Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos · 2007
Propuesta de intervención para la seguridad y la integralidad de historias pensionales de los exservidores del Distrito Capital
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Resumen
El objeto de este trabajo es elaborar una propuesta de intervención por prioridades del Archivo de Central del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, que le permita a la Entidad garantizar la seguridad e integralidad de las Historias Pensionales de los ex servidores del Distrito Capital. Se partió del diagnóstico levantado por el FONCEP y tomando uno a uno los diferentes aspectos problemáticos generadores de riesgo que pudieran afectar o incidir en la seguridad o integralidad de las Historias Pensionales, se hizo una evaluación del impacto para priorizar y justificar las acciones correctivas o preventivas que la administración debe tomar. Se elaboró y aplico una encuesta a los servidores públicos que intervienen en el proceso de trámite administrativo de reconocimiento pensional y resultado del análisis de las respuestas a dichas encuestas así como de su impacto se determinó que el primer aspecto a intervenir es el relacionado con el traslado frecuente e inseguro de los documentos, seguido en su orden por el estado de las instalaciones físicas inadecuadas, inconsistencias en la base de datos SISLA, fondo acumulado con documentación de los expedientes, archivo de duplicidades con documentación de los expedientes, inexistencia de un inventario de las 35.000 historias pensionales, personal de archivo sin perfil, carencia de un programa de inducción y capacitación y finalmente problemas de seguridad industrial. El trabajo termina indicando las acciones correctivas que debe tomar la administración para cada uno de los aspectos y riesgos identificados.