. “La información contenida en los documentos puede ser intensiva cuando los documentos ofrecen muchos datos sobre algún tema especifico o de personas, como por ejemplo; los expedientes personales, las probanzas las relaciones de meritos y servicios, extensiva, cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de personas o cosas, así los patrones, las listas electorales, y diversificada, cuando la información tiene varios contenidos o datos sobre temas diversos, como la correspondencia y los documentos legislativos”15.

Desde este punto de vista archivístico el documento nace como producto natural de la actividad de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e

14 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1400 de 1970, Diario oficial N° 33.150de 21 de septiembre de 1970. [en línea], 2012[fecha de consulta el 12 de marzo de 2012]disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_procedimiento_civil.html 15 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit., p128.

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información y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación, en si el documento se le da un valor agregado y es ser la evidencia de una persona, entidad o país. Por esto tiene gran validez cuando se habla de archivo como una guía administrativa, siempre y cuando se denote la importancia de su organización y el debido manejo de la información.

Cabe anotar que los documentos no son simplemente un cumulo de papeles viejos, desordenados e inservibles como lo interpretan muchas personas, es necesario subrayar que cada documento nace por alguna razón y bajo alguna actividad humana, se mantiene vivo mientras permanezcan sus valores ya sean primarios o secundarios.

2.1.2 Documento de Archivo

Como ya se mencionó, un documento es cualquier soporte que contenga información sin embargo no todos los documentos se les puede llamar documento de archivo, para adquirir esta categoría necesitan de la unión de varios elementos y de unas características importantes que lo definen.

Estas características están delimitadas por un lado su parte interna, de ahí la importancia de su contenido, es decir la información que tendrá un valor probatorio y que de aquí en adelante servirá como evidencia de una actuación; por otro lado todo documento de archivo responde a dos principios archivísticos: el principio de procedencia y el principio de orden original, al mismo tiempo el documento de archivo debe estar en algún soporte con el ánimo de poder migrar la información de un lado a otro y de poderlo conservar en condiciones optimas. Los documentos de archivo son creados por un autor en particular ya sea público o privado y la característica más importante de todo documento de archivo es que debe ser único e irrepetible.

A continuación se relacionan las diferentes definiciones encontradas para documento de Archivo.

Para “Aurelio Tanodi El documento de archivo es entendido como el soporte que contiene un texto, que es el resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Añade que la actividad administrativa se toma en su sentido extenso, de las gestiones internas y tramites internos y externos

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considerados de índole administrativo, contable (económico-financiero) y jurídica (que dan pruebas sobre derechos y deberes)”16.

Por otro lado el Diccionario de Terminología Archivística cita que documento de archivo “es un registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”17. “En la Ley General de Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000) documento de Archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”18.

La definición incorporada en “la ley de Archivos de Andalucía de 1984”19 indica que: documento es toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión grafica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas, y de las que por su índole, forman parte del patrimonio bibliográfico, así como las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica.

Menos precisa es la definición dada en la ley del patrimonio Histórico Español, de 25 de junio de 1985, “los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, disposiciones, etc.) es este carácter seriado una de las notas más significativas de esta clase de documentos. Dicho carácter es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especificas”20.

16 TANODI, Aurelio. Introducción a la Ordenación y Clasificación, en Archivística, PNUD. Capacitación a distancia, Chile:

1981. p5

17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. GITAA: Bogotá: El Archivo General de la Nación. 1997. 133p 18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Legislación Archivística Colombiana. Strategy. Ltda.: Bogotá. 2008. p7 19 Boletín Oficial de la Junta de Andalucía, histórico del Boja. Ley 3 de 1984. [en línea], 2012[fecha de consulta el

12 de marzo de 2014]disponible en: http://www.juntadeandalucia.es/boja/1984/4/5

20 Patrimonio Histórico Español. Ley 16 de 1985. [en línea], 2012[fecha de consulta el 12 de marzo de 2012]disponible en: http://www.mcu.es/patrimonio/docs/ley16-1985.pdf

p. 31

Quizá con este carácter seriado, está relacionada la falta de autonomía que les atribuye Cencetti, “no pueden concebirse solos, porque pierden valor separándolos de los precedentes y de los consecuentes, al arrancarlos del corpus al que pertenecen” en este sentido también Duchein afirma que “el documento de Archivo no es algo aislado y no tiene razón de ser sino en la medida en que pertenece a un conjunto. Se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de la institución y en ella quedan encajados incluso a la hora de la conservación”21.

A partir de estas definiciones los nuevos teóricos de la archivística han indicado que el documento de archivo ha empezado a tener una transformación a partir de la utilización de las nuevas tecnologías.

Como resultado de lo anterior los archivos públicos modernos tienen ciertas características por la forma en que surgen los documentos y la manera en que son tratados, después de que han servido como fuente de información, ya que muchas veces son producidos por aparatos de duplicación novedosos de diferentes clases, tienen diversas formas físicas, tales como libros, diferentes gramajes de papeles. Los archivos modernos frecuentemente son difíciles de identificar, no son creados como los libros, por una persona o grupo de personas, sino que son el producto de la actividad administrativa de cualquier entidad, así mismo los documentos son presentados en diferentes soportes, reflejando la necesidad de migrar la información de un soporte a otro, por otro lado se ve la necesidad de conservar en condiciones optimas los diferentes soportes de información, con el fin de dar seguridad de la información por más tiempo. Por otro lado al existir mas soportes de información nace la diferente normatividad acompañada de Leyes, Normas, Resoluciones, Decretos como parte normativa a toda la producción de documentos con el ánimo de regular su producción, tramite, circulación y préstamo de los mismos. Para considerar un documento de archivo como valido, se hace necesario que este tenga una serie de cualidades o características como:

21 DUCHEIM, Michael. El Archivo en la Defensa de los Derechos de los administrados. Base de datos ISOC- Biblioteconomía y Documentación. [en línea], 2012[fecha de consulta el 12 de marzo de 2014]disponible en: http://bddoc.csic.es:8080/detalles.html;jsessionid=76A57FA051201FCE9C25101DCC17E260?id=255212&bd=BIBYDOC&ta bla=docu

p. 32

El hecho de ser únicos, es decir, no estar publicados ni manifestados en múltiples ejemplares, de ahí el peligro de su pérdida o cualquier otro delito que tenga que ver con los documentos, ya que son irremplazables y la circunstancia de constituir fuentes primarias de información.

Otra de las notas que puede atribuírseles es la objetividad. Suelen reproducir unos hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración, en estos casos existe un acercamiento a la realidad en cuanto a los condicionantes o factores reales que determinan la falsedad.

“Son pues el origen, el carácter seriado, su calidad de únicos y la objetividad las notas que caracterizan a los documentos archivísticos, tienen un carácter único, están formados por materiales selectos, están formados por documentos de importancia, los archivos modernos son valiosos para numerosos propósitos”22. Para el archivista los documentos son parte esencial en su profesión, sin el valor agregado de los documentos de Archivo, se perdería la razón de ser de todo documento, el de servir como evidencia de cualquier actividad ya sea humana o de una entidad, sin embargo, en los últimos cincuenta años, la producción documental aumenta tremendamente su volumen. Debido al aumento de la población y al avance de la tecnología y de la aparición de nuevas formas de comunicación, al mismo tiempo los diferentes soportes de información, hacen que la misma información se tenga en diferentes partes y soportes. Sin embargo de ahí la importancia de conservar adecuadamente los documentos de archivo, para su posterior consulta, sobre todo aquellos con valores secundarios.

Al mantener esta información organizada, se ve la necesidad de dar tiempos de respuesta ante una consulta en un menor tiempo y con nuevas tecnologías, para esto se toman como apoyo las diferentes herramientas archivísticas como los inventarios documentales, los cuadros de clasificación, el programa de Gestión Documental, las Tablas de Retención y Valoración Documental, entre otras, además de poder contar con el Archivo General de la Nación, como ente regulador para todas las labores archivísticas, y de salvaguardar la documentación del país.

22 SHELLENBERG, T.R. Archivos Modernos, Principios y Prácticas. México: Angus & Robertson, 1987. p163

p. 33

“Los documentos de archivo están conformados por dos partes: una material o física, que se refiere al soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra a la que se pueda considerar como el andamio o estructura que es el vehículo de la información (formulario, clausulas, según el tipo) y el contenido que se identifica con la información, es decir el mensaje o noticias que transmite, que pueden ser similares si la tipología es la misma y el medio (escritura, código, signos) que fijan y transmiten dicho contenido”23. La diferencia entre un documento cualquiera y un documento de archivo es que este es generado con base en el desarrollo de las funciones de una persona o de una entidad, por esta razón, cuando se produce un documento de archivo, esto sucede por única vez, en adelante solo se pueden tener copias del original, en caso de ser necesaria la generación de otro documento a partir de un original para continuar una actuación, se crea un nuevo documento de archivo diferente del primero, cada documento es único, irremplazable y original.

2.1.3 Valor del documento

Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario y además, de la utilidad que se pueda deducir con posterioridad, como valor secundario. Es decir, los valores primarios son los que tienen los documentos durante su estadía en el archivo de las oficinas y de la entidad, en la etapa de gestión y en la Central, “con la identificación de los valores primarios se pretende determinar precisamente los documentos necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que le han sido asignadas y los valores secundarios son los que se reconocen en el archivo histórico, que los hacen valiosos para la investigación, la ciencia y la cultura.la identificación de los valores secundarios, servirá para identificar las fuentes primarias para la reconstrucción de la vida institucional de una entidad del mismo modo se puede reconstruir el patrimonio documental de la localidad, la región y la Nación”24.

23 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op.cit., p99.

24 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. La Gestión del Conocimiento y los Archivos, Valoración Documental. Bogotá: Graficas Europa. Ltda. 2007. p32

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El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objeto principal plasmar la gestión de una actividad determinada.

Valores primarios “Son todos los que tienen los documentos durante su estadía en el archivo de las oficinas y de la entidad, en la etapa de gestión y la central” 25. Entre los valores primarios se encuentran.

Valor administrativo. El que contiene el documento, una serie documental o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivo su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo, con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Es decir, que en este momento el documento o los documentos tienen valor administrativo mientras que la información que contiene sea útil para la toma de decisiones administrativas.

Valor jurídico. Aquel que se deriva derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

Valor legal. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Intrínsecamente, todo documento generado en cumplimiento de una actuación administrativa, tiene un valor legal. Sin embargo, en un sentido más estricto, encontramos los documentos dispositivos del estado que afectan el orden general ( Leyes, Decretos, etc.) los documentos que sustentan derechos reales ( registro civil, Protocolos Notariales, etc.) contratos pactados entre dos personas naturales o jurídicas. Valor fiscal. Es la utilidad o actitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. Dicho valor existe en los documentos que expresan movimiento de dinero. Los libros contables y los balances tienen un valor legal pero adicionalmente tienen un valor contable, los comprobante de pago de transacciones corrientes, solo tienen valor contable y carácter meramente informativo.

25 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Aplicación de Tablas de Retención Documental. Bogotá: Graficas Europa. Ltda.

2007. p28

p. 35

Valor contable. Es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

“Valores secundarios” 26 La documentación que reposa en los archivos históricos posee valores secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la reconstrucción de cualquier actividad, convirtiéndose en fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, que pueden ser testimoniales, informativos o históricos. Retomando el concepto de valoración corresponde al arte de juzgar o decidir que quedara para la posterioridad, que se conservara y que será eliminado de inmediato, sin embargo no cualquier persona puede llevar a cabo el proceso de valoración documental, ya que el futuro de la documentación de cualquier entidad, está en manos de quien valora los documentos.

Esta valoración documental data del siglo XIX, luego de que en la revolución, se establece la igualdad de los ciudadanos ante la ley, se abrieron los archivos, en forma parcial, en cuanto a la documentación que se podía consultar y que no ponían en peligro o al descubierto a los gobernantes contemporáneos. Así como las ciencias naturales progresaron con base a los estudios realizados en los laboratorios, los archivos se transformaron en los laboratorios de la historia y más tarde de todas las ciencias que necesitaron testimonios del pasado.

Hasta fines del Siglo XIX, la mayor parte de la documentación que era producida por una entidad, se conservaba, otra se eliminaba sin pensar en que en un futuro tendría alguna importancia el valor de aquellos documentos, sin embargo a medida que pasaron los años junto con la explosión de la información en diferentes soportes, nace la necesidad de

26 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Aplicación de Tablas de Retención Documental. Bogotá: Graficas Europa. Ltda.

2007. p28

p. 36

crear un herramienta que contribuya a determinar qué información es de vital conservación para la entidad y por otro lado cual era necesaria conservar. La evaluación de los documentos fue definida por Terry Cook como un “Proceso que fija el valor de los documentos para su uso futuro y el tiempo de ese uso, este proceso está estrechamente ligado con el proceso de descarte”27.

“El propósito de la Macrovaloración es identificar claramente el plano de interacción de los programas oficiales, la estructura del Estado y los ciudadanos aislados o asociados en forma voluntaria a los que sirve y se eligen los documentos de ese plano para conservarlos a perpetuidad”28.

3. DELITOS

3.1 DELITOS RELACIONADOS CON LOS DOCUMENTOS

La comunidad académica y la sociedad en general ha insistido en la necesidad de organizar conforme a los parámetros archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación, todos aquellos documentos que son generados por las instituciones, pero no se trata solo de una organización documental es poner en marcha toda la reglamentación aplicada a los documentos.

Los avances de la tecnología y las diversas aplicaciones en todos los campos del quehacer archivístico constituyen un motivo para reflexionar en torno al manejo de la información, de aquí la preocupación de cómo se están manejando los documentos de archivo y la problemática que gira alrededor del acceso a la información, la preservación y conservación documental, como también el manejo de los diferentes soportes electrónicos gracias al avance de la tecnología. Todo aquello que alude al ciclo vital de los documentos, la migración de la información y los distintos soportes de información de

27 COOK, Terry. La Evaluación Archivística de los Documentos que contienen Informaciones Personales, un estudio del RAMP con directrices. 1991. [en línea], 2012[fecha de consulta el 12 de marzo de 2014] disponible en: http://unesdoc.unesco.org/images/0009/000906/090644so.pdf 28 ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA. Anuario I. Universidad Nacional de Córdoba, Facultad de Filosofía y Humanidades. Argentina: Editorial Científica Universitaria. 2009. p76

p. 37

acuerdo con la naturaleza y clase de los archivos. “De la misma manera hace notar que las exigencias formales de carácter archivístico que aunque ya están consideradas en la normatividad cuando se regula y se autoriza el acceso a la información y la utilización de las nuevas tecnologías para el registro, conservación, comunicación y difusión de los documentos”29. Siguen desestimadas por falta de técnicas de aplicación y enseñanza archivística en las organizaciones, además de abordar la problemática de los delitos contra los documentos como una realidad que hace parte de una sociedad que vive en medio de la corrupción y por fuertes motivos afecta la parte documental del país, validando así distintas formas de corrupción documental sin la aplicación de sanciones judiciales por parte del Estado.

Por mucho tiempo se ha pensado que la información como conocimiento lleva consigo el concepto de poder, por lo tanto quienes tienen la información pueden condicionar a otros o restringir el acceso a la información, hoy en día no es tan fácil mantener la información en secreto, ya que la sociedad no hace parte de un secretismo burocrático que lo único que genera es desconfianza en la gestión administrativa de cualquier institución. El acceso a la información no solo es una realidad sino un derecho que tiene todo ser humano frente a la información que se genera y maneja no solo en la sociedad sino del país del que hace parte, tal como lo indica la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información, “El acceso a la información pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado”30.

Por lo anterior no solo hace parte de la sociedad sino del Estado, la politiquería, la corrupción administrativa, los delitos documentales, los medios masivos de comunicación, la misma Constitución Política de Colombia, los derechos Humanos, la sanción de leyes que respeten el derecho al libre uso de la información y sanciones para quienes manejen de una manera corrupta la información. Es importante aclarar que uno de los derechos frente a la información, es que esta debe ser confiable, pertinente, oportuna, precisa, fácilmente accesible, bajo ninguna alteración documental, pero esto no siempre se respeta, ya que los mismos ciudadanos no conocen la información y no la saben usar, o

29 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Los Archivos y las Nuevas Tecnologías. Bogotá: Editores Gráficos Colombia. Ltda.

2001. p7

30 Registro Oficial N° 337 de 18 de mayo del 20041. Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información.

p. 38

no distinguen los derechos frente a un Estado, es difícil exigir un respeto por la información que hace parte de un patrimonio documental de la Nación. Por otro lado se sigue teniendo total desconocimiento por los documentos de Archivo y su importancia frente a su valor probatorio, dejando de lado, que todo documento refleja una actuación humana, además de ser utilizada para consulta. Algunos ciudadanos solo ven el verdadero valor de los documentos cuando los necesitan y se empiezan a eliminar desde los mismos hogares, no se tiene una conciencia real frente al concepto de Archivo, todo esto es un camino de aprendizaje que como toda enseñanza empieza desde los mismos padres, en el mismo hogar se refleja el deterioro de los documentos y la incineración o destrucción de los mismos. La falta de enseñanza desde los mismos colegios por la importancia de los documentos, se ve reflejada por la ausencia de interés por parte de los mismos estudiantes desde el mismo colegio. Es aquí donde nace un cumulo de papeles dentro de cada institución sin ninguna organización o los llamados fondos acumulados*, muchas veces los guardan porque saben que de pronto les puede servir más adelante por alguna razón, o se les puede abrir un proceso judicial, sin embargo para llevar el control del volumen documental de una institución es necesario establecer puntos de control y poder determinar estrategias para no tener riesgos de pérdida o alteración documental. Toda administración produce y usa documentos pero si no se controlan no permite que la administración subsista y actué como un todo coherente. Es aquí donde nace la importancia de la Archivística “ya que si no se tienen documentos debidamente organizados de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, conservados y puestos a la consulta pública, es imposible hablar de administración coherente y sobre todo transparente”.31 Por otro lado si se tienen documentos organizados, se puede lograr que la administración actué de manera objetiva frente a la toma de decisiones, los documentos hacen parte esencial dentro de la propia gestión administrativa, sirven como herramienta principal de la Planeación Estratégica, ya que “se reconstruyen empresas en torno a la información, cuando se aprende a usar la información como herramienta, se está aprendiendo él para

31 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.10.

*fondos acumulados. Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

p. 39

que usarla, que necesitamos, de qué manera y como usarla”32 como parte de los verdaderos sistemas de información, sin ellos no se podrían tomar decisiones pertinentes y oportunas, así mismo los documentos contribuyen al avance la ciencia, gracias a estos es posible reconstruir la historia de un país.

La corrupción consiste precisamente en la utilización de potestades públicas para intereses particulares, “es tal el nivel de degradación de los valores éticos en la administración pública, que parece que la cuestión se centra en la corrupción, cuando esta constituye tan solo uno, aunque sea el más grave de los atentados a la ética en que puede incurrir un servidor público”33 es decir, se oculta, se altera o se elimina cualquier rastro documental, es aquí donde se origina la corrupción, cuando se aprovecha el contenido de los documentos para esconder la verdad y cuando no se respeta su integridad, estas actitudes corruptas generan graves consecuencias a personas inocentes, se pierden dineros de personas que han trabajado toda su vida para brindarle un futuro a sus hijos, mueren muchas otras esperando una pensión que nunca les va a llegar; alterar un documento o desaparecerlo no es simplemente interrumpir con una actividad humana pasada, es cambiar tal vez la vida de muchas personas y los intereses económicos de una Nación. En una palabra es cometer un delito, “visto este como el hecho que no debe ser cometido y que precisamente para que no se cometa, constituye la causa de pena, en primer lugar se trata de prever, en la medida de la experiencia, aquellos actos que por el daño que de ello deriva a la sociedad, debe ser impedidos con la amenaza de la pena”34.

Aquí no se pretende desconocer una realidad tan frágil como la que se está viviendo debido a la Corrupción Documental que cada día azota más al país y que facilita la desaparición de instituciones, es por esto que se necesita urgentemente la ayuda de muchas entidades interesadas en el futuro de los archivos, la lucha contra la Corrupción y sobre todo defensores de la transparencia con la ayuda de sanciones penales para combatir los delitos documentales, pero sobre todo, el apoyo de una comunidad

32 DRUCKER, Peter. La Gerencia en la Sociedad del Futuro. España. 2001. p48

33 GONZÁLEZ PÉREZ, Jesús. Corrupción, ética y moral en las administraciones públicas. Thomson: España. 2006. p63 34 CARNELUTTI, Francisco. Teoría General de Delito. Revista de derecho privado: Madrid. 1952. p2

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archivística para que cada día se preocupen por una solución a una problemática real como es la corrupción en los archivos.

Para empezar el tema de los delitos documentales, es necesario mirar al pasado y poder entender de donde y como nacieron estos delitos documentales, para esto se tiene en cuenta el capítulo I de la compilación de Sara González, llamado hacia una historia de la Corrupción en Colombia: en esta tierra se ha robado mucho oro, pero cállese y déjese gobernar escrito por el Señor Hermes Tovar Pinzón.

Desde siempre se ha tenido la penuria de sobrevivir en un mundo lleno de necesidades y los bajos ingresos económicos son el punto débil de todo ser humano. En la historia del poder, grandes familias y quienes han tenido la oportunidad de ser parte de la Administración Pública han vivido bajo la tentación de la venalidad, el soborno y el fraude, en la antigüedad las grandes familias burocráticas e importantes de cada pueblo se hacían cada vez más ricas ya que utilizaron la corrupción como una estrategia para el enriquecimiento ilícito, además de la Corona Española se empezaron a crear grupos de individuos atajados por el amiguismo y el parentesco, “incluso la iglesia se encargaba de administrar la vida espiritual de la sociedad ya que los mismos funcionarios de la Iglesia y cleros diseñaron mecanismos de expoliación, soborno e injusticia”35. “A pesar de que existían controles fiscales del monopolio y se controlaba la entrada de las diferentes mercancías que entraban y salían para su comercialización, el desfalco, el robo y la evasión de impuestos se convertían ya en las primeras señales de corrupción”36, uno de los factores claves para que toda persona creara nuevas formas de conseguir dinero fácil, era la escasa oportunidad de ingresos equitativamente ya que existía mucha pobreza. Acompañada de la esclavitud, llegó el hambre, las necesidades de una familia por salir adelante, los bajos salarios, es así como empiezan a crearse las reventas como medio de supervivencia, para las personas que pocas oportunidades laborales tenían, el soborno era su mejor aliado, todas estas costumbres fueron heredadas por las personas que años más tardes llegarían a la independencia con la única mentalidad de continuar controlando cabildos mas los servicios públicos. “Los funcionarios públicos y los patronos enseñaban

35 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.19.

36 VILA VILAR, Enriqueta. Aspectos sociales en América Colonial, de Extranjeros, Contrabando y Esclavos. Instituto Caro y Cuervo. Bogotá. 2001. p51

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a sus dependientes las técnicas del fraude, como operar contra los intereses del Estado y la comunidad, las gentes del común aprendieron y pusieron en marcha su capacidad creativa sobre como acuñar monedas falsas o evadir impuestos”37. “Por otro lado se consideraba que los recursos del Estado eran una caja particular para enriquecerse y despilfarrar”38, tal es la práctica social y cultural de la corrupción que todas estas actividades humanas e históricas están plasmadas en los archivos de nuestros antepasados, como la vida en la colonia y la esclavitud, las ventas de mujeres y de esclavos, las sucesiones derivadas de familia a familias por mantener los apellidos y la participación de la Corona por medio de sus reales cedulas acostumbraban a repartir predios que no les pertenecían.

Todo esto quedó reflejado en los distintos cambios de la regiones, sin embargo quedan cicatrices del pasado, la entrega de los valores de una nación, el ejercicio de una dictadura, la destrucción del medio ambiente, las políticas autoritarias, la desigualdad de oportunidades dentro de una sociedad son problemáticas que siempre acompañaran el desarrollo de una Nación, “pero el sistema de valores corruptos de los colonizados se derivó de las prácticas corruptas de los colonizadores, que por mas ilustrados que fueran, terminaron desarrollando el gusto por la venalidad y la riqueza fácil”39. La religión, la lengua y la ley no fueron las únicas herencias asimiladas en América latina, sino que la corrupción se impuso como un patrimonio más del sistema Colonial. Posteriormente, se evidencia tal reconstrucción de la historia gracias a los archivos que aún se conservan intactos sin ninguna alteración, se refleja esta actividad a partir de las costumbres de los antepasados y quedan todos aquellos documentos que eran parte del quehacer en épocas anteriores, el almacenamiento de documentos selectivos que revelan la impudicia, el soborno, la ineficacia y la inmoralidad de la sociedad.

37 VILA VILAR, Enriqueta. Aspectos sociales en América Colonial, Ibíd., p. 20

38 Horst Pietschmann. Burocracia y Corrupción en Hispanoamérica Colonial, una aproximación tentativa. Citado por GONZÁLEZ, Sara. Archivos Desorganizados: fuente de corrupción administrativa. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 2006. 344p.

39 HORST PIETSCHMANN. Estado Colonial y Mentalidad Social. El ejercicio del poder frente a distintos sistemas de valores. Milano. 1987. 435p

p. 42

Para entender los delitos documentales existentes es necesario retomar la definición de documento, retomándolo a partir del término jurídico, documento. “El objeto que presenta en sí, recogida y fijada, la manifestación de un pensamiento, de una voluntad, o la enunciación de un hecho propio o la narración de un acontecimiento hecha por una persona”40, de esto se puede deducir que todo documento es el resultado de una conducta humana. A continuación se abarcan las tres clases potenciales de representación.

 “En primer término la manifestación de un hecho, se incluye un relato de un suceso (la descripción de las labores desempeñadas en una oficina) o se señala un dato relativo a un hecho.

 En segundo lugar, se nombra la expresión de una voluntad, esto debe ser distinguido en este concepto ya que es un acto con implicaciones jurídicas ya que interviene en la toma de decisiones.

 En tercer orden, la representación de un pensamiento, se puede referir a un acto creativo, una interpretación, una especulación”41.

Por su parte el Código Penal en sus términos: “documento para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos que tengan capacidad probatoria”42. El retomar estos conceptos radica en que es importante recordar el valor del documento como instrumento de prueba, cuando los documentos no solo sirven para realizar un negocio o reflejar un acto, sino que son requisito indispensable para su validez o existencia jurídica, creando un medio permanente de representación del hecho o acontecimiento, para demostrar la existencia del acto.

40 FLORIÁN, Eugenio. De las Pruebas Penales. Bogotá: Temis. 1982. p107

41 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.22.

42 Documento. Código Penal. Articulo 294. [en línea], 2012[fecha de consulta el 7 de abril de 2012]disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/ley_0599_2000_pr011.html

p. 43

3.2 Clases de documentos según la naturaleza jurídica

Se pretende en esta parte del trabajo recapitular las diferentes clases de documentos que pueden existir según su entorno jurídico ya que de acuerdo con las clases de documentos de una institución, es significativo aclarar que dependiendo de la clase de documento, se puede identificar un delito referente a estos y así mismo actuar de una manera coherente, frente a cada caso particular.

Para complementar lo anterior, las distintas clases de documentos son:

Imagen 2. “Clases de documentos”43

Por otro lado se debe tener en cuenta el concepto de documento original y documento en copia, de conformidad con su forma, los documentos se clasifican en:  Documento original: que se entiende han sido producidos directamente por su autor, esto incluye los documentos electrónicos (ley 527 de 1999), que contiene un mensaje de datos, siempre que exista garantía confiable de la preservación y se mantenga la integridad de la información.

 Documentos en copia: referidos a reproducciones del original, de manera mecánica o electrónica por trascripción, “respecto de los documentos electrónicos

43 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.82.

p. 44

se entiende por duplicado, el mensaje cuyo destinatario sabe o debiera saber que es una repetición de uno anterior”44.

Para entender el tema de delitos documentales es necesario aclarar el documento auténtico y no auténtico.

Documento auténtico: “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad”45, es decir, además de la autoría, se conoce la veracidad de su contenido o ella no ha sido desvirtuada ya que está dada por mandato legal siempre y cuando ha sido intervenido por un funcionario público, es un poco más delicado cuando son documentos privados ya que aplica esta connotación cuando la ley de manera explícita les ha otorgado funciones públicas.

