Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión de la Información Documental Departamento de Estudios de Información

2022

Aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los Aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria la emergencia sanitaria María Fernanda González Gómez Universidad de La Salle, Bogotá, mgonzalez02@unisalle.edu.co Yeimmy Andrea Velandia Melo Universidad de La Salle, Bogotá, yvelandia46@unisalle.edu.edu.co Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/ maest_gestion_informacion_documental Part of the Archival Science Commons Citación recomendada Citación recomendada González Gómez, M. F., & Velandia Melo, Y. A. (2022). Aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_informacion_documental/24 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Departamento de Estudios de Información at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión de la Información Documental by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact ciencia@lasalle.edu.co.

Escuela de Humanidades y Estudios Sociales Departamento de Estudios de la Información Maestría en Gestión de la Información Documental

APLICACIÓN DEL DECRETO 1287 DEL 2020 PARA SEGURIDAD DE LOS

DOCUMENTOS FIRMADOS DURANTE EL TRABAJO EN CASA, EN EL MARCO DE LA

EMERGENCIA SANITARIA

YEIMMY ANDREA VELANDIA MELO

MARIA FERNANDA GONZALEZ GOMEZ

Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, Escuela de Humanidades

y estudios sociales

Universidad de la Salle

Trabajo de Grado

Dr. Luis Ernesto Pardo

4 de noviembre de 2022

Notas de Aceptación

Director Maestría

Tutor trabajo de grado

Jurado

Jurado

Calificación Bogotá, febrero de 2023

AGRADECIMIENTOS

Este trabajo denota que ha sido el esfuerzo de muchas personas que de una u otra manera nos han aportado su granito para que se realice y cumpla con esta gran meta de obtener nuestro título de Maestría. A nuestras maravillosas familias que nos apoyaron y acompañaron cada día más con este propósito, que siempre nos dieron sus palabras de apoyo, con su fortaleza y nunca nos dejaron solos para la culminación de esta etapa. A nuestra profesora de Investigación Yamely Margarita Almarza Franco por su disponibilidad, buena disposición, su apoyo, tiempo y dedicación que se ha tenido durante el desarrollo del trabajo.

A nuestro Tutor de trabajo de grado Luis Ernesto Pardo, a quien le guardamos un gran aprecio, se ha convertido en una persona fundamental durante este proceso y sobre todo por creer en este trabajo, por toda su dedicación, apoyo, tiempo y orientación en todo el desarrollo de este trabajo.

Agradecemos a Dios que no nos desampara y siempre nos acompaña permitiendo la finalización de este logro con su misericordia y fe para que iluminara nuestros caminos y nos cumpliera esta meta.

A nuestros compañeros de travesía durante esta Maestría que se desarrolló en un entorno virtual y que no fue nada fácil durante la pandemia; con quienes compartimos nuestras experiencias, conocimientos y logramos grandes amistades. A nuestros amigos personales que siempre de una u otra manera colaboraron para llegar a cumplir este proyecto. A los funcionarios y compañeros de las entidades, por otorgarnos su conocimiento y unos pequeños momentos de su tiempo, para el desarrollo éste trabajo.

DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo a Dios que es el ser que nunca nos abandona, que día a día nos acompaña y bendice en cada paso que damos, que con sus obstáculos aprendimos a ser más fuertes y lograr lo que nos proponemos, a crecer como personas y ser cada día mejores seres humanos para esta sociedad.

A nuestras familias, por su dedicación, paciencia, y grandes consejos en los momentos más difíciles por aguantarnos, quienes siempre han estado con su cariño, comprensión y compañía constante.

A nuestros profesores en especial a Yamely Margarita Almarza y a Luis Ernesto Pardo quienes que en todo momento nos apoyaron con sus palabras de apoyo, su constante colaboración, que han evidenciado nuestro proceso de evolución como estudiantes y profesionales que aportaron para ser grande personas y que se coloque un granito de arena de una u otra manera a esta sociedad A nuestros amigos y compañeros quienes nos acompañaron en este recorrido y quienes motivaron a la culminación de este proyecto.

A todas las personas que nos rodean día a día y que de una u otra forma aportaron en cada una de nuestras acciones les dedicamos este gran logro porque son parte de nuestras vidas.

RESUMEN

Se plantea con esta investigación, analizar la aplicación del “Decreto 1287 del 2020” relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria en Colombia, entre los principales teóricos se encuentran los aportes encontrados, por una parte, los diferentes documentos publicados por el Archivo General de la Nación sobre documento electrónico y Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), los cuales se convierten en un instrumento de apoyo a las entidades en cumplimiento de la normatividad archivística vigente, de otra parte los trabajos monográficos de maestría de Pulido, Nelson Javier con su concepto de valor probatorio del documento electrónico y el trabajo realizado por parte de Aguilera, Luz Marina y sus criterios de valoración del documento electrónico, los cuales servirán como punto de partida de investigación. Para el desarrollo de este trabajo monográfico, la metodología tiene un enfoque cualitativo de tipo descriptivo con un método de investigación documental, técnica de análisis de contenido y el instrumento una matriz de análisis, luego de un análisis gradual de las repercusiones que podría tener los documentos que nacieron durante la pandemia se presentan un análisis de los conceptos relacionados como; preservación digital, gestión documental electrónica y valoración documental electrónica importantes para desarrollar el objetivo general de este trabajo, finalmente se pretende presentar un plan de mejora para la aplicación del “Decreto 1287 de 2020” analizando la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria, comparando las mejores prácticas en la aplicación del decreto y proponiendo un plan de mejora para su aplicación en las entidades públicas y privadas con funciones públicas.

PALABRAS CLAVES

Archivo, Documento electrónico, Gestión documental, Gestión documental electrónica, Pandemia.

ABSTRACT

With this research, it is proposed to analyze the application of “Decree 1287 of 2020” related to the security of the documents signed during work at home, within the framework of the Sanitary Emergency in Colombia, among the main theorists are the contributions found on one hand the different documents published by the General Archive of the Nation on electronic documents and the Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), which become a support instrument for entities in compliance with current archival regulations, on the other hand, Master's monographic works by Pulido, Nelson Javier with his concept of the probative value of the electronic document and the work carried out by Aguilera, Luz Marina and his evaluation criteria of the electronic document, which will serve as a starting point for research. For the development of this monographic work, the methodology has a descriptive qualitative approach with a documentary research method, content analysis technique and the instrument an analysis matrix, after a gradual analysis of the repercussions that the documents could have. That were born during the pandemic, an analysis of related concepts such as; digital preservation, electronic document management and electronic document assessment important to develop the general objective of this work, finally it is intended to present an improvement plan for the application of “Decree 1287 of 2020” analyzing the existing information on health contingency measures, comparing the best practices in the application of the decree and proposing an improvement plan for its application in public and private entities with public functions.

KEYWORDS

File, Electronic document, Document management, electronic document management, Pandemic.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION .......................................................................................................... 10

1.

CAPÍTULO I PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................... 13 1.1. Planteamiento del Problema ............................................................................... 13 1.2. OBJETIVOS........................................................................................................ 20 1.2.1. Objetivo General .......................................................................................... 20 1.2.2. Objetivos Específicos ................................................................................... 20 1.3. JUSTIFICACION................................................................................................. 21

2.

CAPITULO II MARCO TEÓRICO ........................................................................... 23 2.1. Antecedentes de investigación ......................................................................... 23 2.2. Estado del arte ................................................................................................. 28 2.3. Categorías conceptuales ................................................................................. 39 2.4. Pandemia ......................................................................................................... 39 2.4.1. Archivo ............................................................................................................. 41 2.4.2. Gestión documental - Gestión Documental Electrónica ................................... 43 2.4.3. Documento electrónico – Documento Electrónico de Archivo .......................... 44 2.5. Marco legislativo y normativo ........................................................................... 45

3.

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO ........................................................... 50 3.1. Enfoque ............................................................................................................ 50 3.2. Tipo de investigación ....................................................................................... 51 3.3. Método ............................................................................................................. 52 3.4. Técnicas ........................................................................................................... 53 3.5. Instrumentos .................................................................................................... 54 3.6. Fases de la investigación ................................................................................. 66 3.6.1 Fase 1. Estructuración del Trabajo ................................................................... 66 3.6.2 Fase 2. Selección de entidades ........................................................................ 67 3.6.3 Fase 3. Aplicación instrumento ......................................................................... 67 3.6.4 Fase 4. Análisis de los datos. ........................................................................... 67 3.6.5 Fase 5. Resultados y producto ......................................................................... 67

4.

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS ....................... 68

4.1. Análisis de las Entrevistas ................................................................................ 69 4.2. Resultados Obtenidos de las entrevistas: ........................................................ 73 4.3. Análisis del decreto 1287 de 2020 ................................................................... 75

4.4. Informe analítico de la información existente sobre las medidas de contingencia

sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria; ............................................................................. 76 4.5. Mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020 ......................... 79

5.

CAPÍTULO V. PROPUESTA .................................................................................. 81

5 1. PLAN DE MEJORA PARA LA APLICACIÓN DEL DECRETO 1287 DEL 2020

PARA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS .......................................................... 81

PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL DE DOCUMENTOS DIGITALES Y/O

ELECTRONICOS NACIDOS DURANTE LA PANDEMIA .......................................... 82

Introducción ............................................................................................................... 82 Objetivo general del programa ................................................................................... 82 Alcance del programa ................................................................................................ 82 Normatividad ............................................................................................................. 83 Definiciones aplicables al programa .......................................................................... 84 Beneficios en la implementación del programa ......................................................... 87 Aspectos funcionales y lineamientos del programa ................................................... 89 Indicador .................................................................................................................... 91 Responsabilidades .................................................................................................... 92 Metodología para la implementación del programa ................................................... 93 Recursos económicos ............................................................................................... 93 Recursos humanos .................................................................................................... 94 Implementación del programa ................................................................................... 94

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 95

6.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 95 6.2. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 99 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 101 ANEXOS ..................................................................................................................... 105 Anexo 1 Validación de Instrumentos ....................................................................... 105

Anexo 2: Formato de Entrevista .............................................................................. 111 Anexo 3 Entrevistas Aplicadas ................................................................................ 115

TABLA DE ANEXOS

Anexo 1 Validacion de Instrumentos ................................................................... 105

Anexo 2: Formato de Entrevista ......................................................................... 111 Anexo 3: Entrevistas Aplicadas .......................................................................... 115

INTRODUCCION

El mundo cambio de un momento a otro al decretar una pandemia global sin conocer los orígenes, ni poder tratar lo que lo estaba ocasionando esta crisis. El trabajo a desarrollar nace a causa de la enfermedad por coronavirus (COVID-19) que es una enfermedad infecciosa provocada por el virus SARS-CoV-2. a nivel mundial que cambio nuestras vidas de un momento a otro y nunca llegamos a pensar en la magnitud que traería un virus que se desato con los primeros casos identificados en el mes de diciembre de 2019 en la ciudad Wuhan en China, el cual se desarrolló en muy poco tiempo como pandemia mundial comunicado del 11 de marzo de 2020, al 16 de octubre de 2022 se contabilizaron más de 630 millones de casos de la enfermedad en el mundo y en nuestro país Colombia al 16 de noviembre del 2022 se cuenta con 6.311.359 de casos confirmados y con 141.862 fallecidos.

Para el análisis de este trabajo nos enfocamos el este decreto ya que con lo evidenciado en la mayoría de entidades y lo recolectado en las entrevistas aplicadas, la documentación generada durante el tiempo de la pandemia denota un gran problema ya que no ha sido recolectada, organizada, clasificada y almacenada con los criterios archivísticos dentro de cada entidad, en algunas se tiene desconocimiento de la cantidad de la producción documental que se evidencia en los equipos de cada funcionario de la empresa. Y creemos que depende de nosotros como profesionales estructurar parámetros y lineamientos que permitan dar un orden para comenzar a establecer el cómo se podría abarcar toda la cantidad de información generada en casi dos años de trabajo remoto.

Esto desato cambiar totalmente nuestra rutina diaria el trabajo se tornó totalmente virtual, convivíamos el 100% del tiempo con nuestro núcleo familiar, se realizaban mil tareas en casa, no se podía salir a la calle se tenían muchas restricciones. Las complicaciones con el pasar de los días y los cambios para el ser humano fueron evidentes en su cotidianidad y frente a su actuación laboral y su trabajo se modificó notoriamente con las normas de teletrabajo en casa, por tal motivo surge el tema a desarrollar durante este trabajo que se dio con la elaboración y puesta en marcha del “Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria”, por el manejo de la información que se tenía por parte de los funcionarios de cada entidad.

Las restricciones durante este largo tiempo de trabajo remoto aceleraron la transformación digital de las entidades que en pocas de ellas adjudicaron lineamientos, circulares o resoluciones y que debieron no solo generar nuevos procesos de trabajo sino también digitalizar gran parte de la gestión de documentos que se tenía para facilitar las labores a distancia. Así las personas acudieron a un mecanismo para firmar los documentos de alguna manera para crear validez y como mecanismo de identificación con una firma digital o electrónica para tener una seguridad en los documentos. Otro de los aspectos favorables es que se logró ejecutar reuniones y toma de decisiones importantes para las organizaciones por medio virtual y materiales de votación electrónica que agilizo facilitando los procesos y tiempos en las actividades de las empresas.

Con el pasar del tiempo avanzan los efectos de la pandemia, son más las preocupaciones por querer sobrevivir dependientes de los medios tecnológicos, y lograr evitar aislarse de las actividades cotidianas y lo más importante mantener o no perder una estabilidad laboral, la palabra “reinventar se vuelve más normal y aplicable al diario vivir”, sin embargo para otras personas no ha sido fácil adaptarse al nuevo mundo sin contacto físico, ni comunicación

constante, el dejar de lado muchas actividades cotidianas por esto se realiza este trabajo con el análisis del manejo del documento electrónico durante la emergencia sanitaria en nuestro país.

Con el objetivo a desarrollar que es: Analizar la aplicación del “Decreto 1287 del 2020 relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria”. El trabajo se compone de cinco capítulos de la siguiente manera: el primero desarrolla toda la estructura a desarrollar en cuanto al planteamiento del problema, los objetivos a cumplir y la justificación. El segundo capítulo se plantea el marco conceptual que dará los lineamientos para el desarrollo de temas dentro del trabajo. El tercer capítulo enfatiza en el marco metodológico en cuanto al enfoque, técnicas y instrumentos dentro de las 5 fases del trabajo para el planteamiento de la investigación. El capítulo cuarto se basa en el análisis obtenido de los resultados de la investigación. El capítulo quinto evidencia la propuesta que generamos para un tratamiento de la información generada durante la pandemia y la cual titulamos como: Plan de mejora para la aplicación del “decreto 1287 del 2020” para seguridad de los documentos, la cual desarrollamos de manera que se pueda implementar dentro de cualquier organización y parametrice la información generada. Posterior a los capítulos desarrollados se generan las conclusiones y recomendaciones otorgando unos parámetros para los profesionales o personal que administre y genere información dentro de las organizaciones.

1. CAPÍTULO I PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

En este primer capítulo desarrollamos el enfoque dado a la investigación en cuanto a las estrategias y la implementación del “decreto 1287 del 2020” para seguridad de los documentos electrónicos generados durante la pandemia del (COVID) donde la problemática del crecimiento exponencial de información dentro de las empresas y sin ningún control determinado nos da una línea de investigación para nosotros como administradores de la información en las entidades tanto públicas como privadas del país.

1.1. Planteamiento del Problema

El tema con el cual se desarrollará este trabajo monográfico nace durante la pandemia en Colombia y en la modalidad que algunas empresas y/ o entidades adoptaron como lo es el teletrabajo o trabajo en casa, este apartado menciona los efectos secundarios que trajo consigo la generación de documentos digitales en medio de la crisis, la problemática del crecimiento exponencial de información sin ningún control y algunas de las causas se analizan a nivel mundial, a nivel de Latinoamérica y a nivel Colombia y se analizan cuáles han sido los efectos secundarios en las entidades viendo el punto de vista desde el funcionario o el trabajador que deben buscar la manera de cómo dar continuidad y cumplimiento a sus funciones.

