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PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO Y EXTERNO DE PROMIORIENTE S.A. E.S.P

Paola Andrea Pabón Ortega

000254289

Universidad Pontificia Bolivariana Escuela de Ciencias Sociales Comunicación Social -Periodismo Pasantía

2018

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PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO Y EXTERNO DE PROMIORIENTE S.A. E.S.P

Paola Andrea Pabón Ortega

000254289

Supervisora Mg. Eliana A. Celis García

Universidad Pontificia Bolivariana Escuela de Ciencias Sociales Comunicación Social -Periodismo Pasantía

2018

iii

Agradecimientos

Agradezco a Dios que en su infinita bondad me ha permitido llegar hasta donde he llegado, por poner en mi camino las mejores opciones y por darme la sabiduría necesaria para tomar decisiones correctas que me ubican en donde estoy.

Agradezco a mi mamá Amparo Ortega Guerrero, por su dedicación, apoyo y esfuerzo para darme todas las herramientas necesarias que me han traído hasta el lugar en el que me encuentro.

A mis hermanas el apoyo incondicional que siempre he necesitado y he encontrado en su compañía.

A Eliana Celis, mi directora de pasantía quien con su paciencia y saber me ha permitido aprender y retroalimentarme del maravilloso mundo de la comunicación organizacional.

A Yojaira Pérez, Profesional de Recursos Humanos y Servicios Generales de Promioriente por su inigualable acompañamiento en este proceso.

A Promioriente, a sus colaboradores por su tiempo, cariño, paciencia y espera en cada uno de los procesos solicitados.

iv

Dedicatoria

A mi mejor amiga, mi mejor ejemplo, el amor de mi vida, el motor de mi existencia y mi más grande tesoro : Mi mamá

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NOTA DE ACEPTACIÓN

____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________

________________________________ Firma del presidente del jurado

______________________________ Firma del jurado

_____________________________ Firma del jurado

Bucaramanga, Enero 31 de 2019

vi

Contenido

Lista de Gráficos .................................................................................................................... ix Lista de figuras ....................................................................................................................... x Lista de tablas ........................................................................................................................ xi Introducción .......................................................................................................................... 14 Capítulo I. Identificación de la organización........................................................................ 15 1.1 Reseña histórica .............................................................................................................. 15 1.2 Misión ............................................................................................................................. 16 1.3 Visión ............................................................................................................................. 16 1.4 Valores ............................................................................................................................ 16 1.5 Organigrama ................................................................................................................... 17 Capítulo II. Objetivos ........................................................................................................... 18 2.1 Objetivo general ............................................................................................................. 18 2.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 18 Capítulo III. Referente conceptual........................................................................................ 19 Capítulo IV Actividades desarrolladas ................................................................................. 24

4.1. Realizar el diagnóstico de la comunicación interna con una muestra de público

corporativo de Promioriente S.A. E.S.P. .............................................................................. 26 4.1.1. Revisión documental .................................................................................................. 26

4.1.2 Diseño y realización de entrevista estructurada a algunos colaboradores de

Promioriente. ........................................................................................................................ 27 4.1.3 Análisis de los resultados de la entrevista ................................................................... 28 4.1.4 Entrevista semiestructurada con los directivos de la empresa. .................................... 32 4.1.5 Resultados de la entrevista .......................................................................................... 33 4.1.5.1 Análisis de la entrevista ............................................................................................ 34 4.2 Elaboración del FODA ................................................................................................... 35 4.2.1 Proponer objetivos, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la comunicación interna y externa de Promioriente S.A.S. ............................................................................. 37

4.2.1.1 Propuesta de los objetivos del plan de comunicación de marketing, con base en el

análisis FODA. ..................................................................................................................... 38 4.2.1.1.2 Objetivo general .................................................................................................... 38

vii

4.2.1.1.3. Objetivos específicos ............................................................................................ 38

4.2.2 Presentación de una propuesta de estrategias, a partir de los elementos de

comunicación de marketing. ................................................................................................. 38 Para el objetivo Número uno ................................................................................................ 38 Se realizan las siguientes estrategias con el fin de fortalecer el relacionamiento con el público externo. .................................................................................................................... 38  Caracterización del público objetivo de Promioriente. ................................................. 38  Afianzamiento de las relaciones con la comunidad. ..................................................... 38  Relaciones públicas con usuarios externos ................................................................... 38  Mejoramiento del servicio al cliente ............................................................................. 38 Para el objetivo Número dos ................................................................................................ 38 Estrategias para el objetivo número dos y de esta manera consolidar la comunicación interna de la organización: .................................................................................................... 39 

Fortalecimiento de medios de comunicación internos ................................................ 39

 Afianzamiento del sentido de identidad y pertenencia................................................ 39 Para el objetivo número tres ................................................................................................. 39 Estas estrategias nos permiten centrar la atención en la notoriedad de la entidad. .............. 39  Consolidación de los criterios de identidad visual de Promioriente ............................. 39  Relaciones públicas con medios de comunicación- Freepress ...................................... 39  Comunicación digital .................................................................................................... 39  Diseño de elementos de merchandising ........................................................................ 39 4.2.3. Planteamiento de las acciones que se llevarán a cabo para lograr los objetivos. ....... 39

4.3 Implementar algunas acciones del plan de comunicación que contribuyan al

fortalecimiento de la relación con los públicos de interés. ................................................... 44

4.3.1. Redacción de noticias en la página web www.promioriente.com, de acuerdo con los

requerimientos. ..................................................................................................................... 44

4.3.2 Envío de mailing a través del correo y whatsapp, a los clientes internos de

Promioriente. .......................................................................................................................... 1 4.3.3 Fortalecimiento de las relaciones con la comunidad. .................................................... 2 4.4.2 Realización de base de datos de los funcionarios .......................................................... 8 4.4.3 Realización de acciones para contribuir al fortalecimiento del sentido de identidad y pertenencia. ............................................................................................................................. 8 4.4.4 Apoyo a los profesionales con infografías. ................................................................. 11 4.5 Apoyo a los profesionales en el área administrativa ...................................................... 11

viii

4.4.5.1 Creación y modificación de terceros ........................................................................ 11 4.4.5.2 Despedida del presidente de la holding -Creación del coro de niños y logística del evento ................................................................................................................................... 12 4.4.5.3Campaña contra el cáncer .......................................................................................... 12

4.4.5.4 Realización de renovación de fotos para Promigas y recopilación de hitos de la

empresa ................................................................................................................................. 13 4.4.5.5 Hitos de la empresa para Llorente y Cuenca ............................................................ 13 4.4.5.6 Mes de la salud ......................................................................................................... 13 4.4.6 Creación de plantillas por medio de la agencia de publicidad .................................... 14 Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 15 Referencias Bibliográficas .................................................................................................... 17 Anexos .................................................................................................................................. 19

ix

Lista de Gráficos Gráfico1. Mailing por contextos ............................................................................................ 2 Gráfico 2. Publicación interactúa ........................................................................................... 5

x

Lista de figuras

Figura 1. Valores y principios .............................................................................................. 16 Figura 2. Organigrama .......................................................................................................... 17

xi

Lista de tablas

Tabla 1: Resultados entrevista funcionarios ......................................................................... 28 Tabla 2. Resultados entrevista directivos ............................................................................. 33 Tabla 3. Análisis FODA ....................................................................................................... 36 Tabla 4. Plan de comunicación. ............................................................................................ 39

xii

RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO

TITULO:

PLAN

DE

COMUNICACIÓN

INTERNO

Y

EXTERNO

DE

PROMIORIENTE S.A. E.S.P

AUTOR(ES):

Paola Andrea Pabón Ortega

PROGRAMA:

Facultad de Comunicación Social

DIRECTOR(A):

Mg. Eliana A. Celis García

RESUMEN

Promioriente SA E.S.P es una empresa dedicada al negocio del transporte de gas natural por tubería, que a pesar de tener una estructura sólida por más de 20 años y poner en práctica las teorías humanistas, sus comunicaciones estratégicas necesitan una visualización general, y una estructura que les permita seguir avanzando con éxito Durante la pasantía, se logró dar inicio al proceso de comunicación dentro de la empresa, estableciendo comunicaciones con los identificadores corporativos que permitieron dar a conocer información relevante a todas las áreas de la empresa de diversos temas de interés, que variaban según la necesidad. La divulgación de la información permitió dar a conocer los parámetros que como holding se necesita para una comunicación precisa. Por las diferentes salidas a campo que los funcionarios de Promioriente realizan, se logró establecer mecanismos de comunicación que permitieran mejorar el flujo de información y por tanto una comunicación ágil y óptima.

