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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

2017

Evaluación propuesta metodológica. Modelo de gestión Evaluación propuesta metodológica. Modelo de gestión documental para la pyme documental para la pyme Angie Lised Jiménez Molina Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Library and Information Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Jiménez Molina, A. L. (2017). Evaluación propuesta metodológica. Modelo de gestión documental para la pyme. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/206 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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EVALUACIÓN PROPUESTA METODOLÓGICA: MODELO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PARA LA PYME

ANGIE LISED JIMÉNEZ MOLINA

Trabajo de grado para obtener el título de Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ

2017

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EVALUACIÓN PROPUESTA METODOLÓGICA: MODELO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PARA LA PYME

ANGIE LISED JIMÉNEZ MOLINA

Tutora

MARÍA YANNETH ÁLVAREZ ÁLVAREZ

Bibliotecóloga y Archivista Magister en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ

2017

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Nota de aceptación:

_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

_________________________________ Firma del director

_________________________________ Firma del jurado

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo de grado a mi mamá Luz Edith Molina Ojeda quien día a día me motivó a continuar y a entender que no existen imposibles cuando creemos y luchamos para que todo sea posible.

A mi padre Gonzalo Jiménez, mi hermana Viviana Jiménez y mi sobrino Nicolás Pérez que siempre confiaron en mí y me brindaron su apoyo incondicional, a mi abuelo Libardo Molina que siempre estuvo pendiente para ayudarme, a mi abuela Lema Ojeda que, aunque ya no me acompaña, fue indispensable en este proceso.

Por todos ellos, hoy puedo cumplir el sueño de ser profesional de esta hermosa carrera y de la mejor Universidad.

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AGRADECIMIENTOS

Los resultados de este proyecto, están dedicados a todos aquellos que intervinieron en el desarrollo del mismo. Estoy agradecida con la Universidad de La Salle y la docente María Yanneth Álvarez, por ser mi tutora y mi guía en este proceso. Quiero agradecer a los compañeros de mi trabajo, que me mostraron el camino de esta profesión y que día a día se convirtió en una pasión.

Agradezco a todos mis docentes que me guiaron en mi formación profesional como Luis Ernesto Pardo, Juan Carlos Sierra, y a los compañeros de estudio Byronn Moreno y Eduin Leonardo Márquez, gracias por apoyarnos durante cinco años.

Y siempre a Dios por darme esta experiencia de vida que es el comienzo de muchas más.

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Tabla de contenido

Introducción ............................................................................................................... 9

Problema de investigación ....................................................................................... 10

Justificación ............................................................................................................. 12

Antecedentes ............................................................................................................ 13

Objetivos .................................................................................................................. 16

5.1

Objetivo general ................................................................................................... 16

5.2

Objetivos Específicos ........................................................................................... 16

Marco Teórico .......................................................................................................... 16

6.1

Gestión Documental ............................................................................................. 16

6.1.1

Conceptualización del término Gestión Documental .................................... 16

6.1.2

Gestión Documental en Colombia ................................................................ 20

6.1.3

Programa de Gestión Documental (PGD) Colombia .................................... 22

6.1.4

Beneficios del Programa de Gestión documental ......................................... 24

6.1.5

Gestión Documental en Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes). .............. 25

6.2

Pequeñas Y Medianas Empresas (Pymes) ............................................................ 26

6.2.1

Antecedentes en Colombia ............................................................................ 26

6.2.2

Pequeñas y medianas empresas en Colombia ............................................... 27

6.2.3

Conceptualización ......................................................................................... 29

6.2.4

Ventajas y Desventajas de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) ..... 29

6.2.5

Principales Sectores de las Pymes ................................................................. 30

Metodología ............................................................................................................. 31

7.1

Enfoque ................................................................................................................. 31

7.2

Tipo ....................................................................................................................... 32

7.3

Método .................................................................................................................. 32

7.4

Técnica .................................................................................................................. 33

7.5

Instrumentos recolección información ................................................................. 33

p. 8

7.6

Fases de investigación .......................................................................................... 33

7.6.1

Fase 1: Identificación y Caracterización de la Pequeña y mediana empresa (Pyme) ....................................................................................................................... 34

7.6.2

Fase 2: Aplicación del Modelo Metodológico de Gestión Documental ....... 34

7.6.3

Fase 3. Valoración del Modelo Metodológico de Gestión Documental ....... 35

7.7

Población: ............................................................................................................. 35

7.8

Caracterización ..................................................................................................... 36

Aplicación del modelo ............................................................................................. 38

8.1

Fase I Planeación .................................................................................................. 39

8.2

Fase II Organización ............................................................................................. 44

8.3

Fase III Eliminación ............................................................................................. 46

8.4

Resultados aplicación modelo .............................................................................. 47

8.5

Evaluación del modelo propuesto ......................................................................... 48

8.5.1

Alcance de la evaluación: .............................................................................. 49

8.5.2

Análisis del entorno ....................................................................................... 49

8.5.3

Evaluación ..................................................................................................... 50

8.5.4

Análisis Cualitativo del riesgo ...................................................................... 58

8.6

Calificación de Probabilidad ................................................................................ 58

8.6.1

Matriz de asignación de valores de probabilidad .......................................... 59

8.7

Impacto ................................................................................................................. 59

8.7.1

Matriz de asignación de valores de Impacto ................................................. 60

8.8

Evaluación del riesgo. ........................................................................................... 62

8.9

Recomendaciones y mejoras al Modelo Propuesto .............................................. 63

Modelo Sugerido ...................................................................................................... 66

9.1

Dirección y Coordinación ..................................................................................... 66

9.2

Programa de gestión documental .......................................................................... 67

9.3

Tablas de Retención .............................................................................................. 67

p. 9

9.4

Tablas de Valoración ............................................................................................ 67

9.5

Reglamento de archivo ......................................................................................... 68

Resultados ............................................................................................................ 68

Conclusiones ........................................................................................................ 70

Recomendaciones ................................................................................................. 70

Bibliografía ........................................................................................................... 72

Anexos .................................................................................................................. 77

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Lista de Tablas Tabla 1 Definición de pyme de acuerdo a su tamaño ......................................................... 29 Tabla 2 Caracterización de la empresa ................................................................................ 36 Tabla 3 Clasificación documental cocina vallecaucana los fulanitos ................................. 42 Tabla 4 Análisis legislación Gestión Documental Pequeña y Mediana empresa ............... 49 Tabla 5 Metodología General adaptada de la resolución 8934 SIC, NTC 6001 y Decreto

1080 ..................................................................................................................................... 51

Tabla 6 Metodología planteada por Barrera Ruiz (2015) para Pymes del sector alimentos 52 Tabla 7 valores de calificación ............................................................................................ 53 Tabla 8 Análisis Metodologías Gestión documental ........................................................... 53 Tabla 9 Identificación de Riesgos ....................................................................................... 57 Tabla 10 Clasificación por impacto .................................................................................... 59 Tabla 11 Matriz de asignación de valores de Impacto ........................................................ 61 Tabla 12 Matriz de evaluación de riesgos ........................................................................... 62

Lista de Gráficos Gráfico 1 Resumen Evaluación Modelo propuesto ............................................................. 54

Lista de Figuras Figura 1 Estructura Organizacional Cocina Vallecaucana los Fulanitos ............................ 40 Figura 2 Formato Inventario Documental ........................................................................... 41 Figura 3 Fotografía de Estantería Archivo Central ............................................................. 44 Figura 4 Fotografía Repisa Archivo de Gestión.................................................................. 44 Figura 5 Fotografía Rótulos carpeta y carpeta Rotulada ..................................................... 45 Figura 6 Fotografía Rótulos para AZ y AZ Rotulada ......................................................... 46 Figura 7 Modelo PHVA Etapa Verificación Modelo de Gestión documental .................... 50 Figura 8 Matriz de visualización de riesgos ........................................................................ 61 Figura 9 Ciclo PHVA fase de "Actuar" .............................................................................. 63

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Lista de Anexos Anexo 1 Inventario Documental Contratación .................................................................... 77 Anexo 2 Inventario Documental Gerencia General ............................................................ 78 Anexo 3 Inventario documental Contabilidad .................................................................... 79 Anexo 4 Inventario documental cocina ............................................................................... 80 Anexo 5 Inventario documental Servicio al cliente ............................................................ 81 Anexo 6 Inventario documental Compras ........................................................................... 82 Anexo 7 Tabla de conservación Cocina .............................................................................. 83 Anexo 8 Tabla de conservación Gerencia General ............................................................. 84 Anexo 9 Tabla de conservación de documentos Contratación ........................................... 85 Anexo 10 Tabla de conservación contabilidad ................................................................... 86 Anexo 11 Tabla de Conservación Servicio al cliente ......................................................... 87 Anexo 12 Tabla de conservación compras .......................................................................... 88 Anexo 13 Ficha Caracterización 1: Contexto de la Entidad ............................................... 89 Anexo 14 Ficha Caracterización 2: Gestión Documental ................................................... 90 Anexo 15 Ficha Caracterización 3: Instrumentos Archivísticos ......................................... 91 Anexo 16 Acta de Eliminación Documental ....................................................................... 92 Anexo 17 Acta eliminación documental listado UD ........................................................... 92

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Introducción Actualmente, la información al interior de las empresas se ha convertido en un activo valioso y de gran importancia para el desarrollo de las mismas, es un recurso indispensable para tomar decisiones de manera eficiente, para evaluar avances y estructuraciones, establecer métodos para desarrollar nuevos elementos que los diferencien frente a la competencia. Las empresas indudablemente han generado evolución y crecimiento de información la cual es registrada en la documentación que se incrementa con el paso de los años.

Diferentes estándares se han establecido para las entidades, específicamente para el tema de la documentación e información se han creado normas, políticas e instrucciones emitidas por el Archivo General de La Nación, a pesar de que estás fueron en un comienzo establecidas únicamente para el sector público, con el tiempo se han creado nuevos patrones donde se incluyen diversas entidades para el sector privado, para este caso específico, las Pymes.

La presente investigación contiene los elementos de la aplicación y evaluación del modelo metodológico de gestión documental, elaborado por el estudiante para las pequeñas y medianas empresas, partiendo del panorama de la inexistencia de metodología, norma o política que se pueda aplicar en este tipo de empresas, ejercicio desarrollado a partir de una aproximación elaborada por el grupo de trabajo establecido por la Universidad de La Salle, Universidad Santo Tomás e Icontec para la implementación de nuevos aspectos para las Pymes. (Barrera Ruiz, 2015) El objetivo principal del trabajo es la aplicación, validación y evaluación de dicho modelo metodológico por medio de una investigación con enfoque cualitativo usando como método un estudio de caso. Para tal efecto, el trabajo de campo se desarrolló en el restaurante de la zona del pacifico “Cocina Vallecaucana Los Fulanitos”, institución que

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lleva en el sector de alimentos más de 20 años y actualmente cuenta con cuatro sedes en la ciudad de Bogotá.

Este trabajo fue pensado para dar a conocer la gestión documental en las pequeñas y medianas empresas. Los resultados de la aplicación se evaluaron por medio de indicadores cualitativos, los cuales permitieron dar un concepto sobre la metodología inicialmente planteada, permitiendo recoger elementos de valor para complementar la misma y sugerir un modelo integral y apropiado para la gestión documental en las Pequeñas y medianas empresas. Como entregable hacia la pyme, se realizó un manual de archivo, explicando el “cómo” de cada proceso desarrollado desde el archivo y “cómo” mantenerse en el tiempo.

Problema de investigación Anteriormente las pequeñas y medianas empresas no eran competitivas frente a grandes competidores, por ejemplo: en temas contables no tenían sistemas de información que lograran dejar registro de sus transacciones o movimientos, lo mismo sucedía con el tema archivístico, no se establecían procedimientos para la ordenación o clasificación documental, dejando sin control la información generada día a día. A lo largo de la historia las Pymes se han considerado como empresas influyentes en la economía de un país, Listerri (2002), señala que “el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas (pyme), es de suma relevancia, estas deben asimilar conocimientos y hacer uso de la tecnología para competir en los mercados y lograr elevados niveles de productividad y competitividad”. Esta conclusión es una reflexión para las Pymes y para los profesionales que se encuentran en ellas con el fin de posicionarse en el mercado cambiante establecido por la economía a nivel mundial.

Una de las problemáticas que se presenta en las pequeñas y medianas empresas (Pymes), es la normalización inadecuada de los procesos de archivo, en algunos casos el

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desconocimiento y la inexistencia del mismo, dificultad que repercute principalmente en la pérdida de información, pérdidas económicas y sanciones. Lo cierto es que la producción de documentos de las pequeñas y medianas empresas, no se va a detener y que cada año presenta aumento en su volumen documental, al no tener un manejo adecuado de los mismos se convierte en información sin valor, inclusive gran parte de esta documentación es duplicada, en otras ocasiones se toma la decisión de no hacer ninguna intervención Frente a está problemática, es necesario que las Pequeñas y Medianas empresas cuenten con herramientas y lineamientos que les permitan hacer uso eficaz en la administración de su conocimiento, correcto funcionamiento de la gestión documental y enmarcar todo en la calidad. Permitiéndoles ser más competitivos en el sector que se encuentre.

