EVALUACIÓN INICIAL SIG

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Dosquebradas, 10 de Abril de 2018

Señor y Señora Alejandro Ospina María Aleyda García Velas y Velones Guadalupe

Asunto: Informe sobre evaluación inicial de la empresa para sistemas integrados de gestión

Con la autorización de la alta gerencia de la empresa, presento los resultados de la evaluación inicial realizada el día 3 de Abril de 2018 sobre sistemas de gestión, en tres temas principales enumerados y desarrollados a continuación

1. Sistema de Gestión de la Calidad

La empresa no cuenta con un sistema de gestión de la calidad. La empresa tiene definidos los requisitos de calidad de su producto. No tiene documentación al respecto.

No tiene claros, definidos y estandarizados los procesos internos de la empresa.

Tiene claro la aceptabilidad del producto y se hace control del mismo antes de su empaque. No hay documentación al respecto. No se cumplen actividades de asignación de recursos. La empresa se preocupa por el mantenimiento de sus máquinas y equipos para la producción. No tiene documentación al respecto. No existe documentación sobre las inconformidades de los clientes internos y externos frente a los procesos y al producto. Sin embargo, se realizan actividades de atención a dichas solicitudes cuando se presenta, de dos maneras:

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Realizando cambio de producto.

Mejorando el producto desde su producción.

No se tiene documentación al respecto.

2. Sistemas de Gestión Ambiental

La empresa no cuenta con un sistema de gestión ambiental. La empresa promueve el reciclaje desde sus actividades. La utilización de papel cartón y reciclaje del mismo; además, de la utilización de materia prima (parafina) ya consumida para ser reutilizada en el proceso productivo. Sin embargo, no existe documentación. No se encuentra en la empresa riesgo alguno por materiales en ella que puedan afectar el ambiente.

Se reconoce el uso de recursos no renovables como el Agua potable y el gas en gran cantidad dentro de la empresa. No existe control al respecto. La empresa puede representar un riesgo para el ambiente en cuanto a su amenaza de incendio. Se tiene extintor multipropósito y el conocimiento para usarlo por parte del personal que tiene más tiempo dentro de la empresa. Sin embargo, no existen planes de prevención, ni mitigación del peligro.

3. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

La empresa no cuenta con un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

La empresa no realiza actividades de promoción de estilos de vida saludables.

La empresa no realiza actividades de seguimiento a la salud de los empleados.

La empresa no realiza actividades de seguimiento y prevención de accidentes de trabajo y enfermedad labora. Los colaboradores aseguran que, durante los tres años de labor de la empresa, no se ha presentado accidentes de trabajo; sin embargo, se reportan incidentes relacionados con caídas a nivel.

La empresa no efectúa un plan de seguridad vial, y tampoco un plan de respuesta a emergencias.

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A la revisión realizada, se reconoce que los dueños de la empresa desean mejorar su empresa, crecer y avanzar en la creación de procesos y actividades más estables que permitan asegurar su calidad en los productos, disminuir el consumo de recursos no renovables y evitar que se presenten accidentes de trabajo.

Otro factor encontrado, dentro de los sistemas de gestión, tiene que ver con el desconocimiento de las normas y la Resolución 1111 de 2017 que regula los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Adicional a las necesidades del sistema integrado de gestión, que se compone de los sistemas ya mencionados, desde la parte estratégica de la empresa, Velas y Velones Guadalupe no posee un direccionamiento estratégico, lo que permitiría el análisis de los factores internos y externos de la empresa, que tampoco es realizado por la alta gerencia. Además, la empresa no incurre en procesos de evaluación y mejora continua de sus procesos, fuera de los comentarios especificados por los clientes y usuarios de su producto cuando se presenta una inconformidad. Por último, desde la gestión del talento humano y la revisión contable de la empresa, los dueños de la organización no tienen estructurado estos procesos y se realiza un seguimiento mínimo a los ingresos y egresos de la compañía.

El presente informe se justifica en las necesidades de los numerales de operación y contexto de la organización de las normas NTC ISO 9001- 2015 y NTC ISO 14001-2015 además de la Resolución 1111 de 2017.

Juan Sebastián Oquendo Medina Aspirante a título de Ingeniero Industrial

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MANUAL DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

VELAS Y VELONES GUADALUPE

NTC-ISO-9001:2015

NTC-ISO-14001:2015

RESOLUCION 1111/2017

VERSIÓN 001

FECHA DE VIGENCIA: 1/06/2018

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha:

Fecha:

Fecha:

Firma:

Firma:

Firma:

VERSIÓN

FECHA

ELABORÓ

OBSERVACIONES

001

25/05/2018 Sebastián Oquendo Creación del documento

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CONTENIDO

Historia de la empresa

7

Misión

7

Visión

7

Principios y Valores

8

4.1.1 Análisis del contexto de la empresa

8

5.1.1 Con su Sistema Integrado de Gestión

12

5.1.2 Enfoque al cliente

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7.1.1 Generalidades

17

7.1.2 Personas

17

7.1.3 Infraestructura

17

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

17

7.1.5 Conocimientos organizativos

18

Requisitos para los productos y servicios

21

Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente

22

Producción y provisión del servicio

22

Liberación de los productos y servicios

22

Control de las salidas no conformes

23

Generalidades

23

Preparación y respuesta ante emergencias

23

Estándar 3. Gestión de la salud en el trabajo

24

Estándar 4. Gestión de peligros y riesgos

25

Estándar 5. Gestión de amenazas

25

9.1.1 Generalidades

27

9.1.2 Satisfacción del cliente

27

9.1.3 Análisis y evaluación de los datos

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Procedimientos según procesos que interviene el SIG

10

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1 Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión

20

LISTA DE ADJUTOS

Mapa de Procesos de Velas y Velones Guadalupe

11

Organigrama de Velas y Velones Guadalupe

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OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la empresa Velas y Velones Guadalupe reúne y estructura la planificación, ejecución, evaluación y mejora de los procesos que permiten la fabricación de productos de calidad bajo estándares específicos y que su proceso genere el mínimo impacto ambiental y promueva el cuidado de la salud de las personas al interior de la empresa, todo con el fin de ser más competitivos en el mercado. Para ello, se define el cumplimiento de la norma NTC ISO 9001:2015 para la Gestión de la Calidad, la noma NTC ISO 14001:2015 para la gestión ambiental y los requisitos legales que define la Resolución 1111/2017 para diseñar y documentar la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, en ambientes de microempresa.

REFERENCIAS NORMATIVAS

Velas y Velones Guadalupe inicia su proceso de documentación en Junio del año 2018, cumpliendo con la información requerida por las normas NTC ISO 9001:2015 y la NTC ISO 14001:2015.

El Sistema de Gestión integrado cumple, además, lo comprendido en la Resolución 1111 del año 2017, y los siguientes requisitos legales:  Resolución 1075 de 1992  Circular Unificada de la Dirección Nacional de Riesgos Profesionales de 2004  Resolución 1401 de 2007  Ley 1335 de 2009  Resolución 1565 de 2014  Decreto 1443 de 2014  Capítulo 6 del título 4 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1072 del año 2015

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Se toman los descritos por las normas NTC ISO 9001:2015 y la NTC ISO 14001:2015 en el mismo numeral, además de las siguientes: Seguridad: la ausencia de peligro o riesgo Salud: la serie de condiciones físicas en que se encuentra un ser vivo en una circunstancia o un momento determinados.

Accidente de trabajo: en el contexto colombiano, se define como todo acontecimiento repentino que suceda por causa o con ocasión del trabajo que desempeña una persona y que por este hecho el trabajador tenga una lesión en su cuerpo, se perturben sus funciones físicas, se le genere una invalidez o incluso el trabajador muera.

Un accidente es realmente un accidente de trabajo cuando la actividad que está desarrollando la persona se relaciona directamente con la labor que desempeña.

También es accidente de trabajo el evento que ocurre mientras el trabajador está ejecutando una orden de su jefe.

Incidente de trabajo: según la definición anterior, un incidente de trabajo cumple las mismas condiciones de un accidente para suceder, o definirse, con la diferencia que no genera ningún tipo de efecto en la persona que lo sufre.

Enfermedad Laboral: enfermedad contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar Peligro: Situación física con un potencial de lesión para el ser humano, daño a las instalaciones, medio ambiente o una combinación de éstas. Riesgo: Posibilidad de la liberación de un peligro llevado a términos medibles.

SST: Abreviación para Seguridad y Salud en el Trabajo SIG: Abreviación para Sistema Integrado de Gestión

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

Historia de la empresa Durante gran parte de sus vidas, el señor Alejandro Ospina y su esposa María Aleyda García trabajaron en la fabricación de velas y velones. Cuando comenzaron, fueron empleados en una empresa productora, quien en un momento tuvo que cerrar. Tomando esta situación como una oportunidad, el señor Alejandro negocia y compra dos máquinas a ésta empresa, una para velas y otra para velones.

Su amplio conocimiento de estas máquinas, el conocimiento del mercado de velas, los proveedores, las especificaciones para las velas, y el apoyo de su familia, lo motivaron para que el día 4 de Mayo de 2015 comenzara su negocio, registrado ante la Cámara de Comercio de Dosquebradas, bajo el nombre Velas y Velones Guadalupe.

Así, con tres años de actividad en el mercado, ha obtenido la empresa una imagen de calidad que los clientes, tanto en Dosquebradas como en Pereira, sostienen por la durabilidad de las velas y los velones. Para lograr estas expectativas, la empresa ha crecido poco a poco, comprando dos nuevas máquinas, extendiendo la infraestructura e integrando en diferentes actividades a varios familiares y personas muy cercanas a Alejandro y María Aleyda, quienes tienen en su mente crecer con la empresa, ayudar a la familia y darles a sus clientes una luz en su camino.

Misión Somos una empresa dedicada a la fabricación, distribución y comercialización de Velas y Velones de calidad, integrada por colaboradores comprometidos con el objetivo de ofrecer a nuestros clientes una luz que ilumine su camino.

Visión Nuestra empresa aspira a ser una de las empresas productoras de velas más reconocidas en el municipio de Dosquebradas, con clientes fidelizados en ciertos sectores de la ciudad de Pereira, generando crecimiento a nuestros colaboradores y satisfacción a nuestros clientes.

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Principios y Valores Velas y Velones Guadalupe centra todos sus esfuerzos en la satisfacción del cliente, generando crecimiento para sí misma y para sus colaboradores. En cumplimiento de ello, basamos todas nuestras acciones en dos pilares: la Fe y la Transparencia.

Con la Fé puesta en nuestro producto, nuestros colaboradores, y en Dios, lograremos el cumplimiento de la visión, y proponernos metas más grandes.

Las relaciones de nuestra empresa con el cliente o con el proveedor dejarán siempre visible nuestra transparencia, y nuestra correcta manera de actuar.

Los valores que enmarcan nuestra gestión son la Responsabilidad, la Calidad y la Disciplina.

La Responsabilidad es el compromiso que tenemos con nuestros actos, y nuestra empresa es responsable por su compromiso con el cuidado del medio ambiente, la protección de la salud de nuestros colaboradores y el cumplimiento a nuestros clientes con productos de calidad La Calidad agrupa todas las actividades que hacemos para ofrecer un producto que cumpla con las necesidades de nuestros clientes: durabilidad y estética. Estás actividades van desde la compra de materia prima, hasta la asesoría a nuestros clientes.

La Disciplina se representa dentro de nuestra empresa por la realización constante de nuestros procesos de planeación y mejora, siempre en la búsqueda de la realización de nuestro objetivo, integrando a nuestros colaboradores en la toma de decisiones.

4.1.1 Análisis del contexto de la empresa

Velas y Velones Guadalupe define los factores internos y externos que puedan causar oportunidades o amenazas a la misión y visión de la empresa, desde varios aspectos.

Anexo C: Análisis del contexto de la organización

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COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE

LAS PARTES INTERESADAS

Velas y Velones Guadalupe define un Sistema Integrado de Gestión que permita la realización de sus productos garantizando la calidad en el resultado, la conservación del medio ambiente y el cuidado de la salud y la seguridad de nuestros colaboradores.

Para comenzar la producción, debe existir una causa, que se define en ausencia de inventario o un pedido de un cliente bajo condiciones del producto. El Cliente define el producto que espera recibir, y Velas y Velones Guadalupe se compromete con el cumplimiento de los plazo de entrega y la correcta presentación del producto, evitando al mínimo los defectos, conservando la calidad del mismo, satisfaciendo las necesidades del cliente.

Luego de entregado el producto, el cliente puede presentar sus consideraciones positivas o negativas respecto al producto o a los procesos de la empresa, e incentivar la mejora interna de la empresa. Durante el proceso de producción, se procura el cuidado del bienestar de nuestros colaboradores; además de la protección del medio ambiente, evitando afectar los ciclos de vida naturales.

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El SIG define procedimientos específicos para:

 La adquisición de materia prima, suministros de producción, activos, maquinaria y equipos, además de servicios, desde la gestión administrativa y financiera.

 El control de las existencias de la materia prima, suministros y los productos terminados, desde el proceso de producción  La intervención de peligros y riesgos dentro y fuera de la empresa que afecten la salud y la seguridad de los trabajadores  La intervención de la afectación en el medio ambiente por la ejecución de los procesos en la empresa.

 El cuidado de los activos de la empresa, desde la gestión administrativa.

 La recepción de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los clientes, en la búsqueda de la mejora continua de los procesos.

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En este sentido, se cumplen todos los numerales de las normas mencionadas, además de ciertos puntos de la Resolución 1111/2017 sobre requisitos mínimos de la gestión de SST, excluyendo  Diseño y desarrollo de productos y servicios (NTC ISO 9001:20015) Velas y Velones Guadalupe no realiza el diseño de productos. Se tiene unas especificaciones que son ya establecidas entre los productos que no hacen parte de este numeral.

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Velas y Velones Guadalupe define su Mapa de Procesos (Ver archivo adjunto I) dónde se evidencian los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. En cada uno, el SIG interviene realizando los siguientes procedimientos:

Tabla 1 Procedimientos según procesos que interviene el SIG

PROCESO

CÓDIGO

PROCEDIMIENTO

Gestión Estratégica GE Revisión por Alta Dirección Comunicación Interna y Externa Política de No uso de Drogas, Tabaco y Alcohol Producción PR Control de inventario de MP y suministros Control de Producto terminado Guía de Producción Sistema Integrado de Gestión SI Gestión del Cambio Programa de servicio post venta Gestión de peligros y Riesgos Directriz de exámenes médicos Control de Accidentalidad y ausentismo Estilos de Vida Saludable Programa de Orden y Aseo Plan Estratégico de Seguridad Vial Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias Intervención de riesgos ambientales Gestión Administrativa y Financiera AF Selección de Proveedores Capacitación, Inducción y Reinducción Mantenimiento Guía documental Auditoria interna

MAPA DE PROCESOS

GE-MP-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Mapa de Procesos de Velas y Velones Guadalupe

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Cada proceso cuenta con su respectiva caracterización, la cual contiene el objetivo de cada proceso, la descripción de las entradas, salidas, los proveedores y clientes, los documentos necesarios, los responsables, los recursos y los indicadores.

Anexo D: Caracterización de Procesos.

De igual manera, se hace una descripción de los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión, los cuales mantendrán un control de versiones que permita a la empresa definir las mejoras necesarias luego de cada evaluación o después de una eventualidad.

Anexo E: Manual de Procedimientos.

LIDERAZGO

COMPROMISO DE LA EMPRESA

5.1.1 Con su Sistema Integrado de Gestión

Velas y Velones Guadalupe, desde el procedimiento de Revisión por la Alta Dirección, hace seguimientos a la política y los objetivos del SIG, identificando la relación entre ellos y el direccionamiento estratégico, la suficiencia de los recursos destinados y la eficacia de los procedimientos definidos.

Los resultados obtenidos de la revisión son publicados para que los demás colaboradores reconozcan los cambios necesarios en la empresa y expresen sus ideas al respecto.

Entonces, es posible una mejora continua en la empresa que permita la búsqueda de la satisfacción del cliente.

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5.1.2 Enfoque al cliente

Todos los procesos de la empresa están destinados a la satisfacción del cliente. Así, desde la alta gerencia, se preocupan por reconocer las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los mismos e identificar con base a ello las mejoras necesarias para asegurar la satisfacción y la fidelización del cliente.

Adicionalmente, la alta dirección reconoce la importancia de trabajar considerando los riesgos y oportunidades que pueden afectar a cada proceso; por lo tanto, se define el trabajo bajo indicadores que, según su medición, permitan la toma oportuna de decisiones que eviten inconvenientes en los procesos.

POLÍTICA INTEGRAL

Velas y Velones Guadalupe, en cumplimiento de su misión, concentra todos sus esfuerzos hacia la satisfacción del cliente, ofreciendo un producto de calidad, al tiempo que protege y promueve la salud de sus colaboradores y reduce el impacto de su actividad en el medio ambiente. Para tales fines, Velas y Velones Guadalupe define una serie de procedimientos encaminados al cuidado de la materia prima y los suministros, del producto, la infraestructura y los demás activos de la empresa; también, se desarrollan procedimientos de intervención de riesgos, minimizando la probabilidad de nuestros colaboradores de sufrir accidentes de trabajo o enfermedades laborales, al tiempo que se promueve un estilo de vida saludable; así mismo, se intervienen los efectos de la actividad que afecten al medio ambiente, y se establece planes de acción para preparase y responder ante situaciones de emergencia.

Todos los colaboradores asumen la responsabilidad de ejecutar y evaluar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, manteniendo un sentido de calidad en los resultados de su labor, promoviendo un ambiente de trabajo sano y una conciencia de protección del medio ambiente.

Nuestros proveedores, contratistas, colaboradores temporales y clientes tienen la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión que le apliquen, e informar oportunamente todas aquellas situaciones que representen peligros o riesgos para la empresa.

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ROLES Y RESPONSABILIDADES

Cada colaborador dentro de la empresa tiene conocimiento de sus funciones, que están especificados en un descriptivo de cargo para cada uno.

En cada descriptivo de cargo se encuentra la información que responde a las preguntas “¿Qué hace?”, “¿Para qué lo hace?”, “¿Bajo qué condiciones?”, “¿Quién puede hacerlo?”.

Anexo F: Descripción de Cargos

La relación entre los cargos en Velas y Velones Guadalupe se explica mediante el Organigrama definido por la Gestión Estratégica (Ver archivo adjunto II).

PLANIFICACIÓN

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS

Velas y Velones Guadalupe define su Sistema Integrado de Gestión para la intervención de los peligros y riesgos presentes en la organización y que afectan la misión, los activos, los procesos y las personas. Se han detectado una serie de riesgos por proceso como lo muestra documento SI-MR-01.

Los riesgos detectados corresponden a los factores del proceso, los aspectos ambientales y los peligros a las personas, que pertenecen a ese proceso, les pueden ocasionar incidentes o accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

Anexo G: Riesgos y Aspectos ambientales

ORGANIGRAMA

GE-OR-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página1

Organigrama de Velas y Velones Guadalupe

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OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Empresa define para el cumplimiento de su Política Integral, una serie de objetivos que permiten, de ellos, desprender todos los procedimientos de los que se ocupa el SIG.

A través del documento de seguimiento de los objetivos del SIG, definido con el código SI-OB-01 Velas y Velones Guadalupe hace el evaluación de su Sistema Integrado de Gestión, midiendo el cumplimiento de cada objetivo, y sus resultados, de acuerdo a la medición de los indicadores de cada uno de ellos.

Estos objetivos son publicados en la empresa a los colaboradores, y cada vez que se hace su medición, se publican los resultados de estos para encontrar mejoras desde diferentes puntos de vista.

