Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión de la Información Documental Departamento de Estudios de Información

2022

La gestión documental electrónica en tiempos de pandemia en La gestión documental electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín Plaza Mayor, Medellín Liliana González Rodríguez Universidad de La Salle, Bogotá, ligonzalez81@unisalle.edu.co Sandra Milena Patiño García Universidad de La Salle, Bogotá, sapatino57@unisalle.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental Part of the Archival Science Commons, and the Cataloging and Metadata Commons Citación recomendada Citación recomendada González Rodríguez, L., & Patiño García, S. M. (2022). La gestión documental electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental/14 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión de la Información Documental by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

La Gestión Documental Electrónica en Tiempos de Pandemia, en Plaza Mayor, Medellín

Liliana González Rodríguez y Sandra Milena Patiño García

Director:

Dra. Andrea Mireya Jiménez Pinzón

Trabajo de grado

Escuela de Humanidades y Estudios Sociales

Maestría en Gestión de la Información Documental

Universidad de La Salle

14 de noviembre 2022

Resumen

El presente trabajo de investigación pretende analizar la gestión documental electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín, los referentes teóricos principales de esta investigación son Cruz Mundet y Heredia H. A. La metodología se elaboró bajo un enfoque cualitativo de tipo descriptivo con un método de estudio de caso, el desarrollo de la investigación se realizó en tres fases: i) análisis de la información recolectada a través de entrevistas aplicadas a las diferentes áreas productoras de documentos y ii) la aplicación de la guía de observación, los cuales permitieron iii) identificar las falencias en el procesamiento y la administración de la información. Los resultados de la información recolectada, se analizaron con el fin de diagnosticar la gestión documental electrónica, identificar los riesgos asociados a la gestión documental y finalmente generar un plan de mejora con lineamientos adecuados para la gestión de la información y su utilización en la toma de decisiones que beneficien a la entidad, y de esta manera mejorar para la gestión documental electrónica en Plaza Mayor Medellín de forma autentica, segura, disponible y con los niveles de seguridad en las diferentes etapas del ciclo documental.

Palabras Claves: Gestión documental, gestión documental electrónica, pandemia, gestión documental en pandemia, trabajo en casa.

Abstract

This research work aims to analyze electronic document management in The Plaza Mayor’s pandemic times in Medellín, the main theoretical references of this research are Cruz Mundet and Heredia H. A. The methodology was developed under a qualitative approach of descriptive type with a case study method, the development of the research was carried out in three phases: i) analysis of the collected information through interviews applied to the different producing areas of documents and ii) the application of the observation guide, which allowed us iii) to identify shortcomings in the processing and administration of the information. The results of the collected information were analyzed in order to diagnose electronic document management, identify the risks related to document management and finally generate an improvement plan with adequate guidelines for information management and its use in decision making that benefits the company, and in this way improve electronic document management in The Plaza Mayor, Medellín in an authentic, safe, available way and with the security levels in the different phases of the documentation cycle.

Keywords: Document management, electronic document management, pandemic, pandemic document management, homeoffice.

Tabla de contenido Resumen .................................................................................................................................... 3 Abstract....................................................................................................................................... 4 Tabla de contenido...................................................................................................................... 5 Lista de tablas ............................................................................................................................. 8 Lista de figuras ............................................................................................................................ 9 Lista de abreviaturas ................................................................................................................. 10 Introducción .............................................................................................................................. 11 Capítulo I. El problema de investigación .................................................................................... 15 Planteamiento del problema .................................................................................................. 15 Objetivo General.................................................................................................................... 22 Objetivos específicos ............................................................................................................ 22 Justificación ........................................................................................................................... 22 Capítulo II. Marco teórico .......................................................................................................... 25 Antecedentes ........................................................................................................................ 25 Publicaciones internacionales ............................................................................................ 25 Publicaciones nacionales ................................................................................................... 29 Publicaciones locales ......................................................................................................... 33 Estado del arte ...................................................................................................................... 36 Categorías conceptuales ....................................................................................................... 47 Gestión de los documentos ................................................................................................ 48 Documento Electrónico Archivo ......................................................................................... 49 Gestión de documentos ..................................................................................................... 50 Gestión de los documentos electrónicos ............................................................................ 50 Gestión documental ........................................................................................................... 53 Pandemia........................................................................................................................... 54 La Gestión Documental en Pandemia ................................................................................ 56 Teletrabajo ......................................................................................................................... 56 Contexto institucional ............................................................................................................ 57 Marco legislativo y normativo ............................................................................................. 58 Capítulo III. Marco metodológico ............................................................................................... 61 Enfoque investigativo ............................................................................................................ 61 Tipo de investigación ............................................................................................................. 61

Método, estudio de caso ....................................................................................................... 62 Técnicas de investigación...................................................................................................... 62 Instrumentos de investigación ............................................................................................... 62 Guion de observación ............................................................................................................ 62 Guía de entrevista semiestructurada ..................................................................................... 63 Fases de investigación .......................................................................................................... 63 Fase de desarrollo del capítulo I ........................................................................................ 63 Fase de desarrollo del capítulo II ....................................................................................... 64 Fase de desarrollo del capítulo III ...................................................................................... 64 Fase de desarrollo del capítulo IV ...................................................................................... 65 Fase de desarrollo del capítulo V ....................................................................................... 65 Capítulo IV. Análisis y discusión de los resultados .................................................................... 67 Planeación ............................................................................................................................ 68 Producción ............................................................................................................................ 69 Gestión y tramite ................................................................................................................... 70 Organización ......................................................................................................................... 71 Transferencia ........................................................................................................................ 72 Disposición ............................................................................................................................ 72 Preservación ......................................................................................................................... 72 Valoración ............................................................................................................................. 73 Instrumentos archivísticos ..................................................................................................... 74 Riesgos asociados a la gestión documental .......................................................................... 75 Recursos humanos y tecnológicos asignados para la gestión documental electrónica .......... 75 Capítulo V. Propuesta ............................................................................................................... 85 Componente del Modelo estratégico Planeación de la función Archivística ........................... 87 Política de gestión documental ........................................................................................... 87 Programa de Gestión Documental ..................................................................................... 89 Plan Institucional de Archivos- PINAR ................................................................................ 91 Sistema integrado de conservación.................................................................................... 92 Plan de análisis de procesos y procedimientos de la producción documental .................... 93 Matriz de riesgos ................................................................................................................ 95 Componente procesos de la Gestión documental .................................................................. 96 Tablas de retención documental y cuadro de clasificación documental .............................. 96 Cuadro de control de accesos ............................................................................................ 98 Banco Terminológico ......................................................................................................... 99

Componente Tecnológico .................................................................................................... 100 Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos ................................... 100 Articulación con Políticas de seguridad de la información ................................................ 102 Digitalización .................................................................................................................... 103 Copias de seguridad archivo digital .................................................................................. 104 Gestión del conocimiento ................................................................................................. 105 Componente Cultural ........................................................................................................... 106 Gestión del cambio .......................................................................................................... 106 Conclusiones .......................................................................................................................... 107 Recomendaciones .................................................................................................................. 109 Bibliografía .............................................................................................................................. 110 Anexos .................................................................................................................................... 119 Anexo 1. Consentimientos Informados ................................................................................ 119 Anexo 2. Instrumentos ......................................................................................................... 125

Lista de tablas Tabla 1 Recursos tecnológicos asignados al proceso de gestión documental y Gerencias ....... 76

Lista de figuras

Figura 1 Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos.................................... 52

Figura 2 Organigrama Plaza Mayor Medellín ............................................................................ 58

Figura 3 Proceso de Gestión documental ................................................................................. 68

Figura 4 Modelo propuesto gestión documental tomando como referencia el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (p.12), Mincultura .................................................... 86

Lista de abreviaturas

▪ ALA: Asociación Latinoamérica de Archivos.

▪ BPM: Business Process Management.

▪ BPMM: Business Process Maturity Model.

▪ COVID-19: Coronavirus 19.

▪ GDE: Gestión Documental Electrónica.

▪ ODS: Objetivos de Desarrollo Sostenible.

▪ OMS: Organización Mundial de la Salud.

▪ SGDE: Sistemas de Gestión Documental Electrónica.

▪ SARS-CoV-2: Los coronavirus son una extensa familia de virus que infectan tanto humanos como animales.

▪ TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Introducción

La pandemia del COVID-19 genera un impacto en todo tipo de entidades, tanto públicas como privadas. A pesar del desarrollo tecnológico que caracteriza a las sociedades en la segunda década del siglo XXI, se ha evidenciado que en muchos aspectos los escenarios de transformación digital a nivel mundial presentan grandes desafíos y vacíos. Más aún si se tiene en cuenta el caso de la gestión documental en un país latinoamericano como lo es Colombia, donde aspectos esenciales como el acceso a la cultura digital y la capacidad y competencias del recurso humano en el manejo de las nuevas tecnologías está a medio camino (Peris, 2021). Colombia es un país resiliente que en medio de las dificultades tiene la ventaja de ir en busca de soluciones estratégicas para enfrentar los desafíos que implica la pandemia. Por esta razón se plantean soluciones y mejoras con base en el desarrollo científico y en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en el campo de la Gestión Documental Electrónica en una entidad de carácter público privado como lo es Plaza Mayor, Medellín. Por lo tanto, la presente investigación corresponde a la metodología de estudio de caso que se justifica en medio de la crisis y oportunidades que implica la etapa de confinamiento del COVID-19 a nivel mundial. Por esta razón, se trabaja en torno a categorías como Teletrabajo y Gestión Documental Electrónica.

Plaza Mayor Medellín S.A. es una sociedad de economía mixta del orden municipal, que promueve la realización de eventos de carácter nacional e internacional para el desarrollo de la ciudad – región, y de Medellín. Sus accionistas son la Alcaldía de Medellín, la Cámara de Comercio de Medellín, la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia y la Gobernación de Antioquia, quienes se articulan con el propósito de brindar experiencias memorables y oportunidades para el desarrollo.

El presente estudio se hace con base en la normativa colombiana. Por ejemplo, en el campo de la Gestión documental se tiene en cuenta procesos claves como: Gestión de registros; Sistemas de gestión de registros; Metadatos; Digitalización. Correspondiente a

Preservación digital: se trabaja en torno a la Integridad y fiabilidad; al Modelo OAIS; a la Metodología de estrategias de preservación; al Archivado Electrónico; a las Estrategias de preservación, conversión y migración; al Almacenamiento digital; a los Repositorios de Confianza. En relación con la Gestión del riesgo, se trabaja en la Identificación de riesgos documentales. Se tiene en cuenta el software, se observan los requisitos funcionales. En el tema de procesos se trabaja con: análisis de procesos; firmas digitales; valor probatorio. Por último, está el tema de las normas certificables: certificación de repositorios digitales y certificación de sistemas de gestión de registros.

En la actualidad, entidades como Plaza Mayor, Medellín, presentan un aumento importante en la producción documental lo que obliga una Gestión Documental Electrónica por medio de herramientas que faciliten el manejo de la información electrónica que optimice tanto los espacios físicos de almacenamiento, reducción de costos de impresión, automatización de procesos de recuperación y acceso a la información en tiempo real, lo que exige el estudio en la gestión y administración de Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE) porque permite implementar estrategias que contribuyan con las medidas para la preservación de la información a largo plazo. Por esta razón el presente estudio revisa los procedimientos para la administración de la información electrónica en Plaza Mayor, Medellín, lo que implica un análisis de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, con el fin de definir los elementos y criterios que garanticen un adecuado manejo de la información y los documentos, que contribuya a la preservación a largo plazo y garantice la accesibilidad de los soportes en el tiempo.

El propósito general del presente estudio es analizar la Gestión Documental Electrónica (GDE) en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín. Lo que obliga a diagnosticar el estado de la gestión documental al interior de la organización, identificar desafíos y fortalezas para proponer un plan de mejora que brinde oportunidad de crecimiento en el servicio que presta Plaza Mayor, Medellín, a los eventos de ciudad y de país.

En el primer capítulo se establece el planteamiento del problema, que tiene como propósito analizar la Gestión Documental Electrónica en Plaza Mayor, Medellín, en tiempos de pandemia, con el fin de diagnosticar, identificar riesgos asociados y proponer un plan de mejora de la administración de la información producida. Por este motivo se establecen los objetivos y la justificación, que de antemano busca aportar al mejoramiento del acceso a la información en la entidad.

En el segundo capítulo se trabajan los antecedentes, el estado de arte y las categorías conceptuales. Los tres apartados constituyen el marco referencial donde se observa el aparato teórico que se ha elaborado para llevar a cabo la presente investigación. Las investigaciones corresponden al periodo de 2018 a 2022. Por todo lo anterior, el marco teórico se construye con base en los referentes teóricos y en el marco legislativo y normativo, ambos componentes contribuyen al fortalecimiento categorial: Teletrabajo y Gestión Documental Electrónica. En el tercer capítulo se presentan los pormenores del marco metodológico, lo que permite la guía, paso a paso, de la recolección de la información y los parámetros a tener en cuenta en el análisis y resolución de los resultados. Los instrumentos que se utilizan para la recolección de la información corresponden a un guion de observación y una entrevista. Con dichos instrumentos se organiza y se analiza la información que permite llegar a los resultados de la investigación.

En el cuarto capítulo se presentan los resultados del estudio, lo que permite avanzar hacia el cumplimiento del objetivo general y de los objetivos específicos que han sido planteados en el apartado del planteamiento del problema.

En el quinto capítulo se propone un plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica, en Plaza Mayor, Medellín, que toma en cuenta ocho componentes: planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición, preservación, valoración,

Instrumentos archivísticos; Normatividad vigente; Tecnología y aplicación de lineamientos que permitan mejorar los trámites internos y mitigar los riesgos asociados al acceso, conservación de la información generada y recibida por la entidad.

Capítulo I. El problema de investigación

El presente capítulo corresponde a la descripción del problema, por esta razón, en un comienzo se plantean las diferentes causas y consecuencias que originan el manejo de la Gestión Documental Electrónica (GDE) en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor, Medellín. Luego, el Planteamiento del problema apunta a los cambios que se dan en este periodo, si los mismos son positivos o no para la organización y sus grupos de interés, durante y después de la pandemia. De este modo se establece una hoja de ruta necesaria para llevar a cabo la investigación descrita en el objetivo general que da sustento a los objetivos específicos. En la última etapa se presenta la justificación que da respuesta a varios cuestionamientos que argumentan la necesidad y consistencia que tiene el tema de investigación. Además, se presentan los antecedentes, estos son investigaciones con temas afines que permiten expandir y profundizar en la investigación propia.

Planteamiento del problema

A finales de 2019, la Organización Mundial de la Salud (OMS) “informa sobre el brote del SARS-CoV-2 (COVID-19), que fue originado en Wuhan, ciudad de China”. En este sentido como refiere Araujo (2020), la presencia de este virus desata una crisis mundial ya que en pocos meses se reconoce que hay una pandemia que impacta la salud pública de países como Italia, España y Estados Unidos, esto genera alertas de afectación a escala global en la productividad y la economía, la crisis sanitaria pública obliga a los gobiernos a tomar medidas de confinamiento, reducción de movilidad y paralización de actividades económicas de gran parte de los sectores productivos y sociales. Por todo lo anterior se agrava la crisis general que afecta el empleo formal de millones de personas. (p.2) En tiempo real los expertos diagnostican que los efectos negativos de la pandemia, a nivel económico, se sentirán en el mediano y largo plazo. De igual manera, Araujo (2020) plantea que posiblemente se afronte una crisis global, igual a la de los años 2001 y 2008, con decrecimiento económico debido al alto endeudamiento que asumen todos los países para

contrarrestar y dar solución a la crisis de salud humana, resultado del paro productivo que afecta a las economías en el globo. Sobre todo, en sectores estratégicos como lo son la cadena de producción, el comercio y el turismo. Actividades comerciales y productivas que se ven afectadas en gran medida durante el periodo de confinamiento debido a la crisis sanitaria mundial. (p.2) Organizaciones privadas y en las instituciones públicas, se tiene en cuenta el caso del Archivo de la Universidad Laurentiana, de Canadá, allí se suspenden las labores presenciales y solo se atiende aquellas solicitudes que requieren la información física de suma urgencia. Esto se lleva a cabo porque el gobierno canadiense prohibía las salidas no vitales, sin embargo, la universidad aprovecha la oportunidad e implementa herramientas tecnologías que permiten el desarrollo de sus funciones y así se fortalece el equipo de trabajo con el ánimo de permitir la gestión y acceso a la información de manera remota, segura y ágil (Roe, 2020). Otro caso destacable es el de la Asociación Latinoamérica de Archivos (ALA), organización civil que agrupa al gremio latinoamericano y que es un referente junto a otras entidades que, con creatividad y dinamismo, agrupan cada vez a más seguidores, quienes en una pasada ocasión invitaron a reflexionar sobre la pandemia y de qué manera se podría innovar, ¿qué hacer y cómo llegar al final del camino?, y, ¿cómo fortalecer el gremio de la gestión documental profesionalmente? (p.1) Estos casos se tienen en cuenta porque presentan un factor común que es positivo, y es la búsqueda de soluciones ante los obstáculos que genera la pandemia, lo cual permite plantear soluciones y mejoras con base en el desarrollo científico y en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). En este sentido como refiere (Delgado 2020), gracias a la celeridad de la Transformación Digital, son diversas las tareas que se afrontan desde el trabajo en casa, por ejemplo, revisar procederes archivísticos; terminar o evaluar la aplicación de cuadros de clasificación; crear o revisar los instrumentos de determinadas áreas como resultado lógico del procesamiento documental; escribir artículos o ensayos sobre algún

referente archivístico teórico o práctico; diseñar nuevos cursos; metodologías o tecnologías; repensar la ciencia y cómo aplicarla. Todo lo anterior se convierte en un reto para quienes tienen a su cargo documentos en una entidad. (p.2) En la misma línea (Tirenti, 2019), precisa que, en Argentina, desde el año 2016, se incursiona en la modernización de la Gestión del Documento Electrónico (GDE), con la incorporación de trámites por vía digital. El objetivo principal es agilizar la gestión de los procesos en las entidades. A partir de esta experiencia, se implementa un Sistema de Gestión Electrónica en el Sector Público que integra comandos y procesos como la numeración, el seguimiento y registro de movimientos de todas las actuaciones.

Además, incorpora varios módulos que facilitan el acceso de forma remota con la gestión de comunicaciones oficiales como lo pueden ser: expedientes electrónicos; firmas electrónicas; trámites a distancia; registro de propiedades de inmuebles y registros civiles electrónicos. (p.5). Por otra parte, se debe hacer énfasis en que una propuesta como la de la Asociación Latinoamericana de Archivos es acorde con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS, 2015) porque disminuye el uso del papel y contribuye a la trasparencia en la gestión pública.

Op.cit, Otro elemento significativo que se destaca del sistema de documentación llevado a cabo por la asociación con sede en Argentina, es que en su informe de gestión se tienen en cuenta los impactos de la emergencia sanitaria, en este queda la evidencia de la relevancia de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para garantizar la universalización del acceso de los servicios ofrecidos por medio del Gobierno electrónico para dar respuesta a los desafíos de la Transformación Digital, lo que permite impulsar políticas públicas y que se dé el cumplimiento a los derechos de la ciudadanía, lo que genera bienestar e inclusión en la misma.

La ALA en su informe concluye que los beneficios en el manejo de la Gestión Documental se dan tanto en los sectores públicos como privados. Del mismo modo (Sánchez

2020). Precisas que los ámbitos laborales, educativos y económicos permiten el libre acceso de toda la población a la información en tiempo real.

Por lo anterior, la Gestión de Documentos Electrónicos fue importante para la dinamización de trámites pre-pandemia, a la vez articula el trabajo administrativo durante la situación de la emergencia sanitaria a nivel mundial. Por lo tanto, la gestión de archivos es un recurso estratégico de gran valor para la obtención y ubicación de la información administrativa. Por ejemplo, cualquier persona que cuente con acceso a un canal informático y requiera un procedimiento puede revisar y obtener resultados esperados con respecto a la información requerida.