A medida que avanzan los efectos de la pandemia, son más las preocupaciones por querer sobrevivir dependientes de los medios tecnológicos con el fin de no perder comunicación con los seres queridos y el medio que los rodea, y lograr evitar aislarse de las actividades cotidianas y lo más importante mantener o no perder una estabilidad laboral, la palabra “reinventar se vuelve más normal y aplicable al diario vivir, sin embargo para otras personas no ha sido fácil adaptarse al nuevo mundo sin contacto físico, ni comunicación

constante, el dejar de lado muchas actividades cotidianas como recreación, deporte y cultura hace que el problema de la pandemia no sea solo un problema de salud pública sino también mental, de otra parte el crecimiento exponencial de la información en diferentes soportes contribuyo que muchas entidades y grandes empresas reforzaran sus sistemas de almacenamiento y robustecieran las redes de conexión a internet, pero estas sin ningún tipo de capacitación y poco tiempo de adaptabilidad al cambio.

Muchas de las problemáticas se han ido solucionando con el día a día de la pandemia y la fácil adaptabilidad que tiene el ser humano para diferentes situaciones, sin embargo hay un punto frágil para discutir en medio de esta sobre explotación de información y es como las entidades han tenido que adaptar sus procesos administrativos a las medidas de restricciones sanitarias que requiere el (COVID 19) garantizando el bienestar y la seguridad del ser humano, de los trabajadores, de los funcionarios, el tratar de mantener los clientes, en garantizar el acceso a la información a los usuarios entre otros, y tratar de conservar y preservar la información manteniendo uno de los objetivos principales de los documentos de archivo y es la de servir como testimonio y/o como evidencia física o digital, sin dejar de lado conceptos como la fiabilidad, la integridad, manteniendo el principio de la transparencia de las entidades.

Debido al cambio mundial se evidenciaron varias falencias frente a la producción de documentos en entornos digitales siendo un gran problema garantizar que los funcionarios contaran con el acceso a la información y documentación para dar continuidad a los procesos administrativos internos, además del cumplimiento de las funciones de cada persona sin necesidad de estar presente en las oficinas, el modelo de trabajo presencial cambió a remoto de un momento a otro, no se contó con un tiempo de transición ni de generar cambios paulatinamente, mucho menos se contó con procesos o procedimientos que orientaran al ser humano a estos cambios y al uso de nuevas tecnologías en entornos laborales. Las entidades

hacían lo que podían para dar continuidad a los procesos, sin embargo no fueron tan sencillos los procesos de capacitación y aprendizaje en estos entornos, Esto pone en desventaja a toda la información que nace en medio físico, digital o aquellos que nacen en un entorno electrónico, de otra parte, muchas personas no contaron con una infraestructura tecnológica, conexión a internet o talvez los más llamados repositorios de información, como solución algunas personas trasladaron los archivos para los sitios de vivienda otros compraron paquetes costosos de internet con un ancho de banda que permitiera salvaguardar archivos digitales.

Sin embargo, esa parte de la población en el mundo que no contaba con servicio de internet y no se podían mover de sus casas debido a las restricciones por salud quedaron por fuera del mundo habitual a la espera de que se terminara los confinamientos para poderse comunicar con su entorno, de esta manera era casi imposible garantizar la preservación de la información en su soporte nativo, algunas personas trataron de salvaguardar la información en sistemas de almacenamiento como USB o en los mismos PC de sus hogares pero sin ningún criterio de valoración documental ni estructura documental definida, lo cual genero un riesgo alto tanto para la información digital como para la continuidad de los procesos de las entidades y las empresas.

Latinoamérica por su parte se ha convertido en un referente para crear iniciativas que miden la propagación del virus, actualizando constantemente la cantidad de personas afectadas y difunden información en tiempo real, de aquí que se cuenten con sistemas de detección, control y seguimiento del virus, los países fijaron su atención en la parte esencial y era la de cuidar la vida humana y como controlar el virus, pero mientras todo eso pasaba, al mismo tiempo las entidades se veían avocadas a un volumen exponencial de documentos y de información electrónica y digital difícil de controlar, así como los problemas relacionados con el acceso a esa información, sobre todo en red, lo anterior genero un alto riesgo de pérdida de

esa información durante todo el tiempo de la emergencia sanitaria y de todos aquellos documentos que por necesidad debían nacer aun en soportes papel, por lo cual se cuentan con documentos que nacieron durante la pandemia sin ningún tipo de legalidad, documentos sin firma, otros con firmas digitales sin ningún control, y otros documentos que se tomaron las firmas posterior a la pandemia.

Así mismo muchas actividades que no quedaron con soportes documentales como evidencia, por lo que es importante determinar los riesgos y amenazas que afectaron a los documentos con ciertas características especiales y las posibles soluciones a los documentos que nacieron durante la pandemia, es importante crear diversas estrategias para establecer la seguridad de la información y su relación con la preservación a largo plazo y no es un secreto que muchas regiones de Latinoamérica no cuentan con la infraestructura tecnológica adecuada para soportar grandes redes de datos y garantizar el ecosistema digital, lo anterior genera que no se garantice el acceso a internet a los servicios de telecomunicaciones y las tecnologías de la información, y se muestra la grave fragilidad en la que se encuentra el sector tecnológico a nivel de infraestructura, es claro que se enfrenta la peor crisis sanitaria desde la segunda guerra mundial, sin embargo es necesario generar acciones inmediatas que acerquen a los usuarios de la información de manera ágil y veraz, y que a futuro la documentación e información que se produce en época de pandemia se logre recuperar con la mejor disposición y preservación que demanda la situación actual.

El teletrabajo por su parte, ha generado la producción de aplicaciones de video conferencias con el fin de facilitar la comunicación en ambientes de “trabajo colaborativo” y el aumento de las solicitudes de conexiones a internet en los hogares, esto logro sostener a muchas entidades que contaban con software de gestión de documentos y/o contenidos, allí

comenzaron a ser más visibles los repositorios documentales y los archivos electrónicos, donde la necesidad de tener la información a la mano era prioritario.

Sin embargo, a medida que avanzaba la pandemia fue más notorio que las entidades no estaban preparadas para este tipo de crisis mundial y que no siempre se lograba poner a disposición la información que los trabajadores requerían continuamente, en estos momentos se cuentan con horas de audios como evidencia de las infinitas reuniones virtuales, formatos de audio y video sin ningún control, formatos que no pueden garantizar su preservación en el tiempo y no se cuenta con planes de preservación de estos formatos en medio de una pandemia, no se cuenta con políticas claras de migración de la información en las entidades, hay mucho que controlar y en tan poco tiempo.

El panorama de Colombia es más desalentador, la pandemia llego con una gran crisis económica, por lo que muchas pequeñas y medianas empresas tuvieron que cerrar por no poder mantener sus nóminas, sumado a esto muchos de los municipios y regiones no cuentan con un servicio de internet o servicio de telefonía celular por temas de cobertura, zona no municipalizadas sin ningún tipo de infraestructura tecnológica adecuada, ni que decir de las poblaciones vulnerables que no cuentan con un PC en sus hogares, por lo que muchos trabajadores no lograron implementar el trabajo en casa, sesgando la oportunidad de continuar con sus actividades diarias, muchos segmentos de la población quedaron excluidos de los beneficios de las tecnologías digitales.

Muchas entidades cerraron sus puntos de atención al usuario sin brindar opciones de atender sus trámites de manera virtual por lo que una gran población no pudieron acceder a la información digital, entidades que no contaban con procesos digitalizados, ni mucho menos procesos de radicación de documentos electrónico, aunque la pandemia permitió crear nuevas

estrategias empresariales que pueda adoptarse en materia de aplicaciones y teletrabajo, es claro que se necesita de una gran inversión económica en infraestructura digital y tecnológica en el país el comienzo para una transformación digital necesaria.

A su vez es importante mencionar la preocupación por saber que pasara con toda la información que están produciendo todas las entidades desde el inicio de la pandemia, como se normaliza su producción, regulación de trámites administrativos, aplicación de tiempos de respuestas frente a solicitudes de usuarios, tramites públicos por medios electrónicos, validez de firmas digitales, toma de decisiones a nivel directivo, regulación de compras online, garantía de la preservación digital a largo plazo, seguridad de los servidores remotos en las entidades, espacio suficiente en nube, repositorios digitales y muchos otros temas más que preocupan cada día más a las entidades, por esto muchas entidades que regulan el manejo de la información sintieron la necesidad de producir documentos que lograron de alguna manera frenar el pánico que tenían las entidades para no perder la trazabilidad de los procesos y la latente preocupación por cuidar y salvaguardar la información, por esto en Colombia entidades como el “Ministerio de Salud y Protección Social”.

Se dio inicio a los procesos reguladores de la pandemia a través de la expedición de actos administrativos que regularan las medidas sanitarias a nivel nacional y cuidados personales en entornos laborales, y el “Archivo General de la Nación” hizo su contribución elaborando un documento informativo en el que mencionan las medidas de autocuidado y control documental en tiempos de pandemia, documento que sirvió de referente para garantizar las medidas no solo la salud de las personas que consultan información sino de medidas preventivas para las personas que atendían usuarios y manipulan documentos, impulsando de cierta manera el uso de la información digital o electrónica con el fin de garantizar el acceso a la información.

Sin embargo, se quedó corto el panorama normativo frente al crecimiento exponencial de la información en diferentes soportes, cada entidad hizo lo que pudo con lo poco que tenían, falto mayor acompañamiento a las entidades frente a este tema, la información de cierta manera se salió de control de las entidades ni que decir de los usuarios de información que quedaron en completo abandono.

A nivel nacional y departamental se evidencia la falta de infraestructura tecnológica en las entidades y la falta de recursos económicos generando restricción a muchos usuarios frente al acceso a la información, se evidencia que es más difícil acceder a los servicios de internet y las empresas no pueden cubrir los gastos para asegurar las condiciones laborales de los trabajadores de manera remota, algunas empresas no lograron cerrar del todo y acceden a cumplir con las medidas restrictivas organizando turnos laborales, muchas entidades cambiaron su estrategia de mercadeo y la manera de vender productos y servicios, las aplicaciones de compras online dispararon su uso, no es un secreto que ninguna entidad estaba preparada para este tipo de contingencia sanitaria por lo que los tomo por sorpresa y fue necesario reinventarse para no perder clientes o para no cerrar los servicios del todo.

Sin embargo en las entidades públicas o privadas con funciones públicas aun en esta apoca más de un año y medio después de que comenzó la pandemia aún no saben qué hacer con la documentación que producen por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho expide el Decreto 1287 del 24 de septiembre de 2020, por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria que será el fundamento para esta monografía, presentando la siguiente pregunta de análisis ¿Como se ha dado la aplicación del Decreto 1287 de 2020 durante la emergencia sanitaria?

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo General

Analizar la aplicación del Decreto 1287 del 2020 relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.

1.2.2. Objetivos Específicos

Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria.

Comparar mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020

Proponer un plan de mejora para la aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos.

1.3. JUSTIFICACION

El impacto en Colombia a causa de la crisis provocada por el (COVID-19), donde la mayoría de las entidades no contaron con la posibilidad de continuar con sus operaciones de manera cotidiana ya que ignoraron la transición de lo físico a lo electrónico con el fin de facilitar los procesos administrativos y buscaron nuevas maneras de lograr seguir con sus actividades de manera cotidiana, produjo que creciera exponencialmente la producción de información y se perdiera el control de esta producción documental en sus diferentes soportes, por lo que existen varias entidades preocupadas por normalizar de alguna manera la producción documental tanto física como electrónica en tiempos de pandemia y que hacer para que esta información no pierda su característica principal de servir como testimonio de alguna actuación de un funcionario o del cumplimiento de las actividades de una entidad, garantizando el acceso a la información a los ciudadanos y evidenciando la transparencia de la administración.

Colombia por su parte cuenta con una reglamentación propia de los archivos con el fin de fortalecer la administración pública, mediante el Archivo General de la Nación se garantiza el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y se articulan los procesos archivísticos a nivel nacional, preocupado por la producción de la información y su conservación, expidió documentos informativos y normativos durante la pandemia con el fin de cuidar a los usuarios quienes necesitaban acceder a la información y así mismo a los que ofrecen los servicios de consulta,

De otra parte, el Ministerio de Justicia y del Derecho expide el “Decreto 1287 de 2020 Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria” y por la prestación de los servicios mediante la modalidad

de trabajo en casa y manejando las tecnologías de la información y las comunicaciones, teniendo en cuenta que el “Decreto Legislativo 491 de 2020 habilito a las entidades públicas para suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas”, sin embargo aunque el Decreto se expidió en septiembre del 2020, muchas entidades no saben a ciencia cierta como es su implementación y como es la mejor manera de aplicarla si no se cuentan con todos los recursos de infraestructura tecnológica.

A partir de este trabajo monográfico se pretende analizar la aplicación del “Decreto 1287 de 2020 relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria”, con el fin de lograr un proceso de investigación debidamente estructurado y fundamentado, con elementos normativos y archivísticos con el fin de lograr recopilar y analizar la información recolectada sobre las medidas de emergencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de producción documental exponencial en diferentes soportes.

Este trabajo de investigación pretende impactar desde un contexto social y cultural a las entidades públicas y privadas con funciones públicas mediante la elaboración de un plan de mejora para la aplicación del “Decreto 1287 de 2020”, generando una cultura archivística para los funcionarios y contratistas, creando conciencia frente a la importancia de poner frente y especial cuidado a los diferentes soportes que nacen durante la pandemia por emergencia sanitaria.

2. CAPITULO II MARCO TEÓRICO

En este capítulo se desarrolló las bases para el análisis de la investigación basados en diferentes autores que han referenciado o investigado sobre documento electrónico y/o conceptos relacionados con su entorno de desarrollo administrativo y durante la emergencia sanitaria con una importancia en el proceso de desarrollar un documento electrónico que facilite las labores de cada funcionario dentro de la organización. Se evalúa la evolución que mantuvo la pandemia y la consecuencia en el incremento de la documentación generada sin ningún control.

2.1.

Antecedentes de investigación

Como proceso de investigación para el desarrollo de este trabajo monográfico es importante realizar una retrospectiva con el fin de revisar los autores que han referenciado o investigado sobre documento electrónico y/o conceptos relacionados con su entorno de desarrollo administrativo, además de mostrar la importancia y el valor probatorio que adquieren este tipo de soportes, es por eso que en este apartado se mencionaran 6 trabajos monográficos, cada uno de los autores y sus trabajos de investigación y algunos históricos que han mencionado esta temática, resaltando el objetivo de investigación y su relación directa con este trabajo monográfico.

Se da inicio con el concepto de pandemia que, aunque es un tema relativamente nuevo y su base prima como marco normativo, se lograron encontrar dos trabajos de grado relacionados con la pandemia, luego de esto se menciona la búsqueda de las fuentes primarias y secundarias para el desarrollo de esta investigación se centrará en temas relacionados con documentos electrónicos, firma digital, validez de documentos administrativos con firmas digitales, entre otros.

Para el desarrollo de esta investigación se tomarán en cuenta los siguientes proyectos de investigación:

El primer trabajo se encontró en la Universidad del Rosario llamado “Impacto del COVID-19 en Colombia a nivel empresarial abril 2020-octubre 2021 su autora Daniel de Castro González con un objetivo principal muy claro y era el analizar e interpretar los resultados de las encuestas practicadas a las empresas afectadas por la pandemia del Covid-19, en términos porcentuales y de variaciones mensuales durante el periodo comprendido entre abril de 2020 y octubre de 2021, este trabajo menciona los efectos que se tuvo que enfrentar Colombia por la llegada de la pandemia desde el 12 de marzo de 2020 en Colombia cuando se declaró la emergencia sanitaria en el territorio nacional a la vez la puesta en marcha de rigurosas medidas con el fin de contener la pandemia, midiendo el impacto de la emergencia económica, social y ambiental causada por el Covid-19 en las actividades económicas de las empresas en Colombia y para hacer seguimiento a sus mecanismos de ajuste y gestión, lo cual aporta mucho a esta investigación por que es uno de las causales por las cuales se tuvo la necesidad de continuar con los procesos administrativos de las empresas a través del uso del documentos electrónico o digital con el fin de mantener la economía de las empresas.

De otra parte se encuentra el segundo trabajo monográfico de la Universidad del Valle, llamado “Resiliencia y evolución organizacional: el caso de dos MYPIMES colombianas en medio de la pandemia generada por el COVID- 19, su autora Deisy Camila Bolaños quiere como objetivo principal identificar las dimensiones de resiliencia organizacional presentes es una micro empresa del sector turismo (Travelred) y una mediana empresa del sector de transporte (transportes ejecutivos y de turismo auto ocasional S.A.S) junto con los factores que explican la resiliencia a nivel individual, grupal y organizacional para explorar su relación con la supervivencia de cada empresa en la crisis actual, esta investigación aportara grandemente a este trabajo de monografía entendiendo los grandes retos que asumieron las MiPymes con

importantes cambios con el fin de adaptarse para sobrevivir y permanecer en el mercado, de aquí el manejo de la sobre explotación documental causada en diferentes soportes de información y el control necesario para dar continuidad a los trámites administrativos.

