Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

2019

Evaluación de los instrumentos de gestión de información Evaluación de los instrumentos de gestión de información identificados en la ley sobre acceso a la información identificados en la ley sobre acceso a la información Ricardo Martinez Lemus Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Martinez Lemus, R. (2019). Evaluación de los instrumentos de gestión de información identificados en la ley sobre acceso a la información. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/312 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

EVALUACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

IDENTIFICADOS EN LA LEY SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN

RICARDO MARTINEZ LEMUS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C. 2019

EVALUACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

IDENTIFICADOS EN LA LEY SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN

RICARDO MARTINEZ LEMUS

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Profesional en

Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

María Yanneth Álvarez Álvarez Bibliotecóloga y Archivista. Magister en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C. 2019

_________________________________ Firma del Director del Programa

________________________________ Firma del Director de Trabajo de Grado

_______________________________ Firma del Jurado

______________________________ Firma del Jurado

Dedicatoria

Culminar esta meta es un logro inmenso para mi familia, gracias al apoyo irrestricto de mi Amada compañera de vida, con las dificultades e inconveniencias que conllevo este camino hoy tomo tu mano para decirte con Amor que valió la pena cada minuto de esfuerzo, sacrificio, dedicación y deseo para construir este sueño juntos. A Yolanda mi adorada esposa, compañera de aventuras y madre de mi hijo, A Andrey Sebastián, por ti daré hasta mi vida de ser necesario deseando ser un buen ejemplo, que esta primera escala en el camino profesional sea una motivación para ti querido Hijo, A Ernestina mi Madre que con sus sabios consejos me alienta para no desfallecer en el camino; A Jorge Emilio mi Padre, siempre tiene un noble gesto de bondad que me recuerda que vale la pena dar todo sin esperar la recompensa, A mis hermanos Pedro, Dora, Rigoberto, Domingo, Alix, Pablo, Javier, Jorge, Amparo y Gerardo, Cada uno puso un granito de arena con el tiempo que implico no departir algunos momentos pero siempre están dispuestos cuando se requiere; a mis sobrinos como prueba de que vale la pena luchar por alcanzar lo que cada uno se propone; en solemne ofrenda a la memoria de RIGO Junior.

Agradecimiento

A la profesora María Yannet Álvarez, mi tutora y guía en este trabajo, gracias por sus aportes teóricos y metodológicos, con su experiencia fortalece esta propuesta investigativa que plantea el debate de argumentos fundamentales para nuestro Rol profesional de gestionar información.

A los directivos y docentes de la Universidad de la Salle que me aportaron en cada una de las etapas de esta formación con sus conocimientos, disciplina y ejemplo. A mis compañeros en el aula, a todos aquellos que cada día apoyan la labor titánica de perseverar en este proyecto a pesar de las adversidades, y dificultades que implican estar en un andén ofertando productos y servicios a la comunidad lasallista. A todos mis familiares, amigos y conocidos que siempre me han brindado palabras de aliento, demostrando que se cuenta con cada uno cuando se requiere.

Tabla de Contenido

Pág.

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 9 CAPÍTULO I. .................................................................................................................................... 11

1.

Problema de investigación ......................................................................................... 11

1.1.

Justificación ........................................................................................................... 15

1.2.

OBJETIVOS .......................................................................................................... 18 1.2.1 Objetivo general ................................................................................................. 18 1.2.2 Objetivos específicos.......................................................................................... 18 Capítulo 2.

Antecedentes ............................................................................................................. 19 2.1. Marco Teórico ............................................................................................................ 22 2.1.1 Transparencia. ...................................................................................................... 22 2.1.2. Transparencia en la gestión pública. .................................................................. 26 2.1.3. Iniciativas legales para la transparencia en la gestión pública. .......................... 27 2.2. Acceso a la Información Pública ............................................................................ 29 2.3 Gestión de la Información ....................................................................................... 37 2.3.1. Información. ........................................................................................................ 37 2.3.2. Gestión Documental ............................................................................................ 39 Capítulo III. Metodología .................................................................................................................. 41 3.1 Enfoque ................................................................................................................... 41 3.2 Tipo de investigación .............................................................................................. 41 3.3 Método.................................................................................................................... 42 3.4 Técnica ................................................................................................................... 43 3.5 Instrumentos ............................................................................................................ 43 Consolidado resultado FURAG 2017. (Elaboración propia) ........................................ 49 3.6 Población ................................................................................................................. 50 3.7 Fases de la investigación ........................................................................................ 51 Capítulo IV. Análisis de la Información .......................................................................................... 54 4.1 Recolección y verificación de la información. ........................................................ 54 4.3 Lineamientos para implementar un sistema de evaluación. .................................... 61 CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 69 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................................. 74

ANEXOS

Listado de Anexos

Anexo 1. Matriz de verificación de información publicada (modelo) (Elaboración propia) Anexo 2. Matriz de verificación de información publicada (Consolidado de datos recolectados) (Elaboración propia) Anexo 3 Cuadro de valoración calificativa (evaluación numérica de cada instrumento) Anexo 4 Matriz Compilación y verificación normativa (Elaboración propia) Anexo 5 Matriz comparativa información publicada en Furag 2017 vs Consolidado de análisis de información del anexo 2

INTRODUCCIÓN

Esta investigación se planteó a partir la revisión documental acerca del diseñó y la elaboración de procesos documentales integrales en las entidades objeto de estudio, en este escenario se evidencia una dificultad de acceso a la información debido a dos razones fundamentales; La primera hace referencia a la identificación de procesos de gestión documental en la información publicada en los sitios web ya que no se encuentra la identificación procedimental, y en segundo lugar dado que la evolución normativa es dinámica en la legislación nacional y la adopción de esta es paquidérmica en las entidades estatales.

En línea con lo anterior, es posible afirmar que las entidades públicas no cuentan con un proceso sistemático y organizado para la adopción e implementación de la normatividad que se produce en diferentes niveles de la administración central y la cual impacta directamente en los procesos y procedimientos de la organización, esto dado que al revisar el apartado denominado normograma en general las entidades públicas disponen un compilado normativo genérico en algunos casos, desactualizado en otros tantos, esto no permite evidenciar la evolución cronológica de la misma.

Frente a este panorama se presenta una propuesta innovadora centrada en verificar a través de una matriz evaluativa si los documentos publicados en el sitio web de cada entidad corresponden fielmente a los instrumentos de gestión de información pública definidos en la Ley 1712 teniendo en cuenta los principios de transparencia que define la misma, realizar este procedimiento permitió definir las características a evaluar, los elementos relevantes que deben ser revisados y la escala calificadora a ser aplicada, como resultado se definen elementos de diseño e implementación del instrumento de Evaluación

aplicable en las entidades identificadas como sujetos obligados permitiendo determinar el grado de cumplimiento frente a los requisitos establecidos en la norma. Para alcanzar este propósito se estableció como objetivo de esta investigación Evaluar los instrumentos de gestión de información pública que han sido publicados en los sitios web de las Secretarias Distritales vinculadas a la Alcaldía Mayor de Bogotá, en esta línea se establecieron los objetivos específicos que permitieran desarrollar la investigación de manera sistemática, dado que se verificaron y establecieron análisis comparativos de la normatividad así como su aplicación según lo establecido en la Ley 1712 de 2014. Al desarrollar esta metodología, se logró identificar qué factores contribuyen con la evaluación de los contenidos revisados evidenciando las falencias presentadas que pudieran afectar el propósito de la investigación, para lo cual a partir de las instrucciones

del enfoque mixto de la investigación se permitiera ajustar los instrumentos de recolección

de información, además de lo definido para un estudio de caso, que delimita las fases y pasos de la investigación con los cuales se elaboró el lineamiento de sistema de evaluación de los instrumentos de gestión de información pública.

Como resultado del proceso se puede identificar en forma general que los procesos de gestión documental no se encuentran alineados con la estrategia de transparencia y acceso a la información pública, tal afirmación se sustenta en la revisión de los mapas de procesos de las secretarias distritales de Bogotá publicados en el sitio web de cada una de estas entidades y se evidencia la delegación de esta función a un área diferente a la de los procesos de gestión documental y archivo. (6)

CAPÍTULO I.

1. Problema de investigación

Analizar los desarrollos generados desde la implementación de políticas públicas que garanticen el acceso a la información a todos los ciudadanos debería ser un ejercicio básico del derecho y la democracia como lo menciona Sartori (2004), para quien la acción se debe sustentar desde las actividades electorales y democráticas tomando en cuenta para ello las necesidades imperantes en una sociedad y las propuestas planteadas y sometidas al escrutinio público, lo cual otorga acciones pertinentes que garanticen el desarrollo social y económico de una comunidad. Así mismo, para Sartori es el “derecho de preguntar qué es, o qué no es, una democracia, y de preguntar en qué grado una democracia es más o menos democrática” (Sartori, 2004, p. 353).

Así las cosas, para alcanzar un nivel medianamente aceptado de toma de decisión frente a un proceso electoral el ciudadano debería contar con el acceso pertinente, oportuno y eficaz a la información pública de las entidades gubernamentales, sin importar el nivel jerárquico de las mismas o su carácter particular, es decir que en este caso el acceso a la información se constituye en un derecho habilitante para el ejercicio y goce pleno de los demás derechos fundamentales, lo que traduce en la transformación del acceso a la información en la piedra angular que garantiza el ejercicio de la ciudadanía a los integrantes de la sociedad, en este sentido se plantea mediante esta investigación exploratoria verificar la efectiva implementación y disposición al ciudadano de los instrumentos de gestión de

información pública en concordancia con políticas de gestión y acceso a información pública aplicadas en las entidades del Distrito Capital de Bogotá. De manera particular, es importante tener en cuenta que el manejo eficiente de la información en las organizaciones modernas requiere de los procesos de la Gestión Documental orientados a garantizar la integridad y confidencialidad de los expedientes generados como resultado de las actividades propias de cada organización, se plantea esté enunciado bajo la premisa de que los funcionarios responsables de implementar estas metodologías tienen claramente entendido el concepto dado y en tal sentido esta labor se realizó de acuerdo con las recomendaciones metodológicas señaladas desde la NTC- ISO 15489-1, guía de buenas prácticas documentales. Sobre este marco técnico se plantea como mínimo la verificación que se ha implementado a los proyectos de planificación documental que determinan una estructura jerárquica coherente para los instrumentos archivísticos, teniendo en cuenta la evolución normativa que impacta directamente a las organizaciones (NTC-ISO 15489-1, 2017).

En los últimos años se evidencio una creciente promulgación normativa que impacta directamente la gestión documental en todos sus niveles, en este punto cabe mencionar entre otros el Decreto Único reglamentario del sector Cultura 1080 de 2015 que unifica todo el marco reglamentario del sector, así como la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la información pública), el Decreto Reglamentario 103 de 2015, la Ley Anti trámites, Ley de Habeas Data.

Este marco normativo ha generado nuevos desafíos para el desarrollo efectivo de los proyectos asociados a la gestión documental, empezando por el programa de gestión documental (P.G.D), que además incluye los procesos y procedimientos documentales e

instrumentos archivísticos, involucrados en la participación interdisciplinar que debe conformarse para dar cumplimiento a los preceptos que orientan el espíritu regulatorio de la norma y que se refleja en los documentos definidos en el flujograma de cada uno de los procesos institucionales, así mismo que sirvan de evidencia de las tareas emprendidas frente a estas estrategias y obligaciones normativas, sin embargo en el transcurso de esta investigación documental se para el desarrollo de proyectos independientes que encontró que existe una dificultad manifiesta para identificar la producción documental asociada a estos propósitos.

