GESTIÓN DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE SÁCHICA

LAURA NATALIA JEREZ REYES

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2024

GESTIÓN DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE SÁCHICA

LAURA NATALIA JEREZ REYES

Trabajo de grado para obtener el título de Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Tutor

Dr. NELSON JAVIER PULIDO DAZA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2024

Nota de aceptación:

Firma del director Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

Bogotá D.C., 2024

AGRADECIMIENTOS

A Dios por darme, sabiduría para tener el foco la disciplina y constancia. A mis padres, que representan mis grandes bases, por sostenerme y ser mis guías. A mi tutor Nelson Pulido por sus consejos y enseñanza, y a la Universidad por ofrecerme sus espacios de aprendizaje y a todos mis compañeros y amigos que con paciencia me acompañaron todo este tiempo.

DEDICATORIA

A Dios por ser luz en cada momento.

A mi hijo Juan Martin, a mis padres y hermanos por ser mis motores, mi nido de amor y apoyo incondicional.

A mi tutor y profesores que me llevaron a buen puerto con sus enseñanzas. A todos mis más sinceros agradecimientos.

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN .................................................................................................................................... 8 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 9

1. Planteamiento de problema ...................................................................................................... 10

1.2 Justificación ........................................................................................................................... 15

1.3

Objetivos........................................................................................................................... 17 1.3.1 Objetivo general .................................................................................................................. 17 1.3.2 Objetivos específicos........................................................................................................... 17

2. Marco teórico y estado del arte ................................................................................................. 18

2.1

Antecedentes ..................................................................................................................... 18 2.2 Estado del arte ....................................................................................................................... 22

2.3.

Categorías conceptuales .................................................................................................... 26

3. Metodología de investigación................................................................................................... 42

3.1. Enfoque ................................................................................................................................ 42 3.2. Tipo de investigación ............................................................................................................ 42 3.3. Método ................................................................................................................................. 43 3.4. Técnica ................................................................................................................................. 44 3.5. Instrumentos ......................................................................................................................... 44 3.6. Fases de investigación ........................................................................................................... 45 Resultados ................................................................................................................................... 54 4.1 Construcción de un diagnóstico situacional de la transparencia y acceso a la información

pública en la Alcaldía Municipal de

Sáchica .......................................................................................................................................54 4.2 Determinación de elementos para garantizar la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica ........................................................................................... 60

5. Propuesta de plan de mejora para la transferencia y acceso a la informacion pública en la

Alcaldía Municipal de Sáchica ................................................................................................... 77 Conclusiones .............................................................................................................................. 92 Recomendaciones ...................................................................................................................... 94 Anexos ....................................................................................................................................... 95 Bibliografía .............................................................................................................................. 115

Lista de Tablas

Tabla 1 Guion de observación ...................................................................................................... 45 Tabla 2 Matriz para levantamiento del Índice de Transparencia Activa ........................................ 48 Tabla 3 Matriz para el levantamiento del Índice de Participación Ciudadana ................................ 48 Tabla 4 DOFA ............................................................................................................................. 52 Tabla 5 Estrategia DOFA ............................................................................................................. 53

Lista de Figuras

Figura 1 Matriz Foda ................................................................................................................... 47 Figura 2 Portal de Transparencia .................................................................................................. 62 Figura 3 Transparencia ............................................................................................................... 63 Figura 4 Solicitar información PQRDS… ....................................................................................64 Figura 5 Respuesta PQRDS… ..................................................................................................... 65 Figura 6 Información general ....................................................................................................... 65 Figura 7 Rendición de cuentas ..................................................................................................... 75 Figura 8 Plan de mejoramiento..................................................................................................... 78 Figura 9 Organigrama Alcaldía de Sáchica...................................................................................79 Figura 10 Estructura del Plan de Mejoramiento ............................................................................ 80 Figura 11 Planeación de actividades ............................................................................................. 82 Figura 12 Componentes de transparencia y acceso a la información pública ................................ 85 Figura 13 Canales de divulgación y acceso a la información ........................................................ 86 Figura 14 Indicadores de evaluación ............................................................................................ 88

RESUMEN

La gestión documental es indispensable en las entidades públicas, facilita el manejo de la información y permite mantener organizados los documentos que son producidos. La Alcaldía Municipal de Sáchica, por consiguiente, debe aplicar la gestión documental y seguir las normas establecidas para las entidades públicas. El siguiente trabajo consiste en garantizar a la población sachiquense la transparencia y acceso a la información pública, teniendo en cuenta la ley 1712 del 2014, este trabajo tiene como propósito analizar la transparencia y acceso a la información pública de la Alcaldía Municipal de Sáchica, por lo cual se desea diseñar un plan de mejora que garantice la transparencia y acceso a la información pública.

Palabras clave: transparencia, acceso, información.

INTRODUCCIÓN

La gestión documental debe ser implementada en entidades públicas, teniendo en cuenta la normatividad archivística y siguiendo cada uno de los procesos archivísticos, por lo cual es fundamental que la Alcaldía Municipal de Sáchica, puesto que es una entidad pública, cumpla con la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y haga uso de la Ley 1712 de 2014 “ Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública” por consiguiente debe brindar calidad en sus servicios mostrar transparencia y eficacia al momento de solicitar información.

De acuerdo con lo anterior, el propósito de este trabajo de investigación es garantizar el acceso y transparencia de la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica, por lo tanto, se tendrán en cuenta dos perspectivas; primera construir un diagnóstico situacional en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública; segunda determinar los elementos necesarios para garantizar transparencia y acceso a la información pública; tercera diseñar un plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica.

Por lo cual, el desarrollo de este trabajo de investigación se llevó a cabo mediante una metodología comparativa-descriptiva, diseña y apoyada con herramientas e instrumentos de recolección de información, ya que su enfoque es mixto de tipo descriptivo, donde se realizó un método de estudio de caso, permitiendo dar importancia a la Ley 1712 de 2014, con el fin de mejorar la calidad de servicios que son brindados.

1. Planteamiento de problema

Hoy día, el concepto de transparencia y acceso a la información pública ha tenido gran importancia, pero en lo general no se aplica en las entidades públicas. Se trata de poner a disposición la información que se genera por la gestión de los recursos públicos, de tal manera que se garantice a los ciudadanos una forma de participación y así mismo contribuya a disminuir los niveles de corrupción, de acuerdo con lo anterior, cabe resaltar que el acceso a la información pública es un derecho fundamental en el mundo y debe ser garantizado.

La Comisión Interamericana de los Derechos Humanos ha reiterado sobre el derecho de acceso a la información no solo como un derecho, sino que se trata de llevar un buen funcionamiento en la preservación de los sistemas democráticos, con el fin de fomentar la transparencia y dar a conocer la calidad de resultados que se obtienen. Según CIDH ha reconocido libertad de pensamiento y expresión “no sólo el derecho y la libertad de expresar el propio pensamiento, sino también el derecho y la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole” (CIDH, 2015 Pág.1) El acceso a la información permite el libre flujo de información, acceso y control de la misma producida por los organismos públicos, de tal manera que se garantice la participación ciudadanía. Según la Organización de las Naciones Unidas para la Cultura, las Ciencias y la Educación (UNESCO, 2015), en el artículo 19 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos, se afirma que: “El acceso a la información es parte integrante de la libertad de expresión y un instrumento importante para promover el estado de derecho u otros derechos, a fin de fomentar la confianza”. Es decir, que el acceso a la información pública busca fomentar la transparencia, llevar un control a la

hora de la rendición de cuentas y ayudar la correcta toma de decisiones combatiendo la corrupción.

La Ley de Transparencia y Acceso a la Información, no funciona correctamente sino se tiene una adecuada organización. La gestión documental es una herramienta fundamental para llevar a cabo esta ley ya que, busca que los documentos y archivos estén debidamente organizados de forma sistemática y profesional, este proceso de organización es una tarea que requiriere de recursos considerables y tiempo, puesto que es un gran trabajo que se desarrolla con el propósito de hacer accesible la información (Viera, 2019) En América Latina y el Caribe se han incorporado nuevos estándares para mejorar la promoción de transparencia y acceso a la información, son herramientas que permiten favorecer los grandes esfuerzos que se han venido desarrollando contra la corrupción. Por otro lado, contribuye con la transparencia en parte económica y la confianza que se brinda a la población también, se conoce como son manejados los recursos públicos, que salen de los impuestos y cuales son pagados por la ciudadanía. En la actualidad hay países del mundo que han llegado a tener un nivel muy bajo de corrupción, todo porque han tenido en cuenta la participación de sus ciudadanos, aplicando la ley de la mejor manera posible.

Los países como Ciudad de México, garantizan el acceso a la información pública, reflejan transparencia en cada uno de los procesos que son realizados en las entidades, muestran un adecuado funcionamiento en las áreas que la conforman y satisfacen la necesidad de la población, también hay que resaltar que no toda la información puede ser entregada al ciudadano, hay excepciones, puesto que son de acceso restringido y solo puede ser consultada por personas autorizadas. (INFOCDMX, S/F) Diversos países, como por ejemplo México, obligan a las autoridades como: el poder ejecutivo, el poder legislativo, el poder judicial, los órganos desconcentrados, fondos públicos y los

partidos políticos locales a realizar correctamente cada una de las funciones de tienen asignadas de tal manera que fomente el correcto funcionamiento y así mismo sea una forma de contribuir con la democracia justa. Además, se dice que cualquier persona física, de manera moral que reciba o ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad debe garantizar el acceso a la información ya sean expedientes, actas, acuerdos, resoluciones correspondencia oficial cualquier registro de actividad gubernamental puede ser solicitado por cualquier ciudadano. Hay información de acceso restringido, esto hace referencia a la documentación que no puede ser entrega a los ciudadanos, puesto que es de carácter confidencial.

Para la rendición de cuentas que es realizada al finalizar año, se espera que la población en general asista y participe, ya sea presencial o de manera virtual, lo cual es fundamental para que la ciudadanía participe y haga parte del trabajo que se desarrolló a lo largo del año, es una forma de garantizar la transparencia en las labores realizadas. En Costa Rica, las entidades cuentan con sitios web, donde los ciudadanos solicitan información, lo cual es más factible que se realicen consultas por este medio, puesto que es una manera más rápida y eficaz para las consultas. Teniendo en cuenta lo anterior, son herramientas que se han desarrollado e implementado con el fin de facilitar el acceso a la información de una manera más fácil y práctica, mejorando la calidad de servicios y contribuyendo a las necesidades de los ciudadanos (Noruega, 2022).

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones “Min TIC” aplica la Ley 1712 de 2014 y la Resolución 1519 de 2020, donde se declaran “los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos en materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital y datos abiertos” (Min TIC, 2020). Se dan a conocer como primera mano del acceso a la información, en la página del Min TIC

se puede acceder a la información que es generada, puesto que es una entidad del estado y esta no puede ser reservada o limitada ya que, es de carácter público la cual está a disposición de los ciudadanos.

El Min TIC, en su página cuenta con una encuesta de satisfacción sobre la transparencia y acceso a la información, donde cualquier ciudadano puede acceder, ingresando sus datos personales y dar a conocer que tan sencillo fue obtener información. Adicional, se puede ver como es fundamental el uso adecuado de la ley, puesto que en las entidades públicas se debe mantener una postura de accesibilidad y credibilidad, para que los ciudadanos obtengan confianza y puedan ser partícipes mediante sus opiniones y puntos de vista. Así mismo, se espera que las entidades públicas puedan crear herramientas que faciliten la localización de información y que puedan ser consultadas por los ciudadanos en general.

La participación ciudadana es ideal tenerla en cuenta en la administración de cada año fiscal, debido a que se adoptan nuevas medidas para que la ciudadanía sea participe mediante sus opiniones, preguntas y respuestas que son esenciales en la toma de decisiones, también es de gran ayuda para la rendición de cuentas. La problemática en el acceso a la información es bastante amplia, puesto que se presentan bastantes barreras al momento de solicitar información, por lo tanto, es mejor establecer una mejor comunicación con los ciudadanos permitiéndoles poder participar de los planes que se empezarían a implementar, demostrando transparencias en los diferentes proyectos, programas y convenios que se realicen durante el año.

En Colombia, el acceso a la información pública es un derecho fundamental, fue relacionado como un derecho a la libertad de expresión, la ley 1712 del 2014 “Ley de Transparencia y acceso a la información pública” no se fomenta su aplicación en las entidades públicas por lo cual, al momento que el ciudadano requiere información no se brinda, demostrando una mala atención por parte de la entidad. En la actualidad se ve afectada la ciudadanía, ya que se observa el desconocimiento de la

ley 1712 del 2014, provocando que se vulnere este derecho, esto se ve reflejado en las Alcaldías Municipales, ya que la gran parte de la población consideran que no pueden solicitar información, porque esta no será brindada, lo cual es un deber como funcionario público brindar la información que sea requerida por el solicitante.

Por lo anterior, la gestión documental es una herramienta archivística que abarca gran parte de las entidades públicas y privadas, puesto que se encarga de llevar el adecuado control de los documentos que son producidos y recibidos, es decir que cada documento debe cumplir un ciclo vital en el cual se determina el tiempo de vida del mismo, permitiendo llevar a cabo los diferentes procesos de conservación, digitalización y eliminación teniendo en cuenta su normatividad archivística establecida.

En la Alcaldía Municipal de Sáchica es indispensable que brinden a los ciudadanos el acceso a la información, puesto que es un derecho y es fundamental que los ciudadanos estén enterados del presupuesto general, los planes de gasto público para cada año fiscal, plan de compras anual, contrataciones adjudicadas, obras públicas y bienes adquiridos o arrendados entre otra información, de esta manera los ciudadanos estarán satisfechos y seguros de la transparencia y la organización que se mantiene en la Alcaldía Municipal de Sáchica. En consecuencia, el presente trabajo pretende dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué estructura debe tener un plan de mejora para garantizar la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica?

1.2 Justificación

El acceso a la información pública es conocido en la actualidad como un derecho fundamental, en el cual se fomenta la participación ciudadana y se mantiene una imagen de transparencia frente a las entidades. Este trabajo de investigación da a conocer las ventajas que tiene el ciudadano en poder participar democráticamente, por lo cual es realizado con el fin de permitir el fácil acceso a la información y garantizar su transparencia.

El desarrollo de este trabajo, se basa en poder brindar a los ciudadanos el acceso a la información pública en la Alcaldía de Sáchica, ya que su acceso no es eficaz, para los ciudadanos es muy difícil brindar la información cuando esta es solicitada, de esta manera se observa que cuando un ciudadano solicita información, su acceso es denegado o debe realizar una serie de procesos los cuales toman un buen tiempo para lograr acceder a la información que ellos requieran, esto genera que gran parte de los ciudadanos del municipio de Sáchica, no tengan conocimiento de los procesos que son realizados, por lo cual su participación no existe una participación democrática. De acuerdo con lo anterior, hay razones para fomentar mejores estrategias en las cuales se garantice la transparencia y el acceso a la información, ya que esta problemática se ha venido generando tiempo atrás en el municipio de Sáchica.

Esta investigación se realiza, debido a la falta de información a los ciudadanos, ya que muchas veces es complejo poder adquirir información, por lo cual se desea garantizar la transparencia y la participación democrática de los ciudadanos, demostrando el correcto manejo de los recursos que son gestionados o en algunas oportunidades donados para el municipio, permitiendo así que los ciudadanos estén informados y puedan ser partícipes mediante sus opiniones o propuestas que muchas veces no son escuchadas. Los aportes que genera este trabajo se

enfocan en lo profesional, organizacional, social y económico, puesto que es muy importante para el desarrollo de los procesos que son realizados en las entidades públicas. Existen organizaciones como el Instituto Nacional de Acceso a la Información y Protección de Datos (INAI,) el cual nos dice que, debemos “Garantizar el derecho de acceso a la información y la protección de datos personales de la ciudadanía1” (párr. 2), es decir que como derecho fundamental del ciudadano y como entidad pública, se debe garantizar el acceso a la información, sin embargo hay cierta información que no puede ser consultada puesto que es totalmente confidencial y solo puede acceder personas con su autorización respectiva, pero de igual manera se debe permitir su rápido acceso y llevar un control de consultas que son realizadas.