Sin embargo, se deben observar las barreras e impactos negativos que genera la prontitud con la que se han implementado las medidas de aislamiento, lo que muestra los problemas y desajustes que implica tener que adoptar y optimizar los procesos de este sistema sin la debida planeación por parte de las distintas áreas de la entidad en lo correspondiente a la administración de los documentos y trámites.

Como lo expresa (Abarca 2021), “la pandemia de COVID-19 nos ha cogido a todos con el pie cambiado, obligándonos a modificar el orden y la prioridad de los objetivos planteados a inicios del año 2020 en materia de administración electrónica y gestión documental”. De acuerdo con lo anterior, a causa de la emergencia sanitaria del SARS-CoV-2 (COVID-19), las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) actúan en pro de las herramientas para administrar, trasmitir y compartir la información con el fin de desempeñar un papel importante en la sociedad. De esta manera, el teletrabajo disminuye la producción de documentos físicos e impulsa la elaboración de documentos electrónicos, lo cual facilita los trámites y promueve la Transformación Digital.

Por consiguiente, al ampliar el panorama de la gestión documental administrativa se identifica que cada organismo o institución tiene su propia manera de manejar la información, queda claro que no existe una forma estandarizada en el modelo de conservación de los datos,

lo que permite la eficacia y continuidad en el trabajo. (Eurosocial, 2020), una vez más, se tiene en cuenta que la enfermedad pandémica del coronavirus y los esfuerzos por contenerla obligan a la administración a llevar el trabajo a casa con la urgencia de tener disponible los datos requeridos en formato digital, aunque muchos de estos datos se hayan administrado en soporte físico. Es en esta medida surge la necesidad de adoptar diferentes herramientas con el objetivo de proporcionar el trabajo colaborativo en las distintas organizaciones. En el caso colombiano, es importante aclarar que una implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), con anterioridad a la pandemia, tiene una menor afectación en los procesos que se llevan a cabo. Sin embargo, hubo en su mayoría funciones y actividades con distintos problemas debido a la tardía implementación de un SGDE. Desde el punto de vista de Enríquez y Sáenz (2021), debido a la llegada del SARS- CoV-2 (COVID-19), “las lecciones que la gestión de la crisis generada por la pandemia ha dejado desafíos que plantea a futuro, enfocándose en tres ejes clave de la gestión pública: i) la planificación, ii) el gobierno digital y iii) la gobernanza” (p.9). Por lo anterior, la Gestión de Documentos Electrónicos (GDE) se implementa de manera rápida, con o sin controles, con el fin de proporcionar una solución que diera continuidad a una nueva realidad. Por esta razón se trabaja en la implementación durante los meses de confinamiento y se refuerzan las herramientas tecnológicas para analizar procedimientos y se aplica reingeniería a los procesos. De tal modo que los nuevos servicios estén a disposición de las entidades y la ciudadanía.

Tal como Montoya y Madio (2018), menciona que, en consecuencia, la Gestión de Documentos Electrónicos en Colombia sufre un giro trascendental porque las organizaciones tienen la necesidad de implementar de manera más eficaz las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación. A pesar de que las leyes vigentes para la época resaltan la disminución de la hoja de papel en varias entidades, este mandato no se cumple en una medida eficiente. Sin embargo, el formato digital es un respaldo para la gestión de las

actividades administrativas, aunque en algunos casos, no se le preste el interés y la importancia en comparación con el documento en soporte físico.

Tal como lo menciona Villafrade y Palacios (2013) “El teletrabajo es una tendencia cada vez más común en nuestro país”, que articulan la gestión de la información documental para mantener la continuidad de los negocios, en medio de la emergencia sanitaria por COVID-19, obliga a generar estrategias como la implementación de la modalidad de trabajo en casa. Para lograrlo se tiene que habilitar diversas infraestructuras tecnológicas para que los empleados trabajen de manera remota con protocolos de seguridad y manejo de la información. Por consiguiente, las medidas de aislamiento y trabajo en casa por medio de diferentes herramientas tecnológicas facilitan el trabajo colaborativo y permiten estrategias de comunicación por medio de aplicaciones para la gestión de trámites administrativos y de pagos, lo cual evita el desplazamiento y a su vez optimiza el tiempo.

Ibime “Las estrategias claves que necesitan las empresas para tener éxito, se basan en la organización del trabajo” (p.2). En este escenario de transición con base en el trabajo remoto y el manejo colaborativo de la información, el grueso de las entidades cuenta con plataformas y herramientas tecnológicas propias, por ejemplo, los gestores documentales o las direcciones VPN para el trabajo remoto; plataformas de almacenamiento en la nube, tipo SharePoint, Amazon o Drive.

Esto permite vincular los correos electrónicos no institucionales y facilita el trabajo a distancia. De manera simultánea se realizan capacitaciones especializadas en línea para el manejo de la información electrónica con base en el uso de sus diferentes componentes. No obstante, quien tiene la titularidad de los documentos conserva la potestad de restringir el acceso y la administración, lo que implica un riesgo, ya que se puede incurrir en sanciones de tipo legal por pérdida y dificultad de acceso a la información.

De esta manera una institución rectora de la información documental en Colombia, como lo es el Archivo General de la Nación (2020), determina que las entidades públicas y

privadas son las responsables de la conservación o el mantenimiento de los documentos generados en época de pandemia. Así mismo, el Ministerio de Salud (2020) expide un documento con los lineamientos para el manejo de la correspondencia y el archivo de comunicaciones digitales producidas y recibidas. De esta manera, con base en estas directrices las entidades crean procedimientos para atender las necesidades de los usuarios durante la emergencia económica y social, a raíz de la llegada del SARS-CoV-2 (COVID-19). En el caso de Plaza Mayor, Medellín, se administra la información en soporte electrónico y físico. A través del proceso de digitalización se almacena la información en el gestor documental que debe mantener compatibilidad con los expedientes que se tienen creados en Workmanager y Safix, Usi. Debido a la emergencia sanitaria por COVID-19, la entidad implementa la modalidad de trabajo en casa para los funcionarios mediante conexiones remotas que permiten realizar las funciones asignadas en los cargos desde los hogares. En el momento que se retorna a la forma de trabajo presencial, se hace necesario que la entidad genere pautas para la correcta administración de los documentos electrónicos de archivo, y más aún si se tiene presente el uso de herramientas complementarias como lo son las firmas digitales, el mecanismo de encriptación y aseveración de los envíos de información, entre otros. Además, se utilizan servicios de correspondencia electrónica certificada, con lo cual se cumple la normativa vigente. Además, se desarrollan parámetros para la implementación de la ventanilla única electrónica, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado por la Ley. Desde la investigación realizada por Barrera ( 2021), “menciona que el caso de la gestión documental, las TIC generan un panorama positivo en el desempeño institucional, puesto que ayudan a gestionar eficientemente la información ahorrando tiempo y recursos logísticos”. De esta manera, el proceso de administración y gestión de documentos electrónicos durante la pandemia del SARS-COV-2 (COVID-19) comprueba que hay un revulsivo en el ámbito empresarial, porque la crisis genera oportunidades de mejora para la implementación del manejo de la Gestión Documental Electrónica (GDE) que permite el desarrollo de los

lineamientos para la adaptación de cambios tecnológicos en la búsqueda de soluciones. Así se asegura la información a través de herramientas tecnológicas que permiten el acceso a los datos a través de gestores documentales y archivos electrónicos que deben ser de mayor uso en los próximos años.

De acuerdo con lo anterior, se plantea la siguiente pregunta:

¿Cómo se aborda la gestión documental electrónica en Plaza Mayor, Medellín, en tiempos de pandemia?

Para la elaboración de dicha investigación se tienen en cuenta los retos o inconvenientes que se presentan en la gestión de los documentos electrónicos de Plaza Mayor, Medellín, durante el confinamiento ocasionado por la pandemia. Objetivo General

Analizar la Gestión Documental Electrónica (GDE) en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín.

Objetivos específicos

▪ Diagnosticar la Gestión Documental Electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín.

▪ Identificar los riesgos asociados a la Gestión Documental Electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor Medellín.

▪ Proponer un plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica en Plaza Mayor Medellín.

Justificación

En la actualidad se hace más importante el uso de las herramientas tecnológicas para el manejo de la administración de los documentos electrónicos porque permiten incorporar estrategias para el desarrollo de la Gestión Documental Electrónica. Se considera de vital importancia el uso adecuado con base en la planeación de las herramientas tecnológicas en los

procesos internos para agilizar los trámites al ciudadano e implementar la Transformación Digital que permite aumentar la eficiencia y la transparencia en la administración pública. El presente caso, el de la gestión documental electrónica en Plaza Mayor, Medellín, tiene un reto importante que es el de articular y estandarizar los diferentes procesos, desde la creación del documento hasta su disposición final, con el fin de brindar beneficios que permitan la recuperación, conservación, preservación y acceso a la información, con niveles de fiabilidad y seguridad que garanticen el mismo manejo que da el soporte en papel. De esta manera, la presente investigación aporta al contexto social porque busca entender los desafíos y formular posibles acciones de mejora que garanticen el acceso a la información para los ciudadanos y el fortalecimiento de la cultura organizacional en una entidad como Plaza Mayor, Medellín, que, al ser de carácter mixto, público privado, debe apoyar a las instituciones en la protección del patrimonio documental.

Se tiene como premisa que en la actualidad las entidades del sector público presentan un incremento en la producción documental, y que el uso de herramientas y la proliferación de documentos electrónicos permite optimizar espacios físicos de almacenamiento, reducción de costos de impresión, automatizar procesos de recuperación y acceso a la información en tiempo real, lo que exige el estudio en la gestión y administración de Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE) porque permite implementar estrategias que contribuyan con las medidas para la preservación de la información a largo plazo y así evitar la pérdida de la memoria institucional.

De acuerdo con lo anterior, se revisan los procedimientos para la administración de la información electrónica en Plaza Mayor, Medellín, lo que implica un análisis de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, con el fin de definir los elementos y criterios que garanticen un adecuado manejo de la información y los documentos, que contribuya a la preservación a largo plazo y garantice la accesibilidad de los soportes en el tiempo.

Las razones anteriores permiten decir que es importante diagnosticar la forma en que se gestiona la documentación electrónica durante el confinamiento de la pandemia, con el fin de identificar los riesgos asociados a la administración de la información, de esta manera se crea un plan de acción que permita incorporar estrategias que fortalezcan el manejo de los documentos y expedientes electrónicos, que deben estar sujetos a las normas legales y a las buenas prácticas que contribuyen al desarrollo de los procesos de la entidad.

Capítulo II. Marco teórico

Antecedentes

El presente capítulo es el resultado de la búsqueda, selección y análisis de los documentos que hacen parte del marco referencial del proyecto, los trabajos académicos se encuentran en portales de información científica como lo son: Teseo, Dialnet, Scielo, y repositorios de universidades, en el presente caso: Universidad de La Salle; Cesar Vallejo, San Andrés, Universidad Nacional Abierta y a Distancia. La información consultada se compone de tesis de maestría, libros especializados en relación con el tema de investigación, ponencias y artículos publicados en revistas académicas indexadas.

Es importante destacar que la búsqueda se realiza en bases de datos libres. Las categorías empleadas son: Documento; Documento electrónico; Gestión Documental; Gestión Documental Electrónica; Teletrabajo; Pandemia; Gestión Documental en Pandemia. Luego, se hace la revisión documental y se establece la calidad y la cantidad de las publicaciones, lo que permite identificar los principales referentes teóricos y metodológicos, de igual manera, detectar hallazgos y vacíos de la investigación.

Las publicaciones de tipo académico corresponden al contexto internacional, nacional y local, y tienen un periodo de cinco años (2018 a 2022). Además, se relacionan con el problema de investigación “Gestión Documental Electrónica –GDE- en Pandemia”. Deben tener el nivel de tesis de maestría y doctorado y aportar a los conceptos establecidos en la fase de descripción problemática desarrollada en el primer capítulo.

Publicaciones internacionales.

Se inicia con Cabanaconza (2016) “Procesos técnicos archivísticos y gestión documental en la Oficina General de Administración de Recursos - Seguro Integral de Salud, Lima, 2016”. El autor tiene el objetivo general de determinar el grado de relación entre los procesos técnicos archivísticos y la gestión documental de la entidad. Cuenta con 26 referentes teóricos y entre los principales tiene a Jaén (2006), Lechón (2014), Peña (2016), Ponjuan

(1998). La metodología que aplica es un caso de estudio de carácter hipotético-deductivo, y por tanto implementa un diseño no experimental, transversal, con nivel correlacional básico. La herramienta que construye para medir los resultados de los procesos técnicos archivísticos en relación con la gestión documental es el cuestionario que le permite concluir que existe una fuerte problemática en la organización documental del Seguro Integral de Lima, entre los procesos técnicos archivísticos y la gestión documental, lo que evidencia una falta de organización en los procesos en la administración de la información. Según el autor, dentro de los hallazgos encontrados hay ausencia organización en los archivos y esto ocasiona demoras en la consulta de la información, por esta razón considera que existe una deficiencia en los procesos archivísticos que arroja, desde la percepción de los encuestados, debilidades en el proceso de recepción y producción de registro de inventarios documentales de la información.

Tirenti (2019), publica “Gobierno electrónico en el sector público nacional argentino: el Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) y su aporte a la transparencia (2016- 2019)”. El autor identifica la evolución de los posibles aportes en favor de la transparencia gubernamental que se derivan de la implementación del Gobierno electrónico a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Entre los 140 referentes teóricos se encuentran Taylor y Bogdan (1986), Paidós et al. (2018), Martelli (2017), Clusellas et al. (2014). La metodología utilizada es un estudio de caso de carácter cualitativo con un enfoque evaluativo, y tiene el fin de implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Para establecer la viabilidad aplica como instrumento la entrevista semiestructurada a usuarios internos y externos e indaga sobre las funciones en el proceso de interacción con los servicios a la ciudadanía. De esta manera pudo obtener evidencias sobre el manejo de la estrategia de Gobierno electrónico en el sector público argentino. El estudio de Tirenti (2019), contribuye a los esfuerzos en el estudio de la gestión documental en el sector público para el fortalecimiento de la transparencia en la gestión pública, en el acceso a la información, en la cual juega un

papel fundamental el Gobierno electrónico como estrategia, a través de un Sistema de Gestión Documental Electrónico que permite la administración de la información en la entidad. Tirenti (2019), al observar el punto de vista de los usuarios externos, en lo que competen al Sistema de Gestión Documental Electrónico, establece que este no contribuye con la gestión y la disponibilidad de la información debido a las fallas constantes que presenta el sistema a la hora de realizar los trámites en línea para acceder a la información. En conclusión, la primera acción se enfoca en la transformación de los formatos físicos que deben pasar a formularios electrónicos, ya que permiten realizar los trámites administrativos de manera ágil y transparente. Esto obliga a la administración pública entrar en un proceso de organización que permita tener disponible la información en tiempo real y que esté disponible en el momento de ser consultada por los usuarios. El autor manifiesta que el Gobierno electrónico contribuye a operar de manera interna la solución de las necesidades del servidor público y la simplificación de los trámites para la ciudadanía. Sosa (2021), en su tesis “Uso de las TIC y gestión documental en tiempos de pandemia (COVID-19) en el Ministerio de Educación, 2020” busca determinar la relación existente entre el uso de las TIC y la gestión documental en tiempos de pandemia (COVID-19). Para construir el aparato teórico estudia 73 referentes, entre los principales se encuentran: Ávila (2014), Cano (2018), Cerrillo y Casadesús (2018), Fernández y Ponjuán (2008) y Flores (2019). La Metodología es tipo básico de nivel correlacional y por tanto de enfoque cuantitativo. Construye un diseño no experimental y transversal a la muestra porque utiliza como instrumento de medición un cuestionario elaborado con el modelo de Chen y Tsou (2012) y Roberge (2006). La aplicación del cuestionario permite obtener resultados que evidencian el uso de las TIC de los niveles regular y deficiente debido a factores como: la falta de conocimiento; capacitación de los usuarios y ausencia de recursos tecnológicos para darle el manejo adecuado a la gestión documental de la entidad. Por lo anterior, se considera que para articular las TICs con la gestión documental se requiere implementar herramientas tecnológicas que

mejoren los procesos de organización a través de los sistemas con que cuenta la entidad, y que permitan la accesibilidad y disponibilidad de la información de manera remota y segura. Así mismo, esta investigación permite inferir en el presente proyecto que la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico requiere la articulación de la infraestructura tecnológica con los procesos y procedimientos de la entidad. Esto con el fin de obtener mayor control y manejo de la información.

Esto concuerda con Curotto (2022), en su tesis “Sistema de Gestión Documental en la productividad laboral en los trabajadores de una institución pública en tiempos de pandemia, Lima-2021”. El autor analiza la incidencia del Sistema de Gestión Documental en la productividad laboral. Selecciona 56 referentes teóricos, entre los principales se encuentran Bastidas (2018), Bendezú et al. (2019), Betancor (2016), Cepeda (2018) y Drucker (2019). La investigación en un estudio cualitativo con un diseño no experimental. Además, cuenta con un nivel descriptivo-correlacional de corte transversal de tipo básico, que utiliza como instrumento una encuesta con el fin de recopilar datos de las variables puestas en consideración: el Sistema de Gestión Documental y la Productividad Laboral.

Los resultados obtenidos con el instrumento permiten establecer un progreso en la atención oportuna de las solicitudes debido a la aplicación de procedimientos automatizados para que los usuarios hagan sus trámites a través de las plataformas tecnológicas. Por lo anterior, se establece que el manejo de la gestión documental requiere de un diseño que articule los procedimientos y las tecnologías de la información y que esté soportado por la administración y la automatización de los formatos que produce la entidad. Esto permite la disponibilidad de la documentación en el momento en que esta sea requerida. Se considera que el aporte de la investigación de Curotto (2022), está orientado en potenciar, promover y fortalecer el Sistema de Gestión Documental, lo que exige capacitar a los colaboradores en el manejo de herramientas amigables que garanticen el desarrollo de las funciones con base en estrategias enfocadas en la eficiencia y la productividad laboral.

Carrasco (2021), publica la tesis “Gestión documental y Administración de Archivos, en el área de archivo central, de una entidad pública, Lima, 2021”. En esta se determina la relación entre la gestión documental y la administración de archivos. El estudio se soporta con base en 21 referentes teóricos, entre otros: Aguirre (2014), Cabanaconza (2018), Cruz (2011), Franco y Pérez (2014), Iglesias (2019) y Ramírez (2007). Ahora bien, la metodología aplicada tiene un enfoque cuantitativo de diseño no experimental, de corte transversal descriptivo. La técnica empleada para la recolección de datos es un cuestionario realizado a través de canales On line. Se hace de esta manera debido al aislamiento ocasionado por el COVID-19. Por lo anterior, se identifica que la entidad no cuenta con personal capacitado para desarrollar las actividades que implica la administración de archivos físicos y electrónicos. Tampoco cuenta con herramientas para llevar a cabo la adecuada gestión documental que permita simplificar los procesos de manera eficiente.

La investigación de Carrasco (2021), se orienta al control intelectual y a la evaluación de la gestión documental eficiente en las organizaciones por medio de medidas para el aseguramiento de la información y el desarrollo de las buenas prácticas de calidad según el acuerdo de la legislación peruana que busca la debida administración y conservación de la información.

Publicaciones nacionales.

Gutiérrez y Rubiano (2016), publican la tesis “Relaciones teórico-prácticas entre gestión documental y gestión por procesos: estudio de caso múltiple”, en la que observan la relación entre gestión documental y gestión por procesos. Lo que les permite determinar qué aspectos pueden aplicarse en la implementación de los instrumentos archivísticos de la gestión documental. Referencian 38 referentes teóricos, los más divulgados son: Alonso y Lloveras (2007), Cruz (2006), y Escobedo (2003).

