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1-1-2018

Evaluación de requerimientos en gestión documental del proyecto Evaluación de requerimientos en gestión documental del proyecto “liquidación y pago de impuesto predial. Secretaría Distrital de “liquidación y pago de impuesto predial. Secretaría Distrital de Hacienda” bajo la ruta de implementación de gobierno en línea Hacienda” bajo la ruta de implementación de gobierno en línea Juan Camilo Vargas Supelano Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Citación recomendada Citación recomendada Vargas Supelano, J. C. (2018). Evaluación de requerimientos en gestión documental del proyecto “liquidación y pago de impuesto predial. Secretaría Distrital de Hacienda” bajo la ruta de implementación de gobierno en línea. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ sistemas_informacion_documentacion/267 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

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Evaluación de Requerimientos en Gestión Documental del Proyecto “Liquidación y Pago de Impuesto Predial. Secretaría Distrital de Hacienda” Bajo la Ruta de Implementación de Gobierno en Línea

Juan Camilo Vargas Supelano

Universidad de la Salle Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Programa de Sistemas de Información y Documentación Bogotá

2018

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Juan Camilo Vargas Supelano

Trabajo de Grado para optar al título de Profesional en Sistemas y de Información y Documentación: Bibliotecología y Archivística

Director Nelson Javier Pulido Magister en Docencia

Universidad de la Salle Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Programa de Sistemas de Información y Documentación Bogotá

2018

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Nota de aceptación:

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____________________________

Firma del director

_____________________________

Firma del presidente del jurado

_____________________________ Firma del jurado

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Firma del jurado

Bogotá D.C., noviembre de 2018

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Dedicatoria

Gracias a dios por su bendición y ayuda para poder obtener este prestigioso titulo.

Quiero dedicar este trabajo de grado a mis padres, hermanos, hija y esposa por darme confianza para demostrar que las metas se logran con esfuerzo y trabajo gracias por su apoyo incondicional para lograr esta meta de ser profesional.

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Agradecimientos

Agradezco a la Universiada de la Salle por permitirme obtener este titulo como profesional, a mi tutor Dr Nelson Pulido, ya que fue la persona que encamino esta investigación, gracias a sus consejos los cuales fueron el pilar fundamental para la terminación de este trabajo de grado.

Quiero agradecer a cada uno de los docentes que a lo largo de la carrera universitaria contribuyeron con sus enseñanzas a formarme como profesional.

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Tabla de contenido

Indice de tablas ..................................................................................................................................................................... 8 Lista de figuras ..................................................................................................................................................................... 9 Introducción .......................................................................................................................................................................... 10

Planteamiento del problema ............................................................................................................................. 12

Justificación ................................................................................................................................................................ 14

Objetivos ....................................................................................................................................................................... 16 3.1 Objetivo General ....................................................................................................................................................... 16 3.2 Objetivos Específicos .............................................................................................................................................. 16

4. Marco teórico ................................................................................................................................................................. 17

4.1 Gestión documental .................................................................................................................................................. 17 4.2 Documento electrónico .......................................................................................................................................... 21 4.3 Características del documento electrónico de archivo .............................................................................. 25 4.4 Sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo ................................................................ 26

5. Marco legal ........................................................................................................................................................................ 29

6. Metodología ..................................................................................................................................................................... 32

6.1 Tipo de investigación .............................................................................................................................................. 33 6.2 Enfoque metodológico ............................................................................................................................................ 33 6.3 Instrumentos de recolección de información ................................................................................................ 34 6.4 Fases del proyecto de investigación .................................................................................................................. 35 6.4.1 Primera fase: Recolección de información ........................................................................................ 35 6.4.2 Segunda fase: Análisis de información ............................................................................................... 36

6.4.3 Tercera fase: Elaborar un modelo de Gestión documental para la liquidación del pago

del impuesto predial. ................................................................................................................................................. 37 6.5 Población objeto ........................................................................................................................................................ 38

7. Diagnóstico en gestión documental en el proyecto Liquidación y Pago de Impuesto

Predial. Secretaria Distrital de Hacienda ............................................................................................................ 40 7.1 Historia Institucional de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C. ................................... 41 7.2 Visión .............................................................................................................................................................................. 41 7.3 Misión ............................................................................................................................................................................. 42 7.2 Contexto proceso de Liquidación de Impuesto Predial en la SDH ........................................................ 44 7.3 Análisis instrumento de recolección de información No. 1 .................................................................... 46

8. Análisis instrumento de recolección de información No. 2 .............................................................. 50

7.5 Análisis instrumento de recolección de información No. 3 .................................................................... 51

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9. Propuesta Modelo de gestión documental para la liquidación y pago del impuesto

predial. ...................................................................................................................................................................................... 53 9.1 Generación Tradicional Del Pago Impuesto Predial ................................................................................... 53 9.2 PROPUESTA DE LIQUIDACION Y PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL EN LINEA ................................. 54

10. Conclusiones ............................................................................................................................................................... 58

11. Bibliografía ..................................................................................................................................................................... 60

12.

Anexos ....................................................................................................................................................................... 63 12.1 Anexo 1. ENTREVISTA DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................... 63 12.2 Anexo 2. LISTA DE VERIFICACION UNE-ISO 30301................................................................................ 67

12.3

Anexo 3. MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ...................................................................................................... 69

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Indice de tablas

Tabla 1 Beneficios implementacion SGDEA ................................................................. 29 Tabla 2 Marco legal ....................................................................................................... 30 Tabla 3 Metodologia implementada .............................................................................. 37 Tabla 4 Organigrama Secretaria Distrital de Hacienda ................................................. 43 Tabla 5 Matriz de analisis del proceso de liquidacion y pago del impuesto predial ....... 45 Tabla 6 Analisis encuesta Modelo de requisitos SGDEA - AGN ................................... 52 Tabla 7 Propuesta de Liquidacion y pago del impuesto predial en linea ....................... 57

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Lista de figuras

Pag Figura 1 Características del documento electrónico de archivo .................................... 26 Figura 2 Analisis Planeacion ......................................................................................... 46 Figura 3 Analisis Produccion ......................................................................................... 47 Figura 4 Analisis Gestion y Tramite............................................................................... 47 Figura 5 Analisis Organizacion ...................................................................................... 48 Figura 6 Analisis Transferencia ..................................................................................... 48 Figura 7 Analisis Disposicion de documentos ............................................................... 49 Figura 8 Preservacion a largo plazo .............................................................................. 49 Figura 9 Analisis Valoracion .......................................................................................... 50 Figura 10 Lista de verificacion UNE-ISO 30301 ............................................................ 51 Figura 11 Analisis modelo de requisitos SGDEA .......................................................... 52 Figura 12 Propuesta modelo liquidacion y pago del impuesto predial .......................... 56

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Introducción

A nivel mundial se identifica que las entidades gubernamentales en el desarrollo de sus funciones, producen, gestionan y custodian altos volúmenes de información en formato papel, el cual debe ser administrado bajo principios de eficiencia y eficacia que contribuyan a una efectiva prestación de servicios al ciudadano, garantizando agilidad en los tramites que requiere y una efectiva rendición de cuentas a la sociedad.

En este mismo sentido, es importante destacar que actualmente las entidades públicas por solicitud de los ciudadanos, la modernidad y el posicionamiento tecnológico, se han visto obligadas a implementar canales de atención diferentes a los tradicionales (presencial, formato físico) desarrollando entornos virtuales (web, app) en los cuales el soporte electrónico debe ofrecer la misma equivalencia funcional que ofrece el soporte papel.

Es significativo señalar que, para el caso colombiano, existen iniciativas gubernamentales lideradas por el Ministerio de las tecnologías de la información, que buscan posicionar los canales de atención virtual y la estrategia de gobierno en línea, involucrando la prestación de procesos misionales a este nuevo entorno y cambiando la tradición documental que los mismos han tenido en el desarrollo de la administración pública.

Bajo esta misma línea en la ciudad de Bogotá, la Secretaria Distrital de Hacienda de acuerdo con el mapa de ruta de gobierno en línea, estableció la necesidad de implementar el proyecto número 10 “Liquidación y pago del impuesto predial” el cual en el marco de la investigación permitió identificar los requerimientos archivísticos y funcionales que se deben tener en cuenta en este tipo de proyectos.

De acuerdo con lo anterior el documento presenta el desarrollo de la investigación mediante un objetivo general y tres específicos que responden a la pregunta de investigación formulada, el marco teórico que sustenta las principales teorías tenidas en

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cuenta para el desarrollo de la investigación, y la aplicación de la metodología descriptiva definida para el desarrollo del trabajo.

En las conclusiones se encuentran enunciadas a un alto nivel, los aspectos más relevantes que se identificaron desde el punto de vista archivístico y funcional, los cuales se presentan a manera de modelo mediante una gráfica ilustrativa, que permite al lector dimensionar los requerimientos propuestos.

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1. Planteamiento del problema

Para presentar de manera clara y sintética la construcción de este documento y el interés que tuvo la investigación, señalaremos desde tres perspectivas, la problemática que dio origen al desarrollo de la misma.

La primera, los procesos de gestión documental no están siendo tenidos en cuenta en la implementación de nuevas tecnologías en las entidades públicas en Colombia, debido a que se considera que estos proyectos son de carácter netamente tecnológico y son desarrollados por profesionales que poseen otro tipo de conocimiento y no le dan relevancia a los temas archivísticos que pasan a un segundo plano y se materializan las dificultades ya en fases de producción.

La segunda, la ausencia de referencia a la normatividad emanada por el Archivo General de la Nación (AGN) en los documentos que soportan la implementación de proyectos de gobierno en línea en Colombia y de racionalización de trámites, que son emitidos por el Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones (MINTIC), lo cual dificulta que las entidades le den visibilidad al quehacer de los archivistas y los involucren en el proceso por considerarse que no hace parte de sus funciones.

El tercero, la sociedad del conocimiento, que ha generado que los ciudadanos exijan la modernización del estado, mediante la prestación de servicios virtuales que faciliten la interacción desde diferentes sitios y plataformas, que trae como consecuencia que las entidades generen estrategias inmediatas de acción que no contemplan la identificación de requisitos archivísticos y funcionales para los documentos que se administraran en ambientes electrónicos.

Es por esta razón que teniendo en cuenta que la Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá, en el marco de la implementación del decreto 2573 de 2015 y el mapa de ruta

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de gobierno en línea, estableció el proyecto para liquidación y pago electrónico del impuesto predial, se generó la siguiente pregunta de investigación:

¿Cuáles son los requisitos archivísticos y funcionales que se deben tener en cuenta para el proceso de liquidación y pago del impuesto predial?

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2. Justificación

La justificación de esta investigación se presenta desde tres puntos de vista que se enuncian a continuación:

Desde el punto de vista académico, la investigación busco generar conocimiento asociado a la aplicación de la teoría archivística para el desarrollo de proyectos de implementación de nuevas tecnologías de información en el sector público, lo cual beneficiara la discusión académica que se está dando en el programa de Sistemas de Información y documentación, bibliotecología y archivística de la Universidad de la Salle, dado que como lo manifiesta Pulido y Tibaduiza en su artículo “Dificultades técnicas para la implementación de la nueva normativa en el desarrollo de la estrategia de gobierno en línea y la gestión documental en Colombia: decreto 2578 y 2609 de 2012 (AGN) y 2693 de 2012 (MINTIC)” este tipo de iniciativas generan nuevos paradigmas, los cuales deben ser analizados en la academia para fortalecer la formación de los estudiantes.

Otro punto de vista que justifico la investigación, se enfoca desde la administración pública, para este caso puntual en la Secretaria Distrital de Hacienda (SDH), la cual tiene que asegurar la integridad y fiabilidad de la información, como lo establece la Guía Técnica Colombiana GTC-ISO-TR-15801, debe venir acompañada por una combinación de políticas, procedimientos, tecnologías y estándares que sean aplicables a los objetos digitales que se originan en sitios web, app, etc., las cuales se encuentran actualmente en furor de implementación y carecen de requisitos técnicos y funcionales en materia de gestión documental.

Por ultimo desde el punto de vista de la ciudadanía, quien no solo requiere que se le brinden canales de atención virtual para la atención de sus requerimientos, si no que necesita que se asegure desde el punto de vista archivístico los registros electrónicos que se obtienen en la prestación de sus servicios, garantizando transparencia y eficiencia en la administración pública moderna, que como lo establece Zapata en su artículo “La Gestión documental en el desarrollo del programa de Gobierno en línea de Bogotá” se

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requiere un enfoque multidisciplinar que este orientado a la comunidad con representación de diferentes actores y campos del saber y que no solo se limite a ofrecer información superficial sobre la administración pública.

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3. Objetivos

3.1 Objetivo General

Determinar los requerimientos archivísticos y funcionales de la gestión documental, en el proyecto liquidación y pago de impuesto predial Secretaría de Hacienda Distrital.

3.2 Objetivos Específicos

 Elaborar un diagnóstico en gestión documental en el proyecto Liquidación y Pago de Impuesto Predial. Secretaria Distrital de Hacienda.

 Identificar los requerimientos archivísticos y funcionales del proyecto Liquidación y Pago de Impuesto Predial. Secretaria Distrital de Hacienda.

 Plantear un modelo de requerimientos archivísticos y funcionales para la liquidación y pago del impuesto predial en la Secretaría de Hacienda Distrital.

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4. Marco teórico

4.1 Gestión documental

Para hablar de gestión documental es importante identificar la evolución de los documentos a lo largo del tiempo, los cuales están ligados al desarrollo de las sociedades que siempre han requerido llevar registros de sus diferentes actividades tanto en el ámbito privado como el gubernamental.

Teniendo en cuenta a Joaquín Llanso “en su libro Gestión de documentos. Análisis de Modelos” los documentos se han llevado en diferentes soportes dentro de los que se destacan, las tablillas de arcilla que se usaron 3000 años antes de Cristo aproximadamente, el papiro ligado principalmente a la civilización egipcia, las tablas de madera enceradas y utilizadas en la antigua Grecia, el papel utilizado en los tiempos del renacimiento y los documentos electrónicos generados en la era actual, los cuales como producto del ejercicio de la administración crecieron de manera exponencial, dando origen a la práctica archivística que pretendió establecer la implementación de sistemas de organización dentro de los que se cuenta con la clasificación cronológica, que se entiende como la organización secuencial de acuerdo a la fecha de creación de los documentos; por materias asociada a un tema específico que se desarrollaba; las minutas que se realizaban registrando las actividades diarias de la administración; numéricos consecutivos que se entendían como un tipo de etiqueta; toponímicos los cuales hacían referencia a ubicaciones físicas o de generación de los documentos.

