Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

1-1-2019

Propuesta de un modelo estándar de gestión de información y Propuesta de un modelo estándar de gestión de información y documentos para la contratación electrónica en Colombia documentos para la contratación electrónica en Colombia Giovanna Elizabeth Parra Cahueño Universidad de La Salle, Bogotá Astrid Viviana Parra Cahueño Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Parra Cahueño, G. E., & Parra Cahueño, A. V. (2019). Propuesta de un modelo estándar de gestión de información y documentos para la contratación electrónica en Colombia. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/266 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

PROPUESTA DE UN MODELO ESTÁNDAR DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y

DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

GIOVANNA ELIZABETH PARRA CAHUEÑO

ASTRID VIVIANA PARRA CAHUEÑO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ, D.C.

NOVIEMBRE DE 2018

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PROPUESTA DE UN MODELO ESTÁNDAR DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y

DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

Autoras:

GIOVANNA ELIZABETH PARRA CAHUEÑO

ASTRID VIVIANA PARRA CAHUEÑO

Trabajo de grado para optar al título Profesional en Sistemas de Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística

Director.

Nelson Javier Pulido Daza Bibliotecólogo y Archivista

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ, D.C.

NOVIEMBRE DE 2018

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Nota de Aceptación: ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________

____________________________ Firma del Director del Programa

____________________________ Firma del Director del Trabajo de Grado

____________________________________ Firma del Jurado

___________________________________ Firma del Jurado

Bogotá D.C, 20 de noviembre de 2018

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DEDICATORIA

Dedicamos el presente trabajo de tesis de grado a DIOS, por darnos la sabiduría, constancia y empeño para realizar y culminar este gran reto en nuestras vidas.

A nuestra Madre que con su fortaleza, constancia y amor incondicional que todo lo soporta a cambio de una sonrisa; esa sonrisa que llevábamos cuando se culminaba una nueva etapa, luchando con su inmensa fortaleza y rogándole a Dios a través de sus innumerables oraciones y a la vida un lugar para nosotras, ese sería el fruto de su felicidad de su esfuerzo físico, emocional y de su fe incansable, intacta que nunca para de avanzar.

A nuestra Familia (Hermano, Hijos, Esposo) que con su apoyo, paciencia, dedicación y amor incondicional, en las diferentes etapas de este sueño nos cargaron de fe y esperanza, motivo para ser más productivos en conocimientos, en experiencia y así forjar una mejor calidad de vida.

Nos dedicamos este gran paso, a nosotras y a todas las mujeres y hombres que como verdaderos líderes luchan por cumplir metas y alcanzar sueños, al culminar esta etapa trascendental agradecemos a Dios y a nuestras familias, que con su bondad y gracia a pesar de las diversas dificultades, fueron fundamentales en espirito y fortaleza en momentos de flaqueza siendo nuestro baluarte para seguir adelante con el objetivo de hacernos profesionales.

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AGRADECIMIENTOS

Expresamos nuestros más sincero agradecimiento a la Universidad de la Salle, en especial al Programa Sistemas de Información y Documentación, a cada uno de los docentes que nos compartieron sus conocimiento y grandes experiencias personales y profesionales que aportaron significativamente para el desarrollo y formación como profesionales, a los trabajadores que hicieron parte de esta maravillosa carrera que a través de sus labores en el programa siempre estuvieron dispuestos a apoyarnos, que con una sencilla sonrisa nos recibían y atendían en el programa.

A nuestro tutor y mentor de Tesis de Grado Nelson Pulido por la oportunidad de creer en nosotras, en nuestros conocimientos, por siempre escucharnos y abrir las puertas de su oficina, de su tiempo y ardua paciencia, en este proceso tan luchado.

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RESUMEN

La presente investigación, está dirigida al diseño de un modelo de gestión documental e información estándar de la serie Contratos, siguiendo el modelo del Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP en Colombia - Portal Único de Contratación, - PUC, frente a las series del proceso contractual, de tal forma que el PUC, aplique la teoría archivística, para los documentos físicos y electrónicos, en su forma de organización, acceso, consulta y recuperación.

Es por ello que el proceso de gestión documental y la administración de información están directamente ligados a la gestión de los organismos de la administración pública por cuanto tiene mayor implicación en el desarrollo y auge coyuntural de las tecnologías de la información y comunicación a través de la implementación de Leyes para el acceso a la información y generar transparencia en los diferentes países regionales a nivel latinoamericano, dadas las exigencias normativas, de formalización y estandarización a nivel Mundial; emanadas por los organismos que regulan la masificación del acceso a la información pública y por ende la exigencia de transparencia en los procesos de la administración de la información documental y electrónica en los Estados.

Dado este contexto surge la necesidad de investigar sobre el proceso de contratación pública electrónica y su relación directa con la gestión de información y documentos.

Palabras Clave: Gestión Documental, Comercio electrónico, documento electrónica, contratación electrónica, Modelo sistema electrónico de información, sistemas de información para la contratación pública.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÒN .................................................................................................. 12

CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................... 14

1.1.

JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 20

1.2.

OBJETIVOS ................................................................................................ 21 CAPITULO 2. MARCO TEORICO ........................................................................ 22

2.1. MARCO REFERENCIAL: ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN .............. 22

2.1.1. Gobierno Electrónico (GE) - Gestión Electrónica (GE) – Gestión Documental (GD)

31

2.1.2. Contratación Electrónica y Gestión Documental ......................................... 33 2.1.3. Contratación Pública Electrónica ................................................................. 35 2.2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................ 38 2.2.1. Contexto Administrativo .............................................................................. 41 2.2.2. Contexto Económico ................................................................................... 43 2.2.3. Contexto Técnico Archivístico ..................................................................... 47 2.2.3.1. Política Archivística en Colombia ............................................................. 48 2.2.3.2. Gestión Documental en Colombia ............................................................ 50 2.2.3.3. Modelo ..................................................................................................... 54 2.2.3.4. Modelo estándar ....................................................................................... 55

2.2.3.5. Características de un Modelo de Gestión de Información Documental .... 55

2.3. MARCO LEGAL ............................................................................................. 61 CAPITULO 3. DISEÑO METODOLÒGICO .......................................................... 66 3.1. Tipo de Investigación. .................................................................................... 66 3.1.1. Método ........................................................................................................ 68 3.1.2. Técnica ........................................................................................................ 69

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3.1.3. Instrumento ................................................................................................. 69 3.2. Población y Muestra ....................................................................................... 70 3.3. Fases de Investigación ................................................................................... 71

CAPITULO 4. DIAGNÓSTICO SISTEMAS DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA72

5. PROPUESTA MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ESTÁNDAR PARA LA

CONTRATACIOÓN ELECTRÓNICA .................................................................... 87 5.1. INTRODUCCIÓN AL MODELO...................................................................... 89

5.1.1. Requisitos Funcionales - Modelo de Gestión y Administración Documental

Electrónica ............................................................................................................ 90

5.1.2. Desarrollo Modelo de Gestión y Administración Documental ...................... 93

5.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO PARA LA CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA – SIGCEL .................................................................................... 94 5.2.1. Integración de Requisitos (MAPS - ISADG – SGDEA) ................................ 94

5.2.2. Modelo: Sistema Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica – SICGEL

96

5.2.3. Caracterización del Proceso de Contratación Pública Electrónica ............ 101

5.2.4. Componentes esenciales de Modelo - SIGCEL ........................................ 104 5.2.5. Características del documento electrónico en SIGCEL ............................. 105 5.2.6. Metadatos de SIGCEL .............................................................................. 111

4.

CONCLUSIONES GENERALES ............................................................... 113

5.

RECOMENDACIONES ............................................................................. 114 BIBLIOGRAFÌA ................................................................................................... 116

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Pg.

Ilustración 1. Estructura del modelo para la gestión documental electrónica………..…57 Ilustración 2. Modelo para la gestión documental electrónica……………………………59 Ilustración 3. Fases del Proceso de Contratación....………………………………….......74 Ilustración 3. Componentes Esenciales del Modelo…………………………………........64 Ilustración 5. Características del Documento Electrónico…………………………..........76 Ilustración 6. Etapas de la Gestión y Administración Documental..……………………..88 Ilustración 7. Etapas de la Gestión Documental vs los procesos…..…………..………..89 Ilustración 8. Modelo de Gestión Documental para la Contratación Electrónica...…….90 Ilustración 9. Integración MAPS y Procesos de Gestión Documental…………………...92 Ilustración 10. Integración de Requisitos (MAPS - ISADG – SGDEA)………………….,93 Ilustración 11. Modelo: Sistema Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica – SICGEL……………………………………………………………………………………95 y 96 Ilustración 12. Componentes Esenciales del Modelo – SIGCEL……………………….102

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LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla 1. Procesos de Gestión Documental………………………..……………………….51 Tabla 2. Marco Conceptual…………………………………………………………………..52 Tabla 3. Marco Jurídico…………………………………………………………………62 y 63 Tabla 4. Normas………………………………………………………………………………65 Tabla 5. Metodología MAPS………………………………………………………………...71 Tabla 6. Ficha Técnica Sistemas de Contrataciòn Electrónica………………………….73 Tabla 7. Fases del Proceso de Contratación……………………………………………...74 Tabla 8. Matriz DOFA Sistema Electrónico de Contratación Pública-Colombia...........76 Tabla 9. Matriz DOFA – Sistema ChileCompra…………………………….....................79 Tabla 10. Matriz DOFA Sistema de Compra España………………………...................82 Tabla 11. Etapas de la Gestión y Administración Documental………………………….93 Tabla 12. Descripción de Componentes Esenciales SIGCEL………………………….102 Tabla 13. Requisitos de Autenticidad de los Documentos Electrónicos……………....104 Tabla 14. Requisitos de Fiabilidad de los Documentos Electrónicos………………….105 Tabla 15. Requisitos de Integridad de los Documentos Electrónicos………………….106 Tabla 16. Requisitos de Usabilidad de los Documentos Electrónicos…………………108

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COLECTIVIDADES

AGN: Archivo General de la Nación CONPES: El Consejo Nacional de Política Económica y Social DNP: Departamento Nacional de Planeación DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública ISAD (G): Norma GEL: Gobierno en Línea MECI: Modelo Estándar de Control Interno MINTIC: Ministerio de la Información y las Comunicaciones OCDE: Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos PRAP: Programa de Renovación de la Administración Pública RUP: Registro Único de Proponentes SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SIRECI: sistema de rendición de cuentas e informes SIGCEL: Sistema Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica

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INTRODUCCIÒN

La presente investigación surge a partir de la masificación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICS, como tendencia mundial en todos los sectores de la sociedad, a raíz de los cambios acelerados en que avanza la tecnología, de tal manera que se replantea la forma de transmitir, interactuar y comunicar información, lo cual concibe nuevos escenarios en los cuales se reconoce y posiciona la información como un recurso esencial que aporta a la toma de decisiones de tipo social, comercial y económico.

Situación que impone desafíos en entornos digitales proclamando la necesidad de examinar nuevas formas de difundir y acceder a la información, lo cual demanda innovar, actualizar y materializar los procesos y procedimientos de las empresas del sector público y privado en materia de comercio electrónico (e-Comerce), la educación mediante el aprendizaje electrónico (e-learning,) y así mismo el gobierno electrónico (egovernment), nuevo enfoque que surge con el desarrollo de los mercados internacionales imponiendo así retos para la competitividad y eficiencia de las empresas.

En este sentido, el comercio electrónico (e-Comerce) acelera a pasos agigantados permitiendo así la interacción electrónica entre operadores económicos, sobrepasando en ventaja a los mercados tradicionales, por cuanto se vislumbra un crecimiento exponencial respecto a la mejora en la gestión de transacciones y trámites, ofreciendo mayores posibilidades al mercado y sus consumidores, lo que hace que fluya el intercambio de bienes y servicios de forma colaborativa renovando la participación y eficiencia de las empresas públicas y/o privadas.

Para el caso colombiano en alineación con los estándares internacionales (e-Comerce) el comercio electrónico mancomunadamente con Gobierno Electrónico (e-government), se materializa con la Estrategia de Gobierno en Línea - GEL iniciada en el año 2000, bajo el nombre de Agenda de Conectividad; haciendo que las TIC`s se focalice en uno de los

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procesos que se dan en la administración pública, a través de la adquisición de bienes y servicios por medio del proceso de la contratación pública, poniendo en marcha el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, por ende se dimensiona la exigencia del entorno cambiante entre el Gobierno y su interlocución con la ciudadanía.

Es por ello, que la expresión “compra y contratación pública”, hace alusión al gasto de los recursos públicos en Colombia para la compra de bienes y servicios para el Estado; y cómo éste logra sus fines y metas en beneficio de los administrados a través de la adquisición de bienes, obras y servicios que se van a traducir en mejor calidad de vida. Proceso de compras, que impone y demanda la aplicación de unos principios de la información como insumo importante y decisivo, a partir de información confiable, en tiempo real, que evidencie trazabilidad, transparencia, visibilidad y legalidad en los procesos de compras públicas.

Entre tanto, el reto de la administración pública colombiana es estar alineado con las políticas internacionales, y así transitar de trámites y procedimientos basados en documentos en papel, a una administración pública con tramites y procedimientos electrónicos, lo que a su vez requiere un reacomodo o replanteamiento de una nueva apuesta para atender, gestionar y solucionar de forma masiva la proliferación de documentos y expedientes electrónicos, que demanda el conocimiento y experiencia técnica de los profesionales en ciencias de la información y documentación que soporte la estructura sobre el adecuado manejo y administración de información y documentos electrónicos.

Dado lo anterior, el deber de la existencia de un sistema de información para la “compra y contratación pública que permita realizar transacciones en línea, con instrumentos y herramientas que respondan a las necesidades de bienes, obras y servicios, ofreciendo información suficiente y de calidad para la toma de decisiones, lo cual se considera de vital importancia para asegurar transparencia y confianza en los procesos de compras públicas a través del SECOP y otra herramienta que cumpla con las características específicas para la contratación pública electrónica.

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CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Colombia ostenta altos índices de corrupción (García, R.2011), en el reporte anual de Transparencia Internacional, se ubica en el puesto 78, entre 178 países, ordenados según el grado de corrupción, realidad que ha tratado de ser enfrentada desde el Estado, acudiendo a diversos mecanismos u experiencias, entre ellos, modificaciones al marco legal del sistema de contratación (tocando aspectos de tipo presupuestal, responsabilidades de las entidades, endurecimiento de penas, etc) y desde la década de finales de los noventa, la inclusión de los medios tecnológicos como una forma de hacer visibles y democráticos los procesos de compra, acudiendo para tal fin la aplicación de las TIC, de tal manera que empresarios, entidades y la ciudadanía tengan acceso a la información de los procesos de contratación.

El solo hecho de virtualizar un proceso, no lo hace infalible, ni perfecto. Por eso el proyecto de investigación, busca mediante una propuesta de investigación descriptiva, mostrar que la puesta en marcha de un sistema de información con generación de documentos y expedientes electrónicos, como el del SECOP, requiere también la aplicación de unos criterios técnicos, que permitan la organización, clasificación, descripción para facilitar de esta forma el acceso y consulta de los ciudadanos.

Es decir, plantear un modelo de gestión documental, sugerida para el SECOP, permitirá, la estandarización en cuanto a organización, clasificación, descripción y por ende la recuperación de información, bajo diferentes criterios, particulares y específicos de información, convirtiéndolo en una herramienta, fuente en tiempo real de información confiable. Actualmente el SECOP, lo que esta es generando la creación de documentos digitales, electrónicos y expedientes híbridos (soporte físico y digital) de una forma masiva sin ofrecer valor agregado a los ciudadanos, entes de control y demás autoridades.

Por ende, la contratación Estatal, está orientada a que la administración pública adquiera los bienes y servicios, gracias a los cuales estas cumplen sus fines como Estado ante

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sus gobernados, adquisición que se hace a través de diversas modalidades, (Licitación Pública, Selección abreviada de menor cuantía, Subasta, Contratación directa de menor cuantía, etc.) (Mincultura, Decreto 1510, 2012). De la misma manera, la contratación Estatal ha sido el medio más privilegiado para fomentar hechos de corrupción con el fin de saquear el erario Público, acudiendo a múltiples formas y modalidades tales como; (no ejecutar los contratos firmados, inflar precios, adulterar documentos e información, etc.)

Entre los mecanismos y experiencias ya vividas está el papel de las cámaras de comercio a través del Registro Único de Proponentes (RUP); El SICE (Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal) administrado por la Contraloría General de la República y eliminado, con el Decreto anti trámites en el año 2012 (Presidencia de la república, Decreto 19, 2012); Una tercera experiencia fallida, fue el Diario Único de Contratación que llevaba la Imprenta Nacional, igualmente eliminado con el decreto anti trámites anteriormente citado, mediante la presentación de documentos falsos, estados financieros u información financiera y contable maquillada o adulterada. (García R. 2012)

Al igual que acreditar experiencia a partir de la adulteración de certificaciones de obras y/o contratos con el Estado “Los anteriores Sistemas de Información no tuvieron la eficacia buscada, por cuanto no permitieron satisfacer necesidades de información que los diferentes entes o instituciones con intereses directos o indirectos en los procesos de contratación tuviesen, como se evidencia con las falencias presentadas en los procesos contractuales” (García R. 2012); la Inoperancia de estas herramientas se debió en parte porque fueron concebidas, diseñadas y construidas, careciendo entre otros de un criterio de política de estado, de estándar adoptado a la administración pública a largo y corto plazo.

Igualmente carecieron de criterios para la administración del insumo documental, un enfoque archivístico; Otro hecho igualmente porque como políticas de Estado no cumplían el postulado de los principios establecidos por las Naciones Unidas para las sociedades de la información en cuanto a; “Los Gobiernos Deben Producir, compilar y

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facilitar en forma imparcial la información de utilidad para que los ciudadanos puedan ejercer su derecho a mantenerse informados”. (El espectador, 2011), pero así mismo, esto constituye una falla técnica y de planeación, el registro, la vigilancia y control de la información de las personas u entidades que interactúan y hacen uso de ella.

Así, las falencias de los anteriores sistemas de información que soportaron los procesos contractuales en Colombia, y su vulnerabilidad proveyó carta abierta para las diferentes manifestaciones y hechos de corrupción, que materializada, se presenta con diversos rostros o modalidades para apropiarse de los recursos del estado; como el engaño a la administración pública, proyectos no realizados, fue el común denominador, como el que simbolizó la máxima expresión de corrupción colectiva y generalizada, el caso de Bogotá conocido como carrusel de la contratación, admitido por la Superintendencia de Sociedades y el fiscal Germán Pabón, afirman que los Nule presentaron documentos falsos en varios procesos licitatorios, desde actas hasta certificados falsos de empresas extranjeras.

Otro caso, el del “Falso médico que trabajó en Medicina Legal que por 10 años, con documentación falsa engaño a la institución del Estado; Denuncia hecha ante la Fiscalía (El espectador, 2012) haciendo alusión a la forma como un falso psiquiatra engaña al Instituto de Medicina Legal, entidad cuya misión es la de “apoyar técnica y científicamente la administración de justicia. (Medicina Legal, 2012).

Semana (abril, 2017) expone en el foro corrupción en Colombia: La peor forma de violencia, En la administración pública del Estado Colombiano, en el cual hace un despliegue de los casos más sonados con el mayor índice de actos fraudulentos y/o actos de corrupción mediante el proceso de contratación pública, germinados entre los años 2009 y 2014, los cuales salen a la luz pública entre 2016 y 2017, de acuerdo a los datos suministrados por la Fiscalía General de la Nación después de las investigaciones realizadas, acreditando la existencia de pagos en Colombia por 11.1. Millones de dólares para la adjudicación de contratos de obra, lo que arrojo distintas líneas de investigación, entre las cuales se deslindan algunas de las siguientes. (FGN, 2017).

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 Casos de soborno para la celebración de contratos ruta de sol II a raíz del escándalo de ODEBRECHT.

 Falsedad ideológica en documentos público de acuerdo a las modificaciones realizadas a las condiciones previas al desembolso del crédito otorgado por el BANCO AGRARIO a NAVELENA SAS por la suma de ciento veinte mil millones de pesos.

 La celebración indebida de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales y falsedades documentales, para El Programa de Alimentación Escolar (PAE), en el que se detectó graves índices de corrupción en los distintos municipios del Estado en donde contratistas y funcionarios se apropiaron de más de diez mil millones de pesos.

 Convenios celebrados durante los años 2001 y 2014 entre ECOPETROL y la COPORACIÓN RED PAIS RURAL, por más de treinta mil millones de pesos para la adjudicación de contratos de carácter social en Huila, Meta y Putumayo, en donde se evidencio la no ejecución del convenio, ni planeación, ni estudios previos pero si se efectuaron los pagos a dicha organización.

 El favorecimiento a la empresa de ingeniería del Ex – Gobernador de Cundinamarca Álvaro Cruz para la celebración de contratos de construcción de la malla vial Cundinamarca.

 Irregularidades en ICBF de la Guajira, por la presentación de falsedad material en documento público y falsedad en documento privado para la celebración de contratos para la atención integral de 1.400 niñas y niños, mujeres gestantes y en periodo de lactancia en Riohacha y Manaure.

Estos son algunos de los innumerables casos de corrupción respecto a los procesos de contratación pública, debido a la carencia de vigilancia, seguimiento y control de los procesos de adquisiciones de bienes, obras y servicios para la celebración de contratos del Estado Colombiano, problemática que evidencia las falencias en la contratación pública y el no cumplimiento de estándares de contratación electrónica, apoyados por la falta de incorporación de herramientas técnicas en materia del adecuado manejo de

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información y documentación como soporte de apoyo y vigilancia en este proceso transversal a la administración pública.

De esta manera, el Estado Colombiano previo nuevos puntos de control que coadyuven a intervenir esta problemática, implementando el proceso de contratación electrónica. Dado lo anterior, se re visibiliza el Documento CONPES 3249 de 2003, mediante el cual se institucionalizo la contratación en Colombia para un estado gerencial, que prevé la creación de un sistema electrónico para hacer seguimiento a todas las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual y poscontractual), dando origen al Sistema Electrónico para la Contratación Pública, adoptado legalmente por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, que tiene dos fases; la fase informativa a través del Portal Único de Contratación - PUC, y una segunda orientada a tener la posibilidad de llevar a cabo la gestión pública contractual a través de medios electrónicos, cuyo punto de llegada es la implementación del PUC.

Es allí donde se centra la presente investigación, en analizar la ausencia de un componente archivístico del Portal Único de Contratación PUC - SECOP, pues carece de una estructura uniforme para la documentación archivística, respecto a la normalización, del almacenamiento, descripción y recuperación de información. Esta situación se da por cuanto el PUC, no aplica a la administración de esa información los criterios que aportan la teoría archivística en aspectos como la organización y la descripción archivística.

Tal carencia de información confiable regida bajo estándares legales, administrativos y técnicos de la contratación hacen imposible que el PUC cumpla con el principal objetivo propuesto por el mismo, el cual se postula como;

“El principal objetivo del Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía en general, así como mejorar las formas de acceso a la información respecto de lo que compra y contrata el Estado, con el

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consiguiente impacto económico que ello genera en la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles locales e internacionales”. (SECOP, 2012)

Tal panorama no facilita que los ciudadanos, las veedurías, los medios de comunicación, los organismos de control, los organismos de inteligencia y seguridad y los operadores judiciales accedan a esta información contractual, lo que impide saber, como se ejecuta el dinero del estado; (que se compra, como se compra, a quienes se compra), posibilitando que se den hechos de corrupción.

Esta falencia, de diseño, estructura y funcionamiento del PUC en Colombia como primera Fase, conlleva a preguntar desde las ciencias de la información, en especial desde la teoría archivística, si el modelo de gestión documental sugerido al SECOP, parte de una propuesta de TRD, descripción archivística mediante la aplicación de las normas internacionales de descripción, pero también sugiriendo criterios nuevos, que se dan para la gestión documental en nuevos soportes electrónicos, como la preservación a largo plazo y la disposición final.

PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Se hace necesario un modelo nuevo estándar de Gestión Documental para la Contratación Pública Electrónica, basado en estándares internacionales de tipo archivístico para el tratamiento de información?

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1.1.

