Sistema Integrado de Conservación del patrimonio documental audiovisual para la Fundación Teatro Nacional

Felipe Eduardo Sierra Marulanda Sthefany Quintero Vargas

Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

Universidad de la Salle

Trabajo de grado

Dra. Yamely Almarza Franco

2025

NOTA DE ACEPTACIÓN

PRESIDENTE DE JURADO

JURADO

JURADO

AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer profundamente a mis profesores, en especial a la docente Yamely, por su dedicación, conocimientos y acompañamiento a lo largo del desarrollo de esta investigación. Extiendo también mi agradecimiento a la Universidad de La Salle por su compromiso y vocación en la formación académica.

DEDICATORIA

Dedico este trabajo, con todo el amor, a mis padres y a mis hermanos, quienes han sido mi fuerza, mi motivación y la razón de cada paso en este camino académico. Y, sobre todo, a mi ángel: mi abuelita Guillas. Gracias por tu amor, tu compañía y el impulso que siempre me diste. Vives eternamente en mí.

RESUMEN

La investigación busca proponer programas de conservación y estrategias de preservación digital en el marco de un Sistema Integrado de Conservación de la información tanto física como electrónica para la Fundación Teatro Nacional de Colombia, para ello se realiza primeramente un análisis del marco normativo y legal que aplica sobre la materia de estudio. Como principales autores y referentes se encuentran el Archivo General de la Nación, Miguel Ángel Márdero, David Leija, Miquel Térmens, Juan Voutssás, la investigación presenta un tipo de investigación descriptiva con un enfoque mixto, el método empleado es un estudio de caso para el cual se usaron dos técnicas: el análisis de contenido y la observación directa no participativa, continuando se usaron Instrumentos matriz de análisis categorial para de recolección de información documental y matriz de madurez para el diagnóstico de la capacidad de conservación y preservación, este ultimo instrumento para servir de base en la elaboración de la propuesta de programas de conservación y estrategias de preservación digital para la Fundación Teatro Nacional.

Palabras clave: Conservación documental, Preservación digital, Modelo de madurez, Gestión Documental, Documento analogico, Documento electrónico.

ABSTRACT

The research seeks to propose conservation programs and digital preservation strategies within the framework of an Integrated System for the Conservation of both physical and electronic information for the Colombian National Theater Foundation. To this end, an analysis of the regulatory and legal framework applicable to the subject matter is first carried out. The main authors and references are the General Archive of the Nation, Miguel Ángel Márdero, David Leija, Miquel Térmens, and Juan Voutssás. The research presents a descriptive type of research with a mixed approach. The method used is a case study for which two techniques were used: content analysis and non-participatory direct observation. Categorical analysis matrix instruments were used to collect documentary information, and a maturity matrix was used to diagnose conservation and preservation capacity. The latter instrument served as the basis for the development of conservation program proposals and digital preservation strategies for the National Theater Foundation.

Keywords: Document conservation, Digital preservation, Maturity model, Document management, Analog document, Electronic document.

TABLA DE CONTENIDO

AGRADECIMIENTOS ...................................................................................................... 3 DEDICATORIA ............................................................................................................... 4 RESUMEN ..................................................................................................................... 5 ABSTRACT .................................................................................................................... 6 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 11 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA .......................................................................................... 12 1.1 Planteamiento del problema ................................................................................ 12 1.2 Objetivos ............................................................................................................ 16 1.2.1 Objetivo general .................................................................................................... 16 1.2.2 Objetivos específicos ............................................................................................ 16 1.3 Justificación ....................................................................................................... 17 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 18 2.1 Antecedentes de investigación ............................................................................. 18 2.2 Estado del arte .................................................................................................... 22 2.3 Categorías conceptuales ..................................................................................... 32 2.3.1 Patrimonio cultural ........................................................................................... 32 Patrimonio documental ................................................................................................. 34 Patrimonio audiovisual .................................................................................................. 35 2.3.2 Conservación documental ................................................................................ 36 2.3.3 Preservación documental .................................................................................. 37 2.3.4 Sistema integrado de conservación .................................................................... 37 Plan de conservación documental ................................................................................. 38 Plan de preservación digital ........................................................................................... 39 2.4 Contexto institucional .......................................................................................... 39 CAPILTULO III MARCO METODOLOGICO ...................................................................... 42 3.1 Enfoque ............................................................................................................. 42 3.2 Tipo de investigación ........................................................................................... 42

3.3 Método .............................................................................................................. 43 3.4 Técnicas ............................................................................................................ 43 3.5 Instrumentos ...................................................................................................... 44 3.6 Fases de la investigación...................................................................................... 45 3.6.1 Fase I ..................................................................................................................... 45 3.6.2 Fase II .................................................................................................................... 45 3.6.3 Fase III ................................................................................................................... 46 CAPILTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS .................................................................... 47 Fase I: Análisis de la legislación y normatividad de conservación y preservación digital en Colombia .................................................................................................................................... 47 Fase II: Nivel de madurez para la conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales en la Fundación Teatro Nacional de Colombia ...................................................... 51 4.2.1 Conservación documental .................................................................................... 52 4.2.2 Preservación digital ............................................................................................... 62

CAPITULO V PROPUESTA DE PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN Y ESTRATEGIAS DE

PRESERVACIÓN DIGITAL EN UN SIC PARA LA FTN ..................................................................... 72 5.1 Introducción ....................................................................................................... 72 5.2 Fundamentación teórica ...................................................................................... 72 5.3 Propuesta de programas de conservación.............................................................. 73 5.4 Propuesta de estrategias de preservación digital..................................................... 88 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 93 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 95 REFERENCIAS ............................................................................................................. 96 Anexos ...................................................................................................................... 101 Instrumento Matriz de Análisis – Categorial: Analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia .................................................................... 101 Instrumento Matriz de Madurez – Conservación .......................................................... 106 Instrumento Matriz de Madurez – DPCMM .................................................................. 115

Lista de Tablas

Tabla 1 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de capacitación y sensibilización ... 53 Tabla 2 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas .................................................................. 55 Tabla 3 Resultado nivel de madurez de conservación - Saneamiento ambiental: desinfección, desinsectación y desratización ................................................................................................... 57 Tabla 4 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales ............................................................................................................ 58 Tabla 5 Resultado nivel de madurez conservación – Programa de almacenamiento y realmacenamiento ...................................................................................................................... 60 Tabla 6 Resultado nivel de madurez de conservación – Prevención de emergencias y atención de desastres .................................................................................................................................... 61 Tabla 7 Resultado global nivel de madurez de conservación ............................................................... 62 Tabla 8 Niveles de almacenamiento preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013

.................................................................................................................................................... 68

Tabla 9 Niveles de integridad preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013 ......... 69 Tabla 10 Niveles de seguridad de preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013 ... 70 Tabla 11 Niveles de metadatos preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013 ...... 70 Tabla 12 Plan de acción componentes de preservación digital para la FTN ......................................... 89

Lista de figuras

Figura 1 gráfico de barras dpcmm para la fundación teatro nacional .................................................. 71 Figura 2 articulación del sic con los procesos de la gestión documental basado en acuerdo 001 de 2024, elaboración propia ............................................................................................................ 73 Figura 5. Modelo de madurez por programa – plan de conservación ................................................. 114 Figura 3 etapas nivel de capacidad preservación digital, elaboración propia .................................... 116 Figura 4 rango de puntuación de capacidad de preservación digital ................................................. 116

INTRODUCCIÓN

La conservación de la información a lo largo de la historia se a constituido como una necesidad, los documentos figuran como testigos, son evidencia y proporcionan explicaciones sobre eventos o desiciones tomadas. El aporte principal de esta investigacion es presentar una propuesta de hoja de ruta para mejorar el nivel de madurez de conservacion y preservacion del material audiovisual para la Fundación Teatro Nacional por medio del desarrollo de programas de conservacion y estrategias de preservacion digital.

El presente trabajo se encuentra Estructurado siguiendo un orden metodológico para la resolución de la problemática planteada de la siguiente manera:

En el capítulo I, se estudia la conservación documental desde un ámbito global a uno particular, desde la conservación de documentos por civilizaciones antiguas hasta las prácticas que trajo el crecimiento científico de los últimos siglos, continuando se establecen los objetivos investigativos, se formula la pregunta de investigación de ¿Cómo estructurar un sistema integrado de conservación para el patrimonio audiovisual de la Fundación Teatro Nacional? y por último justificando la investigación desde diferentes aspectos sociales, culturales y académicos. En el capítulo II, se realiza una revisión exhaustiva de literatura de la materia de estudio construyendo el marco teórico; así mismo, la lectura y análisis de los referentes permiten la construcción de un hilo de eventos ocurridos y en diferentes geográficas para fundamentar el estado del arte. Continuando, se identificaron las principales categorías conceptuales que convergen en la conservación documental y preservación digital de material audiovisual. En el capítulo III, se desarrolla el marco metodológico para abordar la problemática en cuestión. Se aborda el enfoque, el tipo de investigación, los métodos, técnicas e instrumentos utilizados en la resolución de la problemática En el capítulo IV, se realiza el análisis de los resultados obtenidos según los instrumentos de recolección aplicados y el marco teórico construido, con un análisis detallado de las categorías y componentes seleccionados para cada instrumento se da pie para abordar la propuesta del proyecto investigativo.

Finalmente, en el capítulo V se elabora la propuesta de programas de conservación y estrategias de preservación digital aplicando referentes normativos nacionales e internacionales, así mismo la propuesta incluye cuadros de mando para hacer seguimiento a la ejecución de lo planeado y mejorar las condiciones actuales de los documentos a conservar y preservar, por último se elabora las conclusiones y recomendaciones que finalizan la investigación.

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema

Hablar de conservación remonta al momento originario de la conformación misma de los primeros archivos y bibliotecas en el mundo antiguo, donde se aplicaba conservación con el claro objetivo de garantizar la permanencia física del documento, utilizando técnicas y productos para prevenir el deterioro físico. En este afán de conservación que cruzo Mesopotamia y el mundo egipcio hasta pasar por los pueblos griegos y romanos se desarrollaron técnicas para prevenir plagas, evitar resecamiento de las tablillas de arcilla y creando nichos en los muros formando así “estanterías”.

Para el siglo XX según Carolyn Clark el problema de la conservación no es exclusivo de la edad contemporánea, los antiguos mesopotámicos estaban plagados de lombrices que devoraban las blandas tablillas de arcilla que se usaban para escribir, así como el peligro que sufrían los papiros egipcios y pergaminos romanos por el daño que causaba el clima y ejércitos invasores. Hoy en día los desafíos de conservación no son tan distintitos de la era antigua, ahora persiste la preocupación por organismos que deterioren el papel o vándalos que ataquen y quemen, así como el uso de nuevos agentes que deterioran el material documental. En la escena internacional, el lamentable estado de conservación del patrimonio documental y su acceso en distintas partes del mundo por catástrofes climáticas, personal no idóneo para manipular los acervos documentales y sin condiciones de saneamiento ambiental han llevado a que la perdida de este patrimonio sea total y para siempre; en razón a esto se han realizado esfuerzos para la conservación del patrimonio documental entre ellos se resalta con reconocimiento el Programa Memoria del Mundo lanzado por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) en 1992 que tiene como objeto facilitar la preservación del patrimonio documental mundial.

Por otro lado, en un entorno digital se evidencian problemas en los archivos audiovisuales, los cual son "la conservación de unos documentos cuyo soporte es extremadamente frágil y que además dependen de tecnologías en continuo cambio y con alto grado de obsolescencia; la gestión y el tratamiento documental de la señal audiovisual digital y su integración en distintos soportes; y la representación y análisis de los contenidos" (Gastaminza, 2013, p. 1), esta situación de riesgo a la que se enfrenta el contenido digital es preocupante debido a los múltiples formatos que están cambiando continuamente, situación que invoca una amenaza a la continuidad digital y

a la desaparición de medios de acceso para recuperar la información. Evidenciado en recursos digitales inutilizados y soportes inestables por fluctuaciones de temperatura y humedad. En Birmania, se realizó un reporte a la UNESCO en el cual describió las condiciones de las bibliotecas en este país del sudeste asiático. Encontrando que “La Biblioteca Central de la Universidad de Rangún, fundada en 1929, era antes de la guerra una de las últimas bibliotecas con grandes colecciones de libros birmanos y manuscritos en hojas de palma” (Brikelund, 1968, p. 14) la cual fue destruida en los bombardeos de la Segunda Guerra Mundial lo que dio como resultado la perdida de valioso material de más de dos décadas de investigación del académico Gordon Luce. Dicha colección fue saqueada y destruida por los japoneses (Dean, 2000). Por esta misma línea, diez años después en las bibliotecas de Birmania se realizó otro informe describiendo una situación lamentable en las colecciones, en lo que encontró falta de personal capacitado, humedad, indiferencia, insectos y descuido del material documental. A lo cual Raghavan recomendó acciones de mejoras para desacelerar el ritmo de perdida como por ejemplo: contar con instalaciones de conservación para manuscritos dañados y deteriorados, planes específicos para mejorar las condiciones ambientales y elaboración de catálogos para fomentar el control de la colección (Dean, 2000).

Por otro lado, en el marco del Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) y en cumplimiento de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se realizó en el año 1984 una investigación para conocer problemas básicos de conservación en organizaciones no gubernamentales en instituciones de 28 países miembros de la UNESCO, en donde se encontró lo siguiente: solo "Veinte instituciones conservan más del 50% de sus fondos de manuscritos y archivos privados en cajas y carpetas acido neutralizantes" (Seton, 1984, p. 14), entre ellos se encuentran los Archivos Nacionales de Senegal, Zambia y Países Bajos. En cambio, Diecinueve instituciones siguen empleando otro tipo de recipientes.

En la India, la realidad frente al personal capacitado que está al frente de los Archivos y su conservación es alarmante, en la mayoría de organizaciones nombran a sus propios encargados de la conservación que no tienen la formación debida y a pesar de los progresos en relación con la conservación se conocen casos de descuido e incluso destrucción de archivos como el caso de Instituto de Investigación Vrindavan (VRI) en donde "Millares de manuscritos, depositados muchos de ellos por generaciones de peregrinos en Vrindaban y otros centros religiosos, en la zona Braj del norte de la India, "de los que consta que están abandonados y expuestos a la acción de animales e insectos y de la humedad" o que "se utilizan como combustible, o se venden como

papeles viejos o son sepultados honorablemente en la tierra o en ríos sagrados" (Seton, 1984, p.

41).

En este sentido, las consecuencias negativas a nivel internacional de un evidente deterioro, pérdida total de memoria y malas prácticas de conservación, es posible que sean motivadas por una falta de interés por los archivos y su preservación para futuras generaciones, falta de manuales y programas para la gestión de archivos de quienes los usan y conservan y así como también, falta de que los gobiernos promulguen leyes a favor de la protección y salvaguarda del patrimonio documental.

En la escena latinoamericana, se observan insuficiencias en materia de conservación y preservación documental. Estas carencias pueden atribuirse a la ausencia de directrices claras, una cultura de conservación poco desarrollada y así como también a la falta de implementación de lineamientos. Esta situación resalta la creciente preocupación por la conservación y preservación a largo plazo del patrimonio documental, en razón a la falta de control de condiciones ambientales, el desconocimiento del panorama normativo y legislativo y es más, por la falta de valoración misma de los documentos.

En Argentina, para el año 2020 se realizó un estudio para conocer la afectación y nivel de deterioro del Archivo Municipal de la ciudad de Catriel. Encontrando que las condiciones ambientales de almacenamiento en el archivo histórico no son las adecuadas, afectando a nivel biológico y ambiental los documentos. Así mismo el personal no posee las medidas, instructivos y espacios adecuados para la manipulación de documentos "provocando un gran debilitamiento que llega a la desintegración del papel. Y en cuanto a lo biológico hay plena actividad de todos los elementos bióticos, llegando a pudrir el papel si persisten" estos elementos (Ferrero, 2022, p. 87). Por su parte, en Cuba se buscó conocer para el año 2015 el estado de conservación de la colección multimedia de la Biblioteca Provincial de Villa Clara en Cuba, donde identificaron un alto riesgo de deterioro, así como factores que pueden provocar perdida de información en los soportes digitales. Las causas encontradas corresponden a manipulación inadecuada y malas prácticas de almacenamiento, no contar con un programa de fumigación contra insectos y/o roedores, tampoco con personal capacitado en prácticas de conservación, así como también en la sala de servicio "el calor que generan los equipos para la consulta de las fuentes y el alto volumen de personas que frecuentan la sala favorecen la elevación de la temperatura y humedad relativa. Hasta donde se pudo constatar, estos factores no han sido descritos en la literatura científica

como factores de riesgo para la conservación documental." (Paz Enrique y Hernández Alfonso, 2015, p. 9).

La preocupación expresada anteriormente por el alto riesgo de deterioro de la colección multimedia de la Biblioteca Provincial de Villa Clara, es posible que traiga como consecuencia la pérdida total de la información histórica y cultural dejando a la población cubana sin riqueza informativa digital.

En Colombia, no se está exento o ajeno a las problemáticas en materia de conservación y preservación documental presentes en Latinoamérica, no hay que dejar a un lado el riesgo por un conflicto armado y actos terroristas, como por ejemplo los ocurridos en el Club El Nogal, el Edificio del Departamento Administrativo de Seguridad y la toma del Palacio de Justica en 1985, estos riesgos no son susceptibles que se vuelvan a repetir.

En el contexto nacional, es favorable el respaldo institucional en el campo normativo donde se destaca el Acuerdo 006 (2014) emitido por el Archivo General de la Nación (AGN), "Por medio del cual se desarrollarán los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000" y el Acuerdo 049 (2000) emitido por el AGN de Colombia. Estas normativas abordan integralmente componentes de un sistema integrado de conservación con aspectos de condiciones de edificación, deposito y condiciones ambientales y técnicas. Como se mencionó anteriormente tanto en el contexto internacional como el latinoamericano, la variedad de afectaciones que tienen los documentos en los archivos es extensa. Esta diversidad de afectaciones es aún más notable cuando se trata de diferentes tipos de soportes documentales.

Las medidas preventivas de protección tienen como objetivo salvaguardar los documentos de posibles deterioros y garantizar su accesibilidad durante el mayor tiempo posible. Por lo tanto, es pertinentes proponer que la entidad disponga de un sistema integrado de conservación. No obstante, la correcta aplicación de este sistema es donde radica el problema en este ámbito, a pesar del esfuerzo continuo del Archivo General de la Nación. Aun no hay consecuencias ni evidencias favorables para los soportes documentales en gran número de instituciones de la nación.

Ahora bien, según el panorama anteriormente expuesto se destaca la importancia de proponer un sistema integrado de conservación para la Fundación Teatro Nacional, esta institución de naturaleza privada posee un valioso patrimonio audiovisual que incluye registros de producciones artísticas en materia de artes escénicas de gran valor histórico y cultural. Sin

embargo, no existen políticas claras que garanticen su adecuada conservación, preservación y acceso. A pesar conocer la importancia de este patrimonio, existe el riesgo de pérdida y/o deterioro, afectando la memoria cultural de la ciudad de Bogotá y el país. En este contexto, surge la necesidad de adelantar una propuesta integral para la conservación de este patrimonio audiovisual, de manera que se garantice su acceso para futuras generaciones. Así mismo, el archivo audiovisual de la Fundación no cuenta con estrategias y lineamientos determinados para la conservación y preservación de la colección audiovisual análoga y digital desde su fecha de fundación en el año 1981. Sus documentos, fotografías y soportes digitales se encuentran en una bodega contenidos en cajas y estantes de madera, expuestos a la humedad, polvo y otros agentes como microorganismos, insectos y roedores; todos esto anteriormente mencionado acarrea como consecuencia un evidente deterioro en sus soportes, existiendo el riesgo de pérdida, así como también de una disponibilidad de consulta nula en sus soportes originales.

Dadas las realidades antes expuestas, es pertinente y necesario proponer una solución a este panorama, llevando a preguntar:

¿Cómo estructurar un sistema integrado de conservación para el patrimonio audiovisual de la Fundación Teatro Nacional?

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Proponer el Sistema Integrado de Conservación para la Fundación Teatro Nacional Colombia.

1.2.2 Objetivos específicos

• Analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia.

• Determinar el nivel de madurez para la conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales en la Fundación Teatro Nacional de Colombia. • Diseñar programas de conservación y estrategias de preservación digital en un Sistema Integrado de Conservación para la Fundación Teatro Nacional de Colombia.

1.3 Justificación

Este trabajo de investigación tiene como objetivo principal la conservación y preservación del patrimonio audiovisual de la Fundación Teatro Nacional de Bogotá D.C., entidad que apoya, promueve y visibiliza el arte dramático colombiano. Con más de 40 años de trayectoria en la industria del espectáculo cultural, la Fundación Teatro Nacional ha consolidado una valiosa colección audiovisual, la cual representa una fuente primaria para la memoria colectiva y cultural en Colombia. social De esta manera proponer el Sistema Integrado de Conservación aportara a la memoria cultural no solo a la institución sino también a la ciudad de Bogotá y la Nación con la identificación de los recursos de la colección audiovisual para así implementar medidas apropiadas a corto, mediano y largo plazo que salvaguarden los materiales documentales, de igual manera, contribuyendo a disminuir el ritmo de deterioro y asegurar la accesibilidad a esta colección, prolongando su esperanza de vida como patrimonio documental.

La gestión adecuada de estos documentos no solo facilitará el acceso a investigadores y expertos, sino que también aporta a la sociedad garantizando la conservación y preservación de la memoria institucional, para que futuras generaciones puedan estudiar y apreciar el impacto del teatro en la sociedad colombiana. así como también, se visibilizará el patrimonio audiovisual fortaleciendo la identidad cultural fomentando el interés por la investigación en las artes escénicas.

Estos materiales no solo constituyen un registro documental del desarrollo artístico del país, sino que también permiten el análisis de las dinámicas sociales, económicas y culturales de la época. Su preservación es crucial para garantizar el acceso a las futuras generaciones, facilitando investigaciones académicas, producciones audiovisuales y proyectos educativos que rescatan la memoria.

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

A continuación, se presentan los fundamentos teóricos de esta investigación, analizando los estudios académicos desarrollados en el campo de la conservación y preservación documental. Asimismo, se contempla la evolución histórica de este campo de estudio, destacando las categorías conceptuales que sustentan este trabajo.

Además, se examinan las metodologías empleadas en la conservación y preservación documental, evaluando su eficacia y aplicabilidad en diferentes contextos. Este análisis permite identificar las mejores prácticas y estrategias para la conservación y preservación de documentos, contribuyendo así al desarrollo de políticas y procedimientos más robustos en este ámbito.

2.1 Antecedentes de investigación

A partir del rastreo de bases de datos como Dialnet, Scielo, E-Lis, Google Académico, repositorios institucionales como el de la Pontificia Universidad Javeriana, Universidad de Antioquia y la Universidad Minuto de Dios de Bogotá donde se identificaron investigaciones de pregrado, obteniendo de esta manera antecedentes tanto locales y nacionales que permiten el desarrollo de la presente investigación En primer lugar, se encontró el trabajo de grado presentado por Luis Gaviria y Sebastián Carvajal (2023), titulado "Diseño del Sistema Integrado de Conservación para Bello Aseo S.A E.S.P", tiene como objetivo principal diseñar un Sistema Integrado de Conservación (SIC) para la empresa Bello Aseo S.A E.S.P, este sistema busca garantizar un adecuado tratamiento de conservación, administración y preservación de la información. Sus referentes teóricos son el Archivo General de la Nación (2000), Russo (2013), Álvarez (2017) y Muñoz (2015).

La metodología utilizada es de enfoque cualitativo, incluye un diagnóstico integral de archivos para evaluar el estado actual de la gestión documental en Bello Aseo S.A E.S.P. Se emplearon técnicas de observación y encuestas para identificar los riesgos y amenazas en la conservación documental. A partir de estos datos, se elaboró una matriz de riesgos y amenazas que clasifica los riesgos físicos, biológicos y químicos. Finalmente, se diseñó el SIC, integrando programas, estrategias y actividades para la conservación documental. Entre los resultados principales, se destaca la identificación de falencias en la gestión documental a través del diagnóstico integral de archivos. La matriz de riesgos y amenazas permitió clasificar 14 riesgos asociados a la conservación documental. El diseño del SIC incluye programas de capacitación, inspección, saneamiento ambiental, monitoreo, prevención de emergencias y almacenamiento, entre otros.

Las conclusiones del trabajo subrayan la importancia de implementar el SIC para garantizar la adecuada conservación y preservación de la información en Bello Aseo S.A E.S.P. Se destaca la necesidad de actualizar y ejecutar todos los instrumentos archivísticos y políticas de gestión documental, así como la importancia de capacitar y sensibilizar a los colaboradores para mejorar las prácticas documentales y mitigar riesgos.

Este trabajo ofrece un marco sólido y detallado para la implementación de un sistema integrado de conservación, adaptable al patrimonio documental audiovisual del teatro nacional. La metodología de diagnóstico utilizada para evaluar la gestión documental y la identificación de riesgos puede ser aplicada para evaluar el estado del patrimonio audiovisual. Además, la matriz de riesgos y amenazas, que clasifica riesgos físicos, biológicos y químicos, proporciona un modelo útil para identificar y mitigar riesgos específicos en la conservación del patrimonio audiovisual. Finalmente, los programas de conservación, que incluyen capacitación, inspección, saneamiento ambiental, monitoreo, prevención de emergencias y almacenamiento, pueden ser adaptados para abordar las necesidades específicas del patrimonio documental audiovisual. La investigación presentada por Yulieth Ramírez (2022), titulada "Plan de Preservación Digital para la colección de fotografía análoga del Archivo Audiovisual de Caracol Televisión". El objetivo principal de este proyecto fue diseñar un plan de preservación digital para la colección de fotografía análoga del Archivo Audiovisual de Caracol Televisión. El trabajo se fundamenta en varios referentes teóricos clave, entre ellos destacan: Edmondson (2002), Digital Preservation Coalition (2022).

La metodología utilizada en este proyecto fue de enfoque cualitativo, basado en el análisis, identificación, selección y adaptación de procesos y procedimientos. El método principal fue el estudio de caso. Entre las técnicas empleadas se encuentran la conservación preventiva, la digitalización, el control de calidad y el almacenamiento. Los instrumentos de recolección de información incluyeron un inventario, bases de datos y una bitácora de digitalización. Los resultados principales del estudio destacaron la necesidad de un plan de preservación digital para la colección de fotografía análoga. Se diseñaron procesos y procedimientos específicos para la digitalización y conservación de los materiales fotográficos. Se establecieron parámetros de selección, evaluación y descarte de materiales, así como condiciones ambientales y técnicas para su preservación. Además, se creó un flujograma de trabajo y un manual práctico para guiar las actividades de preservación digital.

Entre los aportes de este trabajo, se pueden resaltar en primer lugar la importancia de crear un plan específico para la preservación digital, fundamental para el desarrollo del sistema de conservación del patrimonio documental audiovisual de la Fundación Teatro Nacional. En segundo lugar, se incluyen técnicas como la conservación preventiva, la digitalización, el control de calidad y el almacenamiento. Estas técnicas son esenciales para asegurar la preservación de materiales patrimoniales y pueden ser adaptadas para el Teatro Nacional.

Por otra parte, Mayra Alejandra Díaz Vallejo (2022), presentó su trabajo de grado titulado "Diseño de un manual de preservación digital para archivos de derechos humanos y memoria histórica, relacionados con las víctimas y sobrevivientes del conflicto armado en Colombia, dirigido al proyecto 'Un Museo para Mi'". El objetivo principal de este proyecto fue diseñar un manual de preservación digital que permita al proyecto "Un Museo para Mi" contar con un instrumento que posibilite el fortalecimiento de los procesos en el cuidado de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado a largo plazo. Sus referentes teóricos son Archivo General de la Nación (2018), Térmens (2014).

La metodología utilizada en este proyecto fue de enfoque cualitativo, basado en la interacción entre el investigador y la organización a la cual va dirigido el proyecto. Se empleó una metodología de investigación-acción participativa, en la que el investigador se vincula con la comunidad y su lucha. Las técnicas de recolección de información incluyeron registros y estudios de caso, y se realizaron actividades como la revisión y análisis de información, comparación de estudios de caso, y análisis de políticas públicas y literatura relacionada. Los resultados principales del estudio destacaron la necesidad de aplicar procesos de preservación digital en archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Se identificaron aspectos relevantes para la creación del manual, se sintetizaron políticas públicas esenciales y se detallaron los componentes del manual de preservación digital. El manual incluye secciones sobre evaluación rápida de la organización, estrategias, actividades, soluciones técnicas y herramientas para la preservación digital, y socialización de los archivos. Se espera que este manual sea un instrumento fácil, claro y sencillo de aplicar en las organizaciones. Entre los aportes de este trabajo destacan los procesos y fundamentos utilizados para la construcción de un plan de preservación digital, específicamente en el contexto de archivos de memoria histórica y derechos humanos. Este enfoque incluye la consideración de políticas públicas relevantes, así como aspectos y conceptos esenciales para garantizar la conservación a

largo plazo de estos archivos. Además, el trabajo proporciona una guía detallada sobre la evaluación rápida de la organización, estrategias de preservación, actividades específicas, soluciones técnicas y herramientas necesarias para la implementación efectiva del sistema de conservación. Estos elementos son cruciales para adaptar y fortalecer los procesos de conservación del patrimonio documental audiovisual del Teatro Nacional. López (2022) desarrollo un trabajo de grado titulado "Propuesta del documento preliminar del Sistema Integrado de Conservación - SIC para el Metro de Medellín Ltda.”, cuyo objetivo general fue proponer un documento preliminar que contemple los componentes de un Sistema Integrado de Conservación (SIC) para el área de Administración Documental del Metro de Medellín. Sus referentes teóricos Archivo General de la Nación (2013), Cifuentes Gil (2011) y Fernández & Díaz (2003).

El enfoque metodológico del trabajo es cualitativo, basado en la búsqueda y registro de normatividad, entrevistas y análisis de instrumentos archivísticos. Las técnicas empleadas incluyen la observación participante y las entrevistas no estructuradas, que permiten recoger la subjetividad y obtener una perspectiva amplia del proceso de gestión documental. Los instrumentos utilizados para recolectar la información incluyen un normograma en Excel, entrevistas a los empleados del Metro de Medellín y análisis de los instrumentos archivísticos existentes. Las fases del trabajo incluyen la planificación de la estructura de la entrevista, la tabulación de la información recolectada y la elaboración del documento preliminar del SIC. Entre los resultados principales del trabajo se destaca la elaboración de un diagnóstico integral de archivo, que incluye aspectos administrativos, infraestructura, conservación documental y preservación digital. El área de Administración Documental del Metro de Medellín cuenta con varios instrumentos archivísticos, como el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD), el Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de Retención Documental. Sin embargo, se identificó la necesidad de actualizar la Tabla de Retención Documental y elaborar la Tabla de Valoración Documental.

Además, se propusieron programas de conservación preventiva, inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento, saneamiento ambiental, monitoreo y control de condiciones ambientales, prevención de emergencias y atención de desastres, almacenamiento de documentos. También se formuló un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, incluye acciones para garantizar la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos electrónicos.

Aporta una metodología para crear lineamientos específicos para la conservación del patrimonio documental del Teatro Nacional. Los programas de conservación preventiva, inspección y mantenimiento, pueden ser adaptados para manejar documentos electrónicos y físicos en tu proyecto. Además, los principios y la normativa archivísticos mencionados son aplicables para asegurar la correcta conservación y accesibilidad de los documentos del Teatro Nacional.

