Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos · 2022

Modelo teórico para realizar diagnóstico a los archivos físicos y electrónicos producidos en Colombia: análisis comparativo

Resumen

En la consolidación de la archivística como ciencia, se han establecido métodos y procedimientos para dar tratamiento a los documentos de archivo. En este sentido, la tradición archivística, la técnica y los procedimientos dictan que, al iniciar la organización de un archivo o un fondo documental se debe conocer el estado y el grado de madurez de los procesos, procedimientos, programas e instrumentos archivísticos establecidos en ese momento para administrar el archivo y el patrimonio documental. Es decir, en este primer momento el conocimiento del fondo documental se hace a través del diagnóstico archivístico y de los resultados allí obtenidos se determinarán las técnicas, procesos y actividades pertinentes para mejorar o aumentar el cubrimiento de las necesidades de los documentos de archivo en medio físico o electrónico, así como sus condiciones de conservación y preservación. En los tres países de América Latina: Colombia, Costa Rica y México, seleccionados para realizar este estudio se determinó que se tienen lineamientos técnicos y normativos para la realización del diagnóstico archivístico. Sin embargo, el documento electrónico no siempre está contemplado en el diagnóstico archivístico y el grado de madurez de la administración de los documentos de archivo en medios electrónicos es menor debido a que la tradición archivística ha normado para los documentos en soportes tradicionales como el papel a pesar de la incursión de tecnologías clásicas como la microfilmación el uso de medios magnéticos para la conservación de la información, el cifrado de documentos con mensajes de datos entre otros medios de transferencia de información que han continuado su desarrollo y que plantea nuevos retos para garantizar su conservación a través del tiempo.

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