Plan de Conservación Documental para la Cooperativa Multiactiva de Servicios Solidarios Copservir Ltda.

Leidy Liseth Barrera Mondragón Katherin Julieth Parada Cuaran Archivística e Inteligencia de Negocios, Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Universidad De La Salle Trabajo de Grado Dra. Yamely Almarza Franco

26 de septiembre de 2025

HOJA DE EVALUACIÓN

Firma del Director del Programa Firma del Director del Trabajo de Grado Firma del Jurado Firma del Jurado Fecha

AGRADECIMIENTOS

Primeramente, a Dios por darme la paciencia, la sabiduría, el entendimiento y la fortaleza necesaria para lograr culminar este proceso. Asimismo, le doy gracias a mi familia por todo el acompañamiento incondicional y los ánimos que me ofrecieron a lo largo de este proceso, por creer en mí, por motivarme cada día a no rendirme y a entregar todo de mi a pesar del cansancio, infinitas gracias a ellos por esto. Por otro lado, a esta institución que nos dio la oportunidad de formarnos y lograr alcanzar los objetivos proyectados a lo largo de todo este proceso maravilloso cargado de mucho aprendizaje y retos. Gracias a nuestra tutora Yamely Margarita Almarza, gracias por todo el apoyo, por su dedicación, por su disposición y orientación a lo largo del desarrollo de este trabajo, sus conocimientos fueron muy valiosos y una guía para nosotras y para la elaboración del proyecto.

Liseth Barrera.

Agradezco a Dios y a mi mami que está en el cielo y que sé que estará orgullosa de mí y también doy gracias a una persona en especial que fue mi impulso, mi guía en este camino y a quien estaré altamente agradecida toda una vida… Katherin Parada.

DEDICATORIA

Dedicado primeramente a Dios y a mi familia, por ser mi apoyo incondicional durante este proceso, por confiar en mí y alentarme en cada momento para no desfallecer, por acompañarme durante este aprendizaje cargado de muchos retos, esfuerzo y dedicación.

Liseth Barrera.

A Dios, primeramente, a mi madre que siempre confió en mí y me dijo que lo podría lograr y a mis hermanas y sobrinos por hacer parte de este proceso. Los Amo.

Katherin Parada.

RESUMEN

El propósito principal de esta investigación es analizar el estado actual de conservación documental dentro de la cooperativa Copservir Ltda., para esto se realizará un diagnóstico que detalle todos los hallazgos encontrados dentro de la entidad. En relación con esto los principales referentes teóricos que se utilizaron para orientar este trabajo fueron: Ramírez, (2021), Rincón (2021), Suarez & Granados, (2022), Devia (2021), Marín, G., (2020), Allo, (1997), Cruz Mundet (2009), Carmona, (1195). De igual forma el trabajo se centró en desarrollar una metodología con un enfoque cualitativo, tomando en cuenta lo descriptivo, así como el método que es un estudio de caso, se describen las técnicas que se van a utilizar que son de observación y análisis de contenido y los instrumentos requeridos para el desarrollo de la investigación. A su vez los resultados de esta investigación se basan en realizar un análisis particular identificando las causas que generan el deterioro o destrucción de los documentos y archivo, para luego de los resultados desarrollar una propuesta de un plan de conservación documental adecuado, acorde con lo estipulado en la legislación y la normatividad asociada a la conservación documental en Colombia.

Palabras claves: Conservación Documental, Sistema Integrado de Conservación y Plan de Conservación Documental

ABSTRACT

The main purpose of this research is to analyze the current state of document conservation within the Copservir Ltda. cooperative. To do this, a diagnosis will be made detailing all the findings within the entity. In relation to this, the main theoretical references used to guide this work were: Ramírez (2021), Rincón (2021), Suarez & Granados (2022), Devia (2021), Marín, G. (2020), Allo (1997), Cruz Mundet (2009), and Carmona (1995). The study focused on developing a methodology with a qualitative approach, taking into account descriptive aspects, as well as a case study method. The techniques to be used, which include observation and content analysis, are described along with the instruments required for the research. Furthermore, the results of this investigation are based on a detailed analysis identifying the causes of document and archive deterioration or destruction. Based on these results, a proposal for an appropriate document preservation plan will be developed, in line with the legislation and standards related to document preservation in Colombia.

Keywords: Documentary Preservation, Integrated Preservation System, and Documentary Preservation Plan

TABLA DE CONTENIDO

Resumen.................................................................................................................................................5 Abstract..................................................................................................................................................6 Introducción...........................................................................................................................................8 Capítulo I. El problema de Investigación.................................................................................................11 1.1.Planteamiento del Problema..............................................................................................................11 1.2.Objetivos............................................................................................................................................19 1.3.Justificación........................................................................................................................................19 Capítulo II. Marco Teórico......................................................................................................................22 2.1. Antecedentes.....................................................................................................................................22 2.2. Estado del Arte...................................................................................................................................27 2.3. Categorías Conceptuales....................................................................................................................34 2.4. Contexto Institucional........................................................................................................................38 Capítulo III. Marco Metodológico...........................................................................................................43 3.1. Enfoque.............................................................................................................................................43 3.2. Tipo de Investigación.........................................................................................................................44 3.3. Método..............................................................................................................................................46 3.4. Técnica de Investigación....................................................................................................................47 3.5. Instrumentos.....................................................................................................................................48 3.6. Fases de la Investigación....................................................................................................................50 3.6.1. Fases 1: Analizar la legislación y la normatividad asociada a la conservación documental en Colombia. ...............................................................................................................................................50

3.6.2. Fase 2: Diagnosticar el estado actual de conservación de la documentación existen-

te

..............................................................................................................................................50

3.6.3. Fase 3: Integrar en una propuesta los programas que configuran el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir Ltda.....................................................................................50 Capítulo IV. Análisis de Resultados.........................................................................................................51 Capítulo V. Propuesta...........................................................................................................................61 Conclusiones.........................................................................................................................................78 Recomendaciones.................................................................................................................................79 Bibliografía...........................................................................................................................................81 Anexos..................................................................................................................................................88

INTRODUCCIÓN

La conservación documental es una disciplina dentro del campo de la archivística que tiene como finalidad preservar y mantener la estabilidad e integridad de los documentos físicos o análogos, mediante un conjunto de técnicas y medidas que aseguren a lo largo del tiempo para las generaciones futuras mantener los documentos en condiciones ópticas previniendo su deterioro, minimizando el impacto de los diferentes factores, garantizando su seguridad, su almacenamiento, su perdurabilidad y su utilidad continua.

En ese sentido, los documentos son la memoria histórica y cultural de las empresas, los cuales son susceptibles a diversos factores de riesgo que pueden comprometer su preservación como la exposición a la luz, la humedad y el deterioro natural del material. Para eso se debe implementar los diferentes programas de conservación preventiva con el fin de proteger la información de daños y garantizar la integridad y disponibilidad de la información que se encuentre contenida en los diferentes soportes.

Por su parte, el Plan de Conservación Documental se compone de programas, acciones y estrategias que, a corto, mediano y largo plazo, buscan proteger y preservar los documentos y materiales archivísticos durante todo su ciclo de vida. Su objetivo es asegurar que, con el paso del tiempo, estos conserven cualidades esenciales como la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad. De tal manera que la puesta en marcha de un plan de conservación documental les brindara a las organizaciones la oportunidad de disminuir el riesgo de deterioro de los documentos que actualmente se encuentren almacenados en el archivo. Esto se logra a través de estrategias y actividades enfocadas en garantizar la preservación adecuada de los expedientes, contando además con personal capacitado que conozca y aplique las medidas necesarias para su correcto cuidado.

Por otro lado, este trabajo tiene como propósito examinar como se encuentra actualmente el proceso de conservación documental en la cooperativa Copservir Ltda. con el fin de proponer estrategias y un Plan de Conservación Documental que aseguren la estabilidad e integridad de sus archivos a lo largo del tiempo. Este trabajo de grado principalmente está organizado en cinco capítulos, el primer capítulo proporciona un análisis sobre el concepto de conservación documental y como lo manejan a nivel global, en los diferentes países y en la empresa la cual será utilizada para el desarrollo de este estudio de caso.

A su vez, el segundo capítulo presenta todos los elementos teóricos que sustentan la investigación, a su vez se explican conceptos fundamentales que apoyan el desarrollo del trabajo y se describe el contexto institucional de la organización. El tercer capítulo presenta la ruta que guiara la metodología de investigación, las estrategias e instrumentos de recolección de información que serán utilizados para el desarrollo de la investigación. Además, se señalan las fases que estructuraron el desarrollo del trabajo, desde la revisión normativa hasta la construcción de la propuesta. Asimismo, en el capítulo cuarto se presentan y analizan todos los hallazgos obtenidos a lo largo del proceso de investigación, comparándolos con los objetivos planteados y teniendo en cuenta el enfoque que se adoptó desde el inicio, es decir que esta parte busca dar sentido a la información recolectada y mostrar cómo se conecta con la problemática abordada. En cuanto al capítulo cinco aquí se expone una propuesta concreta como posible solución a la situación identificada, construida con base en los hallazgos del análisis anterior, aquí se plantean ideas viables que podrían implementarse para mejorar o resolver la situación objeto de estudio.

En conjunto, cada uno de estos capítulos cumple un papel fundamental dentro del desarrollo del trabajo, permitiendo no solo comprender a fono la problemática, sino también proponer una solución realista y bien sustentada. El propósito final es aportar desde esta investigación una mejora concreta y

útil, que responda a las necesidades identificadas y genere un impacto positivo en el entorno de la cooperativa.

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Este apartado se enfoca en exponer el problema de investigación la cual será el eje central de análisis, discutiendo su impacto, causas y justificando las razones de su estudio. Así como se establecerán los objetivos fundamentales del estudio, la pregunta planteada y se presentarán las hipótesis que guiarán la investigación.

1.1.Planteamiento Del Problema A nivel global, la conservación documental se define como un conjunto de medidas preventivas destinadas a salvaguardar el entorno de los documentos, con el fin de minimizar el deterioro mediante acciones anticipadas. Estas acciones buscan asegurar que los documentos de archivo, tanto en formato físico como análogo, conserven su integridad física y funcional.

los inicios en la implementación del proceso de conservación documental, se remonta al momento de la aparición de las primeras bibliotecas y archivos en el mundo antiguo, mientras que los orígenes de la Conservación y Restauración de documentos, aunque sean tan difíciles de establecer como para cualquier otro tipo de conocimiento científico, pueden ser situados a finales del siglo XIX. (Allo, 1997, p. 255).

De acuerdo con lo expresado por Allo, lo que ofrece con su apreciación es una visión general sobre los orígenes y el desarrollo de la conservación documental, destacando que la preocupación por la conservación de documentos ha existido desde la antigüedad con la creación de bibliotecas y archivos, pero la disciplina formal de la conservación y restauración de documentos empezó a estructurarse y profesionalizarse a finales del siglo XIX. De igual forma, los documentos han enfrentado constantes amenazas a lo largo del tiempo, como conflictos, desastres naturales, robos y daños biológicos, estas situaciones pueden comprometer la integridad de la información que contienen y, por ende, la posibilidad de acceder y aprovechar dicho conocimiento en el futuro.

Así pues, debido a estas preocupaciones, instituciones internacionales han impulsado investigaciones para abordar el desafío de conservar preventivamente el patrimonio documental mundial, como por ejemplo la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), que ha desarrollado iniciativas para incentivar la protección del patrimonio documental. Fue así como lanzo “el Programa Memoria del Mundo en 1992 para prevenir la amnesia colectiva, convocando así a preservar los valiosos fondos de archivos y colecciones de bibliotecas en el mundo entero y garantizar su amplia difusión” (UNESCO, 2002).

Ahora bien, en países como España, se conservan los documentos a través de una serie de medidas y prácticas que involucran tanto la protección física como digital de los mismos, se tiene muy en cuenta la importancia de salvaguardar el material documental del país. Este país cuenta con una amplia red de archivos y bibliotecas especializadas, que se encargan de reunir, conservar y difundir todo el material bibliográfico, los documentos y/o archivos, con la finalidad de que sean utilizados para la investigación, la información, cultura y la gestión administrativa. Dentro de sus fondos se conserva una amplia variedad de documentos de valor históricos administrativo, cultural y académico, entre los que se destacan manuscritos antiguos, archivos oficiales y personales, además de colecciones bibliográficas en diferentes formatos.

A su vez, España cuenta con leyes que rigen la conservación del patrimonio documental, tanto a nivel nacional como regional como por ejemplo, la Ley 16 de 1985 en su título VII del Patrimonio Histórico Español, donde se establecen disposiciones y obligaciones que deben cumplir todas las instituciones públicas y privadas que generen documentos en el ejercicio de sus funciones con el objetivo de garantizar la protección, conservación, integridad, consulta y manejo responsable del patrimonio Documental y Bibliográfico. De igual forma instauran la implementación de parámetros y condiciones ambientales adecuadas que deben tener los depósitos destinados a la conservación de archivos para prevenir así la degradación del patrimonio.

Por su parte, Rusia cuenta con un Archivo Estatal Ruso de Literatura y Arte llamado (RGALI por sus siglas en ruso) que es uno de los archivos estatales más grandes y se encuentra enfocado en documentación cultural, que resguarda obras y registros sobre literatura, música, teatro, cine, pintura y arquitectura. Su creación data en 1941, año en que fue denominado como (TsGLA por sus siglas en ruso), renombrado después como (TsGALI por sus siglas en ruso) en 1954 y (RGALI por sus siglas en ruso) en 1992. Allí cuentan con varias instituciones dedicadas a la conservación documental, incluidas bibliotecas nacionales, archivos estatales y museos. “La Biblioteca Estatal Rusa (también conocida como la Biblioteca Nacional de Rusia) y el Archivo Estatal Ruso son las dos instituciones más importantes en este campo” (PARES, 2014) Con relación a esto, se identifica que, en este país, la conservación de documentos se lleva a cabo para proteger y preservar una gran cantidad de documentos históricos, administrativos, culturales y científicos, que van desde manuscritos antiguos hasta fuentes modernas, mediante la combinación de métodos tradicionales y modernos para conservar el patrimonio documental nacional, con el objetivo de mantenerlo disponible y accesible para quienes lo necesiten en el presente y en el futuro. Allí se encuentran con diversos retos en cuanto a la protección de documentos, donde está incluida la falta de financiación adecuada, el envejecimiento de los equipos y la tecnología y la presión sobre el personal competente. Además, la existencia de factores como la guerra, las inclemencias del tiempo y los desastres naturales pueden suponer un riesgo para la seguridad de los documentos físicos. Por otro lado, Portugal como muchos otros países, ha desarrollado políticas y prácticas para proteger sus archivos y documentos históricos, algunas de las acciones que han tomado para preservar sus archivos incluyen la creación de varias organizaciones dedicadas a la preservación de archivos y documentos, como el Archivo Nacional de Torre do Tombo. Este archivo, ubicado en Lisboa capital de este país, es el principal depósito de los archivos históricos allí, donde alberga una amplia variedad de documentos que provienen desde muchos siglos hasta la actualidad. También cuentan con leyes y

regulaciones detalladas que rigen la conservación y el acceso a archivos gubernamentales y documentos históricos, estas determinan los procedimientos para la gestión y el almacenamiento adecuados de documentos, así como los plazos para su divulgación pública.

De esta forma, Portugal ha demostrado un compromiso significativo con la conservación de los archivos y documentos del país, y para ello recurre a diferentes estrategias y recursos orientados a la conservación y preservación de documentos y archivos históricos, incluyendo herramientas como la digitalización, la investigación, la legislación y la cooperación internacional. Además, el gobierno portugués también ha desarrollado iniciativas y programas orientados a la preservación y digitalización de archivos, buscando ampliar las posibilidades de consulta para investigadores, científicos y el público en general.

Por lo tanto, la protección de documentos en América Latina varía de un país a otro y depende de diversos factores como los recursos disponibles, la infraestructura técnica y el interés gubernamental en este aspecto. Sin embargo, es posible resaltar algunos aspectos generales, por ejemplo, en muchos países latinoamericanos existen instituciones dedicadas a la conservación de documentos, como archivos nacionales, bibliotecas nacionales, archivos históricos, museos, etc. Estas organizaciones suelen ser responsables de recopilar, preservar y poner a disposición los documentos históricos y culturales del país.

En países como Cuba, siempre ha existido una profunda preocupación por la conservación de los documentos y archivos nacionales, lo que genera una intención legislativa de conservar y preservar los documentos, aún sin todas las condiciones de objetividad para ello. Así mismo la conservación de documentos ha sido y sigue siendo el tema más regulado desde 1559, cuando el rey Felipe II emitió un edicto que exige a los miembros de la colonia preservar cuidadosamente los libros y otros documentos,

esta tradición continúa hasta el día de hoy con la normativa vigente. De acuerdo con esto, conservar y proteger el patrimonio histórico y cultural es una máxima prioridad para el gobierno cubano. Además, cuenta con diversas instituciones encargadas de la preservación y gestión de archivos y documentos, como el Archivo Nacional de la República de Cuba (ARNAC), el cual es el principal organismo encargado de preservar el patrimonio documental del país y la Biblioteca Nacional de Cuba José Martí, estos organismos se encargan de recopilar, almacenar y difundir los documentos históricos del país. Asimismo, han tomado una serie de acciones para conservar sus archivos y documentos, incluyendo el establecimiento de instituciones especializadas, la digitalización, restauración, la implementación de regulaciones y políticas, al igual que incentivar la investigación y la circulación de la información. Estas actividades son necesarias para preservar la memoria histórica y del patrimonio cultural del país, pensando en las generaciones actuales y venideras.

