Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Departamento de Estudios de Información

2019

Lineamientos para la preservación digital en las entidades Lineamientos para la preservación digital en las entidades distritales del sector salud distritales del sector salud Wilmer Alexander Melo Garzón Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion Part of the Library and Information Science Commons Citación recomendada Citación recomendada Melo Garzón, W. A. (2019). Lineamientos para la preservación digital en las entidades distritales del sector salud. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/703 This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL EN LAS ENTIDADES

DISTRITALES DEL SECTOR SALUD

WILMER ALEXANDER MELO GARZON

Director Trabajo

MARÍA YANNETH ÁLVAREZ ÁLVAREZ

Bibliotecóloga y Archivista. Magister en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS

PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C

2019

LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL EN LAS ENTIDADES

DISTRITALES DEL SECTOR SALUD

WILMER ALEXANDER MELO GARZON

TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE PROFESIONAL EN SISTEMAS

DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Director Trabajo

MARÍA YANNETH ÁLVAREZ ÁLVAREZ

Bibliotecóloga y Archivista. Magister en Docencia

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS

PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BOGOTÁ D.C

2019

_________________________________ Firma del Director del Programa

________________________________ Firma del Director de Trabajo de Grado

_______________________________ Firma del Jurado

______________________________ Firma del Jurado

Octubre de 2019

AGRADECIMIENTOS

Me van a faltar páginas para agradecer a las personas que se han involucrado en la realización de este trabajo, sin embargo, merecen reconocimiento especial mi Madre y mi abuela que con su esfuerzo y dedicación me ayudaron a culminar mi carrera universitaria y me dieron el apoyo suficiente para no decaer cuando todo parecía complicado e imposible. De igual forma, agradezco a mi Directora de Tesis, que gracias a sus consejos y correcciones hoy puedo culminar este trabajo.

Gracias a mi familia, a mis padres y a mi hermana, por estar conmigo a lo largo de este proceso formativo a mi pareja por ser incondicional y animarme a seguir adelante a pesar de las dificultades.

DEDICATORIA

Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación profesional. A mi madre, por ser el pilar más importante y por demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional en todos estos años de formación profesional.

A mi abuela, brindarme su ayuda y por compartir momentos significativos conmigo y por siempre estar dispuesta a escucharme y ayudarme en cualquier momento. A Camila, porque te amo infinitamente hermanita.

A Monika mi novia por ser mi compañía y mi apoyo durante estos años y motivarme a salir adelante.

TABLA DE CONTENIDO

1.1

Planteamiento del problema de investigación

13

1.2

Objetivos

15

1.2.1 Objetivo general

15

1.2.2 Objetivos específicos

15

1.3

Justificación

16

2.1

Antecedentes

18

2.2. Categorías conceptuales

19

2.2.1 Preservación

20

2.2.2

Preservación Digital.

21

2.2.3

Documentos Digitales.

27

2.2.3.1

Concepto y características del documento digital.

28

2.3 Marco Legal

29

3.1

Enfoque

34

3.2

Tipo de investigación

35

3.3

Método de investigación

35

3.4

Técnica

36

3.5

Instrumentos

37

3.7

Población

38

4.1. Indagación de experiencias de preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial.

42

4.2 Comparación de lineamientos de preservación de documentos digitales en otros contextos en el país.

45

4.3 Planteamiento de los elementos necesarios para la preservación de documentos digitales en las entidades distritales del sector salud.

49

GUÍA DE LINEAMIENTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PARA ENTIDADES DISTRITALES

DEL SECTOR SALUD

50

CONCLUSIONES

72

RECOMENDACIONES

74

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

75

ANEXOS

LISTA DE TABLAS

Tabla No. 1. Proyecto InterPARES Tabla No. 2. Normas para el contexto general de la gestión documental Tabla No. 3. Normatividad para el contexto de la gestión documental electrónica Tabla No. 4. Normatividad para el contexto distrital en gestión documental Tabla No. 5. Normas para el contexto internacional de la gestión documental

RESUMEN

La preservación digital como reto para la implementación en los procesos del tratamiento de los documentos digitales generados por una entidad en relación a sus funciones, se constituye en un ejercicio archivístico de interés por la responsabilidad y las acciones que deberán asumir las entidades que generen este aspecto. En el caso particular las entidades del sector salud de la ciudad de Bogotá D.C/ Colombia tienen inmersa una población definida, se han constituido como un grupo de entidades con un alto y masivo volumen de documentos generados por las características propias del sector y por qué además la información que contienen los documentos conforman datos vitales hacia al adecuada prestación de servicios a los usuarios y donde además se deben generan aspectos de aseguramiento en lo relacionado con el acceso, seguridad, fiabilidad y autenticidad de la información. La documentación digital posibilita mejorar tiempos de respuesta en las atenciones a los ciudadanos, que acceden a las entidades del sector salud del Distrito Capital, además porque se genera la posibilidad de agilizar trámites y de fomentar una cultura de bajo consumo del papel, pero conlleva un gran reto y es necesario el garantizar que la información que se gestione pueda ser consultada a través del tiempo. Existen diferentes iniciativas relacionadas con instrucciones a fin de reducir los problemas relacionados con la preservación digital, donde se plantean lineamientos y políticas a tener en cuenta para los documentos de formato digital, estrategias que buscan garantizar la preservación información en el largo plazo.

Palabras claves: Preservación, Preservación digital, Documentos digitales, Acceso a la información.

Introducción

El proceso investigativo surge al observar la problemática de los sectores y su funcionalidad en la administración de documentos tanto en soporte papel como en medio digital, es indiscutible que con el avance de las TIC se han venido desarrollando mecanismos que favorezcan los procesos y procedimientos de la documentación que se genera por parte de las personas y las organizaciones.

Pero este medio ha tenido un crecimiento exponencial, lo cual trae consigo el incremento de documentos e información originados desde las tecnologías de la información, a su vez se generan nuevos escenarios y retos para garantizar que la información y los datos aquí registrados perduren en el largo plazo como ha venido ocurriendo con el soporte papel. El reto de los profesionales del área de la información se constituye básicamente en el desarrollar medidas que faciliten la recuperación, consulto y uso de la información en el largo plazo. El sector salud, siempre se ha caracterizado por la abundante información que genera su funcionamiento, es así como las historias clínicas, son un importante documento tanto para los pacientes como para el sector médico porque se establece como mecanismo de evidenciar diferentes actuaciones de unos y otros respectivamente, así mismo el sector salud genera otro tipo de documentos que conforman grandes fondos documentales relacionados con aspectos administrativos, legales, jurídicos y misionales entre otros, información que por exigencia de la normatividad colombiana deberá conservarse en el tiempo dado que conforma parte de la documentación que se ha generado desde las normas de acceso y transparencia de la información. Con la preservación digital, es posible almacenar información de un formato antiguo a uno actualizado, pero conlleva en ocasiones perdida de datos sino se toman las medidas pertinentes

para el caso. La preocupación del mundo de la información ha generado la necesidad de establecer lineamientos particulares en las organizaciones para evitar esta pérdida, dado que la experiencia de expertos internacionales han mencionado que por ejemplo al momento de emigrar la información esta puede sufrir afectaciones debido al cambio tecnológico, razón suficiente para desarrollar estrategias con el fin asegurar que la información en el largo plazo y en el entorno digital podrá ser consultada sin mayores dificultades.

El Archivo Distrital de Bogotá ha definido una Guía de procedimientos de digitalización en archivos, documento que se constituye en una aproximación al tema, que refleja las mejores prácticas a tener en cuenta con los documentos digitalizados, pero aún no se constituye en la solución más acorde o favorable para el tema, es así como el sistema Distrital de Salud ha venido teniendo determinando instrucciones para el entorno digital. Razón por la cual, se plantea como pregunta de investigación ¿Cuáles son los lineamientos para la preservación de documentos digitales en las Entidades Distritales del Sector Salud?

Para el desarrollo del proceso, el trabajo se ha estructurado en cuatro aspectos, en un primer punto se indica la problemática del sector salud, donde se señala la urgente necesidad de definir lineamientos, pautas o procedimientos a fin de solucionar las dificultades que ocasiona el paso del soporte físico al digital, por lo cual este tipo de trabajo tiene una justificación hacia el desarrollo y aseguramiento de la memoria institucional del sector salud y por tanto de los datos que se constituyen en información susceptible para los usuarios. Desde esta perspectiva es importante resaltar el reto que enfrentan las entidades prestadoras de salud frente al entorno y la puesta en marcha de la preservación digital ya que se evidencian una serie de necesidades en la implementación de nuevos lineamientos que regulen y garanticen la accesibilidad e integridad de los documentos en formato digital a largo plazo.

Por consiguiente, este trabajo definido como objetivo general el establecer lineamientos para la preservación digital, como respuesta a la necesidad de implementar un procedimiento en las entidades Distritales del Sector Salud, como respuesta y posible solución para el mejoramiento de la información en el área. Lo que definió a partir de las instrucciones de la investigación bajo el método documental la revisión particular de bibliografía exclusiva para determinar aspectos relacionados con el manejo y la organización de los documentos digitales, para lo cual se realizó una indagación en diferentes entidades prestadoras de salud a nivel mundial. Es importante señalar que el tema de la administración de la información en el área de la salud, ha sido objeto de diversos trabajos de pregrado, razón suficiente para tomarlos como antecedentes, de los cuales se tomaron tres (3) trabajos desarrollados en la Universidad de La Salle y específicamente desde el Programa de Sistema de Información y Documentación, donde se evidencian aportes significativos, así mismo se revisaron documentos relacionados con la preservación.

En cuanto a la revisión de fuentes y normatividad relacionada con la preservación digital, se revisaron aspectos del orden nacional e internacional, donde se resalta el reto y el apoyo de diversas instituciones para evolucionar la problemática y garantizar que la información pueda ser revisada en el futuro inmediato. Estas experiencias contribuyen enormemente con los objetivos definidos por la investigación y básicamente a la hora de analizar la información para la determinación de los instrumentos utilizados, que para el caso fueron las fichas de contenido, que permitieron el análisis de la información y la generación posterior de la guía que posibilitará el adecuado manejo para la documentación generada por las entidades de sector salud de la ciudad de Bogotá D.C.

Como resultado a lo anterior, se elabora la guía de lineamientos de preservación digital para entidades distritales del sector salud donde lo que se pretende, es el determinar pautas para la preservación digital, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivo, Ley 594 del 2000, Ley 527 de 1999 y el Decreto 1080 del 2015, capitulo VII: sobre la gestión de documentos electrónicos de archivo. donde toma como Objetivo Plantear los lineamientos para la preservación digital en las entidades Distritales del Sector Salud, para establecer los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, captura, tratamiento, acceso, transferencia y conservación de los documentos.

Capítulo 1. Problema de Investigación

1.1 Planteamiento del problema de investigación

El crecimiento de las tecnologías de la información y comunicación ha generado un aumento masivo de la información producida por las diversas organizaciones, dado que es más fácil gestionar datos y documentos en cualquier ámbito, pero a su vez ha creado otras alternativas y dinámicas que no fueron establecidas en un primer momento cuando se inician estos procesos, es así como a medida que ha avanzado el tiempo se han reflejado dificultades para actividades propias de la conservación y preservación de los documentos en soporte digital. Según Voutssás (2009) el problema de la preservación documental se establece a partir del cambio de las tecnologías de la información frente a los cambios tradicionales. Es decir, almacenar información de un formato antiguo a uno actualizado, puede conllevar a la pérdida de esta, ya que constantemente se establecen nuevos soportes. Al respecto la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO, 2009) ha venido estableciendo que este riesgo debe tomarse en cuenta permanentemente debido a la inestabilidad de la información que se genera desde el internet, básicamente por las constantes modificaciones y las diversas situaciones que ponen en riesgo tanto la información como la documentación, razón suficiente para establecer una carta de preservación del patrimonio digital a fin de instaurar algunos parámetros para la protección de la información y la recuperación de la misma cuando un usuario realizará la consulta, por ejemplo. Es así, como se adoptó una carta sobre la preservación del patrimonio digital.

En consecuencia, como lo menciona Cordón (2012) “la información digital tiene un importante valor económico como producto cultural y como fuente de conocimiento. Desempeña además un papel muy significativo en el desarrollo sostenible a nivel nacional, teniendo en cuenta que habitualmente los datos personales, gubernamentales y comerciales se crean en forma digital” (p. 7).