Ver Anexo H: Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

Velas y Velones define un proceso de Gestión del Cambio, identificado con el código SI-PT-01 que permite a la empresa tener una serie de pasos o acciones rápidas para actuar frente a los cambios posibles en los procesos y procedimientos.

Este procedimiento se nutre de la información que nace de las revisiones por la alta gerencia y las auditorias, para crear directrices que permitan el mejor resultado de los procedimientos y el mejoramiento de los indicadores.

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APOYO

RECURSOS

7.1.1 Generalidades

Velas y Velones Guadalupe destina para el cumplimiento de su Sistema Integrado de Gestión, del tiempo necesario, dinero, infraestructura, personal, tecnología y técnica propia, permitiendo el desarrollo de los procedimientos y el alcance de los objetivos.

7.1.2 Personas

Todos los colabores poseen responsabilidades dentro del SIG que están definidas en su Descriptivo de cargo. Adicional, se cuenta con el Responsable del SIG como personal interno o externo de la empresa. Además, existen tres figuras dentro de la empresa que son necesarias para el cumplimiento de algunos procesos. Uno de ellos es la figura del Vigía SST, quien es seleccionado bajo los procedimientos de comités del documento SI-CM-01.

La siguiente figura es el comité de convivencia, el cual también está descrito en el documento anterior; y la creación de la brigada de emergencia.

Ver Anexo I: Comités

7.1.3 Infraestructura

Velas y Velones Guadalupe dispone de la infraestructura y los activos necesarios para la realización de los procedimientos de manejo del espacio, mejoramiento del espacio por parte de las actividades de intervención de riesgos de SST, y el mantenimiento requerido por cada uno.

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

La empresa se compromete con el cuidado de sus colaboradores al crear un Plan Anual de Trabajo (SI-PA-01) que contiene, además de ciertas actividades de los procedimientos que poseen periodicidad, una serie de actividades que permiten el cuidado del ambiente dentro de la empresa, cumpliendo con uno de los objetivos del SIG.

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7.1.5 Conocimientos organizativos

En el mencionado documento con código SI-PA-01 se define una serie de capacitaciones que deben estar relacionadas con el procedimiento de capacitación, inducción y reinducción con código AF-PT-02 que define qué sesiones son necesarias y qué riesgos u oportunidades se intervienen con estas actividades.

La realización y la asistencia a las capacitaciones, inducciones y reinducciones son documentadas con el registro administrativo de asistencia, y de ser necesario, dejar un informe con el formato de informe de Velas y Velones Guadalupe.

COMPETENCIA

A partir de los Descriptivos de Cargos (Anexo F) se definen las competencias, habilidades y conocimientos que debe poseer una persona para asumir el cargo respectivo en la empresa. Sin el correcto cumplimiento de estos requisitos, no se puede garantizar la relación de contrato entre la empresa y el nuevo colaborador.

TOMA DE CONCIENCIA

A través de las figuras de comités (Vigía, Convivencia y Brigada) Velas y Velones Guadalupe gestiona la aceptación y cumplimiento de las actividades del SIG, encaminadas trabajar con un sentido de calidad en el producto, cuidado de la salud y la seguridad y en trabajo y disminución del impacto ambiental.

Así, las actividades definidas en el Plan Anual de Trabajo (SI-PA-01) permiten a la empresa fomentar la participación de sus colaboradores y promover estilos de vida más saludables.

Dentro de la gestión del comité de convivencia está la generación de un ambiente de trabajo saludable, que prevenga la generación de problemas en el clima laboral, relacionado con el riesgo psicosocial.

COMUNICACIÓN

La empresa define el procedimiento de comunicación interna y externa, identificado por el código GE-PT-02 que normaliza el intercambio de información entre los colaboradores, independiente de su cargo; así mismo, se definen los mecanismos de comunicación con el personal externo a la empresa y la transferencia y protección de información.

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INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Velas Y Velones Guadalupe se compromete a conservar los registros y documentos que soportan el SIG considerando los siguientes puntos:

1. Los documentos del SIG serán administrados por los directivos de

la empresa y el responsable del SIG. Los colaboradores podrán solicitar los documentos con previa justificación y bajo el criterio de entrega del responsable del sistema.

2. Para todos los documentos, Velas Y Velones Guadalupe define que

serán archivados en carpetas electrónicas, soportados los documentos en físico que requieran firmas, o el diligenciamiento de espacios a mano.

3. Todos los documentos que requieran ser archivados en físico

tendrán una carpeta especial para tal fin, archivada de tal manera que se evite el deterioro de los documentos contenidos. En este caso, no se hace necesario el respaldo en archivo electrónico, a menos que la alta dirección y el responsable del SIG lo definan.

4. Los documentos que se realicen dentro del SIG deben cumplir lo

enunciado en el procedimiento AF-PT-04

5. Los componente del SIG de Velas Y Velones Guadalupe son:

1) La política y los objetivos de la empresa respecto al SIG,

firmados por el empleador.

2) El Manual del SIG

3) La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de

los riesgos para la empresa, los procesos y los colaboradores.

4) El Manual de procedimientos

5) Los Manuales de funciones

6) El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil

sociodemográfico de la población trabajadora

7) El Plan Anual de Trabajo, firmado por gerencia y el responsable

del SSGSST.

8) El programa de capacitación anual en SST, incluyendo los

soportes de capacitación, inducción y reinducción.

9) Los soportes de la convocatoria, elección y conformación de los

comités y del vigía de SST, además de las actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones.

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10)

Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

11)

El registro de exámenes médicos ocupacionales

12)

Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas

13)

Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios en materia de SST.

14)

Los informes de auditorías internas y revisiones por la alta dirección

15)

Los formatos y registros, definidos en el Anexo K, como prueba de la realización de los procedimientos

Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del SIG

Todos los documentos pertenecientes al SIG se estructuran bajo el siguiente esquema

Gráfica 1 Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión

Fuente: Autor

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OPERACIÓN

PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL

Velas y Velones Guadalupe define el procedimiento PR-PT-03 Guía de producción, que define las tareas que deben realizar las personas dentro del proceso productivo para obtener un producto que cumple con las especificaciones de calidad que la empresa ofrece a sus clientes. Estas tareas se relacionan con las responsabilidades de cada cargo, según lo define el Anexo F Descriptivos de cargo.

Adicionalmente, se definen los planes de acción que surgen de los aspectos ambientales que se definen como SI-PT-10. Sobre Seguridad y Salud en el trabajo, la empresa define el Plan Anual de Trabajo que contiene, además de las actividades para la intervención de peligros y riesgos, actividades que se relacionan en el cronograma que pertenecen al SIG.

Anexo J: Plan Anual de Trabajo.

SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Velas y Velones Guadalupe define procedimientos para mantener y aumentar la satisfacción del cliente ofreciendo un producto que cumple con las expectativas de uso, implementando la norma NTC ISO 9001:2015 cumplimento los siguientes títulos:

Requisitos para los productos y servicios Se tiene definido el procedimiento PR-PT-03 Guía de producción que, en su contenido, menciona los requisitos del producto que se ofrece de manera que cumpla las expectativas del cliente.

Este procedimiento cumple cuando la producción se realiza sobre las máquinas; sin embargo, cuando se reciben pedidos por trabajos que, según el procedimiento mencionado, se realizan de manera artesanal.

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Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente Velas y Velones Guadalupe comprende que el producto que ofrece a sus clientes debe ser realizado con materia prima y suministros confiables y que permitan lograr el objetivo de calidad, por eso se define el procedimiento AF-PT-01 Selección de proveedores, que contiene los criterios para selección de proveedores y su evaluación para a continuación de la relación con la empresa o persona. La relación que surge entre la empresa y el cliente se puede sostener por una intención de compra por parte de Velas y Velones Guadalupe, o por una acuerdo (de voz o firmado) para el suministro del producto solicitado. Producción y provisión del servicio En la misión de ofrecer un producto que cumpla con las expectativas del cliente y lleve el concepto diferenciador de calidad, Velas y Velones Guadalupe especifica el procedimiento PR-PT-01 Control de Inventario de Materia Prima y Suministros para el adecuado manejo de los mismos. Así, se controla la entrega de un producto con dichas características de calidad desde su origen: las materias primas e insumos. El proceso de transformación de ésta materia prima varía de acuerdo al adecuado estado de las máquinas usadas en la empresa. Por lo tanto se define el procedimiento AF-PT-03 Programa de Mantenimiento que permitirá el óptimo rendimiento de las máquinas y se promoverá la calidad de los productos luego de su transformación. Para la confiabilidad de los procesos artesanales, se cumple el contenido relacionado en el procedimiento PR-PT-03 Guía de producción. Liberación de los productos y servicios Luego de la transformación de los productos, es necesario registrar la conformidad con las especificaciones para las Velas y Velones, y generar el visto bueno a la producción, que posteriormente será distribuida o comercializada.

Se especifica el procedimiento PR-PT-02 Control de producto terminado que contiene los registros para calificar la conformidad con las características para las Velas y Velones.

Sin embargo, puede suceder que existan inconformidades no detectadas en la inspección anterior al despacho del producto. Para lo cual, está diseñado el control de salidas inconformes.

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Control de las salidas no conformes Al presentarse cualquier situación del cliente o persona externa a la empresa respecto al proceso de producción de Velas y Velones Guadalupe, se debe tratar de la mejor manera tal que las partes involucradas queden satisfechas y no se comprometa negativamente la relación existente.

El Programa de Servicio Post-Venta, procedimiento con código SI-PT-02, permite a la empresa tener una adecuada documentación de las situaciones definidas como de inconformidad, petición o sugerencia y la correcta respuesta ante ello, para el continuo mejoramiento de los procesos de Velas y Velones y el cuidado de la satisfacción del cliente.

SOBRE LOS ASPECTOS AMBIENTALES

Generalidades Velas y Velones Guadalupe se compromete con la reducción del impacto ambiental de sus actividades, creando los procedimientos y actividades necesarias para atender los aspectos ambientales que surgen de la matriz de los mismos, que se representan en el Plan Anual, y se definen en el procedimiento SI.PT-10; todo esto bajo la implementación de la norma

NTC ISO 14001:2015

Preparación y respuesta ante emergencias Se define el procedimiento SI-PT-09 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, que estructura los mecanismos de prevención y corrección de las situaciones catalogadas de emergencia, que pueden surgir de los impactos ambientales de la empresa.

SOBRE LOS RIESGOS LABORALES

Nuestros colaboradores son la parte fundamental para el ejercicio de nuestra misión y el logro de los objetivos. Pensando en ellos, la empresa define procedimientos de seguimiento y promoción de su salud durante el ejercicio de sus funciones, y estilos de vida saludable. Los procedimientos definidos buscan el cumplimiento de los requisitos normativos de la Resolución 1111 del 27 de Marzo del año 2017, la cual estructura la fase Hacer del clico PHVA sobre tres estándares que se enumeran a continuación

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Estándar 3. Gestión de la salud en el trabajo  Condiciones de salud en el trabajo La empresa definirá y actualizará el Perfil Sociodemográfico de sus colaboradores, descrito en el documento que reúne la siguiente información de las personas:

Nombre Fecha de nacimiento Edad Sexo RH Vivienda Cargo

Estado de actividad

Intensidad horaria al día

La información recolectada, de actualización constante, será administrada por la alta dirección de la empresa y será utilizada para los programas de promoción de la seguridad y la salud.

Se realiza la verificación de la salud de los empleados al implementar el procedimiento SI-PT-04 Directriz de exámenes médicos, conteniendo las actividades para el seguimiento y toma de decisiones sobre de las condiciones de salud de los colaboradores de la empresa. En el mismo procedimiento, se aclaran los pasos a seguir para la implementación de actividades que permitan el cumplimiento de las restricciones y recomendaciones médicas ocupacionales. Al tiempo que se conserva la salud de los colaboradores, se implementan actividades de promoción de estilos de vida saludable; se da cumplimiento de la Política de No uso de Drogas, Tabaco y Alcohol, y se cumple con el procedimiento SI-PT-06 Plan de promoción de estilos de vida saludable  Registro, reporte e investigación de enfermedades laborales, incidentes y accidentes de trabajo Velas y Velones Guadalupe define las actividades para el registro, reporte e investigación de enfermedades laborales (EL), incidentes de trabajo (IT) y accidentes de trabajo (AT) siguiendo el procedimiento homónimo SI-PT-05 Dentro del mismo procedimiento se describen las maneras en que se tabulan y evalúan los datos obtenidos para tomar decisiones desde la alta

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gerencia sobre el control de los riesgos o la modificación de procedimientos.

 Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores La empresa está consciente que se debe mantener mínimo el ausentismo y los casos de IT, AT y EL, como cumplimiento a las directrices de la política integral. En consecuencia, se han definido una serie de indicadores que, con relación a lo expresado en el numeral 3.3 del Anexo Técnico 1 de la Resolución 1111/2017, permiten la evaluación de los procedimientos descritos en la Gestión de SST y la vigilancia de las condiciones de salud de los colaboradores con relación al ausentismo y accidentalidad.

Estos indicadores están expresados en el Anexo SI-OB-01 Objetivos del

SIG

Estándar 4. Gestión de peligros y riesgos La empresa define el procedimiento SI-PT-03 para la intervención de los peligros de la empresa, además de lo siguiente:

 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos Metodología de identificación de los riesgos La empresa aplica el método de identificación, evaluación y valoración de los riesgos que presenta la guía GCT 45 en su segunda versión. Éste método permite a Velas y Velones Guadalupe la creación del Mapa de riesgos de acuerdo a las características de la empresa.  Medidas de prevención y control para intervenir los peligros/riesgos Velas y Velones Guadalupe define como riesgos primordiales aquellos que, durante la evaluación, se calificaron en un Nivel IV. Se realiza la intervención de uno o varios de ellos en las siguientes actividades

Estándar 5. Gestión de amenazas  Plan de prevención preparación y respuesta ante emergencias. Velas y Velones Guadalupe, reconociendo el peligro al que se encuentra expuesto por posibles sismos, tormentas eléctricas, vendavales y grandes

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precipitaciones de agua, define el procedimiento SI-PT-09 preparación y respuesta ante emergencias, que contiene el cronograma de actividades para preparar a los colaboradores ante la presencia de uno de estos fenómenos naturales, y las instrucciones para actuar antes, durante y después de dichas situaciones.

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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

9.1.1 Generalidades

La empresa define que, para reconocer el correcto cumplimiento de su Sistema Integrado de Gestión, es necesario realizar el seguimiento de los objetivos de los procedimientos y la realización de los mismos, con sus formatos.

La revisión de los procedimientos lo realizará el líder de cada uno de ellos. Esta información permitirá alimentar otras evaluaciones dentro de la empresa para tomar decisiones a nivel de procesos y Macro procesos. Para éste fin, se definen unos indicadores en la caracterización de procesos (Anexo D) que permiten la evaluación de la operación desde la perspectiva de los líderes de cada proceso.

El análisis de los indicadores se realiza, mínimo, mensualmente con el fin de detectar no conformidades de manera temprana y evitar que se conviertan en problemas para el proceso y para otros. Cuando se presenta una necesidad de mejora, la información será suministrada al jefe del proceso y al Gerente para que reconozcan la necesidad de tomar medidas inmediatas, y puedan mejorar los procesos de manera rápida.

9.1.2 Satisfacción del cliente

El Sistema Integrado de Gestión comprende el procedimiento SI-FM-01 que define la calificación de la satisfacción del cliente, además de las inconformidades de los mismos, para la mejora continua de la empresa.

9.1.3 Análisis y evaluación de los datos

La empresa expresa en su política integral y en su enfoque al cliente, la necesidad de la mejora continua, que resultará en el aumento de la satisfacción del cliente. Entonces se hace necesario hacer análisis de los datos internos y tomar medidas de control de riesgos y aprovechamiento de oportunidades.

La información generada en la empresa para tal fin proviene de los objetivos de los procesos, de los procedimientos, de las evaluaciones por parte de la alta dirección y de las auditorías internas y externas, de las inconformidades detectadas en las PQRS por las personas al interior y exterior de la empresa y del cumplimiento del Plan Anual.

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La evaluación de dicha información se hace en varios grados. Toda la información que corresponde a los procedimientos lo evalúa la(s) persona(s) encargada(s). Esta información suministrará al líder del proceso un panorama para la toma de decisiones sobre su trabajo. En última instancia, la alta dirección se encargará de tomar decisiones que involucren los Macroprocesos y el direccionamiento estratégico de la empresa.

AUDITORÍA INTERNA

Velas y Velones Guadalupe define el procedimiento AF-PT-05 para la definición de la frecuencia, el método, los responsables y los requisitos de las auditorias en la empresa.

Luego de cada auditoria, el proceso también define las directrices para realizar la publicación de los resultados y los cambios de mejora conforme a lo encontrado la auditoria.

Se definen, además, las condiciones y requisitos que deben cumplir los responsables de la auditoria interna y externa.

Toda la información será documentada conforme a los registros que define el procedimiento de auditoria.

REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

La alta dirección de la empresa, en cumplimiento del compromiso con su Sistema Integrado de Gestión, define la revisión de la implementación del SIG como un procedimiento de carácter anual que permite, entre otras cosas:

1) Identificar el cumplimiento del Plan Anual.

2) Analizar la suficiencia y destino de los recursos invertidos para la

implementación del SIG.

3) Revisar la capacidad de los procedimientos del SIG para satisfacer las

necesidades de la empresa en materia de mejora de la calidad, disminución del impacto ambiental y promoción de la seguridad y salud en el trabajo.

4) Analizar la necesidad de realizar cambios en el direccionamiento

estratégico y cómo éstos afectan los procesos y procedimientos en la empresa.

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5) Agrupar información que concluya con la eficiente atención de los

PQRS.

6) Intercambiar información con los colaboradores sobre los procesos del

SIG.

8) Determinar si promueve la participación de los trabajadores.

9) Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente

aplicable en materia de riesgos laborales, condiciones del producto y de condiciones de vertimiento al ambiente para empresas.

12) Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y

valoración de los riesgos.

15) Identificar pérdidas como activos, flujo de caja, entre otros,

relacionados con la aplicación del SIG.

La alta dirección solicitará los documentos que soporten las condiciones de la empresa en cada numeral anterior, y se tomarán las decisiones con base a los resultados obtenidos para mejorar, o promover las acciones realizadas.

La información solicitada proviene de:

1) La medición de los objetivos de los procesos

2) La medición de los objetivos de los procedimientos

3) Los registros de cada procedimiento

4) Revisiones anteriores de la alta dirección

5) Resultados de auditorias

6) La normatividad vigente

7) Las actualizaciones de las normas NTC ISO9001 y NTC ISO14001

Los resultados de la revisión por alta dirección serán documentados en informes que luego podrán ser leídos por los colaboradores de la empresa, en el registro AF-AE-01.

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MEJORA

GENERALIDADES

La empresa define los mecanismos de evaluación de sus procesos y procedimientos; en ese sentido, se realiza la implementación de acciones preventivas, acciones correctica y planes de choque para intervenir en los resultados de no conformidad en la evaluación.

Dichas medidas están encaminadas a:

1) La promoción y protección de la seguridad y la salud de los

colaboradores en la empresa.

2) La disminución del impacto ambiental de la empresa.

3) El aumento de la satisfacción del cliente, mediante un producto que

satisfaga sus necesidades.

NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

Ante una no conformidad, presentada por la implementación de los procedimientos, la recepción de PQRS y los resultados de auditorías y la revisión por la alta gerencia, se debe actuar conforme lo describe el procedimiento SI-PT-01 Gestión del cambio.

Dicho documento contiene las directrices para determinar la gravedad e identificar el nivel de prioridad con que debe ser tratada la no conformidad. De acuerdo con esto, se toman las medidas necesarias y se documentan en el documento AF-AE-01.

Las actividades de seguimiento y evaluación de las acciones preventivas, correctivas y planes de choque, cumplen los parámetros del procedimiento de gestión del cambio.

