Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

1-1-2016

Diseño de indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la Diseño de indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la implementación del modelo de administración electrónica cero implementación del modelo de administración electrónica cero papel en la rama ejecutiva del poder público a nivel nacional en papel en la rama ejecutiva del poder público a nivel nacional en Colombia Colombia Diana Catalina Vargas Hurtado Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Vargas Hurtado, D. C. (2016). Diseño de indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la implementación del modelo de administración electrónica cero papel en la rama ejecutiva del poder público a nivel nacional en Colombia. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/85 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN QUE PERMITAN MEDIR Y

EVALUAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA CERO PAPEL EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER

PÚBLICO A NIVEL NACIONAL EN COLOMBIA.

.

DIANA CATALINA VARGAS HURTADO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C.

2016

DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN QUE PERMITAN MEDIR Y

EVALUAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA CERO PAPEL EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER

PÚBLICO A NIVEL NACIONAL EN COLOMBIA.

DIANA CATALINA VARGAS HURTADO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE PROFESIONAL EN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

DIRECTORA

MARIA JANETH ALVAREZ

BIBLIOTECÓLOGA Y ARCHIVÍSTA MAGISTER EN DOCENCIA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C.

2016

NOTA DE ACEPTACIÓN

_______________________________

_______________________________

__________________________________

FIRMA DEL PRESIDENTE DEL JURADO

__________________________________

FIRMA DEL JURADO

__________________________________

FIRMA DEL JURADO

Bogotá D.C. Mayo 24 de 2016

DEDICATORIA

A Dios, porque sin su voluntad no hubiese sido posible culminar con este propósito.

A ti mami, porque sé que mis triunfos son tus triunfos. A ti, mi bella María José que me acompañaste durante este largo proceso de aprendizaje y crecimiento demostrando la más grande paciencia y compresión, te amo.

A mi amor, mi único amor, por tu apoyo incondicional, tu paciencia, tú respeto, tu transparencia, pero sobre todo tu amor que me ha hecho crecer y conocer el lado mágico de la vida. A ti, mi Samito, que llegaste en el momento justo en que te esperaba y terminaste de llenar de felicidad mi vida.

A mis hermanos que han estado a mi lado en los momentos en que su presencia ha sido indispensable.

A mis sobrinas que siempre he amado y me han amado.

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios por darme tanta fortaleza y por enviar tantos ángeles que me acompañaron durante este proceso.

Agradezco a mi mamá y mis hermanos porque me dieron siempre una voz de aliento para continuar y terminar con mi formación profesional.

Agradezco a mi esposo y mis hijos que me acompañaron incondicionalmente y fueron parte de la inspiración para esforzarme y dar lo mejor de mí. Agradezco a mis tías Stella, Gloria, Yolanda y Lucy porque cada una a su manera aportó un granito de arena y hacen parte de este logro.

Agradezco a mi Directora de Trabajo de grado Profesora María Janeth Álvarez por el gran aporte que realizó y por su acompañamiento, también a los profesores que hicieron parte de mi proceso formativo y ayudaron a dar enfoque a mis expectativas profesionales: Laureano Felipe Gómez, Carlos Castellanos, Pedro Galeano, Luís Ernesto Pardo, Luis Fernando Sierra, Juan Carlos Sierra, Hiomara Vargas, Vicente González, Edwin Sossa, Johan Pirela entre otros.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 9

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 11

2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 12

3. ANTECEDENTES ........................................................................................... 13

4. OBJETIVOS .................................................................................................... 14

4.1.

Objetivo general ....................................................................................... 14

4.2.

Objetivos específicos ............................................................................... 14

5. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 15

5.1. MODELO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA CERO PAPEL ............ 15

5.1.1. Implementación en Colombia del Modelo de Administración Electrónica

Cero Papel. ........................................................................................................ 21 5.1.1.1. Contexto legal .................................................................................... 21 5.1.1.2 Contexto Sociocultural ........................................................................ 26 5.1.1.3 Contexto Organizacional ..................................................................... 28 5.1.1.4 Contexto Tecnológico ......................................................................... 31 5.2. INDICADORES DE GESTIÓN ................................................................... 33 5.2.1. Contexto legal .......................................................................................... 36 5.2.2 Indicadores de efectividad ........................................................................ 40 5.2.3. Elaboración de indicadores de efectividad ............................................... 40 5.2.4. Criterios para selección de indicadores ................................................... 41 5.2.5. Criterios de calidad estadística ................................................................ 41

6. DISEÑO METODOLÓGICO ........................................................................... 42

6.1. Fases metodológicas .................................................................................. 43

6.2. Elaboración y análisis de un instrumento para recolección de información. 43

7. INDICADORES DE EFECTIVIDAD PARA MEDIR Y EVALUAR LA

IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

CERO PAPEL EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO A NIVEL

NACIONAL EN COLOMBIA .................................................................................. 44

7.1.

Indicador aspecto sociocultural ................................................................ 45

7.1.1. Ficha técnica Indicador % Implementación Aspecto Sociocultural ....... 46

7.1.2. Evaluación criterio de Selección ........................................................... 47

7.1.3. Evaluación criterio de calidad estadística ............................................. 47 7.2. Indicador aspecto organizacional ................................................................ 48

7.2.1. Ficha Técnica indicador % de implementación aspecto Organizacional

........................................................................................................................ 49

7.2.2. Evaluación criterio de selección ............................................................ 49 7.2.3. Evaluación criterio de calidad estadística ............................................. 50 7.3. Indicador Aspecto Tecnológico ................................................................... 51

7.3.1. Ficha técnica indicador % de implementación aspecto Tecnológico .... 51

7.3.2. Evaluación criterio de selección ............................................................ 52 7.3.3. Evaluación criterio de calidad estadística ............................................. 53 7.4. Lista de indicadores definidos ..................................................................... 54 CONCLUSIONES .................................................................................................. 55 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 57 ANEXOS ............................................................................................................... 61

INDICE DE TABLAS

TABLA 1NIVELES DE IMPLEMENTACIÓN POLÍTICA CERO PAPEL .............................................. 18 TABLA 2ESQUEMA NORMATIVO POLÍTICA CERO PAPEL ......................................................... 22 TABLA 3 MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ............................................................ 28 TABLA 4 ESQUEMA POR TIPOS DE DIGITALIZACIÓN ............................................................... 32 TABLA 5 ESQUEMA NORMATIVO DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN. ................................ 36 TABLA 6 ANALOGÍA CONCEPTO INDICADORES DE GESTIÓN .................................................. 40 TABLA 7 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE INDICADORES ................................................... 41 TABLA 8 CRITERIOS DE CALIDAD ESTADÍSTICA ..................................................................... 42 TABLA 9 FICHA TÉCNICA INDICADOR ASPECTO SOCIOCULTURAL ........................................... 47 TABLA 10 EVALUACIÓN CRITERIO DE SELECCIÓN INDICADOR SOCIOCULTURAL ....................... 47

TABLA 11 EVALUACIÓN CRITERIO DE CALIDAD ESTADÍSTICA INDICADOR SOCIOCULTURAL ....... 48

TABLA 12 FICHA TÉCNICA INDICADOR ASPECTO ORGANIZACIONAL......................................... 49 TABLA 13 EVALUACIÓN CRITERIO DE SELECCIÓN INDICADOR ORGANIZACIONAL. ..................... 50

TABLA 14 EVALUACIÓN CRITERIO DE CALIDAD ESTADÍSTICA INDICADOR ORGANIZACIONAL ...... 51

TABLA 15 FICHA TÉCNICA INDICADOR ASPECTO TECNOLÓGICO ............................................. 52 TABLA 16 EVALUACIÓN CRITERIO DE SELECCIÓN INDICADOR TECNOLÓGICO .......................... 53 TABLA 17 EVALUACIÓN DE CALIDAD ESTADÍSTICA INDICADOR TECNOLÓGICO ......................... 54

INTRODUCCIÓN

En la actual sociedad de la información propuesta por la UNESCO se ha desatado la producción de información a gran escala basada en el uso de las tecnologías de la información, sin embargo, la gestión del cambio y su apropiación han sido aprovechadas de manera parcial en las organizaciones, es así que, apenas se vislumbran los intereses que regulan el uso de las tecnologías en detrimento del uso del papel en pro de la efectividad al interior de las organizaciones, es decir, las tecnologías de la información aún no soportan toda la gestión administrativa, dicho soporte aún lo garantiza el documento físico.

Los intereses que se vislumbran para el uso y apropiación de las tecnologías se empiezan a mencionar a nivel mundial a partir de finales del siglo XX donde la creación de estándares y normas de orientación incentivan los primeros pasos para aplicar la gestión del cambio en la administración de las organizaciones, dichos estándares se han aplicado siempre y cuando no se deje de lado la producción documental en físico, es decir, aún no se logra la gestión del cambio en un 100%; surge entonces la duda, si la falta de apropiación de las tecnologías es directamente proporcional con las carencias de políticas y normatividad que avalen la implementación de sistemas robustos que garanticen la gestión administrativa y misional de las organizaciones sin necesidad de gastar grandes cantidades de papel.

En cuanto al contexto Colombiano, posterior a la sanción de Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos se podría afirmar que se da la importancia que se merece a la gestión documental en las organizaciones, de allí en adelante, se crean varias normas de obligatorio cumplimiento para las entidades del Estado en materia de producción y conservación documental tales como el Acuerdo 060 de

2001 que establece las pautas para la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades, la Ley 527 de 1999 que reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos del comercio electrónico, Manual GEL para la implementación de la estrategia de Gobierno el Línea en las entidades del orden Nacional, entre otras que se mencionarán a lo largo de la presente investigación. De la misma manera que se da importancia por la reglamentación de los procesos de gestión documental en Colombia, se establece que es necesario que se apliquen bajo la condición de la eficiencia y eficacia, que hacen referencia al cumplimiento de los objetivos racionalizando, simplificando y automatizando los trámites a que haya lugar.

Para dar sustento a la reglamentación de la efectividad administrativa es sancionada en el año 2012 la Directiva 04 de la Presidencia de la Republica que se enfoca en el buen uso de los recursos con sentido sustentable en las entidades y organismos del sector central y descentralizado de la rama ejecutiva del orden nacional, como

se indica en su título, además teniendo en cuenta que la estructura del Estado dicha rama trabaja activamente con la Legislativa en tanto que el Congreso se limita a fijar pautas generales, la rama ejecutiva se encarga de precisar la regulación de las mismas.1 Dicha Directiva debía cumplirse bajo plazo máximo de un año con avances paulatinos a partir del primer mes de sanción de la misma, de esta manera, se estableció el paso a paso para la correcta implementación de la norma, se crean así las seis (6) guías técnicas “Cero Papel en la Administración pública” que establecen las directrices en lo que respecta a producción documental en materia de trámites, comunicaciones oficiales y demás que atañe a la función pública; también que se deben seguir los lineamientos relacionados con la eficiencia administrativa y “Cero papel” dispuestos en el manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno el Línea de la Republica de Colombia”2, los lineamientos y las herramientas para la implementación estaban dados, sin embargo, se debía tener en cuenta que las entidades estatales son heterogéneas en varios aspectos y que la aplicación de la norma podría ser disímil a la hora de evidenciar resultados, surge entonces el interrogante frente a los resultados obtenidos y las lecciones aprendidas en el proceso de implementación de cualquier estrategia relacionada con la política cero papel.

Por consiguiente, se decide realizar un aporte que genere la posibilidad de conocer los avances y los resultados obtenidos en las organizaciones que se hayan comprometido con la eficiencia administrativa, se pretende que la toma de decisiones frente al tema, sea basada en la certeza y la confiabilidad de los resultados obtenidos por medición.

Dicha medida se crea teniendo en cuenta los objetivos principales por que se crean los indicadores de gestión que no son otros que mejorar, monitorear, cuantificar y vigilar los planes, programas y proyectos relacionados que para este caso se trata de la iniciativa Cero papel en Colombia.

La presente investigación pretende identificar las variables a tener en cuenta a la hora de implementar una política Cero papel en Colombia y posteriormente establecer la medida antes mencionada.