Con relación a lo anterior, el Distrito Capital en todos sus campos de acción ha trabajado procesos y técnicas para el manejo de la documentación en formato digital, según los parámetros emitidos por el Archivo Distrital de Bogotá en la Guía de procedimientos de digitalización en archivos, este documento se convierte en una aproximación al tema, porque refleja e instruye en la ubicación de mejores prácticas a tener en cuenta con los documentos digitalizados. Para este caso en particular las entidades que pertenecen al Sistema Distrital de Salud no son la excepción, son diversas las dificultades de diferentes índoles que diariamente tienen que afrontar debido a la gran generación excesiva de documentos, al desconocimiento de normas y de las políticas de gestión documental particularizadas para el tema de salud entre otros aspectos. Los usuarios de la salud también se ven enmarcados dentro de los conflictos que conllevan el mal uso de las tecnologías de información en la prestación del servicio y en lo referido con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014), es evidente que continuamente se presentan dificultades porque no es posible entregar información a los usuarios, lo cual evidencia un incumplimiento por parte de estos organismos del sector salud y básicamente por la falta de parámetros que garanticen que la información se preservará en el largo tiempo. Situación que además genera procesos investigativos, disciplinarios entre otros, generados por la insatisfacción de los usuarios del sector. Es importante señalar que

Colombia, inició su proceso de modernización y ubicación en los parámetros de la información digital a partir de diversas instrucciones por parte de organismos internacionales. Aspectos que indudablemente han contribuido con el mejoramiento y la ubicación de la información, sin embargo, estas instrucciones no han sido suficientes básicamente en lo relacionados con instrucciones particularizadas que faciliten la consulta de la información, es así como la política de la Directiva Presidencial emitida por la Presidencia de la República tuvo apreciaciones erróneas porque se eliminaron los documentos físicos y se pasó la información a medios electrónicos a través de la digitalización sin tener en cuenta las instrucciones básicas que garantizarán que estos medios cumplieran con elementos básicos hacia la consulta de la información en el largo plazo.

A partir de lo cual se establece como pregunta de investigación: ¿Cuáles son los lineamientos para la preservación de documentos digitales en las Entidades Distritales del Sector Salud?

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Establecer lineamientos para la preservación digital en las entidades Distritales del Sector Salud.

1.2.2 Objetivos específicos

▪ Realizar una exploración de experiencias de preservación de documentos digitales en el sector hospitales a nivel mundial.

▪ Comparar lineamientos de preservación de documentos digitales en otros contextos en el país.

▪ Plantear los elementos necesarios para la preservación de documentos digitales en las entidades distritales del sector salud.

1.3 Justificación

La preservación digital dentro de las entidades prestadoras del sector salud se constituye en una herramienta básica para facilitar la consulta y la respuesta de los usuarios de información relacionada. Este aspecto ha venido enfrentando una serie de dificultades, básicamente con la implementación de instrucciones y lineamientos que regulen y garanticen que los documentos en formato digital puedan ser perdurables a través del tiempo y que la prestación del servicio a los usuarios no sea afectada por la falla de gestión de la información digital. Ante la situación planteada se observa la necesidad de formular instrucciones aplicables a las entidades del sector salud, así como de disposiciones particulares para el manejo de la documentación digital, incluyendo las concebidas por los sistemas de información gerenciales y que son comunes para la gestión de las historias clínicas, pagos y solicitudes internas que pueden generarse. En consecuencia, se deben buscar nuevas alternativas, donde se refleje la importancia de los documentos digitales dentro de las funciones de las entidades del sector salud, examinando para ello, la información que es relevante, estableciendo instrucciones de cómo intervenir de manera eficaz y eficiente que esta información sea recuperable en el tiempo. Para definir los lineamientos en la preservación de documentos digitales en las entidades distritales del Sector Salud, se deben tener en cuenta aspectos que condicionarán las acciones a realizar. Con ello se busca establecer un equilibrio entre la importancia relativa de los documentos a partir de la

definición de parámetros y técnicas donde los principales beneficiarios serán los usuarios y las entidades del sector salud, ya que contarán con una guía de apoyo para la gestión y el tratamiento de los documentos digitales junto con los pasos a seguir para la preservación de los mismos. A partir de ello, se hace una propuesta de una posible estrategia a desarrollar para los proyectos de preservación documental digital de forma coordinada y armónica orientados a este propósito y cómo estos reflejan nuevas alternativas en cuanto a la preservación de la información digital, y la aplicación de técnicas y métodos garantizando que la información almacenada digitalmente en cualquier tipo de formato, programa, máquina o sistema continúe siendo accesible en el futuro.

La preservación digital dentro de las entidades prestadoras del sector salud enfrenta una serie de necesidades en los lineamientos que regulen y garanticen que los documentos bajo este formato puedan ser perdurables a través del tiempo y que la prestación del servicio a los usuarios no sea afectada por la falla de gestión de la información digital.

Capítulo II. Marco Teórico

2.1 Antecedentes

Como antecedentes de esta investigación se revisaron trabajos de grado con información relacionada, básicamente para fortalecer los referentes teóricos del proceso investigativo, en tal sentido se consideran los siguientes:

La investigación realizada por Tirado (2014) titulada “Preservación de archivos digitales: lineamientos para crear políticas de preservación, mediante el análisis de fuentes relacionadas”, desarrolla antecedentes relacionados con trabajos e investigaciones en el ámbito internacional con referencia particular a lo trabajado desde InterPARES. La investigación se estableció desde un enfoque cualitativo y bajo el método documental, aspectos con los cuales se referenció una amplia búsqueda de documentos elaborados por expertos tanto del área de la archivística como de la bibliotecología, así como de investigaciones internacionales. Información y documentos analizados en tablas comparativas, datos que permitieron el establecimiento de una guía para elaborar políticas de preservación de archivos digitales. Este documento incluye una instrucción precisa de la fijación y participación de diversos sectores para la elaboración de una política, desarrollando instrucciones bajo diversos aspectos definidos según criterios del orden técnico, tecnológico, económico, y organizacional.

Por otro lado, el trabajo de grado de Rincón Silva, (2016) titulado “Preservación de documentos digitales: buenas prácticas para el entorno colombiano a partir del estudio de modelos internacionales.” Define y analiza desde el contexto internacional analizando tres modelos de preservación digital: Modelo OAIS, InterPARES y el australiano. Para lo cual se realizó un amplio análisis documental utilizando tablas de análisis comparativas con énfasis en los objetivos, la

definición de conceptos, las instrucciones, el funcionamiento del mismo modelo y las herramientas a disposición. Datos e información que se comparan para el caso colombiano de forma muy específica, lo cual permitió la unión de la información de estos análisis para la elaboración de la propuesta de buenas prácticas hacia el entorno archivístico colombiano, donde además se incluyen observaciones y condiciones esenciales tanto para el funcionamiento como la preservación de los documentos digitales, fijándose para ello etapas y estrategias para la adecuada preservación. De igual modo, la investigación de Delgado (2018), titulada: “Lineamientos metodológicos para la preservación de los documentos digitales en Colombia Móvil S.A”, bajo un estudio de caso determina una serie de aspectos propios de la entidad objeto de la investigación, fijando para ello en primera instancia un check list de tipo diagnóstico para definir la aplicación de la técnica, método y proceso llevado a cabo por la entidad. Posteriormente con la aplicación de una encuesta estructurada se puede definir el contexto real de la entidad frente al tema de la preservación de documentos digitales. Finalmente, el proceso se complementa con el análisis de teóricos representativos del tema, aspectos que posteriormente permiten determinar la metodología propia para la entidad.

2.2. Categorías conceptuales

De acuerdo al tema de investigación y al análisis de la información se determina las categorías conceptuales que contribuyen al desarrollo del objetivo del trabajo investigativo, las cuales fueron:

2.2.1 Preservación

La preservación es definida como la sucesión de pasos a seguir para la conservación de colecciones en general, tomando en cuenta las acciones preventivas de todo un conjunto que conforma el acervo documental que se tiene en custodia, diversas definiciones han sido establecidas, para lo cual es posible señalar que la preservación de documentos y repositorios institucionales, se puede abordar desde “la creación de repositorios digitales, sus conceptos básicos y los problemas de la conservación de documentos digitales. Se presentan las alternativas que ofrece el paradigma de acceso abierto para atender la problemática de la producción documental institucional”. (Paradelo, 2009, p. 241) Desde otra mirada, la preservación señala a su vez una serie de problemáticas relacionadas con el soporte, como lo indica Voutssás (2009) “la problemática actual de la enorme producción y acumulación mundial de información en forma de documentos electrónicos o digitales” (p. 67), es evidente que debido a los cambios tanto en la administración como en la organización de la información, se generan otros problemas derivados y relacionados con el riesgo y pérdida de la información, lo cual deberá crear una serie de actividades y estrategias para proteger estos soportes en el largo plazo, retos que le corresponden a los expertos del mundo de la archivística y de la tecnología.

Internacionalmente, se evidencian una serie de acciones y de investigaciones relacionadas con la preservación, por ejemplo, en España como lo menciona Térmens (2013) la atención se ha fijado en el aspecto tecnológico pero es necesario la toma de decisiones tanto en los niveles organizacionales como legales para asegurar técnicamente las aplicaciones de preservación digital en bibliotecas y archivos, lo que incluye también otros entornos como lo son los repositorios institucionales, administrativos y los personales.

Por lo anterior, la Comisión Europea ha desarrollado diferentes estrategias para la preservación digital tales como los proyectos Erpanet, Digital Preservation Europe (DPE), Planets, Caspar, Protage, Shaman, KEEP, PrestoPRIME y LiWA. Estos proyectos, a menudo interconectados, están implementando aplicaciones de validación de formatos, emuladores de ordenadores personales, procedimientos de auditoría de repositorios y sistemas expertos de planificación de preservación. La Comisión Europea también está promocionando el avance de los archivos electrónicos y de los estándares que los harán viables. En la primera línea se sitúa DLM Forum, un marco de cooperación entre archiveros que se concreta en la convocatoria periódica de un congreso europeo (el último en Toulouse en 2008), esta dinámica inicio con la reunión de la Comunidad Europea en Bruselas en 1996 con el informe de los archivos en la Unión Europea (Comisión Europea, 2019).

Como fruto de este interés, se elaboraron las normas MoReq, que en su segunda edición conocida como MoReq2 (2008), marcó los requerimientos que han de cumplir los sistemas de gestión de archivos electrónicos, entre los que se encuentran los relacionados con la preservación de los documentos (Rincón Silva, 2016) y posteriormente origino la versión 2010, donde el objeto principal era el otorgamiento de instrucciones y requisitos para el entendimiento del sistema de registros por parte de las organizaciones, así mismo esta solución pretendía incorporar aplicaciones especializadas con el propósito de garantizar la adecuada administración de la información en los medios digitales (Moreq, 2010) 2.2.2 Preservación Digital.

El término de preservación digital ha tenido una transformación en los últimos veinte años, para determinar este contexto, en primera instancia las diferentes definiciones establecidas para la

preservación digital definieron unas instrucciones particulares, seguidamente se relacionaron con características asociadas al término y su significación, finalizando con los retos para quienes tienen correlación con el manejo archivístico y de la información en soporte digital. Los cambios de hardware y software son los que han originado que el término preservación cambie en el tiempo, señalando que en una primera enunciación la preservación digital según Térmens (2013) debe “asegurar el acceso y el uso de los futuros documentos digitales creados en el presente o en el pasado” (p. 18), lo que representa inmediatamente el repensar cómo la tecnología ha traído una serie de beneficios pero al mismo tiempo ha generado una sucesión de retos y alternativas para mejorar este acceso, el mismo autor señala que “a partir de las políticas de conservación, seguridad informática (migración, emulación) que permitan su mantenimiento y uso a largo plazo” (Térmens, 2013, p.18).

Por otra parte, en diferentes regiones y ciudades tales como: África, Brasil, Canadá,

Cataluña, Colombia, Corea, China, Italia, Malasia, México, Noruega entre otros han venido

desarrollando diferentes proyectos en pro de la preservación digital, donde se han desarrollado alianzas, una clara demostración de ello es el proyecto de InterPARES, el cual bajo una coalición de cooperación determinó el elaborar y establecer lineamientos y políticas hacia la formulación de herramientas y/o instrumentos que garanticen la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad del documento, InterPARES se desarrolló en diferentes fases (InterPARES 1, 1999) . InterPARES evolucionó a través del tiempo, sus diferentes fases permitieron ubicarlo como un referente para el tema de la preservación digital, específicamente durante el período comprendido entre 1994 y 1997 con el proyecto de “Preservación de la integridad de Registros electrónicos” desarrollado por profesionales tanto de la archivística como de otras áreas, se

establecieron las primeras normas e instrucciones para los documentos electrónicos buscando el garantizar la fidelidad y autenticidad durante el ciclo de vida del documento. Tabla 1. Proyecto InterPARES

FASES

AÑOS

DESARROLLO

InterPARES-1 1998/2002 Para la implementación de esta fase se cuenta con un grupo multidisciplinario de profesionales de diversas áreas del conocimiento, donde se establece la valoración de los documentos electrónicos en su disposición final, con el propósito de garantizar la autenticidad de los mismos. InterPARES-2 2003/2006 En la segunda fase se cuenta con un grupo multinacional lo cual potenció el proyecto, lográndose la incorporación de nuevos términos, conceptos, principios y criterios encaminados a la producción y mantenimiento de documentos del archivo digital y de la disposición final. InterPARES-3 2007/2012 Se crearon los TEAM con las alianzas de diferentes instituciones a nivel mundial, lo que originó el replantear los objetivos y metas de InterPARES. Se continua con el proceso de investigación con énfasis en la problemática de la preservación de archivos digitales, se fija una metodología propia de estudio de caso a aplicar en medianas y pequeñas tanto de instituciones tanto del orden privado como público.