La población es la clave para que por medio de la participación se aporten grandes ideas y estrategias que permitan un mejor progreso en el municipio de Sáchica, de esta manera se permite contribuir en la toma de decisiones y a vigilar correctamente el cumplimiento de la función pública. Según la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas IFLA (Comunidad Baratz, 2016, Párr. 4) dice que “El acceso a la información desarrolla y mejora la calidad de vida de las personas” es decir que el acceso a la información es una necesidad social, la cual contribuye a avanzar en la toma de decisiones, de tal manera que se logre tener un mejor desarrollo social, cultural, económico y político

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general

Analizar la transparencia y acceso a la información pública de la Alcaldía Municipal de Sáchica.

1.3.2 Objetivos específicos

 Construir un diagnóstico situacional en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica.

 Determinar los elementos necesarios para garantizar transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica de acuerdo a la legislación y normatividad vigente.

 Diseñar un plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica

2. Marco teórico y estado del arte

2.1 Antecedentes

Para esta sección del trabajo se ha realizado una revisión sistemática de literatura, relacionada con trabajos de investigación que se encuentran en los repositorios digitales de las universidades de La Salle, Javeriana, Universidad del Norte, los cuales tienen que ver con la transparencia y acceso a la información pública. En este sentido, se plantea un ejercicio de indagación de tales trabajos para dar cuenta de las perspectivas y enfoques que se han desarrollado alrededor de las categorías centrales de esta investigación.

El primero de los trabajos a los cuales se hace referencia es el desarrollado por Ramírez Contreras (2017), titulado: Participación Ciudadana y Percepción Frente a la Gestión Pública: El Caso del Municipio de Sincelejo-Sucre, el objetivo general de este trabajo fue Determinar la Relación Existente entre Participación Ciudadana y Percepción Frente a la Gestión Pública en el Municipio de Sincelejo-Sucre, la metodología de este trabajo de investigación fue mediante un enfoque cuantitativo-correlacional y el método aplicado fue un estudio de caso. En cuanto a los principales resultados, se tiene que la participación ciudadana se constituye en un instrumento para presionar al aparato estatal por la materialización de los derechos que exigen de su actuación y la innovación en las políticas y prácticas administrativas; es un mecanismo de control del clientelismo y la politización del aparato público, para proyectar una imagen favorable es necesario que los actores encargados de la Gestión pública evidencien resultados de desarrollo en el territorio y un mejoramiento en la calidad de vida de los habitantes. También, es primordial que la comunidad los perciba como personas idóneas para el cargo, responsables y comprometidas con su labor. La participación ciudadana se construye mediante el acceso a la información, permitiendo

que el ciudadano obtenga conocimiento de las labores que son realizadas, permitiendo así brindar ideas que contribuyan con el mejoramiento del municipio.

El segundo de los trabajos a los cuales se hace referencia es el desarrollado por González Bedoya y Abril Daza (2018), titulado: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Colombiana y su Relación con el Contexto Latinoamericano, el objetivo general de este trabajo fue analizar la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Colombiana con el Contexto Latinoamericano, su metodología fue un enfoque de carácter cualitativo-descriptivo, el método aplicado en comparativo y los instrumentos utilizados es la recopilación de datos que fue realizada mediante una serie de matrices.

En conclusión, los principales resultados fueron que la archivística como ciencia de la información, juega un papel fundamental en los temas relacionados con el acceso a la información pública, en cabeza del Archivo General de la Nación, quien es el responsable de definir políticas y lineamientos en materia de administración de los documentos públicos que soportan las actividades administrativas en el Estado. Finalmente, con la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública, lo que busca el Estado es ofrecer herramientas como plataformas digitales o canales presenciales, cuyo propósito es garantizar el acceso a la información de una manera más equitativa y sin ningún tipo de discriminación.

También se ha considerado pertinente incluir en la revisión el trabajo desarrollado por la estudiante Ayala Delgado (2018), titulado: Limitaciones Relacionadas con la Divulgación de la Información Pública para la Transparencia en un Municipio Colombiano de Sexta Categoría, el objetivo general de este trabajo fue determinar limitaciones en los procedimientos de control para la divulgación de la información pública y proponer estrategias de mejora que promuevan la transparencia en un municipio de sexta categoría, la metodología fue un enfoque inductivo, el

método aplicado es descriptivo y las fuentes e instrumentos utilizados fueron el análisis de contenido, entrevista y el guión de observación.

Los principales resultados fueron que uno de los desafíos más notorios en el esquema de la gestión pública municipal está centrado en el mejoramiento institucional, encabezado por el jefe máximo del municipio, el ejecutivo, en este caso el alcalde. El control municipal es el tema que resonó en esta investigación, motivo por el cual se plantearon las posibles estrategias de mejora que contribuirán a la gestión pública municipal y, por ende, estimulará la transparencia, en materia de acceso a la información pública.

En las conclusiones se destaca el actuar de los gestores públicos, indicando que actualmente no son capaces de crear políticas públicas y de gestión para sanear las ineficiencias que desde épocas anteriores trae la gestión pública de gobierno anteriores, no se preocupan por otorgar mejoras en la situación de riesgo que de por sí acarrea la gestión local, solo se evidencian “procesos de gestión de forma, más que de fondo”, la comunidad no presenta diálogo con el Alcalde, ellos no son partícipes de la administración que se le da a los recursos locales para su desarrollo. Está basado principalmente en la transparencia de la información pública de los municipios, señalando la corrupción que se genera en estas entidades públicas, por falta de llevar un adecuado manejo en la gestión pública. En la estructura contable, se trabaja inadecuadamente puesto que los valores contables son unos de los principales problemas de corrupción, ya que no manejan adecuadamente los presupuestos y los ciudadanos no se enteran de los errores que se cometan.

Otro antecedente es la investigación desarrollada por Castro Acosta (2018), titulado: Modelo conceptual para la conformación de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública en Latinoamérica, el objetivo general de este trabajo fue Configurar un modelo conceptual para la conformación de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública en Latinoamérica, su metodología corresponde a un enfoque de carácter cualitativo-descriptivo, el método aplicado fue

un estudio de caso, mediante una técnica de análisis de contenido y los instrumentos utilizados es la recopilación de datos que fue realizada mediante una serie de matrices.

Finalmente, se consideró el trabajo desarrollado por Martínez Lemus (2019), titulado:

Evaluación de los Instrumentos de Gestión de Información Identificados en la Ley sobre Acceso a la Información , el objetivo general de este trabajo fue evaluar los instrumentos de gestión de información pública que han sido publicados en los sitios web de las secretarías distritales vinculadas a la Alcaldía Mayor de Bogotá, identificando el grado de cumplimiento de los principios de acceso a la información señalados por la Ley, su metodología fue un enfoque de carácter cualitativodescriptivo, el método aplicado fue un estudio de caso, mediante una técnica de análisis de contenido y los instrumentos utilizados es la recopilación de datos que fue realizada mediante una serie de matrices.

Los principales resultados señalan que, se evidencia el desarrollo continuo de instrumentos de apoyo elaborados por el Ministerio Público, unidades de control e instituciones distintas encargadas de la implementación de la Ley de Transparencia e información pública en Colombia. Se observa la falta de parámetros en la aplicación de las pautas, porque no se encontró una plantilla estándar para la aplicabilidad de los estatutos relacionados en el contexto de los secretarios de distrito examinados en este estudio.

Aparecen deficiencias en la interpretación de los conceptos definitorios de cada herramienta de gestión de la información pública, por lo que se puede constatar que la implementación normativa se lleva a cabo por los métodos propios de cada entidad, por lo que es necesaria la homogeneización de la información. La metodología aplicada al proceso que paralelamente promueve el desarrollo de una cultura de transparencia entre los ciudadanos, la cual es adoptada por los ciudadanos. El papel de los observadores ciudadanos es importante para comparar la gestión de la información pública

con los instrumentos que miden los procesos de gestión de la información para garantizar que se gestionen y utilicen adecuadamente.

Concluyendo este estudio sobre transparencia y acceso a la información pública desde la perspectiva de los países participantes de la Red Latinoamericana, la participación ciudadana es central en la vida política, reconociendo el interés de los ciudadanos por participar e intervenir en la toma de decisiones. Los diversos medios de participación constituyen una importante iniciativa del Estado para responder a las demandas de mejora continua de la gestión pública, reflejadas en la calidad de vida de sus ciudadanos y en la defensa de los derechos constitucionales ante el propio Estado y sus instituciones. Es claro que los países latinoamericanos necesitan una cultura cívica que combata la corrupción, con la transparencia como principio de gestión pública y la participación ciudadana que asegure una adecuada administración de los recursos que garantice los derechos de las personas.

2.2 Estado del arte

Para este apartado del trabajo se hace una recolección de autores que han tratado el tema, en cuanto a la transparencia y acceso a la información públicas, los cuales plantearon distintas hipótesis en las que han realizado trabajos de investigación para saber cómo ha evolucionado y cuáles han sido los avances más significativos con el paso del tiempo. De acuerdo con lo anterior, se indagaron investigaciones de tiempo atrás con el fin de resaltar cada paso en la historia y que plantea cada autor teniendo en cuenta los trabajos de investigación.

En Colombia, se adoptó la Ley 149 del 3 de diciembre de 1.888 (Código Político y Municipal), era la Ley que permitía a los ciudadanos solicitar documentos públicos a organismos gubernamentales, esta era la manera en que los ciudadanos tenían la autorización de solicitar

información a las entidades públicas, con el tiempo se vino trabajando un proyecto que tenía como fin garantizar a los ciudadanos el acceso a la información pública, de tal manera que se empezara a poner en marcha el acceso a la información pública.

Aproximadamente 124 años después el congreso de la República de Colombia aprobó el proyecto de ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, donde la Ley General de Archivos y la Ley 57 de 1985 contemplaron esta nueva ley, permitiendo así ir de la mano, debido a que se relacionaban con publicidad de los actos administrativos y la participación de los ciudadanos ya que podían solicitar información y documentos oficiales de tal manera que cada una cumpliera un papel fundamental para poner en pie esta nueva ley. Sin embargo, resultó insuficiente y desactualizado mediante los nuevos avances registrados en los derechos los últimos años, donde la tecnología tomó un gran rumbo, por lo cual impulsó a adoptar una nueva legislación. Pero este proyecto era solo aprobado por el Congreso de la República, faltaba el aval de la Corte Constitucional para poderse convertir en una ley, también era primordial contar con políticas de gestión de información, que garantice llevar un adecuado control de la producción, sistematización y la publicación de los documentos, para esto se tenía en cuenta la gestión pública que aplicar y adoptar los procesos de la gestión documental. La gestión documental es indispensable en las organizaciones tanto públicas como privadas, es una herramienta que permite dar cumplimiento a la normatividad archivística, los procesos y procedimientos que son implementados en los archivos permiten garantizar la organización y acceso a la información, fomentando la transparencia en los diferentes procesos que se realizan.

Para el año 2014 es aprobada la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, esto implica que las entidades de carácter público deben permitir el acceso a la información a sus ciudadanos, ahora hay ciudadanos que solicitan información y las entidades tienen el deber de brindarla, ya que es un derecho ciudadano y no debe ser vulnerado. Evita los procesos de corrupción,

mejora la calidad de rendición de cuentas y favorece a la población en general, ya que permite de alguna manera tener conocimiento de los presupuestos que son utilizados en cada año fiscal. Esta ley se ha implementado en las organizaciones públicas; sin embargo, existen municipios que no la implementan completamente por falta de conocimiento o desinterés, a pesar de tanta lucha para la aprobación se logran obtener buenos beneficios en especial para la población, puesto que es una manera de asegurar el acceso a la información pública y de permitir que esta pueda ser consultada por cualquier ciudadano. Se hace el uso de herramientas y diferentes mecanismos. La participación ciudadana es un factor que desempeña la ley de transparencia y acceso a la información, puesto garantiza al ciudadano la oportunidad de acceder a la información para que pueda vigilar la gestión pública. (Torres, 2012) Muñoz Peña, (2015), desarrolla el trabajo titulado: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en este artículo se planteó una serie de pautas en las cuales se evidencia que hacen referencia a la Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Se plantea una serie de disposiciones para proteger este derecho fundamental como el de fortalecer algunas de las obligaciones derivadas de otras normas que facilitan el acceso a la información, responsabilizar su cumplimiento, nuevas obligaciones y obligaciones relacionadas con la divulgación de información y la atención de las solicitudes de información que estén obligados a presentar, y el ejercicio más eficiente y eficaz del Derecho, fortaleciendo el sistema de acceso a la información pública en Colombia basado en mecanismos de protección integral. Hoy en día las empresas que aplican esta ley representan transparencia y mejoran los niveles de credibilidad y confianza con el ciudadano. Por lo cual estas entidades publican contenidos en medios tecnológicos como lo puede ser su página principal o en carteles, para que el ciudadano pueda consultarlos, así mismo brindar servicios de calidad y cuando solicitan información esta es entregada a la persona que requiere la misma.

Tovar Figueroa, (2015) titulado: Modelo de operación del comité de información, de los sujetos obligados de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Se plantea revisar las resoluciones del comité de información del IFAI publicados durante el 2015. La IFAI es el organismo autorizado para promover y difundir el derecho de acceso a la información mediante el análisis de las resoluciones, dónde realizada la investigación se obtuvo la elaboración de un modelo de operación para el comité de información. El responsable del área coordinadora de archivos debe encargarse de que la información esté a disposición, para garantizar el derecho de acceso a la información pública, puesto que conoce las funciones inherentes a cada unidad administrativa, por lo que debe estar encargado de que se lleve un control de acuerdo con el marco normativo de la institución. De acuerdo con lo anterior se tiene en cuenta que lo que propone este trabajo de investigación es que el área coordinadora de los archivos debe contribuir a garantizar el derecho de acceso a la información.

Medranda Morales, (2017) titulado: Calidad y Transparencia en la Información y Comunicación que se emite a través de las páginas webs de los Municipios: Comparación de caso Ecuador y España. Plantea una metodología en la cual se estudia la transparencia en los municipios mediante su página web, donde se muestra una serie de indicadores los cuales buscan evaluar las páginas web donde se carga la información para que esté a disposición de los ciudadanos. El acceso a la información pública permite a los ciudadanos conocer de primera mano el comportamiento de los representantes políticos y les permite monitorear y controlar el liderazgo de los políticos en los cargos públicos. Con base en su acceso a la información, los ciudadanos pueden comentar sobre las acciones de sus representantes políticos.

2.3. Categorías conceptuales

 Transparencia

La transparencia de la información pública se debe destacar en las entidades públicas de los países democráticos, pues brinda calidad de la administración de los servidores públicos. El concepto de transparencia desde la perspectiva jurídica (BEDI, 2017) según Villanueva lo define como: “el deber de los mandatarios o gobernantes para realizar como regla general sus actuaciones de manera pública como un mecanismo de control del poder y de legitimidad democrática de las instituciones públicas” (Pág. 6), es decir que la transparencia se ha venido trabajando desde un principio con los gestores públicos como lo es el presidente, gobernantes y alcaldes, pero que hasta ahora toma fuerza y es considerada como un deber de los funcionarios públicos actuar correctamente generando mecanismos de control en el poder político.

Consiste en que la información sobre las actividades públicas se cree y esté a disposición de la comunidad, permitiendo los datos abiertos lo cual permite que los ciudadanos accedan a la información. La transparencia es una barrera para evitar la corrupción y el abuso del poder que tienen los gobiernos, su idea principal es que el ciudadano opine y tenga conocimiento del desarrollo político que se plantea en los entes públicos.

Las entidades públicas deben realizar esta acción de transparencia, puesto que es una forma mostrar y garantizar el correcto control de la gestión pública, se pueden establecer reglas que exijan al estado el poner la información al público y que esta pueda ser consultada sin ningún problema por los ciudadanos, demostrando que hay buenas intenciones y que no se guardan secretos. El derecho y acceso a la información es otro punto que se tiene en cuenta en el proceso de transparencia como lo señala Villanueva “la transparencia es una garantía normativa e institucional no jurisdiccional para

hacer efecto el derecho de acceso a la información pública” (pág. 7), es decir que la transparencia es una herramienta que garantiza los propósitos que existen en el derecho de acceso a la información pública.

Lo que se entiende por transparencia es que es un marco jurídico, político y ético de la gestión pública, está fundamentada en los principios de una debida gestión y la publicidad de información que se brinda a los ciudadanos. En este orden de ideas que una vez que una entidad pública realice una ejecución, planeación o tome una decisión, se debe permitir el acceso a cualquier persona que lo solicite, ya que es un derecho y de bebe exigir, excepto algunos casos donde la documentación es totalmente privada.