JUSTIFICACIÓN

La presente investigación surge de la progresiva problemática que viene potenciando la indebida celebración de contratos debido a falencias frente al adecuado tratamiento de la información documental, seguimiento, actualización y control, en concordancia con los estándares internacionales respecto a la regulación y modernización de las administraciones públicas, situando así un incremento exponencial de actos de corrupción en los Estados.

A partir de lo anterior, subyace el debate para identificar el origen y las insolvencias presentes frente al proceso actual que se lleva a cabo para la adquisición de bienes, obras y servicios en el Estado Colombiano, por cuanto carece de políticas eficaces, controles y sanciones inamovibles e inquebrantables frente al tratamiento de información y documentación directamente arraigada a las irregularidades presentes en los procesos de contratación pública.

En este sentido, la investigación busca aportar y fortalecer desde la archivística, lineamientos y políticas públicas para el adecuado manejo de los documentos, incorporando así la obligatoriedad de la gestión de documentos electrónicos que coadyuven a reducir la carga burocrática que se asocia a los procesos de contratación pública.

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1.2.

OBJETIVOS

GENERAL

Formular un modelo de Gestión Documental estándar para el proceso de contratación pública electrónica en Colombia.

ESPECÍFICOS.

1. Realizar un diagnóstico sobre el proceso de contratación electrónica y los

documentos publicados en los sistemas de información de la Contratación Pública Electrónica.

2. Proponer un modelo de Gestión Documental estándar para la contratación

electrónica en Colombia.

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CAPITULO 2. MARCO TEORICO

2.1. MARCO REFERENCIAL: ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN

La Comisión Europea (2010) establece que la contratación electrónica se refiere a la utilización de medios electrónicos en el tratamiento de las operaciones y en la comunicación por parte de las instituciones gubernamentales y organismos del sector público a la hora de adquirir bienes y servicios o licitar obras públicas, para lo cual un sistema de contratación electrónica aporta, Eficiencia en adquisiciones concretas, Gestión global de la Contratación Pública y el Funcionamiento del mercado en el ámbito de los contratos del Estado

De esta manera, el Libro Verde presenta el contexto de la administración pública, sus prestaciones y una Agenda Digital Europea que provee la infraestructura de la Contratación Pública Electrónica interconectada, por cuanto este supone el aprovechamiento de las TIC para lograr una Contratación Electrónica más eficaz en todo el mercado, que proporciona la modernización del marco de la Contratación Electrónica de la Unión Europea.

El libro Verde lleva a cabo el concepto de que la contratación electrónica debe darse de principio a fin “en la que todas las fases del procedimiento, desde la notificación hasta el pago se lleven a cabo de forma automatizada por medios electrónicos”. (Comisión Europea, 2010. P4). En este sentido la Unión Europea a través del libro verde pretende acoger una iniciativa mediante la cual se implemente una solución tecnológica a partir de unos requerimientos específicos de normalización, creación y aplicación de protocolos consensuados que permitan organizar los procedimientos en el proceso de contratación así como los documentos complejos productos de ello que asientan una interacción entre el sector público y los proveedores, es así como la EU (2010) considera que la globalización de la contratación electrónica conlleva a las siguientes Ventajas:

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o Accesibilidad y Trasparencia

Mediante sistemas de contratación electrónica que permitan la Apertura de mercados, eficiencia global en la CE, mejorar y ampliar una mayor competencia ante los procesos licitatorios, el incremento de proveedores, la automatización y centralización de la información al igual que el acceso ágil y eficaz a procesos y documentación de las licitaciones pública. De esta manera se propone lograr una mayor transparencia en los procesos y procedimientos en los contratos con respuesta rápida.

o Procedimientos Concretos

Busca reducir costos administrativos y optimizar los procesos de contratación mediante el aumento del potencial a partir de recursos limitados, generando utilidad y aceleración del gasto del presupuesto destinado para la Contratación Pública.

o Eficacia en la Gestión de la Contratación

Centralizar los procesos de compras, mediante la utilización de los recursos de los procedimientos electrónicos que puedan contribuir a la concentración de tareas administrativas generando así, procesos de contratación más económicos ahorrando en tiempos de gestión. En tanto la Contratación Electrónica puede integrarse con las demás actividades electrónicas de un organismo garantizando coherencia y eficacia.

o Potenciar la Integración de Mercados de Contratación

Fomentar la contratación electrónica para acortar distancias y aumentar la participación de proveedores y salvaguardar las deficiencias en materia del adecuado manejo de la información con el fin de amplificar el mercado y brindar la reducción de costos.

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Las ventajas descritas contribuyen a lograr una mayor eficacia para la obtención de los resultados esperados en los procesos de contratación. (Comisión Europea, 2010, p.5), así mismo se asimila el costo de la inversión y el costo de mantenimiento como un factor determinante para la creación de estructuras sofisticadas para la contratación electrónica las cuales pueden recuperarse en un menor tiempo a través de las economías realizadas por la administración de dichos sistemas de información, entre tanto la mayor preocupación subyace en la divulgación a las entidades públicas y privadas, ciudadanía y proveedores frente a su utilización.

La consecución de la importancia en la implementación de la contratación pública electrónica de la Unión Europea, prevé la importancia en ampliar la competición de proveedores en el acceso a la información y participación en las ofertas que demandan las entidades del Estado Europeo, con la finalidad de ampliar el mercado, potenciar la suscripción de nuevos mercados y así permitir que se reduzcan factores de distancia y proximidad para participar en la ejecución efectiva de un contrato, por cuanto la contratación electrónica busca trasbordar fronteras entre territorios, regiones o inclusive estados extranjeros que amplíen y faciliten los procesos de contratación en línea y en tiempo real. (Comisión Europea, 2010)

De esta forma se desentierra como única forma de gestionar procesos de contratación mediante soporte papel, por el contrario se emana un nuevo sentido de generar agilidad, eficiencia y eficacia sino también, mediante la contribución económica en la contención del gasto público. Inteco (2011) a través de su observatorio de la seguridad de la información y el acceso electrónico de los ciudadanos, supone el uso de medio electrónicos para el aumento de la productividad y la reducción de costos como un factor fundamentalmente integrador entre la administración pública potenciales proveedores y ciudadanía.

Garantizar la transparencia, la publicidad e igualdad en todos los procesos de contratación pública, le permite a los inscritos en los procesos licitatorios, ya sean pequeñas, o medianas empresas (PYMES) disponer de una herramienta para la

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comunicación e interacción con la administración pública mediante la automatización de los procesos y la incursión de forma competitiva mediante el uso de plataformas electrónicas

De esta forma la Unión Europea se convierte en referente respecto a la creación de una plataforma centralizada que posibilita el acceso a la información de todos los procesos abiertos de contratación pública en el seno de la UE. Lo cual amplia la competitividad y la calidad de las ofertas de los proveedores, aumentos así el tejido el empresarial en todo el territorio.

El modelo de contratación pública electrónica se viene desarrollando desde hace más de

20 años en los programas de trabajo de organismos como la Comisión Nacional de las

Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDM), La Organización Mundial del Comercio (OMC), y el Fondo Monetario Internacional (FM) y/o el Banco Mundial (BM). (Inteco, 2011. P. 12)

En concordancia con lo anterior la OMC en el acuerdo mundial sobre la contratación mundial hace mención expresa en el artículo 5. a “La importancia de utilizar y promover la utilización de medio electrónico para las contrataciones públicas, añade que el termino por escrito puede incluir información transmitida y almacenada electrónicamente y que el acuerdo alcanzado será de aplicación independiente que se realice exclusiva o parcialmente por medio electrónicos”. (Inteco, 2011. P. 12)

De igual forma Medina T. (2016). También expresa que en el marco de la estrategia de la comisión europea frente a la modernización de las administraciones públicas, se prevé la renovación frente al efectivo aprovechamiento de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC), de manera que se auspicien nuevos espacios y mecanismos de interacción con la ciudadanía a fin de facilitar la prestación de servicios que contribuyan y permitan una mayor eficiencia y eficacia en cumplimiento con lo que establece la Estrategía de Europa 2020.

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En este sentido, el objetivo radica en impulsar la participación transfronteriza en las compras públicas a través de la modernización de la administración y pública con el propósito de proveer la interlocución entre el Estado y los ciudadanos, a manera de impulsar la creación y uso de los documentos electrónicos, lo cual permitirá disminuir la carga administrativa y la reducción de costos tanto para el sector público como para el sector privado. De tal manera, que la contratación pública electrónica busca suprimir las imposiciones burocráticas, siendo este uno de los mayores obstáculos y factores disuasorios para la participación y el normal desarrollo de los procesos licitatorios. (Medina, T. 2016. p.2).

No obstante, DelPiazzo C. (2011). Habla de la contratación electrónica como parte del supuesto de la separación de la contratación convencional, lo que impone unas características variantes a partir de un conjunto de requerimientos que la hagan jurídicamente viable, en cuanto reflexiona acerca de la contratación electrónica como una parcela del más amplio campo del comercio electrónico (e.comerce) que deja desenvolverse entre particulares, empresas entre sì (bussines to bussines) o con sus clientes (bussines to consumer) para lograr alcanzar el ingreso al campo de las relaciones con el derecho público.

Por cuanto la contratación pública debe incorporar a las tecnologías de la información y las comunicaciones para que tengan la viabilidad jurídica, lo que requiere generar esfuerzos para la creación y adecuación del marco normativo a fin de facilitar y brindar seguridad a los intercambios de modo similar a como acontece en el ámbito privado, escenario en el cual se deben ilustrar y concretar la contratación electrónica. (DelPiazzo C. 2011. Pp. 150).

Sin embargo la Organización Mundial del Comercio (OMC), La Unión Europea (UE) y el Mercado Comùn Del Sur (Mercosur) ponen de manifiesto los acuerdos realizados entre estas organizaciones que surgen a partir de la constatación de que la contratación electrónica es un factor preponderante y determinante para el comercio internacional en consonancia con los tratados y acuerdos sobre Contratación Pública (ACP), en cuanto

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responden a promover el objetivo de la contratación pública, para que esta sea abierta, eficiente y no discriminatoria, mediante la utilización de procedimientos transparentes, que permitan el acceso a la información de manera concreta.

En tal sentido, DelPiazzo C. (2011). Indica que ante la nueva realidad frente al tratamiento de información electrónica se hace indispensable la realización del trámites a través de medio electrónicos en el denominado ciberespacio, entre tanto se materialice la despapelización y se recurra a los nuevos mecanismos de operaciones por medio de la internet, la cual permita la interacción entre varios participantes, tales como; empresas, administraciones y consumidores, permitiendo así las relaciones directas y posibiliten la supresión de intermediarios.

Así mismo las reglas universales en materia de comercio electrónico señala la observancia de cinco (5) características que deben evidenciar; “equivalencia funcional de los actos electrónicos respecto de los autógrafos o manuales; neutralidad tecnológica de las disposiciones reguladoras; inalteración del Derecho preexistente de obligaciones y contratos; exigencia de buena fe y la reiteración de la libertad del pacto” (DelPiazzo C.

2011. Pp. 157) fundamentales principios para la función jurídica cumpliendo con la

instrumentación electrónica a partir de los mensajes de datos entre particulares y organismos públicos.

Lo que significa establecer de unos principios cardinales para la implementación de un sistema de información experto capaz de emular las acciones de un humano especializado y experimentado a partir del llamado razonamiento cibernético que constituya una herramienta útil para la toma de decisiones. En cuanto DelPiazzo C. (2002). Insiste en la importancia de instaurar principios generales mediante protocolos específicos para los procesos de contratación pública para la adquisición de bienes, obras y servicios basados en la transparencia, principios de legalidad, objetividad, imparcialidad, igualdad, debido proceso, publicidad, vinculación al instrumento de la convocatoria y concurrencia, además de todos aquellos que proclamen el derecho a la libre competencia sin discriminación alguna. (DelPiazzo C. 2002. Pp. 158).

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Por consiguiente DelPiazzo C. (2011) advierte que las administraciones públicas deben prever que al incursionar en el ámbito de la contratación electrónica, conviene adquirir herramientas tecnológicas que garanticen;

o La implementación de un sistema electrónico unificado para la difusión de información para la contratación pública electrónica.

o Estimular el uso y acceso a los interesados de la herramienta electrónica y por ende de los recursos electrónicos para la divulgación y publicación de los avisos de licitaciones públicas y toda la información pertinente para la participación activa.

o Implementar un sistema electrónico único de información para la divulgación de los avisos de las diferentes entidades del Estado así como el uso y acceso a los interesados.

o La previsión de la licitación electrónica o Poner a disposición toda la información relativa en el proceso licitatorio y por ende la concerniente a los resultados de las mismas a través de medio electrónicos.

Entre tanto DelPiazzo C. (2011) también enuncia, que los Estados deben propender por poner a disposición de todos los órganos de contratación de la administración pública una plataforma electrónica que permita gestionar, tramitar y visualizar las convocatorias públicas así como sus resultados, de igual manera la plataforma debe permitir el manejo y tratamiento de metadatos e información estructurada que permita acreditar la información publicada, que brinde la transparencia de los procesos de compras en cuanto reconozca unos mínimos vitales tales como:

o Proceso interactivos y/o de evaluación electrónica de las ofertas o Clasificación a través de métodos de evaluación automáticos o Conexión automática que indique la fecha y hora de inicio de la oferta electrónica o Fases del proceso de la subasta en la cual le permita a los interesados estar informados en tiempo real sobre la evolución del proceso y el estado en que se

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encuentran posicionados los postulantes, sin que en ningún caso se revele la identidad.

o Cierre de la subasta, reflejando la trazabilidad del proceso, con fecha, hora, cumplimiento de requisitos y/o subsanación de los mismos, acata de cierre electrónico con firmas electrónicas.

En consecuencia, una vez tramitada y aprobada la validez jurídica de los documentos electrónicos a través de los trámites en línea – en tiempo real, surge posteriormente el reconocimiento de la firma electrónica con valores igualitarios entre la administración pública y los privados. DelPiazzo C. 2011). Convergencia tal que aprueba poner en marcha la nueva forma de vinculación del denominado Gobierno Electrónico. De igual manera surte efecto la procedencia de los documentos electrónicos y por ende toma preponderancia de la firma electrónica, como pilares indispensables que sustentan los procedimientos y actos administrativos electrónicos y por consiguiente la tramitación del expediente electrónico lo que permitirá el relacionamiento del administrado con las administración los 365 días del año. (DelPiazzo C. 2011. Pp. 161)

De esta manera, Medina, T. (2016). Converge en que se deben simplificar los requisitos documentales y entre tanto prever la sustitución de la documentación acreditativa sobre el cumplimiento de los requisitos previos para la participación activa en los procesos de licitación, la cual debe ser denominada de manera formal y actualizada a como se ejemplifica través del Documento Europeo Único de Contratación – (DEUC), en el que cada Estado lo aplicara en concordancia con los estándares internacionales y de acuerdo a lo que establezcan en la reglamentación jurídica y legal de cada país.

SITUACIÓN ACTUAL EN COLOMBIA

En el campo de la administración pública en Colombia y sus procesos de gestión, han sido una de las principales preocupaciones a desarrollar y/o intervenir en el Estado de aplicación, esta es en la orientación de ofrecer, trámites y servicios, mas no en el máximo nivel de maduración, que es administración electrónica.

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Las administración publica Ofrece, diversos servicios a sus ciudadanos, uno de ellos es la contratación pública, mediante la cual la aplicación de las TICs a nivel de entidades estatales, da surgimiento a una administración publica electrónica, con un desarrollo desigual, las principales universidades y entidades encargadas de masificar su uso no han sincronizados ejes temáticos de investigación.

Por ello, en lo concerniente específicamente a contratación pública electrónica, los mayores enfoques se han dirigido al a) aspecto legal de la contratación electrónica (validez de los documentos generados en ese soporte); b) Igualmente enfoques sociológicos que esta tiene, en cuanto a la esperanza de que la implementación de la contratación electrónica y su masificación contribuya a reducir los riesgos de corrupción, por la democratización y visibilidad de la información y finalmente c) grandes aportes desde los desarrollos de software, sistemas de información, que desde cada una de las entidades estatales, buscan tener sintonía y cumplir con la Estrategia Gubernamental de Gobierno en Línea, - GEL, liderada por el Ministerios de las TIC’s..

Del estatuto de contratación, la aproximación conceptual y comprensión procedimental

del proceso de contratación estatal colombiano, se toma el estudio y desagregación del estatuto de contratación (Ley No. 80, 1993); Las modificaciones que este ha tenido desde el 2007, con la Ley 1150 del Estatuto Anticorrupción: Manual de Gestión Precontractual Presidencia de la República (2012), ayuda a entender cada una de las etapas del proceso contractual, por personas no abogadas, es decir investigadores de otras disciplina como los archivistas en este caso.

Del Portal Único de Contratación - (PUC), el aspecto funcional, técnico, operativo, administrativo y tecnológico su contextualización a lo archivístico, se infiere del análisis de los documentos publicados por el mismo PUC, en la dirección electrónica https://www.contratos.gov.co/puc/informacionPortal.html, dirección donde de manera amigable se explica que es el SECOP y cómo encaja el PUC dentro de este sistema general.

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Con la implantación de los sistemas de calidad, se replantean los concepto de organización documental basadas en estructuras orgánico funcionales por el organización documental a partir de macro proceso, procesos, los cuatro niveles de los procesos de las organizaciones públicas en Colombia (Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Control), con la expedición de la Ley 872 de 2003 el sistema de gestión de la calidad en la administración pública, y las dos versiones de la NTCGP 1000:2009 Complementada con el Modelo Estándar de Control Interno en el 2005 (Decreto No.

1599, 2005).

2.1.1. Gobierno Electrónico (GE) - Gestión Electrónica (GE) – Gestión Documental

(GD)

En este sentido Hernández. W. (2009), menciona que se hace necesario e inminente la creación e implementación de un marco normativo sobre el ámbito electrónico que constituyan políticas públicas y comerciales que trabajen en armonía con las tendencias y propuestas mundiales, aun cuando en Colombia se reglamentó el acceso y uso de mensaje de datos, de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación (Ley No. 527, 1999) y posteriormente los certificados y firmas digitales mediante Decreto

1747 del 2000, así como en otros países de América Latina se inicia con la incorporación

de mecanismos legales para la regulación de la utilización de medios electrónicos y firmas electrónicas.

De igual manera “ como se cita en Silveria, 2001)” sobre las repercusiones internacionales del comercio electrónico respecto a la regulación del marco legal en América Latina y las necesidad de armonizar la normativa aplicable. En tal sentido se hace vital la integración de esquemas de infraestructura tecnológica (TIC) que integre el Comercio y el Gobierno electrónico así como el uso de documentos electrónicos, firma digital, que tienda a disminuir la brecha digital que brinde seguridad y protección de datos. (Hernández, W. 2009. Pp. 7 y 8)

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Por otro lado, se hace indispensable la inclusión, desde la perspectiva archivística como lo expresa Zapata, C. (2001) en ponencia presentada en el Segundo Seminario Internacional, del Seminario Archivos y Ciudades Digitales, focalizado a nivel del distrito capital, en el trabajo, “La gestión documental en el desarrollo de los proyectos de administración electrónica de Bogotá, plantea inquietudes frente a la forma en la que los ciudadanos interactúan ante una administración pública electrónica, las dificultades para localizar información, la publicación y acceso de la información, y aspectos específicos de la aplicación de la Ley General de Archivos en Colombia, estableciendo un eje investigativo de tipo relacional entre el concepto de administración electrónica y gestión documental en la administración pública.

Por ende, señala como situación problemática a nivel distrital, el que los sistemas de información de las entidades públicas, carecen de verdaderas bases de datos que derivan en la imposibilidad de ofertar verdaderos servicios de información a los ciudadanos y de otro lado este hecho priva a los gestores públicos de información para la toma de decisiones, aporta el concepto de gobierno electrónico (GE), da cuerpo a esa relación de Gestión Electrónica (GE) y gestión documental (GD). Aporta el concepto de documento electrónico, el modelo de gestión de estos documentos y presenta una serie de conclusiones, entre las cuales, vale destacar que en la creación de los comités de gobierno en línea deben estar presentes los archivistas profesionales. (Zapata, C. 2001).

De igual manera se impone la implementación de forma concatenada de la gestión documental desde el campo de la conservación y preservación de la memoria institucional, ya que como lo menciona Zapata (2011) tanto el Gobierno y las Entidades del Estado Colombiano son responsables del direccionamiento de los procesos administrativos los cuales han estado enfocados en la reducción de la demanda del papel a través de flujos de información por sistemas electrónicos.

No obstante El Gobierno Colombiano ha estado en constante evolución realizando transformaciones sustanciales en materia de gestión de información, gestión electrónica de documentos, así como en la gestión de archivos, blindadose a través de normativas

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tales como; Agenda de Conectividad, Gobierno en Línea (GEL) , Iniciativa de Cero Papel, así como La Ley 1437 de 2011 “ por el cual se Expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Documento Electrónico”, Ley de 1712 de 2014 – Ley de Transparencia, circulares y decretos (2609 de 2012, 2578 de 2012,

1581 de 2015) entre otros, que ayudan al mejoramiento de las eficiencias administrativas

y de bien gobierno como instrumentos para una adecuada administración de la información documental.

Ante el papel de casi observadores de los archivistas, en la masificación de las TIC´s en los diferentes ámbitos de la administración pública, y coincidiendo con la afirmación de Carlos Zapata (2011), en cuanto a que las entidades públicas, carecen de sistemas de información que estén en capacidad de satisfacer las necesidades de información, de los diversos usuarios, a través del empaquetamiento de productos informativos, se pretenden hacer un aporte de tipo conceptual, en cuanto a la aplicación de las TIC´s al proceso de contratación estatal en la administración pública, tomado como objeto de estudio el PUC – Portal Único de Contratación.

Proceso de investigación que demanda conocer otros componentes adecuadamente estructurados que le dan cuerpo a la presente investigación, a) Conocer la estructura de la administración publica en Colombia (ámbito de aplicación), b) el estudio del proceso contractual partiendo del estatuto de contracción, c) el conocimiento del PUC a nivel de detalle, la teoría archivística, d) Archivística organización documental basada en procesos; e) La normalización del procesamiento de información archivística a partir de normas; f) La dinámica histórica de las TIC en la administración pública Colombiana y g) procesamiento de información archivística bajo los estándares de Normas como la ISAD(G) y la ISDF.

2.1.2. Contratación Electrónica y Gestión Documental

En tal sentido, subyace una propuesta basada en el proceso contractual electrónico, tomado las apreciaciones del documento (Alonso, J. y Loveras, M. 2007), sobre la

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aproximación a la gestión de documentos basado en procesos. Para el caso colombiano hay poca literatura y experiencias, y dentro de los desarrollos teóricos, sobre como formulara organización documental, basada en procesos, entre las investigaciones

recientes de organización documental basada en procesos esta la publicación de la

Alcaldía Mayor de Bogotá, Gestión Documental Basada en Procesos: Orientaciones Metodológicas, bajo la dirección de Ruth Helena Vallejo Sierra, como Editora Académica. (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2012)

El estudio de la historia de las TIC´s aplicadas a las administración pública colombiana, en especial, su aplicación a la contratación pública, tarea para la cual, se tiene los primeros documentos CONPES, (3072-2000; 3527-2008 y en especial en 3650-2010), que dieron origen a la revolución de las TIC´s tienen plena vigencia; Igualmente las Cámaras de Comercio, hicieron aportes y desarrollos; Las publicaciones y normas emitidas por Comisión Intersectorial de Política y Gestión de Información en la Administración Pública (COINFO); los desarrollos conceptuales de la Ley de Comercio Electrónico en Colombia, la Agenda de Conectividad, la Estrategia de Gobierno en Línea, y la corta vida del Sistema de Información para la contratación Estatal (SICE).

Finalmente, en lo concerniente a procesamiento de archivística, se analiza experiencias de descripción archivística, tomando importancia trabajos, como el de Gamboa Ruiz, Carlos presentado en Octubre de 2008, trabajo aplicado a archivos universitarios y que operativita la ISAD(G), aportando elementos orientadores para la presente investigación. Igual importancia, el trabajo realizado por James Sánchez, Luis (2002), a partir de la aplicación del paquete CD/ISIS, y tomando un fondo personal, en el cual describe el diseño de cada uno de los formatos de captura de la norma.

