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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

2023

Metodología para la valoración de documentos electrónicos de Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander Santander Omaira Salón Cristancho Universidad de La Salle, Bogotá, osalon05@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Salón Cristancho, O. (2023). Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/835 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander

Omaira Salón Cristancho

Universidad de La Salle Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Programa de Sistemas de información y Bibliotecología y Archivística Bogotá, D.C.

2023

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Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander

Omaira Salón Cristancho

Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Tutor:

Dr. Nelson Javier Pulido Daza

Universidad de La Salle Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Programa de Sistemas de información y Bibliotecología y Archivística Bogotá, D.C.

2023

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Nota de aceptación _________________________________ _________________________________ _________________________________ ________________________________

________________________________ Firma del director

________________________________ Firma del presidente del jurado

________________________________ Firma jurado

Bogotá, D.C. Mes___ día ____ año _______

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Dedicatoria

A Dios por darme sabiduría y permitirme culminar esta etapa de mi vida. A mi padre y hermanos con todo mi amor por su apoyo, comprensión, dedicación y amor. A mi madre mi ángel en el cielo, en otra dimensión que siempre está en mis recuerdos y en mi corazón.

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Agradecimientos

A mi director de tesis Dr. Nelson Javier Pulido Daza por sus orientaciones, aportes, dedicación y paciencia en el desarrollo de mi trabajo de grado; gracias a su colaboración pude culminar mis estudios y cumplir un peldaño más en mi vida.

A los docentes que a través del desarrollo de mi carrera me brindaron sus conocimientos, que me sirvieron para obtener mi título y me van a servir en mi vida profesional A la Dra. Piedad Roa Sanguino, Coordinadora de Gestión Documental de la sede del SENA de la Regional Norte de Santander quien me abrió las puertas para poder ejecutar mi trabajo de campo y mostrar la relevancia del tema objeto de investigación; su guía, apoyo y orientación fueron vitales para la culminación de mi trabajo.

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Contenido pág.

Introducción

Capítulo 1

Problema de Investigación

Descripción del problema

Objetivos

Objetivo general

Objetivos específicos

Justificación

Capítulo 2.

Marco teórico

Antecedentes de investigación

La gestión documental

Los archivos y sistemas de información

Preservación del documento digital

Estado del arte

Categorías conceptuales

Marco legislativo

Capítulo 3

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Marco metodológico

Enfoque

Método

Técnicas de investigación

Instrumentos de investigación

Fases de la investigación

Fase preparatoria

Fase trabajo de campo

Fase de análisis

Capítulo 4.

Resultados y Discusión

Revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander

Comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo

Estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander

Capítulo 5

Propuesta de valoración del documento electrónico de archivo del SENA Regional Santander

Conclusiones

Referencias

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Anexos

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Tabla de figuras pág.

Figura 1. Documentos y expedientes electrónicos

Figura 2. Gestión documental

Figura 3. El PGD dentro de la estructura de gestión del DNP

Figura 4. Proceso de la gestión documental

Figura 5. Criterios a tener en cuenta para el diagnóstico del documento electrónico

Figura 6. Elementos a tener en cuenta para el diagnóstico del documento electrónico

Figura 7. . Investigación preliminar

Figura 8. Monitorización del documento electrónico de archivo

Figura 9. Proceso inherente a la gestión documental

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Lista de tablas pág.

Tabla 1. Características de los documentos digitales

Tabla 2. Relación de los objetivos con el componente metodológico

Tabla 3. Análisis entrevista semiestructurada

Tabla 4. Matriz de análisis de casos exitosos

Tabla 5. Matriz DAFO sobre el documento electrónico

Tabla 6. Matriz de tare Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo

Tabla 7. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 1. Diagnóstico79 Tabla 8. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 2. Comparación de mejores prácticas

Tabla 9. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 3. Marco teórico

Tabla 10. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 4. Marco normativo

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Lista de anexos pág.

Anexo A. Modelo de entrevista semiestructurada

Anexo B. Respuestas de la entrevista semiestructurada

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Anexo C. Matriz de análisis de mejores prácticas en valoración de documento electrónico

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Resumen La gestión documental es y continúa siendo un tema de actualidad que merece especial atención en el acceso a la información y gestión del conocimiento; debido a que por medio de ésta soporta las operaciones y registra las evidencias de la gestión de las empresas en el dominio y alcance de la información. En tal sentido, todas las organizaciones sin importar si son del ámbito público o privado deben tener un adecuado manejo de los archivos electrónicos que constituyen la memoria histórica de las organizaciones. Aspecto que con la pandemia COVID – 19 también se vio afectado, siendo una clara muestra lo sucedido en la sede del SENA Regional Norte de Santander que constituyó el insumo para el desarrollo del trabajo de campo. De esta forma, el objetivo propuesto para dar alcance al trabajo fue proponer una metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander.

La propuesta metodológica se fundamentó en un enfoque cualitativo – inductivo que permite el análisis del fenómeno observado, acompañada de una investigación de estudio de caso que permite la orientación a una situación en particular al proporcionar una excelente posibilidad para la problemática planteada, que junto a la investigación cualitativa lleva al análisis y la fijación de los elementos para el diseño del modelo metodológico para la valoración de los documentos electrónicos del SENA Regional Norte de Santander; los instrumentos escogidos fueron la matriz y el guion de entrevista. Una de las principales conclusiones es que las Organizaciones deben contar con la infraestructura tecnológica para el dominio de la gestión documental aunado a un modelo metodológico que lleva a una gestión documental integral.

Palabras clave: Documento de archivo, gestión documental electrónica, valoración de documento electrónico.

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(página sin texto)

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Introducción Teniendo en cuenta que la gestión documental es el mecanismo por medio del cual se logra gestionar todo tipo de documentos, particularmente aquellos que son útiles, que siempre deben permanecer en el tiempo y que cuando se requiera se puedan destruir; exige métodos eficaces y eficientes que solamente los pueden ofrecer una robusta infraestructura tecnológica, mediante el software que se encargué de “organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización” (Kyocera,

2022).

De esta forma, el sistema de gestión documental va a permitir a las organizaciones la facilidad para cargar los archivos digitales en un único repositorio y contar con la información al instante; sin embargo, cabe establecer que dicha actividad en ocasiones se ve afectada, generalmente por no contar con los software requeridos para albergar la información, situación que lleva, a que los documentos se pierdan, no se encuentren de forma pronta y oportuna, entre otras; a lo señalado se suma también lo sucedido con la pandemia COVID – 19 que entorpeció el buen funcionamiento de la archivística digital al no contar con un administrador de contenidos.

Lo anterior, debido en parte a que el documento digital no era usado de forma continua o habitual. “Cifras del año 2019 provenientes del diagnóstico sobre la gestión de documentos electrónicos en el Distrito Capital, realizado por el equipo de documento electrónico de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, mostraban que en la mayoría de casos las entidades y organismos del distrito contaban con software para gestión de documentos que se limitaba a funcionalidades para radicación de comunicaciones y para la administración documentos físicos, pero no realmente enfocados en la gestión de documentos electrónicos; por su parte el uso de firmas electrónicas y digitales no era generalizado,

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restringiéndose solo a casos específicos, esto sin hablar de metadatos o conformación de expedientes electrónicos (León, 2021).

Lo expuesto se agudizó con la pandemia COVID – 19 dejando ver los atrasos existentes relacionados con la gestión documental; es por ello, que se encuentra un espacio para analizar la importancia de la gestión documental, a partir de un estudio de caso teniendo como modelo para evidenciar la importancia de la archivística digital, la sede del SENA Regional Norte de Santander que adolece de un programa eficiente que permita un proceso acorde a las necesidades del mundo actual y por ende de estudiantes y docentes.

De modo tal, que con este trabajo se busca evidenciar la importancia de la gestión documental, la archivística digital y la necesidad que tienen las entidades de responder a las exigencias de la virtualidad que se posicionaron a raíz de la pandemia. Para tal fin, el trabajo se desarrolla, por medio de una propuesta metodológica.

La propuesta metodológica se fundamentó en un enfoque cualitativo – inductivo que permite el análisis del fenómeno observado, acompañada de una investigación de estudio de caso que permite la orientación a una situación en particular al proporcionar una excelente posibilidad para la problemática planteada, que junto a la investigación cualitativa lleva al análisis y la fijación de los elementos para el diseño del modelo metodológico para la valoración de los documentos electrónicos del SENA Regional Norte de Santander; los instrumentos escogidos fueron la matriz y el guion de entrevista. Finalmente, el documento se estructura en cuatro apartados. El primero integra todos los aspectos de la propuesta inherentes a la problemática, objetivos y justificación; en el segundo se establecen los antecedentes de investigación y los temas centrales del trabajo como la archivística y gestión documental, seguido del marco conceptual y marco legislativo; el tercer capítulo se orienta al diseño metodológico y el cuarto a resultados, discusión y propuesta.

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Capítulo 1 Problema de Investigación

Descripción del problema La gestión documental es un tema central para los entornos económicos, ya que resulta determinante en el desempeño de las organizaciones tanto en el ámbito público como privado, ya que a través de ésta se soportan las operaciones y registran las evidencias de la gestión de las empresas que permitan con ello, tener un registro de los archivos para la memoria de la empresa sin importar su carácter, y además, son la base esencial del derecho que tienen los ciudadanos al acceso a la información y la transparencia.

Con relación a lo anterior, los documentos electrónicos de archivo comparten dos campos de conocimiento: la informática y la archivística, que llevan a la interacción interdisciplinar para atender la gestión documental. Así, para comprender el alcance del documento electrónico, se hace necesario entender que el documento es el “registro de información en un soporte de cualquier naturaleza” (Patarroyo, et. al, 2019, p. 10) y el vínculo archivístico se conoce como la interacción de los documentos y su contexto, que reflejan el ciclo de vida para establecer la conformación de documentos, al tener en cuenta el fondo, la sección, subsección, serie, subserie y expedientes. El abordaje de los dos términos claves para comprender la problemática que se busca plantear en la presente investigación, surgen de explicar que los documentos presentan unas características relevantes tales como la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, sin éstas el documento electrónico no tendría validez ni funcionalidad, siendo uno de los aspectos más relevantes a la hora de hablar de gestión documental. También se debe tener en cuenta que, la producción de los documentos

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electrónicos se lleva a cabo, mediante medios tecnológicos, como son las “aplicaciones de ofimática, sistemas de información, correo electrónico, bases de datos y demás” (Patarroyo, et. al, 2019, p. 13). La archivística de documentos electrónicos hace referencia a la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente; así, corresponde a un expediente único, que posee tres características: “i. origen, cuando un documento de archivo es elaborado o recibido y separado; ii. necesidad, que se da para cada documento de archivo, y iii. determinado, es definido por el propósito del documento de archivo” (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones [MinTic], 2017, p.

25).

En la archivística, la gestión documental es determinante pues de esta depende el correcto funcionamiento de los expedientes, bases de datos, correos electrónicos, documentos textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o cartográficos, entre otros. Bajo este escenario y teniendo en cuenta que, en el cambiante mundo de la información los documentos electrónicos resultan concluyentes para el funcionamiento de la sociedad; sin embargo, cuando estos procesos no están bien concebidos, existe una clara ruptura entre lo que se busca saber, el tiempo en el que se consigue, y la fidelidad de la información, evidencia que se puso latente o a la orden del día con la pandemia COVID – 19 cuando la virtualidad paso de ser una opción a ser obligación.

Desde este punto de vista, los archivos “exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender sus necesidades” (Zapata, 2020).

Indica Zapata (2020) que en España al igual que en otras partes del mundo, una de las mayores problemáticas ha sido que los “Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos están desarrollados de

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manera incipiente, limitándose a gestionar por medios electrónicos una mínima parte de documentos, por ejemplo, correspondencia, PQRS, facturas y demás” (p. 1).

Lo anterior se complementa, con lo expresado por la Organización de Estados Americanos - OEA (2020):

“La gestión de documentos y archivos es un proceso transversal que se integra en las distintas áreas de toda institución. La racionalización de la documentación en sus fases garantiza una gestión eficaz y adecuada, que integra las estrategias de tratamiento de los documentos, tanto en soporte convencional como electrónico, en la gestión integral de una institución” (p. 12).

Como se observa la archivística en la gestión documental resulta determinante para el funcionamiento de las organizaciones y para la gestión del conocimiento, pues es el medio por el cual se muestra el alcance de las administraciones.

La archivística del documento electrónico en la pandemia fue una de las actividades que más se vio afectada por la pandemia COVID – 19. Así, en la Unión Europea (en adelante UE) se evidenció la restricción en la consulta de documentos electrónicos de forma temporal o permanente; estableciéndose que, pasado un año de la pandemia, se hace necesaria la presencia de los archiveros quienes son “vitales para mantener a la administración, las instituciones y a las empresas en movimiento con su respaldo documental, aunque sea trabajando desde casa” (Comunidad Baratz, 2021). De esta forma, con regreso paulatino de la normalidad, se ha acrecentado la consulta de documentos web, exigiendo una mayor experticia en archivística de quienes tienen dicha responsabilidad, siempre y cuando exista el respaldo de los recursos tecnológicos en robustecer sus plataformas, para que no exista inconsistencias a la hora de consultar o requerir algún trámite documental en la web.

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Por su parte, el Consejo Internacional de Archivos (2020) capítulo latinoamericano ha establecido que “la amenaza COVID 19 se ha convertido en una oportunidad para la gestión documental, por medio de un acceso con calidad, que resulta clave para afianzar los derechos de la ciudadanía” (p. 1). Los archivos y el acceso web se encuentran inmersos en la problemática existente para su conocimiento y consulta, situación que se intensifico con la pandemia COVID – 19. El mundo de los archivos se vio alterado no solo por el “Internet y las Redes Sociales, sino por el aumento progresivo en la producción de documentos a lo largo del Siglo XX, particularmente a partir de la revolución informática” (Casareto, 2020, p. 2).

La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (en adelante UNESCO) estableció que con ocasión de la pandemia COVID – 19, se generó para los países miembros una problemática en la “preservación y accesibilidad del patrimonio documental, que dejó como resultado el aumento de la desinformación en torno a la pandemia del COVID – 19” (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura [UNESCO], 2021, p. 2); motivo por el cual existe la necesidad adaptar en las instituciones del orden público y privado, programas informáticos que atiendan las exigencias de la virtualidad con relación al patrimonio documental y la archivística que no escapó a los efectos de la pandemia.

La pandemia evidencio la necesidad que existe de afianzar las herramientas tecnológicas para alcanzar una archivística fiable y dinámica, en todo el contexto mundial; por ende, en el entorno local la situación es más aguda; muestra de ello, es lo que sucede en el Servicio Nacional de Aprendizaje (en adelante SENA) sede Norte de Santander, debido en parte a la situación que se presentó en la institución a nivel nacional, por la “migración de datos con el nuevo operador de internet que causó intermitencia en la prestación de servicios y labores; intermitencia en la prestación del aplicativo ONBASE y la conexión VPN que afecta la gestión documental” (Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA], 2021, p. 27).

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Lo referenciado es apenas una mención de las dificultades que presenta el SENA a nivel nacional, teniendo en cuenta que en el entorno departamental la situación es más gravosa, tal como sucede en la sede del SENA de Norte de Santander; toda vez, que como se demostrará en el desarrollo de la investigación al no contar con un sistema de gestión documental acorde a las necesidades del mundo actual, cuya falencia se hizo más palpable con la pandemia COVID – 19, al encontrarse una mayor dificultad para el manejo de correspondencia por la web, debido a que todavía se utiliza un modelo de base de datos, lo que indica que para documentos nacidos electrónicamente no cuentan con el software adecuado para cargar documentos, lo que lleva a dilaciones, pérdidas y demoras en el procesamiento de los mimos. Por ello, la propuesta de una metodología para adaptar el documento electrónico resulta oportuna y necesaria para agilizar la gestión documental en la sede del SENA Norte de Santander. De lo señalado, se desprende la siguiente pregunta de investigación: ¿Qué aspectos deben considerarse en una metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del servicio nacional de aprendizaje, Regional Norte de Santander?

