Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira

Yuselfis María Mendoza Atencio

Archivística e Inteligencia de Negocios, Escuela de Humanidades y Estudios Sociales

Universidad de La Salle

Trabajo de grado

Dra. Yamely Margarita Almarza Franco

18 de febrero de 2025

Hoja de Evaluación

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________

_______________________________ Firma del Jurado

_______________________________ Firma del Jurado

_______________________________ Firma del director del Trabajo de grado

Bogotá D. C., 2025

AGRADECIMIENTOS

A Dios, por ser guía constante en mi vida, por darme la fortaleza, la sabiduría y la salud necesarias para culminar esta etapa tan importante.

A mi familia, en especial a mis padres, por su amor incondicional, su apoyo constante y por creer en mí en cada momento del proceso. Gracias por ser mi motor y mi mayor inspiración.

A los docentes de la Maestría, en especial, a mi tutora Yamelys Margarita Almarza Franco, quien, con mucha paciencia y compromiso, me acompañaron durante este proceso, siendo referentes importantes para avanzar hasta ver cumplida la meta.

A mis compañeros, con quienes compartí momentos memorables en diferentes escenarios de aprendizaje, siendo apoyo constante durante los procesos académicos en la maestría.

A nuestra alma mater Universidad La Salle, por brindarnos las herramientas y el andamiaje necesario con el que hoy vemos dar fruto con la finalización de este trabajo de grado.

A todos aquellos que, de alguna manera contribuyeron a poder alcanzar este gran logro. Infinitas gracias a todos.

DEDICATORIA

Con gratitud y cariño, dedico este trabajo de grado:

A Dios, por darme el valor, la sabiduría y la luz a seguir en este proceso. A mis padres, por su apoyo, confianza y por estar siempre ahí para mí, en cada momento. A mi familia, por brindarme tanto cariño, apoyo, comprensión y confianza en los momentos de dificultad, estando siempre presentes.

A mis verdaderos amigos, por su voz de aliento y por darme fuerzas para avanzar. Y a mí misma, por orientarme al logro, ser constante y esforzarme por poner en práctica los conocimientos adquiridos durante mi formación académica.

.

RESUMEN

Esta investigación tiene como finalidad proponer un Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, en aras de asegurar la protección, acceso y conservación a largo plazo de los documentos que narran la historia de esta región. Como principales referentes teóricos se encuentran Edmondson (2002), Hernández y Mendoza (2018), Blanco et al. (2020), Arribas (2022), Gómez y Odor (2023) y los referentes normativos del Archivo General de la Nación, en especial el Acuerdo No. 001 de 2024. El diseño metodológico del estudio comprende un enfoque cualitativo de tipo descriptivo, método el estudio de casos y técnicas de recolección de información el análisis de contenido y la observación directa, empleado como instrumentos una matriz de análisis de contenido y una guía de observación, respectivamente. Los resultados del estudio indican que esta entidad posee necesidades a nivel estructural, administrativo y ambiental, que limitan una práctica adecuada de conservación documental. Se concluyó que la propuesta de integración en un plan de los programas de conservación preventiva a partir del diagnóstico realizado, permitió dar respuesta a las necesidades actuales para la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico, contribuyendo a mejoras significativas que garanticen este propósito.

Palabras clave: conservación documental, plan de conservación documental, patrimonio documental, archivo histórico.

ABSTRACT

The purpose of this research is to propose a Conservation Plan for the Documentary Heritage of the Historical Archive of the Government of La Guajira, in order to ensure the protection, access and long-term conservation of the documents that narrate the history of this region. The main theoretical references are Edmondson (2002), Hernández and Mendoza (2018), Blanco et al. (2020), Arribas (2022), Gómez and Odor (2023) and the regulatory references of the General Archive of the Nation, especially Agreement No. 001 of 2024. The methodological design of the study includes a qualitative descriptive approach, case study method and information collection techniques, content analysis and direct observation, using a content analysis matrix and an observation guide as instruments, respectively. The results of the study indicate that this entity has needs at a structural, administrative and environmental level, which limit an adequate practice of documentary conservation. It was concluded that the proposal to integrate preventive conservation programs into a plan based on the diagnosis carried out, made it possible to respond to the current needs for the conservation of the Documentary Heritage of the Historical Archive, contributing to significant improvements that guarantee this purpose.

Keywords: documentary conservation, documentary conservation plan, documentary heritage, historical archive.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 12 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ............................................................. 15 1.1 Planteamiento o Descripción del Problema ................................................................ 15 1.2 Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 22 Objetivo General ................................................................................................................... 22 Objetivos Específicos ............................................................................................................ 22 1.3 Justificación de la Investigación ................................................................................. 23 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 25 2.1 Antecedentes de Investigación .................................................................................... 25 2.2 Estado del Arte ............................................................................................................ 31 2.3 Categorías Conceptuales ............................................................................................. 47 Conservación Documental .................................................................................................... 47 Patrimonio Documental ......................................................................................................... 51 Archivo Histórico.................................................................................................................. 53 2.4 Contexto Institucional ................................................................................................. 54 Misión ................................................................................................................................... 55 Visión .................................................................................................................................... 55 Objetivo................................................................................................................................. 56 Estructura Organizacional ..................................................................................................... 56 Secretarías Clave ................................................................................................................... 56

2.5 Marco Legislativo y Normativo .................................................................................. 57 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................ 59 3.1 Enfoque Metodológico ................................................................................................ 59 3.2 Tipo de Investigación .................................................................................................. 60 3.3 Método ........................................................................................................................ 61 3.4 Técnicas de Recolección de Información .................................................................... 62 3.5 Instrumentos de Recolección de Información ............................................................. 63

3.6

Fases de la Investigación ...................................................................................... 64 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS ..................................... 66 CAPÍTULO V. PROPUESTA ...................................................................................................... 82 CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 98 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 100

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Marco legislativo y normativo colombiano en Conservación Documental .................... 58 Tabla 2 Programa de Capacitación y Sensibilización .................................................................. 86 Tabla 3 Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. ...................................................................................................................... 88 Tabla 4 Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación ............................................................................................................................... 90 Tabla 5 Programa de programa monitoreo y control de condiciones ambientales ...................... 92 Tabla 6 Programa de Almacenamiento y Realmacenamientto .................................................... 94 Tabla 7 Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres ............................... 95

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Registro fotográfico capacitaciones en Conservación Documental ............................ 73 Figura 2 Espacios físicos y de almacenamiento de documentos ................................................ 75 Figura 3 Acciones de limpieza del archivo ................................................................................. 77 Figura 4 Acciones de monitoreo ambiental en un área crítica del archivo histórico ................ 78 Figura 5 Estanterías con sobrecarga de documentos ................................................................. 80 Figura 6 Registro fotográfico taller de seguridad ...................................................................... 81

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Matriz de Análisis de Contenido Anexo 2. Guía de Observación

INTRODUCCIÓN

Un Plan de Conservación Documental se entiende como un componente del Sistema Integrado de Conservación (SIC), estructurado con las actividades, estrategias y programas de conservación documental con acciones tanto preventivas como correctivas, a fin de conservar los documentos de archivo en soporte físico, producidos o recibidos por la entidad, evitado o reduciendo el riesgo de deterioro y asegurando su estabilidad e integridad (Acuerdo 001, 2024; Archivo General de La Nación - AGN, 2024, p. 40). Esto, a partir del abordaje del estado actual de los documentos, la identificación de los riesgos o amenazas a los que se enfrentan y la proposición de medidas para mitigarlas.

La importancia de este componente radica en la necesidad de prolongar la vida útil de los documentos de archivo a partir de la implementación de procedimientos y medidas técnicas que impactan en la conservación funcional y física del archivo, evitando o deteniendo el deterioro de los documentos históricos y administrativos que hacen parte del Patrimonio Documental y que en su conjunto, impactan en la conservación del Patrimonio Cultural; siendo pertinente para toda entidad contar con este instrumento que es crucial para la eficiencia administrativa, la toma de decisiones, el acceso continuo a la información y el cumplimiento en materia legal (AGN, 2024). A continuación, se presenta una investigación disciplinar que tiene como propósito proponer un plan de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, una región rica en patrimonio cultural con una historia que abarca siglos. El Archivo Histórico de esta entidad permite reconocer el legado histórico de esta región desde sus orígenes. Por ende, representa un valor significativo, en tanto vincula hechos, sucesos o eventos que requieren ser recordados en la posteridad. Por tanto, la conservación del Patrimonio Documental es un aspecto crucial de la conservación del Patrimonio Cultural, toda

vez que implica la identificación y protección de documentos que corren riesgo de perderse o deteriorarse, como es el caso del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira. Este trabajo de grado se divide en cinco capítulos, a saber:

El Capítulo uno contempla la descripción del problema de investigación, planteando un panorama en el cual es posible reconocer el contexto a intervenir, las situaciones que atañen al Archivo Histórico y por supuesto, se enuncia el problema de investigación desde una mirada mundial, latinoamericana y local. Con ello, se analizan las técnicas de conservación documental y cómo éstas han evolucionado a lo largo del tiempo. Además, se plantean los desafíos, retos y oportunidades que, de manera específica, la Gobernación de La Guajira afronta en aras de conservar su legado histórico.

El Capítulo dos comprende el marco teórico que integra tanto los antecedentes de la investigación, como los referentes que permiten centrar postura frente al problema identificado, permitiendo entenderlo e intervenirlo desde el saber disciplinar correspondiente. De igual forma se incluye el estado del arte con los elementos históricos que caracterizan la conservación documental, destacando hechos importantes como la evolución de la restauración de documentos antiguos, y la digitalización como método de conservación.

El Capítulo tres permite describir la metodología de la investigación centrada en un enfoque cualitativo. El tipo de investigación es descriptiva, señalando cómo las características de los documentos son esenciales para elaborar una descripción detallada del estado de conservación del Patrimonio Documental y su relevancia cultural. El método empleado es el estudio de caso, enfocado en un análisis particular del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, estableciendo fuentes históricas, archivísticas y documentales.

El Capítulo cuarto se centra en analizar y discutir sobre los resultados que fueron obtenidos de la investigación, teniendo como línea base los datos recolectados mediante instrumentos diseñados e implementados conforme a un amplio marco jurídico y normativo, permitiendo analizar no solo el contexto del Patrimonio Documental de la entidad en donde se desarrolló el proyecto, sino el análisis de la conservación de los documentos, las técnicas usadas y su estado actual.

Finalmente, el Capitulo cinco, el último apartado del trabajo, contempla el desarrollo de la propuesta con la cual se pretende solucionar el problema objeto de estudio. Además, se incluye las conclusiones a la luz de los objetivos específicos de la investigación, así como el planteamiento de recomendaciones concretas, pertinentes y relevantes con las cuales se complementa el interés de solución adecuada de la problemática abordada.

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Planteamiento o Descripción del Problema

La Conservación Documental, en el contexto mundial actual, representa una disciplina de mucha relevancia, que ha venido creciendo gracias a la necesidad de conservar la memoria cultural e histórica de las sociedades, la cual es clave para el reconocimiento de la identidad de las naciones, lo cual es posible a partir del acceso a documentos culturales, históricos y administrativos. Este legado es susceptible a situaciones, hechos o circunstancias en las que se ve retada su integridad, enfrentando múltiples desafíos no solo a nivel local, sino regional y global, entendiendo su valor histórico, cultural y social. A nivel mundial, aunque existan organismos internacionales que apuntan a la concienciación de la importancia de conservar los documentos que narran la evolución de las comunidades a lo largo del tiempo. Tal es el caso del programa “Memoria del Mundo” promovido por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (en sus siglas en inglés, UNESCO), como una forma de denominar al Patrimonio Documental de los pueblos del mundo, en línea con lo expresado con Edmondson (2002), el cual afirma que está presente en “las bibliotecas, los archivos, los museos y lugares de custodia existentes en todo el planeta” (p. 1), agregando que un porcentaje elevado de ella, corre peligro.

Tal peligro, asociado al desafío de la Conservación Documental en el mundo, puede afirmarse que es multicausal y está agravado por una serie de factores que van desde la falta de recursos financieros y humanos, hasta los efectos del cambio climático y la contaminación ambiental, que aceleran el deterioro de los materiales archivísticos. Según Edmondson

(2002) el Patrimonio Documental, el cual se compone sobre todo de materiales orgánicos, naturales o sintéticos, presenta riesgos de descomposición química e inestabilidad, además de exposición a los efectos de desastres naturales o provocados por el hombre, e incluso la obstaculización política o práctica del acceso a la información, so pena de la amenaza de destrucción o deterioro (p. 1).

Este programa de la UNESCO, “Memoria del Mundo”, documentado por Edmondson (2002), define tres objetivos principales enfocados a preservar el Patrimonio Documental de la humanidad haciendo uso de técnicas pertinentes, asegurar la accesibilidad universal éste mediante dispositivos o herramientas electrónicas o digitales y por supuesto, fomentar la concienciación en todo el mundo de la importancia de la conservación del Patrimonio Documental, motivado por la problemática asociada al “lamentable estado de conservación del patrimonio documental y del deficiente acceso a éste en distintas partes del mundo” (p.2). Razón por la cual plantea una misión que busca “incrementar la conciencia y la protección del patrimonio documental mundial y lograr su accesibilidad universal y permanente” (p.5). En este contexto, los países más desarrollados han avanzado en la adopción de tecnologías de digitalización, las cuales permiten preservar los documentos de manera más efectiva y reducir el riesgo de pérdida. Sin embargo, esta no es una solución universal, ya que muchas naciones enfrentan barreras significativas para implementar este tipo de tecnologías, especialmente en regiones donde los recursos son escasos. En América Latina, la situación de la Conservación Documental es particularmente preocupante. A pesar de los esfuerzos regulatorios en países como Chile, México, Brasil y Colombia, las iniciativas de conservación enfrentan una serie de limitaciones que obstaculizan su correcta implementación, lo cual se agudiza por los efectos generados por las

catástrofes naturales asociadas al cambio climático, las situaciones de violencia y alteración del orden social que desencadena saqueos, destrucciones o incendios a entidades gubernamentales o estatales, museos, casas de cultura, tráfico ilícito de bienes culturales o patrimonio documental, al igual que efectos de problemas técnicos a raíz de la obsolescencia tecnológica, que en su conjunto impactan en el deterioro y pérdida del patrimonio documental (Abarca,

2023).

Para tal efecto, en el caso de México, por ejemplo, el Archivo General de la Nación ha desarrollado un Programa Nacional de Conservación Preventiva, que incluye la digitalización de documentos para facilitar su acceso y preservar los originales. Sin embargo, este esfuerzo se ha visto afectado por la falta de personal idóneo y recursos financieros suficientes en lo que concierne a las técnicas de conservación. Esto, considerando que existe un marco legal que lo ampara, la falta de presupuesto es uno de los grandes desafíos del país, lo cual afecta a largo plazo las políticas de conservación.

Por otro lado, Brasil cuenta con un marco legal sólido mediante la Ley de Archivos (Ley 8.159 de 1991), la cual brinda las bases jurídicas y normativas para regular la conservación documental en el país. Sin embargo, así como en México que regula la conservación documental en todo el país. No obstante, al igual que en México, la falta de presupuesto y personal, afecta u obstaculiza la implementación de la ley de manera efectiva. El Consejo Nacional de Archivos (CONARQ), órgano encargado de establecer las directrices para la conservación de documentos, ha señalado que solo el 20% de los archivos públicos en Brasil cuentan con un presupuesto específico para actividades de conservación. Esta cifra pone en evidencia la diferencia entre las directrices normativas y la realidad de las instituciones que gestionan el Patrimonio Documental.

Adicionalmente, la falta de infraestructura adecuada, como depósitos con control climático y equipos de digitalización, agrava el deterioro de los documentos, poniendo en peligro la conservación de la memoria histórica no solo de Latinoamérica, sino del mundo. Frente a esta situación, es importante reconocer el compromiso de larga data de los estados latinoamericanos preocupados por la conservación del Patrimonio Documental, asociados en instancias como el Comité Regional de la Memoria del Mundo para América Latina y el Caribe, con la adopción de políticas, programas y proyectos que buscan “promover y garantizar la conservación del patrimonio documental de importancia regional” (Blanco et al., 2020, p.17).

En el caso específico de Colombia, la conservación documental está regulada por la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), la cual establece lineamientos claros para la gestión y conservación de documentos en el país. A pesar de esto, su implementación de forma efectiva está sujeta a importantes desafíos. Según el Archivo General de la Nación, en Colombia solo el 30% de las entidades públicas han implementado un programa de gestión documental; lo cual representa la distancia que existe entre lo que estipula la ley y lo que se lleva a cabo en la práctica. Esto, sumado a la falta de capacitación del talento humano encargado de la gestión documental, la cual debe ser continua o permanente, y la falta de recursos financieros para este tema, constituyen aspectos que afectan la conservación documental.

A nivel regional, las instituciones locales también enfrentan desafíos a la hora de implementar las políticas de conservación documental, siendo el bajo presupuesto específico para esta importante tarea, la razón por la cual los procesos no se llevan a cabo de forma adecuada. Así las cosas, la conservación documental, por una parte, permite el

fortalecimiento de la identidad cultural de las instituciones y por la otra, facilita la toma de decisiones organizacionales o administrativas, luego podría afirmarse que esta importante práctica no solo tiene una dimensión cultural, sino también, económica, administrativa y política.

En Colombia, la falta de conservación documental afecta la rendición de cuentas de las entidades públicas, ya que carece de efectividad y transparencia. Tal es el caso de la Gobernación de La Guajira, un departamento con un Patrimonio Documental significativo que refleja tanto la evolución de la administración pública regional, sino el legado cultural, ancestral e histórico, que se ha gestado y desarrollado por años. Razón por la cual el Archivo Histórico posee un valor cultural que alberga la reconstrucción histórica de la región, estando actualmente en condiciones de deterioro y pérdida, en razón a la falta de un programa de conservación documental estructurado y ajustado a la normatividad vigente.

A diferencia de otras regiones del país, la Gobernación de La Guajira, como resultado de la dispersión de los fondos documentales en diversas instituciones, no cuenta con un Archivo Histórico local con dedicación exclusiva a la conservación de documentos históricos, lo cual dificulta el acceso a la información. Por otra parte, la infraestructura no es adecuada para la conservación óptima de los documentos, existiendo el riesgo de deterioro físico y acción de agentes ambientales que, no controlados de manera eficiente, afectan la integridad documental Otro desafío significativo es contar con un talento humano con las competencias para el diseño e implementación de planes de conservación documental que respondan a la normatividad vigente, que integre control de plagas, monitoreo de la humedad y temperatura, restauración de documentos afectados o deteriorados, lo cual aunado a la falta de destinación

específica para la conservación documental, reduce los esfuerzos por lograr que el Archivo Histórico pueda conservar el legado cultural, histórico y administrativo y que, además, puede ser accesible para generaciones futuras. De ahí que es importante plantear un plan de conservación que sea integral Este plan debe incluir una evaluación a profundidad de los documentos, la infraestructura física y de almacenamiento, la capacitación del talento humano, la asignación de presupuesto específico y demás aspectos que indicen directa o indirectamente en la protección, acceso y conservación documental. Panorama que puede ser atendido a partir de un esfuerzo conjunto con el Archivo General de la Nación, las autoridades ocales y demás organizamos que velen por mantener viva la historia del departamento. Además, cabe agregar que la conservación del Patrimonio Documental también apunta al desarrollo social y económico de las comunidades, no solo a la perspectiva cultural o histórica, ya que el acceso transparente, eficiente, ágil y eficaz a la información contenida, sirve de referente para la toma de decisiones con base en información precedente o documentos oficiales conservados. Para el caso de La Guajira, esto puede generar afectaciones a la administración pública, ya que dificulta la planeación, la toma de decisiones y la labor administrativa.