Por otra parte, México ha venido transformando sus métodos y criterios de conservación y recuperación documental en archivos y bibliotecas, lo que también ha generado cambios en la labor del personal encargado. El país cuenta con un marco normativo sólido, en el que se destaca la Ley Federal de Archivos, la cual regula la gestión, preservación y acceso a los documentos en el nivel federal. A esto se suma la existencia de instituciones especializadas como el Archivo General de la Nación (AGN), organismo responsable de garantizar la preservación y difusión del patrimonio documental. Del mismo modo, cuenta con bibliotecas, archivos estatales e instituciones académicas y culturales que contribuyen en la protección y conservación de la memoria histórica nacional (Santos,2022). Además, en este país, la conservación documental se complementa con estrategias que promueven la accesibilidad y difusión de la información, favoreciendo la investigación, la educación y el uso público. Entre estas acciones se incluye la digitalización de colecciones para consulta en línea, así como la organización de exposiciones y actividades académicas, además contar con la colaboración de

investigadores y distintas instituciones fortalecen este proceso. También implementaron la digitalización como otra estrategia que apuntaba no solo a facilitar el acceso a la información sino también a ayudar a conservar y preservar los documentos. “Este proceso permite la creación de copias de respaldo en caso de desastres naturales u otros eventos que puedan dañar los documentos físicos” (EDOMEX 2022). Por otro lado, la conservación documental en Ecuador es fundamental para preservar la historia y la cultura del país. Las instituciones encargadas de realizar esta labor son las bibliotecas, archivos, museos y otras instituciones culturales, todas estas organizaciones se esfuerzan por conservar y proteger los diferentes tipos documentales que existen y producen los cuales son importantes para la identidad nacional y la investigación científica. Siendo así, algunos de los desafíos que enfrenta la conservación de documentos a nivel nacional incluyen la falta de recursos financieros y técnicos, así como la preservación de documentos que son susceptibles a factores como la humedad, la luz y la manipulación incorrecta. Sin embargo, existe un reconocimiento creciente de la importancia de estas actividades, lo que lleva a iniciativas con el fin de fortalecer la infraestructura y formar al personal en técnicas de conservación y preservación.

Además, el desarrollo de la tecnología digital ha permitido digitalizar muchos documentos históricos, facilitando su acceso y la preservación a largo plazo. Ahora, las Instituciones ecuatorianas están implementando proyectos de digitalización para asegurar la conservación y difusión de su patrimonio documental. Básicamente, la gestión de los archivos y documentos en Ecuador implica la combinación de prácticas tradicionales y enfoques modernos con el objetivo de proteger y dar a conocer a largo plazo del patrimonio valioso.

Por su parte, la conservación de documentos en Colombia es un área importante para preservar la memoria histórica y cultural del país, lo que implica cuidar y proteger archivos, documentos y registros importantes con el fin de entender la historia, la identidad y la evolución de la nación.

Asimismo, para asegurar la protección de los documentos y archivos se han llevado a cabo a lo largo del tiempo diversas actividades tanto a nivel gubernamental como a través de organizaciones especializadas y proyectos de conservación.

De tal forma, en este país, el organismo responsable de liderar y coordinar los procesos de conservación de documentos a nivel nacional es el Archivo General de la Nación (AGN), el cual cumple un papel esencial al garantizar la custodia, preservación y difusión de los documentos con valor histórico, administrativo, legal y cultural. Así mismo, como a su vez establece políticas, normas y directrices que orientan a las instituciones en la correcta gestión de sus archivos. Su labor no solo busca proteger físicamente los documentos, sino también asegurar que puedan ser consultados de manera organizada y accesible, para contribuir de esta manera a la consolidación de la memoria institucional y nacional.

En ese sentido, este Ente de Control ha creado reglas y lineamientos para conservar los documentos, donde se incluyen requisitos sobre las condiciones ambientales, el uso de sistemas de almacenamiento seguros y la aplicación de buenas prácticas en su manejo. Un ejemplo claro de esto es la Ley 594 de 2000, llamada Ley General de Archivos, que fijas las normas de gestión en entidades públicas y privadas (AGN, 2000). Además de esta entidad, existen otras instituciones, tanto públicas como privadas, que también se dedican a la conservación documental, como bibliotecas, museos, archivos municipales y departamentales, entre otros, todas estas instituciones trabajan en conjunto para salvaguardar el patrimonio documental colombiano.

Por otro lado, desde una inspección realizada a los archivos de la empresa Copservir Ltda. y con la información suministrada por la persona encargada del área, se puede determinar que no cuentan con una adecuada conservación documental de sus archivos, posiblemente no tienen conocimiento sobre la normatividad que regula la conservación o que quizá no les dan la suficiente importancia a sus

archivos, puesto que a simple vista se evidencia que presentan la ausencia de un plan de conservación documental.

Por consiguiente, para poder determinar esto se debe indagar más a profundidad con la persona encargada y la supervisora del área de Gestión Documental, puesto que, si no se lleva una adecuada gestión de los archivos, es posible que esta situación puede estar afectando la seguridad y resguardo de la información, generando así deterioro y perdida de expedientes. En efecto, en un breve recorrido que se realizó a las instalaciones se evidencio que el depósito donde se encuentra custodiada esta información no cuenta con las condiciones adecuadas para su conservación tal y como lo establece el acuerdo 049 del 2000, “sobre almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales” (AGN, 2000). Presuntamente, es probable que la entidad no cuente con una infraestructura adecuada, el control y manejo adecuado del mismo, ni tampoco cuente con los equipos de medición correspondientes para determinar la respectiva adecuación ambiental, ni cuente con el manejo de la iluminación o ventilación bien sea artificial o natural, la temperatura, la humedad relativa y la filtración de polvo. Para tal fin, se propone este Plan de conservación documental con el objetivo de iniciar con un diagnóstico para evaluar las condiciones actuales de conservación, donde a partir de este análisis se elaborará un informe de hallazgos dirigido al personal de gestión documental y con base a este reporte se definirán estrategias e intervenciones que mejoren las prácticas archivísticas, asegurando la correcta conservación documental conforme a la normativa vigente.

En el marco de todo lo anteriormente mencionado este proyecto se plantea la siguiente pregunta de investigación, ¿Cuáles son los aspectos que se deben tener en cuenta para un plan de conservación documental para la empresa Copservir Ltda.?

1.2.Objetivos Objetivo general:

Proponer el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir Ltda. Objetivos específicos:

 Analizar la legislación y la normatividad asociada a la conservación documental en Colombia.

 Diagnosticar el estado actual de conservación de la documentación existente.  Integrar en una propuesta los programas que configuran el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir Ltda.

1.3. Justificación

La presente investigación se centra en el desarrollo de un Plan de Conservación Documental para la Cooperativa Multiactiva de Servicios Solidarios Copservir Ltda., donde se identifica un aspecto crítico en la conservación de los archivos y adquiere la necesidad para asegurar la preservación y accesibilidad de la información en una organización que promueve valores solidarios y comunitarios. Este estudio de caso se justifica en diversos contextos, los cuales se detallan a continuación: Para empezar, el aporte social que deja esta investigación es resaltar la razón de cómo llevar una gestión adecuada de los documentos contribuye a la transparencia y la responsabilidad en la gestión de la cooperativa, donde se fortalezca la confianza de los empleados asegurando que todos estén informados y tengan la posibilidad de involucrarse de manera activa en la toma de decisiones. Un Plan de Conservación Documental bien implementado no solo preserva la memoria institucional, sino que también promueve la participación activa de los colaboradores, fomentando un sentido de pertenencia y colaboración que es esencial en las cooperativas.

Por su parte, desde una perspectiva económica esta investigación busca crear conciencia de como el implementar un adecuado plan de conservación documental optimizara los recursos de la cooperativa. Puesto que la pérdida de documentos puede traducirse en costos significativos, tanto en tiempo como en dinero, al tratar de recuperar información o enfrentar problemas legales según sea el caso. Es por esto que llevar un adecuado manejo en la organización y conservación documental es importante y vital, puesto que permite una mejor toma de decisiones, optimiza los recursos y reduce costos asociados a la pérdida de documentos y datos de la cooperativa. Por otro lado, la conservación documental también tiene un impacto cultural significativo, ya que ayuda a preservar la historia y memoria de la cooperativa. En tal sentido, esta investigación contribuirá a la creación de un patrimonio documental que refleje los valores y prácticas de la cooperativa, promoverá la diversidad cultural, la difusión de conocimientos, la innovación en la gestión cultural, reforzando al mismo tiempo la identidad cultural y el sentido de pertenencia entre los asociados. De esta manera, se construirán las bases de un futuro más sólido y conectado con las raíces y valores de la cooperativa.

También, si hablamos del aporte tecnológico que genera la implementación de un Plan de Conservación Documental este no solo involucra la organización de documentos físicos, sino también implica la integración de herramientas tecnológicas que faciliten la organización, almacenamiento y acceso a la información; mediante la utilización de diferentes prácticas como por ejemplo la digitalización y el uso de sistemas de gestión documental que mejoren la accesibilidad y la seguridad de la información. En efecto, este proceso no solo moderniza la gestión documental de la cooperativa, sino que también promueve la capacitación de sus miembros en el uso de tecnologías, favoreciendo la inclusión digital y la innovación. Es decir, a medida que se adopten nuevas tecnologías, la cooperativa podrá adaptarse a los cambios en la forma de trabajar y mejorar su eficiencia operativa.

Finalmente, en el contexto legal el aporte que deja esta investigación se basa en resaltar la importancia de cumplir con normativas y regulaciones asociadas a la conservación de documentos y protección de datos. En tal sentido, llevar adecuadamente un Plan de Conservación Documental ayudará a la cooperativa a garantizar el cumplimiento de estas normativas, evitando sanciones y promoviendo así una buena gestión de la información al proteger adecuadamente los datos de sus empleados y de la entidad misma garantizando que será manejada de manera responsable y segura.

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

El propósito de este capítulo es presentar el marco teórico que fundamenta la investigación y ofrece una visión del contexto académico, examinando los antecedentes relevantes, elementos teóricos y fundamentos conceptuales claves que orientan, sustentan y han sido fundamentales para el desarrollo del tema en estudio.

2.1. Antecedentes

La investigación realizada por Ramírez (2021), desarrollo un trabajo de investigación titulado Lineamientos de conservación Preventiva del Patrimonio Documental en el archivo del Instituto para la Economía Social, el cual, tuvo como objetivo general Proponer lineamientos de conservación Preventiva del Patrimonio Documental para el archivo del Instituto para la Economía Social. Sus principales referentes teóricos son: Ferreyra (2014), Fois (1996), Almarza (2016), Cano Arroyo (2014), Díaz (2013). La metodología utilizada fue con un enfoque cualitativo de tipo descriptivo y como instrumentos de recolección de información utilizó un Guion de observación y una matriz de análisis categorial. (p.33-42) Así pues, los resultados de esta investigación muestran que la conservación de los documentos no se maneja de forma organizada y que aún se presentan varias fallas en las prácticas de conservación preventiva del patrimonio documental. Con base en esto, la autora propone lineamientos claros para mejorar la conservación y preservación, siguiendo lo que indica la normatividad. Por otro lado, los aportes más relevantes vinculados con este estudio radican en la elaboración de un diagnóstico a través de un guion de observación que permitiera identificar el estado actual de conservación en la entidad, donde a partir de este análisis se plantea una propuesta de lineamientos orientada a fomentar buenas prácticas de conservación documental.

Por su parte, la investigación realizada por Rincón (2021), desarrollo un trabajo de investigación titulado La conservación preventiva del patrimonio documental en tiempos de pandemia, el cual tuvo como objetivo general Analizar la conservación preventiva del patrimonio documental en tiempos de pandemia. Sus principales referentes teóricos son: Rodríguez (2019), Amaya (2017), Dorado y Hernández (2015), Contreras y Velásquez (2020). La metodología utilizada fue con un enfoque cualitativo de tipo descriptivo y como instrumento de recolección de información utilizó una matriz de análisis categorial.

Por eso, los resultados de esta investigación evidencian la necesidad de que las instituciones adopten medidas concretas frente a la ausencia de directrices de conservación del patrimonio documental, especialmente en escenarios de alto riesgo como la pandemia del Covid-19. Con base en esto, el trabajo propone unos lineamientos que buscan aprovechar la conservación preventiva de los documentos en momentos de crisis. Por otro lado, uno de los aportes más importantes en relación con nuestro tema de investigación, es la propuesta de lineamientos que ayuden a proteger el patrimonio documental en tiempos de pandemia. Dichas pautas se basan en aplicar buenas prácticas de conservación y en rediseñar algunos procedimientos para estar mejor preparados en caso de que surjan nuevas pandemias en el futuro.

De igual forma, en la investigación realizada por Suarez & Granados (2022), desarrollaron un trabajo de investigación titulado Identificación del estado actual de los procesos de Conservación y Preservación digital de los Archivos sonoros público de la ciudad de Medellín, el cual, tuvo como objetivo general Identificar cuál es el estado actual frente a procesos de conservación y preservación digital de los archivos sonoros públicos de la ciudad de Medellín. Sus principales referentes teóricos son: Caviedes (2016), Guzmán (2008), Reséndiz (2020), Van Malssen (2005), Almada (2002), Regojo (1986). La metodología utilizada fue con un enfoque cualitativo y cuantitativo, de tipo de Investigación prospectiva

y como instrumentos de recolección de información utilizaron guías de observación, entrevistas y encuestas.

Por ende, los resultados de esta investigación llevaron a realizar un diagnóstico general de las cinco fonotecas más importantes de Medellín, con el objetivo de conocer cómo se encuentran actualmente en los procesos de conservación y preservación digital de los archivos sonoros que manejan. Donde lograron identificar que no cumplen de manera precisa con la descripción documental, tampoco tienen instrumentos que faciliten la búsqueda de información, ni el personal especializado para estas tareas. A partir de esto, se identificaron algunas oportunidades de mejora y se dieron recomendaciones a cada fonoteca para fortalecer las acciones técnicas e intelectuales que respalden la conservación de este tipo de soportes.

Por otro lado, los aportes que se pueden destacar en relación con nuestro tema de investigación, es que aporta un marco teórico amplio sobre la conservación documental, que ayuda a comprender mejor la importancia de cuidar tanto los documentos en papel como los archivos sonoros. También las metodologías aplicadas e instrumentos de recolección de información resultaron prácticos y útiles para obtener datos claros, así como los lineamientos y oportunidades de mejora planteadas que buscan fortalecer la gestión documental, resaltando que los soportes sonoros también forman parte del patrimonio cultural. Con ello, el estudio no se limita solo al papel, sino que promueve una visión más completa y actual de la conservación.

Por otra parte, la investigación realizada por Devia (2021), desarrollo un trabajo de investigación titulado, La conservación preventiva del patrimonio documental y su importancia en la salud laboral, de los bibliotecólogos en las universidades públicas de Bogotá, el cual tuvo como objetivo general Analizar la importancia de la conservación preventiva del patrimonio documental. Sus principales referentes teóricos son: Monsalve (2006), Muñoz (2006), Benito (2006), Madrigal (2010), Chaves (2014). Su

metodología se basó en un enfoque cualitativo, de tipo descriptivo orientado a examinar e indagar las prácticas de conservación preventiva del patrimonio documental, resaltando además su relevancia en la salud laboral de los bibliotecólogos que trabajan en las universidades públicas de Bogotá. En consecuencia, los hallazgos de esta investigación reflejan la necesidad urgente de establecer procedimientos y métodos claros que permitan garantizar una adecuada conservación preventiva de los documentos. De esta manera, la justificación de este estudio se fundamenta en la importancia de proteger y asegurar la memoria histórica, lo que a su vez implica enfrentar diversos retos relacionados con la correcta aplicación de dichas técnicas. Asimismo, se incluye la consulta de fuentes especializadas y el análisis de la normatividad vigente en materia de conservación preventiva, lo que permite dar solidez y respaldo al producto final de la investigación.

Por eso, uno de los principales aportes a destacar de la investigación es la formulación un plan de conservación preventiva para las colecciones de las bibliotecas universitarias privadas en Bogotá, orientado a garantizar la preservación y el buen estado de su acervo documental. La conservación preventiva responde a la necesidad de aplicar prácticas adecuadas que aseguren la protección de la información, destacando la importancia de contar con lineamientos claros que orienten el manejo del material bibliográfico y que contribuyan a minimizar los riesgos asociados tanto a factores locativos como a la intervención humana.

Igualmente, el trabajo investigativo realizado por Marín 2020), presentó una propuesta de conservación, preservación y restauración de la documentación antigua del Centro de Documentación del Tribunal Supremo de Elecciones, el cual tuvo como objetivo general analizar la situación actual de la colección antigua del Centro de Documentación del Tribunal Supremo de Elecciones, sobre la pertinencia de la colección, su estado físico, causas de deterioro, así como la aplicación de lineamientos de conservación, preservación y restauración de la colección. Sus principales referentes teóricos son:

Jiménez (2015), Barboza (2013), Ramírez (2009), Matamoros y Oviedo (2005), Ocampo (2005), Ocampo (1995), Rodríguez (2014), Cano (2014), Dobrecky (2012), Epifânio (2011), Muñoz (2006), Muñoz y Palacios (2006), Cruz (2004).

En ese sentido, su metodología se basó en un enfoque mixto, ya que se utilizaron los métodos cuantitativos y cualitativos, para realizar la propuesta de conservación, preservación y restauración. El enfoque aplicado en este estudio fue de carácter cuantitativo, ya que este se orienta principalmente a la verificación y comprobación de teorías a través de muestras representativas, apoyándose en técnicas estadísticas para el análisis de los datos y la generalización de resultados. En el caso particular de esta investigación, este enfoque facilitó la recolección de información necesaria para identificar las acciones ejecutadas en la valoración de la pertinencia de la colección antigua, así como los lineamientos y prácticas aplicados en el proceso de conservación y restauración de esta. Por lo tanto, los resultados de esta investigación proponen lineamientos para la conservación, preservación y la restauración del acervo documental antiguo del Centro de Documentación del Tribunal Supremo de Elecciones, con el propósito de mejorar su manipulación, almacenamiento y permanencia en el tiempo. Los hallazgos obtenidos no solo aportan al fortalecimiento de la memoria institucional, sino que también ofrecen una guía útil para otras entidades que deseen implementar iniciativas similares. Además, se resalta la necesidad de separar los documentos patrimoniales de la colección general y garantizarles condiciones ambientales controladas, mediante equipos de precisión que regulen la temperatura y la humedad, asegurando así su adecuada protección y prolongada vida útil.

2.2. Estado del arte

La conservación documental son aquellas acciones y técnicas que se realizan con la intención de mantener la integridad y conservación de los documentos de archivo, con la finalidad de garantizar que puedan ser consultados y estudiados a lo largo del tiempo. En ese sentido, este apartado se enfoca en

exponer el proceso de transformación que ha atravesado la conservación documental desde sus primeras prácticas, a lo largo de las décadas y hasta las metodologías utilizadas recientemente, con el fin de validar los avances y cambios que ha tenido la forma en que se conservan los documentos. Para esto se consultaron diferentes fuentes de información que permitan identificar que se ha hecho hasta el momento.