Por su parte, Pardo Ariza, Israel (2013) realizo una publicación titulada. “Los elementos de diferenciación del documento electrónico y físico para el establecimiento de un sistema de gestión del documento electrónico y de archivo, la cual tuvo como objetivo general: establecer los elementos de diferenciación del documento electrónico y el documento físico para el establecimiento de un sistema de gestión del documento electrónico y archivo” “Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (SGDEA)”, entre sus principales referentes teóricos se encontró; el proyecto Interpares que intenta desarrollar el conocimiento teórico y metodológico esencial para la conservación a largo plazo de los documentos auténticos creados y/o mantenidos en forma digital, menciona el autor del trabajo de grado es un punto de gran importante de esta investigación y es que la base de los documentos electrónicos debe formular políticas, estrategias y normas capaces de asegurar la duración de este tipo de material y que los usuarios confirmen su autenticidad.

Esta investigación es de corte científico que inicio con la observación y la experiencia de más de 3 años, en puestos de trabajo cuyo rol fue analizar y resolver el problema de gestión documental de algunas entidades públicas con más de 7 mil funcionarios a lo largo de todo el país. Bajo un enfoque cualitativo muestra un panorama general de los conceptos teóricos de los documentos de archivo e y de los instrumentos archivísticos, luego algunas teorías archivísticas, y define el documento electrónico junto con sus componentes, elementos del documento físico, su preservación, el marco legal que lo acompaña, muestra las diferencias del documento físico y del documento electrónico arrojando los siguientes resultados, tanto los documentos físicos como electrónicos constituyen una evidencia de los hechos o de las

acciones desarrolladas por una entidad, sin embargo su tratamiento origina diferencias entre ambos y determina su valoración como evidencia, tanto el documento físico como electrónico constituye un activo de información cuyo precio es incalculable.

Así mismo se resalta el documento electrónico para la elaboración de un SGDEA siendo una herramienta crucial para el funcionamiento de las organizaciones, finalmente se propone una línea base de un modelo para las entidades que manejan documento electrónico y las que aún no han incursionado en la implementación del SGDEA que permita tener accesibilidad, preservación, tiempos de retención y valoración de la información. El aporte para esta investigación será la de analizar los componentes del documento electrónico y la metodología para su preservación.

De otra parte, se consideró el trabajo de Flores Carlos, Alejandra y Molina Pérez, Edna (2021), realizaron una publicación titulada: “Guía metodológica de administración de archivos electrónicos como herramienta para la Gobernanza de la información”, entre sus principales referentes teóricos se encontró Anahi Casadesus de Mingo quien desarrollo una investigación sobre la gestión de riesgo aplicada a la gestión de documentos y su impacto en la rendición de cuentas públicas, enfocando su estudio y análisis en detectar mejoras en la gestión documental a partir de la integración de la metodología de riesgos y en buscar mejoras para el proceso de rendición de cuentas a partir de la gestión documental.

Como contribución a esta investigación se encontró que podía aportar algunas políticas de gestión de documentos electrónicos, de seguridad de la información y de preservación digital, también menciona documentos como la “carta iberoamericana de Gobierno electrónico que se lleva en Chile”, la carta reconoce al gobierno electrónico como un derecho que permite a los ciudadanos relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, vista esta

como una nueva forma de Gobierno inspirada en los siguientes principios: Principio de igualdad, Principio de legalidad, principio de legalidad, principio de conservación, principio de transparencia y accesibilidad, principio de proporcionalidad, principio de responsabilidad y principio de adecuación tecnológica, esta última como parte necesaria para esta investigación teniendo en cuenta que las entidades han tenido que reinventar sus canales de comunicación con los usuarios internos y externos, con el fin de evitar el contacto físico pero siempre garantizando el derecho de acceso a la información y atención al usuario.

Flórez utiliza la investigación descriptiva de tipo cualitativo porque se busca explicar que son los archivos electrónicos y sus características, como conclusión de este trabajo muestra que para la implementación de la guía metodológica se deben tener claros los requerimientos estratégicos, normativos, funcionales y tecnológicos ya que cada uno integra la ruta a seguir y la madurez de la gestión de documentos electrónicos.

Por su parte, Pulido Daza, Nelson (2017) en el valor probatorio del documento electrónico en Colombia, tuvo como objetivo identificar los elementos archivísticos, tecnológicos y legales normativos del documento electrónico para establecer los requerimientos suficientes que logren incorporarlas a la actividad legal, jurídica y administrativa, en este documento se logró caracterizar la estructura del documento electrónico, sus riesgos y sus requisitos funcionales, operativos, de almacenamientos y tecnológicos, así mismo estableció el valor de los documentos electrónicos como medio de prueba, el aporte a esta investigación será la relación de los documentos electrónicos en el ámbito jurídico cuando se encuentran debidamente estructurados bajo ambientes tecnológicos que permiten su producción, uso y almacenamiento.

De su parte Aguilera León, Luz Marina (2016) en su investigación titulada Criterios para la valoración del documento electrónico de archivo: estudio de caso unidad de gestión general - UGG del Ministerio de Defensa Nacional, entre sus principales referentes teóricos se encuentra a Tanodi quien aborda el tema de la valoración documental y las clases de archivos indicando que según las entidades productoras, se dividen los archivos en vivos, concluidos e históricos, de otra parte recuerda el planeamiento de Schellemberg recordar el ciclo vital de los documentos y la importancia de identificación los archivos en etapa de producción.

Aguilera presenta en esta investigación la valoración documental electrónica con otro teórico importante como Casanovas (2007), este trabajo utiliza una metodología cualitativa, aplicar una entrevista cualitativa con el fin de recolectar datos basados en las experiencias de los servidores públicos de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional y la percepción que tienen sobre el documento electrónico, arroja los siguientes resultados; se cuentan con los conocimientos mínimos sobre documento electrónico por parte de los empleados, de otra parte el desinterés por parte de la alta dirección sobre los temas de seguridad y manejo o valoración de los documentos electrónicos de archivo, aporta a esta investigación sobre los fundamentos y las bases para planear el proceso de valoración del documento electrónico de archivo.

2.2.

Estado del arte

Dando continuidad con el trabajo de investigación, es importante revisar la bibliografía histórica relacionada con la situación de salud que dio origen a la pandemia mundial y la temática de los documentos electrónicos desde su nacimiento en un entorno de trabajo en casa a partir de varios escritos de investigación, artículos de revista y periódicos que referenciaron el tema de los documentos digitales nacidos durante la pandemia y el gran auge de la firma

electrónica en medio de la necesidad de dar continuidad a los procesos administrativos de las entidades, este apartado muestra la evolución del concepto de pandemia a partir del marco normativo que regulo los trabajos en casa y las diferentes restricciones de autocuidado que forzó a la sociedad a cambiar su entorno laboral y a partir del nacimiento de nuevos formatos como evidencia administrativa, así mismo un acercamiento a los diferentes conceptos que toman fuerza en medio del trabajo en casa.

Haciendo un análisis puntual sobre los registros y evidencias documentales que se pueden encontrar en las referencias bibliográficas, se da inicio con la revisión de la historia y nacimiento de la pandemia, su desarrollo, revisión de actos administrativos por parte de las diferentes entidades con el fin de informar, normalizar, regular y distinguir las restricciones frente a la pandemia, como primer punto de esta investigación se presenta el análisis de algunos documentos expedidos por la “Organización Mundial de la Salud- OMS” donde es importante resaltar el concepto que se tiene frente a la salud publica mencionando que la salud es un estado completo bienestar físico, mental y social y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades, por lo tanto, el goce del grado máximo de salud que se pueda lograr es uno de los “derechos fundamentales” de todo ser humano sin distinción de raza, religión, ideología política, o condición económica o social. La “Organización Mundial de la Salud (OMS)” actúa como autoridad directiva y coordinadora en asuntos de sanidad internacional, revisando un poco sobre la cronología del suceso como la emergencia sanitaria declarada a nivel mundial se encuentra en primera instancia que el 5 de enero la OMS publica su primer parte sobre brotes epidémicos relativo al nuevo virus, el parte contiene una evaluación de riesgo y una serie de recomendaciones así como la información proporcionada por China a la organización sobre la situación de los pacientes y la respuesta de salud pública ante el conglomerado de casos de neumonía de Wuhan, por otro lado se publican las

orientaciones sobre la prevención y el control, entre el 16 y el 24 de febrero de 2020 la OMS y sus miembros se hablan de establecimientos sanitarias y el distanciamiento físico necesario.

Como lo menciona Deisy Bolaños, economistas y organismos multilaterales como él (fondo monetario internacional) estiman que a causa de los efectos de la pandemia, en el 2020 la economía global tendrá un crecimiento negativo de 3 puntos, frente a este contexto las economías más débiles pueden ser las más afectadas, se estima que para finales de 2020 alrededor de 2.7 millones de empresas formales se vean forzadas a cerrar debido a los efectos del virus en la economía, lo cual puede equivaler a 8.5 millones de empleos perdidos Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL 2020), para Colombia la situación es muy similar más del 90% del tejido empresarial está compuesto por MiPymes, las cuales emplean alrededor del 65% de la fuerza laboral, esto hace que el país tenga una economía frágil y vulnerable al desempleo.

Verificando esta información se encontró en la página del “Departamento Administrativo Nacional y Estadística (DANE)” que “la tasa de desempleo para 2020, fue de 15.9% lo que represento un aumento de 5.4 puntos porcentuales frente al año 2019, la tasa global de participación se ubicó en 59.2%”, y una “tasa de ocupación de 49.8% mientras que para el año 2021 la tasa de desempleo fue de 14.7, la tasa global de participación de 61.6% y la tasa de ocupación fue del 52.5%”. En reporte de Mercado laboral del DANE Marzo del 2022.

De acuerdo a lo anterior se refleja la incidencia y la afectación que tuvo la pandemia en la económica y la recesión económica a la que muchas empresas y entidades tuvieron que enfrentarse, y al mismo tiempo la necesidad de reinventar sus productos y servicios, de aquí que la virtualidad toma gran fuerza en la económica mundial y se dispararan los mercados

virtuales esto como medio también de adaptabilidad a este nuevo mundo virtual lleno de sorpresas que para muchos países fue un golpe duro en su economía.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, al ser declarado la emergencia sanitaria, todos los países comienzan a tomar las medidas necesarias de prevención entre ellos el distanciamiento social y el trabajo en casa, de esta manera los procesos administrativos presenciales se convierten en procesos virtuales, creando con esto una gran problemática con la información digital y electrónica que comienza a nacer en todas las organizaciones, entidades y empresas, la falta de preparación frente a la pandemia y todos los cambios que trajeron consigo produjo una falta de organización y preparación para la recuperación de toda la información electrónica y digital.

Es importante en este punto hacer una revisión puntual de cómo se reglamentaron las medidas sanitarias con la expedición de actos administrativos por parte del “Ministerio de Salud y Protección Social”:

Se menciona como primera instancia el artículo 1 del reglamento sanitario internacional que considero la emergencia de salud pública como importancia internacional un evento extraordinario que constituye un riesgo para la salud pública de otros estados a causa de la propagación internacional de una enfermedad y podría exigir una respuesta internacional coordinada. Haciendo esta precisión es importante resaltar la importancia del concepto de la emergencia sanitaria y como se desarrolló su impacto en los diferentes ámbitos: social, cultural, económico, educación, entre otros, es así como a partir del “7 de enero de 2020 se declaró el brote del virus como como emergencia de salud pública” de importancia internacional por parte de la organización mundial de la salud.

De otra parte, la “Organizacional Internacional del Trabajo”, mediante comunicado del 18 de marzo de 2020, solicito a los “estados a adoptar medidas urgentes para proteger a los trabajadores y empleadores y sus familias de los riesgos para la salud generadas por el coronavirus (COVID-19)”. Mencionando la importancia de crear estrategias de protección a los trabajadores.

Para el caso puntual en Colombia, inicia el proceso de pandemia mediante la expedición de la “Resolución 380 de 2020, por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, por el cual se adoptó medidas preventivas de aislamiento y cuarentena respecto a las personas que arribaran a Colombia procedentes de la República popular China, Italia, Francia y España”.

En marzo de 2020 el (Ministerio de Salud y Protección Social), expide la Resolución 385 de 2020 Por medio de la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus medida que garantiza el cumplimiento de los derechos humanos enmarcados en la misma Constitución Política de Colombia, en este documento se menciona que las medidas a tomar será que la ciudadanía en general deberán mantener las medidas de autocuidado y de bioseguridad establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Teniendo en cuenta que este trabajo tendrá impacto en un ámbito social y cultural, se menciona la “Resolución 666 de 2020 por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del coronavirus (COVID-19), en la que se regula el protocolo general de bioseguridad para todas las actividades económicas, sociales y sectores de la administración pública”, y esta resolución aplica a todos los empleados y trabajadores del sector público y privado, y se propone la

aplicación de estrategias que garanticen un distanciamiento social y adecuados procesos de higiene y protección en el trabajo, a partir de este acto administrativo se faculta a las entidades a tomar las medidas necesarias para garantizar la continuidad de los procesos administrativos de las entidades y al mismo tiempo cuiden la salud de sus trabajadores, de allí que las entidades comenzaran con la medida del teletrabajo o trabajo en casa para continuar con el cumplimiento de las funciones por parte de los trabajadores.

De otra parte, es importante mencionar otro referente de manejo archivístico frente al desarrollo de esta investigación como es el Archivo General de la Nación quien asume funciones de proteger el acervo documental histórico de la Nación bajo la Ley 80 de 1989, y se precisa que dentro de sus funciones se encuentra la de fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación y el ente rector de la política archivística cumpliendo con la expedición de documentos que regulan el quehacer archivístico como la validez de las firmas digitales en los documentos y estableciéndolo a las entidades de certificación identificados en la (Ley 527 de 1999), así mismo expidió documentos informativos que ayudaron a brindar asesoría en materia de conservación de archivos durante la pandemia y los cuidados frente a los servicios de consulta.

Por esta razón se menciona el documento llamado “medidas de cuidado y control documental en tiempos de pandemia” donde cabe resaltar que se debe privilegiar la producción y acceso a la información a través de medios digitales, con el fin de evitar el contacto personal, además de poner los documentos en cuarentena como mínimo cinco días antes de que otra persona tenga acceso.

Así mismo una (Circular externa 001 de 2020) dirigida a todas las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles, entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás organismos regulados por la (Ley 594 de 2000) este documento está al servicio como referencia para dar los lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales, de esta manera se garantiza el servicio al ciudadano y se garantiza las medidas restrictivas por la pandemia.

La pandemia demostró el rol critico que cumplen las tecnologías digitales en los diversos ámbitos de la vida, estas herramientas fueron necesarias para dar continuidad los procesos administrativos de las entidades y de algún modo mantenerse en el mercado laboral además de conservar el recurso humano de quienes contaban con la información pero no con los medios de transmitirla, de aquí que la pandemia también dejara a la vista las enormes brechas digitales que existen en la adopción de estas tecnologías, condiciones que en muchas veces se dio por ubicación en territorios muy alejados o por no contar con los medios electrónicos.

En el documento datos y hechos sobre la transformación digital, elaborado por la “comisión económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) en el estudio se presenta una revisión de los principales indicadores en materia de adopción de las tecnologías y se expone la situación de la región en distintas dimensiones sobre los niveles de uso y desarrollo de tecnología, por ejemplo” la brecha de usuarios de internet entre el área urbana y rural es significativa en la mayoría de los países en promedio esta diferencia alcanza los 25 puntos porcentuales, frente a la transformación digital y economía digital la presencia empresarial en línea incremento durante la crisis del (Covid-19), los sitios web empresariales crecieron un 800% en Colombia y México, lo cual evidencia la gran necesidad de contar con servicios de internet y banda ancha en las empresas y entidades, para dar continuidad en los servicios sin

contar en la gran necesidad de los hogares en adquirir paquetes de internet para asegurar el desarrollo normal de las actividades. Información evidenciada en documento de la Séptima Conferencia Ministerial sobre la Sociedad de la Información de América Latina y el Caribe 2022 sobre los datos y hechos sobre la transformación digital.