Se reseñan, los aspectos fundamentales, que esta ha tenido, en los últimos treinta años, tomando los aportes, orden, caracterizaciones y lenguaje sencillo usado por Bejarano, R. (2009), en su obra de fundamento de contratación pública, nutriéndolo naturalmente de otros aportes.Partiendo del estatuto de contratación consagrado en la Ley 222 de 1.983, se visualiza a este con un sistema plagado de excesiva reglamentación, impuso

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muchos controles, revisiones y autorizaciones.: Algunos contratos requerían la revisión del Consejo de Estado y de los Tribunales Administrativos, algunos incluir la revisión del Ministerio del ramo.

Seguidamente, la reforma Ley 80 de 1.993, que se da posterior a la nueva constitución, le dio un carácter extensivo, universal dentro de la administración pública, es decir, como estatuto, era aplicable a todas las entidades estatales de los diferentes niveles. Tomo para el estatuto e incorporo principios constitucionales como el del interés general prima sobre el particular en los procesos contractuales, y el del el derecho a la igualdad, en los proceso contractuales (todos tienen los mismos derechos de acceder en igual de condiciones a los procesos sin ser objeto de discriminación); e igualmente desarrollo tres principios básicos, sobre los cuales descanso el nuevo estatuto: los de transparencia, economía y responsabilidad.

La aplicación del principio de transparencia impone a su vez, la aplicación de dos principios: El de publicidad y el de selección objetiva. Acá, aparece, por primera vez el insumo información que se demanda y se genera en el proceso de contratación, publica. Y aparece, una alusión indirecta a la importancia, que adquiere este elemento, pues esta a su vez está contenida en documentos. De esta manera, la materialización de la publicidad, reside en el hecho que la entidad contratante está en la obligación de ofrecer a terceros la totalidad de la información sobre el proceso de compra: Desde la inicial, como la que se genere en las diferentes etapas del proceso, a los eventuales interesados en participar, a los ciudadanos, veedores, autoridades que lo requieran, sin afectar la confidencialidad del proceso de evaluación y documentación.

2.1.3. Contratación Pública Electrónica

Sobre la publicidad, se destaca algunas evoluciones: El derecho que, desde la constitución, siempre y cuando no esté sometida a reserva, se establece a conocer los actos administrativos sancionatorios o sentencias imponiendo multas, prohibición consagrada en el (Decreto Ley No. 1150, 2007), de pagar por los pliegos de condiciones,

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fomenta la competencia, oportunidad y la participación en la elaboración y perfeccionamiento de los documentos iniciales, pre pliegos, incorporación de las Cámaras de Comercio, en el registro de Registro Único de Proponentes, RUP, a partir de la información que aporten los proponentes, que determina la idoneidad y el perfil del oferente.

La caracterización de los bienes o servicios, los de común utilización y características técnicas uniformes, En otros aspectos, (Ley No. 80, 1.993), sentó las bases hacia la normalización del proceso contractual, sentó las bases de una gestión pública eficiente: Gestión eficiente del recurso público, moralización de la gestión y economía en el proceso contractual. En lo que hace a la connotación o fallas cometidas por servidores públicos institucionalizo las responsabilidades en el ámbito fiscal, disciplinario y penal, por sus faltas derivados del desconocimiento, impericia que derivara en la inadecuada destinación de recursos públicos por fuera del marco normativo. (Ley No. 80, 1.993), así como Incorporó la autonomía de las partes, tenían libertad de realizar los contratos introduciendo todas las condiciones que creyesen necesarias, siempre y cuando estas no estuviesen contra la Ley, así el contrato es ley para las partes.

En el perfeccionamiento, no se requiere requisitos, tramites o autorizaciones de otras instancias extra institucionales, participan básicamente el contratante y los contratistas; de la misma manera introduce clausulas excepcionales o extraordinarias, púes una de las partes orienta su intención de satisfacer necesidades el bien público. Esta facultad abre la posibilidad incorporar toda la dinámica que el contrato requiere: terminarlo unilateralmente, modificarlo, ampliarlo, cambiar cantidades o demás especificaciones. . (Ley No. 80, 1.993) y con la apertura de esta reforma se comienza a cimentar en los documentos CONPES (3186 de 2002 y 3249 de 2003), y da origen a algunos componentes de la infraestructura sobre la cual se soporta actualmente el proceso de contracción pública, señalando en su diagnóstico algunas apreciaciones como a (Ley No. 80, 1.993),:

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o La carencia de un órgano rector en Colombia que oriente la contratación pública en Colombia.

o Carencia de una uniformidad entre entidades contratantes para las adquisiciones que realizan a través de proceso contractual.

o Carencia de políticas públicas que gobiernen las adquisiciones y hagan seguimiento a su implementación.

Ante la falta de un marco normativo, realizar capacitación de servidores vinculados a los procesos contractuales, que incluyan el conocimiento de las políticas, regulaciones y mejores prácticas a través de estrategias como la diseminación selectiva de información, en cuanto a la entidad estatal responsable de formular la política en materia de contratación pública. (Decreto No. 3620, 2004),

Bejarano, R. (2012). Expone que mediante la creación La Comisión Intersectorial de Contratación Pública (CINCO), los entes públicos, que tienen la función de coordinar y orientar determinados servicios y funciones públicas; Comisión que funciona desde 2004 a 2011, año en el cual es suprimida dando origen a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente Decreto No. 4179, (2011), la cual asume la función de liderar el estudio de la reforma a la contratación pública, teniendo como objetivos el mantener la coherencia y coordinación de las entidades públicas, proponer la adopción de políticas públicas para la gestión precontractual y contractual con el fin de generar visibilidad y transparencia reduciendo costos en la operación y transacción.

La implementación del Sistema Integral de Contratación Publica Electrónica – (SICE) a nivel funcional, esta Comisión, asumiría la iniciativa de liderar la generación del marco normativo en materia de contratación estatal, la normalización el los proceso y procedimientos en la materia orientando a las entidades mediante herramientas e instrumentos (pliegos, estudios previos, análisis, etc.); desarrollar modelos de interventoría contractual; capacitar a los funcionarios públicos y administrar el Sistema

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Integral de Contratación Publica Electrónica (SICE) Se suprime La CINCO, y sus funciones fueron asumidas una vez madurada y desarrollada parte de la normatividad, sobre contratación pública, por parte de Colombia Compra Eficiente.

2.2. MARCO CONCEPTUAL

Al Inicio del siglo XXI la globalización económica fluye gracias a los avances tecnológicos y las decisiones políticas que fueron propiciando la acentuación de la interdependencia de la actividad económica de la tierra y a su vez un acelerador de las consecuencias negativas del capitalismo. De igual forma no se concibe, que entre más comercio y más mercado, sea esto sinónimo de bienestar para las naciones.

Ruesga, (2007) formula el interrogante frente al papel del estado en el mundo contemporáneo que promulga un asentamiento sobre, ¿Cuál de los grandes retos contemporáneos de la humanidad puede ser enfrentado sin un proyecto común, sin un amplio contrato social, es decir prescindiendo del papel del Estado, entendiendo como punto de convergencia democrática de los intereses más amplios y comunes de los ciudadanos? Sobre el cual surge la necesidad de la recuperación intelectual del estado, la cual “consiste en la recuperación del Estado como bien común público, en donde los temas centrales de una nación debe partir desde el empleo, el bienestar, la inclusión social, la universalización de los derechos, el ejercicio de la ciudadanía en regímenes democráticos no solo formales sino en sus contenidos”.

El funcionamiento del mercado puede generar dinámicas de equiparación de rentas al interio r de los países y entre ellos se da el desarrollo, que exige la existencia de un estado eficaz, equivalente a un buen gobierno y es una necesidad vital, no un lujo y como enuncia el Banco mundial, (1997) “Sin un estado eficaz, es imposible alcanzar un desarrollo sostenible, ni en el plano económico ni en el social”. (Ruesga, S. 2007)

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Entre tanto el debate sobre el estado, resulta propicio para presentar y esclarecer, el papel de este y su función política ante la administración de las naciones, lo cual resulta no ser solo económico sino que también debe propender por contribuir a la reflexión política y ética sobre cómo encontrar respuestas satisfactorias, comunes e incluyentes a los múltiples problemas que enfrentan el día de hoy a las sociedades iberoamericanas.

Igualmente, El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD, (2004) propone la necesidad de “ un estado capaz de conducir el rumbo general de la sociedad, procesar los conflictos conforme a reglas democráticas, garantizar eficazmente el funcionamiento del estado legal, preservar la seguridad jurídica, regular los mercados, establecer equilibrios macroeconómicos, fortalecer sistemas de protección social basados en los principios de universalidad y asumir la preeminencia de la democracia como principio de organización social.”

Así entonces, la globalización en el estado moderno provoca que alguno de los fundamentos de la soberanía tributaria del estado entre en crisis, ya que, por un lado se encuentra la “competencia de la organización tributaria para imponer, recaudar de manera coactiva y por otro lado el capital financiero y la mano de obra calificada que se desplaza a otros estado para obtener ingresos”. (Ruesga, S. 2007)

De esta forma, la hacienda pública en la globalización desde el siglo XX surge el proceso de informatización del mundo y el trabajo como principal vehículo para el acceso a la ciudadanía, para lo cual como lo Señala Farrajoli, “la globalización es ahora entendida como todo proceso de integración que puede ser entendida como un vacío de derecho público producto de la ausencia de limites reglas y controles frente a la fuerza tanto de los estados con mayor potencial militar como de los grandes poderes económicos privados.(Citado por Ruesga, S. 2007).

O´Donnel, (2004). fija el punto de partida de la discusión que el estado debería ser la búsqueda de un estado para una nación de ciudadanos (as); es decir interpelador y promotor de ciudadanía, no invocador de una comunidad orgánicamente definida como

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lo es el caso de América latina, en donde es manipulada por diversos actores autoritaritas (Citado por Ruesga, S. 2007).

Por consiguiente, la moneda y las finanzas hacen parte de la internacionalización de la banca, en donde estas fungen un papel preponderante para el desarrollo de la función del estado, por cuanto refieren; que, sin las políticas monetarias adecuadas y sin una efectiva regulación estatal, esto puede conllevar a generar componentes financieros incapaces de contribuir al desarrollo de las naciones, y en cambio sí funda un círculo vicioso de ganancias en favor de los privados y perdidas públicas para los estados, como lo fue el caso argentino en la década de los 90.

En consecuencia germina la cohesión social, en un contexto de liberación financiera, de inestabilidad e incertidumbre, en donde las estrategias estatales para impulsar el desarrollo y crear colchones internos de seguridad frente a los choques externos resultan determinantes del devenir del bienestar de las poblaciones (Citado por Ruesga, 2007). Por lo tanto el repensar y recuperar el estado, es una de las pocas rutas que se sitúan para el siglo XXI con el fin de contrarrestar la inseguridad global que se trascribe de manera fractal: afecta a las regiones, a los países, a las colectividades humanas pero también a los ciudadanos de las sociedades contemporáneas en lo individual, tanto las naciones pobres como de aquellas que se han vuelto receptoras de pobres.

La Concepción histórica de Ruesga. S, (2007) “mercado frente al Estado como instrumento de ordenación de la vida económica, en todas sus múltiples facetas”. Y por otro lado el estado como organización política y social que intermedia en los objetivos compuestos por la identidad socioeconómica en busca de un bienestar colectivo para la sociedad, esto por medio de la política económica e impulso de la globalización económica a través de la apertura comercial de las naciones en una escala mundial a través de la recuperación intelectual e ideológica de un estado y las relaciones afluentes entre el estado y los ciudadanos desde una perspectiva no excluyente.

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Para alcanzar un estado idealizado se establece la necesidad de equiparar entre la equidad en la distribución y administración de los recursos de una nación, en donde el objetivo principal sea la ciudadanía y/o ciudadanos (as) mediante la creación de políticas orientadas a predominar la seguridad global de estos, por medio del fortalecimiento de la estructura económica de los países de forma equilibrada y justa para todas las partes de la sociedad, esto mediante la inclusión social.

2.2.1. Contexto Administrativo

Una relación dinámica en la evolución histórica entre la ciencia política y las Ciencias políticas (Estudio de las políticas públicas), como la ciencia política da un viraje, y logra delimitar su método y campo conceptual y convertir a las políticas públicas en una disciplina auxiliar.

El Planteamiento teórico histórico, la evolución y relación que han tenido la Ciencia Política y Políticas Públicas (El es todo de las políticas públicas. Aporta en primer lugar una propuesta de definición de políticas públicas, como la disciplina, que ayuda a estudiar las políticas públicas, permite su descripción y explicación, mediante el método de preposiciones causales mediante análisis empíricos y sistemático que describe la forma como los gobiernos adoptan e implantan sus políticas; Permiten conocer el proceso de gestación de las políticas públicas y en otro plano, buscan articular el conocimiento muldisdisiplinar.

Un segundo aporte, es el estudio de las políticas públicas, permiten ver un estado complejo, multidisciplinario, que se centra en problemáticas sociales concretas, una disciplina que analiza teóricamente y plantea soluciones.

Un tercer aporte es que llega a concluir que la ciencia política, pasa de ser una ciencia que pasó de estudiar pasivamente la sociedad, a ser una Ciencia que busca contribuir a mejorar las condiciones de vida de la sociedad.

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El cuarto elemento es él estudió de las políticas públicas en América Latina, ha servido para definir agendas gubernamentales a partir de situaciones problemáticas; implica tener o definir unos actores, el sexto componente, hace referencia a un contexto de cambio de unas democracias representativas y participativas, un rol en el que, El estado es menos intervencionista, más pequeño y con tendencia a racionalización del gasto público.

El concepto de políticas públicas, permitirá conocer el porqué de la política pública como referente teórico para Colombia y su relación con el proceso de contratación pública y a su vez, para el caso colombiano, la contratación electrónica que debe concebirse, como estado de desarrollo o un nivel de maduración del Programa de Renovación de la administración Pública, que se plantea en el documento CONPES 3248 (DNP, 2003).

Administración pública

Las organizaciones del estado colombiano, atendiendo el mandato constitucional. Presenta la universalidad de instituciones que soportan las funciones que tiene el Estado para gobernar a la nación. Entre tanto el esquema a partir del cual, se puede tener una visión cualitativa y cuantitativa de todas las organizaciones es la estructura del estado, como para el caso colombiano son: La rama legislativa, La rama ejecutiva (Del ordenador nacional y territorial), La rama judicial, organismos de control y la organización electoral.

Las cuales de distribuyen el funcionamiento de forma armoniosa y sintética de las diversas organizaciones que administran los recurso de los ciudadanos.

En este sentido, se construye esta estructura a partir de la Constitución Nacional de 1991 y sus reformas posteriores, con el fin de determinar, la ilustración del universo y población a la que están dirigidas el funcionamiento de estas entidades, en cuanto existen instituciones de la organización del estado que sobresalen, por tamaño, importancia, por la antigüedad y por el monto del presupuesto que manejan.

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Entre tanto surge, lo nocivo que fueron las diversas formas con las que se presentó el fascismo en Colombia con la copia traída de Europa, una herencia del nazismo y el racismo, ideas que a través de propuestas corporativas, buscaban apelar al modelo feudal de instrucciones medievales. Este papel de las organizaciones políticas, la iglesia, los medios de comunicación, como el periódico y el papel excluyente de entidades como el senado influyeron en el rol político de diversos sectores de la sociedad, por cerrarle el paso a ideas renovadoras que debería tener la sociedad colombiana, orientadas a tener una sociedad sometida a situaciones esclavizan es y excluidas de las grandes decisiones

Logrando obstruir el paso a un modelo democrático paralelo o en confrontación con el modelo europeo, lo cual evidencia las falencias de no contar con una democracia participativa. Y un retraso que presenta la estructura del estado colombiano en haber llegado a una verdadera democracia.

2.2.2. Contexto Económico

La Historia del mundo a partir del consenso de Washington y a través del concepto de nación en el que se evidencia el crecimiento sustancial de la economía, a partir del arbitraje de los Estados y la sustitución de las importaciones entre 1950 y 1980, tuvo un ajuste estructural entre 1990 y el año 2005. Por ende las económicas latinoamericanas y del continente africano se atañen al liberalismo de las mismas, pero que finalmente fueron quedando rezagadas ante el crecimiento trascendental de la economía asiática; ya que en ella optaron por un balance entre la intervención del estado en la construcción y la apertura de la economía, en este sentido se da la presencia de dos opuestos del pensamiento económico en donde cada uno aplico dos formas de incentivar y desarrollar el movimiento económico, pero que finalmente el estado ha hecho parte fundamental de reintegración selectiva de la economía global en el mundo y de la movilidad de esta hacia el futuro.

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En este sentido el desarrollo económico de las naciones engrana aspectos intelectuales y de lógica en cuanto a la sociología del conocimiento en relación a entender las condiciones políticas y económicas del éxito y del fracaso en materia de desarrollo. Por ende “la historia reciente del mundo en desarrollo ha sido poco amable con la afirmación central que estipula que una nación que abre su economía y mantiene el rol de gobierno al mínimo experimentara invariablemente un rápido crecimiento económico”. (Kohli, A.

2009)

De esta forma la desintegración del consenso de Washington se enmarcaba en dos afirmaciones la primera relacionada con “ la experiencia del mundo en desarrollo con un crecimiento guiado por el estado fue un desastre” (Kohli, A. 2009), y la segunda afirmación enmarcada hacia la globalización surgida con posterioridad a partir de la OPEP – Organización de Países Exportadores de petróleo, en especial después de 1981 cuando subieron los precios de este producto, lo que genero un cambio trascendente que concibió la apertura económica que secuencialmente llevan a la academia y a la política a evaluar el rol del Estado después de la segunda guerra mundial en materia de desarrollo.

“Jonson (1982), Robert Wade (1990), Alice Amsden (1989) y Peter Evans (1995) afirmaron que tanto el éxito como el fracaso de los procesos de industrialización en los países en desarrollo pueden comprenderse mejor haciendo referencia del rol económico de los estados más o menos eficientes”. (citado por AtulKohli 2009, p. 10). En este sentido AtulKohli 2009, señala que en medio de estos dos opuestos en relación al manejo de la economía en la administración del estado, puede hallarse una buena combinación entre tanto exista la concepción de un estado organizado así como la influencia de las tasas y patrones de industrialización de formas global en el mundo.

De este modo subyace tres tipo de estados en los que se desenvuelven diferencias sustanciales en cuanto al manejo de las económicas de los países, en donde los neopatrimonialistas como corriente política crean una fachada de estado moderno que tienden a considerar que los recursos públicos son de patrimonio personal. Por otra parte

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se encuentran los estados capitalistas-cohesivos, que se denominan como estados desarrollistas enmarcados bajo el esquema autoritario-centralizado que encauzan su administración en la seguridad nacional, por lo cual se introducen profundamente en la sociedad, pero que utilizan una burocracia competente a través de la movilización ideológica de la promulgación del anticomunismo y nacionalismo que los caracteriza, por lo que tienden a ganar adeptos de forma más ágil y eficiente.

Es entonces cuando los estados capitalistas se dieron a la tarea de perseguir el alto crecimiento en el desarrollo y sostenibilidad del comercio y la industria a través de políticas estructuradas y consistentes que le permitieron incorporar a la economía el comercio privado; por cuanto fueron desechando las restricciones de oferta y demanda, lo que produjo la facilitación y la disponibilidad del capital, el trabajo, la tecnología y la iniciativa empresarial. Través de la estimulación de la recaudación de impuestos e inversión pública mediante el uso de la banca pública, lo que permitió direccionar los créditos hacia firmas privadas y así mismo a través de la inflación para la transferencia de los recursos de agricultura y trabajo urbano desde la industria privada.

En tanto el resultado infirió el componente de mano de obra barata de forma flexible y disciplina, de esta forma se permitieron la adopción de políticas encaminadas a la promoción de exportaciones mediante el impulso de la producción para consumo interno y externo de los países, la comprensión política hacia la maximización de la producción que reflejaron el crecimiento en la rentabilidad de los productores. Por cuanto estaban directamente relacionados e influenciados al favorecimiento de los mercados.

Finalmente se encuentran los estados fragmentados y/o multiclase, que según los describe Kohli, (2009), son aquellos que buscan satisfacer las necesidades de sus electorados, en donde se desarrolla la formulación de una política a partir de la industrialización y el desarrollo económico desde la redistribución económica, el desarrollo agrícola, las prestaciones de seguridad social y el mantenimiento de la soberanía nacional, adicional a ello se comprometen y prometen más de lo que pueden,

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pero finalmente un gran porcentaje de estos estados terminan por caracterizarse en ser actores mediocres en cualquiera de sus dimensiones.

Por consiguiente el desarrollo del texto presenta el desarrollo de la evolución histórica de las economías alrededor del mundo y las diferentes doctrinas políticas ideológicas que han hecho parte de esto proceso, su incidencia en el impulso de la economía en cada país y continente así como la aparición de la globalización y el engranaje de la administración pública estatal a nivel global.

De esta forma la noción de que el crecimiento económico sea sinónimo de desarrollo, por cuanto el primero afecta el segundo, y de igual manera aporta a la reducción de la pobreza para un desarrollo equilibrado desde la distribución ecuánime e igualitaria de los rendimientos y/o utilidades de ese crecimiento. A partir de estos precedentes, Los Estados como organizaciones centrales de la economía global, son y serán imprescindibles para proporcionar el crecimiento y la distribución en el mundo del desarrollo siempre y cuando los líderes en cabeza de las naciones estén comprometidos con maquinarias estatales efectivas y sostengan un margen de maniobra en relación con la conducción de soluciones a los problemas de desarrollo en la economía mundial.

De igual manera el origen de la administración del estado y su incidencia en el marco del crecimiento de las economías en las naciones, así como el desarrollo que ha ocurrido en muchas de ellas, sus diferencias, comparaciones y el progreso evolutivo desde cada ideología y/o concurrencia política e incidencia significativa en ellos.

Para el caso Colombiano, el factor preponderante para su evolución, crecimiento y desarrollo ha sido el concepto de la economía bajo el esquema de comercio de los productos, bienes y servicios que mercantiliza y comercializa, entre tanto cada vez más se ha ido asociando con la administración del Estado, para promover mecanismos de interacción y mayor participación de comerciantes y empresarios. En las decisiones que aportan al desarrollo del país. De esta manera, la corrupción, en la contratación pública

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en Colombia, según cifras citadas por la Contraloría General de la Republica, una cifra cercana a los 14 billones de pesos colombianos, es decir el 1.5 del PIB, producto Interno Bruto.

2.2.3. Contexto Técnico Archivístico

Surge con la evolución conceptual de los documentos como el principio de la información y el conocimiento, puesto que revelan la evidencia de las actividades realizadas en un contexto especifico, que para el siglo XIX servían solo como testimonio jurídico o administrativo de actos y/o hechos presentados, creados y conservados como fuente de poder para evidenciar un suceso; concepción que naturaliza el desarrollo de la archivística como punto de partida ante la necesidad de la creciente producción, organización y descripción de documentos, lo cual admite la normalización e instrumentalización de los sistemas de archivo. (Heredia. A SF), “Por cuanto la normalización supone de racionalización del trabajo” (Heredia, A. 1991. Pp. 75).

Contexto archivístico que se desarrolla en base al modelo americano “record management” y el modelo europeo “prearchivage” coincidiendo en la necesidad del control de documentos desde su creación hasta su disposición final, lo cual requirió de la integración del perfi profesional, la tecnología y las políticas para la gestión de documentos, dando origen al ciclo vital del documento, la articulación de los sistemas de archivos y la gestión documental como representación de la archivística (Heredia. A SF)

Sentido en el que la normalización refería al establecimiento de procedimientos para la gestión de documentos y la gestión administrativa en busca de la eficacia y el control documental, que encausaran la labor y administración de los archivos, al igual que la mecanización de los mismos, aplicando la informatización como instrumento vital para la labor archivística. (Heredia, A. 1991. Pp. 76).