2.2 Estado del arte

La presente investigación se filtra en documentos que se producen día a día en la cotidianidad, estos son la fotografía y el video, elementos centrales en los cuales gira el motivo de esta investigación y todas las acciones para conservarlos, preservarlos y hacerlos accesible en el futuro. Para lograr una comprensión más amplia y detallada del tema de investigación se han realizado búsquedas y lecturas de una amplia gama de fuentes bibliográficas, como artículos, libros y revistas científicas. De las cuales se han identificado tendencias, desafíos, iniciativas y avances entre el documento audiovisual, su conservación y preservación, lo cual es fundamental para comprender el estado del arte en cuestión.

En este contexto destaca en al año 1997, Adelaida Manero que realizo una separación conceptual de la conservación y restauración de documentos, dividiéndola en dos periodos históricos, un periodo precientífico y otro periodo científico. Este primer periodo está marcado por una acción artesanal y empírica para resolver el problema de deterioro y el segundo periodo por definir una doctrina científica que estudie las causas del deterioro y la eficacia de técnicas aplicadas.

Abordando este primer periodo, en el mundo antiguo las primeras medidas de conservación se concentran en la elaboración misma del soporte documental, esto es entendido con la creación de las tablillas de arcilla al controlar su humedad y cocción para potenciar su estabilidad. Al principio, las tablillas eran generalmente cuadradas con esquinas redondeadas. Con el tiempo, se desarrolló la práctica de hacer que la parte delantera de la tablilla fuera plana y la parte trasera convexa, ya sea para permitir la circulación del calor durante el proceso de cocción o "para almacenar las tablillas cómodamente en estantes de madera en los archivos, de modo que cada una de ellas pudiera sacarse sin esfuerzo especial". Además, los bordes de las tablillas se hicieron más anchos, lo que hizo posible escribir en ellas y usarlas para fines de "registro" (Posner, 1972, p. 93)

También destaca en la antigua Grecia, la práctica para depositar y transportar los rollos de papiro y pergamino de manera vertical en recipientes, usando un recipiente circular denominado capsae, que además de servir para transportar los rollos, eran fundamentalmente para preservarlos de daños ya que "los rollos de papiros tenían una obsolescencia natural muy marcada" (Gonzalo Sánchez-Molero, 2016, p. 4). La contribución de este elemento para la preservación y el transporte influyo tanto en la lectura como en la protección debido a que el lector usaba sus dos manos para enrollar y desenrollar el documento y dado su material vegetal lo hacia frágil a una agresión biológica de insectos.

Por otra parte, la contribución de Marco Vitruvio en el año I a. C. después reescrita en latín por Albertti en 1450 en lo que respecta a la edificación y ubicación de bibliotecas y archivos en su tratado de diez libros De Architectura, habla de cómo deben estar orientadas las bibliotecas, cuya orientación se debe realizar al Este para así no recibir luz directa del sol que estropee los libros (León Battista, 1450, p. 164). Siendo esta contribución en el año I a. C. da a entender que se reconocía a la luz y el calor emanado por el sol como factores que afecten y contribuyan al deterioro de los documentos. En la actualidad las bibliotecas se proyectan con criterios muy distintos.

Durante la Edad Media, la conservación está relacionada con técnicas usadas en bibliotecas y archivos, en primer lugar, la técnica de encuadernación usada aproximadamente antes del año 1480: que consistía en encuadernaciones pesadas y solidas con cierres metálicos ya que los libros se colocaban acostados o se ponían encima de pupitres (Febvre, 2005); en segundo lugar, el uso masivo de nuevas tintas denominadas ferrogálicas para la cual su ventaja frente a las anteriores de carbón reside en disponer un fijador químico para no desprenderse del soporte, esta nueva tinta tuvo como consecuencias nocivas para el documento por su grado de acidez provocando oxidación y perdida del documento (Manero, 1997. Seguido a ello a partir del año 1480 se empezaron a sentir los efectos de la aparición de la imprenta, el volumen incrementado en la producción de libros ocasiono la reducción de talleres destinados a la encuadernación sofisticada que se realizaba antiguamente a los manuscrito, sustituyendo por una encuadernación más ligera, menos costosa y de producción en serie para cubrir la demanda de una clientela cada vez más amplia y con menos recursos económicos.

Así mismo, en la Edad Media se usaban productos insecticidas comercializados en Europa y Asia por los árabes. Se trataba de unas mezclas pulverulentas que contenían derris y pelitre, un tipo de sustancias naturales empleadas como veneno en muchas culturas primitivas que podían

ser esparcidas cómodamente sobre los códices y entre los documentos" (Manero, 1997, p. 260). Estas sustancias empleadas sirvieron como tratamiento de prevención de plagas en bibliotecas. Ya en la Edad Moderna, en lo que respecta a los siglos XVI, XVII y XVII se experimenta el copiado de los documentos para evitar su deterioro, convirtiéndose en una actividad de conservación, como se puede ver con las acciones que toma la Monarquía Hispánica en el año 1576 donde se estipula que los documentos que son sacados del archivo lo hacen en forma de copias y nunca dándose los originales, esto obedeciendo a reformas de las Coronas de Castilla y Aragón (Martínez, 2020), en este sentido, una de las múltiples disposiciones adoptadas por los archiveros de la Corona para favorecer la conservación es que los documentos copiados debían guardarse en cajones y habitaciones diferentes a las originales.

Ahora bien, antes de hablar del segundo periodo científico de la conservación, caracterizado por un creciente avance científico y tecnológico según Manero, se procede primeramente a realizar una introducción a los documentos centrales de esta investigación, los cuales son la fotografía y film. Como primer antecedente según el historiador Josef Eder, el impulso de la fotoquímica ocurrió por el afán de alquimistas medievales, quienes se encontraron con las sales de plata y sus propiedades en su interés de conseguir la “piedra filosofal”, donde el primer registro atribuido a un alquimista de producir nitrato de plata es a Gabir Dschabir Ibn Haggam en el siglo VIII (Fontcuberta, 1990).

Posteriormente, en 1725, el químico Johan Heinrich Schulze descubrió la sensibilidad a la luz de las sales de plata, y seguidamente casi cien años después con la voluntad de generar imágenes. El físico Nicephore Niepce culmino junto con William Henry Fox Talbot el proceso de obtener imágenes estables a lo cual Niepce uso un sistema de placas que denomino Heliográficas usando betún de Judea disuelto en aceite de espliego y cuyo primer resultado positivo y cuya imagen más antigua que se conserva a la fecha data de 1826. (Nicéphore Niépce’s House Museum, 2025). La contribución de Niepce es de un gran valor para este tipo de documentos y para las generaciones futuras, ya que sentó las bases de este documento tan maravilloso que envuelve discursividad y narrativa en sus imágenes.

La invención del fenaquistiscopio, zootropo y otros juguetes para los años 1832 por el físico belga Joseph Plateau, sirvieron para tener dos presupuestos físicos que contribuyeron a dar una plataforma al cine: uno de ellos es la fotografía y el otro su inercia visual para crear la ilusión del movimiento. De su combinación nace el imaginario de cine, seguido a ello la descomposición del galope de un caballo en veinticuatro fotografías por Muybridg entre 1878 y 1881 configuro una

primera etapa de descomposición fotográfica del movimiento, solo faltaba la segunda etapa, la síntesis del movimiento mediante la proyección sucesiva de fotografías sobre una pantalla. (Gubern, 2016) Posteriormente, para el año 1889 al inventor Thomas Alva Edison se le atribuye la invención, comercialización e introducción de la película de celuloide con perforaciones para su arrastre en un soporte de treinta y cinco milímetros (35) de ancho, que reunía características de ser flexible, transparente y resistente, también como aspecto negativo era altamente inflamable (López, 2010), tomando como punto de partida estos acontecimientos se hace posible hablar del nacimiento del cine atribuyéndole a Edison la impresión de películas cinematográficas y a Louis Lumière junto con su padre y hermano las primereas proyecciones públicas en un invento patentado el 13 de febrero de 1895, con el nombre de cinematógrafo. Seguidamente, el 28 de diciembre de 1895 los hermanos Lumière en un pequeño salón del sótano del Grand Café del Boulevard des Capucines en un ambiente de escepticismo presentaron al mundo el cinematógrafo, (Gubern, 2016) con este invento y su presentación al mundo se cierra un ciclo en materia cultural, un cierre al esfuerzo de magos y artistas de la antigüedad es su afán por atrapar sombras, este método de materializar las sombras proyectadas desde la caverna de Platón termina en 1895 en Paris, gracias al progreso científico del siglo XIX. Este invento fue de gran impacto para la humanidad, con estas primeras proyecciones se demostró la extraordinaria posibilidad de una reproducción realista, la cámara que toma imágenes ante su objetivo se resalta como el más fiel narrador y testigo por encima de la pintura, la escritura y la narración oral. El aporte de Lumière con las proyecciones presentadas constituye valor para documentar una época, a su población, sus modas, sus trabajos y sus máquinas, desde esas primeras proyecciones son considerados los registros cinematográficos como testimonios, crónicas y reflejos de una sociedad, su aporte es de capital importancia para la fotografía y el film, la posibilidad de reproducir secuencialmente fotografías dio paso al surgimiento de una nueva era de comunicación visual, contribuyendo a la expansión de una sociedad que comunica historias y emociones desde una perspectiva visual.

Retomando este segundo periodo científico y según lo expresado en párrafos anteriores, es importante agregar el despertar de la restauración de libros y documentos como disciplina, el cual ocurrió con motivo de la primera Conferencia internacional en el año 1898 para tratar problemáticas de conservación y restauración de manuscritos antiguos. En dicha conferencia se

contemplaron dos actuaciones: el estudio de la causa del deterioro y la eficacia de la técnica y productos aplicados para frenar el deterioro. (Manero, 1997) Seguido a ello, en la primera mitad del siglo XIX en Europa surgen líneas de investigación sobre insecticidas y fungicidas para materiales documentales a causa de la preocupación por la afectación que sufrieron documentos por plagas biológicas, insectos y microorganismos debido a las condiciones lamentables que tuvieron que soportar los documentos ocasionado por la I Guerra Mundial (1914-1917). Este hecho lamentable para la historia de la humanidad conllevo a que en el año 1929 “se fundara el primer instituto especializado en conservación y restauración de libros y documentos, el Instituto per la Patología del Libro en Grottaferrata (Italia) por Alfonso Gallo”. (Manero, 1997, p. 267), durante mucho años el instituto fue un modelo para otros países en su lucha para prevenir el deterioro del material documental.

En igual forma, un hito importante fue la contribución del estadounidense William Barrow en 1943 para entender la causa principal el deterioro del papel. Sus experimentos consistieron en usar métodos de envejecimiento del papel a temperaturas y humedad elevadas para proyectar la vida útil de las muestras. En dicho envejecimiento se mostró la formación de productos químicos ácidos que se acumula en el papel. " La acidez, si se permite que permanezca, no sólo continúa la destrucción del papel, sino que contamina y debilita cualquier material celulósico utilizado para fortalecerlo." (Barrow, 1943, p. 152). Comprender esto significó un aporte significativo para tratar los factores internos y externos que afectan los documentos en soporte papel. Ahora bien, en el siglo XX gracias al avance tecnología y el valor dado a los documentos tras la II Guerra Mundial surge una inclinación para proteger el patrimonio documental, creándose bases teóricas para su conservación y restauración, así como también organismos internacionales. En tal sentido, la Biblioteca Nacional del Reino Unido elevo la advertencia planteando que todos los archivos en el mundo pueden estar en peligro a causa de áreas de depósito deficientes, condiciones ambientales nocivas, no contar con planeación ante una emergencia o catástrofe, guerras, disturbios sociales y falta de recursos e inclusive por la globalización al generar homogeneización que propicia la perdida de tradiciones culturales. Estas causas son realidades que se enfrentan y han enfrentado los documentos en todo el mundo a lo largo de la historia, esto ha conllevado a que "gran parte del patrimonio documental haya desaparecido para siempre y otra parte importante este en peligro" (UNESCO, 2002, p. 8).

En este sentido, entre los países que han acogido estas recomendaciones, enfatizo a Francia que en 1992 "puso en funcionamiento una ley de Depósito Legal para lo audiovisual, que

incluye explícitamente los programas de Radio y Televisión," (Ronco, 2009, p. 77) donde El Instituto Nacional Audiovisual de Francia (INA) es uno de los más importantes de Europa en cuanto a la cantidad de sus fondos digitales. Sin embargo, los archivos cinematográficos de la UNESCO que reposan en su sede en Paris aun necesitan gran volumen de trabajo para digitalizar, describir, publicar y realojar las películas, muchas de las cuales sufren el síndrome del vinagre, una enfermedad contagiosa que afecta a las cintas de acetato que consiste principalmente en una forma de descomposición química (Nations United, 2023), un hecho que deja en evidencia que los archivos cinematográficos de la UNESCO aun no estén totalmente documentados. Para el año 1980, el Consejo de Cooperación Cultural del Consejo de Europa elaboro el Proyecto de Convención Europea relativo a la protección del patrimonio audiovisual, dicho proyecto parte de la idea central, de que las obras cinematográficas forman parte indiscutible del patrimonio cultural y requiere para ello una protección absoluta. Este valor sobre la riqueza del patrimonio audiovisual llevo al Consejo a elaborar un instrumento jurídico que obliga al depósito de las imágenes en movimiento. No obstante, el ámbito de aplicación ha sido un elemento debatido "fijándose finalmente un objetivo ambicioso: todas las imágenes en movimiento. Según queda definido por la recomendación de la UNESCO, por imágenes en movimiento se entiende todas las series de imágenes fijadas sobre un soporte (cualquiera que sea el método seguido y la naturaleza del soporte), acompañadas o no de sonido, susceptibles de dar una impresión de movimiento." (Oliván Plazaola, 2000, p. 8). Esta interpretación sienta las bases de un respaldo para la conservación de las cintas y películas en formato análogo, es decir en películas de celulosa. Desde una perspectiva de valoración cultural de la fotografía y el film se rastrea desde el siglo XIX en Europa, que posteriormente se afianzo tras la II Guerra Mundial por el accionar de la UNESCO que le doto como un dispositivo de cohesión entre las naciones (G. Peydró, 2014). Para el año 2015, la UNESCO realizo recomendaciones sobre la preservación y el acceso al patrimonio documental, incluido el formato digital como instrumento orientador del Memoria del Mundo (MoW), así como también "incrementar la conciencia y la protección del patrimonio documental mundial y posibilitar su accesibilidad universal y permanente" (UNESCO Digital Library, 2015, p. 13), Este tipo de tipología que registra imágenes de trascendencia que configuran identidad cultural y memoria de los pueblos debe ser tomado como punto de partida para reflexionar sobre la preservación del patrimonio audiovisual. La voluntad por resguardar esta tipología de imágenes e imágenes en movimiento se remonta a mediados de la década de los años treinta con la creación

de las primeras cinematecas, "No obstante, es a partir de las recomendaciones de la UNESCO en la década del ochenta que se expandió la conciencia en torno a la salvaguarda de las imágenes en movimiento." (Cossalter, 2024, p. 1234) Posterior a la iniciativa de la UNESCO, múltiples países han agregado diversos programas para salvaguardar su patrimonio documental, por consiguiente y haciendo énfasis en el material fotográfico, imágenes en movimiento y archivo sonoro que son los ejes que fundamentan esta investigación, se procede a mencionar lo siguiente:

Primero, en Suiza para el año 1992 se crea la Ley Federal sobre la Biblioteca Nacional Suiza, que es la destinada en recibir las copias de las emisiones de radio y televisión, seguido a ello en 1995 se crea la Asociación Memoriav, para la salvaguarda del patrimonio audiovisual suizo y en la que participan los principales depositarios nacionales del patrimonio en los campos del cine, el sonido, la televisión, la fotografía, etc. (Ronco, 2009, p. 78) estas instituciones depositarias son: La Biblioteca Nacional Suiza, Archivos Federales Suizos, Fonoteca Nacional Suiza, Cinemateca Suiza, la Oficina Federal de la Comunicación y el Instituto Suizo para la conservación de la Fotografía; segundo, en Estados Unidos la Biblioteca del Congreso funciona como organismo de Depósito Legal, y es quien se encarga de adquirir y/o de grabar los documentos de televisión. Complementariamente, las grandes cadenas de televisión entregan copia de sus documentos de actualidad a los Archivos Nacionales. También las bibliotecas de algunas universidades importantes tienen servicios de documentación audiovisual." (Ronco, 2009, p. 78) Segundo, en España la Biblioteca Nacional de España señala que son objeto de depósito legal todas las obras bibliográficas, sonoras, visuales, audiovisuales y digitales, producidas o editadas en España (BNE); así mismo la Filmoteca Española es el organismo depositario de las películas españolas, dicha entidad en un estudio sobre el Depósito Legal de películas plantea que el sistema de entrega obligatoria es insatisfactorio, alegando que la" reglamentación relativa a las ayudas al cine cambia con frecuencia; se desemboca en un régimen complejo -diferentes tipos de procedencias; los productores pueden intentar esquivar la obligación de depositar" (Oliván Plazaola, 2000, p. 9), así mismo señala que "al no tratarse de documentos ingresados por depósito legal, "está insuficientemente legislado el uso que ha de darse a las copias objeto de este depósito, pudiendo ser, en la práctica, utilizadas por los propietarios de los derechos muchas veces en contra de los más elementales criterios de preservación" (Oliván Plazaola, 2000, p. 9) Tercero, en México se presentan desafíos en relación a la preservación digital del patrimonio, uno de ellos según Molina, es adoptar procesos de normalización y estandarización de

metadatos; sin embargo, en el campo del patrimonio cultural con instituciones como el laboratorio Audiovisual de Investigación Social (LAIS), la Fototeca Nacional del INAH y el sistema Nacional de Fototecas (SINAFO) entre otras, se han sentado las bases del uso de estándares internacionales de metadatos para gestionar o publicar sus colecciones (Molina Salinas, 2023, p.

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Revisada la anterior literatura, se evidencia que los esfuerzos preservación del patrimonio audiovisual en el mundo están mayormente orientados al cine y la televisión. Es cierto que su producción adquiere características de patrimonialidad, pero no por ello dar por hecho que el registro de la producción audiovisual patrimonial referente a las artes del espectáculo recae exclusivamente en el cine y la televisión, dejando de lado las artes escénicas. Para el año 1978, el bibliotecario Warren J. Haas impulso la creación de un grupo especial en unión con la Asociación de Universidades Norteamericanas para diagnosticar el problema de preservación digital, seguido a ello, para el año 1986 el grupo estableció la Comisión para la Preservación y el Acceso (CPA), esta organización realizo la conversión masiva de libros a microfilmes, es pertinente resaltar que estas acciones son anteriores a la llegada del Internet; tiempo después de la CPA se creó el consorcio de preservación digital (DPC), este organismo se convirtió posteriormente en la Federación de Bibliotecas Digitales. (Voutssás M., 2012) siendo asi que a partir de este antecedente se sentaron las bases de proyectos de digitalización en los Estados Unidos.

Continuando, en el año 1998 Estado Unidos desencadena un proyecto cooperativo en aras de una preservación masiva del patrimonio electrónico, encabezado por la Biblioteca del Congreso de los E.U.A. a través del Programa nacional de infraestructura y preservación de información digital (NPIIPP) para definir roles y responsabilidades y sentar las bases de la preservación digital, posteriormente en diciembre del año 2000 el proyecto fue sancionado como ley por el congreso de los E.U.A. (Voutssás M., 2012) En este sentido, según Voutssás, la preservación digital trae consigo desafíos respecto mantenimiento. Los documentos en soportes tradicionales como el papel y cintas de celuloide o magnéticas los síntomas de un deterioro son evidentes y notorios visualmente ya que tienden a ir desapareciendo o desvaneciendo en sus materiales de manera gradual, degradándose con el paso del tiempo, situación que permite tomar medidas correctivas. En cambio la información digital no se pierde paulatinamente, la información es accesible o no es accesible, es decir, que la información existe o no existe. Principalmente la conservación tradicional esta orientada a

garantizar la estabilidad del soporte y la conservación digital se orienta a la obsolescencia de los sistemas, programas, hardware y formatos, es decir que su preservación está orientada a garantizar su accesibilidad permanente.

No obstante, respecto a documentos físicos en América latina a pesar de las diferencias políticas, económicas y culturales los documentos se enfrentan a riesgos comunes en relación con fenómenos naturales. En estos acontecimientos los archivos, bibliotecas y empresas sufren pérdidas significativas en sus acervos. Por ejemplo, para el año 1972 se incendia la Biblioteca Nacional Rubén Darío en Nicaragua a causa de un terremoto, para entonces la biblioteca albergaba ochenta mil volúmenes de los cuales solo se recuperan siete mil. La mayor actividad sísmica en el planeta se concentra en el Cinturón de Fuego que incluye las costas orientales de Asia y occidentales de América, desde la parte sur de chile pasando por Perú, Ecuador, Colombia hasta alcanzar a México. (Fernández, 2008, p. 2) Los daños ocurridos para el patrimonio documental a causa de terremotos generalmente son desconocidos, las prioridades después de la emergencia se dirigen a las víctimas mortales y heridos. Existen muchos ejemplos de acontecimientos devastadores ocurridos en Latinoamérica resaltando el más grande registrado en el planeta ocurrido en las costas de Chile para el año 1960, el cual deformo la costa chilena. Evidente riesgo al que muchas ciudades costeras latinoamericanas tienen instituciones culturales con acervos documentales cerca del mar. En Colombia para el año 1989 con la ley 80 se ordena la fijación de reglamentos y políticas necesarias para organizar la conservación del patrimonio documental de la Nación como una función del Archivo General de la Nación, seguidamente, para el año 2000 ocurre un hito histórico en materia archivística del país, se promulga la Ley General de Archivos 594 de 2000 en la cual en su Título XI “Conservación de documentos” se reglamenta en cuatro artículos la creación de un Sistema Integrado de Conservación (SIC), aunque no se aborde en términos amplios el concepto de preservación digital si se hace referencia a documentos en nuevos soportes; continuando en el acuerdo 049 del mismo año se detallan los edificios y tipos de condiciones ambientales que se deben adoptar para conservación de diferentes soportes documentales. Paralelamente, continuando con la línea de conservación documental se evidencian cinco riesgos asociados a la administración de archivos, como por ejemplo: primero los relacionados con fenómenos hidrometereológicos como huracanes, inundaciones; segundo, riesgos relacionados con la acción de hombre entre ellos conflictos sociales, como el ocurrido en Colombia el 9 de abril de 1948 que conllevo a la destrucción de instituciones culturales entre ellas la Cancillería y el

Ministerio de Gobierno, así como también el ocurrido 6 de noviembre de 1985 con la toma del palacio de justicia perdiendo en las llamas la Biblioteca de la Corte Suprema de Justicia (Fernández, 2008, p. 7); tercero, riesgo de robo por ejemplo el robo a la biblioteca General San Martin en Argentina de más de 100 libros de los siglos XVI, XVII y XVIII; cuarto, acciones vandálicas; quinto, inadecuada administración. Estas problemáticas son causadas por la falta de políticas de conservación documental que provoca que se presente deterioro y/o perdida del material documental.

En 2004, la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano (FPFC) implemento el Sistema de Información del Patrimonio Audiovisual Colombiano (SIPAC), el cual reúne esfuerzos de entidades públicas y privadas para dirigir acciones de salvaguarda del patrimonio audiovisual colombiano y así fortalecer el conocimiento de métodos y principios de conservación y preservación de archivos audiovisuales. (Fundación patrimonio fílmico colombiano, 2025), con esta iniciativa de la FPFC ha logrado rescatar acervos audiovisuales, así como también realizar proyectos de restauración, difusión y conservación del patrimonio audiovisual.

Retomando el ámbito normativo, en Colombia para el año 2012, el Ministerio de Cultural y el Archivo General de la Nación a partir de la publicación del Decreto 2609 de 2012 se reglamenta la gestión documental electrónica y se incluye la preservación a largo plazo como uno de los procesos de la gestión documental y con ello iniciar el proceso de implementación de la preservación digital de archivos en Colombia. (Sáenz, 2019), este decreto entre muchos de sus aportes se resalta la preservación de documentos en ambientes electrónicos para dar garantía de autenticidad, legibilidad, confidencialidad y disponibilidad En 2014, "con la expedición del Acuerdo 006 por parte del Archivo General de la Nación de Colombia “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI ‘Conservación de documentos’ de la Ley 594 de 2000”, se reglamentó el establecimiento de un Sistema Integrado de Conservación (SIC)" (Sáenz-Giraldo, 2019, p. 88) con ello para este decreto se resalta un aporte significativo en su capítulo III en materia electrónica en el cual se incluye la elaboración de estrategias de preservación digital.

En 2015, bajo recomendación de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico OCDE se compilo la normativa de cada sector de la estructura ejecutiva del país, dando como resultado la expedición del decreto 1080 de 2015, en el cual se establecen criterios generales para la implementación del programa de gestión documental y políticas de preservación, custodia digital, conservación de documentos y eliminación documental.

En 2017, el Ministerio de Cultura reglamenta en artículos 2 y 10 de la Resolución 3441 (2017), elementos y aspectos relativos a la salvaguarda del Patrimonio Audiovisual Colombiano (PAC) donde define que este está integrado por "Obras y documentos, editados e inéditos, gráficos, fotográficos, sonoros, musicales, radiofónicos, cinematográficos, televisivos, videográficos, multimedia, producidos en cualquier técnica, formato, soporte, medio inventado o por inventar de naturaleza analógica, electrónica, mecánica, electromagnética, óptica o digital" así como también, “Los elementos conexos a las obras y documentos audiovisuales que comprenden los materiales relacionados con los campos gráfico, fotográfico, sonoro, musical, cinematográfico, radiotelevisivo o de grabación, así como las publicaciones, libretos, guiones, fotografías, carteles, partituras, metadatos, investigaciones, materiales publicitarios, información periodística, las páginas web, códigos de programación y contenidos de internet, manuscritos y creaciones diversas, entre otros; incluyendo los soportes legales y administrativos relacionados.” Bajo este panorama, los documentos fotográficos, sonoros y videográficos son reconocidos como parte del patrimonio audiovisual del país por poseer valor y hacer parte del Patrimonio Cultural de la Nación.

Dichos acervos audiovisuales se encuentran en riesgo de pérdida por la fragilidad de sus soportes y la obsolescencia tecnológica que imposibilita acceder a la información contenida en sus diferentes formatos, es de valor para esta investigación reconocer que existen instrumentos jurídicos y normativos que integran criterios para la protección y salvaguarda del archivo audiovisual en ejercicio de la preservación y conservación documental.

2.3 Categorías conceptuales

En el desarrollo de este trabajo académico, es fundamental establecer un marco teórico que permita comprender y analizar los conceptos clave que guían esta investigación. Las categorías conceptuales seleccionadas son esenciales para organizar y estructurar el conocimiento, facilitando la interpretación y el análisis de los datos recopilados. En este apartado, se presentarán y definirán las principales categorías conceptuales que se utilizarán a lo largo del estudio, así mismo, cada categoría proporcionará una base sólida para el desarrollo de argumentos y conclusiones, asegurando una comprensión integral de los procesos y estrategias necesarias para la conservación del patrimonio cultural de la Fundación Teatro Nacional.

2.3.1 Patrimonio cultural

Según Llorenç Prats, el patrimonio es una construcción social, esto quiere decir que no se encuentra en la naturaleza, así como tampoco es un fenómeno que ocurre en todas las sociedades

ni en todos los periodos históricos, esto implica que es una creación por parte de alguien o algún colectivo en algún lugar y momento específico para unos fines. Ahora bien, siguiendo a Luckman (1983) se introduce la idea de universos simbólicos legitimados, a modo de entender la idea se precisa que la construcción social de la realidad no es posible ser entendida sin la hegemonía social y cultural, es decir, la construcción social se asocia a procesos inconscientes de legitimación y la invención se asocia a procesos consientes, es así como la invención para arraigar y perpetuarse, es necesario de una “transformación” a construcción social y que alcance un mínimo de consenso. (Prats, 1997) No obstante, como es entendido el patrimonio en la actualidad no es necesariamente su carácter de construcción social hegemónica, sino su carácter simbólico y su capacidad de representar simbólicamente una identidad con sus ideas, valores y elementos culturales ya sean materiales o inmateriales, estos aspectos representan la justificación para disponer recursos para conservar y exponer lo patrimonial. El reconocimiento universal de un bien determinado otorga socialmente cualidades para considerar que el bien es digno de conservación. Ahora bien, etimológicamente la palabra patrimonio viene del latín “Patrimonium” que significa los “bienes heredados de los padres” (Valbuena, 1822, p. 780) y cultura del latín “cultūra” que significa el conjunto de conocimiento que permite desarrollar juicio crítico (Real Academia Española, s.f.), ambos términos se entrelazan para establecer el patrimonio cultural. En este sentido la herencia como reconocimiento de una identidad genealógica y la cultura como el conocer la representación simbólica de esta identidad, se manifiestan como expresion recibida del pasado, una expresión que denota identidad, como, por ejemplo, una identidad regional o nacional.

Según la UNESCO, El patrimonio cultural de un pueblo comprende las obras de sus artistas, arquitectos, músicos, escritores y sabios, así como las creaciones anónimas, surgidas del alma popular, y el conjunto de valores que dan sentido a la vida, es decir, las obras materiales y no materiales que expresan la creatividad de ese pueblo; la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y monumentos históricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas (Conferencia Mundial de la UNESCO sobre el Patrimonio Cultural, México D.F., 1982) visto lo anterior, el patrimonio cultural no se limita a monumentos y objetos, también comprende expresiones intangibles que concretan identidad y construyen memoria colectiva de los pueblos, el patrimonio cultural es expresion que da sentido a la construcción social y a su creatividad.

Cabe considerar, por otra parte, Endere afirma que "el patrimonio está formado por aquellos bienes tangibles o intangibles que una comunidad o, al menos determinados sectores de ella eligen proteger como testimonios del pasado y desean transmitir a las generaciones venideras" (Endere, 2009, p. 29) a partir de lo mencionado anteriormente y como aporte a esta investigación se resalta que el patrimonio cultural es aquello que adquiere significado simbólico e identitario para las generaciones presentes y futuras, de igual modo es creación artística por un grupo de humanos con valor suficiente para ser considerado digno de preservación. Así mismo, su valor no se limita a su antigüedad y estética, si no a su contribución al progreso de un pueblo. En lo que respecta a esta investigación, dentro del patrimonio cultural se encuentra la categoría de patrimonio documental que se procede a profundizar a continuación junto con la categoría de patrimonio audiovisual, dos términos elementales para tratar el tema de estudio. Patrimonio documental Los documentos son la materialización de la voluntad del hombre, son constructos que dan fe y testimonio de la interacción del hombre en sociedad, su contenido es información y conocimiento del actuar en la historia. En tal sentido se hace referencia a objetos cuyo significado deviene del contexto y momento histórico que le dio su origen para determinar lo valioso o representativo que puede ser para un pueblo.

