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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Departamento de Estudios de Información

1-1-2018

Metodología para evaluar los procesos de adquisición y gestión Metodología para evaluar los procesos de adquisición y gestión predial de la dirección administrativa de bienes raíces - empresa predial de la dirección administrativa de bienes raíces - empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá frente a las normas NTC de acueducto y alcantarillado de Bogotá frente a las normas NTC ISO 15489, NTC ISO 30300 y NTC ISO 30301 ISO 15489, NTC ISO 30300 y NTC ISO 30301 Nancy Gómez Chaves Universidad de La Salle Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental Citación recomendada Citación recomendada Gómez Chaves, N. (2018). Metodología para evaluar los procesos de adquisición y gestión predial de la dirección administrativa de bienes raíces - empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá frente a las normas NTC ISO 15489, NTC ISO 30300 y NTC ISO 30301. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_documental/44 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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METODOLOGÍA PARA EVALUAR LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN Y

GESTIÓN PREDIAL DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES RAÍCES -

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ FRENTE A LAS

NORMAS NTC ISO 15489, NTC ISO 30300 Y NTC ISO 30301

NANCY GÓMEZ CHÁVES

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

BOGOTÁ, D.C.

2018

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METODOLOGÍA PARA EVALUAR LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN Y

GESTIÓN PREDIAL DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES RAÍCES -

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ FRENTE A LAS

NORMAS ISO 15489, ISO 30300 E ISO 30301

Requisito para obtener el título de Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos

NANCY GÓMEZ CHÁVES

TUTOR

MARIA JANNETH ALVAREZ ALVAREZ

Magister en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

BOGOTÁ, D.C.

2018

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Nota de aceptación:

___________________________ ___________________________ ___________________________

____________________________ Firma del jurado

Bogotá, D.C., julio de 2018

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AGRADECIMIENTOS

Expreso mi mayor y profundo agradecimiento a:

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, por otorgar la beca para cumplir con los estudios de la maestría que con gran orgullo he desarrollado; todos mis esfuerzos y sacrificios se ven reflejados en este trabajo, siempre pensando en retribuir mis conocimientos y poderlos poner en práctica a favor de mi empresa.

A mis compañeros y amigos de la Empresa por sus palabras de aliento y la confianza que depositaron en mi nuevo proyecto.

A María Janeth Álvarez, Directora de Tesis de la Universidad de La Salle, por la orientación, paciencia y palabras de ánimo cuando por alguna u otra razón perdía el horizonte y con su ayuda y consejos siempre encontré su apoyo para lograr la meta.

A los compañeros y profesores de la maestría, por su amistad incondicional y poder compartir buenos momentos en las clases presenciales.

A mis hijas Natalia Vanesa y Nicole por su comprensión y apoyo durante estas largas jornadas de estudio, ellas fueron mi motor para lograr este triunfo. A mis padres y hermanos, por el apoyo y palabras de aliento en los momentos difíciles.

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II Contenido

INTRODUCCIÓN

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

JUSTIFICACIÓN

ANTECEDENTES

3.1

Antecedentes de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

3.2

Antecedentes archivísticos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

OBJETIVOS

4.1

Objetivo General

4.2

Objetivos Específicos

MARCO TEÓRICO

5.1

Gestión documental

5.1.1 Gestión documental como instrumento.

5.1.2 Gestión documental en las organizaciones

5.2

Normas internacionales ISO

5.2.1 Normalización

5.3

Normalización en la gestión de documentos

5.4

Norma ISO NTC ISO 15489-1: 2017

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5.5

Norma ISO- NTC-ISO-30300

5.6

Norma ISO NTC-30301:2011

METODOLOGÍA

6.1

Enfoque de investigación

6.2

Tipo de investigación

6.3

Instrumentos de investigación

6.4

Técnica de la investigación

6.5

Instrumentos para la recolección de la información

6.6

Fases de la investigación

6.6.1 Fase I. Identificación de instrumentos de la gestión documental y de la información en la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

6.6.2 Fase II. Elaboración del comparativo de información entre la gestión documental y la gestión de la información

6.6.3 Fase III. Diseño de una propuesta de la metodología a implementar para la gestión documental y gestión de la información para el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces conforme a lo establecido por las normas técnicas 15489, 30300 y 30301.

6.7

Población objeto de la investigación

TRIANGULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

7.1

Presentación de Resultados

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COMPARATIVO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PROCESO ACTUAL VS

INSTRUCCIONES, METODOLOGÍA E INSTRUMENTOS DE LAS NORMAS NTC-ISO

15489, NTC-ISO 30300 Y NTC-ISO 30301

DISCUSIÓN

MODELO METODOLÓGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

DIRECCIÓN DE BIENES RAÍCES DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y

ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXO A- LISTA DE CHEQUEO

ANEXO B. FORMATO E INSTRUMENTOS EXISTENTES EN LA EMPRESA DE

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ.

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III Lista de Gráficos Gráfico1 Gestión Integral del Agua y Residuos Sólidos ........................................................... 19

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IV Lista de Tablas Tabla 1 Descripción y alcance de las normas NTC-ISO 15489, NTC-ISO 30300 y 30301 .... 55 Tabla 2 Estructura y contenidos - Norma NTC-ISO 15489-1 .................................................. 58 Tabla 3 Requisitos gestión documental - normas NTC- ISO 30300, NTC- 30301 y NTC-

15489-1 ........................................................................................................................ 61

Tabla 4 Evaluación con criterios establecidos por las normas ................................................. 61 Tabla 5 Evaluación de cumplimiento de estándares de gestión documental del proceso de

adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá según las normas NTC-ISO

15489-2. ....................................................................................................................... 65

Tabla 6 Comparativo gestión documental EAAB-ESP VS NTC- ISO 15489 30300 y 30301.69

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INTRODUCCIÓN

Ley General de Archivos 594 de 2000, en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, señala que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” (Ley

594, 2000).

Así mismo, en el Artículo 19 relacionado con el soporte documental: “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático” (Ley 594, 2000).

De acuerdo con el contexto anterior, el trabajo de investigación pretende evidenciar un proceso de indagación relacionado con el proyecto de mejoramiento de los procesos que se desarrollan por parte de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá sobre la adquisición y gestión predial, para los cuales se tomaron como guía lo señalado por las normas ISO 15489, ISO 30300 e ISO 30301, pautas que en el mundo archivístico corresponden a los elementos básicos y fundamentales para la administración de la información e implementación de procesos de estandarización señalados por normas ISO, para lo sistemas de gestión.

Es así como, el proceso de gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces, administra los predios adquiridos por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, para la ejecución

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de proyectos de construcción de obras de acueducto, alcantarillado y paisajismo en el Distrito Capital; el trabajo se desarrolla a partir de las sugerencias señaladas por la evaluación realizada a la entidad específicamente para el proceso antes señalado, actividad realizada por la Secretaría General-Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.- Archivo de Bogotá.

El proceso desarrollado por el trabajo, se establece a partir de los lineamientos para trabajos de investigación señalados por la Universidad de La Salle y el Programa de Maestría en Gestión Documental y Organización de Archivos de la misma. En consecuencia, se estable como punto de partida la descripción de una problemática relacionada para el proceso de gestión predial en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, población objeto de la investigación. Luego se define la justificación y antecedentes propios de indagación que permitieron definir el proceso a desarrollar. En el marco teórico, de definen tres categorías relacionadas directamente con los procesos de gestión documental a la luz de las normas internacionales de estandarización. En cuanto a los objetivos estos corresponden a la meta definida como propósito de la investigación. Mientras que en la metodología de investigación el trabajo se definió a partir del enfoque cualitativo donde la parte esencial corresponde a un proceso descriptivo de la situación encontrada para el proceso de adquisición y gestión predial, hallazgos que facilitan los procesos de adquisición que realiza la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. Con estos resultados fue posible desarrollar un análisis de la situación actual, con lo cual la entidad podrá determinar planes de mejoramiento tanto de la información como de la documentación.

Finalmente, el trabajo establece que la prospectiva corresponde al fortalecimiento de la gestión documental al interior de la entidad y que redunde en lo pertinente al servicio de acceso a

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la información por los usuarios y por quienes internamente requieren de la información para agilizar y adelantar procesos que aboguen por un mejor servicio, eficiente y eficaz como el que pretende realizar la Dirección Administrativa de Bienes Raíces.

En cuanto a la normas ISO estas han venido tomando una dimensión diferente en la organizaciones porque ofrecen alternativas hacia una mejor gestión para favorecer el trabajo de las entidades, aspecto que no ha sido ajeno en la EAAB, ya que por instrucciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá las entidades iniciaron un proceso de organización para fortalecer el tema y lograr la obtención de la certificación, el trabajo bajo esta perspectiva tomó la configuración de las normas ISO para el contexto archivístico NTC ISO 15489, NTC ISO 30300 y NTC ISO 30301, con las cuales se desarrolla una propuesta metodológica para la gestión documental y de la información especialmente para el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la EAAB.

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Problema de investigación

En el año 2006 para la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá surge la necesidad de implementar un Programa de Gestión Documental, con el fin de normalizar la producción documental, facilitar el acceso a los documentos soportes de los procesos de gestión y adquisición predial y la toma de decisiones basada en antecedentes generando eficiencia y productividad, de acuerdo a los planes y/o programas de calidad de la entidad.

El resultado que puntualmente origino la preocupación y establecimiento de una política de organización de la documentación fue a través de los resultados obtenidos de la auditoría gubernamental aplicada a la gestión para la adquisición de predios en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá en 2007, por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá-Archivo de Bogotá, informe que evidenció una serie de hallazgos relacionados con el incumplimiento de los procedimientos archivísticos para el proceso de adquisición predial, deficiencias en la disponibilidad de la información, archivos desorganizados, identificación de seis depósitos de información en diferentes espacios por la deficiencia en la aplicación de técnicas archivísticas, entre otros aspectos, información que se registró por la empresa en el plan de mejoramiento. En consecuencia, la Dirección de Bienes Raíces presentó un plan de trabajo relacionado concretamente con la implementación de la Gestión Documental de la Dirección Bienes Raíces, para dar cumplimiento con lo pactado con la Contraloría Distrital, ente encargado de la vigilancia de la gestión fiscal de administración del Distrito Capital (Contraloría Distrital, 2018),

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a fin de desarrollar una serie de actividades para el segundo semestre de 2007. De otra parte, durante todo el proceso de implementación se contó con el acompañamiento de la Dirección de Información Técnica y Geográfica, y del Archivo de Bogotá, en relación con la puesta en marcha de un proyecto piloto y de la metodología para la formulación de los estándares para los procesos misionales y transversales con el propósito de una normalización de la gestión documental para el proceso de adquisición y gestión predial según las instrucciones determinadas para el Distrito Capital.

Además, la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá, en cabeza del Archivo de Bogotá, emitió un diagnóstico de la Gestión Documental de la Dirección de Bienes Raíces formulando una propuesta técnica y económica para desarrollar entre otras acciones, la implementación de los estándares de la gestión documental de los procesos de adquisición y gestión Predial. (Secretaria General de la Alcaldía de Bogotá-Archivo de Bogotá, 2007). Para 2009, se suscribió el contrato de consultoría 2-02-14500-1049-2009 cuyo objeto establecía el desarrollo de la fase I de la consolidación del sistema de gestión predial mediante la elaboración de un diagnóstico técnico de los documentos que soportan los aspectos físicos y jurídicos de 7000 predios adquiridos por la EAAB y del fondo documental acumulado; después de un análisis catastral de cada uno de los predios, complementado con la intervención, depuración, digitalización y almacenamiento de los documentos existentes en el archivo físico de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa; este diagnóstico a su vez determinó deficiencias en los componentes jurídicos y técnicos de la documentación de los predios, un aspecto a resaltar es que la información objeto de este diagnóstico cuenta con una historia individual para cada uno de los predios adquiridos para la ejecución de obras de infraestructura en acueducto, alcantarillado, zonas de ronda y preservación ambiental de humedales, ríos,

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sistema hídrico y reservas forestales en páramos y embalses, pero se evidencian fallas en la organización documental de los expedientes y de los procesos administrativos propiamente. A la fecha, se continúa con la aplicación de las guías para la gestión normalizada de documentos de los procesos de adquisición y gestión predial, sin embargo, la problemática continua y hace referencia a los atrasos en los procesos debido a la continua rotación del personal en el área del archivo, causada por el tipo de contratación (contratos de prestación de servicios y no personal de planta asignado para estas labores). De otra parte, el contrato de consultoría, tiene como objeto el análisis de la parte de conservación, mantenimiento y control de la documentación, que permita la presentación de recomendaciones técnicas para el mejoramiento del área documental de la dependencia, así como la exposición de una proyección económica para la realización e intervención del proceso de organización. Según lo señalado anteriormente, el punto de partida para la determinación de una problemática es la presentación del informe del Archivo de Bogotá y su ratificación por parte de la Contraloría Distrital, para la intervención de la documentación de la dependencia objeto de la investigación. De otra parte, con el apoyo de la Contraloría Distrital de Bogotá en el año 2007, se desarrollo un convenio entre el Archivo de Bogotá y la EAAB-ESP, cuyo producto es la fijación de esténderes para los Procesos de Adquisición y Gestión Predial que fueron la base para la intervención de 13 metros lineales, los cuales a su vez fueron tomados como plan piloto para el levantamiento del diagnóstico y de la normalización de la gestión documental para la Dirección de Bienes Raíces (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2017).