De igual forma, teniendo en cuenta la relación existente entre la Conservación Documental y el turismo, toda vez que, los documentos con alto valor histórico, son objeto de análisis, estudio, observación y acceso de turistas, investigadores, académicos, guiados por el interés de conocer, de primera mano, la historia del departamento. De ahí que, este escenario se convierte en una oportunidad de desarrollo del turismo local, tal como suceden en ciudades de América Latina como Quito en Ecuador, Lima en el Perú o Buenos Aires en

Argentina, en donde se promueve el turismo a partir del legado histórico que se conserva en las bibliotecas y archivos. Esto significa que un Archivo Histórico debidamente conservado, contribuye a la conservación de la memoria colectiva de la región, siendo un importante recurso cultural, turístico, histórico y social.

Por otra parte, la memoria histórica de los pueblos indígenas de la Guajira, también tiene sus bases documentales en el Archivo Histórico, sobre todo la etnia Wayuu, la cual tiene mayor nivel de presencia en la región, de quienes se cuenta con documentos que datan del tiempo de la colonización española y que han permitido reconstruir los hechos, conocer sus luchas, tradiciones y reivindicaciones, así como su legado ancestral con gran valor cultural. Así las cosas, es estrictamente necesario que las autoridades locales en asocio con las organizaciones educativas y culturales, promuevan la conservación documental en La Guajira.

Por lo anterior, si esto no se lleva a cabo en debida forma, se corre el riesgo de perder todo ese legado histórico y cultural, yendo incluso en contravía de las leyes y normatividad colombiana en materia de gestión documental, lo cual requiere un proceso de sensibilización en torno a la importancia y relevancia de la conservación documental. Esto implica un compromiso colectivo de comunidades, gobiernos, organizaciones no gubernamentales, la academia, entre otros, apostarle a una cultura de conservación de su patrimonio. En conclusión, la Conservación Documental en La Guajira representa no solo un reto, sino también una importante oportunidad para fortalecer la identidad cultural de la región, mejorar la gestión pública y potenciar el desarrollo turístico. Es necesario que sean implementadas medidas efectivas que garanticen la conservación de los documentos históricos, que integre la destinación de recursos financieros, capacitación del personal de

gestión documental, adecuaciones locativas, mejoramiento de la infraestructura de almacenamiento, control ambiental y de plagas, entre otros aspectos que coadyuven al aseguramiento de la memoria colectiva del departamento, conserve su legado histórico y cultural, manteniendo viva y accesible la historia del departamento para la posteridad. Por lo anterior, se plantea como pregunta de investigación la siguiente: ¿Qué aspectos deben considerarse para estructurar un Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira?

1.2 Objetivos de la Investigación

Objetivo General Proponer un Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira para asegurar la integridad, autenticidad y accesibilidad de los documentos históricos.

Objetivos Específicos • Analizar la legislación y normatividad vigente sobre la conservación documental en Colombia.

• Diagnosticar el estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira.

• Integrar en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira.

1.3 Justificación de la Investigación

La Conservación Documental es un aspecto crucial para el mantenimiento del patrimonio cultural, histórico y administrativo de una sociedad, en tanto asegura que la humanidad puede tener el derecho de acceder al pasado para hacer uso del acervo cultural producto de una construcción colectiva como sociedad. En tal sentido, esta investigación se sustenta desde los contextos social, económico, cultural, tecnológico y legal, tal como se enuncia a continuación: En primer lugar, desde un contexto social, la conservación documental es crucial para preservar la memoria colectiva de una comunidad. Los documentos históricos no solo permiten tener un referente de eventos pasados, sino que permiten reconocer, descifrar y entender la identidad del pueblo guajiro, ya que está ligada a la conservación de la historia de las comunidades indígenas, especialmente de la etnia Wayuu, con documentos en los que se registran sus tradiciones, usos y costumbres, permitiendo reconocer sus luchas para valorarlas y estudiarlas. Esto impacta positivamente en el sentido de pertenencia, cohesión grupal, así como mantener vivo ese legado histórico.

En segundo lugar, la conservación documental tiene implicaciones en el ámbito económico, ya que un archivo bien conservado puede albergar recursos de interés turístico y académico, por lo que el departamento puedo beneficiarse de esto, entendiendo la vocación turística del territorio, así como la necesidad de historiadores, extranjeros y locales, por conocer su rica historia y patrimonio. Para ello es fundamental que exista un acceso transparente y eficiente a dichos documentos, dando cuenta también de efectividad en la gestión pública. Culturalmente, como ya se ha mencionado, la conservación documental permite mantener viva las tradiciones, costumbres, historia local y la historia de las comunidades indígenas, por cuanto tiene un impacto en el desarrollo de la cultura. Por ende, una inadecuada práctica de

conservación, trae como consecuencia el riesgo de afectación de la integridad de los documentos o pérdida de piezas importantes de la identidad cultural de la región. Así las cosas, la investigación en este ámbito no solo busca preservar la historia, sino también promover el reconocimiento y la valoración de la diversidad cultural en la región, siendo Riohacha (su capital), un Distrito Especial, Turístico y Cultural, el cual debe caracterizarse por velar por que el acervo documental se mantenga íntegro y accesible, permitiendo a generaciones futuras poder hacer uso de esta información.

Por su parte, desde la perspectiva tecnológica, la digitalización se convierte en una práctica importante para la conservación documental, facilitando no solo el acceso, sino minimizando los riesgos de afectación o deterioro. En La Guajira la brecha tecnológica es cada vez más marcada y desde luego, en las instituciones es bajo el nivel de sofisticación con destino a la conservación documental. No obstante, esta investigación busca identificar y proponer soluciones tecnológicas apropiadas que apunten a una conservación efectiva del patrimonio documental, siendo accesible para generaciones futuras.

Finalmente, desde la perspectiva legal, esta investigación cobra especial relevancia, porque uno de sus objetivos específicos consiste en analizar la legislación y normatividad vigente sobre la conservación documental en Colombia, lo cual es de mucho valor, porque se sustenta en un amplio marco normativo y legal que le da un soporte jurídico importante, más aun cuando en el territorio debe ser fortalecido el cumplimiento de la normatividad que regula la conservación del patrimonio documental y cultural. De ahí que, la investigación pretende contribuir, además, al desarrollo social y económico sostenible que beneficie a las comunidades, entendiendo la asociación de la conservación documental en los ámbitos social, cultural, económico y político.

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de Investigación

En aras de mostrar los avances investigativos sobre la temática desarrollada en este estudio, se realizó una exploración de investigaciones previas relacionadas con las categorías conceptuales: Conservación Documental, Archivo Histórico y Patrimonio Documental, identificando información, metodologías y sustentos teóricos que se conectan con los intereses y objetivos de investigación planteados anteriormente, siendo referentes que permiten potenciar el presente estudio.

Como principal antecedente podemos citar la monografía desarrollada por Méndez (2022) titulada “Plan de Conservación Documental para la empresa Air Clean System – ACS”, la cual tuvo como objetivo principal “proponer un Plan de Conservación Documental para la empresa Air Clean System – ACS”. Para ello, se tomaron como principales referentes teóricos a Benito (2006), Camacho (2018), Espinoza (2021) y referentes normativos del Archivo General de la Nación. Este estudio empleó un enfoque cualitativo, de tipo descriptivo, con método centrado en la investigación documental y como técnicas la entrevista semiestructurada, análisis de contenido y la observación.

Esta monografía se interesó por recolectar información del acervo documental de la empresa en aras de aplicar y evaluar los programas de conservación, teniendo como resultados el impacto positivo en la toma de conciencia de los actores involucrados sobre la importancia del archivo de la empresa, facilitación de su accesibilidad, almacenamiento y condiciones físicas para minimizar los riesgos de deterioro, permitiendo así la conservación a largo plazo de los documentos con importancia crítica para la operatividad de la empresa y sus funciones de negocio.

Este trabajo se convierte en un antecedente de suma importancia para esta investigación, toda vez que integra elementos coincidentes en el interés investigativo y categorías teóricas del presente estudio, presentando un desarrollo metodológico en un contexto empresarial que sirve de base para estructurar, mejorar y potenciar los sustentos de esta investigación, ya que presenta el desarrollo de un plan de conservación documental estructurado a partir de los elementos técnicos que exige la normatividad vigente. Además, ofrece un marco de referencia que integra los componentes relacionados con el proyecto, a la luz de diversos autores, permitiendo ampliar la perspectiva de análisis de las categorías conceptuales.

Como segundo antecedente tenemos la investigación realizada por Rincón (2021) titulada “La conservación preventiva del patrimonio documental en tiempos de pandemia”. Este proyecto tuvo como objetivo principal “analizar la conservación preventiva del patrimonio documental en tiempo de pandemia” (p. 14). Los principales referentes teóricos son: Almarza y González (2019), Dorado y Hernández (2015), Almarza, (2012) y referentes normativos del Archivo General de la Nación. El estudio utilizó un enfoque cualitativo y diseño descriptivo usando como método la investigación documental y como técnica el análisis de contenido. Con este estudio se logró obtener una visión integral de la problemática asociada al estado de conservación de los archivos, documentos, materiales museales y bibliográficos en instituciones de información en la ciudad de Bogotá en el marco de la crisis por la pandemia del Covid 19. Se concluyó de este estudio que los profesionales de información juegan un papel importante en la conservación preventiva del patrimonio documental, velando por que los materiales de información y documentos sean accesibles, más aún, en un momento histórico como lo fue la emergencia sanitaria por la pandemia del Covid 19, adoptando medidas enfocadas a prologar el tiempo de vida útil de los documentos, pero que, al mismo tiempo, apelara a la

seguridad del personal encargado. De ahí que fue importante sugerir el rediseño de procedimientos y revisión de protocolos de bioseguridad para posibles pandemias futuras, con la incorporación de herramientas digitales que faciliten el acceso y disponibilidad de la información.

De este estudio resultó interesante ratificar la importancia de la Conservación Documental en medio de una situación de salud que obligó a cuarentenas o tiempos prolongados de trabajos desde casa para salvaguardar la vida humana, situación que pudo poner en riesgo la integridad de los documentos de archivo, al no contar con las contingencias necesarias para evitar, disminuir o detener su deterioro. Además, muestra un panorama en el cual se hace necesaria una intervención a partir de la conservación preventiva a manera de buenas prácticas que consideren las condiciones medioambientales y control del microclima como factores que inciden en la afectación de la vida útil de la información.

Como tercer antecedente se exploró la investigación desarrollada por Ramírez (2021) que lleva por título “Proponer lineamientos de conservación preventiva del patrimonio documental en el archivo del Instituto para la Economía Social”, con el objetivo de “proponer lineamientos de conservación preventiva del patrimonio documental para el archivo del Instituto para Economía Social” (p. 17). Los principales referentes teóricos fueron: Escamilla (1995), Edmondson (2002), Viñas (1998) y Estrada (2017). Se adoptó la metodología cualitativa de corte descriptiva, método estudio de caso y como técnicas de recolección de información el análisis categorial y la observación.

El análisis de la documentación existente y la observación directa en el manejo de los documentos de archivo en la entidad permitió realizar un análisis que apuntó a la identificación de los factores incidentes en la destrucción o deterioro del Patrimonio Documental y a partir de

allí definir lineamientos destinados a la conservación y conservación documental. Se concluyó que las deficiencias encontradas a partir de instrumentos como guía de observación y matriz categorial, versaban en la falta del cumplimiento del sistema de gestión de archivos a la luz de la normatividad vigente, falta de recursos, controles y políticas claras, así como un seguimiento riguroso a las prácticas de conservación documental, siendo pertinente la proposición de lineamientos de conservación preventiva para el mejoramiento de las condiciones de integridad, accesibilidad y disponibilidad del patrimonio documental de la entidad. La exploración de este referente ofreció aportes de valor a la presente investigación, toda vez que destacó la importancia de establecer lineamientos, medidas y políticas claras que guíen las prácticas de conservación documental, enfatizando en la necesidad de implementar programas de capacitación que fortalezcan las competencias del personal y promuevan una cultura de conservación. Esto no solo beneficiará a las colecciones documentales, sino que también contribuirá al fortalecimiento de la memoria cultural y la identidad de las comunidades. Como cuarto antecedente se presenta el estudio realizado por Estupiñán (2020) que lleva por nombre “Plan para la implementación del archivo histórico de la Universidad de los Andes”, cuyo objetivo principal consistió en “formular un plan para la implementación del Archivo Histórico de la Universidad de los Andes” (p. 19). Se empleó como principales referentes teóricos, los siguientes: Tugores y Planas (2006), Dorado y Hernández (2015), Llansó y Moreno (2000) y Heredia (2007). El estudio usó un enfoque cualitativo de tipo descriptivo, con método estudio de caso. Para la de recolección de información se emplearon como técnicas la entrevista y análisis de contenido.

En este estudio se evidenció como principales resultados, que los archivos históricos de las Universidades de la ciudad de Bogotá están bajo la dependencia de la Secretaría General y ofrecen servicios de información de manera conjunta. También, se resaltó que a nivel mundial estos registros fueron institucionalizados cuando las universidades consideraron su importancia en su estructura orgánica, otorgándoles cierta relevancia. Se concluyó que el Archivo Histórico, en efecto, se encarga de la conservación, custodia, difusión y administración del patrimonio documental de la entidad, constituyéndose en una unidad de información de gran importancia para la conservación de la historia de la Universidad.

Además, se reconoció la importancia de los archivos históricos universitarios no solo desde su valor histórico, sino de carácter administrativo, técnico y organizativo, siendo el plan de implementación para la creación de este tipo de archivos un recurso estratégico y de gestión en pro de mantener el legado histórico como referente para la gestión de información en este tipo de instituciones que se encargan de desarrollar procesos educativos y generar nuevo conocimiento. Con este antecedente se logra abordar las bases documentales, fácticas y técnicas asociadas a la planeación tanto del funcionamiento como de la implementación de un archivo histórico como unidad de información, poniendo en operación procesos de gestión documental que aporten a la adecuada conservación y uso de este tipo de archivos. Por otra parte, este antecedente aborda aspectos relacionados con el Archivo Histórico, siendo éste una de las categorías conceptuales con las cuales se establece el sustento metodológico de esta investigación.

El quinto antecedente se trata de una investigación realizada por Torres (2023) denominada “Procedimientos técnicos para la administración del Archivo Histórico Municipal de San Antonio la Isla” con el objetivo de “difundir los procedimientos que requiere el archivo

histórico municipal de San Antonio la Isla para identificar las acciones que den solución a las deficiencias que se suscitan en él” (p. 1). Los principales referentes teóricos fueron: Cárdenas (s.f.), Alanís (1979) y las normas de México con relación a la conservación documental. El estudio empleó el método deductivo, haciendo un abordaje general de los archivos municipales históricos y luego centrar la atención en la entidad en la que se desarrolló la investigación. Como resultado de este trabajo, se enfatiza en reconocer que el fundamento de la administración y la adecuada gestión del Archivo Histórico recae sobre los procedimientos técnicos, toda vez que posibilitan la planeación, organización, coordinación, control e integración de las actividades que se desarrollan al interior del Archivo, de la mano del conocimiento en gestión documental y la preparación del talento humano para garantizar las medidas establecidas en la normatividad vigente.

Se concluye que dichos procedimientos técnicos deben contemplar no solo aspectos de infraestructura destinada al almacenamiento, sino el tratamiento, gestión, organización, disposición, condiciones climáticas, control de plagas y cabal cumplimiento de las normas y métodos archivísticos necesarios para lograr que el patrimonio documental se conserve, facilitando, además, su búsqueda y localización. Razón por la cual este antecedente se convierte en un buen referente para esta investigación, en tanto aborda aspectos claves que direccionan o guían las acciones a tener en cuenta no solo para la conservación del patrimonio documental de los Archivos Históricos, sino para su adecuada administración.

Así las cosas, estos antecedentes estudiados muestran que la conservación documental es un compromiso que, no solo se circunscribe en el ámbito técnica y administrativo, sino también desde el ámbito ético, social y por supuesto, cultural; ya que rescata la memoria colectiva de las comunidades, sociedades y naciones, cuya pérdida traería como consecuencia, afectación en la

identidad cultural. Por lo tanto, esta práctica requiere de un esfuerzo institucional mancomunado, desde un enfoque integral y participativo que contemple políticas claras, capacitación permanente y voluntad política y administrativa para ser garantes de la sostenibilidad del acervo documental.

2.2 Estado del Arte

La Conservación Documental, siendo importante en la conservación del patrimonio cultural y la memoria histórica, al transcurrir el tiempo, ha evolucionado a la luz de los desafíos históricos, sociales y tecnológicos, desde sus inicios en el siglo XIX, hasta la actualidad en donde la digitalización se convierte en un avance que permite que generaciones futuras puedan reconstruir su historia y apuntar al desarrollo cultural, social, económico y político. La conservación documental en Europa durante el siglo XVIII estuvo asociada a intereses religiosos y monárquicos, justo antes que la archivística adoptara un papel más concreto, desarrollándose como una disciplina formal. En países como España y Francia los documentos históricos eran custodiados por monasterios y cortes reales, motivados no tanto por el valor informativo de dichos documentos, sino más bien por su valor simbólico, adoptando medidas que impidieran que fueran extraviados o deteriorados.

En el caso de España, los Archivos de Simancas, fundados en 1540 bajo el reinado de Carlos I, son un ejemplo de los primeros esfuerzos por centralizar la documentación relacionada con los asuntos de Estado. Aunque en sus inicios el archivo tenía una función estrictamente administrativa, con el paso del tiempo llegó a ser en un modelo de conservación que influyó en otras monarquías europeas. La Ley de Archivos promulgada por Carlos III en 1785 marcó un hito importante en la organización y conservación de los documentos estatales.

Con la llegada de la Revolución Industrial, hubo un incremento del volumen de documentos que eran producidos por gobiernos, empresas privadas, surgiendo con ello, la necesidad de conservar tanto los documentos históricos, como registros financieros, contratos, correspondencia, impulsando la creación de técnicas de archivo. En Inglaterra, por ejemplo, específicamente en los Archivos del Banco de Inglaterra, se gestaron métodos que buscaban conservar documentos financieros, lo cual constituyó las primeras bases para el desarrollo de la archivística de tipo empresarial de la modernidad.

Además, el uso del papel como soporte principal para la documentación durante este periodo planteó nuevos desafíos para su conservación. El papel fabricado a partir de pulpa de madera, que comenzó a utilizarse de manera masiva a finales del siglo XIX, resultó ser mucho más propenso al deterioro que el papel hecho de trapos o fibras vegetales. Esto llevó a la búsqueda de nuevas soluciones de conservación, como la desacidificación del papel, una técnica que surgió a mediados del siglo XX para neutralizar los ácidos responsables de la degradación del papel moderno.