Igualmente, el patrimonio documental “incluye, además de manuscritos impresos y documentos valiosos en bibliotecas y acervos, productos audiovisuales, reproducciones digitales y tradiciones orales que tienen un valor significativo para comprender la historia social, política y hasta científica de una comunidad, cultura, país o para toda la humanidad” (Memoria y patrimonio documental | UNESCO, s. f.) en este sentido el patrimonio documental reúne toda clase de documentos que sean relevantes en cuento a la expresión de la cultura, se resalta para esta investigación documentos sonoros, fílmicos y fotográficos independientemente del soporte que se usa para contener la información.

En igual forma, "El patrimonio documental es una construcción socio-cultural, pues está asociada a la percepción del paso del tiempo y de la necesidad de retenerlo materialmente a través de documentos que fijan y registran acontecimientos del pasado que necesitan ser recordados por la significación social que disponen." (Santana y Galán, 2015, p. 33), en este sentido se comprende una cualidad temporal intrínseca del documento para servir como referente del pasado, es decir que contribuye a la construcción de memoria para dotar de una identidad

social y cultural. El rememorar un pasado soporta la identidad de un pueblo y es ahí donde el patrimonio documental juega un papel fundamental en la construcción de futuro. Patrimonio audiovisual El Patrimonio audiovisual como termino tubo un despertar e importancia a partir de los siglos XIX y XX como consecuencia del avance tecnológico que desencadeno las primeras proyecciones por los hermanos Lumière en Paris, y que hasta la fecha se ha producido diversidad de formatos y tipologías que engloban la conceptualización de lo que es audiovisual. Según la UNESCO lo audiovisual está dirigido a capacidades visuales y auditivas que cubre tanto imágenes en movimiento como grabaciones sonoras de todo tipo. (UNESCO, 2002), en este sentido, con esta definición se incluye y abarca un amplio espectro de cualquier documento que en su expresión se manifiesten imágenes y/o sonidos. De modo similar la UNESCO realiza la siguiente precisión:

Los medios audiovisuales son:

-

“registros visuales (con o sin una pista sonora) sin importar su base física y el proceso de grabación usado, tal como películas, microfilms, diapositivas, cintas magnéticas, cinescopios, videogramas (cintas o discos de video), discos láser ópticos (a) destinados para recepción pública sea por televisión o mediante su proyección en pantallas o por otros medios (b) destinados para ser puestos a disposición del público.

-

grabaciones sonoras sin importar su base física y el proceso de grabación usado, tal como cintas magnéticas, discos, pistas sonoras o grabaciones audiovisuales, discos láser ópticos (a) destinados para su recepción pública mediante su difusión o cualquier otro medio (b) destinados para ser puestos a disposición del público” (Edmondson, 2018, p. 30) Visto lo anterior se puede inferir, que los documentos audiovisuales involucran imágenes y/o sonidos reproducibles que están contenidos en un soporte y cuya grabación, transmisión y percepción requiere de un dispositivo tecnológico, no obstante, la definición no excluye per se otros materiales como imágenes en papel.

Igualmente, La Asociación de Archivos Audiovisuales del Sudeste Asiático y el Pacífico (SEAPAVAA) define como requisitos de membresía en su artículo 1b, lo siguiente: "Audiovisual se refiere a imágenes en movimiento y/o sonidos, grabados en cualquier medio incluyendo, pero no limitándose a, película, cinta magnética o disco, o cualquier otro medio ahora conocido o aún no

inventado.", en consecuencia, para abordar el patrimonio audiovisual es pertinente primero comprender que lo audiovisual comprende una gama muy amplia de categorías de imágenes en movimiento, así como registros de audio y video que bien sean juntos o por separado. En conclusión, el patrimonio audiovisual tiene una dimensión tecnológica que constituye una base para su interpretación, las creaciones culturales que otorgan una identidad y contengan en su expresión una herencia cultural para la sociedad dan como resultado testimonio para la historia conformando el registro audiovisual de lo patrimonial. Esto incluye, obras y objetos de grabaciones sonoras y otras producciones de imágenes en movimiento, independientemente que estén o no destinadas para su difusión pública. Por otra parte, el registro no solo se centra en el campo del cine, radio o la televisión, sino que incluye también la internet por tratarse de un registro visual que se proyecta en una pantalla.

2.3.2 Conservación documental

La conservación de documentos implica acciones que aseguren la durabilidad y calidad de estos a lo largo del ciclo vital del documento. Es fundamental tener en cuenta que los materiales cambian y se deterioran inevitablemente, aunque es posible controlar la velocidad de estos deterioros (García et al., 2021).

Por otro lado, se ha desarrollado la conservación documental como medidas preventivas y de restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo. Este proceso es fundamental para mantener la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. La conservación preventiva incluye políticas y estrategias diseñadas para reducir el riesgo y evitar el deterioro de los documentos. Estas medidas pueden abarcar desde la inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento hasta la capacitación y sensibilización del personal encargado de la gestión documental (Ministerio de Cultura, 2023).

Así mismo, la conservación implica intervenciones directas sobre los documentos para estabilizar su materia. Estas acciones son necesarias cuando los documentos presentan un riesgo inminente de deterioro o pérdida debido a daños producidos por agentes internos y externos. La conservación-restauración puede incluir acciones urgentes para detener o prevenir daños mayores, así como intervenciones periódicas y planificadas para mantener los documentos en condiciones óptimas.

En resumen, la conservación documental es esencial para garantizar que los documentos mantengan sus atributos de autenticidad, integridad y accesibilidad, permitiendo que sirvan como

evidencia de las acciones realizadas por una institución y formando parte de su memoria histórica (Mero, García, & Cobacango, 2021).

2.3.3 Preservación documental

La preservación documental se refiere a las acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Este concepto abarca tanto la preservación de documentos físicos como digitales, asegurando que la información contenida en ellos permanezca accesible y protegida a lo largo del tiempo (Ministerio de Cultura,

2023).

Según Alarcón Lozada (2022), la preservación digital es un conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, así como la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales. Preservación a largo plazo aplica a los documentos electrónicos de archivo en cualquier etapa de su ciclo vital, garantizando que mantengan sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación y disponibilidad. Además, la preservación documental es crucial para proteger el contenido intelectual de los documentos y garantizar su acceso a largo plazo, permitiendo que la información permanezca disponible y útil para futuras generaciones. En conclusión, la preservación documental es crucial para proteger el contenido intelectual de los documentos y garantizar su acceso a largo plazo, permitiendo que la información permanezca disponible y útil para futuras generaciones (Montalvo Ramos et al., 2024).

2.3.4 Sistema integrado de conservación

El sistema integrado de conservación documental es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total. Este sistema está diseñado para asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado (Ministerio de Cultura, 2023).

El sistema de conservación documental incluye dos componentes principales: el plan de conservación documental para documentos físicos y análogos, y el plan de preservación digital a largo plazo para documentos electrónicos y digitales. El plan de conservación documental comprende acciones a corto, mediano y largo plazo que buscan garantizar las características físicas y funcionales de los documentos de archivo, manteniendo su autenticidad, integridad,

inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo (Ministerio de Cultura,

2023).

Según Mero, García y Cobacango (2021), un sistema de gestión documental orientado a la conservación es fundamental para minimizar el daño que pueda ocurrir en la organización por extravío, pérdida o inadecuado tratamiento de los documentos. Finalmente, el sistema integrado de conservación documental es esencial para garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, manteniendo sus atributos desde el momento de su producción o recepción hasta su disposición final.

Plan de conservación documental El plan de conservación documental comprende el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin la implementación de programas, procesos y procedimientos que buscan garantizar las características físicas y funcionales de los documentos de archivo. Este plan es esencial para que los documentos mantengan su autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo (Ministerio de Cultura, 2023). El plan de conservación documental incluye varias acciones clave, como la capacitación y sensibilización del personal, la inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, el saneamiento ambiental, el monitoreo y control de condiciones ambientales, el almacenamiento y realmacenamiento adecuado de los documentos, y la prevención de emergencias y atención de desastres. Estas acciones son necesarias para garantizar que los documentos físicos y análogos se mantengan en condiciones óptimas y que su información permanezca accesible y protegida (Ministerio de Cultura, 2023).

Además, el plan de conservación documental debe ser aplicado por todos los colaboradores de la institución, ya que cada uno es responsable de los documentos que produce y recibe en cumplimiento de sus funciones. La implementación de este plan requiere una metodología que incluya actividades compartidas entre todas las dependencias de la institución, lideradas por grupos especializados en gestión documental (Ministerio de Cultura, 2023). En conclusión, el plan de conservación documental es esencial para asegurar que los documentos físicos y análogos mantengan sus atributos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo de vida, garantizando su conservación a largo plazo (Ministerio de Cultura, 2023).

Plan de preservación digital El plan de preservación documental comprende el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo para garantizar la preservación de los documentos electrónicos de archivo. Este plan es fundamental para asegurar que los documentos electrónicos mantengan sus atributos de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación y disponibilidad a través del tiempo (Ministerio de Cultura, 2023). El plan de preservación documental incluye varias acciones clave, como la identificación de medios de almacenamiento y formatos digitales, evaluación de riesgos, capacitación y sensibilización del personal, inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento, y prevención de emergencias. Estas acciones son necesarias para garantizar que los documentos electrónicos se mantengan en condiciones óptimas y que su información permanezca accesible y protegida (Ministerio de Cultura, 2023).

Además, el plan de preservación documental debe ser aplicado por todos los colaboradores de la institución, ya que cada uno es responsable de los documentos que produce y recibe en cumplimiento de sus funciones. La implementación de este plan requiere una metodología que incluya actividades compartidas entre todas las dependencias de la institución, lideradas por grupos especializados en gestión documental y seguridad de la información (Ministerio de Cultura, 2023).

En conclusión, el plan de preservación documental es esencial para asegurar que los documentos electrónicos mantengan sus atributos de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación y disponibilidad durante su ciclo de vida, garantizando su preservación a largo plazo (Ministerio de Cultura, 2023).

2.4 Contexto institucional

La Fundación Teatro Nacional (FTN) es una organización sin ánimo de lucro de naturaleza privada fundada en el año 1978 producto de la pasión por las artes y el amor por el teatro de Fanny Mikey. Su sede administrativa se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. y actualmente cuenta con cuatro salas de teatro donde presenta su oferta cultural en materia de arte dramático.

Sus orígenes se datan en los años 1978 a 1981 con la adquisición de un viejo teatro de barrio de la Calle 71: el Cine Diana, también llamado Teatro Chile, el cual se estrena con la obra “El rehén” de Brendan Behan. Seguido a ello para el año 1990 se continuo con la inauguración de otra sala de teatro de barrio, más al norte y al occidente de Bogotá, con una edificación más

contemporánea y amplia: el Teatro Nacional La Castellana, la sala renovada y adecuada abrió sus puertas al público con la obra 'Doña flor y sus dos maridos” de Jorge Amado. Después, en el año 1994 se inicia un proyecto cultural con un teatro montado en lo que fue una sinagoga del barrio Teusaquillo. La Casa del Teatro un espacio para nuevos creadores, congrega distintos públicos para múltiples actividades, especialmente teatro experimental además de escuelas de formación a nivel universitario en la Escuela de Arte Dramático. Por último, en el año 2024 se consolida e integra al circuito de salas del Teatro Nacional, el teatro Lonardvs. (Teatro Nacional, 2025) A continuación, se detalla la misión y visión obtenida de su página web: Misión “La Fundación Teatro Nacional es una empresa cultural líder, con proyección nacional e internacional, dedicada a la producción y difusión de las artes escénicas, así como los eventos de otros géneros. Nuestro compromiso con las dinámicas sociales y los respectivos cambios estéticos, hacen que la entidad trabaje con mentalidad abierta ante los nuevos lenguajes y tecnologías. La FTN procura el equilibrio entre la excelencia artística y la rentabilidad social y la viabilidad económica.

Uno de sus principales compromisos es la formación y desarrollo de públicos y la creación de nuevas audiencias con accesibilidad, así como la satisfacción de sus demandas y expectativas para contribuir en la construcción de una sociedad democrática y tolerante.” Visión "La Fundación Teatro Nacional se propone a convertirse en una empresa cultural sostenible, sólida e influyente en Colombia y Latinoamérica, una empresa líder de la industria del espectáculo cultural, articulando en forma eficiente la producción artística y los diversos servicios inherentes de la atención y expansión de los públicos y escenarios. Su presencia será sinónimo de garantía de nuevas empresas en el entorno de las industrias culturales y del entretenimiento".

Su estructura organizacional está compuesta por una Junta Directiva, una Gerencia y seis direcciones, las cuales son: Artística, Producción y Técnica, Mercadeo, Administrativa y Financiera, Comercial y Centro de Formación. Durante sus 42 años de funcionamiento la Fundación a documentado las propuestas y expresiones culturales y artísticas en diferentes formatos y soportes, actualmente su producción documental en su mayoría se produce y se conserva en ambientes electrónicos. Cabe mencionar que la Fundación también conserva el acervo documental de una institución hermana que tiene sus raíces debido al mismo trabajo de su

fundadora Fanny Mikey, el cual corresponde al fondo documental del Festival Iberoamericano de Teatro de Bogotá que está depositado en las instalaciones de la FTN, dicho fondo no es abordado en el presente trabajo investigativo, pero si se resalta mencionándose por su valor cultural para la ciudad de Bogotá.

CAPILTULO III MARCO METODOLOGICO

En virtud de lo que se ha planteado en los capítulos anteriores y según el objetivo de esta investigación, a continuación, se presenta en este capítulo el modelo metodológico que se usara a lo largo de este proyecto investigativo, el cual se sustenta con el enfoque, tipo, método, técnica e instrumentos de investigación para recolectar información que construya y resuelva con resultados concluyentes a lo planteado en la pregunta de investigación y sus respectivos objetivos.

3.1 Enfoque

El enfoque empleado en el presente proyecto de monografía es mixto. La investigación mixta se "define como la integración sistemática de los métodos cuantitativo y cualitativo en un solo estudio con el fin de obtener una "fotografía" más completa del fenómeno, y señala que estos pueden ser conjuntados de tal manera que los enfoques cuantitativo y cualitativo conserven sus estructuras y procedimientos originales o bien, que dichos métodos pueden ser adaptados, alterados o sintetizados para efectuar la investigación (Hernández-Sampieri, 2018, p. 643) Dentro de este orden de ideas, el uso de esta metodología proporciona por un lado una visión de como participan las personas que gestionan información audiovisual al interior de la Fundación, identificando elementos clave para formular estrategias de conservación y preservación documental, por otro lado, desde un punto de vista cuantitativo establecer métrica para medir el nivel de madurez en preservación electrónica. Este enfoque permite realizar ajustes en el transcurso de la ruta investigativa, en razón del aumento de la posibilidad de reunir información mediante el uso de diferentes estrategias, mecanismos e instrumentos para así realizar un análisis, identificación, selección, adaptación de procesos, procedimientos y elementos necesarios para elaborar la propuesta de un sistema integrado de conservación y preservación del patrimonio audiovisual.

3.2 Tipo de investigación

Según el enfoque seleccionado se utiliza el tipo de investigación descriptiva como la más adecuada ya que se orienta al cumplimiento de los objetivos específicos propuestos de analizar, determinar y proponer, por ende, se explica a continuación este tipo de investigación y su participación en la recolección de información.

La investigación descriptiva "Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre cómo una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el

presente. La investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hecho, y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta" (Tamayo y Tamayo, 2003, p. 46) Este tipo de investigación descriptiva interpreta lo que es, es por ello, que se identifican los hechos de la realidad en materia de conservación y preservación que se aplican al patrimonio audiovisual, ya que se busca analizar, determinar y proponer una solución en relación con la conservación, preservación y salvaguarda del patrimonio documental audiovisual de la institución, se procede a aplicar fundamentos teóricos, para elaborar una propuesta adaptada a las necesidades de la Fundación teniendo en cuenta la normatividad, el estado de conservación y nivel de madurez de preservación digital del patrimonio documental.

3.3 Método

Evidentemente el proyecto investigativo está enfocado en un acervo documental especifico de una institución, por ende, el método usado hace referencia a un estudio de caso. Mertens (2005), Stake (2006), Yin (2009) y Creswell (2009) consideran que en un estudio de caso debe haber triangulación de fuentes de datos y pueden utilizarse diferentes herramientas tanto cuantitativas como cualitativas. El propósito de esta metodología consiste en reconstruir la realidad, tal y como la observan los autores de un sistema social que ha sido previamente definido. Por otra parte, el enfoque cuantitativo, utiliza la recolección y el análisis de datos para contestar preguntas de investigación y probar hipótesis que han sido establecidas previamente (Jiménez Chaves y Comet Weiler, 2016) Entre otra múltiple variedad de técnicas de recogida de información, el método empleado pretende generar hipótesis y hallazgos, por lo tanto, es apropiado puesto que se busca la comprensión, recolección, análisis y presentación detallada de información que al tratarse de una institución especifica, es posible investigar en detalle el estado y nivel de madurez de la conservación y preservación de los documentos audiovisuales, así mismo permite proponer lineamientos y estrategias ajustados a las características particulares de la Fundación.

3.4 Técnicas

Con el objetivo de dar resolución al primer objetivo específico de “Analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia” se utiliza como primera técnica el análisis de contenido "que consiste en la selección y recopilación de información por medio de la lectura crítica de documentos y materiales bibliográficos, de bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación e información". Baena (1985, p. 72)

Con la técnica anteriormente mencionada se propone recopilar, analizar y sistematizar la información en un ámbito legal y normativo en materia de conservación y preservación documental en Colombia. Así mismo se resalta para esta investigación que según las autoras (González & Sadier, s.f.) “la técnica consiste en seleccionar las ideas informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información" (p.2) Continuando, es necesario realizar un análisis del estado de conservación y preservación documental audiovisual en la Fundación para determinar el nivel de madurez, en este sentido, se usa la segunda técnica de observación directa no participativa con el objetivo de conocer según un marco de procesos y de desempeño la capacidad de la Fundación para preservar y acceder a los documentos audiovisuales, evaluando como se producen, almacenan y recuperan para su consulta así como también conocer su infraestructura física e infraestructura tecnológica. Esta técnica apoya el objetivo de determinar el nivel de madurez.

3.5 Instrumentos

Respecto al enfoque de investigación cualitativo, se usa el instrumento matriz de análisis que es diseñado para “extraer información, por lo regular no tan evidente, ya sea de un documento o de una situación real. La matriz de análisis proporciona criterios para reagrupar los indicios de un evento en nuevas sinergias que permiten descubrir en ese evento aspectos inexplorados. La matriz de análisis es uno de los instrumentos que se engloban dentro de las técnicas de observación, porque los indicios son detectados directamente por el investigador a partir de la observación de las unidades de estudio, sin recurrir al interrogatorio o al diálogo con otras personas”. (Hurtado de Barrera, 2000, p. 477) Con este instrumento se crea una tabla para organizar y comparar los hallazgos relevantes de los documentos revisados facilitando la identificación de aspectos clave con el objetivo de visualizar el panorama legal y normativo en materia de conservación y preservación documental en Colombia.

Así mismo, se usa el instrumento matriz de madurez en relación con el enfoque de investigación cuantitativa, la matriz es construida para medir la capacidad de preservación digital por medio de observación no participativa, donde se evalúan 15 componentes en programas de: "política, estrategia, gobierno, colaboración, experiencia técnica, formatos de fuente abierta / neutral, comunidad designada, registro de documentos electrónicos, ingesta, almacenamiento,

renovación de dispositivos / medios, integridad, seguridad, metadatos y acceso" (Palencia y Bermúdez, 2021, p. 40)

3.6 Fases de la investigación

Para el desarrollo de la investigación se plantearon 3 fases, cada una abarca el desarrollo de cada objetivo específico hasta la elaboración de las conclusiones y propuesta, las cuales se detallan a continuación:

3.6.1 Fase I

La primera fase consiste en un análisis categorial de diferentes autores y referentes normativos y legales en Colombia para ampliar el horizonte del problema de investigación, revisando las conceptuales establecidas como: Patrimonio cultural, Patrimonio documental, Patrimonio audiovisual, conservación documental, preservación documental, sistema integrado de conservación, plan de conservación documental y plan de preservación digital. Además, para dar resolución al primer objetivo de investigación de “Analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia”, se construye instrumento matriz de análisis para analizar y extraer información relevante en el campo de estudio, para ello se usaron 11 categorías a identificar en la matriz. Las cuales son: tipo de documento, título de documento, fecha, entidad que la emite, objeto del documento, titulo, capitulo o artículo que guarda relación con las categorías conceptuales predefinidas, programas que aborda la normatividad, procesos de gestión documental, riesgos identificados, estrategias o metodologías, instrumentos archivísticos mencionados en la normativa, y por último el análisis de cada documento

3.6.2 Fase II

En base a la identificación y análisis de la fase I se establece los criterios y categorías para determinar en un aspecto cuantitativo el nivel de madurez de conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales de la Fundación Teatro Nacional. Para lo cual se construye el instrumento matriz de madurez en el marco del sistema integrado de conservación. así como también se aplica el modelo de madurez para medir la capacidad de preservación digital (DPCMM) que se basa en funciones y servicios de preservación identificados en las normas ISO 14721, ISO 15801 y el modelo de Referencia de Sistemas Abiertos de Información Archivística (OAIS). En la determinación del nivel de madurez se abordan dos macro dimensiones de la siguiente manera: Dimensión: Conservación documental

La dimensión de conservación dentro del Sistema Integrado de Conservación del Teatro Nacional se configura como el eje técnico que articula de manera integral los seis programas evaluados, orientados a la protección física, ambiental y preventiva del patrimonio documental. Esta dimensión no se limita a la intervención puntual sobre los documentos, sino que aborda de forma sistémica los factores que inciden en su deterioro, garantizando condiciones adecuadas desde la gestión administrativa, la infraestructura, el ambiente, el manejo de riesgos y la formación del talento humano.

Para su evaluación se definieron criterios técnicos específicos por programa, lo que permitió medir su nivel de desarrollo y aplicabilidad: el Programa de Capacitación y Sensibilización contempló 15 criterios asociados a normativa, riesgos y técnicas de conservación; el Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas evaluó 11 criterios enfocados en la infraestructura y estantería; el Programa de Saneamiento Ambiental incluyó 9 criterios relacionados con limpieza y control de agentes biológicos; el Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales consideró 8 criterios vinculados a variables climáticas y medición ambiental; el Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento se estructuró sobre 8 criterios técnicos de organización física y unidades de conservación; y el Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres abordó 9 criterios orientados a la identificación y gestión del riesgo documental, consolidando así una evaluación integral y coherente de la dimensión de conservación.

Dimensión: Preservación digital

Capacidad de preservación digital evaluada en 15 componentes: 8 orientados a infraestructura y 7 orientados a servicios. Los cuales son: Política de preservación digital, estrategia de preservación digital, gobernanza, colaboración, conocimientos técnicos, estándares abiertos (formatos neutrales), comunidad designada, encuesta de documentos electrónicos, ingesta, almacenamiento de archivos, renovación de medios/dispositivos, integridad, seguridad, metadatos de preservación, acceso

3.6.3 Fase III

En esta fase se construye como producto de los resultados arrojados en las fases I y II el análisis de resultados, y a partir de allí se realiza el diseño de una propuesta de programas de conservación y estrategias de preservación digital en el marco de un Sistema Integrado de Conservación para la Fundación Teatro Nacional.

CAPILTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS

La conservación y preservación documental son asuntos de investigación que fueron abordados haciendo uso de un enfoque mixto aplicando las técnicas mencionadas en el apartado metodológico. En este sentido se expone el panorama de conservación y preservación documental en el marco normativo y legal de Colombia, así mismo se analizan los resultados en cuanto a nivel de madurez arrojado con los respectivos instrumentos aplicados con una observación no participativa en la Fundación Teatro Nacional.

Fase I: Análisis de la legislación y normatividad de conservación y preservación digital en Colombia En la consecución del desarrollo del primer objetivo específico planteado de analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia. Se realizo la recolección de información por medio de una matriz análisis categorial (ver anexo 1), la cual reúne en síntesis los aspectos relevantes relacionados con las categorías conceptuales planteadas en el presente trabajo de investigación Estas categorías abarcan aspectos legales y normativos permitiendo la comprensión, una visión integral, evaluación de la legislación y aspectos técnicos normativos dispuestos en el país, como se evidencia a continuación:

Tipo de documento: corresponde a la naturaleza del documento y su legitimidad. De los documentos encontrados uno tiene la fuerza de ley para su obligatorio cumplimiento emanado por el poder legislativo en su relación con la función archivística de la Nación, y otro emanado por el poder ejecutivo. Así mismo, se encontraron documentos de carácter técnico que normalizan y son adoptados en el marco de buenas prácticas de conservación y preservación documental, la demás normatividad expedida por el Archivo General de la Nación presenta una actualización con corte a febrero de 2024, lo cual derogo acuerdos que lo anteceden en materia archivística del país. Resulta claro ver la amplia gama de documentación legal y normativa en varios niveles que guarda relación con el campo de estudio Fecha: corresponde a la fecha de publicación del documento. Los documentos producidos en relación a la conservación documental y en especial en preservación digital presentan una relativa juventud, su publicación se ha dado en el transcurso del primer cuarto del siglo XXI, la preservación digital se acuña como concepto en el ámbito de la documentación hace 25 años (Márdero, 2019), y no hay una producción documental significativa en relación a las categorías

conceptuales desde el año 2000 hacia atrás, en este sentido se comprende que la Ley General de Archivos 594, fue y sigue siendo un catalizador para la proliferación de documentación técnica y normativa de la función archivística de la Nación. También se resalta el Acuerdo 001 de 2024 como el más reciente que regula la función archivística en Colombia.

Entidad que la emite: se refiere a la institución que se encarga de elaborar y publicar el documento. Se observo la participación de instituciones públicas como el Congreso de Colombia en el poder legislativo, el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Cultura en el poder Ejecutivo y privadas como el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, esta diversidad refleja la importancia y valor por una normalización de la función archivística, su construcción de documentación técnica y reglamentaria para ser adoptado en distintas ramas del sector público y privado es una buena señal de valor al ejercicio archivístico. Objeto del documento: corresponde al propósito principal de la legislación o normativa, este propósito delimito en gran medida el alcance de la selección de documentos de la matriz, al relacionarlos directamente con las categorías conceptuales definidas previamente. Cada documento consultado hace referencia al establecimiento de aspectos específicos de la conservación y preservación documental según sea el caso, salvo el Acuerdo 001 de 2024 que compila normatividad expedida por el Archivo General de la Nación y que a su vez derogo sus antecesores como por ejemplo el Acuerdo 049 de 2000 condiciones de edificios y locales de archivos, el Acuerdo 050 de 2000 prevención de riesgos de deterioro de documentos de archivo, los acuerdos 006 y 008 de 2014, características de un Sistema Integrado de Conservación, y servicios de custodia, organización y conservación de documentos respectivamente. Respecto a las normas NTC consultadas se orientan a la gestión de la información electrónica en base a su preservación acceso y uso. Cabe resaltar la NTC 14721 que define el modelo de referencia para un Sistema de Información de Archivo Abierto (OAIS), dicho modelo proporciona acciones asociadas a paquetes de información que a su vez se centran en la preservación y acceso a la información digital a largo plazo.

Resumiendo, los documentos normativos consultados proporcionan un panorama integro que abarca aspectos de conservación preventiva y preservación digital a largo plazo, ambos aspectos están contenidos y son abordados en un Sistema Integrado de Conservación proporcionando referentes solidos para abordar con criterios la conservación y preservación de la información.

Programas que aborda la normatividad: para garantizar la conservación y preservación documental, se requiere de la implementación de principios y normas tales como políticas, planes, programas, manuales, directrices y demás principios con el objetivo de formalizar y normalizar las acciones a implementar en la información. Estos principios no solo buscan salvaguardar la información, sino también encontrar las acciones necesarias para una mejora continua en los procesos y procedimientos aplicables en la función archivística. Cada una de las normas establecen directrices de conservación y preservación documental, aunque con enfoques particulares. Por ejemplo, la Ley General de Archivo 594 de 2000 solo menciona el Sistema Integrado de Conservación, pero no sus planes y programas, salvo el programa de capacitación para funcionarios de archivo que si lo menciona al igual que el Decreto 1080 de 2015. En el caso de la NTC 13008 se menciona la necesidad de una política de retención de registros y un programa de conversión y migración de información electrónica. Por otra parte, la NTC 5397 guarda una relación con el Plan de Conservación Documental, así mismo el Acuerdo 001 de 2024 relaciona cada uno de los programas de conservación preventiva, entre los cuales se destacan los siguientes: capacitación y sensibilización; inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas; saneamiento ambiental; monitoreo y control de condiciones ambientales; almacenamiento y realmacenamiento; prevención de emergencias y atención de desastres y del mismo modo relaciona el plan de Preservación Digital a Largo Plazo. En todo caso, la documentación recopilada aborda de una u otra manera los programas de un Sistema Integrado de Conservación, cabe resaltar que el Acuerdo 006 de 2014 es el único que menciona archivos audiovisuales, fotográficos y sonoros, que son productos documentales centrales en esta investigación aportando practicas recomendadas para su conservación analógica del soporte.

Procesos de Gestión Documental: comprende lo relacionado con los ocho procesos que aborda un Programa de Gestión Documental, esta categoría guarda una relación con la conservación y preservación ya que se entiende una transversalidad de la conservación y preservación a lo largo con el ciclo de vida de los documentos.

El proceso de preservación a largo plazo es un proceso transversal a los procesos secuenciales de la gestión documental, dicho proceso es abordado con especificidad por la NTC 13008, el Acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 001 de 2014. Las medidas o acciones para la preservación digital son tomadas en articulación con la gestión de riesgo de la institución.

Riesgos identificados: según el panorama normativo en Colombia se identificaron riesgos asociados con la conservación y preservación de la información, dichos riesgos son abordados en las diferentes NTC analizadas y acuerdos contemplados en los que se evidencian los siguientes: La NTC 13008 hace claridad sobre la obsolescencia de formatos como un riesgo a la preservación digital a largo plazo, así mismo se contempla en el Acuerdo 006 de 2014 con su equivalente a la obsolescencia de hardware y software. Por otro lado, la GTC 15801 reconoce el riesgo de repudio a la información por su fragilidad de perdida accidental o malintencionada. De modo similar, se identifican riesgos asociados a la conservación de soportes analógicos como los expuestos en la GTC 18492 en relación con desastres naturales, inestabilidad de soportes, ataques y fragilidad en la administración y manejo de archivos.

En definitiva, se identifican múltiples factores de riesgo tanto para la conservación como preservación documental, que empezaron exponerse desde el año 2012 según las fechas de los documentos consultados, se encontró que no se tratan riesgos asociados a la perdida de información correspondientes anteriores al año 2012, la Ley General de Archivos no contempla dichos riesgos es un ninguno de sus artículos.

Estrategias o metodologías: se hace referencia a las acciones que pueden realizar para mitigar o prevenir la perdida de información. Como particularidad de las normas consultadas, la mayoría coincide con la necesidad de un esquema de gobierno que autorice y establezca programas que definan el accionar particular para cada caso en específico. Por ejemplo, la GTC 15801 menciona la importancia de contar con un documento Política de Gestión de Documentos y una Política de seguridad de la información, de igual forma la NTC 19005 menciona la dependencia a políticas de gestión de documentos y procedimientos como un componente de la retención de documentos a largo plazo. En cuanto al Acuerdo 001 de 2024 se hace énfasis en estrategias de preservación digital a largo plazo con acciones de migración, conversión, emulación y refreshing. Paralelamente dichas acciones también son recomendadas en el Acuerdo 006 de 2014. Con respecto a la conservación el Acuerdo 002 de 2021 si menciona medidas de protección a documentación en soporte físico con una serie de medidas de protección, situación que es contradictoria ya que el Acuerdo 002 de 2021 fue derogado por el Acuerdo 001 de 2024 En los documentos consultados es evidente ver la multiplicidad de estrategias para la conservación y preservación, no obstante, las estrategias siguen siendo recomendaciones que se ajustan a las necesidades particulares de cada tipo, forma y soporte de información, necesidades

que son determinadas en el esquema de gobierno adoptado para tal fin. Con este análisis se evidencia la volatilidad respecto a la adopción de estrategias de conservación o preservación de la información en un mundo que está en constante cambio en cuanto a su producción y materialización de información.