Objetivos Objetivo general Proponer una metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander Objetivos específicos • Revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander.

• Comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo.

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• Estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander.

Justificación La relación actual de la archivística se ve envuelta en un entramado de nuevas relaciones con los documentos, con ocasión de la virtualidad, siendo una categoría que necesita ser revisada y abordada de manera especial por parte del profesional en archivística y bibliotecología, para cumplir tanto con la gestión como con la valoración establecida de cada archivo electrónico. La distinción entre los documentos físicos y los digitales es indispensable ya que, en el primer caso, se comprende como los elementos tangibles que ofrecen seguridad ya que no se alteran con facilidad, pero a su vez necesitan herramientas especializadas de conservación, mientras que los archivos digitales necesitan de nuevas capacitaciones, herramientas y funciones capaces de gestionar correctamente cada archivo digital recibido.

De ahí que, el correcto manejo de los archivos digitales requiere de los conocimientos propios de quienes tienen a su cargo el manejo de documentos virtuales. Experticia que en cierta forma se afectó con la pandemia COVID – 19, debido en parte a que la administración de recursos también detuvo y colapso en la web la consulta y manipulación de los documentos electrónicos. De lo anterior se aprecia la diferencia entre ambos tipos de documentos, sin dejar de lado, que en los dos casos prevalece el objetivo central de la archivística en gestionar, valorar y mantener estándares en los ciclos de vida de cualquier documento; es por ello que, también se le debe dar un tratamiento especial para los documentos electrónicos, que tal como los documentos físicos cumple con funciones significativas y relevantes para las organizaciones en el contexto público y privado.

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Con este trabajo se busca proponer una metodología a través de la cual el SENA Regional Norte de Santander pueda hacer un manejo archivístico preciso de sus documentos, de manera que, según las necesidades de la entidad puedan valorar los documentos electrónicos haciendo la retención adecuada en el tiempo establecido tanto por ley nacional como por las normativas internas del SENA. Así, se pone en práctica herramientas de aprendizaje que se han visto a lo largo de la carrera, al apropiar conceptos que se necesitan en el ámbito profesional, para la formación de la vida profesional con gran versatilidad para enfocarse en ámbitos individuales, y colectivos del aprendizaje, el desarrollo de la comunidad y la ampliación de los horizontes laborales.

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Capítulo 2.

Marco teórico Antecedentes de investigación La gestión documental La gestión documental empieza a desarrollarse a finales de 1960, en ese entonces la producción de documentos se realizaba por maquinas. Fue hasta la siguiente década donde los archivistas tomaron conciencia de la necesidad de preservar la información desde el uso de las TIC, debido al cambio de los modelos que tenían las organizaciones, los documentos producidos a partir de la aplicación de las tecnologías resultaron tener diferentes formatos documentales.

En este sentido Fuster (2001) afirmaba por ese entonces que el uso de las TIC implicaba un profundo cambio en los modelos comunicacionales de las organizaciones y en las formas de los documentos resultantes de dicha novedosa forma de comunicación. Los archivistas no contaban con una estructura física definida, por lo que los documentos se encontraban dispersos, es desde ahí donde se visualiza la problemática de los archivos en el ámbito electrónico. Por ello surge la importancia de la implementación documental electrónica.

En la aplicación de las nuevas herramientas y medios tecnológicos, se corre el riesgo de confundir las prácticas que exige una moderna gestión de los documentos; con mayor razón cuando no existe un empleo preciso y uniforme de los términos y conceptos. De ahí, la recomendación de algunos especialistas en el sentido de precisar y delimitar lo mejor posible los términos que se emplean en trabajos como el que aquí desarrollamos.

Los profesionales de la información usan indistintamente términos recientes como archivos digitales y archivos electrónicos, para referirse a documentos creados con medios informáticos, lo que

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crea ambigüedad. Teniendo en cuenta que el presente trabajo trata concretamente sobre documentos electrónicos de archivo, resulta importante hacer la diferencia con otras modalidades. Al respecto, Esteban (2001) indica que el documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Los documentos de archivos electrónicos -como también lo indica Esteban (2001) son un conjunto de documentos emanados, admitidos o reunidos “mediante el uso de la electrónica, que se transmiten y consultan también a través de medios electrónicos. Electronic records management es la expresión inglesa más utilizada para referirse a la gestión que se desarrolla en este tipo de archivo” (Esteban, 2001, p. 42). Indica el autor que el documento electrónico de archivo participa de las mismas características de los documentos de archivo: valor probatorio, organicidad, unicidad y originalidad. Las diferencias con el archivo electrónico parten de la “creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura que se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico o lógico" (Esteban, 2001, p. 42). La finalidad es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener “ su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos” (Esteban, 2001, p. 42).

Es por ello, que para el manejo del documento electrónico es necesaria la organización que no “debe generar ruptura con el mundo digital, el cual plantea nuevos retos para la autenticación y

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preservación, su invasión no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales” (Esteban, 2001, p. 43).

Por último, en lo referente a la facilidad de acceso a los archivos de documentos electrónicos, se encuentra que el principal aporte de los digitales se encuentra en las áreas de gestión. Esta particularidad tiene dos dimensiones, la primera la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización; la segunda, el aumento del grado de difusión y uso del arco que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora – mediante – la construcción de intranets. Serra (2005) estima que la “función archivística de valoración y selección considerada uno de los pilares de un sistema de gestión documental” (p. 1). Así, la valoración ha sido habitualmente conocida como una actividad centrada en el análisis documental, vista desde una óptica ascendente, con el fin de extraer, a partir de un sustrato documental preexistente y accesible al archivista, directrices de aplicación general. Esto “ha condicionado la formulación de las resoluciones de selección, vinculadas fuertemente a la forma de los documentos analizados, y por lo tanto a una implementación concreta, y ha dado origen a dos problemas importantes para su aplicación al entorno digital” (Serra, 2005, p. 2). El primero es la formulación de reglas de valoración orientadas a formas documentales concretas que invalida su aplicación cuando se modifica la forma de documentar una determinada función o actividad; y la valoración reactiva y no suficientemente vinculada al sistema de gestión documental implementado.

González (2013) realiza una investigación inherente a la valoración de los documentos electrónicos. La valoración es una de las tareas de la archivística, gracias a que permite la conservación de la memoria social, la cual no se debe orientar necesariamente a la selección de éstos, sino a la gestión y conservación de estos. Estima el autor que “la innumerable cantidad de documentos electrónicos que se

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elaboran y multiplican aunado al gran número de instituciones que los producen, convierte la valoración de la documentación en una tarea inalcanzable para el manejo y control de esta clase de archivos” (González, 2013, p. 10).

En la investigación de Vargas (2020) relacionada con el análisis de la gestión documental direccionada a las PYMES en el sector económico textil en la ciudad de Bogotá, se establece que para poner en funcionamiento un programa de gestión documental se requiere tener unas consideraciones particulares, que se pueden reunir en tres categorías, la primera orientada a la administración que se dirige a la función que las empresas deben tener en esta área, en puntos como la eficiencia, competitividad y demás; la sustentabilidad económica que se enfoca al equilibrio financiero y el aprovechamiento de los recursos dirigida a la gestión documental.

Indica Vargas (2020) que la gestión documental es una actividad fundamental para cualquier empresa, independientemente del sector económico al que se pertenezca, que no importa si son PYMES, u organizaciones de gran escala, la gestión documental debe estar siempre presente en la actividad empresarial.

Por su parte, Ardilla (2020) orienta su investigación a la gestión electrónica de documentos dirigida al Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC –, mediante la cual establece que una de las finalidades de la gestión documental es articular diversos procesos y procedimientos, permitiendo la consulta, manejo y entendimiento de los documentos depositados en la web; motivo por el cual IGAC no puede quedarse rezagado, dado el carácter del Instituto y la relevancia que tiene para el país. Indica, además que la Gestión Electrónica – GE – es aquella que se dirige al uso constante de las tecnologías, y que se enmarca en la gestión del documento electrónico de archivo. Ardila señala que la implementación con éxito en los sistemas de información sirve para el correcto manejo de documentación en soporte digital, que se consolida en una serie de procesos que ayudan a la identificación de las

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necesidades de las empresas y las acciones a ejecutar para asegurar la satisfacción de las necesidades en la medida de lo posible.

Los archivos y sistemas de información Como complemento de la idea anterior, hace referencia a los archivos y los sistemas de información, partiendo del concepto que estima que éste es un conjunto de elementos dirigidos al tratamiento y administración de la información y los datos de forma organizada que queden listos para su uso, y que, a su vez, sirvan para cubrir la demanda de una necesidad. El sistema de información integra actividades y recursos económicos.

Ericastilla (2014) indica que los archivos están citados a hacer perceptible la centralidad de sus “servicios para la administración y la transversalidad de su labor en todas las organizaciones públicas y privadas, lo que lleva a la necesidad de hacer compatible el posicionamiento estratégico con la organización de nuestros servicios a la ciudadanía” (p. 85). Es relevante destacar que instrumentar el concepto de archivo abierto.

En la investigación de Ávila, R y Panesso, A (2018) se establece la importancia de la archivística en una de las universidades más importantes del país. La Universidad de Antioquia. Analizan que la archivística en Colombia se caracteriza por atender necesidades diversas frente a la responsabilidad que tienen las universidades en el campo de valoración y preservación del documento electrónico. Resaltan la importancia del personal de archivística quienes deben contar con las competencias en habilidades de administración y gestión que le ayuden a afianzar cualquier tipo de relación con el tema. Por su parte, Muñoz (2019) realiza la investigación sobre una propuesta metodológica para los registros académicos de la Universidad del Atlántico, en donde, la archivística juega un papel determinante en la gestión documental.

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Establecen que el archivo universitario es aquel que ayuda a la conservación de la memoria histórica de las universidades. También es el servicio especializado que presta la universidad para la difusión de los documentos con las respectivas finalidades docentes, administrativas, estudiantiles, investigadoras y culturales de la institución universitaria. Muñoz (2019) señala que también es la expresión literal en texto escrito que se encuentra en cualquier modelo de documento electrónico y que sirve como testimonio de las actividades, servicios y funciones que prestan las universidades. Preservación del documento digital La preservación pasa por la necesidad de que todas las instituciones cuenten con sistemas de gestión de documentos electrónicos que deberán estar adecuados desde la gestión documental – record management. Dichos sistemas necesariamente se deberán conformar tanto por un sistema de mantenimiento de los documentos archivísticos – record keeping system – , como por un sistema de preservación de estos a largo plazo – record preservation system –, en los que la preservación es un proceso continuo de pasos discretos que deberá iniciarse en el momento de la creación o previo a este. Este aspecto es esencialmente distintivo, pues, en los enfoques custodiales tradicionales, la preservación iniciaba una vez que los documentos eran transferidos a instituciones archivísticas, mucho después de su creación. Este nuevo concepto de preservación no ubica el momento de la génesis documental, sino que mueve la labor del archivista de la fase final del ciclo de vida, a sus fases iniciales, e incluso antes, a la propuesta de requisitos para el diseño de sistemas y su gestión a lo largo de toda la cadena de preservación.

Barnard (2020) también hace referencia a la preservación de archivos digitales en México, indicando sobre la seguridad informática, “los sistemas de información incluyen disposiciones respecto a procedimientos de respaldo, resguardo, recuperación, planes de contingencia un análisis de riesgos” (p. 86). De igual manera, también hace distinción del archivo histórico al archivo digital, determinando que

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en el primero, la estructura e infraestructura organizacional se ampara en la misión, responsabilidades, recursos humanos y capacitación.

También indica con referencia a la preservación del archivo electrónico la importancia de los esquemas de seguridad, por medio del análisis y control sistemático de requerimientos y responsabilidades para cambios del sistema y planes de contención operativa. También la preservación se orienta a la ponderación de escenarios y riesgos. Concluye el autor que en materia de preservación del documento electrónico es indispensable el uso de un sistema de gestión documental automatizado que este siempre al día en las exigencias de los cambios tecnológicos, siempre y cuando permita cumplir en gran medida con los requisitos de autenticidad, en particular, cuando los lineamientos o disposiciones para estos no se encuentran enmarcados en la normatividad de las naciones. En suma, la gestión de los documentos electrónicos siempre debe estar amparada bajo los criterios de valoración del documento que demuestren su idoneidad.

Estado del arte El patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y de imágenes en movimiento son responsabilidad de su protección el Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a través de la Biblioteca Nacional y del Archivo General de la Nación (en adelante AGN), respectivamente, son las entidades responsables de: “reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental de la nación, sostenido en los diferentes soportes de información” (Ministerio de Cultura, 2011, p. 329).

El AGN creado mediante la Ley 80 de 1989 es una Entidad pública del orden nacional, con patrimonio propio, personería jurídica, autonomía administrativa y adscrito al Ministerio de Gobierno; con ella se reemplazó al anterior Archivo Nacional de Colombia y se cambió el nombre por el de Archivo

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General de la Nación, tuvo también otra transformación relacionada con sus funciones, en el artículo 2 de la mencionada Ley, literal a se le asignó: a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Es así como el AGN es el ente regulador de la función archivística en todos los niveles (nacional – departamental – intendencial - comisarial – municipal y distrital – ver literal y del artículo 2).

El AGN como el ente regulador de la labor archivística en el país y los Programas de Gestión Documental (en adelante PDG), permiten el desarrollo del proceso sistemático orientado al manejo organizado de los documentos en sus distintas etapas o ciclo vital del documento, el cual comprende: la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. En este sentido, resulta determinante, la gestión documental, entendida como: La administración y clasificación que las diferentes entidades en una nación le proporcionan a la documentación efectuada, causada o recibida por los diferentes procesos durante un determinado tiempo teniendo en cuenta el tiempo desde que se reciben hasta que se envían a su respectivo archivo. El objetivo principal de la gestión documental es que los usuarios de los documentos tengan fácil acceso a los históricos y así mismo puedan almacenarse de una manera eficiente. Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Tejada, 2011, p. 28).

Los archivos reivindican como suyos los fines esenciales del Estado como genuina expresión política de una comunidad guiada por la razón y el bien común, por su propia naturaleza, son consustanciales “a la agestión, tanto pública como privada; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento de la sociedad y como parte de la memoria colectiva esencial para la supervivencia de la

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misma; son testimonio de los hechos y las obras” (Comunidad Baratz, 2017); documentan las personas, los derechos y las instituciones, favorecen la acumulación de los elementos necesarios para la comunicación entre los pueblos y contribuyen al desarrollo integral y al bienestar de las comunidades. “Los archivos públicos son elementos esenciales en la Sociedad Democrática como garantes de derechos y obligaciones, como soportes imprescindibles de la transparencia administrativa y como fuentes testimoniales insustituibles de la memoria colectiva” (Ministerio de Justicia y del Derecho, 2014,

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Como todo elemento esencial de la sociedad, los archivos, tanto públicos como privados tienen una base jurídica que ordena desde su creación, sus definiciones, funciones, implementación y desarrollo; en el caso de Colombia el compendio de leyes es bastante amplio, por lo tanto se mencionarán las vigentes, empezando por la Ley 594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, siendo esta la norma que establece el grupo de operaciones tanto administrativas como técnicas, que presenta los lineamientos para la gestión de los documentos producidos y/o recibidos en las diferentes entidades, partiendo de su origen hasta su determinación final, con el objetivo de posibilitar al máximo su utilización, conservación o destrucción, si es el caso.

Así mismo, esta Ley ordena a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, tener consolidados sus sistemas de gestión documental, los cuales hoy en día son los denominados Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (en adelante SGDEA), establecidos mediante el Decreto 2609 de 2012.