Fuente: Elaboración propia a partir de http://www.interpares.org/ Como resultado de la implementación de InterPARES en sus tres fases, fue posible la creación de nuevas políticas y guías, así como la adopción de una postura propia para fijar lineamientos a tener en cuenta a la hora de evaluar y mantener la autenticidad de los documentos digitales, así mismo el grupo unificó criterios y publicó un glosario de términos propios para la preservación, que incluía nuevos conceptos y definiciones para fortalecer el tema. En conclusión, como lo señala Ortiz Ancona (2012), citando a Jones (2001) “la preservación digital se refiere a una serie de actividades necesarias y muy bien administradas para asegurar el acceso continuo a los materiales digitales, por el periodo que sea necesario” (p. 1). Y

corresponde a todas las acciones requeridas para mantener el acceso a los materiales digitales aún después de que se presenten fallas en los medios de almacenamiento o cambios tecnológicos. Por otro lado, para Conway (2010) ha señalado que la preservación es un “acto de custodia responsable, antiguo en su origen, pero con una implementación moderna en el siglo XX”(p. 64), lo que demuestra los distintos factores y recursos que existen en cuanto a la preservación de documentos digitales, los cuales son fundamentales para los procesos e implementaciones que se deben desarrollar en el manejo y conservación de estos, además plantea una necesidad de salvaguardarlos como evidencia en el futuro. El autor hace un llamado a los especialistas en preservación de bibliotecas, archivos y museos al compartir el compromiso de proteger la información, los objetos de la cultura en todas sus formas y formatos. Lo que indudablemente determina una investigación permanente para evitar el deterioro inevitable de la naturaleza, se necesitan de acciones que restauren y protejan el valor intrínseco de la información a partir de la propuesta innovadora y el esfuerzo mutuo investigativo y practico del entorno digital (Conway, 2010), por lo anterior el autor plantea la necesidad de evaluar y analizar las herramientas tecnológicas, debido al impacto actual de estas, así mismo, el panorama electrónico cambia con tanta rapidez que se hace necesario establecer la relación de la importancia de las herramientas tecnológicas con la seguridad, la accesibilidad y la fidelidad de la información en el tiempo. Orera (2008) en el documento titulado Preservación digital y bibliotecas: in nuevo escenario, plantea algunas posibilidades y problemáticas en la preservación digital, resaltando algunas iniciativas en el desarrollo de estas y manifestando la necesidad y el compromiso en el desarrollo de nuevos programas y la urgente divulgación de instrucciones para la preservación y cuidado de los documentos digitales.

Sobre la base de las consideraciones anteriores, Voutssás analiza en el documento Preservación del patrimonio documental digital en el mundo y en México los proyectos de relacionados con el tema, el documento presenta un amplio panorama del desarrollo de estrategias para la preservación en el contexto internacional y específicamente trabaja con una propuesta propia para el contexto mexicano tomando en cuenta para ello, las dificultades propias de la aceptación del medio electrónico y de las dificultades manifestadas por la volatilidad del medio que diversos proyectos, finalizando con la evidencia de las diferentes características del contexto electrónico (2009).

De la misma manera Torres (2012), sugiere un desarrollo y comparación de las formas de ver la preservación, los documentos producidos en papel y aquellos conservados digitalmente, un aspecto relevante en su investigación es agregarles un valor económico a los documentos digitales por su carácter cultural y como fuente de conocimiento para el mundo. En ese mismo sentido Barrueco (2011) en su escrito preservación y conservación de documentos digitales, plantea la problemática que hay en cuanto a la tecnología usada, la nombra como una gran posibilidad de visualización de información, pero con un sin número de falencias en cuanto a la preservación de esta, como solución a este aspecto indica que se requieren políticas que permitan el acceso completo es decir total y sin pérdidas a la información en soportes digitales. Desde otro sentido, Aguirre (2005) describe la relación directa de las tecnologías de información en el desarrollo del almacenamiento de la información en los soportes digitales, para lo cual, revela el problema que afecta la pérdida y dispersión de la información y cómo se deben tomar medidas para solucionar a tiempo y así evitar una pérdida completa. Mientras que Muñoz, (2005) establecen la implementación de una guía práctica en donde se enfaticen los pasos a seguir en cuanto a preservar la información en soportes digitales, definiendo elementos que apoyen y

puedan posibilitar formas de conservación digital, además de la revisión permanente de los constantes cambios tecnológicos y las diferentes actualizaciones para gestionar todo el contenido digital.

Se refleja la importancia y desarrollo de la preservación para “distinguir entre dos vertientes distintas de la preservación digital: la que se refiere a los documentos producidos en papel y más tarde preparados y escaneados para ser conservados digitalmente” (Torres, 2012, p. 25). El autor describe el desarrollo y compara dos formas de ver la preservación: los documentos producidos en papel y aquellos conservados digitalmente, para lo cual incluye la necesidad de agregar un valor económico a los documentos digitales por su carácter cultural y como fuente de conocimiento para el mundo. Barrueco (2010), plantea y desarrolla la problemática que hay en cuanto a la tecnología usada, la nombra como una gran posibilidad de visualización de información, pero con un sin número de falencias en cuanto a la preservación, como solución determina la urgente necesidad de fijar políticas que permitan el acceso completo sin pérdidas de la información en soportes digitales.

Así mismo, Álvarez (2017) plantea un esbozo teórico sobre la aplicación de los repositorios digitales en la conservación y las acciones necesarias para implementar por parte de las organizaciones a la hora de definir estrategias de preservación digital a largo plazo. En cuanto a los retos establecidos para la problemática que establece el manejo de la preservación digital en el largo plazo, es precisamente Térmens (2013), quien señala que es necesario realizar un mayor esfuerzo para afrontar el permanente cambio de la tecnología lo que indudablemente provoca dificultades que en un primer momento no se vieron, pero que han originado y ocasionado la revisión de la vida útil del software y por lo tanto también del hardware

ante la permanente actualización de estos, colocando a la información digital en riesgo mayor frente a lo que se venía trabajando con el soporte papel.

Es evidente que las TIC han desarrollado y mejorado el mundo y esto ha ayudado con el progreso y la modificación, pero a la vez ha generado otras circunstancias que necesitan ser revisadas con mayor detenimiento, dado que el afán de la implementación origino la no revisión de posibles causas, consecuencias o falencias en el futuro inmediato. De otra parte, es indispensable determinar soluciones acordes con el tiempo y los actores. 2.2.3 Documentos Digitales.

El documento digital representa una etapa muy importante dentro de la línea evolutiva de los soportes representados en las siguientes etapas:

▪ La etapa de los documentos manuscritos ▪ La etapa de la mecanización de la escritura y los gráficos: el libro impreso ▪ La etapa de la digitalización de la información: las redes y los documentos digital (Galán,

s. f, párr.1)

Otro punto de vista corresponde a lo señalado por Alquibla (2012), citando a Codina cuando plantea que la diferencia de la información digital y la información electrónica como términos son considerados equivalentes por error, ya que todo documento digital es un documento electrónico, como ejemplo incluye que una cinta magnética de video, es un soporte electrónico, pero no es un soporte digital. Sin embargo, un DVD sí contiene información digital y es un auténtico documento digital. La diferencia radica en que la información se encuentra codificada de forma distinta.

El interés por los archivos digitales se ha incrementado de forma significativa, por ello se hace necesario hablar de sus características tales como los menciona Umaña Alpizar (2017) en cuanto a:

• Autenticidad: Un documento auténtico es aquel del que se puede probar:

a) “que es lo que afirma ser;

b) que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o

enviado; y

c) que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.”

● Fiabilidad: Un documento fiable es aquél cuyo contenido puede ser considerado una

representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.”

● Integridad: “La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e

inalterado”. (p.6) 2.2.3.1 Concepto y características del documento digital.

Las características del documento digital corresponden a una serie de aspectos que hacen que este tipo de soporte sea especial, entre las cuales se manejan: facilidad de manipulación, existencia de enlaces a otros documentos, soporte transformable, capacidad de búsqueda interna, transporte casi instantáneo y replicación infinita (Alquibla, 2012).

2.3 Marco Legal

El marco legal para el sector salud en los últimos años ha tenido una serie de modificaciones, lo que le ha ocasionado diferentes modificaciones, que se desarrollaran a continuación, donde se incluye una tabla resumen con algunas normas específicas para el sector, datos que fueron tomados a partir de una revisión de las normas y de lo definido desde el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá. Tabla No. 2. Normas para el contexto general de la gestión documental

NORMA

ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN

Ley 594 de 2000

Congreso de la República

Artículo 4º Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Artículo 16 Obligaciones de los colaboradores a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Artículo 17 Responsabilidad general de los colaboradores del archivo.

Ley 1437 de

2011

Congreso de la República Artículo 36 Formación y examen de expedientes. Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad.

Ley 1581 de

2012

Congreso de la República Artículo 4 Principios para el tratamiento de datos personales

NORMA

ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN

Decreto 1080 de

2015

Ministerio de Cultura

Artículo

2.8.2.24.

Inventario de documentos: Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando éstos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.

De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

Artículo

2.8.2.2.4.

Parágrafo El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.

Artículo

2.8.2.5.3.

Responsabilidad de la gestión de documentos: La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Acuerdo 038 de

2002

Archivo General de la Nación Artículo 1 Es responsabilidad de todo servidor público “la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”. Acuerdo 038 de

2002

Archivo General de la Nación Artículo 3, Numeral 2.

El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.

NORMA

ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN

Acuerdo 042 de

2002

Archivo General de la Nación Artículo 3 Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Acuerdo 042 de

2002

Archivo General de la Nación Artículo 4 El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

Tabla No. 3. Normatividad para el contexto de la gestión documental electrónica.

NORMA

ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN

Ley 734 de 2002

Congreso de la República

Artículo.102 Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.

r norma Acuerdo

27

de

2006.

Archivo General de la Nación Artículo 1 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 7 del

29 de junio de 1994. Modifica glosario

reglamento general de archivos. Modifica glosario reglamento general de archivos. Definiciones de documento electrónico de archivo y archivo electrónico.

NORMA

ARTÍCULO

DESCRIPCIÓN

Ley 1150 de 2007.

Congreso de la República Artículo 3 Establece mediante su artículo 3, “De la contratación pública electrónica.

De conformidad con los dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional. Ley 1437 de 2011 Congreso de la República Artículo 55 Establece el “Documento público en medio electrónico.

Los documentos públicos autorizados o suscritos electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

Ley 1564 de 2012 Congreso de la República Artículo 103 Uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura.

Acuerdo 004 de

2013

Archivo General de la Nación Artículo 18 Usos de tecnologías de información que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de la TRD, de forma que facilite la interoperabilidad con el “Registro Único de Series Documentales” y otros sistemas de información de cada entidad.

Acuerdo 005 de

2013

Archivo General de la Nación Artículo 22

Transferencias de información.

Tabla No. 4. Normatividad para el contexto distrital en gestión documental

NORMA

DESCRIPCIÓN

Decreto 514 de

2006

Alcaldía Mayor de Bogotá Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. Decreto 2609 de

2012

Presidencia de la República Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley

594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59

de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 329 de

2013

Alcaldía Mayor de Bogotá Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones Decreto 029 del

2015

Presidencia de la República Capítulo V Entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos electrónicos

Capítulo III. Metodología de la investigación A través de la metodología es posible establecer una serie de pasos y procesos estructurados y relacionados entre sí, que permiten el desarrollo de una investigación, para el caso particular a continuación se determina el procedimiento llevado a cabo, con el cual se dio cumplimiento a los objetivos definidos.

3.1 Enfoque

La investigación se enmarca en un enfoque cualitativo, el cual se caracteriza porque busca evaluar y analizar los lineamientos que tiene la preservación digital en un contexto nacional e internacional con énfasis en el sector salud. En este sentido, la evaluación se realizó a partir de la recolección de información tomada de diferentes fuentes que contribuyeron con la elaboración de la guía de lineamientos de preservación digital. Desde otro punto de vista el enfoque cualitativo permite comprender las características básicas de los sujetos información con la cual se evalúa e interpreta la información.

Para Martínez Rodríguez (2011) el enfoque cualitativo centra su atención en la indagación de los procesos, donde a partir de la descripción de características es posible interpretar acciones,

lenguajes o eventos relevantes de un proceso. A partir de lo cual, lo cualitativo se inspira en la

veracidad de los datos e información para establecer estrategias entre sí, que además permitan la recolección de información dependiendo de la manera como se interpretan y/o analizan a lo largo de la construcción de la investigación (Bonilla y Rodríguez, 1997), las mismas autora señalan que el enfoque cualitativo determina un plan referencial que permite exponer la realidad lo que garantiza tener una visión como conjunto de la investigación.