MEJORA CONTINUA

Velas y Velones Guadalupe mantiene las actividades de actualización de sus registros, procedimientos, procesos y demás documentos que lo requieran, con base a los resultados de la revisión la alta dirección y las auditorias.

El cuidado de las versiones permite a la empresa el control de la implementación de los cambios, llegando de nuevo a la revisión que permitirá, de nuevo, realizar cambios que permitan la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.

MATRIZ FODA

GE-CO-D1 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Factores internos Factores externos Fortalezas Oportunidades F1. Experiencia en el mercado. F2. Buena imagen del producto F3. Clientes fidelizados. F4. Procesos de producción y venta bien definidos F5. Infraestructura y maquinaria propia F6. Mercado no segmentado. F7. Colaboradores con experiencia en la industria y compromiso O1. Ingreso a nuevas zonas de ventas.

O2. Realización de nuevos productos a petición del cliente. O3. Relaciones estables con la competencia O4. Nueva tecnología O5. Nuevas materias primas O6. Comercio electrónico O7. Administración digital Debilidades Amenazas D1. No hay un proceso estable de Contabilidad D2. Infraestructura insuficiente D3. Reciente planeación estratégica D4. Falta de conocimiento sobre administración.

D5. Fatal de capacitación a personal.

D6. Falta de documentación de procesos.

A1. Aumento de la demanda de productos sustitutos. A2. Cambio negativos en las políticas y relaciones con países extranjeros A3. Cambios negativos en el sector petrolero a nivel nacional y global A4. Gastos Tributarios excesivos A5. Poca participación en las prácticas culturales y religiosas.

PROCESO:

OBJETIVO:

AUTORIDAD 1 :

AUTORIDAD 2:

CRITERIO DE CONTROL

METODO DE CONTROL

Necesidades del cliente Clientes

1. Direccionar la empresa

bajo una Misión, Visión y unos Objetivos, para lograr la satisfacción del cliente Documento con Misión, Visión y Objetivos socializados Misión, Visión y Objetivos actualizados Riesgos, aspectos ambientales y peligros por procesos Sistema Integrado de Gestión Factores externos de la empresa Contexto de la empresa Resultados de los procesos de la empresa

3. Definir acciones

correctivas o preventivas frente a los resultados no deseados Documento con las acciones correctivas o preventivas para ser ejecutadas GE-PT-01 Revisión por Alta Dirección Mejora continua de procesos Informe de Pérdidas y ganancias Presupuestos Manual SIG Sistema Integrado de Gestión

5. Evaluar la relación de los

procesos del SIG con los objetivos de la empresa Documento con los resultados de la evaluación GE-PT-01 Revisión por Alta Dirección Resultados de evaluación del Manual SIG Sistema Integrado de Gestión Resultados de los objetivos de la empresa Gestión Administrativa y Finanzas

6. Identificar el

cumplimiento de los Objetivos de la empresa por proceso y resultado esperado Número de inconformidades sobre número de cumplimientos, mayor al 80% Funciones del Gerente Documento con las acciones correctivas para las inconformidades Gestión Administrativa y Finanzas Riesgos, aspectos ambientales y peligros por procesos Sistema Integrado de Gestión Factores externos de la empresa Contexto de la empresa Análisis del mercado Administrador

8. Definir estrategias de

comunicación para mejorar la relación con el cliente interno y externo Reunión Gerenal Número de inconformidades sobre total de PQRS&F recibidas, menor a 1 GE-PT-02 Comunicación interna y externa Estratégias de venta y promoción Papelería Puesto de Trabajo

RECURSOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Gestión Administrativa y Finanzas Gerente Dueño de la empresa Funciones del Gerente Administrador Gestión Administrativa y Finanzas Gerente Reunión General Políticas y directivas

2. Analizar los factores

internos y externos de la empresa para la mejora interna continua Documento semestral de la Revisión por Alta Dirección.

PLANEAR

HACER

Gestion Estratégica Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de la empresa, respecto a las exigencias de los dueños, socios y las necesidades del cliente Dueño de la empresa Gerente

ENTRADAS

PROVEEDOR

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

SUPLENTE

CALIDAD

RESULTADOS

CLIENTE

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Índice de Efectividad Gerencial Número de Debilidades y Amenazas intervenidas en el periodo sobre Total de Debilidades y Amenazas encontradas Anual

HUMANOS

FINANCIEROS

MATERIALES

INDICADORES DE GESTION

Índice de Gestión Gerencial Número de Oportunidades y Fortalezas potenciadas en el pereido sobre total de Oportunidades y Fortalezas encontradas Gerente Nómina Índice de responsabilidad de gerencia Número de revisiones de alta dirección realizadas sobre totales planeadas

(100%)

Anual

INDICADORES

MEDICIÓN

FRECUENCIA

Anual Fecha: 01/05/2018

TIPO DE DOCUMENTO

GE-CP-01

VERSIÓN 001 ORIGINAL

GE-PT-01 GE-PT-02 digital GE-PL-01 digital digital Comunicación interna y externa Revisión por alta direción Política de no uso de Drogras, Tabaco y Alcohol

CODIGO

NOMBRE

Políticas y directivas

4. Aprobación del

presupuesto de los procesos de la empresa Cantidad de dinero aprobada según los objetivos de la empresa Funciones del Gerente Presupuesto global aprobado

7. Analizar los factores

internos y externos de la empresa para la mejora interna continua Dueño de la empresa Documento semestral de la Revisión por Alta Dirección. Funciones del Gerente

VERIFICAR

Gerente Reunión Gerenal Gerente

ACTUAR

Administrador

REVISIÓN POR ALTA DIRECCIÓN

GE-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Definir el modo en que la Alta Dirección supervisará los procesos de la empresa, buscando la rentabilidad y mejora de sus actividades para entregar un mejor producto al mercado.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos:

La entrega de toda la información necesaria definida en el presente procedimiento, sea resguardada por la Administración o por lo líderes de la empresa.

La coordinación de la asistencia a los dueños de la empresa, socios y/o accionistas; adicional, en caso de ser necesario, la presencia de los líderes de los procesos.

 Personal:

Éste proceso requiere de la participación de la Gerencia, como órgano principal del proceso. En su defecto, se ejecutará la Reunión General conformada por los líderes de cada proceso de la empresa. Adicionales, están los dueños de la empresa, socios y/o accionistas.

3. DESARROLLO

La alta dirección de la empresa realizará mínimo una vez al año este proceso con los siguientes objetivos:

1) Identificar el cumplimiento del Plan Anual

2) Analizar la suficiencia y destino de los recursos invertidos para la

implementación del SIG

3) Revisar la capacidad de los procedimientos del SIG para satisfacer las

necesidades de la empresa en materia de mejora de la calidad, disminución del impacto ambiental y promoción de la seguridad y salud en el trabajo

4) Analizar la necesidad de realizar cambios en el direccionamiento

estratégico y cómo éstos afectan los procesos y procedimientos en la empresa

5) Agrupar información que concluya con la eficiente atención de los PQRS

REVISIÓN POR ALTA DIRECCIÓN

GE-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

6) Intercambiar información con los colaboradores sobre los procesos del

SIG

8) Determinar si promueve la participación de los trabajadores

9) Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente

aplicable en materia de riesgos laborales, condiciones del producto y de condiciones de vertimiento al ambiente para empresas

12) Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y

valoración de los riesgos

15) Identificar pérdidas como activos, flujo de caja, entre otros,

relacionados con la aplicación del SIG La alta dirección solicitará los documentos que soporten las condiciones de la empresa en cada numeral anterior, y se tomarán las decisiones con base a los resultados obtenidos para mejorar, o promover las acciones realizadas.

La información solicitada proviene de:

1) La medición de los objetivos de los procesos

2) La medición de los objetivos de los procedimientos

3) Los registros de cada procedimiento

4) Revisiones anteriores de la alta dirección

5) Resultados de auditorías internas y externas

6) La normatividad vigente

7) Las actualizaciones de las normas NTC ISO9001 y NTC ISO14001

Los resultados de la Revisión por la Alta Dirección serán publicados en la Acta Especial AF-AE-01.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 25/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

GE-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Regular el flujo de información al interior de la empresa y externa a la misma, relacionada con los procesos.

2. REQUERIMIETOS

 Administrativo La socialización y aplicación del procedimiento, junto con las medidas de control en caso de no ser aplicado este procedimiento por el personal de la empresa.

 Personal Todos los colaboradores en la empresa deben aplicar este procedimiento.  Financiero La inversión para impresiones de los formatos y/o documentos que requiera el procedimiento.

3. DESARROLLO

La empresa define el procedimiento de comunicación interna y externa para que, tanto las personas que están bajo contrato con la empresa como las personas externas a ella, conozcan sobre los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión dedicados a la satisfacción del cliente, la protección del medio ambiente y de la seguridad y salud en el trabajo. Comunicación interna Los empleados de la empresa, sin importa su cargo, deberán hacer uso de los siguientes medios de comunicación para la presentación formal de información de sus procesos, relacionados con el SIG:

- Actas generales

- Actas especiales

- PQRS y Felicitaciones

Adicional, se establece que cualquier comunicación no formal a través de comunicación voz a voz será tomada en cuenta cuando se realiza directamente a las personas involucradas, y procedimiento con el nivel de jerarquía que tiene la empresa.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

GE-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

La información oficial que requiere de procesamiento por parte de los colaboradores de la empresa será compartida mediante los registros de cada procedimiento.

La comunicación interna está ligada a las formas de comunicación que sugieran los procedimientos para compartir información sobre los resultados de sus actividades.

Comunicación externa La voz de la empresa al exterior corre por cuenta de la Administración de la empresa, y de la Gerencia. Sólo el Administrador o el Gerente podrán realizar y otorgar permisos para compartir la información de la empresa sobre:

- Tecnología

- Técnica

- Procesos

- Procedimientos

- Información de los empleados

- Información de clientes

Dicha información será entregada en la forma como se tenga expresa y para los fines que las personas externas a la empresa lo requieran.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 20/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

NO USO DE DROGAS, TABACO Y ALCOHOL

GE-PL-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Velas y Velones Guadalupe en su política de no uso de alcohol, drogas y tabaco, resuelve:

Que ante la necesidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro en su entorno, como de la enseñanza en los efectos adversos del alcoholismo y la farmacodependencia en la salud integral, el desempeño y la productividad de sus colaboradores, fija las siguientes normas, las cuales serán un requisito de trabajo de obligatorio cumplimiento, para todos los colaboradores, visitantes y contratistas de la compañía: Es de carácter obligatorio:

 Participar activamente en los programas de sensibilización y capacitación que promuevan el cumplimiento de la presente Política.

 Facilitar la realización de las pruebas necesarias para esclarecer indicios de abuso de drogas y/o alcohol o para descartar, cuando el empleado esté involucrado en un accidente, la ingestión de dichas sustancias.

Se prohíbe:

 El consumo de alcohol y drogas, por parte de los colaboradores, visitantes y contratistas, durante las horas de trabajo, sean estas dentro o fuera de las instalaciones de la misma.

 El consumo de tabaco, por parte de los colaboradores, visitantes y contratistas, durante las horas de trabajo, sean estas dentro de las instalaciones de la misma.

 El uso ilícito de drogas legales o el uso, posesión, distribución y venta de drogas ilegales por parte de colaboradores y contratistas en las instalaciones de la organización o en el desarrollo de sus negocios, está estrictamente prohibido.

 La venta o posesión de alcohol por parte de los colaboradores o contratistas no está permitida en instalaciones de la Organización, o en los lugares en que se encuentren desarrollando trabajos.

 Presentarse a trabajar bajo los efectos de drogas y/o alcohol. Su contravención constituye causa justa para dar por terminada la respectiva relación laboral.

El incumplimiento esta política, así como la oposición a las inspecciones o toma de muestras, se considera falta grave y en consecuencia la Empresa

NO USO DE DROGAS, TABACO Y ALCOHOL

GE-PL-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

puede adoptar medidas disciplinarias, inclusive dar por finalizado el contrato de trabajo por justa causa de acuerdo con lo establecido en la legislación laboral vigente.

Se exigirá su cumplimiento a contratistas, visitantes y usuarios. Con este fin, se les dará a conocer su contenido y requerirá que los contratistas la hagan obligatoria al personal que destinen en la ejecución de los contratos que celebren con la empresa.

Velas y Velones Guadalupe se compromete a desarrollar programas que permitan divulgar, promover y asegurar el cumplimiento de esta política.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 22/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA Y

SUMINISTROS

PR-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Estructurar el proceso de control de inventario adjunto a los procesos de la empresa Compras y Producción, que contiene la materia prima y los suministros necesarios para la creación de los productos finales.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Se debe socializar y mantener informada a la empresa sobre todo el proceso que se realiza, y que los empleados tomen conciencia de ello.  Personal Se requiere la atención del Administrador o en su defecto del Líder de producción.

3. DESARROLLO

Habrá constante comunicación entre el área de producción y la parte administrativa informando de necesidades previstas para la producción, teniendo en cuenta los periodos de venta estacionales y los denominados “períodos de baja producción”.

Se informará sobre el tipo de materia prima o suministro, la cantidad, el lugar de almacenaje y el estado en el cual es encuentra. Se pueden definir los siguientes tipos de materia prima o suministro:

Parafina

Rollo de Pabilo

Estearina

Color

Plástico

Rótulos de Marca

Cartón para empaque La información será siempre respaldada por todas las personas involucradas en los procesos de producción y administración, siendo controlado en éste último proceso y verificada, para luego ser comunicado entre las demás personas relacionadas.

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA Y

SUMINISTROS

PR-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Es una política de la empresa, relacionada con la compra de materia prima y suministros, que siempre debe haber una cantidad base de materia prima y suministros, que deben estar visibles siempre en constante conteo por su uso para solicitar la compra de estos productos. La compra de Materia Prima y Suministros está relacionada con la selección de proveedores, el procedimiento AF-PT-01. El inventario de la Materia Prima y del Suministro en la empresa se mantendrá en constante revisión, partiendo del conteo de las existencias en la bodega. Se usará en registro PR-FM-01 que permite la referenciación y control de unidades existentes en los lugares de almacenaje, preferiblemente cajas.

Los registros se actualizan con la ubicación de nuevas cajas o lugares de almacenaje que contengan la información del material o suministro que contienen y la cantidad.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 3/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO

PR-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Establecer el proceso de control de los productos terminados, que cumplen con las especificaciones naturales del producto para ser empacado y distribuido.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Se requiere el tiempo y la capacidad de la empresa para capacitar al personal con toda la información que se requiere conocer del procedimiento actual.

 Personal Es necesario la participación de los auxiliares de producción y en algunos momentos de las personas que trabajen en distribución.  Financieros Se requerirá de dinero para la documentación de la directriz.

3. DESARROLLO

Control Pre Empaque El control pre empaque se realiza cuando existe una entrada: las velas y velones terminados. Entonces, las personas presentes en las actividades de rotulado, plastificado y empaquetado verifican que cumplan con las siguientes características:

Control de Velón No tiene imperfecciones en cuanto a su forma.

Posee pabilo.

El color no posee parches ni es diferente de los demás velones. El tamaño y el rotulado coinciden.

El plastificado no deja bolsas de aire y está seco.

Control de Velas

INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO

PR-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

No tiene imperfecciones en cuanto a su forma.

Posee pabilo.

El color no posee parches ni es diferente de las demás velas. El tamaño no cambia en relación con las demás velas. Las inconformidades se informan rápidamente a los encargados de la producción para mantener la cantidad de velas o velones nivelada. Empaque El procedimiento de empaque es la identificación de los productos que están debidamente verificados y pasan a ser almacenados en la sección de bodega de acuerdo a su tamaño y color.

Cuando se realiza en empaque, se debe poner Control de Producto Terminado en la caja, para identificar:

Que esté validado el producto, evitando posibles salidas inconformes. Que todos los productos dentro del empaque comparten el mismo tamaño y color.

Luego de haber reconocido la calidad del producto, se procede al empaque en caja o en contenedor especial y se contabiliza el total de unidades guardadas según:

- Tipo de Vela o de Velón

- Color

Las unidades que se contabilizan se toman como unidades lista para ser distribuidas.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 5/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

GUIA DE PRODUCCIÓN

PR-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Guía de producción

1. OBJETIVO

Estandarizar el proceso de producción de la empresa, definiendo las actividades que deben ser realizadas por el personal del área.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Se requiere la capacitación de las personas en el procedimiento, y la evaluación de los resultados de la capacitación.

 Personal Se define a los auxiliares de producción como los encargados de este procedimiento, en compañía del líder de producción.  Técnico y Tecnológico Se requiere de máquinas especiales para la fabricación de velas y velones, existentes en la empresa, y herramientas para su correcto uso. Además, se necesita el conocimiento de la empresa para la creación de velones de manera artesanal, respecto a las descripciones de los clientes.

3. DESARROLLO

a. Montaje de pedido

Se comienza con la lista de pedidos que trae los vendedores a producción. El líder de producción define los pedidos a realizar teniendo en cuenta que:

- No se debe realizar pedidos seguidos de colores diferentes porque

afecta la homogeneidad del color de la vela o velón. Es necesario seguir un mismo color, y luego alistar la máquina para continuar con otro color.

- La cantidad de parafina para realizar las velas sea suficiente

- El producto se debe hacer en máquina o artesanalmente según las

especificaciones.

Luego, se procede al alistamiento de la parafina. En las ollas especiales para calentar parafina se deposita los bloques de la materia prima, según el color que se realizará, y el tipo de producto

GUIA DE PRODUCCIÓN

PR-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

que se realizará. Si es Velón, es necesario usar parafina semirefinada; si es vela, se puede usar parafina “reciclada”.

Al tener la parafina líquida, a unos 80°C se toma el balde especial para verter la parafina en las máquinas. Estas máquinas deben estar previamente revisadas, con los conductos para velas con el pabilo y sin residuos de parafina de otros colores.

Luego de verter la parafina líquida, se esperar que baje su temperatura; cuando ocurra, se retira con una espátula especial la parafina residual que vuelve al proceso de alistamiento, y se obtiene de la máquina la vela lista para empacar, y el velón listo para acabado.

b. Fabricación artesanal

Cuando se encuentra con un pedido especial, el cual incluye entre otras cosas:

- Diferentes colores para un velón

- Tamaños que no son posibles en las máquinas de velón

- Formas especiales para el velón

Se realiza la fabricación artesanal.

Al tener la parafina lista, se vierte con la jarra especial en os moldes ya diseñados para su uso. Luego de esto, se espera que termine el proceso de enfriamiento para continuar con el diseño de la solicitud del cliente. Cuando el velón está hecho, se usa la vara de Empabilado para perforar el velón por sus caras planas y dejarle así el espacio para el pabilo. Luego, se introduce el pabilo y se asegura con el gancho especial.

c. Acabado

La actividad de acabado contiene tres partes: Empabilado, plastificado y rotulado.

El Empabilado consiste en, con la vara de Empabilado, atravesar por sus caras el velón y luego, por esa abertura, introducir el pabilo y asegurarlo con los ganchos especiales.

El siguiente paso es el plastificado, donde se toma el papel celofán del color del velón y se envuelve el mismo adhiriendo el papel con agua al producto.

Por último se hace el rotulado, donde se usa el rótulo de la empresa, que contiene el tamaño del velón, y se pega con el pegamento especial al papel celofán que envuelve el velón.

GUIA DE PRODUCCIÓN

PR-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

Cuando se tiene todo listo. Se debe proceder con las actividades del inventario de producto terminado.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 8/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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GESTIÓN DEL CAMBIO

SI-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la evaluación del impacto en la satisfacción del cliente, los aspectos ambientales y los peligros para la seguridad y salud de los colaboradores por los cambios que se planeen o se efectúen en la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Requiere que la empresa tenga la disposición en su obligación gerencial y administrativo para la modificación de procesos y procedimientos que no interfieran en la aplicación de la política integral.

