Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Departamento de Estudios de Información
2014
El sistema de gestión de información documental D-Mx y su El sistema de gestión de información documental D-Mx y su impacto en la gestión de la información : caso IFAI impacto en la gestión de la información : caso IFAI Eduardo Bonilla Magaña Universidad de La Salle Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Bonilla Magaña, E. (2014). El sistema de gestión de información documental D-Mx y su impacto en la gestión de la información : caso IFAI. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_documental/25 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.
“EL SISTEMA DE GESTION DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
D-MX Y SU IMPACTO EN LA GESTIÓN DE
LA INFORMACIÓN: CASO IFAI”
EDUARDO BONILLA MAGAÑA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
BOGOTÁ, D.C.
2014
Nota de aceptación:
___________________________ ___________________________ ___________________________
____________________________ Firma del Jurado:
____________________________ Firma del Jurado:
Bogotá, D.C., a 30 de mayo de 2014
AGRADECIMIENTOS
Expreso mi mayor y profundo agradecimiento a:
Eduardo Fernández Sánchez, Director General de Administración del IFAI por su gran apoyo y estímulo para cursar los estudios de maestría.
Mauricio Farah Guevara y Juan Pablo Guerrero Amparán, anterior y actual Secretario General del IFAI respectivamente, por la autorización y visto bueno para representar al Instituto durante mis estancias en Bogotá, Colombia.
Ángel Trinidad Zaldivar, Comisionado del IFAI, por la confianza y la oportunidad que me dio de colaborar en el Instituto.
Eduardo Mancipe Flechas y Luis Felipe Bravo León, profesores de la maestría, por sus orientaciones y comentarios a los avances del trabajo de grado.
Jaime Alberto Rendón Acevedo, Director de Tesis de la Universidad La Salle, por la valiosa orientación metodológica e impulso al trabajo de grado.
Sara González Hernández, Ex-Directora de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, por su fraternal amistad, permanente ánimo y estímulo para alcanzar mis objetivos académicos en la Universidad La Salle.
A los compañeros colombianos, así como a los profesores de la maestría, por su calidez, que hizo muy agradable mi estancia en Bogotá.
A mi familia: Iliana, Dzazil, Daniela y Sofía por su comprensión y apoyo durante mis ausencias semestrales y fines de semana, necesarias para la realización de la maestría y trabajo de grado.
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 14
1. CONTEXTO DE LA INVESTIGACION __________________________________ 17
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ___________________________________ 17
1.1.1 Antecedentes ________________________________________________________ 17
1.1.2 Justificación del proyecto de investigación ________________________________ 19
1.1.3 Descripción del problema ______________________________________________ 21
1.2 OBJETIVOS ________________________________________________________ 22
1.2.1 Objetivo General______________________________________________________22
1.2.2 Objetivos Específico 23
2. MARCO DE REFERENCIA ____________________________________________ 24
2.1 MARCO HISTÓRICO _______________________________________________ 26
2.1.1 Los Archivos en el IFAI _______________________________________________ 26
2.1.2 La gestión de documentos de archivo electrónico en el IFAI __________________ 27
2.2 MARCO TEÓRICO __________________________________________________ 29
2.2.1 Origen, evolución y contexto de los Sistemas _______________________________ 29
2.2.2 Teoría de los Sistemas _________________________________________________ 30
2.2.3 Modelos de Gestión Documental ________________________________________ 32
2.3 MARCO CONCEPTUAL _____________________________________________ 38
3. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ________________________________ 41
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN __________________________________________ 42
3.2 PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO _______________________________ 42
3.3 FASES DE INVESTIGACIÓN ________________________________________ 43
3.4 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA D-MX_______________ 44
3.4.1 Alcance del Proyecto __________________________________________________ 45
3.4.2 Identificación de los entregables del proyecto ______________________________ 46
3.4.3 Productos del proyecto de acuerdo al plan _________________________________ 46
3.4.4 Sistema de Seguridad de la Información para el Sistema D-Mx ________________ 47
3.4.5 Beneficios del proyecto de acuerdo al plan ________________________________ 48
3.4.6 Lecciones aprendidas en la implantación del Sistema D-Mx. __________________ 49
3.5 POBLACIÓN E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN. ____________________________________________________ 50
4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE IMPACTO ______________________ 55
4.1 EVALUACIÓN CUANTITATIVA EN RELACIÓN A: RECURSOS
MATERIALES E INSUMOS INFORMÁTICOS __________________________ 55
4.2 EVALUACIÓN CUALITATIVA EN RELACIÓN A: SATISFACCIÓN DE
USUARIOS INTERNOS _______________________________________________ 60
4.3 EVALUACIÓN CUALITATIVA EN RELACIÓN A: SATISFACCIÓN DE
USUARIOS INTERNOS _______________________________________________ 62
4.4 EVALUACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA EN RELACIÓN A:
SATISFACCIÓN DE USUARIOS EXTERNOS ___________________________ 65
5. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROSPECTIVA _______________ 67
5.1 CONCLUSIONES ____________________________________________________ 67
5.2 RECOMENDACIONES _______________________________________________ 69
5.3 PROSPECTIVA ______________________________________________________ 70
BIBLIOGRAFÍA _________________________________________________________ 71
ANEXOS
Anexo 1 _________________________________________________________________ 75 Anexo 2 _________________________________________________________________ 76 Anexo 3. ________________________________________________________________ 76 Anexo 4 _________________________________________________________________ 77
LISTA DE CUADROS
Cuadro No. 1 Indicadores de Ahorros de Recursos Materiales Cuadro No. 2 Universo de Usuarios Internos y Tamaño de la Muestra Cuadro No. 3 Indicadores de Satisfacción de Usuarios (Internos) Cuadro No. 4 Universo de Usuarios Externos y Tamaño de la Muestra Cuadro No. 5 Indicadores de Satisfacción de Usuarios (Externos) Cuadro No. 6 Análisis de costos por concepto de integración de un archivo físico de respaldo de Recursos de Revisión
Cuadro No. 7 Costos por concepto de digitalización de Recursos de Revisión Cuadro No. 8 Costos de Adquisición de Cintas Magnéticas de Respaldo Cuadro No. 9 Costo del Servicio de Resguardo Externo de Cintas de Respaldo del IFAI
Cuadro No. 10 Satisfacción de los usuarios respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio (Periodo 2011)
Cuadro No. 11 Satisfacción de los usuarios respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio (Periodo 2012)
Cuadro No. 12 Satisfacción de los usuarios con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio (Periodo 2011)
Cuadro No. 13 Satisfacción de los usuarios con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio (Periodo 2012)
Cuadro No. 14 Percepción de los usuarios en materia de Transparencia Proactiva
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico No. 1 Módulo de Descripción Documental del Sistema D-Mx
Resumen Analítico Educativo RAE
1. Autor
Bonilla Magaña, Eduardo
2. Director del Proyecto
Rendon Acevedo, Jaime Alberto Línea de investigación: Información, Conocimiento y Sociedad
3. Título del Proyecto
“EL SISTEMA DE GESTION DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL D-MX Y SU
IMPACTO EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: CASO IFAI”
4. Palabras clave
Gestión de Documentos y Gestión de Información, modelo de transición del papel al documento electrónico, gestión del cambio en archivos, interacción entre áreas de tecnologías y de archivo
5. Resumen del proyecto
El proyecto de investigación consistió en realizar un estudio de caso del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx. El objetivo general de la investigación fue analizar el impacto en términos de ahorros derivados de la implantación y uso del sistema y los beneficios que aporta en la gestión de la información para la realización de trámites y servicios internos, así como para facilitar el acceso a la información de carácter administrativa del IFAI.
En el primer caso, determinar los beneficios cuantitativos conllevó algunas dificultades, como fue identificar indicadores para calcular los costos de cada uno de los insumos requeridos para la generación de un archivo físico alterno que contuviera copia los expedientes de Recursos de Revisión versus el costo total de digitalizar las fojas.
Por otro lado, evaluar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx en la gestión de la información tuvo cierto grado de complejidad, ya que implicó identificar el perfil de los usuarios externos y los mecanismos a través de los cuales se les brindan servicios para aplicarles un cuestionario con preguntas relevantes para evaluar la funcionalidad y atributos del micrositio de Transparencia Proactiva, a la vez que los usuarios revisaban dicho micrositio.
Las fases de investigación fueron cuatro, correspondiendo la primera a determinar como campo de estudio el Sistema de Gestión de Información Documental; la segunda a realizar una descripción del modelo de desarrollo e implementación del Sistema D-Mx; la tercera al trabajo de campo, mediante aplicar una encuesta electrónica a un grupo de personas con el objetivo de conocer su percepción en materia de transparencia y rendición de cuentas del IFAI y, la cuarta y última, a través del análisis general de la información para emitir las conclusiones del proyecto de investigación.
Respecto al desarrollo e implantación del Sistema D-Mx, se describe el objetivo general del mismo, el alcance, la relación de entregables del proyecto, los productos del proyecto con sus respectivos módulos de operación y, los beneficios del proyecto. Los resultados obtenidos del trabajo de investigación corresponden a los ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema. Asimismo la evaluación cualitativa de satisfacción de usuarios internos y usuarios externos a partir de la utilización del Sistema D-Mx.
En virtud de lo anterior, se destaca que el Sistema D-Mx se ha consolidado al interior del IFAI como una fuente de información, contribuyendo a la mejora, optimización y modernización de los archivos del IFAI. Asimismo, la implementación del Sistema D- Mx ha tenido un impacto positivo en generar ahorros significativos de recursos materiales en el IFAI tanto en concepto de insumos como de bienes muebles. Es una iniciativa que impacta positivamente en la percepción transparencia y la rendición de cuentas de los usuarios externos.
6. Objetivo General
Analizar el impacto, en términos de ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx y los beneficios que aporta en la gestión de la documentación para la realización de trámites y servicios internos, así como para facilitar a los particulares el acceso a la información de carácter administrativa del IFAI.
7. Problemática, antecedentes y pregunta de investigación
El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) es un organismo público de México creado en 2002, cuyas autoridades desde sus orígenes tuvieron la idea de formar una institución acorde con su época, en el que la visión a mediano plazo fue la óptima gestión de la información. El Sistema D-Mx se consideró el proyecto más relevante en el proceso de conversión del IFAI a una organización digital, mismo que tuvo como objetivo organizar y preservar los archivos del Instituto.
En ese sentido, la pregunta de investigación estuvo orientada a determinar tanto los beneficios cuantitativos como los beneficios cualitativos que dicho sistema aporta para la gestión de documentos electrónicos en el IFAI, mediante calcular ahorros de la gestión documental del IFAI así como medir la satisfacción de los usuarios externos respecto a la transparencia y la rendición de cuentas. En ese sentido, la pregunta de investigación fue: ¿Cuál es el impacto en ahorros presupuestales derivados de la gestión documental del IFAI a partir del diseño, desarrollo e implementación del Sistema D-Mx y los
beneficios cualitativos que aporta para la gestión de la información administrativa
del IFAI?
Determinar los beneficios cuantitativos conllevó algunas dificultades, como fue identificar indicadores para calcular los costos de cada uno de los insumos y bienes muebles requeridos para la generación de un archivo físico alterno de Recursos de Revisión que contuviera copia de 16,430 expedientes del estudio de caso versus el costo total de digitalizar el mismo número de fojas.
Por otro lado, evaluar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx en la gestión de la información implicó identificar el perfil de los usuarios externos, los mecanismos a través de los cuales se les brindan servicios y establecer un método electrónico para aplicar las encuestas de campo a la vez que los usuarios revisaban el micrositio de Transparencia Proactiva.
La consulta sobre antecedentes investigativos en el tema dio los siguientes resultados: Campillo-Torres, I. (2010) Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio de Camagüey. Tesis Doctoral obtenido. Universidad de Granada, Granada, España.
Gómez, R. (2010) MoReq: modelo europeo de requerimientos para un sistema de gestion de documentos electrónicos de archivo. Escuela de Archivología, Universidad Nacional de Córdova.
Guzmán-Flores, T. (2008). Las Tecnologías de la Información y Comunicación en la Universidad Autónoma de Querétaro: Propuesta Estratégica para su integración. Tesis Doctoral obtenido no publicada. Universitat Rovira I Virgili: Tarragona, España.
Revah Lacouture, M. (2009) La gestión documental en procesos estratégicos de mejora; un agente de oportunidad en una Institución pública de educación superior: el caso del CIDE. Anales de documentación, (12).
8. Referentes conceptuales teóricos
El proyecto de investigación tuvo como campo de estudio la gestión Documental y la gestión de la Información por lo que se tomaron como referentes los siguientes fundamentos teóricos:
Teoría de Sistemas de Ludwig von Bertalanfy; Teoría de la Información de Claude Shannon y Warren Weave; y, Teoría Cibernetica de Norbert Wiener.
Asimismo, al ubicarse los Sistemas de Gestión de Información Electrónica en el contexto de las tecnologías de la información se enmarcó en los Electrónic Document Management System (EDMS).
Se consultaron y analizaron los elementos conceptuales de los modelos más relevantes en el área de investigación:
Record Management que se basa en los principios y requisitos establecidos en la norma ISO 15489 Information and Documentation – Records Management; Record Keeping (DIRKS) acrónimo para identificar Designing and Implementing Recordkeeping Systems; Record Continuum o el continuo de los registros; y; Gestión Documental.
9. Metodología
El proyecto de investigación se realizó mediante la metodología de Estudio de Caso, que permitió analizar el proceso de desarrollo e implantación del Sistema D-Mx con base en el Programa de Mejora de la Gestión (PMG) en el IFAI durante el periodo 2010-
2012 y el impacto que tuvo la implementación de dicho sistema en relación con el
ahorro de recursos materiales, la eficacia y la gestión de la información en el caso del
IFAI.
En la primera fase de investigación se determinó como campo de estudio el Sistema de Gestión de Información Documental, que se enmarca dentro de los Electrónic Document Management System (EDMS). En la segunda fase se realizó una descripción del modelo de desarrollo e implementación del Sistema D-Mx. Durante esta etapa se analizaron los resultados de las encuestas a la población-objetivo del Sistema D-Mx al interior del IFAI, que fue objeto de la aplicación dos encuestas de satisfacción de usuarios internos del Sistema D-Mx en 2011 y 2012.