3.2 Tipo de investigación

El tipo de investigación es descriptivo, desarrollado mediante la recolección de datos sin medición numérica con el fin de descubrir y perfeccionar un conocimiento más profundo sobre la naturaleza general de un problema, se busca el especificar las características de un grupo, personas, procesos u objetos los cuales se someten a análisis, para medir o evaluar aspectos o componentes característicos que proporcionen información al proceso investigativo, este tipo de investigación “describe las característica de un conjunto de sujetos o áreas de interés y se interesa en escribir, no en explicar” (Martínez, 2011, p. 9).

Así pues, la preservación de los documentos digitales en el entorno de las entidades distritales del sector salud plantea nuevos retos, es evidente que aún no sean determinado parámetros directamente, pero con las características de tipo descriptivo es posible contribuir con la construcción de nuevos elementos tanto archivísticos como tecnológicos en materia de la preservación digital, estableciendo condiciones y conexiones de las características relacionadas con las propiedades de situaciones o acontecimientos descritos (Camacho de Báez, 2008).

3.3 Método de investigación

La investigación se realizó bajo el método documental que según Baena Paz (2017), la investigación documental consiste en la selección y compilación de información a través de la lectura y crítica de documentos y materiales bibliográficos. Esto le proporciona al investigador los datos que serán analizados para la solución del problema de investigación. Este método tiene un carácter particular porque a través de esa se realizan aspectos interpretativos, de lectura para otorgarle a los documentos una intención diferente como es la interpretación y la compresión (Gómez, 2011).

El método documental tiene establecidas una serie de características que se concretan en la selección, recolección, análisis y presentación de la información, aspectos que determinan una adecuada recopilación tanto de datos como de información específica para el descubrimiento de hechos, problemas a partir de la utilización de diversas fuentes, otro aspecto se relaciona con el mismo proceso y con al forma ordenada para la obtención de datos relevantes que faciliten la construcción de conocimiento (Espinoza Freire, 2015).

3.4 Técnica

En opinión de Baena Paz (2017), la técnica se convierte en la manera o forma de recorrer un camino investigativo para la obtención de información, es así como se vuelven las respuestas para todas las actividades a fin de obtener datos.

La técnica de la investigación corresponde al análisis de contenido ya que se puede definir como una técnica objetiva y descriptiva El análisis de contenido se basa en la lectura (textual o visual) como instrumento de recogida de información, lectura que a diferencia de la lectura común debe realizarse siguiendo el método científico, es decir, debe ser, sistemática, objetiva, replicable, y válida. En ese sentido es semejante es su problemática y metodología, salvo algunas características específicas, al de cualquier otra técnica de recolección de datos de investigación social. (Abela, 2000, p.2)

Para la investigación el análisis de contenido permite el elaborar, registrar y tratar los datos recopilados para luego analizarlos a partir del uso de procesos particulares, donde en opinión de Piñuel (2002) los productos (mensajes, textos o discursos) son las representaciones básicas y se constituyen en el documento a interpretar, para lo cual se utiliza una ficha.

3.5 Instrumentos

El instrumento utilizado correspondió a las fichas de análisis de contenido (Ver Anexo No. 1), entendiéndose que son aquellas mediante las cuales el autor del estudio redacta sus puntos de vista sustentados en los datos recolectados, y se vuelca en los párrafos de desarrollo del informe. “La ficha es una plantilla para el registro de los daros al re-leer, re-escuchar o re-visualizar” (Piñuel, 2002, p. 24). La ficha es diligenciada por el investigador, previamente se han determinado una serie de características o formulado variables que permiten posteriormente el análisis de la información recopilada.

3.6. Fases de la investigación

Para el desarrollo de esta investigación se plantean las fases a partir de las acciones determinadas desde los objetivos específicos, de tal manera que esta corresponde a: Fase 1. Indagación de experiencias de preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial Para el desarrollo de esta fase desarrolló una exploración de experiencias de preservación de documentos digitales en el sector hospitales a nivel mundial y nacional donde se consultaron varias bases de datos de diferentes entidades con el fin de identificar los lineamientos y las políticas aplicadas en la conservación y preservación de los documentos digitales. Fase 2. Comparación de lineamientos de preservación de documentos digitales en otros contextos en el país A partir de la revisión de experiencias en el contexto de la preservación de documentos digitales en otras áreas, se realizó una búsqueda de información de casos presentados, información que fue organizada y analizada para plantear una confrontación de los lineamientos de

preservación de documentos digitales en el contexto nacional e internacional y en las entidades distritales del sector salud.

Para tal efecto se utilizaron las fichas de análisis de contenido, planteadas como instrumento de recolección de datos, donde se registra datos principales de las fuentes consultadas y lo obtenido dentro del diagnóstico del tratamiento de los documentos digitales. Para posteriormente desarrollar un proceso de análisis de información obtenida que permitiera evaluar el establecimiento de lineamientos de preservación digital.

Fase 3. Planteamiento de los elementos necesarios para la preservación de documentos digitales en las entidades distritales del sector salud El producto resultado de esta investigación fue una guía donde se plantea los lineamientos que se deben tener en cuenta para la preservación digital en las entidades Distritales del Sector Salud teniendo en cuenta los estándares a nivel nacional e internacional. Para su elaboración se tomaron en cuenta los datos obtenidos de la fase 1 y fase 2.

3.7

Población La población objetivo corresponde a las entidades Distritales del Sector Salud, para ello se estableció la estructura a partir del organigrama que conforma a la Secretaria Distrital de Salud a partir de la nueva reglamentación establecida del Decreto 507 de 2013.

Fuente:

Secretaria de salud (s.f.).

Organigrama [Fotografía].

Recuperado de:

http://www.saludcapital.gov.co/Paginas2/Organigrama.aspx

La Secretaria Distrital de Salud es la responsable del tema salud, para lo cual se establece a partir de su misión y visión la función según lo cual:

Misión. Entidad rectora en salud en Bogotá D.C. responsable de garantizar el

derecho a la salud a través de un modelo de atención integral e integrado y la gobernanza, para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población del Distrito Capital.

Visión. Para el año 2020, la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá, será reconocida como la entidad territorial que fomente el mejoramiento al acceso a los servicios de salud para transformar las condiciones y a la calidad de vida de los bogotanos. (Alcaldía Mayor de Bogotá. Secretaria Distrital de Salud, 2019

En la actualidad la Secretaria Distrital de Salud ha venido vinculando con diferentes comités intersectoriales tales como:

▪ Salud ambiental

▪ Seguridad alimentaria y nutricional

▪ Calidad de vida de los/las trabajadoras

▪ Salud mental

▪ Atención y prevención del consumo y la vinculación a las ofertas de sustancias

psicoactivas

▪ Juventud

▪ Adultez

Por otro lado, la Secretaria Distrital de Salud está repartida en cuatro subredes divididas por sectores de la ciudad de Bogotá las cuales son:

▪ Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E: Que estaría conformada con la fusión

de los Hospitales, ESE de Usme, Nazareth, Vista Hermosa, Tunjuelito, Meissen y el Tunal.

▪ Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E: Conformado por las

Empresas Sociales del Estado Pablo VI Bosa, del Sur, Bosa Fontibón y Occidente de Kennedy.

▪ Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E: Que la integrarían las ESE de

Usaquén, Chapinero, Suba, Engativá y Simón Bolívar.

▪ Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E: Integrada por las Empresas

Sociales del Estado de Rafael Uribe, San Cristóbal, Centro Oriente, San Blas, La Victoria y Santa Clara.

La Secretaria Distrital de Salud están dirigidos a todos los que participan en el desarrollo de las labores diarias de la Entidad (funcionarios, contratistas); de acuerdo con las actividades administrativas, técnicas y judiciales para la Administración Pública, que estén relacionados con la elaboración, recepción, trámite, administración, organización y consulta de documentos, así como también, lo relacionado con la transferencia, conservación y custodia de la documentación.

Capítulo IV. Análisis de la Información

Para el desarrollo de esta sección se tomaron los datos obtenidos a partir de la información recopilada una vez aplicadas las fases de la investigación y que van en correspondencia con el cumplimiento de los objetivos de la investigación.

4.1. Indagación de experiencias de preservación de documentos digitales en el sector

hospitalario a nivel mundial.

El análisis efectuado correspondió a una revisión de documentos de México y España, donde se han tenido casos exitosos en el sector salud, sobre esta información se realizó una ficha de análisis de la información de tal manera se trabajaron dos sistemas: ▪ España. Barcelona el Hospital Sant Joan de Deú Anexo No.3 ▪ México. Sistema Nacional de México Véase Anexo No.4 Que corresponde a la selección de 8 hospitales en los cuales se implementa el sistema OAIS para la administración e la información del sector salud.

Una vez efectuados los análisis correspondientes, los resultados concluyen los siguientes aspectos, para lo cual se dividen los resultados:

México

1. En México el aspecto de innovación se ha relacionado con la creación de un nuevo seguro

con un mayor cubrimiento de usuarios y con lo cual se esperaría el evitar los desequilibrios

de recursos, estas implementaciones de temas tecnológicos fueron tomadas como medidas de aseguramiento de la información.

2. México durante al año 2016, implantó el SAMIH un Sistema de Administración Médica e

Información Hospitalaria con lo cual se digitalizaron y crearon las historias clínicas electrónicas compartidas entre 30 hospitales pertenecientes a la red del gobierno federal. El proyecto fijo elementos interesantes como lo relacionada con el ahorro de tiempo, la disposición e información médica en tiempo real entre otros aspectos

3. Otro elemento a tener en cuenta se relaciona con el apoyo de diferentes sectores, pero en

la parte tecnológica el trabajo de consultores, así como de profesionales de la información y la medicina fueron fundamentales.

4. El Samih cumplió requerimientos específicos para garantizar que el intercambio de

información definido por la NOMO24, Norma oficial mexicana (NOM-24-SSA3-2012), Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Intercambio de información en salud

5. La norma NOMO24, tiene como objeto: regular los Sistemas de Información de Registro

Electrónico para la Salud, así como establecer los mecanismos para que los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema Nacional de Salud registren, intercambien y consoliden información (Segob, 2012).

Se evidencia que a nivel mundial se ha tenido un gran avance en cuanto a la preservación digital en los documentos del sector salud, la utilización del modelo OAIS (Open Archival Information Systems ) ha sido implementado como sistema de trabajo para la preservación de documentos digitales, y básicamente es debido a las características que proporciona este para una adecuada administración de la información en el largo plazo y porque además asegura la

accesibilidad de la información a la ciudadanía, preserva la información garantizando la integridad, accesibilidad y fidelidad de la información.

Con relación a la normatividad aplicada en el entorno internacional, el sector salud en España por ejemplo ha tenido una especificación y aplicación con las normas ISO, es así la implementación de la norma ISO 15489 y la certificación desde la familia de normas ISO 30300, han generado una serie de aspectos importantes para el sector, porque se garantizan procesos de preservación y conservación de la información.

España

1. España ha tenido un importante avance en la implementación del sector salud, la ley 41

de 2002 como reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia información y documentación clínica se convirtió en un punto esencial para el sector salud.

2. La misma norma señala en su artículo 17 la conservación de la documentación clínica,

para comprobar y garantizar la seguridad de los historiales médicos, su conservación y recuperación de la información, también incluye el tiempo de custodia.

3. Aenor entidad encargada de la normalización acogió la ISO 12052 en 2004, como

normativa Health Informatics-Digital Imaging and Communication, como primer indicio para el manejo estándar de los equipos médicos.

4. Posteriormente en 2006 la ISO 10781 estableció la funcionalidad de los registros

médicos básicamente referidos a la interoperabilidad de los sistemas para las historias médicas electrónicas.

A continuación, en la tabla 5 se determina un análisis de los principales elementos que ofrecen esta norma para las áreas de administración, tecnología, normatividad y para el tema documental.

La preservación digital es una disciplina que va de la mano con la archivística puesto que asocia con la organización y la disposición de la información, caso representado en España donde se caracteriza la preservación digital de las entidades del sector salud porque involucran los medios tecnológicos con todos los procesos en cuanto al tratamiento de la información. A nivel mundial se han venido desarrollando técnicas y modelos que garantizan la preservación digital de los documentos en el sector salud, utilizando para ello la preservación a partir de lo señalado por las tendencias tecnológicas donde las instrucciones señalan la necesidad de garantizar la fiabilidad, exactitud, autenticidad y accesibilidad. es esencial que la preservación digital cumpla con las normas y prácticas archivísticas.

Finalmente, en el caso colombiano se ha venido desarrollando nuevos esquemas para garantizar el acceso a la información, para lo cual se pretende realizar una unificación de todos los procesos, en este caso para el sector salud.