En el estudio de caso aplican una metodología con un enfoque cualitativo, y la técnica que emplean para la recolección de datos se da a través del campo de observación y

encuestas. Así integran la gestión documental con el sistema de gestión de calidad. Esta técnica permite ver la dinámica de los procesos que son parte fundamental de una administración eficaz de los instrumentos archivísticos que articula el plan estratégico de la entidad desde la alta dirección, que se compromete en facilitar los recursos necesarios para la implementación.

Se debe observar que no aparece en el estudio la articulación de los procesos de Gestión Documental Electrónica con los instrumentos archivísticos, por tal razón se identifican vacíos en la implementación y en el manejo de la información electrónica. De esta manera Gutiérrez y Rubiano (2016) concluyen que el aporte investigativo se orienta en la integración de la gestión documental con los procesos organizacionales a través de los sistemas de calidad. Por lo tanto, hay transversalidad y eficiencia en los procesos, aunque no se pueda establecer resultados en lo correspondiente a la gestión electrónica de los archivos. Borda y Malagón (2017), presentan la tesis “Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Estudio de caso: Baker Mc Kenzie”. En la que proponen el diseño de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de archivo. Para hacerlo, se parte de tres categorías principales: conocimiento; análisis de las necesidades y requerimientos de información documental electrónica. Los autores trabajan con base en 31 referentes teóricos. Los documentos base corresponden a Álvarez y Rodríguez (2005), Casanovas (2008), Cortés et al. (2015) y Cruz (2006).

La metodología se enmarca en un enfoque cualitativo y se desarrolla por medio de la revisión, análisis de diferentes referentes teóricos y encuestas. Se establece que la falta de procedimientos, políticas, herramientas tecnológicas y la ausencia de la alta gerencia conllevan a no tener un Sistema de Gestión Documental Electrónica, que permita acceder de forma controlada a la información. Lo que genera dificultades para el acceso oportuno cuando es requerido. La propuesta se presenta con el fin de alcanzar la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico que recoja los diferentes requisitos, necesarios, que estén

articulados con los procedimientos, tecnología e instrumentos archivísticos y buenas prácticas al interior de la organización.

Por lo anterior, se concluye que la investigación de Borda y Malagón (2017), permite contemplar la multidisciplinariedad de los programas de gestión de documentos electrónicos que requieren tanto las empresas públicas como privadas, porque permiten gestionar y proteger la información física y electrónica, que fortalece la memoria institucional, el conocimiento y el crecimiento de las empresas.

López (2018), presenta la tesis “Diseño de una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del Estado colombiano”. En esta proponen una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del Estado colombiano. Trabajan con base en 31 referentes teóricos. Entre otros, se destacan el Archivo General de la Nación (2017), Association of Records Managers and Administrators (2007) y Nandyal (2003).

El enfoque de la investigación es cualitativo y persigue la generación de buenas prácticas para la gestión documental con base en la estadística y los procesos inductivos. Además, analiza múltiples realidades de acuerdo con el contexto institucional. Utiliza cuadro de análisis como instrumento que permite caracterizar el estado de madurez de la Gestión Documental Electrónica.

Se destaca en el estudio de López (2018), la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico integrado a la gestión de procesos que permita la evaluación para la toma de decisiones en relación con la aplicación y adaptabilidad de modelos de procesos de negocio que mejoren la gestión global de la información corporativa. Se observa que en la investigación existen vacíos en la metodología y en la implementación de los diferentes modelos de transferencia y gestión de procesos de evaluación de la Gestión Documental Electrónica. Por lo tanto, hay dificultades en la articulación de las herramientas tecnológicas y en la gestión del conocimiento.

Se concluye que la aplicación de los diferentes modelos permite evaluar el nivel de madurez que tienen las organizaciones para administrar y controlar la Gestión Documental Electrónica. Lo cual permite el diseño de nuevas propuestas que contribuyan el seguimiento de los procesos y la mejora continua en las tareas de la gestión documental. Hidalgo (2021), pública la tesis “Modelo para la gestión documental electrónica de archivos basado en metodología Business Process Management (BPM) para la organización de los procesos administrativos en la empresa Movilidad Futura SAS”. El autor diseña un modelo para la Gestión Documental Electrónica de Archivos con base en la metodología BPM. El aporte teórico consta de 32 referentes, entre otros, Becerra et al. (2018), Fernández (2017) y MoReq La Fuente y Parra (2018).

La metodología presenta un enfoque cualitativo, por lo que se obtienen datos sobre el diagnóstico integral de archivos a través de entrevistas realizadas en las diferentes oficinas productoras. La investigación arroja como resultado las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, en síntesis, alcanza a describir el contexto de la entidad, del equipo de trabajo y del estado de la gestión documental. Además, se tiene en cuenta la aplicación de la normatividad; los aspectos administrativos; los instrumentos archivísticos y el estado de conservación de la información.

De esta manera la investigación permite inferir que el modelo para la Gestión Documental Electrónica debe apuntar al mejoramiento de los procesos administrativos porque permiten el acceso a la información de manera ágil y oportuna. Se concluye que la investigación está orientada hacia el diseño de un modelo de documentos electrónicos soportados por la metodología BPMM, que permite la reducción de tiempo, la agilidad en los trámites y costos. Así se da cumplimiento a la normatividad archivística que garantiza la preservación digital.

Gómez (2021), pública la tesis “Diagnóstico de gestión de documentos electrónicos de archivo: Estudio de caso, Consorcio de Servicios Integrados Especiales de Tránsito y

Transporte SIETT Cartago SAS”. En esta elabora un diagnóstico que le permite identificar la situación actual de la Gestión del Documento Electrónico en la empresa SIETT Cartago SAS. Revisa 36 referentes teóricos. Los principales son: Borja y Malagón (2017), Cifuentes Benavides (2017), Cruz (2003) y García (2013).

La metodología tiene un enfoque cualitativo y un alcance descriptivo, en la medida que se presentan percepciones, opiniones y descripciones alrededor de la Gestión del Documento Electrónico. La información se obtiene por medio de un instrumento que tiene un formato de entrevista. El resultado de la investigación permite evidenciar el estado de la Gestión Documental Electrónica. Por tanto, se identifica la estrategia y las necesidades requeridas para el mejoramiento de la administración de la información, y se implementa un esquema gerencial de apoyo en la operación, que oriente los objetivos estratégicos de la entidad. Por otro lado, debido al crecimiento exponencial de la información, la entidad no cuenta con instrumentos archivísticos que permitan la organización de la documentación, tanto física como electrónica, lo que ocasiona riesgos como la perdida de la información. Por lo anterior, se puede concluir que el aporte del estudio es la promoción de diversas herramientas tecnológicas con base en componentes estratégicos y documentales que permiten alcanzar un nivel de madurez y detalle en la información.

Publicaciones locales

La tesis de Barrios (2021), “El Diseño de un Roadmap empresarial para el mejoramiento de los procesos de la gestión documental de la Secretaría de Movilidad del distrito de Turbo, Antioquia, a través de Cloud Computing” presenta el diseño de un Roadmap o mapa de ruta, que permite conocer el estado actual de los procesos de Gestión Documental de la entidad. Entre los teóricos principales están López (2013), el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (2009) y Becerra (2012).

La metodología presenta un enfoque cualitativo y analiza la problemática de los procesos de gestión documental en la oficina de administración pública en cuestión. Tiene la

finalidad de determinar los procedimientos, actividades técnicas y especificas con base en la Gestión Documental, y para obtener los resultados utiliza como instrumento de recolección una encuesta que permite recopilar la información. Aparecen los siguientes hallazgos: se requieren pautas para mejorar los indicadores en los procesos de la Gestión Documental. Es necesario profundizar en las capacitaciones a nivel organizacional y fortalecer la infraestructura tecnológica que soporta los procesos que permite disponer de la información en lo concerniente al tema del flujo de información en la oficina de la Secretaría de Movilidad en el municipio de Turbo.

Es importe resaltar que contar con recursos económicos para la inversión de proyectos tecnológicos es decisivo para impulsar los cambios de Transformación Tecnológica, lo cual permite el cambio en los procesos de Gestión Documental con base en soportes electrónicos, porque articulan los procesos y se vislumbra un avance en cuanto a la implementación de los instrumentos archivísticos que son parte fundamental en la administración de la información. De acuerdo con lo anterior, se concluye que la investigación está orientada a la mejora de los procesos de gestión Documental, además, utiliza una herramienta que puede reconocerse como disruptiva, ya que los servicios de Cloud Computing permiten analizar, organizar y desarrollar actividades que exigen nuevos procesos para dar respuesta a las necesidades en los nuevos entornos sociales mediados por las TICS. Marín (2019), presenta “Camino a la Gestión Documental Electrónica de Archivo (GDEA). El caso la Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín, 2015 a 2018”. El estudio tiene como objetivo general la búsqueda de mecanismos para que la administración de archivos y carpetas cuente con nuevos recursos de almacenamiento compartido. Son 106 referentes teóricos entre los cuales se encuentran Bustelo (2017), Álvarez (2018), el Centro de Innovación Pública Digital (2018), y el Archivo General de la Nación (2018). La metodología es de enfoque cualitativo, utiliza un instrumento de recolección de la información en formato de

encuesta. Con este se detecta la situación en la entidad, y así se determinan los procesos que requieren intervención o mejoría.

La investigación arroja como resultado la implementación de la Transformación Digital que contribuye al cumplimiento de la política de “Cero papel”. De esta manera se avanza hacia una nueva cultura organizacional dentro del marco de procesos de la información con base en estrategias y buenas prácticas de la Gestión Documental Electrónica en pro de la eficiencia en la Gestión Documental. A la vez se observa que la entidad se encuentra en una etapa de la Transformación Digital que obliga a realizar con los recursos disponibles la gestión de los trámites electrónicos de manera óptima. Así se lleva a cabo la iniciativa de “Cero papel”. El autor reconoce que se requiere presupuesto para llevar a cabo una implementación adecuada que permita a la comunidad estudiantil tener el acceso a la información cuando sea requerida. Por lo anterior, se concluye que las buenas prácticas para el manejo de la Gestión Documental no requieren de un software para avanzar con la organización de la información electrónica, que garantice la localización de los documentos por medio de los procesos, procedimientos e instructivos, que le permitan a los usuarios contar con una ruta clara de la forma en que se deben gestionar, organizar, consultar y almacenar la información. Los antecedentes seleccionados aportan estudios desde diferentes localizaciones geográficas y por tanto distintas culturas y referentes académicos. Se puede observar con base en el compendio general que la Gestión Documental Electrónica ha tenido avances significativos por medio de la implementación de la Transformación Digital que implica el desarrollo de las diversas herramientas y plataformas tecnológicas con que se cuenta en la mayoría de los países. De esta manera hay diferentes niveles de mejorías en los distintos casos de estudio que analizan los procesos y trámites por medio de la Gestión del Documento Electrónico que impacta en gran medida tanto a los usuarios internos como externos. En consecuencia, aspectos estratégicos como las buenas prácticas, la legislación existente y las normas internacionales brindan lineamientos que permiten profundizar en lo

correspondiente a las buenas prácticas en torno al documento electrónico: manejo de expedientes con interoperabilidad, integridad, disponibilidad y accesibilidad. Cuestión que en la actualidad define la pauta tanto para las organizaciones como públicas como privadas. Por tanto, ambos sectores requieren la implementación de un sistema de información que permita de forma inmediata la trasparencia y el asertividad en la toma de decisiones. Las investigaciones reseñadas brindan una guía para llevar a cabo un proceso de análisis teórico y práctico en lo que corresponde a los procesos requeridos en Plaza Mayor, Medellín. La propuesta por parte del equipo de trabajo es el análisis que permita la formulación de acciones de mejora en el caso de estudio propio. De alguna manera se trata de entender cómo se realiza la transformación de los procesos y la promoción la gestión del cambio entre los colaboradores quienes trabajan en la organización.

Estado del arte

El presente estado de arte se elabora con el fin de entender el origen de las siguientes categorías: documento, documento electrónico, gestión documental, gestión documental electrónica, pandemia, gestión documental en pandemia y teletrabajo. Los orígenes del documento se dan a partir de las evidencias que existen en materiales como la arcilla y la piedra, hasta llegar a un insumo como lo son los papiros y el formato más cercano como lo es el papel (Martínez, 2013).

Desde el punto de vista técnico, del manejo de la información, se puede decir que estos registros pueden ser vistos como soportes que han permitido la evolución del acervo cultural, económico y social de la humanidad a través del tiempo. El documento en sus distintos formatos ha proporcionado ventajas en el almacenamiento y consulta. Por ejemplo, se tiene en cuenta la evidencia de la Piedra Roseta, que fue creado en la antigua estela egipcia, y que se inscribe debido a un decreto publicado en el año 196 a. C., en esta pieza que es un patrimonio histórico y cultural de la humanidad aparecen tres tipos de escritura: se encuentra el texto jeroglífico egipcio, la escritura demótica y el griego antiguo.

Las inscripciones facilitaron los estudios por parte de especialistas en el tema para alcanzar el entendimiento de los jeroglíficos egipcios. Posteriormente aparece la tablilla de piedra que data de 3.500 a. C., esta pieza contiene pictogramas que corresponde a una cabeza o un pie humano; sus símbolos imitan un objeto en particular (Martínez, 2013). Según López y Gallego (2007): el documento constituye el fundamento de hechos históricos que afirman esencialmente un testimonio escrito. A partir de la década de 1960, el concepto de “documento” se amplía debido a que su contenido es el resultado de una verdadera revolución documental, que pone en discusión la noción del mismo documento y del modo en que este se utiliza, pues adquiere un valor testimonial, ya que es el resultado de los esfuerzos hechos por la sociedad moderna que avanza hacia el pleno auge de la Revolución Tecnológica. Además, el registro incrementa su capacidad de conservación y preservación, lo que permite en el futuro la ubicación exacta y el fin por el cual es expedido. Por otra parte, Maldonado et al. (2018) exponen que, durante la Segunda Guerra Mundial, se inicia la colaboración entre los archivos federales y las oficinas. Los gobiernos crean las comisiones para evaluar conjuntamente los problemas, lo que lleva a los archiveros a estudiar formalmente los inconvenientes relacionados con el aumento del flujo documental. Heredia (2008): destaca hitos importantes en la Gestión documental, que se remontan con los inicios de la escritura, ya que, en Estados Unidos, a partir de 1941, The Society of American Archivist, establece las necesidades de administrar los documentos de todo tipo y mantener a la vez una adecuada gestión de archivo para el acceso de la información en el futuro. De igual manera se incorporan los repositorios físicos de documentos, como lo son: las estanterías, archivadores y libros de registros.

En 1950 aparece la Ley de registros federales como un aporte desde el punto de vista legal, bajo el concepto de creación, conservación, destrucción y transferencia documental con el fin de abordar las acciones necesarias para el desarrollo de los gestores documentales. En la década de los años sesenta, aparecen las tecnologías que por medio de ordenadores

electrónicos permiten la administración y gestión de documentos en menor tiempo y con mayor calidad desde el punto de vista técnico.

Esto permite el desarrollo intensivo del concepto “bases de datos y digitalización de documentos”. Además, surgen las aplicaciones y los programas para el manejo de los archivos físicos y de imágenes como apoyo a la gestión documental de las entidades. Para la década de los años noventa, la gestión documental evoluciona hacia la gestión de la información con base en el almacenamiento de cualquier tipo de formato a través de herramientas en fibras ópticas que utilizan las redes y flujos de trabajo. De esta manera, se esperan trámites ágiles y oportunos al interior de las organizaciones (Cruz, 2011).

Cabe resaltar que un concepto clave para el presente estudio es la categoría de Teletrabajo, ya que, con los avances tecnológicos y la celeridad de la vida posmoderna, debido a la capacidad de respuesta e interacción que ofrecen las nuevas aplicaciones informáticas, se han empezado a evidenciar cambios en el ámbito laboral que proponen nuevas formas en el desarrollo de las actividades con base en las TICs. Esto ha provocado la adopción de compromisos autónomos por parte del talento humano, en la gestión de las tareas y propósitos de la organización. Lo que implica cambios en la elaboración de los documentos y en el manejo de la información (Eurosocial, 2020).

Se puede datar el origen del Teletrabajo en la década de los años setenta, con la crisis del petróleo. Se observa que las actividades se pueden realizar desde casa y se rompe con dos estereotipos de trabajo. Uno de ellos es la relación entre el hombre y su lugar de trabajo, y el otro es el esquema horario. Ambos cambios se dan por el avance y la expansión de las telecomunicaciones, que facilitan a través de las redes y el internet el acceso a la información en tiempo real y de manera colaborativa y la adaptación de nuevas formas de trabajo, más flexibles por medio de conexiones remotas que agilizan el crecimiento y la gestión del cambio en las organizaciones (Cañadas, 2017).

De acuerdo con lo anterior, la investigación realizada por Villafrade y Palacios (2013), “establecen que el Teletrabajo se remonta a los años setenta, cuando se da la necesidad de optimizar los recursos naturales para mitigar la dependencia frente al consumo del combustible”. (p.2) En este sentido, se propone que en vez de mantener la modalidad de llevar el trabajo al trabajador se implemente que el trabajador tenga el trabajo en casa. (p.4). De esta forma el Teletrabajo ofrece beneficios desde la productividad laboral con base en la flexibilidad, el bienestar y la reducción de costos.

Posteriormente, en la década de los años ochenta, en España se introduce el término de Gestión Documental: “el conjunto de operaciones técnicas relacionadas con la creación, desarrollo, implementación, evaluación de los documentos hasta la destrucción o transferencia a los archivos” (Maldonado et al., 2018, p.6).

Por lo tanto, la Gestión Documental integra todas las funciones archivísticas reconocidas que afectan el manejo documental y todas aquellas que estén conectadas con el marco de la racionalización, normalización y administración de los documentos. Todo esto con el fin de salvaguardar los archivos y brindar una conservación permanente en el tiempo. Ibidem, Otro hito importante en la Gestión Documental es la creación de sistemas integrales para la administración de la documentación. Estos sistemas se ocupan de la producción, conservación uso y destrucción de la información, según la necesidad de los usuarios. A medida que la gestión documental evoluciona con el apoyo de las TICs, se inicia la digitalización de la información, y se crean nuevas legislaciones que reglamentan el nuevo entorno digital que se incorpora en las organizaciones a futuro. (p.6) En la actualidad, la Gestión Documental, se considera un proceso vital para las organizaciones, porque estas deben tener la capacidad de analizar y controlar los documentos desde la creación hasta su disposición final. No importa que estos soportes sean físicos o electrónicos. Una vez estén atravesados por las TICs, se genera un manejo documental que alarga el ciclo vital del documento.

De acuerdo con Pulido y Cortés (2015), indica que en los años sesenta, se dan los inicios de la producción del Documento Electrónico, esto dentro del proceso de sistematización en las organizaciones, lo que causa un giro trascendental en el formato documento como soporte de papel, ya que se da inicios a la implementación de las nuevas tecnologías de la comunicación, lo que motiva nuevos cambios para dar lugar a la evolución del siglo XX. (p.3). Así mismo, la información toma un valor probatorio para las organizaciones, lo que ocasiona el almacenamiento en diversos soportes que generan dificultad en su recuperación. ibid., De acuerdo con lo anterior, la continua actualización del software y la variación de los tipos de hardware ha generado grandes volúmenes de producción de documentos electrónicos, lo que incrementa el almacenamiento de grandes acervos documentales debido a la falta de políticas y procedimientos que permitan la administración de la información de manera eficiente para asegurar su conservación y consulta.

