Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Departamento de Estudios de Información

2023

Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia - DAPRE de la Presidencia de la República de Colombia - DAPRE Edwin Yovanny Cabrera Hurtado Universidad de La Salle, Bogotá, ecabrera12@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental Part of the Library and Information Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Cabrera Hurtado, E. Y. (2023). Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia - DAPRE. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/91 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia - DAPRE

Edwin Yovanny Cabrera Hurtado

Departamento de Estudios de Información Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Universidad de la Salle Bogotá, D.C. 2023

Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia

Edwin Yovanny Cabrera Hurtado Código: 74201205 ecabrera12@unisalle.edu.co

Trabajo presentado como requisito para optar por el título de Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos

Director Johan Pirela Morillo Doctor en Ciencias Humanas

Departamento de Estudios de Información Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Universidad de la Salle Bogotá, D.C. 2023

Nota de autor

Edwin Yovanny Cabrera Hurtado, Universidad de la Salle – Bogotá. El siguiente trabajo fue realizado para optar el título de Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos, bajo la dirección del Doctor en Ciencias Humanas Johan Pirela Morillo.

Nota de Aceptación:

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado Ciudad y fecha:

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Agradecimientos

A mi hijo que es el motor de mi vida y a mi madre que desde el cielo me cuida.

Agradecimientos al Doctor Johan Pirela Morillo por el apoyo y dedicación para el desarrollo de esta investigación. A los colaboradores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República por las orientaciones en el desarrollo de la investigación. A mis compañeros del Centro Nacional de Memoria Histórica por la orientación referente a los Archivos de Derechos Humanos.

Resumen

El desarrollo de esta investigación se realizó con el fin de identificar los lineamientos internacionales, nacionales y buenas prácticas para la administración de archivos de derechos humanos y derecho internacional humanitario. Es así como se desarrolló un estudio de caso en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en donde se identificaron las consejerías presidenciales que producen y gestionan este tipo de archivos, se identifica la actuación administrativa actual y se proponen los lineamientos que se deben implementar para el cumplimiento legislativo colombiano y las buenas prácticas relacionadas con este tipo de archivos.

En esta investigación se menciona el tema de las víctimas y el Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición del conflicto armado interno en Colombia, así como la importancia de la justicia transicional y el cumplimiento de la Ley de Víctimas.

Esta investigación no hace referencia al hablar de un cuadro de clasificación documental de series y subseries documentales en referencia con la producción documental de la entidad.

Palabras clave: Archivos, derechos humanos, victimas, postconflicto, acceso a la información

Abstract

The development of this research was carried out in order to identify international and national guidelines and good practices for the administration of human rights files and international humanitarian law. This is how a case study was developed in the Administrative Department of the Presidency of the Republic, where the presidential departments that produce and manage this type of files were identified, the current administrative action is identified and the guidelines that must be followed are proposed. implement for Colombian legislative compliance and good practices related to this type of files. This investigation mentions the issue of victims and the Comprehensive System of Truth, Justice, Reparation and Non-Repetition of the internal armed conflict in Colombia, as well as the importance of transitional justice and compliance with the Victims Law.

This research does not refer to a table of documentary classification of documentary series and subseries in reference to the documentary production of the entity.

Keywords: Archives, human rights, victims, post-conflict, access to information

Contenido Introducción ....................................................................................... 15

1. Capítulo I. El Problema de investigación.......................................... 18

1.2 Pregunta de Investigación ......................................................... 24 1.2 Objetivos de la Investigación ..................................................... 25 1.2.1 Objetivo general ................................................................. 25

1.2.2. Objetivos Específicos ......................................................... 25

1.3 Justificación de la investigación ................................................. 25 Capítulo II. Marco Teórico ................................................................... 28

2.1 Antecedentes de la investigación .............................................. 28

2.1.1 Derecho a saber .............................................................. 32

2.1.2 Derecho a la reparación ..................................................... 32

2.1.3 Derecho a la justicia ........................................................... 33

2.1.4 Garantías de no repetición ................................................. 33

2.1.5 Los Tribunales Penales Internacionales .............................. 33

2.2 Corte Interamericana de Derechos Humanos ............................ 36

2.3 Consejo internacional de archivos (CIA) .................................... 37

2.4 Investigaciones relacionadas con Archivos de Derechos Humanos

.................................................................................................................... 39

2.4.1 Inicio conflicto armado en Colombia con las fuerzas armadas

Revolucionarias de Colombia – Ejército del Pueblo (FARC-EP) ..................... 41

2.4.1.1 Comisión de paz .............................................................. 43

2.4.1.2 Acuerdo de paz................................................................ 46

2.5 Contexto Institucional ............................................................... 49 2.5.1 Institución .......................................................................... 49

2.5.2 Ubicación sede administrativa ............................................ 49

2.5.3 Misión ................................................................................ 51 2.5.4 Visión ................................................................................. 51

2.5.5 Estructura Orgánica del DAPRE........................................... 52

2.6 Proceso de gestión documental ................................................ 52

2.6.1 Instrumentos archivísticos del DAPRE ................................ 52

2.7 Marco legal de la investigación ................................................. 54

Capítulo III. Marco Metodológico........................................................ 60 3.1 Enfoque: Cualitativo .................................................................. 60

3.2 Tipo de investigación: Descriptivo ............................................. 61

3.3 Método ..................................................................................... 61 3.4 Técnicas .................................................................................... 63 3.4.1 Observación ....................................................................... 63

3.4.2 Análisis de contenido ......................................................... 63

3.5 Instrumentos ............................................................................. 64 3.5.1 Matriz de análisis................................................................ 64

3.5.2 Guía de observación ........................................................... 65

3.6 Fases de la investigación ........................................................... 66 3.6.1 Fase I. ................................................................................. 66 3.6.2 Fase II ................................................................................. 67 3.6.3 Fase III ................................................................................ 68 Capitulo IV. Análisis y Discusión de los Resultados .............................. 69

4.1 Descripción del estudio de caso para la administración de

archivos de derechos humanos.................................................................... 69

4.1.1. Grupo de acción integral contra minas antipersonal ......... 70

4.1.2 Oficina del alto comisionado para la paz ............................ 71

4.1.3 Consejería presidencial para la equidad de la mujer........... 72

4.1.4 Consejería presidencial para la niñez y adolescencia .......... 73

4.1.5 consejería presidencial para los derechos humanos y

asuntos internacionales ........................................................................... 74 4.2 Memoria histórica ..................................................................... 75

4.2.1 Características de la Memoria ............................................ 76

4.2.2 ¿Qué es la memoria histórica? ........................................... 76

4.3 Identificación de los instrumentos archivísticos ........................ 77

Capítulo V. Propuesta ......................................................................... 78

5.1 Propuesta de lineamientos para archivos de derechos humanos

en departamento administrativo de presidencia de república - DAPRE ....... 79

5.1.1 Valoración documental ...................................................... 80

5.1.2 Medidas de protección de archivos de derechos humanos 81

5.1.3 Permisos de acceso a la documentación ............................ 83

5.1.4 Acopio de archivos ............................................................. 82

5.1.5 Medidas de Difusión ............... ¡Error! Marcador no definido.

6. Conclusiones ................................................................................... 85

7. Recomendaciones ........................................................................... 88

Referencias ......................................................................................... 90

Listado de figuras

pág.

Figura 1. Ubicación Geográfica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. ............................................................... 50 Figura 2. Estructura Orgánica del DAPRE.......................................... 52 Figura 3. Análisis de Información para definir los lineamientos .......... 69 Figura 4. Valoración Documental....................................................... 80 Figura 5. Medidas de Protección Archivos de Derechos Humanos ...... 82 Figura 6. Ejes fundamentales de memoria histórica y conflicto armado CNMH .................................................. ¡Error! Marcador no definido.

Listado de Tablas pág.

Tabla 1. Referentes normativos Naciones Unidas ................................ 29 Tabla 2. Principios Generales Derechos Humanos ............................. 29 Tabla 3. Normas Archivos de Derechos Humanos ............................... 37 Tabla 4. Consejo Internacional de Archivos ........................................ 38 Tabla 5. Instrumentos archivísticos .................................................... 53 Tabla 6. Grupo de Acción Integral Contra Minas ................................ 70 Tabla 7. Oficina del Alto Comisionado para la Paz ............................. 71 Tabla 8. Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer ............ 72 Tabla 9. Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia ........... 73 Tabla 10. Consejería Presidencial para Derechos Humanos y Asuntos Internacionales .................................................................................. 74 Tabla 11. ¿qué es memoria? ................................................................ 76 Tabla 12. Acceso a los Archivos de Derechos Humanos ..................... 84

Introducción

El presente trabajo titulado: Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia, es un texto que se enfoca en el abordaje de este tipo de Archivos y la importancia que tiene para nuestro país, el desarrollo del documento se divide en cinco partes fundamentales, las cuales contienen sus principales aspectos.

El primer capítulo se enfoca en la identificación de las buenas prácticas de los Archivos de Derechos Humanos a nivel nacional e internacional. Estas buenas prácticas referencin la importancia que tienen este tipo de archivos para la historia de una sociedad y lo más importante la reparación de las víctimas en este caso del conflicto armado interno. Para el buen logro de este proceso, el segundo capítulo se enfoca en la búsqueda de los referentes teóricos más importantes en este campo lo que hace referencia a como se debe administrar este tipo de archivos y la importancia que tiene para una sociedad, en donde sus autores más representativos son los siguientes: Alberch Fugueras, R.(2019), Giraldo Lopera, M. (2017) y el Centro Nacional de Memoria Histórica (2017) entre otros.

