Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información
1-1-2017
Acciones y gestiones en la preservación de los repositorios Acciones y gestiones en la preservación de los repositorios digitales de las bibliotecas universitarias: estudio de caso de la digitales de las bibliotecas universitarias: estudio de caso de la Universidad del Rosario y de la Universidad Javeriana en Bogotá Universidad del Rosario y de la Universidad Javeriana en Bogotá Sandra Milena Campos González Universidad de La Salle, Bogotá Yamile Astrid Barragán Montero Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Campos González, S. M., & Barragán Montero, Y. A. (2017). Acciones y gestiones en la preservación de los repositorios digitales de las bibliotecas universitarias: estudio de caso de la Universidad del Rosario y de la Universidad Javeriana en Bogotá. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/109 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.
ACCIONES Y GESTIONES EN LA PRESERVACIÓN DE LOS
REPOSITORIOS DIGITALES DE LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS:
ESTUDIO DE CASO DE LA UNIVERSIDAD DEL ROSARIO Y DE LA
UNIVERSIDAD JAVERIANA EN BOGOTÁ
SANDRA MILENA CAMPOS GONZÁLEZ
YAMILE ASTRID BARRAGÁN MONTERO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÀ
2017
ACCIONES Y GESTIONES EN LA PRESERVACIÓN DE LOS
REPOSITORIOS DIGITALES DE LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS:
ESTUDIO DE CASO DE LA UNIVERSIDAD DEL ROSARIO Y DE LA
UNIVERSIDAD JAVERIANA EN BOGOTÁ
SANDRA MILENA CAMPOS GONZÁLEZ
YAMILE ASTRID BARRAGÁN MONTERO
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO:
PROFESIONAL EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
TUTORA
IRENE SOFÍA ROMERO OTERO
DRA. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN LA SOCIEDAD DEL
CONOCIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÀ
2017
Nota de aceptación
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________ Firma del director
____________________________________ Firma del presidente del jurado
____________________________________ Firma del jurado
____________________________________ Firma del jurado
Bogotá, D.C. 23 de marzo del 2017
AGRADECIMIENTOS
Agradezco primero a Dios por permitirme iniciar y darme la fortaleza para finalizar mi carrera; en segunda instancia doy gracias a mi familia por acompañarme y apoyarme incondicionalmente durante todo el proceso académico; este camino estuvo lleno de experiencias que pude compartir con mis compañeros de curso y con los diferentes profesores del programa, estas personas con sus enseñanzas y conocimientos aportaron en mi desarrollo profesional y personal durante estos años de vida universitaria. Así mismo doy gracias especiales a la profesora Irene Sofía por su orientación para la implementación de este trabajo.
Por otro lado, agradezco a La universidad de La Salle porque me abrió las puertas para emprender mi formación profesional, me aporto conocimientos y experiencias enriquecedoras que pondré en práctica en mi ejercicio profesional, acompañado de un compromiso social y ético para seguir difundiendo la labor de la comunidad lasallista.
Sandra Milena Campos
AGRADECIMIENTOS
Infinitas gracias doy a Dios y a la vida misma por darme la oportunidad de estudiar y ser parte de una comunidad universitaria tan importante como lo es la de La Salle; es una de las mejores experiencias de mi vida, ya que con ella no solo adquirí conocimientos académicos que hacen de mí una mejor profesional, sino que también aprendí a valorar más, el tiempo, los pequeños detalles, los amigos y por su puesto a mi familia.
A la profesora Sofía Romero, por su tiempo y dedicación ante la asesoría de este trabajo de grado, a mi familia, amigos, docentes y a todas las personas que se cruzaron durante esta etapa, porque de todos ellos tome los consejos, las mejores prácticas y sobre todo los conocimientos que me enriquecen para ser integral.
Yamile Barragán Montero
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi mamá, padrastro y padre que desde el cielo me acompaño, por el apoyo ilimitado que me brindaron desde el inicio de la carrera, por sus consejos bastantes acertados y por en animo que me dieron en los momentos difíciles; a mi hermano y novio por su confianza; a mis profesores por sus enseñanzas constantes semestre tras semestre; a mi compañera y amiga de trabajo de grado por su paciencia, sus conocimientos, su iniciativa y alegría.
Sandra Milena Campos
DEDICATORIA
Esta especial dedicatoria es para todos los seres que contribuyeron hacer realidad este sueño...
A Dios, que siempre me dio las fuerzas, sabiduría y bendiciones.
A mis padres, que con su amor incondicional, sus consejos y ejemplo me enseñan día a día que todo es posible, con esfuerzo y dedicación.
A mis 6 hermanos por la comprensión, apoyo y energía para ser la primera profesional de mi casa.
A mis 8 sobrinos, por sus risas, inocencia y travesuras que hacen mi vida una hermosa aventura y la razón perfecta para ser un ejemplo a seguir.
Y a mis amigos y compañeros de universidad que me brindaron siempre su carisma, compañía y apoyo; en especial a Sandra mi amiga de hace años y compañera de trabajo de grado que, con sus conocimientos, habilidades y actitudes, permitieron la finalización de esta etapa y el comienzo una nueva como profesionales.
Yamile Barragán Montero
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................. I
1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................... 1
2.
JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 5
3.
OBJETIVOS ............................................................................................. 8
3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 8
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................ 8
4.
MARCO INSTITUCIONAL ........................................................................ 9
4.1
RESEÑA UNIVERSIDAD DEL ROSARIO ................................................ 9
4.1.1 Reseña Centro de recursos para el aprendizaje y la investigación –
CRAI…………………………………………………………………………………...11
4.1.2 Ficha de contextualización .................................................................. 12
4.2
RESEÑA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA............................. 13
4.2.1 Reseña Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. .................................. 15
4.2.2 Ficha de contextualización .................................................................. 16
5.
MARCO TEÓRICO ................................................................................. 18
5.1
REPOSITORIO INSTITUCIONAL - RI .................................................... 20
5.1.1 Acceso abierto – open access. ............................................................ 24
5.2 INTEGRACIÓN DE LOS REPOSITORIOS CON LA UNIVERSIDAD ........ 25
5.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL EN AMBIENTES DIGITALES ............. 27
6
METODOLOGÍA ..................................................................................... 34
6.1
FASES DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 35
7
RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ............................ 39
7.1
ESTRATEGÍAS DE PRESERVACIÓN USADAS EN LOS RI ................ 40
7.2
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ......................................................... 47
8. RECOMENDACIONES PARA LA PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE LOS RI ........................................................................................................ 51
9.
CONCLUSIONES. .................................................................................. 60
10.
ANEXOS ................................................................................................. 62
10.1 ANEXO No 1. Ficha de observación RI Biblioteca Alfonso Borrero
Cabal – Pontificia Universidad Javeriana ..................................................... 62
10.2 ANEXO No 2. Ficha de observación RI E-ducUR – Biblioteca – CRAI -
Universidad del Rosario ................................................................................. 63
10.3 ANEXO No 3. Formato de Entrevista ..................................................... 64
10.4 ANEXO No 4. PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................ 67
11.
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 72
LISTA DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico 1 Reseña CRAI Universidad del Rosario .............................................. 11
Gráfico 2. Reseña Biblioteca Universidad Javeriana ........................................ 15
Gráfico 3. Concepto de preservación digital ..................................................... 30
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Ficha de contextualización RI universidad del Rosario ....................... 12
Tabla 2. Ficha de contextualización RI universidad Javeriana ......................... 16
Tabla 3. Cuadro de estrategias de preservación usadas en los RI Universidad del Rosario y Universidad Javeriana ................................................................. 40
LISTA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO No 1. Ficha de observación RI Biblioteca Alfonso Borrero Cabal – Pontificia Universidad Javeriana ....................................................................... 62
ANEXO No 2. Ficha de observación RI E-ducUR – Biblioteca – CRAI - Universidad del Rosario .................................................................................... 63
ANEXO No 3. Formato de Entrevista ................................................................ 64
ANEXO No 4. PLAN DE MEJORAMIENTO ...................................................... 67
I
INTRODUCCIÓN
El propósito de esta investigación es indagar sobre las principales acciones de preservación que se llevan a cabo en los repositorios institucionales digitales de la universidad del Rosario y de la Pontificia Universidad Javeriana en Bogotá; dado la importancia académica de la información que se custodia en las mismas. El trabajo está estructurado de la siguiente forma: en la primera parte se presenta el porqué de la investigación y los objetivos que se plantearon para el desarrollo del mismo.
En segunda instancia se presenta el marco institucional, que permitió contextualizar las instituciones y unidades de información objeto de estudio, se presentan los referentes teóricos y la conceptualización de las categorías de Repositorio Institucional (en adelante RI) y preservación a largo plazo, dado que fueron usadas para fundamentar teóricamente el tema de investigación; después se relaciona la metodología y las diferentes fases que se llevaron a cabo durante el desarrollo de la investigación.
Continuando con la metodología se presenta la información recolectada por medio de entrevistas y fichas de observación que permitieron capturar la información desde fuentes claves dentro del proceso de preservación, como es el caso de señora Ana Carmenza Neira, Directora de la Biblioteca Alfonso Cabal, biblioteca de la Pontificia Universidad Javeriana y del señor Humbert Alexander Garrido, jefe de Innovación y Proyectos de la biblioteca Centro de recursos para el aprendizaje y la investigación – CRAI, de la Universidad Del Rosario.
II
Las personas entrevistadas suministraron información puntual a partir de su gestión y experiencia en cada una de las unidades de información, estas personas han contribuido en las acciones de preservación actuales que se llevan a cabo en las dos instituciones; por otra parte, las fichas de observación contribuyeron a identificar la información que se visualiza en los procesos, documentos, imágenes de las instituciones y de sus páginas web.
En tercera instancia, se presentan los resultados de la investigación, dichos resultados se exponen inicialmente con la presentación de las estrategias actuales usadas en cada una de las bibliotecas estudiadas, posterior a esto se establecen relaciones entre ambos RI y se concluye con la elaboración de las recomendaciones para cada uno de los RI, partiendo de que los profesionales de información encargados de este tipo de unidades de información deben seguir cumpliendo con la misión de salvaguardar el patrimonio documental de carácter intelectual que produce año tras año estas instituciones.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La necesidad de tener acceso a la información a futuro, establece un problema en las formas de administrar, custodiar y por supuesto preservar dicha información y documentación. Esta dificultad se visualiza puesto que en la actualidad se cuenta con infinidad de herramientas tecnológicas que están en constante dinamismo, al igual que los formatos y versiones de programas que cambian de forma vertiginosa, desatando mayor preocupación por la definición de estándares y políticas claras que garanticen la seguridad de la información de tipo académico, es decir esta información es el resultado de los diferentes procesos de investigación realizados por parte de los integrantes de instituciones educativas como son las universidades.
Los trabajos académicos quedan bajo la administración del repositorio institucional, pues son los RI quienes asumen la responsabilidad de salvaguardar estos documentos y conservar la integridad de la información académica con el pasar de los años, dicha actividad entrevé poner a prueba las habilidades, conocimientos y nuevas destrezas del profesional de la información para enfrentar el reto de seguir salvaguardando la información con las nuevas novedades tecnologías que implica.
La dificultad que produce la falta de acciones óptimas en la preservación de la información, puede conllevar a la perdida de la misma sin posibilidades de recuperar datos importantes para las personas, instituciones, países, etc.; por tal motivo esta investigación hace referencia a la información que se custodia en los RI digitales, ya que cabe mencionar que estos han sido creados por medio de la tecnología y de los ambientes digitales, como respuesta a la necesidad de acceder a la información de forma más ágil.
Los RI son creados como organismo de divulgación de conocimiento y de investigación dentro de las entidades universitarias y tienen la responsabilidad
de ofrecer acceso en cualquier momento a la información o material que custodian a los diferentes usuarios; por otro lado, estos también deben apoyar y dar soporte al proceso de aprendizaje de todos los miembros de la comunidad académica a la que pertenecen.
La biblioteca universitaria juega un papel vital en el ambiente académico según Anglada precisa que “la progresiva de las actividades docentes e investigadoras ha supuesto que las bibliotecas gestionen no solo documentos electrónicos generados por editoriales comerciales sino también los producidos dentro de la institución”1, lo que comprende la administración de las vertientes para generación de nuevo conocimiento producido por parte de los estudiantes, docentes e investigadores; por tanto, la biblioteca debe proporcionar los medios y recursos pertinentes para llevar a cabo los procesos de investigación de la institución que aporten soluciones a los diversos problemas que tiene la sociedad; igualmente la biblioteca debe contar con la capacidad para administrar eficientemente la materia prima para el descubrimiento de nuevos saberes.
La biblioteca universitaria tiene el valor agregado almacenar, divulgar, preservar y conservar todos los trabajos resultantes de procesos de investigación de los integrantes de la misma institución académica a la cual se encuentra vinculada la biblioteca; para ello, las instituciones académicas disponen de RI donde se reúnen todos los trabajos en los cuales han participado y que posteriormente serán consultados por diferentes usuarios, por esto según la American Digital Library Federation2 (DLF) es necesario que estos RI cuenten con un sistema que proporcione facilidad, rapidez y disponibilidad de los mismos, es aquí donde entran hacer presencia los RI como apoyo fundamental a los servicios ofrecidos por la biblioteca universitaria.
1. ANGLADA, Lluis; REOYO, Sandra y ROS GORNÉ, Ramón. Los repositorios como componentes esenciales de las bibliotecas digitales la
experiencia de las bibliotecas universitarias de Cataluña (CBUC). En: 3° jornada sobre la biblioteca digital universitaria, Córdoba- Argentina, 2005, p4.
2. CLEVELAND, Gary. Bibliotecas Digitales: definiciones, aspectos por considerar y retos. En: Biblioteca Universitaria. Julio – diciembre, 2001, vol.
4, no 2 p. 109 – 110.