Otro punto importante para este trabajo monográfico es lograr entender cómo se controló el nacimiento exponencial de documentos digitales y electrónicos durante el trabajo en casa para esto se consultaron diferentes fuentes de información en las que mencionan los efectos de tuvo la pandemia y un premeditado impulso en la generación de los documentos digitales durante el trabajo en casa, las medidas de autocuidado aceleraron de cierta manera la transformación digital de las entidades que no solo reinventaron los procesos administrativos sino que también tuvieron que mejorar los servicios vía web, además de ofrecer servicios o productos de manera digital, otras entidades tuvieron de un momento a otro simplemente digitalizar gran parte de la gestión de documentos de las entidades que por el momento solo contaban con el soporte papel.

Pese a esto muchas entidades se vieron obligadas a dar continuidad a sus procesos a través de la firma electrónica utilizada como un mecanismo de identificación que garantiza la seguridad de los documentos y es cómoda ahorrando tiempo ya que permite firmar desde cualquier lugar del mundo y sin duda otro beneficio de este mecanismo de control es el ahorro de papel y el cuidado que esto puede ocasionar al medio ambiente, además de ahorro de espacio físico en las oficinas al no utilizar soporte papel de algún modo se ahorra también tinta y no es necesario el uso de medios electrónicos como fotocopiadoras o impresoras, lo anterior rompe cualquier paradigma cultural y es que solo se concede legal o como evidencia el papel y la firma a puño y letra, de aquí que la cultura piense que firmar un documento físico sea más confiable y seguro, sin embargo gracias a la pandemia de algún modo las personas se vieron

obligadas a confiar en los soportes electrónicos y digitales, a cambiar las reuniones presenciales por reuniones meramente virtuales y elaborar y firmar actas de reunión a través de medios electrónicos.

Las firmas electrónicas han venido surgiendo y acaparando la atención en el campo laboral por la seguridad y validez que proporciona a quienes la usan, según el Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones menciona que la firma digital o electrónica es el valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utiliza un procedimiento matemático conocido vinculado a la clave del iniciador al texto del mensaje para determinar que este valor se haya obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje iniciar no haya sido modificado. tomado de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Firma digital o electrónica.

Es importante mencionar que las “herramientas tecnológicas implementadas deben estar acorde con las exigencias de la normatividad vigente”, como la “(ley 527 de 1999) por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas”, con esto nacen grandes retos en las entidades frente a los documentos nacidos en un ambiente digital relacionados con la preservación de la información, la seguridad de los mismos sin perder sus propiedades de autenticidad, veracidad, fiabilidad, otro factor importante es el del almacenamiento en su medio nativo, asegurando a futuro los procesos de migración en nuevos formatos de acuerdo a la evolución de la tecnología, y por ultimo asegurar que la información esté disponible a los usuarios para su consulta, lo anterior acompañado de todas las herramientas de recuperación de la información.

No se puede dejar de lado la importancia del cumplimiento de la normatividad archivística vigente emanada por el Archivo General de la Nación (AGN) y la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos donde se habla de soporte papel y soportes digitales y electrónicos relacionados con los procesos administrativos de las entidades, es aquí que a partir de la elaboración y aplicación de los instrumentos archivísticos, como lo son el Plan Institucional de Archivos, las Tablas de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivo, el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y la política de gestión documental en las entidades permite generar buenas prácticas de gestión documental encaminadas a la racionalización de tramites, simplificación y automatización de los procesos, procedimientos, tramites y servicios ofrecidos por las entidades.

Es momento de precisar que los soportes nacidos en medio electrónico y/o digital gozan de los mismos privilegios normativos que el soporte papel, sin embargo en un mundo que tristemente el tema de corrupción toma más fuerza es importante blindar estos soportes que siendo igual de importantes que los documentos físicos, su control para su producción y la inalterabilidad son temas más complejos de mitigar, de aquí que se recurra a los diferentes mecanismos de control y protección como las firmas digitales y electrónicas, muchas entidades que durante la pandemia comenzaron a digitalizar todos los documentos pensando que era el único paso por hacer, pero finalmente estos procesos también sin ningún control pueden terminar en grandes fondos acumulados electrónicos de archivo.

El crecimiento exponencial de los documentos en pandemia logro que muchas entidades pasaran por alto los procesos archivísticos aplicables a este tipo de soportes, y otros no contaban con un espacio de almacenamiento suficiente para salvaguardar este tipo de información en el tiempo manteniendo sus propiedades de documentos de archivo, lo que hace reflexionar al campo archivístico de que pasara con toda esta información que se produjo

durante pandemia y como controlar su producción sin perder su valor principal como servir de evidencia de las actuaciones administrativas de las entidades, por lo que es necesario revisar si realmente todos estos documentos cuentan con firmas que avalen su contenido, como por ejemplo todos los actos administrativos nacidos durante pandemia, actas de reunión, soportes de pago, cuentas de cobro, contratos, facturas, entre otros, documentos que en su momento garantizaron la actuación administrativa, jurídica, legal, fiscal, contable, etc. en las entidades.

De aquí la importancia de la aplicación del (Decreto 1287 de 2020) expedido por el “Departamento Administrativo de la Función Pública, por el cual se reglamenta” el “Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria”, este documento de carácter dispositivo nace por la necesidad de garantizar que durante la emergencia sanitaria las autoridades que “cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas”, estas entidades velaran por “prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones, dando a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestara su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que empleara para el registro y respuesta de las peticiones”.

Esta medida habilito el “uso de las firmas autógrafas, mecánicas, digitalizadas y escaneadas válidamente para suscribir los documentos que expiden las autoridades, esto permitió que no se requiriera acudir de forma presencial a las entidades a suscribirlo”, no es un secreto que esta medida de cierta manera pudo ser utilizada para procesos de fraude sin embargo es aquí donde se debe blindar a este tipo de soportes mediante procesos de certificación de firmas por lo menos para aquellos procesos administrativos de mayor importancia, sin embargo como la utilización de este tipo de firmas se dejó a la interpretación y

aplicabilidad de cada entidad, y de cierta manera se dejó de manera subjetiva la aplicabilidad de este decreto en las entidades, de aquí el propósito de este decreto se enmarca en la regulación de los “elementos y características de seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada y su aplicabilidad en los documentos firmados durante el trabajo en casa” en el marco de la emergencia sanitaria.

2.3.

Categorías conceptuales

Para el desarrollo del presente trabajo se analizan términos en un orden establecido para facilitar al lector en el análisis y comprensión del contenido desarrollado a lo largo de esta investigación y articulando cada uno de los ejes o categorías que facilitaran la continuidad del proceso de investigación bajo distintos ángulos con una metodología establecida para el desarrollo del problema.

Las categorías desarrolladas son los elementos o componentes dentro de la investigación que se identifican como los insumos para generar un muy buen planteamiento del trabajo orientadas a la recolección y análisis de información, interpretando datos y dándole una organización lógica que facilite la investigación.

2.4.

Pandemia

Una pandemia es una epidemia de una enfermedad infecciosa que se ha propagado en un área geográficamente extensa y con lo ocurrido en el año 2020 inicia actividades nunca vistas, ni vividas por la población mundial, de acuerdo con lo sucedido se desarrolló la

investigación en la cual se generó el decreto analizado y planteado, con varios conceptos desarrollados y aplicados. Como concepto se desarrolló que una pandemia se produce cuando una enfermedad contagiosa se propaga rápidamente en una población determinada, afectando simultáneamente a un gran número de personas durante un periodo de tiempo concreto. En caso de propagación descontrolada, una epidemia puede colapsar un sistema de salud.

De acuerdo con el concepto encontrado en el espacio colaborativo Coronapedia; una pandemia es la afectación de una enfermedad infecciosa de los humanos a lo largo de un área geográficamente extensa, es decir que se extiende a muchos países o que ataca a casi todos los individuos de una localidad o regional, frente al desarrollo de este concepto vale la pena acotar que de la validez de este concepto se declaró la emergencia sanitaria a nivel mundial trayendo consigo grandes retos a nivel económico y social, garantiza los derechos y libertades de la personas, entre los mayores retos para las entidades era el enfrentarse a los nuevos soportes que van naciendo en un entorno virtual y de teletrabajo además de la seguridad de los documentos que han estado con una validación y con una firma durante el trabajo en casa.

Así mismo en palabras de Henao Liliana (2010. p55) el concepto de pandemia se establece cuando una nueva cepa del virus, capaz de infectar a los humanos, se transmite eficientemente, genera varios brotes en por lo menos un país y se propaga a otros países con patrones de enfermedad que indican que la morbilidad y la mortalidad pueden ser graves.

Para el desarrollo del trabajo se implanta el estado de emergencia durante la pandemia en Colombia y nace la necesidad de un trabajo en casa, sin tener infraestructuras empresariales que facilitaran el desarrollo de este, para los individuos el organizarse en casa para cumplir todas sus labores diarias dentro de su hogar y especialmente obtener la información empresarial en sus equipos para desarrollar sus actividades organizacionales, por

lo cual nace la necesidad de estructurar toda la información que nace durante la pandemia en los ordenadores personales de cada uno de los funcionarios de una entidad y que muchas veces no se generan por la VPN de la entidad, con la seguridad y estructuración necesaria. Lo cual desarrolla retos para las empresas de lograr recuperar y organizar toda la información en expedientes electrónicos que faciliten su búsqueda y consulta.

2.4.1.

Archivo

El concepto de archivo nace a partir de grandes teóricos en la archivística como lo es Cruz Mundet José Ramon (1999) y Jenkinson (1947), y Restrepo, Laura, para este trabajo de investigación se toma como referente a Shellenberg (1956) en el que menciona que archivos son aquellos registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservación (conservación) permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística, de aquí la importancia para esta investigación teniendo en cuenta que las entidades durante la emergencia sanitaria deben mantener su evidencia frente al cumplimiento de las funciones y que mucha de esta documentación será presentada a futuro dentro de los instrumentos archivísticos como la TRD y TVD y por lo cual muchos serán de carácter histórico.

Los archivos durante el tiempo de pandemia fueron de vital importancia en facilitar la información tanto física como electrónica para que las organizaciones pudieran seguir en funcionamiento de forma normal o por lo menos los tramites se pudieran desarrollar con los empleados desde sus casas. Pero surgió el gran reto de los archivos que netamente se encuentran de manera física y tenían que llegar a facilitar la documentación electrónica a los

funcionarios. Así los procesos y la organización dentro de los archivos cambio de forma drástica tratar de solucionar la búsqueda y consulta de los documentos. Con la creación de repositorios internos, carpetas compartidas donde cada funcionario lograra acceder a la información para desarrollar su trabajo.

La importancia de los archivos como método de preservación de la memoria y prueba de los hechos de cada organización que se evidencia con la producción diaria de documentos en cada entidad. No en vano los documentos de archivo son una de las principales y más importantes fuentes para el estudio de la historia y en consecuencia se habla de cotejar documentos únicos y singulares dentro de cada unidad documental.

Se desarrollan distintos protocolos y medidas de protección de los archivos del país en organizaciones públicas y privadas como alguno de los métodos está el de la entrada a los archivos, las salas de consulta, métodos de préstamo, facilidades de la documentación electrónica, los medios de almacenamiento, etc.

Los Archivos de cada una de las organizaciones deben garantizar la conservación, preservación y mantenimiento de los documentos generados durante la pandemia. Por lo tanto, es de gran importancia la buena gestión, el acceso a la información de calidad, las medias de seguridad en la información que se produce y se consulta. Gestionar con la adecuada documentación en una infraestructura sólida que garanticen una buena gestión, electrónica y física, del activo más importante que tienen las entidades y facilitando el acceso a seguro y ágil a la información.

2.4.2.

Gestión documental - Gestión Documental Electrónica

Desde la perspectiva de la Ley General de archivos, se define como gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El estado actual de pandemia permite generar acciones para facilitar el uso y conservación de los documentos de archivo, por lo que es una nueva manera de planear la prestación de los diferentes servicios a los usuarios, la puesta en marcha de las entidades en un entorno virtual y de otra parte garantizar la conservación de los documentos que se producen en diferentes soportes.

De acuerdo con lo que se encuentra en la guía de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos, del Archivo General de la Nación (2020), existen nuevas formas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia optimización y disponibilidad de la información independientemente de que se hayan declarados documentos electrónicos de archivo. Por lo tanto, la gestión documental electrónica se entiende como la gestión de la documentación desde su creación gestión, publicación y su preservación y eliminación sin importar el tipo de soporte físico o electrónico, se gestionan documentos nacidos de manera digital o electrónica, base primordial para el desarrollo de esta investigación.

Gestión Documental busca consolidarse en el mercado de custodia, gestión documental y transformación digital enfocada en la gestión de información, con el objetivo de darle

continuidad y sostenibilidad a una entidad. Ofreciendo soluciones para la Custodia y Transformación Digital, acordes con el mercado y a los requerimientos de las empresas, con la finalidad de alcanzar la satisfacción de las necesidades y los servicios.

2.4.3.

Documento electrónico – Documento Electrónico de Archivo.

Teniendo en cuenta la importancia del documento electrónico de archivo en todas las entidades, su estructura y características, así como las etapas para su gestión desarrollada durante el ciclo vital del documento, la conformación de los expedientes electrónicos y los elementos que lo integran, es de resaltar el concepto que se tiene por parte del Archivo General de la Nación en su documento Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en el que se define el documentos electrónico como la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares, es así como este significativo concepto toma relevancia en este proceso de investigación.

La Generación de documentos electrónicos propios custodiados por los funcionarios desde sus computadores personales en (memorias internas, discos extraíbles, servidores, carpetas compartidas almacenamiento en la nube, etc.), ya que era la única alternativa en ese momento de tener la información durante el tiempo de pandemia, además de tener formalización de los documentos a través de documentos electrónicos, con firmas digitales y otros mecanismos electrónicos, han cobrado mayor relevancia en virtud de la pandemia del (COVID-19), al permitir que la dinámica de la vida de una organización continúe, con el acceso

al distanciamiento social y reducir el riesgo de propagación del virus, así como la seguridad y agilización de las operaciones de dentro de un comercio electrónico.

Seguir la investigación con documento del Archivo General de la Nación Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, se define al documento electrónico de archivo como el registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo de vida, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos, de esta manera se esclarece que los documentos que se producen durante la emergencia sanitaria también merecen toda la atención y se deben manejar con la importancia que se maneja y se aplica los criterios archivísticos a los documentos físicos.

2.5.

Marco legislativo y normativo

La normatividad debe estar estructurada de forma adecuada con la prestación de los servicios a ofrecer, por la gestión documental en cada una de las diferentes entidades, donde deben ser oportunos y eficaces, reflejando la aplicación de los procesos y procedimientos que deben atravesar los “documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final”, cumpliendo de esta manera, la secuencia que debe tener un programa de gestión documental, por tal motivo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, para servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley y Normatividad Colombiana.

Colombia país frente a Latinoamérica es uno de los que más normatividad tiene en el tema de Archivo, por tal razón se avanza en el cumplimiento y mejoramiento en su aplicación. Una de las normas que nos identifica es la “Ley General de Archivos 594 del 2000” por la cual se orienta para las actuaciones y procedimientos en los archivos colombianos y el desarrollo de la Gestión Documental.

El marco normativo desarrollado es crucial para llevar un buen manejo del documento electrónico, mediante algo establecido casi en todas las entidades tanto públicas como privadas frente al reglamento de firma electrónica, donde se incorporaría las firmas certificadas y reguladas, que permitirán la formalización remota de actividades, procesos que requerirán de un valor probatorio por sus implicaciones. Adicionalmente, la Ley de Protección de Datos Personales, facilitará la adaptación a los estándares internacionales, que, si bien están desarrollados por nuestro país, no son suficientes para garantizar de manera clara los derechos de los consumidores o usuarios de la información, tanto del personal interno como externo de una entidad.

Basamos específicamente el trabajo bajo el problema evidenciado durante la pandemia para la seguridad de la información en el trabajo remoto y por el cual se reglamenta en Colombia bajo el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.

Se desarrolla el análisis de la normatividad que rige a Colombia en el tema Archivístico y documental y se realiza la relación de normas aplicadas para este trabajo:

Tabla 1: Relación de Normas

Nota: Cuadro realizado con la normatividad consultada en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2275 Relación de Normas sobre Archivos.

3.

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

En el capítulo tres se desarrolla como propósito de esta investigación es la de proponer un plan de mejora para la aplicación del “Decreto 1287 del 2020” para seguridad de los documentos, a continuación, se presenta la metodología empleada para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados, el enfoque desarrollado para el propósito de enfocar una estrategia para ser aplicada en las entidades que facilite y de lineamientos para el manejo de la documentación generada durante la emergencia sanitaria.

3.1.