En este contexto y de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación (2014) y ante la promulgación de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la información pública, “se ratifican los principios de la gestión documental” (Ley 1712, 2014), como una herramienta eficaz para garantizar la transparencia orientada a facilitar el acceso por igual para todos los ciudadanos, convirtiéndose en una necesidad impostergable que tienen las entidades del Estado así como las entidades privadas identificadas dentro del universo de sujetos obligados definidos por Ley y los cuales deben contar con instrumentos para la gestión de la información, en este sentido el programa de Gestión documental se convierte en el marco de acción que deben implementar las entidades para garantizar el cumplimiento efectivo de la norma. De acuerdo con lo anterior, la Ley de Transparencia emerge como un marco articulador que define los instrumentos para la gestión de la información pública en entidades o personas identificadas como sujetos obligados, y ratificada su aplicación en el Decreto Reglamentario 103 de 2015, este escenario normativo genera interrogantes sobre los demás instrumentos dado que en el contexto archivístico no se evidencia un desarrollo

medible y verificable del PGD ni de los demás instrumentos relacionados en la citada norma (Decreto 103, 2015).

Tal afirmación se sustenta en un concepto emitido por la Corte Constitucional en razón a dudas e interrogantes referentes a la aplicación y cumplimiento de lo reglamentado, en este sentido la Procuraduría General de la Nación (2014) insiste que “de conformidad con la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y la Sentencia de la Corte Constitucional C – 274 de 2013, son sujetos obligados las personas naturales o jurídicas, de derecho privado o públicas determinadas en el artículo 5° de la citada Ley” (Procuraduría General de la Nación de Colombia, 2014, p. 2). En esta descripción, se hace hincapié en la obligatoriedad y responsabilidad que tienen las entidades y sujetos obligados, definidos por la misma norma de brindar la información solicitada por los ciudadanos y a su vez, la obligación de publicar proactivamente su información en su sitio web.

A partir de lo señalado anteriormente y teniendo en cuenta que dentro de las estrategias planteadas por el gobierno colombiano en la lucha contra la corrupción se identifican los principios de transparencia y acceso a la información pública como elementos necesarios para medir los resultados de la misma, surge entonces la propuesta de investigación planteada en este documento y que busca generar un elemento neutral que permita medir y evaluar el impacto de la estrategia que busca garantizar su implementación, en tal sentido es posible formular como pregunta de investigación: De acuerdo con la información publicada en los sitios web de las entidades identificadas como sujetos obligados, se establece como pregunta de investigación la siguiente:

Qué tipo de instrumentos de gestión de la información son necesarios para la medición de la información pública en los sitios web de las Secretarias Distritales en Bogotá D. C. frente a los principios de transparencia definidos en la ley 1712?

1.1.

Justificación

Esta investigación surge ante las dudas que plantea el abordaje metodológico para la propuesta de diseño y elaboración de procesos, procedimientos, guías, manuales, etc., los cuales deberán dar cuenta desde su planificación que han sido configurados por una estructura de análisis de contexto que responde a la modernización del estado. En este punto y en concordancia con la metodología planteada por la NTC- ISO 15489-1, se debe realizar una revisión del marco normativo vigente; el primer inconveniente identificado tiene que ver con la expedición reciente de diversas normas aplicables al proceso y se denota la ausencia de un instrumento de evaluación específico para estos Instrumentos Archivísticos desarrollados en las instituciones identificadas como sujetos obligados en cuanto a la Gestión Documental se refiere. La implementación eficiente de la misma, se dificulta por la aplicación de ejercicios de revisión inherentes con la documentación exigida.

En relación con lo anterior vale la pena tener en cuenta que el artículo 32 de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información señala como entidades líderes de la implementación a:

 Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República

 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones  Departamento Nacional de Planeación  Departamento Administrativo de la Función Pública  Archivo General de la Nación  Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Ley 1712, 2015, art.

32)

Con relación a esta implementación, se toma como punto de partida la evolución reglamentaria emanada por el Archivo General de la Nación (AGN) ente regulador de la gestión documental en el país, en este escenario se evidencia que para la construcción de instrumentos archivísticos, la metodología planteada por el Archivo General de la Nación se fundamenta en las buenas prácticas consignadas en la NTC ISO 15489-1, entendiendo que la competencia de verificación y revisión de implementación de estas prácticas se realizan una vez se presentan la convalidación de los instrumentos. En relación con el párrafo anterior, es importante recordar que para el caso de las entidades de orden nacional estas convalidaciones se dan a través del Archivo General de la Nación (AGN), en el caso de entidades adscritas al contexto de la capital, entendiendo que la jurisdicción normativa no es excluyente por sí misma, los lineamientos establecidos por el Archivo Distrital se fundamentan en los principios emanados por el A.G.N. Así las cosas, no es relevante establecer una discusión al respecto, dado que el asunto que orienta esta investigación tiene que ver con los principios de transparencia planteados en la Ley 1712 de 2014, en este sentido, se dificulta identificar el marco de

acción de implementación de estos principios ya que el Decreto Reglamentario 1080 de 2015 señala qué se debe hacer, pero no define el cómo hacerlo.

Sin embargo y de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaria para la Transparencia de la Presidencia y la Procuraduría General de la República de Colombia se identifican manuales y guías que deben ser implementadas en las entidades identificadas como sujetos obligados y las cuales contribuyen con la efectiva implementación de esta estrategia, de tal manera se toma como elemento referente a esta investigación este material documental.

En concordancia con lo anterior se determinó que la elaboración del instrumento debía tener en cuenta las características particulares de esos lineamientos y la actualización normativa expedida por el gobierno nacional, se resaltar la expedición de 21 decretos reglamentarios con el propósito de “articular en un sola norma todos los aspectos normativos que regulan o reglamentan cada uno de los sectores administrativos” (Función Pública, 2017), pretendiéndose brindar mayor seguridad sobre el aspecto normativo hacia el cumplimiento de obligaciones. Caso particular evidenciado con el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, “Decreto 1080 de 2015” expedido por el Ministerio de Cultura.

1.2. OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo general

Evaluar los instrumentos de gestión de información pública que han sido publicados en los sitios web de las Secretarias Distritales vinculadas a la Alcaldía Mayor de Bogotá identificando el grado de cumplimiento de los principios de acceso a la información señalados por la Ley.

1.2.2 Objetivos específicos

 Verificar el grado de cumplimiento de los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública en los sitios web de las Secretarias del Distrito Capital a partir de lo señalado por la ley 1712 de 2014.  Establecer un análisis comparativo entre la normatividad archivística aplicable a los instrumentos de gestión documental para entidades del Distrito Capital y los principios de acceso a la información pública señalados en la ley 1712 de 2014.  Plantear lineamientos que faciliten el cumplimiento de lo señalado por la ley

1712 de 2014 frente a los instrumentos de la gestión documental asociados como

información pública.

Capítulo 2. Antecedentes

Al indagar el contexto de implementación de la Ley de transparencia y acceso a la información pública no se evidencian un número representativo de investigaciones en el área, lo que llevo a realizar el rastreo en fuentes de información oficial, producto de esta verificación se identifica que existe en el estado colombiano la Secretaria para la Transparencia de la Presidencia de la República de Colombia, organismo creado para coordinar la implementación de los compromisos adquiridos por Colombia mediante los instrumentos internacionales de lucha contra la corrupción y que han sido suscritos por el estado colombiano en cabeza del Presidente de la Republica.

Dentro de las acciones adelantadas por la Secretaria de transparencia en el marco de cooperación internacional con la comunidad europea se evidencia una iniciativa financia da y suscrita entre el estado colombiano y la Red de Transparencia y acceso a la información R-T-A, en este iniciativa se unen como miembros adherentes la Procuraduría General de la República y la misma Secretaria.

Con relación al modelo de gestión documental para la transparencia planteado en esta iniciativa, se manifiesta que la misma se encuentra en una fase de exploración y validación, en tal sentido a manera de ilustración se puede agregar que este modelo ha sido aplicado en 3 entidades (ministerio de hacienda y crédito público; Alcaldía de chía y Alcaldía de rio Quito lo cual se limita la posibilidad de realizar una medición de la ejecución del proyecto ya que la información obtenida en el proceso aún se encuentra en fase de recolección y análisis. (Red de transparencia y acceso a la información, 2014)

En el contexto de la producción académica no se evidencian investigaciones relacionadas con procesos de evaluación de los instrumentos de gestión de información pública, al realizar búsquedas de temas asociados se encuentran propuestas investigativas que propenden por identificar tópicos referentes al acceso a la información en diferentes escenarios el primero, sirve como elemento vital en la lucha contra la corrupción, el segundo como instrumento de formación ciudadana, el tercero permite evaluar las propuestas de implementación de la estrategia de gobierno electrónico, además de centrar la discusión en elementos dispersos que a la luz de esta propuesta investigativa se tornan en elementos constitutivos de una nueva apuesta académica por definir la interacción de la normatividad y los procesos implementados en la administración pública para garantizar la transparencia y el acceso a la información desde el testimonio que reflejan los expedientes documentales que conforman la memoria institucional de las organizaciones.

Un primer trabajo titulado como La incidencia de los archivos en la corrupción de la administración pública: estudio comparativo entre Colombia, México y Chile, desarrollado por Yeimmy Andrea Velandia Melo, donde se resaltan elementos de orden normativo orientados a estructurar formas normativas que garantizaran disponer la información de manera accesible y consultable para la ciudadanía. Evidenciándose las iniciativas por parte del Archivo General de la Nación para garantizar la organización adecuada de los documentos de archivo que contribuyen de manera efectiva a la disminución de los niveles de corrupción en la administración pública mediante procesos eficientes, medibles y auditables (Velandia Melo, 2014).

Aunque la investigación planteada por Velandia Melo (2014) está orientada a cualificar la incidencia de los archivos en los índices de corrupción en tres países, aporta elementos de análisis frente a la percepción desde la administración pública de los archivos como elementos articuladores de estrategias orientadas a la eficiencia administrativa, la transparencia y el acceso a la información, en este sentido se mantendrá una constante validación de elementos comunes entre las dos apuestas investigativas (Velandia Melo,

2014).

Otra investigación que referencia un proceso investigativo fue el desarrollado por Tovar Santos bajo el título El papel del profesional de la información en el acceso a la información en la administración pública colombiana, que da cuenta de la necesidad que tienen las organizaciones de contar con instrumentos actualizados para identificar las funciones y perfiles de cada cargo, las competencias corporativas, procesos y procedimientos asociados a su función, elementos que constituyen uno de los pilares de la transparencia y el acceso a la información, en este sentido y de acuerdo con lo expresado por Tovar (2016) la Constitución Política de Colombia establece elementos de participación ciudadana y la misma puede ser activa o pasiva de acuerdo con la pertinencia de los procesos y procedimientos documentales.

El tema de acceso a la información ha tenido bastantes discusiones desde diversos tópicos, es así como en el documento de Chavarría Rodríguez, Orozco Paloma, se estudian las dificultades de acceso al sistema de salud en Bogotá, a partir de la aplicación de una encuesta multipropósito tomando como guía una investigación desarrollada por Restrepo en 2006, definiéndose barreras de diversos tipos, así como también el planteamiento de

diversas dificultades al utilizar el servicio de salud donde estadísticamente se presenta un incremento de este aspecto, que influye tanto en el tema económico como laboral (Chavarría Rodríguez y Orozco Paloma, 2016).

2.1. Marco Teórico

Para esta sección se hace necesario resaltar que existe una relación concomitante entre acceso a la información pública, gestión de información, gestión documental y transparencia como elementos centrales de la propuesta investigativa, de manera que para entender la interrelación directa los términos transparencia y acceso a la información pública se hace necesario conocer cada uno de los conceptos en forma individual. 2.1.1 Transparencia.

Para iniciar este apartado, se hace necesario configurar una definición de transparencia de manera que se convierta en el elemento articulador de la evaluación de los instrumentos de gestión de información y que identifican el corpus general de la Ley de transparencia y acceso a la información pública (DNP, 2018). Para empezar, se plantea la definición para Transparencia determinada por la Corporación Transparencia por Colombia, referida al “marco jurídico, político, ético y organizativo de la administración pública” que debe regir las actuaciones de todos los servidores públicos en Colombia, implica gobernar expuesto y a modo de vitrina, al escrutinio público”. (Corporación Transparencia por Colombia, 2010)

En este conjunto diverso de elementos se destaca que la transparencia dentro del ámbito de los valores éticos, es una virtud inherente al ser humano, varias disciplinas y ciencias le han tomado como referencia, la psicología por ejemplo determina que los individuos deberán entender la importancia de ser claros y transparentes, en los actos, ideas y comportamientos (El Pensante, 2018).