1 COLOMBIA. Sentencia C312/97. Disponible en: http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/1997/C- 312-97.htm 2 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Directiva 04. [En Línea]. Consultado 6 de marzo de 2015.Disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3647_documento.pdf. [Consulta 15 Agosto de 2013]

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro del marco de la iniciativa denominada “Gobierno en Línea” promulgada por el gobierno Colombiano, surge el Modelo de Administración Electrónica Cero Papel en la Administración Publica, dicho modelo establece un conjunto de lineamientos con los que se pretende contribuir a obtener una mayor eficiencia y reducción en el consumo de papel en las organizaciones públicas y privadas con función pública. Los lineamientos van orientados a los procesos de planeación, gestión y preservación de la información producida, transmitida y almacenada en medios electrónicos con el fin de que se garantice autenticidad, integridad, inalterabilidad y disponibilidad, dicho modelo debe ser implementado en toda la administración pública tomando como soporte legal la Directiva 04 de 20123, como soporte técnico

en la utilización de las tecnologías de la información y las Telecomunicaciones; y

como apoyo operativo las guías de Cero Papel en la Administración Publica, que orientan, recomiendan y definen lo relativo a la implementación de la iniciativa La implementación de dicha directiva es de obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos del sector central y descentralizado de la rama ejecutiva del orden nacional, como se indica en su título, razón por la cual también se hizo necesario generar mecanismos de evaluación con los que se pudiera medir su nivel de implementación desde la perspectiva sociocultural, tecnológica y organizacional; la estrategia de gobierno en línea establece una visión métrica al año 2015, donde el resultado será la cultura cero papel apropiada en todas las entidades, esto en cuanto al aspecto sociocultural; sistemas interoperables interna y externamente, con una infraestructura adecuada a la arquitectura de Gobierno en Línea, lo anterior en cuanto al aspecto tecnológico y por último una automatización de la mayoría de los procedimientos internos en cuanto al aspecto organizacional. En la actualidad no existe un mecanismo que faculte la identificación del nivel de implementación y apropiación en cada proceso ejecutado por las entidades, de manera que, no hay monitoreo referente a la cultura organizacional, sociocultural y tecnológica hacia la implementación de la iniciativa propuesta por Gobierno en Línea y la Presidencia de la Republica.

Actualmente las organizaciones estatales han generado conciencia por establecer estrategias que les permita disminuir el consumo de papel y se optimicen los recursos, se puede mencionar las capacitaciones e implementación de herramientas tecnológicas que sustentan dicha iniciativa, sin embargo, estas no son garantía para que las medidas tomadas funcionen o no dentro de las organizaciones.

3 Ibid.

Por lo anterior, se propone el diseño de un modelo de Gestión que permita identificar el nivel de avance alcanzado desde cada una de las perspectivas propuestas en el esquema es decir; sociocultural, tecnológica y organizacional. Para lograr el objetivo principal se tiene presente que existen diversas formas de generar indicadores además que estos se deben articular con los conceptos técnicos a evaluar y el enfoque de la organización, por tanto, es preciso generar un diseño específico que permita hacer seguimiento y evaluación de la gestión. El uso de indicadores de gestión se relaciona directamente con el plan estratégico de las organizaciones, por ello se pretende proponer un esquema que permita validar la aplicación de las directrices enunciadas del modelo de administración electrónica y funcione como marco de referencia, para medir la efectividad de su implementación.

PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo medir el nivel de implementación del modelo de administración electrónica Cero Papel en las entidades públicas desde la perspectiva sociocultural, tecnológica y organizacional?

2. JUSTIFICACIÓN

“La información estadística es un elemento fundamental para la toma acertada de decisiones, por tanto, es imprescindible contar con información de calidad que permita valorar y medir la realidad económica y social”4 Partiendo de la anterior afirmación, como resultado de la presente investigación se propondrá una expresión cuantitativa estadística que faculte la identificación de los niveles de implementación del Modelo Cero Papel desde cada una de las perspectivas propuestas por su esquema, se parte de la idea que para la toma acertada de decisiones se deben evaluar los resultados obtenidos para cada una de las estrategias implementadas, sólo de esta manera las acciones de mejora tendrán un sustento confiable.

El presente trabajo de grado se estructura de tal manera que se identifican los elementos teóricos y legales del Modelo de Administración Electrónica Cero Papel y el diseño, construcción e interpretación de los indicadores de efectividad, para finalmente articular cada elemento y diseñar la fórmula estadística apropiada que resuelva la pregunta de investigación.

4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores. En línea. Fecha de consulta: 22 de Marzo de 2016. Pág. 9. Disponible en: http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf

Como aporte metodológico se estaría presentado una medida cuantitativa con su respectiva ficha técnica y las correspondientes evaluaciones de calidad estadística, orientada a los niveles de implementación de la estrategia. De la misma manera se pretende generar un aporte importante en el marco de los procesos de gestión documental y efectividad administrativa, ya que, se podrá identificar el avance y el compromiso por parte de las entidades y cada una de sus áreas funcionales.

La trascendentalidad de la investigación, radica además, en la utilidad y beneficio que puede tener el profesional en archivística luego del análisis de la directiva, su contexto documental y la articulación con los indicadores de efectividad; ya que, le permitirá replantear y/o planificar nuevas estrategias que favorezcan su quehacer archivístico. Se busca realizar un aporte a la disciplina en el que se integre la formación profesional, la experiencia laboral con las necesidades en materia de evaluación de la implementación de una política pública.

Por último, cabe destacar que es importante para la autora trabajar en los conceptos teóricos de metodología de investigación y Gestión documental en Colombia adquiridos en el transcurso de su formación universitaria.

3. ANTECEDENTES

En el contexto colombiano se identifica en el año 2012 la investigación realizada por Luis Fernando Sierra Escobar, cómo medir la eficiencia, eficacia y efectividad en los archivos: propuesta de indicadores de gestión; la investigación de carácter científico se presenta con el fin de indagar sobre cómo se debe medir la labor archivística en las organizaciones, a partir de dicha investigación se propone una medida de indicadores de Gestión fundamentada en los lineamientos del DANE y los estándares internacionales.

Como resultado se presenta una batería de indicadores alineada con las reglas establecidas para la creación y aplicación de un Programa de Gestión Documental. La investigación es orientadora ya que está enfocada a presentar una medida de indicadores para aplicación en el contexto de la gestión en Colombia desde el punto de vista de la efectividad.

Por su parte el Ministerio de las Tecnologías de la información ha generado los reportes del monitoreo realizado en el avance de la implementación de gobierno en Línea, el último informe de resultados data del 20145, donde se determina el impacto que se tiene sobre actores específicos en la realización de trámites.

5 INFOMETRIKA. Informe de resultados: Medición de variables de impacto de la estrategia de Gobierno en Línea. En Línea. Fecha de Consulta: 30 de Marzo de 2016. Disponible en: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue- 7654.html

Desde el punto de vista internacional se tiene en cuenta la metodología utilizada en los informes de las Naciones Unidas (Global e-Government Readiness Report)6 que determina cuales eran los indicadores con que se debía medir el avance de las políticas gubernamentales en materia de implementación de Gobierno en Linea, Colombia fue evaluado en su nivel de adopción de políticas también con el Indice NRI Networked Readiness Index7 que centró su atención en el nivel de apropiación de las tecnologías de la información y su impacto en la economía de cada región, esta medida de indicadores se realiza desde el punto de vista de los indicadores económicos, dicho estudio tomó los temas de E-Gobierno y la E-Participación, en los resultados se obtiene que el crecimiento de Colombia es exponencial en materia de infraestructura pero presenta debilidades en torno al sector educativo y la innovación.

Por otro lado, es importante destacar que la estrategia de Gobierno en Línea Vigencia 2012-20158 precisa que “son las entidades las responsables de la definición de indicadores en sus procesos de planeación, que permitan evidenciar el ahorro en tiempos y costos para la entidad”.

4. OBJETIVOS

4.1.

Objetivo general Diseñar indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la implementación del modelo de administración electrónica cero papel en la rama ejecutiva del poder público a nivel nacional en Colombia, desde la perspectiva sociocultural, tecnológica y organizacional.

4.2.

Objetivos específicos  Identificar la perspectiva sociocultural, tecnológica y organizacional del modelo de administración Electrónica Cero Papel en la Administración Publica.

 Estudiar los parámetros para definir Indicadores de Gestión en cuanto a marco legal, normativo y directrices nacionales.

6OJO Adegboyega, JANOWSKI Tomasz y ESTEVEZ Elsa. Determining Progress Towards e-Government - What are the Core Indicators?. En linea. Fecha de Consulta: 30 de Marzo de 2016. Disponible en: http://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/31037709/report360.pdf?AWSAccessKeyId=AKIAJ56TQJRTWSMTNP EA&Expires=1459319624&Signature=R3ZPmYN0SPVsLBtLj2CEZRKH1Qk%3D&response-contentdisposition=inline%3B%20filename%3DDetermining_Progress_Towards_e-Governmen.pdf 7 WORLD ECONOMIC FORUM. Global Information Technology Report 2015. En Línea. Fecha de Consulta: 30 de Marzo de 2016. Disponible en: http://reports.weforum.org/global-information-technology-report-2015/ 8 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Manual 3.0 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las Entidades del orden Nacional de la Republica de Colombia. Bogotá, Colombia.

Junio de

2011.

Pág.

37

Disponible en:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/e5203d1f18ecfc98d25cb0816b455615/manual_gel_v3_0__vf.pdf

 Diseñar una fórmula de medición de los indicadores de Gestión para el Modelo de administración Pública Cero Papel.

5. MARCO TEÓRICO

5.1. MODELO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA CERO PAPEL

El plan de Acción de la Estrategia de Gobierno en Línea ha establecido las características, funciones, normatividad e implementación del Modelo de Administración Pública Cero Papel, se pretende identificar cada una de estas aristas, el Modelo se aprobó mediante la Directiva 04 de 2014 de la Presidencia de la Republica de Colombia que además está dirigida a la Rama Ejecutiva del poder público del sector central y descentralizado del orden nacional; que está compuesta de la siguiente manera:

Estructura Rama Ejecutiva del poder público Nacional Colombiano

De acuerdo con la constitución de 19919 que establece: Art. No 200 Corresponde al Gobierno (Rama Ejecutiva), en relación con la Rama Legislativa….Concurrir a la formación de leyes, Convocarlo a sesiones extraordinarias, presentar el Plan Nacional de Desarrollo y de inversiones públicas, enviar a la Cámara de Representantes el proyecto de presupuesto de rentas y gastos y demás informes sobre negocios que no demanden reserva y prestar apoyo a las Cámaras

9 COLOMBIA. Constitución política de Colombia. Capítulo No 5 De la Función Administrativa. [En Línea]. Consultado: 11 de Julio de 2016. Disponible en: http://www.constitucioncolombia.com/titulo-7/capitulo-5 Rama ejecutiva Nivel Central Presidente de la Republica Vicepresidente Ministros y Directores D.A.

Órganos Constitutivos del Gobierno Nivel Descentralizad o Entidades Territoriales Gobernaciones Alcaldías Superintenden cias Establecimient os públicos Empresas industriales y comerciales del Estado

Art. No 201 Corresponde al Gobierno (Rama Ejecutiva), en relación con la Rama Judicial: “Prestar a los funcionarios judiciales, con arreglo a las leyes, los auxilios necesarios para hacer efectivas sus providencias.

2. Conceder indultos por delitos políticos, con arreglo a la ley, e informar al Congreso

sobre el ejercicio de esta facultad. En ningún caso estos indultos podrán comprender la responsabilidad que tengan los favorecidos respecto de los particulares” Art. No 209 De la función administrativa “que se encuentra al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principio de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones” Art No 210 “….. los particulares pueden cumplir funciones administrativas en las condiciones que señale la ley. La ley establecerá el régimen jurídico de las entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes, directores o gerente” Art No 211 “La ley señalará las funciones que el Presidente de la República podrá delegar en los ministros, directores de departamentos administrativos, representantes legales de entidades descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estado que la misma ley determine. Igualmente, fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades” De acuerdo con el análisis normativo de las funciones de la Rama Ejecutiva del poder público y su ubicación en el Estado Colombiano se puede establecer que debe administrar las funciones del Gobierno además de, sancionar, promulgar y obedecer las leyes y los objetivos del bien común.

La anterior explicación, con el fin de dar contexto normativo de aplicación de la Norma objeto de estudio, además, de identificar aquellas entidades que hacen parte de las obligadas a cumplir con la implementación de la Directiva 04 de la Presidencia de la Republica, ya que, dicha norma va dirigida especialmente en su Título a Ministros, directores de los departamentos administrativos, directores de entidades y organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden nacional.