En ese sentido, es necesario que la investigación realice aplicación y evaluación de una metodología planteada y defina así el uso, las herramientas y lineamientos planteados en la misma ayudan a las pequeñas y medianas empresas del sector alimentos para la administración de su archivo. Para ello se seleccionó una pequeña empresa del sector de alimentos “Restaurante Cocina Vallecaucano los Fulanitos”.

Razón por la cual, se estableció como pregunta de investigación: ¿En qué medida una metodología de aporta al correcto funcionamiento de la gestión documental en las pequeñas empresas que desean ser competitivas?

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Justificación Como ya se mencionó, una de las problemáticas de las pequeñas y medianas empresas (Pymes), es una normalización inadecuada de los procesos, específicamente relacionada con la inexistencia de un archivo, aspectos demostrados y evidenciados en los trabajos desarrollados en la investigación de Pymes de la Universidad de La Salle, Universidad Santo Tomás e Icontec, demostrándose que las Pymes de diferentes sectores no manejan la gestión documental.

Las Pymes al igual que las demás empresas producen información y necesitan de los documentos para evidenciar sus procesos y procedimientos, según el Consejo Internacional de Archivos (2016), los archivos son establecidos “sea cual sea la fecha, forma y soporte material son evidencia de la gestión y el resultado de las funciones o actividades que realice la entidad”, es decir, que la empresa al no tener un control o proceso determinado para la administración de sus documentos pierde su valor estratégico. Esto considerando que la información es la base para la toma de decisiones, el buen manejo y uso la empresa, pudiendo así ser más competitiva en el mercado. Aunque diariamente se generan documentos que no son creados bajo controles de calidad y tampoco aportan estratégicamente valor a la empresa, a su vez, con el paso del tiempo los documentos se clasificarán bajo diferentes características teniendo en cuenta sus atributos históricos. En síntesis, los documentos no solo soportan las actividades de la empresa, sin duda son la historia de las empresas, es por ello que es de vital importancia y necesario darles un adecuado manejo.

Sin embargo, aunque en Colombia existe un marco normativo archivístico amplio y el mismo está orientado hacia las grandes empresas; actualmente no existe una metodología o directriz de gestión documental enfocada a Pymes, pensando en esta realidad, nace el proyecto entre la Universidad de La Salle, la Universidad Santo Tomás y el Icontec, el cual

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consta de dos fases: Una primera desarrollada como propuesta metodológica de modelos de gestión documental para las Pymes en diferentes sectores económicos y una segunda

fase para evaluar y aplicar una de las propuestas metodológicas elaboradas en la primera

fase, desarrollando así una metodología para una pyme del sector de Bogotá, en el cual se fundamenta el trabajo de investigación presentado.

El aporte principal de este modelo es el brindar a las pequeñas y medianas empresas los lineamientos necesarios para administrar sus archivos, haciendo énfasis en la eficiencia hacia una adecuada gestión, con la cual se reduce la pérdida de información y se garantiza el acceso oportuno a la información. De otra parte, para el aspecto legal es necesario disminuir el riesgo de demandas por falta de soportes, y conocer el tiempo en el que se deben eliminar los mismos teniendo en cuenta los tiempos de retención. La razón principal es aportar a la conservación patrimonial de los documentos como fue determinado por la ley 594 del 2000 en sus artículos 46, 47,48 y 49 (Congreso de la República, 2000), todas las entidades deben conservar toda su documentación que soporte sus actividades; en el caso de las pequeñas y medianas empresas, en el sector de alimentos existe información con valores históricos relacionados con las diferentes recetas de los alimentos típicos de la zona pacífica, elementos por los cuales es conocido el restaurante Cocina Vallecaucana Los Fulanitos.

Antecedentes Las pequeñas y medianas empresas Pymes, han sido estudiadas en diferentes aspectos y contextos. Para el caso de la investigación se tomaron los trabajos desarrollados por el grupo de la Universidad de La Salle en su primera fase.

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De tal manera, que para el trabajo desarrollado bajo el título de “Modelo de Gestión Documental para las Pequeñas Pymes del Municipio de Soacha”, con Énfasis en Certificación NTC 6001 desarrollado por Rodriguez Benavides (2015), cuyo objetivo principal fue el “Diseñar un modelo de gestión documental para las pequeñas PYMES del Municipio de Soacha, que brinde las pautas básicas necesarias para una adecuada administración de los documentos y aporte al cumplimiento de los requisitos documentales exigidos en la NTC-6001” en el desarrollo de la investigación se concluye, que un elemento importante en el descenso y pérdida de sostenimiento empresarial se debe a la mala ejecución de la gestión documental, repercutiendo en el desconocimiento de técnicas y procedimientos archivísticos. Así mismo, se evidencia que una correcta gestión documental basada en un modelo de gestión es el camino para las pequeñas y medianas empresas que quieran certificarse bajo la NTC 6001, dando cumplimiento a los ítems que interviene el manejo documental.

Desde otro contexto el trabajo de Medina Castro (2015), “Gestión documental, en las empresas Pymes de vidrios en la localidad 12 de Barrios Unidos”, cuyo objetivo fue “Analizar la gestión documental de las empresas PYMES de vidrios ubicadas en la localidad 12 pertenecientes a Barrios Unidos del sector Siete de Agosto de Bogotá”. En la investigación se validó que el modelo de gestión documental que se realizaría para las Pymes, debería ser concreto y a su vez contar con lineamientos como: ¿qué tipo de documentos se deben conservar de manera física o electrónica? y ¿por cuánto tiempo?, ¿en que momento o bajo qué criterios se puede realizar eliminación documental? y ¿qué herramientas o prácticas implementar para el acceso y recuperación de la información? De esta manera se puede garantizar estabilidad, manejo de la gestión del conocimiento y calidad factores relevantes para el funcionamiento de la pequeña y mediana empresa.

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Barrera Ruiz (2015), en su trabajo Análisis de la gestión documental en el sector bebidas y alimentos. Pymes de cinco localidades de Bogotá, cuyo objetivo fue “elaborar un modelo de gestión documental para las Pymes sector: bebidas y alimentos, en localidades de la ciudad de Bogotá (Mártires, Fontibón, Teusaquillo, Engativá, Puente Aranda).” Su investigación en las Pymes del sector alimentos dio a conocer los tipos de documentos que generan las mismas producto de su gestión, con este análisis se logró determinar la disposición final y el trámite que deberían tener los documentos en su ciclo de vida al interior de la Pyme, dando como resultado un modelo aplicable a cualquier pequeña empresa del sector, en consecuencia, el modelo planteado se tomó como referente para el desarrollo de la investigación en curso.

Finalmente, con el trabajo de Martínez Cely (2015), “La gestión documental en las Pymes del sector salud, laboratorios clínicos ubicados en la localidad 18 Rafael Uribe Uribe”. Con el objetivo de “Identificar y analizar la producción documental de las Pymes del sector salud, con sus características y como hacen uso de ellas dentro de la gestión documental”. Su investigación dio como resultado el alto desconocimiento e importancia que le dan las pequeñas y medianas empresas a la gestión documental, encontrando así, una debilidad y oportunidad sobre la misma, enfocado a la sensibilización y capacitación del personal sobre el tema de gestión documental. En respuesta a esta carencia la investigación dio como resultado el diseño de un modelo de gestión documental centrado en la capacitación del personal de la pyme, sobre el manejo de archivo entre los elementos más relevantes se encuentra el cómo, cuándo y dónde adminístralo e intervenirlo. Generando una cultura y cambio en el pensamiento organizacional de la pyme, logrando tomar ventaja de los beneficios de la gestión documental.

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Objetivos

5.1

Objetivo general Evaluar un modelo de gestión documental para la pequeña y mediana empresa del sector alimentos, restaurante zona del pacifico.

5.2

Objetivos Específicos  Determinar las características de información documental correspondiente a la Pyme sector alimentos, restaurante zona del Pacífico.

 Aplicar el modelo metodológico de gestión documental elaborado para pequeñas y medianas empresas del sector de alimentos para “Cocina Vallecaucana Los Fulanitos S.A.S”  Valorar el modelo de gestión documental para la Pyme a partir de los resultados de la aplicación del modelo metodológico aplicado.

Marco Teórico

6.1

Gestión Documental

6.1.1

Conceptualización del término Gestión Documental Para desarrollar una conceptualización acorde a la entidad objeto de la investigación,

se hace necesario entender qué es el término Gestión Documental y como se han

establecido una serie de elementos que se han transformado a partir de diferentes situaciones, es así como para el caso colombiano la gestión documental se ha definido a partir de lo señalado por la ley de archivos como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación”. (Congreso de la República,

2000)

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Sobre el mismo enfoque Ricks, Records Management as an archival Function (1979), consideraba que la gestión de documentos consistía en la aplicación de los conceptos de la administración, cuando menciona que la “planificación, el control, la dirección, la organización, la capacitación, la promoción”. Enfocándose netamente en las actividades administrativas y gerenciales en la organización. Sin embargo, para Alberch Fugueras (2003), la gestión de documentos comprende “un conjunto de operaciones técnicas comprometidas en la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida”. Al revisar las diferentes posturas de estos autores es importante resaltar que los tres apuntan hacia una correcta gestión documental por medio de la planeación, es decir, no dejar nada al azar ni bajo la responsabilidad de factores que repercutan a futuro la toma de decisiones, sin embargo, aunque estas posturas son antiguas en la actualidad aún falta concientización para ser aplicadas.

De otra parte, Roberge (1992), fortalece lo planteado anteriormente por Alberch definiendo la gestión de documentos como:

El conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implementación y la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de documentos hasta su destrucción o su transferencia al archivo permanente, para lograr eficiencia y economía administrativas. Este autor no solo se enfoca en la dirección y planeación, acude a la importancia de los procesos técnicos los cuales son la base de un resultado favorable en la ejecución de cada etapa de la gestión documental.

Los autores mencionan un principio fundamental, el cual dice que, es necesario incluir en el ciclo de vida de los documentos, cuando se señala que así como los organismos tienen un nacimiento, una vida y una muerte, los documentos deben atravesar por tres fases

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las cuales se ven reflejadas en el archivo como: la primera fase será su creación, la segunda corresponde al uso y consulta para finalizar con una disposición final, (Cruz Mundet J. R., 2006), esta teoría se viene aplicando desde el siglo XX Pen (1989), quien indica que este ciclo se ve reflejado en el archivo en tres etapas respectivamente, archivo de gestión, archivo central e histórico. Estas etapas mencionadas siempre están presentes en todas las organizaciones; sin embargo, el concepto no es claro, es probable que un funcionario maneje su archivo en su puesto de trabajo y no es consiente que es un archivo de gestión; en algunos casos cuando no tienen espacio lo envían al archivo sin saber que es el central, en consecuencia, la función de cada profesional de la información es capacitar y sensibilizar a la organización sobre el manejo de los mismos.

Desde otra perspectiva el autor Ricks A. (1979), manifiesta que la importancia del ciclo vital de los documentos es lograr una correcta administración y control desde su creación, organización y consulta. De esta manera y de la mano de la legislación se podría definir el tiempo que cada documento debe permanecer en los diferentes archivos garantizando así el movimiento del uno al otro hasta su disposición final. Es así como cada país ha asumido según sus propias especificaciones a partir de su propia legislación, por ejemplo en México, el ciclo vital de los documentos es definido como “las distintas etapas por las que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función del valor de los documentos y frecuencia de uso”. (Congreso de la Unión, 2008) De esta forma se definen tres etapas o fases: archivo de Trámite o de Gestión Administrativa, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. Esto significa que los documentos que permanecerán en el archivo de trámite son precisamente los que aún están pendientes por cumplir el objetivo por el cual fueron creados, posterior el archivo de concentración resguardará los documentos que cerraron su trámite y su consulta será

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esporádica, una vez valorados y para cumplir su ciclo se custodiarán en el archivo histórico convirtiéndose en el patrimonio histórico.

Otro caso interesante de mencionar es el argentino, quien en su ley general de archivos define el ciclo vital de los documentos, pues es un “parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, nacimiento, vida, muerte, fenómenos que se observan también en los documentos”, para lo cual se han establecido las fases: Primera fase: Archivo de oficina (primera edad); Segunda Fase: Archivo intermedio (segunda edad – plazos precauciónales); Tercera Fase: Archivo general (tercera edad – conservación permanente). (El Senado y la Cámara de Diputados de la Nación Argentina, 1961) Para el caso colombiano se han establecido tres fases para el desarrollo del ciclo vital de los documentos:

Archivo Gestión: En él se encuentran los documentos que se encuentran en algún trámite, los documentos son de uso frecuente y son administrados directamente por la oficina creadora, normalmente se establece que estén un año para luego ser remitidos al archivo central. Priman los valores primarios de los documentos.

Archivo Central: se encuentra bajo la administración del archivista son documentos cuya consulta no es frecuente y las demás oficinas de la entidad iniciaran las transferencias conforme al cronograma establecido por el encargado. Se tienen en cuenta los valores primarios de los documentos Archivo Histórico: En esta fase únicamente se administran los documentos cuyos valores son secundarios. (Archivo General de la Nación, 2006) De otra parte, es necesario resaltar que dentro de las fases se establecen también valores primarios y secundarios del documento para llegar a una correcta gestión documental, siendo necesario mencionar, además, que se deben vincular los instrumentos

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archivísticos como medio de solución a inconvenientes y dificultades presentadas en la administración al interior de las organizaciones.