Los archivos son parte activa de las sociedades y sus respectivos gobiernos, razón por la cual el Consejo Internacional de Archivos (en adelante ICA), por sus siglas en inglés (International Council on Archives), responde de la siguiente manera a la pregunta ¿Por qué archivar?: porque los documentos dan cuenta de lo sucedido, son la memoria de las sociedades, facilitan los procesos de formación en las

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diferentes áreas del conocimiento, ya que constituyen la “memoria de la humanidad”, porque pueden ser identificados por fecha, suceso, sector económico, social, político, religioso, cultural y demás; nacionalidad, entre otros (Consejo Internacional de Archivos [ICA], 2016, p. 1). La importancia de archivar radica básicamente en que es la forma en que los seres humanos pueden recordar en dónde nacieron, cuál es la fecha de su grado de bachillerato, o cómo prueba de un asunto legal, como, por ejemplo, ¿con qué acto administrativo de nombramiento se posesionó un funcionario público que está siendo investigado por la Fiscalía?

De esta forma el archivo se convierte en la memoria de la humanidad, que hace referencia a la forma como se construyen las diferentes fuentes que guardan los archivos, tales como la historia oral, el lenguaje, los hitos, la arquitectura, y hechos emblemáticos, entre otros. A partir, de lo señalado la memoria se materializa por medio de los documentos de archivo. El archivo a su vez cuenta con diferentes formas para su presentación y acceso, partiendo del habitual expediente en papel que todos conocimos y que se ha ido desplazando por el archivo digital; tanto el expediente como el archivo digital también fueron impactados por la Pandemia COVID – 19:

“La mayor crisis sanitaria global de los tiempos modernos está dejando un cambio sustancial en el modo en el que la sociedad utiliza sus servicios. También sucede en los archivos que, como garantes de la memoria histórica, tienen un gran papel por desempeñar… Nos encontramos ante la terrible necesidad de preservar el patrimonio documental relacionado con toda la pandemia como forma de ofrecer una perspectiva histórica de las medidas adoptadas de cara a futuras generaciones…De nuevo volvemos a la importancia capital de los archivos como método de preservación de la memoria y de constatación de los hechos. No en vano los documentos de archivo son una de las principales y más importantes fuentes para el estudio de la historia y, en consecuencia, la manera en la que queda narrada” (Normadat, 2021).

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En cuanto a los archivos físicos y su manipulación durante la Pandemia, el AGN, emitió una serie de pautas para el cuidado preventivo de las personas que debían estar en contacto con los documentos, por el riesgo biológico, como son: evitar el contacto directo con el documento, tener los documentos aislados en cuarentena y estar constantemente limpiándolos con elementos que no los deterioren, dejando transcurrir cinco días entre el préstamo de un usuario a otro; tener para cada documento un contenedor particularmente en eventos de sospecha de COVID, y finalmente éstos deben de estar aireados (Archivo General de la Nación [AGN], 2020) La anterior fue tan solo una de las cientos o miles de medidas de precaución formuladas pero que denotan la importancia de los archivos, de su preservación y relevancia para las generaciones futuras. Rivas (2013) hace referencia a la valoración documental con referencia a la administración electrónica. Indica que la norma ISO 15489 ubica la valoración como un componente destacado de la gestión de documentos, en cuanto a autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con referencia a los propios sistemas de valoración. El autor indica además que día a día existe mayor “producción de documentos electrónicos y el creciente desarrollo de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo ha dado mayor importancia a la valoración en relación con el diseño de políticas de preservación” (Rivas, 2013, p. 22).

Fernández (2013) el número de archivos personales de épocas pasadas “que se han conservado y han logrado llegar hasta nosotros es menor en comparación con el proveniente del ámbito público, esto es así por la propia naturaleza de este tipo de fondos que en su mayoría son de carácter privado” (p. 176). Nazar (2014) analiza la importancia de la accesibilidad de orden práctico del documento electrónico, partiendo de la conservación física de éstos, la existencia de repositorios, servicios y disposición de los archivos, de cara a la organización, y adecuación de los fondos documentales, el acceso

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a recursos económicos y de talento humano, la elaboración de instrumentos que ayuden a la reproducción de estos.

Así, la conservación física del documento es requisito indispensable para la vida del documento electrónico; motivo por el cual, se debe garantizar que la documentación se encuentre en un espacio limpio, seco y ventilado que no permita el deterioro de los archivos y de esta forma, asegurar la memoria histórica de cualquier entidad, organización o institución universitaria. Villagrán (2014) hace referencia a la tecnología de la información con factor fundamental para la conservación del archivo electrónico. Hace referencia “a la norma ISO 15801 – 2004 imagen electrónica que describe la implementación y operación de sistemas de gestión de la información que se almacenarán en forma electrónica en dónde los problemas de confiabilidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes” (p. 57).

Bernard, Andaur y Mendoza (2020) estiman que desde la perspectiva de la “gestión documental y la práctica archivística deben ser fidedignos a los documentos electrónicos que se deben preservar” (p. 122). También establecen que la información pública que emerge de las obligaciones de transparencia forma parte de los sistemas de archivos y gestión documental que los sujetos obligados construyen y mantienen conforme a la normatividad aplicable; por tanto, los sujetos obligados “deberán asegurarse de que lo publicado en los sitios web y plataformas virtuales, guarden la debida correspondencia y coherencia plena con los documentos y expedientes en los que se documenta el ejercicio de las facultades y funciones de las entidades” (Barnard, Andaur y Mendoza, 2020, p. 125).

Mena (2020) analiza en su investigación que una de las características más relevantes de la producción científica en estos años, ha sido el alcance de temas que se han abordado sobre conceptos relacionados al documento, procedencia de éste, ciclo de vida o evidencia hasta llegar a la preservación del documento electrónico, conceptualización, funcionalidad y diseños de sistemas de gestión.

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Lo anterior, fundamentado en el uso de metodologías y las posturas de diferentes autores que han hecho carrera en el método diplomático archivístico, la “investigación – acción, el análisis bibliométrico, análisis del discurso, análisis de expertos, análisis de sistemas, análisis de contenidos, análisis de garantía literaria, desarrollo y diseño de sistemas, uso de casos de estudios, teoría fundamentada, model building y theory building, entre otras” (Mena, 2020, p. 15). Destaca Mena (2020) que la archivista comenzó su más amplio proceso de transformación en las décadas de 1980 y 1990, periodo en el cual se comenzaron a dar los cambios más significativos en la archivística con la expansión de la tecnología y que no se podían abordar bajo los conocimientos tradicionales. Así, establece además que quienes han estudiado la archivística coinciden en determinar que las nuevas tendencias “estuvieron amparadas por tres factores fundamentales como la teoría posmoderna, la asimilación de las TIC y su impacto sobre las formas de producción, gestión de la información y cambios en la metodología de la historia, como campo de la cientificidad” (Mena, 2020, p.

16).

El posicionamiento de la archivista en el Siglo XX asumió los cambios que se han generado en la humanidad con la inmersión de la tecnología, las dificultades propias para comprender la reestructuración de los fundamentos y bases teóricas habituales de la archivística. Motivo por el cual, señala Mena (2020) que el cambio de paradigma de la archivista comenzó con un proceso de reinvención y reconceptualización crítica que se mostró por medio de un conjunto de opiniones dirigidas a replantear algunos conceptos previos afianzados desde el campo científico, generando ideas nuevas como el concepto de evidencia, multiprocedencia, ciclo de vida, custodia, preservación, entre otros. Cabe destacar que la preservación se conceptualizo como “el conjunto de reglas, políticas, principios y estrategias encaminadas a prolongar la existencia de un objeto, manteniéndolo en una condición de uso, forma original o persistente, mientras se mantenga intacta la memoria intelectual de

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dicho objeto” (Mena, 2020, p. 30). Desde este punto de vista el documento electrónico preservado es aquel que se cuida en un modelo de preservación, que es la respuesta de buenas prácticas de mantenimiento constante y disponible para ser utilizado cuando se requiera. Por ello, la preservación digital es orientada como el proceso específico de mantenimiento de material digital, durante y por medio de diferentes generaciones de tecnologías, a lo largo del tiempo sin tener en cuenta donde se encuentran. Desde la anterior conceptualización, se consolida la preservación digital, en particular, sobresalen algunos conceptos que resultan determinantes para comprender su diferencia total de la preservación habitual y su carácter novedoso. Un “repaso por la concepción de la preservación tradicional permite asegurar que estaba enfocaba esencialmente en la naturaleza física de los objetos a ser preservados, es decir, en enfrentar, minimizar, evitar lesiones o destrucción y el daño físico-químico de los objetos” (Mena, 2020, p. 31) por medio de un proceso no invasivo, sin prestar la atención a la preservación de la información o los contenidos de éstos, ni a las necesidades de mantenimiento de la accesibilidad a los materiales.

Sin embargo, como se puede apreciar en los conceptos de preservación y preservación digital, está la necesidad de mantener intacta su forma o contenido intelectual, en particular, el conjunto de atributos formales de un documento archivístico que simbolizan y notifican los compendios de la acción en el que participa, está envuelto y de su inmediato entorno, administrativo y documental. Esta necesidad de preservar el contenido del documento electrónico se origina del documento archivístico, sin la cual este escasea de sus formas fundamentales de confidencialidad, autenticidad y probidad.

En este nuevo enfoque de la preservación, resulta también central la preocupación por el mantenimiento de la accesibilidad o disponibilidad de los objetos, siempre que estos sean necesarios, en el largo plazo, pues la fragilidad, obsolescencia e incompatibilidad de los sistemas de información

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electrónica que los crean y los mantienen conduce a la necesidad de continuos refrescamientos y migraciones que derivan tanto en la modificación y pérdida de sus contenidos como en la imposibilidad de acceder a ellos (Mena, 2020, p. 31).

Otro aspecto que aborda el autor es la necesidad que existe en la preservación del documento electrónico sobre integrar sistemas de preservación particulares, ya sea en el momento de la creación de los documentos, ya sea durante su mantenimiento o su preservación para el largo plazo. Esta idea es distintiva de la concepción de preservación del archivo tradicional que se fundamentaba en la conservación física de éstos, pero que como lo ha demostrado la historia, frente a eventos catastróficos se han perdido; no significa que la conservación del documento electrónico sea infalible, pero sí existe la posibilidad de hacer más viable su preservación en la web.

Lo abordado en el presente apartado refleja la importancia del tema objeto de estudio de la presente investigación, ya que existe un proceso dinámico que muestra los avances en la materia y que día a día es más relevante para que las empresas sean pública o privadas tengan presenten la gestión documental.

Categorías conceptuales Documento de archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia (Acuerdo 27, 2006). El concepto señalado se amplía al hacer referencia al término documento que se “entiende por toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos” (Gómez, 2010, p. 3).

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A partir de la definición dada, se reconocen de los documentos de archivo las siguientes particularidades:

• Debe gozar de autenticidad y que su contenido corresponda con la realidad de este; debe

comprobar la persona u organización que lo emite, lo realiza y la finalidad.

• Los documentos deben presentarse o consolidarse de forma completa que corresponda con el

contenido siendo fiel a los hechos que representan.

• El documento debe ser accesible físicamente y estar en óptimas condiciones para ser utilizado

cuando se requiera. Por lo anterior, se requiere su conservación en medio digital, previendo lo que sucedía con los documentos físicos, ante los desastres naturales o hechos que llevan a su pérdida. Archivo electrónico: Es la información creada, recibida, guardada y dispuesta en los diferentes medios que ofrece la web, que tienen una permanencia indeterminada o de acuerdo a su creador; siempre debe crearse de acuerdo a los principios y procesos de la archivística (Acuerdo 27, 2006). También es comprendido como la herramienta que permite “almacenar de forma electrónica los documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo” (Semic, 2022, p. 1). Para

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comprender mejor lo señalado, se puede ver la figura 1 que muestra un ejemplo de los documentos y expedientes electrónicos.

Figura 1. Documentos y expedientes electrónicos Fuente: Archivos del Estado (2022)

El archivo electrónico obedece a la transformación digital que ha renovado el ejercicio archivístico y el trabajo de los profesionales del área, los cuales han evolucionado hasta transformarse en un recurso necesario para la gestión documental. “El archivo electrónico forma parte de la transformación digital y la gestión del documento electrónico supone un auténtico cambio de paradigma. El periodo de transición entre el formato analógico (papel) y el documento electrónico se denomina sistema mixto o hibrido” (Comunidad Baratz, 2021, p. 1). El archivo electrónico condensa toda la información que se integraba en el documento de archivo tradicional.

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Documento Electrónico: Es la información que se registra o guarda, por medio de documentos virtuales, videos, gráficos o audios, entre otros; que se almacenan y quedan disponibles en medios electrónicos (Patarroyo, 2019). “Los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte se da mediante la intervención de sistemas y/o dispositivos electrónicos, que pueden ser interpretados por las personas a través de diferentes medios” (Thomas MTI, 2022, p. 1). El uso del documento electrónico se ha convertido en un aspecto estratégico que sirve para optimizar la eficiencia del sector educativo, aumentar la competitividad y afianzar la economía en los diferentes sectores y para ello, debe contar con la correcta validez legal y requisitos probatorios. El documento electrónico tiene la misma validez que el documento físico, la diferencia se encuentra en el valor legal y probatorio que se le ha otorgado al documento electrónico, que se ampara en el contenido de ciertas particularidades como el ser digital y su medio de escritura electrónica. El documento electrónico goza de unas características funcionales y de identidad, las cuales se pueden observar en la tabla 1.

Tabla 1. Características de los documentos digitales Características funcionales Características de identidad Carácter interactivo de los documentos digitales Mientras que la lectura de un documento tradicional en papel es pasiva, donde el lector no tiene la posibilidad de hacer preguntas a nadie que no sea el mismo para saber si la respuesta a lo que busca existe o no dentro del documento.

Los documentos digitales, por su parte, responden de manera directa por contenidos específicos.

Permitiendo la modificación, evaluación y agregar nuevos contenidos.

Gracias a ello el usuario puede tener un cierto grado de comunicación con el documento en cuestión. En esto consiste la interactividad.

Carácter mutable de documentos digitales Un documento electrónico se produce en el mismo medio en que se publica. Lo que facilita realizar cambios y modificaciones en él.

Esta característica es muy efectiva en la producción y corrección de un documento; aunque de la misma manera puede actuar como una desventaja:

el documento que consultamos, al paso del tiempo puede que ya no sea el mismo en forma y contenido.

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Carácter multimediático de documentos digitales A diferencia de los documentos tradicionales, que sufren limitaciones al informar, los documentos digitales permiten la integración en un solo ambiente información textual, de imagen y sonido.

Permite crear combinaciones de distintas formas de información, describiendo conceptualmente un proceso de manera más detallada y con mayor interacción.

Volatilidad de los documentos digitales Un documento electrónico puede publicarse fácilmente para llegar a tener un gran alcance, pero, así como es fácil de publicarse, fácilmente puede salir de circulación.

Carácter última deca

500 hipertextual de los

documentos digitales.

En un documento electrónico, es posible generar relaciones entre palabras y frases que aparezcan en una parte del texto; con otra palabra o frase situada en otra parte del documento. Lo que permite una lectura no lineal, como se hacía en los documentos tradicionales.

Fuente: Custodios (2019) Dentro de los tipos de documentos digitales se encuetran los impresos digitalizados, que son aquellos scaneados que se forman en imagen, pero no sirven como documento digital; por lo que se requiere un proceso de digitalización para (invertir el proceso) convirtiendolos en texto y así hacer las modificaciones necesarias y posteriores ediciones. Digitales para imprimir, se utilizan para facilitar la reproducción del mismo y digitales mutimediáticos, aprovecha “beneficios de digitalización en un documento, para la modificación y distribución de información” (Custodios, 2019). Por último, su finalidad y contenido que es otra forma de clasificación obeden a los primarios que son los que ofrecen la información sin enlaces externos; y secundarios son en los que se encuentran referencias a otros documentos con la información solicitada. Gestión Documental: Es el conjunto de actividades administrativas “(…) y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización, conservación y utilización de la memoria institucional” (Ministerio de Energía, 2022).

