Leer · Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo

Página 1 de 124Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orienta…

p. 1

Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

12-2017

Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo documentos electrónicos de archivo Dora Emilse Martínez Martínez Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Martínez Martínez, D. E. (2017). Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/217 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

p. 2

Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo

Dora Emilse Martínez Martínez

Trabajo de grado para optar por el título de Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística.

Director

Dr. Nelson Javier Pulido Daza Abogado, Bibliotecólogo y Archivista especialista en Sistemas de Información y Magister en Docencia Universitaria.

Universidad De La Salle Ciencias Económicas Y Sociales Sistemas De Información y Documentación Archivística Y Bibliotecología. Bogotá D.C.

2017

p. 3

Nota de aceptación

_________________________________

_________________________________ Presidente del Jurado

_________________________________ Jurado

Bogotá, D. C., Diciembre de 2017

p. 4

Dedicatoria

Primeramente a Dios, por ser mi guía y por estar conmigo en cada paso que doy, por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi columna y compañía durante este proceso tan significativo para mi vida.

A mi madre Maria Isabel Martinez por su valioso ejemplo de aguante y fortaleza, gracias madre por enseñarnos que todo en la vida se puede y no hay nada que no se pueda alcanzar siempre de la mano de Dios, realmente todo esto te lo debo a ti te amo madre mía.

A mis hermanos por estar conmigo y apoyarme siempre como una familia unida que nos caracteriza A mis sobrinos que cada día me expresan su amor y alegría los amo.

A mis amigos por estar siempre disponibles, realmente son seres especiales e incondicionales para mí gracias.

Finalmente a los docentes por emprender este largo camino y marcar cada etapa de mi vida profesional, Gracias por la enseñanza y la guía constante.

p. 5

Agradecimientos

A mi tutor de tesis el Doctor Nelson Javier Pulido Daza, por la guía y dirección en el transcurso de este trabajo de grado.

A los docentes que estuvieron disponibles a compartir su conocimiento y experiencia en el momento que surgieran inquietudes sobre el tema y a todos aquellos docentes que fueron fundamentales para que este trabajo fuera un éxito gracias.

p. 6

Tabla de contenido

pág.

Introducción .......................................................................................................... 12

Planteamiento del problema .................................................................................. 14

2.1

Descripción del problema de investigación ......................................................................... 14

2.2

Pregunta de Investigación.................................................................................................... 15

2.3

Justificación ......................................................................................................................... 15

2.4

Objetivos.............................................................................................................................. 16 2.4.1 Objetivo General ............................................................................................................... 16 2.4.2 Objetivo Específicos ......................................................................................................... 16

Marco Teórico y Referencial ................................................................................. 17

3.1

Preservación a Largo Plazo: Contexto y Definición ........................................................... 17 3.2. Importancia y beneficios del plan de preservación digital a largo plazo ............................ 27 3.3. Situación Actual .................................................................................................................. 30 3.3.1. Preservación a Largo Plazo en el Contexto Global ........................................................... 30 3.3.2. Preservación a Largo Plazo en Colombia ......................................................................... 34

Marco Metodológico ............................................................................................. 40 4.1. Definición de aspectos críticos ............................................................................................ 40 4.2. Metodología para su identificación ..................................................................................... 42 4.3. Preparación de la investigación ........................................................................................... 42 4.3.1. Fase 1: Recolección de información: Datos relevantes para estructuración de entrevista y cuestionario. ...................................................................................................................... 42 4.3.2. Fase 2: Aplicación de instrumentos. ................................................................................. 44

Diagnóstico de Preservación Digital a Largo Plazo ............................................... 49

5.1

Contextualización ................................................................................................................ 49

5.2

Valoración de Aspectos Críticos. ........................................................................................ 50

5.3

Diagnóstico .......................................................................................................................... 88

5.4

Elaboración de Buenas Prácticas preliminares para la gestión de documentos electrónicos de archivo. ..................................................................................................................................... 90

Procedimiento Plan de Preservación Digital a Largo Plazo .................................... 93

6.1.

Objetivo ............................................................................................................................. 93

6.2.

Alcance .............................................................................................................................. 93

6.3.

Dirigido A. ........................................................................................................................ 93

6.4.

Metodología ...................................................................................................................... 93 6.4.1. Aspectos a Considerar. ...................................................................................................... 93 6.4.2. Principios de Preservación Digital a Largo Plazo ............................................................. 94

p. 7

6.4.3. Políticas de Preservación Digital a Largo Plazo. .............................................................. 95 6.4.4. Acciones de Preservación Digital a Largo Plazo. ............................................................. 96 6.4.5. Riesgos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo .................................................... 97

Conclusiones ......................................................................................................... 98

Recomendaciones ................................................................................................ 100

Glosario .............................................................................................................. 101 Bibliografía ................................................................................................................. 110

p. 8

Lista de Figuras pág.

Gráfica 1. Etapas durante el ciclo de vida del documento .............................................. 18 Gráfica 3. Requisitos mínimos para la digitalización ..................................................... 26 Gráfica 5. Formula tabulación ........................................................................................ 48 Gráfica 6. ¿La Entidad cuenta con una política de Gestión Documental vigente? ........... 50 Gráfica 7. ¿En caso de la respuesta anterior ser afirmativa, indique si la política de

gestión documental de la Entidad se encuentra alineada con el plan estratégico, el

plan de acción anual, el plan institucional de archivos? ................................................ 51 Gráfica 8. ¿La Entidad tiene actualmente una política de procesos de gestión documental con su debida reglamentación? .................................................................... 52 Gráfica 9. ¿La Entidad cuenta con una política de preservación a largo plazo, armonizada con la normatividad nacional vigente? ........................................................ 53 Gráfica 10. En caso de la respuesta anterior ser afirmativa, ¿la gestión documental se encuentra alineada con la normatividad, políticas y lineamientos del plan de preservación a largo plazo de la Entidad? ........................................................................................... 53 Gráfica 11. ¿La Entidad cuenta con presupuesto para el diseño e implementación de planes o programas para manejos de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales? .................................... 54 Gráfica 12. ¿La política de gestión documental cumple con el desarrollo y aplicación de los siguientes principios? .......................................................................................... 55 Gráfica 13. ¿La política de gestión documental cumple con la formulación de las siguientes actividades?................................................................................................... 56 Gráfica 14. Señale ¿cuál de los planes contemplados de la política de gestión documental cumple la Entidad de acuerdo al presupuesto asignado? ................................................. 57 Gráfica 15. En cumplimiento de la ley 594 de 2000 ¿la Entidad ha dispuesto el presupuesto para el desarrollo del sistema integrado de conservación documental? ....... 57 Gráfica 16. En cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 ¿la Entidad tiene incluido en su plan anual de capacitación, los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad? ......................................................................................................................... 58 Gráfica 17. Indique las actividades que desarrolla la entidad para la preservación a largo plazo conforme la normatividad vigente ........................................................................ 59

p. 9

Gráfica 18. Señale ¿cuáles de las normas enunciadas usa la Entidad como referente

para la elaboración del Plan de preservación a largo plazo? ........................................... 60

Gráfica 19. En cumplimiento al decreto 1080 indique ¿qué características propias de

los documentos electrónicos aplica actualmente la Entidad? .......................................... 60 Gráfica 20. Señale en ¿cuáles de los siguientes recursos la Entidad ha asignado presupuesto para los roles asignados en la gestión documental? ..................................... 61 Gráfica 21. Señale las opciones en las que la Entidad ha asignado presupuesto para personal especializado en gestión documental ................................................................ 62 Gráfica 22. Indique los servicios en los que se ha asignado presupuesto para la unidad de correspondencia ........................................................................................................ 62 Gráfica 23. Seleccione en ¿cuál de los siguientes procesos ha asignado presupuesto la Entidad? ........................................................................................................................ 63 Gráfica 24. Indique en ¿cuáles de los siguientes Instrumentos la Entidad ha asignado presupuesto en función a su desarrollo? ......................................................................... 64 Gráfica 25. Señale si en cumplimiento a las actividades administrativas y técnicas ¿la Entidad ha dispuesto presupuesto para herramientas tecnológicas cómo? ....................... 64 Gráfica 26. ¿Cuál de los siguientes procesos ha tenido mayor inversión presupuestal por parte de la Entidad? ................................................................................................. 65 Gráfica 27. Señale ¿cuál de las siguientes actividades ha dejado de aplicarse por falta de presupuesto? ............................................................................................................. 66 Gráfica 28. Indique en ¿cuáles de las siguientes metodologías se ha asignado presupuesto por parte de la Entidad? ................................................................................................. 66 Gráfica 29. Indique en ¿cuáles de las siguientes estrategias se ha asignado mayor presupuesto para los procesos de preservación a largo plazo? ........................................ 67 Gráfica 30. Indique si ¿actualmente los procesos archivísticos se encuentran avalados de acuerdo a la siguiente estructura? .............................................................................. 68 Gráfica 31. El comité interno de archivo en la Entidad ¿atiende las siguientes actividades? ................................................................................................................... 68 Gráfica 32. Indique si ¿en función de la Entidad el comité de archivo cumple con los siguientes requisitos? ..................................................................................................... 69 Gráfica 33. En cumplimiento con los procesos archivísticos el comité interno de archivo de la Entidad ¿ha cumplido con las siguientes acciones? ................................................ 70 Gráfica 34. El personal que actualmente desarrolla funciones archivísticas en la Entidad ¿se encuentra entre los siguientes rangos? ..................................................................... 70

p. 10

Gráfica 35. El personal actualmente que desarrolla funciones técnicas archivísticas en la Entidad se encuentra entre los siguientes rangos. ....................................................... 71 Gráfica 36. En cumplimiento de las funciones de la Entidad ¿el personal ha desarrollado competencias en los siguientes campos? ........................................................................ 72 Gráfica 37. Los procesos archivísticos en la Entidad ¿ha fomentado las siguientes competencias?................................................................................................................ 72 Gráfica 38. El software que es utilizado para el cumplimiento de las actividades técnicas y metodológicas en preservación a largo plazo ¿se caracteriza por ser de formato? ........ 73

Gráfica 39. Señale el repositorio que cree que mejor cumple con el almacenamiento

de los documentos digitales actualmente ........................................................................ 74 Gráfica 40. ¿Cuál de las siguientes medidas ha aplicado la Entidad para la conservación preventiva y a lago plazo?.............................................................................................. 74 Gráfica 41.¿Cuál de las siguientes medidas ha aplicado con mayor frecuencia la entidad para la preservación a largo plazo? ................................................................................ 75

Gráfica 42. Indique las características que cumplen los documentos electrónicos

generados en la Entidad actualmente .............................................................................. 76

Gráfica 43. Señale que acciones ha aplicado actualmente la Entidad como control y

auditoria en los documentos electrónicos para garantizar su accesibilidad ..................... 77

Gráfica 44. Indique los mecanismos tecnológicos de valor probatorio utilizados en la

digitalización para la preservación ................................................................................. 77

Gráfica 45. ¿Qué estructura de metadatos en los documentos electrónicos de archivo

considera fundamental para la preservación a largo plazo? ............................................ 78

Gráfica 46. Señale si la Entidad cuenta con un Programa de Gestión Documental que

dé respuesta a los siguientes procesos ............................................................................ 78 Gráfica 47. Los procesos archivísticos que ha actualizado la Entidad ¿siguen la metodología en preservación a largo plazo según la normatividad vigente? ................... 79 Gráfica 48.¿La Entidad cuenta con un plan de preservación a largo plazo que garantice? ..... Gráfica 49.¿Con qué propósito se aplican metodologías de preservación a largo plazo en la Entidad? ................................................................................................................ 80

Gráfica 50. Señale la fase en la que se encuentran los documentos electrónicos de la

Entidad según su ciclo vital en cumplimiento al plan de preservación a largo plazo ....... 81

Gráfica 51. Indique si la preservación de los documentos de la Entidad cumple con

los siguientes principios ................................................................................................. 82

p. 11

Gráfica 52. ¿Qué medidas considera necesarias para la degradación de los soportes

tecnológicos? ................................................................................................................. 82 Gráfica 53. ¿Qué estructura considera adaptable para los metadatos en los documentos electrónicos de archivo siguiendo los estándares de normalización? .............................. 83 Gráfica 54. Indique si la Entidad en las estrategias de preservación aplica las siguientes metodologías ................................................................................................................. 84 Gráfica 55. Seleccione los formatos que son utilizados actualmente por la Entidad para la preservación a largo plazo .......................................................................................... 84

Gráfica 56. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados con regularidad en la

Entidad? ........................................................................................................................ 85

Gráfica 57. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados para las imágenes fijas

en la Entidad? ................................................................................................................ 85 Gráfica 58. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados para texto en la Entidad? 86 Gráfica 59. Indique cuál de los siguientes softwares libres especializados utiliza para la preservación a largo plazo .......................................................................................... 87 Gráfica 60. Indique cuál de los siguientes programas comerciales especializados utiliza para la preservación a largo plazo. ................................................................................. 87

p. 12

Lista de Tablas pág.

Tabla 1. Condiciones que engranan cada una de las fases de la conservación y preservación .................................................................................................................. 20 Tabla 2. Buenas estrategias para mantener la información ............................................. 24 Tabla 3. Contexto global sobre los avances realizados en el tema de preservación a largo plazo .................................................................................................................. 32

Tabla 4. Aspectos relevantes que inciden en la preservación de documentos

electrónicos de archivo, ................................................................................................. 41 Tabla 5. Formato Entrevista estructurada ...................................................................... 43 Tabla 6. Ejemplo evaluación respuestas de la encuesta ................................................. 47 Tabla 7. Valor indicador asignado sobre cada aspecto a interpretar ............................... 48 Tabla 8. Resultados en los aspectos normativo, económico, técnico y tecnológicos ...... 88 Tabla 9. Requisitos para la valoración de buenas prácticas o preservación a largo plazo .............................................................................................................................. 90

p. 13

1. Introducción

Uno de los objetivos de la Función Archivística y la Gestión Documental, es la de asegurar la recuperación, organización y preservación a largo plazo de la información, la cual en todas las Entidades hace parte de uno de sus objetivos estratégicos.

La preservación a largo plazo es uno de los procesos de la Gestión Documental, que no sólo es transversal al ciclo de vida de los documentos, sino que hace posible la disponibilidad de la información más allá del cambio tecnológico. Este proceso tiene dos componentes: Conservación Documental y Preservación Digital (objetivo de este trabajo), encaminada al aseguramiento de la información, independiente del medio y muy cercana a los formatos y metadatos de producción, que es donde actualmente se concentra la mayor problemática para su aplicación y asimilación.

Con base a lo expuesto, se deduce que parte de la responsabilidad del profesional relacionado con la gestión y administración de la información es entender los aspectos metodológicos que circundan la preservación digital a largo plazo, desde la base conceptual a la técnica, en aras a una mejor intervención de los acervos en su fase administrativa o histórica.

En términos metodológicos, este trabajo es un primer acercamiento al tema de preservación digital a largo plazo de documentos en el entorno electrónico, que inicia desde lo conceptual, la valoración, evaluación y análisis de aspectos críticos (un acercamiento diagnóstico) y conduce a los lectores al establecimiento a partir de unos lineamientos, de buenas prácticas de preservación o en su defecto el plan de preservación digital a largo plazo.

Este documento nace de la necesidad y la complejidad que reviste este tema para todos los relacionados con la gestión de documentos de archivo. Para su desarrollo, en el primer capítulo se tuvo en cuenta, de un lado desafíos, políticas, prácticas y estándares internacionales relacionados con la preservación de documentos de archivo en la era digital y de otro lado se intentó identificar y armonizar los conceptos relacionados con este tema a partir del análisis e integración de diferentes disciplinas como son la archivística, la conservación y los sistemas, con el objetivo de establecer una visión y aplicación integradora de la preservación digital a partir de la suma de varios escenarios posibles.

El segundo capítulo, a partir de los resultados ya obtenidos, induce la primera parte de la metodología relacionada con la definición y el diseño de una herramienta de tipo inductivo para la valoración, identificación y evaluación de los aspectos que inciden en la preservación digital a largo plazo, los cuales a nivel general son de tipo normativo, económico, técnico-administrativo y tecnológico. La segunda parte sigue el modelo diagnóstico de preservación digital a largo plazo que nace a partir de los resultados obtenidos en el análisis para la definición de los aspectos críticos evaluando la situación actual, la reflexión, conceptualización y análisis de la función de la información en el contexto de los archivos, independiente del medio o formato, donde su

p. 14

aseguramiento, más que un reto es una exigencia en el marco de los sistemas de información en un mundo marcado por las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC)

El último apartado, a partir de la evaluación propuesta y dependiendo de los resultados obtenidos relacionados con el nivel de maduración de la gestión documental de la Entidades, guía al lector en la implementación o bien de unas buenas prácticas o un plan de preservación digital en concordancia con la normatividad vigente. Lo anterior obedece a que la mayor problemática para el mantenimiento de la información, está relacionada con la obsolescencia, desactualización y dependencia del software, para lo cual el objetivo del profesional relacionado con el área de archivos, se centra en asegurar la legibilidad de preservar la autenticidad e integridad de los mismos, a través de una guía elaborada que permite seguir el modelo de la preservación digital a largo plazo como enfoque multidisciplinar, basado en los postulados que dicta la archivística y la conservación, donde el objetivo es garantizar que la información en el entorno electrónico se gestione.

p. 15

2. Planteamiento del problema

2.1

Descripción del problema de investigación

Es particular observar como la mayoría de entidades emiten información en medio electrónico, y así mismo es compartida por gran parte de la población, lo cual está generando una proliferación de información en las entidades públicas y privadas en Colombia, razón por la cual es necesario que se recurra a medidas necesarias para proteger y salvaguardar la información.

Ahora bien, para proteger el contenido intelectual de la información que se produce con fines de preservación a largo plazo, es necesario que se empleen acciones que permitan hacer uso adecuado de la información, de ahí se deriva la importancia de un plan de preservación digital a largo plazo, como respaldo para asegurar su custodia, acceso y disponibilidad en los medios tecnológicos.

En ese orden de ideas, se plantea la elaboración de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en los documentos electrónicos de archivo, siguiendo unas buenas prácticas y lineamientos archivísticos que permitan asegurar la información tal como menciona (El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, 2014) a través del Acuerdo Nº. 006 de 2014),

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, como conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo.

Sin embargo, es importante resaltar que la preservación a largo plazo también se enfrenta a retos de perdida de información; puesto que actualmente para mantener la información y garantizar su acceso y disponibilidad se requiere del uso y aplicación constante de estrategias de acuerdo como las mencionadas por (Keefer, 2005, pág. 404), las cuales son, “la preservación de la tecnología digital, la migración de los datos y la emulación de las aplicaciones informáticas originales”. Razón por la cual se debe tener pleno conocimiento sobre cada una de las estrategias que permiten seguir manteniendo la información ya que en cada una de ellas requiere seguir algunos pasos, por ejemplo, de acuerdo a lo expuesto por (Giménez Chornet, 2014 , pág. 146) en la Revista de La Salle,

En la conversión o la migración de documentos electrónicos debe haber una planificación, unos requisitos y unos procedimientos con el fin de preservar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de cada documento como evidencia de los procesos de negocio. En el momento de la planificación de las actividades de conversión y migración, para salvaguardar la preservación digital, se deben tener en cuenta los factores relacionados con las habilidades del personal (experiencia y conocimientos), la disponibilidad de los recursos humanos y técnicos en el periodo de duración del proyecto, el equipamiento.

p. 16

Ahora bien, en estos procedimientos también se involucra otros factores como según lo expuesto por (Giménez Chornet, 2014 , pág. 147)

(Entorno y herramientas), el coste y tiempo, el control de la calidad llevado por el personal, la responsabilidad de las personas que compartirán datos en la actividad de conversión y migración, la experiencia del personal para validar dicha actividad y el aseguramiento de que en los ciclos empresariales habrá personas o unidades de negocio de la organización que decidirán cuándo deben realizarse estas actividades de conversión y migración.

En ese orden de ideas es preciso orientar la proyección de la preservación digital, antes de iniciar el ciclo vital de los documentos, ya que requiere seguir procedimientos adecuados que involucran el personal en cuanto al uso y experticia del manejo de estas estrategias validando el proceso de calidad de tal manera que se cumpla de forma efectiva durante la preservación a largo plazo y en los documentos electrónicos de archivo.

Por lo tanto, para dar respuesta a la siguiente investigación se aplicó la técnica de investigación documental, la cual fue utilizada para dar respuesta al desarrollo de este trabajo, (Grajales, 2000, pág. 2) menciona al respecto “la investigación documental es aquella que se realiza a través de la consulta de documentos libros, revistas, periódicos, memorias, anuarios, registros, códices, constituciones, etc.)” Esta investigación se sigue con el fin de recolectar la información más asertiva posible en el tema de preservación a largo plazo, logrando su posterior análisis que permitió la elaboración de buenas prácticas y la identificación de los aspectos críticos a los que se enfrenta actualmente la preservación a largo plazo; teniendo en cuenta la opinión de algunos autores consultados de acuerdo a las diferentes fuentes documentales como revistas, libros y tesis.

2.2

Pregunta de Investigación

¿Cuáles son los aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas, orientadas a la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo?

2.3

Justificación

Las entidades públicas y privadas en Colombia en función de sus actividades deberán garantizar el acceso a la información en los documentos electrónicos de archivo, dado que estos por ser de carácter informativo y como evidencia ante diversos hechos, convendrán estar disponibles para la población interesada, ya que por lo general la información está diseñada por contenidos de carácter legal, cultural e investigativo, los cuales requieren disponer de alternativas apropiadas en la preservación y de esta manera garantizarla adecuadamente en un futuro.

De ahí que es necesario proveer el mejoramiento en el procedimiento de la preservación del documento digital, el cual deviene de una urgencia cuya resolución no se puede seguir aplazando,

p. 17

debido a la falta de acciones de preservación necesaria para garantizar la fiabilidad y autenticidad de los documentos.

Por otra parte, es importante dar a conocer como la preservación digital a largo plazo en el documento electrónico de archivo, constituye un tema de responsabilidad, teniendo en cuenta que se pueden reflejar amenazas en la integridad de los valores en los documentos electrónicos de archivo, ya que estos son sometidos a diversos medios informáticos que logran una decodificación que puede afectar los valores únicos del documento.

En el marco de buenas prácticas se puede mencionar como la preservación debe estar reglamentada por personas competentes que garanticen el debido funcionamiento a la información, otra medida adecuada es que las entidades dispongan de tecnología apropiada que cumpla con las expectativas de la información generada por las diferentes entidades, por otra parte el plan de preservación debe estar sujeto a las políticas, que son consideradas como obligaciones legales, las limitaciones de la entidad y las limitaciones técnicas, siguiendo estos procedimientos se podrá establecer el plan de preservación a largo plazo brindando una garantía en la información digital.

2.4

Objetivos

2.4.1 Objetivo General

Establecer aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas de preservación digital a largo en los documentos electrónicos de archivo.

2.4.2 Objetivo Específicos

 Contextualizar la preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

 Elaborar un diagnóstico de preservación digital a largo plazo, a partir de 50 Entidades públicas y privadas, determinando valoración de aspectos críticos, y elaboración de buenas prácticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

 Diseñar una guía de buenas prácticas y aspectos metodológicos para el diseño y elaboración del plan de preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

p. 18

3. Marco Teórico y Referencial

3.1

Preservación a Largo Plazo: Contexto y Definición

Hoy por hoy en el mundo globalizado, el impacto y uso de las TIC ya no es una moda, es una obligación. En el contexto de la Gestión Documental y el acceso a los archivos, el panorama no es muy diferente, de hecho, la situación se convierte en un reto obligado de alto impacto que requiere soluciones inmediatas, para garantizar su acceso independiente de su soporte, medio o formato de tal forma que se perpetúe la información para la toma de decisiones administrativas o para la recuperación de la memoria basada en datos que reposan en los mismos.

Por lo anterior, para dar inicio a la presente reflexión es preciso contextualizar el significado y antecedentes de la preservación, partiendo desde un contexto país y particularizando más adelante en el proceso técnico a la luz de la política y normatividad vigente.

En Colombia, desde la perspectiva del (Congreso de Colombia, 2000) a través de la Ley de Archivos (594/2000) la cual para este ejercicio será el referente central, se establece que en función del Estado, el Archivo General de la Nación, a través de sus instancias articuladoras y asesoras debe lograr una articulación y homogenización en los procesos archivísticos estableciendo metodologías y alternativas que garanticen la debida administración en los archivos, por medio de iniciativas que contemplen reglas y principios dirigidas hacia la función archivística y gestión documental con el fin de unificar y parametrizar la administración adecuada de la información desde su inicio hasta su disposición final de acuerdo al ciclo vital de los documentos.

La función archivística como conjunto de procesos y procedimientos necesarios para la gestión de documentos, se considera requisito fundamental para las entidades públicas y/o privadas en Colombia, debido a la generación constante de información iniciando desde la creación y/o diseño de los documentos, que son emitidos en pro de las funciones desarrolladas hasta determinar su conservación o eliminación, siguiendo los parámetros de normalización de la cual se deriva la Gestión Documental que consiste en controlar los documentos de manera eficiente, estableciendo la adecuada planificación, manejo y organización en las entidades logrando como objetivo final facilitar la conservación y consulta en la información.

Actualmente la gestión documental y la información que se produce en soporte físico o electrónico debe seguir un proceso regulado en las entidades públicas y privadas en Colombia, entre ellos se menciona la parametrización y creación de los documentos a través de los procedimientos aprobados que cumplen con una identificación y formato exigido por cada entidad, suministrando el mantenimiento adecuado en los diferentes formatos que permiten proteger la integridad técnica y estructural en los documentos, lo cual conlleva a garantizar su disposición, consulta, acceso y

p. 19

recuperación, la cual surge de la necesidad de aplicar acciones para garantizar la información por medio de la preservación a largo plazo.

La preservación a largo plazo, definida por la (Presidencia de la República, 2015) a través del Decreto 1080 de 2015 como “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”, siguiendo lo mencionado por la normatividad aplicada actualmente en Colombia es interesante, analizar como la preservación a largo plazo como medida preventiva en los archivos de entidades públicas y privadas, se enfoca principalmente en garantizar la información tras el paso del tiempo, siguiendo y aplicando acciones como estándar en los procesos de la gestión documental los cuales permiten seguir la siguiente secuencia administrativa al interior de las entidades.

