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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión de la Información Documental Departamento de Estudios de Información

2022

Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la gestión documental Antioquia en relación con la gestión documental Diana Angélica Milena Vargas Casallas Universidad de La Salle, Bogotá, divargas85@unisalle.edu.co Andrés Felipe Vásquez Zapata Universidad de La Salle, Bogotá, avasquez27@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental Part of the Archival Science Commons, and the Cataloging and Metadata Commons Citación recomendada Citación recomendada Vargas Casallas, D. A., & Vásquez Zapata, A. F. (2022). Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la gestión documental. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental/20 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión de la Información Documental by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Departamento de Estudios de la información Maestría en Gestión de la información Documental

Aplicación de la Ley de transparencia y acceso a la información pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la Gestión Documental

Diana Angélica Milena Vargas Casallas y Andrés Felipe Vásquez Zapata

Maestría en Gestión de la información Documental, Escuela de Humanidades y Estudios Sociales

Universidad de la Salle

Trabajo de grado

Profesora: Marisol Raigosa Mejía

23 de noviembre 2022

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Hoja de Evaluación

Jurado 1

Jurado 2

Calificación

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Agradecimientos A Dios por darnos la vida; a nuestras familias. Gratitud a los docentes por todo su apoyo y colaboración. Un agradecimiento especial a la asesora del trabajo de grado la profesora Marisol Raigosa Mejía por su apoyo, corrección y acompañamiento en todo este proceso.

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Dedicatoria Le dedico este trabajo a mi hermoso hijo Alejandro y amado esposo Germán Darío, quienes son mi fuente de inspiración y mi más preciado tesoro.

A mi maravillosa madre y a mi querido hermano Lu, quienes siempre están ahí, apoyándome y acompañándome en todos mis proyectos, sin condición.

A mi bella abuelita y mi admirado tío Orlando quienes con su ejemplo me han enseñado la verdadera valentía.

Los amo a todos Diana Dedico este trabajo inmensamente a Dios por ser mi guía, protector y por llenar mi vida de abundantes bendiciones.

A mi madre que con su entereza y lucha me ha dado amor, y me ha dado fuerzas para llegar hasta esta gran meta.

Andrés

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Tabla de contenido Resumen ....................................................................................................................................... 10 Abstract ......................................................................................................................................... 11 Introducción .................................................................................................................................. 12

Capítulo I. Problema de investigación ................................................................................ 13 1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 13 1.2 Objetivos ............................................................................................................................. 20

1.2.1 Objetivo general

1.2.2 Objetivos específicos

1.3 Justificación de la investigación .......................................................................................... 21

2. Capítulo II. Marco teórico ......................................................................................................... 22

2.1 Antecedentes: ..................................................................................................................... 22 2.2 Estado del arte .................................................................................................................... 29 2.3 Categorías conceptuales ..................................................................................................... 35

2.3.1 Transparencia de la información

3.3.2 Gestión Documental

2.4 Marco legislativo y normativo: ........................................................................................... 42

3. Capítulo III. Marco metodológico ............................................................................................. 45

3.1 Enfoque de investigación .................................................................................................... 45 3.2 Tipo de investigación .......................................................................................................... 45 3.3 Técnicas ............................................................................................................................... 46

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3.4 Instrumentos ....................................................................................................................... 46

3.4.1 Matriz de análisis

3.4.2 Guion de observación

3.5 Fases de la investigación: .................................................................................................... 48

4. Capítulo IV. Análisis y discusión de los resultados .................................................................... 50

4.1 Identificación de la normatividad existente en Colombia en materia de transparencia y

acceso a la información pública. ............................................................................................................ 50

4.2 Determinación de los aspectos para la evaluación del nivel de aplicación de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública, de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia. ................................................................................................................. 54 4.2.1 Información mínima obligatoria respecto a la estructura, servicios, procedimientos y funcionamiento.

4.2.2 Esquema de publicación de información

4.2.3 Registro de activos de información

4.2.4 Índice de información clasificada y reservada

4.2.5 Programa de Gestión Documental y programas específicos del PGD

4.2.6 Inventarios Documentales

4.2.7 Tablas de Retención Documental y acto administrativo de aprobación

4.2.8 Tablas de Valoración Documental y acto administrativo de aprobación

4.3 Generación del nivel de madurez en la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia. ................ 67 4.4 Discusión ............................................................................................................................. 72 Conclusiones ................................................................................................................................. 76

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Recomendaciones ......................................................................................................................... 78 Referencias ................................................................................................................................... 80 Bibliografía .................................................................................................................................... 88 Apéndice ....................................................................................................................................... 91

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Lista de tablas Tabla 1 Relación normativa ley de transparencia

Tabla 2 Resultados revisión municipios.

Tabla 3 Nivel de madurez cumplimiento.

Tabla 4 Descripción nivel de madurez por municipio.

Tabla 5 Categorización de municipios de acuerdo al nivel

Tabla 6 A1 Informa validación instrumento parte 1

Tabla 7 A2 Informa validación instrumento parte 2

Tabla 8 A3 Informa validación instrumento parte 3

Tabla 9 A4 Matriz de análisis normativo

Tabla 10 A5 Guion de observación Abejorral

Tabla 11 A6 Guion de observación Amaga

Tabla 12 A7 Guion observación Municipio de Amalfi

Tabla 13 A8 Guion de observación Municipio de Andes

Tabla 14 A9 Guion observación Municipio de Arboletes

Tabla 15 A10 Guion de observación Municipio de Cáceres

100

Tabla 16 A11 Guion de observación Municipio de Carepa

101

Tabla 17 A12 Guion de observación Municipio de Chigorodó

102

Tabla 18 A13 Guion de observación Municipio Ciudad Bolívar

103

Tabla 19 A14 Guion de observación Municipio de Concordia

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Tabla 20 A15 Guion de observación Municipio de Dabeiba

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Tabla 21 A16 Guion de observación El Bagre

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Tabla 22 A17 Guion de observación Municipio El Santuario

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Tabla 23 A18 Guion de observación Municipio de Fredonia

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Tabla 24 A19 Guion de observación Municipio de Frontino

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Tabla 25 A20 Guion de observación Municipio de Ituango

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Tabla 26 A21 Guion de observación Municipio de la Unión

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Tabla 27 A22 Guion de observación Municipio de Nechí

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Tabla 28 A23 Guion de observación Municipio de Necoclí

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Tabla 29 A24 Guion de observación Municipio del Peñol

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Tabla 30 A25 Guion de observación Municipio de Puerto Berrio

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Tabla 31 A26 Guion de observación San Juan de Urabá

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Tabla 32 A27 Guion de observación Municipio San Pedro de los Milagros

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Tabla 33 A28 Guion de observación San Roque

118

Tabla 34 A29 Guion de observación San Vicente Ferrer

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Tabla 35 A30 Guion de observación Municipio de Santa Bárbara

120

Tabla 36 A31 Guion de observación Municipio de Santa fe de Antioquia

121

Tabla 37 A32 Guion de observación Santa Rosa de Osos

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Tabla 38 A33 Guion de observación Tarazá

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Tabla 39 A34 Guion de observación Municipio de Urrao

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Tabla 40 A35 Guion de observación Municipio Yarumal

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Tabla 41 A36 Guion de observación Municipio Yolombó

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Tabla 42 A37 Guion de observación Municipio de Yondó

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Tabla 43 A38 Guion de observación Municipio de Zaragoza

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Resumen La investigación planteada busca analizar la aplicación de la Ley de transparencia y acceso a la información pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia, en relación con la gestión documental. La metodología consiste en una investigación documental descriptiva de tipo cualitativo, bajo la técnica de análisis de contenido, aplicando una matriz de análisis y guion de observación, con los cuales se podrán evaluar las páginas web de los municipios según criterios establecidos y determinar los niveles de aplicación en materia de transparencia y acceso a la información. La investigación se sustenta teóricamente en los conceptos de transparencia, acceso a la información y gestión documental, son estos conceptos los que orientan el trabajo investigativo y que permiten reflexionar teóricamente sobre las acciones comunicativas de los municipios y las demandas legales, respecto al acceso a la información que se crea en las entidades municipales. Palabras clave: transparencia, acceso a la información y Gestión documental.

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Abstract The research aims to analyze the implementation of transparence law and access to public information, in relation to records management, in the municipalities of sixth category in the department of Antioquia. The methodology of this study consists of qualitative records research employing content analysis and implementing an analysis matrix and observation guide in order to assess websites from the municipalities according to established criteria, and determine the application rates regarding transparency and access to information. The research is theoretically supported on transparency concepts, access to information, and records management; these are the concepts that lead the research and that allow to reflect theoretically upon the communicative actions from the municipalities and legal requirements, regarding access to information created within municipal entities.

Keywords: transparency, access to information y document management.

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Introducción El presente trabajo de grado permite abordar el tema de aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información en relación con la Gestión Documental, en 35 municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia.

Como planteamiento a los interrogantes en materia de dicho cumplimiento y de acuerdo con los objetivos planteados en la presente investigación, se observa la siguiente estructura del documento:

En el capítulo I se plantea el problema de la investigación, la justificación y los objetivos planteados, los cuales van encaminados al cumplimiento de la Ley 1712 del 2014 y las demás normas en Colombia, que permiten el desarrollo del tema a evaluar. El capítulo II desarrolla el marco teórico, describiendo los antecedentes de investigación, el estado del arte, las categorías conceptuales y el marco legal frente al tema de acceso y transparencia en la información.

El capítulo III trata el marco metodológico, estableciendo el enfoque de la investigación, el método a utilizar, las diferentes técnicas e instrumentos a emplear y con esto, la coherencia entre los objetivos planteados frente a los instrumentos y fases de la investigación para el cumplimiento de los mismos.

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1. Capítulo I. Problema de investigación

1.1 Planteamiento del problema

La transparencia y acceso a la información pública se enmarca desde el concepto de garantizar el acceso y la búsqueda de los ciudadanos a las decisiones y políticas que divulgan los diferentes Estados, es así que se ha definido el acceso a la información como un derecho desde el año 1978, lo que se observa en la Convención Americana sobre Derechos Humanos en su artículo 13, la cual dicta: El derecho a la libertad de pensamiento y expresión comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su elección. (Organización de Estados Americanos [OEA], (s.f.), párr. 1) De la misma manera, este organismo a través de la resolución 1932 del 2003, establece el derecho de acceso a la información pública como garante para el fortalecimiento de la democracia en “la transparencia de las actividades gubernamentales” (Resolución 1932 [Organización de los Estados Americanos], 2003, párr. 2) En ese orden de ideas y de acuerdo con la necesidad de implementar acciones en cada uno de los países miembros de la ONU, en cumplimiento de la transparencia de los Estados y el acceso a la información por parte de los ciudadanos, se busca la creación y puesta en marcha de normas que buscan la regularización y adopción de las diferentes políticas. De acuerdo con lo anterior y según los informes de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, argumenta que: De acuerdo con el Global Right to Info Rating, hasta finales de 2016, 110 países han adoptado leyes DAI (Derecho de Acceso a la Información); sin embargo, la experiencia ha demostrado que,

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si bien la aprobación de la ley es a menudo un esfuerzo de alto alcance por sus promotores políticos, el principal desafío es mantener el impulso político necesario para su aplicación efectiva. (Naser & Ramírez Alujas, 2017, p. 23).

Es así como en Iberoamérica se ha legislado en materia de transparencia y acceso a la información, entendiendo la información como un activo al que tienen derecho todos los ciudadanos pertenecientes a Estados democráticos. A modo de ejemplo, se citan algunos países como España, México y Chile, que cuentan con normas claras que reglamentan el derecho de acceso a la información y la transparencia de los gobiernos con el fin de contar con instituciones cercanas y abiertas a los ciudadanos.

Dentro de los países citados se encontró que Chile fue el primero en promulgar y publicar la Ley

20285 (2008) por la cual se permite:

Regular el principio de transparencia de la función pública, el derecho de acceso a la información de los órganos de la Administración del Estado, los procedimientos para el ejercicio del derecho y para su amparo, y las excepciones a la publicidad de la información. (párr. 1) Cinco años después, España promulga la Ley 19 (2013) en la que se establece: Ampliar y reforzar la transparencia de la actividad pública, regular y garantizar el derecho de acceso a la información relativa a aquella actividad y establecer las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos, así como las consecuencias derivadas de su incumplimiento. (“TÍTULO PRELIMINAR”, párr. 1) Así mismo, en México se pública la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2016), que define:

La presente ley es de orden público y tiene por objeto proveer lo necesario en el ámbito federal, para garantizar el derecho de acceso a la información pública en posesión de cualquier

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autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos federales o realice actos de autoridad, en los términos previstos por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. (“Objeto de la Ley” párr. 1) Es así y a partir de la entrada en vigencia de las diferentes leyes, que los diferentes Estados democráticos de la región, propenden por la transparencia como un derecho que permite la garantía de otros derechos, así mismo la posibilidad de acercar a los ciudadanos al Estado. En concordancia a lo anterior, Colombia como partícipe y garante del cumplimiento de las políticas, convenios y tratados internacionales, incorpora a través de la Ley 1712 del 2014, la implementación de las directrices para que las instituciones públicas de los diferentes niveles apliquen la transparencia y reglamenten el acceso a la información pública, derecho otorgado desde la Constitución Política de 1991 en el artículo 74, en esta ley se enmarcan los diferentes instrumentos que las entidades deben adoptar y construir para garantizar la accesibilidad y consulta de información relacionada con: contratación estatal, presupuesto, gestión de información, programas, planes y otros temas de las diferentes entidades, por parte de los ciudadanos.

Uno de los propósitos principales de la Ley 1712 del 2014, es mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y la transparencia en la gestión administrativa de las entidades públicas donde una de las grandes causas asociadas es la corrupción, que en muchas ocasiones no permite que los recursos sean destinados a la mejora en los procesos de gestión documental, sino que son desviados a otro tipo de actividades.