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2.2.3.1. Política Archivística en Colombia

En el contexto Colombiano la función archivística se normaliza y formaliza con la Ley

594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos” que establece la

política archivística en Colombia, y sucesivamente va dando alcance a cada uno de los apartes fundados en la Ley respecto a la aplicación de la función archivística, la gestión documental, el patrimonio documental, políticas, procesos y procedimientos para la adecuada gestión y administración de documentos y archivos, exigibles para todas las entidades públicas y privadas que tengan funciones públicas del Estado Colombiano, en cumplimiento con las siguientes disposiciones:

o Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, responsables de la promoción de centro de los centros de información, salvaguarda del patrimonio documental, y el acceso público a la información y documentación pública. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.1 )

o Categorización de los archivos públicos: Categoriza jerárquicamente la jurisdicción y competencia de los archivos a nivel nacional en Colombia.

o Administración de archivos: Articula la responsabilidad en la administración de los archivos respecto a los depósitos, custodia, organización reprografía y conservación de documentos, así como la propiedad manejo y aprovechamiento de los archivos. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.4 )

o Gestión de documentos: Establece el obligatorio cumplimiento e implementación de programas para la gestión documental y los procesos archivísticos enmarcados en el ciclo vital del documento, desde de su producción hasta su disposición final. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.5 )

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o Acceso y consulta de documentos: Reglamenta el acceso y consulta de documentos públicos y las restricciones necesarias por razones de conservación. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.6 )

o Salida de documentos: Refiere a la salida autorizada de los documentos de los órganos responsables de su custodia, solo en casos excepcionales tales como; Motivos legales, procesos técnicos y/ o exposiciones culturales. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.6 )

o Control y vigilancia: Indica la responsabilidad administrativa respecto a las facultades de ejercer control y vigilancia sobre los archivos públicos y por ende de la integridad de los documentos. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.7 )

o Archivos privados: Declaración de archivos privados que sean de interés cultural o de significación histórica para la nación.

o Donación, adquisición y Expropiación: Postula la posibilidad de los Archivos histórico públicos y del Archivo General de la Nación en donar, “adquirir o expropiar archivos privados de carácter histórico cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o perdida.” (Congreso de la República de Colombia, 2000, Pp.8 )

o Conservación de documentos: Obligatoriedad en la implementación de sistemas integrados de conservación en cada una de las fases del ciclo vital del documento, teniendo en cuenta su soporte, durabilidad y calidad.

Por consiguiente es así como se consuma la política archivística en Colombia en materia de administración de archivos e implementación de la Gestión Documental, la cual compila todos los apartes pertinentes e indispensables para la adecuada función pública de las instituciones a través de la archivística.

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Dado lo anterior, y ante la inminente evolución de las tecnologías de la información y las comunicaciones los países a través de sus administraciones año tras año se enfrentan a nuevos retos tendientes a adaptar, revisar y ajustar la gestión de información y de documentos, buscando el rediseño de las políticas en consonancia con estándares internacionales concatenados con sistemas de calidad, redefiniendo el marco definido para la archivística y renovando las líneas de los procesos de gestión documental que otorguen la eficiencia y eficacia de los procesos tanto para las instituciones públicas como para las organizaciones privadas, sin apartarse de la concepción de la protección, conservación y preservación de la información.

2.2.3.2. Gestión Documental en Colombia

El AGN. (2016) mediante el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 define la política de gestión documental en el Estado Colombiano;

“como el conjunto de directrices establecidas sobre el marco conceptual para la gestión de la información física y electrónica por medio de un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, así como una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información independiente de su soporte y medio de creación; de igual forma como un programa de gestión de información y documentos con la adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información”.

De ahí que, la Gestión Documental precisa su ejercicio desde un marco conceptual que comprende el entendimiento de sus procesos y procedimientos así como el manejo de conceptos básicos para el escenario de la administración de información. (Ver Tabla 1 y 2)

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Tabla 1. Procesos de Gestión Documental

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012

PROCESO

DESCRIPCIÓN

Planeación Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Gestión y Trámite Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Transferencias Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

Disposición de Documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

Preservación a Largo Plazo Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Valoración Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva) Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 (2012)

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Tabla 2. Marco Conceptual

MARCO CONCEPTUAL

Archivo General de la Nación. Política Pública de Archivos. (2016)

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

Conservación Preventiva Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental. También puede entenderse como el proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

Documento Información u objeto registrado que se puede tratar como una unidad. Un documento puede estar en papel, en microformar o en un soporte magnético o electrónico de cualquier otro tipo. El documento de archivo específicamente es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento de Archivo Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento Electrónico Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento Electrónico de Archivo Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y procesos archivísticos.

Documento Digital Información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

Expediente Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Expediente Electrónico de Archivo Conjunto de documentos electrónicos de archivo correspondientes a un proceso administrativo relacionados entre sí cualquiera que sea el tipo de información que contiene. “Electrónico” es sinónimo de “digital”.

Metadatos Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, la gestión y la utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los ámbitos en que se crearon como entre ellos mismos. Registro Acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Ciclo de Vida Es la vida de un registro desde su creación o recepción hasta su disposición final. Por lo general se dividen en tres fases: creación, mantenimiento y uso y disposición final.

Gestión de Documentos Es la planeación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades involucradas en la gestión del ciclo de vida de la información, incluyendo la creación, mantenimiento (uso, almacenamiento, recuperación) y disposición, independientemente de los medios.

Preservación Digital Conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Software utilizado por una organización para gestionar sus documentos.

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Sistema Integrado de Conservación Conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

Fuente: Archivo General de la Nación. (2016)

De este modo prospera la administración electrónica de documentos y la gestión de información electrónica, la cual surge en Colombia a partir del nuevo código contencioso administrativo mediante Ley 1437 de 2014, al incorporar los documentos electrónicos en los trámites y procedimientos de las entidades públicas, lo cual impone la obligación a las áreas responsables de la gestión documental de liderar un sin número de procesos dirigido a adaptar, revisar y ajustar la forma de operatividad e implementar la gestión documental en concordancia con los estándares que impone organizaciones internacionales como la Unesco en la llamada sociedad de la Información y el conocimiento.

Sociedad de la Información y Sociedad del Conocimiento (UNESCO)

Es una línea delgada, la que separa estos dos apreciaciones, en lo que si hay una caracterización general, es que la sociedad de la información, engloba los medios, los componentes la sociedad de la información, los que permiten acceder, masificar, democratizar el acceso a la información, es decir la capacidad tecnológica de una comunidad, expresada en cobertura servicios de internet, servicios de telecomunicaciones, inicialmente, en el documento CONPES 3072, en Colombia, cuando en el año 2000 Agenda de conectividad, describía en termino generales como los medios que le dan capacidad de asimilar el conocimiento.

Así mismo, La Unesco. (2005) como organismo rector de la educación, la ciencia, la cultura y las comunicaciones, expresa la pertinencia desde la sociedad del conocimiento que se debe procesar eficientemente la información, a partir de una (i) Infraestructura

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Computacional Líneas , ii) Infraestructura de Información, Computadores adquiridos (Gobierno, Comercio); Computadores adquiridos Educación; % de Computadores conectados a una red; Inversión en Hardware, Software y sistemas de información; Usuarios de Internet (Hogares); Usuarios de Internet (Comercio); Usuarios de Internet (Educación) y (iii) Infraestructura Social (que se refleja en el nivel educativo de las personas de esa comunidad).

En tal sentido refuerza la creciente necesidad de adoptar mecanismos de información que permitan compartir y acceder a la información, interacción e interlocución entre particulares, Gobierno y ciudadanía buscando de esta forma mejorar los componentes de las herramientas tecnológicas para ofrezcan mayores posibilidades para cooperar entre empresas públicas, privadas y sociedad, de modo que representen a la nueva sociedad del conocimiento a través de nuevos modelos de información, para el caso de la presente investigación, un sistema de información para la contratación pública electrónica.

2.2.3.3. Modelo

Desde”. (Achinstein, 1967). “El término modelo, en consecuencia, tiene una amplia gama de usos en las ciencias y puede referirse a casi cualquier cosa, desde una maqueta hasta un conjunto de ideas abstractas. Por otro lado (Aguilera, 2000) expone que,” El modelo es una representación parcial de la realidad; esto se refiere a que no es posible explicar una totalidad, ni incluir todas las variables que esta pueda tener, por lo que se refiere más bien a la explicación de un fenómeno o proceso específico, visto siempre desde el punto de vista de su autor”

Otra acepción define el concepto modelo (2014). Como un patrón a seguir o muestra para conocer algo, existe también la idea de que un modelo debe ser utilizado para probar una hipótesis o una teoría, o tan sólo para poder explicar un proceso o una abstracción” como lo afirma (Aguilera, 2000). Por su parte (Lakatos, 1983) expone a el

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modelo como la; “Especificación del conjunto de condiciones iniciales que, a través de las leyes que las exigen y las relacionan en términos de proporcionalidad, permite la formulación de predicciones, que de cumplirse apoyarían empíricamente el programa. Un modelo es sustituido por otro, en la medida de desenvolvimiento progresivo del programa de contrastación”. (Gallego Badilo. R. 2004)

Gallego Badilo. R. (2004) dice que “Un modelo es una construcción imaginaria y arbitraria de un conjunto de objetos y fenómenos. El modelo se formula conceptual y metodológicamente con el propósito de estudiar el comportamiento, provocado o no, de esos objetos o fenómenos”. En este sentido, y después de haber realizado búsquedas preliminares sobre el concepto y la interpretación a partir de las definiciones que exponen los diferentes autores, se puede consumar esta significación de modelo como: La representación teórica o grafica que busca mostrar una realidad a través de la(s) hipótesis sobre un fenómeno u objeto de estudio, que permite formular posibles pronósticos que se pueden o no presentar.

2.2.3.4. Modelo estándar

Teniendo en cuenta que un estándar según la International Organization for Standarization (ISO) compuesta por las diferentes organizaciones nacionales de estandarización. “La estandarización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico” (Hilera González, J. 2010), teniendo en cuenta que el modelo estándar es aquel que se establece con el fin de generar normalización de un proceso.

2.2.3.5. Características de un Modelo de Gestión de Información Documental

La Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA). (2014), Muestra que las administraciones públicas producen, reciben y tramitan grandes volúmenes de

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documentos y por ende manejan un alto flujo de información en conformidad con la función de las actividades de la función pública, documentos que tienen gran relevancia al interior de la administración del Estado ya que a través de los procesos las entidades del Estado deben propender por garantizar los derechos y deberes de los interesados, tanto de la administración como para la ciudadanía, que pueden ser objeto de control, verificación y auditoría de las actuaciones desarrolladas por la administración.

De la actuación administrativa se deriva un patrimonio documental fundamental que constituye una parte cardinal de la memoria institucional, en tanto proporciona información de las competencias de la Administración Pública de manera permanente, por lo que se debe prestar una especial atención al tratamiento, custodia y difusión de los documentos públicos electrónicos, en aras de generar acceso a la información y transparencia en los procesos que desarrolla. (RTA. 2014, Pp. 6)

De tal manera, se hace indispensable la normalización de políticas y procedimientos para la adecuada gestión de documentos garantizando la protección documental, que permita la generación de valores probatorios y estos puedan ser preservados y recuperados de un modo eficiente y más eficaz, al utilizarse prácticas y procesos normalizados basados en buenas prácticas y bueno uso de la información que contienen, entiendo un modelo de Gestión de Documentos como un esquema teórico que debe facilitar la comprensión homogénea para la implantación de la gestión documentos electrónicos.

La Red de Transparencia y Acceso a la Información (2014), presenta un esquema para la composición de un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, de acuerdo al análisis realizado a los diferentes sistemas de información de Latinoamérica (Argentina, Brasil, Colombia, Ecuador, Chile, entre otros) sobre los cuales se consolidan unos procedimientos y especificaciones técnicas en común para la administración electrónica de documentos, de tal manera que se utilizaron para crear una estructura de componentes obligatorios que debe contener un modelo de gestión documental electrónica (Ver Ilustración 1)

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Ilustración 1. Estructura del modelo para la gestión documental electrónica

Fuente: Red de Transparencia y Acceso a la Información, 2014

o Políticas de gestión: Son todas aquellas que comprenden desde los planes estratégicos hasta la evaluación de indicadores de gestión, generando la normalización y el análisis de los procesos, la asignación de responsabilidades, roles y competencias y finalmente la conformación de requisitos esenciales para un Sistema de Gestión Documental. (RTA, 2014).

o Gobierno (Abierto) Electrónico y Transparencia: Condensa la expansión en el acceso a los documentos públicos, la reutilización de información, la participación pública, interlocución y participación entre gobierno y ciudadanía, así como la transparencia y generación de datos abiertos. (RTA, 2014).

ESTRUCTURA

MODELO GESTIÓN

DOCUMENTAL

Políticas de Gestión Gobierno Electronico (Transparenci a) Administració n Electrónica Control Intelectual y de Representación Valoración Control de Acceso Control y Conservación Electrónico

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o Administración Electrónica: Comprende la administración electrónica de documentos, la seguridad de la información y la interoperabilidad entre sistemas de información de manera eficaz y en tiempo real. (RTA, 2014).

o Control Intelectual y de Representación: Identificación, clasificación y descripción de los procesos de gestión documental así como de la producción de documentos y los responsables de la administración del Sistema de Gestión Documental.

(RTA, 2014).

o Valoración: Son todos aquellos instrumentos utilizados para la valoración, transferencia y eliminación de documentos. (RTA, 2014).

o Control de Acceso: Son los requisitos de seguridad y acceso de un sistema, así como la gestión de requerimiento de acceso, restricciones y los controles de acceso al sistema.

o Control y Conservación Electrónica: Dando alcance al plan integrado de conservación documental física también se debe contemplar la conservación de documentos electrónicos, la custodia, control y gestión de contingencias.

De manera que se debe destacar algunas de las más importantes definiciones; Para el Consejo Internacional de Archivos la gestión de documentos es el “área de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos” (Diccionario de Terminología Archivística, 1998). Por otro lado La norma ISO 15489-1:2001 (2001. Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades) la cual contempla la gestión de documentos como el “campo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre

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éstas”. Razón por la cual ambas definiciones se orientan hacia la eficacia, economía y eficiencia indudablemente ligadas con la gestión documental.

Un modelo de Gestión de Documentos electrónicos para la adecuada administración de información, aplicable a todo tipo de documentos, en cualquier tipo de soporte o formato, generados o recibidos durante toda la vida del documento, asentando la norma ISO 30300 (Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario); Propuesta de modelo desarrollada por Pulido, Cortes y Tibaduiza (2015) en el cual formulan un modelo para la administración de la gestión documental electrónica que consta de cinco (5) etapas, que comprenden la ejecución de actividades de gestión documental debidamente planificadas con una identificación previa, como se reseña en la siguiente figura. (Ver Ilustración. 1)

Ilustración 2. Modelo para la administración de la gestión documental electrónica

Fuente: Púlido, Cortes, y Tibaduiza (2015)

Modelo para la Administración de la Gestión Documental Electrónica

1. Identificación

2. Inicio

3. Planificación

4. Operación

5. Seguimiento y

Control

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o Identificación: Primera etapa que contempla la identificación y análisis de los aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales, culturales y financieros con el fin de determinar el propósito, justificación, requisitos y recursos para el desarrollo y diseño de la gestión documental electrónica. (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 31)

o Inicio: Identificar y definir la política y normatividad de gestión documental, asignación de responsabilidades e identificación de requisitos funcionales. (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 32)

o Planificación: Etapa mediante la cual se debe planificar y detallar el alcance, las necesidades de los usuarios e interesados, los requerimientos tecnológicos (Hardware y Software), el alcance para cada uno de los procesos de gestión documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación y Valoración). (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 32)

o Operación: Cuarta etapa en la cual los responsables asignados para la implementación y administración del modelo de gestión de documental electrónica deben analizar y proyectar las acciones necesarias para la prevención, corrección y mejora en concordancia con los objetivos y la planeación realizada, así como verificar, direccionar y gestionar el cumplimiento del alcance tecnológico, los requisitos organizaciones y los aspectos técnicos documentales. (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 32)

o Seguimiento y Control: Identificar, rastrear, analizar y dirigir el proceso de implementación y gestión de documentos electrónicos y la gestión de cambios; de igual forma se debe revisar y evaluar periódicamente los avances ejecutados. (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 33)

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o Mejora Continua: Contempla la aplicación de la política de gestión documental en correlación con la revisión de los resultados esperados, junto con la realización de auditorías para identificar posibles hallazgos y garantizar la ejecución de las acciones respectivas, correctivas y preventivas que garanticen el correcto funcionamiento del modelo de gestión de documentos electrónicos. (Pulido. N. y Otros. 2015, pp. 33)

2.3. MARCO LEGAL

Con la llegada de la globalización y expansión de tratados internacionales frente a los nuevos mecanismos del comercio y posteriormente el comercio electrónico emergen nuevas exigencias para el fortalecimiento de la administración de los Países e instituciones del Estado, sobre lo cual surge la regulación e implementación del marco legal en Colombia que germina a partir de la necesidad de direccionar la función y aplicación de técnicas archivísticas con políticas que garanticen el patrimonio documental y su adecuado tratamiento.

Se constituye la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989, por la cual se instaura un organismo rector de la política archivística en el país, como eje transversal para el desarrollo de la función del Estado y los archivos de todas sus instituciones. De esta manera es en 1999 con la expedición de la Ley 527 de este año, cuando se reglamenta y define el uso y acceso a la información a través de mensajes de datos, con el fin de regular y apoyar la administración del Estado.

En tal sentido, con la constante evolución de la producción documental surgen nuevos mecanismos para el tratamiento y administración de información física, digital y electrónica de todos los procesos de la política pública, dentro de los cuales se haya la contratación pública y su correlación directa con la administración de información documental, demandando una adecuada función y transparencia del Estado Colombiano para el tratamiento información y salvaguarda del patrimonio documental en Colombia.

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Por ello se hace imprescindible acotar a todas las Leyes, Acuerdos, Decretos, Directivas y demás normas reguladoras que legalizan y sistematizan la gestión, administración y transparencia de las Instituciones que conforman la función pública respecto al manejo de información en cada uno de los procesos que ejecuta el Estado, los cuales demandan jurídicamente su cumplimiento, ejecución y control que a continuación se compilan. (Ver Tabla 1 y 2)

Tabla 3. Marco Jurídico

NORMATIVIDAD

APLICABLE

EXPEDIDA

POR

TITULO / NOMBRE

CONTENIDO / REFERENCIA

Ley 80 de 1989 Diciembre 22 Congreso de Colombia Por la cual se crea El Archivo General de la Nación.

Instalación de organismo rector de la política archivística como eje transversal para el desarrollo de la función del Estado y los archivos institucionales. Ley 80 de 1993 Octubre 28 Congreso de Colombia Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Ley 527 de 1999

18 de agosto

Congreso de Colombia Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.

Mensajes de datos, correo electrónico y firma digital Ley 594 de 2000 Julio 14 Congreso de Colombia Ley General de Archivos que establece la política archivística en Colombia. Organización y manejo de archivos Ley 1150 de 2007 Julio 16 Congreso de Colombia Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993.

Contratación con Recursos Públicos Ley 1437 de 2011 Enero 18 Congreso de Colombia Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Tiempos de respuesta, derechos de petición. Documento Electrónico Ley 1712 de 2014 Marzo 06 Congreso de la República Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Regula el derecho de acceso a la información pública, procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Ley 1882 de 2018 Enero 15 Congreso de Colombia Por la cual de adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la Contratación Pública en Colombia.

Pronuncia continuidad en forma física sobre los procesos de selección, contratación pública y su publicación en Secop, indicando nuevas condiciones. Acuerdo 038 de

2002 Septiembre

20

Archivo General de la Nación Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos. Responsabilidad de la adecuada administración y cuidado en el manejo y organización documental Acuerdo 042 de

2002 Octubre 31

Archivo General de la Nación Organización de archivos de gestión. Archivos de gestión

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NORMATIVIDAD

APLICABLE

EXPEDIDA

POR

TITULO / NOMBRE

CONTENIDO / REFERENCIA

Acuerdo 047 de

2000 Mayo 05

Archivo General de la Nación Desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".

Acceso a la información.

Acuerdo 04 de

2013 Marzo 15

Archivo General de la Nación Presentación y aprobación de TRD Tabla de retención Documental Acuerdo 05 de

2013 Marzo 05

Archivo General de la Nación Clasificación, ordenación y descripción de archivos.

Procesos archivísticos Acuerdo 01 de

2014 Marzo 15

Archivo General de la Nación Formación, organización del expedientes administrativo. Expedientes administrativos Decreto 2150 de

1995 Diciembre 05

Presidencia de la República Se suprimen procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.

Compendia artículos de la Constitución Política en el cual desarrolla la función administrativa para facilitar la relación entre el Estado y los Ciudadanos erradicar la corrupción administrativa. Decreto Ley 4170 de 2011 Julio 17 Presidencia de la República Mediante la cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Articula la Política en materia de Contratación Pública y crea una entidad rectora en gestión contractual pública. Decreto 019 de

2012 10 de Enero

Presidencia de la República Por el cual se suprimen/reforman regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Reducción y delimitación de Tramites, denominada Ley Anti trámites, Decreto 2364 de

2012 Noviembre

22

Presidencia de la República Mediante la cual se reglamenta en artículo 7 de la Ley 527/1999 sobre la firma electrónica.

Reconocimiento jurídico de la Firma electrónica.

Decreto 2482 de

2012 Diciembre 03

Presidencia de la República Establece lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión en las entidades.

Consagra el mejoramiento de la Administración Pública mediante el fortalecimiento de herramientas de gestión.

Decreto 734 de

2012 Julio 07

Presidencia de la República Estatuto general de contratación de la administración pública y se dictan otras disposiciones.

Plan anual de adquisiciones, según determinó el DNP al reglamentar el sistema de compras y contratación pública Decreto 2578 de

2012 Diciembre 13

Presidencia de la República Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos.

Homogeneización y normalización de los procesos archivísticos y promulga la organización de los archivos institucionales para la a salvaguarda del patrimonio documental.

Decreto 2609 de

2012 Diciembre 14

Presidencia de la República Reglamenta Título 5 de la Ley 594 y artículos 58 y 59 de la Ley 1437/2011, en materia de la Gestión Documental en las entidades.

Formula la política archivística frente al acceso y manejo de mensajes de datos, comercio electrónico, firmas digitales y los principios para la gestión de información.

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NORMATIVIDAD

APLICABLE

EXPEDIDA

POR

TITULO / NOMBRE

CONTENIDO / REFERENCIA

Decreto 1510 de

2013 Julio 17

Presidencia de la República Se reglamenta el sistema de Compras y Contratación Pública.

Establece el sistema de compras y contratación pública para efectos del Decreto Ley 4170/2011.

Directiva Presidencial 04 de

2012

Presidencia de la República Política Cero Papel.

Reducción de la producción documental. Decreto 1080 de

2015 Mayo 26

Ministerio de Cultura Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Cultura.

Compendia todas las instancias del proceso de gestión documental y la administración de archivos. Circular 005 de

2012 Septiembre

11

Archivo General de la Nación Iniciativa Cero Papel enmarcad en el Plan Vive Digital (AGN, MINTIC, DAFP y la Alta Consejería para el Buen Gobierno.

Establece los fines y pautas para la utilización de la digitalización de documentos como medio para la preservación documental.

Fuente: Elaboración propia.

De igual forma se hace imprescindible dar alcance a las normas técnicas internacionales y nacionales respecto a la adecuada conformación de las mismas para la organización, gestión y administración de la información independiente de su soporte, entre tanto se debe adoptar e implementar técnicas de calidad y de seguridad de la información que garanticen el cumplimiento de requisitos para el tratamiento y aplicación en los documentos electrónicos.

Lo cual permite instaurar sistemas de información viables y seguros para la gestión de documentos electrónicos de archivo; normas que se relacionan en la siguiente tabla. (Tabla 4. Normas)

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Tabla 4. Normas.

NORMATIVIDAD

APLICABLE

EXPEDIDA POR

TITULO / NOMBRE

ISADG: Septiembre de

1999

Consejo Internacional de Archivos Norma Internacional General de Descripción Archivística NTC-Norma Técnica Colombiana 4095

ICONTEC

Descripción Archivística.

NTC-Norma Técnica Colombiana 4436

ICONTEC

Papel para documentos de archivo. Guias No. 1 al 6 de

2011

Ministerio de las TIC y Archivo General de la Nación Política de Cero Papel; Administración Electrónica de documentos MoReq. Marzo 2001; Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Comisión Europea Establece las especificaciones exhaustivas de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicas.

Norma ISO 15489-1: 2001 International Organization for Standardization Gestión de Documentos; informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para la implantación.

Norma ISO 15489-1: 2005 International Organization for Standardization Gestión de Documentos; incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y añade más importancia a los metadatos asociados a los documentos.