3. DESARROLLO

Velas y Velones Guadalupe define su Gestión del Cambio bajo tres ejes fundamentales.

De la satisfacción del cliente Todos los procesos de la empresa buscan la satisfacción del cliente y el cuidado de la relación entre la empresa con él. Así, cada cambio que se realice debe ser evaluado bajo las siguientes preguntas:

1) ¿Modifica la calidad del producto?

2) ¿Crea nuevos estándares de producción? ¿Son posibles de cumplir por

la empresa en su estado actual?

3) ¿Afecta la imagen que tiene las personas de la empresa de manera

negativa?

4) ¿Puede la empresa financiar el cambio sin ver afectada sumisión?

5) ¿Cambia la Misión y Visión de la empresa?

Para cada pregunta, las respuestas posibles deben ser a favor de la satisfacción del cliente desde la operación y desde la imagen corporativa. Al tener una respuesta que no permita este objetivo, se debe re evaluar desde Gerencia o Administración la viabilidad del cambio.

GESTIÓN DEL CAMBIO

SI-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

De los Aspectos Ambientales Velas y Velones Guadalupe procura la disminución del impacto ambiental en sus actividades según el procedimiento SI-PT-10 Por lo cual, cualquier cambio que se realice en la empresa debe permitir:

1) La correcta disposición de residuos bajo el análisis del ciclo de vida del

residuo.

2) El equilibro o disminución del consumo de Agua, Energía y Gas Natural.

3) El aprovechamiento de residuos desde una visión financiera o de

producto.

4) El fomento de actividades de protección del medio ambiente dentro y

fuera de la empresa.

Será viable un cambio desde la perspectiva ambiental si los numerales dichos, que son aplicables, se cumplen en su totalidad.

De la Seguridad y Salud en el Trabajo La empresa da prioridad a la salud de los empleados, por eso exige el cumplimiento de alguno de los dos requisitos siguientes para el proceso de cambio.

1) Los cambios próximos no deben generar nuevos peligros para la salud

y seguridad de los colaboradores.

De ser necesario el cambio, aun generando peligros, la administración y la gerencia, en compañía de personal experto interno o externo a la empresa, deben definir los procedimientos necesarios para disminuir la probabilidad que el peligro se materialice.

Se obliga la realización de dichos procedimientos y la capacitación al personal de la empresa antes de comenzar con los cambios previstos.

2) Los cambios próximos no deben agravar los peligros existentes en la

empresa.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 10/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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SERVICIO POST VENTA

SI-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos y actividades encaminadas a la atención al cliente luego de la venta de producto, y la recolección de información que permita la mejora continua del producto, conocimiento de necesidades y sugerencias por parte del cliente y distribuidor.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Es necesario la socialización y capacitación en los procedimientos del programa para que los empleados sepan responder ante las situaciones; además, de evitar que se generen estas mismas.

 Personal El programa de servicio Post-Venta requiere que los vendedores de la empresa estén al frente de estas actividades, y dispongan del tiempo necesario para realizar las actividades cuando se aplique.  Financiero Habrá la necesidad de documentar los procesos, para lo cual existe un gasto de papelería.

3. DESARROLLO

 Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) Las PQRS permiten al cliente expresar su inconformismo respecto a las actividades de la empresa, solicitar información con fines definidos sobre la empresa y ayudar a mejorar el producto.

 Atención de inconformidades Cuando se presenta un Reclamo respecto de un producto, se debe hacer una atención inmediata. La Atención de inconformidades define los pasos para establecer una relación de confianza con el cliente que ha recibido un producto que no cumple las expectativas, logrando la continuidad de la compra del producto.

a. PQRS

El procedimiento de PQRS es la unión de cuatro palabras: Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias. Cada una presenta una actividad específica que debe ser documentada por los vendedores para llevarlo a análisis con los líderes y los directivos.

SERVICIO POST VENTA

SI-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Una petición es la solicitud de una persona natural o jurídica para obtener información de la empresa, bien sea por una cita con un colaborador o por la copia de un documento. Las peticiones deben ser revisadas por la dirección y evaluar la justificación de la necesidad de la información para conceder o negar.

Las quejas son el mecanismo de los proveedores, distribuidores y clientes para demostrar su inconformidad con las acciones de los colaboradores de la empresa. Así, es posible que Velas y Velones Guadalupe pueda mejorar sus procesos internos y sus relaciones con el exterior de la organización.

El reclamo lo presenta, también, los proveedores, distribuidores y clientes, cuando quieren mostrar su inconformidad con los procesos de las empresas, o con el producto o servicio en sí mismo. Estas tres últimas actividades se analizan en conjunto las personas directamente relacionadas, los directivos y el personal de ventas, para darle una solución justa y que permita mejorar la satisfacción y conformidad del cliente.

Las sugerencias son parte del proceso de mejora, que proviene de las personas externas a la empresa, o internas, que de manera escrita expresan sus ideas de mejora y que deben ser evaluadas por el personal directivo de la empresa para encontrar en ello nuevas oportunidades o amenazas en la empresa, y actuar debidamente.

La recepción de éstas situaciones de inconformidad se resuelven en el registro SI-FM-01

b. Atención de inconformidades

Cuando se presenta un reclamo, respecto al producto, se entiende como inconformidad con la empresa. Entonces, es necesario darle tratamiento prioritario y de manera rápida.

Dependiendo de la inconformidad, se debe proceder con el cambio del producto para mantener estable la relación con el cliente. Para hacer el cambio, se debe reconocer que el reclamo en realidad es considerable, según los criterios de evaluación de velas y velones al momento de hacer el control pre empaque. Si se encuentra una característica que no se cumple, se puede tratar con cambio de producto. Se debe hacer lo más pronto posible, y según la cantidad de productos encontrados con incumplimientos a sus características, se debe hacer una

SERVICIO POST VENTA

SI-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

revisión del proceso de pre empaque para aclarar inconsistencias y mejorar su registro.

El Reclamo recibido debe ser respondido por la dirección, y su actividad debe estar escrita en el campo de Tratamiento del formato de recepción de PQRS.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

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Alejandro Ospina Fecha: 13/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS

SI-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Gestión de peligros y riesgos

1. OBJETIVO

Establecer las acciones para intervención de los peligros y riesgos presentes en la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Capacitación sobre las acciones definidas, y la manera como se protegen de accidentes según los peligros y riesgos definidos. También, la definición de sanciones y faltas al proceso por el incumplimiento de las acciones descritas en este procedimiento.  Financiero Se requiere de financiación para la compra y posterior mantenimiento de los equipos, técnicas y tecnologías que requieran las actividades del procedimiento.

3. DESARROLLO

Velas y Velones Guadalupe define como riesgos primordiales aquello que, durante la evaluación, se calificaron en un Nivel IV. Se realiza la intervención de uno o varios de ellos en las siguientes revisiones. Entrega de Elementos de Protección Personal Los elementos de protección personal (EPP, por sus siglas) que se destinarán para la intervención de los riesgos detectados son:

-

Respirador N95 Necesario para disminuir el contacto con el humo por derretimiento de parafina.

-

Monogafas de protección personal Necesarias para disminuir el contacto de los ojos con partículas de parafina que estén en el aire o en el proceso artesanal de la vela. La adquisición de estos artículos se define con base a las especificaciones que cumpla los proveedores, la garantía y la ficha técnica que cada producto posea.

Deberán existir los documentos de entrega, mantenimiento y remplazo de EPP’s de los colaboradores que requieren de estos.

GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS

SI-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Señalización Velas y Velones Guadalupe cumplirá con la señalización requerida para:

-

Definir una ruta de evacuación.

-

Definir zonas dentro de la empresa.

-

Alertar de los peligros existentes.

Programa de Orden y Aseo Se define el procedimiento SI-PT-07 para la intervención del riesgo de caídas a nivel. Con ello, se espera que la correcta distribución de la planta permita la reducción de la probabilidad de que ocurra dicha situación.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

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Alejandro Ospina Fecha: 15/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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DIRECTRIZ DE EXÁMENES MÉDICOS

SI-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Coordinar la ejecución y seguimiento de las Evaluaciones Médicas Ocupacionales de los colaboradores de Velas y Velones Guadalupe.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Es necesario generar conciencia sobre la importancia de los exámenes médicos a los colaboradores de la empresa.

 Financieros Se requerirá de dinero para la compra de artículos para archivo.  Personal Se requerirá de personal que destine su tiempo para el control del archivo, la gestión de la atención a las personas y el análisis de los resultados.

3. DESARROLLO

Se define el proceso de exámenes médicos ocupacionales de la siguiente manera:

1) Se emite las solicitudes para exámenes de ingreso, retiro, periódico

o de reintegro según el empleado.

Exámenes de ingreso: aquellos que son realizados a las personas que ingresan a la empresa. Este examen se debe realizar siempre que se presente un proceso de contratación.

Exámenes de retiro: aquello que son realizados a las personas que terminan su contrato con la empresa. Sólo las personas que fueron vinculadas por más de tres meses exactos a la empresa, requieren de este examen.

Exámenes periódicos: aquellos que son realizados a las personas que llevan un año o más dentro de la empresa. Su periodicidad es anual. Exámenes de reintegro: aquellos que son realizados a las personas que deben demostrar su aptitud para continuar en su labor, luego de haber sufrido un cambio en sus condiciones de salud que lo ausentaran de su puesto por más de 15 días.

DIRECTRIZ DE EXÁMENES MÉDICOS

SI-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

2) Recepción de resultados.

Cada colaborador, o ex empleado, debe presentarse al examen con las condiciones definidas para éste, y regresar a la empresa con el concepto médico por parte del médico ocupacional contratado. Éste examen se realiza con base a la información que Velas y Velones Guadalupe le suministre al médico ocupacional respecto al cargo que la persona aspira, realiza o realizó.

3) Análisis de resultados.

El concepto médico que emite el médico ocupacional, según el tipo de examen, define entre otras cosas:

Las restricciones para la realización de sus tareas. Los efectos obtenidos en el ejercicio del trabajo o anteriores. La posibilidad de continuar con su trabajo.

Recomendaciones para que la empresa permita el trabajo de la empresa. Éstos resultados son analizados por la empresa para:  Definir si la persona puede o no ser contratada  Establecer un lugar de trabajo adecuado y condiciones de salud precisas para el nuevo integrante o para el colaborado que se reincorpora, según los programas existentes o a través de la creación de alguno.

 Identificar las posibles causas de enfermedades laborales que se presenten, lo cual será añadido a la matriz de riesgos, y se efectuarán procesos de mejora en torno a ello. Éstos resultados será socializados con el empleados para tener certeza que ambas partes conocen la información y se comprometen al cumplimiento o aceptan el criterio médico.

4) Archivo

Todos los documentos será guardados en carpetas que contengas cada tipo de examen médico ocupacional, separados, organizados de la manera más cómoda para quienes manejan el archivo, de ser posible, respaldados por archivos electrónicos.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

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Alejandro Ospina Fecha: 19/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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CONTROL DE ACCIDENTALIDAD Y

AUSENTIMO

SI-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Accidentalidad

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos para el registro, reporte e investigación de enfermedades laborales (EL), incidentes de trabajo (IT) y accidentes de trabajo (AT).

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Se requiere la capacitación y asignación de los roles de la investigación de EL, IT y AT.

 Personal Se necesita el tiempo necesario de las personas que sean designadas como parte investigadora, lo cual será adicional a sus funciones dentro de la política integral que cumple la empresa.

3. DESARROLLO

Velas y Velones Guadalupe define la investigación de EL, IT y AT siguiendo el siguiente esquema:

• Definición del grupo investigador • Documentación de la situación • Diligenciamiento del formato único de reporte de accidentes de trabajo FURAT • Presentación de informe con las conclusiones de la situación y las acciones a tomar • Implementación de las acciones de mejora Dirección de investigación Inmediatamente se presenta la notificación del accidente o incidente, se procede con la relación de las causas que lo ocasionaron para intervenir en ellas y evitar su ocurrencia, contra las medidas ya implementadas para el control de los riesgos priorizados.

El primer paso es conformar el equipo de investigación, que debe estar conformado por:

El Jefe inmediato

El vigía ocupacional

CONTROL DE ACCIDENTALIDAD Y

AUSENTIMO

SI-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

El responsable de Seguridad y Salud para la empresa, o el diseñador del Subsistema.

En caso tal que el accidente haya ocasionado amputación o muerte, debe incluirse como cuarto integrante un profesional en seguridad y salud con licencia vigente.

En caso de necesitar una persona suplente para alguno de estos cargos, cuando el accidente afecta a uno de ellos, definir la persona, externa o interna a la empresa, que esté capacitado para la investigación. La información que se necesita para comenzar la investigación es:

-

Fecha y hora del suceso

-

Lugar

-

Víctima

-

Actividad que realizaba antes del accidente

-

Agentes que intervinieron en el incidente o accidente (cuando aplica, y pueden ser objetos, personas, comportamientos y actividades fuera de lo laboral)

-

Testigos

-

Desarrollo del suceso, que fue notificado al equipo investigador o evidenciado por parte de él Antes de comenzar la investigación, es preciso definir las hipótesis del caso, tales como:

Primer Hipótesis: hubo accidente o incidente por exposición a riesgos no identificados.

Segunda Hipótesis: hubo accidente o incidente por exposición a riesgos identificados pero no controlados.

Tercera Hipótesis: hubo accidente o incidente por exposición a riesgos identificados y controlados, dentro de un ambiente no controlable.

Cuarta Hipótesis: hubo accidente o incidente por comportamientos o actividades inseguras.

Quinta Hipótesis: otra que requiera el caso.

Así, se procede a la verificación de estas hipótesis con las siguientes herramientas:

CONTROL DE ACCIDENTALIDAD Y

AUSENTIMO

SI-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

-

Entrevista a victima (siempre que se pueda)

-

Entrevista a testigos (siempre que se pueda)

-

Verificación de matriz de riesgos, y las medidas de control

-

Verificación del historial de antecedentes del suceso y de la persona. Se soportan en grabaciones, vídeos, fotografías y documentos. La información recolectada será tomada como evidencia para que cada integrante del grupo de investigación entregue su veredicto al respecto. El análisis de la información debe estar encaminado a darle respuesta a las siguientes preguntas.

¿Cuál, o cuales, son las causas inmediatas por las que ocurre el suceso?

¿Cuáles factores en el ambiente laboral o en las condiciones de trabajo permitieron este accidente?

¿Qué controles tiene la empresa para dichos factores y condiciones? Cada integrante debe dar su visión de los hechos de manera objetiva conforme la evidencia.

Por último, el responsable de seguridad y salud realiza el informe de incidentes o accidentes con las conclusiones del grupo de investigación; adicional, va en este informe las acciones de mejora encaminadas a la prevención del incidente o accidente.

De ser aplicable, se realiza el FURAT para ser entregado a la entidad administradora de riesgos laborales.

En caso de tener una enfermedad laboral, se hará el mismo procedimiento y se anexará al equipo de investigación el médico laboral que resida en la ciudad donde se presentó el caso. La conclusión del médico se basará en la recolección de información que el equipo investigador reúna. Sólo el médico podrá dar una conclusión de lo ocurrido.

CONTROL DE ACCIDENTALIDAD Y

AUSENTIMO

SI-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 4

Estadísticas de accidentes Los incidentes y accidentes de trabajo, además de las enfermedades laborales, se tratarán como datos para la gestión y toma de decisiones por la alta gerencia, agrupándolos de la siguiente manera:

-

Por años, y cada año divido en semestre

-

Por tipo de riesgo (Según el cuadro de riesgos. Ver la tabla 1)

-

Por zona de la empresa El resultado serán cuatro (máximo) gráficas que estarán disponibles en archivo digital e impresas en una carpeta o como documento en formato .pdf y contenido en una carpeta electrónica y disponible.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 21/06/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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PROGRAMA DE ESTILOS DE

VIDA SALUDABLE

SI-PT-06 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Definir las actividades de promoción de estilos de vida saludable con la filosofía del autocuidado.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Se requiere destinar tiempo para las actividades que se hagan en la empresa, posiblemente con la ayuda de personal externo.  Financieros Es necesario la financiación de las actividades.

3. DESAROLLO

Velas y Velones Guadalupe promueve el autocuidado de los empleados con el desarrollo de las siguientes actividades:

- Celebración del 4 de Febrero, Día Mundial de le lucha contra el

Cáncer Durante uno o dos días se realizarán actividades con personal externo a la empresa la capacitación y charla sobre cuidado de la persona para prevención del cáncer de Estómago, Pulmón, Mama y Próstata.

- Celebración del 7 de Abril, Día Mundial de la Salud

Se realiza durante dos o tres días la promoción del autocuidado comenzando con charlas sobre comida saludable y dietas, acompañado de un desayuno ejemplo; promoción del ejercicio con agentes externos y rutina de rumbaterapia y termina con charlas sobre cuidado del Asma y la comunicación asertiva.

- Celebración del 5 de Junio, Día Mundial del Medio Ambiente

Promoción por un día de las actividades de protección del medio ambiente: disminución del uso de Agua y Energía, y la separación en la fuente de los residuos.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 25/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

SI-PT-07 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Ofrecer un ambiente laboral seguro, ordenado, limpio y saludable en la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativo El procedimiento debe estar acompañado de capacitación y evaluación continua del aprendizaje y su aplicación.

 Financiero Se requerirá financiamiento de actividades de capacitación por personal externo a la empresa, compra de utensilios y documentación para los colaboradores.

3. DESAROLLO

El Programa de Orden y Aseo se estructura en tres partes principales:

1) Las 5’S

El método de las 5’S consiste en la aplicación de cinco palabras provenientes del idioma japonés:

Seiri (Clasificar) consiste en eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios para realizar las funciones del cargo. Entonces, se limita la existencia de elementos que son estrictamente relacionados con los procedimientos o actividades y logra el orden dentro de los procesos. Seiton (Ordenar) permite generar espacios para ubicar herramientas y demás elementos que se consideraron importantes en el paso anterior, de modo que se pueda dar un uso más eficiente en cuando a la disminución del riesgo por la existencia del elemento. Seiso (Limpiar) exige que cada persona sea consciente de la importancia de mantener su área de trabajo libre de suciedad, lo que incluye también los elementos ya clasificados y ordenados.

Seiketsu (Ambiente sano y seguro) implica la creación de una cultura organizacional donde los tres primeros pasos sean desarrollados desde la iniciativa del colaborador, para lo cual debe comenzarse por un control y evaluación permanentes.

Shitsuke (Autodisciplina) es el punto de evaluación del Programa de Orden y Aseo. En este punto, los colaboradores han convertido en un

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

SI-PT-07 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

hábito las tres primeras acciones de éste método. Entonces se puede hablar de un procedimiento satisfactorio.

2) Jornada de Aseo

La Jornada de Aseo en Velas y Velones Guadalupe se acuerda en consenso entre los colaboradores y es de participación total de todos los colaboradores de la empresa, como un día de trabajo. La actividad consiste en realizar limpieza total a la empresa, por todas las zonas de trabajo al mismo tiempo esperando como resultado la organización de los lugares y la revisión de posibles riesgos a los empleados.

Los registros documentales se obtienen por la asistencia a la jornada, fotos y vídeos.

3) Control de Residuos

La empresa separa en la fuente los residuos para no involucrar el ciclo de vida de los mismos y promover su correcto desecho. Dentro de la empresa existen dos botes de desechos destinados, uno para material no reciclable, y otro para material reciclable. La lista de material es reciclables la presenta el bote para éste fin, de modo que los colaboradores sabrán cuales desechos van allí y cuáles no.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 11/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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PLAN ESTRATÉGICO DE

SEGURIDAD VIAL

SI-PT-08 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Promover la seguridad en las vías, de los conductores de la empresa, de acuerdo al Decreto 2851 del año 2013 del Ministerio de Transporte.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Es necesario capacitar al personal conductor de la empresa en los temas relacionados con seguridad vial y reconocimiento y aplicación del Código Nacional de Tránsito.