Durante la tercera fase se llevó a cabo el trabajo de campo, que consistió en aplicar una encuesta electrónica a un grupo de personas que tuvo como objetivo conocer su percepción en materia de transparencia y rendición de cuentas del Instituto, a partir de los contenidos del micrositio de Transparencia Proactiva del IFAI. Por último, se realizó el análisis general de la información, sirviendo sus resultados de base para las conclusiones del trabajo de grado.
10. Recomendaciones y prospectiva
Una recomendación en el ámbito de infraestructura es mejorar la transmisión de datos en el IFAI, incluida la red LAN y ancho de banda debido a que en ocasiones las actividades de descripción o consulta de expedientes se torna muy lenta. En el ámbito de los recursos humanos una recomendación es reducir la resistencia de algunos servidores públicos a describir los expedientes en el Sistema D-Mx.
En cuanto a los usuarios externos, se recomendó mejorar la accesibilidad a la información publicada en el micrositio de Transparencia Proactiva, ya que dependiendo del tipo de navegador, los usuarios podrían experimentar dificultades. Por lo que se refiere a la publicación proactiva, un área de oportunidad es identificar con mayor claridad y certeza el tipo de información que el ciudadano considera relevante y útil conocer respecto a los gastos que realizan los servidores públicos con recursos públicos.
La prospectiva indica que quedan aspectos a considerar en futuras investigaciones, como es calcular el impacto en ahorros que podría obtenerse a partir de la implementación del Sistema D-Mx en diversas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en México, ya que no es posible inferir a partir de los resultados obtenidos en el IFAI los impactos y ahorros que se generarían de la implantación del Sistema D-Mx en otras instituciones con funciones, trámites y servicios diferentes.
11. Conclusiones
Se concluye que el Sistema D-Mx cumplió el objetivo general establecido por el IFAI, que es controlar los archivos durante el ciclo vital de la documentación. En ese sentido, el Sistema D-Mx ha facilitado desde el registro de la documentación hasta las transferencias primarias al Archivo de Concentración.
Desde el punto de vista cuantitativo, los resultados indican que la implementación del Sistema D-Mx ha tenido un impacto significativo en la generación de ahorros de recursos materiales en el IFAI, durante el periodo de estudio por la cantidad de
$438,717.51 pesos M.N., lo que nos lleva a inferir que compartir el Sistema D-Mx con otras dependencias y entidades públicas contribuiría tanto al ahorro de recursos públicos en la gestión de la documentación, como a la publicación de manera proactiva de información pública gubernamental.
En lo que se refiere a los resultados de carácter cualitativo, es posible afirmar que publicar en el micrositio Transparencia Proactiva, información sobre los gastos que realizan los servidores públicos del IFAI en el desempeño de sus funciones, ha generado una percepción de transparencia y rendición de cuentas en los usuarios externos. Finalmente, la forma oportuna en que se ha realizado dicha publicación, es un aspecto positivo manifestado por los encuestados.
12. Referentes bibliográficos
Castillo, D. (2011) La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la norma ISO 15489. Revista Cubana de ACIMED,
(22).
D´Alós-Moner, A. (mayo-junio de 2006) La gestión documental: aspectos previos a su implementación. El profesional de la información, 15, (3).
Gómez, R. (2010) MoReq: modelo europeo de requerimientos para un sistema de gestion de documentos electrónicos de archivo. Escuela de Archivología, Universidad Nacional de Córdova.
INTRODUCCIÓN
El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) es el organismo público en México que tutela dos derechos fundamentales: el acceso a la información pública gubernamental y la protección de los datos personales, el cual surge a partir del Decreto de creación del IFAI publicado por en el Diario Oficial de la Federación del gobierno mexicano el 24 de diciembre de 2002. (Presidencia de la República, 24 de diciembre de 2002, p. 1)
El Sistema de Gestión de Información Documental (Sistema D-Mx), que tuvo como objetivo organizar y preservar los archivos del IFAI y facilitar el acceso a la información pública, se consideró el proyecto más relevante en el proceso de conversión del Instituto a una organización digital, por lo que resultó relevante establecer el impacto, en términos de ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema y los beneficios cualitativos que aporta dichos sistema en la gestión de la información.
En el primer caso, determinar los beneficios cuantitativos, conllevó algunas dificultades, como fue identificar indicadores para calcular los costos de cada uno de los insumos y bienes muebles requeridos para la generación de un archivo físico alterno que contuviera copia de 16,430 expedientes de Recursos de Revisión, versus el costo total de digitalizar el mismo número de expedientes.
Por otro lado, evaluar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx en la gestión de la información implicó identificar el perfil de los usuarios externos, los mecanismos a través de los cuales se les brindan servicios y establecer un cuestionario electrónico para aplicar las encuestas de campo a la vez que los usuarios revisaban el micrositio de Transparencia Proactiva. Todo ello para avanzar en frontera del conocimiento respecto a calcular el impacto del diseño, desarrollo e implementación del Sistema D-Mx y los beneficios cualitativos que aporta a la gestión de la información
El marco teórico por su parte, se basó en la Teoría de los Sistemas la cual fue desarrollada por el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanfy y, que es mejor conocida como la "Teoría General de Sistemas”, misma que está dirigida a establecer leyes generales del comportamiento de los sistemas materiales y la cual se considera un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales.
Asimismo, fue útil la “Teoría de Información” de Claude Shannon y Warren Weave, la cual postula que los mensajes son transmitidos desde una fuente por una vía de comunicación en forma codificada y posteriormente descodificada para que pueda ser comprendido por su destinatario, además de la “Teoría de la Cibernética” de Norbert Wiener que incorpora el principio retroalimentación, o feedback, que es un fundamento para la automatización.
En tanto el Marco Conceptual se enfocó en los modelos de gestión documental predominantes cuyos principios y características fundamentales están presentes en el diseño y desarrollo del Sistema D-Mx para asegurar una adecuada gestión documental. El método seleccionado para realizar la investigación correspondió a un Estudio de Caso a partir de que la implementación del Sistema D-Mx se consideró un proceso. Se presentan cuatro fases de investigación, la primera determinó como campo de estudio el Sistema de Gestión de Información Documental, o EDMS; la segunda fue una descripción del modelo de desarrollo e implementación del Sistema D-Mx; la tercera la aplicación de una encuesta electrónica para conocer la percepción en materia de transparencia y rendición de cuentas del IFAI; y la cuarta el análisis general de la información para emitir las conclusiones.
Respecto al desarrollo e implantación del Sistema D-Mx, se describe el objetivo general del mismo, el alcance, la relación de entregables del proyecto, productos del proyecto con sus respectivos módulos de operación, y los beneficios del proyecto, mientras que los instrumentos para la recolección de información correspondieron a los cuestionarios de satisfacción de uso del Sistema D-Mx dirigidos tanto a usuarios internos como externos.
Los resultados obtenidos del trabajo de investigación corresponden a la determinación de de ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema D-Mx así como de los beneficios que aporta en la gestión de información tanto de usuarios internos como de usuarios externos. Asimismo, se obtuvieron los resultados de la evaluación de satisfacción de usuarios internos en la etapa piloto realizada en 2011, a partir de la utilización del Sistema D-Mx en 2012, así como de los usuarios externos del micrositio Transparencia Proactiva del IFAI.
En conclusión, el Sistema D-Mx se ha consolidado al interior del IFAI como una fuente de información, contribuyendo a la mejora, optimización y modernización de los archivos del IFAI. Asimismo, la implementación del Sistema D-Mx ha tenido un impacto positivo en generar ahorros significativos de recursos materiales en el IFAI tanto en concepto de insumos como de bienes y es una iniciativa que impacta positivamente en la percepción transparencia y la rendición de cuentas de los usuarios externos.
1. CONTEXTO DE LA INVESTIGACION
En el presente capítulo se describe como antecedente la etapa de creación del IFAI como un organismo público autónomo en 2002. En ese sentido, el proyecto de investigación se justifica a partir de que el Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx se consideró el proyecto más relevante para la gestión documental, mismo que tuvo como objetivo organizar y preservar los archivos del Instituto, por lo que resultó relevante determinar el impacto en ahorros a partir de su implantación y uso. Al respecto la pregunta de investigación estuvo orientada a determinar tanto los beneficios cuantitativos como los beneficios cualitativos que dicho sistema aporta para la gestión de documentos electrónicos en el IFAI mediante calcular el impacto en ahorros presupuestales derivados de la gestión documental del IFAI y los beneficios que aporta para la gestión de la información administrativa del IFAI.
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1.1.1 Antecedentes
El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), fue creado mediante decreto presidencial publicado el 24 de diciembre de 2002, como un organismo público, autónomo, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se trata por lo tanto de una institución relativamente joven, ya que su creación fue aprobada por el Congreso de la Unión de los Estados Unidos Mexicanos en junio de 2002 e inició operaciones el 7 de enero de 2003. (Presidencia de la República, 24 de diciembre de 2002, p. 1) En la nueva era del IFAI, que se define a partir de las nuevas atribuciones y facultades que se derivan de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), (Presidencia de la República, 5 de julio de 2010), el Instituto se convierte en el órgano que tutela en México el derecho que se emana de dicha Ley. En esa misma fecha cambia la denominación a Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.
La tutela en el ejercicio del derecho de acceso a la información y de protección de datos personales supone que el IFAI debe estar al día en conocer, comprender y analizar las tecnologías de la información, los sistemas de seguridad de la información y gestión documental y los procesos que de éstos se derivan, con el fin de determinar las vulnerabilidades y amenazas pero también las oportunidades en materia de protección de datos.
En ese sentido, al IFAI le corresponde constituirse en una verdadera organización digital que sistematice sus principales procesos, modernice la infraestructura tecnológica y forme recursos humanos con un enfoque de vanguardia. Ello significa, por supuesto, que los servidores públicos del IFAI deben actualizar sus conocimientos y habilidades para estar a la altura de los grandes desafíos que implica ser la autoridad garante de un derecho tan estrechamente vinculado a las tecnologías de la información. Por otra parte, resultó relevante determinar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx, ya que en el ámbito de la política pública del Gobierno Federal de México, el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2007-2012 estableció el Objetivo Estratégico No. 5: “Promover y garantizar la transparencia, la rendición de cuentas, el acceso a la información y la protección de los datos personales en todos los ámbitos de gobierno”. (Presidencia de la República, 31 de mayo de 2007, p. 117) En tanto, la Estrategia (5.4) del PND precisa: “Desarrollar las disposiciones legales y los procedimientos que regulen la adecuada organización y conservación de los archivos gubernamentales”. (Ibid) Por su parte, la reforma al Artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos previó en la fracción V: “los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”. (Presidencia de la República, 20 de junio de 2007, p. 2)
Aún más, la publicación de la Ley Federal de Archivos, es un elemento que se suma a la conformación de una política pública que da gran importancia al tema de la gestión documental y la administración de los archivos en la administración pública federal en México y, en particular, el Art. 20 de la Ley mandata que los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico. (Presidencia de la República, 23 de enero de 2012, p. 8) En ese sentido, no existe duda sobre la importancia que desde 2006 se ha dado a la transparencia y acceso a la información pública en México así como a la gestión documental, ni tampoco sobre el papel relevante que el IFAI debe jugar en la consolidación de archivos administrativos organizados en México, en el ámbito de la Administración Pública Federal, por lo que se determinó pertinente y relevante realizar el presente proyecto de investigación.
1.1.2 Justificación del proyecto de investigación
El proyecto que se consideró más relevante en el proceso de conversión del IFAI a una organización digital fue el Sistema D-Mx, que tuvo como objetivo organizar y preservar los archivos del Instituto y facilitar el acceso a la información pública. Es decir, mediante el uso del cuadro de clasificación archivística en formato electrónico y a través de Sistema D-Mx, los servidores públicos del IFAI crean, describen y archivan documentos electrónicos en un repositorio para garantizar la preservación y recuperación de dichos documentos durante el tiempo.
Asimismo, los documentos en formato físico son identificados, clasificados y descritos en términos similares. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 3 de marzo de 2010, p. 6). Con base en ello, es importante señalar que la sistematización de los archivos del IFAI a través del Sistema D-Mx, corresponde a un sistema hibrido al convivir documentos en soporte electrónico como en soporte papel.
Si bien, el análisis de los ahorros de recursos materiales y tecnológicos en el IFAI a partir de la implantación y uso del Sistema fue de gran utilidad para comprobar cómo la implementación de nuevas tecnologías contribuye a reducir en el mediano y largo plazo el gasto de recursos públicos, resultó importante conocer además el impacto en términos cualitativos.
Es decir, identificar los beneficios que la gestión documental y organización archivística generan en la gestión de la información de una institución pública en México y, si existía un valor intangible para la sociedad como es poder conocer información sobre el ejercicio que hacen los servidores públicos del presupuesto, sin tener que acudir personalmente al Instituto, realizar largas filas y fotocopiar la información.
En ese sentido, para dar respuesta a la pregunta de investigación se describieron las actividades que se siguieron para la implementación y puesta en operación del Sistema D- Mx en el IFAI, se calcularon los ahorros de recursos materiales y se identificó el nivel de satisfacción de los usuarios internos del sistema derivado de la descripción y transferencia de los documentos de archivo con respecto a los sistemas tradicionales de organización de archivos.
A partir de la evaluación de la satisfacción de los usuarios externos del Sistema D-Mx, en el presente proyecto de investigación se analizó el aporte de dicho sistema a la gestión de la información de carácter administrativa en el IFAI y, en particular, el impacto en la percepción de la ciudadanía sobre la transparencia y el acceso a la información pública de manera proactiva, así como la rendición de cuentas.
No obstante lo anterior, un área de oportunidad que se desprende del presente proyecto de investigación consiste en que, previo a la ejecución de proyectos de transformación de archivos del mundo papel al mundo digital, se deben de calcular los posibles ahorros o gastos adicionales que tales transformaciones representan, lo que permitirá estimar los costos o beneficios en el mediano y largo plazo.
1.1.3 Descripción del problema
La siguiente pregunta de investigación está orientada a determinar tanto los beneficios cuantitativos como los beneficios cualitativos que dicho sistema aporta para la gestión de documentos electrónicos en el IFAI: ¿Cuál es el impacto en ahorros presupuestales derivados de la gestión documental del IFAI a partir del diseño, desarrollo e implementación del Sistema D-Mx, los beneficios cualitativos y las experiencias de implantación exitosa que aporta para la gestión de la información administrativa del IFAI?