Documentos no auténticos: “son aquellos documentos que no se tiene certeza sobre su autoría o sobre su contenido, por ejemplo aquellos documentos que no tienen autoría o no tienen ninguna firma de validez”46.

3.3 Delitos Documentales

Cualquier tipo de delitos que atenten contra la integridad de los documentos está quebrantando el derecho de tener la información veraz y se atenta contra la fe pública, teniendo en cuenta que estos documentos harán parte de un patrimonio histórico, al mismo tiempo se puede perder la historia de una sociedad, una comunidad, un Estado. El objetivo es proteger la verdad a partir del origen documental, para evitar actos de corrupción.

44 Mensajes de Datos Duplicados. Ley 527 de 1999. Articulo 19. [en línea], 2012[fecha de consulta el 7 de abril de 2012]disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.html 45 Documento Auténtico. Código de Procedimiento Civil. Articulo 252. [en línea], 2012[fecha de consulta el 7 de abril de 2012]disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_procedimiento_civil_pr008.html 46 AZULA CAMACHO. Jaime. Manual de Derecho Procesal. Bogotá: Temis, 2003, p. 192. Citado por GONZÁLEZ, Sara. Archivos Desorganizados: fuente de corrupción administrativa. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 2006. 344p.

p. 45

“Delitos de falsedad”47 Para el desarrollo de este ítem se deben aclarar los diferentes conceptos que tienen relación directa con los delitos de falsedad, tomando así, el verbo falsificar o la acción de falsear, no solo se sanciona la falsificación en estricto orden, sino también el uso de documentos falsos, aun cuando sea realizado de manera autónoma respecto del fraude documental, pero es larga la lista de falsedad relacionada con documentos, a continuación se relacionada los diferentes delitos documentales:  Falsificación o uso fraudulento de sello oficial  Emisión ilegal de efectos oficiales  Falsificación de efecto oficial timbrado  Falsedad ideológica en documento público  Falsedad material en documento público  Obtención de documento público falso  Falsedad en documento privado  Uso de documento falso  Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público  Destrucción, supresión u ocultamiento de documento privado Es importante aclarar que la falsedad en documento puede ser material o ideológica, la falsedad material puede afectar o referirse a la integridad o existencia del documento, por ejemplo cuando es alterado, ocultado, modificado, creado o destruido parcial o totalmente, para lo cual se puede atentar contra su forma o su contenido. Y la falsedad ideológica hace relación directamente con su contenido, cuando por ejemplo el documento no incluye hechos, pensamientos o manifestaciones de la voluntad del autor del documento que no son ciertas.

47 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.95.

p. 46

“Falsedad ideológica en documento público”48, se puede decir, que este delito es cometido por un servidor netamente público, ya que en razón del desempeño de sus funciones puede incurrir en esta infracción, esta conducta consiste en consignar durante la creación del documento una falsedad o callar total o parcialmente la verdad, la pena es severa, con un castigo de cuatro a ocho años de prisión.

Falsedad material en documento público, esta puede ser ejecutada por cualquier persona y consiste en crear o adulterar tal documento, siempre y cuando se trate de algún documento que pueda servir de prueba, la pena por este delito corresponde de tres a seis años de prisión.

Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público, se tienen en cuenta todos aquellos documentos que sirvan de prueba, este delito puede aplicarse forma parcial o total, en la supresión no es eliminado físicamente el documento, en el ocultamiento no es sustraído, sino que se extrae del lugar original donde debería encontrarse.

4. CORRUPCIÓN, TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

4.1 Corrupción en Archivos

Dentro del desarrollo de este trabajo se han podido desglosar los diferentes conceptos que giran en torno a los documentos y su importancia frente a la administración Pública, ya que los archivos hacen parte integral y esencial del Estado, en particular todos aquellos que sirven a la comunidad para garantizar la efectividad de los derechos y deberes consagrados en la Constitución Política Nacional, se considera al documento como el reflejo y prueba fidedigna de toda actividad humana, por tal razón debe ocupar un lugar muy importante dentro de cada administración de cualquier entidad, sin embargo como ya se mencionó anteriormente, los documentos son una parte verdaderamente vulnerable ante la corrupción, son el primer objeto de participación corrupta, es así como la corrupción sigue siendo uno de los principales problemas del Estado en este siglo, por lo tanto la comunidad archivística se encuentra preocupada ya que todos los documentos

48 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.97.

p. 47

de archivo se están viendo afectados, ocultados, incinerados, destruidos por personas inescrupulosas.

Por lo anterior la corrupción reduce la eficacia de la administración, aumenta el valor de los bienes y servicios, disminuye la competitividad de las empresas, vulnera la confianza de los ciudadanos, por esta razón aparecen nuevos métodos de falsificar y delinquir contra los documentos, también se modifican las formas de aparición de los delitos documentales, en definitiva es la práctica social la que marcara las pautas de conducta en la administración de cualquier entidad.

Es así como los delitos contra la administración pública buscan tutelar a través de diversos mecanismos el correcto funcionamiento de los entes administrativos; “estos mecanismos están enfocados en cuatro aspectos básicos: el primero está relacionado con el deber ser de la administración pública; el segundo se refiere al cumplimiento de los deberes del funcionario o servidor público; el tercero, a los bienes custodiados por la administración y el cuarto, a la imagen de la transparencia y honestidad de la administración pública”49.

El Estado Colombiano fija su preocupación frente a la organización de los archivos con el único propósito que la administración persista y actué coherentemente, de tal manera que se aplique la modernización de la administración pública, garantizando las fuentes de información del país.

Para que esta información sirva como testimonio y soporte para la toma de decisiones en cualquier institución, deben existir archivos organizados, es decir, documentos con todos los procesos establecidos y de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, “ya que desde el punto de vista testimonial gracias a los archivos se mantiene la continuidad, la institucionalidad y la integración de los procesos administrativos; son garantía de la evolución jurídico-administrativa de los organismos públicos y privados”50. Pero no siempre se tiene una respuesta administrativa positiva frente a la transparencia

49 BERNAL, Ángela Marcela. Utilización Indebida de la Información Privilegiada. Facultad de Jurisprudencia. Colegio Mayor Nuestra Señora del Rosario. Bogotá. 1996 50 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Normatividad Archivística: Memorias segundo seminario sobre Sistema Nacional de Archivos de Colombia. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 1994. p55

p. 48

de archivos. Por lo anterior queda la preocupación de que los mismos archivos y la información que se origina de cualquier entidad se están viendo afectada por la problemática de la corrupción en los archivos.

El índice de percepción de corrupción (IPC) muestra que Colombia se ubica para el año

2012 en un promedio de 3.6 es decir en el puesto 94 entre los países más corruptos a

nivel mundial si se analiza que estos datos son tomados del sector público y por ende los archivos hacen parte de su administración, siendo estos susceptibles de cualquier delito documental. De acuerdo con lo anterior se ve la necesidad de ahondar en el tema en un aspecto internacional puesto que existen países como México que a través del Instituto Federal de Acceso a la Información y el Portal de transparencia se encarga de formular y orientar la Política Archivística.

Chile por su parte, cuenta con un Consejo para la Transparencia, creado por la Ley de transparencia de la función Pública y de acceso a la Información de la administración del Estado.

El objetivo principal de esta parte es precisar los conceptos que se relacionan estrechamente con los delitos documentales tales como: Corrupción, transparencia, Acceso a la Información y por supuesto la relación que se tiene entre Corrupción y Archivos, la relación con el tema de Corrupción documental en México y en Chile, con el fin de que este referente sirva como modelo para combatir la corrupción en los archivos de la administración Pública en Colombia.

4.2 Concepto de Corrupción

Se debe recordar que los archivos son ante todo centros de información al servicio del ciudadano, por tal motivo es necesario presentar una información veraz y confiable, sin embargo como ya ha indicado se refleja la falta de valores éticos frente al manejo de los documentos, de la mano con la Corrupción documental.

La palabra corrupción viene del latín “Corrumpere”, que significa echar a perder y los elementos relacionados a este concepto son; alteración, descomposición, putrefacción y soborno, así mismo es cuando “una persona, grupo o sector se beneficia directa o

p. 49

indirectamente, de manera ilícita, poniendo sus intereses personales, grupales o sectoriales por encima de los demás careciendo así de toda ética y valores morales”51. Se define el concepto de corrupción en términos generales para luego precisarlo como “el uso de lo público para fines privados, se ve como la desvirtualización del bien mayor, en otro sentido, la corrupción es la práctica que consiste en abusar del poder que se tiene, ya sea de funciones o de medios para sacar un provecho económico o de otra índole, por tanto la persona corrupta suele incurrir en la práctica para permitir o solicitar algo ilegal”52. En la actualidad se ha reconocido y aceptado que el concepto de corrupción, proviene de varios factores como son: económicos, institucionales, políticos, sociales, e históricos, hoy el tema de la corrupción se ve reflejado en cualquier campo que involucra a la sociedad. Razón por la cual es importante resaltar que el concepto se puede detallar desde diferentes ámbitos.

Por su parte el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) define la corrupción como: “toda acción u omisión de funcionario público en que este se desvié de los deberes normales de su cargo con el objeto de tener gratificaciones de índole privada o beneficios políticos, pecuniarios o de status, así como cualquier utilización en beneficio personal o político de información, influencias u oportunidades surgidas en razón de su cargo”53. “El índice de transparencia por Colombia, define la corrupción como el mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados, también se define como el abuso de posiciones de poder o de confianza para beneficio particular en detrimento del interés colectivo”54.

Es parte del hecho de que la corrupción afecta los sectores donde se manejan más recursos económicos y en los que los servidores públicos son protagonistas de las

51 La Corrupción. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en: http://www.pciudadana.org/documentos/publicaciones/13/06_La_corrupcion.pdf 52 Concepto de Corrupción. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en: http://definicion.de/corrupcion/ 53 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.85.

54 Transparencia por Colombia. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en: http://www.transparenciacolombia.org.co/LACORRUPCION/tabid/62/language/es-ES/Default.aspx

p. 50

decisiones que producen valor económico frente a la administración pública, donde se lleva al valor agregado en cada retribución económica, uno de los aspectos que figura en este listado es la contratación pública porque es allí donde se ejecuta el gasto público, es aquí donde abundan las denuncias y escándalos de corrupción, es así como la administración se vuelve vulnerable ante los síntomas de corrupción que cada día azotan mas al país, jugando de esta manera con los recursos económicos del Estado55 La corrupción está formada por conductas con una valoración social positiva como la adquisición de poder, obtención de beneficios y prevalencia de los intereses personales, es por esto que este fenómeno debe estudiarse a través de teorías que explican la conducta humana y porque una persona pasa por encima de sus valores morales por obtener un beneficio propio. La problemática de la corrupción es ante todo un delito de cuello blanco dirigido por quienes ostentan una buena posición económica. A propósito del tema Sara González menciona tres modelos teóricos generales que procuran su interpretación en el ámbito de la Administración Pública: “Búsqueda de rentas económicas Los funcionarios procuran la obtención de rentas adicionales, para luego cobrar sobornos u obtener provecho del poder del cual se dispone en el momento.

 Agente- Cliente Hay una relación triangular entre el Estado (autoridad de Gobierno), el agente (burócrata) y el cliente (ciudadano que recurre a la administración) donde el interés principal deja de ser los ciudadanos que encabezan el Estado.

55 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.95.

p. 51

 Estado-Agente El agente del Estado cumple su función y entrega al Estado lo recaudado, pero acepta un soborno al cambio de ella u oculta la operación al Estado con apropiación del monto de lo recaudado56.

A partir del aspecto en el cual la corrupción hace énfasis, esta se puede clasificar en tres grupos:

El primer lugar, se tiene la Corrupción cuando implica el quebrantamiento del interés público en aras de la satisfacción de un interés personal, en segundo lugar se encuentran los conceptos basados en el comportamiento, según los cuales la corrupción es el abuso del oficio público y en tercer lugar se identifica la corrupción con la violación de un deber posicional efectuada con el objeto de obtener un beneficio. Sin embargo se especifica que el concepto de corrupción puede tener diferentes connotaciones, en consecuencia, por medio de un tratamiento sistemático se puede reconocer que la corrupción pública está compuesta por tres elementos:

a) “Un elemento subjetivo o interno, que se ve afectada directamente la formación de

la voluntad de la administración y que se centra en la motivación del sujeto a realizar el acto corrupto, esto implica la intención directa de vulnerar el interés público

b) Un elemento adjetivo, es producido por la intervención de un funcionario público,

que abuse de su cargo, bien sea profiriendo un acto administrativo ilegal, ya que para que exista un acto de corrupción debe existir un sistema normativo que sirva como referencia.

c) Un aspecto material, los actos de corrupción están siempre vinculados a la

expectativa de obtener beneficios de un acto indebido, pueden ser de carácter económico, políticos o profesionales, etc.”57.

56 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.85.

57 CASTRO CUENCA, Carlos Guillermo. Op.cit., p. 31.

p. 52

Al realizar todo el análisis conceptual de la corrupción se refleja la necesidad de evaluar cual es el motivo o a que factores pueden estar asociados, a continuación se presenta una numero de factores que van encadenados con la corrupción.  “Hablando de una administración, se puede hablar de abuso del poder que tienen algunas personas por desempeñar un cargo que puede llegar a tener oportunidades y tomar decisiones frente a los factores económicos, ya sea para tener beneficios personales o grupales.

 Se refleja una carencia y/o debilidades de los mecanismos de control propios de la empresa, como procesos o procedimientos acordes a las funciones con miras a cumplir con una misión o visión institucional  Debilidad en la parte normativa del Estado frente a los actos corruptos como actos sancionatorios de las entidades.

 Reforzando los valores morales y éticos de cada funcionario público, ejerciendo a partir de una ética profesional dentro de la institución”58.  Del mismo modo se pueden distinguir cuatro elementos que caracterizan la corrupción Imagen 3. Características de la Corrupción

Fuente: Propia

58 REZZOAGLI, B. Corrupción y Contratos públicos, Ratio Legis, Salamanca, 2005, p. 57. Citado por: CASTRO CUENCA, Carlos Guillermo. Corrupción y Delitos Contra la Administración Pública. Bogotá: Universidad del Rosario. 2009.618p.

p. 53

Una vez revisado el concepto de corrupción se puede determinar que es y como incide directamente dentro de la administración pública de cada entidad ya sea pública o privada, es importante resaltar la importancia de los documentos organizados frente a la problemática de la corrupción ya que en los archivos están reflejadas todas las actividades tanto las humanas como las de cada entidad, además de los cambios estructurales y tomas de decisiones; donde al final la verdad se oculta, pero sin los documentos no se pueden obtener pruebas contundentes frente a un caso claro de corrupción y más si se tienen valores primarios y secundarios de por medio, así como se tienen actos ilícitos, también se cuenta con entidades preocupadas por el tema, demostrando así un avance en la lucha contra la corrupción, siendo importante señalar que la unión de la sociedad al momento de vigilar y denunciar actos corruptos es fundamental.

4.3 Relación Corrupción y Archivos

Siempre que se habla de archivos, el concepto de documento va unido debido a que estos son creados dentro de un proceso de toma de decisiones y la administración pública o privada. Realmente lo importante es que los funcionarios puedan manejar la información para convertirla en un verdadero activo institucional, tanto el valor de cada documento adquiere (desde su creación hasta su disposición final), como el valor agregado que le otorga un funcionario, a partir de las transacciones.

Por otro lado, si se parte de unos principios y procesos archivísticos que son aplicados a medida que se origina el Archivo de Gestión, el Central e Histórico, se debe hablar de Archivos con todos los procesos archivísticos determinados para la clasificación, ordenación y descripción, labores que contribuyen a la disposición física y coherente de los documentos, porque son el testimonio de una gestión, de los trámites que dieron origen a dichos documentos, o porque reflejan la dinámica administrativa. Por otro lado la ordenación documental facilita el acceso a la información gracias a una pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior, facilitando la comprensión documental, al disponerse de todos los documentos en un orden debido. Sin embargo si no se tiene un control, o no se cuenta con herramientas no es posible

p. 54

determinar la cantidad o volumen documental, razón por la cual se necesita de los inventarios documentales, las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración, “los Cuadros de Clasificación, las unidades de almacenamiento entre otros, no existirían políticas de préstamo de la documentación, herramientas de búsqueda de información a partir de las bases de datos, es posible determinar que se faciliten las prácticas corruptas, aprovechando para ello el desorden y la falta de control de los documentos que no estén organizados adecuadamente”59.

La evidencia que denota un archivo es la desconfianza de muchas personas que solo buscan tapar la verdad, los archivos no siempre responden a los principios de pulcritud, eficacia administrativa, vigilancia, transparencia. “Hay tres elementos que deben ser tenidos en cuenta por las personas corruptas”60:

 El carácter sistémico de los archivos; los archivos operan como redes integrales que registran la vida cotidiana de la sociedad. Ellas forman parte de su estructura de tal manera que terminan siendo guardianes de la misma, ya que existen sujetos a quienes los documentos involucran  Las reacciones de los sectores oprimidos de la sociedad; es importante tener en cuenta que no siempre es el Estado ni sus funcionarios son quienes dejaran constancia de su voluntad corrupta, sino que es la sociedad quien encuentra los medios para hallar la verdad  El silencio de los archivos; toda actividad humana queda plasmada en un documento, por tal motivo toda la evidencia sea buena o mala queda registrada en un papel, sirviendo como prueba o testimonio cuando se necesite, es decir, los archivos hablan por sí solos y son capaces de denunciar la conducta corrupta de una persona o de un funcionario, con los archivos se puede reconstruir la historia de una entidad y se recogen los pasos en cualquier administración. Sin embargo mientras exista inequidad y clientelismo y sobre todo un gran descuido con los archivos, seguirán siendo utilizados como fuentes de corrupción, los documentos

59 Fuente: la autora.

60 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.60.

p. 55

soportan estas prácticas, por lo cual las personas corruptas pueden realizar grandes desfalcos y no solamente de archivos físicos, hoy son utilizados todos los soportes de información y las nuevas tecnologías, por la vulnerabilidad y poco control de estos, lo que ocasionará indudablemente la perdida de información y de gran cantidad de documentos.

4.4 Transparencia

Algunas organizaciones preocupadas por el tema decadente de la corrupción y los problemas que acarrean consigo al país, han generado mecanismos de lucha contra la corrupción, fortaleciendo de esta manera la participación y control ciudadano, lo que a su vez ha originado el cuidado por la información que contienen los documentos de archivo. Existe un concepto que es contrario a la corrupción, pero que poniéndolo en marcha podría cambiar acciones corruptas en el país, es el concepto de transparencia La palabra transparencia se utiliza de tres formas, como cualidad de un objeto, como atributo de un sujeto y como atributo de un grupo o colección de sujetos, un objeto es transparente cuando deja paso a la luz y permite ver a través de él otras cosas, cuando se habla que una persona es transparente es porque actúa de manera franca o abierta mostrándose tal cual es y sin importar nada, del mismo modo en las entidades públicas su administración debe ser de una manera cristalina sin ocultar la información que es relevante ante una comunidad, estas administraciones deben actuar con claridad entregando su funcionamiento y procesos internos sobre la manera en que se administre internamente la entidad, es decir, es mostrar ante una sociedad que las cosas son transparentes y como tienen que ser61.

La transparencia se define como una actuación que demuestra la verdad de sus hechos, en un concepto claro, “es un conjunto de normas, procedimientos y conductas que definen y reconocen como un bien del dominio público toda la información generada o en posición de las entidades públicas o por aquellas del ámbito privado que ejerzan funciones

p. 56

públicas, la transparencia se sustenta en el derecho de libre expresión y en el de información”62.

Así mismo la transparencia es la capacidad que una administración tiene para mostrar el interior de la entidad, esta tiene por objeto generar un ambiente de confianza, seguridad y franqueza entre el Gobierno y la sociedad, de tal forma que los ciudadanos estén informados de cómo se lleva la administración pública.

A partir de lo cual, la transparencia en el Gobierno, además de ser un valor, es un mecanismo fundamental de exigencia pública y de responsabilidad frente a una sociedad, sin embargo este concepto es débil ante una sociedad tan corrupta, su significado está en formación y adaptación no solo en las entidades sino en la sociedad, que muchas veces no conocen sus derechos frente al Estado, es necesario hacer un alto con el fin de resaltar que la transparencia es uno de los valores éticos que un servidor público debe aplicar en el ejercicio de su función.

En Colombia nace la “Ley de Transparencia y Acceso a la Información el 18 de mayo de 2004, la cual ratifica el derecho que tiene cada ciudadano garantizando el derecho a acceder a las fuentes de información, representado en el artículo 81 de la Constitución Política de Colombia”63, como mecanismo para ejercer la participación democrática, ligada al concepto de rendición de cuentas, con el fin de que en una administración pública la rendición sea transparente frente a los ciudadanos, de ahí que la transparencia se convierta en el eje fundamental de la democracia, naciendo así como una necesidad.

4.5 Acceso a la Información

Como lo indica la Corte Constitucional en su comunicado N° 18 de 2013, título IV, articulo

25. De las garantías al ejercicio del derecho de acceso a la información señala que: “toda

62 Concepto de Transparencia. Enciclopedia libre. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en: http://www.bajacalifornia.gob.mx/transparencia/2do_foro/presentaciones/tonatiuh_guillen.pdf 63CONGRESO NACIONAL. Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información. Publicado en el registro Oficial Suplemento 337 del 18 de mayo de 2004.p.30

p. 57

persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establezca esta ley y la Constitución”64. Articulo 26. Solicitud de acceso a la información pública. Es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la forma electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública.

“La diferencia entre transparencia y acceso a la información, es que el primer concepto se da mediante una política de transparencia, mientras que acceso a la información sigue siendo un derecho de todo ciudadano”65, siendo este un camino para conseguir la transparencia en las instituciones. Por otro lado garantiza la protección de la información personal y por último permite facilitar la efectiva participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general.

La Ley Orgánica de transparencia garantiza y norma el derecho fundamental de la personas a la información conforme a la garantías consagradas en la Constitución Política de Colombia, además permite la fiscalización de la administración pública y de los recursos públicos.

"Con el ejercicio pleno del derecho al acceso a la información pública y mayores niveles de transparencia en las entidades del Estado, existen menos espacios para la corrupción, la promoción del derecho fundamental al acceso a la información constituye una herramienta clave no solo para la lucha contra la corrupción sino que se considera garante de otros derechos fundamentales"66

64 Corte Constitucional. Comunicado N° 18 de 2013. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en:

http://www.corteconstitucional.gov.co/comunicados/No.%2018%20comunicado%2008%20y%2009%20de%20mayo%20de %202013.pdf 65 Ética Pública y Transparencia. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en: http://halshs.archives-ouvertes.fr/docs/00/53/15/32/PDF/AT15_Naessens.pdf 66 Transparencia por Colombia. Acceso a la Información. . [en línea], 2014. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en:

http://www.transparenciacolombia.org.co/index.php?option=com_content&view=article&id=96&Itemid=Ԓ

p. 58

4.6 Corrupción en Colombia

La corrupción sigue siendo uno de los principales problemas del siglo XXI del Estado Colombiano, su incidencia reduce la eficacia de las entidades tanto públicas como privadas, disminuyendo la competitividad de las empresas, vulnerando la confianza de los ciudadanos ante un Estado y su Gobernador.

De otra parte, la corrupción ha modificado sus formas de aparición y se prefieren métodos mucho más sutiles y menos visibles para la justicia Colombiana, este es el caso de los sobrecostos y la subcontratación masiva, contratos millonarios indebidos o muchas veces innecesarios, que no solo afectan a una sociedad sino a un país como Colombia, dejando claro que cualquier país que posea documentos e información es vulnerable ante la corrupción.

Se debe reconocer que algunos individuos tienden a realizar actos corruptos así sea una sola vez en su vida, es por esto que una de las formas de prevención es aumentar los mecanismos concretos de control del manejo de la gestión pública y el manejo y control normativo y adecuado de la información.

“Transparencia Internacional presenta anualmente un informe sobre la percepción de corrupción a nivel mundial, pero los resultados en el caso Colombiano no son alentadores, ya que los escándalos por corrupción detectados cada año en el país son numerosos y esto impacta sustancialmente el informe, para el caso Colombiano es desfavorable la imagen que se tiene con respecto a otros países, puesto que el narcotráfico y algunos actos ilícitos son solo algunos de los ejemplos por los que Colombia es conocida en otros contextos, la imagen se ha deteriorado con el paso de los años, salen a flote los aspectos negativos versus los sucesos positivos de Colombia”67. Sin embargo no se pierde la esperanza de poder combatir toda clase de corrupción, en primer lugar poniendo en marcha una fuerte prevención de la misma, está comprobado a nivel mundial que las medidas preventivas son absolutamente indispensables si se quiere tener éxito en el mejoramiento de la calidad de cualquier país y en segundo lugar uno de los grandes retos

67ECHAVARRÍA OLOZAGA. Hernán. Instituto de Ciencia Política. Normas Anticorrupción. . [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2013]. Disponible en: http://www.transparenciacolombia.org.co/%C3%8Dndice/tabid/61/default.aspx

p. 59

que tiene el Gobierno Colombiano y sus habitantes es que las medidas que se han adoptado obtengan resultados, es decir que todos los casos comprobados de corrupción manejen condenas ejemplares para los culpables, no puede quedar impune algo que afecta mucho el progreso del país.

El IPC (Índice de percepción de Corrupción), clasifica a países /territorios de acuerdo con las percepciones sobre el grado de corrupción de un sector público, es un índice compuesto, es decir, una combinación de encuestas basadas en datos sobre corrupción que se obtienen de diferentes instituciones acreditadas.

El índice de percepción de corrupción, publicada desde 1995 por la organización internacional Transparencia Internacional, “se centra en la corrupción del sector público , es decir, aquella que involucra a funcionarios públicos, empleados públicos o políticos, en una escala de cero (percepción de muy corrupto), a diez (percepción de ausencia de corrupción), muestra que Colombia se ubica para el año 2012 en un promedio de 3.6 es decir en el puesto 94, entre los países más corruptos a nivel mundial, frente a Chile 7.2 puesto 20 y México en un índice de 3.4 puesto 105, este es el resultado de 177 países evaluados”68. Estas cifras son bastante preocupantes ya que Colombia a pesar de contar con un Ley Anticorrupción, no cuenta con suficiente apoyo normativo para combatir la corrupción, siendo necesario analizar la actuación internacional para estos. "Según el índice de percepción de corrupción 2013, divulgado por Transparency International, el sector público de Colombia sigue siendo percibido como corrupto por empresarios y expertos internacionales"69 Como ya se indicó la Corrupción es hoy en día una de los aspectos más significativos en cuanto a problemática y un limitante para el desarrollo económico de cualquier país, a pesar de que existen entidades de Control que ejercen presión sobre el cumplimiento de las reglas, pero muchas veces los corruptos se ingenian las formas de tapar los actos

68 Índice de Percepción de Corrupción. Wikipedia, enciclopedia libre. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2012]. Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/%C3%8Dndice_de_Percepci%C3%B3n_de_Corrupci%C3%B3n 69 Transparencia por Colombia. [en línea], 2014. En español. [fecha de consulta el 22 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.transparenciacolombia.org.co/index.php?option=com_content&view=article&id=441:indice-de-percepcion-decorrupcion-2013&catid=94&Itemid=490

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ilícitos, sin embargo las repercusiones de los delitos afectan a la mayoría de ciudadanos, como la deuda externa, la pobreza y la falta de oportunidades hacen que las personas busquen diferentes maneras de salir adelante, no es una excusa de las personas que son corruptas por el dinero y el interés personal, de acuerdo a lo anterior la corrupción es un factor de destrucción medible, que afecta a la administración pública. Es precisamente en la administración pública el medio donde se mueven muchos recursos económicos, uno de los factores que más afecta a Colombia es el narcotráfico y el enriquecimiento ilícito, una problemática que tiene su base en la ausencia de la ética, cuando se ofrece al funcionario público cualquier valor por algún favor, promesas o ventajas, o para que realice actos en beneficio de un tercero, muchos de los escándalos más grandes de corrupción son protagonizados por personas que representan a un país Sin embargo los efectos o consecuencias de la corrupción, van más allá, porque conllevan una problemática propia del país y posteriormente reflejada en el mundo entero, como argumenta Denise Dresser, profesora de ciencias políticas del ITAM, “existe una corrupción generalizada: en el Gobierno, en los partidos políticos, en todas las instituciones, en los Tribunales, bancos, organizaciones, empresas privadas y públicas, se observa como prevalece el conformismo por estarse cultivando la idea de que en el país la corrupción es válida si muchos participan en ella”70.