A partir de lo anterior el profesional de información se ve en la obligación de reformular su papel y su gestión, desarrollando nuevas habilidades y exigiéndose la aplicación de nuevos conocimientos para asegurar que la labor que ha venido desarrollando durante largos años de conservar el patrimonio documental de una institución se siga llevando a cabo de la mejor manera.
Este trabajo de investigación permitirá conocer las acciones que se están realizando para responder a los nuevos retos que ofrece la preservación de información digital a largo plazo en las universidades del Rosario y en la Universidad Javeriana en Bogotá, aunque se han elaborado estudios en otros países, en Colombia aún no se identifica claramente la situación actual en cuanto a las medidas adoptadas para enfrentar el problema de estandarización de políticas consistentes que garanticen la perdurabilidad y el acceso a la información académica que almacenan los RI universitarios.
Las políticas deben estar enfocas en optimizar las acciones de preservación para que contribuyan a administrar y custodiar la documentación en donde se garantice que la información sea integra, sin alteraciones, accesible y legible año tras año; sin embargo, con los nuevos formatos que tiene hoy la sociedad resulta preocupante no tener claros los medios y la forma en cómo esta debe preservarse, ya que no se puede dar el mismo tratamiento para la información plasmada en formato papel (físico). Partiendo de la afirmación de Bustos y Fernández3 la labor de gestionar un repositorio no solo involucra acciones de almacenamiento por el contrario su labor va más allá de reunir trabajos de investigación, lo que indica esto, es que debe garantizar que todos los trabajos que custodia estén íntegros y disponibles a futuro.
La falta de investigación y creación de políticas de conservación estandarizadas que aseguren la preservación de los nuevos documentos en
3. BUSTOS GONZÁLEZ, Atilio y FERNANDEZ PORCEL, Antonio. Directrices para la creación de repositorios institucionales en universidades y
organizaciones de educación superior. En: Babel Library. 2007
formatos digitales para que estos sean perdurables a largo plazo aún no han sido establecidos, aunque se resalta que se han empezado a realizar avances sobre el tema, todavía falta investigación en este campo que ofrece la alternativa de ser explorado desde varias perspectivas con el objetivo de llegar a un consenso sobre la metodología, el tratamiento, los procesos, las habilidades, conocimientos, estrategias y elementos que han de implementarse para que el profesional encargado de la seguridad de la información siga apoyando la labor de salvaguardar la información a lo largo de los años y para garantizar que este se lleve a cabo de la forma más eficiente y segura posible.
De acuerdo a lo anterior, surge el siguiente interrogante de investigación: ¿Cuáles son las acciones de preservación, que están llevando a cabo las bibliotecas de la Universidad del Rosario y de La Pontificia Universidad Javeriana, para gestionar la información almacenada en sus repositorios digitales?
2. JUSTIFICACIÓN
El trabajo justifica la necesidad de identificar y conocer las acciones que se están implementado en la actualidad para enfrentar la preservación y acceso a la información académica a largo plazo en el país e identificar qué acciones se están empleando en el sector universitario, en especial en los repositorios institucionales digitales con los que cuentan las universidades y brindar un panorama inicial de las medidas o estrategias que se implementan a partir de las experiencias de las bibliotecas universitarias del Rosario y de La Javeriana.
La creación de políticas es un pilar para la estandarización de acciones de preservación, no obstante en Colombia hoy día existen diferentes políticas de tipo cultural4 donde se destacan la política de salvaguardar el patrimonio cultural, política de lectura y bibliotecas, política de archivos, política de cultura digital, política de preservación del patrimonio bibliográfico de la Biblioteca Nacional y existen lineamientos para la conservación y preservación de archivos audiovisuales y sonoros5, sin embargo este último solo se hace énfasis en solo estos dos tipos de archivos; por otro lado, existe la ley 1379 de
2010 “por la cual se organiza la Red Nacional de Bibliotecas públicas y se
dictan otras disposiciones”, esta ley menciona la obligación de preservar la memoria cultural y el patrimonio bibliográfico pero, no manifiesta como hacerlo, un paso a paso o siquiera unos lineamientos básicos.
En la actualidad se cuenta con la Red Colombiana de Repositorios y Bibliotecas Digitales BDCOL que indexa la producción académica del país. A pesar de los diferentes avances en políticas y creación de redes, se evidencia un vacío en la profundización del tema y en la creación de una política de conservación y preservación estandarizada, que aseguren la preservación de
4 MINISTERIO DE CULTURA DE COLOMBIA. Compendio de políticas culturales. [online], 2016. [consultado 02 agosto 2016]. Disponible En: http://www.mincultura.gov.co/ministerio/politicas-culturales/compendio-politicas-culturales/Documents/compendiopoliticas_artefinalbaja.pdf 5 MINISTERIO DE CULTURA DE COLOMBIA. Dirección de Comunicaciones, Lineamientos para la conservación y preservación de archivos audiovisuales y sonoros. . [online], 2016. [consultado 10 diciembre 2016]. Disponible En: http://www.mincultura.gov.co/SiteAssets/Comunicaciones/Criterios%20de%20conservaci%C3%B3n%20Archivos%20Audiovisuales%20y%20Sonoros.pdf
los nuevos documentos en formatos digitales, en especial para información académica y científica, con el fin que estos sean perdurables a largo plazo, aunque se resalta que se han realizado avances sobre el tema.
La falta de investigación persiste en este campo, ya que permite ser examinado desde varias vertientes con el objetivo de llegar a un consenso sobre las medidas necesarias para salvaguardar la información a largo plazo, conservando así la memoria académica que ya se tiene y la que se crea año tras año.
Aunque se han elaborado estudios en otros países de este tipo, en Colombia aún no se identifica claramente la situación actual en cuanto a las medidas adoptadas por instituciones universitarias para enfrentar el problema de estandarización de políticas consistentes que garanticen la perdurabilidad de la información académica que almacenan los repositorios universitarios, por ello este estudio aporto para conocer las prácticas que se usan en los ambientes universitarios donde se conservan saberes de diferentes áreas que están en constante descubrimiento y actualización.
La propuesta de este estudio también permitió dar un vistazo a lo que el profesional de información debe reformular en su papel y su gestión, desarrollando nuevas habilidades y aplicación de nuevos conocimientos para asegurar que la labor que ha venido desarrollando durante largos años se siga llevando a cabo de la mejor manera; para responder a los nuevos retos que ofrece la preservación de información a largo plazo, se hace necesario que el profesional de información trabaje en conjunto con otros profesionales, es decir buscar ser interdisciplinar y de este modo el trabajo en equipo consolide la creación de estrategias más acordes, la aplicación y selección buenas practicas orientadas a cumplir con el objetivo de la preservación de la información y el acceso a la misma en ambientes universitarios, especialmente en los RI que fueron el objeto de estudio
El trabajo se realizó para aportar en la producción de conocimiento acerca de las bibliotecas digitales, en especial los RI de las universidades, un campo que tiene bastante auge por estos días, dado que su materia prima se basa ahora en información que se encuentran en formatos digitales, esta información es de tipo académica y es la base para las investigaciones y la creación de nuevo conocimiento; por ello, la conservación y acceso a esta debe estar siempre a disposición de los usuarios, es aquí donde se acuden a los RI para que apoyen la tarea de la preservación de esta información a largo plazo.
El trabajo fue pertinente porque permitió explorar la preservación digital desde la perspectiva de los RI, la preservación de información es un tema que en la actualidad preocupa bastante, dado el cambio de las tecnologías y formatos, estos son bastante inestables, lo que conllevan a una constante actualización de infraestructura tecnológica de lo contrario se podría poner en riesgo la perdida de la información; más aún cuando se habla de información académica resultado de estudios exhaustivos de investigación, poner en riesgo la información conduce a pérdidas de conocimientos ya descubiertos y tiempo en el desarrollo de estos procesos investigativos; es decir esto conduciría a un retroceso y doble trabajo para las comunidades de investigadores y académicos.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Analizar las acciones de preservación llevadas a cabo en la actualidad en los repositorios digitales institucionales de la Universidad del Rosario y de la Pontificia Universidad Javeriana.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar las relaciones entre estrategias de preservación de la información de los repositorios digitales institucionales objeto de estudio.
Generar lineamientos para la preservación de la información de los repositorios institucionales de la Universidad del Rosario y de la Pontificia Universidad Javeriana.
4. MARCO INSTITUCIONAL
4.1 RESEÑA UNIVERSIDAD DEL ROSARIO
El Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario nombre oficial de la Universidad del Rosario abrió sus puertas para enseñar filosofía, teología, jurisprudencia y medicina el 18 de diciembre de 1653 con la autorización del Rey Felipe IV y encabeza de Fray Cristóbal de Torres; considerado el modelo de organización de esta institución similar al Colegio Mayor de Salamanca en España.
En el periodo de la reconquista española la universidad paso a ser un centro de reclusión, donde tuvo como presos a la heroína de Colombia Policarpa Salavarrieta y Francisco José de Caldas, posteriormente para el año de 1860 también fue convertido el Colegio en una cárcel pública.6
La Universidad del Rosario cuenta con 350 años de historia que han permitido que hoy día la universidad ofrezca una amplia gama de programas académico como son 22 programas de pregrado, más de 80 programas de especialización, 14 maestrías y 5 doctorados que reúnen alrededor de 11.819 estudiantes distribuidos en todos sus programas de enseñanza; así mismo cuenta ya con más de 19.000 egresados que ha logrado gracias a la infraestructura con la que cuenta, en la actualidad supera los 80.000 m2 de áreas cubiertas en uso.
La enseñanza de la universidad está a cargo de 306 profesores en carreras académicas, 911 profesores de catedra contando con el 33% de los docentes con doctorados en diferentes áreas de conocimiento. De igual manera existe el
6 UNIVERSIDAD DEL ROSARIO. [Online]. 2016. [citado 20 febrero 2016]. Disponible En: http://www.urosario.edu.co/Futuros-Estudiantes/La- Universidad/Nuestra-historia/
valor investigativo que tiene la institución viéndose reflejado en 36 grupos de investigación, 27 semilleros que han logrado la divulgación de más de 7.100 publicaciones académicas en 11 años.
Las enseñanzas de la universidad hacen que desde el 2007 se cuente con el Instituto Rosarista de Acción Social “Rafael Arenas Ángel”- SERES7, como un organismo dedicado a trabajar en conjunto con poblaciones en condición de vulnerabilidad, iniciativa que surge en honor a Rafael Arenas Ángel un destacado abogado egresado de la misma institución.
La Universidad ha basado su funcionamiento en la formación integral de personas insignes que aporten a la sociedad con máximo sentido de responsabilidad, es por esto que para el 2015 según la firma calificadora británica Qs University Rankings8 se encuentra dentro de las cincuenta mejores instituciones universitarias a nivel de América Latina, con el puesto 46 y con el puesto 701 a nivel internacional. Por otro lado, la misma firma ha otorgado a la universidad cinco estrellas en categorías claves como lo son docencia, infraestructura, internacionalización y responsabilidad social.
7 Ibíd., Disponible En: http://www.urosario.edu.co/Universidad-Ciencia-y-Desarrollo/La-Responsabilidad-Social-como-esencia-de-la-UR/Historia/ 8 QS University Rankings. [online], 2016. [Citado 2 marzo 2016]. Disponible En: http://www.topuniversities.com/universities/national-cheng-kunguniversity/undergrad ---http://www.topuniversities.com/university-rankings/latam-universityrankings/2015#sorting=rank+region=+country=+faculty=+stars=false+search=
4.1.1 Reseña Centro de recursos para el aprendizaje y la investigación -
CRAI.
Gráfico 1 Reseña CRAI Universidad del Rosario
Gráfico 1 creación propia a partir de la información encontrada en la página web del RI del CRAI de la Universidad del Rosario.
4.1.2 Ficha de contextualización
.
Tabla 1. Ficha de contextualización RI Universidad del Rosario
DATOS GENERALES DEL REPOSITORIO
Nombre Universidad
Universidad del Rosario
Nombre Biblioteca Centro de recursos para el aprendizaje y la investigación -
CRAI
Fechas de creación Fecha universidad Fecha biblioteca Fecha repositorio
16 de diciembre de
1653
2009
Datos del Contacto Nombre: Humbert Alexander Garrido Arenas Cargo: Jefe de Innovación y Proyectos Correo electrónico: humbert.garrido@urosario.edu.co Teléfono: 4225321 Ext. 3041 Total de registros
8.882
Software Dspace Formatos usados
PDF, JPG, MP4
Servicios del repositorio Consulta de documentos académicos Política de preservación No está definida
Restricciones de uso Open Access; sin embargo, hay documentos que tienen periodos de embargo que son restringidos por un máximo de 2 años.
Tipo de información El RI – EducUR almacena:
-
Acervo institucional (boletines estadísticos, conferencias, planes de desarrollo, políticas y normatividad, etc.)
-
Producción editorial (borradores de investigación, revistas y libros)
-
Investigación (artículos, casos clínicos, grupos de investigación, entre otros)
-
Trabajos de grado, tesis y disertaciones Metadatos Dublín Core Cualificado y Open AIRE
Licencias Licencia institucional (Autor y/o estudiante – Universidad del Rosario) Licencia Creative Commons
Cuadro: creación propia a partir de la información suministrada por funcionario del RI e información encontrada en la página web del RI del CRAI de la Universidad del Rosario.
4.2 RESEÑA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
La universidad y academia de San Francisco Javier en los tiempos coloniales dieron continuidad a la formación de los estudiantes del colegio de la Compañía de Jesús – Jesuitas que estaba ubicado en la capital desde el año 1604; esta institución funciono hasta el 31 de julio de 17679, fecha en la que se realizó la suspensión de esta comunidad debido a que fueron desterrados los jesuitas, dando por terminado la primera etapa de la historia de la universidad.