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De otra parte, el Archivo de Bogotá, ha manifestado que existe una desarticulación de modelo de gestión documental en las entidades distritales, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, no es ajena a esta situación, básicamente a la falta de actualización de las herramientas y metodología en los procesos de gestión, razones suficientes para llevar a cabo acciones que fortalezcan estos procedimientos que permitan el cumplimiento de las políticas archivísticas distritales (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2017).

Otro aspecto que relaciona el trabajo de investigación, es la orden determinada por la Alcaldía Mayor de Bogotá, con la implementación de estándares de calidad definidos por la Directiva 003 de 2009, para la implementación de los requisitos de calidad en la Gestión Pública, las entidades distritales orientados hacia el mejoramiento de procesos y procedimientos, de carácter gerencial, misional, apoyo y evaluación (Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá,

2009).

En este marco contextual, es importante resaltar la conveniencia de realizar la evaluación y reforma de los procesos que adelanta la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa Acueducto y Alcantarillado de Bogotá sobre la adquisición y gestión predial a la luz de las Normas Técnica Colombiana 15489, 30300, 30301 en especial y demás normatividad archivística Colombiana de apoyo que están relacionadas con la gestión documental; de tal forma que muestre los resultados de este proceso y se puedan tomar decisiones para mejorar su diseño y ejecución y asimismo preparar a la entidad para lograr la certificación de estos procesos ante

ICONTEC.

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De esta forma, se puede establecer como pregunta de investigación: ¿Cuál es la metodología que permitirá evaluar los procesos de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, a la luz de la Normas Técnicas Colombianas 15489, 30300 y 30301?

Justificación

Las organizaciones siempre han necesitado gestionar los documentos que evidencian sus actividades por diversos motivos, ya sea por responsabilidades legales, contractuales, administrativas, conservación de antecedentes, know-how, rendición de cuentas o memoria de la organización, entre otros. La Ley General de Archivos, la Ley 594 de 2000, hace mención de la importancia de los archivos “para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”. (Ley 594, 2000) De otra parte, el Archivo General de la Nación, tiene como función la aplicación del Sistema Nacional de Archivos, el cual se desarrolla de acuerdo con establecido para garantizar la gestión oportuna y eficiente a la información pública, enmarcada en la Ley 1712 de 2014. Norma que señala una serie de aspectos relacionados con la gestión documental y la cual toda entidad debe cumplir (Ley 1712, 2014).

En el caso que ocupa el presente estudio y teniendo en cuenta la problemática antes mencionada, se percibe la necesidad de actualizar y ajustar las herramientas existentes relacionadas con la gestión documental y gestión de la información para el tema de la

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Adquisición y Gestión Predial de la Dirección de Bienes Raíces conforme a lo señalado por las normas técnicas 15489, 30300, 30301.

De otra parte, el estado real de la información contenida en los archivos de gestión y fondos acumulados a lo largo de la historia institucional reflejan una serie de inconvenientes, que, si bien han tenido procesos de corrección, esta actividad aún no finaliza. En este sentido, es importante indicar que la documentación necesita de una intervención inmediata, para corregir las anomalías señaladas en el informe de la Secretaria, en lo relacionado con la conservación, organización, administración y servicio de los mismos, donde se justifica este proceso y evidencia la urgencia de la puesta en marcha de lineamientos que suministren la corrección, organización, mejora y que a largo plazo ayuden con la obtención de la certificación en calidad para la entidad, una vez sean corregidos los inconvenientes.

En sentido, la misión institucional de la entidad hace referencia a que: “Somos una empresa pública, responsable con la gestión integral del agua y el saneamiento básico como elementos comunes de vida y derechos humanos fundamentales, generadora de bienestar, que contribuye a la sostenibilidad ambiental del territorio” (Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, 2018), que ratifica la necesidad de implementar una metodología para los procesos de adquisición y gestión predial. Desde otro punto de vista, la misión también indica que la empresa aspira a: “Ser un modelo público sostenible en la gestión integral del agua, manejo de residuos sólidos y en la prestación de servicios con calidad, transparencia, inclusión y equidad” (Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, 2018). Mientras que el Plan General Estratégico 2012 - 2016 “Hacia la sostenibilidad ambiental del territorio”, documento emitido por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, donde nuevamente se ratifica la

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urgencia para el fortalecimiento de los procesos de gestión documental que contribuyan con la estandarización En el esquema de la ilustración No. 1, la Gestión Integral del Agua y Residuos Sólidos de la empresa, se enuncia que es a través de la Política del Sistema Integrado de Gestión y del Plan General Estratégico 2012 – 2016, que “la gestión integral del agua y el saneamiento básico como elemento común de vida y derecho humano fundamental, en el marco de la sostenibilidad ambiental y la responsabilidad social” (EAAB - Plan General Estratégico 2013). Asimismo, es importante establecer que la política también incluye un compromiso con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, congruente con el servicio de acueducto y el servicio de aseo, donde se establecen procesos propios para el logro de los objetivos institucionales que aseguren la satisfacción de los usuarios y grupos de interés de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá-ESP, 2012).

Gráfico1 Gestión Integral del Agua y Residuos Sólidos

Fuente: (Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá, 2013)

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Antecedentes

Para el desarrollo de esta sección, se determinó elaborarlo en dos partes una relacionada directamente con la creación e historia de la EAAB y la otra con énfasis en los archivos de la entidad. Para la primera división, se tomaron documentos que evidenciarán aspectos que tuvieran que ver con la creación y desarrollo de la entidad, para lo cual se revisaron trabajos de grado de maestría donde su desarrollo fuera directamente con la entidad. Mientras que, en la segunda parte, se registraron las evidencias de intervenciones para la organización de la documentación y la información creada por la entidad.

3.1

Antecedentes de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá La Empresa cuenta con 123 años de experiencia, es considerada como una de las mejores entidades para el abastecimiento de aguas del continente, ya que cuenta con cerca de un millón setecientos mil usuarios en la capital del país (Empresa de Acueducto y Alcantarillado, 2018). Esta presta sus servicios a 11 municipios vecinos; con un compromiso ambiental específico, tiene a cargo el cuidado de cuarenta mil hectáreas en la reserva natural Chingaza y cinco mil en los cerros de la capital. Su objetivo estratégico ambiental corresponde al compromiso “con la gestión integral del agua y los residuos, la preservación y conservación de ecosistemas estratégicos, la prevención de la contaminación y la mitigación, compensación o corrección de los impactos ambientales generados por sus actividades, productos y servicios”. (Empresa de Acueducto y Alcantarillado, 2018)

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La empresa tiene una trayectoria desde el periodo Colonial y Republicano siglo XIX, se dedicó al recaudo mas no al desarrollo de obras, los habitantes contaban con aljibes o manantiales o simplemente tomaban el preciado líquido de los ríos que atravesaban la ciudad, uno de los más reconocidos el Chorro Padilla, donde “el acueducto que abastecía a Bogotá hacia la década de los ochenta del siglo XIX era poco más o menos similar al existente desde tiempos coloniales. En la tradición popular se lo llamaba “acueducto de las tres b”, lo que resultaba de bobo, burro y botija; la forma en que llegaba el agua a la gran mayoría de las casas de la ciudad”. (Rodríguez Gómez, 2012) En el trabajo de Jaramillo Giraldo 2004, se evidencia un recorrido histórico de la entidad además de presentar cambios y transformaciones hacia la conformación de una administración conjunta de los servicios de acueducto y tranvía, transformando así la organización y a finales de los años veinte, la entidad dio un giro tecnológico, tarifario y cultural en torno al consumo de agua, en cuanto a la adopción de medidores en las casas y establecimientos para contrarrestar los desperdicios del líquido y ante los problemas financieros de la entidad (Jaramillo Giraldo, 2004). En el año 1943, fue notorio el crecimiento demográfico de habitantes en la ciudad, ya que este produjo gran demanda del preciado líquido, debido a esto, entró en funcionamiento la planta de filtración y purificación de agua de San Diego, tomando aguas de los ríos San Francisco y

Arzobispo y utilizando el cloro como base para este proceso de purificación; este proceso abrió

las puertas para emprender la construcción de obras como plantas de tratamiento, embalses o represas, con el fin de garantizar un buen servicio a los ciudadanos (Jaramillo Giraldo, 2004). Se desarrollaron obras de infraestructura como: La planta de tratamiento de Vitelma, en el año de 1938; el embalse La Regadera, donde se captaban las aguas de los ríos Tunjuelo y Teusacá, en

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1949; la planta de San Diego, y las represas del Neusa y Chisacá, donde se reciben las aguas de los ríos San Francisco y Arzobispo (Jaramillo Giraldo, 2004).

De los años 1955 a 1970, se dio la redefinición de la estructura orgánica; durante este periodo se efectuaron cambios en la entidad, esta contaba con una nueva naturaleza jurídica, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio y se fue así, que en 1955 se creó la Empresa de Acueducto y Alcantarillado (Jaramillo Giraldo, 2004). Mediante el Acuerdo No. 1 de la Junta Directiva de la EAAB, Artículo 2 (Junta Directiva de la Empresa de Acueducto de Bogotá, 2002), derogado por el artículo 39, Acuerdo de la EAAB

11 de 2010:

“ARTICULO

Naturaleza Jurídica. La

EMPRESA

ACUEDUCTO

Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ-ESP, es una empresa industrial y comercial del Distrito Capital, prestadora de servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente” (Acuerdo 01, 2002). Otro trabajo realizado para evidenciar estrategias por parte de la EAAB hace referencia al análisis de diversas intervenciones para el tratamiento y recuperación del río Bogotá, donde se evidencian mediaciones para la población, el entorno natural y la productividad (Acevedo Muñoz, 2002).

Es evidente que en todos los casos el agua es el protagonista esencial, a partir de lo cual son diversos los procesos que se han venido realizando para garantizar la distribución del líquido para el consumo humano (Isaza Cardozo, 2014). De igual manera, en el trabajo de maestría de Isaza Cardozo, se establece como derecho fundamental el uso del agua, recurso que es protegido

p. 24

y regulado por los estados, destacándose una preocupación acerca de las medidas mínimas con las cuales se garantiza el mínimo vital de agua.

3.2

Antecedentes archivísticos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

Una vez visualizada la trayectoria de la empresa en cuanto a la creación, crecimiento y adelantos tecnológicos, es necesario tratar también los antecedentes archivísticos de la empresa e iniciar un relato sobre cuándo se empezó el tema de producción documental. Es así como, a partir del Acuerdo 105 de 1955, el auditor debía llevar un libro que registrara el cumplimiento de los contratos suscritos por la empresa con sus empleados y con empresas ajenas y personas particulares, con el fin de ejercer control sobre el cumplimiento de la garantía de estos mismos. (Acuerdo 105, 1955). Para el año 1957, en la estructura organizacional, figuró la sección de archivo, la cual dependía de la Secretaría, y adicional a la Dirección de servicios, se encontraba una sección de archivo de redes (Jaramillo Giraldo, 2004).

De igual manera para el año 1966, la Empresa aprobó una nueva organización administrativa dependiente de la Subgerencia Administrativa, la Oficina de Archivo y Correspondencia adoptando pautas de desconcentración administrativa. En la década de 1970, la dependencia de archivo y correspondencia estuvo a cargo de la Secretaría General.

En el año de 1994, se manejaba correspondencia como una función vital, pero los archivos no se tomaban como activos corporativos; para el año 1998 se creó el archivo central de la empresa y se ubicó en el colegio Ramón B. Jimeno, el cual había funcionado como tal desde el año 1971 para brindar educación a los hijos de los trabajadores de la entidad. Desde el año 1998, el plantel

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educativo dejó de funcionar y se utilizó como lugar para compilar los documentos que se almacenaban en el sótano de la empresa. Los documentos identificados durante este proceso fueron hojas de vida, contratos, actas, resoluciones, servicios administrativos, caja menor y anexos. Para esta época cada área manejaba sus archivos, no se hacían transferencias documentales, no había cultura de manejo documental; Con el paso del tiempo, el archivo central recibía transferencias de las diferentes áreas hasta el año 2007 (Jaramillo Giraldo, 2004). Para el año de 1999 la firma Filmaster Internacional Ltda., intervino el archivo de la Dirección de Licitaciones y Contrataciones y de Suministros, entregando como producto final un inventario general del archivo físico; la organización de los expedientes y bases de datos actualizadas para la consulta de toda la información (Jaramillo Giraldo, 2004). Por Resolución 0431 de marzo de 2003 se crearon siete archivos satélites ubicados en cada Gerencia y definidos por temas: Jurídico, Clientes, Técnico, Gestión Humana, Financiera, Servicio Médico y Odontológico y colegio Ramón B. Jimeno.