Más aún, se caracteriza por la optimización del recurso papel y hacer efectiva la utilización de las Tecnologías de la Información, consiste además “en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos,”10 se pone de manifiesto que “Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública……….deberán identificar, racionalizar,

10 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Directiva 04. [En Línea]. Consultado 6 de marzo de 2015.Disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3647_documento.pdf.

simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos,”11 El Archivo general de la Nación agrega que cero papel es: “ Planeación de los sistemas de gestión y control, buenas prácticas en el uso del papel, gestión del cambio, aprovechamiento de las TIC y aplicación de normatividad y uso de estándares”12 Para la correcta ejecución de la política Cero Papel en Colombia, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en su Programa Gobierno en Línea, diseñó el Manual 3.0 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en las entidades del orden Nacional de la Republica de Colombia13 , éste determina el Marco Estratégico y Metodológico con la visión de un Estado construido por y para los Colombianos mediante el aprovechamiento las TIC, en el marco estratégico en el título Gobierno como plataforma indica que “el gobierno debe garantizar varios elementos facilitantes, impulsados y liderados desde el programa de Gobierno en Línea… instituyendo así la implementación del modelo Cero papel en los elementos políticos y de regulación”.14 El manual se encuentra estructurado por niveles de implementación, enfocados en tres perspectivas que por su complejidad son divididas por alcance a corto, mediano y largo plazo, en el siguiente cuadro se evidencia el esquema propuesto para dar inicio a la implementación de la estrategia:

Tabla 1Niveles de Implementación política Cero papel

Nivel Inicial Nivel Básico Criterios Específicos Guías y estándares para el Gobierno en Línea en Colombia

Criterio de transformación Análisis de los procesos, trámites y servicios.

Jerarquización y priorización de los procesos internos que se implementarán a través de cero papel.

Implementación de Cero Papel, la entidad debe implementar la política en los procesos priorizados en el nivel inicial La entidad implementa la cultura cero papel para lo cual optimiza todos sus procesos, disminuye el consumo de papel y genera El programa Gobierno en Línea, define un esquema para la implementación de la política de cero papel.

11 IBID, Pag, 5

12 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guías Cero Papel. [En Línea]. Consultado 6 de marzo de 2015. Disponible en: http://www.gobernaciondeltolima.com/guiaceropapel.pdf, Slide 2 13 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Manual 3.0 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las Entidades del orden Nacional de la Republica de Colombia. Bogotá, Colombia.

Junio de

2011.

Disponible en:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/e5203d1f18ecfc98d25cb0816b455615/manual_gel_v3_0__vf.pdf

14 Ibid Pag 15

Las entidades deben definir la estrategia para la implementación señalando tiempos, recursos, actividades y responsables.

Añadir los procedimientos que garanticen la validez jurídica de los documentos electrónicos, notificación electrónica.

documentos electrónicos hacia el ciudadano.

La entidad debe ejecutar las actividades de capacitación definidas en un plan de acción.

Ajuste normativo Se debe realizar un ajuste en la forma en que operan las entidades, y que permita el uso de medios electrónicos.

La entidad debe determinar los mecanismos legales necesarios para habilitar el uso de o prestación de los servicios identificados.

No aplica No aplica No aplica

Identificación de metodologías Se deben realizar una serie de lineamientos, guías y metodologías que permitan avanzar en los diferentes componentes y niveles de madurez No aplica No aplica No aplica Plan de ajuste tecnológico La entidad debe definir una estrategia o No aplica No aplica No aplica

plan de acción para definir infraestructura tecnológica.

Cumpliendo con los requerimientos del Manual en cuanto a Guías y estándares para el Gobierno en Línea, el programa de Gobierno en Línea diseñó las guías que promueven el uso preferente de las tecnologías de la Información al interior de las entidades del orden nacional, en ellas se indican de manera detallada las estrategias a para dar inicio al programa.

Enfoque Sociocultural  Guía No 1 Buenas prácticas para reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos.

 Guía No 2 Primeros pasos, cómo comenzar una estrategia de cero papel en su entidad.

Enfoque Organizacional  Guía No 3 Documentos Electrónicos  Guía No 4 Expediente Electrónico Enfoque Tecnológico  Guía No 5 Digitalización certificada de documentos  Guía No 6 Sistema de Gestión de Documentos electrónico La creación de las guías supone un buen comienzo para la implementación de la política en este sentido afirma Bustelo que “las administraciones públicas deben ser conscientes de la necesidad de plantearse una estrategia global de gestión de documentos electrónicos para no tener que dar soluciones individualizadas a cada situación particular15 Supone también, la necesidad de documentar los costos/ beneficios y como primer directriz de evaluación indica el manual que se debe medir el consumo de papel y calcular el ahorro ya que se trata de que las organizaciones se den cuenta del ahorro y el impacto obtenido en relación con los recursos; ahora bien, los procedimientos internos totalmente automatizados y la digitalización el procesos de valor hacen

15 BUSTELO Ruesta, Carlota y GARCIA MORALES, Elisa. Administración electrónica y gestión documental. Consideraciones a la luz de la ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios Públicos. El profesional de la información, 2008, vol. 17, n. 1, pp. 106-111. [Journal article (Print/Paginated)]

parte de las recomendaciones en el componente de transformación de Gobierno en Línea.16

5.1.1. Implementación en Colombia del Modelo de Administración

Electrónica Cero Papel.

El Ministerio de las Tecnologías de la Información propone el esquema de implementación, dicho esquema se compone del marco normativo, guías y manuales que orientan su apropiación, a continuación se identificarán sus componentes.

5.1.1.1. Contexto legal

La Directiva 04 reglamenta la implementación de la Estrategia Cero Papel, por consiguiente, su carácter de aplicación transversal en las organizaciones se relaciona con el marco legal que se deriva de la administración en general, a continuación esquema detallado de las normas que concierne con el tema objeto de estudio:

16 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 2 Cero papel en la Administración pública: Primeros pasos como comenzar una estrategia de cero papel en su entidad. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-2-primeros-pasos.pdf

Tabla 2Esquema normativo Política cero papel

NORMA

DESCRIPCIÓN

REFERENCIA

Constitución política de Colombia

Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Colombia. Constitución Política Art 8.

1991,

Pág.

2.

Disponible en:

http://pdba.georgetown.edu/Constitutions/ Colombia/colombia91.pdf

Directiva 04 de 2012

“Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la Administración pública Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.”

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE

COLOMBIA. Directiva 04. [En Línea].

Consultado

6

de marzo de 2015.Disponible en:

http://www.mintic.gov.co/portal/604/article s-3647_documento.pdf.

[Consulta

15

Agosto de 2013]

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Enciso c) Institucionalidad e instrumentalidad.

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia.

Enciso e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación

Colombia. Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos. Archivo general de la Nación. Bogotá, Colombia.

2000.

Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/ themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_59 4_DE_2000.pdf

del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política. Enciso h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos

Acuerdo 060 de 2001

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Artículo primero: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos Define los conceptos relacionados con la administración de comunicaciones oficiales”

Colombia. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Archivo General de la Nación. Bogotá, Colombia.

2001.

Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/ themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUER DO_60_de_2001.pdf

Ley 527 de 1999

“Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación”

Colombia. Ley 527 de 1999, Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. Archivo General de la Nación. Bogotá, Colombia. 18 de Agosto de

1999.

Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/

themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_52 7_DE_1999.pdf Manual GEL 3.0 para la implementación de la estrategia de gobierno en línea en las entidades del orden Nacional de la Republica de Colombia

Se establecen una serie de orientaciones para dinamizar el proceso de implementación de las estrategias de Gobierno en Línea a nivel inicial en la gestión de transformación con el esquema para la implementación de la política Cero Papel.

MINISTERIO DE LAS TECNOLOGIAS

DE LA INFORMAICIÓN Y LAS

COMUNICACONES. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea manual_gel_v3_0__vf.pdf». Accedido 9 de marzo de 2015.

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/ap c-aafiles/e5203d1f18ecfc98d25cb0816b45561 5/manual_gel_v3_0__vf.pdf.

Documento CONPES 3292 de 2004 Ministerio de las TIC Proyecto de racionalización y automatización de tramites Consejo Nacional de la Política Económica y Social. CONPES 3292, Proyecto de racionalización y automatización de trámites. Departamento Nacional de Planeación.

2004 Disponible en:

http://www.mintic.gov.co/portal/604/article s-3501_documento.pdf Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014.2018. Art 193 Colombia. Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018. Departamento Nacional de Planeación. Disponible en: http://www.achc.org.co/documentos/prens a/LEY-1753- 15%20Plan%20Nacional%20de%20Desar rollo%202014%20-%202018.pdf

Ley 1341 de 2009 Artículos 12 y 68 reglamentados por el Decreto 2044 del 19 de septiembre de 2013. Ley reglamentada por el Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012. Parágrafo 2° del artículo 57 modificado por el artículo 59 de la Ley 1450 de 2011, Inciso 1°y 3° y el parágrafo 1°y 2° del artículo 69 derogado por el artículo 276 de la Ley 1450 de 2011.numerales 6 y 7 del artículo 18, el numeral 11, del artículo 28 y el artículo 29 de la Ley 1341 de 2009 derogados por el Decreto 4169 del 2011.

Colombia. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones”. Arts. 2,4,17,35”. Disponible en:

http://www.mintic.gov.co/portal/604/article s-3707_documento.pdf Ley 1437 de 2011 Código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo Colombia. “Por el cual se expide el Código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo” Disponible en:

http://www.secretariasenado.gov.co/sena do/basedoc/ley_1437_2011.html

5.1.1.2 Contexto Sociocultural

 Guía 1 Buenas prácticas para reducir el consumo de papel18 La guía muestra las herramientas de tipo cultural, es decir que se centra en el comportamiento y la generación de buenos hábitos como la promoción y contribución en el proceso de gestión del cambio, por parte de los servidores públicos, se trata de que cumplan con sus funciones de manera amigable con el medio ambiente.

El eje central es el de indicar los objetivos específicos de promoción y contribución hacia la eficiencia administrativa, los cuales son reducir de manera ordenada del uso del papel, mediante la sustitución de los documentos en físico por medios electrónicos, en segundo lugar propone hacer uso de las tecnologías de la información como componente indispensable.

Así mismo, se sugieren las fases de implementación detalladas en cada una de las guías, las cuales deben aplicar principios de Gestión documental, ya que, están relacionados directamente y son transversales en la organización. Para completar, define el concepto de Gobierno en Línea “como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana”19 y los beneficios que se espera obtener al implementar las oficinas Cero papel, para las entidades, los servidores públicos y para los ciudadanos, empresas, otras entidades y el medio ambiente. Por ultimo enumera las pautas para hacer realidad la oficina cero papel: Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel donde su uso debe ser racional y promover la implementación de herramientas de tecnología son los principales pilares.

 Guía No 2 Primeros pasos20 Como se indica en el las fases de implementación de la Política en el nivel inicial se debe definir la jerarquización y priorización de los procesos que se van a implementar a través de cero papel, por tanto, se proponen ciertas recomendaciones para comenzar, que trabajan de manera articulada con las buenas practicas , su implementación se puede identificar como una segunda fase

18 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 1: Buenas prácticas para reducir consumo de papel. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-ceropapel.pdf 19 Ibid.

20 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 2: Primeros pasos. Consultado:

26

de Abril de

2015.

Disponible en:

http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles- 8257_papel_primerospasos.pdf

en donde se empezarán a mencionar los procedimientos automatizados y todo lo que ello trae consigo como los gestores de contenidos y la gestión de documentos electrónicos.

Por un lado, pretende familiarizar con el concepto a aquellas entidades que van a dar inicio a su política eficiente, para ello menciona que, como medida inicial habría que seleccionar un representante de la estrategia Cero papel con un perfil académico no especifico pero si estratégico, con sentido proactivo y comprometido con la idea y con la organización, además de capacidad de comunicación con sus pares, subordinados y demás pertenecientes a su organización, éste debe contar con un equipo delegado de la implementación y supervisión del tema objeto de estudio.

Con respecto de los delegados para la implementación de la política cero papel además de generar un plan de desarrollo de la Política Cero Papel, deben articularlo con el Decreto 2842 de 201021 y la Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión22; como todo plan de desarrollo se debe realizar un análisis Costo/Beneficio luego que: “Una de las razones principales para que las organizaciones implementen estrategias de reducción del consumo de papel es darse cuenta del ahorro a largo plazo en recursos, trabajo y tiempo.”23, para la generación de este análisis es recomendable completar cuestionarios y tablas que se presentan al final de la Guía.