Gráfica 1. Etapas durante el ciclo de vida del documento Fuente: Autoría propia de la presente investigación, extractada de (Presidencia de la República, 2015). Decreto N°

1080.

p. 20

La planeación y diseño del documento, el cual permite elaborar como tal la estructura de la información que va a ser creada en miras a su planeación y valoración en medio electrónico; su trámite y gestión conlleva a obtener la descripción propiamente de los metadatos que conformaran el documento y de esta manera tener como resultado su disponibilidad consulta y acceso, finalmente en la organización y transferencia como conjunto de operaciones en caminadas a garantizar su clasificación y ubicación dentro de las diferentes plataformas usadas para tal fin logrando en cada fase la transferencia de información, con la seguridad de alcanzar las técnicas previstas para su preservación siguiendo cada una de las etapas durante el ciclo de vida del documento como se observa en la gráfica anterior.

Cada uno de los procesos antes mencionados contribuyen en gran manera a asegurar el contenido intelectual de la información, y son el hilo conductor para que la preservación se realice de manera adecuada y ordenada, siguiendo cada fase durante el ciclo de vida de los documentos logrando establecer los lineamientos y procedimientos correctos en la Preservación a largo plazo como estándar de seguimiento, acciones y trazabilidad en la información.

Ahora bien, la preservación a largo plazo sigue cada uno de los procesos determinados por la gestión documental con miras a proteger y garantizar la accesibilidad de información desde dos perspectivas, la conservación (infraestructura y entorno físico) o la preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, garantizando en el documento generado en medio digital o electrónico que su información sea asegurada en concordancia con los procesos de valoración. Es decir, la conservación aplica las pautas adecuadas para garantizar el estado de los medios físicos, soportes digitales y electrónicos en los documentos en pro de obtener su consulta a largo plazo.

La preservación digital y la conservación se centran en salvaguardar la información, hoy día se presentan problemas en cada uno de ellos los cuales se integran por diferentes factores relacionados con la generación constante de información en documentos electrónicos y la falta de técnicas que permitan acceder a su contenido.

Para descifrar la problemática entre la conservación y la preservación se conocerán algunas condiciones que engranan cada una de las fases por las cuales siguen estos dos componentes detallados en la siguiente tabla que permite visualizar las problemáticas.

p. 21

Tabla 1. Condiciones que engranan cada una de las fases de la conservación y preservación Fuente: Elaboración propia de la presente investigación

Conforme aparecen los problemas de la preservación digital y conservación también aparecen soluciones; a continuación, se presentarán los programas para garantizar la estabilidad física y funcional de los medios y soportes que registra la información:

Capacitación y sensibilización.

Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación. Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Almacenamiento y re-almacenamiento.

Prevención de emergencias y atención de desastres.

De igual forma con el objetivo de contextualizar el marco de acción de la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo se comenzará por definir las características de los documentos que son objeto de esta tarea:

Documentos digitales definidos por (InterPARES 3 Projet, 2010, pág. 28) como “un componente o grupo de componentes digitales que son salvados, tratados y manejados como un documento. Puede servir como base para un “documento de archivo digital” son netamente elaborados en el soporte digital sin salir de él. Los documentos digitales por su naturaleza siguen un proceso de conservación y preservación ya que se requiere aplicar estrategias que garanticen tener esta información de acuerdo a la valoración aplicada sobre el soporte digital por el cual fue adquirido

p. 22

y como resultado establecer el nivel de preservación que debe cumplir este documento si se requiere.

Documentos nacidos digitales: son aquellos generados directamente por mecanismos informáticos, que permiten el cumpliendo del ciclo de vida en el formato nativo, y su disposición archivística se cumple de acuerdo por los instrumentos técnicos de retención documental, ya que son el resultado para aplicar los procedimientos adecuados para conservar y preservar la información generada a través de este medio.

Documentos convertidos a digitales: Son los documentos cuyo soporte es análogo y se puede convertir en formato digital (el papel se digitaliza).la preservación permite en este momento garantizar que el soporte papel no vaya a tener una manipulación directa con los funcionarios de las entidades, es necesario recordar que la preservación se centra en la garantía al acceso a la información.

Documentos electrónicos: Información generada a través de herramientas informáticas medios ópticos o similares con el objetivo de llevar a cabo una acción; los cuales surgen por diferentes medios uno de ellos es por envíos electrónicos por las plataformas usadas habitualmente en las diferentes entidades públicas y privadas, de igual modo resulta con la información que es recibida, cada uno de estos procesos conllevan un almacenamiento de información en los repositorios creados para la preservación, de ahí que surge la necesidad de la instauración o aplicación de la firma electrónica sobre el soporte original.

Documentos nativos electrónicos: Son aquellos que nacen en medios electrónicos y su ciclo vital útil es directamente en ese mismo soporte, que desde el foco de la preservación se deberá aplicar metodologías que estén vinculadas a evitar la obsolescencia de la información y la degradación de soportes y ficheros, si estos componentes se mantienen en condiciones adecuadas permitirán ser la base para que la preservación tenga un éxito en los documentos nativos electrónicamente.

Documentos electrónicos digitalizados: considerados a partir de los documentos en soportes tradicionales (como el papel) y convertidos por medio de un escáner para su utilización en medios electrónicos, de acuerdo a la valoración aplicada se considera si llegan a ser objeto de preservación, en caso de aplicar a este proceso es importante que la digitalización aplicada sobre el soporte sea certificada y así mismo se garantiza el contenido de la información.

En el caso de los documentos electrónicos de archivo, por ser información elaborada o generada directamente en medios electrónicos, se considera necesario seguir aspectos que contribuyan a su adecuada gestión, como el poder transmitir, recibir y por ende almacenar la información que ha sido creada bajo criterios funcionales en las diferentes entidades públicas y privadas como respuesta de su gestión, aunque se cambien paulatinamente ciertos canales de comunicación la autoridad sigue siendo conferida como información de carácter funcional, razón por la cual se debe

p. 23

tener un procedimiento adecuado que brinde la preservación a largo plazo en el entorno electrónico y en su integridad.

Sin embargo, los documentos electrónicos de archivo por su contenido y estructura deben cumplir con características generales durante su ciclo de vida, ya que depende de ellos que se pueda asegurar el contenido intelectual que los produjo los cuales son:

Autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad, los cuales se definirán tomando como referencia lo mencionado por la (Redondo Herranz, 2010)

Autenticidad. Es decir, la garantía de que la información contenida en un documento es cierta, sea cual sea su soporte. Hasta ahora esa garantía venía dada por la firma del autor del documento. Integridad. Que se encarga de garantizar que el documento electrónico no haya sufrido alteraciones en lo que se refiere a las informaciones en él contenidas durante la transmisión entre distintos sistemas una vez el documento electrónico haya sido autenticado mediante la firma electrónica del autor. Estos sistemas pueden ser tanto sistemas de la misma organización donde se ha generado el documento, como redes públicas o privadas de comunicación con terceras personas (física o jurídica).

Inalterabilidad: Es la seguridad que se le atribuye al documento electrónico de archivo, garantizando que no ha sido modificado en ninguna fase de su ciclo vital. Fiabilidad: Refleja exactamente las actividades que quiso decir en él. La fiabilidad sirve para demostrar la evidencia y testimonio ante la ejecución de actividades. Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer (Redondo Herranz,

2010).

Cada una de estas características hacen parte de la respuesta a la preservación a largo plazo, si bien es cierto un documento en soporte electrónico puede llegar a ser modificado o alterado en cualquier momento por cualquier individuo, por ello es fundamental que la información creada por este medio garantice su originalidad a través de conservar dichas características que dan prueba fiable de su contenido autentico e inalterable, ya que su finalidad estará orientada al valor probatorio, obteniendo la localización con el paso del tiempo y el acceso que permite que la información llegue a ser interpretable por medio de estrategias o medios de consulta (búsqueda).

Otro aspecto necesario es el uso de firmas electrónicas para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, el (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo , 2012) a través del Decreto 2364 define la firma electrónica como:

Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que identifica a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

p. 24

La siguiente grafica permite identificar estos procesos internamente señalando la importancia en cada una de ellas.

Gráfica 2. Identificación de procesos internos Fuente: Elaboración propia de la presente investigación

p. 25

Los aspectos enunciados son los que permiten que surja una apropiada preservación a largo plazo sobre el documento electrónico de archivo, siguiendo cada uno los estándares normativos para garantizar el contenido y acceso en la información, sin embargo en este proceso también es necesario involucrar la conservación, teniendo en cuenta que son procesos continuos y rigen uno del otro, para lograr el mantenimiento y acceso en la información, alcanzando “El mantenimiento otorgado a cada pieza en la colección para tenerla en condiciones de uso” (Márquez, 2009)

Ahora bien, en la preservación a largo plazo por su complejidad en los cambios constantes en las herramientas tecnológicas es necesario que se apliquen las siguientes buenas estrategias para mantener la información, precisando que la digitalización es una tarea no una estrategia.

Tabla 2. Buenas estrategias para mantener la información

Nombre y Objetivo Razones Ventajas Desventajas Conversión Cambio de soporte físico ej.: de disquete a CD

Obsolescencia tecnológica (hardware)

Transferir objetos digitales fuera de una modalidad de software dependiente.

Asegurando su accesibilidad por largos períodos de tiempo.

Probabilidad de estar copiando datos ya deteriorados.

Pérdida de códigos usados para la representación o formato del documento original.

Pérdida de calidad frente al original.

Disminución de nitidez.

Migración Cambio de formato técnico ej.: de Lotus 123 a Excel

Obsolescencia tecnológica (software) Ir a versiones más recientes. Ir a formatos no propietarios a estándares.

Ir a formatos no compilados en formato texto (ASCII).

Ir a estándares industriales "de facto” Word, Excel...

Abandonar formatos sin soporte o de fabricantes ya no existentes. Normalización de formatos. Es un proceso accesible.

Permite transferir materiales digitales de un equipo o un programa.

Preservar la integridad de los soportes (medios y objetos digitales) Garantiza la disponibilidad de los usuarios para acceder a la información.

Mantiene características propias de los documentos electrónicos

Toda migración implica un riesgo de pérdida de información o de funcionalidades.

Cambios en las funcionalidades que afectan a su uso por medio de una interfaz (imágenes estáticas o no, multiresolución, visibilidad desde el web...). Seguridad: pérdida de marcas de agua (watermarking) o de señales criptográficas de seguridad (DRM…) Pérdida de contexto e integridad. Uso desde el software y hardware.

Enlaces a ficheros de metadatos u otros asociados.

Cambios en las necesidades de almacenamiento.

p. 26

Nombre y Objetivo Razones Ventajas Desventajas Emulación Recreación del entorno de software y hardware ej.: emulación de un Commodore 64 bajo PC Windows

Obsolescencia tecnológica (hardware y software) Para continuar utilizando programas y datos procedentes de hardware que ya no existe. Para utilizar programas en un entorno diferente de aquel para el que fueron creados. Para ahorrarse migraciones costosas de programas y datos Disponer del software y/o hardware original.

Para comprobar su funcionamiento.

Disponer de la máxima documentación posible sobre su funcionamiento original y entenderlo.

Hacer pruebas con usuarios avanzados para que consideren si la emulación es suficientemente satisfactoria.

Duplicar funciones de un sistema en otro para que se comporte de la misma manera. Menos costoso por el diseño del emulador Replica el funcionamiento de los dispositivos anteriores. Un emulador nunca es igual al original:

Puede ser mejor (ej.: más rápido, más colores...)

Puede ser peor (ej.: menos funcionalidades...)

La valoración de su calidad depende del uso que se le quiera dar.

Refreshing (Refrescado) Traslado del soporte Ej.: de un CD-ROM a un DVD

Obsolescencia tecnológica (Duración de soportes)

Renovación del soporte Garantiza permanencia antes que los soportes se deterioren Garantizar copias permanentes por medio de backup´s

Permite mantener los datos trasladándolos de un soporte electrónico más moderno.

Su costo no es muy alto. El costo mayor es considerado por el factor tiempo y recurso utilizado.

Fuente: Elaboración propia de la presente investigación

La digitalización, como tarea de transformar el soporte análogo (soporte papel) en medio digital, este proceso ha sido la respuesta para obtener los documentos de manera oportuna para los usuarios que requieren acceder a ella de manera inmediata, el cual ha sido elegido por varias entidades no como fin a la preservación a largo plazo, sino más bien, como facilidad para lograr su localización y consulta para la toma de decisiones en las entidades públicas y privadas en Colombia. Ahora bien, para que la digitalización surta un efecto positivo es necesario dar cumplimiento a los requisitos mínimos los cuales son establecidos en el Archivo General de la Nación, que se mostraran a grandes rasgos en la siguiente gráfica.

p. 27

Gráfica 3. Requisitos mínimos para la digitalización Fuente: http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/project/requisitos-minimos-de-digitalizacion/

En conclusión, para que la digitalización sea considerada adecuada en la preservación deberá cumplir con ciertos requerimientos adicionales a los anteriormente vistos entre ellos está: La estructura de metadatos recomendada por Dublín Core1, por ser una estructura completa y de lenguaje normalizado garantiza el acceso a la información por los metadatos descriptivos que se emplean para los documentos.

Medios de utilización: Escáner automático para la captura digital,

Formatos de fácil acceso: Formatos para fines de preservación como TIFF; JPEG2000 (sin pérdida),

1 Los elementos poseen nombres descriptivos que pretenden transmitir un significado semántico a los mismos. Para promover una interoperabilidad global, una descripción del valor de algunos elementos podrá ser asociada a vocabularios controlados. Se asume que otros vocabularios controlados serán desarrollados para asegurar esta interoperabilidad en dominios específicos. Cada elemento es opcional y puede repetirse. Además, los elementos pueden aparecer en cualquier orden. http://www.rediris.es/search/dces/

1. Alistamiento

1.Ingresar en la base de datos el inventario de cada expediente. 2.Describir los metadatos definidos.

3. Extraer material metálico.

4.Verificar la foliación del expediente.

2. Captura

1. Recurrir a escáner automático digital.

2. Usar resolución entre 200 dpi y 600

dpi.

3. Escala de grises en (documentos

manuscritos, mecanografiados etc...)

4. Usar color para documentos con

información relevante que se encuentre en colores.

3. Identificación

1. Se aplica a partir de las imágenes

por foliación.

2. Expediente Documental.

3. Serie documental.

4. Subserie documental.

6.Tiempo de ejecución

1. Se debe definir el tiempo para ejecutar el

proceso de digitalización.

5.Almacenamiento

1. Cargar las imágenes digitales.

2. Cargar los metadatos de referencia

3.Contar con el servicio de custodia de medios

4. Copia de conservación.

4. Control de Calidad

1.Garantizar la lectura normal y total del documento.

2. No tener puntos, rayas o manchas ya que

afectan la legibilidad.

3.No presentar imagen incompleta. 4.Formato para fines de preservación es TIFF;

JPEG2000.

5.Formatos para fines de consulta y difusión es

PDF/A, JPEG, JPG, JPE, JPEG2000.

7. Metadados

1. Incluir entre 2 y 10 metadatos

descriptivos, según las características de los documentos.

2.Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Contemplar la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a

elementos de metadatos descriptivos. 8.Técnicas de escaneo

1. Aplicar OCR para llevar a base de

datos o para generar capa de texto del documento.

Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube d e puntos, código QR, etc) e incorporar la información como metadato.

9. Mecanismos tecnológicos de

valor probatorio 1.Incluir 2 y 10 metadatos descriptivos de los documentos.

2.Mantener los metadatos propios en la digitalización.

3.Contemplar la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative

p. 28

- Formato para fines de consulta: deben ser PDF/A, JPEG, JPG, JPE, y JPEG2000 (con

pérdida).

Ventajas de acceso: Fácil acceso a la información.

- Acceder a imágenes en su color original y hacer uso de blanco y negro hasta de 32 bits por pixel

(TIFF).

Desventajas: No ingresar los metadatos necesarios para lograr la captura del documento en el momento de la digitalización.

- El formato TIFF no usa compresión y ocupa mucho espacio más que un JPG

- El formato JPG no permite una compresión alta de imagen ya que pierde su calidad.

En síntesis, la digitalización, ha permitido que gran variedad de entidades públicas y privadas accedan de una manera más fácil a la información, considerándose como un medio a primera mano, sin embargo, no considerado como un proceso netamente aplicado a la preservación digital a largo plazo, ya que cada uno tiene un fin diferente.

De igual modo el preservar la información electrónica deberá proveer la garantía de asegurar los valores que son atribuidos a los documentos electrónicos aplicando las acciones correspondientes, ya que la necesidad se enfrenta no solo a tener la información en un formato determinado, sino a acceder a ella a largo plazo, por tal motivo se debe tener a disposición los medios adecuados como son los dispositivos electrónicos para obtener el acceso, la reproducción y visualización de la información al tiempo establecido, dando el cumplimiento a la preservación digital a largo plazo y no dejando de reconocer que la tecnología no es la única problemática que se tiene en la preservación a largo plazo, ya que también se debe a los factores normativos, económicos, técnicos y tecnológicos.

3.2. Importancia y beneficios del plan de preservación digital a largo plazo

En el marco del plan de preservación digital a largo plazo, aplicable a la gestión de documentos de archivos, tanto en las entidades públicas y privadas, es fundamental que se tenga en cuenta una política institucional normalizada y una gestión documental con un nivel de maduración medioalto, la cual esté respaldada por un programa de gestión documental, soportado por diferentes instrumentos archivísticos, de tal manera que dé respuesta a los retos planteados con respecto al acceso a la información y a la totalidad de las metas expresadas en el plan estratégico.

Teniendo en cuenta que la información es un recurso valioso y que a su vez es uno de los activos más importantes dentro de las organizaciones, el plan de preservación digital a largo plazo se emprende como una tarea inmediata y trasversal al ciclo vital de los documentos.

p. 29

En relación con el plan de preservación digital a largo plazo, se precisa su importancia encaminada a seguir unas buenas prácticas que regulen la creación de políticas que permitan la continuidad de la gestión eficaz de la información en el transcurso de su función. Si bien es cierto, las entidades públicas y privadas en Colombia deberán seguir las pautas adecuadas para preservar los documentos electrónicos de archivo siguiendo las estrategias en pro del aseguramiento de la información de acuerdo a las características que les son propios a los documentos.

La (Norma ISO 15489, 2008, pág. 446) resalta los siguientes beneficios a las Entidades que lo aplican de forma universal:

Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable. Prestar servicios de un modo coherente y equitativo.

Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a nivel directivo. Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y la administración. Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización. Garantizar la continuidad en caso de desastre.

Cumplir los requisitos legales y reglamentarios incluyendo las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.

Proporcionar protección y apoyo en litigios incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de actividades realizadas en la organización.

Como lo recalca la norma ISO 15489, la preservación digital a largo plazo fortalece la gestión archivística en la medida que sus actividades se concretan de manera ordenada y eficaz generando continuidad y apoyo en las actividades de productividad y gestión en la ejecución de la administración documental y la preservación a largo plazo.

Los beneficios que se adquieren al elaborar un plan de preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo, permiten acceso, disponibilidad y legibilidad; puesto que la preservación garantiza la información a los usuarios y el acceso en un futuro sin restricción alguna. De hecho, existen varios autores y documentos que ratifican los beneficios de la preservación, y de los cuales se cita a (Soler, 2008, pág. 27) ya que destaca aquellas acciones que hacen de la preservación el medio eficaz para su acceso tras el tiempo.

Garantizar la información a largo plazo Asegurar la accesibilidad de la información Conserva los atributos de los documentos electrónicos para garantizar su lectura y su vida útil a largo tiempo La información es localizable Evita la perdida de información Asegura la protección intelectual y confidencial Permite recuperar los metadatos propios de la información elaborada Control de autoridades para acceder a la información

p. 30

Los productos de información vulnerables, sensibles y sujetos a riesgos se pueden preservar y proteger La preservación fomente la responsabilidad de los gobiernos y las organizaciones Existe una ventaja económica y social en la reutilización de la información Existe un requerimiento legal para mantenerlos (Soler, 2008, pág. 25)

Es decir, el plan de preservación digital a largo plazo, es la manera como se focaliza cada una de las acciones que tienden a generar los documentos accesibles más allá del cambio tecnológico, puesto que cada documento se genera con un fin específico y por ende requiere que la información ya estructurada esté disponible de tal manera que se garantice de forma permanente su integridad y autenticidad.

El plan de preservación digital a largo plazo se considera una herramienta disponible para orientar y proveer la información de manera inmediata conservando las características propias de los documentos, por su impecable gestión provee el apoyo necesario para los procesos misionales y transversales en las entidades públicas y privadas en Colombia.

De ahí que se recalca su importancia, ya que permite interactuar a través de herramientas tecnológicas cuya función principal es generar el acceso y la disponibilidad en los documentos generados electrónicamente, incluso se considera obligatorio partir primeramente desde la planeación la cual deberá dar respuesta a su aplicación, definiendo a través de los manuales de procedimientos cómo se crean los documentos electrónicos de archivo y qué procedimientos han de aplicarse para aquellos que llegan a las entidades públicas y privadas, a través de los canales de recepción formalmente definidos para la interacción con los usuarios.

En las entidades públicas y privadas la Planeación deberá contemplar, como mínimo, un conjunto de variables para articularlas en el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Es decir, caracterizar los tipos de información y los correspondientes expedientes en donde se integran de acuerdo a lo establecido en las TRD, para aplicar sobre estos documentos, las respectivas estrategias para garantizar su preservación longeva.

El plan de preservación digital a largo plazo se centra específicamente en la aplicación y definición de acciones que cumplen con los requisitos de los documentos electrónicos de archivo independiente del soporte en el que se encuentra la información, esto es debido a que cada documento elaborado es la respuesta de cada función adquirida en las entidades públicas y privadas, que resultan ser la evidencia del proceder administrativo.

Lo anterior permite concluir que el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo garantiza y controla la información desde su planeación y difusión en los medios electrónicos, salvaguardando la calidad y seguridad en las diversas actividades por las cuales siguen los documentos según su ciclo vital, otro rasgo es que ofrece una mayor eficacia en la toma de decisiones, además que el

p. 31

garantizar la legibilidad tras el tiempo es bastante importante en el plan de preservación digital a largo plazo ya que se está protegiendo la memoria institucional de las empresas públicas y privadas en Colombia.

Las acciones antes mencionadas hacen parte de la mejora continua en todas las entidades públicas y privadas, con el fin de obtener como resolución una adecuada preservación a largo plazo que este antepuesta por políticas y estándares de calidad, que comprendan cada una de las actividades, acciones, métodos, técnicas, requisitos económicos y administrativos que se involucran en los planes de preservación digital a largo plazo, con la finalidad de obtener los resultados y beneficios propuestos en la información.

Razón por la cual actualmente en Colombia se está exigiendo el desarrollo y aplicación de la Ley General de Archivos en la gestión de documentos, ya que a partir de ella se logra tener una supervisión y control en los procedimientos de manera eficaz y eficiente, que permiten en las entidades en general estandarizar sus procesos documentales con la finalidad de asegurar y preservar los documentos a largo plazo.

3.3.Situación Actual

En aras a identificar buenas prácticas de preservación, se considera importante contextualizar el concepto a nivel global y analizarlo en el contexto local. Para ello se revisa lo expuesto por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y Organización Internacional de Normalización (ISO). Las cuales son referentes importantes en las últimas décadas y quienes han generado recomendaciones relevantes en el tema que nos convoca con el fin de proveer la garantía adecuada a la información desde ahora y en el futuro.

Por otra parte, se identificarán los avances alcanzados por algunos países como Australia, España, Estados Unidos y México los cuales han demostrado un desarrollo en el tema y que para nuestro contexto se pueden retomar algunos aspectos.

3.3.1. Preservación a Largo Plazo en el Contexto Global

La preservación digital a largo plazo bajo un contexto global, ha tenido varios avances, la identificación de estos permite proponer cambios, estrategias y mejoras continuas al proceso en las diferentes etapas de los documentos electrónicos de archivo, garantizando en cada uno de ellos su disponibilidad y accesibilidad de tal manera que cumplan con los requisitos previstos por la ley en las entidades públicas y privadas.

p. 32

Tras la difusión los lineamientos de preservación digital la UNESCO2 y la Organización Internacional de Normalización (originalmente en inglés: International Organization for Standardization, conocida por las siglas ISO3 han emprendido diversidad de estrategias para salvaguardar el contenido intelectual de la información.

Estos dos estándares internacionales han ido tras la marcha de dar a conocer numerosas estrategias y directrices para mantener la información en soporte digital a largo plazo, la Unesco ha llegado a intervenir y apoyar en la protección del patrimonio digital, una muestra de ello se refleja en la Declaración de Vancouver para la preservación del patrimonio digital que se centra en preparar las políticas nacionales responsables a la preservación del patrimonio digital y el acceso al mismo, también ha dispuesto su página web que señala la noción, definición, objetivo, políticas de desarrollo aplicables a la preservación digital.

En progreso a la preservación a largo plazo, las normas ISO han orientado coordinado, simplificado y unificado los usos con menores costos y mayor efectividad, en la administración proporcionando medidas organizativas y técnicas de seguridad que logran proveer el cumplimiento de los requisitos legales para la conservación y preservación de la información en soporte electrónico. La adopción de normas se ha enfocado en proveer al máximo el aprovechamiento de las TIC, y las guías metodológicas orientadas para la preservación a largo plazo y recuperación de la información basada en documentos electrónicos de archivos.

Lo anterior es muestra cómo estos dos estándares internacionales han centrado su interés en ofrecer recomendaciones tras unas buenas prácticas, que permiten en los archivos que la preservación a largo plazo tenga un adelanto amplio de forma sistemática, unificando gran variedad de formatos que son usados comúnmente, para realizar acciones pertinentes tanto en la gestión de los documentos como en su conservación y preservación a largo plazo en soporte electrónico.

Si bien es cierto, se conocen estas buenas prácticas que se ponen en marcha en diferentes países y guían sus esfuerzos para alcanzar la preservación digital a largo plazo, de acuerdo a las indicaciones dadas por los estándares internacionales para mantener y asegurar la información electrónica a largo plazo, a continuación se analizara en contexto global sobre los avances realizados en el tema de preservación a largo plazo en los países como Australia, España, Estados Unidos y México, investigación que se tomara de la compilación nacional e internacional de normas en materia de documento electrónico y preservación a largo plazo del (Archivo General de la Nación, 2016, págs. 21-31)

2 La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (en inglés United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, abreviado internacionalmente como Unesco,1 en francés: Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture) es un organismo especializado de las Naciones Unidas. Se fundó el 16 de noviembre de 1945 con el objetivo de contribuir a la paz y a la seguridad en el mundo mediante la educación, la ciencia, la cultura y las comunicaciones. La constitución firmada ese día entró en vigor el 4 de noviembre de 1946 ratificada por veinte países.2 En 1958 se inauguró su sede principal, en el distrito VII de París.3 Su directora general es Irina Bokova. A 2014, cuenta con 195 Estados miembro y ocho miembros asociados.4 5 3 La Organización Internacional de Normalización (originalmente en inglés: International Organization for Standardization, conocida por las siglas ISO) es una organización para la creación de estándares internacionales compuesta por diversas organizaciones nacionales de estandarización. Fundada el 23 de febrero de 1947, la organización promueve el uso de estándares propietarios, industriales y comerciales a nivel mundial. Su sede está en Ginebra (Suiza)3 y hasta 2015 trabajaba en

196 países.4

p. 33

Tabla 3. Contexto global sobre los avances realizados en el tema de preservación a largo plazo

Contexto global Objetivo de la política o lineamiento aplicable al país Normatividad asociada Documentos desarrollados Situación actual Australia

Garantizar el acceso continuo a los registros públicos digitales.