El siglo XIX marcó un hito en la evolución de la conservación documental. Durante esta época, se comenzaron a establecer los principios básicos de la archivística moderna, que sentaron las bases para las prácticas de conservación que conocemos hoy en día. En este contexto, el Manual for the Arrangement and Description of Archives, escrito por Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin, cuya primera edición fue publicada en 1940, introdujo conceptos clave como la clasificación de documentos y la conservación a largo plazo, convirtiéndose en un estándar en la práctica archivística. Su enfoque en la sistematización y el orden de los documentos hizo posible establecer un marco sólido para la conservación y gestión de archivos históricos.

A su vez, la Revolución Industrial tuvo un impacto significativo en la producción documental. El aumento de la actividad económica y la expansión del sector público generaron un volumen sin precedentes de documentos. En respuesta, los archivos comenzaron a adoptar métodos más avanzados para manejar grandes cantidades de documentación, incluyendo la implementación de sistemas de archivo más estructurados y la introducción de técnicas básicas de conservación del papel.

A medida que los estados nacionales se consolidaron en el siglo XIX, la necesidad de gestionar vastas cantidades de información administrativa generó una demanda por técnicas archivísticas más estructuradas. Las revoluciones industriales, el crecimiento del comercio internacional y la expansión de las burocracias estatales trajeron consigo una explosión en la producción documental, que hizo que los archivos comenzaran a verse como pilares fundamentales de la gobernanza moderna.

En este período, se destacaron los trabajos de archivistas europeos que plantearon las primeras reflexiones sobre la organización sistemática de los documentos. Un caso emblemático es la obra de Wilhelm Von Humboldt en Prusia, que estableció los cimientos de lo que más tarde sería el sistema archivístico alemán. Humboldt consideraba que los archivos no solo debían conservarse por razones legales o administrativas, sino también por su valor cultural e histórico. Este enfoque fue pionero en ver la archivística como un puente entre la administración pública y la historia de las naciones.

Por otro lado, en Francia, el concepto de archivo público comenzó a tomar fuerza a partir de la Revolución Francesa, cuando se determinó que los documentos del Estado pertenecían al pueblo y debían estar accesibles para la ciudadanía. En este contexto, el Archivo Nacional de Francia, fundado en 1790, llegó a ser en un modelo para otros países en términos de organización y acceso a la información estatal.

En América Latina, el desarrollo de la archivística fue más lento debido a las dificultades socioeconómicas y la inestabilidad política que afectó a la región durante gran parte del siglo XIX y comienzos del XX. Sin embargo, a partir de la segunda mitad del siglo XX, se comenzaron a establecer archivos nacionales en varios países como parte de los esfuerzos por consolidar los estados y fortalecer las democracias emergentes.

El Archivo General de la Nación de México, fundado en 1823, resultó ser uno de los principales pioneros en la región. México, como uno de los países con mayor tradición archivística, fue también uno de los primeros en adoptar políticas de conservación documental que abarcaban tanto la conservación física como la digitalización de documentos. En países como Argentina, Brasil y Colombia, los archivos nacionales desempeñaron un papel crucial en la conservación de documentos clave relacionados con los procesos de independencia y consolidación de los Estados nacionales.

No obstante, los archivos en América Latina enfrentaron y siguen enfrentando retos importantes relacionados con la falta de recursos, la precariedad institucional y la ausencia de una cultura archivística consolidada. Estas limitaciones han obstaculizado la implementación de políticas de conservación a largo plazo, lo que ha derivado en la pérdida de documentos importantes. Un ejemplo claro de esta problemática es el caso de Paraguay, donde los archivos de la guerra de la Triple Alianza (1864-1870) sufrieron un deterioro significativo.

El impacto de la Revolución Industrial no se limitó solo al volumen de documentos, sino también a la naturaleza de los mismos. La introducción de nuevos métodos de impresión, como la impresión offset y la rotativa, hizo posible una producción masiva de documentos impresos. Esto generó la necesidad de nuevas estrategias para manejar y conservar grandes volúmenes de información, especialmente en el contexto de la creciente burocracia estatal y la expansión de las empresas privadas.

Durante el siglo XX, la evolución de la archivística continuó con el desarrollo de nuevas técnicas de conservación y restauración. La restauración de documentos no solo implicaba la reparación física de los documentos dañados, sino también la aplicación de tratamientos que permitieran la estabilización de los materiales y la protección contra futuros daños. La utilización de técnicas como la colocación de refuerzos en áreas desgastadas del papel y la aplicación de adhesivos especiales para unir fragmentos rotos llegó a ser en una práctica común. El concepto de conservación preventiva, que emergió en el siglo XX, tuvo como objetivo principal en la reducción de riesgos para los documentos antes de que se produjeran daños irreparables. Este enfoque incluyó la regulación de las condiciones ambientales en los espacios de almacenamiento, el control de la temperatura y la humedad, y la implementación de sistemas de ventilación adecuados para evitar la acumulación de humedad y hongos. Los archivos y bibliotecas comenzaron a adoptar prácticas como el monitoreo continuo del ambiente para garantizar que se mantuvieran condiciones óptimas para la conservación. El siglo XX fue testigo de importantes avances en la conservación documental, impulsados por el crecimiento de las instituciones archivísticas y el desarrollo de nuevas tecnologías. En este período, la conservación preventiva emergió como un enfoque crucial para evitar el deterioro de los documentos antes de que se convirtieran en objetos de restauración.

Durante esta época, empezaron a surgir técnicas como el control de temperatura y humedad, el uso de materiales libres de ácido para el almacenamiento y la mejora de las condiciones de archivo.

Instituciones como el British Library y el Archivo Nacional de Francia adoptaron estas prácticas, estableciendo estándares para la conservación de documentos. Sin embargo, las dos guerras mundiales tuvieron un impacto devastador en la conservación documental. En Europa, muchos archivos fueron destruidos o dañados durante los conflictos. Esta experiencia llevó a la creación de nuevas estrategias de conservación, como la evacuación de archivos a lugares seguros y la implementación de medidas de emergencia para preservar los documentos afectados. Estas experiencias condujeron a una mayor conciencia sobre la importancia de la protección de archivos en situaciones de crisis y al desarrollo de políticas de conservación más robustas.

Además, el auge de la restauración documental en el siglo XX vio el desarrollo de nuevas técnicas como la desacidificación del papel y el uso de adhesivos especiales para reparar documentos dañados. Un ejemplo destacado de estos avances es el proyecto de restauración de los Manuscritos del Mar Muerto, que requirió el uso de tecnologías avanzadas como la fotografía multiespectral para preservar estos textos antiguos sin causar daños adicionales. El siglo XXI ha traído consigo una serie de desafíos y oportunidades para la conservación documental, en gran parte impulsados por la digitalización y el avance tecnológico. La digitalización ha transformado la manera en que los documentos son almacenados y gestionados. La creación de archivos digitales ha permitido un acceso más amplio y rápido a la información, pero también ha planteado nuevos retos para la conservación a largo plazo. La obsolescencia tecnológica, la gestión de formatos digitales y la seguridad de los datos hoy son considerados en

áreas clave de preocupación. En respuesta, proyectos como el Programa de Conservación Digital de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos han desarrollado estándares y prácticas para abordar estos desafíos, incluyendo la migración de formatos y la creación de metadatos robustos. En este contexto, las normativas internacionales han jugado un papel crucial en la estandarización de las prácticas de conservación. La ISO 11799 establece los requisitos para el almacenamiento de archivos y documentos, garantizando condiciones óptimas para su conservación, mientras que la ISO 14721 (Modelo de Referencia OAIS) proporciona un marco para la conservación de información digital, asegurando que los archivos sean accesibles y comprensibles en el futuro. Estas normas, adoptadas globalmente, han contribuido a la mejora de las prácticas de conservación en diferentes países.

La implementación de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA) y el blockchain ha comenzado a revolucionar la conservación documental. La IA se está utilizando para la indexación y clasificación automática de documentos, lo que mejora la eficiencia en la gestión de grandes volúmenes de datos. Por su parte, el blockchain ofrece una solución para la autenticidad y la integridad de los documentos digitales, registrando de manera inmutable la información y protegiendo contra la manipulación.

En paralelo, los países en desarrollo enfrentan desafíos particulares en la conservación documental debido a limitaciones de recursos y falta de infraestructura. No obstante, algunos países han implementado iniciativas exitosas para mejorar la conservación de su patrimonio documental. Por ejemplo, en África, el African Archives Network ha promovido la cooperación regional para mejorar la gestión y conservación de archivos, ofreciendo formación y apoyo técnico a las instituciones archivísticas locales.

Ejemplos recientes de avances en la conservación documental incluyen el Archivo Nacional de Singapur, que resultó ser pionero en la aplicación de tecnologías avanzadas para la conservación de documentos históricos, utilizando Inteligencia Artificial - IA para el análisis de datos históricos y descubriendo patrones y tendencias previamente desconocidos. Asimismo, el Proyecto Digital de Archivos de la Universidad de Harvard ha establecido un modelo para la digitalización y conservación de documentos académicos, utilizando técnicas de captura de alta resolución y metadatos detallados para garantizar la longevidad de los archivos digitales. De cara al futuro, la conservación documental continuará evolucionando en respuesta a los avances tecnológicos y las necesidades cambiantes de la sociedad. La investigación en nuevos métodos de conservación será crucial para abordar los desafíos emergentes, como la obsolescencia tecnológica y la gestión de datos digitales. La integración de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el blockchain, ofrecerá nuevas soluciones para la conservación y gestión de documentos, mejorando la eficiencia y seguridad en la conservación. Además, el desarrollo de estrategias globales y la cooperación internacional serán fundamentales para enfrentar los desafíos de la conservación documental. La colaboración entre instituciones, países y expertos permitirá compartir conocimientos, recursos y mejores prácticas, promoviendo una conservación más efectiva y sostenible a nivel mundial. La conservación del patrimonio documental no solo asegurará que la información y la cultura del Pasado sigan siendo accesibles para las futuras generaciones, sino que también permitirá una comprensión más profunda de la historia y el legado cultural de la humanidad.

El siglo XXI ha traído consigo una serie de retos globales para la conservación documental, especialmente en lo que respecta a la conservación digital. La migración masiva de documentos a formatos electrónicos ha permitido un acceso sin precedentes a la información, pero también ha planteado nuevas preguntas sobre la durabilidad de los soportes digitales. El rápido avance de la tecnología ha generado una obsolescencia de formatos y dispositivos que amenaza la supervivencia a largo plazo de los archivos digitales. Organizaciones como la UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos - ICA han advertido sobre la importancia de desarrollar políticas de migración digital y mantener copias de respaldo en múltiples formatos para evitar la pérdida de información crítica. Este fenómeno es lo que se llama el riesgo de pérdida digital, que se agrava a medida que las instituciones públicas y privadas adoptan nuevas tecnologías sin un plan de conservación a largo plazo.

En respuesta a esta problemática, países como Australia y Canadá han implementado programas nacionales de conservación digital, que incluyen desde la estandarización de formatos hasta la creación de plataformas seguras para el almacenamiento de datos. Estas iniciativas han sido tomadas como modelos a seguir en otras regiones del mundo, especialmente en Europa y América del Norte. Uno de los aspectos más importantes en la conservación documental contemporánea es la conservación preventiva. Este enfoque tiene como objetivo reducir los factores de deterioro antes de que los documentos sufran daños irreparables. Las principales áreas de intervención en la conservación preventiva incluyen el control del clima, el manejo adecuado de los documentos y el almacenamiento en condiciones óptimas.

El Archivo Nacional de Estados Unidos, por ejemplo, ha implementado un sistema de conservación preventiva que incluye la regulación estricta de la temperatura y la humedad en sus instalaciones de almacenamiento. A través de un monitoreo constante, se garantiza que los documentos permanezcan en un ambiente que minimice su deterioro. Además, han incorporado la tecnología de sensores inteligentes para control de ambientes. De igual manera, en países como Suecia y Noruega, los archivos nacionales han adoptado tecnologías avanzadas para garantizar la conservación de documentos históricos. Estas tecnologías incluyen el uso de cámaras de nitrógeno para la conservación de papeles extremadamente frágiles, así como el uso de robots automatizados para el manejo de documentos, minimizando el contacto humano y, por lo tanto, el desgaste. Diversas instituciones internacionales han jugado un papel determinante en el avance de las prácticas de conservación documental a nivel mundial. La UNESCO, a través de programas como Memoria del Mundo, ha promovido la identificación, conservación y acceso a documentos y archivos de relevancia global. Este programa, lanzado en 1992, busca proteger documentos que son considerados parte del patrimonio documental de la humanidad, ya sea por su valor histórico, cultural o científico.

Por ejemplo, el archivo del Diario de Ana Frank y los Documentos de la Revolución Mexicana han sido incluidos en este programa, lo que ha garantizado la adopción de medidas especiales para su conservación. Estos esfuerzos han logrado aumentar la conciencia sobre la necesidad de proteger el patrimonio documental, especialmente en regiones del mundo donde los archivos son vulnerables a la guerra, los desastres naturales o la negligencia institucional.

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), fundado en 1948, resultó ser otra organización clave en la promoción de normas internacionales de archivo. A lo largo de las décadas, el ICA ha colaborado con instituciones nacionales y regionales para desarrollar directrices sobre la conservación documental. Estas guías incluyen desde la gestión de archivos en situaciones de emergencia hasta la implementación de sistemas de archivo digital en países en desarrollo.

La conservación documental sigue enfrentando numerosos retos en el futuro cercano. Con el auge de las tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA) y el blockchain, se espera que las prácticas archivísticas sufran transformaciones radicales. La IA, por ejemplo, está comenzando a ser utilizada para la indexación y clasificación automática de documentos, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para estas tareas.

El Archivo Nacional de Singapur, pionero en el uso de estas tecnologías, ha comenzado a implementar sistemas de IA para el análisis de grandes volúmenes de datos históricos, identificando patrones y tendencias que antes no eran visibles a los archivistas humanos. Este tipo de análisis permite no solo una gestión más eficiente de los archivos, sino también nuevas formas de investigar la historia a través de los documentos.

El concepto de conservación preventiva emergió en el siglo XX como una respuesta a la creciente necesidad de evitar el deterioro de documentos antes de que ocurriera. A diferencia de la restauración, que interviene una vez que el daño ya está hecho, la conservación preventiva busca reducir los riesgos que afectan a los documentos a lo largo de su vida útil.

Entre las técnicas de conservación preventiva que empezaron a surgir en este periodo se encuentran el uso de materiales de archivo libres de ácido para el almacenamiento de documentos, así como la creación de espacios de almacenamiento climatizados que controlan factores como la temperatura y la humedad. Estos avances fueron adoptados ampliamente por instituciones como el Archivo Nacional de los Estados Unidos y el British Library, que se convirtieron en referentes internacionales en la implementación de políticas de conservación preventiva.

El impacto de las dos guerras mundiales en el siglo XX marcó un momento decisivo en la conservación documental. Durante la Primera y Segunda Guerra Mundial, muchos archivos europeos fueron destruidos o severamente dañados como consecuencia de los bombardeos y los saqueos. En respuesta a estos desastres, surgieron nuevas políticas y estrategias para proteger los archivos en tiempos de conflicto.

Un ejemplo emblemático es el caso de los archivos del Museo del Louvre, que fueron evacuados y trasladados a diversas ubicaciones secretas para evitar su destrucción durante la ocupación nazi en Francia. Estas operaciones de evacuación de documentos no solo salvaron valiosos registros históricos, sino que también marcaron el inicio de una nueva era en la que la protección de archivos en tiempos de guerra se volvió una prioridad para los gobiernos y las instituciones culturales.

Después de la guerra, se realizaron esfuerzos de reconstrucción de archivos dañados. En Alemania, por ejemplo, los esfuerzos de restauración del Archivo Estatal de Dresde, severamente afectado por los bombardeos aliados, se prolongaron durante décadas. La restauración incluyó la implementación de nuevas técnicas de conservación y la digitalización de muchos documentos, lo que sirvió como un catalizador para la adopción de tecnologías modernas de conservación.

La Digitalización y los Nuevos Paradigmas en la Conservación El advenimiento de las tecnologías digitales en las últimas décadas ha transformado profundamente el campo de la conservación documental. A medida que más documentos se crean y almacenan en formato digital, la preocupación por la obsolescencia tecnológica ha ganado relevancia. Los formatos digitales, si bien ofrecen una solución conveniente para el almacenamiento masivo de información, dependen de hardware y software que rápidamente se vuelven obsoletos. Uno de los principales proyectos en esta área resultó ser el del Programa de Conservación Digital de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, que desde principios del siglo XXI ha liderado los esfuerzos para desarrollar estándares internacionales para la conservación digital. Este programa ha establecido principios para la creación de metadatos robustos que permitan la migración de archivos digitales a nuevos formatos sin perder información en el proceso. En Europa, el proyecto Planets (Preservation and Long-term Access through Networked Services), financiado por la Comisión Europea, ha trabajado en soluciones para la conservación a largo plazo de los documentos digitales. Este proyecto ha desarrollado una serie de herramientas y directrices que ayudan a las instituciones a evaluar los riesgos asociados con la conservación digital y a implementar estrategias para mitigar dichos riesgos.

A lo largo del siglo XX y XXI, varias organizaciones internacionales han jugado un papel crucial en el desarrollo de normativas para la conservación documental. La ISO (Organización Internacional de Normalización) ha emitido múltiples normas que abordan diversos aspectos de la conservación, desde los materiales de almacenamiento hasta los estándares para la digitalización. Entre las más relevantes se encuentra la ISO 11799, que establece requisitos para la creación de instalaciones de almacenamiento de archivos.

Otra norma importante es la ISO 14721, conocida como el Modelo de Referencia OAIS (Open Archival Information System), que proporciona un marco para la conservación a largo plazo de información digital, asegurando que los archivos sean accesibles y comprensibles en el futuro, independientemente de los cambios tecnológicos.

La restauración de documentos históricos es una disciplina dentro de la conservación que ha tenido avances significativos en los últimos años. Un ejemplo notable es la restauración de los Manuscritos del Mar Muerto, una colección de textos antiguos que datan de entre el siglo III a.C. y el siglo I d.C., descubiertos en las cuevas de Qumrán en la década de 1940. Debido a su antigüedad y las condiciones en que fueron encontrados, los manuscritos estaban extremadamente frágiles y requerían un enfoque especializado para su restauración y conservación a largo plazo.

La restauración de estos textos se llevó a cabo mediante la utilización de tecnologías avanzadas como la fotografía multiespectral, que hizo posible a los conservadores identificar los fragmentos más dañados y aplicar tratamientos específicos sin afectar la integridad del documento. Este proyecto no solo preservó una parte invaluable de la historia antigua, sino que también sirvió como un modelo para la restauración de otros documentos en estado crítico. El uso del papel como soporte principal para la documentación durante este período presentó nuevos desafíos para su conservación. El papel fabricado a partir de pulpa de madera, que comenzó a utilizarse masivamente a finales del siglo XIX, resultó ser mucho más propenso al deterioro que el papel hecho de trapos o fibras vegetales. Este tipo de papel, conocido por su mayor contenido ácido, se descompone con el tiempo, volviéndose quebradizo y amarillento, lo que pone en riesgo la integridad de los documentos históricos.