PALABRAS CLAVE:

Comunicación, Promioriente, holding, estrategias, acciones

V° B° DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

xiii

GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE

TITLE:

INTERNAL AND EXTERNAL COMMUNICATION PLAN OF

PROMIORIENTE S.A. E.S.P

AUTHOR(S):

Paola Andrea Pabón Ortega

FACULTY:

Facultad de Comunicación Social

DIRECTOR:

Mg. Eliana A. Celis García

ABSTRACT

Promioriente SA ESP is a company dedicated to the business of transporting natural gas by pipeline, which despite having a solid structure for more than 20 years and putting humanist theories into practice, its strategic communications need a general visualization, and a structure that allow them to continue advancing successfully During the internship, the communication process within the company was established, establishing communications with the corporate identifiers that allowed to disclose relevant information to all areas of the company on various topics of interest, which They varied according to need. The disclosure of the information allowed us to disclose the parameters that as a holding are needed for accurate communication. Due to the different field trips that the Promioriente officials carry out, communication mechanisms were established to improve the flow of information and therefore an agile and optimal communication.

KEYWORDS:

Communication, Promioriente, holding, strategies, actions

V° B° DIRECTOR OF GRADUATE WORK

Introducción

En el siguiente trabajo se presentan las actividades desarrolladas durante el tiempo de pasantía en Promioriente SA E.S.P, donde para lograr el desarrollo óptimo del programa y fortalecer la comunicación como se requería, se fijó como objetivo general diseñar el plan de comunicación interno y externo de Promioriente S.A. E.S.P., con el fin de dar orientar la comunicación con una visión estratégica dentro de la organización, de igual manera, se establecieron cuatro objetivos específicos que permitieran lograr lo requerido por la empresa, el fortalecimiento de la relación con sus públicos de interés, realizar el diagnóstico de la comunicación interna con una muestra de público corporativo de Promioriente S.A. E.S.P, proponer objetivos, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la comunicación interna y externa de Promioriente S.A.S, implementar algunas acciones del plan de comunicación que contribuyan al fortalecimiento de la relación con los públicos de interés, apoyar a nivel corporativo todas las actividades administrativas y técnicas que representan consolidación de imagen, bienestar organizacional y cumplimiento de metas organizacionales.

Capítulo I. Identificación de la organización

1.1 Reseña histórica

PROMIORIENTE, se creó mediante escritura pública 654 del 24 de marzo de 1994. Para efectos regulatorios y tarifarios, el Sistema de Transporte, propiedad de PROMIORIENTE, actualmente se rige por las disposiciones de la CREG estipuladas en las Resoluciones 045 de 2014 y 062 de 2015.

PROMIORIENTE cuenta con dos Sistemas de Transporte los cuales se definen como: Gasoducto Barrancabermeja-Payoa-Bucaramanga, comprendido entre el Centro Operacional de Gas de Barrancabermeja-COGB y la estación de puerta de ciudad (city gate) El Palenque, ubicada en la zona industrial de Chimitá en Bucaramanga. Gasoducto Gibraltar- Bucaramanga, comprendido entre la Estación de Producción de Gas de Gibraltar, ubicada en límites entre los departamentos de Boyacá y Norte de Santander y la estación de puerta de ciudad (city gate) El Palenque, ubicada en la zona industrial de Chimitá en Bucaramanga.Los gasoductos integrados tienen la función principal de transportar gas natural suministrado por el Campo Gibraltar para el consumo de Bucaramanga y su área metropolitana, y el gas remanente llevarlo hasta Barrancabermeja para ser inyectado al Sistema Nacional de Transporte - SNT.

Adicionalmente, el sistema cuenta con funcionalidad en contraflujo lo que permite que en casos de emergencia se transporte gas desde Barrancabermeja para el consumo de Bucaramanga y su Área Metropolitana, lo que se constituye en una garantía de suministro para el Área de Bucaramanga. (Promioriente, s.f)

1.2 Misión

Brindar servicio de transporte de gas natural, en forma eficiente, segura y confiable, aportando al desarrollo de las zonas nororiente y centro del país y generando valor sostenible para nuestros grupos de interés. (Promioriente, s.f)

1.3 Visión

Afianzar el liderazgo tecnológico en el servicio de transporte de gas natural y ampliar la participación en proyectos regionales y nacionales que incrementen el valor de la empresa y aporten al desarrollo sostenible de las zonas donde operemos.(Promioriente, s.f)

1.4 Valores

Figura 1. Valores y principios Fuente: Promigas

1.5 Organigrama

Figura 2. Organigrama Fuente: Promioriente

Capítulo II. Objetivos

2.1 Objetivo general

Diseñar el plan de comunicación interno y externo de Promioriente S.A. E.S.P., para el fortalecimiento de la relación con sus públicos de interés.

2.2 Objetivos específicos

2.2.1 Realizar el diagnóstico de la comunicación interna con una muestra de público

corporativo de Promioriente S.A. E.S.P.

2.2.2 Proponer objetivos, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la comunicación interna y externa de Promioriente S.A.S.

2.2.3 Implementar algunas acciones del plan de comunicación que contribuyan al

fortalecimiento de la relación con los públicos de interés.

2.2.4 Apoyar a nivel corporativo todas las actividades administrativas y técnicas que

representan consolidación de imagen, bienestar organizacional y cumplimiento de metas organizacionales.

Capítulo III. Referente conceptual La comunicación organizacional se divide en tres grandes grupos, pero en el desarrollo de la pasantía, las actividades se centraron en dos específicamente: la comunicación institucional y la comunicación organizacional, esta última hace referencia al público interno, el clima y la cultura, el área más fuerte de la empresa.

Brunet (2011), en su libro el clima de trabajo de las organizaciones hace referencia a diferentes variables de la estructura y de los procesos organizacionales: La “estructura organizacional”, que abarca los siguientes elementos: La envergadura del control administrativo, el tamaño de la organización (número de empleados),el número de niveles jerárquicos, la relación entre el tamaño de un departamento y el número de departamentos comprendidos dentro de la organización, la configuración jerárquica de puestos (organigrama), el grado de centralización de la toma de

decisiones, la especialización de funciones y tareas, el aspecto normativo, la

formalización de procedimientos organizacionales, el grado de interdependencia de los diferentes subsistemas. En lo que se refiere a la variable proceso organizacional, ésta se manifiesta sobre los siguientes elementos: el liderazgo, los estilos y niveles de comunicación. el ejercicio del control. , el modo de la resolución de conflictos, el tipo de coordinación entre los empleados y entre los diferentes niveles jerárquicos. el clima organizacional, definición, teoría, dimensiones y modelos de abordaje, los incentivos utilizados para motivar a los empleados, el mecanismo de selección de los empleados, el estatus y las relaciones de poder entre los diferentes individuos y las diferentes unidades, los mecanismos para socializar a los empleados, el grado de

autonomía profesional permitiendo a los empleados en el ejercicio de su tarea alcanzar metas que van más allá del trabajo.( p. 207)

Lo anterior permite dimensionar los diferentes aspectos que se articulan en la gestión de la comunicación en una organización.

Promioriente es una empresa que goza de la práctica de la línea de la teoría humanista de la comunicación organizacional donde se tiene en cuenta el ser humano, existe buen clima organizacional y se da satisfacción a sus necesidades teniendo en cuenta la propuesta de Maslow (1954) como base, que “propone una jerarquía de necesidades y factores que motivan a las personas; esta jerarquía identifica cinco categorías de necesidades y se construye considerando un orden jerárquico ascendente de acuerdo a su importancia para la supervivencia y la capacidad de motivación”.(p.21)

De acuerdo al modelo propuesto por A.Maslow (como se citó en (Colvin y Rutland, 2008) a medida que el hombre satisface sus necesidades surgen otras que cambian o modifican el comportamiento del mismo; considerando que solo cuando una necesidad está “razonablemente” satisfecha, se disparará una nueva necesidad reforzando la teoría propuesta por Elton Mayo (1973) cuando asegura que “entre mejor se sientan sus colaboradores más eficientes serán en el trabajo permitiendo avanzar y perfeccionar ítems internos dentro de

cada colaborador y fortalecer la empresa, puesto que el liderazgo tiene el propósito claro de

dar crecimiento personal y profesional a los colaboradores, junto a ellos una política de puertas abiertas, directrices claras y comunicación inmediata que hace a todos pertenecer a la organización y estar siempre al día las situaciones que ocurren así no tenga que ver con el área designada.” (p.47)

Las teorías humanistas son el reflejo y el resultado de la importancia de tener en cuenta al ser humano. El cruzar del siglo XX y la revolución de las nuevas tecnologías se refiere a este tipo de comunicación como la gestión posindustrial, que es un enfoque que refuerza la importancia de las empresas en el desarrollo de las técnicas y de los métodos con la intención de la facilitación de la comunicación, asumiendo que el papel tradicional del ejecutivo debe adaptarse a este nuevo momento. Él debe ser principalmente un“animador” y un comunicador, facilitando la comunicación, estimulando la interacción constante y positiva. El éxito de las empresas está estrechamente relacionado con una comunicación total y informal (Félix, 2014)