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Figura 2. Gestión documental Fuente: Universidad Nacional (2022)

Dentro de los lineamientos que consagran la gestión documental, se encuentran aquellos que le permiten a las entidades u organizaciones plantear sus propios objetivos para dar alcance en el manejo adecuado de la información y los documentos. Sin embargo, los objetivos deben responder a las acciones que lleven a un proceso lógico que inicia con coordinar y controlar seguido de custodiar y recuperar para finalizar con garantizar el funcionamiento de la organización junto con la normativa vigente. Teniendo en cuenta los objetivos o las acciones que deben integrar la gestión documental, estos ayudan a reducir los costos gracias a la estructura y manejo que se le da a la información; permite un menor porcentaje de errores o fallas en los documentos y aumenta la velocidad en la creación de contenidos. Como complemento de lo señalado, la gestión documental al integrar el compartimiento de documentos permite el acceso ilimitado a la localización central, permitiendo la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna

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como externa. “Los gestores documentales permiten diferentes grupos externos a la empresa, el acceso a los documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las memorias USB, o emails con diferentes versiones de un documento” (Tic.Portal, 2022, p. 1). Entonces los instrumentos archivísticos deben ser aprobados, actualizados, elaborados, convalidados o diseñados en su totalidad como parte del proceso de implementación del Programa de Gestión Documental en el corto, mediano y largo plazo, para evidenciar lo expuesto, se puede observar el proceso aplicado al Departamento Nacional de Planeación, tal como se muestra en la figura 3 Figura 3. El PGD dentro de la estructura de gestión del DNP

Fuente: Departamento Nacional de Planeación (2014) Valoración del documento electrónico: Es una entidad que permite generar a que se institucionalicen criterios claros en el dominio del documento en soporte electrónico, por medio de la integración de las áreas de archivo, gestión documental, sistemas, y calidad, que evidencian la gestión.

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La valoración no es un hecho aislado que se dirige a responder situaciones concretas en la producción en exceso de documentos o del colapso de las páginas de depósito de archivos en las organizaciones e instituciones, sino que se orienta a una parte de la gestión de documentos. Entonces, la valoración es el centro mismo de la gestión documental por tratarse de una “tarea archivística intrínsecamente relacionada con todas las demás: identificación, clasificación, descripción, gestión del acceso y conservación. La valoración es la esencia de los archivos” (Conferencia de Archiverso de las Universidades Españolas, 2012, p. 5).

Como complemento de lo señalado existe una interacción directa entre la identificación y la valoración siendo esta consecuencia de la primera; así, la identificación afecta a la valoración en la medida en que se puede hacer referencia a la valoración como parte de la gestión documental cuando existe una previa identificación. Al respecto, debe destacarse que, sin una adecuada identificación, la valoración no sería sino una decisión sin fundamentación sobre la conservación o eliminación de los documentos. En este orden de ideas la valoración de los documentos electrónicos ha pasado a ser una necesidad urgente una vez que en el seno de la “Administración Electrónica se están llevando a cabo proyectos viables y seguros desde el enfoque tecnológico. Los archivistas deben asumir su responsabilidad en la determinación del valor de esta documentación y, por tanto, en su posterior conservación o eliminación” (Conferencia de Archiverso de las Universidades Españolas, 2012, p. 7). Otro aspecto importante que exige la valoración de los documentos electrónicos es el derecho de los ciudadanos a que la información ofrecida a través de los datos no perdure más tiempo del necesario. En el espacio digital sobre todo el de las “redes sociales y buscadores de Internet, la dificultad para proteger la privacidad es preocupante para los usuarios, que demandan normas regulatorias que exijan a las empresas la eliminación de sus datos personales cuando se dan de baja en los servicios” (Conferencia

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de Archiverso de las Universidades Españolas, 2012, p. 8). Al respecto la valoración documental ha sido comprendida también como:

Un proceso intelectual que consiste en analizar la producción documental de una institución u organización a fin de determinar, de una parte, su valor inmediato o primario, es decir, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y, así, mismo, sirve a sus destinatarios, es decir, que sean útiles a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor (Archivo General de la Nación, 2015, p. 2).

De lo expuesto se puede determinar que la valoración del documento es el fin del ciclo del proceso de gestión documental como se puede ver en la figura 4.

Figura 4. Proceso de la gestión documental Fuente: Alcaldía Mayor de Bogotá (2018) (Archivo General de la Nación, 2015) Por último, se debe “tener claridad que en el proceso de valoración que determina el destino final de los documentos debe contar con la participación de un equipo interdisciplinario conformado por

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profesionales de diferentes áreas, tales como archvística, contabilifad, administración, historia, entre otras” (Archivo General de la Nación, 2015, p. 2).

Finalmente se puede establecer que los conceptos escogidos para el desarrollo de la investigación constituyen la base piramidal de la misma; pues gracias a la claridad que se tiene sobre éstos se logra desarrollar la metodología que constituye el insumo final del trabajo realizado.

Contexto institucional El SENA es un establecimiento público del orden Nacional y con autonomía administrativa, adscrito al Ministerio del Trabajo. Su origen fue en 1957 durante el gobierno del General Gustavo Rojas Pinilla, su función se estructura en brindar formación técnica y técnica profesional a trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el comercio, el campo, la minería y la ganadería. Su fundador fue el Dr. Rodolfo Martínez Tono.

La entidad tiene una estructura conformada por trabajadores, empleadores y gobierno. Desde su fundación hasta la fecha ha tenido como meta la conquista de “nuevos mercados y continuar aportando a las empresas la mano calificada utilizando métodos modernos y continua trabajando para lograr un cambio de paradigma en cada uno de los procesos de productividad” (SENA, 2022). Dentro de sus funciones se encutran la de impulssar la promoción social del trabajador, por medio de la formación tecnica y tecnica profesional integral; velando por el mantenimiento de los mecanismos que lleven al cumplimiento del marco legal y reglamentario; organizando, desarrollando, y ejecutando programas de formación profesional integral; entre otras.

La misión y la visión de la entidad se enmarcan en:

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Misión: El SENA está encargado de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

Visión: En el año 2022 el SENA se consolidará como una entidad referente de formación integral para el trabajo, por su aporte a la empleabilidad, el emprendimiento y la equidad, que atiende con pertinencia y calidad las necesidades productivas y sociales del país.

En cuanto a los valores y compromiso institucionales, estos se orientan a que los servidores de la entidad sean siempre afin con los procesos éticos y de transparencia en pro de evitar la corrupción y vivir una política de integridad. Así, la política de integridad, tiene como fin “desarrollar mecanismos que faciliten la institucionalización de la integridad en las entidades públicas con miras a garantizar un comportamiento adecuado de los servidores públicos…” (SENA, 2022). En cuanto a la integridad, la entidad entiende y comprende la satisfacción del buen y eficiente trato. Los valores de integridad se centran en honestidad, compromiso, respeto, diligencia, solidadridad, justicia y lealtad.

Marco legislativo

• Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Esta ley constituye el marco general e integral que autoriza el uso de mensajes de datos en todas las actividades del ámbito público y privado.

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Su aplicabilidad no solamente se concentra en las operaciones comerciales en la web o el llamado comercio electrónico, sino que también se utiliza para otra serie de actividades inherentes a relaciones laborales que requieran el envío de un contrato, una firma, un trámite, y demás. Otra particularidad de la ley es que integra un aspecto probatorio que permite extender las mismas consecuencias jurídicas propias de los documentos tradicionales o físicos. Con la Ley 527 de 1999 se logró establecer los efectos jurídicos del documento electrónico.

• Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Esta ley establece el conjunto de actividades

administrativas que se deben desarrollar en la materia, al igual que los aspectos técnicos relacionados con el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final. Adicionalmente, consagra las obligaciones que tienen las entidades públicas y privadas en la elaboración de programas de gestión documental. Con esta ley se logra un avance importante en la propuesta del Estado en el uso del papel con estrategias como la trabajada por gobierno en línea cero papel , que contribuye a optimizar la competitividad de las empresas en la protección ambiental como parte de la Responsabilidad Social Empresarial que éstas tienen. Esta idea constituye uno de los mejores indicadores de eficiencia que tiene el Estado en su actuar administrativo.

• Ley 1437 de 2011 Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Esta

norma integra los fines esenciales del Estado; los principios del debido proceso y la buena fe propios de la Función Administrativa establecidos en la Carta Política. Su objeto es proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía del interés general, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico.

• Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578

y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación

p. 50

e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Art 2, 4 y 15. AGN.

• Acuerdo 02, del 14 de marzo de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para

creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones, Capitulo III del Expediente Electrónico. AGN.

• Acuerdo 06, del 15 de octubre de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y

48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000””.

• Acuerdo 03, del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos para la gestión de

documentos electrónicos, conforme al capítulo IV de la ley 1437/11, y reglamenta capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. AGN.

• Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Parte VIII Patrimonio Bibliográfico, hemerográfico, documental y archivístico. Capítulo I El sistema Nacional de Archivos; art 2.8.2.1.7 -13 Función del Consejo Distrital y Comités Técnicos; art 2.8.2.1.14 - 16 Comité Técnico de Archivo; art 2.8.2.1.19 SINAE Capítulo II Evaluación de Documentos de Archivo; art 2.8.2.2.1 – 2, 4, 5 Evaluación, Inventario Eliminación Documental. Capítulo V Gestión de Documentos art 2.8.2.5.2 / 6 / 8. Capítulo VI El Sistema de Gestión Documental Capitulo VII Gestión de Documentos Electrónicos art 2.8.2.7.1. Capitulo X Transferencia de documentos de las demás ramas del poder público y de los órganos autónomos y de control. Título VII - reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden.

• Circular 04, del 06 de agosto de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de

archivos y gestión de documentos electrónicos. Estándares mínimos para considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo. AGN. Anexo 1.

• Circular Externa 002, del 6 de Marzo de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de

gestión documental. AGN.

p. 51

• Circular Externa 005, del 11 de septiembre de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo

procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa del Cero Papel. AGN.

Normas técnicas:

• NTC ISO 15489-1, del 13 de septiembre de 2017. Implementación de un SGDEA información y

documentación. Parte 1 Gestión de Registros. Parte 2 Gestión de Documentos.

• NTC-ISO 23081-1, Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros: Parte 1:

principios.

• NTC ISO 23081-2, del 13 de julio de 2016. Información y documentación. Procesos de gestión de

documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

• NTC ISO 16175-2, del 06 de mayo de 2015. Información y Documentación. Principios y requisitos

funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2. Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

• NTC- ISO 9001:2015, del 23 de septiembre 2015. Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos

• NTC - ISO 9000:2015, del 15 de octubre 2015. Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos

y Vocabulario MOREQ, 3 de Abril de 2017. Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónicos.

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Capítulo 3 Marco metodológico

El componente metodológico permite de forma organizada abordar los procesos para lograr los resultados esperados, mediante las estrategias que la misma integra; de esta forma, la metodología permite la profundización del conocimiento científico, a partir de los objetivos propuestos para la investigación que, para el caso se orientaron al manejo del archivo electrónico teniendo como finalidad la valoración de éstos, en un estudio de caso realizado en el Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander. En la tabla 1 se muestran los objetivos propuestos integrando para cada uno su respectivo tipo, enfoque, método, técnica e instrumentos, definiendo los componentes e impactos que tienen para la investigación.

Tabla 2. Relación de los objetivos con el componente metodológico Objetivo Tipo Enfoque Método Técnica Instrumento Revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander.

Descriptivo Cualitativo Estudio de caso Análisis de contenido Entrevista semiestructurada Comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo.

Revisión documental Matriz comparativa Estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander.

Lineamientos técnicos Lineamientos archivísticos Fuente: Elaboración propia

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Enfoque El enfoque escogido es el cualitativo – descriptivo. La descripción “consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas” (Valle, 2022, p. 15) del objeto de estudio que puede ser una realidad educativa, social, política, económica u otra, en un contexto determinado, en pro de analizar las percepciones de un individuo o un grupo. Es un método flexible que va a permitir la propuesta metodológica para la valoración del archivo electrónico en el SENA sede Cúcuta. Las preguntas orientadoras de este enfoque son: “¿qué ocurre?, ¿cómo acontece?, ¿cuándo sucede?, ¿dónde se produce?, ¿qué características tiene? y ¿Qué funciones cumple?” (Valle, 2022, p. 15). Las respuestas ofrecidas, por medio de estos cuestionamientos nos permite lograr la información deseada con relación al objeto de estudio en la realidad escogida para el estudio previamente delimitada. Los datos obtenidos se orientan a los componentes, orden, estructura, comportamientos y características vinculadas al objeto de estudio.

Método El método escogido es el estudio de caso “es una indagación empírica que utiliza múltiples fuentes de conocimiento para investigar un fenómeno actual dentro de su contexto de vida real, y en el que las fronteras entre el fenómeno y su contexto no quedan claramente delimitadas” (Jiménez y Barrio, 2018,

p. 3). La particularidad de este método es la comprensión, descripción o explicación de un

inter/sujeto/objeto, una institución, un entorno o una situación única y de una forma lo más intensa y detallada posible.

“El estudio de caso pertenece al paradigma cualitativo interpretativo en tanto que la realidad es construida por las personas que están involucradas en la situación que se estudia” (Jiménez y Barrio, 2018,

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p. 3). Esta clase de estudios cuenta con rasgos ventajosos que aportan al investigador una profusa

información sobre el tema objeto de estudio; una de sus mayores características es que al orientarse a una situación en particular proporciona una excelente posibilidad para el análisis de problemas de la vida cotidiana, tal como el planteado en la presente investigación, contribuyendo a entender el fenómeno que se somete a análisis, siempre haciendo parte los objetivos propuestos de cara a la obtención de nuevas interpretaciones y perspectivas (Hernández, et al, 2010).

Así, el estudio de caso – le permite al investigador situarse en un paradigma, lo que significa una postura general frente a la existencia misma y la forma de ubicarse con respecto al conocimiento, que permite un enfoque, en el análisis del caso uno a uno. De esta forma, el estudio de caso como un método se sitúa en un paradigma, “lo que significa una postura general frente a la existencia misma y la forma de ubicarse con respecto al conocimiento. Los estudios de caso pueden ser abordados como parte integral de un enfoque como el cualitativo” (Muñiz, 2003, p. 2).

Técnicas de investigación Teniendo en cuenta que las técnicas de investigación obedecen al conjunto de reglas y métodos para el manejo de los instrumentos que utiliza el investigador, tales como las escogidas para el desarrollo del presente trabajo –análisis de contenido, revisión documental y lineamientos técnicos –. Así, las técnicas se “orientan a la utilización o ejecución de los instrumentos escogidos para la obtención de datos o información, los cuales deben ser propuestos de forma coherente con el método de investigación escogido” (Mata, 2020, p. 1).

Entonces, para el primer objetivo específico dirigido a revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander, se utilizó el análisis de contenido que permite la “interpretación de textos y documentos de forma

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explícita o implícita. También obedece al relato expuesto por los sujetos objeto de análisis. En la investigación cualitativa tiene como finalidad encontrar el sentido del contenido en el contexto de estudio” (Díaz, 2018, p. 125). De lo señalado se puede deducir que el análisis de contenido permite la interpretación de los textos de interes para la investigación , los cuales se pueden lograr por medio de entrevistas como en el presente caso.

En el segundo objetivo, que se orientó a comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo, se utilizó la revisión documental que hace referencia a un “procedimiento científico, un proceso sistemático de indagación, recolección, organización, análisis e interpretación de información o datos en torno a un determinado tema” (Rizo, 2015, p. 22). Tiene la particularidad de utilizar como fuente primaria de insumos más no la única y exclusiva el documento escrito en sus diferentes formas: documentos impresos, electrónicos y audiovisuales. Para el tercer objetivo que se dirigió a estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander; para ello se utilizaron los lineamientos técnicos que procuran la información deseada para generar la metodología propuesta en pro de optimizar el modelo actual de archivo electrónico que se maneja en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander.