Pero no todo es malo, existen instituciones preocupadas por la lucha contra la corrupción, en Colombia por ejemplo, la "Corporación Transparencia por Colombia"71, una organización sin ánimo del lucro, cuya misión es liderar desde la sociedad civil la lucha integral contra la corrupción y por la transparencia, en lo público y en lo privado. Esta corporación anualmente pública los índices de corrupción de Transparencia Nacional, Departamental y Municipal, su objetivo principal es medir la transparencia y los riesgos de corrupción de las entidades públicas del nivel central Nacional, tres ramas del poder

70 ANALCO, Gloria. Dresser, Denise. La Corrupción en México le ha colmado el plato. Publicado en: Revista Entresemana. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2014]. Disponible en: http://www.entresemana.mx/opinion/gloria-analco/gloria-analcoa-denise-dresser-la-corrupcion-en-mexico-le-ha-colmado-elplatoescaramuzas-politicas/

71 Transparencia por Colombia. Op.cit. en línea, disponible en:

http://www.transparenciacolombia.org.co/index.php?option=com_content&view=article&id=108&Itemid=539

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público y órganos de control, este índice evalúa los factores de: visibilidad, sanción e institucionalidad. Por otro lado la Corporación Transparencia por Colombia ha desarrollado metodologías y herramientas para el control ciudadano para la corrupción en varios frentes: Contratación municipal, Rendición de cuentas, Transparencia en la contratación, ética y anticorrupción Empresarial.

De otra parte, el “Estatuto Anticorrupción”72, establece normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Pese a lo anterior no es suficiente crear normatividad aplicable a las entidades, las normas por si solas no son suficientes, es necesaria una política integral que mire no solamente el ámbito social, sino una entidad preocupada por los temas territoriales y la comunidad aislada y desprotegida por parte del Gobierno, se dice que el problema no está en las entidades, sino en las actividades que estas realicen, como la contratación pública, el mal funcionamiento de los recursos públicos y servicios esenciales de salud y educación.

Cada día son más los casos encontrados por falsedad documental, desordenes y grandes pérdidas documentales en la administración pública, todo esto constituye una compleja labor interpretativa y una difícil tarea por parte de la aplicación jurisprudencial, existe pues un desacuerdo acerca de la corrección o no de los modelos legales y jurisprudenciales que van en contra de la corrupción. El estudio de la falsedad documental se presenta desde dos grandes perspectivas, la primera que identifica falsedad con mudamiento de la verdad, con sus posteriores variantes y la segunda es aquella que la relaciona directamente con la alteración de las funciones que el documento desempeña. “Desde sus competencias, los archivos permiten cumplir con los principios constitucionales que rigen la Administración Pública; igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad siendo garantes a la vez de la protección,

72 Ministerio del Interior y de Justicia. Estatuto Anticorrupción.2011. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 16 de mayo de 2014]. Disponible en: http://www.contraloriagen.gov.co/documents/10136/49245504/cartillaestatuto-anticorrupcion.pdf/aa1f4544-3756-40be-9f3e-6cdbec1197ef

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difusión e incremento del patrimonio cultural de la nación representado en sus fuentes documentales”.73 En la mayoría de los escándalos de corrupción administrativa, se encuentra como protagonista un documento que es el reflejo de la actividad humana o de cualquier entidad, ya que todo documento puede ser objeto de sustracción, apropiación, cambio, adulteración, manipulación y por supuesto todas estas conductas conducen a tener unas implicaciones sociales, económicas, morales y jurídicas para cualquier sociedad. En Colombia es posible afirmar que una entidad que mantiene sus archivos organizados, controlados junto con la respectiva normatividad archivística, puede ejercer el derecho del acceso a la información y ser transparente administrativamente frente a una sociedad. “Según transparencia por Colombia, las cifras de la corrupción oscilaran entre los 3 y 4 billones de pesos al año, lo que daría un número aproximado de unos 900 millones de pesos diarios, dinero que serviría para financiar escuelas, hospitales, construcción de viviendas, puentes carreteras, subsidios al desempleo y otras muchas ayudas de tipo social”74.

4.7 Corrupción en México

Para el caso Mexicano, se propone hacer un análisis de los factores que propiciaron la corrupción en este país, para esto es importante mencionar el trabajo realizado por Renato Busquets Sordo, titulado factores que propiciaron la corrupción en México. Un análisis del soborno a nivel estatal.

“El análisis económico de la corrupción se basa en que un agente comete un acto corrupto, cuando a su juicio los beneficios de corromperse superen a los posibles riesgos y costos. La corrupción existe porque por una divergencia entre los intereses particulares del que comete el acto y el interés del organismo o superior al que representa, para México no es extraño hablar de corrupción, desde hace tiempo este tema ha sido común, aunque tal vez no se comentaba tanto en los medios, la corrupción va desde el caso

73 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p.11.

74 Corrupción en Colombia. El drama fáustico de la corrupción en Colombia. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de enero de 2013]. Disponible en: http://planosur.org/index.php?option=com_content&task=view&id=1847&Itemid=60

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aislado que involucra a un solo burócrata, hasta convertirse en un fenómeno general que origina una serie de distorsiones en la economía”75.

Para los historiadores uno de los problemas de México fue volverse una nación independiente, debido a la falta de bases sólidas de tipo institucional, reflejo de ello es la caracterización del siglo XIX donde México se caracterizó por un periodo de inestabilidad política, unido a una serie de mandatos que buscaban por su lado paz y prosperidad económica, mientras que otros luchaban por sus propios intereses. Desde otro punto de vista México se estableció un mecanismo mediante el cual el presidente saliente nombraba al candidato que le iba a suceder, era evidente que la maquinaria partidista le aseguraba al nuevo candidato la victoria. Lo que significaba que las entidades tenían corrupción política76.

La corrupción puede ser ocasionalmente protectora, cuando se hace un pago para agilizar un trámite, pueden existir ganancias en bienestar, otro caso en que la corrupción pude ser benéfica es cuando existe una restricción legal que inhibe cierta actividad económica, que es muy valiosa para la sociedad y se paga un soborno para poder realizar esta actividad. La corrupción sin embargo, es solo la segunda mejor opción, porque de tener un sistema legal que tuviera una regulación eficiente, los costos de la corrupción se pueden entonces clasificar en tres tipos, primero como desperdicio de recursos, cuando hay corrupción en licitaciones se paga más que si no hubiera corrupción, el gasto del Gobierno se vuelve ineficiente, en segundo lugar, la corrupción puede ocasionar la creación de males públicos. Disminuir la eficacia de supervisión de la administración pública implica una menor observancia de la ley que origina una mayor impunidad y delincuencia, esto trae como consecuencia una menor calidad de vida de los habitantes, y tercero, la corrupción es perjudicial cuando los representantes del Gobierno desvían las políticas para beneficiarse ellos mismos, en vez de seguir un comportamiento honesto.

75 Factores que Propiciaron la Corrupción en México. Un análisis del soborno a nivel estatal. [en línea], 2014. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en:

http://www.culturadelalegalidad.org.mx/recursos/Contenidos/Estudiosacadmicosyestadsticos/documentos/Factores%20que %20propiciaron%20la%20corrupcion%20en%20Mexico,%20Analisis%20del%20soborno%20a%20nivel%20Estatal..pdf 76 BUSQUETS SORDO, Renato. Factores que Propiciaron la Corrupción en México. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de enero de 2013]. Disponible en:

http://innova.fox.presidencia.gob.mx/archivos/4/5/4/1/files/archivos/sip-3093.pdf

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La economía se hace más rígida y consecuentemente se entorpece la incorporación de nuevas tecnologías y procesos de producción que traerían un mayor desarrollo económico, la corrupción inhibe el crecimiento económico porque distorsiona las tasas de rentabilidad privada. Entre otras consecuencias como:

 Disminuye la inversión y el crecimiento.

 Reduce el gasto en educación y salud.

 Incrementa el gasto en inversión pública.

 Distorsiona el efecto de la política industrial sobre la inversión.  Reduce el gasto en operación y mantenimiento en infraestructura.  Reduce la productividad en inversión pública en infraestructura pública.  Reduce la recaudación fiscal.

 Reduce la inversión extranjera directa.

“De acuerdo con un informe de la organización de Transparencia Internacional, a través de su índice de percepción de corrupción 2013, México se encuentra entre los países más corruptos, México cuenta con una serie de acciones no articuladas que hacen muy difícil una lucha eficaz contra la corrupción”77

4.8 Corrupción en Chile

En este apartado es importante revisar la historia de la corrupción en Chile y entender de donde y porque nace la corrupción, además de cómo encajar los archivos y su importancia en la administración chilena.

“Algunos de los historiadores interesados en la historia de Chile, cuentan que la envidia y las pasiones políticas son las que han originado las acusaciones de corrupción a partir de

1891 (inicio del parlamentarismo en Chile). Se dice que a partir del nacimiento del nuevo

77 Corrupción en México. [en línea], 2014. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://noticias.univision.com/article/1760025/2013-12-03/mexico/noticias/mexico-el-mas-corrupto-de-la-ocde-segun-informede-transparencia-internacional

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régimen electoral se dio un rol desproporcionado a los partidos políticos, durante los gobiernos radicales, varios miembros se aprovecharon de su situación política para enriquecerse, el sentido de la responsabilidad y la sobriedad que existieron en el Siglo XIX y que fueron factores de desarrollo del país, se desmoronaron en el Siglo XX para dar paso a un desenfrenado ambiente de corrupción, mediocridad, oportunismo y decadencia”78.

Desarrollándose además vínculos entre los políticos y los grandes negocios, varios parlamentarios aprovechando su poder e influencia, actuaban como abogados representando a grandes empresas en juicios en contra de los intereses del fisco, existieron casos graves que involucraban la concesión de cuantiosos trabajos fiscales, la corrupción en el país se comenzó a desarrollar dentro del absoluto secretismo, siendo favorecida por la ausencia de libertad de expresión, propias de cualquier dictadura, así como por la imposibilidad por parte de la contraloría de poder realizar sus funciones fiscalizadoras.

Tiempo después durante el Régimen Militar, se comenzó un proceso de reducción de los servicios del Estado, privatizando sus costos de mantención, no obstante los mismos encargados de fiscalizar las ventas y valores de las distintas organizaciones fueron a su vez los compradores, así políticos y empresarios se enriquecieron comprando grandes empresas de servicios a precios subvalorados. Posiblemente este sea el mayor caso de corrupción durante el régimen militar. Muchos de los casos de corrupción involucraban los altos cargos políticos del país, y aquellos que podían tener injerencia en las decisiones generales del país, también participaban activamente en el mundo privado, siendo dueños o accionistas de grandes empresas, que se ven directamente afectadas por las decisiones de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial.

“El 8 de marzo de 1990, solo tres días antes de que Augusto Pinochet, pasara el mando al Presidente Patricio Aylwin, se promulgo la Ley 18.972 también conocida como la “Ley de amarre”, a través de esta Ley ninguno de los ex funcionarios de confianza de Pinochet podía ser despedido por los nuevos gobiernos democráticos y si estos decidían renunciar, se les tenía que pagar una indemnización millonaria muy superior a la que era hasta

78 Corrupción en chile. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de enero de 2013]. Disponible en: en: http://es.wikipedia.org/wiki/Corrupci%C3%B3n_en_Chile

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entonces vigente”79. Esto significaba prácticamente para el Estado duplicar su máquina funcionaria o bien realizar gastos millonarios en indemnizaciones. Para Chile sin duda uno de los mayores retos fue el combatir la corrupción, ya que es un asunto que impone importantes costos y significa un lastre para el desarrollo nacional, en el ámbito de la economía, hay evidencia suficiente para sostener que gracias a la corrupción se incrementan los precios de los bienes y servicios,80 igualmente existe una estrecha relación entre el grado de corrupción y los niveles de inversión y crecimiento, la corrupción reduce la efectividad de las políticas públicas y estimula a las empresas para que actúen en el sector informal de la economía.

Las prácticas corruptas producen distorsiones en la asignación de recursos y por lo tanto desaceleran o frenan el crecimiento económico, por otro lado la corrupción tiene un alto impacto dentro de la vida política y social de un país, ya que reproduce y consolida la desigualdad social, además genera que amplios sectores de la sociedad, principalmente con menos recursos, sufran un proceso de mayor exclusión social y política, que los obliga a incorporarse a los sectores informales de la actividad económica y de subsistencia.

79 Corrupción en chile. Op. Cit., Disponible en: en: http://es.wikipedia.org/wiki/Corrupci%C3%B3n_en_Chile 80 Corrupción en chile. Op. Cit., Disponible en: en: http://es.wikipedia.org/wiki/Corrupci%C3%B3n_en_Chile

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5. NORMATIVIDAD

5.1 Normatividad

Las herramientas normativas con que cuenta cada país, para dar un giro en la lucha contra la corrupción parten de una conciencia ciudadana y de un valor agregado, que para el caso de los archivos inicia desde el documento en el momento mismo de su creación, es por esto que existen entidades de carácter internacional que apoyan la labor archivística y que vale la pena resaltar, ya que gracias a estas se pueden homogenizar y estandarizar las prácticas archivísticas en todos los países.

5.1.1 Consejo Internacional de Archivos

“Durante la primera conferencia general de la UNESCO, en Paris a finales de 1946, se recomendó la creación de una organización Internacional de Archivistas profesionales, la que se constituyo formalmente durante el primer Congreso Internacional de Archivos celebrado en Paris en 1950,el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se define como un organismo profesional de la comunidad archivística internacional dedicado a promover la preservación, el desarrollo y el uso del acervo archivístico mundial. Nace ante la necesidad de prestar apoyo y cooperación activa a las organizaciones especializadas no gubernamentales y a los expertos”81.

“En Colombia existe la Corporación Transparencia por Colombia, “creada en 1998, cuya misión es liderar desde la sociedad civil, esfuerzos sistemáticos de lucha contra la corrupción centrados en transformar las instituciones públicas y privadas para que en Colombia se pueda contar con organizaciones efectivas y confiables; con ciudadanos y empresas integras y con servidores públicos que antepongan siempre el interés y rindan cuentas de sus actos”82.

81 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit., p. 106.

82 Corporación Transparencia por Colombia. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: en: http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_col_sc_anexo2.pdf

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5.1.2 Normas Contra la Corrupción en Archivos en Colombia

Una de las problemáticas que aumentan con el paso del tiempo es la desconfianza constante por parte de los ciudadanos con relación al funcionamiento de las instituciones, no solo por el desconocimiento de la labor que cada una realiza, sino por los altos índices de corrupción que presenta Colombia frente a otros países del mundo, sin embargo el gobierno colombiano refleja mas la preocupación por crear instancias que permitan controlar y disminuir los niveles de tolerancia de la población colombiana frente a las prácticas corruptas, donde se rompa el vínculo entre violencia, narcotráfico y delincuencia organizada como escenario propicio para la corrupción.

Pese a lo anterior Colombia es un país emprendedor donde existen personas que aun confían en los documentos y en su valor probatorio, es por esto que la comunidad Archivística crece cada día más, estableciendo nuevas herramientas que son de utilidad al momento de demostrar con un documento un acto corrupto, hoy por hoy la archivística tiene más auge, instituciones como el Archivo General de La Nación (AGN ) ha participado en ejercicios conjuntos con otras entidades para capacitar y fortalecer medidas preventivas frente al tema de corrupción.

De otra parte, las instituciones públicas y privadas se ven en la necesidad de contratar profesionales de la información y garantizar que los tiempos de respuesta frente a una consulta sean menores todo esto acompañado de los lineamientos que brinda el AGN y la destinación de recursos para realizar procesos archivísticos y sistematización de la información, sin dejar de lado los cambios tecnológicos presentado como nuevos retos para los archivistas.

El objetivo primordial de los archivos, según lo señala el “artículo 4° de la ley 594 de 2000, menciona, fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes

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consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que lo afecten, en los términos previstos por la ley”83 Al mismo tiempo la comunidad archivística debe velar por que los documentos sigan manteniendo siempre un valor agregado dentro de cada entidad, su labor es la de crear alternativas que impacten el mercado con nuevas tecnologías sin dejar de lado los valores primarios y secundarios del documento y siempre apoyándose de la normatividad archivística existente.

Imagen 4. Archivo General de la Nación (Colombia)84

El Archivo General de la Nación, nace bajo el Gobierno del Dr. Virgilio Barco, con la Ley

80 de 1989, donde se pretendía cumplir con tres objetivos esenciales: la creación del

Archivo General de la Nación; la creación del Sistema Nacional de Archivos y la construcción y dotación de la sede.

83 Archivo General de la Nación. Legislación Archivística Colombiana. Op. Cit., p. 8. 84 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [en línea], 2014. En español. [fecha de consulta el 22 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4254

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“Es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del SNA (Sistema Nacional de Archivos), en regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales”.85 Entre las funciones del Archivo General se encuentran:

 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística de toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.  Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte el Consejo Directivo.  Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confié en custodia.  Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

 Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural e histórica.

En la legislación Colombiana existen varias disposiciones referentes a los archivos de Gestión, Central e Histórico. La preocupación latente esta en poner en marcha un plan de contingencia para cumplir con la normatividad archivística existente como un medio de

85 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de Enero de 2013]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1157

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lucha contra la corrupción en archivos. A continuación se muestra una relación de las normas sobre Archivos en Colombia.

5.1.2.1Constitución Política de la República de Colombia Es la carta magna de este país, fortaleciendo la unida de la Nación, asegura a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo, siendo esta la máxima ley de este país mencionan los deberes y derechos humanos de todo ciudadano. Para efectos de este trabajo, se mencionan los artículos que muestran la importancia de los documentos vistos estos como; todo aquello que contenga información; entre estos se encuentra el respeto de las riquezas culturales y naturales de la nación, el derecho a la intimidad personal y familiar, cabe resaltar que desde esta misma normativa se garantiza el derecho de informar y recibir información veraz, además el derecho de acceso a la información, por esta razón es llamada la Constitución de los Derechos Humanos. A continuación se muestran los artículos más importantes.

Imagen 5

Elaboración propia a partir de las fuentes primarias de los Artículos respectivos (Artículo 8); Ampara las riquezas culturales y naturales de la Nación (Artículo 15). Derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre (Artículo 20) Garantiza a toda persona la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial (Artículo 23); Derecho a presentar peticiones respetuosas y a obtener pronta solución (Artículo 74) Derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley (Artículo 112). Derecho al acceso a la información y a la documentación oficial.

p. 72

5.1.2.2 CÓDIGOS

“Son normas o reglas de conducta que regulan el comportamiento personal y social de las personas”86, existen diferentes instancias con el fin de controlar las conductas humanas en cada organización social. En primera medida se encuentra el Código de Procedimiento Civil derogado por la Ley 1564 de 2012, estos artículos muestran la importancia de conservar la intimidad de la personas y la veracidad que debe contener cualquier información como medio de prueba, además de la responsabilidad de los funcionarios públicos frente a los documentos. El Código de Procedimiento Penal por su parte aclara que se respeta el derecho a la intimidad de la información de toda persona salvo los casos que establezca la Ley, uno de estos casos es la retención de la correspondencia en caso de una investigación penal. El Código Contencioso Administrativo Derogado por la Ley 1437 de 2011 artículo 309, protege y garantiza los derechos y libertades de las personas, en este caso es el acceso a los documentos oficiales y solicitud de copias de la información excepto los que se autorizan como reservados. El código de Comercio muestra la importancia de la conservación de aquellos documentos con valor probatorio y la correspondencia. Por último se encuentra el Código sustantivo de Trabajo que se encarga de lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores y muestra la importancia de conservar la información de los contratos de trabajo originales sin rasgaduras ni enmendaduras. A continuación se muestran los códigos que son relevantes para el desarrollo de este trabajo. Imagen 6

Elaboración propia a partir de las fuentes primarias básicas de los Códigos respectivos

86 Código. Wikipedia. Enciclopedia libre. [en línea], 20104. En español. [fecha de consulta el 16 de Octubre de 2014]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_(Derecho)

CÓDIGOS

Código de Procedimiento civil Código procedimiento penal Código contencioso administrativo Código de comercio Código sustantivo de trabajo Derogado por la Ley

1564

2012.

Términos establecidos artículo

626

Artículos 155, 156,

157,233, 259, 260,

261, 262, 263, 264,

265, 275.

Derogado por la Ley 1437 de 2011 artículo 309 Artículos 43, 44, 48, 51,

54, 59, 60, 68, 69, 70

(derogados por el artículo

626 de la Ley 1564 de

2012

Artículos 264 y 393.

p. 73

5.1.2.3 Leyes

“Regla y norma constante e invariable de las cosas, nacida de la causa primera o de las cualidades y condiciones de la misma”87 El estado colombiano estableció en el país las bases para el desarrollo de políticas de organización y conservación del patrimonio documental. Se ha ido creando conciencia sobre la importancia de los archivos para la gestión, la planeación institucional, la investigación y la misma historia. Es así como a partir de la creación de nuevas tecnologías, metodologías y sistemas de información se ha creado una reglamentación acorde al uso de estas nuevas prácticas archivistas. A continuación se presentan algunas leyes que son de vital importancia para toda aquella persona que sea responsable de la información.

Imagen 7.

87 Ley. Real Academia Española. [en línea], 20104. En español. [fecha de consulta el 16 de Octubre de 2014]. Disponible en: http://lema.rae.es/drae/ Ley 4 de 1913: Obliga a las entidades oficiales a la presentación de los inventarios documentales y se habla además del acceso a los documentos de archivo en sus artículos 289,315, 316,320 y 337. Ley 39 de 1981: Se reglamenta el uso de la Microfilmación y se habla de la certificación de archivos (Artículos 1, 2, 3 y 4).

Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos públicos (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27). Ley 6 de 1992: Reforma tributaria, valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables (Articulo 74).

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en Colombia. Ley 80 de 1993: Estatuto de contratación administrativa (Artículos 39 y 55). Ley 190 de 1995: También llamado “Estatuto Anticorrupción” Faltas y delitos en archivos Ley 527 de 1999: Define y reglamento el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.

Ley 734 de 2002: Código Único disciplinario.

Ley 1341 de 2009: Define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.

p. 74

5.1.2.4 Decretos

“Es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia, suele tratarse de un acto administrativo llevado a cabo por el Poder Ejecutivo, con contenido normativo y reglamentario”88, tienen gran importancia para este trabajo ya que están encaminados a promulgar un reglamento archivístico en todas las entidades y refuerzan la parte normativa archivística promulgada por el Archivo General de la Nación, se mencionan los inventarios, las tablas de retención documental y los programas de gestión documental como evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos, por otro lado las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental y se debe garantizar que el contenido de los documentos electrónicos de archivo será una representación completa, fiel y precisa de las actividades o los hechos que testimonia, a continuación se muestran los Decretos de mayor importancia según el contexto normativo que muestra este trabajo.

88 Decreto. Definición de. [en línea], 20104. En español. [fecha de consulta el 16 de Octubre de 2014]. Disponible en: http://definicion.de/decreto/ Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos (Artículo 1 al 5). Decreto 855 de 1994: Contratación pública (Artículo 3).

Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros, exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos (Artículos 1, 47, 49 y 62). Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el título V de ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Decreto 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de información en particular el uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la administración pública.

p. 75

5.1.2.5 Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Archivo General de

la Nación “Resolución que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u órganos colegiados”89. Los Acuerdos mencionados a continuación muestran la importancia de la normativa archivística colombiana, estos acuerdos no menos importantes que los Decretos van de la mano con la Ley General de Archivos, reglamentando la presentación de las Tablas de retención Documental y la necesidad de establecer en cada entidad los criterios de conservación y organización de documentos, la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y finalmente para efectos de este trabajo la responsabilidad que tiene todo funcionario público frente a la documentación.

Imagen 9 El Acuerdo 07 de 1994: Adopta y expide el reglamento general de archivos, proporciona a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por un serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permita el mejor desempeño de las tareas archivísticas. Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación. Con este documento se logra que todas las entidades tengan la necesidad de elaborar tablas de retención, así se puede concluir que para la elaboración y aplicación de las TRD, es necesario que cada entidad tenga sus documentos de archivo cumpliendo con los procesos archivísticos.

Acuerdo 11 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Dentro de las funciones del Archivo General de la Nación está la de seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental del AGN, sin embargo para esto es necesario tener en cuenta que existen documentos como el material gráfico, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, códices, entre otros, que por su tamaño, soporte, necesitan de ambientes de conservación diferentes. Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. La planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logra entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Acuerdo 38 de 2002: Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Siendo estos indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública, así mismo será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Acuerdo 39 de 2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos. Mediante la presentación de las tablas de retención documental las entidades están en la obligación de ordenar sus archivos y de crear instrumentos archivísticos (FUID, CCD, PDG) que ayuden a la racionalización de la gestión administrativa.

Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Es importante recalcar que en la medida en que las instituciones tengan más fondos acumulados, puede ser más susceptible de corrupción.

89 Acuerdo. Real Academia Española. [en línea], 20104. En español. [fecha de consulta el 16 de Octubre de 2014]. Disponible en: http://lema.rae.es/drae/

p. 76

5.1.2.6 Circulares

“Es una disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por debajo de la Ley, el Decreto y la Orden Ministerial, que regula generalmente, aspectos organizativos o internos de una materia”90. El Archivo General de la Nación promulga el uso adecuado de la normatividad archivística, por esta razón se preocupa por la constante actualización de la misma y como medio de transparencia, publica sus Circulares internas, en este momento se hace especial énfasis en el uso de las nuevas tecnologías, como por ejemplo el Programa de Gestión Documental de Documento Electrónico, el acceso a esta información y la veracidad de la misma. Creando programas de capacitación en archivos regionales, articulación del Sistema Nacional de Archivos, planes de rendición de cuentas y seminarios de actualización.

Imagen 10

90 Circular. Enciclopedia Jurídica. [en línea], 20104. En español. [fecha de consulta el 16 de Octubre de 2014]. Disponible en: http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/circular/circular.htm Circular 01 de 1997: Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular 02 de 1997: Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 01 de 2003: Organización y conservación de los documentos de archivo. Circular 01 de 2004: Inventario de documentos a eliminar.

p. 77

5.1.3 Normas contra la corrupción en Archivos en México

Es importante indicar que México se ubica frente a este tema, primero a través del Sistema Nacional de Archivos de México (SNAM) y segundo a través del Instituto Federal de Acceso a la Información, quien es el encargado de orientar, formular la política archivística del Gobierno, al mismo tiempo México cuenta con un portal de transparencia, el cual es la herramienta base para la creación de la cultura nacional en México, existe una entidad muy importante como el es Archivo General de México. En el trabajo de María Estela Islas Pérez, llamado La Archivística en México, menciona que cuando se habla de conciencia y de cultura archivística, se refiere a ese conjunto de acciones que buscan de alguna manera resaltar los valores y la importancia de los archivos, entendidos como grupos orgánicos de documentación para la administración de las instituciones y para el conocimiento retrospectivo de las mismas. En México existe una dispersión de disposiciones archivísticas frente a la carencia de una ley nacional de archivos, lo que da justificación a los depredadores de archivos, María Estela señala: “si realmente se contara con archivos donde imperara el orden, estos podrían convertirse en verdaderos laboratorios, donde no solo la historia tendría cabida, sino también las ciencias naturales, aunque ello seguirá siendo un ideal mientras no se valore el documento en su justa dimensión”91.

