Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística · 2024

Propuesta de diseño para la implementación de Microsoft 365 como sistema de apoyo para la gestión documental electrónica en organizaciones con bajo presupuesto

Este estudio aborda la implementación de Microsoft 365, con énfasis en SharePoint, como un sistema de apoyo para la gestión documental electrónica en organizaciones con presupuestos limitados. Se investiga la capacidad de Microsoft 365 para cumplir con los requisitos normativos y legales en Colombia, evaluando su eficacia en la clasificación, organización, acceso controlado, y disponibilidad de la información. Aunque se reconoce que el programa cumple parcialmente con las normativas, se identifican áreas de mejora como la automatización de procesos y la prevención de duplicación de datos. Se propone un modelo práctico para su implementación, destacando la importancia de la seguridad y el control de la información en la gestión documental. El análisis revela que Microsoft 365, y específicamente SharePoint, puede ser una herramienta viable para la gestión documental en entidades con recursos limitados, cumpliendo con aspectos clave como la elaboración de tablas de retención, preservación de documentos electrónicos, y automatización de procesos. Sin embargo, se señalan limitaciones en la custodia de documentos físicos y en la interoperabilidad con otros sistemas. Se sugiere la necesidad de diseñar previamente los procesos de uso del programa para garantizar su eficacia y se enfatiza en la asignación de roles y responsabilidades para el correcto funcionamiento de la aplicación.

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