Así mismo, los actos administrativos se presentan a manera de sugerencia para formalizar el compromiso por parte de la alta gerencia a manera de resolución, circular o compromiso; en estos se deben establecer las metas generales de la implementación de la estrategia, medidas básicas a implementar y responsables. Teniendo en cuenta, la realización de campañas que promuevan los buenos hábitos en el consumo del papel, la identificación de aquellos documentos que pueden ser entregados en medio electrónico sin alterar el proceso, la implementación de firmas electrónicas o digitales, la automatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos y la implementación de proyectos de escaneo en procesos de alto valor; se verán realizados los primeros pasos hacia la implementación de la estrategia desde el contexto sociocultural.

21 COLOMBIA.PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 2842 de 2010.: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del sistema de información y gestión del empleo público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004. En Línea. Fecha de consulta: 03 Abril de 2016. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40096 22 COLOMBIA.PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En línea. Fecha de consulta: 03 de abril de 2016. Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles- 324178_archivo_pdf_metodologia_implementacion_modelo_integrado.pdf 23 Ibid.

En definitiva, las Guías 1 y 2 establecen recomendaciones no técnicas para empezar con la implementación, como bien se indica en estas son el primer paso y se menciona el qué y el cómo hacer efectiva la estrategia cero papel en cualquier organización.

5.1.1.3 Contexto Organizacional

 Guía 3 Documentos Electrónicos24 La Guía mencionada pretende conceptualizar el documento electrónico y el documento electrónico de archivo que es definido como “el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital”25 Se mencionan las clases de documentos electrónicos y sus características según la Norma ISO 15489-1 así:

 Autenticidad: Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser.

 Integridad: El contenido no ha sido alterado.

 Fiabilidad: Hace referencia a que su contenido representa lo que se quiere decir.

 Disponibilidad: Se puede recuperar, presentar, interpretar y leer en todo su contexto.

Que son relevantes para tomar decisiones de implementación de gestores que las garanticen.

La guía presenta una clasificación de los documentos relacionada con las tipologías del contexto electrónico, se realiza descripción de cada uno y establece la recomendación pertinente para su manipulación asociada a la política cero papel. A continuación, manejo de los documentos electrónicos según su forma y formato adaptado tomado Guía 3 Cero papel Tabla 3 Manejo de Documentos electrónicos26 Clasificación Descripción Recomendación

Documentos ofimáticos

Aquellos producidos por paquetes de software Ej.:

presentaciones, Se debe buscar alternativa de conversión buscando su conservación y disponibilidad en el tiempo

24 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 3: Documentos electrónicos. Consultado: 26 de Abril de 2015. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf 25 Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo N.º 060 - Archivo General de la Nación. Consultado 03 de abril de 2016. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_60_de_2001.pdf 26 Opcit. Esquema tomado de la Guía No 3 Cero Papel, el contenido del mismo ha sido adaptado a la presente investigación, los datos extraídos no hacen parte de la producción intelectual de la autora.

procesadores de texto, hojas de cálculo etc.

Cartográficos

Por su naturaleza deben ser escaneados e indexados de manera específica.

Las políticas de la entidad deben estar sujetas a la evolución tecnológica, las versiones del software no debe ser un impedimento para reproducir las imágenes de esta clasificación.

Comunicaciones oficiales Todos aquellos documentos que son adjuntados y enviados mediante correo electrónico, estos envíos gracias a su información explicita e implícita adquieren gran valor para la organización.

Se debe garantizar su autenticidad, fecha y hora en que se produjo y se recibió así como su procedencia para que cumpla con todas las propiedades de un documento electrónico.

Mensajes de datos generados mediante redes sociales El manejo de las redes sociales es un proceso nuevo en las organizaciones, toda la información producida en este ejercicio hacen parte de la documentación de la organización.

Establecer en las políticas la toma de los datos relevantes para llevar a conservación que no permita su alteración Formularios electrónicos Aquellos que diligencian las personas a las que se les presta algún servicio.

Su almacenamiento y gestión debe ser llevada a cabo por el programa que procesa la entrada al Sistema de Gestión.27

Para implementar la estrategia en el Plan de Desarrollo se deben identificar las características del documento electrónico de acuerdo con la Norma NTC/ISO 1548928 para que sirva de apoyo y prueba de la gestión. Para ello además se debe identificar el artículo 7 de la Ley 527 de 199929 sobre la implementación de la firma electrónica y digital ya que esta proporciona al documento Identificación que corresponde a la identidad del firmante de manera univoca, además integridad que garantiza la inalterabilidad de los datos y el No repudio que hace referencia a la garantía de que los mensajes no pueden ser negados en una comunicación electrónica.

27 Ibid.

28 ISO. Norma Internacional ISO 15489-1 Documento electrónico. 29 COLOMBIA. CONGRESO. Ley 527 de 2009. Art. 7 Firma. En línea. Fecha de consulta: 03 de abril de 2016. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_527_DE_1999.pdf

Se menciona la utilización de la firma digital que es definida como “aquel valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos…. y que permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje que la contiene no ha sido modificado”30 luego que ésta es una de las primeras herramientas que se debería implementar en las entidades bajo la estrategia de Gobierno en Línea y Cero Papel; la Ley 527 establece la conceptualización pertinente para el objeto de estudio.

Sumado a la implementación de la firma digital se indican las consideraciones necesarias para el uso y la reglamentación de los documentos electrónicos que abordan los aspectos de reproducción y formato para el correcto cumplimiento de la política Cero Papel.

 Guía No 4 Expediente electrónico31 El objetivo principal de la Guía es definir todos los componentes relacionados con el expediente electrónico, en primer lugar establece su definición basado en la Ley

1437 de 201132 de la siguiente manera: “El expediente electrónico es un conjunto

de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados” seguido de sus componentes que fueron adaptados para el diseño del Modelo de administración electrónica Cero Papel donde se explica que un expediente electrónico está compuesto de:  Documentos electrónicos que cumplen con las características ya mencionadas  Índice Electrónico para permitir su recuperación  Firma del Índice Electrónico  Metadatos contenidos en el expediente.

Además, establece las propiedades del expediente en etapa de trámite y en etapa de archivo con el fin de dar a conocer las diferencias de manipulación en cada una de ellas y dar paso a la conceptualización del ciclo vital del mismo que se divide en la fase de planeación, fase de gestión y tramite y disposición final de los documentos.

Por otro lado, se constituyen los metadatos mínimos obligatorios y complementarios asociados a los expedientes; para el caso puntual de los metadatos obligatorios se

30 Ibid. Art 2. Firma Digital.

31 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 4: Expediente Electrónico. Consultado: 27 de Abril de 2015. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf 32 COLOMBIA Congreso de la Republica. Ley 1437 de 2011. Por la cual se dicta el Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. En línea. Fecha de consulta: 04 de abril de 2016. Disponible en: http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley143718012011.pdf

tuvo en cuenta cuatro tipos de metadatos relacionados con la información. La gestión, la seguridad y la trazabilidad.

Por último, se indica el formato y la estructura para el intercambio de expedientes electrónicos basado en el esquema XML.

5.1.1.4 Contexto Tecnológico

 Guía No 5 Digitalización certificada de documentos33 El contexto Tecnológico que proponen las guías para la implementación de la política Cero papel en las organizaciones parte de la idea de hacer uso de la digitalización certificada de documentos que se encuentra definida en el Acuerdo 27 de 200634 y en el protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios. La Guía establece el significado del proceso de digitalización basado en el Decreto antes mencionado, es necesario que se entienda que la digitalización no se trata de eliminar completamente los soportes físicos de los documentos, se trata de ir de la mano con la normatividad vigente como lo es la Ley 527 de 199935 además que existe la digitalización sin eliminación de documentos que puede tener al menos tres aplicaciones:

Digitalización con fines de control y trámite: que aplica para las funciones desempeñadas al inicio del ciclo de vida de los documentos en las oficinas de correspondencia y en las oficinas que reciben amplio volumen de documentos. Digitalización con fines archivísticos: este tipo de digitalización requiere del uso de estándares técnicos y normas expedidos por el Archivo General de la Nación y debe partir de la identificación de la agrupación de los documentos en series y subseries documentales.

Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio: se pretende conservar la información y garantizar su disponibilidad en caso de sufrir catástrofes. Posteriormente se establece la digitalización de documentos en búsqueda de la sustitución del soporte análogo: Digitalización certificada “Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por

33 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 5: Digitalización de documentos. Consultado: 9 de marzo de 2015. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-5-digitalizacin-de-documentos.pdf 34 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006. En línea. Fecha de consulta: 04 de abril de 2016. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_027_DE_2006.pdf 35 COLOMBIA. CONGRESO. Ley 527 de 2009. Art. 7 Firma. En línea. Fecha de consulta: 03 de abril de 2016. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_527_DE_1999.pdf

una instancia u organismos autorizado”36 la Guía propone esquema por tipos de digitalización con el fin de categorizar los resultados por cada tipo relacionados con la posibilidad de sustitución del papel y el nivel de seguridad para acceso y conservación de los documentos luego de su aplicación, a continuación esquema propuesto:

Tabla 4 Esquema por tipos de digitalización Fuente: Guía No 5 37

Tipo Sustituir el original en papel

Nivel de seguridad

Requisitos Digitalización con fines de control y tramite No Bajo Seguir las pautas de digitalización del Archivo General de la Nación.

Digitalización con fines Archivísticos NO Medio Uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el comité de Archivo de la Entidad.

Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio NO Bajo Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias Digitalización certificada SI Alta Requiere protocolo de digitalización certificada Estándares adoptados por los organismos competentes.

Requiere firma digital o electrónica.

 Guía No 6 Sistema de Gestión de Documentos electrónico38 La guía conceptualiza el sistema de gestión de documentos electrónicos de Archivo ERMS por sus siglas en inglés, posteriormente se explica que las actividades que debe realizar el sistema son de carácter complejo y requieren preferiblemente de un

36 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. Consultado: 25 de mayo de 2015. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61830 37 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 5: Digitalización de documentos. Consultado: 9 de marzo de 2015. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-5-digitalizacin-de-documentos.pdf 38 38 MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Guía No 6: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos.

Consultado:

4

de Abril de

2016.

Disponible en:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-6-sistemas-de-gestin-dedocumentos.pdf

software especializado que garantice el valor probatorio, mantenimiento, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Estable que se deben generar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos, dicha política es establecida por cada una de las entidades en su Programa de Gestión Documental y no se encuentra regulada de manera general, sin embargo en la Guía se menciona un estudio sobre un análisis especializado donde se recomienda tener en cuenta algunas consideraciones para implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Posteriormente se mencionan los requerimientos funcionales para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo basado en el Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos de Archivo Especificación MOREQ2 de

201039 y se explica que seguir las recomendaciones del mismo pueden ser una

buena opción para dar inicio a la implementación del sistema. Se desglosan de manera detallada los requisitos obligatorios y los requisitos opcionales; posteriormente se relacionan los requerimientos de preservación basados en los estándares internacionales NTC/ISO relacionados con los documentos de archivo.

5.2. INDICADORES DE GESTIÓN

“Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, que comparada con periodos anteriores, productos similares o una meta o comportamiento, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo”;40 dicha conceptualización ha sido tomada de la introducción al diseño de indicadores generada por el DANE, se toma como referente, luego que, este departamento actúa como coordinador del sistema estadístico nacional, por ende, regula el diseño de indicadores dentro de las organizaciones del estado.

Los indicadores se utilizan con el fin de medir y evaluar la gestión frente a un tema específico, el dominio de estos reside en su habilidad de agrupar gran cantidad de información de forma simple y práctica, es necesario generar sobre su uso la importancia que le compete luego que de los resultados obtenidos se origina la toma de decisiones basada en informes estadísticos en este sentido afirma Llano “pretender elaborar sistemas de indicadores que sólo sirvan para dar cuenta del

39 CECA-CEE-CEEA. MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records. Bruselas - Luxemburgo, 2001.En Línea. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/docs/moreq.pdf 40 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf , p.