A este panorama de la empresa hay que adjuntar la falta de una línea estratégica que seguir que como bien lo expone Feged, (2014) “ la comunicación estratégica es que si se aplica llevando a la audiencia adecuada el mensaje correcto, en el tiempo oportuno, su efecto se verá reflejado positivamente en los indicadores del negocio” (s.p) . Para crear el plan estratégico de la comunicación de Promioriente, se tuvo en cuenta los lineamientos corporativos de comunicación y publicidad que hacen referencia a la imagen corporativa e ítems como el manejo del isotipo dentro y fuera de la filial, lo referente con el color que representa al grupo y al gen de transporte como tal, la letra o los iconos; también se incluyó la política de comunicaciones de Promigas y sus filiales, en la cual se encuentra el manejo de crisis; sin embargo, Promioriente necesita profundizar en la comunicación estratégica, puesto que dentro de su plan estratégico la comunicación no es un ente principal. Con esta visión de la empresa, de la holding y teniendo conocimiento del sector del gas, se tomó como referencia a Gauchi (2014) quien desde el inicio afirma que “Un plan de comunicación sirve

para diferentes ámbitos de la empresa que como en este caso no desea tener mayor

relevancia de imagen ante los medios masivos de comunicación si no en uno solo de sus públicos externos”. (p 12)

Para realizar la elaboración del plan estratégico de comunicaciones, se deben tener en cuenta algunas etapas indispensables para la creación de este, tal y como lo expone la Bic Galicia (s.f.) en su manual Cómo elaborar un plan de comunicaciones:

El plan estratégico de comunicación integral es un documento que recoge los objetivos, destinatarios, políticas, estrategias, recursos y acciones de comunicación a desarrollar en todos los ámbitos de la empresa.

La estructura del plan estratégico de comunicación incluye:

1. Análisis: estudio de la información del entorno externo e interno. Resumen DAFO

(Debilidades,Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

2. Antecedentes: análisis de la información de la empresa, historia, ventas.

3. Objetivos: se deben señalar cuáles son los objetivos, qué se quiere conseguir con las

actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben poder ser cuantificados, medibles y han de ser alcanzables, realistas.

4. Público objetivo o target de la comunicación: Es imprescindible determinar a quién se

va a dirigir la comunicación. Definir cuál o cuáles son los destinatarios o grupos de destinatarios en los que se centrarán los esfuerzos comunicativos, Conocer al público al que se dirige la empresa, los medios que utiliza para informarse, el estilo comunicativo que maneja son aspectos claves y críticos que influirán en el éxito de la comunicación.

5. El mensaje: es el elemento que se quiere comunicar eligiendo las características o

atributos a comunicar, así como el tono o estilo de la comunicación.

6. Estrategia: elección del modo a desarrollar cada una de las áreas de comunicación con

el finde alcanzar los objetivos.

7. Acciones: concreción de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para

desarrollar el plan.

8. Cronograma o calendario: planificación en el tiempo de cada una de las acciones.

9. Presupuesto: cantidad económica que se destinará a la puesta en marcha del plan

estratégico de comunicación integral.

10.Control y seguimiento: medición del transcurso y cumplimiento del plan con el fin de realizar acciones de corrección para intentar alcanzar los objetivos marcados. (p.61)

Capítulo IV Actividades desarrolladas

Objetivo Acciones May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Realizar el diagnóstico de la comunicación interna con una muestra de público corporativo de Promioriente S.A. E.S.P.

1. Revisión documental

2. Diseño y realización de

entrevista estructurada a algunos colaboradores de Promioriente.

3. Análisis

de los resultados de la entrevista

4. Entrevista

semiestructurada con los directivos de la empresa.

5. Elaboración del FODA

Proponer objetivos, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la comunicación interna y externa de Promioriente S.A.S.

1. Propuesta

de los objetivos del plan de comunicación de marketing, con base en el análisis

FODA.

2. Presentación

de una propuesta de estrategias, a partir de los elementos de comunicación de marketing.

3. Planteamiento de las

acciones que se llevarán a cabo para lograr los objetivos.

Implementar algunas acciones del plan de comunicación que contribuyan

1. Redacción de noticias en

la página web www.promioriente.com, de acuerdo con los requerimientos.

al fortalecimiento de la relación con los públicos de interés.

2.

Envío de mailing a través del correo y whatsapp, a los clientes internos de Promioriente.

3. Fortalecimiento de las

relaciones con la comunidad.

4. Publicación de noticias

de interés en

INTERACTUA

(Plataforma virtual interna)

5. Revisión de los portales

de noticias del país.

6. Diseño de dossier digital

con la información recolectada.

7. Organización del banco

de fotos virtual de

PROMIORIENTE

8. Creación de Rapinotas

Apoyar a nivel corporativo todas las actividades administrativas y técnicas que representan consolidación de imagen, bienestar organizacional y cumplimiento de metas organizacionales.

1. Cubrimiento y divulgación

de las actividades institucionales.

2. Realización de base de datos

de los funcionarios

3. A Realización de acciones

para contribuir al fortalecimiento del sentido de identidad y pertenencia.

4. Apoyo a los profesionales con

infografías.

.

5. Apoyo a los profesionales en

el área administrativa

6.Creación de plantillas para algunas dependencias.

4.1. Realizar el diagnóstico de la comunicación interna con una muestra de público

corporativo de Promioriente S.A. E.S.P.

4.1.1. Revisión documental

Con el fin de integrar a la propuesta del plan de comunicación los documentos relevantes con los que cuenta Promioriente, se hizo una revisión documental, destacando los siguientes aspectos:

● Sistema de gestión de Promioriente: Permite conocer los procesos internos de la empresa en todos los contextos. Misión, visión, objetivos estratégicos, iniciativas estratégicas y acciones y proyectos a desarrollar. Este profundiza en los procesos estratégicos, procesos primarios y procesos de apoyo. Teóricamente la comunicación no está escrita, pero en la práctica el área de comunicaciones está inmersa dentro de los procesos y proyectos.

● Política de comunicaciones: Este documento contiene los aspectos que definen las directrices para el manejo en forma efectiva de las comunicaciones de Promigas y sus empresas vinculadas. El objetivo general de la política se centra en permitirles enfocar sus acciones a fin de que se pueda proteger la imagen y reputación corporativa, contribuir a la

efectiva toma de decisiones y facilitar las relaciones y el diálogo con las audiencias clave con que interactúa la organización en el desarrollo de sus negocios.

● Manual de Crisis de Promigas: El Manual rige Promigas y todas sus filiales y hace referencia a cualquier emergencia de cualquier contexto que el holding pueda presentar. El manual contempla la ruta específica a seguir en caso de crisis permitiendo a la organización tener mayor organización en caso de presentarse algún evento que lo requiera.

4.1.2 Diseño y realización de entrevista estructurada a algunos colaboradores de

Promioriente.

Se realizó una entrevista a algunos colaboradores de la empresa con el objetivo de conocer y entender la perspectiva de ellos para con el negocio desde las áreas administrativa y operativa. La entrevista fue aplicada a ocho personas de la organización de forma aleatoria y de todos los contextos operativo, mixto y administrativo; en esta entrevista se les pidió tener en cuenta el nicho del negocio y la comunicación como eje central.

Las preguntas que se hicieron a cada entrevistado fueron las siguientes:  Desde su área y teniendo la visión general de la empresa, ¿cuáles cree usted que son las fortalezas de Promioriente?

 Conociendo los cuatro tipos de públicos (Público interno, proveedores, área de influencia, contratistas) que maneja la empresa ¿cuáles son sus debilidades más marcadas?

 Sabiendo el contexto del sector y haciendo referencia al gen del transporte de gas ¿Cuáles vendrían siendo las oportunidades que observa desde su puesto de trabajo?

 Sabiendo la situación general del país, escriba cuáles serían las dificultades que se presentan en el día a día.

4.1.3 Análisis de los resultados de la entrevista

Los resultados de la entrevista realizada a funcionarios de Promioriente se pueden evidenciar en la siguiente tabla:

Tabla 1: Resultados entrevista funcionario Nombre Cargo P1 P2 P3 P4 E1 Operador de línea

Equipo de talento humano muy bien consolidado en conocimiento técnico.

Sistemas de gestión integral muy bien conformado y funcionando.

Programas de bienestar orientados al trabajador.

Planta y equipos con los mejores

Debilidades encontramos la en ejecución de actividades en la infraestructura por cuenta de condiciones, con posición, diseño, acceso o permisos por parte de personas ajenas.

La posibilidad de transportar gas por fuera de condiciones RUT a causa de afectaciones externas (clima extremo), y

Desarrollo de nuevas líneas de negocio.

Gas Natural comprimido Trabajar en oportunidades de ahorro o negocio a través de implementación de sistemas amigables con el medio ambiente o de recuperación secundaria o terciaria.

Orden público Amenazas ambientales los sectores de mayor dificultad constructiva, acceso a los mismos.

Mayores regulaciones ambientales que puedan afectar o hagan cambiar procedimientos afectando en tiempo la ejecución de las actividades.

estándares aplicables en la industria.

Solidez económica y financiera.

afectar con ello a nuestros clientes.

Aumento de tiempos de atención a incidentes por cuenta de la organización del personal.

La no entrega de gas a nuestros clientes por una falla no prevista.

Actividades de mantenimiento no programado que afecten directamente el servicio al cliente.