Avanzando en este racionamiento, la transparencia se convierte en el eje articulador del correcto actuar del ser humano dado que se conoce como la capacidad que cada individuo tiene para que los otros entiendan claramente sus motivaciones, intenciones y objetivos, es decir que sus actos pueden ser sujetos de revisión por quien así lo requiera dado que no tiene nada que ocultar, acción esta entendida como la rendición de cuentas activa tal como lo define (Schedler, 1999) al resaltar la importancia de los procesos ciudadanos participativos basados en el uso de información publicada activamente por funcionarios públicos eficientes y proactivos.

En este sentido, la transparencia en la función pública se convierte en un plus invaluable y un valor indispensable en el desempeño de las funciones sociales y laborales en especial, cuando se refiere a personas que ejercen algún tipo de cargo público, esto por sí mismo parece utópico, como lo mencionan Sartori, G., & Morán, M. L. (2012) al creer que la transparencia por si misma se queda limitada de tal manera que implícitamente se encuentra estrechamente ligada a otros valores como la honestidad, la sinceridad, el trabajo, el respeto y el servicio de tal manera que las responsabilidades asignadas responden a prácticas que se espera den confianza a los otros; sin embargo en esta línea se define la transparencia individual que puede o no estar ligada a la administración pública.

Al retomar los conceptos planteados y su relación con la transparencia en la gestión pública se puede afirmar que no existen valores absolutos, toda vez que se puede convertir en un objetivo a alcanzar, en la medida en que los responsables públicos, gestores y políticos la practiquen, la normativa legal la posibilite y la gestión de los documentos sea una realidad, en este punto se habrá alcanzado un grado más o menos importante de eficacia en la transparencia de la gestión de los organismos públicos, dado que Estrada C(2004) cita este asunto como uno de los objetivos de la promoción y fomento del derecho a la información que se debe compartir a los ciudadanos.

Es decir, como lo menciona Giménez Chornet (2012) citando a (Mutula) existe una estrecha relación entre transparencia y libertad de información, dado que es un requisito imprescindible para mejorar el acceso a la información pública, razón está que infiere la necesidad manifiesta de garantizar por los gobiernos esta sincronía. Sin embargo para el contexto colombiano, los constantes episodios de corrupción que han sido conocidos por la opinión pública a través de los distintos medios de comunicación permiten evidenciar que aún no es posible el ejercicio de acceso a la información pública en todas las entidades estatales siendo este el núcleo central de la ley 1712 de 2014.

De acuerdo con lo mencionado, un principio fundamental de transparencia se basa en la posibilidad que tenga la opinión pública en el acceso constante y permanente a la información, en este sentido la Ley 17 12 de 2014, en el artículo 2º, señala que el: Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia

de lo cual, dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales o legales siempre bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. (Ley 1712, 2014) Es decir que la transparencia y el derecho a la información se pueden ejercer en mayor o menor grado en la medida que se entienda el Estado y la administración pública, de alguna manera si se parte de la concepción que los representantes políticos y los gestores públicos, tanto el gobierno en todas sus manifestaciones, como las administraciones públicas, no son poseedores de los bienes que gestionan, sino que ejercen sus cargos en representación de los ciudadanos como administradores del estado. En este sentido, se evidencia que un elemento vital de la estrategia gubernamental es la promulgación de la Ley de transparencia, con la cual se han venido regulando el marco de aplicación de procesos de transparencia y acceso a la información pública en el país, evidentemente porque los gobiernos saben que están obligados, en virtud de los tratados de derechos humanos que han ratificado, de allí que se evidencia un marco normativo orientado a implementar, promover y proteger estos derechos, incluido el derecho de acceso a la información en poder de organismos públicos En el reconocimiento de este modelo de Estado se cimienta el concepto de transparencia que hace alusión a esta investigación, de manera que la Administración y la gestión de la información generada en la función pública repercute en el alcance de la transparencia ejercida en una sociedad, es decir que, la gestión de la información, especialmente la producida por los tres poderes - el Ejecutivo, el Legislativo y el Judicial–,

y generalmente depositada en los archivos de gestión o centrales, es esencial para garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos generados por sus representantes políticos y por los funcionarios públicos.

En este escenario toma mayor relevancia la administración electrónica (mediante uso eficiente de medios tecnológicos), convirtiendo esta posibilidad en una vía de acceso más eficaz, pero reafirmando que, sin gestión efectiva de la información, elaboración e implementación de instrumentos archivísticos, la transparencia es extremadamente limitada.

2.1.2. Transparencia en la gestión pública.

El Diccionario Jurídico Mexicano define a la transparencia como: La acción del Estado de abrir la información que está en posesión de entidades públicas, políticas y burocráticas al escrutinio de la sociedad sin obligación de justificar su contenido, aunque sí involucra sanciones por la publicación de información que no sea veraz y oportuna o por la no publicación de la misma. (Diccionario Jurídico Mexicano y de otras Jurisdicciones, 2014)

De esta manera para acceder a la gestión pública el mismo Diccionario señala que la acción de la transparencia le permite:

A la sociedad ejercer su papel de observadora para emitir criterios de evaluación del sistema de gobierno. La información es clasificada en: pública, pública de oficio, reservada y confidencial; cada entidad tiene que justificar por qué y cómo la

clasifica, así como desarrollar un sistema de difusión. (Diccionario Jurídico Mexicano y de otras Jurisdicciones, 2014).

En opinión de Giménez-Chornet, la transparencia en la gestión pública es” la posibilidad de que los ciudadanos consigan acceder a cualquier tipo de información, registrada en cualquier soporte, generada por las entidades en el desarrollo de sus funciones” (Giménez-Chornet, 2012, p. 505).

Aunque para que se cumpla el precepto mencionado por Giménez es necesario establecer la diferencia entre la transparencia en la gestión pública y la reutilización de la información, en este sentido se entiende el concepto de transparencia como la acción de las entidades públicas de poner a disposición de los ciudadanos los datos y la información que consideran convenientes,(índice de información clasificada y reservada) así definida en el Artículo 18 de la ley 1712; de otra parte la reutilización de estos datos por parte del ciudadano y las acciones que ello desencadene tiene que ver con las posibilidades de acceso y el nivel de apropiación que pueda tener para realizar la búsqueda. 2.1.3. Iniciativas legales para la transparencia en la gestión pública. Los precedentes de la transparencia se encuentran en la Declaración de los Derechos del Hombre y del Ciudadano de 1789, establecidos durante la Revolución Francesa, que estipula claramente en su artículo 15: “La sociedad tiene derecho a pedir a todos sus agentes cuentas de su administración” (FMM Educación, 2019) En la Carta de los derechos fundamentales de la Unión Europea, cuya primera redacción es del año 2000 establece en su última actualización de 2010, artículo 41que:

“Todo ciudadano de la Unión y toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro tiene derecho a acceder a los documentos de las instituciones, órganos y organismos de la Unión, cualquiera que sea su soporte”. (Diario Oficial de la Comunidad Europea, 2000) En el contexto colombiano en marzo de 2014 fue expedida la Ley estatutaria 1712, que regula la forma cómo todas las personas pueden interactuar con las entidades del Estado y con un gran número de organizaciones públicas y privadas para conocer sobre la existencia y acceder a la información pública; sin embargo, vale aclarar que no se trata de un nuevo derecho, dado que ya estaba consignado en el artículo 74 de la Constitución Política de 1991.

Esta condición de ley estatutaria garantiza otros derechos quedando explicita toda vez que se trata de una regulación clara y en especial sobre cómo acceder a información pública, se incluye el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como un componente clave dentro del derecho, como también lo son las solicitudes de información que hagan las personas a través de los distintos medios. En este sentido la Ley 1712 de 2014 definió el acceso a la información pública como el derecho fundamental que tienen todas las personas de “conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados”. (Presidencia de la República, 2016). De acuerdo con esto, todas las personas sin distinción alguna de edad, condición o nacionalidad, tienen derecho para acceder a información pública.

De tal forma que se entiende como información pública, aquella que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran o controlen, en cualquier formato y en el desarrollo de sus funciones, es decir, en el desarrollo de los fines propios del Estado. De manera concluyente se puede afirmar que el derecho fundamental de acceso a la información pública es un “derecho llave” que permite ejercer y acceder a otros derechos, como la salud y la educación por citar algunos ejemplos de gran importancia, sin embargo, la Ley 1712 de

2014 trae consigo otros beneficios para el sistema democrático, entre estos:

1. Generar una cultura de la Transparencia y motivar desempeños probos: Inhibe y

disuade de malas prácticas.

2. Generar una cultura de servicio al ciudadano por parte del servidor público,

superando la cultura del secreto.

3. Mejorar la eficiencia y la modernización de la gestión pública.

4. Potenciar la participación ciudadana

5. Favorece el control social respecto de los actos de la administración.

6. Disminuir los riesgos de corrupción

7. Fortalecer la democracia. (Segura Restrepo, 2014)

2.2.

Acceso a la Información Pública Para entender el concepto de acceso a la información pública y su carácter vinculante como derecho de carácter tutelable es importante entender que se trata de una expresión loable orientada a representar la voluntad y participación real de los ciudadanos en las decisiones públicas; para garantizar este aspecto es fundamental hacer parte de un proceso de implementación, así como de la apropiación de la norma, desarrollándose así

como derecho fundamental (Veeduría Distrital y Corporación Transparencia por Colombia,

2016).

De acuerdo con este panorama se escuchan voces que claman soluciones reales, sin embargo, desde la concepción de ciudadanía participativa no se evidencian aún las veedurías ciudadanas fortalecidas dado que no se encuentran propuestas implementadas en las entidades públicas para garantizar que el ciudadano del común acceda a información de calidad. Es así, como las veedurías según la Ley 850 de 2013, en su artículo 1º establece que:

“Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, <sic> administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público”. (Ley 850, 2003) Así mismo, en el artículo 9º se señala que uno de los principios rectores de las Veedurías es el Principio de Transparencia, que:

A fin de garantizar el ejercicio de los derechos, deberes, instrumentos y procedimientos consagrados en esta ley, la gestión del Estado y de las veedurías deberán asegurar el libre acceso de todas las personas a la información y documentación relativa a las actividades de interés colectivo de conformidad con lo dispuesto en esta ley y en las normas vigentes sobre la materia. (Ley 850, 2003)

Para comprender este contexto, es importante mencionar que la información es ante todo una herramienta indispensable para la toma de decisiones personales y colectivas, basándose en que las principales actividades del ciudadano se derivan de acceder a información generada o producida por las entidades públicas con las que cotidianamente debe interactuar para lograr acceso a servicios de salud, educación, cultura, entre otros. Sin embargo, para el caso del estado colombiano este ejercicio de interacción se ve afectado cuando no existe accesibilidad y claridad en la información entregada por las entidades públicas o en muchos casos se hace imposible entender el acceso a la información. En opinión de Uvalle Berrones (2016) la transparencia es una tendencia que busca que el poder sea más público, evidenciando para ello que los ciudadanos asuman una responsabilidad frente a este aspecto, con lo cual se esperaría un Estado más transparente que favorezca la democracia y que no niegue el acceso de los ciudadanos a su derecho efectivo del acceso a la información (p. 200).