3. DESARROLLO

El Plan Estratégico de Seguridad Vial, PESV, es la aplicación del Decreto

2851 del año 2013 de MinTrasporte en el cumplimiento del deber con los

conductores de la empresa, buscando la protección de su integridad física y mental en el ejercicio de sus labores, y la promoción de vías seguras para demás conductores y peatones.

El PESV se estructura en cinco (5) numerales explicados a continuación.

1) Diagnóstico

En la evaluación inicial a la empresa, en lo correspondiente a los riesgos que enfrentan los colaboradores, se reconoce la probabilidad de accidentes de tránsito para los distribuidores.

Como método para la intervención de este riesgo se efectúa el presente procedimiento.

2) Comportamiento humano

Velas y Velones Guadalupe confía en sus colaboradores, por lo que solicita para los nuevos y futuros integrantes de la empresa en cargos de conducción, la licencia de conducción como comprobante de la aprobación de los exámenes requeridos para conducir.

Todos los conductores de la empresa deben acatar las normas del Código Nacional de Transito. La empresa dispondrá del tiempo, financiamiento y personal requerido para capacitar a los conductores sobre seguridad vial y los temas más importantes del Código Nacional de Tránsito.

PLAN ESTRATÉGICO DE

SEGURIDAD VIAL

SI-PT-08 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

3) Vehículos seguros

La administración de Velas y Velones Guadalupe vigila el estado de los vehículos de la empresa y actúa de manera inmediata ante cualquier circunstancia que requiera mantenimiento.

El mantenimiento puede ser correctivo o preventivo y está sujeto a la hoja de vida del vehículo, registro AF-FM-01.

Los proveedores de mantenimiento serán seleccionados de acuerdo al procedimiento AF-PT-01.

Los conductores tienen el deber de informar sobre daños, o situaciones de peligro que requieran mantenimiento al momento se ser presentadas mientras se ejecuta un trabajo. La administración recibirá la información y dará el aval al conductor para proceder de acuerdo a las indicaciones del Administrador.

4) Infraestructura segura

La empresa cuenta con un lugar especial de parqueo de vehículos fuera de su infraestructura.

El sector donde se ubica la empresa permite la salida sin problemas del vehículo. Sin embargo, es importante la atención del conductor con los motociclistas en el sector, que son la gran mayoría de vehículos que transitan por sus vías.

También es necesario tener una aclaración de las zonas rojas de los municipios de Dosquebradas y Pereira en coordinación con la policía. Ésta información está sujeta a cambios constantes por la selección de potenciales clientes.

5) Atención a víctimas

Los conductores, en ejercicio de su deber, deben informar al administrador en el momento que ocurra un accidente, toda la información relacionada con las partes, el desarrollo del suceso y la consecuencia tanto para el vehículo como para el conductor y las partes involucradas.

Los conductores estarán capacitados en primeros auxilios, según lo define el procedimiento AF-PT-02 para a tender este tipo de situaciones.

PLAN ESTRATÉGICO DE

SEGURIDAD VIAL

SI-PT-08 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

El conductor procederá con la evaluación inicial del accidente y de ser complejo y difícil de concordar con la contraparte, se deberá solicitar la intervención de la policía de tránsito. El veredicto que dicte esté organismo será el que deberá cumplir el conductor, y la empresa. En caso que el conductor, sufrido el accidente, no pueda contactarse con la empresa, éste tendrá en sus papeles y portará con la información necesaria para su identificación y la comunicación con la empresa a fin de informar lo sucedido y dar prioridad al suceso.

En dicho caso, serán la administración, el líder de SIG y el personal de brigada quienes podrán intervenir en esta situación y ayudar a la recuperación del conductor.

 Evaluación y mejora continua del procedimiento El PESV se evalúa en la ejecución de la auditoría interna, y dentro de su aplicación, el Líder del SIG controla su ejecución por la contabilización de accidentes de tránsito laborales.

Para cada accidente se debe analizar el impacto económico y el impacto social que se desprende del afectado externo a la empresa, y el afecto interno a la empresa.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 28/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y

RESPUESTA A EMERGENCIAS

SI-PT-09 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Disponer de una estructura de respuesta ante las posibles emergencias que se han detectado en la empresa, otorgando seguridad a quienes laboren en las instalaciones.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Será necesaria la publicación y capacitación en el procedimiento a los empleados de la empresa que laboren en las instalaciones. Además es necesario la delegación de funciones y la contratación de servicios a externos para capacitar y comprar elementos necesarios para las actividades.

 Personal Es necesario la delegación de funciones, que terminan con la creación de la figura de Brigadista de la empresa. Ésta figura está regulada por el documento SI-CM-01.

 Financiero Es necesario el financiamiento para la compra de elementos, capacitación con personal externo y el cubrimiento de las actividades al ser realizadas.

3. DESARROLLO

 Emergencias Al detectar una emergencia al interior de la empresa, se reportará inmediatamente al brigadista del área, notificando sobre la existencia de un evento, para lo cual se deberá recopilar la mínima información siguiente:

Tipo de emergencia y ubicación Quien notifica y desde donde Magnitud de la emergencia El brigadista efectuará un llamado al resto de integrantes de la brigada de emergencias para atender la situación.

PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y

RESPUESTA A EMERGENCIAS

SI-PT-09 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Confirmada la emergencia se establecerá una Zona Segura desde la cual coordinarán las acciones para procurar la seguridad de las personas y la menor cantidad de pérdidas posibles a la empresa. Lo primero es recolectar información sobre la gravedad de la situación, y de ser necesario la evacuación parcial o general de la empresa, debe realizarse y llamar a los demás colaboradores por los medios destinados por la brigada.

Después de definir la gravedad de la situación, se ejecutan las actividades de control posibles por los brigadistas mientras se espera la respuesta de los organismos de emergencias.

Luego de ser atendida la emergencia, se deja constancia de lo sucedido en archivos digitales (fotos o vídeos) o en informes.

 Incendios Mantenga vigilancia permanente en las fuentes generadoras de incendios, tales como archivos, bodegas de insumos, bodega de materia prima, redes eléctricas.

Se capacitará al personal en el uso de extintores portátiles y en los procedimientos ante emergencias. Existe un extintor multiusos con recarga anual en el mes de abril, para esta actividad. Se capacitará periódicamente al personal en técnicas de control y prevención del fuego.

La empresa y las personas se comprometen con el correcto cuidado de los extintores y de las vías de evacuación. Además, estarán en constante alerta sobre los mismos, para lograr un correcto uso.  Sismos La empresa determina las condiciones de seguridad en caso de sismos:

Las zonas seguras de la infraestructura de la empresa.

El punto de encuentro, ubicado fuera de la empresa, justo frente a ella en la calle bis.

La capacitación al personal en cómo actuar durante y después de un sismo.

El aseguramiento y reubicación de los objetos que puedan caerse en caso de sismo.

PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y

RESPUESTA A EMERGENCIAS

SI-PT-09 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

El despeje de las salidas de evacuación.

Para evaluar la efectividad de las condiciones de seguridad, la empresa desarrollará simulacros de cómo actuar en caso de sismo.  Plan de Ayuda Mutua Para promover la seguridad de las personas externas a la empresa, en un acto de responsabilidad social, Velas y Velones Guadalupe integra sus actividades de respuesta a emergencias a situaciones que sufran los vecinos.

Para esto, la administración debe socializar y extender la invitación a participar de las personas externas a la empresa en las actividades de capacitación en respuesta a emergencias.

Esta actividad, como todas las definidas en el procesamiento, debe llevar registro documental como lo expresa el numeral 7.5 del Manual del SIG.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 29/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

DIRECTRIZ DE PROVEEDORES

AF-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Definir las actividades de intervención de los aspectos ambientales que permitan la disminución del impacto ambiental de la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos El procedimiento requiere la capacitación y posible contratación de personal para la implementación de medidas que permitan el desarrollo de las actividades.

Además, es necesario el compromiso administrativo y gerencial para la creación de cambios en la empresa que permitan el desarrollo de las actividades gestionando la infraestructura, técnica y tecnología necesaria para su implementación.

 Financieros Será necesario destinar fondos para compra de elemento, técnicas y tecnología, modificación de infraestructura, contratación de personal externo por obra y para capacitación.

3. DESARROLLO

Según los aspectos ambientales definidos por procesos en el documento SI-RA-01 se definen las siguientes actividades para minimizar el impacto ambiental de la empresa.

1) Reducción del consumo de agua

Velas y Velones Guadalupe se compromete con la reducción del impacto ambiental mediante la disminución del consumo de agua potable, y la reutilización de aguas para enfriamiento de máquinas. La empresa destinará los recursos necesarios y los cambios posibles para promover la reducción del consumo de agua potable para fines productivos pensando en los siguientes planes de acción:

1. La realización de un sistema de aprovechamiento de aguas lluvias

para enfriamiento de máquinas que pueda completar un clico de uso dentro de la empresa sin ser vertida en el ambiente.

2. La programación óptima de producción que permita la utilización

de menos agua a través del menor uso de las máquinas.

2) Reducción del consumo de energía

DIRECTRIZ DE PROVEEDORES

AF-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

La empresa se compromete a la reducción de su consumo de energía mediante la implementación de bombillas ahorradoras de luz en espacios de poca luz natural.

En la parte de producción, la empresa dispone y se compromete con el cuidado y mantenimiento de los tragaluces de pared y las tejas traslucidas.

3) Reducción del consumo de gas

La empresa se compromete con la disminución del consumo de gas natural al programa de manera eficiente los pedidos de producción, permitiendo que el alistamiento de parafina se haga en menos tiempo, lo que representa menos tiempo de estufas encendidas.

6) Reutilización de desechos

Velas y Velones Guadalupe reconoce el impacto ambiental de su materia prima, la Parafina, por eso, además de seleccionar los proveedores especialmente, reutiliza los productos que se convierten en desechos luego de su uso por el cliente.

Cuando el cliente usa las velas y velones, queda la parafina derretida en manos de los proveedores de material reciclable quienes proveen a la empresa con éste producto para luego ser mejorado por técnicas internas para convertirse de nuevo en Velas con la calidad que la empresa define. Como política de reutilización de la parafina, se define que sólo las Velas de colores serán realizadas con la parafina reutilizada y mejorada.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 3/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

DIRECTRIZ DE PROVEEDORES

AF-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

1. OBJETIVO

Especificar los requisitos y las condiciones que deben cumplir los proveedores de materia prima para ser seleccionados por la empresa Velas y Velones Guadalupe.

2. REQUERIMIENTOS

Se especifica qué necesita, sea cumplir normativas legales, o necesidades administrativas, o financieras, o de personal, infraestructura, tecnología, u otros.

 Administrativos Se debe tener un compromiso de parte de los directivos de la empresa para la aplicación de estos requisitos en la selección de proveedores, sea para materia prima, suministros, o consultorías y auditorías. Este compromiso debe estar también asumido por los colaboradores.  Personal Los colaboradores deben tener claro esta directriz y reconocer la importancia de su implementación.

3. DESARROLLO

Velas y Velones Guadalupe define para su procedimiento una lista de requisitos que deben ser cumplidos por los proveedores o prestadores de servicio para que nuestros productos continúen siendo de calidad y sean reconocidos por el cliente.

Cada requisito es un conjunto de preguntas que se trazan en un proceso específico; algunos pueden ser

Gestión de Calidad

Gestión Ambiental

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Dirección estratégica

Aspectos legales

Ventas (Precio de producto) Así mismo, dependiendo de las necesidades y cambios en la empresa, se modificarán, eliminarán o añadirán procesos que sugieran un requisito para el producto que se quiere comprar o el servicio que se recibirá.

DIRECTRIZ DE PROVEEDORES

AF-PT-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 4

Las preguntas de estos procesos especifican si tiene, hace, o está certificado para hacer alguna actividad de la manera que se espera. Sólo se tiene dos respuestas: Sí y No. Cuando se cumple con todas las preguntas, entonces se dice que se cumple con el requisito especificado. Cuando no se cumple con alguna pregunta, se especifica cual es y dependiendo del criterio de la Dirección, se dará una calificación de cumplimiento o no del requisito.

Cuando no se cumple el 50% de las preguntas, se califica al proveedor con incumplimiento al requisito.

 Comprobación de requisitos Se toman los comprobantes de los requisitos cumplidos por el proveedor y se procede a analizar la información, según las necesidades de la empresa y la oferta que tiene el proveedor contra el costo de producto.  Control del cumplimiento La evaluación de los requisitos de cumplimiento se realiza con la solicitud de documentos actualizados (si es necesario) o la continuación de los procesos que confirman el cumplimiento.

 Archivo de la información El registro AF-LC-01 Ficha de Proveedor contiene información general del proveedor, el producto que nos vende, y los requisitos que cumplen o no cumplen, las observaciones y el control de cambios al mismo.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 7/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, INDUCCIÓN

Y REINDUCCIÓN

AF-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para la inducción del personal nuevo a la empresa, el re entrenamiento del personal antiguo en la empresa conforme a los cambios realizados y la capacitación sobre conocimientos necesarios para la actividad diaria en la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos El proceso debe tener carácter obligatorio para las personas que ingresan y que están en la empresa que deben asistir a los procesos.  Personal Se requiere de personal externo para capacitar en temas específicos y personal interno para inducción y reinducción a los demás colaboradores.  Financiero Es necesario el pago de honorarios a personal externo para las capacitaciones.

3. DESARROLLO

Capacitación Para atender los riesgos primordiales se definen las siguientes capacitaciones:

-

Riesgo de caídas a nivel

-

Manipulación de cargas

-

Uso de extintores

-

Primeros auxilios Los proveedores de estas capacitaciones serán seleccionados según el mercado en el Municipio de Pereira, las ofertas existentes y la certificación de los capacitadores.

Se debe tener documentado la asistencia a las capacitaciones en el formato AF-FM-02, y el registro en vídeo o foto de las actividades realizadas.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, INDUCCIÓN

Y REINDUCCIÓN

AF-PT-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Inducción Velas y Velones Guadalupe define la siguiente secuencia de tareas para la inducción al nuevo personal de la empresa.

1) Presentación del nuevo colaborador a las personas de la empresa y

reconocimiento de las zonas de trabajo.

2) Capacitación sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

La capacitación se hará con la compañía del Líder SIG y estará a cargo del Vigía Ocupacional de la empresa.

3) Entrega del Descriptivo del Cargo aplicado.

4) Capacitación sobre el cargo a realizar en zona de trabajo.

La capacitación la realizará el jefe inmediato a la persona que realizará el cargo.

5) Periodo de prueba (1 a 2 meses).

El registro de las asistencias a capacitaciones debe estar definido en el formato AF-FM-02.

Reinducción Velas y Velones Guadalupe, según los cambios que realice a sus procesos, procedimientos y registros, tendrá la obligación de socializar dichos resultados de manera general y el colaborador tiene el deber de asistir a dichas capacitaciones.

El registro de las asistencias a capacitaciones debe estar definido en el formato AF-FM-02.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 7/06/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

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PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

AF-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Establecer un proceso de control, mejora y actualización de las máquinas y equipos que posee la empresa para mantener el nivel de calidad de producto.

2. REQUERIMIENTOS

 Personal Es necesario que las personas que estén en relación directa con máquinas, reconozcan los posibles fallos que pueden tener y avisar prontamente del riesgo para atender el proceso.

 Financiero Se debe tener un aprovisionamiento para los posibles gastos en compra de herramientas, repuestos o incluso de nueva maquinaria.

3. DESARROLLO

Mantenimiento preventivo y correctivo Se conoce por Mantenimiento preventivo aquél se hace periódicamente para prolongar el rendimiento esperado de la máquina, o del equipo, y reconocer posibles fallas antes que ocurra un inconveniente. El mantenimiento correctivo es el conjunto de acciones que se realizan cuando ocurre un inconveniente, y la máquina queda parcial o totalmente inoperable. El objetivo, entonces, es devolver la máquina a condiciones operables.

El mantenimiento preventivo y correctivo está restringido al conocimiento que la persona dentro de la empresa conoce para la tarea. Sólo la persona encargada de la tarea puede hacer el mantenimiento de las máquinas.

Se prohíbe el tratamiento de las máquinas para hacer mantenimiento cuando:

Se está haciendo uso de ella. Para ese caso, es necesario esperar a que la máquina enfríe y termine el proceso. Si se prevé un posible daño mayo, apagar directamente la máquina.

No se posee las herramientas ni la protección adecuadas.

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

AF-PT-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

No se está capacitado para hacer la actividad.

Cuando se hace necesario el mantenimiento, se debe tomar la hoja de vida de la máquina y revisar qué se ha hecho para relacionar el problema actual con el histórico.

Toda acción de mantenimiento que se haga en la máquina, será documentada en el registro AF-FM-01 sin importar si la documentación se hace física o digital. Sin embargo, de ser física, debe tener un respaldo para prolongar la información.

Adquisición de tecnología La compra de nuevas máquinas, reemplazo o adquisición de procesos de innovación y máquinas de mejor tecnología.

Sólo se hará una adquisición de tecnología cuando las directivas así lo decidan.

La adquisición estará ligada al procedimiento AF-PT-01 para la selección de proveedores.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 15/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

GUÍA DOCUMENTAL

AF-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Proporcionar un estándar de creación de documentos bajos ciertos parámetros que permitan el seguimiento de los cambios en los procesos, procedimientos y registros en la empresa.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Es necesario la publicación, capacitación y posterior evaluación de la aplicación de la presente guía, que permitirá a todos los empleados la presentación de documentos que serán oficializados bajo el estándar de la guía.

 Personal Una de las funciones de los colaboradores de la empresa es la presentación de mejoras a los procesos, procedimientos y registros. La guía permite la creación de dichas mejoras.

 Financiero Es necesario destinar dinero para la imprenta y fotocopia de la guía y sus normas para ser publicadas en la empresa.

3. DESARROLLO

Velas y Velones Guadalupe promueve la mejora continua de sus procesos, procedimientos y registros mediante la guía documental, en la cual se definen los criterios para la creación de documentos que permita la mejora de su contenido y el seguimiento a estos cambios de la siguiente manera.

 Márgenes y contenido Las márgenes estarán definidas como lo dice la imagen 1. El contenido tendrá una fuente Verdana de tamaño 12 para todo el contenido, destacando los títulos con Mayúscula sostenida y Negrita. La enumeración de los títulos es de libre elección del escritor.  Encabezado El encabezado debe llevar dos informaciones: El logotipo de la empresa y el nombre de del documento.

GUÍA DOCUMENTAL

AF-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Imagen 1. Márgenes en centímetros para documentos según la orientación de la hoja.

El nombre de la empresa debe estar escrito en fuente Verdana, tamaño 12-14 y en mayúculas sostenida con negrita. La relación del tamaño del logo de la empresa estará entre los 1,5 cm y 1,8 cm según especifique el creador del documento.

Imagen 2. Componentes del encabezado.

Para los espacios de Encabezado y Pie de Página se recomienda un espacio de 0,5cm entre el borde de la hoja y el rótulo.

GUÍA DOCUMENTAL

AF-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

 Pie de Página El pie de página, tal como lo muestra la imagen 3, posee cuatro componentes.

El primero, desde la izquierda a la derecha, es el código del documento, el cual lo define la guía de la siguiente forma. A1 – A1 – 11 Los primeros dos dígitos designan el proceso al cual pertenece el documento. Los procesos se reconocen así.