Otro punto es la historia del concepto gestión documental, el cual surge en los Estados Unidos finalizando la década de los 50, en la que se definió como parte de la esfera de administración, es decir, el trámite que se le debían hacer a los documentos administrativos con fines de representación de eficiencia (Zapata Cárdenas, 2011), lo que representa indudablemente que la antigüedad en la importancia del concepto de gestión documental, ha estado determinado desde la misma a la fecha, ha evolucionado conforme a las necesidades de las empresas y a la incorporación de las tecnologías de la información. Por lo cual, es necesario señalar que la Gestión documental como se ha mencionado es un pilar dentro de las organizaciones no solo para contar con un orden de ágil recuperación de la información, sino que se relaciona también con el futuro de los documentos en la organización, es decir, el patrimonio de la misma.

6.1.2

Gestión Documental en Colombia En Colombia la gestión documental ha sido consolidada desde el Archivo General de la Nación, y siguiendo los lineamientos de diversos organismos como han sido UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos (CIA), entre otros.

Realizando un recuento histórico, el Archivo General de la Nación (1991), con el Acuerdo 012, fijó un plazo de seis meses para que las entidades presentaran sus tablas de retención documental (TRD), a los organismos de control, con lo cual se puede señalar que ya se presentaban los primeros pasos para estandarizar la administración de la gestión documental en el país.

Posteriormente el Archivo General de la Nación (1994), estableció el Reglamento General de Archivos bajo el Acuerdo 07, en el cual se definían las responsabilidades y

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funciones a contemplar al interior de las empresas, haciéndose ver el archivo como parte fundamental de la administración de las mismas.

No obstante, el Congreso de la República (2000), con la Ley 594 Ley General de Archivos; se impulsó la representatividad de la disciplina de la archivística en las entidades del país, y específicamente en el artículo 21 que establece la obligatoriedad de la elaboración e implementación del programa de Gestión documental (PGD). Requerimientos donde nuevamente se encontraban la presentación de las tablas de retención documental.

Con el pasar de los años la legislación archivística siempre ha sido dinámica y explicita, sin embargo, se ha caído en la ampliación de fechas y requisitos, es decir, cuando no se cumplen los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, o cuando no existe preocupación alguna por las entidades, porque ya saben que se va a ampliar nuevamente el plazo.

En pro de la colaboración y posibilitar los lineamientos el Archivo General de la Nación en el año 2002 se publicó dos acuerdos que permitieron a las entidades enfocarse para tener una elaboración y opinión unánime de los instrumentos archivísticos requeridos. Generándose por parte del Archivo General de la Nación el Acuerdo 039 para elaboración y aplicación de TRD, posterior el Archivo General de la Nación elabora el mini manual en el que establece la metodología para la elaboración y aplicación de este instrumento. Aun así, contando con este documento las entidades no cumplían. (Archivo General de la Nación, 2002) Para el 2012, recopilando algunos elementos mencionados anteriormente, con el Decreto 2609 de 2012 se dictaron disposiciones de responsabilidad hacia las empresas privadas, es decir,

p. 25

Se llama a colación a que los ministerios y las superintendencias deben establecer como el archivo general de la nación normas que permitan evaluar la formulación e implementación del programa de gestión documental en las entidades vigiladas por los mismos.

Directriz que lleva a las empresas sean públicas o privadas a pensar en la correcta implementación de la gestión documental en sus organizaciones. (Ministerio de Cultura,

2012)

6.1.3

Programa de Gestión Documental (PGD) Colombia Según el Archivo General De la Nación (2012), El programa de gestión documental es un instrumento archivístico que fórmula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. Con la aplicación del programa de gestión documental se pretende que las organizaciones tengan una reducción en el volumen de los documentos innecesarios, realizar un apoyo al fomento de la transparencia, eficacia y eficiencia de la entidad, aprovechar el uso de las tecnologías de la información y lo más importante prestar los servicios de archivo de la mejor manera. Razón por la cual, Rhodas (1998), establece la importancia e inclusión de recursos físicos, económicos y humanos en el programa de gestión documental y a su vez, un responsable en la misma organización de supervisar la ejecución del mismo.

En Colombia, la Ley de archivos 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015 dan importancia a la gestión documental y el programa de gestión documental, posteriormente

p. 26

con la aparición de la Ley 1712 decretada por el Congreso de la República denominada ley de Transparencia se determina la obligatoriedad del programa de gestión documental en las entidades públicas y para las entidades vigiladas por la superintendencia de Industria y Comercio realizada a través de la Resolución 8934. (Superintendencia de Industria y Comercio, 2014) Con la implementación de estas normas se determinó por parte del Archivo General de la Nación, los nuevos procesos para la gestión documental, que para el caso de la investigación se han tomado en forma textual. (Ministerio de Cultura, p. 123)

1. Planeación: Conjunto de actividades establecidas para el control

documental en las organizaciones desde su creación hasta disposición final.

2. Producción: Conjunto de actividades que permiten identificar al interior de

la organización las áreas productoras, definir tipos documentales, establecer soportes en los cuales se almacenará la información.

3. Gestión y trámite: Acciones necesarias establecidas para garantizar el

registro, trámite, distribución, recuperación y acceso a los documentos.

4. Organización: Operaciones técnicas que permiten la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos.

5. Transferencia: Actividades establecidas en la organización con el fin de

garantizar él envió de información en las diferentes fases del archivo.

6. Disposición de documentos: Selección e identificación de los documentos

en las diferentes fases de archivo, estableciendo su conservación temporal, permanente o eliminación conforme a lo establecido en las tablas de retención documental.

p. 27

7. Preservación a largo plazo: conjunto de medidas y acciones establecidas a

los documentos con el fin de garantizar su preservación, sin inferir su soporte o almacenamiento.

8. Valoración: Proceso por el cual se establecen los valores primarios y

secundarios de los documentos, definiendo su tiempo en cada fase de archivo y finalmente determinar su disposición final. De otra parte, para Colombia, el Archivo General de la Nación estableció un manual guía para la implementación del Programa de Gestión Documental, publicado en 2014, que establece elementos importantes e indispensables a partir del Decreto 2609 de 2012.

6.1.4

Beneficios del Programa de Gestión documental Una vez la entidad decida acoger e implementar el PGD se beneficiará en los siguientes aspectos (Archivo General de la Nación, 2014):  Reducir notablemente la producción de documentos innecesarios.  Brindar lineamientos en materia de la gestión documental para la planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad.  Fomentar la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad.

 Cumplir con la legislación y requisitos reglamentarios en materia de gestión documental, auditoría, seguimiento y control.

 La implementación de procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad de los documentos.

 Prestar los servicios de archivo adecuadamente.

 Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.

p. 28

6.1.5

Gestión Documental en Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes).

La tendencia y cambios empresariales a los que se enfrentan las pequeñas y medianas (Pymes), no son diferentes a la de una gran empresa, el mundo de las certificaciones y el llegar a ser empresas más competitivas, involucran también a las Pymes, quienes en este caso deberían adoptar e iniciar la implementación de la gestión documental al interior de su organización.

Es un tema que toda empresa debe tener presente en sus proyectos o en sus implementaciones, siendo esta una solución oportuna a la necesidad de información, como lo manifiesta Ruiz (2013), la gestión documental va acorde a las ambiciones y requerimientos del país, pues quiere llegar a un sector empresarial más eficiente, capaz de mejorar prácticas a sus flujos de trabajo y gestión de la información, de igual forma es un requerimiento para el desarrollo actual de negocios dados por el tratado de libre comercio, en este sentido la gestión documental es fundamental para conseguir socios o contratos con los demás países.

A pesar de la necesidad latente, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con el presupuesto para implementar y mantener la gestión documental en el tiempo; así mismo, la legislación archivística es clara y está enfocada a grandes empresas del sector público y privado, esta situación es una de las causantes de incumplimiento y falta de interés por parte de las pequeñas y medianas empresas, ya que no saben cómo enfocar y ajustarlas a su negocio.

El profesional de la información es un factor determinante en ejecutar buenas prácticas sobre gestión documental, brindarle acompañamiento para el éxito o fracaso en la pequeña y mediana empresa, contando con su conocimiento y experiencia será más fácil para la misma alcanzar el objetivo planeado y ser más competente en el mercado, creando conciencia y cultura en la organización; es claro que las pequeñas y medianas empresas no

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saben que es la Gestión Documental, simplemente saben que se deben generar los documentos, ya que son el soporte de algo; sin embargo, en el día a día se pierden o no se garantiza su custodia de alguna manera, generando así un costo innecesario que solo se entiende cuando sucede algo, en consecuencia es necesario implementar un modelo que sirva de solvencia a la necesidad presentada en cada momento teniendo presente que el volumen documental no será exagerado conforme al tamaño de las mismas.

6.2

Pequeñas Y Medianas Empresas (Pymes)

6.2.1

Antecedentes en Colombia Cuando en 1984 se creó el plan nacional para el desarrollo de la Microempresa, uno de los objetivos establecía la necesidad de generar e implementar políticas y estrategias para el desarrollo del sector micro empresarial. No obstante, el Congreso de la República (1988) decretó la Ley 78, cuyo objetivo buscaba un marco regulatorio de ámbito global que permitiera y facilitara el desarrollo de las Pymes.

Con esta ley se crearon organismos que apoyaran directamente a las Pymes, es así como el consejo asesor de política para la pequeña y mediana industria, en temas financieros, autorizó a la Corporación Financiera Popular para realizar operaciones de leasing y arrendamiento, en temas tecnológicos se estableció el Fondo de Asistencia técnica y Desarrollo tecnológico, vinculado al SENA. (Departamento Nacional de Planeación, 1991-1994) Para el año 1994, posterior a la ejecución e implementación del plan de desarrollo de la microempresa y de las Pymes, se evidenció el fortalecimiento en cuanto a la cobertura de los servicios tecnológicos y formación empresarial, se crearon dos programas; el primero FINURBANO para microempresas y el segundo PROPYME de uso exclusivo de las pequeñas y medianas empresas PYME. Sin embargo, esta ley quedo corta frente a las

p. 30

necesidades reales que tenían las Pymes, las más relevantes eran en cuanto a temas laborales, manejo de personal y de mercadeo. (Nivia Guevara & Ramirez Piza, 2006) Luego para el año 2000 surge la Ley 590 reemplazando la Ley 78 de 1988, que buscaba dar soluciones en temas de financiación y surgimiento de las PYME, la Superintendencia Bancaria por medio de la circular 50/2001 y 11/2002 estableció la modalidad de crédito para las mismas. (Nivia Guevara & Ramirez Piza, 2006) Por tanto, las Pymes fueron adquiriendo mayor importancia y empezaron a tener más participación en el mercado. Para el 2004 se presentó la Ley 905 de 2004 la cual modifica la ley 590 y con la cual actualmente se rigen las Pymes. En esta ley y bajo diferentes planes de negocio se propone fortalecer la generación de empleo, ambientes productivos y servicios que permitan la competencia e innovación en la misma. Estos planes se consolidaron a partir de los diferentes problemas evidenciados y conocidos en las Pymes tales como: limitación para la comercialización y producción de sus productos y servicios resultándoles difícil el aprovechamiento de acuerdos internacionales en este caso exportaciones. Algunas de las estrategias que se están usando han sido de gran contribución para las Pymes entre ellas está la “plataforma tecnología”, donde se puede ofertar y demandar productos y servicios a nivel privado o público, otra estrategia es la campaña “compra Colombia” la cual realiza un llamado a los Colombianos a consumir y adquirir productos del país y finalmente, la participación y realización de eventos y actividades comerciales en las cuales se puedan crear alianzas y convenios de negocios para las Pymes del país. (Nivia Guevara & Ramirez Piza, 2006)

6.2.2

Pequeñas y medianas empresas en Colombia Las micro, pequeñas y medianas empresas representan el 80,8% del empleo en el país, las mismas se han convertido en el motor del mundo, aunque las grandes empresas son las

p. 31

que más transacciones económicas e ingresos presentan, las Pymes tienen el mayor porcentaje para la generación de empleo. En Colombia para el mes de agosto del 2015 se registraron ante Cámara y Comercio alrededor de 2.518.120 empresas. (Ministerio de Comercio Industria y Turismo, 2016) Sin embargo, la situación del país y el comportamiento de las pequeñas y medianas empresas, son reflejados en la encuesta anual y semestral de la ANIF, para el segundo semestre del 2015. El resultado fue que la situación del país afecto a las Pymes en su gran mayoría del sector comercio, el principal causante fue el costo de la materia prima con la cual realizan sus productos. En relación a los años anteriores a hoy las Pymes se encuentran en una situación difícil. (Asociación Nacional de Instituciones Financieras

ANIF, 2015)