Para el año 2004 se empezaron a implementar las normas archivísticas exigidas por la Ley 594 de 2000, y se celebró un contrato con la firma UT. Microequipos - Redfile (1-05-145000- 538-2004), donde se involucraron procesos relacionados con el ajuste y aplicación de las Tablas de Retención Documental, organización de archivos de gestión, elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental, la intervención del Fondo Documental Acumulado y la actualización del Manual de Procedimientos (Contrato Prestación de Servicios 1-05-14500-538- 2004. U.T. Mircroequipos-Redfile, 2004).

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Todo lo anterior justifica el tener que realizar un gran proyecto de intervencion de los archivos de la División de Aquisicion de Predios, pues ante lo anteriormente expuesto se hace de vital necesidad este proceso, teniendo en cuenta:

Presentar el diagnóstico integral de la gestión documental actual, de los instrumentos archivísticos y de los activos de información, al interior de la EAB, considerando para la gestión documental, aspectos, como la organización, conservación, preservación, acceso, disposición final, entre otros, de los documentos físicos y electrónicos; para los instrumentos archivísticos, su conformación, aprobación, aplicación, alcance, disposición; para los activos de información, su identificación, registro, alcance, control, entre otros.

Conocer el estado actual del manejo, uso, administración de la información y documentación, tanto física como electrónica, su pertinencia en los instrumentos archivísticos, y el registro de aquellos documentos considerados como activos de información y gestores de conocimiento en la EAB. Comprender la interacción entre los diferentes sistemas de información, su producción de información y documentación, la trazabilidad de los mismos, su almacenamiento, conservación y preservación.

La gestión documental es uno de los procesos que ha sido trabajado en los últimos años desde diferentes contextos, a partir de la influencia entre los procesos y procedimientos tanto propios como externos, lo que incluye a las transversalidades de las organizaciones Es así como en el trabajo de Amaya Blanchar (2017), el objetivo se estableció a partir de la evidencia de las perspectivas de la gestión documental electrónica, con el único propósito de contribuir al aseguramiento de la memoria institucional de las organizaciones. Para tal efecto, el documento analiza una serie de casos en el contexto nacional, tomando como modelo los

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requisitos de la implementación de un sistema de gestión de documentos. Datos con los cuales se establece una propuesta tecnológica encaminada hacia la contribución de las relaciones entre clientes, proveedores e información, sugiriendo para ello una integración entre la gestión de documentos, gestión de registros, gestión de contenidos para una adecuada toma de decisiones relacionadas con la optimización de los procesos que apoyan a la gestión documental. En el trabajo de San Martín Cerrato, la determinación de estrategias para la implementación de un programa de calidad basado en el sistema de estandarización ISO 9000, estableció una relación entre los requerimientos y el cumplimiento institucional que permitiera llevar a cabo un programa de calidad. Para ello se evidencia el compromiso de la entidad objeto de la investigación referente a la necesidad de garantizar la calidad en la prestación de los servicios con la implementación de la norma ISO, de igual manera se evidenciaron una serie de inconvenientes relacionados con la documentación, los procedimientos y los formularios. Finalmente, el trabajo establece un plan de acción para la implementación de un sistema de gestión de calidad.

Objetivos

4.1

Objetivo General Desarrollar una metodología para la evaluación de la gestión documental del proceso adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto, Agua, Alcantarillado y Aseo de Bogotá frente a las normas técnica colombiana

15489, 30300, 30301.

p. 28

4.2

Objetivos Específicos  Identificar y evaluar los instrumentos existentes para la gestión documental, y gestión de la información según fuentes de desempeño, servicio de atención y calidad a los usuarios en el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.  Elaborar un comparativo de la información obtenida entre la gestión documental, y gestión de la información en el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, con las instrucciones, metodología e instrumentos señalados por las Normas Técnica.  Diseñar una propuesta de la metodología para la gestión documental y gestión de la información para el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces conforme a lo establecido por las normas técnicas 15489, 30300 y

30301.

Marco teórico

5.1

Gestión documental El término Gestión Documental fue reconocido a partir de 1941, y a través del tiempo ha tenido de un serie de significados originados a partir de las traducciones, que incluyen la misma significación en los contextos nacionales e internacionales, así como la implementación en el contexto archivístico propiamente. Alberch (2003) citado por Heredia (2007, p. 91) la define

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como el “conjunto de medidas relativas a la economía y efcicacia en la creación, el mantenimiento, la conservación y el uso de los archivos”.

Diversas definiciones se han instaurado, dado que el término se convirtió en una parte esencial para el proceso documental en todo tipo de archivos. Tomando en cuenta en primera instancia el contexto de sistema, la gestión documental se define como el “conjunto de operaciones técnicas integradas en la gestión administrativa general, basas en en análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos y la eliminación o la transferencia de lso documetnos a un archivo, con el objetivo de racionalziar y unificar su tratamiento y conseguir una gesitón eficaz y rentable de los mismos” (Ley de Archivos de Cataluña, (2001) citado por Heredia (2007, p. 92).

De otra parte, entidades que trabajan en el contexto archivístico como soporte de operaciones han definido a la gestión documental como un proceso esencial con fases suscesivas a través de las cuales se establece “el correcto desempeño de una empresa y buen reflejo de su organización interna” (Filedoc, 2018), lo que representa un trabajo específico que le permite a las organizaciones la administración de la información contenida en los documentos de archivo como evidencia de las diferentes actuaciones realizadas por su propia actividad. La gestión documental se encuentra integrada a todo tipo de operaciones dentro de las instituciones, razón por la cual es necesaria la integración y definición para aclarar cualquier duda, es así como en el caso colombiano la Ley General de Archivos define la gestión documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

p. 30

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Ley 594, 2000).

En opinión de Artiles Visbal (2009), la gestión documental se refiere a un proceso esencial para cualquier organización, y como resultado del:

“1. Amplio alcance y complejidad de las actividades gubernamentales y empresariales.

2. Incremento del sector de servicios donde se realizan múltiples actividades

relativas al manejo y transferencia de datos e informaciones.

3. Aumento de las regulaciones y las normativas oficiales que reglamentan el

empleo de los documentos.

4. Incorporación y extensión de medios técnicos (fotocopiadoras, impresoras, etc.)

que generan grandes volúmenes de información registrada en diversos formatos”. (Artiles Visbal, 2009).

De otra parte, para Russo, la gestión documental es el “conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos”. (Russo Gallo, 2009, p.10) Desde otro contexto, el de las normas ISO, especificamente la norma ISO 15489-1:2016 se define a la gestión documental como el “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la

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información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” (ISO 15489-1, 2016,

p. 3).

Indudablemente, la gestión documental en las organizaciones está enfocada a la optimización de los procesos, lo que traduce en una disminución de costos relacionados con el almacenamiento, la disminución de la duplicidad de información, y lo más importante el garantizar la recuperación y acceso oportuno a esa información (Amaya Blanchar, 2017). La gestión documental en las organizaciones está enfocada a la optimización de los procesos, minimizando costos en cuanto al almacenamiento, disminución de duplicidad de la información, garantizar la recuperación y acceder oportunamente a la información. Razón por la cual, la EAB se rige a partir de los lineamientos establecidos por el Archivo de Bogotá, ente que formula las políticas para la normalizar la gestión y disposición final de los documentos producidos por la administración distrital, para el caso de la Dirección de Bienes Raíces le emplean las Guías de Normalización documental para los procesos de adquisición y gestión predial, estas fueron creadas en el 2007 con el apoyo del Archivo de Bogotá y el Grupo Interdisciplinario de esta Dirección con el fin de controlar la producción y flujo documental de estas actividades.

5.1.1 Gestión documental como instrumento.

Tomando como base el documento de la Unesco, acerca de la Función de la Gestión de Documentos y Archivos en los Sistemas Nacionales de Información: Un Estudio del RAMP, este se determina como una serie de cuestionamientos para el desarrollo de la gestión de la información, evidenciándose que los documentos son los instrumentos básicos con los cuales se llevan a cabo las funciones y los procesos en las organizaciones, se afirma también que una

p. 32

buena gestión incrementa la eficacia y la eficiencia de estas, obteniéndose grandes beneficios en diferentes contextos organizacionales (Rhoads, 1983).

De igual manera el escrito, resalta la importancia de un sistema de gestión de documentos que se convierte en la instrucción principal para la administración tanto de la información como de la documentación, como sistema integral que incluye al ciclo vital de los documentos “desde su “nacimiento”, pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las funciones de la organización, hasta su “muerte” o destrucción cuando hayan cumplido todas las finalidades pertinentes, o su “reencarnación” como archivos si tiene valores que justifiquen su conservación” (Rhoads, 1983, p. 20).

La UNESCO, mediante el programa RAMP (Record and Archives Management Programme), definía en 1979 la gestión de documentos a partir del establecimiento de “normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y transferencia de información especializada y para la creación de sistemas de información compatibles” (Rhoads, 1989, p.1) De otra parte, la generación de una política de gestión documental en una organización se establece a partir de un conjunto de instrucciones que orientan los procesos y metodologías, que se constituyen en instrumentos técnicos y administrativos fundamentales para garantizar la organización y disponibilidad de los documentos y por tanto en la salvaguarda de la información. La gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, como herramienta que apoya la toma de decisiones en todos los ámbitos que le corresponden. Una gestión de esta naturaleza es integral porque utiliza todos los recursos informativos contenidos en los documentos que la organización recibe y genera en el desarrollo de los procesos de su función tanto en el pasado como en el presente.

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Un proyecto de gestión documental y de gestión de la información debe enmarcase dentro de la política de la información de la organización y de sus procesos y procedimientos para asegurar que la información y el conocimiento corporativo se compartan. La tecnología es una herramienta transversal, de gran e importante ayuda, para que la información esté organizada y fluya convenientemente.

Indudablemente la gestión documental se constituye en un instrumento que asegura la operación de la organización, así mismo ratifica la función y misión de los archivos cuando se determina esta área es la encargada del “establecimiento de directrices, normas, y reglamentos; de manera especial, la creación de sistemas y servicios modernos de gestión de documentos”. (Llansó Sanjuan, 2006, p. 45) La gestión documental junto con la gestión de la información son funciones claves que deben estar alineadas conjuntamente con las estrategias y objetivos del negocio de la organización con el fin de adecuar la información de calidad a las necesidades de la misma. Una gestión de procesos permite la planificación, evaluación y mejora del sistema de información documental (Prado Martínez y Esteban Navarro, 2016).

5.1.2

Gestión documental en las organizaciones La gestión documental en los últimos veinte años ha venido generando una serie de impactos en las organizaciones de todo tipo, el mundo archivístico trabaja con relación a su significado, su contextualización e implementación, convirtiéndose de esta manera en un instrumento esencial para la adecuada administración de la información y la documentación.

p. 34

Mencionar a la gestión documental, es establecer todos los aspectos relacionados desde la creación, pasando por el almacenamiento y finalizando con la disposición final de los documentos. Para ello Russo señala a la gestión documental como un “conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos” (Russo Gallo, 2009, p. 10). En opinión de la misma autora, la gestión documental tiene siempre una orientación y una razón de existencia hacia los clientes, proveedores, trabajadores y cualquier persona relacionada con la institución, siendo importante señalar que su implementación, administración trae una serie de beneficios que exceden en las actividades propias de las instituciones (Russo Gallo, 2009).

La gestión documental tiene un enfoque hacia el mismo modelo de negocio de la entidad o organización, dado que allí es donde se implementan los sistemas de documentación tanto en el tradicional soporte papel como en el nuevo soporte electrónico. Es así como, la gestión documental es transversal a los procesos razón por la cual se establece como un sistema, que ayuda a controlar la documentación originada por la misma actividad de la organización, diversas opiniones de autores especialistas en el campo de la archivística siempre han señalado diferentes pasos, fases o actividades para su implementación, dado que la gestión documental persigue una serie de objetivos muy específicos para las actividades implícitas relacionadas con:  El diseño normalizado de los documentos  La simplificación de los procedimientos  El control y uso de la movimiento interno y externo de los documentos  La organización adecuada de procesos, procedimientos relacionados con la documentación  La conservación en buenas condiciones de la documentación

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 La preservación en el largo plazo  Valoración, selección y eliminación de los documentos con valores secundarios  Aseguramiento de la disponibilidad de la documentación ante solicitudes (Cruz Mundet, 2006).