Instrumentos archivísticos: corresponde a los elementos que sintetizan y facilitan la función archivística y gestión documental. En la Ley 594 de 2000 a pesar de establecer los principios que regulan la función archivística en su contenido solo se mencionan tres instrumentos archivísticos, los cuales son el Programa de Gestión Documental, el Inventario documental y la Tabla de Retención Documental. La naturaleza de los instrumentos está dada por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia archivística en Colombia y es quien tipifica los instrumentos a usar para el ejercicio de la función archivística y gestión documental. Cabe destacar la coherencia y complementariedad entre los Acuerdos emitidos por el AGN, por ejemplo, se observo en gran parte de ellos la necesidad de un Inventario Documental, dando a entender que es un elemento de base para la Gestión de la información. En conclusión, teniendo en cuenta este breve análisis de las categorías y normatividad mencionada anteriormente, tal como se evidencia en la matriz de análisis (ver Anexo 1), se logró identificar que existe un interés y preocupación por la conservación y preservación en Colombia, este interés se ve reflejado en la variedad de normas y recomendaciones que existen en la materia, que desde el año 2000 han cambiado para modernizarse frente a los nuevos desafíos que trae la tecnología con sus diversidad de soportes y formatos contenedores de información. Por último, se reflexiona sobre la importancia de conservar y preservar la información, por el hecho de que se constituye la memoria institucional de la Fundación, además de evidenciar documentalmente el accionar de individuos o instituciones en función de un fin. Así, las normas recopiladas aportan en cierto grado con la construcción de esta memoria y al valor en cuanto a la necesidad de conservar y preservar la información.

Fase II: Nivel de madurez para la conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales en la Fundación Teatro Nacional de Colombia.

Ahora bien, para dar resolución al segundo objetivo específico de determinar el nivel de madurez para la conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales en la Fundación Teatro Nacional de Colombia. Se realizo el instrumento matriz de madurez con diferenciadores categóricos y criterios de evaluación específicos según la naturaleza de la información a conservar o preservar.

El instrumento aplicado determina en un aspecto cuantitativo el nivel de madurez de conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales de la Fundación Teatro Nacional, este método de evaluación busca conocer el nivel en el cual se encuentra la Fundación en materia de conservación y preservación documental según las métricas definidas para cada dimensión a evaluar. A continuación, se detalla la metodología usada y los resultados obtenidos:

4.2.1 Conservación documental

Los resultados obtenidos en la aplicación de la matriz de madurez del Sistema Integrado de Conservación se fundamentan en los lineamientos establecidos por la Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación del Archivo General de la Nación, así como en el modelo de madurez propuesto por dicha entidad, los cuales orientan la evaluación técnica del estado de desarrollo de los programas de conservación en el Teatro Nacional. Este ejercicio permitió identificar el nivel de implementación, las brechas existentes y las prioridades de intervención en cada uno de los componentes evaluados, constituyéndose en un insumo clave para la formulación de acciones estratégicas orientadas al fortalecimiento progresivo de la conservación documental.

1. Programa de capacitación y sensibilización

El Programa de Capacitación y Sensibilización se ubica en un nivel de madurez 0, lo cual evidencia la inexistencia de una estrategia estructurada para la formación del personal en temas de gestión documental y conservación. No se registran planes, cronogramas ni registros de capacitación continua que permitan asegurar la apropiación de conocimientos técnicos sobre el manejo, preservación y protección de los documentos de archivo.

De acuerdo con la matriz de madurez, los criterios evaluados relacionados con la normatividad archivística, ciclo de vida documental, factores de deterioro, gestión del riesgo y salud ocupacional, se encuentran en una etapa incipiente, donde la enseñanza de las normas y los procedimientos es inexistente o se limita a referencias generales sin aplicación práctica. La normatividad aplicable, compuesta principalmente por la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el Acuerdo 060 de 2001, y las Normas Técnicas Colombianas NTC 5921:2012 y NTC 5029:2001, establece la obligación de capacitar y sensibilizar al personal en los procesos archivísticos, en especial aquellos relacionados con la conservación documental y la gestión del riesgo. La ausencia de cumplimiento en este aspecto representa una debilidad institucional frente

a las recomendaciones del Archivo General de la Nación y afecta directamente la correcta aplicación del Sistema Integrado de Conservación. Con base en estos resultados, se hace necesario diseñar el Programa de Capacitación y Sensibilización orientado a subsanar las brechas identificadas. Este programa deberá estructurarse por niveles de formación (básico, intermedio y avanzado), integrando módulos teórico-prácticos sobre normativa, conservación preventiva, identificación de riesgos, manejo de materiales y salud ocupacional. Además, deberá incluir mecanismos de evaluación y seguimiento que permitan medir el impacto del aprendizaje y garantizar la mejora continua de la gestión documental en la entidad.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

CRITERIOS

0

1

2

3

4

1

Normativa y función archivísticas

2

2

Ciclo de vida documental

2

3

Flujos documentales y responsabilidades de áreas productoras

1

4

Agentes físicos

0

5

Agentes biológicos

0

6

Agentes químicos

0

7

Riesgos ergonómicos, polvo, manipulación

3

8

Riesgos asociados a químicos

0

9

Riesgos de incendio, filtraciones y eventos extremos

2

10

Planes de acción documental en emergencias

0

11

Listas priorizadas de salvamento y criterios

0

12

Manejo de agua, humo, inundaciones — técnicas de salvamento

0

13

Uso de aspiradoras de bajo ruido, equipos de monitoreo, humidistatos, deshumidificadores

1

14

Técnicas de limpieza especializada para papel, pergamino, material fotográfico

0

15

Calibración de instrumentos de medición ambiental, mantenimiento preventivo

0

TOTAL

11

Promedio

0,7

Tabla 1 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de capacitación y sensibilización

2. Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e

instalaciones físicas El diagnóstico realizado permitió establecer el nivel de madurez para el programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, los resultados ubicaron este programa en un Nivel 1, lo que refleja que, aunque existen algunas acciones básicas dirigidas al resguardo de la documentación, estas no se desarrollan de manera uniforme ni bajo lineamientos técnicos consolidados.

Dentro de los criterios evaluados se identificó que algunas estanterías metálicas cumplen una resistencia mínima, ciertos espacios ya cuentan con pintura ignífuga, hay separación básica entre áreas de trabajo y depósito, y se observa un primer acercamiento al diseño técnico del mobiliario. No obstante, estas acciones son aisladas y no obedecen a un sistema formal de control, supervisión ni mantenimiento programado. Se presentan deficiencias en la certificación estructural de los pisos, ausencia de trazabilidad documental del mobiliario, escasa validación de capacidad de carga, materiales constructivos heterogéneos y medidas de seguridad insuficientes para garantizar la protección integral de los fondos custodiados.

La matriz de evaluación fue construida a partir de los lineamientos del Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, así como la norma técnica colombiana NTC 5921 de 2012 sobre requisitos para el almacenamiento de material documental, así mismo NTC 5029 de 2001 sobre medición de archivos y NSR-10 Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente. Se evaluaron criterios técnicos sobre infraestructura, mobiliario archivístico y sistemas de seguridad establecidos en normativas nacionales.

Estas regulaciones exigen el cumplimiento probado de la resistencia estructural y funcional del espacio, el uso de materiales con propiedades mecánicas y de seguridad certificadas, el aislamiento físico del archivo, el control de accesos y el mantenimiento preventivo con registros auditables. La aplicación de este marco normativo evidencia que el estado actual del programa se encuentra aún distante del nivel requerido para garantizar condiciones preventivas óptimas y sostenibles en el tiempo.

El hallazgo de madurez en Nivel 1 implica que la organización todavía depende de prácticas reactivas y soluciones improvisadas, lo que representa un riesgo frente a daños estructurales, amenazas físicas como incendios o sobrecarga y deterioros derivados de la interacción con materiales no certificados. Este escenario hace evidente la necesidad de una planeación estratégica enfocada en la mejora progresiva de las condiciones físicas del archivo. La institución requiere avanzar hacia la normalización de procedimientos, integrando estudios estructurales completos, mantenimiento preventivo formalizado, mobiliario certificado, control de acceso y monitoreo ambiental, junto con la debida documentación de auditoría que permita la trazabilidad de cada intervención.

Como conclusión, el resultado obtenido representa una oportunidad clara para fortalecer la gestión de conservación preventiva dentro del Sistema Integrado de Conservación. Alcanzar niveles superiores demandará inversión, planificación y compromiso institucional, lo que

impactará positivamente en la preservación a largo plazo del patrimonio documental y en la seguridad de los espacios destinados para su custodia. Con un plan de mejora bien dirigido y alineado a la normativa vigente, la institución podrá avanzar con solidez hacia estándares más altos de conservación y protección archivística.

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E

INSTALACIONES FÍSICAS

CRITERIOS

0

1

2

3

4

1

Estantería

2

2

Pisos y placas (1200 kg/m2)

0

3

Materiales de muros, pisos, techos, puertas

1

4

Pinturas (ignífugas, sin desprendimiento)

0

5

Custodia y control

2

6

Áreas de trabajo archivístico

1

7

Diseño de estanterías

2

8

Material de estantes

2

9

Capacidad de carga de estantes

0

10

Longitud total estantería (<100 m)

0

11

Otros criterios (parales, tapas laterales, baldas, acabados, cerramiento superior)

1

TOTAL

11

Promedio

1

Tabla 2 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

3. Saneamiento ambiental: desinfección, desinsectación y desratización

El diagnóstico aplicado al Programa de Saneamiento Ambiental, enfocado en las actividades de desinfección, desinsectación y desratización, determinó que la institución se encuentra en un Nivel 0 de madurez, lo que evidencia una ausencia total de prácticas sistemáticas y de lineamientos técnicos orientados a prevenir la contaminación biológica en las áreas de archivo. Los nueve criterios evaluados reflejan una situación crítica, en la que no existen protocolos de limpieza establecidos, el polvo y la suciedad son acumulativos, no se especifican los agentes desinfectantes utilizados, no se controla la dosificación de los productos, ni se ejecutan acciones preventivas o permanentes frente al control de plagas.

Esta inexistencia de procedimientos afecta directamente la integridad del patrimonio documental, puesto que los agentes biológicos, como hongos, insectos y roedores, representan una de las principales amenazas para los soportes en papel y materiales conexos. El diagnóstico también evidenció que no hay separación entre material contaminado y no contaminado, no se cuenta con herramientas ni equipos adecuados de limpieza y no se lleva ningún tipo de registro sobre las acciones realizadas. De igual forma, no existe monitoreo de contaminantes atmosféricos,

por lo que la detección de riesgos se limita a la observación visual, insuficiente para una gestión archivística responsable.

La evaluación del programa se estructuró considerando la Guía de Manejo de Soportes Documentales con Riesgo Biológico del Archivo General de la Nación, como también el Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo del AGN, así como estándares de conservación preventiva que establecen la obligatoriedad de implementar programas de saneamiento ambiental permanentes, documentados y con productos avalados técnicamente. Estos lineamientos enfatizan que las instituciones deben garantizar que todas las áreas donde se custodien documentos cuenten con protocolos escritos de limpieza, manejo de materiales, control integrado de plagas y uso seguro de químicos con fichas técnicas actualizadas. Frente a esto, los resultados demuestran un incumplimiento total de la normativa archivística vigente y prácticas internacionales.

Este nivel inicial de madurez implica altos riesgos de deterioro acelerado sobre los materiales en custodia, debido a la vulnerabilidad ante proliferación de microorganismos, infestaciones y acumulación de contaminación particulada que afecta la estabilidad fisicoquímica de los documentos. Por tanto, el escenario actual requiere una transformación urgente hacia un modelo preventivo que contemple una programación periódica de limpieza y saneamiento, la selección adecuada de productos y herramientas, la capacitación del personal responsable, la implementación de monitoreo de calidad del aire y la trazabilidad documental de todas las acciones que se ejecuten.

El resultado alcanzado no solo indica una falta de gestión técnica sino también una oportunidad estratégica para reconstruir este programa desde sus bases, integrándolo al Sistema Integrado de Conservación como pilar fundamental. La transición hacia niveles superiores permitirá disminuir drásticamente los riesgos de degradación biológica, asegurar la sostenibilidad del entorno archivístico y alinear la institución con las exigencias legales y los estándares profesionales que rigen la conservación de patrimonio documental. Con una planeación adecuada, el avance será progresivo y completamente alcanzable, fortaleciendo la preservación a largo plazo de la memoria institucional.

SANEAMIENTO AMBIENTAL: DESINFECCIÓN, DESINSECTACIÓN Y DESRATIZACIÓN

CRITERIOS

0

1

2

3

4

1

Limpieza general de áreas

1

2

Agentes desinfectantes utilizados

1

3

Dosificación aplicada

0

4

Control de plagas – Desinsectación

0

5

Control de plagas – Desratización

Separación de material contaminado vs. no contaminado

0

7

Herramientas y equipos de limpieza

0

8

Documentación y trazabilidad de rutinas

0

9

Presencia de contaminantes atmosféricos

0

TOTAL

4

Promedio

0,4

Tabla 3 Resultado nivel de madurez de conservación - Saneamiento ambiental: desinfección, desinsectación y desratización

4. Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

El proceso de evaluación del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales se desarrolló considerando ocho criterios fundamentales que permiten determinar el nivel de control de las condiciones físicas que influyen en la conservación del patrimonio documental. El resultado final ubicó al programa en un Nivel 0, lo que significa que no existen sistemas, lineamientos ni registros que permitan gestionar de manera adecuada las variables ambientales como temperatura, humedad relativa, iluminación y contaminantes atmosféricos. Esta calificación deja en evidencia una ausencia de prácticas técnicas de conservación preventiva, así como una limitada gestión del riesgo en los depósitos documentales. Para la elaboración de la matriz de evaluación se tomó como referencia normativa el Acuerdo 049 del año 2000 del Archivo General de la Nación y otras buenas prácticas reconocidas internacionalmente en conservación. Estas normativas establecen los parámetros que deben cumplirse para garantizar condiciones ambientales estables según el tipo de soporte documental. La intención de aplicar dicha normatividad es asegurar que las instituciones que gestionan patrimonio documental cuenten con políticas, procedimientos técnicos y sistemas de monitoreo que respalden la conservación. La matriz utilizada traduce esta normatividad en criterios medibles y progresivos que permiten identificar con claridad el nivel de cumplimiento y las brechas existentes.

El hecho de que todos los criterios se encuentren en Nivel 0 pone de manifiesto una desconexión significativa entre los requisitos normativos y la realidad actual del programa. Esta brecha implica que los materiales documentales permanecen expuestos a factores de deterioro sin ningún mecanismo de detección o mitigación. Además, la falta de registros y trazabilidad genera desconocimiento del estado real del ambiente y limita la toma de decisiones técnicas oportunas. Permanecer en este nivel constituye un riesgo para la conservación del acervo

institucional, ya que el daño causado por condiciones ambientales inadecuadas suele ser progresivo, silencioso y en muchos casos irreversible.

Este resultado no debe interpretarse únicamente como una debilidad, sino como un punto de partida para organizar y justificar acciones que conduzcan a la implementación de un sistema de monitoreo y control ambiental alineado con los estándares normativos. La transición del Nivel 0 al Nivel 1 requiere principalmente voluntad institucional, asignación mínima de recursos y la definición de responsabilidades claras. Implementar mediciones básicas, registros sistemáticos iniciales y lineamientos generales permitiría avanzar hacia un modelo de conservación preventiva más sólido y sostenible.

El diagnóstico logrado con esta evaluación ofrece una oportunidad estratégica para fortalecer la gestión documental, proteger el patrimonio que custodia la institución y proyectar mejoras graduales que garanticen el cumplimiento normativo y la conservación futura de los fondos documentales.

PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

CRITERIOS

0

1

2

3

4

1

Definición de rangos ambientales por soporte

0

2

Medición de temperatura y humedad relativa (%HR)

0

3

Ubicación y cobertura de sensores

0

4

Medición de iluminancia (Lux)

0

5

Medición de contaminantes atmosféricos

0

6

Sistemas de control ambiental

0

7

Calibración y mantenimiento de equipos

0

8

Registro, documentación y análisis de datos

0

TOTAL

0

Promedio

0

Tabla 4 Resultado nivel de madurez de conservación - Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales

5. Programa de almacenamiento y realmacenamiento

El Programa de Almacenamiento y Re almacenamiento fue evaluado a partir de ocho criterios fundamentales para garantizar la adecuada organización, conservación y control de los fondos documentales. El resultado obtenido ubicó el programa en un Nivel 1 de madurez, lo que significa que actualmente no se dispone de prácticas estandarizadas ni de una gestión técnica que proteja físicamente los documentos o asegure su trazabilidad dentro de los depósitos. Durante la evaluación se observó la falta total de diagnósticos de necesidades de almacenamiento, lo cual impide planificar adecuadamente la adquisición o mantenimiento de unidades de conservación. Del mismo modo, se evidenció que no existen criterios técnicos para la compra de cajas o

carpetas, utilizándose materiales inadecuados como cartón común o reciclado con presencia de ácido, situación que compromete directamente la estabilidad de los documentos almacenados. La evaluación también permitió identificar debilidades en el control administrativo del archivo. No se documentan adquisiciones ni suministros, lo que genera ausencia de inventarios confiables y limita la transparencia en la gestión de recursos. Los traslados internos de documentos no cuentan con registro, así que no hay trazabilidad de movimientos, aumentando el riesgo de extravíos y manipulaciones innecesarias. La organización de los depósitos carece de una codificación estructurada, lo que dificulta el acceso eficiente a la información y afecta directamente los procesos técnicos y de consulta. Además, no existe un sistema de etiquetado o rotulación visible en las unidades de almacenamiento, situación que incrementa los tiempos de búsqueda y genera dependencia del conocimiento individual del personal. Finalmente, se confirmó que no hay un programa de mantenimiento preventivo, lo que provoca que las unidades se reemplacen únicamente ante fallas evidentes y cuando los documentos ya pueden estar afectados.

La valoración del programa se realizó conforme a la normatividad archivística colombiana, que establece parámetros obligatorios para asegurar buenas prácticas de conservación preventiva. En este proceso se aplicaron los lineamientos del Archivo General de la Nación relativos a control de inventarios, registro de movimientos y organización física de depósitos. También se tuvieron en cuenta las normas técnicas colombianas NTC 5397 y NTC 5921 que definen los requisitos de calidad para cajas y demás unidades de conservación, incluyendo neutralidad química, resistencia, durabilidad y certificación de proveedores. Estas normas buscan proteger los documentos ante variaciones ambientales, agentes físico-químicos y manipulación, por lo que son esenciales para la gestión responsable del archivo institucional. El análisis del cumplimiento evidenció que las exigencias normativas no se encuentran implementadas y que la institucionalidad aún no ha adoptado lineamientos básicos de conservación preventiva.

A partir de los hallazgos se puede concluir que el estado actual del programa genera un escenario de alto riesgo para la memoria institucional. La ausencia de controles, materiales idóneos y trazabilidad compromete no solo la conservación física de los documentos, sino también el acceso oportuno y la seguridad de la información que contienen. Este resultado demuestra un modelo de gestión reactivo y no preventivo que puede derivar en pérdidas irreversibles de patrimonio documental. El avance en este componente demanda acciones concretas como la definición de criterios técnicos de compra, la planificación de necesidades de almacenamiento, la

normalización de la organización física de los depósitos y la implementación de etiquetas, registros y mantenimientos que garanticen un almacenamiento seguro. Invertir en este programa no es un gasto, sino una medida necesaria para salvaguardar la función probatoria, administrativa e histórica de los documentos bajo custodia.

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO

CRITERIOS

0

1

2

3

0

1

Diagnóstico de necesidades de almacenamiento

1

2

Parámetros para compra de unidades de conservación

2

3

Material de cajas y carpetas

2

4

Registro de adquisiciones y suministros

0

5

Traslado y realmacenamiento – Registro en manual SIC

0

6

Ubicación física en depósitos

2

7

Etiquetado y rotulación de unidades de almacenamiento

3

8

Programa de mantenimiento de unidades de almacenamiento

0

TOTAL

10

Promedio

1,3

Tabla 5 Resultado nivel de madurez conservación – Programa de almacenamiento y realmacenamiento

6. Prevención de emergencias y atención de desastres

Tras la evaluación del programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, se identificó que la organización se encuentra en un Nivel 0 – Inexistente en los nueve criterios evaluados. Esto evidencia que actualmente no se reconocen los factores de riesgo internos ni externos, no se describen los riesgos asociados al servicio, no existe análisis de causas ni consecuencias, y tampoco se aplican metodologías de análisis de riesgo. Además, se determinó que no se han identificado controles, no se valora su eficacia, no hay un proceso de administración del riesgo y no se cuenta con un plan de emergencia ni de recuperación documental. En conjunto, estos resultados revelan una ausencia total de lineamientos fundamentales para la prevención, respuesta y recuperación ante eventos de emergencia que puedan afectar a la entidad y su capacidad de continuidad operacional.

La aplicabilidad de la normatividad vigente en Colombia, especialmente la Ley 1523 de

2012 que establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, exige a las

instituciones públicas implementar estrategias de gestión del riesgo, incluyendo identificación de amenazas, análisis de vulnerabilidad, implementación de medidas preventivas, planes de emergencia y capacitación del personal. Asimismo, el Decreto 2157 de 2017 orienta la gestión del riesgo en entidades públicas mediante planes de continuidad y atención de incidentes. Los resultados obtenidos demuestran que estas obligaciones legales aún no se han adoptado dentro

del programa, lo cual podría exponer a la institución a sanciones, pérdida de información, interrupción de procesos críticos y afectación al bienestar de las personas. En conclusión, es prioritario que la organización fortalezca de manera inmediata la gestión del riesgo de desastres. La implementación del programa debe comenzar con la identificación de riesgos y vulnerabilidades, la definición de controles, el diseño de procedimientos claros de respuesta y la estructuración de un plan de emergencia validado mediante simulacros periódicos. Reconocer el estado actual como un punto de partida permite comprender la urgencia de avanzar a niveles superiores de madurez. Consolidar este programa no solo asegurará el cumplimiento normativo, también protegerá la integridad de las personas, la infraestructura, la información crítica y la continuidad de los servicios misionales. Una mejora progresiva en este aspecto fortalecerá la resiliencia institucional y reflejará una gestión responsable y preventiva frente a cualquier eventualidad.

PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES.

CRITERIOS

0

1

2

3

0

1

Identificación de factores de riesgo

0

2

Descripción del riesgo

0

3

Análisis de causas

0

4

Análisis de consecuencias

0

5

Variables del análisis de riesgo

0

6

Valoración de controles

0

7

Eficacia de los controles

0

8

Administración del riesgo

0

9

Plan de emergencia y recuperación documental

0

TOTAL

0

Promedio

0

Tabla 6 Resultado nivel de madurez de conservación – Prevención de emergencias y atención de desastres A modo de conclusión, de acuerdo con los resultados obtenidos en la aplicación del modelo de madurez de conservación, la Fundación alcanzó una puntuación global de 0,56, correspondiente al Nivel 0 – Inexistente. (ver tabla 7) Este resultado evidencia que los procesos relacionados con la conservación preventiva y la gestión técnica del patrimonio documental presentan un desarrollo inicial, sin una estructura formal que garantice la conservación a largo plazo del patrimonio audiovisual.

PROGRAMA

PUNTUACIÓN

NIVEL DE MADUREZ

1.Capacitación y sensibilización

0,7

Nivel 0 2.Inspección y mantenimiento

1,0

Nivel 1 3.Saneamiento ambiental

0,4

Nivel 0 4.Monitoreo ambiental

0,0

Nivel 0 5.Almacenamiento y Realmacenamiento

1,3

Nivel 1 6.Prevención de emergencias

0,0

Nivel 0 Nivel de conservación:

0,56

Nivel 0

Tabla 7 Resultado global nivel de madurez de conservación El nivel “Inexistente” se caracteriza por la ausencia de políticas, procedimientos y programas consolidados que orienten de manera sistemática la conservación física y ambiental de los archivos. En la evaluación se identificó que las actividades ejecutadas son reactivas, empíricas y no se soportan en metodologías, registros o controles técnicos. Los programas más críticos fueron Saneamiento Ambiental, Monitoreo Ambiental y Prevención de Emergencias, los cuales no presentan ningún grado de implementación, lo que incrementa significativamente el riesgo de deterioro físico, pérdida de información y afectación de la integridad documental. Aunque los programas de Inspección, Mantenimiento y Almacenamiento y Realmacenamiento alcanzaron un Nivel 1 Básico, su avance es limitado y no evidencia cumplimiento normativo ni control técnico permanente. Estos resultados reflejan un estado incipiente en la gestión de conservación, donde predominan acciones aisladas y sin articulación institucional.

Desde el punto de vista normativo, este resultado implica un bajo grado de cumplimiento frente a los lineamientos establecidos en el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, la NTC 5397 (2011) sobre almacenamiento de documentos de archivo y la NTC 5921 (2013) sobre gestión de condiciones ambientales. La falta de aplicación de estas normas limita la eficacia del sistema de conservación y vulnera los principios de integridad, disponibilidad y autenticidad documental.

En términos de gestión, el nivel global 0,56 indica que la entidad requiere una intervención estructural para fortalecer los seis programas del plan, priorizando la creación de políticas institucionales, el establecimiento de protocolos técnicos, la asignación de recursos y la capacitación del personal. Además, es indispensable institucionalizar la función archivística dentro del sistema de gestión documental, de modo que el plan de conservación deje de ser una acción aislada y se convierta en un componente permanente del ciclo de vida documental.

4.2.2 Preservación digital

Para el desarrollo de este instrumento se tuvo en cuenta en su realización el modelo de madurez planteado por el Archivo General de la Nación, no obstante, si bien es cierto que existe otros métodos para evaluar y auditar como por ejemplo el modelo ARMA y el modelo NDSA Levels, estos también fueron tenidos en cuenta en la construcción del instrumento modelo de madurez para medir la capacidad de preservación digital.

El desarrollo y aplicación del instrumento Matriz de Madurez – DPCMM para la capacidad de preservación digital se realizó con la propuesta de tres niveles o etapas (Nominal, Intermedio y Optimo) para medir la capacidad de preservación digital en quince componentes definidos para la fase II, los cuales son: Política de preservación digital, Estrategia de preservación digital, Gobernanza, Colaboración, Conocimientos Técnicos, Estándares Abiertos (formatos neutrales), Comunidad Designada, Encuesta de Documentos electrónicos, Ingesta, Almacenamiento de archivos, Renovación de medios/dispositivos, Integridad, Seguridad, Metadatos de preservación, Acceso. A continuación, se presentan los resultados por cada componente: Política de preservación digital: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Si bien la Fundación cuenta con una política de preservación digital, esta no se ha aprobado o emitido para su socialización y aplicación. Diariamente la Fundación produce información en formatos digitales ya sea por operaciones administrativas, financieras o de Core de negocio y "Preservar información digital a largo plazo requiere de sistemas, instituciones, modelos técnicos y de organización, personal calificado y experimentado lo suficientemente robustos para sortear fallos tecnológicos, cambios sucesivos de plataformas de cómputo, obsolescencia de medios y formatos de almacenamiento, errores humanos, negligencia y ataques malintencionados, cambios a la misión institucional de las organizaciones, fallas e interrupciones en su dirección y financiamiento" (Voutssas, 2010, p. 6), estos elementos son considerados directrices en materia de gobierno para tener un marco claro en la gestión de la información, no solo física sino también electrónica.

Al no existir esta política se evidencia la falta de valor y respaldo estratégico frente a las acciones que deben ser realizadas para prevenir y/o evitar la pérdida de información, esta falta de conciencia ha llevado a desconocer la función archivista y causado la problemática de preservación digital a largo plazo, sin estas directrices para gestionar la información, así como metodologías para crear, usar, mantener, retener, acceder y preservar la información ha propiciado y prolongado la falta de preocupación por la pérdida de información en los medios audiovisuales. Estrategias de preservación digital: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Este componente involucra un aspecto clave en la preservación digital refiriéndose a los riesgos asociados de obsolescencia tecnológica, "se afirma hoy en día que el problema ya no es conservar los bits, sino cómo hacer que sean legibles en un futuro, dados esos cambios tecnológicos ajenos a la información documental en sí, pero indispensables para hacerla legible" (Voutssas, 2010, p. 11), en este sentido, con la formulación de dicha estrategia o planes para

renovar periódicamente los dispositivos se hace frente a esta problemática de dispositivos y cambios tecnológicos en los medios de almacenamiento.

Sucede pues, que la no exigencia de conversión o cambio de formato enmarcado en un plan o estrategia pone en riesgo de pérdida de la información en la Fundación Teatro Nacional por su imposibilidad de acceder a un soporte que entro en desuso o desactualización. Esta preocupación no se aborda en la Fundación Teatro Nacional por la falta de conocimiento en la producción y medio de almacenamiento del contenido digital.

Gobernanza: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Ejercer un mandato de gobierno requiere la colaboración de diferentes actores como productores, usuarios, custodios y demás que intervienen en la formulación de actividades para la gestión de información. Esta articulación con diferentes actores genera "alternativas de valor a través de acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo sea el de asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales, de forma permanente a través del tiempo y a las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema" (Voutssás M., 2012, p. 105). En otras palabras, la adopción de un marco de gobierno en la Fundación Teatro Nacional con políticas y procedimientos articulados con los diferentes actores y/o sistemas como por ejemplo el sistema integrado de gestión o el sistema de gestión de calidad, contribuyen a la sostenibilidad de un depósito de preservación digital, así mismo optimiza las habilidades y recursos alrededor de la preservación digital.

Colaboración: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. La preservación de los registros no debe realizarse de manera aislada de las estrategias o métodos que se aplican en entornos distintos o en otras geografías del planeta. Dentro de los últimos años como lo señala Miquel Térmens se ha experimentado una expansión de repositorios institucionales dentro del movimiento open Access, los cuales no solo demandan que sean usables sino también seguros y en lo posible con una certificación que aseguren la preservación a largo plazo. (2009) esta expansión constata un interés en este campo, involucrando no solo productores de información sino también a empresas de tecnología y seguridad. En este aspecto la comisión europea promueve la investigación en esta área por medio de convocatoria y proyectos como por ejemplo el marco de cooperación DLM Forum y que cuyo fruto fue elaborar las normas MoReq2 (2008) que marca los requerimientos a cumplir por los sistemas de gestión de archivos electrónicos. Por consiguiente, el aislamiento no permite el aprendizaje colaborativo, así como de lecciones aprendidas en los diferentes aspectos de la preservación digital.