En consecuencia y según investigaciones realizados por expertos, las Pymes fracasan debido a la desinformación y poco interés que presentan frente a la innovación y al conocimiento, entre las mismas se menciona la importancia de poder mantenerse en el tiempo como una organización sólida y organizada, ya no se busca que compita ante otros países simplemente se desea que tenga una proyección y un plan de desarrollo año tras año, no solo enmarcado en la esencia y sobre lo cual fue fundada, por el contrario mantener la esencia respondiendo a las necesidades del día a día. (Asociación Nacional de Instituciones Financieras ANIF, 2015) Uno de los grandes retos y oportunidades que tienen la mayoría de las Pymes, es la exportación sin embargo las mismas no están capacitadas o interesadas en contemplar la posibilidad, ya que no cuentan con el tiempo o no quieren invertir y solo quieren resultados a corto plazo. Así mismo, la cultura de las Pymes es tradicional ya que la mayoría está creada por familias y el modelo de negocio que ha funcionado de generación en generación

p. 32

piensan que aun funcionará y dejan de lado las nuevas tendencias y necesidades del mundo en especial en cuanto al tema tecnológico. (Revista Dinero, 2015)

6.2.3

Conceptualización Pyme es “toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana” (Congreso de la República, 2004). El término pyme se usa para definir a las pequeñas y medianas empresas con activos totales superiores a 500 Salarios mínimos legales vigentes y hasta 30.000 salarios mínimos legales vigentes. Tabla 1 Definición de pyme de acuerdo a su tamaño

TAMAÑO

ACTIVOS TOTALES

SMMLV

ACTIVOS TOTALES

MILLONES

MICROEMPRESA

(Menos de 10 trabajadores) Hasta 500 Hasta $267.800.000

PEQUEÑA

(11 A 50 Trabajadores) Superior a 501 y hasta 5.000 Entre $ 268.335.600 y Hasta $ 2.678.000.000

MEDIANA

(51 a 200 Trabajadores) Superior a 5.000 y hasta

30.000

Entre $ 2.678.535.600 y $ 16.068.000.000

GRANDE

(Más de 200 trabajadores Superior a 30.000 Mayor a $ 16.068.000.000 Fuente: (Congreso de la República, 2004)

6.2.4

Ventajas y Desventajas de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) A partir de Longenecker (2001), autor de Administración de Pequeñas Empresas: un enfoque emprendedor, y Kast & Rosenzweig (1996), las pequeñas y medianas empresas tienen la ventaja de encontrarse en diferentes lugares geográficos, teniendo mayor flexibilidad para adaptarse a los mercados que encuentren y quieran explorar. Las mismas se caracterizan por ser fundadas por familiares o expertos que ya tienen dominio y

p. 33

conocimiento del mercado, son fuente de empleo y permiten a sus empleados tener un excelente clima laborar, ya que son de pocos empleados.

Al tener pocos gastos la materia prima que producen y transforman la pueden vender a precios competitivos en el mercado, lo que les permite tener una relación más directa entre ellos y su consumidor final. Sin embargo, muchas de ellas solo piensan en funcionar en el momento y en sus intereses particulares convirtiéndose en desventaja porque nunca piensan en una fusión o en realizar vínculos empresariales para tener más ingresos. Así mismo piensan que el personal que tienen a cargo y que lleva años laborando en la pyme no requiere de capacitación ni actualización en los temas que tienen importancia en el mercado quedándose atrás y negándose a la posibilidad de contratar personal especializado. Además, el manejo interno se ve reflejado en que en algunos casos las ganancias no son elevados y esto conllevaría a que no se tienen planes de mejoramiento o actualización de equipo o de las mismas técnicas que usan para su producción en muchas el manejo de inventarios y el control de la documentación no es relevante siempre cuando todo lo tengan en mente.

Aun así la pequeña empresa, teniendo presente que si logran mayores ingresos y más capacitación adquiriendo elementos que los fortalezca para afrontar el mercado y ser competitivos, no consideran en acceder a un crédito y lograr lo planteado.

6.2.5

Principales Sectores de las Pymes Las Pymes en Colombia se han agrupado en tres macro sectores como lo son: servicios, industria y comercio los cuales cuentan con 21 subsectores. Cada año por parte de la Asociación Nacional de Instituciones Financieras (ANIF), centro de estudios económicos, Bancoldex, Banco de la República realizan dos encuestas con el fin de

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evidenciar el avance de las Pymes en los diferentes sectores, la encuesta más reciente fue la del segundo semestre del 2015 se entrevistaron a 1.885 empresarios pyme.  Sector Industrial:

Este sector se encuentra conformado por once (11) subsectores como lo son maquinaria y equipo, productos de caucho y de plástico, productos textiles, cuero, calzado y marroquinería, alimentos y bebidas, prendas de vestir, actividades de edición e impresión, productos metálicos, sustancias y productos químicos, muebles y productos minerales no metálicos. (Asociación Nacional de Instituciones Financieras ANIF, 2015)  Sector comercio:

Este sector se encuentra conformado por cinco (5) subsectores como lo son productos textiles y prendas de vestir, alimentos y bebidas, artículos de uso doméstico, ferretería cerrajería y productos de vidrio, productos farmacéuticos de perfumería y de tocador y alimentos y bebidas. (Asociación Nacional de Instituciones Financieras ANIF, 2015)  Sector de servicios:

Este sector se encuentra conformado por cinco (5) subsectores tales como publicidad, hoteles y restaurantes, actividades de arquitectura e ingeniería, asesoramiento empresarial, informática y publicidad. (Asociación Nacional de Instituciones Financieras ANIF, 2015)

Metodología

7.1

Enfoque El tipo de investigación señalado, se estableció a partir del enfoque cualitativo que pretende interpretar un fenómeno social, utilizando para ello la realidad. Para contextualizar la investigación cualitativa los autores Blasco Mira y Pérez Turpín (2007), señalan que la investigación cualitativa “estudia la realidad en su contexto natural y como

p. 35

sucede, interpretando fenómenos de acuerdo a las personas implicadas”, es decir, que el enfoque cualitativo interpreta la realidad de un fenómeno que se está investigando de acuerdo en el contexto en el que se desarrolle.

Así mismo Quintana Peña (2006), define la investigación cualitativa como Es aquella donde se estudia la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o problema. La misma procura por lograr una descripción holística, esto es, que intenta analizar exhaustivamente, con sumo detalle, un asunto o actividad en particular. En el caso puntual de la investigación se analizará el modelo de gestión documental para pequeñas y medianas empresas.

7.2

Tipo El tipo de investigación es un estudio descriptivo. Grajales (2003), manifiesta que este se aplica cuando no existen investigaciones previas sobre el objeto de estudio o cuando el conocimiento del tema es vago e impreciso, requiriendo explorar e indagar, de igual manera este estudio determinó la forma de cómo se realizaron las comparaciones para la validación del modelo de gestión documental en la pyme objeto de la investigación.

7.3

Método El método utilizado para el desarrollo de la investigación, es un estudio de caso, para analizar más a fondo de lo que significa un estudio de caso, Yin (1994), dice “el método de caso de estudio es apropiado para temas que se consideran nuevos” Según George (2005) y Yin (1994), un estudio de caso tiene los siguientes pasos:

1. Diseño del estudio.

2. Realización del estudio.

3. Análisis y conclusiones.

p. 36

Los elementos mencionados serán usados para el desarrollo de la investigación.

7.4

Técnica Para el análisis de la información, a partir de la utilización de diversas fuentes finalmente se utilizaron dos elementos importantes para el desarrollo de la investigación, es así como con el análisis documental se obtuvieron datos e información de la pyme objeto de la investigación, bajo este entendido se establece que el análisis documental es “un conjunto de operaciones intelectuales, que buscan describir y representar los documentos de forma unificada sistemática para facilitar su recuperación” (Dulzaides Iglesias y Molina Gómez, 2004).

7.5

Instrumentos recolección información Como instrumentos de recolección de información se utilizaron fichas de trabajo, que son un instrumento que permite realizar registro por escrito la información recopilada, con el fin de realizar un análisis posterior y de insumo para futuras investigaciones, así mismo Quintana Peña (2006), las define como las que “permiten registrar la existencia o no de aspectos o elementos considerados a la luz de los parámetros y criterios de evaluación adoptados para el cumplimiento del objetivo de la investigación”, para este caso se usaron como fichas de caracterización, con las cuales se pretendió localizar la información indispensable de la entidad objeto de la investigación para su posterior aplicación del modelo de programa de gestión documental.

7.6

Fases de investigación Esta investigación tiene gran relevancia, ya que el documento final será insumo para establecer la metodología de gestión documental en Pymes, así mismo, permitirá tener una visión de la problemática que se presenta hoy en día en las pequeñas y medianas empresas frente a la gestión documental.

p. 37

7.6.1

Fase 1: Identificación y Caracterización de la Pequeña y mediana empresa (Pyme) Para establecer la caracterización se diseñó una ficha de caracterización, la cual permitió tener un panorama de la pequeña empresa Cocina Vallecaucana Los Fulanitos S.A.S., con el fin de determinar el tamaño, sector empresarial en el que se encuentra, procesos y responsables que se manejan al interior de la misma, razón por la cual se diseñaron tres fichas (Ver Anexo No. 3).

7.6.2

Fase 2: Aplicación del Modelo Metodológico de Gestión Documental Para esta fase se tomó el modelo planteado por el trabajo de Barrera Ruiz (2015) titulado Análisis de la gestión documental en el sector bebidas y alimentos. Pymes de cinco localidades de Bogotá (Mártires, Fontibón, Teusaquillo, Engativá, Puente Aranda), a partir del cual, se validó su implementación en la entidad objeto de la investigación. Es importante señalar que la propuesta desarrollada por Barrera Ruiz, establece una serie de procedimientos, los cuales indudablemente contribuyen con el cumplimiento de los objetivos establecidos para el trabajo, es así como el modelo presentado establece la implementación de varias etapas, las cuales fueron implementadas en su totalidad. El modelo presentado está orientado a las Pymes del sector alimentos y bebidas de la ciudad de Bogotá, enmarcado en los principios y procesos de la gestión documental, referenciados en el Decreto 2609 del 2012 del AGN y la Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, razón por la cual se escogió como modelo ideal para el caso de la Cocina Vallecaucana los Fulanitos S.A.S. En la aplicación del modelo se intervinieron las 4 sedes del restaurante, se inició con una identificación general del contexto y de sus documentos, posterior se aplicó el modelo paso a paso como se diseñó, desde la creación hasta su eliminación y/o disposición final.

p. 38

7.6.3

Fase 3. Valoración del Modelo Metodológico de Gestión Documental Para esta última fase una vez aplicado el modelo establecido, se procedió con una valoración del modelo, para este caso se establecieron elementos de evaluación, como la metodología planteada por Edwar Deming en los años 50 denominada como el Ciclo PHVA de mejora continua (Planear, Hacer, verificar y actuar), se adoptaron elementos de valoración de macro entorno como lo es la revisión de la legislación en el sector Pyme y la evaluación de riesgos planteada por la metodología PMBOK (PMI) de proyectos permitiendo medir el impacto de la metodología al interior de la empresa.

7.7

Población El estudio se aplicó a la pequeña empresa Cocina Vallecaucana los Fulanitos, en sus tres sedes de Bogotá, (Quinta Camacho, Centro Internacional, Centro Comercial el Retiro). Fulanitos, nació en Bogotá, su fundador fue Carlos Ordoñez Caycedo quien inicio su primer negocio en un garaje ubicado en la calle 81 con carrera 9, dio apertura y se dio a conocer con la venta de pandebonos, poco a poco se fue transformando la carta en la que se incluía comida vallecaucana como: Tostadas de plátano, marranitas y aborrajados. Pusieron la comida vallecaucana en el mapa de Colombia, le dio el nombre al restaurante siguiendo un dicho tradicional del Valle: 'Fulanito de tal', es un decir típico de esta zona del país, con el cual se refieren una persona indeterminada. En 1983, Ordoñez decidió recorrer el país recopilando recetas y documentar la memoria gastronómica colombiana, se documentaron 2700 recetas en el “Gran libro de la cocina colombiana” libro denominado como la biblioteca básica de cocinas tradicionales de Colombia, este libro fue publicado por el ministerio de cultura en el 2002, su contenido fue distribuido en

8 capítulos de la siguiente manera:

p. 39

1. Costa pacifica

2. Antioquia y viejo caldas

3. Llanos y amazonia

4. Valle del cauca y Nariño

5. Santanderes

6. Costa atlántica

7. Tolima y Huila

8. Boyacá y Cundinamarca.

En cada una de estas regiones se dieron a conocer las bebidas, sopas, aperitivos, principios, platos y postres tradicionales de las mismas.

7.8

Caracterización En cuanto a la caracterización, como ya se mencionó anteriormente, se establecieron fichas de trabajo (Ver Anexo No. 3), las cuales permitieron establecer la situación de la documentación de la entidad cocina Vallecaucana Los Fulanitos, para tal efecto se elaboraron 3 fichas, cada una con un objetivo especial. Es así como la Ficha No. 1 (Ver Anexo No. 3). Presenta el contexto de la entidad establecía de forma general.

Tabla 2 Caracterización de la empresa Razón Social:

Cocina Vallecaucana los Fulanitos S.A.S Tamaño de la Entidad Pequeña Empresa Número de empleados

¿Cuenta con Sedes en Bogotá?

Si Sedes Quinta Camacho Centro Internacional Centro comercial el Retiro

p. 40

Cota ¿La entidad cuenta con sucursales a nivel nacional? Si ¿En qué Ciudades?