4.2 Comparación de lineamientos de preservación de documentos digitales en otros contextos en el país.

Para la realización de la comparación de la información, se utilizó la información registrada en las fichas de análisis, datos con los cuales se analizaron documentos, instructivos publicados por el Archivo General de la Nación, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, datos que permitieron definir los siguientes resultados

Archivo General de la Nación Para 2018, el AGN público los Fundamentos de preservación a largo plazo, como documento que definía para el país el concepto de preservación digital establecido desde el Acuerdo 06 de 2014, como Conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y, proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario digitales documentos los de información la de acceso él y permanencia la, datos necesarios. (AGN, 2018).

El manual se definió siguiendo las instrucciones de la Unesco, para lo cual se definió una política de preservación digital como “parte integral de la gestión documental”, se determinó que el Modelo a utilizar sería OAIS, Sistema de Transferencia de Información y datos espaciales. Sistema de información de archivo. A su vez se definieron “3 componentes básicos: entorno, modelo funcional y modelo de información” (AGN, 2018, p. 19).

El modelo OAIS se especifica como como un entorno conformado por un productor, la dirección y los usuarios, a su vez el modelo funcional se integra por seis entidades: módulo de ingreso, módulo de archivo o almacenamiento, módulo de gestión de datos, módulo de administración, módulo de planeación de la preservación y módulo de acceso. Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

La entidad elaboro un plan de preservación digital a largo plazo en 2016, cuyo objeto era el formular el Plan de Preservación Digital (principios, políticas y estrategias) para asegurar la autenticidad; el uso; la accesibilidad y comprensión del contenido intelectual de los documentos electrónicos de archivo, por largos periodos de tiempo en la entidad.

El plan pretendía interaccionar la información de la Agencia con la administración de los documentos generados en formato electrónico garantizando la disponibilidad futura (de largo plazo) de la información, conservando los atributos de evidencia, naturales a los documentos de archivo y cumpliendo con los objetivos de uso y defensa de los intereses institucionales. El documento incluye comparativos entre el mundo analógico y el electrónico, para lo cual se establecieron tres elementos: Principios, Políticas, Estrategias. Cada uno está implícito como concepto.

Principios entendidos como el marco teórico y de mejores prácticas identificadas por la Consultoría para el desarrollo del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Políticas constituidas por la decisión administrativa de la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado, a fin de formalizar y aplicar los Principios rectores en la definición del Plan de Preservación Digital.

Estrategias, conjunto de alternativas técnicas, tecnológicas, prácticas y conceptuales, que son definidas por la Consultoría como solución a las demandas generadas por el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo” (Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, 2016, p. 15).

Biblioteca Nacional de Colombia Entre 2018 y 2019, la Biblioteca Nacional de Colombia, elaboro un documento denominado lineamientos de preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia, definiendo a la preservación como Un conjunto de actividades que tienden a la selección, custodia y preservación a largo plazo de los documentos de carácter digital, y que se trata de un trabajo bajo un gran desafío tecnológico de cooperación, planeación continua, formación que cuenta con reglas, responsabilidades y políticas institucionales claramente definidas. (Biblioteca Nacional de Colombia, 2019, p. 6).

Así mismo, el documento se constituye en primer lineamiento para la correcta gestión de los objetos digitales que ingresan a la biblioteca, con el propósito de determinar estrategias

particulares para disminuir el riesgo tecnológico y el seguimiento a los procesos de preservación digital.

Los principios sugeridos como acciones preventivas por la Biblioteca corresponden a: Accesibilidad: el objetivo principal de la preservación digital es el acceso a largo plazo, las actividades de preservación se realizan con el fin de cumplir este objetivo. El acceso a las colecciones digitales cuenta con el apoyo en la medida de las posibilidades de la tecnología y los recursos disponibles en el Grupo de Conservación de la Biblioteca Nacional de Colombia.

a. Apoyo a la misión de la Biblioteca Nacional de Colombia: esta política y las

medidas adoptadas para aplicarla existen en apoyo de la misión de la Biblioteca. La política de preservación digital se revisa para actualizar, validar y ajustar su relación con los propósitos misionales de la institución.

b. Autenticidad: los objetos digitales se crean, con metadatos para establecer la

autenticidad, origen, procedencia y tradición. Se gestionan los objetos dentro de las colecciones digitales para asegurar que no se alteren y los datos originales se conserven.

c. Colaboración: la Biblioteca Nacional de Colombia investiga y participa en

acuerdos de colaboración para la preservación de sus colecciones digitales.

d. Cumplimiento de normas y mejores prácticas: la Biblioteca Nacional de

Colombia observa, adopta y desarrolla las normas vigentes y las mejores prácticas relacionadas con la creación, el mantenimiento, el almacenamiento y la entrega de los objetos digitales y metadatos, según lo determinado por las instituciones internacionales, nacionales, consorcios, y órganos de gobierno.

e. Innovación: la Biblioteca Nacional de Colombia cumple los objetivos de

preservación digital mediante la vigilancia tecnológica, seguimiento al desarrollo de la industria y la tecnología, actualización profesional, experiencia y protocolos para asegurar el acceso y la preservación a largo plazo.

f. Respeto a la propiedad intelectual: la Biblioteca Nacional de Colombia se

compromete a proporcionar el acceso a materiales digitales dentro del respeto y la defensa de los derechos de propiedad intelectual de los autores y obtener el consentimiento previo, en todos los casos que requiera su gestión. La acción de gestión de derechos se documenta y la información de los derechos se preserva junto con el contenido digital.

g. Sostenibilidad: las actividades de preservación digital se planifican y ejecutan

gestionando los recursos digitales actuales de la mejor forma, es decir, optimizando los insumos y recursos técnicos y operativos con los cuales se gestionan y producen de modo que se puedan sostener en el futuro. (Biblioteca Nacional de Colombia, 2019, p. 18-19).

La política definida para la preservación corresponde a un conjunto de acciones específicas para proteger la fuente, el contenido y el soporte del material bibliográfico de la Biblioteca Nacional, pensando en la protección del material Como elementos comparativos del ejercicio se pueden definir puntos similares entre las instrucciones y características determinadas por las entidades revisadas, todas coinciden con la necesidad de incluir de:

Instrucciones para los diferentes tipos de formatos, que mencionan tanto las clases de formato de archivo, las estructuras bits y sus codificaciones. Estrategias para la preservación, que incluyen la migración, la emulación de software, copiado, conversión, emulación, normalización.

Metodologías para la ejecución del plan de preservación que incluye actividades de identificación, caracterización, unificación, almacenamiento y mantenimiento como aspectos esenciales.

4.3 Planteamiento de los elementos necesarios para la preservación de documentos digitales en las entidades distritales del sector salud.

Una vez obtenida la información de las fases 1 y 2, se inicia con la elaboración de la guía de preservación digital para las entidades distritales del sector salud, este lineamiento da cumplimiento al objetivo específico no. 3 de la investigación.

GUÍA DE LINEAMIENTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PARA ENTIDADES

DISTRITALES DEL SECTOR SALUD

Bogotá, D. C., 2019

Introducción

El objetivo de la guía, es determinar los lineamientos de preservación digital para el sector salud del Distrito en el marco de la administración digital, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivo 594 del 2000, Ley 527 de 1999 y el Decreto 1080 del 2015, capitulo VII: sobre la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Las mencionadas normas establecen los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos y/o digitales, con la identificación de los procesos de la gestión de documentos y con el establecimiento de los principios necesarios para el desarrollo y aplicación de políticas de gestión de documentos digitales.

Por lo anterior, este documento recoge los procesos necesarios, tanto técnicos como organizativos, encaminados a dar el tratamiento adecuado y normalizado al documento digital, desde su creación y a lo largo de todo su ciclo, para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, permitiendo la protección, recuperación, acceso y conservación física y lógica de los documentos.

Objetivo Plantear los lineamientos para la preservación digital en las entidades Distritales del Sector Salud, para establecer los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, captura, tratamiento, acceso, transferencia y conservación de los documentos.

Alcance Con el crecimiento constante de la información manejada en formatos diferentes al papel, se quiere incentivar al cumplimiento con respecto a los requisitos y aspectos a tener en cuenta en la aplicación de la Ley 594 del 2000, 527 de 1999, y el Decreto 1080 del 2015, además de las normas particulares que establece el Distrito Capital para la ciudad de Bogotá. La guía determina como aspecto fundamental la identificación de los documentos digitales que son producidos de acuerdo con las funciones y procedimientos de una entidad prestadora de servicios de salud en Bogotá D.C, información determinada en las tablas de retención documental aprobada y convalidada por el Archivo Distrital de Bogotá, pasando por la identificación del índice electrónico, la firma digital y terminando con la descripción del documento a través de metadatos establecidos por la entidad.

Una Guía de Lineamientos de Preservación Digital para Entidades Distritales del Sector Salud está directamente relacionado con las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental, determinado por el Archivo General de la Nación y establecido en el Decreto 1080 de 2015 en el Artículo 2.8.2.1.18 y con el Decreto

Planeación

● Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de los documentos digitales, de acuerdo

con las buenas prácticas internacionales y a los estándares nacionales y distritales, con la implementación del SGDEA.

● Establecimiento de los lineamientos para la elaboración y creación de nuevos tipos

documentales, que incluyen: estructura de los documentos, codificación, forma de producción e ingreso de los documentos, mecanismos de autenticación y control de acceso

y reproducción, definición de campos de descripción para documentos de archivo análogos y definición de descripción de metadatos para los documentos electrónicos, requisitos para la preservación de los documentos electrónicos, seguridad de la información y protección de datos personales, con la implementación del SGDEA.

Producción

● Definir los lineamientos de producción documental que implican la conservación de los

documentos en soporte analógico, la preservación a largo plazo de los documentos digitales y electrónicos, con base en las políticas de copia, reproducción y autenticación de los mismos.

Gestión y trámite

● Implementar la guía de lineamientos de preservación digital para entidades distritales del

sector salud.

Organización

● Definir los esquemas de descripción documental, aplicando las normas internacionales y

nacionales, para los documentos de archivos analógicos y electrónicos o digitales.

Disposición de los documentos

● Elaborar el plan de preservación documental digital y/o electrónica a largo plazo de la

información.

Valoración de los documentos digitales.

● La valoración de los documentos digitales debe estar sujetos a las Tablas de Valoración

y/o Tablas de Retención Documental de la entidad.

Programas específicos de la gestión documental

● Crear formar, formulario y formatos electrónicos y digitales, de forma controlada y estable.

● Establecer un flujo de información en ambiente digital, Establecido en el PGD de las

entidades distritales del sector salud, en el literal 4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos (SGDEA).

1. Ámbito de aplicación

La siguiente guía debe ser aplicado por todos los funcionarios, contratistas y pacientes de las entidades distritales del sector salud, en los procesos y procedimientos de organización documental y transferencias documentales.

2. Requisitos de calidad aplicación

La guía aplica y da cumplimiento a la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación, la organización y conformación de los expedientes electrónicos a través del sistema de gestión para documentos electrónicos de archivo SGDEA.

3. Responsables

Los directivos, servidores públicos y contratistas frente a la responsabilidad que tienen en gestión documental tanto física como digital en el ejercicio de sus funciones en la entidad.

4.

Beneficios en la implementación de la Guía de Lineamientos de Preservación Digital para Entidades Distritales del Sector Salud ✔ Mayor productividad en la búsqueda de información. ✔ Bajo de costos en la generación de documentos en físico. ✔ Preservación de la documentación a largo plazo. ✔ Acceso a la información.

✔ Migración de la información en otros soportes más avanzados. ✔ Mejora en la respuesta en atención al ciudadano. ✔ Transparencia de la información.

Reducción de la brecha informacional.

5. Glosario

El glosario incluido en la guía corresponde a una selección de términos relacionados y con mayor influencia en el manejo de la misma. La información fue tomada directamente del glosario del Archivo General de la Nación (AGN) 2018 ❖ Archivo electrónico de documentos. Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes electrónicos.

❖ Autenticación electrónica. Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos administrativos.

❖ Autenticidad. Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para

preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.

❖ Disponibilidad: Propiedad o característica del mismo que permite que éste pueda ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe señalar la actividad o actuación donde se generó, proporcionar la información necesaria para la comprensión de las actuaciones que motivaron su creación y utilización, identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organización y mantener los vínculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones.

❖ Expediente electrónico. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan. ❖ Fiabilidad. Propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades.

❖ Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

❖ Foliado electrónico. Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

❖ Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

❖ Índice electrónico. Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

❖ Integridad. Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

❖ Medio electrónico. Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.

6. Seguridad en las transferencias de información

● Para las transferencias documentales físicas o electrónicas se realizará de acuerdo con

las políticas que se manejen en su momento por el área de Sistemas, Gestión Documental y la normatividad por MinTIC y el Archivo General de la Nación cumpliendo con lo establecido en el Decreto 2758 de 2013, sobre transferencias secundarias, el software implementado la migración o emulación de la información para la preservación digital, de una forma segura tanto interna como externa, para la protección de la información de intercepción, copiado, modificación y/o destrucción.