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Es así como el Estado colombiano, con el propósito de fortalecer estas políticas, define a través del CONPES 4070 del 2021, los lineamientos para la implementación de un modelo de estado abierto y en este se enmarca uno de los objetivos principales: “Fortalecer la garantía del derecho de acceso a la información pública que permitan un diálogo transparente e informado entre la ciudadanía y el estado” (Consejo Nacional de Política Económica y Social [CONPES], 2021, p. 84), que tenga cumplimiento en las diferentes entidades del orden nacional, así como en los entes territoriales. De acuerdo con la información del CONPES 470, existen diferentes limitaciones y retos en la garantía del derecho fundamental al acceso a la información, las que pueden ser causas asociadas a la entrega de información, publicación en diferentes medios o la falta de gestión administrativa de las entidades, por esta razón y de acuerdo con la medición realizada en el 2019 por el Índice de Transparencia a la Información (ITA), el cual permite medir la capacidad de las entidades en promover e implementar el uso de este derecho, se observó un porcentaje de cumplimiento de 79,6 de 100 puntos posibles para las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional y de 56,9 para las entidades territoriales (CONPES, 2021, p. 39).

En el caso puntual de los municipios de sexta Categoría del departamento de Antioquia, puede existir ausencia en la aplicación de dicha la Ley de Transparencia y Acceso a la Información desde su promulgación hasta la fecha, en relación con el componente de esquemas de publicación de la información relacionados con la gestión documental, lo que podría obedecer a causas asociadas a la falta de elaboración, convalidación, publicación e implementación de los instrumentos archivísticos como: cuadros de clasificación documental, tablas de retención documental, inventarios documentales, tablas de valoración documental y el programa de gestión documental.

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Este problema se podría presentar en las diferentes entidades públicas de los municipios; pero, puntualmente se busca observar a las alcaldías como garantes de la ejecución de las políticas públicas en la municipalidad, dentro de las causas y variables a analizar debe considerarse la posible ausencia de personal idóneo y con el perfil indicado para el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión documental, ya que los cargos que lideran estas funciones deben estar ocupados por profesionales en Ciencias de la Información, que conozcan de manera detallada la elaboración de todos los instrumentos archivísticos y tengan experiencia en su aplicación.

El perfil de este profesional puede llegar a ser escaso en regiones apartadas y estos puestos podrían ser ocupados por personas que no cuentan con el conocimiento y la experiencia necesarios para el desarrollo de todo lo que abarca la gestión documental llevando a responsabilizarse de estos procedimientos a personal inexperto y desconocedor de la normatividad aplicada. Otra de las variables que pueden influir en el problema puede ser la falta de compromiso por parte de la alta dirección en la implementación de instrumentos y procesos relacionados con la gestión documental, si el líder de la organización, en este caso específico los alcaldes, no tienen conciencia acerca de la importancia de la gestión documental, difícilmente sus colaboradores acogerán como filosofía implementar procesos archivísticos que favorezcan el flujo de la información. Los dirigentes de las alcaldías pueden establecer otras prioridades en la distribución de su presupuesto, lo invierten en proyectos que probablemente son más vistosos a los ojos de los habitantes de una región y solo cumplen parcialmente con la gestión documental en la medida que son exigidos por la norma, por lo que podría no verse reflejado en un esfuerzo real por mejorar la gestión documental y cumplir a cabalidad con la Ley de Transparencia y otras normas que en realidad benefician los procesos de información.

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Como consecuencia del desconocimiento de la importancia de la gestión documental en las entidades, el presupuesto designado para las labores de archivo puede ser limitado o inexistente, o se ve como un gasto innecesario, ya que no se invierte en personal idóneo que en realidad contribuya en la aplicación de la normatividad, que conozca la actualidad en materia archivística y las nuevas demandas del sector, ni tampoco se podría designar presupuesto para la implementación de tecnología robusta que permita crear contenidos y páginas que soporten todo lo exigido y que funcionen de una manera ágil y amable con el usuario que solicita y consulta información.

Así mismo, los instrumentos archivísticos que se elaboran en las alcaldías pueden no ser aplicados en los procesos, en el mejor de los casos se limita a su elaboración, presentación y convalidación, porque en muchas ocasiones al no ser elaborados por personal idóneo son instrumentos que carecen de fiabilidad e idoneidad; además, se podría faltar con la publicación de los instrumentos en las páginas oficiales de cada uno de los municipios por falta de implementación tecnológica, que es uno de los requisitos establecidos en la Ley de Transparencia en lo que se refiere a la gestión documental. La falta de capacitación en los temas de gestión documental hacia los funcionarios responsables, es otro de los factores que influyen en la no aplicación de la Ley de Transparencia, en muchos casos el personal encargado de las labores de archivo se ha formado en su labor de manera empírica, lo que es válido pero limitante, ya que la gestión documental demanda conocimientos constantemente actualizados y al no existir presupuesto asignado ni disposición por parte de los dirigentes a la programación de capacitación, no se avanza de manera significativa en la correcta aplicación de procesos archivísticos y el cumplimiento de la normatividad.

Las condiciones geográficas del departamento también podrían ser un factor limitante, ya que existen municipios en zonas apartadas y de difícil acceso, esta distancia dificultaría la conectividad y el

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acceso a la red de internet. Además, al estar alejados de centros urbanos, limita la disponibilidad de candidatos que permita la contratación de personal experto e idóneo en la elaboración de instrumentos archivísticos, lo que eleva los costos asociados a los procesos documentales. La amplia distancia existente también podría limitar la comunicación con las entidades del sector central, por lo que temas como capacitaciones y asesorías se harían difíciles de programar y concretar. Los municipios, al no publicar de manera completa y confiable la información relacionada con la gestión documental y todos los instrumentos archivísticos relacionados en sus páginas web, como lo establece la Ley de Transparencia, limitarían la participación ciudadana al fomentar el desconocimiento de la documentación existente y producida por parte de las alcaldías de los municipios de Antioquia, facilitando espacios de corrupción y todo lo que esto conlleva. El hecho de conocer la gestión documental de una institución permite hacer un seguimiento oportuno de las actuaciones del Estado y el cumplimiento de las políticas y programas ejecutados con el presupuesto público. En el contexto del problema descrito, se propone en la presente investigación verificar cómo se ha llevado a cabo la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en 35 municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la Gestión Documental. ¿Cómo ha sido la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la Gestión Documental?

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1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Analizar la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia desde la gestión documental.

1.2.2 Objetivos específicos

● Identificar la normatividad existente en Colombia en materia de transparencia y acceso a la información pública.

● Determinar los aspectos para la evaluación del nivel de aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia.

● Generar el nivel de madurez en la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia.

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1.3 Justificación de la investigación

El desarrollo de la presente investigación permitirá a los municipios de sexta categoría en Antioquia detectar sus debilidades y falencias en lo referente a la aplicación de la Ley de Transparencia en el ámbito de la gestión documental, lo que les permitirá corregir y estudiar alternativas que contribuyan a su fortalecimiento.

Se seleccionaron 35 municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia porque tienen características similares en cuanto a su ubicación geográfica, asignación de presupuesto, para incluir diferentes zonas del departamento y no dejarlo segmentado a una zona en particular, ya que cada una de estas tiene características económicas muy definidas y así incluir de diversos puntos y hacer diversa la muestra. Las zonas representadas en estos municipios corresponden a las regiones del Suroeste, Occidente, Bajo Cauca, Urabá, Oriente, Nordeste y Magdalena Medio. Ahora bien, esta investigación es importante en lo social ya que muestra cómo los procesos que se llevan a cabo en los municipios en relación con la transparencia y acceso a la información permiten el reconocimiento y reparación de los derechos de los ciudadanos del área de influencia del territorio, pues al tener organizada y disponible su gestión documental, podrán acceder de manera rápida y oportuna a los requerimientos que se presentan por parte de los ciudadanos y los entes de control. Si los municipios a través de las herramientas tecnológicas disponibles permiten el acceso a su información documental, contribuirán a la conservación del patrimonio cultural y a su vez garantizarán el derecho de los ciudadanos a acceder a la documentación con altos niveles de transparencia, aplicando los principios de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

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2. Capítulo II. Marco teórico

2.1 Antecedentes:

Para el desarrollo de esta investigación se tomaron en cuenta los siguientes trabajos de grado en modalidad de magíster:

Segundo Espinoza (2017) realizó la investigación titulada: Transparencia y acceso a la información en la gestión pública municipal. Metepec y Zinacantepec Estado de México: 2009-2015. En la Universidad Autónoma del Estado de México, para obtener el grado de Maestro en Administración Pública y Gobierno. (p.1) El objetivo general de la investigación fue: Indagar las variables institucionales y coyunturales en la implementación de la política de transparencia y acceso a la información, en la gestión pública, en los municipios de Metepec y Zinacantepec, Estado de México, buscaron detectar las razones que permitieron obtener diversos resultados, aplicando la misma política.

En su objetivo general intervienen variables institucionales y coyunturales, que definen, como institucionales, aquellas condiciones que intervienen en la administración pública y dan origen a la Transparencia y la aplicación de su Ley; las coyunturales hacen referencia a características temporales y situacionales que se presentan en diferentes momentos y en donde se evidencia también la trayectoria profesional de cada uno de los actores.

La metodología empleada tuvo un enfoque cualitativo utilizando el método comparativo, unido al estudio de casos, con el fin de comparar los resultados obtenidos en los dos municipios, implementando la misma política de transparencia. Las metodologías usadas en la tesis referenciada permitirán abordar los aspectos prácticos y teóricos para la investigación que actualmente está en proceso de elaboración.

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La investigación concluye que la aplicación de las políticas de transparencia en los dos municipios seleccionados para el estudio es diferente, por lo que se considera necesario la identificación de factores que permitan subsanar esas deficiencias. Destacan la importancia de la voluntad política en la implementación de las leyes de acceso a la información en los gobiernos municipales, ya que se establecen como actores fundamentales en permitir la participación activa de los ciudadanos en la gestión pública.

Entre sus referentes teóricos se encuentran: Meijer (2012); (Fox, 2008: 192), Baena y Cruz (2011), (Naser y Concha, 2014), quienes aportaron lineamientos, políticas y teorías a la investigación desarrollada. El autor se apoyó además en la normativa mexicana vigente referente a la transparencia y el acceso a la información.

Calderón Burbano (2019). Desarrolló el trabajo “Principio de transparencia, acceso a la información pública, uso y aprovechamiento de datos abiertos. Caso de estudio de la Delegatura para Asuntos Jurisdiccionales de la Superintendencia de Industria y Comercio”, para optar por el grado de Maestría en Derecho informático y las nuevas tecnologías de la Universidad Externado de Colombia, se plantean desde sus inicios y pilares la aplicación de la transparencia, partiendo de la Constitución hasta la promulgación de la Ley. (p. 1) El trabajo de grado incluye la política de gobierno digital que busca aplicar la transparencia en todos los procesos y trámites que adelantan las entidades del estado y que involucran directamente a los ciudadanos que recurren a estas. El objetivo definido para la investigación fue “Establecer el avance de la implementación de los lineamientos en materia de datos abiertos en la Delegatura para Asuntos Jurisdiccionales de la SIC y proponer recomendaciones desde el principio de transparencia para el acceso a la información pública en el marco de la Ley 1712 del 2014 para mejorar el uso y aprovechamiento de la información”.

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La tesis fue estructurada en cuatro capítulos, el primero compila el marco teórico y la metodología que utilizó -cualitativa-; en el siguiente capítulo especifica la normatividad aplicada a los procesos; en el tercero se especifican todos los parámetros y procesos desarrollados específicamente en la Delegatura y por último, se presentan las recomendaciones y conclusiones obtenidas a lo largo del estudio.

La investigación empleó para su desarrollo la metodología cualitativa, se analizaron y revisaron fuentes primarias como legislación, protocolos y guías referentes a datos abiertos, empleando los portales de gobierno en línea. Se concluye que la SIC cumple con el reporte de información pública que está obligada a proporcionar para que los ciudadanos accedan a los datos, a través del portal web y en la página de datos abiertos, aplicando el principio de transparencia.

Muñiz Jacobo (2017) desarrolló la Tesis “Acceso a la información pública, gobierno abierto y rendición de cuentas: tres pilares fundamentales para la construcción de ciudadanía”, para optar por el grado de Maestra en bibliotecología y estudios de la información, en la Universidad Nacional Autónoma de México (p. 1), se puede apreciar la aplicación de la transparencia en un ámbito internacional, ya que involucra casos de otros países Latinoamericanos que nos permite tener una visión más amplia acerca de este principio universal.

La investigación desarrollada planteó como objetivo general “Analizar el papel que juega el acceso a la información pública, el gobierno abierto y la rendición de cuentas como pilares fundamentales en la construcción de ciudadanía” (Muñiz Jacobo, 2017, p.8), se analizaron los principios rectores del acceso a la información pública, con el fin de determinar las implicaciones que tiene la temática en el área de la bibliotecología.

El trabajo acude a la citación del acceso a la información como un derecho humano que ha venido cobrando importancia a lo largo del tiempo y en hacer valer este privilegio que en ocasiones no

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se reconoce como tal. Además, involucra la importancia del derecho a la información en la democracia de los gobiernos, aspecto que resulta muy valioso en nuestra investigación, ya que pretendemos resaltar la información publicada en relación con la gestión documental en la Ley de Transparencia. La investigación se dividió en tres capítulos, en el primero se definen los derechos fundamentales y sus características, incluido principalmente el derecho a la información, se incluyen los principios de rendición de cuentas y de gobierno abierto. En el segundo capítulo, se analizan las acciones y características en general en el tema de transparencia, acceso a la información pública y gobierno abierto en el ámbito mundial y en el capítulo tres, se establecen las acciones que desde la bibliotecología se pueden emprender para hacer efectivo el acceso a la información, la rendición de cuentas y la participación ciudadana en la democracia de los estados transparentes. Se concluye en la tesis la importancia que ha tenido en los ciudadanos poder acceder a la información de manera transparente y participar en la gestión pública, se destaca la relevancia de poder fortalecer la participación y la gobernabilidad democrática con el fin de hacer transparente la gestión de los gobernantes. La investigación se basó en diversos países, lo que permitió comparar la normatividad y políticas aplicadas en cada nación, así como las estructuras en materia de transparencia y acceso a la información definida en cada territorio.