En concordancia con lo anterior es importante precisar que en el mundo con el paso de los años y la implementación de nuevas tecnologías, se evidencio un crecimiento principalmente en dos formatos (físicos y electrónicos,) lo que requirió establecer un control para contrarrestar este fenómeno que se presenta en las organizaciones tanto públicas como privadas, como lo menciona Magán quien afirma que es una “avalancha de información” que se volvió incontrolable en cuanto al almacenamiento, administración, recuperación y disposición final de la misma.

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De acuerdo con lo anterior, debemos hacer referencia a los orígenes de la gestión documental, destacando que se generó principalmente en los Estados Unidos, bajo el concepto de Records Management, revolucionando la archivística mediante la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos (document lifecycle), revelando la correcta circulación e identificación de los documentos desde su inicio hasta su disposición final, en razón al cumplimiento de las funciones y procedimientos de las organizaciones, los cuales contribuyen a la toma de decisiones y permiten asegurar las evidencias que se generan en el proceso. (Archivo General, 2010).

A continuación, se relacionan los estudios que diferentes autores han realizado y que contribuyen con el contexto histórico que apoya esta investigación.

En el ámbito español Cruz Mundet, define que “la gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones” afirmando que un correcto uso de la misma, garantiza eficiencia y eficacia en las organizaciones y brinda trasparencia en los procesos de participación en los que se integra o involucra la ciudadanía. En este mismo sentido y con relación al concepto del ciclo de vida promulgado en los EEUU aproximadamente en 1941 asociado a la gestión de documentos, en el caso español se generó la “teoría de las tres edades¨ que plantea cuatro fases que se deben contemplar: fase de creación, utilización, mantenimiento y disposición.

Bajo esta misma mirada, para Joaquim Llanso Sanjuán, tomando como base el contexto norteamericano, la gestión documental o “Records Management” es definida como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos” con esta definición se evidencia la importancia de tener un control en el manejo y organización del sistema de administración de gestión de documentos, con el fin de intervenir el ciclo de vida de los documentos desde su producción hasta su disposición final y de esta manera brindar transparencia por parte del estado hacia la ciudadanía.

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Es importante advertir que los dos autores mencionados (Mundet y Llanso) coinciden en establecerle al concepto de gestión documental, características asociadas al control del ciclo de vida de los documentos que permiten a las organizaciones establecer sus flujos de información de manera adecuada y lograr mejorar los resultados en cuanto a sus actividades diarias tanto administrativas como desde el punto de vista archivístico, que requieren cumplir en modo tiempo y lugar que se presta el servicio de atención con el ciudadano.

Ya en el caso Canadiense, Michel Roberge define Gestión Documental “como la gestión de un sistema de información (o microsistema donde es posible identificar subsistemas) orientado a hacer factible la toma de decisiones. “ Teniendo en cuenta este concepto, se deduce que se quiere dar a conocer la importancia de un sistema integrado, que contemple directrices claras, asumiendo de manera eficiente una planeación para implementar procesos automatizados los cuales permitan beneficio a los usuarios de la información y de este modo generar un crecimiento colectivo de la organización para la toma de decisiones.

Ya para el caso Colombiano, por su parte el Archivo General de la Nación, quien es el ente encargado de delimitar las políticas archivísticas en todo el territorio nacional con el fin de salvaguardar la memoria histórica de Colombia, expidió el acuerdo 07 de 1994, en donde registró el término “gestión de documentos” como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización”, con el que comienza el desarrollo de algunos aspectos específicos, resaltando la importancia de la organización de los archivos administrativos.

Posteriormente la definición del término gestión documental sufrió una modificación, quedando plasmada en la ley 594 del año 2000, en la que adicionalmente se menciona la obligatoriedad de un correcto manejo de los documentos en las entidades

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públicas, definiendo el término como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Teniendo en cuenta el marco de la ley 594 de 2000, todas las entidades públicas tienen la obligación de implementar sistemas de información con los que se garanticen la aplicación de los principios archivísticos para el buen funcionamiento de los archivos en las entidades públicas. La innovación es uno de los aspectos que el estado debe garantizar con el fin de masificar los sistemas de información para una correcta administración de los documentos, desde su creación, distribución, trámite, organización y conservación. (Archivo General, sf).

La innovación mencionada se genera a partir del desarrollo de herramientas derivadas del avance tecnológico que se ha evidenciado a nivel mundial y que debido a la globalización llega a contribuir con la organización documental en países como Colombia.

En este mismo sentido en el decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.4 menciona la gestión documental como un proceso transversal que involucra a toda la organización con los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos, las cuales deben ser coordinadas por los responsables o a través de las oficinas de Archivo de cada entidad. (Archivo General, 2015).

Dado lo anterior se evidencia una evolución documental sobre los procesos de la gestión documental en el manejo archivístico y el desarrollo de alternativas de mejora para la misma. En este sentido se desarrollan soluciones que facilitan los procesos de creación, mantenimiento, consulta y preservación final a largo plazo de los documentos a través de la implementación de un gestor documental, el cual es un apoyo sistematizado al manejo de los documentos.

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La implementación de un gestor documental supone la digitalización de multitud de documentos, todos estos quedarán almacenados en una localización central desde la que se organizará la información de las organizaciones. La digitalización supone un proceso lento y no tan fácil como aparenta, por ello, adquirir un gestor documental que permita la captura de documentos de forma efectiva y rápida puede ser una ventaja tanto a corto como a largo plazo. (EKCIT, 2017, p. 4)

Adicional a lo mencionado anteriormente se evidencia que durante los últimos años la sociedad ha sido testigo de grandes cambios en la forma como se están produciendo los documentos en las organizaciones, esto gracias a la evolución de las tecnologías de información y las comunicaciones, obligando a los entes a involucrar las mismas al interior de las administraciones, adicional surge un nuevo reto para el talento humano que interviene en la recepción y producción documental, quienes deben asumir este fenómeno acerca de la administración electrónica dentro de las entidades públicas.

4.2 Documento electrónico

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El concepto de documento electrónico surge en el año de 1960 bajo el concepto de “se utiliza la informática para la elaboración de repertorios bibliográficos, estadísticas y obras de consulta que luego se imprimían en papel o en microfilm, los registros de algunas de estas aplicaciones se aprovecharon para la creación de bases de datos bibliográficos especializados, para esta fecha todavía no se podían considerar documentos electrónicos”. Con estos avances se evidencian una forma práctica de buscar la información con lo cual se introduce un avance significativo para la difusión de la información, de esta manera cambiando la forma habitual de consultar la información.

En el año de 1970, “la utilización de la información y la telemática como de la informática y las telecomunicaciones, en cuanto a la creación, modificación y consulta de información, así mismo se establece una transición para el almacenamiento de datos en computadores ubicados en distintos sitios desde donde se realizan las transacciones. Es la época en la que surge la industria de las bases de datos primero en los Estados Unidos de Norteamérica, y algo más tarde en Europa Occidental y Japón “. Con el paso del tiempo la forma como se orienta la información se va dando con la WEB otro de los sistemas telemáticos con los que se realiza la difusión de la información digital, de esta manera facilitando el acceso a publicaciones por medio de acuerdos entre los proveedores de publicaciones periódicas electrónicas (Garcia, s.f.).

Para los años de 1980 surgen tres grandes cambios informáticos en referencia al almacenamiento y difusión de los documentos digitales, uno fue la aparición de discos ópticos, dos mejoras en la interconexión de sistemas informáticos y tres el rápido acceso a la información. Adicional la evolución de los computadores daba acceso a escribir de manera clara documentos personales, permitía gestionar bases de datos, elaboración de cálculos y estadísticas y finalmente el acceso a obras de referencia que a las que no se tenían acceso entre otras (Garcia, s.f.).

Para la década de 1990 se presenta mejoras significativas en los computadores portátiles, permitiendo a los usuarios acceder de manera rápida a la información desde cualquier parte del mundo a través de internet, adicional se presentan mejoras con los

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discos compactos DVD y el DVD-RW o DVD-RAM superando algunos inconvenientes presentados en las anteriores versiones, otro avance significativo para la edición electrónica fueron los escáneres que permiten digitalizar documentos publicados originalmente en formato papel. (Archivo General de la Nación 2018)

Pero sin duda alguna el mayor avance para esta época especialmente para el año de 1991 es la popularización de internet ya que se pone en funcionamiento el World Wide Web, para el año1993 se pone en funcionamiento el reconocido explorador de Internet Explorer para gran parte de la comunidad. (Archivo General de la Nación

2018)

Durante esta transición se presentan algunos inconvenientes los cuales menciona Zapata (2005) - “Falta de coordinación de los documentos impresos y los documentos electrónicos.

- Falta de comunicación entre los sistemas de información y las funciones

documentales.

- Perdida del acceso a documentos necesarios.

- Incremento en el uso de los nuevos sistemas de comunicación corporativos.

- Crecimiento de los medios masivos de almacenamiento.

- Dificultad para seguirle la pista a los documentos generados como resultado de

un determinado trámite.

- Archivos marcados inapropiadamente sin criterios técnicos”

Es por esto que se hace necesario abordar el tema de documento electrónico y conocer algunos conceptos de algunos autores los cuales a continuación se presentan:

- Cruz Mundet (2003) asevera que documento electrónico “es el conjunto

consistente de datos registrados en un soporte, desde el comienzo y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta actividad”

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Por su parte Zapata menciona “Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares” (Zapata 2005).

Dando continuidad a lo anterior Navarro plantea que el documento electrónico “debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica.

La palabra “documento electrónico” tiene un primer acercamiento en Colombia bajo la ley 11 de 2007 la cual hace referencia a acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y se define como “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”, dando alcance a esta definición de la mencionada ley se puede determinar que los documentos electrónicos son los generados en un ambiente electrónico, y debe pertenecer a este medio durante todo ciclo de vida. (Ley 11. Diario oficial de Colombia, Colombia, 22 de junio de 2007.)

Para analizar de una mejor manera estos conceptos existe la norma técnica colombiana NTC- ISO 15489-1 en la cual se definen algunos conceptos claros para la administración del documento electrónico reconociendo algunos componentes tales como:

- Autenticidad: Este componente permite demostrar que el documento dice ser

lo que es y que es realmente producido por el autor.

- Integridad: hace referencia a las características del documento electrónico que

no pueden ser modificadas ni alteradas después de ser creado.

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- Finalidad: Es una representación precisa y completa lo que el documento

electrónico quiere decir y que se convierte en testimonio fiel de un hecho o trámite.

- Disponibilidad: Es la recuperación de la información, tras ha ver sido creada

gracias a la identificación del documento en el contexto de las actividades y funciones de la organización (Archivo General de la Nación, 2018)

Teniendo en cuenta estas características permitirá que los documentos cumplan con la función principal de los archivos de garantizar la información de las organizaciones cumpliendo con accesibilidad, integridad y usabilidad, adicional que el documento sea recuperado y consultado a largo plazo, de esta manera contribuyendo de una manera eficaz en la toma de decisiones.

De la misma manera los documentos electrónicos cuentan con característica y funcionalidades especiales los cuales han permitido tenerlo en cuenta como una fuente principal de información, una de las particulares especiales es el alto valor probatorio lo cual representa un pilar básico en el mundo digital en el que nos encontramos inmersos tal y como lo define García:

“Son legibles por máquinas y no por personas, su contenido puede cambiar de soporte con el tiempo, permite establecer relaciones con otros documentos, la estructura física carece de importancia, su contenido puede ser modificado rápidamente, fácilmente reproducible dando lugar a infinitas réplicas, admite múltiples formatos de lectura, estructurales y estéticos, etc. (Garcia, s,f)

4.3 Características del documento electrónico de archivo

Para establecer las características de los documentos electrónicos de archivo es importante remitirnos al decreto 1080 de 2015 donde establece que los documentos

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generados y gestionados en medios electrónicos deben tener las siguientes características:

Elaboración propia Fuente (DECRETO 1080 DE 2015)

4.4 Sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo

CONTENIDO

ESTABLE

Contenido no cambia en el tiempo

Cambios de contenido deben ser autorizados de acuerdo con las reglas de cada entidad

FORMA

DOCUMENTAL FIJA

- Cualidad del documento de archivo asegurando su

contenido sin alteraciones.

- Perdura en el tiempo

- Mantiene la forma original desde su creación

VINCULO

ARCHIVISTICO

- Documentos vinculados entre sí por procedencia,

tramite proceso o función

- Conservar agrupación documental a la que pertenece

(serie, subserie, o expediente).

EQUIVALENTE

FUNCIONAL

- Cuando se requiera que la información conste por

escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta Figura 1 Características del documento electrónico de archivo

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Para abordar el tema de gestión de documentos electrónicos es importante resaltar su uso en la sociedad del conocimiento, con el paso del tiempo se ha visto como se ha perdido información valiosa para la humanidad por una inadecuada planeación documental, es por ello que para planear un sistema de gestión de documentos, se cuente con la participación de distintas áreas del conocimiento como lo son archivistas, abogados, historiadores, ingenieros entre otros, así como lo menciona el Dr. Carlos Zapata en su artículo Administración y Manejos Documentales.

Dando continuidad a lo anterior es importante contar con nueve principios fundamentales para la realización de un modelo de gestión de documentos electrónicos en las organizaciones los cuales son:

Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos

Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente

Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo

Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo

Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad

Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.

Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática

Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.

Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información.

(Archivo General de la Nación 2018)

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Realizando un análisis detallado de los nueve principios, es necesaria la participación de toda la organización, desde la alta gerencia hasta el área operativa, ya que la gestión documental es un proceso transversal que involucra a todos y cada una de las áreas de la entidad, adicional debe ser planeado, ejecutado y verificado por personal idóneo para realizar dicha tarea, garantizando el ciclo de vida de los documentos que son almacenado y custodiados en la entidad.

Adicional a lo mencionado anteriormente es importante la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, ya que se considera que la información es uno de los activos más importantes para la organización es por ello un adecuado uso del sistema contribuye a la toma de decisiones y a su vez garantiza la transparencia de la gestión y el aporte a la memoria institucional de cada una de las entidades gubernamentales.