Renovación tecnológica y obsolescencia.

Falta de acceso por parte de terceros a la infraestructura para ejecución de actividades prioritarias o de emergencia.

E2 P.

Compras Sistema de información robusto (SAP), que permite tener la trazabilidad de las transacciones realizadas con los proveedores.

La profesional en compras está ubicada en Bucaramanga, permitiendo mayor fluidez de la información con los administradore s.

Falta trazabilidad de la compra después que se empieza a ejecutar (seguimiento de contratos).

Tiempos de procesos (invitaciones a cotizar) muy largos.

Rediseño del proceso de compras, utilizando herramientas que permitan agilizar los tiempos y la interacción con las diferentes áreas involucradas.

Incumplimiento de ejecución de actividades por demora en los tiempos de contratación.

E3 Contador Junior Capacitaciones relacionadas al cargo, recursos Que las actividades del cierre en la cual se Proyecciones anticipadas de los impuestos Posiciones tributarias que se encuentren en los

disponibles para el desarrollo de las actividades tales como internet, estatuto tributario, mesas de ayuda con asesores tributarios.

depende de otras áreas no se desarrollen a tiempo, afectando la efectividad en los tiempos de entrega de los impuestos de la compañía.

que prevé pagar en el futuro la compañía con los proyectos de reforma que se publican antes de su aprobación por el gobierno nacional.

proyectos de reforma, que aumenten la tasa efectiva de tributación con relación a la tasa con que actualmente tributa la compañía.

E4 Prof. de Planeaci ón Resaltar en las personas la habilidad de trabajar en equipo, siempre con enfoque positivo al afrontar el día a día.

preocupación frente a la seguridad física en algunos sectores de operación.

Al realizar actividades diferentes, día a día el trabajo no resulta monótono o repetitivo, lo que ofrece una mejor percepción del entorno donde se ejecutan estas.

factores como seguridad física, y amenazas del medio, al ser actividades realizadas en campo la amenazas como clima, de infraestructura inclusive las sociales son amenazas que pueden conjugarse en no permitir desarrollar el trabajo.

E5 Prof.

Integrida d Capacitaciones constantes para el personal, , apoyo en la gerencia para el correcto desarrollo de las actividades por medio de recursos humanos, desarrollo de actividades multidisciplina rias, Falta de personal para el debido cumplimiento de labores, segregación inadecuada de las funciones en una persona, falta de control sobre los contratos por falta de tiempo , falta de formación para los administradores de contrato puesto Apoyo integral de Promigas , contratistas con alto grado de de responsabilidad y conocimiento, y equipos de apoyo externos actos y preparados para los procesos que se requieren Se cuentan con varias amenazas como zonas con alteración de orden público, las situaciones de alto riesgo como el trabajo en alturas o zonas rocosas o auditorías extenuantes en campo con el control detallado de todo.

fortalecimiento del crecimiento personal que este puesto exige conocimientos multidisciplinario s E6 Profesio nal de segurida d Física Capacitación constante del personal operativo y administrativo Procesos de seguridad interna Demora en los procesos, Tecnología y comunicaciones aplicada a la seguridad de la empresa con el ejército nacional y otras empresas de tipo privado Sistema de seguridad del edificio Delincuencia común Delincuencia organizada

E7 Auxiliar administr ativa Capacitaciones en pro de los colaboradores de Promioriente Buen clima laboral

Demora en los proceso relacionados con Promigas Falta de personal para las actividades programadas

Falta de organización de terceros que de alguna manera alteran la agenda del día

E8 Prof. de Gestión social Amplios recursos para las actividades a realizar

Demora en algunos procesos que requieren mayor agilidad La eficiencia en los servicios prestados por terceros que permiten un buen desarrollo interno Grupos al margen de la Ley que no permiten nuestra cercanía con algunas zonas de influencia

Fuente: autoría propia

Con base en las respuestas brindadas por los funcionarios se puede evidenciar lo siguiente: Promioriente es una empresa que encuentra sus fortalezas en tres grandes grupos, el primero es el talento humano que lo rodea, seguido de esto la comunicación asertiva y abierta que

encuentra por parte de sus directivos y pares, proporcionando el mejoramiento y el fortalecimiento del clima y la cultura, y como tercer grupo se encontra la tecnología usada en algunos de sus campos.

Los colaboradores de la empresa destacan la falta de comunicación entre Promigas empresa madre del negocio y su filial Promioriente, lo que genera demoras en los diferentes procesos técnicos o administrativos (contabilidad, compras), además de la falta de personal para realizar ciertas tareas generando concentración de las labores en unos cuantos.

La buena comunicación entre las partes ha permitido un óptimo desarrollo de la tecnología usada dentro del nicho de trabajo para todos los contextos, además permite fluidez en el trabajo con terceros, cuando estos mantienen líneas de comunicación similares a las de Promioriente, tales como la comunicación directa con jefes o entre pares. Se requiere seguir fortaleciendo las relaciones con la comunidad del área de influencia, en pro de la seguridad de los contratistas y sus trabajadores y por supuesto del personal de área técnica y gestión social que salen continuamente a campo.

4.1.4 Entrevista semiestructurada con los directivos de la empresa. Para esta entrevista se eligieron dos directivos de la empresa: al Gerente General de Promioreinte y a la Gerente Técnica. El objetivo de estas entrevistas era tener la perspectiva de las directivas de la organización frente a la comunicación. Las preguntas que se realizaron fueron:

 ¿Cómo percibe usted la comunicación internamente?

 ¿Cree usted que la comunicación interna es relevante dentro de los procesos de Promioriente?

 ¿Cuál cree usted es el componente que desde su punto de vista falta en la comunicación interna?

 ¿Cree que los procesos de comunicación generan impacto dentro del clima, cultura y bienestar de la empresa?

 Respecto a la comunicación externa: ¿Cree que se debe fortalecer? ¿Cuál sería la razón y en qué contexto específicamente lo haría?

4.1.5 Resultados de la entrevista

La siguiente tabla muestra los resultados por pregunta, realizadas a los entrevistados.

Tabla 2. Resultados entrevista directivos Entrev. Preg. 1 Preg. 2 Preg. 3 Preg. 4 Preg. 5 E1 Promioriente tiene buena comunicación interna, somos una empresa de puertas abiertas Es relevante y por eso la tenemos encuenta en cada uno de nuestros procesos internos Necesitamos más agilidad en los procesos con la holding- Promigas- Por supuesto, por esa razón gozamos de un clima favorable para cada uno de nosotros desde el ámbito laboral Creería que en este momento no, nos interesa que las comunidades nos conozcan y sepan de nuestro trabajo.

E2 En cuanto a calidad de la comunicación interna en Promioriente, considero que es muy buena, Totalmente, es muy importante que todo el equipo de trabajo esté en permanente En la actualidad, considero que a nivel interno en Promioriente no le falta Totalmente, si el personal mantiene contacto permanente con sus jefes, con sus pares y con Promioriente ha mantenido un perfil bajo externamente dado que no tiene un contacto

contamos con todos los medios para comunicarnos y adicionalmente logramos la comunicación personal con todo el equipo.

comunicación con sus jefes, con sus pares y con sus subalternos, además que reciba continuamente información de los sucesos o directrices que ocurren en el día a día de la empresa.

nada. Podría pensar en una deficiencia a nivel corporativo, mayor información de Promigas hacia Promioriente y viceversa.

sus subalternos podrá ejecutar sus labores teniendo en cuenta la empresa como un equipo y no individualmente y se generarán menos reprocesos y malestares directo con el común de la gente sino con unas pocas empresas, sin embargo, con el transcurrir de los años se ha ido dando a conocer y en la actualidad cuenta con un buen nombre, por lo que considero que así está bien, continuaría haciendo lo que hasta ahora se ha hecho en cuanto a comunicación externa.

Fuente: autoría propia

4.1.5.1 Análisis de la entrevista

A partir de las respuestas de los entrevistados se pueden analizar lo siguiente: La comunicación es parte vital del proceso interno de Promioriente puesto que sus directivos la llevan como bandera y la aplican con sus iguales y sus subalternos generando de esta manera una comunicación de puertas abiertas que permita el fortalecimiento de la cultura y el clima de la empresa.

Para una mejor comunicación interna y teniendo en cuenta que Promioriente pertenece a una holding liderada por Promigas, es necesario mejorar los canales y procesos que se tienen con ellos.

Como gerentes consideran importante la comunicación dentro de sus procesos y pilar para el fortalecimiento del clima laboral de la empresa.

En cuanto a comunicación externa, y según la visión de sus directivos, es mucho más productivo mantener el bajo perfil frente a los medios masivos de comunicación ya que su interés está en darse a conocer aún más y generar recordación en sus diferentes áreas de influencia por medio de su trabajo social.

4.2 Elaboración del FODA

El FODA nos permite establecer cuatro frentes importantes de la comunicación desde su nicho de negocio como lo es el transporte de gas natural por tubería y la comunicación como pilar para sus diferentes contextos, se realizó a nivel general con el fin de obtener mayor conocimiento y análisis al respecto.