13.

estado de la sociedad, es interpretar a los procesos sociales como estáticos, sin involucrar el dinamismo natural de la sociedad”.41 Cuando se generan indicadores se trata de hacerlos parte del elemento central de evaluación de los sistemas y modelos implementados en las organizaciones luego que se pueden implementar como referente interno y como referente externo con otras organizaciones, por medio de estos se puede medir aspectos como: idoneidad del recurso, eficiencia y eficacia en cada uno de los procesos implementados. Los indicadores se caracterizan por los requisitos que deben cumplir frente al enfoque con que han sido diseñados, existen características básicas a tener en cuenta al momento de ser formulados, deben ser simples, en este sentido se trata de establecer su cobertura temática luego que no puede establecer varias a la vez; debe permitir comparar la situación actual de un tema con respecto a patrones establecidos y por ultimo debe transmitir información acerca de lo que se estudia en particular para la toma de decisiones.

Es indispensable generar indicadores ya que, “son herramientas útiles para la planeación y la gestión en general; permiten generar información útil, monitorear el cumplimiento de acuerdos y compromisos, cuantificar los cambios en una situación que se considere problemática, efectuar seguimiento a los diferentes planes, programas y proyectos que permita tomas los correctivos oportunos”.42 Los indicadores de gestión en el contexto documental no se han normalizado Antonia Heredía opina que, al no existir una normalización para las denominaciones de los indicadores y de su medida, cada cual propone los suyos, con una total falta de consenso, que dificultará las evaluaciones que tendrían que interesar a las Organizaciones43 Los indicadores se clasifican desde diferentes metodologías, para realizar un diseño de indicadores se tomara como referente el modelo metodológico determinado por el Portal DAFT44 que indica que el alcance de los indicadores depende de tres ámbitos:

 Evaluación de políticas públicas  Evaluación de gestión y resultados de las entidades públicas45  Evaluación del desempeño individual

41 LLANO, A., Y MORENO, H. Metodología para la conformación de la línea de base del programa BIDPlan Pacífico. Departamento Nacional de Planeación. Bogotá. 1995. 42 Opcit Pag. 14.

43 HEREDÍA. Antonia. Gestión Documental y calidad. El mundo Archivístico. España. Abril de 2011. 44 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la construcción de indicadores de gestión. Ala de cuervo, 2012. Disponible en: http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1595. 45 El resultado de la presente investigación permitirá la posterior evaluación y resultado de la implementación de la política Cero Papel en Colombia por parte de las entidades públicas.

Adicionalmente se deben interrelacionar con las actividades que se desarrollan a partir del modelo de administración electrónica Cero Papel ya que, según Antonia Heredia la acotación de los indicadores exige: conocimiento de las funciones con las que aquellos están relacionados, elección del periodo de medición y establecimiento de los términos comparativos46 A continuación análisis contexto legal de la producción de indicadores de gestión a nivel nacional en Colombia:

46 Ibid.

5.2.1. Contexto legal

Tabla 5 Esquema normativo Diseño de Indicadores de Gestión.

NORMA

DESCRIPCIÓN

REFERENCIA

Decreto No 4178 de 2011

“Para apoyar los procesos de inserción en Colombia en el mercado interncional y en las organizaciones internacionales, se requiere la adopción de estándares estadísticos internacionales que garanticen la comparabilidad y calidad de las estadísticas oficiales” COLOMBIA. Decreto No 4178 de 2011. Por el cual se reasignan las funciones al Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE en la relación con la planificación, estandarización y certificación de las Estadísticas.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/sen/calidad/aspGen/Decre to4178_2011.pdf

Decreto 262 de 2004 Artículo 1º. “Objetivos. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, tiene como objetivos garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística estratégica, y dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de información oficial básica” Artículo 2º. “Funciones Generales El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE tendrá las funciones de:

Apartado f) Dictar las normas técnicas relativas al diseño, producción, procesamiento, análisis, uso y divulgación de la información estadística estratégica” Capitulo II Art. 6 Apartado 5. Dictar las normas técnicas relativas al diseño, producción, procesamiento, análisis, uso y divulgación de la información estadística estratégica y de la información oficial básica.” Artículo 13. Dirección de Metodología y Producción Estadística.

Son funciones de la Dirección de Metodología y Producción Estadística, las siguientes: Apartado 5 “Propender por la aplicación de metodologías nacionales e internacionales que tiendan a garantizar la veracidad, imparcialidad y oportunidad de la información estadística estratégica en materia social y económica.”

COLOMBIA. Decreto 262 de 2004. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE y se dictan otras disposiciones.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/sen/normatividad/Decreto_ 262.pdf

Decreto 3851 de 2006 Art 1° El Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE definirá los estándares aplicables a la generación, aseguramiento de calidad, almacenamiento y consulta de la información oficial básica” Art 6° “Administración de la ICD: La promoción, operación y mantenimiento de la ICD estará a cargo del

DANE,

con la asistencia de los organismos descentralizados del sector de las estadísticas. Las entidades generadoras de información básica estructurada en la ICD mantienen la propiedad intelectual y administración de los datos en ellas contenida y por tanto a ellas compete exclusivamente la responsabilidad de asegurar la calidad, actualizarla, y mantenerla dentro de los estándares y protocolos definidos mediante resolución del DANE”

Colombia. Decreto 3851 de 2006. Por el cual se organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana y se dictan otras disposiciones. Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/sen/normatividad/Decr eto3851.pdf

Resolución 691 de 2011 Art 1° Conceptos generales “Aseguramiento de la calidad Calidad estadística: es el conjunto de propiedades que debe tener el proceso y el producto estadístico, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios” Colombia. Resolución 691 de 2011. Por el cual se reglamenta el proceso de certificación de la calidad de operaciones estadísticas y su tarifa. Disponible en: http://www.dane.gov.co/files/sen/calidad/aspGen/Res olucion691_2011.pdf

Para cumplir con el objetivo de análisis del marco legal de creación de indicadores de gestión se toma el contexto nacional ya que, la Directiva 04, se ha creado con el fin de ser aplicada en el orden nacional colombiano, además, que las directrices establecidas por el DANE para la creación de indicadores son tomadas también del contexto internacional. A continuación caracterización de los indicadores en general y de los indicadores de Efectividad, propuestos por el DANE: 47

47 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf

Mapa No 1 Generalidades y tipos de indicadores Fuente: Guía para la Construcción de indicadores

De acuerdo con el análisis anterior se puede evidenció que para cumplir con los

objetivos de la investigación se debía trabajar en el establecimiento de una medida

de indicadores de efectividad luego que, estos permitirían evaluar el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. En concordancia se pretendía analizar la concepción teórica de tres autores en cuanto a los indicadores de efectividad, esto con el fin de que existiera proporción entre el marco teórico y los resultados de la presente investigación. A continuación, analogía del concepto de indicadores de efectividad:

5.2.2 Indicadores de efectividad

Tabla 6 Analogía Concepto indicadores de Gestión Fuente propia

INDICADORES DE EFECTIVIDAD CONCEPCIONES TEÓRICAS

FUENTE

¿Qué involucra?

¿Qué evalúa?

Guía para la construcción de indicadores48 Eficiencia y eficacia Logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables, es la medida del impacto de nuestros productos Guía para Diseño, construcción e interpretación de indicadores49 Eficiencia y eficacia Relacionados con la medición del nivel de satisfacción del usuario que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad y con establecimiento de la cobertura del servicio prestado, se trata de un tipo de evaluación ex post Indicadores de desempeño en el sector público50 Eficiencia, eficacia, economía y calidad Evaluar los diferentes ámbitos de control o medición del proceso productivo.

De acuerdo con la anterior analogía se pudo evidenciar que hay concordancia frente al concepto de los indicadores de efectividad por parte de las fuentes establecidas, es decir que, se reiteró la necesidad de establecer una medida que permitiera evaluar la efectividad ya que, esta se relaciona con la eficiencia y eficacia con que se implementa una directriz.

5.2.3. Elaboración de indicadores de efectividad

Para la realización de la batería de indicadores de efectividad se tuvo en cuenta que estos pretenden evaluar el logro de los resultados en el tiempo previsto a bajos costos, es decir involucra eficiencia y eficacia.

48 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf,p. 19. 49 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (DAFP). Guía para la construcción de indicadores. [En línea]. Bogotá. 2012. p.28 50 ARMIJO M, BONNEFOY, Juan C y LATIN AMERICAN AND CARIBBEAN INSTITUTE FOR ECONOMIC AND SOCIAL PLANNING. Indicadores de desempeño en el sector público. Santiago: Naciones Unidas, CEPAL, ILPES: GTZ, 2005.

5.2.4. Criterios para selección de indicadores 51

Con el fin de controlar la calidad de los indicadores propuestos, se debe evaluar desde algunas perspectivas principales, de acuerdo con la Guía propuesta por el DANE, se trata de responder las preguntas propuestas, si la mayoría son respondidas de manera afirmativa, el indicador será adecuado. A continuación criterios mínimos propuestos por el DANE: Tabla 7 Criterios para la selección de indicadores Fuente: Metodología Línea base de indicadores, DANE 2009 Criterio de selección Pregunta a tener en cuenta Objetivo Pertinencia ¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa?

Busca que el indicador permita describir la situación o fenómeno determinado, objeto de la acción

Funcionalidad ¿El indicador es monitoreable?

Verifica que el indicador sea medible, operable y sensible a los cambios registrados en la situación inicial.

Disponibilidad ¿La información del indicador está disponible? Los indicadores deben ser construidos a partir de variables sobre las cuales exista información estadística de tal manera que puedan ser consultados cuando sea necesario

Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos?

Los datos deben ser medidos siempre bajo ciertos estándares y la información requerida debe poseer atributos de calidad estadística.

Utilidad ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir?

Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones

5.2.5. Criterios de calidad estadística 52

De acuerdo con la información aportada por el DANE se realiza además valoración a la calidad estadística que centra su atención en los datos que van a ser utilizados a partir de los siguientes criterios:

51 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf, p.23. 52 Ibid.

Criterio de selección Objetivo Relevancia Depende del grado de utilidad para satisfacer el propósito por el cual fue buscada por los usuarios.

Credibilidad Evalúa si los indicadores están soportados “en estándares estadísticos apropiados y que las políticas y prácticas aplicadas sean transparentes para los procedimientos de recolección, procesamiento, almacenaje y difusión de datos estadísticos.

Accesibilidad Evalúa la “rapidez de localización y acceso desde y dentro de la organización.

[...] La accesibilidad incluye la conveniencia de la manera en que los datos están disponibles, los medios de divulgación, la disponibilidad de metadatos y servicios de apoyo al usuario.

Oportunidad Evalúa el cumplimiento del “tiempo transcurrido entre su disponibilidad y el evento o fenómeno que ellos describan, pero considerado en el contexto del periodo de tiempo que permite que la información sea de valor y todavía se puede actuar acorde con ella”

Coherencia Evalúa que el proceso estadístico posea una adecuada consistencia y coherencia y esté sujeta a una política de revisión previsible.

Tabla 8 Criterios de calidad estadística Fuente: Metodología Línea base de indicadores, DANE 2009

6. DISEÑO METODOLÓGICO

El enfoque de la presente investigación por sus características es cualitativo, teniendo en cuenta que se pretendía diseñar indicadores para evaluar el modelo de administración electrónica en las entidades del estado. Es claro que el hecho de mencionar indicadores haría referencia a una investigación de tipo cuantitativo, sin embargo, la presente investigación pretendía generar una fórmula para evaluar la implementación de un modelo más no evaluar e implementar indicadores de gestión, lo anterior sustenta el carácter cualitativo de la presente. El estudio se basó en el método documental argumentativo, que permitió identificar las variables y fenómenos relevantes dentro de la implementación del modelo y posteriormente resolver la pregunta de investigación. Lo anterior en concordancia con la apreciación teórica de Paramo sobre la investigación documental la cual propone “un estudio metódico, sistemático y ordenado de datos, documentos escritos, fuentes de información impresas, contenidos y referencias bibliográficas las cuales luego de ser analizadas y

recopiladas, permiten la comprensión del problema y las posibles soluciones para el mismo”.53

6.1. Fases metodológicas

El desarrollo del proyecto se desarrolló en concordancia con los objetivos propuestos en tres fases a saber:

Fase 1: Preparación y recopilación de información:

Dentro de esta fase se recopiló la información de acuerdo al rastreo documental en bases de datos y unidades de información; los datos recopilados dieron cuenta del marco teórico y conceptual del modelo de administración electrónica, los requerimientos puntuales para definir indicadores dentro del marco legal colombiano y las directrices generadas por el DANE, correspondiente a los últimos tres años. (Ver ANEXO No1) Fase 2: Sistematización de la información En esta fase se realizó una matriz que dio cuenta de la codificación de los documentos recopilados, la categoría a la que pertenecen y la relevancia que tienen dentro de la investigación.