Dando continuidad a lo anterior el SGDEA presenta características para la correcta gestión de documentos electrónicos de archivo e involucra los documentos que se encuentran en soporte papel o en medios análogos, esto siguiendo los requisitos que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo.

La finalidad de la implementación de un SGDEA es controlar la producción de los documentos de la entidad, generando un vínculo con las distintas agrupaciones documentales con las que cuenta la entidad ( fondo, sección, subsección, series y subseries documentales) de esta manera conformando expedientes electrónicos íntegros, que permitan su uso y acceso a la información, utilizando instrumentos archivísticos que garanticen las transferencias documentales entre sistemas en los casos que sean necesarios, permite determinar un tiempo de retención que se encuentra establecido en las tablas de retención documental, adicional permite los controles de acceso documental con un instrumento como lo es la tabla de control de acceso. A continuación se nombran cinco beneficios de la implementación de un SGDEA:

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Tabla 1 Beneficios implementacion SGDEA

BENEFICIOS IMPLEMENTACION SGDEA

Estratégicos

Control de accesos

Control de producción documental

Importancia en la toma de decisiones de la entidad.

Transparencia y acceso a la información. Financieros

Disminución de costos de almacenamiento físico.

Disminución de costos de insumos impresoras.

Menos impresión de copia.

Reducción de tiempos en las búsquedas de información. Administrativos

Proporciona la correcta administración de los procesos del negocio.

Control de los documentos enviados y recibidos en la entidad, desde su creación hasta su disposición final.

Control en los procesos administrativos de la entidad. Operativos

Menor tiempo de respuesta para las consultas

Control total sobre la información

Controles de acceso

Permite medir los tiempos de respuesta y responsables

Reducción en impresiones teniendo en cuenta la implementación de firmas en el entorno electrónico.

Estandarización de formatos para en el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico Tecnológicos

Uso y acceso a la información desde un solo punto con la utilización de la red

Optimización de espacio en los servidores

Control de duplicidad

Seguridad

Control de flujos de procesos

Definición de permisos y controles de acceso teniendo en cuenta las políticas definidas por la entidad. Elaboración: Propia Fuente: (Archivo General de la Nación 2018)

5. Marco legal

Para la realización del proyecto se hace necesario realizar la validación del marco normativo vigente en Colombia, para lo cual se consultan leyes, decretos, y acuerdos los cuales se relacionan a continuación:

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Tabla 2 Marco legal

NORMA

LEY 80 DE 1989

Artículo 1, Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E

LEY 1712 DE 2014

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000

Artículo 19, “las entidades del Estado podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos”.

Artículo 21. Programas de gestión documental.

“Elaborar programas de gestión documental pudiendo contemplar

uso de nuevas tecnologías y soportes siempre en cuando garanticen

su integridad, autenticidad y demás requisitos procesales”.

Ley 223 de 1995.

Artículo 37, “Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional”.

Ley 527 de 1999

Artículo 2, define los conceptos de: mensaje de datos, comercio electrónico, firma digital, entidad de certificación, intercambio electrónico de datos (EDI) y sistema de información.

Artículo 5, establece “Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que este en forma de mensaje de datos.”

Artículo 6, Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

ISO 30301

Decreto 4124 de 2004.

Artículo 19, establece “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los Requisitos contemplados en la ley.”

Ley 734 de 2002

Artículo 102 establece “Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.”

Ley 794 de 2003

p. 32

Artículo 26, civil, Menciona el documento auténtico como un documento en el que existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

Ley 1150 de 2007

Artículo 3, “De la contratación pública electrónica. De conformidad con los dispuesto en la ley 527 de 1999, la sustanciación de actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional”

Ley 1437 de 2011

Artículo 55, de la misma ley, establece el “Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos autorizados o suscritos electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.”

Artículo 58. El procedimiento administrativo realizado en medio

electrónico deberá ser archivado en este mismo medio garantizando

su autenticidad, integridad y disponibilidad para su reproducción.

Ley 962 de 2005

La artículo 6 (Ley anti trámites) dispone que para las actuaciones adelantadas por las entidades de la administración pública deben implementarse los medios electrónicos, con el fin de incrementar la eficacia, la publicidad y el acceso por parte de los ciudadanos a los actos administrativos, resoluciones y demás documentos que surjan de la actuación administrativa.

Decreto 2609

Artículo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos.

Decreto 624 de 1989.

Estatuto Tributario Nacional. “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales” Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002 y las Leyes

383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003, y demás normas que lo

reglamenten.”

Decreto 19 de 2012.

Decreto Anti trámites. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012.

Decreto 807 de 1993.

Estatuto Tributario Distrital. “Por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones”.

Ley 223 de 1995.

“Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones” Resolución 1794 de 1998.

“Por medio de la cual se establecen los formularios oficiales de tornaguías y de legalización de las mismas, que amparan la movilización en el territorio nacional de los productos gravados con impuestos al consumo, o que son objeto del monopolio rentístico de licores” Ley 788 de 2002.

“Por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones” Decreto 352 de 2002 Estatuto tributario Distrital “Por el cual se compila y actualiza la normativa sustantiva tributaria vigente, incluyendo las modificaciones generadas por la aplicación de

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nuevas normas nacionales que se deban aplicar a los tributos del Distrito Capital, y las generadas por acuerdos del orden distrital”. Resolución SHD procedimental de recaudo vigente “Por la cual se dictan disposiciones sobre el recaudo y la recepción de los impuestos administrados por la Secretaría Distrital de Hacienda” Resolución SDH-659 de 2011.

Capitulo I.-Esquema de recaudo - formularios pre liquidados Capitulo II.- Transcripción de información formularios pre liquidados y envió de archivos.

Capítulo III.-Entrega de documentos e información de formularios pre liquidados en medios magnéticos a la SDH.

Capítulo IV.-Esquema de recaudo - canales y medios de pago electrónicos. Capítulo V.-Entrega y validación de información magnética. Capítulo VI.-Aspectos generales en el proceso de recepción y recaudo. Fuente: Elaboración propia

6. Metodología

Por medio del presente trabajo de investigación, se quiere determinar los requerimientos archivísticos y funcionales de gestión documental dentro del proyecto liquidación y pago del impuesto predial en la Secretaría de Hacienda Distrital, con el fin de identificar como se contempla la aplicación de las buenas prácticas y normatividad archivística en este proceso y establecer una propuesta a alto nivel de acuerdo con los requisitos técnicos y funcionales que se deben contemplar de esta serie documental vital y esencial para la ciudad, por constituir la recolección de recursos de los ciudadanos que posteriormente son invertidos en proyectos para la ciudad.

El desarrollo de este trabajo se elaboró teniendo en cuenta tres etapas que se sintetizan a continuación:

La primera etapa se realizó la recopilación de información de fuentes primarias y secundarias, con base en los objetivos definidos, las herramientas cualitativas y cuantitativas seleccionadas, las cuales permitieron en su integralidad recoger el estado del arte de elementos teóricos, metodológicos y normativos, necesarios para el análisis del proceso de liquidación y pago del impuesto predial en la Secretaría Distrital de Hacienda de la ciudad de Bogotá.

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En la segunda etapa se ejecutó un análisis de información teniendo en cuenta, el marco teórico y los instrumentos de recolección seleccionados y aplicados, que permiten caracterizar los aspectos fundamentales que se requerían en la investigación.

La tercera etapa se elaboró el modelo propuesto para la liquidación y pago del impuesto predial, teniendo en cuenta aspectos técnicos y funcionales archivísticos, identificados en la investigación que responde al alcance definido.

6.1 Tipo de investigación

El Tipo de investigación con el que se identifica el proyecto, es un estudio de caso, que para (Tamayo, 2011), hace referencia a un estudio exhaustivo de uno o muy pocos objetos de investigación, lo cual permite conocer de forma amplia y detallada las características y comportamiento de este, que para el marco de la investigación es el pago del impuesto predial bajo la ruta de gobierno en línea, es decir por medios electrónicos.

De igual forma, es importante destacar que el estudio de caso tiene relevancia en el objeto de la investigación, por considerarse la Secretaria Distrital de Hacienda como una unidad o sistema que se va a estudiar, para conocer cuáles son las condiciones y evidenciar algunos problemas generales del mismo. De la misma manera para (Simons, 2011) el caso puede ser una persona, un aula, una institución, un programa, una política, un sistema.

6.2 Enfoque metodológico

Teniendo en cuenta el desarrollo del trabajo, el enfoque que más se ajusta a la investigación es de tipo cualitativa, esto con base al aporte hecho por (Tamayo 2011),

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quien hace referencia a que la experiencia investigativa se centra en lo local, lo micro, lo regional, en grupos, comunidades, escuelas, salones de clase, siendo pertinente en esta investigación por considerar que se identificaran características propias del pago de impuesto predial, la cual hace referencia y se centra en pequeños grupos, casos o individuos que se han seleccionado, en este caso los contribuyentes de Bogotá que tienen predios en la ciudad y tributan por esta propiedad.

6.3 Instrumentos de recolección de información

En la investigación cualitativa en la cual se encuentra inmerso el proyecto, se desarrolla un estudio de caso el cual hace necesario la utilización de instrumentos de recolección de información primaria y secundaria, dentro del cual se destaca principalmente las encuestas semiestructuradas, que Según Naresh K. Malhotra, son entrevistas que se utilizan usando un cuestionario prediseñado. También es importante establecer como lo menciona el autor, que el método de encuesta contiene un listado de preguntas estructuradas, que se presenta a los encuestados por un medio físico o electrónico y que está diseñado para obtener información específica de un tema.

Complementando lo anterior Trespalacios, Vázquez y Bello, mencionan que las encuestas son instrumentos de investigación descriptiva que precisan identificar las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra representativa de la población, especificar las respuestas y determinar el método empleado para recoger la información que se va obteniendo.

Teniendo en cuenta lo anterior, la encuesta es un instrumento de investigación que consiste en obtener información sobre un tema en específico mediante el uso de un cuestionario definido sobre un tema en particular necesario para una investigación.

Adicional a lo mencionado anteriormente las encuestas son estructuradas y semiestructuradas, cuando está compuesta una lista formal de preguntas que se

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formulan a un grupo en particular, o no estructurada, cuando permiten al encuestador ir modificando las preguntas en base a las respuestas que vaya dando el encuestado.

6.4 Fases del proyecto de investigación

A continuación se detalla cada una de las fases de investigación, permitiendo de esta manera tener una orientación clara por medio de la metodología definida del cumplimiento de los objetivos específicos que se encuentran alineados con el objetivo general y la pregunta de investigación.

6.4.1 Primera fase: Recolección de información

En esta primera fase se identificaron los referentes teóricos y se agruparon en tres grandes temáticas; Gestión documental, con el objetivo de contextualizar la historia, soportes, procesos y evolución que influencian la investigación. Documento electrónico, origen, desarrollo y requerimientos actuales de la sociedad y las entidades para implementar este tipo de soporte y Sistema de Gestión de documentos electrónicos (SGDEA) características y requisitos técnicos necesarios para implementar esta herramienta tecnológica en esquemas de trabajo con cumplimiento de estándares.

De acuerdo con lo anterior y con el objetivo de asegurar la aplicación de herramientas de recolección de información adecuadas por cada una de las temáticas identificadas, se aplicaron tres cuestionarios:

 Auto Diagnostico de los 8 procesos de la Gestión Documental AGN  Lista de Verificación para la autoevaluación ISO30301 UNE  Modelo de requisitos para la implementación de un SGDEA del AGN

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En este mismo sentido y teniendo en cuenta el análisis de los acervos documentales de tipo académico, se realizó la revisión documental de las normas legales que son aplicables para la investigación, dado que tienen influencia directa para la defunción de requisitos archivísticos, tecnológicos y del proceso de tributación en Colombia, necesarios para generar la propuesta objeto de la investigación.

En la entidad se realizó la validación de información publicada y se complementó con una visita para tener un panorama más claro de la Secretaria de Hacienda Distrital y poder contribuir con el diagnóstico de la entidad.

6.4.2 Segunda fase: Análisis de información

Para esta fase se inició la elaboración del marco teórico teniendo en cuenta la recolección de información de la primera fase, estableciendo autores referentes sobre el tema de investigación que sustenten el tema abordado, la elaboración del marco teórico se presenta de lo general a lo particular.

Análisis instrumentos de recolección después de la aplicación de los instrumentos se dio inicio con la revisión de la información recolectada, teniendo en cuenta los funcionarios entrevistados, la tensión que debe existir entre los objetivos específicos y el objetivo general en el marco de las categorías de información definidas

Redacción de información, con las herramientas analizadas en la anterior etapa, se preparó en el documento de manera gráfica la información sobre la forma como se distribuye y almacenan los documentos pertenecientes al proceso de liquidación y pago del impuesto predial.

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6.4.3 Tercera fase: Elaborar un modelo de Gestión documental para la liquidación

del pago del impuesto predial.

A continuación se describen las actividades realizadas para la elaboración del modelo de requerimientos archivísticos y funcionales para la liquidación y pago del impuesto predial en la Secretaría de Hacienda Distrital.

 Analizar el procedimiento de “Recepción de información de entidades recaudadoras” el cual permite identificar la forma como se realiza el pago y la gestión en la SDH, de la declaración del impuesto predial de manera tradicional en medio físico.

 Evaluar las categorías de información identificadas en las herramientas de recolección de información, con el objetivo de validar los requisitos técnicos y funcionales que tiene actualmente la entidad.

 Validar con el marco legal en cumplimiento de requisitos legales que debe contener la propuesta.

 Generar una propuesta (lista de chequeo) que involucre los requerimientos técnicos y funcionales que debe tener la entidad, para generar el pago y gestión de la declaración de impuesto predial.

 Conclusiones y recomendaciones. Con base en la propuesta presentada y el desarrollo de las fases de investigación se documentaron los principales resultados obtenidos y las conclusiones que responden a los objetivos propuestos.

A continuación, se presenta un gráfico que resume las fases de la metodología implementada:

Tabla 3 Metodologia implementada

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

ANALISIS DE

INFORMACION

ELABORAR MODELO DE GESTION

DOCUMENTAL IMPUESTO

PREDIAL.

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Identificar, clasificar y analizar los principales Referentes teóricos.