El 1° de octubre de 1930; 163 años después de suspendida la comunidad Jesuita reabrió las puertas al público de la Universidad con el nombre de Universidad Javeriana, esta surgió nuevamente con el objetivo de formar científica y cristianamente a la juventud colombiana; ocho años después la universidad fue honrada con el título de pontificia, quedando de este con el nombre que actualmente se conoce Pontificia Universidad Javeriana.
La universidad en la actualidad cuenta con una sede en la ciudad de Cali que fue creada en 1970 con el fin de dar respuesta a las necesidades educativas de la comunidad vallecaucana, esta sede inicio con el programa profesional de contaduría pública.
La universidad es una de las 31 instituciones en América Latina creadas por la Compañía de Jesús y una de las 114 existentes en todo el mundo, su oferta académica se encuentra distribuida entre 38 programas de pregrado, 89 especializaciones profesionales, clínicas y quirúrgicas, 36 maestrías y 8 doctorados; su grupo estudiantil asciende a los 22.000 estudiantes10.
9
PONTIFICIA
UNIVERSIDAD
JAVERIANA.
Folleto Institucional [online],
2016.
[consultado
2
Marzo 2016].
Disponible En:
http://issuu.com/oficomunicacionjaveriana/docs/puj_ezine_2014_espanol?e=4343170/7796720 10 Ibíd.
La calidad de la educación ofrecida por la institución la ubica como la primera universidad colombiana en recibir por parte del Ministerio de Educación Nacional la acreditación de alta calidad, su desarrollo investigativo le permite tener hoy en día 120 grupos de investigación en diferentes áreas del conocimiento avalados por Colciencias.
En cuanto a la infraestructura que tiene a disposición de su comunidad se encuentran 45 edificaciones construidas en 18 hectáreas, que permiten la integración de más de 210 laboratorios y talleres, centros tecnológicos y de información georreferenciada, un hospital (Hospital Universitario San Ignacio), emisora entre otros espacios permiten potencializar el proceso de enseñanza que ofrece la universidad a la comunidad colombiana.
La gestión desarrollada por la Pontificia Universidad Javeriana le permite ubicarse en el puesto 31 de las mejores universidades de América Latina, y el puesto 305 a nivel mundial, según lo establecido para el 2014 en el QS University Rankings.
4.2.1 Reseña Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J.
Gráfico 2. Reseña Biblioteca Universidad Javeriana
Gráfico: creación propia a partir de la información encontrada en la página web del RI de la Pontificia Universidad Javeriana.
4.2.2 Ficha de contextualización
Tabla 2. Ficha de contextualización RI universidad Javeriana
DATOS GENERALES DEL REPOSITORIO
Nombre Universidad Pontificia Universidad Javeriana, S.J.
Nombre Biblioteca Biblioteca universitaria Alfonso Borrero Cabal, S.J.
Fechas de creación Fecha universidad Fecha biblioteca Fecha repositorio
1 de Octubre de
1930
1950
2009
Datos del Contacto Nombre: Ana C. Neira Pineda Cargo: Jefe Sección Recursos Electrónicos - Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Correo electrónico: neira.a@javeriana.edu.co Teléfono: 3208320 - Ext.2128 Total de registros Aproximadamente 10.193 Software Dspace Formatos usados Texto: PDF Imágenes: JPEG ó PNG Audio: MP3 Video: FLV Otros: ZIP, está contemplado, pero en el momento no hay este formato Servicios del repositorio El RI ofrece estadísticas de los autores más consultados, sin embargo, no tiene una gama de servicios establecidos.
Política de preservación No está definida Restricciones de uso Se maneja la información en open Access; sin embargo, esta sin ninguna restricción para la comunidad javeriana y los investigadores. Existe información que tiene restricciones de uso establecidas directamente por el autor, por tener información sensible.
Tipo de información Está contemplada que el RI puede almacenar información en estos formatos:
-
Publicaciones periódicas
-
Trabajos de investigación (literatura gris)
-
Material audiovisual
-
Documentos históricos y patrimoniales
-
Libros
-
Tesis, disertaciones y trabajo de grado
-
Objetos de aprendizaje Sin embargo, hasta el momento la mayoría de información son tesis de grado. Metadatos Se usan de acuerdo a cada colección. Licencias Creative Commons Responsables
-
La Vicerrectoría Académica, a través de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J
-
La Dirección de Tecnologías de Información
-
La Oficina para el Fomento de la Investigación
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El Centro Ático
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El Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J.,
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La Dirección Jurídica de la Universidad
Cuadro: creación propia a partir de la información suministrada por funcionario del RI e información encontrada en la página web del RI de la Pontificia Universidad Javeriana.
5. MARCO TEÓRICO
La función de la universidad gira en torno a la docencia como proceso de enseñanza y aprendizaje, la producción de conocimiento derivado de la investigación científica y finalmente se encuentra la extensión universitaria que relaciona la docencia e investigación promocionada en acciones y/o posibles soluciones a necesidades en el entorno social11, de acuerdo a lo anterior se establece la relación entre la adquisición de conocimiento y la generación del mismo; sin embargo, es necesario hacerle una divulgación para dar a conocer los nuevos resultados o saberes.
La universidad como institución da origen a la biblioteca universitaria, es definida por la ALA como “una biblioteca (o sistema de éstas) establecida, mantenida y administrada por una universidad, para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y demás servicios”12, esta afirmación insiste en la institución de educación superior como la figura administrativa de la biblioteca, pues es a la comunidad universitaria a la que está obligada la biblioteca a servir y orientar.
La biblioteca universitaria dentro de sus funciones establece la de "hacer accesible la información de sus acervos a la comunidad universitaria y constituye un importante elemento de apoyo a la docencia y a la investigación"13, así mismo, están orientadas para ser apoyo en el desarrollo de los programas académicos que ofrece la institución de educación, la biblioteca universitaria tiene como misión en primer lugar poner a disposición de sus usuarios las colecciones de material bibliográfico relevante y acorde con los programas educativos e investigativos, en segundo lugar, está el diseño e
11 Ibíd., p4
12 MARTIN GAVILAN, Cesar. Bibliotecas universitarias: concepto y función los CRAI, En:Temas de Biblioteconomía, 16 noviembre 2008. [online], 2016. [consultado 10 Diciembre 2016]. Disponible En: http://eprints.rclis.org/14816/1/crai.pdf 13 FIGUEREDO FIGUEREDO, Ana Luisa; FIGUEREDO MATOS, Maritza de la Caridad y APONTE CABRERA, Carlos. La biblioteca universitaria y el desarrollo de la educación superior. En: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información Biblios. no 50, 2013, p. 27 -32. ISSN 1562-4730.
implementación servicios que se ajusten a la satisfacción de necesidades de información específicas de la comunidad universitaria.
Lo afirmado por Figueredo, se contemplan tres grupos de funciones de las bibliotecas universitarias: de investigación, de gestión y de difusión, en esta última se centran herramientas tecnológicas que permiten llevar a cabo la difusión de la información, existen los repositorios digitales como medio para gestionar, almacenar, preservar, difundir y proporcionar el acceso a los objetos digitales que alberga; dado que son considerados como: “archivos digitales de los productos intelectuales de carácter científico y académico, que se encuentran accesibles a los usuarios con pocas o ninguna barrera y con la característica de ser interoperables.” 14
La anterior afirmación de Figueredo permite tener ventajas en las búsquedas de la información porque no solo tienen la información base de los catálogos de las bibliotecas, sino que también tienen el texto completo, haciendo que los accesos a los mismos sean de gran importancia para el investigador.
La creciente aceptación de Internet en la sociedad y en especial en los ambientes de enseñanza (universidades) permitió una interacción e intercambio de ideas entre los miembros de diferentes instituciones académicas que ocasionó un aumento significativo en la producción científica; este aumento es un hecho importante que dio origen a la creación de herramientas que reunirán, conservarán y divulgarán con el paso de los años los avances realizados en las diferentes áreas, es aquí donde aparecen los repositorios institucionales (en adelante RI) como una de esas herramientas que conserva y pone a disposición de los usuarios la información científica.
14 FLORES CUESTA, Gilda y SANCHEZ TARRAGÓ, Nancy. Los repositorios institucionales: análisis de la situación internacional y principios generales para Cuba. En: ACIMED. Vol. 16, n 6 diciembre-diciembre 2007. [online], 2016. [consultado 26 Diciembre 2016]. Disponible En: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352007001200006
Los RI de las bibliotecas han evolucionado con las nuevas tecnologías y la función de estos cada vez es más compleja, dado que hoy existen diferentes formatos donde se almacena la información, a estos cambios los RI debe enfrentarse; por ello, se puede encontrar en la actualidad repositorios digitales pues estos tienen la tarea reunir y ofrecer acceso a la información producida en formato digital por la entidad a la que pertenecen para este caso la información académica que ha elaborado las universidades.
5.1 REPOSITORIO INSTITUCIONAL - RI
Los repositorios en la sociedad de la información entran a jugar un papel más trascendental de solo reunir y conservar documentación académica, ya que las tecnologías, la globalización e interdisciplinariedad obligan a que estas herramientas además de compilar y almacenar información, la divulguen a toda la comunidad para que las personas que deseen puedan acceder a esta en cualquier momento y desde cualquier parte; es decir ofrecer un acceso abierto y libre a la información.
La forma de almacenar los documentos ha cambiado con el transcurso del tiempo, el desarrollo tecnológico ha hecho su aporte permitiendo que hoy en día se cuenten con los RI que de acuerdo a Bustos González son “un sistema de información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción intelectual y académica de las comunidades universitarias; un archivo electrónico de la producción científica de una institución, almacenada en un formato digital, en el que se permite la búsqueda y la recuperación para su posterior uso nacional o internacional”15; como se indicó anteriormente el repositorio no solo involucra acciones de almacenamiento sino de preservación; básicamente un RI, es una colección digital que agrupa y preserva la producción intelectual de una institución universitaria. Por otro lado, se menciona que “RI a aquellos servicios prestados por las universidades, al conjunto de la comunidad, para recopilar, administrar, difundir
15 Ibíd. BUSTOS GONZÁLEZ.
y preservar la producción documental digital generada en la institución, cualquiera que sea su tipología, a través de la creación de una colección digital organizada, abierta e interoperable, para garantizar un aumento de la visibilidad e impacto de la misma.”16
Se puede precisar que no solo abarca la concepción de almacenaje o reunión de información, sino que esta información permite la creación de servicios para que los usuarios puedan acceder a la información académica de una institución que incluye la integración de material físico y digital, disponible a toda la comunidad de la institución a la cual está adscrito el RI para garantizar la evolución de producciones intelectuales de las diferentes áreas del saber.
Los RI debe concebirse más allá de un depósito de recursos de información académica, se debe visualizar como una herramienta tecnológica que contribuye con la gestión de información, el acceso a contenidos de calidad que coopera con el desarrollo de mapas de conocimiento que dan cuenta de la producción académica, de conocimiento tácito y explícito; Así mismo el RI está preparado no solo para guardar información valiosa sino para asegurar su inalterabilidad y su continuidad en el tiempo; los RI permiten un estímulo social centrado en el desarrollo de un ambiente pedagógico rico de información meritoria enfocado al uso de los usuarios internos y externos de una institución.
Características del RI
Los RI son un sistema de gestión de contenidos que crean una vía de divulgación de contenido científico representado en artículos de carácter científico, tesis, publicaciones periódicas entre otros que facilitan la visibilidad y prestigio de la universidad en un contexto nacional e incluso internacional; así mismo son espacios de interacción entre la biblioteca y el usuario por lo tanto, estos deben ser flexibles, seguros, manejar estándares y estrategias para
16 BARRUECO, José Manual y GARCIA TESTAL, Cristina. Repositorios institucionales universitarios: evolución y perspectivas. España: Universidad de Valencia, 2009. p 9. Disponible En:http://www.fesabid.org/zaragoza2009/actas-fesabid-2009/99-107.pdf
lograr que sean interoperables, agregado a que deben permitir una rápida accesibilidad, un acceso abierto “open Access” a la información.
De acuerdo con Gema Bueno “El repositorio debe ser capaz de gestionar formatos multimedia y formatos de empaquetado estandarizados, así como emplear esquemas de metadatos específicos para recursos educativos, y proporcionar múltiples formatos y métodos de distribución que multipliquen las posibilidades de reutilización y faciliten su adaptación a contextos particulares de enseñanza-aprendizaje. Además, debe permitir una gestión eficiente del control de los cambios y actualizaciones que se producen en los materiales educativos”17.
Los RI se enfrentan en la actualidad a varios retos que ofrecen la era de la información y de la tecnología, puesto que gran parte de la información va orientada a una divulgación de forma digital con ayuda de redes que permitan un ambiente interdisciplinar, multimedia donde está la participación de textos, sonido, imágenes en un solo espacio, fácil de acceder, creador de espacios para la interacción de diferentes pensamientos que contribuyan al mejoramiento de los resultados obtenidos en procesos de investigación de instituciones de educación superior.
Los RI son una herramienta que contribuye a la distribución de información académica, sin embargo, deben estar acompañados de un labor ardua de quienes lo gestionan así como en la conservación de la información, como en el diseño de estrategias de marketing que vendan este servicio de información a los usuarios, acompañado de una promoción por consultar y divulgar los trabajos, campañas que motiven a mantener los usuarios reales y atraer usuarios potenciales que hagan uso de toda la información gestionada en el RI.