Norma ISO 9001: 2015 International Organization for Standardization Codificación de Documentos, para gestionar los distintos departamentos de la organización, los proyectos y los servicios Norma ISO 30300: 2011 International Organization for Standardization Cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental.

Norma ISO 30301 International Organization for Standardization Sistemas de Gestión para los Documentos Norma ISO 23081 International Organization for Standardization Metadatos para la Gestión de Documentos SGDEA: Enero 2017 Ministerio de Cultura y Archivo General de la Nación Guia de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Fuente: Elaboración propia.

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CAPITULO 3. DISEÑO METODOLÒGICO

Desde el punto vista metodológico, esta investigación presenta como característica un sistema de estudio basado en la percepción integral, completa y holística del problema de investigación planteado. Para la obtención de conocimientos se ha utilizado la deducción a partir de los principios generales y de las distintas teorías propuestos por las Ciencias de la Documentación.

Se recurre al método inductivo, que conlleve a alcanzar afirmaciones y conclusiones generales a partir de premisas particulares basadas en la observación y análisis de sistemas de gestión de información para la contratación pública electrónica diseñados, planificados e implantados en tres Países (España, Chile y Colombia). Este ha consistido en la descripción y el análisis del proceso de diseño, planificación, implementación, evaluación y mejora del sistema de gestión de la información y el manejo documental electrónico.

3.1. Tipo de Investigación.

De acuerdo a la naturaleza del proyecto investigativo, determinar las características del fenómeno de estudio desde diferentes perspectivas y recopilación de datos, el propósito de la investigación requiere revelar y analizar el uso y funcionamiento del sistema de contratación estatal actual en Colombia y la interacción de los diferentes tipos de usuarios con el mismo , en la captura y recuperación de información, para la construcción de la propuesta de un modelo estándar de gestión de información y documentos para la contratación electrónica en Colombia, basado en estándares archivísticos. De esta manera la investigación cualitativa, de tipo documental y descriptivo. (Bernal, 2006)

El enfoque cualitativo nos permitirá orientar el estudio descriptivo de tres herramientas para la gestión de información electrónica del proceso contractual de tres países diferentes, en tanto la pertinencia para la consecución de resultados y así complementar el desarrollo de una investigación explicativo-predictiva, que permita determinar qué

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factores ejercen sobre una característica que llamamos variable objetivo o realizar predicciones sobre el comportamiento futuro del variable objetivo”.

(“Art_EAN_Metodologias de Investigaciòn.pdf,” n.d., p. 42)

Los planteamientos cuantitativos pueden dirigirse a: 1) explorar fenómenos, eventos, comunidades, hechos y conceptos o variables (su esencia es exploratoria); 2) describirlos (su naturaleza es descriptiva);

3) vincularlos (su esencia es correlacional o correlativa); y 4) considerar

los efectos de unos en otros (su naturaleza es causal). Lester y Lester (2012) consideran que los planteamientos son útiles para: 1) evaluar, 2) comparar, 3) interpretar, 4) establecer precedentes y 5) determinar causalidad y sus implicaciones. Esta tipología es muy adecuada para la investigación aplicada (incluyendo la que tiene como justificación adelantos y productos tecnológicos) y para las investigaciones de las que se derivan acciones. citado en (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Pilar Baptista Lucio, 2014, p. 42)

Por otra parte la investigación cualitativa, para (Hernández Sampieri et al., 2014, p. 358), “se enfoca en comprender los fenómenos explorándolos desde la perspectiva de los participantes en un ambiente natural y en relación con su contexto”, Hernández (2014) el cual busca explorar la forma en que los individuos perciben, experimentan e interpretan el fenómeno de estudio. Por lo tanto el enfoque cualitativo le permite a la investigación hacer una revisión desde el contexto legal, técnico, administrativo y tecnológico, abordado desde la óptica archivística que tiene como objetivo central describir y comprender. La investigación cualitativa proporciona profundidad a los datos, dispersión, riqueza interpretativa, contextualización del ambiente o entorno, detalles y experiencias únicas. Asimismo, aporta un punto de vista “fresco, natural y holístico” de los fenómenos, así como flexibilidad. (Hernández, 2014, p. 16)

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Teniendo en cuenta lo anterior, de acuerdo al desarrollo de los objetivos propuestos, se considera que el enfoque de investigación mixta es pertinente para la consecución de resultados, para (Hernández, 2014, p. 532) La meta de la investigación cualitativa, que implican la recolección y el análisis de datos de información de tipo descriptiva, para su integración y discusión conjunta, realizar inferencias producto de toda la información recabada (meta inferencias)1 y lograr un mayor entendimiento del fenómeno bajo estudio. (Hernández Sampieri et al., 2014, p. 534) en (Hernández-Sampieri y Mendoza, 2008)

3.1.1. Método

En este sentido Chen (2006) se requiere obtener una visualización más completa del fenómeno de estudio ya que mediante la integración sistemática de los métodos se representa la realidad de forma objetiva o subjetiva, de manera que logran una perspectiva más amplia y profunda del fenómeno de estudio, la cual resulta más completa y holística (Newman et al., 2002) en (Hernández Sampieri et al., 2014, p. 537) y ofrece mayor riqueza interpretativa.

Se considera el estudio a partir de la cualificación y descripción del fenómeno social a partir de características concluyentes en cuanto permita identificar el estado actual en el que se desarrollan los sistemas de información para la contratación electrónica, la gestión documental implícita en los mismos, la normatividad aplicable, estándares internacionales a partir de la evaluación MAPS y los tipos de documentos electrónicos que se generan, demandando la composición documental y descriptiva (Hernandez, S. 2014) quien lo expone como:

Algunas veces una investigación puede caracterizarse como exploratoria, descriptiva, correlacional o explicativa pero no solo situarse únicamente en una como tal, aunque el estudio

1 Nota aclaratoria: Meta Inferencias, inferencias producto de toda la información recabada.

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sea esencialmente exploratorio contendrá elementos descriptivos, o bien un estudio correlacional incluirá elementos descriptivos, y lo mismo ocurre en cada una de las clases de estudio.

3.1.2. Técnica

Las técnicas cualitativas empleadas para crear un contexto teórico basado en la literatura y normatividad nacional e internacional alrededor de la gestión de documentos electrónicos en el marco de la contratación electrónica que apoye el desarrollo de la metodología planteada, utilizando el principio del método documental, porque permite realizar un estudio metódico, sistemático y ordenado, con objetivos definidos que viabilizan la exploración a través de fuentes documentales y referencias bibliográficas mediante la utilización de palabras claves.

3.1.3. Instrumento

Se establece el método de recolección de información mediante la elaboración de un cuadro comparativo a través de la aplicación de una matriz de evaluación DOFA que en español, refieren a las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de los sistemas de información seleccionados para la presente investigación, este instrumento;

“Consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, en su conjunto, diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa, es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y que permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. Thompson y Strikland (1998) establecen que el análisis FODA estima el efecto que una estrategia tiene para lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación externa, esto es, las oportunidades y amenazas”. (Ponce T, H. 2007)

Así como la determinación de la accesibilidad, usabilidad y facilidad que tienen los sistemas de información para ser usados por los usuarios. Comprobar, si cuenta con protocolos o estándares de captura de información, que tipo de información es la que se capturan, digita y se visibiliza, que tipo de metadatos están asociados a los documentos

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electrónicos y que metadatos pertenecen a la unidad documental compleja, es decir al expediente electrónico en sí, en los diferentes módulos de captura previstos estos portales.

3.2. Población y Muestra

Se seleccionaron tres sistemas de información para la contratación pública electrónica en Europa y América Latina:

o Plataforma para la Contratación del Sector Público en España o Chile Compra o El Sistema electrónico para la Contratación Pública – SECOP

Los cuales son usados por la administración pública de cada país, tomando como población, y para la aplicación del instrumento, se toma acorde a la estructura general establecida por la metodología – MAPS, en el marco de los estatutos de contratación pública a nivel internacional, para adelantar los procesos de adquisición de bienes y servicios, lo que hace que los documentos del proceso contractual genere trámites y por ende tipos documentales, estandarizadas para los documentos en formato análogo (papel) y a los documentos generados en formato electrónico, en su forma de organización y en la forma de acceso para su consulta y recuperación.

En este orden de ideas el universo del estudio en la presente investigación desde el punto de vista archivístico son las series y subseries documentales de todas las transacciones de tipo contractual como (Licitaciones públicas, Selecciones abreviadas de menor cuantía, subastas y contrataciones directas de menor cuantía, etc.), que deben realizan todas las entidades públicas y deben ser publicadas en sus sistemas de información.

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3.3. Fases de Investigación

Fase I: Recolección de Información - Como primera medida se realizó el diseño y elaboración del instrumento de recolección de información, los cuales posteriormente fueron validados y ajustados para el análisis descriptivo mediante la utilización de una matriz DOFA por cada modelo de contratación electrónica a través de la evaluación metodología MAPS por cada uno de los pilares de esta metodología.

Fase II: Análisis e Interpretación de Información: Al ser recopilada la información se procedió a su respectiva organización y categorización por cada Pilar de la Metodología MAPS para ser analizada e interpretada.

METODOLOGY FOR ASSESSING PROCUREMENT SYSTEMS – MAPS

Herramienta universal que apunta a catalizar y acelerar la implementación de un sistema de compras públicas moderno, eficiente, sostenible y más inclusivo en todo lo pasivo - MAPS es la Metodología para la evaluación de los sistemas de compras públicas.

Tabla 5. Metodología MAPS

Fuente: Metodología para la Evaluación de los Sistemas de Compras Públicas (MAPS). 2016

PILAR I

PILAR II

PILAR III

PILAR IV

Marco legal, regulatorio y de políticas Marco institucional y capacidad de gestión Operaciones de adquisiciones y prácticas de mercado Rendición de cuentas, integridad y transparencia 3 indicadores,

18

subindicadores 5 indicadores,

14

subindicadores

2 indicadores, 6

subindicadores 4 indicadores,

17

subindicadores

MAPS

Guia del Usuario Análisis del Contexto del Pais Glosario Módulos Complementarios

pág. 72

Fase III – Elaboración Modelo: Diseño y elaboración de un Modelo de gestión documental para la contratación pública electrónica, ya sea para ser contemplado como una fase tres (3) del SECOP y/o un nuevo modelo de sistema de información que cumpla con los estándares de tipo archivístico en cuanto a la Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Valoración y Preservación a largo plazo de manera que congreguen transparencia y eficiencia en los procesos de contratación electrónica.

De esta manera se procede a desarrollar los objetivos de la presente investigación lo cual dará cuenta del cumplimiento de la tesis planteada.

CAPITULO 4. DIAGNÓSTICO SISTEMAS DE CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

A continuación se documenta el desarrollo del diagnóstico de los sistemas de contratación electrónica mediante la aplicación del enfoque cualitativo apoyado en datos cualitativos, a través del rastreo documental, el análisis y categorización de datos encontrados, que permitieron la recuperación de información de los sistemas de gestión de documentos para contratación electrónica pública, la gestión documental como unidad administrativa, gestión y preservación de documentos electrónicos, normatividad de contratación electrónica, transparencia, participación y servicio al ciudadano y así determinar los hallazgos más relevantes por cada una de los sistemas evaluados.

El análisis de los resultados, responde al primer objetivo específico planteado en la presente investigación, para lo cual se realiza el diagnóstico mediante la aplicación de una matriz DOFA (Debilidades-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas) mediante la aplicación de los indicadores de la metodología – MAPS para la evaluación de sistemas de información para la contratación electrónica, no sin antes identificar y evidenciar las fases del proceso de contratación electrónica por cada sistema seleccionado, y así determinar cómo se lleva a cabo la gestión documental de los documentos electrónicos desde el ambiente electrónico, por lo cual se hace una ficha técnica de los sistemas evaluados y en su orden serán analizados.

pág. 73

Título Investigación: Propuesta de un modelo estándar de Gestión de Información y Documentos para la Contratación Electrónica en Colombia.

Objetivo general: Formular un modelo de Gestión Documental estándar para el proceso de contratación pública electrónica en Colombia. Objetivo Específico 1: Realizar un diagnóstico sobre el proceso de contratación electrónica y los documentos publicados en los sistemas de información de la Contratación Pública Electrónica.

.

Tabla 6. Ficha Técnica – Sistemas de Contratación Electrónica

Fuente: Elaboración Propia

NOMBRE

MODELO

ALCANCE

FASES DEL SISTEMA

VERSIÓN

SISTEMA

ELECTRÓNIC

O DE

CONTRATACI

ÓN PÚBLICA

SECOP II

COLOMBIA

Desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas orientadas a la organización y articulación en el sistema de compras y contratación pública, para lograr mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos. Es un Instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control. Materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad. (Decreto 3485 de 2011) FASE I - INFORMATIVA: Se desarrolla atendiendo las normas de publicidad del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, su reglamento, las condiciones técnicas establecidas por el Mintic o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional.

FASE II - TRANSACCIONAL (Operativa): Términos y condiciones de uso del SECOP, Las entidades públicas, proponentes, contratistas y ciudadanos para sustentación y notificación por medios electrónicos de sus actuaciones, en la expedición de actos, documentos y contratos derivados de la actividad precontractual y contractual de la Administración Pública. (Decreto 3485 de 2011) FASE III - CONTRATACIÓN ELCTRÓNICA: Aún no se ha implementado.

SECOP I

SECOP II

SISTEMA DE

COMPRAS

PÚBLICAS

DIRECCIÓN

CHILECOMPR

A

CHILE

Es un sistema de compras y contrataciones públicas robusto, electrónico, moderno y eficiente a través del cual se realizan transacciones de la mayor parte de las compras y contrataciones públicas del país. A 2016 han sido incorporados más de 650 organismos públicos entre Ministerios, Intendencias, Municipalidades, Hospitales Públicos, Las Policías, Universidades Estatales entre otros.

PILAR I. Marco Legal Regulatorio y de Políticas PILAR II. Marco Institucional y Capacidad de Gestión PILAR III. Operaciones de Adquisiciones Públicas y Prácticas de Mercadeo PILAR IV. Rendición de Cuentas, Integridad y Transparencia del Sistema de Compras Públicas

COUNTRY

PROCURE

MENTE

ASSESSME

NT

REVIEW

CPAR 2004

Y 2008

pág. 74

Ilustración 3. Fases del Proceso de Contratación Pública

Fuente: Elaboración Propia

Tabla 7. Fases del Proceso de Contratación

FASES

SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

SECOP II COLOMBIA

SISTEMA DE COMPRAS

PÚBLICAS DIRECCIÓN

CHILECOMPRA

PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN

DEL SECTOR PÚBLICO - ESPAÑA

1.

Plan de Compras y/o Plan Anual de Adquisiciones: Instrumento de planeación contractual en donde las Entidades Estatales debe analizar las necesidades de contratación y priorización de los bienes y servicios que se pretenden adquirir de conformidad con el presupuesto anual asignado en la vigencia fiscal, el cual debe ser publicado en página Web y en SECOP. Mecanismos de compra:

Adquisición de bienes o servicios para el sector público mediante tres (3) modalidades de contratación; Licitación Pública, Trato Directo y Convenios Marco.

1. Planificación 2. Preparación de

especificaciones técnicas.

Elaboración del Expediente: Desde la comunicación de la necesidad hasta la aprobación del gasto. 1. Solicitud 2. Aprobación 3. Preparación

2.

Administración de los documentos del proceso: Desde la elaboración, expedición, archivo y demás actividades de gestión documental, según la modalidad de contratación se deben formular la solicitud, estudios de mercado, Análisis del sector, Insumos técnicos, Estudios previos, Oferta y Pliego de condiciones según corresponda para cada caso, con el objetivo de invitar a cotizar para evaluar las diferentes opciones de oferta y/o proveedores. Sistema Electrónico: La herramienta digital para las compras públicas mediante la cual los organismos públicos deberán;

3. Solicitar cotizaciones y ofertas

(Cotizar y Licitar).

Licitación: Desde la publicación de los pliegos que regirán el procedimiento hasta la recepción de ofertas. 4. Anuncio y Publicación 5. Presentación de Ofertas 6. Registro de Documentación

1. FASE

PREVIA

2. FASE

EXTERNA

3. FASE DE

ADJUDICACI

ÓN

4. FASE DE

EJECUCIÓN

Y

CONTROL

PLATAFORMA

DE

CONTRATACI

ÓN DEL

SECTOR

PÚBLICO

ESPAÑA

Es un sistema de uso de medios electrónicos en la contratación pública, que contempla la necesaria simplificación administrativa y la obligatoriedad de la contratación pública para todos los tipos de contratos, partiendo de la normativa y recomendaciones de la Unión Europea, persigue la promoción y generalización de los sistemas de contratación pública electrónica en la administración pública española como medida imprescindible para impulsar la presencia de las Pymes, la mejora de su competitividad y su acceso a nuevo mercados y sectores.

PILAR I. Marco Legal Regulatorio y de Políticas PILAR II. Marco Institucional y Capacidad de Gestión PILAR III. Operaciones de Adquisiciones Públicas y Prácticas de Mercadeo PILAR IV. Rendición de Cuentas, Integridad y Transparencia del Sistema de Compras Públicas

PLATAFOR

MA DE

CONTRATA

CIÓN DEL

SECTOR

PÚBLICO

pág. 75

3.

Publicación, Divulgación, reglas aplicables a las modalidades de selección y Adjudicación: Publicación del cronograma del proceso, pliego de condiciones y apertura para la participación pública, especificando la modalidad del proceso de selección, evaluación y contratación (Actos Administrativos); Licitación Pública, Selección Abreviada, Contratación Directa, Concurso Público y Mínima Cuantía. Evaluación, Adjudicación y Formalización (Creación Expediente).

Contratar y Adjudicar: Solicitar el Despacho y en general desarrollar sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras. Así como la divulgación de la adjudicación de contratos públicos.

Desde la revisión de las ofertas la evaluación de los criterios objetivos y subjetivos, hasta la adjudicación y firma del contrato.

7. Evaluación 8. Adjudicación 9- Firma

del Contrato

4.

Legalización, Ejecución, Pago, Liquidación y Archivo: Para la legalización del contrato se debe efectuar el correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad contratante, para la ejecución se requiere la aprobación de la garantía y de la existencia de la disponibilidad presupuestal correspondiente, validación de aportes parafiscales, seguimiento y control en cumplimiento al contrato para efectuar los pagos, liquidación y finalización del contrato para su archivo.

Las contrataciones públicas Chilenas no cuentan con una infraestructura ética integrada de ejecución y control, aunque evidencia la aplicación de mecanismos de gestión y administración de la ejecución de contratos en curso y mediciones respecto al valor de la compra. Esta trazado como objetivo aunque aún no está implementado, desde la firma del contrato hasta el cierre del expediente tras la ejecución del objeto del contrato incluyendo las tareas económicas como la facturación, el pago y el seguimiento a la labor contratada. 10. Seguimiento 11. Facturación 12. Pago Fuente: Elaboración Propia

Tabla 8. Matriz DOFA Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP - Colombia

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR I – Marco legislativo, regulatorio y de políticas D1. Las políticas Contratación Pública contempla un proceso físico / digital (Hibrido) NO totalmente Electrónico.

O1. Reforzar iniciativas sobre el marco legislativo, regulatorio y de las políticas de Colombia Compra Eficiente - CCP sobre la contratación electrónica.

F1. El marco legal compila, Leyes, Normas, Guías, Manuales y Políticas de Contratación Pública. A1. No estar alineados con estándares internacionales sobre la política de contratación electrónica. D2. Carece de normativa explícita del carácter confidencial de las ofertas y el momento del proceso en que se disponga de esta condición. F2. Determina procedimientos estándar dependiendo de la cuantía u objeto a contratar de acuerdo a la modalidad empleada para evitar el fraccionamiento de contratos según lo establecido en acuerdos comerciales.

A2. Retrasar al país por la ausencia y aplicación de políticas de procesos de contratación electrónicos.

D3. No se realizan estudios de mercado para determinar la necesidad de la contratación directa con otras entidades público privadas. O2. Aplicación de políticas de un sistema de auditoria sobre el desempeño de los procesos de adquisiciones electrónicas D4. Inexistencia de una instancia administrativa para la impugnación de procesos de contratación electrónica.

F3. Tiene a disposición procedimientos específicos para el proceso de compras, documentación de adquisiciones, especificaciones técnicas, reglas de participación, criterios de evaluación y adjudicación, presentación, recepción y apertura de ofertas. A3. Omisión del deber político del país y aumento de actos de corrupción administrativa D5. Falta Articular objetivos de la Política de contratación electrónica que armonice y mida metas e indicadores asegurando el valor por el dinero. O3. Asegurar la transparencia de los procesos de contratación electrónica.

A4. Inseguridad por ausencia jurídica; perdida de casos y de dinero.

PILAR II - Marco institucional y capacidad de gestión D6. No se articula el sistema de información financiera con las adquisiciones de las entidades territoriales trabajo mancomunado entre Ministerio de Hacienda, Dirección Nacional de Planeación - DNP y Colombia Compra Eficiente - CCP. O4. Articular el sistema de información financiera con las adquisiciones de las entidades territoriales trabajo mancomunado entre Ministerio de Hacienda, Dirección Nacional de Planeación y Colombia Compra Eficiente.

F4. El sistema permite el control automático de disponibilidad de recursos así como el procesamiento de facturas y pagos oportunos. A5. Vicios en asignaciones presupuestales y fugas en el control del gasto público.

F5. CCE garantiza resultados óptimos mediante el uso de datos abiertos para el desarrollo de procesos transparentes y valor por el dinero. A6. Expandir las causales y posibilidades de demandas que generan gastos administrativos. D7.Control sobre la producción documental y transacciones electrónicas para los procesos de contratación pública.

O5.Arraigar el proceso de gestión documental como eje transversal para la adecuada gestión de información desde su producción hasta su disposición final.

F6. Proporciona asesoría a entidades contratantes y usuarios a través de aplicativo SINTESIS. A7. Segregar la interacción con los usuarios y generar desconfianza en los procesos del Estado.

F7. Creación e impulso de políticas y herramientas que articulan las compras públicas electrónicas. A8. Sanciones legales, jurídicas y administrativas por la omisión de estándares internacionales.

D8.Carece de un protocolo y/o sistema de auditoria sobre el desempeño de los procesos de adquisiciones electrónicas.

O6. Reforzar las iniciativas de Colombia Compra Eficiente - CCP para establecer un sistema de auditoria sobre el desempeño de los procesos de adquisiciones electrónicas. F8. El sistema administra datos en todo el proceso de adquisiciones.

A8. Perdida de información.

D8. Gestión y trámites ineficientes. O7. Eficiencia y eficacia en los procesos para generar confianza y mayor participación de oferentes.

F9. Permite análisis de tendencias y niveles de participación, eficiencia y economía de las adquisiciones, cumplimiento de requisitos y la creación simultanea de expedientes híbridos. A9. Aumento de actos de corrupción y detrimento del gasto público.

pág. 77

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR III - Operaciones de adquisiciones públicas y prácticas de mercado.

D9. Ausencia de regulación en materia de estudios de mercado para la contratación electrónica Directa O8. Regulación de estudios de mercado para la contratación Directa.

F10. Proyectar a través del Plan Anual de Adquisiciones - PAA, el registro, identificación, programación y divulgación de las necesidades de bienes, obras y servicios que requiere contratar.

A10. Aumenta la probabilidad de abusos de esta modalidad a través de contratos interadministrativos.

D10. Concepto errado sobre la contratación electrónica (Planeación, cronograma y gestión de contratos electrónicos).

O9. Aplicación de la política de procesos totalmente electrónicos en todas las fases de contratación pública.

F8. Uso de estrategias para asignación de puntaje a proveedores que garanticen el manejo de recursos amigables, vinculación de población en condición de discapacidad. A11. Concebir estos puntajes para orientar puntajes y ganadores de procesos. D11. La planeación, cronograma y gestión, son procesos de trámites de documentos híbridos (Físico / Digital) en el Sistema. F11. Mecanismos de participación a través de canales abiertos de comunicación entre Gobierno, Sector Privado y Ciudadanía. A12. Segregación de la participación ciudadana en los procesos de contratación pública.

D12. Delimitación en el acceso del sector privado y al mercado de adquisiciones públicas. O10. Expandir el acceso al mercado de adquisiciones.