Elaboración marco teórico Analizar procedimiento Selección y aplicación de las herramientas de recolección de información Análisis instrumento de recolección de información Evaluar las categorías de información.

Validar Marco Legal Identificación, clasificación y análisis de las normas legales.

Redacción de información de acuerdo a las principales categorías.

Generar propuesta Entregable Entregable Entregable Fuente: Diseño propio

6.5 Población objeto

La población objeto de estudio en esta investigación son los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda, teniendo en cuenta que todas las actividades administrativas se distingue por su carácter documental, en el sentido de que los documentos administrativos constituyen el testimonio de su actividad, son el soporte en el que se materializan los diferentes actos de la Administración Pública y constituyen su forma externa (De Hontanares, 2010).

En este sentido las organizaciones se caracterizan por estar integradas por personas que poseen características particulares, las cuales son de vital importancia conocer y hacer uso de dicha información para la consecución lógica y ordenada de los objetivos propuestos, teniendo en cuenta este concepto la investigación se enfoca en indagar los servidores públicos de la Secretaría de Hacienda Distrital, los cuales por sus deberes tienen un gran sentido de pertenencia en el desarrollo de las actividades para la liquidación y pago del impuesto predial ya que es un eje principal para la organización en la cual laboran.

Dando continuidad a lo anterior se realizó un análisis a un grupo de servidores públicos que laboran en la SDH y que se encuentran inmersos en el tema principal de la

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investigación, diagnosticando cuales son los conocimientos y procedimientos para el tema de gestión documental y archivo, esto tomando como argumento que existe una problemática detectada en lo referente al manejo de la información en formato electrónico en la entidad en especial para el proceso de liquidación y pago del impuesto predial.

De acuerdo con lo mencionado anteriormente fue conveniente tomar una muestra representativa de la entidad, con la cual se logró desarrollar el método más conveniente para el desarrollo de la investigación. Como lo menciona (Tamayo, 2011), quien define el muestreo como un instrumento de gran validez en la investigación, en éste el investigador selecciona las unidades representativas a partir de las cuales obtendrá los datos que le permitirán extraer inferencias acerca de la población que investiga, adicional al muestreo no probabilístico, el cual se desarrolla en el contexto de la investigación.

Adicional a lo mencionado anteriormente el concepto que más se asemeja en la investigación es el muestreo intencional o de conveniencia, el cual para (Tamayo, 2011), el investigador selecciona los elementos que a su juicio son representativos, lo cual exige al investigador un conocimiento previo de la población que se investiga para poder determinar cuáles son las categorías o elementos que se pueden considerar como tipo representativo del fenómeno que se estudia. Aquí el procedimiento no es mecánico ni con base en fórmulas de probabilidad, depende del proceso de toma de decisiones de un investigador.

Complementando con lo anterior el muestreo intencional elige una serie de criterios que se consideran necesarios o altamente convenientes para tener una unidad de análisis con las mayores ventajas para los fines que persigue la investigación. (Marinez, 2006)

Las muestras seleccionadas obedecen a otros criterios de investigación (Hernández

2010)

A continuación se mencionan algunos de los elementos para realizar la selección de los participantes de las entrevistas, los cuales son los siguientes:

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 Personas escogidas: Tres servidores públicos de la Secretaría de Hacienda Distrital.

 Las personas escogidas pertenecen a: Carrera Administrativa, Libre nombramiento y remoción.

 Escogidos: Según organigrama de la entidad, son los responsables y líderes de manera transversal de la definición del proceso.

7. Diagnóstico en gestión documental en el proyecto Liquidación y Pago de

Impuesto Predial. Secretaria Distrital de Hacienda

Para este capítulo se contextualiza de manera general, la Secretaria Distrital de Hacienda con una breve historia de la entidad, la misión y la visión que actualmente tiene, con el fin de identificar de manera clara la unidad objeto de estudio.

p. 42

7.1 Historia Institucional de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá

D.C.

Con base en la publicación “Historia Institucional de la Secretaria Distrital de Hacienda” SDH, identificamos que la entidad se creó en 1926 mediante la Ley 72, con el objetivo de recaudar los impuestos públicos del municipio de Bogotá y mantuvo esta connotación hasta 1945 cuando la ciudad, fue declarada Distrito especial.

Desde su existencia la entidad ha sufrido numerosos cambios en su estructura orgánica funcional, destacándose principalmente treinta y ocho cambios que recogen los principales organigramas que reflejan la aplicación de cambios a nivel interno de la SDH, por necesidades de la organización y otro producto de la reestructuración del distrito capital y sus diferentes organismos de gobierno.

En este mismo sentido vale la pena destacar que en el año 2006, se realizó la última modificación de la estructura de las entidades del distrito con el Decreto 545, el cual trajo como consecuencia la más reciente reforma orgánica funcional de la entidad. Desde el punto de vista de gestión documental, la SDH refleja cumplimiento de la normatividad nacional y distrital, la cual ha venido incorporando a través de la evolución que se ha dado en sus procesos, llegando actualmente a contar con una Subdirección de Gestión Documental que se encarga de mantener actualizadas las principales herramientas archivísticas y generar lineamientos en la materia, que son adoptados por todas las áreas que la componen.

A continuación se presenta la Visión y la Misión actual de la SDH, que se encuentra publicada en la página web de la entidad www.sdh.gov.co:

7.2 Visión

Para 2020 la Secretaría Distrital Hacienda facilitará el recaudo y administración de los recursos a través de la ampliación de canales de atención, el uso de tecnologías de

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la información y un talento humano comprometido con un servicio amable y eficiente de cara al ciudadano.

7.3 Misión

La Secretaría Distrital de Hacienda tiene la misión de gestionar recursos y distribuirlos entre los sectores de la Administración Distrital, para cumplir con las metas establecidas en el Plan de Desarrollo, bajo el principio de sostenibilidad fiscal. El cumplimiento de la misión y la visión es realizado por sesenta y nueve áreas que cuentan con la siguiente estructura, un Despacho de la Secretaria de Hacienda, del cual dependen cinco oficinas, la Subsecretaria General que tiene a su cargo tres Direcciones, diez Subdirecciones y la Oficina de Atención al Ciudadano. La Subsecretaria Técnica que cuenta con siete Direcciones, diecinueve Subdirecciones, estructura que se representa mediante el siguiente organigrama:

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Tabla 4 Organigrama Secretaria Distrital de Hacienda

p. 45

7.2 Contexto proceso de Liquidación de Impuesto Predial en la SDH

De acuerdo con la estructura de la SDH, se destaca en el marco de la investigación que las áreas involucradas en el proceso de liquidación del impuesto predial son:  La Dirección de Impuestos de Bogotá a través de la Oficina de Control de recaudo Tributario.

 La Dirección de Corporativa mediante la Subdirección de Gestión Documental.  La Dirección de Informática y Tecnología por intermedio de la Subdirección de Soluciones de TIC.

Para identificar el proceso que se lleva a cabo para la liquidación y pago del impuesto predial, se analizó el procedimiento CPR-19 Administración de las cuentas corrientes de Bancos y contribuyentes, del cual se construyó la siguiente lista de actividades que contextualiza el proceso objeto de estudio:

1. La SDH genera un formulario de declaración de pago con dos desprendibles, uno

para entregar en el banco cuando se pague y otro para que sea conservado por el ciudadano.

2. La SDH Establece una distribución por correspondencia de entrega del formulario

al ciudadano propietario de la vivienda, de acuerdo con la dirección que reporte el predio en catastro.

3. El propietario debe pagar en las fechas establecidas, dirigiéndose físicamente a

la entidad financiera de su preferencia.

4. El banco recauda el pago y sella un desprendible que entrega al ciudadano y

conserva el del banco.

5. El banco genera paquetes de desprendibles que debe enviar a la SDH máximo a

las 72 horas de recibo del pago, al igual que realizar transmisión de la base de datos que contiene lo recaudado.

6. La SDH recibe la documentación y realiza validación de los paquetes y la

completitud de estos.

7. Se realiza proceso de digitalización y OCR de los formularios generando una BD

que se carga para validar con el archivo enviado por el banco.

8. Los documentos físicos se organizan en la serie documental Declaraciones

tributarias y son descritos en el SGDEA de la entidad.

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Estas actividades representan la línea base del análisis del proceso de Liquidación y pago del impuesto predial que actualmente se desarrolla, la cual es complementada en la siguiente matriz que refleja responsable de la actividad y se clasifica en tipo de acción que representa en el proceso:

Tabla 5 Matriz de analisis del proceso de liquidacion y pago del impuesto predial

PRINCIPALES ACTIVIDADES

RESPONSABLES

OPERACIÓN TRANSPORTE VERIFICACIÓN

1. La SDH genera un formulario de declaración de pago con dos

desprendibles, uno para entregar en el banco cuando se pague y otro para que sea conservado por el ciudadano.

Oficina de Control de Recaudo Tributario.

2. La SDH Establece una distribución por correspondencia de entrega

del formulario al ciudadano propietario de la vivienda, de acuerdo con la dirección que reporte el predio en catastro.

Subdirección de Gestión Documental x

3. El propietario debe pagar en las fechas establecidas, dirigiéndose

físicamente a la entidad financiera de su preferencia. Ciudadano x

4. El banco recauda el pago y sella un desprendible que entrega al

ciudadano y conserva el del banco.

Banco y ciudadano x

5. El banco genera paquetes de desprendibles que debe enviar a la

SDH máximo a las 72 horas de recibo del pago, al igual que realizar transmisión de la base de datos que contiene lo recaudado. Banco -Subdirección de Soluciones de TIC x

6. La SDH recibe la documentación y realiza validación de los paquetes

y la completitud de estos.

Subdirección de Gestión Documental x

7. Se realiza proceso de digitalización y OCR de los formularios

generando una BD que se carga para validar con el archivo enviado por el banco.

Subdirección de Gestión Documental x

8. Los documentos físicos se organizan en la serie documental

Declaraciones tributarias y son descritos en el SGDEA de la entidad. Subdirección de Gestión Documental x

MATRIZ DE ANÁLISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL

Fuente: Elaboración propia De acuerdo con la tabla (Matriz) anterior se refleja que el proceso tiene 8 actividades principales, de las cuales cuatro se clasificaron como operación, en el entendido que son necesarias para llevar a cabo el pago y son las que generan valor tanto para la entidad como para el ciudadano. Tres que son de transporte y son susceptibles de acciones de mejora por generar costos adicionales a todas las partes interesadas (Ciudadano, Bancos, Entidad) y por último se estableció una actividad de verificación, en la cual se valida la totalidad de la información que es transmitida por los bancos.

Se observa de igual forma, que en el proceso la Subdirección de Gestión Documental que rige toda la política archivística de la entidad, tiene un rol protagónico, el cual en el contexto de la investigación permitió que se le aplicara la validación del cumplimiento de

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los requerimientos archivísticos, mediante la encuesta autodiagnóstico generada por el AGN, de la cual se presenta a continuación el análisis realizado.

7.3 Análisis instrumento de recolección de información No. 1

DIAGNOSTICO GESTION DOCUMENTAL

Figura 2 Analisis Planeacion

Los datos de la Figura No 2 demuestra que en el proceso de planeación de gestión documental en la SDH se evidencia que cumple en un 100% ya que las veintiséis preguntas planteadas con se cumple con todas, estos datos contribuyen para la investigación.

CUMPLE

100%

CUMPLE

NO CUMPLE

1. PLANEACION

1. PLANEACION1. PLANEACION

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Figura 3 Analisis Produccion

Según la Figura No 3 La producción documental en la entidad cumple con un 82%, ya que catorce de las diecisiete preguntas planteadas cumple, solo tres de las preguntas no cumple el cual equivale a un 18%, se debe mejorar en algunos aspectos como control de los flujos de recepción de información.

Figura 4 Analisis Gestion y Trámite De acuerdo con la Figura No. 4 Gestión y trámite de información en la SDH cumple con un 95% ya que de veinte preguntas planteadas cumple con diecinueve el 5% representa una pregunta la cual está asociada a material metálico en los documentos.

82%

18%

2. PRODUCCION

CUMPLE

NO CUMPLE

95%

3. GESTION Y TRAMITE

CUMPLE

NO CUMPLE

p. 49

Figura 5 Analisis Organizacion

Según la Figura No 5 la organización de los documentos cumple con un 100% ya que de las 11 preguntas planteadas con todas se cumple con requisitos propuestos por el AGN.

Figura 6 Analisis Transferencia

Según la información de la Figura No 6 las transferencias de los documentos cumple con el 83% de las preguntas planteadas, cinco de las seis preguntas de este proceso resultaron afirmativas, una pregunta resulto negativa la cual representa el 17% y está asociada al almacenamiento de soportes audiovisuales análogos.

100%

4. ORGANIZACION

83%

17%

5. TRANSFERENCIA

CUMPLE

NO CUMPLE

p. 50

Figura 7 Analisis Disposicion de documentos De acuerdo con la Figura No 7 la disposición de los documentos cumple con un 67%, para este ítem se plantearon tres preguntas de las cuales dos cumplen con los requisitos establecidos por AGN, un 33% que corresponde a una pregunta asociada a la conservación de los documentos.

Figura 8 Preservacion a largo plazo Según la gráfica de la Figura No 8 de la preservación a largo plazo el 71% cumple con la información planteada, se realizaron catorce preguntas de las cuales diez cumplen los lineamientos planteados por el AGN, el 29% está asociado a cuatro pregunta que no cumplen con los requisitos relacionados a fumigaciones, luz natural y filtros UV en las ventanas donde se encuentra ubicado el archivo.

67%

33%

6. DISPOSICIÓN DE

DOCUMENTOS

CUMPLE

NO CUMPLE

71%

29%

7. PRESERVACION A LARGO

PLAZO

CUMPLE

NO CUMPLE

p. 51

Figura 9 Analisis Valoracion

De acuerdo con la Figura No 9 la valoración de los documentos no cumple en un 100% ya que de las dos preguntas planteadas las dos resultaron negativas, las preguntas relacionadas a temas de políticas de preservación de información a largo plazo y políticas para preservación a largo plazo, teniendo en cuenta los nuevos soportes tecnológicos.