Para este resultado se tuvieron en cuenta todos los aspectos que puedan rodear la empresa geográficos, técnicos, tecnológicos, de comunicación, financieros, administrativos y de seguridad.

Tabla 3. Análisis FODA

DEBILIDADES

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

 Ubicación geográfica de comunidade s del área de influencia a las que no se puede acceder para generar mayor relacionami ento  Dentro de la empresa se destaca la falta de comunicación entre Promigas -Holding empresa madre del negocio y su filial - Promiorienteque podría afectar el

 Promioriente es una empresa que encuentra sus fortalezas en tres grandes grupos el primero es el talento humano que lo rodea.

 La comunicación asertiva y abierta que encuentra por parte de sus directivos y pares proporcionando el mejoramiento y el fortalecimiento del clima y la cultura  El sentido de pertenencia de

 Utilizar las herramientas que ofrece la tecnología para fortalecer la comunicación que permite fortalecer los lazos con los diferentes públicos.

 Crisis a la imagen de la organización por falta de seguimiento de procesos llegando afectar a la comunidad.

relacionamiento con nuestros clientes.

 Promioriente maneja un bajo perfil en los medios de comunicación.

 Fortalecer las relaciones con la comunidad del área de influencia

los trabajadores.

 La tecnología usada en algunos de sus campos de trabajo beneficiando a la comunidad y al trabajador.

 La empresa es conocida por su trabajo social y acompañamient o en el terreno.

 Promioriente, cuenta con una política de comunicación y un Manual de crisis estructurada y dirigida desde la holding Promigas

4.2.1 Proponer objetivos, estrategias y acciones para el fortalecimiento de la

comunicación interna y externa de Promioriente S.A.S.

4.2.1.1 Propuesta de los objetivos del plan de comunicación de marketing, con base en

el análisis FODA.

4.2.1.1.2 Objetivo general : Consolidar la imagen de Promioriente, con los públicos

internos y externos. .

4.2.1.1.3. Objetivos específicos

● Fortalecer el relacionamiento con los públicos externos.

● Consolidar la cultura y el clima organizacional de Promioiente.

● Incrementar la notoriedad de Promioriente con los diferentes públicos

4.2.2 Presentación de una propuesta de estrategias, a partir de los elementos de

comunicación de marketing.

Para el objetivo Número uno Se realizan las siguientes estrategias con el fin de fortalecer el relacionamiento con el público externo.

 Caracterización del público objetivo de Promioriente.  Afianzamiento de las relaciones con la comunidad.  Relaciones públicas con usuarios externos  Mejoramiento del servicio al cliente Para el objetivo Número dos

Estrategias para el objetivo número dos y de esta manera consolidar la comunicación interna de la organización:

 Fortalecimiento de medios de comunicación internos

 Afianzamiento del sentido de identidad y pertenencia. Para el objetivo número tres Estas estrategias nos permiten centrar la atención en la notoriedad de la entidad.  Consolidación de los criterios de identidad visual de Promioriente  Relaciones públicas con medios de comunicación- Freepress  Comunicación digital  Diseño de elementos de merchandising 4.2.3. Planteamiento de las acciones que se llevarán a cabo para lograr los objetivos. Objetivo general: Consolidar la imagen de Promioriente, con los públicos internos y externo Tabla 4. Plan de comunicación.

Objetivos Estrategias Acciones Indicadores

Cronograma E F M A M J J A S O N D Fortalecer el relacionamiento con los públicos externos.

Caracterización del público objetivo de Promioriente.

Diseño del mapa de públicos externos de Promioriente, describiendo sus características generales.

Mapa de públicos diseñado

Segmentar el público según su actividad o relación con la empresa.

Segmentación del público realizada

Afianzamiento de las relaciones con la comunidad.

Apoyar actividades entre los contratistas y la comunidad.

Número de actividades entre contratistas y comunidad

Hacer seguimiento a los procesos entre comunidad y contratistas.

Número de procesos con seguimiento

Hacer seguimiento a solución de las PQR de la comunidad (Peticiones, quejas y reclamos) Número de procesos de seguimiento a solución de

PQR

Relaciones públicas con usuarios externos

Realizar actividades que generen pertenencia y afinidad como detalles de aniversario, de fechas Número de clientes involucrados con la empresa

especiales, boletines electrónicos, etc.

Actualización de manual de inducción general y HSEQ para proveedores y contratistas Manual de inducción actualizado

Mejoramiento del servicio al cliente Crear un programa de servicio al cliente para dar respuesta a las inquietudes y anticiparse a las necesidades de los clientes Programa de servicio al cliente creado

Realización periódica de sondeos, para conocer la percepción de los clientes sobre los productos y el servicio de Promioriente Número de sondeos realizados

Consolidar la cultura y el clima organizacional de Promioriente.

Fortalecimiento de medios de comunicación internos

Envío de mailing a través del correo y WhatsApp, a los clientes internos de Promioriente.

Número de mailing enviados Publicación de noticias de interés en

INTERACTUA

(Plataforma virtual interna) Número de publicaciones en Interactúa

Realización de la publicación del boletín Rapinotas Número de Rapinotas realiazados Afianzamiento del sentido de identidad y pertenencia.

Participación de los colaboradores Promioriente como asistentes y ponentes a eventos externos Patrocinados por Promioriente

Número de colaboradores que participaron en eventos externos Realización de actividades de integración y bienestar para los colaboradores de Promioriente Número de participantes en las actividades sobre el número de colaboradores de la empresa

Incrementar la notoriedad de Promioriente con los Consolidación de los criterios de identidad visual de Promioriente Divulgación del manual de identidad visual y corporativa.

Número de personas que conocen el manual de identidad visual y corporativa

diferentes públicos

Supervisión del diseño de todas las piezas promocionales e institucionales de Promioriente Porcentaje de funcionarios que aplican los parámetros de manejo de identidad visual e imagen

Relaciones públicas con los medios de comunicación (freepress) Actualizar la base de datos de periodistas Base de datos actualizada

Generar boletines de prensa con noticias de interés para la comunidad

Número de notas publicadas/ Número de notas de prensa enviadas

Realizar actividades para socializar con los periodistas Número de actividades realizadas

Comunicación digital Actualización permanente de noticias en la página web Número de publicaciones realizadas

Elaboración de contenidos para revistas físicas y Número de publicaciones en revistas del sector

Fuente: Autoría propia 4.3 Implementar algunas acciones del plan de comunicación que contribuyan al fortalecimiento de la relación con los públicos de interés.

4.3.1. Redacción de noticias en la página web www.promioriente.com, de acuerdo con los requerimientos. digitales referentes al sector Diseño de elementos de merchandising Elaboración de elementos de comunicación que permitan visibilizar la empresa con sus públicos Número de elementos creados

En la página web se hace actualización de los documentos de importancia para la empresa, tales como balances o calificaciones de agentes externos.

Es importante resaltar que los informes que se incluyen en la página web deben pasar por todo el proceso de diagramación que la pasante debe conducir con el área de comunicaciones en Barranquilla y la agencia de publicidad, también es importante resaltar, que aún se están subiendo informes de 2017 según cada periodo contable.

La página se actualiza para documentos aproximadamente cada dos meses, según reportes contables y financieros.

A continuación, se presenta una relación de los documentos en web actualizados en el periodo

2018-2019

● Documentos en Gobierno corporativo: 3

● Certificaciones: 1

● Actualización de datos internos para la redirección de comunicaciones desde la web:1

● Información relevante: 5

● Emisión de bonos: 2

● Fin del ejercicio: 2

● Informes semestrales :6

Ver anexo A

4.3.2 Envío de mailing a través del correo y whatsapp, a los clientes internos de

Promioriente.

En esta actividad, se realizó el diseño de mailings con los parámetros corporativos . Su envío en algunos casos era semanal tales como functional en el área administrativa y operativa, clases de inglés en planta Palenque o en las oficinas , otras eran mensuales como los masajes o cumpleaños; sin embargo otro grupo de correos iban de la mano con la época, un ejemplo de esto el aniversario de la empresa, navidad y fiestas de fin de año, el mes de la salud , actividades a realizar dentro de la empresa y exámenes para los colaboradores, que en este caso iban con el visto bueno del área HSEQ y Recursos Humanos.

El envío se realizaba en un principio por el e-mail, posterior a eso se notó que un canal efectivo y más inmediato, especialmente para el área técnica por estar en campo, era el canal de whatsapp. Se realizaron los siguienes mailing por área:

 Área de bienestar: 50  Desde Gerencia : 3  Área técnica: 5  Área de seguridad: 2

Gráfico1. Mailing por contextos

Ver anexo B 4.3.3 Fortalecimiento de las relaciones con la comunidad.

Se hizo acompañamiento y apoyo en logística al área de gestión social en diversos eventos, con el fin de ayudar a solidificar las relaciones y dejar constancia de las actividades que se realizan. Los eventos que se acompañaron fueron:

4.3.3.1 Entrega de kits escolares y entrega de regalos de navidad : Área de influencia

Durante estas jornadas se hizo acompañamiento a la profesional de gestión social y se realizó apoyo fotográfico de las jornadas.