7. Aplicación de nuevo sistema de gestión de documentos

Para la adquisición del nuevo sistema para la gestión de documentos se tendrá en cuenta la financiación con la que cuenta la entidad, la estructura organizacional, el modelo de software que se requiera y el avance que ha tenido el software, además de la normatividad que establece el Archivo General de la Nación. Se tendrá en cuenta el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, garantizando la accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las funciones de la entidad en su interoperabilidad. Por lo anterior se debe tener en cuenta:

1. Organización de los documentos físicos y digitales, incluyendo los metadatos.

2. Establecer plazos de conservación y eliminación.

3. Procesos de eliminación de acuerdo a lo establecido en las TRD.

4. Garantizar la autenticación de los documentos.

5. Integridad de los documentos.

6. Permitir y facilitar el acceso a los documentos.

8. Procesos para documentos digitales.

Los procesos que se tendrán en cuenta para la conformación del expediente digital, será de obligatorio cumplimiento en la conformación del documento en digital de acuerdo a los requerimientos establecidos para los documentos electrónicos de archivo, en razón del Decreto 1080 del 2015. Por lo cual el área de gestión documental y de sistemas trabajaran en compañía en la implementación y elaboración de los instrumentos archivísticos.

La conformación de los documentos digitales, serán cuando su valor administrativo, legal, fiscal, científico, cultural e histórico; deberán ser tratados con los mismos principios y procesos archivísticos. La conformación de los expedientes electrónicos, se realizará conforme a la generación de los diferentes medios de documentos generados durante su trámite, este proceso se realizará acorde al cuadro de clasificación documental.

8.1. Conformación del expediente electrónico.

8.1.1. Componentes del expediente digital

El documento digital, cumpliendo con los valores electrónicos en formato digital, contando con estos parámetros:

a) Documento digital, cumplirá con las características de contenido, estructura y contexto

definidas, establecidos en los metadatos. Contenido

a. Tipo de recurso de información.

b. Tipo documental.

c. Título del documento.

d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario,

responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e. Clasificación de acceso (nivel de acceso).

f. Fecha de creación, transmisión y recepción.

g. Folio (físico o electrónico).

h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

i.

Palabras clave.

Estructura

a. Descripción.

b. Formato.

c. Estado.

d. Proceso administrativo.

e. Unidad Administrativa responsable.

f. Perfil autorizado.

g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

h. Serie/subserie documental.

Contexto

a. Jurídico-administrativo.

b. Documental.

c. De procedencia.

d. Procedimental.

e. Tecnológico

Conformación del expediente digital ▪ Documento digital ▪ Índice digital ▪ Foliado electrónico ▪ Firma electrónica y/o digital ▪ Metadatos

Figura No 1 Elaboración propia. Conformación del expediente electrónico

b) Índice digital, garantiza la integridad del expediente y su recuperación. Donde se identifica

los documentos electrónicos que conforman el expediente, este debe contar con los

procesos de organización establecida. Se tendrá como firma en el momento que el documento es finalizado, la firma electrónica garantizando la integridad y autenticidad del contenido del índice. Y contará con una estructura XML para expediente electrónico.

Se realizará la foliación de los documentos digitales, se llevará a cabo por medio de un índice electrónico y numeración consecutiva, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante (autor). Garantizando la integridad del expediente. Formato XML, para expediente electrónico

https://docplayer.es/12757946-Expediente-electronico.html En la implementación del software se tendrá como requisito para la identificación en el índice electrónico.

1. Identificación consecutiva del documento dentro del expediente acorde con el tipo de

ordenación que se elija.

2. Identificación inequívoca del documento.

3. Metadato(s) que asocie el documento al expediente.

4. Metadato(s) que identifique que el documento es Original o Copia.

“Estructura del índice digital” Rangel, E. Y Merchán, Carlos. (2017)

1. Índice Contenido: Código que identifica al índice de forma única e inequívoca

2. Fecha Índice Contenido: Es la fecha en la que el índice se conforma.

3. Documento Foliado: Es el código único del documento dentro del expediente.

4. Nombre Documento: Es el nombre del documento que podrá ser conformado por un valor

alfanumérico normalizado sin tildes ni caracteres especiales.

5. Tipología Documental: Corresponde a la unidad documental producida.

6. Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo: Es la fecha

en la que el documento se declara como documento de archivo.

7. Fecha Incorporación Expediente: es la fecha en la que el documento comienza a ser parte

del expediente.

8. Valor Huella: Es el código generado por el resultado del cálculo del algoritmo de la función

resumen, para garantizar que el documento no va a ser modificado una vez se conforma el expediente.

9. Función Resumen: Es el identificador de la función que se utilizó para calcular el valor de

la huella

10. Orden Documento Expediente: Es el valor consecutivo del orden del documento dentro del

expediente a medida que se va conformando. El valor del consecutivo debe ser coherente con la fecha de incorporación al expediente.

11. Página Inicio: Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecido en

el expediente, y deberá ser consecutivo para el total de páginas de todos los documentos que conforman el expediente. Ej.: Documento 1=30 páginas de la 1 a la 30, Documento 2=20 páginas de la 31 a la 50.

12. Página Fin: Última página del documento

13. Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no se puede

identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contará dicho documento como un solo objeto en el metadato “Página Inicio” – “Página Fin”.

14. Formato: Es el formato contenedor del documento electrónico. Conjunto de reglas

(algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes.

15. Tamaño: Es el tamaño del documento en bytes, megabytes o gigabytes.

16. Origen: Los documentos nativos electrónicos han sido elaborados desde un principio en

medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida, los documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales como el papel y se convierten para la utilización de medios electrónicos.

17. Expediente Foliado: Es el conjunto de datos que se heredan del expediente para relacionar

al expediente con el índice.

c) Firma del índice digital por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo a las

políticas aplicadas.

Es el mecanismo el cual garantiza la integridad y autenticidad del contenido del índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente y su estructura. Este deberá ser firmado digitalmente al cierre del expediente. De respecto con el Acuerdo 02 del 2014 artículo 23.

d) Metadatos del expediente electrónico y/o digital o información virtual contenida en

ellos:

Los expedientes electrónicos podrán ser conformados según las series o subseries por la cual se encuentran relacionados, y establecido en los cuadros de clasificación documental. Estableciendo por carpetas los tipos documentales que se vayan generando y según su función, cuando los documentos son susceptibles a estar en otros expedientes gestión documental establecerá en qué procedimiento se dejará estipulado para su conservación. Propiedades del expediente electrónico y estas dependen en la fase en que se encuentra el documento ya sea en trámite o archivo.

1. Fase de trámite

Para esta fase se determinan las siguientes actividades:

a. Aplicación para la implementación del sistema de gestión de documentos digital.

b. Conformado por nombre de documentos que se creó, partiendo del índice digital y

cronológico.

c. Durante el trámite puede ser modificado, por los interesados y deberá quedar registro

de auditoría.

d. Deberá ser accesible por el autor y autorizado por medio de una sede electrónica o

medios establecidos por la entidad.

e. Se conservará los formatos digitales todos los documentos que formen parte del

expediente electrónico.

f. La creación de los expedientes deberá estar normalizados.

g. Código de identificación único.

h. Puede contener documentos digitales que se hagan parte de otros expedientes

(normalizado).

i. Opcional en la incorporación de distintos formatos a los establecidos al expediente.

j. Establecer la migración o transferible de los repositorios del SGDE a los SGDEA.

k. Admitir firma digital.

2. Fase de archivo

Para las fases de archivo, se sugieren las siguientes actividades:

a. Aplicación del software para el sistema de gestión de documentos digitales y el sistema

de documentos digitales de archivo.

b. Conformado por los nombres de los documentos que lo compone por medio del índice

digital.

c. Sin modificación.

d. Será accesible siempre y cuando sea el autor por medio de una sede electrónica o

autorizada.

e. Código de identificación único.

f. Pueden contenerse en otros expedientes.

g. Migración de la información a otros soportes que cumplan con los lineamientos que dé

el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación.

h. Aplicación de políticas archivísticas

8.1.2. Ciclo vital del expediente electrónico

Los documentos electrónicos tienen establecido tres fases: la planeación, gestión y trámite, y disposición de documentos.

Figura No. 2

❖ Planeación: En esta fase se define el expediente de acuerdo al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o unidad administrativa pública; dicha planeación se realiza en asocio con el área de calidad y la oficina que produce el expediente. ❖ Gestión y trámite: Abarca el inicio, la vinculación a un trámite, la distribución, la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso del expediente hasta que cumple la función inicial por la que fue creado.

❖ Disposición final de documentos: La disposición final debe estar asociada a los tiempos donde sea necesario tener el expediente a mano y de acuerdo con sus valores administrativos, legales, e históricos, entre otros, plasmados en herramientas como las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Para las acciones

de transferencia, selección o eliminación las entidades deben contar con políticas y procedimientos establecidos de conformidad con los protocolos y regulación vigentes en la materia.

8.1.3. Metadatos del expediente electrónico

Para la incorporación de los metadatos se deberá establecer un vocabulario de metadatos estandarizado y debe contar con al menos los siguientes metadatos.

Contenido Estructura Contexto ✓ Tipo de recurso de información.

✓ Tipo documental.

✓ Título del documento.

✓ Autor o emisor Clasificación de acceso (nivel de acceso).

✓ Fecha de creación, transmisión y recepción.

✓ Folio (físico o electrónico). ✓ Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

✓ Palabras clave.

✓ Descripción.

✓ Formato.

✓ Estado.

✓ Proceso administrativo.

✓ Unidad Administrativa responsable.

✓ Perfil autorizado.

✓ Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

✓ Serie/subserie documental.

✓ Jurídico ✓ Administrativo.

✓ Documental.

✓ De procedencia.

✓ Procedimental.

✓ Tecnológico

8.1.4. Retención y disposición final de los documentos digital

El tiempo o retención de los documentos digitales se tendrán en cuenta según lo dispuesto en los procesos de valoración, preservación a largo plazo que por su valor permanente secundario deberán estar establecidos en el sistema integrado de conservación y definidos en el programa de gestión documental.

Para la disposición de los documentos, estarán definidos y formulados en el programa de gestión documental en cuanto a la conservación total, selección y eliminación establecido en las tablas de retención documental por lo tanto en las TRD deberán estar reflejados qué documentos electrónicos son producidos en este formato y en qué serie o sub-serie se encuentran incluidos.

9. Protocolo para la digitalización con fines probatorios

Soporte documental: implementación de nuevos mecanismos tecnológicos, con miras a la conservación documental, cumpliendo con la organización archivística de los documentos y la ejecución de estudios técnicos, en telas relacionados con el ambiente, la conservación, reproducción estos gozarán de validez y eficacia del documento original.

9.1. Etapas y requisitos mínimos

9.1.1. Alistamiento

▪ Levantar en los metadatos descriptivos, de acuerdo a la serie documental. ▪ Cumplir con los procesos de la gestión documental.

▪ Retiro de material que se encuentre duplicado y que no correspondan al expediente. ▪ Verificación de foliación.

▪ Retirar dobleces y material que no haga parte del expediente. ▪ Realizar descontaminación de expedientes.

▪ Eliminación de material metálico.

▪ Escáner de cama plana, evitando rasgaduras en los documentos. ▪ Utilización de cinta mágica.

9.1.2. Captura

▪ Escáner automático para la captura digital, se tendrá en cuenta resolución de 200 dpi ▪ Escala de grises para todo documento. ▪ Se deja color a los documentos como mapas.

9.1.3. Identificación

▪ La identificación se realizará dependiendo de la foliación, expediente, serie o subserie.

9.1.4. Control de calidad

▪ Realizar el control de calidad al 100% de las imágenes digitalizadas. ▪ Verificación de la lectura.

▪ Aplicación de procesos de comprensión de imagen, en caso que sean con fines de difusión. ▪ Integridad de los detalles.

▪ Detalle de captura de signos.

▪ El escáner no debe contar con ralladuras o manchas. ▪ Información completa.

▪ Imagen debe estar de forma lectura.

▪ El formato para fines de conservación debe ser TIFF o JPEG2000. (sin pérdida) ▪ El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, ▪ JPEG2000 (con pérdida).

▪ No entregar imágenes torcidas.

▪ No presentar la imagen con poca o mucha luz.

9.1.5. Almacenamiento

▪ Se cargarán las imágenes y los metadatos con la información en el software o repositorio establecido por la entidad para la custodia y la conservación de los diferentes medios.

9.1.6. Tiempo de ejecución

▪ Establecimiento de los tiempos para la digitalización y ejecución de los documentos estos cumpliendo con la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

9.1.7. Metadatos

▪ Indispensable el incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

▪ Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

▪ Para el proceso de digitalización se establezca la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Iniciative correspondiente a 15 elementos de metadatos.

