Maestría en Gestión de la Información Documental · 2025

Lineamientos clave para una gestión documental efectiva en terminales portuarias de Colombia

Resumen

Las terminales portuarias concesionadas en Colombia enfrentan una ambigüedad normativa respecto a sus obligaciones en materia de gestión documental, ya que siendo organizaciones privadas que prestan un servicio público, deben garantizar la entrega ordenada de sus archivos al Estado en caso de finalización de la concesión, Pero existen vacíos y falta de claridad sobre los lineamientos legales aplicables, lo que puede generar incumplimientos, pérdida de memoria institucional y un impacto negativo a la transparencia y el acceso a la información. El objetivo principal de esta investigación fue estructurar lineamientos clave para una gestión documental efectiva en las terminales portuarias de Colombia, con el fin de fortalecer el cumplimiento normativo de este sector. Para lograrlo, se adoptó una metodología con enfoque cualitativo, de tipo descriptiva a través de la investigación documental, apoyado en la identificación y análisis de la legislación nacional, estándares internacionales y documentos técnicos. Los resultados muestran que, aunque existe un amplio marco legal en Colombia, su aplicación en el sector portuario concesionado es limitada, con baja implementación de los instrumentos archivísticos y escasa visibilidad documental. A partir de ese diagnóstico, se diseñó una propuesta de lineamientos basada en el ciclo PHVA y en la estructura de alto nivel de las normas ISO, que cubre todo el ciclo documental e integra elementos de planeación, liderazgo, operación, evaluación y mejora. La implementación de estos lineamientos aportaría al cumplimiento de las disposiciones legales, ayudaría a la continuidad institucional, la conservación del patrimonio documental y el fortalecimiento de la competitividad en el sector portuario del país.

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