Enfoque

Para el desarrollo de este trabajo de investigación se abordó el tema desde un marco metodológico de carácter cualitativo, se tiene en cuenta el concepto dado por Julio Cesar Orozco Alvarado en su trabajo “El marco metodológico en la investigación cualitativa menciona que este tipo de trabajo es el camino a través del cual el hombre en un proceso cognoscitivo que influye directamente en las operaciones de abstracción, juicio y razonamiento, siendo este un proceso que realiza la mente humana para conocer los problemas de su entorno y plantear algunas alternativas de solución”, para el desarrollo de esta investigación se plantea tomar la problemática desde las necesidad de proteger la información y todos los documentos que se producen en pandemia pero que aún no se han dado directrices claras de cómo proteger la información y sobre que procesos de seguridad se debe implementar para la salvaguarda de la información por su carácter testimonial, permitiendo este tipo de investigación crear elementos necesarios y conocer las distintas aristas que trajo consigo el manejo de la información digital y electrónica y su seguridad durante la emergencia sanitaria, se tomaron algunos estudios previos sobre el documento electrónico y su validez, se revisó el marco normativo mencionado

y normado por el “Archivo General de la Nación, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” y algunos referentes internacionales, así mismo se realizó una revisión puntual de los trabajos de grado de maestría relacionados con la temática de esta investigación.

Lo primero que se llevó a cabo fue buscar un problema raíz acerca la validez y la seguridad de los documentos electrónicos o digitales que nacieron durante la emergencia sanitaria y que se encuentra normalizado hasta la fecha actual, luego de esto se realizó una búsqueda exhaustiva de todos los documentos expedidos por las diferentes organizaciones gubernamentales a nivel nacional e internacionales que sirvieran como referente al tema de la Pandemia ,mundial y la organización mundial para la salud, analizando los antecedentes y nacimiento de la pandemia y las restricciones que ha tenido el ser humano desde que inicio la crisis sanitaria.

3.2.

Tipo de investigación

Para el desarrollo de esta investigación se aplicó una investigación de tipo descriptivo, pero primero cabe precisar que este enfoque se guía por temas significativos de investigación se procede a la recolección y análisis de los datos, tomando como referente el significado que menciona Sandoval, Carlos (2002), en su trabajo titulado Investigación cualitativa se intenta la construcción de un tipo de conocimiento que permite captar el punto de vista de quienes producen y viven la realidad social y cultural y se adapta una postura metodológica en la que las creencias, las mentalidades, los mitos, los prejuicios y los sentimientos son aceptados como elementos de análisis para producir conocimiento sobre la realidad humana, de esta manera se pretende dar respuesta de cierto modo a las preguntas e inquietudes que ha nacido por la incertidumbre de cómo manejar diferentes soportes al papel que nacen durante la crisis

sanitaria, el enfoque cualitativo permite analizar y sintetizar las necesidades específicas relacionadas con la seguridad de los documentos electrónicos producidos durante la crisis de la pandemia, brindando algunas respuestas interpretativas que buscan solucionar los inconvenientes a los que se enfrentan las entidades en el manejo y seguridad de la información durante la crisis del COVID, de esta manera conociendo el contexto de los documentos que surgieron desde sus inicios de manera electrónica durante la pandemia es posible crear un plan de mejora para la aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos.

3.3.

Método

De igual manera se aplicó un método de investigación documental que como bien lo menciona Constantino Tancara (2003), es un servicio de información retrospectivo, es como aquella pesquisa que tenga como principal material de trabajo una compilación de documentos escritos, audiovisuales o de cualquier índole que sirvan de evidencia de los eventos ocurridos, para el caso de esta investigación se inició con la búsqueda de fuentes primarias sobre pandemia, crisis sanitarias, documentos dispositivos sobre las restricciones por Covid-19, además de la búsqueda y análisis de los documentos encontrados en las bases de datos referenciales de la Universidad de la Salle, al momento de compilar la información se realizó una especie de depuración de fuentes bibliográficas con el fin de limitar la búsqueda, así mismo se buscaron las palabras claves referentes para esta investigación como la gestión documental electrónica y documento electrónico.

3.4.

Técnicas

Se desarrollo esta investigación bajo la técnica de análisis de contenido y se hizo una interpretación de textos elaborados por expertos, referentes frente al objeto de la investigación; como tesis de maestría, artículos en periódicos, revistas, libros, trabajos de investigación, etc. Esta técnica permitió a través de la observación y producción de datos, hacer el análisis y la interpretación para construir un marco de referencia que diera una perspectiva general respecto al plan de mejora para la aplicación del “Decreto 1287 del 2020” para seguridad de los documentos.

Según Andreu, Jaime (2018), en su artículo las técnicas de análisis de contenido: una revisión actualizada, menciona que el análisis de contenido es una técnica de interpretación de textos, ya sean escritos, grabados, filmados u otra forma diferente donde puedan existir toda clase de registros de datos, trascripción de entrevistas, discursos, protocolos de observación, documentos, donde el denominador común de todos estos materiales es su capacidad para albergar un contenido que leído e interpretado adecuadamente nos abre las puertas al conocimiento de diversos aspectos y fenómenos de la vida social, que para el caso puntual de esta investigación se hace el análisis con documentos encontrados en diferentes fuentes de información desde texto escritos e impresos hasta base de datos deferenciales del tema de investigación.

3.5.

Instrumentos

Se decide que el instrumento que dará respaldo a este trabajo de investigación y aportara a la temática será la matriz de análisis y la matriz comparativa que es uno de los instrumentos incluidos dentro de las técnicas de observación, los indicios son captados por el investigador a partir de la observación de las unidades de estudio, como lo menciona Mosku, Dorina (2016), frente a este instrumento se menciona que es necesario crear una matriz de análisis que interprete y recopile los principales conceptos de documentos electrónico, además de generar una matriz comparativa de los documentos expedidos por los organismos gubernamentales y las entidades que han expedido documentos en materia normativa frente a las restricciones sanitarias además de los documentos que ha expedido los órganos de control como el Archivo General de la Nación.

Para la aplicación de instrumentos se elaboró y aprobó por parte del tutor y el experto el documento de Validación de los instrumentos cómo se evidencia en el Anexo 1, y que adicional a los dos instrumentos que se aprobaron se adicional el número tres como recomendación del experto para complementar y dar cumplimiento al objetivo número 3 de este trabajo

Presentación del instrumento 1 (Matriz de análisis).

Para dar respuesta al tema en investigación o propuesta de grado, se utilizará una Matriz de análisis, con el fin de consolidar la normatividad expedida relacionada con los lineamientos para la administración de documentos públicos generados durante la emergencia por Covid-19, se presenta el análisis de contenido que involucra las siguientes categorías.

CATEGORIAS

• Nombre de la norma

• Fecha de expedición

• Entidad que la expidió

• Objeto de la norma

• Descripción del requisito

• Ítem de documento electrónico analizados en cada norma.

La idea se basa en analizar las normas expedidas para la regulación en la producción y manejo de los documentos electrónicos de las entidades durante la emergencia del COVID- 19.

OBJETO: Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria

MATRIZ DE ANALISIS

NOMBRE DE LA NORMA

LEY 527 DE 1999

DECRETO LEY 019 DE 2012

CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2020

FECHA DE EXPEDICIÓN

21 de agosto de 1999

10 de enero de 2012

31 de marzo de 2020

ENTIDAD QUE LA EXPIDIO

EL CONGRESO DE COLOMBIA

PRECIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

OBJETIVO DE LA NORMA

La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:

a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano

en virtud de convenios o tratados internacionales;

b) En las advertencias escritas que por disposición legal

deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo.

Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.

En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen.

Dar los lineamientos para administrar los documentos en las entidades públicas en sus niveles cumpliendo la ley 594 del

2000

DESCRIPCION DEL

REQUISITO

“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales.

ITEM DE DOCUMENTO

ELECTRONICO

ANALIZADOS EN CADA

NORMA

* Articulo 7. Firma.

* Articulo 9. Integridad de un mensaje de datos.

* Articulo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los

mensajes de datos.

* Articulo 11. Criterio para valorar probatoriamente un

mensaje de datos.

* Articulo 12. Conservación de los mensajes de datos y

documentos.

* Articulo 16. Atribución de un mensaje de datos.

* Articulo 20. Acuse de recibo.

* Articulo 28. Atributos jurídicos de una firma digital.

*Artículo 14. Presentación de solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad. *Artículo 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos.

* Artículo 43. Notificaciones.

a. Administración de expedientes

b. Administración de comunicaciones oficiales

OBJETO: Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria

MATRIZ DE ANALISIS

NOMBRE DE LA NORMA

Guía de lineamientos para el uso de documentos electrónicos 2020

DECRETO 2106 DE 2019

DECRETO 417 DE 2020

FECHA DE EXPEDICIÓN

Mayo de 2020

22 de noviembre 2019

17 de marzo 2020

ENTIDAD QUE LA EXPIDIO

ARCHIVO DE BOGOTA

PRECIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

PRECIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

OBJETIVO DE LA NORMA

Establecer y socializar a las entidades y organismos del distrito lineamientos, medidas y recomendaciones para el uso de canales y ambientes electrónicos seguros para la producción y gestión de Documentos Electrónicos de Archivo auténticos, íntegros y fiables durante el trabajo en casa o teletrabajo debido a la emergencia causada por el COVID-19.

El presente decreto tiene por objeto “simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la Administración Pública”, bajo los principios constitucionales y legales que rigen la función pública, con el propósito de garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes de las personas consagrados en la Constitución mediante trámites, procesos y procedimientos administrativos sencillos, ágiles, coordinados, modernos y digitales.

“Declarar el estado de emergencia por periodos hasta de treinta (30) días, que sumados no podrán exceder noventa (90) días en el año calendario. Que la declaración del Estado de Emergencia autoriza al presidente de la República, con la firma de todos los ministros, para dictar decretos con fuerza de ley destinados exclusivamente a conjurar la crisis y a impedir la extensión de sus efectos”.

DESCRIPCION DEL REQUISITO

La Presente guía es un documento mediante el cual se establecen lineamientos técnicos para mitigar los riesgos asociados al uso documentos electrónicos en los ambientes de trabajo en casa debido a la actual emergencia ocasionada por el COVID-19. “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”. Por el cual se declara un “Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional”.

ITEM DE DOCUMENTO ELECTRONICO

ANALIZADOS EN CADA NORMA

I. Ambientes de trabajo seguro

II. Documentos electrónicos (E-Docs.)

III. Autenticidad, integridad y fiabilidad de

documentos electrónicos (E-Docs.)

IV. Correos electrónicos

V. Documentos digitalizadas

VI. Plataformas de comunicación por Internet

VII. Ventanillas electrónicas

VIII. Almacenamiento de documentos electrónicos

* Artículo 9°. Servicios Ciudadanos Digitales.

* Artículo 11. Interoperabilidad de las bases de datos de la

Registraduría Nacional del Estado Civil con los Servicios Ciudadanos Digitales.

* Artículo 14. Integración a la sede electrónica.

* Artículo 15. Portal Único del Estado Colombiano.

* Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación

de la información

* Artículo 17. Transacciones a través de medios electrónicos

* Artículo 18. Medios físicos, digitales o electrónicos

* Artículo 147. Trámites electrónicos de las Cámaras de

Comercio a través de la Ventanilla Única Empresarial.

* Artículo 1. Declárese el Estado de Emergencia

Económica, Social y Ecológica

* Artículo 2. El Gobierno nacional, ejercerá las

facultades a las cuales se refiere el artículo 215 de la Constitución Política

* Articulo 3. El Gobierno nacional adoptará mediante

decretos legislativos

* Artículo 4. El Presente decreto rige a partir de la

fecha de su publicación

OBJETO: Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria

MATRIZ DE ANALISIS

NOMBRE DE LA NORMA

DECRETO 457 DE 2020

DECRETO 491 DE 2020

DECRETO 1287 DE 2020

FECHA DE EXPEDICIÓN

22 de marzo 2020

28 DE marzo 2020

24 de septiembre 2020

ENTIDAD QUE LA

EXPIDIO

MINISTERIO DEL INTERIOR

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

OBJETIVO DE LA

NORMA

El derecho fundamental de circulación de poder ser limitado, en virtud de la ley, pero sólo en la medida necesaria e indispensable en una sociedad democrática, con miras a prevenir la comisión de infracciones penales, proteger el interés público, la seguridad nacional, el orden público, la salud y la moral públicas, o los derechos y libertades de las demás personas, y en cuanto a la restricción sea igualmente compatible con el ejercicio de los demás derechos fundamentales “El presente Decreto, en el marco de los hechos que dieron lugar a la Emergencia Económica, Social y Ecológica, esto es, la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Socia”, tiene por objeto que las “autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares”. El presente decreto tiene por “objeto regular los elementos y características de seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada”.

DESCRIPCION DEL

REQUISITO

Por el cual se “imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia” del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público.

“Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”. “Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del

28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad

de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria”.

ITEM DE DOCUMENTO

ELECTRONICO

ANALIZADOS EN CADA

NORMA

* Artículo 2. Ejecución de la medida de

aislamiento

* Artículo 3. Garantías para la medida de

aislamiento preventivo obligatorio

* Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos.

* Artículo 9. Conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de

la Nación.

* Artículo 10. “Continuidad de los servicios de arbitraje, conciliación y otros

mecanismos de resolución de conflictos por medios virtuales”.

* Artículo 2. Firma de los documentos expedidos durante el

trabajo en casa.

* Articulo 3. Directrices para la firma autógrafa mecánica,

digitalizada o escaneadas.

Presentación del instrumento 2 (Matriz comparativa)

Para dar aplicación al segundo objetivo específico de este trabajo, se utilizará una Matriz comparativa, con el fin de consolidar la normatividad expedida por las entidades a nivel nacional referentes en temas de documento electrónico, durante la emergencia por Covid-19, involucrando las siguientes categorías:

CATERGORIAS

• Entidad que la expide

• Marco regulatorio

• Fecha de expedición

• Descripción del requisito

• Semejanzas

• Diferencias

OBJETO: Comparar mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020

MATRIZ COMPARATIVA

ENTIDAD QUE LA EXPIDE

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

TIPO DE DOCUMENTO

DECRETO

DECRETO

NOMBRE

Decreto 417 de 2020 Decreto 491 de 2020

FECHA DE EXPEDICIÓN

17 de marzo de 2020

28 de marzo 2020

MARCO REGULATORIO

* Artículo 215 de la Constitución Política

* Ley 137 de 1994

* Ley 137 de 1994

* Decreto 417 del 17 de marzo de 2020

* Artículo 212,213, 215 de la Constitución· Política

* Resolución 0000380 del 10 de marzo de 2020

OBJETIVO

“Declarar el estado de emergencia por periodos hasta de treinta

(30) días, que sumados no podrán exceder noventa (90) días en el

año calendario. Que la declaración del Estado de Emergencia autoriza al presidente de la República, con la firma de todos los ministros, para dictar decretos con fuerza de ley destinados exclusivamente a conjurar la crisis y a impedir la extensión de sus efectos”.

“El presente Decreto, en el marco de los hechos que dieron lugar a la Emergencia Económica, Social y Ecológica, esto es, la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, tiene por objeto que las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares”.

DESCRIPCION DE

REQUISITOS

Se mencionan varios requisitos dentro de la descripción de la norma como:

1. Presupuesto fáctico

A. Salud pública B. Aspectos económicos

2. Presupuesto valorativo

3. Justificación de la declaratoria de estado de excepción

Se mencionan varios requisitos dentro de la descripción de la norma como: Artículo 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Artículo 5. Ampliación de términos para atender las peticiones Artículo 6. Suspensión de términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa Artículo 7. Reconocimiento y pago en materia pensional. Artículo 8. Ampliación de la vigencia de permisos, autorizaciones, certificados y licencias. Artículo 9. Conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación.

ESTRATEGIAS

Se divulgo por medios electrónicos (televisión, radio, redes sociales, correos, etc.) Cada entidad estableció parámetros de divulgación de la norma como Circulares, guías, procesos procedimientos que se ajustaran a la entidad.

Se divulgo por medios electrónicos (televisión, radio, redes sociales, correos) Cada entidad estableció parámetros de divulgación de la norma como Circulares, guías, procesos procedimientos que se ajustaran a la entidad.

APLICACIÓN

Se aplico a nivel nacional en todos los niveles, entidades y ciudadanos del país.