En este apartado se indaga sobre INA (Instituto Nacional de Acceso a la Información y Protección de Datos) y ITEI (Instituto de Transparencia e información Pública) los cuales son organismos Público Autónomo que se encargan de garantizar el acceso y protección de la información pública, datos personales, fomento de una cultura de transparencia en la gestión pública y rendición de cuentas del gobierno a la sociedad. De acuerdo con lo anterior existe una diferencias la cual radica en las instancias y privilegios que cada uno tiene atribuciones y jurisdicciones, INAI supervisa las instituciones y entidades del gobierno central, Gobierno de la República, Secretaría de Estado, Banco de México, el ITEI es responsable de las instituciones que reciben fondos públicos Legislatura del Estado, Poder Judicial. (ITEI, 2023).

 Acceso a la información

El acceso a la información es un instrumento de alta importancia para promover la transparencia y evitar hechos de corrupción, adicional hace parte de la libertad de expresión, y que tiene como objetivo promover la confianza en una entidad, estudio o investigación. De acuerdo con

lo que postula la UNESCO el acceso a la información se define como una libertad fundamental y un pilar clave en la construcción de sociedades del conocimiento inclusivas (UNESCO, 2023). Asimismo, el acceso a la información condiciona la participación ciudadana en tanto, se requiere tener conocimiento acerca de lo que pasa en el entramado social en el que se encuentra imbuido y, dicho conocimiento debe ser tan fiel a la realidad como sea posible “ya que sólo de esta manera puede participar con conocimiento de causa en el ejercicio de sus derechos políticos y civiles” (Paez-Alvarez, 2006 p. 612). En el mismo orden, el autor citado advierte que sin este conocimiento resulta inoperante llevar a cabo procesos de información-participación representativos y efectivos en clave de los intereses comunes de cualquier grupo humano. (Paez-Alvarez, 2006)

 Información pública:

La información es uno de los activos más importantes de las agencias gubernamentales, como lo son las entidades públicas del estado, ya que facilita la ejecución eficiente y eficaz de operaciones, actividades, planes, programas y proyectos, los cuales tiene que ser analizados para luego ser aprobados, esto se realiza tomando decisiones basadas en datos y hechos, adaptándose a las circunstancias. Una de las características de la información que es producida o controlada por las autoridades es que es inherentemente pública, por lo cual genera que esta información sea accesible a todos independientemente de su raza, sexo, género, origen nacional, edad, orientación política, religiosa o sexual.

De acuerdo con lo anterior, se puede decir que esta es la mejor manera en que los ciudadanos y demás usuarios que estén interesados en acceder a la información pública no solo pueden solicitar información por algún interés personal, sino que pueden tener un poco más de conocimiento en saber

cómo es su estructura, cuál es el manejo de la gestión y planeación en las entidades y puedan acceder fácilmente a trámites y servicios que se ofrecen. (Función pública, 2018). La información que es directamente solicitada, puede que más complejo entregarla puesto que la persona que solicite la información debe estar pendiente, para que los funcionarios le den prioridad, lo contrario de solicitar información por medio electrónico, si se observa hoy en día los medios de información o medios electrónicos tales como los sitios web de la entidad permiten que la información sea de acceso abierto cuando el ciudadano ingrese a su página oficial, lo cual permitirá ahorrar tiempo y pueda consultar la información que necesite.

 Datos abiertos:

La definición de datos abiertos está contemplada en la Ley 1712 de 2014 en el numeral 6 como “Todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos”.

Los datos abiertos son en esencia datos de tipo digital que están para ser usados en cualquier persona, momento y lugar, adicional cuentan con características técnicas y jurídicas, son básicamente información con libre acceso de revisión para los ciudadanos y no tienen restricción, vale decir que dichos datos están bajo la protección de las entidades públicas, estos pueden ser usados y reutilizados y aprovechados para fines personales y no se incurre en ninguna falta de tipo legal (Ministerio de las

TIC, 2020).

Estos datos son aprovechados por los ciudadanos con fines diversos ya que les permite tener

una base o una guía con la que pueden proyectar o predecir ganancias, idear proyectos, inversiones

o conocer cambios en diferentes contextos como a nivel social, financiero, climático entre otras, adicional estos datos se pueden encontrar tanto de forma cuantitativa como cualitativa permitiendo la comparación y la medición desde diferentes miradas analíticas de acuerdo con el interés de cada ciudadano.

Los datos abiertos son publicados en Internet por las entidades públicas para poder acceder a ellos y el Gobierno Nacional reúne en un catálogo, datos abiertos del país en el portal datos.gov.co.

 Rendición de cuentas:

La rendición de cuentas es exclusiva de la democracia, en otras palabras, dado que la rendición de cuentas es parte integral de esta forma de gobierno, por lo cual los gobernantes y todos los funcionarios deben responder ante el público o los órganos de control público por cualquier acto u omisión grave y visto desde el punto de vista ciudadano, se entiende como un derecho nacido en la Declaración de Derechos Humanos y Derechos Civiles.

Según el autor Rodolfo Saborío la rendición de cuentas “consiste en la obligación a cargo de todo titular de competencias públicas de actuar apegado al ordenamiento jurídico, de ejercer en forma ética, económica, eficaz y eficiente sus competencias y de generar y proporcionar la información necesaria y suficiente para que su actividad sea evaluada” p. 110) la cual expresa una gran responsabilidad por parte de los funcionarios públicos ya que deben cumplir cada una de sus funciones con transparencia garantizando su compromiso y honestidad (Bolaños, 2010) De acuerdo con lo investigado en las Alcaldías Municipales de Colombia, la rendición de cuentas se lleva a cabo anual, se realiza una reunión abierta en la cual pueden los ciudadanos para observar cuáles fueron los proyectos, contratos, que presupuestos se gastaron y demás gestiones y procesos que se llevaron a cabo en el transcurso del año.

 Gobernanza

Gobernanza es la realización de relaciones políticas entre diversos actores involucrados en el proceso de decidir, ejecutar y evaluar decisiones sobre asuntos de interés público, proceso que puede ser caracterizado como un juego de poder, en el cual competencia y cooperación coexisten como reglas posibles; y que incluye instituciones tanto formales como informales. La forma e interacción entre los diversos actores refleja la calidad del sistema y afecta a cada uno de sus componentes; así como al sistema como totalidad. (Whittingham, M, 2010), se consolida a partir de la revisión de la literatura en donde se hace uso no exhaustivo de la mirada de autores y de estudios e investigaciones que buscan que los ciudadanos se interesen por sus recursos públicos y desde este punto contar como un ejercicio de una buena gobernanza.

 Participación ciudadana

La participación ciudadana es la intervención de los ciudadanos en los asuntos que les interesan o en los que tienen poder de decisión, existen formas de participación ciudadana mediante la expresión ya sea de un grupo de interés o el derecho político donde se participa con el voto en las elecciones electorales, donde la participación ciudadana se ve reflejada de acuerdo a la opinión del ciudadano. Se trata de formar nuevas formas de relacionarse, entenderse y ponerse de acuerdo entre los individuos o ciudadanos y los gobiernos e instituciones públicas.

Teniendo en cuenta lo anterior y conociendo el concepto de Ziccardi “La participación ciudadana, a diferencia de otras formas de participación, refiere específicamente a que los habitantes de las ciudades intervengan en las actividades públicas representando intereses particulares” (p. 91). Según esta definición la cual se enfoca más en la parte ciudadana, donde su participación es un medio idóneo para expresar cual es el interés del ciudadano, respetando las necesidades de cada persona (Ramos, 2009).

La participación debe ser democráticamente, puesto que hay manifestaciones donde se ve reflejado el inconformismo de los ciudadanos por las decisiones que se toman en los gobiernos, la cual es una gran problemática que se presenta por los malos gobernantes, ya que no tienen en cuenta las opiniones del ciudadano. Esta comprensión de la participación ciudadana es necesaria en el proceso de apertura democrática. En este proceso, los actores tienen la oportunidad de participar en la construcción de instituciones públicas, con el fin de asistir y ponderar la toma decisiones de acuerdo al punto de vista de los ciudadanos.

1. Responsabilidad pública

Asociado a temas de transparencia en entidades públicas, la responsabilidad pública hace referencia a la responsabilidad en materia de acción social facilitando y promoviendo recursos de tipo financiero, técnicos e institucionales es decir la responsabilidad queda plasmada en materia de Planificación, financiación y Control de Recursos sociales. (Resumen de María Asunción Martínez y Encarna Guillen (1997), (comp.) El derecho y los servicios sociales, d. Comares, Granada, pág. 17

a 27), dicho en otras palabras la Responsabilidad Social Pública o Gubernamental se trata de que las instituciones y las administraciones quienes tienen a su cargo implementar y llevar a cabo políticas públicas asuman el cumplimiento de las leyes, decretos y regulaciones que hacen o permiten establecer parámetros de cumplimiento a cabalidad.

 Ética pública

La Ética pública es la disciplina que estudia y analiza el perfil, la formación y el comportamiento responsable y comprometido de las personas que se ocupan de los asuntos públicos, generando un cambio de actitud en ella al inculcarles valores de servicio público. En una primera aproximación, estudia el comportamiento de los funcionarios, del personal al servicio de la Administración pública, en orden a la finalidad del servicio público que le es inherente. Es la Ciencia

que trata de la moralidad de los actos humanos en cuanto realizados por funcionarios públicos, por personas que trabajan al servicio del sector público. Vásquez, F. (2 de agosto de 2022).

 Fiscalización

“La fiscalización es un proceso por el cual se lleva a cabo la revisión, inspección y evaluación exhaustiva de la gestión pública. Esta actividad es vital para comprobar si las entidades públicas o privadas que reciben recursos públicos los administran, manejan y asignan conforme a lo establecido en las leyes, planes y programas vigentes”. (Priego, O, Ramirez. M, Garcia. J, 2018. pág. 145) Según refieren los autores la fiscalización consiste en estudiar, analizar y aportar las pruebas necesarias para garantizar que una actividad se está llevando a cabo dentro de la legalidad y de este modo ayudar a mejorar el bienestar social de los ciudadanos de un determinado territorio o de una determinada entidad.

 Control ciudadano

Dentro de los conceptos revisados se puede concluir que el control ciudadano es un mecanismo que busca que los ciudadanos lleven a la práctica diferentes acciones de seguimiento y que estos favorezcan que el buen funcionamiento de los servicios públicos, esto se traduce en que sean eficientes y por lo tanto de calidad.

Con lo anterior podemos evidenciar la importancia de que los ciudadanos se muestren informados y atentos para así incidir y participar de forma positiva en la protección de lo público y en las sanciones que deben asumir quienes incumplan la norma, la ley o reglamento, evitando que se presenten actos de corrupción.

 Corrupción

El concepto de corrupción de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española (RAE). “es la acción y efecto de corromper (depravar, echar a perder, sobornar a alguien, pervertir, dañar), se utiliza para nombrar al vicio o abuso en un escrito o en las cosas no materiales”. Este término se acuña mucho al espectro político, sean instituciones gubernamentales y por ende los canales donde se materializan es a través de los funcionarios públicos, bajo éste contexto, es válido traer a colación la definición de Bobbio, "se define como corrupción al fenómeno por medio del cual un funcionario público es impulsado a actuar de modo distinto a los estándares normativos del sistema para favorecer intereses particulares a cambio de una recompensa” (Diccionario de ciencia política, 1988).

Basado en lo anterior, la corrupción es toda acción por las cuales los funcionarios del estado actúan en contra del marco legal para lograr beneficio o provecho particular siendo totalmente ilegal.

 Integridad pública

Actualmente referirse a la integridad del sector público o integridad pública se lleva a una representación mental de los valores con los que las personas cuentan para asumir un cargo o una responsabilidad del cuidado de los recursos públicos, El concepto de integridad pública también ha sido definido en términos más amplios como “la alineación consistente y la adhesión a los valores, principios y normas éticos compartidos para mantener y priorizar el interés público sobre los intereses privados en el sector público” (OECD, 2017, pág. 7).

Teniendo como base lo anteriormente expuesto se espera que los funcionarios con profesionalismo, honestidad y transparencia, desde una mirada ética sobre las decisiones que tengan a su cargo, evitando actos de corrupción que lleven a exponer o poner en riesgo los recursos propios de los ciudadanos.

 Buen gobierno

Se asume que un buen gobierno es el resultado del cumplimiento de las leyes y que estas sean diseñadas en pro de favorecer a los ciudadanos y sus derechos, para que esto sea un hecho se considera oportuno tener como premisa la equidad ya que desde este punto se genera una visión igualitaria en donde los recursos de un país se direccionan de manera eficiente y eficaz. En particular, la noción de buena gobernanza se refiere a la manera en cómo se ejerce el poder en un determinado país, el cual debe caracterizarse por eficiencia, transparencia, rendición de cuentas, participación de la sociedad civil y el estado de derecho, y que a su vez debe revelar el valor del gobierno en el uso de los recursos disponibles para apoyar el desarrollo económico y social (Gómez, 2014).

El buen gobierno se logra o se construye a partir de quienes hacen parte del gobierno como lo es en Colombia los servidores públicos y quienes cuenten con valores como la integridad y el compromiso priorizando el interés social y no el personal.

 Gobierno abierto

El gobierno abierto se asume de trabajo que promueve la transparencia, la colaboración y la participación ciudadana en la toma de decisiones. A través de la apertura de datos y la promoción de la transparencia, los ciudadanos pueden tener acceso a información valiosa y tomar decisiones informadas sobre su comunidad.

“Se ha venido abriendo paso una concepción que, bajo la denominación genérica de gobierno abierto, vislumbra una nueva filosofía de gobierno, una modalidad de gestión pública más transparente, participativa y colaborativa entre Estado y sociedad civil” (Oszlak, 2013 p.4)

Además, el gobierno abierto fomenta la colaboración entre el gobierno y la ciudadanía, permitiendo que se trabajen juntos para resolver los problemas y mejorar la calidad de vida de todos. Con este enfoque, se pueden crear soluciones más efectivas y sostenibles que beneficien a todos los miembros de la comunidad. Se trata de un concepto ideal sobre la política en la sociedad actual, que

tiene el objetivo de lograr mayor participación ciudadana y mayor transparencia.

 Auditoría

En la función pública para garantizar que el gobierno y sus funcionarios estén cumpliendo con sus deberes de manera ética y responsable la auditoría cumple la tarea de revisar los procesos y procedimientos del gobierno de manera exhaustiva de la gestión de los recursos públicos en el gobierno nacional y local.

El generar una revisión continua sobre el aparato público, posibilita de forma transparente que los recursos limitados y correspondientes a todo el pueblo, se utilicen obedeciendo los distintos estándares normativos, que, para el efecto, se han establecido (Tapia, Rueda de León & Silva, 2017). Muchos son los procesos que deben ser auditados, éstos pueden ser procesos de contratación, gestión financiera y rendición de cuentas con el objetivo de identificar e intervenir ante cualquier irregularidad o mal uso de los fondos públicos a través de técnicas de análisis avanzadas, generando informes completos con las debidas recomendaciones para mejorar y rectificar la gestión pública.

 Protección de datos Constantemente, entidades públicas y privadas requieren y capturan los datos personales de los usuarios a quienes tienen acceso. Quienes administran y hacen uso de esta información son

responsables de darle un manejo respetuoso y consecuente con las normas y legislaciones dispuestas para esta regulación. Teniendo en cuenta que la protección de datos apela al derecho fundamental a la privacidad, se debe ejecutar de acuerdo con principios que garanticen el buen manejo de la información desde su recolección hasta su disposición final, controlando su divulgación fuera de los intereses e intenciones manifiestas de los usuarios. (García, F. 2007 p. 11) Cada vez más, se percibe la fuerte influencia que tienen las tecnologías de la información y de la comunicación en la esfera de la política, donde se interceptan en todo lo que se refiere al egovernment. El autor Stefano Rodotá ( ) concreta la importancia de la protección de datos señalando que:

No es posible construir una participación separada de un respeto firme a todos los derechos de los participantes, concretándose en una fuerte protección de datos personales. No es posible separar el tema del e-government del de la e-democracy, que se basa a su vez en una ciudadanía electrónica que comprenda la protección de los datos personales. (p. 19)

 Privacidad

Por privacidad se entiende el derecho que tienen todos los titulares de la información en relación con la información que involucre datos personales y la información clasificada que estos hayan entregado o esté en poder de la entidad en el marco de las funciones que a ella le compete realizar y que generan en las entidades destinatarias.