Instrumentos de investigación

• Entrevista semiestructurada: “La entrevista es simplemente la comunicación interpersonal

establecida entre el investigador y el sujeto de estudio con un determinado propósito. Es una relación que tiene por objeto obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el problema propuesto” (Peñaloza, A y Morella, O, 2005, p. 28). La entrevista es básicamente cualitativa porque el

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entrevistado tiene más posibilidades de expresión, lo que le permite comprender los puntos de vista, actitudes, impresiones, entre otros; es una forma de hacer investigación a profundidad (Véase anexo A). Dentro de los tipos de entrevista existentes, se encuentra la semiestructurada y esquemática, la cual parte de una “guía de preguntar con los temas o elementos claves que se quieren investigar o profundizar de una exploración previa con el informante. Las preguntas pueden ser planteadas de diferente forma, significa que no hay secuencia en el orden de la pregunta” (Peñaloza, A y Morella, O, 2005, p. 30). En la entrevista se realizarán preguntas abiertas que sirvan de orientación para percibir matices de la respuesta, la cual exige gran atención del investigador para no perder el cauce del tema a tratar.

• Matriz de análisis permite seleccionar los razonamientos necesarios para ejemplificar aquellas

situaciones que se requieren evidenciar en contraste con el objeto de análisis, por medio de los criterios escogidos para tal fin (Véase anexo C).

Fases de la investigación Fase preparatoria En esta fase se encuentran la etapa reflexiva la cual se enfocó en los conocimientos, las experiencias de la investigadora, se establecieron la formulación del problema, los objetivos, el marco referencial en el cual se sustenta la investigación, definiendo las categorías y subcategorías de la presente monografía.

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Fase trabajo de campo Esta fase correspondió a la aplicación de la entrevista semiestructurada en la Regional Norte de Santander del Sena en el mes de octubre, logrando de esta forma la información necesaria para la propuesta metodológica; adicionalmente se realizó la revisión documental para alimentar la matriz de prácticas exitosas, que sirven para afianzar la propuesta, en cuanto a la importancia y necesidad del adecuado manejo de la valoración de documentos electrónicos, en instituciones como el SENA independientemente que sea de una ciudad pequeña.

Fase de análisis Con el trabajo de campo realizado, en esta etapa se hizo el análisis pertinente para la creación de una metodología en pro de la valoración del documento electrónico en la sede del SENA en Cúcuta; para ello, se estableció previamente una matriz DOFA.

p. 58

Capítulo 4.

Resultados y Discusión Con los capítulos precedentes se logró desde la perspectiva teórica/conceptual contar con los elementos para el conocimiento de la importancia de los documentos electrónicos, los cuales deben ser manejados en todas las organizaciones; posteriormente con el diseño metodológico se pudo evidenciar la pertinencia de un modelo de valoración del documento electrónico en la Regional del Sena Norte de Santander, dicha metodología va a permitir contar con un proceso ordenado, riguroso y orientado a generar una cultura en gestión documental acorde a las exigencias del mundo actual. Lo anterior, permite dar respuesta a la pregunta de investigación y dar alcance a los objetivos planteados en la investigación. De esta forma, se analizan de manera independiente cada uno de los instrumentos aplicados, resultados y relaciones conceptuales con los autores abordados en el marco teórico, quedando claro que, gracias a ellos, se logró la propuesta metodológica que constituye el insumo final de la monografía.

Revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander Con el fin de analizar la situación del manejo de los documentos electrónicos del archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander, se aplicó una entrevista semiestructurada a cinco directivos de la regional de diferentes áreas, con la finalidad de conocer la situación actual en el manejo que tienen del archivo electrónico.

La entrevista se realizó en la ciudad de Cúcuta – Norte de Santander los días lunes 24, miércoles 26 y viernes 28 de octubre, en horarios de oficina. Se entrevistaron a cinco personas de las siguientes dependencias:

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• Archivo central

• Área de presupuesto

• Área de Tesorería

• La Unidad de Servicios Médicos y

• La Unidad de Correspondencia

Con la entrevista realizada se logró determinar que, en la Seccional Norte de Santander del SENA, no se cuenta con un Sistema de Gestión Documental Electrónica, tal como se evidenció en las respuestas ofrecidas por los funcionarios (Véase anexo B). Existen unos sistemas individuales por departamento, que responden a las necesidades de éstos, como el caso del manejo de las historias clínicas; para ellos, es normal o habitual el OneDrive, pero este modelo de almacenamiento de información no es confiable. A continuación, en la tabla 2 se muestra el análisis de las respuestas, a través del cual se trató de sintetizar la información obtenida, con la finalidad de evidenciar la falencia de un programa que sirva para organizar los archivos electrónicos en todos los departamentos que integran la regional del SENA y así agilizar la manera de presentar la información y comenzar a contar con un modelo de gestión documental.

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Tabla 3. Análisis entrevista semiestructurada

PREGUNTAS

ENTREVISTADO 1

ARCHIVO CENTRAL

ENTREVISTADO 2

TESORERIA

ENTREVISTADO 3

SERVICIO MEDICO

ENTREVISTADO 4

CORRESPONDENCIA

ENTREVISTADO 5

PRESUPUESTO

OBSERVACIONES

¿Cuenta el

SENA

Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos electrónicos?

• En en el archivo

central de la regional no se ha implementado todavía puesto que las personas encargadas de la Dirección General del Sena están realizando pruebas.

• El área de Tesorería

cuenta con El Sistema Integrado de Información Financiera

(SIIF),

aquí también manejamos expedientes híbridos, no se cuenta con la valoración de documentos electrónicos.

• En la parte del servicio médico tenemos un sistema que se llama SGD basado más que todo en archivar la historia clínica de cada beneficiario.

• Acá solo se maneja lo físico lo único electrónico que se maneja es la plataforma One Base un sistema de radicación donde llegan las PQRS

• El

método de gestión documental electrónica en el área de presupuesto se dio a raíz de la pandemia y se le ha dado continuidad De las respuestas dadas se observa que la Regional Norte de Santander del SENA no cuenta con un modelo de valoración de documentos electrónicos ¿Cómo migran los documentos al sistema?

No realizan la migración A través del modelo OneDrive se pueden archivar los documentos en PDF Como no tienen el sistema de gestión de documentos electrónicos, no existe nada relacionado con migración al sistema.

Cabe señalar que OneDrive no es garantía para la preservación del documento electrónico.

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

No Se archiva cronológicamente, manejamos los movimientos diarios con relación a los pagos diarios de tesorería.

Están organizados en One Drive, por serie documental, mes a mes, día a día y por tipo documental de los

PDF,

con el propósito de que cumpliéramos la serie documental que en mi caso se llama asiento diario de información presupuestal.

Las respuestas se orientaron a los sistemas particulares de cada dependencia.

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ingresa y carga la historia clínica de dicho beneficiario y se va alimentando con cada consulta y formula médica de modo cronológico.

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA?

No tienen Sistema de servicio médico SGD

One Base OneDrive No se cuenta con el sistema tecnológico ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del SENA para procesos, trámites y consultas? No La gestión de pagos se realiza por el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y cuando está en físico se imprime y se conforma el expediente físico, para esto se lleva un inventario documental

Cuando se requiere un trámite o consulta se entrega la información tanto en físico y mediante correo electrónico

En físico hacen una comunicación al subdirector solicitando los documentos o consultas que se requiere y se pasa al aplicativo mediante este sistema se hace un proceso de indexación y llega a la dependencia que lo requiere.

Los subdirectores son los que tienen acceso a One Base, desde allí se consulta la información que se requiere.

Las respuestas se orientaron a los sistemas particulares de cada dependencia. ¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la preservación del documento digital?

Los mecanismos es seguir con el sistema de gestión de documento electrónico donde la dirección nacional del Sena diseñe ese sistema para que el resto de regionales hagan esa migración que todavía no ha ocurrido pero que oportunamente nosotros iremos a recibir instrucciones en el momento preciso en que se Los mecanismos con el que cuenta el SENA son los instrumentos archivísticos como la tabla de retención documental pues se aplica tanto en documento físico como electrónico

Esta plataforma es a nivel nacional, el mecanismo es un sistema implementado que ya viene de la Dirección General del SENA, con un rol asignado y cada uno tiene su usuario y contraseña para el ingreso para que la información se maneje de manera confidencial Hasta el momento no manejamos archivo electrónico, todo esta físico, se está haciendo unas pruebas en la Dirección General con el fin de implementar un sistema para documentos electrónicos se la van a colocar al aplicativo One Base

No tenemos un sistema para la preservación de documentos electrónicos.

Las respuestas apuntan a que se está pensando en la implementación del aplicativo One Base con fines de preservación digital

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llegue a esta actividad que se tiene que hacer.

¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para el ciclo de vida de los documentos?

SENA

tiene políticas institucionales de gestión documental las cuales están debidamente documentadas e implementadas, algunas en su mayoría están cargadas en una plataforma nuestra interna que se llama compromiso SENA y en la página institucional del SENA, a nivel país.

Según los establecidos en el manual de documentos electrónicos.

Y la aplicación de la TRD.

Nos acogemos a esos parámetros.

La parte digital lo maneja la dirección regional del SENA, para documentos físicos que se consultan en el consultorio médico son 5 años en el consultorio y luego se le da transferencia de archivo al archivo central Electrónico tenemos el aplicativo One Base. En esta área no se reciben documentos electrónicos, todo se maneja físico ya que la población de municipio hace el proceso de solicitud queja o reclamo y lo hacen de manera física ya sea porque no tienen acceso a un internet, o no tienen recursos económicos.

Con base en la TRD y en la página del SENA interna que se llama compromiso Se concluye que las dependencias están comprometidas con la aplicación de la TRD, las políticas institucionales y las guías implementadas en la regional ¿Qué aspectos involucra el

SENA

Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida del documento electrónico?

Los aspectos se los puede resolver la dirección general que es la persona encargada del sistema de documento electrónico y preservación digital.

No cuenta con una estructura Este proceso de garantizar el ciclo de vida del documento electrónico se realiza a nivel nacional ya que ellos definen que información se descarta y cual es e de conservación total Se implementó una firma digital pero solo para los subdirectores con el fin de que no sea alterada esta tiene el sello de firmado digital Se maneja una firma digital pero solo los coordinadores con el fin para la conservación digital En la regional SENA Norte de Santander no realizan este tipo de proceso de gestión documental.

¿Con qué soluciones cuenta el

SENA

Regional Norte de Santander para la conservación de aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, En cada una de las áreas que tiene el SENA contamos con sistemas de información y este sistema de documento electrónico de archivo lo que nos han venido mencionando lo que No tiene.

Existen expedientes híbridos que la instrucción es imprimir y conformar el expediente físico En esta área no se maneja un archivo como tal de gestión electrónica, pero al archivo que reposa en el consultorio se conserva de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD que son 5 años luego se realiza la No cuenta con sistema de documentos electrónicos No tiene un sistema de gestión electrónica para la conservación total que garantice la autenticidad e integridad de la información.

De las respuestas dadas se observa que la Regional Norte de Santander del SENA no cuenta con un modelo para la valoración de documentos electrónicos.

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sostenibilidad y practicidad?

va a ser es migrar estas pequeñas bases de datos de sistemas de información a un gran sistema o repositorio que fue debidamente aprobado por el AGN, pero como lo menciono todavía nosotros en las regionales no hemos hecho ese trabajo, está en prueba en la dirección a nivel nacional.

transferencia documental y luego ellos le dan la disposición final de acuerdo a la utilidad del documento.

¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que permiten la automatización del proceso de selección del documento?

Esto lo realiza los ingenieros de sistemas de la regional Bogotá

No El tema de la estructura de los metadatos, y la automatización de la selección de los documentos no lo manejo yo, eso lo hace archivo central.

No porque solo se maneja archivo físico, pero en la comunicación saliente al indexarla por One Base se recuperan en las palabras claves, a esto se le llama metadatos.

La firma de gestión digital.

No aplican metadatos para la automatización del proceso de selección.

¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico en el SENA Regional Norte de Santander?

Existen necesidades de conocer que es lo que debemos conservar que es lo que ya podemos darles una eliminación a los documentos electrónicos, esto está documentado en las TRD y TVD del

SENA

convalidados por el AGN las cuales dentro de nuestro plan de mejoramiento El SENA no cuenta con un sistema de documentos electrónicos, pero desde el SENA central se están haciendo las pruebas para implementarlo en el regional Norte de Santander a raíz de un plan de mejoramiento que tiene el SENA pues anteriormente todo se gestionaba sobre archivo físico. Después de la ley archivística En el servicio médico la selección del documento llega primero que todo cuando se crea la factura de los prestadores adscritos de la salud la información se selecciona lo que es para historia clínica y cuando es soporte del especialista eso va para la historia clínica lo otro que no vale la pena pues se desecha En pandemia todo se hacía electrónico entonces hubo la necesidad de imprimir cosas para completar expedientes físicos como los actos administrativos entonces si hay la necesidad de contar con un sistema de gestión documental electrónica y ya se está haciendo pruebas en la dirección general de Bogotá.

Existe una gran necesidad de valoración de los documentos electrónicos Se evidencia contradicción en las respuestas dadas por los funcionarios.

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archivístico en el cual estamos inmersos por unos Hallazgos dejados por el AGN estamos trabajando desde el sistema financiero como son la duplicidad del documento de identidad.

¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica?

Los lineamientos están enmarcados en las políticas institucionales TRD y

TVD

en los instrumentos archivísticos y estamos dando cumplimiento a ello En la página interna del Sena cuenta con programas y políticas de gestión documental electrónica

Los lineamientos son con el archivo físico como tal.

La proyección es que cada paciente tenga su historia clínica de manera electrónica y para esto ya están los ingenieros de la dirección general del SENA Bogotá

No se cuenta con lineamientos, en estas áreas Se concluye que las dependencias están comprometidas con la aplicación de la TRD, las políticas institucionales y las guías implementadas en la regional ¿El

SENA

Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

Si se cuenta con una serie de estándares y lineamientos que como le comenté están en el sistema de información llamado compromiso. (VA LA

TABLA)

No cuenta con estándares enfocados en la valoración documental electrónica puesto que la mayoría de los documentos se imprimen y se conservan físicos También hay un sistema que llamamos One Base donde nos llega lo requeridos por los subdirectores, pero no se está archivando expedientes electrónicos Esto se realiza desde la dirección general En la TRD Según políticas de la gestión documental y la TRD Se evidencia contradicción en las respuestas dadas por los funcionarios ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de la producción, conservación y disposición final del Basados en las Tablas de retención documental. En las tablas de valoración documental, las manuales de gestión electrónica y en el glosario archivísticos.

En este caso no se realiza valoración documental electrónica puesto que no conozco un manual donde nos obligue a realizar dicho proceso.

En el área se maneja dos sistemas unificados desde la central Bogotá uno es donde se cargan las historias clínicas y el otro hace referencia a la parte administrativa por lo Una vez que se indexa el documento pasa a otro funcionario para seguir su trámite una vez llega la comunicación a la ventanilla lo diligencio en una planilla y se entrega al área No se realiza valoración electrónica Se evidencia contradicción en las respuestas dadas por los funcionarios

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documento electrónico?

tanto aquí no se realiza valoración de documentos electrónicos, el SENA Bogotá ellos se encargan de su conservación y disposición final.

encargada y la comunicación le llega el jefe mediante el correo electrónico. La conservación que se le da es a las comunicaciones del sistema Fuente: Elaboración propia Con la entrevista realizada se pudo establecer claramente que no existe en la regional del SENA Norte de Santander un programa que ofrezca los elementos para el manejo de los documentos electrónicos. “El planteamiento de Programas de Gestión Documental le permite a la empresa crecer por medio de la construcción de estrategias en pro del manejo de la información, cuya consolidación le permite a la empresa reconocer sus necesidades en el campo documental, ya que por medio de una revisión interna se suplen los requerimientos en el manejo de la información” (ATS Gestión Documental, 2018). La puesta en marcha de este tipo de instrumentos por parte de las empresas les permite reconocer sus necesidades en el campo documental, que ayudan a suplir las exigencias en el manejo de la información, ya que ofrece el instrumento archivístico en el que se formulan y estructuran de forma sistemática, el paso a paso del archivo electrónico, en el corto, mediano y largo plazo, desde su origen hasta la ubicación final del documento. Con el dominio del documento electrónico se logra la regulación de la información y su administración.