F12. Se destaca la amplia participación de MiPyMEs en los procesos de contratación nacional.

A13. Incumplimiento de lo establecido en la política de contratación electrónica. D13. Rendición de cuentas, integridad y transparencia del sistema de adquisiciones públicas electrónicas.

O11. Identificación de riesgos. F13. El sistema permite hacer estudios de concentración del mercado, comportamiento de precios, principales proveedores e identificar la previsión de riesgos asociados. A14. Ausencia de transparencia del sistema de adquisiciones públicas electrónicas en la rendición de cuentas e integridad de los procesos.

PILAR IV - Rendición de cuentas, integridad y transparencia del sistema de adquisiciones públicas D14. Seguimiento, control y evaluación de auditorías al proceso de adquisiciones electrónicas. O12. Recibir y responder impugnaciones electrónicamente sobre decisiones del proceso contractual.

F14. Recepción de opiniones, sugerencias, propuestas y demás alternativas por cualquier interesado a los proyectos normativos que regulan la contratación.

A15. Conflicto de intereses.

O13. Incorporar normativa sobre prohibiciones legales de fraude, prácticas prohibidas y de corrupción.

A16. Conductas y prácticas prohibidas o fallas de ética electrónicas.

D15. Marco anticorrupción y capacitación en integridad electrónica.

F16. Acceso al ciudadano para la recepción de observaciones al proceso de contratación D16. Recuperación oportuna de información en tiempo real.

O14. Permitir el control social que ejerce la ciudadanía.

F18. Plan de mejoramiento del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI) obligatorio cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno de la Contraloría General de la República.

A17. Manipulación de datos y/o información para rendición de cuentas sobre los procesos de contratación pública.

O15. Normativa específica para la protección al denunciante.

Fuente: Elaboración Propia

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II (Versión mejorada y actualizada) Fortalezas que indican es un sistema electrónico robusto en cuanto a su esquema de políticas, normas y procedimientos para su funcionamiento, así como lineamientos, decretos, guías, manuales, etc. Vanamente el SECOP permite el flujo electrónico de información en el cual se evidencia la transaccionalidad en línea y en tiempo real cada una de las etapas de los procesos de contratación pública, solo es posible identificar trazabilidad en las fases I y II en las cuales surge el proceso previo de análisis del sector, estudios previos y publicación de las ofertas de Licitación Pública, Y un segundo momento de entrega de documentos para aplicar a dichos procesos, siendo aún un método hibrido (Físico 7 Digital) y no totalmente electrónico ya que la presentación de las ofertas se hace de manera física en el lugar determinado por la Entidad y posteriormente dichos documentos son analizados y publicados en el sistema, mediante el método de digitalización.

Por consiguiente las fases III y IV de adjudicación, ejecución y control son totalmente digitales y no electrónicas, ya que el análisis y la evaluación de ofertas se hace de manera física pasándolo a medio digital (Digitalizar documentos y cargarlos al sistema), así mismo sucede con el seguimiento y control el cual no deja evidencia electrónica de la ejecución del contrato, seguimiento y control al contratista; tampoco se evidencia la trazabilidad automática de disponibilidad de los recursos asignados y consumados; el

procesamiento de facturas y pagos oportunos, por cuanto el sistema en su plataforma

a grandes rasgos, ayuda y presta un seguimiento formativo a entidades contratantes, funcionarios y a usuarios a través de su aplicativo.

Dado lo anteriormente expuesto y de acuerdo a la metodología de análisis, se plantea la evaluación del sistema en dos (2) sentidos; El primero a través de la matriz DOFA y el segundo (2) la relación y cumplimiento con la metodología MAPS, como método de estudio las cuales nos permitió identificar los siguientes:

Se exponen sus debilidades, por la carencia de políticas explicitas para la implementación de la contratación totalmente electrónica en todos y cada uno de sus

pág. 79

procesos y etapas, así como la falta de articulación entre las políticas con las metas e indicadores de gestión que permitan la visualización transparente de los procesos, así como tampoco con el sistema de información financiera, ni trabaja mancomunadamente con el ministerio de hacienda, Dirección Nacional de planeación, DNP y Colombia compra eficiente- CCP.

Este sistema no audita ni controla la producción documental, transacciones electrónicas para los procesos de contratación pública, la gestión y tramites son ineficientes, se idéntica o se evalúa que por estas falencias antes mencionadas y ausencia de procesos netamente Archivísticos propios de la gestión documental para la aplicación de contratación pública electrónica, lo cual se convierten en grandes amenazas que generan desorden administración y el aumento descomunado de actos de corrupción y detrimento del gasto público, lo que acrecienta grandes probabilidades de abusos por esta modalidad a través de contratos interadministrativos y/o por contratación directa, sin el cumplimiento del proceso y hacer adjudicaciones sin control.

En este sentido, el incumplimiento establecido en la política de contratación pública electrónica, deja abierto el camino para la manipulación de datos sobre la rendición de cuentas en los procesos, y conflicto de intereses. El SECOP tiene varios aspectos a mejorar el primero y más importante es que la contratación pública Electrónica debería ser desde su inicio del contrato hasta el final 100% Electrónica y no hibrida, lo cual daría cumplimiento a los estándares internacionales sobre comercio electrónico y contratación pública electrónica que permita procesos más eficientes y transparencia con la ejecución

del erario público, así como la trazabilidad y exigencia para todos y cada uno de los que

intervienen en estos procesos especificando mayor responsabilidad y cobertura.

En definitiva se demuestra que es perentorio avanzar a una tercera fase del sistema – SECOP III Oportunidades para el procesamiento electrónico de documentos en cada una de las fases de contratación, que consienta la trazabilidad de sus operaciones y la

interoperabilidad con otros sistemas como el financiero, aprobando el seguimiento,

control y evaluación de los procesos de contratación y el valor por el dinero.

. Tabla 9. Matriz DOFA Sistema de Compras Públicas - CHILECOMPRA - Chile

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR I – Marco legislativo, regulatorio y de políticas

D1. La Ley aún sucinta en el proceso de preselección y precalificación así como en normas que regulen los hitos en la ejecución de contratos y ausencia de condiciones contractuales estándar de carácter obligatorio. O1. Incorporar una solución normativa que estandarice el proceso preselección y precalificación.

F1. CHILECOMPRA regulado por Políticas, Leyes, Normas, Guías, Manuales y Tutoriales que soportan el funcionamiento del proceso de compras a través de la plataforma tecnológica. A1. Dejar abierta la posibilidad de incurrir en actos que afecten la transparencia en la preselección y precalificación de los oferentes.

D2. Aunque disponen de cláusulas, condiciones contractuales estándar y documentos tipo (actos administrativos del proceso de compra), O2. Estructurar dentro del sistema una fase para seguimiento y control de la gestión de contratos, F2. Con la Ley de Compras Públicas 19.886 establece a todos los organismos del Estado, la planeación estratégica a través del Plan Anual de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios de acuerdo al marco presupuestario publicado en la plataforma.

A2. No tener soportes legales y técnicos de los procedimientos para la gestión de contratos.

D3. Los organismos del Estado siguen utilizando otros documentos complejizando las bases y alejándose de la estandarización deseada. O3. Simplificar el proceso de compras utilizando solo el formulario electrónico implementado en 2017.

F3. Es un sistema abierto a todo tipo de oferentes sin distinción alguna. A3. Falta de control y seguimiento en al proceso de gestión de compras en tiempo real, sin posibilidad a cambios y/o alteraciones al debido proceso.

O4. Estandarizar de las clausulas y condiciones contractuales para lograr mayor eficiencia y eficacia en la gestión electrónica.

A4. Generar mayor tramitología y demora en la gestión de contratos.

PILAR II - Marco institucional y capacidad de gestión D4. Carece de Integración e interoperabilidad entre el Sistema de Compras y Sistema Financiero, conduce a errores, vacíos e inexactitud en el registro de datos. O5. Desarrollo tecnológico del sistema de compras y financiero para que se comuniquen y compartan información sistemática que simplifique el proceso de compras. F4. Fácil acceso, trazabilidad y monitoreo al proceso de adquisiciones, cuenta con herramientas de inteligencia de negocios y datos abiertos disponibles para su análisis. A5. Inexactitud en la información reportada en el sistema y compras y su correlación directa con la información financiera. D4. El sistema no cuenta con una herramienta que valide los recursos financieros de los posibles oferentes para que puedan ser partícipes del proceso de compras. O6. Incorporar un módulo o fase electrónica de validación de recursos financieros de oferentes; crear impacto en la ciudadanía y amplificar el nucleó de proveedores para el suministro de bienes y servicios F5. Cuenta con una Base de datos transaccional con certificaciones de seguridad y herramientas estadísticas para estudios, análisis y tendencias.

A6. Identificación y análisis de procedencia y capacidad financiera de oferentes. D5. El Sistema no refleja seguimiento al cumplimiento en la ejecución y pago oportuno a proveedores.

O7. Originar un indicador del cumplimiento en la ejecución de contratos y el pago oportuno de los mismos.

F6. Dispone de acreditación de usuarios para su uso.

A7. Malversar recursos, Incurrir en fraudes y/o relaciones directas con dineros ilícitos y/o de dudosa procedencia.

D6. Falta concepto funcional estándar del Sistema de Compras y un ente responsable del mismo.

O8. Formalizar la definición del Sistema de Compras, asignar un organismo externo, responsable de auditar y controlar el sistema F7. Promoción de la competitividad, eficiencia y eficacia del proceso de compras. A8. No reglamentar el único medio de compras públicas posibilita la gestión de contratos por fuera del sistema. D7. Ausencia en el desarrollo de nuevas iniciativas de mejora al Sistema de Compras.

.

F8. Promoción de la competitividad, eficiencia y eficacia del proceso de compras. A9. Estatizar el sistema de compras y obsolecer su razón y funcionamiento.

pág. 81

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR III - Operaciones de adquisiciones públicas y prácticas de mercado.

D7. El sistema no cuenta con un ítem de precalificación que se recopile mediante un formulario de bases de licitación electrónica ni tampoco con difusión y capacitación. O8. Crear un sistema de monitoreo y un procedimiento específico que asegure la precalificación de proveedores en procesos de licitación complejos.

F7. Los procedimientos para la presentación, recepción y apertura de ofertas están digitalizados y publicados en la Web. A10. Dejar las decisiones D8. No se registran a tiempo las fechas de implementación de contratos.

O9. Implementar módulo de gestión de contratos para general trazabilidad en cada etapa los procesos de compras, con sello y estampas de tiempo.

F8. Cuentas con métricas de eficiencia, eficacia y transparencia sobre el desempeño de la selección y adjudicación.

A11. Ineficiencia en el proceso, ausencia de traza de las operaciones del sistema y responsables de las mismas.

D9. El sistema imposibilita la revisión, emisión y publicación de documentos y correcciones debido a la falta de una opción para diferenciar entre uno y otro.

O10. Incorporar un mecanismo de diferenciación u estados de los documentos electrónico que diferencie si el documento ha sufrido cambios sustanciales-. F9. Dispone de asesorías y capacitaciones gratuitas para proveedores pequeños y medianos tanto para oferentes del Estado como para potenciales proveedores. A12. Sustracción, modificación de documentos que orienten o delimiten el proceso de compras con que favorezca a uno u otro.

PILAR IV - Rendición de cuentas, integridad y transparencia del sistema de adquisiciones públicas D10. No se evidencia capacitación específica para auditores, focalizada en la fiscalización de adquisiciones de compras.

O12. Reglamentar un proceso de capacitaciones a través de un cronograma de cumplimiento que se evidencie en el sistema. F10. Los entes reguladores del gasto público evalúan periódicamente la ejecución presupuestaria y los riesgos en base a antecedentes históricos de compras, que les permite auditar focalizando y priorizando para la mejora de los procesos.

A15. Desconocimiento de la Ley, el reglamento y del proceso de compras. D11. Jurídicamente no se prohíbe la intervención y/o participación de ex-funcionarios públicos dentro de un periodo de tiempo razonable en procesos de adquisiciones. O13. Establecer marco jurídico y de fiscalización ante evidentes actos de corrupción así como generar antecedentes que impidan la repetición y participación ante la comprobación de actos que incumplan la ley.

A16. Restringir y/o abstener la denuncia por falta de protección del denunciante. D12. Los canales de denuncias, No prevé la reserva de datos personales del denunciante, por cuanto inhibe la presentación de estas sobre los procesos de compras.

O13. Generar mecanismos seguros de protección al denunciante ante conductas incorrectas de funcionarios públicos. F11.. El Estado posee un marco legal e institucional robusto para prevenir, detectar y penalizar la corrupción.

A16. Restringir y/o abstener la denuncia por falta de protección del denunciante.

F12. Todos los servidores públicos deben crear Códigos de Ética de probidad y transparencia, el 98% ya se encuentran publicados. A17. Promover actos de corrupción ante la falta de penalización de estos hechos.

Fuente: Elaboración Propia

El Sistema de Compras CHILECOMPRA, a través de la ley de compras públicas 19.886 demanda de forma obligatoria a todos los organismos del Estado chileno la realización de un plan anual de compras (PAC) para el interés de bienes y servicios, lo cual le permite a todos aplicar a las ofertas sin ninguna representación de distinción, Fortalezas enmarcadas en la implementación de formaciones e indicaciones de manera gratuita tanto para pequeños oferentes, como para entes del estado.

En 2017 implementaron un formato Electrónico, cuenta con un seguimiento inteligente, parte que la herramienta contiene información la cual está disponible para su análisis e investigación, hace partícipe a sus usuarios de algún tipo de incentivo para que este sea usado, promociona la competencia, la confianza, en el transcurso de compras, busca establecer una marca transcendental en sus ciudadanos para crecer de manera importante en el número de proveedores para el abastecimiento de bienes y servicios.

Aunque El estado creo un cerco administrativo sólido basado en la legalidad, se contrarresta las denuncias de prácticas de corrupción, con los mecanismos del sistema que no permiten al veedor de malas prácticas administrativas de funcionarios públicos, la proteger al denunciante de dichos actos y conductas incorrectas de algunos convirtiéndose en grandes debilidades.

Finalmente, el sistema necesita generar mayor valor y oportunidades de mejora en la interoperabilidad entre el sistema de compras y el sistema financiero, con información semejante de datos que soporten las actuaciones de los procesos de contratación y ejecución de contratos, sin operar como sistemas independientes que no permiten la claridad de las operaciones del sistema, convirtiéndose así en grandes amenazas, para la malversación de los recursos públicos, alteraciones de ineficiencias en el proceso, ausencia de traza en las operaciones y promover actos de corrupción sin una debida penalización .

. Tabla 10. Matriz DOFA Plataforma de Contratación del Sector Público – España

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR I – Marco legislativo, regulatorio y de políticas D1. No evidencian debilidades en este aspecto, ya que cuentan con un robusto y estructurado sistema legal y regulatorio en materia de contratación. O1. Aumento de la capacidad de gestión y mayor acceso de las empresas a través de la automatización del flujo de información brindando oportunidades de licitación concreta. F1. El Sistema se encuentra en el marco de la estrategia Nacional de Contratación que cuenta con la reglamentación Legal y políticas regulatorias para los procesos de adquisición de bienes y servicios, actualizados con la Gobernanza en la contratación pública con la Ley 09/2017, en concordancia con la Unión Europea. (Ver detalle del Marco Regulatorio) A1. La omisión de los Gobiernos en adoptar la contratación electrónica.

O2. El acceso en línea genera mayores oportunidades de acceso, rapidez y menor costo que en procedimientos tradicionales en papel. A3. Continuismo del mismo proceso y procedimientos a través de plataformas poco amigables y No Simplificar y estos sistemas de información para la contratación electrónica. O3. Confianza, transparencia y mayor cobertura.

A3. No estimular y potenciar el uso de la plataforma para la contratación electrónica. O4. Aumentar el mercado global.

O5. Reducción y ahorro de costos administrativos PILAR II - Marco institucional y capacidad de gestión F2. Las Directivas del parlamento Europeo y el Consejo de la EU establecen las directrices a partir del Plan de Compras, Dirección, Supervisión y cumplimiento del sistema estándar CODICE para la prestación de servicios en la Plataforma de Contratación.

O6. Adoptar estándares de la Unión Europea. F2. Las Directivas del parlamento Europeo y el Consejo de la EU establecen las directrices a partir del Plan de Compras, Dirección, Supervisión y cumplimiento del sistema estándar CODICE para la prestación de servicios en la Plataforma de Contratación. A5. Ausencia de control y seguimiento en tiempo real de los proceso de contratación. O7. Desmitificar el proceso de contratación pública electrónica.

A6. Sustracción, modificación y/o supresión de información.

F3. Como instrumento, proporciona componentes y documentos en la plataforma tecnológica, que permite visualizar la trazabilidad y capacidad de gestión a través de las acciones ejecutadas en el Sistema.

O8. Obligatoriedad en el uso de un sistema de contratación electrónica desde El Gobierno y las Entidades del Estado, proveedores y usuarios, para acceder a los procesos licitatorios. F3. Como instrumento, proporciona componentes y documentos en la plataforma tecnológica, que permite visualizar la trazabilidad y capacidad de gestión a través de las acciones ejecutadas en el Sistema. A7. Ausencia de control y seguimiento para la adecuada evaluación de la gestión.

Fuente: Elaboración Propia

pág. 84

PILARES

MAPS

(D) DEBILIDADES

(O) OPORTUNIDADES

(F) FORTALEZAS

(A) AMENAZAS

PILAR III - Operaciones de adquisiciones públicas y prácticas de mercado.

D4. A partir de la Ley 30/2007 y la Ley 09/2017 Supone la centralización de la plataforma electrónica la cual dispone desde la convocatoria y presentación de ofertas electrónicas, presentación de documentos, seguimiento a las ofertas "Licitaciones", consulta agencias, adjudicación y notificación automatizada, hasta la firma electrónica, creación y asignación ID de expediente electrónico.

O9. Aumento de competencias.

F4. A partir de la Ley 30/2007 y la Ley 09/2017 Supone que la plataforma electrónica centralizada dispone desde la convocatoria y presentación de ofertas electrónicas, presentación de documentos, seguimiento a las ofertas "Licitaciones", consulta agencias, adjudicación y notificación automatizada, hasta la firma electrónica, creación y asignación ID de expediente electrónico.

A10. Falta de control en el cumplimiento del debido proceso en las fases de contratación.

10. Generar mayor valor mediante la

centralización del proceso de compras públicas electrónicas, desde la presentación de documentos “electrónicos” hasta la adjudicación y seguimiento y control a la ejecución del contrato.

A11. Adjudicaciones a dedo sin el cumplimiento de requisitos.

A12. Ausencia de transparencia y ampliación de actos indebidos de corrupción. PILAR IV - Rendición de cuentas, integridad y transparencia del sistema de adquisiciones públicas D5. Beltrán, P. (2016). Sin embargo El portal no permite el filtrado ni la reutilización de los datos almacenados y publicados, por ende no cumple a cabalidad la finalidad legal en materia de contratación.

O12. Administración y control de datos e información que permita el análisis y evaluación de los mismos que permitan, la reutilización de información para mejoramiento del sistema y de los proceso de contratación electrónica.

F5. En cumplimiento de las leyes de transparencia y buen gobierno, cuenta con un Portal de Transparencia de la Administración General del Estado.

A15. Conflicto de intereses.

A16. Conductas y prácticas prohibidas o fallas de ética electrónicas.

D6. De igual forma sucede con los listados desplegables ya que requiere del conocimiento explícito de la estructura orgánica del Estado para acceder a la información, lo cual imposibilita al ciudadano el tratamiento e interpretación de datos como lo establece la Ley de Transparencia y Buen Gobierno (LTBG).

F6. Beltrán, P. (2016).dice que este dispone de la información publicada en el portal de contratación de acuerdo a la Ley 19/2013, la cual aparentemente puede ser explotada de forma automatizada y facilita la localización de información, lo cual permite la vigilancia a los procesos de adquisiciones Públicas. A17. Manipulación de datos y/o información para rendición de cuentas sobre los procesos de contratación pública.

Fuente: Elaboración Propia

El Modelo Español del continente Europeo, refleja magnas fortalezas en cuanto al cumplimiento del marco legal y político frente al proceso de bienes y servicios a través de la contratación electrónica, siendo que representa los constantes avances en cuanto al tratamiento de información electrónica debido al liderazgo que ejerce la Unión Europea

– UE, en este campo a nivel estructural y normativo.

No obstante sus debilidades para que hagan uso de los buenos medios electrónicos dándose a conocer las increíbles ventajas en tiempo, dinero, y gestión; obteniendo una respuesta de acceso directo rápido, eficaz, transparente en el tema de contratación pública; A pesar que la UE ha hecho un impulso en el manejo de contratación Electrónica, desde hace algunos años a ciencia cierta es que menos del 5% De la contratación pública se hace por este medio, la inercia y falta de interés de las diferentes partes, gubernamentales, institucionales y políticas no han permitido un crecimiento significativo que llegue a un punto de equilibrio para el aprovechamiento de esta nuevo vehículo para la transparencia y trazabilidad, efectividad del proceso de contratación Electrónica.

En este sentido el uso de compras electrónicas participa en la composición de las diferentes labores corporativas, por lo cual la atención de sistemas de contratación electrónica inteligentes para el siglo XXI demanda obligación que permita actualizar, digitalizar y profesionalizar; brindando mejores coyunturas a los proveedores sobre oportunidades específicas que diligencien oportunamente los Documentos de manera más fácil e inmediata en el tema de licitaciones.

En conclusión España y en General la UE encuadra sus oportunidades en la necesidad de crear políticas de orden Gubernamental que permita tomar acción inmediata en el uso de los medios electrónicos para la contratación pública, disponiendo de incentivos en alguna proporción sobre el costo contratado para aquellos convocantes que lo utilicen, reducir el gasto público y generar mayor transparencia en la trazabilidad y visibilidad de la gestión ejecutada.

ANÁLISIS GENERAL DEL DIAGNÓSTICO

Los tres (3) sistemas analizados le permitieron a la presente investigación identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades en correlación con la evaluación de la metodología MAPS, mediante la cual se valoran el cumplimiento de los indicadores establecidos para la evaluación de estos, con el fin de determinar los puntos a favor por cada uno de ellos y en conjunto entre los tres sistemas de información, de igual forma al concatenar las líneas de funcionamiento de las plataformas, estas no están cumplimiento con los estándares establecidos por la Unión Europea y los preceptos de transparencia y gobernabilidad en los procesos de contratación electrónica.

Sobre el Pilar I, a nivel legal, político y normativo, los sistemas se encuentran muy bien soportados y adelantados en el papel, por cuanto han avanzado en la expedición de políticas públicas que busquen la adecuación y el perfeccionamiento de los procesos de compras públicas a través de la utilización de los medio tecnológicos mediante el uso de sus sistemas de información para la contratación pública electrónica.

Los Pilares II y III; Son la clarificación de los procesos y procedimientos estándar para la contratación pública y su capacidad de gestión, los cuales cumplen a cabalidad pero con una condición que no es meramente electrónica, los procesos de compras aún son llevados a partir de la gestión y trámite de procesos híbridos en donde de publica e invita a ser partícipes a los procesos de forma electrónica, y la consecución de la presentación, análisis, evaluación, elección y adjudicación aún se ejecuta de forma presencial con la presentación física de las ofertas, las cuales de analizan, y publican en el sistema de forma digital, lo cual constituye expedientes híbridos y ausencia en la traza de los procesos de evaluación para su seguimiento y control.

Finalmente el Pilar IV; Expone de gran manera que no hay un adecuado seguimiento a los procesos de contratación, debido a la dificultad para la recuperación de información, análisis y evaluación de la misma, así como la ausencia de rendición de cuentas mediante la trazabilidad e interoperabilidad de los sistemas los cual los constituyen en

pág. 87

grandes amenazas para la eficacia y transparencias de los mismos y por ende de sus operadores.

CAPÍTULO 5. PROPUESTA MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ESTÁNDAR

PARA LA CONTRATACIOÓN ELECTRÓNICA

“La gestión documental y la administración de información en los organismos de la administración pública” (Red de Transparencia y Acceso a la Información – RTA, 2014, p.4) han tenido mayor implicación en el desarrollo y auge coyuntural de las tecnologías de la información y comunicación desde la implementación de Leyes de acceso a la información y transparencia en los diferentes países a nivel latinoamericano, dadas las exigencias normativas, de formalización y estandarización a nivel Mundial; emanadas por los organismos que regulan la masificación del acceso a la información pública y por ende la exigencia de transparencia en los procesos de la administración de la información documental y electrónica en los Estados.