El mismo referencia hacia el concepto de la sociedad democrática como el lugar que le da privilegió a la justicia, la igualdad, la libertad, la pluralidad, la inclusión y el diálogo aspectos fundamentales como forma de organización del Estado, así mismo, como herramienta para elegir líderes fuertes que ejerzan liderazgo y se definan cuestiones de interés colectivo que busque la solución adecuada a su problemas, estos impactos los generan la colectividad y hacen parte del proceso de las políticas (Uvalle Berrones, 2016). Desde otro aspecto el derecho del acceso a la información, es un producto que muestra la eficacia de, la cual adquiere valor cuando las instituciones validan este valor y lo respaldan con la calidad con la cual permiten a sus usuarios la consulta y definición de las normas, así como de la aplicación congruente de la política, este tipo de dinámicas le otorga

una dinámica a las instituciones porque le facilitan la administración de la información y validan el acceso de la misma (Uvalle Berrones, 2016).

Se destaca que un primer evento visible de potencializar el acceso a la información se evidencia con la Declaración Universal de los Derechos Humanos de 1949 que en el artículo 19 presenta una acepción de la libertad de información, señalándose que: Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. (ONU, 2015)

Este artículo se constituye en la posibilidad habilitante para todos los ciudadanos de garantizar el acceso a la información en poder del Estado, siendo esta una estrategia que permitiera a los ciudadanos recuperar su historia, especialmente después de los sucesos de la segunda guerra mundial.

Es así como la Corte Internacional de Derechos Humanos, en el artículo 13 de la convención Americana de Derechos, señala que la Libertad de Pensamiento y de Expresión hace referencia a los siguientes aspectos:

1. Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión. Este

derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su elección.

2. El ejercicio del derecho previsto en el inciso precedente no puede estar sujeto a

previa censura sino a responsabilidades ulteriores, las que deben estar expresamente fijadas por la ley y ser necesarias para asegurar:

a). el respeto a los derechos o a la reputación de los demás, o b). la protección de la seguridad nacional, el orden público o la salud o la moral públicas.

3. No se puede restringir el derecho de expresión por vías o medios indirectos, tales

como el abuso de controles oficiales o particulares de papel para periódicos, de frecuencias radioeléctricas, o de enseres y aparatos usados en la difusión de información o por cualesquiera otros medios encaminados a impedir la comunicación y la circulación de ideas y opiniones. (Comisión Interamericana de Derechos Humanos, 2015)

En esta sentencia resalta la CIDH, que los principios de transparencia se deben promover activamente desde el estado, aun cuando el principio y derecho fundamental a la información se reconoce al ciudadano, en este sentido “El control democrático, por parte de la sociedad a través de la opinión pública, fomenta la transparencia de las actividades estatales y promueve la responsabilidad de los funcionarios sobre su gestión pública”. El Contexto revive el fin primordial de implementar por parte del estado estrategias de acceso a la información pública que garanticen el actuar de los funcionarios públicos mediados por la transparencia, aunque en el último tiempo se han tomado los escenarios mediáticos los escándalos de corrupción en todo el contexto Latinoamericano, sin embargo el espíritu de la norma se constituye en faro en la oscuridad, convirtiéndose en guía para que se realice un control político efectivo:

Por ello, para que las personas puedan ejercer el control democrático es esencial que el Estado garantice el acceso a la información de interés público bajo su control, al

permitir el ejercicio de ese control democrático se fomenta una mayor participación de las personas en los intereses de la sociedad”. (Corte IDH, 2006)1. El contexto planteado es entendible desde la aproximación a las nociones de ciudadanía y participación ciudadana que según García C. & De Ferari C.(2015) se puede hacer desde dos vías: desde el Estado como promotor efectivo de ejercicios participativos de sus ciudadanos, o desde la Sociedad civil que ejerce presión al Estado mediante solicitudes respetuosas y exige incidencia en los asuntos públicos, estas dos características se entienden como el complemento ideal del acceso a información integra, completa y oportuna por un lado y la participación activa de la ciudadanía a través de mecanismos de participación.

Sin embargo, estos elementos parecen utópicos dado que según la anterior propuesta se deben conjugar:

• La obligación que tiene el estado de promover que la ciudadanía participe en los asuntos públicos, generar instituciones y mecanismos que garanticen y defiendan este derecho, el cual se sustenta en el artículo 21 de la Declaración universal de derechos humanos.

• La necesidad de una participación activa de la Sociedad civil ya sea desde organizaciones barriales y territoriales, también sindicales, corporativos, temáticas, funcionales, etc., aunque se han gestado estos procesos que han logrado hacerse espacio y exigido al Estado injerencia en la toma de decisiones, la sombra de corrupción interna en ocasiones invisibilizan las acciones y avances de estos movimientos.

1Corte IDH, 2006. párrafo 87.

Producto de estos movimientos emergió como proyecto ciudadano la Corporación Transparencia por Colombia, caracterizada por el trabajo de un equipo de profesionales comprometidos con la lucha contra la corrupción desde una propuesta de acceso a la información pública efectivo e incluyente, del interior de este movimiento surge la iniciativa que posteriormente quedo articulada en la Ley 1712 de 2014. Escenario donde el acceso a la información pública surge como resultado de la misma definición de la ley que en el Articulo 6 literal B invoca: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; de esta forma el acceso a la información pública se convierte en la posibilidad que tienen los ciudadanos colombianos de conocer toda la información que se produce en el desarrollo mismo de la sociedad y la cual se encuentra amparada por esta ley estatutaria garantizando que sirva como vehículo del desarrollo social.

Este desarrollo social se puede entender de acuerdo con Levy (2002): como el resultado de la evolución de los medios de transmisión de mensajes, radio, televisión e internet, así como la evolución de los medios de transporte, generando un cambio en la esfera de lo público y lo privado, de esta forma se configuro casi que una segunda revolución, tan significativa como la revolución industrial que modifico la composición social /75).

Postura que se entenderá como la posibilidad real del ejercicio democrático por parte del ciudadano de tal manera que entienda el crecimiento de la esfera pública como un espacio compartido de visibilidad y de comunicación colectiva, ha servido para definir al mismo tiempo su complemento: la esfera privada, reservada, propia del individuo o la

familia” , aun cuando esta definición pareciese replantearse con el advenimiento de las redes sociales y los espacios de debate público reconfigurados en el espacio geográfico, generando un reto para la administración pública frente al ejercicio de garantizar el acceso a la información especialmente aquella producida en desarrollo de sus actividades.

De la misma forma, Castells (2008) sostiene que la gran diferencia en la nueva sociedad de la información y el conocimiento radica en la posibilidad que ofrece a los individuos el uso de las nuevas tecnologías de información, las cuales no son solo herramientas que aplicar, sino procesos que desarrollar, es decir que el acceso a la información pública es la actividad mediante la cual un individuo o grupo de individuos puede acceder a todo tipo de información requerida, directamente o mediado por tecnologías que le permitan conocer lo que requiere, en tanto que por primera vez en la historia la mente humana es la fuerza productiva directa, no solo un elemento decisivo del sistema de producción, de esta forma se constituye la información en el medio efectivo que permita a los ciudadanos acceder a esta nueva configuración social y el acceso a la información en el elemento constructor del nuevo estatus social. De acuerdo con lo anterior, Estrada, C (2005, p. 15) afirma que el acceso a la información pública permite que el ciudadano pueda realizar efectivamente veeduría sobre dichos actos no sólo por medio de una constatación de los mismos con la ley, sino también habilita el ejercicio de presentación de un derecho de petición y obtención de una transparente rendición de cuentas.

Se trata entonces de un control en manos de los gobernados que, junto a los otros controles ideados en el marco del Estado de Derecho, contribuyen a fortalecer la transparencia de la función pública y la reducción de los ámbitos posibles de corrupción.

Para este trabajo se considerará el acceso a la información pública como la acción mediante la cual el individuo puede ejercer sus derechos, conocer sus deberes, configurando el aspecto determinante de ejercicio democrático de ciudadanía en acciones como la de solicitar la información que requiera de forma tal que pueda realizar un adecuado seguimiento y evaluación de la función pública mediante un proceso de veeduría de la acción política ejercida por los gobernantes mediante una rendición de cuentas ajustada a la información real y verificable.

2.3 Gestión de la Información

2.3.1. Información.

Para entender el concepto de información es importante referirse a los datos percibidos por un sujeto y la interpretación que le dé a los mismos a la luz de su experiencia, es decir, aquello que un individuo interpreta en su actividad interna o psíquica a partir de los datos, es lo que conforma su conocimiento, este conocimiento no es transmisible directamente por tratarse de un proceso y de resultados internos, en este sentido se requiere de una interacción con otro individuo o medio físico que le permita guardar registro de este conocimiento (Núñez, 2004).

En definitiva, para que el conocimiento que se ha formado un individuo se manifieste en una actividad externa perceptible por otros individuos, debe transformarse en alguna forma observable, cargada de significado y decodificable por los demás a través del lenguaje común, las practicas o costumbres de transmisión oral que se han configurado a lo largo del desarrollo social en una comunidad, Es, entonces, cuando se materializa en información, convirtiéndose en objeto de análisis aquello que se transmite, la acción de

percibirla por el receptor y como la decodifica según su experiencia y genera su propio conocimiento. Los datos percibidos por el hombre, a la luz de la interpretación interna conforma su conocimiento, para transmitirse es necesario el proceso y la combinación de los dos (Núñez, 2004).

En este conjunto de análisis la información se debe analizar como producto y como proceso, de manera que se identifique la relación información-comunicación; es decir que en primer momento el concepto de información es tratado ampliamente, desde los puntos de vista de diferentes ciencias, unas hacen referencia al proceso o acción de informar y otras, a la unidad significante/significado que existe en las fuentes. Aspectos mencionados por Núñez, cuando señala que la La información, es producto del acto comunicativo de transformación del conocimiento en una forma comprensible para otros, pero este acto y su resultado (la información) no necesariamente implican que se produzca, en forma plena, el proceso de comunicación, en el que, como podrá verse más adelante, para que se considere completo, la información debe fluir, al menos, en sentido directo e inverso entre los que se comunican y no de forma unidireccional. (Núñez, 2004) En resumen, la información es producto del acto comunicativo que transforma el conocimiento individual en una forma comprensible para otros, pero este acto y su resultado no necesariamente implican que se produzca, en forma plena la transmisión completa, para que esto suceda, la información debe fluir, al menos, en sentido directo e inverso entre los que se comunican y no de forma unidireccional.

2.3.2. Gestión Documental

Para empezar, es importante tener en cuenta la definición aceptada en la norma ISO

15489 (2008) en la cual describe la gestión documental como: Área de la administración

responsable del eficiente y sistemático control en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de negocios Así mismo el Archivo General de la Nación (2017) define como: “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

Para entender el concepto de manera global se tomaron referentes teóricos del ámbito anglosajón y del contexto español y con estas referencias teóricas se validan las diferencias de terminología entre el inglés y el español, pues debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, a considerar que la archivística y la gestión documental hacen referencia a documentos en soporte papel, y que únicamente se aplica sólo a los archivos históricos. Con la evolución de tecnologías de información la producción documental se fue volviendo cada vez más una constante en las organizaciones hasta llegar al punto de ocasionar como lo señala Magán (2004) una “avalancha de información” que se vuelve

incontrolable en cuanto al almacenamiento, administración, recuperación y disposición final de la misma.”

De igual manera es relevante la acepción que hace Bermúdez Muñoz(1995) en la cual define que es la parte de la gestión encargada del control eficaz y sistemático de la creación, recepción, conservación, utilización y eliminación de “records”, incluyendo los procesos para la captura y preservación de las evidencias y de la información sobre las actividades y transacciones de negocio en forma de “records” la cual tuvo su origen en Estados Unidos bajo el concepto de Records Management, revolucionando la archivística mediante la formulación del concepto de ciclo de vida, revelando la correcta circulación e identificación de los documentos desde su inicio hasta su disposición final. Las organizaciones comienzan a ser más productivas gracias a la correcta gestión de sus documentos y la recuperación de información, permitiéndoles ofrecer respuestas eficientes a sus clientes y tomar decisiones oportunas.