Ver anexo C

Bienestar Gerencia Atécnica Hseq AseguridadF

4.3.3.2Encuentro de líderes: Pamplona Se hace acompañamiento al área de Gestión social, se presta ayuda en la logística como tal del evento durante los tres días( organización de souvenir, Marcación de escarapela, permisos de imagen) , además se realiza seguimiento fotográfico. Ver anexo D

4.3.3.3 Empresarios por la educación -EXE- Bucaramanga

En esta actividad se da apoyo al área de gestión social en logística(toda la numeración para los participantes al evento que sería usado posteriormente en un concurso) para los asistentes de Promioriente y apoyo de imágenes.

Ver anexo E 4.3.3.4Patrocinio y participación de ponencias.

Promioriente participó en el III Simposio Innovar para Crecer y la XVIII Jornada Técnica de Ingeniería Civil de la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga. En este punto se están fortaleciendo los lazos académicos con la educación, se lideró todo el proceso interno y con la universidad para llegar a feliz término, junto con el pasante de Ingeniería Civil y la Profesional de Recursos Humanos ; se hizo contacto con los organizadores, se revisaron documentos de patrocinio y se estuvo frente al proceso hasta el momento de la actividad y la realización del pago. Se contó con un stand en el que se daba atención a los interesados en profundizar un poco más sobre el negocio y se presentaron dos ponencias de ingenieros de Promioriente.

También se participó en el Segundo Simposio Internacional de Geotecnia Ambiental y Gestión de Riesgos este evento liderado por la Universidad de Santander (UDES) donde Promioriente fue patrocinador, y tuvo como asistentes a tres operadores de línea; además se realizó un stand donde se explicaba toda la operación de la empresa por parte de los Operarios de línea y la pasante de comunicaciones.

Ver anexo F

4.3.4 Publicación de noticias de interés en INTERACTUA (Plataforma virtual

interna) Interactúa es la interfaz interna que permite a todas las filiales estar conectadas e informadas entre sí. La pasante del área de comunicaciones estuvo encargada de generar contenidos con la información que solicitaban que debía estar en el portal o con la que se considerara necesaria publicar con previa autorización de la organización. No hay una periocidad establecida en las publicaciones, puesto que dependían de las actividades de relevancia para la holding realizadas internamente. Las publicaciones realizadas fueron:

● Dentro de la categoría nuestro lento se realizaron 2 publicaciones

● Anuncios 1 publicación

● Noticias 6 publicaciones

Ver anexo H

Gráfico 2. Publicación interactúa

4.3.5 Revisión de los portales de noticias del país.

La revisión de los portales se hizo de manera diaria, de esta forma se tuvo la información oportuna sobre las publicaciones que mencionaban la empresa y lo qué se habló de ella en los medios, permitiendo así alimentar el dossier creado.

Los portales que se tuvieron en cuenta para esta revisión diaria fueron: Vanguardia Liberal, Portafolio, El Tiempo, Dinero, El Espectador, Semana y la red social Twitter concretamente en los perfiles del Ministerio de Minas, Bolsa de Valores de Colombia y Cámara de Comercio.

4.3.6 Diseño de dossier digital con la información recolectada. A pesar de que Promioriente tiene muy bajo perfil en medios de comunicación, se creó un dossier que permitiera tener la información de qué se habla de la empresa en la web. El documento está organizado por evento como la inauguración de la estación compresora en Barrancabermeja, o la venta de bonos en la Bolsa de valores de Colombia, posterior a ello

se ubicó por fechas y cada publicación contenía el link de la noticia y sitio web en que fue publicado o en algunos casos una fotografía o captura de pantalla de las menciones. Ver anexo H

4.3.7 Organización del banco de fotos virtual de PROMIORIENTE

Se reorganizó el banco de fotos de Promioriente, se hizo una búsqueda con todas las evidencias que existían tomadas por parte de los funcionarios, posterior a esto se hizo la organización por áreas tales como área técnica, HSEQ, recursos humanos, gestión social, y coordinación financiera y administrativa y para mayor ubicación dentro de cada área se identificó el evento y el año con el fin de hacer más rápidas las búsquedas y tener la evidencia en la red de Promigas.

Ver anexo I

4.3.8 Creación de Rapinotas

Rapinotas es un tipo de boletín sencillo que se creó con el fin de dar información relevante e importante de manera inmediata a los hechos. Se realizaron cuatro versiones y se le asignó un color distintivo dentro de la paleta de colores a cada área permitiendo así mayor identificación:

:

Área técnica : Lo que sería manejado por Gerencia Técnica y Coordinación de Operación y Mantenimiento.

Área HSEQ : El azul clarito (por el tema de salud) que sería usado por y para las comunicaciones que salgan del área HSEQ

Área de Recursos humanos: sería el verde clarito, la razón es porque es el área que más se mueve en el aspecto de correos, es general y es el color que más identifica – la

organización este color sería manejado por la profesional de Recursos Humanos y su pasante.

Área de gestión social: Internamente iría con el color amarillo y para exteriores se puede usar en degradé con verde con el fin de no perder la identidad del color con la comunidad. Usado principalmente para el área de Gestión Social.

● En el caso de Gerencia General y el área de la Coordinación Financiera el color a usar

el es el verde fuerte.

Ver anexo J

4.4 Apoyar a nivel corporativo todas las actividades administrativas y técnicas que

representan consolidación de imagen, bienestar organizacional y cumplimiento de metas organizacionales.

4.4.1 Cubrimiento y divulgación de las actividades institucionales

Estas actividades además de ser apoyadas desde el área de comunicaciones por medio de fotografías y noticias o Rapinotas son apoyadas desde la logística, organización, lugar, asistencia , refrigerios.

Las actividades apoyadas con registro fotográfico fueron:

● Tardes de talento

● Capacitación en la planta

● Simulacros

● Charla sobre el cáncer

● Panadería saludable

● Cocina Saludable

Ver anexo K

4.4.2 Realización de base de datos de los funcionarios

Con el fin de tener la información actualizada de los colaboradores de Promioriente para casos de emergencia o necesidades varias, se actualizó y unificó la base de datos de la empresa agregando números de hijos, nombres, fechas de nacimiento y en caso de los solteros la información de sus padres y hermanos; además se pidió el número de camiseta y de pantalón pues es información necesaria en algunos casos. Para esta tarea se habló con los funcionarios por medio de llamadas telefónicas, mensajes de whatsapp y correos electrónicos Ver anexo L

4.4.3 Realización de acciones para contribuir al fortalecimiento del sentido de

identidad y pertenencia.

Las actividades estipuladas en este ítem se realizaron con el fin de fortalecer el clima organizacional con los funcionarios y sus familias y de esta misma manera, recordar diferentes temas de relevancia para la organización.

El pasante del área de comunicaciones hizo la creación de los contenidos, el análisis conjunto de la información que considera es una necesidad en el momento de enviar la información y la manera correcta de generar interés en los trabajadores junto a esto es la encargada de apoyar la logística de las actividades mencionadas.

Se realizaron las siguientes actividades:

● Video sobre el COPASST : Análisis de la información a publicar, creación de vídeo

● Envío del detalle del día del niño: Creación de la tarjeta y contacto del detalle.

● Ven a la oficina de mamá/papá: Se realizó una actividad (pintura o plastilina) según

la edad del grupo con cada hijo de los trabajadores de la empresa, fueron invitados a la oficina a compartir con los gerentes y todos los funcionarios que podían asistir.

● Día del padre y de la madre : Creación de tarjeta de invitación y vídeo regalo para

cada padre y madre.

● Aniversario: Se hace la creación de las pistas como vídeos, imágenes, y gifs además

de esto se ayudó en toda la parte logística de la actividad que se realizó en el Club Campestre.

● Salud -Exámenes médicos: Recordatorios sobre exámenes médicos y citas, además

de generar imágenes sobre beneficios de la salud.

● Functional en familia: la pasante se hizo cargo de la logística junto a la persona

contratada para la actividad, además de esto, fue la encargada de recoger la información de los colaboradores y sus familias: Esto se realizó por medio del correo electrónico y whatsapp y se hizo posteriormente la invitación al evento.

● Pollas futbolísticas: Para esta actividad, junto a Recursos Humanos se hizo el sorteo

de los grupos; la pasante era la encargada de recibir la información de cada partido y finalizado el juego, según los resultados, la pasante calificaba y otorgaba el premio previamente comprado al grupo ganador.

● Cumpleaños: Se hizo la creación y envío de imágenes cada mes.

● Correos y logística sobre cursos de cocina saludable: la pasante realizaba la

inscripción de a los cursos de cocina, adicional a esto se enviaban los recordatorios para las fechas establecidas.

● Organización de las extensiones internas de la empresa: la organización se realizó

para mantener un canal de comunicación más preciso. Se comprobó cada extensión por medio de llamadas.

Además de los ya mencionados, se enviaron recordatorios de :

● Imágenes en pro de la salud.