La historia y evolución de la conservación documental es larga y diversa, y su transformación se ha dado a través de los siglos, de la mano con el progreso de la escritura, la impresión y otras formas de documentación. Aunque la información sobre los métodos empleados en la antigüedad para mantener los distintos soportes documentales es limitada, puede afirmarse que desde las primeras bibliotecas y archivos del mundo antiguo ya se implementaban prácticas orientadas a garantizar la conservación material de los documentos. Allo (1997), afirma que, mientras que los orígenes de la Conservación y Restauración de documentos, aunque sean tan difíciles de establecer como para cualquier otro tipo de conocimiento científico, pueden ser situados a finales del siglo XIX, si bien sólo a partir de la década de los años setenta del siglo XX quedará establecida esta moderna disciplina tal y como la conocemos actualmente. (p.3) A su vez, como lo mencionan varios autores desde excavaciones arqueológicas, las técnicas de conservación surgieron como respuesta al deterioro físico de los soportes documentales, buscando garantizar su transmisión y permanencia en el tiempo. Los primeros esfuerzos se identifican en el cuidado de tablillas de arcilla, papiros y pergaminos, los cuales eran almacenados en templos y palacios junto a otros bienes de valor, estos espacios funcionaban como depósitos destinados a proteger títulos de propiedad y registros de derechos. Las medidas iniciales de conservación se centraron en la calidad de los materiales empleados y en los procesos de fabricación, donde de esta forma, al crear un

documento, el ser humano también fortalecía su estabilidad física, asegurando su preservación a lo largo de los años.

Así pues, en la antigüedad se utilizaron una variedad de materiales para registrar información y cada uno de estos materiales tenía sus propias características y requería métodos específicos de conservación. Desde que aparecieron los primeros registros escritos en tablillas de arcilla en Mesopotamia y papiros en el antiguo Egipto, ha habido preocupación por la preservación de estos documentos, en esta época, la conservación se centraba en almacenar los documentos en lugares secos y protegidos. Cruz Mundet (2009), en uno de sus libros, afirma lo siguiente, las tablas de arcilla, en realidad no eran destinadas para la posterioridad, debido a que estas se empleaban en esa época para la redacción de documentos de gestión y para los borradores de lo más importante, sin embargo, los soportes que si estaban destinados para la conservación permanente eran los escritos sobre tela de linio con tinta negra a base de humo, como por ejemplo las crónicas y las genealogías las cuales se conservaban enrollados y dentro de vasijas o cofres de madera. (p.22) Sin embargo, de acuerdo a lo manifestado por Mundet, estos soportes no han podido vencer el paso del tiempo y tan solo han legado rastros fragmentarios, a diferencia de las tablillas, que una vez deshidratadas e inútiles para la escritura han soportado el transcurso de varios milenios. De igual manera, en la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, se descubrieron múltiples tablillas de barro ordenadas en repisas de madera y en varias salas que resguardaban extensos conjuntos de documentos, tales como disposiciones gubernamentales, fallos judiciales, registros contables y actos privados, lo que refleja el alto nivel de organización social que existía antes de su interrupción (Carmona,1195).

Así pues, para esta época existió el afán de conservación de los archivos, esto motivó la búsqueda de un soporte más duradero y sólido, del cual surgió el pergamino y por esta razón, Kraemer (1973), manifiesta que, el hombre ideó un tratamiento de la piel animal mediante cal, baños y sucesivos raspados que sirvieran para separar el colágeno de las grasas, hidratos de carbono, minerales e impurezas, hallando empíricamente una de las proteínas más resistentes a la acción de los microorganisínos. (p. 577) Por su parte, en la época Greco-romana la conservación documental adquirió una importancia significativa, reflejando la valoración de la historia y el conocimiento. En ese lugar se solía almacenar los documentos en el Templo de Saturno y el Tabularium, preservando cada fondo por separado, además para ese entonces ya se empezaba a ordenar la documentación de acuerdo con la función administrativa a la que pertenecía, siguiendo una secuencia cronológica. Al mismo tiempo aparecieron nuevas medidas de cuidado, pensadas para prevenir los daños que causaban las plagas bibliófagas, visibles en el desgaste del papiro y de las pieles. Este método, que algunos autores llaman defensa pasiva, se basaba en guardar los documentos dentro de cajas de madera tratadas con sustancias repelentes, a las que además se les añadían insecticidas y plantas aromáticas. Por otro lado, según Horacio, era común recurrir a cajas de nogal o ciprés recubiertas con aceite de cedro, mientras que otros autores señalaban la utilización de aceites de rosales y la inclusión de hojas de diferentes cítricos en su interior. Asimismo, se empleó como estrategia preventiva la impregnación directa de los soportes documentales con productos de efecto repelente, garantizando mayor protección frente a plagas. En este sentido, “Horacio, Plinio el Viejo, Ausonio, Marcial, Ovidio y Vitrubio confirman la utilización a gran escala del aceite de cedro sobre el papiro”. (Allo, 1997, p. 258)

Por otra parte, en la Edad Media la conservación documental estaba marcada por una combinación de prácticas elementales, donde los documentos importantes eran a menudo guardados en instituciones religiosas como monasterios y catedrales, donde los monjes se encargaban de preservarlos y en muchas ocasiones se encargaban de copiar manuscritos a mano para preservar su contenido, este proceso de transcripción, permitió la conservación de una gran cantidad de textos religiosos, literarios y científicos. Además de la transcripción, los monasterios también desarrollaron técnicas de encuadernación utilizando materiales como el pergamino y el cuero, lo que protegía los documentos del desgaste y los elementos ambientales.

Así mismo, las bibliotecas de monasterios y catedrales, como los archivos eclesiásticos, proporcionaban un entorno relativamente seguro para el almacenamiento de documentos, estos lugares solían tener condiciones controladas de humedad y temperatura para evitar el deterioro de los materiales. Sin embargo, estas instituciones enfrentaron desafíos como incendios, plagas, y conflictos armados, lo que muchas veces resulto en la pérdida irreparable de documentos valiosos. Igualmente, otra técnica de conservación documental común en esta época fue la reutilización de materiales, los pergaminos, por ejemplo, podían ser raspados y reutilizados para escribir nuevos textos, en un proceso conocido como palimpsesto, si bien esta práctica permitía el aprovechamiento de materiales existentes, también conllevaba la pérdida de información valiosa de los textos originales. Así pues, durante la Edad Moderna, la conservación de documentos se caracterizó por el uso de métodos básicos junto con un creciente reconocimiento de la relevancia de preservar registros históricos, estos documentos se conservaban en su mayoría en archivos eclesiásticos, gubernamentales o privados, donde eran almacenados en condiciones que variaban en términos de seguridad. La principal preocupación era protegerlos de los elementos naturales y del daño físico, por lo que se guardaban en estanterías, cofres y cajas selladas, a menudo en lugares frescos y secos. Aunque la conciencia sobre la importancia de estos documentos iba en aumento, los métodos de conservación eran limitados y

dependían en gran medida de la atención individual de los archiveros y funcionarios responsables de su custodia.

Aparte de estas condiciones y de acuerdo con lo mencionado por el autor Allo (1997), en donde afirma que, las medidas conservadoras practicadas en esta época se completan con otras, como una adecuada instalación, bien a través de armarios-estantería abiertos o cenados, o en arcas y arquetas; con la dotación y mantenimiento de encuadernaciones o sistemas de encarpetado y enlegajado, y mediante la prevención de plagas con polvos y plantas repelentes utilizados en la etapa anterior. (p. 262) Entre las actividades más comunes de conservación estaba la de sacar copias de los documentos de mayor valor, ya fuera para evitar que se dañaran o porque ya presentaban algún deterioro. El caso es que la idea era conservar tanto el original como la copia, de modo que cuando alguien necesitara la información pudiera usar la copia y así proteger el documento original. Así mismo, en esta época existió el proceso de Restauración, el cual se centraba en reparar y tratar documentos utilizando métodos y productos tradicionales como adhesivos, productos para quitar manchas, técnicas de blanqueamiento de papel y revitalización de tintas. Algunos de los tratamientos realizados fueron injertos, sustitución de encuadernación, recoser volúmenes, revitalización de tintas, limpieza y eliminación de manchas, entre otras. Aunque estas prácticas eran limitadas en comparación con los estándares contemporáneos, representaban un esfuerzo por conservar la información en una época en la que la conservación documental aún no había alcanzado su plena madurez técnica y científica.

Asimismo, durante los Siglos XVIII - XIX se desarrollaron métodos de conservación más avanzados, incluida la encuadernación en cuero y el uso de papel sin ácido, a su vez se establecieron las

primeras instituciones de conservación, como por ejemplo la Biblioteca Británica en 1753. En ese mismo tiempo también empezaron los primeros intentos por investigar qué era lo que causaba el deterioro del papel y cuál era la función que cumplían las encuadernaciones en su preservación. Por otro lado, Allo (1997), afirma lo siguiente:

desde finales del siglo XVIII y a lo largo de todo el XIX, se asiste a un importante y decisivo desarrollo de las técnicas conservadoras, producido e incentivado por dos factores de singular trascendencia: — La introducción de tratamientos con reactivos químicos. — El inicio de una incipiente literatura científica preocupada por el estudio de los agentes causantes del deterioro de los materiales documentales. (p. 264) De acuerdo con esto, a medida que la civilización avanzaba, se implementaron técnicas más sofisticadas de conservación documental, como la laminación, el encapsulado y el uso de productos químicos para estabilizar el papel, también se introdujo la microfilmación como una solución para conservar documentos en formatos más compactos y duraderos, lo que reducía la necesidad de grandes espacios de almacenamiento. En el siglo XX, se produjeron avances clave, como el desarrollo del papel libre de ácido y plásticos especiales para conservación, además, las tecnologías de almacenamiento magnético y digital revolucionaron la manera de guardar grandes volúmenes de información. Paralelamente, se perfeccionaron las técnicas de restauración y surgieron programas educativos enfocados en la conservación.

Ahora bien, si hablamos de la conservación documental en la actualidad aquí se diría que se combinan métodos tradicionales con tecnologías modernas con el objetivo de conservar y resguardar que los documentos se mantengan en buen estado sin importar su tipo como histórico, cultural y científico a largo plazo, también se establecen ambientes controlados, donde se vigilan la temperatura y

la humedad para prevenir el deterioro. Además, se emplean técnicas de manejo cuidadoso al manipular los documentos, utilizando guantes y evitando daños físicos como arrugas, rasgaduras o dobleces. En consecuencia, existen diferentes leyes y normativas de conservación documental que varían según el país y que regulan la gestión, conservación y acceso a los archivos, estas leyes suelen establecer criterios y directrices para garantizar la adecuada protección y disposición de los documentos de valor. Por ejemplo, la Norma ISO 15489, la cual brinda recomendaciones a nivel internacional sobre cómo garantizar la gestión de documentos y sobre las prácticas adecuadas para conservarlos. A su vez, existen en diferentes partes del mundo, una gran variedad de instituciones y construcciones destinadas a conservar documentos, esto incluye archivos nacionales, museos, archivos regionales y locales, instituciones académicas, bibliotecas y otros más. Todas estas entidades juegan un papel fundamental en asegurar que la historia y la cultura sean conservadas para las próximas generaciones. Por cierto, la incorporación de tecnologías ha marcado un antes y un después significativo en la conservación documental, esto se debe a una mayor integración de la tecnología y la disciplina científica orientada al ámbito de la conservación de documentos. Se han desarrollado diversas técnicas para conservar y proteger documentos en formato digital, que incluyen la gestión de metadatos, la migración a formatos de archivo estándar y la creación de repositorios digitales seguros. Además, se han implementado métodos avanzados de análisis y diagnóstico para evaluar el estado de los documentos y asegurar su preservación a largo plazo.

Ahora bien, hoy en día la digitalización juega un papel muy importante en la conservación de los documentos, puesto que pasar la información de físico a digital no solo hace más fácil consultarla, sino que también ayuda a protegerla frente a pérdidas o daños. Estos archivos digitalizados pueden guardarse en distintos lugares y respaldarse con frecuencia, lo que asegura que se conserven por mucho más tiempo y a la vez es clave contar con una buena gestión de riesgos, que incluya planes para prevenir o

enfrentar situaciones como incendios, inundaciones o incluso ataques informáticos que puedan afectar la seguridad de los documentos.

En conclusión, la conservación documental ha evolucionado a través de los años pasando desde técnicas manuales hasta métodos más avanzados que combinan conservación física y digital, con un enfoque creciente en la accesibilidad, adaptándose a los avances tecnológicos y las cambiantes necesidades de la sociedad.

2.3. Categorías conceptuales

En este apartado, a partir del tema de investigación y del análisis de la información recolectada, se establecen las categorías conceptuales que permiten destacar los aspectos y nociones orientadores de este estudio. Dichas categorías son las siguientes:

Conservación Documental:

Para el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 006 (2014), la Conservación Documental hace referencia al “conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauraciones adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo”. (P. 3) Estas medidas, ya sean de carácter preventivo o correctivo, están orientadas a mantener en buen estado los documentos a lo largo del tiempo. Por su parte, Carpallo (2020), la define como “medidas que se toman destinadas a proteger de manera adecuada los documentos, en su caso hace énfasis en su artículo sobre la conservación de archivos y bibliotecas, con el fin de prolongar la utilización en condiciones óptimas durante un tiempo prolongado” (p. 430).

Desde otra perspectiva Callejas (2024), en su artículo describe “la conservación documental desde un valor documental e histórico de conservar las fotografías familiares, enfatizando que representan momentos personales y sociales únicos que a futura ayudan a preservar la identidad y un

legado familiar”. A su vez, mencionan que la perdida de este tipo de registros supondría una pérdida importante para las generaciones futuras, que encontrarían allí una conexión directa con su memoria familiar y cultural. Por su parte, Argerich y García (2010), destacan que “la conservación documental se centra en la preservación de documentos para garantizar su integridad y accesibilidad a largo plazo. Donde explica que esto implica la implementación de medidas preventivas para evitar el deterioro y la pérdida de información” (p. 103).

Por su parte, Bergaglio y Pené (2009), en su libro Conservación preventiva en archivos y bibliotecas, definen la conservación documental como, aquella actividad o medida preventiva destinadas a lograr la permanencia en el tiempo de los documentos y libros, que tiene como finalidad consolidar los materiales y hacerlos resistentes al deterioro, con el propósito de prolongar la vida de los bienes culturales y mantener el mayor tiempo posible los materiales de los cuales están constituidos los documentos. (p.15) A su vez, Paz y Hernández (2017), en su artículo la definen del modo en que “llevar una adecuada conservación documental preventiva, minimizaría los riesgos o daños de documentos en las entidades” (p. 2). De igual forma, proponen que sean implementados planes, diagnósticos y medidas anticipadas que garanticen la integridad y disponibilidad de fondos documentales a lo largo del tiempo. En resumen, la conservación documental es un proceso fundamental que funciona para salvaguardar la memoria histórica y cultural de la humanidad, esto mediante la utilización de técnicas y métodos especializados para proteger, preservar y restaurar documentos de gran valor, ya sean de carácter histórico, artístico, científico o administrativo. Este concepto no se limita solo a guardar documentos, sino que implica encontrar un equilibrio entre el ambiente, el manejo adecuado y ciertos tratamientos de conservación, de manera que los documentos se mantengan íntegros y disponibles con el paso del tiempo.

Sistema Integrado De Conservación:

De acuerdo con la definición establecida por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 006 (2014), el Sistema Integrado de Conservación (SIC) es, el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. (p. 4) Por su parte, autores como Sweeney (2011), menciona que “El sistema integrado de conservación documental es un enfoque holístico que combina políticas, procedimientos y tecnologías para garantizar la preservación física y digital, asegurando la integridad y accesibilidad de los documentos” (p. 50). Asimismo, Hawks y Waller (2019), en su libro A Preventive Conservation Approach to the Storage of Collections, determinan que “un sistema integrado de conservación documental es esencial para la gestión de archivos y colecciones, abarcando tanto la conservación física como la digital dentro de un marco de gestión de riesgos” (p. 10).

De acuerdo con estas perspectivas, se determina que el Sistema Integrado de Conservación se define como una buena forma de gestionar los documentos, abarcando múltiples tareas, desde la creación y la captura de documentos hasta la conservación a largo plazo pasando por su organización, acceso y disposición final, aplicando políticas de conservación y eliminación controlada, implementando medidas de seguridad para proteger la información confidencial, digitalizar documentos físicos para

facilitar su acceso y preservación, y utilizar herramientas tecnológicas para la gestión de documentos. Este enfoque integrado demuestra la combinación de diferentes procesos y actividades en el ciclo vital de los documentos y tiene como objetivo mejorar su gestión de manera más eficiente y efectiva. Resumiendo lo planteado, se determina que combinar distintos procesos y recursos, como la catalogación, la digitalización y la gestión de riesgos, este sistema asegura la accesibilidad, autenticidad y durabilidad de los documentos a lo largo del tiempo. A su vez promueve la colaboración entre diferentes departamentos y profesionales implicados en la gestión documental, mejorando la eficiencia y la seguridad vinculada a la conservación documental.

Plan De Conservación Documental:

De acuerdo con la definición establecida por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 006 (2014) el plan de conservación documental es el, conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo (p. 6). Con base a esto, un plan de conservación documental es un componente esencial para la gestión de documentos, el cual se enfoca en definir un conjunto de estrategias, políticas y acciones destinadas a garantizar que los documentos se conserven, se preserven y puedan consultarse de manera continua con el paso del tiempo, este plan se elabora con el objetivo de proteger los documentos de posibles daños, de garantizar su autenticidad e integridad, y de facilitar su uso para las generaciones presentes y futuras. De tal forma, al desarrollar este plan se deben considerar algunos factores como evaluar la naturaleza propia de los documentos, el valor histórico y cultural, los riesgos de deterioro y las

necesidades de acceso, esto con el fin de ayuda a priorizar los documentos que requieren una conservación más intensiva.