“Cabe recordar que la conquista espiritual y cultural llevada a cabo en la nueva España trajo consigo la desaparición casi total de los códices, las imágenes religiosas y los templos de los indígenas mexicanos, los conquistadores destruyeron todo lo que pudiera recordarles a sus dioses, su cultura y sus costumbres de ahí que los archivos de México estén esencialmente formados por lo que antiguamente fuere el Archivo de la Primera Secretaria de la Nueva España, en los antiguos cabildos o ayuntamientos quedo registrada la voluntad del pueblo de reunirse para enfrentar a la autoridad, formando con ello, los archivos Municipales. En 1945, el Secretario de educación, Jaime Torres Bodet inaugura la escuela Nacional de Bibliotecarios y archivistas, en 1946, se publica el actual reglamento del Archivo General de la Nación de México, que otorga a los monumentos

91 ISLAS PÉREZ, María Estela. La Archivística en México. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de Enero de 2014]. Disponible en: http://www.eci.uaslp.mx/SARCH/Recursos/LAenM.pdf

p. 78

históricos, entre los que se encuentran los documentos y expedientes del sector público, el carácter de bienes de dominio público pertenecientes al patrimonio nacional”92. Gracias a la creación del Consejo Internacional de Archivos, se establece en Bruselas el V Congreso Internacional de Archivos, en 1964, los primeros grupos de expertos nombrados por el CIA, para llevar a cabo tareas profesionales especificas y los comités técnicos que han tenido la responsabilidad de elaborar proyectos específicos y realizar investigaciones sobre áreas especificas de la archivística tales como la descripción, la valoración, la microfilmación, infraestructura archivística y legislación. Algunos de los Estados como el de México, son pioneros en la conservación y la normatividad archivística. El 11 de Enero de 1986, el Congreso del Estado de México promulgo la “Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado”93, en donde se contemplan, entre otros aspectos, los tipos de archivos, reglas comunes para todos los archivos del Estado y las sanciones que serán impuestas a quienes actúen en contra de dicha ley, sin duda que el principal beneficiario de una legislación acorde con la nueva realidad seria el propio sistema gubernamental que por su creciente complejidad estructural y funcional requiere de un sistema de información eficiente, que le permita contar con prontitud con los documentos que le son necesarios para la correcta toma de decisiones, lo que solo podrá lograr si cuenta con archivos correctamente organizados, para ello es fundamental dar a los archivos una presencia formal dentro de la estructura orgánica dentro de la misma institución con mecanismos perfectamente identificados que impidan que estos puedan desaparecer.

Por otro lado México cuenta con herramientas normativas que a través del tiempo han ido mejorando, creando así bases contra la corrupción en este país, se encuentra: La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que hace mención a este aspecto y al sustento legal de las disposiciones archivísticas se encuentran en su constitución.

92 ISLAS PÉREZ, María Estela. La Archivística en México. Ibíd., p. 95

93 Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. 24 de marzo de 1986. [en línea],

2013. En español. [fecha de consulta el 16 de Enero de 2014]. Disponible en:

http://docs.mexico.justia.com.s3.amazonaws.com/estatales/mexico/ley-de-documentos-administrativos-e-historicos-delestado-de-mexico.pdf

p. 79

De carácter Federal son la “Ley de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre monumentos y zonas arqueológicas”94, Artísticos e históricos publicada en el Diario Oficial el 16 de diciembre de 1970, la Ley sobre protección y conservación de monumentos arqueológicos e históricos, poblaciones típicas y lugares de belleza natural y la Ley Federal del patrimonio cultural. Por último se encuentran todos los reglamentos, acuerdos y disposiciones relacionadas con el Archivo General de la Nación, desde su primer reglamento en 1846 hasta el último de 1946, el acuerdo que prohíbe la exportación de documentación histórica de 1944.

Por otro lado en 1999 México se funda el “capitulo mexicano de transparencia internacional, transparencia mexicana”95, entre los objetivos de esta organización está el profundizar el estudio sobre la corrupción en México poniendo énfasis en el combate a la corrupción en sus distintas manifestaciones. En el 2001, transparencia Mexicana realizó un estudio sobre la corrupción en México; este ayudo a tener un mejor entendimiento y profundización de la investigación a partir del cual se desarrolló el índice de corrupción estatal.

En 1977 el Archivo General de la Nación de México, entraría en una nueva fase de su historia, hacer más eficiente en la administración, evaluando el papel de los archivos en las instituciones del Gobierno.

Para 1984, el Estado de México cuenta con la primera Ley de Archivos Estatal, en el 2010 el Estado de Campeche última ley de archivo estatal. 22 Estados cuentan con su respectiva ley de Archivos o de documentación o del Sistema estatal de Archivos con un total de 40 ordenamientos.

A continuación se desarrolla una breve descripción del Archivo General de la Nación de México, una entidad muy importante en materia archivística para México.

94 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 6 de mayo de 1972. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de Enero de 2014]. Disponible en: http://www.sep.gob.mx/work/models/sep1/Resource/f74e29b1-4965-4454-b31a- 9575a302e5dd/ley_federal_sobre_monu_arqueologicas.htm 95 Transparencia Mexicana. Informe que presenta Transparencia Mexicana. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 16 de Enero de 2014]. Disponible en:

file:///C:/Documents%20and%20Settings/fguzman/Mis%20documentos/Downloads/vales_despensa.pdf

p. 80

Imagen 11. Archivo General de la Nación de México96 El Archivo General de la Nación de México es el órgano rector de la archivística nacional que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que conforman su acervo, con el fin de facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público. Es así mismo el rector de la archivística Nacional. “Fue inaugurado en 1970 con el nombre de Archivo General de la Nueva España. Cuenta en total con un acervo documental integrado por más de 6 millones de documentos, mapas cartografías, fotografías, cintas de audio, videos, manuscritos”97, etc.

Por otro lado México cuenta con el “Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI)”98, que funciona como nexo entre el Gobierno, los organismos constitucionales y los ciudadanos, su principal tarea es hacer cumplir la Ley Federal de Transparencia y acceso a la Información Pública Gubernamental. Es encargado fundamentalmente de:

 Garantizar el derecho de acceso de las personas a la información pública Gubernamental.

96 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE MÉXICO. Wikipedia. Enciclopedia libre. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_(M%C3%A9xico) 97 Historia del Archivo General de la Nación de México. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/hist.html 98 Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales del Distrito Federal. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.infodf.org.mx/web/index.php

p. 81

 Proteger los datos personales que están en manos tanto del Gobierno Federal, como de los particulares.

 Resolver los reclamos sobre las negativas de acceso a la información que las dependencias o entidades hayan formulado a los solicitantes. A partir de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la Información Pública Gubernamental, el 12 de junio de 2003, más de 320 dependencias y entidades del Gobierno Federal tienen la obligación de atender solicitudes de información bajo la vigilancia de la IFAI.

El Archivo General de México cuenta con una Dirección de desarrollo y Normatividad Archivística, “quien es el encargado de establecer normas para la organización y operación de los servicios en materia de administración documental y archivos dentro de las dependencias y entidades federales, además determinar lineamientos para concentrar en el Archivo General de la Nación el Diario oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de la unión y de los Estados de la Republica, así como los ejemplares de las obras científicas, literarias o artísticas, establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional”99. La síntesis del dictamen de discusión en el Senado otorga al Archivo General de la Nación, las facultades necesarias para desempeñarse como un auténtico órgano rector de la Archivística Nacional, con la finalidad de generar políticas públicas nacionales en materia de archivos creando los vínculos institucionales que fomenten el desarrollo de la práctica archivística en México.

“Políticas en materia de Archivos de México Con base en el proyecto de la Ley Federal de Archivos, en la normatividad internacional y las prácticas exitosas se proponen 5 políticas públicas de estandarización:  Institucionalizar en los estados los trabajos archivísticos.

99 Dirección de Desarrollo y Normatividad Archivística en México. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2013]. Disponible en:http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/areas/investigacion.html

p. 82

 Homogeneizar el objetivo de las leyes de archivo.

 Establecer los procesos archivísticos básicos.

 Atender las prácticas archivísticas de los Municipios, en pleno respeto a su autonomía.

 Profesionalización del trabajo archivístico”100.

Sistema Nacional de Archivos de México “La necesidad de establecer un sistema nacional de archivos, que facultara la coordinación entre los archivos de todos los niveles de la Administración Pública, se planteo desde el primer seminario Nacional de unidades de correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos de la Administración Estatal y Municipal celebrado en la ciudad de puebla en el año 1977, pero vio la luz por primera vez en 1978 durante el II Congreso Nacional”101.

De las responsabilidades y sanciones, en el artículo 108 constitucional responsabiliza a los servidores públicos por los actos u omisiones en los que incurran en su función y en el artículo 109 se otorga la facultad a los estados de emitir sus propias leyes sobre responsabilidades de los servidores públicos, en congruencia con ello, “la ley de responsabilidades de los servidores públicos”102 establece la obligación del servidor público de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo u omisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso y la sustracción indebida de aquella.

100 Secretaría de la Función Pública. Archivo General de la Nación México. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2014]. Disponible en: http://www.normateca.gob.mx/Archivos/66_D_3340_10-12-2012.pdf 101 Dirección del Sistema Nacional de Archivos. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2014]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/areas/sna.html 102 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores públicos. Publicada en el Diario Oficial diciembre de 1982. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2014]. Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/115.pdf

p. 83

Según el artículo 214, Fracc. IV según el código penal para el Distrito Federal dice: “el que por sí o por otra persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión, puede ser acreedor de una pena de dos a siete años de prisión y una multa de 30 a 300 veces el salario mínimo vigente en el Distrito Federal y la destitución e inhabilidad de dos a siete años para desempeñar otro empleo, cargo o comisión públicos”103.

5.1.4 Normas contra la Corrupción en Archivos en Chile

“Los antecedentes legales en materia normativa en lo que respecta a Chile datan desde el Siglo XIX, en 1887 se produjo una reorganización de los ministerios del Estado, acorde con la nueva realidad política del país, en consecuencia la creación del Archivo General del Gobierno, posteriormente el Decreto Supremo 2811 del 30 de mayo de 1925, originó el Archivo Histórico Nacional, con el fin de reunir todos los documentos y manuscritos referentes a la historia Chilena. Dos años después, el 25 de noviembre de 1927, se fusionan estos dos archivos para dar paso a una sola institución con el nombre de Archivo Nacional de Chile”.104

Imagen 12. Archivo Nacional de Chile105

103 Ejercicio Indebido del Servicio Público. Código Penal para el Distrito Federal. Articulo 214. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2014]. Disponible en: http://biblio.juridicas.unam.mx/libros/3/1074/40.pdf 104 La legislación Archivística en América Latina. [en línea], 2013. En español. [fecha de consulta el 15 de Enero de 2013]. Disponible en: http://www.historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/legis-arch.htm 105 ARCHIVO NACIONAL DE CHILE. Wikipedia. Enciclopedia libre. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_Nacional_de_Chile

p. 84

Es una institución pública, creado en 1927 con el fin de reunir y conservar los archivos de los departamentos de Estado y todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional y atender a su ordenación y aprovechamiento.

Archivo Nacional de Chile es una institución del estado, dependiente de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (DIBAM), la que a su vez depende del Ministerio de Educación.

“Es una organización que nace con la finalidad de reunir y conservar con seguridad, en un solo establecimiento, toda la documentación administrativa, política, judicial y militar del país y todos los documentos y manuscritos relativos a la histórica Nacional, de manera que se garantice su conservación, ordenación y aprovechamiento para la historia patria constituyéndose así en el mayor y más extenso repositorio documental del país”106. Además tiene la facultad de revisar los archivos de las distintas reparticiones públicas y requerir a ellas los documentos que estime de interés de ser resguardados. Chile por su parte, cuenta con un Consejo para la Transparencia, incluyen todos los organismos públicos y empresas del Estado.

El Consejo para la Transparencia es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por la Ley de Transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado. “Los objetivos del Consejo para la Transparencia son:

 Promover el principio de transparencia y difundir el derecho de acceso a la información pública, generando información relevante sobre los niveles de implementación en el sector público y buenas prácticas instaladas.  Garantizar el derecho de acceso a la información pública luchando por su accesibilidad, exigibilidad y disponibilidad y fiscalizando el cumplimiento de los deberes de transparencia a través de los medios y procedimientos aplicables.

106 Archivo Nacional de Chile. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.archivonacional.cl/Vistas_Publicas/publicContenido/contenidoPublicDetalle.aspx?folio=5227&idioma=0

p. 85

 Perfeccionar la regulación de la normativa en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información, favoreciendo la eficiencia de la gestión pública y el control ciudadano”107.

En la ponencia que hace “Miguel Peñailillo López, como consultor internacional y ex – asesor del Ministerio de la Presidencia de Chile, en el documento Esfuerzos Contra la Corrupción en América Latina”108, señala que ha existido un discurso activo en Chile sobre la necesidad de una mayor transparencia gubernamental por esto a partir de una importante reforma del sistema judicial chileno y vigente actualmente en todo el país, juega un papel importante al otorgar poder a los fiscales para actuar en contra de la corrupción bajo un nuevo sistema acusatorio, sin embargo a pesar que existe mayor transparencia en las adquisiciones y en los gastos gubernamentales en general, se necesita fijar mayor atención en una Ley de Acceso a la Información y vigilancia en la contratación pública.

107 Que es el Consejo Para la Transparencia. [en línea], 2011. En español. [fecha de consulta el 20 de febrero de 2014]. Disponible en: http://www.consejotransparencia.cl/que-es-el-cplt/consejo/2012-12-18/190048.html

108 DESHAZO, Peter. Esfuerzos contra la Corrupción en América Latina. Op.cit., 24p

p. 86

6. METODOLOGÍA

Para el desarrollo del trabajo se tomó como metodología la Investigación Cualitativa, según Lincoln y Denzin la investigación cualitativa es un campo interdisciplinar, los que la practican están sometidos a la perspectiva naturalista y a la comprensión interpretativa de la experiencia humana. “Taylor y Bogdan consideran la investigación cualitativa como aquella que produce datos descriptivos; las propias palabras de las personas, habladas o escritas y la conducta observable, lo que permite la investigación cualitativa es facilitar y ampliar la investigación a un ámbito metodológico distinto”109. Podría entenderse como una categoría de diseños de investigación que extraen descripciones que adoptan las formas de entrevistas, narraciones, notas de campo, grabaciones y registros escritos de todo tipo.

Respecto del proceso y las fases de investigación cualitativa, se destacan las siguientes:  Definición del problema  Diseño de trabajo  Recogida de datos  Análisis de los datos  Informe y validación de la información Aplicando la investigación cualitativa a este trabajo se utiliza el método de fenomenología; buscando conocer los significados que los individuos dan a su experiencia, aprendiendo el proceso de interpretación por el que la gente define su mundo y actúa en consecuencia, así mismo se utiliza la técnica de la entrevista, con el fin de analizar las respuestas de los expertos de los tres países objeto de la investigación, dando como resultado un informe de resultados presentado por medio de una triangulación de la información, con el fin último que la técnica planteada permita comparar resultados, estableciendo similitudes o diferencias significativas a través de una análisis de contenido.

109 HERRERA, Juan. Investigación Cualitativa. [en línea],2014.en español[fecha de consulta el 25 de Junio de 2014] disponible en: http://juanherrera.files.wordpress.com/2008/05/investigacion-cualitativa.pdf

p. 87

6.1 TIPO DE ESTUDIO

El tipo de estudio utilizado para el desarrollo del trabajo corresponde al Descriptivo que se refiere según “Julia García Salinero a trabajos observacionales, en los cuales no se interviene o manipula el factor de estudio, es decir, se observa lo que ocurre con el fenómeno en estudio en condiciones normales, en la realidad”110, para efectos de desarrollo de este trabajo, se analiza el ¿Qué pasa?, ¿A quién le pasa eso?, ¿Donde ocurre este fenómeno? y ¿Cuando sucede?”111.

El fenómeno de la corrupción se presenta a partir de variables diferentes en los tres países, razón por la cual, lo importante de este estudio, es aprender y entender el modelo y las circunstancias en las que se da este fenómeno y si las consecuencias son similares o presentan diferencias.

Este tipo de estudio además permite generar suposiciones como base para la realización de un estudio analítico o experimental. Es importante mencionar que para el caso de Colombia, México y Chile, se definieron objetivos que facilitaron la investigación; la incidencia de los archivos en el fenómeno de la corrupción en la administración pública, lo que permitió además definir las variables de estudio al igual que las categorías, las características o propiedades, como lo indica el autor John Stuart Mill, cuando plantea el método de concordancias a partir de la eliminación de variables que marcan las diferencias112.

Para dar cumplimiento con lo señalado tanto en el título como en los objetivos se utilizó como técnica de trabajo el estudio comparativo, el cual determina que “debe existir una estructura comparativa, resultado de un análisis y una clasificación previos a la

110 GARCÍA LINERO, Julia, Estudios Descriptivos. En español[fecha de consulta el 25 de Junio de 2014] disponible en: http://webpersonal.uma.es/~jmpaez/websci/BLOQUEIII/DocbIII/Estudios%20descriptivos.pdf 111 GARCÍA LINERO, Julia, Estudios Descriptivos. En español[fecha de consulta el 25 de Junio de 2014] disponible en: http://webpersonal.uma.es/~jmpaez/websci/BLOQUEIII/DocbIII/Estudios%20descriptivos.pdf 112 Los Estudios de Caso y el Método Comparativo: Una Estrategia en la Investigación Educativa. [en línea],2014.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en: http://www.repositoriodigital.ipn.mx/bitstream/handle/123456789/3314/16.pdf?sequence=1

p. 88

descripción, es necesario conocer previamente lo que se va a comparar y la situación en la que se encuentra el objeto de estudio”113 .

6.2 FASES DEL TRABAJO

6.2.1 FASE 1. Recuperación de la Información (dando alcance al objetivo específico

Nº 1) Para la recuperación de la información bibliográfica frente al tema de corrupción en archivos, fue indispensable contar con el respaldo de fuentes primarias y secundarias, con énfasis en investigaciones y relacionados con el tema de corrupción, para ello se utilizaron las bases de datos bibliográficas de la Universidad de La Salle, medios electrónicos, buscadores y bases de datos especializadas, para delimitar el tema de investigación. Además se tomaron en cuenta trabajos monográficos y los antecedentes de las investigaciones finalizadas.

De otra parte, fue necesaria la verificación de las Paginas del Archivo General de la Nación de Colombia, Archivo General de la Nación de México y Archivo Nacional de Chile, así como la revisión de recursos electrónicos, páginas web, repositorios bibliográficos y paginas de organismos nacionales e internacionales. A partir de lo cual se elaboró un listado de temáticas importantes para analizar su incidencia con los archivos y la corrupción. Posteriormente se elaboró un cuadro normativo por cada uno de los países en proceso de análisis que permitiera y facilitará la elaboración de un cuadro comparativo de lucha contra la corrupción, que muestra las diferencias y similitudes del aspecto normativo vigente entre Colombia, México y Chile.

113 FUENTES ROMERO, Juan José y RODRÍGUEZ FERNÁNDEZ, Vanesa, Una revisión bibliográfica de los estudios comparativos: su evolución y aplicación a la ciencia de las bibliotecas. Revista Interamericana de Bibliotecología. Jul. Dic. 2009, Vol. 32, n°. 2; p.411-433.

p. 89

6.2.2 FASE 2. Elaboración y aplicación de instrumentos de recolección de datos

En esta fase se elaboró como técnica e instrumento de recolección de datos más específica y especializada a partir de una entrevista, la cual es definida como “un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado) con el fin de obtener una información o una opinión o bien para conocer la personalidad de alguien, para este caso se aplica la entrevista de tipo informativo ya que con ella se pretende conocer la opinión sobre un determinado tema”114 en esta entrevista se utilizaron preguntas cerradas, de las cuales el entrevistador espera una respuesta muy concreta y del mismo modo preguntas abiertas, que suelen dar lugar a respuestas amplias ya que el entrevistado puede expresarse libremente sobre el tema planteado. Este tipo de entrevista permitió un acercamiento con cada entrevistado de cada país, de tal manera que fue posible conocer su punto de vista sobre el tema de la corrupción y sus diferentes temáticas, además de mostrar de manera organizada la información, sus resultados y su respectivo análisis. La entrevista tenía un esquema semiestructurado, que señala que es necesario “determinar de antemano cual es la información relevante que se quiere conseguir, donde se hacen preguntas abiertas dando oportunidad a recibir más matices de la respuesta, permite ir entrelazando los temas pero requiere de una gran atención por parte del investigador para poder estirar los temas (Actitud de escucha)” 115, con el fin de estructurar la entrevista y presentarla de manera organizada se determinó dividirla en cuatro temáticas:

 Temática 1. Corrupción.

 Temática 2. Corrupción y Archivos.

 Temática 3. Normatividad.

 Temática 4. Lucha contra la Corrupción.

114 ROMEO, Ana y DOMENECH, Lourdes. La entrevista, materiales de lengua y literatura. [en línea],2014.en español [fecha de consulta el 25 de junio de 2014] disponible en: http://www.materialesdelengua.org/EXPERIENCIAS/PRENSA/f_entrevista_web.pdf 115 PELAEZ, Alicia, et al. La entrevista. [en línea],2014.en español [fecha de consulta el 25 de junio de 2014] disponible en: http://www.uam.es/personal_pdi/stmaria/jmurillo/InvestigacionEE/Presentaciones/Curso_10/Entrevista.pdf

p. 90

La entrevista constó de 17 preguntas de tipo abierto y cerrado (Ver anexo 1). Para ello, se contó con la colaboración de tres expertos archivistas de Colombia, México y Chile. Dado que el tema de corrupción genera dudas, cuestionamientos y señalamientos el nombre de los entrevistados se mantiene en reserva.

6.2.3 FASE 3. Análisis de los resultados de las entrevistas por cada uno de los tres

países. (Dando alcance al objetivo específico Nº 2)

Para esta fase se toman las respuestas más importantes de cada entrevistado, por cada una de las diecisiete preguntas (ver anexo Nº 1) en las cuatro temáticas definidas como se muestra en la fase 2, para el desarrollo del análisis de las entrevistas fue necesario elaborar los cuadros resultados de entrevistas, donde se muestra la información de una manera detallada y estructurada, delimitando las respuestas que fueron abordadas libremente por cada entrevistado. El desarrollo de estos cuadros se puede observar en la Tabla 1 que corresponde a México, Tabla 2 que corresponde a Colombia y por último la Tabla 3 que corresponde a Chile.

Para efectos de identificar el país entrevistado se denominó a (E1) para el país de México, (E2) para Colombia y (E3) para Chile..

A partir de la información obtenida de los cuadros resultados de entrevistas, se toman los conceptos básicos sobre la corrupción y se aborda el tema a partir de la elaboración de las redes de sentido, (ver anexos 3, 4 y 5 ) como lo señala Freeman, estas tienen como objetivo, “ser una herramienta de análisis estructural y sistémico que está altamente ligado con la graficación de imágenes y es una intuición estructural que observa lazos que unen actores sociales, está fundado en datos empíricos sistemáticos”116, logrando así una mejor estructura y alcance a las respuestas de cada uno de los países, estableciendo para ello rangos de importancia dentro de la temática:

Como se origino la corrupción de cada país.

Causas de la corrupción en archivos de cada país.

116 VELEZ CUARTAS, Gabriel. Las Redes de Sentido de las Redes Sociales: Un Estudio Cienciométrico. [en línea],2014.en español [fecha de consulta el 25 de junio de 2014] disponible en: http://revistaredes.rediris.es/webredes/novedades/tesis.pdf

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La responsabilidad de combatir la corrupción en cada país es de quien. El cambio de la corrupción se origino gracias a… Como combatir la corrupción en cada país.

Finalmente, se realizó el respectivo análisis en forma individual por cada país y se rescatan los comentarios obtenidos por cada uno de los entrevistados, con la correspondiente argumentación bibliográfica. En primera instancia se encuentran los datos de México (Ítem 7.1.1), luego Colombia (Ítem 7.2.1) y finalmente Chile (Ítem 7.3.1).

6.2.4 FASE 4. Triangulación de la información (resultados y análisis final)

Para el desarrollo de esta fase, se elaboró una compilación de las respuestas más importantes de cada entrevistado en una sola imagen, con el fin de mostrar las diferencias y similitudes en los tres países, todo esto a partir de un proceso de análisis más detallado de la información, se abordaron las cuatro temáticas mencionadas en la fase 3 y a través de imágenes se comparan las respuestas a las diecisiete preguntas a través de círculos que representan un país, rojo para México, Azul para Colombia y Verde para chile. Finalmente para complementar todo el proceso de análisis de este trabajo se elaboró un cuadro comparativo de lucha contra la corrupción, este cuadro pretende mostrar las fortalezas y debilidades en la parte normativa de los tres países, abordando los temas de la Ley General de Archivos, Entidades de Control, Ente Rector de la Política Archivística, Sistema Nacional de Archivos, Constitución Política de Colombia, Estatuto Anticorrupción, Ley de Acceso a la Información y categorización de los archivos en cada país, este cuadro está acompañado de su respectivo análisis, con el fin de argumentar la funcionalidad de este cuadro dentro de este trabajo monográfico. 6.2.5 FASE 5. Elaboración del entregable (dando alcance al objetivo específico N° 3).

Todo el desarrollo de investigación, aplicación de las entrevistas y análisis del resultado final no tendría sentido sin dejar todo esto plasmado en algún documento visto como un entregable, para esto se elaboró una serie de instrucciones de cómo combatir la corrupción en los archivos de la administración pública y que además sirva como

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herramienta contra la corrupción en Colombia. Para esto se tomaron los resultados finales de los análisis de la triangulación de la información entre los tres países, utilizando como herramienta de trabajo las infografías, con el fin de convertir este entregable en algo entendible y didáctico (ver anexo 6). “La infografía es una combinación de imágenes sintéticas, explicativas y fáciles de entender y textos con el fin de comunicar información de manera visual para facilitar su transmisión”117 .

Finalmente se espera poder aplicar esta serie de instrucciones en cada entidad que valore la información y conozca el objeto final de los documentos de archivo.

117 Infografía. Definición. [en línea],2014.en español[fecha de consulta el 30 de octubre de 2014] disponible en : http://www.ofifacil.com/ofifacil-infografias-que-es-definicion-como-se-hacen.php

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7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

7.1 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO MÉXICO (E1)

Como ya se mencionó en las fases del trabajo (numeral 6.2.3), el análisis se estableció a partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas al experto en este caso de México, de tal manera que se tomaron los principales comentarios con relación a cada una de las diecisiete preguntas, establecidas en el formato de la entrevista (anexo N° 1), en las cuatro temáticas establecidas para este análisis; Corrupción, Corrupción y Archivos, Normatividad y Lucha contra la corrupción, en este cuadro se muestra la información de manera detallada y estructurada, delimitando las respuestas abordadas por cada entrevistado. Para este primer cuadro se le da la identificación (E1) para el caso mexicano que más adelante se utilizara en la triangulación de la información. Tabla 1 TEMÁTICA 1 (Corrupción)

1. Corrupción en México

 Ya no es un tabú hablar de corrupción  Refrescamiento en el sector público e inicio de un proceso democratizador  Casos simbólicos de corrupción que salían a la luz pública  A partir del año 2000 empieza el nuevo aspecto de la nueva gerencia pública  Modernización de los procesos a través de los sistemas de calidad ISO 9000  Lo que daba principalmente vía a la corrupción era la poca claridad en los trámites y servicios.

 Para mitigar la corrupción nace la agilidad en los procesos por medio del uso de las nuevas tecnologías.

2. Comparativo respecto al año anterior

 Menor, se puede tener más orden y claridad en los procesos y gracias a la creación de sistemas se identifican los trámites corruptos.

3. Causas de la corrupción

 El Cuatachismo (amiguismo) y la tapadera (saber que ocurre algo y no contarlo)

4. Desigualdades sociales

 Las desigualdades, la falta de oportunidades y la falta de educación no es un discurso valido

5. Necesidad o ambición

 Algunas de las causas son falta de principios éticos, de valores y la ambición.

6. Es responsabilidad de quien

 Del gobierno ya que selecciona, controla y evalúa los candidatos que se postulen a cargos públicos.

7. Como combatir la corrupción

 Es un compromiso social sin dejar de lado la familia como elemento principal de educación y ejemplo.