Capítulo III. Metodología

3.1 Enfoque

La investigación utilizó un enfoque cualitativo, dado que según lo señalado por Blasco y Pérez (2007), estudia la realidad en su contexto, es decir representa cómo suceden los eventos y a la interpretación donde intervienen las personas implicadas (p.17), utilizando para ello diferentes instrumentos para la recolección de información. De otra parte, el enfoque cualitativo es un modo de encarar el mundo empírico, que en opinión de Taylor y Bogdan (1987), citados por Blasco y Pérez (2007), especifican que este enfoque produce datos correspondientes a las personas, o de los documentos escritos. Esto permite señalar que esta investigación busca identificar cualitativamente los elementos relevantes de la información publicada en las páginas web de las entidades relacionadas y la pertinencia de los instrumentos de gestión de información pública de acuerdo con los lineamientos en la reglamentación normativa establecida para este fin. De igual manera se utilizó el enfoque cuantitativo al señalar que esta “utiliza la recolección de datos para probar una suposición con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin establecer pautas de comportamiento y probar teorías”. (Hernández Sampieri, Fernández Collado y Batipsta Lucio, 2010, p.4).

3.2 Tipo de investigación

Para esta investigación se encontró que el tipo Descriptivo es el más ajustado a esta propuesta, dado que este consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y

personas, su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables, sin llegar al punto de tabular información, sino que se busca recoger datos sobre la base de una hipótesis o teoría, se expone y resume la información de manera cuidadosa, posteriormente se analizan minuciosamente los resultados a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.(Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer. 2006) En opinión de Hernández Sampieri, Fernández Collado y Batipsta Lucio, lo descriptivo se define como un proceso de ubicar características para los fenómenos, hechos, programas relacionados con un individuo, objeto, organización o comunidad, aspecto que permite el planteamiento de conceptos, definiciones, variables entre otros aspectos (p. 66). Para el caso particular de la investigación, se pretende describir y explorar la información del programa anticorrupción propuesto por el gobierno nacional y configurado como política pública, siendo único y particular en su género.

3.3

Método Al considerarse entre las diversas opciones a escoger el método corresponde a las características del estudio de caso, que se centra en un tema particular, por lo cual su contexto es rigurosa y adecuada para investigar fenómenos que necesitan dar una respuesta a cómo o porqué ocurren fenómenos o situaciones o temas determinados (Martínez Carazo,

2006).

Un estudio de caso se define como “estudios que al utilizar los procesos de investigación cuantitativa, cualitativa o mixta; analizan profundamente una unidad para

responder al planteamiento del problema, probar hipótesis y desarrollar alguna teoría” (Martínez Rodríguez, 2011, p. 23) Dentro del estudio de caso, se ubican alternativas o tipos de estudio de caso, es así como la propuesta corresponde a un estudio de caso múltiple, para esta investigación se propone indagar el grado de cumplimiento en cuanto a los principios de transparencia plasmados en la norma, para verificar la gestión de información pública dispuesta, realizándose la consulta en la página web de cada una de las Secretarias Distritales, específicamente en el link de transparencia y acceso a la información.

3.4

Técnica Para alcanzar el proceso de investigación, se determinó la utilización de la técnica de análisis de contenido que permite desarrollar los objetivos propuestos mediante un análisis comparativo sistemático, sobre lo que se plantea resolver, además, permite la comparación de una o más realidades.

Igualmente, la aplicación de este método facilita la simetría de elementos de pertenencia común al objeto de estudio, además de permitir el análisis de un marco temporal amplio que garantice la compresión de la dinámica de la investigación (Pirela, Pulido y Mancipe, 2016). Paralelamente, el método comparativo se compone de etapas que permiten dar cohesión y coherencia al trabajo de investigación como lo son; el contexto, caso concreto, niveles, certezas, incertidumbres, datos/información y conclusiones.

3.5 Instrumentos

Los instrumentos de recolección de la información deberán garantizar la recolección de los elementos que contribuyan a identificar los procesos comunes a la propuesta investigativa, para tal caso, este inicia con la identificación de los procesos y

procedimientos de gestión documental, donde también se incluyen los instrumentos archivísticos convalidados e implementados, es decir que durante la investigación precisa el tratamiento de un proceso interno claro y puntual que corresponda al desarrollo de los objetivos, puesto que lo que se busca es hacer una revisión profunda del objeto de investigación, a partir de la recolección y análisis minucioso de datos y no el llegar a generalidades (Pirela, Pulido y Mancipe, 2016) Para la ejecución del proceso investigativo se elaboraron Cinco (5) instrumentos que permitieron, recoger, comparar y analizar la información requerida en cada fase de la investigación, a continuación se relaciona en orden de elaboración.  Matriz de verificación de información publicada (modelo) Anexo 1.  Matriz de verificación de información publicada (Consolidado de análisis datos recolectados) Anexo 2  Cuadro de valoración calificativa Anexo 3  Matriz Compilación y verificación normativa Anexo 4  Matriz comparativa información publicada en Furag 2017 vs Consolidado de análisis de datos recolectados. Anexo 5 A continuación se presenta una descripción de cada uno de los instrumentos: Matriz de verificación de información publicada (modelo) Anexo 1. Es una tabla de doble entrada, compuesta por 10 campos en el eje horizontal, en los cuales se incluyen los elementos a comparar, para tal propósito se definieron 3 Bloques de información así:

1)

Instrumento a evaluar (tal cual se enumeran en el cuerpo textual de la ley)

2)

Url del instrumento evaluado (la URL permite ubicar de manera precisa en un servidor, cualquier recurso: una imagen, un video o una página web)

3)

Análisis de información publicada, en este bloque se evalúan 5 características específicas que permiten identificar la pertinencia frente a los

principios de transparencia activa y pasiva, estos son: Disponibilidad; Accesibilidad; Legibilidad; Intuitivo y Completitud.

Para lograr una evaluación transversal se incluyeron dos (2) columnas adicionales que permitan incluir información relativa a cada característica, es decir que en la primera se incluye el % de cumplimiento de cada una de las características mencionadas en el apartado anterior, teniendo en cuenta que se dividió el valor porcentual por cada una sobre la sumatoria de los 5 ITEMS es decir cada una tiene una peso equivalente al 20% sobre cada uno de los instrumentos verificados, de tal forma que se conozca la incidencia individual de cada instrumento y su aporte al valor total frente a todos los ITEMS validados. A continuación se presenta a manera ilustrativa el Modelo de Matriz de verificación de información publicada:

URL publica Disponibilidad Accesibilidad Legibilidad Completitud Intuitivo

% INDIVIDUAL

OBSERVACIONES

1

0

2

0

3

0

4

0

5

0

6

0

7

0

8

0

9

0

10

0

0

0

0

0

0

0

LINK DE TRANSPARENCIA Y ACCESO

Tablas de retención documental.

Registros de activos de información.

Esquema de publicación de información.

INSTRUMENTO

URL

ANALISIS DE INFORMACIÓN PUBLICADA

Índice de información clasi ficada y reservada. Programa de gestión documental.

La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes

LINK INFORME MIPG - FURAG 2018

Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público Directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño

Matriz de verificación de información publicada (Consolidado de análisis datos recolectados) Anexo 2

Tomando como referencia la descripción del Anexo 1, presentado anteriormente se procedió a recolectar la información por cada una de las 15 secretarias Distritales, en este proceso se revisó cada uno de los micro sitios web en los cuales se publican los Instrumentos de Gestión de Información Pública, de tal manera que se evaluó cada uno de estos elementos frente a las características individuales que se requería indagar, para tal propósito se les aplico la siguiente formula:

Numero de Características evaluadas (#) * Porcentaje asignado a cada elemento (100/5=20), este valor corresponde al % de cumplimiento y se va acumulando a la sumatoria final por cada uno de los instrumentos verificados. En el eje vertical, se incluyen 10 celdas correspondientes a cada uno de los instrumentos de gestión de información pública mencionados en el articulado normativo . (Total instrumentos evaluados 100/10 valor individual de cada instrumento), este valor corresponde al % de cumplimiento y se va acumulando a la sumatoria final por cada una de las características verificadas, de esta manera se logró definir un modelo valorativo

para cada elemento cualitativo examinado, a continuación se presenta el cuadro de valoración aplicado:

Valor individual Asignado Descripción de evaluación Observaciones aplicables a la evaluación

0

Se asigna cuando no es posible evaluar el instrumento Si el instrumento evaluado no se encuentra publicado / el instrumento publicado carece de la característica evaluada

0,5

Cuando se encuentra publicado pero no corresponde a las características descritas Si no es legible Si descarga formato Excel u otro formato no reutilizable en línea

1

Publicado pero presenta información incompleta o carente de las características evaluadas No contiene todos los campos definidos en la guía de elaboración de instrumentos

1,5

Instrumento corresponde a la normatividad pero presenta fallas en una de las características evaluadas Hace falta alguna de las características evaluadas

2

Cumple la totalidad de elementos evaluados

total Sumatoria de elementos horizontales definidos en la tabla anterior Cuadro de valoración calificativa Anexo 3 (elaboración Propia)

Al aplicar este modelo valorativo a cada uno de los Instrumentos de gestión de Información Pública, se logra una comparación que permita identificar los aspectos relevantes que otorgan un valor individual a cada instrumento, así mismo cada elemento referente a la incidencia del mismo en el concepto de transparencia y acceso a la información; Al final del ejercicio se evidencio la similitud de los valores asignados dando como resultado el valor final de evaluación

Anexo 4 Matriz Compilación y verificación normativa.

En este caso se realizó una compilación normativa referente exclusivamente al proceso de elaboración de instrumentos archivísticos que son mencionados en el articulado normativo es decir se elaboró un normograma especifico que compila el marco normativo en el cuál se enuncia la obligatoriedad de contar con determinado instrumento archivístico, y frente a este elemento se hace una comparación frente al requerimiento de la estrategia de lucha contra la corrupción y acceso a la información pública que determina en el contexto de la ley 1712 de 2014.

De acuerdo con lo anterior, se presenta un cuadro de 3 entradas en las cuales se relacionan los elementos a comparar, es decir en primer lugar se incluye la ley o decreto o resolución expedida por Gobierno nacional, el Archivo general de la Nación, la Administración Distrital o el Congreso de la república.

En segunda instancia se realiza una descripción del enunciado general de la citada norma y se resalta el apartado en el cual se hace mención al instrumento Archivístico que se debe elaborar; Finalmente se incluye en la tercera columna el instrumento de Gestión de Información Pública que debe publicar la entidad identificada como sujeto Obligado.

Anexo 5 Matriz comparativa información publicada en Furag 2017 vs Consolidado de análisis de datos recolectados.

Para el diseño y construcción de este anexo se utilizaron 3 instrumentos diferentes, 2 de ellos elaborados para esta misma investigación (Anexo 1 y Anexo3), el tercer elemento utilizado para la matriz hace referencia a una matriz que consolida los datos reportados por las entidades distritales en el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG), teniendo en cuenta que es una herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales, en tal sentido se realizó la consulta en línea y se extrajeron los datos referentes a las 15 secretarias distritales objeto de estudio

Consolidado resultado FURAG 2017. (Elaboración propia)

Una vez determinado este elemento se realizó el cruce de información con el Anexo 3 de esta investigación de manera que se determinaran los resultados consolidados de las secretarias en cuanto a los instrumentos evaluados y de esta manera tener elementos para comparar frente a la información reportada en el FURAG. Como resultado de este ejercicio se elaboró el Anexo 5 de esta investigación el cual recopila los datos obtenidos y permite tener un elemento de verificación y calificación de los instrumentos evaluados, a continuación se presenta de manera ilustrativa:

Entidad Calidad de la planeación estratégica de la gestión documental Calidad de la producción documental Calidad de la organización documental Calidad de la transferencia documental Conservación y preservación documental Nivel de implementación de tecnologías en la gestión documental

SECRETARIA DE CULTURA, RECREACION Y DEPORTE

68,1

64,3

72,7

69,4

77,5

73,5

SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL

69,7

70,3

77,4

66,5

71,5

82,1

SECRETARIA DE HACIENDA DE BOGOTA

79,7

70,3

81,9

69,4

89,8

82,8

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

68,7

70,3

87,6

69,4

75,0

82,0

SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO

77,1

60,6

63,4

62,5

73,7

66,0

SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO

72,2

64,2

59,7

57,2

64,2

80,5

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL

81,7

70,3

66,9

62,5

88,3

73,8

SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER

68,8

70,3

63,1

57,2

69,3

73,9

SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD

68,5

61,0

64,1

57,2

67,9

61,4

SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACION

76,7

65,4

82,7

69,4

75,0

79,2

SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD

66,9

57,0

68,4

69,4

67,9

77,2

SECRETARIA DISTRITAL DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y JUSTICIA

59,0

52,3

50,2

57,2

57,3

67,6

SECRETARIA DISTRITAL DEL HABITAT

74,2

70,3

71,8

57,2

72,5

76,9

SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.