De igual forma los especialistas en archivos, bibliotecas, museos y demás instituciones culturales deben colaborar utilizando sus conocimientos y experiencias para gestionar adecuadamente estas medidas, siguiendo directrices que garanticen el almacenamiento, manejo seguro, digitalización y restauración de la información. Además, desde este rol se busca concientizar al público en general respecto a la relevancia de preservar el patrimonio documental de la humanidad. En resumen, los profesionales de archivos y bibliotecología son fundamentales para salvaguardar este valioso legado.

2.4. Contexto Institucional

A continuación, en este apartado se abordará la descripción de la empresa que es el objeto central de análisis de la presente investigación, donde se dará a conocer la información de contexto organizacional, como misión, visión, objetivos, procesos, entre otros elementos. Quiénes Somos Nuestra Cooperativa Multiactiva de servicios solidarios Copservir comercializa productos y servicios bajo la marca comercial La Rebaja por medio de una red de puntos de venta ubicados estratégicamente en todo el territorio nacional. Además, se posiciona como líder en ventas ecommerce con sus tiendas lopido.com y larebajavirtual.com. Somos un modelo organizativo que integra objetivos empresariales y sociales basados en la solidaridad para aportar con salud y bienestar a los asociados y la comunidad. El ejemplo más claro de nuestra consolidación empresarial es la expansión de nuestras droguerías y Minimarkets por el territorio colombiano. Hacemos presencia en 202 municipios de Colombia con más de 1.030 establecimientos comerciales y nuestro compromiso con el desarrollo humano se evidencia en la generación de más de 6.700 empleos directos, que aportan al crecimiento de los mercados económicos en estas regiones. (Copservir, 2025)

A través de los años hemos cultivado y obtenido la credibilidad tanto del mercado colombiano como de las instituciones de supervisión, por eso, en la actualidad Copservir se sigue caracterizando por su éxito comercial y la generación de capital social como parte de un modelo cooperativo sólido, eficaz y transparente. Debido a la esencia solidaria que nos distingue, Copservir es una organización con un alto sentido de Responsabilidad Social. Aportamos al bienestar de los asociados y familias contribuyendo a su avance académico, profesional y el mejoramiento de su calidad de vida mediante la prestación de beneficios integrales. (Copservir, 2025) Misión Se centra en construir y fortalecer vínculos comerciales con la comunidad mediante un servicio innovador y diferenciador, respaldado en un modelo cooperativo sostenible que aporte al bienestar de sus asociados trabajadores. Igualmente, busca promover la salud y la calidad de vida de clientes, asociados, empleados y sus familias a través de los Establecimientos Farmacéuticos La Rebaja Droguería y Minimarkets, así como de sus plataformas virtuales www.lopido.com y www.larebajavirtual.com, garantizando atención especializada, productos seguros y de calidad, con el propósito de generar satisfacción y confianza en toda la comunidad (Copservir, 2025).

Visión Establece que la organización será referente en el sector farmacéutico, destacándose por altos estándares de calidad y un servicio enfocado en garantizar la satisfacción de clientes, asociados y sus familias. Asimismo, aspira a ser reconocida como la cooperativa multiactiva más sólida, con una amplia experiencia digital al servicio de todos sus usuarios. (Copservir, 2025) Objetivos Empresariales Copservir Ltda., tiene como objetivo principal la mejora continua, lo que significa que la gestión empresarial se realiza de acuerdo a parámetros de excelencia, innovación y eficiencia en nuestros

procesos, asegurando la calidad de los productos y servicios. La cooperativa centra su gestión en la optimización del talento humano, con el propósito de garantizar el bienestar y la calidad de vida de sus asociados, colaboradores y familias. A través de diversos programas de beneficios, estímulos y aportes, junto con el esfuerzo y la entrega de quienes hacen parte de la organización, la cooperativa ha logrado consolidarse con éxito en el sector farmacéutico.

Estructura Organizacional Durante el proceso de análisis y recolección de información, se identifica que la empresa no cuenta actualmente con una estructura organizacional establecida, debido a que desde el mes de abril del presente año se encuentra en una situación de gran incertidumbre debido a una intervención por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria bajo la Resolución #2024100004825 de 14 de junio de 2024, la cual ordeno tomar posesión de manera inmediata de la entidad por presuntas irregularidades halladas en procesos de inspección y control, la cual ha llevado a una reestructuración profunda de su estructura organizacional. Esta intervención se ha convertido en la ausencia de una jerarquía clara y establecida dentro de la compañía, ya que la administración y los roles anteriormente definidos han sido suspendidos temporalmente para permitir una revisión exhaustiva de las operaciones y prácticas internas. (Copservir,2025)

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

En este apartado se expondrá de manera detallada el enfoque adoptado, así como las técnicas, métodos e instrumentos de recolección de información que se aplicarán, con el propósito de garantizar la validez de los resultados y su coherencia con los objetivos de la investigación.

3.1. Enfoque

Esta investigación se trabaja desde un enfoque de tipo cualitativo, el cual estará apoyado mediante la exploración y recolección de evidencias que orientan a la descripción profunda del problema que se está analizando dentro del archivo de la entidad, con la finalidad de comprenderlo desde lo particular a lo general. De acuerdo con Martínez (2018), el enfoque cualitativo es… tipo ideográfico y hace hincapié en lo particular e individual, se orienta a encontrar cualidades específicas en aquello que se pretende comprender y se escribe en la subjetividad. Trata de identificar, básicamente, la naturaleza profunda de las realidades, su estructura dinámica, aquella que da razón plena de su comportamiento y manifestaciones. (p. 66) Por su parte, Sampieri y Mendoza (2018), mencionan que el enfoque cualitativo “Se centra en comprender fenómenos desde la perspectiva de los participantes y su contexto, en vez de partir de teorías previas, el investigador observa los hechos y contrasta estudios simultáneamente, para construir explicaciones coherentes con la realidad observada” (p. 48). Por otro lado, Hernández, Fernández y Baptista (2014) señalan que:

es un enfoque que estudia la calidad de actividades, relaciones, medios o instrumentos en una situación determinada, que busca una descripción holística, analizando con detalle fenómenos específicos. También se denomina investigación naturalista, fenomenológica, interpretativa o

etnográfica, al ser un “paraguas” que agrupa diversas visiones, técnicas y estudios no cuantitativos. (p. 40) Asimismo, Quecedo y Castaño (2002), la definen como “Aquella investigación que produce datos descriptivos, expresados en palabras o conductas observables, busca describir sistemáticamente variables y fenómenos, generando categorías conceptuales y relaciones causales, sin imponer constructos previos, con el propósito de construir explicaciones surgidas de la propia realidad estudiada” (p. 5). En ese sentido, de acuerdo con todo esto el enfoque cualitativo se centra en la recolección y análisis de datos numéricos, como entrevistas, observaciones y documentos, en relación con el objeto de estudio. Su finalidad es comprender en profundidad los aspectos contextuales, las características de la población y la problemática abordada, para ello, utiliza distintos métodos que permiten explorar y explicar los fenómenos investigados. Además, requiere que el investigador se sumerja en la realidad estudiada para lograr alcanzar los objetivos propuestos.

3.2. Tipo De Investigación

La presente investigación se llevará a cabo desde un enfoque descriptivo, el cual, de acuerdo con Bernal (2010), “La investigación descriptiva, es aquella que reseña las características o los rasgos de la situación o del fenómeno objeto de estudio. Es uno de los tipos o procedimientos investigativos más populares y utilizados por los principiantes en la actividad investigativa” (p. 138). Por eso, este tipo de investigación se centra en recolectar y presentar datos de manera objetiva para describir una situación, fenómeno o grupo de interés sin interferir en ellos, lo que puede ser fundamental para la toma de decisiones informadas y para orientar investigaciones futuras.

Por su parte, para Martínez (2018), los estudios de tipo descriptivo, se enfocan en detallar las características, propiedades y perfiles de personas, grupos, comunidades procesos, objetos o cualquier fenómeno que se analice y su propósito es medir o recopilar información sobre las variables definidas,

sin establecer relaciones entre ellas. En este enfoque, el investigador determina o proyecta que aspectos, variables o elementos se evaluarán y de quiénes o de qué se obtendrán los datos. Asimismo, Sabino (1992) define la investigación descriptiva como:

el tipo de investigación que tiene como objetivo describir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utiliza criterios sistemáticos que permiten establecer la estructura o el comportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionando información sistemática y comparable con la de otras fuentes. Este tipo de estudio puede ofrecer la posibilidad de llevar a cabo algún nivel de predicción, aunque sea elemental. (p. 54) De acuerdo con estos autores, el método descriptivo se emplea con la finalidad de observar y analizar fenómenos en su estado natural, permite recolectar información, detallar aspectos, comportamientos o condiciones de una población, grupo o situación específica. Al utilizar este método, los investigadores buscan entender la esencia de los fenómenos estudiados, detectar patrones y variaciones, y explorar posibles relaciones entre variables. Para esta investigación este método será utilizado con la finalidad de analizar, indagar y recolectar información sobre el estado y conservación actual de los archivos de la cooperativa.

3.3. Método

En el presente trabajo de investigación, se adoptará el método de un estudio de caso con el objetivo de analizar y profundizar en el objeto que se está estudiante en su contexto real, utilizando algunas fuentes cualitativas. Para Bernal (2010), “El estudio de caso, o método del caso, analiza a profundidad una unidad específica dentro de un universo poblacional, que puede ser una persona, institución, empresa o grupo, para comprender en detalle sus características, procesos y particularidades” (p. 138). Por su parte, López (2013), hace mención que es:

la investigación empírica de un fenómeno del cual se desea aprender dentro de su contexto real cotidiano. Es especialmente útil cuando los limites o bordes entre fenómenos y contexto no son del todo evidentes, por lo cual se requieren múltiples fuentes de evidencia. En un estudio de caso, un investigador conoce una realidad, un caso, acercándose a esa realidad según conveniencia o siendo informado off-line desde ella, independientemente de si se sigue una postura positivista o interpretativa. (p.140) Por otro lado, para Guevara, Verdesoto y Castro (2020), el estudio de caso es “un análisis detallado de un caso, evento, organización o individuo en su contexto real, que implica estudiar personas o grupos, permite formular hipótesis y amplía la comprensión e investigación de un fenómeno determinado” (p. 163). Asimismo, YIN (2014) lo define como, una estrategia de investigación que comprende todos los métodos con la lógica de la incorporación en el diseño de aproximaciones específicas para la recolección de datos y el análisis de éstos, que se utiliza para desarrollar teorías y construir modelos a partir de la observación de situaciones específicas, permitiendo así una comprensión más amplia de los patrones y regularidades en el fenómeno estudiado. (p. 35) En resumen y con base en las ideas expuestas por los autores referenciados, se puede conceptualizar como un proceso de investigación que busca comprender un fenómeno en particular, mediante la recopilación de múltiples fuentes con el propósito de comprender el caso en su entorno natural e identificar patrones, tendencias, relaciones causales o cualquier otra información relevante.

3.4. Técnica De Investigación

Para llevar a cabo esta investigación se emplearán como técnicas principales la observación y análisis de contenido. En este sentido, para Naupas (2018), el análisis de contenido es,

una técnica que se constituye en un instrumento de respuesta a esta curiosidad natural del hombre por descubrir la estructura interna de la información, bien en su composición, en su forma de organización o estructura, bien en su dinámica. Esta técnica centra su búsqueda en los vocablos u otros símbolos que configuran el contenido de las comunicaciones y se sitúan dentro de la lógica de la comunicación interhumana. (p. 391) Por su parte, Sampieri (2018), menciona que la técnica de análisis de contenido es “una técnica para estudiar cualquier tipo de comunicación de una manera objetiva y sistemática, que cuantifica los mensajes o contenidos en categorías y subcategorías, y los somete a análisis estadístico y sus usos son muy variados” (p. 330). En resumen, podría decir que la técnica de análisis de contenido es una herramienta que puede ser utilizada en diversas disciplinas para explorar y comprender el contenido de diferentes materiales, brindando una visión más profunda sobre temas específicos de interés en la investigación.

En cuanto a, la técnica de observación en investigación representa un método esencial que implica un enfoque sistemático para recopilar datos mediante la observación directa de fenómenos, comportamientos o eventos en su entorno natural. Este proceso se caracteriza por la exactitud del investigador, quien se dedica a observar y registrar lo que acontece sin inmiscuirse ni alterar el contexto observado. Según Bernal (2010), la observación, entendida como técnica de investigación científica, “es un proceso riguroso que permite conocer, de forma directa, el objeto de estudio para luego describir y analizar situaciones sobre la realidad estudiada” (p. 257).

Por su parte, Martínez (2018), define la observación como “la técnica etnográfica por excelencia. Como su nombre lo indica, consiste en contemplar con atención el fenómeno social, generar información y registrar la para su posterior análisis e interpretación” (p. 117). A su vez, Sampieri (2018), define la observación como un “método de recolección de datos que consiste en el registro sistemático,

válido y confiable de comportamientos y situaciones observables, a través de un conjunto de categorías y subcategorías” (p. 51).

De acuerdo con los autores, se define la técnica de observación como un recurso útil para examinar comportamientos, interacciones sociales y patrones de actividad, ofreciendo una perspectiva única que a menudo escapa a los métodos tradicionales de investigación, como encuestas o entrevistas. En su esencia, la observación brinda una ventana privilegiada para comprender la realidad en su estado puro, permitiendo al investigador captar matices y detalles que podrían pasarse por alto con otros enfoques. Este método, al sumergir al observador en el contexto mismo de estudio, revela aspectos sutiles y significativos que enriquecen la comprensión de fenómenos sociales y comportamentales.

3.5. Instrumentos

Para la realización de esta investigación se aplicarán un guion de observación y una matriz de análisis categorial, donde estos instrumentos son utilizados en investigaciones cualitativas y la finalidad que tienen es proporcionar una estructura y orientación para la recolección sistemática de datos durante la observación de un fenómeno específico. En relación con esto, Campos y Lule (2012), definen el guion de observación como “instrumento que permite al observador situarse de manera sistemática en aquello que realmente es objeto de estudio para la investigación; también es el medio que conduce la recolección y obtención de datos e información de un hecho o fenómeno” (p. 56). Por su parte, Tamayo (2004), define a la guía de observación como el “formato que permite recolectar y registrar datos de manera sistemática y uniforme, facilitando una revisión clara de los hechos, agrupando información según variables o elementos del problema y describiendo con precisión los acontecimientos observados en su contexto” (p. 46). En resumen, el guion de observación es una herramienta utilizada en investigaciones para recopilar datos mediante la observación directa de un fenómeno o situación. Consiste en una lista estructurada de aspectos específicos que el observador

debe prestar atención durante el proceso de observación. A su vez, sirve como una guía para el observador, donde lo ayuda a mantenerse enfocado en los detalles importantes y a registrar de manera sistemática la información observada.

Por otro lado, una matriz de análisis es una herramienta esencial para la organización y evaluación sistemática de datos, tanto cualitativos como cuantitativos. Este instrumento se compone de una tabla que enumera las variables o categorías pertinentes en las filas, y las unidades de análisis, tales como casos de estudio o eventos observados, en las columnas. Para Giesecke (2020), la matriz de consistencia “nace como una herramienta metodológica para ordenar, jerarquizar, estructurar y controlar los conceptos, las categorías, las dimensiones y las variables, entre el objeto o fenómeno que se quiere estudiar y los atributos que se le asignan” (p. 11).

Por su parte, Vera y Lugo (2016), definen la matriz de análisis como “un cuadro horizontal de filas y columnas que resume de manera panorámica los elementos esenciales de un proyecto, facilitando la comprensión y evaluación de la coherencia entre problema, objetivos, hipótesis, variables y metodología de la investigación propuesta” (p. 8). Así mismo, en relación con esta investigación la matriz de análisis será el instrumento utilizado para el registro y recolección de la información relacionada a normativas vigentes que orienten y apoyen el desarrollo del objeto de estudio planteado. Estas herramientas guían a los investigadores sobre qué observar, qué preguntas hacer y qué datos recopilar, facilitando así la organización y el análisis posterior de la información. Al hacerlo, ayudan a identificar patrones, tendencias y relaciones en los datos, lo que apoya la toma de decisiones fundamentadas en la investigación.

3.6. Fases de la Investigación

En este apartado se describen las etapas que guiaran todo el proceso de esta investigación hasta los resultados.

3.6.1. Fase 1: Analizar la legislación y la normatividad asociada a la conservación documental en Colombia.

3.6.2. Fase 2: Diagnosticar el estado actual de conservación de la documentación existente. 3.6.3. Fase 3: Integrar en una propuesta los programas que configuran el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir Ltda.

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este apartado, se exponen los hallazgos que se obtuvieron a lo largo del desarrollo del proyecto, el cual tuvo un enfoque de tipo cualitativo. A partir de los objetivos planteados, se llevó a cabo un análisis de la normativa vigente que regulan la conservación documental en Colombia, se realizó un diagnóstico del estado actual de los archivos en Copservir y de acuerdo con todo lo anterior, se construyó una propuesta para mejorar y proteger la información que allí se conserva. En tal sentido, lo que aquí se muestra es el reflejo del trabajo realizado en campo, de las observaciones y del análisis realizado para entender cómo está funcionando actualmente la conservación documental en la cooperativa y que se puede hacer para fortalecerla.

Fase 1: Analizar la legislación y la normatividad asociada a la conservación documental en Colombia. Para empezar, en esta etapa se llevó a cabo el desarrollo del primer objetivo específico propuesto en este trabajo, el cual consistió en revisar y analizar las principales políticas, leyes y normas que orientan el manejo y la conservación adecuada de los archivos en el país. El registro de toda esta información se realizó por medio de una matriz de análisis, la cual sirvió como herramienta para reunir y organizar todas las normas relevantes que le aplican a la investigación, ayudando a simplificar el manejo y consulta de la normativa, lo que permite una búsqueda rápida y eficiente en el desarrollo, de igual forma se encontrará como anexo al final de este documento.

Por consiguiente, esta matriz se encuentra conformada por nueve categorías, que permitieron la captura de la información más relevante de cada norma y son las siguientes: uno de los primeros elementos considerados fueron los nombres de la política, lo que significa la identificación de cada una de estas normas seleccionadas y pertinentes que regulan la conservación documental en Colombia. En el siguiente aspecto, se encuentra el año de expedición de cada norma, el cual fue tenido en cuenta porque permite identificar qué tan actualizada esta, si es útil y si aún responde a las necesidades

organizacionales de conservación en la actualidad. Otro criterio importante fue el apartado que describe sobre que trata la normativa, es decir aquel párrafo o parte dentro del documento donde menciona de manera directa las directrices, los lineamientos o recomendaciones sobre una adecuada conservación documental.