En respuesta a estos problemas, surgieron técnicas de conservación diseñadas específicamente para abordar la degradación del papel. La desacidificación del papel, que surgió como una solución en la mitad del siglo XX, llegó a ser en un método fundamental para neutralizar los ácidos presentes en el papel y prolongar su vida útil. Este proceso, que incluye la aplicación de soluciones químicas para eliminar la acidez del papel, resultó ser adoptado por muchas instituciones de archivos y bibliotecas para preservar documentos históricos. Además, la investigación en materiales de archivo libres de ácido llegó a ser en un área clave de desarrollo. Los archivistas comenzaron a utilizar papeles y cartulinas especialmente tratados que no contenían ácidos, lo que ayudó a prevenir la degradación prematura de los documentos. Estos avances fueron acompañados por la creación de técnicas de almacenamiento adecuadas, como el uso de cajas y carpetas libres de ácido, que proporcionaban un entorno más controlado para la conservación de documentos importantes.

La conservación de documentos digitales ha añadido una nueva capa de complejidad a la conservación documental. A medida que la tecnología digital hoy en día es visto como en la norma para la creación y almacenamiento de información, la necesidad de desarrollar estrategias para la conservación digital se ha vuelto cada vez más urgente. Los desafíos asociados con la obsolescencia tecnológica, la pérdida de formatos y la durabilidad de los soportes digitales han llevado a la implementación de políticas y directrices para garantizar la accesibilidad a largo plazo de los archivos digitales.

Uno de los enfoques más significativos en la conservación digital es la creación de metadatos robustos que permitan la migración de archivos a nuevos formatos sin perder información. Los estándares internacionales, como el Modelo de Referencia OAIS (Open Archival Information System), han proporcionado marcos para la conservación a largo plazo de

la información digital, asegurando que los archivos sean accesibles y comprensibles en el futuro, independientemente de los avances tecnológicos.

El desarrollo de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial (IA) y el blockchain, ha comenzado a influir en las prácticas de conservación documental. La IA se está utilizando para la indexación y clasificación automática de documentos, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para estas tareas. Por otro lado, el uso de blockchain permite registrar de manera inmutable la autenticidad de documentos digitales, lo que es crucial en un entorno en el que la manipulación digital es una preocupación creciente.

Las iniciativas internacionales también han desempeñado un papel crucial en la conservación documental. Programas como el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO han promovido la identificación, conservación y acceso a documentos de relevancia global, protegiendo documentos considerados parte del patrimonio documental de la humanidad. Estos esfuerzos han aumentado la conciencia sobre la necesidad de proteger el patrimonio documental, especialmente en regiones vulnerables a conflictos y desastres naturales. El Consejo Internacional de Archivos (ICA) resultó ser otra organización clave en la promoción de normas internacionales de archivo. A lo largo de las décadas, el ICA ha colaborado con instituciones nacionales y regionales para desarrollar directrices sobre la conservación documental, desde la gestión de archivos en situaciones de emergencia hasta la implementación de sistemas de archivo digital en países en desarrollo. A medida que avanzamos hacia el futuro, la conservación documental enfrentará nuevos retos y oportunidades. La continua evolución de la tecnología y los cambios en la forma en que se crea y se accede a la información requerirán que los archivistas y conservadores adopten enfoques innovadores y flexibles para garantizar la conservación y accesibilidad de los

documentos históricos. La integración de nuevas tecnologías y el desarrollo de estrategias efectivas para la conservación digital serán fundamentales para enfrentar los desafíos que surjan en el campo de la conservación documental.

2.3 Categorías Conceptuales

A fin de contar con una conceptualización de los términos fundamentales que sustentan teóricamente la investigación, se establecen como categorías conceptuales las siguientes: Conservación Documental, Patrimonio Documental y Archivo Histórico; las cuales permitirán contextualizar un panorama integral, a fin de plantear una explicación fundamentada de la problemática objeto de estudio, enfocando las ideas clave para comprender a fondo cómo la Conservación del Patrimonio Documental, en este caso, del Archivo Histórico la Gobernación de La Guajira, contribuye a la identidad y memoria colectiva de esta región.

Conservación Documental El Archivo General de la Nación en el Acuerdo No. 001 de 2024 define la Conservación Documental como el “conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo” (p. 2). De ahí que la Conservación Documental se enfoca en evitar el deterioro de los documentos de archivo, detener el deterioro existente, asegurar su disponibilidad y por supuesto, sincronizar las prácticas organizacionales de gestión documental, con las actividades de conservación que aseguren la supervivencia de la información (Arribas, 2022), a fin de lograr una articulación armónica de procedimientos, técnicas, medidas y lineamientos institucionales con la normativa vigente (AGN, 2014, p. 17).

Para Edmondson (2002) cuando se habla de Documento, se refiere a aquello que “documenta o consigna algo con un propósito intelectual deliberado” (p. 6). Además, siguiente a este referente, si bien la conceptualización de documento tiene un carácter universal se tiene a bien mencionar que algunas culturas pueden ser “más documentales” que otras. Sin embargo, conservar lo que se considera un “propósito intelectual deliberado” (p. 6), que tiene tanto un contenido informativo como un soporte o medio donde se consigna, representa no solo una práctica, sino una forma de perpetuar dicha cultura haciendo visible su legado a la posteridad. Por tanto, es preciso afirmar que esta práctica es crucial para la protección del Patrimonio Documental y asegurar el acceso permanente a la información que éste contiene, ya que se ocupa no solo del estado físico de los documentos, sino también de su valor informativo y de su función dentro de la memoria histórica de una institución o sociedad. Para ello, es importante minimizar los riesgos asociados a los factores que generan el deterioro del material documental, como lo son las condiciones medioambientales (humedad, polvo, luz) o físicas; por ejemplo, cuando no se cuenta con una infraestructura adecuada o que impida que los documentos se mantengan íntegros, afectando su uso o consulta a futuro.

Cabe señalar que los documentos archivísticos son testigos silenciosos de la historia; su deterioro puede llevar a la pérdida irreversible de información valiosa que forma parte del legado cultural. En un mundo donde la información es cada vez más digital y efímera, la conservación asegura que los registros históricos permanezcan disponibles para futuras generaciones. Esto es especialmente relevante en el marco de las decisiones políticas, sociales y económicas. Gómez y Odor (2023) coinciden con lo anterior, cuando afirman que la conservación documental “representa todas a aquellas acciones directas e indirectas que tienen por objeto garantizar la transmisión del documento en el mismo aspecto – forma, contenido- en que este ha

llegado a nosotros, evitando la alteración de sus materiales y su función” (p. 101), haciendo hincapié en las medidas que deben ser asumidas para conservar, a lo largo del tiempo, documentos con soporte de papel, aduciendo que dichos acervos documentales necesitan cuidados específicos en cuanto a su uso, manipulación, condiciones de almacenamiento, entre otros aspectos.

Por ejemplo, para este tipo Conservación Documental con soporte en papel, las autoras recomiendan:

1. Evitar que la humedad relativa se encuentre por encima del 70%, debido a la

posibilidad de proliferación de microorganismos si se tiene en cuenta la presencia de polvo.

2. Emplear sistemas de iluminación que no emitan radiación ultravioleta ni

infrarroja, de preferencia accionados con sensores de movimiento, para que estén encendidos solo cuando sea necesario.

3. Usar filtros para contaminantes atmosféricos en los lugares en los cuales se realiza

el almacenamiento de los documentos de archivo.

4. No exponer los documentos directamente a la luz del sol para evitar deterioro

fotoquímico.

Respecto de las condiciones de almacenamiento, Gómez y Odor (2023) precisan la necesidad de uso del mobiliario adecuado dependiendo del tipo de documentos, utilizando el material apropiado, de preferencia metálico con las condiciones adecuadas que eviten su oxidación. Incluso, es importante la distribución correcta del mobiliario para evitar contaminación por plagas, roedores o concentración de microorganismos, fauna o agentes biológicos nocivos para los acervos documentales que afecten la integridad de los documentos.

De igual forma, medidas asociadas al uso y manipulación de los documentos durante la ejecución de acciones que requieran procesamiento, consulta, traslado, inventario u otras actividades, para cuyos casos se deberá emplear los elementos de protección apropiados (p. 103). Por lo anterior, es imprescindible que las entidades cuenten con una Plan de Conservación Documental como parte fundamental del Sistema Integrado de Conservación – SIC, definido en el Acuerdo 001 de 2024 del AGN como un sistema que integra un “conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y conservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales” (p. 2). En dicho sistema, el Plan de Conservación Documental, siguiendo a Fajardo y Villamizar (2020), define los métodos, actividades y normas que deben ser ejecutadas para una adecuada conservación y conservación del Patrimonio Documental.

Así las cosas, este plan representa un conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo, diseñadas para ejecutar programas, procedimientos y procesos que busquen mantener las características funcionales y físicas de los documentos de archivo y es crucial que conserve las características de originalidad, autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad e inalterabilidad a lo largo del tiempo (Acuerdo 001, 2024).

Al contar con un plan de conservación, se asegura que los documentos estén disponibles para la consulta; es decir, sean accesibles. Un plan con una estructura adecuada, facilita el acceso a la información de manera transparente, eficaz y eficiente, el cual debe ser un compromiso real de las instituciones para mantener este legado, valorar y proteger el patrimonio documental, siendo útil para historiadores, investigadores y académicos en procesos de investigación, comprensión y estudio del pasado.

Patrimonio Documental Siguiendo los referentes emanados del Archivo General de la Nación, en el cual se abordan conceptos asociados a la labor archivística, el Patrimonio Documental se entiende como el “conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico” (AGN, 2024, p. 14). A este tipo de patrimonios pertenece, por ejemplo, los textos manuscritos, cartas, mapas, registros, documentos históricos, piezas museables, testimonios gráficos o impresos y demás acervo documental que tiene un valor sustantivo, cultural e histórico que reflejan la riqueza histórica y cultural humana, en una amplia y vasta variedad.

Según Edmondson (2002), el Patrimonio Documental comprende elementos caracterizados por ser: “móviles, consistentes en signos/códigos, sonidos y/o imágenes, conservables, reproducibles y trasladables y son fruto de un proceso de documentación deliberado” (p.7). Además, agrega que “una pieza del Patrimonio Documental puede ser un solo documento de cualquier tipo o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos archivos” (p. 7). Así, siguiendo a este autor, se reconoce como Patrimonio Documental, inclusive, los documentos de archivo generados de manera orgánica por las empresas, las personas y administraciones estatales en el desarrollo de su operación, que están “compuestos fundamentalmente por archivos de distinta tipología y titularidad” (Arribas, 2022, p. 3). En la publicación denominada “Patrimonio Documental de América Latina y el Caribe” en el cual se compilan los registros regionales de la Memoria del Mundo de la UNESCO, entre los años 2000 al 2018 (Blanco et al., 2020), se reconocen y documentan como Patrimonios Documentales, solo para citar algunos ejemplos concretos, los siguientes:

• Memoria científica de América Latina: las expediciones e investigaciones científicas en

Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú, siglos XVIII – XIX. Patrimonio Documental integrado por más de diez mil manuscritos, testimonios e investigaciones realizadas por científicos europeos y americanos (p. 36).

• Patrimonio documental de los esclavizados en el Caribe holandés y sus descendientes

(1830-1969), compuesto por testimonios de manusimos, esclavos y emancipados, entre otros registros de un periodo de esclavitud que duró casi dos siglos (p. 38).

• Actas del Ayuntamiento de La Habana en el período colonial de 1550 – 1898, las cuales

se constituyen en patrimonio indispensable para Cuba e Hispanoamérica (p. 57). Como estos, muchos otros Patrimonios Documentales han sido conservados para preservar la historia de los pueblos. Por esta razón, han surgido entidades, instituciones, colectivos y organizaciones como la UNESCO, que velan por establecer medidas para la conservación y protección del Patrimonio Documental del mundo partiendo del reconocimiento de su valor educativo y científico, que además contribuye a la identidad y la memoria colectiva de las comunidades. En Colombia, el Archivo General de la Nación, fue creado para fijar políticas y reglamentos destinados a la conservación, organización y uso apropiado del Patrimonio Documental de la nación, sostenido en los diversos soportes de información y estableciendo medidas que fomenten una protección planificada que garantice la accesibilidad a la información que contiene, en cumplimiento de la normatividad vigente. Por consiguiente, la conservación del Patrimonio Documental se convierte en una actividad indispensable que ha sido reglamentada desde organismos como el Archivo General de la Nación, entendiendo el valor que representa, no solo para las instituciones o entidades, sino para el país, Latinoamérica y el mundo, dado que permiten volver al pasado para develar la

historia como soporte invaluable como parte del Patrimonio Cultural, entendiéndose éste como “el conjunto de bienes materiales, manifestaciones inmateriales, productos y representaciones de la cultura” (Ley 1185, 2008). Es decir, el Patrimonio Cultural manifiesta la cultura y la identidad de un país, como testimonio y fuente para la historia, siendo el Patrimonio Documental una subcategoría de este legado.

Archivo Histórico Cuando se habla de “archivo” en términos de Heredia (1989), como se citó en Arribas (2022), se trata de una o varias colecciones de documentos que, con independencia de su forma, material o fecha de producción o recepción, por parte de una persona o entidad privada o pública, son acumulados en forma natural de manera ordenada, conservados para servir como testimonio de información tanto para la entidad como para la ciudadanía en general, actuando como fuentes históricas (p. 2).

Los archivos, según Arribas (2022) se clasifican en Archivo de gestión, el cual es un archivo activo de permanente consulta y utilización; el Archivo central, correspondiente a la agrupación de los documentos transferidos desde el archivo de gestión, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen siendo vigentes y objeto de uso, y finalmente, el Archivo histórico, el cual corresponde a la conservación permanente de los archivos que son transferidos desde el archivo central o archivo de gestión.

En el Art. 23 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, se aborda el concepto de Archivo Histórico como “aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente” (p. 8). Es decir, como lo explica Arribas (2022), hace referencia a la transferencia documental del archivo central o archivo de gestión para

conservación permanente, considerando el valor informativo, cultural e histórico. Para ello, es indispensable que dichas transferencias sean sometidas a un ejercicio riguroso de revisión y cotejo con su respectivo inventario en las unidades de conservación que defina la entidad, de conformidad con los lineamientos, directrices y normatividad vigente, garantizando su integridad para poder ser accesible por generaciones futuras, entendiendo que hace parte del Patrimonio Histórico, no solo del país, sino de la humanidad (Universidad Nacional de Colombia, 2021).

Así las cosas, el Archivo Histórico, siguiendo a Gómez et al. (2017) gozan de una importancia crítica en tanto se constituyen como “garantes de la memoria y el acceso a la información” (p. 9) y que son producto de la práctica archivística en la cual se emiten dictámenes de valoración documental de los documentos que tienen un valor histórico permanente. Esto conlleva a pensar que su conservación es crucial para lograr preservar el legado histórico que se genera a lo largo de los procesos de gestión documental y que se convierten en parte integral del Patrimonio Documental.

2.4 Contexto Institucional

La Gobernación de La Guajira es la entidad administrativa que ejerce el gobierno departamental en La Guajira, Colombia. Su misión es promover el desarrollo integral de la región, garantizando el bienestar social y económico de sus habitantes a través de políticas públicas efectivas y la gestión adecuada de los recursos. A continuación, se presenta la misión, visión, objetivo y estructura organizacional de esta entidad territorial colombiana.

Misión El departamento de La Guajira como entidad pública territorial que promueve e impulsa el desarrollo social y económico del territorio y atendiendo su responsabilidad misional, como cuerpo intermedio del estado, articulará, complementará, subsidiará, apoyará, cooperará y brindará asistencia técnica y acompañamiento a los quince (15) Municipios del Departamento, en concurrencia con el nivel superior del Gobierno Nacional, liderando los anhelos de cambio y modernización administrativa con participación de la comunidad y en alianzas público-privadas, en aras de obtener economías de escala, mediante el desarrollo de una buena gestión de gobierno, en cumplimiento de los principios de eficiencia, eficaces y transparencia propios de la función pública y así proveer de mejores oportunidades de acceso a los ciudadanos a los bienes y servicios públicos, hasta garantizar una mejor calidad de vida, con dignidad, prosperidad y seguridad, consolidando la sostenibilidad poblacional, ambiental y libre de Postconflicto en el Departamento. Visión A 2030, el Departamento de La Guajira será una entidad territorial reconocida por la sostenibilidad institucional, fiscal y financiera, líder en producción de alimentos orgánicos, competitiva y con su economía encaminada a la oferta de turismo rural, étnico, cultural, de aventuras y de Postconflicto, con impulso agroindustrial, minero energético sostenible, y con un desarrollo portuario consolidado e integrado con el Caribe insular. Será un Departamento con una infraestructura adecuada para el bienestar de la población, con seguridad hídrica, agraria y alimentaria, garantista de los derechos inalienables del ser humano. La sociedad guajira será saludable, educada, pacífica, participativa, productiva y competitiva, que aprovecha su condición pluriétnica y multicultural, así como las potencialidades productivas para la sostenibilidad poblacional, económica, social, tecnológica y ambiental, para

asumir el Postconflicto con compromiso. Seremos un departamento modelo, donde cada habitante encontrará en el territorio y sus instituciones, escenarios de oportunidad para la garantía de los derechos de la población, con enfoque diferencial y étnico, y con prevalencia de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, y habremos logrado, además, el respeto por el mínimo vital, la armonía con el ambiente natural y la paz sostenible Objetivo El departamento de La Guajira como entidad territorial tiene como objetivo garantizar, orientar, y dinamizar las buenas prácticas administrativas mediante criterios éticos, que conlleven a lograr la prestación de los servicios de manera efectiva, eficaz y oportuna para la obtención del desarrollo social, económico, cultural, gubernamental y ambiental, de conformidad con la normatividad legal vigente; con un manejo adecuado de los recursos humanos, físicos y financieros, contribuyendo al bienestar y calidad de vida de la comunidad guajira, mediante efectivos procesos de participación y comunicación.

Estructura Organizacional La estructura organizacional de la Gobernación de La Guajira la constituye diferentes secretarías y direcciones, cada una con funcionalidades en ciertas áreas como educación, cultura, medio ambiente y desarrollo económico, jugando un papel fundamental en la implementación de las políticas que involucran la conservación del Patrimonio Documental. Secretarías Clave

• Secretaría de Cultura: Responsable de promover y proteger el Patrimonio Cultural del

departamento, incluyendo documentos históricos. Esta secretaría busca fortalecer y generar desarrollo cultural a partir de diversos programas, iniciativas y acciones con las comunidades.

• Secretaría de Educación: Fomenta programas educativos relacionados con el

conocimiento sobre el Patrimonio Documental en los currículos escolares. De esta forma, se cumple con generar desde las escuelas la necesidad de conservación documental como una práctica importante, no solo desde el ámbito académico, sino administrativo.

• Secretaría Administrativa: Es la encargada de gestionar los recursos necesarios

para implementar planes de Conservación Documental, a través de programas de capacitación, buenas prácticas, apoyo a las empresas, así como la sensibilización de la relevancia de esta práctica propia de la gestión documental.

2.5 Marco Legislativo y Normativo

En Colombia, la conservación documental está regulada por una serie de leyes y normativas que establecen directrices para la gestión del patrimonio documental. Uno de los marcos legales más importantes es la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), que establece lineamientos para garantizar la protección y conservación de documentos con valor histórico, cultural y administrativo.

