Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

1-1-2016

El papel del profesional de la información en el acceso a la El papel del profesional de la información en el acceso a la información en la administración pública colombiana información en la administración pública colombiana Norma Constanza Tovar Santos Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Tovar Santos, N. C. (2016). El papel del profesional de la información en el acceso a la información en la administración pública colombiana. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/130 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

EL PAPEL DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA

TOVAR SANTOS NORMA CONSTANZA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ

2016

EL PAPEL DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA

TOVAR SANTOS NORMA CONSTANZA

Trabajo de grado para optar por el título: Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Tutora:

IRENE SOFIA ROMERO OTERO

Ph.D. Información y documentación en la sociedad del conocimiento

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ

2016

DEDICATORIA

A Dios, por todas las bendiciones dadas y por cruzar en mi camino a las personas indicadas para cumplir este logro profesional.

A mi familia, a mi vale por animarme en todo este proceso y a mi hija mi motivación más grande, que bendición tener esta unión familiar y amores tan especiales. A mis Padres por su apoyo, confianza y paciencia en esta etapa.

AGRADECIMIENTOS

A los tutores quienes en el transcurso de mi investigación aportaron sus conocimientos, en especial a: Irene Romero por su orientación y ánimo para culminar este trabajo de grado. A las personas que hacen parte de las Subdirecciones de la Dirección del Archivo de Bogotá, por su disposición, información y colaboración en el trabajo de campo.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 7

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 8

2. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 9

2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 9 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 9

3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 10

4. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 12

4.1 PERFIL DEL PROFESIONAL ...................................................................................... 12 4.1.1 Elaboración del perfil ................................................................................................ 13 4.1.2 Desarrollo del perfil ................................................................................................... 14 4.1.3 Áreas de competencia .............................................................................................. 16 4.1.4 Perfil del profesional de la información ...................................................................... 18 4.1.4.1 Tipos de Competencias del profesional de la información ...................................... 19

4.2 TENDENCIAS EN LOS PERFILES DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN ....... 23

4.2.1 Formación del profesional de la información ............................................................. 27 4.2.2 Oferta Educativa del Profesional en Información en América Latina ......................... 28 4.3 EL PROFESIONAL EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN ........................................ 30 4.4 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO ....................................... 31 4.5 ACCESO A LA INFORMACIÓN ................................................................................... 34 4.5.1 Indicadores de acceso .............................................................................................. 36 4.5.2 Mecanismos de acceso............................................................................................. 40 4.5.3 El acceso a la información como derecho ................................................................. 42 4.5.4 Principios de acceso a la información como derecho ................................................ 43 4.6 LOS MANUALES ......................................................................................................... 44 4.6.1 Manual de procesos y procedimientos ...................................................................... 44 4.6.2 Manual de funciones ................................................................................................. 45 4.6.2.1 Análisis de cargos .................................................................................................. 46

5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 48

5.1 Identificación del Objeto .............................................................................................. 48 5.2 Recolección de información e Instrumentos ................................................................. 48

5.3 Población y muestra: ................................................................................................... 48 5.5 Presentación de Resultados: ....................................................................................... 49

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ............................................................................... 50

7. PROPUESTA DE MEJORA ........................................................................................... 63

8. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 66

9. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 67

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 68 LISTA DE ANEXOS ........................................................................................................... 72 Anexo 1: Guión de la entrevista ......................................................................................... 72

LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Competencias clave……………………………………………………………………..20 Tabla 2: Estructura del manual…………………………………………………………………...46 Tabla 3: Sugerencias……………………………………………………………………………...55 Tabla 4. Propuesta funciones según el cargo………………………………………………….64

INTRODUCCIÓN

En los últimos días la información ha sido considerada como el resultado de la actuación transparente de los gobiernos y proveniente del poder público, de la participación de la gente en los diferentes procesos que afectan la vida de una sociedad. Por tanto, el manejo de la información se constituye en un elemento fundamental para las dinámicas entre la sociedad, la gente y el Estado pues la evolución de los entornos, las nuevas tendencias tecnológicas y los recursos de información se han modificado. En estos procesos indudablemente el profesional de la información junto con las organizaciones públicas adquiere un compromiso de participación y se constituyen en un medio entre la sociedad y los ciudadanos, al ser los encargados de apoyar y de acercar la información entre unos y otros1; en un país basado en la cultura de transparencia y acceso a la información donde los órganos deben facilitar a los ciudadanos las consultas de información, porque a través de ella se muestra su actuación con la gestión administrativa institucional.

En virtud de lo anterior, en este estudio se analizó el desempeño del profesional de la información, teniendo en cuenta los cambios y la globalización actual en el que éste profesional debe amoldarse a nuevos escenarios, diferentes al que ya estaba adaptado, en base a las capacidades y resultados requeridos para un desempeño exitoso. Para ello es necesario que las organizaciones cuenten con instrumentos actualizados que permita identificar las funciones y perfiles de cada cargo, teniendo en cuenta las competencias corporativas, procesos y procedimientos de los mismos, de acuerdo al trabajo que realizan. Según lo expresado por la Constitución Política de Colombia, a partir de los procesos de participación activa, el profesional de la información en la gestión pública, la importancia y transparencia de los archivos se convierten en fuentes de información para la comunidad y por tanto, es importante analizar si los profesionales ayudan en la tarea de gestionar la información que está a su disposición.

1 TEJADA, Carlos. El profesional de la Información y el Bibliotecarios Universitario Siglo XXI. Madrid, 2003. 597p.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El perfil del profesional de la información ha respondido a un esquema común, pero la demanda de la información de las organizaciones, el desarrollo tecnológico la revalorización de la información es uno de los grandes cambios experimentados del siglo XXI que exige la formación de nuevos profesionales que den respuesta a la necesidades que ello implica; como lo afirma Allendez Patricia2, estos cambios platean la necesidad de mostrar en sociedad la relación a sus nuevas funciones y destrezas “el gestor de la información”, un nuevo perfil profesional en el que no solo utilice la tecnología del mundo globalizado sino que, en su reconocimiento dé relevancia a la gestión de documentos y competencias involucradas directamente en las funciones y tareas que realizan. Así posibilitar herramientas a los usuarios que les permitan el acceso y la participación ciudadana.

Nuevo restos en los que, no sólo es haber terminado con éxito una carrera sino, es importante conocer el papel del profesional de la información y su participación, sus características personales, laborales y profesionales que favorezcan su desempeño, la gestión de los servicios y el acceso a la información. Ya que, al no ser administrados convenientemente se constituyen en elementos y causas diferenciadoras que dificultan la administración pública, problemas de pérdida y desaparición de archivos y su acceso. Por tanto, el perfil del profesional de la información debe transformar el modelo de gestión de la información a través de mecanismos, sistemas y cumplimiento de requerimientos específicos de desempeño que permitan la optimización, efectividad de los procesos, servicios, uso y gestión de la información que está a su disposición3.

Por otra parte, se presentan grandes diferencias del profesional de la información en el desarrollo de la actividad profesional, de acuerdo a las funciones que se llevan a cabo en los procesos de la gestión de documentos, aplicados en las diversas situaciones que se puedan encontrar en el archivo pues, el no tener los manuales, cargos y funciones actualizados trae una serie de consecuencias como, desorganización de los procesos, descontrol de las funciones de cada empleado, funciones no acordes con el cargo establecido, aumento de la carga laboral y decadencia en sus labores para los trabajadores, por ello la importancia de definir perfiles que se relacionen con la actividad profesional. De hecho los profesionales en la gestión de la información son esenciales, y deberían ser reinventados4. Con el fin de mejorar procesos y ubicar la persona correcta en el puesto de trabajo correcto.

Profesionales que permitan impulsar el desarrollo, crecimiento y mejoramiento de la organización, en una época en que más que acumulación de información se necesita aprender cómo utilizarla y acceder a ella donde el profesional ejerza un papel crítico e innovador en el manejo integral de la información para optimizar procesos a través de su desempeño en una sociedad cambiante de información para los procesos de administración, gestión de lo público y acceso a la información bajo dos aspectos comunidad en general y el profesional. Por lo anterior, surge el siguiente interrogante de investigación: ¿Cómo ha sido el papel del profesional de la información frente a la administración pública en las Subdirecciones de la Dirección del Archivo de Bogotá, en relación a su gestión documental y al acceso a la información?

2 ALLENDEZ, Patricia. El impacto de las nuevas tecnologías en la competencia laboral del bibliotecario siglo XXI [En línea]. 2004. Disponible en: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=16101701 3 Libro Blanco: Las Competencias Profesionales del Bibliotecario Documentalista en el Siglo XXI. Madrid. 2004. 4 SLA. Competencies for Information Professionals of the 21st Century Revised edition. [En línea]. Disponible en: http://www.sla.org/about-sla/competencies/

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

 Analizar el perfil del profesional de la información y el desempeño de sus funciones en relación a la gestión administrativa pública y al acceso de la información que ofrecen a sus usuarios en el Archivo de Bogotá, específicamente en el área de: Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y Subdirección Técnica de esta institución.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar los procesos y los procedimientos del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) que se emplean en la gestión de los documentos, su archivo, manejo de la correspondencia, el acceso y la difusión de la información.

 Analizar los cargos que existen actualmente, la ejecución de sus actividades y funciones laborales dentro del área indicada, teniendo en cuenta los aspectos generales, específicos y transversales del perfil del profesional de la información.

 Realizar una propuesta del perfil según el cargo, para contribuir con el desempeño de éstos profesionales de acuerdo a las demandas reales del mercado laboral.

3. JUSTIFICACIÓN

En la práctica real del profesional, se hacen necesarios modelos de reflexión del proceso formativo de los futuros profesionales hacia la información, su desempeño e información precisa y actualizada según su cargo, funciones, procesos y procedimientos herramientas fundamentales que deben ejecutar en las organizaciones para ello, es necesario identificar competencias o características particulares relacionados con la actividad profesional a partir de la práctica laboral, de la experticia de unos y otros, requerida frente a los cambios de la tecnología, métodos, técnicas, normas y su influencia.

Los diferentes ámbitos del desempeño laboral demandan perfiles de alto nivel debido a las nuevas tecnologías que implican modificar el personal vinculado a los archivos abarcando aspectos como competencias, perfiles, formación, cargos, niveles de desempeño, requisitos específicos, etc.; teniendo en cuenta que los archivos no solo custodian y se relacionan con el buen manejo de la información sino que, al estar conectados con el conocimiento, poder, credibilidad, confianza entre otros, las organizaciones hacen todo lo posible por mantener la información, aun la más trivial, en secreto. Con este análisis se pretende mejorar las condiciones de trabajo, prestación de servicios del profesional de la información y la transformación cultural en los archivos y en los diferentes ámbitos del desempeño laboral del personal vinculado a ellos, como verdaderos constructores de una ciudadanía participativa y exigente con sus órganos gobernantes5.

Actualmente se ha logrado que la sociedad esté más acostumbrada a contemplar a los archivos como verdaderos centros de información y no como las bodegas de documentos donde terminaban sus días los “papeles muertos” (concepción mencionada antiguamente, para describir despectivamente a los documentos que ya no se utilizaban); cuando son la evidencia palpable de las acciones de gobierno, de la rendición de cuentas, para bien y para mal, como prueba real y veras de los procesos realizados en su administración, estas normas y políticas de transparencia y acceso a la información pública han venido a fortalecer esta misión social de los archivos como constructores de ciudadanía, despertando igualmente el poco interés que existía por parte de las administraciones hacia el mundo archivístico6. El análisis del contexto profesional de la carrera desde todos sus campos de acción, permitió identificar en su desempeño las funciones principales de cada área, la revisión de su entorno y organización del trabajo, pues mediante su buen manejo se favorece la transparencia de la gestión y se facilita la lucha contra la corrupción, tal como se manifiesta en el proyecto de Ley 146 de Transparencia y Acceso a la Información7; por esta razón el compromiso del profesional de la información consiste en contribuir a la identificación y transformación de la cultura social, en los procesos de administración, gestión de lo público y acceso a la información.

5 La corrupción en los Archivos. [En línea]. 2010. Disponible en: http://www.documentalistas.org/formacion/archivos.php 6 Corporación Transparencia por Colombia, La Transparencia como categoría de trabajo. Documento Interno. Bogotá. 2005. 7 PROYECTO DE LEY 146 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION. Ponencia 2011. http://transparenciacolombia.org.co/Portals/0/descargas/Ponencia_acceso_a_la_info_marzo.pdf

Un estudio realizado por María Elena Trujillo da parte de la debilidad de los profesionales de la información frente a las nuevas formas de búsqueda, distribución y administración de la información con relación directa de los cambios de la tecnología, las dinámicas mundiales, los nuevos procesos, las normas y exigencias de organismos internacionales que invitan hacia la satisfacción de las necesidades informacionales de los diferentes usuarios. Frente a estas dificultades se pueden mencionar aspectos de impotencia profesional relacionados con falta de reconocimiento de los mismos profesionales, definición de los perfiles profesionales de acuerdo a los cargos a desempeñar y actividad profesional, ausencia de claridad de los procedimientos o procesos, que están en movimiento continuo. Razón por la cual se exige la necesidad de identificar cual es el papel del profesional de la información frente a la administración pública en la gestión de la información, teniendo en cuenta el servicio profesional, así como la democratización de la cultura y la normativa legal de acuerdo a las situaciones y tendencias actuales.

4. MARCO TEÓRICO

En la estructura del presente trabajo se ampliaron los temas en: la primera parte se presenta el perfil profesional, las competencias generales, específicas y transversales del profesional de la información así, entender las características propias del profesional de la información en la segunda parte se analizan paralelamente el entorno educativo y organizacional, la formación ofrecida y las expectativas de los empleadores del país, finalmente una tercera parte se revisará el acceso, el manejo, la administración de la información y el cumplimiento en lo normativo, pues se plantea una ineludible responsabilidad desde el mismo Estado, las instituciones, la academia y los profesionales de la información, por ello es importante su actuación y su papel con la información.

4.1 PERFIL DEL PROFESIONAL

Los perfiles profesionales evolucionan y cambian según la demanda ocupacional y social, por tanto, son dinámicos ya que pueden identificar espacios y condiciones disponibles para desarrollar estrategias y acciones de acuerdo a las necesidades sociales, la determinación de las acciones generales y específicas que desarrolla un profesional en las áreas o campos de acción (emanados de la realidad social y de la propia disciplina). Todo esto en conjunto, definido operacionalmente, delimita un ejercicio profesional, compuesto tanto por los conocimientos, habilidades como por las actitudes y competencias.

De la misma forma, la determinación del perfil del profesional es parte importante del diseño curricular, esto obedece a lo que se plantea en el plan de estudios donde se identifican el conjunto de capacidades y competencias que el profesional debe asumir en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades en determinada profesión.

En la actualidad se ha determinado que una de las etapas de la metodología del diseño curricular consiste en la delimitación del perfil o modelo del egresado o del profesional. En este último caso afirma Frida Díaz Barriga, que, "además del saber, el saber hacer y el ser del futuro profesional, el modelo debe definir una visión humanista, científica y social integrada alrededor de conocimientos, habilidades destrezas, actitudes y valores” donde el profesional realizará su actividad, los principales ámbitos de su labor, poblaciones y beneficiarios de su quehacer profesional.

De esta manera, el perfil profesional se convierte en un insumo indispensable para el diseño y selección de las estrategias de enseñanza–aprendizaje, donde las metodologías de enseñanza promueven en el estudiante el desarrollo de capacidades, competencias, habilidades importantes para la toma de decisiones, resolución de problemas y situaciones que son propias del contexto laboral. Con un compromiso social y colectivo, estrechamente relacionada con el aprendizaje permanente en una época en que más que acumulación de información se necesita aprender cómo utilizarla y acceder a ella. Éste conjunto posibilita la adquisición, selección de conocimientos apropiados a las oportunidades que se vive y evitan que se conviertan en desinformados por falta de comprensión.

Así mismo, en el entorno del perfil profesional es importante tener en cuenta el sistema educativo expresado desde las bases curriculares, las cuales parten de la identificación y formulación de las capacidades profesionales que se encuentran en la base de las competencias profesionales que deben orientar los procesos formativos, unido al acceso, uso del conocimiento y la información, dominio de procedimientos y aplicación de criterios de responsabilidad social, relacionadas con las actividades y situaciones de trabajo para indicar el resultado a alcanzar en el proceso de enseñanza-aprendizaje para transferir y hacer evolucionar sus competencias con relación a nuevos contextos y exigencias de su vida profesional.

4.1.1 Elaboración del perfil

En cuanto al informe de UNESCO (2013) hace énfasis en nuevos enfoques adoptados en los sistemas educacionales, programas de formación, avances de distintas aplicaciones de la formación en base a competencias, lo cual ha demandado renovaciones del currículum, tendiendo al aprendizaje no solo de contenidos, sino fundamentalmente de un saber-hacer8. Una nueva visión de la educación cívica que requiere generar competencias, como una manera de educar para ser y saber hacer. Igualmente relaciona la educación superior puntualiza en la necesidad de fomentar una educación superior pertinente y de calidad, para lo cual es preciso considerar las exigencias de la sociedad y contar con profesionales competentes y éticamente comprometidos con un desarrollo humano incluyente.

A su vez la Asociación de Bibliotecarios Especiales (SLA) formuló competencias profesionales, personales y básicas9 relacionadas con: el dominio especializado sobre el contenido de los recursos de información; la habilidad para evaluar y filtrar éstos críticamente; el conocimiento del tema apropiado al trabajo de la organización o del cliente; el manejo de los servicios informativos que son convenientes, accesibles, efectivos y están alineados con la dirección estratégica de la organización y la instrucción y el apoyo excelentes que deben dársele a los usuarios de la biblioteca y los servicios informativos.

La metodología en la elaboración del perfil es hacer seguimiento de egresados que dé cuenta de la actualización de los planes de estudio y de la evaluación de su impacto social; el análisis del plan vigente y los estudios de tendencia profesional y social que permitan observar los avances y cambios que se han dado y se pueden seguir dando en la por ello hay que tener en cuenta10: creación de un mecanismo institucional, marco conceptual y marco referencial. Si bien es cierto como lo indica Lina Escalona, la elaboración de éste perfil tiene gran diversidad de características culturales, educativas y sociales, entre otras; y que cada país se rige bajo una normatividad educativa específica dentro de la cual se encuentran inmersas las diferentes instituciones educativas, donde es necesario dar respuesta a un mundo global en el que las tecnologías de la información y la comunicación y los cambios sociales, económicos y políticos

8 UNESCO. Situación Educativa de América Latina y el Caribe.

9 SLA. Competencies for Information Professionals of the 21st Century Revised edition. [En línea]. 2003. Disponible en: http://www.sla.org/about-sla/competencies/ 10 ESCALONA, Lina. Hacia el establecimiento del perfil del bibliotecólogo a nivel Iberoamérica. México: UNAM, 2008. 71p.

exigen que los profesionales de información demuestren sus capacidades en cualquier unidad o sistema de información del mundo.