Por su parte, el aspecto de ámbito de aplicación permitió entender si la norma es obligatoria para todas las entidades o aplica solo para algunas, siendo así una información clave en este trabajo porque permite saber si la cooperativa debe cumplir con estas normas o si puede tomarla como una guía para así llegar a construir una propuesta coherente. Otro criterio que se tuvo en cuenta fue el de implicaciones clave para la conservación documental, el cual resume los puntos más importantes de la norma, donde aparecen todas aquellas recomendaciones que favorecen la correcta conservación de los documentos, aplicables para su implementación en el plan de conservación documental. Asimismo, otro elemento clave fue la vigencia, el cual hace referencia de si la norma aún se encuentra vigor, si ha sido derogada, si esta actualizada o fue reemplazada por otra, por eso se identifica que la mayoría se encuentran derogadas por el Acuerdo 001 del 2024, el cual recoge varias de estas normas y las agrupa. Otro aspecto que se tuvo en cuenta para el análisis fue material bibliográfico, donde señala la fuente donde se encontró la norma (una base de datos oficial, un libro, una página institucional, etc.), el cual sirve para sustentar el análisis y para que cualquier persona pueda consultar directamente la fuente si necesita hacerlo.

También, otra de las categorías determinadas fue entidad productora, que hace referencia a la institución que emitió la norma, lo que permite identificar la autoridad y la importancia detrás de la norma y de su peso legal, así como la aplicabilidad de cada norma dentro del contexto institucional de la cooperativa. Por último, el aspecto con el que se cierra esta matriz de análisis se basa en los responsables, lo que describe quienes deben encargarse de aplicar las normas dentro de las

organizaciones, como por ejemplo puede tratarse de los responsables del archivo, los jefes de área, los administradores o incluso toda la institución. En efecto, este análisis normativo permitió comprender de manera detallada que exige o recomienda la legislación colombiana sobre temas relacionados con la conservación documental y como se pueden relacionar directamente con la situación actual de la cooperativa.

Ahora bien, después de revisar y analizar toda esta normatividad sobre conservación documental en Colombia, se puede afirmar que estas regulaciones si son aplicables al contexto de Copservir, aunque su nivel de implementación actual es todavía limitado. En efecto, se investigaron detalladamente las normas principales que orientan la conservación y el cuidado de los archivos, entre ellas se encuentran la Ley 594 del 2000, donde establece que todas las entidades sean púbicas o privadas que manejen documentación, deben garantizar la adecuada organización, conservación y acceso a la información. Así pues, la cooperativa como entidad privada que presta servicios solidarios y maneja documentos con valor legal, administrativo y contable, está obligada a cumplir con estas disposiciones, incluso sin ser una entidad pública.

De igual forma, otro grupo de normas que se tuvieron en cuenta para el contexto de este proyecto de investigación fueron el Acuerdo 049 del 2000, el Acuerdo 050 del 2000 y el 037 del 2002, los cuales son más específicos porque explican más al detalle cómo deben manejarse los documentos físicos, como se deben organizar los archivos, que condiciones ambientales deben tener los espacios de almacenamiento y qué se debe hacer con los documentos deteriorados. También estos acuerdos proponen algunas medidas para evitar la pérdida de información y crear conciencia, sobre el uso de elementos adecuados de conservación, de cómo controlar la humedad o llevar un manejo adecuado del papel.

Por otro lado, se tomaron como referentes normativos la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, que son normas un poco más recientes relacionadas con la protección de datos personales y el acceso a la información, donde resaltan que conservar bien un documento no es solo guardarlo físicamente, sino también es proteger su contenido, garantizar su confidencialidad y permitir su consulta cuando se requiera. Asu vez, también se contemplaron algunas directrices que indican el Decreto 1080 de 2015 el cual reúne varias normas para la conservación y gestión de documentos históricos y el Decreto 2609 de 2012 que brinda algunos lineamientos y generalidades sobre la gestión documental y la conservación.

A pesar de contar con todas estas normativas como orientadoras para la ejecución del presente trabajo de investigación, es importante resaltar que a pesar de que el Acuerdo 049 de 2000 establece varios lineamientos sobre la adecuada conservación de documentos y las condiciones de las instalaciones y espacios físicos destinados al archivo, este fue derogado por el Acuerdo 001 de 2024, el cual actualiza varios aspectos sobre la administración de archivos que buscan ajustarse a los cambios tecnológicos y a las nuevas necesidades. Esta norma es clave porque muestra que el tema de la conservación documental sigue evolucionando y refuerza la necesidad de implementar programas de conservación como elemento esencial del Sistema Integrado de Conservación. En resumen, toda esta normatividad permitió entender que Copservir, no solo debería implementar un plan de conservación por la necesidad identificada, sino también porque existe un marco legal que lo establece. Además, su aplicación ayudaría a identificar que prácticas actuales tiene la entidad que necesitan mejorar, para fortalecer los procesos documentales, a mejorar las condiciones de almacenamiento para evitar pérdidas de información importante y lograr garantizar una gestión documental más segura.

Fase 2: Diagnosticar el estado actual de conservación de la documentación existente. Con relación a esta fase se buscó dar cumplimiento al segundo objetivo específico propuesto, que tenía como finalidad diagnosticar en qué estado se encuentra actualmente Copservir en relación a la conservación documental de su información. Para este propósito se empleó como herramienta un guion de observación (ver anexo 2), el cual fue clave para determinar y registrar todas aquellas inconsistencias evidenciadas durante el proceso de observación, donde fue necesario conocer de cerca las condiciones de conservación de los archivos existentes, observar directamente los espacios donde guardan su información, revisar el estado físico de los mismos, así como implico hablar con algunas personas del área de gestión documental e indagar sobre que métodos utilizan para almacenar, acceder y proteger a los documentos.

En ese sentido, durante el desarrollo de este diagnóstico se tomaron como base los programas propuestos en la guía para la elaboración e implementación del sistema integrado de conservación (SIC), con la finalidad de poder determinar y tener un poco más de claridad sobre qué aspectos observar para cumplir con la intención del objetivo. Así pues, se identificaron varios puntos, en primer lugar y quizá el más importante de todo este diagnóstico, donde se identifica que la entidad no cuenta con la implementación de planes, políticas, matriz de riesgos e instrumentos enfocados en una adecuada gestión documental, lo que implica que no le están dando cumplimiento a esto. Es decir, que se identifica que solo cuentan con un documento base del Programa de Gestión documental y con las Tablas de Retención Documental (TRD), estos son los únicos instrumentos desarrollados allí en la entidad. Además, se observa que el espacio que tienen destinado para resguardar la información, no cuenta con la infraestructura física apropiada para una correcta conservación, se observa que este lugar cuenta con tapete en todo el piso, que no cuenta con muros, ni

techos, ni puertas y ni estanterías en materiales ignífugos, como lo establece el Acuerdo 001 de 2024 en su artículo 3.1.2 donde plantea unas especificaciones sobre instalaciones de depósito de archivo. Asimismo, se identifica que este espacio se encuentra compartido con la zona de trabajo del archivista y con el área de dotación y suministros, el cual es administrado por la misma persona encargada del archivo, implicando la no seguridad de los documentos ni su adecuada restricción de acceso y en conformidad con lo que menciona el Acuerdo 049 de 2000 en su artículo 2, la zona de trabajo archivístico debe estar por fuera del espacio de almacenamiento, lo cual no se cumple. También, se evidencio que no realizan ningún tipo de revisión en relación con la inspección y mantenimiento de los espacios físicos, donde se encontró que algunas partes cuenta con humedad, grietas y una parte de la estantería se ve deteriorada y con hundimientos, lo que representa poca seguridad para la información.

Igualmente, se apreció que los estantes dispuestos en este espacio no cumplen con los aspectos establecidos en el Art. 03 del Acuerdo 049 de 2000, puesto que se nota que no cuentan con láminas metálicas sólidas, resistentes y tratadas con recubrimiento anticorrosivo y horneado de estabilidad química, al contrario, se aprecia que son unos estantes muy básicos, que muchos son reutilizados de otras actividades y que no son los adecuados para soportar los archivos. Así como se ha constatado que no realizan mantenimientos preventivos a los mobiliarios rodantes para evitar que se dañen, solo se hace si se daña y por necesidad solicitan la revisión y mantenimiento.

Por otro lado, otro aspecto que se observo tuvo que ver con el saneamiento ambiental, donde es evidente que no emplean rutinas de limpieza periódicas, ni exhaustivas en el sitio, ya que el personal del aseo solo ingresa a limpiar el espacio donde se ubica el encargado del archivo y a limpiar o aspirar el tapete, pero no se realiza ningún tipo de limpieza a las unidades de almacenamiento ni a los mobiliarios, lo que representa una acumulación de polvo y suciedad bastante notable. Además, se indago con la

persona del archivo sobre la periodicidad con la que realizan jornadas de fumigación, control de plagas y la desratización, a lo cual manifiesta que esto no se realiza al interior de este espacio, que externamente en las otras áreas si se hace, pero allí no, solo se hace si es requerido por presencia de roedores del resto no se lleva a cabo.

Por otra parte, otro factor importante que se observo es que en este espacio no cuentan con ningún tipo de sistema o equipos de medición para controlar las condiciones ambientales, lo que ocasiona no poder saber si la temperatura y humedad están en los niveles recomendados para la conservación de los archivos, comprometiendo seriamente su integridad y favoreciendo al deterioro acelerado, es importante resaltar que la falta de sistemas de medición y control limita la capacidad de la entidad para mantener los archivos en condiciones adecuadas de conservación. En cuanto a la circulación de aire, se observa que no es la adecuada, puesto que el archivo no cuenta con ninguna ventilación que permita que el aire se renueve, ocasionando así problemas de humedad y posible aparición de moho, causando daños de manera silenciosa pero efectiva.

Además, otro punto crítico bastante evidente, es la exposición que tienen los documentos a la luz artificial, estos se encuentran almacenados en cajas, pero la luz cae directamente sobre algunas de ellas, lo que podría causarles daños con el tiempo, ya que este tipo de luz puede ser muy perjudicial para ciertos tipos de materiales como el papel y la tinta, los cuales se encuentran en la mayoría de documentos allí resguardados. Aparte, otro punto que llamo la atención fue que, aunque la cooperativa cuenta con medidas generales para la prevención de emergencias, no existe un plan específico para proteger la información ante desastres como incendios o inundaciones. Si cuentan con extintores, sistemas de alarmas y rociadores, pero como tal no se han establecido protocolos para la protección de los archivos en caso de cualquier emergencia.

De igual forma, se observa que, aunque los documentos se encuentran almacenados en unidades adecuadas como son las cajas X200, aún utilizan prácticas de almacenamiento poco recomendables para la información, como por ejemplo el uso de cauchos para amarrar documentos, el sobreuso de material metálico en varios de sus archivos y la falta de implementos adecuados para evitar la perforación del papel, lo que podría comprometer la vida útil de los archivos y deteriorarlos más rápido. A su vez, es evidente es varios de los documentos la presencia de un deterioro bastante avanzado, presuntamente causado por la ausencia de buenas prácticas de conservación y las condiciones del espacio destinado para archivo.

Al respecto, es notorio que para la entidad el estado de deterioro que tienen algunos de los documentos y libros y el llevar una adecuada conservación incluso como lo determina la normatividad, presuntamente estos temas no les representan mucho interés, puesto que en varias ocasiones se ha informado sobre esto y aun así no implementan estrategias para frenar y contrarrestar esta situación, que si no se corrige a futuro sería peor la situación. Así como se pudo identificar que carecen de muchos lineamientos y procedimientos entorno a la gestión documental en general, debido a que solo cuentan con un borrador de un Programa de Gestión Documental (PGD) y unas Tablas de Retención Documental (TRD), del resto no cuentan con ningún otro tipo de instrumento, para llevar alineada una correcta gestión documental internamente.

También, es importante resaltar que durante el recorrido realizado se observó que el espacio de archivo no cuenta con ningún tipo de componente tecnológico instalado como cámaras, controles de acceso, aires acondicionados, etc., que garanticen el control y seguridad de la información. Así como, de acuerdo con lo manifestado por la coordinadora de gestión documental, se entiende que no cuentan con medidas establecidas de control para restringir el acceso a los documentos, solamente para el archivo de gestión humana que tiene acceso las personas de esa área quienes tienen la llave de acceso y para los otros documentos solo podría consultarlos el archivista, pero no existe una restricción de

ingreso al archivo, debido a que allí se observó que existen unos baños donde varias personas acceden a través del archivo para darles uso, lo que hace que no se garantice un adecuado control y restricción de documentos.

Aparte otra debilidad identificada se basa en que internamente no cuentan con medidas de control para prevenir la aparición de roedores o insectos en las instalaciones de archivo, se observa que a nivel general dentro de toda la entidad si lo realizan y distribuyen en diferentes partes trampas con la finalidad de controlar la aparición de roedores y realizan fumigaciones para evitar la aparición de insectos. Pero como tal en el espacio de archivo no lo hacen, debido a que estas jornadas las realizan los días sábado y no hay quien permita el ingreso a este espacio, y se hace solo si se requiere. Asu vez como no llevan a cabo protocolos e inspecciones para evaluar el estado físico de los documentos y la condición actual de las unidades de almacenamiento, toda esta falta de control y seguimiento puede terminar en perdidas grandes de información por daños y deterioro al no realizar revisiones preventivas periódicas.

Asimismo, se observó que la cooperativa no tiene un programa formal de capacitación que se enfoque en la gestión y conservación documental, aunque si se realizan capacitaciones sobre temas de seguridad de la información y normativas generales, estas no se enfocan en socializar a los empleados sobre buenas prácticas de conservación de documentos. Lo que puede generar una falencia considerable al tomar decisiones inadecuadas sobre como guardar la información, puesto que, si no se abordan técnicas o conocimientos para la conservación física de los documentos, claramente los empleados no sabrán como hacerlo bajo las condiciones más optimas.

En resumen, de acuerdo con este análisis y los hallazgos presentados anteriormente, se puede determinar que la entidad presenta varias dificultades que deben ser atendidas con urgencia, la falta de capacitación adecuada, el mantenimiento deficiente del espacio de archivo, la falta de control en la

seguridad y acceso y la ausencia de controles ambientales adecuados. Por ende, esto representa un alto riesgo para la integridad, el acceso y la permanencia de la información, estos aspectos implican que la entidad actualmente no garantiza la protección del patrimonio documental, lo que puede generar consecuencias graves como la perdida de información, en la dificultad para tomar decisiones e incluso en el incumplimiento de normas archivísticas.

En ese sentido, todo esto demuestra que existe una necesidad urgente de transformar la cultura en la manera de cómo se entiende, se gestiona y se cuida la documentación, así que es necesario poner en marcha acciones técnicas, formativas y organizativas que aseguren la conservación a largo plazo de los documentos y que ayuden a fortalecer el rol del archivo como una parte clave del funcionamiento institucional. Por tal razón, surge la intención de un plan de mejora que no es solo una actividad técnica, sino una oportunidad para fortalecer la responsabilidad de la entidad sobre su información y para construir una gestión documental sólida, sostenible y moderna, que aporte a la transparencia, la eficiencia y a la memoria institucional.

Fase 3: Integrar en una propuesta los programas que configuran el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir Ltda.

Por su parte, esta fase da respuesta a lo planteado en el objetivo específico tres, el cual involucra lo que sería la propuesta del Plan de Conservación Documental basada en los programas de la guía del Sistema Integrado de Conservación, donde se propone lo que debe hacer la entidad para mejorar sus debilidades y que se presenta su desarrollo en el capítulo V de esta investigación.

CAPITULO V. PROPUESTA

Después de haber realizado el diagnóstico técnico y normativo sobre la situación actual del archivo de la cooperativa Copservir, se evidenciaron varias falencias que afectan la conservación, seguridad y acceso a la información documental. Entre los principales hallazgos se encontró que no cuentan con una infraestructura adecuada para el espacio de archivo, tienen prácticas de almacenamiento poco técnicas, ausencia de control ambiental, falta de limpieza profunda y especializada, ausencia de un plan de emergencias, entre otros aspectos clave. Por ende, esta falta de planeación ha generado vacíos que hoy afectan directamente el manejo, la conservación y la seguridad de los documentos.

Por tal razón y a partir de este análisis, en este apartado se plantea una propuesta concreta que integre los seis programas establecidos en la guía del sistema integrado de conservación del Archivo General de la Nación y que componen el Plan de Conservación Documental, con base en las debilidades identificadas en el diagnóstico realizado. Esta propuesta busca ser un punto de partida para que la cooperativa empiece a trabajar de manera técnica, ordenada y preventiva en todo lo relacionado con la protección de su información.

PROPUESTA DE LOS PROGRAMAS QUE CONFIGURAN EL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

PARA LA COOPERATIVA COPSERVIR LTDA

INTRODUCCIÓN

La presente propuesta surge como una respuesta a la necesidad urgente de fortalecer la gestión documental en la cooperativa, luego de haber identificado que no cuenta con una gestión documental bien estructurada ni establecida como parte fundamental de su funcionamiento interno, así como se observaron diversas falencias que amenazan la protección, integridad y disponibilidad de la información. Asimismo, a lo largo del proceso de diagnóstico se evidencia que en la entidad no existen políticas

institucionales de archivo, así como tampoco se ha formulado el Plan Institucional de Archivos (PINAR), ni un Plan Estratégico Institucional o un Plan de Acción que oriente las actividades archivísticas. Además, a esto se suma la ausencia de instrumentos archivísticos clave como el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Valoración, el Programa de Gestión documental bien establecido, entro otros, que son fundamentales para garantizar el proceso de vida útil de los documentos. Por ende, esta falta de planeación y estructura documental representa una debilidad importante que podría afectar la continuidad de los procesos, la toma de decisiones y la transparencia institucional, así que esto significa que primero deben atender esta necesidad de ausencia de instrumentos como primordial, antes de iniciar con la integración de los programas de conservación.