Saavedra Pérez & Vásquez Chong (2021) realizó la investigación titulada: Acceso a la información pública y transparencia de los actos administrativos de la municipalidad distrital de Punchana – 2019 para optar por el grado de magíster en derecho administrativo y administración pública en la Universidad Científica del Perú. (p. 1) El objetivo de la investigación fue determinar el nivel de influencia de la Ley de Acceso a la Información Pública y transparencia de los actos administrativos en el mejoramiento de la gestión del

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Municipio de Punchana, Perú, que contribuye a definir el nivel de acceso y participación ciudadana en la gestión pública y la eficiencia de la administración municipal.

Los autores utilizaron la encuesta y el cuestionario como técnica e instrumento en el levantamiento de la información, donde analizaron el 100% de las solicitudes de acceso a la información en el municipio y 70 ciudadanos de la población. Para este análisis, también utilizaron la estadística descriptiva y la estadística inferencial para el estudio de las variables. La investigación desarrollada concluyó que, una vez el ciudadano se presenta ante el municipio de Punchana en busca de información acudiendo a la Ley de Acceso a la Información Pública, su solicitud es resuelta dentro de los plazos establecidos por la ley.

Medranda Morales (2017). Desarrolló la Tesis Doctoral: Calidad y Transparencia en la Información y Comunicación que se emite a través de las páginas web de los municipios: Comparación de caso Ecuador y España, como requisitos para obtener el grado en Estudios de Doctorado y Periodismo, en la Facultad de Ciencias de la Comunicación de la Universidad Autónoma de Barcelona (pág. 1), cuyo objetivo principal fue el de explicar la relación existente entre el nivel, calidad y transparencia de la información que se publica en las páginas web de los municipios de Ecuador y España y el grado de cumplimiento de la Ley de Transparencia en cada uno de los países citados. Para el desarrollo de la investigación, la autora implementó la metodología del Proyecto Mapa “Infoparticipa” que originalmente es de España y fue adaptado al contexto ecuatoriano, dicha metodología consiste en evaluar las páginas web de los municipios de cada país a través de la aplicación de indicadores que permite determinar el nivel de transparencia en la gestión pública. Con el fin de contrastar la información recopilada en las páginas web se llevaron a cabo entrevistas semiestructuradas, mediante la creación de un instrumento válido y verificado, dándole un enfoque cualitativo a la investigación.

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La tesis fue dividida en siete capítulos, en la primera parte se establece la presentación de la investigación, objeto de estudio y planteamiento del problema; en el segundo capítulo, se definieron los objetivos y la hipótesis de la investigación; en la tercera parte, se estableció el marco teórico haciendo referencia a los conceptos de transparencia y participación de la ciudadanía en la comunicación con las instituciones públicas. En el siguiente capítulo, se estableció la metodología y la muestra de la investigación, continúa con el planteamiento de los resultados de todo el proceso de evaluación con base en los resultados; en el sexto capítulo, se elabora un Manual de Buenas Prácticas y, por último, las conclusiones y recomendaciones que se obtuvieron a lo largo de la investigación. El proceso investigativo de sus tesis concluye con la importancia de la participación ciudadana, pues se contribuye con la transparencia de los gobiernos y se hace un verdadero seguimiento a las acciones de los representantes del Estado. La investigación se desarrolló de manera paralela en España y Ecuador, logrando comparar los diferentes elementos que componen las políticas relacionadas con el acceso a la información, se hicieron ajustes en la terminología y en las estructuras de cada país, ya que existen diferencias marcadas entre el país europeo y el país sudamericano. Las leyes de cada uno de los países presentan diversos elementos que apuntan la transparencia en el manejo de la información. En España, se publicó la ley en 2013 y en Ecuador aplica a partir del año 2004, a pesar de la diferencia de tiempo, es en el país europeo donde se ha tenido un mayor avance en la aplicación de la norma. Un elemento en el que coinciden son las páginas web porque representan y publican información relevante, pero su actualización y uso de las plataformas difieren entre los países y al interior de los municipios de cada uno de estos.

Sernaque Marroquín (2022). Presentó la Tesis de Maestría “Portal de transparencia y valor público en la Universidad de Huacho” como requisito para obtener el grado de Maestro en Gestión Pública en la Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión (Huacho- Perú) (p. 1). La investigación

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se desarrolló con el fin de establecer la relación entre la información registrada en el portal de transparencia de la Universidad de Huacho y el valor público que esta genera. La metodología empleada fue de tipo descriptiva correlacional y en el proceso de recolección de la información se aplicaron encuestas a 80 egresados que se graduaron de la maestría en la universidad anteriormente mencionada durante los dos últimos años. El instrumento contenía 20 ítems que relacionan dos variables: el uso de portales de transparencia y el valor público, donde posteriormente se graficaron e interpretaron cada una de las variables contenidas en el cuestionario. La tesis apunta a destacar el aporte de la Ley de Transparencia en los procesos de las instituciones públicas, específicamente en la Universidad de Huacho, que, cumpliendo la norma, implementó un Portal de Transparencia Estándar con el fin de publicar la información relevante y de interés para los usuarios. Se pretendió establecer si la página web cumplía con los requerimientos y crea el valor público establecido por la ley.

El trabajo de grado pretende aportar a la relevancia social, teniendo en cuenta que Perú se encuentra en un proceso de modernización del Estado con el que se busca satisfacer las necesidades de los ciudadanos involucrándose en la gestión pública, mediante su participación, supervisión permanente y auditoría.

Se concluyó que la información publicada en el portal de transparencia de la Universidad Nacional de Huacho, se encuentra en un nivel medio. No todos los aspectos contemplados en la página web están desarrollados en su totalidad, por lo que el autor de la investigación recomienda identificar el área dentro de la estructura orgánica que debe proveer la información al portal de transparencia y nombrar de manera oficial un servidor que de forma permanente actualice su contenido. Se establece, además, la capacitación como factor fundamental para mantener actualizada a la universidad en políticas de transparencia.

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2.2 Estado del arte

La transparencia y el acceso a la información es un tema que, desde hace varios años ha ocupado diferentes escenarios en el ámbito internacional, por un lado, vista como la garantía del derecho por parte de los ciudadanos y, por el otro, como el mecanismo para mitigar la corrupción en los diferentes Estados.

Comenzaremos con la Resolución 217 A (III), [Declaración Universal de Derechos Humanos] (1948), aprobada por las Naciones Unidas en su artículo 19, el cual define que: “todo individuo tiene el derecho de acceder a la información”, es decir, que se consagra la información como un derecho fundamental y se faculta a los gobiernos la reglamentación de este. (p. 6) Así mismo, en 1966 el pacto internacional sobre los Derechos Civiles y Políticos, aprobado bajo la Resolución 2200 A (XXI) [Naciones Unidas] (1976), por la Asamblea General de las Naciones Unidas, también asegura el derecho a la recepción y difusión de información sin ningún tipo de restricción permitiendo la libertad para comprender, buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole. (“Capitulo 19”párr. 1) Por consiguiente, desde estas concepciones nace la importancia de generar leyes y políticas en la materia. Es por esto que, a partir de la “Convención Americana sobre los Derechos Humanos” (Organización de los Estados Americanos [OEA], 1969, p. 1), se pensó en la posibilidad de establecer leyes que ayuden a transparentar la gestión de los representantes políticos en el ámbito iberoamericano, este pacto, aprobado por todos los países latinoamericanos permite la incorporación de herramientas jurídicas en materia del goce y libertad de expresión de los ciudadanos pertenecientes a los países miembros de esta convención.

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Todos estos postulados se hacen con el fin de mejorar la participación de los ciudadanos en las decisiones de los gobiernos, por lo que se hace necesario generar una relación más transparente entre los dos actores. Es por ello que, se debe propender por el acceso a la información y la publicación transparente del ejercicio de lo público en la sociedad y es así como se considera un derecho claro de los ciudadanos y, por lo tanto, según POMED (1989) implica un cambio no exclusivamente normativo sino también y fundamentalmente, de sensibilidad por parte de quienes tienen a su cargo la gestión de los intereses públicos.

Siguiendo esta línea, la Comisión para los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, a través de la oficina del Relator Especial para la Libertad de Opinión y de Expresión, estableció que el derecho de buscar información o de tener acceso a la información, es uno de los elementos esenciales de la libertad de expresión (OEA, s.f.). A partir de esto, se obtienen diferentes evidencias y referencias del cumplimiento de este organismo en relación con este apartado observado en los diferentes informes anuales y se entiende que el derecho de acceder a la información debe ser parte intrínseca del concepto de la democracia.

Es así como a través la Carta Democrática Interamericana (2001), adoptada por la Asamblea General Extraordinaria de la OEA, se empieza a materializar el concepto de la transparencia como un “componente fundamental para la democracia en relación con las actividades gubernamentales, el respeto por los derechos sociales y la libertad de expresión y de prensa, es decir, que es importante el ejercicio transparente de los gobiernos a partir del reflejo en una adecuada gestión pública”. En el 2009 de se crea el primer instrumento jurídico internacional vinculante que reconoce el derecho al acceso de los documentos públicos en las diferentes entidades y autoridades, convenio firmado por el Consejo de Europa sobre derecho y acceso a la información. (OEA, 2009), en esta convención se establecen las garantías mínimas que los Estados deben integrar en sus leyes nacionales y

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los principios básicos del derecho. Es por esto que la Corporación Transparencia por Colombia (2010), como se citó en Presidencia de la República de Colombia (2015): establece que la transparencia es el “marco jurídico, político, ético y organizativo de la administración pública que debe regir las actuaciones de todos los servidores públicos en Colombia, implica gobernar expuesto y a modo de vitrina, al escrutinio público” (p.4) Del mismo modo, se considera como principio democrático el derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos, es decir, que el derecho de acceso a la información toma un espacio relevante en la consulta, acceso a la información y el ejercicio del derecho por parte de los ciudadanos, sin importar el medio o el soporte por el cual sea solicitado. (Rollnert Liern, 2014) Consciente de estos retos, la Constitución Política de Colombia señala los derechos fundamentales de los ciudadanos y determina en el artículo 74 de esta Carta magna, el derecho de acceso de la información, el cual establece que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.” Por lo tanto, a partir de esta promulgación, los ciudadanos colombianos tenemos el derecho fundamental de conocer, consultar, recuperar y hacer uso de la información pública.

Garantizar el acceso a la información por parte de los ciudadanos y generar un Estado abierto y transparente, permite el acercamiento de las personas a las diferentes entidades públicas, es decir, mejorar el libre acceso a la información y a los mecanismos de difusión y publicación, pues “En un régimen de gobierno abierto y ley de transparencia cabe a los sistemas de información facilitar el acceso libre a las fuentes permitiendo por medio de un trabajo ético la comprobación de las informacionales en todos los sentidos” (Suaiden, 2016, p. 50)

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Con el fin desarrollar claramente el derecho de acceso a la información, en Colombia se crea la Ley 1712 [Congreso de la República] (2014), con la que se busca que todas las entidades públicas, favorezcan al ciudadano y promuevan la transparencia en sus procedimientos reflejados en la publicación de información, aplicando las políticas e instrumentos archivísticos en la gestión documental.

Esta ley fue desarrollada a partir de algunas experiencias internacionales, cabe resaltar que algunos países como Chile, México, Argentina y de forma concreta se basó en el Modelo Interamericano sobre acceso a la información de la Asamblea General de la OEA. (Comisión Primera Cámara de Representantes, 2012) Con el propósito de hacer mucho más comprensible este estatuto y con el fin de garantizar el uso y apropiación de esta legislación por parte de los ciudadanos, el Estado colombiano ha publicado herramientas bibliográficas que permitan clarificar los conceptos, alcances y objetivos que se establecen en esta ley. Es así como la Secretaría de Transparencia de Colombia publica el documento: ABC Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública (2015), detallando de manera didáctica diferentes temas para los ciudadanos como: la importancia de la transparencia en la rendición de cuentas, en la gestión pública y en el acceso a la información; así mismo, se detalla la importancia del derecho de acceder a la información, para todos y cada uno de los ciudadanos y cómo estos tienen una coherencia y relación clara con los derechos declarados internacionalmente como la libertad de expresión.

Así mismo, en este instrumento se desarrolla la transparencia en tres dimensiones: A. Transparencia de la gestión pública, que implica la existencia de reglas claras y conocidas para el ejercicio de la función pública (planeación, decisión,

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ejecución y evaluación de programas y planes), así como de controles para la vigilancia de las mismas.

B. Transparencia en la rendición de cuentas, que conlleva la obligación de quienes actúan en función de otros, de responder eficaz y recíprocamente sobre los procesos y resultados de la gestión pública.

C. Transparencia en el acceso a la información pública, que pone a

disposición del público de manera completa, oportuna y permanente, la información sobre todas las actuaciones de la administración salvo los casos que expresamente establezca la ley. (Presidencia de la República de Colombia, 2015, pp 5-6) Del mismo modo, El Dr. Carlos Alberto Zapata Cárdenas, exdirector del Archivo General de la Nación de Colombia y quien actualmente se desempeña en el cargo de director Técnico del Departamento Red de Bibliotecas del Banco de la República, ha promovido la archivística y sus buenas prácticas en todos sus ámbitos. La transparencia no es la excepción en esta entrevista donde se plantea en primera instancia la relación entre archivos y transparencia, destacando como algo ideal, pero que en la práctica no se ha implementado como debería ser para que realmente se convierta en un instrumento a favor de los ciudadanos.