● Regreso a clase de inglés

● Tardes de talento invitación

● Retomando functional

● Valores de Película: A cada funcionario se le repartió una caja de crispetas con el

anterior stiker con el fin de informar el regreso de valores de película.

● Amigo secreto: apoyo en la logística del evento para la profesional de recursos

humanos.

Ver anexos M, N, O

4.4.4 Apoyo a los profesionales con infografías.

Para la creación de las infografías, se buscó la información con el HSEQ , se hizo la creación de la imagen y la compilación de la información más importante para publicar. Se realizaron infografías sobre los siguientes temas:

● HSEQ: Elecciones de COPASST (Comité paritario de salud y seguridad en el trabajo)

● HSEQ: Residuos

● HSEQ La energía

● COPASST -HSEQ

● HSEQ El agua

● Uso de la tiquetera -HSEQ- Para generar recordación de los premios que se obtienen

al dar cumplimiento al sistema de gestión.

Ver anexo P

4.5 Apoyo a los profesionales en el área administrativa

4.4.5.1 Creación y modificación de terceros

Esta actividad facilita y agiliza los procesos internos, para llevarla acabo la pasante debe ponerse en contacto con el tercero a crear y por medio de correo electrónico enviar formularios para que el proovedor complete y envíe con la documentación legal requerida, posterior a este proceso los formatos y documentos enviados se sube a la plataforma con previa autorización del jefe directo.

Ver anexo Q

4.4.5.2 Despedida del presidente de la holding -Creación del coro de niños y logística

del evento En ese evento, la pasante fue la encargada de la creación del coro de los niños -punto principal en el evento- y todo lo que tiene que ver con ello como: Tener director coral, para ello se presentó a recursos humanos algunos nombres para tener en consideración, finalmente el elegido fue Juan Manuel Hernández director coral de la UIS; respecto al lugar de ensayos, tenía variaciones según la necesidad de la empresa o del director coral, los lugares fueron: Sala de juntas del gerencia, Oficina de gerencia general y salones del Holiday Inn. Para esta misma actividad que se realizó durante un mes tres días de la semana la empresa brindó refrigerios a los niños y sus acompañantes, la pasante era la encargada de elegir el menú y distribuirlo a cada participante., con el fin de unificar la presentación se mandaron

hacer camisetas con un valor en la espalda, para este proceso se buscaron junto a la empresa

contratada modelos y telas adecuadas .

Adicional a esto el evento de despedida contó con evento de zanqueros y grupo de danzas UPB que también fueron gestionados por la pasante.

Ver anexo R 4.4.5.3Campaña contra el cáncer Lideró y desarrollo campaña contra el cáncer de forma virtual con envío de tarjetas, infografías o recordatorios de citas y de forma física con detalles en los escritorios que permitieran recordar fácilmente la importancia de los exámenes.

Ver anexo T

4.4.5.4 Realización de renovación de fotos para Promigas y recopilación de hitos de la

empresa Se realiza acompañamiento a campo a los fotógrafos encargados de realizar la renovación de fotos para Promigas.

Ver anexo U

4.4.5.5 Hitos de la empresa para Llorente y Cuenca

La pasante hace la recopilación de los hitos de la empresa desde septiembre de 2018 y 2019 con los gerentes, coordinadores y profesionales de Promioriente. Ver anexo V

4.4.5.6 Mes de la salud

En estas diversas actividades la logística corrió por parte de Yojaira Perez, María Paula Gomez y Paola Pabón pasante del área de comunicaciones Mes durante el cual se realizaron diferentes y su creación y aplicación estuvo a cargo de las pasantes HSEQ y de comunicaciones.

 Invitación al Spa: Se realiza invitación al spa incluido dentro del mes de la salud.  Juego virtual : Junto a la pasante del área HSEQ se realizan un concurso virtual con preguntas sobre el sistema de gestión .

Se realizan 3 cuestionarios distribuidos así: área administrativa, área técnica y desempate entre las dos área.

 Concurso de Brigadistas: Se participa como jurado del tiempo y dejando evidencia

 Recordatorios de agenda: Se agendaba la cita en la agenda virtual y un día antes era enviado un recordatorio vía whatsapp  Panadería saludable: Se hace acompañamiento a cada grupo al taller que fue parte del mesa de la salud.

 Vídeo de hábitos saludable: Votación En este punto se abre votación a los colaboradores de la empresa para que voten por el vídeo que consideran es el mejor.

Ver anexo W

4.4.6 Creación de plantillas por medio de la agencia de publicidad

Dando uso al contrato que la empresa tiene con una agencia de publicidad se solicita plantillas de distinta índole, de modo que Promioriente pudiera tener plantillas para la revista, para el rapinotas y para el álbum de beneficios que le permitan a la pasante de comunicaciones editar y manejar la información desde Bucaramanga.

La pasante hizo el papel de facilitadora e intermediaria entre la agencia de publicidad y la empresa con el fin de agilizar los procesos y el envío de la información. Además se realizaron algunos cambios dentro de los permisos enviados por Promigas para las comunidades o terceros que se involucren en la imagen corporativa. Ver anexo S

Conclusiones y Recomendaciones La comunicación es fundamental en cada institución, gozar de buenos canales de comunicación y estrategias que permitan un buen desarrollo de ella , fortalece el trabajo de la organización de todas las maneras posibles.

Promioriente a partir del diagnóstico realizado se pudo evidenciar tiene una buena comunicación entre todos los funcionarios y a todos los grados de superioridad que se puedan encontrar, alberga dentro de su cultura una comunicación abierta que favorece el trabajo entre pares, con sus superiores y subalternos fortaleciendo además el clima de la organización, puesto que la comunicación va de la mano con todos los contextos y no está alejada del campo de trabajo.

En cuanto al diseño del plan de comunicación, se realizó de forma sencilla teniendo en cuenta que se pueda cumplir con las estrategias presentadas frente a una empresa que está en proceso de crecimiento en la comunicación y sujeta a un back office mucho más robusto orientado desde Barranquilla.

Es importante resaltar que se dio inicio al proceso de comunicación directa en la empresa, con esto se hace referencia a un proceso propio a nivel de empresa, estratégico y conectado con las actividades realizadas, fortaleciendo dinámicas internas en pro de la comunicación, desde los diferentes contextos administrativos o técnicos, pasando por diferentes acciones que permitieron hacer notar la comunicación dentro de la organización. Respecto a las herramientas de comunicación de Promioriente como la página web e Interactúa en las cuales se actualizaron documentos o noticias respectivamente, es importante

tener en cuenta parámetros que le permitan al comunicador o estudiante en pasantía mayor claridad sobre las publicaciones a realizar.

Se apoyaron diversas actividades, tanto para el área administrativa como el área técnica como infografías, plantillas , eventos entre otras.

Es importante que Promioriente tenga en cuenta la importancia de tener un profesional de la comunicación dentro de la empresa, que le permita establecer objetivos y estrategias en pro de su crecimiento y de la mano con el sistema de gestión.

Se aconseja crear más espacios de interacción con los contratistas de modo que ellos entiendan la forma de trabajo de Promioriente puesto que son la imagen en la comunidad y de esta manera generar lineamientos que permitan la óptima comunicación entre las tres partes.

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Anexo H

DOSSIER: Seguimiento de medios

PROMIORIENTE

Contenido

Seguimiento de medios Inauguración los pinos….………………..........….3 Venta de bonos-BVC- …………............................……..………….....…...…...6 Adecuación de espacios de transición .………………………….……....…...7 Gráficos de seguimiento de Tweetreach …………………………….…....…..8 Gráficos de seguimiento de SocialMention..…………………………....…….9 Entrega de diseños :Vía twitter.....................................................................10 Nuevas aulas: Vanguardia ............................................................................12 Puja por compra de Gas natural...................................................................12 Entrevista: Aquiles Mercado ... ....................................................................12 Viaje de los sueños........................................................................................12 Ratifica Laudo ARBITRAL contra Promioriente .........................................13

Seguimiento de Medios de comunicación

Seguimiento a medios sobre Inauguración de la Estación Los Pinos

1. Revista Dinero

( Versión digital : 1/16/2018 8:32:00 AM ) http://www.dinero.com/pais/articulo/gas-natural-ira-de-gibraltar-a-bogota-sinintermediarios/254178

2. Enlace Television (Barrancabermeja)

-Emisión del 16 de enero http://www.enlacetelevision.com/noticias/actualidad/item/12632-inauguran-centralde-gas-en-campo-gala

2. La República

(Versión digital:16 de enero) https://www.larepublica.co/economia/promioriente-inauguro-estacion-compresoralos-pinos-en-barrancabermeja-2589056 (Versión digital Miércoles 17 de enero) https://www.larepublica.co/economia/gas-natural-del-campo-gibraltar-llegara-abogota-gracias-a-estacion-compresora-los-pinos-2589332 4.Portafolio (Versión digital:16 de enero de

2017)

http://www.portafolio.co/economia/infraestructura/estacion-los-pinos-fortalecesuministro-de-gas-en-colombia-513290