“El concepto de privacidad está consagrado en el derecho internacional y está basado en los conceptos fundamentales del honor personal y la dignidad, así como en la libertad de expresión, pensamiento, opinión y asociación, reconocidos por los principales sistemas de derechos humanos del mundo” (Organización de los Estados Americanos, 2021).

Según la premisa anterior, la privacidad configura un derecho fundamental, de hecho, está relacionada con regímenes democráticos la cual deben acogerse instituciones tanto públicas y privadas de los países a nivel global, y que el sistema jurídico colombiano también la ha acogido e incide para poder ser regulada, aún cuando queda mucho camino por recorrer en esta materia.

2.3.4 Marco institucional

El Municipio de Sáchica, está ubicado a 32km al oeste de Tunja, en la Provincia de Ricaurte en el departamento de Boyacá, es reconocida como capital cebollera. Modernamente se llama “La Jerusalén de Colombia” y desde hace más de 50 años los habitantes escenifican la vida, pasión y muerte de Jesucristo. Sáchica cuenta con una población aproximada de 4.020 habitantes donde la economía del municipio se basa en turismo religioso y la agricultura en siembra de tomate y cebolla cabezona.

Sáchica se caracteriza por sus calles amplias y adoquinadas, cuenta con tres principales monumentos: el primero en la entrada principal al municipio se encuentra la obra dedicada al sol, el segundo en una de las esquinas del parque y cuya dedicación es la luna y en el centro del parque se encuentra y el tercer monumento alegórico es la cebolla que representa la principal fuente de ingresos de la agricultura Sachiquense. El municipio es muy visitado por turistas propios y extranjeros que acuden a degustar su rica y exquisita gallina criolla, así como también a visitar sus principales sitios turísticos como son: las pinturas rupestres, aguas termales, fósil del pliosaurio, parque de los dinosaurios, parque de los avestruces entre otros sitios turísticos con los que cuenta el municipio. Las fiestas patronales del municipio se llevan a cabo del 14 al 17 de octubre donde se celebra el reinado de la cebolla y el festival de la danza de la chicha. (Hotel Santa Cecilia, 2017)

El origen del Municipio de Sáchica se remonta a tiempos anteriores a la conquista, gobernado por un cacique tributario del Zaque de Hunza. Durante el siglo XVI fue encomienda y se estableció la doctrina de los Agustinos y Dominicos. A fines del siglo XVII se configuro como resguardo. Etimológicamente Sáchica significa Fortaleza o mansión del soberano Chibcha. La población indígena, fue castigada y diezmada entre los siglos XVI - XVIII. Aún en el centro del pueblo se conserva una muestra histórica de piedra donde se castigaba a los indígenas. En 1574 existían 600 familias (2500 personas); en 1635 el censo demostraba la presencia de 1010 indígenas, que para 1757 se había reducido a 22 indios tributarios, 177 campesinos y 38 familias españolas o criollas con un total de 136 personas. El total de habitantes había disminuido a 336. (Alcaldía Municipal de Sáchica, 2019)

La Alcaldía Municipal de Sáchica inicialmente estaba constituida por el despacho del alcalde, dirección de núcleo, UMATA, inspección de policía, consejo, tesorería, personería; con el paso de los años se ha venido implementando nuevas oficinas y en la actualidad se encuentra conformada por el Despacho del alcalde, secretaria de Gobierno, Secretaría de Cultura, Turismo y comunicaciones, Secretaría de Planeación y Obras Públicas, Secretaría de Hacienda. Así mismo, se conforman las oficinas de Comisaria de Familia, Sisbén, Inspección de Policía, Familias en acción, Archivo Central y UMATA. Su enfoque es prestar servicios públicos definidos por la constitución nacional y en las leyes vigentes, a la comunidad de su jurisdicción, en busca de la satisfacción a las necesidades y el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, siguiendo los lineamientos plasmados en el plan de desarrollo municipal.

Actualmente, la Alcaldía Municipal de Sáchica cuenta con un fondo acumulado el cual se encuentra ubicado dentro de la oficina de Archivo Central, se realizan procesos de gestión documental de acuerdo con el ciclo de vida de los documentos que son generados en cada periodo

electoral, donde la principal función es garantizar la conservación y protección de toda la información producida por la Administración Municipal.

2.3.5 Marco normativo

El marco normativo de a investigación establece un conjunto de regulaciones y políticas que rigen la conducta de las personas, en el municipio de Sáchica. Estas reglas y normas son esenciales para mantener un entorno justo, equitativo y seguro para todos los ciudadanos. Entre las principales contribuciones del marco normativo se encuentra la “protección de los derechos individuales y colectivos” que mediante la normativa nacional y los desarrollos municipales fundamentan los derechos y las responsabilidades de los ciudadanos, así como las consecuencias de no cumplir con estas obligaciones. Esto asegura que todos los individuos estén protegidos y que exista un equilibrio de poder en la sociedad, por ello iniciamos el recorrido con las normas nacionales y luego las municipales:

1. Constitución Política de Colombia: La Constitución garantiza el derecho de los

ciudadanos a acceder a la información pública y establece que las autoridades deben actuar con transparencia y rendir cuentas a la sociedad.

2. Ley 1712 de 2014: Esta ley establece las normas que regulan el derecho de acceso a la

información pública y los procedimientos para hacer efectivo ese derecho en Colombia.

3. Decreto 1081 de 2015: Este decreto reglamenta la Ley 1712 de 2014 y establece las

disposiciones específicas para la implementación del derecho de acceso a la información pública en Colombia.

Además de la normatividad nacional, existen también normas y reglamentos específicos a nivel municipal. En el caso de Sáchica, algunas de las disposiciones más relevantes son:

1. Acuerdo Municipal 04 de 2017: Este acuerdo establece el reglamento interno del

municipio en materia de transparencia y acceso a la información pública. En el acuerdo se establecen los procedimientos y los requisitos para la solicitud de información pública, así como los plazos y las obligaciones de las autoridades en relación con el derecho de acceso a la información.

2. Acuerdo Municipal 09 de 2018: Este acuerdo establece la Política de Transparencia y

Buen Gobierno del municipio de Sáchica. En el acuerdo se definen los objetivos y las estrategias para promover la transparencia y la rendición de cuentas en el municipio, así como las medidas para prevenir y combatir la corrupción.

3. Metodología de investigación

El presente capítulo muestra la metodología de la investigación que se llevó a cabo, la cual consiste en una serie de procesos que se relacionan con el fin de proporcionar una estructura para que el investigador le otorgue al lector un recorrido de las fases que se desarrollaron para dar cumplimiento a la pregunta de investigación y los objetivos específicos.

3.1. Enfoque

Para el desarrollo de este trabajo de investigación se planteó un enfoque cualitativo, dado que según lo señalado por Blasco y Pérez (2007), “estudia la realidad en su contexto, es decir representa cómo suceden los eventos y la interpretación donde intervienen las personas implicadas” (p.17), es un proceso que recolecta datos cualitativos los cuales son analizados en un mismo estudio, generando así la respuesta del problema planteado, es decir que está basado en dar respuesta a una serie de preguntas de forma deductiva con el fin de aplicar técnicas de validación y que estas sean de confiabilidad.

El mencionado enfoque también se utilizó al señalar que se “utiliza la recolección de datos para probar una suposición con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin establecer pautas de comportamiento y probar teorías”. (Hernández Sampieri, Fernández Collado y Baptista Lucio, 2010, p.4). De acuerdo con lo anterior se puede decir que este método contribuye a culminar el trabajo de investigación, puesto que de esta forma se analizaron los datos recolectados en las encuestas.

3.2. Tipo de investigación

Este trabajo se realizó mediante una investigación de tipo descriptiva, debido a que se generan unas pequeñas características. Esta metodología se centra más en el “qué”, en lugar del “por qué” del sujeto de investigación, es decir que el objetivo es describir la naturaleza de un segmento demográfico, sin centrarse en las razones por las que se produce un determinado fenómeno, describiendo el tema de investigación.

En opinión de Hernández Sampieri, Fernández Collado y Baptista Lucio, lo descriptivo es definido como el proceso de encontrar características de fenómenos, hechos, programas relacionados con un individuo, objeto, organización o comunidad, aspecto que permite, entre otras cosas, aproximarse a conceptos, definiciones, variables. (Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer. 2006)

3.3. Método

Se escogió el estudio de caso como método, puesto que es un instrumento o técnica que está enfocado a una persona o un grupo como una herramienta valiosa de investigación, de tal manera que se pueda registrar la conducta de lo que se está investigando. Un estudio de caso se define como “estudios que al utilizar los procesos de investigación cuantitativa, cualitativa o mixta; analizan profundamente una unidad para responder al planteamiento del problema, probar hipótesis y desarrollar alguna teoría” (Martínez Rodríguez, 2011, p. 23) De acuerdo con lo anterior, el estudio de caso trata exitosamente con una situación técnicamente distintiva en la cual hay muchas más variables de interés que datos observacionales; y, como resultado, se basa en múltiples fuentes de evidencia, con datos que deben converger en un estilo de triangulación; y, también como resultado, se beneficia del desarrollo previo de proposiciones teóricas que guían la recolección y el análisis de datos. Para este trabajo se propone

investigar el grado de cumplimiento en temas de transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía del Municipio de Sáchica.

3.4. Técnica

Para alcanzar este proceso de investigación, utilizamos la técnica análisis de contenido, ya que permite enfocarse en los estudios realizados en la investigación, este fue desarrollado mediante un guión de observación de acuerdo con lo que se planea resolver. Según Berelson, el análisis de contenido “es una técnica de investigación que pretende ser objetiva, sistemática y cuantitativa en el estudio del contenido manifiesto de la comunicación.” (Noguero, 2002, pág. 173) Es decir que lo que pretende esta técnica es analizar y deducir la información que se esté investigando. El análisis de contenido crea técnicas para estudiar la información, puesto que implica la verificación de hipótesis y mirar detalladamente las causas y antecedentes del trabajo de investigación, de tal manera que se comprenda correctamente la información recibida y producida, pero el análisis de contenido mantiene cierta relación con los diferentes procedimientos del lenguaje que son utilizados en las diversas disciplinas científicas.

3.5. Instrumentos

Los instrumentos utilizados en esta investigación son herramientas de recolección de datos que deben asegurar la recopilación de elementos que contribuyen a la identificación de procesos comunes para la propuesta de investigación, en este caso se inicia con la identificación de los procesos y procedimientos de gestión documental que incluye instrumentos archivísticos que deben

estar convalidados e implementados (Pírela, Pulido y Mancipe, 2016). Los instrumentos son guion de observación situacional, donde se resume los procesos de gestión de transparencia y acceso a la información pública desde el planteamiento del tema, la pregunta inicial y todo el diseño de investigación.

3.6. Fases de investigación

3.6.1. FASE 1: Construcción de un diagnóstico situacional en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica.

Para esta fase se elaboró una matriz de observación diseñando una serie de preguntas según algunas de las categorías de transparencia y acceso a la información pública. En el primer objetivo la investigación se comprometió a realizar “Diagnóstico situacional en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica” y para ello se configurará un guion de observación que se ejecutara en una visita a la Alcaldía Municipal de Sáchica y los datos recabados se analizaran luego en una matriz DOFA como puede verse en la tabla No. 1 y cuya conceptualización apoyará su diligenciamiento. A continuación, se presenta el guion diseñado para la recolección de manera sistemática:

Tabla No. 1. Guion de observación situacional

Pregunta Subpregunta Si No Observación ¿Es de carácter público la Información de los servidores públicos, empleados y contratistas en la Alcaldía de Sáchica?

¿La Alcaldía publica información del directorio de sus servidores públicos y empresas contratistas?

¿La Alcaldía garantiza al ciudadano el acceso a ¿Qué requisitos debe tener la solicitud?

la información cuando es solicitada a través de distintos canales de atención? ¿qué tiempo de respuesta tienen? ¿Qué canales existen para la recepción de información?

¿Qué canales tiene implementada la alcaldía para la atención a los ciudadanos?

¿Existe en el portal web de la Alcaldía la opción de recibir solicitudes? ¿La Alcaldía de Sáchica permite la prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la entidad, según Ley

1341 de 2009?

¿La Alcaldía cuenta con programas y proyectos que favorezcan la apropiación y masificación de las tecnologías?

¿Existe un manual de procesos que describa la transparencia y acceso a la información en la Alcaldía de Sáchica? ¿Realizan publicaciones de los procesos relacionados a la transparencia y al acceso de la información en la alcaldía de Sáchica? ¿La Alcaldía de Sáchica se adhiere a principios de gratuidad, Principio de la calidad de la información, divulgación proactiva principio (Lo anterior en base a la Ley 1712 del 2014) ¿Tiene algún cobro la solicitud de información? ¿Principio de la calidad de la información?

¿Cumple con el Principio de la divulgación proactiva de la información?

¿Existe una dependencia en la Alcaldía de Sáchica para el desarrollo de las funcionalidades de Transparencia y acceso

a la información

pública?

¿Existe algún profesional responsable o cargo dentro de la entidad? ¿La entidad evidencia en sus procesos mecanismos de participación ¿Tienen mecanismos de participación ciudadana en su portal web o en canales digitales?

ciudadana?

¿Existen mecanismos de participación ciudadana para el diagnóstico e identificación de problemas?

¿La ciudadanía tiene injerencia en

la planeación y el presupuesto público? ¿Existe algún proceso de consulta ciudadana?

¿Se invita a la población a participar y hacer propuestas innovadoras en el Municipio?

¿Participan las familias en la rendición de cuentas?

¿Existe un control ciudadano de las políticas públicas implementadas por la Alcaldía?

¿Existe un proceso en la Alcaldía de Sáchica de veeduría ciudadana establecida en la ley

850 de 2003? “Se

entiende por Veeduría Ciudadana

el mecanismo democrático

de representación que le permite a los ciudadanos ejercer vigilancia sobre la gestión pública” ¿Se validan a los ciudadanos que solicitan información cuando se declaran veedores de políticas públicas que lleve a cabo la entidad? ¿La Alcaldía de Sáchica protege la información que es generada a través de los medios de comunicación?

¿qué mecanismos tiene para la protección de la información?

¿La Alcaldía cuenta con los instrumentos archivísticos y estos se encuentran aprobados *¿Cuenta con

CCD,

TRD,

TVD,

PGD,

PINER, BT?

por el archivo Departamental?

Figura No. 1 Matriz DOFA

Fuente: Elaboración Propia

Cuando se habla de DOFA, se hace referencia a las siglas provienen del acrónimo en inglés SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats); en español, aluden a fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, el análisis consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, agrupadas en su conjunto, diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa, es decir, las oportunidades y amenazas (Ponce, 2006). También es una herramienta sencilla y que permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. Thompson y Strikland (1998) establecen que el análisis DOFA estima el efecto que una estrategia tiene para lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación externa, esto es, las oportunidades y amenazas.

A continuación, se define y describe cada uno de los componentes del análisis de la matriz:

 Debilidades: Como debilidad, puede concebirse a la imposibilidad de hacer rendir a la organización en su máximo potencial, también aduce a la ausencia de liderazgos en los distintos departamentos o áreas de la empresa (Emylust, 2014), y al vacío de estrategias que se traduzcan en un plan consistente que permita una producción, o en el caso de la presente investigación, un adecuado servicio a la ciudadanía a la población de Sáchica. Según Ramírez (2002), la debilidad significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la organización tiene bajos niveles de desempeño y por tanto es vulnerable, denota una desventaja ante la competencia, con posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro (pág. 55).

Ambas definiciones de distintos autores coinciden que las debilidades en las organizaciones son todas aquellas situaciones totalmente desfavorables y negativas en cuanto a los indicadores de gestión y que éstas se pueden dar en cualquier área, proceso, y actividades que desarrolla de cualquier entidad.

 Oportunidades: Según Ramírez (2002), “las oportunidades son aquellas circunstancias del entorno que son potencialmente favorables para la organización y pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que pueden ser utilizados ventajosamente para alcanzar o superar los objetivos” (Pág 54). Las oportunidades pueden presentarse de manera externa en relación al sistema y la filosofía de la entidad como el aspecto político (con algún cambio de gobierno, por ejemplo), económico (como cuando existen reformas en políticas fiscales), sociales, tecnológicas y ambientales.

“Las oportunidades constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlables por la organización, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejoría” (Ponce, 2007 pp. 54). Entonces así, la oportunidad en el medio es un factor de

gran importancia que permite de alguna manera moldear las estrategias de las organizaciones a través de coyunturas que se muestran favorables.