Ley de Archivos y Bibliotecas de 1988. (Registros públicos Publicada el 01 de Julio de 2002).

Reglamento de Bibliotecas y Archivos de 1990

Guía “Continuidad Digital” Enfocada en asegurar la permanencia, accesibilidad y autenticidad de registros. Guía de Migración de Archivos Digitales:

Proporciona orientación en la migración de los registros públicos digitales y eliminación legal de los registros de origen.

Diseño del proyecto Archivo Nacional Digital, mediante el desarrollo de estrategias de gestión y conservación.

Implementación del Proyecto Archivos del Estado de Queensland: que consiste en un modelo coordinado de gestión documental con énfasis en preservación a largo plazo de los registros públicos del Gobierno de Queensland en formato digital.

España

Definir un marco legislativo que posibilite la existencia y validez de los documentos con fines probatorios y la preservación a largo plazo

Constitución Española de 1978 dice: "la Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas".

El artículo 46 alude a la conservación y enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España".

Ley 30 de 1992: En su artículo 45 establece los principios para la aceptación del valor de los documentos digitales.

Ley 11 de 2007: por medio de la cual se estable el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Real Decreto 1164 de 2002: por medio del cual se regula la Conservación del Patrimonio Documental con valor histórico

Guía -Directrices para la preservación del patrimonio digital.

Guía -Directrices para proyectos de digitalización. Guía -Documentos Electrónicos -Manual para archiveros.

Guía -Aspectos de preservación en los repositorios digitales de la Universidad Complutense de Madrid (UCM) Amplio desarrollo y difusión de Leyes y Decretos que regulan la conservación en los archivos electrónicos.

Diseño y difusión de Guías con directrices en preservación de documentos electrónicos dirigido al público interesado en manejar archivos y repositorios históricos en formato electrónico. Estas guías han sido elaboradas por el grupo REBIUN y el grupo de expertos de IFLA e ICA estableciendo las directrices, estándares y proyectos en materia de preservación Digital.

p. 34

Contexto global Objetivo de la política o lineamiento aplicable al país Normatividad asociada Documentos desarrollados Situación actual Real Decreto 3 de 2010: Regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. Estados Unidos

Establecer guías y artículos que establezcan directrices para la digitalización y preservación a largo plazo del documento electrónico.

Ley federal de archivos Art.4-VIII.: Establece los criterios en:

Organización, administración y conservación de archivos; procedimientos de valoración y destino final de la documentación; formalización informática de la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos.

Ley Federal de archivos (2012) Artículo 20: “En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan”.

Directrices técnicas para la digitalización de la Cultura Materiales del Patrimonio: establece las directrices para la digitalización de imágenes fijas de materiales del patrimonio cultural.

El OAIS Reference Model for a Open Arhival Informatión System

Washington, DC, EE.UU:

fue creado para ser ampliamente aplicado en la preservación a largo plazo de cualquier tipo de objeto, no exclusivamente de objetos digitales.

Amplio desarrollo y difusión de Leyes y Decretos que regulan la adecuada gestión de la función archivística.

Diseño y difusión del modelo OAIS elaborado con el fin de garantizar la información en los soportes electrónicos, digitales y físicos. México

Formar profesionales que provean competencias adecuadas en preservar a largo plazo el patrimonio documental de la sociedad en forma digital y asegurar la presencia y transparencia de las organizaciones e instituciones por medio de la autenticidad de la información digital producida por las mismas.

Ley Federal de Archivos de 2012: Establece Artículo

Disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión. Artículo 5: Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos.

Artículo 20: contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo.

Decreto-Ley de Archivos del Distrito Federal Artículo IV Principio de Preservación: mantener en perfecto estado de conservación los documentos procurando en todo momento evitar su destrucción, deterioro o alteración.

Diseño e implementación del sitio web conocido como el Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información

–IIBI

encargado de difundir la preservación archivística digital.

Desarrollo de colecciones compiladas sobre preservación digital y manejo de los archivos documentales digitales.

Amplio desarrollo y difusión de Leyes y Decretos que establecen la obligatoriedad de la aplicación preservación a largo plazo. Desarrollo y aplicación de proyectos y metodologías que permiten desarrollar competencias profesionales en los temas de preservación digital a largo plazo. Fuente: (Archivo General de la Nación, 2016)

p. 35

3.3.2. Preservación a Largo Plazo en Colombia

En Colombia desde la perspectiva del (Congreso de Colombia, 2000) expuestos en la ley de Archivos 594 se establece la obligatoriedad de aplicar políticas y metodologías que regulen la función archivística en cada uno de los procesos que son destinados para la gestión documental y su debida implementación.

En relación a la preservación a largo plazo se tendrá en cuenta los diferentes avances que han surgido en Colombia de acuerdo a las iniciativas planteadas por él Archivo General de la Nación, como encargado de brindar las directrices, normas y estrategias encaminadas a asegurar y proteger la información a largo plazo, armonizado con referentes importantes como el Índice de Gobierno Abierto y el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión los cuales permiten medir como avanza el tema en el país frente temas de preservación entre otros.

El Índice de Gobierno abierto (IGA)4 para el orden territorial y el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG)5 para el orden Nacional, ya que su propósito es vigilar el cumplimiento de la normatividad vigente en diferentes aspectos en la gestión pública, incluidos temas de gestión documental y disposición de la información.

Índice de Gobierno Abierto (IGA)

El Índice de Gobierno Abierto, Cómo encargado de Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales diseñadas para prevenir la anticorrupción en las entidades del Estado y la Gestión Pública Territorial, ha provisto estos instrumentos preventivos que permiten medir el nivel de cumplimiento de las normas estratégicas de anticorrupción.

4 La corrupción limita la gobernabilidad y la competitividad de Colombia. Dentro de las diferentes determinantes de la corrupción, el incumplimiento normativo es una de las variables más influyentes. Por esta razón y en virtud de su competencia constitucional de “vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos”, la Procuraduría General de la Nación ha diseñado una estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción, inicialmente en la gestión pública territorial a través del Índice de Gobierno Abierto (IGA). El IGA es aplicado, cada año, a las 1.133 alcaldías y gobernaciones del país. La metodología y los resultados se presentan en la publicación “Índice de Gobierno Abierto (IGA)” con el propósito de socializar esta estrategia preventiva con las entidades evaluadas, las diferentes entidades del nivel nacional, la academia, la sociedad civil y demás entidades interesadas.

Por otra parte, la PGN aporta una nueva estrategia que hace énfasis en su función preventiva, su capacidad de diálogo y el uso intensivo de la tecnología y la información. El índice INTEGRA sirve al propósito de incrementar la coordinación entre las entidades del Estado, pues consolida la información de 9.041 instituciones públicas de manera transversal, permitiendo la interacción entre estas y la emulación por las mejores prácticas; es una visión integradora del Estado y de su forma de operación, que aplica un mismo modelo de procesos para todas las entidades y mide el desempeño de estas den la gestión de los procesos. Fuente: https://www.procuraduria.gov.co/portal/Indice-de-Gobierno-Abierto.page 5 El Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) es una herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. Permite de manera eficiente, hacer seguimiento a la implementación de las políticas de desarrollo administrativo, con sus componentes asociados. A través de esta herramienta las entidades reportan, en forma periódica, el avance de las metas propuestas para cada vigencia y el cumplimiento de los requerimientos definidos.

Esta herramienta se encuentra bajo la administración del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, quien realiza el monitoreo del avance en el modelo integrado de planeación y gestión establecido por el gobierno nacional. http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/furag-2014-2/

p. 36

Tras los objetivos que están sujetos a estricto cumplimiento ante el Índice de Gobierno Abierto se encuentra el indicador de la Gestión Documental, el cual es definido por la implementación de la Ley General de Archivos la Ley 594 de 2000, este indicador tras los años 2012 al 2015 muestra los siguientes resultados:

Falta de implementación de la Ley General de Archivos Falta de implementación de un plan de preservación a largo plazo Falta de planeación en el presupuesto económico.

Nuevos cambios en la metodología definida e implementación de la Ley Incumplimiento en Entidades Públicas como Alcaldías, Gobernaciones y Territorios.

En consecuencia, a lo anterior se manifiesta falta de desarrollo en la implementación de la Ley General de Archivo y así mismo se re refleja diversas de falencias entre ellas, la aplicación de herramientas tecnológicas y la elaboración de planes de preservación a largo plazo. Los cuales han sido por causa de incumplimiento por parte de las entidades públicas, alcaldías, gobernaciones y territorios. Sin embargo, se reflejan falencias en los recursos económicos ya que no se tiene el presupuesto asignado para tal fin; el cual fue mencionado directamente por el Archivo General de la Nación, como consecuencia del incumplimiento reflejado del año 2012 al 2015. Por otra parte, es necesario dar a conocer la observación presentada por el Archivo General de la Nación, donde explica como la Ley General de Archivos ha tenido actualizaciones en los últimos años en los instrumentos archivísticos, los cuales son usados comúnmente en todas de las entidades de carácter público y privado.

Estas actualizaciones de cierta manera han llegado a estancar el debido proceso que se está aplicando a los profesionales para elaborar estas herramientas, y la falta de creación de las mismas hace que la ley no consiga un estricto cumplimiento y por ende no se tenga actualmente un marco a seguir en el plan de preservación a largo plazo en las entidades públicas y privadas.

Finalmente, los indicadores arrojados por el IGA, dan a conocer que se requiere de más esfuerzo y compromiso para alcanzar las metas propuestas y de esta manera conceder la importancia y los beneficios del desarrollo adecuado en la Gestión Documental en las entidades en Colombia, como requisito fundamental en el manejo de la información.

Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).

Esta herramienta en línea de reporte de avances a la gestión, se centra en la evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales realizando el seguimiento periódico en la implementación de políticas asociadas a la gestión administrativa.

p. 37

Su interés fundamental es hacer seguimiento de forma periódica que permita conocer el avance de metas propuestas según la vigencia y cumplimiento de las obligaciones específicas. En el caso de Colombia se conocerán los indicadores de gestión, sobre la implementación de la preservación a largo plazo en las entidades públicas, siguiendo

Como referente la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) la cual administra la labor fundamental exigida directamente sobre la gestión y la función archivística, garantizando proveer el acceso y la disponibilidad de información a través de los diferentes procesos archivísticos. Los resultados obtenidos por esta herramienta permiten establecer el seguimiento de los procesos durante la Gestión Documental, en cumplimiento a las políticas establecidas para las entidades públicas, las cuales se centran en la homogenización, eficiencia y gestión de la información. Tras el resultado de dicho informe se extraerán los indicadores relacionados en los avances durante los años 2014 al 2016 en el marco de la preservación a largo plazo, los cuales se destacarán de la siguiente manera frente a la preservación digital a largo plazo de documentos digitales y/o electrónicos de archivo, las Entidades reflejaron lo siguiente durante los años 2014 al 2015.

 Para la aplicación de estrategias para la preservación a largo plazo en las entidades públicas se muestra lo siguiente:

- Emulación: De 165 entidades públicas encuestadas un 2.5% han realizado esta técnica en la

información para la preservación a largo plazo.

- Refreshing: De 165 entidades públicas encuestadas un 3.5% han realizado esta técnica en la

información para la preservación a largo plazo.

- Migración: De 165 entidades públicas encuestadas un 16% han realizado esta técnica en la

información para la preservación a largo plazo.

 Elaboración del plan de preservación digital: Un 6% de 165 entidades públicas encuestadas han elaborado el plan de preservación digital durante los años 2014 y 2015.  No ha realizado actividades de preservación: Un 25.5% de 165 entidades públicas encuestadas no han realizado las actividades de preservación digital en los documentos.  Ha realizado backup de información con propósito de preservación a largo plazo: el 46.5% de 165 entidades públicas encuestadas han realizado backup sobre la información durante los años 2014 y 2015 (Archivo General de la Nación , 2015).

A modo general se considera como la implementación en la preservación a largo plazo durante los años 2014 y 2015 reflejan una notable disminución en cuanto a:

 Las actividades de preservación a largo plazo, apreciando una escasa evolución a las tareas que son consideradas fundamentales en el proceso de preservación a largo plazo,  Igualmente, en la aplicación de técnicas como refreshig y migración se estiman valores bajos para estas actividades que son fundamentales para la gestión del plan de preservación digital a largo plazo

p. 38

 Finalmente, en la realización de backup de información se logró el mejor resultado.

Para el año 2016, según resultados del DAFP, quien coordina la política de eficiencia administrativa de la cual el FURAG hace parte, la preservación digital a largo plazo de documentos digitales y/o electrónicos de archivo, reflejaron los siguientes indicadores durante la gestión documental en 150 entidades del orden nacional en las que fue efectiva dicha encuesta a 147 entidades las cuales se detallaran a continuación (Archivo General de la Nacion , 2016).

Actualmente se refleja dificultad en el marco de la preservación a largo plazo. De acuerdo a los resultados obtenidos los cuales “presentan un indicador de 34%, en especial por la falta de formalización de actividades realizadas frente a la conservación de documentos en físico y la escasez de normalización sobre preservación de documentos digitales o electrónicos en las entidades; los demás procesos evaluados presentan promedios similares de cumplimento destacándose el tema relacionado con la producción documental que tiene índices del 93.6% de cumplimiento” (Archivo General de la Nación, 2016)

“Cabe resaltar que, aunque la mayoría de entidades reportan la normalización de la gestión documental mediante la elaboración del PGD, existe una deficiencia en el contenido que se presenta en el instrumento, toda vez que sólo se establecen lineamientos en cerca de un 65% de las actividades” (Archivo General de la Nación, 2016).

De acuerdo a los resultados arrojados por el Furag es importante ejercer las acciones necesarias para lograr una implementación adecuada en la gestión documental ya que un “61% de las entidades informan que poseen fondos documentales acumulados, pero un 55% de ellas no han realizado los procesos necesarios para solucionar esta problemática” (Archivo General de la Nación, 2016). Estos valores permiten identificar la problemática que se viven en algunas entidades, y las mismas permiten llegar a plantear los procesos de la gestión documental de manera adecuada siguiendo los parámetros, normas y directrices sobre los requisitos a cumplir sobre los documentos sin olvidar que faltan aún lograr la normalización en la preservación, ya que las entidades actualmente saben el deber ser de estos procesos y que requieren de su ejecución para lograr conservar la memoria de un país.

Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación (AGN) Es una entidad del orden nacional que se encarga de la normalización, organización y dirección por medio de políticas archivísticas impuestas a las diferentes entidades con el fin de proteger el patrimonio documental del país.

p. 39

El objetivo principal del Archivo General de la Nación, es formular, coordinar y controlar las directrices sobre los estándares aplicados en la implementación y custodia de la información como patrimonio documental, el cual sucede de la normatividad que se ha establecido actualmente como requisito para la implementación de los diversos procesos archivísticos la preservación y conservación a largo plazo en documentos electrónicos de archivo, de los cuales se podrá señalar la siguiente:

Reglamento General de Archivos: Capítulo VII Conservación de documentos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Título V Gestión de documentos - Titulo XI Conservación de documentos.

Decreto 1080 Reglamentario Único del Sector Cultura: Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos.

Acuerdo 6 de 2014: Sistema Integrado de Conservación - Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, el cual estableció la preservación digital como componente de la función archivística.

Políticas implantadas con el ministerio de tics de XML como intercambio en la preservación a largo plazo.

La anterior normatividad ha hecho necesario que el Archivo General de la Nación, elabore documentos e implemente herramientas tecnológicas como guía y orientación para las entidades en seguimiento al tema de preservación a largo plazo, entre las cuales se tiene actualmente al alcance las siguientes:

- Infografía Preservación Digital a Largo Plazo: Diseño y formulación de estrategias para la

elaboración del plan de preservación digital a largo plazo.

- Compilación normativa: Difusión de las normas existentes a nivel nacional e internacional,

dando a conocer el desarrollo que se tiene en diferentes países en el tema de preservación a largo plazo y el avance actual en Colombia.

- Lida observatorio TIC: El Archivo General de la Nación ha provisto para las entidades públicas

y privadas con funciones públicas, el uso de herramientas tecnológicas, que exteriorizan cómo garantizar los documentos electrónicos conservando las características que le son propias a la preservación a largo plazo, siguiendo como guía la normatividad archivística dispuesta para tal fin.

Lo anterior permite conocer los avances que han surgido desde el Archivo General de la Nación, en el tema de preservación a largo plazo, los cuales tienen como fin garantizar la memoria del país, no solo en soporte físicos sino en soporte electrónico, pero también admite percibir en general, como las entidades públicas no han considerado la relevancia en cuanto al tema sobre la

p. 40

elaboración del plan de preservación digital, si bien es cierto cada entidad constantemente está generando información por ello se requiere que se elaboren y apliquen las acciones pertinentes para contribuir a la adecuada gestión documental, por medio del plan de preservación digital a largo plazo como garantía de acceso a la información en determinado espacio de tiempo.

En síntesis, se observa el desarrollo que ha surgido a nivel global en temas de preservación a largo plazo, ya que se han establecido Leyes, Decretos, Metodologías, Proyectos, con la intención de asegurar la información digital y electrónica como valor probatorio y patrimonio histórico en cada país.

Así mismo se ha dado a conocer las buenas prácticas como medida para la estandarización, eficiencia y eficacia en los planes de preservación digital por parte de las Normas ISO, para ser aplicadas en los planes de preservación digital debido a los inconvenientes que surgen por el mismo plan.

Ahora bien, de acuerdo a los avances Colombia predomina entre los países latinoamericanos que tiene mayor avance normativo comprendiendo aspectos administrativos, jurídicos, técnicos y tecnológicos; así mismo se destacan los procesos de nacionalización de acuerdo a las normas técnicas ISO enfocadas en documentos electrónicos y preservación a largo plazo. Por otra parte, se refleja la baja productividad en los temas de la Gestión Documental y en la Preservación a Largo Plazo, ya que actualmente se destaca el incumplimiento de desarrollo aplicado directamente por la misma Ley en las Entidades del Estado en Colombia.

El IGA y el FURAG en los informes revelados muestran las variaciones de los años 2010 al 2016, donde se percibe una gestión progresiva en el desarrollo de estos procesos, sin embargo, es necesario aplicar las medidas correctas que brinden como tal la seguridad a la información en general, pero con más sentido de pertenencia a la Preservación a Largo Plazo, ya que los retos a los que se enfrenta son bastantes para postergar un tiempo de espera y actualmente el aumento de información tecnológica es muy significativo.

Razón por la cual se debe evaluar los temas más trascendentales desde el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá, para que cada uno de ellos proponga o establezca un modelo de desarrollo y aplicación para estos temas y garantizar la información a Largo Plazo como mandato de ley.

Las acciones a realizar se focalizan directamente a frenar la pérdida de información creada en los medios electrónicos, por ello se hace necesario y urgente la planeación y elaboración de instrumentos que guíen estos procesos que atribuyen a seguir a la preservación a largo plazo.

p. 41

4. Marco Metodológico

Una vez descrita y contextualizada de grosso modo la preservación a largo plazo desde el contexto técnico y administrativo actual en Colombia, el paso siguiente es establecer una propuesta metodológica que sirva de diagnóstico para las Entidades públicas, privadas que prestan un servicio público y las que en general están obligadas por Ley, que parta de la identificación y evaluación los aspectos críticos en el desarrollo de la preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, lo cual es necesario como ejercicio diagnóstico ya sea para establecer buenas prácticas o en su defecto un plan de preservación digital a largo plazo que garantice el acceso, disponibilidad y mantenimiento de la información de archivo.

En el desarrollo metodológico de la presente investigación y para la identificación de los aspectos críticos que inciden en la preservación digital a largo plazo, se partió de la revisión de diferentes fuentes: la primera relacionada con la revisión de material bibliográfico de autores seleccionados (expuesto en el capítulo anterior), la segunda, la consulta a expertos en el tema y la última entrevistas-encuesta a entidades públicas y privadas pre-seleccionadas, con el objetivo de determinar y verificar los posibles aspectos que inciden en el aseguramiento de la información de archivo.

A continuación, se desarrolla una propuesta metodológica la cual se espera sea un primer paso para el establecimiento de buenas prácticas en la tarea de preservación digital a largo plazo a través del diagnóstico del proceso de preservación a partir de la identificación y evaluación de aspectos críticos que la afectan:

4.1.Definición de aspectos críticos

Desde un contexto amplio, los aspectos críticos pueden definirse como la evaluación de varios asuntos para analizar sus aspectos positivos o negativos extrayendo una conclusión valorativa que dé respuesta a un problema particular. La definición y caracterización de los aspectos críticos en la preservación digital a largo plazo en documentos de archivo, es de vital importancia pues servirá de base para la proposición de estrategias, políticas y acciones, para el establecimiento de buenas prácticas de archivo o la elaboración de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

Para dar inicio a este ejercicio se desglosarán los aspectos relevantes que inciden en la preservación de documentos electrónicos de archivo, los cuales se prepararon a través de la revisión de las fuentes consultadas y se validarán más adelante en las entrevistas y encuestas aplicadas a modo de revisión, explicando en todo momento como se identifican, miden y analizan.

p. 42

Tabla 4. Aspectos relevantes que inciden en la preservación de documentos electrónicos de archivo,

Aspecto Normativo Definición Considerado como la ausencia de políticas, normas, estándares y metodologías a ser implementadas en entidades públicas y privadas en Colombia que son de carácter obligatorio que rigen en una entidad o un país.

Aspectos a considerar

- Ausencia de políticas en Gestión Documental con la debida reglamentación.

- Aplicación de políticas en preservación a largo plazo.

- Incumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) en cuanto a la preservación a largo plazo en

el marco del sistema integrado de conservación.

- Falta de estandarización en los procesos archivísticos según normatividad vigente.

- Falta de aplicación en procesos de preservación a largo plazo

- Falta de implementación de planes de conservación en los documentos.

- Falta de planes de preservación a largo plazo.

Aspecto Económico Definición Entendido como la no asignación de recursos económicos para la consecución de recursos técnicos, tecnológicos y humanos.

Aspectos a considerar

- Falta de presupuesto para dar cumplimiento a los diferentes procesos archivísticos.

- Falta de proyección presupuestal en las entidades para la implementación de la gestión documental

- Falta de presupuesto para la elaboración del plan de preservación a largo plazo.

- Falta de presupuesto en las entidades públicas y privadas para la aplicación del plan de preservación a largo

plazo.

- Falta de presupuesto para la adquisición de herramientas tecnológicas

- Falta de presupuesto para las actualizaciones de los instrumentos archivísticos en las entidades públicas y

privadas.

- Falta de presupuesto para adquirir herramientas para la aplicación de estrategias en preservación a largo plazo.

Aspecto Técnico Definición Entendido como el diseño, aplicación y actualización de planes, programas, estrategias de orden técnico para el aseguramiento de la información.

Aspectos a considerar

- Falta de asignación de recurso presupuestal en la aplicación de los procesos de la gestión documental.

- Falta de asignación de recurso presupuestal para la contratación de recurso humano de acuerdo a los diferentes

roles a desempeñar.

- Falta de asignación de recurso presupuestal en los servicios para la implementación de la unidad de

correspondencia.

- Falta de asignación de recurso presupuestal en la elaboración y actualización de instrumentos archivísticos.

- Falta de proyección presupuestal en personal competente que desarrolle funciones técnicas archivísticas en las

entidades actualmente.

- Falta de presupuesto para Formación en desarrollo de competencias y cumplimiento de las funciones técnicas

en las Entidades públicas y privadas.

- Falta de presupuesto para Formación en competencias archivísticas direccionadas a la aplicación y

actualización de instrumentos archivísticos para la gestión documental.

- Falta de presupuesto para Formación en temas de preservación a largo plazo en documentos electrónicos de

archivo.

- Falta de presupuesto para Formación al personal de tecnología en relación a la preservación digital.

- Ausencia de metodologías y estrategias de preservación a largo plazo, carecen de repositorios que cumplen con

las características de la preservación a largo plazo

- Falta de aplicación de la guía de digitalización para garantizar su recuperación en el tiempo.

- Falta de mecanismos tecnológicos de valor probatorio utilizados en la digitalización para la preservación a

largo plazo.

- Falta de aplicación de metadatos en los documentos electrónicos de archivo.

- Se observa ausencia de procedimientos establecidos para dar cumplimiento a los principios requeridos en los

documentos electrónicos de archivo.

- Falta de elaboración y aplicación de instrumentos archivísticos en la preservación a largo plazo.

p. 43

Aspecto Tecnológico Definición Referido a la no implementación de tecnología adaptable que garantice interoperabilidad y neutralidad de los archivos en el marco de un sistema o programa de gestión documental electrónica.

Aspectos a considerar

- Se observa falta de acciones respecto a los cambios de soporte.

- Falta de aplicación de metadatos sobre los documentos electrónicos de archivo que han sido creados.

- Falta de aplicación de metodologías para los documentos electrónicos de archivo.

- Falta de aplicación de formatos adecuados para la preservación a largo plazo.

- Falta de cumplimiento en los principios de los documentos electrónicos de archivo

- Ausencia de medidas contra la obsolescencia en el formato, ficheros y degradación del soporte.

- Presenta cambios tecnológicos como la fragilidad y deterioro de la información

Fuente: Autoría de la propia investigación

4.2.Metodología para su identificación

Los instrumentos de recolección de información tienen como objetivo la definición y verificación de aspectos críticos para la estructuración de buenas prácticas del plan de preservación digital a largo plazo.

Para lograr los objetivos propuestos se diseñaron entrevistas las cuales se aplicaron de forma directa a los docentes que cumplen con las competencias archivísticas de acuerdo a su experiencia y conocimiento en el tema de preservación digital a largo plazo. Así mismo se diseñaron y aplicaron encuestas por medio de un cuestionario a entidades públicas y privadas las cuales dieron el resultado para la creación de los aspectos metodológicos en los que se explicará su contexto y contenido a continuación.