Sin embargo, a pesar de que se cuenta en la actualidad con diversidad de herramientas informáticas y plataformas de comunicación, desde la administración de la información se requiere evaluar los sistemas de información y las unidades de almacenamiento existentes en las organizaciones, para garantizar la implementación de los requisitos esenciales y el cumplimiento de los parámetros requeridos de seguridad y preservación de los documentos almacenados electrónicamente.

A través de la Ley 527 de 1999, se establece que el acceso y uso de mensajes de datos electrónicos y firmas digitales deben articularse y cumplir con los requisitos jurídicos que garanticen en el tiempo el acceso a la información que se ha registrado en estos medios (Congreso de Colombia, 1999).

Así mismo, se tiene en cuenta la Ley General de Archivo 594 de 2000, emitida por el Archivo General de la Nación, que establece los lineamientos para la administración y conservación de los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de las funciones. Por ejemplo, este indica que se debe contar con un programa de gestión documental, el cual debe

contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes que contribuyan a la conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos (Archivo General de la Nación, 2000 Art. 21). Por esta razón, gracias a la norma actual, el Estado colombiano ha buscado la manera de mitigar la pérdida de información a partir de la promulgación de lineamientos para la administración de los documentos electrónicos, con el propósito de garantizar el acceso a la información y a su preservación en el largo plazo.

Por otra parte, se puede establecer gracias a la normatividad, que el inicio del Documento Electrónico se da en Colombia con la implementación de pautas integrales en el uso de documentos electrónicos y cómo se da el medio de envío.

De lo anterior, con la Ley 223 de 1995, se puede establecer que la racionalización tributaria en la creación de la factura de venta hacia su transición en formato de factura electrónica, que cobija todo el territorio nacional, complementado por el Decreto 2150 de 1995, que indica que las entidades públicas deben habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos, para que los usuarios reciban o envíen información. También está la Ley 527 de 1999, que reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos para el comercio electrónico y las firmas digitales. Por otra parte, el Decreto 1747 de 2000, define distintos conceptos como lo son: Repositorio en los sistemas de información; Certificado, Estampado cronológico y Entidad de certificación (Presidencia de la Republica 2000).

El Acuerdo 060 de 2000 del Archivo General de la Nación, regula las pautas en la administración de las comunicaciones oficiales y define el concepto de documentos electrónicos. La Ley 734 de 2002 regula las notificaciones por medios electrónicos. Por tanto, se puede notificar personalmente, vía fax o correo electrónico. Adicionalmente, la Ley 1150 de 2007 crea la eficiencia y la transparencia para el trámite, notificaciones y publicaciones, los cuales podrán servir de mecanismo para el cumplimiento de la publicidad de procesos contractuales (Congreso de la Republica 2007).

La promulgación de la Ley 1437 de 2011, se incorporan conceptos como Expediente electrónico; Sede y notificaciones electrónicas (Congreso de Colombia, 2011). La Ley 1564 de 2012 incorpora el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las citaciones judiciales. Se puede observar que en lo normativo se presentan avances en la elaboración y uso del documento electrónico. Con el fin de garantizar una adecuada implementación de la Gestión Documental.

Lo anterior, permite establecer que se han incorporado iniciativas tecnológicas que contribuyen a la preservación de la memoria corporativa. Luego se generan directrices que aportan a la estrategia de “Cero papel” en las organizaciones, según (Acosta 2015), menciona que los mecanismos como lo son las firmas electrónicas y estampados cronológicos; que permiten que el documento tenga validez jurídica y preservación en el tiempo. La normatividad internacional estandariza la calidad del documento en la norma ISO 15489, y el Moreq, 2010. Estos protocolos se rigen por unas políticas y objetivos macro de la organización documental, que impacten positivamente el flujo de información y su uso en la mayoría de los países. Por esta razón se busca la aplicación de buenas prácticas en la creación y mantenimiento de los documentos, con el fin de sistematizar y administrar la información de manera ágil y segura. De igual manera, se generan mecanismos para incorporar las nuevas tecnologías de la información con un rol estratégico para el mejoramiento de los procesos en las organizaciones.

Adicionalmente, las empresas que pretenden adoptar buenas prácticas que se requieren de un análisis con el fin de identificar los obstáculos y amenazas que implica la implementación de la modalidad del Teletrabajo. Tal como lo menciona (Rodríguez, 2007), esta modalidad se considera como una buena práctica que facilita a la organización del trabajo de los empleados mediante el uso de las TICs (p.3), por esto, se desempeñan actividades laborales a distancia y de forma asincrónica. En este sentido, el Teletrabajo es una práctica innovadora que facilita la innovación de la práctica laboral a través de las tecnologías.

No se puede malinterpretar que, el Teletrabajo no es una actividad exclusiva que se desarrolla desde el hogar del trabajador. Por el contrario, esta modalidad cuenta con variantes y posibilidades en cuanto a sus modalidades de trabajo, las cuales se clasifican en tres tipos según Villafrade y Palacios (2013): i) “el trabajo en casa indica que es el lugar de domicilio como lugar de trabajo, ii) el trabajo móvil también denominado como nómada o itinerante donde se requiere frecuentemente desplazamiento para realizar una actividad y iii) el trabajo en telecentros es denominado como una oficina remota de recursos compartidos para desarrollar actividades asignadas, las cuales permiten desarrollar su labor desde diferentes lugares del mundo”.(p.4) Para el caso de Colombia, el Teletrabajo es reglamentado por la Ley 221 de 2008, la cual define como:

[…] la forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros mediante soportes TICs, para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerir la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo (Congreso de Colombia, 2008, Art. 2). De lo anterior, se desprende que el Teletrabajo apoya la necesidad de las organizaciones de expandirse motivadas por la globalización e internacionalización de las empresas en temas de conciliación y flexibilidad laboral. De esta manera se brindan beneficios a la sociedad, a las empresas y a sus empleados.

Como expresa (Rodríguez, 2020), con la llegada de la emergencia sanitaria ocasionada por la COVID-19, notificada por China, país en el que el virus se propaga con velocidad a nivel mundial. Luego, el primer caso llega a Colombia, entonces el gobierno toma medidas de aislamiento preventivo con el fin de mitigar el contagio de forma masiva, lo que obliga el cierre debido a la emergencia total de las entidades y a la paralización de la economía todo con el fin de preservar la salud pública. Según el Ministerio de Salud y Protección Social (2020), ratifica

que solo algunas entidades que prestan servicios vitales siguen a media máquina, como lo son la atención médica, farmacéutica, abastecimiento, sector financiero, servicios de mensajería. Así mismo, la Universidad del Bosque, opina en la investigación realizada que los “efectos pueden ir desde un impacto negativo en el mercado laboral con un aumento en las tasas de desempleo, disminución en la actividad económica del país lo cual afecta las proyecciones de crecimiento del país, la caída en las exportaciones e importaciones de bienes que no son considerados dentro de los bienes de primera necesidad, pero si tienen una relación directa con el PIB”.

Lo anterior, conlleva que dicha situación, causa el cierre definitivo de muchas empresas de diferentes sectores y despidos masivos de sus empleados, teniendo en cuenta que las empresas no están preparadas para asumir las funciones de manera remora. Por otra parte, algunas empresas implementaron, realizar sus funciones de manera autónoma, desde casa, se tuvo que adaptar los sitios de trabajo en sus hogares, lo que permitió la continuidad del negocio y la conservación de los empleos.

En la misma línea (Eurosistemas 2020), “más allá del teletrabajo como una solución para amortiguar los efectos negativos de una situación de confinamiento como la actual, existen estudios que muestran otras características de esta modalidad de trabajo”. No obstante, muchas organizaciones tuvieron que restructurar su planta de personal, realizar despidos masivos y generar nuevos acuerdos contractuales con el fin de continuar con el vínculo laboral. Así mismo, las entidades vieron la necesidad de reinventarse y llevan los procesos de manera electrónica para optimizar los recursos y así permanecer en el mercado. Por otro lado, la emergencia sanitaria obliga a la gestión del cambio a las organizaciones más capaces, sobre todo en relación con el manejo de la información. De esta manera las entidades tienen sus procesos de gestión documental definidos para el manejo de los documentos en soporte papel y en formato digital (Peris, 2021). Como se ha expresado anteriormente, en muchas organizaciones no se había implementado un proceso sólido de

Transformación Digital, y una vez se presenta la pandemia, tienen la necesidad de implementar nuevas estrategias tecnológicas para el manejo documental. En este punto se observa que faltan políticas, procedimientos y protocolos que permitan tener la documentación de manera organizada y segura. Más aún si se tiene en cuenta que la información en muchos de los casos se encuentra almacenada en correos electrónicos, lo que ocasiona la pérdida de esta. Por lo tanto, la pandemia llega a cambiar la forma de vida y de producción a nivel mundial, lo que da celeridad a los procesos de Gestión Documental Electrónica. Como expresa (Delgado 2020), “el movimiento generado a nivel mundial en función de proteger la información como un recurso vital para el ser humano tiene en su mira a los Archivos como los mayores repositorios informacionales de cualquier país”.

En este sentido, la Gestión Documental sufre un impacto que obliga a la aplicación de herramientas tecnológicas en la función de los archivos en las organizaciones. Actualmente, la información se visualiza como el activo más importante ya que este es de carácter probatorio, histórico y salvaguarda el patrimonio documental, por esta razón, a nivel mundial se busca proteger la información como un recurso vital para los ciudadanos y organizaciones generando estrategias para la administración de la gestión documental electrónica. Se procura la conservación, disponibilidad y acceso a la información a través de los mecanismos de seguridad de cada organización.

De acuerdo con lo anterior, las entidades requieren que la producción documental aplique los procesos técnicos archivísticos para garantizar una correcta administración documental con el propósito de asegurar la custodia y la conservación de la información contenida en los documentos que se producen de forma electrónica. Ahora bien, las funciones que desempeña cada trabajador tienen unas regulaciones, normas internacionales y buenas prácticas que son concernientes a la gestión y administración de la información tanto física como electrónica.

Por esta razón, las empresas del sector público y privadas, con misiones de carácter social, tienen la obligación de administrar la documentación de forma adecuada para garantizar el acceso a la información de forma rápida y oportuna. Lo que ahorra tiempo y esfuerzo, además, beneficia a los usuarios, de esta manera se puede cambiar la percepción negativa que se tiene de las entidades públicas.

Por otra parte, las nuevas tecnologías impactan la productividad de la gestión documental porque dinamizan con calidad y eficiencia los procesos archivísticos y la administración de grandes cantidades de información, lo que implica la generación de nuevas estrategias innovadoras, a su vez, el fortalecimiento y mejoramiento continuo que posibilite la accesibilidad de la información, lo cual permite a las organizaciones gestionar los trámites de manera rápida y efectiva.

Asimismo, con la implementación de los sistemas de gestión de información se requieren las Tecnologías de la Información y Comunicación TICs, las cuales deben permitir incorporar herramientas de trabajo como lo son la digitalización, el tratamiento de imágenes, procesamiento de textos, bases de datos, archivos documentales, flujos de trabajo. Esto implica una Transformación Digital significativa, de tal forma que se avance en un procesamiento de la información en favor de la disponibilidad en línea de los documentos, lo que contribuye al mejoramiento continuo para la administración de la información en las entidades (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2019). Otro aspecto importante, es la transparencia en la gestión pública, lo cual tiene como propósito la inclusión de instrumentos que permitan a los ciudadanos el acceso a la información, la cual se encuentra registrada en los diferentes soportes generados por las organizaciones. Esto contribuye al desarrollo en los procesos de formación en el ámbito cultural, social, económico y educativo. Por lo pronto, es importante mencionar que la Ley 1712 de 2014 regula el derecho al acceso a la información pública y establece los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, también las excepciones a la publicidad en la

información. Por lo anterior, “el Estado colombiano debe garantizar a la ciudadanía que la información de carácter público pueda ser consultada, salvo excepciones, definidas por la misma norma” (Congreso de la República, 2014 Art.1).

Del mismo modo, Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad menciona que “Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia” (Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, 2016 p.7 ).

Finalmente, los avances tecnológicos han abierto un camino importante para el documento electrónico, y por tanto este nuevo formato contribuye una transformación de las prácticas en el campo de la archivística, un nuevo horizonte legal y normativo, que permite a la sociedad el desarrollo como medio probatorio con parámetros y mecanismos regulatorios a través de la autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad e integridad del documento. Se destaca la evolución que ha tenido el documento electrónico ya que de manera frecuente tiene cambios y mejoras en sus formatos para caracterizar la información con base en los diferentes sistemas automatizados, a raíz de esto surgen diversos tipos de documentos de acuerdo con la necesidad de las personas o de las organizaciones.

Categorías conceptuales

Según (Carrascosa, 1995) […] define Etimológicamente, la palabra documento proviene del griego ‘dek’, correspondiente al verbo latino ‘docere’ en español moderno: "instruir", del cual se deriva del vocablo ‘documentum’, que significa originalmente “lo que se enseña o con lo que alguien se instruye”. En sentido más amplio se puede traducir el verbo latino docere y el griego dékomai por "hacer ver a alguien algo claro, instruirlo". Por lo tanto, un documento es algo que muestra, o que inicia alguna cosa. (p.138)

.

Gestión de los documentos.

Según Cruz (2011), “define que es un conjunto de normas técnicas, de conocimientos adquiridos desde su diseño hasta su conservación permanente. Los documentos se clasifican en ordenación, descripción, transferencia, identificación, valoración, selección y eliminación. Están conformados por tipologías de fondos y documentos públicos y privados, los cuales se caracterizan por la ciencia y técnicas historiográficas, determinados en categorías de documentos históricos” (p.19) Heredia (1991) lo define “como todo registro de información independientemente del tipo de soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir conocimiento a través de revista, fotografías, microfilms, cuadros, de manera general todo que tenga carácter representativo” (p.20).

La norma Moreq (2010) define “el documento como una elaboración o un recibido por una persona u organización en el curso de sus actividades y que requieren ser conservados por una persona u organización” (p. 127). Ahora bien, un documento de archivo puede constar de uno o varios documentos y estar en cualquier soporte o formato. Lo que incluye información contextual y características esenciales de un documento de archivo que no se puede modificar. De igual forma, Carrascosa (1994), se refiere al “documento como a un escrito susceptible de contribuir como prueba de hechos en un proceso, y que está elaborado en distintos soportes de prueba, que permiten garantizar el valor probatorio del documento informático” (p.137).

La Ley Modelo Interamericana sobre Gestión Documental, define el documento “como cualquier información escrita, independientemente de su forma, origen, fecha de creación o carácter oficial, de si fue o no creada por el sujeto obligado que la mantiene y de si fue clasificada como confidencial o no, con independencia del soporte y plataformas tecnológicas en que se encuentre” (Eurosocial, 2020 p.8).

De acuerdo con las definiciones que brindan los autores, se entiende que un documento es aquel que registra información de una institución, persona natural o jurídica, con respecto a un asunto, el cual no puede ser modificado después de su formalización. Documento Electrónico Archivo.

Cruz (2011) define el “documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente” (p.33). La norma Moreq (2010) define un “documento electrónico de archivo por su soporte digital que ha sido creado por medio de un programa informático o digitalizado a partir de un documento físico que fue escaneado” (p. 59). El Archivo General de la Nación, en el Acuerdo 027 de 2006, define los Documentos Electrónicos de Archivo como: […] el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad, debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos (AGN, 2006 Art.1). De acuerdo con la definición de Pulido (2020), se entiende como documento electrónico, generado, gestionado, conservado y transmitido por medios informáticos, siempre y cuando incorporen expresiones gráficas, sonoras o imágenes utilizando medios de conservación que permitan la evidencia probatoria en el tiempo (p.1). De igual forma Carrascosa (1994) define el documento electrónico como aquel que proviene de la elaboración electrónica y por esta razón debe tener origen digital, para ser validado como punto de partida de su originalidad (p.155).

De acuerdo con las definiciones que brindan los autores, se entiende que un documento electrónico es aquel que es generado electrónicamente o que surge de un proceso técnico de digitalización, el cual se conserva en formato digital con todas las equivalencias que conlleva como medio probatorio.

Gestión de documentos.

(Cruz, 2011) define “como un conjunto de normas técnicas y conocimientos aplicados a los documentos, desde el diseño hasta la conservación permanente, los cuales se agrupan por aspectos de clasificación, ordenación, descripción, transferencia, identificación, valoración, selección y eliminación” (p.19).

De acuerdo con Heredia (2008), la gestión de documentos se define “como los contenidos gráficos que representan el uso dado de dicha voz por algunos profesionales. Estos nos sirven como apoyo en la gestión administrativa y archivística dentro de las entidades para el desarrollo de las funciones, trámites internos y externos” (p.2). Por otra parte, Zapata (2005), menciona que la evolución de la gestión de documentos se convierte en subdisciplina archivística como objeto, fin y método de estudio, porque se utiliza como parte de la administración aplicada a los trámites de los documentos y se aplican en la planeación, creación, control y organización de la información (p.4).

De acuerdo con las definiciones que brindan los autores, se entiende que la gestión de documentos sirve como apoyo en las funciones, administrativas y archivísticas, lo que permite la aplicación del proceso desde la planeación, trámite, conservación y disposición final. Todo con el fin de facilitar el acceso a la información por medio de las diferentes herramientas tecnológicas en las entidades.

Gestión de los documentos electrónicos.

Cruz (2011), define la “gestión de documentos como el conjunto de orientaciones o directrices de una organización para la creación y gestión de documentos electrónicos, auténticos, íntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo” (p.465). De acuerdo con las funciones y actividades que le son propias y a la amplitud de la producción, tramitación, interoperabilidad y conservación de documentos en formato digital que esté inmersa la organización. O en caso de que se requiera hacer un proceso de conversión desde otros

soportes y apoyadas en buenas prácticas y políticas de gestión de documentos electrónicos dentro de la organización.

Por otra parte, Acosta y Yepes (2015), define que la “gestión de documentos electrónicos permite gestionar la información desde su creación, gestión, publicación y preservación digital en formato papel o electrónico” (p.15). De esta manera se realiza el trámite por flujos de trabajo o correos electrónicos para la gestión interna y externa de la organización. Ahora bien, es de vital importancia contar con herramientas tecnológicas que apoyen el flujo de información en la entidad, que respalde los niveles de seguridad, confiabilidad y autenticidad. Elementos requeridos para la administración de la Gestión Documental que permita la integración de nuevos sistemas e infraestructuras existentes. Adicional a esto, López (2018), define que “la gestión de documentos electrónicos requiere de una estructura, contexto y metadatos con fecha de creación, fechas de trámite, autor, proceso, relación con otros documentos (p.36). Así mismo el medio o formato en que se ha grabado el documento. De acuerdo con las definiciones que brindan los autores, se entiende que la Gestión de Documentos Electrónicos hace referencia al desarrollo de todos los Procesos de Gestión Documental en formato electrónico, lo que incluye la producción, descripción, gestión, trámite, organización, transferencia, valoración y disposición de los documentos. En este mismo contexto, el Archivo General de la Nación (2020), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (

Figura 1), establece lineamientos orientados a los planes y programas que permiten realizar acciones, evaluación, seguimiento y control a través de cinco componentes que sirven de referencia para la implementación de la gestión documental en las entidades de acuerdo con la gráfica que a continuación se presenta:

Figura 1

Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos

Nota. Figura tomada de Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos

(p.12), por Archivo General de la Nación, 2020, Mincultura.

De este modo, el Archivo General de la Nación (2018), en la Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos- G.INF.07, brinda parámetros que permiten identificar la estructura y características en las etapas de gestión de los documentos en el ciclo vital, la conformación de los expedientes electrónicos, metadatos y elementos que se deben tener en cuenta para las integraciones con los diferentes sistemas de información. En esa misma línea, el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de requisitos para la implementación, de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, estable los parámetros y fases que se deben tener para la implementación de la gestión documental

electrónica en las entidades, esto contribuye con la modernización administrativa encaminados al mejoramiento de una atención efectiva y eficiente.