Asimismo, en la elaboración del perfil de profesional es necesario fijar las metas que se quieren alcanzar en relación con el tipo de profesionales que se intenta formar cuales son las habilidades y conocimientos que poseerá al egresar de la carrera de acuerdo a los objetivos que debe alcanzar el profesional e igualmente es importante la organización y estructuración curricular, con base en los conocimientos y habilidades específicos que contienen el perfil profesional organizados en base a las áreas de conocimiento, temas y contenidos. Para después estructurar y organizar estas áreas de temas y contenidos en diferentes alternativas curriculares de esta manera seleccionar la más adecuada.

4.1.2 Desarrollo del perfil

Hoy en día las tendencias en las que se convive: la globalización de los mercados, del comercio, de los viajes y de la información; el aumento de la competencia, la aparición continua de innovaciones y tecnologías, que provocan cambios muy rápidos, la desintermediación, en la búsqueda de información, en la adquisición de productos o servicios y la existencia de mercados han generado saturación de información, puesto que se ha pasado de una situación de escasez de información a una de abundancia de información. Por ello no se trata sólo de recolección y recuperación de información, sino de la gestión de activos e identidades digitales para eso es necesario formar a las comunidades, cada vez más diversas, cada vez más multiculturales.

Como resultado de aprendizaje que un proceso formativo debe garantizar para que una persona pueda demostrar en el trabajo desempeños competentes se formulan capacidades profesionales como:

El profesional se desarrollará en contextos siempre específicos que presentan exigencias y expectativas de distinto alcance que pueden ser asumidas de formas y con capacidades diferentes en esto, es importante la bases curriculares institucionales que permiten definir el perfil del profesional que forma y certifica competencias específicas desarrolladas en su educación así mismo la acreditación del conjunto de capacidades profesionales para el perfil profesional que permiten obtener amplia flexibilidad para el diseño de alternativas de formación que contempladas en los entornos del país.

Un perfil bien definido debe tener la suficiente claridad y precisión para que pueda evidenciar cómo será el desarrollo del profesional, pues debe garantizar la educación permanente, la formación constante y los principios básicos como su adaptación, eficiencia, estrategias, actualización y estabilidad que contribuyen en el desempeño y proyección hacia el futuro pues debe ir adaptándose según se modifican los elementos que lo definen y que mantienen relación con el perfil la realidad cambiante11:

 Las necesidades sociales  Las prácticas profesionales  Las disciplinas implicadas

11 DÍAZ Barriga, Frida y Rigo, M.A. Formación docente y educación basada en competencias. México, UNAM. p. 17-44.

 Los alumnos, docentes y directivos  Análisis del mercado  Opinión de especialistas externos

Por tanto, en esta construcción del perfil profesional el currículo no es fijo, ya que está basado en necesidades que pueden cambiar y en avances disciplinarios, lo que hace necesario actualizar el currículo de acuerdo a las necesidades actuales y adelantos de la disciplina contribuyen a la precisión de los problemas profesionales que ha de enfrentar el profesional que egrese de la carrera, por ello la importancia de su evaluación continua antes y después de, ya que sus resultados conducirán a la elaboración de un programa de reestructuración curricular.

Las capacidades que se desarrollarán a lo largo de su formación son las que se requieren para desarrollar las competencias identificadas en el perfil profesional y para transferir y hacer evolucionar estas competencias con relación a nuevos contextos y exigencias de su vida profesional, por ello se entrelaza con la elaboración de las bases curriculares pues éstos se desarrollan en términos de las capacidades que se ponen en juego en el desempeño y que el sistema educativo debe garantizar en entornos adecuados de aprendizaje, un proceso formativo que implica capacidades profesionales que permitan:

• El desempeño con relación con problemas específicos del campo profesional. • Contextualización en función de la realidad social y productiva en los procesos de aprendizaje.

• Resultados evaluables Estas capacidades permitirán seleccionar contenidos y diseñar estrategias didácticas para la formación de las capacidades profesionales, selección de contenidos, diseño de actividades formativas no solo para obtener una calificación profesional, los módulos son unidades de enseñanza-aprendizaje organizados en función del desarrollo de aquellas capacidades que se movilizan en las situaciones y actividades identificadas en las distintas áreas de competencia del perfil profesional para la resolución de problemas propios de la práctica profesional, por lo tanto, organizan conocimientos y saberes provenientes de los distintos campos disciplinarios a través de actividades formativas que integran la formación teórica y la formación práctica en función de las capacidades profesionales que se proponen desarrollar.

Los componentes del perfil y la práctica profesional, coinciden en la especificación de las habilidades, acciones, tareas y actividades con base a su desempeño profesional: • Necesidades detectadas a las cuales tratará de dar solución.

• El mercado ocupacional potencial • Investigación para detectar posibles actividades

Igualmente, en el desarrollo del perfil existen otros componentes del perfil profesional son: la especificación de las actitudes y valores, y las poblaciones en las que laborará el profesional, a esto se suma que las necesidades cambian con el tiempo, avances disciplinarios, mercado ocupacional se modifica y las actividades profesionales varían. Por tanto en su desarrollo es

importante la evaluación del perfil creado debe realizarse a partir de los elementos que lo definen y continuidad con la etapa de la fundamentación del proyecto curricular, así como por su vigencia; teniendo en cuenta la definición de las competencias profesionales requeridas por el mercado laboral actual, constatar posibles tendencias en los roles y perfiles de profesionales de la información, y los requisitos específicos que pueden constituir novedades y evaluar si los mencionados roles y perfiles existentes y cuál es la demanda de formación.

Además, el perfil profesional se compone del dominio de competencias y su desempeño, teniendo en cuenta que éstas están conformadas por capacidades que se asocian a la práctica que realiza cada profesional que en varios casos dichas competencias son en función del ámbito sobre el cual ejerce su acción recursos humanos, tecnológicos, financieros etc., que encierran competencias cognitivas, interpersonales y procedimentales de trabajo en equipo, aunque se distinguen competencias transversales o genéricas que permiten el análisis de tareas esenciales en el trabajo reflexivo y crítico de la comunidad académica y laboral.

Razón por la cual, es necesario que el profesional de la información transforme el modelo de gestión de la información a través de mecanismos, sistemas y servicios eficientes que permitan contribuir en la construcción de una atención adecuada de las solicitudes y requerimientos de los ciudadanos es decir, profesionales que les ayuden en la tarea de utilizar y gestionar la información que está a su disposición12, de hecho como señala la misma SLA en la era de la sociedad de la información y el conocimiento, los especialistas en la gestión de la información son esenciales, y añade, si no existieran deberían ser reinventados13.

Por tal razón el papel del profesional de la información en el acceso es de suma importancia y se deben aprovechar las oportunidades que en este momento se están generando para poder explotar sus actividades tradicionales, así como las de reciente creación; si no se aprovechan pronto otros profesionales tomaran las riendas. Es decir un cambio de imagen del profesional de la información para poderse integrar en el ambiente institucional o corporativo actual, en el que predomina la interacción con otros profesionales y la tecnología14, si bien es cierto lo más característico del proceso de la globalización con respecto al derecho de la información es el tratamiento de esta como mercancía acompañado de la evasión de la responsabilidad social por parte los grupos empresariales productores de información.

4.1.3 Áreas de competencia

Las áreas de competencia se construyen y reconstruyen a partir de su interacción con el medio que debiera estar en permanente proceso de revisión crítica y de recreación junto con el análisis de las bases curriculares en las distintas áreas profesionales involucradas actualmente en las propuestas formativas, así lograr que se potencialicen con las sucesivas experiencias

12 Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación. Libro Blanco Op. cit. 13 Special Libraries Association SLA. Op. cit.

14 TURNBULL, Federico. Retos y Oportunidades para el bibliotecólogo ante las nuevas tecnologías. México. p 264.

educativas institucionales para desempeñarse en los diferentes ámbitos que hacen a la vida humana, se pueden identificar15:

 Competencias intelectuales: procesos para representar ideas, conceptos, imágenes que permiten el desarrollo analítico y creativo.

 Competencias prácticas: se refieren a un “saber hacer”, es decir a una acción.  Competencias interactivas, sociales: implica participación social y su liderazgo, es decir, la capacidad de enseñar y de aprender con otros.

 Competencias éticas: son las rectoras para distinguir las implicaciones del resultado en la toma de decisiones.

 Competencias estéticas: Distinción de los valores y los condicionamientos sociales y culturales.

La determinación de competencias profesionales se debe construir en cada área conjunta con los entornos laborales y de la formación, mediante el análisis de actividades laborales y la evaluación de la profesionalidad del desempeño, por ello en la formación se identifican las capacidades que se encuentran en la práctica profesional que conducen al desarrollo de las mismas. Con el fin de obtener competencias para resolver problemas en un mundo cambiante y su capacidad de aprender de las nuevas situaciones que pueda enfrentar; analizando competencias, alcances del ejercicio profesional, la elaboración de las bases curriculares capacidades que se ponen en juego en ese desempeño y que el sistema educativo debe garantizar en entornos adecuados de aprendizaje.

Es así que las estrategias para la elaboración del perfil profesional se revalorizan teniendo en cuenta las actividades profesionales de acuerdo al ámbito en el que se desempeñará, definir los estándares para evaluar su desempeño, alcances y condiciones del ejercicio profesional en que se desenvuelven sus actividades16 delimitando:

 Áreas de Competencia: análisis del campo profesional y sus funciones fundamentales para garantizar su área ocupacional.

 Subáreas de competencia: análisis de los procesos, procedimientos y medios de producción involucrados en las áreas.

 Actividades: que se debe desarrollar en su práctica profesional en las Subáreas según las fases de cada proceso así delimitar los alcances de las competencias. Es decir, un perfil profesional con una metodología que contemple según Frida Díaz Barriga: su elaboración, investigación de los conocimientos, técnicas y procedimientos aplicables en la resolución de problemas, áreas en las cuales se puede desempeñar y sus funciones potenciales, población donde podría laborar su evaluación y resultados de la integración de estos elementos determinados, por ello es importante establecer las necesidades del ámbito en el que elaborara el profesional a corto y largo plazo, situando la carrera en una realidad y en un

15 Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación. Libro Blanco. Op. cit.

16

MINISTERIO

DE

EDUCACIÓN

NACIONAL.

Competencias Laborales.

[En línea].

Disponible en:

http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-93963.html

contexto social analizando un mercado ocupacional mediato o inmediato para el profesional pues esto constituye la base del proyecto curricular, esto determina el perfil del egresado y la conformación del plan de estudio.

Para este nuevo escenario cambiante, en el que existe la necesidad de introducir elementos nuevos de carácter actitudinal como complemento al conjunto de conocimientos que ha de tener un profesional asimismo las competencias son base para la gestión de personal, recursos humanos entre otros; con el objetivo de mejorar los servicios a los usuarios, es decir perfiles profesionales que den respuesta efectiva a las exigencias del mercado y a la sociedad distinta desde el punto de vista económico, por el control y manejo de la información elementos claves para favorecer el desarrollo y la innovación.

En consecuencia, la información y sobre todo el conocimiento, se convierten en un nuevo recurso en las organizaciones es el recurso estratégico que destaca en protagonismo frente al resto, el buen uso de la información garantizará a las organizaciones ocupar un lugar privilegiado en una sociedad altamente competitiva, ya que es el fundamento para innovar y para continuar aprendiendo por lo tanto, ante un cambio de paradigma que se hace presente tanto en las estructuras industriales como en las relaciones sociales se necesitan mecanismos, servicios, sistemas y profesionales que les ayuden en la tarea de gestionar la información que está a su disposición.

4.1.4 Perfil del profesional de la información

Debido a la demanda de la información de las organizaciones, el desarrollo tecnológico, la revalorización de la información es uno de los grandes cambios experimentados del siglo XXI que exige la formación de nuevos profesionales que den respuesta a la necesidades que ello implica; como lo afirma Allendez Patricia17, estos cambios plantean la necesidad de los profesionales de la información de mostrarse en sociedad con un nombre más significativo con relación a sus nuevas funciones y destrezas “el gestor de la información”, un nuevo perfil de profesional que utilice la tecnología del mundo globalizado para posibilitar que los usuarios cuenten con herramientas para desarrollarse en la recuperación de la información que permitan el acceso y la participación ciudadana.

Es un proceso formativo que está involucrado no solo a la formación de valores, la adquisición de habilidades y conocimientos si no a la preparación del desempeño en sus labores diarias con el uso adecuado de las tecnologías como objetivo fundamental en el aprendizaje en un conjunto de habilidades, competencias y conocimientos que permiten el reconocimiento de la necesidad de la información, la optimización de procesos de producción, búsqueda, obtención, evaluación, utilización de la información y explotación máxima de las herramientas tecnológicas y fuentes de información en el aprender a prender e interacción con la información durante toda la vida. La Special Libraries Association (Asociación de Bibliotecas Especializadas) lo define de la siguiente manera:

17 ALLENDEZ, Patricia. El impacto de las nuevas tecnologías en la competencia laboral del bibliotecario siglo XXI. [En línea]. 2004. Disponible en: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=16101701

“Un Profesional de la Información (PI) usa estratégicamente la información en su trabajo para cumplir con la misión de su organización. El PI logra sus resultados a través del desarrollo, despliegue y administración de recursos y servicios informativos. El PI utiliza la tecnología, como una herramienta critica, para lograr objetivos. Los PI’s incluyen, pero sin estar limitados a: bibliotecarios, administradores de conocimiento, responsables de información, jefes de información, desarrolladores de páginas web, corredores informativos y consultores.”18 Que exige el conocimiento y dominio de estrategias y herramientas informáticas, administrativas, tecnológicas y humanas por parte del profesional de la información, no sólo deben hacer más eficientes los servicios de información, sino que deben potenciar y ampliar los mecanismos y alternativas para la recuperación, catalogación e indexación de este valioso recurso que es pertinente e importante para cumplir las necesidades que requiere la comunidad de usuarios , por lo que las unidades de información han adquirido un carácter crucial para el desarrollo de la economía, la ciencia y la investigación del país y del mundo, aspectos que atañen a la actual formación del profesional de la información en las áreas: técnica, tecnológica, investigativa, humanística, administrativa y servicios de esta manera no solo conocerlas si no mejorar las necesidades de información.

Áreas en las que el Profesional de la Información debe usar estratégicamente la información para lograr resultados a través del desarrollo, expansión y administración de recursos y servicios informativos, utiliza la tecnología, como una herramienta critica, para lograr objetivos e incluye la capacidad de adaptarse a la evolución acelerada de su entorno y servir de enlace, guía y orientador de sus usuarios finales en cuanto al manejo y aprovechamiento de las nuevas herramientas de acceso lo conforman como profesional que tiene ante sí nuevos retos en la introducción de las concepciones en la actividad de acuerdo a la necesidad de sustituir la imagen distorsionada del profesional de la información, por una nueva, acorde con el desarrollo de los nuevos tiempos.

Por estas razones para el profesional de la información debe tener conocimientos básicos en diversas áreas y cultura general, ser buen comunicador, tener capacidad para trabajar en equipo y formación de liderazgo para hacer sus unidades más competitivas, puesto que las organizaciones y sus miembros tienen más información, más conocimientos, más tecnologías, mayor facilidad de acceso a la información actualizada por tanto necesitan mecanismos, servicios, sistemas y profesionales que les ayuden en la tarea de gestionar la información que está a su disposición.

4.1.4.1 Tipos de Competencias del profesional de la información

En la literatura aparecen múltiples y variadas conceptualizaciones de competencias, como consecuencia de los distintos orígenes profesionales de los autores del área de Bibliotecología, Archivología y Ciencia de la Información, las diferentes interpretaciones, las distintas maneras de entenderlas y definirlas así lo reconoce Cuesta cuando plantea que: “no hay consenso acerca de la concepción de gestión de competencias, eso influye su condición de intangible, por su enfoque y lo reciente de su incorporación al campo de la gestión empresarial”.

18 ABELS, Hielen. Competencias para profesionales de la información del siglo XXI. [En línea]. 2003. Disponible en: http://www.sla.org/documents/competencias_espanol.doc

También, aparecen de manera explícita, aunque en menor medida: las capacidades, las destrezas, las aptitudes, los rasgos de la personalidad, los atributos y la experiencia. En algunos se habla de la motivación, los valores y los saberes. Autores como Cornella, Vieira da Cunha, Barber, Pirela y Peña, son algunos de los muchos que se han referido a las competencias basándose en diversos enfoques para clasificarlas.

Por ejemplo para Díaz Barriga y Rigo (2002), las competencias intentan relacionar la teoría con la práctica en el ámbito pedagógico, puesto que se busca elevar los niveles de desempeño en el mercado laboral, un conjunto de características cognoscitivas, procedimentales y actitudinales de la profesión y del nivel educativo. Competencias que requieren la combinación de habilidades, conocimientos y conductas importantes para el éxito de una organización, la realización personal y el desarrollo profesional de una carrera.

En el análisis del alcance del derecho y acceso a la información requiere que los profesionales desarrollen competencias que les permitan ejercer una misma función productiva en numerosos contextos logrando altos niveles de calidad, sujeto a la aptitud de poder adquirir y desarrollar conocimientos, habilidades y capacidades que se reflejan en el saber, el hacer y el saber hacer entre los principales objetivos al respecto se pueden contar los siguientes19:

-

Transparentar la gestión pública

-

Fortalecer la relación de confianza entre gobierno y gobernados

-

Poner a disposición de las personas información que le sirva para ejercer sus derechos políticos y que mejore su calidad de vida

-

Legitimar la acción del gobierno, de los representantes populares, de cara a la sociedad

-

Identificar las fortalezas y debilidades del Estado a través del escrutinio ciudadano Si bien es cierto el acceso a la información implica nuevas habilidades dentro de las llamadas competencias clave o genéricas, necesarias para el desempeño ocupacional como herramientas de acceso a la información para los nuevos retos a afrontar, en ellas se incluyen otras competencias, aunque se presentan diferentes posturas e interpretaciones, existe la coincidencia en las siguientes competencias:

Tabla 1. Competencias clave

- Reunir, analizar y organizar ideas - Aprender a aprender

- Resolver problemas - Usar información y Tic’s

- Comunicar ideas e información - Planear y organizar ideas

- Utilizar ideas, conceptos matemáticos - Trabajar con otros y en equipos

- Conocimiento de la organización a la que pertenece la unidad de información.