Un RI requiere de la creación de criterios para la preservación de los documentos, es indispensable contar con pautas claras y definidas cuando se
17 BUENO DE LA FUENTE, Gema. Estrategias para el éxito de los repositorios institucionales de un contenido educativo en las bibliotecas digitales universitarias. En: textos universitaris de biblioteconomia i documentación, n 26 – junio 2011. Barcelona: Universidad de Barcelona. p 4.
piensa en un proyecto de preservación, las políticas sirven como insumo para que se puedan aplicar en varios sectores o de referentes para cuando se desee crear una política de acuerdo a las necesidades de una institución o unidad específica. Las políticas de preservación “son necesarias como instrumento de gestión, acuerdo y educación de las partes involucradas en el proceso y como una manera de abordar el problema de la preservación digital”18 porque involucran contenido descriptivo para quienes las implementan obteniendo una mayor compresión e interpretación de las mismas.
La anterior afirmación permite traer a colación como ejemplo la guía propuesta en la creación de la “Política de preservación para el fondo digital de la biblioteca de la Casa de las Américas”19, para la realización de esta, se tuvo que estudiar 18 políticas de preservación de documentos digitales de reconocidas universidades a nivel mundial, dado que en Cuba, país de la investigación no se conoció la existencia de instituciones que tuvieran una política de este tipo y la bibliografía perteneciente a América Latina y el Caribe también es escasa, adicional a que la bibliografía del tema en particular se encuentra en su mayoría en inglés.
Los archivos y bibliotecas nacionales de algunos países como Inglaterra, Alemania, Holanda, Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda son los que tienen mayores avances en el tema y lideran el desarrollo de políticas de preservación; en cuanto a universidades se destacan la Columbia, Cornell, British Columbia, Yale, Carolina del Norte y Stanford con la estrategia de LOCKSS; de acuerdo a los autores la Biblioteca del Congreso LC ha sido pionera como coordinadora del Programa Nacional de Preservación de la Infraestructura de la Información Digital NDIIPP.
18 MOURLOT RODRIGUEZ, Laura y HERRERA, Reina Estrella. Política de preservación para el fondo digital de la biblioteca de la Casa de las Américas. En: Ciencias de la Información. Vol. 45, n 1 enero-abril 2014. P 19-23. 19 Ibíd., Mourlot.p 22.
5.1.1 Acceso abierto – open access.
El incremento de la producción del conocimiento ha sido un movimiento que ha contribuido con la divulgación e interacción de diversos profesionales; por ello, la socialización o visibilidad de todos los resultados obtenidos luego de una investigación se apoyan en los RI para divulgarlos, acudiendo al mismo tiempo del acceso abierto; definido este último como “La disponibilidad gratuita de la literatura en internet, que permite que cualquier usuario pueda leer, descargar, copiar, imprimir, distribuir información sin ninguna barrera financiera, legal o técnica. Siendo la única restricción sobre la distribución y reproducción, la de dar a los autores control sobre la integridad de sus trabajos, con el derecho a ser citados y reconocidos adecuadamente.”20, El desarrollo de internet y otras TIC, han creado redes donde es posible dar a conocer los trabajos de una universidad, esa divulgación se debe presentar sin costo y a todo tipo de usuarios, sin exclusión permitiendo una democratización del conocimiento, de tal manera que estos puedan acceder desde cualquier parte de forma libre para luego apoyarse en esta literatura y contribuir con el desarrollo de nuevo conocimiento.
La unión del acceso abierto a los repositorios trae como resultado beneficios tanto para los usuarios que adquieren de forma rápida la información como para las instituciones que la ofrecen y para quienes la crean, es decir sus autores. En los usuarios permite una fácil búsqueda y recuperación de información, un acceso sin restricciones, entrega de alertas sobre trabajos recientes de acuerdo a los intereses particulares de estos; para quienes producen la información existe un reconocimiento mayor y un impacto de sus trabajos, dado que se puede acceder a ellos de manera sencilla; para la institución también hay beneficios como mayor cubrimiento de necesidades de información, una ampliación de servicios ofrecidos, un reconocimiento y un posicionamiento en las diferentes redes a las que pertenezca.
20 Página web: http://www.openarchives.org
La disposición de la información para los usuarios trabaja de la mano con el movimiento Open Access que tiene sus raíces basadas en un mejoramiento del acceso a la literatura científica por parte de los usuarios; por ello, ha desarrollado principalmente dos formas de aplicación una vía verde para la información pública en los repositorios y una vía dorada para las publicadas en revistas donde se paga para la publicación de la información. Las Tecnologías de Información y Comunicación ofrecen hoy un reto a los repositorios para que estos últimos creen ambientes perdurables en la conservación de la información, ya que existe el constante cambio de versiones y de tecnologías, esto crea problema de perdida de información o medios que permitan la reproducción de documentos, es decir una incompatibilidad de versiones y programas, dejando así abierto el espacio para la perdida de información científica y quitando valor a todo un proceso de investigación llevado a cabo por miembros de una institución.
5.2 INTEGRACIÓN DE LOS REPOSITORIOS CON LA UNIVERSIDAD
En la cadena educativa y de formación que desarrolla la universidad, se encuentran las bibliotecas como área de colaboración con el suministro de recursos pertinentes para colaborar en la adquisición y generación de nuevo conocimiento a todos los integrantes de la comunidad universitaria tales como docentes, estudiantes, administrativos e investigadores.
Los trabajos y productos académicos de una universidad constituyen uno de sus activos intangibles más importantes que se debe conservar con especial cuidado, para cumplir con esta tarea se ha transferido la responsabilidad a la biblioteca y con ello a los profesionales de información que dirigen los servicios ofertados por la unidad de información para ello se han apoyado de las
herramientas tecnológicas que hay en el mercado; es aquí donde hacen presencia los RI ahora digitales que almacenan todos aquellos productos académicos del desarrollo educativo de las universidades.
Los repositorios según lo afirma Díaz y Sánchez se han convertido en “el medio por excelencia para el registro, el acceso y la visibilidad de la producción científica e investigativa, generada por los académicos de las comunidades universitarias”21 convirtiéndose estas herramientas en pieza de apoyo clave en el desarrollo investigativo y el proceso de enseñanza, así como medio de divulgación para dar a conocer los avances que se realizan desde la academia en una ciencia específica, es decir la maduración de la actividad investigativa de la universidad.
La información conservada en los repositorios es la construcción y el descubrimiento de los mismos integrantes de una comunidad universitaria, en concordancia con Silva y Tomaél que expresan “lo que caracteriza a los repositorios institucionales es el hecho de ser orientados para la información producida en el ambiente de las instituciones, siendo desarrollados, implementados y mantenidos por las mismas”22; si bien la información es producida por estudiantes, docentes e investigadores de la universidad, la biblioteca como unidad de información es la encargada de su desarrollo e implementación para lograr tener disponible los documentos a los diferentes usuarios, esto con el apoyo de herramientas tecnológicas como los repositorios para garantizar su acceso y consulta en cualquier momento.
La comunicación científica de una comunidad se realiza a través de la publicación y acceso libre a los trabajos de investigación donde se narran los resultados o nuevos descubrimientos de una ciencia, por esto la inserción de
21 DIAZ RODRÍGUEZ, Yoselyn y SÁNCHEZ TARRAGO, Nancy. Propuesta para el diseño de un repositorio de tesis doctorales para el sector salud en Cuba. En: Revista Cubana de ACIMED, vol. 21, n3. 2010. p2 22 SILVA, Terezinha Elisabeth y TOMAÉL, María Inés. Repositorios institucionales: directrices para las políticas información. Consideraciones. En: Ciencias de la Información. vol. 42, n 3. Septiembre – Diciembre. 2011. p40.
las TIC han cambiado la forma de producir y difundir el conocimiento, siendo este último un aspecto relevante para la construcción de nuevo conocimiento.
5.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL EN AMBIENTES DIGITALES
La preservación documental son aquellas acciones preventivas que se realizan con el fin de garantizar el acceso a la información a largo plazo, se han empezado a tomar medidas para lograr el objetivo de mantener la información a través de los años, dado que con las nuevas tecnologías y su cambio vertiginoso la preservación se enfrenta a la desaparición o alteración de la información y de los medios de acceso, el hardware; puesto que no solo se necesita tener la información en un formato determinado, sino que implica tener los medios (dispositivos electrónicos) necesarios para poder reproducir y visualizar la información, de este modo se cumple con garantizar a su acceso.
La preservación digital la define la UNESCO como “el conjunto de los procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante todo el tiempo que se consideren necesarios”23 más adelante afirma que se requiere de la “selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado;”24 es preciso destacar el trabajo conjunto de diferentes áreas como la tecnología, los sistemas de información, de recuperación y de seguridad de la información con el ánimo de crear las estrategias que menciona la UNESCO para que contribuyan a garantizar la existencia de los documentos para futuras generaciones.
Continuando, con las directrices que ha establecido la UNESCO cabe destacar la Carta para la preservación del patrimonio digital que reconoce la
23 NOCIÓN DE PRESERVACIÓN DIGITAL. Comunicación e Información. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO. [Online] [consulado el 15 de septiembre de 2015] Disponible En: http://www.unesco.org/new/es/communication-andinformation/access-to-knowledge/preservation-of-documentary-heritage/digital-heritage/concept-of-digital-preservation/ 24Ibíd.
obsolescencia de los equipos y programas informáticos que les dan vida a los documentos digitales como otro gran problema que se debe combatir, puesto que estos desaparecen rápidamente o simplemente son remplazados por unos nuevos que no tiene compatibilidad con los anteriores.
Dentro de las medidas que se han tomado para dar frente a la preservación, se encuentra The International Researchon Permanent Authentic Records in Electronic Systems, InterPARES por sus siglas en inglés, es un proyecto que tiene como objetivo desarrollar pautas esenciales para la construcción de normas, políticas y estrategias de preservación a largo plazo de documentos digitales; esta define la preservación digital como “el proceso especifico de mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de donde residan”25 es decir, un proceso orientado a mantener la información durante las diversas etapas del ciclo de vida que pueda tener las tecnologías, el cual hace especial énfasis en que la información debe ser independiente a dichas tecnologías.
Así mismo, InterPARES sugiere una relación directa de la preservación digital con la preservación de objetos persistentes y con la preservación de documentos de archivo donde suman la auto descripción de la información independiente al equipo que conlleva a su visualización, los principios y políticas para lograr la protección del contenido intelectual de los documentos de archivo y posteriormente una preservación continua, perdurable, estable, duradera e ininterrumpida.
Algunos autores han trabajo en el tema y han dado sus conceptos respecto a la preservación digital, se trae a colación dos de los más sobresalientes Juan Voutssas y Miquel Térmens, el primero definiéndola como las “acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo es el de asegurar la permanencia y
25 International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Glosario InterPARES de Preservación Digital. Versión Beta 1.2. mayo 2011. p 41. Disponible En: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_mx_glosario_interpares_v1-2.pdf
acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema.”26
El autor se enfoca en asegurar la permanencia y acceso al contenido esto implica realizar acciones de protección y resguardo anticipados; se comparte la visión de conservar igualmente las tecnologías que permitan la lectura del contenido sin importar el soporte, formato o sistema; a la par, Voutssas resalta que en caso de deterioro o daño de alguno de los factores mencionados se debe pasar a un proceso para restaurarlos con el fin de recuperar la información y tener acceso a esta.
El autor ha trabajado a fondo el tema de la preservación documental enfocándolo a el patrimonio de una comunidad; por ello, más adelante se mencionan algunos retos que ha descubierto en su investigación que implica el tema de la preservación, estos van más allá de los factores tecnológicos y cambios presurosos de las Tecnologías de Información y Comunicación, entre los cuales se destacan los cambios culturales y sociales que se deben dar para la adaptación de medios digitales, aspectos legales y factores económicos que están formalmente ligados con lograr un proceso efectivo de preservación digital.
El segundo autor es Térmens quien ve la preservación digital como el proceso para “Asegurar el acceso y el uso futuro de los documentos digitales creados en el presente o en el pasado. A partir de las políticas de conservación y de seguridad informática que permitan su mantenimiento y uso a largo plazo”27 de manera similar el autor asocia la preservación digital con garantizar el acceso en unos años a los documentos creados; sin embargo, conviene anotar la introducción de políticas de conservación y de seguridad información, para ello se expone el siguiente grafico que expone la relación entre la información digital creada con dos etapas primordiales del proceso de preservación digital.
26 VOUTSSÁS MÁRQUEZ, Juan. Preservación del patrimonio documental en México. Universidad Nacional Autónoma de México. UNAM. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológica. 2009. p 40. ISBN: 978-607-02-0583-5. 27 TÉRMENS, Miquel. Preservación Digital. El profesional de la información. Editorial UOC. 2013. p 18.ISBN: 978-84-9029-819-0.
Gráfico 3. Concepto de preservación digital
Gráfico: creación propia a partir del concepto de Preservación Digital según Miquel Térmens.
En el grafico se observa que la información digital está representada por datos digitales que resultan ser códigos binarios que interpretan texto, imagen, sonido, etc., estos datos son almacenados en ficheros o formatos que se ajustan según la necesidad y son gestionados por medios informáticos con ayuda del software y hardware.
El software y hardware están estrechamente relacionados con un ciclo de vida limitado, calculándose así que el hardware tenga máximo cinco años de utilidad dado que se genera la introducción en el mercado de nuevos equipos más económicos y con mayores opciones que irán sustituyendo a los ya existentes, llevando a la obsolescencia de los equipos; cosa parecida sucede con el software y los formatos cuando ya no cuenta con el equipo o entorno inicialmente planteado para trabajar, este dejara de ser útil porque no se podrá reproducir su contenido.
Los cambios de software, hardware y formatos en efecto implican tener una vida limitada; pero una cosa es convivir con estas alteraciones inevitables y otra es imponer el mismo ciclo de vida a la información digital que a la información fiíscia, puesto que los datos digitales tienen una vida útil más allá que los medios tecnológicos por ello, la importancia de la preservación documental de la información digital. Térmens incluye la conservación como la elección de los aspectos necesarios para la documentación y la seguridad informática sustentada en la norma ISO 27001 de 2005 como las gestiones a seguir para los aspectos tecnológicos.