A continuación, se enuncian las etapas que se deben tener en cuenta en la fase de implementación para un sistema de gestión documental electrónica de archivo en las entidades: ✓ Clasificación y organización documental

✓ Retención y disposición

✓ Captura e ingreso de documentos

✓ Búsqueda y presentación

✓ Metadatos

✓ Control y seguridad

✓ Flujos de trabajo electrónicos

✓ Requerimientos no funcionales

Gestión documental.

Heredia (2008), define el concepto de “Gestión Documental como un proceso continuo que inicia con la creación de los documentos y finaliza después de la conservación permanente, correspondiente a todos los documentos entre administrativos e históricos” (p.48). Hurtado (2015), se refiere a las “actividades administrativas y técnicas que permiten organizar la información recibida y producida en el ejercicio de sus funciones: desde su origen hasta su disposición final de acuerdo con el ciclo vital de los documentos” (p.19). La Gestión Documental en las entidades se convierte en un elemento estratégico de vital importancia para el logro de la misión corporativa. Por lo tanto, se lleva a cabo con base en el control del almacenamiento, custodia de la información y manejo de los inventarios documentales que permiten la conservación, recuperación y consulta de la información en el tiempo. Por otro lado, Maldonado et al. (2018) se refieren a “las decisiones que se toman para generar resultados en la utilización de normas y procedimientos para el desarrollo de las

actividades enfocadas al logro de los objetivos organizacionales” (p.68). Se tiene en cuenta a Crespo (2019), quien define la “Gestión Documental como el conjunto de actividades archivísticas agrupadas entre sí” (p.2). Por esta razón se busca que los documentos se mantengan auténticos, fiables, íntegros y disponibles de acuerdo con el tiempo reglamentado de conservación.

De igual manera D’Alos, 2006), observa que la “Gestión Documental abarca los Sistemas de Información, por lo que requiere de pautas colaborativas que permitan gestionar el acceso a la información en todo el ciclo vital del documento, independiente del formato o soporte (p.224). De esta manera es obligatorio velar por la preservación y conservación a través del tiempo. Además, se busca la eficacia en los procesos y en la reducción del tiempo de respuesta, al momento de consultar la información.

De acuerdo con las definiciones que brindan los autores, se entiende que la Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas a través de procesos archivísticos. Lo que permite organizar, clasificar y conservar la información de acuerdo con su producción y disposición final. Esto garantiza la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos. Se busca que puedan ser consultados de manera rápida y oportuna a través del tiempo.

Pandemia.

(Roselli 2020), define “Epidemiología, pandemia y democracia comparten su origen, por lo menos desde la etimología; que proviene de la raíz griega ´demos’ δημος, “pueblo”. Se puede observar que “Epi – demos” está incluida en los tres términos. Su origen se remonta a los textos clásicos de Hipócrates, Aristóteles y Galeno, quienes usan también “endemia” y “epidemia” con significados similares a los actuales. La palabra “pandemia” designa una enfermedad que afecta a todos “pan” los pueblos “demos”. (p.169) La Organización Mundial de la Salud OMS (2009) trata de dar orden y lineamientos y así proporcionar al concepto de “pandemia” una definición operativa. Esto implica que la

afectación de seres humanos (aunque se puede hablar de pandemias porcinas o aviares) cumpla con un criterio de severidad manifiesta. Se argumenta que detrás de esa decisión puede haber influencias políticas. Esto con base a la versión de que, en 2009, la página de la OMS modifica la definición del término para incluir aspectos como la extensión geográfica, la severidad y letalidad en seres humanos. Al parecer, el temor a causar zozobra con el término “Pandemia” es la razón (p.170).

Ibid. La epidemiologia es una rama de la medicina en la cual se buscan factores de riesgo, causas y efectos del porqué se propaga una enfermedad. La pandemia hace parte del fenómeno de las masas y se considera que la causa es de origen respiratorio o gastrointestinal. Manifiesta una alta tasa de mortalidad y morbilidad, por esta razón se llega a afectar la salud humana en varios continentes. Por lo tanto, la endemia refiere a enfermedades que prevalecen en el tiempo y la epidemia es la aparición de nuevos casos. Así que se debe comparar con la tasa poblacional donde se da la evidencia del crecimiento y desarrollo viral en la población afectada.

De acuerdo con lo anterior, la pandemia ha acompañado a la humanidad desde tiempos remotos, por ejemplo, la gripa española impacta a Colombia en 1918. En 2002 se tiene conocimiento de los Coronavirus, aunque el último brote ocasionado por el SARS-CoV-2 (COVID-19) se notifica en 2019, en la ciudad de Wuhan. En el caso de Colombia, se da el conocimiento de este microrganismo en marzo de 2020. El SARS-CoV-2 ocasiona un síndrome respiratorio que afecta a los seres humanos. Otro elemento importante es que el virus muta y produce distintas sintomatologías en el cuerpo humano (p.168).

Perelman (2021), sostiene que ninguna pandemia ha sido tan fulminante como esta, que ha obligado a confinar a millones de personas en los cinco continentes y que impacta la productividad en las ciudades más importantes del mundo. La COVID-19 ha transitado por todo el planeta y nadie puede ignorar la crisis sanitaria que ha causado. En el campo de las ciencias

sociales se califica este fenómeno como un “hecho social total” que conmociona las relaciones sociales y pone en crisis a las instituciones. (p.1,2)

La Gestión Documental en Pandemia.

La COVID-19 impacta a la sociedad obligándola al confinamiento y suspenden la productividad. Por esta razón las empresas deben iniciar la configuración de las tecnologías remotas para realizar el registro de la información y la vez convertir los archivos físicos en soportes digitales. De esta manera se tramita la información de manera ágil y segura. El uso de las herramientas tecnológicas se convierte en una estrategia prioritaria para dar continuidad al negocio, sobre todo en lo que corresponde al manejo de la información. Ya que el flujo de datos permite que las empresas ejecuten sus labores desde el Teletrabajo respondiendo de manera autónoma con la ejecución de las funciones, tratando de no afectar la operatividad ni la prestación de servicios, ni en el cliente ni en los proveedores (Delgado, 2020). Por otra parte, Gregur (2021), menciona que “la gestión documental en pandemia, dio un giro a la administración de la información, obligando a las entidades a la sistematización de documentos, implementación de herramientas tecnológicas; buscando la seguridad, protección, acceso y disponibilidad en caso de que se genere algún desastre o perdida de la información” (p.1), esto con el fin, de dar continuidad al negocio, ya que con la llegada de la cris mundial, se ven afectados lo repositorios y recursos digitales para darle manejo y trámite de la misma. En conclusión, la Gestión Documental en Pandemia obliga a las entidades a replantear el manejo de la información y acelera la Transformación Digital en los diferentes procesos: desde la producción documental y la administración y gestión de la información. Todo esto con el fin de darle agilidad a los trámites internos y externos que tienen su tránsito por las plataformas digitales como lo son los repositorios de contenido, lo cuales permiten a los empleados trabajar desde casa y sin desatender las necesidades de los usuarios.

Teletrabajo.

Anghel et al. (2020) exponen que “el teletrabajo se impulsa durante la actual crisis de salud humana en el mundo, ya que la presencia de la pandemia obliga a las autoridades a declarar en confinamiento a las personas” (p.1). Es así como los empleados deben realizar sus funciones desde casa y por lo tanto las empresas deben invertir en equipos informáticos y tecnológicos que permitan la adaptación laboral y la continuidad del negocio a pesar de la situación extraordinaria. En el portal Ciencia América (2020) dicen que “el Teletrabajo es un nuevo esquema de trabajo que se realiza en la internet o en las plataformas tecnológicas, mientras que los empleados laboran en cada uno de sus hogares” (p.4). Se desarrolla una nueva práctica remota en el desempeño de las funciones que requiere la organización. Rodríguez (2007), afirma que “el Teletrabajo es una modalidad flexible del contrato laboral y que es adoptado por las empresas para que los empleados ejerzan una función específica desde casa, lo que genera beneficios económicos, sociales y ecológicos” (p.3). Así mismo, Cañadas (2022), precisa que “el Teletrabajo es definido de manera general como trabajo a distancia facilitado por el uso de la informática y las telecomunicaciones” (p.32), sin embargo, este cumple un horario laboral, por lo tanto, requiere el uso permanente de herramientas tecnológicas para tener el contacto entre el teletrabajador y la empresa. En conclusión, el teletrabajo es una forma organizada para laborar, lo que implica la prestación de servicios de una persona que lleva a cabo sus funciones desde cualquier lugar diferente a la empresa, por medio de los sistemas de información que se convierten en parte fundamental de la ejecución de las actividades.

Contexto institucional

Plaza Mayor Medellín S.A., es una sociedad de economía mixta del orden municipal, que promueve la realización de eventos de carácter nacional e internacional para el desarrollo de la ciudad – región, y de Medellín. Sus accionistas son la Alcaldía de Medellín, la Cámara de Comercio de Medellín, la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia y la Gobernación de

Antioquia, quienes se articulan con el propósito de brindar experiencias memorables y oportunidades para el desarrollo. La entidad tiene como misión ser una plataforma de desarrollo para la ciudad – región donde se operan y facilitan eventos de ciudad que generan experiencias memorables para la sociedad y los grupos de interés y derrame económico para el gran conjunto de los antioqueños. Una meta de la organización es el servicio y la visión es que, al 2024 Plaza Mayor, Medellín, sea referente nacional e internacional en la industria de las reuniones.

Esto con el factor de calidad como lo son la competitividad, innovación, sostenibilidad y excelencia en el servicio. Además, la empresa tiene como objetivos un enfoque en la rentabilidad, la orientación al mercado, la cultura de la excelencia y el buen gobierno corporativo, regido bajo los principios de compromiso, integridad, servicio y excelencia (ver Figura 2).

Figura 2

Organigrama Plaza Mayor Medellín.

Nota. Elaboración propia.

Marco legislativo y normativo.

La Gestión Documental Electrónica (GDE) requiere del apoyo del marco normativo que esté complementado con la producción documental física y con los documentos electrónicos. Esto permite definir lineamientos, políticas, procedimientos para la realización de los procesos técnicos en sus diferentes soportes. De esta manera se garantizan las condiciones ambientales, de seguridad, confiabilidad e integridad.

De acuerdo con lo anterior, la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en una entidad requiere de mejores prácticas y estándares internacionales como las Normas Moreq. Lo expresado corresponde al modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que está regida por lineamientos que permiten el control y el buen uso de los metadatos y datos en un Sistema de Documento Electrónico, en cualquier entidad. Las Normas Moreq están diseñadas para la construcción de requisitos funcionales que administren la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo en articulación con las normas regulatorias del Estado colombiano. De esta manera se implementa un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) en Colombia.

La norma NTC 15489 es una medida internacional que establece directrices para el manejo de la información, documentación y gestión de documentos. Esto permite implementar una metodología que ayude al desarrollo de un Sistema de Documentos Electrónicos de Archivo. En el tipo de sistemas se definen instrumentos que permitan asignar responsabilidades en relación con los controles derivados de los procesos. A partir de la publicación de la Ley 527 de 1999, se constituye el marco jurídico y general que autoriza el uso de medios electrónicos. Lo anterior tiene efectos legales en la aplicación, no solo en temas comerciales, también tributarios, laborales, financieros y administrativos (Congreso de Colombia, 1999 Art. 2).

De igual forma, la Ley 594 de 2000, en el artículo 19, hace referencia a la incorporación de tecnologías en las entidades públicas, que garanticen la conservación de los documentos en

cualquier medio técnico o soporte, y que dé cumplimiento a las condiciones ambientales, de seguridad, confiabilidad e integridad (Congreso de Colombia, 2000). Por otra parte, la Ley 872 de 2003, en su artículo 1, reglamenta la creación del Sistema de Gestión de la Calidad, que permita dirigir y evaluar el desempeño de las instituciones en el marco de los planes estratégicos, con un enfoque por procesos al interior de cada entidad (Congreso de Colombia,

2004).

El Decreto Ley 1080 de 2015, ha compilado y racionalizado las normas de carácter reglamentario y cuenta con un instrumento jurídico que está enfocado en la utilización y administración de los documentos. Por ejemplo, en el Capítulo VII se establecen los requisitos que debe tener un Sistema de Gestión Documental Electrónico (Archivo General de la Nación,

2015).

La Ley 2080 de 2021, define la Sede electrónica como la dirección oficial de titularidad y administración. Esta debe garantizar las medidas de seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información, de acuerdo con los estándares que defina el gobierno nacional (Congreso de Colombia, 2021 Art.12).

De igual manera “La guía para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos”, del Min Tic, aclara los conceptos y ofrece pautas para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos. De esta manera se estructura un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de manera acorde al estándar legal de la producción documental en entornos electrónicos en Colombia, que siga la pauta de la interoperabilidad de la tecnología que se utilice (MinTic, 2017).

Otro aspecto para tener en cuenta, son los requisitos para la Gestión Documental, con base en los lineamientos de Gestión Documental en sedes electrónicas, ventanillas únicas virtuales y portales transversales. Por tanto, los modelos deben tener en cuenta la centralización y cercanía con el ciudadano a través del uso de TICs en todo lo correspondiente

a trámites, procedimientos, consultas y acceso a la información en los diferentes canales digitales a implementar (Archivo General de la Nación, 2021).

Capítulo III. Marco metodológico

La presente investigación propone un Plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica en Plaza Mayor, Medellín, de acuerdo con la siguiente metodología: Enfoque investigativo

El objeto de estudio de la presente investigación tiene un enfoque cualitativo porque permite analizar de forma detallada la situación actual del manejo de la información electrónica de Plaza Mayor, Medellín, a través de las diferentes fuentes de recolección de información que se operan en la organización y que permiten identificar necesidades de búsqueda, conservación y recuperación de documentos.

De acuerdo con lo anterior, Maxwel (2019), define el enfoque cualitativo como un propósito de comprensión, desde el punto de vista del investigador, que permite observar el desarrollo social y cultural desde los contextos físicos. Por consiguiente, el presente estudio utiliza la recolección y análisis de datos que permiten estructurar las preguntas a investigar y alcanzar el cumplimiento de los objetivos trazados de analizar, diagnosticar e identificar la Gestión Documental Electrónica (GDE) en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín, que dan respuesta al planteamiento del problema, como se aborda la gestión documental electrónica en Plaza Mayor, Medellín, en tiempos de pandemia.

Tipo de investigación

La investigación es de carácter descriptivo, el objetivo principal es la recopilación de datos, características y aspectos de las personas y de la institución. De esta manera se espera construir un análisis con un enfoque es de carácter cualitativo, y de tal manera se da respuestas a las preguntas en torno al fenómeno que se somete a observación (Ortiz y García,

2016).

Lo anterior, permite la evaluación de los parámetros frente a la administración, conservación y disponibilidad de la información generada en Plaza Mayor, Medellín. Para lograrlo se realiza un análisis de la información recolectada, que se somete a la interpretación,

gracias a los dos instrumentos que se aplicaran guion de observación y entrevista semiestructurada que se aplica para caracterizar y diagnosticar la situación actual en materia de una posible implementación del Plan de mejora de la Gestión Documental Electrónica. Método, estudio de caso

El método que se utiliza es el estudio de caso porque permite analizar el estado de madurez de la entidad. Ahora bien, de acuerdo con lo expuesto por Simons (2011), un estudio de caso se refiere a un método, estrategia y enfoque que no siempre tiene un punto de llegada. Por tanto, se establece que la intención de la investigación es el propósito metodológico que interviene en el método seleccionado para recolección de los datos, la interpretación y análisis del objeto de estudio. En conformidad con lo expuesto por el autor, se realiza una revisión documental que permita caracterizar la información detallada y definir así parámetros de las fuentes documentales, lo que lleva a una amplitud en la comprensión del contexto de la gestión documental de Plaza Mayor, Medellín.

Técnicas de investigación

Se realizará la aplicación del guion de observación y la entrevista semiestructurada que permitirán realizar un análisis de los procesos de la entidad, para identificar los aspectos a mejorar para la administración, conservación y acceso a la información. Instrumentos de investigación Guion de observación.

Es un instrumento que prioriza la técnica de observación y que permite corroborar aspectos o facilitar el detalle de variables o categorías, y por esto se posibilita la organización mínima de la información que se recopila. Esto ayuda al observador recordar aspectos y focalizar de manera sistemática el objeto de estudio (Campos y Martínez, 2012). La aplicación del instrumento permite dar cumplimiento al objetivo uno (1); el cual pretende diagnosticar la gestión documental electrónica en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor, Medellín. Lo cual se hace desde la observación como participante al desempeño de las

funciones en cada uno de los procesos, tanto en la forma de intervención en el manejo de la información electrónica, como en el uso de las herramientas tecnológicas y corporativas con las que cuenta la entidad (Ver Anexo 1. Guía de observación). Todo con el fin de mejorar el estándar de la documentación que existe en el área de administración archivística. Guía de entrevista semiestructurada

Es un instrumento que permite encontrar datos importantes de acontecimientos subjetivos directamente relacionados con el participante entrevistado. De acuerdo con el tema central se busca que el entrevistado describa la mayor cantidad de elementos respecto a la pregunta planteada (Martínez, 2013).

Con base en lo anterior, este instrumento permite dar cumplimiento al segundo objetivo del presente estudio: identificar los riesgos asociados a la Gestión Documental Electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín. Por tanto, se deben evaluar los criterios técnicos y tecnológicos que intervienen la administración de la información, al interior de la entidad. La entrevista semiestructurada presenta 11 preguntas abiertas que permiten al participante entregar opiniones generales, extensas, orientadas hacia el conocimiento de cómo se dan, en cuanto a: el manejo de la información electrónica, lineamientos establecidos, mecanismos funcionales utilizados para la preservación de la información y, herramientas tecnológicas donde es administrada la documentación. (Ver Anexo 2. Entrevista semiestructurada) Fases de investigación

Las siguientes actividades permiten dar cumplimiento a la investigación de manera cabal. Para lograrlo se incluyen entregas, revisiones y ajustes hasta la aprobación final: Fase de desarrollo del capítulo I.

La presente investigación se enmarca en un estudio de caso, el cual busca analizar la Gestión Documental Electrónica en Plaza Mayor, Medellín, en tiempos de pandemia, con el fin

de diagnosticar, identificar riesgos asociados y proponer un plan de mejora de la administración de la información producida.

Con base en lo anterior, se realiza el planteamiento del problema; se establecen los objetivos que dan respuesta a dicho planteamiento y que responden a la temática de la investigación. De esta manera se justificación el desarrollo de la investigación, la cual debe aportar al mejoramiento del acceso a la información en la entidad que hace parte central del caso de estudio.

Fase de desarrollo del capítulo II.

En el segundo capítulo se desarrollan los antecedentes; el estado de arte y las categorías conceptuales. Estos apartados constituyen el marco referencial del estudio y permite acceder al aparato teórico de la investigación con un enfoque amplio, según los contextos: internacional, nacional y local. Las investigaciones que hacen parte del acervo localizado durante el periodo de 2018 a 2022 brindan un diálogo de saberes que concuerda con la línea de tiempo, también se valora los diferentes aportes teóricos y organismos relevantes que contribuyen al tema de investigación. Por todo lo anterior, el marco teórico se construye con base en los referentes teóricos y en el marco legislativo y normativo, ambos componentes contribuyen al fortalecimiento categorial que da visión amplia y profunda durante el desarrollo de la investigación.

Fase de desarrollo del capítulo III.

En el tercer capítulo se definen la estructura lógica de los procesos y el enfoque metodológico, lo que permite la guía, paso a paso, de la recolección de la información y los parámetros para tener en cuenta en el análisis y resolución de los resultados. Ahora bien, la aplicación de los dos instrumentos que se utilizan: tanto la herramienta de recolección de los datos, un guion de observación y una entrevista. Con dichos instrumentos se organiza y se analiza la información que permite llegar a los resultados de la investigación. Por último, con

base en los datos se presenta un plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica, en Plaza Mayor, Medellín.

