Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos · 2018
Diseño de un sistema de gestión documental en la alcaldía de Cartagena de Indias
La gestión documental en Colombia, se implementa a través de los instrumentos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación como ente rector en la materia. El distrito de Cartagena de Indias, como entidad pública del nivel territorial, con la conformación del Archivo General del Distrito se integra al Sistema Nacional de Archivo y debe cumplir con la normatividad archivística establecida e implementar un modelo de gestión documental que dé respuesta a la tendencia nacional e internacional en la producción y conservación de documentos electrónicos. El presente trabajo pretende dar respuesta a las deficiencias presentadas en garantizar el derecho de acceso a la información, con el diseño de una herramienta que le permita a la Alcaldía de Cartagena, estandarizar procesos y procedimientos para la gestión de los documentos que se reciben y producen en el ejercicio de sus funciones. Se ha recurrido a la aplicación de la metodología DIRKS que parte de una investigación preliminar con el que se elabora el diagnóstico y definen una serie de etapas consecutivas que incluyen el diseño del Sistema de Gestión Documental donde se establecen los procesos y procedimientos que garanticen una buena gestión documental. Se concluye que el diseño de un sistema de gestión documental para la Alcaldía de Cartagena apoya el acceso a la información pública, evita el riesgo por pérdida y deterioro de documentos y disminuye el tiempo de respuesta a los usuarios
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Contenido
- Introducciónp. 12
- Capítulo 1: Planteamiento del Problemap. 15
- 1.2 Justificaciónp. 17
- 1. 3 Objetivosp. 18
- 1.3.1 Objetivo Generalp. 18
- 1.3.2 Objetivos Específicosp. 18
- 1.4 Antecedentesp. 19
- 1.5 Estado del Artep. 22
- Capítulo 2. Marco Teóricop. 28
- Marco de Referenciap. 28
- 2.1.1. Gestión de Documentalp. 28
- 2.1.2 Sistema de Gestión Documentalp. 29
- Marco Legalp. 30
- Marco Institucionalp. 34
- Capítulo 3. Metodología de la Investigaciónp. 40
- Enfoque de Investigaciónp. 40
- 3.2 Tipo de investigaciónp. 41
- 3.3. Métodop. 42
- 3.4 Técnicas de recolección de datosp. 43
- Poblaciónp. 44
- 3.5 Instrumentosp. 45
- 3.6 Fases de la Investigaciónp. 49
- Capítulo 4. Análisis de la Informaciónp. 50
- 4.1 Tendencias Nacionales e Internacionales en Gestión Documentalp. 50
- Mayor de Cartagena de Indiasp. 54
- Capítulo 5p. 67
- Mayor de Cartagenap. 67
- 5.1 Componentes Estructurales del Sistema de Gestión Documentalp. 70
- 5.1.1 Direccionamiento Estratégico y Planeaciónp. 71
- 5.1.2 Componentes Comunicaciones Oficialesp. 72
- 5.1.3. Archivo Centralp. 73
- 5.1.4. Archivo de Gestiónp. 73
- Conclusionesp. 82
- Recomendacionesp. 85
- Referenciasp. 86
- Tabla 1. Preguntas por Componentep. 47
- Tabla 2. Medición de Fondos Acumuladosp. 48
- Tabla 3. Análisis Actas de visitas técnicasp. 48
- Tabla 4. Fases de la Investigaciónp. 49
- Tabla 5. Análisis Aspectos Función Archivísticap. 55
- Tabla 6. Categorías Críticas por Componentep. 56
- Tabla 7. Tabulación Categoría Instrumentos Archivísticosp. 57
- Tabla 8. Tabulación Categoría Organización y Descripciónp. 58
- Tabla 9. Tabulación Categorías Aspecto Administrativop. 60
- Tabla 10. Tabulación Categorías Aspectos Preservación Largo Plazop. 61
- Tabla 11. Resultados medición Fondos Acumuladosp. 63
- Tabla 12. Elementos Direccionamiento Estratégico y Planeaciónp. 72
- Tabla 13. Elementos Comunicaciones Oficialesp. 73
- Tabla 14. Elementos Archivo Centralp. 73
- Tabla 15. Elementos Archivo de Gestiónp. 74
- Figura 1 Etapas de la Metodología DIRKS. Tomado de Alonso, García, Llovera (sf)p. 27
- Figura 2. Dimensiones de la Gestión Documental. Tomado de Ponjuan (2003)p. 28
- Figura 3. Organigrama Alcaldía Mayor de Cartagena. Tomado del Manual de Funcionesp. 36
- Figura 4. Organigrama Archivo General. Creación propia a partir del Decreto 108 de 1995p. 37
- Figura 5. Estructura Archivo General. Creación Propia a partir del Decreto 1701 de 2015p. 38
- Figura 6. Mapa de procesos Alcaldía de Cartagena. Tomado de Oficina MECI – Calidadp. 38
- Figura 7. Aspectos y categorías Diagnóstico Integral de Archivo. Elaboración propiap. 46
- Figura 8. Medición Fondos Acumuladosp. 64
- Figura 9. DOFAp. 65
- Figura 10. Modelo de Gestión Documental. Tomado de la Política de Archivo de la Alcaldíap. 67
- Figura 11. Actividades de la Organización. Elaboración propiap. 69
- Figura 12. Requisitos del Sistemas. Elaboración propiap. 70
- Figura 13. Componentes del Sistema de Gestión Documentalp. 71
- Figura 14. Mapa mental Direccionamiento Estratégicop. 75
- Figura 15. Mapa de Procesos Direccionamiento Estratégicop. 75
- Figura 16. Mapa mental Administración del Sistema de Gestión de Archivop. 76
- Figura 17. Mapa mental Planeación Documentalp. 77
- Figura 18. Mapa de Procesos Planeación Documentalp. 77
- Figura 19. Mapa mental Gestión del Archivo Generalp. 78
- Figura 20. Mapa de Proceso Gestión del Archivo Generalp. 78
- Figura 21. Mapa mental Gestión Comunicaciones Oficialesp. 79
- Figura 22. Mapa de procesos Gestión Comunicaciones Oficialesp. 79
- Figura 23. Mapa mental Gestión Procesos Archivísticosp. 80
- Figura 24. Mapa de Procesos Gestión de Procesos Archivísticosp. 80
- Figura 25. Mapa mental Infraestructura Ambientalp. 81
- Figura 26. Mapa de Procesos Infraestructura Ambientalp. 81
- Anexo A Preguntas Diagnóstico Aspectos Administrativosp. 89
- Anexo B Preguntas Diagnóstico Aspectos Función Archivísticap. 91
- Anexo C Preguntas Diagnóstico Aspectos Preservación a largo plazop. 94
- Anexo D Medición Fondos Acumuladosp. 97
- Anexo E. Análisis Visitas Técnicasp. 98