Dentro de este orden de ideas, es evidente que la naturaleza de un entorno colaborativo permite la construcción de un futuro solido en materia de preservación digital, esta visión se cimenta en el intercambio de conocimientos y prácticas que promueve una mejor comprensión de las problemáticas y desafíos de preservación digital. En resumen, dicho entorno colaborativo contribuye al crecimiento no solo de la Fundación Teatro Nacional, sino también al crecimiento de una comunidad en pro de avanzar en preservación de la información y así mismo en sentar bases solidarias de cooperación interinstitucional.

Experiencia y conocimientos técnicos: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. La preservación digital tiene un alto componente técnico y al tratarse de una disciplina emergente en las últimas dos décadas tal como se infiere con el análisis normativo, el personal cualificado en la materia es escaso para organizaciones que no se desempeñen en el sector tecnológico. Como afirma Miquel Térmens (2009) la preservación digital es un área de trabajo poco conocida a nivel mundial, en parte a su corta existencia y al reducido número de especialistas que se dedican a ella. Así mismo, la preservación digital enfrenta retos técnicos como la migración de información, la pérdida de datos, problemas de lectura de documentos, accesibilidad futura, unicidad y autenticidad de documentos (Tang, 2019). Por lo tanto, se puede asegurar que en la Fundación Teatro Nacional las personas encargadas de producir información, así como la persona encargada de administrar archivos no tienen el conocimiento técnico suficiente para implementar estrategias que propicien la creación de documentos listos para su preservación, así como tampoco tienen experiencia técnica para cumplir modelos internacionales como por ejemplo el MoReq2.

Para hacer frente a esta realidad se debe promover el uso y empleo de la Tecnologías de la Información y Comunicación para el perfeccionamiento del talento humano, brindando la posibilidad de adquirir las competencias y conocimientos necesarios para participar activa y técnicamente en las necesidades de preservación digital de la Fundación. Formatos neutrales en tecnología de estándares abiertos: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Las características claves de este modelo usado para evaluar la capacidad de madurez son la infraestructura de preservación digital, la preservación del repositorio y los servicios de preservación digital. En este sentido el uso de una tecnología neutra mitiga la obsolescencia frente al avance tecnológico en relación con los sucesivos cambios que experimentan los equipos informáticos, sistemas operativos, programas y formatos que provocan la pérdida del acceso al patrimonio digital (Voutssás M., 2012).

Naturalmente, para prevenir la perdida de acceso a la información es necesario adoptar formatos de archivo en tecnología estándar abierta, esta acción es un compromiso que debe ser contemplado en la Política de Preservación Digital. La Fundación no contempla esto por el mismo hecho de no conocer o listar el tipo de formatos en los cuales contiene la información. Comunidad Designada: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. La comunicación y colaboración con productores y usuarios apoyan la transferencia de información, ya que en fin último el repositorio es " proporcionar un acceso fiable a largo plazo de los recursos digitales de una determinada comunidad, en el momento actual y el futuro" (Research Libraries Group, 2002, p. 3), es decir, el repositorio debe preservar la información independientemente de la comunidad designada e independientemente de las necesidades del presente. Concretizando, los acuerdos colaborativos demuestran como se toman decisiones sobre los protocolos a seguir para la transferencia de objetos como lo contempla el modelo OAIS, donde se incluyen roles y responsabilidades. En este sentido el repositorio establece que usuarios pueden y no pueden tener acceso a la información por medio de paquetes. La no existencia de una comunidad designada vulnera o pone en riesgo la seguridad de la información en cuanto a su acceso y uso.

Encuesta de registros electrónicos: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. La Fundación Teatro Nacional no ha implementado una estructura para el registro de los formatos electrónicos en harás de identificarlos para transformación de formato si es el caso, o de identificar registros listos para su conservación. La ausencia de esta encuesta o inventario de registros evidencia la falta de interés por la gestión electrónica de los documentos. Por ende, el no contemplar este componente trae riesgos frente a la obsolescencia de hardware y software.

Para el caso de los documentos foco de esta investigación que no son textuales hacemos referencia a los documentos sonoros y audiovisuales. Las colecciones sonoras son jóvenes comparadas con el patrimonio que se resguarda en bibliotecas ya que comenzaron a crearse en el siglo XX, su preservación está asociada con la permanencia del soporte físico lo que lleva al paradigma de que conservar material original es un esfuerzo en vano debido a la inestabilidad de los soportes y con ello llegando a afirmar que la preservación analógica está muerta (Rodríguez, 2016) para afrontar esta problemática es necesario identificar qué tipo de soporte y que cantidad de documentos son destinados a conservación, así como también definir según la valoración aplicada que proceso continuar para su preservación a largo plazo.

No obstante, para mejorar esta puntuación es necesario apoyarse en la Política de Gestión Documental Electrónica para documentar una metodología que identifique y analice los documentos electrónicos dispuestos para su preservación a largo plazo. Este producto será de gran valor e insumo para el desarrollo del Plan de Preservación Digital. Ingesta: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Este componente hace referencia a la creación del paquete de información de archivo (AIP) por parte del productor para ser enviado al repositorio y posterior almacenamiento. Es prioritario que la Fundación realice y documente los procedimientos para la ingesta, esto ayuda al proceso de gestión electrónica de archivos y dar seguimiento a que documentos son indexados al repositorio. Continuando, es importante que entre el productor de contenido y el administrador del repositorio se establezca una comunicación transparente, esto permite tener claridad sobre el cómo preparar la información para su ingesta, así como también conocer el modelo de administración del repositorio. Finalmente, para mejorar esta puntuación la Fundación Teatro Nacional debe implementar parámetros relacionados con metadatos descriptivos, formatos digitales aceptados y semántica en reglas para el nombramiento e identificación de los objetos digitales.

Almacenamiento de Archivos: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. El Modelo OAIS describe servicios de almacenamiento automatizados que respaldan la recepción y validación de paquetes AIP, si bien este aspecto es relevante para la preservación no es el único a tener en cuenta, también se involucra la renovación de dispositivos y medios, protección de integridad, seguridad y aplicación de estándares de metadatos de preservación. En este sentido, se expone el modelo desarrollado por la National Digital Stewardship Alliance (NDSA) en el año 2013, que crea una metodología para evaluar el desarrollo alcanzado en soluciones de preservación digital, el cual se compone de los siguientes cuatro niveles: "proteger los datos (Nivel 1), conocer los datos (Nivel 2), controlar los datos (Nivel 3) y reparar los datos (Nivel 4). Cada nivel proporciona un enfoque específico para identificar y abordar deficiencias en la preservación digital" (Bodero Poveda y De Giusti, 2024, p. 23). A continuación, se detallan las acciones técnicas que deben estar en un Plan de Preservación Digital según la propuesta NDSA Levels.

Nivel 1 (Proteger los datos) Nivel 2 (Conocer los datos) Nivel 3 (Controlar los datos) Nivel 4 (Reparar los datos) Almacenamiento y localización geográfica Dos copias de seguridad separadas físicamente Mínimo tres copias de seguridad Mínimo una copia de seguridad en una ubicación geográfica con Mínimo tres copias en geografías diferentes con amenazas de desastres diferentes

amenaza de desastre diferente Para datos en soportes heterogéneos (discos ópticos, discos duros, etc.) quitar el contenido del soporte y ponerlo en el sistema de almacenamiento Mínimo una copia en una localización geográfica diferente Control de obsolescencia de los sistemas y soportes Contar con plan integral para mantener archivos y metadatos accesibles en los soportes o sistemas

Documentar el sistema y soportes de almacenamiento

Tabla 8 Niveles de almacenamiento preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels.

2013

En resumen, estos modelos identifican campos de mejora e implementación de prácticas que facilitan a la Fundación Teatro Nacional resolver su problemática y medir su progreso ajustando estrategias conforme a las buenas prácticas que debe seguir para preservar su información a largo plazo.

Renovación de medios/dispositivos: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. La Fundación Teatro Nacional no cuenta con un programa de renovación de medios o dispositivos de almacenamiento. A pesar de que la renovación es una medida preventiva frente a la obsolescencia tecnológica, sigue siendo un problema por resolver para hacerlo sostenible y rentable, se sigue estudiante la forma de preservar información por miles de años como por ejemplo el uso de vidrio de cuarzo del proyecto Sílice de Microsoft (Anderson, 2025), el tiempo es un factor determinante que condiciona la integridad y vida de los medios de almacenamiento. Cabe señalar a diferencia de los documentos impresos, los documentos digitales se distinguen entre el soporte físico de los datos y los datos en si creados según formatos y normas en concreto. Ante este panorama y la continua obsolescencia de soportes la solución que tenemos a la mano y que es viable es la migración a otros soportes, pero para los datos en si aún no existe un consenso científico respecto a la alternativa entre las técnicas de migración y emulación (Térmens, 2009). Esta situación pone de manifiesto la necesidad de investigar estrategias de renovación de la cadena de datos de información contenidos en el formato cualquiera que sea. Es pertinente y necesario que la Fundación Teatro Nacional elabore un programa para la renovación de medios, este protocolo debe realizarse controlando que la captura y registro de los datos en el nuevo soporte cumpla con integridad del registro electrónico después de completar la renovación. Esta renovación de medios se realiza al medio de almacenamiento y no para el formato ya que este último es abordado de manera distinta en un plan de reformateo en el Plan de Preservación Digital.

Integridad: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Garantizar la integridad de un documento electrónico es clave para la preservación a largo plazo, la integridad es una capacidad esencial para respaldar que la información no ha sufrido alteraciones, sin embargo, la integridad no solo es abordada por el modelo OAIS, también se aborda en el modelo de madurez ARMA y el modelo NDSA Levels, para este último ejemplificamos los niveles de la propuesta de la siguiente manera:

Nivel 1 (Proteger los datos) Nivel 2 (Conocer los datos) Nivel 3 (Controlar los datos) Nivel 4 (Reparar los datos) No alteración e integridad de los datos Comprobar en el momento de la ingesta si sus valores han sido proporcionados junto al contenido Comprobar la integridad de todas las ingestas Comprobar la integridad del contenido a intervalos regulares Comprobar la integridad de todo el contenido en situaciones o actividades especificas Crea información de integridad si no fue proporciona junto al contenido Escritura bloqueada en soportes originales Mantener los registros de la información de integridad Capacidad para reemplazar o reparar datos alterados

Comprobar virus en contenido de alto riesgo Capacidad para detectar datos alterados Comprobar virus en todo el contenido Asegurar que ninguna persona tienen acceso a escritura Tabla 9 Niveles de integridad preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013 En base a estos resultados cabe destacar que para garantizar la integridad de los datos se requiere de conocimientos técnicos, un ejemplo para entender este aspecto es el uso de un hash criptográfico que se calcula antes y después de la acción de preservación digital, dicho uso de la tecnología hash puede detectar el más pequeño cambio incluso si se presenta en un bit de información. Caso contrario ocurre cuando se realiza un proceso de migración a otro formato, debido a que la estructura de bits previos al cambio de formato no es igual al producto transformado.

Seguridad: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. En lo que respecta a la seguridad de los registros electrónicos se aborda en dos sentidos, uno en cuanto al acceso al sistema físico donde se aloja el repositorio (servidor) y el otro en cuanto al acceso no autorizado del contenido del repositorio. La Fundación Teatro Nacional usa un servidor donde aloja los documentos nativos digitales en relación con la producción audiovisual. Dicho servidor no cuenta con procedimientos de seguridad para su acceso, prevención de desastres ni copias de seguridad.

El modelo NDSA Levels presenta algunos indicadores para observar el actuar respecto al repositorio en términos de contenido electrónico mas no para el repositorio físico, a continuación, se presentan los niveles a considerar:

Nivel 1 (Proteger los datos) Nivel 2 (Conocer los datos) Nivel 3 (Controlar los datos) Nivel 4 (Reparar los datos) Seguridad de la información Identificar quien ha leído, escrito, movido o eliminado la autorización de archivos Documentar las restricciones de acceso de los contenidos Mantener registros de quien realiza acciones en los archivos. Esto es entendido desde la informática como logs Realizar auditorías de registros periódicas (Logs) Restringir el acceso no autorizado

Tabla 10 Niveles de seguridad de preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013

En todo caso, la situación de seguridad es crítica para la información audiovisual con contenido electrónico en la Fundación Teatro Nacional. Es necesario implementar estas medidas protocolarias y procedimentales de seguridad, es por ello por lo que el componente seguridad debe articularse entre el Plan de Preservación Digital y el Sistema de Seguridad de Información, que a su vez está relacionado con la Política de Seguridad de la información tanto para archivo físico como electrónico.

Metadatos de preservación: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Según el modelo DPCMM una buena práctica es el uso de un esquema de metadatos de preservación basado en el formato PREMIS para todos los registros electrónicos. Dichos metadatos se almacenan en los paquetes de información que define el modelo OAIS. A propósito, el modelo NDSA Levels también busca testear el nivel de metadatos de la siguiente manera:

Nivel 1 (Proteger los datos) Nivel 2 (Conocer los datos) Nivel 3 (Controlar los datos) Nivel 4 (Reparar los datos) Metadatos Inventario del contenido y localización en el repositorio Almacenar metadatos administrativos, técnicos, descripticos y estructurales Determinar que estándares de metadatos aplicar Almacenar metadatos estándar de preservación Asegurar una copia de seguridad y almacenar una copia por separado Almacenar metadatos de las transformaciones

Tabla 11 Niveles de metadatos preservación digital basados de la propuesta NDSA Levels. 2013

Comparativamente el componente del modelo de madurez DPCMM solo se alinea con el nivel 4 del modelo de la NDSA en cuanto a que la captura de todos los metadatos relacionados, estos metadatos relacionados se almacenan en el paquete de difusión de información DIP como objeto proporcionado en respuesta a solicitud del consumidor.

Acceso: se obtuvo una puntuación de cero (0) para este componente. Uno de los objetivos principales de la preservación digital es su acceso a lo largo del tiempo, La Fundación Teatro

Nacional accede a la información sin la capacidad de documentar quien accede a los registros electrónicos, así como tampoco tienen la capacidad para respaldar el acceso a los registros electrónicos contenidos en el repositorio.

Esto infiere que el paquete de difusión de información DIP no tiene una respuesta a una solicitud de un usuario consumidor de información, lo que lleva a que no sea posible que el repositorio entregue el contenido buscado. Sin un acceso efectivo el modelo de preservación fracasa ya que no se justifica preservar información que no sea posible acceder.

Figura 1 Gráfico de barras DPCMM para la Fundación Teatro Nacional A modo de conclusión, es evidente ver un estado crítico con todos los componentes evaluados en un nivel de cero (0) (ver figura 1 ) y un atraso organizacional en la gestión de la información con fines de preservación digital a largo plazo, teniendo en cuenta que la preservación digital es un campo emergente del último cuarto de siglo hay preocupación por los riesgos que trae consigo preservar información en entornos electrónicos y que no sea posible recuperarla en un futuro.

Ante este panorama es pertinente que la Fundación Teatro Nacional elabore de acuerdo con sus necesidades, métodos o estrategias que permitan respaldar y garantizar una gestión adecuada de la información, entre este accionar se contempla el uso prioritario de una política que propicie el compromiso y responsabilidad por salvaguardar el patrimonio documental, estudiando las herramientas de preservación adecuadas y que también ofrezca capacitación a el personal encargado de producir y almacenar los registros de información

Propuesta de programas de conservación y estrategias de preservación digital

CAPITULO V PROPUESTA DE PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN Y ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN

DIGITAL EN UN SIC PARA LA FTN

Para la elaboración de la propuesta fue necesario realizar un análisis de resultados de los instrumentos aplicados para medir el nivel de madurez, así como también del panorama normativo y legislativo que cobija la materia de estudio. En base a estos hallazgos se proponen en un sentido de prioridad o urgencia programas con sus respectivas actividades de conservación y estrategias de preservación digital. Ahora bien para dar cumplimiento de la tercera fase del proyecto investigativo y de la resolución del tercer objetivo de diseñar programas de conservación y estrategias de preservación digital en un Sistema Integrado de Conservación para la Fundación Teatro Nacional de Colombia se propone la siguiente propuesta.

5.1 Introducción

Este documento busca orientar y brindar una estructura que guie la implementación de buenas prácticas para mejorar e intervenir desde un punto de vista organizacional y técnico la problemática de conservación y preservación de la información audiovisual que produce la Fundación Teatro Nacional. La orientación metodológica de la presente propuesta constituye una recomendación para el buen desempeño y desarrollo de la función archivística y gestión documental de la Fundación Teatro Nacional en lo referente a la conservación y preservación de archivos. Por consiguiente, se resaltan las consideraciones necesarias para la fundamentación y aplicación de un Plan de Conservación Documental, un Plan de Preservación Documental como parte de un Sistema Integrado de Conservación

5.2 Fundamentación teórica

Según el acuerdo 001 de 2024 el propósito de un Sistema Integrado de Conservación (SIC) es garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información independiente de la forma, medio, soporte o registro en el cual se haya elaborado respectando sus atributos de integridad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del ciclo de vida del documento.

Cabe resaltar que la preservación a largo plazo está contemplada como un proceso transversal de la gestión documental y de este accionar aplicado a los documentos surge el Sistema Integrado de Conservación como instrumento archivístico.

Figura 2 Articulación del SIC con los procesos de la Gestión documental basado en Acuerdo 001 de 2024, elaboración propia

Para la formulación de los planes y actividades del Sistema Integrado de Conservación se plantea realizar acciones a corto, mediano y largo plazo según los resultados del modelo de madurez aplicado, identificando jerárquicamente las prioridades a tratar.

5.3 Propuesta de programas de conservación

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

Objetivo General

Fortalecer las competencias del personal del Teatro Nacional en gestión documental y conservación preventiva, promoviendo la apropiación de la normativa archivística, el conocimiento técnico y la responsabilidad institucional en la preservación del patrimonio documental.

Alcance El programa se aplicará a todo el personal vinculado a los procesos documentales de la Fundación, incluyendo áreas productoras, administrativas y técnicas. Su impacto abarca la formación básica, intermedia y avanzada en función archivística, conservación preventiva, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, con el fin de desarrollar una cultura organizacional orientada a la preservación documental.

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Diseño del Plan Institucional de Capacitación Elaborar el documento guía que establezca niveles de formación, competencias, contenidos y responsables del proceso formativo.

Capacitación en Normatividad Archivística Desarrollar sesiones sobre Ley 594 de 2000, Acuerdo 049 de 2000, Acuerdo 042 de 2002, NTC 4095 y NTC 5921, adaptadas al contexto del Teatro Nacional.

3

Talleres de Conservación Preventiva Capacitar en manipulación de documentos, control de agentes de deterioro, limpieza y almacenamiento.

4

Sensibilización sobre Cultura Archivística Realizar campañas institucionales de valoración del patrimonio documental, uso responsable de la información y cumplimiento de las TRD.

5

Evaluación del impacto formativo Aplicar encuestas y verificar evidencias del aprendizaje en las prácticas archivísticas del personal capacitado.

Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable Humano Coordinador de Archivo, expertos externos en archivística, personal del Teatro Nacional.

Archivo Central / Talento Humano Técnico Equipos de proyección, conexión a internet, software de presentación y registro de asistencia.

Teatro Nacional / Área de Sistemas Materiales y didácticos Manuales, guías, cartillas, presentaciones, señalética institucional.

Archivo Central Financiero Presupuesto para contratación de capacitadores, logística y materiales pedagógicos.

Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Diseño del plan de formación Enero – Febrero

2026

Anual Coordinador de Archivo / Talento Humano Ejecución de capacitaciones en normativa Marzo – Julio

2026

Semestral Archivo Central Talleres de conservación preventiva Agosto – Octubre 2026 Semestral Archivo Central / Expertos externos Campañas de sensibilización Noviembre 2026

– Marzo 2027

Continua Comunicaciones / Archivo Central Evaluación de impacto y seguimiento Abril 2027 Anual Talento Humano / Archivo Central

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación

Registros de asistencia Listas y firmas de participación en capacitaciones.

Documentos físicos y digitales.

Material pedagógico Presentaciones, guías, manuales entregados a los asistentes.

Repositorio digital / Archivo Central.

Fotografías de actividades Registro visual de talleres, jornadas y campañas.

Carpeta de registro fotográfico.

Evaluaciones y encuestas Instrumentos aplicados para medir aprendizaje y satisfacción.

Formularios físicos o en línea.

Informe de ejecución Documento final consolidado del avance del programa.

Archivo Central / Dirección Administrativa.

FORMATO DE CAPACITACIÓN Y

SENSIBILIZACIÓN

Versión:

Fecha:

Pagina

FECHA:

TEMA:

OBJETIVO:

RESPONSABLES:

No.

NOMBRES Y APELLIDOS

DEPENDENCIA

CARGO

CORREO

FIRMA

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES

FÍSICAS

Objetivo General

Garantizar que las áreas de archivo y los sistemas de almacenamiento del Teatro Nacional cumplan con condiciones técnicas, estructurales y de seguridad que permitan la conservación preventiva del patrimonio documental, mediante inspecciones periódicas, mantenimiento preventivo y mejora continua de la infraestructura. Alcance El programa aplica a todos los depósitos documentales, estanterías, áreas de trabajo y espacios físicos donde se custodian o manipulan documentos. Incluye: Estanterías metálicas y su estado estructural. Pisos, muros, techos, puertas y acabados. Condiciones de iluminación, ventilación pasiva y presencia de filtraciones. Revisión de pinturas, cerramientos, tapas laterales, perfiles y baldas. Capacidad de carga y estabilidad de la estructura del archivo. Control de acceso y custodia física del espacio. Dado el nivel de madurez identificado, se inicia desde una fase de organización básica, sin documentación previa, con el fin de construir un sistema técnico sostenible a mediano plazo.

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Elaboración de listas de chequeo Diseñar formatos técnicos para inspección de estanterías, pisos, muros, techos y mobiliario especializado.

Diagnóstico inicial del estado de la infraestructura Levantar información detallada para identificar daños estructurales, corrosión, humedad, inestabilidad o elementos en mal estado.

3

Programa de mantenimiento preventivo Definir frecuencia, responsables y procedimientos para corrección básica de daños.

4

Verificación de capacidad de carga Confirmar que las estanterías y pisos cumplen con la capacidad de 1200 kg/m² según normativa.

5

Reubicación y redistribución de cargas Organizar series documentales para evitar sobrepeso y mejorar estabilidad.

6 Control de acceso y custodia

física Implementar cierre controlado de puertas, supervisión y registro de ingreso.

7 Registro documental de

inspecciones Crear informes trimestrales que documenten hallazgos, acciones correctivas y mejoras. Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable Humano Coordinador de Archivo, personal de infraestructura, técnico en mantenimiento. Teatro Nacional / Archivo Central Técnico Herramientas de medición, nivel, linterna, cámara fotográfica, hojas de inspección. Infraestructura Materiales Pinturas ignífugas, repuestos, tornillería, elementos para ajustes de estantería. Suministros Financiero Recursos para mantenimiento preventivo y correctivo, contratación de servicio técnico especializado.

Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Diseño de listas de chequeo Enero 2026 Una vez Archivo Central Diagnóstico inicial Enero – Marzo 2026 Anual Archivo Central / Infraestructura Mantenimiento preventivo Abril – Noviembre

2026

Trimestral Infraestructura Verificación de capacidad de carga Abril – Junio 2026 Anual Infraestructura Redistribución de cargas Julio – Agosto 2026 Según necesidad Archivo Central Control de acceso Permanente Diario Seguridad / Archivo Informe anual de estado de infraestructura Noviembre 2026 Anual Archivo Central

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación Listas de chequeo diligenciadas Formatos de inspección con fecha, responsable y hallazgos.

Archivo Central Registro fotográfico Fotografías comparativas de antes y después. Carpeta digital del programa Informes de mantenimiento Documento técnico con acciones ejecutadas y pendientes.

Infraestructura Reporte de reubicación de cargas Registro del ajuste de estanterías y reorganización documental.

SIC / Archivo Actas de control de acceso Registros de ingreso al depósito.

Seguridad

FORMATO DE INSPECCIÓN DE

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES

FÍSICAS

Versión:

Fecha:

Pagina Verificar las condiciones relacionadas a continuación para cada uno de los depósitos teniendo en cuenta la siguiente calificación: 0 = No Cumple; 1 = Cumple Parcialmente; 2 = Cumple

DEPOSITO:

FECHA:

CONDICIONES A VERIFICAR

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

1

ESTRUCTURA

1.1

Utilizan estantería de 2.20 mts de alto o de mayor tamaño señalado, que cumplan con las condiciones de capacidad y resistencia. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

1.2

La resistencia de las placas y pisos está dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

1.3

Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

1.4

Las pinturas utilizadas poseen propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

2

DISTRIBUCIÓN

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

2.1

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación cuentan con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 02

2.2

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios están fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. ACUERDO No.

049 (5 de mayo de 2000). Art 02

3

ESTANTERÍA

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

3.1

El diseño de la estantería es acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan

daños sobre los documentos. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.2

Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. ACUERDO No.

049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.3

Los estantes están construidos para soportar el peso del material a contener ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03.

3.4

La estantería total tiene menos de 100 mts de longitud. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.5

Los módulos de la estantería contienen parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.6

La balda superior está dispuesta de tal forma que no dificulte la manipulación y el acceso del operario a la documentación. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.7

La balda inferior está por lo menos a 10 cms del piso. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.8

Las baldas ofrecen la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos. ACUERDO No.

049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.9

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas son redondeados para evitar desgarres en la documentación. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

3.10

El cerramiento superior no está siendo utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Art 03

EJECUTÓ

VERIFICÓ

PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,

DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN

Objetivó general Garantizar condiciones ambientales básicas y controladas en los depósitos documentales del Teatro Nacional mediante la implementación de procedimientos técnicos de limpieza, desinfección, control de plagas y manejo de contaminantes, orientados a prevenir el deterioro físico, químico y biológico del patrimonio documental. Alcance El programa cubre todos los espacios donde se almacenan, manipulan o transitan documentos: Depósitos documentales.

Estanterías y mobiliario de archivo.

Áreas de consulta y recepción de documentos. Zonas externas de riesgo inmediato (pasillos, ductos, cuartos contiguos). Este programa se formula como prioridad de intervención inmediata

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Diseño del protocolo de saneamiento ambiental Incluir procedimientos, periodicidad, productos permitidos, fichas técnicas y responsables.

2

Limpieza general controlada Implementar técnicas para polvo superficial, aspiración de bajo ruido, manejo de residuos y limpieza de estanterías.

Desinfección periódica Aplicar agentes certificados, compatibles con acervos documentales, en áreas de tránsito y superficies críticas.

4

Desinsectación Contratar empresa certificada para control de insectos xilófagos y contaminantes biológicos.

5

Desratización Establecer puntos de control, cebaderos y seguimiento con proveedor especializado

6

Separación de material contaminado Crear zona de cuarentena para documentos afectados por hongos o insectos.

7

Documentación de rutinas Diligenciar fichas técnicas, controles de aplicación, reportes y cronogramas.

8

Control de contaminantes atmosféricos.

Medición periódica de polvo, partículas y signos de deterioro químico.

Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable Humano Personal de archivo, servicios generales, empresa especializada en plagas.

Teatro Nacional / Proveedor externo Técnico Aspiradora de bajo ruido con filtro HEPA, medidor de partículas, lámparas UV para revisión. Archivo Central Materiales Paños libres de pelusa, agentes desinfectantes certificados, alcohol isopropílico, kit de limpieza documental.

Suministros Financiero Presupuesto para contratación de servicios especializados y adquisición de insumos. Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Diseño del protocolo de saneamiento Enero 2026 Una vez Archivo Central / Servicios Generales Limpieza general controlada Febrero – Diciembre 2026 Mensual Servicios Generales Desinfección institucional Febrero – Diciembre 2026 Bimestral Servicios Generales Desinsectación Marzo, Junio, Septiembre, Diciembre Trimestral Empresa especializada Desratización Todo el año Trimestral Empresa especializada Separación de material contaminado Permanente Según necesidad Archivo Central Documentación de rutinas Todo el año Bimestral Archivo Central

Control de contaminantes Abril – Octubre 2026 Semestral Archivo Central

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación Registros de limpieza Formatos mensuales con responsable, área intervenida y observaciones.

Archivo Central Certificados de desinsectación Documento emitido por empresa certificada. Carpeta de control ambiental Certificados de desratización Actas de aplicación y monitoreo de puntos de control.

Archivo Seguridad Registro fotográfico Fotografías del antes y después de intervenciones. Carpeta digital Reportes de material contaminado Formatos de ingreso a cuarentena y tratamiento. Archivo Central Informe anual de saneamiento Consolidado técnico de todas las intervenciones del año.

Dirección Administrativa

FORMATO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS

DE ARCHIVO

Versión:

Fecha:

Pagina:

AGENTE EMPLEADO:

DOSIS:

MODO DE APLICACIÓN

RESPONSABLE

DEPOSITO:

FECHA:

ASPECTO POR VERIFICAR

0=No cumple; 1=Cumple parcialmente; 2=Cumple

PISOS

PUERTAS

ESTANTERÍA

MOBILIARIO

LÁMPARAS

EJECUTÓ:

VERIFICÓ:

Anexo: Ficha técnica de agente utilizado

OBSERVACIONES:

FORMATO DE SANEAMIENTO

AMBIENTAL

Versión:

Fecha:

Pagina:

Diligenciar las condiciones de saneamiento ambiental relacionadas a continuación para cada uno de los depósitos.

ACTIVIDAD

LIMPIEZA Y

DESINFECCIÓN

CONTROL DE PLAGAS

DESINFECCIÓN

DESINSECTACIÓN

DESRATIZACIÓN

FECHA

DEPÓSITO

AGENTE EMPLEADO

DOSIS

FRECUENCIA

MODO DE APLICACIÓN

RESPONSABLE

EJECUTÓ

VERIFICO

Indique que documentos dentro de los ya establecidos, están anexados al formato

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Definir rangos ambientales de conservación Ajustados a NTC 6200, NTC 3500 y estándares internacionales (22°C ±2° y 45–60% HR para papel).

2

Adquisición e instalación de sensores Termohigrómetros digitales, luxómetros, medidor de partículas y sensores UV.

3

Medición periódica Realizar lecturas diarias de temperatura y humedad relativa, semanales de lux y UV.

4

Identificación de microclimas Revisión de estanterías cerradas, esquinas frías o zonas con humedad persistente.

5

Registro y trazabilidad Implementar formatos o planillas para registrar lecturas con fecha, hora y responsable.

6

Análisis e interpretación de datos Elaborar reportes trimestrales con gráficas, comportamiento ambiental y alertas.

7

Acciones de control Ajustar ventilación natural, apertura de ventanas por tiempos controlados, redistribución de cargas, uso de deshumidificadores según necesidad.

8

Calibración y mantenimiento Asegurar calibración semestral de sensores y correcto funcionamiento de equipos.

Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable

CERTIFICADO DE EJECUCIÓN

FICHA TÉCNICA AGENTE EMPLEADO

OBSERVACIONES

PROGRAMA MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Objetivo General

Establecer un sistema de medición, registro y control de las condiciones ambientales en los depósitos documentales del Teatro Nacional, con el fin de prevenir el deterioro de los documentos por variaciones de temperatura, humedad, iluminación y contaminantes atmosféricos.