4.3. Preparación de la investigación

4.3.1. Fase 1: Recolección de información: Datos relevantes para estructuración de

entrevista y cuestionario.

Los instrumentos de recolección de información permitieron recopilar datos e información actual del plan de preservación digital a largo plazo; identificando la problemática y las oportunidades actuales, ahora bien el planteamiento de las entrevistas y encuestas se estructuraron con una metodología que permitiera de forma directa a los docentes exponer los aspectos críticos que se adquieren durante el proceso de la preservación digital a largo plazo y así mismo revelar las buenas prácticas para evitar los inconvenientes presentados durante el proceso.

En el esquema implementado se elaboraron unos requisitos que fueron necesarios para tener la información que se quería plantear, con la intención de conseguir la mayor cantidad de información posible por parte de expertos en el tema de preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo. Para su desarrollo se aplicó la siguiente estructura:

p. 44

Tabla 5. Formato Entrevista estructurada Fuente: Autoría de la propia investigación

Elaboración de encuesta: Según (Chagoga Ramos, 2008), la encuesta es una técnica de adquisición de información de interés sociológico, mediante un cuestionario previamente elaborado, a través del cual se puede conocer la opinión o valoración del sujeto seleccionado en una muestra sobre un asunto dado.

Para su elaboración y aplicación se contemplaron los siguientes datos reflejados en el flujo grama, los cuales dan respuesta a cada una de las etapas del levantamiento de información y logran fortalecer la investigación con la identificación de los aspectos:

p. 45

Gráfica 4. Estructura de la encuesta aplicada Fuente: Autoría de la propia investigación

4.3.2. Fase 2: Aplicación de instrumentos.

Entrevista aplicada: La entrevista semi estructurada de acuerdo con (Díaz Bravo, 2013) “presentan un grado mayor de flexibilidad que las estructuradas, debido que parten de preguntas planeadas, que pueden ajustarse a los entrevistados. Su ventaja es la posibilidad de adaptarse a los sujetos con enormes posibilidades para motivar al interlocutor, aclarar términos, identificar ambigüedades y reducir formalismos”. Este instrumento fue utilizado como base para conocer desde las diferentes fuentes cual ha sido el desarrollo de la preservación digital a largo plazo y adicionalmente poder visualizarlo desde la actualidad. Para ello se establecieron las siguientes fases:

p. 46

Levantamiento de información: Para el levantamiento de información fue necesario la consulta de autores abarcando el tema de preservación a largo plazo e identificar tras la perspectiva de docentes sobre la situación actual en preservación y los retos que se exponen en la información actualmente. (Ver Anexo A)

Tabulación y análisis: Para la tabulación y análisis de la información recolectada a partir de las entrevistas ejecutadas, se realizó la transcripción de cada una de ellas de acuerdo a la grabación obtenida por los entrevistados, logrando extraer la mayor información posible elaborando un análisis sobre la información recolectada. (Ver Anexo B).

Interpretación: Se aplicó de acuerdo al nivel de concordancia por parte de los entrevistados, logrando identificar el estado actual de la preservación a largo plazo, obteniendo como resultado la identificación de aspectos críticos y los retos por los cuales se enfrenta actualmente la preservación digital a largo plazo, esta información fue el resultado obtenido por parte de cada uno de los docentes y autores los cuales dieron el paso a seguir con el uso del cuestionario para profundizar aún más la información.

Cuestionario aplicado: Para el planteamiento de las preguntas utilizadas en el cuestionario fue necesario realizar un tipo de investigación con un enfoque de tipo cualitativo, Blanco (2012) citado por (Pirela Morillo, Javier, & Eduardo, 2016, pág. 63) menciona “la investigación cualitativa es la búsqueda de significados, principalmente en el proceso de recolección, análisis e interpretación de datos”. El desarrollo de la investigación se centró en la búsqueda de conceptos en bases de datos, libros, tesis y revistas las cuales fueron de fuente principal para la estructura del cuestionario a aplicar dando lugar a la pregunta de investigación de la presente investigación.

Por otro lado se utilizó el método de investigación inductivo, al respecto, Abreu (2014) citado por (Pirela Morillo, Javier, & Eduardo, 2016, pág. 101) afirma que “el método inductivo plantea un razonamiento ascendente que fluye de lo particular o individual hasta lo general” el cual permitió conocer de manera particular el proceso de gestión documental actualmente en las entidades públicas y privadas y de esta manera identificar (deducir e inducir) lo que hace falta para la preservación a largo plazo, el cual se elabora siguiendo la argumentación de buenas prácticas orientadas a la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, el método se desarrolló teniendo en cuenta las siguientes fases:

Observación y expectación: Se logró observar y analizar los resultados arrojados por el Índice de Gobierno Abierto y el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión, sobre el avance que trasciende en la gestión documental y la preservación a largo plazo en entidades públicas en la gestión territorial en Colombia. Una vez analizado este panorama se planteó observar más de cerca el avance de entidades públicas y privadas en preservación a largo plazo en Colombia, con el fin de dar respuesta al problema de investigación, y establecer la guía metodológica para la

p. 47

elaboración de buenas prácticas, orientadas a la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo.

Clasificación y estudio: Una vez conocido el avance en Colombia respecto a la preservación a largo plazo en las entidades del estado, se realizaron entrevistas y encuestas para conocer desde la perspectiva de los profesionales de la información los aspectos críticos a considerar de manera general en la preservación a largo plazo.

Derivación inductiva: Esta fase permitió formular el análisis de las entrevistas y las encuestas con el fin de tener claridad total sobre el estado actualmente de la preservación a largo plazo en las Entidades públicas y privadas en Colombia y como afectan de manera constante los procesos documentales en general.

Divergencia conclusiones: Una vez elaborado el análisis de acuerdo al resultado obtenido por las encuestas realizadas a las entidades públicas y privadas, se elaboró el planteamiento de las buenas prácticas, las cuales son orientadas a la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, ya que se observó que actualmente hay un promedio bajo de aplicación en la preservación a largo plazo en las entidades públicas y privadas en Colombia.

Para dar respuesta al método inductivo, se estructuro un cuestionario que permitió obtener conclusiones cercanas a la realidad, sobre los aspectos críticos que se involucran en la preservación a largo plazo en las entidades públicas y privadas a nivel Colombia, obteniendo como resultado mejoras y falencias en la preservación a largo plazo, lo cual permitió dar alcance al establecimiento de buenas prácticas orientadas a la elaboración del plan de preservación a largo plazo teniendo en cuenta aspectos de carácter normativo, económico, técnico y tecnológico que inciden en su desarrollo.

Por otra parte, se aplicó el método de la medición para la recolección de datos, el cual consiste en obtener información numérica acerca de una propiedad o cualidad del objeto, proceso o fenómeno, donde se comparan magnitudes medibles y conocidas. Para la expresión de sus resultados no son suficientes con los conceptos cualitativos y comparativos, sino que es necesaria la atribución de valores numéricos a dichas propiedades y relaciones para evaluarlas y representarlas adecuadamente (Chagoga Ramos, 2008).

Utilizando estos principios se estructuro una serie de preguntas obtenidas con la recolección de información relevante respecto al establecimiento de buenas prácticas orientadas a la elaboración del plan de preservación a largo plazo teniendo en cuenta aspectos de carácter normativo, económico, técnico y tecnológico que inciden en su desarrollo, dicho cuestionario fue planteado con preguntas, cuyas respuestas equivalen a sus componentes y cuyo valor de cada componente es el que se pretende medir y evaluar, por esta razón el cuestionario tiene valores expresados en

p. 48

escala con una numeración donde se busca identificar el nivel de relevancia y al mismo tiempo determinar el estado de cada proceso en la entidad, ordenando cada ítem de respuesta de 1 a 4 siendo el número 4 la opción con más relevancia y 1 la opción con menos relevancia. Dicho resultado dará un estado de cada proceso dentro de la organización y una tendencia de gestión de las Entidades.

El cuestionario - encuesta tiene como objeto determinar expectativas y observaciones de los aspectos críticos en la preservación a largo plazo relacionados con los aspectos normativos, económicos, técnicos y tecnológicos en las entidades públicas y privadas en Colombia. A continuación, se muestra la estructura planteada en el formato de la encuesta aplicada.

Población escogida: La población seleccionada fue un total de cincuenta (50) entidades públicas y privadas en Colombia, las cuales deben cumplir con los requisitos de la gestión documental y la preservación a largo plazo.

Muestra obtenida: Se obtuvo un total de cincuenta (50) cuestionarios contestados a cabalidad, donde se logró observar el nivel de relevancia y la tendencia gestión en función a la gestión documental y la preservación a largo plazo.

Análisis de la información: Para la recolección de información se elaboró una base de datos en Excel, partiendo de una previa codificación de las preguntas a fin de facilitar su captura, la misma que se realizó atendiendo las preguntas cerradas del cuestionario a través de opciones múltiples con única respuesta; las respuestas se tabularon según la escala aplicada por respuesta y para efectos de interpretación se llevó a cabo un análisis de porcentajes que proporcionaron, la base para la descripción de los resultados obtenidos.

Los datos fueron obtenidos por medio del encuestado (persona responsable del área de gestión documental en la Entidad), quien fue el responsable de responder cada pregunta asignándole un valor de relevancia por escala donde se requiere ordenar cada ítem de respuesta de 1 a 4, siendo el número 4 la opción con más relevancia y 1 la opción con menos relevancia. Ejemplo:

Tabla 6. Ejemplo evaluación respuestas de la encuesta

Pregunta Respuestas

Total % Indique las actividades que desarrolla la entidad para la preservación a largo plazo conforme a la normatividad vigente

1. Diagnóstico integral con énfasis en el Plan de

preservación a largo plazo

15%

2. Conservación como componente del Plan de

Preservación a Largo Plazo

3. Monitoreo de las herramientas tecnológicas

4. No ha desarrollado actividades

Fuente: Autoría de la propia investigación

p. 49

Como se evalúa: Se evalúa de acuerdo al valor obtenido por cada opción logrando establecer un resultado teniendo como base la totalidad de la encuesta realizada, el cual requiere de una previa tabulación; la cual se realizó sumando las dos opciones de mayor relevancia que es 4 y 3, posteriormente se suman las opciones 1 y 2 de menor relevancia siguiendo la siguiente formula.

Gráfica 5. Formula tabulación Fuente: Autoría de la propia investigación

Para procesar cada respuesta fue necesario tabular cada opción de manera independiente, hallando de esta manera porcentajes que nos arrojan tendencias, este caso el factor de menor relevancia en la Entidad y el de mayor importancia, los cuales se explicaran de acuerdo a la forma de evaluación empleada permitiendo identificar los aspectos críticos y la tendencia de gestión de las entidades en materia de preservación a largo plazo y gestión documental; además también una línea de orientación de conducta de las Entidades cuyos análisis serán expresados más adelante en este capítulo.

Interpretación: La interpretación se enfoca sobre cada aspecto aplicado en este caso en el aspecto normativo, económico, técnico y tecnológico, guiados por el indicador asignado en cada aspecto; detalladas a continuación,

Tabla 7. Valor indicador asignado sobre cada aspecto a interpretar

Fuente: Autoría de la propia investigación

El resultado de las preguntas planteadas, serán analizadas de acuerdo al nivel alcanzado que surge del valor obtenido en porcentajes del total de las encuestas y el valor asignado por aspecto, este valor refleja el nivel de avance en el cual se encuentra actualmente las entidades públicas y privadas en preservación a largo plazo y en el desarrollo de la gestión documental, logrando establecer la metodología para la determinación de buenas prácticas en la gestión de documentos electrónicos de archivo de un plan de preservación digital a largo plazo, las cuales se retomarán mediante el siguiente análisis de 0-30 determina la creación y planeación de requisitos en la gestión documental y el plan de preservación a largo plazo de 30-70 determina cada una de las acciones que se deberán cumplir y de 70-100 el aseguramiento de la implementación de los pasos anteriores. Aspectos metodológicos Valor por indicador Valor total de los indicadores Aspecto normativo

15%

100%

Aspecto económico

25%

Aspecto Técnico

40%

Aspecto Tecnológico

20%

p. 50

5. Diagnóstico de Preservación Digital a Largo Plazo

5.1

Contextualización

En el marco de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y más delante de la Ley de Transparencia 1712 de 2014, se establece la responsabilidad de las Entidades por la conservación y preservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos en otros medios y formatos tecnológicos recientes. Para ello es necesario realizar evaluaciones técnicas en aras a garantizar la conservación física y estabilidad de la información.

El “Sistema Integrado de Conservación”, definido por ley es conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. 6

La preservación a largo plazo, es un proceso transversal que contiene la preservación digital a largo plazo para garantizar disponibilidad y accesibilidad de la información, la cual debe partir del análisis y valoración de aspectos esenciales, los cuales varían dependiendo de las características tecnológicas de la información, las cuales serán determinantes para el planteamiento de acciones y estrategias acordes con el sistema de archivos establecidos en la entidad

El diagnóstico es una herramienta por medio de la cual se determinan las particularidades acerca de la situación del archivo y se establecen las acciones prioritarias para la formulación de acciones y estrategias de preservación aplicables. Por lo tanto, el diagnóstico, además de evaluar las condiciones en las cuales se encuentra la información es un método de planeación, control, evaluación y seguimiento.

Por lo anterior, guiados por el marco teórico y metodológico expuesto, a continuación, se presentan los resultados aplicados del diagnóstico de preservación digital a partir de dos momentos:

 Valoración de Aspectos Críticos: correspondiente a la calificación de la situación actual a partir del análisis de variables expresadas que junto con los datos proporcionados permiten hacer una estimación previa sobre el diagnóstico y por ende establecer las prácticas más adecuadas.

6 Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 60.

p. 51

 Diagnóstico: Consistente en determinar globalmente a partir de la identificación y valoración de los aspectos críticos, los factores que inciden para el adecuado acceso de la información con el objetivo de establecer acciones o estrategias que permitan mejorar la función archivística que conlleva a un mejor acceso, disposición y organización de la misma.

5.2

Valoración de Aspectos Críticos.

En desarrollo de la metodología propuesta, a continuación se pone a prueba y se presenta la aplicación y el análisis de los aspectos críticos que inciden en la preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, a partir del análisis de entrevistas y encuestas realizadas a cincuenta entidades públicas y privadas, con el fin de conocer el estado en que se encuentra la implementación de la gestión documental y en particular el proceso de preservación a largo plazo en las Entidades colombianas.

Aspectos Normativos

Gráfica 6. ¿La Entidad cuenta con una política de Gestión Documental vigente? Fuente: Autoría de la propia investigación

Análisis: Se evidencia que la Gestión Documental está comenzando a tomar importancia en las Entidades públicas y privadas, dado que arroja un resultado del 50% de implementación en Políticas de gestión documental, sin embargo se refleja un 31,8% que evidencia actualmente un desarrollo parcial en las políticas de Gestión Documental, lo cual esclarece que se tiene actualmente una política y se sigue un procedimiento en los procesos documentales plasmados desde ella, sin olvidar que aún se tiene que difundir un poco más sobre el tema ya que un 18,2% no reflejan tener establecida una política de Gestión Documental.

Recomendación: Se considera necesario elaborar e implementar políticas de gestión documental para lograr una racionalización y normalización en los procesos a desarrollar en el transcurso de

p. 52

la gestión documental, y así mismo garantizar el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las entidades en función a la gestión documental.

Gráfica 7. ¿En caso de la respuesta anterior ser afirmativa, indique si la política de gestión documental de la Entidad se encuentra alineada con el plan estratégico, el plan de acción anual, el plan institucional de archivos?

Análisis: Tal y como se puede observar las Entidades públicas y privadas actualmente dan a conocer la importancia de la Gestión Documental, siguiendo una alineación en los planes diseñados para las entidades; dado que un 36,4% tiene establecida la política de Gestión Documental de acuerdo a la estructura estratégica en cada Entidad, lo cual implica una mejora constante en cada uno de los procesos transversales y misionales, por otra parte se observa un 36,4% el cual evidencia que actualmente las entidades tienen una alineación parcial, lo cual supone que actualmente las Entidades públicas y privadas están trabajando en obtener la política de gestión documental siguiendo la armonización establecida en las entidades a partir de la alineación del plan estratégico, él plan de acción anual y el plan institucional de archivos, la cual da una orientación propicia para los archivos logrando obtener una apropiada implementación, por otra parte se destaca un 27,3% de entidades que no tienen establecida la política de Gestión Documental, lo cual supone una falencia para el manejo adecuado de la información.

Recomendación: Se recomienda el planteamiento de la política de gestión documental en las entidades públicas y privadas, ya que a través de ellas se logra priorizar las iniciativas más importantes logrando el cumplimiento de objetivos por la estructura planteada que permite dar marcha a la gestión documental de manera adecuada, los beneficios se adquieren siguiendo cada uno de los planes establecidos debido que el cumplimiento de metas se proyectara siguiendo el esquema del plan estratégico a corto, mediano y largo plazo que se interrelaciona con el plan institucional de archivos logrando estandarizar procesos, tiempos de respuesta y cumplimiento a los esquemas planteados por las entidades públicas y privadas.

p. 53

Gráfica 8. ¿La Entidad tiene actualmente una política de procesos de gestión documental con su debida reglamentación?

Análisis: Se puede apreciar cómo un 59,1% de las Entidades públicas y privadas, muestran la importancia de tener una política debidamente reglamentada que cumpla con los procesos adecuados en la gestión documental, la cual se refleja en las actividades de las Entidades de manera objetiva logrando la racionalización de recursos y de información; por otra parte se observa como un 27,3% de entidades tiene un manejo parcial sobre estos procesos lo cual implica un esfuerzo para llevarse a cabo el proceso en la información que cumpla con la debida reglamentación actualmente, sin embargo se refleja el trabajo en lograr obtener esta armonización por obtener esta reglamentación y un 13,6% arrojado de entidades que aún no cumplen con una política de procesos de gestión documental con su debida reglamentación,

Recomendación: Se considera necesaria aplicar una política de gestión documental para tener un tratamiento adecuado en la información y en los procesos que encierra como función archivística, recordando que la información es considerada como el activo más importante en las entidades y por ende requiere seguir una reglamentación adecuada que dé respuesta al desempeño en las entidades públicas y privadas actualmente.

p. 54

Gráfica 9. ¿La Entidad cuenta con una política de preservación a largo plazo, armonizada con la normatividad nacional vigente?

Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada se observa un 45,5% de las Entidades públicas y privadas que actualmente no cuentan con políticas de preservación a largo plazo, y un 36,4% refleja un avance parcial lo cual supone que se está trabajando en el marco de la preservación a largo plazo con el fin de garantizar el tratamiento adecuado para los documentos electrónico de archivo generados por las entidades en ejercicio a sus funciones y un 18,2% da muestra que se tiene implementada la política de preservación a largo plazo lo cual refleja que es un paso importante que deben seguir todas las entidades para conservar y preservar la memoria de las entidades tanto públicas como privadas.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas establecer la política de preservación a largo plazo, armonizada con la normatividad nacional vigente, ya que es un insumo y requisito fundamental porque revela el procedimiento es decir el paso a paso a seguir de manera adecuada en el marco de la preservación a largo plazo, y como guía evita el riesgo de la perdida de información en las entidades públicas y privada, por ello se recomienda establecer la política de preservación a largo plazo, siguiendo como referente la normatividad nacional vigente que aplica actualmente a las entidades públicas y privadas.

Gráfica 10. En caso de la respuesta anterior ser afirmativa, ¿la gestión documental se encuentra alineada con la normatividad, políticas y lineamientos del plan de preservación a largo plazo de la Entidad?

Análisis: En relación con la política de preservación a largo plazo se observa como un 45,5% de entidades públicas y privadas aún no tienen establecida una normatividad y lineamientos en el plan de preservación a largo plazo, reflejando falta de interés por parte de las entidades en el tratamiento adecuado de la información en medio electrónico, por otra parte se observa un 31,8% que está trabajando con el fin de lograr establecer un proceder adecuado en la aplicación de políticas, normatividad vigente y lineamientos establecidos directamente por los entes reguladores que permiten de manera constante proveer un bien para las entidades en función de la información, el cual se refleja en el 22,7% de las entidades que han logrado llevar a cabo la gestión documental en

p. 55

armonía con la alineación de la normatividad, políticas y lineamientos que surgen en la preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda realizar la alineación adecuada de las políticas de gestión documental en cumplimiento a la normatividad vigente en el marco de la preservación, con el fin de evitar reproceso o malas decisiones en cuanto a la protección y aseguramiento de la información y el acceso posterior a ella.

Gráfica 11. ¿La Entidad cuenta con presupuesto para el diseño e implementación de planes o programas para manejos de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales?

Análisis: Se observa como actualmente las Entidades públicas y privadas tienen establecido en sus planes de acción un presupuesto que permite la implementación de los planes y programas para el manejo de la información en medio electrónico un 40,9% tiene a disposición el presupuesto adecuado para la implementación de los programas manejos de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales, un 18,2 % de las entidades públicas y privadas se encuentran actualmente en vía de desarrollo para obtener el presupuesto requerido y así mismo diseñar la implementación requerida en los planes de riesgos, contingencias y emergencias que son vitales para los medios electrónicos o digitales, y un 40,9% aún no tiene el recurso disponible para lograr dicha implementación.

Recomendación: Se recomienda a las Entidades públicas y privadas establecer el presupuesto adecuado para dar cumplimiento a los planes institucionales de archivos, garantizando la implementación de planes y programas para el manejo de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales, ya que cada uno de estos factores afecta a la gestión documental de manera constante, por ende es fundamental efectuar proyecciones que cumplan con el alcance general de la gestión documental en las entidades públicas y privadas actualmente garantizando su reproducción y acceso a largo plazo.

p. 56

Gráfica 12. ¿La política de gestión documental cumple con el desarrollo y aplicación de los siguientes principios?

Análisis: Un 63% de las Entidades encuestadas responden que la política cumple con los principios de confidencialidad y Fiabilidad en la implementación de los principios de la política gestión documental y el plan de preservación a largo plazo, mientras que la autenticidad siendo uno de los principios más importante queda en un segundo lugar con un 59%.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas garantizar a través de la política de gestión documental el cumplimiento de los principios que le son propios a los documentos electrónicos de archivo en función a los procesos documentales en ambientes electrónicos y en la preservación, dado que la tendencia actual es garantizar el manejo de documentos electrónicos considerado desde el punto de vista como el documento digital o copia sin necesidad de tener el documento en soporte físico de ahí la importancia de garantizar cada uno de los principios de los documentos electrónicos con el fin de evitar posible corrupción en los mismos.

p. 57

Gráfica 13. ¿La política de gestión documental cumple con la formulación de las siguientes actividades?

Análisis: Se evidencia que la Gestión Documental está comenzando a tomar importancia en las Entidades públicas y privadas, dado que tras la elaboración de la estructura organizacional actualmente se tiene contemplado la gestión documental dentro de ellos, razón por la cual un 59% de entidades ya tienen estipulado en la política de gestión documental la formulación del plan estratégico, el cual permite dar respuesta a los proyectos misionales y transversales en las entidades, sin embargo se refleja un 59% que evidencia un bajo desarrollo en la formulación de estrategias para la preservación de documentos, lo cual supone un esfuerzo grande para las Entidades públicas y privadas ya que es necesario desde ahora poder formular estrategias que permitan obtener una preservación adecuada sobre la información.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas establecer la política de gestión documental siguiendo la formulación del plan estratégico, formulación de estrategias para la preservación de documentos, formulación de reglamentos para la preservación de documentos y formulación de reglamentos para la conservación de documentos, ya que cada uno da respuesta a la gestión documental en miras de lograr conservar y recobrar la memoria institucional de los archivos en las entidades públicas y privadas las cuales si no se adhieren a estas buenas prácticas el resultado no será favorable para la información a conservar a largo tiempo.

p. 58

Gráfica 14. Señale ¿cuál de los planes contemplados de la política de gestión documental cumple la Entidad de acuerdo al presupuesto asignado?

Análisis: Se observa como actualmente la Gestión Documental se encuentra contemplada en los planes estratégicos en las Entidades públicas y privadas, dado que arroja un resultado del 68% de ejecución en cumplimiento de acuerdo al presupuesto asignado de formulación del plan estratégico en Políticas de gestión documental, sin embargo, se refleja un 68% que evidencia actualmente la falta de presupuesto para dar alcance al plan institucional de archivos para las Entidades públicas y privadas.

Recomendación: Se recomienda a las entidades establecer el presupuesto requerido para dar cumplimiento a la aplicación de los planes de acción que se solicitan para la preservación a largo plazo y de esta manera garantizar un adecuado plan de gestión documental.

Gráfica 15. En cumplimiento de la ley 594 de 2000 ¿la Entidad ha dispuesto el presupuesto para el desarrollo del sistema integrado de conservación documental?

p. 59

Análisis: Se observa que un 40,9% de las Entidades públicas y privadas disponen de presupuesto para el desarrollo del sistema integrado de conservación documental y un 31,8% se encuentra en planeación para lograr el desarrollo del sistema integrado de conservación documental y un 27,3% aún no ha dispuesto el presupuesto necesario para lograr dicho desarrollo.

Recomendación: Se recomienda establecer el presupuesto asignado para el desarrollo del sistema integrado de conservación documental, ya que permite establecer criterios generales para lograr una conservación y preservación adecuada en la información y así mismo permite en el plan de acción la aplicación, implementación y control de la información tanto a conservar como a preservar.

Gráfica 16. En cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 ¿la Entidad tiene incluido en su plan anual de capacitación, los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad?

Análisis: Se observa que un 40,9% de las Entidades públicas y privadas incluyen en su plan anual de capacitación los recursos necesarios para la capacitación del personal según los niveles determinados por la Entidad, y un 27,3% refleja un estado parcial de capacitación para los funcionarios y contratistas, y un 31,8% aún no ha dispuesto un plan de capacitación para los funcionarios.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas incluir al personal encargado de ejercer la gestión documental, a participar de los planes de capacitación con el fin de estar actualizados en el proceso de gestión documental y garantizar una adecuada labor a desarrollar.

p. 60

Gráfica 17. Indique las actividades que desarrolla la entidad para la preservación a largo plazo conforme la normatividad vigente

Análisis: Se observa como actualmente las Entidades han dispuesto actividades para llevar a cabo la preservación a largo plazo un 54% de las Entidades proveen actividades en monitoreo de las herramientas tecnológicas debido que es uno de los elementos que deben estar más actualizados para evitar perdida de información, dada la relevancia que se adquiere al preservar la información actualmente en las Entidades públicas y privadas y un 72% aún no ha dispuesto actividades relacionadas en los planes de contingencia en preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas en sus actividades establecer los planes necesarios para garantizar una adecuada preservación alargo entre ellos está la elaboración y aplicación del diagnóstico Integral de archivos con énfasis en el Plan de preservación a largo plazo, la aplicación del Sistema Integrado de conservación como componente del Plan de Preservación a Largo Plazo, los Planes de contingencia en preservación a largo plazo y el Monitoreo de las herramientas tecnológicas cada uno de estos elementos permite en el marco de la preservación garantizar un adecuado funcionamiento en la actividades a realizar y garantizara una preservación a largo plazo adecuada cumpliendo con los estándares y requisitos normativos.

p. 61

Gráfica 18. Señale ¿cuáles de las normas enunciadas usa la Entidad como referente para la elaboración del Plan de preservación a largo plazo?