 Fortalezas: Las fortalezas de las organizaciones son aquellas funciones que ésta realiza de manera correcta, como son ciertas habilidades y capacidades del personal con ciertos atributos psicológicos y la evidencia de su competencia (McConkey, 1988; Stevenson, 1976). Otro aspecto identificado como una fortaleza son los recursos considerados valiosos y la misma capacidad competitiva de la organización como un logro que brinda esta o una situación favorable en el medio social.

Contextualizando, en el contexto de la presente investigación, teniendo como objeto de estudio una entidad pública municipal y no una entidad privada que tiene foco en la producción y rentabilidad, la administración pública está centrada es en relación a los servicios que promueven la calidad de vida de la ciudadanía que eligió a sus líderes gobernantes, es decir, que la satisfacción del usuario podría considerarse como reflejo de una cultura organizacional fortalecida y de un líder cumpliendo sus acuerdos.

 Amenazas: “Las amenazas son lo contrario a las oportunidades, y representan la suma de las fuerzas ambientales no controlables por la organización, pero que representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales” (Ponce, 2007 pp. 115). Las amenazas vienen hacer todas aquellas circunstancias o situaciones externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de los objetivos estratégicos.

En resumen, las fortalezas y debilidades incluyen entre otros, los hitos fuertes y débiles de las organizaciones y de sus servicios, dado que éstos determinarán qué tanto éxito se tendrá en el desarrollo y ejecución de los planes emprendidos por los líderes de las

entidades. Por su parte, de las oportunidades y amenazas se identifican directamente en relación con las fortalezas y debilidades que presentan las entidades municipales, en este caso la Alcaldía de Sáchica, pero con frecuencia se dilucida del entorno público y de la competencia en estas esferas políticas.

3.6.2. FASE 2: En el mismo esquema y para dar cumplimiento al segundo objetivo específico que nos indica que debemos “Determinar los elementos necesarios para garantizar transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica de acuerdo a la legislación y normatividad vigente”, consideramos que las siguientes matrices nos permitirán el levantamiento de la información necesaria para una reflexión que aporte al establecimiento de los índices de transparencia y acceso a la información pública en el municipio de Sáchica. Tabla No. 2 Matriz para el levantamiento del Índice de Transparencia Activa

Descripción Bueno Regular Malo Análisis Marco Legal Estructura organizacional Procesos y procedimientos Capacidades técnicas Participación ciudadana

Tabla No. 3 Matriz para el levantamiento del índice de participación ciudadana:

Descripción Bueno Regular Malo Análisis Marco Legal

Estructura organizacional Procesos y procedimientos Capacidades técnicas Participación ciudadana

Las matrices de análisis son un instrumento de la cual se sirve la revisión documental, sus items se basan en un criterio de análisis con el cual es posible interpretar desde distintos enfoques, visiones o paradigma el evento de estudio en algún documento. “Las matrices permiten clasificar, agrupar y categorizar información contenida en documentos tales como asientos de entrevistas, registros anecdóticos, diarios y en general aquellos que contienen gran volumen de información verbal variada” (Hurtado, 2012 pp. 167).

Para efectos del presente trabajo, las matrices permiten abordar, procesar e interpretar la información recolectada de distintas fuentes, por ejemplo a través de la observación, revisión documental de archivos de la entidad, manuales de procesos o registros diarios asentados posterior a las distintas interacciones dentro de la Alcaldía.

3.6.3. FASE 3: Diseñar un plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica Para el desarrollo de esta tercera fase se diseñó un plan de mejora en las áreas, de tal manera que se garantice la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica, de acuerdo con los resultados obtenidos en el diagnóstico situacional, el análisis de los elementos que fueron determinados y las conclusiones obtenidas en este trabajo de investigación.

Para el establecimiento del plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública en el municipio de Sáchica, contemplaremos los siguientes elementos establecidos en los dos primeros objetivos:

1.

Diagnóstico de la situación actual: El primer paso sería realizar un análisis detallado de la situación actual en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en el municipio.

2.

Identificación de áreas de mejora: Una vez que se haya realizado el diagnóstico, se pueden identificar áreas específicas donde se necesitan mejoras.

3.

Definición de objetivos y metas: Es importante establecer objetivos claros y medibles para el plan de mejora.

4.

Planificación de actividades y recursos: Una vez que se hayan establecido los objetivos y metas, se pueden planificar las actividades necesarias para lograrlos.

5.

Evaluación y seguimiento: Es importante realizar una evaluación periódica del plan de mejora para medir su eficacia y hacer ajustes si es necesario.

6.

Comunicación y participación ciudadana: Para que el plan de mejora sea exitoso, es esencial involucrar a la ciudadanía y fomentar la participación ciudadana.

4. RESULTADOS

Los resultados de la investigación sobre transparencia y acceso a información pública en el municipio de Sáchica indican que existe una baja cultura de transparencia y rendición de cuentas por parte de las autoridades locales. Los ciudadanos del Municipio de Sáchica reportan dificultades para obtener información pública, lo que limita su capacidad para tomar decisiones informadas y participar en la vida política del municipio. Asimismo, se identificaron debilidades en la implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública por parte de la administración local, así como falta de capacitación y recursos para el personal encargado de atender solicitudes de información. En general, estas evidencias detectadas durante el proceso de investigación demuestran la necesidad de fortalecer la cultura de transparencia y rendición de cuentas en Sáchica y por ello se explican cada una de ellas a partir de los compromisos establecidos en los objetivos específicos:

4.1 Construcción de un diagnóstico situacional de la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica

Para el cumplimiento del objetivo específico 1:

Se construyó un diagnóstico situacional, se realizado a partir de la configuración de una matriz con el fin de analizar la situación actual de los procesos archivísticos en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica. Esta matriz buscó identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Para la elaboración de la matriz, se realizó una visita a la Alcaldía Municipal de Sáchica, donde se hizo un levantamiento de información mediante un guion de observación, que de acuerdo con Flores (2009) “la observación es el procedimiento más utilizado en nuestra vida cotidiana, puesto

que continuamente nos encontramos haciendo uso del sentido de la vista para mirar ordinariamente los acontecimientos que ocurren en el devenir de la existencia. Así la observación es la forma natural de adquirir conocimiento. Sin embargo, tan solo en contadas ocasiones utilizamos la observación de forma metódica” (p. 109).

La observación realizada en la alcaldía fue sistemática porque se surtió un proceso de diseño previamente para las preguntas a través de un guion que buscaba recolectar información que permitiera medir en la parte de los archivos, su manejo, sus procedimientos y en general la gestión organizacional de la entidad frente a la transparencia y el acceso a la información. La observación se realizó en el período de tiempo que estuve en la Alcaldía de Sáchica, lo que me permitió tener el acceso para la consolidación de la información, e indagar de manera oportuna sobre los procesos relativos al manejo de la información, la transparencia de la misma, los recursos disponibles, el compromiso de los trabajadores, entre otros. A continuación, se presenta el análisis de la información resultante del proceso de observación y reflexionada mediante una matriz DOFA: Tabla 4 DOFA

DEBILIDADES

1. Poca cultura de transparencia desde la

entidad y desde los grupos poblacionales.

2. Carencia

de publicaciones, documentación y archivos que plasmen la actividad estatal de forma rutinaria y proactiva, lo que implica una rendición de cuentas débil ante la ciudadanía.

3. Dificultad en el ejercicio del control fiscal

y disciplinario sobre los recursos públicos lo cual genera desconfianza y promueve posibles actos de corrupción o favoritismo en la contratación.

OPORTUNIDADES

1. Avances de

las tecnologías de la información y las comunicaciones en el Municipio.

2. Confianza de la ciudadanía en la

administración pública.

3. Elaboración

y aplicación de los instrumentos archivísticos CCD, TVD, TRD, PGD, PINAR y BT.

4. Implementación de medidas correctivas de

actualización, y de acceso en cuanto a la

transparencia a la información en la

Alcaldía de Sáchica.

4. Se identifican barreras electrónicas para

que la ciudadanía acceda a solicitud de información desde cualquier lugar.

5. La poca cobertura en la sede de la Alcaldía

reduce las posibilidades de comunicación a través de la línea gratuita.

6. Falta de equipos y sistemas de información

modernos y robustos que aporten a una actividad dinámica con los servidores y ciudadanos.

7. Bajo compromiso de alta dirección con el

cumplimiento de normativa que regula la transparencia y acceso a la información.

8. Alta rotación de personal calificado.

5. Implementar proyectos de formación para

el crecimiento de la participación ciudadana.

6. El DANE reporta que el 50% de la

población tiene educación primaria, siendo esta una oportunidad para socializar y fortalecer sus derechos, su participación y las ventajas que proporciona la transparencia y el acceso a la información.

FORTALEZAS

1. Capacidad

de gestión de recursos logísticos y humanos para adaptar áreas de archivo.

2. Manual de funciones y procedimientos

definidos.

3. Conocimiento de funciones asignadas

según el cargo.

4. Infraestructura adecuada dentro de la

entidad para el desarrollo de proyecto de tecnología y acceso a la información desde la entidad para con la ciudadanía.

5. Incremento de la conciencia ciudadana en

cuanto a trámites institucionales de manera electrónica posteriores a la pandemia de covid-19.

6. Marco jurídico amplio y explícito al

momento de implementar en las entidades públicas la Transparencia y Acceso a la información pública.

AMENAZAS

1. Bajo compromiso e interés por parte de los

funcionarios.

2. Insatisfacción y baja calidad de los servicios

a ciudadanos.

3. Limitaciones presupuestales en el plan de

desarrollo.

4. Sanciones de orden jurídico debido al

incumplimiento de leyes y normativas.

5. Apatía y bajo nivel de cultura ciudadana a la

participación en los espacios públicos debido a conflictos sociales e incumplimiento de los líderes políticos.

6. La insatisfacción de necesidades o servicios

primarios en la población (como el acceso a gas natural) es una limitación para que se integren a la formulación, resolución y veeduría de los proyectos estatales.

7. Las condiciones geográficas y climáticas

del Municipio compuesta por montañas, como parte de la cordillera oriental dificultan las comunicaciones telefónicas, y la red en general, incluso según datos del DANE, solo el 13% de la población tiene teléfono.

Fuente: Elaboración propia

Tomando como punto de partida la información obtenida, se elabora una matriz de estrategias de

acuerdo con las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que fueron generadas en el diagnóstico situacional. A continuación, se presentan una serie de estrategias de acuerdo a las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, que contribuyen con la propuesta del plan de mejora en cuanto a la gestión de transparencia y acceso a la información pública en el municipio de Sáchica.

Tabla 5 Estrategias Dofa

ANÁLISIS DOFA

DIAGNÓSTICO

SITUACIONAL

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Fortalezas

ESTRATEGIAS

1. Implementar

nuevas tecnologías para la protección de la información

2. Capacitación de personal para

el manejo de la información

3. Gestionar la transparencia y el

acceso a la información pública.

ESTRATEGIAS

1. Garantizar

la eficacia y eficiencia de los servicios de información

2. Hacer uso de los medios de

comunicación para informar

3. Gestionar apoyo al archivo

departamental para cumplir con la aprobación de TVD, TRD,

PGD, PINAR

Debilidades

ESTRATEGIAS

1. Adaptación

de equipos especializados en la conservación de la información

2. Gestionar espacios adecuados

para el almacenamiento de información, cumpliendo con la normativa del AGN

3. Establecer un sistema de

gestión documental que permita organizar, clasificar, conservar y actualizar la información pública que produce o recibe la alcaldía.

ESTRATEGIAS

1. Mantener

la página web actualizada

2. Dar cumplimiento a la Ley

1712 de 2014, para garantizar la

gestión de transparencia y acceso de la información

3. Informar los recursos y medios

electrónicos disponibles, para garantizar el acceso a la información a los ciudadanos

4. Promover

la participación ciudadana a través de distintos canales de comunicación, sean estos presenciales o electrónicos.

4. Capacitar

al personal encargado de atender las solicitudes de información pública sobre los criterios de calidad de la información y las normas legales que las regulan.

5. Verificar periódicamente la

información publicada en el portal web de la alcaldía y en otros medios de comunicación, para garantizar que sea coherente, precisa y actualizada.

6. Utilizar formatos abiertos y

estándares para publicar o entregar la información pública, que faciliten su acceso, comprensión y reutilización por parte de los ciudadanos.

7. Implementar mecanismos de

retroalimentación y participación ciudadana que permitan evaluar la calidad de la información pública y mejorar los procesos de producción y difusión.

5. Involucrar a los distintos grupos

poblacionales a ser veedores de los proyectos estatales y a la participación en las decisiones públicas.

6. Realizar convocatorias abiertas

para la formulación de políticas públicas en el Municipio. Fuente: Elaboración propia

Se construyó un diagnóstico situacional, que se realizó a partir de la configuración de una matriz de análisis DOFA, con el objetivo de poder analizar en profundidad la situación actual de los procesos internos y externos que giran en torno a los procesos intervinientes en la transparencia y acceso a la información en la Alcaldía de Sáchica. Esta matriz buscó identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, de las cuales se evidenció, carencia de publicaciones, documentación y archivos que plasmen la actividad estatal de forma rutinaria y proactiva, lo que implica una rendición de cuentas débil ante la ciudadanía.

De igual manera se identificó, oportunidades como lo son las diferentes implementaciones de proyectos para aplicar a lo interno desde la Alcaldía que finalmente procuren el acceso a la información, y generando cultura de transparencia en los grupos poblacionales del Municipio. Estas oportunidades se afianzarán o consolidarán con las fortalezas identificadas, como los ya existentes manuales de cargos y funcionamiento. Finalmente, como parte del desarrollo del primer objetivo y de la DOFA, se generaron estrategias que promuevan el buen desarrollo de la gestión de la información, donde por ejemplo se puedan utilizar formatos abiertos y estándares para publicar o entregar la información pública, facilitando su acceso, comprensión y reutilización por parte de los ciudadanos.

Una par de conclusiones del diagnóstico situacional de la transparencia y acceso a la información pública en el municipio de Sáchica se resume en:

La entidad presenta una serie de debilidades que afectan su nivel de transparencia y acceso a la información pública, tanto interna como externamente. Entre estas debilidades se encuentran la falta de cultura de transparencia, la escasa documentación y publicación de la actividad estatal, la dificultad para el control fiscal y disciplinario de los recursos públicos, las barreras electrónicas y físicas para la solicitud y entrega de información, la insuficiencia de equipos y sistemas de información modernos y el bajo compromiso de la alta dirección con el cumplimiento de la normativa vigente. Estas situaciones generan desconfianza en la ciudadanía y favorecen posibles actos de corrupción o favoritismo en la contratación. Por lo tanto, se requiere implementar acciones correctivas y preventivas que fortalezcan la transparencia y el acceso a la información pública como principios fundamentales de la gestión pública.

Además, se deben considerar otras debilidades encontradas en el diagnóstico, tales como la falta de equipos especializados en la conservación de la información, la carencia de espacios

adecuados para el almacenamiento de información, la ausencia de un sistema de gestión documental que permita organizar, clasificar, conservar y actualizar la información pública que produce o recibe la alcaldía, la necesidad de capacitar al personal encargado de atender las solicitudes de información pública sobre los criterios de calidad de la información y las normas legales que las regulan, la importancia de verificar periódicamente la información publicada en el portal web de la alcaldía y en otros medios de comunicación, para garantizar que sea coherente, precisa y actualizada, el uso de formatos abiertos y estándares para publicar o entregar la información pública, que faciliten su acceso, comprensión y reutilización por parte de los ciudadanos, y la implementación de mecanismos de retroalimentación y participación ciudadana que permitan evaluar la calidad de la información pública y mejorar los procesos de producción y difusión de la misma. Estas acciones contribuirán a mejorar el nivel de transparencia y acceso a la información pública de la entidad y a fortalecer su relación con los ciudadanos.

4.2 Determinación de elementos para garantizar la transparencia y acceso a la información

pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica.

Para el cumplimiento del objetivo específico 2, se debe tener en cuenta las matrices de anexo 2 y 3, que se encuentran al finalizar el documento, dichos anexos corresponden al índice de transparencia activa e índice de transparencia ciudadana que complementan la información a continuación.

Los elementos para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública en la Alcaldía de Sáchica, son esenciales para el buen gobierno y la rendición de cuentas. Sin embargo, para garantizar el pleno ejercicio de estos derechos por parte de la ciudadanía, se requiere contar con una serie de condiciones y mecanismos que faciliten el flujo de información entre el gobierno y la sociedad. En este apartado se presentan los principales elementos que se deben considerar para

mejorar la transparencia y el acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica, tales como:

 Portal de transparencia.