8. Capitulo 2 Requerimientos archivísticos y funcionales del proyecto Liquidación

y Pago de Impuesto Predial. Secretaria Distrital de Hacienda Análisis instrumento de recolección de información No. 2

Teniendo en cuenta la relevancia que tiene el cumplimiento de requisitos archivísticos en el marco de la investigación y las buenas practicas definidas en la norma ISO 30301, se aplicó el cuestionario de verificación que permite evidenciar el nivel de madurez que tiene la entidad para afrontar un proyecto de administración de documento electrónico, el cual necesita contar con esquemas maduros de gestión documental que involucren los aspectos enunciados en la norma, dado que en el esquema de pago electrónico del impuesto predial, tiene una importancia mayor desde el punto de vista funcional, la articulación del Sistema de Gestión Documental en las diferentes áreas de la entidad.

8. VALORACION

CUMPLE

NO CUMPLE

p. 52

Figura 10 Lista de verificacion UNE-ISO 30301

Teniendo en cuenta la figura 10 se puede evidenciar que en la Secretaria Distrital de Hacienda cumple en un 100% con los requisitos archivísticos estipulados en la norma UNE-ISO 30301 de los cuales el 61% es el adecuado y el 39% necesita mejora.

7.5 Análisis instrumento de recolección de información No. 3

Con base en el marco teórico y la identificación de la relación directa que existe entre documentos y Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, para el cumplimiento de requisitos técnicos y funcionales en las entidades desde el punto de vista de Gestión documental, se aplicó la encuesta de Modelo de requisitos del SGDEA en la SDH, el cual nos permite evidenciar que nivel de conformidad tiene el ECM de la entidad frente a los 9 requisitos que debe asegurar. A continuación, se presenta la tabla que sintetiza el análisis realizado.

61%

39%

LISTA DE VERIFICACION UNE-ISO

30301

Adecuado Necesita mejora

p. 53

Figura 11 Analisis modelo de requisitos SGDEA

De acuerdo con la figura 11 y teniendo en cuenta el modelo de requisitos de SGDEA la entidad cumple en un 90% que corresponde a 186 lineamientos, el 10% no cumple el cual corresponde a 21 requisitos.

Tabla 6 Analisis encuesta Modelo de requisitos SGDEA - AGN

MODELO DE REQUISITOS SGDEA - AGN

CATEGORIAS REQUISITOS EVALUADOS

PREGUNTAS SI CUMPLE NO CUMPLE

Clasificación y organización documental

Retención y disposición

Captura e ingreso Documento

Búsqueda y presentación

Metadatos

Control y Seguridad

Flujos de trabajo

Flujos electrónicos

Requerimientos no funcionales

Total

207

186

SI CUMPLE NO CUMPLE

90%

10%

Fuente: Elaboración propia

90%

10%

MODELO DE REQUISITOS SGDEA

SI CUMPLE

NO CUMPLE

p. 54

Una vez aplicada la encuesta, se observó que la herramienta tecnológica implementada es de ORACLE, la cual responde a los requisitos solicitados en el 90% y el 10% que no cumple, es básicamente porque bajo el estándar no viene configurado.

De igual forma se puede inferir que para la implementación del pago del impuesto predial en línea, de acuerdo con el análisis del Modelo de Requisitos esta herramienta tecnológica cumple las 9 categorías que se solicitan, siendo necesario verificar únicamente la categoría de captura e ingreso de documentos, con el objetivo de asegurar que los incumplimientos detectados no tengan incidencia directa en la operatividad de la propuesta que se defina para el pago por PSE.

9. Propuesta Modelo de gestión documental para la liquidación y pago del

impuesto predial.

A continuación se contextualizan las 8 actividades que se deben hacer para el pago del impuesto predial de forma tradicional.

9.1 Generación Tradicional del Pago Impuesto Predial

1. La SDH genera un formulario de declaración de pago con dos desprendibles, uno

para entregar en el banco cuando se pague y otro para que sea conservado por el ciudadano.

2. La SDH Establece una distribución por correspondencia de entrega del formulario

al ciudadano propietario de la vivienda, de acuerdo con la dirección que reporte el predio en catastro.

p. 55

3. El propietario debe pagar en las fechas establecidas, dirigiéndose físicamente a

la entidad financiera de su preferencia.

4. El banco recauda el pago y sella un desprendible que entrega al ciudadano y

conserva el del banco.

5. El banco genera paquetes de desprendibles que debe enviar a la SDH máximo a

las 72 horas de recibo del pago, al igual que realizar transmisión de la base de datos que contiene lo recaudado.

6. La SDH recibe la documentación y realiza validación de los paquetes y la

completitud de estos.

7. Se realiza proceso de digitalización y OCR de los formularios generando una BD

que se carga para validar con el archivo enviado por el banco.

8. Los documentos físicos se organizan en la serie documental Declaraciones

tributarias y son descritos en el SGDEA de la entidad.

Es importante destacar que, una vez revisado el proceso, aplicadas las herramientas de recolección de información y analizadas las mismas se presenta una propuesta base que se relaciona a continuación.

9.2 Propuesta de Liquidacion y Pago del Impuesto Predial en Linea

1. La SDH genera disponen en su página web la oficina virtual, que permite a los

ciudadanos realizar consultas y tramites con la entidad.

2. La SDH debe disponer de un medio de autenticación, para que la ciudadanía cree

usuario y contraseña que le permita acceder a la oficina virtual.

3. La SDH debe disponer un aplicativo de liquidación de impuesto predial que pueda

ser consultado por la ciudadanía dentro de la Oficina Virtual.

4. Una vez generada la consulta del impuesto predial, establecer la opción de

impresión virtual en PDF.

5. El archivo en PDF debe contener la opción de pago en línea mediante un botón

PSE.

6. El ciudadano al seleccionar PSE se vincula a una pasarela segura de

transacciones bancarias.

p. 56

7. Cuando se realiza el pago por PSE de manera exitosa, el formulario genera un

número de pago y se convierte en documento electrónico de archivo.

8. La SDH establece mediante un Web Services entre la aplicación de liquidación y

el SGDEA, la entrega de los datos de identificación del formulario y el contribuyente al igual que los documentos electrónicos.

9. El SGDEA incorpora mediante la descripción multinivel definida, para la serie

declaraciones tributarias, los metadatos del expediente y del documento electrónico.

10. Se Incorporan estampa cronológica al documento y se actualiza el índice

electrónico del expediente, el cual controla los tiempos de retención documental.

11. El ciudadano cierra su trámite y tendrá disponible el documento en la Oficina

Virtual en su expediente electrónico.

12. La SDH consulta y realiza fiscalización de los pagos con base en sus sistemas de

información y acceso al Expediente Digital.

En la figura Nº 12 se puede evidenciar el paso a paso del modelo de la propuesta de liquidación y pago del impuesto predial en línea:

p. 57

Figura 12 Propuesta modelo liquidacion y pago del impuesto predial Fuente: Elaboración propia

PROPUESTA MODELO LIQUIDACION Y PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL

p. 58

Tabla 7 Propuesta de Liquidacion y pago del impuesto predial en linea

PROPUESTA

RESPONSABLES

REQUISITO

TECNICO

REQUISITO

FUNCIONAL

TEMATICA

MARCO NORMATIVO

1. La SDH genera disponen en su página web la oficina

virtual, que permite a los ciudadanos realizar consultas y tramites con la entidad.

Subdirección de Soluciones de TIC Disponer en su página web la oficina virtual NA

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

La SDH debe disponer de un medio de autenticación, para que la ciudadanía cree usuario y contraseña que le permita acceder a la oficina virtual. Subdirección de Soluciones de TIC Disponer medio de autenticación Crear usuario y contraseña

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

3. La SDH debe disponer un aplicativo de liquidación

de impuesto predial que pueda ser consultado por la ciudadanía dentro de la Oficina Virtual. Oficina de Control de Recaudo Tributario. Disponer un aplicativo de liquidación de impuesto predial NA

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

4. Una vez generada la consulta del impuesto predial,

establecer la opción de impresión virtual en PDF. Ciudadano - Subdirección de Soluciones de TIC Opción de impresión virtual Consultar Impuesto Predial Documento Electronico

LEY 527 DE 1999

5. El archivo en PDF debe contener la opción de pago

en línea mediante un botón PSE.

Subdirección de Soluciones de TIC Opción de pago en línea NA Documento Electronico

LEY 527 DE 1999

6. El ciudadano al seleccionar PSE se vincula a una

pasarela segura de transacciones bancarias. Ciudadano - Subdirección de Soluciones de TIC - Bancos Pasarela segura de transacciones bancarias Seleccionar PSE

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

7. Cuando se realiza el pago por PSE de manera

exitosa, el formulario genera un número de pago y se convierte en documento electrónico de archivo. Subdirección de Gestión Documental - Subdirección de Soluciones de TIC Generar un número de pago Documento electrónico de archivo Documento Electronico

LEY 527 DE 1999

8. La SDH establece mediante un web services entre la

aplicación de liquidación y el SGDEA, la entrega de los datos de identificación del formulario y el contribuyente al igual que los documentos electrónicos. Subdirección de Gestión Documental - Subdirección de Soluciones de TIC Establece mediante un web services entre la aplicación de liquidación y el SGDEA Entrega de los datos de identificación del formulario y el contribuyente al igual que los documentos electrónicos.

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

9. El SGDEA incorpora mediante la descripción

multinivel definida, para la serie declaraciones tributarias, los metadatos del expediente y del documento electrónico. Oficina de Control de Recaudo Tributario - Subdirección de Gestión Documental NA incorpora mediante la descripción multinivel definida, para la serie declaraciones tributarias

GESTIÓN

DOCUMENTAL

DECRETO 1080 DE 2015

10. Se Incorporan estampa cronológica al documento y se

actualiza el índice electrónico del expediente, el cual controla los tiempos de retención documental. Subdirección de Gestión Documental NA Incorporan estampa cronológica al documento y se actualiza el índice electrónico del expediente Documento Electronico

LEY 527 DE 1999

11. El ciudadano cierra su trámite y tendrá disponible el

documento en la Oficina Virtual en su expediente electrónico.

Ciudadano - Subdirección de Gestión Documental NA Disponible el documento

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

12. La SDH consulta y realiza fiscalización de los pagos

con base en sus sistemas de información y acceso al Expediente Digital.

Oficina de Control de Recaudo Tributario - Subdirección de Gestión Documental NA Consulta y realiza fiscalización

SGDEA

DECRETO 1080 DE 2015

PROPUESTA DE LIQUIDACION Y PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL EN LINEA

p. 59

10. Conclusiones

La presentación de las conclusiones se genera desde tres aspectos fundamentales, el proceso de investigación, el contexto académico y el impacto social que la iniciativa puede lograr en los ciudadanos que pagan el impuesto predial en la ciudad.

De acuerdo con lo anterior desde el proceso de investigación, se evidencio el cumplimiento de los objetivos propuestos gracias a los instrumentos de recolección de información utilizados en la entidad, dentro de los que se destacan que para el primer objetivo se planteó la realización de un diagnóstico en gestión documental en la Secretaria Distrital de Hacienda apoyados del marco teórico y legal, el cual mediante el análisis documental nos permitió caracterizar la SDH y entender la forma como actúa en la ciudad de Bogotá.

En el segundo objetivo se planteó “Identificar los requerimientos archivísticos y funcionales del proyecto Liquidación y Pago de Impuesto Predial. Secretaria Distrital de Hacienda”, el cual se logró articular con el segundo y tercer instrumento de recolección, que permitieron evaluar la madurez de la Gestión documental de la entidad y del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA – los cuales en conjunto permiten establecer la línea base de requisitos técnicos y funcionales que soportaran la propuesta que se defina para la entidad.

Finalmente para el tercer objetivo sobre “Plantear un modelo de requerimientos archivísticos y funcionales para la liquidación y pago del impuesto predial en la Secretaría de Hacienda Distrital” y apoyado de los instrumentos de recolección de información se logró como producto final, el diseño de una propuesta de modelo a alto nivel para la liquidación y pago del impuesto predial, donde se establece de una manera clara los responsables, los lineamientos archivísticos y funcionales que debe cumplir cada uno de las actividades que se proponen, el cual puede ser utilizado por la entidad para llevar a cabo la implementación del proceso.

p. 60

Desde el contexto académico, se resalta que la investigación permite llevar a un caso real, la teoría en materia de Gestión Documental, documento electrónico y SGDEA, conceptos que de manera transversal son necesarios para la construcción de la propuesta de implementar una solución del pago del Impuesto predial en línea, lo cual es enriquecedor en la actualidad dado que a nivel mundial y local, se están desarrollando iniciativas en las entidades asociadas a virtualización de trámites y generación de documentos electrónicos.

En este mismo sentido vale la pena resaltar que desde la academia se pueden evidenciar que se afrontan retos de entendimiento de esta nueva realidad, con lo cual se debe crecer teóricamente en el contexto colombiano, documentos que aporten a este nuevo paradigma.

Desde el punto de vista Social, Con el paso del tiempo la generación de documentos en las entidades públicas ha sufrido cambios que obligan a replantear la concepción y análisis de los servicios que se presta al ciudadano, es por esta razón que aparece el formato electrónico el cual contribuye para dar agilidad en los trámites realizados por los ciudadanos, de esta manera contribuyendo en la toma de decisiones en las entidades.

Dando continuidad a lo anterior desde una perspectiva general esta investigación brinda conocimiento de tipo académico para los estudiantes de la Universidad, a su vez brinda experiencia para la implementación de nuevos modelos de gestión documental electrónica en el sector público, buscando un pilar fundamental para la eficiencia administrativa en costos y tiempos.

En este mismo sentido el diseño e implementación de un SGDEA, determina una preservación digital prolongada en el tiempo, asegurando el ciclo de vida de los documentos que se encuentra en formato digital, garantizando la implementación de la estrategia de gobierno en línea y en el marco de la investigación permitiendo que se pueda establecer los requisitos técnicos y funcionales para el pago del impuesto predial en línea.

p. 61

11. Bibliografía

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%22

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p. 62

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p. 64

12. Anexos

12.1 Anexo 1. ENTREVISTA DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL

LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA DISTRITAL BOGOTÁ

DIAGNOSTICO GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL

Nombre: _____________________________________________ Fecha: ___________________ Objetivo de la encuesta: La presente encuesta se planteó con el fin de obtener una visión general de los ocho procesos de gestión documental en la Secretaria Distrital de Hacienda con el fin de contribuir con la investigación planteada.