Como aporte relevante para nuestra investigación se menciona la Red de Transparencia para las Américas – RTA, quien define un modelo documental como resultado de varias dificultades presentadas por los países miembros en términos de acceso a la información. Zapata Cárdenas (2018): hace especial énfasis en la relación directa que existe entre los archivos y la transparencia, dejando claro que los ciudadanos deben ser conscientes de sus derechos.

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En el artículo también relaciona la profesión de archivista con el ejercicio y la aplicación de la transparencia, dejando entrever la importancia que juega su rol en la gestión documental de las organizaciones donde prevalece la importancia no solo de publicar la información, sino de garantizar su acceso en cualquier medio.

Es por lo anterior que se observa la importancia de la organización de los archivos y la implicación de procesos claros de la gestión documental, en relación con la transparencia y el derecho de acceso a la información y es así como Giménez-Chornet (2012) determina que: La gestión de la información, especialmente la producida por los tres poderes –el Ejecutivo con la Administración, el Legislativo y el Judicial–, y generalmente depositada en los archivos de oficina o centrales, es esencial para garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos generados por las instituciones estatales. (p. 505)

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2.3 Categorías conceptuales

2.3.1 Transparencia de la información

“La transparencia es el marco jurídico, político, ético y organizativo de la administración pública que debe regir las actuaciones de todos los servidores públicos en Colombia, implica gobernar expuesto y a modo de vitrina, al escrutinio público”. (Transparencia por Colombia, 2010, como se citó en el Departamento Administrativo de la Función Pública [DAFP], s.f., párr. 2) La transparencia tiene tres dimensiones:

1. Transparencia de la gestión pública, que implica la existencia de reglas claras y conocidas para

el ejercicio de la función pública (planeación, decisión, ejecución y evaluación de programas y planes), así como de controles para la vigilancia de estas. 2. Transparencia en la rendición de cuentas, que conlleva la obligación de quienes actúan en función de otros, de responder eficaz y recíprocamente sobre los procesos y resultados de la gestión pública. 3. Transparencia en el acceso a la información pública, que supone poner a disposición del público, de manera completa, oportuna y permanente, la información sobre todas las actuaciones de la administración, salvo los casos que expresamente establezca la ley. (DAFP, s.f.) Otro planteamiento importante sobre la transparencia, es el de Camarzana Mariscal (2016), quien estable que ser transparente desde lo público es:

La necesidad de publicar todos los documentos que estén en poder del Estado, es decir, poner a disposición de los ciudadanos la máxima información posible que va surgiendo del funcionamiento y de la actividad diaria de las diferentes instituciones que lo componen, pero

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siempre respetando los datos personales para que no se vea afectada la intimidad de ninguna persona” (p. 10) Es decir que la transparencia permite acercar a los ciudadanos a la gestión pública, permitiendo la claridad en el ejercicio de los funcionarios frente a la gestión que realizan. Según De León (2008), afirma:

La transparencia es un concepto que va más allá de la lucha contra la corrupción, abarca términos como acceso a la información, apertura y visibilidad, que trae beneficios evidentes a los gobiernos y su gestión. Además, hace hincapié en que a mayor transparencia se tomarán mejores decisiones en todos los sectores que influyen en el desarrollo de un país, se reduce la corrupción y se concede una estabilidad política y social. (p. 10) Ahora bien, la transparencia implica “hacer público un conjunto de datos sobre las distintas entidades públicas que permitan a las personas saber dónde buscar con mayor precisión la información que le sea de interés” (González Bedoya, 2018, p. 21), es decir, que a partir de la práctica de este importante concepto se da la práctica clara del derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos, a cualquier tipo de información, en cualquier soporte, generada en las entidades de acuerdo a las funciones que realizan (Giménez-Chornet, 2012, p. 504) El autor Perramon Costa (2013) en su artículo, La transparencia: concepto, evolución y retos actuales hace énfasis en que:

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La transparencia se ha convertido en un tema relevante, se establece en el artículo que existe una relación muy profunda entre la transparencia y la competitividad. Se destaca de manera clara que la transparencia es un concepto que contribuye a que las empresas, gobiernos y sociedad en general puedan consultar la información pertinente con el fin de tomar decisiones basados en un conocimiento real de las causas y el contexto de su situación.

Las manifestaciones de transparencia que se han dado en países desarrollados, ha sido una muestra de la evolución en cuanto a la libertad de la información se refiere. Por el contrario, el ocultamiento de información también denota falta de avance en el libre acceso y demuestra el poco progreso que puede llegar a tener un Estado. En muchos casos el mejoramiento que se ha dado en la transparencia de la información se ha presentado como respuesta a la presión ejercida por parte de la sociedad, que se ha convertido en un juez permanente, que busca siempre la verdad y ejerce de manera consciente todos sus derechos.

La transparencia en la información en el sector público cobra vital importancia, teniendo en cuenta que en sus acervos se encuentra el registro permanente de las actuaciones del Estado, es allí donde se puede consultar y queda registrado el actuar de los líderes. Los constantes escándalos que se dan por falta de información o, por el contrario, por encontrar información que evidencia las acciones irregulares y presuntamente deshonestas que se han podido cometer, han hecho que la sociedad entienda la importancia de poder acceder de manera abierta a toda la documentación producida.

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Según el autor, se puede inferir que en las sociedades más corruptas el acceso a la información es más limitado, ya que se pretenden ocultar evidencias que den fe de hechos que no favorecen el bienestar de la sociedad en general y que por el contrario afectan directamente las arcas y actuaciones del Estado.

Acceso a la Información Pública:

El acceso a la información pública es un derecho fundamental, OEA (1969): reconocido por la Convención Americana de Derechos Humanos- en su artículo 13:

Recalca la obligación de los Estados de brindar a los ciudadanos acceso a la información que está en su poder. Así mismo, establece el derecho que tenemos todos los ciudadanos de buscar, solicitar, recibir y divulgar aquella información pública, en manos de los órganos, entidades y funcionarios que componen el Estado. El ejercicio de este derecho fundamental se basa en el hecho que los ciudadanos han depositado en el Estado ciertas atribuciones, razón por la cual la información que el Estado posee le pertenece a toda la sociedad por derecho, lo cual permite su exigibilidad. De manera más general, el derecho de acceso a la información pública se relaciona y conecta internacionalmente con el derecho de libertad de expresión.

Las Naciones Unidas [ONU] (1948) Manifiesta:

Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. (“Artículo 19”, párr. 1)

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En 2015, los países que conforman la Organización de las Naciones Unidas formularon los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), entre los que se incluye un aporte muy importante para nuestra investigación, que es el de: “garantizar el acceso público a la información” (Naciones Unidas [ONU], s.f.) Lo que se concibió como un compromiso universal con la libertad de información y permitió reconocerlo como un derecho humano básico, necesario para el cumplimiento de otros objetivos globales. El texto aprobado por unanimidad en la Asamblea de la ONU (s.f.), es: “Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con la legislación nacional y los acuerdos internacionales.” (Paz, Justicia e Instituciones Sólidas, párr. 4) Al igual que varios autores consultados, el doctor Fuenmayor Espina (2044) afirma que este derecho es fundamental y base para el ejercicio de las demás atribuciones que se tienen como ciudadanos, además afirma que “está vinculado tanto a la disciplina de las Ciencias Políticas como a la disciplina de las Ciencias Jurídicas” (p.11) y que cubre todas las naciones convirtiéndose en un tema de vital importancia a nivel mundial.

El autor Guichot Reina (2011) hace hincapié: en la importancia de incluir normas que hagan referencia y regulen el acceso a la información pública de ese país, teniendo en cuenta el alto nivel de corrupción y también la elevada demanda de información por parte de los ciudadanos. Adicionalmente, se contextualiza el acceso a la información a través de varias propuestas, que no solo podrían ser usadas en ese país europeo, sino que podrían ser aplicadas en el ámbito latinoamericano y particularmente en Colombia. Algunas de las propuestas tienen relación con el derecho que tienen todas las personas de poder conocer la información producida por empresas y entidades del Estado, este derecho no debe tener limitantes de nacionalidad ni residencia.

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El acceso a la información debe entenderse como un derecho que tienen las personas para poder acceder a documentos físicos, bases de datos y diferentes soportes en los que se encuentre contenida la información, garantizando que se puedan extraer y acceder de forma sencilla promoviendo la inclusión y restringiendo cualquier asomo de coerción.

3.3.2 Gestión Documental

Ley 1712 [Congreso de la República de Colombia] (2014) “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. (“Artículo 6” párr.6) Para Cruz Mundet, 2006, como se citó en Gauchi Risso (2012), los archiveros han evolucionado paulatinamente, por lo tanto, reconoce la gestión documental como la gestión de los documentos (Records management), evidenciando en la profesión archivística, la corriente norteamericana conocida con el nombre de gestión documental.

Del mismo modo, la Asociación de Archiveros Catalanes y Michel Roberge (2006), como se citó en Gauchi Risso (2012) la definen como: el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia a los archivos. (p. 535) Así mismo, Heredia (2008) considera a la gestión documental como aquella que consigue desde una etapa de creación y de planificación a partir de la definición de funciones, de la normalización de los procedimientos y del diseño de los expedientes– racionalizar y agilizar la producción documental evitando los documentos innecesarios, por duplicados o por inútiles, y como consecuencia la reducción

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de almacenamientos costosos y la eficacia, la recuperación y uso de los documentos y por ende garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la administración y los derechos de los ciudadanos. Para el doctor Carlos Alberto Zapata en el capítulo “Relación entre la gestión documental y la corrupción” del libro “Archivos desorganizados fuente de corrupción administrativa”: Plantea que en todo sistema de gestión deben engranarse 3 componentes fundamentales: la gestión administrativa, la gestión de información y la gestión documental. Estos 3 elementos permiten responder a las necesidades de las empresas en la actualidad.

Según el autor, es evidente la relación que existe entre la gestión documental, el acceso a la información y la transparencia, por lo que se deben relacionar con el objetivo de hacer menos vulnerables las organizaciones. De acuerdo con las etapas del ciclo vital del documento se puede identificar que en el momento de creación y trámite es propicio para temas relacionados con fraude y demás prácticas ilícitas, ya que la información es susceptible de ser modificada y adulterada. La gestión documental, según el autor, puede convertirse en un factor determinante al momento de establecer el grado de aplicación de la Ley de Transparencia. Existen factores comunes que hacen que las empresas tiendan a la corrupción, como la falta de implementación de programas de gestión de documentos y la desorganización de los archivos.

Al analizar la relación entre estos factores, se puede detectar claramente la relación que existe entre el desorden archivístico y la corrupción, se conocen de diferentes casos que el desorden administrativo ha permitido que se hayan cometido delitos de altos montos, que han quedado en la impunidad por falta de pruebas, en muchos casos la gestión documental no ha respaldado los procesos por ausencia de documentos.

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2.4 Marco legislativo y normativo:

La legislación colombiana reconoce el Derecho de Acceso a la Información, como un derecho constitucional, ya que, desde la Constitución Política de Colombia, en su artículo 74, se expresa la garantía que tienen los ciudadanos de acceder a los diferentes servicios de la administración pública. Así mismo, en este ordenamiento, se observa en el artículo 20 la protección de toda persona a expresarse libremente; en el artículo 23 se establece el derecho de las personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades y en el artículo 15, se protege el derecho de los ciudadanos a conocer, actualizar y rectificar información que se hayan recogido sobre ellos en los diferentes bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas. (Constitución Política de la República de Colombia [Const]. Art

20,23,15., 1991)

No obstante, antes de mencionarse en la Constitución Política de Colombia el derecho de acceso a la información, se estableció en la Ley 57 [Congreso de Colombia] (1985), en la cual se ordena la publicación de los actos y documentos oficiales del Estado, relacionados con: los actos administrativos y las leyes del Congreso, los decretos del gobierno, las resoluciones ejecutivas, los contratos que sean parte de la Nación, los actos del gobierno, los Ministerios y los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las juntas de los gerentes de entidades descentralizadas y otros actos vinculantes que garantizaban la divulgación de información de interés para los ciudadanos. (Artículo 2, párr. 6) Ley 80 [Congreso de Colombia] (1993). “el principio de transparencia, economía y responsabilidad en la contratación estatal, indicando así la regulación de la conducta de los servidores públicos en el manejo de la contratación”. (“Artículo 23” p. 38)

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Durante el periodo presidencial de Andrés Pastrana, se creó el programa presidencial de la Lucha Contra la Corrupción, a través del Decreto 2405 [Ministerio de Justicia y del Derecho] (1998), el cual transforma la Consejería Presidencial para la Administración Pública en este programa con el fin de establecer funciones claras en relación con el seguimiento, gestión, mecanismo, controles, herramientas y entre otros que permitieran la lucha contra las conductas corruptas dentro del aparato estatal. (p.1) Con la promulgación de la Ley 594 [Congreso de Colombia] (2000): se establece como uno de los principios de los archivos, la administración y el acceso, es decir, que los archivos públicos deben ser obligatoriamente administrados por el Estado con el fin de garantizar el acceso de los ciudadanos a los mismos. Igualmente, en el artículo 27 de la misma ley, se establece el acceso y consulta de los documentos, como cumplimiento del derecho constitucional.

De esta manera, a través del Decreto 127 [Presidencia de la República de Colombia] (2001), se crean las consejerías y programas presidenciales en el Departamento Administrativo de la Presidencia, entre ellas la Consejería para la Paz, Económica, Plan Colombia, Política Social, Equidad de la Mujer y el Programa Presidencial para la Lucha Contra La Corrupción, con miras a mejorar la eficiencia y garantizar la transparencia en las actuaciones administrativas.