GE Gestión Estratégica SI Sistema Integrado de Gestión PR Producción DI Distribución CO Comercialización AF Gestión Administrativa y financiera

Los segundos valores representan el tipo de documentos que se va a realizar, que puede ser:

PL Política OR Organigrama OB Objetivos CO Contexto de la empresa MP Mapa de procesos RA Riesgos y Aspectos Ambientales DC Descripción de Cargos CP Caracterización de procesos PA Plan Anual CM Comités PT Procedimiento MA Manual IN Informe AG Acta General AE Acta Especial FM Formato LC Lista de chequeo DC Documento no especificado

Los últimos valores del código son una secuencia de números que diferencia el documento entre los demás similares. El siguiente espacio del pie de página lo lleva la Versión del documento, que está sujeto a los cambios que definan los creadores de los documentos y las solicitudes.

En el tercer espacio se relaciona la fecha de creación de la versión del documento, y si describe si es el documento original o un borrador.

GUÍA DOCUMENTAL

AF-PT-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 4

El último espacio lo lleva el número de página del documento. La presentación del pie de página se ve a continuación, con su contenido en fuente Verdana de tamaño 10 y ajustado al tamaño de la hoja. A1-A1-11 Versión: 001 Fecha: 1/05/2018 ORIGINAL Página 1

 Control de aprobación Algunos documentos deben llevar la verificación de su aprobación por parte de la alta gerencia, y la verificación de un revisión que permita la aplicación del documento. Cuando se hace necesario, se presenta de la siguiente manera.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

Firma:

Firma:

Firma:01/01/2018

ORIGINAL

El cuadro anterior es ubicado al final del documento y relacional la fecha de la actividad y la firma. Cuando el documento se pueda firmar, se debe

dejar constancia del mismo físicamente según define el numeral 7.5 del

Manual del Sistema Integrado de Gestión.; en el lugar de la firma, para versiones digitales, se debe poner la fecha de firma y la existencia de un original, como lo muestra el cuadro de ejemplo anterior.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 25/04/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

AUDITORIA

AF-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

1. OBJETIVO

Evaluar el resultado de los procesos según los indicadores de cada uno para la mejora continua de sus actividades.

2. REQUERIMIENTOS

 Administrativos Es necesario la capacitación a las personas sobre la importancia de la auditoria, la gestión para contratar personal externo y la socialización de la importancia de las actividades para que toda la empresa, o la zona de auditoria, esté comprometida con el proceso.

 Financieros Se requerirá dinero para la contratación de los servicios de capacitación para auditoria para personal interno y contratación de personal externo para auditoria.

3. DESARROLLO

 El auditor La persona que, dentro de la empresa, en calidad de sus funciones y como parte imparcial en los procesos de auditoria, es el Administrador. El Administrador debe estar en condiciones de evaluador de los procesos cuando es necesario para comprobar la correcta actividad y cumplimiento de los procesos.

Sin embargo, para medir los procesos desde otra perspectiva, según las necesidades de la alta gerencia, se quiere una persona o grupo de personas certificadas como auditores en el tema en cuestión, con trayectoria en el mercado y recomendaciones de otras empresas. Cuando se contrata con personal externo para la auditoria, se reconoce entonces como auditoria externa, la cual llevará las actividades de los auditores, y la empresa se compromete a presentar toda la información documental necesaria para la evaluación.

Como medida especial, el auditor no podrá auditar su propio trabajo, para lo que se requerirá, según sus funciones, del apoyo de los demás líderes de procesos para efectuar auditorias de manera imparcial.

AUDITORIA

AF-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

 La auditoria El desarrollo de la auditoria tiene dos fases específicas:

1) La medición de los indicadores de procesos

Cada proceso tiene sus indicadores, los cuales permiten la evaluación de sus actividades de manera general, permitiendo la revisión más profunda si se presenta alguna inquietud. Se debe medir lo siguiente:

PROCESO

INDICADOR

MEDICIÓN

Gestión Estratégica Índice de responsabilidad de gerencia Número de revisiones de alta dirección realizadas sobre totales planeadas

(100%)

Índice de Gestión Gerencial Número de Oportunidades y Fortalezas potenciadas en el pereido sobre total de Oportunidades y Fortalezas encontradas Índice de Efectividad Gerencial Número de Debilidades y Amenazas intervenidas en el periodo sobre Total de Debilidades y Amenazas encontradas SIG, Producción, Distribución, Comercialización.

Índice de efectividad de proceso Inverisón realizada para el proceso, dividio por el presupuesto aceptado

(100%)

Sistema Integrado de Gestión Índice de cumplimiento

SIG

Número de objetivos del SIG en conformidad, dividido elnúmero de obejtivos del SIG (80% o más) Producción Índice de Producción por Tipo Unidades producidas (por tipo) menos unidades en almacen (por tipo), dividido por el número de unidades en almacen (por tipo) (>0%) Distribución Índice de entregas inconformes Número de PRQS recibidos sobre total de pedidos entregados (0%) Comercialización Índice de Ventas Ventas actuales menos las ventas del periodo pasado, dividido las ventas del periodo pasado (>0%) Gestión Administrativa y Financiera Índice de Utilidades Total Utilidad del mes menos Utilidad mes anterior, dividido la Utilidad del mes anterior (>0%) Índice de Gestión Administrativa Número de conformidades de los objetivos, sobre total de objetivos (>80%)

El auditor deberá solicitar los documentos que permiten obtener la información necesaria para calcular los indicadores.

AUDITORIA

AF-PT-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

2) La medición de los objetivos del SIG

El Sistema Integrado de Gestión debe ser evaluado según éste proceso pueda cumplir con las expectativas de la alta gerencia, los dueños de la empresa, socios e inversionistas.

Atendiendo al documento SI-OB-01 se debe solicitar la información necesaria para medir los indicadores especificados, de manera objetiva e imparcial.

 Los resultados Luego de haber medidos los indicadores, se realiza el informe de los resultados de la medición y las sugerencias por parte del auditor para mejorar los procesos y la ejecución de las actividades. Se usarán para ello el registro SI-IN-01 que permite la redacción detallada de la auditoria y su resultado.

El informe debe ser socializado a los líderes de procesos a quienes se ejecutó la auditoría y a la alta gerencia para su revisión.

ELABORÓ:

Sebastián Oquendo REVISÓ: Cesar Zapata

APROBÓ:

Alejandro Ospina Fecha: 27/05/2018 Fecha:

Fecha: 1/06/2018 Firma:

Firma:

Firma:

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Gerente

Zona de Operación: Toda la empresa

Personal a cargo: Administrador, Líder SIG, Líder de producción.

Personal supervisor: Dueños de empresa

Funciones:

1. Representar los objetivos de los dueños de la empresa en la

Misión, Visión y Objetivos de la organización

2. Crear estrategias de para el potenciamiento de los factores

internos y externos positivos de la empresa

3. Definir acciones correctivas y preventivas para la mejoría de los

procesos

4. Analizar el flujo de dinero para tomar decisiones de crecimiento

de la organización

5. Analizar los resultados de los indicadores de los procesos para

crear estrategias de mejora

6. Evaluar el resultado de la gestión de su personal a cargo

7. Realizar estrategias de aprovechamiento de las oportunidad del

mercado

8. Crear relaciones de conveniencia entre proveedores y la empresa

9. Aprobación de solicitud de nuevos empleados y despidos

10.

Representar a la empresa frente a la comunidad

11.

Todas aquellas funciones que los dueños de la empresa le soliciten.

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Análisis y dirección de la inversión de los fondos de la empresa. La protección, cuidado, mejora y decisión de inversión para nuevos bienes en la empresa.

Uso de computador y herramientas de oficina

Requisitos del cargo

Perfil: Personal interno de la empresa, con experiencia mínima de 6 años en la empresa, como líder de procesos internos. Profesional en Administración de empresas, Ingeniería industrial o Economía.

Experiencia: Mínimo 4 años como Gerente de empresas de producción.

Edad: entre 30 y 50 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Horario de trabajo intenso Uso de Computador Trabajo en posición sedante

Los peligros definidos para las zonas de la empresa en el documento SI-RA-01

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Administrador

Zona de Operación: Toda la empresa

Personal a cargo: Auxiliar contable, repartidor, vendedor

Personal supervisor: Gerente

Funciones:

1. Caracterizar los procesos de la empresa conforme a las directivas

de gerencia

2. Describir los cargos existentes en la empresa según las directivas

de la gerencia y las necesidades de la empresa

3. Definir los presupuestos para la operación de la empresa y los

procesos

4. Reclutar, seleccionar y gestionar la vinculación correcta de los

nuevos empleados a la empresa

5. Aprobar pagos de nómina y bonificaciones

6. Tramitar situaciones especiales de los colaboradores (ausentismo

por permisos, ausentismo por enfermedad general, horario de trabajo)

7. Seleccionar los proveedores para la compra de materia prima e

insumos

8. Comprar materia prima e insumos según las necesidades

recibidas

9. Gestionar el mantenimiento de las máquinas y vehículos de la

empresa

10.

Definir zonas de ventas para el proceso de comercialización

11.

Evaluar los indicadores de gestión de los procesos

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

12.

Auditar los procesos de la empresa y el Sistema Integrado de Gestión

13.

Evaluar la liquidez de la empresa

14.

Valorar y tramitar los PQRS referentes a la Administración y gestión financiera de la empresa

15.

Informar periódicamente a la gerencia sobre los resultados de los procesos

16.

Informar periódicamente a la gerencia sobre la liquidez de la empresa

17.

Informar periódicamente a la empresa sobre las necesidades generales de la empresa, para las cuales se requieren inversión

18.

Aplicar y tramitar las acciones de mejora a los procesos de distribución, comercialización y la gestión administrativa y financiera

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Análisis y aprobación de los pagos de nómina y bonificaciones de empleados.

La protección, cuidado y mejora de las máquinas, vehículos y la infraestructura de la empresa en la zona de almacenamiento.

Uso de computador y herramientas de oficina

Requisitos del cargo

Perfil: Profesional en administración de empresas, tecnología o ingeniería industrial, con conocimiento de gestión de personal, nómina y auditoría de procesos. Conocimiento o experiencia en ventas.

Experiencia: Mínimo 1 años como administrador de empresas de producción.

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

Edad: entre 30 y 40 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Horario de trabajo intenso Uso de Computador Trabajo en posición sedante

Los peligros definidos para las zonas de la empresa en el documento SI-RA-01

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Auxiliar contable

Zona de Operación: Fuera de la empresa

Personal a cargo:

Personal supervisor: Administrador

Funciones:

1. Contabilizar los gastos de la empresa, soportados en facturas y

recibos de cobro

2. Contabilizar los ingresos de la empresa, soportados en facturas y

pedidos cancelados

3. Contabilizar y hacer desembolso del pago de nómina y las

bonificaciones de los empleados

4. Entregar análisis de pérdidas y ganancias de la empresa, de

acuerdo a lo expresado por la Ley

5. Hacer desembolso de dineros para pagos de proveedores

6. Hacer desembolso de dineros para pagos a personal externo a la

empresa.

7. Aquellas funciones que el Administrador le encomiende.

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Alta responsabilidad con la contabilización y desembolso de dineros.

Uso de computador y herramientas de oficina.

Requisitos del cargo

Perfil: Profesional de Tecnología en gestión contable y finanzas o carreras relacionadas con la gestión financiera, con conocimiento de Excel. Persona con Autogestión y trabajo en equipo.

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-03 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Experiencia: Mínimo seis meses como auxiliar contable

Edad: entre 20 y 30 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Uso de Computador Trabajo en posición sedante

Entorno no controlable por la empresa.

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Líder del SIG

Zona de Operación: Toda la empresa

Personal a cargo:

Personal supervisor: Gerente

Funciones:

1. Definir procedimientos de aplicación de los numerales de la norma

NTC ISO 9001-2015

2. Definir procedimientos de aplicación de los numerales de la norma

NTC ISO 14001-2015

3. Definir procesos de acuerdo a los lineamientos de la Resolución

1111 de 2017 y los siguientes requerimientos legales aplicables

para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo

4. Liderar y acompañar a otros líderes de procesos en la ejecución

de los procedimientos del Manual SIG

5. Velar por la realización de documentación de los procedimientos

de la empresa, designados entre procesos diferentes al SIG

6. Diseñar actividades de desarrollo de los procedimientos, y

establecerlos en un Plan de trabajo de duración anual

7. Ejecutar las actividades definidas en los procedimientos y los

planes anuales ya establecidos.

8. Actualizar los procedimientos de acuerdo a los PQRS recibidos

sobre la gestión de la calidad, la protección del medio ambiente y la protección de la seguridad y salud de los trabajadores

9. Realizar inspecciones periódicas de las máquinas, vehículos,

instalaciones y puestos de trabajo en búsqueda de peligros, y aspectos ambientales que deban ser intervenidos

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

10.

Gestionar y promover la conservación de los Elementos de protección personal, e insumos de seguridad de la empresa (extintores, botiquines, y demás artículos de la gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)

11.

Liderar las actividades de mejora continua de procedimientos, junto con los líderes de otros procesos

12.

Acompañar a la Administración con la auditoria de los procesos ajenos al SIG

13.

Presentar informes de las actividades realizadas por el SIG y los resultados obtenidos a la Gerencia

14.

Permitir la documentación requerida a la administración, producción y la gerencia

15.

Cumplir con los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

16.

Todas aquellas funciones que le encomiende la gerencia y los dueños de la empresa.

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Manejo de presupuesto para implementación de procedimientos.

Informe de resultados de los gastos.

La protección, cuidado, mejora y solicitud de inversión en bienes que permitan la protección del medio ambiente, la calidad del producto y la seguridad y salud de los trabajadores.

Herramientas de oficina.

Requisitos del cargo

Perfil: Personal interno o externo a la empresa, profesional en Ingeniería Industrial, o tecnólogo en Salud Ocupacional con experiencia en Sistemas Integrados de Gestión, conocimiento de procesos para empresas de producción.

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-04 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

Experiencia: Mínimo 1 año en cargos similares relacionados con sistemas integrados de gestión para empresas de producción.

Edad: entre 25 y 35 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Uso de Computador Trabajo en posición sedante

Los peligros definidos para las zonas de la empresa en el documento SI-RA-01

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Líder del Producción

Zona de Operación: Producción y Almacenamiento

Personal a cargo: Auxiliar de producción

Personal supervisor: Gerente

Funciones:

1. Definir la programación de pedidos para producción y realizar las

velas y velones de encargo especial de manera artesanal

2. Solicitar personal a la Gerencia para producción

3. Solicitar materia prima y suministros para producción a la

administración

4. Implementar las actividades del Sistema Integrado de Gestión

referentes a la Producción

5. Realizar la capacitación a los nuevos integrantes del área de

producción sobre sus funciones

6. Solicitar mejorar en maquinaria y herramientas para el área de

producción

7. Presentar alternativas de mejora a la producción y la

infraestructura de la zona de trabajo.

8. Informar a la administración sobre los sucesos del personal y

remitir las necesidades de su personal a cargo para la gestión en la administración

9. Mejorar internamente las actividades y los tiempos en producción

10.

Implementar las acciones de mejora para la producción por parte de la gerencia

11.

Todas aquellas funciones que le encomiende la Gerencia

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-05 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Manejo de presupuesto para implementación de procedimientos.

Informe de resultados de los gastos.

La protección, cuidado, mejora y solicitud de inversión en bienes que permitan la continuidad del proceso de producción.

Protección de la infraestructura de la zona de producción.

Requisitos del cargo

Perfil: Personal interno de la empresa, con experiencia en producción más específicamente de velas y velones, tanto artesanal como en máquinas. Conocimiento o experiencia liderando personas.

Experiencia: Mínimo 2 años en cargos relacionados con la producción de velas y velones.

Edad: entre 30 y 45 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Horario de trabajo intenso Trabajo en posición de pie Uso de EPP Los peligros definidos para la zona de Producción en la empresa en el documento SI-RA-01

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-06 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Auxiliar del Producción

Zona de Operación: Producción, Almacenamiento

Personal a cargo:

Personal supervisor: Líder de Producción

Funciones:

1. Mantener en buen estado y de manera ordenada la materia prima

y los suministros de la empresa

2. Realizar conteo de la materia prima y de los insumos y dar informe

de ello a su supervisor

3. Realizar el proceso de fabricación en máquinas de las velas y

velones según la dirección del Líder de Producción

4. Realizar el empabilado de los velones

5. Realizar la plastificación y rotulación de los velones

6. Empacar

en paquetes las velas y velones según los requerimientos de los clientes y las necesidades de existencia de la empresa

7. Realizar los velones especiales de manera artesanal, según la

dirección del Líder de Producción

8. Clasificar y contar el producto terminado en el almacén

9. Verificar el cumplimiento de los requisitos internos de calidad del

producto y presentar los casos al supervisor.

10.

Todas aquellas actividades que le asigne el Líder de Producción

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-06 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa

La protección y el cuidado de los bienes de la empresa para el funcionamiento de la producción.

Requisitos del cargo

Perfil: Persona con conocimiento o experiencia en fabricación de velas. Persona sin experiencia que haya culminado el bachiller.

Experiencia: Mínimo 6 meses en empresa de producción (opcional)

Edad: entre 18 y 40 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Trabajo en posición sedante o en Posición de pie por tiempo prolongado Uso de EPP Los peligros definidos para la zona de Producción en la empresa en el documento SI-RA-01

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-07 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Repartidor

Zona de Operación: Fuera de la empresa

Personal a cargo:

Personal supervisor: Administrador

Funciones:

1. Definir las rutas de entrega según los pedidos tomados de los

clientes

2. Solicitar el uso de vehículos y comprobar el estado al momento

de recibirlo con la administración

3. Revisar la existencia de paquetes de acuerdo a los pedidos que

serán entregados.

4. Llevar los productos a los clientes de acuerdo a las rutas definidas

5. Hacer el intercambio del producto terminado por el valor en dinero

del mismo

6. Recibir, en caso de presentarse, las PQRS que el cliente tenga

sobre el producto, la atención o la empresa.

7. Realizar mejoras a las rutas, procurando la reducción del tiempo

de conducción

8. Entregar el dinero recolectado a la auxiliar contable junto con los

pedidos cancelados

9. Presentar las devoluciones al Líder de producción.

10.

Todas aquellas funciones que le encomiende el Administrador

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-07 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa Dineros provenientes de la venta del producto de la empresa, soportado con los valores de los pedidos La protección y cuidado del vehículo de la empresa y los productos terminados.

Requisitos del cargo

Perfil: Persona con experiencia como repartidor, con licencia vigente B1, bachiller.

Experiencia: Mínimo 6 meses en cargos relacionados (opcional)

Edad: entre 20 y 30 años.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo bajo estrés Trabajo en posición sedante por conducción de vehículo Exposición al Riesgo Público de cualquier índole

Entorno no controlable por la empresa

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-08 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Nombre del cargo: Vendedor

Zona de Operación: Fuera de la empresa

Personal a cargo:

Personal supervisor: Administrador

Funciones:

1. Definir rutas para visitar a clientes, según las áreas de ventas de

la empresa

2. Presentar sugerencias sobre nuevas áreas de ventas, y adicionar

a las rutas aquellas nuevas áreas de ventas definidas por la administración

3. Realizar la promoción de los productos a los clientes.

4. Tomar los pedidos de los clientes, detallando las características

del producto que desean

5. Determinar el valor del pedido solicitado por el cliente

6. Incentivar y promover la fidelización de los clientes con

actividades que dirija la administración

7. Aplicar las mejores a las actividades de venta de producto por

parte de la administración

8. Actualizar su portafolio de productos y precios según los cambios

en la empresa

9. Todas aquellas funciones que el administrador le otorgue.

Responsabilidades

Con Dinero Con bienes de la empresa

DESCIPTIVO DE CARGO

AF-DC-08 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

Requisitos del cargo

Perfil: Persona con experiencia en ventas, atención al cliente o técnico en ventas. Conocimiento en ventas de productos tangibles.