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) Esta ley tiene como objetivo principal regular la gestión documental en todas las entidades públicas y privadas del país. Entre sus disposiciones más relevantes se encuentran:

• La obligación de crear archivos en las entidades públicas.

• La necesidad de implementar programas de gestión documental que incluyan

procesos de conservación.

• La promoción del acceso a la información pública como un derecho fundamental.

A pesar del marco legal establecido, su implementación enfrenta desafíos significativos como escasez de recursos, falta de capacitación del personal y carencia de infraestructura.

En la Tabla 1, se presenta el principal Marco legislativo y normativo en materia de Conservación Documental y afines.

Tabla 1 Marco legislativo y normativo colombiano en Conservación Documental

Nombre Descripción Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 1080 de

2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Acuerdo 038 de

2002

Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Acuerdo 005 de

2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones Acuerdo 008 de

2014

"Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley Acuerdo 001 de

2024

Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones

Normativas Complementarias

Además de la Ley General de Archivos, existen otras normativas complementarias que refuerzan los esfuerzos por preservar el patrimonio documental: el Decreto 2609 de 2012: Establece disposiciones para el manejo adecuado del archivo público y la Resolución 0180 de 2015: Define lineamientos técnicos para la conservación preventiva del Patrimonio Documental.

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo se presenta la ruta metodológica y estrategias con las cuales se alcanzarán los objetivos específicos de la investigación, la recopilación de información y su procesamiento, así como la consolidación del desarrollo operativo del estudio.

3.1 Enfoque Metodológico

Este estudio se plantea desde un enfoque de corte cualitativo, el cual, según Galeano (2020) “aborda las realidades subjetivas e intersubjetivas como objetos legítimos de conocimientos científicos. Busca comprender -desde la interioridad de los actores sociales – las lógicas de pensamiento que guían las acciones sociales “(p. 18). Por su parte, Hernández y Mendoza. (2018) plantean que la investigación cualitativa “se enfoca en comprender los fenómenos, explorándolos desde la perspectiva de los participantes en su ambiente natural y en relación con el contexto” (p. 390). Posturas que ayudan a comprender que el enfoque cualitativo se centra en la comprensión de fenómenos sociales y las complejidades de sus actores. Por tanto, siguiendo a Galeano (2020), es un enfoque que “estudia la dimensión interna y subjetiva de la realidad social como fuente del conocimiento” (p. 18).

Con base en lo planteado por Galeano (2020) y Hernández y Mendoza (2018) se sustenta el carácter cualitativo de este estudio, toda vez que busca profundizar en las prácticas, condiciones y desafíos que enfrenta el Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira en su proceso de conservación, focalizando la recolección de información detallada y rica en significado contextual, permitiendo captar las dinámicas y subjetividades involucradas en la gestión documental del patrimonio de esta entidad territorial.

Por consiguiente, este enfoque permite que exista una interacción mucho más cercana entre el investigador y los actores sociales asociados a la gestión documental y administrativa de las organizaciones, facilitando un nivel mayor de profundidad en la información que ha sido acopiada o recolectada. Así, el investigador no es un mero observador externo, sino que se involucra de manera activa tanto en la recolección como en la interpretación de la información, haciendo que su nivel de comprensión sea mucho más claro, con relación a las prácticas de conservación del Patrimonio Documental, siendo un enfoque ideal para los propósitos de esta investigación.

3.2 Tipo de Investigación

El estudio se enmarca en una investigación descriptiva la cual, según Hernández y Mendoza (2018), pretende especificar propiedades, rasgos y características relevantes de cualquier fenómeno objeto de análisis. En este caso, el estudio se centra en describir detalladamente las condiciones actuales del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, identificando los factores que afectan la Conservación Documental, como el estado físico de los documentos de archivo, las condiciones ambientales en las que se almacenan y los procedimientos o políticas empleadas para su manejo. A través de este análisis descriptivo, se podrán identificar las fortalezas y debilidades en las prácticas actuales de Conservación Documental.

3.3 Método

El método seleccionado para esta investigación es el Estudio de Caso, el cual, desde el enfoque cualitativo, se entiende como “una forma de abordar un hecho, fenómeno, acontecimiento o situación particular de manera profunda y en su contexto, lo que permite una mayor comprensión de su complejidad y, por lo tanto, el mayor aprendizaje del caso en estudio” (Durán, 2012, p. 121). Por tanto, el Estudio de caso se convierte en un método pertinente para los objetivos de esta investigación, en tanto ofrece una indagación focalizada en el examen detallado y la descripción, permitiendo hacer una exploración y análisis profunda de del contexto específico en el cual se desarrolla. Su unidad de análisis es el Caso, definido por Durán (2012) como un “fenómeno de algún tipo ocurrido en un contexto delimitado” y que se caracteriza, según esta autora, por su singularidad, disponibilidad, potencial de aprendizaje y complejidad. De igual forma este método, que bien puede ser útil en otros enfoques de investigación, posibilita la interconexión conceptual, la flexibilidad y la facilidad de la comprensión de la realidad o fenómeno social objeto de estudio, toda vez que permite analizar las variables que intervienen de una forma contextualizada, sin que esto implique falta de rigor metodológico, ya que se podría incurrir en impresiones en su operativización a la hora de comprobaciones de ideas, haciendo que los resultados sean poco confiables.

Con este método se pretende realizar un análisis detallado de un fenómeno particular, en este caso, la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, respondiendo a la necesidad de estudiar una realidad social específica y desarrollar teorías o marcos conceptuales a partir de los datos recolectados, considerando tanto los desafíos como las prácticas de conservación aplicadas. Por tanto, resulta ideal para analizar situaciones complejas y singulares, como la conservación de un Patrimonio Documental.

3.4 Técnicas de Recolección de Información

Las técnicas de recolección de información se entienden como mecanismos, que, como su nombre lo indica, sirven para medir o reunir información en forma sistemática, organizada y objetiva del fenómeno de estudio (Hernández y Mendoza, 2018), a partir de una valoración previa de los objetivos de la investigación, enfoque y método. Para esta investigación se emplearán dos técnicas principales de recolección de información: análisis de contenido y observación. Estas técnicas permitirán obtener una visión completa de las condiciones de conservación del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira y proporcionar insumos clave para desarrollar una propuesta de mejora partir de la estructuración de un Plan de Conservación Documental a la medida de las necesidades de esta entidad territorial. El Análisis de contenido se empleará con el fin de realizar una revisión exhaustiva de leyes, normativas y estudios previos relacionados con la Conservación Documental. Se examinarán documentos clave como la Ley General de Archivos de Colombia y otras normativas internacionales sobre la conservación de documentos históricos. Además, se revisarán estudios de casos de conservación en otras regiones de Colombia y América Latina para identificar estrategias exitosas que puedan aplicarse en el contexto de La Guajira. Así, el análisis de contenido permitirá identificar directrices normativas que regulan la conservación documental, estudiar estrategias implementadas en contextos similares y valorar la aplicabilidad de las normativas y mejores prácticas en el archivo objeto de estudio.

Según Hernández y Mendoza (2018), la observación es una técnica de recolección de datos que apunta al registro ordenado, sistemático y confiable de situaciones observables o comportamientos, empleando o no un respectivo formato. Esta técnica, dependiendo de la perspectiva del investigador, considera un tipo de observación denominada “observación

directa”, que consiste en observar el objeto de estudio al interior de la situación en particular que se pretende estudiar. Esto permite tener una exploración directa de la situación. Por lo que es útil en este estudio en tanto facilita inspeccionar las condiciones físicas del Archivo Histórico y el estado de conservación de los documentos.

De igual forma permitirá realizar una documentación de las condiciones ambientales del archivo, como temperatura, humedad, iluminación, que son factores críticos en la conservación de documentos, así como la inspección de su estado físico para verificar su integridad, considerando aspectos como estanterías, cajas y carpetas utilizadas. La observación directa, además, permitirá identificar amenazas a la integridad de los documentos, como plagas, deterioro físico o condiciones inadecuadas de almacenamiento, dejando registro en una Guía de observación como instrumento empleado para ello.

3.5 Instrumentos de Recolección de Información

Teniendo en cuenta las técnicas que se emplearán para la recolección de información en el marco de esta investigación, se hará uso de instrumentos que faciliten el registro organizado de la información, en este caso, de las prácticas de conservación documental en el Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira. Estos instrumentos son básicamente la matriz de análisis de contenido y la guía de observación.

La matriz de análisis de contenido será utilizada como instrumento asociado a la técnica de análisis de contenido para revisar las diferentes leyes, decretos, acuerdos, normas técnicas y manuales en el marco legal colombiano orientados a plantear directrices para la Conservación Documental. Este instrumento permitirá, a partir de la definición de diversas categorías, hacer un registro descriptivo por cada una de las normas a fin de facilitar el

análisis de sus contenidos, las relaciones existentes entre ellas, el propósito y por supuesto, lo que se reglamenta en materia de Conservación Documental. Además, la matriz de análisis ayudará a visualizar patrones y tendencias en los datos, proporcionando una base sólida para la toma de decisiones y la formulación de estrategias.

En cuanto a la Guía de observación, es un instrumento en el cual se registran las categorías y subcategorías que son objeto de observación. La guía de observación, diseñada a partir de la definición de criterios observables definidos considerando los diferentes programas que dispone la normatividad vigente (Acuerdo 001 de 2024) para la Conservación Documental, permitirá contar con una herramienta que guíe el ejercicio de observación directa a fin de registrar lo que resulte de la inspección ocular. Este instrumento diligenciado será un insumo de valor y crítico para la investigación, toda vez que definirá el diagnóstico con el cual se construya el plan de conservación del Patrimonio Documental de la Gobernación de La Guajira.

3.6 Fases de la Investigación

El desarrollo de la investigación se realizará en tres fases, las cuales se articulan con los objetivos específicos planteados anteriormente:

Fase 1: Revisar la legislación y normatividad vigente sobre la Conservación Documental en Colombia.

En esta fase se pretende hacer una revisión exhaustiva de la legislación y normatividad colombiana en materia de Conservación Documental, permitiendo contar con un panorama legislativo mucho más robusto, que permita contar con las bases necesarias para la estructuración del Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de La Gobernación de La Guajira.

Fase 2: Diagnosticar el estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira A partir de las técnicas e instrumentos de recolección de información definidas, se pretende hacer una inspección técnica en la Gobernación de La Guajira para analizar el contexto histórico y cultural del archivo, así como los métodos de conservación, las características materiales de los documentos y las estrategias de conservación preventiva. Este diagnóstico permitirá la identificación de fortalezas y oportunidades de mejora en las prácticas archivísticas en esta entidad territorial que permita tomar decisiones enfocadas a integrar las medidas necesarias para el cumplimiento de la normatividad colombiana asociada a la Conservación del Patrimonio Documental.

Fase 3: Integrar en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira. En esta fase se pretende atender a los resultados del diagnóstico realizado en la Fase 2, a fin de integrar en un plan los programas, medidas y lineamientos a la luz de la normatividad vigente, que apunten a la estructuración de un Plan de Conservación Documental, específicamente en el Archivo Histórico de La Gobernación de la Guajira, partiendo de la necesidad de coadyuvar a la protección y conservación del legado histórico que hace parte del Patrimonio Histórico del departamento.

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

En el siguiente apartado se presenta el análisis y discusión de los resultados obtenidos para cada una de las fases en las que se desarrolló la investigación, que a su vez integran los objetivos específicos planteados. Este análisis se llevará a cabo para cada una de las categorías definidas en los instrumentos de recolección de información aplicados. Cabe señalar que algunas de dichas categorías, fueron agrupadas para realizar un análisis integral a la luz del alcance de la misma y facilitar su interpretación.

Fase 1: Revisar la legislación y normatividad vigente sobre la Conservación Documental en Colombia. Para esta fase se empleó una matriz de análisis de contenido (ver anexo 1) estructurada a partir de la definición de 10 categorías, cada una apuntando a un aspecto puntual del marco normativo o regulación colombiana asociada a la Conservación Documental. Dicha normatividad fue a su vez organizada de acuerdo a su naturaleza en leyes, decretos, acuerdos, normas técnicas y manuales, para facilitar su comprensión, a través del estudio de su alcance y propósito específico dentro del orden jurídico y administrativo.

Tipos de Normas, nombre, año de publicación y Objetivo. Con estas categorías, que han sido agrupadas para facilitar la exposición de los resultados, siguiendo las definiciones expuestas por el Sistema Único de Información Normativa (2016), se encontró que el marco normativo colombiano incluye una variedad de leyes, decretos, acuerdos, normas técnicas y manuales orientados al abordaje de la gestión documental desde varias ópticas, a saber: contempla leyes tales como la Ley 594 de 2000, Ley 1185 de 2008 y Ley 1712 de 2014, todas estas regulaciones generales y de carácter obligatorio que fueron emanadas de la rama legislativa colombiana, regulando aspectos como la función archivística del Estado, la protección del patrimonio cultural y el acceso a la información pública, respectivamente.

Por otra parte, encontramos los Decretos, tales como el 1080 de 2015 y el 103 de 2015. El primero reglamenta y compila las normas sobre el sector Cultura y desarrolla la Ley 1185 de 2008, y el segundo, reglamenta la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y acceso a la información. Tales decretos son normas expedidas por la rama ejecutiva colombiana con el fin de reglamentar la aplicación específica y detallada de las leyes asociadas a la gestión documental y en específico a la Conservación Documental.

Asimismo, se citan los acuerdos 007 de 1994 el cual reglamenta la organización y conservación de los archivos, el acuerdo 049 del 2000 que adopta el programa de gestión documental, acuerdo 002 de 2014 que regula el programa de gestión documental, el acuerdo 008 de 2014 que regula el Sistema Integrado de Conservación y por supuesto, el acuerdo 001 de 2024 (el cual derogó al acuerdo 006 de 2014), el cual establece el acuerdo único de la Función Archivística, definiendo los criterios técnicos para su implementación en Colombia. Estos acuerdos son disposiciones con un alcance más específico emitidas por el Archivo General de la Nación. La matriz de análisis también contempla las normas técnicas ISO 15489-1 de 2010, sobre la gestión de documentos, NTC 4095 de 2013 sobre la descripción archivística, NTC 4436 de 2018 sobre los requisitos de permanencia y durabilidad de los documentos de archivo, la NTC 5397 de 2005 sobre los materiales para documentos de archivo con soporte en papel y la NTC 5921 de

2018 sobre los requisitos para el almacenamiento del material documental en archivos y

bibliotecas. Todas estas normas establecen estándares técnicos de seguridad, calidad y operatividad, en este caso, en el ámbito archivístico.

Finalmente, se analizó el Manual de Conservación documental del año 2014, el cual establece las pautas para la conservación y preservación de documentos de archivo, esencial para la definición de los programas de conservación documental. En general, se analiza a partir de estas categorías agrupadas, que en Colombia existe una diversidad normativa amplia sobre conservación documental, mostrando una evolución y actualización constante del marco regulador, con un objetivo claro y específico para la función archivística, la protección del patrimonio cultural, así como para la organización, almacenamiento y conservación de documentos. Instituciones Emisoras. Esta categoría del marco normativo analizado con el instrumento permitió conocer que cada una de las leyes, normas, decretos y demás, tienen una institución emisora, que reflejan la autoridad y alcance de cada una de ellas. Mientras el Congreso de la República emite las leyes, los Ministerios, presidencia y demás organismos de la rama ejecutiva, emiten decretos para la reglamentación específica que permitan su implementación en la práctica. De igual forma, el Archivo General de la Nación ha emitido acuerdos específicos sobre la gestión documental, que bien pueden integrar aspectos técnicos nacionales o internacionales con el estudio de las Normas emanadas del Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC, orientadas al fortalecimiento de los estándares de conservación.

Requisitos específicos. Se analiza que los requisitos establecidos en cada una de las normas estudiadas tienen una variación dependiendo de su naturaleza y alcance, pero igualmente se complementan a la luz de lo que implica la gestión documental en materia de conservación. Mientras las leyes apuntan a la creación y mantenimiento de archivos adecuados, los acuerdos y los decretos buscan establecer las medidas específicas para la actividad de conservación. De igual forma, las nomas técnicas ofrecen criterios claves en cuanto a calidad de materiales, técnicas de almacenamiento, condiciones apropiadas de conservación, entre otros.

Obligaciones y responsabilidades. Con esta categoría se analiza que tanto las entidades públicas como probadas tienen la obligatoriedad y la responsabilidad del cumplimiento del marco normativo en materia de conservación documental de manera que garanticen la accesibilidad y conservación de la información bajo los principios de transparencia, calidad en la gestión documental de manera eficiente y por supuesto, la protección del patrimonio documental. Para ello, en el caso concreto de la Gobernación de La Guajira, siendo una entidad del orden nacional que actúa como entidad territorial, asume igualmente la responsabilidad y obligatoriedad de darle cumplimiento a la normatividad vigente en lo referente a la gestión documental y específicamente a la conservación del Patrimonio Documental de su Archivo Histórico. Vigencia. Cada una de las leyes, decretos, acuerdos y demás normas tienen una vigencia para su implementación, lo cual está ligado a los cambios que puedan existir en la materia o nuevas reglamentaciones que obligan a adoptar otros mecanismos de acción. En este caso en particular, todas las normas se encuentran vigentes, lo cual es positivo para las empresas en la medida en que pueden continuar desarrollando la labor archivística en materia de la conservación documental, amparados en un amplio marco normativo que aún tiene los efectos jurídicos que motivaron su creación.

Relación con otras normas. Todas las normas establecidas en la matriz de análisis de contenido están interrelacionadas, en la medida en que, desde sus niveles de efecto jurídico apuntan a reglamentaciones, especificaciones, estandarizaciones y mecanismos de acción en lo referente a la conservación documental, fortaleciendo a su vez, criterios de calidad que son la base para la ejecución o implementación efectiva de dichas normas, teniendo en cuenta referentes tanto nacionales como internacionales.

Enfoque y Metodología. Con esta categoría se analizó que cada una de las normas tiene una metodología concreta de acuerdo con su finalidad. Finalidades que permiten a las empresas tanto públicas como privadas tener la suficiente claridad jurídica, estratégica, administrativa, técnica y operativa de la conservación documental haciendo que sea un proceso integral, íntegro e integrador. Por tanto, se cuenta con un marco normativo multidimensional y holístico que reta a las empresas a que puedan ajustar sus planes de acción a la luz de dichas reglamentaciones y requerimientos exigidos con la finalidad de velar por la transparencia, la conservación de patrimonio documental y la calidad técnica de los materiales archivísticos. Finalmente, es preciso mencionar que este análisis permitió conocer a profundidad el marco normativo colombiano para la conservación documental, sirviendo de referente para la generación de la propuesta que integre en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira, como objetivo principal de esta investigación.