85,3

70,3

87,2

69,4

75,1

87,1

SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

68,3

64,8

45,6

57,2

48,2

70,3

Total general

73,1

65,5

70,4

63,8

71,9

76,3

3.6 Población

Para seleccionar la población objeto de estudio en esta investigación se realizó una delimitación acorde con la cobertura geográfica de la institución, se tomó en cuenta que de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y su Decreto reglamentario 1081 de

2015 se fijó un plazo de un año para la implementación en aquellas entidades definidas

como sujetos obligados que hacen parte del orden distrital.

Para este propósito, se seleccionaron 15 Secretarias vinculadas a la administración central del Distrito Capital dado que cada una de estas entidades se constituye en cabeza de sector frente a la ciudadanía y atiende temáticas asociadas a sus funciones. Así mismo, cada secretaria constituye el organismo guía que define lineamientos para su función, esto quiere decir que se convierte en orientación para la mejora de las acciones administrativas.

Acorde con esa clasificación las entidades a las cuales se aplicó la evaluación fueron:

Disponibilidad Accesibilidad Legibilidad Completitud Intuitivo

% TOTAL

1

24,5

25

25,5

27,5

23,5

84

2

21

21,5

20

20,5

19

68

3

21,5

19

19

17

15,5

61,33333333

4

22

21

20,5

21

15

66,33333333

5

22

18,5

19,5

15

15

60

6

26

25,5

27,5

25

22

84

7

27,5

26,5

26

26,5

26,5

88,66666667

8

27

26

20,5

24

19,5

78

9

24

23

19,5

20,5

18,5

70,33333333

10

24

24

24

22

23

78

73,86666667

15,96666667

15,33333333

14,8

14,6

13,16666667

73,86666667

INSTRUMENTO

La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público

PONDERACIÓN DE RESULTADOS SOBRE EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN PUBLICADA

VALUACION TOTAL

Directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño

LINK DE TRANSPARENCIA Y ACCESO

Tablas de retención documental.

Registros de activos de información.

Esquema de publicación de información.

Índice de información clasi ficada y reservada. Programa de gestión documental.

1. Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

2. Secretaria Distrital De Salud

3. Secretaría Jurídica Distrital

4. Secretaria Distrital De Desarrollo Económico

5. Secretaria de Hacienda de Bogotá

6. Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

7. Secretaria Distrital del Hábitat

8. Secretaria Distrital de Ambiente

9. Secretaria Distrital de Planeación

10. Secretaría Distrital de la Mujer

11. Secretaria Distrital de Integración Social

12. Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia

13. Secretaria de Educación Distrital

14. Secretaria Distrital de Gobierno

15. Secretaria Distrital de Movilidad

3.7

Fases de la investigación

Fase 1. Verificar el grado de cumplimiento de los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública en los sitios web de las Secretarias del Distrito Capital a partir de lo señalado por la ley 1712 de 2014. Para garantizar la una verificación imparcial se diseñó una matriz que permitiera analizar la información publicada por las entidades seleccionadas, diligenciando los

datos y registros definidos para tal fin se identifica si los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública han sido dispuestos en el sitio web en concordancia con los principios de transparencia descritos por la norma. En este orden, la matriz evalúa la coherencia entre la estructura exigida y la estructura presentada en los portales web, es decir el facilitar la verificación específica de cada uno de los micro sitios determinados y relacionados con la publicación de los Instrumentos de Gestión de Información Pública, con los datos recolectados se desarrolló una comparación entre la información presentada y los principios de transparencia activa y pasiva, configurando una investigación documental descriptiva y analítica.

Fase 2. Establecer un análisis comparativo entre la normatividad archivística aplicable a los instrumentos de gestión documental para entidades del Distrito Capital y los principios de acceso a la información pública señalados en la ley 1712 de 2014. Con los resultados obtenidos en la Fase 1, se identificó y cuantifico el grado de cumplimiento de los elementos señalados en la Ley 1712 de 2014, de manera que se lograra unificar un modelo de evaluación replicable a los demás Sujetos Obligados. Sin embargo, el resultado inicial no permitió determinar si las entidades cumplen o no, dado que no logra identificar el desarrollo de procesos de construcción de tales instrumentos, la metodología, ni el diseño de los mismos, aspectos señalados a partir del análisis de porcentajes de medición diseñados para asignar una calificación para medir el grado de cumplimiento o no de tales instrumentos.

En esta fase se revisó puntualmente lo señalado por el Artículo 7º de la Ley 1712 de 2014, relacionado con la disponibilidad de la información, específicamente indica que esta deberá

estar a disposición del público a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica.

Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo, estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten. (Ley 1712, 2014, art. 7º.) }

Así las cosas, frente al resultado inicial se elaboró una matriz de compilación normativa

en la cual se identifica el desarrollo cronológico de tales normas identificando el objetivo de la misma y en un cuadro comparativo identificar a que instrumentos de la gestión documental asociados como información pública hace referencia, de tal manera se consiguió un elemento de comparación efectivo que permite conocer el estado actual del marco normativo consolido.

Fase 3. Plantear lineamientos que faciliten el cumplimiento de lo señalado por la ley 1712 de 2014 frente a los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública.

Una vez recopilada la información de las fases 1 y 2, se establece un análisis de la información obtenida, con base en este resultado se elabora el lineamiento que permita orientar el ejercicio de verificación con miras a definir un sistema de evaluación del cumplimiento de los principios de transparencia señalados en la fase 1. De esta manera identificar y cuantificar las estrategias del plan anticorrupción y acceso a la información pública implementadas por las entidades bajo el liderazgo de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Capítulo IV. Análisis de la Información

Para el análisis de la información, se determinan los siguientes aspectos.

4.1 Recolección y verificación de la información.

En este proceso se diligencio la matriz comparativa para identificar el grado de cumplimiento de instrumentos de la gestión documental asociados como información pública definidos para la investigación, a continuación se presentan los resultados más relevantes:

 La investigación inicio teniendo en cuenta que se buscaba verificar la publicación de información acorde con lo definido en la Ley 1712 de 2014 y su Decreto reglamentario 1081 de 2014, este marco normativo estableció un plazo de implementación de seis meses para los sujetos obligados del orden nacional y 12 meses para los de orden territorial (Secretaria de Transparencia de Colombia, 2015).

 Para la verificación de cada una de las páginas web de las Secretarias Distritales se revisó que la URL estuviera disponible, con lo cual se evidenció que no existe homogeneidad en la presentación grafica de la información, lo que imposibilita unificar un criterio de evaluación de este ítem, en tal sentido se incluyó el link para visualizar el sitio web oficial de cada entidad.  Dado que este ejercicio se desarrolló frente a la información publicada en el sitio web de transparencia y acceso a la información pública de las 15 secretarias distritales, se tomó como marco referencial de la investigación la

estrategia NTC GP1000 Versión 2015, producto de la revisión se definió un esquema de referencia para analizar y evaluar la información referente al Sistema Integrado de Gestión de cada entidad desde la óptica de los documentos elaborados y presentados en cada uno de los sitios web.  Con el ejercicio anterior, se utilizó una plantilla externa en la que se definieron los valores a utilizar en la calificación para la evaluación de los instrumentos de gestión de información pública de manera individual para cada entidad.

4.1.1 Balance de Resultados según el Análisis de datos.

 En primer lugar se encontró que de las 15 Secretarias evaluadas únicamente 5 (es decir un tercio) de las mismas tiene un nivel de publicación aceptable (Ver Anexo 4). Es decir que en balance general para la Administración pública en Bogotá la clasificación general es apenas aceptable. Situación preocupante dado que el plazo establecido para cumplimiento efectivo se cumplió a partir del 6 de marzo de 2015, en este sentido el incumplimiento es generalizado  Un aspecto relevante de la investigación tiene que ver con la posibilidad que brinda la matriz de evaluación de identificar el grado de incidencia de los procesos de gestión documental con las estrategias orientadas por los principios de acceso a la información señalados en la Ley; esto porque al revisar la estructura de instrumentos de información pública disponibles en el sitio web de las entidades se logra identificar si la elaboración de los mismos corresponde a un ejercicio planificado y estructurado bajo una metodología basada en una Norma técnica (NTC-ISO 15489)

 Frente a la implementación del Sistema Integrado De Gestión al que hace referencia la NTC GP1000 Versión 2015, se evidenciaron inconsistencias de información presentada, en primer lugar porque no se logra identificar en los documentos referentes a este apartado la inclusión de los procesos de gestión documental dentro de los Procesos estratégicos de las entidades en el proceso inicial de revisión y evaluación.

 De acuerdo con lo anterior se encuentra una estrecha relación entre la calificación más baja obtenida una vez aplicada la evaluación y la ausencia de elementos asociados a la implementación eficiente del Sistema Integrado de Gestión.

 Es decir, las calificaciones más bajas se encuentran las Secretarias de Recreación y Deportes y la Secretaria de Salud, en estos dos casos es evidente la ausencia de la publicación de las TRD (tablas de retención documental) convalidadas y aunque se publican instrumentos identificados de esta manera al realizar la evaluación el resultado es negativo.

Tal afirmación se sustenta en dos de los casos más relevantes, para el caso de la Secretaria de Recreación y Deportes se publicó un listado que hace referencia a clasificación otorgada para control documental en el Sistema Orfeo, pero carece de valoración documental y demás procesos indicados en la metodología para la elaboración de este instrumento; en el caso de Secretaria de Salud se menciona que aún no cuentan con la convalidación de tal instrumento, es decir que la TRD publicada aún se encuentra en proceso de elaboración.

Así mismo, en estas dos secretarias también es evidente que el Programa de Gestión Documental es presentado como un instrumento elaborado de acuerdo con la metodología propuesta por el Archivo General de la Nación en el Manual de implementación de un Programa de Gestión Documental, sin embargo, durante el desarrollo de esta investigación se realizó la verificación de los instrumentos en diferentes momentos, por esta razón se puede afirmar que existe una actualización del documento presentado en el sitio web, pero queda la duda sobre la metodología implementada en tal proceso.  La estructura presentada para el apartado de Transparencia y acceso a la información pública no presenta homogeneidad, sin embargo, se destaca el modelo presentado por la Secretaria de Movilidad en su página web, allí se enfatiza la accesibilidad web que incluye una guía para el usuario en su consulta y manejo de la herramienta, así mismo en la web de la Secretaria de Integración Social se incluye un video que guía al usuario, de otra parte presenta al usuario la posibilidad de tomar cursos en línea sobre los servicios prestados por la entidad.

 Se destaca de manera general la iniciativa IGA+10 que impulsa el Archivo Distrital de Bogotá como resultado de adopción para el Distrito Capital del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (M.I.P.G), estrategia orientada a mejorar los procesos de gestión documental en las entidades públicas del Distrito Capital de manera que aporten efectivamente a la construcción de una administración publica transparente.