Experiencia: Mínimo 1 año vendedor de productos tangibles.

Consideraciones de Seguridad y Salud

De las funciones De su entorno Trabajo en posición de pie Degaste físico por desplazamiento.

Exposición a toda expresión de Riesgo Público

Entorno con controlado por la empresa

Valoración del riesgo Descripción Clasificación H F M T Fuente Medio Individuo ND NE NP (NDxNE) Interpretación NP NC Nivel de Riesgo (NPxNC) Interpretación NC Aceptabilidad Nro de Expuestos Peor consecuencia Requisitos legales aplicables (Si o No) Eliminación Sustitución Control de ingeniería Control Administrativo

EPP

1

Análisis incorrecto de los factores internos y externos de la empresa X X X X Definición de estratégias que no permitan el crecimiento o la previsión de problemas Contratación de asesores

-

-

6

1

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

Si

5

Pérdidas económicas No Revisión por alta dirección periódica Auditoría interna periódica

2

Revisión inadecuada por parte de la alta dirección X X X X Realización incorrecta de los procedimientos

-

-

Conocimiento de los procedimiento s

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

5

Pérdidas económicas No GE-PT-01

3

Definición de procesos sin visión global de la empresa X X X X Cultura y clima organizacional debil

-

Reuniones generales

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

5

Pérdidas económicas No Manuales de funciones Manuales de procedimientos

4

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

1

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

5

Trabajo bajo presión Psicosocial X X X Conflictos entre los colaboradores. Tareas mal realizadas

-

Espacios de comunicación continua y fraternal

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Renuncia de colaboradores Res 652/2012 Creación del comité de convivencia

6

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

7

Sismo X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

1

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

8

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

1

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Incumplimiento de los procedimientos del SIG X X Documentación inválida o inexistente

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

5

Recepción de PQRS de clientes y personal interno No Manuales de funciones Capacitación sobre el

SIG

2

Inadecuado seguimiento por parte del Líder del

SIG

X X Desarrollo incorrecto de los procedimientos Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

1

Intervención inadecuada de los riesgos y aspectos ambientales No Capacitación sobre auditoria interna

3

Desactualización de los documentos anexos X Inconsistencia del SIG con el Direccionamiento estratégico

-

-

-

6

1

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Re estructuración de procesos No SI-PT-01

AF-PT-05

6

Caídas a nivel Condiciones de seguridad X X Heridas, dolores, fracturas.

-

-

-

6

4

24

MUY ALTO

25

600

NIVEL IV

No

1

Fracturas.

No Arrelgo de suelo para ser antideslizable Agregar cintas antideslizantes a las zonas de circulación Señalización de peligro de caída

4

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

1

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

5

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

6

Sismo X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

1

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

8

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

1

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Insuficiencia de Materia prima y suministros X X X Inactividad productiva momentanea Abastecimient o continuo MP&S

-

-

2

3

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

3

Pérdidas económicas No PR-PT-01 Revisión de existencias en el almacen

2

Inadecuados procedimientos de producción X X X Productos defectuosos Experiencia de personal en Producción

-

-

2

3

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Pérdidas económicas No Contratar personal con experiencia Re entrenamiento de personal

3

Defectos en producto terminado X X PQRS de clientes Experiencia de personal en Producción Mantenimient o de máquinas

-

2

3

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Pérdidas económicas y de clientes No PR-PT-02

4

Uso de Agua para enfriar máquinas Aspecto Ambietal X X Abuso del recurso

-

-

-

6

4

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

5

Cambio en el ecosistema de las aguas no residuales No Manejo de aguas para dispoción al ambiente Mecanismos de reutilización del agua de enfriamiento

5

Desprendimiento de Vapores por derretimiento de Parafina X Irritanción de las vías respiratorias

-

-

-

6

3

18

ALTO

60

1080

NIVEL IV

No

4

Neumoconiosis No Aislamiento de la zona de derretimiento.

Instlación de extractor Señalización del lugar de derretimiento de parafina Filtro tipo A

6

Contacto con Parafina Líquida a alta temperatura X X Quemaduras. Daño a las máquinas

-

-

cultura del autocuidado

4

2

8

MEDIO

25

200

NIVEL III

No

2

Quemaduras de primer y segundo grado No Uso de contenedores que disminuyan la posibilidad de contacto con el líquido Capacitación sobre primeros auxilios por quemaduras Guantes contra riesgo térmico

7

Trabajo bajo presión Psicosocial X X X Conflictos entre los colaboradores. Tareas mal realizadas

-

Espacios de comunicación continua y fraternal

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

4

Renuncia de colaboradores Res 652/2012 Creación del comité de convivencia

8

Posiciones de pie inadecuadas para trabajo Biomecánico X X Dolores cervicales.

Tareas mal realizadas

-

-

-

2

2

4

BAJO

25

100

NIVEL II

No

5 o más

Cervicalgia No Adecuación del puesto de trabajo para evitar posiciones de pie inadecuadas Capacitación sobre pausas activas

9

Manejo de herramientas cortantes X X Cortaduras. Mal tratamiento del producto en proceso

-

-

Señalización de herramienta peligrosa

2

2

4

BAJO

10

40

NIVEL II

Si

2

Cortaduras No Señalización de herramienta cortante

10

Falta de Orden y Aseo X X X Caidas a nivel. Daño a MP, Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

7 o más

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

11

Posiciones sedantes inadecuadas para trabajo Biomecánico X X Dolores cervicales y de espalda. Tareas mal realizadas

-

-

-

2

3

6

MEDIO

10

60

NIVEL II

No

2 o más

Cervicalgia. Dolor de espalda Alta No Adecuación del puesto de trabajo para evitar posiciones sedantes inadecuadas Capacitación en posturas adecuadas

12

Poca iluminación en zona de escaleras Físico X Caídas a nivel.

-

-

-

2

2

4

BAJO

25

100

NIVEL II

No

2 o más

Fracturas.

No Instalación de iluminación a la zona Adecuación de Barandas a la escalera

13

Caída de escaleras Condiciones de seguridad X X X Heridas, contunciones. Daño a la infraestructura

-

-

-

2

2

4

BAJO

60

240

NIVEL III

No

3 o más

Fractuas No Adecuación de Barandas a la escalera. Rediseño de la huella de las escaleras Señalización de escaleras Condiciones de seguridad Efectos posible Número Peligro Sistema Integrado de Gestión Producción

RIESGOS Y ASPECTOS AMBIENTALES

De proceso Fenómenos naturales N/A Recursos que afecta Dirección Estratégica Criterios para controles Medida de intervención Zona/Lugar Controles existentes Evaluación del riesgo Toda la empresa De proceso Fenómenos naturales Toda la empresa Producción De proceso SI-RA-01

VERSION 001 ORIGINAL

Fecha: Primero de Mayo. 2018 Almacenamiento Químico Producción.

Almacenamiento Página 1 de 3

Valoración del riesgo Descripción Clasificación H F M T Fuente Medio Individuo ND NE NP (NDxNE) Interpretación NP NC Nivel de Riesgo (NPxNC) Interpretación NC Aceptabilidad Nro de Expuestos Peor consecuencia Requisitos legales aplicables (Si o No) Eliminación Sustitución Control de ingeniería Control Administrativo

EPP

14

Pïcaduras de insectos X Brotes de piel, hichazones, ataques alérgicos Producción

-

-

-

2

4

8

MEDIO

25

200

NIVEL III

No

4 o más

Infección. Anafilaxia No Aplicación de venenos especiales para las zonas más críticas Capacitación en primeros auxilios.

Capacitación en reconocimineto del riesgo biológico

15

Fluídos de roedores e insectos X Irritación de las vías grastrointestinales y respiratorias. Ataques alérgicos Almacenamiento

-

-

-

2

4

8

MEDIO

25

200

NIVEL III

No

4 o más

Enfermedades gastrointestinales.

Enfermedades respiratorias Anafilaxia No Aplicación de venenos especiales para las zonas más críticas Capacitación en reconocimineto del riesgo biológico

16

Temperaturas altas Físico X X Alteración de la presión sanguínea. Daño a las máquinas, o al producto en proceso Producción Escapes de aire y ventilación Instalación de ventiladores

-

2

6

12

ALTO

10

120

NIVEL II

No

5 o más

Dolor de cabeza. Ataques de persión sanguiena alta No Instalación de extractores de calor Capacitación sobre atención de síntomas de alta y baja presión sanguinea

17

Polvo Químico X Irritación de las vías respiratorias. Irritación de los ojos

-

-

-

2

6

12

ALTO

25

300

NIVEL III

No

7 o más

Infecciones respiratorias No Jornada de Aseo Respirador Filtro A

18

Manipulación manual de cargas X X X Heridas. Contuciones. Lesiones musculoesqueléticos. Daño a la MP

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

3 o más

Lumbagos. Hernías No Capacitación en manejo de cargas. Política de manejo de cargas según condiciones

19

Falta de Orden y Aseo X X X Caidas a nivel. Daño a MP, Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

7 o más

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

20

Caída de objetos de altura no superior a 1,5m X X X Contuciones. Daño a Insumos

-

-

-

6

4

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Traumatismo craneoencefálico No Reubicación de los objetos a más de 1,5m en bases menores a 1m Señalización de peligro de caída de objetos

21

Incendio de fuego tipo A X X X X Quemaduras. Pérdidas económicas, materiales documentales

-

-

-

6

6

36

MUY ALTO

60

2160

NIVEL IV

No

7 o más

Quemaduras de segundo y tercer grado No Adquisión, capacitación y mantenimiento de Extintores Multipropósito Definición de protocolos de seguridad en caso de incendio

22

Sismo X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

7 o más

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

23

Vendaval X X X X Pérdidas económicas y materiales

-

Mantenimie nto de techos

-

6

2

12

ALTO

25

300

NIVEL III

No

7 o más

Pérdida parcial de los activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado Protocolos de seguridad para Vendalaves

24

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Entrega incompleta de pedidos De proceso X PQRS de clientes Revisión de los formatos de pedido

-

-

6

3

18

ALTO

60

1080

NIVEL IV

No

2

Mala imagen frente al cliente No Control de los pedidos y revisión constante de los productos

2

Accidentes de transito Público X X X Heridas, contunciones. Pérdidas económicas

-

-

Respeto de las normas de conducción

6

4

24

MUY ALTO

100

2400

NIVEL IV

No

2

Muerte de conductores y personas relacionadas Ley 1503/2011 SI-PT-08

3

Emisión de gases de invernadero Aspecto Ambietal X X Contribución al cambio climático

-

-

-

6

4

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

3

Efectos adversos al clima global No Control de uso vehicular por tiempos limitados

4

Clima Inestable en la región X X Resfriados, cansancio físico. Errores en la distribución

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

2

Enfermedades respiratorias No Definicion de planes a seguir según el clima

5

Sismo X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

7 o más

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

6

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro Toda la empresa

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

2

Robo, desorden público Público X X X Heridas, pérdida de la motivación lavoral.

Pérdidas económicas

-

-

Respeto de las normas de conducción

6

4

24

MUY ALTO

100

2400

NIVEL IV

No

2

Muerte de conductores y personas relacionadas Ley 1503/2011 SI-PT-08

3

Clima Inestable en la región X X Resfriados, cansancio físico. Errores en la distribución

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

2

Enfermedades respiratorias No Definicion de planes a seguir según el clima

4

Sismo X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

7 o más

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

5

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Incumplimiento de los procedimientos X X Documentación inválida o inexistente

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

5

Recepción de PQRS de personal interno No Manuales de funciones Capacitación sobre el

SST

2

Inadecuado seguimiento de los resultados de SST X X Desarrollo incorrecto de los procedimientos Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

1

Intervención inadecuada de los riesgos y aspectos ambientales No Capacitación sobre auditoria interna

3

Desactualización de los documentos y registros X Incompatibilidad de los Objetivos del SIG con el proceso

-

-

-

6

1

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Incidentes y accidentes de trabajo, enfermedades laborales No GE-PT-01

4

Cambios en la legislación de Riesgos Laborales X Cambios en procedimientos y registros Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

60

120

NIVEL II

No

5 o más

Re estructuración de procedimientos No Asesoría externa

5

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP, Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

7 o más

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

6

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5 De proceso SI-RA-01 Toda la empresa Gestión SST Fenómenos naturales Fenómenos naturales N/A N/A

VERSION 001 ORIGINAL

Fecha: Primero de Mayo. 2018 Toda la empresa N/A

RIESGOS Y ASPECTOS AMBIENTALES

Número Peligro Recursos que afecta Efectos posible Zona/Lugar Controles existentes Evaluación del riesgo Criterios para controles Medida de intervención Biológicos Condiciones de seguridad Fenómenos naturales Comercialización Producción.

Almacenamiento Producción Distribución Página 2 de 3

Valoración del riesgo Descripción Clasificación H F M T Fuente Medio Individuo ND NE NP (NDxNE) Interpretación NP NC Nivel de Riesgo (NPxNC) Interpretación NC Aceptabilidad Nro de Expuestos Peor consecuencia Requisitos legales aplicables (Si o No) Eliminación Sustitución Control de ingeniería Control Administrativo

EPP

7

Sismo Fenómenos naturales X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

7 o más

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

8

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Incumplimiento de los procedimientos X X Documentación inválida o inexistente

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

5

Recepción de PQRS de clientes y personal interno No Manuales de funciones Capacitación sobre el

SIG

2

Inadecuado seguimiento de los resultados de GA X X Desarrollo incorrecto de los procedimientos Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

1

Intervención inadecuada de los riesgos y aspectos ambientales No Capacitación sobre auditoria interna

3

Renovación de las normas aplicables o

NTC ISO 14001

X Cambios en procedimientos y registros

-

-

-

6

1

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Re estructuración de procesos No SI-PT-01

AF-PT-05

4

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

7 o más

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

5

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

6

Sismo Fenómenos naturales X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

7 o más

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

7

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

7 o más

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Incumplimiento de los procedimientos X X Documentación inválida o inexistente

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

5

Recepción de PQRS de clientes y personal interno No Manuales de funciones Capacitación sobre el

SIG

2

Inadecuado seguimiento por parte de los encargados de producción X X Desarrollo incorrecto de los procedimientos Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

1

Intervención inadecuada de los riesgos y aspectos ambientales No Capacitación sobre auditoria interna

3

Renovación de las normas aplicables o

NTC ISO 9001

X Cambios en procedimientos y registros

-

-

-

6

1

6

MEDIO

60

360

NIVEL III

No

5

Re estructuración de procesos No SI-PT-01

AF-PT-05

4

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

1

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

5

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

6

Sismo Fenómenos naturales X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

1

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

7

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

1

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros

1

Errores documentales sobre contabilidad X X Balances financieros incorrectos

-

-

-

6

3

18

ALTO

25

450

NIVEL III

No

5

Pérdidas económicas No Revisión periódica de documentos contables Asesoría externa

2

Disposiciones erroneas de recursos financieros X X Pérdidas económicas y materiales Revisión externa a la empresa

-

-

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

1

Pérdidas económicas No GE-PT-01

AF-PT-05 Socialización de auditorias a los colaboradores

3

Revisión inadecuada por parte de la administración X X X X Medición incorrecta de los objetivos de la empresa

-

-

conocimiento de los procedimiento s

2

1

2

BAJO

25

50

NIVEL II

Si

5

Pérdidas económicas No GE-PT-01

4

Falta de Orden y Aseo Condiciones de seguridad X X X Caidas a nivel. Daño a MP Suministros y PT Uso de estanterías

-

-

10

4

40

MUY ALTO

25

1000

NIVEL IV

No

1

Golpes por caídas No Programa se Orden y Aseo

5

Uso de Papel para documentación Aspecto Ambietal X Agotamiento del suministro

-

-

-

2

1

2

BAJO

10

20

NIVEL I

Si

1

Presión en el Mercado del papel No Manual del SIG Numeral 7.5

7

Sismo Fenómenos naturales X X X X Contuciones. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

-

-

10

4

40

MUY ALTO

100

4000

NIVEL IV

No

1

Muerte. Pérdida total de la empresa No Plan de evacuación

8

Grandes precipitaciones X X X X Infecciones respiratorias. Pérdidas económicas, materiales y documentales

-

Mantenimie nto de techos

-

4

6

24

MUY ALTO

60

1440

NIVEL IV

No

1

Resfriado. Pérdida parcial de lo activos de la empresa No Mantenimiento de el entechado. Uso de estibas Protocolo de seguridad para lluvias y aguaceros Toda la empresa N/A Toda la empresa N/A Toda la empresa Evaluación del riesgo Criterios para controles Medida de intervención Gestión SST N/A Toda la empresa De proceso De proceso De proceso Número Peligro Recursos que afecta Efectos posible Zona/Lugar

RIESGOS Y ASPECTOS AMBIENTALES

Gestión Ambiental Gestión de la Calidad Controles existentes SI-RA-01

VERSION 001 ORIGINAL

Fecha: Primero de Mayo. 2018 Gestión Administrativa y Financiera Página 3 de 3

Directriz de la Política Integral Objetivo Indicador Cálculo Periodicidad Meta Plan de acción Responsable Cuidar de la materia prima y los suministros Adquirir materia prima y suministros confiables Índice de confiabilidad de proveedores Número de proveedores calificados sobre el número de proveedores de la empresa (Porcentaje) Trimestral

100%

AF-PT-01 Selección de proveedores Administrador Cuidar del producto final Fabricar productos de calidad Factor de Calidad Número de PQRS de producto Solucionados menos PQRS de producto recibidos Mensual

0

SI-PT-02 Programa de servicio Postventa Líder SIG Cuidar los activos de la empresa Conservar el buen estado de operación de los activos de la empresa Índicador de Mantenimiento Número de mantenimientos correctivos realizados por periodo Trimestral

0

AF-PT-03 Programa de Mantenimiento Administrador Índice de Ausentismo

IA=N° DE EVENTOS DE

AUSENCIA POR CAUSA

DE SALUD ULTIMO AÑO

* 240.000

HORAS HOMBRE

PROGRAMADAS EN EL

AÑO

Anual

0

Factor de Mortalidad Número de muertes por AT o EL en el año / Número de trabajadores Anual

0

Índice de Severidad

ISAT= (N° DIAS

PERDIDOS Y

CARGADOS POR A.T

AÑO / N° HHT AÑO)*K

Anual

0

Índice de Frecuencia

IFAT =(N° TOTAL DE A.T

EN EL AÑO / N° HHT

AÑO)*K

Anual

0

Factor de prevalencia de EL Número de casos de EF por periodo Anual

0

Índice de incidencia

ILIAT=IFIAT

*ISAT/1000

Anual

0

Promover estilos de vida saludables Generar conciencia de autocuidado Nivel de efectividad de capacitaciones Número de personas capacitadas por el número de capacitaciones, sobre el total de empleados de la empresa Anual Número de capacitaciones planeadas SI-PT-06 Estilos de vida Saludable Intervenir en los efectos de la actividad que afecten al medio ambiente Crear mecanismos de disminución del consumo de recursos no renobables Factor de consumo Valor de recibos por agua/energía/gas natural actuales menos valor recibos periodo anterior, sobre valor de recibos del periodo anterior Trimestral Valor menor a 0 SI-PT-09 Intervención de factores ambientales Establecer planes de acción para preparase y responder ante situaciones de emergencia Preservar la seguridad e integridad de las personas, y de los bienes de la empresa ante situaciones de emergencia Nivel de preparación de respuesta a emergencia Número de simulacros realizados por periodo sobre total de simulacros planeados (Porcentaje) Anual

100%

SI-PT-10 Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias Líder SIG SI-OB-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Disminuir el Ausentismo Disminuir los casos de IT, AT y EL Minimizar la probabilidad de nuestros colaboradores de sufrir accidentes de trabajo (AT) o enfermedades laborales (EL) SI-PT-05 Control del Ausentismo y Accidentalidad

COMITÉS

SI-CO-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

Velas y Velones Guadalupe estructura y define los comités de Convivencia, Brigada de Emergencia, y la figura de Vigía Ocupacional al interior de la empresa, cada uno con una finalidad específica.