Fase 3: Diseño de la fórmula de indicadores Se analizaron y se interpretaron los conceptos relacionados con la presente investigación de acuerdo con las categorías de investigación y la relevancia de la información encontrada, se realizó la triangulación de los datos y se diseña la batería de indicadores.

6.2. Elaboración y análisis de un instrumento para recolección

de información.

Para la investigación se hizo necesario recopilar la información en la primera fase en resúmenes analíticos de estudio RAE donde se especifica por campos la fuente, referentes teóricos, palabras clave conclusiones y bibliografía.

53 PARAMO PABLO. La investigación en ciencias sociales: estrategias de investigación. Lemoine Editores. Colombia. 2010.

7. INDICADORES DE EFECTIVIDAD PARA MEDIR Y EVALUAR LA

IMPLEMENTACIÓN

DEL

MODELO

DE

ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA CERO PAPEL EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER

PÚBLICO A NIVEL NACIONAL EN COLOMBIA

Estructura temática de los indicadores propuestos

PERSPECTIVA

TEMAS

Sociocultural

 Buenas prácticas para reducir el consumo de papel  Primeros pasos

Organizacional  Documentos electrónicos  Expediente electrónico Tecnológica  Digitalización certificada de documentos  Sistema de Gestión de Documentos electrónico

De acuerdo con el análisis de las directrices establecidas para la implementación de la política Cero papel, se realizó fórmula matemática que sería aplicada para cada uno de los aspectos establecidos ya que cada uno cuenta con cantidad y enfoque diferentes. Para definir la fórmula matemática se tomó como referente a la propuesta por el DANE54 donde “se trata de identificar el impacto de la política implementada, este se identifica por los atributos que tienen los productos lanzados al objetivo

FÓRMULA PROPUESTA

% 𝑑𝑒 𝑖𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝐴𝑠𝑝𝑒𝑐𝑡𝑜= 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑟𝑒𝑐𝑡𝑟𝑖𝑐𝑒𝑠 𝑖𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑟𝑒𝑐𝑡𝑟𝑖𝑐𝑒𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑎 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎 × 100

INTERPRETACIÓN

Aspectos:

Sociocultural Organizacional Tecnológico

Número de Directrices implementadas: avance de aplicación en las entidades a evaluar Número de Directrices establecidas por la Norma: aquellas propuestas en cada una de las guías de implementación de la política Cero Papel analizada en el primer objetivo. El siguiente ejemplo es una guía para facilitar el entendimiento en la aplicación de las fórmulas propuestas en la presente investigación:

54 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE). Guía para diseño, construcción e interpretación de indicadores.

Disponible en:

http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_construccion_interpretacion_indicadores.pdf. Pág.19

 La entidad X ha trabajado en la implementación de la política cero papel en el último año. Para conocer la efectividad de su implementación desde el aspecto sociocultural se miden el número de directrices implementadas.

𝐼𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝐴𝑠𝑝𝑒𝑐𝑡𝑜 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑐𝑢𝑙𝑡𝑢𝑟𝑎𝑙= 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑟𝑒𝑐𝑡𝑟𝑖𝑐𝑒𝑠 𝑖𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑥 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑟𝑒𝑐𝑡𝑟𝑖𝑐𝑒𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑎 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎 × 100

Número de directrices implementadas por la Entidad X: Hace referencia a la cantidad de directrices realizadas por la Entidad, para nuestro ejemplo definimos 5

Número de directrices establecidas por la norma: Hace referencia al número de directrices establecidas para la implementación de los aspectos socioculturales que de acuerdo con la norma son 13

Ahora reemplazamos los números en la fórmula:

𝐼𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝐴𝑠𝑝𝑒𝑐𝑡𝑜 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑐𝑢𝑙𝑡𝑢𝑟𝑎𝑙= 5

13 × 100 = 38,46%

Interpretación del resultado: La entidad X ha logrado alcanzar un 38,46% en la implementación de la Directiva 04 en relación con el aspecto sociocultural.

7.1.

Indicador aspecto sociocultural A continuación se inicia con el diseño de la batería de indicadores para el aspecto sociocultural, para ello en primer lugar, se tomaron los datos con que se pretendía aplicar el indicador y que debían cumplir con los criterios de calidad estadística antes mencionados; para hacer el ejercicio se traen las directrices puntuales con que debe contar una organización por haber cumplido con los primeros pasos en la implementación de la Política y que fueron identificadas en el desarrollo del Marco teórico de la presente investigación La directiva 0455 y las Guías 1 y 2 Cero papel establecen las siguientes directrices para dar inicio a la implementación de la política Cero Papel identificadas Contexto Sociocultural.

1. Sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos

2. Aplicación de principios de gestión documental

3. Promoción de buenas practicas

4. Jerarquización y priorización de los procesos que se van a implementar a través de

cero papel

5. Mención de los procedimientos automatizados y todo lo que ello trae consigo como

los gestores de contenidos y la gestión de documentos electrónicos.

55 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Directiva 04. [En Línea]. Consultado 6 de marzo de 2015.Disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3647_documento.pdf.

6. Nombramiento de un representante de la estrategia Cero papel con un perfil

académico no especifico pero si estratégico, estratégico en sentido proactivo y comprometido con la idea y con la organización

7. Plan de desarrollo de la Política Cero Papel

8. Los actos administrativos se presentan a manera de sugerencia para formalizar el

compromiso por parte de la alta gerencia a manera de resolución, circular o compromiso

9. La realización de campañas que promuevan los buenos hábitos en el consumo del

papel

10. La identificación de aquellos documentos que pueden ser entregados en medio

electrónico sin alterar el proceso

11. La implementación de firmas electrónicas o digitales

12. La automatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos

13. La implementación de proyectos de escaneo en procesos de alto valor

De acuerdo con dicha información se procedió a realizar la ficha técnica del indicador, que dio cuenta de las características establecidas por el DANE para describirlos:

7.1.1.

Ficha técnica Indicador

%

Implementación Aspecto Sociocultural

Nombre del indicador % Implementación Aspecto sociocultural (IAC) Objetivo Medir el porcentaje de aplicación de la perspectiva Sociocultural de la Directiva 04 por parte de las Entidades del Estado. Definición La perspectiva sociocultural que se menciona hace referencia a la aplicación de la Directiva 04, las Guías Cero Papel 1 y 2 y las normas legales vigentes relacionadas con los principios del quehacer documental Método de medición Expresa el porcentaje de aplicación en relación con el número de directrices establecidas en el contexto Sociocultural Expresión matemática % 𝐼𝐴𝑆𝐶= 𝑇𝐷𝐼 𝑇𝐷𝑁× 100

%IASC : Porcentaje de Implementación en el aspecto sociocultural.

TDI : Total de directrices implementadas

TDN : Total de directrices establecidas por la Norma = 13

Unidades Porcentaje Limitaciones No permite identificar cuáles de las directrices han sido más implementadas.

Fuente de los datos  Directiva 04 de la Presidencia de la Republica  Guías 1 y 2 Cero Papel en la Administración Pública Periodicidad Anual

Responsable Área de Gestión Documental y Área de Gestión de Calidad Tabla 9 Ficha Técnica indicador aspecto Sociocultural Fuente: propia

7.1.2. Evaluación criterio de Selección

A continuación, se realizó la evaluación del diseño del indicador con el fin de cumplir con las variables establecidas por el DANE56: Criterio de selección Pregunta a tener en cuenta Cumple Observaciones Si No Pertinencia

¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa?

X

En el objetivo y la definición se identifican de forma clara y sencilla Funcionalidad ¿El indicador es monitoreable?

X

El indicador es medible ya que, las directrices establecidas para la implementación de la Política son enumeradas y en las entidades cada una de ellas es de fácil identificación, no son conceptos técnicos.

Disponibilidad ¿La información del indicador está disponible?

X

Las variables de estudio están soportadas de manera teórica. Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos?

X

Toda la información recopilada para la creación del indicador es de carácter público y se encuentra soportada teórica y conceptualmente.

Utilidad ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir?

X

La utilización del indicador permitirá evidenciar el nivel de efectividad de la implementación de la política Cero Papel en las entidades del Estado Tabla 10 Evaluación criterio de selección Indicador sociocultural Fuente: Propia

7.1.3. Evaluación criterio de calidad estadística

Criterio de selección

Cumple

Observaciones SI NO Relevancia X

Se pretende satisfacer las necesidades de identificar el número de directrices implementadas frente a las propuestas en la norma.

56Ibid. Pág. 25

Credibilidad X

El indicador está realizado basado en los estándares establecidos por el DANE ya que, solo se aplicará en el contexto colombiano y las variables a evaluar son las que menciona la norma, es decir, se puede garantizar la transparencia al momento de abordar los datos.

Accesibilidad X

El indicador fue diseñado con el fin de evaluar la efectividad en la implementación de la política Cero Papel en las Entidades Públicas, para tal caso, estas deben garantizar que toda la información producida en el ejercicio de sus funciones es de carácter público y deben garantizar el acceso a los medios de divulgación propios, es decir, que siempre habrá disponibilidad de los datos para evaluar. Oportunidad X

Se ha creado el indicador con el fin de evaluar la efectividad que se viene implementado en las entidades Públicas desde el año 2012.

Coherencia X

La creación del indicador está sujeta explícitamente a la aplicación de la Directiva 04 y a la Política Cero papel en Colombia, en cuanto a su estructura y diseño se ha creado bajo el análisis riguroso de los lineamientos establecidos por el DANE. Tabla 11 Evaluación criterio de calidad estadística indicador sociocultural Fuente: propia

7.2. Indicador aspecto organizacional

La Directiva 04 y las Guías No 3 y 4 establecen los siguientes criterios específicos de la implementación de la Política Cero Papel

1. Implementación de gestores de contenidos que se adecuen a las necesidades de la

organización

2. Manejo de Documentos electrónicos bajo cada una de las clasificaciones que

establece la Guía N°3

3. Plan de Desarrollo donde se identifiquen las características del documento

electrónico de acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489

4. Identificar el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la implementación de la firma

electrónica y digital que proporciona al documento Identificación que corresponde a la identidad del firmante de manera univoca, integridad que garantiza la inalterabilidad de los datos y el No repudio que hace referencia a la garantía de que los mensajes no pueden ser negados en una comunicación electrónica.

5. La utilización de la firma electrónica y/o digital

6. las consideraciones necesarias para el uso y la reglamentación de los documentos

electrónicos que abordan los aspectos de reproducción y formato para el correcto cumplimiento de la política Cero Papel.

7. Se identifican las características del expediente electrónico de acuerdo con la Guía

N°4

7.2.1. Ficha Técnica indicador % de implementación aspecto

Organizacional Nombre del indicador % Implementación Aspecto Organizacional (IAO) Objetivo Medir el porcentaje de aplicación de la perspectiva Organizacional de la Directiva 04 por parte de las Entidades Públicas.

Definición La perspectiva Organizacional que se menciona hace referencia a la aplicación de la Directiva 04, las Guías Cero Papel 3 y 4 y las normas legales vigentes relacionadas con la implementación de firmas digitales, documento electrónico y expediente electrónico.

Método de medición Expresa el porcentaje de aplicación en relación con el número de directrices establecidas para los criterios específicos, contexto Organizacional Expresión matemática % 𝐼𝐴𝑂= 𝑇𝐷𝐼 𝑇𝐷𝑁× 100

%IAO: Porcentaje de Implementación en el aspecto Organizacional.

TDI : Total de directrices implementadas

TDN : Total de directrices establecidas por la Norma = 7

Unidades Porcentaje Limitaciones No permite identificar cuáles de las directrices han sido más implementadas.

Fuente de los datos  Directiva 04 de la Presidencia de la Republica  Guías 3 y 4 Cero Papel en la Administración Pública  Ley 527 de 1999 

ISO 15489

 Ley 594 de 2000

Periodicidad Anual Responsable Área de Gestión Documental y Área de Gestión de Calidad Tabla 12 Ficha técnica indicador aspecto organizacional Fuente: propia

7.2.2. Evaluación criterio de selección

A continuación se realizó la evaluación del diseño del indicador con el fin de cumplir con las variables establecidas por el DANE:

Criterio de selección Pregunta a tener en cuenta Cumple Observaciones Si No Pertinencia

¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa?

X

En el objetivo y la definición se identifican de forma clara y sencilla

Funcionalidad ¿El indicador es monitoreable?