 Políticas y procedimientos.

 Manual de funciones

 Capacitación y sensibilización.

 Mecanismos de participación ciudadana.

 Protección de datos personales.

 Monitoreo y evaluación.

 Designación de un funcionario responsable.

Portal de transparencia.

La Alcaldía está obligada a facilitar el acceso a la información pública una herramienta es su página web, según el Principio de transparencia (Ley 1712 del 2014) principio conforme donde la Alcaldía está en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

Actualmente se puede acceder a información en el portal web, a escasa información en su mayoría totalmente desactualizada como contrataciones, control, planeación, presupuesto y estructura orgánica.

Es decir se estaría en incumplimiento con el Principio de la divulgación proactiva de la información, el cual contempla el deber de los sujetos obligados en éste caso a los funcionarios de la Alcaldía de Sáchica de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la

obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.

Publicación de información en la página web

El decreto 103 de 2015 expresa en su artículo 4, todo lo relacionado a los requerimientos de Publicación de información en un sentido particular como lo es la del sitio web oficial de las entidades públicas, se hará un exhaustivo análisis de lo exigido por la norma y lo que existe y evidencia la página web de la Alcaldía de Sáchica con el objetivo de contrastar e identificar elementos importantes de análisis que describan no solo el estado actual del portal sino que se identifiquen las falencias o puntos débiles que se plantearán en el objetivo número tres de este capítulo.

Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información: (1) La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.

Actualmente la página web cuenta en su portal con una ventana que indica “transparencia y acceso a la información pública”, la misma está vinculada con otros enlaces al desplegarse:

Figura No. 2 Portal de transparencia

Fuente: portal web Alcaldía de Sáchica

Tal y como se aprecia en la figura No 1. Se despliegan los siguientes títulos: 1. Instrumentos de gestión de la información pública, 2. Trámites y servicios, 3. Contratación, 4. Control, 5. Planeación, 6. Presupuesto, 7. Normatividad, 8. Estructura orgánica y talento humano, 9. Información de interés y 10. Mecanismos de contacto.

Cuando la información se encuentre publicada en otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma, lo cual no se cumple en el portal ya que los enlaces se encuentran mucho sin contenido o con información vencida de la gestión administrativa pasada.

Figura No. 3 Transparencia

Fuente: portal web de la Alcaldía de Sáchica

En el índice de información clasificada y reservada no contiene ningún tipo de enlace o información. Según el artículo 15 de la Ley 1712, relativo al programa de gestión documental, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, lo cual en la Alcaldía funciona de manera deficiente en el portal web al no mostrar ningún tipo de información al respecto, ya que consideran parcialmente los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expiden en la materia.

Se encuentran barreras para el acceso al derecho de acceso a la información, cabe recordar

que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la Constitución.

En cuanto al Índice de Información clasificada y reservada, la Alcaldía debe mantener un índice actualizado de los actos, documentos e información clasificada o reservada, el índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación.

Figura No. 4 Solicitar Información PQRDS

Fuente: Portal web Alcaldía de Sáchica

Se procedió a realizar de manera anónima una solicitud en el portal para medir el tiempo y el proceso, sin embargo, no fue posible porque al ingresar los datos del diligenciamiento la página se muestra inhabilitada para tal fin, observe a continuación en la figura 4. Al respecto Pulido, Arce & Silva (2013), plantean: “sin acceso a la información, la facultad de participación social se ve seriamente limitada y se dificulta la relación con el resto de la humanidad por parte de los sujetos, lo que va en detrimento de su calidad de vida, su libertad de expresión y su autonomía” pp. 163.

Figura No. 5 Respuesta PQRDS

Fuente: Portal web Alcaldía de Sáchica

Figura No. 6 Información general

Fuente: Portal web Alcaldía de Sáchica

En la figura anterior se evidencia la dirección de la sede principal de la entidad, sus horarios de atención y dos correos institucionales una de contacto y una para notificaciones judiciales.

Aparecen los enlaces que redirigen a los portales de sus redes sociales, Facebook. YouTube y Twitter. También, presenta una aclaratoria en la línea de atención gratuita, la cual no se presenta por falta de cobertura telefónica, sin duda es una barrera de acceso para la población.

Políticas y procedimientos

los procedimientos y políticas en cuanto a transparencia y acceso a la información en coherencia con la normatividad aplicable en Colombia, así como lo relacionado con la gestión de información presentada en su portal web, la gestión documental, la publicación proactiva, la atención a solicitudes, la participación ciudadana, la capacitación y sensibilización, y el monitoreo y evaluación.

Es importante tener políticas y procedimientos claros y bien definidos para la gestión de la información pública y la transparencia, que sean coherentes con la normatividad vigente en Colombia y que se apliquen de manera consistente en todo el municipio, por ello, las instituciones públicas y privadas cumpliendo con la normativa desarrollan su manual de funciones, de procesos donde describen cada una de las actividades y responsabilidades que ejecutan las áreas que la integran, describiendo su responsable y su aporte en los macroprocesos de la organización. En este sentido, es necesario, revisar e indagar o incluso preguntarse si la Alcaldía de Sáchica:

1. ¿Posee manuales que describan sus procesos de transparencia y acceso a la

información?

2. ¿Posee un responsable de gestionar la información pública en la entidad?

Ambas interrogantes se responderán a continuación teniendo como respaldo u orientación en la normativa vigente en Colombia.

Manual de funciones

Actualmente cuenta con el Manual de funciones específicas, requisitos mínimos y competencias laborales, para los cargos que conforman la planta de personal del Municipio de Sáchica (2008), sin embargo, en el manual mencionado el cual se explican las funciones de cada dependencia, la estructura administrativa, los requisitos de cada uno de los empleos no se observa ni se determina dentro del manual, una estructura organizativa para el desarrollo y la gestión de la información.

Cabe destacar que al secretario de gobierno de la Alcaldía, se le atribuyen responsabilidades relacionadas, como lo es: administrar el proceso de archivo, de toda la alcaldía de acuerdo con las tablas de retención documental y el de ordenamiento legal vigente, procesos de administrar el personal, procesos de archivo central y sistemas de información. Información muy general y no muy específica en esta materia.

En la estructura organizacional del manual de 2018 se encuentra el organigrama actual el que no se encuentra en la página web. La estructura organizacional no tiene ilustrada o representada ningún departamento encargado para gestionar la información, por lo tanto, no existe un procedimiento claro, por el contrario, se encuentra confuso. Sin embargo, en los niveles jerárquicos de los empleados, se encuentra el nivel técnico, el cual comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. Es decir, que se puede concluir que el estándar para asegurar la transparencia de la información a nivel jerárquico es de un escalafón técnico, pero que, sin embargo, no se expresa ni es visibilizado en el organigrama de la institución pública.

Según el Decreto 088 de 26 de diciembre de 2018 por el cual se ajusta el manual especifico

de funciones y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la Alcaldía Municipal de Sáchica tampoco evidencia un procedimiento, ni políticas relacionadas con el tratamiento de la información lo que configura un área de intervención a mejorar con oportunas adecuaciones.

Capacitación y sensibilización.

La capacitación y sensibilización en transparencia y acceso a la información pública se refiere a las acciones que se realizan para formar y concientizar al personal de la Alcaldía y a los ciudadanos sobre la importancia de la transparencia y el acceso a la información pública, así como sobre sus derechos y obligaciones al respecto.

Algunas de las actividades que se pueden realizar para cumplir con este elemento son las siguientes:

o Ofrecer cursos presenciales o en línea sobre los aspectos teóricos, conceptuales y normativos fundamentales en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.

o Elaborar y difundir materiales informativos, educativos o lúdicos sobre el derecho de acceso a la información pública y los mecanismos para ejercerlo. o Realizar campañas de comunicación, difusión y sensibilización sobre la importancia de la transparencia y el acceso a la información pública para el fortalecimiento de la democracia, la participación ciudadana y la rendición de cuentas. o Promover espacios de diálogo, consulta y colaboración entre la Alcaldía, los ciudadanos y otros actores sociales sobre temas de interés público relacionados con la transparencia y el acceso a la información.

Mecanismos de participación ciudadana.

Los mecanismos de participación ciudadana en transparencia y acceso a la información pública se refieren a los medios que se ofrecen a los ciudadanos para involucrarse en la gestión pública, expresar sus opiniones, sugerencias o quejas, y ejercer un control social sobre las actividades de la Alcaldía.

Algunos de los mecanismos que se pueden implementar para cumplir con este elemento son los siguientes:

o Consultas públicas: Son procesos mediante los cuales se recaba la opinión de los ciudadanos sobre temas de interés público, tales como proyectos de ley, reglamentos, planes o programas.

o Audiencias públicas: Son espacios donde se convoca a los ciudadanos para que conozcan y participen en la presentación y discusión de temas de interés público, tales como informes de gestión, rendición de cuentas o evaluación de políticas públicas. o Consejos consultivos: Son órganos colegiados donde se integran representantes de la Alcaldía y de diversos sectores sociales para analizar y proponer soluciones a problemas públicos específicos, tales como seguridad, salud o medio ambiente. o Presupuesto participativo: Es un proceso donde se involucra a los ciudadanos en la definición y priorización de las obras y acciones que se financiarán con el presupuesto público municipal.

o Iniciativa popular: Es un mecanismo donde los ciudadanos pueden presentar propuestas normativas o solicitar la realización de consultas populares sobre temas de su interés.

Monitoreo y evaluación.

El monitoreo y la evaluación en transparencia y acceso a la información pública se refieren a las actividades que se realizan para verificar el cumplimiento de las normas y los principios de transparencia y acceso a la información pública, así como para medir el impacto y la eficacia de las acciones realizadas en esta materia.

Algunas de las actividades que se pueden realizar para cumplir con este elemento son las siguientes:

o Realizar censos o encuestas sobre el nivel de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales de la Alcaldía y sus dependencias, así como sobre la satisfacción y percepción de los ciudadanos al respecto.

o Elaborar indicadores o índices de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales que permitan comparar el desempeño de la Alcaldía con otros sujetos obligados o con estándares internacionales.

o Realizar auditorías o revisiones sobre el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales por parte de la Alcaldía y sus dependencias, así como sobre el funcionamiento de los mecanismos y procedimientos establecidos para garantizar estos derechos.

o Realizar estudios o evaluaciones sobre el impacto y los beneficios de la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos personales en la gestión pública, la participación ciudadana, la rendición de cuentas y el desarrollo social.

Protección de datos personales.

La protección de datos personales en transparencia y acceso a la información pública se refiere al conjunto de medidas que se adoptan para resguardar la privacidad e intimidad de las personas cuyos datos personales se encuentran en posesión de la Alcaldía, evitando su uso indebido o su divulgación no autorizada.

Algunas de las medidas que se pueden implementar para cumplir con este elemento son las siguientes:

o Establecer políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con los principios y obligaciones establecidos en la normatividad aplicable. o Elaborar y difundir avisos de privacidad que informen a los titulares de los datos personales sobre el responsable, la finalidad, el fundamento legal, los derechos y los mecanismos para ejercerlos, así como las transferencias y las medidas de seguridad que se aplican a sus datos.

o Implementar medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra el daño, pérdida, alteración, destrucción o uso no autorizado o ilegal.

o Capacitar y sensibilizar al personal de la Alcaldía sobre la importancia y el cumplimiento de la normatividad en materia de protección de datos personales. o Atender las solicitudes y denuncias de los titulares de los datos personales sobre el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO), así como sobre las posibles violaciones a su privacidad.

Designación de un funcionario responsable

La designación de un funcionario responsable de la transparencia y el acceso a la información se refiere a la elección de una persona que se encargue de entregar la información que se solicite en virtud de lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como de elaborar y actualizar el portal de transparencia de la Alcaldía.

Algunas de las funciones que debe realizar el funcionario responsable son las siguientes:

o Recibir, registrar y tramitar las solicitudes de información que presenten los ciudadanos o las entidades públicas o privadas.

o Proporcionar la información solicitada en el plazo y la forma establecidos por la ley, salvo que se trate de información reservada o confidencial. o Orientar y asesorar a los solicitantes sobre el ejercicio del derecho de acceso a la información y los mecanismos para impugnar las negativas o limitaciones al mismo.

o Elaborar y mantener actualizado el portal de transparencia de la Alcaldía, donde se publique la información de interés público sobre la gestión administrativa, financiera, presupuestaria y estadística de la entidad. o Capacitar y sensibilizar al personal de la Alcaldía sobre la importancia y el cumplimiento de la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información pública.

Rendición de cuentas

La rendición de cuentas en transparencia y acceso a la información pública se refiere al proceso mediante el cual la Alcaldía informa y justifica ante los ciudadanos y las entidades de control sobre el uso y destino de los recursos públicos, así como sobre los resultados e impactos de su gestión.

Algunas de las acciones que debe realizar la Alcaldía para cumplir con este elemento son las siguientes:

o Elaborar y publicar informes periódicos sobre el cumplimiento de sus planes, programas, proyectos y objetivos estratégicos, así como sobre el ejercicio del presupuesto público asignado.

o Presentar y difundir informes de gestión y rendición de cuentas ante los ciudadanos y las entidades de control, mediante audiencias públicas u otros mecanismos de participación ciudadana.

o Atender y responder a las observaciones, recomendaciones o sanciones que formulen los órganos de control interno o externo sobre el desempeño de la Alcaldía y sus dependencias. o Establecer mecanismos de retroalimentación y mejora continua a partir de la evaluación de los resultados e impactos de la gestión pública.

Figura No. 7 Rendición de Cuentas

Fuente: Portal web Alcaldía de Sáchica

“La rendición de cuentas es la obligación de las entidades y servidores públicos de informar y explicar los avances y los resultados de su gestión, así como el avance en la garantía de derechos a los ciudadanos y sus organizaciones sociales, a través de espacios de diálogo público” (3654 de 2010 y Ley 1757 de 2015). En paralelo, la rendición de cuentas implica e involucra a la capacidad y el derecho de la ciudadanía a pedir o solicitar información, explicaciones y retroalimentar al gobierno, con evaluaciones y propuestas de mejora, o con incentivos para corregir la gestión, premiar o sancionar los resultados.

En la imagen numero 8 correspondiente a las publicaciones de rendición de cuentas que hace la actual gestión de la Alcaldía, ha sido muy carente de información, sólo se evidencian documentos

relativos al año 2019 en su mayoría y un solo documento perteneciente al 2023, dejando sin evidencia los años, 2020, 2021 y 2022.

Las entidades que ejercen la labor de rendir cuentas a la ciudadanía pueden ser percibidas como más transparentes y, con ello, aumentar sus niveles de credibilidad y confianza ciudadana, haciendo que se establezcan óptimos en la gestión y direccionamiento de las entidades tanto del orden nacional como las del orden territorial. De igual forma, se logra el mejoramiento continuo de la gestión pública con base en las propuestas y evaluaciones de los usuarios y grupos de interés directos.

5. PROPUESTA DE PLAN DE MEJORA PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SÁCHICA

La transparencia y el acceso a la información pública son derechos fundamentales de la ciudadanía y pilares de la democracia participativa. Estos derechos permiten conocer el quehacer del gobierno, evaluar sus resultados y exigir su rendición de cuentas. Asimismo, estos derechos contribuyen a prevenir y combatir la corrupción, a promover la confianza en las instituciones y a fomentar el desarrollo social y económico.

Por esta razón, y como parte del objetivo específico número 3 de la investigación se ha elaborado el presente Plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública, con el fin de fortalecer las capacidades institucionales y ciudadanas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública1 y en el artículo 6º de la Constitución Política de Colombia2.

El Plan de mejora se basa en un diagnóstico participativo de la situación actual del municipio en materia de transparencia y acceso a la información pública, así como en una visión estratégica que orienta los objetivos, acciones e indicadores propuestos. El Plan de mejora busca mejorar los procesos internos de gestión documental, difusión proactiva y atención a solicitudes de información; así como impulsar la participación ciudadana, la cultura de la transparencia y el control social.

2 Alcaldía Municipal de Sáchica - Boyacá (sachica-boyaca.gov.co)

Figura No. 8 Plan de mejoramiento

Fuente: elaboración propia

Este documento presenta los principales elementos del plan de mejora, así como las responsabilidades, recursos y plazos para su implementación, seguimiento y evaluación. Se espera que este Plan sea una herramienta útil para mejorar la calidad de vida de los sachiquenses y para consolidar un gobierno abierto, transparente y responsable.