En consecuencia, de lo expuesto por los autores y lo recapitulado en las diferentes definiciones el fin último de la preservación digital es brindar todas las acciones necesarias para garantizar el acceso y uso de la información existente en un largo plazo, sin alteraciones, así como proporcionar los medios tecnológicos idóneos para su reproducción y consulta.
5.2.1 Problemas y retos de la preservación digital
La preservación de información digital se convierte tras una previa valoración en patrimonio digital, interés de toda la comunidad, por ello es importante la creación de estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas, la creación de alertas y el llamado a todos los responsables de crear políticas, es que den directrices precisas sobre la urgencia de estas estrategias; ya se
mencionaba la carta establecida por la UNESCO para concientizar de los daños irreparables que puede traer si no se toman las acciones de preservación a tiempo, claro ejemplo de esto es la perdida de información patrimonial de la humanidad; así mismo este documento resalta la responsabilidad de entidades públicas con el establecimiento de alianzas y cooperación entre instituciones, que trabajen en conjunto logrando la participación de diferentes áreas en la búsqueda de toma de medidas inmediatas que minimicen al máximo el riesgo de pérdida de información.
La preocupación e iniciativa en la toma de medidas de preservación de los documentos es un fenómeno reciente según Voutssas, se tiene una creciente generación de documentos sin garantía de poder ser consultados a largo plazo, en concordancia con lo anterior se trae la investigación desarrollada por el autor “Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental”28 tiene un marco teórico que abarca definiciones de preservación, conservación y restauración digital; así mismo ha indagado sobre los problemas que acarrea el cambio constante y la obsolescencia de la tecnología, los problemas de carácter legal en la creación y resguardo de copias para los documentos nuevos y existentes, puesto que implica tocar el asunto de derechos de autor.
En el trabajo realizado por Voutssas se menciona la necesidad de un enfoque multi y transdisciplinario de los profesionales que se ven implicados en la gestión de la información para hacerla accesible a largo plazo; también indaga como los grandes países como Australia, Canadá, Holanda, etc., diseñan programas para combatir la preservación, pero a pesar de los avances existen los países en desarrollo que todavía no han hecho mayores avances en el tema, por el contrario existen países donde ni siquiera hay un solo proyecto que se ocupe de este tema.
28 VOUTSSAS M, Juan. Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental digital. En: Investigación Bibliotecológica, vol. 23, n 49. México, 2009. p 67 – 124. ISSN: 0187- 358.
Voutssas en sus investigaciones muestra una mirada de la preservación documental donde no solo el tema de la tecnología con su avance vertiginoso es un problema, al contrario el almacenamiento, la consulta y mantenimiento de la misma tecnología dificultan llevar a cabo la tarea de preservación con eficacia, los costos que implica salvaguardar la información, la adquisición constante de nuevas tecnologías, el mantenimiento de las que ya se tienen, la capacitación y actualización de las mismas suman costos que puede ser elevados para el presupuesto asignado los RI, en muchos casos un presupuesto mínimo.
Los cambios culturales y sociales nacen a partir de la necesidad de hacer accesible la información a futuro donde se debe brindar las estrategias pertinentes para que la sociedad en general se adapte a los nuevos soportes, puesto que, si bien muchos países ya tienen en su diario vivir lo digital existen muchos otros que hasta el momento están empezando a vivir el cambio.
En sus trabajos Voutssas,29 el autor mexicano hace un llamado a reflexionar de la labor de preservar la información para hacerla accesible, es decir garantizar su acceso y usabilidad no solo para la generación actual sino para futuras generaciones ya que indica “de nada sirve preservar por preservar la información si nadie, o muy pocas tendrán acceso a ella”30 plantea el reto de como esa información en formato digital que se ha preservado va a llegar a un número mayor de usuarios, personas que requieran consultarla y hacer uso de ella.
29 Ibíd.
30 Ibíd.
6 METODOLOGÍA
El trabajo desarrollado empleó un enfoque cualitativo, el cual contribuyó a caracterizar las acciones que se están llevando a cabo en la preservación de los repositorios digitales de las bibliotecas de la Universidad del Rosario y de la Pontificia Universidad Javeriana, si bien, este enfoque según Valsilachis considera “el interés por el significado y la interpretación que el investigador debe indagar en situaciones naturales, intentando dar sentido o interpretar los fenómenos.”31
Así mismo, Cerda afirma que al indagar cualitativamente se obtendrá conceptos globales. Si bien este enfoque no requiere de expresar plenamente los resultados obtenidos mediante estadísticas o matemáticas, es necesario hacer la recolección de datos para ser analizados posteriormente, por tal motivo es necesario “utilizar los criterios de credibilidad, transferibilidad y confiabilidad como formas de hacer creíbles y confiables los resultados de un estudio.”32
El método implementado fue un estudio de caso; el cual Simons define como “una investigación exhaustiva y desde múltiples perspectivas de la complejidad y unicidad de un determinado proyecto, política, institución, programa o sistema en un contexto real. La misma integra técnicas de recolección con el fin de generar una compresión exhaustiva de un tema determinado, para generar conocimientos y/o informar el desarrollo de políticas, la práctica profesional y la acción civil o de la comunidad”33, en concordancia con Simons la investigación integró como técnicas de recolección de información la entrevista y la observación.
31 VALSILACHIS DE GIALDINO, Irene. La Investigación Cualitativa. Estrategias de investigación cualitativa. P 24. 32 CERDA G UTIERREZ, Hugo. Los elementos de la investigación como conocerlos, diseñarlos y construirlos. Bogotá: Editorial El Búho Ltda., 2° reimpresión, 2000. P 47 - 48.
33 SIMONS, Helen. El estudio de caso: Teoría y práctica. Ediciones Morata, S.L. Madrid: 2011. p42. ISBN: 978-84-7112-645-0.
En cuanto a los tipos de estudios de casos, estos pueden variar de acuerdo con su finalidad; sin embargo, se destacan los siguientes:
Estudio de caso intrínseco: cuando su inicio surgió de un interés propio o específico.
Estudio de caso instrumental: Se opta para estudiar y entender un tema o pregunta de investigación puntual de otro campo de acción. Estudio de caso colectivo: como su nombre lo indica se estudian varios casos ara hacer una interpretación colectiva de un tema o una pregunta de investigación.
El último de los estudios de casos se acopla bastante bien al tipo de investigación que se realizó porque son dos unidades de información diferentes, una el RI de la biblioteca de la universidad del Rosario y la otra el repositorio de la biblioteca de la Pontificia Universidad Javeriana; estas dos unidades se indagan dado que se quiere tener una idea general de las acciones de preservación que se implementan en los RI para conservar a futuro la información allí almacenada.
6.1 FASES DE INVESTIGACIÓN
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos se describe las siguientes fases de investigación:
Primera fase:
Revisión de fuentes de Información: La investigación se realizó por medio de fuentes primarias y secundarias de información, consultas en internet, páginas web de los RI e informes sobre los principales temas objeto de estudio. Inicialmente se hizo una revisión de la teoría para identificar las características más relevantes para la preservación de la información contenida en un repositorio digital; esto conllevo a determinar, los RI digitales, acceso abierto,
biblioteca universitaria y preservación de la información académica como principales focos de investigación.
La indagación preliminar abarcó un trabajo de observación a los RI, allí se identificaron aspectos como visibilidad, política de preservación, factores legales como son derechos de propiedad intelectual y licencias, servicios, metadatos usados, estrategias de seguridad y preservación.
Selección del caso: La selección de las instituciones se basó en El Ranking Web de RI (Webometrics), donde se identificaron los RI con mayor visibilidad. Se estableció la colaboración por parte de las bibliotecas de La Universidad del Rosario y Javeriana para el levantamiento de información quienes ocupan el segundo y tercer lugar respectivamente en el ranking nacional de RI.
Segunda fase:
Selección de la técnica y diseño de los instrumentos de recolección de información: Se hizo la selección de las técnicas de observación y entrevista semiestructurada, según Gaskella la entrevista es “un intercambio de ideas, significados y sentimientos sobre el mundo y los eventos, se explora diferentes realidades y percepciones”34, la técnica permitió una comunicación entre el estudiante y el principal responsable de la preservación de los RI, con esto se logró conocer más a fondo las acciones que se están llevando a cabo en la preservación de documentos a largo plazo.
En concordancia con el método, enfoque investigativo del estudio y técnicas, se diseñaron los instrumentos de recolección de información; para el caso de la observación se diseñó una ficha que permitió registrar la información que se encuentra en la página web de cada uno de los RI, en la cual se identificaron tres aspectos como lo fueron preservación de la información, seguridad e interfaz; cada uno con elementos relevantes como la existencia de una política
34 BONILLA CASTRO, E. y RODRÍGUEZ, P. Más allá del Dilema de los Métodos. Colombia: Norma (2005)
de preservación, uso de metadatos de preservación, migración de información, entre otros.
En cuanto a la entrevista se diseñó una guía para recopilar de forma clara, ordenada y eficaz la información suministrada por los funcionarios de los RI, esta información fue recolectada mediante un total de 26 preguntas semiestructuradas, divididas en 7 secciones, definidas de esta forma:
Aspectos generales de funcionamiento Política de preservación Aspectos tecnológicos Aspectos legales Aspectos financieros Formación y capacitación de funcionarios Recomendaciones y observaciones finales
Estas secciones reunieron preguntas pertinentes acerca de las directrices de preservación implementadas, modelos referentes en administración de RI, beneficios y ventajas de las estrategias de preservación y demás.
Aplicación: se inició con un trabajo de observación a las páginas web de las universidades, bibliotecas y repositorios, lo que permitió conocer a groso modo el funcionamiento de los RI, se obtuvo una contextualización inicial, algunas características generales en la preservación de la información, seguridad e interfaz; la información obtenida se registró en la ficha de observación (ver anexo 1 y 2).
En segunda instancia, se aplicó la entrevista a los responsables del RI enfocada en aspectos generales del funcionamiento, política de preservación, aspectos tecnológicos, legales y financieros. En el caso de La Universidad Javeriana se entrevistó a la bibliotecóloga Ana Carmenza Neira, directora de la
Biblioteca Alfonso Borrero Cabal. En cuanto a la Universidad del Rosario al Ingeniero de sistemas Humbert Alexander Garrido, Jefe de Innovación y Proyectos del CRAI; entrevistas realizadas en octubre del 2015 y enero del 2016 respectivamente. (Ver anexo 3).
Tercera fase:
Análisis de la información: Una vez recolectada la información se realizó la respectiva tabulación de los resultados obtenidos, se agrupo la información recolectada en unas redes de sentidos y categorías que permitieron establecer relaciones entre los RI indagados; lo anterior condujo a un análisis minucioso y a establecer algunas conclusiones pertinentes a todo el proceso de investigación que se llevó a cabo sobre la preservación de la información contenida en los repositorios digitales del sector universitario.
Cuarta fase:
Elaboración de recomendaciones: Luego del análisis y la construcción de las relaciones entre los resultados obtenidos, se elaboraron las acciones de mejora, estas pretenden ampliar el interés por parte de los responsables de la preservación de la información de los repositorios estudiados; así mismo estas acciones de mejora podrían incentivar trabajos futuros que quieran seguir ahondando en el tema de la preservación de la información de los RI.
7 RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Las acciones que desarrollan los repositorios objeto de estudio se registraron en un cuadro, el cual describe la información recolecta de acuerdo a los aspectos de funcionamiento, políticas de preservación, tecnológicas, legales, financieros y de capacitación de funcionarios.
Posteriormente, en el cuadro se establecen las relaciones de esta información con los referentes teóricos, con el fin de identificar las acciones que se cumplen y las que se deben mejorar, dando paso a las recomendaciones que pueden implementar los RI para la preservación de su información como la creación de la política de preservación, la realización de actividades de control y seguimiento como el caso de las auditorias, evaluación de opciones de apoyo por parte de terceros que contribuyan a fortalecer las acciones de preservación; realizar selección y valoración de la información que se quiere mantener a largo plazo y finalmente la vinculación a redes de preservación de RI.
Se deja a disposición un plan de mejoramiento, que plantea una serie de actividades que pueden llevarse a cabo en las unidades de información, de acuerdo a la disposición de recursos, tiempo y alcance determinado en cada uno de los RI. (Ver anexo 4)
7.1 ESTRATEGÍAS DE PRESERVACIÓN USADAS EN LOS RI
Tabla 3. Cuadro de estrategias de preservación usadas en los RI Universidad del Rosario y Universidad Javeriana
ASPECTOS A
EVALUAR
ESTRATEGIAS Y/O GESTIÓN RI UNIVERSIDAD
JAVERIANA
ESTRATEGIAS Y/O GESTIÓN RI UNIVERSIDAD
DEL ROSARIO
ASPECTOS
GENERALES DEL
FUNCIONAMIENTO
El RI de la universidad Javeriana tiene como objetivo dar a conocer la producción intelectual de la universidad, por ello, presta el servicio de consulta de documentos de acceso abierto de forma online, para el funcionamiento del RI se cuenta con el trabajo de ingenieros de sistemas y bibliotecólogos que permiten la interacción de este RI con otros sistemas de información que tiene a disposición la biblioteca Alfonso Borrero Cabal; para lograr el funcionamiento óptimo del RI se ha tenido como referentes el RI de la Universidad del
La universidad del Rosario mediante su RI permite acceder a la producción académica de la comunidad rosarista, así mismo tiene como objetivo almacenar y preservar dicha producción académica, para lograr los objetivos del RI se cuenta con la colaboración de los autores de los trabajos, quienes permiten dar a conocer el contenido de sus trabajos académicos mediante el autoarchivo de los documentos en el RI, y por otro lado se dispone de profesionales de tecnología y bibliotecas que contribuyen a la gestión de la
Rosario dado que es el segundo RI mejor posicionado a nivel nacional y se encuentra dentro de los primeros 20 lugares en Latino américa.
información brindada por los autores; estos últimos han realizado estudios de mercado y han tenido como referencia las estrategias usadas por RI de Europa y Estados Unidos para lograr una óptima gestión de la información en el RI de la universidad.