Fase 2: Diagnosticar el estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira. Para llevar a cabo el diagnóstico planteado en esta fase, asociada al segundo objetivo específico de esta investigación, se empleó como instrumento de recolección de datos una guía de observación (ver anexo 2), la cual fue construida con base en los fundamentos de Espinosa (2021), Rodríguez (2018) del Archivo General de la Nación, con la Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) y otros sustentos teóricos y normativos para el planteamiento de los criterios a observar por cada uno de los 6 programas del SIC, reglamentados, a su vez, en el Acuerdo 001 de 2024, a saber:

1. Programa de Capacitación y Sensibilización

2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e

Instalaciones Físicas

3. Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y

desinsectación

4. Programa monitoreo y control de condiciones ambientales

5. Programa de almacenamiento y realmacenamiento

6. Programa Prevención de Emergencias y atención de desastres

Cada uno de estos programas se constituyen en unidades de análisis que se abordarán a continuación, con una descripción detallada de los hallazgos, situaciones y en general, los resultados obtenidos a partir de la técnica de observación directa en La Gobernación de La Guajira:

Programa de Capacitación y Sensibilización En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre la capacitación y sensibilización de las personas encargadas o responsables a nivel directivo, administrativo y técnico de la labor archivística, con alcance a directivos, funcionarios, contratistas y usuarios de los archivos. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “crear conciencia sobre el valor de los documentos de archivo y la responsabilidad de la conservación de los soportes y medios donde se registra la información y brindar herramientas prácticas para su adecuado tratamiento” (p. 25). Por tanto, es un aspecto nuclear, en tanto, entre más capacitado se encuentre el equipo de trabajo responsable, se espera que los procesos sean mucho más conscientes y fundamentados.

De la aplicación del instrumento, para esta categoría, se analiza que La Gobernación de La Guajira posee fortalezas y oportunidades de mejora que se detallan a continuación: Como fortalezas podemos mencionar que existe una estructuración del programa de capacitación y sensibilización evidenciando una planeación que se ajusta a las normas claves en esta materia como lo es La Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015, de manera que busca garantizar una pertinencia técnica y legal de las acciones de la entidad. Por otra parte, se evidencia la realización de capacitaciones usando los formatos establecidos por el Archivo General de la Nación, mostrando trazabilidad y mejoras en la gestión de la información, incluyendo ejes temáticos con contenidos como el ciclo vital de los documentos, conservación preventiva y Sistema Integrado de Conservación Documental. Estos procesos de capacitación combinan una periodicidad mensual, bimensual y semestral, de acuerdo con la necesidad específica de cada dependencia, bajo una metodología contextualizada, teóricopráctica y participativa, que facilita la comprensión de los procedimientos de conservación documental, analizando los problemas reales que presenta la entidad. Para ello, se emplean jornadas de capacitación en modalidad híbrida, que favorece la participación de funcionarios en distintas ubicaciones geográficas del departamento.

Sin embargo, se analiza como oportunidades de mejora el hecho que es insuficiente los mecanismos de seguimiento a los procesos de capacitación y sensibilización, que permitan valorar efectivamente la adquisición de los conocimientos teóricos, prácticos y técnicos a la luz de la normatividad vigente, pero también desde la adaptación de nuevas tecnologías que flexibilicen los procesos de capacitación, aprovechando la cooperación con instituciones archivísticas para potenciar la conservación documental, a través de asesorías especializadas.

Finalmente, estos resultados apuntan a que a pesar que existe un compromiso de la entidad por llevar a cabo procesos de capacitación que son soportados con el uso de los formatos establecidos por el Archivo General de la Nación, no se evidencia la medición del impacto de éstas, máxime, cuando se presentan situaciones en las que no existe un correlación entre los conocimientos impartidos y la demostración fáctica de los mismos en el manejo de los archivos, teniendo en cuenta que la Gobernación de La Guajira no cuenta con un Archivo Histórico local que se dedique exclusivamente a la conservación de los documentos históricos. La Figura 1 Muestra los procesos de capacitación y sensibilización del personal directivo, funcionarios y usuarios de los archivos.

Figura 1 Registro fotográfico capacitaciones en Conservación Documental

Fuente: Gobernación de La Guajira

Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre la inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas con alcance a todas las áreas del archivo histórico. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “mantener en buenas condiciones las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento, con el fin de minimizar los riesgos asociados con la conservación del material documental independiente del soporte o medio donde este registrado” (p. 29). Por tanto, obedece a un aspecto crítico para la conservación documental en la medida en que, garantizar el almacenamiento adecuado en cumplimiento con la normatividad vigente es crucial para la conservación documental.

Los resultados indican que existen en la Gobernación de La Guajira existen fortalezas en cuanto a la disposición de una infraestructura especializada con el uso de materiales ignífugos, estructuras metálicas resistentes y medidas de aislamiento ambiental, importantes para la conservación documental tal como se muestra en la Figura 2. Existe un diseño ergonómico y funcional de las estanterías, tomando en cuenta la disposición de las baldosas superiores e inferiores que eviten daños físicos en la documentación y cumplimiento de los parámetros técnicos. También se observó el uso de puertas metálicas de seguridad, ventanas con proyección solar y mecanismos contra incendios.

Figura 2 Espacios físicos y de almacenamiento de documentos

Fuente: Gobernación de La Guajira

No obstante, no se evidencia una evaluación estructural periódica que, a la luz del Acuerdo 001 de 2024, se recomienda sea anualmente con el fin de realizar las validaciones pertinentes de la resistencia de la infraestructura archivística, así como la resistencia mecánica del mobiliario (Gómez y Odor, 2023). De igual forma, se requiere la reorganización del espacio para el mejoramiento de la eficiencia operativa, que facilite el acceso a los documentos y el acceso operativo. Por tanto, aun cuando existen avances importantes en la infraestructura, se requiere que este programa sea reorientado hacia la evaluación estructural y la reorganización de espacios para mejorar las condiciones físicas de almacenamiento de los documentos.

Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación con alcance a todas las áreas de archivo histórico de la entidad. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “Mantener los elementos del medio ambiente (tanto naturales como los aportados por el hombre) en condiciones aptas para la Conservación Documental y el desarrollo del ser humano (mitigar riesgo de enfermedad” (p. 36). Por tanto, es fundamental que se lleve a cabo en tanto, minimiza los agentes biológicos que pueden afectar la integridad de los documentos. Al respecto, se analizó que en la Gobernación de La Guajira si bien se ejecutan procedimientos estructurados de limpieza, desinfección, desratización y desinsectación (ver Figura 3) que se llevan a cabo usando registros en fichas técnicas, no se evidencia la evaluación de la efectividad de los productos usados para evitar la corrosión o fragilidad de los soportes de papel. Adicionalmente, no existen criterios de selección adecuados o evaluación rigurosa que eviten que los documentos con alto valor histórico o probatorio sean descartados cuando se encuentran expuestos a contaminación ambiental.

Por otra parte, se observó la necesidad de una planificación que responda al uso de métodos seguros de desinfección y control de plagas evitando sustancias químicas agresivas que no afecten la coloración, textura ni estabilidad física de los documentos. Por tanto, es importante que en esta entidad se optimice el control ambiental, se refuerce el almacenamiento documental, así como el mejoramiento de las auditorías post-tratamiento que permite tener una supervisión adecuada y especializada en la que se reconozca de manera integral, los métodos, insumos, procedimientos y registros correspondientes a las acciones de limpieza del archivo histórico.

Figura 3 Acciones de limpieza del archivo

Fuente: Gobernación de La Guajira

Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre monitoreo y control de condiciones ambientales con alcance a todas las áreas de archivo histórico. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “Mantener las variables medio ambientales dentro de los rangos establecidos para los distintos materiales de archivo” (p. 44). Por tanto, es crucial para evitar el deterioro de los documentos. Se analizó que, según el registro de humedad en una de las áreas del archivo histórico de 67% a 75% es alarmantemente alta, en comparación con el rango recomendado para la conservación documental entre el 40% y el 55%, lo cual es perjudicial en tanto favorece la proliferación de hongos y bacterias, que afectan la estructura del papel y su legibilidad. Cabe señalar que las instalaciones de la Gobernación de la Guajira se encuentran en zona cercana al mar, haciendo que exista una exposición ambiental no solo a la humedad del aire, sino al salitre.

En cuanto a la temperatura registrada se analiza que está en un rango aceptable entre los 21° y 23°C, aunque lo ideal es mantener una consistencia térmica que evite el efecto de la fluctuación térmica, afectando la estabilidad de los documentos. Por otra parte, si bien la Gobernación ha estructurado un Plan Institucional de Archivos (PINAR), se evidencio la necesidad de fortalecer las medidas de calidad del aire debido a la acumulación de polvo y agentes contaminantes en algunas áreas del archivo histórico.

Lo anterior indica que si bien, existen algunas acciones de monitoreo y control ambiental, esto no es suficiente, evidenciando algunas deficiencias operativas que afectan la conservación documental haciendo que no se realice en condiciones óptimas, aumentando los riesgos asociados a la degradación ambiental.

La Figura 4 muestra registro fotográfico de control y monitoreo ambiental en una zona considerada como crítica en el archivo histórico de la Gobernación de La Guajira, debido a la disposición inadecuada de los documentos, debido a las adecuaciones adelantadas en esta área y que agudizaron los efectos del impacto medioambiental, aunado a una gestión inadecuada del acervo documental, en la que gran parte de los documentos se encuentran contaminados. Figura 4 Acciones de monitoreo ambiental en un área crítica del archivo histórico

Fuente: Gobernación de La Guajira

Programa de almacenamiento y realmacenamiento En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre almacenamiento y realmacenamiento con alcance a todas las áreas del archivo histórico. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “establecer las unidades de almacenamiento y conservación para el material documental acordes a los formatos y técnicas de la documentación que garanticen protección y resistencia” (p. 58). De ahí que es relevante para determinar la compra de unidades de conservación y almacenamiento adecuadas.

Se observó que en la entidad existe una buena práctica en cuanto al diligenciamiento de los formatos de compra, entrega y recibido de insumos archivísticos evidenciando la trazabilidad en este aspecto. Sin embargo, tales adquisiciones no son suficientes si se tiene en cuenta que se requiere subsanar situaciones de filtración, humedad excesiva y falencias en el almacenamiento de los archivos por causa de sobre carga en algunas estanterías lo que dificulta el acceso y la consulta de los documentos (ver Figura 5). Se identificaron riesgos en algunos depósitos en zonas bajas y cercanas a las tuberías, sin medidas de contención adecuadas, aumentando el riesgo de pérdida documental. Razón por la cual la entidad optó por reubicar parte de los documentos en áreas intervenidas a nivel de infraestructura, evaluadas como seguras para la conservación de los documentos con riesgo de pérdida en estanterías metálicas elevadas.

Figura 5 Estanterías con sobrecarga de documentos

Fuente: Gobernación de La Guajira

Programa de Prevención de Emergencias y atención de desastres En esta categoría se abordaron los criterios a observar sobre prevención de emergencias y atención de desastres con alcance a todas las áreas del archivo histórico. Este programa, tal como se plantea en Rodríguez (2018), tiene como objetivo “orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para la atención de emergencias con el fin de reducir el riesgo, así como una estrategia de sostenibilidad de los archivos ante amenazas de origen animal o antrópicos” (p. 49). Lo cual es fundamental para tomar precauciones de seguridad. Se observó que la entidad está en proceso de actualización de su mapa de riesgos, siendo esto un avance positivo, al igual que evidencias de talleres en temas de seguridad (ver Figura 6). De igual forma, se analizó que existen rutas claramente señalizadas y conocidas por el personal. A pesar que existe un plan de emergencias que integra aspectos relacionados con la conservación documental, se hace necesario realizar los monitoreos que permitan evidenciar su pertinencia en la práctica, evaluando tiempos de respuesta, roles y escenarios posibles.

De ahí que los resultados muestran que se requiere una aplicación más rigurosa del programa de prevención de emergencias y atención de desastres en la Gobernación de La Guajira con el desarrollo de estrategias de mejora continua para fortalecer la protección del patrimonio documental respecto de la posibilidad de ocurrencia de los riesgos identificados en el mapa de riesgos.

Figura 6 Registro fotográfico taller de seguridad

Fuente: Gobernación de La Guajira

CAPÍTULO V. PROPUESTA

En este apartado se presenta la propuesta con la cual se da respuesta al tercer y último objetivo específico de este trabajo de investigación, que consiste en integrar en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira, a partir de los resultados encontrados. Este plan comprende los aspectos mencionados por Rodríguez (2018) del Archivo General de la Nación, en la Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación.

PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 83

2. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 84

2.1

OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 84 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 84

3. ALCANCE ............................................................................................................................... 85

4. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 86

4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ...................................... 86

4.2 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS ..................................................... 88

4.3 PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,

DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN ........................................................................ 90

4.4 PROGRAMA MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES . 92

4.5 PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO .................... 94

4.6 PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

1. INTRODUCCIÓN

El Plan de Conservación Documental es un documento estructurado en el cual se definen tanto estrategias como actividades relevantes para conservar el acervo documental en buen estado evitando su deterioro y minimizando los riesgos que puedan presentarse que amenacen su integridad, disponibilidad y accesibilidad. Por tanto, se convierte en un importante componente del Sistema Integrado de Conservación (SIC), que propende por prolongar el periodo de vida útil de los documentos de archivo. Máxime, cuando éstos hacen parte del Patrimonio Documental, amparado por el amplio marco legal colombiano vigente.

Así las cosas, a partir del diagnóstico del estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de La Gobernación de La Guajira, se hace necesario plantear una propuesta en la cual se integre en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación de este acervo que reúne documentos de valor administrativo, científico, cultural e histórico de gran relevancia para el territorio, la nación y el mundo. Por tal motivo, este documento busca plantear actividades asociadas a los programas de Conservación Preventiva documentados en el Acuerdo 001 de 2024.

Cada uno de los Programas de Conservación Preventiva, tiene un alcance, finalidad y medidas específicas planteadas por el Archivo General de la Nación, las cuales se emplean como base para estructurar un Plan de Conservación Documental de manera contextualizada, que atienda a las necesidades de conservación de La Gobernación de la Guajira, abordando aspectos como la capacitación y sensibilización del personal de archivo y usuarios, la inspección de los sistemas de almacenamiento, condiciones de las instalaciones físicas, saneamiento y control ambiental y prevención de emergencias, los cuales tienen una importancia crítica para minimizar los riesgos de deterioro y prolongar la vida útil de los documentos.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Garantizar la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira a partir de la aplicación de los programas establecidos el artículo 6.1.1.4 del Acuerdo 001 de 2024, emanado del Archivo General de la Nación.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Fortalecer los procesos de conservación documental a través de formación especializada

y continua del personal directivo, administrativo y técnico encargado de la gestión documental en la Gobernación de La Guajira.

• Implementar los protocolos de inspección y mantenimiento de los sistemas de

almacenamiento e instalaciones físicas para una adecuada conservación del acervo documental del Archivo Histórico.

• Viabilizar la ejecución de medidas de saneamiento y control de condiciones ambientales

en el Archivo Histórico.

• Plantear un sistema de seguimiento de humedad, temperatura y demás agentes

ambientales y biológicos que puedan afectar la integridad de los documentos.

• Optimizar la distribución y organización de los documentos para su conservación a largo

plazo.

• Definir estrategias de prevención de emergencias y atención de desastres para la

protección del patrimonio Documental de la entidad.

3. ALCANCE

Aplica para la conservación del Patrimonio Documental del conjunto de documentos de valor histórico, cultural y administrativo, conocido como ‘Archivo Histórico’ de la Gobernación de La Guajira, contemplando lo establecido en los aspectos metodológicos de la Guía para la implementación del Sistema Integrado de Conservación (Rodríguez, 2018) y el artículo 6.1.1.4 del Acuerdo 001 de 2024. Por esta razón, el plan se enmarca en el nivel de intervención denominado ‘Conservación Preventiva’, el cual tiene como propósito prolongar la vida útil de los documentos a través de acciones que eviten su deterioro o degradación antes que ésta ocurra.

4. METODOLOGÍA

El presente apartado expone la metodología de desarrollo de la propuesta “Plan de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira”, presentada en el desglose operativo de los seis programas de conservación preventiva definidos por el Archivo General de La Nación, contextualizados a las particularidades, necesidades y desafíos que afronta la entidad en esta materia.

4.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

En la Tabla 2 se presenta el desglose del programa de capacitación y sensibilización en materia de Conservación Documental en la Gobernación de La Guajira. Tabla 2 Programa de Capacitación y Sensibilización Programa de Capacitación y Sensibilización Objetivo del programa Fortalecer los procesos de conservación documental a través de formación especializada y continua del personal directivo, administrativo y técnico encargado de la gestión documental en la Gobernación de La Guajira. Alcance Directivos, funcionarios, contratistas y usuarios del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira Problemas a solucionar:

• Pertinencia e impacto de las capacitaciones y sensibilizaciones en Conservación Documental • Mejoramiento de la relación teoría – práctica en los procesos y procedimientos de conservación.

• Aplicación efectiva de los conocimientos adquiridos en las jornadas de capacitación.

Actividades:

Desarrollar jornadas con periódicas de formación y concienciación orientadas a proporcionar herramientas prácticas para la conservación documental, haciendo uso de metodología teórico-práctica y diseño de ambientes activos, participativos y críticos.

Programa de Capacitación y Sensibilización Cronograma:

Del 10 de junio de 2025 al 10 de diciembre de 2025 Recursos:

Humano, tecnológicos, económicos Responsables:

Funcionario de Archivo encargado del área de gestión documental con el área de recursos humanos y el apoyo directivo de la Gobernación de La Guajira.

Temas sugeridos

1. Conservación Documental

2. Marco jurídico-legal colombiano en conservación documental

3. Factores de deterioro de los documentos

4. Manejo de emergencias en archivos

5. Manejo de herramientas y equipos destinados a la conservación

documental Material de apoyo • Política Pública de Archivos • Publicación Conservación CON*TACTO Grupo de Conservación y Restauración • Serie Guías y Manuales CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Compilado por Natasha Eslava Vélez Evidencias:

Aun cuando cada entidad podrá adoptar el formato que contemple su SIC, se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

4.2 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS

En la Tabla 3 se presenta el desglose del programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas en la Gobernación de La Guajira. Tabla 3 Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. Objetivo del programa Implementar los protocolos de inspección y mantenimiento de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas para una adecuada conservación del acervo documental del Archivo Histórico.

Alcance Todas las áreas de archivo de la entidad, en especial los espacios donde se produce, custodia y conserva el Archivo Histórico. Problemas a solucionar:

• No se evidencia una evaluación estructural periódica a la luz del Acuerdo 001 de 2024.

• Se requiere la reorganización del espacio para el mejoramiento de la eficiencia operativa, que facilite el acceso a los documentos y el acceso operativo.

Actividades:

1. Revisión periódica de las instalaciones físicas de los archivos y los

sistemas de almacenamiento de la Gobernación de La Guajira.

2. Realizar mantenimiento a los componentes tecnológicos instalados

en depósitos (cámaras, controles de acceso, aires acondicionados, funcionamiento de los equipos sistema de luces (encendido, intermitencia o intensidad)).

3. Revisar las instalaciones de seguridad, detección de fuego, sistemas

de alarma (Garantías y certificados), teniendo en cuenta manuales y garantías.

4. Realización de correctivos.

Cronograma:

Inmediato Recursos:

Humanos, logísticos y económicos

Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. Responsables:

Funcionarios de archivo encargados del Archivo Histórico con el apoyo del área de mantenimiento de la Gobernación de La Guajira. Aspectos a considerar

1. Comprobar que los equipos esenciales del archivo y la infraestructura

estén en óptimas condiciones y correctamente instalados en los depósitos destinados para su almacenamiento.