Comité de Convivencia De acuerdo con la Resolución 652 del 30 de Abril de 2012, expedida por el Ministerio del Trabajo, se conforma en comité de convivencia en la empresa cumpliendo:

1) Que al ser una empresa con menos de 10 trabajadores, se respaldará

el cumplimiento del comité al pertenecer todos los trabajadores al comité.

2) Los integrantes del comité, que en principio de la cantidad de personas

de la empresa resulta ser la totalidad de los colaboradores, pertenecerán al comité hasta su desvinculación con la empresa De cambiar el total de colaboradores de la empresa a un número superior a 10, se procederá como lo establece la Resolución 652/2012

3) Los integrantes del comité de convivencia tienen como funciones

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se

describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, junto con las pruebas del caso.

2. Examinar de manera grupal y confidencial los casos específicos

en los que se presente queda o reclamo por supuesto acoso laboral

3. Escuchar las partes involucradas de manera individual sobre los

hechos.

4. Crear espacios de conversación o terapias de grupo donde se

pueda dialogar entre las partes involucradas, con el fin de llegar a un acuerdo mutuo.

5. Generar estrategias de mejora de las relaciones procurando la

concertación de los integrantes del comité de permanecer los sucesos sólo en conocimiento de los mismos y los involucrados.

6. Verificar el cumplimiento de lo pactado en las estrategias de

mejora.

7. En aquellos casos donde no sea posible conciliación o no se

cumpla con las estrategias de mejoramiento, se debe remitir el caso a la

COMITÉS

SI-CO-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

alta dirección de la empresa, cerrando el caso, y la parte involucrada podrá presentar queja ante un inspector de trabajo o juez compentente.

8. Presentar a la Alta dirección las recomendaciones para el

desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral y el informe anual de resultados de la gestión.

9. Hacer seguimiento de las recomendaciones descritas por éste

comité a la parte encargada del Recurso Humano y la Seguridad y Salud de los Trabajadores.

10. Presentar informes trimestrales públicos al interior de la

empresa sobre la gestión del comité con estadísticas, seguimiento de casos y recomendaciones.

4) De ser necesario, y bajo el aumento de personal en la empresa, se

seleccionará un Presidente y un Secretario para el Comité que cumplan con las funciones descritas en los artículos 7 y 8 respectivamente.

5) El comité hará sesión con, por lo menos, un empleado de la empresa

y un representante de la alta dirección, mensualmente.

6) Velas y Velones Guadalupe garantiza la disponibilidad de tiempo,

espacio, y financiamiento de las reuniones del comité, su documentación, capacitación y demás temas considerados prioritarios para su funcionamiento.

Brigada de Emergencia A partir de los Peligros de carácter natural y otros de la empresa que puedan generar lesionas graves que requieran primeros auxilios, la empresa conforma la Brigada de Emergencia para atender este tipo de situaciones, en cumplimiento de la Ley 46 de 1988, el Decreto 919 de 1989 y la Resolución 1016 de 1989.

La Brigada de Emergencia se conforma en Velas y Velones Guadalupe por la totalidad de sus empleados en la planta. Al crecer este número siendo superior a 10, será necesario seleccionar a las personas más aptas para el rol de brigadista.

Los Brigadistas de Velas y Velones Guadalupe estarán en condiciones de:

COMITÉS

SI-CO-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

1. Aplicar los planes de respuesta a emergencia en el momento de

generarse una situación.

2. Prestar primeros auxilios en situaciones donde se hace

necesario.

3. Controlar los focos de incendio, evitar su propagación o solicitar

la colaboración de personal experto para controlar incendios.

4. Coordinar la evacuación de los colaboradores de la empresa

cuando se quiera.

5. Identificar los riesgos por eventos de Emergencia a la

infraestructura y activos de la empresa, ideando planes de acción para disminuir las pérdidas.

6. Informar a la alta dirección sobre los sucesos presentados, la

afectación a la salud de los trabajadores y la consideración de las pérdidas de bienes en la empresa.

Velas y Velones Guadalupe garantiza la disponibilidad de tiempo, espacio, personal y financiamiento de las actividades de la Brigada de Emergencia, todo ello bajo la presentación de los presupuestos para su funcionamiento.

Vigía Ocupacional El Vigía Ocupacional de Velas y Velones Guadalupe representa a los trabajadores de la empresa, y es el encargado de promover prácticas saludables y motivar la adquisición de hábitos seguros en todos los niveles de la empresa.

Se aplica la figura de Vigía Ocupacional ante el número de empleados de la empresa, con las funciones del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo según lo establece el Decreto 1295 de 1994, artículo 35, parágrafo.

Cuando la cantidad de empleados supere las 10 personas, se realizará la elección de los representantes del comité COPASST, bajo lo establecido en la Resolución 2013 de 1986.

Se cumple, entonces, los puntos definidos en el Decreto 614 de 1984, Resolución 1016 de 1989, la Ley 1295 de 1994, Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1443 de 2014.

La empresa cumple con la asignación del Vigía Ocupacional de la siguiente manera:

1) Se permite la elección dentro de los empleados del vigía ocupacional,

el cuál al ser elegido tendrá una durabilidad de dos años en su rol.

COMITÉS

SI-CO-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 4

2) Se asignan las funciones del COPASST al vigía ocupacional las cuales

son:

1. Participar de las actividades de promoción, divulgación e

información sobre Seguridad y Salud en el trabajo, así como la participación activa en el desarrollo de los procedimientos del SIG encaminados la gestión de la Salud y la Seguridad en el trabajo.

2. Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los

procedimientos del SIG para la gestión de la seguridad y salud del trabajador, informando de sus hallazgos al Administrador o al auditor.

3. Recibir copias, por derecho propio, de las conclusiones de las

inspecciones e investigaciones que se realicen en temas de seguridad y salud en el trabajo en la empresa.

4. Proponer a la dirección del SIG, y a la alta gerencia, la adopción

de medidas y actividades que procuren la buena salud y ambientes de trabajo seguros.

5. Proponer y participar en actividades de capacitación.

6. Colaborar con la actividad de los funcionarios gubernamentales en

materia de seguridad y salud en el trabajo y recibir el informe de sus conclusiones.

7. Colaborar con el análisis de las causas de accidentes de trabajo y

enfermedades laborales y proponer medidas de intervención. Evaluar los procedimientos existentes.

8. Participar y realizar autónomamente y de manera periódica

inspecciones a las zonas de trabajo, máquinas, herramientas y elementos de protección personal; presentar informe de hallazgos con recomendaciones.

9. Estudiar y considerar la presentación al encargado de la gestión

de seguridad y salud en el trabajo en la empresa, las sugerencias presentadas por los trabajadores.

10. Solicitar y promover la divulgación de los informes sobre

accidentalidad, ausentismo y resultados de investigaciones ye inspecciones.

Velas y Velones Guadalupe garantiza la disponibilidad de tiempo, espacio, personal, financiamiento y demás necesidades que se consideren prioritarias para las funciones del Vigía Ocupacional o COPASST.

ACTA ESPECIAL

AF-AE-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 1

VELAS Y VELONES GUADALUPE

PROCESO

Gestión de la Seguridad y Salud

FECHA

9 de Junio de 2018

TEMA

Comités de Seguridad y Salud en Trabajo

OBJETIVO

Definir los representantes de los colaboradores de Velas y Velones Guadalupe para Vigía Ocupacional, Convivencia y Brigada de Emergencia

DESARROLLO

Se procede reunión para definir el cumplimiento de la Resolución 652 de 2012 (Comité de convivencia), el Artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 (Vigía ocupacional), y la creación de la Brigada de Emergencia. Dirige Juan Sebastián Oquendo.

Se reconoce los empleados que están fijos en la empresa, y por consenso se acuerda la integración de los participantes al comité de convivencia y a la brigada de emergencias.

Se postula para Vigía Ocupacional el señor Alejandro Ospina. Al ser el único aspirante, y por aceptación de los demás participantes, se reconoce como Vigía Ocupacional.

ACTA ESPECIAL

AF-AE-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 2

COMPROMISO

Los firmantes aseguran cumplir con las exigencias de la Resolución 652 de 2012 como comité de convivencia.

El señor Alejandro Ospina cumplirá con su papel de Vigía Ocupacional, con el acompañamiento de Juan Sebastián Oquendo, como asesor externo a la empresa en el proceso Gestión de SST.

La alta dirección, representada por la señora Aleyda García, se compromete a la participación en los comités de brigada de emergencia y convivencia y al cumplimiento de sus deberes en seguridad y salud en el trabajo, que la relacionan en cada procedimiento del proceso de la empresa.

Se programa próxima reunión sobre actividades para el mes de Julio, fecha tentativa el día sábado 14 de Julio en horas de la mañana.

PARTICIPANTES

NOMBRE

CARGO

FIRMA

ACTA ESPECIAL

AF-AE-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL Página 3

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Humano Técnico Financiero Indicador Medición Meta Revisión por alta gerencia Evaluar los resultados de los objetivos de la empresa, la dirección estratégica y los procesos Alta Gerencia X Personal de la empresa para la reunión Documentos que soporten la medición de objetivos Realización de actividad Documento Acta Especial con los resultados de la actividad Existencia de documento Auditoria Interna al SIG Evaluar los resultados de los objetivos del

SIG

Administrador X Documentos que soporten la medición de objetivos Realización de actividad Documento Acta Especial con los resultados de la actividad Existencia de documento Auditoria Interna a Producción Evaluar los resultados de los indicadores de Producción Administrador X X Disponbilidad de las personas de producción Documentos que soporten la medición de objetivos Realización de actividad Documento Acta Especial con los resultados de la actividad Existencia de documento Análisis de Ganancias y Pérdidas Identificar la situación económica de la empresa por periodo Administrador X X X X Acompañamie nto de Auxiliares de contabilidad y la alta gerencia Informe de ganancias y pérdidas Documento que describa la situación de la empresa en temas financieros Existencia de documento Planeación anual Definir las actividades del SIG para el periodo corriente Líder SIG X X Documentos de actividades para realizar Plan Anual Documento de nueva versión con las actividades planeadas Existencia de documento Capacitación en

SG-SST

Capacitar a los colaboradores de la empresa sobre los procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo Líder SIG X X Disponibilidad del tiempo de los colaboradores Hojas de Asistencia Refrigerios Realización de actividad Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Capacitación en Aspectos Ambientales Socializar los procedimientos de intervención de aspectos ambientales en la empresa Líder SIG X X Disponibilidad del tiempo de los colaboradores Hojas de Asistencia Refrigerios Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Proyecto de consumo de aguas de enfriamiento no potables Identificar la viabilidad del proyecto según las necesidades de la empresa Administrador. Alta Gerencia. Líder SIG X X X Personal externo con conocimiento en temas específicos Contratación de personal externo Viabilidad de proyecto Se califica con "Viable" o "No viable" según los resultados de la actividad Viable Inspección de techos y tejas traslucidas Detectar posibles riesgos a esta parte de la infraestructura Administrador.

Líder SIG X X Personal externo con conocimiento Escaleras, y demás herramientas Contratación de personal externo Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones del personal externo Existencia de documento Capacitación sobre manejo de los residuos Informar a los colaboradores sobre las maneras de separación en la fuente y los cuidados frente a los desechos de la empresa Administrador.

Líder SIG X X Personal externo con conocimiento Espacio de capacitación Refrigerios Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Elementos de protección personal Compra y entrega de EPP a quienes necesitan Lider SIG.

X X X Apoyo de la Gestión AF

$ 1.000.000

EPP Entregados Acta general que soporte la compra y entrega de EPP Existencia de documento Estadísticas de Accidentalidad y ausentismo Representar en gráficas la situación de la empresa según la accidentalidad y ausentismo del periodo Lider SIG.

X X X Documentos que soporten la información presentada Gráficas de accidentalidad y ausentismo Acta general que contenga las gráficas y el análisis de las mismas Existencia de documento Inspección de máquinas Reconocer acciones de prevención y correción necesarias en las máquinas de la empresa Lider SIG.

X X X Personal externo o interno con concimiento Honorarios Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones del personal externo Existencia de documento Inspección de Vehículos Reconocer acciones de prevención y correción necesarias en los vehículos de la empresa Lider SIG.

X X X Personal externo o interno con concimiento Honorarios Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones del personal externo Existencia de documento Inspección de condiciones de seguridad Reconocer acciones de prevención y correción frente a posibles peilgros para la seguridad y salud de los colaboradores Líder SIG X X X X Protocolos y guías de inspección Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones Existencia de documento Inspección de aspectos ambientales Reconocer acciones de prevención y correción frente al impacto de la empresa al medio ambiente Líder SIG X X X X Personal externo con conocimiento Protocolos y guías de inspección Honorarios Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones del personal externo Existencia de documento Inspección de Calidad Reconocer acciones de prevención y corrección desde las PQRS recibidas de clientes Lider SIG. Lider de producción X X X X Formatos

PRQS

vigentes Inspección realizada Documento con los hallagos obtenidos y las recomendaciones Existencia de documento Día mundial de la lucha contra el Cáncer Capacitar al personal en temas de prevención del Cáncer (Estómago, Pulmón, Mama y Próstata) Líder SIG X Personal externo con conocimiento en temas específicos Espacio de capacitación Contratación de personal externo.

Refrigerios Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Día mundial de la Salud Capacitar al personal en temas de promoción de estilos de vida saludable Líder SIG X Personal externo con conocimiento en temas específicos Espacio de capacitación Contratación de personal externo.

Refrigerios Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Día Mundial del Medio Ambientel Promocionar las actividades de Protección del medio ambiente en la empresa Líder SIG X Personal externo con conocimiento en temas específicos Espacio de capacitación Contratación de personal externo.

Refrigerios Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento Simulacro de evacuación Socializar las actividades de evacuación frente a emergencias Líder SIG X X Personal Externo con conocimiento Elementos necesarios para Brigada Refrigerios Simulacro realziado Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores y las recomendaciones para mejorar Existencia de documento Jornada de Orden y Aseo Limpiar y organizar los estantes, puestos de trabajo y lugares comunes de la empres Líder SIG X X Disposición de todo el personal de la empresa Elementos necesarios para limpieza Refrigerios Jornada de Orden y Aseo Realizada Acta General con los asistentes, actividades realizadas y observaciones Existencia de documento Capacitación en Seguridad Vial informar a los colaboradores sobre el código nacional de transito y su aplicación Líder SIG X Personal Externo con conocimiento Espacio de capacitación Capacitación realizada Lista de asistencia con la totalidad de los colaboradores al momento, firmados Existencia de documento

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Actividad Objetivo Responsable SI-PA-01 Versión: 001 Fecha: 01/06/2018 ORIGINAL Página Mer de ejecución de la actividad Recursos Revisión

Proveedor Ubicación Contacto Proveedor Ubicación Contacto Daqing Zhonglan Petrochemical Co Ltd Daqing. China

ECOPETROL

Barrancaberm eja. Colombia Producto Producto Calificación Calificación Proceso Cumple Observacion Proceso Cumple Observacion Gestión Ambiental SI Gestión Ambiental Gestión SST Gestión SST Gestión Calidad Gestión Calidad Legalidad Legalidad Precio Precio Proveedor Ubicación Contacto Proveedor Ubicación Contacto Producto Producto Calificación Calificación Proceso Cumple Observacion Proceso Cumple Observacion Gestión Ambiental Gestión Ambiental Gestión SST Gestión SST Gestión Calidad Gestión Calidad Legalidad Legalidad Precio Precio Observaciones

AF-LC-01 VERSIÓN 01 1/06/2018

Información de Proveedor Criterios

FICHA DE PROVEEDOR

Criterios Observaciones

AF-LC-01 VERSIÓN 01 1/06/2018

Observaciones

AF-LC-01 VERSIÓN 01 1/06/2018

FICHA DE PROVEEDOR

FICHA DE PROVEEDOR

FICHA DE PROVEEDOR

Información de Proveedor Parafina SemiRefinada Información de Proveedor Parafina SemiRefinada Criterios Criterios Observaciones

AF-LC-01 VERSIÓN 01 1/06/2018

Información de Proveedor

Referencia Máquina Proveedor Si ⃝ No ⃝ Si ⃝ No ⃝ Manual de la Empresa Hoja de Vida de Máquinas Fecha Fabricación Fecha Instalación Manual de Proveedor

MANTENIMIENTO

Descripción de actividad Firma de Responsable

AF-FM-01 VERSIÓN 01 1/06/2018 Página 1

Observaciones y recomendaciones Fecha:

PrevenƟvo ⃝ CorrecƟvo ⃝ Fecha:

PrevenƟvo ⃝ CorrecƟvo ⃝ Descripción de actividad Firma de Responsable Observaciones y recomendaciones

Referencia Máquina Descripción de actividad Firma de Responsable Observaciones y recomendaciones Fecha:

PrevenƟvo ⃝ CorrecƟvo ⃝ Hoja de Vida de Máquinas

MANTENIMIENTO

AF-FM-01 VERSIÓN 01 1/06/2018 Página 2

Fecha:

PrevenƟvo ⃝ CorrecƟvo ⃝ Descripción de actividad Firma de Responsable Observaciones y recomendaciones Fecha:

PrevenƟvo ⃝ Descripción de actividad Firma de Responsable Observaciones y recomendaciones CorrecƟvo ⃝

Petición ⃝ Felicitación ⃝ Sugerencia ⃝ Queja o Reclamo ⃝ Fecha

RECEPCION DE PQRS

Recibe Nombre del solicitante ¿Pertenece a una empresa?

Dirección Teléfono Si ⃝ No ⃝ Nombre de la empresa Espacio del solicitante Tratamiento Otro ⃝ Cambio de Productos ⃝ Mejora a procesos ⃝ Descripción del caso Espacio de la empresa El presente documento contiene copia para ser entregado al cliente, luego de dar respesta. El formato original será archivado por Velas y Velones Guadalupe

SI-FM-01 VERSIÓN 01 01/06/2018

Descripción de tratamiento Responsable de respuesta Fecha de entrega de la respuesta

PRODUCTO TERMINADO EN BODEGA

PRODUCTO

CANTIDAD

PR-FM-02 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL

CONTROL DE INVENTARIO

PRODUCTO

CANTIDAD

PR-FM-01 Versión: 001 Fecha: 1/06/2018 ORIGINAL

CONTROL DE INVENTARIO

PRODUCTO

CANTIDAD

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ACTA ESPECIAL

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VELAS Y VELONES GUADALUPE

PROCESO

FECHA

TEMA

OBJETIVO

DESARROLLO

ACTA ESPECIAL

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COMPROMISO

ACTA ESPECIAL

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PARTICIPANTES

NOMBRE

CARGO

FIRMA

ACTA GENERAL

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VELAS Y VELONES GUADALUPE

Proceso Fecha Hora Tema

Responsable

Objetivo

Desarrollo

ACTA GENERAL

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Resultado

Observaciones

Anexos

ACTA GENERAL

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Participantes Nombre Cargo Firma

Fecha Tema Expositor Entidad

ASISTENCIA A CAPACITACIONES

Información General

DD - MM - AAAA

Hora Inicio Fin Lugar Participantes Nombre Cédula Cargo Firma

1

2

3

4

5

6

7

8

9

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Participantes Nombre Cédula Cargo Firma

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ASISTENCIA A CAPACITACIONES

Nombre y Firma del Expositor Observaciones

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