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De otra parte, cabe establecer que las empresas al contar con el sistema de gestión documental también promueven el acceso al ciudadano a la información y la transparencia en la gestión pública. “El documento electrónico es determinante para las entidades públicas y privadas que manejan recursos públicos como es el caso del SENA, en su objetivo de hacer más transparente el manejo de la información pública y su gestión institucional” (Tavera, 2021, p. 1). La importancia del archivo electrónico aporta a la preservación del valor científico, cultural e histórico que exigen su conservación; adicionalmente resultan determinantes para la historia de vida de las personas en diferentes contextos, por ejemplo, la historia laboral de una persona se debe preservar durante 80 años. En el caso de las historias clínicas digitales dada por la Ley 2015 de 2020 esta debe ser conservada por 30 años después del paciente ser atendido por última vez.

Comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo Con el fin de conocer las mejores prácticas, se utilizó una matriz a partir de categorías temáticas que se orientaron a:

• Procesos de gestión documental que obedecen al conjunto de operaciones y técnicas

para manejar el movimiento de documentos internos y externos que hacen parte de una organización;

• Metadatos incluyen información amplia para contextualizar, autenticar e identificar los

documentos, relaciones y regulación (Archivo General de la Nación, 2015).

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• Responsabilidades son las que deben prestar los servidores y empleados públicos por

medio de normas que en esta materia establezca el AGN y las respectivas entidades públicas.

• Valores de los documentos son aquellos para que “la administración cumpla con su

misión; e identificar los documentos que poseen valor mediato o secundario” (Eslava, 2016).

• Estrategias o metodologías son aquellas que se “verifican mediante las auditorias que

realiza el grupo de archivo y gestión documental” (Archivo General de la Nación, 2018).

• Indicadores son unidades de medición que permiten evaluar el “rendimiento de los

procesos internos de la firma, en cuanto a rentabilidad, productividad, calidad de servicio, gestión del tiempo, entre otros” (Cuartin, 2020).

Dichas categorías se analizaron a partir de las experiencias de éxito aplicadas en países como Francia, Argentina, México, Chile y Colombia. Se debe tener en cuenta que uno de los temas de mayor importancia con ocasión del archivo electrónico lo constituye el valor legal de estos. Para el caso de Chile, la gestión documental electrónica dentro del contexto público se ha “vuelto una realidad en los últimos años. Sumado al proyecto de transformación digital que ha impulsado a macro escala del Estado, el Archivo Nacional de Chile también ha avanzado por esta senda poniendo en marcha el Archivo Nacional Electrónico” (Torres, 2021, p. 3). En España, “tras una normativa y legislación difusa y poco desarrollada, la Ley 39 de 2015 ha establecido la obligatoriedad de toda Administración Pública en mantener y gestionar un archivo electrónico único” (Baratz, 2021). Con el Decreto Ley 28 de 2020 que modifica la Ley 39 de 2015 consolida la importancia del manejo del archivo electrónico (Véase tabla 3).

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Tabla 4. Matriz de análisis de casos exitosos

TEMÁTICAS

Subcategorías Temáticas Red de transparencia y acceso a la información

- RTA

Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales – INAI – PAE – portal Administración Electrónica Modelo de Gestión Documental y Administración de archivos - MGDA Análisis (Argentina, 2011 / integrada por 18 países iberoamericanos (México, 2016) (España, 2015) (Colombia 2020)

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Planeación

Producción

Gestión y trámite

Organización

Transferencia

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Valoración La normalización de los procedimientos de la gestión de documentos asegura la adecuada atención y protección de estos y permite que los valores probatorios y la información que contienen puedan ser preservados y recuperados de un modo eficiente y más eficaz, al utilizarse prácticas y procesos normalizados basados en buenas prácticas. El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la RTA Las Reglas de operación es regular la organización y funcionamiento del Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, que tiene por objeto coadyuvar en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental.

La política de gestión de documentos electrónicos de una organización estará basada en buenas prácticas y normas consolidadas a nivel nacional e internacional.

Comprende el diseño e implementación de los procesos de la gestión documental a través de actividades relacionadas con la información y la documentación institucional para que sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y fuente de la historia.

Dichos procesos son:

planeación (técnica), producción, gestión y trámite, organización, Existen dos enfoques principales, los orientados a la implementación de estándares de calidad y procesos basados en buenas prácticas reconocidas por organismos nacionales o internacionales de gestión documental. El otro enfoque se basa en el comportamiento que tienen los sistemas de gestión documental y su interacción con otros procesos de las entidades que generen documentación.

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incluye disposiciones para la gestión de documentos electrónicos, así como procesos comunes a todos los tipos de documentos, incluyendo dentro de estos procedimientos comunes de gestión de documentos aquellas especificidades propias de los documentos electrónicos.

transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración.

METADATOS

Contexto Contenido A medida que las Administraciones migran a un entorno on-line, los documentos, expedientes y archivos electrónicos sirven como base para la gestión, para servir a los ciudadanos, gestionar los recursos, medir avances y resultados o proteger los derechos de cualquier ciudadano o de la propia administración.

La tecnología está contribuyendo de forma muy Deben contar con metadatos suficientes sobre el formato, la estructura y el uso de contenido digital y la historia de las acciones realizadas, incluyendo cambios y decisiones, información de autenticidad y derechos de información.

El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e- EMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semántica, que incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos en las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente electrónico, así como otros metadatos complementarios Diseño de un esquema de metadatos para la gestión de documentos para lo cual se debe:

Identificar los tipos de documentos electrónicos a los cuales se le incorporará los metadatos.

(documentos ofimáticos, audio, video, fotografías, entre otros).

Establecer los sistemas de gestión y En todos los ítems analizados tiene un alto nivel de importancia el manejo de metadatos como fuente secundaria del origen, contexto de creación y posible disposición final del documento teniendo en cuenta, en algunos casos, la información consignada en los metadatos.

Por otro lado, se hace énfasis en el análisis previo de los documentos susceptibles de la implementación de metadatos, debido a que implican un

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significativa a la mejora de los programas y servicios de la administración, pero a veces los sistemas TIC no tienen en cuenta los procedimientos y los controles esenciales de captura, conservación a largo plazo y accesibilidad de la documentación electrónica.

La conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, la gestión de documentos se refiere a una preocupación por garantizar esos documentos como una evidencia jurídica y un patrimonio documental más allá del tiempo que pueda perdurar la tecnología que los generó. Para ello, en esta directriz de administración de documentos electrónicos se aborda el documento electrónico desde el máximo respeto a sus características:

autenticidad, pertinentes en una política de gestión y conservación de documentos electrónicos, podrá ser utilizado como referencia para la adecuación a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión documental las aplicaciones específicas de la gestión de documentos electrónicos, en donde el esquema de metadatos necesita interactuar.

Asociar el esquema de metadatos a iniciativas de interoperabilidad e integración que esté realizando la entidad.

Identificar los riesgos que se mitigarán con la implementación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos.

esfuerzo adicional que no es necesario para toda la documentación de archivo.

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fiabilidad, integridad y disponibilidad.

Desde la captura del documento electrónico por un sistema de gestión documental, las organizaciones deberán responder al reto político de gestionar todos sus componentes, donde se incorporan cuestiones de calado sobre firma electrónica y metadatos.

IDONEIDAD

PROFESIONAL

PARA

MANEJO

DOCUMENTAL

Relacionar de una manera clara los procedimientos y sus actividades ya identificados en el Mapa de Procesos de gestión de documentos, con la determinación y asignación de competencias y responsabilidades de todo el personal implicado en la gestión.

Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales del INAI; Considerar en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las El personal de las organizaciones recibirá la formación específica y adecuada a su rol necesaria para la gestión y conservación de documentos y expedientes electrónicos.

Las organizaciones exigirán, de manera objetiva y no discriminatoria, que aquellos que les presten servicios relacionados con la gestión y conservación Busca que el personal que labore en el área que tenga a cargo la gestión documental, cuente con las aptitudes y competencias para llevar a cabo las diferentes labores relacionadas con los procesos archivísticos y administración de archivos; asimismo, brindar los medios y contenidos para lograr que las personas relacionadas con los En cuanto a las responsabilidades del profesional idóneo, se encuentran dos grandes frentes.

En primera instancia se tienen las responsabilidades de las áreas encargadas de la gestión documental, enfocadas en procesos y procedimientos que definen la hoja de ruta del quehacer archivístico. El segundo frente se refiere al personal que ejecuta las tareas de gestión documental, el cual debe ser idóneo tanto en conocimiento como

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series, la planeación estratégica y normatividad del INAI, así como los criterios de procedencia, orden original, diplomático, contexto, contenido y utilización a los que se refiere el artículo 52 fracción II de la LGA; hay que sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del INAI; Advertir que las fichas técnicas de valoración documental se incluyan y respete el marco normativo que regula la gestión del

INAI.

documental cuenten con unos niveles idóneos de gestión y madurez en los servicios prestados.

procesos de la gestión Documental adquieran valores, conocimientos, destrezas y habilidades para desempeñar labores específicas en desarrollo de actividades propias de la función archivística.

en aptitudes para la ejecución de dichas tareas. En ambos frentes se hace hincapié en la implementación de actividades que busquen la mejora continua.

VALORES

LOS

DOCUMENTOS

Valoración Primaria

Valoración Secundaria Proporcionar recomendaciones metodológicas para la elaboración y uso de los instrumentos en los que se recogen los resultados del proceso de valoración, tales como los calendarios de conservación o La revaloración de los documentos de archivo digitales debería ser tomada en consideración cuando a lo largo de su ciclo de vida se produzcan cambios tecnológicos que los modifique y afecte en su Clasificación de documentos, que incluirá los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente La valoración busca que la entidad lleve a cabo el proceso de valoración de forma permanente y continua, identificando los valores primarios y secundarios de la documentación; Cuando los documentos de archivo digitales no se encuentran en un sistema de gestión documental en su valoración se deben considerar los atributos internos y externos del sistema, así como el contexto tecnológico (software-hardware) en

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tablas de retención documental.

En los instrumentos utilizados dentro de los procesos de valoración, tales como calendarios de conservación o tablas de retención documental, se identifican las series y tipos documentales, así como los documentos calificados como esenciales, se asignan los plazos de conservación, eliminación y transferencia, y se procede a la normalización de soportes de conservación.

Los documentos deberán conservarse necesariamente mientras tengan vigencia administrativa y en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas y de los entes públicos.

contenido, contexto o estructura o cuando el procedimiento administrativo que les da origen se modifique alterando los plazos de prescripción o su cualidad informativa.

Aprobación y aplicación de las Política y los Lineamientos de valoración documental, gestión documental y organización de archivos del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

Electrónico, así como la clasificación funcional de acuerdo con el cuadro de clasificación de la organización.

Determinación de los documentos esenciales.

Valoración de documentos y determinación de plazos de conservación.

Conservación de los documentos en función de su valor y tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a través de la definición de calendarios de conservación.

aplicando los criterios de valoración establecidos en las tablas de retención y valoración documental; con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

La disposición de documentos, Busca realizar la debida selección de los documentos aplicando la técnica de muestreo y los criterios de valoración señalados en las TRD y TVD. Así mismo los procedimientos que garanticen la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos.

que fueron elaborados para determinar la viabilidad de su preservación en el largo plazo.

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ESTRATEGIAS O METODOLOGÍA

Guías Manuales Leyes Modelos El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la RTA está basado en buenas prácticas internacionales y en el respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales.

Se consideró que las características del documento electrónico y los requisitos específicos de su gestión sí requerían de una atención especial, fundamentalmente en cuanto a la necesidad de situar su evaluación al principio del ciclo de vida de documento.

La normativa aplicable en materia de clasificación de la información y será difundida a través del micrositio ubicado en el Portal de Internet del INAI enfocado a la gestión documental.

Dicha información se publicará en formatos abiertos, los cuales deberán ser accesibles, integrales, gratuitos, oportunos, permanentes y de libre uso.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como:

Documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas Comprende actividades relacionadas con el diseño, planeación, verificación, mejoramiento y sostenibilidad de la función archivística y Gestión Documental, mediante la implementación de un esquema gerencial y de operación a través de planes, programas y proyectos que busca apalancar los objetivos estratégicos de la institución, además de articularse con otras políticas de eficiencia administrativa Para cada uno de los ítems analizados es importante la implementación de requisitos legales y normativos de su correspondiente territorio, aplicados dentro del enfoque y objetivos de los sistemas. Se tienen en cuenta características como disponibilidad, interoperabilidad y accesibilidad.

Algunos de ellos retoman también el marco de buenas prácticas y estándares internacionales en armonía con la normatividad local.

INDICADORES

DE GESTIÓN

Seguimiento y control Indicadores de gestión de calidad.

Sistema de indicadores para la Gestión de Documentos.

La Política como los Lineamientos prevén la implementación del expediente electrónico de los medios de Las organizaciones realizarán evaluaciones o auditorías periódicas, convenientemente documentadas, que Indicadores de Gestión Informes de Gestión Programa de Auditoría y Control En su mayoría, se propende por el seguimiento constante y auditoría en el cumplimiento de las políticas archivísticas.

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Indicadores de gestión de la Estrategia.

Indicadores de evaluación de procesos.

Indicadores de gestión documental impugnación en materia de acceso a la información, lo cual favorecerá la adecuada integración, seguimiento y consulta de los mismos, estableciendo las constancias indispensables que deberán comprenderse durante su recepción, integración, sustanciación, resolución y seguimiento.

garanticen la adecuación de la política de gestión documental y que los procesos de gestión de documentos electrónicos se realizan conforme a lo establecido en la política.

Los resultados de dichas evaluaciones serán considerados para la actualización de la política, programa de tratamiento y procesos de gestión de documentos electrónicos.

Planeación de la Función Archivística Planeación Estratégica Control, Evaluación y Seguimiento Hay diferencias significativas ya que algunas de ellas integran indicadores de gestión en general y otras se limitan a indicadores de consulta y/o uso de la documentación, de tal manera que contribuyan a la toma de decisiones. Fuente: Elaboración propia

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Estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander Con el fin de realizar una propuesta metodológica ceñida a los hallazgos encontrados, se partió de un análisis DAFO que es una sencilla herramienta “de análisis estratégico muy extendido en la toma de decisiones de todo tipo de organizaciones y empresas. Por tanto, resulta de gran utilidad para emprendedores, autónomos y PYMES a la hora de analizar sus proyectos y negocio” (Infoautónomos, 2022). Con esta herramienta se puede analizar el entorno interno y externo de los aspectos inherentes a la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte Santander.

Así, en el análisis interno se encuentran las fortalezas y debilidades que permiten una visión real de la situación o el contexto que enmarca los documentos electrónicos. En el análisis externo se ubican las amenazas y oportunidades, son aquellos aspectos que integran o permiten llevar a la realidad el archivo electrónico. Una vez realizado el análisis, es necesario precisar una estrategia que lleve a desarrollar las fortalezas, superar o corregir las debilidades, controlar o afrontar las amenazas y favorecer las oportunidades.

Tabla 5. Matriz DAFO sobre el documento electrónico

DEBILIDADES

AMENAZAS

• No contar con un sistema de valoración de

documentos electrónicos del archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte Santander.

• El riesgo de pérdida de información que

puede sustentarse en un programa que contenga los documentos electrónicos, tal como los tiene la sede del SENA en Bogotá.

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• Manejar el registro de los archivos

electrónicos desde diferentes recursos digitales.

• Requerir la presencia de colaboradores

externos para el dominio de la información

• No contar con un plan o programa que

permita la trazabilidad de la información, en cuanto a conservación.

• Que las asesorías externas contratadas no

cuenten con las calidades exigidas para la orientación en el manejo del archivo electrónico.

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

• Contar con la adecuación del programa del

manejo del archivo electrónico desde la SEDE principal.

• Vincular actores diferentes a los habituales

en el proceso del manejo de la plataforma del documento electrónico.