Fase de desarrollo del capítulo IV.

En el cuarto capítulo se presentan los resultados del estudio, lo que permite avanzar hacia el cumplimiento del objetivo general y de los objetivos específicos que han sido planteados en el apartado del planteamiento del problema. Luego, según las características de la información, hallazgos e indicios, se pasa a la propuesta del plan de mejoramiento del proceso de Gestión Documental Electrónica de la entidad.

De igual manera, se articulan los aspectos jurídicos y técnicos que se requieren para llevar a cabo la administración de la información, la cual se establece con base en los lineamientos mencionados que permiten un acceso a la información de manera trasparente, ágil y oportuna. Así se mitigan los riesgos identificados en los trámites durante el ciclo vital de los documentos.

Fase de desarrollo del capítulo V.

En el quinto capítulo se propone un plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica, en Plaza Mayor, Medellín, que toma en cuenta los siguientes componentes: ▪ Los ocho (8) procesos de la gestión documental.

▪ Instrumentos archivísticos.

▪ Normatividad vigente.

▪ Tecnología y aplicación de lineamientos que permitan mejorar los trámites internos y mitigar los riesgos asociados al acceso, conservación de la información generada y recibida por la entidad.

El plan de mejora es una acción que permite aplicar adecuadamente la planeación, ejecutar las estrategias de Gestión Documental Electrónica en concordancia con la visión y misión de la entidad, Plaza Mayor, Medellín. Por esta razón los objetivos están claramente definidos, de igual manera, en esta etapa se debe implementar conceptualmente los

procedimientos para avanzar hacia la transformación digital que genera mayores beneficios al sector de los eventos de ciudad en el territorio de Medellín y Antioquia. Para terminar, se considera que todo esto permite la toma de decisiones futuras en un entorno competitivo.

Capítulo IV. Análisis y discusión de los resultados

De acuerdo con el diagnóstico, sobre la situación actual de la gestión documental electrónica, en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor Medellín, se hallaron falencias relacionadas con los requisitos, procesos de gestión documental electrónica, cultura organizacional, los cuales se constituyen en elementos fundamentales que garantiza la implementación adecuada de los requisitos de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, donde no se tuvieron en cuenta parámetros para el diseño de implementación. Estos datos permiten inferir que la entidad no ha apropiado una perspectiva integral y sistémica de la gestión de documento electrónicos de archivo. Lo cual constata con lo planteado por López (2018), sobre los criterios que se requieren en un estructura para la implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, donde se debe considerar elementos de estructura, contexto y metadatos, procesos y medios de almacenamiento para los documentos.

Así mismo, el Archivo General de la Nación (2019) constata en el Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, considerando aspectos tecnológicos y técnico para el desarrollo de la gestión documental electrónica.

La observación directa permitió recoger información del contexto de la entidad, el estado actual de la gestión documental electrónica, donde se hace necesario establecer planes de mejoramiento en las actividades realizadas para el manejo de la gestión de documentos electrónico de archivo.

De acuerdo con lo anterior, las falencias corresponden de tipo organizacional, en cuanto a la falta de creación y de implementación de políticas, procedimientos para la administración de la gestión documental electrónica y la ausencia de un sistema de información implementado con una estructura técnica para la administración, esto obedece a la falta de implementación de las tablas de retención documental y cuadro de clasificación parametrizados en él sistema,

ocasionando que no se tenga los requerimientos técnicos necesarios que aseguren la conservación de la información a largo plazo.

A continuación, se presenta el análisis de la información obtenida de los ocho (8) procesos de la gestión documental propuesto por Archivo General de la Nación (2020), en su Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (p.12), Mincultura.

Figura 3

Proceso de Gestión documental.

Nota. Elaboración propia.

Planeación

De acuerdo con el proceso observado relacionado con la planeación, la entidad no cuenta con una política de gestión de documentos electrónicos que permita dar lineamientos

para la administración de los documentos electrónicos. Por ejemplo, hace falta elaborar el inventario documental electrónico y el banco terminológico, además, se encuentran en construcción las tablas de retención documental, el cuadro de clasificación documental y el cuadro control de acceso. Por otro lado, se tienen aprobados y publicados, pero no implementados los siguientes instrumentos archivísticos: diagnostico integral de archivos, programa de gestión documental, plan institucional de archivos, sistema integrado de conservación y preservación, y el modelo de requisitos.

Por otra parte, la entidad no tiene claridad de los requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónicos de archivo, lo que conlleva a tener procesos desarticulados y sin control de la información producida electrónicamente. Lo anterior, se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, donde en el componente estratégico integra la planeación estratégica, la función archivística, el control evaluación y seguimiento de los archivos de las entidades.

Producción

El proceso de planeación es el encargado de controlar la producción documental generada por las diferentes áreas de la entidad, como son los formatos, planillas y documentos; una vez estos son aprobados, se codifican de acuerdo con el versionamiento y fecha de publicación del documento en la carpeta de procesos.

Por otra parte, la entidad tiene parametrizados en el sistema de información WorkManager, los siguientes formularios electrónicos: resoluciones, memorandos internos, plantilla para solicitudes de vacaciones, contratos, certificado laboral, solicitud de auxilio para estudio, solicitud de préstamo de calamidad, paz y salvo, recibo de satisfacción de servicios recibidos, acta de entrega de cargo, evaluación de periodo de prueba, solicitud de retiro de cesantías, facturación electrónica. Se encuentra pendiente implementar los formularios para las comunicaciones enviadas hacia los externos e incorporar las firmas digitales y/o electrónicas.

En el mismo contexto, el componente de producción se encuentra en la categoría medio, porque los documentos generados electrónicamente no se firman con mecanismos de manera digital o electrónica, en algunos casos, se debe imprimir los documentos para registrar la firma manuscrita y volver a digitalizar el documento para almacenarlo en el gestor documental.

Por lo anterior, se identifica que la producción documental de la entidad se encuentra en proceso de sistematización en el gestor documental y se articulan con el sistema de la gestión de calidad, con el fin, de centralizar y controlar la información para evitar la pérdida de esta. Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), y el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, donde en el componente de procesos de gestión Documental, integra medios, mecanismos y técnicas de reprografía. Así mismo Cruz (2011), define que la gestión de documentos es un conjunto de directriz de una organización para la creación y gestión de documentos electrónicos, auténticos, íntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo.

Gestión y tramite

La entidad cuenta con la unidad de correspondencia para el registro de las comunicaciones que se produce y se recibe en el sistema de información WorkManager, donde cuentan con flujos de trabajo para los tramites de los diferentes procesos, permitiendo realizar seguimiento a las solicitudes y así brindar una respuesta oportuna. Así mismo, los formularios electrónicos creados en el sistema de información WorkManager son administradas por cada proceso, gestionados y tramitados de acuerdo con los flujos de trabajo, parametrizados para las revisiones y aprobaciones que se requieran. Del mismo modo, se puede determinar que el componente de gestión y tramite se encuentra en un nivel medio porque la información no es almacenada bajo los requerimientos técnicos y tecnológicos necesarios para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.

Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación, en el Acuerdo 060 de 2000 regula las pautas en la administración de las comunicaciones oficiales y define el concepto de documentos electrónicos, en el mismo contexto Pulido (2020), precisa como documento electrónico, generado, gestionado, conservado y transmitido por medios informáticos, siempre y cuando incorporen expresiones gráficas, sonoras o imágenes utilizando medios de conservación que permitan la evidencia probatoria en el tiempo. Organización

La entidad tiene elaborado desde el año 2021, el Modelo de requisitos para el sistema de gestión documental electrónica de archivo, No obstante, no se tienen lineamientos claros para la organización expedientes electrónicos. La información está agrupada en el sistema de información WorkManager por serie documentales comunes en cualquier organización como son: comprobantes de egresos, ingresos, historias laborales, contratos y nómina. Así mismo, se puede determinar que el componente organización se encuentra en nivel bajo, debido a que la entidad no cuenta con las tablas de retención documental y el cuadro de clasificación parametrizados en el sistema de información WorkManager, lo que implica que la información no se encuentre clasificada y organizada de acuerdo a una estructura de series y subseries producidas por la entidad, lo que conlleva, a tener falencias en la administración de acuerdo a los componentes necesarios como es la foliación electrónica, índices y metadatos, los cuales no se tienen parametrizados en el sistema, ni tampoco los tiempos de conservación, donde no se puede garantizar la integridad y autenticidad, fiabilidad y disponibilidad durante el ciclo vital de los documentos electrónicos.

Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, en donde en el componente de tecnológico, articula la seguridad, privacidad, interoperabilidad y tecnologías para la gestión de documentos electrónicos.

Transferencia

La entidad no cuenta con procedimientos o políticas definidas para realizar las transferencias documentales de los documentos electrónicos, generando falencias para la administración de la información. Otro factor importante en este proceso es la falta de parametrización de las tablas de retención documental y el cuadro de clasificación en el sistema de información WorkManager. Tampoco se tiene implementada la verificación de la información de acuerdo con las fases de archivo para los documentos electrónicos, por lo anterior, se puede determinar que el componente transferencia se encuentra en nivel bajo. Lo cual, se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2018), en la Guía G.INF.07 para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, en el cual indica la estructura, características y las etapas de la gestión de los documentos de acuerdo al ciclo vital, la conformación de los expedientes electrónicos y metadatos para su recuperación. Disposición

La entidad tiene elaborado desde el año 2021 el programa de documentos electrónicos, este, no ha sido implementado en el sistema WorkManager, debido a que las tablas de retención documental se encuentran en proceso de elaboración y estas son un requisito fundamental para la administración y recuperación de información, con el fin, de aplicar el procedimiento que le corresponde a cada serie documental. Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de requisitos para la implementación, de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, en el cual establece los parámetros y fases que se deben tener para la implementación de la gestión documental electrónica en un sistema de información que apoya la gestión documental de las entidades.

Preservación

La entidad tiene elaborados desde el año 2021 el sistema integrado de conservación y preservación digital, el cual no ha sido implementado en su totalidad, teniendo en cuenta que

en la actualidad la información se encuentra almacenada en la herramienta de WorkManager definida por la entidad para la custodia y preservación de los documentos. No obstante, se identifican dos repositorios de documentos: uno es un “file server” que custodia información histórica, el cual esta hospedado en el data center que tiene contratado la entidad; el otro es un repositorio con información activa el cual denominan “backup” y esta hospedado en la nube de Google.

Adicionalmente, algunas dependencias escanean los documentos físicos y los cargan a los sistemas USI (Comercial) y SAFIX (ERP). Se puede determinar que el componente preservación se encuentra en nivel bajo, al no contar con la implementación del sistema de preservación digital. Esto se constata con lo planteado por Pulido y Cortes (2015), que la continua actualización ha generado grandes volúmenes de producción de documentos electrónicos, lo que incrementa el almacenamiento de grandes acervos documentales debido a la falta de políticas y procedimientos que permitan la administración de la información de manera eficiente para asegurar su conservación y consulta.

Así mismo, el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos establece los lineamientos de los procesos de gestión documental, donde permite la creación de planes y programas para asegurar la conservación y preservación a largo plazo de los documentos a través del sistema integrado de conservación.

Valoración

La entidad no cuenta con tablas de retención documental y cuadro de clasificación documental, estos actualmente se encuentran en proceso de elaboración y posterior implementación en el sistema de información WorkManager, el cual permitirá parametrizar los tiempos de conservación de la información de acuerdo con lo que indica la normatividad vigente, en torno producción, tramite, organización, clasificación, valoración y disposición final de todos los documentos electrónicos que recibe y produce la entidad en cumplimiento de sus

funciones. Por lo anterior, el componente de valoración se encuentra en un nivel bajo por la ausencia de aplicación de los instrumentos archivísticos que permitan realizar una valoración y aplicar los tiempos de retención de la información electrónica y realizar la depuración en el sistema de información.

Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, las Tablas de Retención Documental-TRD, deben estar parametrizadas en el sistema de información, con sus versionamientos y fecha de actualización en el sistema, a partir de las plantillas definidas, asistente de configuración, cargue de archivos planos y mecanismos que faciliten la administración y la gestión de las TRD. Instrumentos archivísticos

Los instrumentos archivísticos constituyen un elemento que garantizan la implementación adecuada de los principios y criterios en cada uno de los de los (8) ocho de los procesos de la gestión documental los cuales son: planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencias, valoración y disposición final. Además, es pertinente, mencionar que la entidad ha elaborado los siguientes instrumentos archivísticos: el plan institucional de archivos-PINAR, programa de gestión documental. PGD, el modelo de requisitos para el SGDEA y los siguientes instrumentos se encuentran en construcción: las tablas de retención documental, cuadro de clasificación documental, tabla de control de acceso y pendiente por elaborar el banco terminológico, inventario documental.

Por lo anterior, se puede inferir que la entidad no ha apropiado los diferentes instrumentos como parte integral del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos, teniendo en cuenta se han elaborado, pero no implementado en su totalidad. Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, donde en el componente de procesos de gestión documental, y los instrumentos archivísticos, como producto fundamental para

implementar un modelo que permita administrar los archivos de las entidades de manera electrónica.

Riesgos asociados a la gestión documental

La observación directa, permitió identificar los riesgos asociados a la gestión documental electrónica encontrado, falencias de tipo organizacional por falta de creación y de implementación de políticas, procedimientos, generando riesgos que se pueden presentar en las fases del ciclo vital de los documentos electrónicos, ocasionando perdida de la información en el almacenamiento, acceso a la información y conservación a largo plazo. Así mismo, la entidad no tiene elaborados los instrumentos archivísticos en su totalidad, generando que los ocho (8) procesos de la gestión documental, se implementen de manera desarticulada y sin una estructura que permita generar un sistema de gestión documental electrónica. Lo cual se constata con lo planteado por el Archivo General de la Nación (2020), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, en donde en el componente de tecnológico, articula la seguridad, privacidad, interoperabilidad y tecnologías para la gestión de documentos electrónicos.

Por otra parte, el sistema de información WordManager, no está implementado con una estructura técnica para la administración de los documentos electrónicos, porque no tiene las tablas de retención y cuadro de clasificación parametrizados, ocasionando que no se tenga las medidas necesarias que aseguren la conservación de la información a largo plazo. Recursos humanos y tecnológicos asignados para la gestión documental electrónica

La entidad cuenta con tres (3) personas asignadas a los procesos de gestión documental, pero no cuentan con la formación requerida para elaborar las funciones, apoyar los planes de capacitación, asesorías, elaboración de instrumentos para el manejo de la administración electrónica. Así mismo no cuentan con una jefatura y/o coordinación del área de gestión documental, debido a que cuenta con un responsable de la gestión documental adscrita a la gerencia Administrativa y financiera.

Las actividades relacionadas a la gestión documental electrónica se encuentran a cargo de cada proceso, donde los funcionarios son responsables de organizar la información generada, en el ejercicio de sus funciones. El Centro de Administración Documental y las Gerencia Administrativa y financiera, Comercial, secretaria general, Experiencia e infraestructura y la Gerencia General, cuenta con los siguientes recursos tecnológicos para el desarrollo de las sus actividades.

Tabla 1

Recursos tecnológicos asignados al proceso de gestión documental y Gerencias.

Recursos Observaciones Equipos de computo La entidad cuenta para el desarrollo de los procesos archivísticos 5 equipos de cómputo asignados al personal centro administración documental. Licencias La entidad cuenta con 45 licencias en WorkManager (Gestor documental), para el desarrollo de los procesos de gestión documental en las diferentes áreas de la entidad.

La entidad cuenta con 103 licencias en Safix (ERP), para el desarrollo de los tramites en las diferentes áreas de la entidad.

La entidad cuenta con 103 licencias en USI (Organizador de eventos), para el desarrollo del objeto social de la entidad.

Escáner La entidad cuenta con 3 escáner Kodak de alta producción. Impresoras La entidad cuenta con 6 impresora multifuncionales que soportan todos los procesos de la entidad Servidores Servidor “file server” Servidor nube de Google Software Se cuenta con los sistemas de información: WorkManager, SAFIX, USI, que apoyan la gestión de los tramites, almacenamiento y custodia de la información electrónica.

De acuerdo con las entrevistas semiestructuradas, se identificaron los riesgos asociados a la gestión documental electrónica, en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor Medellín, encontrando falencias relacionados a la estructura, parametrización del sistema y las etapas de desarrollo que se tienen establecidas para la implementación en un sistema de gestión documentos electrónicos de archivo, los cuales, se constituyen en elementos

fundamentales que garantiza los requisitos para el almacenamientos de la información electrónica y mitigar los riesgos asociados a la perdida de la información y no contar con las herramientas necesarias para controlar el acceso y preservación de la misma. Lo cual constata lo planteado por Cruz (2011), sobre las directrices de una organización para la creación y gestión de documentos electrónicos, auténticos, íntegros, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, garantizando la producción, tramitación, interoperabilidad y conservación de documentos en formato digital que estén inmersa y apoyadas en buenas prácticas y políticas de gestión de documentos electrónicos dentro de la organización. De acuerdo con lo anterior, se realizaron las siguientes preguntas a los diferentes funcionarios de la entidad que pertenecen a las áreas de: jurídica, planeación, TIC, tesorería, talento humano, Centro de administración documental para un total de 6 funcionarios. Frente a la primera pregunta, lineamientos que utiliza la entidad para realizar el proceso de digitalización, la respuesta en común de los 6 funcionarios entrevistados es que desconoce cuál es procedimiento para la digitalización de los documentos que producen. Cabe resaltar que para la entidad es importante generar en los funcionarios una gestión de conocimiento a través de capacitaciones que le permita conocer el desarrollo de los proyectos de la entidad, el cual permiten tener contexto del manejo de la información que produce, tramita electrónicamente y digitaliza cada proceso en el desarrollo de sus funciones. Lo cual ratifica lo mencionado por Cruz (2011), expresa que el desarrollo intensivo del concepto “bases de datos y digitalización de documentos”, surgen de las aplicaciones y los programas para el manejo de los archivos físicos y de imágenes como apoyo a la gestión documental de las entidades.

Frente a la segunda pregunta, ¿cuáles firmas digitales y/o electrónicas se tienen implementadas para la formalización de los documentos que requieren firma?, la mayoría de los funcionarios desconocen el manejo de las firma digitales y electrónicas de la entidad y cuáles son cargos autorizados para utilizar las mismas. Solo el área de TIC, tiene conocimiento

que está en desarrollo un proyecto que está implementando la firma digital y electrónica para la firma de los documentos y se encuentra en proceso de oficializarse en la entidad. Para los funcionarios es de vital importancia conocer la firmas digitales y electrónica que utiliza la entidad para la formalización y tramite de los documentos, Además identificar cuáles son los cargos autorizados para la utilización de estas, la falta de cultura organizacional se presenta por la alta rotación de personal, que no permite que los procesos se estabilicen y la comunicación sea asertiva para el manejo de la información, en cada etapa de la producción documental.

Lo anterior lo ratifica (Acosta 2015), quien expresa que al establecer iniciativas tecnológicas contribuyen a la preservación de la memoria corporativa, generando directrices que aportan a la estrategia de cero papel en las organizaciones. Por tal motivo, se deben incorporan mecanismos digitales como las firmas electrónicas y estampados cronológicos que permiten que el documento tenga validez jurídica y preservación en el tiempo. Frente a la tercera pregunta, ¿cuáles son lineamientos establecidos por la entidad para la creación de los expedientes electrónicos?, la mayoría de los funcionarios desconocen los procedimientos, instructivos para la conformación de los expedientes electrónicos en el sistema WorkManager, solo el área de TIC, indica que se han conformado mesas de trabajo para intervenir el proceso de talento humano, para convertir los formatos físico que se tienen en la carpeta del procesos y llevarlos a formularios y flujos de trabajo en el aplicativo WorkManager. Por lo anterior, es necesario que la entidad realice campañas de sensibilización a los funcionarios en la etapa de inducción cuando ingresen los funcionarios a la entidad, con el fin de dar a conocer el manejo y la forma de cómo está estructurado el sistema de documentos electrónicos, las responsabilidades que se tiene frente al manejo de la información de acuerdo con los 8 procesos de la gestión documental. Lo anterior lo ratifica el Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, donde el componente cultural establece las pautas para gestionar un programa de gestión del

conocimiento que permita conocer los mecanismos de difusión de información contenida en sus documentos de archivo y que estén informados en los cambios que se realizar en temas procedimentales y tecnológicos.