Por eso, este plan busca proponer soluciones concretas y organizadas que permitan mejorar las condiciones del archivo, asegurar la protección de los documentos para una conservación prolongada y fortalecer la gestión documental de la entidad, mediante la formulación de los seis programas, siempre teniendo como referencia la normativa establecida por el Archivo General de la Nación y las necesidades reales de la cooperativa. La idea es que este documento no solo sirva como guía para conservar su información, sino que también promueva una cultura de archivo más consciente y responsable. Objetivo General Integrar en una propuesta los programas que configuran el Plan de Conservación Documental para la cooperativa Copservir, como una forma de aportar soluciones reales y vivales a las necesidades detectadas.

Objetivos Específicos  Establecer lineamientos claros para la conservación documental, de acuerdo con las condiciones reales de la cooperativa.

 Diseñar programas técnicos que permitan mejorar el almacenamiento, control ambiental, prevención de riesgos, limpieza y seguridad del archivo.

 Promover prácticas responsables y sostenibles para prevenir el deterioro físico, biológico y químico de los documentos.

 Proponer acciones que fortalezcan la capacitación del personal en temas de conservación documental.

 Orientar a la cooperativa en la implementación gradual del Plan de Conservación Documental, con un enfoque preventivo y correctivo.

Alcance La propuesta se enfoca en el archivo de la entidad y cubre tanto el análisis técnico de las condiciones actuales, como la formulación de los programas necesarios para conservar la documentación. También se propone como una herramienta de mejora continua para que sea adoptada por la cooperativa con el fin de fortalecer su sistema de gestión documental y a su vez convertirse en una guía útil para fortalecer la conservación documental, asegurar la disponibilidad y protección de la información a largo tiempo y fomentar la mejora continua en los procesos archivísticos institucionales. Metodología Para ejecutar la aplicación de los programas de conservación documental en Copservir, se propuso una metodología práctica que permitiera organizar y ejecutar las actividades a realizar de forma clara y ordenada. En esta parte se detallan las acciones específicas que se van a implementar en cada programa, los recursos que se necesitan y las personas responsables de su desarrollo. La idea es que esta metodología sea útil y realista, pensada para adaptarse a las condiciones actuales de la entidad, pero también buscando mejorar poco a poco la gestión documental.

Por tal razón, cada actividad fue planteada siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación y las necesidades reales identificadas durante el diagnostico, de forma que todo el proceso tenga coherencia y un impacto positivo en la conservación de los documentos. A continuación, se desarrollan los programas que contemplan todas las actividades a desarrollar por cada uno, con el propósito de ayudar a la conservación documental de la entidad:

Programa de Capacitación y Sensibilización Este programa nace de la necesidad de que todo el personal de la cooperativa comprenda la importancia de conservar adecuadamente los documentos, puesto que muchas veces se manejan sin saber los riesgos que puede haber por eso es clave generar espacios de formación y reflexión, donde la idea es que la sensibilización se dé de manera constante. Programa de Capacitación y Sensibilización Objetivo Concientizar al personal sobre la importancia de la conservación documental, a través de jornadas de capacitación y actividades de sensibilización que promuevan buenas prácticas en el manejo, almacenamiento y cuidado de los documentos. Alcance Aplica a todo el personal que interviene en procesos documentales, desde áreas administrativas hasta los encargados del archivo central.

Problemas a Solucionar

* Ausencia de capacitación continua específica en conservación documental.

* Falta de conocimiento sobre la correcta conservación documental.

* Baja conciencia sobre la importancia de la conservación documental.

* Prácticas inadecuadas de manipulación y almacenamiento de documentos.

Actividades

* Realizar capacitaciones presenciales y virtuales sobre buenas prácticas en el manejo y

conservación de documentos.

* Desarrollar jornadas de sensibilización con afiches, charlas cortas y actividades participati-

vas.

* Elaborar material informativo didáctico con buenas prácticas de conservación.

* Realizar evaluaciones para verificar la eficacia de las capacitaciones.

Cronograma Recursos

* Humanos.

* Tecnológicos.

* Económicos.

Responsables

* Coordinador de Gestión Documental y Archivistas.

* Recursos Humanos.

* Área capacitación.

Tabla 1 - Programa de Capacitación y Sensibilización

Formato Sugerido para Capacitación y Sensibilización

FORMATO DE CAPACITACION Y SENSIBILIZACIÓN

VERSIÓN:01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1) FECHA: DD/MM/AAAA

(2) TEMA:

(3)OBJETIVO

(4) RESPONSABLE (S)

(5) No.

(6) NOMBRES Y APELLIDOS

(7) DEPENDENCIA

(8) CARGO

(9)CORREO

(10)

FIR

MA Proceso: xxxxxx Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas El estado de los espacios donde se almacenan los documentos es clave para su conservación, por eso este programa se enfoca en la inspección regular y correcto mantenimiento de las estanterías, archivos y demás sistemas de almacenamiento, así como de las instalaciones físicas en general. La idea es detectar a tiempo cualquier daño o deterioro que pueda afectar la integridad de los documentos e implementar las acciones requeridas para solucionarlo, garantizando siempre condiciones óptimas. Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas Objetivo Velar porque las instalaciones donde se almacenan los documentos cuenten con las condiciones físicas adecuadas para su conservación, mediante inspecciones periódicas que permitan detectar riesgos y tomar acciones preventivas o correctivas a tiempo. Alcance Aplica a todas las áreas físicas de la cooperativa donde se almacenan documentos, incluyendo bodegas, archivos centrales y oficinas administrativas.

Problemas a Solucionar

* Espacios inadecuados o en mal estado para la conservación de documentos.

* Ausencia de revisiones periódicas de instalaciones y mobiliario.

* Espacio compartido con materiales no archivísticos que comprometen la seguridad y con-

servación.

* Equipo o mobiliario de archivo deteriorados que ponen en riesgo la integridad de los do-

cumentos.

* Falta de control tecnológico (cámaras, aire acondicionado, sistemas de control de acceso).

Actividades

* Realizar inspecciones periódicas del estado de los archivos y mobiliario.

* Mantenimiento preventivo y correctivo de estanterías, cajas y otros sistemas de almace-

namiento.

* Implementación de controles de acceso al archivo.

* Limpieza técnica y desinfección del mobiliario y espacio.

* Evaluación y mejora de condiciones físicas (piso, paredes, puertas ignífugas)

* Instalación progresiva de sistemas tecnológicos para control ambiental y seguridad.

* Elaborar un plan de mantenimiento preventivo.

Cronograma Recursos

* Humanos.

* Tecnológicos.

* Económicos.

Responsables

* Jefatura de Infraestructura.

* Coordinador de archivo.

* Personal de mantenimiento y limpieza.

Tabla 2 - Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas Formato de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas

VERSIÓN:00

FORMATO DE INSPECCIÓN DE MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENA-

MIENTO E INSTALACIONES FISICAS

DD/MM/AAA

A Página 1 de

2

(1) Verificar las condiciones relaciones a continuación para cada uno de los depósitos

teniendo en cuenta la siguiente calificación:

0 = No cumple; 1= Cumple parcialmente; 2 = Cumple

(2) ÁREA / DEPOSITO:

(3) FECHA: DD/MM/AAAA

(4) CONDICIONES A VERIFICAR

(5) CALIFICACIÓN

(6) OBSERVACIÓN

1.

ESTRUCTURA

1.1.

Utilizan estantería de 2.20 mts de alto o de mayor tamaño señalado, que cumplan con las condiciones de capacidad y resistencia. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

1.2

La resistencia de las placas y pisos esta dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2.

ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

1.3

Los pisos, muros, techos y puertas están construidas con material ignifugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

1.4

Las pinturas utilizadas poseen propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado nece-

sario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

2

DISTRIBUCIÓN

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

2.1

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación cuentan con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

2.2

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios están fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3

ESTANTERÍA

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

3.1

El diseño de la estantería es acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.2

Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.3

Los estantes están construidos para soportar el peso del material a contener. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.4

La estantería total tiene menos de 100 mts de longitud. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.5

Los módulos de la estantería contienen parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.6

La balda superior está dispuesta de tal forma que no dificulte la manipulación y el acceso del operario a la documentación. ACUERDO No.049 (5 de mayo de 2000). Art

03

3.7

La balda inferior está por lo menos a 10 cms del piso. ACUERDO No.049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.8

Las baldas ofrecen la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada cm. O menos. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.9

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas son redondeados para evitar desagarres en la documentación. ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024). Art. 3.1.2.

3.10

El cerramiento superior no está siendo utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

ACUERDO No. 001 (29 de febrero de 2024).

Art. 3.1.2

(7) EJE-

CUTÓ

(8) VERI-

FICÓ

Proceso: xxxx Código xxx Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación El ambiente donde se almacenan los documentos influye directamente en su estado de conservación, debido a que la presencia de polvo, hongos, insectos o roedores puede acelerar el deterioro de los archivos físicos. Por ello, este programa se orienta a mantener los espacios limpios y libres de agentes contaminantes mediante labores constantes de limpieza técnica, desinfección, control de plagas y otros procesos necesarios para conservar las condiciones higiénicas ideales en el archivo. Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación Objetivo Mantener un ambiente limpio y libre de agentes contaminantes en las áreas de archivo para prevenir el deterioro físico de los documentos mediante limpieza periódica, desinfección y control efectivo de plagas.

Alcance Áreas físicas donde se conservan documentos, incluyendo archivos y bodegas. Problemas a Solucionar

* Presencia de polvo, suciedad y agentes contaminantes que dañan los documentos.

* Presencia de insectos o roedores.

* Control de plagas irregular y poco específico en el archivo.

* Ausencia de limpieza y desinfección profunda de mobiliario.

* No se realizan procesos de limpieza, ni desinfección a los documentos contaminados o

deteriorados.

Actividades

* Elaboración de protocolo específico de limpieza y desinfección para archivo.

* Capacitación al personal de aseo sobre manejo técnico de limpieza en zonas de archivo.

* Limpieza profunda mensual de mobiliario y unidades de almacenamiento.

* Revisión y limpieza puntual de documentos deteriorados.

* Jornadas programadas de desratización y desinsectación específicas para el archivo.

* Registro y seguimiento de actividades con formatos estandarizados.

* Control y registro de plagas.

Cronograma

Recursos

* Personal de servicios generales.

* Empresa especializada en control de plagas.

* Insumos de limpieza no abrasivos.

* Equipos de protección personal.

* Formatos y registros de control.

* Manual de procedimientos de limpieza archivística.

Responsables

* Coordinadora de gestión documental.

* Área de limpieza y mantenimiento.

* Empresa contratista de fumigación.

Tabla 3 - Programa de Saneamiento Ambiental Formatos sugeridos para el Programa de Saneamiento Ambiental: Desinfección, Desratización y Desinsectación Formato 1 sugerido.

FORMATO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS DE ARCHIVO

VERSIÓN:01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1)AGENTE

EMPLEADO

(2) DOSIS

(3) MODO DE APLICACIÓN

(4) RESPONSABLE

(5)DEPÓSITO

(nombre o número)

(6)FECHA

(7) ASPECTO A VERIFICAR

0= No cumple; 1= Cumple parcialmente; 2= Cumple Pisos Puertas Estanterías Mobiliario Lamparas

(8) EJECUTÓ:

(9) VERIFICÓ:

(10) Anexo: Fecha técnica de agente utilizado

(11) OBSERVACIONES:

Proceso: xxxx Formato 2 sugerido.

FORMATO DE SANEAMIENTO AMBIENTAL

VERSIÓN:01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1 Diligenciar las condiciones de saneamiento ambiental relacionadas a continuación para cada uno de los depósitos.

(1) ACTIVIDAD

LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

CONTROL DE PLAGAS

DESINFECCIÓN

DESINSECTACIÓN

DESRATIZACIÓN

(2) FECHA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA

(3) DEPÓSITO (Nombre o número)

(4) AGENTE EMPLEADO

(5) DOSIS

(6) FRECUENCIA

(7) MODO DE APLICACIÓN

(8) RESPONSABLES:

(9) EJECUTÓ (Empresa/Empleado

(10) VERIFICÓ

(11)* Indique que documentos dentro de los ya establecidos, estan anexados al formato

CERTIFICADO DE EJECUCION: (

)

FICHA TÉCNICA AGENTE EMPLEA DO: ( )

(11) OBSERVACIONES:

Proceso: xxxx

Programa Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Los documentos son muy sensibles a factores como la humedad, la temperatura y la luz, por eso es vital controlar estos aspectos dentro del archivo de la cooperativa. En tal sentido, este programa propone establecer sistemas de monitoreo continuo para registrar las condiciones ambientales y tomar acciones correctivas cuando sea necesario, con la finalidad de minimizar los riesgos de daños físicos causados por condiciones adversas y se asegura un ambiente estable y adecuado para la conservación de la información.

Programa monitoreo y control de condiciones ambientales Objetivo Controlar y mantener las condiciones ambientales adecuadas, dentro de las áreas de archivo para conservar los documentos en óptimo estado. Alcance Todas las áreas de almacenamiento documental y oficinas relacionadas con el archivo. Problemas a Solucionar

* Ausencia de equipos o sistemas de medición.

* No se realizan monitoreos, ni controles de temperatura y humedad.

* Iluminación inadecuada que afecta documentos almacenados.

* Exposición directa a la luz artificial.

* Desconocimiento sobre condiciones ambientales óptimas.

* Mala ventilación y circulación de aire en el archivo.

Actividades

* Adquisición e instalación de equipos de medición.

* Elaborar cronogramas para monitoreo diario o semanal de condiciones ambientales.

* Ajuste o instalación de sistemas de ventilación adecuada.

* Capacitación del personal encargado para el manejo de equipos y registros.

* Control y regulación de iluminación para evitar exposición directa a la luz sobre docu-

mentos.

* Registro y análisis de datos para toma de decisiones correctivas.

Cronograma Recursos

* Equipos tecnológicos para medición y control ambiental.

* Personal capacitado en monitoreo ambiental.

* Apoyo técnico de infraestructura.

* Sistemas de ventilación y filtros.

* Presupuesto para mantenimiento.

* Registros y formatos de control.

Responsables Área de infraestructura y Gestión documental. Tabla 4 - Programa monitoreo y control de condiciones ambientales

Formato sugerido para el Programa Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

FORMATO DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

VERSIÓN:01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1) FECHA / CIUDAD: DD/MM/AAAA

(2 DEPÓSITO)

(3) UBICACIÓN TOPOGRAFICA

(Termohigrómetro - DATALOGGER) (P-A-C-E)

P: PASILLO - A: ANAQUEL - C: CUERPO- E: ENTREPAÑO

(4) REGISTRO DE

CONDICIONES

HUMEDAD Y

TEMPERATURA

(5)RANGOS (Valor mensual

TEMPERATURA

Mínimo °C Máximo °C RANGOS (Valor mensual)

HUMEDAD

Mínimo % Máximo %

LUX

RANGOS (Valor mensual)

ILUMINANCIA

# Lux.

(6) EJECUTÓ

(7) CARGO

(8)VERIFICÓ

CARGO

(9) OBSERVACIONES

Proceso: xxxx Código: xxxx Programa Prevención de Emergencias y atención a desastres En lo que respecta a este aspecto se podría decir que ninguna organización está libre de riesgos como incendios, inundaciones, o fallas eléctricas que puedan poner en peligro la documentación. Por esa razón, este programa tiene como intención preparar a la cooperativa para enfrentar cualquier emergencia de manera rápida y efectiva, con planes claros, entrenamientos y simulacros que minimicen el impacto de posibles desastres y aseguren la continuidad en la gestión documental. Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Objetivo Implementar medidas preventivas y protocolos de respuesta ante situaciones de emergencia que amenacen la conservación documental de la entidad. Alcance Áreas de archivo y almacenamiento documental.

Problemas a Solucionar

* Ausencia de planes de gestión de riesgos y emergencias para archivo.

* Falta de protocolos específicos para actuar ante desastres documentales.

* Falta de capacitación en manejo de emergencias.

* Ausencia de simulacros documentales.

* Falta de equipo de protección y kits de emergencia especializados.

Actividades

* Elaborar e implementar un plan de emergencias específico para archivos.

* Señalizar rutas de evacuación y puntos de encuentro en los depósitos documentales.

* Realizar simulacros periódicos enfocados en archivos.

* Capacitación al personal en prevención y respuesta a emergencia.

* Equipamiento con kits de emergencia y protección para documentos.

Cronograma Recursos

* Manuales y protocolos de emergencia.

* Equipos de seguridad y señalización.

* Comité de emergencias institucional.

* Personal capacitado y brigadas.

* Equipo de protección personal.

Responsables

* Coordinadora de gestión documental.

* Brigada interna de emergencias.

* Comité de gestión del riesgo.

* Seguridad y salud en el trabajo.

Tabla 5 - Programa Prevención de Emergencias y atención a desastres Por otro lado, este programa propone un formato sugerido para identificar aspectos donde se considera el análisis de los posibles riesgos presentes en las diferentes acciones de cada programa dentro de la cooperativa.

Factor General del Riesgo - Contexto Descripción del Riesgo Causas Consecuencias Potenciales Análisis del Riesgo Regulaciones y cumplimiento normativo Riesgo de sanciones o no cumplimiento de los lineamientos del AGN El espacio de archivo y la gestión documental no cumplen con varios requisitos del Acuerdo 001 de 2024

* Multas, reprocesos,

mala imagen institucional, pérdida de valor legal de documentos P I N Infraestructura Inadecuada Condiciones físicas del archivo no cumplen con estándares técnicos.

Espacios sin control ambiental, estantería inadecuada, presencia de humedad.

* Deterioro acelerado

de documentos.

* Afectación en conser-

vación.

* Aumento de costos

por restauración P I N Falta de Limpieza Técnica Especializada No se realiza una limpieza adecuada ni periódica en el archivo.

Limpieza superficial, sin protocolos técnicos ni personal capacitado.

* Acumulación de pol-

vo.

* Presencia de plagas.

* Daños a los docu-

mentos.

* Riesgo biológico para

el personal.

P I N Almacenamiento Inadecuado Uso de estantería no técnica y materiales inapropiados (tapetes, cajas ácidas) Uso de muebles no aptos, Falta de inversión y desconocimiento de normas técnicas

* Aceleración del dete-

rioro físico por factores ambientales.

* Deformación o pérdi-

da de documentos P I N

Falta de seguridad física y control de acceso.

Acceso no controlado a las áreas de archivo y riesgo de pérdida de documentos.

Falta de control de acceso, ausencia de protocolos de seguridad Pérdida o manipulación no autorizada de documentos.