La gestión documental está unida al concepto de ciclo de vida de los documentos, teoría clásica de los archivos establecida por Schellenberg (Cruz Mundet, 2006). Es así como, en diferentes contextos se encuentra especificado en instrucciones y normas, como es el caso de la Universidad de Málaga (Reglamento de Funcionamiento de Archivo), donde se indica que la gestión documental “contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean, durante su tramitación y vigencia administrativa, su ingreso en el archivo, hasta su conservación de manera definitiva o eliminación”, a su vez se señala que el sistema de gestión documental de la entidad es “corporativo y único para toda la organización” (Universidad de Málaga, 2017), aspecto que establece una precisión e instrucción sobre el significado de la gestión documental y de los subprocesos que se llevan a cabo y que son la actividad propia de una entidad. Otro aspecto importante e indispensable para la apropiación de la gestión documental en las organizaciones se refiere a actividades propias y particulares que incluyen el conocimiento de la entidad y su relación con la filosofía, la política y los objetivos, donde incluyen además los valores, la misión, que permiten establecer el tipo de documentos, las fuentes de información. Otro elemento se refiere a las personas, las áreas productoras de documentación e información, en general es toda la organización, porque de una u otra forma están inmersos en el contexto documental. Finalmente, la gestión documental se “concibe como un conjunto de actividades y elementos interrelacionados, planificados y controlados que se orientan a la consecución de una finalidad alineada con los objetivos de la administración”. (García-Morales, 2013, p. 38)

p. 36

5.2

Normas internacionales ISO La ISO es una organización del orden internacional establecido en 1947, con una única misión de promover el desarrollo de la estandarización en el mundo, ISO (Organización Internacional para la Estandarización), encargado de la promoción del desarrollo de normas internacionales tanto para el contexto de productos como de servicios que utilizan las empresas para su mayor eficiencia y beneficio económico (ISO, 2018).

La ISO es una red de los organismos en 164 países, conformada por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales, subdivididas en una serie de subcomités, que se encargan de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento de los procesos documentales en las organizaciones (ISO, 2018).

La organización ISO comparte conocimientos y desarrolla normas internacionales voluntarias que se basan en un consenso relevante para el mercado de la innovación y que además brinde soluciones mundiales. Los estándares internacionales ofrecen especificaciones para productos, servicios, sistemas, que garanticen la calidad, la seguridad y la eficiencia, herramientas que reducen y minimizan errores de productividad (ISO, 2018).

El contexto de normas maneja actualmente un alto promedio de normas, la primera norma publicada fue la ISO/R 1:1951, para estandarizar las mediciones industriales de la temperatura, norma que a través del tiempo ha tenido modificaciones y que actualmente se denomina ISO 1:2002, para el nombre de Especificaciones geométricas del producto GPS, temperatura de referencia estándar para la especificación geométrica del producto (Intedya, 2018).

p. 37

Las Normas Internacionales ISO garantizan que los productos y servicios sean seguros, confiables y de buena calidad, todo proceso a reglamentar por el uso de normas ISO tiene establecido un proceso de redacción, revisión, votación, publicación y revisión periódica para garantizar la calidad de lo señalado en los documentos, que indudablemente respalden los objetivos estratégicos tanto de la ISO como de las organizaciones que los implementan (ISO,

2018).

5.2.1

Normalización La normalización se establece a partir de los procesos de regulación, es decir corresponde a una serie de reglamentaciones de calidad de los productos con el único fin de simplificar y reducir los gastos de fabricación y utilización de los mismos. Para las empresas esta normalización corresponde a una de las herramientas estratégicas con las cuales se reducen las faltas o errores durante los procesos de fabricación de productos o de los inconvenientes en la prestación de los servicios. La normalización ayuda a las organizaciones a acceder a nuevos mercados (ISO, 2018).

Desde otra visión, la normalización corresponde a un proceso que incluye la formulación y de aplicación de reglas, con el propósito de:

Establecer un orden en una actividad específica, para beneficio y con la cooperación de todos los interesados y, en particular, para la obtención de una economía óptima de conjunto, respetando las exigencias funcionales y de seguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por la ciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, no solamente para el presente sino también para el desarrollo futuro (Inteco,

2016).

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Mientras que, para el caso colombiano, para Icontec, la normalización es “la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas” (Icontec, 2018).

Y es por intermedio de Icontec que, en Colombia, el servicio de normalización fue establecido como la entidad asesora del Gobierno Nacional de acuerdo con los Decretos 767 de 1964 y 2416 de 1971 es reconocido por el Gobierno Colombiano como Organismo Nacional de Normalización mediante el Decreto 2269 de 1993. La misión del Instituto es promover, desarrollar y guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas y demás documentos normativos para la obtención de una economía óptima de conjunto, el mejoramiento de la calidad y facilitar las relaciones cliente-proveedor a nivel empresarial, nacional o internacional (Icontec,

2018).

Con la normalización se contribuye al establecimiento de la compatibilidad entre sistemas y subsistemas porque se establece un intercambio de información entre estos, con los cuales se favorece la protección y seguridad de los clientes de a las entidades que se encuentran dentro del proceso de normalización.

5.3

Normalización en la gestión de documentos Para Núñez Fernández, uno de los factores claves de la modernización de la gestión de los archivos han sido los procesos de normalización y regulación de sus funciones y actividades, las cuales hasta un buen tiempo correspondían a las clásicas como la clasificación y la descripción, cambios que se han venido generando a través de modificaciones tanto para las organizaciones

p. 39

archivísticas como para los profesionales, y es precisamente con la aparición del documento electrónico que se establece la necesidad de estandarizar los procedimientos de elaboración y diseño, lo que contribuyó a la necesidad de trabajar en normas particulares para el área (Núñez Fernández, 2016 ) Aenor España, establece que una norma corresponde a un “documento de aplicación voluntaria que contiene especificaciones técnicas, basadas en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico” (Aenor, 2017, p. 4), definición que ratifica la necesidad de elaboración de patrones para garantizar la seguridad, eficiencia y eficacia para los procesos propios de una organización. De otra parte, la Normalización es una “herramienta de inteligencia competitiva” que proporciona, seguridad, confianza, apoyo a la legislación, además de asegurar la interoperabilidad. Así mismo, la normalización contribuye como “objetivo la elaboración de una serie de especificaciones técnicas, normas, que son utilizadas por las organizaciones, de manera voluntaria, como garantía para probar la calidad y la seguridad de sus actividades y productos” (Aenor, 2017, p.4).

A partir de las diversas dinámicas establecidas por ISO Internacional, se generan una serie de actividades propias a través de las cuales se elaboran las normas. Es así como los procesos son reconocidos y conocidos porque desarrollan procesos que garantizan la transparencia y la apertura del mismo, para ello se conforman comités técnicos determinados que desarrollan lineamientos propios para asegurar el consenso (Aenor, 2017). Todas las normas se elaboran a través de estos comités técnicos de normalización gestionados con el apoyo de los organismos nacionales de normalización (caso en Colombia Icontec, caso en España Aenor) quienes a su vez conforman una secretaría técnica como punto de equilibrio y trabajo del proceso. Generalmente

p. 40

los grupos de trabajos están conformados por representantes, expertos, académicos que van en correspondencia con actividades, experticias y valores del producto o servicio a normalizar. El modelo generado por ISO exige una serie de aspectos coherentes con la sensibilización, formación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión de calidad. Temas que han sido desarrollados con las normas, un caso muy particular y que se establece como un estándar universal es la familia de normas ISO 9000, una serie relacionada con la calidad, la administración que se aplica en las organizaciones de cualquier naturaleza y que se dedican a la producción de bienes y servicios en un marco de referencia para conceptos, principios, procesos y recursos de la gestión de la calidad, término universal aplicado a organizaciones que buscan el éxito con la implementación de estas normas, donde los clientes exigen confianza para los productos y servicios, las organizaciones, los proveedores y las partes interesadas buscan la integración de un vocabulario y una comunicación común además de pertinente (ISO 9000:2015). Como sistema normalizado de gestión de esta norma ha establecido que la ISO 9000, corresponda a la explicación de un vocabulario y principios propios. Que la ISO 9001 establezca el control de requisitos, que la ISO 9004 explique su implantación y que la ISO 9001:2015 se encargue de la certificación (Moro Cabero, 2011).

ISO Internacional, para el caso particular de la normalización en gestión de documentos ha establecido comités técnicos. El Comité Técnico TC46 (Information and documentation), desarrolla las prácticas relacionadas c Estandarización de prácticas relacionadas con bibliotecas, centros de documentación e información, publicación, archivos, gestión de registros, documentación de museos, servicios de indización y abstracción, y ciencias de la información (ISO/TC46, 2018). Este comité fue creado en 1947 y a la fecha ha publicado 118 normas.

p. 41

Este comité a su vez se subdivide en el Subcomité SC 11 (Archives/records management) que se encarga de la normalización de los principios de gestión de documentos (documents, archives, records), como evidencia de las actividades de las organizaciones y que se encuentran establecidas en soporte papel y electrónicos, este subcomité fue creado en 1998

(ISO/TC/46/SC11, 2018).

El éxito de la calidad y la certificación es señalado por Heredia, cuando señala que esta se circunscribe en sistemas y servicios, asimismo de personas; dicha certificación no se ha llevado de modo expreso, siendo efectuadas evaluaciones relacionadas, únicamente, con objetivos de calidad o de excelencia (Heredia H, A, 2011).

Por otra parte (Moro Cabero), afirma que:

los conceptos de certificación y acreditación permiten entender la secuencia del proceso de autorización y responsabilidad en la certificación dado que, una entidad propone un sistema de gestión o producto-servicios a un organismo independiente para su certificación; lógicamente, la autoridad debe ser regulada y para ello existen normas de certificación y de acreditación. Tres son los tipos de normas aplicadas de modo coordinado, aunque empleadas con finalidades distintas como: normas de certificación y normas de evaluación o auditoría (Moro, Cabero, 2011, 453 p). Para el caso de la normalización en gestión de documentos Bustelo (2012), señala que las características de las normas ISO, se aplican a partir de aspectos como:  La aplicación de las normas depende de la voluntad de quien lo requiere y por lo tanto es voluntario para las organizaciones o entidades.

p. 42

 El proceso de elaboración de las normas se lleva a cabo de forma rigurosa, con un estricto procedimiento que incluye votación, comentarios y control, así como participación de todos los interesados.

 Las normas deben estar disponibles para el público y para quien desee usarlas (Bustelo

2012).

5.4

Norma ISO NTC ISO 15489-1: 2017 Título de la norma. Información y Documentación. Gestión de registros. Parte 1: Conceptos y Principios La norma NTC-ISO 15489-1 (Primera actualización) en Colombia, fue ratificada por el Consejo Directivo del 13 de septiembre de 2017. La norma es una adopción idéntica (IDT), respecto al documento de referencia, la norma ISO 15489-1:2016. Así mismo, esta definió los conceptos y principios para los enfoques de creación, captura y gestión de registros (NTC ISO 15489-1:2017).

Para tal efecto describe los conceptos y los principios relacionados con: “a) registros, metadatos para registros y sistemas de registros;

b) políticas, responsabilidades asignadas, seguimiento y formación para apoyar la gestión

eficaz de registros;

c) análisis recurrente del contexto de negocio e identificación de los requisitos de los

registros;

d) controles de registros;

e) procesos para la creación, captura y gestión de registros” (NTC ISO 15489-1:2017, p.

1).

p. 43

En opinión de Núñez Fernández la ISO 15489 no es “una norma para archivos, esto es, concebida para gestionar sistemas archivísticos institucionales completos a cargo de archiveros” (Núñez Fernández, 2007, p. 90). Lo que ratifica que corresponde a una creación de un sistema de gestión de documentos (SGD), término que ha tenido una serie de discusiones debido a la connotación que representa en el contexto archivístico, básicamente los inconvenientes de traducción son los que han definido los usos o modificaciones de los términos.

La norma para una organización implica varios aspectos con el establecimiento de políticas, la asignación de responsabilidades, la implementación de procedimientos y directrices para la gestión de los documentos y la integración de estos en los sistemas y procesos de la misma organización (Núñez Fernández, 2007).

Esta norma en particular establece los conceptos y principios que una organización deberá verificar para iniciar el camino de un proceso de calidad relacionado específicamente con la documentación y los procesos propios, razón por la cual, se determinan términos y definiciones con los cuales es posible unificar los principios de la gestión de registros, pero básicamente en el ítem de procesos para la creación, captura y gestión es donde se señalan instrucciones particulares para la definición de procesos archivísticos tanto en soporte tradicional como electrónico.

En opinión de Llansó San Juan, esta norma tiene como característica que: aun teniendo como objeto actuar como respaldo documental de las normas de sistemas de gestión de la calidad y medioambientales (ISO 9001 y 14001), no sea una norma de certificación, sino que se limite a procurar unas directrices orientadas a que las organizaciones se doten de sistemas de gestión

p. 44

documental. Esta característica es determinante, ya que su vocación se orienta a convertirse en único modelo internacional de gestión de documentos (Llansó San Juan, 2015, p.52-53). Así mismo, se convierte en un buen referente de buenas prácticas para los archivistas, dado que fue la primera norma que tuvo un impacto universal, por el trabajo previo del grupo de archivistas australianos dentro del contexto de calidad.