Fuente: Adaptado por la autora.

19 CANO, Luisa. La participación ciudadana en las políticas públicas de lucha contra la corrupción. 2008. [En línea]. Disponible en: http://www.scielo.org.co/pdf/espo/n33/n33a7.pdf

Las definiciones de las competencias para el profesional de la información han sido un tema que diversos autores del área de Bibliotecología, Archivología y Ciencia de la Información han abordado con interés, ya que el enfoque de competencias está tomando otro impulso a partir las presiones de la sociedad global y las estructuras productivas, comunitarias y socio-culturales; las cuales se traducen en la necesidad de ser profesionales cada vez más comprometidos con la excelencia, la calidad, la productividad y el desarrollo humano integral20 significa saber procesar y utilizar la información crítica en un contexto la información crece exponencialmente. Como se ha mencionado existen iniciativas para definir las competencias de los profesionales de la información se generan en tres espacios distintos y convergentes a la vez: un nivel político, un nivel profesional y un nivel educativo; la Special Library Association, publicó Competencies for Information Professionals of the 21st Century, allí menciona cuatro competencias principales21:

• Gestión de Organizaciones de Información.

• Gestión de Recursos de Información.

• Administración de los Servicios de Información.

• Aplicación de Herramientas y Tecnologías de la Información.

A su vez menciona la importancia de las competencias profesionales, personales y las básicas, con el objetivo de primar la definición de competencias de cada nivel de actuación para un perfil profesional, en vez de considerar únicamente las funciones vinculadas a un puesto de trabajo en constante cambio pues el entorno, las herramientas y los recursos de información han evolucionado y se han multiplicado. Y cada vez exigirán contribuciones positivas a las organizaciones y clientes así demostrar el valor y la viabilidad de la profesión pues también reconoce y se adhieren a la ética de la profesión.

Las Competencias personales o genéricas: Vinculadas a aspectos relacionados con la actitud, determinadas habilidades y con la comprensión de la realidad22:  Conocimiento de la organización a la que pertenece la unidad de información  Comprensión y percepción de la unidad de trabajo  Aprendizaje continuo  La adaptación al entorno  El trabajo en equipo y la integración en equipos multidisciplinares  Habilidades comunicativas  Compartir conocimiento  Cooperación y no competencia  Excelencia del servicio

20 DÍAZ BARRIGA, Frida. Op. cit.

21 Special Libraries Association SLA. Op. cit.

22 LLUÍS Salvador Ugalde. Perfils professionalsigestió per competències a les biblioteques publiques. BID: textos universitarios de biblioteconomía i documentació, no. 11 2003. [En línea]. Disponible en: http://www.ub.es/bid/11salvad.htm

 La potenciación de los valores éticos

Las competencias profesionales específicas: Dependiendo del sector en el que trabaje cada profesional se definirán las competencias profesionales específicas que completaran el perfil más adecuado para cada actividad. La SLA en su estudio Competencies of Information Professionals23 establece cuatro grandes grupos de competencias profesionales de información:

 Gestión de las unidades de información: Orientar en la dirección estratégica de la organización a la que pertenece, planificación de los servicios de información efectivos, análisis de mercado, constituir el equipo de trabajo Y evaluar la gestión de la información y hacer visible el valor añadido que aporta la unidad de información a la organización.  Gestión de recursos de información y documentación: Gestionar el ciclo de vida de información incluye las actividades propias del proceso técnico, aplicación de normativas, y desarrollo de los instrumentos implicados de acuerdo a las necesidades de los usuarios, qué información es perdurable y necesaria cual se conserva, en qué soportes si tenemos en cuenta que el espacio también es un factor crítico.  Gestión de servicios de información: Garantizar que los servicios cubren las necesidades de información de los usuarios, la efectividad de los mismos de acuerdo al grado de satisfacción y utilización de los usuarios.

 Aplicación y aprovechamiento de la tecnología: Identificar las herramientas tecnológicas disponibles y adecuadas, proveer de acceso a los recursos disponibles uso y aplicación de éstas.

Dichas competencias se transmiten en la formación universitaria a partir de que es imprescindible lograr en los estudiantes los conocimientos, habilidades y actitudes pertinentes a lo que necesita la sociedad teniendo en cuenta diferentes ámbitos: los profesionales de la información, los docentes y los estudiantes aún más cuando su actuación profesional ha cambiado en el cursar del tiempo y su labor alcanza cualquier instancia donde se genere, cree, manipule y se acceda a la información puesto que el profesional de la información deja de ser intermediario entre la información y el usuario para convertirse en agente de la formación a lo largo de la vida para generar resultados en la sociedad.

De esta manera los profesionales de la información, no solo deben dominar conceptos, modelos, normas y experiencias en competencias informacionales además de, dominar los conceptos propios del mundo de la información, sus procedimientos y valores, la selección, evaluación, integración, uso y comunicación ética de la información y una autoformación constante y continuada, pues la sociedad impone que los profesionales de la información sean competentes en información y aprendan a enseñar competencias informacionales lo que conlleva a ampliar la dimensión educativa, colaborar en la formación de competencias y contribuir a que la formación de los egresados corresponda con un mercado cada vez más exigente.

23 Special Libraries Association SLA. Op. cit.

4.2 TENDENCIAS EN LOS PERFILES DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN

El perfil de los profesionales de la información ha respondido a un esquema común, pero la demanda de la información de las organizaciones, el desarrollo tecnológico la revalorización de la información entre los cambios, que exige la formación de nuevos profesionales que den respuesta a la necesidades que ello implica; asimismo, sus tareas enfocadas en el aspecto técnico y difusión de la información, según Cornella, la labor del profesional de la información se centraba en la “conservación” de la documentación, quien realizaba tareas de almacenamiento y catalogación, pero cuando la información se consideró como una fuente de valor para la organización, el rol del profesional de la información se tornó dinámico y adquirió mayores matices su evolución e “imagen” se ha transformado, ahora es un profesional de la información, y su nombre toma distintas denominaciones: bibliotecólogo, gestor de información, gestor del capital intelectual, entre otras acepciones.

Tradicionalmente las actividades documentales se han centrado al manejo de documentos impresos por medio de una típica administración de unidades de información, ha tenido que replantear su estructura de operación frente a la aplicación de nuevas tecnologías, donde tanto la información como el profesional en información adquieren más valor y responsabilidad del profesional en su quehacer diario frente al entorno social y las comunidades de usuarios demandantes de información, para Rivas Fernández24 éste es el especialista de información no se ha vuelto obsoleto, sino que actualmente se enfrenta al reto de asimilar un conflicto de papeles adecuando las técnicas que domina, debido a las nuevas tecnologías. Tiene que conjugar tres roles: servidor, facilitador y agente de cambio.

Los profesionales de la información han sido uno de los grupos laborales más sensibles a los cambios tecnológicos, por las funciones propias de su actividad; los perfiles profesionales de la información tienden a diversificarse cada día más, debido al aumento, variedad de medios tecnológicos y a las nuevas demandas de las organizaciones y la sociedad, aunque ha ido evolucionando debido a una constante inserción y adaptación a los reclamos de la sociedad y a la era informacional sus roles y servicios se han modificado junto a los avances tecnológicos que multiplican las posibilidades de producción y distribución de información. Esto exige el perfeccionamiento de los mismos a través de diseños metodológicos en las herramientas y sistemas que ello implica, en los cuales el profesional de la información debe ser el líder en las transformaciones en la educación, la cultura, los sistemas que se desarrollan. Por lo tanto debe trabajar en forma interdisciplinaria, con los otros profesionales, aportando sus conocimientos de organización y gestión de los recursos informativos, como lo afirma Allendez Patricia25, estos cambios platean la necesidad de que el Archivista-Bibliotecario muestre en sociedad con un nombre más significativo con relación a sus nuevas funciones y destrezas “el gestor de la información”, un nuevo perfil de profesional que utilice la tecnología del mundo globalizado para posibilitar que los usuarios cuenten con herramientas para desarrollarse en la recuperación de la información que permitan el acceso y la participación ciudadana.

24 RIVAS, José. La gerencia de información: El caso de los archivos. En: Revista Biblios. 2003 N°4. [En línea]. Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=16101605 25 ALLENDEZ, Patricia. Op. cit.

Ante esta situación, en la que los gobiernos, empresas y otros grupos de intereses cuentan con centros y profesionales que no dudan en deformar la información para utilizarla en su beneficio, por ello la importancia de mantener las unidades de información que cuenten con los recursos necesarios para velar por el interés común con profesionales excelentes técnica y éticamente, que contrapesen el poder que la tecnología brinda a quienes velan por sus intereses individuales o de grupo.

Si bien es cierto el profesional de la información, al constituir el imprescindible puente entre los suministradores y los usuarios de la información, un puente cuyo soporte son las llamadas nuevas tecnologías de información y comunicación, se encuentra en medio del complejo mundo de las competencias laborales; por ende, su capacidad, comportamiento, características, desempeño y exigencias, destrezas, actitudes, aptitudes, valores y conocimientos se reevalúan constantemente, pues en la actualidad se reconoce el papel preponderante que asume la información como nuevo recurso y factor económico, donde tanto la información como el profesional en información adquieren más valor y responsabilidad en su quehacer diario frente al acceso a la información y al entorno social y las comunidades de usuarios demandantes de información donde es necesario desarrollarlas.

Desde sus inicios, la labor del profesional de la información ha sido indispensable para los diferentes sectores de la sociedad: sobre la privacidad, seguridad y derechos de autor además de tener las habilidades, las destrezas y las competencias cualidades primordiales en las competencias y prácticas de los profesionales contemporáneos en donde la información como recurso debe ser gerenciado como cualquier otro recurso.

Ello implica, afrontar nuevos problemas para tener acceso a la información, tales como los costos de acceso a la red, el idioma de origen, el tipo de soporte y, en especial, la carencia de conocimientos y habilidades para acceder al mundo del conocimiento; Fernando Vargas (2001) sostiene que, el profesional además de apropiarse de los conceptos fundamentales de su disciplina, aprende su aplicación e integración para desenvolverse con éxito en su etapa formativa, en su desempeño profesional y en su vida personal, competencias que implican además de los conocimientos y habilidades, la comprensión de lo que se hace. Debido a las cambiantes circunstancias de sus posibles mercados y entornos laborales, también en constante transformación, imponen nuevas y distintas competencias a los profesionales de la información. Su conocimiento no sólo es esencial para sus instituciones formadoras, desde el punto de vista académico, sino para los propios profesionales, quienes se enfrentarán cada vez más a metas y tareas más complejas, derivadas del desarrollo de su espacio laboral; capacitados a aprender a dominar el contenido y ampliar sus investigaciones, para hacerse más auto-dirigido y asumir un mayor control sobre su propio proceso de aprendizaje, competente en el acceso y uso de la información.

Según Alfons Cornella26 saber procesar y utilizar la información crítica en un contexto la información crece exponencialmente. Para ello será necesario: saber identificar cual es la información crítica, conocer que recursos son los más adecuados para localizarla, saber buscarlos, gestionar lo que se encuentra en los recursos identificados y en los que se

26 CORNELLA, Alfons. Los Recursos de información: Ventaja competitiva de las empresas. Madrid: McGraw Hill, 1994. 183p.

encuentran por casualidad, saber filtrarlos y utilizarlos con sabiduría; escenario complejo, nuevo, cambiante, muy interesante en el que se vislumbran oportunidades pero también retos para los profesionales como servicio que da soporte activo al usuario en la adquisición de conocimiento que necesita.

Además, vincula nuevos roles éticos, procesos sociales, la incorporación de los requisitos normativos, así como de los principios básicos de gestión documental en los procesos de trabajo y en los sistemas de información de la organización, la información y el conocimiento indispensables para el mejoramiento de la vida cotidiana y el trabajo, un conjunto de saberes articulados acceso, uso del conocimiento y la información, dominio de procedimientos y aplicación de criterios de responsabilidad social27 que se ponen en juego interrelacionadamente en las actividades y situaciones de trabajo identificadas en el perfil profesional por tanto, indica el resultado a alcanzar en el proceso de enseñanza/aprendizaje.

Además, han de incorporarse a nuevos ámbitos profesionales, y realizar otro tipo de trabajo, poco a poco, las empresas demandan profesionales que sepan diseñar e implementar sus sistemas de información, con el fin de mejorar su funcionamiento, facilitar la toma de decisiones por parte de la dirección y obtener mayores beneficios, cada vez más, se incorporan a empresas y administración, centros de documentación que den servicio al personal por ello la importancia de plantear una redefinición del perfil de los profesionales de información mediante el desarrollo de estrategias de mercadeo identificando cual es la oferta y las necesidades de la demanda.

La evolución de la tecnología, ha impactado enormemente la actuación de los profesionales, las tendencias mundiales, han originado un cambio en la actuación frente a la infraestructura tecnológica, a la creación de nuevo productos y servicios, más específicamente con el diseño de procesos para el manejo de la información frente a los usuarios, lo que ha ocasionado nuevas funciones y actividades para mantenerse al día con procesos de creatividad y eficiencia frente a cualquier nuevo cambio y es aquí donde el papel de profesional se pone en juego constantemente. En este sentido, el profesional de la información tiene una serie de funciones que debe realizar apoyándose en lo que en la actualidad existe28:  Como educador: fomenta a sus usuarios el uso y manejo de las fuentes.  Como consultor: orienta a sus usuarios para resolver un problema de información.  Interconectar los recursos de información: para dar a conocer nuevos productos y servicios según las necesidades de los usuarios.

 Ingeniero de conocimiento: para aportar su conocimiento y experiencias laborales.  Creador: del conocimiento para nuevos productos y su integración.  Organizador: del conocimiento orden a la información generada por una organización. Por lo que éste profesional tiene la oportunidad de participar no solo en la formación de usuarios sino además en el diseño y generación de servicios y productos así pues, tiene que prepararse con los conocimientos y habilidades necesarias para ser gestor de la información para ofrecer servicios de calidad y convencer a los empresarios de la utilidad y ganancias que

27 Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación. Libro Blanco. Op. cit. 28 TURNBULL, Federico. Op. cit.

pueden contar con los servicios de un profesional de la información; cabe señalar que éstos profesionales además de sus conocimientos y habilidades sobre la profesión que ejercen, tengan conocimientos sobre las tecnologías, automatización de sistemas, habilidad de interacción y experiencia en el campo de trabajo.

Los profesionales de la información se enfrentan a problemas éticos, pues ante un derecho a acceder a información es indudable las actividades de defender por parte de las instituciones la privacidad del uso, filtrado por parte del mundo político y económico tienen más poder puesto que los ejecutivos del organismo son responsables del apoyo a los programas de acceso para desempeñar sus obligaciones de manera competente, buscando el mejor interés de los usuarios, archivos, productores de documentos y donantes puesto que, el acceso a los archivos de gobierno resulta esencial para una sociedad informada donde el profesional de la información propicie el acceso público a sus archivos, especialmente si el acervo ayudará a proteger derechos o beneficiará los intereses públicos.

Los perfiles profesionales tienden a diversificarse cada día más, debido al aumento y variedad de los medios tecnológicos puestos a su alcance y por las nuevas demandas de las organizaciones y de la sociedad, de esta forma siendo la misma profesión, van surgiendo nuevos empleos, nuevos tipos de profesionales, sin que los antiguos queden obsoletos, todo ello relacionado con la optimización de la educación que ayuden en la determinación de las características específicas del mercado e incorporarlas en los planes de estudio de forma efectiva29, en donde la elaboración de proyectos, estudio de necesidades de información, creación de nuevos servicios de información, son algunas de las características primordiales de los que llevan la batuta en el manejo y disponibilidad de la información. Así, el perfil profesional debiese ser la base académica y profesional que a través del plan de estudios se convierta en el profesional que va más allá de la realidad profesional y disciplinaria actual basado en las exigencias profesionales actuales y futuras.

Por lo tanto, los perfiles profesionales tienden a diversificarse cada día más, debido al aumento y variedad de los medios tecnológicos puestos a su alcance y por las nuevas demandas de las organizaciones y de la sociedad, de esta forma siendo la misma profesión, van surgiendo nuevos empleos, nuevos tipos de profesionales, sin que los antiguos queden obsoletos, todo ello relacionado con la optimización de la educación que ayuden en la determinación de las características específicas del mercado e incorporarlas en los planes de estudio de forma efectiva30, en donde la elaboración de proyectos, estudio de necesidades de información, creación de nuevos servicios de información, son algunas de las características primordiales de los que llevan la batuta en el manejo y disponibilidad de la información.

Teniendo en cuenta que la brecha digital no es solo dar conectividad, además de acceso y contenidos de interés, se necesita la capacidad de comprender información con nuevos formatos y no solo incorporar aspectos operativos, sino también el alcance de la información, sus mecanismos de producción y aplicación, su funcionalidad en la sociedad, facilitar oportunidades de aprendizaje y desarrollo de habilidades, entre otras cosas, renovar estrategias

29 ESCALONA, Lina. Op. cit.

30 ESCALONA, Lina. Op. cit.

y legislaciones que permitan promover las iniciativas que faciliten el acceso incluyendo a las personas que se encuentra en el área educativa y mejorando las aptitudes profesionales.

4.2.1 Formación del profesional de la información

La formación del personal de la información no sólo tendrá que aplicar los conocimientos adquiridos en su educación, con el consiguiente aumento en la calidad de los servicios, sino que ofrece el aprendizaje y servicio intelectual cuyos beneficios les acercarían paulatinamente, esto igualmente se refleja primero en el mercado laboral ya que los planes de estudio no se pueden modificar al ritmo acelerado que se dan los cambios tecnológicos, su preparación como profesional de la información y sus mercados de empleo son factores a considerarse en la gestión de información.

Es evidente que la tecnología está ligada a la educación, la transformación de sus metodologías, añadiendo contenidos, proporcionando oportunidades para el desarrollo de nuevas habilidades aún más cuando el profesional de la información sufre las influencias más importantes de los avances tecnológicos de la era informativa llena de posibilidades de interactuar a nivel mundial, ya que hoy en día el profesional que sabe recuperar y entregar la información a la empresa se requerirá mucho más, por ello el profesional debe buscar tendencias para su actualización profesional, ya no basta con tener solo una buena formación académica, las habilidades individuales en el trato de las innovaciones tecnológicas para asegurar un mercado laboral, es allí donde las instituciones educativas, necesitan preparar a sus profesores y estudiantes para un mejor uso de estos elementos.