El tercer capítulo hará referencia a toda la parte de la metodología, la cual parte de un análisis e identificación de las oficinas productoras de los Archivos de Derechos Humanos, aplicando un método estudio de caso, utilizando como instrumentos de recolección de información las técnicas de observación, el análisis de contenido, revisión de instrumentos archivísticos y la matriz de análisis en donde se identifican los archivos referidos a derechos humanos y derecho internacional humanitario. Todos estos aspectos permitieron hacer una mirada al contenido del fondo documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Con base al proceso realizado, en el cuarto capítulo se presentan los resultados de la identificación de archivos referidos a la violación de derechos humanos y derecho internacional humanitario. Se analizan los instrumentos archivísticos que tiene el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia, se aplica el instrumento de recolección de información en cada una de las oficinas que productoras, referentes a temas de víctimas en donde podemos destacar la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y la Alta Consejería de Minas Antipersona. Finalmente, en el quinto capítulo, se presentan los lineamientos para la Administración de Archivos de Derechos Humanos en el

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia. En este capítulo se habla del resultado de la investigación, en donde se desarrollan los lineamientos e identifican las medidas de protección, aspectos de valoración documental y la importancia de los archivos de derechos humanos para las entidades en Colombia. En el último segmento se presentan las conclusiones que permiten mostrar las ideas principales que se desarrollaron durante toda investigación y que sintetizan a forma de respuesta cada uno de los objetivos, además se entregan una serie de recomendaciones para tener en cuenta bien sean para corregir, emprender o adicionar nuevos elementos que puedan dar solución a investigaciones similares.

1. Capítulo I. El Problema de investigación

El problema de investigación se fundamentó en la identificación de los Archivos del Postconflicto en Colombia, cuando hablamos de ese tipo de archivos mencionamos aquellos que se generan en las entidades que se crearon con el fin de reparar a las víctimas del conflicto armado. Para esta investigación se realizó el estudio de caso en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, esta entidad como cabeza de sector de la rama ejecutiva implementará las buenas prácticas. Teniendo como referente la materialización del conflicto armado en Colombia y las consecuencias que repercuten en la población civil, situaciones que generaron la necesidad de crear progresivamente entidades de carácter transitorio entre las cuales se encuentran la Unidad de Victimas, La Unidad de Restitución de Tierras y el Centro Nacional de Memoria Histórica, las cuales fueron creadas con el fin de reparar a las víctimas del conflicto armado en Colombia, su estructura naturaleza, funciones y duración se encuentran reguladas mediante la Ley 1448 de

2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación

integral a víctimas del conflicto armado y se dictan otras disposiciones”. El Archivo General de la Nación creado con la Ley 80 de 1.989, se constituyó como el ente rector de la Política Archivística en Colombia

y el eje articulador del Sistema Nacional de Archivos, documentando a través de actos administrativos, Decretos, resoluciones, acuerdos con el fin de estructurar y dar a conocer lineamientos relacionados con la función archivística para las entidades públicas del orden nacional. En consecuencia, si bien es cierto el Archivo General de la Nación ha realizado pronunciamientos que guardan relación directa, con la manera como se deben realizar las Transferencias Documentales Secundarias; no obstante, no hay una estructura clara que guarde relación con lineamientos orientados a la Evaluación y Valoración Documental de Archivos integrados por material para evidenciar aspectos asociados a Violación a Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional. Esta documentación producida por las entidades anteriormente mencionadas en el postconflicto en Colombia generalmente es de conservación permanente por la importancia de la reparación de víctimas, por el impacto para el país, así mismo al analizar la evaluación documental se identifican valores secundarios de esta documentación los cuales sirven para la investigación, la ciencia y la cultura. Como es documentación de conservación permanente se debería garantizar la salvaguardia de la memoria institucional relacionada con los procesos de paz y administración de justicia transicional, derechos

humanos, protección de datos personales, seguridad y acceso a la información, mecanismo de vigilancia, control y participación ciudadana. En el Acuerdo 04 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado” se establecen las directrices que deben seguir las entidades del estado e indica que las entidades del Estado como garantes de la protección, control, custodia, preservación, acceso y transferencia -cuando el sistema jurídico así lo autorice- de los documentos públicos a su cargo, entre ellos, aquellos relativos a los DDHH y el DIH, deben tomar medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos. En este Acuerdo se determina que las entidades deben identificar los archivos referentes a Derechos Humanos, indica que en las Tablas de Retención Documental se deben identificar las oficinas productoras, así

como las series documentales de derechos humanos y menciona que estos archivos deben estar debidamente inventariados.

Así mismo en el Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD” y que en su Artículo 21. Transferencias documentales secundarias. La entidad deberá efectuar transferencias documentales secundarias, de conformidad con los tiempos de retención y disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental o de Valoración Documental. Para ello deberá elaborar un plan de transferencias documental secundaria. Por otra parte, el Archivo General de la Nación a través del “Protocolo de gestión documental de los Archivos referidos a las graves manifestaciones, violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno”. Con miras a determinar qué debe entenderse por documentos y archivos de derechos humanos, qué criterios deben tenerse en cuenta para su identificación y enfatizar su excepcionalidad, el artículo

2.8.5.4.7 del Decreto 1080 de 2015, establece lo siguiente:

“archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014”.1 Enseguida, el numeral 1 º del mencionado artículo, da al AGN la potestad de impartir instrucciones para identificarlos, tratándose de “documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a Derechos Humanos e Internacional Humanitario”. Del mismo modo, el Protocolo, formula una definición complementaria de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, que tiene como eje central la protección de los derechos de las víctimas y la elaboración de las memorias del conflicto, a la vez que los delimitan al conflicto armado interno: “Los archivos de derechos humanos de memoria histórica y conflicto armado, comprenden las Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales, reunidas o preservadas por

personas, entidades públicas y privadas, del orden nacional e internacional, cuyos documentos testimonian y contribuyen a caracterizar las graves violaciones de los Derechos Humanos, las infracciones al Derecho Internacional Humanitario y hechos relativos al conflicto armado, así como sus contextos…” (Historica, s.f.) No obstante, la investigación se encamino a identificar la importancia de los Archivos referidos a las violaciones de los derechos humanos y de la importancia que tienen para la importancia de nuestro país e historia; así mismo al identificar la importancia de estos archivos es necesario conocer las entidades que se crearon las cuales tienen una duración determinada en actos administrativos y que las mismas tienen la finalidad de reparar íntegramente a las víctimas del conflicto armado. En el Acuerdo 04 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado” se establecen las directrices que deben seguir las entidades del estado y se indica que las entidades del Estado como garantes de la protección, control, custodia, preservación, acceso y transferencia -cuando el sistema jurídico así lo autorice- de los

documentos públicos a su cargo, entre ellos, aquellos relativos a los DDHH y el DIH, deben tomar medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos humanos.

En este Acuerdo se determina que las entidades deben identificar los archivos referentes a Derechos Humanos, indica que en las Tablas de Retención Documental se deben identificar las oficinas productoras, así como las series documentales de derechos humanos y menciona que estos archivos deben estar debidamente inventariados. Basados en los anteriores hechos, se propone como pregunta de investigación la siguiente:

1.2 Pregunta de Investigación

¿Cuáles lineamientos se requieren para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia?

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo general

Proponer lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia

1.2.2. Objetivos Específicos

Identificar las orientaciones generales para la administración de archivos de postconflicto.

Analizar las directrices referentes a los archivos de postconflicto y derechos humanos.

Precisar los elementos de orden conceptual y normativo necesarios en la definición de lineamientos y buenas prácticas para la conservación de Archivos de Derechos Humanos y memoria histórica en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

1.3 Justificación de la investigación

La presente investigación abordó directamente los siguientes aspectos: investigativos, sociales, económicos, culturales y educativos. sobre cada uno de ellos se establecerán igualmente las razones que obligan a su desarrollo. En referencia con los temas investigativos se hace referencia a la importancia de los archivos de derechos humanos

para Colombia, teniendo en cuenta la cantidad de víctimas desde los años

1950 aproximadamente, lo cual ha impactado a nuestro país económica y

culturalmente.

Inicialmente, en el aspecto social, se establece la idea de la identificación de los temas relacionados con la violación de los derechos humanos y posteriormente la búsqueda de la verdad para reparar a las víctimas. En referencia con víctimas del conflicto armado, es la identificación de los hechos sucedidos y de cómo el estado colombiano repara a las víctimas sea monetaria o simbólicamente. En referencia con el aspecto económico es cuanto le cuesta la guerra a nuestro país y el daño que las víctimas del conflicto armado presentan al ser desplazados de sus tierras, el tema de la reconstrucción de las zonas impactadas por el problema de violencia, entre otras. En el componente cultural es la importancia que estos archivos tienen para la investigación, la ciencia y la cultura no solo para Colombia también a nivel mundial ya que hace parte de la memoria de la humanidad.

Por último, en el tema educativo cual es la representación que tienen las víctimas del conflicto armado en nuestro país, ya que si nos remontamos a la historia podríamos hablar del 9 de abril de 1948 que es

cuando se puede mencionar que es cuando empieza la guerra interna de nuestro país en el famoso bogotazo. En referencia con el tema educativo es mostrar a las nuevas generaciones los acontecimientos históricos de violación a los derechos de las víctimas y que los mismos no se repitan.

Capítulo II. Marco Teórico

El presente marco teórico se presenta como una serie de aspectos bajo los cuales se va a dirigir todo el documento de la investigación y las buenas prácticas que se siguen en referencia con los archivos de derechos humanos y la información que se salvaguarda en el archivo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Para el desarrollo de la investigación se describe cada uno de los contenidos que se desarrollaron en los objetivos específicos, en donde se inicia con la identificación de los archivos de los derechos humanos a nivel internacional, los lineamientos internacionales en referencia con esta documentación, así mismo Identificar el marco jurídico que regula la justicia transicional en Colombia para las entidades de reparación de víctimas y postconflicto en Colombia, orientadas a definir criterios en materia archivística, analizar el Protocolo de Gestión Documental de los Archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario.