De otra parte, la norma siempre ha tenido una definición para los procesos claves de la gestión de los documentos, lo que permite y facilita la implementación de los requisitos básicos señalados por la norma para la documentación de las organizaciones. Característica que ha permitido mejorar los sistemas de gestión de documentos para las organizaciones que la tomaron como medio de normalización para la información y documentación que va en línea con otras normas de calidad que han tenido una mayor difusión por parte de la ISO y para los temas de normalización o de la calidad.

Tal vez la mayor característica se refiere al gráfico que corresponde al modelo diseñado por DIRKS, en cuanto a las etapas y sus secuencias, es así como:

Etapa A. Investigación preliminar

Etapa B. Análisis de las actividades de la organización

Etapa C. Identificación de los requisitos

Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes

Etapa E.- Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos

Etapa F. Diseño de un sistema de gestión de documentos

Etapa G. Implantación de un sistema de gestión de documentos

Etapa H. Revisión posterior a la implantación (NTC ISO 154891-1:2017).

p. 45

5.5

Norma ISO- NTC-ISO-30300 Título de la norma: Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos.

Esta norma en el contexto colombiano corresponde a una adopción idéntica (IDT), respecto al documento de referencia de la norma ISO 30300:2011. Norma ratificada por el Consejo Directivo de 28 de agosto de 2013, la cual se estableció a partir de términos y definiciones elaboradas según el comité ISO/TC 46/SC 11. El objeto y campo de acción corresponde a los principios determinados para un Sistema de Gestión de Registros (SGR), donde el enfoque del proceso corresponde a la alta dirección (NTC ISO 30300:2011) “La presente norma es aplicable a cualquier tipo de organización que desee:

a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGR como apoyo para su

organización;

b) asegurar la conformidad con su política de gestión de registros;

c) demostrar la conformidad con esta norma mediante

1) la realización de una autoevaluación y una auto declaración, o

2) la confirmación de su auto declaración por una parte externa a la organización,

o 3) la certificación de su SGR por una parte externa” (NTC ISO 30300:2011, p.3).

Esta norma es la encargada de establecer los fundamentos para un SGR a partir de la definición del contexto, necesidad, principios y enfoque de este, integrando para ello términos y definiciones relacionados tanto con la gestión como con los registros y sus procesos.

En opinión de Bustelo, la serie de normas 30300

p. 46

“nace con una vocación integradora con los otros sistemas de gestión. En la implantación de los MSS (Management System Standards) existe un fuerte componente de gestión de documentos. El propio sistema de gestión se basa en la existencia de una política y objetivos documentados y de unos procedimientos que describen los distintos procesos incluidos en el sistema de gestión. Al mismo tiempo los procesos de trabajo deben generar evidencias que permitan comprobar que se han realizado según los procedimientos definidos” (Bustelo, 2012, p. 45).

Así mismo, para Bustelo, inicialmente cuando se planteó esta familia normas en 2010, el objetivo estaba concentrado en la creación y control de los documentos, a través de una sistematización que permitiese el cumplimiento de requisitos del orden legislativo, normativo, operativo, procedimental (Moro Cabero, 2011).

5.6

Norma ISO NTC-30301:2011 Título de la norma. Información y Documentación. Sistemas de Gestión de Registros. Registros. Requisitos.

La NTC ISO 30301 fue ratificada por el Consejo Directivo del 11 de diciembre de 2013. Adicionalmente la norma es una adopción idéntica (IDT), respecto al documento de referencia, la norma ISO 30301:2011.

p. 47

Esta norma señala como alcance los requisitos señalados por el SGR, con el propósito de dar soporte a una organización, con respecto al desarrollo e implementación de una política relacionada con los registros y suministro de información (NTC 30301:2011). De otra parte, la norma establece que es aplicable a cualquier organización que busque: “a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGR para dar soporte a sus negocios;

b) asegurar la conformidad con su política de registros declarada;

c) demostrar conformidad con esta norma a través de:

1) la ejecución de una autoevaluación y auto declaración, o

2) la búsqueda de confirmación de su auto declaración por una parte externa a la

organización, o

3) la búsqueda de la certificación de su SGR por una parte externa” (NTC ISO

30301:2011) La norma está definida como instrucciones básicas para el cumplimiento de requisitos señalados para el contexto de una organización en cuanto a su contexto, requisitos propios del negocio, del orden legal y la definición del SGR.

Metodología La metodología en la investigación corresponde a un conjunto de procedimientos y técnicas que se desarrollan para llevar a cabo un estudio.

6.1

Enfoque de investigación

p. 48

Este estudio se enmarca dentro del enfoque de investigación cualitativo, que en opinión de (Hernández Sampieri, Fernández Collado, y Baptista Lucio, 2010), corresponde al establecimiento de características básicas en las cuales el investigador interactúa con los datos y busca respuestas que permitan determinar un significado a partir de lo planteado por el problema de investigación. El proceso de indagación es flexible y el propósito gira en torno a la reconstrucción de la realidad. El enfoque cualitativo “evalúa el desarrollo natural de los sucesos, es decir, se fundamenta en una perspectiva interpretativa centrada en el entendimiento del significado de las acciones de humanos e instituciones ya que busca interpretar lo que va captando activamente” (Hernández Sampieri, Fernández Collado, y Baptista Lucio, 2010, p. 9). Así mismo, se define una realidad a partir de las interpretaciones de los participantes en el proceso investigativo, aspectos que se van modificando con el transcurrir de la investigación y la revisión de datos.

Mientras que, en opinión de Blanco, el enfoque cualitativo es “esencial para el desarrollo de teorías y para la conceptualización de los fenómenos, asuntos o cosas que se desean investigar minuciosamente. Su prioridad es la descripción, análisis y explicación de lo interesado de forma “holística” y lo más natural posible” (Blanco-Peck, 2006, p. 36).

Este tipo de enfoque permite la obtención del conocimiento a partir de la revisión de la operacionalidad de la teoría, tomando como base la construcción de la información con el uso de los datos y la interacción entre el sujeto y el objeto de la investigación (Pirela, Pulido y Mancipe,

2016).

6.2

Tipo de investigación

p. 49

El tipo de investigación es descriptivo comparativo, que corresponde a la representación de las características de una comunidad, y se relaciona con las condiciones y conexiones existentes. Lo que busca realmente es ubicar características o atributos de una situación o acontecimiento, para ello es conveniente planificar y definir claramente las características que se espera descubrir (Camacho de Báez, 2008), para la investigación se realizó una comparación de datos e información relacionada con el proceso de Adquisición y Gestión Predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. Para la investigación, se desarrollaron ejercicios de exploración y descripción de características fundamentales de una realidad (Cárdenas González, 2016). Que para el caso corresponde a un ejercicio descriptivo para la ubicación y recolección de datos ejecutados por el proceso de la Adquisición y Gestión Predial a la luz de las normas aludidas como eje fundamental.

6.3

Método de investigación La presente investigación se realizó a través del método estudio de caso, que tiene una gran “relevancia para el desarrollo de las ciencias humanas y sociales que implica un proceso de indagación caracterizado por el examen sistemático y en profundidad de casos de entidades sociales o entidades educativas únicas” (Barrio del Castillo, et, al, 2015, p.1). Es así como, en el método de estudio de caso según Chetty (1996) citado por Martínez Carazo (2006) se define como “los datos pueden ser obtenidos desde una variedad de fuentes, tanto cualitativas como cuantitativas; esto es, documentos, registros de archivos, entrevistas directas, observación directa, observación de los participantes e instalaciones u objetos físicos” (Martínez Carazo, 2006, p. 167).

p. 50

Yin (1989) citado por Martínez Carazo (2006), señala que el método estudio de caso es muy pertinente y “apropiado para temas que se consideran prácticamente nuevos, pues en su opinión, la investigación empírica tiene los siguientes rasgos distintivos” (Martínez Carazo, 2006, p. 174), ya que permite la indagación de un fenómeno en un entorno real, puede utilizar diferentes fuentes de datos entre otros.

Con la recolección de información para el proceso de Adquisición y Gestión Predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá frente pretendió establecer el estado del modelo con relación al diseño del sistema de gestión de documentos, para evidenciar la información creada y recibida en el ejercicio de sus funciones. Siguiendo el método para Yin (1989) citado por (Martínez Carazo, 2006) el estudio de caso consiste en una descripción y análisis detallados de unidades. A través de este instrumento se pretendió identificar la problemática, analizar y evaluar los datos de la entidad, con el fin de determinar las herramientas que permitan la normalización de la Gestión Documental tomando como guía las normas NTC-ISO 15489 y NTC-ISO 30300, 30301, para gestión de documentos y gestión de la información aplicables para el proceso de adquisición predial, siendo este transversal, mediante el cual se adquieren los terrenos para desarrollar las diferentes obras de infraestructura relacionadas con la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, preservación de zonas de ronda y zonas de manejo y preservación.

6.4

Técnica de la investigación La técnica utilizada en la investigación corresponde al análisis documental, que es una operación intelectual que está encaminada a representar un documento y su contenido, bajo una

p. 51

forma diferente de la original, que da lugar a un subproducto o documento secundario, en el cual el investigador realiza un proceso de interpretación y análisis de la información de los documentos para luego sintetizarlo minuciosamente para dar lugar a un nuevo documento que representara la investigación de modo abreviado pero preciso (Dulzaides Iglesias y Molina Gómez, 2005).

6.5

Instrumentos para la recolección de la información Para el proceso investigativo, se estableció como técnica el uso de listas de chequeo, con el fin de identificar cuáles son los aspectos que tienen mayor impacto en la gestión documental en el proceso de adquisición y gestión predial, para ello se tiene en cuenta el Diagnóstico a los archivos a la Dirección de Bienes Raíces; Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP Contrato No. ICGH-987-2008, elaborado por la firma Total Quality Management. Bogotá, abril 30 de 2009. Así mismo, las listas de chequeo son establecidas como una herramienta fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos (CGE, 2012), que además tienen como finalidad analizar situaciones a partir de los resultados de una tendencia o gráficos correspondientes a procesos anteriores, como es el caso de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

De otra parte, la técnica en opinión de Cárdenas González, corresponde a la forma de obtener la información y del proceso de análisis de la misma, a partir de la cual se realizan acciones para la recolección, el procesamiento de la información (Cárdenas González, 2016). De otra parte, la “técnica de investigación científica es un procedimiento típico, validado por la práctica, orientado generalmente —aunque no exclusivamente— a obtener y transformar información útil para la solución de problemas de conocimiento en las disciplinas científicas” (Rojas Crotte, 2011, p. 278).

p. 52

Este procesamiento hace referencia a las actividades de ordenación e interpretación y análisis de la información obtenida a partir de la aplicación de instrumentos de investigación. Para Cerda los instrumentos resumen en “cierta medida toda la labor previa de una investigación que en los criterios de selección de estos instrumentos se expresan y reflejan las directrices dominantes del marco, particularmente aquellas señaladas en el sistema teórico, (variables, indicadores e hipótesis)”. (Cerda, 1991, p.235) De otra parte, en una investigación es fundamental la selección de los instrumentos, como en todo proceso existen “ventajas y desventajas, ya que para cierto tipo de investigaciones o trabajo de recopilación de datos puede ser útil, pero en cambio para otros no. En general sus ventajas y limitaciones surgen de las propias condiciones y necesidades de una investigación”. (Cerda, 1991, p. 275) Como instrumento de la investigación se elaboró un formato exclusivo de lista de chequeo que tiene por objeto la recolección de la información, para ello se tomaran los datos registrados en el diagnóstico de la Dirección de Bienes Raíces permitió verificar la información registrada para el proceso de la gestión de documentos y la gestión de la información de la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (Ver Anexos).

6.6

Fases de la investigación Para llevar a cabo la investigación y bajo la conceptualización del método de estudio de caso, se desarrollaron las fases de Identificación de instrumentos y la elaboración del comparativo de la gestión documental de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces.

p. 53

6.6.1 Fase I. Identificación de instrumentos de la gestión documental y de la información

en la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

Esta primera fase se realizó tomando en cuenta lo señalado proceso de estudio de caso, que corresponde a la revisión de la literatura de investigadores expertos en el tema tanto en la gestión documental como en la gestión de la información. En efecto, los requisitos de toda investigación válida sugieren: un recorrido por la literatura relevante que haya desarrollado los temas de la investigación además de la identificación de las lagunas o vacíos existentes en dicha literatura. (Carrion, 2006).

En consecuencia, en esta fase se realizó la consulta de la norma NTC-ISO 15489-1 y las Normas Técnicas NTC-ISO 30300 y 30301, de tal forma que se identificaron los requerimientos y conformidades de cada una de las normas, específicamente su relación con la gestión documental, con los insumos conceptuales para la elaboración de instrumentos. En esta sección se plasma el resultado de la consulta de la Norma NTC-ISO 15489 y la Normas Técnica Colombiana NTC-ISO 30300, 30301, que apoyan el presente estudio, para ello se identificaron los requerimientos y conformidades con la gestión documental, en la tabla 1 se presentan los resultados de esta primera indagación.