Se aplico a nivel nacional en todas las entidades, niveles y ciudadanos del país. OBJETO: Comparar mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020

MATRIZ COMPARATIVA

ENTIDAD QUE LA EXPIDE

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA

INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

TIPO DE DOCUMENTO

GUIA

GUIA

CIRCULAR

NOMBRE

Guía técnica de integración de sedes electrónicas al portal único del Estado colombiano - gov.co Guía Lineamientos para el uso de documentos electrónicos en la contingencia generada por la emergencia sanitaria COVID-19 Circular Externa 001 de 2020

FECHA DE EXPEDICIÓN

Julio del 2020 Mayo del 2020

31 de marzo de 2020

MARCO REGULATORIO

* Decreto 1078 de 2015

* Ley 1437 de 2011

* Decreto 2106 de 2019

* Decreto Distrital 425 de 2016

* Decreto Distrital 828 de 2018

* Decreto Nacional 1413 de 2017

* Acuerdo 060 de 2001

* Decreto 417 del 17 de marzo de 2020

* Decreto 457 del 22 de marzo de 2020

* Decreto 491 de 2020

*Ley 594 de 2000

OBJETIVO

La presente Guía pretende establecer los estándares que deberán cumplir las autoridades para integrar sus sedes electrónicas al Portal Único del Estado colombiano en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2106 de 2019. Para ello, durante el proceso de adecuación de sus sedes electrónicas para integrarlas al Portal Único del Estado colombiano -

GOV.CO,

Establecer y socializar a las entidades y organismos del distrito lineamientos, medidas y recomendaciones para el uso de canales y ambientes electrónicos seguros para la producción y gestión de Documentos Electrónicos de Archivo auténticos, íntegros y fiables durante el trabajo en casa o teletrabajo debido a la emergencia causada por el

COVID-19.

Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales.

DESCRIPCION DE

REQUISITOS

Aspectos de arquitectura y calidad de las sedes electrónicas que se integran al portal único del estado colombiano Atributos de calidad mínimos de la sede electrónica:

* Usabilidad

* Interoperabilidad

* Accesibilidad

* Seguridad

* Disponibilidad

* Infraestructura tecnológica

* Neutralidad

* Calidad de la información

* Modelo de integración de sedes electrónicas al portal

del Estado colombiano La Presente guía es un documento mediante el cual se establecen lineamientos técnicos para mitigar los riesgos asociados al uso documentos electrónicos en los ambientes de trabajo en casa en razón de la actual emergencia ocasionada por el COVID-19.

* Ambientes de trabajo seguro

* Documentos electrónicos (E-Docs.)

* Autenticidad, integridad y fiabilidad de

documentos electrónicos (E-Docs.)

* Correos electrónicos

* Documentos digitalizadas

* Plataformas de comunicación por Internet

* Ventanillas electrónicas

* Almacenamiento de documentos electrónicos

Se trataron dos requisitos específicos en cuanto a:

a. Administración de expedientes

b. Administración de comunicaciones oficiales

ESTRATEGIAS

Se entregan lineamientos para Contenido y estructura de las sedes electrónicas que se integran al portal único del estado colombiano - gov.co

* Toda la información debe ser publicada en formatos

que permitan: su descarga, acceso sin restricciones legales, uso libre, procesamiento por máquina y búsquedas en su interior

* Todo documento o información debe indicar la fecha

de su publicación en la sede electrónica

* Se debe cumplir Transparencia y Acceso a la

Información Pública Se unieron el Archivo de Bogotá y la Alcaldía de Bogotá para la elaboración de esta guía Se implemento frente a estos aspectos:

* Si va a hacer uso de información crítica al conectarse con

sistemas de información confidencial o clasificados como reservados, se recomienda no hacerlo desde redes de internet públicas.

*Cerrar todas las conexiones con servidores y páginas web utilizando cuando sea posible la opción “desconectar” o “cerrar sesión”. Se tomaron medidas para las entidades en el cuidado de la documentación como:

* Se deberán evitar el retiro de

expedientes de sus instalaciones físicas

* Las entidades deberán establecer el

protocolo o procedimientos de documentos físicos y electrónicos

* Se debe establecer

protocolos de seguridad.

* Para el ingreso al sistema de gestión

de documentos electrónicos de archivo o repositorios de información, se deben

* Se recomienda no hacer copia local de la información

sino hacer uso de herramientas colaborativas dispuestas por la entidad establecer mecanismos de control y acceso

* Se deberá aplicar un proceso de limpieza y

desinfección.

* “Dar a conocer los canales oficiales

de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio”.

APLICACIÓN

Se aplico a nivel nacional en todas las entidades, niveles y ciudadanos del país.

La aplicación de esta guía se realizó frente a las entidades del distrito capital desde el mes de mayo 2020. Se público en la página del Archivo de Bogotá en la Alcaldía de Bogotá en sus portales internos y se socializa con todas las entidades distritales.

Se aplico mediante la divulgación del correo corporativo y publicación en la página del AGN.

Presentación del instrumento 3 (Entrevista)

Para dar aplicación al tercer objetivo específico de este trabajo, se utilizará una entrevista, con el fin de consolidar y tener la información de algunas entidades gubernamentales a nivel nacional para la aplicación del decreto frente a la producción del documento electrónico, durante la emergencia por Covid-19 como se evidencia en el modelo realizado para la aplicación en entidades de orden Nacional en el Anexo 2 de este trabajo.

Para la aplicación se tomó una entidad rectora para el tema de documento electrónico como el Archivo General de la Nación (AGN), una nacional como Colombia Compra Eficiente una departamental como la Gobernación del Vaupés y una local como la Alcaldía de Mitú como evidencia a su aplicación se evidencia en el Anexo 3.

3.6.

Fases de la investigación

3.6.1 Fase 1. Estructuración del Trabajo

Elección del Tema Planteamiento del problema Justificación Objetivos de la Investigación Marco Teórico Metodología

3.6.2 Fase 2. Selección de entidades

Seleccionar las entidades objeto del estudio a nivel Nacional y que tocaran l manejo del documento electrónico de acuerdo con el decreto tratado.

De acuerdo con esta selección, el estudio se enfocará en los lineamientos generales y específicos dictados por la normatividad para la ejecución de su función pública en cuanto al manejo del documento electrónico.

3.6.3 Fase 3. Aplicación instrumento

Aplicación de la entrevista a los funcionarios seleccionados en cada una de las entidades de orden nacional.

3.6.4 Fase 4. Análisis de los datos.

Análisis y procesamiento de datos: la interpretación de los datos se hará de manera individual para cada entrevista con el fin de ingresar a la información de manera que se puedan conocer minuciosamente para realizar una comparación que facilite revisar la información recopilada.

3.6.5 Fase 5. Resultados y producto.

Producción intelectual: de acuerdo con los resultados de la condensación y el análisis de la de información se elaborará entregable que incluya el estudio de investigación con los resultados de la investigación

4. CAPÍTULO IV. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

En relación con el análisis de la información frente a la aplicación del “Decreto 1287 del 2020, relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa durante la emergencia sanitaria”, se encontró un gran desconocimiento normativo frente a documento electrónico y carencia de infraestructura tecnológica a nivel nacional y departamental - municipal, lo cual se evidencia en una producción masiva de documentos electrónicos sin ningún control, y posibles fondos acumulados electrónicos, de acuerdo con los resultados obtenidos a partir de las entrevistas realizadas se puede inferir que las entidades no contaban con las herramientas tecnológicas y mecanismos suficientes para enfrentar los grandes volúmenes de información que nacieron durante la pandemia, lo cual se constata con lo planteado por Castro (2021), en relación con el impacto económico, social y ambiental que sufrieron las entidades por el COVID- 19.

En relación con el análisis de la información existente sobre las medidas de contingencia que garanticen el acceso a la información y el control de documentos, se encontró una gran preocupación por parte de las entidades de garantizar el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 frente a la garantía del acceso a la información creando diferentes mecanismos para la radicación y respuesta a los usuarios, de acuerdo con los resultados obtenidos, se muestra en este capítulo los resultados y análisis de las entrevistas realizadas a algunos funcionarios de entidades públicas frente a la producción de los documentos que se generaron en pandemia y las estrategias que se llevaron a cabo a través de diferentes sistemas ofimáticos, sistemas de información y correos institucionales, garantizando de esta manera la continuidad de las actuaciones administrativas.

4.1.

Análisis de las Entrevistas

De acuerdo con las entrevistas realizadas que constan de 6 preguntas que darán respuesta a los interrogantes planteados en este trabajo se desarrolla una aplicación en entidades nacionales y departamentales, para poder verificar la aplicación del decreto a nivel nacional. Las entidades escogidas son: Entidad 1: Archivo General de la Nación, Entidad 2: Colombia Compra Eficiente, Entidad 3: Gobernación Departamento del Vaupés, Entidad 4: Alcaldía Municipal de Mitú y Entidad 5: Auditoria General de la Republica. Durante su aplicación no se tuvo complicaciones con los funcionarios que cordialmente accedieron a dar respuesta a las entrevistas aplicadas, agradecemos su tiempo y colaboración. Y en su aplicación resultan los siguientes resultados de la aplicación del Decreto 1287 del 2020:

Pregunta 1: ¿Qué estrategias fueron utilizadas por su entidad para mantener el trabajo en

casa durante la pandemia?

Entidad 1: Se relaciono con documento y firmas electrónicos como falencia se informan que no se aplicó un SGDEA para tramite de todos los documentos, por lo que todo se tramito por correo institucional, se contó con el sistema de radicación de documentos de la entidad. El trámite constaba en firma digital de los documentos y envió por correo siempre convirtiendo en

PDF.

Entidad 2: Emitir actos administrativos que permitieran el uso de la firma simple durante la emergencia sanitaria.

Entidad 3: Se aplico una circular 020 del 2020 interna donde se estableció un trabajo por turnos laborales en respuesta a la emergencia sanitaria.

Entidad 4: Se emitieron permisos especiales a funcionarios de planta para asistir a la oficina Se establecieron grupos y horarios de trabajo en alternancia con todos los elementos de bio-seguridad de acuerdo con la norma municipal.

Entidad 5: Reuniones por medio de Google Meet, trabajo colaborativo por Google Drive, control de Horarios por Google Forms, gestión de trámite por correo electrónico, firmas escaneadas, centralización de correspondencia por medio de un correo para conservar el consecutivo de comunicaciones oficiales, compromisos de trabajo en casa e informes de seguimiento semanales sobre los compromisos

Pregunta 2: ¿Cómo se controló la producción de documentos electrónicos en su entidad

durante la pandemia?

Entidad 1: El control de la producción documental siempre estuvo ligado a las actividades y se seguía con la misma producción, pero de forma electrónica pero lo que se evidencio es que en la pandemia se incrementó esta producción documental. En estos momentos se están organizando los documentos correctamente sin requerir volverlos al medio físico.

Entidad 2: Garantizado que los documentos electrónicos producidos se encontraran almacenados en un repositorio, bajo la misma estructura de las Tablas de Retención Documental.

Entidad 3: No se realizó un control documental ya que la entidad desconoce las políticas y acciones de MIPG para el seguimiento y control de la producción y flujo de documento electrónico.

Entidad 4: Por medio de correos electrónicos institucionales.

Entidad 5: No se presentaron directrices especificas por pandemia para el control de documentos, cada dependencia era responsable de crear y conservar la documentación perteneciente a los expedientes producidos en función de sus actividades.

Pregunta 3: ¿Cuántos documentos aproximadamente, se tramitaron de manera remota en

formato digital?

Entidad 1: A este momento la entidad no ha cuantificado la cantidad de documentos producidos durante la pandemia, sin embargo, se estiman más de 4 teras de información que tiene parametrizado Gestión Documental en cada una de las dependencias. Entidad 2: 2 Teras de Información.

Entidad 3: Cerca de 31200 aproximadamente (se habla de documentos)

Entidad 4: Mas de 200 teniendo en cuenta que las solicitudes llegaban directamente a los correos electrónicos sin pasar por ventanilla.

Entidad 5: No se estableció la cantidad de documentos generados de forma remota por pandemia.

Pregunta 4: ¿En qué sistemas de información se encuentra la documentación generada en la

pandemia?

Entidad 1: La documentación no fue generada en Sistemas Electrónicos si no en sistemas ofimáticos y se almacenaron es dispositivos como: Share Paint y en estos momentos se está disponiendo de un repositorio en los servidores para realizar la migración a un sistema de información en gestión de documento electrónico.

Entidad 2: Se utilizo Sharepoint

Entidad 3: Se utilizaron por áreas distintos sistemas de información como Sec Hacienda: Prosoft-SIDCA- ORCA el Dep Administrativo, Planeación: Gesproy, la secretaria general: SAC-PASVICOL-SIGEP y la DDAJJ – Jurídica: SECOP.

Entidad 4: Correos electrónicos institucionales.

Entidad 5: La entidad no cuenta con un sistema de información que permita conservar de manera óptima la documentación en formatos digitales o electrónicos, por lo tanto, cada dependencia fue responsable imprimir y conformar los expedientes producidos en función de sus actividades conforme a lo establecido en la TRD.

Pregunta 5: ¿Qué lineamientos asumió la entidad durante la pandemia, en cuanto a la emisión

de actos administrativos sobre documento electrónico?

Entidad 1: Se aplicaron algunas de las recomendaciones que se emitieron en la normatividad, pero se administró todo por medio del correo institucional se aplicó la firma electrónica y todo en formato PDF, pero faltaron aplicar elementos necesarios para la concepción de un documento Electrónico.

Entidad 2: Dar validez a la firma escaneada sobre los documentos

Entidad 3: Se desconocen

Entidad 4: Se emitió un memorando en donde se estipulo el uso del correo institucional.

Entidad 5: No se establecieron lineamientos específicos frente a la emisión de documentos electrónicos, pero por medio de circular interna se solicitó que todos los documentos que fueran radicados fueron remitidos con copia al correo de correspondencia con el fin de conservar los consecutivos.

Pregunta 6: ¿Se usaron firmas digitalizadas para validar documentos electrónicos o correo

certificado? Explique cuáles.

Entidad 1: Se utilizaron firmas digitalizadas, también existen algunas firmas a partir del correo certificado parea el trámite de documento cumpliendo con los requisitos para la gestión de estos.

Entidad 2: Si. Todas las dependencias de la organización hicieron uso de la firma digitalizada sobre los documentos electrónicos que así lo requirieran. Entidad 3: Para tema de comunicaciones oficiales se aplicó correo certificado a través de canales oficiales. En el 2020 y 2021 se contrataron firmas digitales con el fin de dar respuestas a las necesidades de la entidad.

Entidad 4: Si, el señor alcalde utilizo certimail, certicamara y la firma escaneada para validar la información.

Entidad 5: Se escanearon las firmas de los funcionarios de la entidad y se insertaban en los documentos, el trámite del documento también adquiría valor al ser remitido en PDF desde el correo de la dependencia o desde el correo del Directivo responsable.

4.2.

Resultados Obtenidos de las entrevistas:

En cuanto a lo plasmado por cada funcionario de cada una de las entidades de estudio se evidencio una gran falencia en las entidades de orden Departamental y lo que pudimos evidenciar es que el municipio tiene falencias en la permanecía de energía he internet ya que son muy intermitentes. No se tiene manejo ni conocimiento del documento electrónico de la entidad no se almacenaban en un dispositivo unificado, no se aplican elementos de gestión documental. Se omitía el paso de la radicación por ventanilla de los documentos y por esta razón se desconoce la cantidad de producción documental de estas entidades.

En las cuatro entidades se evidencia deficiencia para la unificación de toda la información digital generada durante la pandemia y en estos momentos no se ha logrado su unificación de toda la documentación generada en pandemia y mucho menos su estructuración con lo establecido por las Áreas de Gestión Documental.

Se evidencian aspectos de deficiencia tecnológica más en las entidades departamentales que en las de Orden Nacional, peno nos falta en toda una aplicación del manejo de la gestión de documento electrónico tanto en sistemas que gestionen la información como en las políticas, procesos y procedimientos que establezcan en el control y el manejo de la información electrónica.

Los recursos económicos varían en cada uno de los presupuestos de las entidades y esto difiere en la toma de decisiones y en las medidas preventivas y de administración documental que maneja cada organización. De esto se denota las deficiencias en cuanto a la administración del documento electrónico.

En cuanto a normatividad archivística y la relacionada con documentación electrónica que salió en pandemia es bastante pero no son claras las medidas de aplicación o son de desconocimiento por parte de las entidades nacionales por que Colombia maneja una muy buena normatividad, pero es deficiente sus aplicaciones en las organizaciones por falte de perfiles profesionales que sepan y manejen el tema de Gestión documental o por falencias económicas que no permiten la aplicación de la norma.