2.1 Antecedentes de la investigación

Cuando nos referimos a los Archivos de Derechos Humanos y a las violaciones del Derecho Internacional Humanitario, En este apartado

se citan los conceptos y referentes normativos producidos en cuatro bloques de información (Ver Tabla 1): Tabla 1.

Referentes normativos Naciones Unidas Entidad La organización de Naciones Unidas La Corte Interamericana de Derechos Humanos El Consejo Internacional de Archivos

La Organización de las Naciones Unidas ha generado directrices y recomendaciones que impactan directamente la problemática de los archivos y los derechos humanos (Ver Tabla 2). Tabla 2.

Principios Generales Derechos Humanos

Organismo Norma/Directriz Naciones Unidas Declaración Universal de Derechos Humanos. 1948 Naciones Unidas Protocolo para la protección de los bienes culturales en caso de Conflicto Armado. 1954 Naciones Unidas Estatuto de Roma de la Corte Penal Internacional.

Naciones Unidas Segundo Protocolo de la Convención de la Haya de 1954

para la protección de bienes culturales en caso de conflicto armado.

Naciones Unidas.

Comisión de Derechos Humanos Report of the Office of the United Nations High Commissioner for Human Rights Organización Estados Americanos, Naciones Unidas y Organización para la Seguridad y Cooperación con Europa Declaración conjunta sobre el acceso a la información y sobre la legislación que regula el secreto Naciones Unidas. Comisión de Derechos Humanos La cuestión de la impunidad de los autores de violaciones de los derechos humanos (civiles y políticos). Informe de Louis Joinet Naciones Unidas. Comisión de Derechos Humanos Impunidad. Informe de Diane Orentlicher, experta independiente encargada de actualizar el conjunto de principios para la lucha contra la impunidad. Naciones Unidas. Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos Herramientas del Estado de derecho para los estados en postconflicto: archivos

Esta relación de las Convenciones, protocolos e informes producidos por Naciones Unidas nos permite entender en primer lugar la

preocupación internacional por la promoción y protección de todos los derechos humanos, civiles, políticos, económicos, sociales y culturales. Los pronunciamientos más contundentes y claros relativos al papel de los archivos se concretan en los informes consecutivos de los juristas Louis Joinet y Diane Orentlicher y el documento “Instrumento del estado de derecho para sociedades que han salido de un conflicto. Archivos” del año 2015.

En el contexto de la producción normativa de Naciones Unidas, hay que destacar el alcance que dan a la palabra “archivo”, referida a colecciones de documentos relativos a violaciones de los derechos humanos y el derecho humanitario de fuentes que incluyen:

a) Organismos gubernamentales nacionales, en particular los que

hayan desarrollado una función importante en relación con la violación de los derechos humanos;

b) Organismos locales, tales como comisarías de policía, que

hayan participado en violaciones de los derechos humanos;

c) Organismos estatales, incluida la oficina del fiscal y el poder

judicial, que participen en la protección de los derechos humanos; y,

d) Materiales reunidos por las comisiones de la verdad y otros

órganos de investigación.

Los principios Joinet/Orentlicher han sido asumidos de manera unánime en las instituciones y organizaciones dedicadas al tratamiento de documentos en procesos de justicia transicional, Una lectura sintética la ofrece la organización Swisspeace (PETERSON, 2016) ensaya una interesante sistematización de estos aportes que, en síntesis, pone en evidencia los retos que se debe asumir desde las instituciones de justicia transicional:

2.1.1 Derecho a saber

 Comisiones de la verdad  Paneles de investigación  Documentación  Archivos  Libros de historia  Personas desaparecidas

2.1.2 Derecho a la reparación

 Rehabilitación  Compensación  Restitución  Memoriales, disculpas públicas  Conmemoraciones  Material educativo

2.1.3 Derecho a la justicia

 Demandas civiles y mecanismos alternativos de disputa  Tribunales internacionales  Cortes domésticas e “híbridas”  Apoyo y protección a testigos  Monitoreo de juicios

2.1.4 Garantías de no repetición

 Desarme, desmovilización, reintegración de excombatientes  Reforma institucional  Control democrático del sector de seguridad  Depuración / investigación de antecedentes

2.1.5 Los Tribunales Penales Internacionales

La creación de los Tribunales Penales Internacionales en la medida que sus objetivos y competencias guarda notables similitudes con la función que ejerce en Colombia la Jurisdicción Especial para la Paz JEP. El análisis de la génesis de estos tribunales y, muy especialmente, su organización desde la perspectiva de la gestión de documentos y archivos y las decisiones tomadas en cuanto a la preservación de su legado constituyen elementos referenciales que pueden aportar valor en la tarea de formular importancia de los Archivos de Postconflicto en Colombia. Hay una cierta unanimidad en considerar que la creación el 8 de agosto del año 1945 por parte de los gobiernos de los Estados Unidos,

Gran Bretaña, la URSS y el gobierno provisional de la República francesa de un Tribunal Militar Internacional con la misión de juzgar los principales dirigentes nazis detenidos al finalizar la II Guerra Mundial, constituye un claro precedente de la formalización de los Tribunales Penales Internacionales derivados del Estatuto de Roma del año 1998. Señalar que el 20 de noviembre de 1945 se inicia el proceso a los principales dirigentes del Reich ante este Tribunal Militar, entre los que destacan Hermann Göring, Joachim von Ribbentrop, Ernst Kalterbrunner, Alfred Rosenberg, Rudolf Hess, Albert Speer o Franz von Papen, entre otros. Los acusados debieron enfrentarse a las informaciones documentadas a partir de cerca de 3.000 toneladas de documentos pertenecientes, en su mayor parte, a la administración alemana. A su vez, el Tribunal aportó como pruebas un número de fotografías y numerosas películas producidas por el propio ejército alemán, algunas de las cuales fueron filmadas en los tristemente famosos campos de exterminio. Con todo, es necesario señalar que en Núremberg se llevó a cabo una “selección” de la tipología de crímenes que se iban a juzgar, de manera que muchos nazis y sus aliados quedaron fuera de la acción de justicia. En todo caso, los juicios de Núremberg suponen un antes y un después en el derecho internacional y deviene el precedente de la

creación de la Corte Penal Internacional. El 17 de julio de 1998, 120 Estados adoptan el denominado Estatuto de Roma que deviene la base legal para establecer la Corte Penal Internacional. Así, la CPI, comúnmente denominada Tribunal Penal Internacional es un tribunal de justicia cuya misión es juzgar a las personas acusadas de cometer crímenes de genocidio, de guerra, de agresión y de lesa humanidad. El CPI-TPI tiene personalidad jurídica internacional y se relaciona con Naciones Unidas en términos que establece el citado Estatuto de Roma. Tiene su sede en La Haya (Países Bajos) y si bien su norma fundacional es del año 1998, no entra en funcionamiento hasta el año 2002. Previo al Estatuto de Roma, y ante los conflictos violentos sucedidos en la antigua república de Yugoeslavia (TPIY) y en Ruanda (TPIR), el Consejo de Seguridad de Naciones Unidas estableció dos tribunales ad hoc en La Haya para juzgar los crímenes cometidos en ambos países. Por una parte, el Tribunal Penal sobre la antigua Yugoeslavia (1993) y por otra el de Ruanda (1994). A su vez se crearon Tribunales mixtos referidos a Sierra Leona, Timor Oriental, Kosovo y Camboya por el hecho que están localizados en los países concernidos. El análisis de la acción de estos Tribunales provee de un conjunto de criterios referidos a la gestión de los documentos y también a la

creación de un “Mecanismo Residual Internacional” con la voluntad de mantener los legados de los Tribunales referidos a la antigua Yugoeslavia y Ruanda que finalizaron su misión en los años 2017 y 2015 respectivamente. Este “Mecanismo” fue creado en el año 2010 por el Consejo de Seguridad de Naciones Unidas y estableció sendas sedes en Arusha (República Unida de Tanzania) en julio de 2012 y en La Haya.

2.2 Corte Interamericana de Derechos Humanos

Por su parte, la Corte Interamericana de Derechos Humanos ha generado un conjunto de convenciones y normas de notable interés referidas a los derechos humanos, si bien sin referencias claras y explícitas a los archivos y los documentos, que, en todo caso, se encuentran ubicadas de manera atomizada en las directrices referidas al acceso y la libertad de información (www.corteidh.or.cr). En este sentido hay que señalar que desde la CIDH se ha generado recientemente (2017) un documento de “Sistematización de las resoluciones sobre medidas provisionales” que contempla de manera sistemática una enumeración en tres categorías de las tipologías de decisiones con atribución detallada del caso, las personas concernidas y las fechas de su consideración (hay una conjunto de medidas sobre Colombia que aportan notable información sobre casos concretos de

defensores de DH y miembros de comunidades). En estos casos, para uso exclusivamente de expertos, es posible localizar decisiones y utilización de documentos en tanto que pruebas en los juicios y sentencias. En este caso, se ofrecen oportunas consideraciones a las distintas tipologías de derecho de acceso, medidas para promover la apertura de las informaciones públicas y el acceso a la información que obra en poder de las autoridades (con referencias concretas a las buenas prácticas en la organización, búsqueda y acceso a los documentos de archivo). Tabla 3.