1. PLANEACION

CUMPLE

1. ¿La Entidad ha establecido en los manuales de procedimientos los cargos de los

funcionarios autorizados para firmar la documentación? Si

2. ¿Tienen procedimientos descritos para llevar el control de las firmas autorizadas?

3. ¿El área encargada de la gestión documental tiene identificados los documentos

vitales de la Entidad?

4. ¿Existe una política documentada para salvaguardar la información electrónica de la

Entidad?

5. ¿Dentro del programa de gestión documental, se consideró la gestión de documentos

electrónicos?

6. ¿Existe reglamentación interna para la aplicación del decreto 1747 de 2000 por el cual

se reglamenta la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con certificados y firmas digitales? Si

7. ¿La entidad ha identificado medidas de control para uso de reprografía? (incluye los

Sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación) Si

8. ¿Cuenta la Entidad con un Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia?

9. ¿Tiene la entidad cuadros de clasificación documental?

10. ¿Están aprobadas las TRD mediante acto administrativo?

11. ¿Las TRD se encuentran adoptadas?

12. ¿Están adoptadas mediante acto administrativo?

13. ¿Las TRD han sido actualizadas?

De ser sí, por: Cambios administrativos internos ___________ Reestructuración - _____x____

14. ¿Se ha elaborado algún instructivo para la aplicación de las TRD?

15. ¿Ha documentado la entidad el Programa de Gestión Documental-PGD?

16. ¿El Programa de Gestión Documental se encuentra aprobado por el comité

competente?

17. ¿Tiene la entidad publicada en la página WEB el PGD?

18. ¿Ha elaborado la entidad Tablas de Valoración Documental?

19. ¿Las Tablas de Valoración Documental fueron presentadas ante la respectiva instancia

evaluadora?

20. ¿Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas mediante Acto

administrativo?

21. ¿La entidad tiene elaborado y aprobado el Cronograma de Implementación del PGD?

p. 65

22. ¿Se encuentran los formatos estandarizados disponibles para su uso?

23. ¿Se elaboran los documentos en las plantillas o formularios definidos?

24. ¿La Unidad de Correspondencia está creada?

25. ¿La entidad tiene en funcionamiento la Ventanilla Única?

26. ¿Tiene publicado en lugar visible el horario de atención de la ventanilla de

correspondencia?

2. PRODUCCION

CUMPLE

1. ¿La Entidad lleva Consecutivo de Comunicaciones Oficiales?

2. ¿Están definidos los flujos de recepción de documentos?

3. ¿Se está centralizando las comunicaciones recibidas o enviadas por fax?

4. ¿Al ingreso de las comunicaciones se controla la cantidad de anexos y folios de la

misma?

5. ¿Para la radicación de comunicaciones enviadas se valida el responsable de firmar

estas?

6. ¿La Entidad cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentos

electrónicos?

7. ¿Existe un sistema de control (seguimiento) sobre el trámite de los documentos

electrónicos?

8. ¿Utilizan un mecanismo tecnológico para el manejo de las comunicaciones oficiales?

9. ¿Cuenta la entidad con controles (plantillas o formatos) que permita certificar la

recepción de documentos?

10. ¿Imprimen las comunicaciones por doble cara?

11. ¿Tienen procedimientos para la aplicación de la política Cero Papel?

12. ¿Ha identificado la entidad los tipos de trámites de las comunicaciones oficiales?

13. ¿Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias?

14. ¿Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes?

15. ¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de

respuesta de las comunicaciones recibidas?

16. ¿Cuenta la entidad con controles (plantillas o formatos) que permita certificar la

distribución de documentos?

17. ¿Se tienen establecidos horarios para la distribución de las comunicaciones recibidas?

3. GESTIÓN Y TRÁMITE

CUMPLE

1. ¿La Entidad cuenta con lineamientos establecidos y documentados para la

distribución de documentos?

2. ¿Cuenta la entidad con plantillas para registro de los documentos enviados?

3. ¿Se dispone de casilleros para la organización de la mensajería externa?

4. ¿El mobiliario se encuentra debidamente identificado?

5. ¿El inventario documental está disponible para consulta en la Intranet de la Entidad?

6. ¿Cuentan con sistemas de seguridad los espacios donde se custodia la serie Historias

Laborales?

7. ¿Existe algún sistema de control de préstamo de documentos?

p. 66

8. ¿Ha elaborado un documento para el préstamo de documentos de archivo?

9. ¿Existe alguna restricción para el préstamo de documentos?

10. ¿Cuenta la entidad con un reglamento de servicio y consulta en el archivo central?

11. ¿Se tiene un formato de registro de usuarios externos e internos en el archivo central?

12. ¿El Jefe de la unidad de archivo está autorizado para autenticar copia de documentos

que custodia?

13. ¿Cuenta la entidad con un funcionario responsable de gestionar el PQRS?

14. ¿Se tienen horarios establecidos para la revisión del portal?

15. ¿Las series documentales encontradas físicamente corresponden a la TRD?

16. ¿Guardan los expedientes el principio de orden original?

17. ¿Las series documentales se encuentran organizadas en la estantería de acuerdo a

TRD?

18. ¿Se manejan series documentales en soportes diferentes a papel?

19. ¿Se realiza la foliación de acuerdo al instructivo del AGN?

20. ¿Se evidencia uso de material metálico en los expedientes?

4. ORGANIZACIÓN

CUMPLE

1. ¿Están rotuladas las unidades de almacenamiento de acuerdo con las TRD?

2. ¿Los expedientes tienen hoja de control?

3. ¿Se diligencia el Formato Único de Inventario Documental?

4. ¿Utiliza el Formato Único de Inventario Documental propuesto por el Archivo

General de la Nación según el Acuerdo 038 de 2002?

5. ¿Se encuentra el inventario en base de datos?

6. ¿Se han clasificado, ordenado, depurado, almacenado y valorado los fondos

acumulados?

7. ¿La Entidad aplicó las Tablas de Valoración Documental?

8. ¿Se cuenta con cronograma para la realización de las transferencias?

9. ¿Se cuenta con cronograma para la realización de las transferencias?

10. ¿Se han realizado Transferencias Primarias de conformidad con lo estipulado en la

TRD?

11. ¿Se han realizado transferencias secundarias?

5. TRANSFERENCIA

CUMPLE

1. ¿Se han realizado eliminaciones de series documentales de acuerdo a TRD?

2. ¿Se encuentran aprobadas por el Comité Interno de Archivo?

3. ¿Se controla que la información de los documentos no sea utilizada por los terceros

que realizan el procedimiento?

4. ¿Existe mobiliario y espacios de almacenamiento documental adecuados?

5. ¿Se cuentan con espacios suficientes para albergar la documentación?

6. ¿Existe mobiliario y espacio de almacenamiento especial para documentos en

soportes audiovisuales análogos? (magnéticos, acetato, poliester, celulosa, nitrato de celulosa)

p. 67

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

CUMPLE

1. ¿Las unidades de almacenamiento son las adecuadas para archivos de gestión (cajas,

carpetas, otros)?

2. ¿La disposición de las unidades de almacenamiento en el mobiliario genera riesgos

para su conservación?

3. ¿Tienen diferentes tipos de unidades de almacenamiento teniendo en cuenta los

tiempos de retención y disposición final de las series documentales? Si

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

CUMPLE

1. ¿Cuenta la Entidad con un Plan de Emergencia y atención de desastres para material

documental?

2. ¿Se cuenta con sistemas de seguridad en los espacios donde se custodian las series

documentales de la dependencia?

3. ¿Dispone el depósito de equipos para atención de desastres?

4. ¿Cuenta el espacio o el depósito con sistemas de seguridad contra intrusiones o

robos?

5. ¿Se evidencia el mantenimiento a las instalaciones eléctricas e hidráulicas?

6. ¿Realizan limpieza de áreas y documentos?

7. ¿La Entidad cuenta con un programa de control de plagas?

8. ¿La Entidad cuenta con un programa de control de plagas?

13. ¿La estantería se encuentra alejada al menos de 20 cm de los muros?

14. ¿Las baldas inferiores de la estantería se encuentran a 10 cm de altura del piso?

9. ¿Se realiza fumigación para el control de ácaros en los archivos de gestión y central?

10. ¿Se han realizado primeros auxilios a los documentos?

11. ¿El depósito cuenta con iluminación natural?

12. ¿Las ventanas tienen filtros UV?

8. VALORACIÓN

CUMPLE

1. ¿La entidad cuenta con política de preservación de información a largo plazo?

2. ¿La entidad cuenta con políticas para garantizar la conservación y migración a nuevos

soportes tecnológicos?

p. 68

12.2 Anexo 2. LISTA DE VERIFICACION UNE-ISO 30301

LISTA DE VERIFICACION UNE-ISO 30301

No Punto de verificación Adecuado Necesita mejora No Próximamente No aplica

¿Ha identificado y documentado la organización los factores internos y externos que afectan al SGD, in- cluyendo a las partes interesadas que puedan estar in- teresadas en los objetivos de gestión documental? X

¿La documentación del SGD identifica los requisitos claves X

 legislativos  reglamentarios  de negocios que debe satisfacer?

¿Ha identificado y documentado la organización el alcance y la finalidad del SGD?

¿El alcance identifica x

1) el(los) sector(es)

2) la(s) función(es)

3) los proveedores externos de servicios de la organi- zación a los que

se aplica el SGD?

¿La alta dirección ha comunicado a la organización la decisión de establecer el SGD?

¿Tiene la organización una política de gestión docu- mental definida? x

¿La política de gestión documental ha sido adoptada y apoyada por la alta dirección?

¿Está asignada la responsabilidad sobre el cumpli- miento de la política? x

¿La alta dirección ha designado un representante es- pecífico de gestión para el SGD con un rol, responsa- bilidades y competencias definidos? x

¿La organización ha identificado y documentado los riesgos y las oportunidades que deben ser cubiertos por el SGD? x

¿La organización ha establecido para sus procesos claves de trabajo objetivos de gestión documental que cubran los riesgos y oportunidades? x

¿Los objetivos son consistentes con la política de ges- tión documental, medibles y prácticos?

¿Los objetivos de gestión documental están en conso- nancia con los recursos de la organización?

¿Existe un plan de implementación que identifique: x

 quién es el responsable  qué debe hacerse  los plazos para lograr los objetivos de gestión documental?

¿Los recursos destinados son suficientes para una to- tal implementación del SGD?

¿Las responsabilidades sobre los objetivos de gestión documental están asignadas a personal capacitado en los niveles pertinentes de toda la organización?

p. 69

¿Hay programas de formación y concienciación sobre los objetivos de gestión documental y planes de im- plementación?

¿Existen procedimientos establecidos para la comuni- cación externa e interna del SGD?

La documentación que requiere el SGD, en especial los procedimientos, ¿está adecuadamente identifica- da, controlada y mantenida?

¿Están planificados e implementados los procesos ne- cesarios para cubrir los riesgos y oportunidades?

¿Existe documentación sobre la selección de procesos y controles documentales usados para diseñar las aplicaciones de gestión documental implementadas bajo el SGD?

¿Existe documentación sobre la implementación de las aplicaciones de gestión documental y sobre cómo estas aplicaciones logran sus objetivos?

¿Se consulta con regularidad a las partes interesadas para conocer su evaluación de la efectividad del SGD en relación con sus expectativas?

¿La implementación del SGD se audita a intervalos regulares?

¿Existe un procedimiento de revisión por la dirección del SGD?

¿Han sido analizados y puestos en práctica los resul- tados de la revisión por la dirección del SGD?

¿Existe un procedimiento en funcionamiento para responder y corregir las no conformidades identifica- das en los procesos de supervisión y auditoría? x

¿Tiene la organización establecidos procedimientos para la implementación de acciones correctivas, ac- tualizaciones y mejoras del SGD?

p. 70

12.3 Anexo 3. MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL

CUMPLE

El SGDEA debe permitir la creación, importación, parametrización, automatización, administración y versionamiento de las Tablas de Retención Documental TRD, a partir de las planillas predefinidas, asistentes de configuración cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la administración y gestión de la TRD.

El SGDEA debe permitir que las Tablas de Retención documental tengan asociados los siguientes campos: - Una descripción y/o justificación - Versionamiento de la TRD - Fechas de actualización de las TRD en el sistema - Identificador único de creación de la TRD

El SGDEA debe garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán criterios de tiempo y de disposición final de la versión correspondiente.

El SGDEA debe representar la organización de los expedientes y documentos, incluyendo sus metadatos, a partir del esquema del cuadro de clasificación documental.

El SGDEA debe incorporar múltiples niveles para el esquema del cuadro de clasificación

El SGDEA debe validar la información que se ingresa en el esquema de la Tabla de Retención Documental a través de la generación de alertas o incorporación de opciones que incluyan asistentes paso a paso (Listas desplegables, alertas, listas de chequeo, ventanas de ayuda, entre otras) que indiquen si existe información similar o igual en el sistema.

El SGDEA debe permitir la importación y exportación total o parcial de la Tabla de Retención Documental, en un formato abierto y editable, teniendo en cuenta:- Para la importación - Permitir la importación de los metadatos asociados. - Cuando se importen las TRD o TVD y sus metadatos, el Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivo, debe validar y arrojar los errores de estructura y formato que se presenten. · Para la exportación - Permitir la exportación de metadatos asociados, incluyendo pistas de auditoria. Los procesos de importación y exportación deben generar reportes y estas acciones deben queda registradas en las pistas de auditoria.

El SGDEA debe permitir a los usuarios autorizados, la selección y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención Documental.

El SGDEA deben permitir la integración con los diferentes servidores de correo electrónico de acuerdo con las necesidades o políticas de cada organización

Los documentos del SGDEA deben heredar los metadatos de la serie y subserie documental.

El SGDEA debe Exportar el directorio de todos los expedientes y/o carpetas clasificadas en una serie específica y su contenido.

Una vez terminado el trámite administrativo, el SGDEA debe incorporar opciones para el cierre del expediente (manual-automático)

Una vez cerrado el expediente, el SGDEA deberá restringir la adición la supresión carpetas o documentos. Excepciones: Cuando por disposiciones legales o administrativas se necesario reabrir un expediente, esta acción debe realizarse mediante un perfil administrativo y debe quedar registro en las pistas de auditoria, con la explicación del motivo por el cual se realizó la acción.