10.

Firma digital La firma digital es una fijación en el mensaje de datos, es un valor numérico. Es utilizado por medio de un procedimiento matemático, vinculado a una clave permitiendo que este no sea modificado.

10.1. Atributos de la firma digital

▪ Única a la persona que la usa ▪ Susceptible a ser verificada ▪ Está bajo el control de la persona quien la usa. ▪ Está ligada a la información o mensaje ▪ Está conforme a los reglamentos adoptados por el Gobierno.

11.

Gestión de documentos electrónicos normatividad. A continuación, se tendrán en cuenta aspectos y requisitos para la creación e implementación, dispuesto en el programa de gestión documental donde señala las actividades que se deben de tener en cuenta, para ejecutar lo relacionado con documentos electrónicos de archivo SGDEA, según lo dispuesto en el Decreto 2609 del 2015 compilado en el Decreto 1080 del 2015, en su capítulo VII en temas relaciones sobre la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Cumpliendo con los parámetros normalizados y establecidos que da el Archivo General de la Nación en el siguiente decreto.

CONCLUSIONES

La preservación digital se establece a partir de la necesidad de crear nuevas prácticas para el acceso de la información, generada en soportes diferentes a los convencionales, al evidenciar las pocas alternativas que garanticen el adecuado tratamiento de la gestión digital de documentos y la consulta a través del tiempo, se establece la importancia de definir lineamientos para preservar la información a largo plazo.

El sector Distrital de Salud, objeto de la investigación evidencia un gran volumen de documentación tanto en soporte papel como digital, generada a partir de las entidades prestadoras de salud a la ciudadanía, donde tiene que garantizar la respuesta adecuada a la solicitud de sus usuarios. Para el sector salud la preservación en el contexto mundial define el adecuado manejo de la información digital y la unificación de los datos clínicos de cada uno de sus pacientes para reducir los tiempos de respuestas y la calidad de la información entregada. En relación a lo anterior los lineamientos en Colombia han venido evolucionando con el tiempo, en donde con el avance de la tecnología, las entidades han venido adoptando y desarrollando técnicas y estrategias entorno a la preservación de documentos inicialmente físicos y cambiando al entorno digital.

Para terminar la guía elaborada pretende normalizar los procesos de gestión documental encaminados al tratamiento digital en las entidades pertenecientes al sector salud de la ciudad de Bogotá /Colombia, con el objetivo de generar mecanismos y buenas prácticas para la preservación de los documentos digitales, con el fin de mejorar el servicio informativo que se le presta a los ciudadanos garantizando el acceso, la fiabilidad, la autenticidad y seguridad de la información. Con la elaboración de la guía para la preservación digital, la investigación demuestra que existe una preocupación de los diferentes sectores para fijar normas e instrucciones hacia una adecuada

parametrización de la preservación y básicamente de garantizar que adecuados parámetros que faciliten que la información se preservará en el largo plazo, por lo cual se recomienda que existan otras investigaciones en otros sectores y contextos-.

RECOMENDACIONES

Una vez finalizado el trabajo, se establecen como recomendaciones los siguientes aspectos: Para la Academia, se sugiere el integrar de una manera teórico práctica nueva alternativas de elaboración de lineamientos para el tema digital, a través de la implementación de ejercicios didácticos que permitan la elaboración de este tipo de información, con lo cual este documento se podría convertir en pautas para los diferentes sectores.

Para el Programa de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, el tema de la preservación digital representa un desafío que necesita de nuevos parámetros y políticas para asegurar que la información se va a conservar y preservar para las nuevas generaciones Para los estudiantes del Programa, se sugiere que exista una mayor intervención de estos en el área digital, es decir con la elaboración de nuevas propuestas para el tema de la preservación digital en el largo plazo, indudablemente el tema es bastante amplio y requiere de diversas formas de trabajo para los próximos años.

Para los profesionales y egresados, el mundo digital es un reto que está permanentemente en todos los sectores, como expertos de la información este tipo de ejercicios se convierten en una oportunidad para revisar alternativas a nuevas soluciones a los métodos y a los nuevos estándares que determinan las TIC, así como su integración en la gestión documental. Para los profesionales del área de las tecnologías, se recomienda la integración a otros sectores para buscar nuevas soluciones que garanticen que la información en el largo plazo va a estar disponible, lo cual requiere de nuevos tratamientos, parámetros e investigaciones, que nos e pueden centrar en una sola línea de trabajo.

Finalmente, para el

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Recuperado de https://ciencia.lasalle.edu.co/do/search/?q=preservaci%C3%B3n%20de%20documentos%2 0digitales&start=0&context=13137904&facet= Torres, C. (2012). Preservación digital: análisis y situación actual de técnicas de implantación en centros de investigación.

Recuperado de https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/17443/Memoria.pdf?sequence=1 Umaña Alpizar, R. (2017). Preservando documentos digitales auténticos. Trabajo presentado en III Seminario Latinoamericano de Legislación Archivística. San José. Costa Rica. Recuperado de https://www.uned.ac.cr/actividades/images/sellar/memoria/Raquel_Uma%C3%B1a_- _Costa_Rica.pdf Unesco. (2009). El Patrimonio digital. La Carta de la UNESCO sobre la preservación del patrimonio digital.

Recuperado de https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000179529.page=2 Voutssás, J. (2009) Preservación del patrimonio documental digital en el mundo y en México. México: UNAM, Centro universitario de investigaciones Bibliotecológicas. Recuperado de http://132.248.242.6/~publica/archivos/libros/preservacion_patrimonio.pdf

ANEXOS

Anexo No. 1. Formato ficha de contenido

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema:

No

1.1

Subtema:

Anexo No

2

Libro Revista

Web

otro

3

Referencia Bibliográfica

4

Tipo de ficha de contenido: Textual

Resumen

Mixta

Palabras Claves

5

Contenido

Comentarios del lector

Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No. 2 Propuesta de un modelo de la preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias (España)

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1 Tema: Preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial. Anexo No 2

1.1

Subtema: Propuesta de un modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias

2

Libro

Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica

Bote, J. (2012). Propuesta de un modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias. Recuperado de https://www.tdx.cat/bitstream/handle/10803/96254/JJBV_TESIS.pdf?sequence=1&isAllo wed=y

4 Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen x Mixta Palabras Claves

5

Contenido *Preservación Digital

*OAIS (OPEN

ARCHIVAL

INFORMATION

SYSTEMS

*Historias Clínicas Electrónicas

*Auditorias

*Seguridad Informática

*Archivos Digitales

*Entidades Sanitarias *Custodia

*Digitalización

*Datos Digitales

*Migración

*Almacenamiento

Según Bote (2012) La preservación digital es una disciplina que va de la mano de la archivística, el presente trabajo plantea un modelo de preservación digital aplicada en una institución sanitaria, dicho modelo está orientado a una organización que preserve las historias clínicas electrónicas aplicando el sistema OAIS.

Como resultado de este trabajo es un modelo conceptual que permite su aplicación directa en la preservación digital de los documentos. En esta investigación se establecen las normativas que tratan el tema de la preservación digital de España, también se habla de las características del objeto nacido digital y del concepto de preservación digital entendida desde España.

La preservación digital es toma como parte de la conservación digital de todas las entidades que custodian información, el objetivo principal de las entidades que custodian información es hacer que su material digital sea accesible a lo largo del tiempo por ende es aquí donde se habla de la importancia de la preservación digital, ya que ella no solo tiene un impacto en la ciencia de la información, sino que también una connotación social.

6

Comentarios del lector

Esta tesis se tomó en cuenta ya que contribuye con la investigación, ya que resalta las características y el reto que se tiene con la preservación digital en la entidades sanitarias también se resalta de este trabajo las técnicas de preservación digital en las entidades hospitalarias ya que en España se quiere la unificación de la misma para garantizar la disponibilidad ,integridad , fiabilidad de la información en medios digitales Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo 3. Gestión y digitalización de la salud en España

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial.

No

1.1

Subtema: Gestión sanitaria y digitalización de la salud en España Anexo No 3

2

Libro Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica

Instituto Atlántico De Gobierno (2019) Gestión Sanitaria Y Digitalización De La Salud En España.

Recuperado de:

http://www.institutoatlanticodegobierno.org/gestion-sanitaria-y-digitalizacion-dela-salud-en-espana/

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen Mixta x Palabras Claves

5

Contenido

*Transformación

*Tecnología

*accesibilidad

*Prevención

*Ciudadanos

*Gestión sanitaria

*Salud

En España se encuentra en una transformación donde se quiere garantizar la prevención de los documentos en el sector salud donde se destaca la importancia que ha traído consigo el cambio de las tecnologías donde hay un impacto determinante donde se quiere que el sistema aporte eficiencia y transparencia en todos los procesos donde se vean beneficiados todos los ciudadanos (privados Y/O públicos)

“Ante esta realidad, resulta imprevisible lograr una mayor colaboración público-privada. La administración pública necesita aumentar las herramientas tecnológicas aplicadas a todos los niveles de atención, tanto a nivel de diagnóstico de prevención o como a nivel de tratamiento."(Instituto Atlántico de Gobierno, 2019, párrafo.1)

Por otro lado, la importancia de los profundos cambios introducidos por la tecnología en el modelo de gestión sanitaria pública y privada.

6

Comentarios del lector El cambio que se evidencia en España en cuanto al tratamiento de la prevención digital de los documentos del sector sanitario es muy amplio y gratificante para la construcción de una transparencia de información donde los mayores beneficiarios son los ciudadanos ya que no se verán envueltos en tantos trámites donde será más fácil acceder a la información donde siempre se manejara a primera mano y se dejara de tercerizar la información. Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No 4. La digitalización del sistema de salud de México

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial.

No

1.1

Subtema: La digitalización del sistema de salud de México Anexo No 4

2

Libro Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica

HarmoniMD (2018) La Digitalización del Sistema de Salud de México, Recuperado de : https://www.harmonimd.com/la-digitalizacion-del-sistema-desalud-de-mexico/

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual x Resumen

Mixta

Palabras Claves

5

Contenido

*Atención Medica

*Salud

*Tecnología

*Digitalización

*Registros Médicos

*Sistemas De Información

*Acceso A La Información

*Salud Pública

*Registros Electrónicos

México está creciendo a un ritmo sin precedentes. Como en cualquier país, el crecimiento generalizado de la población conduce a una creciente necesidad de modernizar la atención médica para mejorar el acceso y la calidad de la atención. Con una población actual de más de 120 millones de personas, el gobierno mexicano y la industria de la salud están buscando nuevas soluciones tecnológicas para los desafíos de la salud tradicional.

La digitalización de registros médicos y la implementación de nuevos sistemas de información hospitalaria son algunas de las estrategias centrales que México está utilizando para lograr mejoras a escala nacional. En las últimas décadas, el gobierno mexicano ha presentado una ambiciosa iniciativa para mejorar de manera constante la calidad general de la atención médica mediante el análisis de los datos de los registros nacionales de salud. Este estudio reveló que un gran número de sus ciudadanos carecían de seguro de salud, lo que a su vez afecta el acceso a una atención médica consistente y, en muchos casos, preventiva. A pesar de las cuestiones financieras y las limitaciones de infraestructura, México ha seguido avanzando con las reformas de salud pública, aumentando gradualmente los gastos en salud pública en casi un 50%. Hoy en día, a medida que los desafíos de salud modernos, como la obesidad y la diabetes, afectan al sistema de salud de la nación, México continúa fortaleciendo su determinación de mejorar la salud y el bienestar de todos sus ciudadanos.

Un gran paso adelante es la digitalización del sistema de atención médica y la implementación de sistemas de registro electrónico de salud, que ha demostrado mejorar la calidad de la atención al paciente y proporcionar una amplia gama de datos que permite realizar un seguimiento de las tendencias relacionadas con la salud.(HarmoniMD 2018) Registros Médicos Electrónicos Un registro médico electrónico es una versión digital de la información de salud que se recopila del

historial de salud de un paciente, así como de los resultados de las pruebas y los exámenes médicos.

Históricamente, estos se han almacenado como registros en papel en una ficha médica. Con el advenimiento de una versión electrónica del registro médico del paciente, estos datos se ingresan a través de una computadora, Tablet o dispositivo móvil a un servidor único seguro o lo que se conoce como “en la nube”, lo que significa que los datos están respaldados y protegidos, a través del uso de varios servidores que realizan la misma función. Lo que esto proporciona a los médicos y al personal del hospital es el acceso inmediato a los datos pertinentes del paciente en todos los departamentos; por ejemplo, un resultado de prueba de laboratorio, un formulario de consentimiento firmado, una aprobación para un procedimiento – todos estos datos están disponibles en el momento de su creación sin tener que esperar la entrega de un papel físico para informar al personal médico. Esto se traduce en una reducción de los tiempos de espera para la toma de decisiones, el tratamiento y la información que se transmiten al paciente.(HarmoniMD, 2018,párrafo.4).