Normas Archivos de Derechos Humanos Organismo Norma/directriz

CIDH

Convención Interamericana para prevenir y sancionar la tortura

CIDH

Convención Interamericana desaparición forzada de personas

CIDH

Declaración de San José sobre refugiados y personas desplazada

CIDH

Relatoría especial para la libertad de expresión. El derecho de acceso a la información en el marco jurídico interamericano

CIDH

Ley modelo interamericana acceso a la información pública

CIDH

Desplazados internos

CIDH

Reglamento Comisión Interamericana de Derechos Humanos

CIDH

Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos

CIDH

Digesto Themis. Compilación de pronunciamientos jurídicos

CIDH

Corrupción y Derechos Humanos. Cuadernillo No. 23 de jurisprudencia de la CIDH

2.3 Consejo internacional de archivos (CIA)

El Consejo Internacional de Archivos es parte de la UNESCO y fue fundado en París en el año 1948 con el objetivo de fomentar la

conservación, el desarrollo y el uso del patrimonio archivístico mundial mediante la cooperación internacional (www.ica.org). Cuenta con una Sección dedicada a los archivos y los derechos humanos. A nivel general el Consejo Internacional de Archivos (ICA) ha formulado un código de ética como referente de conducta de los profesionales y también ha impulsado una Declaración Universal sobre los Archivos en el año 2010 en la que se hace hincapié en la necesidad de unos archivos organizados y accesibles en una sociedad democrática. Así mismo, el CIA ha desarrollado cuatro normas dedicadas a la descripción de archivos en distintos niveles que han sido asumidas como estándares por la comunidad profesional y que devienen un complemento para tareas de organización de archivos administrativos e históricos. Tabla 4.

Consejo Internacional de Archivos Organismo Norma/Directriz CIA-Grupo de trabajo de derechos humanos.

Principios básicos sobre el papel de archiveros y gestores de documentos en la defensa de los derechos humanos CIA. Comité de Normas de Descripción.

ISAD (G). Descripción de fondos y documentos de archivo CIA. Comité de Normas de Descripción.

ISAAR/CPF. Registros de autoridad para productores de documentos CIA. Comité de Buenas Prácticas y Normas ISDF. Descripción de funciones CIA. Comité de Buenas Prácticas y Normas ISDHIA. Descripción de instituciones

2.4 Investigaciones relacionadas con Archivos de Derechos Humanos

En desarrollo de la investigación se revisó la bibliografía relacionada con trabajos de grado que hacen referencia a los Archivos de los derechos humanos y derecho internacional humanitario. El trabajo realizado por la autora Giraldo, M.L, publicado en el año 2019 y titulado Archivos vivos: documentar los derechos humanos y la memoria colectiva en Colombia.

Este primer documento producido en la Universidad Autónoma de Barcelona, hace referencia hacia la historia y el movimiento de los derechos humanos en Colombia, analiza a partir de ámbitos sociales, políticos y culturales, los procesos de creación de archivos personales y comunitarios y estudiar el uso de los archivos en relación en la defensa de los derechos humanos y la construcción de memorias colectivas.

El segundo referente del autor Flórez Porras, J.D, publicado en el año 2013 y titulado Memoria histórica y archivos de derechos humanos: la valoración documental en el marco de la ley de víctimas y restitución de tierras. Este documento producido en la Universidad de la Salle, hace referencia a los Archivos de Derechos Humanos y memoria histórica en el proceso de reparación de víctimas referente al tema de desplazamiento

y tierras en Colombia. El autor propone realizar un análisis de la valoración documental en referencia con este tipo de archivos derechos humanos ya que esta documentación se convierte en memoria de las víctimas.

El tercer referente de la autora Guzman Madrigal, A.M, publicado en el 2019 y titulado archivos para la paz. fondo documental archivos de derechos humanos y ejecuciones extrajudiciales en clave de memoria en el Tolima 2002-2010. Este documento producido en la Pontificia Universidad Javeriana, hace referencia al tratamiento archivístico dado al fondo documental archivos de derechos humanos, de la Fundación Comité de Solidaridad con los Presos Políticos- seccional Tolima. Es un contexto enmarcado y hace referencia a los falsos positivos, este es un término utilizado en Colombia relacionado con temas de conflicto armado. El resultado de esta investigación hace referencia a la perspectiva social de los archivos de derechos humanos y la memoria histórica.

Ahora bien, el contexto de la investigación en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se menciona todo lo relacionado con el tema de paz, teniendo en cuenta lo anterior es necesario mencionar como inicia el conflicto armado en Colombia y como esta entidad ha gestionado a lo largo del tiempo estas funciones, lo cual se materializa en archivos de derechos humanos y memoria histórica.

2.4.1 Inicio conflicto armado en Colombia con las fuerzas armadas

Revolucionarias de Colombia – Ejército del Pueblo (FARC-EP) Una de las características relevantes del conflicto armado en Colombia es la pluralidad de actores y grupos emergentes que se alzaron en armas, sin embargo, las FARC- EP se caracterizaron por su permanencia en el tiempo y su presencia como grupo subversivo en todo el territorio nacional.

“Las FARC-EP se formó en 1964 como un grupo de autodefensa campesina, de ideología marxista-leninista y cuya estrategia militar ha sido principalmente la lucha guerrillera. Los orígenes de este grupo tienen lugar en la primera conferencia del Bloque Sur. Pedro Antonio Marín Marín, alias Manuel Marulanda Vélez o Tirofijo, integró las filas

de las autodefensas campesinas liberales en la década de 1950, en un territorio del corregimiento de Gaitana (Departamento del Tolima) denominado República de Marquetalia.

El objetivo fue crear la guerrilla para representar a la población rural y para constituir un gobierno que se dedicara a la redistribución del bienestar. En 1982, en la VII Conferencia en la región del Guayabero (Meta) la guerrilla decidió añadir "Ejército del Pueblo (FARC-EP)" al nombre y aclaran la concepción operacional táctica y estratégica. A nivel geográfico este grupo armado ha sido más extenso en las regiones surorientales de la selva y en las llanuras de la base de la Cordillera de los Andes. En el año 2000 el movimiento controlaba casi el

40 por ciento del territorio colombiano, con cerca de 12.000 combatientes

y en 2007 con 18.000 según las declaraciones de la organización. En el año 2008, Tirofijo murió a causa de un infarto cardíaco y dejó en el mandato a Alfonso Cano quien falleció en manos del Ejército en 2011. Actualmente Rodrigo Londoño Echeverri, conocido como Timochenko dirige el movimiento y cuenta con cerca de 8.000 integrantes”. (CIDOB Barcelona Center For International Affairs). Por consiguiente, al evidenciar el punto tan álgido al que estaba llegando la violencia en ese momento dentro del Estado Colombiano, en

razón del actuar de los grupos al margen de la ley, durante el Gobierno del expresidente BELISARIO BETANCUR CUARTAS, en uso de sus facultades, ordena la creación de un órgano de gobierno con la función específica de restablecer la paz.

2.4.1.1 Comisión de paz

En el año de 1983 se crea la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, en virtud del Decreto 240 de 1983, en el cual se estipularon dentro de las funciones, las siguientes:

“Los Altos Comisionados de Paz obrarán como Consejeros del Presidente de la República y desempeñarán las siguientes funciones:

a) Servir de enlace o canal de comunicación entre los miembros

de la Comisión de Paz y el Presidente de la República, los Ministros y demás funcionarios de la Rama Ejecutiva.

b) Servir de enlace o canal de comunicación entre quienes se

acojan o pretendan acogerse a la amnistía y la Comisión de Paz o cualquiera de sus miembros.

c) Servir de enlace o canal de comunicación entre quienes se

acojan o pretendan acogerse a la amnistía y el Gobierno Nacional.

d) Servir de enlace o canal de comunicación entre el sector

privado y el sector público para los efectos de acciones conjuntas tendientes al logro de la paz.

e) Coordinar la ejecución de los programas sobre microempresas

de rehabilitación, dotación de tierras y crédito, educación y salud, a que se refieren los Decretos 3286, 3287, 3288, 3289 y 3290 de 1982,

f) Evaluar la ejecución de los programas a que se refiere el literal

anterior y rendir informe sobre el particular al Presidente de la República.

g) Recomendar programas o modificaciones de los vigentes, con

el fin de adecuar medidas del Gobierno a conveniencias de la paz.

h) Las demás que le asigne el Presidente de la República o surjan

de la índole de su encargo, interpretada de acuerdo con los considerados de este decreto.” (Presidencia de la República de Colombia, 1983). Mediante el Decreto 2107 de 1994 el Alto Comisionado fue encargado de asesorar al Presidente de la República entorno a la estructuración y desarrollo de la política de paz, la formalización de diálogos y celebración de acuerdos de paz, la participación de diversos sectores de la sociedad en los procesos de paz, entre otros. Además, el Alto Comisionado para Paz, de acuerdo a las instrucciones del Presidente de la República liderará los diálogos y la firma de acuerdos que busquen

la reintegración de miembros de grupos armados al margen de la ley. (Oficina del Alto Comisionado para la Paz).

Mediante el Decreto 2107 de 1994 el Alto Comisionado fue encargado de asesorar al Presidente de la República entorno a la estructuración y desarrollo de la política de paz, la formalización de diálogos y celebración de acuerdos de paz, la participación de diversos sectores de la sociedad en los procesos de paz, entre otros. Además, el Alto Comisionado para Paz, de acuerdo a las instrucciones del Presidente de la República liderará los diálogos y la firma de acuerdos que busquen la reintegración de miembros de grupos armados al margen de la ley. (Oficina del Alto Comisionado para la Paz). De manera progresiva el Estado, en virtud del cumplimiento de sus funciones ha ido fortaleciendo la oferta institucional en materia de paz y reconciliación, es así como mediante el la Ley 434 de 1998 se creó el Consejo Nacional de Paz, Reconciliación y Convivencia (CNPRC) y su misión está orientada a “propender por el logro y mantenimiento de la paz, y facilitar la colaboración armónica de las entidades y órganos del Estado, otorgando prioridad a las alternativas políticas de negociación del conflicto armado interno, en orden a alcanzar relaciones sociales que aseguren una paz integral permanente” (Congreso de la República de

Colombia , 1998); y la Secretaría Técnica es, por ley, ejercida por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

2.4.1.2 Acuerdo de paz

Con la firme convicción de dar por terminado, un conflicto armado vigente por más de 50 años en Colombia, a partir del año 2012, durante la presidencia de JUAN MANUEL SANTOS CALDERON, se iniciaron las mesas de dialogo con las FARC-EP (Fuerzas revolucionarias de Colombia – Ejercito del pueblo), mismo que se encontraba dividido en las siguientes fases:

Fase exploratoria. Esta fase abarca el tiempo trascurrido entre los acercamientos y conversaciones secretas hasta la declaración pública del inicio de conversaciones entre Gobierno y FARC-EP con la firma del “Acuerdo General”.