En el primer caso, determinar los beneficios cuantitativos conllevó algunas dificultades, como fue identificar indicadores para calcular los costos de cada uno de los insumos y bienes muebles requeridos para la generación de un archivo físico alterno de Recursos de Revisión que contuviera copia de 16,430 expedientes versus el costo total de digitalizar el mismo número de fojas que integran los expedientes.
Dicha dificultad tiene como origen que hay un cierto vacío en la investigación sobre indicadores para medir los costos de integración y mantenimiento de un archivo en soporte papel versus un achivo híbrido, es decir en soporte papel y en soporte electrónico. Al respecto, la indagación en bases de datos empleando como criterios de búsqueda “Gestión de Documentos” y “Organización de Archivos”; o “Información”, “Conocimiento” y “Sociedad”, en efecto, aporta pocos resultados de investigaciones similares.
No obstante, la base de datos de la Universidad de la Sabana permitió ubicar la investigación “Sociedad de la Información y Gestores de Información”, (Garmendia, 2003, p. 16), la cual precisa que:
… las unidades de información deberán incorporarse en un sistema integrado que permita brindar información no sólo local sino también externa, para lo cual se requiere de alianzas estratégicas de trabajo cooperativo en el tratamiento, análisis, intercambio y ampliación de los recursos para dar respuesta a las consultas en diferentes formatos u opciones de adquisición. Garmendia (Ibid), sin embargo, no establece indicadores en términos de impactos o beneficios cuantitativos como los que se requería obtener.
Por otro lado, evaluar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx en la gestión de la información tuvo también cierto nivel de complejidad, ya que en la práctica archivística no existe referentes importantes debidamente documentados sobre la implantación exitosas de sistemas de gestión de información electrónica, cuyos logros sean punto de referencia para a partir de éstos proponer mejoras sustancial al Sistema D-Mx y mejoras cualitativas y cuantitativas de carácter general como resultado del proyecto de investigación.
En ese sentido, el análisis del impacto cuantitativo del Sistema D-Mx se concretó a identificar el perfil de los usuarios externos así como las características de la información que se publica en el micrositio de internet que ésta vinculada al Sistema D-Mx, para con ello elaborar las encuestas de campo y aplicarlas a través de un formulario electrónico que se diligenció a la vez que los usuarios revisaban el micrositio de Transparencia Proactiva.
La determinación de los criterios de medición tanto de carácter cuantitativo como cualitativo fue el sustento que permitió avanzar en el trabajo de investigación, para obtener datos, efectuar un análisis y emitir conclusiones y recomendaciones.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Analizar el impacto, en términos de ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx y los beneficios que aporta en la gestión de la documentación para la realización de trámites y servicios internos, así como para facilitar a los particulares el acceso a la información de carácter administrativa del IFAI.
1.2.2 Objetivos Específicos
Describir el estatus quo de los archivos del IFAI y la importancia de realizar una adecuada gestión de documentos electrónicos en el Instituto.
Establecer una aproximación teórica sobre la gestión documental y su relación con la gestión de la información.
Establecer indicadores que permitan la evaluación cuantitativa y cualitativa de la implantación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos en el IFAI.
2. MARCO DE REFERENCIA
En este capítulo se presenta el marco histórico el cual refiere que el IFAI se creó como una autoridad no sólo en materia de acceso a la información, sino además en la entidad que regula los archivos de trámite y concentración en la Administración Pública Federal en México. Por consiguiente, con la finalidad de convertir al IFAI en una institución pública ejemplar en la óptima gestión documental y la organización de sus archivos, se puso en operación el Sistema D-Mx, en junio de 2012.
Con el propósito de ahondar en el Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx como una herramienta para la mejora, optimización y modernización de los archivos del IFAI, resulta necesario establecer el marco teórico que permita comprender la línea de investigación en la cual se inscribe el presente proyecto de investigación y que corresponde a Información, Conocimiento y Sociedad.
En ese sentido, a continuación se analiza la Teoría de los Sistemas la cual fue desarrollada por el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanfy y, que es mejor conocida como la "Teoría General de Sistemas”, que está dirigida a establecer leyes generales del comportamiento de los sistemas materiales y la cual se considera un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales.
Asimismo, se hace referencia a una de las más importantes teorías para la gestión de la información que es la “Teoría de Información” de Claude Shannon y Warren Weave, misma que postula que los mensajes son transmitidos desde una fuente por una vía de comunicación en forma codificada y posteriormente decodificada para que pueda ser comprendido por su destinatario.
La “Teoría de la Cibernética” o de los mecanismos de control de Norbert Wiener por su parte cuenta con los principios de retroalimentación, probabilidad, y termodinámica. La retroalimentación, o feedback en particular, significa que una vez que se proporciona información sobre una acción prevista, tanto a un ser vivo o un dispositivo mecánico, ésta sirve como guía y es el principio fundamental para la automatización
En resumen, las teorías antes mencionadas son un importante sustento del proyecto de investigación ya que sus principios y postulados ayudan a comprender de manera general la lógica del diseño y desarrollo así como las características del funcionamiento y operación del Sistema D-Mx en los procesos de gestión documental y la organización de archivos del IFAI.
Por otra parte, se presentan en este capítulo los modelos de gestión documental predominantes: Record Management, que se basa en los principios y requisitos establecidos en la norma ISO 15489 Information and Documentation – Records Management; Record Keeping (DIRKS) que es un acrónimo para identificar Designing and Implementing Recordkeeping Systems o en español “Diseñar e implementar un sistema de control de registros”.
Record continuum que corresponde a la “reinvención” de los archivos, lo que significa la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición; y Gestión Documental, que se rige por principios archivísticos como es el Principio de procedencia y orden así como el Ciclo de vida de los documentos, con lo que se conserva el valor de prueba y evidencia de los documentos, entre otros atributos.
Cabe señalar, que la utilidad de conocer los principales modelos de gestión documental estriba en que sus principios y características fundamentales están presentes en el diseño y desarrollo del Sistema D-Mx para asegurar una adecuada gestión documental y que los sistema de gestión de información documental contemporáneo no pueden ser ajenos a dichas teorías.
2.1 MARCO HISTÓRICO
2.1.1 Los Archivos en el IFAI
A partir de la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) el 11 de junio de 2002, el IFAI se creó como una autoridad no sólo en materia de acceso a la información, sino además en la entidad que regula en coordinación con el Archivo General de la Nación los archivos administrativos en la Administración Pública Federal de México como lo establece el Art. 32. (Presidencia de la República, 11 de junio de 2002, p. 10), con lo que se dio un impulso muy importante a los archivos.
En adición a lo anterior, mediante la reforma en 2007 al artículo 6º constitucional se estableció el acceso a la información pública como un derecho fundamental de los mexicanos, y en particular la fracción V prevé que “los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos actualizados y publicaran a través de los medios electrónicos disponibles," como parte del derecho a la información, ya que la garantía fundamental de toda persona implica el acceso a los archivos, registros y documentos emitidos por las autoridades públicas. (Presidencia de la República, 20 de junio de 2007,
p. 2). En consecuencia, en enero de 2012 fue publicada la Ley Federal de Archivos
(LFA), misma que tiene el objetivo de:
“establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal…” (Presidencia de la República, 23 de enero de 2012, p. 1)
En particular, el Artículo 20 señala que los sujetos obligados de la Ley deberán de poner en práctica sistemas automatizados para la gestión documental que permita realizar las siguientes etapas del proceso: “elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado” (Ibid, p. 22) Ello por supuesto incluye la elaboración, captura, organización y conservación de documentos de archivo electrónico.
Por consiguiente, con la finalidad de convertir al IFAI en una institución pública ejemplar en la óptima gestión documental y la organización de sus archivos, se puso en operación el Sistema D-Mx a partir del 15 de junio de 2012, con la colaboración y apoyo de las Direcciones Generales de Administración, Informática y Sistemas, y Gestión de la Información y Estudios. (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 27 de septiembre de 2012, p. 142)
El sistema debía controlar los archivos durante el ciclo vital de la documentación, de tal forma que facilitara la gestión documental desde la elaboración de documentos o su recepción en la Oficialía de Partes hasta su conservación en el archivo concentración, facilitando el manejo de transferencias primarias con el objetivo final de conservar, consultar y difundir el acervo de la Institución. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 3 de marzo de 2010, p. 3) Las herramientas de consulta y organización archivística que debían formar parte integral del Sistema D-Mx eran por su parte: Cuadro de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía Simple de Archivos, ya que éstos eran los medios a través de los cuales se debían crear, regular y administrar las series documentales del fondo IFAI. (Ibid, p. 4)
2.1.2 La gestión de documentos de archivo electrónico en el IFAI
Con la finalidad de facilitar el ejercicio del derecho de Acceso a la Información a la población en forma electrónica, el IFAI ha puesto en operación durante los últimos años, sistemas y aplicaciones informáticas entre las que se encuentran el Sistema INFOMEX- Gobierno Federal, el Sistema de índices de expedientes reservados, el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT), el Sistema PERSONA, y más recientemente el Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx. (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 30 de abril de 2013, p. 7)
En ese sentido, los sistemas informáticos han tenido un papel relevante para permitir la adecuada operación de los principales procesos sustantivos del IFAI vinculados a sus atribuciones de mayor importancia en materia de acceso a la información y protección de datos personales y a su misión, que de acuerdo con la información disponible en la página web en 2013, es:
Trabajamos para garantizar el derecho de los ciudadanos a la información pública gubernamental y a la privacidad de sus datos personales, así como para promover en la sociedad y en el gobierno la cultura del acceso a la información, la rendición de cuentas y el derecho a la privacidad. Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (2013) Misión del IFAI. Recuperado el 15 de octubre de
2013
de:
http://inicio.ifai.org.mx/_catalogs/masterpage/ misionViosionObjetivos.aspx
La operación cotidiana de los archivos del IFAI se realiza en tanto, mediante el uso de los Manuales Administrativos de Aplicación General emitidos por la Secretaría de la Función Pública, en particular, el Manual de Transparencia y Archivos (MAAG- Transparencia y Archivos) que tiene como objetivo:
… garantizar que los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, se conserven organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentación que resguarden en los archivos de trámite, de concentración, y cuando proceda, del histórico. (Secretaría de Gobernación y Secretaría de la Función Pública, 12 de julio de 2010, p. 2) De acuerdo a lo anterior, los procedimientos archivísticos que debe seguir el IFAI y que son un estándar para la Administración Pública Federal de México se describen a continuación:
Archivo de Trámite Préstamo o Consulta en Archivo de Trámite Seguimiento de préstamo del Archivo de Trámite Transferencia primaria
Archivo de Concentración Préstamo o consulta en Archivo de Concentración Seguimiento de préstamo
Destino Final Baja documental
2.2 MARCO TEÓRICO
El estudio de caso analizó el proceso de desarrollo e implantación del Sistema D-Mx en el IFAI y el impacto cuantitativo que tuvo la implementación de dicho sistema en relación con los ahorros por concepto de recursos materiales y tecnológicos, con lo que se buscó realizar un aporte sobre la determinación de indicadores para medir el impacto en la implantación de sistemas similares en instituciones públicas. Otra contribución que busco el proyecto de investigación fue identificar el impacto cualitativito que tuvo el Sistema D-Mx en la transparencia y la rendición de cuentas a partir de la publicación de la información de carácter administrativa del IFAI, (gastos de pasajes, viáticos, alimentación y telefonía celular de los servidores públicos del Instituto) en el micrositio de Transparencia Proactiva del IFAI (2013) y la medición de la percepción de los usuarios externos sobre la accesibilidad, disponibilidad, usabilidad y oportunidad.
2.2.1 Origen, evolución y contexto de los Sistemas
Un sistema, de acuerdo al Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, se define como “conjunto de elementos mutuamente interrelacionados o que interactúan”. (IMNC, 2001, p. 12). La representación de los sistemas se encuentra presente prácticamente en todos los aspectos de la vida: Los sistema reales que van desde el universo con sus galaxias, hasta los sistemas más pequeños que conforman a los seres vivos, las células y los átomos.
En el sitio Definición de sistema (s.f.) recuperado el 14 de mayo de 2013 de http://definicion.de/sistema/ se señala que en el ámbito de los sistemas reales, se pueden definir tres tipos de sistemas: abiertos, cerrados y aislados. Los sistemas abiertos reciben información de su ambiente y adoptan un comportamiento. Los sistemas cerrados solo intercambian energía en su entorno. Los sistemas aislados no realizan ningún tipo de intercambio En el ámbito conceptual, los sistemas son representaciones simbólicas: “La lógica, las matemáticas, la música”. Arnold y Osorio (1998, pp. 40-49)
Los elementos de un sistema se definen a su vez en objeto, concepto y sujeto: Objeto, cuando corresponde a un ente que ocupa un lugar en el espacio o en el tiempo. Concepto cuando es una abstracción exclusiva del pensamiento del hombre. En tanto sujeto, es una persona, un grupo de persona o el que personifica acciones específicas. (Ibid)
2.2.2 Teoría de los Sistemas
La teoría de los sistemas es el estudio interdisciplinario que busca las propiedades comunes a las entidades llamadas sistemas, la cual fue desarrollada por el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanfy, mejor conocida como la "Teoría General de Sistemas”. La teoría de los sistemas está dirigida a establecer leyes generales del comportamiento de los sistemas materiales. (Ibidem). Al respecto, dichos autores señalan los siguientes objetivos generales de la Teoría General de los Sistemas:
a) Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir
las características, funciones y comportamientos sistémicos.
b)Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por último,
c) Promover una formalización (matemática) de estas leyes.
La importancia de dicha teoría estriba en que se considera un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales por lo que es precisamente a partir del enfoque de la investigación científica conocida como “sistemismo”, sistémica o pensamiento sistémico, que se encuentran disciplinas y teorías como la cibernética, la teoría de la información, la teoría del caos, la dinámica de sistemas y otras. Teoría de la Información Al hacer referencia a los paradigmas epistemológicos de las ciencias de la información, necesariamente se tiene que vislumbrar desde dos ópticas, tal y como lo señala Capurro (2010, p. 253). Una orientada al estudio de los problemas relativos a la transmisión de los mensajes por la sociedad humana entendida ésta como una red de relaciones basada en el lenguaje.