Estructura organizacional

La estructura organizacional permite la división y organización de las responsabilidades y tareas que constituyen la entidad, de tal manera que se generen conexiones, procesos y flujos de comunicación y cadenas de mando que facilitan la asertiva toma de decisiones para que cada una de las funciones y personas que la componen puedan coordinarse y orientarse hacia el logro de los objetivos, y el cumplimiento de derechos y deberes.

Figura No 9. Organigrama Alcaldía de Sáchica

Fuente: Archivos de la Alcaldía de Sáchica, Boyacá

Estructura del plan de mejoramiento

A continuación, se presentan los principales elementos estructurales del Plan de mejora:

Figura No. 10 Estructura del plan de mejoramiento

Fuente: Elaboración propia

1. Diagnóstico de la situación actual: este primer paso se ejecutó como desarrollo del objetivo

específico número 2 y los resultados se encuentran en el numeral “4.1 Diagnóstico situacional de la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica” en el que se realiza un análisis detallado de la situación actual en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en el municipio.

2. Identificación de áreas de mejora: como una conclusión del diagnóstico consolidado en el

numeral 4.1 y 4.2 se identificaron las áreas específicas donde se requieren mejoras.

3. Definición de objetivos y metas: determinadas las áreas que requieren mejoras en la alcaldía de

Sáchica, se establecen los objetivos claros y medibles para la consolidación del plan de mejora.

Los objetivos y acciones que se van a implementar para garantizar el derecho de acceso a la información pública, la rendición de cuentas, la participación ciudadana y la integridad pública. Para garantizar el derecho de acceso a la información pública, la rendición de cuentas, la participación ciudadana y la integridad pública se requiere implementar en el municipio:  Adoptar y cumplir la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que establece los principios, bases generales y procedimientos para el ejercicio de este derecho fundamental.

 Publicar y actualizar proactivamente la información de interés público en los canales de divulgación establecidos, como páginas web, redes sociales, boletines, etc., de manera oportuna, verificable, comprensible y completa.

 Responder a las solicitudes de acceso a la información en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad, respetando el principio de máxima publicidad y las excepciones legales.

 Establecer mecanismos de rendición de cuentas que permitan a los ciudadanos conocer y evaluar el desempeño de las autoridades, entidades y órganos públicos, así como el uso y destino de los recursos públicos.

 Promover la participación ciudadana en el diseño, implementación y evaluación de las políticas y los servicios públicos, mediante espacios de consulta, colaboración y co-creación.

 Implementar sistemas de integridad pública que prevengan y sancionen la corrupción, el conflicto de interés, el tráfico de influencias y otras conductas contrarias a la ética pública.

4. Planeación de actividades y recursos: Establecido los objetivos y metas, se planifican las

actividades necesarias para lograrlos. Las actividades deben plantearse con cierta periodicidad, y debe estar asignada a una entidad que la ejecute, controle y supervise. Algunas de ella se presentan en la siguiente tabla:

Tabla 11 Planeación de actividades

Categoría Actividades de Gestión Dependencia responsable Tiempo Transparencia de la Información Realizar directorio de los funcionarios.

Oficina de comunicaciones

1 semana

Acceso a la información Habilitar canales para publicar información:

presencial, electrónico, postal y telefónico.

Oficina de comunicaciones

1 mes

Acceso Promover los proyectos que favorezcan la apropiación y masificación de las tecnologías Atención al ciudadano

1 año

Transparencia de la Información Identificar y definir los procesos en el manual de cargos de la entidad Recursos Humanos/Planeación estratégica

3 meses

Acceso Adherirse a principios de la calidad de la información, divulgación proactiva principio (Lo anterior en base a la Ley

1712 del 2014)

Oficina de comunicaciones Revisión continua

Transparencia de la Información Establecer un sistema de gestión documental que permita organizar, clasificar, conservar y actualizar la información pública que produce o recibe la alcaldía.

Oficina de comunicaciones

6 meses

Transparencia de la Información Capacitar al personal encargado de atender las solicitudes de información pública sobre los criterios de calidad de la información y las normas legales que las regulan. Recursos Humanos

6 meses

Transparencia de la Información Verificar periódicamente la información publicada en el portal web de la alcaldía y en otros medios de comunicación, para garantizar que sea coherente, precisa y actualizada.

Oficina de comunicaciones Revisión continua Acceso Utilizar formatos abiertos y estándares para publicar o entregar la información pública, que faciliten su acceso, comprensión y reutilización por parte de los ciudadanos.

Atención al ciudadano Revisión continua

Participación Ciudadana Implementar mecanismos de retroalimentación y participación ciudadana que permitan evaluar la calidad de la información pública y mejorar los procesos de producción y difusión de la misma. Atención al ciudadano Revisión continua Protección de datos El artículo 13 de la Ley

1712 de 2014, establece que

los sujetos obligados deben crear y mantener actualizados los registros de activos de información, que son los inventarios documentales y los cuadros de clasificación documental. Además, el artículo 14 señala que los sujetos obligados deben publicar en su página web la información mínima que incluye los instrumentos archivísticos y el programa de gestión documental. Oficina de comunicaciones Revisión continua Acceso Garantizar el derecho de acceso a la información pública a todos los ciudadanos que lo soliciten, sin discriminación ni restricción indebida, salvo las excepciones legales. Oficina de comunicaciones Revisión continua Fuente: elaboración propia

Identificación de los instrumentos de gestión de la información que se requieren para publicar y responder a las solicitudes de información, tales como el Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación

de Información y el Programa de Gestión Documental. En este caso en particular el portal de funciónpublica.gov.co en Colombia posee algunos elementos que permiten planear el componente de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano enfocado a 5 elementos:

Figura No. 10 Componentes de Transparencia y acceso a la información pública

Fuente: elaboración propia

*Transparencia activa: relacionada con la publicación y puesta a disposición de información pública en los canales de divulgación establecidos, de manera proactiva sin que medie solicitud alguna. *Transparencia pasiva: relacionada con la respuesta a las solicitudes de acceso a la información, en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad.

*Instrumentos de gestión de la información: relacionada con la elaboración, adopción, implementación y actualización del Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental.

*Criterio diferencial de accesibilidad: relacionada con la garantía del acceso a la información a población indígena y población en situación de discapacidad en términos de canales, idiomas, lenguas y medios.

*Monitoreo al acceso a la información: relacionada con el seguimiento al cumplimiento de los principios del derecho de acceso a la información establecidos en la Ley 1712 de 2014. Definición de los canales de divulgación y acceso a la información, tanto presencial como virtual, y las estrategias para facilitar la accesibilidad a la población rural y en situación de discapacidad. Para implementar la ley 1712 de 2014 en el municipio, se requieren los siguientes canales de divulgación y acceso a la información, tanto presenciales como virtuales. Figura No. 13 Canales de divulgación y acceso a la información

Fuente: elaboración propia

o En el sitio web oficial del municipio, se debe publicar proactivamente la información de interés público, como la estructura orgánica, las funciones, los planes, los

programas, los proyectos, el presupuesto, los contratos, las convocatorias, los informes, etc., de acuerdo con el Esquema de Publicación de Información. o El correo electrónico institucional del municipio, donde se debe recibir y responder las solicitudes de acceso a la información pública que realicen los ciudadanos, en los términos y condiciones establecidos por la ley.

o Los medios físicos o electrónicos que el municipio establezca para divulgar y facilitar el acceso a la información pública, como carteleras, boletines, revistas, redes sociales, canales de YouTube, etc., teniendo en cuenta el criterio diferencial de accesibilidad para la población indígena y en situación de discapacidad.

o Las ventanillas u oficinas de atención al ciudadano del municipio, donde se debe brindar orientación y asistencia para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, así como recibir y tramitar las solicitudes que se presenten por medio físico.

5. Evaluación y seguimiento: Determinadas las actividades, se hace necesario definir los elementos

de evaluación periódica del plan de mejora para medir su eficacia y hacer ajustes si es necesario. Determinadas las actividades del plan de mejoramiento para garantizar los derechos de los ciudadanos, se hace necesario definir los elementos de evaluación periódica para medir su eficacia y hacer ajustes si es necesario.

Para el plan de mejoramiento del municipio de Sáchica en el tema de transparencia y acceso a la información pública, se requieren los siguientes tipos de indicadores y mecanismos de seguimiento y evaluación:

o Indicadores de cumplimiento de las obligaciones legales en materia de transparencia y acceso a la información pública, como la publicación proactiva de la información de interés público,

la respuesta a las solicitudes de información, la implementación de los instrumentos de gestión de la información, etc.

o Indicadores de calidad de la información publicada y entregada, como la veracidad, la oportunidad, la comprensibilidad, la accesibilidad, etc.

o Indicadores de eficiencia en el uso de los recursos destinados a garantizar el derecho de acceso a la información pública, como el costo por solicitud atendida, el tiempo promedio de respuesta, el porcentaje de solicitudes resueltas favorablemente, etc.

o Indicadores de impacto del derecho de acceso a la información pública en el desarrollo local, como el nivel de satisfacción ciudadana, el grado de participación ciudadana, el índice de transparencia municipal, el índice de percepción de corrupción, etc. Figura No. 14 Indicadores de evaluación

Fuente: elaboración propia

Los mecanismos de seguimiento y evaluación son las herramientas que permiten recoger, analizar y comunicar los datos e información generados por los indicadores. Algunos ejemplos son:

o Los sistemas de información que permiten registrar, almacenar y consultar los datos e información relacionados con el derecho de acceso a la información pública, como el Sistema Nacional de Transparencia, el Portal Único de Solicitudes, el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, etc.

o Los informes que permiten presentar y difundir los resultados obtenidos por los indicadores, como los informes anuales, trimestrales o mensuales sobre el cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública, los informes estadísticos sobre las solicitudes recibidas y atendidas, los informes sobre las acciones judiciales interpuestas contra el municipio por violación al derecho de acceso a la información pública, etc. o Las auditorías que permiten verificar y evaluar el cumplimiento y la calidad de las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública, como las auditorías internas o externas realizadas por entidades competentes, las auditorías ciudadanas realizadas por organizaciones sociales o académicas, las auditorías participativas realizadas con la colaboración de los ciudadanos interesados, etc.

6. Comunicación y participación ciudadana: El cierre del plan de mejoramiento, no se realiza hasta

cuándo se ha definido la manera de involucrar a la ciudadanía y fomentar la participación ciudadana.

Determinados los elementos de evaluación y seguimiento del plan de mejoramiento, este no se puede cerrar de manera técnica sin involucrar a la ciudadanía y fomentar la participación ciudadana. Este punto de cierre es uno de los más importantes en la gestión del plan de mejoramiento ya que permite promover la colaboración y la co-creación con los ciudadanos y las partes interesadas en la definición y mejora de los servicios públicos y las políticas públicas. Para promover estos procesos, se podrían implementar las siguientes acciones:

6.1 Identificar y convocar a los actores relevantes que tengan interés o incidencia en el servicio público o la política pública que se quiere definir o mejorar, como los usuarios, los beneficiarios, los proveedores, las organizaciones sociales, las entidades académicas, etc. 6.2 Establecer espacios de diálogo que permitan escuchar y comprender las necesidades, expectativas y propuestas de los actores involucrados, así como generar confianza y consenso entre ellos.

6.3 Diseñar e implementar mecanismos de colaboración que faciliten la cooperación y la

coordinación entre los actores públicos y privados, como las mesas de trabajo, los talleres, las consultas, las encuestas, las plataformas digitales, etc.

6.4 Aplicar metodologías de co-creación que permitan generar soluciones innovadoras y centradas en el usuario para el servicio público o la política pública que se quiere definir o mejorar, como el design thinking, el living lab, el prototipado, el testeo, etc.

6.5 Evaluar y comunicar los resultados e impactos de los procesos de colaboración y co-creación en el servicio público o la política pública que se ha definido o mejorado, así como reconocer y valorar el aporte de los actores involucrados.

6.6 La rendición de cuentas se debe divulgar e incentivar a la comunidad a participar, a través de los informes de gestión donde se dé a conocer los balances de resultados anuales de la administración municipal.

6.7 A través de la oficina de atención al ciudadano, se deben recibir los PQRS, Gestión de peticiones, quejas y reclamos, sugerencias y denuncias, la misma también puede gestionarse de manera electrónica.

Conclusiones

En el primer objetivo específico se construyó un diagnóstico situacional, realizado a partir de la configuración de una matriz con el fin de analizar la situación actual de los procesos archivísticos en cuanto a la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica. Esta matriz identificó las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, donde se evidenció que la entidad presenta una serie de debilidades que afectan su nivel de transparencia y acceso a la información pública, tanto interna como externamente; entre estas debilidades se encuentran la falta de cultura de transparencia, la escasa documentación y publicación de la actividad estatal, la dificultad para el control fiscal y disciplinario de los recursos públicos, las barreras electrónicas y físicas.

Seguidamente el segundo objetivo específico, referido a la determinación de elementos para garantizar la transparencia y acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica, se presentan los principales elementos que se deben considerar para mejorar la transparencia y el acceso a la información pública en la Alcaldía Municipal de Sáchica, tales como lo son el portal de transparencia, políticas y procedimientos, manual de funciones, capacitación y sensibilización, mecanismos de participación ciudadana, protección de datos personales, monitoreo y evaluación y la designación de un funcionario responsable para ejecutar dichas áreas de mejora. El tercer y último objetivo específico, es la propuesta de plan de mejora para la transparencia y acceso a la información pública en la alcaldía municipal de Sáchica el cual busca mejorar los procesos internos de gestión documental, difusión proactiva y atención a solicitudes de información; así como impulsar la participación ciudadana, la cultura de la transparencia y el control social. Con la investigación realizada en la Alcaldía de Sáchica, se deja en evidencia que siguen existiendo barreras para la obtención de información en las entidades públicas, aun cuando el marco

legal en materia de transparencia y acceso a la información es amplio, como lo son la Constitución de la República, ley 850 de 2003, ley 1712 del 2014, ley 1341 de 2009, acuerdo municipal 04 de 2017, acuerdo municipal 09 de 2018 y del marco teórico desarrollado por diversos autores se está lejos de una activa participación ciudadana, rendición de cuentas, calidad y efectividad en la información; por ello el plan de mejora con el cual se finaliza la investigación es una herramienta de vital importancia para el crecimiento del Municipio, de la entidad, y de los procesos que se traducen en inclusión, cultura, educación y participación.

Recomendaciones

La transparencia y acceso a la información es un tema en pleno desarrollo para el avance de las sociedades, en la reducción de la corrupción, en incrementar la cultura ciudadana de veeduría por los recursos públicos, por ello se insta a los estudiantes de la carrera de sistemas de información bibliotecología y archivística a incrementar las investigaciones en las entidades públicas en nuestro país, utilizando otros métodos de validación y de recolección de información ampliando así los resultados y argumentando nuevas propuestas de mejora.

Las entidades públicas en Colombia requieren mejorar los procesos de rendición de cuentas, administración de recursos públicos, coadyuvar a mecanismos de participación ciudadana a través de diferentes canales, facilitando el acceso, por ello, la comunidad educativa, a través de los profesores juegan un papel determinante en la construcción del conocimiento a través de sus enseñanzas para seguir guiando y fortaleciendo las herramientas de profesionales y ciudadanos virtuosos.

La Universidad es un actor que proporciona y suma a la ciencia, el saber y la construcción de conocimiento, representa los espacios de exigencia, de transformación social, creando y generando soluciones a los problemas, dirigen gobiernos eficaces, impulsan las economías, crean sociedades más justas y en general apoyan a la sociedad civil. En este sentido, se incentiva a esta casa de estudio a seguir buscando y facilitando las herramientas en el uso de las tecnologías que se actualizan constantemente, y cumpliendo con el estándar de calidad y de ética que la caracteriza. Finalmente, se recomienda a la Alcaldía de Sáchica tener en cuenta la propuesta desarrollada en esta investigación para mejorar sus procesos internos en cuanto a transparencia y acceso a la información, de tal manera que se traduzca en mejor servicio a la ciudadanía.

Anexos

Anexo No. 1 Guion de Observación

Guion de Observación Categoría Pregunta Subpregunta Si No Observación Transparencia ¿Es de carácter público la Información de los servidores públicos, empleados y contratistas en la Alcaldía de Sáchica?

¿La Alcaldía publica información del directorio de sus servidores públicos y empresas contratistas?