Alcance El programa aplica a todos los espacios del Teatro Nacional donde se almacenan, consultan o manipulan documentos, abarcando tanto los depósitos documentales como las áreas de trabajo archivístico y zonas aledañas que puedan influir en su estabilidad. Su implementación contempla la supervisión integral de las condiciones ambientales que afectan directamente la conservación del patrimonio documental, incluyendo variables como temperatura, humedad relativa, iluminación y presencia de contaminantes atmosféricos. Dado que los resultados del modelo de madurez ubicaron a la institución en un nivel 0, este programa se desarrolla desde la ausencia total de prácticas de monitoreo, lo que implica iniciar la instalación de dispositivos de medición, la definición de rangos ambientales óptimos y la creación de registros que permitan realizar análisis sistemáticos y tomar decisiones informadas sobre la gestión de riesgos ambientales.

Humano Coordinador del Archivo, personal de mantenimiento, analista de datos. Teatro Nacional Técnico Termo higrómetros calibrables, luxómetro, lámparas UV, medidor de partículas, equipos de control ambiental.

Archivo Central/ Mantenimiento Materiales Hojas de registro, plantillas digitales, dispositivos de alerta visual.

Archivo Central Financiero Compra de sensores, calibraciones, mantenimiento preventivo.

Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Definición de rangos ambientales Enero 2026 Una vez Archivo Central Instalación de sensores Febrero 2026 Una vez Mantenimiento Medición de temperatura y HR Marzo – Diciembre

2026

Diario Archivo Central Medición de iluminación Marzo –Diciembre

2026

Semanal Archivo Central Control de microclimas Abril – Octubre 2026 Trimestral Archivo Central Registros y documentación Permanente Diario / Semanal Archivo Central Análisis de datos Abril, Julio, Octubre

2026

Trimestral Archivo Central Calibración de equipos Junio y Diciembre

2026

Semestral Mantenimiento

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación Formatos de registro ambiental Lecturas de temperatura, HR, lux y UV con fecha y firma Archivo Central Certificados de desinsectación Ubicación de sensores y evidencias de instalación.

Carpeta digital Informes trimestrales Análisis de tendencias, alertas y desviaciones.

SIC / Archivo

Certificados de calibración Documentos técnicos de verificación de equipos.

Mantenimiento Acciones correctivas documentadas Redistribución, ventilación, ajustes y medidas tomadas.

Archivo Central

FORMATO DE MONITOREO Y CONTROL

DE CONDICIONES AMBIENTALES

Versión:

Fecha:

Pagina:

FECHA / CIUDAD:

DEPOSITO

UBICACIÓN TOPOGRAFICA(P-A-C-E)

P: PASILLO - A: ANAQUEL - C: CUERPO - E: ENTREPAÑO

REGISTRO DE

CONDICIONES

HUMEDAD Y

TEMPERATURA

RANGOS(mensual) TEMPERATURA Mínimo °C

Máximo °C

RANGOS(mensual) HUMEDAD Mínimo %

Máximo %

LUX

RANGOS(mensual) ILUMINANCIA #Lux.

EJECUTO:

CARGO:

VERIFICÓ:

CARGO:

OBSERVACIONES:

PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Objetivo General

Establecer un sistema integral de gestión del riesgo documental que permita identificar amenazas, reducir vulnerabilidades y fortalecer la capacidad de respuesta del Teatro Nacional frente a emergencias que puedan afectar el patrimonio documental, incluyendo incendios, inundaciones, filtraciones, eventos climáticos extremos y afectaciones biológicas o químicas.

Alcance El programa abarca todos los espacios donde se custodian, manipulan o consultan documentos, así como las áreas contiguas que representan potenciales riesgos de impacto. Su aplicación incluye la identificación de amenazas internas y externas, la valoración de riesgos que comprometen la integridad de la documentación, la implementación de medidas de prevención y el diseño de procedimientos de atención y recuperación posterior a un evento adverso. Debido a que el modelo de madurez ubicó a la institución en un nivel 0, se parte de la inexistencia total de instrumentos de gestión del riesgo documental, lo que hace necesario construir desde cero protocolos, listados de materiales críticos, rutas de evacuación documentaria y mecanismos de coordinación interinstitucional.

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Elaboración del diagnóstico de riesgos Identificar amenazas, vulnerabilidades, causas y consecuencias con matrices de riesgo documentario.

2

Definición de controles preventivos Establecer medidas técnicas para mitigar eventos como incendios, filtraciones, humedad o fallas eléctricas.

3

Diseño del Plan de Emergencia y Recuperación Documental Crear protocolos para rescate, estabilización y tratamiento de documentos afectados.

4

Priorización de documentos críticos Definir listas de salvamento y criterios de prioridad según valor histórico, legal o administrativo.

5

Formación del equipo de respuesta documentaria Conformar un grupo técnico capacitado para actuar durante emergencias.

6

Simulacros y ejercicios de respuesta Realizar simulacros para evaluar tiempos, rutas y técnicas de salvamento.

7

Coordinación inter áreas Integrar acciones con Seguridad, Mantenimiento y Gestión del Riesgo de la institución.

8

Registro y documentación del riesgo Generar actas, formularios y reportes para evidenciar inspecciones, eventos y acciones.

9

Actualización anual del plan Revisar avances, incidentes y nuevos riesgos emergentes.

Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable Humano Comité de Gestión del Riesgo, personal del archivo, brigadistas, especialistas externos. Teatro Nacional Técnico Detectores de humo, extintores certificados, lámparas de emergencia, kit de salvamento documental.

Seguridad / Mantenimiento Materiales Toallas absorbentes, plásticos de contención, cajas de aislamiento, soportes temporales. Archivo Central Financiero Recursos para capacitación, compra de equipos de emergencia y atención de incidentes. Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Diagnóstico de riesgos Enero – Marzo 2026 Anual Archivo Central / Comité de Riesgos Implementación de controles preventivos Abril – Junio 2026 Semestral Mantenimiento / Seguridad

Elaboración del Plan de Emergencia Documental Julio – Septiembre

2026

Una vez Archivo Central Priorización de documentos críticos Octubre 2026 Anual Archivo Central Conformación del equipo de respuesta Octubre – Noviembre

2026

Una vez Archivo Central Simulacros institucionales Noviembre 2026 Anual Comité de Riesgos Actualización del plan Diciembre 2026 Anual Archivo Central

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación Matriz de riesgos Documento técnico con amenazas, vulnerabilidades y valoración. Archivo Central Informes de controles implementados Acciones preventivas y correctivas realizadas.

Infraestructura / Seguridad Plan de Emergencia y Recuperación Documental Documento completo con protocolos y rutas.

Archivo Central Lista priorizada de salvamento Registro oficial de documentos críticos. Archivo Central Actas y reportes de simulacros Registros de participación y evaluación de tiempos de respuesta.

Comité de Riesgos Registro fotográfico Evidencia de controles, simulacros y adecuaciones.

Carpeta digital Informe de cierre anual Consolidado de avances, incidentes y mejoras.

Archivo Central

PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Objetivo General

Garantizar la adecuada organización física y técnica del patrimonio documental del Teatro Nacional mediante la implementación de procedimientos estandarizados para almacenamiento, selección de unidades de conservación, redistribución física y control del realmacenamiento, con el fin de prevenir el deterioro, mejorar la trazabilidad y asegurar condiciones apropiadas de conservación.

Actividades Propuestas No.

Actividad Descripción técnica

1

Diagnóstico de necesidades de almacenamiento Evaluar estado físico de cajas, carpetas, estanterías y unidades de conservación existentes.

2

Definición de parámetros técnicos de compra Establecer especificaciones para cajas y carpetas libres de ácido, PH neutro y materiales archivísticos certificados.

3

Adquisición progresiva de unidades de conservación Sustituir material deteriorado y garantizar disponibilidad de cajas apropiadas.

4

Estandarización de rotulación y codificación Implementar códigos únicos, etiquetas legibles y sistema de ubicación física normalizado.

5

Realmacenamiento técnico Reorganizar documentos según series, cargas y especificaciones de conservación para mejorar trazabilidad y estabilidad.

6

Registro en el Sistema Integrado de Conservación

(SIC)

Documentar movimientos, cambios de ubicación y acciones de realmacenamiento.

7

Programa de mantenimiento preventivo de unidades Verificar anualmente estado de carpetas, cajas y material de soporte.

8

Control de cargas y distribución en estanterías Ajustar pesos, evitar sobrecargas y definir topes según normativa técnica.

Recursos Necesarios Tipo de recurso Descripción Responsable Humano Coordinador de Archivo, auxiliares de archivo, personal de compras.

Teatro Nacional Técnico Lista de verificación, herramientas para reorganización, sistema SIC o planillas digitales. Archivo Central Materiales Cajas y carpetas libres de ácido, etiquetas, protectores, separadores, equipos básicos de protección.

Compras y Suministros Alcance El programa comprende todas las actividades relacionadas con la organización física del acervo documental, incluyendo la selección y uso de unidades de conservación, la disposición de documentos en estanterías, la redistribución de cargas, el control del estado de cajas y carpetas y la gestión de movimientos o traslados internos. Dado que el diagnóstico ubicó a la institución en un nivel 0 de madurez, el Teatro Nacional no cuenta con materiales adecuados, carece de criterios técnicos para compras, no realiza evaluaciones del estado de unidades de conservación y no documenta los procesos de realmacenamiento. Por ello, este programa se inicia desde la ausencia total de procedimientos, estableciendo lineamientos claros para el reemplazo progresivo de unidades inadecuadas, la estandarización de códigos, el control de ubicaciones físicas y la documentación detallada de todos los movimientos documentales.

Financiero Recursos para adquisición de unidades de conservación certificadas.

Dirección Administrativa

Cronograma Tentativo de Ejecución Fase / Actividad Periodo estimado Frecuencia Responsable Diagnóstico inicial de unidades de conservación Enero – Febrero 2026 Anual Archivo Central Definición de especificaciones técnicas Marzo 2026 Una vez Archivo Central / Compras Adquisición progresiva Abril – Octubre 2026 Semestral Compras y Suministros Realmacenamiento técnico Mayo – Diciembre

2026

Según necesidad Archivo Central Codificación y etiquetado Mayo – Agosto 2026 Una vez / actualización anual Archivo Central Registro de movimientos en SIC Permanente Diario Archivo Central Mantenimiento preventivo Junio – Diciembre

2026

Anual Archivo Central

Evidencias de Cumplimiento Tipo de evidencia Descripción esperada Medio de verificación Diagnóstico de unidades de almacenamiento Documento técnico con estado, necesidades y priorización.

Archivo Central Facturas y órdenes de compra Adquisición de cajas y carpetas archivísticas certificadas.

Compras Registro fotográfico Evidencia de realmacenamiento y reorganización física.

Carpeta digital Etiquetas y códigos aplicados Comprobación de uniformidad y legibilidad. Inspección física Planillas del SIC Movimientos documentados y trazabilidad completa.

Sistema SIC Informe anual del programa Consolidado de avances, compras, cambios y ajustes.

Archivo Central

5.4 Propuesta de estrategias de preservación digital

Antes de abordar estrategias de preservación digital es necesario contemplar una serie de prerrequisitos que sirvan de base sólida y que sustenten la viabilidad al proyecto de gestión de la información electrónica y transformación digital de la Fundación Teatro Nacional. Para ello se listan a continuación dos hitos que deben ser desarrollados y aplicados para abrir las puertas a la preservación digital:

1. Política de Preservación Digital: Es necesario que la política se desarrolle para brindar las garantías

necesarias de salvaguardar el patrimonio documental electrónico por considerarse un activo y recurso valioso para la FTN. Dicha política debe contener como mínimo los siguientes elementos: propósito, mandato, objetivos, alcance, beneficios, principios, funciones y responsabilidades, colaboración, selección y adquisición, acceso y uso, referencias y marco conceptual.

2. Instrumentos archivísticos: el objetivo de estas herramientas es apoyar la función archivística y el

desarrollo de la gestión documental. Para el buen desempeño del plan e implementar las estrategias es necesario contar con dos instrumentos mínimos, los cuales son la Tabla de Retención Documental y el Inventario Documental, estos instrumentos proporcionan un panorama de la realidad documental de la Fundación.

Una vez analizado los resultados del modelo de madurez aplicado se propone el plan de acción detallado en los siguientes dos (2) puntos y para lo cual se usa como marco de referencia el modelo OAIS y el DPCMM con el fin de agrupar las estrategias de preservación digital según sus componentes.

-

Evaluación y selección de prioridades

-

Definición de acciones, estrategias y cronograma de ejecución Evaluación y selección de prioridades Según los resultados del modelo de madurez se lista jerárquicamente las prioridades para abordar en la estrategia, se usó como criterios para definir las prioridades los siguiente:

-

El impacto: acciones que repercuten en un cambio significativo a las condiciones actuales.

-

La viabilidad: se contempla el aspecto financiero, de personal y experiencia, impacto a cambios en procesos y procedimientos existentes en la FTN

-

La urgencia: acciones inmediatas para evitar que los soportes documentales se pierdan o sufran daños irreparables.

Orden Capacidad Componente Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

1

Infraestructura Política de preservación digital X

2

Infraestructura Estrategia X

3

Infraestructura Gobierno X

4

Infraestructura Colaboración

X

5

Infraestructura Conocimientos técnicos X

6

Infraestructura Estándares abiertos

X

7

Infraestructura Comunidad designada

X

8

Infraestructura Encuesta de documentos electrónicos

X

Servicios Ingesta

X

10

Servicios Almacenamiento

X

11

Servicios Renovación de dispositivos

X

12

Servicios Integridad

X

13

Servicios Seguridad X

14

Servicios Metadatos de preservación

X

15

Servicios Acceso

X Tabla 12 Plan de acción componentes de preservación digital para la FTN

Definición de acciones, estrategias y cronograma de ejecución Se propone la realización de un cuadro de mando de preservación digital que contempla las actividades que se desarrollaran por estrategia y sus periodos de tiempo, cabe aclarar que el Archivo General de la Nación en su documento Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital del año 2021 define como estrategias de preservación digital la migración, conversión, refreshing y emulación, no obstante para la presente propuesta una estrategia corresponde al enfoque o acciones que la Fundación Teatro Nacional realiza según sus objetivos para la preservación de sus documentos electrónicos a corto, mediano y largo plazo.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

VERSIÓN:

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL

FECHA:

CUADRO DE MANDO

CÓDIGO:

Componente Estrategia PPD Actividad Plazo Ponderación Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Política Estructura Organizativa Elaborar Política de preservación digital Corto

10%

10%

Estrategia Estructura Organizativa Elaborar Estrategia de preservación digital Corto

10%

5%

Crear procedimientos para detectar la pérdida o corrupción de bits Corto

5%

Gobierno Marco de gobierno de preservación digital Buscar medios de financiamiento o estrategias para obtener los recursos para garantizar la continuidad del repositorio digital Corto

10%

2.5%

Elaborar un plan de monitoreo y supervisión que permita el cumplimiento de la política y estrategia de preservación digital Corto

2.5%

Evaluar los procedimientos y política de preservación Corto

2.5%

Crear procedimientos de financiación para reemplazar hardware / software cuando sea necesario según la estrategia de auditoria periódica Corto

2.5%

Colaboración Marco colaborativo Evaluar procesos y procedimientos del repositorio con otras organizaciones con fines similares Mediano

4%

1%

1%

Realizar acuerdos de asesoramiento con otras entidades afines Mediano

1%

1%

Conocimientos técnicos Desarrollo profesional Contratar personal con experiencia técnica profesional para respaldar funciones del repositorio Corto

9%

3%

Componente Estrategia PPD Actividad Plazo Ponderación Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Crear un plan de contratación de personal según las necesidades del repositorio Corto

3%

Crear un programa de desarrollo profesional para propiciar oportunidades de desarrollo profesional con habilidades y conocimientos Corto

3%

Tecnología estándar abierta Planificación de la preservación y normalización de formatos Establecer lista de formatos de estándar abierto Largo

4%

1%

1%

Definir un listado maestro de documentos a preservar apoyado en el inventario documental Largo

0.5%

0.5%

Elaborar cuadros de caracterización documental para identificar soportes y tipologías Largo

0.5%

0.5%

Comunidad designada

Elaborar acuerdos entre productores y usuarios designados Largo

4%

1%

1%

Elaborar feedback a la comunidad con la finalidad de mejorar los servicios del repositorio Largo

1%

1%

Encuesta de documentos electrónicos Identificación de procedencia Elaboración de encuestas, inventarios y análisis de los documentos electrónicos Mediano

5%

2.5%

2.5%

Ingesta Formalización de entrada Análisis documental Validar la integridad de las propiedades de los paquetes SIP para su ingesta en el repositorio Largo

9%

2%

2%

Interconectar el repositorio con otros sistemas de la FTN para permitir el ingreso Largo

2%

2%

Actualizar manual de procedimiento de acciones en la ingesta Largo

0.5%

0.5%

Almacenamiento de archivos Encapsulamiento (estrategia de emulación) Admitir el almacenamiento de paquetes AIP que confirmen la integridad de la información a preservar Mediano

4%

1%

1%

Evaluar diagramas de flujo de los paquetes AIP de cómo son construidos desde los paquetes SIP Mediano

1%

1%

Componente Estrategia PPD Actividad Plazo Ponderación Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Renovación de dispositivos y medios Auditoria periódica Elaborar un cronograma con para la evaluación y renovación periódica de dispositivos / medios Largo

8%

2%

2%

Crear procedimientos para monitorear y recibir notificaciones de cambios en la tecnología e implementarlos Largo

1%

1%

Crear procedimientos para evaluar cuando es necesario hacer cambios de hardware y software e implementarlos Largo

1%

1%

Integridad Mecanismos para garantizar la integridad Elaborar y asignar resúmenes de hash antes y después de la renovación de los dispositivos/medios Mediano

4%

1%

1%

Monitorear la integridad de los paquetes de información de archivo AIP Mediano

1%

1%

Seguridad Seguridad de la información Elaborar procedimientos de recuperación ante desastres Corto

9%

3%

Elaboración y asignación de roles de seguridad Corto

3%

Crear procedimiento para registrar y reaccionar ante actualizaciones de seguridad Corto

3%

Metadatos de preservación Inventario especializado Adoptar el esquema PREMIS para la descripción de los documentos a preservar Mediano

5%

2.5%

2.5%

Acceso Consulta y acceso Elaborar procedimientos de búsqueda en el repositorio Largo

5%

1%

1%

Monitorear el cumplimiento de la gestión de acceso Largo

1.5%

1.5%

Total

100%

48%

11%

11%

15%

15%

CONCLUSIONES

La conservación de la información tiene un “némesis” connatural desde el momento mismo de la creación del documento, el cual es el tiempo, continuamente el tiempo está presente para recordar lo frágil de la memoria, aunque se contemplen y reduzcan otros factores de riesgo de pérdida de información, luchar contra el tiempo es una batalla eterna para lograr que un documento perdure indefinidamente si así se requiere, constituyendo la principal preocupación. En este sentido la propuesta busca dar una garantía de confianza y hacer frente a la preocupación de conservar y preservar la información, para lograr este objetivo y en concordancia con lo expuesto anteriormente, es importante mostrar las conclusiones de los objetivos planteados: Respecto al primer objetivo de “analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia” no cabe duda, del respaldo normativo tanto nacional como internacional frente a la materia de estudio. Como se evidencia en la matriz aplicada, cada una de las normas contempla elementos o campos distintos e igualmente importantes como los son los programas de conservación y las estrategias de preservación digital, dos especialidades clave, una para la conservación de la información en soportes físicos y la otra para la preservación de la información contenida en ambientes electrónicos. Así mismo el panorama técnico de las normas ISO demuestra lo vigente y necesario de preservar información para futuras generaciones siguiendo estándares y modelos consensuados.

Por su parte, el segundo objetivo de “determinar el nivel de madurez para la conservación y preservación digital de los documentos audiovisuales en la Fundación Teatro Nacional de Colombia”, arrojo un panorama crítico y preocupante, la información audiovisual está en riesgo de pérdida, un riesgo que puede prevenirse además de mitigarse, en este sentido la Fundación no tiene la capacidad para adoptar un esquema, una práctica y/o acciones correctivas y preventivas que le permitan mitigar la perdida de información, así como también seguir fortaleciendo la transformación en la producción documental a conservar y preservar Por último, para el tercer objetivo de “diseñar programas de conservación y estrategias de preservación digital en un Sistema Integrado de Conservación para la Fundación Teatro Nacional de Colombia.” Se diseño una propuesta que se enfoca en una institución que tiene como objeto promover la cultura y artes escénicas en Bogotá y Colombia, dicha propuesta representa el interés por resolver la preocupación de mejorar las condiciones de gestión, conservación y preservación de documentos audiovisuales, la propuesta marca una hoja de ruta a seguir a corto, mediano y

largo plazo para mejorar el nivel de capacidad de conservación y preservación digital de la información audiovisual.

Finalmente, el proyecto investigativo aborda la preocupación y problemática frente a la perdida y el riesgo de pérdida que van a sufrir los documentos si no se toman acciones correctivas en los procesos y procedimientos que involucra la Gestión Documental. En la presente investigación se hace un llamado a proteger y preservar los documentos audiovisuales por tratarse de ser memoria cultural que refleja una identidad en un momento de la historia. Una memoria para ser fuente y testimonio de información para futuras generaciones.

RECOMENDACIONES

Antes de abordar con acciones la problemática primero como recomendación es necesario el fortalecimiento del respaldo estratégico por parte de la dirección de la Fundación, esto en harás de consolidar las políticas necesarias para el correcto desempeño de la función archivística e implementación de los procesos de Gestión Documental en la entidad. En tal sentido y en virtud de los resultados obtenidos se prosigue a sugerir recomendaciones para contribuir en la mejora del panorama actual en materia de conservación y preservación digital.

-

Se recomienda elaborar un diagnóstico integral de conservación y preservación teniendo en cuenta los referentes y elementos teóricos abordados en esta investigación, esto es para identificar el volumen y formatos a los cuales se aplicará el accionar correctivo y preventivo.

-

Se recomienda incrementar la inversión en recursos para la gestión de documentos electrónicos, la gestión de información electrónica presenta un alto componente técnico que hace necesario disponer de tecnología y personal capacitado para administrarla.

-

Se recomienda intervenir el material audiovisual en sus diferentes soportes para aplicar el plan de conservación documental y estrategias de preservación digital.

-

Se recomienda ejecutar de manera articulada con otras áreas de la Fundación el cuadro de mando planteado para el plan de preservación digital

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https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000059687_spa?posInSet=2&queryId=917cb959aa3d-4039-937f-1c08716598e7 Tamayo y Tamayo, M. (2003). El proceso de investigación científica (Cuarta ed.). México D.F.,https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/227860/El_proceso__de_la_investigaci_n _cient_fica_Mario_Tamayo.pdf Tang, Zhiwen. 2019. «El estado de la cognición de la preservación digital china y sus problemas y contramedidas». Tesis de Maestría, Universidad de Salamanca. https://n9.cl/w7yzo Teatro Nacional. (2025). https://teatronacional.co/ Térmens, Miquel. 2009. «Investigación y desarrollo en preservación digital: un balance internacional». Profesional de la información 18(6):613-24. doi:10.3145/epi.2009.nov.04. The Deterioration and Preservation of Paper: Some Essential Facts - Collections Care - Resources (Preservation, Library of Congress). (2025). [Web page]. https://www.loc.gov/preservation/care/deterioratebrochure.html UNESCO - ¿Qué es el patrimonio cultural inmaterial? (s. f.). Recuperado 25 de agosto de 2024, de https://ich.unesco.org/es/que-es-el-patrimonio-inmaterial-00003 UNESCO - Artes del espectáculo (como la música tradicional, la danza y el teatro). (s. f.). Recuperado 25 de agosto de 2024, de https://ich.unesco.org/es/artes-del-espectaculo-00054 UNESCO (s. f.). Día Mundial del Patrimonio Audiovisual | UNESCO. https://www.unesco.org/es/days/audiovisual-heritage Valbuena, M. de. (1822). Diccionario universal español-latino. En la Imprenta Nacional. Vega Romero, S., & Manrique Rivera, Y. P. (2022). Buenas prácticas para la preservación digital y divulgación del patrimonio audiovisual colombiano.

https://repository.udistrital.edu.co/items/481c763b-59e0-42aa-b030-d80e31cad807 Voutssás M., J. (2010). Archivos electrónicos. Textos y contextos. Primera Edición. Formación Archivística.

Voutssás M., J. (2012). «Preservación del patrimonio documental digital en el mundo y en México». Investigación bibliotecológica 26(56):71-113.

Anexos

Instrumento Matriz de Análisis – Categorial: Analizar la legislación y normatividad de la conservación y preservación digital en Colombia

CATEGORÍA

LEY 594

ISO-NTC 13008

ISO-NTC 19005

DECRETO 1080 de 1025

GTC-ISO-TR

15801:2014

NTC 5397:2005

GTC- ISO- TR

18492

NTC-ISO 14721

Acuerdo 001 2024 Acuerdo 050 de

2000

Acuerdo 002 de

2021

Acuerdo 006 de 2014 Acuerdo 008 de

2014

Acuerdo 049 de

2000

Tipo documento

LEY

NORMA

NORMA

DECRETO

NORMA

NORMA

NORMA

MODELO

ACUERDO

ACUERDO

ACUERDO

ACUERDO

ACUERDO

ACUERDO

Título del documento Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Proceso de conversión y migración de registros digitales Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo (uso del PDF/A-1) Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Gestión de documentos.

Información almacenada electrónicamente.

Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad.

Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.

Características de calidad Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos Sistema de datos espaciales y transferencia de información.

Sistema de información de archivo abierto (OAIS). Modelo de referencia Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo" Por el cual se imparten directrices frente a la prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo y se deroga el Acuerdo No. 050 del 05 de mayo de

2000

Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000" “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000” Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Fecha

14 de julio de 2000

10 de diciembre de

2012

15 de julio de

2020

26 de mayo de 2015

19 de febrero de

2014

22 de diciembre de

2005

20 de noviembre de

2013 (rea probada

el 6 de diciembre de 2023)

21 de marzo de

2018 (rea probada

el 6 de diciembre de 2023)

29 de febrero de 2024

5 de mayo de

2000 (Derogado

por art. 8, Acuerdo 002 de

2021)

01 de octubre de

2021 (Derogado por

el Acuerdo 001 de

2024))

15 de octubre de 2014

(Derogado por el Acuerdo 001 de 2024)

31 de octubre de

2014 (Derogado

por el Acuerdo 001 de 2024)

5 de mayo de 2000

(Derogado por el Acuerdo 001 de

2024)

Entidad que la emite Congreso de Colombia Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Ministerio de Cultura de Colombia Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Objeto del documento Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado Colombiano Estrategias Preservación, Conversión y Migración

Se especifican aspectos de planificación, requisitos y procedimientos para la conversión y/o migración de registros digitales (que incluyen los objetos digitales y sus metadatos) con el fin de preservar la autenticidad, confiabilidad, integridad y usabilidad de dichos registros como evidencia de las transacciones de negocio.

Definir un formato de archivo para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos, basado en PDF conocido como

PDF/A

asegurando que se preserve su apariencia visual se mantenga inalterada a lo largo del tiempo independienteme nte del sistema utilizado para crear, almacenar o representar los archivos El objeto de este decreto es compilar la normatividad expedida por el Gobierno Nacional en ejercicio de las facultades reglamentarias, para la cumplida ejecución de las leyes del sector Cultura.

Describir la implementación y la operación de sistema de gestión de documentos, así como también medios para almacenar todo tipo de información electrónica de manera íntegra y fiable a largo plazo Establecer parámetros de calidad que deben cumplir los diferentes materiales utilizados en la producción, manipulación y almacenamiento de los documentos de archivo en soporte papel para garantizar su conservación Proporcionar directrices prácticas para la preservación a largo plazo y la recuperación de información cuando el periodo de retención supera la expectativa de vida útil de la tecnología usada para crear y mantener la información Definir el modelo de referencia para un Sistema de Información de Archivo Abierto (OAIS). Un OAIS es un archivo que ha aceptado la responsabilidad de preservar información y ponerla a disposición de una comunidad designada.

Establecer los criterios técnicos y jurídicos para implementar la función archivística en el Estado Colombiano y fijar otras disposiciones en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único del Sector Cultura” o por las normas que lo modifiquen.

Reglamentar la prevención de riesgo y deterioro de los documentos de archivo Orientar las acciones que se deben implementar en los archivos de los sujetos obligados para prevenir el deterioro y la pérdida de información y para recuperar documentos en situaciones de riesgo natural y social a las que están expuestos El Acuerdo tiene como objetivo la estructuración de requisitos y características que debe tener un Sistema Integrado de Conservación haciendo énfasis en el Plan de conservación documental y Plan de preservación digital a largo plazo Autorizar a personas naturales o jurídicas a prestar los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, y cualquier otro servicio derivado de la normatividad archivística nacional.

Reglamenta las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.

CATEGORÍA

LEY 594

ISO-NTC 13008

ISO-NTC 19005

DECRETO 1080 de 1025

GTC-ISO-TR

15801:2014

NTC 5397:2005

GTC- ISO- TR

18492

NTC-ISO 14721

Acuerdo 001 2024 Acuerdo 050 de

2000

Acuerdo 002 de

2021

Acuerdo 006 de 2014 Acuerdo 008 de

2014

Acuerdo 049 de

2000

Título, Capítulo, Articulo (que guarda relación con las categorías conceptuales definidas) Título IV:

Administración de archivos Art 13. Instalaciones

Titulo XI:

Conservación de documentos.

Art 46.

Conservación de documentos Art 47. calidad de los soportes Art 48.

Conservación de nuevos soportes Art 49.

Reproducción de documentos

4.4 Establecimiento

de un programa de conversión y migración

5.4 Aspectos de la

implementación de los metadatos del proceso de preservación de registros Anexo B

MEJORES

PRACTICAS

DE PDF/A

B.3 Recomendacione s para la captura o conversión de documentos a

PDF/A

Libro II, parte VIII patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y archivístico.

Título II patrimonio archivístico Capitulo 3. Política de Gestión de Documentos Capitulo 5.

Procedimientos y Procesos

5.2 Manual de

procedimientos

5.3 Captura de

información

5.5 Captura de

datos

5.6 Indexación

5.8 Transmisión de

archivos

5.9 Retención de

documentos

5.10 Preservación

de información

5.11 Destrucción

de información Capitulo 6 Tecnologías habilitantes

6.9

Consideraciones ambientales

6.10 Migración

La norma guarda una relación con la conservación documental en sus documentos en papel Titulo 5.

Especificaciones para las unidades de conservación

5.1 cajas de archivo

5.2 carpetas

5.3 sobres de

poliéster

5.4 rollos

Título 7. Desarrollo de la estrategia de preservación a largo plazo

7.1 Política de

preservación a largo plazo Los siguientes apartados del modelo guardan una relación con el Plan de Preservación Digital Titulo 4 Modelos detallados

4.1 Modelo

funcional

4.2 Modelo de

información

4.3

Transformaciones del paquete de información Titulo 5 Perspectivas de preservación

5.1 Migración

digital

5.2 Preservación

de servicios de acceso y uso Título 6. Conservación y preservación de documentos Capítulo 1. Sistema Integrado de Conservación Sección 2. Plan de Conservación Documental Sección 3. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo Artículos 1, 2 y 3 Articulo 4.

Programa de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos.

Articulo 5.

Planificación para la prevención y atención de desastres Articulo 6.

Prevención Articulo 7. Reacción en caso de siniestro Capitulo I.

Artículo 1. Objeto del Sistema Integrado de Conservación - SIC Artículo 4.

Componentes del SIC Artículo 5.