La otra raíz es de carácter tecnológico reciente y se refiere al impacto de la computación en el proceso de producción, recolección, organización, interpretación, almacenamiento, recuperación, diseminación, transformación y uso de la información y en especial de la información científica fijada en documentos impresos. (Ibid) En ese sentido el paradigma físico se remonta a la “Teoría de Información” mismo que postula que los mensajes son transmitidos desde una fuente por una vía de comunicación en forma codificada y posteriormente decodificado para que pueda ser comprendido por su destinatario. (Moreiro, 2002, pp. 273-274). Es decir, dicha teoría se convierte en la base para la interpretación de los diferentes medios de comunicación que conocemos en la época contemporánea y es, además, una metáfora desde el punto de vista social de la comunicación humana.
Teoría Cibernética La teoría de la cibernética o de los mecanismos de control, surge en 1948 con la publicación de la obra Cibernética de Norbert Wiener (1971), elaborada a partir de diversos problemas para desarrollar cerebros electrónicos durante la segunda guerra mundial. “El concepto es tomado del griego “kibernetes” que nos refiere a la acción de timonear una goleta”, de acuerdo con López (2004, p. 304).
Entre los principios que rigen la cibernética se encuentran la retroalimentación, la probabilidad, y la termodinámica. La retroalimentación o feedback en particular, corresponde a que una vez que se proporciona información sobre una acción prevista, tanto a un ser vivo o un dispositivo mecánico, ésta sirve como guía y es el principio fundamental para la automatización. (Ibid) En ese sentido y de acuerdo con Gros (1996, p. 85), el concepto de información al que se hace uso en la cibernética corresponde al que proviene de la teoría comunicativa de Shannon y Weaver relativa a la transmisión de mensajes:
El feedback se define como la capacidad de respuesta para el mantenimiento de un estado de equilibrio. El feedback es pues un mecanismo que conduce a la regulación de un sistema. La regulación se produce siempre tras la ruptura de equilibro. Es decir, cuando el estado ideal del sistema no coincide con su estado actual. En este caso, el sistema reacciona produciéndose una nueva búsqueda de equilibrio. (Ibid).
Asimismo, desde la perspectiva de Gross (Ibidem), el concepto feedback conduce a la realización de procesos circulares, o sea, una vez que se presenta un elemento perturbador se busca recuperar el equilibrio a través del mantenimiento del estado ideal mientras que para dicho autor la entropía corresponde al cálculo de la probabilidad que existe cuando a mayor libertad de elección disminuye la probabilidad de que sea elegido un determinado mensaje En tanto la termodinámica, de acuerdo con López (op. cit, p. 304), es aquella que existe cuando se presenta una tendencia al caos y la cibernética en ese sentido, contribuye a que se establezcan mecanismos de control que mantengan el orden establecido, dada la tendencia que existe tanto en las personas o máquinas al desorden o caos.
2.2.3 Modelos de Gestión Documental
La gestión documental y organización de archivos, es sin duda, una de las disciplinas que ha tenido un cambio vertiginoso en los últimos treinta años, por decir lo menos, ya que al haber sido los documentos y por ende los archivos muy sensibles a los cambios de las tecnologías de la información vividos con mayor intensidad a partir de los años de 1980, ello se ha traducido en la generación de nuevos modelos para la gestión documental. Esto incluye para McKemmish (2008, p. 149) la conceptualización de los documentos, los registros y los archivos mismos, que difieren de acuerdo al idioma de que se trate: El inglés posee tres términos distintos (documents, records y archives), para designar lo que en castellano cuenta con una única voz (documentos). Así document es el equivalente de documento en su significado genérico, mientras que el término «record» –ateniéndonos a la definición adoptada por la norma ISO 15489–, sería la información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales, reservándose el término archives para los documentos (o informaciones) de carácter histórico. (Ibid, p.
149)
Record Management La gestión de los documentos o records de acuerdo con d´Alós-Moner (2006, p. 223) se basa en los principios y requisitos establecidos en la norma ISO 15489 Information and Documentation – Records Management, la cual fue traducida en España por el grupo de trabajo Records Management del Comité Técnico de Normalización de Documentos (CT50) de AENOR y, que a su vez se basa en la norma australiana AS 4390 Australian Records Management Standard.
La norma es aplicable a la gestión de documentos de archivo (records), tanto de organizaciones públicas como organizaciones privadas, que se encuentran en soporte papel o electrónicos y permite establecer reglas y principios para regulas la asignación de las responsabilidades, las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relativos a la gestión documental.
La norma de acuerdo con Castillo (2011, p. 55), provee una guía para el establecimiento de procesos y controles de la gestión de documentos del sistema tales como plazos de retención, clasificación, indización, almacenamiento, acceso, trazabilidad y disposición de la información:
Independientemente de que la ISO 15489 no es una norma de estricto cumplimiento, se hace necesaria su utilización de forma extensiva, toda vez que proporciona una metodología apropiada para diseñar e implementar un sistema capaz de crear y mantener documentación archivística veraz independientemente del soporte en el cual se encuentre.(Ibid)
Record Keeping (DIRKS) DIRKS es un acrónimo para identificar Designing and Implementing Recordkeeping Systems o en español: Diseñar e implementar un sistema de control de registros. Recordkeeping para McKemmish (op. cit., p. 149), se define como generar y mantener la información y evidencia de las transacciones de la organización en forma completa, precisa y fiable:
Australia es un país líder en el campo de lo que se denomina «recordkeeping» término que deliberadamente se trata de distanciar del término inglés «records
management» y que hace hincapié en la gestión de los «records» o registros (documentos/datos/informaciones) como un continuo dinámico desde su origen y durante toda su evolución futura. McKemmish (op. cit., p. 149)
De acuerdo con la página web NSW Government's Archives and Records Management Authority (2013, Recordkeeping in the NSW public sector. Recuperado el 26 de junio de 2013, del sitio web http://www.records. nsw. gov.au/ ) DIRKS es útil en entornos empresariales donde existen estrictas estructuras de rendición de cuentas y es vital para mantener la evidencia y la información que generan las organizaciones durante el desempeño de sus actividades para impulsar y apoyar sus operaciones de negocio. La metodología DIRKS es un medio que consiste de ocho pasos que buscan dar cumplimiento a los requisitos de la norma australiana AS 4390. Dicha metodología de acuerdo con EcuRed ayuda a las agencias a:
Comprender el contexto social, normativo y de negocio en el que operan (paso A); identificar sus necesidades para crear, controlar, recuperar y disponer de registros (es decir, sus necesidades de recordkeeping) mediante un análisis de sus actividades de negocio y factores medioambientales (pasos B y C); evaluar hasta qué punto las estrategias organizativas existentes (como políticas, procedimientos y prácticas) satisfacen sus necesidades de recordkeeping (paso D); rediseñar las estrategias existentes o diseñar nuevas estrategias para tratar necesidades insatisfechas (pasos E y F); e implementar, mantener y revisar estas estrategias (pasos G y H).
(EcuRed, 2013, Sobre la metodología DIRKS. Recuperado el 30 de abril de 2013, del sitio web: www. ecured.cu/index.php./DIRKS) Record Continuum Sue McKemmish (op. cit.) publicó Archives: Recordkeeping in Society, obra en la que presenta una nueva opción de analizar la gestión de los registros a partir de la expansión de los registros electrónicos. Con la aparición de los documentos electrónicos, el ciclo de vida de los registros electrónicos dejan evidencia de transacciones esenciales no llega a crearse nunca, no se conforma debidamente o no sobrevive, lo que no solo consiste un cuestionamiento del modelo del ciclo de vida, sino que ha generado un modelo alternativo, de acuerdo a lo siguiente:
… el Record continuum y traducido como «el continuo de los registros» bajo el que trasciende una filosofía que va más allá de la archivística tradicional en sus planteamientos respecto a la gestión de documentos adoptando un enfoque más integral. (McKemmish, ibid, p. 149)
Record continuum de acuerdo con McKemmish (Ibidem, p. 150), se basa en la “reinvención” de los archivos que significa la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición. En tanto el modelo del ciclo de vida propone una separación estricta de responsabilidades en la gestión de documentos, provocando una distinción fundamental entre las vidas pre-archivística y archivística de un registro.
El modelo Record continuum, de acuerdo con lo señalado por Campillo-Torres (2010, p. 47), se fundamenta en que a diferencia de la integración de las diversas edades de los documentos (pre-archivística y archivística) el continuum es un proceso continuo desde el momento de la creación y se conforma de cuatro dimensiones que no son relativas a la edad de los registros sino que tienen que ver con el punto de vista del observador: La primera dimensión, a la que le corresponde el nombre “Dimensión Acontecimiento”, […] en esta dimensión la transacción aún no ha ocurrido. La segunda dimensión, la “Dimensión Documental”, […] En esta dimensión el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
La tercera dimensión, la “Dimensión Riesgo”, […] En esta dimensión, el registro es valorado por la organización y, en consecuencia, conservado o destruido.
La cuarta o “Dimensión Social”, […] En esta dimensión la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros. (Ibid)
El modelo Record continuum no hace distinción entre registros activos y no-activos así como entre registros archivísticos y no archivísticos, ya que de acuerdo con el modelo continuum, las estrategias y metodologías para valorar, describir y conservar registros se implementan de forma previa a los procesos de gestión de registros, preferentemente en la etapa del diseño del sistema de gestión documental y no durante o al final del ciclo de vida.
Gestión documental en el contexto archivístico La gestión de documentos de acuerdo con los autores Casas de Barran, Griffin, et al (2001, p. 7) es:
el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso, y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y valorizar sus documentos de una manera eficaz y disponer de ellos para su destrucción o guarda permanente en función de su valor científico –cultural. Así también, promueve la distribución de la información.
La gestión de los documentos se rige por principios archivísticos que son:
a) Principio de procedencia y orden original o Respect de fonds: los documentos
deben ser mantenidos juntos, de acuerdo con el organismo responsable de su creación o su acumulación, en el orden original establecido en el momento de su creación;
b) Los documentos siguen un ciclo de vida: Un documento es creado, es usado
mientras tiene un valor continuo (valor de prueba, testimonio o información de la acción por la que fue creado) y, luego, se dispone de éste bien sea destruyéndolo o transfiriéndolo al archivo histórico en virtud de su valor permanente. (Ibid) La ventaja de la aplicación de estos principios es que permiten conservar el valor de prueba y evidencia que aportan los documentos, facilitan los procesos de organización y contribuyen a conformar una estructura a favor del control y la consulta de los documentos. Una definición un poco más cercana al marco de análisis es la de Patiño (2009, p. 11), que define a la gestión de documentos como: Conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.
La Gestión Documental de acuerdo con los términos expuestos en párrafos anteriores podría concluirse que es una relación entre la organización y el valor que representa la documentación a su interior, como factor de aprendizaje y conocimiento.
Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (Moreq)
De acuerdo con lo señalado en el blog (Archivista. Una mirada al mundo de los archivos,
1 de febrero de 2007, Moreq: modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos de archivo. Consulta realizada el 25 de octubre de 2012 en el sitio http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestionde-documentos-electronicos-de-archivo/), MoReq es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado a través del Programa IDABC (Servicios paneuropeos de Administración Electrónica) con el fin de que pueda ser utilizado en todos los países de la Unión Europea:
MoReq se ocupa, fundamentalmente, de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. (Ibid) Gómez (2010, p.71), por su parte, señala que MoReq hace énfasis en diferenciar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), con el objetivo de establecer los requerimientos en el segundo de éstos, que impida la modificación o borrado de los archivos electrónicos y garantizar su preservación sobre el tiempo.
En ese sentido, es importante destacar que en un SGDEA, conforme a los requisitos de MoReq, el cuadro de clasificación es un elemento clave, ya que ayuda a definir la organización de los expedientes virtuales mediante un modelo multinivel conforme a la norma ISAD-G que es la “Norma Internacional General de Descripción Archivística” expedida por el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos o Electronic Document Management System, (EDMS) La investigación respecto a los Sistemas de Gestión de Información Electrónica, que se
ubica en el contexto de las tecnologías de la información de acuerdo con Guzmán-Flores
(2008, p. 42), se puede considerar relativamente nueva, si partimos de que el uso de internet y las redes computacionales tuvo su origen en ARPANET, misma que conformó una red de redes ARPA (Advanced Research Projects Agency), fundada por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos de América en 1958. Ello, de acuerdo con Guzmán-Flores (Ibid), “a fin de alcanzar la superioridad tecnológica militar, sobre la Unión Soviética” en el contexto de la guerra fría:
En 1969 los primeros nodos de la red se encontraban en la Universidad de California en los Ángeles, en el SRI (Stanford Research Institute), en la Universidad de California de Santa Bárbara y en la Universidad de Utha. En
1971 había un total de 15 nodos de los cuales la mayor parte eran centros de
investigación universitarios. (Ibid) En la actualidad, la generación, utilización, y conservación de documentos se realiza primordialmente través de computadoras personales PC´s y Lap Top a través de herramientas de usuario final (Microsoft Office, Mac, etc.). Sin embargo, Serra (2005, p.
14) señala que:
Esta estructura no garantiza el valor evidencial de los documentos de oficina, e impide que puedan tener valor legal. La gestión de documentos de oficina se convierte entonces un una mera gestión de borradores y copias, que sólo pueden adquirir carácter de original plenamente válido si son trasladados a soporte papel, o bien se gestionan mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos (Electronic Document Management System, o EDMS).
Por lo anterior, cobra mayor relevancia identificar las investigaciones sobre los EDMS en las organizaciones públicas y privadas, que permitan a su vez conocer el contexto archivístico y de la gestión documental en el que se ubicaban antes de la generación de los proyectos de desarrollo del EDMS, la problemática existente, las alternativas de solución visualizadas así como los objetivos y alcances de los desarrollos para comparar algunos elementos fundamentales con el Sistema D-Mx y aportar información sobre
factores de éxito en este tipo de desarrollos. D´Alós-Moner (op. cit., p. 224) pone en perspectiva la situación:
En los últimos 15 años el baile de siglas que se autocalifican de “gestión documental” ha ido creciendo: EDMS (electronic document management system), ECM (enterprise content management), CMS (content management system), DAM (digital asset management), etc.
Al respecto, Zelkowitz (2003, p. 422) describe como en los Estados Unidos de América, NARA (National Archives and Records Administration), “el Archivo del Gobierno Federal de los Estados Unidos”, ha establecido The Electronic and Special Media Records Services División, la cual es una entidad que valora, preserva y provee acceso a archivos en formato digital.