2. Validar las certificaciones y garantías de los sistemas de seguridad y los

dispositivos implementados para la protección del archivo.

3. Supervisar la programación de mantenimientos correctivos, asegurando

que se realicen conforme a las necesidades identificadas. Material de apoyo • EDIFICIOS DE ARCHIVOS. En Clima Tropical y Bajos Recursos. Autores Varios.

• NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental • NTC 5029: 2001 Medición de Archivos • NSR-10 Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente.

Evidencias:

Se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

4.3 PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,

DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN

En la Tabla 4 se presenta el desglose del programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación en la Gobernación de La Guajira. Tabla 4 Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación Objetivo del programa Plantear un sistema de seguimiento de humedad, temperatura y demás agentes ambientales y biológicos que puedan afectar la integridad de los documentos.

Alcance Todas las áreas de archivo de la entidad, en especial los espacios donde se produce, custodia y conserva el Archivo Histórico. Problemas a solucionar:

• No se evidencia la evaluación de la efectividad de los productos usados para evitar la corrosión o fragilidad de los soportes de papel. • No existen criterios de selección adecuados o evaluación rigurosa que eviten que los documentos con alto valor histórico o probatorio sean descartados cuando se encuentran expuestos a contaminación ambiental • Se requiere optimizar el control ambiental, se refuerce el almacenamiento documental, el registro de intervenciones con un sistema de trazabilidad documental de las acciones de conservación. Actividades:

• Evaluar los componentes de aseo empleados para la desinfección del área del Archivo Histórico.

• Llevar a cabo actividades de limpieza, desinfección, desratización y desinsectación del Archivo Histórico, empleando los productos previamente evaluados.

Cronograma:

Inmediato Recursos:

Humano, tecnológicos, económicos Responsables:

Responsables del Archivo Histórico y funcionarios encargados del mantenimiento de las instalaciones físicas de la entidad.

Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación Temas sugeridos • Lavar y desinfectar las herramientas utilizadas al concluir la jornada laboral, asegurando su correcto mantenimiento. Todos los procedimientos y materiales empleados durante los tratamientos serán registrados en fichas técnicas o formatos de control para garantizar su trazabilidad.

• Evitar la mezcla de actividades de limpieza entre material contaminado y no contaminado, ya que esto podría facilitar la propagación del deterioro a toda la documentación. • Llevar a cabo jornadas de limpieza exclusivamente con el material contaminado, aplicando medidas rigurosas de desinfección y asegurando la protección de los espacios.

Material de apoyo • Manejo de soportes documentales con riesgo biológico Preparado por: Nataly Cruz Martínez • Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo – AGN •

NTC 5921: 2012

Evidencias:

Aun cuando cada entidad podrá adoptar el formato que contemple su SIC, se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

4.4 PROGRAMA MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

En la Tabla 5 se presenta el desglose del programa monitoreo y control de condiciones ambientales en la Gobernación de La Guajira.

Tabla 5 Programa de programa monitoreo y control de condiciones ambientales Programa monitoreo y control de condiciones ambientales Objetivo del programa Plantear un sistema de seguimiento de humedad, temperatura y demás agentes ambientales y biológicos que puedan afectar la integridad de los documentos.

Alcance Área del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira Problemas a solucionar:

• Humedad por encima de los valores normales (alta). • Debido a la humedad excesiva, proliferación de hongos y bacterias, que afectan la estructura del papel y su legibilidad. • Fortalecer las medidas de calidad del aire debido a la acumulación de polvo y agentes contaminantes en algunas áreas del archivo histórico.

Actividades:

Monitoreo:

1. Registro constante de niveles de humedad y temperatura para

garantizar condiciones óptimas de conservación.

2. Evaluación de la iluminancia, incluyendo mediciones de radiación

infrarroja y ultravioleta.

3. Control de la presencia de contaminantes atmosféricos que puedan

afectar la integridad de los documentos.

Regulación y Protección:

1. Optimización del sistema de ventilación en las áreas destinadas a la

conservación documental.

2. Incorporación de mecanismos que estabilicen los niveles de

humedad y temperatura, previniendo su fluctuación.

3. Instalación de filtros especializados para evitar la entrada de

contaminantes y minimizar la exposición a radiaciones nocivas. Cronograma:

Del 10 de junio de 2025 al 10 de julio de 2025 Recursos:

Humano, tecnológicos, económicos

Programa monitoreo y control de condiciones ambientales Responsables:

Funcionarios de archivo encargados del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira.

Equipos utilizados:

1. Termohigrómetro o Datalogger con software para medición de

temperatura y humedad relativa (%HR).

2. Luxómetro para mediciones de la intensidad de luz requerida.

3. Deshumidificador para la disminución de la humedad presente en

un radio de alcance establecido, en

4. este caso depósitos de almacenamiento (correctivo en caso de ser

necesario).

Aspectos a considerar Las medidas de monitoreo y regulación de las condiciones ambientales tienen como finalidad implementar estrategias que garanticen un entorno adecuado para la preservación de la información contenida en los documentos. Según el tipo de soporte documental, se han definido rangos específicos de humedad relativa y temperatura con el propósito de mantener su integridad y evitar su deterioro. Para más detalles, se deberá consultar el art. 5 del Acuerdo 049 de 2000.

Material de apoyo • Publicación Conservación CON*TACTO Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación • NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental.

Evidencias:

Aun cuando cada entidad podrá adoptar el formato que contemple su SIC, se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

4.5 PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO

En la Tabla 6 se presenta el desglose del programa de almacenamiento y realmacenamiento en la Gobernación de La Guajira. Tabla 6 Programa de Almacenamiento y Realmacenamientto Programa de almacenamiento y realmacenamiento Objetivo del programa Optimizar la distribución y organización de los documentos para su conservación a largo plazo.

Alcance Todos los documentos de archivo del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira Problemas a solucionar:

• Filtración, humedad excesiva y falencias en el almacenamiento de los archivos por causa de sobre carga en algunas estanterías • Dificultad en el acceso y la consulta de los documentos. • Riesgos en algunos depósitos en zonas bajas y cercanas a las tuberías, sin medidas de contención adecuadas, aumentando el riesgo de pérdida documental.

Actividades:

• Adecuar el espacio de almacenamiento de los archivos conforme a la normatividad vigente, para subsanar los problemas de filtración y humedad excesiva (NTC 5921 de 2018).

• Establecer las necesidades reales de almacenamiento para el Archivo Histórico • Redistribución de los espacios y unidades de almacenamiento. Adquisición de estantería para almacenamiento y conservación documental.

Cronograma:

Inmediato Recursos:

Humano, tecnológicos, económicos Responsables:

Funcionarios encargados de gestión documental en la Gobernación de La Guajira Aspectos a considerar Aplicación de normas técnicas: NTC 4436 de 2018, NTC 5397 de 2005 y NTC 5921 de 2018.

Programa de almacenamiento y realmacenamiento Evidencias:

Aun cuando cada entidad podrá adoptar el formato que contemple su SIC, se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

4.6 PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE

DESASTRES

En la Tabla 7 se presenta el desglose del programa prevención de emergencias y atención de desastres en la Gobernación de La Guajira. Tabla 7 Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Objetivo del programa Definir estrategias de prevención de emergencias y atención de desastres para la protección del patrimonio Documental de la entidad. Alcance Áreas del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira Problemas a solucionar:

• Se hace necesario realizar los monitoreos que permitan evidenciar su pertinencia en la práctica del plan de emergencias de la Gobernación de La Guajira • Aplicación del plan de emergencias.

Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Actividades:

Realizar ejecución del plan de emergencias a través de un simulacro para la retroalimentación de los procesos y evaluación de la pertinente, eficacia y eficiencia del mismo, en términos de los tiempos de respuesta, roles, acciones ante una situación que ponga en riesgo el Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira.

Establecer el mapa de riesgos para los archivos, es decir identificación de las acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños. Cronograma:

del 10 de octubre al 10 de diciembre de 2025. Fecha de simulacro: 29 de noviembre de 2025.

Recursos:

Humano, tecnológicos, económicos Responsables:

Funcionario de Archivo encargado del área de gestión documental con el área de recursos humanos y el apoyo directivo de la Gobernación de La Guajira.

Aspectos a considerar

1. La prioridad en emergencias es salvar vidas. Solo cuando todo esté

bajo control, se podrán rescatar documentos y bienes sin poner en riesgo a las personas.

2. No desechar documentos dañados. Reducir la humedad con

ventilación y deshumidificadores para evitar microorganismos, preservando así la integridad de los materiales afectados.

3. Evaluar recursos necesarios para la recuperación, reuniendo

información detallada mediante fotografías e inventarios de los documentos y espacios afectados para una mejor planificación.

4. Las acciones no solo responden a emergencias, sino también

previenen futuros desastres. Deben cumplirse las normas del Acuerdo 50/2000 y protocolos de gestión de emergencias.

Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Evidencias:

Aun cuando cada entidad podrá adoptar el formato que contemple su SIC, se recomienda el uso de los formatos establecidos por el AGN en este caso:

Fuente: Propia a partir de Rodríguez (2018)

CONCLUSIONES

La Conservación Documental es una práctica que asegura la disponibilidad, accesibilidad e integridad del acervo documental, cumpliendo con las leyes, decretos, acuerdos, procesos y procedimientos que, desde las entidades del orden legislativo y ejecutivo, dado el caso, se dictaminen. Por tal razón, contar con un Plan de Conservación Documental estructurado y debidamente fundado en el marco jurídico-legal colombiano, representa una importante actividad en el marco de la gestión documental en las organizaciones, por lo que representa a nivel local, nacional y mundial la salvaguardia del Patrimonio Documental.

En el caso particular de la Gobernación de La Guajira, la conservación del Patrimonio Documental de su Archivo Histórico es vital para mantener viva, no solo la historia y legado ancestral del departamento de La Guajira, sino, además, su esencia cultural y el registro de los cambios sociales, políticos y económicos que han dado forma a la región. Conservar estos documentos asegura la disponibilidad de la memoria histórica, facilitando a las generaciones actuales y futuras el entendimiento de su origen, el arraigo a su identidad y la toma de decisiones fundamentadas para el progreso del departamento.

De ahí que esta investigación significó la oportunidad de contribuir al mejoramiento de las condiciones de conservación documental, a nivel de ambiente, infraestructura, procesos y procedimientos administrativos, logísticos y operativos en el campo de la archivística en esta entidad territorial, mediante la consolidación de una propuesta que integró los programas de conservación preventiva reglamentados por el Archivo General de la Nación, en aras de conservar la memoria institucional y garantizar la accesibilidad de los documentos del Archivo Históricos de esta entidad territorial, tanto en la actualidad, como a futuro, mediante una gestión documental eficiente, transparente y sostenible.

De igual forma, con el desarrollo de esta investigación se dio respuesta a los objetivos específicos trazados: el primer objetivo consistió en analizar la legislación y normatividad vigente sobre la conservación documental en Colombia, usando como instrumento una matriz de análisis de contenido, de la cual interesó examinar el marco normativo colombiano en matera de conservación documental, permitiendo contar con los fundamentos jurídico-legales, que sirvieron de base para direccionar la propuesta del Plan de Conservación en esta entidad. El segundo objetivo específico se centró en diagnosticar el estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, a través de una guía de observación construida a partir del insumo producto del análisis de la normatividad y en especial, los programas de conservación preventiva, sirviendo de referentes para plantear los criterios a observar para luego hacer un análisis exhaustivo, del cual se concluye que esta entidad presenta falencias a nivel de las condiciones administrativas, ambientales y estructurales para una conservación documental adecuada y requiere oportuna intervención.

El tercer y último objetivo específico consistió en integrar en un plan los programas que permitan mejorar las condiciones de conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de la Guajira, resultando como producto una propuesta estructurada y contextualizada para lograr las mejoras requeridas en materia de conservación documental. Dicha propuesta se deja a disposición de la entidad para su revisión, implementación y evaluación, sentando las bases para la mejora de los procesos y procedimientos inherentes a la salvaguarda de los acervos documentales.

Finalmente, se concluye que mejorar los procesos y procedimientos en materia de conservación documental garantiza que las organizaciones puedan mantenerse a lo largo del tiempo, con el entendido de la importancia de la información para el desarrollo de sus operaciones.

RECOMENDACIONES

En aras de garantizar una adecuada implementación de la propuesta con la cual se integró en un plan los programas planteados en el artículo 6.1.1.4. del Acuerdo 001 de 2024, para la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira, se presentan las siguientes recomendaciones:

1. Es importante fortalecer la infraestructura archivística, contando con espacios de

almacenamiento y realmacenamiento adecuados y propicios para la conservación del Patrimonio documental del Archivo Histórico. Esto es muy importante si se tiene en cuenta los resultados obtenidos en el diagnóstico en el cual arrojó que esta entidad territorial tiene áreas críticas con problemas de filtraciones, humedad excesiva, con temperatura relativamente estable, pero sin el suficiente monitoreo para evitar daños en los documentos.

2. Realizar inspecciones periódicas y monitoreo de los documentos para detección de

problemas o condiciones ambientales que pongan en riesgo su integridad. Esta recomendación es vital, ya que las inspecciones periódicas permitirán, por un lado, encontrar los puntos críticos de los procesos y los procedimientos para su oportuna intervención, y por el otro lado, retroalimentar dichos procesos para apuntar hacia la mejora, la cual se ve reflejada en la conservación documental.

3. Garantizar la transparencia y accesibilidad de los documentos, evitando las sobrecargas de

las estructuras y unidades de almacenamiento, facilitando su consulta. Esta recomendación es esencial en la medida en que se podrá acceder a la información de forma más rápida, además que reduce las posibilidades de deterioro evitando su desgaste y prolongando su vida útil.

4. Diseñar protocolos de emergencia para documentos, que se integren al programa de

prevención y atención de desastres en procura de la protección ante desastres. Esto permitirá que las acciones encaminadas a la prevención y atención de desastres sea mucho más efectiva, integral e integradora, en la medida en que se cuenta con lineamientos claros, específicos y fundados legalmente para la salvaguarda de los acervos documentales.

5. Considerar la evaluación fáctica y estratégica de la propuesta, la cual, aunque responde a

las necesidades específicas identificadas en materia de conservación documental mediante diagnóstico in situ, será importante los ajustes que pueda hacer la entidad territorial, sobre todo en los cronogramas propuestos, considerando la organización de las actividades laborales, la gestión estratégica y administrativa de la entidad.

BIBLIOGRAFÍA

Abarca de la Fuente, S. (2023). El Patrimonio Documental de América Latina y del Caribe: estado actual, retos y oportunidades.

https://articles.unesco.org/sites/default/files/medias/fichiers/2023/09/1- El%20patrimonio%20documental%20de%20ALyC_Soledad%20Abarca.pdf. Acuerdo-001. (2024). Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones. Obtenido de Archivo General de la Nación: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-no-001-del-2024/ Almarza Franco, Y. M. (2012). Gestión de la conservación preventiva del patrimonio documental: monitoreo permanente: diagnóstico y solución oportuna. Editorial Académica Española.

Almarza Franco, Y., & González García, V. (2019). Conservación y preservación en soportes físicos y digitales. Fondo Editorial de la Universidad de La Salle. Archivo General de la Nación. (2024). Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Plan de Conservación Documental. Secretaría General - Grupo de Arhivo y Gestión Documental. Arribas del Pozo, M. (2022). Sistemas de archivo y clasificación de documentos. Ediciones Paraninfo, S.A.

Benito Pabón, C. J. (2006). Plan de conservación preventiva para las colecciones de las bibliotecas universitarias privadas de Bogotá.

https://ciencia.lasalle.edu.co/server/api/core/bitstreams/f9cedce5-31ba-4264-8c88fe2864d95191/content.

Blanco, L., Marques Da Fonseca, V. M., & Moresco, S. (2020). Patrimonio documental de

América Latina y el Caribe: el Registro Regional del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO 2000-2018. Comité Regional del Programa Memoria del Mundo para América Latina y el Caribe: https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000380829. Camacho arroyo, J. (2018). Plan de Conservación Documental Fondo Pasivo Social ferrocarriles nacionales de Colombia.

https://www.fps.gov.co/aym_images/files/sistema_integral_conservacion_2021.pdf. Dorado Santana, Y., & Hernández Galán, I. (2015). Patrimonio documental, memoria e identidad: una mirada de las Ciencias de la información. Ciencias de la información, 46

(2), 29-34.

Durán, M. M. (2012). El Estudio de Caso en la Investigación Cualitativa. Revista Nacional de Administración, 3 (1), 121-134.

Edmondson, R. (2002). Memoria del Mundo: directrices para la salvaguardia del patrimonio documental. https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000125637_spa: UNESCO. Espinosa Mayorga, C. (2021). Sistema Integrado de Conservación – SIC Componente: Plan de Conservación Documental Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. https://www.minambiente.gov.co/wp-content/uploads/2021/09/Plan-Conservacion- Documental-SIC-MinAmbiente.pdf.

Estrada Villacís, M. E. (30 de agosto de 2017). Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas primera parte. Obtenido de https://www.infotecarios.com/conservacionpreventiva-archivos-bibliotecas-primera-parte/#.YHJeK_lKjIV Estupilan Malagón, P. (2020). Plan para la implementación del Arhivo Histórico de la Universidad de los Andes [Tesis de pregrado]. Universidad de La Salle. Fajardo Barzola, M. L., & Villamizar Soto, D. L. (2020). La preservación y conservación del

patrimonio documental como acervos especiales. Plan de preservación y acceso. . Galeano, M. E. (2020). Diseño de proyectos en la investigación cualitativa. Universidad Eafit. Gómez Galvarriato, A., Magdaleno Cárdenas, M. d., & Rodríguez Munguía, J. (2017). La importancia de los archivos históricos como garantes de la memoria y el acceso a la información. Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).

Hernández Sampieri, R., & Mendoza Torres, C. P. (2018). Metodología de la investigación. Las rutas cuantitativa, cualitativa y mixta. McGRAW-HILL Interamericana Editores, S.A. Ley-1185. (2008). Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones.

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_pdf.php?i=29324. Ley-594. (2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/. Mendez Alegria, L. (2022). Plan de conservación documental para la empresa Air Clean System

- ACS [Tesis de pregrado]. Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Muller, S., Feith, J., & Fruin, R. (1940). Manual for the Arrangement and Description of Archives. https://babel.hathitrust.org/cgi/pt?id=mdp.39015057022447&seq=6. Ramírez, D. C. (2021). Proponer lineamientos de conservación preventiva del patrimonio documental en el archivo del Instituto para la Economía Social [Tesis de pregrado]. Universidad de La Salle.

Rincón Sánchez, D. (2021). La conservación preventiva del patrimonio documental en tiempos de pandemia [Tesis de pregrado]. Universidad de La Salle.

Rodríguez Vera, M. (2018). Guía para la Elaboración e implementación del Sistema Integrado

de Conservación. Archivo General de la Nación.

Sistema Único de Información Normativa. (2016). Normas . https://www.suinjuriscol.gov.co/legislacion/normatividad.html.

Torres Perea, J. (2023). Procedimientos técnicos para la administración del Archivo Histórico Municipal de San Antonio la Isla [Tesis de pregrado]. Universidad Autónoma del Estado de México.