X

El indicador es medible ya que, las directrices establecidas para la implementación de la Política son enumeradas y en las entidades cada una de ellas es de fácil identificación los conceptos técnicos se deberán identificar por parte del área encargada.

Disponibilidad ¿La información del indicador está disponible?

X

Las variables de estudio están soportadas de manera teórica.

Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos?

X

Toda la información recopilada para la creación del indicador es de carácter público y se encuentra soportada teórica y conceptualmente.

Utilidad ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir?

X

La utilización del indicador permitirá evidenciar el nivel de efectividad de la implementación de la política Cero Papel en las entidades del Estado desde la perspectiva organizacional. Tabla 13 Evaluación criterio de selección indicador organizacional. Fuente: propia

7.2.3. Evaluación criterio de calidad estadística

Criterio de selección

Cumple

Observaciones SI NO Relevancia X

Se pretende satisfacer las necesidades de identificar el número de directrices implementadas frente a las propuestas en la norma.

Credibilidad X

El indicador está realizado basado en los estándares establecidos por el DANE ya que, solo se aplicará en el contexto colombiano y las variables a evaluar son las que menciona la norma, es decir, se puede garantizar la transparencia al momento de abordar los datos.

Accesibilidad X

El indicador fue diseñado con el fin de evaluar la efectividad en la implementación de la política Cero Papel en las Entidades Públicas, para tal caso, estas deben garantizar que toda la información producida en el ejercicio de sus funciones es de carácter público y deben garantizar el acceso a los medios de divulgación propios, es decir, que siempre habrá disponibilidad de los datos para evaluar. Oportunidad X

Se ha creado el indicador con el fin de evaluar la efectividad que se viene implementado en las entidades Públicas desde el año 2012.

Coherencia X

La creación del indicador está sujeta explícitamente a la aplicación de la Directiva 04 y a la Política Cero papel en Colombia y demás normas establecidas en las guías.

En cuanto a su estructura y diseño se ha creado bajo el análisis riguroso de los lineamientos establecidos por el DANE.

Tabla 14 Evaluación criterio de calidad estadística indicador organizacional Fuente: propia

7.3. Indicador Aspecto Tecnológico

La Directiva 04 y las Guías No 5 y 6 establecen los siguientes criterios específicos de la implementación de la Política Cero Papel:

1. Hacer uso de la digitalización certificada de documentos que se encuentra definida

en el Acuerdo 27 de 2006

2. Desarrollo de un protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios.

3. Aplicación de la normatividad vigente como lo es la Ley 527 de 1999

4. Digitalización con fines de control y trámite

5. Digitalización con fines archivísticos:

6. Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio

7. Digitalización de documentos en búsqueda de la sustitución del soporte análogo:

Digitalización certificada “Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación

8. Aplicación del esquema de tipos de digitalización

9. Implementación de un software especializado que garantice el valor probatorio,

mantenimiento, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a los largo del tiempo

10. Creación de políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos

11. Aplicación de consideraciones para implementar un Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo

12. Los requerimientos funcionales para el Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo basado en el Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos de Archivo Especificación MOREQ2 tanto obligatorios como opcionales

7.3.1. Ficha técnica indicador % de implementación aspecto

Tecnológico

Nombre del indicador % Implementación Aspecto Tecnológico (IAT) Objetivo Medir el porcentaje de aplicación de la perspectiva Tecnológica de la Directiva 04 por parte de las Entidades Públicas. Definición La perspectiva Tecnológica que se menciona hace referencia a la aplicación de la Directiva 04, las Guías Cero Papel 5 y 6 y las normas legales vigentes relacionadas con el sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Método de medición Expresa el porcentaje de aplicación en relación con el número de directrices establecidas para los criterios específicos, contexto Tecnológico.

Expresión matemática

% 𝐼𝐴𝑇= 𝑇𝐷𝐼 𝑇𝐷𝑁× 100

%IAT: Porcentaje de Implementación en el aspecto Tecnológico.

TDI : Total de directrices implementadas

TDN : Total de directrices establecidas por la Norma = 12

Unidades Porcentaje Limitaciones No permite identificar cuáles de las directrices han sido más implementadas.

Fuente de los datos  Directiva 04 de la Presidencia de la Republica  Guías 5 y 6 Cero Papel en la Administración Pública  Ley 527 de 1999 

ISO 15489



ISO 14721



ISO 20652



MOREQ2



ISO 23081

Periodicidad Anual Responsable Área de Gestión Documental y Área de Gestión de Calidad Tabla 15 Ficha técnica indicador aspecto tecnológico Fuente: propia

7.3.2. Evaluación criterio de selección

A continuación se realizó la evaluación del diseño del indicador con el fin de cumplir con las variables establecidas por el DANE: Criterio de selección Pregunta a tener en cuenta Cumple Observaciones Si No Pertinencia

¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa?

X

En el objetivo y la definición se identifican de forma clara y sencilla Funcionalidad ¿El indicador es monitoreable?

X

El indicador es medible ya que, las directrices establecidas para la implementación de la Política son enumeradas y en las entidades cada una de ellas es de fácil identificación los conceptos técnicos se deberán identificar por parte del área encargada, sin embargo en este

aspecto surgen algunas condiciones que son propias de cada entidad, para ello será necesario evaluar de manera integral cada directriz establecida.

Disponibilidad ¿La información del indicador está disponible?

X

Las variables de estudio están soportadas de manera teórica.

Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos?

X

Toda la información recopilada para la creación del indicador es de carácter público y se encuentra soportada teórica y conceptualmente.

Utilidad ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir?

X

La utilización del indicador permitirá evidenciar el nivel de efectividad de la implementación de la política Cero Papel en las entidades del Estado desde la perspectiva Tecnológica Tabla 16 Evaluación criterio de selección indicador tecnológico Fuente: propia

7.3.3. Evaluación criterio de calidad estadística

Criterio de selección

Cumple

Observaciones SI NO Relevancia X

Se pretende satisfacer las necesidades de identificar el número de directrices implementadas frente a las propuestas en la norma.

Credibilidad X

El indicador está realizado basado en los estándares establecidos por el DANE ya que, solo se aplicará en el contexto colombiano y las variables a evaluar son las que menciona la norma, es decir, se puede garantizar la transparencia al momento de abordar los datos.

Accesibilidad X

El indicador fue diseñado con el fin de evaluar la efectividad en la implementación de la política Cero Papel en las Entidades Públicas, para tal caso, estas deben garantizar que toda la información producida en el ejercicio de sus funciones es de carácter público y deben garantizar el acceso a los medios de divulgación propios, es decir, que siempre habrá disponibilidad de los datos para evaluar. Oportunidad X

Se ha creado el indicador con el fin de evaluar la efectividad que se viene implementado en las entidades Públicas desde el año 2012. Coherencia X

La creación del indicador está sujeta explícitamente a la aplicación de la Directiva 04 y a la Política Cero papel en Colombia y demás normas establecidas en las guías.

En cuanto a su estructura y diseño se ha creado bajo el análisis riguroso de los lineamientos establecidos por el DANE.

Tabla 17 Evaluación de calidad estadística indicador tecnológico Fuente: propia

7.4. Lista de indicadores definidos

TEMAS

Nombre del indicador  Buenas prácticas para reducir el consumo de papel  Primeros pasos Porcentaje de directrices implementadas aspecto sociocultural  Documentos electrónicos  Expediente electrónico Porcentaje de directrices implementadas aspecto organizacional  Digitalización certificada de documentos  Sistema de Gestión de Documentos electrónico Porcentaje de directrices implementadas aspecto tecnológico

CONCLUSIONES

La política Cero Papel en Colombia se ha creado con el fin de dar sustento al programa de Gobierno en Línea, en cuanto a la optimización de recursos y el uso efectivo de los mismos, es decir, que las entidades cumplan con las funciones propuestas minimizando el consumo de papel; se crea una estructura de implementación paulatina y obligatoria en las organizaciones públicas, dicha estructura se evidencia en seis guías que desglosan las directrices a aplicar.

En las anteriores mencionadas se pueden identificar aspectos fundamentales a saber, como primera medida, que debe existir un orden para su implementación, que cada una de las guías explica el deber ser de cada etapa de avance, y que estas etapas se encuadran en perspectivas socioculturales, organizacionales y tecnológicas. Se debe entender la política de manera integral pero su implementación como ya se había mencionado es paulatina y se ha perfeccionado desde el momento en que se sanciona la Directiva 04 de la Presidencia de la Republica, por ello se analiza el contexto jurídico en que se debe aplicar y las normas con que se articula dando cuenta así de las normas de Gestión documental recientes, es prudente mencionar que, en materia de Gestión documental en Colombia se logró avanzar a partir de la sanción de la Ley 594 de 2000 de allí en adelante se pudo evidenciar que la transversalidad de la Gestión documental en las organizaciones es fundamental y que existe un marco legal que lo avala. La creación de directrices para la implementación de la política es una apuesta global para incrementar la efectividad en los procesos realizados por las entidades públicas sin embargo los resultados de su aplicación son directamente proporcionales con el entorno en que se aplica ya que las organizaciones son heterogéneas, por tanto, las directrices son generales e imparciales. De ahí que en varios apartados de las Guías se mencionan los avances para cada etapa y que las metas deben ser propuestas por la entidad y esta misma evaluará su avance.

El análisis de la norma permitió establecer la necesidad de crear una batería de indicadores que permitiría evaluar el nivel de implementación de la política Cero Papel en Colombia, ya que, la toma de decisiones se debe basar en la medición de los resultados, dicha medición debía ser objetiva.

Para garantizar la objetividad y aplicación de los datos se analizó todo el contexto que abarca un indicador; como resultado del análisis se pudo evidenciar que el DANE es el referente principal en la investigación y que se trabajó de acuerdo con su definición de indicadores y la tipología que se menciona en varias de sus fuentes, se demuestra que de acuerdo con los objetivos propuestos se debería realizar una batería de indicadores de efectividad ya que estos involucran los componentes que se pretendían evaluar, la eficiencia y la eficacia, no suficiente con la fuente principal se realiza una analogía que permitió afianzar el concepto de efectividad y lo que este involucra. Por consiguiente, se tiene que los indicadores de efectividad permiten evaluar el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables, además que son la medida de impacto de los productos que está dado por los atributos lanzados al objetivo.

Se puede identificar que existe una manera específica para la creación de indicadores de efectividad y que ésta se mide en porcentaje, de la manera de realizarlos se puede tomar que debe existir una estructura temática para la creación de la batería, de acuerdo con ello, se establece que esta iría de la mano con las perspectivas de implementación de la política Cero Papel.

Igualmente, se identifica que cada indicador de efectividad debe tener una ficha técnica única y que ésta debe contar con campos mínimos de descripción que involucran el objetivo del indicador, su definición, el método de medición, la expresión matemática que se mide en porcentaje, limitaciones, periodicidad y el responsable, se tomó así la expresión indicada por el DANE, sin embargo se identificó que existían otras fórmulas que medían de manera independiente la eficiencia y la eficacia y por ultimo integraban los resultados para analizar la efectividad, se decide tomar la expresión ya mencionada porque ha sido mencionada en el ámbito colombiano por el referente principal de la investigación; las unidades,. Los indicadores de efectividad deber ser sometidos a evaluación por Criterio de Selección en cuanto a pertinencia, funcionalidad, disponibilidad, confiabilidad y utilidad; posteriormente se realiza una segunda evaluación por Criterio de Calidad estadística que involucra la relevancia, credibilidad, accesibilidad, oportunidad y coherencia.

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RESUMÉNES ANÁLITICOS

RAE No 1

Concepto relacionado: ‘

CERO PAPEL

Fuente:

Presidencia de la Republica

Referencia bibliográfica:

Directiva 04 . Diario oficial de Colombia, Bogotá, Colombia, Abril 03 de 2012. Disponible en: http://jacevedo.imprenta.gov.co/tempDownloads/48D3921426398067699.pdf

Resumen_ Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades, para lo cual deberán atender  Que las entidades públicas tienen un mes después de la publicación de la Directiva para nombrar un líder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.  Que cada entidad debe formular un plan de Eficiencia Administrativa que permita optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos y otros.  Las Entidades deben identificar y aplicar buenas practicas (Guía 1 y 2 ) para reducir el consumo de papel, los resultados de las practicas aplicadas deben ser entregados a la Alta Consejería del Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y al Programa de Gobierno en Línea.  Las entidades tienen 12 meses luego de la publicación de la Directiva para sustituir los memorandos y comunicaciones internas en papel, por los soportes electrónicos, sin perjuicio del Acuerdo 060 de 2001, garantizando además todas las condiciones de un documento electrónico.