Sin embargo, Zelkowitz (Ibid) hace la pregunta: is the preservation of digital records really critical to organizations? y señala que definitivamente sí, pero que debemos ajustar nuestro pensamiento creativo e innovación:
Es decir, si la computación está altamente distribuida hoy en día (cluster and grid computing) ese es quizá el mejor argumento para distribuir la preservación también. (…) Hay que formular la pregunta de cuánta información deben las organizaciones preservar vs cuánta información deben preservar los individuos.(Ibidem)
Por otra parte, Revah (2009, p. 223) plantea un proyecto de gestión documental automatizada del CIDE para implementar un sistema de gestión documental que tiene como punto de partida la mejora de los procesos, en donde la gestión documental pasa a ser un proceso clave de la organización, en tanto la automatización suele ser vista como un medio más del sistema (infraestructura), como lo sería la generación de un Sistema de Gestión de Documentos o EDMS.
Una visión aparentemente más cercana al Sistema D-Mx es referida por Sprague, (1995,
p. 29) quien señala que:
… el valor de la gestión de documentos para respaldar el desempeño organizacional se pueden agrupar en tres categorías generales: como un mecanismo para la comunicación en las organizaciones (especialmente para los conceptos e ideas), como vehículo de procesos de negocio, y como un componente importante de memoria organizacional.
Por consiguiente, el presente estudio de caso se enfocó en las tres vertientes anteriormente señaladas con la intención de despejar el rol y utilidad que desempeña el Sistema D-Mx al interior del IFAI y que son:
Una fuente de información tal como lo plantea Zelkowitz (op. cit., p. 422); Un vehículo para alinear primordialmente los procesos de acuerdo con lo que señala Revah (op. cit., p. 223 ) o; La suma de tres funcionalidades, (fuente de información, vehículo de procesos de negocio, y componente de memoria organizacional) que es el caso presentado por Sprague (op. cit., p. 29).
3. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
En el presente capítulo se aborda el tipo de investigación, que de acuerdo al método seleccionado, consiste en un Estudio de Caso sobre la implantación del Sistema D-Mx a fin de evaluar el impacto cuantitativo en relación con el ahorro en recursos materiales y tecnológicos y el impacto cualitativo respecto a la percepción de transparencia y rendición de cuentas a partir de dicha implantación.
Asimismo, se describen las cuatro fases de investigación, correspondiendo la primera a determinar como campo de estudio los Sistemas de Gestión de Información Documental, o EDMS; la segunda a realizar una descripción del modelo de desarrollo e implementación del Sistema D-Mx, la tercera al trabajo de campo, mediante aplicar una encuesta para la percepción en materia de transparencia y rendición de cuentas; y, la cuarta, a través del análisis general de la información para emitir las conclusiones de la investigación.
Se presenta además el proceso de desarrollo e implantación del Sistema D-Mx que consistió en establecer en principio el objetivo general del proyecto, el alcance, la relación de entregables, los productos y beneficios del proyecto de acuerdo al plan, el sistema de seguridad de información para el Sistema D-Mx y las lecciones aprendidas en la implantación del sistema.
En lo que se refiere a determinación de la población, así como a los instrumentos para la recolección de información del proyecto de investigación, se describen los indicadores de ahorro de recursos materiales, indicadores de satisfacción de usuarios internos e indicadores de satisfacción de usuarios externos. Se observa además la forma en que se determinó el tamaño de las muestras así como el número de cuestionarios aplicados
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El método de investigación corresponde a un Estudio de Caso que tiene como propósito el análisis de procesos así como de relaciones causales donde se establecen fronteras “más o menos claras, ya sea histórico o contemporáneo” Coller (2005, p. 32). La implementación del Sistema D-Mx se consideró un proceso ya que en éste intervinieron una serie de fases desde la conceptualización y el diseño pasando por el desarrollo y pruebas piloto hasta la puesta en operación del sistema y la evaluación de sus resultados.
La metodología del Estudio de Caso utilizada ofreció la posibilidad de realizar una investigación científica y obtener resultados y conclusiones tanto de carácter cuantitativo como cualitativo. En ese sentido, sobre el método de estudio de caso Martínez-Carazo (2006, pp. 168-169) señala lo siguiente:
… para realizar estudios cuantitativos es indispensable contar con una teoría ya construida, dado que el método científico utilizado en la misma es el deductivo; mientras que la segunda (metodología cualitativa) consiste en la construcción o generación de una teoría a partir de una serie de proposiciones extraídas de un cuerpo teórico que servirá de punto de partida al investigador, para lo cual no es necesario extraer una muestra representativa, sino una muestra teórica conformada por uno o más casos.
3.2 PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
El Estudio de Caso analizó el proceso de desarrollo e implantación del Sistema D-Mx, durante el periodo 2010-2012 y el impacto que tuvo la implementación de dicho sistema de carácter cuantitativo, en relación con el ahorro de recursos materiales y recursos informáticos y de carácter cualitativo en relación a la gestión de la información administrativa del IFAI y la percepción de los usuarios externos en materia de transparencia y rendición de cuentas.
Para lograr lo anterior, se dio cumplimiento al primer objetivo específico consistente en describir la importancia de realizar una adecuada gestión de documentos electrónicos en el IFAI, mediante presentar en el marco histórico el papel relevante que ha tenido el
Instituto en la organización de los archivos administrativos en coordinación con el Archivo General de la Nación (México), así como la reforma Constitucional en 2007 y como parte del derecho a la información, la garantía fundamental de toda persona al acceso a los archivos, registros y documentos emitidos por autoridades públicas. El cumplimiento al segundo objetivo específico del proyecto de investigación se ve concretado a través del desarrollo del Marco Teórico en donde se analizó la Teoría de los Sistemas, se realizó un recuento de la Teoría de la Información y Teoría Cibernética, con lo que se logró identificar que parte de sus principios y características fundamentales están presentes en el diseño y desarrollo del Sistema D-Mx y se comprende como los sistemas de gestión de información documental no pueden ser ajenos a dichas teorías. El tercer objetivo específico se logró mediante identificar los indicadores de satisfacción de usuarios internos, algunos de los cuales fueron inscritos y comprometidos como parte del proyecto de desarrollo e implantación del Sistema D-Mx en el Programa de Mejora de la Gestión del Gobierno de México. No obstante, los indicadores de ahorros de recursos materiales y tecnológicos así como los de satisfacción de usuarios internos fueron diseñados por el autor del presente proyecto de investigación.
3.3 FASES DE INVESTIGACIÓN
En la primera fase de investigación se determinó como campo de estudio el Sistema de Gestión de Información Documental, que se enmarca dentro de los Electrónic Document Management System (EDMS). Sobre el particular, se tomaron como referentes los teóricos clásicos: Teoría de Sistemas de Ludwig von Bertalanfy; Teoría de la Información de Claude Shannon y Warren Weave; y Teoría Cibernetica de Norbert Wiener.
Lo anterio, se confirmó a partir del Análisis de los diferentes modelos de gestión documental como Record Management, Record Keeping, Record Continuum, MoReq y los principios de la gestión documental en sí misma. De gran utilidad ha sido el análisis de los textos de los investigadores que han construido conocimiento en el campo
específico de los EDMS y ERMS entre otros, Guzmán-Flores (op. cit.), D´Alos-Moner (op. cit), Serra (op. cit.), Revha (op. cit.) y Zelkowitz (op. cit.).
En la segunda fase se realizó una descripción del proceso de implementación del Sistema D-Mx, así como de los indicadores de evaluación, incluidos los de ahorros de recursos materiales y tecnológicos. Adicionalmente durante esta etapa se analizaron los resultados de las encuestas a la población-objetivo del Sistema D-Mx al interior del IFAI, que son los Responsables de Archivo de Trámite (RAT), mismos que fueron objeto de dos encuestas de satisfacción de usuarios internos del Sistema D-Mx en 2011 y 2012 a través de cuestionarios aplicados en forma directa con preguntas cerradas. Durante la tercera fase se llevó a cabo el trabajo de campo, que consistió en aplicar una encuesta electrónica a un grupo de personas que tuvo como objetivo conocer su percepción sobre la transparencia y rendición de cuentas del Instituto, a partir de los contenidos del micrositio de Transparencia Proactiva en donde se publica información administrativa de gastos de pasajes, viáticos, alimentación y telefonía celular del IFAI en el periodo 2007-2012. Una cuarta fase, se realizó mediante el análisis de la información, que fue útil para emitir las conclusiones, recomendaciones y prospectiva.
3.4 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA D-MX
La reforma al Art. 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que previó en la fracción V la preservación de los documentos de archivos administrativos de manera actualizada (Presidencia de la República, 20 de junio de 2007, p. 2) fue un importante elemento para tomar la decisión de diseñar, desarrollar y poner en operación el Sistema D-Mx. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 3 de marzo de 2010, p. 2) El sistema tuvo como objetivo general controlar los archivos durante el ciclo vital de la documentación, de tal forma que se facilitara la gestión documental desde su elaboración o recepción en la Oficialía de Partes hasta su conservación en los archivos de trámite y Archivo de Concentración, permitiendo el manejo de transferencias primarias para conservar, consultar y difundir el acervo de la Institución.
Dicho sistema debía incluir al menos los procesos relativos a registro de entrada y salida de correspondencia; clasificación archivística por funciones; integración y ordenación de expedientes; y conservación de archivos, entre otros, (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 3 de marzo de 2010, op.cit.) por lo que a partir del objetivo y procedimientos antes descritos se estableció el siguiente:
3.4.1 Alcance del Proyecto
El alcance del proyecto del Sistema D-Mx estuvo orientado a dotar al IFAI de un sistema de gestión documental para facilitar “la administración, el control, el uso y la conservación de los documentos y expedientes generados en el desarrollo de las funciones del Instituto” tanto aquellos que obraran en soporte físico como en soporte electrónico. El proyecto del Sistema D-Mx buscó además asegurar la “autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad” de los documentos electrónicos. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 3 de marzo de 2010, op.cit.).
En forma previa a la implementación del proyecto del Sistema D-Mx se requirió de la identificación de los principales riesgos para establecer a su vez las medidas preventivas y correctivas, los cuales se dividieron por fases: en el diseño el riesgo fue principalmente la falta de comprensión por parte de los programadores y desarrolladores sobre los principios archivísticos lo que generaría que imperaran procesos intuitivos más que procesos archivísticos y que los módulos no cumplieran con la normatividad en materia de archivos.
En el desarrollo, un riesgo era la rotación del personal especializado en tecnologías de la información que conllevaría un considerable retraso en el desarrollo del sistema, en tanto en la puesta en operación, el principal riesgo era el cambio de prioridades del área informática por requerimientos urgentes en la operación diaria, generando retraso en el desarrollo del sistema, Asimismo, no contar con una infraestructura robusta para la operación del sistema que soportara la demanda de usuarios. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, 24 de junio de 2010, pp. 18-22)
La administración de los riesgos tuvo como medida preventiva durante el diseño, capacitar a los programadores sobre los principios archivísticos, involucrar a personal de apoyo de tecnologías de información y no sólo a los desarrolladores. En el desarrollo la medida preventiva fue el involucramiento de la alta dirección, sensibilizando a sus integrantes sobre la prioridad del sistema y, previo a la puesta en operación, el fortalecimiento de la infraestructura informática. (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 31 de diciembre de 2013, pp. 3-4)
3.4.2 Identificación de los entregables del proyecto
Los entregables definidos en el proyecto del Sistema D-Mx fueron, entre otros, contar con una Interfase para web; programado en PHP y sub base de datos MySQL, basado en principios archivísticos, normas internacionales de descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de documentación (ISAAR-CPF) e ISO 15489 y permitir la asociación de imágenes digitales (PDF y JPG). (Ibid, p. 6)
3.4.3 Productos del proyecto de acuerdo al plan
El sistema se implementó, en principio, para un grupo piloto del IFAI y por las dimensiones del proyecto fue necesario efectuar una segunda por el surgimiento de nuevos requerimientos. El sistema se encuentra en operación a partir del 30 de junio de
2012. Los productos que se obtuvieron de acuerdo a lo señalado en el Acta de Conclusión
del Proyecto del PMG (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 13 de diciembre de 2012, p. 9) fueron:
Módulo de Descripción Módulo de Transferencia Primaria.
Módulo de Búsquedas
La siguiente imagen corresponde al “Módulo de Descripción Documental” del Sistema D-Mx, en donde es posible observar algunas de la series documentales conformadas con base en el Cuadro de Clasificación Archivística del IFAI (2012), mismas que se replican en forma virtual en el respositorio del sistema con forma de expedientes electrónicos o carpetas para alojar documentos electrónico:
Grafico No. 1. Módulo de Descripción Documental del Sistema D-Mx
Fuente: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (2013). Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx. México, D.F.
3.4.4 Sistema de Seguridad de la Información para el Sistema D-Mx
A partir de que las tecnologías de la información están intrínsecamente relacionadas con la obtención, utilización, resguardo y transferencia de datos personales así como de información valiosa para las organizaciones, se ha convertido en una tarea mayor establecer medidas de seguridad de la información que protejan de amenazas y vulnerabilidades tanto a los sistemas informáticos como a todo aquel activo relacionado con la información, independientemente del medio de soporte.
Las amenazas a la información se refieren a cualquier acción o evento que puede ocasionar consecuencias adversas en materia de seguridad de la información. Las vulnerabilidades son por su parte todas aquellas deficiencias de la organización que abarcan desde fallas en recursos humanos, infraestructura, equipo, software hasta las malas prácticas que no contribuyen a la seguridad de la información. Un riesgo, por lo tanto, es la posibilidad de que una amenaza pueda materializarse aprovechando una vulnerabilidad.
Es por ello, que para reducir los riesgos de acceso no autorizado y uso mal intencionado de la información que se resguarda en el Sistema D-Mx, se desarrolló un “Modulo de Seguridad” que tiene como objetivo reducir las vulnerabilidades mediante permitir que el administrador del Sistema cuente con las herramientas necesarias para poder agregar usuarios, modificar usuarios existentes, otorgar perfiles de trabajo y dar permisos particulares sobre el Cuadro General de Clasificación Archivística del IFAI. (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 2011, p. 3) Dicho módulo se diseñó tomando en consideración algunos elementos de seguridad previstos en la norma internacional ISO/IEC 27001: 2007 del “Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información”, la cual “especifica los requisitos para la creación, implementación, operación, supervisión, mantenimiento y mejora de un SGSI documentado.” (Ibid. p. 2) Asimismo, se validaron los procesos de seguridad con base en las mejores prácticas de procesos de administración de servicios de TI, alineados a CMMI-DEV® Versión 1.2 y a los procesos establecidos en el Manual Administrativo de Aplicación General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Seguridad de la Información (MAAG TIC - SI) emitido por la Secretaría de la Función Pública. (Ibidem, p. 16).