 Dentro de la revisión de información referente a la estructura orgánica, funciones y deberes de la entidad, se evidencia que en general se presentan

estructuras acordes al modelo genérico sugerido por la norma, en este ítem se resalta la propuesta de la Secretaria de Ambiente, presentando una herramienta digital que facilita conocer todo el proceso y su interrelación organizacional.  Para los instrumentos identificados como: Registros de activos de información, Esquema de publicación de información, Índice de información clasificada y reservada, y directorio de personal que incluya información general; se encuentra que en varias de las revisiones realizadas en el link referente a estos instrumentos en las diferentes secretarias se evidencia que se hipervínculan matriz en formato Excel, las cuales son descargables al tratar de visualizar, en este sentido se dificulta otorgar una evaluación acorde a la planteada en la investigación.

4.2

Comparar la normatividad archivística aplicable a los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública frente a los principios de transparencia y acceso.

Para llevar a cabo este objetivo se elaboró una matriz de análisis comparativo en la cual se incluyeron tres columnas en las cuales se ingresó la información referente a la normatividad expedida con anterioridad al 6 de marzo de 2014, fecha de expedición de la ley 1712; de esta forma se logra comparar y analizar el marco normativo anterior, así mismo se registra la evolución natural de tipo reglamentario posterior a la expedición En consecuencia se presenta el compilado normativo que se consolida como eje articulador de los instrumentos Archivísticos que se relacionan en la Ley 1712, es decir que contribuyen a la gestión eficiente de la información en las entidades distritales, en este

sentido se resalta la expedición reciente del Decreto 828 del 27 de diciembre de 2018 en el cual se expresa la facultad administrativa de Archivo General de Bogotá,

De esta manera, reafirma que para el contexto distrital el ente regulador es el Archivo distrital, en el mismo acto administrativo se menciona literalmente que el Subsistema interno de Gestión documental y Archivo, debe liderar la implementación de la política de gestión documental en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión —MIPG—. En este sentido se incluye el Decreto 591 del 16 de octubre de 2018 para ser aplicado en esta investigación para estructurar los lineamientos propuestos. De acuerdo con esta estructura se menciona en el Anexo 3 todo el marco normativo expedido para ser implementado en todas las entidades públicas del territorio colombiano y en este caso particular es aplicable a las 15 secretarias distritales incluidas en esta investigación, de manera que en el mencionado anexo se presenta en primer lugar la Norma que menciona el orden jerárquico de la institucionalidad archivística en Colombia, secuencialmente se relacionan la evolución cronológica del marco normativo que se ha expedido en Colombia permitiendo evidenciar el compromiso institucional de los diferentes gobiernos por regularizar y controlar la implementación efectiva de dichas iniciativas. Como resultado de esta revisión, se puede inferir que las falencias detectadas en esta investigación corresponden en mayor medida a las decisiones propias de la alta dirección de cada una de las secretarias distritales al acometer proyectos de implementación de este marco normativo, sea por desatención, o por considerar temas no relevantes para la toma de decisiones dado que en la mayoría de procesos de gestión documental y archivo se encuentran asociados a los procesos de apoyo en el marco del Sistema Integrado de Gestión -S.I.G.

Una vez presentado el análisis efectuado por cada una de las secretarias, se puede señalar que el desarrollo de los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública frente a los principios de transparencia y acceso es deficiente dado que a partir del 6 de marzo de 2015 hasta la fecha han transcurrido más de 4 años en los cuales no se identifica un avance significativo en cuanto al principio de publicación Activa que menciona la norma y que hace referencia a que los sujetos obligados deben disponer la información pública como resultado natural de su gestión y la revisión adelantada evidencia que únicamente se ha publicado de manera pasiva como cumplimiento parcial de la obligatoriedad normativa.

Por tanto se afirma que de acuerdo al análisis realizado sobre la información recopilada de cada una de las 15 Secretarias Distritales en los instrumentos diseñados para esta investigación se evidencia que medianamente se cumple con la publicación de la información requerida y en este caso se genera duda frente al desarrollo metodológico de los instrumentos de la gestión documental asociados como información pública frente a los principios de transparencia y acceso.

En cuanto a TRD es aun deficiente la publicación de las últimas versiones dado que en algunos casos como por ejemplo: Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte y Secretaria distrital de Salud se encontraron versiones de TRD que no permiten identificar que se halla adelantado el proceso de elaboración acorde a la metodología planteada por la Guia del Archivo General de la Nación y en tal sentido es evidente que carece de procesos de valoración que permitan identificar series y subseries normalizadas en el banco terminológico de cada una de estas entidades toda vez que este banco terminológico

tampoco ha sido creado, siendo esta una falencia generalizada de todas las secretarias distritales.

Para lo que se refiere a PGD se encuentran casos reiterativos de publicación de documentos que no corresponden con el instrumento propiamente dicho, en algunos casos como en el de la secretaria de Hacienda Distrital se publica un documento que habla del proceso adelantado en la construcción del instrumento pero no presenta como tal el Programa de Gestión Documental que es lo determinado en la Ley y en sus decretos reglamentarios, de igual forma se evidencian versiones anteriores al año 2015 razón que contradice los principios de transparencia ACTIVA y PASIVA Frente a la revisión de los principios de la política pública de transparencia y acceso a la información pública se puede afirmar que para las Secretarias Distritales aun no cumple con los estándares señalados por la Ley 1712 y sus decretos reglamentarios, en tal sentido se presenta como resultado un lineamiento orientado a guiar el proceso de verificación que permita avanzar en la adopción de este principio fundamental desde el marco disciplinar que corresponde a los profesionales archivistas de Colombia.

4.3 Lineamientos para implementar un sistema de evaluación.

De acuerdo con la información analizada, se presenta una propuesta de evaluación para ser aplicada en las entidades distritales que se identifican como sujetos obligados en consonancia con la definición dada por la norma, en este sentido se busca aportar desde la formación académica especializada en búsqueda y recuperación de información para contribuir a través de esta herramienta con el deber ciudadano de veedores de los recursos

públicos, de manera que este instrumento facilite a cualquier ciudadano interesado en este propósito.

De manera general se destacan algunas características a tener en cuenta para aplicar la evaluación propuesta:

 Esta evaluación se plantea para ser aplicada de manera específica en el entorno digital, toda vez que se busca identificar y realizar el análisis de evaluación a través de la publicación en la página web de información mencionada en la norma, identificándose el grado de cumplimiento de la entidad frente a lo solicitado, en este sentido se deben tener en cuenta las funciones de cada entidad evaluada de manera que se puedan realizar las asociaciones entre la información publicada y su estructura orgánica, funciones y deberes.

 El modelo de evaluación planteado en esta investigación, se explica a continuación:

 Para el componente de Análisis de información Publicada se establecieron cinco características que deben ser evaluadas individualmente teniendo en cuenta que su valor corresponde al 20% sobre el total, es decir que al final de la valoración se encuentra el valor conjunto de la valoración para cada uno de los instrumentos evaluados Instrumento

URL

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PUBLICADA

Disponibilidad Accesibilidad Legibilidad Completitud Intuitivo % Total

OBSERVACIONES

20%

20%

20%

20%

20%

100%

Opcional Valoración individual de cada elemento frente a cada instrumento

Elaboración propia.

Para el componente de Evaluación Total se asigna un valor de acuerdo con la definición anterior y se sumara al final en la fila correspondiente para determinar el peso total de cada instrumento evaluado y el valor de cada una de las características individuales descritas anteriormente de tal forma que se determine su valor frente al requisito normativo, para este propósito se construyó una fórmula de evaluación para cada elemento, la cual se incluye en la matriz del Anexo 1.

A continuación se presenta la tabla valorativa:

Valor individual Asignado Descripción de evaluación Observaciones aplicables a la evaluación Instrumento a evaluar Url del instrumento evaluado Este valor reflejara el peso porcentual total del instrumento frente a la totalidad de ítems evaluados Es decir = 10 instrumentos X 5 características = 0,5

100%

Se asigna cuando no es posible evaluar el instrumento Si el instrumento evaluado no se encuentra publicado / el instrumento publicado carece de la característica evaluada

0,5

Cuando se encuentra publicado pero no corresponde a las características descritas Si no es legible Si descarga formato Excel u otro formato no reutilizable en línea

1

Publicado pero presenta información incompleta o carente de las características evaluadas No contiene todos los campos definidos en la guía de elaboración de instrumentos

1,5

Instrumento corresponde a la normatividad pero presenta fallas en una de las características evaluadas Hace falta alguna de las características evaluadas

2

Cumple la totalidad de elementos evaluados

Se pretende que la evaluación aporte elementos cuantitativos que permitan determinar el valor de cada instrumento frente a las características indagadas y de otra parte los elementos cualitativos se compilan en el campo de observaciones de manera que permita identificar los elementos que mejor cumplen con los principios de transparencia activa, así mismo identificar cuáles de estos instrumentos se deben mejorar o elaborar con prioridad expresa.

LINEAMIENTOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE EVALUACIÓN QUE

PERMITA DETERMINAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA LEY

1712 EN ENTIDADES DISTRITALES

Introducción

Producto de la investigación planteada se presenta una propuesta de evaluación para ser aplicada en las Entidades Distritales que se identifican como sujetos obligados en consonancia con la definición dada por la norma, en este sentido se busca desde la formación académica especializada en búsqueda y recuperación de información aportar a través de esta, con el deber ciudadano de ser veedores del manejo de los recursos públicos en la administración pública, de manera que sea este un instrumento fácilmente aplicable por cualquier ciudadano interesado en este propósito.

Objetivo

Establecer una herramienta de evaluación de la información publicada en los sitios web institucionales en el link de Transparencia y acceso a información pública.

Alcance

Entidades distritales identificadas como Sujeto obligado frente a la ley 1712 de 2014

Marco legal

Ley 1712 del 2014 Decreto Nacional 1080 de 2015 Decreto Nacional 1081 de 2015 Decreto Nacional 1083 de 2015 Acuerdo Distrital 638 de 2016

Decreto 591 de 2018 Decreto 828 de 2018

Concepto de Lineamiento

La evaluación de los instrumentos de gestión de información pública se establecen como una observación en tiempo real de la información que se encuentra publicada en la página web de cada entidad identificada como sujeto obligado, el cual es susceptible de ser evaluado en cualquier momento por ciudadano, asociaciones de usuarios, veeduría ciudadana o en cualquier tipo de organismo no gubernamental que adopte la cultura de la transparencia y requiera un método que le garantice realizar un ejercicio de evaluación neutral e imparcial. La propuesta evaluativa que se dispone a continuación le permite al evaluador asegurar que el análisis realizado con esta herramienta se realiza acorde a parámetros definidos en la normatividad

El propósito de este lineamiento es:

 Establecer un mecanismo de evaluación para conocer la pertinencia y coherencia los instrumentos de gestión de información pública que se encuentran publicados en cada sitio web de las entidades públicas y aquellas identificadas como sujetos obligados; mediante este mecanismo se pretende identificar en qué grado responde

y facilita la función de veeduría permanente frente a la información publicada

 Entender la acción de medir la pertinencia de la información publicada y tener elementos probatorios necesarios para adelantar acciones correctivas frente a los entes de control en caso de incumplimiento manifiesto  Entender los requerimientos mínimos de instrumentos de gestión de información pública para un exitoso monitoreo de la información dispuesta para consulta y uso por parte de la ciudadanía.

 Asegurar que toda la información relevante de los servicio ofertados por la entidad se dispone para consulta pública, teniendo en cuenta que la información sometida a

reserva presenta la justificación adecuada y se garantiza el proceso de consulta especial para los casos que amerita su entrega.

 Aportar en la construcción de una ciudadanía participativa que contribuye a la construcción de cultura de transparencia en la Función Pública

Recomendaciones para realizar la evaluación

 Esta evaluación se plantea para ser aplicada de manera específica en el entorno digital verificando la información publicada en la página web de la entidad, de manera que se conozca en todo momento el grado de cumplimiento de la entidad frente a lo solicitado, en este sentido se deben tener en cuenta las funciones de cada entidad evaluada de manera que se puedan realizar las asociaciones entre la información publicada y su estructura orgánica, funciones y deberes.  Para el componente de Análisis de información Publicada se deben tener en cuenta las características de análisis definidas en la matriz de evaluación, cada uno de estos elementos deben ser evaluados individualmente teniendo en cuenta que su valor corresponde al 20% sobre el total, es decir que al final de la valoración se encuentra el valor conjunto de la valoración para cada uno de los instrumentos evaluados.