El SGDEA debe hacer accesible el contenido de los expedientes de acuerdo con los roles y permisos.

El SGDEA debe impedir la eliminación de un expediente electrónico o su contenido. Sin embargo existen dos excepciones a este requisito: 1. La eliminación de acuerdo con lo establecido en la TRD. 2. Eliminación por un rol administrativo como parte de un procedimiento auditado.

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El SGDEA debe permitir la asignación de un vocabulario controlado y normalizado compatible con las normas nacionales y estándares internacionales (Moreq2).

El SGDEA debe proporcionar a los administradores las herramientas para informes estadísticos de la actividad dentro de la Tabla de Retención Documental.

El SGDEA debe permitir la generación de expedientes electrónicos y todos sus componentes ( Documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos asociados)

El SGDEA debe permitir que los documentos que componen el expediente, hereden los tiempos de conservación establecidos en las TRD.

El SGDEA debe permitir diligenciar los metadatos de ubicación, que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expedientes híbridos

El SGDEA debe permitir que todas las acciones efectuadas sobre el expediente, deben ser registradas en un historial de eventos que puede ser consultado por los usuarios que tengan acceso al expediente electrónico.

El SGDEA debe permitir que el historial de eventos del expediente electrónico pueda ser exportado.

El SGDEA debe permitir exportar el índice electrónico a formato XML.

El SGDEA debe permitir la transferencia de la estructura de las TRD, mediante un archivo XML.

El SGDEA debe permitir la incorporación de la firma electrónica para la generación del índice del expediente electrónico.

El SGDEA debe permitir cotejar la composición de los documentos electrónicos que integran un expediente electrónico, asegurando su integridad y autenticidad.

El SGDEA debe registrar como metadatos la fecha y hora del registro del cargue de un documento al expediente electrónico.

El SGDEA debe permitir realizar la trazabilidad de los documentos electrónicos en el cuadro de clasificación documental mostrando información como mínimo de que, quien, cuando y como realizó acciones en el mismo.

El SGDEA debe que el CCD y las TRD sean controladas únicamente por un rol de administrador y que pueda agregar, modificar y reorganizar la estructura.

El SGDEA debe permitir la reubicación de una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento, a un lugar distinto dentro de la estructura de clasificación, y garantizar que se mantengan los metadatos y demás atributos (permisos).

El SGDEA debe registrar en la pista de auditoria, cuando se realice reubicación de una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento.

El SGDEA debe permitir registrar las razones por las que se realiza la ubicación de cualquier elemento de la estructura de clasificación y almacenarlo como una propiedad o metadato.

El SGDEA debe permitir que un documento pueda estar ubicado en diferentes partes de la estructura de clasificación, sin que esto signifique la duplicidad del documento.

El SGDEA debe garantizar que los documentos electrónicos de archivo que se capturen se asocien a una TRD configurada en el sistema

El SGDEA debe permitir establecer niveles de seguridad del expediente de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la Entidad.

El SGDEA debe permitir otorgarle un número único de identificación a un documento cuando es cargado a un expediente

El SGDEA debe permitir múltiples firmas electrónicas o digitales en los documentos electrónicos.

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El SGDEA debe disponer de una opción o servicios de conversión de documentos a formatos establecidos por el Archivo General de la Nación.

El SGDEA debe permitir modificar los tiempos de retención para un grupo de series y/o expedientes.

El SGDEA debe permitir ingresar los datos de localización de un expediente híbrido (referencia cruzada al expediente físico).

El sistema debe permitir diligenciar los metadatos de ubicación que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expediente híbridos.

RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN

CUMPLE

El SGDEA debe permitir sólo al rol administrador crear y/o gestionar los tiempos de retención y disposición

El SGDEA debe mantener la historia inalterable de modificaciones (pistas de auditoria) que se realizan en los tiempos de retención y disposición, incluida la fecha del cambio o eliminación y el usuario que lo registra.

El SGDEA, debe garantizar que cualquier cambio a un tiempo de retención y disposición se aplique inmediatamente a todas las series, subseries a las que se asigna.

Los SGDEA deben permitir como mínimo las siguientes acciones de disposición para cualquier regla de retención y disposición: - Conservación permanente - Eliminación automática - Eliminación con autorización del rol administrador - Transferencia - Selección

El SGDEA debe limitar la duración de los tiempos de retención

El SGDEA debe activar automáticamente una alerta al rol administrador cuando el periodo de retención aplicable está a punto de cumplir con el tiempo establecido (cronograma de transferencias documentales elaborado en el sistema).

El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado aplazar la eliminación de una serie, subserie, expediente determinado. Cuando esto ocurra, el SGDEA debe solicitar y almacenar como mínimo la siguiente información en la pista de auditoria. - La fecha de inicio de la interrupción - La identidad del usuario autorizado - El motivo de la acción

Cuando el SGDEA está transfiriendo o exportando expedientes y/o documento y algunos de ellos incluyen referencias a documentos almacenados en otros expedientes, el SGDEA deberá transferir o exportar el documento completo, no sólo la referencia y almacenarlos de acuerdo al flujo de trabajo correspondiente

El SGDEA debe emitir una alerta al administrador en el caso en que un expediente electrónico se encuentre listo para ser eliminado y alguno de sus documentos esté vinculado a otro expediente. El proceso de eliminación debe aplazarse para permitir una de las siguientes acciones correctivas: - Solicitar confirmación para continuar y cancelar el proceso - Esta acción deberá quedar en las pistas de auditoria relacionando mínimo los siguientes datos: fecha inicio, identidad del usuario autorizado; motivo de la acción. - Deberá permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizar las referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del expediente.

Cuando por motivos de obsolencia tecnológica, seguridad de la información causal administrativa o judicial, se requiera exportar, transferir o migrar los documentos se debe garantizar la integridad de los expedientes respecto a: - Componentes del expediente (Documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos). - Estructura de los documentos, preservando las relaciones correctas entre ellos.

Durante un proceso de migración entre diferentes sistemas o plataformas tecnológicas, se debe garantizar que: - Exportar o transferir los documentos correspondientes con las reglas de retención y disposición, y sus respectivos controles de acceso (seguridad para la consulta) para que puedan seguir aplicándose en el sistema de destino - Imprimir uno más informes o reportes que muestren las reglas que se aplicaran a cada conjunto de documentos con sus características - Garantizar la estructura del expediente garantizando que los vínculos archivísticos se conserven en todo momento.

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El SGDEA deberá generar un reporte del estado de las transferencias y exportación realizadas, guardando datos de las acciones realizadas en las pistas de auditoria.

Conservar todos los documentos electrónicos de archivo (DEA) que se hayan transferido, al menos hasta que se reciba la confirmación de que el proceso transferencia ha concluido satisfactoriamente.

CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS

CUMPLE

El SGDEA, debe permitir la definición y parametrización de formatos de captura y el mantenimiento de los mismos, teniendo en cuenta las necesidades del negocio, los estándares, formatos abiertos y formatos recomendados por el AGN.

El SGDEA debe permitir gestionar contenidos como videos, audios, imágenes, entre otros, de la misma forma que los documentos electrónicos de texto.

El proceso de captura de documentos de SGDEA, debe contar con los controles y la funcionalidad adecuados para garantizar que los documentos se asocien con la Tabla de Retención Documental.

El SGDEA, no debe limitar el número de documentos que pueden ser capturados en cualquier serie, subserie, expediente; ni el número de documentos que se pueden almacenar.

Para la captura de documentos que tienen anexos el SGDEA, deberá gestionarlos como unidad, restringiendo el uso de formatos comprimidos.

Cada vez que un archivo adjunto se captura como un documento por separado, el SGDEA debe permitir asignar el vínculo archivístico en el registro de metadatos establecido.

El SGDEA debe restringir y generar una alerta cuando se importe un documento en un formato no configurado en el sistema e indicar al usuario los formatos permitidos.

El SGDEA debe ofrecer opciones de gestión de notificaciones y avisos por medio de correo electrónico.

Cuando el usuario captura un documento que tiene más de una versión, el SGDEA debe permitir al usuario elegir: - Que todas las versiones son de un solo documento - Una sola versión como documento oficial

- Cada versión como documento individual

El SGDEA debe generar una alerta al intentar capturar un registro que esté incompleto o vacío.

El SGDEA debe cumplir como mínimo los siguientes estándares de interoperabilidad: OAI-PMH (Open Archive Initiative- Protocol for Metadata Harvesting) Y CMIS-OASIS (Content Management Interoperability Services como especificación por el organismo de normalización OASIS) para garantizar la interoperabilidad en otros sistemas.

Cuando se realiza captura masiva de documentos el SGDEA debe permitir la administración de las colas de entrada, a través de servicios como: - Ver cola - Pausar la cola de un documento o de todos

- Reiniciar la cola - Eliminar la cola

El SGDEA, debe integrarse como mínimo con una solución de digitalización y debe permitir: - El escaneo monocromático, a color o escala de grises - El escaneo de documentos en diferentes resoluciones - Manejar diferentes tamaños de papel estándar - Debe reconocer y capturar documentos individuales en un proceso de digitalización masiva. - Debe tener la funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition) - Guardar imágenes en formatos estándar. El SGDEA debe incluir tecnologías de reconocimiento de datos, (de acuerdo con las necesidades requeridas por la Entidad):

- (OCR) Reconocimiento óptico de caracteres - (HCR) Huella de la mano de reconocimiento de

caracteres - (ICR) Reconocimiento inteligente de caracteres - (OMR) Reconocimiento óptico de marcas - Reconocimiento de código de barras

El SGDEA debe permitir la captura automática de metadatos pertenecientes a mensajes de correos electrónicos y sus archivos adjuntos.

El SGDEA debe permitir al usuario capturar un mensaje de correo electrónico asignándolo dentro de una serie, subserie o expediente.

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El SGDEA debe tener la opción de capturar en una sola operación, varios correos electrónico seleccionados manualmente.

El SGDEA debe permitir parametrizar firmas individuales, múltiples firmantes, firmas masivas de documentos y firmas por lotes de documentos.

El SGDEA debe permitir la integración con mecanismos tecnológicos tales como: firmas digitales, estampado cronológico y cualquier otro procedimiento informático que se cree a futuro.

El SGDEA debe soportar formatos de firma digital, tales como CADES, PADES, XADES.

EL SGDEA debe permitir la vista de los documentos electrónicos de archivo (DEA) que carecen de la aplicación utilizada para generarlos.

El SGDEA debe permitir que los registros almacenados temporalmente sean modificados y completados para continuar su proceso.

El SGDEA debe permitir la configuración de una lista de correo con el fin de identificar las cuentas que serán gestionadas de manera automatizadas cada vez que se envíen y se reciban mensajes de las mismas

El SGDEA debe permitir la activación o desactivación de la cuentas de correo que serán gestionadas de manera automatizadas

El SGDEA debe permitir la captura de correos electrónicos de entrada y de salida que contengan o no archivos adjuntos, considerándolos como un sólo DEA, respetando su contenido, contexto y estructura.

El SGDE debe permitir el registro de información básica de contexto (metadatos) automáticamente, obteniéndola del encabezado del correo electrónico.

El SGDEA debe contar con una plataforma estándar compatible con la definición de estructuras de datos (XML), que brinden la posibilidad de realizar la importación de información del mismo y de otros sistemas garantizando su interoperabilidad.

El SGDEA debe permitir un perfil de administrador, para actualizar, adicionar información de contexto (metadatos) a los datos importados que presenten inconsistencias o que lo requieran, y se debe llevar un registro detallado de auditoria de estas operaciones en una estructura independiente.

En el proceso de captura el SGDEA debe permitir la conversión de formato de archivo del documento a un formato previamente parametrizado en el sistema.

El SGDEA debe permitir crear documentos basados en plantillas prestablecidas y formularios.

El SGDEA debe proporcionar una herramienta de edición /diseño de plantillas que permita a los administradores del sistema, la creación de plantillas de acuerdo con las necesidades de la entidad.

BUSQUEDA Y PRESENTACION

CUMPLE

El SGDEA debe permitir al usuario buscar y recuperar información que se encuentre dentro de los documentos, listas de documentos y metadatos de acuerdo al perfil de acceso.

El SGDEA debe proporcionar una función de búsqueda que permita utilizar combinaciones de criterios de búsqueda: - Operadores Booleanos (y, o, inclusivo, o, no) - Coincidencias aproximadas - Intervalos de tiempo - Permitir búsqueda con comodines (*, ?, $, =, +, -) - Por agrupaciones (código, serie, subserie, asunto, usuario, área responsable, palabras claves...) - Tipos de formatos - Cualquier combinación válida con número de limitado de criterios de búsqueda, utilizando cualquier combinación de contenido textual

El SGDEA debe permitir - Ver la lista de resultados de una búsqueda - Listar documentos que componen el resultado de una búsqueda - Ver la lista de todos los expedientes y documentos relacionados a cualquier serie pueden imprimir. Por ejemplo, documentos de audio y video.

- Mostrar miniaturas de imágenes digitalizadas

como una ayuda para la navegación y la búsqueda.determinada, con su respectivo contenido - Incluir funciones para presentar en los medios adecuados la salida de los documentos que no se

El SGDEA debe proporcionar herramientas para la generación de informes y reportes.

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El SGDEA debe permitir generar informes que incluyan como mínimo gráficos y tablas

El SGDEA debe permitir generar informes sobre errores presentados en el sistema (Cargue de documentos fallidos, procesos y procedimientos incompletos, número de intentos fallidos al sistema).

El SGDEA debe permitir la búsqueda dentro de los niveles de jerarquía del cuadro de clasificación.

El SGDEA debe proporcionar al usuario maneras flexibles de imprimir los documentos de archivo y sus correspondientes metadatos.

El SGDEA de permitir que se impriman las listas de los resultados de búsqueda

El SGDEA debe permitir visualizar los documentos de archivo recuperados como resultado de la búsqueda sin necesidad de cargar la aplicación de software asociada

El SGDEA debe permitir la búsqueda de texto libre y metadatos de forma integrada y coherente

El SGDEA debe permitir que los resultados de búsqueda se presenten únicamente las carpetas y documentos a los que el usuario tiene acceso de acuerdo a los niveles de permisos definidos.

El SGDEA debe ofrecer una clasificación de los resultados de la búsqueda, según su pertinencia, relevancia, fechas, nombre, autor, creador, modificador, tipo de documento, tamaño, entre otros.