TEMÁTICA 2 (Corrupción y Archivos)

8. Comienzo de la lucha contra la corrupción

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 Implementación de sistemas de calidad ISO 9000  Identificación de procesos claros  Todas las entidades públicas certificaran sus procesos de atención a los clientes

9. Conciencia archivística

 La cultura archivística en la administración pública es algo reciente  Existe una corriente de historiadores, antropólogos, sociólogos y archivistas con el fin de conservar los archivos históricos  El perfil del archivista es mucho más profesionalizado en las instituciones

10. Influencia de la corrupción en los archivos

 Una de las principales fuentes de la corrupción es que no existían procesos claros ni documentados y que no existieran puntos de supervisión  A menor claridad más corrupción, a mayor claridad menos corrupción  Promulgación de la ley de transparencia y acceso a la información pública gubernamental  El funcionario público toma una decisión esta queda documentada y puede ser sujeta a escrutinio público  Uso de Compranet una plataforma informática con el fin de cargar procesos licitatorios y evitar contacto con los funcionarios TEMÁTICA 3 Normatividad

11. Normatividad suficiente

 Promulgación de la ley de transparencia entre el 2012 y mediados del 2013 y la promulgación de ley Federal de Archivos en 2012  No solo es tener la información de todo, no puede haber transparencia sino hay un archivo bien organizado  Los procesos deben estar organizados, alineados, documentados y si están certificados mucho mejor

12. importancia de la normatividad

 Se establecen responsabilidades para los titulares de la dependencia, coordinadores de archivos como responsables de archivos de trámite o archivos administrativos.

 Se atribuye al Archivo general de la Nación el ámbito de los archivos históricos y a la IFAI el ámbito de los archivos de trámite y los archivos de concentración  Una herramienta básica es la guía simple de archivo, les informa quien es el responsable de los archivos de trámite dentro de cada unidad administrativa

13. Unión Gobierno, normatividad y archivos

 La corrupción se ve desde dos ámbitos, desde el ámbito del ciudadano cuando da una mordida (soborno) con el fin de agilizar un trámite y el otro tema es el de las adquisiciones ahí es donde se ve la corrupción con grandes vuelos

TEMÁTICA 4 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

14. Creación de entidades de control

 Importantes para regular todo el sistema normativo archivístico.

15. Son suficientes los esfuerzos

 Se habla de un factor primordial como los procesos, de calidad, de leyes y de mecanismos como la ley de Transparencia y la Ley general de archivos.

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 Se trabaja en el servicio profesional de carrera del sector público  Trabajar en los ámbitos más susceptibles a la corrupción

16. Que facilita la corrupción

 Cuando forma parte de un proceso judicial, administrativo, que sirva como evidencia o testimonio para ganar o perder un juicio.

17. Aportes de su país

 Creación de la ley para crear la comisión nacional anticorrupción, siendo este un cuerpo colegiado que conocerá las denuncias en contra de los servidores públicos Fuente: Propia Redes de sentido Como se mencionó en el ítem 6.2.3, fases del trabajo, una red de sentido es establecida como una herramienta de análisis estructural altamente ligada con la graficación de imágenes, para el caso de la investigación estas redes se elaboraron a partir de la información obtenida de los cuadros resultados de entrevistas y como hacen parte de este ítem se dejara como anexo (ver anexo 3).

Análisis La corrupción en México se origina por diferentes factores considerando, entre ellos los largos períodos presidenciales de los partidos políticos, convirtiéndose así en una ayuda para cometer actos corruptos sin que nadie lo notara, sin embargo los medios de comunicación como los periódicos, la radio y la televisión se convirtieron en críticos frente a estos temas, originando en algunos casos censura, entre los cuales se encontraba el tema de corrupción, uno de los ejemplos mencionados por el entrevistado, se refiere al caso del policía Arturo Erazo, quien poseía una enorme fortuna motivo de la corrupción, lo cual se evidenció cuando inicio una construcción de:

“una réplica del Partenón griego en una loma de Acapulco, este hecho permitió que lo enjuiciaran y por tanto estuvo en la cárcel” (E1) Otro factor importante son los cambios de gobierno a nivel estatal y municipal, acompañada de una debilidad en las instituciones impregnadas de corrupción, puntualmente cuando llegó al poder Felipe Calderón (Presidente de México 2006 a 2012), un cambio en el estilo del gobierno, una estructura del estado, un golpe a lo que él llamó “Estrategia Nacional de Seguridad”, la preocupación enfocada a lo social y una verificación de índices de la corrupción hacia estados más eficientes, ocasionó que

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dificultades mencionadas como la falta de claridad en los trámites originará nuevas políticas del gobierno entre ellas la Ley Federal Anticorrupción en contrataciones públicas en México (2012)118 que pretendía establecer procedimientos y sanciones drásticas a proveedores y contratistas del Gobierno Federal, así como aquellos que participaran en actos de corrupción, además de impulsar la reforma constitucional en materia de acceso a la información pública. Esta nueva política origino una modernización del estado mexicano donde este asumió la responsabilidad, que en palabras del entrevistado, se refiere a un “proceso democratizador” (E1).

Uno de los elementos que en todo estudio sobre el tema de corrupción hace referencia a la causa o el porqué de esta, es señalado por el entrevistado cuando menciona que existen varias causas por las cuales se origina la corrupción entre “el Cuatachismo, ya que empieza la tapadera y empiezan a hacer cosas sucias o fechorías con otros” (E1). Lo que representa para este la falta de principios éticos y la ambición es así como la educación y los valores inculcados desde el ceno familiar se convierten en puntos clave para evitar la corrupción.

La generación de políticas de estado y en particular para el caso mexicano, fue una tarea líder o un compromiso de los gobiernos desde 2006 hasta la fecha, con el fin básicamente de mejorar en la creación de riqueza y seguridad social, se cuenta con la contribución de las políticas internacionales fijadas por organismos como la Unesco que durante años y en colaboración del Consejo Internacional de Archivos se han interesado en la legislación en materia de archivos, además de la asistencia de la Unesco a los estados miembros para el desarrollo de infraestructuras de archivos y de gestión de documentos. En 1972 la Unesco organizó una consulta de expertos sobre planificación de servicios de archivos para el tema de la equidad social, la realidad social y la lucha anticorrupción. Este proceso originó la creación por ejemplo del IFAI, como responsable en el ámbito de los archivos de trámite y los archivos de concentración, creando así metodologías para la organización de

118 Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas. Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. [en línea],2012.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFACP.pdf

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sistemas institucionales de archivos119. En particular estas políticas dirigidas a la parte social o de los ciudadanos mexicanos como compromiso.

Estas políticas internacionales originaron a su vez políticas propias a partir de la promulgación de la ley de transparencia (2012) ley federal de archivos (23 de enero de 2012) 120y algunos instructivos para la organización de los archivos mexicanos, que en palabras del experto mexicano, hacen referencia a la “modernización del estado de 1994 a 2000, cuando se habla de un nuevo aspecto en la gerencia pública” (E1) A partir de la implementación de los sistemas de calidad ISO 9000 en México, empieza la modernización de los procesos y toma fuerza el concepto de transparencia en la administración pública, a través de trámites en las entidades, con instrucciones más claras y ordenadas, además de la notable disminución en los tiempos de respuesta hacia los usuarios con la implementación de las nuevas tecnologías de la información. Ocasionándose una publicidad de los casos de corrupción ventilados a la luz pública sin ninguna reserva es así como el entrevistado menciona, que ahora “para México ya no es un tabú hablar de corrupción”.

Ahora bien, con respecto a la cultura archivística en México es importante retomar lo señalado por el autor mexicano Jorge Nacif Mina quien afirma que “la organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo”121, frente a lo cual el entrevistado señala que para la cultura archivística mexicana es algo reciente, tiene una fuerza para la corriente de historiadores, antropólogos, sociólogos y archivistas con un único fin de conservar los archivos históricos, como son los de la época de la colonia, el virreinato y aquellos del período revolucionario, sin embargo el entrevistado deja claro que para crear una cultura archivística es necesario contar con los profesionales del área y la creación de carreras

119 Metodología Para la Organización de Sistemas Institucionales de Archivos. Cuadernos metodológicos. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://inicio.ifai.org.mx/Publicaciones/cuaderno1.pdf 120 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Cámara de diputados de H. Congreso de la Unión. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/244.pdf 121 NACIF MINA, Jorge. La Normatividad Archivística Vigente y la Administración Pública en México. en línea],2011.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://www.escuelamexicanadearchivos.edu.mx/descargas/articulos/normatividad.pdf

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archivísticas a través de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, añadiendo que “el archivista empieza a convertirse en alguien más activo dentro de las instituciones, cuando se ve un perfil mucho más profesionalizado” En el caso de México es claro que uno de los elementos básicos para propiciar la corrupción se refería a la situación interna de sus entidades, con la desorganización de los documentos, lo cual originaba indudablemente la perdida de la información de estos, ya que no se contaba con procesos claros y fundamentados en procedimientos, manuales y otros documentos requisitos necesarios para los respectivos trámites, al mismo tiempo no existían puntos de supervisión, lo que originaba en palabras del experto: “a menor claridad en la forma de trabajar, mas corrupción, a mayor claridad menos corrupción” Una reforma constitucional al artículo 6 de la Corte Constitucional, señala que la formación pública, se debe incorporar el tema de salvaguarda de los archivos administrativos bien organizados, el entrevistado toma esto como un antecedente, cuando señala que debe existir un binomio que es transparencia y archivos, “no puede haber transparencia, sino hay un archivo bien organizado” Lo anterior evidencia un cambio y conversión de la política pública, es decir, todas las entidades públicas certificarían sus procesos de atención a los clientes y se establecen como metas presidenciales de mejoras a la gestión, la certificación de los procesos122. Por otro lado México fija su interés por crear una normatividad clara y precisa frente a los archivos, es así como entre el 2012 y mediados del 2013 nace la promulgación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública Gubernamental, vista esta como un proceso de rendición de cuentas y un golpe drástico a la corrupción, entre los objetivos de la misma se encuentra el de promover la transparencia de la gestión mediante la difusión de información123, para este tema el entrevistado aporta que es necesario tener en cuenta que a pesar de que “ se tenga acceso a la información, no hace que se elimine, por el

122 El Proceso de Certificación. ISO 9000 en el Puerto Tampico. Presentado por la Delegación de México. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : www.oas.org/cip/docs/areas_tecnicas/6.../2_proces_de_certific.docg 123 México. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://www.oas.org/juridico/spanish/mec_avance_mexIII.pdf

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contario, el efecto es la en algunos casos la moderación en muchos sentidos la corrupción” El funcionario público al hacer parte de la toma de decisiones es más susceptible de cometer un acto corrupto, sin embargo sabe que cualquier tipo de decisión que se tome va a quedar documentada y puede ser sujeta al escrutinio público, siendo esta etapa importante para el combate contra la corrupción del sector público federal, para el año

2012 nace una nueva etapa con la creación de la Ley de Adquisiciones que se pone en

práctica obligando a todos los poderosos a registrarse en Compranet, una plataforma informática para los procesos de licitaciones, de tal manera que todos los proveedores presentan sus ofertas sin tener el mínimo contacto con los funcionarios124, aspecto que subraya el experto: “al no tener contacto con proveedores y funcionarios, esto hace que los procesos licitatorios sean mucho más transparentes” Es importante mencionar que todas las acciones de la administración pública, producen o son producto de un documento, de esta manera estos son instrumentos públicos, ya que se constituyen en la columna vertebral del acceso a la información y están encaminados a la rendición de cuentas. Lo anterior se demuestra cuando los archivos son parte integral y necesaria de la administración pública, resaltándose la idea que los archivos generales deben ser los líderes de las políticas archivísticas, el hilo conductor en el derecho a la información125, pero todo esto debe ir acompañado de “procesos alineados, documentados y si están certificados mucho mejor” (E1).

De otra parte, la fijación de lineamientos para la organización de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública, se regulan a partir de la implementación de políticas de organización de los archivos administrativos, integrados y con el establecimiento de responsabilidades para los titulares de las dependencias. Otra herramienta básica para México, corresponde a la implementación de una guía simple de archivo, que menciona quien es el responsable de los archivos de trámite dentro de cada unidad administrativa, cuales son los lineamientos para evitar que los funcionarios trasladen los expedientes, con lo cual se puedan cometer actos corruptos con la

124 Que es Compranet. [en línea],2012.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en : http://www.directoriopemex.com/articulos/compranet.pdf 125 NACIF MINA, Jorge, Op. cit., p. 3.

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información. El entrevistado “piensa que la corrupción se puede ver en dos ámbitos, el ámbito del ciudadano cuando realiza un trámite y para que este sea más rápido le dan una mordida al funcionario (soborno) y el otro ámbito de la corrupción es la que tiene que ver con las adquisiciones, porque es aquí donde ve la corrupción con grandes vuelos” La combinación del artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental fija los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y las entidades de la administración pública federal126, poniendo sobre la mesa los problemas archivísticos que enfrentaban las diferentes entidades, cuando pretendían resolver inconvenientes relacionados con el acceso a la información, una de las soluciones planteadas será que los titulares de las dependencias debían asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos, además de elaborar una guía simple de los sistemas de clasificación y catalogación así como de la organización de los archivos, como refuerzo ante esta medida, determinar el número de áreas de control de gestión necesarias para recibir y distribuir la documentación de entrada y recibir y despachar la documentación de salida127.

Por otro lado en México se habla de una reingeniería archivística, se requiere que en las dependencias y entidades se cuente con un área administrativa que se dedique de tiempo completo a los archivos y se convierta en la columna vertebral del sistema archivístico128, al mismo tiempo es necesario que los titulares de las dependencias aseguren la elaboración de los instrumentos de control archivísticos como es el cuadro general de clasificación archivística, el catalogo de disposición documental, los Inventarios Documentales y la Guía Simple de Archivos129, razón por la cual la ley señala que archivar es: “sistematizar la información para asegurar la disponibilidad, localización expedita integridad y conservación de los documentos de archivos y eso solo se logra con archivos ordenados, conservados y funcionando”130

126 NACIF MINA, Jorge. Op.cit., p. 5.

127 México. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información. Op.cit., p. 10. 128 NACIF MINA, Jorge. Op.cit., p. 6.

129 NACIF MINA, Jorge. Op.cit., p. 6.

130 NACIF MINA, Jorge. Op.cit., p. 7.

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Para el entrevistado “México puede aportar frente a otros países su experiencia y el método para la lucha contra la corrupción, como por ejemplo la iniciativa de la ley para crear la comisión nacional anticorrupción, como cuerpo colegiado que va a conocer las denuncias en contra de los servidores públicos, no por actos administrativos sino por actos de corrupción y con los cuales alguien será sancionado por un acto corrupto en un tiempo corto”.

7.2 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO COLOMBIA (E2)

Como ya se mencionó en las fases del trabajo (numeral 6.2.3), el análisis se estableció a partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas al experto en este caso de Colombia, de tal manera que se tomaron los principales comentarios con relación a cada una de las diecisiete preguntas, establecidas en el formato de la entrevista (anexo N° 1), en las cuatro temáticas establecidas para este análisis; Corrupción, Corrupción y Archivos, Normatividad y Lucha contra la corrupción, en este cuadro se muestra la información de manera detallada y estructurada, delimitando las respuestas abordadas por cada entrevistado. Para este segundo cuadro se le da la identificación (E2) para el caso Colombiano que más adelante se utilizara en la triangulación de la información.

Tabla 2 TEMÁTICA 1. Corrupción

1. Corrupción en Colombia

 El peor de los flagelos que existen en la administración pública del Estado Colombiano

2. Comparativo respecto al año anterior

 Es mayor, día por día se van destapando más casos de corrupción, ventilados a la luz pública

3. Causas de la corrupción

 La corrupción viene dado por un tema histórico  El afán por el poder de las mentes dirigentes del país  Aprovechamiento de la envestidura política

4. desigualdades sociales

 Si, las personas con menos oportunidades aprovechan para ser corruptos

5. Necesidad o ambición

 En Colombia lo hacen por ambición

6. Es responsabilidad de quien

 Toda la responsabilidad recae en el gobierno

7. Como combatir la corrupción

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 Agruparnos como sociedad para exigir transparencia  Debe existir una unión y una concientización de todo el conglomerado social TEMÁTICA 2. Corrupción y Archivos

8. Comienzo de la lucha contra la corrupción

 Orientar la política archivística a organizar, clasificar y poner a disposición de la ciudadanía la información  Reforzar el marco normativo  La documentación organizada y de libre acceso al ciudadano  Los archivos deben ser un elemento importante para garantizar la transparencia y evitar la corrupción en el país.

9. Conciencia archivística

 Es necesaria la conciencia archivística a nivel directivo tanto en entidades públicas como privadas  Dar la importancia a la información contenida en los archivos

10. Influencia de la corrupción en los archivos

 Las personas en altos cargos directivos no organizan los archivos porque esto evita que salgan a la luz pública actos de corrupción  Si no hay archivos no hay evidencia de las actuaciones del gobierno TEMÁTICA 3. Normatividad

11. Normatividad suficiente

 La normatividad en el país es amplia, Colombia ha dado un paso grande en materia de normatividad archivística  El problema radica en el incumplimiento de las funciones por parte de los entes de control

12. importancia de la normatividad

 Básica, Colombia ha logrado consolidar un marco normativo importante contra la corrupción.

13. Unión Gobierno, normatividad y archivos

 Gobierno, normatividad y archivos deben ir de la mano para reducir la corrupción  Erradicar la corrupción de raíz es muy difícil TEMÁTICA 4. Lucha contra la corrupción

14. Necesidad de creación de una entidad

 Creación de una instancia para fijar el tema archivístico, administrativo, contable y fiscal  Creación de una veeduría como sistema de control en el tema de la corrupción  Creación de una superintendencia que controle la parte de archivos

15. Son suficientes los esfuerzos

 Todo esfuerzo no es suficiente para evitar o erradicar la corrupción  Los corruptos pueden ser descubiertos a través de la organización de los archivos

16. Organización de los archivos el camino correcto

 La organización de los archivos es la base de todas las actuaciones  Con la organización de los archivos el Estado puede ser transparente

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 Gracias a la organización de los archivos el ciudadano puede tener el control.

17. Aportes de su país

 Colombia es un país referente en el tema de los archivos  La corrupción en los archivos se controla a partir de unos archivos organizados y de la gestión documental en la entidades del Estado  Se involucra el tema de los archivos en los planes estratégicos de desarrollo administrativo de las entidades Fuente: Propia

Redes de sentido Como se mencionó en el ítem 6.2.3, fases del trabajo, una red de sentido es establecida como una herramienta de análisis estructural altamente ligada con la graficación de imágenes, para el caso de la investigación estas redes se elaboraron a partir de la información obtenida de los cuadros resultados de entrevistas y como hacen parte de este ítem se dejara como anexo (ver anexo 4).

Análisis “Para el caso colombiano la corrupción se origina desde la época colonial, los archivos históricos enfrentan un horizonte de evocación y representación del pasado, están inmersos en contextos socioculturales, económicos y políticos”131, en palabras del entrevistado esta cultura archivística viene heredada de los antepasados, según cuenta la historia las personas que llegaron a conquistar no eran las personas más correctas y transparentes, se dice que eran personas que cometían delitos y actos corruptos, a pesar de los controles existentes en la época la llegada de mercancías, el monopolio, el desfalco, el robo, la evasión de impuestos, entre otros, todo esto se consolida gracias al apoyo de altos y bajos funcionarios y todos estos valores fueron heredados por quienes hicieron la independencia, tal es la dimensión de la corrupción y su valor histórico, que esta descrita en archivos históricos de Europa y América Latina. A partir de este contexto, se dice que la corrupción se da por un tema histórico, la corrupción se podría denominar como el peor de los flagelos que ha existido en la administración pública del Estado Colombiano” (E2)

131 GONZALEZ HERNÁNDEZ, Sara. Op.cit., p. 11

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Basados en la historia la corrupción operó como constructor del orden político colonial, al volverse un elemento funcional de la economía, la sociedad y la cultura, como la corrupción en el gasto público, vista como la desviación de los intereses públicos a intereses particulares por parte de los representantes del Estado (funcionarios)132. En consecuencia la corrupción puede nacer en cualquier ámbito de la administración pública y se ejerce a la luz de diversos mecanismos y estrategias de poder, es el afán de riqueza, de llegar al poder y de conseguir el beneficio propio lo que va tejiendo grandes redes de calumnias, abuso del poder y enriquecimiento ilícito, pero como se puede evidenciar que gracias a los archivos históricos hoy se pude conocer la evolución de las conductas corruptas de gobernantes y funcionarios y de todos aquellos que en determinada época se aprovechaban del amiguismo y de un pueblo arraigado por la esclavitud y el flagelo, todo esto con la vasta idea de obtener ventajas políticas, económicas y sociales133, para el entrevistado una de las causas principales para que se propicie la corrupción es: “el afán de poder que existe en las mentes de los dirigentes del país y un enriquecimiento a bajo costo aprovechando la envestidura política y en Colombia puntualmente lo hacen por ambición” (E2) Cada día se destapan nuevos casos de corrupción en el país, la presión ejercida por los diferentes medios de comunicación, han ocasionado una cantidad considerable de personas y dirigentes colombianos involucrados en grandes escándalos por corrupción y en palabras del entrevistado 2, “solo el 50% de ellos están hoy en día pagando condena en la cárcel, todos estos casos dados a conocer a la opinión pública por muchas situaciones, según un artículo que leí hace varios días”.

Sin embargo no solo gobernantes pueden considerarse culpables, existen varias causas que propician la corrupción, por ejemplo la desigualdad social, según el DANE Colombia ocupa el lugar 78 a nivel mundial en temas de pobreza, ya que se considera pobre un

132 Los Efectos Socio-económicos por la Presencia de la Corrupción en Colombia. [en línea],2011.en español [fecha de consulta el 14 de mayo de 2011] disponible en :

http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/adversia/article/viewFile/11300/10333 133 ORTIZ IBARRA, Yaneth Alejandra. Corrupción, Política y Nepotismo. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 14 de mayo de 2011] disponible en : http://buengobierno.usal.es/revista/docs/18_Ortiz_CorrupcionNepotismo.pdf

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hogar compuesto por cuatro integrantes cuyo ingreso es inferior a 748 mil pesos134, para el experto colombiano las personas que estén en mejores condiciones sociales no acceden tan fácilmente a iniciar actos corruptos, mientras que las clases menos favorecidas tienen pocas oportunidades. La sociedad no les brinda las mismas condiciones, en algunos casos la única solución para sobrevivir es involucrarse en estos actos”.

Es importante tener en cuenta que no es el Estado, ni sus funcionarios quienes dejan constancia de sus actos corruptos, sino la sociedad en su afán por descubrir la verdad, quienes recurren a los archivos para evidenciar de forma inmediata que la información sea presentada de manera transparente. Ciertos expertos coinciden en decir que no es solo en el sector político, donde se genera la corrupción, en el siglo XX existen otros elementos generadores como lo son la guerrilla, el narcotráfico, la ineficiencia de la justicia, por lo tanto la corrupción toma una dimensión cultural y social que no se puede desligar de la realidad135.

En este punto es válido mencionar a Rosa Inés Ospina co-fundadora de Transparencia Internacional de Colombia quien señala que para el caso colombiano existe una paradoja, por un lado aparentemente es un ejemplo de instituciones del Estado cada vez más fuertes y por otro lado se encuentra con persistentes escándalos de corrupción gubernamental136, para Ospina la particular historia de Colombia como república democrática va acompañada del desarrollo de la gobernabilidad desde 1958, cuando el partido liberal y conservador acordaron compartir el poder a través del denominado “frente nacional” este convenio generó paz y estabilidad para el país y ayudo a desarrollar instituciones públicas más fuertes, pero por otra parte el Frente Nacional desplazó la oposición política y redujo la representación de otros participantes, lo cual a su vez ocasionó la formación de grupos armados ilegales, guerrillas izquierdistas, carteles del narcotráfico y paramilitares.

134 La W con Julio Sánchez Cristo. Colombia en el puesto 78 a nivel mundial. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 14 de mayo de 2013] disponible en : http://www.wradio.com.co/noticias/economia/colombia-en-el-puesto-78-a-nivelmundial-en-temas-de-pobreza/20120418/nota/1672308.aspx 135 DESHAZO, Peter. Op.cit., p. 8.

136 DESHAZO, Peter. Ibíd., p. 9.

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Para el caso colombiano, la corrupción es una falla del Estado y sus costos están asociados a la pérdida de eficacia de sus actuaciones, el Estado quien no corrige las ineficiencias, según el entrevistado, la lucha contra la corrupción de cada país, especialmente en Colombia, “Toda la responsabilidad recae en el gobierno” (E2) Colombia se ha preocupado desde principios de los años noventa, en un esfuerzo intenso de lucha contra la corrupción vinculada en buena parte por la responsabilidad de la administración pública, la cual fortaleció principalmente la capacidad del Estado para sancionar prácticas corruptas.

De otro lado, las políticas de la UNESCO y el programa de información, el desarrollo de la archivística, la creación del Consejo Internacional de Archivos en 1950 y más tarde de la Asociación Latinoamericana de Archivos137, impulsaron una profunda revisión acerca de los objetivos y funciones de los archivos a partir de los nuevos enfoques teóricos y metodológicos de las ciencias de la información. A partir de lo anterior, el Archivo Nacional de Colombia (hoy día Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado), comenzó a plantear, desde los años setenta, una solución integral que le permitiera superar algunas limitaciones, intentando convertirse en el ente rector de la política archivística a nivel nacional138.

El Archivo General de la Nación de Colombia, partió de la necesidad de fomentar la investigación para recrear la conciencia histórica y de conservar los testimonios del pasado con el fin de acentuar el sentido de identidad de la nación. Gracias a la creación del Archivo General de la Nación (ley 80 de 1989), finalmente se constituyó la importancia de los archivos dentro de la administración pública, como ente rector de la política archivística, se ha encargado de entrelazar y parametrízar el lenguaje archivístico, fijando para ello la unificación de un mismo idioma tanto para archivistas como para responsables de la información y documentación, logrando con ello la recuperación del sentido de los archivos. Es importante resaltar, que en opinión del entrevistado “se considera que a pesar de todo existen entes creados en el Estado para fijar el tema de los archivos, desde la parte administrativa, contable, fiscal, etc., además

137 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El Archivo General de la Nación de Colombia: Diseño y Funcionalidad. Op.cit., p.

138 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op.cit., p. 5.

p. 107

considera que es muy importante crear una entidad como una veeduría planteada esta como un sistema de control del tema de la corrupción en Colombia especialmente en los archivos”. (E2) Con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), uno de los mayores logros del sector cultural estableciendo las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano, por otro lado Colombia intenta recuperar una definición acerca de los archivos, en el artículo 4° se menciona que “el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano”139, es decir que los archivos son tanto documentos coherentes recuperados, como gestionados desde la esencia de los fines del Estado, sin olvidar que son parte de una cultura de identidad nacional. Por otro lado la creación del Sistema Nacional de Archivos, mencionado por Antonia Heredia Herrera que un “sistema de archivo se configura como una red de centros para estructurar la recogida, transferencia depósito, organización, descripción y servicio de los documentos, durante todo su ciclo vital, desde su gestión hasta su conservación permanente, bajo la dirección y coordinación de un ente rector”140, y por último con la Ley de Transparencia Colombia se alinea a la tendencia regional de legislación sobre el derecho de acceso a la información como un derecho fundamental, liderado por México y Chile, siendo las entidades públicas, personas naturales, jurídicas y privadas que cumplan funciones públicas, las empresas prestadoras de servicios públicos y los partidos y movimientos políticos141.