6

Comentarios del lector

México quiere innovar y tiene iniciativas lideradas por el gobierno para la implementación del sistema del sistema de registro electrónico de salud en México aunque en México ha sido lento para implementar dicho sistemas por falta de sistemas que siempre garanticen la migración de la información ya que el mayor reto de la implementación de esta sistema ha sido la pérdida de información cabe destacar que a futuro será una muy buena innovación y se verán beneficiado no solo las entidades públicas sino también las privadas ya que este sistema es sostenible económicamente

Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No 5. Digitalización de historias clínicas en poder de las administraciones públicas a través de terceros: aspectos jurídicos.

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial. No

1.1

Subtema: Digitalización de historias clínicas en poder de las administraciones públicas a través de terceros: aspectos jurídicos Anexo No 5

2

Libro Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica García, J. (2014). Digitalización De Historias Clínicas En Poder De Las Administraciones Públicas A Través De Terceros: Aspectos Jurídicos. Recuperado de: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6297205

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen X Mixta

Palabras Claves

5

Contenido

Se analiza la evolución de los principales proyectos de preservación documental digital a nivel mundial, destacando sus premisas y elementos más relevantes, así como diversas estrategias que se han desarrollado para su posible preservación. A partir de ello, se hace una propuesta de una posible estrategia a nivel nacional para empezar a desarrollar proyectos de preservación documental digital de forma coordinada y armónica orientados a este propósito.

En este artículo también se plantea los requerimientos para la implementación de la digitalización y los retos que la entidad tiene que tener presente en cuanto al consentimiento de los pacientes en el tratamiento de la información ya que en algunos casos esto se puede volver tedioso y generar gastos innecesarios.

El artículo 12 de la LOPD, en su apartado 1, según hemos expuesto, prevé que no se considerará comunicación de datos el acceso por parte de un tercero a una serie de datos de carácter personal, siempre que dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento. En el caso de la digitalización por parte de una empresa externa, el servicio que presta la misma a la Administración exige necesariamente el acceso a datos de pacientes,

*Bibliotecología

*Ciencias De La Información

*Bibliotecas Y Archivos Digitales

*Preservación Documental Digital

*Evolución

recogidos en las historias clínicas que son objeto de digitalización, ya que no es posible llevar a cabo la misma sin acceder a las historias clínicas.(García, 2014,p.5)

6

Comentarios del lector

Plantea el proceso de digitalización de las series Historias Clínicas, las condiciones y como realizar los procesos de gestión documental en un entorno digital, define la importancia de tener las historias clínicas en otro soporte diferente al papel en aspectos como la consulta, el acceso, la visualización y la preservación documental. Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No 6. La innovación en los archivos

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación de documentos digitales en el sector hospitalario a nivel mundial. No

1.1

Subtema: La innovación en los archivos Anexo No 6

2

Libro

Revista X Web

otro

3

Referencia Bibliográfica

ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, La Innovación en los Archivos (2017). Recuperado de: http://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-46170_archivo_01.pdf

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual X Resumen

Mixta

Palabras Claves

5

Contenido

* Repositorios

Digitales

* Preservación

de Documentos Archivísticos Digitales

* Datos Abiertos

Los documentos archivísticos digitales son una fuente fundamental para las iniciativas de transparencia e información pública. Por lo tanto, deben ser mantenidos y conservados de manera que se garantice su fiabilidad, exactitud, autenticidad y accesibilidad. Es esencial que se mantengan en repositorios digitales seguros, diseñados para cumplir con las normas y prácticas archivísticas.

El avance de las Tecnologías de Información y Comunicaciones ha cambiado radicalmente la forma de relacionarse entre instituciones y registrar sus actividades. Poco a poco, este progreso ha significado que el uso de la computadora sea común, facilitando la comunicación instantánea con el mundo. En este contexto, los Estados han impulsado iniciativas de Gobierno Electrónico y proyectos de cero papeles. Así, cada vez más, las actividades gubernamentales se están registrando en formato digital, y es creciente y diversificada la creación de documentos digitales que incluyen las bases de datos como documentos archivísticos. Es importante tener en cuenta que este cambio también ocurre en el ámbito privado.

Estos documentos digitales, sirven como prueba para asegurar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos y la transparencia de las acciones de las instituciones, así como fuente para la investigación histórica y científica, avalando la confiabilidad y autenticidad de los documentos y la conservación de su valor como evidencia.

Iniciativas como “datos abiertos” o la publicación de informaciones de Gobierno en Internet, en el contexto de transparencia gubernamental, dependen de la gestión eficiente de los documentos archivísticos digitales. Nunca está de más recordar, que la gestión de los documentos digitales se hace más compleja que la gestión de los no digitales, ya que es necesario hacer frente a varias amenazas derivadas de la fragilidad inherente a los soportes digitales, la facilidad de manipulación y la rápida obsolescencia tecnológica. ¿Cómo hacerlo?

Existe un consenso casi unánime de los expertos en que el área de la gestión, la preservación y la recuperación de estos documentos, requieren sistemas de información seguros y repositorios digitales fiables.(ARCHIVO NACIONAL DE CHILE,2017, p.7)

6

Comentarios del lector

Establece la relación de los documentos de archivo digitales con los repositorios, que son los encargados de gestionar y dar el acceso a los mismos, a su vez refleja la necesidad de establecer parámetros para la preservación documental digital y los mecanismos de almacenamiento y recuperación.

Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No 7. Plan De Conservación Documental (Estrategias Y Procesos De Conservación Para Asegurar El Adecuado Mantenimiento De Los Documentos En Soporte Papel)

FICHA DE ANÁLISIS DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación digital en entidades a Nivel Nacional. No

1.1

Subtema: Plan de conservación documental (estrategias y procesos de conservación para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos en soporte papel ) Anexo No 7

2

Libro Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica

MARTINEZ, P. (2016). Plan de conservación documental, (Estrategias y procesos de conservación para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos en soporte papel).

Recuperado de:

https://www.upra.gov.co/documents/10184/18526/Plan+de+Conservaci%C3 %B3n+Documental+-+UPRA+-+version+1.0+Final.pdf/c1821ed8-5c0e-400fb4c1-31b79d31c471

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen

Mixta X Palabras Claves

5

Contenido

* Preservación

* Conservación

* Documentos

electrónicos El presente instructivo tiene como finalidad desarrollar soluciones integrales para la conservación de los documentos que son producidos y/o recibidos por la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios – UPRA–, así como aquellos que llegaran a ser transferidos al archivo central de la entidad, evitando posibles riesgos que generen deterioro o pérdida de la información en cumplimiento de la misión y las funciones asignadas legalmente, tiene como propósito fundamental formular e implementar un conjunto de acciones de conservación preventiva y conservación.

La planificación parte de un estudio inicial en el que una entidad evalúa de manera sincera y global sus múltiples necesidades. En el presente instructivo la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios – UPRA–establece pautas para la conservación preventiva y la conservación sobre la documentación que genera periódicamente en soporte papel.

Un buen punto de partida para determinar los riesgos de deterioro es el conocimiento de la tipología documental, su estado de conservación y la utilización de los mismos, así mismo a este estudio se sumarán todos aquellos factores que inciden en la custodia documental de un organismo.

La conservación preventiva analiza los documentos como elementos constitutivos de los archivos, a su vez, son elementos de la entidad. La aplicación, por lo tanto, de una conservación preventiva corresponde e incumbe a todas las personas y todas las actividades que se desarrollan en la

UPRA.

El almacenamiento y la administración inadecuada del mobiliario afectan directamente la vida de los materiales que componen los documentos de archivo. El descuido, la desorganización y el amontonamiento pueden producir graves daños, sumados al peligro por siniestros.

Una vez establecidas las necesidades para una buena conservación y custodia de la documentación generada y recibida por la UPRA, se puede evaluar otras razones con la administración de los documentos por parte de los custodios en los archivos de gestión para desarrollar las directrices aquí consignadas.(Martinez, 2016,pp. 1-13)

6

Comentarios del lector

El plan de conservación está enfocado a determinar en el sector agropecuario del país los documentos de archivo generados en medios digitales, como van a hacer los parámetros y reglas para la conservación de los mismos, establece como enfocar la gestión documental digital y cómo garantizar la autenticidad y accesibilidades de dichos documentos a través del tiempo.

Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Anexo No 8. Plan de preservación digital

FICHA DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación digital en entidades a Nivel Nacional. Anexo No 8

1.1

Subtema: Plan De Preservación Digital

2

Libro

Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica Ortega, t. (2019) Plan De Preservación Digital. Recuperado de: http://www.hospitalsanjoseortega.gov.co/planes/plan-de-preservacion-digital-

2019

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen

Mixta x Palabras Claves

5

Contenido

*Conservación Preventiva

*Documento electrónico

*Tablas de Retención Documental

*Tablas de Valoración Documental

*Confidencialidad

*Formato digital

*Preservación Digital

De acuerdo a los niveles de intervención en conservación documental establecidos en el “Artículo 13° del Acuerdo 06 de 2014”, el nivel de intervención propuesto para la implementación de éste Plan se enfatiza en la CONSERVACIÓN PREVENTIVA, la cual se refiere a las estrategias, los procesos y procedimientos de los programas de conservación preventiva y a las intervenciones menores que buscan detener o prevenir el deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información; aplicando los criterios de: a) Unidad del Objeto documental, b) Unidad del soporte y de la imagen gráfica y c) Integridad física del documento, precedidos todos ellos en el diagnóstico previamente desarrollado a fin de fundamentar, sustentar y justificar los tipos y los alcances de las estrategias, programas, medidas y tratamientos a implementar, acompañados, antes, durante y después, de una estricto registro documental, gráfico y fotográfico, que den cuenta, ante la entidad y entes de control, de las acciones desarrolladas por el plan de preservación digital del HOSPITAL SAN

JOSÉ DE ORTEGA- TOLIMA- TOLIMA CONDICIONES DE LA PRESERVACIÓN

DIGITAL A LARGO PLAZO.

Los documentos electrónicos de archivo que han de preservarse en el tiempo deberán cumplir con los tiempos de retención documental establecidos en las tablas de retención documental - TRD o las tablas de valoración documental de la entidad – TVD; supervisados para la calidad del suministro del acceso; interpretables, recuperables y protegidos contra la posible pérdida de derechos de propiedad intelectual y confidencialidad; y almacenados en un entorno seguro independientemente del formato digital y soporte. (Hospital san José de ortega, 2019,pp.1-10)

Comentarios del lector

El plan de preservación es tomado ya que contribuye a la unificación de términos desde la conservación preventiva donde se resalta la importancia que tiene para preservación de los documentos digitales y más en el sector salud. Ya que siempre se debe asegurar r la conservación, preservación, autenticidad, el uso, la accesibilidad y comprensión del contenido intelectual de los documentos electrónicos de archivo. Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón

Tabla No 9. Sistema integrado de conservación – función pública

FICHA DE CONTENIDO

1

Tema: Preservación digital en entidades a nivel nacional.

No

1.1

Subtema: Sistema integrado de conservación - Función Pública Anexo No 9

2

Libr o

Revista

Web x otro

3

Referencia Bibliográfica

FUNCIÓN PÚBLICA, Sistema Integrado de Conservación, en línea, disponible en:

http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/3074804/2017-06- 22_SIC_sistema_integrado_conservacion.pdf/531f74ef-b923-4325-b4ed- 172eb55edf97?t=1551728334363

4

Tipo de ficha de contenido:

Textual

Resumen

Mixta x Palabras Claves

5

Contenido

*Preservación

*Conservación

*Documentos electrónicos El Plan Institucional de Archivos de la Función Pública– PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los documentos. Para la elaboración de este instrumento se identificaron las necesidades y puntos críticos a mejorar y se definieron objetivos, metas y proyectos, para garantizar la adecuada gestión y conservación de los documentos institucionales.

La Función Pública conoce la importancia de mantener la documentación producida y recibida en excelentes condiciones, puesto que es el soporte en el futuro para la toma de decisiones y es indispensable para la gestión de toda la Entidad. Además, en cumplimiento del Acuerdo No. 006 del 15 de octubre de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, que pretende “implementar el Sistema Integrado de Conservación, que tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”; se hace necesaria la presentación de este programa que en conjunto con el Programa de Gestión Documental (PGD), busca consolidar los lineamientos que deben tenerse en cuenta para realizar una adecuada manipulación y custodia de la información de la Entidad. Los componentes del SIC hacen referencia al Plan de conservación documental, Plan de preservación a largo plazo y Programa de conservación.(

Comentarios del lector

El sistema integrado de conservación de la función pública establece los parámetros y reglamentos necesarios para la gestión de los documentos no solo en soporte papel si no contempla la gestión de los documentos en soporte digitales, lo que se tiene que tener en cuenta para la conservación y acceso dentro de los servidores institucionales.

Realizado por: Wilmer Alexander Melo Garzón