Por esta razón y en la búsqueda de establecer responsabilidades frente a la gestión transparente del Estado, se gesta a través del Decreto 4637 [Presidencia de la República de Colombia] (2011), “la Secretaría de Transparencia, quien cumple las funciones de asesorar y asistir al presidente en la formulación y diseño de las políticas públicas en materia de transparencia y lucha contra la corrupción”. (Artículo 3 párr. 1).

En consecuencia a lo anterior y como necesidad de regular y reglamentar los procedimientos, herramientas, procesos y garantizar el pleno ejercicio del derecho constitucional y buscando la

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unificación del tema de transparencia, se crea la Ley 1712 [Congreso de la República de Colombia] (2014) conocida como la ley que regula el acceso a la transparencia y la información pública que de acuerdo con la publicación realizada en el documento ABC de la Ley de Transparencia (Secretaría de transparencia, 2012) esta busca:

Posicionar el derecho de acceso a la información como un derecho fundamental reglamentado.

Ampliar el ámbito de aplicación del sistema de acceso a la información, aumentando el número de sujetos obligados y garantizando el derecho en su máxima expresión.

Clarificar y ampliar los instrumentos y herramientas para el ejercicio del derecho fundamental.

A través del Decreto 103 [Presidencia de la República de Colombia] (2015), busca determinar todo lo relacionado con la gestión de la información pública, en relación con: la publicación y divulgación de la información, los criterios de accesibilidad 1519, la transparencia pasiva, la transparencia activa, la gestión de la información clasificada y reservada, los instrumentos de la gestión de la información pública, entre otros.

Uno de los esfuerzos más recientes se da en torno a la garantía del derecho de acceso a la información pública, que se materializa a través de la expedición de la Resolución 001519 [Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones] (2020): Esta define nuevas directrices de accesibilidad web que permitirá que los sitios web de los sujetos obligados sean accesibles para personas en situación de discapacidad, nuevos estándares de contenidos para la transparencia en la sección de transparencia y acceso a la información de los sitios web, así como su integración con el Portal Único del Estado Colombiano.

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3. Capítulo III. Marco metodológico

3.1 Enfoque de investigación

El enfoque de la investigación será cualitativo puesto que este tipo de investigación: Ofrece la posibilidad de generalizar los resultados más ampliamente, otorga control sobre los fenómenos, así como un punto de vista basado en conteos y magnitudes. También, brinda una gran posibilidad de repetición y se centra en puntos específicos de tales fenómenos, además de que facilita la comparación entre estudios similares (Hernández Sampieri, et al., 2014, p. 15). Además, es importante el tipo de enfoque seleccionado, puesto que en la investigación no solo se revisarán los aspectos que arroja la información documental de las páginas web de las diferentes entidades, sino que también se podrán analizar resultados cuantitativos y tabularlos para la toma de decisiones y recomendaciones, así como los afirma, Hernández Sampieri, et al., (2014) “El enfoque cualitativo busca principalmente la “dispersión o expansión” de los datos e información, mientras que el enfoque cuantitativo pretende “acotar” intencionalmente la información (medir con precisión las variables del estudio, tener “foco” (p. 10)

3.2 Tipo de investigación

El tipo de investigación a desarrollar será la Investigación descriptiva, por medio de la cual se pretende analizar y revisar las páginas web de 35 Municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia, cuya población supere los 20.000 habitantes. Esta revisión se realizará con base en la Ley de

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Transparencia y Acceso a la Información, haciendo énfasis en la aplicación de instrumentos de gestión documental e instrumentos de gestión de información en la publicación de información de los sujetos obligados.

“Con los estudios descriptivos se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis” (Hernández Sampieri, et al., 2014, p. 92).

3.3 Técnicas

En la investigación se puede utilizar diferentes técnicas para la recolección de datos, como por ejemplo la observación no estructurada y revisión de documentos e información (Hernández Sampieri, et al., 2014, p. 9). Por lo tanto, las técnicas de investigación seleccionada corresponden a la observación, la cual consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y situaciones observables, a través de un conjunto de categorías y subcategorías. (Hernández Sampieri, et al., 2014, p. 252) y el análisis de contenido de las páginas web de los 35 Municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la normatividad archivística en materia de transparencia y acceso en Colombia, recursos electrónicos y bases de datos académicas.

3.4 Instrumentos

En el desarrollo de la investigación se han diseñado los siguientes instrumentos:

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3.4.1 Matriz de análisis

“Es un instrumento que permite al investigador evidenciar cómo los indicios son detectados directamente por el investigador a partir de la observación de las unidades de estudio, sin recurrir al interrogatorio o al diálogo con otras personas” (Durán, 2012).

A través de esta matriz se podrá identificar la normatividad existente en Colombia en materia de transparencia y acceso a la información pública lo que permitirá observar una visión general y un contexto más amplio de nuestro trabajo investigativo. En esta, se realizarán análisis de acuerdo con las normas, objeto, alcance, año de publicación y aspectos importantes relacionados con la transparencia y acceso a la información.

3.4.2 Guion de observación

Este instrumento se define como “una técnica de interpretación de información y diversos contenidos.” (Abela,2018), donde nos permitirá enfocarnos en el análisis de la información reportada por los municipios de Antioquia, categoría sexta, a través de sus páginas web en lo relacionado con la gestión documental y en cumplimiento con la Ley de Transparencia.

También es conocido como guía de observación o “Diario de campo, ya que le permitirá al investigador un monitoreo permanente del proceso de observación” 2. (Bonilla y Rodríguez, 1997, como se citó en Martínez, L. 2007, p. 5). De esta forma contribuye a llevar un registro permanente de los hallazgos, información que se verá reflejada en este instrumento y nos permitirá vislumbrar su situación. Así mismo, se define como “un proceso que requiere atención voluntaria e inteligencia, orientado por un objeto terminal y organizador y dirigido hacia un objeto con el fin de obtener

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información” (Ketele, 1984, como se citó en Alvarez-Gayou Jurgcnson et al., 2016, p. 103) esto, nos permitirá llegar hacia nuestro objeto de estudio y recopilar la información suficiente para avanzar y entregar los productos requeridos.

Es por esto que el guion de observación permitirá abordar y determinar los aspectos para la evaluación del nivel de aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia, por esta razón se tendrán criterios de observación en los aspectos como: Tipo de instrumentos archivísticos publicados para la gestión de la información pública, registros de activos de información relacionados con la gestión documental, series o subseries documentales relacionadas con información reservada o clasificada e Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.

3.5 Fases de la investigación:

El proyecto de investigación presentado, permite abordar las diferentes fases para la correcta ejecución de la investigación que se plantea en el presente trabajo, es por esto que se desarrolla a partir de:

Primera fase: En esta fase se lleva a cabo la búsqueda y compilación de la información a través de la consulta de documentos, bases de datos, normatividad, repositorios electrónicos y páginas web que permitan la recolección de datos e información con el propósito de establecer y analizar los antecedentes, en relación con el planteamiento del problema, así como el estado del arte y el marco teórico de la investigación.

Segunda fase: A partir de la búsqueda anterior se comienzan a seleccionar los datos obtenidos en la primera fase, a través del segmento de documentos mucho más específica y en relación con las

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disposiciones legales que vinculan el cumplimiento y aplicación del tema principal del objetivo de investigación relacionado con la transparencia y el acceso a la información. Tercera fase: Consiste en la construcción de instrumentos, con el propósito de definir claramente a partir de las categorías conceptuales y de la normativa aplicable los criterios que se evaluarán en la observación realizada y el análisis de contenido de las instituciones objeto de investigación.

Cuarta fase: Aplicación de los diferentes instrumentos de recolección de información, específicamente el guion de observación y la matriz de análisis que permitan el análisis e identificación de la información y la descripción de las condiciones halladas en el análisis de contenido. Con respecto a la matriz de análisis se revisará la normatividad colombiana desde la Constitución Política Colombiana, las normas expedidas por el Congreso de la República, los Ministerios y Entidades Territoriales; en relación con la transparencia y el acceso a la información pública. Así mismo, en relación con el guion de observación, se revisarán las páginas web de 35 municipios del departamento de Antioquia, de diferentes subregiones del departamento (Suroeste, Occidente, Bajo Cauca, Urabá, Oriente, Nordeste y Magdalena Medio), cuya población sea mayor a 20.000 habitantes, dicha información se tomó a partir de (Resolución 190 [Contaduría General de la Nación], 2020, p. 1).

Quinta fase: Permite determinar las conclusiones y recomendaciones para la correcta mejora e intervención en la situación presentada conforme al problema planteado en la investigación, es decir, determinar el cumplimiento y confirmación de los objetivos generales y específicos, y la confirmación o no de la hipótesis planteada en la pregunta de investigación.

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4. Capítulo IV. Análisis y discusión de los resultados

4.1 Identificación de la normatividad existente en Colombia en materia de

transparencia y acceso a la información pública.

La identificación de la normatividad colombiana en relación con la transparencia y acceso a la información, permite reconocer las características y obligaciones que deben cumplir los sujetos obligados para lograr el cumplimiento legislativo en materia de transparencia y acceso a la información por parte de los ciudadanos, bien sea en la disposición de la información de forma activa a través de los diferentes medios electrónicos dispuestos por la entidad o en la divulgación pasiva, cuando sea requerida por los diferentes usuarios, lo que se articula con el cumplimiento del mandato de las Naciones Unidas (1995), en relación con la idea de que el derecho a buscar información o tener acceso a ella, es uno de los elementos esenciales de la libertad de expresión. De acuerdo con lo anterior, se pudo evidenciar que desde el año de 1985 hasta el año 2020, en Colombia, se ha legislado en relación con la transparencia, publicación y acceso a la información pública de acuerdo con la información presentada en la siguiente tabla:

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Tabla 1

Relación normativa ley de transparencia Norma Fecha de expedición Título Ley 57 1985/07/05 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Constitución Política 1991/07/04 Carta Magna de Colombia Ley 80 1993/10/08 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Ley 594 2000/14/07

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 1712 2014/03/14

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones Decreto 4637 2014/03/14

Por el cual se crea en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República la Secretaría de Transparencia, la cual se ubicará dentro de la estructura de la Suprimida Secretaría del Consejo de Ministros. Decreto 103 2015/01/20

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de

2014 y se dictan otras disposiciones

Resolución 1519 2020/08/24

Por la cual se definen los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos.

Nota: Relación normativa en relación con la transparencia y el acceso a la información en Colombia.

En 1991, con la promulgación de la Constitución Política, se reconocen varios derechos fundamentales para los ciudadanos, entre estos, el derecho de acceso a la información, el derecho a la

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intimidad y el derecho de realizar peticiones; sin embargo, en concordancia con el tema central del trabajo, se observa en el artículo 74 de la Carta Magna, el derecho de las personas de acceder a los documentos e información pública; es así como se define un punto de partida para garantizar el derecho a los ciudadanos.

Cabe señalar que antes de la Constitución Política de 1991, ya existía una jurisprudencia que daba luces de la publicación de la información, esto lo observamos en la Ley 57 de 1985, en la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales específicamente con los actos legislativos, leyes del Congreso Nacional, los decretos del gobierno, las resoluciones ejecutivas, los contratos y los demás actos de los Ministerios, Superintendencias y entidades descentralizadas. Del mismo modo, y teniendo en cuenta la divulgación de los contratos, en el año de 1993, a través de la Ley 80, se reconoce el principio de transparencia y demás principios, en las conductas asociadas al manejo de la contratación por parte de los servidores públicos, así como la definición de que las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que los contengan estarán abiertos al público.

Dentro del contexto y enfoque relacionado con los archivos, su administración y la gestión de documentos, se sanciona en el año 2000 la Ley 594, que establece las disposiciones en este tema en Colombia. En esta norma se resalta el artículo 27, que hace referencia al acceso y consulta de los documentos, y bajo esta directriz se establece que todas las personas tienen derecho a consultar los documentos públicos, lo que permite no solo garantizar la transparencia y la publicación de información, sino también la consulta.

Queda definida la necesidad de reglamentar el derecho de acceso a la información, lo que lleva a establecer el Decreto 4637 de 2011, por el cual se crea la Secretaría de Transparencia, dentro del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia, quien tendrá la

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responsabilidad de asesorar a la Presidencia, en todo lo relacionado con las formulación y diseño de políticas en relación con la transparencia y la lucha contra la corrupción, así mismo, la participación de la ciudadanía, el control social, la rendición de cuentas y otros aspectos relacionados con el ejercicio del derecho.

En cuanto a las políticas y demás disposiciones en relación con la transparencia, en el año 2014 se crea la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nacional, en la cual se definen los sujetos obligados que tiene en posesión la información pública. Así mismo, es importante destacar los artículos 4, 15 y 16, en los cuales se determina el concepto del derecho fundamental de acceso a la información, se determina la importancia y obligación del programa de gestión documental y la creación, gestión, organización y conservación de los archivos en las entidades públicas. Esta norma establece los criterios para disponer de la información en posesión de los sujetos obligados, quienes a través de las páginas web, deben incluir la información mínima obligatoria y lo relacionado con los instrumentos archivísticos y de gestión de información.

Dado lo anterior, en el 2015, el Decreto 103, reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014, por lo tanto, en el artículo 35 se establecen los criterios para la publicación y divulgación proactiva de la información pública y los instrumentos para la gestión de la información, en la relación con el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada, el esquema de publicación de la información, las tablas de retención y el programa de gestión documental; instrumentos que se relacionan con el alcance del presente proyecto.