Análisis: Se observa un aumento del 81% de aplicación de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” en las Entidades públicas y privadas para la elaboración del plan de preservación a largo, y un 54% que sigue las directrices dadas en el Decreto 2609 de 2012 para la elaboración del Plan de preservación a largo plazo, si bien es cierto este Decreto aunque ya está derogado fue de los primeros insumos obtenidos por el Archivo General de la Nación donde se presentaron las pautas para elaborar un plan de preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades estar actualizada en la normatividad vigente y hacer uso adecuado de ellas para garantizar la adecuada preservación a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

Gráfica 19. En cumplimiento al decreto 1080 indique ¿qué características propias de los documentos electrónicos aplica actualmente la Entidad?

p. 62

Análisis: Se evidencia como un 77% de las Entidades públicas y privadas actualmente se preocupan por mantener y vigilar la autenticidad de la información, la cual es fundamental para poder ofrecer información verídica e incuestionable para los usuarios, y un 54% de entidades públicas y privadas actualmente se encuentran trabajando para garantizar la información de acuerdo a su Inalterabilidad.

Recomendación: Se recomienda establecer lineamientos para el cumplimiento de los principios de la gestión documental en relación a la autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad los cuales son los que permiten obtener una gestión documental confiable actualmente y evitando la corrupción por la que puede llegar a pasar la información electrónica.

Aspectos Económicos

Gráfica 20. Señale en ¿cuáles de los siguientes recursos la Entidad ha asignado presupuesto para los roles asignados en la gestión documental?

Análisis: Se analiza cómo un 72% de Entidades públicas y privadas disponen de presupuesto para los roles de auxiliares o técnicos asignados en la gestión documental, mientras que un 63% aún no ha dispuesto el presupuesto necesario para poder contratar a especialistas en la gestión documental, lo cual conlleva a una preocupación, ya que la Gestión Documental cada día es más vulnerable a cambios y se requiere de personal especializado que provean los mecanismos necesarios para garantizar constantemente la información.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas proyectar el presupuesto financiero con el personal requerido para realizar la gestión documental, ya que el proceso de preservación requiere de temas especializados que se deben esclarecer con el personal indicado.

p. 63

Gráfica 21. Señale las opciones en las que la Entidad ha asignado presupuesto para personal especializado en gestión documental

Análisis: Se analiza cómo un 72% de Entidades públicas y privadas aún no cuentan con el presupuesto para personal especializado en recursos digitales, y un 59% para asesores de tecnología y jurídicos, sin dejar de mencionar que también falta presupuesto para los profesionales de ciencias de la información y documentación e ingenieros de sistemas, este tema es importante ya que la gestión documental requiere parte fundamental de cada uno de estos roles para brindar un manejo adecuado de la información.

Recomendación: Se recomienda planear el presupuesto necesario para poder incorporar en las entidades públicas y privadas el recurso humano adecuado en cumplimiento a los requerimientos de la preservación a largo plazo como: especialistas en la gestión documental, recursos digitales y profesionales en el campo.

Gráfica 22. Indique los servicios en los que se ha asignado presupuesto para la unidad de correspondencia

p. 64

Análisis: Se analiza cómo un 77% de Entidades públicas y privadas tienen a disposición el presupuesto para equipos tecnológicos para la unidad de correspondencia y un 77% ha dispuesto el presupuesto para la parte de Infraestructura la cual encierra (Escritorios, sillas, casilleros etc.) que permiten llevar a cabo las funciones y procedimientos adecuados en la unidad de correspondencia.

Recomendación: Se recomienda proyectar el presupuesto adecuado para la unidad de correspondencia, ya que es el primer filtro que requiere una compañía y por lo tanto se requiere incluirlo en el plan anual presupuestal permitiendo la adecuada gestión en el transcurso de las actividades.

Gráfica 23. Seleccione en ¿cuál de los siguientes procesos ha asignado presupuesto la Entidad?

Análisis: Se analiza cómo un 86% de Entidades públicas y privadas han dispuesto el presupuesto para los procesos de Organización Documental el cual es uno de los procesos más cuantiosos en una Entidad por la generación constante de información y un 72% no tiene el presupuesto para llevar a cabo el proceso de Preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas tener disponibilidad presupuestal para la ejecución del plan de preservación a largo plazo ya que es el proceso que se centra en garantizar a través de metodologías, políticas y técnicas la conservación de los documentos y su preservación en entorno electrónico a largo plazo.

p. 65

Gráfica 24. Indique en ¿cuáles de los siguientes Instrumentos la Entidad ha asignado presupuesto en función a su desarrollo?

Análisis: Se observa un 81% de Entidades públicas y privadas han proyectado el presupuesto adecuado para la asignación de instrumentos archivísticos como la elaboración de Tablas de Retención Documental, las cuales son exigidas como requisito en las entidades en general para determinar el ciclo vital de la información y así mismo mitigar el volumen en soporte papel y digital en las entidades, y un 77% de Entidades ha asignado el presupuesto para la Elaboración de programa de gestión documental en función a su desarrollo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas incluir en el presupuesto la aplicación y actualización de las tablas de retención ya que de acuerdo a su elaboración el éxito para que se emplee como un instrumento idóneo en la gestión documental es seguir su secuencia archivística garantizando en primera instancia la información y los requisitos que cumplen cada uno de ellos en función a los archivos y por ende a las entidades actualmente.

Gráfica 25. Señale si en cumplimiento a las actividades administrativas y técnicas ¿la Entidad ha dispuesto presupuesto para herramientas tecnológicas cómo?

p. 66

Análisis: Se analiza cómo un 72% de Entidades públicas y privadas tiene establecido en su presupuesto herramientas tecnológicas como Hardware y 68% para el Gestor Documental los cuales son propios y adecuados para realizar las actividades administrativas y técnicas en el proceso de gestión documental y que deben ser considerados en todas las entidades en general para garantizar la eficiencia y eficacia de la información.

Recomendación: Sin embargo, se recomienda a las entidades públicas y privadas la reevaluación y valoración del presupuesto asignado, ya que se requiere que se tenga establecido herramientas apropiadas para garantizar la preservación a largo plazo, entre ellas es importante contar con un software que dé cobertura a las técnicas necesarias para cumplir con las estrategias aplicadas en la preservación.

Gráfica 26. ¿Cuál de los siguientes procesos ha tenido mayor inversión presupuestal por parte de la Entidad?

Análisis: Se observa un 72% de Entidades públicas y privadas que han tenido mayor inversión en su presupuesto en procesos de almacenamiento para la función archivística y un 63% refleja un bajo presupuesto para efectuar procesos de migraciones en la gestión documental. Si bien es cierto estos procesos son necesarios para garantizar una adecuada preservación a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

Recomendación: Se recomienda tener disponibilidad presupuestal para la ejecución del plan de preservación a largo plazo cumpliendo con los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación para garantizar el desarrollo y aplicación adecuada.

p. 67

Gráfica 27. Señale ¿cuál de las siguientes actividades ha dejado de aplicarse por falta de presupuesto?

Análisis: Se analiza cómo un 63% de Entidades públicas y privadas han dejado de aplicar el Programa de Gestión Documental por falta de presupuesto y un 59% permite ver la falta de presupuesto para efectuar el proceso de microfilmación en los procesos de gestión documental.

Recomendación: Se recomienda a las Entidades públicas y privadas efectuar la proyección presupuestal adecuada para dar cumplimiento a la gestión documental de manera adecuada, ya que es un proceso que surge de manera secuencial y requiere de cada una de las técnicas que conlleva a la conservación y preservación de la información, si bien es cierto el programa de gestión documental y la microfilmación permiten ver los procesos y procedimientos a aplicar y pendientes por desarrollar razón por la que deben las Entidades planear un presupuesto adecuado para continuar con funciones propias y fundamentales el proceso de gestión documental.

Gráfica 28. Indique en ¿cuáles de las siguientes metodologías se ha asignado presupuesto por parte de la Entidad?

p. 68

Análisis: Se analiza un 68% de Entidades públicas y privadas que han dispuesto el presupuesto para realizar digitalización en los procesos documentales y un 86% de las entidades públicas y privadas no tienen el presupuesto para la metodología de conversión, migración y emulación las cuales son consideradas fundamentales en la preservación a largo plazo ya que son los medios a utilizar para poder conservar como tal la información a preservar.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas incluir en el presupuesto la aplicación de metodologías propias de preservación, ya que de esta manera se conseguirá efectuar un proceso garantizado y adecuado en la información permitiendo construir y conservar memoria.

Gráfica 29. Indique en ¿cuáles de las siguientes estrategias se ha asignado mayor presupuesto para los procesos de preservación a largo plazo?

Análisis: Se analiza un 63% de Entidades públicas y privadas que han dispuesto el presupuesto para realizar digitalización en los procesos documentales y un 77% de las entidades públicas y privadas no tienen el presupuesto para las estrategias de emulación, conversión y migración las cuales son consideradas fundamentales en la preservación a largo plazo ya que son los medios a utilizar para poder conservar como tal la información a preservar.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas evaluar e incluir en el presupuesto la aplicación de metodologías propias para la preservación a largo plazo, ya que de esta manera se conseguirá efectuar un proceso garantizado y adecuado en la información permitiendo construir y conservar memoria.

p. 69

Aspecto Técnico

Gráfica 30. Indique si ¿actualmente los procesos archivísticos se encuentran avalados de acuerdo a la siguiente estructura?

Análisis: Se puede observar como actualmente la gestión documental ha sido un tema relevante en las Entidades públicas y privadas ya que se refleja un 81% de estandarización por el comité interno de archivo, y un apoyo directo por la alta dirección con un porcentaje de un 68% aplicado en las entidades públicas y privadas actualmente en Colombia, por otro lado se observa el apoyo por el grupo interdisciplinario logrando obtener respuesta al plan estratégico de la entidad.

Recomendación: se recomienda continuar en la marcha por lograr esta alineación para garantizar una mejora en los procesos archivísticos y por ende en la información.

Gráfica 31. El comité interno de archivo en la Entidad ¿atiende las siguientes actividades?

p. 70

Análisis: Se puede observar como actualmente un 59% de Entidades públicas y privadas se encuentran encaminadas a Orientar a la alta dirección en la aplicación de la normatividad archivística en cumplimiento a las funciones específicas que hacen parte del comité interno de archivo en las diferentes Entidades, por otra parte, se refleja un 59% de aprobación de instrumentos archivísticos en las Entidades en función a sus actividades y como reflejo al proceso documental.

Recomendación: Se recomienda a los profesionales de la información a trabajar un poco más sobre el aseguramiento de la información con el fin de evitar riesgos y lograr proteger diariamente la información recordando que la información es el activo más importante que se debe proteger en una entidad pública o privada.

Gráfica 32. Indique si ¿en función de la Entidad el comité de archivo cumple con los siguientes requisitos?

Análisis: Se puede observar como actualmente los procesos de gestión documental en las Entidades se ha considerado un tema de mayor relevancia debido a los instrumentos que se disponen para la normalización de la información un 77% de Entidades públicas y privadas en procesos aplicados en la gestión documental aprueban el programa de gestión documental para lograr una estandarización en sus procesos y procedimientos lo cual se considera de gran valor para los archivos en las Entidades, ya que se está garantizando la información a través de instrumentos dispuestos para tal fin, por otra parte se refleja un 77% de aprobación de instrumentos archivísticos en las Entidades en función a sus actividades y como reflejo al proceso documental.

Recomendación: Se recomienda al comité de archivo de cada entidad establecer en los requisitos el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos y la aprobación de políticas que permitan regular la gestión documental dentro de sus funciones.

p. 71

Gráfica 33. En cumplimiento con los procesos archivísticos el comité interno de archivo de la Entidad ¿ha cumplido con las siguientes acciones?

Análisis: Se analiza el cumplimiento en los procesos archivísticos de acuerdo a las funciones que le son propias al comité de archivo reflejado por un 72% en Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y un 68% que muestra el cumplimiento de las acciones sobre Hacer seguimiento a la Gestión Archivística en general.

Recomendación: Sin embargo, se recomienda a las entidades públicas y privadas fortalecer el comité de archivo de tal manera que pueda continuar efectuando el seguimiento a las Tablas de Valoración Documental y al Modelo Integrado de Planeación los cuales permitirán obtener un mejor desempeño en los procesos de gestión documental actualmente en las entidades.

Gráfica 34. El personal que actualmente desarrolla funciones archivísticas en la Entidad ¿se encuentra entre los siguientes rangos?

Análisis: Las Entidades públicas y privadas han sido consientes que para el proceso de gestión documental se requiere de personal que tenga el conocimiento y la disposición adecuada sobre el

p. 72

desarrollo de las funciones a ejecutar razón por la cual se observa 77% de profesionales tecnólogos que actualmente desarrollan funciones archivísticas en el proceso de gestión documental en las entidades, sin embargo es un requisito que en dichas labores se cuente con personal de mayor conocimiento es ahí donde las entidades reflejan falencias ya que hay un 59 % de disminución de personal especializado en el tema de gestión documental.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas establecer un control sobre los roles y cargos que deben ser aplicables para la gestión documental ya que como trabajo en equipo se requiere del recurso humano apropiado para ejercer las labores adecuados en gestión documental.

Gráfica 35. El personal actualmente que desarrolla funciones técnicas archivísticas en la Entidad se encuentra entre los siguientes rangos.

Análisis: Las Entidades públicas y privadas han sido consientes que para el proceso de gestión documental se requiere de personal que tenga el conocimiento y la orientación adecuada sobre las funciones técnicas archivísticas por ello se observa un 59% de Profesionales en Ciencias de la Información y la Documentación y un 68% como deficiencia en personal jurídico para orientar los procesos que requieran de dicha asesoría legal.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas evaluar el grupo de trabajo de acuerdo a lo exigido por las directrices de cada entidad y de esta manera lograr un fortalecer constantemente el proceso de gestión documental y las personas que lo conforman al interior de las entidades.

p. 73

Gráfica 36. En cumplimiento de las funciones de la Entidad ¿el personal ha desarrollado competencias en los siguientes campos?

Análisis: Las Entidades públicas y privadas se han encargo en fortalecer al personal de gestión documental en competencias dirigidas en el campo administrativo con un porcentaje de 86% en comparación al campo jurídico que refleja una disminución de un 63% en desarrollo de competencias, lo cual llega a perjudicar las funciones archivísticas ya que se requiere desarrollar competencias y habilidades técnicas para la ejecución adecuada de los procesos administrativos, técnicos, tecnológicos y jurídicos dada la diversidad de información que manejan las entidades.

Recomendación: Se considera necesario que las entidades públicas y privadas estén dispuestas a capacitar a los funcionarios del proceso de gestión documental de esta manera tendrán mayores bases para y conocimiento para lograr alcanzar estas competencias y garantizar un mejor servicio a los funcionarios de las entidades.

Gráfica 37. Los procesos archivísticos en la Entidad ¿ha fomentado las siguientes competencias?

p. 74

Análisis: Se analiza un 72% en la de Aplicación de métodos de descripción y recuperación de los documentos, ya que es uno de los factores primordiales en la gestión documental, y un 72% que refleja el Trabajo en equipos de forma interdisciplinaria lo cual conlleva a que los procesos archivísticos adquieran mayores competencias en las Entidades públicas y privadas actualmente en Colombia y permite trabajar de forma autónoma, resolviendo problemas y toma de decisiones las cuales son reflejadas en un 72% en las entidades actualmente.

Recomendación: Se recomienda continuar fomentando las actividades en relación a la organización y planificación lo cual permite que se desarrollen competencias de manera autónoma con el objetivo de resolver los problemas presentados por las entidades públicas y privadas y garantizar una mejora constante con la toma de decisiones.

Gráfica 38. El software que es utilizado para el cumplimiento de las actividades técnicas y metodológicas en preservación a largo plazo ¿se caracteriza por ser de formato?

Análisis: Actualmente las Entidades han dispuesto herramientas tecnológicas para la preservación a largo plazo en sus documentos electrónicos, los cuales requieren cumplir ciertas características por su formato, de acuerdo a las encuestas realizadas se obtuvo un 69% de relevancia en el uso de software Abierto para la preservación a largo plazo, y un 72% de las entidades consideran de menor importancia hacer uso de un software comercial debido a los diversos gastos que este implica y por sus limitaciones de acceso.

Recomendación: Se recomienda incorporar herramientas técnicas que permitan desarrollar las actividades técnicas y metodológicas en preservación a largo plazo por medio de uso de software abierto dado que permite una mayor cobertura y alcance en los procesos a desarrollar en las entidades públicas y privadas.

p. 75

Gráfica 39. Señale el repositorio que cree que mejor cumple con el almacenamiento de los documentos digitales actualmente

Análisis: Como resultado a las encuestas realizadas a las Entidades públicas y privadas, se observa cómo un 81% de entidades consideran una relevancia mínima en el uso de repositorios Xena y 77% consideran que el repositorio Alfresco podría ser el repositorio que cumple con el almacenamiento de los documentos digitales.

Recomendación: Se recomienda para el proceso de estandarizar los procesos de gestión documental hacer uso de la plataforma Alfresco ya que es una herramienta de acceso abierto, que ha desarrollado en la gestión documental un avance significativo y permitiendo de manera profunda acelerar el flujo de los procesos en una entidad pública y privadas. Ahora para el uso de la preservación a largo plazo se recomienda hacer uso de software como XENA, ya que por sus características de uso libre se ha convertido en una herramienta de alta envergadura accediendo a la conversión de todo tipo de documentos y formatos con la calidez de obtener los metadatos que conlleven a una preservación en los archivos en las entidades públicas y privadas.

Gráfica 40. ¿Cuál de las siguientes medidas ha aplicado la Entidad para la conservación preventiva y a largo plazo?

p. 76

Análisis: Se analiza como actualmente las Entidades públicas y privadas no han aplicado ninguna de las medidas preventivas para la preservación a largo plazo, el cual es reflejado en un 81% que demuestra la falta de aplicación de estrategias migración y emulación y un 77% en estrategias de conversión y digitalización las cuales indican su falta de aplicación en las Entidades públicas y privadas.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas adoptar las medidas adecuadas para la conservación en la preservación a largo plazo, considerando la aplicación de estrategias como la migración, emulación, conversión y digitalización las cuales están orientadas a minimizar los problemas a los cuales se enfrenta la generación constante de información y que debe ser tratada con mecanismos que garanticen su preservación a largo plazo.

Gráfica 41.¿Cuál de las siguientes medidas ha aplicado con mayor frecuencia la entidad para la preservación a largo plazo?

Análisis: Actualmente las Entidades públicas y privadas han aplicado con mayor frecuencia la Digitalización con un 72% de resultado como medida de aplicación en la preservación a largo plazo, en comparación con un 77% que refleja un bajo interés en aplicar las medidas de migración en la preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a seguir cada una de las estrategias planteadas para la preservación a largo plazo, podría iniciarse por hacer uso de la migración como mecanismo seguro de obtener la información sin temor a causar perdida y la conversión con el fin de lograr el cambio del formato, pero manteniendo la información en sus principios de integridad y autenticidad.

p. 77

Gráfica 42. Indique las características que cumplen los documentos electrónicos generados en la Entidad actualmente

Análisis: Se puede observar el aumento de información electrónica que es elaborado actualmente en las Entidades públicas y privadas, razón por la cual los documentos electrónicos deben cumplir con características propias entre ellas se obtuvo un índice de un 54% contenido estable, forma documental fija y vinculo archivístico, estas cualidades son fundamentales para las entidades y para la información ya que los documentos electrónicos de archivo deben asegurar el contenido permanente y sin alteraciones garantizando a largo tiempo su creación, y un 63% refleja un bajo interés en aplicar procedimientos en digitalización el cual se considera necesario en las entidades ya que permite acceder a la información de manera inmediata.

Recomendación: Se recomienda hacer uso de estas características propias en los documentos que son generados electrónicamente, ya que a partir de su estructura lógica se puede garantizar una información elaborada correctamente garantizando conservar las características adecuadas en los documentos electrónicos de archivo.

p. 78

Gráfica 43. Señale que acciones ha aplicado actualmente la Entidad como control y auditoria en los documentos electrónicos para garantizar su accesibilidad

Análisis: De acuerdo a las encuestas realizadas se obtuvo un 72% de control de acceso en la información la cual debería regir en las entidades con el fin de ir garantizando su confidencialidad, y un 63% refleja un bajo interés en aplicar acciones de verificación de usabilidad para logar su posterior visualización.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas aplicar acciones que permitan obtener el control y auditoria de los documentos electrónicos, a través del uso de actualización de metadatos y validación de atributos funcionales, ya que el uso de estas acciones permite garantizar la accesibilidad a la información electrónica y por ende su disponibilidad para su visualización.

Gráfica 44. Indique los mecanismos tecnológicos de valor probatorio utilizados en la digitalización para la preservación

Análisis: El uso de mecanismos tecnológicos de valor probatorio usados actualmente en la digitalización para la preservación, permite obtener de manera fácil la información según un 54% de las Entidades públicas y privadas trabajan actualmente en aplicar una estructura de Descripción de metadatos de dos a diez campos y una Conservación de metadatos del proceso de digitalización por otra parte se arroja un resultado de un 77% donde no se hace uso de ninguno de los mecanismos tecnológicos para la preservación.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas hacer uso de estructuras normalizadas para garantizar la captura y preservación adecuada de la información siguiendo como base los campos aplicados por Dublín Core los cuales permiten obtener una descripción en los metadatos.

p. 79

Gráfica 45. ¿Qué estructura de metadatos en los documentos electrónicos de archivo considera fundamental para la preservación a largo plazo?

Análisis: Actualmente las Entidades públicas y privadas no ven la relevancia de hacer uso de los metadatos sobre los documentos electrónicos de archivo dado que se refleja un 86% falta de interés en la aplicación de los metadatos sobre los documentos electrónicos de archivo.

Recomendación: Se recomienda hacer uso de estructuras de metadatos en los documentos electrónicos ya que a través de ellos se puede obtener la información de manera rápida garantizando la eficiencia dentro de las Entidades públicas y privadas en Colombia.

Gráfica 46. Señale si la Entidad cuenta con un Programa de Gestión Documental que dé respuesta a los siguientes procesos

Análisis: Se puede observar el aumento constante de la información en las Entidades públicas y el uso de instrumentos archivísticos que logran que la información sea accesible por el

p. 80

cumplimiento en sus procesos de ahí que un 68% hace uso de programas de gestión documental donde la Gestión y Tramite y la Organización han sido de los procesos más cuantiosos en las Entidades y un 63% indica un interés alto en la Valoración – Preservación a largo plazo y planeracion de la información.

Recomendación: Se recomienda a las Entidades públicas y privadas continuar fortaleciendo el Programa de Gestión Documental con las actualizaciones que sean recomendadas por el archivo general de la nación.

Gráfica 47. Los procesos archivísticos que ha actualizado la Entidad ¿siguen la metodología en preservación a largo plazo según la normatividad vigente?

Análisis: Actualmente la gestión documental se rige por procesos archivísticos que son necesarios para garantizar una preservación a largo plazo, por ello se revela la importancia que surge en las Entidades públicas y privadas con un 68% de cumplimiento a las metodologías de Cuadros de Clasificación Documental - Tablas de Retención Documental y un 54% de cumplimiento a metodologías en preservación a largo plazo siguiendo la elaboración en el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos conforme a la normatividad vigente y la instauración del plan institucional de archivos.

Recomendación: Se recomienda a las Entidades públicas y privadas continuar fortaleciendo la metodología en preservación a largo plazo según la normatividad vigente con el fin de dar continuidad eficiente a la preservación a largo plazo.

p. 81

Gráfica 48.¿La Entidad cuenta con un plan de preservación a largo plazo que garantice?

Análisis: Se puede observar un 72% de Entidades públicas y privadas no tienen establecido un plan de preservación a largo plazo el cual debe ser considerado en todas las Entidades por el aumento constante en la información en soporte electrónico y se observa de manera general la ausencia de aplicación en la autenticidad, interoperabilidad y confidencialidad los cuales se consideran como una problemática actual ya que la información en el soporte electrónico es el más generado en los últimos años y requiere cumplir con los principios que son propios para garantizar la información a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades actualmente incluir en el plan de preservación a largo plazo el uso adecuado de la información garantizando la autenticidad, interoperabilidad y confidencialidad de la información las cuales constituyen al documento electrónico como un documento integro en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos.

Gráfica 49.¿Con qué propósito se aplican metodologías de preservación a largo plazo en la Entidad?

p. 82

Análisis: Se evidencia como un 72% de Entidades públicas y privadas entienden la relevancia e interés que conlleva el tener la aplicación de metodologías a largo plazo para salvaguardar la información, pero aun así se refleja un 72% de falta de metodologías de preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas, aplicar metodologías de preservación que garanticen salvaguardar la información y recobrar la memoria de las entidades a largo plazo.

Aspecto Tecnológico

Gráfica 50. Señale la fase en la que se encuentran los documentos electrónicos de la Entidad según su ciclo vital en cumplimiento al plan de preservación a largo plazo

Análisis: Se analiza como actualmente los documentos electrónicos en las entidades se encuentran en la fase de Gestión la cual predomina con un 54,5% seguido de la fase Central con un 27,3% y un 4,5% en la fase de archivo histórico que da relevancia a la preservación a largo plazo en recobrar y conservar la memoria institucional de las entidades y finalmente un 13,6% no refleja ninguna implementación en las fases del ciclo de vida en pro de la preservación a largo plazo.