Se evidencia falta de acceso a la información por las entidades departamentales del país, falta de control documental por parte de los funcionarios y por falta de un programa de gestión de documento electrónico que facilite estos procesos generados por cada organización y por ovias razones se tiene gran preocupación al momento de la conservación de medios

tecnológicos y de la unificación de cada una de las entidades de toda la información que se generó durante el periodo de la pandemia.

En cuanto a la aplicación del Decreto 1287 del 2020 las entidades aplicaron la firma electrónica, firma escaneada, certicamara y el documento convertido en PDF y la utilización del correo certificado todo se remitía por correo institucional.

4.3.

Análisis del decreto 1287 de 2020

El presente decreto desarrollado a lo largo de esta investigación tiene por “objeto regular los elementos y características de seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada”, se da gran importancia a la firma de los documentos expedidos durante el trabajo desarrollado en los hogares y por el cual se reglamenta el “Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria”.

Para el análisis de este trabajo nos enfocamos el este decreto ya que con lo evidenciado en la mayoría de entidades y lo recolectado en las entrevistas aplicadas, la documentación generada durante el tiempo de la pandemia denota un gran problema ya que no ha sido recolectada, organizada, clasificada y almacenada con los criterios archivísticos dentro de cada entidad, en algunas se tiene desconocimiento de la cantidad de la producción documental que se evidencia en los equipos de cada funcionario de la empresa. Y creemos que depende de nosotros como profesionales estructurar parámetros y lineamientos que permitan dar un orden para comenzar a establecer el cómo se podría abarcar toda la cantidad de información generada en casi dos años de trabajo remoto.

4.4.

Informe analítico de la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria;

Análisis Jurídico

➢ Con ocasión de la “situación epidemiológica causada por el virus COVID-19 y de la emergencia económica, social y ecológica decretada por el Gobierno Nacional”, se expidió el “Decreto legislativo 491 de 2020 (28 de marzo)”en el cual se decreta “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

➢ En torno al uso de “firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, el artículo 11 del Decreto 491 de 2020” establece:

Artículo 11. “De las firmas de los actos, providencias y decisiones. Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio”.

Posteriormente, el “Decreto 1287 de 2020 (24 de septiembre) por el cual se reglamentó el Decreto Legislativo 491 de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria”, dispone: “Artículo 2. “Firma de los documentos expedidos durante el trabajo en casa. Durante la emergencia sanitaria y siempre que los servidores públicos y contratistas estén prestando sus servicios desde la casa, en el marco del artículo 11 del Decreto Legislativo 491 de 2020, se podrán suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación y las que se imparten en el presente decreto”. “Artículo 3. “Directrices para la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneadas.

Además de las directrices dadas por el Archivo General de la Nación, los servidores públicos y contratistas que vayan a expedir documentos, actos, providencias y decisiones haciendo uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, deberán”:

1. “Velar por la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información de los

documentos expedidos en el marco de sus funciones y competencias, haciendo uso de mecanismos tecnológicos para blindarlos jurídica y técnicamente en medios electrónicos”.

2. “Comunicar los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma

autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, a través de medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico, sedes electrónicas, ventanillas únicas o algún mecanismo que permita distribuir o comunicar la información de forma oficial”.

3. “Aplicar los procedimientos indicados por el Archivo General de la Nación para la

organización, conservación e incorporación al expediente respectivo los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa”.

4. “Garantizar la organización, conservación e incorporación al expediente de los

documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas”.

5. “Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en

casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de retención Documental (TRD), actualizando la hoja de control y diligenciando el inventario Documental (FUID); los documentos electrónicos de archivo que cumplen con las características establecidas deberán incluirse en el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo, actualizando el índice electrónico. Lo anterior deberá hacerse una vez se supere la emergencia sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas”. “Decreto 1287 de 2020, autoriza a las entidades públicas para que durante la permanencia de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social con ocasión de la crisis generada por el coronavirus COVID-19, puedan válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos medios”. Los servidores públicos o contratista de las entidades que utilicen el uso de la “firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada para la expedición de actos, providencias o decisiones, deberán tener en cuenta las directrices impartidas en el artículo 3 del Decreto 1287 de 2020 así como las directrices que para el efecto dicte el Archivo General de la Nación”.

4.5.

Mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020

Algunas medidas que deben ser tomadas por las entidades son:

Los documentos expedidos por cada entidad como resoluciones, “actos administrativos que deban ser radicados se deben enviar a través de correo institucional firmadas por la persona autorizada, se radica dentro del aplicativo correspondiente, se asigna el número y se devuelve al remitente” o según el trámite aplicado por cada entidad. “Durante el estado de emergencia los actos administrativos que se expidan se sujetarán a los lineamientos emitidos por la empresa”.

“Respecto a la firma electrónica. La persona autorizada para firmar debe conservar el documento original que haya sido radicado, para que, una vez superado el periodo de aislamiento preventivo, se entregue al responsable de la gestión documental para su archivo correspondiente”.

Para la “notificación y comunicación de actos administrativos, así como para las respuestas de derechos de petición, la entidad utilizará los medios electrónicos de conformidad con lo establecido en la Ley 1437 de 2011, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos”.

Aplicación de correos certificados por las entidades, lineamientos claros para firma

digital.

Parámetros otorgados por Gestión Documental para el manejo de documento electrónico en cada una de las entidades, deben ser claros, socializados y de conocimiento de todos los funcionarios.

Establecer medios y servidores para la unificación, organización y conservación de la información electrónica de la entidad.

Establecer criterios de conservación electrónica de documentos a largo plazo.

5. CAPÍTULO V. PROPUESTA

En el quinto capitulo se desarrolló como propuesta para las entidades un plan de mejora para la aplicación del decreto 1287 del 2020 para la seguridad de los documentos electrónicos generados durante la emergencia sanitaria basados en planes de auditorías y mitigar los riesgos de la perdida de información. Ya que el crecimiento de la información sin control alguno fue bastante en las organizaciones sin algún proceso o procedimiento dado para tal fin.

5.1.

PLAN DE MEJORA PARA LA APLICACIÓN DEL DECRETO 1287

DEL 2020 PARA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Para el desarrollo de este último capítulo, se plantea un plan de mejora para la aplicación del “decreto 1287 del 2020” para seguridad de los documentos electrónicos, a partir de los resultados obtenidos en las entrevistas y el análisis de las mismas, se muestra a continuación la propuesta de elaboración de un programa de auditoria basada en riesgos para la aplicación del decreto 1287 y documento electrónico, así mismo se “presentaran los lineamientos básicos para la aplicación del decreto en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”, lo anterior con base en todo el trabajo de investigación y los resultados obtenidos, de esta manera se pretende que las entidades puedan lograr hacer sus propios proceso de autocontrol mediante los procesos de auditoria basado en riesgos, y puedan mitigar el riesgo de pérdida de la información que nació durante la pandemia.

PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL DE DOCUMENTOS DIGITALES Y/O

ELECTRONICOS NACIDOS DURANTE LA PANDEMIA

Introducción

Teniendo en cuenta la emergencia sanitaria por la que atravesaron las entidades tanto públicas como privadas, la expedición del Decreto 1287 de 2020 y como control del uso de firmas digitales y electrónicas sin medidas de certificación ni seguridad especifica, además del crecimiento exponencial de los soportes digitales y electrónicos, se debe realizar la evaluación, control y seguimiento de la conformidad en la aplicación de los procesos, procedimientos, lineamientos, formatos establecidos por gestión documental al interior de las entidades, instrumentos archivísticos donde se incluyan los soportes digitales y electrónicos, identificando las debilidades, no conformidades y hallazgos que se puedan presentar por los diferentes entes de control, para así formular acciones correctivas y preventivas de mejoramiento continuo en torno a los documentos que nacieron durante la pandemia.

Objetivo general del programa

Evaluar y controlar la correcta aplicación del Decreto 1287 de 2020 en las entidades públicas durante la pandemia, con el fin de garantizar la recuperación de la información en diferentes soportes además de cumplir con los lineamientos de gestión documental.

Alcance del programa

El siguiente programa de auditoría y control de la aplicación del Decreto 1287 de 2020 es aplicable a todas las entidades públicas y privadas con funciones públicas.

Normatividad

La siguiente es la normatividad aplicable para el programa de auditoría y control de documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia:

“Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. “Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información pública”.

Acuerdo 048 de 2000. “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva”, conservación y restauración documental Acuerdo 049 de 2000 “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 038 de 2000 “Especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.

Acuerdo 003 de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como el resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el Artículo 21 de la Ley 594 de

2000 y el Capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”

Acuerdo 03 de 2015 AGN., “por el cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de

conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”. Decreto 2150 de 1995, “suprime la autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades publicar limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos”.

Decreto 1287 de 2020. “Por medio del cual se reglamenta el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria”. Circular 02 de 1997. “Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos”.

Circular externa 005 de 2012. “Proceso de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel”.

Circular externa N. 002 de 2012. “Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental”.

Definiciones aplicables al programa

Alcance de la auditoria: El marco o límite de la auditoria y las materia, temas, segmentos o actividades que son objetivo de la misma.

Auditores externos: Profesionales facultados que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Auditoria gubernamental: La externa que realiza el ministerio de auditoria u control como entidad de fiscalización superior a cualquier persona natural o jurídica que tenga vínculos con el presupuesto del Estado.

Auditoria especial: Consiste en la verificación de los asuntos y temas específicos de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una solicitud determinada Auditoría de tecnologías de la información: Consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos; confiabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática. Auditoria: Técnica de control, dirigida a valorar, el control interno y la observancia de las normas generales de contabilidad. Comprende un examen independiente de los registros de contabilidad y validez de la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática.

Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Evidencia de auditoria: Las pruebas que obtiene el auditor durante la ejecución de la auditoria, que hace patente y manifiesta la certeza o convicción sobre los hechos o hallazgos que prueban y demuestran claramente estos, con el objetivo de fundamentar y respaldar sus opiniones y conclusiones.

“Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización”.

Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo tramite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dato durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida para garantizar su consulta en el tiempo.

“Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contenga”.

Expediente virtual: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo tramite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su disposición final.

Hallazgos: Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis de información; la suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad, situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones al respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditoria. Informe de auditoría: Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoria, manifestando sus criterios y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos Matriz de riesgos: Herramienta de control y de gestión utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de la entidad, el tipo y nivel de

riesgo inherentes a estas actividades y los factores exógenos y endógenos que engendran tales riesgos (factores de riesgo).

Medio electrónico: Mecanismo tecnología, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.

Normas de auditoria: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse para realizar una auditoria con la calidad y eficiencias indispensables Objetivo de auditoria: Propósito o fin que persiguen la auditoria, o la pregunta que se desea contestar por medio de la auditoria.

Preservación a largo plazo: “Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental”, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Procedimiento de auditoria: Las acciones que realiza el auditor para llevare a cabo sus labores de revisión.

Programa de auditoria: Documento que establece los procedimientos de auditoria relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión. Riesgo: Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o irregularidades importantes

Beneficios en la implementación del programa

El siguiente programa de auditoría y control pretende controlar y evaluar la correcta aplicación del Decreto 1287 de 2020 en las entidades, a los documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia, lo anterior con el fin de garantizar que estos documentos en otros formatos cuentan con todas las

características de un documento electrónico de archivo, por lo tanto deben contar con todos los procesos archivísticos para documento electrónico, aplicación de los instrumentos archivísticos como tablas de retención documental y plan de preservación digital a largo plazo.

Por lo anterior se debe garantizar la gestión y tramite de todos los documentos administrativos nacidos durante pandemia cumpliendo con todos los términos de legalidad y transparencia, por lo que deberán contar con firmas digitales o electrónicas o cualquier otro medio de autenticación de firma.

Asegurar mediante la auditoria que los actos administrativos cuenten con todos los procedimientos de validez y aprobación, concepto técnico, jurídico, y firma del representante legal de la entidad o quien haga sus veces, así mismo deberá contar con la numeración y posterior fechado por parte del área encargada, por lo que no pueden existir números reservados y que se encuentren en blanco. Asegurar mediante la auditoria que todas las comunicaciones internas como externas deberán contar con la validación correcta del proceso de radicación de comunicaciones oficiales de cada entidad, esto quiere decir que deberán tener un numero único de consecutivo de radicación a través del sistema de información con el que se cuente, y la respectiva fecha de radicación, todas las comunicaciones nacidas durante la pandemia deberán tener los mismos seguimientos y controles de envío y respuesta.

Controlar la producción documental nacida durante la pandemia por medio del formato único de inventario documental para soporte papel y electrónico. Disminución de riesgo de pérdida de información, por documentos que nacieron durante la pandemia, pero no fueron controlados, normalizados, radicados ni archivados, por lo que la evidencia de estos trámites administrativos no existe en los expedientes ni físicos ni electrónicos.

Así mismo garantizar que todas las actas de los órganos consultivos fueron generadas y normalizadas con los formatos y avaladas con las firmas de los miembros de cada comité.

Controlar la producción masiva de imágenes digitales sin parámetros técnicos de digitalización, lo anterior obedece en muchos casos que las entidades no contaban aun con toda la información en repositorios o sistemas de información documental. Garantizar la elaboración e implementación del instrumento archivístico plan de preservación digital a largo plazo, con el fin de garantizar la seguridad de la información producida en diferentes soportes durante pandemia.

Aspectos funcionales y lineamientos del programa

La implementación del programa de auditoría y control de documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia estará a cargo de las oficinas de control interno de gestión de las entidades, sin embargo, contará con el seguimiento y acompañamiento por parte de las oficinas o áreas encargadas del proceso de gestión documental y/o archivo con el fin de conocer el volumen documental y contar con un diagnóstico de archivo inicial de documentos electrónicos. Se deben implementar los diferentes instrumentos archivísticos como las tablas de retención documental para los documentos que nacieron durante la pandemia en su soporte original, de esta manera se garantizan los procesos de actualización de inventarios documentales de los archivos de gestión y las transferencias documentales primarias de estos documentos. Por lo anterior es importante que los instrumentos archivísticos sean actualizados con estos nuevos formatos y soportes nacidos en pandemia.

Así mismo es importante garantizar la elaboración e implementación del plan de preservación digital a largo plazo el cual debe contener los pasos y metodología a seguir con los documentos nacidos durante la pandemia, el proceso de recuperación y migración de toda la información en sus diferentes soportes, incluso se debe contar con un plan de contingencia con los documentos que nacieron por medio de los correos electrónicos institucionales y en los PC personales de los funcionarios que tuvieron la modalidad de trabajo en casa.

Es importante resaltar que la implementación del “Decreto 1287 de 2020” busca garantizar la “seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria”, por lo tanto todas las personas que crearon documentos de archivo durante la pandemia deberá garantizar la correcta recuperación de esta información, sin ocultamiento de la misma y garantizando la transparencia de los procesos administrativos desde casa, pero todo esto lleva primero a crear conciencia desde los mismos funcionarios en la importancia de recuperar toda la información de aproximadamente tres años de pandemia, a futuro mucha de esta información será el soporte y la evidencia de todos los sucesos que giraron en torno a una emergencia sanitaria, al ser evidencia hará parte de los futuros archivos centrales e históricos de las entidades, por lo anterior es que todos los documentos nacidos durante pandemia deberán tener el mismo cuidado que los soportes en papel, y es por esto que las oficinas de control interno de gestión deberán garantizar la correcta aplicación del Decreto 1287 de 2020.

Las entidades públicas deberán actualizar el mapa de riesgo institucional previendo futuros riesgos frente a la perdida de información y posibles falencias en la estructura física y tecnológica frente a la recuperación de la información. Se deber contar anualmente con el presupuesto necesario para garantizar la conservación ideal de los soportes y generar los planes de migración de los mismos.

Se debe aplicar los respectivos procesos archivísticos para los documentos electrónicos de archivo con el fin de garantizar la conformación de los expedientes electrónicos, de ser necesario contar con los instrumentos de búsqueda y recuperación de la información como inventarios documentales e índices electrónicos.

Indicador

El porcentaje de implementación del decreto 1287 de 2020 en las entidades deberán contar con una actualización de los inventarios documentales contando con la información producida durante pandemia, del 100% del total de las dependencias existentes para cada entidad. así mismo la oficina de control interno de gestión deberá incluir dentro de los programas de auditoría interna, los procesos de control de la política de gestión documental e implementación del decreto 1287 de 2020, auditando por cada año por lo menos el 20% del total de las dependencias existentes en cada entidad, y dentro de los informes de las auditoria deberán generar las respectivas recomendaciones como acciones de mejora para la recuperación de la información.