Otro aspecto importante a resaltar, es lo determinado en la Resolución 1519 del 2020, del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través del cual se expiden lineamientos en materia de estandarización para que los contenidos, la información publicada por los sujetos obligados en cumplimiento de la Ley 1712 del 2014, tengan unas garantías en cuanto a la

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seguridad digital, los datos abiertos y la puesta en marcha de formularios electrónicos que permitan la práctica de peticiones, quejas, reclamos entre otros aspectos, por parte de los ciudadanos. La importancia de la normativa anteriormente relacionada, permite evidenciar la evolución de la jurisprudencia colombiana en el establecimiento de características y criterios mínimos que deben cumplir los sujetos obligados, frente a la reglamentación del derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos, así como la divulgación de la misma y la transparencia de las entidades públicas, los documentos mínimos que estas deben publicar y la explicación del proceso de acceso a la información de los sujetos obligados. La compilación de todas las normas con su correspondiente análisis se puede observar, en el apéndice: (matriz de análisis normativo "Tabla (9) A4" p. 94)

4.2 Determinación de los aspectos para la evaluación del nivel de aplicación de la Ley

de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia.

Según lo establecido en la Ley de Transparencia en lo relacionado con la gestión documental, los municipios deben publicar en su página web la información mínima obligatoria respecto a la estructura y servicios, procedimientos y funcionamiento, además, deben evidenciar la estructura orgánica de la entidad, el horario de atención al público y el registro de publicaciones. Los instrumentos archivísticos obligados por la ley para ser publicados en las páginas web de los municipios son: Cuadro de Clasificación Documental, Registro de Activos de Información, Índice de Información Reservada y Clasificada, Programa de Gestión Documental, programas específicos del PGD, inventarios de documentos a eliminar, Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental; todos los instrumentos deben estar publicados con sus respectivos actos administrativos de aprobación.

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La información mínima requerida, los instrumentos archivísticos y los actos administrativos de aprobación fueron los criterios de evaluación seleccionados para determinar el nivel de aplicación de la ley en cada uno de los municipios, de acuerdo con la información publicada en las páginas web oficiales de las alcaldías. Estos aspectos a evaluar fueron agrupados en categorías y subcategorías que se ven reflejadas en el guion de observación, instrumento aplicado en la recolección de información. (Ver apéndice: guiones de observación de todos los municipios "Tablas (10-43) A5- A38" p. 96-129) Los hallazgos encontrados a través de la investigación en cada uno de los 35 municipios seleccionados fueron los siguientes:

4.2.1 Información mínima obligatoria respecto a la estructura, servicios, procedimientos y funcionamiento.

En el criterio con la publicación de la estructura orgánica de la entidad y los horarios de atención al público, 34 de los 35 municipios revisados cumplen con la publicación de esta información, que permite reconocer la ubicación de sus sedes, las divisiones de los departamentos que los constituyen y los procedimientos para los trámites necesarios que deben realizar los ciudadanos; lo que va en cumplimiento con el artículo 9, de la Ley 1712 del 2014, en relación con la información mínima obligatoria del sujeto obligado, respecto a su estructura, por el contrario, el Municipio de Tarazá no cumple con la publicación de esta información.

No obstante, al evaluar el criterio relacionado con el registro de publicaciones, se observa que los municipios de Amalfi, Andes, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Concordia, El Bagre, El, Santuario, Frontino, Ituango, Nechí, Necoclí, San Juan de Urabá, San Roque, San Vicente Ferrer, Santa Barbara, Santa Fe de Antioquia, Santa Rosa de Osos, Tarazá, Yarumal, Yondó y Zaragoza no cumplen con

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la información mínima obligatoria determinada en el artículo 11 de la Ley 1712 del 2014, en el numeral J, que determina el criterio evaluado, pues no se observó la disponibilidad de la información o en el caso de encontrarla no estaba actualizada, lo que dificulta el ejercicio del derecho por parte de los ciudadanos de conocer y acceder a la información de la entidad en relación con las publicaciones de interés para la comunidad del área de influencia y así mismo se observa una violación al principio de divulgación proactiva de la información.

4.2.2 Esquema de publicación de información

Respecto al ítem de esquemas de publicación de la información, en relación con el criterio del Cuadro de Clasificación Documental, solo cumplen con este aspecto los municipios de: Dabeiba, El Santuario, San Pedro de los Milagros, Santa Rosa de Osos, Urrao, Yarumal y Yolombó, es decir, solo 7 municipios de los 35 revisados. Por lo tanto, se observa un mayor incumplimiento ya que son más los municipios que no cumplen con la publicación de este importante instrumento archivístico, lo que va en omisión al artículo 12, ítem D, de la Ley 1712 del 2014 y del artículo 35, numeral 3 del Decreto 103 del 2015, lo que ocasiona una obstaculización en la consulta de los documentos públicos de las entidades y la recuperación para todos los actores interesados en la toma de decisiones.

4.2.3 Registro de activos de información

En relación con el ítem y de acuerdo con los activos de información que debe publicar la entidad, solo se evidenció el cumplimiento de este aspecto por parte del municipio de Zaragoza, más no se registró la adopción o aprobación a través de un acto administrativo; por el contrario, en los demás municipios, no se encontró la publicación del registro de activos de información, ni del acto administrativo correspondiente, es decir, que existe un incumplimiento generalizado por parte de las

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entidades, al artículo 13 de la Ley 1712 del 2014 y al capítulo 1 del Decreto 103 del 2015, donde se determina la obligatoriedad que deben tener los sujetos obligados en relación con la creación, mantenimiento y actualización de los activos de información, lo que puede retrasar el acceso y consulta a la información por el público.

4.2.4 Índice de información clasificada y reservada

En relación con el criterio de publicar el índice de información clasificada y reservada, así mismo, el acto administrativo a través de cual se aprueba este instrumento, solo se evidenció el cumplimiento de la publicación por parte de los municipios de Amagá y El Santuario; por su parte, el municipio de Necoclí, publicó la política para la clasificación y administración de datos, pero no corresponde a un índice completo y en los demás municipios no se encontró el registro de la información, lo que evidencia un incumplimiento generalizado al artículo 20 de la Ley 1712 del 2014 y al capítulo 2 del Decreto 103 del 2015, donde se determina la obligatoriedad que deben tener los sujetos obligados en relación con el mantenimiento de la información, con el fin de que los ciudadanos interesados en la consulta de la misma puedan reconocer los documentos, actos y otros, que se hayan determinado como clasificados o reservados y las motivaciones que han dado lugar a esto.

4.2.5 Programa de Gestión Documental y programas específicos del PGD

En cuanto a otro de los aspectos establecidos para la evaluación del nivel de aplicación de la Ley de Transparencia, los municipios que son considerados objetos obligados, deben adoptar y publicar en la página web su Programa de Gestión Documental en el cual se establecen los lineamientos y procedimientos para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, con el fin de que las personas interesadas puedan obtener dicha información.

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(Ley de Transparencia, art.7). Este documento debe estar complementado con la publicación de los programas específicos del Programa de Gestión Documental.

Al verificar los portales de cada una de las alcaldías, los 20 municipios que no cumplen con la publicación del Programa de Gestión Documental ni con sus programas específicos son: Abejorral, Andes, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Ciudad Bolívar, Concordia, El Bagre, Fredonia, Ituango, Necoclí, El Peñol, San Juan de Urabá, San Pedro de Urabá, Santa Bárbara, Santa Fe de Antioquia, Tarazá, Yolombó y Yondó, aunque en algunos casos tienen el link del Programa de Gestión Documental habilitado en su página web, al ingresar no tienen ningún documento disponible, lo que denota falta de interés por parte de las administraciones en dar a conocer sus instrumentos archivísticos. Esta situación contradice lo planteado por Espinoza (2017) donde se destaca la importancia de la voluntad política en la implementación de las leyes de acceso a la información, ya que realmente es el gobierno el que debe propender y garantizar la participación activa de los ciudadanos en la gestión pública.

Los 9 municipios que publican en su página web el Programa de Gestión Documental pero no contemplan los programas específicos, es decir, cumplen de manera parcial son: Amagá, Amalfi, Dabeiba, Frontino, Nechí, Puerto Berrío, San Vicente Ferrer, Urrao y Zaragoza. Se detectó que en los documentos publicados se responde solamente a la definición de procesos y procedimientos, pero no se evidencia su descripción ni un programa acorde con la realidad de las alcaldías, limitándose a copiar conceptos definidos por las cartillas existentes referentes a la implementación de un PGD, dejando a un lado el contexto archivístico de cada municipio.

Los únicos 6 municipios que cumplen a cabalidad con este aspecto de evaluación son : El Santuario, La Unión, San Pedro de los Milagros, San Roque, Santa Rosa de Osos y Yarumal,

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demostrando que sí es posible cumplir con la aplicación de la ley y destinar los recursos necesarios para mantener actualizada la gestión documental, lo que está acorde con lo postulado por Calderón (2019) quien hace referencia a la importancia de la transparencia en todos los procesos que adelantan las entidades y que involucran directamente a los ciudadanos.

4.2.6 Inventarios Documentales

En el aspecto que tiene en cuenta la publicación en las páginas web de los inventarios en donde se registran los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, se denota una ausencia de este ítem en los siguientes 30 municipios: Abejorral, Amagá, Andes, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Ciudad Bolívar, Concordia, Dabeiba, Fredonia, Frontino, La Unión, Nechí, Necoclí, El Peñol, Puerto Berrío, San Juan de Urabá, San Pedro de Urabá, San Roque, San Vicente Ferrer, Santa Bárbara, Santa Fe de Antioquia, Santa Rosa de Osos, Tarazá, Urrao, Yarumal, Yolombó, Yondó y Zaragoza. En algunos casos se encuentra publicado el link, pero se encuentra vacío y no contiene ningún documento. Los 4 municipios que cumplen parcialmente son: Amalfi, El Bagre, Ituango y San Pedro de los Milagros, aunque se encuentran publicados los inventarios documentales, están mal diligenciados, no se tienen en cuenta las instrucciones para su diligenciamiento. Los nombres de los expedientes, obedecen más a asuntos que a series y subseries, lo que se presta para confusión en los usuarios al momento de la consulta.

El único municipio que cumple con este aspecto relevante en la aplicación de la ley de transparencia es El Santuario, ya que se pueden visualizar los documentos que han cumplido su tiempo de retención y por ende serán sometidos al proceso de eliminación registrados en el Inventario

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Documental.

Al revisar la aplicación de este aspecto de la ley de transparencia se convalida lo establecido por Muñiz (2017) quien establece que el acceso a la información es un derecho humano que ha venido cobrando importancia a lo largo del tiempo y permitir que los usuarios puedan conocer de antemano qué documentación va a ser eliminada. Así mismo, al no publicar los inventarios, se desconoce lo establecido por el autor en cuanto a destacar la importancia que tiene para los ciudadanos poder acceder a la información de manera transparente, participando en la gestión pública y evidenciando la transparencia en la administración de los gobernantes.

4.2.7 Tablas de Retención Documental y acto administrativo de aprobación

Los municipios como sujetos obligados de la Ley de Transparencia deben publicar en sus páginas web las Tablas de Retención Documental e incluir el acto administrativo por el cual fueron aprobadas por la instancia competente, es un documento muy importante en la gestión documental de cualquier entidad. Al llevar a cabo la verificación en los portales de las alcaldías, los 19 municipios que no cumplen son: Abejorral, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Ciudad Bolívar, Concordia, Fredonia, Ituango, Nechí, Necoclí, El Peñol, San Juan de Urabá, San Pedro de los Milagros, San Pedro de Urabá, Santa Bárbara, Santa Fe de Antioquia, Tarazá y Zaragoza. En las páginas web de estos municipios existen links que anuncian las TRD, pero al ingresar aparece el texto “Reemplaza el archivo y sube aquí la Tabla de retención documental”. No publican las Tablas de Retención Documental ni el acto administrativo.

Los 13 municipios que cumplen parcialmente son: Amagá, Amalfi, Andes, Dabeiba, El Bagre, El Santuario, Frontino, Puerto Berrío, San Vicente Ferrer, Santa Rosa de Osos, Urrao, Yolombó y Yondó. Estos municipios publican parcialmente las Tablas de Retención Documental de algunas de

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sus oficinas, no contemplan dentro del portal los actos administrativos de aprobación, lo que no permite verificar la validez para la aplicación de este instrumento archivístico. Al verificar la aplicación de este aspecto se encontró que los 3 municipios que cumplen con la publicación tanto de las Tablas de Retención Documental como los documentos de aprobación y convalidación de dicho instrumento son: La Unión, San Roque y Yarumal. Al ingresar a sus portales web se evidencian en la sección de Transparencia los documentos que permiten verificar las series y subseries de cada oficina de la alcaldía y los tiempos de retención definidos para cada una de las agrupaciones documentales.

Los resultados de la evaluación de este criterio no concuerdan con lo establecido por Medranda (2017) quien reconoce la importancia de la participación ciudadana en la gestión pública, ya que los municipios al no contar con la publicación de estos instrumentos no permiten que se haga un verdadero seguimiento a las acciones de los representantes del Estado.

4.2.8 Tablas de Valoración Documental y acto administrativo de aprobación

En los portales web de los municipios se debe contar con la publicación de las Tablas de Valoración Documental (TVD), y el acto administrativo por el cual fueron aprobadas por la instancia competente. Como resultado del estudio se verificó que 33 de las alcaldías que no cumplen son: Abejorral, Amagá, Amalfi, Andes, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Ciudad Bolívar, Concordia, Dabeiba, El Bagre, El Santuario, Fredonia, Frontino, Ituango, La Unión, Nechí, Necoclí, El Peñol, Puerto Berrío, San Juan de Urabá, San Pedro de Urabá, San Roque, San Vicente Ferrer, Santa Bárbara, Santa Fe de Antioquia, Santa Rosa de Osos, Tarazá, Urrao, Yarumal, Yolombó y Zaragoza. En sus páginas web no se contempla este instrumento ni su acto administrativo de aprobación, lo que

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se puede presentar porque no cuentan con un Fondo Acumulado, pero al hacer una revisión de la gestión documental de cada municipio, es baja esta posibilidad. Además, no tienen el link enunciado en la página web.