3.4.5 Beneficios del proyecto de acuerdo al plan
En materia de gestión documental y, de acuerdo a lo reportado en el Acta de cierre del proyecto del PMG, el IFAI tiene ahora el control de los expedientes y documentos desde su creación o registro, hasta su baja o conservación, pasando por la etapa de control en
los Archivos de Trámite. Adicionalmente, el Instituto cuenta con un mecanismo automatizado que permite identificar la vigencia de los documentos y controlar el préstamo y/o consulta de expedientes en los Archivos de Trámite y Concentración. Asimismo, el sistema permite la integración, gestión y conservación de los expedientes de los Recursos de Revisión que genera el IFAI y que son los principales productos del órgano garante de acceso a la información en México, así como de los expedientes que se derivan de las demás funciones sustantivas y administrativas. (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 13 de diciembre de 2012, p. 10)
3.4.6 Lecciones aprendidas en la implantación del Sistema D-Mx. En términos generale, es posible afirmar que el proyecto de implantación del Sistema D- Mx cumplió con los productos comprometidos en el Programa de Mejora de la Gestión. Sin embargo, durante la ejecución del proyecto se presentaron situaciones que dejaron experiencias al equipo de trabajo a tomarse en cuenta en la realización de nuevos proyectos.
En particular, de acuerdo con lo señalado en el Acta de Cierre del Sistema D-Mx, destaca que durante el periodo del diseño y desarrollo del Sistema D-Mx existieron nuevos requerimientos a cumplir por el Sistema a partir de la emisión de legislación en la materia, entre las que se encuentran:
Ley de Firma Electrónica Avanzada. (Publicada el 11 de enero del 2011). Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal. (Publicado el 6 de septiembre del
2011).
Ley Federal de Archivos. (Publicada el 23 de enero del 2012).
3.5 POBLACIÓN E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN.
El tercer objetivo específico del presente proyecto de investigación estuvo orientado a estimar en forma cuantitativa los ahorros en recursos materiales a partir del uso del Sistema D-Mx, así como identificar los beneficios cualitativos del Sistema D-Mx para la gestión de la información administrativa del Instituto y que ello sirviera de base para la gestión de la información en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en lo que se refiere a publicar proactivamente información relevante para la sociedad.
Por consiguiente, la evaluación del impacto de la implantación del Sistema D-Mx incluyó indicadores de satisfacción de usuarios internos, algunos de los cuales fueron inscritos y comprometidos como parte del proyecto de Desarrollo e Implantación del Sistema D-Mx en el Programa de Mejora de la Gestión (PMG) de la Secretaría de la Función Pública del Gobierno de México. En tanto, los indicadores de ahorros de recursos así como de satisfacción de usuarios externos fueron generados por el autor del presente proyecto de investigación.
3.5.1 Indicadores de Ahorro de Recursos Materiales
El cálculo de los ahorros de recursos materiales se basó en un supuesto en el que el IFAI no contaba con el Sistema D-Mx. Ello implicaría generar expedientes de Recursos de Revisión mediante fotocopias tanto para fines de consulta, así como para contar con un respaldo en casos de desastre. Por consiguiente, se identificaron los insumos así como los bienes muebles que se requerirían para la conformación del archivo físico de respaldo y se calcularon los gastos en recursos materiales.
Por otra parte, se describieron los montos de los servicios de digitalización contratados en el periodo 2010-2012 para que, con base en la diferencia de los gastos en recursos materiales menos los costos de digitalización, determinar los ahorros derivados de la implantación del Sistema D-Mx, de acuerdo con los indicadores siguientes:
Cuadro No. 1. Indicadores de Ahorros de Recursos Materiales Indicador del Proyecto Definición
1) Ahorro en el número de hojas de papel
Número de hojas de papel impresas que debieron requerirse para generar expedientes físicos de respaldo.
2) Ahorro
en tonner y servicios de impresión relacionados Número de cartuchos de tonner a utilizar para el fotocopiado de expedientes de Recursos de Revisión
3) Folders de cartulina
Número de folders a utilizar para protección física de los expedientes del maltrato y desgaste del papel
4) Cosido de expedientes
Número de expedientes a coser con hilo cáñamo para integrar unidades documentales compuestas
5) Cajas de polipropileno
Número de cajas de polipropileno a utilizar para resguardar conjuntos de expedientes.
6) Estantes
Numero de estantes a utilizar para almacenar cajas de polipropileno.
Fuente: Procesamiento del autor con base en el análisis de insumos
3.5.2 Indicadores de Satisfacción de Usuarios Internos
En lo que se refiere a la satisfacción de los usuarios del Sistema D-Mx se dividió la población en usuarios internos y usuarios externos. En el caso de los usuarios internos la población correspondió al número total de unidades administrativas que integran el IFAI, y que de acuerdo al Cuadro No. 2 son 20. En tanto el tamaño de la muestra correspondió a 5 unidades administrativas usuarias del Sistema D-Mx del IFAI en los años 2011 y
2012.
Cuadro No. 2. Universo de Usuarios Internos y Tamaño de la Muestra Tipo de Unidad Administrativa Población Muestra Nivel de Inspección Ponencias
5
1
-
Secretarías
3
1
-
Direcciones Generales
12
3
-
Total
20
5
General II
El tamaño de la muestra se determinó con base en la Tabla de Muestreo (Anexo 1), aplicando el nivel de inspección II, de acuerdo con los valores siguientes:
Tabla de Muestro No. de Unidades Nivel de Inspección Minino Máximo I II
III
16
25
B C D
Fuente: INECC-CCA, (2010). Guía para Elaborar Planes de Muestreo Representativos. México, p.14.
El tamaño de la muestra para el nivel de inspección II-C corresponde a 5, por consiguiente se aplicaron encuestas con preguntas cerradas a los Responsables de los Archivos de Trámite de cinco unidades administrativas que conformaron la muestra. Las preguntas para evaluar la satisfacción a usuarios internos a su vez se dividieron en dos rubros, conforme a la tabla de indicadores de eficacia del proyecto del PMG, mismos que se transcriben a continuación:
Cuadro No. 3 Indicadores de Satisfacción de Usuarios (Internos) Indicador del Proyecto Definición
1) Satisfacción de los usuarios respecto de
los productos derivados de un proceso, trámite o servicio.
Calificación de los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o trámite.
2) Satisfacción de los usuarios con la
información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio.
Calificación de los usuarios de un trámite o servicio a la transparencia, accesibilidad y claridad de la información.
Fuente: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (3 de marzo de 2010) Acta de Constitución del Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PMG) 2010-2012. México, D.F., p.6
Usuarios externos, por otra parte, se refiere a aquellas personas que no laboran en el IFAI pero que han consultado la información que se ubica en el repositorio del Sistema D-Mx y que aparece publicada en la página web del Instituto, precisamente en el micrositio Transparencia Proactiva y, en donde se publica información administrativa sobre el gasto realizado por servidores públicos del Instituto en el desempeño de sus funciones (Gastos de pasajes, viáticos, alimentación y telefonía celular del periodo 2007-2012).
3.5.3 Indicadores de Satisfacción de Usuarios Externos
En el caso de los usuarios externos, la población correspondió al número total de personas que visitaron el micrositio de Transparencia Proactiva en el periodo septiembreoctubre de 2013, específicamente los rubros de gastos de viáticos y pasajes de servidores públicos en el desempeño de comisiones oficiales y que de acuerdo al Cuadro No. 4 son
254.
Cuadro No. 4 Universo de Usuarios Externos y Tamaño de la Muestra Tipo de información Población Muestra Nivel de Inspección Viáticos
171
-
-
Pasajes
83
-
-
Total
254
32
General II
Al respecto, aplicando el procedimiento anterior, el tamaño de la muestra se determinó con base en la Tabla de Muestreo (Anexo 1), correspondiendo el nivel de inspección II, de acuerdo con los siguientes valores:
Tabla de Muestro No. de Unidades Nivel de Inspección Mínimo Máximo I II
III
151
280
E G H
Fuente: INECC-CCA, (2010). op.cit.
El tamaño de la muestra para el nivel de inspección II-G corresponde a 32, de acuerdo al Anexo 1, por consiguiente se aplicó un cuestionario de 5 preguntas a través de www.surveymonkey.com a 32 usuarios de internet de los cuales respondieron únicamente
20. Las respuestas debieron ser emitidas una vez visitado el microsito Transparencia
Proactiva que se ubica en la página web www.ifai.org.mx para estar en condiciones de evaluar las características del sitio y la información que contiene.
Los cuestionarios se aplicaron a personas que tuvieron como características en común ser mayores de 18 años, profesionistas de pregrado y usuarios de internet. Las personas elegidas forman parte de alguna red social en la que participa el autor del presente proyecto de investigación; Facebook, Twitter o Lynked y los cuestionarios aplicados permitieron obtener datos sobre la satisfacción de los usuarios externos a partir del uso del Sistema D-Mx, específicamente del micrositio Transparencia Proactiva, de acuerdo al siguiente indicador:
Cuadro No. 5 Indicadores de Satisfacción de Usuarios (Externos) Indicador del Proyecto Definición
1) Percepción de los usuarios en materia
de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas del Instituto Calificación de los usuarios a los atributos de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas del Instituto Fuente: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (3 de marzo de 2010) op. cit., México, D.F., p. 6
4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE IMPACTO
En el presente capítulo se muestran los ahorros en materia de recursos materiales e informáticos que fueron resultado de la implantación y uso del Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx del IFAI así como los beneficios cualitativos que aporta en la gestión de la información y que se obtuvieron mediante medir la satisfacción de los usuarios internos y la de los usuarios externos.
En primer lugar, se presentan los resultados de la evaluación cuantitativa de impacto respecto a ahorros en recursos materiales, a partir de estimar los costos en la generación de un archivo físico alterno con copia de 16,430 expedientes de Recursos de Revisión versus el costo total de digitalizar el mismo número de fojas que integran dichos expedientes además del costo de adquisición de cintas magnéticas de respaldo y su resguardo en un sitio externo.
En segundo lugar, se muestran los resultados de la evaluación cuantitativa de satisfacción de usuarios internos, respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio, así como sobre la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio, ambos a partir de la utilización del Sistema D-Mx. Por último, se muestran los resultados de la evaluación de los usuarios externos del micrositio Transparencia Proactiva del IFAI del cual el Sistema D-Mx es repositorio.
4.1 EVALUACIÓN
CUANTITATIVA
EN
RELACIÓN
A:
RECURSOS MATERIALES E INSUMOS INFORMÁTICOS
El cuadro no. 6 muestra los costos estimados para la generación de un archivo físico alterno de Recursos de Revisión que contuviera copia de 16,430 expedientes, a partir los diversos insumos necesarios para su integración y conservación, los cuales ascenderían a la cantidad de $ 741,384.41 pesos M.N.
Cuadro No. 6 Análisis de costos por concepto de integración de un archivo físico de respaldo de Recursos de Revisión Indicador Formula Cálculos Monto M.N.
1) Número de
hojas de papel
(Número de hojas / paquetes de 500 hojas) x costo por paquete de hojas (769,916 fojas / 500 hojas por paquete) = 1,540 paquetes x $39.50 c/u
$60,823.36
2) Ahorro
en tonner (Número de fojas impresas / Total de fojas por cartucho) x costo por cartucho (769,916 / 15,000 fojas por cartucho) = 51 cartuchos x $2,587 c/u
$132,784.85
3) Folders
(Número de folders =número de expedientes)/100 x costo por folder 16,430 expedientes x $1.29 c/u
$21,194.70
4) Cosido
de expedientes (Número de expedientes cosidos=número de expedientes) x costo por expediente cosido 16,430 expedientes x $18.56 c/u
$304,940.80
5) Cajas
de polipropileno (Número de expedientes/10 expedientes por caja) x costo de caja (16,430 expedientes /
10 expedientes por caja)
= 1,643 cajas x $106.60 c/u
$175,143.80
6) Estantes
(Número de cajas / 50 cajas por estante) x costo de estante (1,643 cajas / 30 cajas por estante) = 55 estantes x $849.00 c/u
46,496.00
TOTAL: $ 741,384.41
Fuente: Elaboración propia con base en datos de: 1) Officemax (2013). Oficina. Recuperado el 6 de diciembre de 2013 del sitio web: www.officemax.com.mx/oficina 2) Cyberpuerta (2013). Consumibles. Recuperado el 6 de diciembre del sitio web: http://www.cyberpuerta.mx 3) Officemax (2013). op. cit. 4)
IFAI (2012) Contrato C044-12, p. 17 5) IFAI (2010) Pedido P022-10, México, D.F., p. 1-2 6) Officemax
(2013). Muebles. Recuperado el 6 de diciembre de 2013 del sitio web: www.officemax.com.mx/muebles.
Para obtener dicha estimación se calcularon los costos de cada uno de los insumos y bienes muebles requeridos señalados en la columna “indicador”. Se estableció una fórmula a partir de la cual se realizaron los cálculos tomando en cuenta los precios del mercado obtenidos tanto de los montos de contratos y pedidos ejercidos por el IFAI así como con los precios publicados en las páginas de internet de establecimientos reconocidos en el ramo.
Por otra parte, el costo de digitalizar el mismo número de fojas que integran los 16,430 Recursos de Revisión y que incluyó la descripción de los expedientes con 9 atributos o metadatos, así como la carga masiva de las imágenes en PDF/A asociadas a los metadatos en XML ascendió a la cantidad de $265,660.90 pesos M.N., se obtuvo de los contratos realizados por el IFAI con proveedores de servicios en 2011 y 2012, de acuerdo a la siguiente tabla:
Cuadro No. 7 Costos por concepto de digitalización de Recursos de Revisión Contrato No.
Expedientes de Recursos de Revisión Fojas Digitalizadas GB Costo M.N.