 Se deben implementar mecanismos para el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electrónicos, siguiendo los lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea.

 El Plan diseñado por las entidades a las que les compete la implementación de la Directiva debe ir orientado hacia acciones utilizando medios electrónicos para: Garantizar el acuse de recibido.

Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, asegurando su autenticidad, integridad y disponibilidad. Optimizar el uso de sedes electrónicas.

 El Plan mencionado en la Directiva debe ser enviado mediante correo electrónico a la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa  Se deben promover accione que permitan la participación de servidores Públicos y contratistas en la mejora de la eficiencia, la innovación y le buen gobierno.  Todas las entidades deben cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en Línea.

 Se debe aceptar como evidencia la realización de actividades, los documentos electrónicos de archivo que cumplan con los requisitos de autenticidad, fiabilidad y autenticidad.

 Se debe sustituir en lo posible, el uso del papel por documentos y canales electrónicos.

 Se deben adoptar los lineamientos relacionados con Eficiencia Administrativa y Cero Papel dispuestos en el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en la República de Colombia”

Citas relevantes:

 “sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones  Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades”

Palabras Clave:

Cero papel, Acuerdo 060 de 2001, Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, Estrategia Gobierno en Línea, Gobierno en Línea, Guías Cero Papel.

RAE No 2 Concepto relacionado: ‘

CERO PAPEL

Fuente:

Programa Gobierno en Línea

Tipo:

Manual en línea

Referencia bibliográfica:

GOBIERNO DE COLOMBIA. Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Bogotá, Colombia. Diciembre de 2012. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/modelo-integrado-planeacion-y-gestion.pdf

Resumen_

El Modelo ha sido creado con el fin de “simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes, pretende también armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno”.

Tiene como alcance las entidades y organismos de la Rama ejecutiva del poder Público del Orden Nacional y sus orientaciones deberán ser atendidas en el ejercicio de Planeación y Gestión.

Se menciona que adoptar e implementar éste modelo significa que se encuentra también el plan de eficiencia administrativa y cero papel.

Establece en el ítem 2.5.2 Eficiencia administrativa y Cero Papel Además de mencionar los objetivos de la política, ya mencionados en la ficha Manual

3.0 menciona los lineamientos contemplados en la Política de racionalización de trámites

y en la Estrategia de Gobierno en Línea así:

 Implementación de buenas prácticas para reducir el consumo de papel_ que direcciona a la guía No 1 de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.  Elaboración de documentos electrónicos_ las entidades deben incorporar esquemas de gestión de documentos electrónicos a través de: análisis de procesos y servicios de la entidad, identificación de los requisitos y necesidades, evaluación de los sistemas existentes y definición de las estrategias y diseño del sistema requerido.

Se establece la regulación de la producción de las comunicaciones oficiales sin obstruir el proceder del acuerdo 060 de 2001.

 Procesos y procedimientos internos y electrónicos_ es necesario que se automaticen todos los procesos y procedimientos que la entidad defina como prioritarios y complejos, se deben desarrollar las siguientes actividades: Caracterización de todos los procesos y procedimientos Análisis, priorización y racionalización de los procesos y procedimientos Automatización de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados.

Palabras Clave:

Cero papel, Acuerdo 060 de 2001.

RAE No 3 Concepto relacionado: ‘

CERO PAPEL

Fuente:

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Tipo:

Manual en línea

Referencia bibliográfica:

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual 3.0 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las Entidades del orden Nacional de la Republica de Colombia. Bogotá, Colombia. Junio de 2011. Disponible en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaailes/e5203d1f18ecfc98d25cb0816b455615/manual_gel_v3_0__vf.pdf

Resumen_ Determina los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares que desempeñan funciones públicas en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, establece el Marco Estratégico y Metodológico donde establece como visión la de un Estado construido por y para los Colombianos mediante el aprovechamiento las TIC, para la prosperidad del país, indica como propósito la contribución a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo mediante el aprovechamiento de las TIC.

Establece como objetivos:

 Facilitar la eficiencia y colaboración en y entre las entidades del Estado  Contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública  Promover la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicos  Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida (citas) En el Marco Estratégico establece el Gobierno como Plataforma donde se indica que el Estado debe garantizar varios elementos habilitantes, impulsados y liderados desde el Programa de Gobierno en Línea y posteriormente implementados por las entidades; instituye la implementación del Modelo de administración eficiente Cero Papel en los elementos Políticos y de regulación.

 Nivel inicial: la incorporación de la Política Cero Papel en todos los trámites de la organización.

Criterio de transformación establece que se deben analizar los procesos, trámites y servicios con los cuales se iniciará la implementación de la política Cero Papel y los actos administrativos que podrán manejarse de manera electrónica, donde se debe realizar una jerarquización y priorización de los procesos internos que implementarán a través de cero papel y actos administrativos electrónicos.

Las entidades deben definir la estrategia para la implementación de la política Cero papel, señalando tiempos, recursos, actividades y responsables. Se deben añadir los procedimientos que garanticen la validez jurídica de los documentos electrónicos, a través de formas electrónicas, notificación electrónica, entre otras, de acuerdo con

lineamientos que señale el Programa de Gobierno en Línea en conjunto con el Archivo General de la Nación.

Este componente hace parte del Plan de Acción de Gobierno . Línea de la Entidad. Ajuste normativo_ el manual indica que se debe realizar un ajuste en la forma en que operan las entidades, requieren ajuste que permitan el uso de medios electrónicos o para soportar la prestación de servicios de manera que se pueda hacer intercambio de información y se proteja la misma.

La entidad debe determinar los mecanismos legales necesarios para habilitar el uso o prestación de los servicios identificados.

Identificación y metodologías_ Se requiere la elaboración de una serie de lineamientos, guías y metodologías que permitan avanzar en los diferentes componentes y niveles de madurez, dichos documentos deben ser publicados por el programa Gobierno en Línea y en este nivel la entidad debe reconocer y empezar a utilizar los lineamientos y demás documentos relacionados con la implementación de la política Cero Papel. Plan de ajuste tecnológico_ Con base en el análisis de la estructura de los criterios transversales y tomando en cuenta los trámites y servicios que ya se prestan al ciudadano dentro de la política Cero Papel la entidad debe definir una estrategia o plan de acción para mejorar dicha infraestructura.

Este componente debe hacer parte del Plan de Acción de Gobierno en Línea de la Entidad.

 Nivel Básico: bajo el componente de transformación se debe trabajar el criterio: Implementación de Cero Papel_ la entidad debe implementar la política de cero papel en los procesos priorizados en el nivel inicial.

 Criterios específicos Transformación_ Criterio Masificación de Cero Papel_ la entidad implementa la cultura cero papel para lo cual optimiza todos sus procesos, disminuye el consumo de papel y genera documentos electrónicos hacia el ciudadano.

Criterio capacitación cero papel a todos los servidores públicos_ la entidad debe ejecutar las actividades de capacitación definidas en su plan de acción con todos sus servidores públicos.

GUIAS Y ESTÁNDARES PARA EL GOBIERNO EN LÍNEA EN COLOMBIA

Nivel Inicial Criterio de Transformación El Programa Gobierno en línea define un esquema para la implementación de la política de cero papel

Citas relevantes:

 Mencionadas en el ítem anterior

Palabras Clave:

Cero papel, Esquema para la implementación de la política de cero papel, plan de acción de Gobierno en Línea

RAE No 4 Concepto relacionado: ‘

CERO PAPEL

Fuente:

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Referencia bibliográfica:

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones. Guía No 1 Buenas Practicas para reducir el consumo de papel. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-papel.pdf

Resumen La guía muestra las herramientas de tipo cultural que permitan cambiar los malos hábitos en el consumo de papel.

Establece unos objetivos específicos de promoción y contribución hacia la eficiencia administrativa en las entidades públicas.

Caracteriza en primer lugar el concepto objeto de estudio e indica que, se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

Representa las fases de un modelo basado en el uso del papel hacia un modelo electrónico, donde las tecnologías de la información juegan un papel indispensable. Dichas fases están directamente relacionadas con todas las guías Cero Papel. La Guía indica que para cumplir con el objetivo del proceso es indispensable que se apliquen los principios de gestión documental.

Se define el concepto de Gobierno en Línea (Cita 1 ) Posteriormente explica los beneficios que se espera obtener al implementar las oficinas Cero papel, para las entidades, los servidores públicos y para los ciudadanos, empresas, otras entidades y el medio ambiente.

Por ultimo enumera las pautas para hacer realidad la oficina cero papel: Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel donde Usar el papel de forma racional y promover la implementación de herramientas de tecnología son los principales pilares.

Citas relevantes:

 Gobierno en línea “como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana” Pag 9

Palabras Clave:

Cero papel,

RAE No 5 Concepto relacionado: ‘

CERO PAPEL

Fuente:

Programa Gobierno en Línea

Tipo:

Manual en línea

Referencia bibliográfica:

GOBIERNO DE COLOMBIA. Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Bogotá, Colombia. Diciembre de 2012. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/modelo-integrado-planeacion-y-gestion.pdf

Resumen_

El Modelo ha sido creado con el fin de “simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes, pretende también armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno”.

Tiene como alcance las entidades y organismos de la Rama ejecutiva del poder Público del Orden Nacional y sus orientaciones deberán ser atendidas en el ejercicio de Planeación y Gestión.

Se menciona que adoptar e implementar éste modelo significa que se encuentra también el plan de eficiencia administrativa y cero papel.

Establece en el ítem 2.5.2 Eficiencia administrativa y Cero Papel Además de mencionar los objetivos de la política, ya mencionados en la ficha Manual

3.0 menciona los lineamientos contemplados en la Política de racionalización de trámites

y en la Estrategia de Gobierno en Línea así:

 Implementación de buenas prácticas para reducir el consumo de papel_ que direcciona a la guía No 1 de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.  Elaboración de documentos electrónicos_ las entidades deben incorporar esquemas de gestión de documentos electrónicos a través de: análisis de procesos y servicios de la entidad, identificación de los requisitos y necesidades, evaluación de los sistemas existentes y definición de las estrategias y diseño del sistema requerido.

Se establece la regulación de la producción de las comunicaciones oficiales sin obstruir el proceder del acuerdo 060 de 2001.

 Procesos y procedimientos internos y electrónicos_ es necesario que se automaticen todos los procesos y procedimientos que la entidad defina como prioritarios y complejos, se deben desarrollar las siguientes actividades: Caracterización de todos los procesos y procedimientos Análisis, priorización y racionalización de los procesos y procedimientos Automatización de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados.

Palabras Clave:

Cero papel, Acuerdo 060 de 2001.

Anexo No 2 -

Cuestionario Sugerido

Cuestionario para evaluar la efectividad en la implementación del aspecto Sociocultural de la política Cero Papel

1. ¿Se promocionan las buenas prácticas de uso del papel en la entidad?

SI NO Menciónelas____________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. ¿Se han automatizado algunos de los procesos que adelanta su área?

SI NO ¿Cuántos?_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Existe en su área un representante de la política Cero papel?

SI NO

4. ¿Existe en la entidad un plan de desarrollo de la política Cero Papel?

SI NO

5. ¿Ha recibido capacitación sobre el buen uso del papel en su área?

SI NO

6. ¿Existe algún acto administrativo que sustente el compromiso de la

implementación de la política Cero papel?

SI NO Menciónelo_____________________________________________________________

7. ¿Se promueven los buenos hábitos en el uso del papel?

SI NO ¿Cuáles?______________________________________________________________

8. Los procesos que adelanta su área son realizados utilizando:

a. Papel

b. Medios electrónicos

c. Los dos

9. ¿Considera usted que hay compromiso por parte de los funcionarios en la

implementación de la política Cero Papel?

SI NO ¿Porqué?______________________________________________________________

Nota: Se sugiere el anterior formulario tomando los aspectos que se deben tener en cuenta en los primeros pasos de implementación de la política Cero Papel en Colombia, sin embargo, la guía No 2 establece algunos formularios al final de su contenido, que permiten identificar el uso de papel en la entidad, la evaluación en las compras del papel, la evaluación en la disposición final del papel, reducción de consumo de papel en oficinas y seguimiento mensual del consumo de papel, los anteriores podrán ser de apoyo para sustentar los primeros pasos de la política.