 Para el componente de Valuación total, se asigna un valor de acuerdo con la definición anterior y se sumará al final en la fila correspondiente para determinar el peso total de cada instrumento evaluado y el valor de cada una de las características individuales descritas anteriormente de tal forma que se determine su valor frente al requisito normativo, para este propósito se debe aplicar la fórmula de evaluación designada para cada elemento, la cual se incluye en la matriz Anexo 1.

Instrucciones para aplicar el instrumento:

1. Identifique la institución a la cual va a realizar la evaluación y registre los datos en

el campo definido en la matriz, allí deberá registrar el nombre oficial de la entidad, (tal cual como aparezca en el sitio web oficial), se debe realizar la descripción general de la entidad.

2. Identificarla URL oficial y registrar este dato en el campo destinado en la matriz

3. Identificar y copiar el link de transparencia y a partir de la información registrada en

este ítem se procede a registrar los datos de evaluación definidos para cada uno de los elementos a evaluar.

4. Para el componente de evaluación de instrumento de gestión de información pública

se asignaron 10 campos, cada uno de los cuales permite evaluar un instrumento particular, (es decir que no se puede evaluar más de una vez en la misma matriz el mismo instrumento).

5. Para el componente de características específicas se definieron cinco (5) campos

ubicados en cada una de las columnas de la derecha de la matriz, se deberán registrar valores correspondientes a la evaluación planteada es decir la calificación mínima es = a 0,0 para el caso en el que la información identificada en el proceso de evaluación no corresponde a la solicitada en la normatividad; y el valor máximo para cada elemento evaluado será = a 2,0 , en tal caso solo si se cumple con la totalidad de elementos evaluados.

6. La aplicación de la evaluación individual por cada uno de los instrumentos

mencionados, ingresando al link correspondiente, en los casos en los cuales el instrumento no se encuentre publicado se debe evaluar con la mínima calificación en cada una de las características revisadas.

7. Una vez evaluados todos los instrumentos relacionados se debe procurar identificar

en que elementos presenta falencias y/o fortalezas para informar a la entidad mediante derecho de petición con copia a los entes de control.

CONCLUSIONES

De acuerdo con la investigación planteada se evidencia una constante evolución de instrumentos de apoyo elaborados por el Ministerio Publico, entes de control, así como de las diferentes instituciones encargadas de implementar la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica en Colombia, sin embargo, se denota una ausencia de parametrización en la implementación de los lineamientos dado que para el contexto de las secretarias distritales sujeto de verificación en esta investigación no se encontró un patrón constante en la aplicabilidad de la normatividad asociada.

Se evidencian falencias en la interpretación de los conceptos que definen cada uno de los instrumentos de gestión de información Pública, por tanto se puede afirmar que la implementación normativa se realiza bajo metodologías propias de cada entidad, por lo cual se requiere de una homogenización de la metodología aplicable al proceso, que paralelamente contribuya con la formación de una cultura de transparencia en lo público que se asumida por los ciudadanos .

La función de los veedores ciudadanos es fundamental para la verificación de la gestión de información pública frente a los instrumentos que miden el proceso de gestión de la información, con la cual se garantiza una adecuada administración y uso de la misma. Las evaluaciones de la gestión de la información se constituyen en una actividad muy importante que ayuda con la representación de ventajas y beneficios dentro de las organizaciones para aspectos relacionados con la administración de datos e información y

de la identificación de problemáticas que afecten a la ciudadanía que corresponden a los usuarios frecuentes de los servicios o productos de la administración pública. En cuanto al aporte de la información relevante, es necesaria la implementación de procesos de evaluación de las mejores prácticas hacia la toma adecuada de decisiones para los procesos de gestión, acceso de la información entre otros. Los procesos de gestión documental y los instrumentos señalados por la normatividad colombiana, no solo promueven la organización de la documentación y de la información en las instituciones, sino que permiten comparar el grado de cumplimiento de los mismos frente a las instrucciones señaladas, resultados que a su vez generan un impacto hacia las actividades de mejora y revisión de las instrucciones. Todas las instituciones de cualquier tipo de orden, son susceptibles de revisión y cumplimiento del grado de desempeño de sus actividades, instrucciones señaladas por la ley, en lo relacionado con el acceso a la información, lo cual permite revisar el impacto de las iniciativas frente a la participación de los ciudadanos y la medición de cómo se obtienen datos solicitados o conformados por las diferentes requerimientos de la misma ciudadanía. La evaluación de los aspectos determinados por la normatividad frente al grado de cumplimiento de las instrucciones de gestión documental y de acceso a la información se constituyen en dos aspectos instaurados por la Constitución Política Colombiana, frente a la administración y actividad de las instituciones, de sus funcionarios y de la manera como los ciudadanos acceden a esta, aspectos que necesitan de una revisión permanente hacia la obtención de una mejora continua.

El planteamiento de lineamientos se constituye en una actividad que va a facilitar tanto a los sujetos obligados como los ciudadanos la obtención de una información más precisa, además de cumplir con lo establecido por la norma, de otra parte, estas

instrucciones garantizan una equidad en la administración y presentación de la información, recurso fundamental de las organizaciones.

RECOMENDACIONES

El tema de análisis y verificación de cumplimiento de las instrucciones, normas y políticas se constituyen en parte del derecho de la democracia de los países que han firmado los pactos de transparencia y acceso a la información; Por lo cual las recomendaciones giran en torno a los profesionales, la academia, los estudiantes y los entes de control Para los entes de control, este ejercicio se constituye en una aproximación comparativa entre la función propia de tales organismos y la conceptualización teórica que orienta la elaboración de instrumentos de gestión de información pública propios de la disciplina archivística, la cual responde a directrices contenidas en estándares internacionales que propenden por las buenas prácticas en la gestión de la información y de la actividad propia de las instituciones independiente de las personas que desempeñen los cargos.

En concordancia con lo anterior, se plantea un rol adicional a desempeñar por parte de las Veedurías Ciudadanas toda vez que ya vienen realizando este ejercicio, pero se sugiere el plantear una línea propia de verificación que garantice que la información sea confiable, integra, accesible y actualizada de manera que su divulgación, uso y control se convierta en instrumento indispensable de una ciudadanía activa y participativa en la construcción democrática de un estado social de derecho.

Para los profesionales del área de la administración de la información, tienen la obligación de cumplir con lo establecido por la ley, razón que determina la necesidad de definir un mayor interés de parte de estos, para continuar elaborando las verificaciones,

mediciones de la política relacionada con los principios de transparencia señalados por al norma.

Para el Colegio Colombiano de Archivística, se deberá tomar un rol determinante en la constitución efectiva e implementación del tribunal de ética que vigile los incumplimientos por parte de los profesionales archivistas y relacionados con la omisión, supresión o desidia de elaboración de instrumentos técnicos que garanticen los principios de transparencia y acceso a la información pública, realizando acciones y sanciones.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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(Elaboración propia)

Anexo 2 Matriz de verificación de información publicada (Consolidado de análisis datos recolectados)

INSTRUMENTO

PONDERACIÓN DE RESULTADOS SOBRE EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN PUBLICADA

Disponibilidad Accesibilidad Legibilidad Completitud Intuitivo

% TOTAL

1 LINK DE TRANSPARENCIA Y ACCESO

24,5

25

25,5

27,5

23,5

84

2 Tablas de retención documental.

21

21,5

20

20,5

19

68

3 Registros de activos de información.

21,5

19

19

17

15,5

61,33333333

4 Esquema de publicación de información.

22

21

20,5

21

15

66,33333333

5 Índice de información clasificada y reservada.

22

18,5

19,5

15

15

60

6 Programa de gestión documental.

26

25,5

27,5

25

22

84

7 La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes

27,5

26,5

26

26,5

26,5

88,66666667

8 Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica

anual y planes de gasto público

27

26

20,5

24

19,5

78

9

Directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales

24

23

19,5

20,5

18,5

70,33333333

10

Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño

24

24

24

22

23

78

EVALUACION TOTAL

15,96666667

15,33333333

14,8

14,6

13,16666667

73,86666667

 Anexo 4 Matriz Compilación y verificación normativa

Ley/ Norma / Documento referido Descripción Referente a la Gestión documental y Archivo

Ley 80 de 1989 Ley de creación del Archivo General de la Nación: Por la cual se crea el Archivo como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá.

La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes

Constitución política República de Colombia

1991

Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. -Índice de Información Clasificada y Reservada.

Esquema de Publicación de Información

Informe de solicitudes de acceso a la información.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Artículo 322: A las autoridades distritales les corresponde garantizar el desarrollo armónico e integrado de la ciudad y la eficiente prestación de los servicios a cargo del Distrito. Ley 594 de 2000 Ley general de archivos: por la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Tablas de Retención Documental Programa de Gestión documental Decreto Distrital

173 de 2004

Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital", determina aspectos relacionados con la protección del patrimonio documental y las transferencias documentales que las entidades y organismos distritales deben efectuar a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Que los aspectos para la protección de la memoria institucional

Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.

Acuerdo Distrital

257 de 2006

Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones"

Ley 1712 del 2014 Ley de transparencia y acceso a la información pública: Por la cual se regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Artículos 5° ,9°, 10 y 11 Decreto Nacional

1080 de 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura Índice de información clasificada y reservada Esquema de publicación de información Registros de activos de información Tablas de retención documental Programa de Gestión Documental Decreto Nacional

1081 de 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República Decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones Acuerdo Distrital

638 de 2016

Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones de la Secretaría General, y se dictan otras disposiciones"

Decreto 591 de 2018 "Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones

Decreto 828 de 2018 Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones

Anexo 5 Matriz comparativa información publicada en Furag 2017 vs Consolidado de análisis de datos recolectados.

Entidad

Calidad de la planeación estratégica de la gestión documental

Calidad de la producción documental

Calidad de la organización documental

Calidad de la transferencia documental

Conservación y preservación documental

Nivel de implementació n de tecnologías en la gestión documental

Nivel de apropiación institucional de la cultura de gestión documental

Evaluación I.G.I.P 1712

SECRETARIA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACION Y DEPORTE

68,1

64,3

72,7

69,4

77,5

73,5

77,4

42

SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD

66,9

57,0

68,4

69,4

67,9

77,2

80,2

43

SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

68,3

64,8

45,6

57,2

48,2

70,3

70,1

65,5

SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO

77,1

60,6

63,4

62,5

73,7

66,0

80,0

67

SECRETARIA DE HACIENDA DE BOGOTA

79,7

70,3

81,9

69,4

89,8

82,8

80,2

70

SECRETARÍA DISTRITAL DE LA MUJER

68,8

70,3

63,1

57,2

69,3

73,9

70,9

71

SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.

85,3

70,3

87,2

69,4

75,1

87,1

74,5

74

SECRETARIA DISTRITAL DEL HABITAT

74,2

70,3

71,8

57,2

72,5

76,9

71,1

76,5

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

68,7

70,3

87,6

69,4

75,0

82,0

70,7

78

SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACION

76,7

65,4

82,7

69,4

75,0

79,2

80,2

78,5

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL

81,7

70,3

66,9

62,5

88,3

73,8

76,8

80,5

SECRETARIA DISTRITAL DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y JUSTICIA

59,0

52,3

50,2

57,2

57,3

67,6

69,7

84

SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL

69,7

70,3

77,4

66,5

71,5

82,1

80,2

88,5

SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO

72,2

64,2

59,7

57,2

64,2

80,5

77,4

89,5

SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD

68,5

61,0

64,1

57,2

67,9

61,4

76,8

100

Total general

73,1

65,5

70,4

63,8

71,9

76,3

75,5

73,86

Elaboración propia.