Formulación de los planes del SIC Artículo 6. Programas de conservación Preventiva Capitulo II Artículo 12. Plan de conservación documental Artículo 18. Archivos audiovisuales fotográficos y sonoros Capitulo II Artículo 18. Plan de preservación digital a largo plazo Artículo 3.

Requisitos mínimos que el contratista debe cumplir en el marco de un SIC (ubicación, áreas de depósito, seguridad, condiciones ambientales) Artículos del 1 al 5 Programas que aborda la normatividad (SIC -

DPCMM)

Se menciona el Sistema Integrado de Conservación

ARTÍCULO 18.

Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

Política de retención de registros Programa de conversión y migración Integridad Conocimientos técnicos

ARTÍCULO 2.8.2.6.3.

Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.

Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.

ARTÍCULO 2.8.2.5.14.

Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

Políticas de gestión de Documentos Política de Seguridad de la Información Plan de Continuidad de Actividades (Plan de Recuperación de Desastres) Manual de Procedimientos Procedimientos para la Preservación de la información Procedimientos para la destrucción o eliminación de información Procedimientos para el mantenimiento preventivo del sistema Procedimientos de almacenamiento y manejo de medios Plan de conservación documental Preservación a largo plazo

Programas de control y monitoreo ambiental Preservación y acceso a la información digital a largo plazo

CONSERVACIÓN

PREVENTIVA

1. Capacitación y

sensibilización.

2. Inspección y

mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

3. Saneamiento

ambiental:

desinfección, desratización y desinsectación

4. Monitoreo y control

de condiciones ambientales.

5. Almacenamiento y

Re almacenamiento.

6. Prevención de

emergencias y atención de desastres.

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo El documento se relaciona con el Sistema Integrado de Conservación en cuanto a la prevención de desastres

Plan de prevención de desastres El acuerdo menciona el SIC Programa de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos.

Sistema Integrado de Conservación

1. Plan de

Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.

Programas de conservación preventiva

a. Capacitación y

sensibilización.

b. Inspección y

mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

c. Saneamiento

ambiental:

desinfección, desratización y desinsectación

d. Monitoreo y control

de condiciones ambientales.

e. Almacenamiento y

Re almacenamiento.

f. Prevención de

emergencias y atención de desastres.

2. Plan de

Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.

Plan de prevención y atención de desastres conservación preventiva conservación y restauración Plan de Preservación a largo plazo

CONSERVACIÓN

PREVENTIVA

El documento menciona puntos en relación con los siguientes programas:

1. Inspección y

mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

2. Monitoreo y

control de condiciones ambientales.

3. Almacenamiento y

Re almacenamiento.

CATEGORÍA

LEY 594

ISO-NTC 13008

ISO-NTC 19005

DECRETO 1080 de 1025

GTC-ISO-TR

15801:2014

NTC 5397:2005

GTC- ISO- TR

18492

NTC-ISO 14721

Acuerdo 001 2024 Acuerdo 050 de

2000

Acuerdo 002 de

2021

Acuerdo 006 de 2014 Acuerdo 008 de

2014

Acuerdo 049 de

2000

Procesos de Gestión Documental

1. Planeación

2. Producción

3. Gestión y trámite

4. Organización,

5. Transferencia

6. Disposición de

documentos

7. Preservación a

largo plazo

8. valoración.

Preservación a Largo Plazo El PDF/A se puede vincular en cada uno de los procesos de la Gestión Documental

1. Planeación

2. Producción

3. Gestión y

trámite

4. Organización

5. Transferencia

6. Disposición

de documentos

7. Preservación a

largo plazo

8. Valoración.

1. Planeación

2. Producción

3. Gestión y trámite

4. Organización,

5. Transferencia

6. Disposición de

documentos

7. Preservación a largo

plazo

8. valoración.

Programa de retención y disposición: se menciona la necesidad de establecer criterios de retención y disposición de cada tipo de información Se menciona el Programa de Gestión Documental Preservación a largo plazo

1. Planeación

2. Producción

3. Gestión y

trámite

4. Organización,

5. Transferencia

6. Disposición de

documentos

7. Preservación a

largo plazo

8. valoración.

1. Proceso de

planeación técnica

2. Proceso de

Producción documental.

3. Proceso de gestión

y trámite de los documentos.

4. Procesos de la

organización documental

5. Proceso de

transferencia documental

6. Proceso de

disposición final de los documentos

7. Valoración

documental Preservación a Largo Plazo Preservación a Largo Plazo El SIC debe articularse con la Política de Gestión Documental y por ende en sus procesos Preservación a largo plazo Preservación a Largo Plazo Riesgos identificados N/A Obsolescencia de formatos Costos de conversión o migración de registros digitales para minimizar el riesgo, el programa de conversión y migración incluye autorizaciones para

1. número limitado

de eventos

2. tipos de

conversión y migración y sus intervalos

3. el método de

registro

4. desarrollar

manuales de procedimientos para controlar y mitigar riesgos Los procesos de captura o conversión a PDF/A deben reproducir exactamente el contenido y calidad del documento de origen dentro del archivo conforme. por ejemplo:

Para el caso de escáner documentos físicos el software no debería usar OCR, el proceso puede causar perdida de datos a través de interpretaciones imprecisas de caracteres escaneados N/A Riesgo de repudio (impugnación válida) de su autenticidad. Toda información es vulnerable de pérdida o cambio, accidental o malintencionada N/A Desastres naturales como inundaciones, incendios, terremotos o caída de meteoritos en las instalaciones de almacenamiento

depósitos de almacenamiento de medios magnéticos deberían estar lejos de motores eléctricos, sistemas de aire acondicionado, generadores, transformadores y líneas eléctricas de altas cargas de corriente N/A

PRESERVACIÓN

ELECTRONICA

1. Obsolescencia y

degradación del soporte físico.

2. Obsolescencia del

formato del documento digital.

3. Obsolescencia del

software.

4. Obsolescencia del

hardware.

5. Desastres naturales.

6. Ataques deliberados

a la información.

7. Fallas

organizacionales.

8. Errores humanos

que pudiesen afectar la preservación de la información.

1. Riesgos

provenientes del exterior del edificio.

2. Riesgos

provenientes de la estructura del edificio.

3. Riesgos debido

a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

4. Riesgos por las

personas o grupos que tengan como blanco algún tipo de material.

1. Riesgos naturales

2. Inestabilidad de

materiales de los acervos documentales

3. ataques bélicos

4. Fragilidad

administrativa y manejo archivístico Acciones que comprometan la integridad Física del documento

RIESGOS PARA LA

PRESERVACIÓN

DIGITAL A LARGO

PLAZO

1. Obsolescencia y

degradación del soporte físico.

2. Obsolescencia del

formato del documento digital.

3. Obsolescencia del

software.

4. Obsolescencia del

hardware.

5. Desastres naturales.

6. Ataques

deliberados a la información.

7. Fallas

organizacionales.

8. Errores humanos

que pudiesen afectar la preservación de la información.

El acuerdo hace énfasis en características que el contratista debe cumplir como mínimo en los procesos de custodia y administración de los documentos de archivo No aplica, el documento da buenas prácticas de prevención y conservación Estrategias o metodologías N/A Programa de conversión y migración

Hace parte de la implementación de un esquema de gobierno para autorizar el establecimiento del programa, definiendo cuándo y cómo debe ocurrir la conversión o migración y quién las debe ejecutar.

Así como también el desarrollo de manuales de procedimientos de conversión y migración que deben incluir como mínimo:

- Planificación

- prueba

La norma es explícita respecto a su uso como un componente para la retención de documentos a largo plazo y su dependencia de las políticas de gestión de documentos y procedimientos especificados en la ISO 15489-1 (Gestión de registros) Planes Especiales de Manejo y Protección PEMP- Planes para garantizar la protección, la conservación y la sostenibilidad de los bienes de interés cultural (BIC) Política de gestión de documentos Política de seguridad de la información alcance declaración de objetivos declaraciones de políticas especificas requisitos para diferentes categorías de clasificación de información definición y asignación de responsabilidades política respecto al cumplimiento de normas relevantes creación de un Manual de Descripción del Sistema Garantizar la conservación física y funcional de los documentos en soporte papel Transferencia y custodia: transferir la información basada en documentos desde el entorno de producción y desde creadores y receptores, hacia un entorno de almacenamiento, a un tercero independiente operativamente a cargo de mantener la información Ambiente de almacenamiento:

contar con una ambiente de almacenamiento estable Acceso y protección:

mecanismos para El modelo proporcionan propiedades y acciones significativas asociadas con los paquetes de información de un

OAIS

- Información

Descriptiva de Preservación

PDI(IDP)

- Paquetes de

Información de Archivo -

AIP(PIA)

- Paquetes de

Información de Difusión -

DIP(PID)

- Paquete de

información de Transferencia

SIP(PIT)

-

ESTRATEGIAS DE

PRESERVACIÓN

DIGITAL A LARGO

PLAZO

1. Migración: Cambio

a nuevas plataformas (hardware y software) o nuevos medios.

2. Conversión:

Proceso de cambio de los documentos electrónicos de un formato a otro, con fines de preservación o de consulta, previa identificación de las necesidades de los sujetos obligados.

3. Emulación:

Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno, software y hardware para permitir la lectura de formatos obsoletos.

1. Levantamiento

y valoración de panorama de riesgos

2. Medidas

preventivas

3. Preparación de

un plan de emergencia

4. Reacción en

caso de siniestro

4.1 Secado de

documentos

4.2 Desinfección

El acuerdo menciona diferentes medidas para la protección de los acervos documentales, entre las cuales se encuentran:

1. Articulación del

Programa de Prevención de emergencias y atención de desastres con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

2. Medidas de

protección contra el fuego

3. Medidas de

protección contra el agua

4. Medidas de

protección por hurto o vandalismo El plan de conservación documental, define que para los documentos de archivo existen dos niveles de intervención

1. Conservación

preventiva

2. Conservación -

restauración

El acuerdo resalta puntos a tener en cuenta en los procesos y procedimientos para la preservación digital a largo plazo

ESTRATEGIAS DE

PRESERVACIÓN

DIGITAL A LARGO

PLAZO

1. Migración

2. Emulación

Crear bases de datos con estructura según políticas y normas como la NTC4095

- ISAD(G), ISAAR

(CPF), ISDF, EAD

y demás normas adoptadas por el

AGN

Condiciones de edificaciones en aspectos de ubicación, estructurales, capacidad de almacenamiento y distribución Condiciones de áreas de depósito con aspectos de estantería, distribución de estanterías, mobiliario para obras en gran formato y otros formatos y contenedores Condiciones ambientales, ventilación, filtrado de aire, iluminación de depósitos y mantenimiento

CATEGORÍA

LEY 594

ISO-NTC 13008

ISO-NTC 19005

DECRETO 1080 de 1025

GTC-ISO-TR

15801:2014

NTC 5397:2005

GTC- ISO- TR

18492

NTC-ISO 14721

Acuerdo 001 2024 Acuerdo 050 de

2000

Acuerdo 002 de

2021

Acuerdo 006 de 2014 Acuerdo 008 de

2014

Acuerdo 049 de

2000

- Conversión y/o

migración

- Validación

- Refrendación

- Documentación

MIGRACION

restringir el acceso a la información que son fundamentales para la preservación de registros electrónicos a largo plazo, así como también que sean permanentes accesibles, utilizables, comprensibles y confiables

4. Refreshing:

Consiste en la transferencia de datos de un soporte a otro, sin alterar el contenido.

5. Medidas de

seguridad de la información

6. El acuerdo

menciona la realización de jornadas de capacitación y simulacros

3. Replicado

4. Refreshing

Instrumentos archivísticos mencionados en la norma Programa de Gestión Documental Tabla de Retención Documental Ninguno N/A El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

- La Tabla de Retención

Documental (TRD).

- El Programa de Gestión

Documental (PGD)

- Plan Institucional de

Archivos de la Entidad

(PINAR).

- Inventario Documental.

- Un modelo de requisitos

para la gestión de documentos electrónicos.

- Los bancos terminológicos

de tipos, series y sub-series documentales

- Los mapas de procesos,

flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

- Tablas de Control de

Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. N/A N/A N/A N/A

1. El Cuadro de

Clasificación Documental (CCD).

2. La Tabla de

Retención Documental

(TRD).

3. El Programa de

Gestión Documental

(PGD)

4. Plan Institucional de

Archivos de la Entidad

(PINAR).

5. Inventario

Documental.

6. Un modelo de

requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

7. Los bancos

terminológicos de tipos, series y subseries documentales

8. Tablas de Control

de Acceso (TCA) Inventario documental Inventarios documentales Tabla de retención documental Tabla de valoración documental Cronograma de transferencias documentales Inventario Documental No menciona

CATEGORÍA

LEY 594

ISO-NTC 13008

ISO-NTC 19005

DECRETO 1080 de 1025

GTC-ISO-TR

15801:2014

NTC 5397:2005

GTC- ISO- TR

18492

NTC-ISO 14721

Acuerdo 001 2024 Acuerdo 050 de

2000

Acuerdo 002 de

2021

Acuerdo 006 de 2014 Acuerdo 008 de

2014

Acuerdo 049 de

2000

Análisis la Ley 594 de 2000 establece un marco legal para la conservación de documentos en Colombia, promoviendo la implementación de un Sistema Integrado de Conservación, el uso de soportes adecuados La conversión se diferencia de la migración en cuanto a que la conversión es un cambio de registros de un formato a otro y la migración es mover registros de una configuración de hardware o software a otra sin cambiar el formato.

La conversión o migración debe darse antes de que la tecnología y los medios de los cuales depende sean obsoletos; es necesario valorar los riesgos, si conviene realizarlo o esperar hasta que algún motivo impulse la justificación de conversión o migración.

El propósito principal de la norma es definir un formato que su representación preserve su apariencia visual a pesar del paso del tiempo, independienteme nte de las herramientas y sistemas utilizados para crear, almacenar o representar los archivos. En la norma se clarifica la estructura lógica y la información semántica de los documentos electrónicos, adicionalmente precisa la necesidad de implementar políticas y prácticas a los archivos para obtener una correcta apariencia visual.

El decreto compila y regula el sector cultura de la nación, en su título II se especifica a lo largo de 12 capítulos lo relacionado con el patrimonio archivístico, Sin embargo, no se mencionan estrategias o directrices que se enmarquen en los planes y programas de un sistema integrado de conservación, del mismo modo solo se menciona en el capítulo VII del mismo título lo relacionado con la gestión de documentos electrónicos de archivo. Haciendo énfasis en características para garantizar la integridad y disponibilidad del documento electrónico. La Gestión y seguridad de la información no es solo un asunto de sistemas informáticos.

aunque la norma trata de objetos digitales se resalta el respaldo de una política para la gestión de la información y su importancia estratégica y de gobernanza. así mismo la seguridad de la información incluye la disponibilidad del entorno operativo como por ejemplo:

controles de temperatura, enlaces de red, y la implementación auditable de procedimientos La normas proporciona características que se recomienda tengan los soportes materiales usados para la producción y almacenamiento de la información en documentos en papel, la norma no menciona ni hace referencia a los requisitos especiales de documentos fotográficos en soporte papel.

el uso de diferentes tecnologías informáticas que soportan la creación, uso, almacenamiento y mantenimiento de información requiere el desarrollo de estrategias para una preservación y recuperación a largo plazo. En la norma se exponen dos riesgos que pueden desencadenar que la información sea ilegible. la primera es exponer la información a condiciones de almacenamiento hostiles y la segunda corresponde a la obsolescencia tecnológica de los medios El modelo es un marco de referencia para la comprensión de conceptos archivísticos necesarios para la preservación y acceso a la información digital a largo plazo. El modelo es una guía para la planificación de estrategias de preservación de la información

El documento es la compilación más actualizada a la fecha de elaboración de la matriz en cuanto a la compilación de lineamientos de la función archivística del Estado. Se abordan claramente los programas de un Sistema Integrado de Conservación y su diferenciación en cuanto a la conservación y preservación de la información En el acuerdo se identifican dos tipos de riesgos, uno asociado a fenómenos naturales y otro asociado a actos del hombre. Así mismo se dan indicaciones para prevenir situaciones que comprometan o pongan en riesgo la información de los documentos Este acuerdo a diferencia del 050 de 2000 contempla las acciones a seguir en caso de siniestro con la conformación de un comité de control de emergencias para documentos asignando roles y responsabilidades Este Acuerdo deroga el 048 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 —conservación de documentos-—, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". El cual se centra en reglamentar los procedimientos de conservación preventiva, conservación y restauración.

El acuerdo se centra en aspectos a tener en cuenta a la hora de formular un SIC detallando sus componentes y cómo deben estar estructurados sus planes con las acciones a corto, mediano y largo plazo.

El acuerdo reglamenta las características mínimas que el contratista, sea natural o jurídico, debe cumplir para prestar los servicios de custodia, preservación y restauración de documentos de archivo, así mismo la adopción de un sistema integrado de conservación El acuerdo da pautas necesarias para tener encuentra al momento de implementar medidas de conservación preventiva en los archivos, su desarrollo se centra en programas de almacenamiento e instalaciones físicas de y control de condiciones ambientales

Instrumento Matriz de Madurez – Conservación El instrumento de evaluación diseñado para el diagnóstico del Plan de Conservación se fundamenta en un modelo de madurez institucional, cuyo propósito es identificar el nivel de desarrollo, implementación y control de los programas que integran el Plan de Conservación. Su diseño responde a los lineamientos técnicos del Archivo General de la Nación (AGN), especialmente lo dispuesto en el Acuerdo 049 de 2000 y las Normas Técnicas Colombianas NTC 5397 (2011) y NTC 5921 (2013), relacionadas con la conservación física, el almacenamiento y el control ambiental de los documentos de archivo.

El instrumento se aplicó mediante la identificación de criterios específicos para cada programa, definidos de acuerdo con sus requerimientos técnicos y funcionales, con el fin de valorar el cumplimiento normativo, la gestión preventiva y la sostenibilidad de las acciones archivísticas. Cada criterio se calificó con base en una escala de madurez de cinco niveles (de 0 a 4), que representa de forma progresiva el estado de avance institucional en materia de conservación documental.

Escala de madurez La escala de madurez establecida para el instrumento se presenta a continuación:

Nivel Descripción Puntuación

Nivel 0 Inexistente: No hay evidencia de implementación ni registro de actividades.

0,0 – 0,9

Nivel 1 Básico: Acciones aisladas o empíricas sin soporte técnico ni documentación formal.

1,0 – 1,9

Nivel 2 Intermedio: Aplicación parcial con registros y controles limitados.

2,0 – 2,9

Nivel 3 Avanzado: Cumplimiento normativo y técnico, con procesos documentados y mantenimiento controlado.

3,0 – 3,9

Nivel 4 Óptimo: Gestión consolidada, trazabilidad total y mejora continua institucional.

4,0

Esta escala se aplicó de manera transversal a todos los programas y criterios, asegurando coherencia en la valoración y permitiendo medir el grado de madurez en cada componente del sistema.

Estructura del instrumento El instrumento está organizado en seis programas principales, los cuales se conforman por un conjunto de criterios que responden a los diferentes aspectos técnicos, ambientales y de gestión de la conservación documental:

Programa de Capacitación y Sensibilización Evalúa los conocimientos del personal en normativa archivística, ciclo de vida documental, aplicación de TRD y PGD, y responsabilidades de las áreas productoras.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

1

Normativa archivística y función archivística No se enseña la Ley 594, Acuerdo 060/2001 ni obligaciones archivísticas Se mencionan las normas, pero sin detalle concreto ni ejemplos aplicados Se incluyen en capacitación conceptos básicos de normativa y función archivística Formación aplicada con casos reales de la entidad sobre normativa Formación avanzada con análisis de cumplimiento institucional, cuestionarios y casos de estudio

2

Ciclo de vida documental / valoración

/ TRD / PGD

No se aborda TRD ni PGD Solo se menciona ciclo de vida documental en general Se capacita en clasificación, valoración y algunos TRD / PGD Curso completo de TRD / PGD con ejemplos de la entidad Capacitación con simulaciones reales y actualización constante de los TRD

3

Flujos documentales y responsabilidades de áreas productoras No se aborda Se menciona la responsabilidad genérica del archivo Se capacita en flujos simples y asignación de responsabilidad Formación con mapeo de flujos reales e identificación de riesgos en las áreas Formación avanzada incluyendo optimización de flujos y automatización

4

Agentes físicos (humedad, temperatura, luz) No se enseña Se menciona en forma teórica Se capacita con ejemplos simples Formación con mediciones reales y ejemplos de deterioro Formación con estudio de casos, diagnóstico inicial y propuestas preventivas

5

Agentes biológicos (hongos, insectos, roedores) No se trata Se menciona superficialmente Se capacita en tipos de plagas y efectos Formación práctica con identificación de casos Formación con protocolos, diagnóstico de plagas en la entidad y rutas de tratamiento

6

Agentes químicos (gases, contaminación ambiental) No se incluye Se menciona como tema teórico Capacitación en contaminantes comunes y su efecto Formación aplicada con ejemplos de contaminación local Estudios de calidad del aire, monitoreo químico, políticas de control

7

Riesgos ergonómicos, polvo, manipulación No se enseña Se menciona riesgo genérico Capacitación básica de ergonomía y manejo de polvo Formación aplicada con ejercicios en puestos reales Estudios ergonómicos, protocolos específicos para archivo, mediciones de polvo

8

Riesgos asociados a químicos (limpieza, desinfectantes) No se cubre Mención básica de uso seguro Capacitación en uso seguro de químicos y SDS Formación específica con fichas SDS y casos reales Prácticas de manejo seguro, almacenamiento de sustancias, simulacros químicos

9

Riesgos de incendio, filtraciones y eventos extremos No se incluye Se menciona evacuación genérica Capacitación en emergencias genéricas Formación aplicada al archivo con escenarios reales Simulacros específicos, rutas de salvamento, ejercicios de recuperación

10

Planes de acción documental en emergencias No se enseña Mención genérica de plan de emergencias Se capacita en partes del plan de salvamento Formación con simulacros documentales y protocolos Formación integral con ejercicios de recuperación real

Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas Analiza las condiciones estructurales, materiales, estanterías, pisos, pinturas, control y áreas de trabajo del archivo.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

11

Listas priorizadas de salvamento y criterios No existe Se menciona la necesidad Capacitación parcial en criterios Formación práctica con listas de salvamento generadas Trabajo con listas reales de la entidad y ejercicios prácticos

12

Manejo de agua, humo, inundaciones — técnicas de salvamento No se aborda Se habla de riesgos genéricos Capacitación en técnicas básicas (secar, aislar) Formación práctica con casos y pruebas controladas Talleres con simulación, práctica de salvamento documental

13

Uso de aspiradoras de bajo ruido, equipos de monitoreo, humidistatos, deshumidificadores No se enseña Mención teórica de equipos Capacitación básica en algunos equipos Formación práctica con uso real de equipo Formación avanzada con mantenimiento, calibración y uso óptimo

14

Técnicas de limpieza especializada para papel, pergamino, material fotográfico No se aborda Mención genérica de limpieza Formación básica en limpieza (cepillos suaves, aspirado) Talleres especializados para materiales delicados Formación con casos reales en colección especial

15

Calibración de instrumentos de medición ambiental, mantenimiento preventivo No se cubre Mención superficial de calibración Capacitación básica en calibración Formación con calibraciones reales y registro Mantenimiento integral del equipo del archivo Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

1

Estantería (2.20 m de alto, resistencia) No hay estanterías técnicas; uso de madera o mobiliario improvisado.

Algunas estanterías metálicas sin cumplir resistencia mínima. Estanterías metálicas cumplen parcialmente Acuerdo 049/2000, pero no todas. Todas las estanterías cumplen resistencia y dimensiones mínimas.

Estanterías certificadas con pruebas de resistencia y trazabilidad documental.

2

Pisos y placas (1200 kg/m2) No existe verificación de resistencia estructural. La edificación no cumple carga mínima requerida.

Se realizan pruebas parciales de carga en algunos depósitos. Todos los pisos certificados con cálculos estructurales documentados.

Auditorías externas verifican capacidad de carga periódicamente.

3

Materiales de muros, pisos, techos, puertas Uso de materiales inadecuados (madera, drywall, pintura tóxica).

Materiales resistentes pero no certificados.

Materiales cumplen parcialmente alta resistencia mecánica.

Materiales resistentes certificados con propiedades mecánicas adecuadas.

Certificados internacionales de calidad y pruebas de resistencia periódicas.

4

Pinturas (ignífugas, sin desprendimiento) Uso de pinturas corrientes que generan polvo o desprendimiento.

Algunas áreas con pintura ignífuga, pero no uniforme. Depósitos principales con pintura ignífuga, faltan algunos espacios.

Toda la edificación pintada con recubrimientos ignífugos certificados.

Certificación de pinturas no tóxicas, con mantenimiento preventivo programado.

Programa de Saneamiento Ambiental (Desinfección, Desinsectación y Desratización) Considera los procedimientos de limpieza, el uso de agentes desinfectantes, control de plagas y manejo de contaminantes.

5

Custodia y control No existen medidas de control ni aislamiento.

Algunas áreas cuentan con cerraduras o divisiones simples. Depósitos principales con aislamiento físico parcial. Todos los depósitos con control de acceso y aislamiento conforme a norma.

Sistemas electrónicos de control de acceso, monitoreo y aislamiento integral.

6

Áreas de trabajo archivístico Áreas de consulta y almacenamiento se mezclan. Algunas áreas separadas, pero sin condiciones técnicas. Áreas diferenciadas, pero con deficiencias ambientales. Áreas de trabajo separadas, cumplen condiciones técnicas básicas.

Separación total de áreas, con condiciones controladas y certificadas.

7

Diseño de estanterías No existe diseño técnico, bordes filosos generan daño. Estanterías improvisadas adaptadas al espacio.

Diseño cumple parcialmente especificaciones técnicas. Diseño cumple normas, evita daño documental.

Diseño modular certificado, adaptable a diferentes formatos.

8

Material de estantes Uso de madera o metal oxidado.

Metálicos, pero sin tratamiento anticorrosivo.

Metálicos pintados, algunos con protección.

Estantes metálicos sólidos, anticorrosivos, certificados. Estantes certificados, con mantenimiento preventivo documentado.

9

Capacidad de carga de estantes No se calculan cargas.

Algunos estantes soportan peso, pero no certificados. Capacidad calculada solo en depósitos principales.

Todos los estantes cumplen capacidad mínima.

Estantes certificados por laboratorio con pruebas periódicas.

10

Longitud total estantería (<100 m) No hay control de longitudes. Estanterías con longitudes mayores sin registro.

Algunas áreas cumplen el límite. Cumplimiento generalizado con registros de auditoría. Cumplimiento total, con optimización de espacio y control normativo.

11

Otros criterios (parales, tapas laterales, baldas, acabados, cerramiento superior) No aplican en mobiliario improvisado.

Algunas características presentes sin cumplimiento completo.

Parcialmente cumplidas en depósitos principales.

Cumplimiento de todas las condiciones exigidas en Acuerdo 049/2000.

Certificación integral del mobiliario y plan de renovación continua.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

1

Limpieza general de áreas (pisos, paredes, puertas, estantería, mobiliario, lámparas) No hay rutinas de limpieza; suciedad acumulada, polvo visible. Limpieza esporádica, sin protocolos ni productos definidos. Limpieza periódica, se usan algunos desinfectantes sin control de fichas técnicas.

Limpieza y desinfección programada, registro en formatos de control, personal capacitado.

Programa integral de limpieza con cronograma, productos certificados y evidencia digital.

2

Agentes desinfectantes utilizados (nombre comercial o químico) No se especifican los productos usados.

Uso de productos genéricos sin fichas técnicas.

Se especifican productos y dosis de manera parcial.

Productos definidos con nombre comercial/químico, ficha técnica y hoja SDS.

Registro detallado de producto, lote, proveedor, ficha SDS y autorización sanitaria.

Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Evalúa los mecanismos de medición y control de temperatura, humedad, iluminación, ventilación y calidad del aire.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

3

Dosificación aplicada (relación soluto/solvente) No se controlan dosis.

Se aplican dosis al azar, sin registro. Se registran algunas dosis, sin estandarización.

Dosificación documentada en formatos con unidad de concentración (P/V, V/V). Registro sistemático con cálculo técnico (ejemplo: 30 ml:2 L agua) validado por profesional.

4

Control de plagas – Desinsectación No se hace control.

Control reactivo cuando hay infestación.

Jornadas periódicas con productos comunes.

Programa de desinsectación con cronograma y fichas técnicas de productos.

Programa de Manejo Integrado de Plagas (MIP) con reportes, auditorías y bajas emisiones.

5

Control de plagas – Desratización No hay medidas.

Colocación esporádica de trampas. Trampas y rodenticidas en áreas críticas, sin registro formal. Programa de desratización documentado, registro de ubicaciones, productos y fechas. Programa integral MIP con monitoreo, evaluación de eficacia y mínimo riesgo ambiental.

6

Separación de material contaminado vs. no contaminado No se separa material.

Separación parcial sin protocolos. Se realiza separación con indicaciones verbales.

Protocolos escritos, espacios definidos para material contaminado.

Áreas de aislamiento equipadas, protocolos integrados y control de propagación documentado.

7

Herramientas y equipos de limpieza (aspiradoras, cepillos, trapos, guantes) No existen herramientas adecuadas. Herramientas limitadas, sin uso controlado.

Algunas herramientas específicas disponibles.

Herramientas completas, limpieza y desinfección después de uso. Equipos especializados, mantenimiento y trazabilidad documentada.

8

Documentación y trazabilidad de rutinas (formatos, fichas técnicas, registros) No se documenta nada.

Registros parciales y desordenados. Formatos de limpieza disponibles pero incompletos.

Registros sistemáticos y verificados. Registros digitalizados, trazabilidad integral y reporte para auditorías.

9

Presencia de contaminantes atmosféricos (gases, polvo fino, humo) No hay control.

Observación visual, sin medición. Identificación básica de contaminantes (ej. humo, polvo). Registros de inspección y control periódico.

Evaluación técnica de calidad del aire, filtros HEPA, protocolos de control.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

1

Definición de rangos ambientales por soporte (papel, foto, audiovisual, digital) No existen rangos definidos. Se mencionan rangos generales sin respaldo técnico.

Se aplican rangos parciales (ej. solo papel).

Rangos definidos según Acuerdo 049/2000 y normas técnicas, aplicados a todos los soportes. Rangos documentados, revisados y actualizados; política institucional de control ambiental.

Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento Examina la selección de materiales de conservación, la organización física, el etiquetado, la codificación y el mantenimiento de unidades de almacenamiento.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

2

Medición de temperatura y humedad relativa (%HR) No se mide.

Medición esporádica, manual, sin registro.

Medición regular con termohigrómetros, registros incompletos.

Registro continuo con dataloggers en puntos críticos y software de descarga.

Sistema integral de monitoreo digital, con alarmas, reportes automáticos y trazabilidad.

3

Ubicación y cobertura de sensores (Pasillo, Anaquel, Cuerpo, Entrepaño) Sin equipos instalados.

1 equipo por depósito sin

estrategia de ubicación. Sensores instalados en áreas principales, falta cobertura en entrepaños.

Sensores distribuidos estratégicamente en depósitos, con planos de ubicación. Cobertura total por zonas críticas y validación técnica de ubicación.

4

Medición de iluminancia (Lux) No se mide la luz.

Se observa solo de forma visual. Medición puntual con luxómetro en algunas áreas.

Medición regular (visible, IR y UV) con registros formales. Programa integral de control de iluminación con filtros, sensores UV e informes de cumplimiento.