Solamente los municipios de San Pedro de los Milagros y Yondó, cumplen parcialmente; el primero publica el acto administrativo de aprobación, pero no publica las TVD; y el segundo, cumple con la publicación de las Tablas de Valoración Documental, pero no registran en su página web el acto administrativo, lo que no permite verificar la aprobación y validar la aplicación de este instrumento archivístico.

En ninguno de los portales web de los municipios que son objeto de estudio se publican de manera completa las TVD en conjunto con el acto administrativo de aprobación, lo que va en contravía de lo concluido por Sernaque (2022) quien define que se debe buscar la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos, involucrándolos en la gestión pública, mediante su participación, supervisión permanente y auditoría.

En el siguiente cuadro se muestra el resumen del cumplimiento de cada uno de los municipios, en lo referente a la información mínima exigida, los instrumentos archivísticos y los respectivos actos administrativos de aprobación.

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Tabla 2

Resultados revisión municipios.

MUNICIPIOS

Organigrama Horario R.P.

CCD

Acto

RAI

Acto

IICR

PGD

Programas

PGD

TRD

Acto

TRD

TVD

Acto

TVD

1. Abejorral

C C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

2. Amagá

C C C NC NC NC C C C NC NC P NC NC NC

3. Amalfi

C C NC NC NC NC NC NC C NC P C NC NC NC

4. Andes

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC P P NC NC

5. Arboletes

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

6. Cáceres

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

7. Carepa

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

8. Chigorodó

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

9. Ciudad

Bolívar C C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

10. Concordia

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

11. Dabeiba

C C C C NC NC NC NC C NC NC C NC NC NC

12. El Bagre

C C NC NC NC NC NC NC NC NC P C NC NC NC

13. El Santuario

C C NC C NC NC C C C C C P P NC NC

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MUNICIPIOS

Organigrama Horario R.P.

CCD

Acto

RAI

Acto

IICR

PGD

Programas

PGD

TRD

Acto

TRD

TVD

Acto

TVD

14. Fredonia

C C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

15. Frontino

C C NC NC NC NC NC NC P NC NC P NC NC NC

16. Ituango

C C NC NC NC NC NC NC NC NC P NC NC NC NC

17. La Unión

C C C NC NC NC NC NC C C NC C C NC NC

18. Nechi

C C C NC NC NC NC NC P NC NC NC NC NC NC

19. Necoclí

C C NC NC NC NC NC P NC NC NC NC NC NC NC

20. Peñol

C C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

21. Puerto

Berrío C C C NC NC NC NC NC C P NC P P NC NC

22. San Juan de

Urabá C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

23. San Pedro

de los Milagros C C C C NC NC NC NC C C P NC NC NC C

24. San Pedro

de Urabá C C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

25. San Roque

C C NC NC NC NC NC NC C C NC C C NC NC

26. San Vicente

C C NC NC NC NC NC NC P NC NC C NC NC NC

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MUNICIPIOS

Organigrama Horario R.P.

CCD

Acto

RAI

Acto

IICR

PGD

Programas

PGD

TRD

Acto

TRD

TVD

Acto

TVD

Ferrer

27. Santa

Bárbara C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

28. Santa Fe de

Antioquia C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

29. Santa Rosa

de Osos C C NC C NC NC NC NC C C NC C NC NC NC

30. Tarazá

C NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC NC

31. Urrao

C C C C NC NC NC NC P NC NC P P NC NC

32. Yarumal

C C NC C NC NC NC NC C C NC C C NC NC

33. Yolombó

C C NC C NC NC NC NC NC NC NC C P NC NC

34. Yondó

C C NC NC NC NC NC NC NC NC NC P C C NC

35. Zaragoza

C C NC NC NC NC NC NC C P NC NC NC NC NC

Nota: Tabla resultados de la revisión de las páginas web de los 35 municipios del departamento de Antioquia y su nivel de cumplimiento con la aplicación de la Ley 1712 de 2014.

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Convenciones C: Cumple (Verde)

RAI: Registro de Activos de Información P: Cumple parcialmente (Amarillo)

IIRC: Índice de Información Reservada y Clasificada NC: No cumple (Rojo)

ID: Inventarios Documentales R.P.: Registro de Publicaciones

TVD: Tablas de Valoración Documental CCD: Cuadro de Clasificación Documental

TRD: Tablas de Retención Documental PGD: Programa de Gestión Documental

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APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 67

4.3 Generación del nivel de madurez en la aplicación de la Ley de Transparencia y

Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia.

Con el fin de establecer el nivel de madurez en cuanto a la aplicación de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública en cada uno de los municipios, se tomaron como base los niveles planteados por el Archivo General de la Nación en el “Modelo de Gestión Documental y Gestión de Archivos -MGDA-”, y se adaptó su descripción al requerimiento del trabajo de investigación y la interpretación de sus hallazgos.

Tabla 3

Nivel de madurez cumplimiento.

NIVEL

DE MADUREZ

DESCRIPCIÓN

INICIAL

El Municipio solo cuenta con la información mínima obligatoria respecto a su funcionamiento, publica en su sitio web la estructura orgánica y el horario de atención al público.

La alcaldía no evidencia el registro de publicaciones ni los instrumentos archivísticos establecidos en la ley, ni los actos administrativos de aprobación en su página web.

BÁSICO

El Municipio cuenta con la información mínima obligatoria publicando en su página web su estructura orgánica, horario de atención al público y el registro de publicaciones. Además, se visualiza en la página web algunos de los instrumentos archivísticos establecidos en la ley, con los respectivos actos administrativos de aprobación.

INTERMEDIO

El Municipio cuenta con la información mínima obligatoria publicando en su página web su estructura orgánica, horario de atención al público y el registro de publicaciones. Además, se evidencian la mayoría de los instrumentos archivísticos con sus respectivos actos administrativos de aprobación publicados en su página web.

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NIVEL

DE MADUREZ

DESCRIPCIÓN

AVANZADO

El municipio cuenta con la información mínima obligatoria publicando en su página web su estructura orgánica, horario de atención al público y el registro de publicaciones. Además, cuenta con todos los instrumentos archivísticos exigidos por la ley con sus respectivos actos administrativos de aprobación publicados en su portal.

Nota: Nivel de madurez del cumplimiento de los municipios de la aplicación de la Ley de Transparencia en relación con la gestión documental.

De acuerdo con los hallazgos se definen los niveles de madurez para cada uno de los Municipios: Tabla 4

Descripción nivel de madurez por municipio.

MUNICIPIO

NIVEL DE

MADUREZ

OBSERVACIONES

1. Abejorral

Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

2. Amagá

Básico Presenta la publicación del índice de información clasificada y reservada.

3. Amalfi

Básico Presenta la publicación del PGD y las TRD.

4. Andes

Inicial Publica parcialmente solo las tablas de retención documental.

5. Arboletes

Inicial

No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

6. Cáceres

Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

7. Carepa

Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

8. Chigorodó

Inicial La estructura de la página web de la Alcaldía de Chigorodó tiene el mismo esquema de la página del municipio San Roque, pero se encuentran links que no contienen el documento que anuncia.

9. Ciudad

Bolívar Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

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MUNICIPIO

NIVEL DE

MADUREZ

OBSERVACIONES

10. Concordia

Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

11. Dabeiba

Básico Presenta la publicación del PGD y las TRD.

12. El Bagre

Básico Presenta la publicación del PGD y el inventario.

13. El

Santuario Intermedio Presenta de manera completa y detallada el PGD y sus programas específicos. Aparecen las TRD y el acto administrativo de una sola dependencia.

14. Fredonia

Inicial Está el link de varios instrumentos archivísticos, pero siempre direccional al PINAR.

15. Frontino

Básico El PGD está desactualizado, tiene la versión 2016-2019, además está incompleto. No está bien formulado. Las TRD publicadas no cuentan con los procedimientos completos, son del año 2010.

16. Ituango

Inicial Se encuentran publicados inventarios documentales, que no están bien diligenciados.

17. La Unión

Básico Presenta la publicación del PGD y las TRD, con sus correspondientes actos administrativos de aprobación.

18. Nechí

Inicial Enuncia los documentos con un link, pero al ingresar se visualiza: “Reemplaza el archivo y sube aquí el esquema de publicación de información"

19. Necoclí

Inicial Tiene el link de varios instrumentos archivísticos, pero al consultarlos no aparece ningún documento disponible. Publica la política para la clasificación y administración de datos, pero no es el índice de información clasificada y reservada completo.

20. Peñol

Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

21. Puerto

Berrío Básico Presenta la publicación del PGD y las TRD, pero no se observan los actos administrativos de aprobación.

22. San Juan

de Urabá Inicial En el sitio web del municipio, no se encuentra información referente a los documentos que deben ser publicados. Solamente se encuentra el enunciado, pero no se presenta el instrumento archivístico.

23. San Pedro

Básico En la página aparece el link de instrumentos archivísticos, pero siempre direcciona a la misma área de gestión documental.

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MUNICIPIO

NIVEL DE

MADUREZ

OBSERVACIONES

de los Milagros

24. San Pedro

de Urabá Inicial La página de la Alcaldía de San Pedro de Urabá, no contiene ninguno de los instrumentos archivísticos exigidos por la Ley de Transparencia.

25. San

Roque Básico La página presenta información que no se puede descargar, solo aparece el link de acceso.

26. San

Vicente Ferrer Básico Se encuentran coincidencias en la estructura de la página con el municipio de San Roque. Se encuentra el link de varios instrumentos, pero no aparece ningún documento publicado.

27. Santa

Bárbara Inicial Se encuentra el link de varios instrumentos archivísticos, pero no aparece ningún documento publicado.

28. Santa Fe

de Antioquia Inicial No se observa publicado ningún instrumento archivístico.

29. Santa

Rosa de Osos Intermedio En algunos links de instrumentos archivísticos, al ingresar define: "No hay documentos en esta vista". El PGD publicado cumple lo establecido en la Guía de Implementación del AGN. Las TRD se destacan por su diseño y elaboración, están actualizadas.

30. Tarazá

Inicial No cumple con ningún instrumento, la página no facilita la navegación.

31. Urrao

Básico Presenta la publicación de el PGD y las TRD, pero no se observan los actos administrativos de aprobación

32. Yarumal

Intermedio En el esquema de publicación de información no se evidencian las oficinas productoras, es un listado general de las series y subseries de la alcaldía. Las TRD son versión 2015 y publica un certificado del AGN en donde evidencia la aprobación y convalidación de las TRD. (2017)

33. Yolombó

Básico Presenta la publicación de las TRD, pero no se observan los actos administrativos de aprobación

34. Yondó

Básico De manera reiterada, anuncia los instrumentos archivísticos, pero aparece el texto: “Reemplaza el archivo y sube aquí el instrumento”. Las TRD están publicadas, pero al parecer es un

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MUNICIPIO

NIVEL DE

MADUREZ

OBSERVACIONES

documento en borrador, tiene anotaciones en lápiz. Las TVD aparecen en el link de las TRD.

35. Zaragoza

Básico Enuncia los programas específicos del PGD de manera parcial, aunque no los desarrolla en su totalidad. Nota: Establecimiento del nivel de madurez por municipio de acuerdo al nivel de cumplimiento de la ley 1712 del 2014 en relación con la gestión documental.

La siguiente tabla permite agrupar los municipios que fueron objeto de estudio en la investigación, de acuerdo con el nivel de madurez, desde inicial hasta avanzado.

Tabla 5

Categorización de municipios de acuerdo al nivel

NIVEL DE

MADUREZ

MUNICIPIOS

Inicial (18) Abejorral, Andes, Arboletes, Cáceres, Carepa, Chigorodó, Ciudad Bolívar, Concordia, Fredonia, Ituango, Nechí, Necoclí, El Peñol, San Juan de Urabá, San Pedro de Urabá, Santa Bárbara, Santa Fe de Antioquia y Tarazá Básico (14) Amagá, Amalfi, Dabeiba, El Bagre, Frontino, La Unión, Puerto Berrío, San Pedro de los Milagros, San Roque, San Vicente Ferrer, Urrao, Yolombó, Yondó y Zaragoza.

Intermedio (3) El Santuario, Santa Rosa de Osos y Yarumal. Avanzado Ninguno.

Nota: Categorización de municipios de acuerdo con el nivel de cumplimiento de la Ley 1712 del 2014 en relación con la gestión documental y su aplicación.

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4.4 Discusión

Al desarrollar nuestro trabajo de investigación e indagar todo lo relacionado con la gestión documental referente a Ley de Transparencia, en cada una de las páginas web de las alcaldías de 35 municipios del departamento de Antioquia, tuvimos la oportunidad de darnos cuenta que, es un tema que no se ha abordado con la seriedad y rigurosidad requeridas por parte del Estado colombiano. No se evidencian de manera clara, completa, ni actualizada los instrumentos archivísticos, los actos administrativos, ni los demás requerimientos exigidos por la ley.