El avance de las tecnologías, la automatización y la infraestructura electrónica exigen la renovación de los programas de estudio en las diferentes instituciones de formación profesional. Hoy muchos se cuestionan la estructura curricular de los programas a los que se les ha venido haciendo mejoras, organismos como la UNESCO y la IFLA han hecho esfuerzos para unificar los criterios de formación en los diferentes países buscando cambiar la posición del profesional de información en las unidades de información: de catalogadores, referencistas a gerentes de servicios, directores de operaciones en red, consultores, facilitadores y organizadores de información, y evaluadores de proyectos.

La Federación Internacional de Información y Documentación enfoca en cinco rubros las actividades de perfeccionamiento del profesional de la información31:

 Entorno Informativo: temas como: sociedad de la información, cooperación entre sectores públicos y privados, infraestructura de redes de información, asuntos legales, valores culturales y éticos, tendencias sociales y visiones futuras.  La organización: en cuanto a organización del conocimiento y apoyo de la información a la industria y el comercio.

 Supervisión: manejo de la calidad y procesos de administración de recursos y de redes.

31

Profesional de la Información.

FID.

[En línea].

Disponible en:

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1994/noviembre/la_fid_ante_su_centenario.html

 Mercadotecnia: orientada hacia el consumidor, la investigación de mercados, productos y servicios.

 Tecnología: orientada hacia las telecomunicaciones, tecnología de la información, síntesis de la información, producto final, relaciones humanas y de comunicación.

Los profesionales tienden a diversificarse cada día más, debido al aumento y variedad de los medios tecnológicos puestos a su alcance y por las nuevas demandas de las organizaciones y de la sociedad, de esta forma siendo la misma profesión, van surgiendo nuevos empleos, nuevos tipos de profesionales, sin que los antiguos queden obsoletos, todo ello relacionado con la optimización de la educación que ayuden en la determinación de las características específicas del mercado e incorporarlas en los planes de estudio de forma efectiva32. El profesional de la información debe confeccionar materiales de apoyo para su inclusión en plataformas virtuales, que junto con el diseño de un programa que integre la formación de competencias informacionales en las titulaciones dentro de asignaturas propias y/o en asignaturas específicas. Donde esta formación, llevada a cabo por los profesionales de la información, se conciba a lo largo de los cinco años de pregrado y sea gradual, aumentando el nivel de especialización. Y tenga en cuenta la valoración de los conocimientos previos de los destinatarios, los contenidos contextualizados a la situación de aprendizaje y la evaluación de los resultados.

Profesionales en la gestión de todos los recursos y la información como principal recurso en la sociedad y en las organizaciones con capacidad de satisfacer las necesidades de información de cualquier tipo de usuario e impacto social y cultural que tienen las unidades de información, teniendo en cuentas las nuevas tendencias de los perfiles de los profesionales de información la Universidad de la Salle brinda un perfil reconocido por valores, gestión y líder de proyectos en unidades, redes y servicios de información bibliotecaria, documental y archivística que contribuyan a la construcción de nacionalidad y al desarrollo humano, económico y social33. Una razón para esto tiene que ver con la necesidad de las instituciones de educación superior de ofrecer una formación que se ajuste a los cambios organizacionales en un entorno globalizado, donde la empresas requieren contar con personal que pueda desarrollar actividades técnicas propias de su área de conocimiento y al mismo tiempo ser capaz de planear y proponer innovaciones en los procesos o en los productos que afectan su quehacer, contribuyendo a generar competitividad en los resultados que produce la empresa.

4.2.2 Oferta Educativa del Profesional en Información en América Latina

Las tendencias de la educación bibliotecológica y Archivística que permitirán analizar la calidad y la internacionalización de la educación superior. Asimismo este comparativo permite analizar la oferta educativa que actualmente, las universidades tienen en la formación profesional en programas de pregrado, a nivel nacional e internacional34. En cuanto a la oferta educativa en

32 RIOS, Lina. Hacia el establecimiento del perfil del bibliotecario. 33 Universidad de la Salle. Perfil del profesional de la Información y Documentación. [En línea]. Disponible en: http://ceys.lasalle.edu.co/index.php/sistemas-de-informacion/informacion-general/perfiles.html

34

Sistema Nacional de Información de la educación superior

(SNIES).

[En línea].

Disponible en:

http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-propertyname-2672.html

Colombia en la definición del perfil los profesionales de la información, se pueden comparar las siguientes competencias:

 Competencias generales: actitud creadora y decisiva, conocimientos, técnicas y normas para la recolección y análisis de información, líder de proyectos multidisciplinares y de impacto social, usa y comunica información, aplicación y participación en la formulación de normas, políticas públicas, valores éticos, responsabilidad social, fomento de la cultura y trabajo en equipo.

 Competencias Profesionales: Administra y gestiona procesos en unidades de información, redes, sistemas y servicios de información en unidades de información, uso de las Tic, orientación a usuarios en el acceso y uso a la información, investigaciones sobre organización, administración, acceso, almacenamiento y recuperación de la información.

Asimismo, en sus planes de estudios se identifican áreas y asignaturas relacionadas con el manejo y metodologías para el tratamiento y la recuperación de la información sin embargo muy poco énfasis para el acceso a la información entre ellas se destaca:

-

Electivas disciplinares: Bibliotecas, archivos, democracia y ciudadanía. (Salle)

-

Socio Humanística: Constitución cívica. (Javeriana)

-

Contexto social, Formación Ciudadana, Tecnología y sociedad. (Antioquia) Internacional: Universidad de Buenos Aires (UBA), Uncuyo, Unne, UNAM en Argentina, para el caso de Chile están: UTEM, Playa Ancha, en Panamá está la U. de Panamá, y en Perú se encuentran: mayor de San marcos, en Venezuela la U. Central y finalmente en México están: UNAM, San Luis Potosí y la Chiapas. Fuente: Elaboración propia a partir de: Información General de las Universidades indicadas anteriormente. Asimismo los programas ofrecidos en los países anteriormente mencionados, se evidencia que tienen competencias similares relacionadas con el manejo, análisis y acceso de la información en la formación del profesional:  Competencias Cognitivas:

Temas relacionados con la información, Tic’s, bibliotecológicos, gestión de biblioteca, Idiomas, elaborar productos de información, Servicios, Tener ideas claras sobre la dirección de una unidad de información.

 Competencias Operacionales: valoración, dominio en las búsquedas, educar usuarios, fuentes información y contenidos, uso, aplicación de técnicas y normativa en la recuperación, acceso y difusión de la información, asesorar e intervenir en la elaboración de normas jurídicas sobre el tema.

 Competencias Actitudinales: Relaciones interpersonales, habilidades comunicativas, trabajo en equipo, liderazgo, flexibilidad al cambio, Identificar las nuevas demandas sociales de información.

Igualmente en general la formación profesional universitaria en América latina se pueden identificar que en los currículos ofrecidos para (Bibliotecas y Archivos), evidencian ciertas materias relacionadas no solo con el conocimiento común si no con el acceso a la información como una de las necesidades actuales en las siguientes áreas:

 Área Administrativa: Gestión en las unidades y servicios de información, formación de usuarios, modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración, selección y preservación.

 Área Tecnológica: Procesos que tienen que ver desde la organización hasta la recuperación de la información, herramientas en el acceso y uso de la información para difundir espacios humanísticos, culturales y su influencia en el desarrollo de la misma.  Área Investigativa: Uso, consumo e impacto de la información, tendencias y necesidades de los usuarios y tratamiento de la información.

4.3 EL PROFESIONAL EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

En la actualidad los medios para facilitar el acceso a la información han cambiado, no se ha vuelto obsoleto, sino que actualmente se enfrenta al reto de asimilar un conflicto de papeles adecuando las técnicas que domina y han debido subsistir ante los cambios tecnológicos y legales que se generan alrededor de la información, por tanto según Rivas Fernández tiene que conjugar tres roles: servidor, facilitador y agente de cambio con los conocimientos sobre la privacidad, seguridad y derechos de autor además de tener las habilidades, las destrezas y las competencias a partir de las cuales los individuos suelen solucionar problemas en la práctica cualidades primordiales en las competencias y prácticas de los profesionales contemporáneos. En la medida que surge una nueva tecnología, existirá un nuevo mercado donde es posible incursionar, por ello debe existir un cambio de mentalidad respecto a ser un intermediario pasivo de las tecnologías a convertirse en un generador de información y que le agregue valor, para tener la capacidad de formar profesionales “visionarios” respecto a la redefinición de su trabajo de acuerdo a las nuevas tecnologías, que puedan insertarse en un mundo laboral complejo y exigente, esto necesariamente implica flexibilidad curricular y opciones de especialización. Si la red y otras tecnologías de la información suponen una oportunidad única para el fomento de la libertad y el desarrollo en las sociedades modernas, también es cierto que la información, ha sido históricamente la base de poder, es hoy más manipulable y controlable que nunca61.

En este marco, los profesionales de la información se enfrentan a un grave dilema ético, frente a un código que recoge el derecho a acceder a información no censurada por parte de los usuarios y la necesidad de defender la privacidad de su uso, es indudable que los poderes que utilizan de forma interesada lo hacen gracias al trabajos profesionales impensables de dispersión, filtrado y tergiversación de la misma caracteriza una parte del mundo político y económico de esta época que generan posturas manipuladoras en temas de información cuando estos atentan directamente con los intereses o seguridad.

Si bien es cierto tanto las competencias como las habilidades, destrezas con el acceso a la información en esta nueva era de la información inician, mantienen y amplían el aprendizaje continuo a lo largo de toda la vida por medio de competencias que pueden servirse de la

61 CASTELLS, Manuel. Internet: ¿una arquitectura de libertad? Libre comunicación y control del poder. 2002. [En línea]. Disponible en: http://www.uoc.edu/web/esp/launiversidad/inaugural01/internet_arq.html

tecnología pero que, en última instancia, son independientes de ella; capacidades intelectuales del razonamiento y del pensamiento crítico, y ayudándoles a construir un marco para aprender a aprender, las instituciones universitarias ofrecen la base para un crecimiento continuo a lo largo de sus carreras, así como en sus funciones como ciudadanos y miembros de la comunidad bien informados.

Es necesario que los encargados de publicar y estructurar la información deben posibilitar de acuerdo a las necesidades informativas de los ciudadanos el contenido, organizando donde su búsqueda y resultados sean eficientes y eficaces para satisfacer dicho vacío, pues en la actualidad se evidencia la desorganización documental y ello genera que los ciudadanos tengan poco interés en la consulta y en solicitar información exigencias actuales que se requieren para el desarrollo global, que exigen que la información sea cada vez más oportuna y veraz, ello obliga a tener presente el uso y acceso a la información como una de las responsabilidades académicas, profesionales y sociales de las instituciones35, sin dejar que la información se convierta en mercancía por el contrario revalorarla como un bien de consumo cotidiano fundamental en la construcción de un futuro.

Nuevos conceptos que implican que el acceso a la información debido a la necesidad del ciudadano y el profesional de la información como integrante vital puedan lograr cambios y mejoras en el derecho a la información y el derecho de acceso a la información pública de esta manera no solo salvaguardar el acceso a todo tipo de información, resguardar la libertad de opinión y de expresión, sino también buscar la transparencia en la gestión del Estado; así lograr su participación no solo en la formación de usuarios sino además en el diseño y generación de servicios, productos en la organización del conocimiento, la normalización en el uso, acceso y transferencia de la información, el control de las publicaciones, el acceso local y remoto a la información y la globalización de la información36.

Acciones que se han ido fortaleciendo a partir de la promulgación de una serie de normas relacionados con el acceso a la información como un derecho y deber, no obstante es necesario que el profesional de la información sea hábil en la investigación y evolución en la información y ésta implica formular estrategias para mejorar el cumplimiento y conocimientos de las actividades como componentes básicos para facilitarle al ciudadano la información que requiera a su vez, lograr un acceso con transparencia proactiva y reactiva que le permitan reaccionar de forma flexible y productiva a los nuevos retos y tareas profesionales.

4.4 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

Hoy se reconoce la necesidad de formar a la persona para navegar con éxito en el mundo de la información; no obstante, cuando se habla de acortar la distancia entre quienes tienen acceso a la información y quienes están marginados de ésta, sólo se apuesta a la conectividad, complementada con una capacitación superficial destinada al manejo de computadores y dejando de lado las competencias necesarias para la explotación de la información y apropiación del conocimiento puesto que, se relaciona con la efectividad en el uso y la calidad

35 PONJUAN, Gloria. Gestión de información: Dimensiones e implementación para el éxito organizacional. 36 TURNBULL, Federico. Op. cit.

del servicio para su acceso, pues “Un gobierno responsable no se desarrolla en forma cabal desde la visión de los políticos, sino a partir de conocer qué es lo que los ciudadanos y las empresas entienden y requieren”37por ello la importancia de identificar las necesidades en términos de información y creación de nuevas formas de desarrollo social innovadoras para el progreso y mejoramiento continuo en el acceso a la información.

Igualmente la participación activa considerado un derecho constitucional y elemento importante en un estado social de derecho debe estar dispuesta a resolver las necesidades de información así permitirle al ciudadano participar de manera activa en la toma de decisiones que puedan llegar a afectar su contexto político, económico, administrativo y cultural, que debido a la globalización se ha dado lugar a las llamadas sociedades de la información, se han generado diversas formas de almacenamiento de datos, conformando para ello bases o bancos de datos y dando paso a una gran difusión de información a través de internet. Sin embargo, en muchos casos las restricciones que impone limitan el acceso y uso de las obras científicas y condicionan las actividades y servicios ya que, analizar los procesos, prácticas de servicio y el efecto que las tecnologías de información están teniendo no sólo en nuestros usuarios, sino que también en el ejercicio de nuestras labores profesionales hace que nuestras prácticas profesionales tengan un mejor ajuste y adicionalmente contar con más y mejores herramientas de acceso a la información quedan al sujeto el control para decidir su calidad, precisión y extensión en el proceso de la búsqueda, recuperación. Según Alfons Cornella38 saber procesar y utilizar la información crítica en un contexto la información crece exponencialmente. Para ello será necesario: saber identificar cual es la información crítica, conocer que recursos son los más adecuados para localizarla, saber buscarlos, gestionar lo que se encuentra en los recursos identificados y en los que se encuentran por casualidad, saber filtrarlos y utilizarlos con sabiduría; escenario complejo, nuevo, cambiante, muy interesante en el que se vislumbran oportunidades pero también retos para los profesionales como servicio que da soporte activo al usuario en la adquisición de conocimiento que necesita con el conjunto de saberes articulados acceso y uso del conocimiento y la información, dominio de procedimientos y aplicación de criterios de responsabilidad social39 que se ponen en juego interrelacionadamente en las actividades y situaciones de trabajo identificadas en el perfil profesional por tanto, indica el resultado a alcanzar en el proceso de enseñanza/aprendizaje.

Ya que el acceso y uso se relacionan no solo con las destrezas en tecnologías de la información, si no que tienen unas implicaciones mucho más amplias para el individuo, el sistema educativo y la sociedad, por ello se reconoce la importancia del profesional de la información, como sujeto activo en: La garantía de igualdad de acceso a la información de la administración pública, la integración y la estabilidad social, resultado de una sociedad más justa y equilibrada, el desarrollo de las comunidades económicas locales, el crecimiento y la mejora de la eficacia de las organizaciones, la calidad global de los servicios, lo que implica una

37 BRUNET, Laura. Acceso a la información pública: pilar fundamental del buen gobierno. Montevideo - Uruguay: Editorial Amalio M. Fernández. 2010.

38 CORNELLA, Alfons. Op. cit.

39 Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación. Libro Blanco. Op. cit.

nueva cultura organizacional en la que la información y el conocimiento cada vez tienen más importancia.

En la última década es la referente a la aplicación de las nuevas tecnologías de acceso a la información, las cuales involucran que el profesional no solo sea mediador entre las fuentes de información y el usuario final sino que más bien adquiera un comportamiento más dinámico, en donde también procure y dedique parte de sus esfuerzos en el enseñar a su comunidad de usuarios el manejo de éstas, así brindar la información oportuna, eficiente, y veraz; en consecuencia se percibe un desafió particularmente agudo para el gremio de profesionales de la información para adaptarse a la evolución acelerada de su entorno y servir de enlace hacia los usuarios finales con la total maestría de las nuevas herramientas de acceso al conocimiento donde descubra y diagnostique las necesidades de información para crear servicios y productos de alta calidad acordes al mercado de información actual.

Sin embargo, existe un gran problema con cómo ayudar a los usuarios a discriminar entre las fuentes de información y con cómo evaluarlas para determinar si son verdaderas y reales. Algunos tienen un gran temor de que se esté creando un mundo donde la capacidad de discernimiento moral e intelectual se vea aplastada por la gran cantidad de información; por ello, es necesario ayudar a las personas a navegar exitosamente. Las habilidades para orientarse satisfactoriamente ayudarán también a las personas a descubrir, usar y evaluar las fuentes de información que posibiliten su desarrollo, tanto profesional como humano.

Factores que no solo generan gran impacto si no que implican la modificación de la base de conocimientos, pues en la actualidad se apoya en aportes muy elementales que caducan a enorme velocidad porque el ambiente y el propio sistema se ha transformado en un ambiente no solo de rápidos y complejos cambios, sino también de abúndate información, de esta manera generar la participación activa de todas las personas como autores sociales aunque no son suficientes ya que hay que ser competentes informacionalmente y las tecnologías asociadas a ella, en la capacidad de resolución de problemas, tareas, actividades diarias y tomas de decisiones acertadas e informadas.