Frente a la cuarta pregunta, ¿cuál fue el procedimiento que utilizo la entidad para cambiar los formatos físicos a formularios electrónicos?, la mayoría de los funcionarios conocen parcialmente que la entidad ha venido desarrollando en algunos procesos la implementación de formatos físicos a formularios electrónicos, los cuales están documentados en instructivos y procedimientos en la carpeta de gestión de la calidad de la entidad. Teniendo en cuenta, la necesidad que tiene la entidad en la sistematización de la información se logró identificar cuáles son los procesos más críticos de la entidad, para determinar cuáles formatos se convirtieron en formularios electrónicos dentro del sistema WorkManager, donde esto permite contribuir con la agilidad en los tramites, centralización de la información y la conformación de los expedientes electrónicos, con el fin, de preservar la información electrónica a largo plazo. Por otra parte, es importante realizar constantes campañas sobre las bondades de la herramienta adquirida WorkManager por la entidad y los lineamientos para la administración de la información electrónica. De acuerdo con los anterior, Gutiérrez y Rubiano (2016) mencionan que la integración entre la gestión documental con el sistema de gestión de calidad, en una técnica que permite ver la dinámica de los procesos que son parte fundamental de una administración eficaz de los instrumentos archivísticos, que articula el plan estratégico de la entidad desde la alta dirección, y que compromete en facilitar los recursos necesarios para su implementación. Frente a la quinta pregunta, ¿cuáles procesos de la entidad tienen implementado flujos de trabajo, para darle tramite a la información?, los funcionarios conocen que la entidad ha venido implementados flujos de trabajo dentro del sistema de información WorkManager, en el cual permite realizar aprobaciones, pagos, tramites, PQRF, contrataciones y que actualmente

viene desarrollando los flujos de trabajo de acuerdo con las necesidades que se van presentando por los diferentes procesos de la entidad.

Los flujos de trabajo implementados en los sistemas de información hacen parte de una estructura en los sistemas de gestión de documentos electrónicos, donde apoyan la gestión, aprobación dentro del sistema y la implementación de firmas electrónica de los documentos producidos o recibidos en función del objeto social de la entidad. De acuerdo con lo anterior, Hurtado (2015), define que la gestión de documentos electrónicos permite gestionar la información desde su creación, gestión, publicación y preservación digital en formato papel o electrónico, de esta manera se realiza el trámite por flujos de trabajo o correos electrónicos para la gestión interna y externa de la organización.

Frente a la sexta pregunta, ¿cuáles estrategias y planes desarrolla la entidad para articular la gestión documental electrónica?, la respuesta de todos los funcionarios fue que están articulados con la planeación estratégica de la entidad y con los planes de acción de cada proceso se abordan la sistematización de la información que produce en los diferentes sistemas de información, donde el área de TIC trabaja de la mano con el área de gestión documental, para obtener un buen resultado en la implementación de la sistematización. El proyecto de sistematización para la mejora, de los procesos de la gestión documental de la entidad, se encuentra articulados con la estrategia de buen gobierno, plan de acción y plan anticorrupción, los cuales velan por el avance de cada uno de los componentes que se articulan con el plan estratégico y el desarrollo de la gestión documental electrónica. Lo que ratifica Hurtado (2015), que es de vital importancia contar con herramientas tecnológicas que apoyen el flujo de información en la entidad, para la administración de la Gestión Documental que permita la integración de nuevos sistemas e infraestructuras existentes. Frente a la séptima pregunta, ¿cuáles mecanismos tiene implementados la entidad que garanticen la preservación del documento electrónico?, la mayoría de los funcionarios desconocen, el procedimiento que utiliza la entidad para el manejo de la conservación y

preservación digital de la información, solo el área de TIC, conoce mecanismos implementados donde se tienen los backup de cada uno de los funcionarios que encuentran en la entidad, además están en la construcción de llevar todos estos documentos al aplicativo WorkManager, articulando la información con los servidores, con el fin de garantizar la preservación a largo plazo y la seguridad de la información.

Así mismo, se considera importante realizar la parametrización en el aplicativo WorkManager; la estructura que permita controlar los diferentes ciclos vitales de los documentos, con el fin, de garantizar la preservación digital de la información y adicionalmente, implementar el sistema de conservación y preservación digital a largo plazo, concientizando a los funcionarios en el manejo de la preservación de los documentos electrónicos. Lo ratifica el Cuales son los riesgos identificados para el manejo de la información, producida en formato electrónico Archivo General de la Nación (2019), en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, donde el componente cultural, establece aspectos relacionados con interiorizar una cultura archivística en el posicionamiento de la gestión documental. Frente a la octava pregunta, ¿los sistemas de información de la entidad están articulados con los procesos de gestión documental?, todos los funcionarios afirman que los tres sistemas de información (Safix, Workmanager, Usi), están articulados para integrar los documentos electrónicos en el gestor documental.

La entidad ha logrado un nivel de compresión y conocimiento por parte de los funcionarios de los tres (3) sistemas de información que tiene implementados, que les permite ejecutar sus funciones, así mismo, deben incursionar para que la formación en temas archivísticos estén claramente definidos e implementados, con el fin de fortalecer las competencias y habilidades de acuerdo con las actividades que se deben desarrollar en cada una de las etapas de la generación de los documentos electrónicos. Lo cual se constata con lo planteado, en “La guía para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos”, del Min Tic (2017), aclara los conceptos y ofrece pautas para la Gestión de Documentos y Expedientes

Electrónicos, acorde al estándar legal de la producción documental en entornos electrónicos en Colombia, orientado las pautas de la interoperabilidad de la tecnología que se utilice. Frente a la novena pregunta, ¿Cuáles son los riesgos identificados para el manejo de la información, producida en formato electrónico? la mayoría de los funcionarios desconocen los riesgos asociados al manejo y seguridad de la información electrónica producida, solo el área de TIC identifica los riesgos a los cuales se encuentra expuesto en compartir las contraseñas ya que los roles se encuentran preestablecidos, lo que puede generar perdida de la información al eliminar o editar documentos con usuario que si lo permiten, así mismo, el tema de hackeos, perdida de la información y soportes de backup de las aplicaciones. Las brechas que la entidad tiene por falta de políticas en la administración de la información electrónica, con lleva a generarse aspectos críticos que se pueden presentar en las fases del ciclo vital de los documentos electrónicos, generando perdida de la información. Lo cual se constata con lo planteado por Hurtado (2015), que es de vital importancia contar con herramientas tecnológicas que apoyen el flujo de información en la entidad, que respalde los niveles de seguridad, confiabilidad y autenticidad y elementos requeridos para la administración de la Gestión Documental que permita la integración de nuevos sistemas e infraestructuras existentes.

Frente a la décima pregunta, ¿Como analizan y evalúan los riesgos para evitar la pérdida y fuga de la información en formatos electrónicos? la respuesta de los funcionarios, se centra que la entidad cuenta con backup de la información que se genera en los tres sistemas de información (Safix, WorkManager, Usi) que tiene implementada en la entidad, sin embargo, el área de tesorería enfatiza que en la matriz de riesgos asociados a cada proceso de la entidad, esta enfocados a los documentos físicos y no a los electrónicos, el área de TIC, indica que en la matriz de riesgos se registran y están creados los controles para evitar la pérdida de la información.

Además, se realizan backup diarios para el almacenamiento de la información en servidores o en la nube, estas fueron las repuesta enfocadas a la perdida de la información, con relación a la fuga de la información en formatos electrónicos, todos desconocen en caso se podría presentar esta situación.

Dentro de las políticas definidas en seguridad de la información, no es claro los lineamientos para el manejo de la documentación institucional, lo cual se hace necesario que se incorporen y se implemente restricciones en los equipos de cómputo y correos electrónicos, Además, se debe contar con el respaldo de la alta gerencia, para impartir un modelo de seguridad de la información donde los funcionarios no puedan sustraer información corporativa de los equipos de trabajo.

Como expresa Peris (2021), la falta de políticas, procedimientos y protocolos que permiten tener la documentación de manera organizada y segura, más aún, si se tiene en cuenta que la información en muchos de los casos se encuentra almacenada en correos electrónicos, lo que ocasiona la pérdida de esta.

Frente a la onceava pregunta, ¿Qué recomendaciones haría a los procesos de gestión documental electrónica? cada funcionario entrevistado brindo su aporte desde la percepción que se tiene en el manejo de la información, desde este punto de vista, se debe mantener y crear una cultura organizacional a los funcionarios de la entidad, con el fin, de aceptar la transformación digital que hoy en día se está implementando en la entidad, del mismo modo, se recomienda seguir avanzando con el proyecto de sistematización que permita la integración de los proceso en su totalidad.

A nivel organizacional la entidad ha venido incursionando en el desarrollo de los objetivos propuestos dentro de la planeación estratégica, relacionado con la administración de la información electrónica, generando procesos eficientes, sin embargo, es importante la alineación de lo que se tiene implementado frente al modelo de gestión de documentos electrónicos con el desarrollo de las funciones y las responsabilidades de cada funcionario. Lo

cual se constata por lo expresado en la norma NTC 15489, el cual establece directrices para el manejo de la información, documentación y gestión de documentos electrónicos.

Capítulo V. Propuesta

Esta propuesta de plan de mejora es el resultado del proceso de investigación del manejo la gestión documental electrónica en Plaza Mayor Medellín, luego de haber realizado un diagnóstico documental correspondiente a los niveles de cumplimiento sobre administración de la información. En este sentido, se identificó un conjunto de falencias en el desarrollo de los procesos y el manejo de la función archivística; por lo tanto, se toma como referencia el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA (Figura 4), el cual servirá como mapa de ruta para la implementación de acuerdo con los requerimientos de la entidad. A continuación, se presenta el plan de mejora para la Gestión Documental Electrónica en Plaza Mayor Medellín de acuerdo con los siguientes elementos: Misión: proporcionar herramientas que permitan el manejo de la administración de la información electrónica producida y recibida con estándares para la conservación y disponibilidad de la información en soporte electrónico.

Visión: Implementar estrategias que permitan la articulación de los procesos de clasificación, organización, conservación y preservación de la información, garantizando el acceso a los usuarios internos y externos.

Objetivos estratégicos

• Garantizar la organización de los documentos electrónicos que recibe y se produce en la Entidad, en cumplimiento a lo establecido con la normatividad vigente. • Facilitar el acceso efectivo de la información de la entidad, al cliente interno y externo, buscando la agilidad y eficiencia en los procesos para mejorar la rentabilidad de la entidad y asegurando la continuidad del negocio.

• Implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA en cumplimiento con los estándares de preservación digital que garantice la protección del patrimonio documental de la entidad.

• Integrar un sistema de información que permita la interoperabilidad de la información para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA y que asegure la preservación a largo plazo.

Figura 4

Modelo propuesto gestión documental tomando como referencia el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (p.12), Mincultura.

Nota. Elaboración propia.

Desarrollar la política de gestión documental en la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los aspectos relacionados con la función archivística definidos en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo.

Objetivo:

Planificación de actividades para la elaboración e implementación de la política de gestión documental, desde la producción de los documentos hasta su conservación permanente o eliminación.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Componente del Modelo estratégico Planeación de la función Archivística

Política de gestión documental.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis del Diagnóstico Integral de Archivo Analista de Gestión Documental

1 semana

Documento que recoge el análisis de los lineamientos de los procesos de Gestión Documental Para cada uno de los ocho (8) procesos de gestión documental se debe identificar los cambios generados para el manejo de la administración documental de la entidad.

Revisión del programa de gestión documental-PGD

1 semanas

Compresión del Plan Institucional de Archivos- PINAR

1 semana

Definición de lineamientos de los procesos

1 semana

Elaboración de Política de Gestión Documental Electrónica

1 semana

Política de Gestión Documental Electrónica Se realiza presentación al Comité de Archivo para aprobación del Instrumento.

Aprobación ante el Comité de Archivo Director Administrativo y financiero

1 día

Acta comité Administrativo Los actos administrativos deben dar alcance a lo especificado en la política.

Publicación de la Política de Gestión Documental Electrónica Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de la Política Gestión Documental Electrónica Analista de Gestión Documental

1 mes

Lista de asistencia de los participantes Control y seguimiento a la implementación de la política.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 año

Bitácora de seguimiento Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Actualizar el programa de Gestión documental y elaborar los programas específicos de acuerdo con las necesidades de la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los aspectos relacionados con la función archivística definidos Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo.

Objetivo:

Planificar las actividades para la actualización, elaboración, ejecución y puesta en marcha del programa y los subprogramas específicos de gestión documental, articulando con los planes y sistemas de gestión de la entidad. Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Programa de Gestión Documental.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis del programa de gestión documental Contratista

1 semana

Documento que recoge el análisis de los lineamientos de los procesos de Gestión Documental Para cada uno de los ocho (8) procesos de gestión documental se debe identificar los cambios generados para el manejo de la administración documental de la entidad.

Actualización del programa de gestión documental Contratista

1 semana

Documento con los cambios realizados del programa de gestión documental Revisar los cambios los cambios sugeridos Analista de Gestión Documental

2 semanas

Programa de gestión documental Revisar los cambios sugeridos para su aceptación o sugerencias.

Aprobación ante el Comité de Archivo Director Administrativo y financiero

1 día

Acta comité Administrativo Los actos administrativos deben dar alcance a los cambios sugeridos.

Publicación del Programa de Gestión Documental Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación del programa de Gestión Documental Contratista

8 meses

Informe de avances de la implementación Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 mes

Bitácora de seguimiento mensual Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

realizado.

Periodicidad mensual.

Definición de los programas específicos que se deben elaborar Analista de Gestión Documental

1 día

Acta de reunión Establecer la metodología para elaborar los programas específicos.

Elaborar los programas específicos Contratista

3 meses

Programa de archivos descentralizados.

▪ Programa de

reprografía. ▪Programa de documentos especiales. ▪Plan institucional de capacitación.

▪ Programa de auditoría

y control.

Se establecen las necesidades de la entidad Revisar los programas específicos elaborados Analista de Gestión Documental

2 semanas

Informe de observaciones Revisar cada programa específico de acuerdo con las necesidades de la entidad.

Aprobación ante el Comité de Archivo Director Administrativo y financiero

1 día

Acta comité Administrativo Los actos administrativos deben dar alcance a los programas específicos.

Publicación de los programas específicos Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de los programas específicos Contratista

6 meses

Informe de avances de la implementación Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 día

Bitácora de seguimiento mensual Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Actualizar el plan institucional de archivos de acuerdo con avances realizados por la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los aspectos técnicos y tecnológicos definidos Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo.

Objetivo:

Planificar las actividades para la actualización y puesta en marcha del plan institucional de archivos PINAR, articulando con los planes y sistemas de gestión de la entidad.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Plan Institucional de Archivos- PINAR.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis del Plan Institucional de Archivos- PINAR Contratista

1 semana

Documento que recoge el análisis de los avances y actividades pendientes por desarrollar en los procesos de Gestión Documental Para cada uno de los ocho (8) procesos de gestión documental se debe identificar los cambios generados para el manejo de la administración documental de la entidad.

Actualización del Plan Institucional de Archivos- PINAR Contratista

2 semana

Documento con los cambios realizados del Plan Institucional de Archivos- PINAR Revisar los cambios los cambios sugeridos Analista de Gestión Documental

2 semanas

Plan Institucional de Archivos- PINAR Revisar los cambios sugeridos para su aceptación o sugerencias.

Aprobación ante el Comité de Archivo Director Administrativo y financiero

1 día

Acta comité Administrativo Los actos administrativos deben dar alcance a los cambios sugeridos.

Publicación del Plan Institucional de Archivos- PINAR Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación del Plan Institucional de Archivos- PINAR Contratista

8 meses

Informe de avances de la implementación Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 mes

Bitácora de seguimiento mensual Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Implementar el sistema integrado de conservación y preservación digital y sus programas que lo conforman, con el fin de garantizar la preservación de los documentos producidos y recibidos a largo plazo, de acuerdo con lo definido en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo. Objetivo:

Elaborar lineamientos para la implementación y puesta en marcha de los programas y planes del sistema integrado de conservación. Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Sistema integrado de conservación.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis del Sistema integrado de conservación Contratista

1 semana

Documento que recoge el análisis y actividades a desarrollar para la implementación Establecer los recursos que se requieren para la implementación.

Revisión de los programas que conforman el sistema integrado de preservación a largo plazo Contratista

1 semana

Documento con las estrategias que se utilizaran para la implementación Revisar recursos humano, económico, tiempo de ejecución.

Implementación del Sistema integrado de conservación Contratista

12 meses

Informe de avances de la implementación Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 mes

Bitácora de seguimiento mensual Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Elaborar las directrices para el manejo de la producción documental electrónica, con el fin de identificar la duplicidad y eliminar aquellos obstáculos que impidan la oportuna prestación del servicio por parte de la entidad, de acuerdo con lo definido en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo. Objetivo:

Divulgar los procedimientos con que cuenta la entidad para la administración, conservación y disposición final de la documentación recibida y producida electrónica.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Plan de análisis de procesos y procedimientos de la producción documental.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Analizar los procesos de la gestión documental Contratista

2 semana

Documento que recoge el análisis de las actividades en cada proceso de la Gestión Documental Para cada uno de los ocho (8) procesos de gestión documental se debe identificar el manejo de los documentos electrónicos producidos y recibidos por la entidad.

Revisión de los instrumentos archivísticos

2 semanas

Elaboración los procesos y procedimientos de la producción documental electrónica Contratista

1 mes

Procedimiento de cada uno de los procesos Revisar cada procedimiento de acuerdo con las necesidades de la entidad.

Revisar los procedimientos sugeridos Analista de Gestión Documental

1 semana

Procedimiento para:

▪ Creación de los

documentos electrónicos.

▪ Clasificación y

organización de los documentos electrónicos.

▪ Conformación de

expedientes electrónicos.

▪ Descripción

documental electrónica.

▪ Transferencias

documentales electrónica.

▪ Valoración de la

información electrónica.

▪ Eliminación de la

información.

Elaborar informe de aceptación o cambios sugeridos.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

▪ Protocolos de

digitalización.

▪ Control de acceso

a la información.

▪ Preservación de los

documentos electrónicos.

Publicación de los procedimientos Planeación

1 mes

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de los procedimientos Analista de Gestión Documental

1 año

Bitácora de seguimiento Validar con los usuarios los avances con la implementación Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 año

Indicadores de gestión Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Actualizar la matriz de riesgos del proceso de gestión documental, que articule la administración de los documentos electrónicos de acuerdo con lo definido en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivo. Objetivo:

Elaborar lineamientos para mejorar el control, riesgo y la seguridad de la información, con el fin de garantizar la eficacia y efectividad de la administración de la documentación recibida y producida electrónica.

Estrategias:

Director de Planeación Responsable del plan Matriz de riesgos.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis de la matriz actual Planeación

2 semana

Matriz que recoge los riesgos asociados a la administración de la información electrónica Para cada uno de los ocho (8) procesos de gestión documental se debe identificar los riesgos asociados para el manejo de los documentos electrónicos producidos y recibidos por la entidad.

Revisión de los tramites generados electrónicamente en cada proceso

2 semanas

Elaboración matriz de riesgos de gestión documental

1 mes

Matriz de riesgos en gestión documental Se realiza presentación al Comité de riesgos para aprobación del instrumento.