Al clasificar los 35 municipios en cada uno de los niveles definidos para establecer el nivel de madurez en la aplicación de la Ley de Transparencia, que fueron: inicial, básico, intermedio y avanzado; se tuvo como resultado que la mayoría se ubican en el nivel inicial, pudimos detectar que estas Alcaldías tienen elementos en común, uno de estos es la lejanía con la capital del Departamento de Antioquia -Medellín-, factor que influye en el difícil acceso a la zona (suroeste, Bajo Cauca, Nordeste, Urabá) así como las condiciones geográficas, por las características de la topografía y geografía del departamento y también -tal vez sin ser intencional- hace que sean un poco relegados de la Administración departamental de manera que se priorizan otras actividades en la asignación de recursos, quedando rezagados la elaboración de documentos a los que las administraciones no les ven la trascendencia requerida ni el impacto que tiene la falta de implementación en su gestión. Algunos municipios publican cierta información que devela de forma superficial el cumplimiento de la aplicación de la Ley, ubican en sus páginas web links que se encuentran vacíos, con documentos equivocados o que direccionan a algún espacio que no tiene relación con lo que se enuncia a través de ellos. Esto denota falta de compromiso y seriedad de los gobernantes y líderes la Gestión Documental en las Alcaldías, por un lado, derivado de la falta de asignación de presupuesto a labores que se

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APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 73

consideran irrelevantes y que no son notorias ante el pueblo elector, lo que genera que los planes y programas relacionados con este tema, no se se desarrollen de manera confiable y profesional, y por otro lado, derivado del afán de figurar por parte de los dirigentes, quienes prefieren invertir en otros aspectos que sean más visibles y que favorezcan sus intereses políticos y económicos futuros, por lo cual no se asignan los recursos necesarios para emprender y gestionar todos los requerimientos que necesitan la atención de las demandas actuales en esta materia.

Otro de los aspectos que se afecta al no contar con el presupuesto asignado es la falta de capacitación para quienes tiene las funciones del archivo de la Entidad, pues en ocasiones se asume esta actividad sin entender el nivel de responsabilidad que implica, elaborando instrumentos archivísticos que no cumplen con los requerimientos establecidos por el Archivo General de la Nación, permitiendo que prime el desconocimiento. También es claro que en municipios lejanos a la capital del Departamento, el personal responsable de la Gestión Documental, difícilmente cumple con el perfil requerido y exigido por la función pública para desempeñar este tipo de labores, por lo que es común que se le asigna a funcionarios auxiliares, lo que en realidad se convierte más en un problema que en una solución, porque tener al frente de estas actividades a alguien sin conocimientos técnicos puede generar acciones equívocas y errores irreparables.

Es uno de los mandatos constitucionales, la protección del patrimonio cultural de la Nación, entendiendo que los archivos son parte de ese conjunto; pero se observa que las Alcaldías quienes representan al Estado en los territorios, al no mantener actualizados los requerimientos exigidos en el tema de Gestión Documental no sólo incumplen la aplicación de la Ley, también deterioran la construcción de memoria histórica de los municipio e impiden la creación de registros que demuestran la evolución y progreso que se tenga en el ámbito archivístico. Al no tener una trazabilidad clara de esta

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transformación, es fácil repetir errores y reincidir en la definición de políticas y programas que no favorezcan la gestión de información y documentos municipales.

En muchos municipios la omisión en la publicación de información en las páginas web, pretende evitar que se evidencien las acciones legales que se desarrollan al interior de la administración. Este accionar promueve la corrupción y va en contravía con la política de Transparencia y acceso a la información, ya que precisamente lo que se busca es hacer visible el desarrollo de los procedimientos y las evidencias producidas. Los ciudadanos tienen todo el derecho de conocer de primera mano los instrumentos archivísticos y demás documentos promulgados por las Entidades. De acuerdo con lo anterior, y al retomar lo declarado en la Convención Americana sobre los derechos humanos en relación con que cada sujeto tiene “la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones” (Organización de Estados Americanos [OEA], (s.f.), párr. 1), es contundente el incumplimiento generalizado de este derecho por parte de las Alcaldías, así como el mandato constitucional consagrado en el artículo 74 de nuestra constitución política; esta forma de proceder trae consigo una separación entre la ciudadanía y el Estado; puesto que se minimiza la confianza de los ciudadanos hacia las instituciones que los representan.

Del mismo modo, al revisar las dimensiones de la transparencia específicamente en la dimensión relacionada con “El acceso a la información pública, que supone poner a disposición del público de manera completa, oportuna y permanente, la información sobre todas las actuaciones de la administración” ABC Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública (2015), es visible que los propósitos iniciales de esta Ley se quedan sólo limitados a la publicación de la contratación, presupuesto, trámites y procedimientos; pero que no se articula con las políticas nacionales en relación con los registros que dan fe de la actuación administrativa.

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Ahora bien, la evidencia del bajo cumplimiento en materia de instrumentos archivísticos en la gestión pública; es una connotación clara de la relación existente entre los archivos y la transparencia, tal como lo determina Zapata Cárdenas (2018). Los cuadros de clasificación documental, las tablas de retención documental, los inventarios documentales, el programa de gestión documental y el plan institucional de archivos, permiten el desarrollo de una adecuada gestión de la información (Decreto 1080 del 2015), por lo tanto, desarrollan la función probatoria, garantizadora y perpetuadora de los archivos en el Estado, Ley 594 [Congreso de Colombia] (2000).

En conclusión, con todo lo expuesto en esta discusión y teniendo en cuenta lo establecido por León (2008), en relación con que “A mayor transparencia se tomarán mejores decisiones en todos los sectores que influyen en el desarrollo de un país, se reduce la corrupción y se concede una estabilidad política y social”. Se puede establecer que la falta de esta práctica demuestra el poco progreso de las instituciones territoriales en combatir la corrupción; lo que se evidencia en la limitada voluntad gubernamental para destinar recursos que permitan mejorar las condiciones en relación con la gestión de información en las Entidades; ya que es en los documentos donde se ve plasmada la intención institucional y las disposiciones que benefician o no a las comunidades. Por lo tanto, el retraso en la divulgación, acceso y consulta de los registros, agudiza la percepción de desconfianza de los ciudadanos frente al Estado.

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Conclusiones Al llevar a cabo el análisis de la aplicación de la Ley de transparencia y acceso a la información pública en los municipios de sexta categoría del Departamento de Antioquia desde la gestión documental, se puede detectar que no se publican de manera completa ni se mantienen actualizados los registros e instrumentos archivísticos en la mayoría de las páginas oficiales de cada una de las Alcaldías, se denota falta de compromiso y conocimiento de las obligaciones establecidas en la Ley. Se encuentran falencias repetitivas como errores en los nombres de los instrumentos, direccionamientos errados e inconsistencias en la información publicada, links que no permiten la apertura de los documentos enunciados y publicación de documentos que no cumplen los lineamientos establecidos. La normatividad colombiana que regula nuestro tema de investigación, abarca desde la Constitución de 1991 hasta la Ley 1712 promulgada en el 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Se detectaron Leyes que dan directrices específicas como lo son: Ley 57 de 1985, Ley 80 de 1993 y Ley 594 del 2000, normas que en su contenido establecen lineamientos a seguir. Se identificaron además el Decreto 4637 de 2011 y la Resolución 1519 del 2020 que en su contenido expresan estándares para la regulación de la accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos. Los aspectos que se evaluaron para determinar el nivel de aplicación de la ley de transparencia y acceso a la información pública, de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia fueron los relacionados con la Gestión Documental, en cada página web de las Alcaldías debe publicarse

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de manera detallada los instrumentos archivísticos, así como sus actos administrativos de aprobación. Al desarrollar la investigación se verificó que las Alcaldías de los Municipios que se encuentran más alejados de la capital del Departamento, tienen mayores falencias; esto se puede deber a varios factores como la carencia de personal capacitado en Gestión Documental, la falta de asignación de presupuesto para llevar a cabo las actividades relacionadas con la actualización de los instrumentos archivísticos de las Alcaldías y el desinterés por parte de la administración municipal en adelantar tareas específicas en Gestión Documental.

Una vez recopilada la información publicada en cada una de las páginas web seleccionadas se procedió a generar el nivel de madurez en la aplicación de la ley de transparencia y acceso a la información pública en cada uno de los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia, la escala establecida fue Inicial, básico, intermedio y avanzado. El nivel de madurez más recurrente en los municipios fue el inicial con 18 municipios, continúa el nivel básico con 14 Municipios, el nivel Intermedio con 3 municipios y se encontró que ninguno de los municipios aplica a cabalidad la Ley de transparencia, por lo que no se evidenció el nivel avanzado. Ratificando la falta de compromiso y conocimiento en lo relacionado con la aplicación de la Ley 1712 de 2014 y demás normativa que regula la obligatoriedad de la publicación de los instrumentos archivísticos de manera abierta y de acceso a la información pública.

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Recomendaciones El cumplimiento de lo reglamentado en la Ley 1712 del 2014 es importante, tanto para el fortalecimiento de la transparencia activa y pasiva de las instituciones, como también el reconocimiento del derecho de acceso a la información; por lo tanto, se recomienda lo siguiente: Implementar estrategias contundentes en el acompañamiento, seguimiento, capacitación y control a la aplicación de la Ley de transparencia en materia de gestión documental a los Municipios de sexta categoría del departamento de Antioquía; por parte de las entidades, gremios, grupos o

asociaciones, encargados de ejercer la vigilancia y veeduría en Colombia; con el propósito de generar

acciones que permitan el fortalecimiento en la elaboración, ejecución y publicación de instrumentos de gestión de la información documental, lo que conlleva a actuar con celeridad y eficacia, en el reconocimiento del derecho de acceso a la información a todos los ciudadanos. Los municipio de sexta categoría, deben buscar el establecimiento de alianzas o convenios, que les permitan hacer uso correcto de las herramientas tecnológicas disponibles, para la publicación proactiva de la información; así como la vinculación de talento humano capacitado en temas

tecnológicos y de gestión documental, garantizando así el correcto enrutamiento y cumplimiento de las

políticas, planes, instrumentos y procedimientos en materia de gestión documental; con el fin de garantizar la calidad de los datos y documentos que son objeto de publicación en las páginas web de la entidad.

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Es importante seguir incentivando la formación de profesionales en los niveles de pregrado y posgrado, en relación con la gestión de la información documental, permitiendo la cualificación del talento humano necesario, para fortalecer la gestión documental de entidades públicas y privadas en Colombia; mejorar los niveles de transparencia y confianza de los ciudadanos frente al Estado e implementar prácticas correctas en la publicación para el acceso a la información por parte de los ciudadanos.

Es indispensable garantizar futuras investigaciones en relación con la transparencia y el acceso a la información pública; que permitan evidenciar las prácticas llevadas a cabo en las entidades del orden territorial del Estado en este tema, garantizando la reglamentación efectiva del derecho colectivo o individual de los ciudadanos de acceder a la información; y que a partir de esto se puedan formular políticas, estrategias o lineamientos, que permitan la correcta conservación y preservación de los acervos documentales y por consiguiente el patrimonio documental de la Nación.

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Apéndice

Tabla 6 A1 Informa validación instrumento parte 1

p. 93

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 92

Tabla 7 A2 Informa validación instrumento parte 2

p. 94

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 93

p. 95

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 94

Tabla 8 A3 Informa validación instrumento parte 3

p. 96

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 95

Tabla 9 A4 Matriz de análisis normativo

p. 97

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 96

Tabla 10 A5 Guion de observación Abejorral

p. 98

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 97

Tabla 11 A6 Guion de observación Amaga

p. 99

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 98

Tabla 12 A7 Guion observación Municipio de Amalfi

p. 100

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 99

Tabla 13 A8 Guion de observación Municipio de Andes

p. 101

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 100

Tabla 14 A9 Guion observación Municipio de Arboletes

p. 102

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 101

Tabla 15 A10 Guion de observación Municipio de Cáceres

p. 103

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 102

Tabla 16 A11 Guion de observación Municipio de Carepa

p. 104

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 103

Tabla 17 A12 Guion de observación Municipio de Chigorodó

p. 105

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 104

Tabla 18 A13 Guion de observación Municipio Ciudad Bolívar

p. 106

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 105

Tabla 19 A14 Guion de observación Municipio de Concordia

p. 107

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 106

Tabla 20 A15 Guion de observación Municipio de Dabeiba

p. 108

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 107

Tabla 21 A16 Guion de observación El Bagre

p. 109

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 108

Tabla 22 A17 Guion de observación Municipio El Santuario

p. 110

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 109

Tabla 23 A18 Guion de observación Municipio de Fredonia

p. 111

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 110

Tabla 24 A19 Guion de observación Municipio de Frontino

p. 112

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 111

Tabla 25 A20 Guion de observación Municipio de Ituango

p. 113

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 112

Tabla 26 A21 Guion de observación Municipio de la Unión

p. 114

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 113

Tabla 27 A22 Guion de observación Municipio de Nechí

p. 115

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 114

Tabla 28 A23 Guion de observación Municipio de Necoclí

p. 116

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 115

Tabla 29 A24 Guion de observación Municipio del Peñol

p. 117

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 116

Tabla 30 A25 Guion de observación Municipio de Puerto Berrio

p. 118

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 117

Tabla 31 A26 Guion de observación San Juan de Urabá

p. 119

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 118

Tabla 32 A27 Guion de observación Municipio San Pedro de los Milagros

p. 120

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 119

Tabla 33 A28 Guion de observación San Roque

p. 121

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 120

Tabla 34 A29 Guion de observación San Vicente Ferrer

p. 122

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 121

Tabla 35 A30 Guion de observación Municipio de Santa Bárbara a

p. 123

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 122

Tabla 36 A31 Guion de observación Municipio de Santa fe de Antioquia

p. 124

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 123

Tabla 37 A32 Guion de observación Santa Rosa de Osos

p. 125

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 124

Tabla 38 A33 Guion de observación Tarazá

p. 126

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 125

Tabla 39 A34 Guion de observación Municipio de Urrao

p. 127

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 126

Tabla 40 A35 Guion de observación Municipio Yarumal

p. 128

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 127

Tabla 41 A36 Guion de observación Municipio Yolombó

p. 129

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 128

Tabla 42 A37 Guion de observación Municipio de Yondó

p. 130

APLICACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA MUNICIPIOS DE ANTIOQUIA 129

Tabla 43 A38 Guion de observación Municipio de Zaragoza

Cita: Vargas Casallas, Diana Angélica Milena, Vásquez Zapata, Andrés Felipe (2022), Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en los municipios de sexta categoría del departamento de Antioquia en relación con la gestión documental, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/34422