C/078/11
10,790
419,916
199
$143,160.90
C/044/12
5,640
350,000
165
$122,500.00
Total
16,430
769,916
364
$265,660.90
Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (2011) Contrato C/078/11. México, D.F., p. 12 e Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (2012) Contrato C/044/12. México, D.F. p. 8
La diferencia de la integración de un archivo físico de respaldo versus la digitalización de los expedientes de los Recursos de Revisión es de $475,724.41 pesos m.n., lo cual es un ahorro significativo para el erario público. A dicha cifra, sin embargo, es necesario adicionarle el costo de respaldo de los archivos digitales una vez implementado el Sistema D-Mx, que en principio se conservan en el Centro de Datos, que es un espacio exclusivo donde se mantienen y opera la infraestructura de Tecnología de la Información, se alojan los servidores y sistemas de almacenamiento y se ejecutan las aplicaciones.
No obstante, en el cálculo del respaldo no se incluyó el costo del hardware porque éste corresponde a un gasto de inversión indispensable para la operación de múltiples sistemas y servicios públicos del IFAI, por lo que la investigación se enfocó únicamente al costo de las cintas magnéticas de respaldo, su traslado a un sitio seguro y la conservación a lo largo del tiempo.
En ese sentido, los siguientes cuadros muestran el costo de adquisición de cintas magnéticas de respaldo, así como el costo del servicio de transportación y resguardo de dichas cintas en un sitio externo en el periodo 2010-2014, lo que permite hacer una estimación del costo total del respaldo y almacenamiento de las bases de datos y los expedientes de recursos del revisión en soporte electrónico, objeto de la presente investigación:
Cuadro No. 8 Costos de Adquisición de Cintas Magnéticas de Respaldo Año Número de Contrato Total Pesos MX Respaldo total (TB) Uso Mensual D-Mx (GB) Uso Anual D-Mx (TB) Costo Anual Pesos MX
2010
41-10
$56.095
70
0
2011
199
2,33
$1.867
2012
364
4,27
$3.422
2013
364
4,27
$3.422
2014
364
4,27
$3.422
Total
$12.133
Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (2010) Pedido C/041-10. México, D.F.
Cuadro No. 9 Costo del Servicio de Resguardo Externo de Cintas de Respaldo del IFAI
Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (2010) contrato C-01/10. México, D.F., e Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (2011) Contrato C-02/11, (2012) Contrato C-024/12, (2013) Contrato P-08/13 y (2014) Contrato P-01/14. México, D.F.
En suma, el costo de integrar un archivo físico de respaldo es de $741,384.41 pesos M.N., versus la digitalización de los expedientes de los Recursos de Revisión de $475,724.41 pesos M.N., más la adquisición de cintas de respaldo por la cantidad de $12, 133.00 pesos m.n., y el respaldo en un sitio externo por $24,837.00 arroja una diferencia de $438,717.51 pesos M.N.
Año Número de Contrato Total Anual (Pesos Mx) Total Mensual (Pesos Mx) Respaldo Total Anual (TB) Respaldo total mensual (TB) Uso Mensual D-Mx (GB) Uso Anual D-Mx (TB) Costo Anual (Pesos MX)
2010
C-01/10
$33.623
$2.802
18,72
1,56
0
0
$0
2011
C-02/11
$34.800
$2.900
18,72
1,56
199
2,33
$4.335
2012
C-024/12
$29.000
$2.417
18,72
1,56
364
4,27
$6.608
2013
P-08/13
$29.000
$2.417
18,72
1,56
364
4,27
$6.608
2014
P-01/14
$31.972
$2.664
18,72
1,56
364
4,27
$7.285
Total
$24.837
Lo anterior, confrontado con la pregunta de investigación confirma que existen ahorros presupuestales en materia de gestión documental del IFAI a partir de la implementación del Sistema D-Mx. Ello significa que para la Administración Pública Federal, es menos costosa la conservación en formato electrónico de los expedientes de los trámites y servicios que se generan en el desempeño de sus funciones y atribuciones, en comparación con la generación de archivos físicos paralelos.
Por ende, el presente hallazgo puede significar un paso más en la búsqueda de la eficiencia y eficacia para la conformación de archivos administrativos actualizados en poder del gobierno que se establece en el artículo 6º Constitucional, aunque el ahorro puede ser aún mayor, si se toma en consideración que el Sistema D-Mx no es solo un sistema de conservación de documentos electrónicos de Recursos de Revisión, sino que además existen otras series documentales que han sido descritas y resguardadas en dicho sistema, hasta llegar a un número aproximado de 50 000 expedientes. No se omite mencionar que a diferencia del sector privado, el IFAI como un órgano del Estado mexicano tiene entre sus funciones y atribuciones proporcionar servicios públicos y, que de acuerdo con el Artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (20 de junio de 2007, p. 7) está obligado a “preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publica(r) a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”.
Por último, es importante destacar que existen beneficios cualitativos implícitos en la sistematización de los archivos que no tienen una estimación de costo económico pero que redundan en beneficio de la ciudadanía, entre otros:
Reducción de desplazamientos de ciudadanos a oficinas públicas con el consecuente ahorro en desplazamiento y tiempo de la ciudadanía y servidores públicos.
Reducción de tiempos de respuesta a las consultas realizadas por la ciudadanía con lo que se agilizan los trámites y servicios.
Eliminación de uso de papel con los correspondientes ahorros en insumos de oficina y su respectivo impacto en el medio ambiente. Cumplimiento a las expectativas de los usuarios internos respecto a la modernización de servicios del Instituto agilizando los procesos internos.
4.2 EVALUACIÓN
CUALITATIVA
EN
RELACIÓN
A:
SATISFACCIÓN DE USUARIOS INTERNOS
Antes de dar inicio a la interpretación de las respuestas del Cuadro no. 10 se hace la observación que éstos corresponden a los cuestionarios aplicados a los Responsables de Archivos de Trámite (RAT) durante la etapa piloto de implantación del Sistema D-Mx, el
16 de abril de 2012, (y midieron los últimos meses del ejercicio 2011), cuando aún no
habían sido comprobados plenamente los beneficios del sistema, por lo que los resultados se consideran la línea base de la medición.
Por otra parte, las respuestas del Cuadro no. 11, corresponden a los cuestionarios aplicados a los Responsables de Archivos de Trámite (RAT) en forma posterior a la puesta en operación del Sistema D-Mx de manera general en el IFAI, el 11 de octubre de
2013 y midieron un año de experiencia en la aplicación de dicho sistema, (del 30 de
junio de 2012 al 1 de julio de 2013).
Cuadro No. 10 a) Satisfacción de los usuarios respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio (Periodo 2011) N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El uso del Módulo de Descripción Documental reduce el margen de error cuando asigna de manera automatizada los valores primarios y plazo de conservación a cada uno de los expedientes?
3
60%
2
40%
0
0%
0
0%
2
¿El uso del Sistema D-Mx facilita la elaboración de las carátulas y etiquetas de los expedientes físicos?
2
40%
3
60%
0
0%
0
0%
3
¿El sistema D-Mx le permite mantener su inventario documental actualizado siempre que registre cada uno de los expedientes que va generando?
4
80%
0
0%
0
0%
1
20%
4
¿El sistema D-Mx ha facilitado la clasificación y organización de los expedientes que conforman el Archivo de Trámite de su unidad administrativa?
1
20%
4
80%
0
0%
0
0%
Fuente: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (16 de abril 2012) Cuestionario de Evaluación del D-Mx Fase II-Proyecto Piloto del ejercicio 2011. México, D.F.
Cuadro No. 11. b) Satisfacción de los usuarios respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio (Periodo 2012) N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El uso del Módulo de Descripción Documental reduce el margen de error cuando asigna de manera automatizada los valores primarios y plazo de conservación a cada uno de los expedientes?
10
83%
2
17%
0
0%
0
0%
2
¿El uso del Sistema D-Mx facilita la elaboración de las carátulas y etiquetas de los expedientes físicos?
6
50%
5
42%
0
0%
1
8%
3
¿El sistema D-Mx le permite mantener su inventario documental actualizado siempre que registre cada uno de los expedientes que va generando?
5
42%
3
25%
1
8%
3
25%
4
¿El sistema D-Mx ha facilitado la clasificación y organización de los expedientes que conforman el Archivo de Trámite de su unidad administrativa?
5
42%
6
50%
1
8%
0
0%
Fuente: Elaboración propia con base en IFAI (11 de octubre 2013) Cuestionario de Evaluación del D-Mx Fase II-Proyecto Piloto del ejercicio 2012, México, D.F.
Así, en lo que se refiere a la pregunta: “1) ¿El uso del Módulo de Descripción Documental reduce el margen de error cuando asigna de manera automatizada los valores primarios y plazo de conservación a cada uno de los expedientes?”, se establece que es positiva la calificación obtenida ya que en 2011 el 60% estuvo totalmente de acuerdo y el 40% parcialmente de acuerdo. En el año 2012 las personas que están totalmente de acuerdo se incrementan al 83%, con lo que se confirma la eficacia del sistema para la asignación de valores primarios y plazos de conservación.
Respecto a la pregunta 2) ¿el uso del Sistema D-Mx facilita la elaboración de las carátulas y etiquetas de los expedientes físicos?, de igual forma el resultado en 2011 fue positivo ya que el 40% estuvo totalmente de acuerdo y el 60% parcialmente de acuerdo. En el año 2012 el porcentaje de personas que estuvieron totalmente de acuerdo se incrementó al 50%, ello debido a que en dicho año se realizó la transferencia primaria de más 10,000 expedientes de archivos de trámite al Archivo de Concentración sin que se generaran incidencias en la generación de carátulas.
A la pregunta 3) ¿el sistema D-Mx le permite mantener su inventario documental actualizado siempre que registre cada uno de los expedientes que va generando?, el resultado es antagónico ya que en 2011 el 80% estuvo totalmente de acuerdo mientras
que el 20% estuvo en total desacuerdo. En 2012 los resultados indican un área de oportunidad, debido a que el porcentaje de personas que estuvieron totalmente de acuerdo disminuyó al 42% mientras que el porcentaje de personas que estuvieron totalmente en desacuerdo se incrementó al 25%.
Lo anterior, puede interpretarse como la resistencia que aún existe de ciertos servidores públicos de registrar en el Sistema D-Mx los expedientes que van conformando en el desarrollo de las actividades, pues es un hecho incontrovertible que la forma más eficaz y eficiente de contar con un inventario documental es a través de un sistema automatizado en línea con los archivos de trámite y el Archivo de Concentración.
Finalmente a la pregunta 4) ¿el sistema D-Mx ha facilitado la clasificación y organización de los expedientes que conforman el Archivo de Trámite de su unidad administrativa?, es posible afirmar que las respuestas fueron prácticamente positivas ya que en 2011 se obtuvo una calificación del 100% y en 2012 del 92%, lo que confirma en este rubro la eficacia del Sistema.
4.3 EVALUACIÓN
CUALITATIVA
EN
RELACIÓN
A:
SATISFACCIÓN DE USUARIOS INTERNOS
Al igual que en el caso anterior, las respuestas del Cuadro no. 12 corresponden a los cuestionarios aplicados durante la etapa piloto de implantación del Sistema D-Mx, el 16 de abril de 2012, (y midieron los últimos meses del ejercicio 2011), por lo que los resultados se consideran la línea base de la medición. En tanto, las respuestas del Cuadro no. 13, corresponden a los cuestionarios aplicados en forma posterior a la implantación general del Sistema D-Mx, el 11 de octubre de 2013 y midieron todo un año de experiencia en la aplicación del sistema, (del 30 de junio de 2012 al 1 de julio de 2013).
Cuadro No. 12 Satisfacción de los usuarios con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio (Periodo 2011)
N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx le permite identificar aquellos expedientes que ya cumplieron su plazo de conservación en el archivo de trámite para iniciar su transferencia?
2
40%
3
60%
0
0%
0
0%
2
¿La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios ?
4
80%
1
20%
0
0%
0
0%
3
¿El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico?
5
100%
0
0%
0
0%
0
0%
4
¿El sistema D-Mx le permite acceder a la información generada por la unidad administrativa de manera oportuna?
1
20%
4
80%
0
0%
0
0%
Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (16 de abril 2012) op. cit., México, D.F.
Cuadro No. 13. Satisfacción de los usuarios con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio (Periodo 2012)
N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx le permite identificar aquellos expedientes que ya cumplieron su plazo de conservación en el archivo de trámite para iniciar su transferencia?
4
33%
2
17%
4
33%
2
17%
2
¿La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios?
6
50%
3
25%
3
25%
0
0%
3
¿El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico?
8
67%
3
25%
1
8%
0
0%
4
¿El sistema D-Mx le permite acceder a la información generada por la unidad administrativa de manera oportuna?
7
58%
2
17%
3
25%
0
0%
Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (11 de octubre 2013) op. cit.
En lo que se refiere a la primer pregunta para medir la satisfacción de los usuarios: 1) ¿el Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx le permite identificar aquellos expedientes que ya cumplieron su plazo de conservación en el archivo de trámite para iniciar su transferencia?, las respuestas obtenidas indican que existe un área de oportunidad en este rubro.
Ello en virtud de que mientras en 2011 las respuestas fueron positivas al estar el 40% de los encuestados totalmente de acuerdo y el 60% parcialmente de acuerdo, en el año 2012 las respuestas positivas y negativas se dividieron prácticamente en 50% y 50%, lo que puede interpretarse que a mayor conocimiento del Sistema D-Mx y del módulo de transferencias en particular, los usuarios son más exigentes respecto a las aplicaciones y servicios que éste debe de proporcionar.
En relación a la pregunta “2) ¿La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios de Transferencia Primaria?”, el 100% de las respuestas fueron positivas en
2011. En el año 2012 las respuestas positivas se redujeron al 75%, mientras que el
restante 25% correspondió a encuestados parcialmente en desacuerdo, lo que coincide con la interpretación de las respuestas a la pregunta anterior.
A la pregunta “3) ¿El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico?”, en 2011 el 100% de los encuestados y en 2012 el 92% estuvo totalmente de acuerdo. Los resultados positivos significan que existe un reconocimiento de la utilidad del sistema como medio de conservación de documentos electrónicos.
Finalmente, en lo que respecta a la pregunta “4) ¿El sistema D-Mx le permite acceder a la información generada por la unidad administrativa de manera oportuna?”, los valores positivos pasaron del 100% en 2011 al 75% en 2012, por lo que el área de oportunidad está orientada a mejorar la accesibilidad a la herramienta, lo que depende de factores externos al sistema como lo es la red LAN y ancho de banda para la transmisión de datos.