A su vez, las tecnologías de la Información (TIC) se presentan como una poderosa herramienta para que el ciudadano pueda tener acceso a las instituciones, aunque actualmente aun hace parte de las barreras de acceso a la información ya que en la mayoría de las ocasiones, pocos ciudadanos tienen acceso a Internet, algunos tienen limitaciones para obtener herramientas que permitan el acceso a la información, aunque el Estado Colombiano cada vez apunta sus esfuerzos a solidificarlas como una herramienta que optimice costos y uso por parte de los ciudadanos; ya que tradicionalmente se ha centrado al manejo de documentos en soportes impresos por medio de una típica administración de unidades de información, por ello se replantea su estructura de operación frente al internet y a la aplicación de nuevas tecnologías. Al tiempo, la división social como capacidad educativa y cultural de utilizar internet puesto que, es evidente que toda la información está ya en la red y por consiguiente todo el conocimiento codificado; de lo que se trata entonces es de saber cómo buscar la información, saber dónde se encuentra, como procesarla y transformarla en conocimiento específico; aun cuando el internet está creando un mundo dividido entre los que lo tienen y los que no lo tienen, enorme diferencia

de conectividad que si no se disminuye, se perderá la competitividad económica e intelectual y, por consiguiente creciente de pobreza incapaces de sumarse al nuevo modelo de desarrollo. Debido a que la sociedad va reconociendo la importancia y el valor de la información como recurso de desarrollo estratégico, dado que contar con información oportuna, se traduce en producto y servicio de alta calidad, mayor competitividad, adecuada toma de decisiones y consecuentemente en desarrollo, además el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones han modificado de forma drástica la manera de pensar, actuar y sentir de una sociedad cambiante y competitiva que tiene el interés de construir una sociedad en la que el conocimiento sea la puerta abierta al sentido crítico en donde los profesionales de la información debemos perfeccionar la calidad de las unidades de información y de los procesos de los mismos.

Estas habilidades resultan básicas para la participación activa de todas las personas como autores sociales aunque no son suficientes ya que hay que ser competentes informacionalmente además la habilidad con la información y las tecnologías asociadas a ella, en la capacidad de resolución de problemas, tareas, actividades diarias y tomas de decisiones acertadas e informadas, como fundamento de una vida efectiva y productiva en la era de información es decir el conjunto de conocimientos, capacidades y habilidades necesarias para la interacción entre sí, contribuyen el aprender a aprender como filosofía y como estrategia de aprendizaje como modalidad del proceso informativo de modo que el individuo pueda sobrevivir y ser aceptado en un ambiente informacional-tecnológico así encontrar la información apropiada para solucionar problemas personales y profesionales utilizando una variedad de tecnologías y de sistemas de información.

Por lo tanto, si se quiere ser un profesional exitoso debe jugar un papel proactivo en cada organización y aprovechar las potencialidades que le ofrece su cargo, con un manejo del proceso administrativo que le permita al archivo posesionarse en la sociedad de la información y del conocimiento que demanda un uso intenso y extensivo de la información por ello se debe estar preparados, constituye un desafío para el profesional de la información quien debe estar preparado para los cambios en la gestión de su profesión, razón por la cual gobiernos, universidades y empresas están obligadas a elaborar estrategias de formación en dicha área del conocimiento.

4.5 ACCESO A LA INFORMACIÓN

El acceso a la información no es algo a lo que simplemente se apela como un derecho legítimo de los individuos. Actualmente se ha convertido en una lucha constante con el mercado de la información para obtener un acceso abierto y justo. Actúa como intermediario entre información y usuario, adquiere, conserva, procesa y suministra información, que genera una profunda transformación en la sociedad, en cuanto al acceso y el uso de la información ya que continuamente la sociedad interactúa con ella de modo que su acceso tiene un fuerte impacto sobre la calidad de vida, pues no solo es una herramienta indispensable que evidencia las actividades y procesos que desarrollan las entidades sino que, es más que un conjunto de destrezas que permite el desarrollo de un movimiento hacia la creación de capacidades es decir, facilita el acceso a la información para su transformación en conocimiento.

Frente a estos hechos y en consideración a que el consumo de información es cada vez más necesario en el mundo actual es evidente la necesidad de desarrollar criterios para diferenciar entre las informaciones presentadas en los distintos medios con respecto a su verdadero contenido y utilidad basados en el aprendizaje independiente y activo de los ciudadanos, ya que la eficiencia de la participación ciudadana está condicionada directamente a la información con que se cuente, la desinformación y la información inexacta o inoportuna afectan sustancialmente la calidad de participación pública lo que lleva a pensar que la educación, los centros de información y el profesional de la información son elementos claves para obtener información veraz y adecuada.

El acceso a la información ha conllevado una demanda alta en la participación ciudadana caracterizada por el intercambio creciente de información entre las organizaciones y usuarios, sin embargo la ausencia de aplicación de normatividad genera un “desorden administrativo” y desinterés del patrimonio público pese a los avances que ha tenido el acceso a la información hasta ahora las organizaciones tratan de empoderarse sobre el valor e importancia de dar acceso a su información, ya que sería difícil la participación de los ciudadanos al no obtener como resultado una información oportuna, apropiada y veraz en beneficio de la comunidad; por ello que las democracias más modernas han institucionalizado mecanismos relacionados con las formas específicas de acceso a la información.

La relación entre la sociedad y el estado para crear un ambiente que favorezca y fortalezca los derechos encaminada a consolidar libertades y derechos ciudadanos principalmente garantizar su acceso como derecho a la información importante en la construcción de una sociedad que se basa dentro de un marco legal y político, en donde el factor primordial es la información vital en la interacción social, académica, política e industrial independientemente de su presentación40; ya que tal vez una de las características de los gobiernos totalitarios es oponerse al acceso a la información, hoy en día uno de los indicadores de corrupción más evidente en cualquier sociedad.

En el caso colombiano, se ha venido incorporando en las diferentes instituciones públicas de manera gradual, favoreciendo cada vez más las relaciones entre gobierno y ciudadanos. Programas como la Agenda de Conectividad, Gobierno en Línea, Democracia Electrónica son un claro indicador de esta nueva posición del Estado y de su compromiso con las tendencias mundiales de lucha contra la corrupción y la consolidación de una cultura de transparencia de la gestión pública; puesto que la introducción de las tecnologías de la información ha influido en los objetivos y dirección de los archivos.

Al profundizar en el término de acceso a la información se evidencia que es multidimensional, puesto que se relaciona con varios aspectos. Al estudiar dicha temática, McCreadie y Rice presentaron seis categorías41 al:

1. Acceso al conocimiento

2. Acceso a la tecnología

3. Acceso a la comunicación

40 MORALES, Estela. Derecho a la información, bien público y bien privado. 1ª edición. México: UNAM, 2011. 41 RICE, Ronald; MCCREADIE, Maureen. Accessing and Browsing Information and Communication, 2001.

4. Acceso al control

5. Acceso a los bienes o comodidades

6. Acceso a la participación

Categorías que evidencian que el acceso a la información, la participación del ciudadano en el proceso decisorio y el acceso a la justicia constituyen los tres pilares de lo que se ha convenido hoy día en llamar: la democracia participativa donde se debe promover eficientemente que el acceso a la información en esta época de constantes transformaciones debido a la enorme cantidad de información que se produce y de los medios tecnológicos mediante los que se divulga, siendo reconocido como un derecho constituye una herramienta clave no sólo para la lucha contra la corrupción sino que, se considera garante de otros derechos fundamentales, en este sentido, Transparencia por Colombia adelanta acciones para la promoción del derecho al acceso a la información pública42.

Puesto que la democracia depende de una sociedad informada y el acceso a ella permitiría participar plenamente en la vida pública donde podrían exigir responsabilidad gubernamental a través de leyes de acceso a la información donde los ciudadanos tengan acceso a la políticas e infraestructura que sustenten las razones de las decisiones del gobierno como se manifiesta en el proyecto de Ley 146 de Transparencia y Acceso a la Información, pues la información es una parte esencial de la buena forma de gobierno, corporaciones y estados43, en los últimos años varios países han aprobado leyes para garantizar la libertad de información ya que, la relación del acceso a la información gobierno, ciudadanos y nuevas tecnologías ha de ser una práctica asumida por los individuos, las organizaciones y los estados.

Se reconoce que las tecnologías son simplemente un medio para llegar a un fin; pero no es una habilidad esencial para todos los profesionales, resulta más importante saber evaluar las tecnologías, saber qué tecnología se puede utilizar en cada ocasión. No se trata de gestionar servidores, asegurar la seguridad de la red o sean ingenieros de software, sino que deben desarrollar servicios de valor añadido basados en las plataformas que existan en cada momento, habilidades necesarias para triunfar en este entorno tan cambiante: dominio de las TIC, conocimiento de los derechos de autor y de la propiedad intelectual, así como conocimiento y habilidades de algún dominio específico.

4.5.1 Indicadores de acceso

Debido a la importancia actual del acceso a la información se han determinado una lista de indicadores o principios democráticos, que permiten analizar su presencia o no en la aplicación del derecho de acceso a la información pública, ya que la ley será más eficaz sobre todo al momento de obligarlo a publicar la información de sus actividades, para ello es necesario precisar conceptualmente según el diccionario de la Real Academia Española lo que es un Indicador: como aquello que indica o sirve para indicar; el mismo, señala que la palabra indicar nos permite mostrar o significar una cosa con indicios y señales; de acuerdo al contenido

42 CORPORACIÓN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA. Ley de Acceso a la Información Pública. 43 STIGLITZ., Joseph. Reporte sobre la medición del desempeño económico y el progreso social. [En línea]. Disponible en: http://www.stat.si/doc/drzstat/Stiglitz%20report.pdf

normativo en las legislaciones de acceso a la información en el mundo, permiten evaluar los Indicadores de actividad es decir productos y servicios generados a partir de los procesos realizados en la prestación de servicios y el acceso a la información.

Actualmente Colombia se encuentra en el listado de los países latinoamericanos con leyes en materia de acceso a la información de allí, se definen indicadores por la organización de Estados Americanos (OEA)44; que indican la importancia de la relación del estado y ciudadano en el acceso a la información como por ejemplo la obligación de los sujetos para ejercer el derecho de solicitar, entregar información y rendir cuentas respecto al uso y destino de esos recursos, teniendo en cuenta las legislaciones en el sistema jurídico, es decir transparencia de la función pública.

Se representa el cumplimiento a uno de los derechos fundamentales del ser humano “El Derecho la Información”45 según lo expresa la Constitución Política de Colombia en los artículos 15, 20 y 23, establece no solo el acceso de cualquier persona a la información que requiera para su desarrollo si no que, en varios países de América Latina han comenzado a adoptar políticas que permitan el desarrollo de acciones concretas frente al acceso a la información y el conocimiento, como una forma de garantizar la transparencia de las actuaciones del Estado. Por tal razón, el acceso a la información es un mecanismo que debe fundamentar la participación ciudadana, con el fin de vigilar la gestión administrativa fortaleciendo la transparencia e igualmente estar al tanto de las decisiones que afectan a la sociedad, para ello es fundamental el conocimiento y derecho a la información ya que garantiza el mejoramiento social y cultural de los ciudadanos; que fomenta mayor eficiencia e integridad en el manejo de recursos públicos y es esencial para hacer al Estado más transparente en sus operaciones, más efectivo en sus acciones, más responsable al respetar y promover los derechos individuales, y atender mejor a las necesidades y demandas públicas46.

Pese a que la mayoría de los gobiernos están acostumbrados a trabajar en secreto donde la transparencia parece una muy buena intención pero no un compromiso verdadero, el acceso a esta información debe ser total e irrestricto, sin importar los soportes en que se encuentren: Escritos, electrónicos, planos, entre otros; es posible en la medida que los gobernantes y a su vez, la ciudadanía asumen un rol comprometido con la participación ciudadana47, obstáculos que se oponen al acceso a la información es tal vez una de las características de los gobiernos totalitarios, sin embargo actualmente la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública nacional, establece el derecho a la información y el libre acceso a la misma como una garantía que se encuentra estrechamente vinculada con el respeto a la verdad.

44

OAS.

Indicadores en Materia de Derecho de la Información.

[En línea].

Disponible en:

http://www.oas.org/dil/xxxiv/Documentos/Dario%20Soto/DSoto.Indicadores%20Acceso%20a%20la%20Informacion%20Publica -Regionales.pdf 45 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Constitución Política de Colombia. [En línea]. Disponible en: http://web.presidencia.gov.co/constitucion/Index.pdf

46

ORGANIZACIÓN

DE

LOS

ESTADOS

AMERICANOS.

Acceso a la Información.

[En línea].

Disponible en:

http://www.oas.org/dil/esp/acceso_a_la_informacion.htm 47 BRUNET, Laura. Op. Cit.

Se trata de garantizar a través de un buen funcionamiento el derecho a buscar, recibir y difundir información que permita evidenciar la transparencia, la gestión administrativa y eficiente para que la sociedad esté suficientemente informada; teniendo en cuenta que la corte constitucional en su sentencia T-729 de 2002 define tres tipos de información: básica, específica y restringida. Asimismo el nivel de seguridad de los documentos: información pública, a la que podrá acceder todo tipo de usuario a través de Internet; información semi-privada, accesible por orden de autoridad administrativa de sus funciones o de datos personales; información privada, a la que solo pueden acceder por orden judicial; información reservada, relacionada con la información personal y finalmente información de carácter histórico, aquella clasificada como reservada pero después de treinta años de su expedición adquiere el carácter de histórica y puede ser consultada por cualquier ciudadano48.

Por otro lado, se encuentran la Ley 594 de 2000 (según la cual, las entidades están obligadas a administrar y custodiar su documentación en archivos públicos), la Ley 80 de 1993 (en la cual se incluye la transparencia como principio de contratación estatal) y la Ley 1266 de 2008 de habeas data, la Ley de Inteligencia y Contrainteligencia, la cual contempla varias disposiciones dirigidas hacia la prevalencia del secreto, teniendo en cuenta la sensibilidad de la información que se maneja.

El acceso a la información implica en su conceptualización de palabras relacionadas con conocimiento, poder, credibilidad, confianza entre otros. Los gobiernos temen perder este poder al ser expuestos al escrutinio público, es allí donde hacen todo lo posible por mantener la información, aun la más trivial, en secreto. Ya que los casos de manipulación de esta forman parte de beneficios de intereses particulares, razón por la cual el acceso se debe realizar a partir del buen manejo de la información, porque se constituye en un facilitador de la gobernabilidad, para fortalecer los derechos y la democracia de una nación. La transformación cultural permite un cambio de mentalidad y es por ello que los archivos y su papel son verdaderos constructores de una ciudadanía participativa y exigente con sus órganos gobernantes49.

Es así como los gobiernos han venido promoviendo acciones tendientes a democratizar el acceso de cualquier persona a la información que este requiera para su desarrollo, teniendo en cuenta, que toda información que generan y poseen pertenece a la ciudadanía50; debido a la dispersión de la legislación; ciudadanos desconocen sus obligaciones legales, límites y privilegios en el tema, por ello el interés de facilitar y brindar mejores herramientas conceptuales de acceso a la información al estado colombiano y a la sociedad civil en el marco de otros derechos, sensibilizando a los diferentes actores sobre la importancia del acceso a la información, técnicas organizativas y habilidades en las que el profesional de la información puede reenfocar y difundir activamente.

Aunque el acceso a la información tiene límites que generan incertidumbre al momento de aplicar dicho acceso puesto que no toda la información es pública se subdivide en: confidencial, reservada y con restricciones de acuerdo a los medios que se utilizaran para la difusión de esa

48 CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-729 de 2002

49 La corrupción en los Archivos. 2010. [En línea]. Disponible en: http://www.documentalistas.org/formacion/archivos.php 50 GOBIERNO DE CHILE. Transparencia activa: Derecho al acceso a la información pública.

información, por ello es importante que las diversas leyes hagan una mención clara y precisa del mismo51 a su vez, que el ciudadano pueda conocer cómo obtener el acceso a la información y el estado suministre la respuesta en plazos cortos. Lo anterior a efecto de que no se utilicen los plazos de respuestas como medidas de facto para negar el acceso a la información52, es necesario ejercer formas de Control de las leyes en materia de acceso a la información responsabilidades y sanciones que debe tener en la vigencia y eficacia ante el incumplimiento de las obligaciones que se contienen en la misma.

Estos indicadores de acuerdo a la normatividad permiten identificar como el gobierno avanza y qué iniciativas desarrollan para el acceso a la información como garantía de mejores prácticas de los gobiernos hacia la sociedad. Igualmente se han utilizado indicadores en cuanto al uso de TIC como los individuos y agrupaciones acceden, se apropian, usan y las adaptan de manera cada vez más frecuente intensiva, diversificada y significativa para sus vidas; diferentes gobiernos de Colombia comenzaron a implementar una serie de iniciativas orientadas al uso de las nuevas tecnologías uso y apropiación de TIC.

En 1997, se crea el Consejo Nacional de Informática como organismo consultor del entonces Ministerio de Comunicaciones (hoy Ministerio de las TIC); en el año 2000, se aprueba el Documento CONPES 3072 bajo el título agenda de conectividad, en el cual se sientan las bases de lo que habría de ser la política del gobierno en cuanto a la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación como estrategia para mejorar la eficiencia, la transparencia del Estado y ampliar el acceso ciudadano a los beneficios de las TIC53. Uno de los objetivos de esta estrategia es el de acercar al ciudadano a sus respectivos gobiernos, con el fin de facilitar la realización de trámites, el acceso a la información pública, mejorar los espacios de discusión y asegurar el acceso al conocimiento necesario para el desarrollo de las comunidades.

Organismos internacionales se han dado a la tarea de construir indicadores para evaluar en forma comparativa el desempeño de los países a nivel mundial y establecer las variables relevantes que determinan el grado de preparación para aprovechar los beneficios de las TIC. Actualmente de acuerdo al Plan Nacional de TIC, escogieron los indicadores generales para ver los avances del país en el propósito de ocupar los primeros lugares de América Latina en el

201954.

En este sentido uno de los retos más importantes en acceso a la información y uso de tecnologías, es lograr la interoperabilidad en los sistemas de información, y revisar su funcionalidad. El Estado cuenta con sistemas para el reporte de información, además de los

51 Lo determinan: Artículo 19 de la declaración universal de derechos humanos y del pacto internacional de derechos civiles y políticos, el artículo 13 de la convención americana sobre derechos humanos y el artículo 10 de la convención europea de derechos humanos.

52 En “A Model Freedom of Information Law” se establece como límite de tiempo para responder las solicitudes: “tan pronto como sea razonablemente posible y en todo caso dentro de 20 días hábiles de haber recibido la solicitud.”

53

CONPES.

Documento

3072.

Bogotá.

2000.

[En línea].

Disponible en:

http://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/Subdireccion/Conpes/3072.pdf 54 Plan Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 2008.

portales web, pero falta lograr que estos sistemas se comuniquen entre sí para cruzar información, evitar la duplicidad y facilitar la toma de decisiones.

A su vez, entre estos indicadores se encuentra la libertad de expresión que fue analizado a través del índice del Proyecto Antonio Nariño (PAN)55,donde se obtuvieron resultados importantes para contribuir a una sociedad mayor informada para el fortalecimiento de la democracia, dando a conocer la percepción sobre los estándares de libertad de expresión en ambientes como:

- Legal: Aplicación de leyes, normas, jurisprudencia y acciones del estado en defensa de

estos derechos en el acceso a la información.