Es importante mencionar que en Colombia se maneja el Índice de Transparencia Nacional (ITN) que mide el nivel de corrupción, transparencia y los riesgos de corrupción de las entidades públicas del nivel central nacional, tres ramas del poder público y órganos de control, herramienta que mide la existencia de condiciones institucionales objetivas que

139 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley General de Archivos, Memorias del Noveno Seminario. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 2000. p19 140 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Los Archivos de Cara al Siglo XXI, Memorias Tercer Seminario Sistema Nacional de Archivos. Bogotá: El Archivo General de la Nación. 1994. p 49 141 Presidente Santos firma Ley de Transparencia. Transparencia por Colombia. [en línea],2014.en español[fecha de consulta el 10 de abril de 2014] disponible en:

http://www.transparenciacolombia.org.co/index.php?option=com_content&view=article&id=460:presidente-santos-firma-leyde-transparencia&catid=84:noticias&Itemid=233

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favorezcan la transparencia y controlen los riesgos de corrupción142 en cada uno de estos factores se analizan diversas dimensiones de la transparencia; la visibilidad, el factor sanción, en el factor de la institucionalidad, en Gobierno Corporativo. Para combatir la corrupción en Colombia es necesario primero, ser conscientes de que existe la corrupción en el país y cada día crece, que en opinión del entrevistado 2. “Para el caso colombiano es necesaria una orientación de toda la política archivística, para organizar, clasificar y poner a disposición de la ciudadanía los documentos de archivo; para que el ciudadano sea participe de todas las acciones del gobierno, sin embargo no sirve de nada que Colombia cuente con un marco normativo amplio, sino se normaliza y se hace cumplir, además que se cuente con la ayuda y apoyo de varios actores comprometidos en este proceso” , para el entrevistado es importante concluir: “que la documentación organizada y de libre acceso al ciudadano, garantiza que los archivos sean un elemento importante para asegurar la transparencia y evitar la corrupción en el país” (E2) Todo lo anterior debe ir acompañado de una conciencia archivística en todas las entidades, tanto a nivel público como privado, Colombia se ha preocupado por generar más conciencia a nivel directivo y de darle la verdadera importancia a la información contenida en los archivos, siendo estos elemento básico para combatir la corrupción, pero lamentablemente la información puede ser susceptible y vulnerable. Las autoridades o personas que toman las decisiones dentro de las organizaciones que lideran procesos o que hacen parte de los cuadros directivos, son susceptibles de alterar o suprimir documentos o la medida fácil de no organizar los archivos de sus entidades porque esta situación facilita la corrupción y evita que salgan a la luz pública muchos actos de corrupción, el experto colombiano opina al respecto:

“no hay evidencias de las actuaciones del gobierno, porque no existe la fuente primordial de la información, los archivos” (E2)

142 Corporación Transparencia por Colombia [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 14 de mayo de 2011] disponible en : http://www.transparenciacolombia.org.co/INDICES/IndicedeTransparenciaNacional/tabid/105/language/es- ES/Default.aspx

p. 109

Para el caso colombiano la corrupción es un problema que no se puede arrancar de raíz, pero si se pueden crear formas de disminuir estas variables, razón por la cual el entrevistado sugiere que la agrupación como sociedad tomando como base la Constitución Política de Colombia y los derechos fundamentales, exige transparencia en el país, porque si no existe una unión y una concientización de todo el conglomerado social es muy difícil combatir la corrupción , que según opinión “ nunca se va a acabar la corrupción, pero sería muy probable bajar el nivel de corrupción creando la estrategia de agruparnos como sociedad para exigir la transparencia” (E2) Esto se refuerza con el apoyo de las diferentes instancias del gobierno o entes de control ya que son las directamente responsables de hacer efectivo el tema de la transparencia y la anticorrupción, ya que no siempre se ejerce la función como debería, por otro lado la articulación de los tres pilares importantes en el tema ejercen presión para disminuir sustancialmente el tema de la corrupción en las líneas de: gobierno, normatividad y archivos.

Sin embargo para el entrevistado el esfuerzo no ha sido suficiente, pues considera que se ha avanzado, hoy se puede hablar de un sistema de control, de la creación de una Superintendencia para la parte de archivo con el fin de respaldar el cumplimiento de las normas, es una manera precautelaria, lo cual originaría “como consecuencia que no sea tan actividad no sea tan fácil para los corruptos, porque pueden ser descubiertos a partir de la organización de los archivos” (E2) Para el experto colombiano es muy importante el tema de la organización de los archivos como medida para evitar un alto grado de corrupción, a partir de que “la información es la base de todas las actuaciones y esto solo se logra con archivos organizados” Colombia es un país referente en el tema de archivos y uno de los aspectos que más ha considerado es lo relacionado con el control y la organización de los archivos, la eficiencia de la gestión documental en las entidades del Estado, convirtiéndose en un referente para otros países, involucrando para ello los planes estratégicos y de desarrollo administrativo en las entidades.

p. 110

7.3 CUADROS RESULTADOS DE ENTREVISTAS, CASO CHILE (E3)

Como ya se mencionó en las fases del trabajo (numeral 6.2.3), el análisis se estableció a partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas al experto en este caso de Chile, de tal manera que se tomaron los principales comentarios con relación a cada una de las diecisiete preguntas, establecidas en el formato de la entrevista (anexo N° 1), en las cuatro temáticas establecidas para este análisis; Corrupción, Corrupción y Archivos, Normatividad y Lucha contra la corrupción, en este cuadro se muestra la información de manera detallada y estructurada, delimitando las respuestas abordadas por cada entrevistado. Para este tercer cuadro se le da la identificación (E3) para el caso Chileno que más adelante se utilizara en la triangulación de la información.

Tabla 3 TEMÁTICA 1. Corrupción

1. Corrupción en Chile

 No es masiva todavía, se ha ido generando lentamente en los últimos años especialmente en el ámbito político y a nivel de la administración pública

2. Comparativo respecto al año anterior

 Es igual, ya que surgen nuevas formas de corrupción sin embargo existen estándares normativos que favorecen y controlan el sistema.

3. Causas de la corrupción

 La ambición bajo el poder de turno que ejercen las personas.  La necesidad de obtener mayores recursos de manera fácil con miras a una mejor posición socio-económica.

4. desigualdades sociales

 En parte, pero una de las causas principales es la ambición desmedida de materiales enraizados en la sociedad de consumo que existe actualmente.

5. Necesidad o ambición

 En Chile lo hacen principalmente por ambición

6. Es responsabilidad de quien

 En el caso chileno ya es posible decir que la responsabilidad es de los entes de control.

7. Como combatir la corrupción

 Una de las soluciones a corto plazo es la de modificar las leyes sancionatorias.  A largo plazo sería la de agruparnos como sociedad para exigir transparencia. TEMÁTICA 2. Corrupción y Archivos

8. Comienzo de la lucha contra la corrupción

 Un paso inicial es fijar mayor atención en una administración pública transparente, ya que es el Estado el que está en la mira de la opinión pública y por lo tanto tiene la responsabilidad del control.

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 Reforzar el marco normativo

9. Conciencia archivística

 Es absolutamente necesario, porque los archivos son el reflejo de la gestión de las instituciones.

 Se da la verdadera importancia ya que los archivos son los depositarios de la documentación.

10. Influencia de la corrupción en los archivos

 La corrupción en los archivos se puede introducir a través de la filtración de la información bajo incentivos económicos foráneos a los archivos, vistos estos desde la venta directa de información o en robos simulados. TEMÁTICA 3. Normatividad

11. Normatividad suficiente

 Lamentablemente en el caso de Chile resulta escasa, por una parte esta la normatividad archivística propiamente y por otra la normatividad relacionada con transparencia.

12. Importancia de la normatividad

 Muy importante, puesto que un archivero visto este como un funcionario debe estar sometido a un código de ética, pero sería importante complementar a través de la existencia de una normatividad anticorrupción en los archivos.

13. Unión Gobierno, normatividad y archivos

 Sin lugar a dudas, resulta imprescindible el actuar del Gobierno conjuntamente con los Archivos Nacionales con el fin de desarrollar normativas.  Un Gobierno y un Archivo Nacional deben actuar con la comunidad archivística, vista esta como juristas en materia de archivos, investigadores en su calidad de usuarios, Asociaciones de Archiveros, administradores públicos, entre otros. TEMÁTICA 4. Lucha contra la corrupción

14. Necesidad de creación de una entidad

 Sí, vista esta como una necesidad de prevención en materia de corrupción en archivos.

15. Son suficientes los esfuerzos

 En Chile no existe una corrupción comprobada en materia de archivos y si existiera sería mínima y sería mejor prever.

16. Organización de los archivos el camino correcto

 Es básico, la debida organización facilita el control de la corrupción siendo esta el pilar del ejercicio de la transparencia.

17. Aportes de su país

 Todo país puede aportar con la creación de métodos contra la corrupción en archivos.

 La creación del Consejo para la Transparencia.

Fuente: Propia

p. 112

Análisis Para el caso chileno la corrupción nace a partir del año 1891 cuando se inicia el parlamentarismo Chileno y se crea un nuevo régimen electoral dando un rol desproporcionado a los partidos políticos y enriqueciendo todo aquel que llegara al mandato, para dar paso a un desenfrenado ambiente de corrupción. Este tema empieza a convertirse en algo netamente político, poniendo en evidencia las malas prácticas y la falta de ética ante una opinión pública y una prensa cada vez más sensible. Para profundizar el tema de corrupción en Chile, es importante rescatar el periodo de mandato de Augusto Pinochet que ha pasado a la historia junto con otras circunstancias, como el primer gobernante Chileno que se enriqueció junto con su familia ilícitamente, “destacando en su Gobierno el abuso de poder, la dictadura de decretos que favorecían a sus correligionarios, el despido de 200 mil funcionarios, los sobresueldos de los jefes de la administración pública, privatización de las empresas públicas, presiones sobre el poder judicial, indemnizaciones a los directivos de empresas, pero uno de los casos más escandalosos, por parte de este Gobierno fue lo que se denominó la “Ley de amarre” o Ley 18.972 a tan solo tres días de que Augusto Pinochet entregara su mandato crea esta Ley para que ninguno de sus mandatarios pudiera ser despedido por los nuevos gobiernos democráticos”143.

En las últimas décadas en Chile ha habido una intensificación del proceso de corrupción política y administrativa no siendo esta exclusiva de las dictaduras militares, también como parte los gobiernos democráticos, además de los desvíos de fondos del Ministerio de Obras Públicas, venta de empresas públicas, entre otros, “a pesar de que la corrupción es muy difícil de perseguir y procesar judicialmente entre 1983 y el año 2003 había 282

143 30 años de Corrupción en Chile. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en : http://www.voltairenet.org/article126747.html

p. 113

procesos en los Tribunales sobre estos casos que afectaban a entidades de todos los niveles del sector público, entre los procesados y condenados existían cargos de ministros, subsecretarios, diputados y presidentes de partidos”144, para el entrevistado: “En el caso de Chile la corrupción no es masiva, se ha ido generando lentamente en los últimos años especialmente en el ámbito político y a nivel de la administración pública” (E3) Son varias las causas que originaron la corrupción en Chile que permitieron que numerosos casos quedaran cubiertos con un manto de opacidad dejando a los corruptos en la impunidad como son; “las maniobras de reestructuración, la falsificación de pruebas, la opacidad burocrática, eliminación de testigos que ejercían cargos públicos, la levedad de las sanciones, el acuerdo político estaban dadas por relaciones entre la clase política en su conjunto y la burocracia civil y militar”145, agrega el entrevistado: “Hay dos factores prominentes, el primero la ambición bajo el poder de turno que ejerzan las personas y segundo, la necesidad de obtener mayores recursos de manera fácil con miras a una mejor posición socio-económica” (E3) La esencia en los casos de corrupción es la tradición del sistema judicial chileno, ya que solo se concibe el delito si está en forma clara y precisamente estipulado por la ley, dejando de lado los principios generales del derecho, sin espacio alguno para la doctrina y la ética, como se ve reflejado en el caso chileno no es precisamente la desigualdad social lo que atrae un acto corrupto, es la misma hipocresía política y la excusa habitual de no tener conocimiento de los actos corruptos, para el experto:

“considero que en parte es la desigualdad social, sin embargo la corrupción es ocasionada por la ambición desmedida por los bienes materiales enraizados en la sociedad de consumo de nuestros días” (E3) Un factor importante que incide en los niveles de corrupción es la levedad de las sanciones, tanto sociales como penales y administrativas, además de la desconfianza que produce cualquier partido político que llega al mandato, quizás es el efecto más pernicioso de la corrupción ese falseamiento del sistema democrático y un clima de desconcierto en

144 Chile un Caso de Corrupción Oculta. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en :http://www.facso.uchile.cl/publicaciones/sociologia/articulos/21/2112-OrellanaVargas.pdf 145 Chile un Caso de Corrupción Oculta. Op.cit., p. 7.

p. 114

la sociedad que observa, siendo muy difícil identificar los actos corruptos y los culpables, para el entrevistado “La responsabilidad directa es de los entes de control, promoviendo así la modificación de las leyes sancionatorias acompañado de una unión como sociedad para exigir la transparencia” (E3) Menciona Miguel Peñailillo López, consultor internacional y ex-asesor del Ministerio de la Presidencia de Chile, resalta que en una encuesta, “los participantes consideraron que el 50% de los funcionarios públicos son corruptos, aunque solo el 8% dijo haber presenciado algún acto de corrupción cometido por un funcionario, Peñailillo señalo algunas debilidades relacionadas con la corrupción; la financiación política, el tráfico de influencia, el conflicto de interés entre asuntos públicos y privados y la contratación de funcionarios públicos”146, existiendo así en Chile una necesidad enorme de una transparencia gubernamental a lo cual agrega el entrevistado:

“La transparencia de la administración pública es el paso inicial, entiéndase que siempre es el Estado el que está en mira de la opinión pública y que por tanto tiene la responsabilidad del control” (E3) Pero como combatir la corrupción en Chile, es así como “lentamente los partidos políticos se han comprometido en el esfuerzo, tanto como los órganos reguladores del Congreso que vigilan el poder ejecutivo, la importante reforma del sistema judicial chileno, ahora vigente en todo el país dando un papel importante a los fiscales para actuar en contra de la corrupción bajo el nuevo sistema acusatorio, fortaleciendo la transparencia de los organismos públicos, poniendo en práctica las funciones del Consejo para la transparencia actuando como órgano de control de este tema”147, sin embargo para el entrevistado no es suficiente el tema de normatividad:

“La normatividad resulta escasa, sin embargo el refuerzo debe ir por un lado de la normatividad archivística del país y por el otro la normatividad relacionada con transparencia”.

146 DESHAZO, Peter. Op.cit., p. 11.

147 Corrupción en Chile. Wikipedia. Enciclopedia libre. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en : http://es.wikipedia.org/wiki/Corrupci%C3%B3n_en_Chile

p. 115

Es así como se resalta que la lucha contra la corrupción de Chile debe ir acompañada de un sistema normativo que sirva de base en las funciones administrativas de las entidades públicas, acompañado y vigilado por las entidades reguladoras, además de una conciencia archivística, agrega el experto:

“El archivero visto como un funcionario, es sometido a un código de ética, de hecho existen códigos internacionales como el del Consejo Internacional de Archivos adoptado también por la comunidad archivística del MELCOSUR, sin embargo hace falta el apoyo a través de la existencia de una normativa anticorrupción” (E3) Se agrega que “los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria, así mismo conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación, es así como los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado, siendo fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas”148, a lo cual el entrevistado agrega:

“Dada la importancia de los archivos, resulta imprescindible el actuar del Gobierno conjuntamente con los Archivos Nacionales para desarrollar las normativas y una participación de la comunidad archivística; juristas, investigadores, Asociaciones de archiveros, Administradores Públicos, entre otros”. (E3) Nace la necesidad de crear un organismo capaz de controlar, organizar, asegurar y preservar el patrimonio documental tanto público como privado del país, siempre garantizando el acceso a la información y normalizando los procedimientos técnicos y administrativos para la gestión documental, es así como “en 1927 se crea el Archivo Nacional de Chile antiguamente Archivo Histórico Nacional y en apoyo a lo anterior nace el Consejo para la Transparencia incluyendo todos los organismos públicos y empresas del Estado y la Ley 20.285 de 2003 con la cual la Secretaría General de la República para la Ley de Transparencia de la función pública y de acceso a la información de la administración del Estado”149, para lo cual el entrevistado agrega:

148 Hacia una Política Integral de Gestión de la Información. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en : http://www.palermo.edu/cele/pdf/Hacia_una_Politica_Integral.pdf 149 ARCHIVO NACIONAL DE CHILE. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en : http://www.archivonacional.cl/Vistas_Publicas/publicContenido/contenidoPublicDetalle.aspx?folio=5461&idioma=0

p. 116

“Como una necesidad de prevención es necesario la creación de entidades de control contra la corrupción en archivos, ya que el tener los archivos organizados facilita el control de la corrupción y es el pilar del ejercicio de la transparencia” "Para el año 1994, se crea la Comisión Nacional de Ética Pública que formuló un diagnostico provisorio de la corrupción haciendo algunas recomendaciones acerca de los contratos y licitaciones estatales, el perfeccionamiento del sistema penal en materia de corrupción, está acompañada de la Ley de Probidad y Función Pública (Ley 19.653 de 1999), Ley que protege a los funcionarios que denuncian de buena fe irregularidades y hechos de corrupción (Ley 20.205) y finalmente Ley que regula el acceso a la información pública (Ley 20.285)".150 Es así como el combate a la corrupción en Chile ha ido intensificándose poco a poco, los gobiernos fijan su preocupación por crear estrategias concretas, la probidad administrativa, la transparencia administrativa y las acciones institucionales y programáticas en el combate a la corrupción son las herramientas claves para la administración de cada gobierno. Por otro lado se sensibiliza más a la opinión pública sobre el particular, así como llevar a cabo denuncias, investigaciones y reportajes en la materia. Para el caso chileno merece más atención en aquellos países donde no se conocen casos de corrupción en un índice elevado, para el entrevistado es importante aclarar:

"En Chile no existe una corrupción comprobada en archivos, personalmente pienso que si esta existiera hasta ahora sería mínima y que sería importante prever"(E3)

El Índice de Percepción de Corrupción (IPC) de Transparencia Internacional, "refleja que Chile Junto con Uruguay es uno de los países Latinoamericanos donde los empresarios, analistas de riesgo y ciudadanos comunes perciben en menor medida actos de corrupción dentro del sector público y en las instituciones administrativas y políticas, teniendo en

150 MORAGA KLENNER, Claudio. Régimen de Combate de la Corrupción en Chile. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en :

http://derecho.posgrado.unam.mx/congresos/ConIbeConMexDA/ponyprog/ClaudioMoragaKlenner.pdf

p. 117

cuenta la percepción del abuso del poder para beneficio propio (en 175 países investigados Chile ocupa el puesto 22 como uno de los países menos corruptos)"151 Sin embargo es importante rescatar la definición de probidad, para este caso "la probidad administrativa consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular"152, en otras palabras, el ámbito de aplicación de este principio son todas las autoridades y funcionarios de La administración o todas aquellas personas que desempeñen funciones públicas de este modo Chile encabeza este trabajo monográfico como un país con un bajo nivel de corrupción, para este caso el entrevistado finaliza diciendo: "todo país puede aportar con la creación de métodos contra la corrupción en archivos, particularmente en el caso de Chile en que no hay detectada una corrupción en este aspecto, el aporte resultaría más creíble para la comunidad internacional"(E3).

151 Índice de Percepción de Corrupción. Chile. [en línea],2011.en español[fecha de consulta el 03 de mayo de 2014] disponible en : http://www.datosmacro.com/paises/chile 152 MORAGA KLENNER, Claudio. Op.cit., p. 4.

p. 118

8. TRIANGULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

8.1 TEMÁTICA 1. CORRUPCIÓN

Como elemento principal de este trabajo está el tema de la corrupción, el cual ha sido definido en el numeral (4.1), con especial énfasis en la administración pública, para la elaboración de esta triangulación fue necesaria una compilación de las respuestas más importantes de cada entrevistado en un solo cuadro comparativo, (preguntas de la 1 a la 7), todo esto con el objetivo de mostrar las diferencias y similitudes entre los tres países, a partir de un proceso de análisis más detallado de la información se aborda la temática N° 1 Corrupción, teniendo en cuenta las respuestas de los tres países al mismo tiempo.

Triangulación pregunta Nº 1

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 13.

Fuente: propia

QUE PIENSA DE

LA CORRUPCIÓN EN

SU PAÍS

Se origina desde un contexto histórico y a partir de la normalización en los procesos de las entidades los trámites son más claros y transparentes Debido a los escandalosos casos de corrupción es evidente la falta de transparencia y claridad en los procesos de la administración pública Es mucho más evidente la corrupción en el ámbito político y en la administración pública de las entidades

p. 119

Triangulación pregunta Nº 2

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 14.

Fuente: Propia Triangulación pregunta Nº 3

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 15.

Fuente: Propia

EN COMPARACIÓN A

HACE UNA AÑO

ACTUALMENTE LA

CORRUPCIÓN EN SU PAÍS ES

Menor, ya que los procesos son más transparentes apoyados en las normas de calidad y a las personas ya no les da miedo hablar de corrupción y enfrentarla Es mayor, ya que se evidencia la corrupción en numerosos escándalos tanto a nivel político como en las entidades públicas, esto gracias a los medios de comunicación Es igual, ya que aun siguen saliendo a la luz pública actos corruptos pero así mismo se controlan, se crean instrumentos de control que favorecen la transparencia en las entidades públicas

SEGÚN SU PUNTO DE

VISTA CUALES SON LAS

CAUSAS DE LA

CORRUPCIÓN

Se ven involucrados intereses familiares y lazos afectivos en los procesos licitatorios y de contratación La avaricia y las ganas de conseguir el dinero fácil se apoderan de los actos políticos La ambición y la falta de principios éticos son la base para ejercer actos corruptos

p. 120

Triangulación pregunta Nº 4

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 16.

Fuente: Propia

Triangulación pregunta Nº 5

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 17.

Fuente: Propia

CONSIDERA USTED QUE LA

CORRUPCIÓN ES POR CAUSA DE

LAS DESIGUALDADES SOCIALES

Para México no es válido poner de disculpa factores como la pobreza, el desempleo y la falta de educación para cometer actos corruptos Las personas con menos oportunidades se ven tentadas a tomar como única salida la corrupción La sociedad de consumo que existe actualmente demanda que las posiciones socioeconómicas sean cada vez más altas

LA MAYORÍA DE LA

GENTE QUE RECIBE

DINERO GRACIAS A LA

CORRUPCIÓN LO HACE

POR….

Es inevitable responder que las causas principales es la falta de principios éticos y valores acompañado de ambición En Colombia principalmente lo hacen por ambición En Chile la causa principal es la ambición

p. 121

Triangulación pregunta Nº 6

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 18.

Fuente: Propia

Triangulación pregunta Nº 7

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 19.

Fuente: Propia LA

RESPONSABILIDAD DE

LA LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN ES DE…

El gobierno es quien controla la selección y evaluación de los funcionarios públicos, así mismo debe tomar la responsabilidad directa de la lucha contra la corrupción en el país La responsabilidad directa contra la corrupción es del Gobierno En Chile son los entes de control los directamente responsables de la lucha contra la corrupción

COMO SE PUEDE

COMBATIR LA

CORRUPCIÓN EN SU PAÍS

Sin dejar de lado la educación familiar, cabe resaltar un compromiso social con el fin de denunciar actos corruptos Es básico como instrumento anticorrupción la concientización por parte de la ciudadanía y una unión social para la exigencia de la transparencia Como medida a corto plazo es importante la revisión y modificación de las leyes sancionatorias

p. 122

8.1.1 Análisis (preguntas 1 a 7)

Para analizar las imágenes anteriores, se deben entender los criterios que evidencian que los tres países han desarrollado un plan de lucha contra la corrupción en diferentes niveles, es decir, con el tema específico de corrupción, indudablemente se evidencia que este término no es nuevo para nadie, pero a raíz de los hechos históricos que dejan una mancha de corrupción y los escandalosos casos de corrupción descubiertos por los medios de comunicación y llevados a la luz pública, hacen que ya no sea un tabú hablar de corrupción, es evidente que la falta de organización en los trámites y los procesos poco claros de las entidades, la negativa del acceso a la información a los usuarios, trámites lentos y poco auditados por las entidades de control, crecen las quejas por parte de la ciudadanía.

Todo esto hace que comience un proceso democratizador y renovador frente a los procesos de las entidades, con el nacimiento de las Normas de Calidad ISO, creándose la preocupación por certificar los procesos y agilizar la atención del usuario, hace que las entidades propongan mecanismos de control interno, cambios en los procesos y procedimientos, creación de políticas internas y es aquí donde aparece un nuevo espacio creado para atender al usuario, sin embargo para Chile es mucho más evidente que la corrupción se dé más en espacios como la política o en la administración pública de cada país.

Con relación al comparativo de hace un año se denota un variación en el incremento para el caso de México, es menor ya que se han implementado herramientas de control que sean medibles a corto y largo plazo frente a procesos controlados y auditables dentro de cada entidad, mientras que para Colombia es mayor, gracias al avance de la tecnología los medios de comunicación muestran la verdad y la dejan para el escrutinio público, por otro lado en el caso Chileno se mantiene igual ya que pese a los escándalos de corrupción evidenciados por la opinión pública se originan nuevos mecanismo de control. Esto se evidencia en el estudio anual de la corrupción en el mundo como lo muestra el IPC (Índice de Percepción de Corrupción).

p. 123

"IPC (Índice de Precepción de Corrupción)"153

Por otra parte analizando las causas de la corrupción en los tres países, se evidencia que existen diversos aspectos, entre ellos: intereses familiares, amiguismo, lazos afectivos, mordida, avaricia, codicia, ambición, falta de valores y de principios éticos, además cabe recordar que la información como conocimiento lleva el concepto errado de poder, “el temor a perder el poder y a que se abran nuevas fuentes de conocimiento y opinión es tan grande que en muchos gobiernos existe la tendencia a mantener la información en secreto”154, siempre existe la posibilidad de que la información sea manipulada por manos inescrupulosas, o que la información misma no sea utilizada para los fines para los cuales fue creado el documento, es por esto que en casos innumerables se viola el derecho a la información o simplemente no se ve el interés por organizar los archivos. Para el análisis de este punto México, Colombia y Chile piensan que es un defecto en común y que a pesar que existen varias causas una de las más fuertes es la ambición, para esto es importante ratificar esta observación con la definición de algunos conceptos.

153 TRANSPARENCY INTERNATIONAL. Índice de Percepción de Corrupción. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en:

http://www.brujula.com.co/IMG/pdf/k._cpi2013_americas_spanish_embargoed_3_dec.pdf 154 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p. 7.

p. 124

"Codicia: Afán excesivo de riquezas”155.