Para la verificación del proceso anterior se deberá contar con el apoyo de las dependencias de gestión documental y archivo, con el fin de validar el diligenciamiento de los inventarios documentales, la correcta aplicación de las TRD y la disposición de toda la información producida durante la pandemia, generando un control en la producción documental de los expedientes físico, electrónicos incluso los expedientes híbridos.

Responsabilidades

ROL

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

SECRETARIA

GENERAL

Secretaria general o quien haga sus veces Respaldar y asegurar el cumplimiento del Decreto 1287 de

2020

OFICINAS DE

CONTROL INTERNO

DE GESTION

Oficina de control interno de gestión Elaborar e implementar los planes de auditoría interna para asegurar el cumplimiento del Decreto 1287 de 2020

LIDER DE GESTION

DOCUMENTAL O

ARCHIVO

Jefe de oficinas de gestión documental y archivo Apoyar el seguimiento frente al cumplimiento del Decreto 1287 de

2020

AREAS DE TICS

Jefes de oficina de áreas TICS o tecnologías Verificación de la información por correos institucionales, PC personales, documentos con firmas digitalizadas o electrónicas

JEFES DE AREAS Y

SUPERVISORES DE

CONTRATOS

Jefe de dependencias y supervisores de contratos Validar la correcta aplicación del Decreto 1287 de 2020 en todas las dependencias y una vez finalizados los contratos validar la entrega de la información

Metodología para la implementación del programa

El programa de auditoría y control de documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia se implementará mediante la realización de un cronograma de auditoria anual por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión, donde se relacionan las fechas y el nombre de las dependencias a las cuales los grupos de gestión documental y archivo junto con los jefes de oficinas de control interno de gestión harán las visitas de seguimiento y acompañamiento en los procesos de auditoría siguiendo con el protocolo para llevar a cabo procesos de auditoria basado en riesgos, el programa de auditoria deberá ser previamente aprobado por el comité institucional de gestión y desempeño al inicio de cada vigencia, enviando previamente una comunicación oficial a los jefes de las dependencias que serán objeto de la auditoria, informando el día y la hora de la misma, las dependencias deberán entregar la información solicitada por el auditor y seguir las recomendaciones dadas durante la auditoria, al final se deberá elaborar el informe de auditoría pertinente con las respectivas recomendaciones, retroalimentando los resultados de la auditoria y al final cada dependencia deberá elaborar los planes de mejoramiento con el fin de subsanar los hallazgos durante de la auditoria.

Recursos económicos

Los recursos deberán estar asociados al presupuesto anual asignado tanto para los planes institucionales, planes de acción como dentro del presupuesto anual cargados a las áreas de gestión documental.

Recursos humanos

Los recursos humanos requeridos para la implementación del programa se requieren profesional en ciencia de la información y documentación especializado en archivística, con conocimiento en normatividad archivística vigente y documento electrónico.

El jefe de las oficinas de control interno no podrá delegar la función de llevar a cabo las respectivas visitas.

Y en caso de requerirse será necesario el personal del área TICS o tecnologías de las entidades con el fin de apoyar todos los procesos frente a la implementación de las firmas digitalizadas o electrónicas o procesos afines para la implementación de documento electrónico.

Implementación del programa

Para la implementación del programa de auditoría y control de documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia es necesario:

1. Elaborar el cronograma de auditorías anual y presentarlo al Comité

Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación.

2. Elaborar una lista de chequeo para la verificación de las acciones que

llevan las áreas para controlar la información producida en pandemia y verificación de los procesos archivísticos sobre estos documentos.

3. Identificar los hallazgos o no conformidades frente al control de los

documentos digitales y/o electrónicos.

4. Elaborar el plan de acción de mejora para subsanar los hallazgos por

cada dependencia con un plazo establecido.

5. Elaborar los informes e indicadores de gestión sobre el control de los

documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia.

6. Es importante que en estas auditorias se haga especial énfasis en la

conservación de los documentos electrónicos y/o digitales y si la entidad cuenta con la capacidad de infraestructura y tecnología para salvaguardar estos soportes.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Durante la aplicación de las entrevistas y el desarrollo del trabajo se evidencian distintas posiciones de lo que sucedió al interior de las organizaciones durante la emergencia sanitaria la producción masiva de la información sin directrices o lineamientos que generen una conciencia de la organización clasificación y forma de almacenamiento de la información digital producida en cada uno de los equipos de los funcionarios durante el trabajo remoto en casa. Se pudo obtener gran información para el desarrollo de las conclusiones y las mejoras las cuales fueron desarrolladas con nuestra experiencia y lo obtenido en las entrevistas. Las mejoras implementadas y ejecutadas en el trabajo facilitan la creación de lineamientos para una posible solución al interrogante planteado para el desarrollo del trabajo.

6.1. CONCLUSIONES

Los antecedentes de investigación y los conceptos básicos que se trataron en el marco teórico ayudan al lector a identificar el tema de estudio, comprender el problema de investigación e interpretar los resultados obtenidos con las entrevistas, así como orientar al lector en una posible solución de la problemática identificada durante la pandemia.

El método de investigación cualitativa aplicada a esta investigación, aporto todos los elementos necesarios para comprender y profundizar la problemática de estudio desde la óptica de diferentes entidades de orden nacional y departamental, por lo que el proceso de investigación enriquece los resultados obtenidos, y las categorías empleadas respondieron con las requeridas de acuerdo con el tipo de investigación aplicado. Las entrevistas de tipo semiestructurado aporto confianza y libertad en cada participante para lograr unas respuestas asertivas y seguras de esta manera el análisis de los resultados acerca al lector a un contexto real de la situación.

De otra parte, se establece que la investigación logro cumplir con los objetivos planteados para este trabajo de investigación, siendo insumo de investigación para futuros trabajos de grado y concientizar a los futuros archivistas y maestrantes de la profesión sobre los retos que se presentan por una emergencia sanitaria.

Así mismo se demostró las grandes falencias que tiene aún las entidades para controlar la producción documental electrónica de archivo y salvaguardar y custodiar este tipo de información, no obstante, se reconoce que siempre las entidades garantizan de alguna manera la continuidad de los procesos administrativos, sin embargo queda la inquietud y la preocupación por parte de las entidades de que hacer en futuras pandemias que se puedan llegar a presentar, visto esto como un reto organizacional.

En los casos de estudio se logró corroborar que incluso las entidades públicas que sirven como referente normativo en materia archivística, la pandemia los cogió desprevenidos y no estaban preparados para afrontar una producción masiva de información desde trabajo en casa, y fue complejo dar una solución inmediata, así mismo incluso las entidades que cuentan con la infraestructura tecnológica necesaria no fue fácil cubrir todas las necesidades de información de manera inmediata y aquellas que no contaban con los recursos necesarios se

vieron obligados a buscar soluciones inmediatas en materia tecnológica con el fin de asegurar la continuidad de los procesos administrativos. De esta manera se evidencia el abandono que aún se encuentran algunos departamentos del país donde en pandemia estuvieron aislados completamente y a pesar del riesgo inminente por la emergencia sanitaria se vieron obligados a seguir de manera presencial en las entidades. Por lo que la falta de apoyo por parte de las entidades de deben garantizar los recursos tecnológicos en el país fueron evidentes en esta investigación.

Luego del análisis de los resultados obtenidos a través de las entrevistas se concluyo es que necesarios que las entidades adelanten procesos de auditoría interna sobre la información que nación durante la pandemia, y que se debe contar con el apoyo de las dependencias encargadas de gestión documental y archivo, a partir de la creación de programas de auditoria se puede generar planes de contingencia con el fin de recuperar la totalidad de la información en los diferentes soportes que nacieron durante la pandemia.

Con el objeto de lograr estos propósitos es necesario incorporar a las oficinas de control interno de gestión, las áreas de tics y/o tecnologías de las entidades, además de contar con el apoyo de los jefes de ares para lograr mitigar el riesgo de pérdida de información, así mismo controlar que no existan fondos acumulados electrónicos que lo único que conllevan es a un desorden administrativo en las entidades y finalmente se debe garantizar el acceso a esa información generando canales de búsqueda y recuperación de la información que nació durante la pandemia.

Por lo que a través de este trabajo de investigación se pretende crear conciencia en las entidades públicas y en los profesionales de información frente a los restos que trajo consigo esta emergencia sanitaria, permite a los lectora a generar estrategias a nivel organizacional para que no quede simplemente un rezago o un vacío en los archivos de las entidades, se

incentiva a las entidades a preparase para futuros inconvenientes que se puedan presentar en materia de archivos digitales y/ electrónicos, siempre garantizando la seguridad de la información.

En cumplimiento al objetivo general de este trabajo de investigación, se logró mostrar el análisis y los resultados de la aplicación del Decreto 1287 del 2020 en cinco estudios de casos en diferentes entidades de orden nacional y departamental.

En cumplimiento de objetivo específico N. 1 se logró mostrar el análisis de la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria a través de la aplicación de la matriz de análisis y la matriz comparativa.

En cumplimiento del objetivo específico N. 2, se logró comparar las mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020, mediante el ítem 4.5 de este trabajo monográfico, dejando las recomendaciones por parte de las dos profesionales que desarrollaron este trabajo. En cumplimiento del objetivo específico N. 3, se logró elaborar un plan de mejora frente a la aplicación del Decreto 1287 de 2020 para seguridad de los documentos, mediante el programa de auditoría y control de documentos digitales y/o electrónicos nacidos durante la pandemia.

6.2. RECOMENDACIONES

Para las entidades públicas, se recomienda generar controles a través del autocontrol y programas de auditoría interna, apoyados en las dependencias de gestión documental y áreas TICS, con el fin de garantizar los procesos archivísticos y brindar seguridad a los documentos generados durante la emergencia sanitaria Así mismo para los directores, secretarios generales y parte directiva de las entidades, se recomienda generar recursos económicos suficientes para la parte de tecnología, documento electrónico, gestión documental y sistemas de información con el fin de garantizar la seguridad de la información que se produce en diferentes soportes, esto debe quedar plasmado desde los mismos planes estratégicos, planes de acción, planes institucionales, planes de mejoramiento interno y en todos aquellos donde se puedan generar recursos y estrategias para salvaguardar el patrimonio documental de las entidades. Para las entidades de control como el Archivo General de la nación, se recomienda por medio del Grupo de inspección y vigilancia incluir dentro de sus visitas de inspección, vigilancia y control, los procesos de documento electrónico, sistemas de información, inventarios documentales de los soportes electrónicos y/o digitales, aplicación de TRD sobre soporte electrónico, que se utilicen herramientas tecnológicas para garantizar la seguridad de la información, aplicación de protocolos de digitalización en las entidades y una correcta implementación del plan de preservación digital a largo plazo.

Para el Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones, se recomienda elaborar un plan de necesidades a nivel departamental y municipal, en zonas urbanas y rurales con el fin de garantizar los niveles de conectividad y comunicaciones, no se

puede exigir a todas las entidades el cumplimiento de la normatividad archivística vigente cuando existen zonas, aunque no cuentan con los servicios mínimos de conexión e internet. Para los profesionales en sistemas de información, se recomienda no dejar pasar por alto la información que se produjo durante la pandemia, se deben conformar equipos interdisciplinares para buscar estrategias de solución frente al crecimiento exponencial de información y como recuperarla, organizarla y asegurar su consulta, custodia y conservación a largo plazo.

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Trabajo de Grado. Universidad del Rosario Impacto del COVID-19 en Colombia a nivel empresarial abril 2020- octubre 2021.

Trabajo de Grado. Universidad EAN Plan de mejoramiento empresarial para la actuación comercial de CDA a partir de la planeación estratégica de las TIC. 2021

Trabajo de Grado. Resiliencia y evolución organizacional: el caso de dos mipymes colombianas en medio de la pandemia generada por la covid-19. 2020

ANEXOS

Anexo 1 Validación de Instrumentos Información básica del proyecto.

Título: “APLICACIÓN DEL DECRETO 1287 DEL 2020 PARA SEGURIDAD DE LOS

DOCUMENTOS FIRMADOS DURANTE EL TRABAJO EN CASA, EN EL MARCO DE LA

EMERGENCIA SANITARIA”.

OBJETIVOS

General: Analizar la aplicación del “Decreto 1287 del 2020 relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria”. Específicos:

• Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria. • Comparar mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020 • Proponer un plan de mejora para la aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos.

METODOLOGÍA: El propósito de esta investigación es la de proponer un plan de mejora para la aplicación del Decreto 1287 del 2020 para seguridad de los documentos Enfoque: Marco metodológico de carácter cualitativo. Tipo de investigación: Investigación de tipo descriptivo.

Método: Método de investigación documental Técnica(s): Análisis de contenido Instrumento 1 (s): Matriz de análisis Instrumento 2 (s): Matriz comparativa Instrumento(s) Presentación del instrumento (Matriz de análisis). Para dar respuesta al tema en investigación o propuesta de grado, se utilizará una Matriz de análisis, con el fin de consolidar la normatividad expedida relacionada con los lineamientos para la administración de documentos públicos generados durante la emergencia por Covid-19, se presenta el análisis de contenido que involucra las siguientes categorías.

CATEGORIAS

• Nombre de la norma • Fecha de expedición • Entidad que la expidió • Objeto de la norma • Descripción del requisito La idea es analizar las normas expedidas para la regulación de la producción y manejo de los documentos electrónicos de las entidades durante la emergencia del Covid- 19. Instrumento(s) Presentación del instrumento (Matriz comparativa) Para dar aplicación al segundo objetivo específico de este trabajo, se utilizará una Matriz comparativa, con el fin de consolidar la normatividad expedida por las entidades a nivel nacional OBJETO: Analizar la información existente sobre las medidas de contingencia sanitaria que garanticen el acceso a la información y el control de documentos en el marco de la emergencia sanitaria

MATRIZ DE ANALISIS

NOMBRE DE LA

NORMA

LEY 527 DE 1999 DECRETO LEY 019

DE 2012

ARCHIVO

GENERAL DE LA

NACION

ARCHIVO DE

BOGOTA

DECRETO 2106 DE

2019

DECRETO 417 DE

2020

DECRETO 457 DE

2020

DECRETO 491 DE

2020

DECRETO 1287

DE 2020

FECHA DE

EXPEDICIÓN

ENTIDAD QUE LA

EXPIDIO

OBJETIVO DE LA

NORMA

DESCRIPCION DEL

REQUISITO

ITEM DE

DOCUMENTO

ELECTRONICO

ANALIZADOS EN

CADA NORMA

referentes en temas de documento electrónico, durante la emergencia por Covid-19, involucrando las siguientes categorías……

CATERGORIAS

• Entidad que la expide • Marco regulatorio • Fecha de expedición • Descripción del requisito • Semejanzas • Diferencias OBJETO: Comparar mejores prácticas en la aplicación del Decreto 1287 del 2020

MATRIZ COMPARATIVA

ENTIDAD QUE LA

EXPIDE

PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA

MINISTERIO DE

JUSTICIA Y DEL

DERECHO

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE

LA INFORMACION Y LAS

COMUNICACIONES

ALCALDIA MAYOR

DE BOGOTÁ

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

TIPO DE

DOCUMENTO

FECHA DE

EXPEDICIÓN

MARCO

REGULATORIO

OBJETIVO

DESCRIPCION DE

REQUISITOS

ESTRATEGIAS

APLICACIÓN

Datos personales del experto Nombres y apellidos: MARIA YANETH ALVAREZ Formación académica: Candidata a doctor en Historia, Magister en docencia, Especialización en Archivística, Bibliotecóloga y Archivista Experiencia profesional: 25 años Concepto sobre el instrumento (1):

En cuanto a la matriz de análisis, se hace necesario completar con la información inicial entregada por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá, datos publicados en época de pandemia. De igual manera es necesario enfocar el análisis hacia el concepto de documento electrónico, que es el objeto de estudio y de trabajo para lo señalados por los documentos iniciales de normas para la administración y gestión electrónica. Concepto sobre el instrumento (2):

El análisis de matriz comparativo es correcto, pero se hace necesario establecer cuáles fueron los puntos positivos y negativos durante la aplicación de normatividad relacionadas para documento electrónico durante la pandemia. También, sería interesante que se pueda completar y dar a conocer cómo se desarrolló y aplico el decreto en entidades para de esta forma revisar si las aplicaciones fueron convenientes apropiadas u oportunas.

Esto va a tener una mirada diferente, con el cual las estudiantes podrían entregar un documento real que pueda ser aplicado en instituciones públicas de cualquier tipo de orden, con lo cual se va a complementar lo señalado por el objetivo 3, el enfoque hacia las buenas prácticas.

Finalmente, el trabajo es viable, se convierte en una oportunidad de mejora de las actividades de gestión documental en el contexto electrónico.