Durante esta fase se establecieron las diferentes visiones de las medidas y temas necesarios para la terminación del conflicto y las condiciones y principios para el inicio de conversaciones, como por ejemplo que se negociaría en medio del conflicto, que las negociaciones serían fuera del país sin posibilidad de zonas despeje, y que nada estaba acordado hasta que todo estuviera acordado. También se establecieron las líneas rojas de cada parte. Además, también se definieron los

negociadores plenipotenciarios representantes del Gobierno y las FARC- EP y el funcionamiento de la mesa de negociación. Esta fase culminó con el establecimiento de la Agenda de Negociación (El Acuerdo General para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera) que marcó la hoja de ruta para las negociaciones alrededor de 6 puntos: Desarrollo Agrario Integral; Participación Política y Ciudadana; Fin el Conflicto; Drogas Ilícitas; Víctimas; e Implementación, Verificación y Refrendación. (CIDOB Barcelona Center For International Affairs). Fase fin del conflicto. En esta etapa se discutieron y acordaron cada uno de los puntos de la Agenda. Inicialmente se dijo que duraría entre 4 y 8 meses, pero, finalmente, el proceso de negociación se extendió a cuatro años.

El 19 de octubre se instaló la mesa de negociación de manera oficial y el 26 del mismo del mismo mes iniciaron las mesas regionales sobre cada uno de los puntos para garantizar la participación de la sociedad civil en las propuestas para la negociación. Un mes después se iniciaron las conversaciones en la Habana, Cuba. Esta fase culmina con la firma del Acuerdo Final en Cartagena el 24 de agosto de 2016. (CIDOB Barcelona Center For International Affairs)

Fase construcción de paz. Esta es la fase de implementación de los Acuerdos que, de acuerdo con el Alto Comisionado para la Paz y a los expertos en construcción de paz, se deberá extender por mínimo 10 años. Es el proceso principal y el reto más duro para el proceso de paz y para el país. El Día D, fue el día de la firma del Nuevo Acuerdo, y el inicio del proceso de implementación. Desde entonces se definió que el proceso de concentración, desmovilización y dejación de armas deberá cumplirse bajo todos los protocolos, dentro de los primeros 180 días (D+180). (CIDOB Barcelona Center For International Affairs) Teniendo en cuenta lo anterior, en el año 2017, se profiere el acto legislativo 001 de 2017 "Por medio del cual se crea un título de disposiciones transitorias de la constitución para la terminación del conflicto armado y la construcción de una paz estable y duradera y se dictan otras disposiciones” y se crea la JURISDICCIÓN ESPECIAL

PARA LA PAZ.

Misma que en virtud de la ley determina que “estará sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica; administrará justicia de manera transitoria y autónoma y conocerá de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva de las conductas cometidas con anterioridad al 10 de

diciembre de 2016, por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado, por quienes participaron en el mismo, en especial respecto a conductas consideradas graves infracciones al Derecho Internacional Humanitario o graves violaciones de los Derechos Humanos.

Sus objetivos son satisfacer el derecho de las víctimas a la justicia; ofrecer verdad a la sociedad colombiana; proteger los derechos de las víctimas; contribuir al logro de una paz estable y duradera; y adoptar decisiones que otorguen plena seguridad jurídica a quienes participaron de manera directa o indirecta en el conflicto armado interno mediante la comisión de las mencionadas conductas”. (Congreso de la República de Colombia).

2.5 Contexto Institucional

2.5.1 Institución

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

2.5.2 Ubicación sede administrativa

Calle 7 # 6-54 centro de Bogotá, Colombia como se observa en la Figura 1.

Figura 1.

Ubicación Geográfica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Nota: Mapa de Centro de Bogotá. Adaptado de: fuente google earth El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, fue creado mediante la Ley 3a. de 1898 y actualmente la estructura organizacional se encuentra establecida por el Decreto 2647 del 30 de diciembre de 2022.La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma.

2.5.3 Misión

Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin. (DAPRE, 2023)

2.5.4 Visión

La Presidencia de la República será modelo y referente nacional e internacional en la administración pública a través de su talento humano, competente e incluyente, centrado en el servicio con igualdad, con procesos eficientes, innovadores, transparentes y orientación al resultado, que aporten a una Colombia Potencia Mundial de Vida (DAPRE, 2023).

2.5.5 Estructura Orgánica del DAPRE

Figura 2.

Estructura Orgánica del DAPRE

Nota: Presidencia de la república. Organigrama funcional DAPRE.

2.6 Proceso de gestión documental

El proceso de Gestión Documental del DAPRE, hace parte de los procesos de apoyo, siendo transversal para toda la entidad. El Grupo de Gestión Documental es el encargado de realizar la administración del archivo de la entidad el cual data de 1.898

2.6.1 Instrumentos archivísticos del DAPRE

A continuación, se presentan los instrumentos archivísticos que se revisaron en el DAPRE, para el desarrollo de esta investigación:

Tabla 5.

Instrumentos archivísticos Instrumento Archivístico Concepto Plan Institucional de Archivos Es el Plan que se realiza con la alta dirección para la implementación de la gestión documental en la Entidad. Programa de Gestión Documental Este es el instrumento archivístico donde se describe la estrategia de la administración de la documentación de la Entidad.

Cronograma de Implementación del PGD Este cronograma se elaboró para la implementación de la estrategia de la administración de la documentación de la Entidad, teniendo en cuenta los recursos asignados a corto, mediano y largo plazo.

Cuadro de Clasificación Documental

(CCD)

Este instrumento se analizó en aras de identificar las secciones, subsecciones, series y subseries documentales de la producción documental de la entidad.

Tabla Retención Documental

(TRD)

Este instrumento archivístico se analizó, con el fin de identificar las oficinas productoras de los archivos relacionados con temas de derechos humanos y la valoración documental. Inventario Documental.

Este instrumento archivístico se analizó, para identificar los documentos que custodia la entidad en referencia con temas de derechos humanos, acceso y consulta.

Tablas Control de Acceso Este instrumento se analizó para identificar los niveles de acceso establecidos a series documentales relacionadas con temas de derechos humanos.

Anexos Anexo A. Diagnóstico de la Gestión Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Anexo B. Cronograma de Implementación del PGD v.1.0 Anexo B. Cronograma de Implementación del PGD 2018 Anexo C. Mapa de Procesos Anexo D. Presupuesto Asignado Vigencia 2015, Gestión Documental Anexo D. Presupuesto de implementación, actualización 2018 Programas Específicos del

PGD

Programa de Formas y Formularios Programa de Documentos Electrónicos Programa de Documentos Vitales y Esenciales Programa de Reprografía Programa de Archivos Descentralizados Nota: Tomado de la Pagina web de la entidad https://dapre.presidencia.gov.co/dapre/con ozca-el-dapre/gestion-documental

2.7 Marco legal de la investigación

Para abordar el desarrollo de la investigación se parte del marco legal colombiano en referencia con el tema de investigación en donde se trae a referencia lo siguiente:

Ley General de Archivos “Ley 594 de 2000” Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. (Archivo General de la Nación Colombia, 2000) en esta Ley se contempla la importancia de los archivos en Colombia y como se debe organizar la documentación para su consulta, acceso y preservación. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones” En el marco de la ley 1448 de 2011, en el artículo 3 se define las calidades que debe ostentar un individuo en el contexto del conflicto armado, para ser reconocido como víctima dentro del mismo, bajo este lineamiento la ley referenciada, define los siguientes criterios “Se consideran víctimas, para los efectos de esta ley, aquellas personas que

individual o colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a partir del 1º de enero de 1985, como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional Humanitario o de violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.”

El Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) y el Archivo General de la Nación (AGN) entregan, en cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1448 de 2011 o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, el “Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno”. Este protocolo reconoce la importancia de los archivos como instrumento de lucha contra la impunidad y la garantía de los derechos de las víctimas, así como los riesgos de destrucción, adulteración o suplantación que éstos enfrentan. La Ley 1448 de 2011 ,Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, creó el Centro Nacional de Memoria Histórica el cual, por medio de la Dirección de Archivo de los Derechos Humanos, debe integrar un archivo con los documentos originales o copias fidedignas de todos los hechos victimizantes a los que hace referencia la Ley, así como con la

documentación sobre procesos similares en otros países, que reposen en sitios como museos, bibliotecas o archivos de entidades del Estado y testimonios orales, con el fin de disponer de ellos para su acceso a los usuarios salvo en los casos de reserva.