“Ambición: deseo ardiente de conseguir poder, riquezas, dignidades o fama”.156 Avaricia: Afán desordenado de poseer y adquirir riquezas para atesorarlas"157 Cuando los documentos se alteran, eliminan, se ocultan, se dan los hechos de corrupción ya que no se tienen el control de la información, es así como se atenta no solo contra los derechos humanos sino contra el testimonio mismo de las actuaciones administrativas. Es aquí precisamente donde se analiza que cuando o donde se hacen los corruptos, el hecho de no tener claridad y de anteponer por encima los principios éticos, los intereses económicos, el actuar y conseguir las cosas por la ruta fácil, origina preguntas como ¿Dónde queda la conciencia de cada ser humano?, ¿Dónde queda la satisfacción por luchar por las cosas que se quieren de manera limpia?, ¿Dónde quedan las enseñanza de los padres?, ¿Dónde quedan las ganas de cambiar el país en el que vivimos?, si desde el mismo ciudadano comienza el cambio, basados en las misma Constitución Política donde se especifican tanto derechos como deberes, no se pude seguir evadiendo la responsabilidad ciudadana o pensar que no es un problema de todos. Para el término desigualdades sociales, referido al concepto de que es desigualdad; "condición o circunstancia de no tener una misma naturaleza, cantidad, calidad, valor o forma que otro o diferenciarse de él en uno o más aspectos"158, se evidencia claramente que este aspecto ocasiona desigualdad de opinión por ejemplo para México, es claro que no es una excusa válida el hecho de tener menos oportunidades a nivel social para cometer actos corruptos, para Colombia si es evidente que las personas con menos oportunidades laborales se ven tentadas a cometer actos corruptos y para Chile se trata

155 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Significados de Codicia. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://buscon.rae.es/drae/srv/search?id=yjm06MwqsDXX25LPdQWN tomar de una página técnica 156 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Significados de Ambición. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=ambici%F3n 157 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Significados de Avaricia. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://buscon.rae.es/drae/srv/search?id=E8A7Y5L9sDXX2EDw9Roq 158 Desigualdad. Google. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=que+significa+desigualdad

p. 125

de pertenecer a una sociedad de consumo exigente, es preciso rescatar los actos corruptos por parte de miembros políticos quienes llevan una vida onerosa y sin ninguna necesidad, es decir, no siempre las personas con menos recursos económicos son las más corruptas, se evidencia que las personas con un mayor recurso económico, cada vez sienten la necesidad de obtener más capital, con lo cual rompen sus principios éticos. En la actualidad se ha reconocido que la corrupción proviene de factores económicos, institucionales, políticos, sociales e históricos y que tiene manifestaciones muy diversas de naturaleza privada, pública y social, razón por la cual se ha estudiado desde la sociología, la psicología, la criminología, la ética y el derecho, es por esto que se ha entorpecido la elaboración de un concepto unitario de corrupción, para la relación de la corrupción con los comportamientos de las personas, es evidente que la ambición y la necesidad a partir de lo ocasionado por la desigualdad social incluye puntualmente en la formación de la corrupción como lo ha señalado Carlos Guillermo Castro Cuenca en su libro Corrupción y Delitos contra la Administración Pública, especial referencia a los delitos cometidos en la contratación pública, citado en capítulos anteriores. Tomando como guía lo señalado en lo anterior, se debe verificar la responsabilidad, como elemento de quien es el culpable o a quien se le culpa, sobre este tema Carlos Fernando Gómez García, en su trabajo llamado La Corrupción, aspectos éticos, económicos, políticos y jurídicos quien al respecto señala que "un acto para ser corrupto debe cumplir con ciertas características; implica la violación de un deber posicional, viola deberes a su cargo; debe existir un sistema normativo que sirva de referencia; un acto corrupto debe estar enmarcado dentro del ámbito antijurídico; los actos de corrupción siempre están vinculados a la expectativa de obtener un beneficio extraposicional y por último los actos de corrupción tienden a realizarse en secreto o al menos en un marco de discreción"159. La problemática de cómo combatir la corrupción ha sido objeto de múltiples estudios, entre los cuales se rescata el texto guía de este trabajo monográfico, elaborado por Sara González Hernández; una compilación que se realiza en el Archivo General de la Nación de Colombia, con el apoyo de la ADAI ( Programa de apoyo para el desarrollo de los Archivos Iberoamericanos) y de la ALA (Asociación Latinoamericana de Archivos) para

159 GÓMEZ GARCÍA, Carlos Fernando. La Corrupción. Aspectos Éticos, Económicos, Políticos y Jurídicos. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://www.redalyc.org/pdf/720/72011607014.pdf

p. 126

analizar la relación entre desorganización de los archivos y la corrupción, especialmente en la esfera de las entidades públicas.

Para el caso de la investigación es importante señalar que la corrupción no se va a eliminar por arte de magia, por el contrario se necesita de políticas, de una normatividad que no solo sea cumplible y controlada sino que este articulada con las entidades, estas como entes rectores de la política archivística, en un acompañamiento de la comunidad archivística con unos criterios equilibrados, lo cual se evidencia a partir de la opinión de los entrevistados en los tres países. De otra parte, no se puede dejar de lado que algunos sectores piensan que es el Gobierno quien directamente es el responsable de combatir la corrupción acompañado de las diferentes instancias y entes de control que ayuden a vigilar y sancionar a todas aquellas personas que cometan actos corruptos. Por lo anterior será importante que cada país cuente con una normatividad que haga efectivos los principios archivísticos y de cumplimiento de la normatividad archivística en forma obligatoria.

Finalmente se observa que al hablar de cómo combatir la corrupción del país, México, Colombia y Chile coinciden en puntualizar que para lograr disminuir la corrupción en materia de archivos es necesario, la misma enseñanza desde el ceno familiar, los valores inculcados por parte de los padres, pero sigue siendo importante una unión a nivel social para exigir la transparencia, mediante un proceso democratizador, una concientización por parte de todos los funcionarios públicos, personas naturales y personas jurídicas con el fin de que cada día existan más denuncias de actos corruptos sin temor alguno, llevar a cabo una ley sancionatoria severa a todas esas personas que cometan actos corruptos y que los actos ya descubiertos no queden impunes, que la Ley sea más severa al momento de dictaminar las condenas, no sirve de nada contar con toda la normatividad si esta no se aplica de la manera correcta.

8.2 TEMÁTICA 2. CORRUPCIÓN Y ARCHIVOS

Para la elaboración de esta triangulación fue necesaria una compilación de las respuestas más importantes de cada entrevistado en un solo cuadro comparativo, (preguntas de la 8 a la 10), todo esto con el objetivo de mostrar las diferencias y similitudes entre los tres países, a partir de un proceso de análisis más detallado de la información se aborda la temática N° 2 Corrupción y Archivos, teniendo en cuenta las respuestas de los tres países al mismo tiempo.

p. 127

Triangulación pregunta Nº 8

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 20.

Fuente: Propia Triangulación pregunta Nº 9

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 21.

Fuente: Propia

COMO PUEDE SER UN

BUEN COMIENZO PARA

LA LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN EN LOS

ARCHIVOS

A partir de la implementación de sistemas de calidad, las entidades podían certificar sus procesos para así brindar a los usuarios trámites claros y tiempos de respuesta cortos Cuando los archivos están bien organizados los documentos pueden reflejar la transparencia de la entidad al ciudadano Es desde la administración pública donde se toman las decisiones y es allí donde la opinión pública fija su interés y ejerce mayor control

ES NECESARIO CREAR

UNA CONCIENCIA

ARCHIVÍSTICA EN CADA

ENTIDAD

Para crear una conciencia archivística en cualquier entidad es importante aclarar que se necesita un trabajo en equipo y un apoyo interdisciplinar por parte de los cargos administrativos de la entidad Es necesario que la conciencia archivística sea desde los cargos a nivel directivo, ya que es aquí donde se toman las decisiones que influirán en toda la entidad Es importante fijar una conciencia archivística como política interna de las entidades ya que los archivos son el reflejo de la gestión de las instituciones

p. 128

Triangulación pregunta Nº 10

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 22.

Fuente: Propia

8.2.1 Análisis (preguntas 8 a 10 )

Luego de estudiar las causas principales de la corrupción en México, Colombia y Chile, es importante rescatar que se hace en cada uno de ellos con el fin de combatir la corrupción, ya que es claro que la corrupción no se puede eliminar por completo, pero si se pueden fijar normativas o herramientas de control que ayuden a disminuir los índices. Un buen comienzo de la lucha contra la corrupción para México es la de contar con procesos claros, controlados y de fijar responsabilidades directas de los documentos y de la información misma, esto se logra a través de la implementación de los sistemas de calidad ISO, de auditorías internas y externas para todas las entidades con el fin de certificar los procesos y poder fijar tiempos de respuesta cortos a los usuarios, es importante precisar que los sistemas de gestión de calidad pueden ayudar a las organizaciones a aumentar la satisfacción del cliente, “los principios de gestión de calidad conducen y operan a una organización en forma exitosa se requiere que esta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Uno de los ocho principios es el enfoque

COMO INFLUYE LA

CORRUPCIÓN EN LOS

ARCHIVOS

Al no existir puntos de supervisión no existen procesos claros y no quedan documentadas las acciones de la entidad esta es una de las bases para que exista la corrupción en la administración pública Al cometer delitos con los documentos se evita que salga a la luz pública la verdad y del mismo modo se niega el acceso a la información Para Chile una de las principales fuentes de corrupción son los incentivos económicos y las malas decisiones administrativas y ocultamiento de la verdad

p. 129

basado en hechos para la toma de decisiones y estas decisiones se basan en el análisis de los datos y la información”160.

En Colombia queda claro que es a partir de la promulgación de la Ley General de Archivos, que se fija la atención en la construcción de normas archivísticas aplicables no solo a entidades públicas sino aquellas privadas que cumplan funciones públicas, esto pone en evidencia que en Colombia, la legislación en materia de archivos es amplia y data de muchos años (1913-2007) y es posible afirmar que es susceptible de permanente actualización, desarrollo y construcción, es evidente la necesidad de ahondar en la interpretación jurídica de las normas vigentes en el estado colombiano para establecer sus efectos e incidencias, los instrumentos de control como los inventarios documentales, los cuadros de clasificación, las tablas de retención y valoración documental deben construirse y mantenerse con el propósito de fortalecer a cada institución pública, teniendo en cuenta la legislación y la jurisprudencia que regulan sus obligaciones y funciones frente al Estado y a la sociedad.

Existe sin embargo una legislación que ayuda a disminuir los índices de corrupción como la “Ley 190 de 1995 “Estatuto Anticorrupción” que procura preservar la moralidad de la administración pública, la expedición del Decreto 2150 de 1995 o “Legislación Antitramite” su función es la de eliminar gestiones innecesarias y de este modo hacer más amable y eficiente la relación entre la administración y los ciudadanos, existe también el Código Contencioso Administrativo, Decreto 01 de 1984 que consagra la acción de repetición contra los servidores públicos, cuyas acciones u omisiones han significado detrimento para el patrimonio del Estado. También está la Convención Interamericana contra la Corrupción Ley 412 de 1997, para la defensa de la moralidad de la administración alentada por empresas internacionales. En cada entidad la existencia de las oficinas de control interno de gestión que juegan un papel importante en la búsqueda de eficacia y eficiencia en los procedimientos administrativos y finalmente se encuentra las veedurías que representan un mecanismo participativo de control social informal de la corrupción”161.

160 ICONTEC. Norma Técnica Colombiana. NTC-ISO 9001. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/ISO-9001-2008.pdf 161 GONZÁLEZ HERNÁNDEZ. Sara. Op.cit., p. 89.

p. 130

“De esta manera la corrupción en la administración pública ha dejado de ser un fenómeno protagonizado únicamente por los funcionarios públicos, pasando de responsabilidad a otras instancias como lo son la financiación de campañas políticas, las subcontrataciones, revisiones de precios o adjudicaciones a través de actuaciones administrativas con apariencia de total legalidad”162.

Por otro lado existen los funcionarios públicos honestos, los que llevan varios años luchando en la Fiscalía, en la Contraloría o en la Procuraduría contra la corrupción, además de soportar largos periodos de espera lo que demora el sistema acusatorio Colombiano en juzgar competentes las pruebas para fijar una condena a un acto corrupto, muchas veces no se cuenta con las pruebas o testigos necesarios por el miedo que se tiene de atestiguar frente a un caso de corrupción, se aplica una normatividad contradictoria por ejemplo “no se castiga como autor al particular que utiliza una influencia, esta vaguedad hace que en muchos de los casos la lucha contra la corrupción quede diluida en el castigo de funcionarios que incurren en delitos que sancionan la mera imprudencia o la violación de requisitos legales como el peculado culposo o la contratación indebida, situación que ha generado verdadero pánico entre los funcionarios públicos honestos, quienes saben que por un error se les puede asignar las mismas penas de quienes se apropian de miles de millones de pesos del patrimonio público”163. Así mismo es importante rescatar, el trabajo en conjunto de archivistas y profesionales en diferentes áreas, todo en aras de salvaguardar la información de la entidad, sin embargo existen entidades que aun no empiezan a generar políticas internas ni aplicar la normatividad archivística, es ahí cuando se debe empezar a trabajar en equipo ya que por mucho tiempo se ha pensado que la responsabilidad de los archivos es únicamente del archivista, por esto es importante generar una conciencia archivística del cual los archivos sean responsabilidad de todos los funcionarios públicos de la entidad, para el caso mexicano es importante empezar desde los cargos administrativos convirtiéndolas en políticas de cumplimiento, para el caso colombiano este coincide con la afirmación de crear estrategias de capacitación en cargos a nivel directivo ya que es aquí donde se genera la toma de decisiones que influirán en toda la entidad, a través de las jornadas de

162 CASTRO CUENCA, Carlos Guillermo. Op.cit., p. 20.

163 CASTRO CUENCA, Carlos Guillermo. Ibíd. p. 21.

p. 131

capacitación archivística se genera conciencia de la importancia de los documentos y que no solo sean importantes en el momento en que se necesitan. Por otro lado para el caso chileno coinciden en que la conciencia archivística se debe fijar como políticas internas de estricto cumplimiento, siendo los archivos el reflejo de la gestión de las entidades. Para analizar la influencia de la corrupción en los archivos es preciso mencionar que la corrupción pública es un fenómeno complejo compuesto por tres elementos.  Un elemento subjetivo o interno; que afecta directamente la formación de la voluntad de la administración y que está constituido por la motivación del sujeto a realizar el acto corrupto.

 Un elemento adjetivo; según el cual es necesaria la intervención de un funcionario público que abuse de su cargo, de este modo la corrupción debe constituir una actividad ilícita, pues para que exista un acto de corrupción debe haber un sistema normativo que le sirva de referencia.

 Un aspecto material; según el cual los actos de corrupción están siempre vinculados a la expectativa de obtener beneficios de un beneficio indebido, sin que se constituya necesariamente en una ganancia económica, pueden ser políticas, profesionales, sociales, entre otras.

Por lo anterior debe existir un sujeto quien cometerá el acto, el mismo acto corrupto y un beneficio, afortunadamente los documentos hablan por sí solos y se dice que una mentira lleva a otra, es por esto que cada día se destapan más actos de corrupción y el primer enjuiciado generalmente delata a los demás, sin embargo para el caso colombiano cuando salen a la luz pública escándalos de corrupción que lamentablemente son realizados por miembros de la administración pública del país, es cuando llevan años robando y muchas veces son los colombianos los que pagan por las culpas de los demás. Para el caso mexicano es importante tener todos los procesos de la entidad controlados y documentados y esto solo se logra si tienen procesos registrados en documentos, al tener todas las actuaciones de la entidad documentadas, es fácil combatir la corrupción, a menor claridad en la administración pública mayor es la disposición de cometer actos corruptos y a mayor claridad menos corrupción y más transparencia, finalmente para Chile

p. 132

una de las principales fuentes de corrupción son los incentivos económicos a través de terceros y las malas decisiones administrativas siendo la única salida ocultar la verdad. En este punto se precisa de la conciencia que tienen los tres países por cuidar los documentos y el valor único que tienen los archivos para cualquier entidad, es la misma importancia desde los documentos personales, la cedula de ciudadanía por ejemplo se necesitan para muchos tramites personales y de ahí el valor necesario en la vida de cada ser humano, así mismo existen documentos vitales en la existencia de cada entidad desde su constitución como empresa hasta la liquidación de la misma.

8.3 TEMÁTICA 3. NORMATIVIDAD

Para la elaboración de esta triangulación fue necesaria una compilación de las respuestas más importantes de cada entrevistado en un solo cuadro comparativo, (preguntas de la 11 a la 13), todo esto con el objetivo de mostrar las diferencias y similitudes entre los tres países, a partir de un proceso de análisis más detallado de la información se aborda la temática N° 3 Normatividad, teniendo en cuenta las respuestas de los tres países al mismo tiempo.

Triangulación pregunta Nº 11

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 23.

Fuente: Propia

ES POCA LA

NORMATIVIDAD QUE

PROTEGE A LOS

ARCHIVOS EN SU PAÍS

Para México es importante contar con la Promulgación de la Ley de Transparencia (2012) y la promulgación de la ley Federal de Archivos (2012) como medio para combatir la corrupción Colombia mediante el Archivo General de la Nación y la promulgación de la Ley General de Archivos (594 de 2000), se ha preocupado por ampliar la normatividad en materia de archivos, Colombia da un ejemplo enorme en materia de normatividad archivística Para el caso Chileno la parte de la normatividad archivística y transparencia nacional es escasa, es importante trabajar mucho más en esto

p. 133

Triangulación pregunta Nº 12

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 24.

Fuente: Propia Triangulación pregunta Nº 13

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 25.

Fuente: Propia

QUE TAN

IMPORTANTE ES LA

NORMATIVIDAD EN LA

LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN

Es importante que en toda entidad se fijen las responsabilidades para los miembros de cada dependencia, nombramientos de coordinadores de archivos como responsables de los archivos de trámite o archivos administrativos Colombia ha logrado consolidar un marco normativo importante contra la corrupción, trabajando de la mano, entidades de control, archivistas y entidades que ayudan a proteger los archivos del país Para Chile es importante la normatividad archivística aunque es escasa, se da la importancia al archivero visto este como un funcionario que debe estar sometido a un código de ética, sin embargo es importante la existencia de una normatividad

LA UNIÓN ENTRE

GOBIERNO, NORMATIVIDAD

Y ARCHIVOS PUEDEN JUGAR

UN PAPEL IMPORTANTE

PARA DISMINUIR LA

CORRUPCIÓN

La corrupción se debe controlar desde dos ámbitos diferentes por un lado castigar al ciudadano cuando da una mordida (soborno) con el fin de agilizar un trámite por el otro cuando las entidades no son transparentes en sus procesos de contratación que es donde más se manifiesta la corrupción Es un trabajo en equipo desde el mismo Gobierno, la normatividad y los archivos con el fin de combatir la corrupción Para Chile es importante la normatividad archivística aunque es escasa, se da la importancia al archivero visto este como un funcionario que debe estar sometido a un código de ética, sin embargo es importante la existencia de una normatividad

p. 134

8.3.1 Análisis (preguntas de 11 a 13)

Llegando al punto respectivo de la normatividad, es imprescindible denotar la importancia que tiene para cada país, sin embargo existe una coincidencia para los tres entrevistados que no importa la cantidad de normas existentes en el campo archivístico y normativo si esta no son cumplidas o no son aplicadas de tal manera que sean unánimes a los procesos internos de cada entidad, con este punto lo que se quiere analizar es la normatividad de cada país, son o no son suficientes, al mismo tiempo buscar diferencias o similitudes para en los tres países.

Para el caso mexicano es muy interesante saber que es a partir de una reforma política iniciada a mediados de la década de los setenta, cuando comienza a surgir el interés por parte de los ciudadanos por reclamar el derecho a la información, es precisamente que este derecho está dado desde la misma Constitución mexicana en su artículo 6 y 7, uno relacionado con la libertad de pensamiento y el otro con la libertad de imprenta, al mismo tiempo es el Archivo General de la Nación de México el ente encargado de preocuparse por el futuro de los archivos federales, es así que mediante la promulgación de la Ley Federal de Archivos y la promulgación de la Ley de Transparencia, se crean herramientas indispensables para combatir la corrupción.

Hay que resaltar que a nivel federal se ha ido combatiendo la corrupción poco a poco con la poca normatividad existente de forma bastante efectiva, se logran avances significativos en materia de transparencia y acceso a la información pública, todo esto acompañado por una campaña divulgada por los medios de comunicación trabajada desde dos frentes por un lado se incentiva a los ciudadanos federales a no sobornar y a nivel federal se emplea una nueva ley para denunciar episodios de corrupción oficial, México fija su atención en puntos claves de corrupción como lo es el financiamiento de las campañas políticas, se piensa que es importante un monitoreo de los gastos de los partidos políticos. Por otro lado los archivos gubernamentales están protegidos, es decir, por Ley en México todas las entidades gubernamentales deben guardar y dar a conocer sus archivos al usuario, sin embargo carece de una ley que exija la producción de dichos archivos. Un arma prudente pero letal para México es trabajar de la mano con las normas de calidad ISO, estas le permiten tener los procesos claros y lo más importante

p. 135

controlados y siempre están fijando su atención al servicio al cliente, es por esto que existe en México la “Procuraduría Federal del Consumidor, que entre sus principales funciones, además de los derechos del consumidor, se encuentra el proporcionar información útil a los ciudadanos en posesión del Estado”164. En México reflejan el derecho de acceso a la información, la prerrogativa que tiene el ser humano, para el ejercicio de sus derechos políticos y para poder controlar la administración de los fondos del Estado.

Colombia por su parte preparó la Ley General de Archivos, presentado por el Gobierno y preparado por el Archivo General de la Nación, con la colaboración de la comunidad archivística nacional, juristas, administradores, investigadores y funcionarios de la administración pública y del sector privado, con esta iniciativa se pretendió poner a tono los principios constitucionales vigentes, la normatividad y la política de archivos, se actualizó la doctrina archivística inmersa en la legislación que desde el siglo pasado, de manera directa o indirecta, ha buscado regular el quehacer de los archivos en el país. “Para un país como Colombia la naturaleza y la función de los archivos han estado estrechamente vinculados al Estado y a la ley, pues son producto natural de la gestión y la administración pública en el servicio al ciudadano, por lo tanto la noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos dado el valor legal, administrativo, fiscal o contable de los documentos activos y de carácter de bien cultural de los archivos históricos, dicha normatividad resulta ineludible en un Estado de derecho”165. Muchos países independientemente del sistema político, de la estructura del Estado o de la organización administrativa han modernizado su legislación y normatividad archivística a fin de hacerlas compatibles con los cambios políticos, económicos, sociales y técnicos, es así como el Archivo General de la Nación de Colombia, propende a construir medidas normativas a fin de que no se quede nada fuera de su alcance, al mismo tiempo que avance por ejemplo la parte tecnológica, así mismo se crean entidades, instancias o normativas acordes a las necesidades de los usuarios, un caso concreto es el nacimiento

164 El Derecho Fundamental a la Información, como derecho Pro Homine. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el

30 de mayo de 2014] disponible en:

http://www.unla.mx/iusunla29/reflexion/El%20derecho%20fundamental%20a%20la%20información,%20como%20derecho% 20pro%20homine.htm 165 Revista Memoria. Bogotá D.C. Enero a Diciembre de 1998. ISSN 0123-0336.

p. 136

del Ministerio de las TIC, la cual nace con la Ley 1341 o Ley de TIC, "es la entidad que se encarga de diseñar, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones"166, así mismo nace la Ley 1712 del 6 de marzo del 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, con la cual cabe rescatar del artículo 3.

"El principio de Transparencia; principio al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que este sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley "167, con esto Colombia ha dado un paso gigante para disminuir los índices de corrupción, sin embargo un punto en contra según el entrevistado refleja su preocupación por el papel que deben cumplir las entidades de control y el cumplimiento de sus funciones, por lo cual se manifiesta el interés para la creación de una veeduría como sistema de control, o una entidad que no le tiemble la mano para sancionar a todos aquellos funcionarios públicos que cometan actos corruptos, ya que en la mayoría de los casos el sistema acusatorio flaquea o por esta misma razón las penas pueden llegar a ser excarcelables o muchas veces los personajes corruptos simplemente pagan una multa y pueden seguir delinquiendo, a pesar de todo todavía se confía en aquellas personas y en aquellos funcionarios públicos que son más los buenos que los corruptos y en todas aquellas entidades que aun favorecen los archivos del país y que cada día están pensando en nuevas formas de cambio, es así como los archivos son la razón de ser de cada entidad y poco a poco se logra que desde los altos cargos directivos se propague el respeto por los

166 Ministerio de las TIC. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-propertyvalue-540.html 167 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712. 6 de marzo de 2014. por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/LEY%201712%20DEL%2006%20DE%20MARZO%20DE%2020 14.pdf

p. 137

documentos y la información finalmente es cambiar la mentalidad del encargado de los archivos.

Para Chile el acceso a la información, corrupción y transparencia van de la mano y no se trata de un asunto netamente normativo, cuando se habla del acceso a la información se refiere a un aspecto del pasado, presente y futuro, del pasado porque es un desafío de encontrar la plena verdad en caso en los que la sociedad exige y demanda una respuesta, del presente porque se lucha mediante la creación de herramientas y normativas la búsqueda de esa verdad y del futuro porque se puede construir bases normativas y solidas en miras de salvaguardar los archivos y la trascendencia de un país. Todo esto de la mano con la “Corte Interamericana de Derechos Humanos que interpretando la Convención Americana de Derechos Humanos, articulo 13”168 reconoce la libertad de buscar y recibir la información, para Chile el objeto central del derecho es el reclamo de la información misma, el derecho a la verdad, oculta en los mismos documentos, parece importante trabajar en conjunto sociedad, gobierno y archivo, ya que se tendrían criterios definidos y cumplibles, se recuerda que para el caso de estudio Chile representa el país con un menor índice de corrupción, se protegen los derechos humanos a toda costa, el Estado tiene la obligación y un deber jurídico investigar seriamente con los medios a su alcance las violaciones que se hayan cometido dentro del ámbito de su jurisdicción.

8.4 TEMÁTICA 4. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

Para la elaboración de esta triangulación fue necesaria una compilación de las respuestas más importantes de cada entrevistado en un solo cuadro comparativo, (preguntas de la 14 a la 17), todo esto con el objetivo de mostrar las diferencias y similitudes entre los tres países, a partir de un proceso de análisis más detallado de la información se aborda la temática N° 4 Lucha contra la Corrupción, teniendo en cuenta las respuestas de los tres países al mismo tiempo.

168 Organización de los Estados Americanos. Convención Americana de Derechos Humanos. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 30 de mayo de 2014] disponible en: http://www.oas.org/es/cidh/expresion/showarticle.asp?artID=25&lID=2

p. 138

Triangulación pregunta Nº 14

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 26.

Fuente: Propia

Triangulación pregunta Nº 15

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 27.

Fuente: Propia

ES NECESARIO LA

CREACIÓN DE ENTIDADES

DE CONTROL EN

MATERIA DE ARCHIVOS

Lo importante no es la creación de una entidad que regule sino que cumple con las funciones para lo que fue creada Es importante la creación de una veeduría como una herramienta de control en el tema de corrupción Sí, es necesario y se entiende como una necesidad de prevención en materia de corrupción en archivos No todos los esfuerzos son suficientes existe un factor primordial como los procesos de calidad, control de leyes y los mecanismos anticorrupción como la ley de Transparencia y la Ley General de Archivos Nunca serán suficientes los esfuerzos para combatir la corrupción Para Chile no hay comprobado un caso de corrupción comprobada en materia de archivos, sin embargo se toman medidas preventivas para evitar la corrupción

SON SUFICIENTES LOS

ESFUERZOS EN SU PAÍS

EN LA LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN

p. 139

Triangulación pregunta Nº 16

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 28.

Fuente: Propia Triangulación pregunta Nº 17

MÉXICO COLOMBIA CHILE

Imagen 29.

Fuente: Propia Es evidente que para tener actuaciones claras y transparentes es importante saber que archivos tenemos cuando y como los debemos tener Para tener un Gobierno transparente, es claro que se deben tener archivos organizados La organización de los archivos es básica en cualquier entidad, esta facilita el control de la corrupción siendo esta el pilar del ejercicio de la transparencia

EL MANTENER LOS

ARCHIVOS ORGANIZADOS

ES EL CAMINO CORRECTO

PARA BUSCAR LA

TRANSPARENCIA…

Para el caso mexicano es la creación de la ley para crear la Comisión Nacional Anticorrupción, siendo este un cuerpo colegiado para conocer las denuncias en contra de los servidores públicos En Colombia se involucra el tema de los archivos en los planes estratégicos de desarrollo administrativo de las entidades y esto es bueno Como referente en Chile existe la creación del Consejo para la Transparencia

QUE APORTES PUEDE

BRINDAR SU PAÍS AL

CREARSE MÉTODOS

CONTRA LA CORRUPCIÓN

EN ARCHIVOS

p. 140

8.4.1 Análisis (preguntas 14 a 17)

Para el caso de la lucha por conseguir la transparencia, es importante evidenciar que los tres países están de acuerdo que debe existir una entidad como una veeduría o una superintendencia que cumpla con las funciones reguladoras archivísticas sin doblegarse en ningún momento frente a los actos corruptos cometidos en la mayoría de los casos por los mismos funcionarios públicos. Al mismo tiempo están de acuerdo con que no son suficientes todos los esfuerzos para combatir la corrupción, ya que al mismo tiempo que se crean estrategias para combatir la corrupción existen más personas corruptas y nuevos métodos de corrupción, México por su parte cree que uno de los medios que es más susceptible de cometer actos de corrupción es por intermedio de la contratación pública ya que se involucran intereses personales de por medio.