- Político y Económico: Se analiza la sostenibilidad y pluralidad de los medios como parte

esencial para la libertad de expresión.

- Laboral: Garantías y condiciones laborales.

Asimismo la Comisión Interamericana de Derechos Humanos aprobó la Declaración de Principios sobre Libertad de Expresión, dicha declaración, constituye un documento fundamental para la interpretación del Artículo 13 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos56, reconocimiento a la importancia de la protección de la libertad de expresión en las Américas sino que además incorpora al sistema interamericano los estándares internacionales para una defensa más efectiva del ejercicio de este derecho57.

El acceso a la información a su vez dependerá de los tratados y convenios que tengan celebrados conforme a los mecanismos que establezcan legislaciones de cada país58. Como control al poder público en el sistema democrático y divulgación de la información de las actividades del estado; en la práctica frente al ejercicio del derecho ciudadano de acceso a la información pública debido a que la propia legislación impone serias restricciones a su eficacia real.

4.5.2 Mecanismos de acceso

En el congreso de Colombia se creó la norma Ley 134 de 1994, por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana asimismo el Decreto Ley 267 de 2000 que crea la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana.

Igualmente la Constitución Política de Colombia concibe la participación ciudadana a partir del acceso a la información, el país comenzó un proceso de modernización de su sistema archivístico, cuyos resultados se han ido consolidando con el paso del tiempo; el ordenamiento jurídico dispone básicamente mecanismos a través de los cuales la persona ejerce este

55 Proyecto Antonio Nariño. Sistema de Monitoreo de la Libertad de Expresión y Democracia en Colombia. [En línea]. Disponible en: http://www.pan.org.co/buscador.php 56 Convención Americana sobre Derechos Humanos. Artículo 13. Libertad de Pensamiento y Expresión. [En línea]. Disponible en: http://www.hchr.org.co/documentoseinformes/documentos/html/pactos/conv_americana_derechos_humanos.html

57

Organización de los Estados Americanos.

[En línea].

Disponible en:

http://www.oas.org/es/cidh/expresion/showarticle.asp?artID=132&lID=2 58 En “A Model Freedom of Information Law” se establece que: “Al interpretar las disposiciones de esta Ley, todo tribunal debe utilizar cualquier interpretación de las mismas que favorezca el derecho a la información.”

derecho fundamental para conseguir el acceso a la información pública y a los documentos públicos que reposan en poder de los agentes del Estado59.

El ordenamiento jurídico basado en un marco normativo constitucional para actuaciones y documentos oficiales de las diferentes ramas y órganos de poder público básicamente dispone el derecho de petición como el derecho de acceso a los documentos públicos, amparados por la Constitución Política Art. 23, garantías para fortalecer el principio de publicidad, la transparencia de la gestión pública y el conocimiento ciudadano de la actividad estatal. No obstante, estos mecanismos jurídicos enfrentan dificultades en la práctica frente al ejercicio del derecho ciudadano de acceso a la información pública debido a que legislación impone serias restricciones a su eficacia real; el desconocimiento ciudadano de los mecanismos legales para controvertir la negativa de acceso.

El derecho de petición en interés general, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana60.Las peticiones se denominan: quejas, manifestaciones, peticiones de información y consultas, como regla general, debe resolverse en el término de quince días, que deben entenderse hábiles, salvo que el funcionario comunique oportunamente al interesado que por razones justificadas, requiere mayor plazo para brindarle respuesta, para peticiones de información el plazo es de diez días y en la modalidad de solicitudes a cargo de la entidad para su trámite y resolución es de treinta días términos señalados en la Constitución Política de Colombia como fundamental.

Ligado a esto se encuentran los documentos públicos, el derecho de acceso a ellos, puede ampararse bajo reserva en los casos que establezca la Ley. Los funcionarios públicos están autorizados para no permitir el acceso a aquellos documentos que sean reservados. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten en el debido ejercicio de sus funciones; sin embargo, les corresponde a dichas autoridades asegurar su reserva.

La imposición de la reserva legal sobre diferentes actuaciones y documentos públicos constituye una garantía para las entidades públicas, pero en ocasiones es el principal obstáculo para el conocimiento y divulgación pública de los asuntos oficiales; a este factor debe sumarse otro catálogo de barreras legales derivadas de la seguridad nacional, la defensa nacional y del derecho a la intimidad personal y familiar, cuya interpretación en ocasiones tiene alcances genéricos que dificulta la controversia ciudadana sobre las decisiones negativas de acceso. Amparado en el artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, el secreto profesional es inviolable. A la par se encuentra la Acción de Tutela, desarrollada por el decreto 2591 de 1991 (reglamentado por el decreto 306 de1992). El tiempo límite para la resolución de la tutela es de 10 días hábiles. La acción de tutela en relación con el derecho a la información, sujeta al derecho de acceder a información mínima vital de carácter personal necesaria para la

59 Fundación para la libertad de Prensa. Mecanismos de acceso a la información pública. [En línea]. Disponible en: http://www.flip.org.co/alert_display/3/2014.html 60 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. El Derecho de Petición. [En línea]. Disponible en: http://pqr.contraloriabogota.gov.co/

protección de los derechos fundamentales; puede ser:61 subsidiaria, inmediata, sencilla, específica y eficaz, a través del cual las personas pueden exigir protección de: derecho a la vida, la salud, a la educación y demás derechos en los cuales se vea afectado por incumplimiento de las entidades.

Aunque en Colombia existen elementos para ejercer y defender el derecho ciudadano de acceder a la información pública, como el Derecho de Petición, el recurso de insistencia y la Tutela, este derecho aún no ha recibido un tratamiento autónomo ni reconocimiento independiente en el nivel legislativo por ello es importante aplicar una ley de acceso a la información pública, lo cual significa que, si el Estado no cumple su función de informar, al menos debe garantizar el acceso a la información y no poner trabas a los ciudadanos para que la obtengan62; el servicio de interés público del Estado debe interpretarse como una obligación que tiene el Estado frente al derecho del ciudadano a recibir, buscar y difundir informaciones.

4.5.3 El acceso a la información como derecho

En la medida que se conozca a fondo el tipo de actuaciones desarrolladas por los servidores públicos, su grado de organización y los distintos procesos, acciones e información disponible se dará cumplimiento a uno de los derechos fundamentales del ser humano “El derecho a la Información”63 según lo expresa la constitución política de Colombia, por medio del impulso de la participación activa de la sociedad en la gestión pública e importancia de los archivos en los procesos de democratización, transparencia, control social y como fuentes de información para la comunidad.

El acceso a la información en Colombia es cada vez más reconocido no solo como un derecho si no como parte fundamental para la participación ciudadana a su vez el acceso de a la información según McCreadie y Rice coincidieron en que la información puede ser visto desde perspectivas diferentes, argumentan que a partir de la conceptualización de la información se podría definir el acceso a esta y puede ser vista como: un recurso o comodidad, un mensaje, datos en un entorno, representación del conocimiento y parte de un proceso de comunicación. Al mismo tiempo, se considera “el derecho a la información como aquel derecho fundamental que tiene toda persona a ser informada y a informarse de la verdad, para juzgar por sí misma sobre la realidad como conocimiento suficiente”64; comienza a ser reconocido como un derecho fundamental tanto en la Constitución política como en otros países, así permitir que el gobierno publique información actualizada para garantizar el derecho a la información.

Igualmente, el derecho a la información es definido por la Procuraduría General de la Nación como “la capacidad de acceder, solicitar y conocer datos, documentos y demás información que el ciudadano considere de interés o necesidad. Está sustentado en los Arts. 15, 20 y 23 de la Constitución política y tiene tres estados de aplicación:

61 COLOMBIA. CONSTITUCIÓN POLÍTICA 1991. Acción de Tutela. Panamericana. Bogotá, 2001. 62 VILLALOBOS QUIROZ, Enrique. El Derecho a la Información. Universidad Estatal a Distancia. Costa Rica. 63 COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Constitución Política. Op. cit. 64 CABALLERO, Doris Reníz. Los derechos de la información y de la comunicación: panorama general una visión internacional. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2002. P 19.

• Forma activa: cuando es el propio individuo quien ofrece la información • Forma pasiva: cuando el individuo la solicita • Forma neutra: cuando el individuo conoce qué existe sobre él mismo, en bases o bancos de datos públicos y privados”65

De igual forma, el acceso libre a la información pública también pretende que la información y el conocimiento puedan estar al alcance de todos los ciudadanos sin discriminación, como fuente de desarrollo y fortalecimiento de la democracia donde los ciudadanos respondan a una auténtica democratización donde se evalúen en forma completa la transparencia en los actos del Gobierno y de la administración así garantizar el acceso a la información como un” derecho fundamental por medio del cual todo persona puede tener conocimiento de la información”66.

El acceso a la información constituido como derecho ha permitido que los archivos se conviertan en parte fundamental y constitutiva la gestión gubernamental encargados de velar y promover el derecho a la información política y administrativa del mismo. Sin embargo a pesar de las determinaciones de los organismos internacionales de derechos humanos, como la Organización de las Naciones Unidas (ONU), en el sentido de posicionar la información como derecho esencial del hombre es, con frecuencia irrespetado67, puesto que los intereses económicos y políticos prevalecen e impiden hace llegar a la población las informaciones pertinentes a la calidad de vida.

4.5.4 Principios de acceso a la información como derecho

El interés por el acceso a la información permite que los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, establezca principios inalterables y estudie las técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como su función jurídica, administrativa y científica, desde su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, con el fin de manejar y hacer accesible la información existente, en pro de una sociedad que garantice el manejo y acceso a la información donde no solo se optimicen los recursos si no que el gobierno y los profesionales implementen estrategias para el intercambio de información así favorecer el acceso idealizado.

En el cumplimiento del acceso a la información se han propuesto principios sobre el acceso a la información aplicable a todas las entidades públicas, para el reconocimiento del mismo como derecho fundamental de toda persona, derivado de un estudio comparativo de la legislación y la práctica en varios países68, aplica a toda la información elaborada, recibida o en posesión de las entidades públicas, sin importar cómo esté almacenada con la obligación de ayudar a los solicitantes en caso de las denegaciones de acceso a la información deben ser limitadas y estar debidamente motivadas.

65 PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN. Derecho a la información y acceso a la documentación pública. [En línea]. Disponible en: http://www.procuraduria.gov.co/html/sitio_guia/html/participemos_derinfo.html 66 AGN. Los Archivos y el control social. Bogotá: 2003.

67 Morales, E. Op. cit., p.15.

68 COALICIÓN. Pro Acceso: Principios. [En línea]. Disponible en: http://www.proacceso.org.ve/

El acceso tiene varias dimensiones sociales, lingüísticas, educativas por ello procurar que el acceso sirva para mejorar la calidad de vida y permitan satisfacer sus necesidades sujetas a cambios que surgen actualmente, factor básico no solo para la adaptabilidad de cambios si no al aprovechamiento de los recursos sociales, culturales y científicos y la educación constante vitales para el ejercicio de una ciudadanía activa. Además, para el acceso se necesita comprender información con nuevos formatos donde ya no basta con los procesos operativos sino también el significado de la información, sus mecanismos de producción aplicación y su funcionalidad en la sociedad.

Como lo indica la IFLA el acceso a las expresiones del conocimiento, el pensamiento creativo y la actividad intelectual y de expresar sus opiniones públicamente69 y ello, claramente traerá problemas a los profesionales, de nada sirve tener excelentes unidades de información con profesionales excepcionalmente formados y competentes si el servicio se limita a permitir que accedamos a la información que los grupos de poder distribuyen cuando y como lo quieren; teniendo en cuenta que la misión del profesional de la información consiste en que la información esté al servicio del desarrollo de los valores democráticos y los derechos humanos y civiles.

4.6 LOS MANUALES

Los manuales son instrumentos importantes para todas las organizaciones porque mantienen en forma ordenada la información y todos los datos requeridos, responsabilidades de los puestos y ayudan para el funcionamiento de cualquier empresa, señalan los puestos y las relaciones que existen entre ellos: explican la estructura funcional, el grado de autoridad, los canales de comunicación y coordinación, y las actividades de los órganos de la empresa70. Los manuales son importantes para las organizaciones, ya que persigue la mayor eficacia y eficiencia para la ejecución de trabajo asignado al personal con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales. Dentro de su clasificación, los manuales que se detallan para esta investigación son:

Por su contenido:

 De procedimientos: especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente.  De Procesos: serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico  De puestos: Precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización

4.6.1 Manual de procesos y procedimientos

Se encuentran relacionados entre sí, porque se obtiene que un proceso es un conjunto de pasos para poder realizar una actividad, y por otro lado tenemos que los procedimientos son la forma de realizar dichos procesos es decir la “gestión del proceso”, donde se detalla la forma de

69 Declaración de la IFLA. Bibliotecas y la libertad intelectual. 2013. [En línea]. Disponible en: http://www.ifla.org/ES/node/7164 70 ÁLVAREZ, Martin. Manuales de políticas y procedimientos. Editorial Panorama. México. 2006.

hacerlo, el por qué, las herramientas, métodos, formatos que son utilizados para lograr cumplir con el mismo. Es un documento instrumental de información detallado e integral, que se debe aplicar individual o colectivamente en las áreas y servicios de una empresa71.

Proceso: Secuencia de pasos para realizar una actividad y que crea un bien o servicio para el usuario. Es una secuencia repetitiva que se realiza en la organización por una persona, grupo o departamento, con la capacidad de transformar unas entradas en salidas o resultados programados72.

Procedimientos: Establece de manera detallada y específica como se realizan, tiempos de ejecución de las actividades de transformación de los insumos en productos finales. Además, en este se tienen que identificar las personas, tareas, herramientas que participan en el desarrollo de la actividad. Es la realización de una serie de tareas en forma organizada conservando una secuencia cronológica en la manera de realizar esas tareas73. La estructura del manual es:

 Identificación: Nombre del área, Nombre de la dependencia, Nombre del proceso o procedimiento, Codificación, expedición, actualización y versión.  Objetivo: Explicación que se pretende cumplir con el proceso.

 Normas y requisitos: normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental o internas de obligatoriedad para el buen desarrollo de las actividades asociadas al proceso y procedimiento.

 Descripción de Recursos y Actividades Claves: Aplica para el caso del manual de procesos.

 Descripción del Procedimiento: pasos que se deben hacer, cómo y porqué, se detalla el nombre del procedimiento, código, llevar una secuencia para así poder obtener un mayor entendimiento para ejecutar las actividades.

 Responsable: Se especifica el cargo encargado de realizar las actividades que se describen en el flujograma.

 Diagrama de Flujo: Muestra gráficamente la descripción paso a paso de las actividades de cada procedimiento contenido en el proceso.

Adicional se describe de forma ordenada el flujo de actividades y decisiones que se llevan a cabo dentro de los procesos, de igual manera se definen los responsables de la ejecución de las actividades. Los procedimientos tienen en cada manual su flujograma sin embargo por confidencialidad solo están disponibles para consulta por intranet.

4.6.2 Manual de funciones

Tiene como propósito orientar adecuadamente a las personas que trabajan en la organización sobre el objetivo y asignación de las funciones de cada uno de los cargos, sus requisitos y

71 MARTÍNEZ, Víctor. Diagnóstico administrativo: procedimientos, procesos, reingeniería y benchmarking. México: Editorial Trillas, 3ra 3d. 2002. 368p.

72 RIVERA, Carlos. Fundamentos del Control de la Gestión Empresarial. Habana. Editorial Pueblo y Educación. 2004. 24p. 73 ATEHORTUA, Federico; BUSTAMANTE, Ramón. Sistema de gestión integral: Una sola gestión un solo equipo. Universidad de Antioquia. 232p.

perfiles establecidos. Sirve como guía para seleccionar, capacitar y evaluar el desempeño en cada cargo frente a las responsabilidades asignadas, de igual manera representa información para el análisis de cargas de trabajo. Para su desarrollo se tendrá en cuenta los manuales de procesos y procedimientos, análisis de cargos.

Tabla 2. Estructura del manual Identificación del cargo:

 Nombre del Cargo, código, Nombre de la Dependencia, Cargo del superior inmediato y cantidad de cargos de su misma índole.

 Nivel Funcional: Es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos.  Objetivo del cargo: Razón de ser del cargo dentro de la estructura funcional de la Institución.

Descripción de Funciones:

 Descripción de las actividades generales y específicas para las cuales debe determinar resultados acordados. Deben describirse a manera de competencia, utilizando la estructura Verbo, Objeto y Condición.  Responsabilidades:

Comprende el manejo de bienes, supervisión, discreción, detallada también la relación de informes que debe presentar el cargo a sus usuarios.

Perfil Requerido: Describe los requisitos académicos, experiencia laboral, iniciativa, habilidades y competencias.

4.6.2.1 Análisis de cargos

El Análisis y Descripción de los puestos de trabajo es el proceso objetivo mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico. Es decir no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí74:

 Análisis de puestos de trabajo: información acerca de los puestos, su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

 Descripción de puestos de trabajo: documento de la información obtenida del análisis, adicional las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.  Especificaciones del puesto de trabajo: requisitos físicos, cualificaciones personales y condiciones ambientales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, entre otras más. Para recolectar esa información sobre el cargo75, es importante tener en cuenta: La descripción y análisis del cargo: Constituye el inventario de los aspectos intrínsecos (contenido del cargo) y extrínsecos (requisitos que el cargo exige a su ocupante), también llamados factores de especificación del cargo. La descripción y el análisis del cargo proporcionan información respecto de los requisitos y las características que el ocupante del cargo debe poseer para desempeñarlo de manera adecuada. La recolección de información

74 LOUART, Pierre. Gestión de los Recursos Humanos. Barcelona: Ediciones Gestión 2000. 75 HERNANDEZ, Roberto. Metodología de la investigación. 4ta Ed. México DF: Mc Graw-Hill. 2003

basada en la descripción y el análisis del cargo, es muy superior en calidad y en cantidad con respecto a los otros métodos.

Análisis del cargo en el mercado: Cuando se tiene poca información por tratarse de algún cargo nuevo o uno cuyo contenido esté muy relacionado con el desarrollo tecnológico, en un mundo que cambia constantemente, los cargos también cambian y es preciso saber qué están haciendo las otras organizaciones en el mercado, el análisis de cargos comparables o semejantes en el mercado para recolectar y obtener información al respecto (Benchmarking). Asimismo, la estructura del manual es:

 Requisitos Intelectuales: Experiencia, adaptación al cargo, iniciativa, actitudes. Relacionados con: Identificación del puesto, Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto, ("Qué hacen").