Recomendación: Se recomienda a las entidades que actualmente no han establecido un plan de preservación a largo plazo hacer efectiva dicha implementación dado que se controla la información siguiendo su ciclo vital en el documento y logra su futura reproducción.

p. 83

Gráfica 51. Indique si la preservación de los documentos de la Entidad cumple con los siguientes principios

Análisis: Se evidencia que la Gestión Documental está comenzando a tomar importancia en las Entidades públicas y privadas, dado que arroja un resultado del 72% de implementación en sus principios en la calidad, sin embargo, se refleja un 68% que evidencia actualmente un desarrollo parcial en la accesibilidad, razón por la cual se debe tener un mayor auge en la aplicación de integridad y permanencia de la información.

Recomendación: Se recomienda fortalecer cada uno de estos principios con el objetivo de alcanzar una preservación adecuada en los documentos electrónicos de archivo.

Gráfica 52. ¿Qué medidas considera necesarias para la degradación de los soportes tecnológicos?

Análisis: Se analiza un 90% en el cambio de unidades de almacenamiento, que es utilizado en la degradación de los soportes tecnológicos, y un 72% realiza mantenimiento previo a los soportes tecnológicos. Cada una de estas medidas es aplicable en la degradación de los soportes tecnológicos y son requeridas para las actualizaciones del software.

p. 84

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas efectuar de manera constante las actualizaciones del software y el cambio de hardware garantizando la información al avance tecnológico.

Gráfica 53. ¿Qué estructura considera adaptable para los metadatos en los documentos electrónicos de archivo siguiendo los estándares de normalización?

Análisis: El uso adecuado de estructuras de metadatos en los documentos electrónicos ha sido un tema bastante importante, ya que a través de ellos se puede obtener la información de manera rápida y normalizada actualmente las Entidades públicas y privadas ven la relevancia de hacer uso de ellos por ello se refleja un 54% de interés para aplicar la estructura Dublín Core, y un 86% refleja baja importancia en la adaptación de metadatos de los documentos electrónicos, lo cual conlleva a una baja probabilidad de poder obtener la información de manera acertada y eficiente dentro de las Entidades públicas y privadas en Colombia.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas, adoptar la estructura adecuado para los metadatos en los documentos electrónicos de archivo, siguiendo los estándares de normalización para lograr una consulta efectiva en la información y una gestión documental normalizada.

p. 85

Gráfica 54. Indique si la Entidad en las estrategias de preservación aplica las siguientes metodologías

Análisis: Se analiza cómo un 86% de las entidades públicas y privadas no hacen uso de estrategias dispuestas para la preservación a largo plazo como se refleja en la gráfica con el resultado obtenido en la emulación, se observa por otra parte como un 68% no hacen uso de la migración y un 59% de las entidades encuestadas no tienen ninguna aplicación metodológica.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas incorporar las metodologías fundamentales para la preservación a largo plazo, ya que de estas depende que se garantice la debida administración en los documentos que serán aplicados con fines de preservación a largo plazo.

Gráfica 55. Seleccione los formatos que son utilizados actualmente por la Entidad para la preservación a largo plazo

Análisis: Actualmente se observa cómo un 63% de las Entidades hacen uso del formato PDF/A y un 72% refleja una disminución en el uso de formatos JPG, para la preservación a largo plazo.

p. 86

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas hacer uso de formatos de alta calidad que garanticen la información a largo plazo entre ellas se puede aplicar los formatos TIFF, JPEG2000, PDF/A y PDF/UA los cuales cumplen con el estándar de calidad en materia de preservación.

Gráfica 56. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados con regularidad en la Entidad?

Análisis: Se observa cómo un 54% de las Entidades públicas y privadas hacen uso del formato TIFF y un 68% indica baja relevancia en el uso de formatos PNG.

Gráfica 57. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados para las imágenes fijas en la Entidad?

p. 87

Análisis: Se observa cómo un 68% de las Entidades públicas y privadas hacen uso del formato para imágenes de JPG y un 77% indica baja relevancia en el uso de formatos Gif para las imágenes.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas hacer uso de formatos de alta calidad que garanticen la visualización de las imágenes a tiempo posterior aplicando los siguientes formatos que son considerados de alta calidad para este tratamiento:

JPG o PNG: Es utilizado para la visualización de imágenes que contenga bastantes colores en la web.

GIF: Es utilizado actualmente para la visualización de pocos colores sobre las imágenes TIFF: Es un formato estandarizado que permite almacenar imágenes de alta calidad con características que permite intercambiar archivos con formatos JIF considerado como un formato de alta calidad.

Gráfica 58. ¿Cuáles de los siguientes formatos son utilizados para texto en la Entidad?

Análisis: Se observa cómo un 72% de las Entidades públicas y privadas hacen uso del formato para texto TXT- HTML mientras que un 77% muestran la falta de aplicación de formatos en texto RTF y PDF

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas hacer uso de formatos de alta calidad que garanticen la lectura de los textos en medios electrónicos entre los cuales se pueden recomendar los siguientes:

TXT: Es el formato usado para el texto plano utilizado común mente en sistemas operativos Windows y MS/DOS

HTML: Es un formato de texto que permite la creación de páginas web, usa un lenguaje marcado configurado a través de JavaScrip.

p. 88

Gráfica 59. Indique cuál de los siguientes software libres especializados utiliza para la preservación a largo plazo

Análisis: Se evidencia un 81% de Entidades públicas y privadas que no hacen uso de programas libres especializados para el uso de la preservación a largo plazo recomendados por el Archivo General de la Nación.

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas hacer uso del software aplicado anteriormente en la encuesta dado que por ser de naturaleza libre permite una mayor cobertura y cada uno de ellos aporta a la preservación a largo plazo ya que están diseñados para garantizar la función específica.

Gráfica 60. Indique cuál de los siguientes programas comerciales especializados utiliza para la preservación a largo plazo.

Análisis: Se evidencia un 86% de Entidades públicas y privadas que no hacen uso de programas comerciales especializados para el uso de la preservación a largo plazo.

p. 89

Recomendación: Se recomienda a las entidades públicas y privadas implantar sobre la preservación a largo plazo un software competente que permita desarrollar las actividades propias de la preservación, las entidades pueden hacer uso de software libre como comerciales.

5.3

Diagnóstico

Para establecer el diagnóstico en preservación digital a largo plazo, se tendrán en cuenta los resultados ya analizados en las entidades públicas y privadas que fueron objeto de investigación, evaluando la situación actual, dando a conocer los diversos resultados en los aspectos normativo, económico, técnico y tecnológicos, y por ende estableciendo los problemas que inciden en el acceso y disponibilidad de la información, estableciendo buenas prácticas como tarea inicial.

Tabla 8. Resultados en los aspectos normativo, económico, técnico y tecnológicos

Aspecto Factores Descripción Normativo Situación Actual

- Las Entidades públicas y privadas se encuentran trabajando en la implementación de políticas

de gestión documental, ya que actualmente un 50% de las entidades están trabajando para lograr una aplicación de políticas y procedimientos en los procesos documentales.

- Se observaron falencias en la elaboración y aplicación de políticas de Gestión Documental.

- Se observaron falencias en el desarrollo de los procesos de gestión documental y la adecuada

implementación.

- Se analizó falta de políticas de preservación digital a largo plazo en las entidades públicas y

privadas.

- Se analiza la falta de aplicación de políticas en preservación a largo plazo.

- Se observó falta de aplicación normativa y lineamientos en la preservación digital a largo

plazo.

- Se observó la falta de elaboración y formulación de estrategias para la preservación a largo

plazo de documentos electrónicos de archivo.

- Se observó ausencia de guías, procedimientos y metodologías que sirvan como referente para

la preservación a largo plazo.

Económico Situación Actual

- Se identificó como las entidades públicas y privadas que fueron objeto de investigación, no

han dispuesto el presupuesto necesario para el desarrollo de los procesos de la gestión documental.

- Se detecta la falta de elaboración y ejecución del programa de gestión documental en las

entidades actualmente por falta de proyección presupuestal.

- Se identifica la falta de presupuesto necesario para poder contratar el recurso humano

adecuado para garantizar la preservación a largo plazo;

- Se menciona la falta de contratación de especialistas en la gestión documental y personal

especializado en recursos digitales.

- Se observa la falta de presupuesto para la contratación de profesionales en ciencias de la

información y documentación e ingenieros de sistemas.

- Se analizó la falta de presupuesto para el desarrollo adecuado en cada una de las fases que

implica el plan de preservación a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

- Se observa la falta de presupuesto para la aplicación de metodologías para la preservación

digital a largo plazo.

p. 90

Aspecto Factores Descripción Técnico Situación Actual

- En relación al aspecto técnico se observó cómo actualmente la gestión documental se detecta

la falta de cumplimiento en los procesos archivísticos.

- Se detectó falta de personal especializado en la ejecución de los procesos de gestión

documental.

- En el aspecto técnico se requiere un poco más de trabajo por parte de las entidades para tener

claridad sobre las competencias que deberá tener el personal, ya que dependiendo de esta se lograra que se apliquen las técnicas necesarias para establecer un plan de preservación a largo plazo.

- Se detectó falta de conocimiento sobre las herramientas tecnológicas que deben hacer parte

de la gestión documental.

- Se detectó falta de personal especializado que tenga la experticia en procesos generales en la

gestión documental entre ellos se requiere el personal profesional y el especializado.

- Se detecta la preocupación sobre el cumplimiento en los procesos archivísticos.

- Las entidades han sido conscientes de los requisitos que se requieren para el tratamiento

documental entre ellos el personal adecuado para las labores a realizar.

Tecnológico Situación Actual

- Actualmente las Entidades públicas y privadas, reflejan un alto porcentaje por falta de

presupuesto para procesos tecnológicos que requieren que se determine de un presupuesto anual para lograr su desarrollo.

- Se observó un bajo presupuesto para efectuar procesos de migraciones en la gestión

documental. Si bien es cierto estos procesos son necesarios para garantizar una adecuada preservación a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

- Se analiza cómo un 63% de Entidades públicas y privadas han dejado de aplicar el Programa

de Gestión Documental por falta de presupuesto.

- Un 59% refleja la falta de presupuesto para efectuar procesos de microfilmación; según la

conservación que se requiera aplicar este procedimiento es de consideración alta para las Entidades públicas y privadas.

- Se observa falta del programa de gestión documental y la microfilmación en los archivos.

- Las entidades actualmente presentan un presupuesto bajo para el proceso de gestión

documental.

- Las entidades públicas y privadas reflejan no tener presupuesto para la aplicación de la

migración, conversión y emulación reflejado en un 86%.

- El 72% no tiene el presupuesto para llevar a cabo el proceso de Preservación a largo plazo.

- Las Entidades no han aplicado los metadatos de manera normalizada que logre una captura

de información de manera adecuada.

- Las Entidades actualmente no aplican estructuras normalizadas para la información en medio

electrónica.

- Las entidades no tienen claridad sobre los formatos a usar para garantizar la información que

van ser aplicada en la preservación a largo plazo.

- Las entidades actualmente reflejan falta de conocimiento, requisitos técnicos y tecnológicos

con el uso de herramientas que permitan a las Entidades hacer uso de formatos adecuados como es el JPEG2000 y el PDF/A que son los aprobados para una preservación a largo plazo.

- En resultado a la encuesta se puede establecer un promedio de un 80% de las entidades

encuestadas que respondieron al no uso de formatos para la preservación.

Fuente: Autoría propia de la presente investigación

p. 91

5.4

Elaboración de Buenas Prácticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Una vez identificados y analizados los aspectos críticos y diagnosticados se podrá establecer la metodología para la determinación de buenas prácticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo de un plan de preservación digital a largo plazo. Para ello se partirá las conclusiones expuestas en el capítulo anterior, las cuales se retomarán mediante el siguiente análisis.

Tabla 9. Requisitos para la valoración de buenas prácticas o preservación a largo plazo

Valoración situación actual Medición

0-30

30-70

70-100

1. Que cumplir si aplica

buenas practicas

- Tener establecido una política de Gestión

Documental vigente con su debida reglamentación.

- Tener la política de gestión documental

alineada con el plan estratégico, el plan de acción anual, el plan institucional de archivos.

- Tener contemplada la política de gestión

documental en los planes presupuestales de la entidad.

- Elaborar e implementar políticas de gestión

documental para lograr una racionalización y normalización en los procesos a desarrollar en el transcurso de la gestión documental.

- Tener establecido en el mapa de procesos de las

entidades públicas y privadas el proceso de gestión documental.

- Planear el presupuesto para ejecutar el

Programa de Gestión Documental en cada una de sus fases.

- Tener establecido el presupuesto en las

entidades en relación a la implementación de la unidad de correspondencia y archivo.

- Tener establecido en el presupuesto de las

entidades la aplicación y desarrollo de instrumentos archivísticos.

- Tener establecido el comité interno de

archivo que garantice la aprobación de políticas de gestión de documentos e información de la entidad.

- Tener establecido el comité interno de

archivo que garantice el cumplimiento de los procesos archivísticos como la implementación de las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental y el modelo integrado de planeación y gestión.

- Tener establecido el comité interno de

archivo en las Entidades para la aprobación de los instrumentos archivísticos y la aprobación del plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

- Tener establecidas las descripciones de

cargo del personal que debe ser apto para los procesos de gestión documental y preservación a largo plazo.

- Tener establecido el Programa de Gestión

Documental de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los procesos archivísticos. Tener establecido en el presupuesto de la entidad los procesos de

- Capacitar a los encargados de gestión

documental, en las entidades públicas y privadas sobre los proyectos a desarrollar en temas de preservación a largo plazo

- Seguir un programa de ejecución

presupuestal anualmente.

- Garantizar el cumplimiento al Decreto

1080 de 2015 en su plan anual de

capacitación para determinar el alcance y desarrollo del PGD.

- Garantizar

el cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 en relación al plan anual de capacitación.

- Garantizar la implementación del

Decreto 1080 según los principios de los documentos electrónicos.

- Garantizar el cumplimiento de las

políticas planteadas en el marco de la gestión documental.

- Garantizar

el cumplimiento del cronograma establecido para dar cumplimento a las actividades planeadas.

p. 92

Valoración situación actual Medición

0-30

30-70

70-100

- Tener establecido en el presupuesto de las

entidades los procesos que garanticen el correcto funcionamiento para el Programa de Gestión Documental, la digitalización y la Microfilmación.

digitalización, almacenamiento, custodia digital y migración.

- Tener establecido un cronograma de

actualización de instrumentos archivísticos

2. Que cumplir con el plan

de preservación digital a largo plazo.

- Tener una política de preservación a largo

plazo, armonizada con la normatividad nacional vigente.

- Tener la gestión documental alineada con la

normatividad, políticas y lineamientos del plan de preservación a largo plazo de la Entidad.

- Tener la política de gestión documental que

cumpla con el desarrollo y aplicación de los principios de autenticidad, fiabilidad, confidencialidad e inalterabilidad.

- Tener identificado el ciclo vital de los

documentos electrónicos de archivo en la preservación a largo plazo.

- Tener establecida la política de gestión

documental en cumplimiento al desarrollo y aplicación de los principios en los documentos electrónicos de archivo.

- Tener asignado el presupuesto necesario para

incorporar el personal especializado en materia de preservación a largo plazo y gestión documental

- Tener proyectado el presupuesto necesario para

el proceso de gestión documental y preservación a largo plazo en recursos normativos, económicos, técnicos y tecnológicos.

- Tener disponibilidad presupuestal para la

ejecución del plan de preservación a largo plazo.

- Tener establecido en el presupuesto de las

entidades el cumplimiento de actividades

- Establecer el presupuesto adecuado para

dar cumplimiento a los planes institucionales de archivos en las entidades públicas y privadas.

- Tener establecido el presupuesto para el

diseño e implementación de planes o programas para manejos de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales.

- Establecer

lineamientos para el cumplimiento de los principios de la gestión documental en relación a la autenticidad, inalterabilidad, confidencialidad e integridad.

- Establecer

lineamientos de gestión documental, en todas las etapas del ciclo vital de los documentos siguiendo como referencia la preservación a largo plazo.

- Documentar las técnicas y procesos

relacionados en la preservación a largo plazo, acorde a los lineamientos del sistema de calidad de las entidades públicas y privadas y por el Archivo General de la Nación

- Definir las políticas de gestión documental

siguiendo el plan de preservación a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

- Elaborar metodologías e instructivos, que

conlleven al desarrollo y aplicación de

- Implementar

políticas para el desarrollo de la preservación a largo plazo de tal manera que cumpla con el adecuado desarrollo en los archivos y asegure el cumplimiento de los objetivos de la preservación digital.

- Hacer uso de software libre para el

cumplimiento de las actividades técnicas y metodológicas en preservación a largo plazo.

- Hacer uso de herramientas o manuales

de procedimientos que den a seguir el paso a paso para efectuar la conversión o migración de la información para evitar perdida del contenido a migrar.

- Contar

con la infraestructura computacional adecuada para dar respuesta al plan de preservación a largo plazo.

- Dar cumplimiento a las actividades

que desarrolla la entidad para la preservación a largo plazo conforme la normatividad vigente.

- Garantizar

la aplicación y cumplimiento del diagnóstico Integral de archivos con énfasis en el Plan de preservación a largo plazo.

- Cumplir con la normatividad existente

en temas de preservación a largo plazo en las entidades públicas y privadas

p. 93

Valoración situación actual Medición

0-30

30-70

70-100

administrativas, técnicas y tecnológicas para la preservación a largo plazo. Entre ellas disponibilidad de hardware, software, escáner y gestor documental.

- Estar contemplado en el plan anual de

adquisición de bienes y servicios el plan de preservación a largo plazo.

- Evaluar el presupuesto necesario para la

aplicación de técnicas enfocadas a la preservación a largo plazo como la migración en los documentos electrónicos de archivo

- Planear

el presupuesto necesario para incorporar en las entidades públicas y privadas el recurso humano adecuado en cumplimiento a los requerimientos de la preservación a largo plazo como: especialistas en la gestión documental, recursos digitales y profesionales en el campo.

- Diseñar

programas relacionados con la preservación a largo plazo, y de documentos electrónicos de archivo.

- Concientizar a las altas directivas de la

implementación adecuada del plan de preservación a largo plazo.

- Elaborar reglamentos que permitan cumplir la

política de gestión documental de acuerdo a la formulación de programas de conservación y preservación en los documentos electrónicos de archivo.

planes de preservación a largo plazo por parte del Archivo General de la Nación.

- Tener

a disposición herramientas tecnológicas adecuadas como software especializado para garantizar el desarrollo al plan de preservación a largo plazo.

- Tener a disposición un plan de renovación

de medios tecnológicos para evitar llegar a tener obsolescencia en el software y hardware.

- Disponer del presupuesto para el diseño e

implementación de planes o programas para manejos de riesgos, contingencias y emergencias asociados a la información que reposa en medios electrónicos o digitales.

- Tener establecido en el presupuesto de las

entidades las metodologías de preservación para la recuperación de información. Entre ellas se menciona la conversión, migración, emulación y digitalización.

- Capacitar al personal encargado de gestión

documental para establecer directrices metodológicas en el plan de preservación a largo plazo.

- Capacitar de manera constante al personal

encargado del seguimiento y ejecución de plan de preservación a largo plazo.

- Aplicar

las normas para el cumplimiento de la preservación a largo plazo.

- Garantizar el cumplimiento de la

política de gestión de acuerdo a la formulación de los reglamentos de la conservación y la preservación.

- Garantizar el cumplimiento de la ley

594 de 2000 en la Entidad según lo

dispuesto para el desarrollo del sistema integrado de conservación documental.

- Garantizar

el cumplimiento del decreto 1080 en las características de los documentos electrónicos los cuales son:

autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad.

- Garantizar la aplicación de políticas en

preservación a largo plazo armonizada con la normatividad nacional vigente.

- Proyectar el plan de inversión que dé

cobertura de inicio a fin al plan de preservación a largo plazo.

p. 94

6. Guía del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en los documentos electrónicos de

archivo.

Si bien es cierto cada una de las situaciones analizadas, han sido la fuente necesaria para lograr establecer la guía metodológica en cumplimiento a unas buenas prácticas de un plan de preservación digital a largo plazo, es importante a partir de la evaluación seguir un procedimiento apoyado por estándares y metodologías que logren garantizar la información en un periodo a corto, mediano y largo plazo, mediante el seguimiento de la guía expuesta.

6.1. Objetivo

Elaborar un plan de preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo, siguiendo los principios, políticas y estrategias, encaminados a asegurar el acceso a la información en el formato electrónico de archivo, garantizando las características propias como autenticidad, accesibilidad e integridad.

6.2. Alcance

Aplica en cada uno de los documentos electrónicos de archivo (registros) y digitales que se han listado para ser preservados de acuerdo a los instrumentos archivísticos, diseñados por el programa de gestión documental en las entidades públicas y privadas.

6.3. Dirigido A.

Entidades públicas y privadas que en cumplimiento de sus funciones producen Información de archivo en formato digital, digitalizado y documentos electrónicos de archivo.

6.4. Metodología

Diseño y adaptación de lineamientos de preservación digital a largo plazo con sus procedimientos para la adecuada producción, gestión y preservación de documentos de archivo, independiente del formato en los cuales se hayan producido.

6.4.1. Aspectos a Considerar.

- En la gestión documental y conforme lo estipula el Decreto 1080 de 2015, en las organizaciones

existen diferentes tipos de información, registrada como documentos de archivo, bases de datos, imágenes fijas, entre otros.

- Esta información no siempre se haya en soporte papel y no será accesible al futuro sino se

establece una planeación adecuada para su aseguramiento y disposición futura más allá del cambio tecnológico, independiente del medio ó formato donde ha sido registrada.

p. 95

- Basados en lo expuesto nace la preservación digital a largo plazo, la cual se debe basar en unos

principios, políticas y estrategias para su adecuado desarrollo.

- La Preservación Digital a largo plazo es el conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias

que rigen la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de documentos electrónicos de archivo, con el objeto de lograr de ellos una cadena de preservación continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, quebrantada, sin un final previsto.

- Para poder garantizar la preservación a largo plazo lo más importante para las entidades es

planear, definiendo cómo se crean los documentos electrónicos de archivo y qué procedimientos deben aplicarse para aquellos que llegan a la Entidad, a través de los canales de recepción formalmente definidos para la interacción con los usuarios.

- En las entidades la Planeación deberá contemplar, como mínimo un conjunto de variables para

articularlas en el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Es decir, caracterizar los tipos de información y los correspondientes Expedientes en donde se integran de acuerdo a lo establecido en las TRD, para aplicar sobre estos documentos, las respectivas estrategias para garantizar su preservación longeva.

6.4.2. Principios de Preservación Digital a Largo Plazo

El objetivo de los principios son garantizar el acceso, autenticidad e integridad de la información; asegurar que el documento es lo que pretende ser, mediante:

Identificación: No todos los objetos digitales son documentos de archivo y por tanto, no todos los objetos digitales merecen ser preservados. El Principio de Identificación se enfoca en filtrar las evidencias que representan un documento electrónico de archivo y sobre éstos, de forma exclusiva, la Entidad aplicará reglas técnicas, tecnológicas y procedimentales para su preservación digital, de acuerdo con las estrategias que plantea la Consultoría. Es decir, la Entidad aplicará la Tabla de Retención Documental, oficialmente aprobada.

El Principio de Identificación requiere un análisis de originalidad previsto jurídicamente por la entidad, para determinar el formato de archivamiento, en las líneas de lo nacido digital o lo que la Entidad convierta a digital.

Determinación de documentos nacidos digitales: Los documentos nacen o se generan a través de mecanismos informáticos. La Entidad desarrolla el trámite basado en el uso del formato primigenio en que se encuentra la información y cumple con las acciones funcionales, sin conversión o migración de datos en ninguna fase archivística. El documento nace electrónicamente, recorre el ciclo de vida en el formato nativo, y se dispone archivísticamente (almacena) de acuerdo con los instrumentos técnicos de retención documental.

p. 96

Determinación de documentos convertidos a digitales: Los documentos en soporte analógico son convertidos a formatos digitales (el papel se digitaliza) y es la información digital -documento electrónico de archivo- la que adquiere características de originalidad para la entidad. El Principio de conversión no es igual a sustitución y todo debe evaluarse de acuerdo a lo establecido en la entidad.

Garantía de acceso: La entidad debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos de archivo y para ello debe mantener la capacidad de representar el contenido informativo de los documentos, como evidencias auténticas e íntegras, durante el periodo de tiempo que la Entidad necesite. Los tiempos de preservación están estimados en las TRD de la organización.

6.4.3. Políticas de Preservación Digital a Largo Plazo.

Las Políticas están constituidas por la decisión administrativa de las entidades para aplicar los Principios rectores en la definición del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y por lo tanto, son una responsabilidad exclusiva de la Entidad, en el marco de la socialización institucional y exigencia de uso y aplicación.

En un marco general la entidad debe considerar que no todos los documentos y material de archivo ameritan el mismo nivel de preservación y que la definición del nivel de preservación es el resultado de una adecuada planeación, de la evaluación de valor y el riesgo la problemática a la cual se vea enfrentada el material documental.

Los principios son la base para la definición de las estrategias posibles en la organización, en un marco de una optimización, preferiblemente automatizada, a través del software especialmente diseñado para la entidad de documentos electrónicos de archivo.

Adicionalmente, en la definición de las políticas de Preservación Digital a Largo Plazo la entidad debe tener en cuenta:

- Aspectos legales; relacionados con un adecuado desarrollo de la política pública de archivos y

normativa que asegure el cumplimiento de los objetivos de la preservación digital

- Aspectos económicos y organizativos; referidos a una adecuada planificación la cual permita

hacer posible el uso de la información, proteger originales y mantener documentos digitales

- Aspectos técnicos; correspondientes a las acciones técnicas y prácticas orientadas a minimizar

los problemas a los cuales se enfrenta la preservación digital.

p. 97

6.4.4. Acciones de Preservación Digital a Largo Plazo.

Con base en lo establecido el diagnóstico Integral de Archivos y una vez definidos los principios y políticas para el desarrollo del Plan de Preservación a Largo Plazo se desarrollarán las siguientes acciones:

- Identificar los documentos electrónicos definitivos, incluyendo los documentos que han de ser

digitalizados mediante digitalización certificada (ver Protocolo de Digitalización con Fines Probatorios, expedido por el Archivo General de la Nación).

- Administrar versiones de los documentos electrónicos de archivo.

- Insistir en la neutralidad tecnológica e interoperabilidad, es decir, excluir el uso de formatos

propietarios.

- Prevenir el uso de copias electrónicas.

- Respetar el formato original del documento electrónico recibido.

- Normalizar la producción electrónica de documentos.

- Implementar el uso de metadatos de preservación

- Convertir los documentos electrónicos de archivo a formatos longevos.