X La información (directorio de sus servidores públicos) no se evidencia en la página web y tampoco en las redes sociales. La publicación de esta información tiene implicaciones positivas para la transparencia, el control social y la rendición de cuentas de la administración pública, ya que permite a los ciudadanos conocer quiénes son los responsables de ejecutar las actividades relacionadas con la administración

o funcionamiento de la entidad, así como los montos y condiciones de los contratos. Si la alcaldía no publicara esta información, se estaría vulnerando el derecho de acceso a la información pública que tienen los ciudadanos, así como el principio de publicidad que rige la contratación estatal. Además, se dificultaría el ejercicio del control fiscal y disciplinario sobre los recursos públicos y se generaría desconfianza y sospecha sobre posibles actos de corrupción o favoritismo en la contratación. Acceso ¿La Alcaldía ¿Qué requisitos X En el marco de la Ley 1712 de 2014, e n su art. 26 la solicitud debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 26, tales como:  La identificación del solicitante y su garantiza al debe tener la ciudadano el solicitud?

acceso a la información cuando es solicitada a

través de distintos canales de atención?

¿qué tiempo de respuesta tienen?

dirección física o electrónica.

 La descripción clara y precisa de la información que se solicita.

¿Qué canales existen para la recepción de información?

Los canales o mecanismos se pueden clasificar en:

 Presencial: se puede presentar la solicitud verbalmente o por escrito en el punto de atención al ciudadano de la entidad o en la ventanilla única de radicación.

 Telefónico: se puede llamar a los números fijos o móviles, líneas gratuitas o fax que tenga habilitados la entidad para atender las solicitudes.  Electrónico: se puede enviar un correo electrónico a la dirección institucional de la entidad o a la dirección específica para notificaciones judiciales. También se puede diligenciar un formulario electrónico en la página web de la entidad o en el Sistema de Información de Participación Ciudadana (SIPAR).

 Postal: se puede enviar una carta con la solicitud a la dirección física de la entidad ¿Qué canales tiene implementada la alcaldía para la atención a los ciudadanos?

Se hicieron intentos a través del teléfono publicado en el portal web de la Alcaldía, pero no hubo respuesta. Aunque señalan que no existe línea gratuita debido a que no hay señal en la zona.

¿Existe en el portal web de la Alcaldía la opción de recibir solicitudes?

X En la ventana habilitada en la página web

“PQRDS

Recepción de Solicitudes” hay un enlace titulado “solicitud de información” y se encuentra un formulario para llenar y adjuntar documentación, sin embargo, al ingresar los datos para la solicitud arroja error y no permite continuar con la operación.

Acceso ¿La Alcaldía de Sáchica permite la prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la entidad, según Ley 1341 de 2009?

¿La Alcaldía cuenta con programas y proyectos que favorezcan la apropiación y masificación de las tecnologías?

X La Alcaldía no cuenta con programas que promuevan la masificación de las tecnologías. Transparencia y Acceso ¿Existe un manual de procesos que describa la transparencia y acceso a la información en la Alcaldía de Sáchica?

¿Realizan publicaciones de los procesos relacionados a la transparencia y al acceso de la información en la alcaldía de Sáchica?

X No se evidencias manuales específicos de procesos que describan la transparencia y acceso a la información en la Alcaldía de Sáchica.

Sin embargo, hay una pestaña en la página web con Información del Mintic dirigido hacia funcionarios de entidades públicas en cuanto al manejo de protección de datos e información pública.

Transparencia y Acceso ¿La Alcaldía de Sáchica se adhiere a principios de gratuidad, Principio de la calidad de la información, divulgación proactiva ¿Tiene algún cobro la solicitud de información?

X Debido a que no se ha podido comprobar el canal oficial para la solicitud de información no es posible responder dicho interrogante. Sin embargo, la información solicitada para acceder a manuales e información interna a fin de la presente investigación no tuvo ningún cobro.

principio (Lo anterior en base a la Ley 1712 del 2014) ¿Principio de la calidad de la información?

X Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por la entidad, debe ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles, lo cual existe un cumplimiento parcial de ello, ya que se carece de información. Ya que no es verificable este principio en la alcaldía de Sáchica, se podrían implementar las siguientes acciones:

 Establecer un sistema de gestión documental que permita organizar, clasificar, conservar y actualizar

la información pública que produce o recibe la alcaldía.

 Capacitar al personal encargado de atender las solicitudes de información pública sobre los criterios de calidad de la información y las normas legales que las regulan.

 Verificar periódicamente la información publicada en el portal web de la alcaldía y en otros medios

de comunicación, para garantizar que sea coherente, precisa y actualizada.

 Utilizar formatos abiertos y estándares para publicar o entregar

la información pública, que faciliten su acceso, comprensión y reutilización por parte de los ciudadanos.

 Implementar mecanismos de retroalimentación y participación ciudadana que permitan evaluar la calidad de la información pública y mejorar los procesos de producción y difusión de la misma.

¿Cumple con el Principio de la divulgación proactiva de la información?

X Según este principio el derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros. En base a lo anterior, la entidad no cumple con el principio de la divulgación proactiva ya que no cuenta con información actualizada ni rutinaria.

Transparencia y Acceso ¿Existe una dependencia en la Alcaldía de Sáchica para el desarrollo de las funcionalidades de Transparencia y acceso a la información pública?

¿Existe algún profesional responsable o cargo dentro de la entidad?

X Existe el decreto 088 de 2018 que ajusta el manual de funciones específicas y competencias laborales para los cargos que componen la planta de personal del Municipio de Sáchica (2008), al cual se pudo tener acceso y revisar en profundidad. Se encontró que en las funciones del alcalde le asiste la responsabilidad de: Crear, suprimir o fusionar los empleos de su dependencia, señalarle funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglos a los acuerdos correspondientes. Por su parte es al secretario de Gobierno, a quien se le atribuyen funciones directas en cuanto a la transparencia y acceso a la información.

Participación Ciudadana ¿La entidad evidencia en sus procesos mecanismos de participación ciudadana?

¿Tienen mecanismos de participación ciudadana en su portal web o en canales digitales?

X En el portal web existe una ventana de “participa” la cual incluye varios enlaces que considero elementos idóneos para la participación ciudadana, aunque insuficientes.

¿Existen mecanismos de participación ciudadana para el diagnóstico e identificación de problemas?

X Dentro de la ventana de “participa” incluye un enlace de diagnóstico e identificación de problemas ¿La ciudadanía tiene injerencia en la planeación y el presupuesto público?

X Dentro de la ventana de “participa” incluye un enlace de planeación y presupuesto participativo, que debería motivarse con la ciudadanía para fomentar la participación ciudadana en planeación y ejecución del presupuesto público de la alcaldía de Sáchica, se podrían

implementar las siguientes

estrategias:

 Realizar consultas públicas, audiencias públicas, cabildos abiertos o presupuestos participativos para recoger las opiniones, propuestas y prioridades de los ciudadanos sobre el plan de desarrollo y el presupuesto municipal.

 Publicar y difundir de forma clara, accesible y oportuna la información sobre el presupuesto municipal, sus fuentes de ingresos, sus rubros de gasto, sus metas e indicadores de gestión y sus resultados e impactos.

 Crear espacios de diálogo, coordinación y colaboración entre la alcaldía, los concejales, las organizaciones sociales, los medios de comunicación y los ciudadanos para el seguimiento y evaluación del presupuesto municipal.

 Capacitar y sensibilizar a los funcionarios públicos, los líderes sociales y los ciudadanos sobre la importancia y los beneficios de la participación ciudadana en el presupuesto público.

¿Existe algún proceso de consulta X Los mecanismos de participación ciudadana son los medios a través de los cuales se

ciudadana?

materializa el derecho fundamental a la participación democrática, y permiten la intervención de los ciudadanos en la conformación, ejercicio y control del poder político. Se evidencia procesos de asambleas comunitarias en ciertas comunidades donde se desarrollan proyectos sociales y asistencialistas.

¿Se invita a la población a participar y hacer propuestas innovadoras en el Municipio?

X La Colaboración e Innovación desde el enfoque público, es entendida como las interacciones con la ciudadanía en aras de resolver las problemáticas públicas con el conocimiento de los grupos de interés y así solventar los desafíos de las entidades, de modo que se establezcan redes de cooperación y sinergias que permitan comprender las problemáticas o necesidades de una población particular, abrir canales para recibir ideas y propuestas de solución y lograr la selección final de las más viables.

Aun cuando la Alcaldía de Sáchica realiza mesas de trabajo con las comunidades donde se discuten posibles soluciones a los problemas de las comunidades no hay canales de invitación oficial y de promoción que incentiven a los distintos grupos poblacionales a participar.

¿Participan las familias en la rendición de cuentas?

x El proceso de rendición de cuentas es un derecho de la ciudadanía a ser informada sobre las gestiones y los resultados obtenidos por las entidades públicas. La Rendición de cuenta pública del

año fiscal 2019, es el último informe que se evidencia en la página web de la Alcaldía de Sáchica, es decir el último informe del alcalde anterior. En el periodo de la administración actual no se evidencian informes que rindan cuenta de la gestión y del plan operativo.

Sin embargo, en la sección de noticias de la página se evidencian encuentros en las comunidades donde se da cumplimiento al plan de desarrollo del Municipio, y donde participan las familias beneficiarias de los proyectos, como lo es el proyecto de gas natural para los hogares que llevan a cabo actualmente. ¿Existe un control ciudadano de las políticas públicas implementadas por la Alcaldía?

X Ante la incipiente participación de la ciudadanía, presentamos algunos de los controles que se pueden ejercer sobre las políticas públicas implementadas:

 La veeduría ciudadana: consiste en el derecho que tienen los ciudadanos de organizarse para vigilar la gestión pública en aspectos como la ejecución de obras, la prestación de servicios públicos, la protección del patrimonio público y el cumplimiento de los planes de desarrollo.  El control social:

consiste en el conjunto de acciones que realizan los ciudadanos para incidir en las decisiones, acciones y resultados de

la gestión pública, a través de mecanismos como la participación ciudadana, la rendición de cuentas, la transparencia y el acceso a la información pública.

 La auditoría social:

consiste en el proceso

mediante el cual los

ciudadanos verifican y evalúan el desempeño de las entidades públicas o privadas que ejecutan recursos o programas públicos, con base en criterios e indicadores previamente establecidos.

 El control fiscal:

consiste en el ejercicio que realizan los ciudadanos para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, con el apoyo de la Contraloría General de la República o las contralorías territoriales.

Nota: ningún enlace contiene información, cabe destacar que en el Facebook de la Alcaldía se evidencian asambleas comunitarias, y diversos encuentros entre servidores públicos y sociedad en general en pro de la articulación de proyectos sociales.

Participación ciudadana ¿Existe un proceso en la Alcaldía de Sáchica de veeduría ciudadana establecida en la ley 850 de 2003? “Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos ejercer vigilancia sobre la gestión pública” ¿Se validan a los ciudadanos que solicitan información cuando se declaran veedores de políticas públicas que lleve a cabo la entidad?

X En el marco de la ley 850 de 2003, los ciudadanos que se presentan en la entidad pueden realizar veeduría a través de derecho de petición y la entidad les da respuesta en los plazos que la ley lo establece. Protección de información ¿La Alcaldía de Sáchica protege la información que es generada a través de los medios de comunicación?

¿ qué mecanismos tiene para la protección de la información?

X Se indagó a través de distintas fuentes con funcionarios de la entidad, sin embargo, no se encontró ningún tipo de información sobre mecanismos para la protección de la información.

Por ello para proteger esta información, la alcaldía de Sáchica podría implementar las siguientes medidas:

 Garantizar el derecho de acceso a la información pública a todos los ciudadanos que lo soliciten, sin discriminación ni restricción indebida, salvo las excepciones legales.

 Publicar y actualizar de forma proactiva la información de interés público que produce o

recibe la alcaldía, en su portal web y en otros medios de comunicación, utilizando formatos abiertos y accesibles.  Implementar medidas de seguridad física y digital para prevenir la pérdida, alteración, daño o acceso no autorizado a la información pública que se encuentra bajo su custodia o responsabilidad.

 Capacitar y sensibilizar a los funcionarios públicos y a los contratistas sobre la importancia y los beneficios de la protección de la información pública, así como sobre las normas y procedimientos que deben seguir para garantizarla.

 Establecer mecanismos de control interno y externo para verificar el cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de la información pública, e imponer las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento. Transparencia y protección de información ¿La Alcaldía cuenta con los instrumentos archivísticos y estos se encuentran aprobados por el archivo Departamental?

*¿Cuenta con

CCD, TRD,

TVD, PGD,

PINER, BT?

X La Alcaldía en el momento solo cuenta con las TRD, los demás instrumentos archivísticos no están implementados.

El artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, establece que los sujetos

obligados deben crear y

mantener actualizados los

registros de activos de

información, que son los inventarios documentales y los cuadros de clasificación documental.

Además, el artículo 14 señala que los sujetos obligados deben publicar en su página web la información mínima que incluye los instrumentos archivísticos y el programa de gestión documental. Estas disposiciones buscan garantizar el derecho de acceso a la información pública y facilitar la localización y consulta de los documentos por parte de los ciudadanos.

Anexo No. 2 Índice de transparencia Activa

Descripción Bueno Regular Malo Análisis Marco Legal x En el portal web se pueden evidenciar una serie de acuerdos, decretos y resoluciones, que dicen estar actualizados a la fecha. Estructura organizacional x Muestra el organigrama de la institución, sin embargo, no es el que actualmente está en funcionamiento ya que hay departamentos que no se involucraron como por ejemplo el de Comisaria de familia e inspector de policía. Procesos y procedimientos x *Presupuesto: el último informe es el de diciembre 2021.

*Informe de estados financieros: el último informe es el de diciembre 2021. *Tablas de retención documental: el último informe es el de 2015. *Programa de gestión documental se encuentra sin información.

*Esquema de publicación de la información se encuentra sin información. *Índice de información clasificada y reservada se encuentra sin información. *Registro de activos de información se encuentra sin información.

* En la sección de trámites y servicios no

aparecen las funcionalidades que realizan. En la sección de contrataciones: *Plan anual de adquisiciones: el último informe es el de enero 2021.

* En materia de adquisición y compras no

está actualizado, el último informe corresponde al 2018.

* En cuanto a ejecución de contratos,

aparece un enlace para el Secop que expiró en 2016.

* En cuanto a información contractual el

último informe pertenece a marzo 2022.

* Rendición de cuentas a la ciudadanía el

último informe es de 2019 y dos pdf del

2018.

*Informes de PQRS están publicados por intermitencia de meses lo cual dificulta el acceso a la información en tiempo real. Capacidades técnicas x Existen equipos y herramientas para cumplir con las labores, pero no son los suficientes para garantizar una mejor y rápida función.

Participación ciudadana x En el portal de participación ciudadana se muestran las siguientes opciones: *Diagnostico e identificación de problemas; *Planeación y presupuesto participativo; *Consulta ciudadana; *Colaboración e innovación *Rendición de cuentas: el último informe es de 2019 y dos pdf del 2018. *Control ciudadano.

*Adicional a ello, los programas sociales que tienen publicados datan de 2018. Nota: Todos los items se encuentran vacíos en el portal web.

Anexo No. 3 Índice de participación ciudadana:

Descripción Bueno Regular Malo Análisis Marco Legal x Constitución Política Ley 850 de 2003 Ley 134 de 1994 Decreto 503 de 2011 Decreto 371 de 2010 Decreto 1421 de 1993 Estructura organizacional x Haciendo una revisión al Manual de funciones de la Alcaldía de Sáchica (anexo

2) la estructura organizacional responde a

cargos administrativos, cargo de consulta popular y cargos de libre nombramiento y remoción.

Procesos y procedimientos x Dentro de los procesos no se evidencian ni se hace énfasis en involucrar a la participación ciudadana en los procesos de toma de decisiones a través de mesas de trabajo, audiencias públicas, mesas de discusión comunitarias.

Capacidades técnicas x Si cuenta con el recurso humano y financiero para realizar actividades de rendición de cuentas y de promover la participación ciudadana, sin embargo, se carece de liderazgo, iniciativa y voluntad para ejecutarlas y llevarlas a cabo. Participación ciudadana x Según derecho constitucional el deber ciudadano es participar e intervenir en la gestión pública permitiendo que estos puedan ser contralores dándole seguimiento a y evaluación a las políticas públicas de los proyectos en proceso desde los municipios. Sin embargo, no se evidencia algún proceso en específico de consulta, de debate o de rendición de cuentas para el diseño de estrategias del plan de desarrollo

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