6.6.2 Fase II. Elaboración del comparativo de información entre la gestión documental y

la gestión de la información

p. 54

El comparativo aplicado específicamente al proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, con las instrucciones, metodología e instrumentos señalados por las Normas Técnica, son actividades que se desarrollaron con la obtención de la información obtenida por la lista de chequeo. El método de estudio de caso sugiere la comprensión del objeto de la investigación, representado en el marco conceptual, se va adquiriendo a través de lo que se denomina la dinámica de la investigación; la cual es un proceso iterativo que se estructura en cuatro etapas: planificación, recolección de datos, análisis y reflexión (Carrion, 2006). Para esta actividad con énfasis en la recolección de los datos se utilizó una lista de chequeo elaborada con base en los requerimientos de la norma ISO 15489-2, ISO 30300, 30301 concordantes, con la cual se realizó la evaluación de los instrumentos que integran el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (Ver anexo A. Lista de chequeo). Las etapas de análisis y reflexión corresponden al producto del desarrollo de la investigación, que son las deliberaciones y el análisis e interpretaciones que llevan a cabo después de que los datos han sido analizados. Mientras que para la fase de análisis e interpretación de la información obtenida se procedió con la elaboración de tablas donde se colocaron los principales elementos con los cuales se realizó la evaluación de los procedimientos de adquisición y gestión de predios de la EAAB, tomando para ello los instrumentos existentes en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

Dentro del análisis de la información se encuentra: la evaluación de la solicitud, creación y notificación de órdenes de servicio y grafos prediales, negociación directa, negociación directa

p. 55

con reasentamiento, negociación de servidumbres, expropiación vía judicial, imposición de servidumbre por vía judicial, solicitud de pedido, englobe y desenglobe de predios, cancelación de servidumbres, arrendamiento de predios propiedad de la EAAB-ESP, predios tomados en arriendo por la entidad, atención a procesos policivos, actualización de información cartográfica y jurídica, demoliciones, legalización de predios y venta de predios improductivos.

6.6.3 Fase III. Diseño de una propuesta de la metodología a implementar para la gestión

documental y gestión de la información para el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces conforme a lo establecido por las normas técnicas 15489, 30300 y 30301.

Generar teoría es un trabajo creativo e intelectual (Garcia & LLoveras, 2007). La etapa de reflexión implica ir más allá de los datos para explorar ideas, conceptos relacionados, modelos o pautas percibidas y examinar otros posibles temas. Es entonces cuando los conceptos se clarifican y se categorizan, y sus relaciones se hacen más concretas, para que, de este modo, la teoría pueda inducirse de los temas objeto de estudio (Carrion, 2006). Este resultado se logró mediante comparación y evaluación entre lo existente en el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - EAAB-ESP a la luz de los requerimientos de la norma

NTC- ISO 15489, NTC-ISO 30300, NTC-ISO-30301.

6.7

Población objeto de la investigación La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, cuenta con una vasta experiencia en el abastecimiento de agua no solo en Colombia sino en Latinoamérica. En opinión de Felacio

p. 56

Jiménez, la entidad fue legalizada con el Acuerdo 15 de 1914 a partir de la compra de bienes inmuebles, concesiones, creándose de esta manera lo que es EAAB, que en un primer momento fue regida por una Junta Administradora donde participaban representantes del Concejo Municipal y del Banco Hipotecario de Colombia (Felacio Jiménez, 2011).

Triangulación de la información En este capítulo se procede a la presentación de los resultados de la investigación mediante el cumplimiento de los objetivos específicos formulados en coherencia con las fases de investigación indicadas; donde los hallazgos previos a la auditoria del Distrito y los posteriores quedan soportados en los procesos a mejorar de acuerdo a las normas esbozadas en el presente trabajo, sus alcances, objetos y objetivos contemplados en las mismas según se muestra en la tabla 1 y 2.

Con la orientación metodológica del estudio de caso, en esta sección se plasma el análisis comparativo de las tres normas NTC-ISO-15489-1, NTC-ISO 30300 y NTC-30301, con el fin de identificar similitudes, diferencias, puntos comunes o de divergencia, cuyo ejercicio permitió identificar los requerimientos y conformidades en relación con la gestión documental de la entidad en estudio y a la vez fue insumo para desarrollar o ajustar los procedimientos según su necesidad. (Véase tabla 1. Descripción y alcance de las normas en estudio). Tabla 1 Descripción y alcance de las normas NTC-ISO 15489, NTC-ISO 30300 y 30301 Tema

NTC- ISO 15489

NTC-ISO 30300

NTC-ISO 30301

Descripción Una guía sobre la gestión de documentos.

Es un compendio de buenas prácticas y establece los requisitos Enfocada en la Información y Documentación de sistemas de gestión para los documentos o Gestión de la Cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión para los documentos. Propone un sistema muy concreto de

p. 57

Tema

NTC- ISO 15489

NTC-ISO 30300

NTC-ISO 30301

básicos para mejorar de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de documentos apoyando la política y los objetivos de la organización.

Integra la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Información– Fundamentos y vocabulario.

Pautas para la implementación y mantenimiento del SGD con el control de la creación gestión de los registros integrados a las actividades, procesos y sistemas para garantizar un funcionamiento orientado al acceso a la información y a la mejora continua.

gestión basado en la mejora continua y en la utilización de técnicas y conocimientos de la “gestión documental”.

Trata sobre un sistema de gestión eficaz de los registros SGR.

Objeto Regular la gestión de documentos que producen las organizaciones públicas o privadas con fines internos o externos.

Establecer, implementar, mantener y mejorar el SGR, asegurar una política de gestión de registros, acceso a la información, realizar la autoevaluación y una auto declaración por una parte externa a la organización, y por último la certificación del SGR.

Identificar los requisitos del negocio y los factores externos e internos que le aplican a la organización, que contribuyen a demostrar su capacidad para crear y controlar los documentos y evidencias electrónicas (“registros”) de sus actividades de negocio.

Objetivo Normalizar las buenas prácticas referidas a la gestión documental.

Implementar un sistema de gestión de registros para establecer la gestión sistemática de políticas, procedimientos y responsabilidades sobre los registros, independientes de su propósito, contenido o soporte, y fácil acceso a los mismos por los usuarios internos y externos.

Facilitar la implementación, operación y mejora de un sistema de gestión eficaz de los registros SGR el cual dirige y controla la organización, con el fin de establecer una política y unos objetivos relacionados con los registros y el logro de tales objetivos.

p. 58

Tema

NTC- ISO 15489

NTC-ISO 30300

NTC-ISO 30301

Ámbito de actuación Organismos públicos y privados.

El sistema de gestión propuesto por esta norma puede implementarse, integrándolo con otros sistemas de gestión permitiendo, con poco esfuerzo, aumentar la eficacia de los mismos. También puede implementarse en organizaciones de cualquier tamaño o sector.

Las normas sobre sistemas de gestión de registros están diseñadas para organizaciones de todo tipo y tamaño y/o grupos de organizaciones con actividades empresariales compartidas.

Destinatarios Directivos de organizaciones.

Profesionales de:

gestión documental, gestión de la información y las tecnologías.

Personal productor de documentos.

Para la implantación de un sistema de gestión

30300 es imprescindible el

liderazgo de la alta dirección y la implicación de toda la organización. Los responsables directos de la implantación deben tener conocimientos de gestión documental al tiempo que de sistemas de gestión Plantea el liderazgo y compromiso de la dirección ya la definición y asignación de las responsabilidades de dirección y en el ámbito operativo.

Utilidades Guía para la definición de responsabilidades y políticas. Guía para el uso de la gestión documental como soporte a los procesos de gestión de la calidad. Guía para el diseño e implementación de un

SGD.

Cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y de rendición de cuentas.

Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio.

Proporcionar protección y apoyo en los litigios.

Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, clientes y partes interesadas.

Soportar las actividades de Su utilidad radica en la alineación de la gestión de documentos con la metodología de los sistemas de gestión para la mejora continua.

Propicia una metodología que se basa en la mejora continua. La formalización de la evaluación es uno de los pilares de esta metodología y se sustenta en unos requisitos de estricto cumplimiento del

p. 59

Tema

NTC- ISO 15489

NTC-ISO 30300

NTC-ISO 30301

investigación y desarrollo.

Mantener la memoria corporativa o colectiva.

sistema de gestión.

La implementación de un

SGR

en una organización también garantiza la transparencia y la trazabilidad de las decisiones tomadas por la dirección responsable y el reconocimiento del interés público.

Fuente: Elaboración propia con base en el planteamiento de las normas. Tabla 2 Estructura y contenidos - Norma NTC-ISO 15489-1 Tema Descripción Referencias normativas Se apoya en las normas ISO 9000, ISO 14000

Términos y definiciones

Abarca 21 conceptos

Beneficios de la gestión documental Proporciona criterios sistemáticos de gestión para la integración de la GD en todos los procesos de negocio y la gestión de la organización.

El SGD se constituye como base de información para la toma de decisiones y rendición de cuentas; proporciona evidencia de las acciones de la organización.

Política y responsabilidades Contempla la definición de políticas, procedimientos y prácticas de gestión documental. Sirve de apoyo institucional por su máxima implicación y máximo alcance; define responsabilidades y competencias. La responsabilidad y la administración del SGD, recae en los profesionales de la gestión documental. Requisitos de la gestión documental Los requisitos se fundamentan en los principios del programa de GD: Identificación y “normalización” del documento de archivo; regulación del uso de metadatos de gestión; condiciones de uso y garantías de accesibilidad; organización de los documentos; aplicación de normas de conservación y eliminación; cumplimiento de requisitos legales y medidas de aportación de mejoras al SGD. Características de un documento de archivo Contenido, contexto y estructura; autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

p. 60

Tema Descripción Diseño e implementación de un

SGD.

Para su diseño deben tenerse en cuenta las siguientes características de un SGD: Fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y enfoque sistemático. Además de la operación de la documentación que cubre el almacenaje y protección, gestión distribuida, conversión, migración, acceso y recuperación, retención y disposición.

Metodología Contempla ocho fases no lineales en el marco de la metodología propuesta por DIRKS y son las siguientes: 1. Investigación preliminar. (Diagnóstico previo); 2. Análisis de la actividad del negocio. (Sistema de clasificación); 3. Identificación de los requisitos de los documentos. (Medidas correctoras); 4. Evaluación de los sistemas existentes. (Situación de partida); 5. Identificación de las estrategias para satisfacer los requisitos. 6. Diseño de un SGD. (Modelo deseado). 7. Implementación de un SGD. (Plan de ejecución); 8. Revisión de la implementación. (Evaluación de resultados).

Procesos y controles de la gestión documental

• Identificación de los documentos y de sus plazos de retención.

• Captura y registro de documentos de archivo.

• Clasificación • Almacenaje y recuperación

• Acceso.

• Trazabilidad: acciones, localización y disposición.

• Documentación de los procesos de GD.

• Procesos esenciales:

• Captura / Registro: metadatos básicos.

• Clasificación.

• Identificación y aplicación de la disposición.

• Régimen de seguridad y acceso.

• Almacenaje.

• Trazabilidad

Instrumentos esenciales

• Sistema de clasificación.

•Norma de disposición documental (sistema de conservación).

• Sistema de seguridad y acceso.

• Otros instrumentos.

•Tesauros (lista controlada de términos y vocabulario), glosarios y vocabularios.

Instrumentos auxiliares Marco normativo, análisis de riesgos, control de

p. 61

Tema Descripción responsabilidades, control de permisos de usuarios (instrumentos específicos).

Supervisión y auditoría Evaluación rendimiento

Formación Programas de formación continua

Fortalezas

• Convergencia de objetivos entre la gestión documental y la

gestión de la organización.

• Sitúa la GD en la base la gestión administrativa. • SGD:

políticas, instrumentos, herramientas y personas.

• Sistemas de clasificación, conservación y acceso como

instrumentos esenciales.

• Capitalización estratégica de la experiencia archivística en el

seno de las organizaciones.

• SGD como base de desarrollo indispensable de la gestión de los

documentos electrónicos. Aumenta la confianza cliente / proveedor en el sector privado.

• Contribuye a la transparencia democrática en el sector público.

Fuente: Elaboración propia con base en el planteamiento de las normas.

Del mismo modo el propósito de la implementación del sistema de gestión apoya la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad de la organización, garantizando la prestación de un servicio eficiente y manteniendo la memoria corporativa y responsabilidad social.

El campo de aplicación de esta norma busca establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para dar soporte a sus negocios; asegurar la conformidad con su política de registros declarada, demostrar conformidad con la ejecución de una autoevaluación y auto declaración o búsqueda de la certificación del sistema.

p. 62

En la tabla 3 se indican los requisitos de las normas técnicas colombianas NTC-ISO- 15489 y 30300 – 30301 que se tienen en cuenta para identificar y evaluar los instrumentos existentes para la gestión documental en el proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección de Bienes Raíces de la EAAB-ESP.