5. Inteligencia Petrolera

(Versión digital: 16 de enero de 2017) http://inteligenciapetrolera.com.co/inicio/impulsada-promigas-estacion-compresoralos-pinos-posible-gas-natural-gibraltar-llegue-bogota-pais/

6. La FM

(Versión digital: 16 de enero de 2017) https://www.lafm.com.co/economia/comenzo-operar-estacion-de-gas-que-reforzaratransporte-del-insumo-al-centro-del-pais/

7. Noticias Coopercom

(Versión digital :

16

de enero

de

2017

)

http://www.noticiascoopercom.co/new/inicio/nueva-estacion-de-gas-de-promigas-enbarrancabermeja/ 8.Hydrocarbons Colombia https://twitter.com/HCarbonsCol

9. RCN Radio

(16 de enero de 2017) http://www.rcnradio.com/economia/comenzo-a-operar-estacion-de-gas-que-reforzaratransporte-del-insumo-al-centro-del-pais/

9. Puro ambiente

(16 de enero de 2017) Virtual http://www.puroambienteinformativo.com/2018/01/16/estacion-compresora-los-pinoshace-posible-que-gas-natural-de-gibraltar-llegue-a-bogota-y-todo-el-pais/

10. Eco- noticias regionales Barranquilla.

(16 de enero) Virtual http://econoticiasregionalesbarranquilla.blogspot.com.co/2018/01/adicionalmente-elproyecto-de.html

11.TRO:

18

DE

ENERO

EMISIÓN

DE LA 1:00 PM Link:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=65&v=ykPE2HBcJ1Q 12.Guía del gas (Facebook) https://www.facebook.com/guiadelgas/photos/a.854617831385810.1073741828.6405203 12795564/854961031351490/?type=3&theater 13.RCN TELEVISION: Por avisar.

14. Primera página :

versión digital (16 de enero de 2017)

15. Vanguardia Liberal:

Sale mañana 18 de enero http://www.vanguardia.com/economia/local/421784-planta-garantizara-gas-parasantander-y-el-interior-del-pais

16. El Tiempo: Versión digital

(17 de enero de 2018) http://www.eltiempo.com/colombia/otras-ciudades/entro-en-funcionamiento-plantacompresora-de-gas-en-barrancabermeja-172170

17. ADN (Versión física y digital)

18 de enero de 2018

Venta de BONOS

VIRTUAL

1. Casa

de Bolsa :

(Virtual-Anuncio de bonos

)

https://www.casadebolsa.com.co/wps/wcm/connect/casadebolsa/e1e2c601-7bbe- 4a6b-9e33e500a3f16a97/Enero+2018+Fixing+Emision+bonos+ordinarios+Promioriente.p df?MOD=AJPERES

Resultado dela adjudicación de bonos:

(Virtual) https://twitter.com/CasadeBolsaSCB/status/955889797926735872

2. Revista

Dinero (Virtual hizo la publicación el

22

de enero) http://www.dinero.com/empresas/confidencias-on-line/articulo/emision-debonos-de-promioriente/254466

4. Bolsa de Valores de Colombia

(Boletín para los afiliados) Publicado en TWITTER por un Periodista: José Sánchez Rivera- 23 ene.

Página virtual del Dataifx y twitter (22 de enero) http://www.dataifx.com/noticias/este-martes-realizar%C3%A1n-emisi%C3%B3n-debonos-de-promioriente-por-hasta-205000-millones-en-la-bvc

01 DE FEBRERO

Tema: Adecuación de espacios de transición.

Te comparto esta noticia que salió el Jueves 01 de Febrero de 2018 - 12:01 AM , donde se nombra a Promioriente “Además, se intervendrán 12 espacios de transición (para los niños más pequeños), en el marco de una alianza con la Cámara de Comercio de Bucaramanga y Promioriente (inversión estimada es de $1.000 millones).” Vanguardia liberal: 01 de febrero de 2018 http://www.vanguardia.com/area-metropolitana/bucaramanga/423171-en-estoscolegios-se-invertira-en-infraestructura-en-2018

Tema: Entrega de diseños :Vía twitter : Cámara de comercio de Bucaramanga.

21 de febrero/2018

Tema: hace referencia a las nuevas aulas de preescolar. Fecha: Lunes 20 de febrero Medio: Vanguardia Liberal Link:

http://www.vanguardia.com/areametropolitana/bucaramanga/425678-10-colegios-dela-ciudad-contaran-con-nuevas-aulas-de-preescol

12 de abril

El Tiempo https://www.eltiempo.com/economia/empresas/pujas-por-la-compra-de-gas-naturalen-colombia-204588

Abril 23 Entrevista: Aquiles Mercado http://www.valoraanalitik.com/2018/04/23/los-planes-de-promigas-en-colombia-yperu/

29 DE JUNIO DE 2018 (En este canal aparece esta fecha) En otro hay fecha de 2017

Vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=nKXJZtTO42g Comunidad de Chitagá

Por Colombianos exitosos

12 de julio :

https://www.coexitosos.com/single-post/Semana-de-la-salud-las-3-actividades-masapetecidas-por-las-empresas _(Imagen de Promioriente)

08 de agosto de 2018

De la Republica Ratifica Laudo ARBITRAL contra Promioriente https://www.larepublica.co/empresas/tribunal-superior-de-bogota-ratifico-laudoarbitral-en-contra-de-promioriente-2757093

29 de agosto

De Portafolio -Etiquetahttp://www.portafolio.co/economia/finanzas/las-emisiones-de-bonos-ya-van-en-7-6billones-520567 “ El sector real ve a los bonos como una opción para sustituir pasivos o financiar sus proyectos de expansión. Este año, una de las industrias más activas ha sido la de energía, pues Promioriente, Isagen, Gases de Occidente, ISA y Codensa, están en el listado de emisores.”

Martes 04 de Septiembre de 2018 - 12:01 AM Vanguardia Liberal -Etiquetahttp://www.vanguardia.com/marcas/universidad-autonoma-de-bucaramanga/443893la-etica-en-los-negocios-como-elemento-estrategico “El profesor Fontrodona estará este martes 4 de septiembre, de 7:00 a.m. a 12:00 m., dictando el ‘Taller de Ética Empresarial’ para la empresa Promioriente, y el miércoles 5 de septiembre, de 8:00 a.m. a 12:00 m., trabajando el tema ‘Liderazgo Responsable: Taller Ética Empresarial’, ambas actividades en la sede de CORE School of Management, en FOSUNAB (Calle 157 #19-55).”

NÚMERO

DE

EXTENSIÓN

1281

1264

1276

1213

1282

1200

1227

1208

1261

1273

1205/1262

1212

1236

1275

1272

1218

1214

1217

1271

1206

1228

1236

1207

1226

1230

1277

1211

1235

1201

1278

1260

1279

1229

1219

Anexo V

2018

Septiembre:

Encuentro con Líderes Comunitarios de Toledo, Labateca, Chitagá y Silos. Pinta Tu Escuela Vereda Canoas.

Terminación Cancha Multifuncional Campo Gala.

• Inicio construcción de obras de geotecnia Por Estudio de Amenaza Vulnerabilidad y

Riesgo Geotécnico - AVR

● Mes de amor y amistad

Octubre:

● Formación Liderazgo Positivo – Líderes Comunitarios Toledo, Labateca,

Chitagá y Silos.

● Capacitación Ambiental y Riesgos para las Comunidades del área de Influencia

de Lebrija.

● Campeonato Futbol con Valor Lebrija.

● Construcción del sistema contra incendios de la Estación Palenque.

● EVALUACION DE CLIMA LABORAL

Noviembre:

● Campeonato Futbol con Valor Piedecuesta

● Capacitaciones Comunidades Toledo, Labateca, Chitagá y Silos

● Remodelación oficina principal

Diciembre

● Facturación electrónica

● Fiesta de navidad

● Fiesta de los niños

● Festival de tunas

● Entrega de regalos a la comunidad

2019

Enero -2019

● Implementación SAP/4Hana: enero 2019

Febrero -2019

● Inicio de cronograma programa “Corazones Responsables”

● Entrega de kits escolares

Marzo -2019

● Celebración del día de la mujer

● Celebración día del hombre

● Actividades “Corazones responsables”

● Coctel de aniversario 22 de marzo

Abril -2019

● Actividades “Corazones responsables”

Mayo -2019

● Dia de la madre

● Actividades “Corazones responsables”

Junio -2019

● Dia del padre

● Fiesta de aniversario

● Actividades “Corazones responsables”

Julio -2019

● Caminata en familia

● Actividades “Corazones responsables”

Agosto -2019

● Actividades “Corazones responsables”

Septiembre -2019

● Nueva calificación Fitch

● Amor y amistad

Octubre -2019

● Proyecto de oficinas palenque: octubre 2019

● La implementación de paneles solares en Planta Palenque

Diciembre 2019

● Proyectos de innovación- Silenciador: diciembre 2019

● Fiesta de navidad

● Fiesta de los niños

● Festival de tunas

● Entrega de regalos a la comunidad