Finalmente se evidencia que el hecho de contribuir con una toma de decisiones inteligentes, se fijan cambios importantes en cualquier entidad, es el rescatar que no se puede dejar de lado la información misma de los documentos de archivo, “se contribuye con esta toma de decisiones a medida que se tiene información organizada, procesada, analizada y transformada mediante el valor agregado, el verdadero uso de los archivos está basado en el análisis y procesamiento de la información y no exclusivamente en el acceso y recuperación del documento”169, para este fin, es necesario la aplicación de diferentes estrategias: elaboración de un diagnostico documental, con el fin de saber que se tiene y como se va a trabajar, se analiza como se toman decisiones, o como se ordena la información a través de sistemas archivísticos, creación de bases de datos, en muchos de los casos se puede realizar desde Excel, lo importante es ingresar la información a una primera base para tener el control de la ubicación y de la documentación que se va a manejar, aplicación de todos los procesos archivísticos como la organización documental que comprende, la clasificación, la ordenación y la descripción, por otro lado es necesario la utilización de nuevas tecnologías con el fin de facilitar la consulta y disminuir tiempos de respuesta, así mismo es importante la misma preservación adecuada de los documentos,

169 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Aplicación de Tablas de Retención Documental. Op.cit., p. 24.

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el valor mismo de los documentos se ve reflejado desde el mismo cuidado que se le debe tener a la información.

Por lo anterior se identifican las necesidades de cada uno de los niveles de la organización, pues cada una de ellas tiene una documentación precisa y unos requerimientos especiales, todas las entidades se enfrentan al reto de mejorar el estatus de la función archivística y de cambiar el rol y el papel que los archivos tienen en la toma de decisiones.

Por otro lado está la función del Programa de Gestión Documental visto este como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación170. Se coincide que si no hay organización de la información, esto facilita la corrupción, sino hay una capacitación archivística a tiempo esto facilita que los funcionarios evadan sus responsabilidades y si no existe un castigo ejemplar para los corruptos esto provee que las personas sigan delinquiendo, finalmente el papel de los archivistas es fundamental para el cuidado de los archivos, pero depende que las personas entiendan la importancia de los documentos para todas las entidades y trabajen de la mano con toda la comunidad archivística no solo nacional sino de los países que con su ejemplo y aplicación de la normatividad pertinente, se puede llegar a disminuir enormemente los índices de corrupción mundial.

Es importante concluir que los aportes de cada país, están dados desde la perspectiva misma de cada entrevistado, es por esto México piensa que es importante la creación de la Ley para crear la Comisión Nacional Anticorrupción con el objetivo de conocer todas las denuncias de los funcionarios que cometan actos corruptos, Colombia por su parte involucra el tema de archivos en los planes estratégicos de cada entidad y finalmente Chile por su parte evidencia la normatividad aplicable desde un castigo ejemplar para evitar los actos de corrupción.

170 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. AGN, Ley 594 (14 de julio de 2000). [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#.

p. 142

9. CUADRO COMPARATIVO DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

Para la elaboración de este cuadro comparativo fue necesario, primero una investigación preliminar de toda la normativa archivística vigente de cada país, segundo fijar las características importantes para este trabajo con el fin de definir las diferencias y similitudes, todo esto con base en los resultados obtenidos del análisis de las cuatro temáticas abordados a lo largo de este trabajo. Tabla 4

CARACTERÍSTICA

COLOMBIA

MÉXICO

CHILE

Ley General de Archivos Ley General de Archivos (594 de 2000) Ley Estatutaria Ley Federal de Archivos (23 de enero de 2012) Ley Estatutaria Carecen de esta ley, se encuentra en estudio

Entidad o Ley que reglamenta la transparencia Nacional Corporación Transparencia por Colombia creada en 1998 (lucha integral contra la corrupción y por la transparencia) Entidad de Control Portal de Transparencia (sitio que pone a disposición de toda la sociedad la información más relevante en materia de transparencia y rendición de cuentas Sitio de control Consejo para la Transparencia (velar por el cumplimiento de la Ley

20.285)

Entidad de Control Ley de Probidad y Función Pública: hacer cumplir los principio de responsabilidad, eficiencia, eficacia, probidad, transparencia (Ley 19.653 de 1999), Ley Estatutaria Entidad reguladora de la política Archivística

Creación del Archivo General de la Nación Ley

80 de 1989, ente rector de

la Política Archivística Archivo General de la Nación Archivo General de México, creado en 1918 por Decreto presidencial Archivo General de la Nación Archivo Nacional de Chile bajo la Ley 7.217 de 1927. y el Archivo Histórico Nacional por Decreto del

30 de mayo de 1925

Archivo Nacional Sistema que articula los archivos Nacionales y territoriales de Creación del Sistema Nacional de Archivos reglamentada por el Decreto 4124 de 2004 (planear y coordinar la función archivística en Consejo Nacional de Archivos de México (establece una política nacional de archivos públicos y privados) Carecen de este Sistema

p. 143

cada país.

toda la Nación) Sistema Nacional de Archivos Consejo Nacional de Archivos Existencia del derecho a la Información desde la Constitución Política de cada país.

El respeto y el derecho a la información esta puesta en marcha desde la Constitución Política del país.(Art 8,15,20,23,74) Constitución Política Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículos 6 y 7 Constitución Política

Constitución Política de Chile artículo 8 que consagra el principio de transparencia y probidad de la función pública Constitución Política Ley que protege a los documentos de archivo en cada país.

Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995); preservar la moralidad en la administración pública y erradicar la corrupción administrativa Ley 734 de 2002 (código disciplinario único) Ley estatutaria Ley de documentos administrativos e Históricos del Estado Ley estatutaria Ley 20.285 Ley de Transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado (20 de abril de

2009)

Ley estatutaria La Comisión Nacional de Ética Pública como herramienta de prevención de la corrupción (1994) Ley de protección de datos y Acceso a la Información.

Creación del Ministerio de las TICS

Ley de Acceso a la Información Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de datos (IFAI) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (11 junio de 2002) Portal de obligaciones de transparencia Ley de Acceso a la Información Ley 20.285 y Ley 20.205 protege a los funcionarios que denuncian de buena fe e irregularidades y hechos de corrupción. Ley de Acceso a la Información Categorización de los archivos de cada país.

Existe una categorización de los archivos públicos; Archivo General de la Nación, Archivo General del Departamento, Archivo General del Municipio y Archivo General del

Para México 22 Estados cuentan con su respectiva ley de Archivos Estatales De acuerdo a la estructura administrativa del Archivo Nacional de Chile son: Archivo Regional de Tarapacá, Archivo Nacional Histórico, Archivo

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Fuente: Propia

Análisis Este análisis corresponde a un estudio detallado de la información, con el cual se pretende entregar un resultado puntual de la situación frente a la lucha contra la corrupción en México, Colombia y Chile.

Con base en el cuadro normativo descrito anteriormente, se puede evidenciar claramente que México, Colombia y Chile, mantienen una relación como comunidad archivística basados en principios archivísticos y ante todo sobresale el respeto por la información, teniendo en cuenta que se debe y se pueden aplicar soluciones validas para todos los casos, basados en la Constitución Política y con el apoyo de toda la comunidad archivística.

Por otro lado existe el grupo de Archivos Iberoamericanos que buscan identificar los problemas y buscar soluciones, tratando de definir una metodología de trabajo común, es así que se puede identificar la preocupación por fijar una normatividad archivística que sirva como herramienta de apoyo para todas las entidades y que sea modelo normativo para la administración de la información; Colombia por su parte cuenta con la Ley General de Archivos (594 de 2000), siendo evidente la función reguladora que tiene el Estado y su preocupación por la memoria documental del país; México por su parte cuenta con la Ley Federal de Archivos la cual es una herramienta archivística para desempeñar la función reguladora en el Estado Federal; Chile no cuenta aún con una ley específica para los archivos.

De otra parte se denota la preocupación por parte de Colombia y México en lo relacionado con normatividad archivística para controlar los procesos, sin embargo los índices de corrupción son los más altos de América Latina, mientras que para Chile a pesar de no contar con una Ley General de Archivos, tienen un índice de corrupción bastante menor. Distrito

Regional de Araucanía y Archivo Nacional de la Administración

p. 145

Aspecto que es evidenciado por la investigación, cuando las respuestas de los entrevistados señalan este aspecto, así como el llamado de atención para fortalecer los procesos o sistemas acusatorios con mayor drasticidad al momento de procesar a las personas condenas por actos corruptos.

En otro punto del análisis efectuado para los tres países, es lo referente a la existencia de entidades de control que propenden en la lucha contra la corrupción enfocada desde diferentes perspectivas, Colombia por su parte cuenta con la Corporación Transparencia por Colombia, entidad que tiene como objetivo el apoyar, controlar y detener en cierta manera los actos corruptos, que cada día se evidencian a través de escándalos desde la misma administración pública, por actos como desfalcos de grandes cifras, donde finalmente son los colombianos quienes terminan afectados por estos actos, especialmente cuando actividades puntuales de beneficio a la ciudadanía, a la comunidad no se pueden efectuar porque la corrupción ha disminuido el presupuesto. México por su parte cuenta con un Portal de Transparencia donde se pone en práctica la rendición de cuentas de todas las entidades abriendo espacios públicos para que las personas se enteren de las decisiones administrativas tomadas. Chile cuenta con el Consejo para la Transparencia, entidad que tiene como función el hacer cumplir la Ley 20.285, que es la destinada para bajar los índices de corrupción y a su vez fija su interés por la Transparencia Pública, del mismo modo que trabaja la Ley

19.653 (Ley de Probidad de la Función Pública) que obliga a los funcionarios públicos a

cumplir con la responsabilidad del cargo impuesto a cada persona, además de constatar la probidad y la transparencia de sus actos como funcionario, en Chile se condena drásticamente por cometer actos corruptos, esto hace que las personas piensen un poco más al momento de cometer cualquier acto ilícito.

Los tres países cuentan con una entidad reguladora de archivos, que indudablemente manifiestan su preocupación hacia la creación de políticas específicas para el tema archivístico, se evidencia en el análisis del cuadro que Chile desde 1927 ha mantenido por parte de sus gobiernos una preocupación por mantener la información de los gobernantes así como su período presidencial en buen resguardo del Archivo Nacional de Chile, de otra parte existe también una preocupación porque los ciudadanos cada vez

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conozcan más este tipo de entidades y que comprendan su función reguladora para los archivos. En Colombia una de las evidencias por fijar la preocupación en los archivos data desde 1567 en el libro de Acuerdos de la Real Audiencia, sin embargo el Archivo Nacional enfrento el hecho de carecer de un edificio, fue solo hasta el mandato de Virgilio Barco Vargas cuando se dispuso de la construcción de la sede y desde 1989 oficialmente existe el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística, sin embargo sobresale a pesar de todos los programas y actividades de difusión existe en algunos círculos del país un desconocimiento de la entidad. En México a partir del Decreto Presidencial en 1918 sea crea el Archivo General de la Nación de México y es allí donde empieza la función de promulgar los archivos en el Estado Federal. La función reguladora no basta con poseer una entidad de control para toda la función archivística de un país. Se hace necesaria la unión de otras entidades con funciones y características que apoyen y controlen desde diferentes contextos la labor o administración de la información y por tanto de la documentación. De otra parte es importante mencionar que para el caso de Colombia se creó como apoyo a las funciones del AGN el Sistema Nacional de Archivos (SNA), entendido como “un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promoviendo el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información”171, el SNA normaliza las entidades públicas y las entidades privadas que cumplan funciones públicas lo cual se logra mediante los diferentes tipos de archivos como el Archivo General de la Nación, un Archivo General del Departamento, un Archivo General del Municipio y un Archivo General del Distrito. Por su parte México cuenta con el Consejo Nacional de Archivos, como ente regulador y de control de la política nacional de archivos no solamente para lo público sino también para lo privado, con el cual se controlan 22 estados y cada uno a su vez tiene una Ley de Archivos Estatales. Chile es un caso particular ya que carece de un Sistema Nacional de Archivos, a pesar de contar con una estructura administrativa compleja: Archivo Nacional de Chile; Archivo Regional de Tarapacá; Archivo Nacional Histórico; Archivo Regional de

171 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. AGN, Ley 594 (14 de julio de 2000). [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#.

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Araucanía y el Archivo Nacional de la Administración, en últimas es el Archivo Histórico Nacional quien se encarga de controlar y comunicar a los demás archivos actividades propias de la archivística.

Es importante mencionar que los esfuerzos anteriormente mencionados no serían suficientes sino se contará con el apoyo brindado desde la misma Constitución Política, vista como un derecho fundamental de todo ciudadano, que le permite el acceder a la información, en Colombia se encuentra establecido en los artículos 8, 15,20, 23 y 74, “respetando el derecho a la protección de las riquezas culturales y naturales de la Nación, a la intimidad personal y familiar, a actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, la libertad de expresión, la de informar y recibir información veraz e imparcial, la de presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y el más importante para este trabajo el derecho que tienen todas las personas de acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”172, es así como Colombia demuestra la existencia del derecho fundamental. En México en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se resalta este derecho en los artículos 6 y 7 acotando lo siguiente: "Articulo 6: Libertad de Expresión, establece los limites a este derecho. Otorga el derecho a acceder a la información pública y Articulo 7: Libertad de prensa"173. Para el caso de Chile en el artículo 8 de la Constitución Política de Chile se consagra el principio de Transparencia y de probidad de la función pública, el cual tuvo una reforma con el artículo 8: "el ejercicio de las funciones públicas obliga a sus titulares a dar estricto cumplimiento al principio de probidad en todas sus actuaciones"174. Es para Colombia de gran importancia contar con el Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995), ya que mediante este estatuto se afianza la preocupación por combatir la corrupción y velar por la transparencia nacional, con lo cual se unen en un solo equipo de trabajo todas las autoridades pertinentes en materia de trabajos de investigación,

172 Constitución Política de Colombia. Op.cit., p. 16.

173 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Constituci%C3%B3n_Pol%C3%ADtica_de_los_Estados_Unidos_Mexicanos_de_1917 174 Constitución Política de la República de Chile. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en: http://www.oas.org/dil/esp/Constitucion_Chile.pdf

p. 148

persecución, judicialización y encarcelamiento de todas aquellas personas responsables de actos corruptos.

En México con la Ley de Documentos Administrativos e Históricos “de orden público e interés social y tiene por objeto normar y regular la Administración de Documentos Administrativos e Históricos de los poderes del Estado, Municipio y organismos auxiliares”175; por su parte Chile puntualiza su preocupación por la corrupción con la Ley de Transparencia de la Función Pública y de acceso a la información de la Administración del Estado, que vela por “permitir el acceso rápido a la información y sin obstrucción a la información pública relevante, en forma oportuna y comprensiva, la disposición y apertura al debate, al control y al cuestionamiento por parte de la ciudadanía de las políticas económicas y sociales”176, además de contar con la Comisión Nacional de Ética pública que "pretende reforzar los procedimientos e instituciones que cautelan el incumplimiento de los deberes legales y éticos en la actividad pública, la promoción del control social; que tiene por objeto hacer operativas las prácticas exigidas a la sociedad civil para vigilar y evaluar, en un proceso continuo, las actividades de los agentes e instituciones públicas todo esto como herramienta de prevención de la corrupción"177.

Uno de las preocupaciones de la comunidad archivística es trabajar en forma conjunta con las nuevas tecnologías de información, ya que cada día existen nuevas formas para disminuir tiempos de respuesta a través de bases de datos y sistemas de información que contribuyan con las herramientas archivísticas, donde se incluye desde el inventario documental hasta la tabla de valoración documental, con lo cual es más fácil desarrollar el trabajo archivístico.

175 Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 25 de Junio de 2014] disponible en: http://docs.mexico.justia.com.s3.amazonaws.com/estatales/mexico/ley-dedocumentos-administrativos-e-historicos-del-estado-de-mexico.pdf 176 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. XIV conferencia Internacional de Bibliotecología Información y Ciudadanía: desafíos públicos y privados. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en: http://www.bibliotecarios.cl/descargas/2009/10/poblete.pdf 177 COMISION DE ETICA PÚBLICA. [en línea], 2011.en español [fecha de consulta el 15 de mayo de 2014] disponible en: http://www.proacceso.cl/documentos/comisi_n_de_tica_p_blica

p. 149

Uno de los objetivos de la información en nuevas tecnologías es facilitar la administración de procesos, para ello se cuentan con dispositivos de almacenamiento y herramientas tecnológicas que ayudan a migrar la información y permiten transmitir datos en tiempos reales. De otra parte personas inescrupulosas aprovechan estas herramientas tecnológicas para ocultar, modificar y eliminar información y evitar a toda costa que la verdad salga a la luz, en Colombia se crea el Ministerio de las TIC, para combatir la corrupción en distintos medios tecnológicos. México cuenta con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos, establecida como Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, fijando su apoyo en el Portal de obligación de Transparencia, en la parte de acceso a la información México es fuerte, en opinión de expertos estos esfuerzos no son suficientes. La normatividad líder en Chile sigue siendo la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (20.285), pero para proteger a aquellas personas que denuncian casos de corrupción se creó la Ley 20.205 como una medida de protección de testigos de actos corruptos. Lo anterior señala como conclusión de este análisis que no es suficiente contar con una Constitución Política que recuerde todo el tiempo la existencia de derechos humanos encaminados a la protección de la información, así como de los derechos fundamentales, a pesar de ello el derecho a la vida es vulnerado, pareciera que no importa si existen entidades de control que tienen implícitas en sus funcionen el imponer penas ejemplares para los corruptos, mientras no se articulen las funciones, procesos de todas las entidades en lo relacionado con los documentos, la información y los mismos archivos. De otra parte la ciudadanía no hace parte de este control de los documentos, no existe un estándar de capacitación archivística permanente en las instituciones, si desde los mismos colegios no se enseña a los niños a fijar la importancia de los archivos, así como de las bibliotecas, no importa que exista un trabajo en conjunto de la comunidad archivística si los mismos funcionarios públicos no aplican las responsabilidades y demandan la importancia que merece la información para cada entidad. Si el gobierno de cada país no fija instancias de cumplimiento para cada funcionario público y sanción a los funcionarios con medidas ejemplares por actos corruptos, pareciera que no pasa nada. Se necesita un cambio de la ética laboral, un cambio en los valores éticos y de revisar hasta donde llega la ambición y el interés por cometer actos

p. 150

ilícitos, tampoco se entiende porque las personas cuando tienen más poder o medios económicos quieren traspasar limites, es contradictorio pensar que en el medio ciudadano no pasa nada contra la corrupción, es por ello que el lema a tener en cuenta es vivir con la conciencia tranquila aspecto que se aprende desde el seno familiar, cuando son los padres los encargados de educar bien a los hijos con la aprensión de principios éticos fuertes e impenetrables.

10. CONCLUSIONES

En Colombia, se han creado un sin números de leyes y de normatividad archivística, sin embargo es evidente la flaqueza del sistema acusatorio del país y el

p. 151

incumplimiento por parte de muchas entidades públicas del país, resaltando la falta de una entidad que apoye este proceso regulador en materia de archivos. A partir de la implementación de Sistemas de Calidad en las entidades, se cuenta con una herramienta primordial que ayude para combatir la corrupción contando con procesos claros e identificables para fortalecer la administración pública del país. El derecho de acceso a la información y la promulgación de Ley de Transparencia no son suficientes si no se cuenta con la intervención de todos los ciudadanos, y los entes de control establecidos por la Constitución Política A partir de una capacitación archivística en las entidades públicas y contando con los profesionales en archivos, se puede llegar a crear una conciencia archivística y manifestar la necesidad de contar con archivos organizados, que son uno de los aspectos comunes entre México, Colombia y Chile.

Al carecer de un sistema acusatorio ejemplar en el caso colombiano y sin contar con castigos ejemplares frente a los actos corruptos, la corrupción sigue siendo el foco de preocupación para la ciudadanía en general, siendo necesario crear elementos importantes de lo establecido por la experiencia tanto chilena como mexicana, en este aspecto.

Es importante fijar el interés de los estudiantes del Programa de Sistemas de Información y Documentación, para iniciar y desarrollar trabajos de investigación encaminados a fortalecer el combate a la corrupción y de tomar medidas por medio de la conciencia archivística en todas las entidades del país.

Las normas archivísticas deben estar encaminadas no solo a fortalecer los archivos públicos del país sino de castigar a todo aquel que trate de usar la información como medio de prueba ante un acto corrupto, es decir, se deben fijar la protección a los documentos de archivo.

También se hace necesario aprender de la experiencia frente al tema de corrupción de México y Chile, partiendo de la premisa que ningún sistema es perfecto, por el contrario son los errores o debilidades las que permiten establecer nuevos desarrollos para mejorar los procesos en los archivos

p. 152

10.1 RECOMENDACIONES

El saber tomar decisiones inteligentes en momentos de pánico es de valientes, por esto cabe recordar que cada decisión que se tome en el contexto profesional, necesita de una evaluación donde la responsabilidad toma un papel muy importante para el desarrollo profesional, junto con la ética y los principios morales. Los consejos de ética de las diferentes profesiones, deberán hacer presencia en el tema de la corrupción, específicamente para el caso archivístico se encuentra en la ley 1409 de 2010, (por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística), donde se incluye el código de ética y otras disposiciones, título V, Capitulo 1”de los principios generales del código de ética para el ejercicio de la Profesión de Archivística, haciéndose participe en actividades y procesos particulares de los profesionales, a partir de campañas, conferencias, charlas y otras actividades. El acercamiento por parte de toda la comunidad archivística a eventos es fundamental en los procesos y actividades que involucren temas archivísticos relacionados con la corrupción, siendo indispensable la toma de conciencia y el establecimiento de estrategias para trabajar en pro de los archivos, con el apoyo de entidades como: Transparencia Internacional de Colombia, ALA, IFAI, UNESCO, el Centro de Estudios Estratégicos e internacionales (CSIS) y el mismo Archivo General de la Nación de Colombia.

Otro aspecto importante y fundamental es el proceso de rendición de cuentas de las entidades públicas, donde la comunidad tiene el derecho de ser partícipe de las decisiones, a partir del ejercicio y función ciudadana de la información y resultados obtenidos en estas sesiones Aumentar el interés para realizar trabajos de investigación en materia de corrupción en los archivos y la administración pública, más aun de corte internacional con el fin de profundizar conocimientos en materia de archivos, corrupción y transparencia. Por parte del sistema acusatorio del país, es importante fijar su atención no solamente por que los actos de corrupción sean castigados ejemplarmente, sino también brindar la debida protección a las personas que denuncien actos corruptos o personas que por su cargo estén expuestas a riesgo público por manejar casos de esta índole.

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p. 163

ANEXO 1 - FORMATO ENTREVISTA

ENTREVISTA APLICADA AL TRABAJO MONOGRAFICO LLAMADO “LA CORRUPCIÓN EN LOS ARCHIVOS DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: ESTUDIO COMPARATIVO ENTRE COLOMBIA, MÉXICO Y CHILE

La siguiente entrevista plantea una serie de preguntas con el objeto de desarrollar la temática de corrupción en los archivos en Colombia, México y Chile. Para esto se utilizan preguntas abiertas y cerradas, según la interpretación del entrevistado.

TEMATICA 1 – CORRUPCIÓN

¿Qué piensa usted de la corrupción en su país?

En comparación a hace un año ¿Actualmente la corrupción en su país es

Mayor _____ Igual _______ Menor ______

Según su punto de vista ¿Cuales son las principales causas de la corrupción?

¿Considera usted que la corrupción existe debido a las desigualdades sociales?

En su opinión la mayoría de la gente que recibe dinero gracias a la corrupción lo hace por a) Necesidad b) Ambición

En su opinión la lucha contra la corrupción de cada país, es responsabilidad de a) La comunidad b) Del Gobierno c) De los entes de Control

Que tanto considera usted que las siguientes acciones pueden ayudar a combatir la corrupción. a) Mejorar la Educación b) Modificar las leyes sancionatorias c) Castigos ejemplares a los corruptos d) Cambio de Gobierno e) Premiar las funciones honestas f) Agruparnos como sociedad para exigir transparencia

TEMATICA 2 – CORRUPCIÓN Y ARCHIVOS

Como considera usted que es un buen comienzo para la lucha contra la corrupción en los archivos

Considera usted que es necesario crear dentro de cada entidad e institución sean públicas o privadas una conciencia archivística ¿Por qué?

10. ¿Cómo influye la corrupción en los archivos?, vistos estos desde la Administración Pública

p. 164

TEMATICA 3 – NORMATIVIDAD

11. Considera usted que es poca la normatividad que favorece a los archivos en su país.

12. Que tan importante considera la normatividad en la lucha contra la corrupción en archivos ¿Por qué?

13. Considera usted que la unión entre Gobierno, Normatividad y Archivos pueden jugar un papel importante

dentro de la lucha contra la corrupción.

TEMATICA 4 – LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

14. Considera usted necesario la creación de entidades de control contra la corrupción en Archivos.

15. ¿Considera usted que son suficientes los esfuerzos en su país, acerca de la lucha contra la corrupción en

archivos? Que le agregaría.

16. Considera usted que el mantener los archivos organizados es el camino correcto para buscar la transparencia

dentro de la Administración Pública.

17. Que aportes importantes considera usted que su país puede brindar al crearse métodos contra la corrupción

en archivos.

p. 165

ANEXO 2.

RED DE SENTIDO SOBRE LA CORRUPCIÓN

Fuente: Propia

Corrupción en los archivos de la administración pública Corrupción Transparencia Documentos Información Administración Pública Funcionarios Normalización Archivo Instituciones Procesos archivísticos Veracidad Confiabilidad Análisis Planeación Valores primarios y secundarios Delitos Ocultamiento de la verdad Falsedad Autenticidad

p. 166

ANEXO 3

Se origina por Causas

La responsabilidad es El cambio Como combatirla

Fuente: Propia

Corrupción en México Poca claridad en los trámites Falta de valores y principios éticos.

Implementación de sistemas de calidad Ya no es un tabú Cuatachismo (amiguismo) Promulgación Ley de Transparencia Modernización de los procesos Implementación normas ISO Del gobierno Tapadera (callar algo) Ley Federal de Archivos Compromiso social Educación desde la misma familia Largos períodos de los partidos políticos Casos simbólicos de corrupción

p. 167

ANEXO 4

Se origina por Causas

La responsabilidad es El cambio fue Como combatirla

Fuente: Propia

Corrupción en Colombia Ambición Tema histórico Archivos desorganizados Afán de poder Marco normativo Aprovechamiento de envestidura política Conciencia archivística a nivel directivo Entes de control Cargos directivos de las entidades Del gobierno Concientización del conglomerado social Gestión documental Agrupación de la sociedad Archivos organizados Desigualdad social

p. 168

ANEXO 5

Se origina por Causas

La responsabilidad es El Cambio fue Como combatirla

Fuente: Propia

Corrupción en Chile La ambición desmedida Obtener mayores recursos Complejidad técnica y judicial Incentivos económicos foráneos a los archivos Mejor posición socioeconómica Unión entre gobierno, Archivo Nacional y comunidad Archivística El Estado Entes de control Leyes sancionatorias Restauración de la democracia Denuncias de casos corruptos El poder de funcionarios de turno Organización y control de los archivos Unión entre Gobierno, Archivo Nacional, comunidad Archivística Normatividad anticorrupción

p. 169

A continuación se presenta una serie de instrucciones básicas para la lucha contra la corrupción en los archivos en Colombia.

ANEXO 6

p. 170

Las entidades deben contar con procesos claros y transparentes a la ciudadanía La ciudadanía y los profesionales deben ser partícipes de los procesos de rendición de cuentas de las entidades públicas

p. 171

Los consejos de ética de las diferentes profesiones deberán hacer presencia en el tema de corrupción.

Mejorar el sistema acusatorio del país con sentencias ejemplares para los corruptos, sin el beneficio de casa por cárcel

p. 172

Brindar la debida protección a las personas que denuncien actos de corrupción o funcionarios públicos corruptos.

La ética profesional debe ir siempre de la mano de todas las actuaciones que realicen los profesionales en cualquier campo.

Debe primar los valores éticos y morales

p. 173

Decir NO también es una respuesta, es la conciencia la que juega un papel importante en la vida de las personas Crear conciencia archivística en todas las entidades y fijar la verdadera importancia de los documentos de archivo y la información

p. 174

Tener mayor acercamiento por parte de la comunidad archivística a eventos que aborden el tema de cómo combatir la corrupción Cuidar, salvaguardar y controlar los archivos contando con ayuda de las herramientas archivísticas como los inventarios documentales, cuadros de clasificación, Programas de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, entre otros.

Cita: Velandia Melo, Yeimmy Andrea (2014), La incidencia de los archivos en la corrupción de la administración pública : estudio comparativo entre Colombia, México y Chile, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26074