P I N Falta de Monitoreo ambiental No se miden ni se registran condiciones como temperatura o humedad.

Ausencia de equipos de medición.

Deterioro gradual y silencioso de los documentos por condiciones ambientales inadecuadas.

P I N Falta de Preparación ante Emergencias No existen planes claros ni simulacros para emergencias en archivo No existe un plan de contingencia específico para documentos, el personal no ha recibido formación.

* Reacción inadecuada

en caso de incendio, inundación o sismo.

* Pérdida total o parcial

del archivo.

P I N Administración y Manejo Documental No hay lineamientos claros para la gestión y control de los documentos.

* Falta de políticas de

archivo institucionales.

* Ausencia de segui-

miento por parte de la alta dirección.

* Poca formación del

personal en gestión documental.

* Dificultad para en-

contrar información.

* Riesgo de pérdida,

duplicidad o elimina- ción errada de docu- mentos.

* Imposibilidad de

garantizar transparencia, acceso o integridad de la información en el tiempo.

P I N Capacitación insuficiente El personal no ha recibido capacitación específica en temas archivísticos o de conservación de documentos.

* Falta de un plan de

capacitación formal.

* No se han prioriza-

do estos temas en la formación institucional.

* Desconocimiento de

buenas prácticas de conservación.

* Acciones

inadecuadas que pueden poner en riesgo la información.

P I N Salud Ocupacional Riesgos físicos y de salud para el personal que trabaja en el archivo.

Mala ventilación, acumulación de polvo, poca ergonomía en el mobiliario, iluminación deficiente.

Riesgos para la salud del personal.

Alergias, problemas respiratorios, fatiga visual, dolores musculares.

P I N

CONVENCIONES

P.

Probabilidad Verde Bajo I.

Intensidad Amarillo Medio N.

Nivel Rojo Alto Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento Almacenar correctamente los documentos es la base de tener un buen archivo, puesto que la forma en que se guardan y organizan influye directamente en su conservación y en la facilidad de encontrarlos cuando se necesiten. Por tal razón, este programa se centra en establecer criterios técnicos

y organizativos para el almacenamiento correcto, así como para el realmacenamiento cuando sea necesario, ya sea por cambios en el espacio o por la necesidad de optimizar los recursos disponibles. Así se asegura que los documentos estén bien organizados, accesibles y en las mejores condiciones posibles. Programa de almacenamiento y realmacenamiento Objetivo Optimizar el resguardo de los documentos físicos asegurando condiciones seguras, acceso controlado y preservación adecuada con el fin de asegurar la integridad y el acceso a la información a largo plazo.

Alcance Todos los documentos de archivo de la entidad, que se encuentren almacenados en físico. Problemas a Solucionar

* Condiciones físicas inadecuadas de almacenamiento.

* Acceso descontrolado a áreas de archivo.

* Ausencia de inspecciones para comprobar el estado físico de las unidades de almacena-

miento y conservación.

* Falta de revisiones periódicas del estado físico de los documentos almacenados.

Actividades

* Implementar protocolos de seguridad y acceso restringido.

* Realizar mantenimientos periódicos de almacenamiento.

* Utilizar estantería metálica ajustable, resistente a la humedad.

* Implementar el uso de unidades de almacenamiento adecuadas para una correcta con-

servación de los documentos.

* Realizar capacitaciones en manejo y consulta segura de documentos.

Cronograma Recursos

* Estantería técnica.

* Cajas, carpetas y etiquetas.

* Humanos.

* Tecnológicos.

* Económicos.

Responsables Todo el personal del área de gestión documental. Tabla 6 - Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento Formato 1 sugerido para el Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

FORMATO REQUISICIÒN DE COMPRA

VERSIÓN:01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1) FECHA DE LA SOLICITUD: DD/MM/AAAA

(3) JEFE DE ÁREA

(2) ÁREA

(4) DEPENDENCIA

(5) JEFE DE DEPENDENCIA

(6) DESCRIPCIÓN DEL SUMINISTRO

(7) ACTIVIDAD

(8) UNIDAD DE MEDIDA

(9) CANTIDAD

(10) OBSERVACIONES

(11)SOLICITADO POR:

(12) VERIFICADO POR:

(13) APROBADO POR:

NOMBRE:

NOMBRE:

NOMBRE:

CARGO:

CARGO:

CARGO:

Proceso: xxxxxx Código: xxxxx

(4) Ubicación

(5) Número Consecutivo / Tipo de

(2)

(3) Número

Topografica Almacenamiento

(6) N° de (7) Hora de

Dependencia Correlativo P A C E P CAJA CAJA X300 No Convencional P L Viaje ingreso X200 X100 Formato 2 sugerido para el Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

FORMATO DE ENTREGA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

Versión: 01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1) N° DEPOSITO:

(2)

Dependencia

(3) Número

Correlativo

(4) Ubicación

Topografica

(5) Número Consecutivo / Tipo

de Almacenamiento

(6) N° de

Viaje

(7) Hora de

ingreso P A C E P

CAJA

X200

CAJA

X100 X300 No Convencional P L Formato 3 sugerido para el Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento

FORMATO DE RECIBIDO DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

Versión: 01

DD/MM/AAAA

Página 1 de

1

(1) N° DEPOSITO:

(2) Dependencia (3) Número

Correlativo

(4) Ubicación Topografica

(5) Número Consecutivo / Tipo de Almacenamiento

(6) N° de

Viaje

(7) Hora de

ingreso P A C E P

CAJA

X200

CAJA

X100 X300 Número P L Para complementar y dar mayor claridad a todas las acciones planteadas en esta propuesta que integra los programas del Plan de Conservación Documental, se incluye a continuación un cuadro de control de mando que organiza de manera detallada cada uno de los programas según su nivel de urgencia y atención, junto con sus objetivos, responsables, actividades específicas, tiempos de ejecución y evidencias de seguimiento. Este cuadro no solo sirve como una guía práctica para la implementación, sino que también facilita el monitoreo y evaluación constante del cumplimiento de las acciones planteadas.

En tal sentido, con este instrumento, se espera que la cooperativa tenga una herramienta clara para planificar a corto, mediano y largo plazo, asegurando que cada actividad se realice con responsabilidad y contribuya realmente a mejorar el estado actual de la gestión documental. El siguiente es el cuadro de control de mando elaborado de acuerdo con el análisis del diagnóstico y organizado de acuerdo a la prioridad de atención que requiere:

CONTROL DE MANDO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

Versión: 01

DD/MM/AAAA

Página 1 de 1

(1) N° DEPOSITO:

Nombre Programa Objetivo Responsable Alcance Actividades Cantidad Programada Referencia Evidencia Fechas Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas Garantizar condiciones óptimas y seguras en las áreas de archivo para proteger los documentos.

* Jefatura de

Infraestructura.

* Coordinador de

archivo.

* Personal de

mantenimiento y limpieza.

Archivos físicos y todas las zonas donde se almacenen documentos.

* Revisión física de instalaciones

y mobiiarios.

* Mantenimiento preventivo de

instalaciones.

* Reparación y adecuación de

espacios.

* Informes de inspección.

Realizar estas actividades 2 veces al año.

Informe de inspección y mantenimiento.

Registros detallados de inspecciones, trabajos realizados y recomendaciones.

Con frecuencia Semestral de cada año.

30/07/2025 - 30/01/2026 Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Controlar y mantener las condiciones ambientales adecuadas, dentro de las áreas de archivo para conservar los documentos en óptimo estado.

Área de infraestructura y Gestión documental.

Todas las áreas de almacenamiento documental y oficinas relacionadas con el archivo.

* Adquisición e instalación de

equipos de medición.

* Registro y análisis de datos

ambientales.

*Capacitación del personal encargado para el manejo de equipos y registros

* Análisis de datos y ajuste de

condiciones.

Relizar diario el registro y mensual el reporte de análisis.

Registro de monitoreo ambiental.

Gráficos y registros ambientales diarios con ajustes realizados para mantener condiciones ideales.

Con frecuencia diaria y mensual.

Diario a partir del 01/06/2025 y mensual para los reportes de análisis Programa de Saneamiento Ambiental Mantener un ambiente limpio y libre de agentes contaminantes en las áreas de archivo para prevenir el deterioro físico de los documentos mediante limpieza periódica, desinfección y control efectivo de plagas.

* Coordinadora de

gestión documental.

* Área de limpieza y

mantenimiento.

* Empresa

contratista de fumigación.

Áreas físicas donde se conservan documentos, incluyendo archivos y bodegas.

* Jornadas de limpieza profunda

al mobiliario y unidades de almacenamiento.

* Jornadas de fumigación,

desratización y desinfeccióm.

* Control y registro de plagas.

* Capacitación al personal de

aseo sobre manejo técnico de limpieza en zonas de archivo. Realizar estas actividades 4 veces al año.

Registro de actividades de saneamiento.

Formularios de actividades realizadas con detalle de fechas y productos usados.

Con frecuencia trimestral de cada año.

A partir del Junio/2025 Septiembre/2025 Diciembre/2025 Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Implementar medidas preventivas y protocolos de respuesta ante situaciones de emergencia que amenacen la conservación documental de la entidad.

* Coordinadora de

gestión documental.

* Brigada interna

de emergencias.

* Comité de gestión

del riesgo.

* Seguridad y salud

en el trabajo.

Áreas de archivo y almacenamiento documental.

* Elaborar e implementar un

plan de emergencias específico para archivos.

* Realizar simulacros periódicos

enfocados en archivos.

* Capacitación al personal en

prevención y respuesta a emergencia.

* Revisión periódica de

extintores y salidas de emergencia.

Realizar estas actividades 1 vez al año.

Plan de emergencia y reportes de simulacros.

Plan actualizado, fotografías y actas de simulacros que demuestran la preparación del personal.

Con frecuencia anual.

Iniciando:

Junio/2025 Junio/2026 Junio/2027 Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento Optimizar el almacenamiento de los documentos físicos asegurando condiciones seguras, acceso controlado y preservación adecuada para garantizar la integridad y disponibilidad de la información a largo plazo.

Todo el personal del área de gestión documental.

Todos los documentos de archivo de la entidad, que se encuentren almacenados en físico.

* Implementar protocolos de

seguridad y acceso restringido.

* Realizar mantenimientos

periódicos de almacenamiento.

* Utilizar estantería metálica

ajustable, resistente a la humedad.

* Implementar el uso de

unidades de almacenamiento adecuadas para una correcta conservación de los documentos.

* Realizar capacitaciones en

manejo y consulta segura de documentos.

Realizar estas actividades 2 veces al año.

Formato de inventario y realmacenamie nto.

Inventario actualizado, fotografías del antes y después, etiquetas visibles.

Con frecuencia semestral de cada año.

Iniciando:

Junio/2025 Diciembre/2025 Junio/2026 Diciembre/2026 Programa de Capacitación y Sencibilización Generar conciencia y fortalecer capacidades del personal sobre conservación documental.

* Coordinador de

Gestión Documental y Archivistas.

* Recursos

Humanos.

* Área capacitación.

Aplica a todo el personal que interviene en procesos documentales, desde áreas administrativas hasta los encargados del archivo central.

* Realizar capacitaciones

presenciales y virtuales sobre buenas prácticas en el manejo y conervación de documentos.

* Desarrollar jornadas de

sensibilización con afiches, charlas cortas y actividades participativas.

* Elaborar material informativo

didáctico con buenas prácticas de conservación.

* Realizar evaluaciones para

verificar la eficacia de las capacitaciones.

Realizar estas actividades 3 veces al año.

Registro de asistencia y evaluación de conocimiento.

Listados de asistencia y resultados de evaluaciones que muestran avance en capacitación.

Con frecuencia trimestral de cada año.

A partir del Junio/2025 Septiembre/2025 Diciembre/2025 Proceso: XXXXXX Ilustración 1 - Control de Mando Copservir Para finalizar esta propuesta, se deja claridad que integrar todos los programas de conservación documental junto con el cuadro de mando representa un paso fundamental para que la cooperativa comience a transformar y fortalecer su gestión archivística y la conservación documental. Cada programa aquí presentado responde a necesidades reales y urgentes identificadas durante el

diagnóstico y conforman una hoja de ruta clara, organizada y con metas concretas a corto, mediano y largo plazo. Por su parte, el cuadro de mando, permite hacer seguimiento y control del cumplimiento de las actividades, asegurando que no se queden solo en el papel.

Por esta razón, esta propuesta no solo busca poner en marcha buenas prácticas de archivo, sino también fomentar una cultura organizacional consciente de la importancia de conservar y proteger la memoria institucional. Asimismo, se espera que la cooperativa fortalezca su funcionamiento interno, mejore la toma de decisiones y cumpla con lo que exige la normativa archivística en Colombia, orientada en una gestión documental responsable y efectiva.

CONCLUSIONES

Después de todo este recorrido investigativo y practico, se concluye que el estado actual de conservación documental en la cooperativa Copservir presenta serias debilidades y necesita con urgencia fortalecer su gestión documental. A lo largo del diagnóstico se pudo evidencias una falta clara de políticas y planes institucionales relacionadas con los archivos, además de la ausencia de un Programa de Gestión Documental bien establecido, del Plan Institucional de Archivos (PINAR) y de otros instrumentos que deberías ser básicos para tener una administración adecuada de la información. Este vacío ha generado una serie de prácticas desarticuladas y riesgos tanto para la seguridad documental como para la memoria institucional.

Asimismo, desde la revisión de la legislación y normatividad colombiana establecida en la matriz de análisis y desde la observación directa, se determina que la cooperativa debe fortalecer varios aspectos clave como la infraestructura del archivo, la implementación de controles ambientales, la forma en que almacenan los documentos, la limpieza técnica especializada, la falta de controles de acceso, deficiencias en la capacitación del personal, la preparación frente a emergencias, entre otros aspectos descritos más detallados en el guion de observación y en el análisis de los resultados. Por tal razón, al integrar todos los programas en el Plan de Conservación Documental, se buscó responder directamente a las necesidades encontradas durante el diagnóstico, cada programa fue diseñado con base en las condiciones reales de la cooperativa y su implementación progresiva busca asegurar un cambio ordenado y sostenible a lo largo del tiempo. También, a través del Cuadro de Control de Mando, se garantiza que este plan tenga un seguimiento, al estar organizado según la prioridad o urgencia de intervención en las actividades a ejecutar en cada programa, donde se tienen unas metas claras, responsables asignados y fechas específicas para su desarrollo, todos estos aspectos

no solo se enfocan en corregir las fallas actuales, sino también en prevenir nuevos riesgos, fomentando una cultura de cuidado y organización documental en toda la entidad.

En consecuencia, a todo esto, surge la intención de proponer este trabajo el cual principalmente busca crear conciencia institucional sobre la importancia de conservar adecuadamente los documentos y archivos. A su vez esta propuesta busca ser un insumo práctico que pueda ser implementado por la cooperativa y ajustado a sus recursos y capacidades, con la idea de fortalecer su memoria organizacional y garantizar el acceso continuo a la información para apoyar procesos y decisiones futuras. En definitiva, este trabajo fue una experiencia bastante enriquecedora que no solo aportó conocimientos teóricos y técnicos, sino también una visión crítica y reflexiva sobre cómo muchas organizaciones aún no le dan la debida importancia a la gestión documental. Es importante entender que la conservación de los archivos no puede seguir siendo una tarea de segundo plano, porque en ellos se encuentra la memoria, la historia y el respaldo legal de toda entidad, así que deben ser tratados como activos estratégicos, donde cuyo deterioro o pérdida implicaría vacíos en la identidad, la transparencia y la toma de decisiones informadas.

RECOMENDACIONES

A partir de todo lo anterior, se recomienda que la cooperativa inicie de inmediato la implementación del Plan de Conservación Documental, priorizando la formulación de políticas y planes archivísticos claros, que sirvan como guía general para todas las acciones que realicen, así como priorizar aquellas acciones que representen riesgos altos para los documentos como la falta de limpieza técnica, las condiciones ambientales adecuadas. Igualmente, se considera fundamental que se mantenga una estrategia de capacitación constante y no solo como una actividad inicial, donde sea un proceso continuo que ayude a reforzar el conocimiento del personal y crear una verdadera conciencia sobre la importancia de conservar bien la documentación.

A largo plazo, sería ideal que se conforme un equipo o comité interno de archivo que vigile el cumplimiento del plan y haga ajustes cuando sea necesario, garantizando así la sostenibilidad del proyecto, así como también es importante que se asignen recursos y tiempo específicos para este proceso, ya que sin apoyo institucional el plan no podrá avanzar. Es importante recalcar que la conservación documental es un tema que, aunque a veces no se ve como urgente, es clave para el futuro de cualquier institución, por eso vale la pena invertir tiempo, esfuerzo y voluntad en proteger la información que da sentido a su historia y permite construir su futuro.

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ANEXO 1

Matriz de Análisis Categorial Categorías Normatividad Colombiana de Conservación Documental Nombre de la política Ley 397 Ley 594 - Ley General de Archivos

ACUERDO 049

ACUERDO 050

ACUERDO 037

Norma Técnica Colombiana (NTC)

1486

Norma Técnica Colombiana (NTC) 5637 Ley 1581 Decreto 2609 Ley 1712 - Ley de Transparencia Decreto 1080 Acuerdo 001 Año

1997

2000

2000

2000

2002

2008

2010

2012

2012

2014

2015

2024

Apartado que Trata Esta ley establece el marco general para la protección del patrimonio cultural, incluyendo el patrimonio documental. Establece principios y directrices generales para la gestión documental así mismo las bases para la gestión y conservación de los archivos en Colombia. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”. del Reglamento General de Archivos sobre “prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos

13 y 14 y sus parágrafos 1 y

3 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000. Establecer los requisitos para la gestión documental en Colombia.

Establecer directrices para la conservación digital de documentos. Establece obligaciones para proteger datos personales contenidos en documentos y archivos.

Regular la gestión de documentos electrónicos y su conservación.

Garantizar la transparencia y el derecho de acceso a la información pública.

Regular la gestión documental y los archivos en las entidades del Estado Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones. Ámbito de Aplicación Se reconoce la responsabilidad del Archivo General de la Nación en la organización y preservación de este patrimonio.

Entidades públicas y privadas, archivos de valor histórico y administrativo. Entidades públicas y privadas, archivos de valor histórico y administrativo.

Entidades públicas, archivos de valor histórico y administrativo. Entidades públicas y privadas, archivos de valor histórico y administrativo.