 Requisitos Físicos y Condiciones del Trabajo: habilidades, recursos que utilizan, aspectos tecnológicos, métodos que emplean, condiciones físicas, ambiente de trabajo y riesgos, ("Cómo lo hacen").

 Responsabilidades Implícitas: por el equipo, herramientas que utilice, contactos e información confidencial y propósito de cada tarea, ("Para qué lo hacen").

5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Es una investigación con enfoque cualitativo entendido como aquel que “utiliza la recolección de datos sin medición numérica, como las descripciones, interacciones y las observaciones”76, en este caso los resultados generados fueron analizados cuantitativa y cualitativamente para presentar mejor el análisis de los resultados y mayor entendimiento, a través de un instrumento cualitativo. Igualmente, es una investigación que empleó un método de estudio de caso las fases de la investigación son:

5.1 Identificación del Objeto: La investigación se aplicó a los profesionales que se desempeñan en las Subdirecciones que componen la Dirección Archivo de Bogotá, quienes realizan actividades propias de la gestión documental, función archivística y la ejecución del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) y su articulación con el Sistema Integrado de Gestión (SIG).

5.2 Recolección de información e Instrumentos: La técnica e instrumento que se utilizó para la investigación, inicialmente fue la revisión documental se define como: “Documentos y materiales Organizacionales y elementos solicitados a los participantes”77 aquellos que afectan a toda la institución y contiene información vinculada con los temas relacionados en la investigación. Por ello, se realizó un análisis documental de los diferentes manuales de procesos, procedimientos del área así identificar los procesos en relación con los temas propuestos en la investigación, asimismo, se revisaron los manuales de funciones del área así identificar los perfiles de los cargos y funciones para la Subdirección de Archivos y la Subdirección técnica, con el fin de comparar el contenido de cada uno de acuerdo al cargo a fin de sugerir alguna modificación en sus contenidos.

Posteriormente, el instrumento que se aplicó a los profesionales que pertenecen a: la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y la Subdirección Técnica del archivo de Bogotá, son las entrevistas semi-estructuradas mediante unas preguntas acordes a los fines de la investigación, éstas permiten que el entrevistador tenga la libertad de introducir preguntas adicionales para precisar conceptos u obtener mayor información sobre los temas para centrar su análisis descriptivo en el objeto de estudio78, asimismo, se realizaron preguntas diferentes para los cargos directivos. De esta manera se recolectó información sobre los entornos organizacional, ocupacional, educativo, habilidades y competencias en el área frente a la información, mediante el guion de las entrevistas semi-estructuradas (ver anexo 1). Así obtener soluciones puntuales en su participación, datos necesarios para la estructura del trabajo.

5.3 Población y muestra: En esta investigación se realizó el muestreo intencional o selectivo, que permite contactar a las personas que hayan vivido la experiencia sobre el cual quiere ahondar, con quienes se revisará la relevancia de los temas incluidos en el instrumento utilizado79. “En el muestreo intencional todos los elementos de la población serán seleccionados bajo estricto juicio personal del investigador. En este tipo de muestreo el investigador tiene previo conocimiento de los elementos poblacionales”80.

76 HERNANDEZ, Roberto. Metodología de la investigación. 4ta Ed. México DF: Mc Graw-Hill. 2003. p. 783. 77 Ibid., p.785.

78 TAMAYO Y TAMAYO, Mario. El Proceso de la Investigación Científica. 4 ed. México, 2006. p. 130. 79 BONILLA, Elssy; CASTRO, Penélope. Más allá del dilema de los métodos. Ed. Norma. 2005. 80 NAMAKFOROOSH, M. Metodología de la Investigación. México: Limusa. 2003.

La población objetivo se dividió en las dos áreas que conforman la Dirección de Archivo de Bogotá son: la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y la Subdirección Técnica. La muestra se seleccionó de acuerdo a los profesionales y cargos que actualmente existen en cada subdirección, en el caso de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos la cantidad total es de 15 personas, se entrevistaron 9 profesionales de la información ya que esta área se subdivide por grupos, solo se entrevistaron a quienes no hacen las mismas funciones; en el caso de la Subdirección Técnica la cantidad total 8 personas, se entrevistaron 3 profesionales de la información, teniendo en cuenta que esta también se subdivide en grupos y se tuvo en cuenta quienes no realizaran las mismas funciones. Los profesionales entrevistados, ocupan estos cargos:

 Subdirectores de cada área, Profesionales Universitarios, Auxiliares Administrativos.

5.4 Interpretación y Análisis: Los datos obtenidos en la aplicación del instrumento de

recolección de información y la revisión documental, fueron procesados teniendo en cuenta las características de la información obtenida. Se realizó un análisis estadístico de los datos y el análisis de la información cualitativa, esta se procesó a partir de los temas principales planteados en la investigación: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), los procesos, procedimientos, funciones, Actividades y el Perfil Profesional. 5.5 Presentación de Resultados: Se elaboró una propuesta para facilitar el reconocimiento del perfil profesional frente a los cargos que desempeñan, funciones y la relación de éstas con el acceso a la información, para el uso y disposición del público. Además, son el insumo para analizar las fortalezas y debilidades del profesional frente a los procesos que manejan en cada subdirección y su participación para la sociedad.

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Como anteriormente se mencionó se analizaron las respuestas que dieron cada uno de los entrevistados que no ocupan cargos directivos y de los que ocupan cargos directivos, lo cual permitió hacer manejable la información obtenida en relación con la revisión documental en los manuales de: funciones, procesos y procedimientos del área81, éstos no se adjuntan como anexos de la investigación puesto que son documentos institucionales de una entidad pública, no es información de mi propiedad.

A continuación, se detallarán los resultados obtenidos en la aplicación de las entrevistas de acuerdo a los temas principales:

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)

Se evidencia que los servicios que cada profesional presta están ligados a cada uno de los procesos que manejan en grupos y de acuerdo a la Subdirección a la que pertenecen, el paso a paso de cada uno se especifica en los manuales de procedimientos82. Adicional se demostró que en la Subdirección de Archivo desempeñan 2 servicios adicionales que no están incluidos en los manuales.

81

ARCHIVO

DE

BOGOTÁ.

Manuales de procesos y procedimientos.

2013.

[En línea].

Disponible en:

http://secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/document/4-presentacion-archivo.pdf y Manuales de funciones.

2012.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=52108 [citado 3/11/2015] 82 ARCHIVO DE BOGOTÁ. Ibid.

33%

11%

23%

11%

22%

¿Qué servicios presta en laSubdirección de S. Archivo?

Asistencia técnica Normalizacion de la Gestion Documental Asesoría en formulación en Gestión Documental Cordinación: seguimiento entidades distritales Grupo Evaluador instrumentos de los archivos

50%

38%

12%

¿Qué servicios presta en la Subdirección de Técnica?

Cordinación Procesos Operativos Sala de Consulta

En cuanto al aplicativo para el sistema integral de gestión de archivos (SIGA) sobre los módulos que lo componen, en las subdirecciones solo usan el módulo de: consulta y seguimiento de la correspondencia, los demás módulos no los manejan por permisos o por desconocimiento por ello consideran que aún no les es tan útil en sus labores e incluso no identifican claramente el código o ubicación para encontrar su manual.

Usan bases de datos internas soportados en Excel son plantillas básicas que aunque permiten encontrar información específica de lo que realizan se corre el riesgo que por cualquier motivo se pierdan ya que no están sistematizados, y la base de datos Winisis específicamente para la descripción del material que custodian. Y otros no usan aplicativos no lo necesitan para sus funciones pero consultan constantemente por intranet la normatividad del archivo de Bogotá.

35%

12%

18%

23%

12%

¿Qué herramientas tecnológicas implementa en la gestión documental?

Aplicativo SIGA Bases de Datos Internas (Paquete Office) Base de Descripción (Winisis) Intranet No consultan

53%

47%

¿Qué procesos de los sistemas SIGA y SIG realiza?

Gestión Documental y función Archivística Procesos técnicos, investigación y divulgación

Cada subdirección utilizan los procesos establecidos para cada área aplicando los procedimientos para cada uno83, relacionados con: la gestión documental, su función archivística y uso del aplicativo (SIGA) y ejecución del sistema integrado de gestión (SIG). Los procesos que manejan son dos uno para cada subdirección: Proceso de la Administración del Sistema de Archivos de las entidades Distritales éste cuenta con estos 6 procedimientos: Asistencia técnica, Diseño o actualización de instrumentos técnicos, Elaboración del informe, Formulación de lineamientos, Revisión de TRD y seguimiento; y el Proceso de Acopio, Procesamiento Técnico, servicio de la Documentación de Conservación permanente y de interés para la ciudad, tiene estos 7 procedimientos: Acopio, Catalogación, Comunicación, Investigación, Monitoreo, Sala de Consulta y Tratamientos de Conservación. Según los autores: Álvarez, Martínez y Chiavenato,84 los manuales de los procesos y procedimientos deben cumplir con elementos esenciales para el caso de los manuales de procesos son: Nombre de la dependencia y Proceso, Responsable, Codificación, Expedición, N° de la Versión, Objetivo, normas y requisitos aplicables, Control de cambios, Descripción de Recursos y actividades clave; y para el caso de los manuales de procedimientos los elementos esenciales que deben contener son: Nombre de la dependencia y proceso, Codificación, expedición, actualización y versión, Objetivo, Alcance, Normas aplicables, Responsables, Descripción del procedimiento y Diagrama de Flujo. El diagrama de flujo solo es para consulta interna por temas de confidencialidad no es posible adjuntarlos en cada manual mencionado anteriormente.

Asimismo, en las entrevistas identificaron falencias que no se detectaron en los manuales de procesos y procedimientos, se verán reflejados en la propuesta de mejora numeral 7.  ¿Considera que hay procesos y procedimientos que se duplican?, ¿por qué?: La totalidad de las personas respondieron el 100%, es decir todos están de acuerdo en que, no se duplican, ya que cada área y grupo realiza diferentes actividades y el que existan dos subdirecciones facilitan que cada integrante tenga claro los procesos y procedimientos que deben aplicar.

83 ARCHIVO DE BOGOTÁ. Ibid.

84 ÁLVAREZ, Martin, Op. cit.

Análisis de Cargos y Perfil Profesional

En las subdirecciones los profesionales se desempeñan en las siguientes denominaciones de cargos: Auxiliares administrativos, Profesionales especializados y Universitarios con vinculación laboral de: carrera administrativa y contratistas en el caso de las subdirecciones éstos no aplican ya que éstos son de apoyo en los casos que se necesiten.

De acuerdo a su formación académica de los 12 profesionales entrevistados se evidencia que 8 son profesionales en relación con la carrera de Bibliotecología y Archivística, y el personal restante 4 profesionales adicional al título profesional realizaron especializaciones en gestión documental, sin embargo no especificaron en que temas. Adicionalmente, se apoyan en otros profesionales en casos especiales para concretar conceptos de asesorías para otras entidades, profesionales como: Abogados, Auxiliares técnicos, Restauradores e Historiador.  ¿Cuenta con un procedimiento para el acceso a los documentos?, ¿Cuál? La totalidad de las personas respondieron el 100%, es decir todos están de acuerdo en que no tienen procedimientos o instructivos propios de las áreas para el acceso a la información, ya

18%

35%

47%

¿Cuál es el cargo que ocupa en esta área ?

Auxiliares administrativos Profesionales especializados Profesionales Universitarios

23%

77%

¿Cuál es su nivel educativo y último título obtenido?

Profesionales con Especialización Profesionales Universitarios

que si necesitan consultar lo aprenden por explicaciones de demás compañeros, solo indican que firman un acuerdo de confidencialidad.

Debido a las actualizaciones en temas documentales los profesionales están en constante consulta de la normatividad y lineamientos que se dicten para aplicar en sus funciones, asimismo resaltan la importancia a los instrumentos normalizados pues los usan no solo porque les ayuda en sus actividades diarias sino porque son útiles para realizar las funciones distritales que se les asignan. Debido a la rutina laboral hay poca consulta de los manuales de los procesos, procedimientos y funciones de acuerdo al tiempo que llevan se vuelven monótonas sus actividades.

 Con el fin de actualizar sus funciones indique cuales aún desarrolla o cuales desea adicionar o sugiere modificar: (Respuestas de cada profesional según su cargo y comparación con el manual).

Del total de los profesionales 14 sugirieron modificaciones a sus funciones ya que actualmente no realizan las funciones que describen los manuales y otros quisieran adicionar e indican que algunos perfiles no están actualizados en los manuales, debido a cambios de administración les incluyen funciones sin formalizar dichas inclusiones.

Se les mostró las funciones de acuerdo al manual de funciones para cada cargo, éstos incluyen: identificación, perfil requerido y requisitos85. En cuanto al contenido de los manuales de

85 ARCHIVO DE BOGOTÁ. Op., cit.

53%

29%

18%

¿Qué fuentes de información usa para su desempeño laboral?

Normatividad- Lineamientos Documentales Instrumentos (TRD- TVD-CCD-Registros) Procesos y Procedimientos

82%

18%

Funciones por Cargo Sugerencias para Modificar Sin sugerencias

funciones éstos deben tener elementos esenciales a la luz de los autores Álvarez, Martínez y Chiavenato86 como: Identificación Cargo y código, Dependencia, Cargo del superior, N° de cargos, Nivel funcional, objetivo, descripción funciones, perfil requerido y responsabilidades implícitas, de acuerdo a la revisión documental se evidencio que con el único elemento que no se cumple en los manuales son las responsabilidades implícitas y se evidencia que éstos en su contenido especifican como dato adicional el número de grado y asignan una denominación común para el cargo pero las funciones varían para cada profesional. Se obtuvieron las siguientes sugerencias:

Tabla 3. Sugerencias Cargo Respuestas Auxiliar Administrativo

Sugiere eliminar 2 ítems relacionados con trámites contractuales y de presupuesto, no son acordes a lo que actualmente realiza.

Profesionales Especializados

Para el caso de los Subdirectores que se contratan por Libre Nombramiento y remoción, éstos no se encuentran clasificados con un código y grado específico. Pero si tienen documentadas las funciones y requisitos. Sugieren actualización completa pues no se contemplan dos adicionales que actualmente desempeña.

Para el caso de los que apoyan los Fondos Documentales, sugieren eliminar los

2

ítems relacionados con las respuestas técnicas y elaboración de guías, actualmente no los realiza y sus funciones son cambiantes.

Profesionales Universitarios

Sugirieron varias modificaciones ya que no realizan funciones relacionadas con:

Sobre la Asistencia Técnica: El mantenimiento del cuadro de clasificación distrital y conformación de la norma técnica del SIGA. Asimismo asistencia para la construcción de los SIGAS.

Sobre la Normalización: No realiza el acompañamiento al grupo de investigaciones para revisión de las TRD. Sobre la Formulación de políticas: Eliminar la revisión de los documentos sobre iniciativas de cero papel y gestión documental electrónica Sobre los Evaluadores: Eliminar la planeación e implementación de políticas para la gestión documental en las entidades del Distrito y brindar la historia de la entidad diagnosticada.

En cuanto a la coordinación sugieren eliminar el manejo de documentos digitales en el distrito y asistencia en los comités para la corrección de las guías no lo aplican.

86 ÁLVAREZ, Martin, Op., cit.

En las respuestas se evidencia que los profesionales relacionan el acceso a la información con el estado y la participación ciudadana, asimismo resaltan la importancia de contar con herramientas tecnologías que permitan un mejor funcionamiento interno y para servicio al cliente ya que la gestión documental está unida al impacto de las nuevas tecnologías.  ¿Se le facilita acceder a la información?

La totalidad de las personas respondieron el 100%, es decir todos están de acuerdo en que aunque tienen facilidad para acceder a la información del área donde se encuentran, en caso que necesiten consultar información que este en otra área deben seguir los protocolos con los jefes para obtener aprobación, asimismo destacan que el hecho de presentarse como funcionarios del archivo les ayuda para que otras entidades les faciliten la información que requieren para el desarrollo de sus funciones. Solo tienen restricción para consultar la correspondencia de todas las áreas en el aplicativo SIGA, solo tienen permisos de acuerdo a su perfil.

12%

41%

6%

24%

17%

¿Qué entiende por acceso de la información?

Derecho para obtener información La relación entre la sociedad y el estado Atender las necesidades de los usuarios Permitir que todos pueden ubicar información sin importar el medio Facilidad para encontrar información

53%

29%

6%

12%

¿Qué entiende por gestión administrativa pública?

Gestión para administrar procesos internos Manera como se administran los recursos del Estado El desempeño de funcionarios públicos Lineamientos para las entidades públicas

Los entrevistados relacionan dicha gestión con los manejo de los procesos internos de la organización adicionalmente que éstos deben estar alineados con la misión de la misma y como empleados públicos tienen gran responsabilidad en la interacción de los ciudadanos con los gobernantes para atender eficientemente a los ciudadanos de acuerdo a las funciones de la administración pública.

 ¿Considera que requiere capacitación sobre uno o los 2 temas anteriores?

La totalidad de las personas respondieron el 100%, es decir todos manifestaron que si les interesa bastante capacitarse, ya que no tienen claro el concepto y la utilidad teniendo en cuenta que laboran en una entidad pública que custodia información y presta servicios para la ciudadanía, además reconocen la importancia de éstos con los avances tan dinámicos de hoy en día.

Del total, 11 profesionales no comparte estos recursos, porque solo se dan a conocer cuando generan los conceptos y lineamientos documentales para la atención de las solicitudes de otras entidades distritales. En algunos casos por sus funciones públicas deben compartir información sobre las entidades distritales que apoyan, en el caso de las revisiones de calidad y consulta de información para responder solicitudes de información que realizan los usuarios.

35%

65%

¿Comparte recursos informativos con otras áreas? ¿Por qué?

Si No

88%

12%

¿Le gustaría recibir capacitación, en qué áreas, temas?, Si No

Los temas propuestos se relacionan con: claridad del funcionamiento interno de cada subdirección, Planeación de Recursos, clasificación y valoración documental, Archivos históricos y documento electrónico, adicional sugieren que haya flexibilidad en el horario laboral para asistir en caso que las programen. Pocos entrevistados indican que no necesitan capacitación ya que, cuentas con recursos propios para adquirirlos cuando amerite el caso. ¿Qué aspectos de su formación académica cree que le favorecen para el desempeño de este puesto de trabajo?