Cali ¿Cuenta con organigrama actualmente la entidad? No ¿A qué sector de la economía pertenece la entidad? Servicios ¿Qué organismos controlan, vigilan o generan reglamentación sobre la actividad económica de la entidad?

Superintendencia de Industria y comercio ¿Cuenta actualmente con algún Sistema de Gestión? No ¿La entidad cuenta actualmente con programas que impacten el manejo de la información? Si ¿Cuáles son los programas?

Word Office Fuente: Elaboración Propia Ficha No 2 (Ver Anexo No. 3). Gestión documental de la entidad, permitiría identificar el conocimiento que tienen en la pyme sobre gestión documental. Gestión Documental ¿La organización posee una Política de Gestión Documental?

No ¿La entidad posee un Programa de Gestión Documental?

No ¿La entidad ha identificado Fondos Acumulados de información?

Si ¿Se ha realizado alguna gestión sobre estos fondos? No ¿La entidad posee un responsable de los procesos de gestión documental?

No ¿La entidad conoce que es Gestión documental? No Fuente: Elaboración Propia Ficha No 3 (Ver Anexo No.3). Instrumentos Archivísticos, establece de manera general el manejo del archivo y la gestión del conocimiento en la organización. Instrumentos Archivísticos ¿La organización ha elaborado Tablas de Retención? No ¿La entidad posee un Inventario documental? No ¿La organización ha elaborado Tablas de Retención? No

p. 41

¿Conoce la legislación en materia de archivo?

No ¿Existe algún documento de como archivar los documentos?

No Fuente: Elaboración Propia Como resultado de esta caracterización se establece que, el modelo será aplicado en una pequeña empresa, que no cuenta con ningún tipo de sistema de gestión, políticas o procedimientos de ordenación ni de almacenamiento para sus documentos; así mismo, no denota responsabilidad por parte de la Gerencia hacia la gestión documental, se evidencia la oportunidad de trabajo en esta pequeña empresa, debido a que se encuentra vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio, por dichas razones será más productivo y acertado la aplicación del modelo en esta Pyme.

Aplicación del modelo El modelo se aplicó en la pequeña empresa Cocina Vallecaucana los Fulanitos S.A.S, a partir de los lineamientos desarrollados por el trabajo de Barrera Ruiz (2015). El modelo pretende convertirse en una herramienta, de primera mano para resolver problemas que las Pymes tienen. Según el análisis realizado del contexto y con miras a evitar sanciones o la posible liquidación de las empresas por falta de una adecuada gestión de los documentos, el modelo ofrece procedimientos detallados de análisis de los asuntos de los documentos más comunes y de su tipología documental.

El modelo responde básicamente a las necesidades de la pyme y de la gestión de los documentos como es implementar y establecer un:

 Archivo de Gestión: Entendido como el archivo que contiene los documentos que cada oficina gestiona conforme a las funciones de la Pyme.

 Archivo Central: Son los archivos que tiene la Pyme que se deben conservar de manera permanente.

p. 42

El modelo se encuentra dividido en tres fases:

1. Fase I Planeación: En esta fase se debe realizar un inventario documental, una

clasificación de documentos y tabla de conservación de documentos.

2. Fase II Organización: Se debe realizar de acuerdo al principio de agrupación, se

define el modo de organización y custodia de documentos, se debe contemplar materiales (carpetas o AZ), Ordenación, identificación y finalmente clasificación por asuntos.

3. Fase III Eliminación: Una vez realizada la tabla de conservación documental, esta

última fase se aplicará en el archivo de gestión o central, aplicando los tiempos una vez cumplida la fecha de finalización en el archivo central. Para llegar a esto se debe realizar actividad de selección y descarte, separación y eliminación. A continuación, se evidenciará la aplicación de las fases planteadas en el modelo elaborado por Barrera Ruiz (2015).

8.1

Fase I Planeación Actividad 1 Estructura Organizacional En materia legislativa archivística, el Archivo General de la Nación (2002), en el acuerdo 042 estableció criterios para la organización de un archivo de gestión, entre ellos se contempla la clasificación de la información, entendiéndose como la identificación de un fondo, unas secciones y unas subsecciones productoras de la información estos elementos son dados y se imparten desde la estructura organizacional de la entidad por esta razón es necesario contar con la misma.

Mencionado lo anterior, la pequeña empresa no cuenta con una estructura organizacional definida por lo cual se da razón a construir una:

p. 43

Figura 1 Estructura Organizacional Cocina Vallecaucana los Fulanitos Fuente: Elaborado por Angie Jiménez a partir del trabajo de campo realizado en la pequeña empresa Actividad 2 Inventario Documental Una vez identificada la estructura organizacional de la entidad, se procedió a realizar el inventario documental adaptado del formato único original de FUID establecido por el Archivo General de la Nación, el cual se muestra en su totalidad en el (Anexo 1) Inventarios Documentales Pequeña empresa Cocina Vallecaucana Los Fulanitos. El inventario fue realizado a las siguientes áreas:

1. Gerencia General

2. Compras

3. Contratación

4. Cocina

5. Contabilidad

6. Servicio al cliente

p. 44

Figura 2 Formato Inventario Documental Fuente: Los Fulanitos S.A.S.

Actividad 3 Clasificación Documental Una vez realizado el inventario documental se realizó el cuadro de clasificación documental adaptado del esquema presentado por el Archivo General de la Nación, el cual representa el esquema jerárquico de la documentación producida por la entidad, según los valores primarios o secundarios agrupando los mismos en: administrativos, legales, contables, históricos y de investigación que se encontraban en la pequeña empresa.

Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Formato afiliación

EPS

C: CARPETA

formato afiliación Cesantias A: AZ Hoja de Vida

L: LIBRO

Certificaciones Laborales

O: OTRO

Contrato Incapacidades Solicitud de vacaciones Renuncias

CONVENCIONES

CONSERVACION

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Contratación

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

HISTORIAS LABORALES

Yolanda Devia Jimenez Elaborado por Angie Jimenez Molina Elaborado por:

01/01/2001 31/12/2016 X Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Firma Firma

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Tabla 3 Clasificación documental cocina vallecaucana los fulanitos Valores Asuntos Tipologías Primarios Administrativos Actas visita Salubridad Acta Contrato de arrendamiento Contrato Contrato de servicios Contrato de alarma Póliza Pago Servicios Públicos Factura internet Factura luz Factura Gas Factura Agua Equipos de cocina Formato revisiones periódicas Cuadre diario Formato de ingresos y gastos Inventarios Formato entrada y salida Planilla solicitud Menaje Formato inventario Reservas Formato solicitud reserva Formato solicitud Domicilios Legales Historias Laborales Contrato Formato afiliación EPS Formato afiliación cesantías Hoja de vida Certificación laboral Renuncias Incapacidades Solicitud vacaciones

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Primarios Contables Bancos Conciliación bancaria Extractos Comunicaciones Gastos Facturas Proveedores Facturas empleados Facturas de venta Cuadre caja Facturas de venta Impuestos

ICA

IVA

Rete fuente Contabilidad Contabilidad anual Secundarios Investigación Recetas Recetas tradicionales Recetas fulanitos Menú Programación almuerzos Marca Logotipo Fuente: Elaborado por el autor Actividad 4 Tabla de conservación documental Para finalizar la primera fase del modelo, se realizó el inventario documental, el cuadro de clasificación y por último se elaboraron las tablas de conservación documental para cada área teniendo en cuenta la legislación aplicable según el caso. Se realizaron seis (6) tablas de conservación de documentos para cada área de la pequeña empresa, las cuales se encuentran en su totalidad en el (Anexo 2) Tablas de conservación documental Cocina Vallecaucana los Fulanitos.

p. 47

8.2

Fase II Organización Actividad 1 Materiales La pequeña empresa maneja AZ y solicitó seguir con el manejo de las mismas, se adquirieron carpetas para las historias Laborales, se adquirió una estantería de 17 entrepaños para la administración de su archivo central.

Figura 3 Fotografía de Estantería Archivo Central Fuente: Angie Jimenez, 28 de Noviembre 2015

Figura 4 Fotografía Repisa Archivo de Gestión Fuente: Angie Jiménez, 28 de noviembre 2015 Actividad 2 Ordenación Conforme a las tablas de conservación realizadas para la pequeña empresa se realizó la ordenación y clasificación de la información por áreas, siguiendo los principios

p. 48

archivísticos de orden original y de procedencia establecidos por las normas archivísticas señaladas por el AGN.

Actividad 3 y 4 Identificación - Clasificación Para finalizar la conformación de las unidades documentales, se dio inicio con la elaboración de los rótulos para todas las unidades documentales cuya unidad de conservación fuese una carpeta o AZ, además de la identificación del tipo documental, área productora, fechas externas y descripción de la unidad documental. Una vez rotuladas se ubicaron en los entrepaños de acuerdo al área productora, dejando de un solo asunto cada ubicación.

Figura 5 Fotografía Rótulos carpeta y carpeta Rotulada Fuente: Angie Jiménez, 28 de Noviembre 2015

p. 49

Figura 6 Fotografía Rótulos para AZ y AZ Rotulada Fuente: Angie Jiménez, 28 de noviembre 2015

8.3

Fase III Eliminación El procedimiento de eliminación documental es una de las disposiciones finales dadas y especificadas en las tablas de conservación documental, para los documentos que han perdido sus valores primarios y ya cumplieron su ciclo, o aquellos documentos que no tienen ningún valor como duplicados, formatos no diligenciados, documentos de apoyo entre otros.

Para el caso de la pequeña empresa se realizó la validación de 10 unidades documentales que se encontraban duplicadas en el archivo central, las mismas correspondían a 5 unidades documentales de formatos sin diligenciar y del logo antiguo de la compañía y 5 más a copias de pagos de recibos de impuestos. Con el fin de dejar claridad y un soporte de la actividad realizada se generó un acta de eliminación documental. Ver (Anexo 16)

p. 50

8.4

Resultados aplicación modelo Para realizar la adecuada implementación de una metodología de gestión documental, se debe realizar como primera medida un análisis del contexto en el que se encuentra la pequeña o mediana empresa, con el fin de evidenciar que factores o antecedentes son de relevancia para la aplicación de un modelo.

Sin embargo, no solo es labor del profesional de la información implementar y hacer funcionar el proceso también, corresponde a un proceso de sensibilización que involucra a todos los miembros de la pequeña y mediana empresa interesados en conocer y entender el porqué de la gestión documental. Por esta razón, es de vital importancia contemplar todos estos factores previos a la implementación de una metodología.

Igualmente, uno de los principales factores que impactó el modelo de gestión documental es el presupuesto, no solo a largo plazo. Se logró identificar que al momento de iniciar el proyecto el interés era alto pero una vez avanzado, se necesitan de recursos, por esta razón se presentaron inconvenientes para la adquisición de estantería, de unidades de conservación, en consecuencia, se trabajó en mostrar el beneficio que tendrían al realizar esta inversión y finalmente se logró adquirir los recursos y elementos necesarios. Así mismo, se evidenció que la persona que realiza los temas contables en la pyme es la misma persona que maneja el archivo, razón por la cual se da a conocer que en muchos casos los perfiles incluyen las funciones administrativas y de archivo, en este caso dicha funcionaria no tenía experiencia previa ni capacitación alguna, las actividades las realizó y realizaba de manera empírica.

Por otra parte se logró establecer que la pequeña empresa tenía una gran fuente de conocimiento en sus empleados, sin embargo, no se encuentra documentado, al ser un restaurante es un riesgo alto de pérdida de información, por ello se logró dar a conocer al

p. 51

gerente la necesidad de documentar dicho conocimiento, no solo para el proceso y curva de aprendizaje de sus empleados sino para fines investigativos en el país, ya que Fulanitos Cocina Vallecaucana es considerado un restaurante de patrimonio cultural. De igual modo es revelador y preocupante, que el momento de actuar y mitigar los riesgos únicamente se dan cuando se presenta una situación desfavorable y es allí cuando las empresas entienden la importancia de las cosas, fue tal el caso que esta pequeña empresa tuvo que pagar una multa a la DIAN por no tener los soportes de facturación requeridos en su momento, sin imaginar que hubiese o hubiera sucedido con las historias laborales, ya que las mismas no existen en esta pequeña empresa es decir, solo se conservan algunas hojas de vida y algunas incapacidades. Con el fin de generar conciencia se le informó al gerente los casos laborales que se han presentado en el país. Una vez socializado el modelo propuesto para las Pymes es más fácil llevar a cabo su ejecución y mantenimiento, en este caso se brindaron claramente actividades y lineamientos de que hacer y cómo hacerlo, de igual manera la pequeña empresa asigno una persona con funciones netamente enfocadas al archivo a dicha persona se le brindo capacitación y dieron herramientas de consulta como la página del Archivo General de la Nación y un entrenamiento para la función a realizar; así mismo, se logró que el gerente se involucrara y viera la necesidad de hacer parte de esta iniciativa, no solo por el control de su información sino porque vio la oportunidad de lograr ser más competitivos, efectivos y estar alineados en temas de calidad.