4.4 EVALUACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA EN
RELACIÓN A: SATISFACCIÓN DE USUARIOS EXTERNOS
El siguiente cuadro muestra los resultados de la evaluación de la satisfacción que se realizó un grupo de usuarios externos del micrositio Transparencia Proactiva del IFAI, a través de un cuestionario electrónico a la vez que consultaban el micrositio de Transparencia Proactiva del IFAI, lo que permitió conocer los porcentajes de satisfacción promedio así como la percepción que los usuarios externos tienen sobre la transparencia y rendición de cuentas del Instituto, en lo que a gastos administrativos se refiere: Cuadro No. 14. Percepción de los usuarios en materia de Transparencia Proactiva Pregunta / Calificación Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1. ¿Considera
usted que la información publicada contribuye a la rendición de cuentas del gasto público ejercido por el IFAI?
12
60%
7
35%
1
5%
0
0%
2. ¿La
información publicada es accesible, clara, se encuentra disponible y favorece la usabilidad?
7
35%
11
55%
2
10%
0
0%
3. ¿La
información publicada es suficiente y útil para conocer el gasto administrativo que realizan los servidores públicos del IFAI en el desempeño de sus funciones?
6
30%
11
55%
1
5%
2
10%
4. ¿Considera que la información del
micrositio Transparencia Proactiva se publica en forma oportuna?
13
65%
7
35%
0
0%
0
0%
5. ¿Considera en general que la
información publicada es relevante y de útil para la sociedad?
13
65%
4
20%
2
10%
1
5%
Fuente: Elaboración propia con base en SurveyMonkey (2013) Encuesta de Percepción de los usuarios en materia de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas. Recuperado el 6 de diciembre de 2013 del sitio web: https://es.surveymonkey.com/analyze/mVy7LUjTQ13AXz0AaRrmn_2Bm4zCOVMY s9aFzuQbImtIM_3D
Al respecto, se envió una encuesta electrónica que incluyó 5 preguntas a 30 usuarios de internet de los cuales respondieron 20 mediante la liga: www.surveymonkey.com, las cuales debieron ser contestadas una vez visitado el microsito Transparencia Proactiva que se ubica en la página web www.ifai.org.mx. En relación a la pregunta “1) ¿Considera usted que la información publicada contribuye a la rendición de cuentas del gasto público
ejercido por el IFAI?”, la respuesta fue positiva, ya que el 60% respondió estar totalmente de acuerdo y el 34% parcialmente de acuerdo.
Respecto a la pregunta 2) ¿la información publicada es accesible, clara, se encuentra disponible y favorece la usabilidad?”, la respuesta de igual forma fue positiva, ya que el 35% está totalmente de acuerdo y el 55% parcialmente de acuerdo. Existe un área de oportunidad, ya que se identificó que dependiendo del tipo de navegador de internt que utiliza el usuario (Explorer, Google Chrome, Firefox, etc.) podrá tener dificultades para la accesibilidad. La opción inmediata de solución es colocar una leyenda en el sitio que señale los navegadores que permiten la accesibilidad al 100%.
A la pregunta: 3) ¿la información publicada es suficiente y útil para conocer el gasto administrativo que realizan los servidores públicos del IFAI en el desempeño de sus funciones?, nuevamente el 30% totalmente de acuerdo, el 55% estuvo parcialmente de acuerdo, sin embargo el 10% señalo estar totalmente en desacuerdo. Se identifica que existe un área de oportunidad que es incluir otros gastos administrativos como son el pago de gasolina, aceites y combustible de los vehículos de mando, entre otros.
En lo que se refiere a la pregunta “4) ¿Considera que la información del micrositio Transparencia Proactiva se publica en forma oportuna?”, la respuesta es positiva, pues el 65% manifestó estar totalmente de acuerdo y el 35% parcialmente de acuerdo. El área de oportunidad es fijar un día después de la fecha de corte contable la fecha de publicación y comunicar ésta a los usuarios en el micrositio.
Para terminar, en respuesta a la pregunta “5) ¿Considera en general que la información publicada es relevante y útil para la sociedad?”, el 65% está totalmente de acuerdo en tanto el 20% parcialmente de acuerdo. Las respuesta negativas son 10% y 5% parcialmente en descuerdo y totalmente en desacuerdo, respectivamente. El área de oportunidad es determinar el tipo de información que el ciudadano considera relevante y de utilidad parar conocer si los recursos públicos se ejercen adecuadamente por los servidores públicos y con un propósito que contribuya a los objetivos del Instituto.
5. CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y PROSPECTIVA
5.1 CONCLUSIONES
A partir de los resultados de las Encuestas de Satisfacción de los Usuarios Internos del Sistema D-Mx, se concluye que dicho sistema cumplió el objetivo general establecido por el IFAI, que es controlar los archivos durante el ciclo vital de la documentación, de tal forma que facilite la gestión documental desde la elaboración de documentos o su recepción hasta su baja o conservación en el Archivo de Concentración. En ese sentido, los resultados de carácter cuantitativo indican que la implementación del Sistema D-Mx ha tenido un impacto significativo en la generación de ahorros de recursos materiales en el IFAI por concepto tanto de insumos y bienes muebles de archivo, así como por el costo de adquisición de cintas magnéticas de respaldo y el servicio de transportación y resguardo de dichas cintas en un sitio externo en el periodo 2010-2014, que ascendió a la cantidad de $438,717.51 pesos M.N.
Lo anterior, nos lleva a inferir que compartir el Sistema D-Mx con otras dependencias y entidades públicas contribuiría, tanto al ahorro de recursos en la gestión de la documentación, como a la publicación de información pública de manera proactiva. Se desprende además, que para la Administración Pública es menos costosa la conservación de los expedientes en soporte electrónico en comparación con la generación de un archivo de respaldo en soporte papel, aun incluyendo los gastos de cintas magnéticas de respaldo.
Por otra parte, en relación a los impactos cualitativos-internos, estos se obtuvieron comparando los resultados a los cuestionarios aplicados el 16 de abril de 2012 a los clientes internos del Sistema D-Mx, (que correspondieron a la etapa piloto) contra los resultados a los cuestionarios aplicados el 11 de octubre de 2013 (que midieron un año de experiencia en la aplicación del sistema). De esto se concluye que existen, entre otros beneficios, los siguientes:
El uso del Módulo de Descripción Documental reduce el margen de error cuando asigna de manera automatizada los valores primarios y plazo de conservación a cada uno de los expedientes y con ello se facilita la elaboración de las carátulas y etiquetas de los expedientes físicos.
Como muestra de lo anterior, en 2012 se realizó la transferencia primaria de más 10,000 expedientes de archivos de trámite al Archivo de Concentración, sin que se generaran incidencias en la generación de carátulas.
El sistema D-Mx ha facilitado la clasificación y organización de los expedientes que conforman el Archivo de Trámite de las unidades administrativas del IFAI.
La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios de Transferencia Primaria.
El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico, existiendo un reconocimiento de la utilidad del sistema como medio de conservación de documentos electrónicos.
En lo que se refiere a los resultados de carácter cualitativo-externo, es posible afirmar que publicar en el micrositio Transparencia Proactiva los gastos que realizan los servidores públicos del IFAI ha generado en los usuarios externos una percepción de transparencia y rendición de cuentas.
La forma oportuna en que se ha realizado dicha publicación, es otro aspecto positivo que han manifestado los encuestados y ello ha sido posible gracias a que el Sistema D-Mx es el repositorio donde se almacena y actualiza la información, la cual es automáticamente publicada en el micrositio de Transparencia Proactiva de la página web del IFAI. En resumen, el Sistema D-Mx se ha consolidado al interior del IFAI como una fuente de información, tal como plantea Zelkowitz (op. cit., p. 422), aportando a la mejora, optimización y modernización de los archivos del IFAI.
Por último, existen beneficios cualitativos implícitos en la sistematización de los archivos que no tienen una estimación de costo económico pero que redundan en beneficio de la ciudadanía, como son la reducción de desplazamientos de ciudadanos a oficinas públicas con el consecuente ahorro tiempo de la ciudadanía, la reducción de plazos de respuesta y la agilización de trámites y servicios.
5.2 RECOMENDACIONES
No obstante los buenos resultados derivados de la implantación del Sistema D-Mx, existen algunas áreas de oportunidad en lo que se refiere a clientes internos de las cuales se señalan algunas, como es mejorar la infraestructura de transmisión de datos en el IFAI, incluida la red LAN y ancho de banda para la transmisión de datos debido a que en ocasiones las actividades de descripción o consulta de expedientes se torna muy lenta. Otra importante área de oportunidad es reducir la resistencia de algunos servidores públicos a describir los expedientes en el Sistema D-Mx que se generan en el desempeño de sus actividades.
Un área de oportunidad vinculada a los usuarios externos, se encuentra en mejorar la accesibilidad a la información publicada en el micrositio de Transparencia Proactiva, ya que dependiendo del tipo de navegador, los usuarios podrán experimentar dificultades. Asimismo, en cuanto a la publicación proactiva de la información sobre los gastos administrativos del IFAI, un área de oportunidad es identificar con mayor claridad y certeza el tipo de información que el ciudadano considera útil y relevante conocer respecto a los gastos que realizan los servidores públicos con recursos públicos.
5.3 PROSPECTIVA
En relación con la metodología utilizada, un aspecto a considerar en futuras investigaciones es el cálculo del impacto en ahorros que podría obtenerse a partir de la implementación de un Sistema de Gestión de Información Documental en diversas dependencias y entidades de la Administración Pública en México. En ese orden de ideas, si bien fue posible establecer como frontera del conocimiento los impactos en ahorros y satisfacción de usuarios en una institución en particular, no es posible inferir que similares ahorros se generarán en otras instituciones con funciones, trámites y servicios diferentes a los del IFAI.
Finalmente, a partir de las áreas de oportunidad que se identificaron en el presente trabajo, resta por investigar los métodos y mecanismos para reducir la resistencia que tienen algunos servidores públicos a utilizar los sistemas desarrollados para la gestión documental y organización de archivos en las instituciones públicas, no obstante los beneficios y utilidad que en forma obvia éstos generan.
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Presidencia de la República (20 de junio de 2007) Reforma al Artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Presidencia de la República. (31 de mayo de 2007) Plan Nacional de Desarrollo (2007- 2012). México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Presidencia de la República. (5 de julio de 2010) Decreto por el que se expide la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Presidencia de la República. (23 de enero de 2012) Ley Federal de Archivos. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Presidencia de la República (10 de diciembre de 2012) Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación. p. 2
Poder Ejecutivo. Secretaría de Gobernación. (20 de junio de 2007) Decreto por el que se adiciona un segundo párrafo con siete fracciones al Artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Revah Lacouture, M. (2009) La gestión documental en procesos estratégicos de mejora; un agente de oportunidad en una Institución pública de educación superior: el caso del CIDE. Anales de documentación, (12).
Secretaría de Gobernación y Secretaría de la Función Pública. (12 de julio de 2010) Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. México, D.F.: Diario Oficial de la Federación.
Serra Serra, J. (2005). Valoración y selección de documentos electrónicos: principios y aplicaciones. Revista Tria, (12).
Sprague, R. (1995) Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for
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Zelkowitz, V. (2003) Information Repositories. Academic Press.
ANEXOS
Anexo 1 Tablas de muestreo de la norma mexicana NMX-Z-12/1-1987 “Muestro para la Inspección Por Atributos. Parte 1: Información General y Aplicaciones.”
DETERMINACION DE LETRAS CLAVE
Tamaño de Lote Nivel de Inspección
I II
III
2
8
A A B
9
15
A B C
16
25
B C D
26
50
C D E
51
90
C E F
91
150
D F G
151
280
E G H
281
500
F H J
501
1200
G J K
1201
3200
H K L
3201
10000
J L M
10001
35000
K M N
35001
150000
L N P
150001
500000
M O Q
500001
y mas N P R
DETERMINACION DEL TAMAÑO DE MUESTRA
Letra Clave Tamaño De La Muestra A
2
B
3
C
5
D
8
E
13
F
20
G
32
H
50
J
80
K
125
L
200
M
315
N
500
P
800
Q
1250
R
2000
Anexo 2 Cuestionario de satisfacción de los usuarios respecto de los productos derivados de un proceso, trámite o servicio
Anexo 3.
Cuestionario de satisfacción de los usuarios con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx le permite identificar aquellos expedientes que ya cumplieron su plazo de conservación en el archivo de trámite para iniciar su transferencia?
2
¿La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios ?
3
¿El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico?
4
¿El sistema D-Mx le permite acceder a la información generada por la unidad administrativa de manera oportuna?
N° Pregunta para identificar los productos de un proceso o trámite o servicio Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
1
¿El Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx le permite identificar aquellos expedientes que ya cumplieron su plazo de conservación en el archivo de trámite para iniciar su transferencia?
2
¿La implementación del Módulo de Transferencia Primaria del Sistema D-Mx ha reducido considerablemente el tiempo de elaboración de los Inventarios ?
3
¿El sistema D-Mx permite conservar la documentación electrónica que forma parte de los expedientes electrónicos sin necesidad de utilizar ningún otro soporte físico?
4
¿El sistema D-Mx le permite acceder a la información generada por la unidad administrativa de manera oportuna?
Anexo 4 Cuestionario de percepción de los usuarios en materia de Transparencia Proactiva Pregunta / Calificación Totalmente de acuerdo Parcialmente de acuerdo Parcialmente en desacuerdo Totalmente en desacuerdo
6. ¿Considera
usted que la información publicada contribuye a la rendición de cuentas del gasto público ejercido por el IFAI?
7. ¿La
información publicada es accesible, clara, se encuentra disponible y favorece la usabilidad?
8. ¿La
información publicada es suficiente y útil para conocer el gasto administrativo que realizan los servidores públicos del IFAI en el desempeño de sus funciones?
9. ¿Considera que la información del
micrositio Transparencia Proactiva se publica en forma oportuna?
10. ¿Considera en general que la
información publicada es relevante y de útil para la sociedad?
Cita: Bonilla Magaña, Eduardo (2014), El sistema de gestión de información documental D-Mx y su impacto en la gestión de la información : caso IFAI, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/34482