POLÍTICA DE
PRESERVACIÓN
El RI aún no cuenta con una política de preservación definida, dado que no se ha trabajado a fondo en el tema por el momento; para la preservación de la información se ha trabajado lo establecido por Dspace que es la plataforma que usa el RI, adicionalmente no se han realizado procesos de selección y eliminación de documentos puesto que la creación del RI tiene como fin almacenar toda la producción académica; no se tiene contemplado establecer parámetros para definir si hay documentos buenos o malos y por cuánto tiempo se deben conservar en el RI.
El RI no tiene definida una política de preservación de la información, pero se tiene estimado trabajar a mediano plazo en este tema para abarcar con lo establecido por el modelo OAIS (Open Archival Information System) iniciativa de la NASA, en la actualidad se está realizando lo ofrecido por Dspace que es la plataforma usada en el RI y se gestiona la información en formatos PDF, JPG y MP4. Los procesos de selección y eliminación de documentos no se tienen contemplados; se hace la preservación de los datos y la actualización de las versiones de la plataforma.
ASPECTOS
TECNOLÓGICOS
Para actualizaciones de Dspace, el software del RI no se tienen unos tiempos definidos, se realizan las actualizaciones de acuerdo a las necesidades; pero se han realizado dos actualizaciones de versiones (2009-2014) fuera de la inicial y la conservación de la versión anterior se realiza dependiendo el contenido. Por otro lado, se realizan back up cada 15 días en la plataforma, y se migran datos cuando se hacen actualizaciones.
Se reconoce por parte de las personas que gestionan la información del RI que la obsolescencia de los medios en cortos plazos pone en riesgo la información almacenada, al igual que el mal uso por parte de los usuarios porque estos pueden producir alteraciones en los documentos al hacer uso de la información.
Actualmente el RI cuenta con la versión estable
5.4 del software que maneja, por lo general este
se actualiza anualmente, pero se empieza hacer uso de la nueva cuando las personas que gestionan la información reconocen la nueva versión, dos meses después que la versión haya salido, es decir que estos dos meses garantizan que la nueva versión ya es estable; la versión anterior es conservada por dos meses por si se requiere en algún momento. Las copias y migración de datos se realizan según lo procesos y protocolos de la plataforma Dspace, se hace migración de bases de datos, esquema de bases de datos y scripts.
El uso de formatos no estandarizados y normalizados en el RI pueden poner en riesgo la información almacenada, dado que esto dificulta la actualización de la nueva versión del software que
permiten la visualización de la información y terminan afectando por tanto el uso de los documentos.
ASPECTOS
LEGALES
La divulgación de los documentos del RI se hace mediante la
URL
http://repository.javeriana.edu.co/, igualmente el RI es un módulo en el menú de la página web del sistema de bibliotecas de la universidad (http://www.javeriana.edu.co/biblo), para publicar los documentos en la plataforma se cuenta con la previa autorización de los autores que le otorgan un tipo de licenciamiento a los trabajos por lo general se usa la licencia Creative Commons, pero existen para algunos documentos otras licencias de uso más limitado; existe el formato No
2 en Dspace que debe ser diligenciado al
momento que los autores hacen el autoarchivo de sus documentos en el RI y para los trabajos de grado de los estudiantes existe de igual forma un
El acceso a los documentos del RI se realiza mediante la página web http://repository.urosario.edu.co/, también se cuenta con el acceso mediante enlace en la página del
CRAI
de la universidad (http://www.urosario.edu.co/biblioteca/) puesto que es una herramienta de búsqueda de información que tiene la biblioteca.
Los trabajos son publicados previa autorización y cesión de derechos del autor, existe dos tipos de licencias, una que es la establecida entre el autor y la institución (estudiantes-universidad), se encuentra el formato de autorización como anexo en el proceso de autoarchivo que realiza el autor en la plataforma Dspace y la segunda licencia es
formulario donde se obtiene el permiso de divulgación previamente.
entre el autor y el usuario, por lo general se usa creative commons, pero existen documentos que tienen algún otro tipo de restricciones que son establecidas directamente por el autor.
ASPECTOS
FINANCIEROS
El presupuesto se distribuye de acuerdo a sus necesidades y prioridades, el RI está adscrito a la biblioteca de la universidad, por tanto es la biblioteca la encargada del mantenimiento de la plataforma que usa el RI y el departamento de IT de la universidad es el responsable del mantenimiento de los servidores con los que cuenta la biblioteca para su funcionamiento y por ende el RI; dentro del presupuesto no se establece puntualmente un porcentaje para el mantenimiento del RI, por consiguiente el aspecto de la preservación de la información no es un factor destacado en la distribución del presupuesto otorgado a la biblioteca, esta distribución de recursos se realiza con base en las funciones del personal (áreas) de la biblioteca. La biblioteca asigna el presupuesto a cada área que hace parte de ella, para el mantenimiento del RI la biblioteca designa los recursos mediante el área de Innovación y Proyectos y es esta área la encarga de ejecutar, sin embargo, dentro del presupuesto general no se establece un porcentaje puntual para el funcionamiento del RI, en consecuencia la preservación de la información del RI no tiene asignado unos recursos económicos específicos.
FORMACIÓN Y
CAPACITACIÓN DE
LOS FUNCIONARIOS
La biblioteca suministra capacitaciones técnicas para los ingenieros de sistemas y capacitaciones específicas para el personal de bibliotecología; no obstante, en el tema de preservación de información digital se enfocan los ingenieros de sistemas y son ellos los encargados de la formación en el tema.
El RI encabezado por la biblioteca no tiene hasta el momento convenios con otras instituciones o pertenece a algún grupo de investigación que trabaje específicamente el tema de la preservación de la información. La biblioteca pertenece a la Biblioteca Digital Colombiana -
BDCOL.
La biblioteca establece temas de nuevas tendencias para las capacitaciones a su equipo de trabajo, se realiza capacitación específica a cada profesional y adicionalmente se participa en convenciones o congresos de temas puntuales pero de ahí a que exista capacitación o formación precisa sobre preservación de información digital no está contemplado.
El RI pertenece a la Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas - LA REFERENCIA y al Sistema Nacional de Acceso Abierto al Conocimiento - SNAAC y se tiene proyectado a mediano plazo trabajar con instituciones que trabajen con estándares de Open AIRE, puesto que por el momento no pertenecen a ningún grupo de investigación sobre preservación de información digital.
RECOMENDACIONES
DE LOS
FUNCIONARIOS DEL
RI
Los profesionales encargados de la gestión del RI consideran necesario hacer una revisión de los criterios establecidos por Dspace en cuanto a preservación para que se identifique que falencias se presentan y tomar medidas de mejora, puesto que se reconoce que la preservación contribuye a la conservación de la información a largo plazo haciendo que la información del RI tenga mayor visibilidad y se pueda lograr una evaluación de la producción intelectual que tiene la universidad.
El tema de preservación a largo plazo no es reconocido por los gestores del RI como una línea principal de la biblioteca en este momento no obstante se tiene planeado profundizar el trabajo en este tema para el año 2017; sin embargo consideran importante trabajar con la tecnología en la integridad y seguridad de los documentos, en la integridad del dato y el acceso a los documentos almacenado en el RI, esto hace que preste el servicio de consulta de información que es uno de los objetivos primordiales de la existencia del RI.
Cuadro: creación propia a partir de la información recolectada con los instrumentos de investigación.
7.2 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
a. Aspectos generales del funcionamiento
El uso de la plataforma Dspace en los RI objeto de estudio permite el manejo de código abierto, la aceptación de diferentes esquemas de metadatos y lo más positivo para la preservación es la incorporación de políticas de preservación digital a largo plazo, permiten una organización de alto nivel y el empleo de metadatos no solo Dublín Core para archivar colecciones, los RI maneja principalmente el formato PDF, y se puede acceder a través de sus páginas web, con el fin de obtener visibilidad de la función investigativa que adelanta cada universidad, aunque como se mencionó anteriormente existen documentos con restricción o embargo definidas por el autor previamente a su publicación que no serán visibles en su totalidad a la comunidad.
A diferencia de los RI colombianos, existen RI como el de la UNAM que tiene su propia Red de Repositorios Universitarios digitales (RAD), aspecto en el cual deben mejorar e integrarse a grupos y redes específicamente de preservación de RI tomando como referencia el de la UNAM; lo anterior porque se está de acuerdo con lo planteado por Luque referente a la cooperación y suma de esfuerzos para llevar a cabo un proceso de conservación y dar acceso a la información que se preserva, se resalta el trabajo sobre estudios de mercado que ha realizado el RI del Rosario, dado que ha ratificado como punto de partida algunos repositorios de Europa y Estados Unidos.
b. Política de preservación
Los RI de las universidades colombinas objeto de estudio no cuenta con un documento como política de preservación, se coincide con los resultados obtenidos en la investigación de Mourlot y Herrera, en el sentido que así como en Cuba no se conoce de la existencia de este tipo de documento en los RI analizados, en el caso de esta investigación ninguno de los RI colombianos tiene política de preservación. Por otro lado, se encuentra también coincidencia en que la creación de la política por parte de los gestores de los RI es una
necesidad, dado que se considera como guía para bridar pautas a las partes que deben intervenir en todo el proceso de preservación de la información.
El no contar con una política de preservación los RI analizados significa un avance sin bases, puesto que la política lo que permite es brindar unas pautas que se deben adaptar a las necesidades de cada unidad de información, cabe resaltar que es un documento que plasma la integración y cooperación de todos los autores con sus diferentes roles que intervienen en la gestión de la preservación de la información; los RI son pioneros en la preservación de la información en el país, no contar con una política implica no dejar insumo para futuros repositorios nacionales que quieran apoyarse o tomar como referencia las gestiones realizadas por los pioneros, es decir los RI analizados para este estudio.
c. Aspectos tecnológicos
La plataforma Dspace es la usada en ambos RI y es una de las más reconocidas a nivel mundial, pues al ser administrada por una organización sin ánimo de lucro permite la interacción con un software libre de código abierto, lo que garantiza lo planteado por Gema Bueno al afirmar que el RI debe proporcionar métodos de distribución que multipliquen su uso, al contar los RI de las dos universidades con una plataforma de código abierto, facilita la distribución y el acceso a la información allí almacenada, así mismo Dspace proporciona procesos de gestión y conservación de todo tipo de contenido digital, aunque los RI se enfoquen en tener formatos estándar para garantizar una mayor preservación.
La actualización que realiza los repositorios también contribuyen con el buen funcionamiento del mismo, pues se realizan con base a las últimas versiones ofrecidas por el proveedor del software, manteniendo por un tiempo prudencial las anteriores, esto es un punto a favor que tiene el proceso de actualización de los RI, adicional a que se realizan los back up y la migración de datos en unos periodos ya establecidos para el caso de RI de la Universidad Javeriana cada
quince días y para el RI de la Universidad del Rosario de acuerdo a los protocolos de Dspace, dichos procesos de copias permiten contribuir con la seguridad e inalterabilidad de la información y por ende una mayor preservación de la información completa para poner a disposición del usuario.
d. Aspectos Legales
Silva y Tomaél plantean como requisito del RI las diferentes licencias que se deben gestionar como son las del software, licencia para publicar y la dada por el autor, es decir la de propiedad intelectual; los RI objetos de estudios tienen ya establecido un proceso especifico que se lleva a cabo con el objetivo de cumplir con el aspecto legal de la información que se administra, existen las autorizaciones otorgadas por el autor a la institución y los usuarios – lector mediante licencia Creative Commos basada en el principio de la libertad creativa, es decir que no todos los derechos son reservados, sino algunos, así como el conferido a las plataformas donde se distribuye la información, para todos los casos Dspace que permite la parametrización de perfiles de acceso según sea el caso y que se lleva a cabo en cada uno de los RI explorados.
La información gestionada y publicada por los RI al ser de acceso abierto como lo plantean los autores, son trabajos que deben seguir siendo propiedad intelectual de los autores, condición que los RI han logrado mantener con el proceso interno establecido en cada RI, donde se le permite al autor definir el tipo de restricciones quiere para sus publicaciones, sin embargo, de acuerdo a lo planteado por Voutssas los profesionales de información hacen un trabajo de sensibilización donde se busca un equilibrio entre el autor que es quien da la información y quienes van hacer uso de la misma, puesto que el fin último es dar visibilidad a los trabajos realizados por los integrantes de las comunidades de cada RI, pero garantizando un reconocimiento mínimo por los que hacen uso de sus trabajos, reconociéndoles los derechos de autor y por ellos los RI de las universidades estudiadas brindan la opción de elegir a cada uno de los autores el nivel de acceso que quieren dar a sus trabajos.
e. Aspecto financiero
La necesidad de financiar recursos para el funcionamiento del RI tal como lo menciona Voutssas al plantearlo como un elemento importante para el funcionamiento aunque muchas veces no se tiene claramente definido un rubro para la preservación de la información del RI; los resultados obtenidos en este estudio confirman lo planteado por el autor en el sentido que los costos que implica salvaguardar la información, la adquisición constante de nuevas tecnologías, no es planteado en los elementos básicos de funcionamiento y en muchos casos es un presupuesto mínimo.
Los recursos de los RI analizados son establecidos de acuerdo al presupuesto asignado a las bibliotecas objeto de estudios y en ocasiones este no puede suplir todos los gastos que implica la ejecución de planes de preservación, por ello es importante que se gestionen acciones de cooperación tal como lo sugiere Daniel Villanueva es necesario hacer una “gestión de los recursos para hacerlos disponibles a través de la web en cualquier momento y en caso de incidentes”35, la anterior afirmación insinúa una búsqueda de recursos diferentes a los brindados por la biblioteca, algunas opciones son cooperación regional como SciELO y herramientas conocidas internacionalmente como LOCKSS, CLOCKSS y Pórtico; estas herramientas pueden ser costosas o económicas dependiendo del objetivo del proyecto de preservación que se pretenda implementar.