El SGDEA debe permitir que ninguna función de búsqueda revele jamás al usuario, información como contenido, metadatos, que se tengan restringidos por permisos de acceso.

El SGDEA debe permitir la previsualización de los documentos del expediente, sin que eso implique la descarga de los mismos.

METADATOS

CUMPLE

EL SGDEA debe permitir incorporar diferentes esquemas de metadatos.

El SGDEA debe permitir al usuario autorizado parametrizar, modificar y aplicar las reglas de los elementos del esquema de metadatos.

El SGDEA debe permitir que los valores de los metadatos se hereden automáticamente de forma predeterminada desde el nivel inmediatamente superior en la jerarquía de la clasificación.

El SGDEA debe presentar en pantalla los metadatos de los documentos capturados.

El SGDEA debe permitir la aceptación previa de palabras claves en las series, subseries, expediente y/o documentos, basados en bancos terminológicos, tesauros, taxonomías, entre otros.

El SGDEA debe permitir que al momento de la captura o en una etapa posterior de procesamiento, se puedan ingresar metadatos adicionales.

El SGDEA debe validar y controlar la entrada de los metadatos mínimos obligatorios.

El SGDEA permite la extracción automática de metadatos de los documentos al momento de la captura o cargue al sistema.

CONTROL Y SEGURIDAD

CUMPLE

El SGDEA debe permitir la creación y administración usuarios, roles y permisos.

El SGDEA debe permitir revocar privilegios de un grupo o usuarios seleccionados.

El SGDEA debe ofrecer opciones de configuración para signar o eliminar roles después de un periodo predefinido automáticamente.

El SGDEA debe permitir configurar los controles, restringir el acceso de acuerdo a los perfiles configurados por el administrador del sistema.

El SGDEA debe soportar diferentes mecanismos autenticación

El SGDEA debe generar y mantener pistas de auditoria inalterables de las acciones realizadas por cada uno de los usuarios que ingresan al sistema.

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El SGDEA debe capturar y almacenar pistas de auditoria como: - Toda acción realizada sobre cada documento, expediente, usuario y metadatos - Toda acción realizada en los parámetros d administración

- Usuario que realiza la acción

- Fecha y hora de la acción

- Cambios realizados a los metadatos

- Cambios realizados a los permisos de acceso

- Creación, modificación o eliminación de usuarios

grupos o roles del sistema.

- País, navegador, dirección IP, tipo de dispositivo,

sistema operativo, desde donde fue abierta la sesión del sistema.

El SGDEA debe mantener pistas de auditoria en el sistema durante el tiempo que se haya establecido en las políticas de la entidad y las normas aplicables. Cualquier intento de violación de los mecanismos de control de acceso deberá ser registrado en las pistas de auditoria.

El SGDEA debe impedir desactivar la generación y almacenamiento de pistas de auditoria.

Las pistas de auditoria del SGDEA deben permitir identificar los errores en la ejecución de los procesos (Mantenimiento en menor tiempo)

El SGDEA debe permitir a un usuario autorizado parametrizar el número de intentos fallidos de ingreso a la sesión.

El SGDEA deberá bloquear al usuario una vez haya completado el número de intentos fallidos configurados por el usuario para el inicio de la sesión y notificar mediante un mensaje de alerta.

El SGDEA debe permitir generar informes con los datos almacenados en las pistas de auditoria, permitiendo filtros y selección de criterios establecidos el usuario solicitante

El SGDEA debe permitir programar rutinas de copia de seguridad (Backup) y su recuperación cuando sea necesario

El SGDEA debe permitir la parametrización de copias de seguridad de los documentos en conjunto con los metadatos.

El SGDEA debe notificar al usuario encargado de las fallas críticas en los servicios del sistema en el instante que en que se presentan.

El SGDEA debe permitir la creación gestión y configuración de niveles de clasificación de información a la que haya lugar (Clasificada, reservada, confidencial de acuerdo con la normatividad existente), y permitir acceso a esta dependiendo del rol de usuario.

El SGDEA debe garantizar que las operaciones realizadas en el sistema deben estar protegidas contra la adulteración, supresión, ocultamiento, y demás operaciones que atenten contra la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

El SGDEA debe contar con mecanismos de recuperación de credenciales de acceso obedeciendo las políticas de ingreso seguro

El SGDEA debe permitir configurar y ejercer sobre los tiempos de inactividad y bloqueo.

El SGDEA debe garantizar que las transacciones u operaciones que realice el sistema las cuales presenten fallos en su ejecución deben reversarse al estado inicial de la ejecución del proceso (Rollback) (evita envío de información incompleta y pérdida de la misma).

El SGDEA debe aplicar técnicas criptográficas en las operaciones y/o transacciones críticas o sensibles para la organización.

Cuando el SGDEA realice procesos de importación o exportación de información, debe realizarse a través de interfaces seguras y aplicar protocolos y mecanismos de seguridad.

El SGDEA no debe limitar el número de roles o grupos que se puedan configurar.

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El SGDEA debe permitir marcar un usuario individual como inactivo, sin eliminarlo

El SGDEA debe permitir la generación de registros de control o Hashes que permitan validar la integridad de los registros de seguridad generados.

El SGDEA debe permitir la inclusión en los reportes generados de un rótulo que permita identificar su nivel de clasificación (Clasificado, reservado, restringido, entre otros), de acuerdo con la clasificación.

El SGDEA debe permitir la definición por parámetro y controlar la longitud mínima y máxima de las contraseñas

El SGDEA debe permitir la definición por parámetro y controlar el número de contraseñas a recordar (histórico de contraseñas).

El SGDEA debe permitir la definición de un diccionario de contraseñas no válidas y controlar que las contraseñas no coincidan con las existentes en dicho diccionario.

El SGDEA debe controlar mediante parámetros la complejidad de la contraseña. Cuando se habilita la complejidad, la contraseña debe tener unas combinaciones de caracteres numéricos, alfabéticos (mayúsculas y minúsculas) y signos o caracteres especiales.

El SGDEA debe permitir que las contraseñas nunca puedan ser almacenadas en formato de texto. Deben ser almacenadas por medio de un algoritmo de encripción de una sola vía reconocida por la industria como MD5 y SHA. Para estos procesos de cifrado se deben utilizar llaves cuya longitud mínima sea de 128 bits.

El SGDEA debe desconectar los usuarios que hayan permanecido inactivos en el sistema durante un tiempo definido, mediante un parámetro que especifique este tiempo.

El SGDEA debe permitir definir por parámetro y controlar la vigencia mínima, vigencia máxima y tiempo de aviso de vencimiento de las contraseñas.

El SGDEA debe permitir manejar los siguientes estados para las cuentas de usuarios: habilitado, deshabilitado, bloqueado y suspendido.

El SGDEA debe permitir rastrear de forma automática y sin ninguna intervención manual, todas las acciones realizadas en el sistema, y almacenar los datos sobre estas en la pista de auditoria.

El SGDEA debe permitir contar con procedimientos automáticos para copias de seguridad y restauración, encaminados a realizar copias periódicas de seguridad de todos los elementos dentro del sistema (carpetas, documentos, metadatos, usuarios, roles, permisos, y configuraciones especificas).

El SGDEA en caso de presentarse fallas durante la restauración de las copias se seguridad, debe permitir notificar sobre el fallo y los detalles del mismo, para que el administrador del sistema tome las decisiones necesarias para subsanar los errores.

FLUJOS DE TRABAJO

El SGDEA debe permitir la creación, administración y ejecución de flujos de trabajo.

El SGDEA debe permitir diagramar y modelar flujos de trabajo.

El SGDEA debe permitir diagramar tareas que componen un proceso y/o procedimiento.

El SGDEA debe permitir parametrizar los tiempos de ejecución y respuesta de los procesos ejecutados.

El SGDEA debe permitir incorporar un mecanismo de simulación para analizar los flujos de trabajo modelados.

El SGDEA debe permitir la parametrización de reglas para la configuración y gestión de:

- Estados de flujo de proceso

- Validación de actividades

- Definición y asignación de usuarios

El SGDEA debe permitir la administración y control de los procesos por lotes y los procesos automáticos programados.

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El SGDEA debe permitir parametrizar los accesos, creación, modificación o control total para usuarios o grupos de usuarios de los flujos de trabajo.

El SGDEA debe permitir al usuario del flujo de trabajo:

- Visualizar las actividades que tiene pendientes

por realizar

- Priorizar por diferentes criterios

- Visualizar información en tiempo real sobre el

desempeño de sus procesos.

El SGDEA debe permitir visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo de trabajo.

El SGDEA no debe limitar el ingreso de acciones que componen cada grupo de trabajo.

El SGDEA debe permitir contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión.

El SGDEA debe generar los flujos de trabajo en un formato estándar

El SGDEA debe generar un indicador único para cada flujo de trabajo.

El SGDEA debe generar la trazabilidad de las acciones de los flujos de trabajo e incluirla en las pistas de auditoria

El SGDEA debe permitir solo a un rol administrador autorizado a crear, parametrizar, administrar y poner en ejecución flujos de trabajo. - Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración. - Actividades que tienen mayor porcentaje de resultado.

El SGDEA debe permitir definir los flujos de trabajo basado en plantillas

El SGDEA debe permitir detener un flujo de trabajo.

El SGDEA Definir los tiempos límite de ejecución de los flujos y de cada una de las actividades enviando notificaciones de incumplimiento.

El SGDEA debe contar con semáforos que muestren el cumplimiento de tiempo en cada una de las actividades.

FLUJOS ELECTRÓNICOS

CUMPLE

El SGDEA debe permitir la creación, administración y ejecución de flujos.

El SGDEA debe permitir diagramar y modelar flujos electrónico

El SGDEA debe permitir tareas que componen un proceso y/o procedimiento.

El SGDEA debe permitir parametrizar los tiempos de ejecución y respuesta de los procesos ejecutados.

El SGDEA debe permitir incorporar un mecanismo de simulación para analizar los flujos de trabajo modelados.

El SGDEA debe permitir la parametrización de reglas para la configuración y gestión de: - Estados del Flujo de proceso - Validación de actividades - Definición y asignación de usuarios

El SGDEA debe permitir visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo electrónico.

El SGDEA no debe limitar el ingreso de acciones que componen cada flujo electrónico.

El SGDEA debe permitir contener múltiples versiones de un mismo proceso y/o procedimiento. Debe permitir al administrador seleccionar la última versión.

El SGDEA debe generar los flujos de trabajo en un formato estándar.

El SGDEA debe generar un identificador único para flujo electrónico.

El SGDEA debe generar una trazabilidad de las acciones de los flujos electrónicos e incluirla en las pistas de auditoria.

El SGDEA debe permitir solo a un rol administrador autorizado a crear, parametrizar, administrar y poner en ejecución flujos electrónicos. - Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración - Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.

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El SGDEA debe permitir definir los flujos de trabajo basados en plantillas

El SGDEA debe permitir detener un flujo electrónico

El SGDEA debe definir los tiempos límite de ejecución de los flujos y de cada una de sus actividades enviando notificaciones de incumplimiento

El SGDEA debe contar con semáforos que muestran cumplimiento de los tiempos en cada una de las actividades de un flujo.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

CUMPLE

El tiempo de inactividad no prevista del SGDEA, no debe superar las 10 horas al trimestre y 40 horas al año

El SGDEA deberá estar disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana 365 días del año.

Cuando se produzca un fallo del software o del Hardware, debe resultar posible devolver el sistema devolver el sistema un estado conocido (más reciente que la copia de seguridad del día anterior) en menos de 2 horas de trabajo con el hardware disponible.

El SGDEA debe ser capaz de realizar una búsqueda sencilla, en 3 segundos y una búsqueda compleja (combinación de criterios) en máximo 5 segundos, con independencia de la capacidad de almacenamiento y el número de documentos en el sistema.

Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio realizada en el SGDEA, debe responder al usuario en menos de 5 segundos.

El SGDEA debe ser escalable y no permitir ninguna característica que impida su uso en organización de pequeño y gran tamaño, permitiendo aumentar la capacidad del sistema para ofrecer más servicios a un mayor número de usuarios sin degradar la calidad del servicio.

El SGDEA debe ser 100% web y su administración y parametrización debe realizarse desde el navegador. Se debe proveer interfaces de escritorio opcionales.

El SGDEA, debe ofrecer un soporte para sistemas de almacenamiento tipo NAS, DAS y SAN.

El SGDEA, debe permitir la fácil instalación y despliegue de plugins y desarrollos personalizados.

El SGDEA, debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos de tal manera que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional del sistema

El SGDEA, debe proveer al menos dos interfaces para la gestión del ECM y sus componentes: - Interface de comandos - Interface gráfica de usuario

El SGDEA, debe proporcionar en todo momento al usuario final y al administrador funciones de uso fácil e intuitivo.

El SGDEA debe contar con manuales de usuario estructurados adecuadamente

El SGDEA debe contar con un módulo de ayuda en línea.

El SGDEA, debe poseer un diseño “Responsive” a fin de garantizar la adecuada visualización en múltiples computadores personales, dispositivos, tabletas y teléfonos inteligentes.

El SGDEA debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos de tal manera que la administración del sistema sea realizada por un administrador funcional del sistema.

El SGDEA, debe permitir que los usuarios modifiquen la interfaz gráfica su gusto. Con elementos de personalización sencillo, que abarquen las siguientes opciones: - Contenidos de los menús - Disposición de las pantallas - Uso de teclas de funciones y atajos de teclado - Colores y tamaños de las fuentes que se muestran en la pantalla

El SGDEA, debe permitir acceso a todas las funcionalidades y a cualquier interfaz de la aplicación a través del teclado.

El SGDEA, debe proveer información de contexto e información del estado del usuario en todo momento.

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El SGDEA, debe permitir al usuario gestionar las ventanas (modificar el tamaño y posición, minimizar, maximizar, cerrar la ventana, etc.) y que se guarden estas especificaciones en un perfil de usuario.

Cita: Vargas Supelano, Juan Camilo (2018), Evaluación de requerimientos en gestión documental del proyecto “liquidación y pago de impuesto predial. Secretaría Distrital de Hacienda” bajo la ruta de implementación de gobierno en línea, Universidad de La Salle, p. N. https://hdl.handle.net/20.500.14625/26326