El no poder disponer de la información podría convertirse en un impedimento para la gestión de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos retrasa la recuperación de la información como lo indica La Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), organismo rector para la implementación de sistemas de gestión documental a nivel latinoamericano, el cual estipula condiciones que permitan y faciliten el desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de Leyes de transparencia y acceso a la información pública.

En este sentido la RTA, (2014) desarrolla un modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) cuyo fin es promover la coordinación de políticas sobre gestión documental entre los organismos estatales responsables para mejorar la administración de los archivos que permitirá la homogenizar y normalizar los procesos de gestión documental y archivo que garanticen y contribuyan a la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos.

pág. 88

Entre tanto, la finalidad principal de la propuesta del modelo para la contratación electrónica conlleva a mirar el “Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información” (RTA, 2014, p.4), ya que tiende a convertirse en soporte y apoyo para la gestión de documentos electrónicos de archivo como herramienta única para la interacción y fiscalización de las compras y ejecución del gasto de las distintas entidades púbicas, para garantizar la accesibilidad a procesos, trámites, servicios y documentos, que mediante su utilización se logrará la contribución e implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública de los procesos de contratación pública en Colombia.

Dado lo anteriormente expuesto, se hace fundamental asegurarse que la política de gestión de documentos electrónicos de archivos en Colombia, esté en armonía con las políticas de acceso a la información pública, transparencia, gobierno abierto y datos abiertos. Iniciativas de transparencia y acceso a la información pública que dependen en gran medida de la calidad, fiabilidad y la accesibilidad de los archivos públicos que custodian esa información.

La autenticidad y la integridad de la información pública, así como cumplir con los plazos establecidos de respuesta a la ciudadanía y a la administración. En consecuencia estas normativas implican la aplicación de estándares y procedimientos eficaces, para el tratamiento y gestión de trámites electrónicos en existencia de un reflejo transaccional y documental completo de las actividades ejecutadas por la administración pública.

Motivo por el cual se hace necesario la implementación de un sistema de información que cumpla con estándares internacionales como la Unión Europea y la Red de Transparencia y Acceso a la información, así como de las necesidades de información y transparencia de la Ciudadanía.

pág. 89

5.1. INTRODUCCIÓN AL MODELO

SIGCEL se potenciará bajo un Modelo de Gestión de Documentos electrónicos en el marco de la contratación pública en Colombia, teniendo en cuenta todos los componentes y los documentos que componen la contratación pública, las directrices para el tratamiento documental y la aplicación de los indicadores impartidos por la metodología MAPS (Methodology for Assessing Procurement Systems) - Metodología para la evaluación de los sistemas de compras públicas, técnica que permitió estimar los modelos de sistemas de información para la contratación electrónica en Chile, España y Colombia y así plantear un nuevo Modelo ajustado a las demandas de las nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones – TIC en materia del comercio electrónico.

Justificación

En la modernización de las Administraciones públicas como prioridad en el marco de la Estrategia Europa 2020 que apuesta por un crecimiento inteligente, sostenible e integrador, impone a nivel mundial la implantación de servicios digitales para los ciudadanos y las empresas, teniendo un efecto directo e integrador sobre el entorno económico respecto al ahorro de costos y la consideración perentoria para estimular la productividad y la competitividad.

Objetivo

Formular un modelo de gestión documental para la contratación pública electrónica en Colombia, respondiendo a los estándares internacionales y normatividad aplicable para la gestión y trámite del proceso pre contractual, contractual y post contractual en Colombia, a través de un medio transaccional para el flujo de documentos y expedientes electrónicos de archivo, que mantengan las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo vital, garantizando la transparencia en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios del Estado.

pág. 90

Alcance

Modelo para la estandarización e implementación de un sistema de Información para la contratación pública electrónica en Colombia que permita la ejecución transparente del presupuesto asignado para las compras de las instituciones tanto públicas como privadas que cumplen funciones públicas de acuerdo con la Ley 594 de 2000, y a los sujetos obligados definidos en la Ley 1712 de 2015, a las áreas de gestión documental, calidad, tecnologías de la información y las comunicaciones así como a todas aquellas entidades que desarrollan los procesos para la “planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos Electrónicos de archivo” (Decreto 2609, 2012, p.6), y en general a cualquier organización pública o privada que gestione documentos y expedientes electrónicos de archivo.

5.1.1. Requisitos Funcionales - Modelo de Gestión y Administración Documental

Electrónica

Estos requisitos se desarrollan con la consecución de cinco (5) etapas preliminares para la caracterización y/o identificación de las necesidades hasta el seguimiento y control de la gestión documental electrónica, que soportaran la constitución de SIGCEL.

Ilustración 6. Etapas de la Gestión y Administración Documental Electrónica

Fuente: Fuente: Púlido, Cortes, y Tibaduiza (2015)

MODELO DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

CARACTERIZACIÓN

INICIO

PLANEACIÓN

OPERACIÓN

SEGUIMIENTO-

CONTROL-AUDITORIA

1.

2.

3.

4.

5.

Ilustración 7. Etapas de la Gestión Documental vs los Procesos

Fuente: Fuente: Púlido, Cortes, y Tibaduiza (2015)

MODELO DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

CARACTERIZACIÓN

INICIO

PLANEACIÓN

OPERACIÓN

SEGUIMIENTO-

CONTROL-AUDITORIA

CONTEXTO ORGANIZACIONA PARA LA

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Compromis o Alta Dirección Política y Normativa de G.D.E.A.

Asignación Responsa bilidad Requisitos Transversales Institucionales

DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO

SEGUIMIENTO, CONTROL Y AUDITORIAS

PERIODICAS

Reportes Estadísticos Auditorias hallazgos

ALCANCE Y DEFINICIÓN DE REQUISITOS

IDENTIFICAR RIESGOS

PLAN TE TRABAJO / CRONOGRAMA / ENTREGABLES

Cuanti tativos Cualit ativos Plan de Riesgo s Informes Plan de Mejora Administrativos:

(Responsables y Usuarios) Tecnológicos:

(Hardware y Software) Técnicos:

Planeación Producción, Valoración.

Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición final y Preservación

Ilustración 8. Modelo de Gestión y Administración Documental

Fuente: Fuente: Púlido, Cortes, y Tibaduiza (2015)

CONTEXTO

ORGANIZACIONAL

PARA LA

CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA

CONSTITUCIÓN

DEL

PROYECTO

Compromiso Alta Dirección Política y Normativa de G.D.E.A.

Asignación Responsabilid Requisitos Transversales Institucionales

DIRECCIÓN Y

EJECUCIÓN DEL

PROYECTO

SEGUIMIENTO,

CONTROL Y

AUDITORIAS

PERIODICAS /

HALLAZGOS /

ACCIONES

CORRECTIVAS

A L C A N C E Y R E Q U I S I T O S I D E N T I F I C A C I Ó N R I E S G O S P D T / C R O N O G R A M A / E N T R E G A B L E S Análisis Cuantitativo de Riesgos Análisis Cualitativo de Riesgos Plan de Riesgos Administrativos Hardware Técnicos:

INICIO

PLANEACIÓN

OPERACIÓN

CARACTERIZACIÓN

Usuarios Tecnológicos Software Responsables Preservación a largo plazo Planeación Producción Valoración Gestión y Trámite Organización Transferencias Disposición final C O S T O Recurso Humano Recursos Físicos Acceso - Captura - Gestión Transaccional - Almacenamiento - Disposición y Recuperación de Información - Monitoreo C O M U N I C A C I Ó N S U P E R V I S I Ó N

MEJORA CONTINUA

Auditoría Interna y Externa Informe y Revisión por la Alta Dirección Supervisar y Medir Analizar y Evaluar Contratación del Personal Capacitación y Formación del Personal Compra de Insumos Físicos Recepción y distribución de información de Usuarios Internos y Externos.

Garantiza y asegura la Calidad del proceso y por ende del Proyecto.

MODELO DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

5.1.2. Desarrollo Modelo de Gestión y Administración Documental

El diseño del modelo de gestión documental para la contratación electrónica – SIGCEL, requirió de la provisión de unas características esenciales para su construcción y desarrollo, por cuanto soporta su estructura técnica con base en la guía de implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA – Y la congregación de la propuesta y recomendaciones realizadas en la investigación de Pulido, Cortes y Tibaduiza (2015) Gestión del documento electrónico, proposición que desarrolla un modelo de gestión y administración documental electrónica en la consecución de cinco (5) etapas así:

Caracterización: Consiste en la identificación de todos los “aspectos, políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales, culturales y financieros” (Pulido, Cortes y Tibaduiza, 2015, p.31) desde la contribución de la gestión documental, para así determinar el propósito de la gestión de documentos electrónicos.

Inicio: Comprende la constitución del proyecto a partir de la asignación de responsables desde la alta dirección hasta la identificación de los requisitos organizacionales.

Planeación: Compila el alcance y requisitos funcionales desde lo administrativo, lo técnico y lo tecnológico, los costos asociados, lo transaccional del sistema y la supervisión a través de la medición, análisis y evaluación, plan de trabajo e identificación de riesgos.

Operación: Refiere la dirección y ejecución del proyecto mediante su implementación y generar garantía en la calidad del mismo.

Seguimiento y Control: Desde la gestión de documentos electrónicos se debe identificar, rastrear y analizar el proceso, controlar los cambios y proponer acciones correctivas y preventivas, y finalmente a través de la mejora continua garantizar la implementación.

pág. 94

5.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO PARA LA CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA – SIGCEL

El presente modelo comprende la integración de los requisitos indicados por la metodología MAPS y los procesos de gestión documental, a partir de la correlación con norma internacional general de descripción archivística (ISADG) y el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) aplicados para la gestión de la contratación electrónica en Colombia en cada una de las etapas del proceso de adquisición de bienes y servicios de las Entidades del Estado.

Ilustración 9. Integración MAPS y Procesos de Gestión Documental

Fuente: 1 Elaboración Propia

5.2.1. Integración de Requisitos (MAPS - ISADG – SGDEA)

Compone la integración de estas tres herramientas (MAPS – ISADG – SGDEA), buscando proporcionar un sistema de compras públicas moderno y eficiente que brinde •

GESTIÓN Y TRÁMITE

***ORGANIZACIÓN,

*TRANSFERENCIA,

*DISPOSICIÓN FINAL

• VALORACIÓN

• PRESERVACIÓN

• PLANEACIÓN

• PRODUCCIÓN

• PLANEACIÓN

PILAR I: Marco legislativo, regulatorio y de políticas (OCDE,

2016)

PILAR II: Marco institucional y capacidad de gestión

(OCDE, 2016)

PILAR III:

Operaciones de adquisiciones públicas y prácticas de mercado (OCDE,

2016)

PILAR IV: Rendición de cuentas,integridad y transparencia del sistema de adquisiciones públicas (OCDE,

2016)

pág. 95

sostenibilidad, mayor seguridad y transparencia en los procesos de contratación pública en el Estado Colombiano, a través de una estructura lógica y adecuada para la gestión de documentos electrónicos, recuperación, análisis y conservación de la información.

Ilustración 10. Integración de Requisitos (MAPS - ISADG – SGDEA)

Fuente: Elaboración Propia

Tabla 11. Etapas de la Gestión y Administración Documental Electrónica

HERRAMIENTA

DESCRIPCIÓN

OBJETIVO

APLICACIÓN

MAPS

METODOLOGY FOR

ASSESSING PROCUREMENT

SYSTEMS - MAPS: Herramienta utilizada evaluar los sistemas de compras públicas.

“Catalizar y acelerar la implementación de un sistema de compras públicas moderno, eficiente, sostenible y más inclusivo en todo lo pasivo - MAPS es la Metodología para la evaluación de los sistemas de compras públicas.” (OCDE, 2016, p.2) Impulsar un modelo de sistema para las compras públicas a través de medios electrónicos, dando alcance a los pilares e indicadores de medición utilizados con este instrumento.

ISADG

General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística):

Solución electrónica e instrumento de búsqueda para la recuperación de información y documentos.

Implementar las fases del el tratamiento de archivístico para la identificación, valoración, organización, descripción, difusión y conservación de los documentos electrónicos de archivo. Representación exacta de las unidades de descripción mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que permita identificar, gestionar, localizar, y explicar los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo a su contexto y generación.

MAPS

ISADG

SGDEA

pág. 96

SGDEA

“Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo: Herramienta destinada para gestionar documentos electrónicos y mantener los flujos de trabajo en entornos digitales la eficiencia en la institución”.

(AGN y MINCULTURA, 2017,

p. 75)

Reducir el consumo de papel y mejorar la eficiencia en los procesos de contratación a través de la contratación electrónica.

Integración de un software especializado con estructura lógica orientado al control, almacenamiento y gestión de archivos y expedientes electrónicos.

Fuente: Elaboración Propia

5.2.2. Modelo: Sistema Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica –

SICGEL

La propuesta del Modelo Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica – SICGEL, se compone a partir del modelado sistémico e incorporación de los siguientes elementos:

A. Metodología MAPS, que establece las características fundamentales para los sistemas de contratación electrónica con estándares a nivel mundial.

B. Los requisitos funcionales de la Gestión de información y Documentos denominado Gestión Documental implementando los procesos de Gestión Documental en Colombia (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición final, Valoración y Preservación) así como la incorporación de la norma ISADG que constituye los mecanismos para la descripción archivística como instrumento base para la búsqueda y recuperación de información y documentos.

C. Y finalmente la gestión y administración documental electrónica, que se

adhiere como un vértice transversal que se congrega dentro del modelo a través del SGDEA, herramienta destinada para la gestión de documentos electrónicos de archivo para mantener los flujos de trabajo en entornos digitales con el fin de generar eficiencia y eficacia del proceso.

pág. 97

Ilustración 11. Modelo: Sistema Integrado de Gestión para la Contratación Electrónica – SICGEL

Fuente: Elaboración Propia PILAR I: Marco Político, Legislativo, Normativo y regulatorio

CUMPLIMIENTO INDICADORES MAPS

PLANEACIÓN Y PRODUCCIÓN

DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN TRANSACCIONAL DE LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

SEGUIMIENTO, CONTROL Y AUDITORIAS PERIODICAS / HALLAZGOS / ACCIONES CORRECTIVAS ELECTRÒNICAS

ALCANCE Y REQUISITOS

PLAN DE TRABAJO / CRONOGRAMA / ENTREGABLES

ANÀLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

ANÀLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

PLAN DE RIESGOS

TECNOLÓGICOS

INICIO

PLANEACIÓN

OPERACIÓN

CARACTERIZACIÓN

Acceso - Captura - Gestión Transaccional - Almacenamiento - Disposición y Recuperación de Información - Monitoreo

MEJORA CONTINUA

Garantizar y asegurar la Calidad del proceso y por ende del Proyecto.

MODELO: SISTEMAINTEGRADO DE GESTIÓN PARA LA CONTRATACIÒN ELECTRÓNICA - SIGCEL

PILAR II.

Marco Institucional y Capacidad de Gestión

PILAR III.

Operaciones de Adquisiciones Públicas y Prácticas de Mercado

PILAR IV

Rendición de Cuentas, Integridad y Transparencia del Sistema de Adquisiciones Públicas

VALORACIÓN Y PRESERVACIÓN

PLANEACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE,

ORGANIZACIÓN,

TRANSFERENCIA Y

DISPOSICIÓN FINAL

RESPONSABLES

USUARIOS

INTERNOS:

Gobierno Nacional, Organismo responsable de la Administraci ón y control del Sistema de Contratación Electrónica.

USUARIOS

EXTERNOS:

Gobierno Nacional, Entidades Públicas, Proveedores Ciudadanía.

Gobierno Nacional.

Organism o responsa ble de la Administr ación y control del Sistema de Contrataci ón Electrónic a.

Y Organism os de Control

1. Elaborar polítcas, procedimientos

y lineamientos especifícos para la contratación Electrónica.

2. Reglamentos y herramientas en

apoyo de la implementación del marco legal.

3. Marco legal; objetivos de políticas

secundarios y obligaciones internacionales.

4. El sistema de compras públicas

se se encuentra bien integrado y es parte del sistema de gestión de las finanzas públicas.

5. El país tiene una institución

encargada de la función normativa/regulatoria.

6. Las entidades contratantes y sus

mandatos están claramente definidos.

7. Las adquisiciones públicas se

encuentran insertas en un sistema de información eficiente.

8. El sistema de compras públicas

tiene una gran capacidad para desarrollarse y mejorar.

10. El mercado de adquisiciones

públicas es completamente

9. Las prácticas de adquisiciones

públicas alcanzan los objetivos establecidos.

13. Los mecanismos de apelaciones

de adquisiciones son eficaces y eficientes.

11. La transparencia y el

compromiso de la sociedad civil fomentan la integridad en las

12. El país tiene sistemas efectivos

de control y auditoría.

14. En el país existen medidas éticas

y de lucha contra la corrupción.

ADMINISTRATIVOS

HARDWARE

SOFTWARE

Cumplimiento Requisitos:

ISO 30.300

ISO 14.489

COSTOS

HARDWARE

FÍSICOS

RECURSOS

HUMANOS

SUPERVISIÓN

SUPERVISAR

Y MEDIR:

Auditoría Interna y Externa

ANALIZAR Y

EVALUAR:

Informe y Revisión por

TÉCNICOS

PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EN COLOMBIA

IDENTIFICSCIÒN DE RIESGOS

CREAR DOCUMENTO(S)

ELECTRÓNICOS

REVISIÓN, EVALUACIÓN Y

APROBACIÓN

FIRMA ELECTRÓNICA

CREAR DOCUMENTO(S)

ELECTRÓNICOS

REVISIÓN, EVALUACIÓN Y APROBACIÓN

PUBLICACIÓN SIGCEL

CREAR PLAN ANUAL DE

ADQUISICIONES

ELECTRÓNICAS

ASIGNACIÓN DE

RESPONSABILIDADES Y

LEGALIZACIÓN JURÍDICA DE

ADQUISICIONES ELECTRÓNICAS

PUBLICACIÓN DE ADQUISICIONES

ELECTRÓNICAS

ASESORIA, ASISTENCIA Y

SUPERVISIÓN DEL SISTEMA

GESTIÓN Y TRÁMITE A LA

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

CREAR Y/O INCLUIR EN

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA

SEGUIMIENTO Y CONTROL

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA

ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA ANUAL

ELABORACIÓN, PUBLICACIÓN

INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS

DE LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

ANUAL

INTEGRACIÒN DE HERRAMIENTAS : SGDEA - ISADG ( Herramientas Archivìsticas Estàndar para la contrataciòn electrònica pùblica (Tablas de Retención Documental -TRD, Cuadro de

Clasificación Documental -CCD)

FASES DE CONTRATACIÒN PÙBLICA

El modelo SIGCEL está comprendido en cinco (5) etapas las cuales se integran en cada una de ellas el desarrollo del sistema, el cual tiene dos (2) sentidos de ejecución que desencadenan el hilo conductor del proceso y de la composición de los requisitos necesarios y funcionales que le permitirán generar mayor valor y dar cumplimiento con estándares internacionales para los sistemas de información de contrataciòn electrónica, así como la exigencia normativa en el Estado Colombiano. Dado esto, la primera lectura del modelo es de forma horizontal la cual evidencia la traza del paso a paso que se debe seguir de izquierda a derecha y una segunda lectura de forma lineal que se basa en el desarrollo en detalle de cada etapa de forma vertical, lecturas que se deben cruzar entre sí en concordancia con los pilares Maps, la aplicación de los procesos de gestión documental, la gestión electrónica de documentos, así como de los requisitos técnicos, administrativos, tecnológicos, de costos y de supervisión a lo largo de su implementación, etapas que se desarrolladas de la siguiente forma:

o Primera etapa - Caracterización: Comprende la identificación del proceso de contrataciòn pública electrónica a través de la implementación y cumplimiento de los cuatro (4) pilares de la metodología MAPS.

o Segunda etapa – Inicio: Emerge a partir de dos ejes principales; 1. la asignación de los responsables de la realización y cobertura del modelo y 2. En correspondencia con los pilares la consecución de los catorce (14) indicadores de los pilares MAPS.

o Tercera etapa – Planeación: A. el Alcance y Requisitos: que debe tener el modelo desde lo administrativo (Identificación de usuarios y responsables); desde lo tecnológico (Hardware y Diseño del software e interoperabilidad con otros sistemas); la segmentación de costos (Físicos y de mano de obra); desde la

supervisión del proceso de implementación; y desde lo técnico (Procesos de

gestión documental inmersos en los flujos de trabajo del sistema- SIGCEL); Desde los transaccional (Registro, recuperación de información y monitoreo del sistema). B. Plan de trabajo - cronograma - y – unos entregables que definan las

pág. 100

etapas del proceso en concordancia con el eje horizontal que debe dar

cumplimiento a los Pilares e Indicadores Maps, y C. Identificación de riesgos ; los

cuales están asociados al análisis de los hitos del proceso y en la identificación de los riesgos cuantitativos y cualitativos del sistema .

o Cuarta Etapa - Operación: Se entiende por la operación del proceso la cual tiene dos (2) momentos: A. La dirección ejecución de la fase transaccional evidenciando los flujos de trabajo y de información para el proceso de contrataciòn electrónica y su correlación directa a partir de los pilares Maps de forma horizontal así como de la implementación de las herramientas de tipo archivístico que garantizan estándares para el tratamiento y administración de información electrónica con el fin de garantizar y asegurar la calidad del proceso y un segundo momento, B. Son las fases de contrataciòn pública electrónica , las cuales se deben desarrollar de acuerdo a la consecución de cada una de las etapas. (Ver Caracterización del proceso de contrataciòn).

o Quinta Etapa - Seguimiento, Control y Auditorias Periódicas: Consta de la

realización electrónica al sistema de información y por ende a los procesos de contrataciòn electrónica para evidenciar tanto el correcto funcionamiento del sistema como de la utilización del mismo respetando los flujos del proceso, Etapa que debe evidenciar de forma electrónica los hallazgos encontrados y así mismo las acciones correctivas sobre el mismo, con el fin de suministrar y asegurar la transparencia del sistema como de los procesos de contrataciòn pública, generando eficiencias y reducción de costos administrativos, legales y jurídicos.

Finalmente el modelo integra un proceso de mejora continua, el cual debe propender por la actualización del sistemas y de sus procesos de acuerdo a las nuevas políticas y/o estándares internacionales que busquen mejorar y/u optimizar los procesos.

5.2.3. Caracterización del Proceso de Contratación Pública Electrónica

CARACTERIZACION PROCESO DE CONTRATACION ELECTRÓNICA

OBJETIVO

Gestionar los procesos de Contratación Electrónica bajo las modalidades de selección que establece la ley, acorde con el plan anual de adquisiciones aprobado para cada vigencia en cumplimiento con los objetivos estratégicos del Gobierno Nacional.

ALCANCE

Comprende la ejecución de la asignación presupuestal en concordancia del plan anual de adquisiciones para la compra de bienes y servicios de las entidades del estado a través del sistema de Contratación Electrónica.

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

1. Disponer de la cobertura oportunidad, calidad y mejora de la productividad y competitividad de los procesos de Contratación Electrónica.

2. Articular los procesos de Contratación Electrónica con el Sistema Integrado de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos

3. Compilar Todos los procesos de Adquisiciones en el Sistema de Contratación Electrónica.

RESPONSABLE:

Organismo Responsable para la Administración Seguimiento y Control del Sistema de Contratación Electrónica - SIGCEL No. PROVEEDOR

INSUMOS

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

PRODUCTOS

CLIENTES O

USUARIOS

REQUISITOS NORMATIVOS

ISO 30.300

ISO 14.489

PLANEAR

1

INTERNO:

Gestión Financiera y presupuestal

EXTERNO:

Organismos facultados Presupuesto aprobado Definición del Plan Anual de Adquisiciones: Estructurar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con el Plan Estratégico, las directrices, necesidades de la Entidad y según presupuesto aprobado.

Área Administrativa y Financiera / Area de Planeación, Control y Seguimiento.