8.5

Evaluación del modelo propuesto Una vez aplicado el modelo propuesto por Barrera Ruiz (2015), se procede a desarrollar una evaluación, para tal efecto se utilizaron como elementos de valor, el esquema establecido por Edward Deming en el ciclo de mejora continua PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y la metodología de PMBOK (PMI) gestión de riesgos.

p. 52

8.5.1

Alcance de la evaluación:

Determinar si la metodología de gestión documental para pequeñas o medianas empresas del sector alimentos, se encuentra acorde a la exigencia de calidad y procedimientos archivísticos en Colombia.

8.5.2

Análisis del entorno Mediante un análisis normativo se pretende evidenciar los procesos y requerimientos que tienen las pequeñas empresas en cuanto a Gestión documental y calidad, se tomaron dos normas la Resolución 8934 de 2014 y la NTC 6001. A continuación, se presenta un resumen de los apartados de las mismas: Tabla 4 Análisis legislación Gestión Documental Pequeña y Mediana empresa Requerimientos Gestión Documental Resolución 8934 de 2014 (Superintendencia de Industria y Comercio,

2014)

NTC 6001 (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación, 2008) Programa de gestión documental Procedimiento para el manejo de la información Tablas de retención documental Analizar e interpretar adecuadamente la información Cuadro de clasificación documental Proteger la información relevante Tablas de valoración documental Los documentos deben estar vigentes y disponibles para la consulta Reglamento interno de archivo. Los documentos deben estar almacenados de forma segura y ordenada, durante el tiempo de conservación que defina la ley o la empresa Fuente: Elaboración Propia

p. 53

8.5.3

Evaluación Se realizó el análisis de los resultados obtenidos en la aplicación del modelo de gestión documental para pequeñas y medianas (Pymes) empresas en el sector de alimentos, teniendo en cuenta la legislación archivística vigente, se plasmó la comparación con la metodología general de archivos y los elementos requeridos para implementar Gestión Documental en las empresas.

Este ejercicio permitió ratificar el modelo propuesto o realizar las acciones correctivas necesarias generando recomendaciones y modificaciones en general. Siguiendo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) la investigación pasará a la etapa de Verificar:

Figura 7 Modelo PHVA Etapa Verificación Modelo de Gestión documental Fuente: Elaboración propia

•Aplicación del modelo en la pequeña empresa Cocina Vallecaucana Fulanitos •Mediante una comparación metodologica e indicadores de impacto se validara el modelo

• Diseño modelo de gestión

documental para pequeñas empresas del sector alimentos.

• Recomendaciones y

mejoras de modelo.

Actuar Planear Hacer Verificar

p. 54

8.5.3.1

Matriz de comparación de metodologías Con el fin de tener un punto de comparación se realizó una matriz de los elementos que debería tener una metodología de gestión documental, conforme al análisis del entorno realizado, esta misma será utilizada para realizar la comparación con la metodología de gestión documental de pequeñas y medianas empresas. Para esta evaluación se establecieron cinco (5) categorías relevantes y sus respectivos elementos de la siguiente manera: Tabla 5 Metodología General adaptada de la resolución 8934 SIC, NTC 6001 y Decreto 1080 Metodología General Gestión Documental basada en la Resolución 8934, NTC 6001 y Decreto 1080 # Categoría de Evaluación # Elementos

Dirección y Coordinación

Política archivística

Responsabilidad

Programa de Gestión Documental

Inventario documental

Metodología de aplicación de los 8 procesos: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración.

Auditoría

Accesos y restricciones de información

Capacitación

3 Tablas de Retención Documental

Cuadro de clasificación documental

p. 55

Tablas de retención documental

Instructivo

Tablas de Valoración Documental

Fondos acumulados

Historia organizacional

Tablas de valoración documental

Reglamento de Archivos

Documento

Recursos y responsabilidades

Indicadores Fuente: Elaboración propia Este mismo ejercicio se realizó con la metodología de gestión documental para pequeña o mediana empresa del sector de alimentos planteada por (Barrera Ruiz, 2015), esta cuenta únicamente con tres (3) categorías y 7 elementos distribuidos en las mismas. Tabla 6 Metodología planteada por Barrera Ruiz (2015) para Pymes del sector alimentos Metodología Modelo Gestión Documental Propuesto # Categoría de Evaluación Elementos

Planeación

1 Inventario documental

2 Cuadro de clasificación documental

3 Tabla de conservación documental

Organización

4 Clasificación documental

5 Identificación documental

6 Adecuación archivadores

p. 56

Eliminación

7 Eliminación documental

Fuente: Elaboración propia Una vez identificadas estas dos metodologías se realizó una comparación con el fin de establecer sobre que categorías el modelo establecido de pyme cumple o no cumple las exigencias actuales, se establecieron rangos porcentuales para poder evaluar las 5 categorías en cada metodología, al finalizar y realizar la suma total sus calificaciones deberían dar una puntuación del 100%.

Por lo tanto, la calificación máxima será 20% y la mínima 0% Tabla 7 valores de calificación Cumple

20%

Parcialmente cumple

10%

No cumple

Fuente: Elaboración propia Al realizar el análisis a partir de la metodología general de gestión documental, se resume lo siguiente:

Tabla 8 Análisis Metodologías Gestión documental Ítem Categoría de Evaluación Metodologías Estándar Gestión Documental

cumplimiento Gestión Documental propuesto para Pyme

cumplimiento

Dirección y coordinación Cumple

20%

No cumple

Programa de gestión documental Cumple

20%

Cumple

20%

p. 57

Tablas de retención documental Cumple

20%

Cumple

20%

Tablas de valoración documental Cumple

20%

No cumple

Reglamento de archivos Cumple

20%

No cumple

Cumplimiento

100%

40%

Fuente: Elaboración propia De acuerdo con lo analizado al realizar el ejercicio, se identificó que para los procesos operativos la metodología propuesta cumple con los requerimientos y necesidades del mercado, sin embargo, la parte administrativa y de planeación no se encuentra contemplada en la misma.

Gráfico 1 Resumen Evaluación Modelo propuesto Fuente: Elaboración propia La categoría dirección y coordinación en el modelo propuesto presenta falencias, ya que en la misma, no se contempla establecer un responsable al interior de la pequeña o mediana empresa o definir una política que sea guía en el tiempo para la gestión documental, este aspecto es importante, porque no se debe dejar a libre decisión o criterio de la persona que esté en el momento administrando el archivo.

20%

DIRECCIÓN Y

COORDINACIÓN

PROGRAMA DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

TABLAS DE

RETENCIÓN

DOCUMENTA

TABLAS DE

VALORACIÓN

DOCUMENTAL

REGLAMENTO DE

ARCHIVOS

Medición del modelo propuesto

p. 58

El otro ítem a analizar es el programa de gestión documental y los procesos que lo componen y que se deben tener en cuenta al momento de aplicarlos. Ahora bien, el modelo contempla los procedimientos básicos y necesarios que se encuentran acorde a la legislación vigente convirtiéndose en una gran fortaleza del modelo y de beneficio para la Pyme que lo ponga en práctica.

Las tablas de retención documental se muestran como una fortaleza en este modelo, debido a que este instrumento le permite a la pequeña o mediana empresa conocer que documentos genera y como los debe administrar y conservar, de igual manera el Archivo General de la Nación enfatiza en que uno de sus beneficios es la racionalización y manejo integral de los documentos, aportándole herramientas vitales a la empresa, es importante aclarar que se requiere un profesional de la información, para que realice el levantamiento de información y la capacitación de cómo aplicarla.

Así mismo, las tablas de valoración documental son un instrumento que le permitiría a la pequeña y mediana empresa intervenir los fondos acumulados, por otra parte, si la pyme tiene proyección de crecimiento y lo quiere realizar por medio de alguna fusión las TVD podrán ser aplicadas en los archivos anteriores y los próximos a formarse y finalmente ayudan a salvaguardar en patrimonio histórico de la pequeña o mediana empresa. Finalmente el Reglamento de archivo, ítem importante para la estandarización del funcionamiento de la gestión documental al interior de la empresa, va más allá de un instructivo, un paso a paso lineamientos que indican cómo hacer las cosas, es fuente de gestión del conocimiento al interior de la organización permite dejar reflejado lo que realiza la persona y lo que se debería hacer en el proceso, también permite que la empresa cree el hábito de formalizar sus procesos y enmarcarse en el ámbito de calidad y futuras certificación cuyos insumos son los manuales, reglamentos, políticas entre otros.

p. 59

8.5.3.2

Análisis de Riesgos Por medio de un análisis de riesgo basado en lo planteado por la metodología PMBOK (PMI) de proyectos, el mismo permite evidenciar factores que afectan en el desarrollo de un proyecto o proceso, en el caso de esta investigación se identificará que consecuencias tendría la aplicación del modelo propuesto sin contar con los elementos de Dirección y Coordinación, tablas de valoración documental y Reglamento de archivo siendo estas categorías las de más baja calificación.

8.5.3.3

Identificación de Riesgos La identificación de riesgos se realizó por medio de una EDR estructura detallada del riesgo, establecida en la metodología PMBOK (PMI), la cual busca reflejar el impacto de los factores a nivel externo, interno y de dirección.

Ilustración 1 Estructura detallada de los riesgos del modelo planteado Fuente: Elaboración propia.

En este proceso se han identificado los siguientes riesgos:

Modelo de Gestión Documental Modelo de Gestión Documental para Pymes para Pymes Externo Externo Económicos Económicos Políticos Políticos Internos Internos Financiero Financiero Personal Personal Procesos Procesos Dirección Dirección Planeación Planeación Control Control Reglamentación Reglamentación

p. 60

Tabla 9 Identificación de Riesgos Cód Causa Riesgo Consecuencia Clasificación R1 Si el personal asignado como funcionario del archivo no tiene conocimiento o experiencia en Gestión Documental.

Puede realizar pérdida de información por mal manejo.

Sanciones o multas por no contar con la información.

Interno Personal R2 Si no se incluye el proyecto de archivo en la planeación anual No se contaría con presupuesto para el mantenimiento y desarrollo del área de gestión documental Lo que generaría incumplimiento total a las exigencias en materia de gestión documental Dirección Planeación R3 Si no se documenta o establecen reglas para la administración del archivo Mal manejo de la información por carencia de reglamento o manual de procedimiento Lo que generará inadecuada ejecución de los procesos archivísticos. Y pérdida de gestión del conocimiento en la organización.

Reglamentación R4 Si no se cuenta con una política de archivo Pérdida de Historia y archivo de la entidad.

Sanciones o multas por no contar con la información Control R5 Desconocimiento de la legislación y procedimientos en materia de Gestión Documental.

Inadecuada administración del archivo.

No permite que se dé un manejo adecuado de los archivos acorde con la normatividad vigente.

Políticos

p. 61

R6 Desconocimiento de cómo intervenir información de años anteriores cuando la empresa tenía estructura organizacional diferente.

El no contar con tablas de valoración documental.

Se genera un fondo acumulado Procesos Fuente: Elaboración propia.

8.5.4

Análisis Cualitativo del riesgo El proceso de análisis cualitativo tiene como objetivo la priorización de los riesgos por medio del análisis de su probabilidad de ocurrencia e impacto. Para este análisis, se realizará una calificación de probabilidad de riesgos, en donde se da una valoración de 0 a 10 con una interpretación desde una probabilidad baja a una muy alta, esta clasificación de probabilidad se encuentra normalizada en la metodología PMBOK (PMI) de proyectos y ha sido tomada de allí.

8.6

Calificación de Probabilidad Valoración Interpretación Significado

Muy alta Es muy factible que el riesgo se produzca más de una vez en los próximos 2 meses

Alta Es muy Factible que el riesgo se produzca más de una vez en los próximos 2 meses.

Media Es muy Factible que el Riesgo ocurra

Baja El hecho puede ocurrir pero se considera que es difícil que suceda,

p. 62

ya que existen controles suficientes y apropiados.

Fuente: Elaboración propia adaptado de PMBOK Una vez a analizada y revisada la tabla de probabilidades se procedió a asignar una valoración a cada riesgo identificado en la (Ilustración 19).

8.6.1

Matriz de asignación de valores de probabilidad Código Probabilidad R1

Fuente: Elaboración propia.

Otro factor necesario para el análisis de los riesgos, es el impacto, que mide que nivel de traumatismo que pueden ocasionar las categorías que se están evaluando. Para ello la metodología PMBOK (PMI) de proyectos estableció tres valoraciones cuyos niveles van del bajo al alto:

8.7

Impacto Tabla 10 Clasificación por impacto Valoración Nivel Descripción

p. 63

Alto Si el hecho llega a presentarse, afecta sustancialmente el resultado de las actividades e impide el cumplimiento de los objetivos previstos para el área.

Medio Si el hecho llega a presentarse afecta sustancialmente el desarrollo operativo de las actividades, retrasa moderadamente su resultado.

Bajo Si el hecho llega a presentarse afecta muy poco el resultado de las actividades pasando a ser solo molestias, pequeñas dificultades operativas o en los puestos de trabajo.

Fuente: Elaboración propia.

8.7.1

Matriz de asignación de valores de Impacto Finalizada la asignación de cada probabilidad a los 6 riesgos establecidos en la (Tabla 11), se asignará un nivel de impacto respectivamente:

p. 64

Tabla 11 Matriz de asignación de valores de Impacto Código Probabilidad Impacto R1

Fuente: Elaboración propia.