5

Medición de contaminantes atmosféricos (gases, polvo, partículas) No se mide.

Observación de polvo y olores sin registro.

Medición manual puntual con dispositivos básicos.

Medición regular con equipos de control ambiental (CO₂, partículas).

Programa de control ambiental con filtros HEPA, reportes de calidad de aire y planes de mitigación.

6

Sistemas de control ambiental (ventilación, deshumidificadores, filtros) No existen sistemas.

Ventilación natural básica, sin control.

Algunos equipos instalados (ventiladores, aires), sin calibración.

Sistemas instalados (deshumidificadores, filtros) con mantenimiento periódico. Sistemas integrados de climatización, filtros UV/HEPA, control remoto y reportes automáticos.

7

Calibración y mantenimiento de equipos No se calibran equipos. Calibración ocasional sin registros.

Mantenimiento básico anual en algunos equipos.

Calibración periódica certificada, con plan de mantenimiento. Programa integral de mantenimiento predictivo con trazabilidad digital.

8

Registro, documentación y análisis de datos No hay registros.

Registros en hojas sueltas, sin análisis.

Registros sistemáticos en planillas, análisis limitado. Registros digitalizados, con reportes periódicos y planes de acción.

Sistema digital con análisis de tendencias, predicción de riesgos y reporte a la alta dirección. Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

1

Diagnóstico de necesidades de almacenamiento No se identifican necesidades. Diagnóstico empírico, sin soporte documental.

Diagnóstico parcial de algunos fondos. Diagnóstico técnico completo (volumen, tipos de soportes, espacios).

Diagnóstico validado anualmente, con proyección de crecimiento y presupuesto.

2

Parámetros para compra de unidades de conservación (dimensiones, resistencia, recubrimiento, acabados) No existen criterios de compra. Compra según precio, sin criterios técnicos.

Parámetros definidos parcialmente (ej. dimensiones).

Parámetros completos basados en NTC 5397 y NTC 5921.

Parámetros institucionalizados en manuales de adquisiciones y SIC.

Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres Incluye los aspectos relacionados con la identificación de riesgos, planes de emergencia, recuperación documental y medidas de mitigación.

Criterio evaluable Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

3

Material de cajas y carpetas Cartón común, ácido o reciclado inadecuado.

Algunas cajas libres de ácido, uso irregular.

Uso mayoritario de cajas libres de ácido, sin certificación. Materiales certificados, pH neutro, cumpliendo NTC 5397.

Materiales certificados y registrados con fichas técnicas y proveedores aprobados.

4

Registro de adquisiciones y suministros No se documenta lo adquirido. Se registran de forma manual sin estándares.

Registros en planillas básicas (nombre, cantidad).

Registros estandarizados: nombre, actividad, unidad de medida, cantidad, ficha técnica.

Registro digital con trazabilidad, validación presupuestal y control de inventario.

5

Traslado y realmacenamiento – Registro en manual SIC (depósito, seccional, numeración, ubicación P-A-C- E, tipo de almacenamiento, nº de viaje) No se registran traslados. Registro manual incompleto. Registros parciales (ej. depósito y caja, sin ubicación).

Registros completos conforme al manual SIC.

Registros digitalizados, con código de barras o RFID y trazabilidad total.

6

Ubicación física en depósitos (Pasillo, Anaquel, Cuerpo, Entrepaño) No hay control de ubicación. Ubicación anotada manualmente, no estandarizada.

Ubicación codificada parcialmente. Codificación completa en todas las unidades (P-A-C-E).

Codificación integrada a software de gestión documental con mapa digital de depósitos.

7

Etiquetado y rotulación de unidades de almacenamiento No existen etiquetas.

Etiquetas artesanales o poco legibles. Etiquetas parciales con numeración. Etiquetado estandarizado y visible en todas las unidades.

Etiquetado con códigos únicos, códigos de barras/RFID y control automatizado.

8

Programa de mantenimiento de unidades de almacenamiento No existe mantenimiento. Reposición reactiva ante deterioro. Revisión periódica de algunas unidades.

Programa anual de revisión y reposición planificada.

Programa integral de mantenimiento predictivo, con presupuesto anual asignado.

Criterio evaluable Nivel 0 – Inexistente Nivel 1 – Básico Nivel 2 – Intermedio Nivel 3 – Avanzado Nivel 4 – Óptimo

1

Identificación de factores de riesgo (internos y externos) No se identifican riesgos. Identificación parcial y sin clasificación.

Identificación general con factores internos/externos diferenciados.

Identificación sistemática con clasificación por contexto y procesos.

Identificación completa, actualizada y validada anualmente con participación de todas las áreas.

2

Descripción del riesgo No se describen riesgos. Descripciones generales y no documentadas.

Descripciones parciales con algunos ejemplos.

Descripción detallada con causas, consecuencias y oportunidades de mejora. Descripciones completas integradas al mapa de riesgos institucional y SIC.

3

Análisis de causas No se identifican causas. Algunas causas registradas de manera empírica.

Identificación de causas principales, sin análisis profundo.

Análisis completo de causas con clasificación por origen. Causas documentadas con evidencia y análisis de recurrencia.

4

Análisis de consecuencias No se evalúan consecuencias.

Consecuencias descritas superficialmente.

Consecuencias identificadas con relación al servicio. Consecuencias detalladas con impactos en la conservación y la gestión. Consecuencias evaluadas cuantitativamente con matrices de impacto.

Criterio evaluable Nivel 0 – Inexistente Nivel 1 – Básico Nivel 2 – Intermedio Nivel 3 – Avanzado Nivel 4 – Óptimo

5

Variables del análisis de riesgo (tipo, probabilidad, impacto, nivel) No se aplica metodología. Aplicación parcial sin registros.

Metodología aplicada a algunos riesgos.

Análisis completo con probabilidad, impacto y nivel por riesgo.

Análisis consolidado, actualizado periódicamente y validado por comité de riesgos.

6

Valoración de controles (existentes y nuevos) No se identifican controles. Controles aplicados de forma reactiva.

Controles existentes documentados, sin valoración.

Valoración periódica de controles preventivos y correctivos.

Valoración cuantitativa con indicadores de eficacia y plan de mejora.

7

Eficacia de los controles No se mide eficacia. Evaluación subjetiva. Evaluación básica con evidencias parciales. Evaluación sistemática con criterios medibles.

Evaluación con indicadores, auditorías internas y plan de mejora continua.

8

Administración del riesgo No se administra el riesgo. Administración informal. Administración parcial, con algunas medidas.

Administración sistemática con planes de contingencia y simulacros.

Administración integral, con tablero de control, reportes y actualización periódica.

9

Plan de emergencia y recuperación documental No existe plan.

Plan básico, no probado. Plan de emergencia documentado, con protocolos generales. Plan validado mediante simulacros anuales.

Plan integral con simulacros, actualización periódica y articulación con gestión institucional del riesgo.

Representación gráfica del modelo de madurez El modelo de madurez se representa de manera visual mediante un gráfico radar, el cual permite observar el comportamiento general de los programas evaluados dentro de la escala de madurez, evidenciando los niveles alcanzados en cada componente.

Figura 5. Modelo de madurez por programa – Plan de Conservación Fuente: Elaboración propia a partir del diseño del instrumento de evaluación del Plan de Conservación.

Instrumento Matriz de Madurez – DPCMM El Modelo de madurez de la capacidad de preservación digital (Digital Preservation Capability Maturity Model) o DPCMM por sus siglas en inglés, busca una evaluación comparativa para mejorar las capacidades de preservación digital, dicho modelo se basa en las especificaciones de las normas ISO 14721 e ISO 16363. Este modelo traza una trayectoria evolutiva desde una gestión desorganizada de registros electrónicos hasta etapas de madurez en la preservación digital.

Etapas Para la elaboración del presente instrumento se tuvo en cuenta en su realización el modelo de madurez planteado por el Archivo General de la Nación, no obstante, el modelo fue adaptado a la organización estudio de caso, proponiendo el uso de 3 niveles o etapas (Nominal, Intermedio, Optimo) de la siguiente manera:

Etapa 1: Capacidad Nominal de preservación digital El nivel Nominal para la Fundación Teatro Nacional corresponde al nivel inferior el cual hace referencia a que la organización no ha implementado un programa de gestión de registros electrónicos o de preservación digital. En este nivel la fundación es un hecho que todos los registros electrónicos están en riesgo y requieren aplicar estándares para una conservación a largo plazo.

Etapa 2: Capacidad intermedia de preservación digital El nivel Intermedio describe un entorno estándares y esquemas de mejoras prácticas como los contenidos en la ISO/14721:2018 (Sistemas de transferencia de información y datos espaciales – Sistema abierto de información de archivo (OAIS) - modelo de referencia) que respaldan las capacidades de preservación digital que armonizan la colaboración y uso compartido de recursos entre las unidades productoras de registros y los responsables de su gestión y mantenimiento de repositorios digitales. En este nivel la Fundación Teatro Nacional tiene algunos registros electrónicos que estén en riesgo y ameriten una conservación a largo plazo. Etapa 3: Capacidad Optima de preservación digital El nivel Óptimo corresponde al nivel más alto de preparación para la preservación digital de la Fundación. Esta etapa implica comparar la infraestructura y los servicios con otros programas de preservación digital y realizar un seguimiento de tecnologías para la mejora del programa en preservación digital. En este nivel la Fundación Teatro Nacional tiene pocos o ningún registro electrónicos que corra riesgo en su preservación a largo plazo.

Figura 3 Etapas nivel de capacidad preservación digital, Elaboración Propia

Puntuación de la capacidad de preservación digital Cada uno de los 15 componentes tiene 3 niveles de capacidad, cada métrica de capacidad tiene un valor entre 0 y 2

Nivel de capacidad Puntuación

Capacidad nominal de preservación digital

0

Capacidad intermedia de preservación digital

1 – 15

Capacidad optima de preservación digital

16 - 30

Figura 4 Rango de puntuación de capacidad de preservación digital

No.

Componente Nominal (0) Intermedia (1) Optima (2)

1

INFRAESTRUCTURA

Política de preservación digital

0

2

Estrategia de preservación digital

0

3

Gobernanza

0

4

Colaboración

0

5

Conocimientos Técnicos

0

6

Estándares Abiertos (formatos neutrales)

0

7

Comunidad Designada

0

8

Encuesta de Documentos electrónicos

0

9

SERVICIOS

Ingesta

0

10

Almacenamiento de archivos

0

11

Renovación de medios/dispositivos

0

12

Integridad

0

13

Seguridad

0

14

Metadatos de preservación

0

15

Acceso

0

Nominal Todos los registros electrónicos estan en riesgo y requieren la toma de acciones preventivas y correctivas para una conservación a largo plazo Intermedio Tiene algunos registros electrónicos que estan en riesgo y ameriten una conservación a largo plazo.

Avanzado Tiene pocos o ningún registro electrónicos que corra riesgo de perdida o daño en su preservación a largo plazo.

Métricas de la capacidad de preservación digital A continuación, se describen los 15 componentes y como se asocian a los 3 niveles de capacidad de preservación digital

1. Política de preservación digital

La preservación de documentos no solo depende de las tecnologías sino también del compromiso y buenas prácticas de la Fundación Teatro Nacional. Con ello debe establecer por escrito una política y comunicarla a todas las partes interesadas, así mismo auditar periódicamente su cumplimiento. La política escrita incluye el propósito, alcance, la responsabilidad, el enfoque de la transferencia de registros, la gestión operativa y la sostenibilidad de repositorios de preservación confiables.

Nivel Métricas de la capacidad de la política de preservación digital

0

La Fundación Teatro Nacional no tiene una política escrita de preservación digital o tiene una política de preservación digital en desarrollo, pero aún no ha sido aprobada o emitida.

1

La Fundación Teatro Nacional ha emitido una política de preservación digital y se ha difundido entre las partes interesadas.

2

La Fundación Teatro Nacional realiza anualmente una autoevaluación e informa sobre el cumplimiento de la política de conservación digital a su órgano rector y realiza una revisión periódica por pares o una auditoría externa de la política de conservación digital.

2. Estrategia de preservación digital

La Fundación Teatro Nacional aborda los riesgos asociados de la obsolescencia tecnológica, con la formulación de planes para actualizar periódicamente los dispositivos, medios y formatos de almacenamiento, si no se controla la obsolescencia hará ilegibles los flujos de bits de los registros electrónicos y a su vez las aplicaciones de software no podrán acceder a los registros electrónicos haciéndolos inutilizables, la estrategia implica una renovación periódica y planificada para mitigar la obsolescencia de dispositivos y medios de almacenamiento. Nivel Métricas de la capacidad de la estrategia de preservación digital

0

La Fundación Teatro Nacional no tiene una estrategia formal para abordar la obsolescencia de la tecnología. O exige aceptar registros electrónicos en formatos nativos para transformarlos con tecnología estándar abierta.

1

La estrategia exige que los productores de documentos conviertan los documentos electrónicos de valor a largo plazo y permanente bajo custodia a formatos “listos para la preservación” en el momento de la recepción y creación. La estrategia incluye el monitoreo ad hoc de cambios en las tecnologías que pueden afectar los fondos de documentos electrónicos bajo la custodia de los productores de documentos y los repositorios de preservación.

Además de la promoción de documentos “listos para la preservación”, la estrategia exige la transformación de documentos electrónicos en cinco (5) formatos de archivo nativos seleccionados a los formatos de preservación preferidos al momento de la ingesta.

3. Gobernanza

Ejercer con un mandato gobernanza para la preservación digital en colaboración con las funciones de gestión de la información y tecnología, con productores, custodios y usuarios de documentos para garantizar el cumplimiento de preservación del repositorio aplicando normas, estándares, planes y decisiones de actividades de gobierno. Nivel Métricas de la capacidad de gobierno

0

Las actividades actuales de gobierno de la información de la Fundación Teatro Nacional no abordan específicamente los requisitos de preservación digital. O cuenta con un marco de gobernanza limitado.

1

La Fundación Teatro Nacional está desarrollando un marco de gobierno corporativo que identifica roles y responsabilidades para la gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos y la preservación digital.

2

La Fundación Teatro Nacional ha adoptado un marco de gobierno corporativo de preservación digital que incluye políticas y procedimientos integrales y especifica un compromiso continuo con la sostenibilidad de uno o más depósitos de preservación. El marco de gobierno de la preservación digital de la Fundación Teatro Nacional admite uno o más repositorios de preservación y se revisa y actualiza al menos cada dos años para tener en cuenta las tecnologías cambiantes y los requisitos de la Fundación.

4. Colaboración

La preservación digital considera la arquitectura de la información y el entorno tecnológico así como estándares y mejores prácticas. La Fundación bajo el mandato de preservar sus registros electrónicos se beneficia al promover la colaboración entre las diferentes partes interesadas. La participación activa optimiza los recursos y las lecciones aprendidas, este marco colaborativo busca aprovechar los recursos financieros, técnicos y humanos e intercambiar conocimientos sobre el estado y futuro de las iniciativas digitales Nivel Métricas de la capacidad de colaboración

0

No existe un entorno de preservación digital colaborativo en la Fundación Teatro Nacional. O se está trabajando actualmente para establecer un marco para la colaboración en la gestión de documentos electrónicos y los problemas de preservación digital.

1

Bajo su marco colaborativo de preservación digital, la Fundación Teatro Nacional se ha comprometido con éxito o actualmente está comprometida con entidades interesadas seleccionadas para abordar de manera proactiva los requisitos de preservación digital. Estos compromisos pueden incluir iniciativas colaborativas de preservación digital financiadas externamente.

La Fundación Teatro Nacional monitorea y actualiza continuamente su marco de colaboración de preservación digital para apoyar el alcance proactivo a todas las partes interesadas para identificar y cumplir con sus requisitos de preservación digital.

5. Experiencia y Conocimientos Técnicos

Corresponde a la capacidad que se requiere para que la Fundación cuente con la experiencia suficiente en la gestión de registros electrónicos y la preservación digital, así mismo, respaldar el desarrollo profesional continuo del personal y la certificación del repositorio. Los conocimientos pueden estar en personal interno o contratado

Nivel Métricas de la capacidad de conocimientos técnicos

0

La organización tiene poco o ningún acceso operativo a expertos técnicos especializados en preservación digital o gestión de documentos electrónicos.

1

La organización tiene acceso a expertos técnicos internos o externos que ayudan a los productores de documentos en la creación de documentos listos para la conservación y/o que apoyan la ingesta de sustitutos y los servicios de almacenamiento de archivos.

2

La organización tiene acceso a experiencia técnica profesional interna o externa que respalda todas las funciones de un repositorio de preservación. ISO 14721 (Requisitos Modelo para la Gestión de Registros Electrónicos MoReq)

6. Formatos neutrales en tecnología de estándares abiertos

Un programa de preservación digital tiene como requisito garantizar el acceso a largo plazo de los registros electrónicos. Para cumplir este requisito y mitigar la obsolescencia se involucran tres accione, las cuales son:

1. Programa de vigilancia tecnológica: busca una sostenibilidad de los formatos de

archivo. Consultar el servicio de la biblioteca del congreso de EE.UU en cuanto a sus formatos digitales.

2. Compromiso por adoptar formatos de archivo neutrales: consiste en utilizar archivos

en tecnología de un estándar abierto para utilizarlos como formatos de preservación

3. Compromiso y relación de trabajo colaborativo con los productores de discos: hace

referencia al asesoramiento sobre el uso de formatos para conservación permanente. Entre los archivos de estándar abierto son emitidos por una organización de estándares certificada. Los archivos OS/TN: CVS, HTML, XML, PDF/A, WARC, entre otros.

Nivel Métricas de la capacidad de Formatos neutrales en tecnología de estándares abiertos

0

La Fundación Teatro Nacional aún no ha adoptado ningún formato de archivo de tecnología estándar abierta como formato de preservación preferido.

1

La organización ha adoptado no más de tres formatos OS/TN como formatos de preservación preferidos.

2

La organización ha adoptado diez o más formatos neutros como formatos preferidos de preservación digital y monitorea continuamente la aparición de nuevos formatos de archivo y los adopta según sea apropiado para su uso como formatos preferidos de preservación digital.

7. Comunidad Designada

Una comunicación interactiva entre la comunidad designada de productores y usuarios de registros. Que busca una participación activa entre profesionales de la información en la toma de decisiones en la gestión del ciclo de vida de los registros electrónicos, estandarizando protocolos de transferencia, definiendo acuerdos de servicio para las operaciones del repositorio y sus condiciones de ingesta, preservación y acceso a los registros electrónicos. Nivel Métricas de capacidad Comunidad Designada

0

La Fundación Teatro Nacional no tiene documentación formal que defina los derechos, obligaciones y responsabilidades de la Comunidad Designada para que los documentos electrónicos sean transferidos a un repositorio de preservación.

1

La Fundación Teatro Nacional tiene acuerdos formales y por escrito con algunos productores de documentos que apoyan la transferencia de Paquetes de Información para la Difusión (PID) sustitutos y se comunica de manera proactiva con usuarios seleccionados para identificar sus necesidades y requisitos específicos para el acceso a documentos electrónicos bajo su custodia.

2

La Fundación Teatro Nacional involucra activamente a todos los productores de documentos en su dominio obligatorio para establecer acuerdos escritos sobre sus derechos, obligaciones y responsabilidades para la transferencia de Paquetes de Información de Envió (SIP). Los perfiles de los SIPS que cumplen con los requisitos se revisan y actualizan periódicamente para tener en cuenta las prácticas comerciales cambiantes de los productores de documentos. La organización trabaja en estrecha colaboración con todos los usuarios para establecer perfiles DIP que cumplan con sus necesidades y requisitos en evolución.

8. Encuesta de registros electrónicos

Toda organización es responsable de los registros que crea, recibe o adquiere y que constituye la evidencia de sus actividades independientemente del formato o soporte utilizado. Una forma eficaz de lograr una preservación es mantener un inventario completo de los registros y sistemas electrónicos. Una característica clave de los repositorios digitales es que cumpla con la norma ISO 14721 en lo referente a sus formatos de estándares abiertos e independencia tecnológica. Con el tiempo el aumento de volumen de registros y su transformación de formato

puede ser engorrosa. Para prevenir esto se identifican tres categorías como objetivo de la encuesta para respaldar las actividades de planificación y preservación

-

Registros electrónicos listos para conservación

-

Registros electrónicos casi listos para conservación: registros con herramientas que permiten exportar y transformar el formato

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Registros legados: en formato nativo sin herramienta de exportación o transformación Nivel Métricas de Encuesta de documentos electrónicos

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La Fundación Teatro Nacional tiene poca o ninguna capacidad o recursos para recopilar y analizar información sobre el volumen, la ubicación, los medios, los tipos de formato y los requisitos de gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Y tampoco utiliza los programas de retención existentes para identificar documentos electrónicos de valor histórico, fiscal y legal permanente en la custodia de los productores de documentos. También puede realizar entrevistas y encuestas ad hoc, por única vez, para identificar otros documentos electrónicos de valor histórico, fiscal y legal permanente.

1

La Fundación Teatro Nacional utiliza entrevistas sistemáticas, encuestas y análisis retrospectivos de los programas de retención existentes para identificar documentos electrónicos de valor histórico, fiscal y legal permanente en la custodia de productores seleccionados de documentos. Este esfuerzo puede mejorarse al centrarse en los documentos electrónicos identificados “en riesgo”.

2

La Fundación Teatro Nacional ha identificado y categorizado todos los documentos electrónicos permanentes legados, bajo la custodia de todos los productores de documentos.

Servicios de preservación digital: componentes del 9 al 15

9. Ingesta

Un repositorio que cumpla con las especificaciones funcionales de la norma ISO 14721 tiene la capacidad de ingerir registros en forma de paquetes de información de envió (SIP) por su expresión en ingles Submission Information Packages.

El repositorio acepta el paquete de información SIP, valida la integridad del contenido, mueve el SIP a un área para validar virus, contenido y formato, posterior extrae los metadatos y los escribe en PDI (Información de Descripción de Preservación), crea paquetes de información AIP y por ultimo transfiere estos paquetes AIP (Paquetes de información de Archivo) al almacenamiento del repositorio Nivel Métricas de capacidad de Ingesta

0

La Fundación Teatro Nacional no tiene un repositorio de Preservación Digital capaz de recibir o ingerir documentos electrónicos a largo plazo y permanentes. O el repositorio de preservación recibe documentos electrónicos de los productores de

documentos basados en acuerdos ad hoc sin importar el formato, la integridad, las pruebas de virus y la calidad de los metadatos. Nada de esto se eleva al nivel de un SIP conforme a ISO 14721

1

El repositorio recibe SIP sustitutos que se mantienen en un área de preparación mientras que las verificaciones de virus y las validaciones de formato se ejecutan manualmente. Los AIP sustitutos se crean manualmente y se transfieren al almacenamiento de archivos.

2

El repositorio de preservación ingesta los SIP a través de medios automatizados que validan la integridad de las propiedades significativas de Administración, Técnica, Procedencia, Descripción del contenido y Descripción de la Preservación. Las propiedades significativas se extraen de los SIP y se escriben en Información de Descripción de Preservación (PDI). Los paquetes de información de archivo (AIP) se crean y transfieren a la función de almacenamiento del repositorio.

10. Almacenamiento de archivos

El modelo OAIS describe servicios de almacenamiento automatizado que respaldan la validación de una transferencia exitosa de AIP (Paquetes de Información de Archivo) desde la ingesta; la creación de PDI (Información de Descripción de Preservación) para cada AIP que confirma que no se ha producido alguna corrupción en la captura, el mantenimiento de registros y por último en la migración a nuevos formatos.

El almacenamiento de archivos depende de servicios de renovación de dispositivos y medios, protección de integridad y seguridad, así como la aplicación de estándares de metadatos de preservación.

Nivel Métricas de la capacidad Almacenamiento de archivos (Archival Storage Capability Metrics)

0

El repositorio de preservación no admite registros electrónicos y sus fondos consisten en un almacenamiento de archivos primitivo (por ejemplo, CD / DVD). O el repositorio de preservación admite el almacenamiento de AIP sustitutos con metadatos limitados que pueden asignarse a la PDI.

1

Una sola instancia de un repositorio de preservación admite el almacenamiento de AIP. Las herramientas semiautomáticas confirman la integridad de las propiedades significativas y capturan todas las propiedades de las acciones de preservación repetibles. Los resultados se transfieren a Información de Descripción de Preservación, que constituye una cadena audible de custodia electrónica.

2

Dos o más instancias separadas geográficamente de un repositorio de preservación admiten el almacenamiento de AIP. Las herramientas automatizadas confirman la integridad de las propiedades significativas y la captura de todas las propiedades de las acciones de preservación repetibles. Los resultados se transfieren a Información de Descripción de Preservación, que constituye una cadena de custodia electrónica auditable.

11. Renovación de medios/dispositivos

la capacidad de preservación digital reside en garantizar la legibilidad de los flujos de bits, la norma ISO 14721 especifica que los medios de almacenamiento deben supervisarse y renovarse periódicamente para garantizar que los flujos de bits se mantengan legibles a lo largo del tiempo. La vida útil de medios de almacenamiento ópticos y magnéticos tienen una vida útil de 100 años o más si son almacenados en un entorno controlado.

El repositorio de preservación debe contar con un programa solido de renovación de dispositivos y medios de almacenamiento, independiente de cómo y cuando se produzca la renovación es requisito que exista un protocolo que exija la captura y validación periódica de la integridad de los registros electrónicos antes y después de completar la renovación del dispositivo/medio de almacenamiento.

Nivel Métricas de la capacidad Renovación de dispositivos / medios

0

El repositorio de preservación no tiene ningún dispositivo formal ni protocolo de renovación de medios en vigor. O el repositorio de preservación exige la renovación de dispositivos / medios cuando están a punto de volverse obsolescentes

1

El repositorio de preservación obliga a la renovación de dispositivos / medios de forma regular (por ejemplo, cada diez años).

2

El dispositivo actual y el programa de renovación de medios monitorea continuamente la posible pérdida de legibilidad de los documentos electrónicos y reemplaza automáticamente los dispositivos / medios de almacenamiento y escribe los documentos en los nuevos medios de almacenamiento, según corresponda.

12. Integridad

Una capacidad clave es que el repositorio garantice la integridad de los registros electrónicos en custodia, es posible que se produzcan alteraciones accidentales o intencionadas durante el proceso de renovación de dispositivos/medios. Una forma de garantizar la integridad es mediante el uso de resúmenes de hash criptográficos, que son huellas digitales a los registros en un SIP, un AIP o una combinación de estos.

No obstante el hash no respalda la cadena de custodia cuando la preservación implica el cambio de formato, ya que los flujos de bits del registro transformado no coincide con el flujo de bits previo a la transformación, dicho caso puede compensarse con las acciones realizadas a los AIP almacenando información encapsulada en XML.

Nivel Métricas de la capacidad de Integridad

0

El repositorio de preservación no tiene ningún procedimiento documentado para la protección de la integridad de documentos electrónicos bajo su custodia.

El repositorio de preservación genera y conserva los resúmenes de hash MD-5 de los documentos electrónicos antes y después de la renovación del dispositivo / medio y otras acciones de conservación del almacenamiento de archivos. El repositorio de preservación genera y conserva los resúmenes de hash SHA-1 antes y después de la renovación de dispositivos / medios y otras acciones de preservación interna.

2

El repositorio de preservación genera y valida los resúmenes de hash SHA-2 antes y después de todas las propiedades significativas de las acciones de preservación repetibles para AIP a través de medios automatizados, los encapsula en XML y los firma con una firma digital. Los procedimientos de protección de integridad se evalúan y actualizan continuamente a medida que nuevas herramientas y enfoques están disponibles.

13. Seguridad

La preservación electrónica requiere la restricción de acceso al repositorio tanto físicamente como electrónicamente, se garantiza la seguridad con el bloqueo de acceso no autorizado, protegiendo la confidencialidad y privacidad de los registros y derechos de propiedad intelectual, así como también la creación y protección de copia de seguridad periódica que respalde la recuperación ante desastres y la continuidad del negocio. Nivel Métricas de la capacidad de Seguridad

0

El repositorio de preservación no tiene procedimientos formales de recuperación de desastres, copias de seguridad o cortafuegos para proteger la seguridad de los documentos electrónicos.

1

El repositorio de preservación respalda la seguridad de los documentos electrónicos bajo su custodia a través de una protección completa de firewall y procedimientos de recuperación de desastres.

2

El repositorio de preservación respalda la seguridad de los documentos electrónicos bajo su custodia al monitorear continuamente los procesos de protección de seguridad y revisarlos en respuesta a la evolución de las capacidades tecnológicas y los requisitos comerciales cambiantes, así como la gestión integral de los derechos de acceso basados en roles

14. Metadatos de preservación

El repositorio recopila y mantiene los metadatos que describen las acciones de preservación asociadas a la custodia, estos metadatos de preservación incluyen un registro de auditoría que documenta las acciones realizadas, su motivo, cuando, cómo y con que resultados. El esquema que se recomienda hace referencia a Metadatos de preservación: estrategias de implementación PREMIS por sus siglas en inglés (PREservation Metadata: Implementation Strategies) para todos los registros electrónicos permanentes con el fin de respaldar la cadena de

custodia electrónica que documente la autenticidad a lo largo del tiempo, todos estos metadatos se almacenan en la IDP y se asignan a las AIP.

Nivel Métricas de la capacidad de Metadatos de Preservación

0

El repositorio de preservación es primitivo, tiene pocos o ningún metadato de preservación para los documentos electrónicos en su custodia. O el repositorio de preservación admite un esquema de metadatos de conservación ad hoc y establece una cadena de custodia mínima para los documentos electrónicos que se encuentran bajo su custodia.

1

El repositorio de preservación admite un esquema PREMIS sustituto para los documentos electrónicos en su custodia que admite una cadena de custodia limitada.

2

El repositorio de preservación admite un esquema PREMIS automatizado para todos los documentos electrónicos bajo su custodia que respalda una cadena de custodia auditable y sistemática.

15. Acceso

La preservación digital tiene como propósito garantizar el acceso a los registros electrónicos, siempre que sea necesario y sujeto a restricciones de acceso. Las comunidades de usuarios deben tener acceso a los PID derivados de los PAI. Esta capacidad de acceso puede incluir la creación y mantenimiento de metadatos de recuperación consultables por el usuario. En ningún caso los usuarios tendrán acceso directo a los PAI ni a la información de descripción de preservación.

Nivel Métricas de la capacidad de Acceso

0

El repositorio de preservación o no tiene documentos electrónicos bajo su custodia o no tiene capacidad para respaldar el acceso a los documentos electrónicos bajo su custodia. El repositorio de preservación admite el acceso a documentos electrónicos en un solo formato (por ejemplo, JPEG o PDF) al tiempo que aplica todas las restricciones de acceso.

1

El repositorio de preservación admite el acceso a documentos electrónicos en al menos tres formatos neutrales de tecnología estándar abierta (por ejemplo, formatos PDF / A, JPEG y TIFF) al tiempo que se aplican todas las restricciones de acceso.

2

El repositorio de preservación tiene una robusta funcionalidad de búsqueda integrada que admite la producción automatizada de DIP y sus propiedades significativas asociadas. Las tendencias de consulta del usuario se utilizan para identificar la necesidad de herramientas de accesibilidad actualizadas y para auditar la producción de DIP.

Referencia:

Dollar, Charles, y Ashley Lori. 2015. Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM) Background and Performance Metrics. Version 2.7.