Organizaciones públicas y privadas con sistemas de gestión documental.

Entidades que manejan documentos electrónicos.

Entidades públicas y privadas.

Entidades públicas con documentos electrónicos. Entidades públicas y privadas con información pública.

Entidades públicas.

Entidades públicas y privadas con información pública.

Implicaciones Clave para la Conservación Documental Establece las bases para la promoción, protección y desarrollo de la cultura como un derecho fundamental.

Crea el Ministerio de Cultura, organiza el Sistema Nacional de Cultura y fomenta la protección del patrimonio cultural material e inmaterial. Define las categorías de archivos y regula su conservación. Obliga a la organización eficiente y conservación de documentos.

Establece directrices para la conservación documental y su aplicación se extiende a varias áreas clave en la gestión de documentos Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Establece las Reglas para la Conservación de Documentos en Soportes Diferentes al Papel.

Define procesos y procedimientos técnicos para la conservación y clasificación de documentos.

Define los estándares y mejores prácticas para la preservación digital de archivos electrónicos. En lo que respecta al tratamiento de los datos personales contenidos en documentos, archivos, bases de datos, y cualquier otro tipo de información almacenada o procesada. Define procedimientos de conservación de documentos electrónicos. Incluye transferencias digitales a archivos. Establece la conservación de documentos de acceso público y determina plazos de conservación y eliminación.

Establece lineamientos para la conservación a largo plazo, transferencia y disposición de documentos Este establece directrices técnicas y jurídicas para preservar los documentos de archivo en el tiempo, garantizando su acceso y consulta. Se promueve el uso de técnicas de preservación preventiva, digitalización y almacenamiento adecuado, protegiendo el patrimonio documental como recurso clave para la memoria institucional y nacional.

Vigencia Vigente Vigente Derogado Derogado Derogado Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Material Bibliográfico Entidad Productora Ministerio de Cultura de Colombia Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Icontec Icontec Función Pública Archivo General de la Nación Función Pública Función Pública Archivo General de la Nación Responsables Ministerio de Cultura de Colombia Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas y privadas.

Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas.

Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas.

Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas y privadas.

Icontec, entidades públicas y privadas.

Icontec, entidades públicas y privadas.

Función Pública, entidades públicas y privadas.

Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas.

Presidencia de la República, Entidades públicas y privadas Función Pública, entidades públicas y privadas.

Archivo General de la Nación (AGN), entidades públicas y privadas.

ANEXO 2

Guion de Observación Plan de Conservación Documental para la Cooperativa Multiactiva de Servicios Solidarios Copservir Ltda. Fecha de Aplicación: 25/03/2025

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

Realizan jornadas de capacitación y sensibilización que brinden herramientas prácticas para la conservación de los documentos y el manejo de la información. Ej. Existen cursos, talleres, o seminarios) Se observa que la entidad no cuenta con mecanismos de capacitación o formación continua sobre conservación documental para su personal sobre buenas prácticas de conservación documental, solo las hacen enfocadas a la seguridad de los datos y la información.

Se realizan talleres o capacitaciones periódicas sobre el manejo adecuado de archivos y con qué frecuencia (Ej. Son anuales, semestrales, puntuales) Se observa que no realizan talleres ni capacitaciones periódicas sobre el manejo adecuado de archivos.

Qué métodos se utilizan en las sesiones de capacitación (teóricos, prácticos, visitas a otros archivos, etc.)

Se observa que utilizan como métodos de capacitación cursos cortos y didácticos que sensibilizan sobre el buen uso de la información y los datos, sobre mecanismos de la seguridad de la información. Existen programas continuos de formación o actualizaciones periódicas sobre conservación para el personal o se gestionan en función a las necesidades Se observa que la entidad si cuenta con programas de formación continua, pero sobre temas de ventas, sobre normativas, de comité de convivencia, de COPASST, de economía solidaria, de gestión del cambio y servicio al cliente, sobre la ley de protección de datos personales, seguridad de los datos y la información entre otros. Explorar la actitud general de los empleados frente a la importancia de la conservación documental. Preguntar sobre la conciencia que tienen sobre los beneficios de conservar documentos.

Se indaga y observa que primeramente que presuntamente la entidad no demuestra interés en llevar una adecuada conservación porque a la parte documental no le invierten dinero para poder llevarla conforme a lo establecido en la normatividad. A su vez, se identifica que muchos de los empleados tampoco demuestran mucha importancia sobre la conservación documental, posiblemente podría ser por desconocimiento de lo que esto representa. Que métodos se utilizan para las capacitaciones (Ej. Capacitaciones presenciales, virtuales, o mixtas) Se observa que las capacitaciones que realizan pueden ser presenciales, virtuales o mediante los diversos cursos dispuestos en su plataforma C.R.E.A.R.

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS Realiza revisión periódica de las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento (presencia de humedad, hongos, grietas, fisuras e inclinaciones en pisos, muros, techos y puertas) De acuerdo con el estado destinado para el archivo, se observa que no realizan ningún tipo de revisión periódica a las instalaciones físicas de los archivos que se encuentran en la sede Bogotá. Revisión de los componentes tecnológicos instalados en depósitos (cámaras, controles de acceso, aires acondicionados, funcionamiento de los equipos sistema de luces (encendido, intermitencia o intensidad). Se observa que con los únicos componenentes tecnológicos que cuentan en el espacio de archivo, son algunas luces distribuidas en el archivo y aun asi no , pero no cuentan con ningún otro componente como cámaras, controles de acceso, aires acondicionados que garanticen el control y seguridad de la información.

Realizan inspecciones periódicas de los sistemas de almacenamiento (estantes, archivadores, estanterías) De acuerdo con el estado destinado para el archivo, se observa que no realizan ningún tipo de revisión periódica a los sistemas de almacenamiento de los archivos que se encuentran en la sede Bogotá.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios están fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02 Se observa que la zona de trabajo del encargado del archivo se encuentra dentro del mismo espacio, así como se pudo observar que comparten el espacio con prendas de dotación para los empleados que allí guardan, con diferentes tipos de señalizaciones para los puntos de venta y con otros tipos de materiales de papelería que suministran según se requiera.

Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03 Se observa que los estantes dispuestos en este espacio de archivo no cumplen con los aspectos establecidos en el Art.03 del Acuerdo N° 049 del 2000, son estantes metálicos, pero se puede determinar qué no con material anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02 Se observa que los pisos del espacio de archivo no son los adecuados, debido a que se encuentra en tapete y esto favorece la acumulación de polvo, ácaros, humedad y microorganismos que pueden deteriorar los documentos a largo plazo. Además, dificulta la limpieza y puede generar problemas de salubridad y conservación preventiva.

Realizan mantenimientos preventivos del mobiliario (estantería rodante para ajuste de cadenas, engrase y cambio de rodamientos) para evitar que se dañen y tener que adelantar mantenimientos correctivos. (Ej.

Anual, semestral, o de acuerdo a un calendario de mantenimiento) Se observa que no cuentan con un calendario de mantenimiento establecido, ni se realizan de forma periódica, solamente se le hace mantenimiento al mobiliario donde se encuentran las Hojas de Vida activas, pero esto es bajo requerimiento solamente por alguna falla que presente en un momento dado.

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN, DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN

Realiza limpieza y desinfección periódica de espacios, mobiliario y unidades de almacenamiento y es adecuada la limpieza para evitar la acumulación de polvo y suciedad.

Se pudo observar que solo realizan limpieza y desinfección del área a nivel general, por ejemplo, barren el tapete, lo trapean o en ocasiones lo aspiran, y realizan limpieza en el puesto asignado para la persona que custodia la información con la finalidad de eliminar el polvo que se acumule, pero se evidencia que no realizan limpieza a los mobiliarios.

Realizan procesos de desinfección en las áreas de archivo para evitar la proliferación de moho o bacterias.

Como se mencionó en el criterio anterior, se observa que la desinfección que realizan las señoras del aseo no es a profundidad, ni con la intención de evitar la proliferación de moho o bacterias. Realizan procesos de limpieza puntual de documentos, identificando el material contaminado.

Se observa que este tipo de procesos nunca lo han hecho en la entidad, debido a que se evidenciaron varios documentos con cierto grado de deterioro al parecer presuntamente por ácaros u hongos. Realizan Jornadas de desratización y con que periodicidad. Se observa e indaga que, si realizan jornadas de desratización semanalmente, pero en las áreas comunes de la empresa, pero ya en el espacio donde se encuentra ubicado el archivo no ocurre con la misma periocidad, esto solamente lo hacen solamente si existe evidencia de presencia de roedores, pero no lo hacen por control. Implementan medidas de control para prevenir la aparición de roedores o insectos en las instalaciones.

Se observa que a nivel general dentro de toda la entidad si lo hacen y distribuyen en diferentes partes trampas con la finalidad de controlar la aparición de roedores y realizan fumigaciones para evitar la aparición de insectos. Pero como tal en el espacio de archivo no lo hacen, debido a que estas jornadas las realizan los días sábado y no hay quien permita el ingreso a este espacio, y se hace solo si se requiere.

Llevan algún control de las actividades de limpieza y desinfección contempladas dentro este programa de Limpieza de áreas y documentos y Saneamiento ambiental (desinfección, desratización y desinsectación) dentro del Sistema Integrado de Conservación (SIC). Se observa que, si se lleva un control sobre estas actividades de limpieza u desinfección, pero solamente las que se realizan a nivel general y en la bodega, esto lo hacen mediante los certificados que deja el personal que va a realizar la visita.

Cuentan con un cronograma de actividades de limpieza y control de plagas y con qué frecuencia se realizan dichas actividades. Se observa que cuentan con un cronograma de actividades manejado y supervisado desde el área de servicios administrativos, solamente se realizan cada 15 días a nivel general con la finalidad de controlar y prevenir la aparición de roedores o insectos en las instalaciones. A su vez. se programan con más regularidad si se presenta alguna eventualidad extra que requiere una visita urgente de la empresa contratada para el servicio de fumigación.

Utilizan los formatos sugeridos por el Archivo General de la Nación en el Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC para la limpieza y desinfección de los espacios de archivo.

Se observa que no cuentan con estos formatos, debido a que la entidad no cuenta con un Plan de Conservación Documental establecido actualmente.

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Cuentan con los sistemas y equipos de medición para controlar las condiciones ambientales, como humidificadores, termohigrómetro, deshumidificadores o aire acondicionado.

Se observa que el espacio destinado para el archivo no cuenta con sistemas de medición que permitan controlar las condiciones ambientales, solamente cuentan con un ventilador ubicado en el sitio de trabajo del archivista encargado el cual utiliza de uso personal. Las condiciones de temperatura y humedad se mantienen dentro de los rangos recomendados para la conservación documental. Estos datos no se pueden obtener, debido a la ausencia de los sistemas de medición establecidos en la ley en el espacio de archivo. Tiene establecido un cronograma para el monitoreo y control de cada una de las condiciones ambientales.

Se observa que la entidad no cuenta con ningún cronograma para el monitoreo y control de cada una de las condiciones ambientales. Existe una circulación adecuada de aire que evite la acumulación de humedad o la proliferación de moho.

Se puede observar que la circulación de aire no es adecuada, debido a que no cuentan con la ventilación que garantice la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora, como lo establece el Art. 5 del Acuerdo 049 del 2000.

Verificar si los documentos están protegidos de la exposición directa a luz natural o artificial que pueda deteriorar el material. Se puede observar en el recorrido que se hizo al espacio de archivo, que la información esta almacenada en cajas y la luz artificial cae sobre varias de estas al estar ubicadas en los últimos entrepaños que no se encuentran a más de 100 cms del techo. Realizan monitoreos de las condiciones ambientales (temperatura, humedad) en las áreas de archivo.

Se observa que debido a que no cuentan con los equipos y sistemas de medición, no realizan o llevan controles que monitoreen las condiciones ambientales del espacio de archivo. Realizan medición de contaminantes atmosféricos y con qué frecuencia. Se observa que no llevan ningún tipo de medición de contaminantes, presuntamente porque no se le da la importancia suficiente a los archivos, ni dimensionan la gravedad de conservarlos adecuadamente.

Se lleva control de registro periódico de temperatura y humedad relativa, que permitan reportar si hay datos que sobrepasen los parámetros determinados en la norma.

No se lleva este tipo de controles, debido a que como ya se mencionó anteriormente no cuentan, ni implementan los equipos de medición tal y como lo determina la norma.

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Establece el mapa de riesgos para los archivos, es decir identificación de las acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcadas en el Acuerdo 50/2000 proferido por el AGN. De acuerdo con lo que se pudo observar que la entidad no cuenta con mecanismos o acciones encaminadas a prevenir emergencias y daños al interior del archivo.

Existen medidas específicas para proteger los documentos de posibles desastres (extintores, sistemas de rociadores, sistemas de alarmas). Se observa que, si implementan medidas para proteger los documentos de posibles desastres, cuentan con la instalación de 7 extintores de agua y multipropósito distribuidos en todo el archivo. Adicional cuentan con sistemas de alarmas y con sistemas rociadores instalados en varias zonas.

Existen planes documentados para la prevención y respuesta ante emergencias que puedan afectar los documentos como por ejemplo (incendios, inundaciones, etc.) y se encuentran en buen estado. Se pudo observar que a nivel general desde el área de SST cuentan con planes establecidos para la prevención y respuesta ante emergencias en cada sede, pero un plan específicamente enfocado en la prevención de emergencias en los archivos no lo tienen. Se realiza inspección y mantenimiento de forma regular a los elementos de prevención y respuesta instaurados dentro del archivo. De acuerdo con información suministrada y según lo que se pudo observar, la entidad si realiza inspección y mantenimiento de forma regular a los elementos de prevención y respuesta instaurados. El personal encargado del archivo y de la custodia de la información, está capacitado y cuenta con el conocimiento adecuado para saber cómo actuar en caso de emergencia.

De acuerdo con la información suministrada, se puede determinar que el personal encargado del archivo si se encuentra capacitado y cuenta con conocimientos adecuados para saber cómo actuar ante una emergencia, debido a que las dos personas pertenecen a la brigada de emergencia de la empresa, a los cuales se les capacita mensualmente sobre los diferentes temas de emergencias. Demarcan las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así mismo, identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla y botiquín que serán utilizados en caso de emergencias.

Se pudo observar que el área de archivo cuenta con la debida demarcación de las rutas de evacuación y cuentan con otros elementos que pueden ser utilizados en caso de emergencia, como el botiquín, los extintores, radios de comunicación como ayuda de respuesta inmediata con otra persona que pertenezca a la brigada para una atención oportuna.

Cuentan con un Manual de Prevención y Manejo de Emergencias y Contingencias en Archivos.

Desde lo que se pudo observar la entidad no cuenta con manuales propios que se enfoquen a la prevención y manejo de emergencias y contingencias en el archivo.

Realizan simulacros periódicos de emergencia aplicada al material documental para asegurar que el personal sepa cómo actuar en caso de emergencia.

No, se observa que la entidad no establece simulacros periódicos de emergencia destinados al archivo, solamente realizan simulacros ante emergencias generales como entidad para que todo el personal sepa cómo actuar ante un caso de emergencia.

CRITERIO A OBSERVAR

OBSERVACIONES

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO

Los documentos están almacenados de acuerdo con las mejores prácticas de conservación (por tipo de documento, en condiciones físicas adecuadas, en las unidades de conservación adecuadas). Se observa que los documentos que genera y custodia la entidad, se encuentran almacenados en las unidades de conservación adecuadas debido a que usan cajas X200 para el archivo central y carpetas para las hojas de vida de personal activo. Lo único es que aún no implementan carpetas de cuatro aletas para evitar la perforación de los documentos. Por otro lado, se evidenciaron algunos libros y cassettes los cuales se encuentran ubicados en los estantes.

Existen medidas de control para restringir el acceso a documentos sensibles o valiosos.

De acuerdo con lo conversado con la coordinadora de gestión documental y el encargado de archivo, observamos que presuntamente no cuentan con medidas establecidas de control para restringir el acceso a los documentos, solamente que para el archivo de gestión humana solo tiene acceso las personas del área de nómina quienes tienen la llave de acceso y para los otros documentos solo podría consultarlos el encargado de archivo, pero no existe una restricción de ingreso al archivo, debido a que allí se observó que existen unos baños donde varias personas acceden a través del archivo para darles uso, lo que hace que no se garantice un adecuado control y restricción de documentos. Cómo se manejan los documentos que ya no son activos pero que deben ser conservados por razones legales o históricas (almacenamiento en zonas específicas, uso de sistemas de archivo digital).

Se observo que estos documentos que ya no son activos algunos se encuentran conservados en el archivo central que se encuentra dentro de las instalaciones administrativas y la otra parte del archivo se encuentra ubicado en un espacio fuera de la sede. Se llevan a cabo revisiones periódicas de los documentos almacenados para evaluar su estado físico.

Se indaga si realizan revisiones periódicas de los documentos, pero se pudo observar que no se llevan a cabo debido a que se evidencio en varios documentos y libros, que estos presentan un estado de deterioro notorio.

Se emplean materiales libres de ácido y otros productos de conservación adecuados para el almacenamiento de los documentos. Se observo que los únicos materiales que utilizan posiblemente libres de ácido son las cajas X200, porque se evidencio que no tienen buenas prácticas y uso de materiales adecuados de almacenamiento porque por ejemplo para el tipo documental que generan en los puntos de venta llamados arqueos, utilizan cauchos para amarrarlos y esto con el pasar del tiempo podría generar deterioro en los documentos, adicional al tipo de papel en que son impresos también afectaría su conservación.

Realizan inspecciones para verificar el estado de las unidades de almacenamiento y conservación.

Se pudo observar que no realizan ningún tipo de inspección para verificar el estado de las unidades de almacenamiento y conservación, debido a que se evidencia la presencia de polvo en todas las cajas de archivo y en los estantes. Así como a su vez se evidenció deterioro en los estantes porque muchos se encuentran descarapelados y algunas abolidas.

Los documentos se encuentran claramente identificados y clasificados, permitiendo su fácil reubicación sin riesgo de daño. Se pudo observar que las unidades de almacenamiento se encuentran rotuladas de manera adecuada garantizando su fácil identificación en el momento que se requiera. A su vez, que se encuentran registrados y clasificados en los registros de bases de datos que maneja el encargado del archivo para facilitar su ubicación en el momento de una búsqueda.