Así mismo revisando el Decreto 1084 de 2015 específicamente en el ARTÍCULO 2.2.7.6.21. Articulación con el sistema nacional de archivos. El Centro de Memoria Histórica deberá articularse con el Sistema Nacional de Archivos en materia de función archivística, particularmente sobre los siguientes aspectos:

1. Acopio, preservación y custodia de los documentos de archivo.

2. Constitución de un archivo con los documentos originales o

copias fidedignas que den cuenta de los hechos victimizantes a los que hacen referencia las Leyes 1424 de 2010 y 1448 de 2011. Protocolo De Gestión Documental - De Los Archivos Referidos A Las Graves Y Manifiestas Violaciones A Los Derechos Humanos, E Infracciones Al Derecho Internacional Humanitario, Ocurridas Con Ocasión Del Conflicto Armado Interno.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo preceptuado en el numeral 4 del artículo 2.2.7.6.20 del Decreto 1084 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de

Inclusión Social y Reconciliación"; establece los componentes del Programa Nacional de Derechos Humanos y Memoria Histórica y, entre ellos, dispone que “El Centro de Memoria Histórica en articulación con el Archivo General de la Nación diseñará, creará e implementará prioritariamente un protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno de las que trata la Ley 1448 de 2011 que será de obligatoria adopción y cumplimiento por parte de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas, la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000” (Presidencia de la República , 2015). Se hace necesario implementar para efectos de preservar los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, e independientemente de los plazos de transferencia o conservación de archivos que correspondan en los instrumentos archivísticos de Jurisdicción Especial para la Paz, definidas en el Protocolo de la siguiente manera:

Conservar los archivos identificados y valorados como de derechos humanos, memoria histórica y conflicto, dado su carácter patrimonial, tal como se indica en el artículo 144 de la Ley 1448 de 2011. Producir una copia de seguridad de los documentos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado para ser resguardada en un servidor o repositorio seguro, una vez culminada la etapa de gestión. Desarrollar sistemas de relación o referencia para la recuperación de información, a través del uso de medios informáticos, que permitan compartir con el CNMH los datos que faciliten el acceso a esta información en la entidad productora de archivos de derechos humanos. En el Acuerdo 04 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado” se establecen las directrices que deben seguir las entidades del estado y se indica que las entidades del Estado como garantes de la protección, control, custodia, preservación, acceso y transferencia -cuando el sistema jurídico así lo autorice- de los documentos públicos a su cargo, entre ellos, aquellos relativos a los DDHH y el DIH, deben tomar medidas necesarias para impedir la

sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos. En este Acuerdo se determina que las entidades deben identificar los archivos referentes a Derechos Humanos, indica que en las Tablas de Retención Documental se deben identificar las oficinas productoras, así como las series documentales de derechos humanos y menciona que estos archivos deben estar debidamente inventariados. Del mismo modo, el Protocolo, formula una definición de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, que tiene como eje central la protección de derechos de las víctimas y la elaboración de las memorias del conflicto, a la vez que los delimitan al conflicto armado interno: “Los archivos de derechos humanos de memoria histórica y conflicto armado, comprenden las Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales o preservadas por personas, entidades públicas y privadas, del orden nacional e internacional, cuyos documentos testimonian y contribuyen a caracterizar graves violaciones de Derechos Humanos, infracciones al Derecho Internacional Humanitario y hechos al conflicto armado, así como contextos “

Capítulo III. Marco Metodológico

3.1 Enfoque: Cualitativo

En referencia con este enfoque, como su nombre lo indica, se dirige a la relación de las características o cualidades que tiene un determinado tema. Se hace referencia a los Archivos de Derechos Humanos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el análisis cualitativo que se realiza a partir de las características de la documentación y el impacto que tiene con la historia de nuestro país y la reparación de víctimas.

La investigación cualitativa, de acuerdo con Grinnell (1997; Citado por Hernández, Fernández y Baptista, 2010), también es conocida como investigación naturalista, fenomenológica, interpretativa o etnográfica. Es decir, es aquella que le interesa la comprensión cabal de un hecho, suceso o fenómeno desde las diversas concepciones de los sujetos implicados (Croda & Abad, 2016, p. 10). De esta manera el tipo de estudio, desde su forma, busca comprender los aspectos que rodean el documento y los hechos que lo rodean, por ello el enfoque quiere ser interpretativo desde el origen de este tipo de documentos.

3.2 Tipo de investigación: Descriptivo

Al hablar de este tipo de investigación, se encuentra que, por su naturaleza, el abordaje directo de los aspectos que rodean a cada uno de los documentos que se encuentran en este tipo de archivo de entidad pública, en donde será el punto de partida para iniciar el estudio de esta documentación, el cual se encuentra en el archivo de derechos humanos del DAPRE. En este proceso se busca entonces comprender las preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y cómo, con relación a la información o documentación que se va a analizar. Para una mayor claridad, se cita a Rojas Cairampoma (2015), para definir este concepto: Descriptiva (Observacional, Exploratoria, “No experimental”, Formulativa, etc). Exhibe el conocimiento de la realidad tal como se presenta en una situación de espacio y de tiempo dado. Aquí se observa y se registra, o se pregunta y se registra. Describe el fenómeno sin introducir modificaciones: tal cual. Las preguntas de rigor son: ¿Qué es?, ¿Cómo es?, ¿Dónde está?, ¿Cuándo ocurre?, ¿Cuantos individuos o casos se observan?, ¿Cuáles se observan? (p. 32).

3.3 Método

Estudio de caso. En relación con los procesos que se vienen gestando, es decir, definir el enfoque cualitativo y bajo estas características se procede

a establecer el tipo descriptivo. Estos dos se relacionan directamente con el método de estudio de caso, dado que, en el proceso de análisis del archivo de derechos humanos, el estudio de sus documentos y tipologías, darán luces sobre los aspectos que rodearon los hechos y generarán una visión más amplia de la información relacionada con ellos. En este sentido, el ejercicio de proponer los lineamientos relacionados con el archivo de derechos humanos del DAPRE, se enfocará sobre algunos de los documentos que lo componen, según la naturaleza de su origen y desde ellos se estudiará la organización de estos bajo un caso particular. Para lograrlo, se toma fuente de trabajo la siguiente idea de Giraldo Lopera (2017):

Desde un marco gubernamental, son referentes en este estudio los informes y documentos producidos por el Consejo de Derechos Humanos de Naciones Unidas, ámbito desde el cual se ha venido construyendo un marco jurídico y metodológico para el tratamiento de los archivos relacionados con violaciones a los derechos humanos. Los archivos nacionales también tienen una participación destacada en el conjunto de la producción, pues dan los lineamientos para la construcción de políticas públicas en materia de archivos y justicia social; entre los más activos figuran los archivos nacionales de Canadá, Noruega y Australia,

igualmente figura una institución de diversa naturaleza, pero también gubernamental, como lo es el Centro Nacional de Memoria Histórica de Colombia (CNMH) (p. 128).

3.4 Técnicas

Para el desarrollo de la propuesta se emplean dos técnicas particulares:

3.4.1 Observación

En referencia con esta técnica mencionamos la situación actual de los archivos de derechos humanos del DAPRE, su administración actual y la relevancia que tienen para la historia de nuestro país. Se analiza la información en referencia con las dependencias y la producción documental, así como los archivos que se encuentran en custodia y datan de 1.898 y la relación que tiene con los interesados en aspectos sociales, culturales y políticos.

3.4.2 Análisis de contenido

Por otro lado, y luego de la observación, se ejecuta una mirada particular a cada uno de los elementos con los que cuenta el DAPRE relacionados con el proceso de gestión documental y los archivos de derechos humanos, así como su administración actual. En el desarrollo de estas técnicas se elaboró una matriz de análisis, la cual se convierte en un

instrumento desde cual se establecen unos parámetros para poder determinar los lineamientos para los archivos de derechos humanos en el Dapre.

3.5 Instrumentos

Para el desarrollo de este trabajo se utilizarán dos instrumentos de recolección de información.

3.5.1 Matriz de análisis

Este instrumento de análisis permite identificar los instrumentos archivísticos actuales que cuenta la entidad, los cuales son tablas de retención documental, cuadros de clasificación documental, inventarios documentales, tablas de control de acceso y la situación actual desde la administración del proceso de gestión documental. Para dar una comprensión más profunda al, mismo se utiliza el concepto de Hurtado de Barrera (2000), quien afirma sobre la matriz de análisis lo siguiente:

Las matrices de análisis son instrumentos diseñados para extraer información, por lo regular no tan evidente, ya sea de un documento de una situación real. La matriz de análisis proporciona criterios para reagrupar los indicios de un evento en nuevas sinergias que permiten descubrir en ese evento aspectos inexplorados (p. 459).

De esta manera, y para ser más precisos, los logros que se busca con este instrumento o las aplicaciones que se pueden alcanzar, en relación con el tema de análisis, están determinados por la recisión del instrumento y por la manera en que la información se puede organizar, así como sus aplicaciones a diferentes unidades de análisis y los resultados que se alcanzan con ella.

3.5.2 Guía de observación

De otro lado se encuentra el concepto de guía de observación, que Campos y Covarrubias y Lule Martínez establecen en su texto y el cual se puede retomar, para su aplicación, de la siguiente manera:

La guía de observación es el instrumento que permite al observador situarse de manera sistemática en aquello que realmente es objeto de estudio para la investigación; también es el medio que conduce la recolección y obtención de datos e información de un hecho o fenómeno. Tamayo (2004), define a la guía de observación como Un formato en el cual se pueden recolectar los datos en sistemática y se pueden registrar en forma uniforme, su utilidad consiste en ofrecer una revisión clara y objetiva de los hechos, agrupa los datos según necesidades

específicas, se hace respondiendo a la estructura de las variables o elementos del problema (p.172).

Este último es el instrumento que se utilizó, justamente por la forma en que la información se puede recopilar y analizar de forma objetiva. Lo cual se establece como un punto importante dentro del desarrollo de la investigación.

3.6 Fases de la investigación

El desarrollo del presente tema de investigación en este documento se enfoca principalmente en proponer los lineamientos para la descripción documental del archivo de derechos humanos de la unidad para la atención y reparación integral a las víctimas.

A continuación, se hace una aclaración del proceso desarrollado: 3.6.1 Fase I.