Los entrevistados indican que les favorece: los conocimientos teóricos sobre procesos técnicos, la normatividad e identificación de instrumentos en la gestión documental, sin embargo indican falencias en la falta de aplicabilidad en casos reales, pues consideran que cuando se enfrentan a una situación específica en sus labores que les generan dudas deben consultar la opinión según la experiencia de otros profesionales para dar solución.

Las respuestas obtenidas reconocen que las competencias y conocimientos en el desempeño del profesional son importantes sino que, influye el cómo desarrolla las actividades diarias y que su aptitud y actitud dicen mucho en el área de trabajo.

24%

76%

Aspectos Académicos Si No

47%

18%

24%

11%

¿Qué aspectos específicos considera importantes en un puesto de trabajo?

Ambiente laboral Ética profesional Conocimiento y calidad de sus funciones Disposición al cambio

¿Qué recomendación haría para el mejoramiento de los procesos y desempeño de esta unidad?

De acuerdo a su desempeño y perfil indican que una motivación seria la revisión de las tablas salariales, asimismo que no deberían diferenciar el personal para hacer retroalimentaciones o para obtener ciertos beneficios ya que todos son profesionales independientemente el cargo o la vinculación que tengan, asimismo obtener bases de datos de mejor calidad y rapidez tecnológica, promover frente al ciudadano los servicios del archivo y finalmente contratación de más personal ya que para cumplir con las entidades distritales no dan abasto a la demanda y hace que se retrasen los procesos.

 Adicionalmente de acuerdo al guion de preguntas los subdirectores respondieron información a tener en cuenta:

Consideran que los profesionales que tienen a cargo deben comprometerse con sus funciones diarias e ir alineados con los objetivos propuestos por el Archivo, teniendo en cuenta que todo está sujeto a cambios debido a los avances tecnológicos y nuevas competencias que deben

47%

12%

12%

24%

5%

Recomendaciones Motivación salarial Retroalimentación para todo el personal Innovación tecnológica Contratación más personal idóneo Promoción de los servicios que presta el archivo

5%

41%

24%

12%

18%

¿Cuáles son los principales criterios para seleccionar sus profesionales?

Formación académica Experiencia y Criterio personal Actitud y Compromiso Sentido de pertenencia Iniciativas para mejorar en su desempeño

adquirir por ello la importancia de proponer mejoras de sus funciones, procedimientos de acuerdo al desempeño que realizan dejar la monotonía y ser propositivos.

Consideran que varios de los profesionales temen a dar su opinión solo se limitan a cumplir por cumplir, hacer todo automático sin analizar correctamente lo que realizan y ello hace que no los tomen en cuenta para futuras contrataciones, esto lo evidencian en las reuniones y entrega de las evidencias de las actividades que desempeñan.

Los subdirectores consideran que adicional a los conocimientos técnicos y teóricos, también son necesarios los conocimientos transversales, destrezas y aptitudes que puedan aplicarse a varios entornos laborales que permitan resolver los problemas profesionales de forma autónoma y flexible, las competencias son el valor añadido de cada profesional.

59%

24%

17%

¿Qué valora más de las funciones que realizan sus subordinados?

Responsabilidad Cumplimiento de metas Calidad en sus funciones

35%

24%

12%

29%

¿Cuáles considera que son las habilidades y competencias para los cargos que desempeñan su grupo?

Solución de problemas Acciones de mejora Evaluar críticamente Trabajo en Equipo

Se considera que para la Subdirección de Archivo se deben redefinir la mayoría de los procedimientos especialmente para los procesos de las TRD y TVD, ya que hoy en día los avances tecnológicos permiten nuevas modalidades para mejorar y hacer más eficiente la gestión documental; en cuanto a los procesos técnicos que se manejan en la Subdirección Técnica no consideran ya que van acorde a los procedimientos que actualmente se realizan sobre las unidades documentales.

En el caso de la Subdirección de archivo muy poco, ya que se considera deberían realizar el rediseño de los dos manuales ya que están desactualizados y debido al incremento de funciones dadas por decreto mas no normalizadas por los cambios de administración se requiere más personal para cumplir con lo que solicitan las entidades distritales; para los procesos técnicos de las subdirección técnica debido a su operatividad se considera que la personal si ataca lo que dicta cada manual.

59%

41%

¿Los procesos y procedimientos son adecuados o necesitan redefinirse?

Si No

47%

53%

¿Ud. Cree que los manuales de procedimientos y descripción de cargos son acatados por los integrantes de ésta área?

Si No

Consideran que aunque los profesionales cumplen con sus deberes, se quedan en la “zona de confort” y esto les impide ver más allá la importancia de lo que hacen y el lugar donde se desempeñan.

Indican que si se programan capacitaciones sobre el sistema integral de archivos y algunos temas documentales de los procesos de la subdirección técnica, sin embargo aceptan que debido a los compromisos laborales y cumplimiento de metas los profesionales no pueden asistir.

41%

24%

35%

¿Cuáles son las falencias que ha encontrado en su equipo de trabajo?

Falta de compromiso Aprendizaje Continuo Creatividad e innovación

53%

47%

¿Se cuenta con programas de capacitación continua en temas documentales?

Si No

7. PROPUESTA DE MEJORA

Tiene por objeto plantear mejoras en los manuales teniendo en cuenta los elementos básicos que deben contener cada manual de acuerdo a los autores mencionados anteriormente. De esta manera lograr que las Subdirecciones de la Dirección de Archivo de Bogotá, las implementen en los manuales según los cargos y las funciones que deberán ser ejecutadas de acuerdo al perfil requerido para cada profesional, con el fin de que el personal que allí labore no solo pueda satisfacer necesidades económicas sino profesionales. Las mejoras van de acuerdo a las funciones que desempeñan actualmente los profesionales de cada subdirección según la denominación del cargo, y de acuerdo a la revisión documental de las especificaciones sobre el perfil los conocimientos, habilidades, destrezas y condiciones de trabajo para cada uno, teniendo en cuenta los procesos y procedimientos para la ejecución de las funciones que cada profesional debe aplicar. Adicional resaltan que las competencias propias que adquiere en su formación académica son vitales para desempeñar su profesión ya que refuerzan las competencias esenciales requeridas para el cargo, teniendo en cuenta en las respuestas de los profesionales las modificaciones que sugirieron los subdirectores como jefes de área indican la importancia de tenerlos en cuenta al momento de realizar modificaciones de acuerdo al cargo como se evidencia en la tabla 3. Sugerencias. Asimismo según la clasificación de los cargos las mejoras propuestas para el desarrollo de sus funciones y el perfil adecuado sería: Tabla 4. Propuesta funciones según el cargo Identificación del Cargo Auxiliar Administrativo Funciones Principales del Cargo Operación de archivos como: Organización y Procesamiento técnico, aplicación de TRD, TVD Seguimiento en salas de consulta Perfil del Cargo Herramientas informáticas y office.

Manejo de base de datos y Archivos Atención presencial de usuarios Compromiso con la organización, Trabajo en grupo, Aprendizaje Continuo y Creatividad e Innovación.

Profesional en Bibliotecología, Archivística. Experiencia: 2 a 6 años de Experiencia relacionada. Identificación del Cargo Profesional Especializado Funciones Principales del Cargo Operación, seguimiento, actualización de: TRD y TVD, gestión documental y sistemas SAAD.

Revisión procesos técnicos de la documentación patrimonial. Revisión Informes y dar respuestas técnicas Apoyo en conceptos técnicos e informes Seguimiento a las entidades Distritales de archivo para el cumplimiento de la normatividad archivística. Así coordinar cada área de acuerdo a las órdenes del consejo distrital de archivos. El grupo evaluador de las TRD y TVD, cumple con sus funciones pero para la coordinación y aplicación de decisiones depende de las órdenes del consejo distrital de archivos.

Perfil del Cargo Gestión administrativa Distrito Capital Conocimientos en gestión documental y archivo Manejo de Personal, Experticia Profesional, Orientación a resultados.

Profesional en Bibliotecología, Archivística Título de posgrado o especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Experiencia: 2 a 3 años de experiencia relacionada. Identificación del Cargo Profesional Universitario

Funciones Principales del Cargo Atender a las entidades del Distrito Capital y brindar conceptos de acuerdo a las solicitudes recibidas Realizar procesos operativos como: Recepción, Distribución, Digitalización de documentos radicados y control según especificaciones técnicas.

Procesamiento de información administrativa e inventarios documentales Control en salas de consulta Conceptos de viabilidad del valor para TRD y TVD. Perfil del Cargo Conocimientos en gestión documental y archivo Investigación y manejo de archivos históricos Estructura orgánica del Distrito Capital Normas de descripción internacional Orientación al usuario y al Ciudadano, Creatividad e Innovación, Experticia Técnica, Trabajo en Equipo.

Experiencia: 1 a 2 años de experiencia relacionada.

 Para los Auxiliares Administrativos: Se recibieron pocas sugerencias para modificar este cargo, ya que realizan procesos técnicos y operativos sobre las unidades documentales sin embargo se propone que se tengan en cuenta para retroalimentaciones de los resultados que en general se obtienen de las funciones de cada subdirección.

 Para los Profesionales Especializados: En resumen, coinciden con la modificación y actualización de los manuales de las funciones para cada cargo, ya que de acuerdo a las nuevas administraciones han realizados nuevos decretos que implican más responsabilidades y funciones que, no están normalizadas pero se deben realizar indirectamente.

 Para los Profesionales Universitarios: Se sugieren modificar los manuales de funciones de acuerdo a la eliminación de los ítems que los profesionales indican que no realizan e inclusión de algunos que realizan como por ejemplo la realización de informes como resultado de las funciones que realizaron. De igual forma resaltar en los manuales la importancia de las competencias asociadas para cada cargo. Adicional para la descripción del perfil profesional: Se evidencio que en los manuales de funciones no especifican las habilidades y competencias que cada profesional debe cumplir

para el cargo por ello la importancia de unificar las competencias requeridas ya que, de acuerdo a las funciones específicas se espera un desempeño especifico del profesional en un área determinada, para resolver los problemas propios de su ejercicio profesional. Descripción de las Funciones según el perfil: Se identificó que para los cargos existentes, éstas se encuentran desactualizadas debido a cambio de administración o porque en el desarrollo de sus labores diarias resultan actividades adicionales que deben realizar de acuerdo al cargo que desempeñe: Profesional Universitario, Especializado y Auxiliar Administrativo por ello se deben realizar varias modificaciones en cuanto al manual de funciones varios profesionales no realizan varias de las que están en los manuales actuales.

En los Manuales de Procesos y Procedimientos: se sugiere realizar la redefinición del procedimiento de la revisión, evaluación de TRD y TDV que hace parte del proceso de la subdirección de archivos, debido a los cambios en la gestión documental se requiere proponer nuevas estrategias que permitan mejorar éstos instrumentos técnicos, de acuerdo las funciones institucionales de cada entidad.

En la comparación realizada con la revisión documental, aunque demuestre que en su estructura contenido los manuales cumplen con los elementos, se evidencio que se debe actualizar el contenido de los mismos ya que actualmente se realizan otras actividades y por ende se encuentran desactualizados y necesarias de incluir para futuras contrataciones. Igualmente se evidencia que en la clasificación de los cargos asignan números de grados y denominaciones y en éstos varios se repiten pero sus funciones son distintas, se propone asignar un grado diferente para que los profesionales tengan claridad a cual pertenece. Aunque se reconoce la importancia del acceso y difusión de la información no cuentan con un procedimiento específico, se propone agregar en los manuales de funciones la importancia y aplicabilidad de la normatividad sobre en este tema y de cómo cada cargo se relaciona con éste teniendo en cuenta que es un tema que influye mucho en las entidades públicas y que en archivo de Bogotá influye en todas las entidades distritales.

Asimismo cada manual de los procesos en su contenido relaciona como recurso las Tics para el acceso y difusión de la información allí resaltan la ley 1712 del 2014 (Transparencia y derecho de Acceso a la información pública), como política de operación a fin de garantizar el acceso a la ciudadanía y grupos de interés independientemente del soporte y medio de registro; y, en los manuales de los procedimientos relacionan la ley 527 de 1999 (acceso y mensajes de datos) y artículos de la Constitución política de Colombia con la gestión y trámite para el control y seguimiento de los documentos e igualmente dan importancia al acceso a la información en los servicios que presta para la consulta de la información que custodia el archivo de Bogotá.

8. CONCLUSIONES

 La eficacia del desempeño de un trabajador depende de la motivación, claridad en las funciones que debe realizar. Para lograrlos es importante la especificación del puesto, señaladas en el manual de descripción de cargos y funciones, mejora a las cargas laborales, determina las necesidades de capacitación y entrenamiento permite calificar adecuadamente el desempeño del trabajador, por lo tanto, la desactualización en los manuales implica la falta de uniformidad en los procesos.

 Es importante mantener los mecanismos adecuados para acceder a la información y tener el personal suficiente e idóneo para atender las solicitudes que realicen entidades y/o ciudadanos, para ello es fundamental el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, no solo por el aumento de su uso, el desarrollo de sus procesos sino porque hoy en día los ciudadanos requieren ampliar la consulta de fuentes en distintos medios y mediante otras opciones.

 Los resultados resaltan las competencias que cada uno debe tener; sin embargo, indican la importancia de la actitud, sentido de pertenencia y que, siendo profesionales realicen propuestas de opción de mejora de acuerdo a los objetivos y metas propuestas en cada subdirección ya que se espera que las funciones no solo se cumplan por órdenes de un superior sino que, en lo posible supere las expectativas.

 Es importante que se promuevan capacitaciones y actualización en temas relacionados con las actividades diarias, ya que el interés es alto para actualizar conocimientos o adquirir formación complementaria a la recibida en la universidad bien sea para mantenerse al día o para aplicar dichos conocimientos en su actividad profesional, ya que la productividad de las personas se fundamenta en sus motivaciones.

9. RECOMENDACIONES

A las subdirecciones se les recomienda que la propuesta sobre las funciones para el profesional de la información se actualicen en el manual de funciones de acuerdo a los cargos y se tome en consideración para ejecutar debidamente los distintos procedimientos para mejorar la gestión documental de cada subdirección.

Igualmente, se recomienda que al momento de que el personal ingrese a la empresa, informar y aclarar a los trabajadores sobre el manual de funciones independientemente de su vinculación laboral para evitar confusiones a la hora de realizar sus labores e igualmente adicionar en el manual de procedimientos las responsabilidades que tiene cada cargo. Asimismo, proporcionar la tecnología necesaria para la realización eficiente de cada una de las actividades y esto afecta el cumplimiento de las metas y logros propuestos, lo cual representaría contar con una fuente de información de alta calidad al interior de la organización. Promover más la importancia del Archivo de Bogotá ya que por todo lo que maneja es importante que la ciudadanía conozca los servicios que están a su disposición. Tener en cuenta a un futuro próximo, verificar los avances desarrollados en la actualización de los manuales de acuerdo a los perfiles para cada cargo, dado que para la investigación fue complejo identificar el cargo y las funciones que actualmente desempeñan sus trabajadores e igualmente se evidencio que se torna ms difícil cuando hay cambios de administración distrital.

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1: Guión de la entrevista El objetivo de esta entrevista es realizar una propuesta de mejora para contribuir en el desempeño de acuerdo al análisis de los cargos, a fin de mejorar los procesos, procedimientos, desempeño laboral y desarrollo de las funciones respectivas, como parte de la investigación del proyecto de grado en el Programa de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de La Salle. Dicha entrevista se dividen en:

- Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA): Los entrevistados cuentan que

procesos, procedimientos aplican de este sistema.

- Funciones, Actividades y Perfil Profesional: Los entrevistados cuentan cuales son las funciones

que realiza dentro de su puesto de trabajo y posibilidades de mejora del perfil del cargo y como profesional.

ENTREVISTA A NIVELES NO DIRECTIVOS

Datos generales:

- ¿Cuál es el cargo que ocupa en esta área?

- ¿Cuál es su nivel educativo y último título obtenido?

Preguntas sobre el sistema (SIGA):

1. ¿Qué servicios presta en esta área?

2. ¿Qué herramientas tecnológicas (HW-SW) implementa en la gestión documental?, ¿Son

apropiadas para sus funciones?

3. ¿Cuenta con un procedimiento y/o reglamento para el acceso a los documentos? ¿cuál?

4. ¿Qué procesos del SIGA realiza? y ¿por qué?:

5. ¿Qué fuentes de información usa para su desempeño laboral?

6. ¿Considera que hay procesos y procedimientos que se duplican?, ¿por qué?:

Preguntas sobre Funciones, Actividades y Perfil Profesional:

1. Con el fin de actualizar sus funciones indique cuales aún desarrolla o cuales desea adicionar o

sugiere modificar: (Se muestra las funciones específicas de acuerdo al manual de funciones de cada cargo).

2. ¿Qué entiende por acceso de la información?

3. ¿Se le facilita acceder a la información?

4. ¿Qué entiende por gestión administrativa pública?

5. ¿Considera que requiere capacitación sobre alguno o los 2 temas anteriores?

6. ¿Comparte recursos informativos con otras áreas? ¿Por qué?

7. ¿Le gustaría recibir capacitación, en qué áreas, temas?, para mejorar su desempeño.

8. ¿Qué aspectos de su formación académica cree que le favorecen para el desempeño de este

puesto de trabajo?

9. ¿Qué aspectos específicos considera importantes en un puesto de trabajo?

10. ¿Qué recomendación haría para el mejoramiento de los procesos y desempeño de esta unidad?

ENTREVISTA A NIVELES DIRECTIVOS

1. ¿Cuál es su función?

2. ¿Cuáles son los niveles jerárquicos de los cargos que desempeñan los integrantes a su cargo y

qué cantidad por cada uno?

3. ¿Cuáles son los principales criterios para seleccionar sus profesionales?

4. ¿Cuáles son las funciones esenciales de los diferentes cargos que hay en esta área?

5. ¿Qué valora más de las funciones que realizan sus subordinados?

6. ¿Cuáles considera que son las habilidades y la formación para los cargos que desempeñan su

grupo?

7. ¿Los procesos son adecuados o necesitan redefinirse?

8. ¿Los procedimientos son adecuados o necesitan redefinirse?

9. ¿El nivel tecnológico es suficiente o insuficiente para el desarrollo de las actividades, por qué?

10. ¿Ud. Cree que los manuales de procedimientos y descripción de cargos son acatados por los

integrantes de ésta área?

11. ¿Cuáles son las falencias que ha encontrado en su equipo de trabajo?

12. ¿Se cuenta con programas de capacitación continua en temas documentales?