Tabla 3 Requisitos gestión documental - normas NTC- ISO 30300, NTC- 30301 y NTC-

15489-1

Norma Requisito Definición del requisito

NTC-ISO

15489-1

Programa de gestión de documentos de archivo La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe establecer y llevar a cabo una revisión al programa de gestión de documentos de archivo frente a la norma NTC-

ISO 15489-1

NTC-ISO

30300

NTC-30301

Documentación La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe documentar su Sistema de Gestión Registros SGR y facilitar a los usuarios el acceso a la información de los mismos.

NTC-ISO

30300

NTC-30301

Fuente: Elaboración propia con base en el planteamiento de las normas.

A continuación, en la tabla 4 se encuentra el resultado de la evaluación con base en los criterios antes mencionados.

Tabla 4 Evaluación con criterios establecidos por las normas

p. 63

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

Documentación

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe documentar su Sistema de Gestión Documental El proceso de Adquisición y Gestión Predial incluye:

a).El propósito del

SGD

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB-ESP cuenta con un documento en el que indica el propósito del sistema de gestión documental.

b) La política y los

objetivos X

En el documento existente se observa la definición de la política y los objetivos del sistema de gestión documental.

c) La interdependencia y relaciones entre el

SGD

de la dependencia y los otros SGD de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá X

Se tienen claramente definidas las relaciones con las otras dependencias de la empresa; así mismo su interdependencia d) Los procedimientos documentados requeridos por esta norma internacional.

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la

EAAB-ESP

tiene definidos los procedimientos documentados.

e) Documentación

necesaria para asegurar la efectiva planificación, operación y X

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB-ESP cuenta con los documentos e instrumentos necesarios

p. 64

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

control de sus procesos.

que indican el proceso de planificación, operación y control de sus procesos.

(Véase instrumentos existentes en Anexo B).

Documentación

La Dirección tiene un documento formal que incluya alcance

SGD,

factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra índole.

X En el documento de gestión que dispone la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá no incluye alcance, factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra índole.

Documentación

Establece los objetivos de un plan y determina para cada uno de ellos las acciones, quién las lleva a cabo, los recursos necesarios, cuándo se completarán y cómo se evaluarán.

X En la actualidad no se encuentra en el documento la definición de los recursos necesarios, cuándo se completarán las acciones y cómo se evaluarán; este ejercicio se tiene proyectado en el plan general.

Comunicación La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe establecer procedimientos para la comunicación El proceso de adquisición y gestión predial establece, implementa, documenta y mantiene procedimientos para la comunicación interna sobre el X

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá sí cuenta con los procedimientos para la comunicación interna de su Sistema de Gestión Documental, de hecho, tiene documentado la

p. 65

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

interna y externa de su Sistema de Gestión Documental.

SGD, la política y objetivos de gestión documental interdependencia e interrelación entre las diferentes áreas de la empresa.

Incluye responsabilidades, procedimientos operacionales y acceso a la documentación.

Asimismo la Dirección ha incluido las responsabilidades de las diferentes áreas de la empresa que se encuentran vinculadas con la Dirección Administrativa de Bienes Raíces.

La Dirección decide si ofrece o no a otras entidades información sobre su SGD.

X La Dirección Administrativa de Bienes Raíces NO aplica procedimientos de comunicación externa en relación con su Sistema de Gestión Documental.

La Dirección tiene dispuesto los medios para la comunicación de u

SGD.

X La Dirección Administrativa de Bienes Raíces NO dispone de medios de comunicación externa en relación con su Sistema de Gestión Documental.

p. 66

Tabla 5 Evaluación de cumplimiento de estándares de gestión documental del proceso de

adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá según las normas NTC-ISO 15489-2.

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No Programa de gestión de documentos de archivo La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe establecer una revisión al programa de gestión de documentos de archivo La Dirección ha determinado los documentos de archivo que deberían ser creados en su proceso de adquisición de predios y la información que es necesaria incluir| en dichos documentos X

La Dirección sí tiene determinados los documentos de archivo que deben ser creados en su proceso de adquisición de predios.

Ha decidido la forma y la estructura en que se deberían crear e incorporar al sistema los documentos de archivo, y las tecnologías que tienen que usarse X

La Dirección tiene definida la estructura del sistema de documentación y archivo; además cuenta con un sistema tecnológico para el manejo de archivo. Ha determinado los metadatos que deberían crearse junto al documento de archivo y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo X

La Dirección tiene definido el sistema de metadatos y la gestión de los mismos.

Ha determinado los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo durante los X

La Dirección ha definido los requisitos relacionados con la recuperación, uso y transmisión de documentos de su archivo.

p. 67

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos Ha decidido cómo organizar los documentos de archivo de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.

La Dirección tiene claramente definida la organización de los documentos de archivo y de fácil uso y ubicación. Se evalúan los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos de archivo que testimonien las actividades realizadas.

X La Dirección, siendo una institución pública tiene identificados los riesgos por la ausencia de documentos y contempla acciones en caso de ocurrencia.

Se preservan los documentos de archivo y se permite el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad X

El archivo del que dispone la Dirección permite el acceso a los documentos en una forma controlada.

Se cumplen los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización X

La Dirección cumple con los requisitos legales y reglamentarios en el marco de la política de la organización.

Se garantiza que los documentos de archivo se conservan X

Se están definiendo políticas para la preservación de documentos

p. 68

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA

CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No en un entorno seguro a través de las adecuaciones físicas de los depósitos donde se encuentran almacenados los expedientes de los predios

Se garantiza que los documentos de archivo se asignaron tiempos de conservan total durante el periodo de tiempo necesario o requerido en las obras de infraestructura de la

EAB

Son documentos vitales para la EAB por lo tanto son de conservación total, cuentan la historia de predios de la entidad.

Se identifican y evalúan las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos de archivo.

La Dirección tiene identificados los mecanismos que le permiten incorporar las mejoras a su sistema de gestión documental.

Fuente: Elaboración propia con base en el planteamiento de las normas.

p. 69

7.1

Presentación de Resultados Como resultado de este ejercicio del análisis de identificación y evaluación de los instrumentos existentes en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá a la luz de los requisitos de las normas NTC-ISO15489, NTC-ISO 30300, NTC-ISO- 30301, se puede deducir que:

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB-ESP contempla en su PGD institucional, los requisitos de “documentación”, establecidos en las normas NTC-ISO 15489, NTC-ISO 30300, NTC- 30301, por cuanto dispone de un documento en el que se encuentra explicito el propósito, objetivos, política, relaciones e interdependencia entre áreas, procedimientos e instrumentos de planeación, operación y control de los procesos. Sin embargo, adolece de la definición de alcance, la identificación de factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios y de negocio; los cuales se pretenden establecer y adoptar en el resultado del presente trabajo como parte esencial del quehacer archivístico que solucione los problemas e inconvenientes que la investigación previa e histórica, así como la auditoria determinaron como factores de riesgo importantes a solucionar para dar respuesta a la pregunta objeto de investigación.

Asimismo, esta Dirección no dispone de medios para la comunicación externa de su Sistema de Gestión Documental; caso contrario ocurre con la comunicación interna, la cual se manifiesta a través de una clara definición de medios y procedimientos que le permiten interrelacionarse con las áreas y dependencias de la empresa que se encuentran asociadas a su proceso.

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La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB-ESP presenta un cumplimiento de los lineamientos establecidos en la norma NTC-ISO 15489, relacionados con el establecimiento y operación del programa de gestión de documentos de archivo.

Comparativo de la gestión documental en el proceso actual VS instrucciones, metodología e instrumentos de las normas NTC-ISO 15489, NTC-ISO 30300 y NTC-

ISO 30301

Una vez realizada la evaluación del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión documental existente en la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB – ESP a la luz de las normas, se procede a elaborar un comparativo que se indica en la tabla 6, así: Tabla 6 Comparativo gestión documental EAAB-ESP VS NTC- ISO 15489 30300 y

30301.

Norma Requisito Definición del requisito Normas NTC-ISO Gestión documental

EAAB-ESP

NTC-ISO

15489

Programa de gestión de documentos de archivo Se debe establecer y llevar una revisión programa de gestión de documentos de archivo y ajustarlo de acuerdo a los requisitos exigidos por la Norma Técnica Colombiana NTC

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá dispone de un programa de gestión de documentos de archivo, no se identifica una autoevaluación y control del sistema, se debe realizar una revisión y ajuste de acuerdo a la norma técnica Colombia en cumplimiento a los requisitos.

NTC-ISO

30300

–

30301

Documentac ión Se debe documentar su Sistema de Gestión Documental.

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá cumple con algunos de los requisitos relacionados con la “documentación del SGD”, cuenta con propósito, objetivos, política, interdependencia,

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Norma Requisito Definición del requisito Normas NTC-ISO Gestión documental

EAAB-ESP

procedimientos, planeación, operación y control. No dispone de la definición del alcance, factores externos e internos, anerequisitos legales, reglamentarios y de negocio identificación de riesgos.

NTC-ISO

30300

30301

Comunicación Se deben establecer procedimientos para la comunicación interna y externa de su Sistema de Gestión Documental.

La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá tiene establecidos medios y procedimientos para la comunicación interna más no para la comunicación externa en relación con su Sistema de Gestión Documental.

Fuente: Elaboración propia con base en el planteamiento de las normas.

De la comparación antes presentada se puede deducir que la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la EAAB – ESP da cumplimiento a la norma técnica colombiana NTC- ISO 15489; más no a lo establecido en las NTC- ISO 30300 – 30301; por cuanto aún adolece de mecanismos, instrumentos y procedimientos para la comunicación externa y la definición del alcance y la distribución de recursos.

Discusión Una vez desarrollada la investigación se procedió a elaborar el conocimiento producto de la reflexión crítica del marco conceptual, del análisis y la reflexión indicando así las relaciones, generalizaciones, causas, consecuencias y/o posibles aplicaciones prácticas; obtenidas como resultado del ejercicio presentado en las páginas anteriores, así:

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La documentación del sistema de gestión documental es un requisito de la norma ISO

30300 – 30301 y su razón de ser se fundamenta cuando la dirección estratégica del proceso

documental de cualquier entidad determina que la información y los documentos son evidencia de la actuación administrativa, pues en ella se contemplan los elementos cruciales que marcan el enfoque y norte de la misma, como son la planeación, el propósito, los objetivos, la política, el

control; así lo confirma (Cruz Mundet, 2011) cuando señala que “la correcta documentación

asegura y materializa la estandarización de los procesos y la ejecución de una acertada gestión documental” Un aspecto considerado fundamental en las normas ISO 30300 – 30301 es lo que respecta a la comunicación del sistema de gestión documental tanto a nivel interno como externo; en lo que corresponde a la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, está no ha establecido los medios y procedimientos para la comunicación externa de su Sistema de Gestión Documental; únicamente se registra una relación interna con las áreas y dependencias vinculadas con su quehacer.

La comunicación a nivel interno y externo es fundamental para el crecimiento de una organización; la primera contribuye a una sana convivencia y la segunda facilita los procesos de rendición de cuentas y la transparencia institucional. Las organizaciones siempre han necesitado gestionar los documentos que evidencian sus actividades por diversos motivos, entre ellos se pueden señalar: responsabilidades legales, contractuales, administrativas, conservación de antecedentes, know-how, para rendición de cuentas o memoria de la organización, entre otros.

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Así lo confirma, la Ley 594 (2000), que hace mención de la importancia de los archivos “para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”. De igual manera la Ley 1712 de 2014 afirma que los archivos en su carácter de centros de información institucional que constituyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. (Congreso de la República de Colombia,

2014).

De otra parte, la norma ISO 15489 sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas prácticas de gestión de documentos, ayuda a su planificación, proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y el resto de los sistemas de gestión.

También propone una metodología de trabajo para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos, señala los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta la disposición final y establece los instrumentos principales de la gestión de los

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mismos. Es una ventaja al proporcionar un marco para sistematizar la gestión de documentos y además el tratamiento específico de los documentos electrónicos.

Se resalta la asociación de la gestión de los documentos probatorios de las actividades de la organización y la política y responsabilidad de la misma, de allí que se afirme que la norma ISO 15489 contribuye a la rendición de cuentas de sus actividades, de esta manera el sistema de gestión de documentos debe garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información.

La norma 15489 hace una distinción entre los documentos que tienen valor probatorio o evidencias que sustentan las actividades de una organización (records), frente a los documentos como simple información registrada en un medio de soporte y los documentos que tienen un valor patrimonial o histórico.

Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios de una adecuada administración de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, y que adicionalmente puede aportar a las organizaciones, es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan en manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización. De acuerdo a lo anterior la Dirección Administrativa de Bienes Raíces, debe garantizar un sistema de gestión documental normalizado a partir de la elaboración de un plan de mejora que articule los componentes de la metodología propuesta, encaminada a realizar un seguimiento permanente y dinámico de actualización e implementación de los procesos archivísticos. Por consiguiente, como resultado un sistema de información sostenible en el tiempo en lo que respecta a la conservación y custodia de los expedientes de los predios y la accesibilidad de la

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información por parte de los usuarios internos y externos a nivel distrital interesado en investigación de los procesos de adquisición y gestión predial.