Inicialmente se estableció como parte del proceso, la búsqueda y delimitación inicial del tema, a partir del cual se direccionan todos los argumentos necesarios para establecer el fundamento de la problemática a solucionar.

De esta manera se estableció como problema la importancia de considerar una propuesta de identificación, producción, gestión de los archivos de derechos humanos en el Dapre. De acuerdo con el siguiente

paso se tuvo como objetivo: Identificar oficinas productoras de archivos, así como agrupaciones documentales de derechos humanos en el Dapre De este objetivo se establecieron algunos procesos específicos como la identificación de oficinas productoras, series y subseries documentales, tiempos de retención, acceso a la información. La siguiente parte de esta primera fase corresponde el marco teórico dentro del cual se encuentran los antecedentes de investigación y de donde se han tomado documentos relacionados con procesos similares de organización de documentación de derechos humanos, algunos de estos son de índole nacional y otros de índole internacional. Además, que este tipo de antecedentes permiten establecer una identificación e importancia de los archivos de derechos humanos relacionados con víctimas, en este caso conflicto armado interno en Colombia. También se agregan los ítems relacionados en el protocolo de archivos de derechos humanos y los relacionados con la política pública de archivos de derechos humanos. Finalmente se encuentran se encuentran los lineamientos para los archivos de derechos humanos.

3.6.2 Fase II

La segunda fase corresponde directamente al diseño metodológico el cual facilitó definir el método cualitativo, es decir que de acuerdo con

la cualidad que cada uno de los documentos y la relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura.

Posteriormente se menciona el tema relacionado con patrimonio y memoria documental, al ser archivos relacionados con víctimas, esta documentación se debe conservar de manera permanente.En este mismo proceso metodológico se realizó una matriz de análisis en la que se consignaron todos los resultados, así como una guía de observación dentro de las cuales se clasificó toda la información relacionada. Luego de lo anterior se hizo un análisis y discusión de los resultados con miras a determinar no solamente la naturaleza de cada uno de los instrumentos archivísticos en el Dapre, así como lo relacionado a patrimonio, memoria y valoración documental.

3.6.3 Fase III

Esta parte final permitió no solo el análisis de los procesos que se han desarrollado y la implementación de los instrumentos que se han diseñado en este sentido. Luego de ello se realizó un análisis de la información y se relacionó directamente con los objetivos y se estudiaron los logros obtenidos. Además, se hicieron los ajustes necesarios al estudio realizado. En esta parte se integran las conclusiones y las recomendaciones que se puedan dar en este sentido.

Capitulo IV. Análisis y Discusión de los Resultados

En este capítulo se desarrolló el resultado de la investigación en donde para definir los lineamientos de Archivos de Derechos Humanos se analizó en el Departamento Administrativo de la Presidencia Republica DAPRE lo siguiente:

4.1 Descripción del estudio de caso para la administración de

archivos de derechos humanos El desarrollo de este ítem en la investigación hace referencia al análisis realizado en el DAPRE, aplicación del instrumento de recolección de información e identificación de la organización actual de archivos de la entidad. En la siguiente tabla se presenta el análisis realizado.

Figura 3.

Análisis de Información para definir los lineamientos

A. Identificar Productores Documentales- Consejerías Presidenciales La identificación de las dependencias productoras se obtuvo una vez analizada la estructura orgánica de la entidad y los instrumentos archivísticos.

4.1.1. Grupo de acción integral contra minas antipersonal

Tabla 6.

Grupo de Acción Integral Contra Minas Dependencia Serie Documental Subserie Documental Grupo de Acción Integral contra Minas Antipersonal

Actas Actas de Comisión Intersectorial Nacional de Acción Integral Contra Minas Antipersonal - CINAMAP Actas Actas de Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario –

IIDH

Procesos Proceso de Acreditación y Seguimiento a Organizaciones de Desminado Humanitario Procesos Proceso de Coordinación a Operacions de Desminado Humanitario Procesos Proceso de Educación en el Riesgo de Minas - ERM

4.1.2 Oficina del alto comisionado para la paz

Tabla 7.

Oficina del Alto Comisionado para la Paz Dependencia Serie documental Subserie documental Oficina del alto comisionado para la paz.

Actas Actas comisión nacional de garantías.

Alertas tempranas

Diálogos sociales y gestión a comunidades Diálogos sociales comunidades afrocolombianas, raizales y palenquearas Diálogos sociales y gestión territorial Diálogos consejos departamentales de paz Procesos Procesos de paz ejército de liberación nacional - ELN Procesos de paz autodefensas unidas de Colombia - AUC proceso de aclaración de identificación para ley y justicia y paz.

Procesos de paz fuerzas armadas revolucionarias de Colombia- FARC Proceso de tránsito a la legalidad Registros e instrumentos de control y seguimiento.

Registros de cooperación nacional e internacional.

4.1.3 Consejería presidencial para la equidad de la mujer

Tabla 8.

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer Dependencia Serie documental Subserie documental Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer Actas de la comisión interinstitucional mujer rural Actas de la Comisión de Mujer Rural Actas de la Comisión Intersectorial de la Política Pública Nacional de la Equidad de Género Actas de la Comisión Intersectorial de la Política Pública Nacional de Equidad de Genero Actas del Comité de Seguimiento Ley 1257 de 2008 Actas del Comité de Seguimiento de Ley 1257 Actas del Comité de Seguimiento Ley 1719 Actas del Comité de Seguimiento Ley 1719 Informes a Organismos Internacionales Informes a Organismos Internacionales Lineamientos para la Articulación de Política Pública de sexualidad, derechos sexuales y derechos reproductivos Lineamientos para la Articulación de Políticas Públicas de Sexualidad, Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos.

Lineamientos para la articulación de la Política Pública para la Equidad de Género para las Mujeres Lineamientos para la Articulación de la Política Pública para la Equidad de Género para las Mujeres Lineamientos para la Articulación de Política Pública Mujeres Victimas en el Marco del Conflicto Armado.

Lineamientos para la Articulación de Políticas Públicas de Mujeres Victimas en el Marco del Conflicto Lineamientos para la Articulación de Políticas en Prevención de Reclutamiento, uso y Violencia Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes Lineamientos para la Articulación de Políticas en Prevención de Reclutamiento, uso y Violencia Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes Registros e instrumentos de Control y Seguimiento Registros de Cooperación Nacional e Internacional

4.1.4 Consejería presidencial para la niñez y adolescencia

Tabla 9. Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia Dependencia Serie documental Subserie documental Consejería Presidencial para Niñez y Adolescencia Acta Actas de Comité Técnico para Atención de la Primera Infancia Acta Actas de la Comisión Intersectorial para la Atención Primera Infancia Lineamientos Lineamientos para la Articulación de la Política de Infancia y Adolescencia Providencias Judiciales Proyectos Proyectos para la Infancia Niñez y Adolescencia Registros del programa de desarrollo enfoque territorial a la atención integral de la primera infancia, niñez y adolescencia Registros de Gestión Territorial Calidad, Pertenencia, Direccionamiento y Control a la Atención Integral de la Primera Infancia Registros e instrumentos de control y seguimiento Registros Comité Técnico para Atención Primera Infancia

4.1.5 consejería presidencial para los derechos humanos y asuntos

internacionales Tabla 10.

Consejería Presidencial para Derechos Humanos y Asuntos Internacionales Dependencia Serie documental Subserie documental Consejería presidencial para los derechos humanos y asuntos internacionales

Actas de la comisión prevención del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual contra niños, niñas y adolescentes Actas de la comisión intersectorial de ddhh y dih Actas de la comisión prevención del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual contra niños, niñas y adolescentes Actas de la comisión prevención del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual contra niños, niñas y adolescentes Informes de relaciones con organismos internacionales de derechos humanos Informes de relaciones con organismos internacionales de derechos humanos Registros de control y seguimiento para prevención y protección de los derechos a la vida integridad seguridad y libertad Registros de control y seguimiento para prevención y protección derechos a la vida integridad seguridad y libertad Registros de información sobre prevención del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual contra niños, niñas y adolescentes Registros de información sobre prevención del reclutamiento, la utilización y violencia sexual contra niños, niñas, adolescentes Registros de seguimiento al sistema interamericano de derechos humanos Registros de seguimiento al sistema interamericano de derechos humanos Registros de seguiziento al sistema universal de derechos humanos Registros seguimiento al sistema universal de derechos humanos Registros de seguimiento y monitoreo de la situación de derechos humanos y derecho internacional humanitario Registros de seguimiento y monitoreo de la situación de derechos humanos y derecho internacional humanitario

Las anteriores Consejerías Presidenciales y Oficinas son las productoras de documentación, políticas públicas y lineamientos relacionados con Archivos de Derechos Humanos y reparación integral de víctimas es así como se identificó la diferencia misional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República como cabeza de sector de la rama ejecutiva en Colombia.

La documentación que se conserva en los depósitos de Archivo de la entidad es de importancia alta para la historia del país y es utilizada esta documentación por investigadores nacionales e internacionales.

4.2 Memoria histórica

Una vez analizada la producción documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es referencia con la memoria histórica y sus archivos nos pueden contar los hechos violentos sucedidos en nuestro país, mencionado así:

“La memoria histórica es un vehículo para el esclarecimiento de los hechos violentos, la dignificación de las voces de las víctimas y la construcción de una paz sostenible en los territorios. El deber de memoria del Estado, que se consagra en la Ley de Víctimas, significa que las autoridades nacionales y territoriales deben jugar un importante rol frente a la promoción de procesos de construcción de memoria histórica, como aporte a la realización del derecho a la verdad y el derecho a la reparación integral de las víctimas”.

Teniendo en cuenta el trabajo realizado por el Centro Nacional de Memoria Histórica, los lineamientos y metodologías para este de archivos son relevantes para el estudio de caso en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en donde mencionamos lo siguiente: Tabla 11.