Plan Anual de Adquisiciones

INTERNOS:

Todos los procesos

EXTERNOS:

Ciudadanía Recursos Planes, programas y proyectos

2

Normatividad aplicable

HACER

3

Etapa preparatoria Estudios previos para determinar la necesidad y las especificaciones técnicas del bien o servicio. Elaborar estudio de sector. Generar el requerimiento Responsable de requerimiento según Plan Anual de Adquisiciones Requerimiento de contratación

ETAPA PRECONTARACTUAL

4

EXTERNO:

Organismos facultados Normatividad aplicable Verificar el cumplimiento de requisitos; dar inicio a la contratación, adelantar actividades de verificación de cumplimiento de requisitos técnicos y documentales, de acuerdo con la modalidad de contratación electrónica. Solicitud y generación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Elaboración de documentos requeridos para iniciar proceso contractual de acuerdo a la modalidad (Ej. Resolución de justificación de contratación directa, certificación de no existir personal en la planta para prestaciones de servicios, entre otros) Área de Contratación/ área de presupuesto Proyecto de pliegos de condiciones (cuando haya lugar)

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

5

Estudios previos

6

EXTERNO:

Proveedores y/o prestadores de servicios Observaciones (cuando haya lugar) Análisis y respuesta a observaciones Recibir observaciones de proponentes, analizar y evaluar documentos de respuestas y generar pliegos definitivos.

Área de Contratación y Responsable de requerimiento Documento de respuesta a observaciones, Pliegos definitivos y acto de apertura (cuando haya lugar)

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios

7

Definición del Equipo Evaluador: Elaborar formato para la conformación del Equipo Evaluador. Designar el o los funcionarios que realizarán la verificación de requisitos habilitantes, técnicos, jurídicos y financieros y/o la evaluación económica (De acuerdo al proceso de selección) Área de Contratación/ Ordenador del Gasto Formato de designación de Comité Evaluador

8

EXTERNO:

Proveedores y/o prestadores de servicios Propuestas (cuando haya lugar) Evaluar propuestas Recibir y evaluar propuestas presentadas por los posibles proveedores o prestadores de servicios. El Comité de Contratación revisa y analiza las evaluaciones para dar su recomendación Equipo Evaluador y Comité de Contratación Informe de evaluación.

Acta de Comité

Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

9

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios

Seleccionar el contratista Recibir la recomendación del Comité de Contratación y seleccionar el contratista. Ordenador del gasto Constancia de idoneidad (Para prestación de servicios). Resolución de adjudicación (Cuando haya lugar)

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios

10

Resolución de adjudicación (Cuando haya lugar)

ETAPA CONTRACTUAL

11

INTERNOS:

Todos los procesos

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios

Elaboración de contratos Perfeccionamiento, legalización ejecución del contrato. Solicitud y generación del Registro Presupuestal. Aprobación de garantías si hay lugar. Constitución de fiducias si hay lugar. Designación del supervisor Área de Contratación/ Ordenador del Gasto/ área de presupuesto Contrato (Cuando haya lugar). Órdenes de compra del SIGCEL (cuando haya lugar) Comunicación de aceptación de la oferta (Mínima cuantía) Memorando de Supervisión.

INTERNOS:

Todos los procesos

EXTERNOS:

Proveedores y/o prestadores de servicios

VERIFICAR

12

INTERNOS:

Todos los procesos

Iniciar ejecución y supervisar contratos Verificación de cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista y por parte del COPNIA en todo el proceso de ejecución del contrato.

Supervisores e interventores de contratos Bienes y/o servicios.

Informes mensuales de supervisión

INTERNOS:

Todos los procesos Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

ETAPA POSCONTRACTUAL

13

INTERNOS:

Todos los procesos Informe de cumplimiento de las obligaciones contractuales Etapa pos contractual Liquidación del contrato Validación y liberación de saldos Notificación de la liquidación unilateral.

Supervisor / área de presupuesto/ Área de Contratación Actas de liquidación y/o terminación y/o informes finales

FIN DE ESTAPAS CONTRACTUALES

14

INTERNOS:

Direccionamiento Estratégico Herramientas de control y seguimiento Seguimiento al proceso Medición de indicadores Resultados de auditorías al proceso Área de Contratación Seguimiento planes de acción

INTERNOS:

Direccionamie nto Estratégico Entradas de la revisión por la dirección

Desempeño del proceso Seguimiento mapa de riesgos Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión

ACTUAR

15

Evaluación de la Gestión Informes de auditoría Identificar e implementar mejoras al proceso Generar mejoras a partir del análisis de los resultados arrojados por las herramientas de control definidas para el proceso y del ejercicio auditor, entre otros. Área de Contratación Plan de mejoramiento

INTERNOS:

Evaluación de la Gestión Mejora Componente planes de mejoramiento

Fuente: Elaboración Propia

5.2.4. Componentes esenciales de Modelo - SIGCEL

Constituyen de forma esencial las características que componen el modelo SIGCEL, el cual precisa el valor de la fuerza probatoria de los mensajes de datos y/o el documento electrónico definidos en el Artículo No.11 de la Ley 527 de 1999.

Ilustración 12. Componentes Esenciales del Modelo - SIGCEL

Fuente: Elaboración propia

Tabla 12. Descripción Componentes Esenciales - SIGCEL

CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

Documento Electrónico Información producida, remitida, almacenada y comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o de similar condición.2 nota Mensaje de Datos Entendido a partir del artículo 2 de la Ley 527 de 1999, como toda información, generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares a través mecanismos de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) como internet, el correo electrónico (Email) , telegrama, o telefax.

Analogía Documento Electrónico de Archivo y Mensaje de datos Es la correlación entre un documento electrónico y el mensaje de datos, con características similares “información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”(AGN, 2017, p.8) no obstante, no todos los documentos electrónicos son mensajes

2 Nota. 1 El Código General del Proceso – Congreso de la República, (Ley 1564 de 2012), “establece que son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”

Documento Electrónico Mensaje de Datos Analogía documento electrónico de Archivo y Mensaje de Datos Intercambio Electrónico de Datos

(EDI)

Interopera bilidad

pág. 105

datos y no todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo.

Intercambio Electrónico de Datos

(EDI)

Transmisión electrónica de datos de forma estructurada de un computador a otro, en concordancia con las normas técnicas estipuladas al efecto como lo establece el Artículo No. 2 de la Ley 527 de 1999. Entre tanto, las actuaciones administrativas y/o judiciales, no dificultará la eficacia, validez o ímpetu obligatorio, de valor probatorio a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos. Interoperabilidad Intercambio electrónico de datos a través de la interconexión entre sistemas de información de forma eficiente que brinde a los usuarios información oportuna, agilización de trámites y servicios, de manera que;

El Ministerio de Cultura (Decreto 2609 de 2012) afirma que "Las entidades públicas garanticen la capacidad para transferir y utilizar información uniforme y eficiente entre diferentes organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) interactuar e intercambiar datos con un método” especifico e inequívoco que permita conseguir los resultados esperados.

Gobierno en línea define la interoperabilidad como: El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades.

Fuente: Elaboración propia

5.2.5. Características del documento electrónico en SIGCEL

Las características del documento electrónico enmarcadas en el Artículo 2.8.2.7.2. Del decreto 1080 de 2015, se encuentran en el modelo SIGCEL contempladas para los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo, presentes para la adecuada gestión de metadatos; con niveles de acceso, perfiles de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia, preservación y disposición final de los documentos electrónicos de archivo, reflejando la relación y/o vinculación del documento con el expediente mediante el engranaje de metadatos.

pág. 106

De esta manera se establecen los requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo definidos en el Artículo 2.8.2.7.3. Del decreto 1080 de 2015 y la Ley 527 de 1999 (Autenticidad, Fiabilidad, Integridad, Disponibilidad) el cual instaura mecanismos técnicos y tecnológicos para la gestión, control y salvaguarda de la producción documental electrónica en concordancia con los estándares de la NTC ISO

30300 y NTC 15489 – 1. (Ver Tabla No. 14, 15, 16 y 17)

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

Tabla 13. Requisitos de Autenticidad de los Documentos Electrónicos

CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

REQUISITOS

MECANISMOS

TECNOLÓGICOS

MECANISMOS TÉCNICOS

AUTENTICIDAD

AGN (2017)

“Que puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se ha afirmado” Acreditación del documento; es lo que pretende ser, sin alteraciones o corrupciones con el paso del tiempo.

Componente de confianza del documento respecto a su contexto (actividad), estructura (software y hardware) y de A). Procedimientos documentados de seguridad y control durante todas las etapas del ciclo de vida del documento para evitar: La pérdida o corrupción de los documentos de archivo, cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

A) Controlar la producción, recepción, transmisión, sostenimiento y disposición de los documentos electrónicos de archivo, y certificar.

La identificación y autorización de los productores para la protección de los documentos frente a cualquier adición, modificación, A). Estampas de tiempo. Registro secuencial que evidencia la fecha, hora y responsable que ejecuta una acción sobre el documento electrónico en un espacio de tiempo determinado.

B). Firma electrónica. Códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, para identificar a un usuario, en relación con un mensaje de datos; confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma. (Es necesario probarla). C). Firma digital. Valor numérico asociado a un mensaje de datos, permite determinar que dicho valor ha sido generado a partir de clave originaria, sin modificación posterior, Es un certificado seguro que permite probar la autenticidad del origen e integridad de los datos recibidos, es fundamentalmente probatoria, Trámite y/o asunto al que corresponde Autor (es) y nombres de quienes ejecutaron acciones en el documento.

Fecha y hora:

Fecha de creación y fecha de transmisión Nivel de Acceso Trazabilidad de las acciones del proceso que dio origen al documento

pág. 107

contenido (mensaje).

utilización, supresión y ocultaciones no autorizadas.

incorpora la autenticidad, integridad y no repudio, en la firma.

B).

Gestión de metadatos a través de niveles y perfiles de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia, preservación y disposición de los documentos electrónicos de archivo, reflejando la vinculación del documento y el expediente.

B). El Sistema debe garantizar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida en el transcurso del tiempo.

D). Certificado digital. Acredita la validez de un documento perteneciente a un autor (autenticación), verificar que no ha sido manipulado ni modificado (integridad),impide que el autor niegue su autoría (no repudio) mediante validación de la clave pública del autor, quedando vinculado al documento de la firma E). Código seguro de verificación (CSV). Copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente, pueden ser copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

F). Marcas de agua digitales. Datos incrustados en documentos electrónicos tales como fotografías, películas, audios, y otros contenidos digitales, constituyen un medio seguro para certificar el origen, propiedad y autenticidad de los activos digitales.

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

Tabla 14. Requisitos de Fiabilidad de los Documentos Electrónicos

CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

REQUISITOS

MECANISMOS

TECNOLÓGICOS

MECANISMOS

TÉCNICOS

FIABILIDAD

Que se encuentra completo y sin alteraciones.

Representación fidedigna y precisa actividades como testimonio de hechos, el cual sostiene el acto o hecho del que es relativo, determinando la competencia del autor examinando la completitud y forma del documento como el nivel de control ejercido durante su proceso de producción.

Generación de documentos electrónicos de Archivo que: A). Den testimonio de la operación y/o actividad, declarando el acto o hecho del que es concerniente. Los documentos electrónicos de archivo deben permitir la validación indirecta de su legitimidad, y proporcionar la evidencia de lo que pretende ser.

Disponer de un conjunto de reglas para elaborar un documento electrónico de archivo, estandarizar el procedimiento con mayor rigor para brindar mayor fiabilidad de lo que el documento presume ser.

B). Sean testimonio del lugar y establezca la competencia del autor.

C). Garanticen la certeza del documento de archivo, incluyendo información de control y de su producción. D). Mantengan la identidad inequívoca con atributos de contexto y procedencia que le son propios, como evidencia electrónica de las transacciones, actividades o hechos a lo largo del tiempo.

E). Contengan métodos seguros y verificables. F). Disponibilidad del conocimiento directo de hechos o de los instrumentos manejados de forma automática para realizar operaciones.

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

Tabla 15. Requisitos de Integridad de los Documentos Electrónicos

CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

REQUISITOS

MECANISMOS

TECNOLÓGICOS

MECANISMOS

TÉCNICOS

INTEGRIDAD

Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones.

Entendida como la cualidad de un documento para estar completo y sin alteraciones, con la cual se asegura que el contenido y atributos están protegidos a lo largo del tiempo.

Es uno de los componentes que conforman la confianza del documento.

Establecer políticas y procedimientos para la producción y gestión de los documentos electrónicos de archivo para determinar la presunción de identidad y así:

A). Permanecer completos y protegidos de alteraciones, modificaciones u acciones no autorizadas.

Bases de datos de las transacciones, documentos electrónicos y registros de información.

Políticas y procedimientos para la administración de bases de datos, documentos electrónicos y registros de información.

B). Resguardar los metadatos que den cuenta de la procedencia jurídica, administrativa, procedimental y tecnológica (auditoría) manteniendo la relación entre el documento electrónico de archivo y los metadatos.

Integridad en las bases de datos definidas desde la etapa de diseño de una base de datos aplicando reglas y procedimientos estándar para ello a través del uso de rutinas de validación y verificación de errores, incluyendo la integridad de las entidades, de los dominios y la integridad referencial.

Evidencia las actuaciones mediante la documentación del procedimiento de los cambios realizados, en conformidad a reglas establecidas, limitadas y controladas.

C). Determinar medidas de control como parte del sistema en el que se gestionan o producen los documentos o ser externas al mismo donde se demuestre la actualización, el mantenimiento periódico o cualquier fallo de funcionamiento que no afecte la integridad de los documentos.

Realizar auditorías internas y por agentes externos para revisión del sistema y de las transacciones de ejecutadas en el mismo de carácter confidencial.

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

REQUISITOS

MECANISMOS

TECNOLÓGICOS

MECANISMOS

TÉCNICOS

INTEGRIDAD

Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones.

Entendida como la cualidad de un documento para estar completo y sin alteraciones, con la cual se asegura que el contenido y atributos están protegidos a lo largo del tiempo. Es uno de los componentes que conforman la confianza del documento.

D). Conservar los niveles de acceso y restricción en caso que el contenido de los documentos sea clasificado o reservado, según la Ley 1712 de 2014 y así mismo asegurar la integridad personal, responsabilidad y confianza del personal que maneja información sensible de la organización.

Segregar funciones para asignar y monitorear permisos de acceso a los datos y documentos electrónicos, en donde cada a función tenga los privilegios que necesita y no abuse de los mismos.

Controlar los privilegios y derechos de acceso para prevenir cambios no autorizados de la información.

E). Integrar el procedimiento conocido como “sellamiento” del mensaje, el cual condensa de forma algorítmica y acompaña al mensaje durante la transmisión, siendo recalculado al final de ella en función de las características del mensaje realmente recibido; el sello recalculado no coincidirá con el original, lo cual permitirá detectar si existió un problema en la transmisión y/o acción ejecutada en el sistema. Cuando se requiera de cambios por obsolescencia tecnológica y/o preservación a largo plazo, debe realizarse por personal autorizado dejando la trazabilidad en el documento a través de los metadatos. Autenticar la integridad del origen (Fuente de los datos). Ya que puede afectar a su exactitud, credibilidad y confianza de las perfiles o roles que administran y manejan información a través de las acciones ejecutadas en el sistema.

F). La inalterabilidad como requisito fundamental, que demanda que el documento generado por primera vez en su forma definitiva no pueda ser modificado, condición aplicable mediante sistemas de protección de la información, tales como la criptografía y las firmas digitales Contener medidas de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos y debe permitir dejar trazabilidad sobre las acciones ejecutadas por cada usuario que accede y opera en el Sistema.

Parches de seguridad sobre el sistema base para evitar mantener vulnerabilidades que puedan ser aprovechadas para afectar la integridad de los documentos electrónicos de archivo.

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

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Tabla 16. Requisitos de Usabilidad de los Documentos Electrónicos

CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN

REQUISITOS

MECANISMOS

TECNOLÓGICOS

MECANISMOS TÉCNICOS

USABILIDAD /

DISPONIBILIDAD

Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar Entendida en un documento electrónico, como la capacidad actual y futura del documento y sus metadatos asociados que permitan su consulta, localización y recuperación para ser presentados, interpretados y legibles, representados en las condiciones de uso.

Los documentos deben brindar la información necesaria que identifique el contexto de las actividades administrativas que lo conforman y su relación archivística a través de: Garantizar la disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo a los perfiles de acceso mediante:

Establecer políticas y procedimientos para garantizar la disponibilidad de los documentos y las condiciones de uso. A). La correlación de los documentos electrónicos de archivo y el expediente electrónico en conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) estándar para la Contratación Pública en Colombia.

A). Plan de respuesta a incidentes y a problemas sobre los documentos electrónicos.

Establecer políticas y procedimientos para garantizar la respuesta oportuna y eficiente en situaciones de problema u ocurrencia de incidentes sobre los documentos electrónicos. B). La disponibilidad de la información para consulta presente y futuro independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original. B).Gestionar la capacidad, la operación y el soporte de los servicios tecnológicos, con criterios de calidad, seguridad, disponibilidad, continuidad, adaptabilidad, estandarización y eficiencia. Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). Asegurando la óptima prestación de los servicios de TI identificando capacidades actuales y futuras requeridas en los Servicios Tecnológicos que cumplan con los niveles de servicio acordados con los usuarios. C). Mantener el vínculo permanente entre el documento y sus metadatos.

C). Configuración de routers y firewalls para filtrar IPs inválidas y filtrado de protocolos innecesarios y contar con IDS/IPS (intrusiondetection/preventionsystem) para la prevención de ataques de denegación del servicio.

Decretar políticas y procedimientos para garantizar la respuesta oportuna y eficiente en situaciones de problema u ocurrencia de incidentes sobre los documentos electrónicos.

D). Disponibilidad inmediata de la información contenida en los documentos electrónicos y la obligatoriedad de su conservación, en concordancia con las Tablas de Retención Documental (TRD).

D). Tiene un sistema de respaldo manual y/o alternativo que pueda ser puesto en operación, en situaciones de contingencia, ante la existencia de un falla tecnología principal, parcial o total.

Convenir políticas y procedimientos para garantizar la respuesta oportuna y eficiente en situaciones de problema u ocurrencia de incidentes sobre los documentos electrónicos. E). Disponibilidad del balanceo de carga y redundancia para los Servicios Tecnológicos que pueda afectar el desarrollo y continuidad del servicio, Dispone de políticas y procedimientos, controles de seguridad, gestiona riesgos asociados al acceso, trazabilidad, modificación o pérdida de información que atenten contra la

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puestas a prueba de manera periódica.

disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información.

Fuente: AGN y MINTIC: Borrador guía Documento Electrónico (2017)

5.2.6. Metadatos de SIGCEL

“Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo” (Norma ISO 15489-1, 2016, p.4); la gestión de documentos ya sea en medios físicos o electrónicos siempre han incorporado metadatos que permiten identificar las actividades y/o procesos que han sido realizados sobre el documento en este caso en medio electrónico, esto, ha implicado precisar diferentes medios tecnológicos, mecanismos y fuentes de captura de datos (sistemas operativos, SGDEA, aplicaciones de escritorio) que permitan identificar de manera idónea y explicita las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el “contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo”. (Norma ISO 15489-1, 2016, p.4)

El uso adecuado de los metadatos en la gestión de documentos permite definir los metadatos que se deben utilizar siendo necesario identificar las necesidades del entorno, la legislación por la cual está regida y los riesgos en sus operaciones, de tal forma que se genere un esquema de metadatos los cuales se encuentren acorde a las necesidades del SIGCEL, estos metadatos estarán inmersos en el sistema de información para la gestión de los documentos electrónicos, ya que corresponden a información contextual que garantizará la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad del documento, así como su entendimiento, uso, acceso y gestión.

El Modelo SIGCEL deberá contener un modelo de metadatos cuya responsabilidad estará a cargo de un equipo multidisciplinario conformado por especialistas archivistas, ingenieros de sistemas y abogados. Metadatos mínimos que serán aplicados dando alcance al artículo 2.8.2.7.9 del Decreto 1080 de 2015, los cuales son:

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I.

De contenido:

a) Tipo de recurso de información

b) Tipo documental

c) Titulo del documento

d) Autor o emisor responsable de su contenido

e) Clasificación de acceso (nivel de acceso)

f) Fecha de creación, transmisión y recepción

g) Folio (físico o electrónico)

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula

i) Palabras clave

II.

De estructura:

a) Descripción

b) Formato

c) Estado

d) Proceso administrativo

e) Unidad administrativa responsable

f) Perfil autorizado

g) Ubicación

h) Serie/subserie documental

III. De contexto:

a) Jurídico-administrativo

b) Documental

c) De procedencia

d) Procedimental

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4. CONCLUSIONES GENERALES

o Los tres (3) sistemas de información, requieren de la estandarización de los documentos tipo; como las clausulas, contratos, y documentos administrativos que hagan parte de un formulario electrónico del proceso de adquirió de bienes y servicios en concordancia con la OCDE sobre la contratación pública.

o Ausencia de interoperabilidad entre los sistemas de información de contratación y los sistemas financieros de las administraciones del Estado de Colombia, Chile y España, aún se evidencia que funcionan y operan de forma de independiente, lo cual genera un distanciamiento entre lo que se contrata, lo que se paga y por ende el adecuado control y trazabilidad entre el proceso precontractual, contractual y postcontractual.

o Es compleja y dispendiosa la recuperación de información debido a la dispersión de la misma. SI. Se hace necesario la utilización de otras herramientas que las plataformas no ofrecen, para el tratamiento e interpretación de datos. SI. Existen deficiencias en las opciones de búsqueda para filtrar, localizar, extraer y reutilizar la información detallada de los procesos, solo permite filtros por fecha y/o por Nombre de Entidad específica.

o Son Sistemas débiles, poco rigurosos y cuidadosos en la evaluación, medición y compensación de logros o “mejores prácticas” en materia de ética, o por evaluar, medir, denunciar o corregir deficiencias que no alcanzan a constituir violaciones manifiestas de la ley.

o Los Proyectos de ley de compras deja sin llenar la mayor parte de estos vacíos institucionales en la infraestructura ética. Es insuficiente el grado de seguimiento y control al cumplimiento de las entidades de forma conjunta e individualizada por

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cuanto no existen acciones por incumplimiento. Existen compromisos anticorrupción a pliegos y documentos tipo, fortalecer práctica.

o Aunque se trabaja por transparencia, el régimen de contrataciones públicas no refleja en ninguno de sus documentos una “infraestructura ética” adecuadamente desarrollada e integrada de organismos auxiliares y de ejecución.

5. RECOMENDACIONES

o Actualizar los actuales sistemas de información para la contratación electrónica de acuerdo a los requerimientos normativos, técnicos, tecnológicos y estándares internacionales en cuanto al procesamiento electrónico de la contratación pública.

o Implementar un marco legal consistente, estricto y regulador para la gestión de los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios totalmente electrónicos, así como para el adecuado cumplimiento de los procedimientos y requisitos para los procesos de compas públicos.

o Establecer políticas y normas en cumplimiento con estándares para el tratamiento, electrónico de información y documentos e incorporar y estructurar la gestión documentos y expedientes electrónicos.

o Los sistemas de información deben propender por brindar mayor acceso y transparencia dentro de los procesos de contratación pública electrónica, a través de la generación de información para el análisis y estudio por medio de informes estadísticos de los procesos de compras.

o Seguimiento, evaluación y control periódico al funcionamiento y cumplimiento de las políticas para la gestión de información electrónica, así como dejar evidencia de auditorías internas y externas a estas herramientas.

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o Interoperabilidad entre el los sistemas para la contratación electrónica y los sistemas para la asignación del presupuesto nacional de la administración pública, facturación y pagos electrónicos a proveedores.

o Estos sistemas deben generar sanciones electrónicas y económicas ante el incumplimiento de requisitos o en la ejecución de contratos que permita identificar contratistas y proveedores que no cumplieron con alguna de las reglas establecidas o del mismo objeto contractual, así mismo sancionar ante posibles fraudes a contratistas, servidores públicos, personas naturales o jurídicas que intervinieron y/o influyeron en el proceso.

o Generar certificaciones electrónicas de la ejecución de los contratos contraídos con la Administración pública, que impida la presentación de documentos falsos, y posibilite evidenciar la trazabilidad histórica de proveedores y contratistas, a través de una calificación de cumplimiento.

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