De esta manera los riesgos se pueden visualizar de la siguiente manera:

Figura 8 Matriz de visualización de riesgos Fuente: PMBOK (PMI) Al interpretar la gráfica de probabilidad VR impacto el riesgo 1, 2 y 3 causarían un impacto alto al interior de la empresa, el riesgo 5 se debe considerar, así como los riesgos latentes debido a que las amenazas son considerables frente a la función al interior de la organización.

p. 65

8.8

Evaluación del riesgo. Finalizado el análisis cualitativo y cuantitativo se procede a generar estrategias, acciones y responsables de las mismas para mitigar y erradicar los riesgos evaluados. A continuación, se presenta un resumen de lo trabajado. Tabla 12 Matriz de evaluación de riesgos Riesgo Estrategia Acción Requerida Responsable Pérdida de información por no contar con persona calificada que realice la labor de archivo. Mitigar Contratar a una persona calificada para la labor, o capacitar a un funcionario de la Pyme ante el AGN Pyme No tener presupuesto para la implementación y mantenimiento de la Gestión Documental.

Evitar Incluir en el presupuesto anual asignando un % al mismo.

Pyme Mal manejo de la información por carencia de reglamento o manual de procedimiento Mitigar Generar un reglamento de archivo Pyme Pérdida de Historia y archivo de la entidad por no contar con una política de archivo Evitar Generar la política de archivo Pyme Inadecuada administración del archivo por desactualización en materia de Gestión Documental Mitigar Mantener en constante capacitación al personal.

Pyme El no contar con tablas de valoración documental. Transferir Se puede contratar un tercero para la evaluación de las mismas si no se cuenta Pyme

p. 66

con la persona profesional en la pyme Fuente: Elaboración propia.

8.9

Recomendaciones y mejoras al Modelo Propuesto Finalizada la evaluación y el análisis del modelo propuesto, la investigación se situará en el momento de actuar.

Figura 9 Ciclo PHVA fase de "Actuar" Fuente: Elaboración propia.

El modelo propuesto es fuerte en los aspectos operativos, en general es de fácil aplicación para las personas que no tienen una formación o conocimiento previo en materia de archivo, sin embargo y con el ejercicio práctico realizado se deben tener en cuenta aspectos más integrales que permitan a todo tipo de pequeña o mediana empresa entender que es la gestión documental.

Así mismo, no solo se debe hablar de procesos operativos o técnicos, es importante difundir y dar a conocer la existencia de entidades, organismos, asociaciones, entre otras brinda respaldo y asesorías en cuanto dudas se refieren, de igual manera visibilizar que •Aplicación del modelo en la pequeña empresa Cocina Vallecaucana Fulanitos

• Mediante una comparación

metodologica e indicadores de impacto se validara el modelo

• Diseño modelo de

gestión documental para pequeñas empresas del sector alimentos.

•Recomendaciones y mejoras de modelo.

Actuar Planear Hacer Verificar

p. 67

existe una carrera profesional en el país, transmitiendo así seguridad e importancia a la pequeña y mediana empresa.

En cuanto a la metodología planteada por el modelo, cabe destacar el uso y elaboración de instrumentos archivísticos, sin embargo, se debe resaltar y aclarar que los mismos son de elaboración obligatoria y que no se pueden dejar de elaborar debido a que es la base de la gestión documental.

De manera evaluativa, la investigación ha logrado evidenciar que la dirección y planeación en la implementación de cualquier proceso es de vital importancia, debilidad que presenta el modelo planteado al no contemplarlo, al tratarse de pequeñas y medianas empresas no se requiere que exista algún tipo de asamblea, pero sí la generación de un documento formal delegando las diferentes responsabilidades de quienes pueden intervenir en el proceso de Gestión documental, algo semejante a un comité de archivo. Así mismo, lograr el posicionamiento y sentido de pertenencia de la persona que maneja el archivo que no sea solo la actividad de archivar y crear carpetas, sino que esta persona entienda la razón y lo que puede lograr la empresa con una buena práctica e implementación de la gestión documental.

En contexto durante el ejercicio práctico en la pequeña empresa Cocina Vallecaucana, se logró ratificar lo anteriormente mencionado, ya que la misma por falta de organización de importancia y conocimiento fue acreedora de una multa por parte de la DIAN en el año 2013, por no tener los debidos soportes de su actividad económica específicamente en facturación.

Retomando al modelo es importante que, así como la pequeña empresa año a año diseñe un plan de mejoramiento o incursión en nuevos mercados tenga presente la gestión documental en su presupuesto. Para muchas la gestión documental son AZ o carpetas que pueden ser adquiridas en cualquier papelería, ignorando que la misma va más allá y es

p. 68

donde se conoce la conservación de la información no a corto plazo sino largo plazo, en las pequeñas y medianas empresas se debe sensibilizar sobre los elementos de conservación que deben usar no solo los que tenga alcance o que sean más económicos sino los que en realidad van a ser un aliado y no un enemigo a lo largo del tiempo. Por otra parte los elementos que se requieren para la gestión documental no solo son físicos (estantería, unidades de conservación, ganchos) entre otros, se debe contar con un medio electrónico en el que se lleve control del inventario documental, en la mayoría de los casos son bases de datos en Excel, es viable usarlo debido al tamaño de la empresa pero el mismo debe contar con seguridad de eliminación o adición de registros, realizar un back up diario de la información, Se sugiere que esta sea una directriz documentada desde el reglamento de archivo o política de archivo de la pequeña o mediana empresa, en todo caso las pequeñas empresas no cuentan con tanto personal, lo cual aumenta los niveles de fraude o modificación de los documentos y lo que se pretende lograr con la incorporación de la planeación en el modelo es definir establecer los diferentes permisos y autorizaciones que tendrían los funcionarios frente a la información.

Según el estudio realizado, las pequeñas y medianas empresas tienden a crecer rápidamente y su archivo no es la excepción razón por la cual es importante la visión a largo plazo sobre el espacio que será adecuado para los tipos documentales que son de conservación permanente o de 10 años. Disposición que una vez más debe verse reflejada en la política de archivo, en efecto durante la investigación y el ejercicio práctico se realizó la pregunta a la gerente de la pequeña empresa Cocina Vallecaucana los Fulanitos cuánto tiempo más pretendía estar en el sector de servicios, a lo que respondió que tiene deseos por quedarse muchos años más; en este sentido puede ser el mismo caso de las demás pequeñas empresas y que por sus planes de expansión o posicionamiento quieran hacer alianzas o fusiones con otras Pymes y es importante saber que al cambiar de nombre se

p. 69

genera un nuevo archivo, que no podrá ser gestionado o administrado bajo las mismas directrices que se tengan actualmente, surgiendo así, el termino tablas de valoración documental que no es indispensable para todas las Pymes pero sí que se tenga conocimiento que son necesarias cuando ocurra este tipo de situaciones. Como resultado de la investigación y el ejercicio práctico el modelo complementario y sugerido para las pequeñas y medianas empresas es:

Modelo Sugerido El modelo complementario a diferencia del planteado debería tener 5 fases:

9.1

Dirección y Coordinación Desde la pequeña o mediana empresa se deben establecer roles y responsables para la elaboración de políticas y modificaciones a los procesos de archivo, siendo estos mismos los que deciden sobre el manejo que se le dará a la información. La política debe realizarse con los siguientes parámetros:  Marco conceptual  Metodología para la administración y funcionamiento del archivo  Responsabilidades o aportes de otras áreas a la gestión documental  Definir comité de archivo y las funciones de cada integrante.  Definir el medio en el que se va a administrar la información (Excel o software)  Definir accesos de los funcionarios a la documentación La dirección y coordinación deberá asignar un presupuesto anual para mejoras o adquisiciones en materia de gestión documental.

p. 70

9.2

Programa de gestión documental Desarrollando los procesos técnicos e instrumentos como el inventario documental, diagnósticos que se puedan realizar en la misma y procesos como:  Planeación  Producción  Gestión y trámite  Organización  Transferencia  Disposición de documentos  Preservación a largo plazo  Conservación

9.3

Tablas de Retención Elaboración del instrumento archivístico para las áreas manejadas en la pequeña y mediana empresa, realizando el respectivo cuadro de clasificación, manual de aplicación y uso, listado de términos que permitan a la persona asociar lo que va a realizar con su día a día.

9.4

Tablas de Valoración Se deben contemplar para las pequeñas o medianas empresas que tengan fondos acumulados, o que a lo largo del tiempo se hayan fusionado con otras. Al momento de su elaboración se debe tener presente:

 Historia institucional  Marco normativo  Actas de los comités si se tomó decisión de algún tipo de información

p. 71

 Inventario de la información a intervenir.

Finalmente,

9.5

Reglamento de archivo Realizar un documento en el cual se contemple:

 Responsable de la gestión documental  El cómo de los procedimientos del Programa de gestión documental  Como realizar o llevar las estadísticas del archivo  Recursos para el funcionamiento del archivo  Procesos de evaluación y mejora anual.

 Programa de capacitación para la persona que se encuentre en el archivo. El modelo que se presenta como resultado de la investigación, no solo permite aliviar el manejo de la gestión documental al interior de las Pymes, también evidencia que permite alinear a las mismas en aspectos de calidad y futuras certificación, así mismo, se establece para el caso de crecimiento de las mismas, puede que puntos como las tablas de conservación no apliquen para algunas pequeñas empresas, sin embargo, se deja como visión de crecimiento.

Es importante el acompañamiento y atención a dudas que puedan presentarse en proceso de aplicación de la metodología propuesta.

10 Resultados

Para la implementación de un modelo de gestión documental se deben tener en cuenta variables como el contexto de la organización, entre otros aspectos, es importante que no solo las metodologías presenten un proceso de cómo hacer las cosas, es brindarle

p. 72

información clara y que aporte a la organización empezando por dar a conocer que es la gestión documental, con qué fin y beneficios se aplica.

Acorde con el desarrollo de la investigación y los antecedentes validados, se puede concluir que en las pequeñas y medianas empresas aun no tienen conciencia sobre la importancia de la información y mucho menos entienden el valor que genera este valioso recurso al interior de su empresa; así mismo, desconocen que exista una carrera profesional que puede realizar el acompañamiento y asesoramiento en la implementación de la gestión documental.

Otro aspecto importante, es la gestión de conocimiento, el mismo se manifiesta como un elemento valioso, pero sin ninguna protección, seguridad o intensión de mantenerlo en el tiempo, en el caso de las pequeñas y medianas empresas depende de la persona más antigua que lo transmite a los demás de manera narrativa, convirtiéndose así en un reto lograr la documentación de este y ser de acceso para todos. En consecuencia, por medio de la gestión documental y la importancia de los valores que tienen los documentos, se logra justificar por qué dejar documentado para fines históricos, científicos o de gestión. En definitiva, esta investigación aporto significativamente a la formación profesional y personal, porque de lo pequeño se logra lo grande, al realizar este proyecto de investigación se entiende que las pequeñas y medianas empresas son el futuro y los retos de los profesionales de la información.

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11 Conclusiones

Seguir e implementar un modelo de gestión documental, que sea amigable y fácil de entender genera confianza en las organizaciones, debido a que el mismo representa una valiosa fuente de información, en este caso flexible a las pequeñas y medianas empresas de los diferentes sectores económicos. Al final, las Pymes serán las beneficiadas en materia archivística.

En cuanto a la metodología planteada para el desarrollo de esta investigación, se puede resaltar que finalizadas las fases de investigación se logró evaluar el modelo propuesto y aportar a su mejora en pro del beneficio colectivo para las pequeñas y medianas empresas, quienes como se logró visualizar a lo largo de la investigación no tenían conocimiento ni elementos de valor para ejecutar y avanzar en la implementación de la gestión documental.

En cuanto a la gestión documental, se puede decir que es adaptable al tipo de organización que se encuentre sin dejar de velar por el cumplimiento de elementos infaltables para su funcionamiento como lo es la planeación y dirección de la misma, también es una herramienta de éxito y calidad para las pequeñas y medianas empresas debido a que las vuelve más competitivas.

La normalización de la gestión documental por medio de una metodología, genera cambios positivos en las pequeñas empresas, partiendo de la organización de sus documentos hasta llegar a la cultura organizacional eficiente con miras de calidad en todos sus procedimientos y actuaciones.

12 Recomendaciones

En esta última parte es importante mencionar aspectos que se deben considerar por parte de las PYMES, de los profesionales de la información y la academia.

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Para los profesionales de la información la recomendación es asumir el reto en una PYME con la misma responsabilidad y seriedad que se tratase en una empresa privada o pública con mayor prestigio en el mercado, muchas veces al no ser un proyecto de gran reconocimiento no se toma con el entusiasmo que se espera, sin tener en cuenta que este mercado aún no ha sido explorado y se encuentra bastante trabajo por hacer. Para las Pymes, se recomienda mantener y fortalecer la dirección y coordinación en gestión documental que la misma se encuentre involucrada en los procesos, procedimientos establecidos en los planes anuales de las mismas; así mismo, se evidenció que la adopción de un modelo es una herramienta importante para quienes no cuentan con recursos, capacitación o personal idóneo para el desarrollo y seguimiento de la gestión documental De otra parte, para la academia, continuar con el mejoramiento y normalización de una metodología para las pequeñas y medianas empresas, esta investigación es apenas un insumo del gran trabajo que se encuentra en este sector.