Universidad Nacional de Colombia. (11 de 06 de 2021). ¿Qué es el Archivo Histórico? Obtenido de https://gestiondocumental.medellin.unal.edu.co/archivo-historico/que-es.html

ANEXOS

Anexo 1. Matriz de Análisis de Contenido

• Objetivo: Analizar la legislación y normatividad vigente sobre la conservación documental en Colombia.

ASPECTOS

MARCO NORMATIVO O REGULACIÓN COLOMBIANA ASOCIADA A LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Tipo Leyes Decretos Acuerdos Normas Técnicas Manuales Nombre

Ley 594 Ley 1185 Ley 1712

Decreto

1080

Decreto

103

Acuerdo

007

Acuerdo

049

Acuerdo

002

Acuerdo

008

Acuerdo

001

NTC ISO

15489-1

NTC

4095

NTC

4436

NTC 5397

NTC 5921

Manual Conserva ción document al Año de publicación

2000

2008

2014

2015

2015

1994

2000

2014

2014

2024

2010

2013

2018

2005

2018

2014

Objetivo de la norma Regular la función archivísti ca del Estado Modificar la Ley General de Cultura para proteger el patrimoni o cultural Garantizar el acceso a la informaci ón pública Reglame ntar y compilar las normas sobre el sector Cultura y desarrolla r la Ley

1185 de

2008

Reglamen tar la Ley

1712 de

2014

sobre transparen cia y acceso a la informaci ón pública Reglament ar la organizaci ón y conservaci ón de los archivos Adoptar el program a de gestión documen tal Regula el Programa de Gestión Documen tal Regula el Sistema Integrado de Conserva ción Document al Establecer el Acuerdo Único de la Función Archivística y definir los criterios técnicos y jurídicos para su implementa ción en el Estado colombiano Gestión de documento s - Parte 1:

Generalida des Norma general para la descripció n archivísti ca Papel para documen tos de archivo - Requisito s para la permane ncia y durabilid ad Materiales para document os de archivo con soporte papel y característ icas de calidad Establecer los requisitos para el almacenami ento de material documental en archivos y bibliotecas Establecer pautas para la conservac ión y preservaci ón de document os de archivo Institución emisora Congreso de la República Congreso de la Repúblic a Congreso de la República Ministeri o de Cultura Presidenci a de la República Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación

ICONTEC

ICONTEC

ICONTEC

ICONTEC

ICONTEC

DAFP

ASPECTOS

MARCO NORMATIVO O REGULACIÓN COLOMBIANA ASOCIADA A LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Tipo Leyes Decretos Acuerdos Normas Técnicas Manuales Descripción general Establece principios y normas para la gestión de document os y archivos en entidades públicas Introduce mecanis mos para la protecció n y conservac ión del patrimoni o cultural Regula el acceso a la informaci ón pública y establece obligacion es de transparen cia Compila y reglament a normas del sector Cultura, incluyend o conservac ión del patrimoni o cultural Regula el acceso a la informaci ón pública y establece obligacion es de transparen cia para entidades públicas Establece normas para la organizaci ón, administra ción y conservaci ón de los archivos Define directrice s para la gestión documen tal en entidades públicas Define directrice s para la gestión documen tal en entidades públicas Establece normas para la conservac ión integrada de document os Compila y reglamenta normas sobre la función archivística, incluyendo la gestión documental y la conservació n de archivos Define los principios y requisitos para la gestión de documento s en las organizacio nes Establece normas para la descripció n archivísti ca Especific a los requisitos para el papel de archivo en términos de permane ncia y durabilid ad Define las característ icas de calidad de los materiales para document os de archivo con soporte papel Define los requisitos para el almacenami ento adecuado de material documental en archivos y bibliotecas, asegurando su conservació n y accesibilida d Pautas para la conservac ión y preservaci ón de document os de archivo Requisitos específicos Crear y mantener archivos en condicion es adecuada s Impleme ntar medidas de conservac ión y protecció n del patrimoni o cultural Implemen tar portales de transparen cia y acceso a la informaci ón Impleme ntar medidas de conservac ión y protecció n del patrimoni o cultural Implemen tar portales de transparen cia, mantener informaci ón actualizad a y garantizar acceso a la informaci ón pública Implement ar medidas de organizaci ón y conservaci ón en archivos Desarroll ar y aplicar un program a de gestión documen tal Impleme ntar un programa de gestión documen tal Crear un sistema integrado de conservac ión document al Implementa r medidas de gestión documental y conservació n de archivos en todas las entidades públicas Crear y mantener documento s de manera eficiente y sistemática Elaborar descripcio nes coherente s y explícitas de los document os de archivo Utilizar papel de alta durabilid ad y permane ncia para documen tos de archivo Utilizar materiales de calidad para la conservaci ón de document os de archivo Implementar medidas de almacenami ento que garanticen la conservació n y accesibilida d del material documental Aplicar lineamien tos del Archivo General de la Nación para asegurar la memoria institucio nal

ASPECTOS

MARCO NORMATIVO O REGULACIÓN COLOMBIANA ASOCIADA A LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Tipo Leyes Decretos Acuerdos Normas Técnicas Manuales Obligaciones y responsabilid ades Entidades públicas y privadas que manejan archivos Entidades responsab les de la cultura y el patrimoni o Entidades públicas y funcionari os Entidades culturales , museos, archivos y biblioteca s Entidades públicas y funcionari os Entidades públicas y privadas que manejan archivos Entidade s públicas y sus áreas de gestión documen tal Entidade s públicas y sus áreas de gestión documen tal Entidades públicas encargada s de la conservac ión document al Entidades públicas y sus áreas de gestión documental Organizaci ones que gestionan documento s Archivos y entidades responsab les de la gestión document al Entidade s que producen y conserva n documen tos de archivo Entidades que gestionan document os de archivo Archivos y bibliotecas que gestionan material documental Archivos de gestión y archivo central de la entidad Vigencia Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Relación con otras normas Relaciona da con leyes de transpare ncia y acceso a la informaci ón Relaciona da con la Ley General de Cultura Relaciona da con normas de acceso a la informaci ón y protección de datos Relaciona do con la Ley 1185 de 2008 y otras normas culturales Relaciona do con la Ley 1712 de 2014 y otras normas de transparen cia Relacionad o con la Ley 594 de

2000

Relacion ado con la Ley

594 de

2000

Relacion ado con la Ley

594 de

2000

Relaciona do con la Ley 594 de 2000 Relacionad o con la Ley 594 de

2000,

Decreto

158 de

2022,

Decreto

1080 de

2015,

Acuerdo 09 de 2012 Relacionad o con normas internacion ales de gestión documental Relaciona do con normas de descripció n archivísti ca Relacion ado con normas sobre materiale s de archivo Relaciona do con normas sobre materiales de archivo Relacionado con la norma ISO 11799:2015 Relaciona do con lineamien tos del Archivo General de la Nación Enfoque y metodología Gestión y conservac ión de archivos Protecció n y conservac ión del patrimoni o cultural Transpare ncia y acceso a la informaci ón pública Protecció n y conservac ión del patrimoni o cultural Transpare ncia y acceso a la informaci ón pública Organizaci ón y conservaci ón de archivos Gestión documen tal Gestión documen tal Sistema integrado de conservac ión document al Gestión documental y conservació n de archivos Gestión de documento s Descripci ón archivísti ca Permane ncia y durabilid ad del papel de archivo Calidad de materiales para document os de archivo Almacenami ento y conservació n de material documental Conserva ción y preservaci ón de document os de archivo

Anexo 2. Guía de Observación

Plan de Conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira Objetivo: Diagnosticar el estado actual de la conservación del Patrimonio Documental del Archivo Histórico de la Gobernación de La Guajira

GUÍA DE OBSERVACIÓN

ENTIDAD:

FECHA:

DD/MM/AAAA

1. Programa de Capacitación y Sensibilización

Ítem Criterios a observar Observación

1.1

Disponibilidad y evidencias de ejecución del programa de capacitación y sensibilización sobre principios de gestión documental, conservación preventiva y el acceso a la información pública.

1.2

Registro de las actividades de capacitación y sensibilización (Ejemplo: Formato de capacitación y sensibilización diligenciado).

1.3

Contenidos o ejes temáticos contemplados en el Programa de capacitación y sensibilización.

1.4

Alineación de los objetivos del programa de capacitación con las disposiciones legales y técnicas sobre la gestión documental, conservación y acceso a la información pública.

1.5

Realización de jornadas periódicas de capacitación que brinden herramientas prácticas para la conservación de los documentos y el manejo de la información.

1.6

Periodicidad de las jornadas de capacitación (Ejemplo: mensuales, bimensuales, semestrales, anuales).

1.7

Realización de jornadas periódicas de sensibilización sobre la importancia de la conservación preventiva de documentos, así como los riesgos y daños que pueden afectar la integridad de los mismos.

1.8

Periodicidad de las jornadas de sensibilización (Ejemplo: mensuales, bimensuales, semestrales, anuales).

1. Programa de Capacitación y Sensibilización

Ítem Criterios a observar Observación

1.9

Metodología empleada para la capacitación que asegure la comprensión de los procedimientos de gestión documental y conservación preventiva según las especificidades del contexto colombiano (Ejemplo: es participativa, contextualizada, teórico-práctica, etc.).

1.10

Modalidad de desarrollo del programa de capacitación y sensibilización (Ejemplo: virtual, presencial, híbrida).

1.11

Implementación de mecanismos para la evaluación y el seguimiento del impacto de la capacitación y sensibilización en la práctica diaria de la gestión documental y la conservación de documentos.

1.12

Observar si el programa de capacitación y sensibilización asegura el cumplimiento de las normas técnicas y legales en la gestión y conservación documental, y si se proporciona formación específica sobre el cumplimiento de estas normativas.

2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

Ítem Criterios a observar Observación

2.1

Estanterías usadas para la conservación documental (tamaño, capacidad, longitud y resistencia)

2.2

Estado, dimensiones y resistencia de las placas y pisos. Cumplimiento de requisitos técnicos de soporte de carga y sismoresistencia. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

2.3

Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

2.4

Las pinturas utilizadas poseen propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. ACUERDO No.

049 (5

de mayo de 2000). Art 02

2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

Ítem Criterios a observar Observación

2.5

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación cuentan con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

2.6

Ubicación de las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios.

2.7

Diseño de la estantería. Observar si son acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá evitando bordes o aristas que produzcan daños a los documentos.

2.8

Material con el que están construidos los estantes. Observar si están construidos con láminas metálicas sólidas resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

2.9

Nivel de estabilidad de la estantería. Observar si contienen parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad.

2.10

Disposición de la balda superior. Observar que no dificulte la manipulación ni el acceso del operario de la documentación.

2.11

Disposición de la balda inferior. Observar que se encuentre por lo menos a 10 cms del piso.

2.12

Posibilidad de distribución a diferentes alturas de las baldas para el almacenamiento de diversos formatos y que permita una graduación para 7 cm o menos.

2.13

Forma de los acabados en los bordes y ensambles de piezas. Observar que sean redondeados para evitar desgarres en la documentación.

2.14

Uso del cerramiento superior. No debe estar siendo utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de otro material

2.15

Periodicidad del monitoreo de las condiciones ambientales (temperatura, humedad, iluminación) en los espacios de almacenamiento (semanal, mensual, bimensual…)

2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

Ítem Criterios a observar Observación

2.16

Evidencia del diligenciamiento del formato de inspección de mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

2.17

Ejecución de capacitaciones al personal encargado de la inspección y el mantenimiento de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas sobre las mejores prácticas en conservación preventiva, manejo de instalaciones y control de condiciones ambientales, tomando registro en el formato de asistencia correspondiente.

3. Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación

Ítem Criterios a observar Observación

3.1

Procedimientos empleados para lavados y desinfección de las herramientas utilizadas al finalizar la jornada de trabajo

3.2

Evidencias de fichas técnicas diligenciadas con los métodos y materiales usados durante los tratamientos.

3.3

Realización de jornadas de limpieza solo con el material contaminado, medidas de desinfección y limpieza de los espacios.

3.4

Planificación y frecuencia establecida para la desinfección, desratización y desinsectación en las instalaciones de almacenamiento documental

3.5

Periodicidad de la desinfección, desratización y desinsectación en las instalaciones de almacenamiento documental (diario, semanal, quincenal…)

3.6

Métodos utilizados para la desinfección y el control de plagas son adecuados para la conservación de los documentos.

3.7

Productos y materiales usados para la desinfección y control de plagas en los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

3. Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación

Ítem Criterios a observar Observación

3.8

Observar si existe un registro detallado de las actividades de saneamiento realizadas, incluyendo los productos utilizados, las fechas de aplicación, las áreas tratadas y las observaciones sobre el estado de conservación de los documentos después de cada intervención

3.9

Observar si los métodos de desinfección logran mantener un ambiente libre de organismos que puedan causar daño físico o biológico a los documentos, sin afectar negativamente la integridad de los mismos.

3.10

Seguridad de los trabajadores durante las actividades de desinfección, desratización y desinsectación (uso de equipo de protección personal (EPP) adecuado y ventilación adecuada de los espacios durante y después del tratamiento)

3.11

Estado de los documentos y sus propiedades físicas (color, textura, integridad o capacidad de acceso) al finalizar las intervenciones de desinfección, desratización y desinsectación

3.12

Condiciones de almacenamiento de los documentos después de las actividades de desinfección y control de plagas.

3.13

Ejecución de capacitaciones al personal encargado sobre sobre los procedimientos de desinfección, desratización y desinsectación en el contexto de la conservación documental, tomando registro en el formato de asistencia correspondiente.

3.14

Evidencia del diligenciamiento del formato de saneamiento ambiental

3.15

Evidencia del diligenciamiento del formato de limpieza y desinfección de áreas de archivo.

4. Programa monitoreo y control de condiciones ambientales

Ítem Criterios a observar Observación

4.1

Condiciones de humedad del área de archivo

4.2

Condiciones de temperatura del área de archivo

4.3

Condiciones de iluminancia en el área de archivo

4.4

Existencia de medidas para controlar la calidad del aire en los espacios de almacenamiento, evitando la acumulación de contaminantes como polvo, humo, o compuestos orgánicos volátiles que pueden deteriorar los documentos con el tiempo.

4.5

Disponibilidad, uso, calibración y estado de funcionamiento de equipos o instrumentos de medición de condiciones ambientales (termohigrómetro, Luxómetro, medidor de UV, medidor de gases, deshumidificador).

4.6

Periodicidad del monitoreo de las condiciones de temperatura y humedad en las instalaciones de almacenamiento documental (semanal, quincenal, mensual…)

4.7

Registro de las mediciones para el control y análisis de las condiciones ambientales a lo largo del tiempo en el formato de Monitoreo y control de condiciones ambientales.

4.8

Periodicidad de evaluación sobre la estabilidad de las condiciones ambientales (temperatura, humedad, calidad del aire, etc.)

4.9

Ejecución de capacitaciones al personal encargado sobre el monitoreo y control de temperatura, humedad, iluminación y calidad del aire, así como los riesgos de un mal manejo de estas variables para la conservación documental, tomando registro en el formato de asistencia correspondiente.

4. Programa monitoreo y control de condiciones ambientales

Ítem Criterios a observar Observación

4.10

Periodicidad del mantenimiento preventivo a los equipos de monitoreo (termohigrómetros, sistemas de control ambiental, etc.) que garanticen su precisión a partir de recalibración.

5. Programa de almacenamiento y realmacenamiento

Ítem Criterios a observar Observación

5.1

Evidencia del diligenciamiento del formato de requisición de compra de unidades de almacenamiento y conservación

5.2

Evidencia del diligenciamiento del formato de entrega de unidades de almacenamiento y conservación

5.3

Evidencia del diligenciamiento del formato de recibido de unidades de almacenamiento y conservación

5.4

Observar si los espacios destinados para el almacenamiento de documentos están adecuados en términos de condiciones de temperatura, humedad, ventilación, y luz

5.5

Condiciones de los espacios de almacenamiento. Observar si existen filtraciones, humedad excesiva, exposición a luz directa u otras, que puedan perjudicar la conservación de los documentos.

5.6

Materiales utilizados para el almacenamiento de documentos (archivadores, carpetas, estanterías, cajas, etc.)

5.7

Organización de los documentos en el archivo. Observar si se facilita el acceso, consulta o reubicación del acervo documental.

5. Programa de almacenamiento y realmacenamiento

Ítem Criterios a observar Observación

5.8

Mecanismos, metodologías o técnicas empleadas para el realmacenamiento de los documentos.

5.9

Distribución de los documentos en las estanterías y archivadores. Observar si existe sobrecarga en las estructuras de almacenamiento.

5.10

Existencia de un sistema de monitoreo que permita verificar las condiciones físicas y ambientales del área de almacenamiento de manera regular

5.11

Cumplimiento de las normas de seguridad física, como protección contra incendios, robos, inundaciones y otros eventos que puedan comprometer la seguridad de los documentos, en las instalaciones de almacenamiento.

5.12

Ejecución de capacitaciones al personal encargado sobre las mejores prácticas en la organización y manipulación de documentos, tomando registro en el formato de asistencia correspondiente.

5.13

Periodicidad de procesos de evaluación de los documentos para identificar posibles daños derivados de un almacenamiento incorrecto, tales como manchas, deformaciones, o deterioro físico debido a malas condiciones de temperatura, humedad o manipulación inadecuada.

6. Programa Prevención de Emergencias y atención de desastres

Ítem Criterios a observar Observación

6.1

Existencia de mapa de riesgos para los archivos considerando las generalidades para su elaboración contempladas en el formato establecido por el Archivo General de la Nación

6. Programa Prevención de Emergencias y atención de desastres

Ítem Criterios a observar Observación

6.2

Demarcación de las rutas de evaluación de las diferentes áreas.

6.3

Identificación de los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas que serán utilizados en caso de emergencias

6.4

Existencia de un plan formal y documentado para la prevención de emergencias y atención de desastres que contemple específicamente la protección de los documentos archivados.

6.5

Observar si el plan para prevención de emergencias y atención de desastres incluye procedimientos detallados sobre cómo actuar en caso de incendios, inundaciones, terremotos, o cualquier otro desastre que pueda afectar los archivos.

6.6

Observar si el plan de emergencias incluye protocolos claros y bien definidos para la actuación inmediata en caso de desastre.

6.7

Disponibilidad y estado de funcionamiento de equipos adecuados y recursos específicos para la atención de emergencias, como extintores, bombas de agua, materiales para protección de documentos (plásticos, cajas resistentes al agua, etc.),

6.8

Frecuencia de los simulacros de emergencias documentales, donde el personal pueda practicar los protocolos establecidos y se pueda evaluar la respuesta ante una situación de desastre real

6.9

Ejecución de procesos de evaluación de los daños ocasionados a los documentos durante una emergencia, con el fin de determinar las acciones de restauración necesarias.

6. Programa Prevención de Emergencias y atención de desastres

Ítem Criterios a observar Observación

6.10

Implementación de medidas de conservación preventiva a largo plazo para los documentos afectados por emergencias, con el fin de asegurar que no sufran más daños después del evento

6.11

Existencia de registro detallado de todas las emergencias, incluyendo las acciones tomadas, los recursos utilizados y los resultados obtenidos.

6.12

Ejecución de capacitaciones al personal encargado sobre procedimientos de emergencia y en la manipulación adecuada de los documentos durante situaciones críticas.