Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos · 2007
Propuesta para la implementación del primer nivel de un programa de gestión documental
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Resumen
El presente trabajo es la realización de la propuesta de un programa de gestión documental (PGD) para la empresa privada Informática y Gestión S.A, debido que internamente cuenta con un archivo organizado de acuerdo al conocimiento empresarial, pero no con la normatividad y recomendaciones establecidas en el Archivo General de Nación (AGN). Se inicia con una presentación de la empresa sus antecedentes, descripción del problema, pregunta de investigación, la justificación, objetivo general y específicos, por último, el diseño metodológico. Teniendo en cuenta los marcos de referencia conceptual basado en un PGD, el legal de acuerdo a la ley 594 de 2000 del AGN y el institucional, donde se describe el procedimiento de gestión documental para los documentos pertenecientes al sistema de gestión de calidad, junto con la misión, visión y promesa de valor de la empresa. Para cumplir con el objetivo general, se realizó un diagnóstico de los archivos de clientes, recursos humanos y contable y Administrativo, para evaluar la conservación y estado de los documentos en cada uno de ellos, pero con mayor detalle el de clientes, debido que en éste está la mayor cantidad de documentos. Para realizar este diagnóstico se usó como referencia el libro de Luís Ernesto Jaimes y Maria Clemencia García, Pautas para diagnóstico integral de archivos. Dentro de un PGD es necesario y obligatorio tener un comité de archivo, y como en la empresa actualmente no existe este comité se presentan una serie de funciones, para que sean consideradas dentro de la empresa. El comité es quien entra a evaluar el cuadro de clasificación y codificación propuesto en este trabajo, basado en la estructura orgánica de la empresa y en lo recomendado por el AGN. El cuadro de clasificación es parte fundamental para dar introducción a la teoría de valoración, respetando el ciclo vital y tiempos de retención de los documentos en cada uno de los archivos de gestión, central e histórico. Finalmente se realiza una propuesta de PGD para que la empresa Informática y Gestión S.A considere la posibilidad de implementarlo a través de un tercero, y armonizarlo con el sistema electrónico de documentos que maneja actualmente.