¿qué es memoria?

¿Qué es la Memoria?

 Un hilo entre pasado, presente y futuro que otorga un sentido a la experiencia individual y colectiva.  Una construcción de quiénes somos (identidades) y las huellas que deja en nosotros lo vivido.

 El recordar es selectivo: toda memoria conlleva una acción de selección y discriminación activa  La memoria es dinámica.

 Campo de representaciones (nombra, ordena, periodiza).

4.2.1 Características de la Memoria

 Mecanismo de esclarecimiento de violaciones a los DD.HH. y DIH (memoria–verdad).

 Espacio plural de debate social sobre las versiones del pasado que prevalecen, en función del futuro que se quiere construir  Escenario para el diálogo y la construcción de paz  Forma de reconocimiento y dignificación de las víctimas.

4.2.2 ¿Qué es la memoria histórica?

 Rigurosidad + empatía  Solidaridad y reconstrucción del tejido social.

 Inclusión de emociones, sentimientos, posturas.  Inclusión de voces y experiencias sociales, priorizando a las víctimas.  Los actores actúan, se comportan movidos no sólo por intereses, sino también por valores, emociones e identidades.

 Reparación simbólica y medidas de satisfacción: dignificar

4.3 Identificación de los instrumentos archivísticos

Actualmente en los instrumentos archivísticos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República no se cuenta con ningún lineamiento relacionado con los Archivos de Derechos Humanos, en el Programa de Gestión Documental mencionan este tipo de archivos más no lo que se debe hacer.

Teniendo en cuenta lo anterior nos beneficia el resultado de esta investigación en aras de poder implementar estas buenas prácticas las cuales se deben implementar en los archivos de gestión y en el archivo central teniendo en cuenta la documentación que data de 1898.

Capítulo V. Propuesta

Después de desarrollar los capítulos anteriores en donde se presentó lo relacionado con el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, su producción relacionada con este tipo de archivos y el impacto para la sociedad a nivel nacional e internacional, como cabeza de sector de la rama ejecutiva en Colombia y teniendo en cuenta los lineamientos como El Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno y la normativa referida directamente a esta temática (Ley 1448 de 2011, Ley 594 de 2000, Decreto 1084 de 2015, entre otros), la Política Pública de Archivos de Derechos Humanos, nos permite presentar los siguientes lineamientos para una propuesta de lineamientos, la cual se desarrolla a continuación.

5.1 Propuesta de lineamientos para archivos de derechos humanos en

departamento administrativo de presidencia de república - DAPRE Para mencionar la propuesta de lineamientos y una vez revisado lo anterior en el estudio de caso debemos considerar realizar un análisis detallado de la producción documental de la entidad desde 1898 fecha de donde datan los primeros archivos en la entidad, se debe revisar lo siguiente:

a) Identificación Documental

En referencia con la identificación, para esta investigación del DAPRE, ya se identificaron las oficinas productoras y se identificaron las series y subseries documentales.

En el ejercicio de la identificación que va de la mano con la valoración documental, se debe tener en cuenta la valoración documental.

A.

Identificación B. Medidas de Protección

C. Acopio

D. Acceso

Valoración documental En este ítem se deben validar los instrumentos archivísticos que actualmente tiene el Dapre, la razón es que las Tablas de Retención y valoración Documental, deben considerar las disposiciones finales para los archivos relacionados con Derechos Humanos. Un análisis actual es que los instrumentos archivísticos anteriormente no se elaboraban con una metodología tan estructurada como la vigente en donde mencionamos el Acuerdo 04 de 2019 del Archivo General de la Nación. De acuerdo con lo anterior se debe replantear la valoración documental y las disposiciones finales de los Archivos de Derechos Humanos del DAPRE.

Figura 4.

Valoración Documental

El análisis que se debe realizar en referencia con la valoración documental es identificar los tiempos de retención y las disposiciones finales a las series documentales identificadas como Derechos Humanos, teniendo en cuenta que actualmente se podrían identificar errores en los tiempos de retención y tal vez en la disposición final, la razón es que fueron las primeras TRD realizadas una vez emitida la Ley 594 de 2.000.

b) Medidas de protección de archivos de derechos humanos

En referencia con la legislación colombiana vigente en materia de archivos de derechos humanos, citamos la Ley 594 de 2.000 Ley General de Archivos y la Circular Externa 001 de 2017 que refiere al asunto de “Suspensión temporal de la eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, planeación de la gestión documental y actualización de los instrumentos archivísticos”. Teniendo en cuenta que es obligación de las entidades del Estado cumplir con el deber constitucional de la debida gestión de archivos, mediante la observancia de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y de la normatividad archivística derivada de ella, en especial aquellas que posean, custodien o produzcan información relacionada con DDHH y/o DIH, se hace indispensable que como garantes de la protección, custodia, control, preservación, acceso y transferencia cuando el sistema jurídico lo autorice-

tomen las medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentran legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos (Nación, 2017).

Figura 5.

Medidas de Protección Archivos de Derechos Humanos

C) Acopio de archivos Acopio de archivos de Derechos Humanos. Recopilación de archivos y colecciones por medio de copias para integrar el Archivo de Derechos Humanos de Centro Nacional de Memoria Histórica.

Etapas de Acopio. Tiene diferentes etapas y hace referencia:

a) Recuperación de los archivos de los DDHH;

b) Revisión de la información provista por la fuente (técnica y de conservación)

c) Cumplimiento de los estándares de digitalización; y,

d) Definición del nivel de acceso y/o reserva de la información

 Garantías en control por la Procuraduría General de la Nación  Remisión normativa a la Ley 594 de 2000

d) Acceso

Para los archivos referidos a Derechos Humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es importante establecer las medidas de protección para garantizar lo siguiente:

Permisos de acceso a la documentación Para el desarrollo de este ítem mencionamos la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública” Información pública. Es la información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una

persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley; Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;

Tabla 12.

Acceso a los Archivos de Derechos Humanos Definición de acceso a través de los instrumentos de información publica  Interés de las víctimas  No censura.

 Medidas para resguardar la intimidad de víctimas de violencia sexual

6. Conclusiones

Como conclusión podemos afirmar que la documentación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República es de importancia alta para la historia de nuestro país en referencia con Archivos de Derechos Humanos, victimas, memoria y postconflicto. De acuerdo con el documento titulado Lineamientos para la administración de archivos de postconflicto, memoria y derechos humanos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia; se desarrolló una propuesta que permite identificar el que debería realizar la entidad para la administración de los archivos referidos a Derechos Humanos e implementarlos en el corto y mediano plazo.

A partir de la revisión inicial de la documentación de derechos humanos que posee el DAPRE, fue posible identificar su situación actual frente a los instrumentos archivísticos de planeación estratégica para la organización y conservación a largo plazo en los diferentes soportes de información producida y recibida en cumplimiento de su misionalidad. Que actualmente la entidad debe reformular las estrategias tendientes a la administración de archivos de derechos humanos objeto de esta investigación.

Se identificaron los lineamientos internacionales relacionados con archivos de derechos humanos en donde mencionamos el Consejo Internacional de Archivos, Naciones Unidas y diferentes autores relacionados con reparación de víctimas.

Se identificaron los autores en donde realizaron sus investigaciones en donde manifiestan la importancia de los archivos de derechos humanos y la memoria histórica y la importancia que tienen las víctimas en el conflicto interno de Colombia.

Así mismo internamente en Colombia se menciona la Ley de Victimas, Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y Manifiestas violaciones a los derechos Humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado Interno se identificó la situación actual del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en donde mencionamos la importancia de hablar sobre la historia de nuesto país y aproximadamente desde las fecha que inicia el conflicto armado interno, es asi como el DAPRE tienen las funciones relacionadas con la paz y mencionamos parte de la historia, asi como las oficinas que producen

documentación en donde se mencionan las Consejerías Presidenciales y Oficina del Alto Comisionado para la Paz quienes son los productores de la documentación relacionada con policía pública y temas de derechos humanos y reparación de víctimas. Así mismo se identifican las series documentales de derechos humanos que tienen un impacto para nuestra sociedad.

Por último, presentamos la propuesta de lineamientos en donde lo que se presenta es lo que debería implementar el DAPRE, teniendo en cuenta las medidas de protección, Valoración de Archivos de Derechos Humanos, Acceso y acopio en donde se visualiza de manera esquemática el proceso metodológico de cruce de los ejes fundamentales de memoria histórica y conflicto armado, frente los procesos de la gestión documental.

7. Recomendaciones

Después de presentar los resultados y formular las conclusiones de nuestra investigación, a continuación, deseamos proponer una serie de recomendaciones para que sean tenidas en cuenta por los diferentes actores tanto directos como indirectos que participan en los procesos de administración de archivos de derechos humanos, memoria y postconflicto en Colombia.

Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se recomienda, identificar en el Archivo Central los inventarios documentales de las Consejerías Presidenciales las series y subseries documentales utilizando las Tablas de Valoración Documental con el fin de que a esta documentación se le apliquen la propuesta de los lineamientos de esta investigación, que la entidad reconozca la importancia de sus archivos producida y recibida desde 1.898 fecha de la creación de la Presidencia de la República de Colombia y la importancia de esta acervo para la investigación, la ciencia, la cultura y la reparación de víctimas del conflicto armado.

A la Universidad de la Salle, se le recomienda seguir en todos sus programas tanto de pregrado como posgrado, haciendo énfasis en la importancia de las víctimas en Colombia y que su historia se encuentra en la memoria histórica y archivos de nuestro país.

Al Departamento de Estudios de Información, se recomienda incluir en sus planes académicos asignaturas tendientes al conocimiento de los Archivos de Derechos Humanos, la política pública de Archivos de Derechos Humanos y la importancia que tienen para las víctimas y la justicia transicional.

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