10 Modelo metodológico del Sistema de Gestión Documental de la Dirección de Bienes

Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá A continuación, se presenta el modelo metodológico establecido para el SGD a partir del análisis de la información evaluada y comparada en los numerales anteriores, donde se determinaron los elementos más sobresalientes de la estructura archivística de la entidad.

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Ilustración Modelo Metodológico del Sistema de Gestión Documental

MODELO METODOLÓGICO DEL SGD - EAAB-ESP

Documentación Actualización de los procedimientos de la gestión documental e instrumentos archivísticos que se aplican en la conformación de los expedientes del subproceso de Operación Implementación de los instrumentos archivísticos dando cumplimiento al procedimiento de organización de la Entidad.

Comunicación Definición de canales y procedimientos para la comunicación Interna y externa del sistema de gestión documental.

Niveles de Archivo Mejora Continua

- Evaluación periódica.

- Identificación de oportunidades de mejora.

- Establecimiento de acciones para el mejoramiento.

- Implementación de acciones.

- Seguimiento a las acciones implementadas.

Hace relación al Sistema de Gestión documental de la Dirección Administrativa de Bienes y Raíces en el marco de la política general de la entidad en cumplimiento de las normas NTC ISO 30300 – NTC-30301 y NTC-15489 y aplicación de las herramientas archivísticas

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Como resultado de la investigación se propone la siguiente metodología para la implementación del sistema de gestión documental en la Dirección de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, la cual cuenta con los siguientes componentes: documentación, operación, comunicación, niveles de archivo y mejora continua.

El componente de la documentación se refiere a la actualización y aplicación de los procedimientos de la gestión documental e instrumentos archivísticos; para desarrollar un plan de gestión de documentos de acuerdo con las necesidades de los factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra índole según aplique en la Dirección Administrativa de Bienes Raíces.

Para la parte denominada dentro del modelo metodológico “documentación”, es importante señalar que uno de los objetivos del área de archivos de la entidad hace referencia a la necesidad de dar cumplimiento a la normatividad establecida tanto por el Archivo General de la Nación como por el Archivo de Bogotá, entes reguladores de la política archivística nacional y distrital. A su vez los documentos básicos y esenciales para un adecuado proceso documental fueron analizados en el numeral Creación de los documentos. Que para el caso de la investigación se ha tomado en forma general y posteriormente en la aplicación específica para la Dirección Administrativa de Bienes Raíces.

En cuanto a la operación, es necesaria la aplicación de las tablas de retención y valoración

documental, a través de los procesos archivísticos como son: organización, identificación,

inventarios, almacenamiento, conversión, migración, acceso y recuperación, retención y disposición, garantizando el control de la producción documental, la custodia y la protección de la memoria institucional de la Entidad y el patrimonio documental del distrito relacionado con el

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proceso transversal de adquisición y administración de predios de la Empresas de Servicios Públicos.

Para la parte denominada Operación, se determinó a partir de los procesos de gestión documental que contempla el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, que tiene como objetivo la planeación, generación y valoración de los documentos desde el contexto administrativo, legal, funcional y técnico, de igual manera la producción, ingreso, gestión y trámite de la documentación generada en desarrollo de sus actividades controlada a través de registros en un sistema de gestión documental.

En cuanto a la denominación “Comunicación”, este elemento se hace fundamental en el modelo porque determina las formas y procedimientos relacionados para que el sistema de gestión documental deba disponer de mecanismos, procedimientos y canales para la comunicación interna y externa entre los actores que así lo requieran. La norma propone la definición de los procesos técnicos, la elaboración de los instrumentos principales (cuadro de clasificación, tablas de retención documental, programa de gestión documental PGD, Plan Institucional de Archivos PINAR, Inventario Documental, bancos terminológicos, tabla de acceso y seguridad) y el establecimiento de las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continúa del sistema. Por otra parte, los metadatos son información estructurada o semiestructurada que describe el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión durante todo su ciclo vita, son útiles porque permiten la accesibilidad y el uso de los documentos a largo plazo, facilitar la búsqueda, administración y control de acceso, favorecen la recuperabilidad, sostenibilidad e interoperabilidad de los documentos a través de los sistemas que los gestionan.

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Según el Acuerdo 11 de 2013 de Junta Directiva donde especifica las funciones y responsabilidades de las dependencias de la EAB-ESP, figura Dirección Servicios Administrativos, que tiene a su cargo planea, dirigir y controlar la organización y fortalecimiento del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo-SIGA, garantizando la eficacia del mismo y la estandarización de la función archivística a fin de salvaguardar el patrimonio documental y facilitar la consulta y acceso a la información.

A la Dirección de Bienes Raíces le compete “asegurar la custodia real, material y documental de los bienes inmuebles de propiedad de la Empresa, que forman parte de la protección de cuencas hidrográfica, zonas de ronda hidráulica y zonas de manejo y preservación ambiental del sistema hídrico de la ciudad”.

La adquisición de predios es una de las actividades que refleja las prioridades y proyecciones a largo plazo desarrolladas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. A través de cada una se podría denominar como etapas de cambio relevantes en la Empresa, se observan las variaciones presentes en la política de adquisición y gestión predial en la misión de un sistema de áreas protegidas y espacios libres que permite la conservación e integración a la ciudad como componentes básicos del espacio público urbano de los principales elementos ambientales, en forma de corredores ecológicos sobre los cauces y cuerpos de agua que permiten la unión de los dos principales elementos de la estructura ambiental: los cerros y el río Bogotá. Los cauces principales son los del río Tunjuelo, río Fucha, río Arzobispo - Salitre - Juan Amarillo, complementados por dos nuevos corredores que unen los humedales de Torca y Conejera a los Cerros Orientales y el río Bogotá que, en su conjunto actúan como ejes estructuradores del sistema de espacios libres de la ciudad.

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CONCLUSIONES

El análisis del proceso de adquisición y gestión documental permitió evidenciar los diferentes factores que inciden en la gestión de los documentos, es importante que sea evaluado y que continuamente tenga seguimiento para garantizar que toda la documentación que genera la entidad se encuentre controlada y organizada cumpliendo con los lineamientos establecidos. Dado que la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá cuenta con un sistema de gestión documental debidamente ajustado con la normatividad vigente, se concluye que las actividades de actualización se deberán llevar a cabo en forma periódica para evitar que la información pierda su eficacia, actualidad, operatividad, apoyando información de calidad frente a cualquier circunstancia de orden jurídico, legal, técnico y operativo que se presente.

Un adecuado sistema de gestión documental, incorpora diversos factores externos e internos, así como requisitos legales, reglamentarios y del propio negocio, elementos fundamentales para el cumplimiento de los parámetros y objetivos que se definen en las organizaciones para lo relacionado con la documentación de tal manera que faciliten la accesibilidad de la misma frente a cualquier solicitud por parte de usuarios.

Para la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá diseñar el modelo metodológico contribuye al mejoramiento del proceso de gestión documental, que asegura la conservación de los documentos, el acceso a la

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información, así como el control y organización de la documentación del historial de predios de la Entidad, que se constituyen en patrimonio de la ciudad de Bogotá. El desarrollo del modelo propuesto cuenta con una estructura que contribuye a realizar procesos de planeación a la gestión documental, con el fin de asegurar la trazabilidad de sus actividades a través de los procesos de adquisición y gestión predial, además que permite creación de parámetros para la documentación y la actualización permanente de todas las herramientas archivísticas que conforman a la gestión documental bajo los lineamientos definidos por el ente rector de la política archivística.

Los lineamientos definidos por las normas ISO para la gestión documental permiten la coordinación y control de las actividades específicas que se originan desde la creación de los documentos hasta su disposición final, con lo cual se garantiza el adecuado funcionamiento de las organizaciones y el cumplimiento de la legislación relacionada, beneficios que contribuyen con la toma de decisiones donde la oficina de archivo cumple un rol fundamental porque garantiza la administración, la gestión y el control de la documentación

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RECOMENDACIONES

Dado que la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá cuenta con el sistema de gestión documental debidamente documentado, se sugiere a las directivas realizar su actualización en forma periódica para evitar que en un momento dado resulte ser obsoleto, pierda su eficacia y operatividad y por ende no pueda beneficiarse de disponer de información con la oportunidad y calidad que se requiere para hacer frente a cualquier circunstancia de orden jurídico, legal, técnico y/o operativo que se presente; además de incorporar el alcance del SGD, factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios y de negocio.

Teniendo en cuenta la importancia de la comunicación interna y externa del sistema de gestión documental, se sugiere a la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá establecer los medios y procedimientos para la comunicación externa, dado que este elemento permite visibilidad de las operaciones frente a los ciudadanos, a los entes de control y otras entidades; por cuanto le facilitará en un momento dado proporcionar la información según lo establece la norma colombiana frente al tema de acceso a la información.

La información de historial de predios forma parte de memoria institucional de la Entidad y de gestión del conocimiento, por lo tanto, es importante dar continuidad a la organización física y electrónica de los documentos como la estandarización y actualización de los procesos de adquisición y gestión predial y la aplicación de nuevas tecnologías para garantizar la disponibilidad y acceso a la información.

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Para el gremio de la archivística, es fundamental continuar apoyando diversos tipos de propuestas que permitan la evolución de la documentación en las entidades del orden local y nacional a partir de la realidad misma de sus procesos y problemáticas particulares, con lo cual se contribuye con el fortalecimiento de la disciplina en el país.

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RAMP.

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p. 89

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p. 90

ANEXO A- LISTA DE CHEQUEO

NORMA

REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA DE CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

NTC-ISO

30300-

NTC-ISO-

30301

Documentación La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe documentar su Sistema de Gestión Documental El proceso de adquisición y gestión predial incluye:

a).El propósito del SGD X

b) La política y los objetivos

c) La interdependencia y relaciones entre el SGD de la

dependencia y los otros SGD de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

d) Los procedimientos documentados requeridos por

esta norma internacional.

e) Documentación necesaria para asegurar la efectiva

planificación, operación y control de sus procesos. X

p. 91

Lista de chequeo como instrumento de medición del cumplimiento de estándares de gestión documental del proceso de adquisición y gestión predial de la Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá según la norma NTC-ISO 15489-2, NTC-ISO 30300 y NTC-ISO-30301.

NORMA

REQUISITO

DEFINICION DEL

REQUISITO

LISTA DE CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

NTC-ISO

30300

NTC-ISO

30301

Comunicación La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe establecer procedimientos para la comunicación interna y externa de su Sistema de Gestión Documental El proceso de adquisición y gestión predial establece, implementa, documenta y mantiene procedimientos para la comunicación interna sobre el SGD, la política y objetivos de gestión documental X

Incluye responsabilidades, procedimientos operacionales y acceso a la documentación. X

La Dirección decide si ofrece o no a otras entidades información sobre su SGD.

La Dirección tiene dispuestos los medios para la comunicación de su SGD.

p. 92

NORMA REQUISITO

DEFINICION

DEL

REQUISITO

LISTA DE CHEQUEO

CUMPLE

OBSERVACIONES

Si No

NTC-ISO

30301

Redacción documento formal La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá debe disponer de un documento formal de gestión documental

La Dirección tiene un documento formal que incluya alcance SGD, factores externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra índole. X

Existe una política de gestión documental en La Dirección Administrativa de Bienes Raíces de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá. X

Existe es la política de gestión documental a toda la Empresa y no de la Dirección en particular Los roles y responsabilidades en Gestión documental están explícitamente documentados X

Establece los objetivos de un plan y determina para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo, los recurso necesarios, cuando se completarán y como se evaluarán.

p. 93

ANEXO B. Formato e instrumentos existentes en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá.

Código Denominación del Formato e instrumento 2AF050505 -04 Evaluación de la solicitud 2AF050510-01 Creación y notificación de órdenes de servicio y grafos prediales 2AF051005-04 Negociación directa 2AF051010-02 Negociación directa con reasentamiento 2AF051015-03 Negociación de servidumbres 2AF051020-03 Expropiación vía judicial 2AF051025-03 Imposición de servidumbre por vía judicial 2AF051035-03 Solicitud de pedido 2AF051505-03 Englobe de predios 2AF051510-03 Desenglobe de predios 2AF051520-03 Cancelación de servidumbres 2AF051525-03 Arrendamiento de predios propiedad de la EAAB-ESP 2AF051530-03 Predios tomados en arriendo EAAB-ESP 2AF051545-03 Atención a procesos policivos 2AF051555-03 Actualización de información cartográfica y jurídica 2AF051565-02 Demoliciones 2AF051575-01 Legalización predios 2AF051580-01 Venta de predios improductivos

Cita: Gómez Chaves, Nancy (2018), Metodología para evaluar los procesos de adquisición y gestión predial de la dirección administrativa de bienes raíces - empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá frente a las normas NTC ISO 15489, NTC ISO 30300 y NTC ISO 30301, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/34503