• Modernizar la gestión documental y servir

de ejemplo para las demás seccionales del

SENA

• Articular todo lo concerniente a la gestión

documental en una política de documento electrónico.

• Contar con el apoyo de la sede principal del

SENA para la gestión e implementación del documento electrónico.

• Contribuir a que la infraestructura del

programa se consolide en la Regional Santander.

Fuente: Elaboración propia.

A partir de la matriz realizada se proponen las estrategias más convenientes para formular la propuesta metodológica para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander. Existen cuatro tipos de estrategias:

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• Estrategias ofensivas: Estás se originan de las fortalezas sumado a las oportunidades.

La mejor estrategia sería afianzar la valoración del documento electrónico como una forma expedita de arraigar en los servidores públicos la gestión documental por medio de la visibilización de los resultados exitosos.

• Estrategias defensivas: Se obtienen relacionando fortalezas + amenazas. Son

estrategias que se enfocan en los puntos fuertes internos para contrarrestar las amenazas externas. Si una fortaleza es la posibilidad de vincular actores diferentes a los funcionarios y servidores del SENA de la regional Norte de Santander; y una amenaza es la falta de un plan o programa que contenga los documentos electrónicos, tal como los tiene la sede del SENA en Bogotá. Entonces, la estrategia agresiva corresponde a la implementación del programa para manejar el archivo electrónico logrando consolidar el sistema de gestión documental. Significa que se debe propender porque todas las sedes del SENA cuenten con el apoyo de la sede principal en lo que se refiere a la implementación del programa del manejo de archivo electrónico desde la mirada estratégica hasta la mirada técnica y operativa en la implementación y operativización.

• Estrategias adaptativas: Se originan a partir de las debilidades más las oportunidades.

Son estrategias de reorientación. Se transforma un elemento de las debilidades para aprovechar las oportunidades. Por ello, la estrategia es postularse para promover la gestión documental en las demás sedes regionales del SENA.

• Estrategias de supervivencia: Se obtienen de la combinación de las debilidades más

amenazas. Con ello se busca relacionar los puntos débiles internos y externos. Afianzar todo lo concerniente a la gestión documental a nivel nacional del SENA.

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Capítulo 5 Propuesta de valoración del documento electrónico de archivo del SENA Regional Santander El presente apartado da respuesta a la pregunta y los objetivos propuestos en la investigación, así para dar inició, se debe hacer claridad que las metodologías orientadas al funcionamiento de las entidades, debe atender las diversas maneras organizativas fundamentadas en el diseño de procesos que se consolidan por medio de estrategias que van a permitir tener un panorama claro en materia de valoración del documento electrónico de archivo del SENA Regional Santander. En este orden de ideas la propuesta se fundamenta en los aspectos inherentes a la valoración del documento electrónico de archivo el cual debe integrar unos elementos que son:

Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Sena Regional Norte de Santander

Principios Criterios Elementos Diagnóstico Orden original Procedencia Autenticidad Fiabilidad Disponibilidad Integridad Seguridad Diseño Creación Conservación Comparación de mejores prácticas Valoración de los documentos Procesos de gestión documental Idoneidad profesional para el manejo documental Marco teórico Conservación del documento electrónico El avance en la implementación de los requisitos en el manejo del documento electrónico.

Los fundamentos teóricos que los diferentes autores han hecho sobre el documento electrónico Marco normativo Los aportes ofrecidos por la ISO 15489 de 2017 y la ISO 30300 de 2011 Tabla 6. Matriz de tare Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Fuente: Elaboración propia

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La matriz que se muestra en la tabla 6 evidencia los aspectos que se requieren para generar la propuesta metodológica de cara a la valoración del documento electrónico. En el caso del SENA Regional Norte de Santander, a partir de tres aspectos que se orientaron a principios, criterios y elementos, dirigidos a cuatro variables que son: diagnóstico, mejores prácticas, marco teórico y marco normativo.

• Variable 1. Diagnóstico

Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Sena Regional Norte de Santander

Principios Criterios Elementos Diagnóstico Orden original Procedencia Autenticidad Fiabilidad Disponibilidad Integridad Seguridad Diseño Creación Conservación Tabla 7. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 1. Diagnóstico Fuente: Elaboración propia Para la fase de diagnóstico, el SENA Regional Norte de Santander debe incursionar en consolidar la gestión de acceso que se debe orientar a:

• Creación de contenido y documentos

• Acceso, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos y contenidos

• Revisión y edición de contenidos y documentos, procesamiento de imágenes

• Gestión de procesos y flujo de trabajo de documentos

• Distribución de documentos

• Repositorio de documentos

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Con los puntos señalados el SENA Regional Norte de Santander tendrá los elementos claves para lograr un proceso de valoración integral del documento de archivo electrónico; si en esto continuará con procesos aislados y medios que no son confiables. Para que la fase de diagnóstico se dé, el SENA Regional Norte de Santander debe fijar los siguientes criterios:

Figura 5. Criterios a tener en cuenta para el diagnóstico del documento electrónico

Fuente: Elaboración propia El diagnóstico del documento electrónico bajo los criterios enunciados va a permitir configurar los siguientes elementos:

Figura 6. Elementos a tener en cuenta para el diagnóstico del documento electrónico

Fuente: Elaboración propia Diseño Creación Conservación

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Lo anterior, se evidencia en la mala conservación de los documentos de archivo electrónico, pues al adolecer de un programa que integré todos los elementos antes enunciados la conservación no va a lograr un proceso idóneo. Debe tenerse en cuenta que la valoración del documento de archivo electrónico tiene dificultades en cuanto, a que estos documentos no son elementos físicos, sino lógicos que integran el hardware, software, metadatos y soporte, entre otros, lo que hace difícil su valoración, sin dejar de lado el lenguaje lógico que no es visible a todo usuario.

• Variable 2. Comparación de mejores prácticas

Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Sena Regional Norte de Santander

Principios Criterios Elementos Comparación de mejores prácticas Valoración de los documentos Procesos de gestión documental Idoneidad profesional para el manejo documental Tabla 8. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 2. Comparación de mejores prácticas Fuente: Elaboración propia La comparación de mejores prácticas contribuye a la valoración de los documentos electrónicos, es aportar al proceso de la conservación del documento de forma íntegra, auténtica y fiable, que en el contexto digital resulta más complejo. Para ello, se requiere una monitorización constante sobre los documentos electrónicos. En este orden de ideas el SENA Regional Norte de Santander, debe incursionar en recopilar la información relacionada con las mejores prácticas, para determinar las fortalezas y debilidades de la gestión documental.

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Figura 7. . Investigación preliminar

Fuente: Elaboración propia Finalmente, la segunda variable aporta la experticia de las buenas prácticas que debe seguir el SENA Regional Norte de Santander cuya finalidad es proporcionar una panorámica de las funciones y actividades de la entidad en materia de producción documental.

• Tercera variable. Marco teórico

Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Sena Regional Norte de Santander

Principios Criterios Elementos Marco teórico Conservación del documento electrónico El avance en la implementación de los requisitos en el manejo del documento electrónico.

Los fundamentos teóricos que los diferentes autores han hecho sobre el documento electrónico Tabla 9. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 3. Marco teórico Fuente: Elaboración propia La tercera variable es el marco teórico que aporta los documentos que consagran toda la teoría referida a la valoración del documento electrónico. Así, a partir de los fundamentos teóricos el SENA Regional Norte de Santander debe velar porque el conocimiento sea adquirido por el personal que tiene

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estrecha relación con el manejo del archivo electrónico y generar a su vez un cronograma de actividades que le permita un trabajo secuencial acorde a las necesidades en materia de gestión documental. Es importante recalcar de la variable tres, va a permitir llegar a la monitorización del archivo electrónico. Figura 8. Monitorización del documento electrónico de archivo

Fuente: Elaboración propia. La monitorización es tan esencial que sin esta no se puede dar una valoración del documento de archivo electrónico, lo que impide la conservación de las calidades del archivo.

• Cuarta variable. Marco normativo

Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo Sena Regional Norte de Santander

Principios Criterios Elementos Marco normativo Los aportes ofrecidos por la ISO 15489 de 2017 y la ISO 30300 de 2011 Tabla 10. Paso a paso para la valoración del documento electrónico de archivo – Variable 4. Marco normativo Fuente: Elaboración propia Planificar El SENA Regional Norte de Santander debe contar con un proceso de planificación para controlar los documentos electrónicos de archivo Identificar Monitoreo del documento electrónico de archivo Gestionar La gestión es esencial para saber en qué estado se encuetra el documento electrónico de archivo; para ello, se debe contar con el personal calificado

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Con la variable cuarta referente a la normatividad, se puede extraer algunos aspectos que van a servir para la valoración del documento electrónico. La ISO 30300 de 2011 aporta los conceptos inherentes a la gestión documental que va desde el documento electrónico, objeto de análisis del presente trabajo hasta la conservación.

Figura 9. Proceso inherente a la gestión documental

Fuente: ISO 30300 – 2011 Este proceso aporta a que el Sena Regional Norte de Santander realice un modelo secuencial para optimizar el manejo del documento electrónico, de cara a la conservación del mismo, y por ende, a la calidad que se debe tener en esta clase de procesos.

Por su parte, la norma ISO 15489 de 2001 aporta las etapas del diseño e implementación de un sistema de documentos de archivo, tales como:

• Documentos de las operaciones relacionadas con los documentos de archivo

• Soporte físico de almacenamiento y protección

• Gestión distribuida

• Conversión y migración

• Acceso, recuperación y uso

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• Conservación y disposición.

Con las ISO sobre gestión documental se busca regularizar las políticas y procedimientos que se deben tener en cuenta para la valoración del documento electrónico de archivo. Lo anterior, atendiendo que la valoración debe ir desde la fase de creación del documento, debido a que permite la recopilación de la información inherente al contexto de los documentos que son objeto de análisis como los emitidos por el SENA Regional Norte de Santander. Al hacer la valoración desde la creación del documento se va a lograr contar con las bases sólidas, para el monitoreo de cada fase existente para mantener la importancia de las decisiones sobre el tema de valorar el documento y lograr de esta forma, las resoluciones o criterios de conservación o eliminación. La valoración es una actividad propia de la archivística. Actividad compleja que ha sido objeto de análisis desde sus inicios. Así, la metodología propuesta, no solamente aporta a los principios y presupuestos que la configuran, sino que logra integrar a todos los intervinientes en el proceso, y a todas las etapas que componen la gestión documental. En tal sentido, se debe tener claridad que la identificación del documento electrónico de archivo junto a la valoración y preservación se relacionan entre sí, es decir que ninguna se desarrolla plenamente si la otra no se encuentra bien organizada.

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Conclusiones La gestión documental hoy en día es trascendental para todas las empresas sean del ámbito público o privado; toda vez, que la misma aporta los elementos para el adecuado manejo del documento de archivo electrónico, sin ésta las organizaciones no sabrían cómo manejar este tipo de documento, pero particularmente no tendrían los elementos para su conservación. Así, con el desarrollo del trabajo se logró establecer los aspectos más relevantes en la materia, frente a un caso de estudio dirigido al SENA Regional Norte de Santander que se encuentra algo rezagada en materia de gestión documental. De esta forma, para dar cumplimiento a la pregunta de investigación y objetivos propuestos se realizaron los pasos necesarios para dar respuesta. Al respecto, frente a lo planteado por medio de la pregunta de investigación que se orientó a indagar sobre ¿qué aspectos deben considerarse en una metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del servicio nacional de aprendizaje, Regional Norte de Santander?, se dio respuesta a través del aporte mediante el cual se estimó que la metodología necesitaba de cuatro fases particulares.

La primera hace referencia a la investigación preliminar que se orienta a establecer con qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander en materia de gestión documental; la segunda el análisis de las actividades de la organización, la tercera la identificación de los requisitos de los documentos y la cuarta y última la monitorización. Como se puede observar con las etapas se responde el cuestionamiento propuesto en la investigación, dejando en claro que existe una necesidad de contar con una metodología que ayude a la valoración del documento de archivo electrónico en el SENA Regional Norte de Santander. En cuanto, a los objetivos se tiene que para el primero que se orientó a revisar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander, se logró cumplir, dado que se pudo de una parte revisar los antecedentes de investigación que reflejan la importancia del tema y de otra se proporcionó la información gracias al

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trabajo de campo realizado, que permitió evidenciar las falencias presentadas en la problemática planteada para la investigación.

Con el trabajo de campo, se puede concluir que el SENA Regional Norte de Santander no tiene una gestión documental eficiente, que esto le causa problemas para ofrecer la información pronta y oportuna a los usuarios, que no existen procesos secuenciales y que esto por ende los deja mal frente a la comunidad y ante ellos mismos, pues generan atrasos en las respuestas que deberían ser inmediatas si se contará con un proceso de gestión documental eficiente.

Con el segundo objetivo específico que se orientó a comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo, se concluye que existe un avance significativo en la materia, y que países como España y México se encuentran mucho más avanzados que nosotros, razón por la cual, el tema de la gestión documental debe ser una exigencia para cualquier empresa. En cuanto, al último objetivo propuesto inherente a estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander, se alinea con la respuesta a la pregunta de investigación. En suma, la gestión documental no puede ser vista como algo que se pueda o no tener en cuenta dentro del contexto empresarial, sino como algo determinante para optimizar el servicio que prestan las organizaciones a sus usuarios independientemente del carácter que este tenga.

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p. 100

Anexos Anexo A. Modelo de entrevista semiestructurada

p. 101

Anexo B. Respuestas de la entrevista semiestructurada Información básica del proyecto.

Título: Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander.

OBJETIVOS

General: Proponer una metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander. Específicos:

• Diagnosticar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander. • Comparar las mejores prácticas en la valoración del documento electrónico de archivo.

• Estructurar una metodología para la valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander.

METODOLOGÍA:

Enfoque: El enfoque cualitativo “ Tipo de investigación: El tipo de investigación es descriptivo

Método: El método a utilizar es el estudio de caso en el cual existe una preponderancia cualitativa Técnica(s): La técnica empleada es el análisis de contenido Instrumento(s): Los instrumentos a utilizar son:

Entrevista dirigida al grupo de Gestión Documental, en la Sede del SENA Norte de Santander, con la finalidad de realizar el diagnóstico de valoración de documentos electrónicos.

Matriz de análisis para la comparación de mejores prácticas de valoración de documentos electrónicos en el mundo.

Instrumento(s) OBJETIVO 1. Diagnosticar el proceso de valoración de los documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Norte de Santander. Buenos Días:

A continuación, le solicito comedidamente me colabore en dar respuesta a la siguiente entrevista semiestructurada la cual se orienta a la valoración del documento electrónico, y cuya finalidad es servir de insumo a la tesis titulada Metodología para la valoración de documentos electrónicos de

p. 102

archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander, para obtener el título de profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle. Cabe señalar que la finalidad es estrictamente académica, que los datos serán utilizados en forma adecuada, respetuosa y ética.

Entrevistado 1 Nombre:

Cargo: Profesional Grado 2 del archivo central del regional norte de Santander

¿Cuenta el SENA Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos electrónicos?

En este momento el SENA como entidad de la índole nacional se encuentra realizando pruebas de ese sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo que se construyó y fue aprobado por el archivo general de la nación, pero en nuestra regional no se ha implementado todavía puesto que las personas encargadas de la dirección general del SENA están realizando pruebas por lo que la invito señorita Omaira Salón que se dirija a la dirija a la dirección general. Sí, la respuesta es afirmativa, podría contestar lo siguiente:

¿Cómo migran los documentos al sistema?

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA?

Sí, la respuesta es negativa

d. ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del

SENA para procesos, trámites y consultas?

¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la preservación del documento digital?

Rta: Los mecanismos es seguir con el sistema de gestión de documento electrónico donde la dirección nacional del SENA diseño ese sistema para que el resto de regionales hagan esa migración que todavía no ha ocurrido pero que oportunamente nosotros iremos a recibir instrucciones en el momento preciso en que se llegue a esta actividad que se tiene que hacer.

¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para el ciclo de vida de los documentos?