Una vía más hacia una buena preservación de información digital es la que implemente la UNAM con las revistas electrónicas que adquiere, donde apoya esta gestión cediendo parte de la responsabilidad a terceros, es decir una especie de póliza adicional que asegure a bajo costo el acceso a los recursos adquiridos pueden ser opciones que se pueden tener en cuenta en los RI de la Universidad del Rosario y de Universidad Javeriana, dado que en la actualidad no cuentan con estrategias de financiamiento diferentes al presupuesto que pueda distribuir la biblioteca para su total funcionamiento.
35 VILLANUEVA RIVAS, op. cit. p 15.
8. RECOMENDACIONES PARA LA PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE LOS RI
La verificación y control a los procesos que se realizan dentro de una unidad de información son herramientas que permiten identificar falencias y acciones de mejora, se reafirma lo encontrado por Miguel Térmens36 en su aplicación de auditorías, estas son instrumentos eficaces para corroborar los procesos de preservación que se llevan a cabo en las unidades de información; tanto el RI de la Universidad del Rosario como la Javeriana no manifiestan tener un programa de procesos de auditorías o verificación de que las estrategias y procedimientos diseñados para la preservación se están cumplimento a cabalidad; adicional a esto se suma la afirmación dada por Ferreras Fernández sobre que los estudios más avanzados no han logrado dar garantía cien por ciento para la preservación; es por esto, que se debe procurar que los procesos se retroalimenten unos a otros y se tenga certeza que se realizan los proceso en pro de la preservación de información almacenada.
Dado esto, las recomendaciones que se determinan son las siguientes:
a. Crear política de preservación
Los RI de las universidades colombianas objeto de estudio no cuenta con un documento como política de preservación, es importante desarrollar este tipo de instrumentos puesto que como lo menciona Mourlot y Herrera es una herramienta de gestión, acuerdo, colaboración y educación de todas las partes que participan en el proceso de la implementación de estrategias de preservación digital. La política da a conocer el rol y las responsabilidades de cada una de las personas y sectores que deben contribuir para lograr el aseguramiento de la información que se gestión en el RI a la cuál están vinculados.
Al establecer la política de preservación se sugiere que cuente con la estructura que ha sido resultado en la investigación “Política de preservación
36 TÉRMES, Op cit. p 142.
para el fondo digital de la biblioteca de la Casa de las Américas”37, dado que ha tenido la oportunidad de estudiar y analizar 18 políticas de instituciones a nivel internacional, por lo cual brinda diversas experiencias y un panorama general global de que elementos se deben tener en cuenta al momento de elaborar este tipo de políticas para los RI que se gestionan con el fin de articular su gestión con la preservación de la información a largo plazo.
El conjunto de elementos y contenidos esenciales que se sugiere incluir en la creación de la política de preservación para gestionar contenidos digitales son:
Alcance y contenido Propósito Mandato Objetivo de las actividades de preservación digital Retos de la preservación Políticas Principios generales Selección, valoración y adquisición Naturaleza de las colecciones Modelos de preservación / Estrategia Almacenamiento, duplicación y respaldos Derechos y restricciones Criterios de acceso y uso Planificación financiera Metadatos y documentación Formatos y extensiones de los documentos Funciones y responsabilidades Colaboración Glosario.
37 MOURLOT RODRÍGUEZ, Op cit.
Por otra parte, es importante que la política favorezca la longevidad de la información38, considerando elementos como:
El almacenamiento se debe realizar en formatos ampliamente usados. Se debe crear un documento que contenga las definiciones, para que el personal tenga el conocimiento de los mismos, para que usen correctamente los formatos, estándares de metadatos, protocolos y todos los elementos constructivos.
La política se debe centrar también la búsqueda y recuperación de la información preservada.
Es necesario definir los formatos de codificación de los textos, como es el caso de XML.
b. Realizar auditorias
La inspección a las actividades que se realizan debe ser constante, ya que la preservación es un proceso que requiere de controles; este control se puede ejercer mediante auditorías a los diferentes procedimientos que están implícitos en la gestión de la preservación de información digital, los RI objetos de estudio aunque ejercen inspecciones en la gestión que realizan, se sugiere la implementación de un cronograma de auditorías con una metodología más específica en el tema con el ánimo de hacer evaluación a cada parte que interviene en la preservación del RI.
Los sistemas de preservación digital son complejos y están conformados por procedimientos, controles y tecnologías que pueden estar acordes o no dependiendo la función encomendada, por ello es indispensable hacer una evaluación constante de la aplicación que se le está dando a cada uno de estos elementos y de este modo, expresar confiablemente que se gestionan RI seguros.
38 SANDI. Magda Cecilia; CERDAS LÓPEZ, Max. Lineamientos para la construcción de una política de preservación de los recursos digitales. [online], 2016. [citado 16 Abril 2016]. Disponible En: http://biredial.ucr.ac.cr/index.php/Biredial2013/ai/paper/viewFile/31/58
Las auditorias permite corroborar la buena gestión que se está llevando a cabo en los RI, cuando se habla concretamente de preservación a largo plazo, se habla de nuevas formas de gestionar, de conservación segura de información; por ende, al hacer auditorias se identifican falencias y se crean mejoras para que, si en algún momento se ven auditados para adquirir una certificación, el RI esté más cerca de dicha certificación de buena gestión y procesos con calidad.
Las auditorias se presentan como sugerencia puesto que, mediante la aplicación de estas, se puede tener un panorama actual de la gestión del RI y permite el posterior planteamiento de acciones de mejora para lograr un sistema de preservación eficaz y una gestión del RI eficiente.
Actualmente, se cuentan con diferentes metodologías de auditoria, entre las cuales se destacan:
ISO 2700039
Determinada como el conjunto de estándares que se desarrollan con el fin de proporcionar el marco de gestión para la seguridad de la información. La cual está compuesta por rasgos como: ISMS (Información Security Management System), valoración de riesgo y controles.
De esta se desprenden las series, cada una con un objetivo específico, por ejemplo:
ISO/IEC-27000. Visión general de las normas que componen la serie. ISO/IEC-27001. Contiene los requisitos del sistema de gestión de la información.
ISO/IEC-27002. Es la guía de las buenas prácticas, describiendo los objetivos de control y controles que se recomiendan en cuanto a seguridad de información.
39 INTERNACIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZACION (ISO). Gestión de seguridad informática. ISO 2700, 2013. [online] [citado 14 Abril 2016]. Disponible En: http://www.iso27000.es/iso27000.html
ISO/IEC-27003.
Describe los aspectos críticos necesarios para la implementación de la norma.
ISO/IEC-27004. Es la guía de desarrollo y utilización de métricas y técnicas de medida aplicables para determinar la eficiencia de un SGSI.
DRAMBORA 40
Método de auditoría de un repositorio digital basado en la evaluación de riesgos (DRAMBORA), la cual permite analizar el depósito digital, identificando sus capacidades, debilidades y fortaleza, conformando un sistema de auditoría. Tanto los tutoriales como la aplicación son gratuitos y fue lanzado por Digital Preservation Europe (DPE) y Digital Curation Center (DCC).
Nestor 2
Metodología de auditoría especializada en el ámbito de la preservación digital, que se usa en Alemania.
TRAC (ISO/ IEC 16363:2012)41
Es el estándar titulada “requisitos para entidades de Auditoria y certificación” la cual define los organismos que realizan la auditoria y la certificación de repositorios digitales.
c. Evaluar la opción de acceder y/o contratar servicios de
preservación digital
Los servicios de preservación digital funcionan como seguro en caso de suspensión del servicio, funcionan en servidores independientes a los propios del RI, son estrategias de preservación digital colaborativa en conjunto con otras instituciones, en varios casos sin fines de lucro lo que permite la
40 DIGITAL REPOSITORY AUDIT METHOD BASED ON RISK ASSESSMENT. DRAMBORA .[en línea], 2016. [citado 14 Abril 2016]. Disponible En: http://www.repositoryaudit.eu/about/ 41 INTERNACIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZACION (ISO). Estándar para repositorios digitales confiables. ISO 16363, 2014. [online] [citado 14 Abril 2016]. Disponible En: https://www.crl.edu/archiving-preservation/digital-archives/metrics-assessing-and-certifying/iso16363/
participación de instituciones de todos los tamaños y en otros se puede acceder mediante el pago cada cierto periodo.
Son servicios de código abierto, creados para repositorio de publicaciones Open Access, adicional permite estar involucrados en los cambios y tendencias de la industria de preservación, igualmente son modelos de negocios desarrollados bajo apoyo y colaboración bibliotecaria.
PÓRTICO42
Es una organización sin ánimo de lucro, que presta servicios de preservación digital, con el objetivo de contribuir a la preservación de la información. Inicialmente se usaba para la información de los registros o datos a nivel académico (registros y datos de estudiantes); ahora también se usa para la conversión de las bibliotecas físicas a colecciones digitales, entre otros servicios a nivel tecnológico.
Pórtico es uno de los principales servicios de la preservación digital en el mundo y dentro de las ventajas se encuentra el asesoramiento estratégico sobre el manejo y la movilidad de las colecciones a las nuevas tecnologías, en donde busca garantizar la usabilidad, la autenticidad y la accesibilidad de la información a futuro.
LOCKSS (Lots Of Copies Keep Stuff Safe)43
Es un programa de código abierto, de preservación digital de la biblioteca LED, el cual permite que las bibliotecas tengan la potestad de construir y preservar las colecciones locales, siendo un análogo de la administración de las bibliotecas físicas, pero en el entorno digital.
42 PORTICO. [online], 2016. [citado el 18 de Abril de 2016]. Disponible En: http://www.portico.org/digital-preservation/about-us/our-organization 43 LOTS OF COPIES KEEP STUFF SAFE. LOCKSS. [online], 2016. [citado18 Abril 2016]. Disponible En: http://www.lockss.org/about/what-islockss/
Las ventajas que tiene es que trabaja en red par a par con otras entidades, realizando cooperación en actividades como es el caso de detectar y a su vez recuperar documentos dañados o ausentes; por otra parte, al realizar su ejecución en código abierto y sencillo, contribuye a la reducción de costos.
CLOCKSS (Controlled Lots Of Copies Keep Stuff Safe)44
Entidad sin ánimo de lucro, que contribuye a las editoriales académicas y bibliotecas, tener la posibilidad de tener sostenibilidad en el almacenamiento y preservación de los documentos; dado que, compara las publicaciones que administra contribuyendo a que no se encuentren copias de las mismas; también otorga acceso perpetuo a los usuarios calificados permitiendo mantener una relación comercial estable entre las bibliotecas y los editores.
Se debe mencionar que contribuye a la migración continua a los formatos tecnológicos actuales, para minimizar los problemas de acceso a la información por obsolescencia de los formatos.
d. Hacer selección y valoración de información
La selección de información para conservar es un proceso que está fundamentado en el Art.7 de la Carta para la preservación del patrimonio digital, en este se hace énfasis en “seleccionar los elementos que debe conservarse” puesto que reconoce no es realista querer preservar todo, por ello, es necesaria hacer la selección de información para preservar a largo plazo, aunque las instituciones deseen hacer la preservación de todo lo almacenado en su RI, es necesario reformular cómo se está haciendo la conservación de la información, existen documentos que no requieren ser preservados por siempre y para siempre; se sugiere hacer una revisión y
44 CONTROLLED LOTS OF COPIES KEEP STUFF SAFE. CLOCKSS. [online], 2016. [citado18 Abril 2016]. Disponible En: https://www.clockss.org/clockss/Home
determinar unas pautas que permitan realizar valoración y selección a la documentación almacenada en el RI.
El tema de la preservación digital va más allá de servidores y software donde se almacenan documentos, la preservación incluye el reconocimiento de los tipos de documentos a preservar, los formatos y las tecnologías que se van a usar para responder al acceso permanente a pesar del cambio vertiginoso de las TIC.
e. Vincularse a Redes de RI
Las redes de RI tiene como objetivo integrar, difundir, preservar y dar visibilidad a la producción científica académica de una comunidad, encontrar soluciones a las diferentes problemáticas que supone lograr una adecuada preservación de información es más sencillo cuando se trabaja en conjunto con otras instituciones, por ello se sugiere la oportunidad de vincularse o asociarse a redes especificas en RI y preservación digital.
En la actualidad se cuenta con varias organizaciones mundialmente reconocidas que han creado proyectos de participación colectiva e incluso han fundado redes para tales fines.
Algunas redes que trabajan sobre el tema son:
LA REFERENCIA: Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas.45
Es un buscador regional que reúne los repositorios de ocho países de América Latina: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, El salvador, México y Perú, en el cual se pueden encontrar tantos artículos científicos, tesis doctorales y de maestría.
45 LA REFERENCIA: Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Científicas. [online], 2016. [citado 18 Abril 2016]. Disponible En: http://lareferencia.redclara.net/rfr/buscador-regional
REMERI: Red Mexicana de Repositorios Institucionales46
La Red Mexicana de Repositorios Institucionales (REMERI), tiene por objeto crear una red interconectada de repositorios digitales instituciones de educación superior (IES) en México, con la finalidad de integrar, difundir, preservar y dar visibilidad a su producción científica, académica y documental, así como también, incorporarse a redes o directorios de repositorios internacionales para fomentar la colaboración y apoyar el acceso y la divulgación de contenidos de acceso abierto.
REMERI en su origen está formado inicialmente por las siguientes instituciones de educación superior: UASLP, ITESM, UAEH, UAEMEX, UDG, UDLAP.