Publicación de la matriz de riesgos de gestión documental Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de la matriz de riesgos de gestión documental Analista de Gestión Documental

1 mes

Elaborar los registros de control de riesgo Control y seguimiento a la implementación de la matriz de riesgos.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 año

Bitácora de seguimiento Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar los riesgos con cada uno de los procesos involucrados.

Nota. Elaboración propia.

Elaborar las tablas de retención documental articulando los documentos electrónicos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos que produce y recibe la entidad en el ejercicio de las funciones como lo establece la normatividad vigente.

Objetivo:

Planificación de actividades para la elaboración e implementación de las tablas de retención documental de acuerdo con las etapas requeridas correspondientes a la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación e implementación en el gestor documental.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Componente procesos de la Gestión documental

Tablas de retención documental y cuadro de clasificación documental.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Compilación de la información institucional Contratista

1 mes

El contratista realizara la recopilación de la información requerida para su análisis e interpretación para la elaboración de los instrumentos.

Análisis e interpretación de la información Contratista

1 mes

Valoración de la información producida por la entidad Contratista

1 mes

Elaboración del cuadro de clasificación Contratista

1 mes

Cuadro de clasificación documental Revisión de las series y subseries Analista de Gestión Documental

2 semana

Informe de la revisión Se revisarán las series y subseries de acuerdo con la información producida por la entidad.

Elaborar las tablas de retención documental Contratista

1 mes

▪ Tablas de

retención documental. ▪ Acta de aprobación.

▪ Entrevistas

diligenciadas.

▪ Memoria

descriptiva Se revisará estructura de la tabla de retención donde se incorpore tiempos de retención, disposición final, procedimiento y normatividad aplicable.

Validación de la tabla de retención documental Analista de Gestión Documental

1 semana

Informe de validación Se validarán las tablas de retención con cada uno de los procesos, para verificar que a información corresponda.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Aprobación ante el Comité de Archivo Director Administrativo y financiero

1 día

Acta comité Administrativo Los actos administrativos deben dar alcance en las tablas de retención documental.

Publicación de las tablas de retención documental Planeación

1 día

Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de las tablas de retención documental Analista de Gestión Documental- área de TIC

1 mes

Lista de asistencia de los participantes Control y seguimiento a la implementación.

Seguimiento y control Analista de Gestión Documental

1 año

Revisar las actualizaciones de acuerdo con la producción documental que genera y recibe la entidad Realizar reuniones con los procesos para elaborar la actualización de los nuevos documentos producidos.

Nota. Elaboración propia.

Elaborar el cuadro de control de accesos, como instrumento fundamental para garantizar el aseguramiento, normalización y seguridad de los documentos electrónico de archivo de la entidad.

Objetivo:

Con base a las tablas de retención elaborar el cuadro de control de acceso que garantice la protección de la información clasificada y reservada de la entidad. Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Cuadro de control de accesos.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis de las series y subseries creadas, áreas responsables, clasificación de la información, determinar el nivel de acceso Contratista

1 semana

Documento que recoge el análisis de las series y subseries, niveles de seguridad, clasificación de la información Elaboración del cuadro de control de acceso Contratista

1 semana

Cuadro de control de acceso Validación del cuadro de control de acceso Analista de gestión documental

1 semana

Informe de validación Aprobación ante el Comité de Archivo

1 día

Aprobación ante el Comité de Archivo Los actos administrativos deben dar alcance a la creación del cuadro de control de acceso.

Publicación del cuadro de control de acceso Planeación

1 día

Publicación del cuadro de control de acceso Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación de cuadro de control de acceso en el sistema de información Analista de gestión documental

1 mes

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 año

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y aquellas actividades que no se han realizado.

Nota. Elaboración propia.

Elaborar banco terminológico, con el fin de estandariza las serie y subseries documentales producidas por la entidad en función de su objeto social, así mismo facilita la valoración de los documentos en el proceso de la disposición final.

Objetivo:

De acuerdo con las series y subseries documentales producidas, establecer los tiempos de conservación y la propuesta de disposición final a cada serie, con sus responsables.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Banco Terminológico.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis de las series y subseries creadas, áreas responsables, Contratista

1 semana

Documento que recoge el análisis de las series y subseries con la respectiva valoración y disposición final Elaboración del banco terminológico Contratista

1 mes

Banco terminológico Validación de la propuesta del banco terminológico Analista de gestión documental

1 semana

Informe de validación Aprobación ante el Comité de Archivo

1 día

Aprobación ante el Comité de Archivo Los actos administrativos deben dar alcance a la creación del banco terminológico Publicación del cuadro de control de acceso Planeación

1 día

Publicación del banco terminológico Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno Implementación del Banco Terminológico Analista de gestión documental

1 año

Informe de avance Validar con los usuarios los procedimientos establecidos para cada serie y subserie Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 año

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances y procedimientos que se deben implementar adicionales como digitalización.

Nota. Elaboración propia.

Parametrizar las tablas de retención documental en el aplicativo WordkManager, que articulen clasificación, organización, retención, disposición, control de acceso y seguridad para la gestión de los documentos electrónicos; de tal forma que se gestionen con integridad y seguridad la información producida y recibida por la entidad.

Objetivo:

Crear los requisitos funcionales en el sistema de gestión documental, mediante una estructura que permita administrar la información producida y recibida, manteniendo los criterios de autenticidad, fiabilidad, integridad, interoperabilidad entre los sistemas que la entidad tiene implementado para el funcionamiento de su negocio.

Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Componente Tecnológico

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Creación de la estructura organizacional en el sistema de información Analista de TIC

1 mes

Estructura dentro del sistema de información Crear la estructura de acuerdo con el organigrama de la entidad.

Parametrización de las series y las subseries en el sistema de información Contratista

3 meses

Creación de las serie y subseries en el sistema de información Incluir cada serie en el sistema de información de acuerdo con la estructura de la tabla de retención documental.

Integración de la foliación electrónica Analista de TIC

1 semana

Configurar en el sistema la opción de foliado electrónico Permitir la foliación de los documentos que conforman los expedientes.

Configuración de firmas electrónicas y digitales Analista de TIC

1 mes

Incorporar en el sistema de información las firmas electrónicas De acuerdo con los perfiles autorizados para firmar se habilitan los permisos para la firma de los documentos.

Inclusión de los tiempos de retención Analista de TIC

3 meses

Configuración de los tiempos de retención en el sistema de acuerdo con cada serie documental Implementación de niveles de acceso a las carpetas electrónicas Contratista

1 semana

Niveles de seguridad parametrizados en el sistema de información

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Pruebas de la implementación Analista de Gestión Documental

1 semana

Informe con las pruebas realizadas Capacitación al personal Contratista

1 mes

Listado del personal capacitado Salida a producción Analista de Gestión Documental

1 semana

Indicadores Seguimiento y control Director Administrativo y financiero

1 día

Informe de seguimiento mensual Nota. Elaboración propia.

Articular la política de gestión documental y la política de seguridad de la información con el fin de garantizar el cumplimiento de los aspectos relacionados con la función archivística, en la planificación de actividades de los procesos de gestión documental, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

Objetivo:

Planificación y ejecución de las acciones a corto, mediano y largo plazo de los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo, así como asegurar la conservación física y la preservación digital a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Articulación con Políticas de seguridad de la información.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis de la política de gestión documental y seguridad de la información Contratista

1 semana

Documentos con los cambios que se deben articular entre las dos políticas Revisión del Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, programa de auditoría, programa de documentos vitales y esenciales y programa de gestión documental Contratista

1 semana

Aspecto que se deben incluir en la política de seguridad de la información Integración de aspectos necesarios para la seguridad de la información electrónica en las políticas Planeación

1 semana

Políticas de seguridad actualizada incorporando la seguridad de la información electrónica Publicación de la política actualizada Planeación

1 día

Publicación del cuadro de control de acceso Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno Implementación de los cambios realizados a la política Analista de gestión documental

1 mes

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 año

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances.

Nota. Elaboración propia.

Elaborar el procedimiento de alistamiento, escaneo y digitalización. Objetivo:

Definir parámetros técnicos de captura y digitalización de acuerdo con las guías de digitalización emitidas por el Archivo General de la Nación Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Digitalización.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis de la guía de digitalización Contratista

1 semana

▪ Documento con el

análisis de parámetros de alistamiento, captura, identificación, control de calidad, almacenamiento, metadatos. ▪Técnicas de escaneo, mecanismos técnicos de valores probatorios Revisar las 5 guías emitidas por el Archivo General de la Nación Definir parámetros técnicos para la digitalización Contratista

1 semana

Procedimiento de digitalización Publicación de la política actualizada Planeación

1 día

Publicación del cuadro de control de acceso Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno Implementación de los cambios realizados a la política Analista de gestión documental

1 mes

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 año

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances.

Nota. Elaboración propia.

Crear procedimiento que permita articular aspectos de seguridad de la información, tablas de retención documental que incluya especificaciones de acceso a la información contenida en archivos digitales. Objetivo:

Implementación de procedimientos que facilite realizar las copias de seguridad de los archivos digitales que se custodian en los diferentes sistemas de información que la entidad tiene implementados para el funcionamiento. Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Copias de seguridad archivo digital.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Análisis el cuadro de control de acceso, programa de preservación a largo plazo, programa de documental electrónico, sistema de integrado de conservación Contratista

1 semana

Documento con el análisis de los documentos que se tendrán que realizar copia de seguridad Creación de estrategias de migración Contratista

1 semana

Documento con las estrategias para el almacenamiento de los datos, imágenes, discos ópticos, audios.

Revisar la migración de los diferentes soportes que la entidad utiliza para realizar las copias de seguridad.

Elaboración del procedimiento para las copias de seguridad de archivo digital Contratista

1 semana

Procedimiento para la migración de las imágenes Publicación de la política actualizada Planeación

1 día

Publicación del cuadro de control de acceso Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación del procedimiento de copias de seguridad Analista de gestión documental

1 semana

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 mes

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances.

Nota. Elaboración propia.

Promover la apropiación de conocimiento de la documentación que se produce y se recibe en la entidad y las políticas, lineamientos que se tienen frente a la función archivística Objetivo:

Implementación de estrategias mediante la creación de memorias orales o sistematizadas del uso y la administración de la información generada por la entidad Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Gestión del conocimiento.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Articulación con el área de talento humano y gestión documental Analista de gestión documentalcontratista

1 día

Acta de compromisos Definir la disponibilidad de la información desde la producción y disposición final.

Creación de estrategias para la gestión del cambio organizacional Contratista

1 semana

Diagnóstico y análisis de la situación actual Inclusión de la articulación con los planes de capacitación.

Elaboración del Programa de gestión de conocimiento Contratista

2 semana

Programa de gestión de conocimiento Publicación programa de gestión de conocimiento Planeación

1 mes

Publicación del programa de gestión de conocimiento Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación del programa de gestión de conocimiento Analista de gestión documental

1 semana

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 mes

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances.

Nota. Elaboración propia.

Establecer mecanismos para la gestión del cambio contenida en la función archivística Objetivo:

Divulgar el adecuado manejo de la información desde la producción hasta la conservación en los diferentes medios técnicos Estrategias:

Director Administrativo y financiero Responsable del plan Componente Cultural

Gestión del cambio.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

Elaboración de mecanismos para divulgar el uso y manejo de la información producida y recibida de manera electrónica Contratista

1 mes

Documento con el análisis de los mecanismos de divulgación Elaborar estrategias para la gestión del cambio organizacional Contratista

1 mes

Revisión del plan de capacitación institucional Contratista

1 semana

Documento con el análisis del plan de capacitación y la articulación de la gestión del cambio organizacional Mecanismos de sostenibilidad en el tiempo de la difusión en los procesos de la función archivística.

Elaboración de programa de gestión del cambio Contratista

1 semana

Programa de gestión del cambio Publicación programa de gestión del cambio Planeación

1 mes

Publicación del programa de gestión del cambio Publicar en la página Web de la entidad y los medios de comunicación Interno.

Implementación del programa de gestión del cambio Analista de gestión documental

1 semana

Informe de avance Validar con los usuarios los avances con la implementación.

Seguimiento y control Analista de gestión documental

1 mes

Seguimiento y control Realizar reuniones técnicas, con el fin de revisar avances.

Nota. Elaboración propia.

Conclusiones

A continuación, se detallan las conclusiones obtenidas del resultado del desarrollo de la investigación enmarcada en el objetivo general y los objetivos específicos, respecto a la gestión documental electrónica en tiempos de pandemia en Plaza Mayor, Medellín S.A. De acuerdo con los alineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y la normatividad vigente en Colombia sobre el manejo de la gestión documental electrónica, se destaca la importancia que tiene las tecnologías de la información que apoya la generación y la conservación de información electrónica que permiten el desarrollo de los procesos en las entidades de manera íntegra que sirve para el mejoramiento de los procesos administrativos en la gestión pública.

En cuanto al manejo de elementos adecuados relacionados con la gestión documental electrónica en Plaza Mayor Medellín, se encontró que existen falencias relacionadas con los requisitos, manejo y organización para la administración de la información electrónica, cultura organizacional, los cuales se constituyen en elementos fundamentales para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo en la entidad, que garantice la preservación digital y disposición de la información a largo plazo. Por lo anteriormente mencionado, al inicio de la pandemia en el año 2020, la entidad Plaza Mayor Medellín en el mes de marzo, presenta para su aprobación al Comité Interno de Archivo los instrumentos archivísticos PINAR y PGD, los cuales no pudieron ser implementados, debido a que la entidad no cuenta con el personal idóneo, que apoye el desarrollo adecuado de las herramientas necesarias, para el manejo de la documentación en los sistemas de información.

Por tal razón, el sistema de información WorkManager no cuenta con la estructura requerida por un SGDEA para el manejo de la información producida y recibida, debido a que carece de los componentes necesarios que permitan parametrizar y realizar una clasificación, organización y conservación de la información, donde garantice la adecuada recuperación a

largo plazo y podamos articular los instrumentos archivísticos en los sistemas de información para desarrollar una adecuada administración de la gestión documental electrónica en la entidad.

Por otra parte, se identificaron factores de riesgos en el proceso del Centro de Administración Documental por falta de políticas, procedimiento y controles en la seguridad y la administración de la información electrónica. Esto, considerando que no se tienen articulados los documentos electrónicos en la matriz de riesgos de ninguno de los procesos de la entidad y además, se evidencia desconocimiento por parte de los funcionarios sobre el manejo de la información.

Frente a los hallazgos encontrados, este trabajo propone un plan de mejora para realizar una re-implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

- SGDEA para garantizar la preservación digital de los documentos producidos, recibidos o

convertidos en formato electrónico; el cual debe permitirá abordar aspectos técnicos y tecnológicos que se requiere para desarrollo de un sistema de gestión electrónico de archivo, en los cuales deben incorporar los instrumentos archivísticos, programas y políticas planteadas.

Recomendaciones

Se recomienda para Plaza Mayor Medellín, adoptar los lineamientos propuestos en el plan de mejora, articulando directrices establecidas por el Archivo General de la Nación. Así mismo, implementar en el sistema de WorkManager, la estructura para administrar la información de forma adecuada, que permita a su vez, el manejo eficaz y eficiente en los trámites internos y externos de la entidad. Por lo anterior, se sugiere la creación de instrumentos de control para el seguimiento y actualizaciones del sistema de información, con el fin de monitorear los cambios que se surjan en la implementación con los nuevos lineamientos de acuerdo con la normatividad.

Al programa de la maestría Gestión de la Información Documental, se sugiere que desde el inicio del programa se informen las diferentes modalidades de grado, para que los estudiantes definan las temáticas y que de esta forma se puedan ir tomando las asignaturas y profundizar de acuerdo con el tema de investigación.

A los estudiantes se recomienda que sigan profundizando de acuerdo con los avances tecnológicos, que se van generando para la administración de la gestión documental electrónica en el país, así como los nuevos lineamientos, regulaciones, los cuales serán valiosos para mejorar cada día los procesos en las entidades públicas y privadas.

Bibliografía

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Anghel, B. Cozzolino., & Cozzolino (2020) El teletrabajo en España. Artículos Analíticos. Boletín Económico.

Araujo, N. (2020). Repercusión económica de la pandemia originada por el COVID-19 a nivel mundial. Análisis de sectores más afectados. Revista Investigación. 28(57), 85 – 93. https://doi.org/10.15381/quipu.v28i57.17903 Archivo General de la Nación. (2020). La conservación documental en los tiempos de pandemia. Recuperado en: https://www.archivogeneral.gov.co/la-conservaciondocumental-en-los-tiempos-de-pandemia

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Anexos

Anexo 1. Consentimientos Informados

GUÍA DE OBSERVACIÓN PARTICIPANTE

Anexo 2. Instrumentos Guía de observación

Fecha:

Lugar:

Dependencia:

Investigadora:

Descripción de Proceso:

Objetivo del instrumento: Diagnosticar la Gestión Documental Electrónica, en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor, Medellín. Procesos de Gestión Documental Categoría Subcategoría Nivel de cumplimiento Observación Avanzad o Medio Bajo Planeación Procesos de la gestión documental electrónica Se evaluará el grado de madurez que tienen los proceso de gestión documental electrónica.

Producción Gestión y tramite Organización Transferencia Disposición Preservación Valoración Se evaluará la cantidad de procedimientos de gestión documental electrónica documentados.

Se evaluará la cantidad de procedimientos de gestión documental electrónica documentados.

Programa de Gestión Documental Instrumentos Archivísticos Evaluar los instrumentos archivísticos que tiene la entidad implementados Tablas de retención documental Tablas de valoración documental Cuadro de clasificación documental El Banco Terminológico Inventario documental Tabla de control de acceso El Pinar El modelo de requisitos Recursos asignados Recursos tecnológicos asignados para la gestión documental electrónica Se evaluará la infraestructura tecnológica asignada al proceso de gestión documental electrónica (equipos de cómputo, licencias, Gestor documental, servidores redes, Intranet, seguridad informática, impresoras escáner).

Recurso humano asignados para los procesos de gestión documental electrónica Se evaluar la cantidad de personas asignadas que realiza el proceso de gestión documental electrónica y la formación que tiene cada persona.

Procedimientos Directrices institucionales relacionadas a la gestión documental electrónica.

Evaluar si existe o no la política de gestión documental electrónica.

Riesgos Riesgos asociados a la gestión documental electrónica Evaluar los riesgos asociados al proceso de la gestión documental electrónica

Entrevista semiestructurada

FORMATO DE ENTREVISTA

Fecha:

Lugar:

Dependencia:

Nombre del entrevistado:

Investigadora:

Objetivo del instrumento: Identificar los riesgos asociados a la Gestión Documental Electrónica, en tiempos de pandemia, en Plaza Mayor, Medellín.

Preguntas Entrevistado No.

¿Cuáles son los lineamientos que utiliza la entidad para realizar el proceso de digitalización?

¿Cuáles firmas digitales y/o electórnicas se tienen implementadas para la formalización de los documentos que requieren firma electrónica?

¿Cuáles son linemientos establecidos por la entidad, para la creación de los expedientes electrónicos?

¿Cual fue el procedimiento que utilizo la entidad para cambiar los formatos fisicos a formularios electrónicos? Cuales procesos de la entidad tienen implementado flujos de trabajo, para darle tramite a la información. ¿Cuales estrategias y planes se desarrollan en la entidad para articular la gestión documental electrónica con el plan estratégico.

¿Cuáles mecanismos tiene implementada la entidad que garanticen la preservación del documento electrónico y su recuperación a largo plazo?

¿Los sistemas de información de la entidad están articulados con los procesos de gestión documental?

¿Cuales son los riesgos identificados para el manejo de la información, producida en formato electrónico? ¿Como analizan y evalúan los riesgos para evitar la perdida y fuga de la información en formatos electrónicos? ¿Qué recomendaciones haría a los procesos de gestión documental electrónica?