Rta: El SENA tiene políticas institucionales de gestión documental las cuales están debidamente documentadas e implementadas, algunas en su mayoría están cargadas en una plataforma nuestra interna que se llama compromiso SENA y en la página institucional del SENA, Transparencia – datos abiertos en la cual cualquier ciudadano puede conocer cuáles son estas políticas y que son de obligatorio cumplimiento para las 33 regionales que conforman el SENA a nivel país.

p. 103

¿Qué aspectos involucra el SENA Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida del documento electrónico?

Los aspectos se los puede resolver John Jairo Gutiérrez de la dirección general que es la persona encargada del sistema de documento electrónico y preservación digital.

¿Con qué soluciones cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la conservación de aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, sostenibilidad y practicidad?

Nosotros contamos con sistemas de información eh por diferentes áreas misionales, por ejemplo hay un sistema de información para lo que tiene que ver con nóminas y la planta de personal cactus otro para el área de salud para el área de empleo, atención al cliente en cada una de las áreas que tiene el SENA contamos con sistemas de información y este sistema de documento electrónico de archivo lo que nos han venido mencionando lo que va a ser es migrar estas pequeñas bases de datos de sistemas de información a un gran sistema o un gran repositorio que fue debidamente aprobado por el AGN, pero como lo menciono todavía nosotros en las regionales no hemos hecho ese trabajo, está en prueba en la dirección a nivel nacional.

¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que permiten la automatización del proceso de selección del documento? Se resuelve por John Jairo Gutiérrez

¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico en el SENA Regional Norte de Santander?

Existen necesidades básicamente de conocer realmente que es lo que debemos conservar que es lo que ya podemos darle una eliminación documental así sea en documentos electrónicos y todo esto está documentado en las tablas de retención documental del SENA convalidados por el archivo general de la nación y en las tablas de valoración documental las cuales dentro de nuestro plan de mejoramiento archivístico en el cual estamos inmersos por unos Hallazgos dejados por el archivo general de la nación estamos trabajando en ello y tenemos como meta solucionar todo a noviembre al año 2023

¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica? Los lineamientos están enmarcados en las políticas institucionales las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental en los instrumentos archivísticos y estamos dando cumplimiento a ello

¿El SENA Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

Si se cuenta con una serie de estándares y lineamientos que como le comenté están en el sistema de información llamado compromiso. (VA LA TABLA)

p. 104

10. ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de

la producción, conservación y disposición final del documento electrónico? Basados en las Tablas de retención documental. En las tablas de valoración documental y en el glosario archivísticos. ¡Muchas gracias!

Entrevistado 2 Nombre:

Cargo: líder del área de presupuesto de la regional norte de Santander El método de gestión documental electrónica se dio a raíz de la pandemia si, a raíz de la pandemia pues obviamente se dio la necesidad de continuar con nuestro trabajo en este caso yo soy el líder del área de presupuesto del regional norte de Santander y en compañía de las herramientas electrónicas en este caso el PDF se vio la necesidad de continuar con nuestra tarea día a día, y a su vez prepararnos para el proceso de gestión documental que en este caso entre comillas pensábamos que se iba a dar de forma física una vez retornáramos a la presencialidad y lo que hicimos fue ordenar un poquito lo que pues medianamente podíamos conseguir en la pandemia en los PDF se iba guardando por mes, luego por día luego por tipo de documento, con el propósito de que cumpliéramos la serie documental que en mi caso se llama asiento diario de información presupuestal si, si gusta te voy a mostrar como lo hicimos, a también cabe resaltar que afortunadamente de los medios electrónicos con los que cuenta el SENA como lo es el PDF tenemos un One Drive bastante amplio donde gracias a la capacidad de este One Drive podíamos adjuntar o guardar mucha información como te lo decía por medio del mes día serie y tipo documental listo.. entonces para este caso yo tenía guardada la serie documental y después de esto (nuestra gestión se trata de asignar recursos a todos los actos administrativos

11. ¿Cuenta el SENA Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos

electrónicos?

Sí, la respuesta es afirmativa, podría contestar lo siguiente:

¿Cómo migran los documentos al sistema?

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA?

Sí, la respuesta es negativa

h. ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del

SENA para procesos, trámites y consultas?

12. ¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander

para la preservación del documento digital?

13. ¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para

el ciclo de vida de los documentos?

p. 105

14. ¿Qué aspectos involucra el SENA Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida

del documento electrónico?

15. ¿Con qué soluciones cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la conservación de

aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, sostenibilidad y practicidad?

16. ¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que

permiten la automatización del proceso de selección del documento?

17. ¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico

en el SENA Regional Norte de Santander?

18. ¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional

Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica?

19. ¿El SENA Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que

orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

20. ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de

la producción, conservación y disposición final del documento electrónico? Entrevistado 3 Nombre:

Cargo: técnico con funciones de tesorería

21. ¿Cuenta el SENA Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos

electrónicos?

El área cuenta con El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y el SECOP, aquí también manejamos expedientes híbridos, tanto físico como electrónico por lo tanto no se cuenta con la valoración de documentos electrónicos.

Sí, la respuesta es afirmativa, podría contestar lo siguiente:

¿Cómo migran los documentos al sistema?

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

Se archiva cronológicamente, manejamos los movimientos diarios con relación a los pagos diarios de tesorería k.

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA? no Sí, la respuesta es negativa

l. ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del

SENA para procesos, trámites y consultas?

La gestión de pagos se realiza por el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y cuando está en físico se imprime y se conforma el expediente físico, para esto se lleva un inventario documental

p. 106

22. ¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander

para la preservación del documento digital?

Los mecanismos con el que cuenta el SENA son los instrumentos archivísticos como la tabla de retención documental pues se aplica tanto en documento físico como electrónico

23. ¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para

el ciclo de vida de los documentos?

Según los establecidos en el manual de documentos electrónicos. Y la aplicación de la TRD. Nos acogemos a esos parámetros.

24. ¿Qué aspectos involucra el SENA Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida

del documento electrónico?

25. ¿Con qué soluciones cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la conservación de

aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, sostenibilidad y practicidad?

Antes de la pandemia se

26. ¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que

permiten la automatización del proceso de selección del documento?

27. ¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico

en el SENA Regional Norte de Santander?

El SENA no cuenta con un sistema de documentos electrónicos, pero desde el SENA central se están haciendo las pruebas para implementarlo en la regional norte de Santander a rais de un plan de mejoramiento que tiene el SENA pues anteriormente todo se gestionaba sobre archivo físico. Después de la ley archivística estamos trabajando desde el sistema financiero

28. ¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional

Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica? En la página interna del SENA cuenta con programas de gestión documental electrónica

29. ¿El SENA Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que

orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

No cuenta con estándares enfocados en la valoración documental electrónica puesto que la mayoría de los documentos se imprimen y se conservan físicos También hay un sistema que llamamos One Base donde nos llega lo requeridos por los directores, pero no se está archivando expedientes electrónicos ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de la producción, conservación y disposición final del documento electrónico? En este caso no se realiza valoración documental electrónica puesto que no conozco un manual donde nos obligue a realizar dicho proceso.

p. 107

Entrevistado 4 Nombre:

Cargo: apoyo administrativo de la unidad medica

30. ¿Cuenta el SENA Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos

electrónicos?

En la parte del servicio médico tenemos un sistema que se llama SGD servicio médico asistencial del SENA regional norte de Santander este sistema está basado más que todo en archivar la historia clínica de cada beneficiario, ese archivo quien lo retroalimenta, el medico asesor de la regional y yo que soy la enfermera

Sí, la respuesta es afirmativa, podría contestar lo siguiente:

m. ¿Cómo migran los documentos al sistema?

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

Esta organizado por el número de documento del funcionario que es el que trabaja en la institución de planta ellos tienen a sus beneficiarios se ingresa al sistema con el número del carnet ahí se selecciona el beneficiario de la consulta y el medico ingresa y carga la historia clínica de dicho beneficiario y se va alimentando con cada consulta y formula médica. o.

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA?

Sistema de servicio médico SGD Sí, la respuesta es negativa

p. ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del

SENA para procesos, trámites y consultas?

Cuando se requiere un trámite o consulta se entrega la información tanto en físico y mediante correo electrónico

31. ¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander

para la preservación del documento digital?

En esta plataforma es a nivel nacional el mecanismo son sistemas implementados que ya viene de la dirección general del SENA, con un rol asignado y cada uno tiene su usuario y contraseña para el ingreso para que la información se maneje de manera confidencial.

32. ¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para

el ciclo de vida de los documentos?

p. 108

33. ¿Qué aspectos involucra el SENA Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida

del documento electrónico?

Este proceso de garantizar el ciclo de vida del documento electrónico se realiza a nivel nacional ya que ellos definen que información se descarta y cual es e de conservación total Pero eso lo manejan los ingenieros de sistemas

34. ¿Con qué soluciones cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la conservación de

aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, sostenibilidad y practicidad?

En esta área no se maneja un archivo como tal de gestión electrónica, pero al archivo que reposa en el consultorio se conserva de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD que son 5 años luego se realiza la transferencia documental y luego ellos le dan la disposición final de acuerdo a la utilidad del documento.

35. ¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que

permiten la automatización del proceso de selección del documento?

El tema de la estructura de los metadatos, y la automatización de la selección de los documentos no lo madejo yo, eso lo hace archivo central.

36. ¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico

en el SENA Regional Norte de Santander?

En la parte de servicio médico que es el área de la salud la selección del documento llega primero que todo cuando se crea la factura de los prestadores adscritos de la salud la información se selecciona lo que es para historia clínica y cuando es soporte del especialista eso va para la historia clínica lo otro que no vale la pena pues se desecha como son la duplicidad del documento de identidad.

Lo otro es la confidencialidad del documento eso se archiva en la historia clínica eso tiene un cuidado de custodiar el documento 10 años y luego se da transferencia al archivo central

37. ¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional

Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica? Los lineamientos que tiene el SENA regional norte de Santander son con el archivo físico como tal. La proyección es que cada paciente tenga su historia clínica de manera electrónica y para esto ya están los ingenieros de la dirección general porque como tal el sistema es unificado lo que hacemos es cargar todos los días la información.

38. ¿El SENA Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que

orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

Esto se realiza desde la dirección general

39. ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de

la producción, conservación y disposición final del documento electrónico? En el área se maneja dos sistemas unificados desde la central Bogotá uno es donde se cargan las historias clínicas y el otro hace referencia a la parte administrativa por lo tanto aquí no se realiza

p. 109

valoración de documentos electrónicos, como estos sistemas los implemento el SENA Bogotá ellos se encargan de su conservación y disposición final.

Entrevistado 5 Nombre:

Cargo: Unidad de Correspondencia

39. ¿Cuenta el SENA Regional Norte de Santander con un modelo de valoración de los documentos

electrónicos?

Acá solo se maneja lo físico lo único electrónico que se maneja es cada director el que tiene acceso a esa plataforma one base un sistema de radicación donde llegan las PQRS yo a esa plataforma no tengo acceso Sí, la respuesta es afirmativa, podría contestar lo siguiente:

¿Cómo migran los documentos al sistema?

¿Cómo están organizados los documentos, en cuanto a trazabilidad, cronología, categoría, duración, y demás?

¿Cuál es el sistema tecnológico que utiliza el SENA?

Sí, la respuesta es negativa

t. ¿Podría explicar cómo manejan actualmente los documentos que requieren los funcionarios del

SENA para procesos, trámites y consultas?

40. ¿Cuál es la estrategia o mecanismo con el qué cuenta el SENA Regional Norte de Santander

para la preservación del documento digital?

Hasta el momento no manejamos archivo electrónico, todo esta físico, se está haciendo unas pruebas en la dirección general con el fin de implementar un sistema para documentos electrónicos se la van a colocar al aplicativo one Base

41. ¿Cuáles son los parámetros o lineamientos que tiene el SENA Regional Norte de Santander para

el ciclo de vida de los documentos?

Electrónico tenemos el aplicativo one Base. En esta área no se reciben documentos electrónicos, todo se maneja físico ya que la población de municipio viene a hacer el proceso de solicitud queja o reclamo y lo hacen de manera física ya sea porque no tienen acceso a un internet, o no tienen conocimiento del uso del tic o porque no tienen recursos económicos.

42. ¿Qué aspectos involucra el SENA Regional Norte de Santander para garantizar el ciclo de vida

del documento electrónico?

p. 110

Se implemento una firma digital pero solo los subdirectores con el fin de que no sea alterada esta tiene el sello de firmado digital

43. ¿Con qué soluciones cuenta el SENA Regional Norte de Santander para la conservación de

aquellos documentos que exigen la conservación total, que garantice estabilidad, durabilidad, sostenibilidad y practicidad?

No cuenta con sistema de documento electrónico

44. ¿Planifica el área encargada del SENA Norte de Santander la estructura de los metadatos que

permiten la automatización del proceso de selección del documento?

45. ¿Mencione las necesidades que se han encontrado en la valoración del documento electrónico

en el SENA Regional Norte de Santander?

En pandemia todo se hacía electrónico entonces hubo la necesidad de imprimir cosas para completar expedientes físicos como los actos administrativos entonces si hay la necesidad de contar con un sistema de gestión documental electrónica y como ya le mencioné se está haciendo pruebas en la dirección general de Bogotá.

A raíz de la pandemia todo se generaba electrónico luego que

46. ¿Cuáles son los lineamientos, procesos y proyecciones implementados en el SENA Regional

Norte de Santander para la aplicación de la gestión documental electrónica?

47. ¿El SENA Regional Norte de Santander cuenta con estándares y lineamientos técnicos que

orienten el proceso de la valoración de documentos electrónicos?

39. ¿Cómo realiza la valoración el SENA en la automatización de la gestión documental, a partir de

la producción, conservación y disposición final del documento electrónico? Nosotros lo indexamos una vez que se indexa el documento pasa a otro funcionario para seguir su trámite una vez llega la comunicación a la ventanilla lo diligencio en una planilla y se entrega al área encargada para darle el respectivo tramite y la comunicación le llega el jefe mediante el correo electrónico. La conservación que se le da es a las comunicaciones del sistema

p. 111

Anexo C. Matriz de análisis de mejores prácticas en valoración de documento electrónico

TEMÁTICAS

Subcategorías Temáticas Red de transparencia y acceso a la información

- RTA

MGDA

Análisis (Argentina, 2011 / integrada por 18 países iberoamericanos (México, 2016) (España, 2015) (Colombia 2020)

PROCESOS DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

METADATOS

IDONEIDAD

PROFESIONAL PARA

EL MANEJO

DOCUMENTAL

VALORES DE LOS

DOCUMENTOS

ESTRATEGIAS O

METODOLOGÍA

INDICADORES DE

GESTIÓN

Cita: Salón Cristancho, Omaira (2023), Metodología para la valoración de documentos electrónicos de archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje Regional Norte de Santander, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26954

500 hipertextual de los

PREGUNTAS

ENTREVISTADO 1

ARCHIVO CENTRAL

ENTREVISTADO 2

TESORERIA

ENTREVISTADO 3

SERVICIO MEDICO

ENTREVISTADO 4

CORRESPONDENCIA

ENTREVISTADO 5

PRESUPUESTO

OBSERVACIONES

SENA

(SIIF),

PDF,

SENA

SENA

SENA

SENA

TVD

SENA

TABLA)

CATEGORÍAS

TEMÁTICAS

- RTA

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

METADATOS

IDONEIDAD

PROFESIONAL

PARA

MANEJO

DOCUMENTAL

INAI.

VALORES

LOS

DOCUMENTOS

ESTRATEGIAS O METODOLOGÍA

INDICADORES

DE GESTIÓN

DEBILIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

SENA

SGDEA:

OBJETIVOS

METODOLOGÍA:

CATEGORÍAS

TEMÁTICAS

- RTA

MGDA

PROCESOS DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

METADATOS

IDONEIDAD

PROFESIONAL PARA

EL MANEJO

DOCUMENTAL

VALORES DE LOS

DOCUMENTOS

ESTRATEGIAS O

METODOLOGÍA

INDICADORES DE

GESTIÓN