- Para documentos de carácter probatorio implementar la firma electrónica (avanzada o simple)

- Implementar un sistema de almacenamiento de documentos electrónicos basados o en el

proyecto RODA (Repositorio de Objetos Digitales Auténticos ó en el modelo OAIS (Open Archival Information System) que es un modelo conceptual destinado a la gestión, al archivo y a la preservación longeva de documentos. OAIS se ha registrado como norma ISO 14721:2003.

6.4.5. Definición de Estrategias de Preservación Digital a Largo Plazo

No es posible preservar - conservar un documento electrónico de archivo, sólo es posible conservar la capacidad para reproducirlo y su soporte. La preservación digital de documentos electrónicos de archivo a largo plazo, implica la creación de copias auténticas de los documentos de archivo.

La autenticidad de las copias se hace mediante una estrategia certificada aplicada a los documentos de archivo, la cual debe estar adecuadamente documentada y actualizada de acuerdo al entorno tecnológico, mediante la implantación de procedimientos y responsabilidades para su uso, acceso, control y reproducción, para que certifiquen las medidas mínimas para mantener sus valores, retrasar las alteraciones en los soportes y garantizar el acceso a la información a lo largo de cambios tecnológicos

p. 98

La entidad debe definir una vez madurado el Programa de Gestión Documental con el componente de documentos electrónicos de archivo, las estrategias de preservación a partir del adecuado desarrollo de las tareas propuestas.

Por lo tanto, se sugiere para garantizar la accesibilidad e integridad de los documentos electrónicos de archivo, determinar por parte de las entidades el paso siguiente: es decir, definir la estrategia de preservación, sea migración, emulación o conversión

La entidad debe definir la estrategia de almacenamiento a largo plazo, sea el modelo OAIS –

RODA

La entidad debe definir las acciones de mantenimiento y administración indicando recursos, responsables, tiempo, presupuesto, riesgos y contingencias respecto al acceso y seguridad de la información

6.4.5. Riesgos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Ahora bien, en el plan de preservación digital a largo plazo también se observan riesgos que los cuales son acelerados por los diferentes entornos entre ellos se pueden mencionar los citados por BARRUECO quien expone. “Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la excesiva humedad y 337 temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso de soportes ópticos,”.

Las entidades deben aplicar medidas aplicadas para evitar estos riesgos es por ello que se recomienda seguir la aplicación de estrategias de preservación a largo plazo y de las sugerencias dadas por el plan de conservación.

6.4.6 Buenas Prácticas en la preservación digital a largo plazo.

 Elaborar la política general de archivos  Aplicar políticas que garanticen la elaboración y ejecución del plan de preservación digital a largo plazo en los documentos electrónicos de archivo.

 Seguir las recomendaciones dadas en el acuerdo 06 de 2014 para la elaboración del plan de preservación digital a largo plazo.

 Elaborar metodologías que permitan estructurar las acciones necesarias para la elaboración y aplicación del plan de preservación digital a largo plazo.

 Garantizar las características propias de los documentos electrónicos de archivo como son La autenticidad: Verificando que cada uno de los documentos La confidencialidad:

La inalterabilidad

p. 99

Conclusiones

En conclusión, se dio a conocer la trayectoria que surge la gestión documental en cada una de las fases, las cuales inician a partir de la función archivística que encaminan a seguir un proceso adecuado en la gestión documental, logrando controlar los documentos de manera eficiente garantizando la conservación y consulta en la información. Si bien es cierto actualmente el volumen de información que se genera en las entidades va en aumento constante por ende, se requiere urgentemente que las entidades en general sigan las acciones necesarias, sugeridas por el Archivo General de la Nación, con el fin de seguir las medidas apropiadas en los procedimientos de los archivos en Colombia, y de esta manera administrar los documentos desde su planeación hasta su conservación, preservación o eliminación de acuerdo al ciclo vital de los documentos en las diferentes entidades.

Por otra parte, se logró observar como algunas de las entidades que fueron objeto de estudio no siguen las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación; puesto que no se está considerando la relevancia en la Gestión Documental en la elaboración e implementación de los procesos de manera adecuada. Otro proceso que requiere atentación es la elaboración e implementación del plan de preservación a largo plazo el cual se encarga de establecer políticas, estrategias y acciones a seguir para lograr acceder a la información que ha sido creada en medios electrónicos y puedan ser visibles a los usuarios.

El presente trabajo se enfocó en conocer el desarrollo que ha surgido en la gestión documental en las entidades con el fin de establecer buenas prácticas y orientar los requisitos que hacen falta para lograr una elaboración y aplicación en temas de preservación a largo plazo los cuales tienen como fin de garantizar la memoria del país, siguiendo acciones pertinentes para contribuir a la adecuada gestión documental.

En resultado a nivel global en temas de preservación a largo plazo identificó el desarrollo que han tenido los diferentes países en el marco regulatorio de la preservación a largo plazo identificando Leyes, Decretos, Metodologías, Proyectos, con la intención de asegurar la información digital y electrónica como valor probatorio y patrimonio histórico en cada país. Ahora bien, de acuerdo a los avances Colombia predomina entre los países latinoamericanos que tiene mayor avance normativo comprendiendo aspectos administrativos, jurídicos, técnicos y tecnológicos; así mismo se destacan los procesos de nacionalización de acuerdo a las normas técnicas ISO enfocadas en documentos electrónicos y preservación digital a largo plazo.

Sin embargo, en el marco de la preservación a largo plazo y en los procesos que se le atribuyen a la gestión documental en Colombia se observa actualmente la falta desarrollo indicado directamente por el IGA y el FURAG como entes regulatorios en cumplimiento a la Ley General de Archivos (594 de 2000). Estos resultados fueron propios para aplicar unas buenas prácticas en

p. 100

el tema de preservación a largo plazo garantizando el cumplimiento a la normatividad y a la conservación de la información.

La metodología aplicada se estructuro de tal manera que lograra conocer el estado actual de la implementación del plan de preservación digital a largo plazo, donde se detectó la falta de aplicación de políticas, metodologías, software especializados, metadatos normalizados entre otros, los cuales si son aplicados correctamente garantizaran la información a largo plazo.

Finalmente como resultado se establecieron indicadores que permiten identificar el estado actual en el que se encuentran las entidades en materia de preservación a largo plazo, y de acuerdo al avance obtenido en cada entidad se podrá conocer si se requiere aplicar unas buenas prácticas o un plan de preservación digital a largo plazo de acuerdo al desarrollo obtenido, los cuales están en caminados a asegurar el acceso y contenido de la información, evitando riesgos de alternaciones en la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información por medio de uso de controles que garanticen su acceso directo.

p. 101

Recomendaciones

En el transcurso del desarrollo de esta investigación se observó cómo las entidades no tienen establecido un programa de gestión documental que soporte el plan de preservación digital a largo plazo, por ello se recomienda a las entidades incorporar estos procesos de tal manera que se garanticen la perdurabilidad de la información, según el tiempo dispuesto aplicado en su valoración.

Es por ello que se recomienda el uso de estrategias como emulación, migración y conversión para garantizar la preservación digital a largo plazo conservando la información generada en soporte electrónico, y de esta manera seguir un esquema de migraciones periódicas con el fin de garantizar la información electrónica elaborada por este medio.

Por otra parte se recomienda a las entidades aplicar la valoración adecuada a la información que se considera con fines de preservación a largo plazo para seguir los mecanismos adecuados a partir de su planeación y revisión durante el ciclo de vida que sigue el documento, ya que no ha toda la información le es aplicable la preservación digital a largo plazo.

Al referenciar el IGA y el FURAG como índice de cumplimiento en la gestión documental se detectó que la gestión documental aún no tiene un nivel de maduración adecuado en las entidades ya que gran parte de ellas no lo están aplicando en su totalidad.

Se recomienda aplicar actividades adecuadas en la preservación a largo plazo tendientes al desarrollo del Sistema Integrado de conservación como componente del Plan de Preservación a Largo Plazo.

Se recomienda efectuar capacitaciones constantes a los usuarios y encargados del proceso de gestión documental que van hacer aplicable el plan de preservación a largo plazo en las entidades públicas y privadas.

Se recomienda a las entidades públicas y privadas disponer del presupuesto preciso para el desarrollo de los procesos de la gestión documental.

Es un requisito fundamental para las entidades públicas y privadas efectuar copias de seguridad y backup constante de la información ya que no se puede sufrir riesgo de pérdida de información

Se recomienda a las entidades públicas y privadas garantizar constantemente la autenticidad, confidencialidad e inalterabilidad de la información.

p. 102

Glosario

Accesibilidad: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de la capacidad o facilidad actual y futura de que esa información pueda ser reproducida y por tanto usada. (InterPARES 3 Projet, 2010) Acceso: El derecho, oportunidad o medios para encontrar, usar o allegarse documentos y/o información. (InterPARES 3 Projet, 2010) Alteración: Acción hecha a un documento de archivo después de ser completado por lo que consecuentemente su significado, lenguaje o contenido han sido cambiados. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Archivo Original: En el ambiente de los soportes en papel, es un archivo que contiene originales de documentos recibidos, así como borradores y/o originales de documentos enviados. [Archivos

- Diplomatics: New Uses for an Old Science, p. 167] (InterPARES 3 Projet, 2010)

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. (Archivo General de la Nación - Acuerdo 27, 2006) . También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Autenticidad: Junto con fiabilidad y exactitud es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo; consiste en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias inherentes. (InterPARES 3 Projet, 2010) Certificado de Autenticidad: Declaración que hace el productor o el preservador acerca de que una o varias copias reproducidas o reproducibles de un cierto documento de archivo digital son auténticas. (InterPARES 3 Projet, 2010) Ciclo de Vida de los Documentos de Archivo: Un modelo de administración de documentos de archivo y de la ciencia archivística que caracteriza el tiempo de vida de un documento de archivo y que comprende ocho etapas: producción o recepción, clasificación, mantenimiento y uso, disposición por medio de la destrucción o transferencia a una agencia, institución archivística o archivo histórico, descripción del documento en ayudas para la recuperación documental (en archivística se les llama auxiliares de consulta), preservación, referencia y uso. (InterPARES 3 Projet, 2010).

Codificar: Transformar mediante las reglas de un código la formulación de un mensaje, por lo general con la intención de volverlo ininteligible a extraños. [Diccionario General]. Véase también: “codificación analógica”, “codificación binaria”, “codificación por series de bytes”, “texto cifrado”, “codificación digital”, “codificación duradera”, “esquema de metadatos de codificación”. (InterPARES 3 Projet, 2010)

p. 103

Compatibilidad: La capacidad de diferentes dispositivos o sistemas –programas, formatos de archivo, protocolos, incluso lenguajes de programación, etcétera– para trabajar juntos o intercambiar datos sin necesidad de modificación previa. [Informática]. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Conservación Preventiva de Documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. (Archivo General de la Nación - Acuerdo 27,

2006)

Conversión de Documentos de Archivo: Transformación de documentos de archivo digitales de un formato o versión de formato hacia otro en el curso usual y ordinario de las operaciones propias de la organización con propósitos de seguridad, prevención de desastres, mantenimiento, modernización o reducción de la obsolescencia de la tecnología, aseguramiento de la compatibilidad con diferentes generaciones o configuraciones de hardware o software, o para compactar la información, dejando intacta su forma intelectual. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Conversión: Es la transferencia de un documento de su forma analógica a forma digital, por ejemplo la creación de un texto digital a partir de un documento en papel usando un escáner, para primeramente crear una imagen de las páginas y después usar un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear el archivo digital. (Bruce Royal, 2004) Copia Auténtica: También llamada “copia certificada”. Aquella elaborada por una persona autorizada para llevar a cabo tal función, y por tanto con validez legal. [Archivos]. (InterPARES

3 Projet, 2010)

Copia Autorizada: La instanciación de un documento de archivo que es considerada por su productor como su copia oficial y que por lo general ha sido sometida a controles procedimentales a los que no están sujetos otras instanciaciones. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Copia Básica: Duplicado de un objeto digital salvado en el formato de archivo en el cual fue producido originalmente o en el cual fue usado y salvado la última vez, haciéndolo por tanto inmediatamente accesible y legible en el ambiente usual de oficina de su productor. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Corrupción: Cambio en la forma, contenido o atributos de un documento de archivo de forma tal que ya no puede ser considerado como el que debía ser. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Criptografía: La práctica y estudio de proteger la información mediante su transformación (encriptación) a una forma ilegible, llamado texto cifrado. Sólo quien posee una llave secreta (privada) puede descifrar (o desencriptar) el mensaje nuevamente hacia texto “plano” legible. [Informática] (InterPARES 3 Projet, 2010) Custodia: La responsabilidad básica para la tutela de los documentos de archivo o archivos basada en la posesión física de los mismos sin que necesariamente implique un título legal. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010)

p. 104

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. (Archivo General de la Nación - Acuerdo 27, 2006) Digital: Representación de objetos o datos físicos por medio de valores numéricos diferenciados –discretos o discontinuos–, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos. En contraste de una representación analógica de un objeto o proceso físico, una representación digitalmente codificada nunca se parece al original. [Informática] (InterPARES 3 Projet, 2010) Digitalización: Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital. (Archivo General de la Nacion , 2016) Disco Compacto: (CD) Medio de almacenamiento digital consistente en un disco plástico, grabado por un sólo lado, capaz de almacenar cerca de 700 Megabytes de datos digitales sobre una pista espiral microscópica, continua, la cual es leída ópticamente gracias a un rayo láser. Sus especificaciones y formatos están establecidos en los estándares ISO 9660 y 13490 [Informática]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Disco Duro: También conocido como “disco rígido”; es un dispositivo de almacenamiento de datos no volátil que usa un método de grabación magnética para almacenar datos digitales. Está formado por uno o varios platos o discos metálicos rígidos cubiertos con un material ferromagnético montados sobre un eje común que giran a gran velocidad dentro de una carcasa sellada. Sobre cada plato, y en cada una de sus caras, se sitúa un cabezal de lectoescritura para leer o grabar los datos. [Informática]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Disco Óptico: Medio de almacenamiento digital consistente en un disco plástico, recubierto con una superficie brillante especial, en el cual los datos son grabados como bits (1y 0). Los hay del tipo “no reescribible” o fijo, en donde el grabado se hace en forma de pequeños orificios sobre la superficie del disco, sobre una pista microscópica; y del tipo “reescribible”, en donde el grabado se hace con reorientaciones opto-magnéticas de pequeñas partes de su superficie. Ambos son leídos ópticamente gracias a un rayo láser y sus señales son decodificadas por un microprocesador hacia impulsos digitales eléctricos procesables por un computador. [Informática]. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Documento Analógico: Componente o grupo de componentes analógicos fijado sobre un medio analógico y es tratado y manejado como un documento. Véase también: “documento digital”. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo Auténtico: Documento de archivo que es lo que pretende ser y está libre de alteración o corrupción. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo Digital: Un documento digital que es tratado y manejado como un documento de archivo. También se le denomina “documento digital”. [Archivos]. Véase también: “documento de archivo analógico”. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo Electrónico: Un documento de archivo analógico o digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o

p. 105

forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable para poder hacer inteligible el documento de nuevo. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo Preservado: Un documento de archivo que está dentro del sistema de preservación de documentos de archivo y que es resultado de una correcta práctica de producción, mantenimiento y preservación permanente, y que está disponible para su uso bajo demanda. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo Probatorio: También llamado “documento de archivo probativo”. Un documento de archivo retrospectivo del cual un sistema jurídico requiere una forma escrita como evidencia de una acción que existió y se completó antes de ser expresada por escrito. Es una de las seis categorías funcionales de documentos de archivo junto con los documentos dispositivos, habilitadores, narrativos, instructivos y de apoyo. [Archivos - Diplomatics: New Uses for an Old Science, p. 65] (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento de Archivo: Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica –ya sea como instrumento o derivado de esa actividad– y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia. También se le conoce como “documento archivístico”. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento Digital: Un componente o grupo de componentes digitales que son salvados, tratados y manejados como un documento. Puede servir como base para un “documento de archivo digital”. [Archivos]. Véase también: “documento analógico”, “documento de archivo analógico”. (InterPARES 3 Projet, 2010) Documento: Unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio de manera sintácticamente estable. Un documento tiene por tanto siempre una forma fija y un contenido estable. [Archivos - Diplomatics: New Uses for an Old Science, p. 41] (InterPARES 3 Projet, 2010) E-Gobierno: El uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) -en especial la Internet-, en la administración pública, para mejorar o potenciar los servicios gubernamentales con los ciudadanos, empresas, industria y otras áreas de gobierno, simplificando procesos, integrándolos y evitando redundancias. (InterPARES 3 Projet, 2010) Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de cómputo obsoletos por medio del desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten la ejecución de aquellos en computadores actuales. [Informática]. Véase también: “encapsulado”, “estrategia de preservación”, “envoltura”. (InterPARES 3 Projet, 2010) Estándar: Un conjunto de regulaciones establecidas orientadas a establecer las características y especificaciones de un producto, objeto, proceso, servicio, etcétera de manera uniforme, dentro de un ambiente, sector, sistema, país o a nivel mundial. [Archivos - Strategy Task Force Report, p. 118]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Estrategia de Preservación de Documentos de Archivo: Conjunto coherente de objetivos y métodos para proteger y mantener –salvaguardar autenticidad y asegurar accesibilidad a– componentes digitales e información relacionada a documentos de archivo digitales adquiridos a lo largo del tiempo, así como para poder reproducir los documentos de archivo auténticos

p. 106

interrelacionados y/o sus agregaciones archivísticas. También se le conoce simplemente como: “estrategia de preservación”, “estrategia de preservación permanente”. [Archivos]. (InterPARES

3 Projet, 2010)

Evidencia: El conjunto de los medios a través de los cuales se establece o descalifica un supuesto asunto o hecho, del cual su veracidad ha sido puesta a discusión. [Archivos] (InterPARES 3 Projet,

2010)

Expediente Electrónico: La suma o conjunto integrado de documentos digitales producidos o separados que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia, agregado de tal forma que pueda ser recuperado por medios electrónicos para una acción o como referencia. Son elaborados y recibidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de actividades y preservados. [Archivos] (InterPARES 3 Projet, 2010) Fiabilidad: Junto con autenticidad y exactitud es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo como declaración de un hecho; consiste en el grado en que un documento de archivo puede establecer, declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo, y es establecida determinando la competencia del autor y examinando tanto la completitud en la forma del documento de archivo como el nivel de control ejercido durante su proceso de producción. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Fichero Electrónico de Datos: Corresponde a cualquier documento electrónico que contiene información que puede ser leída, vista u oída de un programa informático o un mensaje de datos. (Archivo General de la Nación , 2015) Firma Digital: Un conjunto de números en código basado en técnicas criptográficas de llave pública y/o privada que se embebe dentro de un documento digital con el fin de garantizar que ese documento no ha sido alterado o modificado en forma alguna desde su producción y firma. También se le conoce como “firma electrónica avanzada” o por sus siglas: “FEA” o “FIEL”. [Informática] (InterPARES 3 Projet, 2010) Firma Electrónica: Una marca digital que al ser agregada o ser lógicamente asociada a un documento de archivo funge como una firma sobre el mismo, y es usada por el firmante para asumir la responsabilidad u otorgar consentimiento sobre el contenido del documento de archivo. [Informática] (InterPARES 3 Projet, 2010) Firma: La marca especial de una persona, grafiada por propia mano o por su agente autorizado sobre un documento con propósito de hacerse responsable de algo, aprobarlo, o validar parte de o todo su contenido. [Archivos - Oxford English Dictionary] (InterPARES 3 Projet, 2010) Formato Digital: La representación codificada como bytes de un objeto digital, la cual define reglas sintácticas y semánticas que permiten el mapeo o correspondencia de un modelo de información a una cadena de bits y viceversa. En la mayoría de los contextos, el término formato digital es usado indistintamente con conceptos relacionados a archivos digitales tales como formato de archivo, envoltura del archivo, codificación de archivo, etcétera. Sin embargo, existen algunos contextos, “tales como el transporte de red de flujo de contenido formateado o consideración a los flujos de contenido a un nivel de granularidad más refinado que aquel de un archivo”, donde la referencia específica a “archivo” es inapropiada. También se le conoce como:

p. 107

“presentación digital”. [Informática]. No debe confundirse esta definición, que habla de “archivo” desde el punto de vista informático, con los archivos desde la archivística. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Formato: La estructura y/o distribución de una entidad. [Informática -The Computer Glossary: The Complete Illustrated Dictionary]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Función Archivística: Grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen y son necesarias para lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos y garantizar que sean accesibles e inteligibles a largo plazo. (Archivo General de la Nación , 2015) Furag: Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (Pública, 2016) Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la Nación , 2015) Iga: Índice de Gobierno abierto. (Observatorio transparencia y anticorrupción) Imagen Digital: Un registro codificado digitalmente de la intensidad de la reflectancia o la radiación de un objeto o área. (Archivo General de la Nación , 2015) Imagen: (Archivo General de la Nación , 2015)Es una representación visual que manifiesta la apariencia visual de un objeto real o imaginario; para efectos de la Reprografía, es el resultado del proceso de conversión de un documento en soporte análogo (papel) o electrónico, a soporte digital. Indización (Indexación): Es la generación de un punto de acceso en un sistema de información referencial para facilitar la recuperación de documentos o información. (Archivo General de la Nación , 2015) Integridad: La cualidad de un documento de archivo de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales. Junto con identidad, conforma la autenticidad de un documento. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Interoperabilidad: La capacidad que tienen programas y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales. [Informática]. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Longevidad: Larga duración de existencia. [Diccionario General] (InterPARES 3 Projet, 2010) Marca de Agua Electrónica o Digital: [Un código numérico agregado a un documento digital el cual no interfiere con su uso normal y por lo general no es visible por el usuario, pero que bajo ciertas condiciones puede hacerse visible por su productor para atestiguar la propiedad intelectual de su contenido. (InterPARES 3 Projet, 2010) Medio Analógico: Soporte físico, tal como papel, pergamino, piedra, arcilla, película o los antiguos tipos de cintas de audio y video magnéticas, usadas para almacenamiento de datos en forma analógica. [Informática]. Véase también: “medio digital”, “objeto analógico”. (InterPARES

3 Projet, 2010)

Medio Digital: También conocido como “soporte digital”. Es el material físico, tal como un disco compacto, DVD, cinta o disco duro usado como soporte para almacenamiento de datos digitales. [Informática]. (InterPARES 3 Projet, 2010)

p. 108

Medio: [informática]. Material físico o sustancia sobre la cual la información se registra o almacena. También se le conoce como “soporte” o “medio escriptorio”. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Mejores Prácticas: Se dice del procedimiento que, al ser aplicado apropiadamente desde una teoría a situaciones de la vida real, rinde consistentemente resultados superiores y es por tanto punto de referencia al momento de evaluar la eficacia contra otros métodos alternativos utilizados para desempeñar la misma tarea [Diccionario General]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Metadato: Información que caracteriza o describe a otro recurso de información, especialmente con propósito de documentar, describir, preservar o administrar ese recurso. [Diccionario General]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Migración de Documentos de Archivo: El proceso de mover documentos de archivo de un sistema que se hace obsoleto hacia otro más moderno con el fin de asegurar su accesibilidad continuada, dejando intacta su forma física y su contenido intelectual. [Informática]. (InterPARES

3 Projet, 2010)

Migración: El proceso de convertir o actualizar sistemas y/o objetos digitales hacia nuevas generaciones de tecnología computacionales, tanto en equipo como en programas, formatos, etcétera. [Informática]. El proceso de mover o transferir objetos digitales de un sistema hacia otro. [Informática]. Tiene como objetivo extender el uso de un archivo digital guardándolo en una versión más reciente del software que se usó para crearlo, o guardándolo con otro programa de software más actual o que se adhiere más a las normas abiertas. (InterPARES 3 Projet, 2010) No Repudio: La capacidad de un servicio de seguridad digital de certificar que un cierto mensaje transferido ha sido enviado y recibido por las partes que dicen ser, ofreciendo prueba de la integridad y origen del mensaje y sus datos, en una forma no falsificable que puede ser verificada por cada una de las partes en cualquier momento. [Diccionario General]. Véase también: “copia autorizada”. (InterPARES 3 Projet, 2010) Obsolescencia: Estado de un equipo, programa o estructura que ya se considera anticuado, poco adecuado a las circunstancias actuales o ha caído en desuso o está cerca de ello. Diccionario General] (InterPARES 3 Projet, 2010) Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. (Presidencia de la República, 2015) Decreto 1080 Artículo 2.8.2.5.9). Preservación Archivística: Estabilización y protección física y tecnológica del contenido intelectual de documentos de archivo para su secuencia de preservación continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final previsto. (InterPARES 3 Projet,

2010)

Preservación de Documentos de Archivo: El conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias que rigen la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de documentos de archivo adquiridos, con objeto de lograr en ellos una secuencia de preservación continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final previsto. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010)

p. 109

Preservación de Tecnología: Una de las estrategias de preservación de documentos de archivo digitales que incluye el mantenimiento del equipo y programas de la plataforma original en la que los documentos de archivo fueron producidos o la última en la que fueron manifestados en su forma auténtica. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Preservación Digital: El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de donde residan. (InterPARES 3 Projet, 2010) Preservación Permanente: La estabilización y protección física y tecnológica de contenido intelectual de materiales, a fin de mantener una cadena de preservación con el propósito de lograr la preservación continuada, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida y por tanto una “cadena de preservación” ininterrumpida sin un final previsible. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Preservación: La totalidad de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de materiales (datos, documentos o archivos). (InterPARES 3 Projet, 2010) Probatorio: Evidencia escrita y fehaciente de un acto jurídico completo. [Archivos]. (InterPARES

3 Projet, 2010)

Regeneración (refreshing): Es la copia que se hace de un documento a un tipo similar de soporte para prevenir que se destruya por deterioro del soporte original en el que se encuentra. El documento que se copia puede ser analógico o digital. La cualidad de un documento de archivo de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales. Junto con identidad, conforma la autenticidad de un documento. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) . Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. (Archivo General de la Nación - Acuerdo 27, 2006) Sistema de Documentos de Archivo: El conjunto de reglas que rigen la elaboración y la gestión de documentos de archivo, de acuerdo a la función de administración de documentos de archivo de un productor, así como las herramientas y mecanismos utilizados para implementar ese conjunto. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Sistema de Elaboración de Documentos de Archivo: El conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias que controlan el proceso de producción de documentos de archivos, así como las herramientas y mecanismos utilizados para implementar ese conjunto. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Sistema de Gestión de Documentos de Archivo: Conjunto de reglas que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y disposición de documentos de archivo y/o información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos usados para implementar dichas reglas. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Sistema de Preservación de Documentos de Archivo: Conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias así como las herramientas y mecanismos utilizados para implementarlas y que han sido adoptadas por una institución o programa archivísticos para mantener a largo plazo los componentes digitales y su información relacionada así como para reproducir documentos de archivo auténticos y/o agregaciones de ellos que hayan sido producidos mediante la interpretación

p. 110

de controles externos aplicando éstos últimos a los documentos de archivo seleccionados para su preservación. También se le conoce como “sistema de preservación de documentos de archivo”, “sistema de preservación”, “sistema de preservación permanente”. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Sistema Electrónico (De Documentos de Archivo: [Tomado de InterPARES] s., [sistema electrónico de documentos de archivo] Cualquier sistema electrónico que produce, procesa o almacena documentos de archivo por medio de un computador. También se le conoce como sistema automatizado de información [Gobierno - EPA (Environmental Protection Agency) Records Glossary]. (InterPARES 3 Projet, 2010). También denominada Gestión De Documentos de Archivo. La función de capturar, almacenar y mantener documentos de archivo y la información acerca de ellos, así como el conjunto de reglas que norman dicha función. También se le denomina “gestión documental archivística” y “tenencia de documentos de archivo”. Es un subconjunto de la “administración de documentos de archivo”. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010) Valoración: El proceso de determinar el valor de los documentos de archivo con el propósito de establecer el período de retención y disposición (destrucción o transferencia) así como los términos y condiciones de transferencia de los mismos del productor hacia el preservador. [Archivos]. (InterPARES 3 Projet, 2010)

p. 111

Bibliografía

Archivo General de la Nación . (2015). Observatorio Tecnologías de la Informacin yu Documento Electrónico . Recuperado de Resultados en gestión documental de la aplicación encuesta Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión - FURAG 2015: http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/furag-2015/

Archivo General de la Nacion . (2016). Observatorio del Sistema Nacional de Archivos. Recuperado de Resultados del componente de Gestión Documental. Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión

FURAG

2016:

http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/furag-2014-2-2/

Archivo General de la Nación - Acuerdo 27. (2006). Acuerdo 27 AGN. Recuperado de http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUERDO_N o_27_2006_Glosario.pdf

Archivo General de la Nación. (19 de Mayo de 2016). Observatorio Tecnologías de la Información y documeno electronico - Documento de compilacion normativa . Recuperado de http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/project/compilacion-normativa/

Boté Vericard, J.-J. (2012). Propuesta de un modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias . Recuperado de Universitad de Barcelona: http://www.tdx.cat/bitstream/handle/10803/96254/JJBV_TESIS.pdf

Bruce Royal, M. C. (2004). Recuperado de he Hague, IFLA Headquarters. IFLA Profersional Reports, 24. : https://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/profesional-report/84.pdf

Chagoga Ramos, E. (2008). Métodos y Técnicas de Investigación. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/metodos-y-tecnicas-de-investigacion/

Congreso de Colombia.