Finalmente y como recomendación general, se sugiere que los modelos planteados en las dos fases de esta investigación se contemplen y sean punto de mejora continua para el sector de las pequeñas empresas en materia archivística, actualizándose acorde a las exigencias legislativas, es por ello que se solicita el interés e investigación continua de este tema.

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13 Bibliografía

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p. 79

Zapata Cárdenas, C. A. (2011). Gestión documental & Gestión electronico: Problemas, retos y oportunidades para los profesionales de la información. Bogota: Archivo General de la nación.

p. 80

14 Anexos

Anexo 1 (Inventario Documental)

Anexo 1 Inventario Documental Contratación Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Formato afiliación

EPS

C: CARPETA

formato afiliación Cesantias A: AZ Hoja de Vida

L: LIBRO

Certificaciones Laborales

O: OTRO

Contrato Incapacidades Solicitud de vacaciones Renuncias

CONVENCIONES

CONSERVACION

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Contratación

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

HISTORIAS LABORALES

Yolanda Devia Jimenez Elaborado por Angie Jimenez Molina Elaborado por:

01/01/2001 31/12/2016 X Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Firma Firma

p. 81

Anexo 2 Inventario Documental Gerencia General

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Planilla Pagos seguridad Pagos horas extras Planilla Pagos seguridad

C: CARPETA

Pagos horas extras A: AZ Planilla Pagos seguridad

L: LIBRO

Pagos horas extras

O: OTRO

Planilla Pagos seguridad Pagos horas extras Carta Menú logotipo Contrato consignaciones pagos Poliza Contrato de alarmas Poliza Factura Internet Factura Luz Factura Gas Factura Agua Formato Revisiónes Periodicas 01/01/2009 X Acta Visita Salubridad Formato visita Programación almuerzos 01/01/2007 X Version 1 Elaborado: 18-Nov-2015 01/01/2009

INSPECCIONES

01/01/2009 X X X

PERSONAL

01/01/2016 X

FECHAS EXTREMAS

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

PERSONAL

01/01/2014 01/01/2015 31/12/2015

PERSONAL

01/01/2013 31/12/2013

DEPENDENCIA

FECHA DE ELABORACIÓN

X X

CONSERVACION

CONVENCIONES CONSERVACION

X 31/12/2014 Elaborado por Cargo Firma Fecha

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado por:

Cargo Gerencia General

PERSONAL

MARCA

01/01/2010 28/11/2015 Gestor Documental Angie Jimenez Molina Firma Fecha Yolanda Devia Jimenez Gerente General 28/11/2015

MENÚ

CONTRATO DE SERVICIOS

PAGOS SERVICIOS PÚBLICOS

EQUIPOS DE OFICINA

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

01/01/2009 X 01/01/2010 X

p. 82

Anexo 3 Inventario documental Contabilidad Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Factura equivalente Proveedores

C: CARPETA

Factura equivalente Empleados A: AZ

IVA

L: LIBRO

ICA

O: OTRO

Retefuente

IVA

ICA

Retefuente

IVA

ICA

Retefuente

IVA

ICA

Retefuente Pago nomina Novedades nomina Pago nomina Novedades nomina Pago nomina Novedades nomina Facturas de venta 01/01/2014 Conciliaciones bancarias extractos Comunicaciones Conciliaciones bancarias extractos Comunicaciones Contabilidad Anual 01/01/2014 31/12/2014 x

NOMINA

01/01/2016 01/01/2015 31/12/2015

BANCOS

FACTURAS

CONVENCIONES CONSERVACION

x x x x

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

01/01/2009 x

GASTOS

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Contabilidad

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMINA

IMPUESTOS

01/01/2015 31/12/2015

NOMINA

IMPUESTOS

01/01/2013 01/01/2016 31/12/2013 Elaborado por:

Yolanda Devia Jimenez Elaborado por Angie Jimenez Molina x

BANCOS

CONTABILIDAD

01/01/2016 Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Firma Firma

IMPUESTOS

01/01/2014 31/12/2014 x

IMPUESTOS

01/01/2015 31/12/2015 x 01/01/2014 31/12/2014 x

p. 83

Anexo 4 Inventario documental cocina Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Formato entradas y salidas

C: CARPETA

Planilla Solicitud menaje y abarrotes A: AZ Formato inventario

L: LIBRO

Recetas tradicionales

O: OTRO

Recetas Fulanitos

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

CONVENCIONES

CONSERVACION

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

Elaborado por

RECETAS

01/01/2009 X

INVENTARIO

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Cocina

FECHA DE ELABORACIÓN

01/01/2015 X Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Firma Firma Angie Jimenez Molina Elaborado por:

Yolanda Devia Jimenez

p. 84

Anexo 5 Inventario documental Servicio al cliente Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O Formato cuadre caja

C: CARPETA

Facturas de venta A: AZ Comandas

L: LIBRO

Formato cuadre caja

O: OTRO

Facturas de venta Comandas Solicitud Reserva Solicitud Domicilios

CONVENCIONES

CONSERVACION

X X X

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Servicio al Cliente

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

CUADRE CAJA

31/12/2015 01/01/2014 01/01/2010 01/01/2016

RESERVAS

CUADRE CAJA

Yolanda Devia Jimenez Elaborado por Angie Jimenez Molina Elaborado por:

Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Firma Firma

p. 85

Anexo 6 Inventario documental Compras Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

INICIAL

FINAL

C A L O formato solicitud

C: CARPETA

cotización A: AZ Facturas

L: LIBRO

Pedidos

O: OTRO

Cotizaciones Firma Firma

FORMATO DE INVENTARIO

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Compras

FECHA DE ELABORACIÓN

NOMBRE DE CARPETA AZ O LEGAJO

TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CONSERVACION

CONVENCIONES CONSERVACION

Angie Jimenez Molina Elaborado por:

Yolanda Devia Jimenez

PROVEEDORES

01/01/2015 X Fecha 28/11/2015 Fecha 28/11/2015

COTIZACIONES

01/01/2015 X Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por

p. 86

Anexo 7 Tabla de conservación Cocina

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

Firma Firma Fecha 12/12/2015 Fecha 12/12/2015 Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por Angie Jimenez Molina

† INVENTARIO

*Formato entrada y salidas *Planilla solicitud Menaje y Abarrotes *Formato Inventario

Aprobado por:

Yolanda Devia Jimenez Al ser documentos de gestión se conservan 2 años y se eliminan previa digitalización

† RECETAS

*Recetas tradicionales *Recetas Fulanitos x Son Documentos con Valor historico y son de conservación total x x † Series

* Tipologia Documental

OBSERVACIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

DEPENDENCIA

Cocina

FECHA DE ELABORACIÓN

ASUNTO

GESTIÓN

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

Version 1 Elaborado: 18-Nov-2015

p. 87

Anexo 8 Tabla de conservación Gerencia General Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

x x son documentos con valores legales se deben conservar 10 años, cumplido su tiempo se debe digitalizar y posterior eliminar

x x son documentos con valores legales se deben conservar 10 años, cumplido su tiempo se debe digitalizar y posterior eliminar Yolanda Devia Jimenez Gerente General † Mantenimiento *Formato revisión

* Informe Inspección

† Inspecciones *Formato visita

* Acta Salubridad

† Servicios Públicos *Factura † Contrato de arrendamiento *Contrato *Consignaciones *Poliza † Contrato de Servicios *Contrato *Poliza † Series

* Tipologia Documental

† Marca

* Carta Menú

* Logotipo

x Son documentos que tienen valores Historicos para la pequeña empresa deben ser de conservacion total Son documentos que tienen valores Historicos para la pequeña empresa deben ser de conservacion total † Menú *Programación Almuerzos Firma Firma Fecha 12/12/2015 Fecha 12/12/2015 Elaborado por Angie Jimenez Molina Aprobado por:

Cargo Gestor Documental Cargo

ASUNTO

GESTIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIÓN

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

DEPENDENCIA

Gerencia General

FECHA DE ELABORACIÓN

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

p. 88

Anexo 9 Tabla de conservación de documentos Contratación Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

Fecha 12/12/2015 Fecha 12/12/2015 Aprobado por:

Yolanda Devia Jimenez Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por Angie Jimenez Molina Firma Firma † Series

* Tipologia Documental

ASUNTO

GESTIÓN

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

Son documentos con valores primarios y secundarios se deben conservar 100 años.

† Historia Laboral *Hoja de Vida

* Contrato

*Formato entrevista *Carta de finalización contrato *Otro Sí *Carta solicitud Vacaciones *Formato entrega Dotación *Certificados Laborales

* Certificado de estudios

* Fotocopia cedula de ciudadania

* Certificacion eps

*Afiliación ARL

* Incapacidades

* Exámenes médicos

*Comprobantes de pago *Planilla de pagos cesantias *Planilla de pago eps *Paz y salvo

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

DEPENDENCIA

Contratación

FECHA DE ELABORACIÓN

p. 89

Anexo 10 Tabla de conservación contabilidad Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

x Son documentos de valores legales se deben conservar † Cuenta de cobro *Cuenta de cobro

x x

† ICA

*Declaración *Soportes Declaración

x x x

x x

x x Firma Firma † Comprobantes de Venta *Facturas de venta † Contabilidad *Soportes cierre contable

† IVA

*Declaración *Soportes Declaración

x x † Nomina *Pago Nomina

* Novedades Nomina

12/12/2015 Aprobado por:

Yolanda Devia Jimenez Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por Angie Jimenez Molina † Bancos *Conciliación Bancaria *Extractos *Comunicaciones

Fecha 12/12/2015 Fecha † Retencion en la fuente *Declaración *Soportes Declaración

x x † Series

* Tipologia Documental

OBSERVACIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

DEPENDENCIA

Contabilidad

FECHA DE ELABORACIÓN

ASUNTO

GESTIÓN

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

p. 90

Anexo 11 Tabla de Conservación Servicio al cliente Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

Fecha 12/12/2015 Fecha 12/12/2015 Aprobado por:

Yolanda Devia Jimenez Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por Angie Jimenez Molina Al ser un documento de gestión se custodia un año y se procede a eliminar Firma Firma x † Reservas *Solicitud Reserva *Solicitud Domicilios † Series

* Tipologia Documental

† CUADRE CAJA

*Formato cuadre caja *Comandas

x El original reposa en los comprobantes de venta se tiene un año unicamente y posterior se elimina

OBSERVACIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

DEPENDENCIA

Servicio al Cliente

FECHA DE ELABORACIÓN

ASUNTO

GESTIÓN

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

p. 91

Anexo 12 Tabla de conservación compras Version 1

DIA

MES

AÑO

2015

CT E D S

CT: CONSERVACIÓN TOTAL

E: ELIMINACIÓN

D: DIGITALIZACIÓN

S: SELECCIÓN

Aprobado por:

Yolanda Devia Jimenez Cargo Gestor Documental Cargo Gerente General Elaborado por Angie Jimenez Molina Firma Firma Fecha 12/12/2015 Fecha 12/12/2015 † Proveedores *comunicaciones *pedidos † Series

* Tipologia Documental

† Orden de Compra *Formato orden de compra *Cotizaciones

x x Al ser un documento con valor administrativo se conserva 3 años y se elimina previa digitalización Al ser un documento con valor administrativo se conserva 4 años y se elimina previa digitalización

x x

OBSERVACIÓN

CONVENCIONES DISPOSICIÓN

FINAL

TABLA DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

F-01-0001 Elaborado: 18-Nov-2015

COCINA VALLECAUCANA LOS FULANITOS

DEPENDENCIA

Compras

FECHA DE ELABORACIÓN

ASUNTO

GESTIÓN

CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

p. 92

CONTEXTO DE LA ENTIDAD

Razón Social:

Cocina Vallecaucana los Fulanitos S.A.S Tamaño de la Entidad Pequeña Empresa Número de empleados

¿Cuenta con Sedes en Bogotá?

Si Sedes Quinta Camacho Centro Internacional Centro comercial el Retiro Cota ¿La entidad cuenta con sucursales a nivel nacional? Si ¿En qué Ciudades?

Word Office Anexo 13 Ficha Caracterización 1: Contexto de la Entidad

p. 93

GESTIÓN DOCUMENTAL

¿La organización posee una Política de Gestión Documental?

No ¿La entidad posee un Programa de Gestión Documental?

No ¿La entidad ha identificado Fondos Acumulados de información?

Si ¿Se ha realizado alguna gestión sobre estos fondos? No ¿La entidad posee un responsable de los procesos de gestión documental?

No ¿La entidad conoce que es Gestión documental? No Anexo 14 Ficha Caracterización 2: Gestión Documental

p. 94

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

¿La organización ha elaborado Tablas de Retención? No ¿La entidad posee un Inventario documental? No ¿La organización ha elaborado Tablas de Retención? No ¿Conoce la legislación en materia de archivo? No ¿Existe algún documento de como archivar los documentos?

No Anexo 15 Ficha Caracterización 3: Instrumentos Archivísticos

p. 95

Anexo 16 Acta de Eliminación Documental

Anexo 17 Acta eliminación documental listado UD

Cita: Jiménez Molina, Angie Lised (2017), Evaluación propuesta metodológica. Modelo de gestión documental para la pyme, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26257