Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos · 2022

Propuesta de modelo de gestión de documentos electrónicos del Hospital Universitario Julio Méndez Barreneche

La gestión documental se concibe como la implementación de un mecanismo de administración de archivo que permite el manejo de datos de forma más efectiva y organizada para la obtención de procesos organizacionales más transparentes y confiables. Este estudio valora la pertinencia del modelo de Gestión documental en el Hospital Universitario Julio Méndez Barreneche de Santa Marta, donde se evidencian deficiencias en el manejo de documentos desde la recepción, el registro, el almacenamiento y la conservación, para ello se realiza un estudio de caso cualitativo, con un diseño de investigación documental. A nivel metodológico se respalda en las pautas definidas por el Archivo General de la Nación – AGN en su Plan de Gestión – PGN y su Modelo de Gestión Documental – MGD, y a nivel teórico se toman en cuenta los postulados de Pulido, Pirela y Cortés, quienes proponen discusiones conceptuales y establecen mecanismos de aplicación para la Gestión documental electrónica como propuesta de actualización pertinente que responde a las demandas actuales y a las necesidades y características de la población estudiada. Como resultados se encontraron condiciones débiles de almacenamiento en los depósitos del archivo, ausencia de rutas de registro atención y comunicación claras para el manejo documental y falta de personal capacitado para suplir las necesidades identificadas. Finalmente se recomienda la realización de adecuaciones físicas para mejorar el espacio de almacenamiento y las condiciones de los archivadores, para luego aplicar un sistema de gestión electrónico de acuerdo con la norma establecida.

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