(14

de julio de

2000).

Ley

594.

Recuperado de https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

Conway, P.

(2000).

La Preservación en el mundo digiral

Recuperado de http://www.cncr.cl/611/articles-4943_archivo_01.pdf

Cruz Mundet, J. R. (2014). La Gestión de los documentos electrónicos como funcion archivistica. Alianza.

Díaz Bravo, L. (2013). La entrevista, recurso flexible y dinámico. México. Recuperado de http://www.redalyc.org/pdf/3497/349733228009.pdf

p. 112

Documentos digitalizados y sus ventajas . (s.f.). Documentos Digitalizados y sus ventajas un esquema.

Recuperado de http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/ lein/marin_f_md/capitulo1.pdf

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. (2014). acuerdo 006. Recuperado de www.coljuegos.gov.co/descargar.php?idFile=221681

Esteban Navarro, M. Á. (Diciembre de 2001). Los archivos de documentos electrónicos. Recuperado de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/ diciembre/9.pdf

Frías, J. A., & Travieso, C. (2006). Tendencias de investigación en organización del conocimiento . Salamanca : Universidad de Salamanca .

Giménez Chornet, V. (2014 ). Criterio Iso para la preservación digiral de los documentos de archivo. Univesidad de la Salle - - Volumen 10 Numero 2, 135-150.

Grajales, T.

(27

de marzo de

2000).

Tipos de Investigación.

Recuperado de http://tgrajales.net/investipos.pdf

InterPARES 3 Projet. (marzo de 2010). Glosario InterPARES de Preservación Digital. Recuperado de http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip3_mx_glosario_interpares_v1-2.pdf Keefer, A. (2005). Preservacion digital y depósitos institucionales . El profesional de la información, 404.

Keefer, A., & Gallart, N. (2014). La Preservación de recursos digitales. El reto para las bibliotecas del Siglo XXI. Barcelona: UOC.

Marcos, M. C. (1999). Los archivos en la era digital. Recuperado de http://www.elprofesional delainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html

Márquez, J. V. (2009). Preservación del patrimonio documental. Recuperado de http://132.248.242.6/~publica/archivos/libros/preservacion_patrimonio.pdf

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo . (22 de Noviembre de 2012). Decreto 2364. Recuperado de http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents

/NOVIEMBRE/22/DECRETO%202364%20DEL%2022%20DE%20NOVIEMBRE%20D

E%202012.pdf

p. 113

Ministerio de Cultura. (s.f.). ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DIGITAL. Obtenido de http://bibliotecanacional.gov.co/en/Footer/Documents/Plan%20 Digital/Estructura%20Biblioteca%20Digital.pdf

Norma

ISO

15489.

(2008).

Obtenido de https://www.uma.es/media/tinyimages/file/ ISO_15489.1.pdf

Paradelo Luque, A. M. (Septiembre - Diciembre de 2009). Preservación documental en repositorios institucionales. Recuperado de Scielo Investig. bibl vol.23 no.49 México sep./dic.

2009:

http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187- 358X2009000300009

Pascual, J. A., & Antoni, R. T. (2005). Comunicación audiovisual digital: Nuevos medios, nuevos usos, nuevas formas. Recuperado de https://books.google.es/books?id= aB9khHet164C Pirela Morillo, J., Javier, P. D., & Eduardo, M. F. (2016). Investigación Formtiva en los estudios de información documental . Bogotá: Ediciones Unisalle.

Presidencia de la República. (26 de mayo de 2015). Decrero 1080. Recuperado de http://www.mincultura.gov.co/prensa/noticias/Documents/Gestion-humana/

DECRETO

%201080%20DEL%2026%20DE%20MAYO%20DE%202015%20-

%20Sector%20Cultura.pdf

Pulido Daza, N. J. (12 de diciembre de 2014). Conservación y preservación de documentos audiovisuales . Recuperado de http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei /article/view/IIMEI5-N9-121155/801

Redondo Herranz, M. d. (junio de 2010). El documento electrónico: un enfoque archivístico . Recuperado de https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID 1010110391A/9090

Soler, J. (2008). Las preservación de los documentos electrónicos. Barcelona : EUOC.

Térmens, M. (2014). Preservación digital. Barcelona: UOC.

Voutssas M, J. (Enero - Abril de 2010). Preservación documental digital y seguridad informática. Recuperado de Scielo - Investig. bibl vol.24 no.50 México ene./abr. 2010: http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-358 X2

10000100008%20Investig.bibl%20vol.24%20no.50M%C3%A9xico%20ene./abr.%202010

Voutssas M., J. (Septiembre - Diciembre de 2009). Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental digital. Recuperado de Scielo. Investig. bibl vol.23 no.49 México sep./dic.: http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0187- 358X2009000300004

p. 114

Anexo A.

Documentos consultados y análisis que dan sustento a la presente investigación

Artículos de raes seleccionados:

Nombre de autor Título investigación Concepto extraído del texto

Paradelo Luque, Aída M.

Preservación documental en repositorios institucionales El avance de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) ha modificado el modo en que se divulga la información en las instituciones entre los cuales se encuentra la preservación de los recursos digitales, aspecto que se ha convertido en un reto al que tarde o temprano tendrán que enfrentar las bibliotecas, archivos y museos (“instituciones de la memoria”) que pretendan preservar para futuros usuarios lo que se genera hoy en formato digital".

Carmen Marcos, Mari Los archivos en la era digital Información registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo, quién firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente o de otros), la función que ejerce... Cruz Mundet, José Ramón La gestión de los documentos electrónicos como función archivística.

"El documento electrónico está recogido en un medio a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. Por ello el medio (hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del documento electrónico en su desarrollo se define el documento como un objeto encapsulado en metadatos Esteban Navarro, Miguel Ángel Los archivos de documentos electrónicos “El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).” Pulido Daza, Nelson Javier Conservación y preservación de documentos audiovisuales "El documento electrónico está recogido en un medio a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. Por ello el medio (hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del documento electrónico en su desarrollo se define el documento como un objeto encapsulado en metadatos"

p. 115

Libros de autores seleccionados

Nombre de autor Título investigación Concepto extraído del texto

Joan Soler Jiménez La preservación de los documentos electrónicos “Preservar implica la aplicación de acciones preventivas, por ejemplo, preservar todos los elementos que garantizan el conferimiento de los valores y cualidades en cualquier documento electrónico, como la certeza, la autenticidad o la identidad” Alice Keefer, Núria Gallart La preservación de recursos digitales:

El reto para las bibliotecas del siglo

XXI.

“La preservación tradicional abarca actuaciones anteriores a la aparición de los efectos nocivos de los factores de riesgo, para prevenirlos o al menos para reducir su impacto” Termens, Miguel Preservación digital "Implica estar convencido de la necesidad de preservar determinada información y o documentación y el uso de técnicas necesarias teniendo en cuenta que la preservación de la información es una responsabilidad" Voutssas, Juan Preservación del patrimonio digital en México “Documento digital es aquel documento que ha sido creado de origen o convertido a una forma de representación basada en números bajo un cierto patrón arbitrario, con objeto de poder ser almacenado o transmitido por medio de dispositivos electrónicos.”

Las investigaciones anteriormente planteadas permitieron el análisis y elaboración de subconceptos, con la intención de lograr una interpretación directa por el autor de la investigación realizada, los cuales se reflejarán directamente en la matriz comparativa la cual está elaborada por los siguientes ítems: Preguntas para el desarrollo de la investigación, autores representativos y finalmente Concepto elaborado por el Investigador la cual se mostrará a continuación.

p. 116

Matriz Comparativa del análisis documental de autores seleccionados por medio de investigación de Artículos, Libros, Tesis y Raes elaborados

Primer subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Voutssás, Juan Jiménez, Joan Soler Keefer,A lice Gallart, Núria

Preservación “El conjunto de principios, políticas, reglas y estrategias que rigen la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de documentos de archivo adquiridos, con objeto de lograr en ellos una secuencia de existencia a largo plazo continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final previsto” Cita: (Voutssas M, 2010) “Preservar es la acción de proteger anticipadamente alguna cosa de un daño posible o de cualquier hecho no deseado” Cita: (Soler,

2008)

“La preservación tradicional abarca actuaciones anteriores a la aparición de los efectos nocivos de los factores de riesgo, para prevenirlos o al menos para reducir su impacto” Cita:

(Keefer & Gallart, 2008)

La preservación en su enfoque de conservar y garantizar la información, se concentra en prevenir el deterioro de los soportes que son utilizados para la utilización constante del diseño y almacenamiento; puesto que el resultado de ello es lograr el acceso constante de la información que se va a preservar, logrando anticipar y prevenir el deterioro que llegue a causar daño a la información elaborada.

Por otra parte, la preservación se relaciona con el acceso y la disponibilidad de la información, ya que su finalidad es garantizar como tal la accesibilidad de los documentos y que estos prevalezcan tras el tiempo logrando conservar su valor probatorio.

Sin embargo, la preservación se centra en lograr prevenir de manera constante el daño, con el uso adecuado de tecnologías recientes, los cuales permiten contrarrestar el daño de la información y así prever la obsolescencia en los soportes técnicos.

p. 117

Segundo subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Voutssás, Juan Alice Keefer Núria Gallart Boté Vericad, Juan José Preservación Digital “Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es, protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente; y en caso de deterioro o daño debemos tratar de restaurarlos” Cita: (Voutssas M., 2009) “Preservación digital requiere, además que este objetivo se pueda alcanzar en cualquier momento en el futuro” Cita: (Keefer & Gallart, La Preservación de recursos digitales. El reto para las bibliotecas del Siglo XXI, 2014) “La preservación digital supone garantizar que la información digital del pasado y del presente sea accesible informacionalmente en el futuro por cualquier tipo de medio electrónico o analógico.”

Cita: (Boté Vericard,

2012)

La preservación digital se centra en asegurar la permanencia de la información y que su accesibilidad sea de manera constante y esté disponible a largo plazo.

De ahí que la preservación digital busca cumplir con las técnicas o proceso que están relacionados de manera constante con la informática, ya que a través de las técnicas utilizadas se logra alcanzar la integridad y conservación adecuada de la información, procurando alcanzar una almacenamiento estable e inalterable en su contenido.

Tercer subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Entrevistados Subconcepto elaborado por el Investigador Zapata, Carlos Amaya, Yamely González, John

Preservación a largo plazo Conjunto de medidas entre ellas políticas, practicas procedimientos y técnicas que se desarrollan, con el fin de asegurar que la información contenida en cualquier soporte o medio esté disponible

Consiste en darle permanencia a la información en el tiempo que es considerada y validada para la organización.

Son todas aquellas técnicas planificadas para garantizar el acceso y uso de la información electrónica a lo largo del ciclo de vida.

La preservación es un conjunto de políticas, normas y estrategias, que deben ser aplicadas con el fin de prevenir la pérdida de información garantizando el contenido intelectual y la permanencia en el tiempo.

Para ello la preservación a largo plazo requiere el uso de estrategias que facilitan el acceso e integridad en la información; puesto que la emergencia se aplica directamente a lograr una preservación a largo plazo razón por la que se debe asegurar los principios le que son aplicados a los documentos, desde su elaboración y valoración.

Por lo tanto, ya que la preservación requiere de altos costos económicos, es necesario que se realice los procedimientos adecuados para llegar preservar la información que requiere de dicho tratamiento, los cuales son obtenidos a través del instrumento de las tablas de retención documental.

p. 118

Cuarto subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación

AUTORES REPRESENTATIVOS

Subconcepto elaborado por el Investigador JOAN, Soler Voutssas Juan Termens, Miguel

Que implica la Preservación en la información “Preservar implica la aplicación de acciones preventivas, por ejemplo, preservar todos los elementos que garantizan el conferimiento de los valores y cualidades en cualquier documento electrónico, como la certeza, la autenticidad o la identidad” Cita: (Soler, 2008) “La preservación implica entonces una permanencia y autenticidad predeterminadas.

Toda la información valiosa debe estar contemplada por la seguridad informática.

La información a preservar es información valiosa: por lo tanto, debe estar desde un principio y por siempre contemplada bajo esa óptica” Cita: (Voutssas M, 2010) "Implica estar convencido de la necesidad de preservar determinada información y o documentación y el uso de técnicas necesarias teniendo en cuenta que la preservación de la información es una responsabilidad" Cita: (Térmens, 2014) La preservación se centra en la acción de proteger el valor intelectual de la información por medio de los valores únicos de los documentos electrónicos, garantizando en la información el acceso y deterioro. Por otra parte, involucra acciones preventivas que contribuyen al buen estado del acervo documental electrónico, logrando con cada una de estas acciones anticipar al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro. La preservación está encaminada en buscar eliminar el daño ocasionado por factores, como la obsolescencia del software y el hardware que son los retos más cercanos que sufre la preservación en la información.

p. 119

Quinto subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Márquez. Juan Voutssás Paradelo Luque. Aída M.

Paul Conway La preservación es usada solo en material tangible "La preservación documental ya no está relacionada solamente con el mundo del papel u otros documentos tangibles, sino también con los documentos electrónicos. Las bibliotecas, conforme tienden a su nueva organización como bibliotecas digitales, están tomando las medidas para preservar y distribuir tanto las colecciones que originalmente estuvieron en soportes tradicionales y que están siendo digitalizadas, como las colecciones producidas originalmente en soportes digitales. Esta situación no es exclusiva de las bibliotecas; todas las instituciones que tienen como misión la preservación documental enfrenta la misma problemática: museos, archivos, sociedades históricas". Cita: (Voutssas M, 2010) El avance de las Tecnologías de la Información y la Comunicación

(TIC)

ha modificado el modo en que se divulga la información en las instituciones entre los cuales se encuentra la preservación de los recursos digitales, aspecto que se ha convertido en un reto al que tarde o temprano tendrán que enfrentar las bibliotecas, archivos y museos (“instituciones de la memoria”) que pretendan preservar para futuros usuarios lo que se genera hoy en formato digital".

Cita: (Paradelo Luque, 2009) “El mundo digital transforma los conceptos de preservación tradicionales, desde la protección de la integridad física del objeto a la especificación de la creación y el mantenimiento del objeto cuya integridad intelectual constituye su característica principal” Cita: (Conway, 2000, pág. 9) La preservación actualmente tiene un nivel de cobertura en documentos tangibles, digitales y electrónicos, ya que la creación y diseño de la información se encuentra relacionada con diversas fases para su reproducción en los medios tecnológicos.

Si bien en cierto el avance tecnológico ha logrado que la preservación actué de manera directa en la información, ya que precisa el uso constante de los medios tecnológicos, con el fin de garantizar la integridad e inalterabilidad del contenido intelectual de la información. De ahí que surge la iniciativa de tomar la importancia de dar la aplicación adecuada sobre cada uno de los formatos y/o medios de información que se generan en las unidades de información con el fin de garantizarlo en el transcurso del tiempo

Sexto subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Soler, Joan

Pulido Daza, Nelson Javier Cruz Mundet. José Ramón Documento electrónico “Los componentes necesarios y suficientes para conformar un documento electrónico de archivo han sido definidos por los proyectos InterPares como un soporte, un contenido, una forma física, una forma intelectual, unas personas, una acción, un contexto y un vínculo archivístico” Largo plazo requiere de sistemas, instituciones, modelos técnicos y de organización, personal “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”

p. 120

calificado y experimentado lo suficientemente robustos para sortear fallos tecnológicos, cambios sucesivos de plataformas de cómputo, obsolescencia de medios y formatos de almacenamiento, errores humanos, negligencia y ataques malintencionados, cambios a la misión institucional de las organizaciones, fallas e interrupciones en su dirección y financiamiento” Cita: (Soler, 2008)

Cita: (Pulido Daza,

2014)

documento electrónico en su desarrollo se define el documento como un objeto encapsulado en metadatos" Cita: (Cruz Mundet, 2014)

habitualmente en las diferentes entidades públicas y privadas. Así mismo resulta con la información que es recibida, cada uno de estos procesos conllevan a un almacenamiento de información en los repositorios creados para la preservación, de ahí surge la necesidad de la instauración o aplicación de la firma electrónica sobre el soporte original como requisito para garantizar la autenticidad de la información que ha sido creada en el soporte electrónico

Séptimo subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Joan Soler Jiménez Esteban Navarro, Miguel Ángel

Marcos, Mary Carmen Documento electrónico de archivo

“El documento electrónico de archivo el acceso al contenido es sólo una de las partes que deben tenerse en cuenta en su preservación a largo plazo.”

Cita: (Soler, 2008)

“El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo:

originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).” Cita. (Esteban Navarro, 2001)

“Información registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo, quién firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente o de otros), la función que ejerce...

Cita: (Marcos, 1999)

El documento electrónico de archivo es aquel que es creado en medios tecnológicos desde el inicio de una actividad que sirven como evidencia ante cualquier suceso y que requiere de un medio técnico para ser leído e interpretado. El documento electrónico garantiza los principios de integridad, autenticidad, confidencialidad y fiabilidad, ya que son los principios que hacen de los documentos información integra y estable desde su creación.

p. 121

Octavo subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Subconcepto elaborado por el Investigador Joan, Soler Voutssas, Juan José Antonio Frías, Críspulo (eds.) & Travieso Documento digital

“Es una secuencia de ceros y unos elaborada con información sobre su contexto de creación, su contenido físico e intelectual y la estructura tecnológica que los ha generado” Cita: (Soler, 2008, pág. 18)

“Documento digital es aquel documento que ha sido creado de origen o convertido a una forma de representación basada en números bajo un cierto patrón arbitrario, con objeto de poder ser almacenado o transmitido por medio de dispositivos electrónicos.” Cita: (Voutssas M, 2010)

“Soporte de información que constituye una unidad estructurada y convalidada de uno o más objetos documentales”

Cita: (FRías & Travieso,

2006)

Se puede definir el documento digital como la representación de texto, imágenes y videos que es elaborada a través de combinaciones binarias representadas en ceros y unos, que requiere de un dispositivo electrónico para ser leída.

Noveno subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación Autores Representativos Concepto elaborado por el Investigador Joan Soler Ministerio de Cultura Jordi Alberich Pascual, Antoni Roig Telo Documento nacido digital

“El documento nacido digital es el que ha sido codificado en primera instancia con forma binaria “ Cita: (Soler, 2008, pág. 18)

“Documentos nacidos digitales: se refiere a aquellas obras que han nacido en formato digital”

Cita: (Ministerio de Culturs, s.f.)

“Los documentos nacidos digital son aquellos que se encuentran disponibles, se incluyen en este apartado los documentos creados por personas mediante ordenadores y cámaras digitales.”

Cita: (Pascual & Antoni, 2005)

El documento nacido digital, es aquel que nace o se genera a través de mecanismos informáticos.

El documento nace electrónicamente, recorre el ciclo de vida en el formato nativo, y se dispone archivísticamente (almacena) de acuerdo con los instrumentos técnicos de retención documental.

p. 122

Decimo subconcepto elaborado

Preguntas para el desarrollo de la investigación

AUTORES REPRESENTATIVOS

Subconcepto elaborado por el Investigador Joan Soler Jordi Alberich Pascual, Antoni Roig Telo Marin, Lein

Documento digitalizado

“El documento digitalizado es aquel que habiendo sido generado en papel o en algún otro soporte ha sido codificado a posterior con ceros y unos”.

Cita: (Soler, 2008, pág. 18)

“Los documentos digitalizados son los que proceden en papel o en otro soporte analógico a un formato y soporte digital”

Cita:

(Pascual & Antoni, 2005)

“Un documento digitalizado es aquel que ocupa un espacio virtual y cuya consulta se realiza por medio de la tecnología del momento facilitando el acceso.”

Cita:

(Documentos digitalizados y sus ventajas , s.f.)

El documento digitalizado se puede definir como el soporte analógico que es convertido a formatos digitales (el papel se digitaliza) y es la información digital la que queda como resultado del proceso realizado.

p. 123

ANEXO B

ANALISIS DE LA INFORMACION RECOLECTADA POR MEDIO DE ENTREVISTAS

Siguiendo como referente las entrevistas planteadas a los docentes seleccionados, se logró identificar como la preservación es un proceso que requiere bastante importancia y así mismo requiere obtener los mecanismos adecuados para garantizar la información en el tiempo. Es interesante observar como la preservación ha cobrado fuerza de manera paulatina en la información, ya que esta surge por las continuas fallas que se presentan en los procesos técnicos y en los cambios tecnológicos constantes, logrando una asociación con la conservación de la información como medida preventiva de la información; ya que su objetivo principal es garantizar la información en el tiempo y así mismo tener una historia.

De ahí que la preservación sigue una trayectoria bastante amplia, en la que se puede definir como el conjunto de medidas, políticas, prácticas y procedimientos técnicos que se desarrollan con fin de asegurar que la información contenida en el soporte esté disponible para su posterior consulta, sin importar el tiempo que transcurra, garantizando la permanencia constante a la información siguiendo como referente el ciclo de vida que ha sido dispuesto para tal fin.

Sin embargo es interesante como la preservación de la información se centra por lo general en asegurar la memoria y el contexto que surge a largo plazo con la información, y más aun con el uso de herramientas tecnológicas que conllevan a una modernización en los medios técnicos de la información, los cuales rigen siguiendo aspectos legales y técnicos en la información.

La cual implica de manera gradual una valoración constante de la información, logrando estabilizar formatos y estándares que permiten aplicar un desarrollo en cada uno de los procesos, para garantizar medios económicos, técnicos y tecnológicos en cada una de las metodologías que se requieran aplicar, siguiendo como referente las políticas y técnicas aplicadas que aseguren de manera exponencial la disponibilidad y acceso a la información.

Ahora bien para realizar el proceso de preservación a largo plazo es fundamental realizar una valoración minuciosa sobre la información, ya que no todo se preserva, precisamente porque no es un proceso que sea fácil de mantener por costos económicos, técnicos y tecnológicos los cuales persisten en la disponibilidad y conservación de los mismos soportes, así mismo se debe garantizar y conservar los principios de la información generada en medios electrónicos, hoy por hoy se considera un reto mantener la información debido a los cambios constantes de la tecnología que incurren en la obsolescencia del software y hardware causando faltas graves en la información entre ellas que no se pueda acceder ni leer, razón importante por la que se requiere hacer uso de técnicas que permitan garantizar el contenido y acceso a través de la migración, emulación y conversión.

p. 124

Otra forma por la que las empresas pueden garantizar la información es realizando Backup´s de información y así mismo aplicando cada una de las estrategias por las cuales pasa el documento (migración, conversión y emulación) por otra parte es importante la constante capacitación sobre el proceso a las personas que lo involucran, ya que la información debe ser clara para no causar pérdidas ni retrasos en la información.

Si bien es cierto actualmente la preservación se considera como un tema difícil en las entidades en general, ya que requiere de diversos recursos económicos, humanos y tecnológicos de los cuales las entidades no tienen una proyección presupuestal establecida en recursos generales que involucran una planeación constante para que pueda ser ejecutada.

Para finalizar es importante observar como actualmente en el país no hay avances en el proceso de preservación digital a largo plazo, el cual se ve reflejado por la falta de políticas y normas que sustenten y mencionen el proceder adecuado para llevar un plan de preservación digital a largo plazo en las entidades públicas y privadas y sin desmerecer esfuerzos se reconoce como el Archivo General de la Nación está trabajando en la implementación de políticas, para lograr realizar un proceso adecuado de la preservación digital a largo plazo del cual actualmente podemos llegar a unas buenas prácticas.

Labor importante que tenemos los profesionales de la información en crear conciencia en las empresas para lograr estandarizar procesos tan importantes como es la preservación digital de la información, ya que la información en medios electrónicos está creciendo de manera extraordinaria.

Cita: Martínez Martínez, Dora Emilse (2017), Aspectos metodológicos para la elaboración de buenas prácticas orientadas al plan de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos de archivo, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26270