46 REMERI. Red Mexicana de Repositorios Institucionales. [online], 2016. [citado 18 Abril 2016] Disponible En: http://www.remeri.org.mx/portal/acerca.html
9. CONCLUSIONES.
La preservación es un tema que hasta hace poco ha empezado a ser explorado, aunque se reconocen avances debido a la existencia de una conciencia y/o preocupación por parte de algunas instituciones, aún no se pueden establecer estrategias idóneas a seguir, hacen falta estandarización en los contenidos, elementos y procedimientos mínimos que debe abordar una institución para garantizar el acceso a la información a largo plazo.
La falta de planificación a mediano plazo es un tema que debe ser abordado lo antes posible, se requiere tomar estrategias para hacer la planificación de un sistema de conservación no solo a corto plazo, es necesario hacerlo a mediano y largo plazo desde ahora, pues el incremento de tecnologías hace más difícil el trabajo de garantizar que la información sea accesible a largo plazo; se requiere realizar procedimientos de preservación documentados y el establecimiento de funciones específicas para cada parte implicada en garantizar la información a largo plazo.
La visibilidad académica que puede representar un RI bien gestionando, contribuye al buen nombre y reconocimiento de toda la institución como tal a la que pertenece dicho RI, se aumenta el posicionamiento tanto de la universidad, como de la biblioteca universitaria, la red a la que está adscrito, y para los autores supone una satisfacción mayor al ser visibles sus contenidos en la web.
Un RI no sería mayor recurso solo por su hardware y software y las tecnologías usadas para la gestión de la información almacenada en el mismo; aunque, estos elementos son fundamentales también se
requiere de la participación de la comunidad al cual le sirve la información del RI, la cual consulta sus documentos, a la cual le brinda respuestas gracias a su contenido bien gestionando y de fácil acceso. La visibilidad del RI representa la gestión que realiza la biblioteca, la aceptación y el apoyo de la comunidad que tiene acceso.
El tema de preservación por ser algo reciente, aún no llama cien por ciento la atención de las instituciones que gestión información en formato digital, por el contrario, se puede evidenciar que hay instituciones que buscan optar por soluciones tradicionales, ambiguas y poco acordes a las respuestas que realmente se quieren. De no poner en ejercicio estrategias congruentes con el tema, representaría probablemente la perdida de información valiosa para comunidades enteras.
Las conclusiones se dan en general para las dos universidades dado que ninguna tiene la política de preservación y de esta, parte las mejoras y actividades que pueden desarrollar, para contribuir con el mejoramiento y la administración de la documentación e información.
10. ANEXOS
10.1 ANEXO No 1. Ficha de observación RI Biblioteca Alfonso Borrero
Cabal – Pontificia Universidad Javeriana
FICHA DE OBSERVACIÓN
OBJETIVO:
Identificar cuantos y cuales elementos básicos tiene el repositorio institucional de los aspectos sugeridos.
INSTITUCIÓN:
RI Biblioteca Alfonso Borrero Cabal – Pontificia Universidad Javeriana
ASPECTO
ELEMENTO
CUMPLE
NO CUMPLE
PRESERVACIÓN
DE LA
INFORMACIÓN
Tiene política de preservación
X Tiene procedimientos de gestión de cada colección X
Cuenta con una infraestructura para la preservación de la información X
Identifica que colecciones serán mantenidas a largo plazo
X Tiene tiempos de retención establecidos X
Renovación del soporterefreshing X
Hacen Migración de información X
Emulación de información
Plan de contingencia X
SEGURIDAD
Procesos de autenticación
Control de acceso X
Usan metadatos de preservación
X
INTERFAZ
Diseño X
Idiomas
X Ayudas para realizar búsquedas sencillas X
Ayudas para realizar búsquedas avanzadas X
10.2 ANEXO No 2. Ficha de observación RI E-ducUR – Biblioteca – CRAI -
Universidad del Rosario
FICHA DE OBSERVACIÓN
OBJETIVO:
Identificar cuantos y cuales elementos básicos tiene el repositorio institucional de los aspectos sugeridos.
INSTITUCIÓN:
RI E-ducUR – Biblioteca – CRAI -Universidad del Rosario
ASPECTO
ELEMENTO
CUMPLE
NO CUMPLE
PRESERVACIÓN
DE LA
INFORMACIÓN
Tiene política de preservación
X Tiene procedimientos de gestión de cada colección X
Cuenta con una infraestructura para la preservación de la información X
Identifica que colecciones serán mantenidas a largo plazo
X Tiene tiempos de retención establecidos
X Renovación del soporterefreshing X
Hacen Migración de información X
Emulación de información Integración de sistemas X
Plan de contingencia X
SEGURIDAD
Procesos de autenticación X
Control de acceso X
Usan metadatos de preservación
X
INTERFAZ
Diseño X
Idiomas
X Ayudas para realizar búsquedas sencillas X
Ayudas para realizar búsquedas avanzadas X
10.3 ANEXO No 3. Formato de Entrevista
FORMATO DE ENTREVISTA
DATOS DE LA ENTREVISTA
LUGAR Y FECHA
DURACIÓN
Hora de inicio
Hora de finalización
OBJETIVO
Conocer desde su experiencia laboral que acciones y/o estrategias se están implementando para la preservación de la información almacenada en el repositorio digital institucional.
METODOLOGÍA:
La entrevista será aplicada a profesionales que trabajen y tengan experiencia en la administración de repositorios digitales universitario, se reunirán tanto el entrevistado como el entrevistados para llevar a cabo la actividad.
OBSERVACIONES
PRELIMINARES
DATOS DEL ENTREVISTADOR
NOMBRE
Sandra Milena Campos y Yamile Barragán Montero
INSTITUCIÓN
Universidad de La Salle – Programa de Sistemas de Información y Documentación
TRABAJO DE
INVESTIGACIÓN
Acciones y gestiones en la preservación de los repositorios digitales de las bibliotecas universitarias. Estudio de caso de La Universidad del Rosario y de la Universidad Javeriana en Bogotá – Colombia
OBJETIVO
Conocer desde su experiencia laboral que acciones y/o estrategias se están implementando para la preservación de la información almacenada en el repositorio digital institucional.
DATOS DEL ENTREVISTADO
INSTITUCIÓN
NOMBRE
CARGO
PROFESIÓN
SECCIÓN DE PREGUNTAS
Aspectos generales del funcionamiento ¿Qué servicios presenta el repositorio de la institución donde usted labora?
¿Qué tipo de profesionales trabajan en el repositorio digital que administran?
¿Qué actividades, procesos, programas o proyectos tienen en la actualidad para la gestionar la información del repositorio institucional?
¿Qué modelos de repositorios digitales institucionales han tenido presentes para la administración y funcionamiento del repositorio que usted gestiona?
Política de preservación ¿Tienen definida una política de política de preservación para la información del RI y hace cuánto la crearon? ¿Qué políticas establecen para la preservación de la información que esta almacenada en el repositorio? ¿Qué directrices de preservación tuvieron en cuenta para la creación de la política de preservación? ¿Desde su experiencia ¿qué aspectos ha observado usted que se ponen en riesgo la información almacenada en el repositorio?
¿Se hace selección y eliminación de contenidos, cada cuánto?
¿Qué tipos de contenidos y bajo qué condiciones se seleccionan para preservar a largo plazo? Aspectos tecnológicos ¿Cada cuánto actualizan el software o los medios (equipos) tecnológicos que utilizan en los repositorios digitales?
¿Por cuánto tiempo conservan el software o los medios (equipos) tecnológicos una vez hacen la renovación de los mismos?
¿Hacen migración de datos, como hacen este proceso?
Aspectos legales ¿De qué manera pueden tener acceso otros usuarios a la información almacenada en el RI?
¿Cómo y bajo qué condiciones de uso (licencia) adquieren los permisos de los autores para publicar y divulgar los trabajos?
Aspectos financieros ¿Quién asigna el presupuesto para el mantenimiento del RI?
¿Dentro del presupuesto de la biblioteca, se estipula el valor designado para la preservación de la información del RI?
¿Qué porcentaje del presupuesto de la biblioteca se asigna para el mantenimiento del RI?
Formación y capacitación de los funcionarios ¿Qué tipo de capacitaciones se llevan a cabo para profundizar los conocimientos en la preservación de la información almacenada, cada cuanto las realiza y quien es el responsable de gestionarlas?
¿Cada cuánto asisten o participan en capacitaciones sobre preservación de información digital? Tienen convenios o trabajan en conjunto con otras instituciones para la preservación de la información almacenada en el RI Pertenecen a algún grupo de investigación o asociación que trabaje en la preservación de información. Recomendaciones y observaciones finales ¿Qué recomendaciones daría para que la biblioteca y/o universidad tenga en cuenta para la preservación de la información a largo plazo?
¿Cómo funcionario responsable de la gestión del RI? ¿Qué dificultades afronta el RI para logar una preservación ideal de la información almacenada? ¿Qué beneficios o ventajas cree usted que tiene implementar estrategias de preservación de la información almacenada en los RI?
¿Quiere usted adicionar algo más que considere que hace un aporte importante al objetivo de la investigación?.
10.4 ANEXO No 4. PLAN DE MEJORAMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO
ACCIONES
DE
MEJORA
TAREAS
RESPONSABLE
FECHA DE
INICIO
FECHA DE
TERMINACION
RECURSOS
FINANCIACION
INDICADOR
DE
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
DE
SEGUIMIENTO
BENEFICIOS
A. creación de política de preservación digital Analizar el contexto general del RI *Analista * * * * Matriz DOFA Responsable de RI Tener claridad sobre las fortalezas con las que cuenta el RI, para seguir manteniéndolas y renovándolas; por otra parte, identificar las amenazas para poder mitigar *Auxiliar * * * *
Establecer elementos que se van a incluir en la política de preservación digital
* Responsable de
RI * * * * Matriz de elementos de la política Grupo interdisciplinar Tener establecidos los elementos que debe contener la política Diseñar el documento de la política teniendo en cuenta las recomendacion es dadas y los elementos establecidos
* Responsable de
RI * * * * Borrador de la política de preservación Grupo interdisciplinar Crear un documento inicial de la política para ser valorado y evaluado por los responsables del RI y el grupo interdisciplinar * grupo interdisciplinar * * * * Divulgar y aplicar la política de preservación digital
* Responsable de
RI * * * * Evaluación de los usuarios Grupo interdisciplinar Conocimiento de la política por parte de la institución y usuarios B. Plan de auditorias Diseñar plan de auditorias
* Responsable de
RI * * * * Plan de auditoria Grupo interdisciplinar Establecer criterios a auditar
Crear lista de chequeo interno que le permitan evaluar las acciones de mejora desarrolladas
* Responsable de
RI * * * * Lista de chequeo de seguimiento Responsable de RI Hacer una auditoria interna, donde se identifique el avance en los procesos de acceso y preservación Establecer cronograma de auditorias
* Responsable de
RI * * * * Cronograma de auditorias Grupo interdisciplinar Conocimiento y programación de las personas que van a atender las auditorias Hacer las auditorias
* Responsable de
RI * * * * Informe de auditoria Grupo interdisciplinar Permite identificar puntos positivos y negativos del proceso de preservación digital Establecer acciones de mejora
* Responsable de
RI * * * * Plan de mejoramiento Grupo interdisciplinar Garantiza un mejoramiento continuo Hacer seguimiento a las acciones de mejora
* Responsable de
RI * * * * Informe de auditoria Grupo interdisciplinar Garantiza un mejoramiento continuo
C. Evaluar la
opción de Acceder y/o contratar Servicios de Preservación Digital Estudio de viabilidad para contratar servicios de preservación digital
* Responsable de
RI * * * * Estudio de viabilidad Grupo interdisciplinar Se identificará si es viable o no para la institución contar con estos servicios Establecer ventajas y beneficios
* Responsable de
RI * * * * Matriz Grupo interdisciplinar Resulta un análisis para evaluación de costos vs beneficios Evaluación de propuestas de servicios de preservación digital
* Responsable de
RI * * * * Concepto del grupo interdisciplinar Grupo interdisciplinar Sí, es viable permite identificar cual es el servicio que más se adapta a las necesidades del RI D.
Hacer selección y valoración de información Diagnosticar cantidad de documentos a valorar *Analista * * * * Tabla de valoración documental Responsable de RI Conocer el volumen de información al que se le puede hacer el proceso de valoración Definir criterios de selección y valoración *Analista * * * * Tabla de valoración documental Responsable de RI Tener estandarizados y claros los criterios que influyen en que un documento se preserve o no.
Seleccionar documentos a preservar y establecer tiempos de retención *Analista * * * * Tablas de Retención y Valoración Documental Responsable de RI Disminución de elementos a preservar tiempo indefinido o total E.
Vinculación a redes de RI Estudio de redes de RI *Analista * * * * Cuadros comparativos de RI Responsable de RI Conocer que redes de RI existen a nivel nacional e internacional y definir a cuál o cuáles pueden vincularse Hacer la solicitud de vinculación *Analista * * * * Formato de vinculación RI Responsable de RI Garantizar el proceso de vinculación y hacer una solicitud formal Participar en la red de RI
* Responsable de
RI * * * * Vinculación a las Grupo interdisciplinar Nuevas experiencias y conocimientos de estrategias de preservación digital a largo plazo Nota aclaratoria:
Los campos con * no son posibles definir con certeza, dado que se desconoce los recursos y el tiempo que pueda disponer cada RI para la realización de la propuesta que se presenta, por tanto quedan de forma indefinida dichos valores.
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Cita: Campos González, Sandra Milena, Barragán Montero, Yamile Astrid (2017), Acciones y gestiones en la preservación de los repositorios digitales de las bibliotecas universitarias: estudio de caso de la Universidad del Rosario y de la Universidad Javeriana en Bogotá, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26150